时间：2023-06-07 09:26:58
新时期的经济发展中，档案事业是非常重要的组成部分，档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展，逐步完善了计算机技术，人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要，档案不再是传统的纸质档案，已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来，数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点，在档案管理的实际工作中，还有一些新的问题出现，对新时期的档案工作进行了详细的介绍。
关键词：
新时期；数字化管理；档案资源
档案的特点是文字非常多、内容量很大，档案管理工作非常的复杂，档案查找的效率非常的低，严重影响了档案的应用率，档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展，档案管理逐渐的信息化，档案信息开始数字化归档，为管理带来了更多的方便，查找资料比较容易，促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决，计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻，在新时期针对这样特殊的问题，我们必须采取有效的措施，及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析，针对出现的实际问题，提出科学、合理、有效的管理措施，使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。
1新时期档案数字化管理的现状
1.1缺乏专业的档案管理人员，其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间，但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题，档案工作人员的背景和业务水平比较单一，各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重，大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展，都不愿意从事这项工作，导致了专业的人员段层，虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守，对新时代的数字化管理很不适应，比较排斥现代化的技术手段，不能熟练的掌握电脑的操作和应用，对档案工作的创新和改进不主动比较被动，信息意识比较薄弱，档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化，必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用，先进的技术是由人才来应用和推广。
1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有：软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统，由于资金费用不足，直接导致数字化设备十分缺乏，设备的种类在一定程度上也受到了限制，数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求，计算机系统和程序的陈旧老化，严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，在档案的管理过程中，现代化的设备非常的重要，好人才必须有先进的设备，必须克服困难，对落后的设备、系统、程序等进行更新，这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率，必须选择应用符合国家标准的数字化设备，这样才能确保档案资料的真实可靠性，使其能够更加长远的保存，充分发挥档案资料的作用。
2新时期档案数字化管理的必要性
传统的信息管理主要是纸质档案，随着科学技术的快速发展，纸质的档案逐渐被电子信息档案所代替，传统纸质的档案在使用的过程中要反复的复印，会用一定的人力、财力、时间上的支出。但是电子信息档案节约了反复复印过程中浪费，在一定程度上减少了档案的管理经费，更有利于资源的共享。使档案资料的归档也越来越及时，数字化管理方便档案的保存和再次利用。新时代电子信息技术得到了快速的发展，在这个好的平台上，档案数字化管理得以充分的发展，有了这个平台，档案资源为社会提供了好的服务环境。在档案管理工作中，选择一个适合的文件管理系统，使档案信息得到传递、共享和交流。总之档案的数字化可以有效的提高工作效率，档案资源的交流、共享和传统的速度得到了提高。除此之外，档案的数字化管理是社会快速发展的必然成果，随着社会经济的发展，人们生活、工作的节奏越来越快，人们对档案信息的需求越来越大，信息当需要查找档案资料的时候，需要在第一时间得到正确的反馈。但是信息内容非常复杂、信息量非常的大，只有现代化的数字管理才能更有效的应对。传统的档案信息是单独的、区域的、分散的，只有实现数字化管理，才能实现档案资源的系统化、全面化、综合化。
3新时期提高档案数字化管理的有效措施
3.1大力提高档案工作人员的专业素养。档案工作人员的素质高低直接影响着档案数字化管理的实施和推广，熟练掌握专业知识，这样在以后的工作实践中多多练习，掌握的档案数字化技能在实际的工作中能够充分的应用。在新时期的档案工作，工作人员无论是大事小事都要严格要求自己，不断的创新，用新的方法和先进的技术训练自己、提高自己，无论是个人专业素质还是个人的品质都要不断的发展提高，掌握更多的技能和技巧，加强档案资料的保密意识，坚决杜绝因为个人私利而泄密，提升个人的人格魅力，不断的超越自己，为档案数字化管理提供便利的条件。安全意识是档案管理工作的重要组成部分，加强档案人员的安全意识是非常必要的，因为档案人员能够直接的接触档案信息，档案人员要对保存档案资料有强烈的安全意识，能够确保档案管理工作安全有效。
3.2更新设备、加大经费投资。新时期档案数字化管理中，资料的整理工作和管理工作直接受到设备的影响，相关部门一定要高度的重视，加大经费的投资，有组织、有计划的进行设备更新。在软件设备方面，对计算机系统和程序进行更新，档案的相关人员在工作中一定要熟练掌握一套切实可用的管理模式。在硬件设备方面，为了提高档案的工作效率，必须对落后的硬件设施进行更新，平时的使用过程中一定要注意保养，这样可以延长使用的寿命，加强管理。在工作中借鉴先进的经验，有利于资源的共享和转换，建立一套完善的数字化档案管理体系，提高档案的利用率。
4结语
总而言之，在新时期的档案管理中，数字化管理是比较重要的课题，已经得到了广泛的应用，在工作中逐渐的完善和规范。因此，对于新时期的数字化档案管理是非常有意义的，相关的技术人员不要忽视仍然要对其提高重视，因为在数字化管理的实际工作中，仍然有一些问题出现，我们要努力改善不足，扬长避短，充分发挥数字化管理的优势。针对具体情况，档案管理人员提高安全意识，全体工作人员共同努力，建立并完善相应的管理体系，定期做好档案资料系统更新工作和档案资料整理工作，使档案数字化管理更加的科学合理，促进档案管理工作的健康稳步发展，促进社会的发展和进步。
参考文献：
[1]杨昊.新时期档案的数字化管理[J].商场现代化，2014（32）：110-110.
[2]李晓娟.高校新时期档案数字化管理探讨[J].科教导刊：电子版，2013（10）：16-16.
关键词：档案 数字化 管理
所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。
一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。
档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、“数字化”档案管理的主要障碍。
（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、“数字化”档案管理采取的措施。
（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。
参考文献：
[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.
[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004.（1）.
一、高校档案管理现状
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、档案数字化管理的特点
过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。
三、电子档案使用的途径
电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：
（一）提供拷贝
在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。
（二）通信传输
通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。
（三）直接利用
所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。
四、档案数字化管理的重要作用
档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。
五、如何规范档案数字化管理
在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全
要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。
（二）规范操作，减少损失
以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。
（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性
本文作者：郭丽华 单位：山东淄博高新区城建档案管理办公室
转变观念
数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。
转变工作内容和工作目标
在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。
保障技术人员的需求
数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。
一要提高工作效率，简化工作程序。城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的信息化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、打印等工作，实现网上办公。改变了目前档案馆有些工作周转时间长、程序多、工作量大、耗时长、准确率低、工作繁琐的现象，尤其是档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。将以往的手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，实现相关电子数据直接导入系统，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。二是通过与上级电子档案系统的数据转换，实现电子文件、档案一体化管理，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，实现任意地块与历史数据的有效查询，为城市规划、管理工作提供最便利、最快捷的服务。三是合理利用档案信息资源，实现对档案信息的多功能开发，实现业务信息与现有档案信息系统的衔接。完善各项功能，对声像档案、地下管线档案、地理地形档案等新类型档案的信息进行开发，进一步整合档案信息，优化信息源，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。四是实现业务工作的标准化、规范化。通过信息化系统使业务工作中的标准化、规范化得以贯彻，实现指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证入馆档案实体及其信息的质量。
五是通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案管理软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案，从根本上改变由档案馆来进行数字化的被动局面。六是实现服务模式的根本转变，随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主体与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。数字化管理是城建档案发展的大趋势、大方向，在深入学习实践科学发展观的今天，我们更要按照这个方向来走。因此，在不断调整数字化管理构思的同时，更应该抓好城建档案数字化管理意识的提高和普及，只有这样，才能保证城建档案数字化建设的顺利进行。
在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。
二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新
(一)管理与理念创新
随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。
(二)技术与架构创新
应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。
(三)规范与流程创新
真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。
三、结束语
【关键词】档案管理；信息化；数字化
档案是人类文化遗产的重要组成部分，是人类社会实践和社会文明进步的历史记录，也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。其中，大力推进档案信息化建设，是当前做好档案工作的重要任务之一。
一、档案管理信息化数字化的内涵和要求
1.档案信息标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中，所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案管理部门统一制定、颁布、施行。档案信息的标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。
2.电子档案的特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。
3.档案信息网络化，是指将档案资源进行数字化处理后，通过互联网、局域网等计算机网络技术，建立档案信息网站，供公众进行档案信息查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、交互式、社会化利用。档案信息网络化具有强大的优势，可使档案资源成为社会的共享资源和共同财富，实现不同地点的多个用户同时受益，大大提高信息服务功能和利用效益。
二、档案信息化数字化建设中存在的问题
1.建设任务繁重，工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。要实现档案信息化，建成数字档案馆，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年、近十年或者更长的时间。
2.资金投入规模大，筹集资金难。加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。
3.队伍建设要求高，适用人才难求。档案信息化，档案人员要与计算机、网络打交道，是一种高层次的工作，对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息的能力，要有精通的档案业务知识。那种既懂档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才大受欢迎。但受传统用人体制的制约，使人才竞争难以顺利展开，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。
三、积极推进档案管理信息化数字化的对策
1.在工作目标的制订执行上，要坚持长期目标与近期目标相结合。要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲挈领，通盘考虑，保持高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细，要精益求精，不马虎从事。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。
对于馆藏档案和新归档档案的数据处理，要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理，可按照先新、后旧的原则，对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理，旧档案放到第二步。对于馆藏档案，可按照先重点后一般的原则，在对现有馆藏进行分析的基础上，对有重要价值的档案先进行数字化处理。借此时机对库藏档案进行清理，对于已经失去保存价值的档案资料予以按程序批准销毁，以减少重复劳动。
2.在方案的实施过程中，要坚持统筹规划与分步实施相结合。在财力支持有限的情况下，要依据当地经济发展水平和与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置的新机作服务器，低配置的旧机作终端。
3.在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合。要注重引进既具有计算机操作能力又懂档案管理的复合型人才，改善人才结构。同时注意选送骨干到高等院校、专业培训班培训，鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学，以用促学，提高业务素质和综合素质。
4.在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。实现档案信息化，最基本的投入渠道只能是财政，档案馆不创造物质财富，也无创收渠道，经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持，将其列入政府信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。同时，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。
5.推进档案信息化的法制建设。在档案信息化建设过程中，越来越表现出对法制化的依赖。加强档案法制化建设，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。档案信息化管理的法制建设主要包括以下几个方面的内容：一是对现有档案法规、国家和行业标准加以贯彻执行。据有关资料显示，在制定的技术规范中，贯彻标准的只在少数。采标率很低，大部分单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解。根据这种状况，应以法律法规的形式加以确定，变行政管理为法制管理，增加其约束力。二是社会的发展日新月异，档案信息化进程不断加快，需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法，同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。三是大量电子档案能否发挥其应有使用价值缺乏法律依据。在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，就需要制定相关法律加以界定，从而更好地发挥电子档案的作用。四是档案信息化法制建设还应包括档案安全法规建设。现代信息社会中，档案管理的网络化使档案存在一定的安全隐患，在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。
6.在工作成果上，坚持长期效益与当前效益相结合。同样，档案信息化也要讲求效益，在建设过程中要做到边投入，边建设，边见效，从部分信息化到全部信息化。设备的购置，先考虑办公和档案馆目录数据库输入的需要。在档案数据处理上先输入重要的利用率高的档案，再输入一般的档案。在网站建设上先作为档案工作的宣传窗口和现行文件开放服务的窗口，再根据信息化进程扩展到网上档案查询利用服务。
参考文献：
[1]边广欣.浅谈档案管理信息化建设[J].煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）.2011 （05）
（一）在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
（五）培养数字化档案信息资源管理专项人才，不断提高管理人员素质
1.对档案数字化管理重视程度不高
在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。
2.数字化档案管理工作量大
在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。
3.资金、设备投入力度不够
实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。
4.档案管理人员素质能力有待加强
档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。
二、新时期下档案的数字化管理
1.提高认识，树立全新的档案管理理念
要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。
2.制定完善的档案管理制度
新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。
3.定期整理档案
虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。
4.定期对数字化档案管理系统进行更新
科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。
5.做好安全管理工作
在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。
6.提高档案管理人员的素质能力
数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。
三、结束语
【关键词】疾控中心；档案管理；数字建设；重要性
疾控中心主要工作是在疾病预防与控制上为广大民众和政府提供科学依据，对疾控中心来说档案是其进行疾病预防、疾病控制及卫生活动检测的重要资料。疾控中心档案管理内容主要有传染疾病资料、性病资料、疾病检测报告、免疫接种资料、人事档案、仪器设备及其他党政资料等。当前，随着信息时代的到来，加强档案管理数字化建设已经成了现阶段档案管理发展的必然趋势，疾控中心在此背景下也应充分认识到档案管理数字化建设的重要意义，将档案管理数字化建设落到实处。
一、疾控档案数字化建设的重要性
一方面，疾控中心实现档案管理数字化建设可以大大提高管理效率。以往档案载体都为纸质文档，在对其进行管理中不仅需要投入大量精力，还需消耗很多时间，在管理上很容易出错，并且在二次使用查阅时也较为复杂，档案管理工作效率较低，且难以得到有效提高。而借助信息技术加强档案管理数字化建设，不仅能够大大节省管理人员精力和时间，还能够降低档案中错误发生率，同时，通过数字化建设后能够利用各种管理软件及管理技术进行档案管理，方便日后查阅、调用、复制及利用档案，有利于档案资料的开发利用。
另一方面，实现档案数字化建设可以进一步优化档案管理环境。传统纸质文档在保存上容易受到温度、湿度、空气等外部环境影响，且长期保存过程中难免会出现破损、丢失、数据模糊不清等情况。建立数字化档案管理系统后，档案保护和管理条件得以改善，许多以往陈旧模糊的档案信息便能够以电子档案的形式保存下来，这对日后档案资料分析利用来说意义重大。档案查阅和整理都能够借助计算机进行处理，纸质档案使用频率逐渐减少，不仅提高了档案利用率，还能够提高档案保存质量。
二、疾控中心档案管理数字化建设路径
（一）树立数字化档案管理的理念。档案管理数字化建设基础是要从思想上树立现代化理念，打破原有档案管理格局，冲破封闭管理限制，实现传统管理向数字化管理的转变。疾控中心领导者及管理人员应加强对档案管理数字化建设的J识，了解数字化建设的必要性和紧迫性，并在单位内展开宣传，提高职员对数字化建设的理解。同时，疾控中心还应创新档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合实际情况树立数字化管理的正确观念。另外，疾控中心还应从宏观上将档案管理数字化建设纳入自身发展战略规划中，在实践中及时发现档案数字化建设中存在的问题，准确把握问题产生的原因，尽早制定针对性措施解决。
（二）建立科学数字化管理数据库。档案管理数字化建设涉及很多数据资料，要想确保数字化建设的顺利实施，实现庞大的传统纸质文件处理向数字化档案管理的方向转变，数据库的建立至关重要，也是数字化建设过程中的必经环节。数字化管理数据库的建立必须要契合疾控中心自身具体情况，这样既能够保证数据系统的合理性、适应性和全面性，同时也更容易与内部工作人员达成共识，显著提高档案管理效率。另外，疾控中心针对档案管理数字化建设制定相应的管理系统，实现信息资源的共享，监督并制约档案管理数字化建设过程，确保在其建设过程中满足国家相关法律法规及章程制度要求，更好为民众、为社会、为政府提供医疗服务。
（三）加大数字化软件及硬件投入。优质硬件和软件设施是档案管理数字化建设的基础，对此疾控中心应加大财力支持，配置与数字化建设相适应的硬件和软件设施，这是数字化建设的基础也是重点。档案管理数字化建设基础设备包括存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，要加强档案管理数字化建设，必须配备相应的硬件和软件基础，比如计算机、网络、扫描仪、打复印设备等硬件，档案管理专用软件以及网络日常管理与维护，注重软件及其应用管理的跟进，在软件和硬件选择上遵循优胜劣汰原则，在建设过程中不断提升数字化管理质量，确保档案管理数字化建设过程的高效实施。
（四）重视复合型档案人才的培养。疾控中心应加强对档案管理人员培训工作的重视程度，努力培养与之相符的现代信息化、数字化、专业化档案管理人才。一是疾控中心应重视对现有档案管理人员数字化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的数字化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。二是引入具有数字化技术知识背景的档案管理人员，提升档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不仅要重视提高管理人员数字信息专业技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。
三、结语
总之，现代计算机信息技术的发展给疾控中心档案管理数字化建设提供了技术支撑，疾控中心应牢牢把握时展带来的机遇，重点加强档案管理数字化建设，全面提升疾控中心档案管理质量和效率，提高档案资料的有效开发和利用，以便于为政府和民众提供更优质的医疗服务。
【参考文献】
一、数字化档案管理工作的重要作用
数字化档案管理工作的重要作用主要体现在以下几个方面：
（一）有助于档案原件的保护。首先，当纸质档案实现了数字化后，就可以实现数字化副本的保存与使用，避免了频繁使用纸质档案，这能够有效保护档案原件。其次，纸质档案伴随年代的推移可能因字迹模糊或纸质污损而出现不易辨认的情况，而数字化档案则能够使得档案信息有效保持完整。最后，数字化档案还能够对纸质图片档案运用现代技术进行修复，避免纸质图片档案因为自然老化的原因而失真。
（二）有助于节省档案存储空间。传统档案作为纸质文件，其管理与储存都需要大量的空间，当数字化档案管理运用先进的数字化存储技术来储存档案资源后，将大大降低档案所占有的空间，而且数字化档案后，存储量将变得更大，具有更强的安全性和通用性。还能够有效避免纸质档案在存储过程中可能出现的各种损坏、损毁危险。
（三）有助于减少档案管理成本。在传统档案管理工作中，由于是纸质档案文件，因此档案的录入、归类、存档、借阅等各项日常管理工作都需要手工管理，不仅工作效率低，而且管理也存在着诸多困难。而伴随数字化档案管理进程的日渐加深，档案的管理与利用也变得更加智能化，档案管理者和利用者可以轻松凭借智能化的检索方式快速找到所需要的档案资料。
（四）有助于档案资源的共享。传统档案由于其储存载体以及存储方式的原因，使得各地档案资料都存在“信息孤岛”的情况，而数字化档案后，则可以凭借互联网突破时空限制，实现档案信息的异地共享，增强档案的使用价值和传播范围。
二、做好数字化档案管理工作的对策与途径
（一）构建完善数字化档案管理制度。为了进一步提高数字化档案管理工作效率和工作质量，构建健全完善的数字化档案管理制度是一个有效途径之一。各个档案管理部门应当切实结合自身数字化档案管理工作实情，从实际出发对现有的数字化档案管理制度予以健全完善，以构建出一套更加科学合理的管理制度，并在制度的运行过程中不断考证、不断实践，针对出现的问题以及不足不断加以完善。健全完善的数字化档案管理制度应当包括数字化档案收集制度、数字化档案归档制度、数字化档案保管制度，以及制定数字化档案归档范围、数字化档案保管期限等规定，还需要将这些制度与规定纳入档案管理人员的岗位考核中去，进一步强化档案管理人员的岗位责任意识以及对制度和规定的执行力度，确保数字化档案能够按照规定的流程得到规范化的管理。
（二）规范数字化档案的利用方式。对于数字化档案的利用应当额外制定相关查、借阅利用制度，不能无原则，当利用者需要查阅利用数字化档案的时候，必须满足借阅、利用制度的相关规定。比如根据数字化档案内容的密级层次对借阅、利用人员进行相关规定，不符合查、借阅规定的人员不能借阅、利用数字化档案。还有就是针对档案内容不是开放的电子档案，不能提供拷贝借阅、利用方式，而且查、借阅人员需要处于有效的监控下进行。为了确保数字化档案在共享过程中的网络安全性，档案管理部门还应当对含有密级信息的电子档案予以加密处理并定期或不定期更改“密钥”，有效保障数字化档案的安全，同时也避免借阅、利用人员误操作对电子档案造成损坏或者更改档案内容。此外，伴随数字化档案管理工作的加深，相信数字化档案的数据容量也会不断增加，从而给储存设备带来储存压力，而且伴随时间的推移，档案的检索利用效率将逐渐降低，此时可以根据档案数据的访问频率来管理档案数据，对各种数字化档案进行分级存储，在满足档案利用者需求的同时，也能够最大程度降低数字化档案的存储成本。
（三）实施纸质档案数字化外包。为了节约档案数字化工作成本、提升工作效率，档案管理部门可以考虑将纸质档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务公司。首先，档案管理部门应当根据自己的实际需求，严格评估和审核外包商的业务能力和技术能力，选择信誉好、业务能力强的服务商。其次，档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患，与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任，并要求数字化加工单位必须与从事档案数字化加工的人员签订保密协议，档案数字化工作人员必须提供无犯罪证明，明确工作人员的保密义务和责任。再次，档案部门工作人员应根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。最后，档案数字化加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。例如：2014年开远市档案馆开始按照“分批实施、逐步完善”的原则，采用招投标形式将档案数字化项目外包给云南兰台商贸有限公司，??馆藏档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库。开远市档案馆按照社会利用面广、利用率高和更具有利用价值的原则优先对这些档案进行全文数字化录入。开远市档案馆第一批录入条目38543条、扫描604597页；第二批录入条目139050条、扫描648514页，今年继续做第三批。通过档案数字化有效改变了档案利用的现状，更好地为社会提供高效便捷的服务，也标志着档案管理工作向规范化、数字化、信息化建设迈出了一大步。
（四）宏观层面设计数字化档案管理与保存方案。在全国各级档案管理部门如火如荼开展数字化档案管理工作的形势背景下，各自为政的数字化档案管理模式也潜藏着诸多风险。而在各种计算机信息技术以及存储设备层出不穷、日新月异的当下，是否可以考虑利用新的技术对档案数字化产生的巨量数据进行管理与保存，以及各地各自为政的数字化档案管理模式存在的种种弊端，这是需要档案行政主管部门牵头研究的项目。比如云计算这种先进的数据管理与存储方式目前已经在许多行业获得了广泛的应用，因此是否能够考虑在一定的行政区域中利用云计算建立一个档案数据管理中心，将各地分散投入、分散的数字化档案整合在一起，再借助更先进的管理方式，更强大的技术力量，更优越的设备条件，使得数字化档案管理工作迈上一个新的台阶。
一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
医院档案数字化管理，是指在医院在档案管理过程中采用现代化新型技术，对档案信息资源进行数字化利用与管理。对医院档案进行数字化管理，符合网络时展的需求，建立一个完善的医院数字化平台，实现数字化管理对于医院的生存与发展而言尤为关键。
【关键词】
医院；档案；数字化；优势
二十一世纪是信息技术、网络技术迅速发展广泛应用的时代，随着科学技术的日益成熟，全球数字化时代的来临，医院档案发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理模式亟待改革。追究其原因在于医院档案载体的变化，纸质为载体的信息形态渐渐被磁带、光盘等磁性载体和计算机硬盘存储所取代[1]；同时医院档案保管方式、分类模式、提供利用方式等方面均发生了巨大的改变。档案数字化管理已经成为了当前档案研究人员重点探究的新课题。
1医院档案信息数字化管理的优势
传统笔纸化医疗办公已经难以符合现代办公的需求。我国医疗网络信息技术迅速发展，以网络为基础的医院运营管理技术，受到了医学界学者的肯定和医院的喜爱，医院工作形式渐渐变成了无纸化办公，运用数字网络技术广泛搜集和妥善储存医院档案信息，这一改变也为医院实现数字化管理创造了条件。先进的网络档案管理方式完全替代了传统的纸张式档案管理，这不仅降低了医院档案管理费用支出，还节省了大量空间，而且能够随时随地对档案信息进行查阅与储存，操作方便，并且还能解决纸张打印清晰度较低和浪费等棘手问题。档案数字化管理，不仅节约了人力，而且提高了医院档案管理工作效率。
2医院档案信息数字化管理的主要问题
2.1纸张存储和信息储存同时存在在各种医疗研究和医疗活动中，都是采用电子文件的方式记录研究结果和会议记录，同时在整个医院进行传阅，从而有力地增加了医院各科室的工作效率。然而，往往在电子文件阅读完成和工作完成后，都需要进行纸张归档保存。在这一过程中便出现了纸张文件与电子文件同时存在的情况，不仅增加了医院成本，而且制约了医院数字化管理的发展进程。
2.2对数字化档案管理认识不深目前，大多数医院大力推广档案信息数字化管理，然而医院工作人员依然惯于采用纸张进行办公，将档案数字化管理当作软任务，并未引起高度重视，传递文档和借阅文档信息依然采取人力的方式，这不仅影响了数字化管理作用的发挥，而且增加了人力资源，使得数字化管理流于形式。
2.3电脑网络的安全问题电脑网络存储档案具有传阅方便、速度快、空间小等特征，然而随着信息网络技术的发展，威胁网络的因素也渐渐出现，例如数字档案信息不稳定性、能够随意修改、对硬件要求较高等问题[2]。同时，网络病毒更是威胁医院档案数字化管理的重要因素，极有可能造成整个医院网络系统的崩溃，影响了医院运营安全。
3实现医院档案管理数字化的策略
3.1建立健全医院数字化信息档案管理平台为了实现档案数字化管理，医院必须制定一套符合医院实际情况的档案管理软件系统，配齐相关硬件设施。档案管理系统具有双服务器、光盘等双备份和高速扫描仪集中扫描等作用，确保档案资料能够真实、准确、及时归档，提高档案管理的安全性。另外，还需要制定档案查询系统，通过信息检索、网络文献传输实现档案数字化管理。同时需要定期检查档案管理系统，及时更新和不断优化管理系统，确保管理系统的安全。
3.2加强档案资料管理相关领域的信息交流（1）在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁[3]。医院需要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务管理系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统同档案资料管理系统密切结合起来。这一做法有助于对各部门的电子文件进行全面收集，进一步完善档案资料库，使得数字化档案管理系统同办公自动化系统之间形成密切的关联。（2）在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，能够把电子文件和纸质文件以影像、文本的方式共存，同时基于档案的特征，制定相关的档案管理机制。为了保证档案资料的安全，电子文档和纸质文档之间必须确保其可共享性和非重叠性。
3.3构建高素质档案管理专职队伍为了实现档案管理数字化，首先要求具有现代化的人，档案管理人员必须具有较高的知识学历和专业技能，不只是局限于一般的计算机操作。从当前情况得知，大多数医院现代高技术人员尤为紧缺，尤其是档案管理、信息处理复合型人才，大多数档案专职管理人员专业技能低，职业素质差。虽然引入了现代化管理系统和设备，但是并未充分发挥其作用，更别是实现档案管理数字化了。档案数字化管理的实现必须要求档案专职人员具有高超的分析能力，精确把握专业性较强的档案。同时，还能够基于利用者的要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高知识水平、高技能的现代化档案专职人员才能胜任，因此医院必须高度重视档案专职队伍的培训，组织档案管理人员系统学习电子文件管理知识，强化电子文件管理意识，做好数字化档案管理工作，尽力增强电子文件管理能力。
3.4增强医院人员的档案管理意识增强医院职工档案管理意识，特别是医院领导的档案管理意识，引导他们充分认识到档案管理工作的重要性，使得医院领导和相关部门都能够高度重视档案数字化管理，同时为实现档案数字化管理提供稳定、长期的技术和资金支持。同时，档案管理人员应该主动向档案数字化建设卓有成效的医院学习，相互交流，吸取成功经验，根据自身的具体情况，有计划、有步骤地开展医院档案数字化管理建设。总之，医院档案数字化管理的实现并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程，我们必须敢于创新，主动学习新的计算机网络技术、多媒体技术和数据库管理技术，按照医院的实际情况，不断增强自身管理能力，争取早日实现全方位、多层次的档案数字化管理。
参考文献
[1]刘少德.档案数字化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].哈尔滨医药，2012，4（25）：141-146.
[2]许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2014，12（5）：48-50.
