时间：2023-06-08 11:19:59
关键词: 档案信息化策略
21世纪是全球信息化的时代,互联网的普及和各类信息技术的推广给我们的工作和生活带来了便捷。信息资源共享让我们用最小的投入获得资讯利益的最大化,各种科学技术信息资源的传递已由传统纸质方式逐步向数字化信息转换,多年来在公众眼里较为神秘的档案信息资源也不例外,互联网上纷纷出现大量的公共档案数字信息资源。
受大环境的影响,高校传统的档案管理也在悄然发生着可喜的变化,与其它信息资源相比,档案信息具保密性、政治性,这就使得高校档案数字化信息的开发受到一定的限制,院系级档案的数字化信息建设也受到一定的影响。
一、高校艺术系院数字档案建设的必要性
近几年,随着高校艺术专业的招生规模不断扩大,艺术院系的各类档案数量迅速增加,有限的存储空间已经不能适应当前的需要,把现有的档案信息资源转化为数字信息即可解决这个日渐突出的矛盾。
院系级的档案信息除了文书档案信息外,还有教学档案信息。院系级的档案管理能直接反映出院系的教学管理、教学活动等情况。由于艺术专业的独特性,大量的档案信息是在师生的教学实践过程中直接产生形成的,用传统的存储方式会丢掉许多有价值的教学信息,而数字档案信息的开发改变了这个窘况,在教学过程中师生可采用摄像、录音等技术手段对原始材料进行及时有效的存储。
与艺术专业院系相比,其它学科专业院系的教学档案管理相对容易,艺术院系的特殊性决定了艺术院系教学档案载体的多样性,我们有时必须用不同的储存介质(图片、磁带、CD、VCD)来保存同一个教学档案,因为这样教学档案信息才会更加详实、可靠,同时档案保存的时间较过去也有所延长。
以美术系为例,各个专业方向的教学效果完全可以通过学生平时作业和考试试卷来衡量,用传统方式来保存这些极具价值的教学档案除了需要大量的人力对此进行整理外,还需要大量的存放空间,纸张的吸湿特性更增加了档案管理的难度,因此数字档案建设势在必行。
以音乐系为例,《声乐》这门课程的教学档案,如用传统的方式,我们只能通过教学目标要求、考试评分标准及成绩册上面的分数来衡量教学效果。如此一来,该门课程的教学档案信息显得过于简单。但是如果通过采用录音、录像等科技手段真实记录考试过程,就能让我们把“声音”这一看不见、摸不着却又确实存在的原始教学档案有效的保存起来。当学生对教师是否严格按评分标准做出相应的成绩评定产生质疑时,声像档案的详实性、可靠性就会有效发挥重要作用。
二、高校艺术系院教学档案数字化的开发与建设
凡是利用价值较大的教学纸质档案都应尽早转化为数字档案。对于办学规模较早的高校艺术系院来说,专业方向越多,教学档案的数量就越大,学生试卷、学生名册、学生各项过级率统计、学生成绩册、学生的专业实践等,都是纸质档案居多,保管成本较高、易磨损、检索和利用效率较低,这给档案资源共享造成了相对的障碍。通过教学档案的数字化建设,可将学生名册、学生成绩甚至教师的教学课件都挂上网,既能提高教学档案的有效利用率,同时又能为校园档案的数字化建设提供最为基础、详实的数字信息数据。
如若原始的纸质教学档案数量较大,便可通过图文软件,对纸质教学档案进行扫描,实现数字信息的转换。这样做除了准确率高,便于管理之外,还比人工录入要快了许多,更重要的就是档案信息的利用者还可以看到档案最为原始的特征,比如美术系的专业课试卷,试卷原始的纸张颜色、教师批改的成绩等,这些都能更加有效的说明教学数字档案的原始性、真实性和可靠性。
三、高校艺术系院教学档案数字化面临的问题及对策
高校艺术系院教学档案数字化档案建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。它的重点是整个数字化系统,该系统的各个环节都应保持一定水平,通过局域网络进行各环节的联系,这样才能发挥整体优势,提高数字系统的综合能力。某个环节出现问题,将可能导致整个系统无法正常使用。
在档案进行数字化转换工作之前,相关部门应该进行精心地组织准备工作。首先对教学档案管理工作人员进行必要的技术培训,数字化转换工作不仅技术要求高、操作有一定难度,并且还需要资金、时间投入,通过对教学档案管理人员的技术培训可提高档案数字化转换的工作效率;其次,对要进行数字化转换的非数字化档案,进行数字化之前的认定,并提出明确的转换意见,经部门领导和学校主管部门领导同意后,方可进行数字转换工作,这样才能保证教学档案数字化转换工作能够取得预期的效果。
高校艺术系院传统的教学档案数字化转换成功后,档案查询者通过互网络就可利用这些档案信息,这就对档案信息网络管理提出了更高的要求,在提供远程服务时,档案管理软件方面要做到有入侵预警机制,采取防火墙、身份鉴定一系列的措施确保教学数字档案的安全,同时采用现在流行的Fair fox网页浏览器,提供远程利用,有效防止病毒软件入侵。
教学课件是教学档案中的重要的组成部分,如此一来,知识产权的保护也就成为高校艺术系院教学档案数字化所面临的一个重要问题。笔者认为,在教学档案数字化的过程中,我们可通过技术加密,建立内、外网两个管理系统,通过网页访问权限等设置,对一些重要的教学档案进行知识产权保护。
高校艺术院系的教学档案数字化建设是一个复杂而庞大的工程,它需要技术、资金支撑,我们只有从档案的利用率出发,合理分出轻重缓急,才能完全做好教学档案数字化的转换工作。
参考文献:
[1]周振朝.高校系级教学档案管理工作初探[J].山西大学学报,1999.1.
数字档案馆建设目标
数字校园建设对高校档案馆产生了深远的影响，在为档案管理工作提供更广阔的平台和视野的同时也对档案工作和档案工作者提出了更高的要求，促使高校档案馆在管理内容、管理模式、服务功能、人员技能要求等方面做出调整，以担负更多的任务。笔者认为高校数字档案馆的建设不应仅仅停留在传统档案数字化的层面上，应根据数字化校园建设构架，从资源、管理，应用和服务4层面为数字化校园学习环境提供全面支撑。
1实现校内信息资源共建、共享
为了最大程度地实现档案信息资源在校内外的共建和共享，发挥档案信息的增值作用是数字档案管理的核心功能之一。其特点是数据“一次录入，共享使用”，即数据仓库中的所有数字化档案信息数据来源唯一，由档案部门输入后，各教学管理部门可以通过统一的学校信息访问平台获取所需的信息，避免信息重复和混乱等现象。
2.实现文件、档案一体化管理
数字校园背景下的数字档案馆克服了以往工作环节、程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，对文件管理进行超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动。
3.实现多种应用集成
在数字校园网络环境下建立一个面向对象、分布式的、能兼容多种操作系统、可在不同数据库平台环境下运行、能够支持系统从分散的应用管理系统中收集所需各类电子档案信息的档案管理系统平台，实现教学、科研和管理等数字化信息资源规范化存档管理，构建其管理应用目标。
4.实现信息服务的多元化、网络化
在数字化校园环境下建立统一的档案信息访问平台，解决异构平台的信息资源检索，数字化校园用户可以通过访问档案馆的网站，以最快速度查找存放在不同型号服务器以及不同操作系统和数据库平台下的、实时归档或网上逻辑归档的数据库或数据仓库中的档案信息。
数字档案馆建设路径
1.建立完善的数字化档案工作规范
要构建适合数字校园环境下的数字档案馆，必须制定数字化工作规章制度并建立符合数字化特点的档案工作流程。首先，要根据国家规定制定本校的相关标准与制度，如文档一体化工作制度、数字文件归档制度、数字档案鉴定制度以及数字档案备份制度等，保障数字档案馆建设、安全有序地开展。其次，在档案收集环节，建立数字化文件档案一体化管理归档收集模式，由各单位文书处理人员在产生电子文件时转发一份到档案馆，完成文件归档。再次，在管理环节，建立数字档案设备与信息安全管理体系，注意逻辑与物理存储管理问题，建立数字档案对设备的依赖，防止信息丢失或被非法更改，保证数字档案的可读性和可用性。最后在利用环节，通过数字校园平台建立数字档案信息体系并建立跨网联机用户使用情况文档等。
2.加强档案信息数据库建设
高校档案部门应加强数字化档案信息资源库建设，积极推进馆藏档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。有了数字化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配的档案信息数据库。档案信息数据库是一个系统化的数字信息集合，当前高校建设档案信息数据库主要x~--T两种途径：一方面来源于现有的馆藏档案，另一方面通过对电子文件的收集。通过数字校园应用系统进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。
5.实现数字档案馆管理系统与办公自动化各应用系统的无缝衔接
在数字化校园建设的过程中，学校的各职能部门相继建成了各种应用系统，如教务管理系统、资产管理系统等，这些系统中蕴藏着大量的信息资源。最终这些系统产生的有价值的信息资源应通过一个数据接口自动转入档案管理系统中，实现文档一体化管理。可以说，各应用系统与档案管理系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。档案系统通过对各应用系统的数据进行采集、处理、分类、加工，形成指导性、有长久保存价值的信息，为校领导和有关部门决策服务学校的不同职能部门所产生的电子文件归档要采取不同的策略。对于党群、行政等部门所产生的电子文件，档案管理系统直接与各归档部门的收发管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件的预立卷工作，保证归档的完整率。对于像教务、科研、设备等专业化门类，通过标准化信息采集平成网上归档和信息采集。因此学校要加大投资，尽快建立档案管理系统与各应用系统的无缝衔接，建立完整的信息体系。
4.建立数字化环境下档案利用服务中心
利用服务中心不是档案实体存放机构，而是存在于数字化校园网络上的有序的信息空间，是面向数字化校园用户提供档案信息的在线利用。主要表现形式是学校档案网站作为档案信息服务平台接人数字化校园。建设内容有档案信息的主页设计和更新维护，组织档案信息的上网浏览，档案数据库的更新维护，利用者对档案信息的远程调用，对远程用户的身份认证，对利用部分档案原文的用户进行在线收费，对整个网站的安全维护，对用户利用信息的反馈分析以及提供与其他档案馆的链接点等内容。
论文关键词:档案信息化 信息人文管理
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。在高校教育中，基本实现了信息化管理，因此，档案管理工作也面临着一系列的机遇和挑战，档案工作必须更新观念，重新定位，把计算机信息化技术及现代化先进设备引人其中，深人进行信息开发，提高工作人员素质，努力使档案管理工作适应信息化时代下的高校教育要求。
档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。档案管理学是一门社会管理科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，高校教育环境中的档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对高等教育的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。
档案信息化，在档案工作的历史上，我们以前强调较多的是档案内容与载体的统一，似乎二者是不可分离的，重在强调档案的原始凭证性。档案信息管理的提出大大深化了人们对档案作用的认识，档案载体与档案信息在一定时空下是可以分离的。所谓档案信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。如今，信息技术给档案工作带来了革命性变化，在高校信息化改革中，依据《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务是本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。
档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。由于缺乏资金以及掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，高校档案信息化建设也存在许多问题。要加快高校教育中档案管理的现代化、档案信息化，必须涅意以下几点:
1档案管理者的现代化
否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，为适应现代化、信息化管理的需要，在高校教育环境下更需要提高档案管理人员的现代化素质，随着现代信息技术的发展，各行各业都处干数字化信息社会的环境中，作为社会信息系统的档案部门也必然向信息化、数字化、网络化迈进，数字档案馆建设、档案信息资源数字化建设都迫切需要现代信息技术含量高的档案专业人才，档案部门的在职人员普遍都需要接受现代信良技术教育。只有努力把档案信息化建设作为高校教育中行政工作的一个重要内容，才能提高档案管理者工作水平和工作效率、提高服务质量。
2投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案管理现代化可以拓展高校档案工作的服务领域。现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的高校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现高校教育中档案的信息化建设。
3高校档案部门要不失时机地抓住机遇，积极主动、自觉地服务于高校的教学、科研工作，主动适应、不断从创新中求发展
档案信息化，就是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园档案平台。它以计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充分共享为手段，以培养与发展善干获取、加工、处理和利用信息与知识的教师、学生为主要目标，以校园成为整个社会知识、信息的创新与传播中枢为主要社会效应。信息化档案的预期效果表现为:校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平;学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息;各部门可以便捷交流，更协调地为教学科研服务;利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。能更好地利用学校的多种教学设备，实现软硬件共享。可以减少学校在硬件上的开支，更好地发挥各种教学设备的效益;学校教育教学资源和图书资料信息可以得到最充分的利用。例如开放相关文件、各种电子图书可以直接在网上浏览，随意下载，不用归还等。
【关键词】数字教育资源，长期可用性，元数据
【中图分类号】G40-057 【文献标识码】A 【论文编号】1009—8097（2013）06—0024—05
建设数字教育资源、推进教育信息化进程，己成为教育改革、教育质量提升的重要基础和不可缺少的要素。经过长期的建设，国内己建设了大量数字教育资源，包括精品课程、学术会议资料、数字图书资源、数字化学术期刊、视听资源等。仅以精品课程为例，2003-2010年期间，已经建成各类部级精品课程3693门，此外还有数量众多的省级、市级、校级精品课程。“十二五”期间，教育部还将继续建设1000门部级精品视频公开课和5000门部级精品资源共享课。保持数字教育资源长期可使用，对促进优质教育资源共享，传承优秀教师的教学思想、理念、经验、方法和手段具有重要的意义，本文将对数字教育资源的长期可用性进行研究。
一 数字教育资源的长期可用性内涵
关于可用性的描述非常多，国际化标准组织在ISO9241-11中给出的可用性描述被广为接受并被认为是较为通用的可用性定义，即指产品在特定使用环境下为特定用户用于特定用途时所具有的有效性（effectiveness）、效率（efficiency）和用户主观满意度（satisfaction）。其中，有效性指用户完成特定任务和达到特定目标所具有的正确和完整程度：效率指用户完成任务的正确和完整程度与所使用资源（如时间）之比；满意度指用户在使用产品过程中所感受到的主观满意和接受程度。文献在上述可用性定义的基础上，分别对移动型学习资源的可用性、网络课程的可用性、精品课程网络资源的可用性、网络信息资源的可用性和网络教学平台的可用性进行了专题研究，将可用性的一般定义与网络环境下数字教育资源的基本特性和使用特性相结合，重点分析了影响数字教育资源有效性、使用效率和用户主观满意度的因素，并从不同角度提出了增强数字教育资源可用性的方法。但这些方法均未明确考虑时间因素对数字教育资源可用性的影响。
摩尔定律揭示了计算机硬件发展的“18个月”周期规律，即每18个月，硬件处理能力（如CPU处理能力、总线带宽等）就会翻一番。软/硬件互动发展的历史也揭示了计算机技术发展的下列规律：硬件技术的发展推动软件技术的发展，而软件技术的发展，又反过来产生硬件技术发展的推动力。软/硬件技术的互动发展不断推动着文件格式、软件环境（如括系统软件、应用软件和软件开发工具等）、硬件环境（如CPU、存储系统）等信息环境的变化。随着时间的推移，当信息环境的变化积累到一定程度时，就会出现使用数字资源的信息环境与资源创建时的信息环境不兼容的情况，由此对数字资源的可用性产生影响。以微软公司的操作系统为例，从DOS1.0到Win 8的几十年间先后经历了十几个不同的版本，显然在DOS1.0环境下建立的数字资源已基本不可能在Windows 8环境下直接使用。
信息生命周期理论与实践揭示了信息从产生到被使用、维护、存档（或被删除）的全过程，不同信息因其价值不同或法规遵从的要求不同而具有不同长短的生命周期，短的可能只有几个月，而部分具有一定价值的信息，其生命周期可持续数年至数百年，极具价值的信息可能还需永久保存和使用。信息生命周期理论揭示出应站在信息生命全周期考虑数字资源的可用性。数字教育资源是特定信息环境下产生的，在其信息生命周期内，信息环境将持续发生变化，对于部分生命周期较长的数字资源，将面临资源后续使用信息环境与资源产生时信息环境的不兼容，由此，影响原有教育资源在新信息环境下的可用性。因此，必须考虑数字教育资源在其信息生命周期内的可用性，即长期可用性。本文提出的数字教育资源的长期可用性，就是在ISO9241—11可用性定义的基础上，去掉“特定使用环境”这个约束条件，增加信息生命周期这个时间因素后得到的，即指数字教育资源在其信息生命周期内所具有的有效性、效率和用户主观满意度。二长期可用性定量评价指标
为便于分析信息环境变化对数字教育资源长期可用性的影响，引入基于平均无故障时间MTTF（Mean Time To Failure）和平均修复时间MTTR（Mean Time to Repair）的长期可用性量化评价方法。其中，MTTF指对象自投入使用以来到首次出故障之间时间间隔的期望值，MTTR指故障修复时间的期望值。基于MTTF和MTTR的长期可用性A可表示为：
A即为长期可用性的量化指标，A取值越大（最大值为1），表示对象的长期可用性越高；反之，A的取值越小（最小值为O），则表示对象的长期可用性越低。从公式（1）可以看出，增加MTTF或降低MTIR均可提高对象的可用性。
迁移是数字档案领域广泛采取的应对信息环境变化对档案可用性影响的方法，通过迁移将数据从旧的格式转换成能兼容新信息环境的新格式。数字教育资源与数字档案具有相同的数字资源属性，因此，迁移同样适用于数字教育资源的信息环境适应性保护。对数字教育资源而言，MTTF指资源对信息环境适应时间，即数字教育资源产生至其需要进行迁移的时间间隔；而MTTR则表示对数字教育资源进行格式迁移所消耗的时间。
极端情况下，若某数字教育资源不能被迁移到新的信息环境，即表示原有的数字教育资源在新的信息环境下完全不能被使用，则对应于该数字资源的MTTR=∞，代入公式（11可计算得出A0。根据数字资源的长期可用性定义，可用性A0表明该数字教育资源在新的信息环境下无效、效率为0（因为实现格式迁移需要无限长的时间）、用户满意度为0（因为用户完全无法使用该教育资源）。
正常情况下，如果能对数字教育资源进行及时、有效的迁移，则仍可保持其具有比较高的长期可用性。假定某数字教育资源的MTTF=35040小时（表示该资源能与信息环境兼容四年），则对应于MTTR为24小时和720小时（分别表示迁移时间为1天和30天）的数字资源长期可用性分别为99.9%和97.9%。为进一步说明长期可用性与用户主观满意度之间的关系，表1给出了可用性与一年内不能使用资源的平均时间对应关系。
从表1不难判断，可用性为99.999%的数字教育资源比可用性仅为97%的数字资源具有更好的用户主观满意度。
三 提高数字教育资源长期可用性的方法
对数字教育资源而言，延长其与信息环境的适应性，可以延长其有效使用时间，减少数据迁移的次数，从而有效延长数字教育资源的平均无故障时间MTTF而完善数字教育资源的元数据信息、采用更为先进的元数据收集和管理方法，可以提高数据迁移的效率、大大缩短迁移时间，从而有效降低数字教育资源的MTTR。
1 选择适合长久保存的文件格式
为增加数字教育资源与不断变化的信息环境的适应时间，减少由于信息环境变化带来的环境适应性迁移，在选择数字教育资源文件格式时应选择对软、硬件系统依赖程度低的文件格式；选择通用、标准化和被业界广泛支持的文件格式；选择具有良好开放性和扩展性的文件格式。ISO-23ISO/TR 18492：2005《基于电子文件信息的长久保存》、ISO-06ISO/NP 26102《信息与文件一电子文件长期保存需求》、ISO19005-1：2005《文件管理一电子文件长久保存文档格式一第1部分（PDF/A-1）》、GB/T18894-2002等标准对适合长期保存的文件格式进行了研究。表2列出了数字档案中常见资源类型、目前常用的文件格式类型及推荐的格式类型。
选择适合长期保存的文件格式，可以减少由于信息环境变化引起的数据迁移次数以及由于迁移不及时或迁移不成功而导致的数据丢失或不可用风险。数字教育资源建设过程中，在根据标准和规范选择各类数字资源的文件格式时，还需注意以下几方面的问题：
（1）文件格式的通用与标准是相对的，都具有一定的时效性和局限性。按照目前的规范或标准建设的各类数字资源，当规范或标准发生变化时，应及时根据新的规范或标准进行数据迁移，防止在新的信息环境下资源不可用：
（2）不同规范或标准之间可能存在不一致。不同标准组织制定的关于文件格式的标准种类较多，即便是ISO与IEC联合制定的信息领域标准也存在一些不一致甚至相互冲突的地方。因此，在建设数字教育资源的过程中，教育行政主管部门应组织数字教育资源规范或标准的讨论，避免由于标准选择的差异而影响数字教育资源的长期可用性；
（3）在建设数字教育资源的过程中，新资源应采用标准推荐的格式，原有的使用非推荐格式建设的资源需按推荐格式及时进行迁移，以保持数字教育资源的整体可用性。
2完善长期保存元数据，规范数字教育资源信息环境的描述
数据迁移过程中，需要文件产生与使用的环境信息、存储文件的载体信息以及文件属性等元数据，包括操作系统、应用程序、存储类型、处理器型号以及文件大小、文件类型等信息，上述信息对迁移的准备、实施和完成都将起到至关重要的作用。完善数字教育资源的元数据信息，尤其是信息环境描述元数据，对提高迁移决策的准确性、有效性和即时性具有重要意义。
目前，国内、外许多组织致力于数字资源长期保存元数据标准的研究，并制定和了相关的元数据标准，如ISO 14721：2003《OAIS》（Open Archival InformationSystem）、中国国家挡案局DA/T46-2009：《文书电子文件元数据方案》以及DA/T47-2009；《版式电子文件长期保存格式需求》、教育部基础教育课程教材发展中心的CELTS-42-2001：《基础教育教育资源元数据应用规范》等。另外，数字资源的其他元数据标准，如DC（都柏林核心元素集Dublin Core Element Set）、EAD（编码档案描述EncodedArchival Description）、IS023081-1信息与文献一文件管理流程一文件元数据一总则、ISO11179《信息技术——元数据元素的规范与标准化》也涉及部分关于数字资源长期保存的元数据。上述标准中关于数字资源长期保存的元数据模型尚未统一，不同标准对同一对象的元数据定义及表述方式上还存在诸多不一致，另外，大多数标准对数字资源信息环境描述的元数据还很不完善。以DA/T46-2009：《文书电子文件元数据方案》为例，尽管该元数据方案是国家档案局于2010年才实施的档案行业元数据新标准，但其关于信息环境描述的元数据依然很简单，只有编号为M5l的元数据项涉及“信息系统描述”和“软件信息环境相关”两项与信息环境相关的元数据。再看《基础教育教育资源元数据应用规范》，该规范共定义了23项用于描述基础教育资源的元数据（11项为必选，12项为可选），除只有一项包含文件格式的元数据外，再没有任何其他关于“软件信息环境”和“硬件信息环境”的元数据。
显然，仅依靠上述不完备、不具体的元数据方案，既不能对数字教育资源的迁移提供准确的判断，也难以支持完整、高效的数字教育资源迁移。从保持长期可用性的角度看，有必要对现有数字教育资源的元数据方案进行扩展、完善信息环境描述元数据，建立数字教育资源长期保存的元数据标准。
3 开发基于OAIS模型的数字教育资源存储管理系统
数字资源的长期保存已引起国际档案学术界和工业界的广泛关注，经过研究人员经过长期、大量的研究工作，己提出多种数字资源长期保存的框架模型，如OAIS、InternetArchive等。其中，OAIS是目前国际档案界首推的数字资源长期保存参考模型和基本概念框架，已成为当今数字档案系统设计与开发普遍遵从的基础标准。OAIS主要由六大功能模块组成，其中四个功能模块与数资源长期保存密切相关，详细功能如表3所示。
鉴于数字教育资源与数字档案资源在资源类型、信息环境依赖、长期可用性要求等方面的相似性，可以借鉴在数字档案领域已经取得的成功经验，基于OAIS框架开发数字教育资源管理系统。同时，积极引入内容感知技术和智能存储技术，提高基于OAIS模型数字教育资源管理系统的智能化和效率。
（1）全面引入内容感知技术，实现元数据收集的智能化
OAIS模型中，需要获取有关数字资源的参考信息、环境信息（包括硬件环境信息和软件环境信息）等用于数字资源长期保存和迁移的保存描述信息。研究表明，数字资源迁移的精确度和迁移的性能要求越高，对元数据的完备性、准确性和粒度的要求也随之升高。目前，主要的数字资源元数据标准对元数据著录方式没有统一的规定，有的元数据项为手工录入，有的元数据项虽然标注为自动产生，但未指明自动产生的方式。一方面，手工方式录入元数据不可避免地存在错误或遗漏；另一方面，部分元数据可能与操作系统内核或应用系统内部工作状态关联（如操作系统内核信息和进程信息等），而这些元数据信息对一般用户透明，他们无法获取这些信息。因此，基于手工录入元数据的方式，既难以满足迁移对元数据准确性、完备性方面的要求，又难以满足元数据收集粒度的要求。
内容感知技术为解决上述问题提供了一条有效的途径。通过在OAIS模型的信息摄入层采用内容感知技术，可对数字教育资源的文件属性、产生和处理数字教育资源的软/硬件环境、语言使用环境等保存描述元数据，进行自动、高效、全面、准确、规范的感知并获取。通过在OAIS模型的资源存储层嵌入内容感知技术，一方面感知并获取存储系统的软/硬件环境元数据；另一方面，还能自动处理存储介质退化与更新及其产生的存储系统软/硬件环境元数据的更新。
（2）注重发挥存储新技术在数字教育资源长期保存中的作用
随着网络存储系统性能与智能化程度的不断提升，越来越多过去在应用层完成的功能开始下移到存储系统中实现，如数据校验、数据备份、数据恢复、数据整合等功能可直接在存储系统中完成。近几年来，国外数字保存领域的研究人员、数字档案及存储业界己开始注重发挥存储系统和存储新技术在数字保存领域中的应用研究。如美国加州大学圣克鲁兹分校存储系统研究中心长期致力于归档存储的研究，哈佛大学主持研究了保存感知的存储系统PASS和来源感知的存储系统PAS；在IT界，IBM公司也参与到数字资源长期保存的研究中，开发了数字保存原型系统CASPAR。
文献采用XAM（eXtensible Access Method）规范，实现了基于OAIS的保存感知存储系统原型，将数字资源长期保存中计算密集的数字保存以及与存储相关的功能，如不变性计算、数据迁移等功能从应用系统下移到存储系统，从而减少数据传输量并简化应用系统，提升了数字保存系统的稳定性和性能。文献在文献的基础上，基于OAIS模型开发了支持内容感知的数字资源长期保存原型系统，不仅实现了信息摄入层和资源存储层的元数据自动收集与获取，还实现了在资源存储层的元数据融合。
【关键词】云计算技术 档案管理
教学档案作为学校管理的重要组成部分，直接关系到学校教学改革的质量。在网络信息时代背景下，中职院校档案管理也需要借助信息技术的辅助提高管理效率。云计算具有强大的功能，将云计算应用到中职学校档案管理中对提高教学水平具有积极意义。
1 云计算技术
1.1 云计算的概念
云计算指的是将传统计算机技术与网络技术结合所形成的新产物。通过云计算技术，用户可以便捷地获取各项服务，对云中的各种资源都可以实现共享，并随时扩展，按照实际的使用情况支付相应的资费。云计算的目的在于通过网络技术将各种计算资源整合为一个整体，统一化管理，形成一个大规模的计算资源池，为不同用户提供个性化的服务，这对于信息资源的高效利用具有重要意义。
1.2 云计算技术的特点
云计算技术融合了软硬件多类资源，并以分布式分享的形式存在，可以快速地进行动态扩展与配置，拥有强大的功能。云计算拥有着大规模数量的服务器，计算能力很强，同时虚拟化的云计算也可以看作是虚拟的资源库，能够满足用户的不同需求，只要网络存在就可以快速地获取所需的服务。云计算技术还具有较高的可靠性，分布式数据中心能够及时地收集相关信息数据，并储存备份到地理位置相隔离的数据库主机中，这样一来，即便是用户自己也无法准确了解数据信息的存储备份地点，网络黑客与病毒就难以侵入系统，这在很大程度上提高了数据信息的安全性。云计算还可以自主进行调节控制，系统的软硬件及存储都可以自动配置，按需使用云资源，有效提高了资源的利用率。
2 云计算技术在学校档案管理中应用的可行性
近几年，随着中职院校教育信息化程度不断提高，教学活动也更加的智能化、网络化，很多教学管理活动都是依托于网络服务，因此，在教学管理活动中也产生了大量信息化的教学档案信息。海量的教学信息对存储空间与存储模式都提出了更高的要求，云计算技术能够有效解决数据信息的大量存储于管理问题，促使数据信息更加的智能化，这对于教学档案信息的信息化管理具有重要意义。
3 云计算在学校档案管理中的应用
3.1 为数字档案提供存储空间
云计算拥有着超大的存储空间与数据处理能力。近几年，中职院校的教学档案信息化程度不断提高，产生了大量的数字档案，包括声音、文字、视频等多种媒体类型，数据信息存储量日益增长，这对数字档案的存储空间提出了更高的要求。云计算技术为数字档案提供了云存储的空间，教师和学生可以通过云存储快速高效地获取各类教学资源，为学校的教学资源共享提供了辅助。此外，云计算技术能够智能优化分配档案信息，正确处理数据，统筹整合，教师和学生可以更加便捷地检索利用所需的档案资源提高了档案字的利用效率，对实现教学档案信息共享具有重要的辅助作用。
3.2 实现数据的快速共享
云计算技术能够有效促进数据信息的共享。云计算技术借助网络能对海量信息进行快速处理，促进数据资源的快速共享，这在很大程度上提高了档案的利用效率，同时避免了不同档案部门对同一方案信息的重复建设。当前，我国中职院校数字档案建设发展非常快，有着大量的档案资源，但在资源共享上却仍存在一定的不足，很多档案资源都未能得到充分利用，造成了档案资源的浪费。为了更为高效地利用档案资源，实现档案资源的快速共享，学校可以利用云计算技术对数据信息进行分类，将开放的数据信息存储于公有云平台中，这样一来，不同用户便可以通过公有云快速获取相关资源，实现档案信息的共享。对于具有安全保密需求的档案资源可以存储于私有云平台中，为特定用户提供档案查询服务，切实保护档案资源的安全。
3.3 提高数据的可靠性
就我国当前大部分的中职院校档案管理情况来看，其教学档案信息基本都存储于教务管理系统服务器上。然而很多院校都未能安排专业的计算机维护人员对服务器进行维护，这样一来，一旦出现计算机故障，就需要重新安装操作系统，照成无法及时为教师和学生提供正常服务，甚至在计算机维护期间发生档案信息丢失、损坏的情况，这对于档案信息的利用造成了极为不利的影响。云计算技术利用多台计算机或服务器，即使其中的一台计算机或服务器出现故障，其他计算机或服务器也可以快速地完成数据备份存储，利用新的服务器实现不间断服务。
3.4 为档案信息用户提供便捷服务
云计算技术充分体现了以人为本的管理理念，在云计算技术的辅助下，不同用户都可以根据自身的实际需求利用云平台进行数据查询与利用。云计算强大的计算能力与通用扩展性为档案信息用户提供了更为便捷的服务，为档案信息资源的共享提供了良好的信息交互平台，使档案信息管理部门可以快速地对档案信息进行统计分析与管理。此外，云计算技术整合了多种服务技术，进一步提升了档案信息的个性化服务能力，能够满足不同用户的个性化需求。用户可以利用云计算技术将教学资源存储于云端档案，构建统一的教学档案信息平台，这样一来，不同用户都可以随时通过网络连接到云端，随时随地地获取所需资源，利用相关的数据信息，不必受到地点与固定的档案资源限制，便可以实现档案资源的远程查询与利用。
3.5 降低档案信息化建设的投入
中职院校的不同教学单位与部门可以通过云计算技术，实现资源共享，利用云计算平台的基础软硬件资源，获取相关的资源信息，这样可以有效促进档案信息化，实现档案信息的资源共享，同时降低档案信息化建设的投入，避免发生重复建设的情况，克服了各单位间服务器的访问限制，并有效降低了在硬件设备与软件设备上的投入与\行维护费用，在降低档案信息化建设投入的同时，有效提高了档案管理的效率，促进了档案信息的共享与利用。
4 结语
随着国家加大对各中职院校数字化校园的投入，中职院校需要充分利用云计算技术，针对学校自身的实际情况，设计完善的管理系统数据加密方案，建立完善的教学档案管理系统，全面提高教学档案的管理水平。
参考文献
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关键词：图书馆；数字化；档案管理
中图分类号：G25 文献标识码：A
原标题：浅析21世纪图书馆数字化档案管理
收录日期：2013年7月17日
21世纪是一个数字化的信息时代，随着网络及计算机技术的应用日益广泛和深入以及信息技术的飞速发展，“信息”正以其前所未有的迅猛态势渗透到社会的各个方面。图书馆档案正在以数字化的形式收集并存储，用高度有序的数字化模式管理已是必然趋势。数字化图书馆的档案管理是适应信息时代和信息社会需要的现代化（自动化、网络化、数字化等），是建设信息高速公路需要集当代先进信息技术之大成的技术基础下的飞跃，是适应数字信息文化时代和文化领域信息化要求的必然。
一、图书馆档案管理数字化的必要性
（一）图书馆档案数字化的基本认识。图书馆档案是图书馆在开展各项业务活动中形成的，经过鉴选归档的文字、统计照片、数字、图表、声像制品等资料。它是反映图书馆历史发展和业务活动情况的原始记录，是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的一个综合反映。它记录并总结了图书馆在过去不同时期的业务工作状况，是记录图书馆工作的重要依据，也是我们总结经验、制定计划、探索规律、进行科学决策的重要参考。
“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，并到局域网、广域网、企业内部网甚至国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
图书馆档案数字化是通过数字化技术，如高分辨率数字扫描和色彩矫正、光学字符识别、信息压缩、转化等，把各种文献资料替换成计算机能识别的二进制系列图像，在安全保护、访问许可等完善的权限管理之下加以管理和利用。图书馆数字档案管理就是运用当代信息技术，将馆藏档案数字化，组织档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保护、利用。
（二）图书馆档案管理数字化的作用
1、有助于更有效地保存图书馆档案。通过对图书馆档案数字化管理，首先能够迅速发现不完整或欠缺的文件材料，并通过各种途径予以补齐；其次可以修复图书馆档案中模糊褪色的字迹、污损残缺照片等。另外，还能集中分散在各部门及个人手中的各种文件、数据等。图书馆档案数字化后仍能代替原件使用，数字化档案副本还可异地保存，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，确保原件保存的永久性。
2、有利于提高图书馆档案管理工作效率。随着无纸办公时代的到来，在新形势下产生了大量的电子文档，利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、数字摄影（录音、录像）技术、存储技术、多媒体技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率，实行档案数字化管理后，便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作，提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。图书馆数字化档案的管理能够准确、即时地将档案资料归档。
3、有助于开发图书馆档案资源，创新服务档案机制。有效地开发利用图书馆档案和创新档案服务机制是图书馆档案数字化建设的最终目的。图书馆档案数字化使得档案信息不再受时间和空间的限制，通过建立图书馆档案管理的网页，积极开展网络服务，实现档案信息的网上检索，有利于为学校领导决策、组织教育教学、科研活动及馆内各项工作准确地提供档案信息。同时数字化、科学化、系统化的图书馆档案更有利于建立图书馆的评估资料，以更有效地完成国家教育部每五年一轮的“普通高等学校本科教学水平评估”。
图书馆档案数字化的最大优势在于档案内容系统、完整、信息资料更新快、查阅速度快、内涵更广，通过开展网上在线服务，图书馆档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让学校有关部门与图书馆档案部门利用电子邮件在网上快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询服务；通过开展现行文件阅览服务，帮助需要者了解图书馆的状况、政策及发展。
二、图书馆数字化档案管理的完善与发展
图书馆档案数字化建设可以说是一种“二次建档”。与侧重于实体保存的“一次建档”相比，图书馆数字化档案的管理则以有效整合档案信息资源为目的，根据一定的原则有目的、有计划地筛选馆藏档案应当数字化的范围，包含目录部分的数字化以及全文的数字化。高校的图书馆要依据本馆的实际情况，选择有特色的、保管期限较长的、利用率较高、已开放的档案来进行数字化建设，避免再造数字化档案垃圾。
（一）建立图书馆档案目录数据库。档案目录是建设数字化档案的基础，是开展馆藏档案数字化工作的保障。作为档案信息查询的集散中心，目录数据库能够将检索框架体系化，做到层次分明、结构合理，严格规范档案信息的标引，以更好地确保档案数据的真实、有效和完整。它能够将确认不合机密的档案信息汇编成目录，在校园内部网或经授权的信息Internet上供大家依需要查询，对于建立高质量的档案目录数据库具有重大意义。
（二）建立图书馆档案全文数据库和指南资料集。在目录数据库的指引下，建立图书馆数字化的全文数据库，将纸质、录音带或录像带、照片等为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转化为图片、声音或影像等，再以一定方式存储于磁盘、光盘数据库上，也就是实现源文件信息数字化。但图书馆档案的数字化并非没有轻重缓急，应当分阶段、分层次、分步骤进行数字化整理，以利用率频繁、数量较大、能体现高校特色或图书馆特色为重点，建立特色图书馆档案库，全方位体现特色图书馆档案管理。为引导阅读和使用图书馆数字化档案，图书馆指南资料集应以介绍图书馆档案、宣传档案数据及馆藏档案文献情况为主体，充分实现资源有效利用化。
（三）重塑原文影像资源库。原文资料始终是一手资料，为满足人们在网上任意途径检索、查询后阅读原文的需求，将原文影像资源与开放档案用户目录数据库结合起来，能够保障数据资料的权威性和准确性，同时有助于满足不同阅读者的需要，实现图书馆数据资源的最大化利用。
（四）数字化图书馆档案的管理。图书馆应在图书馆主页设置图书馆档案专栏，公开数字化图书馆档案信息，使人们能通过图书馆的网页利用图书馆档案资源。基于图书馆档案管理的开放性和对网络依赖性特点，信息的安全便成为重大隐患，在图书馆档案数据库管理和利用过程中，要注意保证数据安全，防止被增删、修改，确保图书馆档案信息原始的真实性。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。笔者以为，建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。
图书馆档案数字化建设工作要继承和借鉴前人的科研成果，学习和参照图书馆和档案馆数字化建设的成功经验和数字化图书馆服务管理的经验，不断创新，以实现新世纪的图书馆档案工作规范化、信息化、网络化，与现代图书馆文献信息服务工作的同步发展，为图书馆事业建设服务。
主要参考文献：
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[10]郑晨.论高校档案数字化建设的内容和步骤[J].赤峰学院学报（自然科学版），2008.2.
（安徽科技学院，安徽 凤阳 233100）
摘 要：在当今社会的发展中，随着信息技术以及网络技术的普及，逐渐进入了信息时代.在信息化的环境下，高校档案资源需要进行优化整合和共享，以便更好的适应教育信息化环境的发展，从而更好的实现高校档案资源的优化管理，促进高校不断的发展.在教育信息化的环境下，要想对高校档案资源进行整合和共享，就必须要充分利用现代化的信息技术，以便对档案资源的管理和技术服务进行优化整合，从而构建成基于网络的档案信息资源服务平台.本文就教育信息化环境下高校档案资源整合和共享的内涵、必要性、存在的问题以及措施四个方面进行分析研究，以便提高高校档案资源整合和共享的水平，为用户提供更好的服务.
关键词 ：教育信息化环境；高校；档案资源；整合与共享
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）07-0155-02
在人类认识世界和改造世界的过程中，需要对其进行真实的记录，其中档案管理工作孕育而生，在当今社会的各个领域中，均需要使用档案管理工作，需要对各自行业或企业中的各种信息与资源进行系统的管理.档案资源管理在社会中起着不可或缺的作用，在高校的教育、科研以及各项管理活动中，均需要形成各类档案管理资源，其主要是学校开展各项工作的重要参考和记录.但是在当今高校档案资源整合和共享的过程中，还存在较多的问题，其无法适应现阶段教育信息化环境的发展，因此，需要对高校档案资源管理进行优化整合，以便更好的适应教育信息化的发展[1].
1 教育信息化环境下高校档案资源整合和共享的内涵
在教育信息化环境下，高校档案资源整合和共享具有丰富的内涵，其主要指的是在确保高校档案资源现有配置和管理的前提下，对数字化档案资源进行建设和管理，可以通过网络平台，建立统一的信息交流和共享的平台，从而对目前分散的档案资源结构进行有效的优化组合，以便确保高校档案资源的完整性和系统性，从而提高高校档案资源的合理布局以及优化配置效果和作用.在对高校档案资源整合和共享内涵的了解时，需要对以下几个方面的内容进行及时的掌握.首先，高校档案资源整合和共享在教育信息化的背景下，需要建立原有的档案资源收集、整理以及保管等工作，并在此基础上，对高校档案资源现有的配置和管理进行研究分析.其次，高校档案资源整合和共享的主要目的是通过充分利用现代信息技术，以便更好的解决高校资源分散性、独立性以及封闭性等问题，以便确保高校档案资源整合和共享在教育信息化环境下转变为多样化、综合性以及递增性的发展趋势.再次，在教育信息化环境下对高校档案资源进行整合和共享，需要在数字化档案信息资源的建设中实现，其中档案资源的整合和共享需要在网络环境中完成，需要将传统中的档案转变为数字化的档案资源，以便利于在网络中进行传输，并实现跨时空的共享.另外，教育信息化背景下，高校档案资源的整合和共享是比较复杂的工作，其涉及到的变革有档案管理模式的转变、管理体制和业务流程的转变等，同时，还需要考虑到档案信息、软件和硬件设备、管理和服务等方面的内容[2].
2 教育信息化环境下高校档案资源整合和共享的必然性
在教育领域中，从上世纪九十年代起，信息技术就逐渐广泛应用到高等教育中.随着中国教育与科研计算机网的不断优化和完善，目前，大多数高校均建立的与中国教育与科研计算机网连接的校园网，在信息技术不断完善和发展的环境下，校园网也在不断的完善和更新，并逐渐研发出新一轮的软件，以便为数字化校园的构建提供前提基础.高校档案资源是学校信息资源中重要的组成部分，其具有丰富的内涵，主要涉及到党政的管理、科研、学生、基本建设、教学、基础设施、出版、财会、声像等多方面的内容.另外，高校档案资源来源比较丰富多样，其信息量是庞大的，因此，需要对其进行有效的管理，以便发挥出高校档案资源管理的作用和价值.但是根据相关研究发现，大多数高校档案资源管理水平比较低，与校园信息化和数字化的要求存在显著性的差异，其高校档案资源数字化和信息化程度不够高，为网络共享提供的数字化信息资源和产品比较少.同时，高校档案资源比较分散，通常分散在各个部门业务的系统中，缺乏有效的、统一的管理.因此，在教育信息化环境下，急需要对高校的档案资源进行优化整合和共享，以便有效的适应社会信息化需求的建设，充分利用信息化的资源和条件，对现有的档案资源进行有效的整合，从而以最大限度的实现档案资源的共享.在高校档案资源整合和共享的过程中，需要对信息化的环境进行分析研究，以便充分利用教育信息化的资源和条件，对档案资源整合和共享提供技术支持和前提条件.通过高校档案资源的整合和共享，为教师与学生提供更多的服务[3].
3 教育信息化环境下高校档案资源整合和共享存在的问题
3.1 高校档案资源整合和共享的标准不统一
档案资源是一种比较特殊的资源，同时，也是高校各方面活动的历史记录，是对其科研、教学、各项组织活动等的全面、系统的记录.高校档案资源整合和共享需要有一套标准体系，能对数字化资源进行标识、存储、交换、管理、检索等统一规范.因此，需要对其进行统一的管理，以便在高校发展的过程中，更好的发挥出其应有的价值和作用.但是，就目前我国各大高校档案资源的整合和共享还不够科学合理，尤其是档案资源管理标准化的程度不够高，不管是在当前的高校档案管理方面，还是在档案软件开发的方面，均缺乏统一、规范的标准.导致目前高校档案资源整合和共享存在较大的问题，其资源整合和共享无法适应当前信息化教育环境的工作，具有一定的滞后性.
3.2 高校档案资源整合和共享的人员队伍质素较低
在教育信息化环境下，高校档案资源的整合和共享是比较复杂的工作，在整合与共享的过程中，所有的工作环节包括档案数字化、档案管理手段的现代化以及信息传输的网络化等内容，在各个环节和工序中均需要专业素质高的人才.目前，我国各大高校档案资源整合与共享的人员队伍素质不够高，其中大多数工作人员沿袭以往的档案管理方式，无法适应信息化环境下的档案管理工作.有的工作人员只具备档案管理工作能力，其计算机操作能力不够高.同时，缺乏法律、信息安全、系统设计等方面的人才.
4 教育信息化环境下高校档案资源整合和共享的措施
4.1 建立高校档案资源整合和共享的标准
要想有效的实现高校档案资源的整合和共享，就需要建立计算机管理系统，并充分考虑到档案资源管理的特点和现实情况，制定出切实可行的标准化体系.其标准化体系包括高校档案资源整合的技术标准、档案资源整合的总体标准、档案资源整合的管理标准以及档案资源整合的工作标准.其中高校档案资源整合的技术标准指的是数据库建设的标准和网络基础设施标准.档案资源整合的总体标准包括术语标准、其他综合标准.档案资源整合的工作标准包括接入系统的各个信息服务机构其日常的工作和服务标准.在目前高校档案资源整合和共享的过程中，对其标准的设立不够重视，没有对其进行统一的管理和组织.在当今高校档案资源整合和共享中，只有对其制定出标准要求，才能够发挥出档案资源的整合和应用价值[4].
4.2 档案资源整合和共享人才资源队伍的建设
在高校档案资源整合和共享的时候，需要加强对人才队伍的建设，在人才队伍中需要具备系统分析和设计专家、法律工作者以及信息安全专家等.但是在现阶段高校档案资源整合和共享的过程中，工作人员的素质与要求具有明显的差距，因此，需要重视高校档案人员综合素质的培养，以便确保高校档案信息资源的整合研究与建设能够更加顺利、高效开展.因此，在高校档案管理部门中，需要重视培养一支知识结构和专业素质过硬的高素质档案工作队伍，以便为高校档案资源的整合和共享提供前提条件.首先，需要对高校档案管理人员进行专业知识培养，充分了解档案资源管理的知识和技能，并能够熟练的掌握和使用.其次，高校档案工作人员需要充分了解各个领域中的知识和技能，熟练掌握信息处理技能，以便更好的使用信息技术和网络技术来处理档案中的信息.另外，还需要对高校档案工作者进行计算机技术培养，以便在熟练掌握网络信息技术操作的要求，熟练使用数字化和网络化的技术手段，以便对高校档案管理系统进行研发，对档案信息资料进行日常的维护和管理[5].
4.3 高校档案资源整合与共享实施时应注意的问题
在教育信息化环境下，对高校资源进行整合与共享的时候还需要注意以下几个方面的问题.首先，需要建立档案信息的安全屏障.在高校档案资源的整合与共享中，尤其需要注意信息的安全性，其也是档案资源整合与共享的核心问题，只有通过使用信息安全技术，对档案信息进行强化管理，从而建立完善的信息安全法律保障体系，才能够有效的确保在教育信息化环境下，高校档案资源整合与共享的安全性.为其资源的整合与共享提供一道安全有效的屏障.其次，需要注意改善档案资源管理机制，从而有效的提升其服务水平和质量.在教育信息化的背景下，高速的信息网络环境是信息资源存储、收集、传输、开发、应用等工序顺利开展的前提和条件，因此，在高校档案资源整合和共享的时候，需要建立一个高速的网络环境，可以构建一个良好的基于计算机网络环境，对其进行统一性的管理，建立数字化的资源体系，以及网络化的服务管理系统.以便有效的实现高校档案资源的整合与共享.另外，高校档案部门需要以建设档案资源为核心，重视档案信息化建设，以法制建设为保障，从而实现档案工作中心的转移，对档案资源管理系统的体制和运行机制进行创新和完善，以便为高校档案资源的整合与共享的顺利开展提供前提基础.
4 总结
在当今信息化的时代中，教育领域也逐渐实现信息化，在教育信息化的背景下，高校档案资源的整合和共享是十分有必要的，通过对其进行整合和共享，可以适应现今社会信息化的发展需求，促进高校的发展.在对高校档案资源的整合与共享的时候，还需要对其标准进行指定，并需要充分应用先进的信息技术和网络技术来进行档案资源的整合和共享，以便确保其安全性和完整性.
参考文献：
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11月8日，中国教育信息化整体解决方案领先提供商上海华师京城高新技术股份有限公司(以下简称“华师京城’1在成都举行的第62届中国教育装备展示会上正式业界首个完整的“基于云技术的数字校园”解决方案。“基于云技术的数字校园”进一步丰富了华师京城教育云平台，奠定了华师京城在云教育市场的领导地位，将为中国教育信息化和教育变革提供新一代的“源动力”。
与传统的数字校园解决方案有所不同。华师京城“基于云技术的数字校园”，是以数字化信息和网络为基础，以云计算为驱动力，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字化资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。由于整个数字校园搭建在尖端的云计算基础之上，华师京城“基于云技术的数字校园”可以有效实现教育资源远程分享、交互运作，并克服数字校园建设中出现的“重硬件，轻应用，缺乏有效资源”的问题，节省信息化建设的投入成本。
“随着国内教育信息化的不断深入，建设数字校园已经成为一个不可逆转的趋势。云时代的到来，为数字校园提供了一个全新的环境。随着数字校园对海量存储数据、交互运作和计算能力需求的不断上升，华师京城相信，未来的数字校园一定都会建立在云计算技术之上。”华师京城董事长兼首席执行官龚浩表示，“华师京城作为教育信息化整体解决方案的领先提供者、华东师范大学下属企业，致力于推动云计算在教育信息化领域的应用，从而实现教育模式的变革和教育资源的均衡。”
华师京城“基于云技术的数字校园”与不久前刚刚的“思科―华师京城教育云终端机”配合，可有效满足校园网搭建、学校内班级互联及区域内学校互联的需求，实现远程互动式教学、区域内教学资源共享和统一管理，构建起优质高效、安全可靠的数字化校园和区域教育信息网络。
华师京城具备雄厚的研发力量，目前拥有5大中心、5个联合实验室和一个与华东师范大学联合成立的博士后科研工作站，专注于教育资源和教育装备的研发工作。通过有效整合华东师范大学、教育部教学仪器研究所、中央电化教育馆、上海市数字化教育装备工程研究中心等联合研发单位的权威科研力量和教育资源，以及与思科、英特尔、微软、德州仪器、明基等国际技术领导者的战略合作，华师京城为中国教育市场提供先进的教育云平台、基于云技术的数字化校园、云上绿色班班通、绿色班班通擞字化实验室、幼儿互动多媒体教学等业界领先的解决方案以及丰富权威的教育教学资源。
(唐跃秋)
关键词：网络环境；高等学校；教学档案管理；模式；策略
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0208-02
高校的教学档案主要是指已经开展过的科研活动、教学活动及管理中形成的各种具有储藏价值的图表、文字及声像等多种载体形式的教学文档，是高校档案的有效组成部分。高校教学的管理主要是对教学档案进行整理、收集、保管、加工并进行开发利用的工作总称，并且教学档案和文件会随着高校科研、教学以及管理活动的进行持续产生。在当前的网络环境下，高校在教学档案的管理工作上逐渐呈现出集成性、虚拟性及网络化的特点。
一、网络环境下高校教学档案管理的有效模式
网络化的档案信息管理逐渐增强，传统意义的档案试实体管理无法很好地适应高校在管理及教学科研方面的发展需要。而教学档案管理的网络化，需要档案部门有效结合本校的自身优势也特点，实现管理模式在理论与实践上的双重突破。
（一）集中式的管理模式。
1、集中式管理的内容
集中式的管理模式是高校以内部的教学档案管理和教学管理机构为主题，从而形成对教学档案的信息的集中管理，并提供有效服务的模式。在实际操作中，它是利用高配置的网络服务器，建立教学档案信息的网站，通过互联网为校内外的用户提供服务。
2、集中式管理的利弊
集中式管理有利于硬件的集中购置，避免重复，这有利于学校档案信息的集中管理，有效增加了网络的信息安全性；但同时也存在一定的弊端，会使教学档案信息的更新速度较慢，会导致数字档案信息的流失，给档案管理造成不便。
（二）分布式的管理模式。
1、分布式管理的内容
分布式的管理能够充分利用当前各大高校已有的教学管理机构与网络硬件资源，再通过互联网的帮助，及时将教学档案信息上传，从而较分散地为用户提供利用服务的方式。
2、分布式管理的利弊
分散式服务可以实现教学档案信息的快速更新，并且信息量大，便于利用；这种管理方式的弊端在于软硬件系统的管理难度相对较大，其购置资金投入也比较大，因此对档案信息的安全性存在威胁。
（三）集成式的管理模式。
1、集成式管理的内容
在网络的环境下，集成式管理是当前高档案管理的有效模式。在对档案信息进行集成式管理下，高校的工作需要多措并举，从而综合地运用多种资源，这包括技术层面与管理层面的相关内容，真正实现多种因素的有效整合并集成。
2、集成式管理的实现
集成式管理模式是高校教学档案管理的发展趋势，特别是在网络的大环境下，教学档案信息的数字化要有效结合高校的信息管理系统，对信息进行系统构成，从而实现网络互通与系统资源的共享共建，充分实现高校电子证据的存在价值。
（1）以高校的局域网为基础，有效实现对学校档案信息的集成管理。各大高校普遍建立起了校园局域网，从而形成了高校内部在科研、教学及管理信息的交换平台。而局域网的安全性很高，并且传输速度快、易于维护，能有效满足高校教学档案的集成管理需要。高校内的教学档案普遍分布于高效的科研部门与管理部门手中，通过校内互联网的构建，可以将具有保存价值的教学档案文件进行物理或逻辑归档，实现文档的服务器传输工作进行集中归档，最终实现高校师生对教学档案的有效利用，实现教学档案信息的价值。
（2）CERNET是远程教育的重要平台，所以可以利用CERNET来实现各大高校之间的教学档案集成服务与管理。有效发挥校内局域网的教学档案信息整合与集成，依靠CERNET进入互联网。在当前互联网的环境下，要根据高校管理服务的实际情况，进一步丰富教学档案的信息资源，例如教案示例、论文集、教学经验与方法、电子教室、科研成果及课件等教学的档案信息，借由网络向社会及各大高校公布，积极主动地为用户服务。
二、网络环境下高校教学档案管理的有效策略
高校在网络环境下，对教学档案的管理要勇于创新、转变思路，有效利用高校的人次与智力密集、网络和管理的先进系统等条件，真正推进高校的教学档案管理工作。高校在教学档案管理工作中要采取有效的策略，有效提高教学档案的管理质量与服务水平，这就需要其实做好以下几方面工作：
（一）推进教学档案管理的标准化、规范化建设
高校教学档案的标准化、规范化建设是现代化管理的发展要求，它可以为教学档案管理的数字化提供信息资源服务和管理的需要，是教学档案实现网络化服务和管理的重要前提。因此在网络的环境下，传统的教学档案管理方式难以适应现代化的管理需求，尤其是高校的不同院系在档案的管理上起步较晚，因此缺乏有效的执行标准，也没有相应的配套设施，从而导致教学档案在分类、收集及整理上出现混乱的现象。总而言之，我国高校在教学档案管理的工作上起步较晚，文档信息主要以传统的纸质为主，并在科研教学和管理服务的过程中大量存储，从而有效保证原始记录的真实性前提下，结合数据相关要求和标准，实现教学档案管理的网络化和数字化，从而促进档案管理工作的标准化与规范化。高校的教学管理部门与各大院系间的数字教学文档，因为它们对环境及数字设备有很强的依赖性，所以在形成电子文件之前进行适当的前端管理与控制，这会使部分高校的教学电子文件处于电子文件的管理系统之外，因而阻碍了高校在教学档案管理上的发展。
（二）转变观念，注重管理人才
高校的方案管理主要靠其档案管理的工作人员，所以高校需要切实加强教学档案管理队伍的建设，从而培养出具有现代管理技术、档案专业知识及开拓精神的工作管理人员，保证教学档案信息管理与开发工作的有序进行。部分高校领导对教学档案管理没有充分的思想认识，因此导致在人员编制和配备的不足，影响了教学档案管理工作的质量，从而阻碍了高校科研、教学、服务和管理水平的进一步发展。同时，也有不少从事教学档案管理工作的人员没有符合现代化档案工作的需求，表现为档案管理着的服务理念落后、管理意识低以及网络操作不够熟练等。所以，提高教学档案的管理工作水平，应做好以下工作：
1、提升档案专业人员的专业素质和思想素质。
2、切实掌握网络服务与信息管理的知识与技能，实现档案信息的数字网络化服务，踩我啊还需要掌握知识管理与数据库的基本知识，并在开发档案信息的过程中灵活运用。
3、要了解本校在教学管理部门及各院系在教学档案的形成和储存情况，通过网络为校内用户提供服务，在条件允许的时候要为广大校外用户提供教学档案信息的网络服务，从而有效扩大本高校的影响力及自身的服务范围。
4、高校在教学档案管理上要构建一个合理、科学的人才梯队，真正加强对教学档案管理工作人员的培训和教育。
（三）加强教学档案信息资源的信息化建设
数学教学档案的建设是有效开发和利用档案信息资源的重要条件。传统意义上的高校教学档案主要是以纸质作为主要的载体，因此现代化的档杆管理需要将传统的纸质载体尽心数字化处理。例如，传统档案管理载体主要为图像文字扫描、数字处理、识别技术及自动著录的标引技术等的应用，这些都可以有效提升创痛载体教学档案的建库效率和数字化，促进了有特色、高质量的教学档案库的建立。例如，教师试卷库、教案库、硕士及本科的论文库等等，并以此为基础进一步开展教学档案的网络化及服务打下良好的基础。
三、总结
目前，高校的教学档案工作人员需要树立正确的思想观念，逐渐建立并完善体现本校优势与特色的教学档案信息的数据库，并积极开发和利用。因此，各大高校在进行教学档案信息数据库的建设时，要强化共享和共建的理念，有效利用并发挥网络与高校教育之间的优势，冲破校际间的网络阻隔，从而建立起安全、统一和开放的档案信息网络，进一步促进教学档案信息资源的利用和开发，实现高校在教学及其他档案信息资源的共享与共建。
参考文献：
[1]梁娥，刘春玲.浅析高校教学档案管理[J].黑龙江档案，2008，（04）.
[2]李炽英.浅谈当下高校教学档案管理要注意的几个问题[J].科技信息，2011，（02）.
[3]李章程.高校教学档案信息资源的现代化管理研究[J].档案与建设，2011，（11）.
[4]李娟.高校教学档案信息化建设的理论与实践[J].四川档案，2011，（02）.
关键词 案例教学法；数字取证；信息安全专业
中图分类号：G642 文献标识码：B
文章编号：1671-489X（2016）18-0117-02
Abstract In this paper we introduce the method into the digital evi-dence class teaching. It is shown that the ability of combining theoryand practice and solving practical problems for students can be pro-moted by using this case teaching method and accordingly the tea-ching quality can be improved.
Key words case teaching method； digital evidence； information safety
1 前言
案例教学法最早是在1870年由美国哈佛法学院院长兰戴尔（Christopher Columbus Langdell）提出的[1]。他认为：“每一种法律原则和理论均需要漫长的发展和推演。而传统教学法尽管也将这些法律理论进行了阐述，但并没有让法律学学生利用自己的大脑分析和领悟这些理论。假如让法律学生在通过案例的学习过程中去发现和阐释这些法律理论，将会更好地达到法律教学的目标。”这一教学法深受学生喜欢，已经普遍被应用于哈佛大学的法律、工商管理学、医学、经济学、管理学、社会学等专业的教学中，并成为“哈佛模式”的一大特色。
案例教学法有多种定义。在教育学中普遍采用的定义是：教师以典型案例为学生创造问题情境，指导学生通过剖析和探讨案例，在情境中领会相关理论知识并总结出具有普遍意义上的规律，将书本理论知识与案例实践相结合，提出解决实际问题的办法[2]。简言之，案例教学法就是通过使用案例作为教学媒介，以提升学生综合能力的教学方法。
随着互联网的迅猛发展，保护计算机网络的安全已成为重中之重。在这种背景下，信息安全专业已成为诸多高等院校计算机教育中的重点学科。北京工业大学计算机学院顺应时代潮流，在2003年经过国家批准成立信息安全专业。基于多年的专业建设以及国家、社会与信息安全学科的多种需求，随着数字取证技术的发展，在2015版的信息安全专业教学大纲中增加了数字取证课程，顺应了时代潮流。
数字取证技术也称为计算机取证（Computer Foren-sics），是信息安全学科一个年轻而又充满活力的研究分支。数字取证有不同的定义，常用的一种定义是：使用被证明科学的方法，对电子数据进行恢复、保存、分析、验证，作为呈堂证供提供给法庭。可以说数字取证是一门涉及计算机、信息安全和法律的多学科交叉的技术。信息安全相关法律知识也是数字取证技术的重要组成部分。
北京工业大学计算机学院开设的数字取证课程的授课对象是计算机学院计算机科学与技术专业学生和信息安全专业学生。普遍受重技术轻法律思想的影响，学生往往热衷于学习各种数字取证技术，而轻视数字取证相关法律知识的学习。因此，从信息安全教育以及数字取证课程教学目标的角度来看，各种数字取证技术的掌握是不够的，还需要让学生对数字取证相关法律法规有较深刻、系统全面的理解，才能达到数字取证课程的学习要求。
2 案例教学法在数字取证课程中的应用
有多名学者对数字取证课程的教学研究进行探讨[3-6]，但都侧重于数字取证实验教学及专业建设的研究。如宋秀丽等针对计算机取证课程的实验教学提出两套方案[4]。这些研究成果对于数字取证课程的实验教学起到很好的促进作用，但是对于如何让学生既学到各种数字取证技术，又掌握相关法律知识，还没有研究。
根据信息安全专业人才培养目标，所培养的信息安全专业人才应该是既掌握各种计算机及信息安全技术，又掌握计算机及信息安全相关法律法规的综合人才。为了实现这个目标，考虑将案例教学法引入数字取证课程的教学中。这是由于数字取证技术既是一门涉及计算机和法律的跨学科课程，也是实践性很强的课程，而案例教学法恰恰适合这样的课程。采用案例教学法，可以改变传统的教师讲、学生被动接收的学生缺乏学习主动性和束缚学生创新思维的教学法，有利于培养学生利用所学的专业理论知识去分析和处理实际中问题的实践能力，适应社会发展的需求。笔者就运用案例教学法讲授数字取证课程的实例进行说明。
案例一 民警在某繁华地段路口抓住正在发放宣传材料的嫌疑人甲，传单主题为“世界末日”就要到了，只有加入他们的组织才能得救和“教”能治病、能消灾避难（宣传）。据其口述，他否认自己正在宣传，并称自己只是受雇于一个陌生人，按小时计费发放传单，并不知道自己手中传单材料的真实内容和来源。警方希望能从扣押的电脑中得到相关证明和线索，找到传单材料的真实来源和其他涉案人员或信息。乙为警方初步掌握的和其QQ有联系的另一嫌疑人。
问题：1）查明甲乙联系途径；2）传单材料的内容；3）嫌疑人甲持有传单材料的来源；4）嫌疑人甲是否打印过乙发送给他的文档材料；5）嫌疑人甲使用的计算机的基本信息；6）嫌疑人甲使用的设备中有一型号00jb-00kfa0的WD移动硬盘，请确认该硬盘序列号200511124835；7）查明乙可能的IP地址；8）此案中涉及的证据有哪些？
案例二 近期，某GA部门在监测巡查过程中，发现XX小区X楼XX高层存在一个以虚拟物品进行电话诈骗的组织，经秘密调查，发现该组织以XX币为基数，以利滚利的盈利方式为诱饵，进行非法集资活动。经紧密跟踪观察，已掌握部分案件信息，并在X日深夜突击扣押三台犯罪嫌疑人的手机、一台笔记本。因时间关系，只对笔记本硬盘及其中两部手机进行了证据固定，笔记本硬盘已被制作成为证据镜像（文件名为电话诈骗.E01）。
作为调查人员，请从这些手机与硬盘中找出参与电话诈骗的涉案信息。调查要求：1）找出参与电话诈骗的人员信息，并对其相互关系进行分析；2）找出犯罪嫌疑人可能使用的通信工具及涉案内容。
正式课堂讲授之前，先给出案例让学生查找相关资料，做好预习准备，认真思考提出可能的解决方案。在正式上课的时候，组织学生进行讨论，让学生分析他们各自方案的优缺点。最后由教师进行总结和评价，指出该案例所涉及的专业理论知识及其应用方法，就学生提出的问题进行解答。这样将学习内容寓于案例实践之中，启发学生进行积极思考，使学生由被动变主动，取得较好的课堂教学效果。另外，教师也将在与学生的讨论过程中受益，达到与学生双赢的结果。
3 结语
总而言之，案例教学法作为传统教学法的有益补充，以其理论蕴含于实际的教学方法，可以培养学生的综合能力，符合社会对人才培养的需求。在数字取证课程教学中运用案例教学法，有利于提升学生通过自己的分析、总结、理解去获取较全面的知识和运用所学理论去解决实际问题的能力。但案例教学法在实际实施过程中可能仍有一些问题值得探讨，如案例的选择、理论知识点教授与案例分析的有机融合、大量时间和精力的案例准备与有限的课时相矛盾等，这就要求教师在课程教学中恰当处理这些问题，以保证在使用案例教学过程中取得最好的教学效果。
参考文献
[1]Morgan E M. The Case Method[J].Journal of Legal Educa-tion，1952：379.
[2]刘}.信息技术支持下的案例教学在高职商贸类专业课程中的应用研究[D].北京：首都师范大学，2007.
[3]吴同，韩臻，王健，等.保密专业计算机取证实验教学[J].计算机教育，2014（13）：32-34.
[4]宋秀丽，陈龙，邓红耀.计算机取证课程实验教学探讨[J].实验室研究与探索，2007（6）：47-51.
【关键词】房产档案；信息化；数字化；科学化
房产档案是指房产管理部门在进行房屋产权登记、调查、变更及转移等房屋权属管理活动中形成的具有保存价值的诸如文字、图表、图纸等文件资料。它具有专业性、动态性、真实性和法律凭据性，一般以分为纸质档案和电子档案。房产档案作为房屋产权登记工作的重要依据和房地产经济信息的重要组成部分，在推动房地产经济发展的进程中具有十分重要的作用。因而，充分认识新时期房产档案管理的特点，做好房产档案信息化管理，满足市场经济条件下的房地产发展的迫切需要，是房产档案工作者义不容辞的职责和义务。
一、房产档案管理信息化的现状
近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系建设的不断完善，房产档案数量激增，利用率也大幅度提高，与此同时，旧的房产档案管理的弊端逐渐暴露出来，如使用效率低、查阅困难、不能共享，已不能适应新时期房产档案工作的发展需要。房产档案管理信息化这一概念提出已经有些年头了，但真正全面落实并不理想。目前，多数房产管理单位都配备了计算机、通信网络等软硬件设备，并不同程度上建立了房产档案管理自动化系统，有的系统仅仅局限于单机简单查阅房产档案，详细查询仍需借助纸质档案，有的档案信息系统只能进行一般性的信息采集。为进一步健全信息化、数字化、自动化的房产档案管理系统，真正建立起房产档案信息采集、整理、利用等一体化的房产档案信息系统，各级房产档案管理部门需要借助快速发展的信息化技术，不断提高房产档案管理的工作效能。
二、房产档案管理信息化体系的优点
房产档案管理信息化是指在房产档案管理过程中利用计算机、扫描仪、网络传输等现代信息技术，对档案信息资源进行采集、存贮、查询和开发利用。随着房产档案管理信息技术的日趋成熟，档案管理信息化模式有以下优势：（一）通过实现房产档案资料的数字化存储。将纸质房产档案信息存贮并转化为数字化电子信息，可以大大降低纸质档案材料的消耗，明显延长档案资料保管的时间。（二）通过建立完善的数字化房产档案数据库，实现房产档案的信息化管理。对档案数据中的全部信息分类快速检索，给房产档案信息的查询、利用带来了极大的便利，提高了房产档案查询的准确率和查速率。（三）实现房产档案资料的信息化共享。房产档案信息化系统借助网络系统进行数字化的信息传递，使市县区各级房产管理部门之间的房产档案信息资源互联互通，极大地提高房产档案利用的范围和效率。
三、房产档案管理信息化建设的几点建议
房产档案管理信息化建设是新时期市场经济条件下房地产发展的迫切需要。房产档案管理的信息化、数字化、自动化，更新了房产档案管理模式，实现了房产档案资源的科学化管理。房产档案管理信息化建设是一个循序渐进的过程，需要在实践中不断地完善和提高，重点抓好以下几项工作：（一）注重决策的科学性和民主化。档案信息化建设的成功与失败，科学的决策至关重要。在实际工作中，要注重行政领导与档案业务、专业技术、后勤等相关部门共同研究，共同谋划，科学制定中长期发展目标，完善阶段性建设规划，体现民主化决策，科学解决信息化系统建设过程中出现的各种困难。（二）选定科学的技术路线。档案信息化建设是一个系统性工作，从最初设计到最后的投入使用，都要经过严格的规划，科学的决策，在快速发展的信息时代背景下，选择科学的档案信息化管理系统，实现系统的高效性、合理性、经济性。（三）建立较为完备的房产档案信息数据系统。现有房产档案主要分为文本档案和图片档案两类。房产档案信息化要对这两类档案进行数字化处理，将文本和图片档案资料自动转换成数字化文本信息系统。在档案管理信息化建设的过程中，开发和建设数据库是一个必不可少的重要环节，只有建立完善的房产档案数据库，才能完成房产档案资源管理的系统化、科学化、高效化。（四）打造素质过硬的房产档案管理队伍。人才建设是档案信息化建设的根本保障，档案信息化建设过程中需要大量的知识型、技术型、创新型、管理型人才，在建设房产档案信息化的过程中，必须重点抓好人才队伍建设；注重岗位人才的继续教育，优化人才培养机制，借助人才竞争机制，构建一支高素质的房产档案管理队伍。
【参考文献】
[1]郑玉兰,夏征.浅谈房产权属档案的属性及管理[J].档案天地,2010(06).
[2]邢燕.浅析房产档案信息化管理的优势及策略[J].黑龙江史志,2014-08-08.
关键词:高校;档案管理;信息化
随着全社会信息化的不断推进,高校管理信息系统的设计和应用也在大学校园各业务领域广泛开展,积极推进高校档案信息化的要求也愈迫切。积极推进高校档案信息化建设是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势,是高校档案工作改革与发展的出路所在,也是充分实现高校办学最大效益,满足教育发展和社会主义经济建设的迫切需要。虽然各高校在运用计算机管理档案工作方面,不论是档案信息存储、目录检索、还是案卷调阅诸方面,都取得了许多成果,有力地推动了档案管理信息化建设的进程。但是如何在档案管理观念、方式手段等方面进行有效的变革,使之既符合目前高校档案管理的现实,又适应未来档案管理的发展和建设,实现档案管理工作现代化,已成为各高校广大档案管理人员共同关注的问题。
一、高校档案管理信息化的主要内容
高校档案主要包括党务、行政、教学、科研、教师、学生、出版物、财会、基建、设备和上级管理部门文件资料等,基本上由文件、原始记录、文献、实物所构成,高校档案是各级领导部门的决策支持,是学科建设,科研工作的参考依据;是资源配置、基本建设的信息资料;同时也是教学改革、质量控制的基本依据。所以说,档案管理工作是一项重要的基础性工作。档案信息化包括三个方面内容:
(一)数据资料信息化
应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机,以备处理。
(二)工作流程信息化
通过专用软件实现档案的分类、编目和排序。为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预,为保证文档一致性,学校办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
(三)档案检索信息化
在实行分级检索制度的前提下,通过校园网和互联网可实时、准确检索所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
二、目前高校档案工作信息化的主要问题
高校档案工作信息化给高校档案工作带来了前所未有的广阔发展前景,但是目前全国实现档案工作信息化的高校档案部门却寥寥无几,分析其原因,制约因素大致如下:
(一)观念问题
档案工作传统的“坐等上门”、“你查我调”的封闭工作管理模式经过几十年的动作,已经在档案工作者的头脑中根深蒂固,“重保管、轻服务”的思想,使得有些高校档案部门缺乏时代感和紧迫感,思想守旧,安于现状,沿袭旧的管理模式,消极等待。
(二)资金问题
高校档案工作信息化,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金。高校档案部门不是学校工作的第一线,学校的经费主要投入到教学、科研工作中,无暇顾及档案工作的信息化、现代化建设,经费投入不足,制约了档案工作信息化的建设。
(三)网络安全问题
档案信息具有本身的特殊性,需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化,加强了档案部门与外部间的联系,但是也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问造成的安全问题。这也是众多高校档案部门迟迟不愿意上网,在校园网的规划中把档案部门拒之门外的重要原因。
(四)人员素质问题
高校档案人员素质是高校档案工作信息化的关键,而目前高校档案工作人员的整体素质较低,知识结构不合理,计算机人才匮乏,绝大多数人不能运用现代新技术工具,缺乏信息开发应用的敏锐意识。特别是懂档案专业知识又懂计算机技术、通讯技术、网络技术的复合型人才匮乏影响了高校档案工作信息化的开展。
三、加强档案信息化建设的措施
对档案工作而言,数字化既是要实现档案管理工作的自动化,又要做好档案信息的数字化转换工作,着力解决好电子文件移交中的统一性问题,避免出现因管理不善及数据环境的改变而使电子档案成为死档的情况。因此,笔者认为,在当前和今后应采取以下的措施:
(一)实现档案馆业务流程处理的自动化
对档案信息数字化建设的好处在于加快了档案信息的传递和方便利用上。高校目前计算机技术的广泛应用,校园网的四通八达,无纸化办公、电子邮件传输的日益广泛,电子文件的大量涌现,各类应用系统在各部门的运用,都使学生、教师可方便快捷的上网学习、办公、查询。通过建立文档一体化,用数字化的手段对档案业务各流程进行管理,可对各单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档。
(二)加快档案馆的现代化建设步伐,优化馆藏
目前阶段,我国高校档案管理信息化就表现出不平衡发展的特点,实现馆藏档案内容的优化成为高校数字化档案馆建设不可忽视的任务。因而,要加大对档案信息需求者的调研,增强档案信息服务的针对性和时效性的了解,使档案信息通过网络环境更好地为利用者服务。
(三)建立档案信息数字化和资源化
采用先进的数字化存储技术,将各个时期、各个门类的档案信息数字化。学校各类资源的数字化,给传统的各门类档案实体提供了视野更为广阔、深入的信息源,通过对数据进行有效的组织和挖掘,为高校的管理、决策提供高质量的服务。档案数字化建设的重点放在开发档案信息资源上,要使开发档案信息资源的措施适应数字网络环境,因此,建设档案信息资源库除了可以提供基于网络的易用、方便的档案利用手段,还能够提供馆际间信息联网,实现更多范围信息资源的共享。另外,还要做好电子文档的收集归档工作。当前,各机关单位已经产生了大量的电子文件,这是一个不容忽视的问题,电子文件的收集归档是今后档案信息数字化建设的一项重要工作,是成为数字档案馆的重要前提和步骤。因此,采取相应的管理手段和措施以保证归档文件的真实、完整和有效。高校档案信息数字化建设已成为发展的必然趋势,同时,也是一项庞大而又复杂的系统工程。面对新的机遇,我们不断改革和创新,循序渐进,逐步走向完善,以此推进高校档案馆的现代化建设,从而更好地为经济建设和社会各项事业服务。
参考文献:
[1]黄立红.档案数字化建设的实践和设想[J].赣南医学院学报,2004,(12).
[2]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报(社会科学版),2007,(1).
