时间：2023-05-22 17:18:11
做好档案日常管理，对收集、保管好档案资料，完善内部管理，提高档案利用效能，促进事业发展都具有重要意义。档案日常管理工作环节较多、内容琐碎，且不直接产生效益，一些单位档案意识不强，对档案日常管理不够重视，还存在一些问题。如何充分认识档案日常管理工作的重要性，针对容易出现的问题，做好档案日常管理工作，需要档案工作者的认真思考和研究。
二、提高档案意识，重视档案日常管理工作
因档案工作处于业务边缘，一些单位档案意识薄弱，不重视档案日常管理，没有把档案工作纳入考核范围，有的单位没有设置专门的档案管理岗位。而一些档案工作人员尤其是兼职人员对档案的日常管理也不够重视，通常只在年度或阶段性工作结束时集中处理一下，档案的日常管理工作不够规范严谨。一些业务部门也对档案认识不足，在工作中不注意及时收集、移交档案资料。针对档案意识薄弱的问题，一是要加强宣传教育，使单位领导、各部门和档案工作人员都加深对档案的理解，充分认识档案日常管理的重要性；二是设置专门岗位和人员，明确岗位职责，把档案日常管理工作纳入考核范围，并加强监督检查；三是业务部门要在日常工作中注意对应归档的资料及时收集、移交归档；四是档案工作人员要树立正确的档案观念和严谨的工作作风，认真作好档案日常管理工作。
三、完善管理体系，落实档案日常管理制度
1987年第六届全国人大常委会通过了《档案法》，并经1996年第八届全国人大常委会通过修正，把档案管理工作提高到法律层面。国家技术监督局、国家档案局也多项规定，对档案管理的具体工作做了明确规定。各单位应当按照国家有关规定，建立健全本单位的档案管理制度规范。但在实际工作中，一些单位制度不完善，或者虽然建立制度但没有认真落实，管理松懈。针对档案日常管理体系不完善的问题，一是要完善管理制度，建立健全有关档案日常管理的规章制度，建立岗位责任制和监督检查机制，把档案日常管理工作纳入年度工作计划和目标考核；二是要落实制度，加强监管，在档案工作各环节加强日常管理、过程管理和监督检查，使制度规范都能落到实处；三是建立动态档案管理机制，对归档材料定期检查、及时更新维护；四是对档案工作出现的问题适时追责。总之要使档案日常管理工作有章可循、落实到位、规范有序。
四、加强环节管控，保障档案完整安全
档案日常管理是一个连续性工作，其环节可分为：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，各环节之间相互联系，构成整体。对任一环节管控松懈，都可能出现问题，导致档案不完整，甚至遗失缺漏。针对档案日常管理环节松懈的问题，一是要注重档案工作，使各部门都了解档案工作环节，明确应归档材料范围，保证应归档材料都被收集归档；二是在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查；三是档案工作人员要与业务部门做好交接；四是归档资料要做好合理分类、编目索引、归档立卷、妥善保管；五是在保障档案完整、安全、不缺失泄密的基础上，对档案进行合理利用。
五、改进管理手段，提高档案日常管理水平
目前档案日常管理仍多以手工操作纸质档案为主，相对于当前社会发展和科技的进步，档案日常管理工作手段陈旧、基础薄弱、管理水平较为落后。针对档案日常管理水平较低的问题，一是要增加对档案日常管理工作的投入，包括人员、经费、设施的投入；二是要加强基础设施建设，改善档案保管环境，如：设置专门的档案室，配齐安防设施，并定期巡检、及时维护；三是推进档案数字化，应用现代信息技术，改进管理手段，提高工作效率，整体提高档案管理水平，如：配置软、硬件设施，建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库。
六、促进档案应用，充分发挥档案作用价值
档案也是一种信息资源，我国社会现已进入大数据时代，对信息资源的整合应用已成为广泛需求。目前很多档案被一存了之，没有发挥其应有的作用和价值，也是一种资源浪费。针对当前档案开发应用落后的问题，一是要充分利用档案数字化和档案数据库，使档案资料能够更加方便快捷的检索、查阅和应用；二是利用网络化信息系统和管理平台，促进信息资源共享，既可在单位内部各部门间促进资源共享，也可促进跨单位、跨领域的信息共享；三是对历史档案资料、数据进行分类汇总、统计分析和数据挖掘，促进档案资源综合开发利用。
关键词：人事档案管理 和谐管理理论 运用
人事档案是在人力资源管理过程中产生的基础性资料。人事档案主要包个人的具体信息、工作表现以及单位对其评价等内容。在一定条件下，用人单位可以通过查阅相关档案来进行员工优劣评选以及职位升降等工作。目前，在实际档案管理工作中还存在着一些比较突出的问题，这些问题对人事管理实施产生了一些不良影响。本文通过对档案管理现状的分析，特别是对人事档案工作所存在的问题进行深入剖析，把和谐管理理论运用到人事档案管理当中，对人事档案的应用进行探索，对此提出自己的意见和看法。
一、人事档案管理中所存在的突出问题
人事档案管理的有效开展，不仅能够使单位的人力资源管理工作得到完善，而且对于不断优化技术人才结构等都具有重要的推动作用。当前，在档案管理的具体工作过程中，还存在一些较为突出的问题。主要是：个别单位的工作人员没有能够充分认识到人事档案管理的工作职能，对此没有产生足够的重视，对人事档案管理工作的内容过于片面化，误认为人事档案管理就是简单的抄写以及对档案的保管；在人事档案收集制度上没能够做到较为完善的履行，使人事档案的利用价值没有得到充分发挥；在人事档案管理的具体手段上，仍然沿用着以前较为传统的管理模式，不能随着社会发展需要而进行不断创新；在一些单位当中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备，在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法，严重影响了人事档案管理的效率和工作水平。
二、和谐管理理论的具体内容
在我们通常熟知的管理学理论当中，其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论。从和谐管理理论的基本思想可以看出，主要是将其内部组成的各个部分内容，努力在一定条件下保持在较为和谐的状态，从而最终实现整体性的功能。对于人事档案管理单位来说，随着现代社会激烈竞争压力的增大，通过一定的和谐管理理论手段，并不断的将其消化吸收，在日常管理中将和谐管理理论融会贯通在自己工作当中，使人力资源在管理能力和服务水平上得到较快发展和提升，对于有效解决突出问题、构建和谐劳动关系具有重要的促进作用。具体来讲，和谐管理理论的内容主要体现在两个方面：
首先，所谓和谐管理，需要将各个要素进行不断优化升级，才能够促进整体和谐的充分实现。在具体的人事档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识，对其进行前期的理论改善，从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中，其所谓的系统输出，简单来讲就是在一定条件下，在还没有对原先的自身精神状态进行改变的前提下，减少其资源的有效输出，从而将最大化服务状态表现出来的过程。
其次，在和谐管理理论知识构成中，其具体内容包含的利益价值，实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中，对其单位的组成成员进行管理，在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用，与此同时还需要其自身的不断努力，从而充分体现其自身价值。员工以这样一种工作精神参与日常工作，不仅能够在工作中得到一种集体的归属感，而且在对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。
三、人事档案管理中和谐管理理论的应用
在日常的档案管理工作中，通过对管理学中和谐管理理论的以及其所存在的问题等进行综合分析后可以看出，为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能，我们可以从以下几个方面加以对和谐管理理论的重视和应用。
（1）进一步提高人事档案工作的科学化水平。在日常的管理工作中，提高对人事档案管理机构工作的要求，并不断完善人事管理机构的工作职能。在人事档案管理岗位分工过程中，做到合理和准确，并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来，对人事档案管理机构组织进行有效保障，降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重，从而使管理工作能够有序健康的开展。通过这种途径可以有效的将外界准确及有效的信息提供给相关的领导，从而帮助他们较好的开展人事任免工作和奖惩措施。
（2）进一步加大人事档案管理中的信息化进程，在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识，在工作过程中可以构建电子档案的数据库，充分发挥人在主观能动性上的先天优势，在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展，在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子式档案，但是电子式档案受到计算机硬件的影响较大。因此，在日常工作管理当中，要不断的合理的运用电子计算机技术，从而在具体的工作中能够和现代化办公设备相协调。通过运用这种措施，在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷，从而能够较好的帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。
（3）在日常工作中，要不断的加强在人事管理中的程序交接流程的规范，在人事档案管理的交接过程中，具体内容需要更加的严谨，自身也存在着一种巨大的责任感。在人事档案管理的和谐化融合中，需要在交接工作中，严格按照相关程序来进行，从而更好地实现档案的完美交接。
（4）在和谐管理理论的推动下，要不断的加强人事档案管理的日常保存工作。在人事档案管理的保存工作中，需要将其具体的原则内容充分贯彻进来。保存工作中=要根据单位的实际情况来进行分析，从而做到与其相关管理制度和规范制定的合理性和准确性。通过以往的实践我们就能看出，通过科学准确的人事档案管理保存工作，对单位职工以及领导能够起到重要的监督作用，从而引导他们更好地开展人事档案管理日常工作，更好地发挥好人力资源的优势。
四、结束语
和谐管理理论通过其对和谐的要求，使和谐的概念从个人提升到了整个集体的和谐问题。在人事档案管理过程中运用和谐管理理论知识，为人事档案管理的不断发展提供了较好的科学支撑；而档案管理是一个比较系统的工程，需要不断的对管理人员加强其服务意识和服务水平，并不断提高他们的专业技能以及自身素养；只有这样才能更好地适应社会发展的需要，并实现人事档案管理的不断完善和科学发展。
参考文献：
[1]李筱雯.浅谈和谐管理理论在人事档案管理的应用[J].办公室业务， 2013， （19）：327-328
一、人事档案管理中所存在的突出问题
人事档案管理的有效开展，不仅能够使单位的人力资源管理工作得到完善，而且对于不断优化技术人才结构等都具有重要的推动作用。当前，在档案管理的具体工作过程中，还存在一些较为突出的问题。主要是：个别单位的工作人员没有能够充分认识到人事档案管理的工作职能，对此没有产生足够的重视，对人事档案管理工作的内容过于片面化，误认为人事档案管理就是简单的抄写以及对档案的保管；在人事档案收集制度上没能够做到较为完善的履行，使人事档案的利用价值没有得到充分发挥；在人事档案管理的具体手段上，仍然沿用着以前较为传统的管理模式，不能随着社会发展需要而进行不断创新；在一些单位当中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备，在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法，严重影响了人事档案管理的效率和工作水平。
二、和谐管理理论的具体内容
在我们通常熟知的管理学理论当中，其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论。从和谐管理理论的基本思想可以看出，主要是将其内部组成的各个部分内容，努力在一定条件下保持在较为和谐的状态，从而最终实现整体性的功能。对于人事档案管理单位来说，随着现代社会激烈竞争压力的增大，通过一定的和谐管理理论手段，并不断的将其消化吸收，在日常管理中将和谐管理理论融会贯通在自己工作当中，使人力资源在管理能力和服务水平上得到较快发展和提升，对于有效解决突出问题、构建和谐劳动关系具有重要的促进作用。具体来讲，和谐管理理论的内容主要体现在两个方面：
首先，所谓和谐管理，需要将各个要素进行不断优化升级，才能够促进整体和谐的充分实现。在具体的人事档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识，对其进行前期的理论改善，从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中，其所谓的系统输出，简单来讲就是在一定条件下，在还没有对原先的自身精神状态进行改变的前提下，减少其资源的有效输出，从而将最大化服务状态表现出来的过程。
其次，在和谐管理理论知识构成中，其具体内容包含的利益价值，实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中，对其单位的组成成员进行管理，在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用，与此同时还需要其自身的不断努力，从而充分体现其自身价值。员工以这样一种工作精神参与日常工作，不仅能够在工作中得到一种集体的归属感，而且在对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。
三、人事档案管理中和谐管理理论的应用
在日常的档案管理工作中，通过对管理学中和谐管理理论的以及其所存在的问题等进行综合分析后可以看出，为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能，我们可以从以下几个方面加以对和谐管理理论的重视和应用。
（1）进一步提高人事档案工作的科学化水平。在日常的管理工作中，提高对人事档案管理机构工作的要求，并不断完善人事管理机构的工作职能。在人事档案管理岗位分工过程中，做到合理和准确，并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来，对人事档案管理机构组织进行有效保障，降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重，从而使管理工作能够有序健康的开展。通过这种途径可以有效的将外界准确及有效的信息提供给相关的领导，从而帮助他们较好的开展人事任免工作和奖惩措施。
（2）进一步加大人事档案管理中的信息化进程，在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识，在工作过程中可以构建电子档案的数据库，充分发挥人在主观能动性上的先天优势，在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展，在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子式档案，但是电子式档案受到计算机硬件的影响较大。因此，在日常工作管理当中，要不断的合理的运用电子计算机技术，从而在具体的工作中能够和现代化办公设备相协调。通过运用这种措施，在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷，从而能够较好的帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。
（3）在日常工作中，要不断的加强在人事管理中的程序交接流程的规范，在人事档案管理的交接过程中，具体内容需要更加的严谨，自身也存在着一种巨大的责任感。在人事档案管理的和谐化融合中，需要在交接工作中，严格按照相关程序来进行，从而更好地实现档案的完美交接。
（4）在和谐管理理论的推动下，要不断的加强人事档案管理的日常保存工作。在人事档案管理的保存工作中，需要将其具体的原则内容充分贯彻进来。保存工作中=要根据单位的实际情况来进行分析，从而做到与其相关管理制度和规范制定的合理性和准确性。通过以往的实践我们就能看出，通过科学准确的人事档案管理保存工作，对单位职工以及领导能够起到重要的监督作用，从而引导他们更好地开展人事档案管理日常工作，更好地发挥好人力资源的优势。
一、文书档案管理存在的问题
（一）文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。
（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。
（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。
二、文书档案管理工作的改进策略
（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。
（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。
（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
三、文书档案的现代化管理策略
（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。
（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。
（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。
（四）档案室的信息化操作。具有现代气息与信息化技术支撑的档案室是参与档案工作管理的必要环境支持，信息化的档案室操作是适应新时期档案管理要求的重要技术表现。为建立现代化的档案室条件，首先需要企业或者是事业单位投入资金，在经济的支持下开展档案室的信息化建设。引进科学、先进的信息化技术设备也是参与档案室建设的重要条件，最后在对文书资源信息化的转移中实现技术协调，在电子档案的建立中实现有效的信息共享，便于文书档案的应用操作。
[关键词]事业单位；档案管理制度；优化
事业单位和政府部门一样属于公共服务部门，他不同于其他民营和个人单位，服务性和公共性是其主要职能，事业单位的运行不以获利为目的，主要是为了推动社会公共设施和公共服务的建设，为我国居民提供更加快捷、更高质量的服务。档案管理工作同样也是事业单位的一项重要工作，对事业单位工作的正常运行有着十分重要的意义，但事业单位工作量大、种类繁多、部分工作不透明都给档案管理工作带来了阻碍。因此，如何优化事业单位档案管理工作制度对事业单位的工作质量起着关键性作用。
1.事业单位档案管理的重要性
事业单位工作种类复杂多样，并且由于其工作特殊性，许多工作都需要存档记录，这就导致事业单位需要进行存档储存的资料量巨大，也为档案的整理和管理工作带来了较大的难度。当前我国事业单位的工作运行尚没有完全实现透明化运行，部分工作具有隐蔽性，因此对事业单位日常工作的检查和监督就需要通过对档案资料的检查和管理来完成，所以事业单位档案管理工作是事业单位工作项目中一个关键的环节。在现代管理概念中，档案管理的质量水平同样也能够反应事业单位的整体管理水平。因此，事业单位需要建立完善科学的档案资料管理制度，尤其是事业单位的档案管理部门一定要深刻认识到档案管理的重要性，在日常档案管理工作中一定要认真负责，因为一旦档案资料在管理过程中出现问题或违背了相关规定的话都会影响到事业单位工作的正常运行，还会给群众一种事业单位的管理存在问题的印象，由此可见事业单位档案管理的重要程度。
2.事业单位档案管理制度中存在的问题
2.1缺乏足够的档案管理意识
事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视，没有良好的档案管理意识，使得档案管理和档案监管的力度不够，并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持，甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中，这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。
2.2没有建立完善的档案管理制度
目前，我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范，并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面，部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则，使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则，从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章，没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时，一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力，使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高，管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺，阻碍了档案管理工作的顺利进行。
2.3缺乏信息化的档案管理
计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。
2.4缺乏专业的档案管理人员
档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。
3.优化事业单位档案管理制度的途径
3.1重视档案管理工作的宣传
通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。
3.2重视档案管理制度的执行和制定
档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。
3.3加强档案管理人员的专业培训
新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术，所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐，对档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。
4.结语
档案管理是事业单位必不可少的工作内容，不仅仅具有日常工作的特性，还是保障事业单位工作正常进行必不可少的一项关键内容。事业单位的全部工作人员，尤其是档案管理专业人员都要重视档案管理的重要性，建立全面完善的档案管理制度以保障事业单位高效正常的运行。
参考文献：
近年来，信息技术飞速发展，给人们日常工作及生活中的方方面面都带来了极大的转变。档案管理信息化建设，促使存档、记录等工作更加快捷、精确。因此我国应及时转变传统档案管理模式，构建自动化和信息化平台，为促进我国档案管理工作的进步奠定良好的基础。本文首先对信息时代下的档案管理进行了简要概述，并对我国传统档案管理模式中的不足进行了探讨，最后有针对性地提出了信息时代下档案管理工作的创新策略。
1 信息时代下档案管理概述
档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。
在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]
2 传统档案管理中的不足
档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]
然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。
3 信息时代下档案管理工作的创新策略
3.1 管理方面
在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。
3.2 信息共享方面
信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。
3.3 工作人员方面
在信息时代的背景下，实现档案管理工作的创新，最基础的因素就是档案管理工作人员。因此，现阶段只有不断提升相关工作人员的创新精神，才能够在档案管理各个环节当中不断进行创新，并提升档案管理工作效率。事实上，工作人员对现有档案管理工作流程以及缺陷的体会是最为深刻的，因此提升工作人员的创新精神，促使其在日常工作中，对档案管理工作的缺陷进行完善至关重要。[6]与此同时，各个部门档案管理工作人员在日常工作中，还应当加大交流力度，通过合作的方式共同为提升档案管理工作质量做出贡献。上级部门应针对能够发挥创新精神的职工进行鼓励，逐渐引导工作人员意识到创新精神的重要性。
关键词:档案工作;规范化;标准化
档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构,在管理一些日常文书性档案的同时,还有大部分档案是在日常工作中形成的,这类档案管理原来以科室负责为主,但实践表明,此种管理模式不利于工作开展,于是各科室执法档案也由所统一管理,这样既符合档案工作的基本原则,又能满足卫生监督业务开展的需要,是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化,笔者以为应该采取以下措施:
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则,首先要加强硬件的建设,存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。
关键词：物业档案管理 物业管理 加强
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)09-263-02
物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。
一、物业档案管理的特点
1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护；业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更；住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。
2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。
3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。
4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。
二、物业档案管理中存在的问题
1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。
2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情；物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。
3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等；另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。
4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
三、提升物业档案管理水平的建议
1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。
2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治
档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导；积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。
3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。
4.完善规章制度，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任；二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。
关键词:档案工作;规范化;标准化
档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
随着现代化信息技术的不断发展，其在档案管理领域的应用越来越广泛，较之以往传统的档案管理方式有着明显的优越性。随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
关键词：
现代化信息技术；档案管理；优化
随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。
一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。
二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义
先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。
三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。
随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。
作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院
参考文献：
[1]赵飞.用现代信息技术建设人事管理档案[J].人力管理，2014(8).
1当前纸质文件档案管理现状与问题分析
由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
2如何实现电子档案管理的转化
以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。
由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。
3新管理模式的探索与实践
提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：
1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和部级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。
4电子档案进入体育俱乐部的成果
1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。
5加强体育俱乐部电子档案管理
1）提高电子档案管理意识
电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。
2）对电子档案实行系统化管理
青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。
3）加强对电子档案管理人员的培训
加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。
档案是基层事业单位成长与发展历程的真实记录，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。基层事业单位管理的高效化离不开档案管理的科学化。基层事业单位档案工作本身是一项复杂系统的工作，具有种类繁多、范围广、周期长等特点，且会产生大量的文件和电子材料。如何真正实现档案管理科学化、规范化、现代化成为基层事业单位档案管理人员亟待面对和思考的问题。本文试就这一话题做简要分析。
1 当前基层事业单位档案管理工作普遍存在的问题
1.1 档案意识不强。由于基层事业单位对档案收集、利用能力较差，加之人手不足、日常工作量较大，在日常工作中，大多数职工都存在着重视业务工作，轻视档案工作，对自身业务工作形成档案的意义和价值缺乏有效认识，不懂得利用档案的价值。
1.2 归档材料欠缺系统性，完整性。一是由于平时档案管理人员收集意识不强，导致应该形成的业务文件材料没有及时形成；二是业务科室对日常归档材料的积累和保管不够重视，一些资料散存在个人手中，致使一些已经形成并应归档的文件资料未能归档。三是档案管理人员少，流动性大，一些在岗人员不安心本职工作，直接响到档案工作质量的提高。最终造成归档材料系统性欠缺、完整性不强，案卷质量不高。
1.3 缺少专职档案人员，兼职档案管理人员交接手续不严密。以乳山市疾病预防控制中心为例，档案管理工作属于办公室职能，由于人员编制及工作量等原因，办公室只能安排一人进行专职或兼职档案管理。兼职档案管理人员的离职或调动工作岗位时，未能按要求严格执行交接程序，则必然导致档案数量、材料等问题责任不明，界限不清。
1.4 档案管理手段滞后。现阶段各基层事业单位的档案管理没有单独的计算机和档案管理软件。在手段上，查阅档案信息仍采用手工查找，档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，不仅占地面积大，使用空间也不能较理想应用。
2 提升管理手段，加强基层事业单位档案科学化管理
2.1 加强领导，强化档案意识。
基层事业单位要成立档案工作领导小组，把档案管理工作纳入重要议事日程，对档案管理过程中存在的各种问题，及时解决。将档案管理工作纳入科室考核目标，层层分解责任，责任到人，促进各科室积极配合做好档案工作，切实增强档案意识，自觉地把档案工作纳入到各项业务工作中。
2.2 提高档案服务水平、创新档案服务手段。
创新档案管理服务机制，必须打破去过那种看家守摊的传统服务方式。因此档案工作必须从完善服务措施入手，不断提高档案服务水平，创新档案服务手段，提高服务质量。提高档案服务水平实质上就是要把档案的各项服务功能挖掘和开发出来，树立全心全意为人民服务的宗旨，把为最广大人民的利益服务作为档案工作的最终落脚点，把群众满意当做标准，使广大群众真正感受到档案工作方便快捷的服务，感受到档案工作带来的便利及重要作用。
2.3 加强档案管理人员队伍建设，提高管档人员素质。
2.3.1 条件具备的基层事业单位要有专职档案管理人员，认真做好档案工作的人员配置、业务指导、安全保密等各方面的工作。要严把档案管理人员的入口关，从政治素质、业务能力等各方面进行严格要求，进行管档人员持证上岗，明确岗位职责，加强日常管理。通过档案管理人员的规范化管理，不断促进基层事业单位档案管理的科学化、制度化、规范化建设。
2.3.2 加强档案管理人员政治思想教育，使之成为能严格遵守各项规章制度，认真按照组织原则办事，具有不怕苦、不怕累、不为名、不为利的奉献精神。特别要重视对档案员进行业务培训，因为当前基层事业单位管档人员专业人员少，专业素质较低，制约档案管理工作向更高层次发展。有条件的单位可选送比较优秀的档案管理人员到专业院校进行学习，同时选调专业素质比较好的人员充实到档案管理队伍中来。
2.4 科学利用信息化手段，加大电子档案利用程度。
