时间：2023-06-06 09:01:07
【关键词】文档管理一体化 文档一体化的现状 文档管理一体化的意义
一、文件管理与档案管理一体化
（一）文件、档案一体化的概念。文件管理与档案管理一体化主要是指实现文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。文件、档案一体化主要从文书管理和档案管理的角度出发，实现文件生成、办理以及档案归档的全过程的管理。实现文档一体化，从而保证文件内容的完整性和数据结构的一致性。
（二）文件管理与档案管理的关系。目前国内外对文件、档案管理一体化还没有一个明确统一的概念，但是文件管理与档案管理间存在的互相依存、密不可分的关系却显而易见，这种关系主要表现在以下几个方面：1.文件管理与档案管理相辅相成。一方面档案是由文件发展而来的，文件的质量直接影响档案的质量，另一方面档案管理是文件管理的延伸和发展，目前文件管理和档案管理已经成为一个不可分割的系统管理工程；2.档案部门必须有专职文件管理人员的参与，这是保证文档一体化管理质量的前提条件。目前国外一些重要的机关部门，已经普遍实现档案人员参与文件管理，国内多数机关和企事业单位则都没有设置机关档案室等专职文件管理机构，现行的文件大多交由制作人员或者承办人员自行妥善保管，文件中心大多作为档案系统的分支机构，往往保管一些企业或机关的半现行的文件。档案部门应设置专门的文件管理机构，配备专职的文件管理人员，为机关档案科学化管理的实现奠定基础。
（三）文件管理与档案管理密不可分，文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。在国外大部分的档案管理部门和人员都会参与文件的管理工作，但是档案管理人员并不能完全取代文件管理人员，文件管理人员只有和档案管理人员相互沟通、密切配合，才能实现档案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的质量，更好的为档案管理服务。
二、文件管理与档案管理一体化现状
80年代之前，我国一直沿用传统的文件与档案分开管理的工作体制，随着经济社会的发展，传统的工作体制已经不能满足社会的发展需求，其弊端也逐渐显露出来。为了提高工作效率，适应社会经济的发展，文件管理与档案管理一体化的思想逐渐被提出，然而由于传统思想的束缚和环境的局限性，这种科学的管理体制在一定的时期内并未真正实现。
当前，在我国企业档案管理大致可以分为两种形式，一种是沿用传统的卷为单位的管理，实行部门立卷制度，各部门在每年的6月把整理好的上一年度相关文件转移到档案室，再由档案室负责整理和编目保存。另一种则是实行文件、档案的一体化管理模式，具体实施则是由各部门的档案负责人通过档案管理系统进行文件案卷以及卷内文件的著录，通过插入附件的方式实现对档案全文的管理，使用这种方式对档案文件的著录使电子文件原文在档案管理系统中有了相应的目录，同时，还可以在服务器上为原文留有单独的空间，提高工作效率，降低错误发生的几率。
三、实现文件档案管理一体化的意义
目前，我国各个领域已经普遍推行办公自动化，并逐步实现文件档案管理一体化，文档一体化管理可更加科学合理，有利于树立更合理科学的文档管理体制和管理理念。文件和档案一体化管理在文书处理的过程中科学利用管理系统，形成完整的数据信息，避免重复工作，使文件管理的收发、登记、运转等工作完整有序，从而使文件管理各项工作达到精细化，完成案卷达到系统化和查找利用的标准化。
四、加快文件管理与档案管理一体化实现的措施
在信息技术高速发展的今天，文档管理一体化的发展已经具备了一定的理论和实践基础，文档管理一体化的建设是一个庞大的系统工程，所涉及的文件信息的面积较为广泛，要求我们必须认真对待，具体要求我们从以下几个方面做起：
（一）立足档案管理现状，完善档案管理体系。在现有的档案管理机构组织体系的基础之上，建立健全文档管理的组织体系，由于我国受传统体制的影响较深，至今没有全面打破传统的管理模式，文档管理一体化并没有真正实现，因此我们必须在现有的基础之上，建立健全文档管理机构组织体系，降低文档管理一体化体系变革的风险。
（二）结合我国现有的国情，建立具有中国特色的文档管理一体化理论。我国的档案管理一体化与其他国家相比存在一定的差别，所以要创建具有中国特色的文档管理一体化就必须立足于我国的国情。我国有国家规模的档案事业，有“集中统一”的管理原则，有延伸到文书工作前沿的档案管理触角――档案室，有保存永久性档案的各级档案馆，并形成了严密的网络，这就是我国的“档情”。从理论上看，它符合文件生命周期理论和前端控制思想，从实践的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文档管理一体化。当我们用文件生命周期理论来考察文书档案工作，对我们现存的档案室（或档案馆）应当积极保护并发展，它实际上已经承担了管理处于中间性、过渡性阶段的文件的任务，这是中国特色的基本国情所决定的。
五、结语
文件管理和档案管理一体化是现代办公自动化的主要发展趋势，只有不断增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期的发展潮流，只有将文档一体化的科学理念实践于当前文档管理工作中，才能把文件管理和档案管理有效结合，实现前编控制和全程管理，更好的适应信息时代的发展和需求，服务于现代化的信息建设。
参考文献：
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[2]余然：社会转型期档案信息伦理建设研究[D]安徽大学；2006年
[3]赵雪群：“微机文档一体化管理系统”开发中几个问题的认识[J]档案学通讯；1994年01期
[4] 张莉萍，陈洁：基于C/S结构的文档一体化系统的设计与实现[J]上海工程技术大学学报；1997年01期
关键词：文件档案；一体化管理；电子文件；归档
在对文件档案采用一体化的管理过程中，主要是应用了计算机方面的技术以及电子文件等技术手段，在当前的社会生活中是一种十分重要的档案管理形式，在这其中蕴含了丰富的管理思想以及技术手段，所以是传统档案管理基础上的一种创新，当前我国的档案管理已经进入了新的发展时期，所以传统的档案管理手段显然已经不能满足社会的发展需要了，这就要求进一步完善档案工作的方式，对档案信息加以进一步的加工，这样才能满足现代化的发展要求。采用一体化的管理方式可以满足现代化的发展需要，十分重视电子文件的中心地位，因此本文重点对此展开了论述，希望对今后的档案管理工作带来一定的帮助。
1 档案一体化系统概述
在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。
2 档案一体化管理基础
在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。
3 文档一体化管理思路
3.1 文档应用系统设计思路
在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。
3.2 文档一体化管理的互动要求
在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。
3.3 工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。
3.4 业务处理的自动性
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率。同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
结束语
在实际工作中，文书档案管理工作通常都是由一人或者多个人共同承担和工作的模式，对于工作量小，文档内容较少的单位通常都是由一人来负责文书与档案的管理工作，而在较大的企业单位，由于文书档案工作量大，信息繁杂，就需要分部门和专门的人员来进行管理，进而提高工作效率。在现阶段的工作中，文书档案一体化管理已成为信息化社会发展的必然趋势，也是档案管理工作的主要趋势。
参考文献
[1]张新梅.浅谈医院文件档案管理[J].才智，2015（05）.
【关键词】医院；图书档案；一体化管理
前言
随着医疗体制改革的不断深入发展，我国医院在管理制度与管理模式上进行了重大变革，特别是在医院的档案与图书管理工作上。对图书档案的管理虽然已逐渐独立成医院管理中的两个相对独立的体系，但其管理上却有一定程度上的相似点，通过一体化管理工作的研究，能够真正促进医院管理工作的优化与发展。
一、图书档案一体化管理的优点与可操作性
（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。
（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。
二、医院图书档案一体化管理工作的展开
（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。
（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。
（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。
（四）专业化人才的引进和培养。在医院的图书档案一体化管理改革中，专业复合型人才队伍的打造十分必要，它不仅是对档案、图书管理专业化的保障，也是对管理工作的现代技术人才支撑。具体可通过在医院内部培养和从外部引进两种方式进行队伍的构建。在医院内部，定期组织相关科室之间的沟通与交流，促进在医院内部进行临床与实践知识的再教育，同时，从现代管理知识方面、现代化设备运用方面和外语方面引进专业化人才进行具有针对性的培养，在此过程中培养既了解图书管理又能胜任档案管理的综合性人才，能够充分利用网络信息技术进行信息的整理和优化运用，真正实现医院档案图书信息的一体化管理。
结束语
因此，虽然图书管理和档案管理的来源和类型不同，理论研究体系也具有一定的差异化，但两者在管理上的高度类似，为医院的一体化管理提供了可能。虽然当前医院中图书档案管理工作仍存在一定的问题，但信息技术的不断发展和运用为医院的图书档案一体化管理提供了更多更好的选择，多媒体技术的运用和发展能真正实现以医院为范围的数据网络的构建，真正实现实时信息互通，真正促进医院图书档案一体化管理的优化和完善。
参考文献
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[4]徐翠艳.网络环境下图书、情报、档案一体化建设研究[D].郑州：郑州大学，2013.
关键词：图书、情报、档案;一体化管理
1.前言
图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。
2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性
2.1三者一体化管理的必然性
知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。
2.2三者一体化管理的可行性
首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。
3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径
3.1转变传统管理思想，树立一体化观念
实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。
3.2加快高校信息化基础设施建设
在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。
3.3优化文献资源的配置
随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。
3.4培养复合型的管理人才
传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。
总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）
参考文献：
[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.
[2] 王永辉. 整合图书情报档案资源 实现信息一体化管理[J].吉林农业，2010，（13）：46-47.
Abstract: The implementing of book,information and archive integrated management is an important symbol of modern information society. The paper probes into the application condition of integrated management and development dilemma and puts forward the corresponding development strategies,that is improving of integration management system environment and establishing integration information service platform.
关键词:一体化;图书情报档案;应用
Key words: integration;books and information achieves;application
中图分类号:G25 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)21-0199-02
0引言
随着通信网络技术、信息数字化技术的不断发展以及世界经济一体化趋势的不断深入,传统的、受急剧增长的文献量制约而形成的缺乏横向联系、各自为政的档案、图书、情报分立系统,已难以适应信息社会的需求。
其弊端日益显现,如文献资料的重复购置、计算机设备的重复配置等,亟待通过网络共建、资源共享、分步式收藏、远程存取等多种方式,实现三者之间的协调与互补,从而在满足读者日益多样化的图书情报信息需求的同时,提高各项财务资源、人力资源和物资资源的使用效率。
有鉴于此,如何为充分利用既有科研档案的信息,增加技术发展的机会,探索图书、情报、档案一体化,加快科学研究过程中的科研档案信息的集成化管理已经成为我国理论界和实务界必须面对的一个新课题和新挑战。
1图书、情报、档案一体化管理的应用现状
一方面,从本质上看,图书、情报、档案的本质属性均属于信息范畴,都是信息的一种存储、传递、加工和利用手段,同是社会的文献信息源,具备先天整合的必然性;
另一方面,从实践上看,图书、情报、档案宏观上均是为社会的政治、经济、科技、文化、教育等发展提供文献信息保障,从微观上均是为不同的读者或者用户的需求提供各种类型的信息服务,具备后天整合的必要性。
因而,无论从本质属性还是服务目的和对象上看,具有必要实行一体化管理,将图书、情报、档案集为一体,形成综合性信息网络,从而为国民经济建设提供优质服务。
有鉴于此,图书、情报、档案一体化管理在国内外都取得了巨大的发展,表现在:
首先,国外最早认识到图书、情报、档案一体化管理重要性的研究机构是联合国教科文组织。
其在1967年就提出建立涉及全部学科领域里的文献、图书和档案服务工作的国家情报系统(NATIS),通过将一个国家内的情报所、图书馆和档案馆组织起来,藉以最大限度地满足国内人民的需要,并进而开展国际方面的情报交流。
在此基础上,1974年,联合国教科文组织还将原图书馆组及书目、情报工作及科学名词委员会改组为情报工作、图书馆与档案部,并出版《联合国教科文组织情报科学、图书馆学和档案管理学杂志》,以推动全球图书、情报、档案一体化管理进程,受其影响美国国会图书馆、总统图书馆、澳大利亚的许多图书馆以及英国不列颠图书馆均先后改建为档案、图书、情报三位一体的实体,既收藏图书、档案,又提供情报信息。
其次,国内图书、情报、档案一体化管理的研究最早可以追溯到20世纪70年代末期,其到80年代后期得到进一步发展,而真正初见成效则要到90年代后期,最具代表性的就是1996年,上海图书馆、上海情报所合并,成立了上海图书情报新馆,有效地促进了图书情报管理向多功能的转变以及信息载体和内容向多元化的转变,使上海图书馆和上海科技情报所从此进入一个跨世纪的历程。而后,在2003年,天津泰达图书馆在吸收借鉴国内外图书、情报、档案一体化管理优秀研究成果的基础上,打造了一个全新概念的图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的国内唯一的新型图书馆,成功实现了完整的图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制,一跃成为文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。
2图书、情报、档案一体化管理的应用领域
2.1 提供资源利用率
由于图书、情报、档案管理部门分属不同的行政主体和运作环境,不论在经费来源、人员配置、文献收藏,还是服务对象等方面都存在诸多差异,往往存在严重的重复建设和多头管理弊端,因而通过施行图书、情报、档案一体化管理可以使文献管理和信息管理由单一、分散向综合、系统化发展,从而能够优化人力资源、财务资源和物质资源的配置,提高各项资源的利用效率。这对于,本来经费和人力资源就较为紧张的我国广大档案馆、图书馆和科技馆而言,具有十分重要的意义。
2.2 提高现代化水平
施行图书、情报、档案一体化管理的重要目标就是实现文献工作技术的现代化。
随着社会文献数量的剧增,传统的文本文献的收藏和查阅方式已越来越难以满足公众对公共信息的需求,且图书、情报、档案各系统也难以负担这样巨大的经费支出,因而迫切的需要采用电子计算机技术,使图书、情报、档案信息的输入、组织、检索、统计、通讯等工作自动化。
主要包括:采用光学技术使图书、情报、档案资料实体的贮存、传递缩微化;采用声像技术使图书、情报、档案资料的利用视听化;采用网络化系统使图书情报档案管理服务自动化。
2.3 提高读者服务水平
在传统图书、情报、档案分立的模式下:
一方面,情报或文献被人为割裂开来,信息读者往往难以从某个单一的系统内获取所需的全部信息或情报,而是必须通过不同的审批程序,借阅处于不同地理位置的馆藏才能够获取足够的信息或情报,给读者带来诸多不便;
另一方面,由于对读者需求缺乏全面的认知,缺少对各类读者在信息或文献检索过程中的业务需求与责任需求的分析,使得各系统档案馆、图书馆和科技馆往往缺乏对过去、现在和未来文件利用的需求的全面考虑,导致图书馆按图书类别进行文献的收集、整理和归档,而科技馆和档案馆则应按项目结题立卷,缺乏横向和纵向的联系,给读者查阅带来巨大的困难,文献和档案的利用率普遍较低。
3加快图书、情报、档案一体化管理应用的对策
3.1 完善一体化管理的政策环境
实现图书、情报、档案一体化管理的重要障碍之一就在于其分属不同的行政系统,处于不同的运作环境中。因而,要想顺利开展和实施图书、情报、档案一体化管理解决方案就需要有相应的政策支持和制度安排。
具体而言,包括:
首先,可由文化部、科技部和国家档案局牵头,成立统一的一体化管理机构,例如,规定在国家与文件档案局下设置文件中心负责一体化管理方案的规划、协调与执行,从而从法律上确保文件中心的组织地位;
其次,由文件中心根据图书、情报等信息活动的规律和特点,针对各系统信息和文献采集、存储、加工和利用各个环节,及时制定一体化管理的相关办法,保证信息和文献收集整理的及时性和完整性。
3.2 建立一体化信息服务平台
计算机技术、缩微技术、通讯网络技术和多媒体技术的推广是图书、情报、档案一体化管理的重要技术保证。
建立一个以软硬件配置为基础,以计算机、缩微机和通讯设备技术在信息网络上的应用为核心的图书情报档案一体化信息服务平台,为共享信息资源创造一定的物质条件,确保图书情报档案一体化管理技术畅通。
首先,通过建立一体化的信息服务平台,可以节约不同系统内部设备和文献的重复投入,使信息利用达到高效、高速、集中的最佳效能。
其次,可以避免目前各图书、情报、档案管理系统重复处理、重复数字化、重复开发软件等造成的人、财、物等各项浪费,加速其现代化进程。
最后,通过完善信息服务平台客户端建设,还可以使读者可以通过网络访问图书、情报、档案的各种文献和情报信息,并根据客户需求提供一定的定制服务,以有效提高读者服务水平。
此外,文献和档案归档的范围中多为已经发表的出版物,而有价值的研究过程记录和研究结果分析往往被忽视而为被列入收集范围,通过采用一体化信息服务平台,还可以时时记录各种信息分解和研究过程,实现信息处理的全程跟踪。
参考文献:
[关键词]高校信息；档案管理；信息一体化
[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02
将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
高校的档案管理一体化，其实主要应用的方法就是利用计算机进行档案的管理，利用计算机的特殊软件进行档案管理，另外，必要时还能够在网络上找到档案整理的合理方法，一般高校中，因为院系都有不同的特点，所以会根据不同的院系，将数据进行有效的分类，然后根据分类进行归纳，制作表格，制作图像，找到数据变化规律，另外，可以将数据放在具体的文件夹中分类，然后必要的时候可以减少数据寻找的时间，增加了数据的整理效率。另外，除了这些特点，信息一体化还有一些原有的档案管理没有的特点，其一就是在整理过程中将信息统一进行汇总总结可以建立一个关系网，增加高校中各大学院之间的联系性，这个方法还能将学院之间进行对比，找到各个学院之间档案管理的优点和不足，这样可以便于学院之间的学习和改正。第二就是可以在高校工作的时候实现业务的规范性。因为在档案管理中要投入大量的人力物力，而且要花费大量的时间进行档案的管理。所以为了减轻档案管理的负担要进行字体合适等必要地方的统一规范。这样一来，就会在整体的归纳过程中有了一个简单的控制过程，可以通过数字的比对检查数据。最后，在档案管理中信息一体化增加了高校人员的团结性和信任感。因为，档案管理信息一体化，同学和教职工人员都会统一积极的进行培训，找到信息一体化的具体方法。高校的凝聚力就会得到更好的发挥。
关键词：新形势；图书档案管理；一体化；整合方法
前言：
图书信息资源来源中，一个重要的渠道为图书档案管理，因此，图书管理人员广泛的重视该项工作。在新形势下，图书管理工作与信息技术出现融合，且融合程度不断加深，促使服务向着多元化的方向发展，由此一来，传统图书档案管理工作逐渐的显现出不足之处，急需做出改进，以能充分的满足读者的多样性需求，促进图书档案管理工作的良好发展。
一、图书档案管理一体化整合的作用
（一）资源共享，节约成本
众所周知，无论是建立图书馆，或是建立档案馆，需要投入的人力、物力、财力均比较多，再加上建成后运营期间的维护工作，属于一项非常大的“工程”，不仅会占用大量的资源，而且成本也比较高。不过，图书档案协同管理后，通过共享数据库的建立，不仅可以实现优势互补，提升相关资源的共享程度，而且会在很大程度上便利读者，既能满足其借阅图书的需求，也能够满足其查询档案的需求[1]。此外，图书档案管理一体化整合后，可以避免单一管理中的重复工作，有效的节约成本。
（二）全面满足读者信息需求
在不断深化信息技术发展程度的过程中，计算机网络技术的发展速度也逐渐提升，人们获取信息时，越来越依赖于计算机网络，此种背景下，图书档案管理一体化整合之后，通过相应平台的建立，读者可以依赖于网络技术及网络平台，按照自身的需求去查询图书或档案信息，而且可以随时随地的查询，促使读者需求被充分满足，而且与读者的多样化要求也相适应。
二、新形式下图书档案管理一体化整合的方法
（一）建设完善的管理制度
开展一体化整合工作过程中，完善管理制度的构建为首要工作，以全局立场作为出发点，对信息时代中图书馆与档案馆的发展方向准确掌握，建立顺应其发展的管理制度，整合各部门间的资源，并对资源做出合理的配置。同时，管理层应充分的重视管理制度的建设工作，正确的、科学的做出各项决策，并保证决策的可实施性，为一体化整合工作奠定良好的发展基础。管理制度建设时，应将实践结合理论的理念贯穿始终。结合图书馆与档案馆管理工作的实际情况，设计开发出合理的一体化信息服务平台，开发过程中，必须具备的基础条件为通讯网络技术、计算机技术，该平台建立之后，能够有效的中图书档案管理资源，提升图书档案管理工作的质量及效率，为逐步的实现一体化管理创造充分的物质条件[2]。
（二）制定图书档案管理统一的标准
对于图书档案一体化管理工作的重要性，我国已经形成充分的认识，并在逐步的实现，但由于统一行业标准并未形成，导致实现步伐受到一定的影响，而且与真正的一体化管理也存在差距，基于此，我国应制定统一的管理标准范，以能充分的共享图书档案管理资源，并真正的做到统一调节管理图书管理的相关部门资源，达到在互联网基础上管理图书档案共享资源，切实的统一开展图书档案管理工作[2]。统一标准制定后，以其为中心，依托于相关的部门，建立健全的信息集成系统，规范化管理各个相关的部门，提升图书档案管理的工作效果。此外，还应将数字化技术应用到一体化整合中，在此种技术的作用下，实现检索方式的智能化，以对图书档案资源信息做出丰富，促进一体化整合的早日实现，促进该项事业更为繁荣的发展。
（三）构建共享数据库
图书档案一体化管理建设过程中，重要内容之一即为构建共享数据库，属于根本性的措施。共享数据库构建时，可以购买、引进商业化的数据库，同时充分利用各种相关的途径扩充、丰富信息数据库资源。建设图书馆数据时，可以高校图书馆作为参照，建设具有学科特点的数据库，并具备专题性，如职称论文数据库、外国文学数据库等，并尽力建立各种文献资料的全文数据库，便于读者的使用，而建设档案数据库时，因其客户群基本相同于图书馆，因此建设过程中应避免信息资源的重复，选择具有互补性的信息资源放置在数据库中，提升数据库中信息资源的全面性，以能充分的满足读者的信息需求，真正的实现图书档案的一体化管理工作[3]。
（四）建设高素质的人才队伍
网络环境下，图书档案的共享关系着二者的发展，只有横向联系图书管理与档案管理工作，才能在全面规划下科学的协调这两项管理工作，并使二者的信息资源真正实现融合与共享。归根结底，图书档案管理的一体化整合工作由人来开展，因此，还应建立一支高素质的人才队伍，以保障该项工作的稳步前进。应广泛的开展人才培养工作，以复合型人才为要求，科学的设置培训内容，以提升培训效果，达到培训的目的，真正的提升人才的专业化水平及综合素质水平。除人才培养外，还需要十分注重人才招聘工作，通过招聘的方式，丰富人才队伍，提升人才队伍的整体水平，解决人才单一、专业性不强的问题，为图书档案一体化管理提供扎实的人才支持。
结论：
当前形势下，必然要通过图书档案一体化管理来提升图书档案管理的效果，并充分的满足读者的多样化需求，在开展图书档案管理一体化整合过程中，需要建立完善的管理制度、构建共享的数据库、建立高素质的人才队伍，以全方位的保证一体化整合的良好发展。当前，尽管一体化整合工作已经取得了一定的进展，但仍需认识到该项工作的长期性，还应充分的坚持，并不断的优化整合措施，真正的实现整合的效果。
参考文献：
[1]邵云华，邱小惠.我国图书情报档案一体化研究现状述评[J].浙江档案，2016，（07）：18-20.
关键词：档案,图书,情报,一体化建设,一体化管理
图书、情报、档案进行统一管理的成功的例子有美国。早在1984年，美国总统负责的委员会得到一份关于信息差距的调查报告，并针对政府信息管理中出现的问题，该委员会提出在每个机构中设立一名主管信息的高级官员，全面负责本部门的信息资源的管理、开发和利用，直接参与最高层的决策管理。美国国会在1996年2 月通过了，《信息技术管理改革条例》，该条例要示政府进行信息工作改革，并在各政府机构设立信息主管职位，信息主管的主要职责是负责本部门信息资源的管理、开发、评价、指导、设计、利用等工作。为了配合信息主管的工作，每个部门还成立了专门的办事机构。自此以后，政府各部门纷纷设立信息主管。(9)我国可借鉴美国成功的经验，档案馆、图书馆、情报机构的信息资源都属于国家财产，从政府信息资源管理出发，借政府上网工程的锲机，设立信息主管，以政府信息资源建设为主线，进行统一规划、统一协调和管理。促进图书馆、档案馆、情报机构和政府网站的共享共建。
2．3建立政府信息资源导航系统
将网上的政府网站的信息、图书馆、档案馆、情报网站的信息资源进行整合，建立政府信息资源导航系统(GILS)。在政府网站中有许多不受著作权保护的信息资源，如政策法规信息、专利信息等。在档案资源中有许多过了保密期可以进入公有领域的信息。充分整合这些免费的信息资源，以发挥其经济效益和社会效益。而GILS则可实现这些功能。GILS利用网络技术和国际标准来搜集与标引信息，以便用户能以各种途径检索到网上公共信息。它有点类似于图书馆的卡片目录，可识别整个政府机构的信息资源。科技论文。科技论文。描述这些信息资源中的可用信息，以及提供获取这些信息的帮助。(10)鉴于目前中文信息网站的现状，有必要建立政府网站、图书馆网站、档案馆、情报机构网站的导航系统，实现资源的统一检索，一站式检索。
总之，从我国目前的现状和长期形成的历史看，图书、情报、档案一体化建设是一项复杂的工程。科技论文。即要从思想观念上改变传统、封闭的理念，又要从理论研究上进一步探索，而更重要的是在实践上改变传统的管理体制的弊端。切实落实图书、情报、档案的一体化工作。需要政府、图书馆、情报机构、档案的共同努力和密切合作才能够实现。
参考文献：
1、王炜，试论图书、情报、档案信息一体化的必要性和内在依据。图书情报工作，1998,11
2、李莉，论图书、情报、档案一体化，河南图书馆学刊，2002,4
3、万清安，论图书情报档案管理的必然趋势，武汉交通管理干部学院学报，2000,3
4、孟世恩，梁博，我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策，档案学研究2003,1
5、查先进，网络环境下政府信息资源的共享与保密，图书情报知识，2004,4
6、赵洁，论图书情报档案一体化，沈阳农业大学学报(社会科学版)1999,4
7、刘换成，电子政务时代的美国政府信息资源管理，图书情报工作，2003,12
关键词：图书情报档案； 网络环境； 一体化管理
中图分类号：G48 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）04-147-002
一、引言
信息化时代对于图书管理提出更高的要求，比如图书情报档案一体化管理就是在网络背景之下应运而生的产物；它不仅囊括了传统图书馆的功能，又充分结合网络的力量为用户提供较为集中的信息处理服务；极大地满足了高校的教学科研工作，丰富了用户体验，是信息化时代图书馆工作人员高效率工作的前提。图书情报档案一体化管理的一个重要特点就是实现了资源共享，为用户所提供的服务具有高度标准化，然而现在的图书馆在一体化管理上存在一些问题，本文就此展开具体的研究。
二、基于网络背景下图书情报档案一体化管理含义
“一体化”广泛应用于社会生活的各行各业，其含义就是将两种或者两种以上没有关联的个体紧密的结合在一起，从而使这些个体形成一定的协同效力，进而为社会提供更加齐全的服务。
而图书情报档案管理一体化的思想在上世纪八十年代就已经被学者提出，其具体的含义就是把图书、情报、档案各自的优势相结合在一起，形成一种互补性优势；再运用计算机通信技术构建完善的数据资源共享以及网络共建的系统，从而为用户提供丰富且一体化的数据资源服务。
三、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的必要性与可行性
（一）图书情报档案一体化管理的必要性
1.三门学科融合的需要。图书馆学、情报学以及档案学从古至今并没有明显的界限，在历史上它们也经常出现分分合合的过程。因此这三个成员之间所具备的共同的性质，就使得图书情报一体化管理在信息时代的网络背景下成为可能。
2.教学科研、信息资源共享的需要。高校科研与教育活动随着信息化技术的发展变得越来越活跃，而科研教育活动的展开需要全方位以及多角度的信息数据。而目前高校的图书情报管理与档案管理是分而治之，难以互相渗透，难以为用户提供全方位的资料。
信息资源共享由于其巨大的作用而应用于各行各业，自然也包括网络背景之下的图书情报档案管理。信息资源共享的技术就是把图书、情报、档案的资源运用一定的技术使其紧密的结合在一起，进而为用户提供全方位的信息资源，满足用户的需求。
3.网络环境的需要。在以前，人们需要阅读，总是到图书馆去，并且使用的是纸质书籍；而现在，人们可以足不出户的感受到阅读的乐趣，而这一切都是由于数字图书馆的建立。数字图书馆不仅在形式上与传统图书馆有巨大的差别，而且其内容也囊括了所有图书馆、档案馆以及情报中心的各种资料，因而为人们提供与时俱进的服务的前提，必须是图书情报档案三者走向融合。
（二）图书情报档案一体化管理的可行性
1.同宗同源性的可行性。图书、情报、档案在现代信息管理这门专业之中分别作为不同的科目所存在，这也就从一个侧面反映了这三者之间的同宗同源性。一般来说，具有共同特性的事物才有可能形成一体化，而这三者之间恰恰有这种共性。比如一种资料，既可以称之为图书，也可以成为情报，也可以成为档案，这就使得这三者的一体化管理成为可能。
2.网络环境提供可行性。现代科学技术的发展，尤其是指信息技术，为图书情报档案一体化管理提供有利的保障。这种技术指的就是信息技术、通信技术、数据库技术等，这些技术通过信息基础设施以及国际互联网的对接，种种的网络通信信息技术，使得图书情报档案走向一体化成为可能。
3.思想观念的转变提供可行性。互联网技术的发展改变了人们传统的观念，取而代之的就是互联网信息资源共享观念。其中体现共享意识的重要表现就在于网络环境之下信息资源的流通与服务、文献数据的传递与交换、共享编目等网络共享方面，都形成了图书、情报、档案一体化管理所必须具备的网状信息链，这些技术也体现了人们的共享意识。
四、我国网络背景下图书情报档案实现一体化管理所存在的问题
（一）法律法规不健全
图书馆、情报中心以及档案局三者隶属于不同的管理部门，比如，图书馆隶属于文化部门以及教育部门；情报隶属于科技部门；而档案则隶属于档案局；图书、情报、档案三个成员各自为政，使这三者领导阶层对于实现一体化管理意见存在一定的分歧。
法律法规方面在国外图书馆一体化管理之中已经有了成功的经验，有很多国外图书馆在成立之初已经颁布了一体化管理的法律法规，在图书馆之后的管理中再对其予以完善。
（二）人才的匮乏
一般来说，构建一个完善的图书情报档案一体化管理系统，需要两种类型的人才：第一种就是熟悉图书、情报、档案管理工作特点的人才；第二种就是擅长系统构建、数据库与网络的构建维护、网络资源的共享等方面的计算机技术人才，同时第二种人才还需要兼备第一种人才所具备的图书情报档案一体化管理能力。但是，我国目前的发展现状是这两种人才都极度的短缺。
（三）网络技术标准不统一
由于我国的图书、情报、档案分属于不同的部门，各自为政现象突出，这就使得这三者在网络技术标准上存在不统一的现象。具体表现在数据资源的采集、汇编、导入、检索等方面的技术存在不标准的现象；而实现一体化的图书情报档案管理，必须要有统一的技术标准，才能够使系统正常运行、用户也能够快捷而又完整的搜索到数据信息，进而满足用户的信息需求。
（四）利益不均衡问题
我国学者对于图书、情报、档案这三个成员的利益平衡机制的研究还没有取得一定的成果。所谓利益平衡机制，就是根据图书馆、情报所以及档案馆的馆藏资源的多少来确定其所享有的权利；但是我国学者还没有研究出这三个成员的贡献与其享有的权利之间的平衡关系。
五、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的措施
（一）健全相关法律法规
当前图书情报档案一体化管理需要的就是有关信息政策以及信息法律方面的立法；虽然有关这三者在法律之上有一些表现，就比如《电子出版物管理规定》，但是立法的不断完善才能满足信息时代的要求，比如在信息政策方面，应包括信息技术因素立法、信息市场因素立法等；在信息法律之上，包括信息市场立法、信息利益分配立法、知识产权保护立法等。
（二）提升从业人员自身水平
第一，在高校开设图书情报档案一体化管理的相关课程，在所开设的课程之中既包括图书情报档案一体化管理工作的核心内容，还包括相关的组织协调管理课程，更包括构建一体化管理所需的计算机人才；第二，对已经在图书、情报或者档案方面供职的人员，应对他们开展相关培训工作，并且开展相应的计算机操作以及系统开发维护的培训课程，从而使这些在职人员得以胜任网络环境之下图书档案管理的一体化操作。
（三）统一技术标准
目前我国的图书馆、情报中心以及档案馆分别属于不同的主管部门，这就使得图书馆、情报中心以及档案馆管理水平不一，且相关技术标准与要求也不统一。因此，在构建图书情报档案一体化建设管理之初，需要制定统一技术标准。技术标准的统一，使用户及时获取其需要的数据资源，也能够使图书情报档案一体化管理成为可能。比如三者必须使用统一的网络结点，使计算机可以在不同的局域网之上联网；同时，一体化的图书档案管理实现馆际互借以及资源共享，还需要使网络支持广域网集成管理。
（四）均衡利益
解决利益问题，最重要的就是需要完善现有的利益平衡机制。而完善利益平衡机制就需要结合三个机构的管理现状以及国外已经掌握的经验，比如国外一体化管理采用的是双轨运行机制，这种机制包含市场机制以及公益机制，即在构建一体化管理之初，需要与图书、情报以及档案三方签订协议，明确投入多少与收益成正比，从而激发三方机构的积极性；同时，如果三方机构之中的一方需要某类数据资源时，其他有条件的成员必须向其提供其所需要的数据资源，而在此过程之中所产生的费用由三方共同承担。由此，可以极大的减轻三方的利益矛盾，促进一体化的顺利开展。
六、结语
图书、情报以及档案三方机构形成一体化管理，是适应网络时代的需要，更由于有了信息技术的支持而具备极强可行性。不过由于我国探索图书情报档案管理还处于初级阶段，因而难免会出现一些问题，因此本文针对探索之中所出现的问题研究了一些改善措施，希望本文的一些观点具备一定的建设性，以便为用户提供更优质的数据资源服务。
参考文献：
[1]李群，刘维荣.图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势[J]中国档案，2006（2）：66-67
一、文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段
文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段起始于1993年前后。由于公文是档案的前身，档案是公文的归宿，这就为两者的一体化管理创造有利条件。此阶段要解决的关键问题是如何实现一体化管理，要解决的问题是如何将文件信息变成档案信息。在全面分析文件收发、公文处理和档案工作流程的基础上，通过开发文档一体化管理软件将文书收发与档案管理工作流程有机地联系在一起，在公文收发信息登录时纳入档案归档信息，提前确定文件是否归档，对归档的文件标引归档信息，即分类号、期限、页数、关联词，实现了档案信息流向的超前控制，第二年对有归档信息的公文进行信息归档，对归档后的收发文目录信息进行计算机组卷―――自动生成案卷信息（档号、案卷题名）、卷内信息（页次、卷内序号、卷内目录），然后打印卷皮、卷内目录、案卷目录、档案实体的整理按计算机生成的案卷目录、卷内目录进行排列、编号、装订、上架，计算机组卷后档案信息入库。从而实现了计算机公文收发目录信息与档案目录信息一体化管理。当时该系统是用FOXBASE、FORXPRO数据库管理语言编制的单机版计算机文档一体化管理软件。单机版计算机文档一体化管理软件的应用，大大提高了档案工作效率和档案归档的准确性、完整性。为各单位档案目录信息计算机管理提供技术支持，为档案工作目标管理奠定了基础。
此阶段主要解决的问题是利用计算机理顺公文与档案工作流程；超前控制档案信息流向；避免档案数据重复录入；计算机如何自动组卷生成档案案卷信息、卷内信息问题。
二、OA电子文件与电子档案信息一体化管理阶段
电子文件与电子档案信息一体化管理始于1997年前后办公自动化管理系统的开发应用，我们将单机版文档目录信息一体化管理理念纳入到办公自动化管理系统。在办公自动化管理系统实现电子文件到电子档案全文信息的一体化管理。要求在公文运转结束即可进行公文信息的逻辑归档。公文目录归档的同时归档电子文件、办文流程、办文意见等信息。归档的公文信息按档案管理的标准、规范进行数据处理，自动生成案卷信息、卷内信息，计算机组卷后形成电子档案档号就是档案实体档号，两者一致便于档案实体和电子档案管理。档案实体的整理与单机版一体化管理基本相同。不同是此时归档的数据既有目录信息又有电子文件原文信息，并可在网络上查询到现行公文及已归档的档案原文。
2000年国家档案局颁发《归档文件整理规则》，2001年按此办法对OA电子文件与电子档案信息一体化管理的数据处理方法进行修改，同时需对原档案管理系统进行升级，使计算机档案管理系统既能适用于旧的案卷形式的档案管理，又能按新《归档文件整理规则》处理归档的电子文件数据。系统归档文件数据处理可根据档案分类方案自行定义，如：机关用年度、机构、期限分类编号法；基层用年度、一级类目、期限分类编号法；文件少的单位可采用年度、期限分类编号法。但文件实体的整理分为两种情况，一种是第二年初进行归档公文信息数据处理和档案实体的整理，此种方法的优点是保留了原来归档文件仍按问题集中排列、便于手工查找及档案库存体系科学整序的优点，又吸取了按件整理档案减少实体档案整理工作量的优点；另一种是随办随归此，公文一经形成（收到）对归档的公文立即给档号，完成归档公文档案的处理。此种方法的优点是归档公文的档案处理在收发文岗位就已完成，避免归档公文的积压，减轻档案整理的工作量。缺点是归档公文不能按问题排列，相关的文件不能排列在一起，同一个问题的文件分散在不同的档案盒中。档案的整理编号是在第二年2－3月份统一规划进行，若档案的整理不要求按问题集中排列，只按分类方案编号可做到随办随归。
此阶段主要解决的问题是电子文件归档、归档电子文件的准确性及完整性、按照新的《归档文件整理规则》进行档案数据处理、保证电子文件与电子档案数据处理的一致性，解决文书档案旧管理规范与新管理规范的衔接与过度，用B／S方式解决电子文件网络全文查阅。
三、 数字档案管理及全文检索阶段
数字档案管理及全文检索阶段始于2001年前后。随着计算机通讯技术、信息处理技术和网络技术的发展，在技术上为档案信息共享提供条件。室藏档案数字化处理、档案系统与OA数字档案的无缝连接、档案信息共享、实现数字档案管理、数子档案光盘存储及光盘跨系统跨平台全文查阅等，从而全面实现机关（企业）档案的数字化管理，基本满足机关人员网上调阅档案原文的需求，提高了档案的利用率，大大减少了档案的调卷工作。
此阶段主要解决了机关（企业）室藏档案数字化（包括OCR转换、转换后的文本文件的编辑、修改）、办公自动化文档一体化管理系统数字档案的批量引入，档案信息的全文检索、脱机存储的数字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文浏览及用户查询情况自动实时统计分析。
四、 广义数字档案馆建设阶段
由于电子政务的应用，企业信息化的发展，我们处处时时都在与电子信息进行交流，电子信息的出现改变了我们的工作与交流方式，使档案工作也面临许多问题，如：企业信息资源归属问题、如何在数字环境下完整地收集电子档案、档案管理的对象多元化问题、资源共享问题、档案管理方式的变革、室藏档案数字化问题、电子档案只是利用无法作为凭证、如何利用档案信息进行编研、电子档案如何永久保管问题、档案管理组织结构及工作方式如何适应档案信息化建设问题等等。档案工作要适应社会信息化发展，必须解决所面临的问题，解决问题的办法是建立现代化的数字档案馆 。现代化的数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上（不是模拟手工档案管理方式），把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式集中存储，数字档案馆应与企业各种业务信息管理系统实现无缝连接，将网络采集到的应归档的信息按照档案管理的要求进行数据处理，形成科学、有序的企业综合档案信息资源，为企业生产、管理和决策提供可靠的超大规模的数字档案信息服务系统，使数字档案馆成为企业信息的过滤器、企业信息的组织者、企业信息的管理者、企业信息的提供者。
关键词：基层单位；管理档案；问题；对策
档案管理在一定意义是能促进社会的发展，促进科技进步，随着时代的发展，我国的档案管理在不断改革进步，档案管理模式也逐渐变化，管理规模也渐渐走向规范化、制度化。总体来说我国档案事业的发展在稳步提升中，但是，档案管理还是会有不足的地方，以基层单位为例，简述基层单位在管理档案工作中存在的问题及对策。
1 档案管理工作存在的问题
1.1 档案管理体制有待完善
从目前来看，我国的档案管理信息发展加快，可是建立完整的档案管理体系还有一定距离。原因是我国的档案管理封闭状态，资源不能共享。我国的普遍现象是，档案工作者保护档案意识不强，基层单位部分职工档案保护意识不强，单纯的把档案放在柜子里，采取随时用随时找的态度，认为这样很便捷，可是造成了档案保护工作不到位。一些基层单位在保存档案的时候使用木制档案柜，但是有一些特殊的档案要采取特殊的保存形式，防止档案生虫易变，给档案保存造成影响。
1.2 开发利用效率有待提高
档案部门之间联系不断才能实现信息交流，但是我国的档案管理部门很少联系，大多数档案部门采取封闭式的管理模式，档案部门之间以及档案和其他行业之间沟通都很少，档案的封闭管理，使资源难以实现共享，档案馆具有信息功能，但是档案部门的封闭是档案馆的信息功能不能有效发挥，这也降低了档案信息的使用效率，影响档案开发的使用效率。
1.3 档案管理有待创新
在当前的格局下，创新是时代的主题，我国目前很多基层单位的档案管理方式老旧。因此，我国基层单位的档案管理需要创新来面对当前的挑战，创新主要表现在：一是档案管理观念创新，很多档案的工作人员的思想老旧，对档案管理的认识不足，认为档案管理工作主要是为政治服务；二是服务态度创新，一些档案管理人员服务意识差，缺乏人性化服务和个性化服务的意识，缺乏创新和变革。
1.4 人员素养有待提高
根据数据显示，我国从事档案管理工作的工作人员，对档案知识的了解很少，没有接受过系统化、正规化的教育，对档案信息的辨别能力不足，导致档案管理缺乏专业性。近十几年，电子技术发展很快，计算机的应用逐渐拓展到档案管理领域，档案管理逐渐信息化。但是档案管理的工作人员不能娴熟的运用计算机，计算机操作的水平低，计算机工作效率差，在一定会程度上，影响档案信息化的发展，也阻碍我国档案管理的进程。我国在对于档案管理的培训少，档案管理的工作人员缺少专业培训来增加自身能力。同时还存在这一现象，档案管理的工作人员在从事档案管理的时候还做着其他工作，身兼数职，不能专一的进行档案管理。
1.5 档案管理的信息化程度有待提高
随着信息化在各个行业的深入，档案的载体也在发生着变化。采用信息技术把独立的档案管理实体结合在一起，整理纳入统一的档案管理系统，通过对档案信息进行组织和加工，转化成数字档案，形成相应的现代化的档案管理体系。但是很多事业单位的档案管理没有很好地应用网络化管理，这就在一定程度上阻碍了事业单位档案管理的发展。
2 完善基层单位档案管理工作的对策
2.1 完善档案管理体制
无论是哪一份工作都需要一套完整的管理体系，管理体制科学完善，是工作顺利进行的保证，工作人员也有利约束行为的规范。因此，基层单位必须建立一套完善的管理体制势。具体做法从两个方面展开，首先，管理体制要顾全大局，管理体制要科学完善，制度和服务意识一体；其次，体制要和网络技术紧密结合，从自身的实际建设情况出发，重视互联网，同时打破闭塞局面，实现资源共享，建立现代化的管理体制。
2.2 提高开发利用效率
档案部门是为用户提供档案信息的组织机构，为此，档案管理必须打破传统模式，营造开放的管理环境，扩大信息获取渠道，重视单位之间的交流，为自己和其他档案部门之间搭建桥梁，进行信息交流；另外，重视信息的输出，面向社会开放档案信息，提高档案服务的效率和水平。
2.3 重视档案管理创新
首先，档案管理人员要在思想观念上有所创新，对档案管理工作有个全新的认识；提高自身服务的主动性，重视创新思维的培养，采用新的思维和方法来解决问题；其次，加强服务创新，档案管理人员除传统的接待、查询等服务之外，还要重视为用户提供在线咨询等服务，实现人性化服务。
2.4 加强人员培养
首先，大力开设培训课程，提高工作人员的业务水平能力，加强档案管理人员对档案信息的鉴别能力的培养；其次，加强对档案管理人员职业道德的培养，增加档案管理的积极性，服务态度好，服务热情周到；最后，培养计算机运用能力，使档案管理人员能熟练地运用计算机管理档案工作，解决常见的问题，以适应档案管理信息化的发展需要。
2.5 提高事业单位档案管理的信息化程度
现代社会向信息化发展，档案工作也应该适应时代潮流向信息化发展，这就要改革传统档案的管理模式提高档案管理的信息化程度。首先，要建立健全档案数据库，规范化管理事业单位档案的数据和信息，只有在规范化的前提下才能实现信息化；其次，在录入档案数据的时候坚持统一的原则，使事业单位档案管理模式更加规范，进一步实现档案信息化；再次，档案检索系统不能单一，要多角度检索，检索工具要先进，在检索档案信息时能节省大量时间，检索时间少也提高档案的利用率；最后，根据具体状况对内部档案的资料进行分类，编写目录索引，编排档案，设定搜索的关键词。在以上环节结束后把信息输入到计算机，在以后查找档案资料的时候可以利用计算机搜索相关信息。
结束语
目前就我们企业来讲，在档案信息化管理和高质量的开发利用方面还处于初级阶段，在系统性、规范性和标准化方面还有很到工作需要做。各级管理人员的应用水平和能力方面、档案工作人员的知识水平等方面还有很多制约因素。但随着信息科学的发展、企业管理的进步，档案从业人员素质的提高，影响档案开发利用的问题逐步得到解决，为企业的发展提供强有力的支持。
参考文献
[1]蔡登峰.浅谈如何推行档案工作规范化标准化[J].成都教育学院学报，2012.10.
[关键词]档案管理；体制改革；要点问题
改革开放以来，伴随我国社会的不断进步，高度发达的社会经济对我国各个领域产生影响的同时，也推动了档案管理体制的改革。我国社会主义市场机制不断健全、个人信息走向网络化以及档案的信息化建设等都促使档案管理体制的调整。通过分析档案管理机构进行档案管理工作的主要指导思想，并且结合当前管理体制中存在的主要问题，进一步探索我国档案管理体制的未来发展之路，是实现我国档案管理现代化的重要研究方向。
一、档案管理体制概述
（一）档案管理的定义
档案其实就是历史记录，它指的就是特定的国家机构、社会团体组织或者是个体在进行社会活动时，所直接形成的具有保存价值的各类记录形式和各类载体的统称。档案管理就是对这些历史记录或者说是各类载体所进行的统一规范化的管理工作，档案它本身是和人类的生产以及生活密切相关的，那么档案的产生也就必然是依组织或者是个人的形式。由于个人或者组织所进行的社会活动本身是丰富多样的，相对应的档案的内容也会多种多样。
（二）档案管理体制的概念
档案管理体制是国家和政府为了规范档案管理工作，确保档案管理工作的科学化、合理化而设立的一定的制度和体系。体制中它包括各种档案业务机构、行政管理机构的设置、划分和组织形式[1]。档案管理体制本身又可以分为两种类型的体制类别，一种体制是分散式的另一种便是集中式的档案管理体制。不过这两种体制类型都具有相同的管理内容，一是统一化的档案管理体制，另一种是分级进行管理。分级管理体制又可以细分为三个方面的内容，它们分别是：首先把档案工作已经载有党政内容的档案进行统一化的管理，其次对全部的档案进行分析，明确档案工作的管理机构，确保全国各处的档案管理工作都能够有特定的领导进行管理，第三就是把各个地方的档案全部都按照中央制定的档案管理条例进行分类和分级，实现对不同类别档案统一化管理。
二、档案管理体制改革难点及存在的问题
（一）档案管理体制改革难点
第一、档案的数量比较庞大。由于我国的国土面积幅员辽阔，具有悠久的历史文化，并且我国的人口和自然资源数量庞大，这些庞大信息使得我国的档案资料比较丰富，这些不同的方面都会相应的导致我国的档案信息量比较庞大。对于这些庞大的档案资料如果不能够进行科学有效的管理就会很容易造成档案信息的混乱甚至是丢失，等到需要某种档案资料的时候就会很难找到。如何对这些庞大的档案信息进行科学合理的管理，从而实现对档案中所有具有价值的信息的利用已经成为了我国档案管理工作中亟待解决的难题。第二、档案的类型呈现复杂多样性。我国的档案资源比较丰富，不仅仅是数量比较庞大还存在类型复杂多样的特点，不仅仅包括各类政府机关、自然资源档案还包括个人档案、社会组织档案。再加上我国的国情比较复杂，各个党并存，相应的也造成了我国的档案类型混杂的局面。第三、不同重要程度档案存在区分不明确的现象。由于我国的档案管理体制还不够健全，对各类档案的重要性并没有明确的划分，相应的就会导致在存放档案的时候出现轻重不分。比如说在进行党政档案的管理时，很多管理人员对党政没有明确的认识，党政不分，导致两种档案混在一起，严重影响档案信息明了性。
（二）档案管理体制存在的问题
第一、档案管理部门对档案管理工作不够重视，缺乏资金投入。如今，档案管理有关部门没有对档案管理工作的重要意义进行很好的宣传普及，致使档案管理工作的重要性还没有被广大人们所熟知，对管理工作的具体内容没有正确的认识，认为档案管理工作只是简单的对信息的收集，忽视档案管理信息化建设的重要意义[2]。因此，他们没有对档案管理工作没有足够的认识，相应的资金投入就会非常的少。第二、档案管理机制落后，管理工作不够规范。档案管理工作的信息化建设在我国才刚刚起步，目前很多的档案管理机构仍然是采用传统的档案管理方式，已经很难适应现阶段对行政执法工作的需求，导致管理工作中存在严重的不规范、不合理。档案在收集以及处理的过程中还会很容易出现肆意修改、整理不规范、利用环节随意等现象。第三、管理手段过于滞后，服务低效。档案的管理工作至今还没有设计出一个专门的管理软件，更别说使用先进的手段。现在对档案的管理工作一直都是采用手工编辑、修改和检索，非常不利于档案的管理，当需要调出档案的时候，又会费时费力，不能做到高效、高质量的为档案管理工作提供服务，制约着档案管理工作的发展。
三、实现档案管理体制改革的工作要点
（一）对档案资源进行整合和统一管理
档案管理的统一、集中化管理是我国在进行档案管理的重要指导思想，很多实践经验都已经表明对档案进行统一化的管理对推动我国档案管理工作具有重要的作用。所以在进行档案管理的时候一定要秉承统一管理的思想，加强对档案的统一性，争取早日构建“大档案”。
（二）实现档案管理体制的多元化
我国社会主义市场经济的进一步发展推动了我国档案管理工作走向多元化，当前我国的国家档案在进行管理时采用的是集中管理的形式，一些非国有的企业或者是个人档案进行管理的时候如果硬要进行统一管理也会不符合实际需要[3]。所以为了能够实现档案管理工作的科学合理化，可以建立多元化的管理体制，针对不同类型的档案采用不同的管理方式。
（三）实现档案管理过程的政、事分离
在档案管理体制中应该要实现政、事之间的分离，要把档案馆和负责进行档案管理监督的有关部门进行分开设立，对两者之间的权责关系进行明确区分，档案馆负责块块管理只是负责对档案的收集、保管以及应用；档案管理相关的行政部门进行条条管理，对档案管理工作进行统一调配和规划，起到对档案管理监督的作用。
结语
综上所述，随着我国综合实力的不断提高，信息技术得以不断发展和进步，档案管理工作一直在不断的进步，不过由于我国当前档案管理工作仍然是处在发展变革的道路上，处在摸索阶段难免出现一定的问题。国家和政府要想能够实现档案管理体制的完美改革就需要对这些存在的问题有深入的研究，找出要点问题的所在，才能够对症下药，进而确保我国档案管理工作早日走向世界先进行列。
参考文献
[1]王萍.我国档案管理体制改革的要点与难点分析[J].办公室业务，2014，21：58-59.
