时间：2023-05-22 17:18:11
关键词：城建档案；管理；数字化
中图分类号：G275文献标识码： A
引言
随着科学技术的发展，数字化信息技术极大地影响、促进了档案管理工作，但从另一方面来说，档案管理的数字化建设也为信息技术的发展提出新的要求和改革方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，必须加快档案管理的数字化建设，从而满足城建的需要。
一、城建档案管理数字化建设的意义
传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合; 并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大; 一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾; 城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性; 城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。
二、城建档案数字化建设的步骤
1、建立城建档案数据库。第一步，将文件级目录输入。在建立数据库的时候，可边输入边打印，一方面将卷内文件目录补齐，另一方面对输入的正确性进行检验，以保证城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2、加强电子文件的收集与积累。电子文件有电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案的主要来源。为保证所形成的电子文件不会丢失，确保电子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要对所形成的电子文件及时收集积累。电子文件的收集积累，不但能确保电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，并且也防止了信息内容的载体在个人手中丢失、损坏的现象，很好地保护了电子文件的安全，为电子文件的归档奠定基础。
电子文件的收集积累范围，应按国家有关规定严格执行。用载体传递的电子文件，要按规定登记、签署，需要更改的，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，以防有差错。
3、城建档案数字化与上网利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
三、城建档案管理数字化建设中存在的问题
对于城建档案来说，最重要的问题就是长期存取。随着我国科学、技术的不断进步，计算机的软件、硬件技术不断的更新，直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录，物质载体的性能越好，存储的时间越长，反之，物质载体的性能越差，存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限，在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。
基于城建档案的特殊性质，使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案，即纸质档案中，档案信息存储的载体是纸张，不容易被改变，所以能够保证信息的完好，其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中，一些档案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始档案信息，其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。
数字档案需要进行资源共享，信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准，标准的格式和规范，以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前，档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一，一定程度上影响日后的资源共享，更不能实现信息资源的交换。
传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好，所以、传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备，又比较高的环境条件限制，缺乏稳定性，如果技术设备或者存储载体出现问题，数字档案就无法使用。
四、城建档案管理数字化建设的策略
（一）大力推进数字城建档案馆建设
大力推进数字城建档案馆建设是城建档案管理数字化建设的重要环节。城建档案馆是集中管理城建档案的地方，应加大对数字城建档案馆的建设力度，大力推进数字城建档案馆建设。在城建档案管理中，通过数字化建设，可以实现信息服务模式由被动“转化”为“主动”。数字城建档案馆建设应以城建档案信息资源利用为目的，实现档案信息资源共享的数字信息系统。在大力推进数字化城建档案馆建设中，城建档案部门是社会资源消费的一个系统，数字化城建档案管理系统建设，将实施数字化档案馆建设列为重点内容，应以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心，以城建档案信息资源利用为目的，加快数字城建档案馆建设。
（二）加大硬件投入，扩大软件推广
目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。
（三）规范数字化建设，制定统一标准
档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。
（四）提高人员素质，增强业务水平
提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。
结束语
城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来，因此我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。
参考文献：
[1]郭荣花. 浅析档案管理数字化建设的意义[J]. 科教文汇(下旬刊),2009,01:216+225.
【摘要】城市化进程的显著加快似乎与近年来不断增长的社会经济有着密不可分的关系。数字化、信息化技术的广泛应用为城建档案的数字化管理提供了可能，也为逐步完善的城建档案数字化管理目标模式的构建提供了极大便利。
【关键词】城建档案;数字化;管理
一、城建档案管理数字化的作用
城建档案中记录着一切与城市设施建设、格局规划、绿地兴建等方面相关的活动，是城市发展史的客观记录者，需要被完整妥善、长期地保存下来。城建档案的管理工作一直为相关部门所重视，由于档案数量众多、种类繁杂，所以档案的管理工作会给相关工作人员带来很大的劳动负担。电子文件档案保存作为纸质档案的辅助记录工具，开始出现在各级档案管理办公室当中。与纸质档案并存的电子档案在很大程度上克服了纸质品不易保存、查询困难的问题，通过将数据、文字、图像等资料上传至互联网，建立相关信息的记录网页来实现资料的长期保存与快捷查询。
数字化管理作为一种新型的档案管理方式，实现了传统纸质档案与电子档案的合二为一，它在节约人力资源的同时也实现了财力、物力方面的节约，降低了城建档案管理所需的成本，进而推动档案管理的快捷化与智能化，使城建过程中发生的每件事都能被完整长期地记录下来，并给今后开展的相关建设工作提供了充足的信息资源。数字化技术的应用是信息技术水平发展的侧面证明，从某种程度来说，数字化管理方式促使管理技术提高并取代高强度的人力操作，进而让声音、影像、图片、文字等城建资料得以以数字化形式保存下来。通过掌握相关技术的人才完成资源的收集、整理和排列，使相关内容的管理更具条理性和规律性，能使城建档案真正发挥出其应有的价值。在对城市建设进行具体规划时，数字化档案能使其发展方向和建设方法更加清晰直观，帮助抉择者完成整体的规划，避免出现建设方向上的失误。
二、城建档案数字化管理目标模式
（一）城建档案数字化管理的现状。城建档案数字化管理是档案管理形式上的一种创新，它在为档案管理工作提供便捷的同时也增加了这一工作的技术含量。然而，在具体管理过程中，我们必须发现其存在的一些问题。首先是技术人员短缺造成的信息收集与整理困难。纸质档案大多由专人负责，记录和整理工作也多为手工，技术含量低，易操作。而数字化档案管理则需由专业人员进行相关信息的搜集、录制、分类、整理和记录归档工作，其技术含量高，操作相对复杂。所以，城建档案数字化管理需要网络管理与技术研发型人才、数据库管理人才等共同进行。而当下，专业管理团队尚未形成相关体系，专业性人才也相对不足，这使得数字化管理在落实到操作环节方面还存在一定困难。其次，城建档案数字化管理也缺乏相关的资金和设备支持。部分地方机构对数字化档案管理的重视程度不足，依然沿用传统的纸质档案管理模式，而较少投资于数字化网络体系的建设，这使得实现资料数字化的计算机数量明显不足，造成数字化管理的开展困难。与此同时，硬件设施与资金支持的缺乏也使得工作人员无法深切感受到数字化管理带来的好处，在不少机关，工作人员依然倾向于纸质档案的管理方式。因沿用原有方式对新技术方法带来的冲击，使得纸质档案与数字化档案管理依然共存，这造成了管理成本的增加与人力资源的浪费。
（二）城建档案数字化管理目标模式。首先，要强化工作体系的建设。规范有序的工作体系是开展档案数字化管理的必然前提。通过构建层次清晰、分工明确的工作体系，能实现数字化管理的高效进行。工作体系的建立包括监督管理层、技术操作层两大方面。通过制定操作细则和管理监督标准，能使相关人员在开展操作时有据可依，并能根据对操作细节的理解实现个人能力的提高，使工作人员在应对突发事件时能做出正确及时的处理。其次，相关体系的建立还应遵照政府相关政策进行，将体系建设与人才培养工作一齐重视起来。技术型人才的培养与专业档案整理团队的建设是实现数字管理体系高效运转的人才基础。由于这项工作的复杂性，必须将资源收集型人才、分析整理型人才、归纳存储类人才、计算机与网络设计开发型人才集中在一起，再经过一段时间的磨合训练，来实现团队合作的高效性。城建档案数字化管理所需的人才数量巨大，有关单位必须建立起人才培养体系，使城建档案管理业务能长期稳定地发展下去，才能确保档案管理和调阅工作能始终保持稳定、高效的运行态势。此外，必须将人才培养与档案管理的具体分工相结合，确保人员知识储备的专业性与操作的熟练性。第三，要实现城建档案数字化管理内容的扩展，加强应用系统的研发和管理工作。建立数字化城建档案的目标不仅是为了方便档案的存储和保管，延长档案的有效期，也是为了方便档案的公开与查询。由于城建档案对城市今后的发展有一定指导作用，所以经常被建设部门和一些项目开发商用来指导新城建设、绿地规划等项目。所以，建设城建档案网络应用系统，能促进相关信息的公开化，进而使档案系统成为指导工作的有力手段，相关部门在调动档案、查阅资料时能极大地节约所需时间，进而实现档案存储和使用环节的一体化服务。
参考文献：
[1]郭丽华.城建档案数字化管理发展思路之探讨[J].城建档案，2012（2）：49-50.
[2]潘忠.浅谈城建档案数字化管理利用的设计与实现[J].科技创新导报，2011（24）：250.
1 城建档案管理数字化建设的意义
在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。
2 城建档案管理数字化建设中存在的问题
从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。
实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。
3 对做好城建档案数字化建设的几点思考
3.1 前期的全面规划
对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。
3.2 加强标准规范建设
数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。
3.3 加强信息系统建设
城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。
3.4 完善资源库的建设
城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。?榱颂岣呤?字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。
3.5 提高档案的使用效益
城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。
(一)对城建档案数字化工作的认识不全面,观念落后
城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。
(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响
城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。
(三)城建档案数字化标准和规范有待细化
在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。
(四)城建档案数字化人员素质有待提高
在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。
(五)安全问题直接影响
城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。
二、城建档案数字化质量控制中问题的对策
(一)采取措施保障
城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。
(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划
1.开展馆藏城建档案情况调研
馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。
2.正确选择数字化软件选择
城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。
3.正确确定城建档案数字化加工范围
城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。
4.依据国家制定的标准
结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到T时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。
5.加强城建档案从业人员的培训
提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。
6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定
工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。
(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作
城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。
(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度
城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。
(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估
城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
(六)注重城建档案信息的深层次加工
城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。
三、结束
面对网络时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息，面对馆藏日益增多的案卷，传统的城建档案保存方式已明显难以适应迅速发展的新趋势。以往一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，而且易黄、易蛀，保管时易损坏；同时，城建档案数据库中分类信息复杂，靠手工查询速度慢。由于城建纸质档案量大，查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求，信息技术的日新月异也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切，都使城建档案数字化建设提上了议事日程。
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。
城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。
1．确定城建档案数字化指导思想与原则
城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。
城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。
2.城建档案数字化建设的步骤
城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建档案数据库
第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2.2加强电子文件的收集和积累工作
电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
2.3城建档案数字化与上网利用同步
城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量
城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。
4.着力提高数字化城建档案的系统整体水平
关键词：城建档案；信息化建设
1 对城建档案信息化建设工作的分析与研究
1．1城建档案信息化建设的现状
(1)有些城建档案管理部门或领导对城建档案信息化工作认识不足，不能与时俱进的认识信息化建设的重要性和迫切性，不能将日常工作与信息化建设有机结合。
(2)受资金的制约，硬件设备投入不足。城建档案信息化建设需要配置相应的计算机、存储、扫描仪、打印机、复印机等设备；开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等部需要大量的资金投入。
(3)城建档案信息化建设需要的管理系统软件不够完善，系统维护，特别是系统运行中的管理、完善和升级的技术能力还较缺乏。
(4)信息化建设相关技术人才缺乏。既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才缺少，城建档案信息管理系统建设中，软件部分绝大多数城建档案管理部门是联合研发也说明了这一问题。
(5)建设任务量大，建设时间长。人工将馆藏的大量繁多纸质档案、音像、照片等转换成电子文件需要较长的时间。
1．2 对城建档案信息化建设现状的原因分析
随着信息化的浪潮席卷全球，也影响到我国社会的各个方面，城建档案事业也面临着这一冲击。从当前城建档案现状看，在城建档案信息化进程中总体态度是积极的，但在一定程度上存在着急于求成、对困难估计不足的倾向，其表现大体有：
(1)对档案信息化建设认识不足，片面追求数字化。对城建档案信息化建设必须有一个正确的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。
①目前城建档案信息化尚无这一指标体系、标准，城建档案部门在实施过程中应结合自己的各方面情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现目标的步骤与方法等。某些单位在目前缺乏实施细则、指标体系和基础工作准备不足的情况下出现了过热地追求城建档案工作的“信息化”。
②有些单位甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化，这样做即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难达到信息化的目的。从实际情况看不少单位数据库建设质量不高，例如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等，离信息化管理的要求尚有很大距离。城建档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，它涉及计算机硬件、网络、信息输出、获取、处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要人才、资金，在运行模式上也需要探索一条符合城建档案工作实际情况的路子。
(2)不讲究城建档案信息化的投入产出。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”，因此应十分注意投入效果。城建档案管理部门用于信息化的资金有限，若浪费实在可惜。
①从目前情况看，不少单位仓促上马，没有一个一体化的完整构想，其结果是达不到信息化要求的，有的即便眼前似乎较原先进了一大步，过不了多久就呈现出滞后现象，这些实际上就是浪费。
②城建档案数字化的数据建设中过于追求速度，注重实效不够。
(3)缺少既懂城建档案专业知识又懂信息专业的复合型人才。城建档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住。
笔者以为，在整个社会快速信息化的背景下，城建档案部门力求在信息化建设上与社会同步发展的愿望是正确的，但是目标必须准确，阶段性目标更应切合实际。同时还要注意处理好速度与效果的关系，在追求速度中要注意信息加工质量，例如数字化城建档案与电子文件的著录标引是否规范、能否满足网络条件下对信息的检索与利用、管理软件数据结构与功能结构的标准程度等。实现城建档案信息化，没有一定数字化城建档案资源是不行的，但只追求数量而没有质量也是不行的，城建档案信息化不等于城建档案数字化。
从宏观上看，还应注意到城建档案信息化建设的发展很不平衡，条件较好的地区与系统、规格较高的单位具有技术、资金、人力等优势，城建档案信息化建设搞得热火朝天，而经济相对落后的地区，既无充足的资金，又无能从事档案信息化建设的技术人才，要搞信息化建设困难重重。浏览我国的城建档案网站就能明显地感觉到这种差距的存在。
2 当前城建档案信息化建设的重点
当前城建档案信息化建设要坚持“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的指导方针，立足现实，着眼未来，服务社会需求。以信息化提高创新能力，促进我国城建档案工作的可持续发展。重点做好以下几方面工作：
(1)把城市建设档案信息化建设纳入城市建设事业的信息化建设和电子政务建设的总格局中。实现城建档案信息化与本省、市信息化建设工作同步、协调发展。
(2)城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果，是一个长期的发展过程。城建档案信息化建设工作要与本省、市的经济发展相适应，因地制宜，避免不切实际地追求过高的目标。
(3)以为城市建设事业发展和人民群众提供有效的城建档案信息服务为宗旨，以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案网络化建设为基础，以信息资源建设为核心，以信息化人才队伍为保障。
(4)以信息网络为綦础，以数据库的建设为重点，逐步实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。充分重视应用软件开发和信息技术的推广应用，推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。
(5)将在城建档案管理部门建设数据备份基地作为安全和永久保存国家城建档案信息资源的手段，并与各地城建档案主管部门电子政务数据库管理服务中心相配套。城建档案管理部门还要组织开展城建档案异地数据备份工作。
(6)坚持发展城建档案专业特色，坚持有限目标，突出重点，有所为有所不为，重点突破和解决制约城建档案信息发展的“瓶颈”；突出专业化服务，增强创新能力和核心竞争力，综合开发城建档案专业信息资源，提高资源使用效率，实现城建档案信息资源共享。
(7)统筹规划，合理布局，分步实施。处理好信息化建设中宏观与微观、速度与效益、市场导向与政府管制、开放与安全相互促进、协调发展的关系。
(8)加快推进城建档案信息化标准与制度建设。
①建设和完善城建档案信息化标准规范体系。研究制定电子文件归档、档案信息采集和整理、档案信息安全管理、城建档案网站建设与管理、数字城建档案馆建设规范等城建档案信息化标准规范，推动城建档案信息化建设有序开展。
②研究电子文件与电子档案管理的规范。制订出台《建设电子文件与电子档案管理规范细则》和《建设档案电子文件报送接收标准》，加快建立健全电子文件与电子档案规范标准实施的机制。
③为加快城建档案信息化建设标准与制度建设，我们应注意：a．要吸收围内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准。b．要借用社会的技术力量。c．要研究、借用国外档案信息化的经验。从诸如城建档案工作体制、机构、法规、科学技术情况、信息化程度、利用情况等方面列出指标，进行对比，并找出差距，从而制定出城建档案工作现代化、信息化、网络化指标体系和实现档案工作现代化、信息化、网络化的时间表，以及城建档案数字化的统一技术标准，真正实现城建档案信息化。
3加快城建档案数字化进程是当前城建档案信息建设的必由之路
(1)认真贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328―2001、《城市建设档案著录规范》GB/T50323―2001、《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ/T117―1007等标准规范，推广应用符合城建档案工作业务规范、要求和档案信息化建设规范标准的城建档案管理软件，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。
(2)积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作。逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。
(3)积极开展建设电子文件与电子城建档案管理。按照《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ／T117―1007的要求，积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，研究制定电子城建档案管理办法，从源头解决馆藏档案数字化。
城建档案管理部门还应对建设电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的监督和指导，保证电子档案的质量。选择有条件的城建档案管理部门和建设单位进行电子文件归档管理的试点工作，逐步实现电子档案离线移交以及网络环境下的远程接收。
(4)在城建档案特色数据库方面有所突破为更好地提供专业信息和专业化服务，构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。这可以提高城建档案信息的专指性与效用度，也是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一。
关键词：城建档案；数字化；发展
中图分类号：K206文献标识码： A
引言
城建档案的数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息管理方式，它把城建档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
一、城建档案数字化发展的重要性
随着城市建设的不断发展，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。但随着每年归档数量的与日俱增，很多城建档案库房陷入了困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。此外，纸质档案在查阅时易损坏，以及城建档案系统开发的不完整，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。
城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不至于遭到毁灭性的破坏。同时，也可以改善档案的利用方式，实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件。
二、城建档案数字化的优点
1、提高经济效益
过去一直使用以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
3、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案被篡改的行为。
三、城建档案管理信息化建设的几大核心要素
城建档案信息化的核心是档案信息资源的开发利用，城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互联互通，从而满足多用户在同一的或不同的时间和地点广泛而有效地利用城建档案信息。城建档案管理信息化建设至少需要具备以下几大核心要素：
1、基础设施建设
基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是城建档案信息化程度最直接、最集中的体现，是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。基础设施涉及的内容很多，其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、换和资源共享的必要手段，是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。
2、档案信息资源建设
城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务，是城建档案信息化建设取得实效的关键。城建档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志：一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善，并与有关网络系统实现互联：另一方面是对现有馆（室）藏档案的数字化处理，利用现代信息技术将城建档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。
3、标准规范建设
随着计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全，就要构建和遵循关于城建档案信息化建设的标准和规范。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。
4、应用系统建设
应用系统是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件，是城建档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，关系城建档案信息化建设的速度与质量，集中体现了城建档案信息化建设的效益。应用系统建设要同各单位办公自动化、局域网建设同步发展。
5、人才队伍建设
城建部门可以依托自身的优势，创建以城建档案为核心的，以基础地理信息等为特征的具有城建特色的大型数据库信息系统。其中可以包括城市城下信息综合管理系统大型数据库、城市规划的审批成果展示大型数据库、城市的地下综合情况管理大型数据库、城市重要工程大型数据库以及城建声像资料管理数据库等。
数字化的档案馆在传统的档案馆的基础之上，提高了档案管理的工作效率，无论是档案的查询还是管理，都可以达到秒级操作，而传统的实体档案的查询工作则是分钟级的，有时甚至还是小时级的，这就体现出了数字化档案管理的巨大的优势，这种优势不仅仅表现在时间的节省上，而且还表现在，数字档案可以非常容易地将档案进行分类、整合、建立关联等操作。从而可以较为快速地建立起一套立体化、多层次化的甚至是突破馆界的档案体系。同时城建档案也可以较为方便地在互联网上实现资源共享。
四、城建档案数字化的发展趋势
随着办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式也发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案数字化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案下一阶段的发展方向应该为：一是建立健全城建档案馆藏档案数字化。二是健全和开展城建档案数字化接收和管理。三是建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。四是建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。五是向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。六是缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
结束语
我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物。城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源；城建档案工作是提升城市品位的重要保证；城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分。城建档案古已有之，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌.又在一定程度影响了城市建设的内容和走向，城建档案是一座历史文化的宝库，是我们发掘和弘扬城市历史文化特色极其重要的信息源泉。
参考文献
[1]江伟琴.浅论城市建设档案信息化建设[J].科技信息，2008.
关键词：智慧城市；城建档案信息化；建设
一、智慧城市建设现状
智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。其实质是利用先进的信息技术，实现城市智慧式管理和运行，进而为城市中的人创造更美好的生活，促进城市的和谐和可持续发展。随着经济社会的发展，城市人口不断挑战历史新高，城市规模持续加速增长。全人类现已有一半的人口生活在城市，全球城市化程度仍将显著上升，到2050年达到70%。随着城市的数量和城市人口的不断增多，城市被赋予了前所未有的经济、政治和技术的权力，城市已不可避免地成为世界舞台的中心。在过去，城市的管理者没有办法预测和影响城市的运行和发展，更无法影响和适应城市日益加快的数字化进程。而随着科技的进步，数字化进程使管理者能更好地运用新科技来管理城市。随着城市核心系统的数字化和通信的发展，新获得的信息通过智能化手段得到应用，并且为管理者的决策制定提供依据。近年来，我国加快数字城市建设，据《中国智慧城市建设行业发展趋势与投资决策支持报告》显示，我国新建地级市数字城市100多个，地级市数字城市建设累计超过300个，其中150多个数字城市已经建成并在60多个领域得到应用。新启动100多个数字县域建设和3个智慧城市建设试点。2012年国家测绘地理信息局将“构建数字城市”的目标调整为“构建智慧城市”。我国很多城市把智慧城市建设纳入了“十二五”规划，四川绵阳市也于2013年列入智慧城市试点第二批城市。市委市政府对此高度重视，积极推进智慧城市建设工作，先后与东华、九洲、长虹等企业就智慧城市的建设签订了战略协议。智慧城市的建设大体上可分为三个阶段：智慧基础设施建设阶段，包括物联网建设、云计算中心建设等等，实现数字化；融合的智慧城市建设阶段，将来源于不同领域的城市基础服务信息实现基础性的互联和互动挖掘，籍以形成泛在的城市服务；智慧城市的内生发展阶段，实现更透彻的感知、更广泛便捷的互联互通、更深入的智慧化表现。四川绵阳市于2015年推出了建设智慧城市的工作安排，共分为五个方面：完善公共基础数据库，深化信息资源共享；增强便民利民功能，提升服务满意度；深化民生项目建设，提升公共服务水平；强化信息惠民应用示范，促进产业经济发展，其工作的总体内容还处于智慧基础设施建设阶段，而绵阳城建档案馆的智慧城建档案项目便是该阶段的基础数据库完善内容之一。
二、城建档案信息化建设现状
城市建设档案信息化建设是一个城市发展和建设的基础，也是城市现代化建设的重要前提。在计算机网络作为科技支撑的时代背景下，我国的城建档案信息化已经成为当前城建工作的主要目标。然而档案部门的工作历来不太受重视，因此城建档案的信息化工作开展较为滞后。但由于地区、城市发展程度以及规模的差异，城建档案的信息化工作也呈现出区域性和内容上的差别。
(一)档案数字化方面
目前，有相当一批城建档案馆已经开展了纸质档案数字化工作。南京、上海等市城建档案馆的档案信息数字化工作已卓有成效。就全国来说，档案数字化工作仍处于攻坚克难阶段，档案数字化的进展不同，大致可分为两类，一是已全部完成了馆藏档案数字化；二是仅完成了馆藏重要档案、利用率高的档案的数字化。
(二)信息数据库建设方面
从城建档案专题数据库建设情况看，绝大多数城建档案馆基本上建立了竣工工程档案数据库，而其他诸如：地下综合管线信息数据库、城市基础地理信息数据库、城市规划成果数据库等，仅少数城市的城建档案馆开展了相关建设。
(三)观念意识方面
长期以来，城建档案界对信息化建设的作用、地位认识不足，认为搞不搞信息化对城建档案事业影响不大，即便是有些地方开始了信息化方面的建设，也是为了建设而建设，并没有立足长远，统筹规划，将档案信息化与档案数字化划等号，而忽略了对城建档案资源的综合利用。
三、四川省绵阳市城市建设档案馆的智慧城建档案信息化探索
四川省绵阳市城市建设档案馆成立于1989年，1995年就开始了利用计算机的快速检索功能来实现档案的查找、调阅工作，1999年12月10日该馆与中国空气动力中心自动化站合作研发的“兰苑城建档案管理系统”正式上线运行，此后该系统经历前前后后近百次的修改，2008年已基本实现了数字化档案的调阅和绘图打印功能。该馆的信息化建设已走过20余载，且馆藏系统的数字化工作自2008年启动至今，基本实现了馆藏档案的数字化工作。借此次智慧城市建设的东风，该馆还获得了省厅的智慧城建档案专项建设资金。四川省绵阳市城市建设档案馆拟采用IaaS(InfrastructureasaService)服务模式，建设城建档案私有云，为系统内相关科室、各企事业单位以及个人，提供高效、便捷的服务。
（一）城建档案云
云技术（Cloudtechnology）是基于云计算商业模式应用的网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术、应用技术等的总称，可以组成资源池，按需所用，灵活便利。该馆的信息化建设将按照以云基础设施为核心构架、云平台为内部构架、软件为外部构架的多层次服务网络的标准进行建设。四川绵阳市城建档案馆拟采用VMwar的vSphere云设备软件或者惠普的超融合基础架构，在充分利用和保护已有投资的前提下，构建安全、可靠的城建档案私有云，该云未来可扩展至对所辖区、县级城建档案数据的集中储存和数据利用。
（二）公众服务
建设城建档案门户网站和微信公众号，架起一座城建档案馆与公众交互的沟通桥梁，实现档案预约查询、档案征集等工作。建设城建档案在线报建平台，为企业提供一个安全、可靠的业务平台，该平台既可方便所有者单位实现电子资料的报送还可为报送者提供报送资料的检索和使用。此外，在满足国家政策要求和档案安全管理保密的前提下，还可以将城建档案数据与质量监督、施工图审查等业务系统连接起来，使城建档案资源的利用扩大到建设局建管科、质监站、设计科等相关业务单位，从而形成更大应用范围的服务平台。
（三）城市管理与维护
关键词：城市建设档案数字化管理
1、对城建档案数字化概念的认识
从城建档案的信息内容来看，城市建设信息包含城市建设的管理信息、房屋建筑信息、城市基础设施（地上建筑与地下管线、地下构筑物）信息、城市土地使用及城市规划等信息，这些信息直接支撑着城市的运转，是城市可持续发展的基本保证与宝贵资源，是政府决策的极为重要的依据，同时还直接关系到每个人的生存空间、生存环境。城建档案的形成与应用领域相当广泛、涉及的空间结构相当复杂、专业技术性强，而对其数据的存储要求具有极高的系统性、现势性、动态性等特点；城建档案作为专业技术档案，其数据作用大于实现文件。
城建档案数字化的目的是以城建档案为基础，按统一的标准与规范，形成城建档案数字资源库集群，并通过高速网络及数据互操作技术，将这些数字资源库集群连接起来，建立城建档案的数字信息库与交换中心，实现数据共享。城建档案的数字化建设需充分体现其特点，将城建档案的数字化工作纳入政府信息化建设总体规划，成为政府信息系统的一个重要组成部分，更好地为城市建设与发展服务。
2、城建档案数字化工作难点
城建档案数字化建设是一个很有发展前途的新生事物，在其建设发展过程中，还有许多问题需要我们去探讨并加以解决。在建设过程中，总有方方面面的东西影响其发展建设的速度和质量。影响城建档案数字化发展的主要因素有：
2.1长期存取问题
由于计算机硬件技术和软件技术的不断更新技术过时已成为影响数字城建档案信息长期存取的重要因素，首先，数字城建档案是记录在一定物质载体上的，其存储期限的长短很大程度上取决于物质载体的性能。因此，城建档案信息载体的寿命是影响数字信息长期存取的因素之一。在选择存储时，要可能选择使用寿命相对较长的性能稳定的物质载体。
2.2陈旧信息保存技术
由于计算机技术升级换代的时间很快，一旦软件技术过时，依赖于计算机技术去保存信息的城建档案，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。
2.3计算机网络安全
要实现城建档案的数字化，就必须依赖于网络技术。将数字城建档案信息在网络上传播，这让我们不得不为数字城建档案信息资源的安全问题而担忧，一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。
虽然城建档案数字化建设有着种种问题，但是，从长远来看，发展城建档案数字化是必然的，也是适应社会发展需要的。城建档案数字化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理进行更新改造的过程。其目的不但是保存一个城市的发展历史，也是为了这个城市以后更好的发展保存经验。城建档案信息化建设规划是城建档案发展的基础，是未来建设城建档案馆发展的方向，其建设水平如何，将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。生成高品质的数字化城建档案，仅靠技术是远远不够的，为了确保城建档案数字化信息的质量，还必须对转化过程中每一个可能改变信息内容的环节进行监督和控制，要确保信息的标准化、准确化和规范化。
在建设城建档案数字化后，使之转化成为软件形式的二次文献信息供人们利用，而很多信息资料可以更方便更灵活得到查询。缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。
3、实现城建档案数字化管理对策
3.1具备档案专业知识技能
城建档案管理是一门专业性很强的工作，作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，爱岗敬业，既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。制定完善城建档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，有制可依，工作标准化和规范化。在工作中，不断提高城建档案管理质量，提高其利用率。掌握一定的先进技术，提升自己的业务水平，具备一定的信息能力，使自己的能力适应日新月异的科学技术的需要，就必须要有一定的信息收集和管理的能力，充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案工作人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，应具备观察能力和分析、综合能力，调查研究能力，组织能力和协调能力，息技术的应用能力等。
3.2提高计算机信息技术素养
档案工作者要努力学习有关计算机的知识，熟悉多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及数字图像扫描等现代化技术，大胆探索电子档案的管理方式，建立电子档案的管理方法，掌握先进档案信息加工处理、传播和检索技术，形成电子文件归档和电子档案管理的新标准。通过不断探索，加强各种类型、各个层次档案馆之间的联系和交流，分工合作，共建、共享档案信息资源。推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现，充分利用文书处理取得的成果，借助计算机具有的强大随机、多途径检索能力，满足检索的需要，从而提高工作效率，促进文档一体化管理的实现，发挥档案信息资源的作用。
3.3城建档案数字管理的规范化、标准化
科学规范的管理档案是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上优秀成果、对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性；第二，要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；第三，在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展。
3.4城建档案数字化建设需要政府的重视与支持
我国档案数字化建设起步较晚，但发展非常快。尤其是网络技术的快速发展，传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应信息化时代的飞速发展。因此，政府要积极引导城市档案的数字化建设，树立信息化意识，增强数字化建设的紧迫感和责任感。在开展工作中要统筹规划，需求牵引，科技创新，滚动发展。
关键词：信息化技术；城市规划档案；管理
在我国城市化建设进程中，城市规划档案管理工作量与日俱增，工作难度也越来越大，为档案管理员带来了严峻的挑战。将现代信息化技术应用到城市规划档案管理工作中，不仅能够降低档案管理员工作量，还可以将信息化技术的优势体现出来，即真实、完整、准确的存储所有档案信息。因此，城市规划档案管理员要提高重视，充分认识到信息化技术的重要性，在实际工作中利用好信息化技术，以此实现档案管理工作效率的提升。
1 信息化技术在城市规划档案管理中应用的意义
城市规划关系着城市今后的发展，有利于城市建设中科学布局、统筹部署等各项工作的开展。随着我国城市化进程逐步加快，城市建设与管理进度也被带动起来，为做好城市的规划和建设工作，就需要进一步加强城市规划档案管理，为城市规划提供完整、准确和真实的资料[1]。当前，信息化技术已经在各行各业中得到了充分应用，推进城市规划档案的信息化，有利于做好城市建设规划资料的收集与保管工作，并科学的整合与汇编档案资源，建设数字档案馆。如此一来，城市规划档案管理才能发展的更加规范化和网络化。
2 城市规划档案的信息化和数字化
（一）城市规划档案的信息化
在城市规划中应用电子业务与电子政务后，城市规划档案信息的服务空间被进一步拓宽，需要对档案资源服务的方式与内容进行创新，要打破传统档案管理工作的思维局限，满足社会发展需求，及时转变管理理念，不断完善服务方式，加大对信息化技术的应用。这样有利于搭建网络化和数字化的信息服务平台，将城市规划工作中形成的信息资料完整存储下来，让更多种类的档案信息资源得到共享，为城市建设提供可靠的依据，因此，不仅要做好档案资源建设，还要提高对信息化技术的利用率，将网络优势最大限度体现出来，增强远程服务能力，让城市规划档案覆盖范围更广，检索查阅更加方便。
（二）城市规划档案的数字化
在城市规划档案信息化建设过程中，档案数字化是其中的重要内容。现阶段档案数字化规模越来越大，档案数字化也更加成熟和规范，并逐步实现了城市规划档案的数字化。随着城市规划档案数字化对象日益丰富，改变了以往纸质化档案的现状，拥有更高的数字化标准[2]。此外，电子文件也有了更广的应用范围，种类不断增多，主要有文字处理、图形图像、视音频及数据库等文件类型，同时形式也更多，常见的有CAE、CAD、GIS、网页及博客等。因此，在城市规划档案管理工作中，要加大对数字化技术的应用，提升工作效率和水平。
在城市规划档案管理中应用数字化技术时，要将现实需要作为基础，保障能够提高工作效率，实现效益的增加。要遵循“有所为，有所不为”的原则，要有针对性、有层次和有重点的开展城市规划档案数字化建设工作。要将数学模型引进来，全面统计和分析所有档案资料，根据档案利用时间、目的、频率、基数大小和所占比重进行分类排队，采用“常用先扫”、“现用现扫”、“以用定扫”等工作方法。
（三）档案鉴定和数字化同步
在城市规划档案数字化建设中，地区经济实力、档案总量、保密观念及人员结构的影响，相比于其他行业的信息化速度，城市规划档案工作比较落后。因此，为进一步推进数字化档案建设，城市规划档案价值鉴定和数字化要同步开展，这样不仅可以落实高效、节约的理念，同时还能推进档案数字化建设，不断提高工作的效率。
（四）多种数据库建设同步
要根据“利用为本，急用先上”的思路，档案目录与全文数据库建设需要同步开展。重点是要让一般检索需求得到满足，做好档案文件级目录数据库建设[3]。当前，对大部分城市规划档案管理工作而言，因为无法实现所有档案的文件级目录机检，造成存在着档案查阅不准、不快及不完整等问题。因此，在城市规划档案数字档案馆建设过程中，提高对文件级目录数据库建设的重视，将其作为基础性工作来抓，让城市规划档案有更高的查准率和查全率。
（五）数字化加工与利用同步
在城市规划档案信息化建设中，主要任务是加大对档案信息资源的开发与利用，保证档案信息资源得到共享，因此需要将“互联网+”作为主要信息技术手段。城市规划档案信息资源开发与利用涉及众多方面的内容，如传统载体档案的数字化、档案信息资源的开发与利用、基础信息库建设、档案信息资源的社会化服务及政务信息资源管理等。对此，可以研发数字化城市公开信息查询管理系统，利用网络完成对城市规划信息的“一站式”查询服务，并提供信息高度集中、利用快速便捷的城市规划信息。
3 城市规划档案管理的信息化建设对策
（一）培养档案管理信息化人才
为在城市规划档案管理工作中更好的应用信息化技术，就需要对管理模式进行创新，在整体上提升档案管理者素质，让档案管理工作更加高效化和专业化。当前，城市规划档案管理专业人才较少，需要培养更多高素质的档案管理人才，安排具备丰富信息学、城市学和管理学知识的人员负责城市规划档案管理工作，并切实提升现有档案管理者应用现代信息技术的能力[4]。此外，在信息化城市规划档案馆建设过程中，还要培养档案管理者的业务素养与政治素质，特别是要提高档案服务能力，实现档案管理人才队伍的最优化。
（二）投入更多资金，抓好硬件设施建设
为提升城市规划档案的信息化水平，要投入更多资金，购置必备的硬件设施，推进档案管理信息化建设。要抓好城市规划档案馆内部局域网、档案数据库及市政务网建设，充分发挥人才优势，完善城市规划档案网站，这样有利于提供更精确和可靠的城市规划信息。要将城市规划动态和档案管理有机结合起来，建立多层次、高技术的档案服务管理体系，并健全城市规划档案数据库，不断优化并整合城市规划信息资源。此外，为更好的服务于城市规划工作，在连接外部因特网、开通内部局域网的过程中，还要加大对信息资源的安全防护，在正规厂家购置先进的硬件设备，并做好日常的更新与维护。
4 结语
总之，随着信息技术的进步与发展，有利于城市规划档案管理工作的改革。因此，档案管理人员要充分发挥出计算机系统的作用，对数据信息与材料的收集范围进行拓展，丰富档案管理内容。此外，在城市规划档案管理工作中应用信息化技术时，还要根据相应的要求和标准，科学合理管理信息资源，防止出现遗漏和错误，要加大对数字化技术的应用，整合现有的资源信息，为档案的查阅提供便利，实现信息管理水平的提升。同时还要抓好档案管理人才队伍建设，投入更多资金，购置更加先进的硬件设备，为信息化技术的应用提供保障。只有这样才能真正做好城市规划档案管理工作，并更好的服务于城市规划建设。
参考文献
[1]黄光香.信息化技术对档案管理的影响研究[J].办公室业务，2014，（07）：161.
[2]于富.档案信息化建设与技术档案管理研究[J].品牌，2015，（02）：200.
【关键字】：城市建设；档案管理；信息化；电子文件管理；数字化建设；档案网站
Abstract ]: City construction archives management informatization is the city construction management work has been the direction of our efforts, the important role, research direction is introduced.
[ Key words ]: city construction; archives management; information technology; electronic document management; digital construction of archives websites;
中图分类号：TU984文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）07-0020-02
前言：从现代化综合、快速、整体的发展概念上看，我国的整体城市建设档案信息化管理工作的内容十分具体、而且复杂，在社会的不断发展与更新速度之快的影响下，在未来的十几年中，整体的城市规划与建设都会呈现出趋于国际化的特点。但是，整体的城市化建设的进程脚步中还是多少会存在一定的矛盾与利用率等类似问题，这样就要求档案信息化管理工作必须要做到特别细致的标准。只有以工程档案信息化为依据，才能进行科学的整合、规划、管理。才能克服盲目性，避免市政工程中出现的浪费和损失。
城市建设档案信息化管理工作，是积累城市化建设的经验的过程；是进行城市建设的重要调节手段；是进行整体城市规划的参照物。城市建设档案信息化管理需要从实体与档案管理方面入手。档案信息化管理工作真实的反映了整体的市政建设与生产活动的全过程，由于它储备了技术、经验、手段、方法等档案信息，因此对于未来的市政工程建设具有积极的促进作用。
1 城市建设档案的信息化管理的必要性探讨
城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及到城市规划、建设和管理等多个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点，做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展尤为重要，它促使档案管理要深层次地开发档案信息资源为城市文化建设服务，通过档案来真实的反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度，增强城市市民的荣誉感和使命感。档案工作要紧紧围绕城市建设来工作，开拓新的服务领域充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。 开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
2 信息化管理的研究方向
在城市建设中，档案管理的信息化管理要通过三个方面进行研究：电子文件的管理、档案的数字化、档案信息利用与档案网站建设。
2.1电子文件管理
在城市建设档案管理的过程中涉及到的电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。在进行城市建设中电子文件的管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下原则：
2.1.1统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.1.2全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
2.1.3规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
2.1.4便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
2.1.5安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件的信息安全。
根据全国档案信息化建设实施纲要中的指示，推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设。
2.2加快城建档案的数字化建设数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。自2001年正式提出了数字城建档案馆的概念以来，国家又先后出台了一系列标准规范。各地应加强数字城建档案信息的积累工作，并提高对数字化档案信息的利用程度。2.2.1城建档案馆应根据实际需要和经济能力，采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，积极、务实地推进城建档案馆馆藏档案数字化工作。2.2.2由于城建档案自身的特性，信息资源数据库的建设应采用GIS软件，建立GIS数据库，以便能真实地反映城市地上建筑、地下管线、地下设施及相关信息的空间分布特征。同时便于数据的管理、查询检索、数据进一步提取、加工以及信息的输出。2.2.3构建城建档案特色数据库，能够为城市建设和市民生活提供更多更好的专业信息和专业化服务。构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。
2.2.4信息资源数据库的建设是一个长时间的积累过程，数据库建设应根据现实条件和需要从重点专题或重要数据种类做起，一边建设一边使用。数据库建设要遵从有关技术规范和标准，保证数据库的数据有合理的结构，便于维护更新，有较好的通用性、可加工性和可移植性。
2.3档案信息利用及档案网站建设
保存电子文件和进行档案数字化的直接目的就是为了查阅利用，在工作中发挥参考凭证作用。与传统的文件利用相比，电子文件的利用更方便、快捷，但是相应的技术依赖性、安全保障性要求也变得更高。
当前，我们应按照《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求，继续加快城建档案信息网络化建设。城建档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城建档案管理的规范化与一体化。
2.4规划目标
城建档案信息化建设规划是城建档案发展的蓝图，是城建档案馆发展的方向，其建设水平如何，将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。城建档案信息化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理模式进行逐步更新改造的过程。其目的是实现高效、便捷的管理效能。目前，我国城建档案馆信息化应用总体上还处干在初步发展阶段，这一现状与知识管理的要求不相适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。因此，这就要求我们要从认识上改变过去那种传统的封闭式、坐等式的狭隘思想观念，正确认识城建档案在现代化建设中的作用，制定城建档案信息化建设的规划，以使城建档案信息化建设与城市建设、社会需求同步发展。
3 结束语；
综上所述，通过认识与区别城市建设信息化管理工作的重要性与分类，不断的完善与加强我国对于市政工程档案信息化管理工作的认识与发展标准。让档案信息化管理工作能够不断的利用科技信息来保障其发展的安全与完善化。让网络、数字、信息标准化等不断的提升以此转化为推动城市建设的新型生产力，为我国的社会发展、经济发展创造更多的财务与经验。
参考文献
[1]张 颖.市政档案管理工作的信息化建设[J].丹东市政管理工作报.2009(19).
关键词：电子档案 虚拟档案 城建档案
随着社会信息化进程的加速发展，网络信息资料正逐渐成为人们获取信息的主要来源。在网络信息的发展下，城建档案信息管理的手段、管理体制与城建档案管理的环境都在发生深刻变化。在这些变化中，新型城建档案馆类型的出现尤为引人注目。在传统城建档案馆的基础上，必将出现一些保存新载体、开展新服务、利用新技术的一些新型城建档案馆类型。对此，国内有不少学者将其称为电子城建档案馆、数字城建档案馆或虚拟城建档案馆，而且，在使用上述相关概念时，不少学者是交叉混用，更有一些学者明确提出电子城建档案馆、数字城建档案馆与虚拟城建档案馆就是指同一事物。对当前出现的这些关于新型城建档案馆的不同称谓和认识观念上存在的混乱，我们有必要在认真和深入讨论的基础上形成科学认识。这不仅是城建档案学术术语规范化的要求，更是科学界定不同城建档案馆之间相互界限和相互关系的需要，对能否保证网络环境下城建档案管理工作的顺利开展有着重要意义。本文试就电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。
1、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的区别
1.1 存在方式不同
国内有学者认为，“电子城建档案馆并非一个典藏城建档案的实体，而是以用户为中心组织城建档案信息的虚拟电子信息系统；是以数字形式存储和处理城建档案信息的城建档案馆。”这一观点可谓是近两年来城建档案界有关电子城建档案馆与虚拟城建档案馆问题认识的代表性看法之一。分析其中的关键性限制，可以发现，该观点是认为，电子城建档案馆不是一个“实体”，而是一个“虚拟”的系统。对此笔者不能苟同。
从最通俗的意义上看，电子城建档案馆是管理电子文件与电子城建档案并提供检索利用的城建档案业务机构。在电子城建档案馆中，虽然其保存的城建档案不再是以纸质载体来存贮信息，而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体，但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。而收藏这些有形载体的电子城建档案馆，也必然是物理存在的实体。从我国现有的发展情况来看，由于电子文件与电子城建档案的数量虽在增长但还为数不多，同时加上电子文件与电子城建档案管理中的很多理论问题的最终解决还有待时日，因此，对电子文件与电子城建档案的收藏与管理还基本上是以现有的“传统”城建档案机构作为依托来进行的，随着电子城建档案数量的不断增多，这些过去主要收藏纸质城建档案的传统城建档案馆可能会转变成为以收藏电子城建档案为主的电子城建档案馆。但无论它如何发展变化，它都无法改变其仍然是物理意义上的有形城建档案馆这一存在形式。
虚拟城建档案馆是“利用电子网络远程获取城建档案文件信息的一种方式。”该定义重点突出了虚拟城建档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种城建档案信息进行动态搜寻的实质。它强调的是在虚拟城建档案馆环境下用户开发利用城建档案信息资源的便利。因此，可以认为，虚拟城建档案馆是一种假设的、虚构的、无形的城建档案馆，它不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同电子城建档案馆中的数字化城建档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现城建档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。因此，从这一意义上看，虚拟城建档案馆不是一种具体的城建档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
1.2 基本特征不同
电子城建档案馆的基本特征是收藏城建档案信息的数字化。由于收藏的电子城建档案信息越来越多，或是因对纸质城建档案进行数字化处理，电子城建档案馆的城建档案信息主要是以数字化形式存在。在现阶段我国对电子城建档案信息主要是单机或局域网阅读利用。当然，电子城建档案馆也可通过计算机网络将其向其它城建档案馆或用户提供远程利用，同时，该馆也可通过计算机接受另一个电子城建档案馆的服务。只有在这种不受时空限制的情况下实现城建档案信息存取与利用，电子城建档案馆才形成了一种虚拟的城建档案馆环境。由此，我们也不难看出电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的相互依赖与递进关系。
虚拟城建档案馆的基本特征是存取城建档案信息的网络化。虚拟城建档案馆存取的城建档案信息是各类电子城建档案馆提供的数字化城建档案信息，从这一意义上看，电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境得以存在的基础。但与电子城建档案馆明显不同的是，在虚拟城建档案馆环境下对电子城建档案信息利用，侧重追求的不是单机状态下对某一电子城建档案馆收藏城建档案信息的利用。而是对分布在各馆或不同数据服务器上的电子城建档案信息在搜寻组织基础上进行利用。存取城建档案信息的网络化这一基本特征决定了在虚拟城建档案馆这一信息环境组织过程中可能将主要面临下列困难：城建档案信息数字化处理的共同标准；传统城建档案馆网络化基础设施的构建与完善；城建档案信息资源共享中的相关协议等。
1.3 功能定位不同
电子城建档案馆与虚拟城建档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。电子城建档案馆不仅应成为开发利用城建档案信息资源的中心，而且其首先应该是一个城建档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子城建档案的不断增多，虽然我们还不能肯定其是否会取代纸质城建档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟和稳定，电子城建档案的信息积累与信息凭证功能将会逐步显现。电子城建档案馆对城建档案信息资源的“拥有”将产生如下积极作用：第一、保证电子城建档案信息的真实性与可靠性，并为虚拟城建档案馆环境中的城建档案信息“存取”服务提供数字化城建档案信息资源保证。第二、可以明确城建档案信息资源的公布权、处分权、获益权等基本权利归属，维护我国城建档案信息资源开发利用的良好秩序。
虚拟城建档案馆将其功能定位在对城建档案信息资源的“存取”将会产生如下积极影响：第一、将使我们长期以来迫切希望实现的城建档案馆网建设迈出实质性一步。利用网络技术，根据用户动态变化的城建档案信息需要，在虚拟城建档案馆这一信息环境上，用户可以获取已经公布利用的城建档案信息原文和各类城建档案信息线索。第二、将进一步提高城建档案服务水平和城建档案信息资源开发利用的水平。应该看到，从城建档案形成特点、形成状况出发组织城建档案部门的馆藏是城建档案管理区别于其它各类信息管理的基本特色之一，也是维护城建档案信息原生性特征的基本策略。解决馆藏局限与用户需要之间的矛盾不能以牺牲城建档案馆积累文化遗产的功能和城建档案信息的原生性、真实性与可靠性特征作为代价。
1.4 中心任务不同
现阶段我们国家还没有出现完全意义上的电子城建档案馆，这主要表现为电子城建档案馆的建立基本上都是以传统城建档案馆作为依托，电子城建档案馆所管理的城建档案信息，除一部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，相当部分是要依靠于传统城建档案馆对现有纸质城建档案进行数字化处理，而且传统城建档案馆对所保存的纸质城建档案进行数字化处理也是有选择性的。因此电子城建档案馆的中心任务是：第一、对电子城建档案进行有效管理，保证电子城建档案的安全，特别是在管理工作中要突出对电子城建档案进行全方位的鉴定，针对电子城建档案信息易逝性、可变性、流动性以及对读写系统的依赖性等特点，从内容、程序和方法上变革电子城建档案的鉴定工作。第二、对纸质城建档案信息资源进行数字化处理。对电子城建档案馆而言，承担对纸质城建档案进行数字化处理的任务既是进一步改变其馆藏城建档案结构的需要，同时更是利用网络技术和虚拟技术实现城建档案信息资源共享的关键性环节。
虚拟城建档案馆与电子城建档案馆在中心任务上有着根本不同。虚拟城建档案馆运行的实质是根据用户城建档案信息需要，构建一个虚拟的城建档案信息环境。这种以用户为中心而构建的虚拟城建档案信息馆藏，可以打破传统城建档案馆、电子城建档案馆及其馆藏的物理界限，使城建档案馆可以成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和联结城建档案信息资源的动态信息系统。这一运行过程的中心活动是根据用户需要进行网上数字化城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”。对数字化城建档案信息的“动态搜寻与组织”是保证虚拟城建档案馆馆藏质量的关键性环节。
1.5 城建档案信息的来源范围不同
对电子城建档案馆来说，其城建档案信息的来源主要有两个渠道：一是已有纸质城建档案信息的数字化处理；二是接受一定范围内数字化城建档案信息的移交。这里所指的“一定范围内”，是为了突出电子城建档案馆以传统城建档案馆为依托的现状。电子城建档案馆在接受有关数字化城建档案信息的移交时，也应考虑现行城建档案馆工作的基本原则，体现区域、行业或专业城建档案信息移交的范围限制。只有这样，才能维护现行城建档案馆工作规范和发挥已有的城建档案馆业务建设优势，保证电子城建档案馆建设的良性循环。
而虚拟城建档案馆根据用户需要对相关城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”则可以发挥网络联结的优势，对数字化城建档案信息资源进行大面积的、跨空间的、跨行业的搜寻与组织。这种大面积的城建档案信息资源搜寻与组织与电子城建档案馆馆藏建设的难度相比毫不逊色。具体表现在：网络城建档案信息资源数量会逐步增多，而且其类型多、跨时空、跨行业，因此对其进行选择与组织的复杂性与多样性将会逐步增加；网络城建档案信息资源虽然是由各类传统城建档案馆或电子城建档案馆提供，但因城建档案馆工作水平参差不齐，因此，其提供的数字化城建档案信息质量也可能会存在这样或那样的问题，这给虚拟城建档案馆进行城建档案信息选择也增加了难度。
2、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的联系
电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的关系主要表现在：
（1）电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境营造和开展城建档案信息动态搜寻的关键主体，同时它也为虚拟城建档案馆的跨时空服务提供数字化城建档案信息资源保障。由于传统城建档案馆又是现阶段电子城建档案馆的设置基础，因此，我们可以将传统城建档案馆、电子城建档案馆和虚拟城建档案馆看作是城建档案馆体系构成的一种新组织形态，而且这三种城建档案馆形态还将表现出共存和阶梯式发展模式。
