时间：2023-05-30 08:55:06
【关键词】范化；数字档案馆（室）；建设；研究
随着综合电子信息网络系统的不断完善，档案馆（室）正逐步迈入数字化发展阶段，强化规范化数字档案馆（室）建设已成为档案事业适应时代和社会进步的必然选择。本文从规范数字档案馆（室）的内涵出发，分析目前规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。
规范化数字档案馆（室）建设是我国档案信息化建设的重要内容，其目的是突破传统、封闭的档案管理模式束缚，构建起以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的数字化档案信息系统。实现档案工作从手工管理为主向计算机管理为主、从档案实体管理为主向档案信息管理为主、从档案存储保管为主向档案利用服务为主的转化。档案管理工作者要明确规范化数字档案馆（室）的内涵，及时总结规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，遵循边服务边建设、以服务促建设、以利用者需求为核心的建设方针，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。使得数字档案馆（室）更好地体现档案管理的人性化和服务利用的便捷性，最大限度地满足不同阶层利用者多元化利用档案的需求。
一、规范化数字档案馆（室）的内涵
相对传统意义上的档案馆（室）而言，数字档案馆（室）是一个全新的模式和概念。从国内外档案管理数字化的发展进程来看，规范化数字档案馆（室）的内涵涉及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、检索、传递、利用、统计等领域的数字化运营。其特征主要体现在以下几个方面：
（一）馆藏档案信息数字化。立档单位将各种归档的档案信息及其元数据转化为二进制数字文件存储起来，并以档案的电子备份支持对馆藏档案信息的自动化管理，提高档案信息的安全性。
（二）馆（室）空间虚拟化。数字档案馆（室）不是一种物理存在的实体，而是在网络平台上构建的、超越了时空限制的、可利用网络进行远程交流与存取的虚拟馆藏空间和开放信息系统，用户可以在任何时间地点利用自己的终端通过网络查询、检索和获取档案信息，实现了档案利用的异地化、远程化。
（三）信息资源共享化。数字档案馆（室）是一个连接网络上所有档案信息资源的网络传递系统，每个数字档案馆都是全球网络档案馆的小节点，由此构成了一个馆藏极其丰富、信息资源共享的档案信息网络，这些可共享的档案信息资源不为我有、胜似我有，满足了用户日益增长的档案信息需求。
（四）信息检索便捷化。数字档案馆（室）依托计算机及网络多媒体技术的巨大优势，通过广泛的用户接口，直观易用的人机界面，为用户提供了方便、迅捷的档案信息检索、查阅和利用条件。规范化数字档案馆（室）是社会信息化的产物，其建设不仅会促进档案管理理论、管理技术和管理方法的变革，也将通过档案信息资源的充分共享和有效利用，最大限度地发挥档案信息的增值作用，推动档案管理事业的跨越式发展。
二、规范化数字档案馆（室）建设的基本原则
规范化数字档案馆（室）建设是一项具有战略性意义的系统工程，需要从服务现实的角度进行周密的考虑，形成正确的指导思想和建设原则。只有这样，数字档案馆（室）的建设才能既有前瞻性，又有现实性，并更加富有成效。
（一）效益性原则。规范化数字档案馆（室）建设中的效益性包含了经济效益和社会效益两个方面，效益性原则就是将社会效益和经济效益结合起来，考虑经济效益的同时争取社会效益最大化，这一原则要贯穿数字档案馆（室）建设的始终。首先，规范化数字档案馆（室）建设是一项伟大的文化工程，社会效益理应成为建设过程中的主要判定标准。其次，规范化数字档案馆（室）建设包括档案信息资源的挖掘、档案应用系统的开发、网络基础设施的建设、档案管理人才的培训等一系列内容，所需费用十分巨大。因此，在建设过程中要最大限度地降低成本，尽量减少不必要的资源消耗，力争实现最佳的经济效益。
（二）满足利用者需求原则。在传统档案馆（室），档案保管者和利用者之间是一种不平等关系，档案信息利用者处于被动地位，能否得到所需信息有很大的不确定性，在一定程度上制约了利用者的有效需求。规范化数字档案馆（室）的建设突破了传统的封闭管理模式，以满足利用者的需求作为创建档案信息资源环境的根本出发点，为利用者快速、准确、全面地提供所需信息。利用者可以借助数据库的检索系统、检索软件和操作系统自主地了解档案资源环境的构成，通过自助行为对远程数据库档案信息资源进行联机浏览、检索，实现档案利用异地化、远程化，从而满足利用者的多元化利用档案的需求，
（三）高效服务原则。规范化数字档案馆（室）建设的根本目的是提高档案信息的服务利用效率。要实现这一目的，首先要对数字档案利用服务体系进行科学的组织和规划，使馆（室）工作人员树立主动服务意识，适应档案信息化建设的需要。第二要强化馆藏档案的检索工具数字化，便于利用者快速准确地获取档案目录信息或档案原文信息，以智能化的信息检索完善现代化的信息服务。第三要建设多元化的信息资源库，有针对性地开发利用率较高的n案信息资源，满足不同层次网络用户的档案信息需求，使数字档案馆真正成为一个开放式档案信息网络服务平台。
（四）协调合作原则。规范化数字档案馆（室）建设不是一个孤立的过程，其中既涉及到传统实体档案馆（室）与数字档案馆（室）的协调发展问题，也涉及到不同地区、不同类型数字档案馆（室）的合作发展问题。传统实体档案馆（室）与数字档案馆（室）是档案信息传递的两条平行轨迹，前者主要担负长期保存档案和提供档案凭证的职责，（下转第183页）（上接第175页）后者主要承担档案网络化信息利用的职责，两者在相当长一个时期将互补、并存。不同地区、不同类型数字档案馆（室）开发出体现本馆（室）优势的特色档案数据库，借助数据平台合作构建起信息资源共享网络档案信息系统。
三、规范化数字档案馆（室）建设的有效途径
规范化数字档案馆（室）建设想取得长远的发展，必须在遵循档案工作基本规律的基础上，不断开拓创新，探索出一条富有时代特色与优势的规范化数字档案馆（室）建设有效途径。
（一）优化档案信息资源数字化流程。从数字化的角度看，数字档案馆（室）的档案信息资源由非数字化档案和已数字化电子档案两部分组成，优化档案信息资源数字化流程旨在更好地发挥两部分档案资源的价值，实现档案信息资源的共享。1.对传统馆藏档案的数字化。通过计算机录入、转化、处理等过程将传统非数字化馆藏档案的文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，存储到磁盘、光盘等物理载体上，实现从纸质档案向电子档案的转化。2.数字化档案信息的整合与实时共享。根据馆（室）数字档案信息的内容、数量、种类，有条理地规划、整合，编制数字化档案信息检索系统，建立相关的链接，保证数字化档案信息完整准确地传递，便于利用者及时准确地检索到所需档案信息。
（二）建立高质量数字档案信息数据库。档案信息资源的数量和质量是规范化数字档案馆（室）的生命线，通过开发、整理、分类、合并等措施对超大规模的档案信息资源在数字状态下进行重组和再创造，进而建设起具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字档案资源数据库是规范化数字档案馆（室）建设的核心要素。首先，要由档案行政管理部门牵头建立协调建库的管理机构，制定统一的数据库标准规范及数据的记录格式、数据库的存贮、获取、传输一致性协议，提高数字档案信息检索效率。其次，积极构建科研成果数据库、图片资料库、专家学者库等馆藏特色数据库，提高利用者寻找信息的速度和质量。第三，利用网络信息资源，创建虚拟数据库，或与商用光盘数据库、联机数据库等成熟数据库进行有效链接，低成本、高效益地丰富和完善现有数据库信息量。
（三）开发简捷高速的数字档案信息检索系统。数字档案馆（室）以网络为依托，将丰富的档案信息资源纳入数据库，利用者是否能快速便捷地查找到自己需要的信息就成为发挥其潜在价值的标尺。面对数字档案信息利用者需求特征表现出的内容广泛、类型多样，层次复杂等特点，开发一个简捷高速的数字档案信息检索系统能够为利用者提供更加完备的服务。数字档案馆（室）的信息检索系统开发要兼顾现实和利用者需求，以广泛收集利用者的需求信息、开展利用者需求预测为基础，开发出多形式、多层次、多结构的检索系统，为利用者提供多维的检索入口和高效的服务。同时要借助OCLC联机联合编目的能力和馆际互借服务的查询方式，完善数字档案的馆际联机检索功能，实现档案信息资源的异馆、异地检索共享。
一、指导思想
以贯彻落实党的十、十八届三中、四中全会精神为指导,以科学发展观统领我县档案事业发展全局，紧扣新常态下依法治国新理念，认真贯彻落实省委办 省政府办《进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》,以数字档案资源建设为重点，以档案基础建设为中心，以档案综合服务能力建设为核心,以档案法制建设和档案干部队伍建设为保障，进一步推进全县档案事业科学快速发展,提升群众满意度和新常态下服务改革和发展的能力和水平。
二、主要目标
以“馆室”建设为核心,以扩、调、优、提为手段 ,全面提高档案综合服务能力。“馆室”即:建设数字档案馆,努力建成区域型数字档案馆；建设机关单位达到规范化等级标准的档案室，提升基层档案工作水平。扩:继续做大档案资源体系,确保档案应归尽归,保障档案资源齐全完整,馆(室)藏档案数量年增长7%以上 ; 调:调整馆室藏档案结构,丰富档案门类,民生档案占馆藏比重达60%以上;优:继续做优档案利用体系,加快馆(室)藏档案数字化进程,全面完成重要纸质档案数字化，馆（室）藏档案数字化数量占总量的50%以上; 积极探索档案资源共享新方式,丰富档案利用平台建设,实现跨馆(室)、跨地区远程利用查档;提:努力提高档案综合服务能力,加强各行各业档案业务指导,实现档案指导零盲区,围绕地方行业特色,帮助建立特色专业档案,努力打造核心特色馆(室)藏。
三、主要任务
1、建设数字档案馆。加大资金投入，建设档案集成管理系统，实现档案目录著录电子化和系统化，完成馆藏重要档案全文数字化，接收档案实行纸质与电子版双套同时入馆，基本建成数字档案馆,使电子档案接收与管理流程更加科学合理,制定完善的数字档案馆管理制度与办法。要充分依托数字化综合办公平台,切实做好电子文件的在线接收与管理工作,努力将我县数字档案馆建成XX区域型的一个重要数字档案馆。
2.完善实体档案馆。多方筹集资金，添置足够的空调、除湿机、备用电缆，建设馆区围墙扫尾工程，健全完善档案保温、防潮、防盗等设备设施，明确责任分工，完善有关制度，把档案安全措施落到实处。坚持以人为本，安全、舒适、宜人、经济的原则，对馆区绿化进行规划设计并分期分批建设完善，把县档案馆建成功能现代化、环境优美舒适的群众服务场所。
3.做大档案资源体系。深入贯彻落实国家档案局8、9、10号令,准确确定文件材料收集范围和划分保管期限，努力确保档案资源完整齐全。在抓好文书档案收集的同时，积极做好专门、声像、科技、实物及电子等不同载体档案的收集工作。村、社区、非公有制经济组织、社会组织要设立档案室并指定专人负责档案工作，切实做到档案工作有场所、有设施、有人管、有制度、有保障，基本实现建档和归档率达100%。
4.调整馆（室）藏档案结构。县档案馆要努力调整和优化馆藏档案结构，丰富档案门类和种类，加大民生档案资源接收力度，加强生育、户籍、学籍、婚姻、医疗、卫生、保险、就业及社会保障、土地承包、林权改革、产权登记、人口普查等涉及人民群众切身利益的民生档案的收集工作，到“十三五”末，实现民生档案占馆（室）藏比重达60%以上。各基层档案室要加大档案资料收集归档力度，做到应归尽归，安全、规范保管。
5．优化档案利用体系。千方百计满足群众查档需求，努力提高档案查全率和查准率。不断优化档案利用场所硬件设施建设，为群众提供良好的查档环境。稳步推进馆（室）藏档案数字化进程，实现到“十三五”末馆藏档案数字化总量达馆藏量的50%以上。做好档案开放工作，充分利用门户网站、档案专网、数字档案馆（室）等平台加大档案资源共享程度，实现跨馆（室）、跨地区远程查档。建成互联网档案利用平台,逐步实现群众足不出户的查档目标。
1 档案数字化建设的必要性
档案数字化是建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
长期以来，我国医院档案管理存在若干弊端：①档案信息共享性差各部门档案分开管理，各自为政，存在无序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未实现文档一体化管理，故难以形成可综合利用的档案信息资源；②管理手段方式滞后受时间、地点、从事人员等条件的制约，造成档案材料收集、整理等工作方式单一、提供利用方式被动、工作量巨大，但效率低；③档案安全系数低提供利用方式主要以调阅纸质档案原件为主，档案的频繁出入库，易造成原件磨损、丢失，影响档案原件的寿命；④缺乏现代化的开发利用手段传统的管理模式缺乏引进、利用当今科学管理信息，检索速度慢、查询精度不够、档案利用率低，不能迅速、准确、广泛地传递档案信息，严重地制约了医院档案信息价值的发挥。
近年来，医院信息系统（Hospital information System，HIS）正在被各级各类医院所广泛采用，电子病历、数字化医学影像、医生和护士工作站等应用，产生大量的电子文件、电子档案，传统的档案工作方式和技术手段已无法适应时展的需求，大量的电子文件无法进行有效的管理和控制，有些甚至处于流失的状态，严重制约档案信息价值的发挥。传统的档案管理方式已经不能完全适应现代医院管理的需要，因此，加快档案信息化建设，采用现代科学技术，对医院档案资源进行数字化管理，实现信息资源有效地整合和资源共享，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是实现医院档案事业可持续发展的一项重要内容。
2 医院档案数字化发展的阶段分析
由于信息化的管理理念与传统档案管理模式之间还需要经历更长一段磨合期，特别是与信息技术的快速发展相比校，我国档案数字化建设与发展处于相对滞后的状况，因此，档案数字化建设必须经历一个从低级到高级的发展过程，一般而言,从传统档案管理向数字化管理的转变需要经历3个发展阶段:以档案工作自动化为核心内容的初始阶段、面向单个档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段,对档案信息资源进行深度开发和整合的联合档案室阶段。即档案计算机管理阶段。
2．1 以档案工作自动化为核心内容的初始阶段是档案工作迈向现代化的重要内容和基础，起步于20世纪70年代末、80年代初，医院的档案自动化管理相对还要晚一些。当时为了提高工作效率，各医院纷纷开展档案自动编目和检索、档案自动标引等工作，由此建立起档案自动化系统，实现了档案管理业务从手工管理向计算机管理的转变。这是一种基于档案业务工作的“馆员中心”模式，以馆员为主体地位，围绕档案收集、鉴定、整编、编研、保护、提供利用等传统工作职能,提供档案咨询、查询、借阅等服务的信息服务模式。但这种模式基本沿用传统的档案服务模式，面对面借阅档案仍是服务的主流，档案自动化系统只提供目录和索引功能,仅仅起到工具的作用。虽然适应当时档案管理和服务现实的需要，但它过度强调档案工作人员的主体地位,忽视档案用户的信息需求,用户始终处于被动接受的地位,其档案信息需求很难得到满足。随着社会信息化程度的提高,这种传统的信息服务模式越来越难以适应现代网络信息环境对档案信息服务提出的要求。
2．2 档案数字化发展的第二个阶段是面向单个档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段,这也是目前一些大医院档案数字化工作的目标。这一阶段数字建设的核心是馆藏档案的数字化并上网,形成以数字化档案信息资源为馆藏内容,以计算机为管理手段,以网络传递为服务方式的一种新型档案室。个体数字档案室阶段主要采用的是基于数字档案信息资源开发和提供利用的“资源中心”服务模式,它突出信息资源在档案信息管理和服务中的主导作用。在这一模式下,档案工作人员的主要任务是开展档案数字转化和电子文件归档、构建档案信息资源数据库、实现档案信息的数字化存储等工作。向用户提供的不再是档案物理实体,而是数字档案信息。档案信息服务也不再以面对面方式为主,而是构建档案网站作为数字档案馆信息服务平台，以网络档案信息资源的整理、开发、利用作为其工作的主要内容,通过利用先进的网络技术和现代化设备,为用户提供高效便捷的档案信息服务，如信息浏览、搜索引擎、在线借阅、文档检索和在线视频等。与“馆员中心”模式相比,“资源中心”服务模式具有档案信息资源更丰富，表现形式更多样化,更能满足多层次用户的需求;档案信息服务更具便捷性和时效性;具有较高的互动性、服务更具针对性,更能提高档案信息服务质量等优势。
随着信息社会向纵深发展，医院档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到科研档案,胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等，信息量及对信息综合利用的需求激增，使得“资源中心”模式日益凸显其不足。首先,在这种模式下，数字档案信息资源是核心,档案用户仍然居于从属地位,档案馆工作人员对用户的信息需求分析不足,在具体的服务策略与方式上也很少创新。其次,各数字档案室各自为政,孤立地向用户提供档案信息服务,之间基本上没有资源共享与协作联系。因此“资源中心”服务模式仍然是一种低质、低效的信息服务模式,它并不能使数字档案管理系统的功效得到充分发挥。
2．3 档案数字化发展的趋势是联合与协作,成熟的数字档案室是一种联合数字档案室,这一阶段的数字档案室建设就是通过网络互联技术,将个体数字档案室联合起来，充分利用各室所拥有的档案资源、人员和技术设备和有限经费,进行扩张、伸展，将档案信息资源尽可能多地开发、分享和利用,在避免重复建设的同时最大限度地满足用户对档案信息的需求,使档案信息资源的效用最大化，组成完全意义上的数字档案室,根据权限分配,实现数字信息共享。
联合数字档案室是超大规模的、方便使用的、没有时空限制的知识信息中心。此时的档案数字化建设不再以馆藏档案数字化和数据库建设为核心,主要工作是面向分布式和异构化的数字档案信息资源,通过服务集成构造统一的信息服务系统。这是一种基于数字档案信息服务集成的“用户中心”模式,档案室的一切信息服务工作以档案用户为中心,并以满足档案用户需求为目标的信息服务模式，通过信息门户构建档案信息服务平台,它打破了各档案室的界限和信息分割,集成各类档案信息资源,协同各数字档案室间的业务处理,实行统一认证、统一浏览和统一检索,为用户提供一体化的档案信息服务。服务方式除了信息浏览、搜索引擎、在线借阅、文档检索和在线视频外,新型的个性化定制、信息推送、网上参考咨询等服务将会得到强化。
3 档案数字化建设所具备的基础条件
3．1 随着信息化的普及和信息技术的不断进步，以计算机、通信网络以及多媒体技术为基础的网络环境逐渐形成，为医院档案室各类档案的数字化工作具备了运行环境基础：办公自动化系统的普及使用，使现行文书档案文件目录及原文的数字化变得非常容易。各职能部门在办公自动化系统生成文件，在形成过程中直接以数字化的形式存在，可以按照归档要求，将其文件内容直接导入到档案管理系统中来，避免重复劳动；扫描技术的发展，使档案室藏的各类纸质档案可以通过扫描仪全文扫描实现数字化。
3．2 HIS的现状及构成对档案数字化建设奠定了有利条件。全国卫生信息化2003-2010年发展规划纲要提出把信息化建设纳入卫生事业发展的总体规划，到2010年的目标是，建立起功能比较完备、标准统一规范、系统安全可靠，与卫生改革与发展相适应的卫生信息化体系。各医院信息化基础设施和网络化建设正蓬勃发展。一个完整的HIS包括医院管理信息系统和临床信息系统，档案管理归属于管理信息系统。由于医院管理信息系统仅以处理文字和数字类数据为主，所需要的资源、技术和经费投入相对少，直接回报快，故各医院多倾向于首先建管立理信息系统，这就为实现档案数字化管理创造了极为有利的条件。HIS为档案数字化管理子系统预留了接入端口，HIS软件中大都为病案和文档管理设计了相应的软件，初步解决了档案数字化的技术问题。随着档案管理软件的进步，档案管理软件从单一地对文书档案进行数字化管理的模式，转向通过接口与办公自动化系统相连的一体化，实现档案工作从归档、整理、利用到档案室管理的各项工作的全方位、系统化管理。
4 档案数字化建设面临的问题
4．1 纸质文件和电子文件并存问题 数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案室的信息资源相互联接才可以构成，无论知识载体发生怎样的变化，都需要档案室对一切知识的记录进行收藏，不能因为电子文件的方便、快捷而忽视纸质档案的收藏，虽然电子文件大量产生和应用，数字化档案室的出现替代不了传统档案室固有的一些功能，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此数字档案馆并不会替代传统档案馆，但可以把它看作是传统档案馆的一种“新功能”。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”，是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，在较长的时期内，纸质文件和电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，同时还要解决纸质档案与数字档案如何合理配置、哪些档案应该被数字化，什么样的存贮机制最便于利用档案信息等技术问题。
4．2 电子档案的安全保护问题 由于电子文件不受载体传递的限制，时间和空间的制约性差，数字化信息的内容和位置极易发生变化，信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性，因此，在严格执行国家法律法规和建立本单位电子档案管理制度的前提下，必须抓好安全防护：建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改；通过加密、验证用户信息、输入调阅口令限定访问、阅读权限；采用密匙管理、数字式签名等技术手段，同时建立与主数据库相脱离的备份数据库，防止主数据库遭到损害后无法工作（任何时候都要同时保持有两个数据库），保证电子档案管理网络的运行。
4．3 档案人员的计算机知识水平应不断提高 随着信息网络技术的大量应用，档案管理员不再是单纯意义上的档案保管者，而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者，因此加强对档案业务人员的培训，提高他们的计算机技术、网络知识和信息的鉴别筛选能力至关重要。
参 考 文 献
［1］ 史维新,俞善浚,章洁.医院档案管理的新课题.江苏卫生事业管理,2003,14(4).
［2］ 刘明.数字化档案馆信息服务模式研究.档案学通讯,2007,5（13）.
论文摘要:信息化 信息化建设 原则 地质档案
论文摘要摘要:档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?
档案信息化应遵循以下三个原则摘要:
1、规范性原则摘要:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如摘要:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2、安全性原则摘要:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取摘要:物理安全策略;访问控制策略;(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略;网络安全管理策略等。
3、效益性原则摘要:由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益, 要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。 以我单位为例摘要:我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据,油水井演变过程,能给我们提供初始条件下地下储层的情况,是原油生产建设的主要依据,是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点,集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
[关键词]档案信息化 档案信息化建设
一、档案信息化及档案信息化建设的内容
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则
1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。
3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。
档案信息化建设需要遵循以下原则。
1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求
1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
[关键词]干部档案数字化；数字档案；信息利用
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165
[中图分类号]TP311.52 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0215-01
1 数字档案的管理存在的问题
数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。在未来的发展过程中，数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。尽管当前对信息化档案的利用率不断提高，但仍然还存在一些问题。
1.1 档案信息化管理信息化意识不强
档案信息化管理人员在工作中表现出缺乏档案信息化管理知识以及档案信息化管理的信息化意识比较淡薄等现象，对于干部档案信息化管理信息化水平的提升有很大影响。如在日常档案信息化管理工作中，工作人员对各种材料的收集不全，而且对一些档案的收集管理意识不强，导致一些档案被销毁。再如，有的工作人员在档案的整理过程中，没有实现信息化管理，采用传统的人工管理方式，所用的记录方式不规范，出现随意勾画的现象。
1.2 管理制度不健全
当前，很多档案工作缺乏健全的监督机制，对档案建立没有做出统一的要求。因此，干部档案信息化管理处于比较随意的状态。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滞不前，许多干部档案信息化管理工作仍然采用手工归档的方法。传统的手工装订往往会出现字迹潦草、内容与目录填写不全、笔迹不一、装订不规范等问题。现阶段，许多工作人员不能按照档案的建立原则进行材料的规范收集，档案信息化管理水平亟待提高。
1.3 缺乏专业化的档案信息化管理人员
近年来，科室相继建立了档案信息化管理工作的规章制度，但由于大部分干部档案信息化管理人员都缺乏专业的档案信息化管理知识和技术。因此，在实际工作中，档案信息化管理的效率不高，只是对资料进行简单收集整理，达不到档案整理规范化的要求。
2 加强数字档案信息资源整合利用的策略
干部档案信息化管理是人力资源局工作的重要组成部分，干部档案信息化管理人员只有充分意识到工作中存在的问题，不断反思，并在工作中给予足够的重视，才能从根本上提高干部档案信息化管理水平，真正实现档案的规范化和信息化管理。
2.1 更新传统的干部档案信息资源管理的理念
改变传统的干部档案信息资源管理理念，要定期对干部档案信息资源管理人员进行相应的宣传，宣传各种先进的干部档案信息资源管理知识和理念，在潜移默化中促进人员思想逐渐实现转变，为干部档案信息资源的整合奠定坚实的基础。
2.2 加强基础网络设施建设
首先，加强网络建设。由于干部档案信息资源管理的特殊性，在数字档案信息资源整合过程中，要建立相对独立的档案室数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效的隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，保证档案室各种信息的安全性。其次，对硬件网络容量进行配置和完善。由于档案室内容量十分巨大，因此，在数字档案的硬件建设过程中，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。
2.3 加大干部档案信息化管理人员的教育培训，提高其业务水平
干部档案信息化管理人员的专业水平直接影响干部档案的管理效果。因此，要将干部档案信息化管理人员的培训工作放在干部档案工作的首位。干部档案信息化管理人员的能力培养工作重点是要通过开展广泛持久的干部档案信息化管理宣传教育，提升工作人员的干部档案意识和管理水平。可开展多种形式的培训，在培训内容上针对从业人员的实际情况突出实用性和针对性，将培训内容与实际工作相结合。让干部档案信息化管理从业人员真正掌握干部档案信息化管理的基本知识，提高对干部档案信息化管理的认知程度。此外，由于当前干部档案信息化管理要逐渐实现信息化。因此，在干部档案信息化管理人才的选拔方面，要严格把关，选择具有干部档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人才参与到干部档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力，提高当前干部档案信息化管理效率和水平。
2.4 健全管理机制，规范干部档案信息化管理
对干部档案信息化管理机制进行明确和规范，对于干部档案信息化管理水平的提升有十分重要的意义，首先，干部档案信息化管理人员要明确维护干部档案完整与安全的基本职责。工作人员要在干部档案保管的具体工作中做到收集规范和归档完整，防止干部档案损坏，确保干部档案的安全。此外，在人力资源局中，分管干部档案信息化管理工作的领导要做好带头作用，加大监管力度，督促工作人员严格按照标准进行干部档案收集、上报、整理、存档等操作。
3 结 语
数字档案的建设既要满足信息时代的要求，又要考虑到档案室管理的具体特点。因此，数字档案的建设和管理是一个复杂的过程。在数字档案的建设和利用过程中，需要采取多种策略，整合人力资源、加强不同机构之间的联系等，提高数字档案的利用效率。
主要参考文献
[1]张琳.试论档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].科技致富向导，2012（4）.
一、指导思想和任务目标
（一）指导思想：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，按照“高点定位、统筹规划、分步实施、稳步推进、确保安全”的基本原则，把市档案馆信息化建设纳入全市信息化建设和电子政务建设的总体规划中，继续加大档案信息化基础设施的投入力度，加快推进档案资源数字化、数字档案管理标准化、数字档案信息服务网络化的进程，不断提升数字档案馆管理水平，实现档案资源互联共享，全面提升档案服务的现代化水平。
（二）总体目标：按照国家、省档案局“十二五”期间对信息化建设的基本思路和要求，到年，完成市档案馆政务网、局域网和互联网三网应用系统平台的软、硬件建设，完善档案馆目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等基础数据库建设，实现市数字档案馆与市直各单位档案室之间、市数字档案馆与省数字档案馆及部分县（区）数字档案馆之间数据的互联互通和可控共享，建成市电子文件中心，全面建成数字档案馆。
二、基本步骤及要求
（一）数字档案馆初步建成
馆内档案管理系统各项功能进一步完备，馆藏存量档案全部实现数字化，完善馆藏档案目录数据库、多媒体数据库和重要全宗全文数据库建设，实现馆藏存量档案数据的异质和异地备份。
开通市档案信息网，在互联网上实现局（馆）政务信息公开、档案法规政策和爱国主义教育宣传、开放档案查询、档案公布、档案资料征集等功能。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的要求，在市档案馆文档中心建设功能完备、服务方便的政府信息查阅中心，通过链接政府信息公开网实现在市档案信息网上查询政府公开信息，不断提高为社会各界提供政府公开信息的服务水平。
（二）馆室一网式档案管理系统平台建设
以电子政务平台为依托，逐步完成连接市档案馆和市直各单位档案室的一网式档案管理系统平台的软、硬件设施设备建设，实现预归档电子文件整理、归档、移交等过程的网络化和自动化，实现网上业务咨询和指导，做到馆室一体，文档一体。建成电子文件中心，实现电子文件的同步接收、管理、归档、备份和查询利用。
（三）实现省、市、县三级馆际互联互通
在完成馆内档案管理系统平台和馆室一网式档案管理系统平台建设的基础上，根据省档案局的统一安排部署，结合我馆实际，开展与省、县两级馆际互联互通的试点工作，并逐步实现省、市、县乃至乡镇档案网络全覆盖互联共享。
三、主要任务
（一）加快档案信息化基础设施建设
1、加快完善应用服务器配置架构建设。局域网上通过新增置服务器与原有服务器集成配合，实现应用服务器的双机热备架构，政务网上通过购置双应用服务器实现热备架构，确保局域网和政务网上各应用系统软件运行的高实时性和高可靠性要求。在后期建设上，根据应用系统实际情况，逐步细分服务器负载角色，科学分离各应用系统的逻辑层和数据层功能，并由不同角色服务器承载，最终形成结构科学、配置合理、角色明确、数据安全、性能稳定的服务器集群。
2、加快完善数据存储设备的安全保障能力建设。根据业务数据增长情况适当增加和扩展存储器的有效容量，配置数据备份设备，在现有局域网IPSAN海量存储设备基础上，增加备份存储阵列或备份磁带库。新增政务网IPSAN海量存储设备，根据业务需要科学确定初期容量，满足馆室一网式档案管理系统的数据存储需求。
3、加快完善网络基础设施建设。为做好馆藏存量档案数据异地备份及配合实现省、市、县三级档案馆之间的互联互通，根据省档案局统一部署要求，配置相应的网络交换机、防火墙等配套设备。
4、加快完善信息化基础设施维护暨服务配套设施建设。根据档案业务拓展需要，适当增加购置业务用计算机、触摸屏等终端设备。做好现有网络交换设备、应用服务器、海量存储设备、UPS电源设备易损耗零配件的更换保障工作。
（二）抓好档案信息资源基础数据库建设
1、尽快完善多种类型数据库建设。在馆藏存量档案全部数字化基础上，同步完善馆藏档案目录数据库、多媒体数据库和重要全宗全文数据库建设。
2、拓宽档案信息资源的收集渠道和方式。实现纸质档案与电子档案同步进馆，市直单位向市档案馆移交档案时，要实行纸质档案与机读目录、全文数据库同步移交。继续做好《新闻》视频的复制备份和二次编研开发工作。
3、加快基础数据库的深层次开发利用。根据馆藏档案特色和社会需要，围绕社会热点、公众需要，对档案信息进行深度开发利用，建立诸如人名、主题词等专题目录数据库，提高信息的检索效率。探索开展民生档案数据库、农业农村档案数据库、重大建设项目数据库、城市记忆工作数据库等特色数据库建设。细分多媒体数据库，按照不同媒体格式（照片、录音、影像等）分别建库。提高全文数据库的自身质量，通过优化多层PDF文本层，提高文本层所含文本信息的准确率来提升全文检索的查准率，降低信息的遗漏率。
4、做好数字档案信息开放鉴定工作。各市直单位要在向档案馆移交电子文件前做好文件开放等级的划分工作，市档案馆要按照国家规定的文献保密等级对馆内电子档案全文进行逐级鉴定，并实现对社会开放，确保不同等级的档案信息在不同网络平台的开放利用。
5、加强档案信息资源整合。根据省局对省、市、县三级馆际互联互通的实施情况，先期做好我市与县两级馆际互联互通的试点工作，通过馆际网络互联，促进全市范围内档案信息资源共享。
6、做好档案信息资源的安全备份工作。做好档案信息资源数据的异地备份工作，根据我馆信息化建设推进情况，结合省电子文件（档案）备份中心建设，适时做好我馆档案信息资源数据与省电子文件（档案）备份中心对接，实现我馆数据的异地备份工作。重视档案信息资源的异质备份工作，加大档案资源数据的光盘备份，并定期检查备份数据质量，及时补刻，确保档案信息资源的安全。#p#分页标题#e#
（三）档案管理应用系统建设
1、市档案信息网站
完善档案信息网站建设，强化档案信息网站的在线服务功能建设以及网站的宣传功能、交流功能和教育功能建设，充分发挥档案网站面向社会、服务大众的功能。
2、馆内档案管理系统
在对馆内档案管理系统初步试用的基础上，发现总结操作使用上的不足之处，完善系统功能，在市档案馆先期建设软硬件设施配套齐全、功能先进完善的馆内档案管理系统。
3、馆室一网式档案管理系统
依托政务网络平台，开发部署馆室一网式档案管理系统，使数字档案馆和市直各单位数字档案室互联互通，数据共享。实现网上的档案业务指导、归档统计等功能。
4、电子文件中心管理系统
借助馆内档案管理系统软件的电子文件管理功能，实现电子文件的管理、检索和利用。通过局域网在文档服务中心进行可控检索查阅。探索试验我局政务网馆室一网式档案管理系统与市政府一网式协同办公系统的对接，实现电子文件同步备份到档案馆电子文件服务器中。
（四）档案信息化标准规范建设
加快档案信息化规范制定，完善档案信息化标准体系。根据《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》、《省电子文件归档管理暂行办法》、《省数字档案馆建设规程》和《省数字档案室建设规程》等标准规范，在认真学习和研究的基础上，集中力量研究制定《市电子文件管理办法》、《市声像档案管理办法》等一批我馆急需和实用的档案信息化标准规范，并切实贯彻执行，以确保档案信息资源的长期保存、可操作性、数据交换、规范管理、资源共享。
（五）档案信息化安全保障体系建设
1、提高档案信息资源安全防范意识。在开发利用档案信息资源工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，非公开的档案信息一律不得上互联网。
2、完善档案信息安全管理制度。要逐步健全档案信息安全管理体制，严格制定和落实档案信息安全岗位责任制和责任追究办法，严格遵守相关的安全保密制度，加强对档案管理用终端计算机的安全管理，对档案数据的保存制定严格的管理制度并符合国家的安全保密规定，确保档案信息和系统安全。
3、加强档案信息安全技术保障。针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，并采用防火墙、数据容灾备份等安全防护措施。落实档案网络安全措施。在不同网络平台和设备中采取有效措施，确保网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别等安全措施。档案部门的内部局域网与互联网实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。
四、保障措施
（一）加强领导，统一规划。要高度重视档案信息化工作，积极争取党委、政府的重视和信息化工作部门、财政部门的支持，把档案信息化建设纳入我市信息化建设和电子政务建设规划，使档案信息化建设与我市信息化发展相适应，并有计划按步骤进行建设。
（二）组织保障，科学推进。局（馆）安排专人或条件成熟时成立专门科室来负责研究制定信息化建设的有关政策和技术理论，运维有关信息化软、硬件应用系统，积极推进我局信息化建设工作向科学化、规范化和常态化转变。要根据档案信息化整体推进要求，切实保证档案信息化建设的必需经费。
关键词：档案管理；信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2014）02-0268-01
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。
1.究竟什么是档案信息化？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。
2.档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？档案信息化应遵循以下三个原则：
2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；信息加密策略；网络安全管理策略等。
2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。
3.档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
3.1 文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
3.2 归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。
3.2.1 前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求。
关键词：石油企业档案 档案数字化 基本原则 外包
石油企业档案是各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。石油企业档案是企业各项工作发展强有力的信息支持。而这些档案仍以纸质载体为主，因受着自然环境、保管条件、人为等因素的影响，保管存在缺陷，同时也限制了对档案的利用。随着全球信息化的发展，数字化技术、网络技术的迅速发展和成熟应用，档案数字化已经是石油企业信息化建设的重要组成部分，是企业档案管理走向信息化的必由之路。
1、企业档案数字化意义
在信息化推动下，企业在生产、经营、管理、科研等活动中形成的电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件，档案电子目录、电子文件形式查阅利用优势越来越明显，企业将档案馆（室）藏中传统介质档案数字化势在必行。档案工作与时俱进，正确认识并积极开展档案数字化工作必将提高档案信息资源的效力，从而提高企业的竞争力和经济效益。
2、档案数字化进程的现状分析
档案数字化是利用计算机技术、扫描技术、数字影音技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把传统档案的各种载体的资源转化为数字化档案信息的处理过程。因此档案数字化进程中对于数字化人员素质、操作水平、设备投入、信息安全等诸多条件有着极高的要求，各级单位档案工作中仍存在理念不一、实施进度不均衡等系列问题：
——档案数字化硬件设备投入不足
对于档案数字化技术而言，主要采用键盘输入、扫描和数码拍摄等，因此在数字化过程中需要计算机、扫描仪、数码相机等相关设备，很多基层单位存在着很大的资金困难，高性能计算机匮乏、数字化设备不足等问题，严重影响档案数字化进程。
——档案人员工作意识、操作水平不高
档案工作专兼人员信息化水平不高，直接影响数字化文件质量，如纸质文件扫描后，存在缺页、图像倾斜、不整洁，音频视频清晰度不足等。企业中档案工作状态仍停滞在简单的由管理纸质文件扫描后输入系统，而没有对数字化文件进行有效监督、管理和加工。
——档案数字化信息资源安全问题
数字化过程中档案信息资源由于其特殊性质造成档案信息资源存在可能被篡改、伪造、窃取等安全隐患，造成信息的丢失、泄密，甚至造成病毒的传播，从而导致档案信息系统的不安全，给档案管理工作带来不利影响。
——数字化外包服务过程中安全问题
一些企业为了摆脱目前人力有限、技术落后的困难，通过将数字化委托给外部优秀的专业化企业或团队进行外包服务来弥补，与此同时也产生了外包企业以利益最大化为目的，为获得相应的利润，有可能会造成外包质量下降的风险，甚至导致档案外包的违约，给档案馆（室）造成损失。
3、档案数字化基本原则
合理制定档案数字化的总体方案和实施计划，优先处理重要的、利用频率高的、需要抢救的档案；应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌；在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；档案人员全程参与数字化加工的流程管理和现场业务指导；遵循归档电子文件长期保存格式的要求。
4、加快档案数字化进程的几点措施
4.1建立和完善档案数字化管理制度
要充分发挥档案馆（室）的管理、指导、监督职能，宣讲档案法律法规，规范档案工作流程，下发修订各项与档案人员、设备、保密相关的制度、管理办法和规范，使基层单位档案工作有章可循、有法可依。
4.2加快数字化人员素质培养和引进
对档案数字化专兼人员除要有档案拆卷、重新整理排列和装订的档案基本业务能力，还要进行电子扫描、计算机应用、档案管理系统的基本操作知识和技能培训，能熟练地应用计算机、扫描仪，并很好地掌握影像的清晰度、分辨率的控制技能，使用扫描电子影像各项指标达到最佳效果。对相关人员及时进行保密知识培训，提高其素质和意识。各级单位应重视引进或从其他科室借调
相关的专业人才，从而强化数字化建设、升级、改进，以适应档案数字化进程的需要。
4.3制定科学合理的外包对策
实施外包中，馆（室）藏档案安全问题不容忽视，档案与图书、资料的最大区别在于它的唯一性，遗失或损坏将无法弥补。因此要选择合适的外包共建企业，对其资质、成立年限都要考虑，可采取招标的方式选择。其次要确定外包的范围，只有非涉密的信息才能外包出去，分批次外包，把重要的信息先进行外包，再逐步实现馆（室）藏档案的全部数字化。档案馆（室）必须采取签订安全保密协议、工作场所安装监控设备、派人全程监管等措施，指导检查外包企业的工作质量。任务完成时，使用过的存储器全部退回档案馆（室）。
4.4做好数字化进程中质量控制和检查工作
电子数据和索引信息的质量，关系到数字化的成败。扫描操作适时调整分辨率、亮度，对扫描后图像进行纠斜、去污、去装订孔，对纸张大于a3的档案，如基建图纸，分块扫描后拼接加工要认真仔细。质量验收时要用多种检索方式对电子档案搜索、打开进行抽检，保证网上检索、调卷、阅卷的成功率和准确率。
4.5强化电子档案的保管和使用管理
出于安全因素考虑，经过数字化后验收合格的电子文件、影像应采取脱机方式备份保存。并实行三套制，一份用于异地保管，一份封存，一份用于利用。备份后要进行数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等内容检验，发现问题及时更正和补救。
企业档案数字化除珍存记忆外，最终目的是利用，开展好数字化工作，使企业数字化档案信息通过网络等现代技术实现异地利用，可以快速查阅利用，从而为需求者提供方便快捷的档案信息服务。
参考文献
[1]《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中国石油天然气集团公司办公厅（内部资料）2011
一、医院档案的范畴和规范化管理的必要性
医院档案[1]是医院在各项职能活动中形成，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由于这些记录，是伴随着工作活动的客观需要而形成的，因此，无论在形式上还是内容特征上，都表现这些资料的原始性和事实的确凿性。此外，由于它们真实地反映着医院工作的历史和现状，成为记载医院发展的宝贵历史资料，故有着无可替代的历史和法律凭证作用。医院档案的保存价值、法律凭证作用、借鉴利用决定了医院档案实现规范化管理的必要性。
二、现阶段医院档案信息化的现状
（一）对医院档案信息化建设重视不够
目前在国内的医院中，计算机应用已经成为不可缺少的一部分，从最简单的管理信息系统（MIS）和财务系统到完善的医院信息系统（HIS）、影像存档和通讯系统（PACS）、放射科信息系统（RIS）、实验室信息系统（LIS）以及局域网管理、办公自动化等，都已开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性，致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步考虑和同步实施。
（二）档案管理软件系统开发相对落后
目前，档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加，单版机计算机档案管理，已不适应形势的发展，与医院的信息系统无法连接，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级更新。
（三）档案管理标准化程度低
档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程，造成了低水平的重复建设；从现在阶段来说，医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致，规格不一，不能通用，也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中，档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准，医院内部的数据分析不能够统一，不能实现档案信息共享的要求，就谈不上是档案信息化管理。
（四）医院档案管理格局混乱
目前，医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等。隶属行政办公室管理，而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理。管理部门采用的工作方式、管理方式不同，在管理职责上也不明确，也没有纳入医院的综合目标管理考核，这样多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。
（五）档案专业人员整体素质有待提高
目前医院现有的档案专业人员，一方面是知识结构单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面窄；另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员，现有人员工作不安心，主动性和创新性不够，不适合现代化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，只有这样才能更好的服务。
三、加强档案信息化管理的要点
（一）强化电子文件归档管理
充分利用医院网络资源共享的功能，将上级来文及医院各处、室形成的文件直接转换，进入档案室数据库。纸质文件归档同时，应将同版本的电子文件一并归档，同时并入本单位档案数据库系统，与医院办公自动化同步进行运行。
（二）硬件基础设施的投入
医院要加快档案信息化的建设。可以结合自己的经济能力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。从实际出发，充分利用现有设备，按照填平补齐、适当超前、适当延伸的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。开发适合医疗行业使用的专门的档案利用软件。
（三）建立标准化、规范化档案管理体系
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能[2]。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储，交换格式标准，才能保证医院内部网、卫生系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。
（四）加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享
档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站[3]，实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务。同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展医院档案的服务功能，提高档案服务质量。高质量、丰富充足的信息资源是档案数字化的基础，是网络建设的核心。信息资源不足，网络就如“无本之木，无源之水”。
（五）规划、建立有特色的数字化信息资源库
数字化信息资源库[4]包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。档案数据库是档案室网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国内标准为依据，集中力量建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库；另一方面，档案资源数字化整理也要与之配套进行，即使用数字模拟整合技术将室藏各种档案数字化。
[关键词]档案管理 现代化 信息化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02
为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）管理不够专业
现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。
实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。
（二）查阅程序不够规范
部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。
（三）信息化不够完善
实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。
二、高校档案管理现代化的具体策略
推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：
（一）加强制度建设实现档案管理精细化
“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。
目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现部级数字化档案室。
“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。
数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。
高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。
（二）明确操作规范实现过程精细化管理
高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。
（三）健全监督机制实现内部控制精细化
用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。
结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。
此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。
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[8]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）， 2010（07）.
一、办公室档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。
（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。
（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。
二、新时期加强办公室档案管理规范的措施
（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。
（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。
（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。
三、档案规范化管理的意义
（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。
（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。
