时间：2023-09-21 17:34:15
一、建立规范化档案管理模式对民营水运企业发展的重要意义
（一）建立规范化的档案管理模式，是企业自身保持稳定、持久发展的需要
档案管理部门及人员要帮助民营水运企业尽快树立正确的档案管理规范化意识，自觉形成和建立科学规范的基本档案管理模式，以达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标，使档案管理工作能够为企业的持续发展打下坚实基础，也能有效地提高民营水运企业的管理水平。
（二）建立规范化的符合企业自身特点的档案管理模式，是促进民营水运企业健康发展的有效途径
民营水运企业的生成主要有两个途径：1、靠民间资本土生土长发展起来；2、由国有中小企业改制而来。不论何种形式生成的民营企业，都是按产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制运作的。企业档案管理作为民营企业管理的一部分，为了能提供与企业制度特征相一致的有效服务，应当建立档案权属明确、管理科学、企业自律、行政监管的档案管理制度。
（三）民营水运企业建立规范化的档案管理模式，是建立水上安全链的需要，是建立水运企业安全管理机制的需要
随着民营船舶修造企业、民营船舶运输公司的发展，民营水运企业及其船舶也成为水运企业中不容忽视的一部分。他们是否拥有真实可信、完整科学的档案管理体系，成为水运安全管理部门关心的焦点。水运企业的高风险性质，社会的高风险时代特征，都需要民营水运企业建立规范化的档案管理模式成为水上安全链的重要一环。
二、民营水运企业档案管理特点
（一）多元性
民营水运企业大多属中小企业，按所从事的业务领域可分为船舶设计企业、船舶修造企业、船舶运输企业，不同领域的民营企业档案内容有所不同，档案管理模式也会有所差异，各领域的企业要着力研究适合本企业的档案管理模式，找到最优的管理办法。
（二）效益性
效益，一是指管理成本最小，二是收效最大。民营水运企业档案工作讲求效益性是市场经济的客观要求和体现。所以，民营水运企业在“建档内容”应着重建立能创造企业经济效益的有关档案。
（三）灵活性
民营水运企业档案管理方式灵活，管理地点灵活，管理手段灵活。企业自身作为档案管理的主体，民营企业档案具体的收集、整理等由民营企业自身决定，民营企业必须在遵循《档案法》第十六条的前提下，灵活选择适合自身企业特点的档案管理方式。例如船舶运输企业有关船舶的船舶检验证书、船舶登记证书、船员适任证书、船舶保险文书及财务担保证明等文件须按主管部门的法规随船携带。
三、民营水运企业档案管理模式
（一）企业要主动按照水运主管部门和档案行政部门的要求开展建档工作
民营水运企业特殊的行业特点决定企业档案管理必须按照海事主管部门的法规要求进行建档，企业与海事部门之间要形成良好的互动关系。海事部门要在企业自愿的基础上，通过调研、研讨等方式，将企业、各地档案行政部门及各相关部门组织起来共同制定民营水运企业档案管理办法，努力促进水运企业档案工作的发展。档案行政部门在调研基础上，帮助企业理清思路，着手建立企业较关心的、事关企业自身利益的如产品、设备、基建等科技档案、营销档案、企业信用档案。
（二）积极建立民营水运企业档案管理人员培训体系，为企业提供档案人员支持保障
企业要实现档案工作的健康发展，档案人员的文化素质、专业知识和操作技能是关键。档案行政部门要面对企业的实际情况主动宣传、积极引导，有针对性地与海事部门共同举办民营水运企业档案人员培训班，使档案管理人员能够便捷系统地掌握相关的法规与工作技能，为民营水运企业培养素质高的专业档案管理人员。
（三）树立典型，以点带面，有力推动民营水运企业档案管理的发展
档案行政管理部门对于基础较好的民营水运企业要重点培育和扶持，帮助他们总结出管理经验与模式，在行业内起到示范效应。对于基础较差的企业，要根据企业的实际情况指导建档，帮助他们逐步走上正轨。
（四）档案管理人员要主动服务，使档案工作紧密为企业发展服务
作为基层档案管理人员，面对的档案材料数量多，信息量广，如何从大量的档案中挖掘有价值的信息，为企业的发展服务是档案专业人员的重要任务，档案管理人员要按档案管理的要求搞好分类、整理、登记、编目、上架等工作。企业档案的信息汇编，不仅企业创造经济价值和社会效益，还可以增强企业竞争力。
（五）建立档案管理中介组织，为水运企业提供服务
【关键词】民营企业；档案管理；现状；对策
改革开放20多年来，民营企业从无到有、从弱到强逐渐发展成为国民经济的重要组成部分，作为一种不可取代的经济体，它已成为我国经济增长的主要来源，共同富裕的重要力量和社会稳定的基本因素。然而，大多数中小型民营企业档案管理工作却处于初始阶段，基本上处于无人员、无设施、无制度、无库房的“四无”状态，这与民营企业的迅猛发展极不相衬。如何在民营企业的发展过程中加大民营企业的档案管理，发挥其档案的作用，为民营企业的发展服务，已成为民营企业档案管理工作中亟待解决的一个新课题。
一、民营企业档案管理工作现状及原因分析
（一）民营企业档案工作存在的问题
1.管理观念落后，跟不上企业的发展规模。民营企业大多是从家庭作坊开始起步，随市场经济的发展逐步把企业做大。目前，“有经营思想、无档案意识”是民营企业主中普遍存在的一种现象，这些企业主往往把大量资金投入到企业的生产、设备、技术人员上，却在档案管理工作的人员、设备、库房、经费配备等方面十分吝啬，至于档案方面的专业知识更是缺乏。大多数民营企业主心目中没有档案管理，更别提档案管理的规范化、科学化和信息化。2003年在上海和江浙的一项调查表明：13%的民营企业无人管理档案；55.4%的民营企业未建档案室，仅有人兼管档案。十年过去了，此现象仍然存在。据笔者调查了解金华本地民营企业大多数未设立档案室，有的甚至无人管理档案。例如浙江高峰新材料管业有限公司，虽然拥有固定资产2.8亿元，员工800余人，但它也未设立档案室，只是由办公室人员兼管文书档案。又如浙江太阳金属有限公司根本就无人管理档案。这些民营企业主看不到档案在生产、经营中的重要作用，没有把企业档案当作企业的无形资产的观念。因此，即使企业产值增加和规模扩大了，档案材料增多了，但档案管理工作却未能与企业的发展同步。
2.档案管理人员缺乏专业知识，业务不熟悉，无上岗能力，不懂如何整理归类、保管。为节约成本，民营企业的很多档案管理人员由办公室人员和后勤人员兼职，往往是人手少、兼职多，由于工作量大，业务繁杂，平时对档案工作置之不理，用时才慌忙翻寻。他们没有受过专业的培训，不清楚档案管理的技术和标准，导致档案信息得不到有效地开发利用。
3.管理资源分散，缺乏健全的档案管理制度。民营企业档案资料四分五裂地分散在各个部门，查找利用相当不便，这是由于缺乏健全的档案管理制度所致，各部门随意采用自己的档案管理办法，应该归档的材料既没有组成案卷，也没有查找目录。例如一些民营企业，它的基建档案、产品档案、技术档案、工、青、妇、党、团档案、人事档案分别由基建负责人、销售部、技术部、工会、办公室管理，形成典型的分散管理局面。加上监督机制不到位，如果有员工“跳槽”，就会造成核心材料和技术泄露，知识产权白白流失，那将是一种无法弥补的损失。
4、落后的法治管理办法与新时期依法治档的要求不相适应。目前，我国档案管理体制和运作模式已经陈旧，难以适应民营企业档案管理工作，由于新的体制和运作模式还没有形成，导致档案行政管理人员无所适从，从而忽视对民营企业档案管理的调查研究和监督指导，而一些民营企业主由于观念落后，也把企业档案当成一种内部的、机密的信息，外人无权进行调查研究和指导。因此，必须尽快制定一项适合民营企业档案管理的法律法规来解决这一课题。
（二）存在上述问题的主要原因
1.民营企业管理者缺乏档案管理意识导致其档案管理不能与企业发展同进步。在民营企业发展过程中，民营企业主大都忽视档案管理而只重视生产经营。对档案概念认识模糊的不仅是企业主，还包括管理层。几乎没有人认识到企业管理工作的重要组成部分不仅包括生产、销售等内容，还包括了档案管理这一技术工作，认识不到企业的档案不仅仅是人事档案，还包括企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录，民营企业要想掌握内外部经济技术信息资料，保证企业经营决策科学性以及提高企业效益，必须高度认识这种历史记录的重要性。由于认识的局限性，因此民营企业的决策者没有把档案工作摆到应有的位置，更不舍得投入人力、物力来管理档案。
2.民营企业管理者档案法制观念淡薄导致其档案管理成为法制盲区。1988年1月1日，我国正式颁布实施《档案法》，20多年过去了，《档案法》已深入国家行政事业单位中，但却一直没有在民营企业主中产生较大的影响，不少民营企业管理者不但自己不学习《档案法》，而且也不组织管理层和员工进行学习，导致企业变成档案法制的盲区。因此，他们不能依法做好本企业的档案工作是必然的。
3.档案行政管理部门宣传和引导不到位，服务水平跟不上导致民营企业档案管理形成“空档”。民营企业经营者不了解档案工作，不清楚哪些工作应该建档，没有看到档案工作重要性。长期以来，我国对国有企业有一套较为完善的监督指导思路，但对非国有企业却没有，而档案行政管理部门跟不上民营企业发展的步伐，没有及时制订和出台关于民营企业档案管理的规定，导致民营企业的档案管理无章可循，工作也处于落后状态。
因此，我国必须大力加强民营企业档案管理工作，以改变民营企业档案管理工作的现状。
二、做好民营企业档案工作的重要意义
（一）做好民营企业档案工作是档案工作适应我国经济社会发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制经济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响。
（二）做好民营企业档案工作是民营企业自身发展的客观需要。良好的档案管理，有助于民营企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于民营企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提高企业的文化品位。2002年，康恩贝集团申报首批浙江省诚信示范企业就是一个很好的例子。当时集团档案室及时提供了有关银行、合同、产品服务、财务、纳税、劳动、环保等信用方面的原始资料，证明集团完全符合省诚信示范企业的条件，2003年3月康恩贝集团顺利被评为省诚信示范单位。
（三）做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。社会主义经济体制的完善要求民营经济向着规范化、制度、诚信发展。政府有关部门的管理和服务也需要依据企业真实、可靠的信息和数据。
三、积极探索民营企业档案工作的有效途径
1.要做好心理引导，不断激发民营企业的建档热情，鼓励民营企业建立档案室。民营企业档案工作能否顺利开展，最重要因素是其企业主的档案意识。所以，能否激发私企的建档热情，必须要从正向和逆向思维两方面进行积极的心理引导。正向思维就是要对国家相关档案法律法规和国有企业档案工作经验进行宣传，对那些成功利用档案的民营企业要进行特别宣传，使“档案是财富、档案是效益”的观念在民营企业中确立，使保护和利用档案成为民营企业的一种自觉行为。逆向思维就是要从反面让民营企业主认识到，制约企业经济发展原因包括落后的档案工作观念和行为，致命的管理漏洞皆因没有完善的档案管理方法和制度。
2.要勇于创新，探索民营企业档案管理新模式。民营企业存在各种不同的情况，这种不同不仅包括人员的整体素质和企业的生产经营的不同，还包括收集保管的资料完整程度和建档物质条件的不同。因此，根据《档案法》的规定，结合民营企业实际情况，可以采用不同的形式让民营企业走出档案管理的困境。例如集中式管理、网点式管理和寄存式管理等。所谓集中式管理，是指将本企业各类档案集中统一保管；所谓网点式管理，是指档案实体按类别分散保管在有关部门，各类档案的目录集中统一保管在综合档案室；所谓寄存式管理，是指民营企业将自身形成的档案寄存在地方档案馆或档案中介机构。
3.要改变观念，为民营企业提供形式多样的服务。在市场经济条件下，仅靠宣传和行政手段来要求民营企业搞好档案管理工作是行不通的，只有为民营企业提供形式多样的服务才能让他们心甘情愿地接受。一是建立新型服务体系。通过建立数字型档案，打开档案信息化服务的通道，让民营企业可以在网上查询档案工作信息。同时建立市场咨询档案，使商业信息进入民营企业的存档空间。二是宣讲国家相关法规。运用档案网站的传播优势，使最新的法规、标准、成功作法得到有效传播，同时联合新闻单位，把增强全社会的档案意识和普及档案知识通过现代传播手段进行传播：三是编写工作指南和业务指导材料赠送给民营企业，指导其用科学的理念来搞好建档工作。民营企业有别于国有企业，在指导民营企业规范管理档案时，要简化有关程序，简化各类文件归档整理要求，分类尽量简单灵活，便于操作，编发的指导材料也要具有针对性和操作性，使档案人员做起来得心应手。四是加强有针对性的培训。针对民营企业档案人员“兼职过多”的特点，档案部门可采取现场培训、上门培训、远程培训等各种形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本要求和应用计算机的技能，真正解决民营企业在档案工作中遇到的问题。
总之，档案是企业的“信息参谋”，是企业走向成功的一个关键性因素。企业发展计划是否正确，与企业档案管理工作的优劣息息相关。成功的民营企业在档案管理方面也必定成功。因此，成功的档案管理工作是今后民营企业的必经之路。
论文关键词：民营企业档案管理现状对策
论文摘要：在分析我国民营企业档案工作现状的基础上，提出了推进民营企业档案工作全面、健康发展的对策：一是开展心理引导，激发建档热情。二是勇于开拓创新，实现多元服务。三是坚持依法治档，注重监管方式。四是拓展管理范围，推行多元模式。
1正确认识民营企业档案工作的现状
从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。
1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。
1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了部级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。
从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。
2推进民营企业档案工作全面发展的对策
2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。
2.2勇于开拓创新，实现多元服务。在市场经济条件下，民营企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为民营企业档案工作科学管理提供依据。国家档案局正在抓紧制定《企业档案业务规范》作为行业标准印发，民营企业档案工作也可参照。同时，应积极推动民营企业档案工作协会的建立，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一民间组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在民营企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。由于它是一个非正式组织，其成员从民营企业内部具有较强档案意识的人员中产生，因而既能代表民营企业利益，反映他们的真实想法，又具有较高的档案工作热情，并能较好地领会档案部门的专业意图，能起到较好的沟通作用。各级档案部门该放手时应放手，将不堪之责依托于各类民间组织。档案部门为民企提供服务，应更多地注重于宏观上政策与技术的引导，而不应拘泥于繁重而不现实的具体业务环节，要不断开拓创新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分运用档案网站的传播优势，开辟内容丰富、信息新颖的民营企业档案工作服务专栏。传播最新的法规、标准，传播先进经验，成功作法，同时，与新闻单位联手，运用现代的传播手段增强全社会的档案意识，普及档案知识：二是有针对性地编写业务指导材料和工作指南，送发到各有关企业，指导建立档案工作；三是根据民营企业的意愿，为企业培养档案人员和招聘选拔档案人才：四是积极推进档案中介组织服务，如档案事务所、托管中心等。档案事务所主要提供档案业务咨询服务和档案整理服务。可根据不同规模、不同产业和不同地区的民营企业的特点，分类组织档案业务咨询服务。针对民营企业档案工作管理水平参差不齐的实际情况，从基础业务开始，包括文书处理程序、归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用、安全保管、统计反馈等内容和要求、通过现场咨询、信件咨询、专栏咨询等形式为企业释难解惑：成立档案托管中心，在企业自愿的前提下，与企业签订托管协议双方签订安全保密协议，明确各自的权利、义务和违约责任，接受私营企业各种文件资料的整理、代管、提供利用等“一条龙”服务。彻底将小型民营企业从档案管理的困境中解脱出来，为其提供高效、便捷的档案服务。五是教育培训服务。针对民营企业档案人员变动频繁、兼职过多、工作繁重的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本知识和应用计算机的技能。档案行政管理部门在为民营企业服务的同时，也应注重提高自身的素质、不断更新知识、努力提高服务能力和创新能力。2.3坚持依法治档，注重监管方式。《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”私营企业有很大程度上的自，但私营企业档案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民营企业要知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，依法做好档案管理工作。各级档案部门曾一度产生“民营企业档案工作要不要管”的疑惑，这是不必要的，其实，民营企业档案工作不仅要管，还要依法管好。民营企业档案是国家档案全宗的组成部分，理应纳入国家档案资源建设范围，各级档案部门要加大对民营企业宣传档案法律法规的力度、提高依法管理、保护档案的水平。前国家档案局局长毛福民同志在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话中明确指出“要针对民营企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出监管重点，确保档案安全。由于民营企业的发展经历不同，其档案内容也具有很大差异，如有的民营企业是从原国有企业转制而来，其档案中有国有企业内容，有的民营企业在与国有企业或科研事业单位合作中形成的资金、技术、专利、品牌、著作权等知识产权、高新技术、商业秘密等方面的档案，不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会及人民群众的利益。国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》指出，要放宽非公有制经济市场准入、允许非公有制经济进入基础设施、垄断行业公用事业以及法律法规未禁止的行业(包括金融服务业、国防科技工业等)。民营企业涉及的领域越来越广，各省、自治区、直辖市档案行政管理部门要研究确定民营企业中对国家和社会有保存价值档案的范围，并依法进行监督管理。凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的、记录社会重大事件和活动的、反映企业应当承担社会责任的档案，都应视为对国家和社会有保存价值的档案”，考察西方发达国家关于私人档案的法律法规我们可以同样看出，一方面，他们承认和保护私人对相关档案的所有权：另一方面，他们又都强调对这些档案的管理和利用实施监管的必要性与合法性。只不过有些国家采取相对强硬的刚性监督政策，另一些国家则采取相对温和的柔性监督政策，这说明从国际范围上讲、承认企业和私人对档案的所有权，与国家对这些档案的管理工作实施监管并不矛盾。所以，各地档案行政管理部门要充分发挥自身的监管职能，适时地介入民营企业，在提供优质服务的同时，实施有效的监管，应注意的是在监管中要注重方式，切忌采取简单粗暴的工作方法，要做到在监管中“一个不干扰、两个有利于”的原则，即在监管中不干扰民营企业的生产经营活动，要有利于促进民营企业加强管理，提高经济效益：有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。监管方法可实现多样化，体现灵活性，可因地制宜，因企制宜。对只是暂时尚未建档的企业应积极引导其根据本企业的特点建立相应的档案管理规章制度，使企业的档案工作有章可循，从而实现自我约束，自我监督。
2.4拓展管理范围，推行多元模式。一是要树立档案管理范围与企业竞争需要相适应的观念。反倾销在我国加入世贸组织后成为业界和媒体使用频率最高的词汇之一。反倾销犹如一把双刃剑，它既可以是一种反对低价倾销这一不公平竞争行为的防御性武器，也可以是一种推进带有歧视性的贸易保护主义政策的进攻性武器，世贸组织今年5月20日公布了反倾销最新统计数据表明：中国已经连续9年成为世界上遭遇国外反倾销措施最多的国家，截至2004年底已受到各类反倾销逾600多起，我国企业要应对国外企业提起的反倾销调查案，就要以一整套完整、真实地反映其生产、经营及管理等各项活动的现行文件、档案为前提。同样地，我们也可以在国外企业的进口冲击下，以档案为依据，拿起反倾销的武器。实际上，反倾销或应诉调查的过程就是对一个企业档案工作质量检验的过程，就是以事实说明档案工作关乎企业生存发展的过程。所以，只有不断制定和完善有助于企业档案形成完整、真实的保证性措施，以增强企业产品在国际市场上的竞争力。此外，还要加强知识产权档案的收集管理，当前知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。我们加入了世贸组织，就要按照世贸组织知识产权的范围去执行，与贸易有关的知识产权协定规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计、集成电路布图设计、植物新品种保护及未公开信息等。由于包括商业秘密在内的知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式，所以，管理好企业知识产权档案，是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施，二是要树立档案管理手段与企业信息化进程相适应的观念。民营企业在其信息化的过程中水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理，网络管理会同时并存，不能脱离企业管理状态的实际而单纯去追求档案手段的更新。所以，进人世贸组织后，随着企业形态和类型的多样化、企业档案管理形式也将会呈现多元化、个性化态势，不能简单地搬用国企单一的集中统一管理模式，而应因企治档，探索出集中式、网点式、寄存式等不同的多元管理模式。同时，应努力改变单一管理档案和静态管理的习惯做法，积极探索切实可行的民营企业档案、信息、图书、资料四位一体管理的新路子，充分发挥企业信息整体的优势。
一、民营企业档案工作基本情况
通过多个部门的摸底调查和数据汇总，目前，香坊区民营企业（除外资、国有、集体、个体）约6615家，包括工业、批发零售贸易业、农业、建筑业、房产开发和其他行业，共六大类。既有独资企业,也有有限责任公司,既有规模以上企业，也有从业人员在50人以下的中小企业。
我区民营企业的档案工作情况大致可分成三种类型:第一种是基本实行规范化管理,企业经营者对档案工作比较重视,将档案工作纳入企业管理的范畴,愿意或主动接受档案行政管理部门的业务指导,基本建立健全了档案管理制度,配备了档案工作人员和基本的硬件设施,对各种门类和载体的档案基本实行了规范化整理和统一管理。第二种是具备了档案工作的雏形,企业法人具有一定的档案意识,但对档案工作的认识还未完全到位,企业形成的各类文件材料基本上是分散保存、多头管理,缺乏系统的管理措施和科学的管理方法。第三种是基本没有档案工作,企业法人没有档案意识,文件材料处于零散状态,遗失现象严重,也就是我们常说的档案工作仍处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。在这三种类型中,第一种类型的民营企业仅占了很少的一部分,而第三种类型的民营企业则占有相当大的比例。
二、民营企业档案工作中存在的问题与根源
一是企业法人档案意识淡化。民营企业生命周期相对较短，多数民营企业家以追求最大利润为价值取向,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，更关注眼前的经营业绩而不会将注意力放到可能在十年以后才发生作用的档案上。因此大多数企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性及企业档案工作的具体作法，缺乏档案法制观念，对档案工作没有投入必要的人力、物力、财力，影响了档案工作的开展。
二是档案工作起步晚，基础薄弱。在早期的资本积累阶段，多数民营企业有可能还存在一点不规范或者违规的操作，规范的档案管理岂不是自找麻烦？何况，民营企业主对核心信息心存戒备，总是担心重要资料为员工熟悉而留下隐患。那么以保管非核心信息为内容的档案工作必然远离企业利益中心，档案的信息支撑作用自然不会有“惊人”表现，因此即便是专职档案员也会显得弱势，而多数民营企业的档案管理岗位还属兼职，民营企业档案工作之轻就可以想见了。
三是档案专业管理技术人才严重缺乏。档案工作往往由财务或办公室工作人员兼任，专业不对口，业务不熟悉，且民营企业在人力资源上的强流动性导致员工档案意识不强，因为对档案的重视源于一种对过去和未来的时间观，没有长期工作下去的计划，当然无心档案积累的行为。要做好民营企业档案工作，档案专业人才是必不可少，从民营企业实际情况看，大多数民营企业根本没有档案专业人才，也没有考虑过引进档案专业人才，这就更加大的我们档案行政管理部门服务和指导民营企业档案工作的难度。
四是由于国家在民营企业发展中的自主原则，也使档案行政管理部门的影响力受到局限，结果导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。在《物权法》颁布之后，民营企业档案的产权属性变得更加明确，民营企业档案管理问题将更多地依靠自主发展和社会联动。
三、完善民营企业档案工作的对策与建议
1.因企制宜，建立和完善民营企业档案工作机制。民营企业作为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体，它的一切管理活动的开展都是以增效为目标、以赢利为原则。因此，档案工作的开展不能靠行政命令强制执行，而要因企制宜，引导、支持他们进行机制创新。一是档案管理机制创新。指导民营企业根据企业自身管理的需要建立与之相应的档案工作体制，可以实行集中统一管理的方式，也可以采取统一管理、分级负责或其他方式；二是做好档案归档与整理。指导和帮助民营企业制订适合本企业的文件材料归档制度，明确文件材料归档范围、时间、要求，保证归档文件材料的完整、准确和系统；三是做好档案保密与保管。指导民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中，对涉及国家和社会具有保存价值的档案和企业知识产权档案，应依法履行保护与保密的义务，采取相关措施防止属于企业的保密档案资料的泄密和丢失，维护国家利益和企业自身的利益。要采取有效措施，做好档案实体与信息内容的安全；四是加强档案信息化建设。要适应企业信息化建设发展的要求，积极采用现代化信息技术，逐步建立与企业信息化建设水平相适应的企业档案信息化管理；五是力争在档案开发利用上有新突破、新成效。努力开发和利用档案信息资源，为企业生产、经营和管理提供及时、有效的服务，是企业档案工作的最终目的。企业档案管理部门应做好档案的借阅利用工作，并通过建立档案利用台账、编制档案参考资料等手段，开发档案信息资源，主动为企业增强竞争能力、提高经济效益、维护合法权益提供准确、快捷、高效的档案信息服务。
2.积极引导和促进民营企业做好档案工作。作为区（县）档案管理部门，对辖区内民营企业档案工作应当把握原则，加强引导、分类指导，提供有效的服务。一是把握原则。在开展民营企业档案工作中，要注意把握好“自主管理、高效适用、因企制宜”的原则。要以企业自愿为原则，建立与企业自主管理方式相适应的档案工作机制，不强求、不添麻烦、不增加负担，只要有利于企业发展，又不违背档案法律法规，都应积极支持和帮助；二是加强宣传引导。民营企业经营者的档案意识是民营企业建立和发展档案工作的前提。在宣传渠道上突破档案杂志的圈子，注意通过民营企业家方便接触的信息渠道，传播一些档案管理失当而导致企业效益损失的案例，以典型民企的事例“现身说法”，宣传档案工作促进企业发展的实例和成功的经验、做法。激发民营企业建档的内在需求，积极引导和促进民营企业建立和做好档案工作；三是分类指导。民营企业数量庞大，且生产经营规模和管理模式不同，档案工作发展水平不平衡，在引导民营企业建立和开展档案工作过程中，要从民营企业的实际情况出发，针对不同类型、规模和发展水平的民营企业，采取响应的指导方式，适时介入，循序渐进，引向规范；四是有效服务。拓宽服务渠道，突出服务主题，主动为民营企业提供档案义务咨询、档案整理和代存、档案技术服务，举办档案义务知识培训等服务，指导民营企业开展档案工作；五是加强监管。作为区（县）一级档案行政管理部门，特别要加强对辖区内民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管。
3.制定标准，加强培训，推动民营企业档案工作健康发展。建议省局和市局，从全省（市）民营企业实际出发，借鉴国有企业档案管理标准，研究制定一个简单的、易操作的、配套性强的民营企业档案整理标准和规范，供民营企业借鉴选用。从抓法制建设入手，制定和完善我市民营企业档案管理的相关法律、法规，
企业档案是企业的重要资产和信息资源，做好档案管理工作，有助于企业提升自身的管理水平，维护自身合法权益，规避市场风险等，对企业发展具有重要作用。本文从温州规模以上民营企业中随机选择多家企业进行深入研究，以帮助相关企业得到更好的发展，并提出相应的对策措施。
关键词：
规模民企；档案管理；建议
1引言
企业档案是指企业在研发、生产、经营管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件[1]，它是企业的重要资产和信息资源，做好档案管理工作，对提升企业自身的管理水平、维护自身合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。2003年初，温州红蜻蜓集团公司赢取台湾红蜻蜓侵权案；2007年通领科技集团打赢国际官司，拿到了中美知识产权官司中，中国企业的第一份胜诉判决书；同年9月，正泰集团赢取“中国标的最大的知识产权侵权案——正泰诉施耐德侵权案”，获赔3.3亿元。以上靠的都是档案提供的详实可靠的证据，可见档案对企业发展的重要意义，正像正泰集团董事长南存辉说的“：企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证。它是文化的积淀，也是促进社会发展的重要资源之一。[2]”温州是民营经济最为发达的地区之一，民营企业在温州地区经济发展中占据着举足轻重的地位，关注温州的企业档案工作状况，首先不能不了解民营企业的档案工作状况。温州民营企业的档案管理工作总体状况如何呢？从报刊上看，似乎一片大好，发表于2008年3月5日《温州日报》上的《信誉档案能增值产权档案能作证信息档案能共享——温州民企热衷修“家谱”》一文，叙述了温州民企重视档案工作，积极做好档案工作，从档案工作中尝到了甜头的情况，文中提及的企业主要有通领科技、德力西、正泰、森马、红蜻蜓、美特斯邦威共6家[3]。发表于同年《中国档案报》上的《民营经济发祥地企业建档涌热潮——温州市档案局民营企业档案管理工作创新之路》[4]，以及2013年《中国档案报》上的《从“要我建档”到“我要建档”——温州市民营企业档案管理工作成效显著》两文，内容大同小异，提及的企业也基本为以上6家。为了更全面地了解温州民营企业的档案工作状况以及它们所存在的问题，以便能根据实际情况提出相应的对策措施，帮助相关企业做好该项工作，我们从温州规模以上民营企业中随机抽取了多家企业，深入企业内部，找到相关负责人以及一线档案工作者，以座谈会、访谈、问卷法等形式展开实地调研。
2温州“规上”民营企业档案管理工作现状
2.1档案管理人员以兼职为主，基本没受过档案工作相关培训调查发现，这几家在温州颇有名气的“规上”民营企业，其档案管理人员都是兼职的，其具体人数从1人至5到6人不等，根据其档案管理的集中程度而定。这些管理人员没有一个是档案管理或相关专业科班出身，并且基本没接受过相关培训；年龄偏小，多为刚进公司的20多岁的新员工，学历以大专居多。比较典型的是曾为温州市十强企业，跻身中国民营企业500强的某建设集团有限公司，该公司管理档案的是位年近60岁的女性，初中是否毕业尚有疑问，完全没学过档案管理相关知识，从没接受过相关培训。她同时还兼做文印、办公用品发放等工作。
2.2档案室基本都已建立，但管理尚不够规范走访的几家企业中，除一家企业只开辟了一间不到5平方的小房间权作档案室存放了些办公室项目、合同资料和牌匾、奖状之类的实物档案外，其他几家企业都已建立了较为专业的档案室，小的有二三十平方米，大的有100多平方米，在经济开发区新建厂房的甚至达到200多平方米，并多数都配置了档案柜、密集架、防紫外线窗帘、空调、灭火器等基础设施，为达到档案保管的防火、防尘、防高温等要求奠定了基本物质基础。但不容乐观的是，由于管理人员知识、能力、精力等方面皆不足，档案室的管理尚不够规范，主要存在以下问题。
2.2.1档案室有时兼作储藏室，人员进出较为随意前文提及的某建筑集团公司虽然建立了档案室，但这档案室同时兼作储藏室，在几列档案柜边上，随意堆放了一些复印纸、垃圾桶、拖把等杂物，有些档案柜里放的也不是档案，而是复印纸、文具之类的办公用品。同时人员可以较随意进出，很难保证档案的安全保管。另外几家公司也有相类似的情况。
2.2.2档案资料收集不全，保管较混乱档案室面积越大，并不意味着收集的档案资料就越齐全，实际上，面积越大，往往也就是空置的架子越多，其中档案室面积最大的那家，其空置的密集架在50%以上。大量的文件资料分散于各部门不同人员手里，一个工作人员的离职往往就意味着相关资料的流失。从收集的档案资料来看，基本以文书、科技、会计和实物档案居多，较为齐全，人事档案在人力资源管理部门，会计档案有时在财会部门，有时这些档案会分别在相关部门，各部门分建档案室，分别管理。
2.3档案管理制度已经建立，但落实上尚待加强走访的企业都已经至少制定并颁布了一个公司档案管理制度，个别企业较为简单，只规定了公司档案的职责部门和归档程序等内容，有的较为详细，规定了档案归档的范围、形式、环节、分类方案和档案管理机构、人员及其职责。另外，个别历史较为悠久的企业还建立了档案库房管理制度、档案保密制度、档案管理人员职责等相关制度。制度都已经建立，但当被问及落实情况如何时，各公司档案管理人员的答复都是“基本落实”，可见在落实上还有待于加强，最典型的还是那家建筑集团，其档案管理人员直接就说，感觉自己像个收垃圾的，别人把“废纸”往她这里一扔，她一张张地捡起来，放到架子上。因此，该集团档案室许多档案资料信息不全，常有员工找不到自己所需要的档案资料；有的员工借了档案室的档案长期不归还。
3温州民营企业档案工作滞后的原因
3.1本土永嘉文化的影响温州地区三面环山、一面临海，对外交通不便“，山高皇帝远”一语就出自于温州民谣，它自古以来就与中原地区文化存在差异，它受传统儒家文化的影响不深，主要受的是本土永嘉文化的影响。永嘉学派，它孕育于温州这个特殊的地方，又对温州地方文化产生了极为深远的影响。它又称“事功学派”“、功利学派”等，是南宋时期在浙东永嘉(今温州)地区形成的一个儒家学派，它的精髓是反对空谈理性，讲究实效。与传统的义利不可兼得的孔孟之道不同，它主张义利并举“，既无功利，则道义乃无用之虚语耳”，表示应“以利和义”，而不是“以义抑利”。在这种思想的影响之下，历史上温州的商品经济一直比较活跃。正是这种思想和精神使温州人脑子里充斥着“无利不起早”“、冒险半生为万贯”等朴素的市场观和价值观；也正是这种思想和精神使得20世纪70年代末80年代初改革开放的号角吹响后，温州人人争当老板，创建了闻名全国的“温州模式”，支撑了温州经济的快速发展。但是，这种思想、精神同时也孕育了温州民营企业的唯功利性特征，他们看重的是能直接给它们带来经济效益的生产、经营管理和产品销售，档案管理既要消耗财力物力，又很难直接给他们带来真金白银，自然不被看重。
3.2民营企业特性的支配民营企业是以赚取利润为目的的经济组织，它具有私有性、排他性、逐利性等显著特点。而且，一方面受“永嘉学派”事功文化的影响；另一方面是因为温州早期物质资源严重不足，人们生活贫困，企业家们创办企业的直接目的就是为了赚钱，有一条活路，加之这些企业家文化素质普遍不高，使得温州民营企业对经济效益的追求尤为热切，这往往导致他们缺少高尚的精神追求，缺少人文精神，没有做大做强的雄心，忽视企业的社会责任和企业伦理，形成唯功利性企业文化，对档案工作缺乏热情，除非发现它实在是企业盈利之必需，就像前文提及的某建筑集团，档案工作起步早，成系统，这恐怕只是因为对建筑公司而言，建筑档案是建筑物通过国家验收、实现企业盈利的必要组成部分。这也可以解释为什么该公司曾作为中国民营企业500强之一，资金雄厚，档案室却如此“寒碜”。当然，也有一些企业资本积累发展到一个阶段后，认识到唯功利性企业文化不利于企业进一步发展壮大。企业要真正成为大型企业，就需树立企业良好的形象，创建一个具有自身特色的企业文化，而独具特色的企业文化的创建离不开档案，于是它们开始重视企业档案工作。正泰、德力西、奥康、红蜻蜓等集团就是在企业发展壮大到一定程度之后开始重视档案工作的。
3.3企业生存压力的制约温州历来人多地少，资源利用和交通条件差。改革开放初期，温州人凭借着敢为人先、吃苦耐劳的精神，创造出了驰名中外的以民营经济为主体的“温州模式”，创造了一个又一个的经济发展奇迹。据2009年第5期《发展中国》数据显示“：从1978年到2007年，温州市国民生产总值从13.2亿元增加到2157亿元，按可比价计算翻了近6番，年均递增15.1%。其中2001年～2007年，年增长速度均在12%以上。”温州经济的发展就是民营经济的发展。然而，近年来，作为中国体制转型期，受各方面的影响，温州经济的增长速度开始放缓甚至出现倒退的迹象。2008年爆发的国际性金融危机对温州经济可谓是当头一棒，不少中小企业生存和发展面临困境，据温州相关部门2008年12月底对温州全市25227家工业企业调查显示：开工不足的企业7347家，占调查数的29.1%；停工停产2388家、倒闭138家，合计2526家，占调查数的10%，两项相加停工半停工企业达39.1%。2008年，温州全市实现生产总值2424.3亿元，增长率为8.5%，2007年的增率是14%，增速明显下滑，改革开放30年来，温州的GDP增长率第一次低于全国、全省平均水平[5]。到2011～2012年，问题更加严重，面临融资难、民间借贷资本居高不下、企业资金链短缺等诸多问题，一大批优秀的中小民营企业纷纷倒闭，温州老板跑路甚至自杀一时成为全国人民的热门话题。这两年，受欧债危机影响，外贸需求疲软，订单量下降，中国对外出口普遍下降，这对温州以出口贸易为主的制造业更是雪上加霜，使其开工明显不足。在走访企业过程中，企业相关负责人说得最多的一句话就是“：现在生意不好做啊。”可见面临困境之大。档案工作是企业文化建设工作，它的效用往往体现在未来而不是现在“，仓廪实而知礼节，衣食足而知荣辱”，在企业生存尚面临考验之时，让企业主动追求更高远的目标的确强人所难。但终究不能只为当下而生存，做好档案管理工作，势在必行。
4改进温州民营企业档案工作的建议
4.1多加宣传民营企业往往认识不到档案管理工作的重要性，档案行政管理部门应多加宣传，让他们认识到做好档案工作的重要性。例如正泰、德力西、奥康、红蜻蜓等集团的档案工作做得较好，档案行政部门可以把他们树为典型，多宣传他们的做法以及获益。2007年，通领科技集团利用完备的知识产权档案据理力争，让企业在关键时刻赢得了一场世纪官司，拿到了中美知识产权官司中，中国企业第一份胜诉判决书，为公司挽回每年一百多万的经济损失。对于这样的案例，档案行政管理部门应大力宣传。
4.2积极引导有些民营企业即使认识到了档案管理工作的重要性，一时也不知道从何处下手，因此，在不干涉民营企业自的情况下，档案行政管理部门应积极对它们进行引导，在制定、推广档案管理标准、规范的同时，定期到一些企业里去考察、指导工作。甚至可以成立民营企业档案管理科，专门研究、调查、指导本地区的民营企业档案工作，为民营企业开展档案人才培训服务。
4.3加强监管有些企业即使明白档案工作是重要的，但总觉得与收入相比，它的投入更大，经济效益上不合算，所以不愿意去做。档案行政管理部门可加强法律监管，根据国家及地方有关法律法规的要求，对民营企业的档案工作机制、档案管理基本条件、档案安全状况、档案利用服务等定期进行执法检查。对于未达到相应要求的民营企业，视情况作出不同处理。如制定责令改正通知书，提出限期整改意见；未在整改期限内改正的，给予通报批评；依据档案法律法规规定给予档案行政处罚等。
参考文献
[1]覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].上海:世界图书出版公司,2014.
[2]母椿田,等.从“要我建档”到“我要建档”——温州市民营企业档案管理工作成效显著[J].浙江档案,2012(10).
[3]张佳玮.信誉档案能增值产权档案能作证信息档案能共享——温州民企热衷修“家谱”[N].温州日报,2008-3-5(6).
[4]李东晟,母椿田.民营经济发祥地企业建档涌热潮[N].中国档案报,2008-10-6(4).
摘要：根据企业自身的特点，企业档案工作应坚持“宣传、引导、服务”方针，在企业自愿的前提下，科学规范地建立适合企业实际的多元化档案管理模式。
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关键词 ：企业 档案管理 模式 探索
一、企业档案管理现状及原因
1.企业档案管理现状。第一，有强烈的建档意识和规范管理的愿望。企业领导层对档案工作的认识比较到位，企业档案工作基本上做到了规范管理。第二，有建档和归档意识，但缺乏规范管理的愿望。大部分成规模的企业对档案工作的认识还比较肤浅，企业内部管理过程中形成的大量珍贵资料好没有作为档案来考虑，致使大量有保存价值的企业档案被人分散。第三，档案意识淡薄，档案工作摆不上位置。一些小型企业在市场中以盈利为第一目的，根本没有想到要建档。这就需要档案行政管理部门加大档案法制的宣传力度。
2.企业档案工作现状及其原因分析。第一，认识不到位。企业法人没有充分认识到加强企业管理的重要性。总认为建立企业档案既要房子又要设备和设施，既要配人又要花钱，是一项只投入不产出的赔本生意。第二，管理不规范。管理制度和内部监督机制的缺乏，使归档文件材料难以齐全和完整。档案中内含的技术机密、商业机密等失密现象严重。另一方面企业文档工作从业人员兼职过多、业务生疏，人员不稳定等因素，大大阻碍了档案信息的开发和利用。第三，法律不健全。一方面企业档案管理在《档案法》以及《档案法实施办法》中虽有了原则的规定，但缺少明确的内容，法规的针对性、可操作性不强。
二、企业档案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指将本企业各类档案实体实行集中保管，集中开发利用。这种管理模式需配备一定容纳量的档案保管库房，其优点是做到了企业档案工作有用信息的有效存储，节约了企业各类档案人员的精力和保管设备的配置，实现企业档案的规范化管理，特别是有利于日后档案的数字化处理和信息化、网络化管理。
2.统一领导，分级管理。这是企业集团的档案管理模式。采用“块团”结合，块就是指集团驻地的档案行政管理部门依照国家的有关档案工作的法律和法规对集团企业的档案工作进行监督和指导。团就是指企业集团对其所属的紧密层、松散型企业负有的指导责任，在履行职责时可实行“三加强三不管”的工作方针，即加强宏观监督指导、不管具体事务；加强制度建设、不管业务操作；加强重要活动档案的集中统一管理、不管一般事务性活动材料的归档。各下属企业生产、经营、管理活动中形成的各类档案自行收集、保管，这样既方便归档工作的进行，又可以为各下属企业档案的利用提供快捷服务。
3.集中与分散相结合管理。是指一部分的档案，如文书档案、科技档案中的科研档案、基建档案，会计档案等整理归档后实行集中保管，集中利用，而另一部分档案如生产活动中利用较频繁的产品档案、设备仪器档案、工艺档案等相关职能部门自行保管。此管理模式虽方便有关档案的利用，但难以确保这些档案的规范管理。采用这种方式还需要实行各部门自行管理的档案必须形成的目录，且需备份一套报给档案室集中保管，其档案的规范管理必须有严格的制度来保证。
4.寄存式管理。是指民营企业若由于人员精力不够可将自身形成的档案委托中介机构进行整理，若由于其档案保管条件不好或管理不善可将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。此管理模式适宜于小企业和初创企业。
三、多元化档案管理模式必然性与可行性
1.民营企业的发展需要档案规范管理。任何一个企业要保持持续发展的势头，都需要构造一个完善的管理体系；企业发展到一定阶段，企业核心能力的培育并不仅仅是技术上的问题，更需要有规范的管理做支撑，即向管理要效益。
2.民营企业档案的规范管理需要档案行政管理部门的宣传、引导、服务。首先要大力宣传民营企业档案的重要性，引起民营企业法人对档案工作的重视。二是要考虑民营企业的特殊性。在业务工作中要遵循效益原则、适用原则和自主性原则，要从提供政策、提供技术，提供服务着手，注重引导，做好主动服务，无偿服务。三是发挥中介作用。要帮助民营企业规范整理档案，使档案排列有序，编目规范。对保管条件欠缺的企业提供档案保管的寄存业务，实现民营企业档案工作的服务社会化。
3.民营企业档案的规范管理需要典型示范，逐步推进，分类指导。面对民营企业量多面广、地域分散的情况，我们将依托各地工商联合各行业协会组织，建立区域性或行业性民营企业档案工作协作组，设置不同区域和不同行业的档案管理协会。争取在一个区域范围内或同一行业中以点带做面，循序渐进，建立和健全全市民营企业档案工作。
总之，加强企业档案工作，实行多元化的管理模式是档案行政管理部门探索的新课题。我们要大胆实践，努力探索出一条具有舟山特色的企业档案工作的新路子，推进企业档案工作的持续健康发展。
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参考文献
关键词：民营企业，档案管理，管理模式，协作式管理
Abstract: according to the time development of information technology, the file management department of information collection means has been in digital age, because each field has a large number of documents and files, thus the private enterprise's archives management methods should be corresponding to reform, for enterprise development provide a solid foundation. Cooperative management mode is the centralized management mode and decentralized management management model of complex, it is to point to the private enterprise in the file management system, the standard and the leaders insist on centralized and unified, archives entity classification of stratified classification respectively centralized management.
Keywords: private enterprise, file management, management mode, cooperative management
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
1. 协作式管理模式的特点
协作式档案管理模式下企业建立总档案室同时各下级部门也要设立档案分机构，二者都按照总档案室制定的统一管理制度和标准管理档案，总档案室要保管有关企业命运和大局的档案，各下属档案机构遵循企业总档案室的领导并各司其职，保管有关本职能机构及下属单位的档案。
(1)统一指导与分散管理相结合民营企业档案管理在领导上、制度上和标准上集中统一，档案实体则分类、分级、分层次、分别集中管理。协作式档案管理模式是一个企业内部的管理行为，企业统一制定相关的档案管理标准，对档案管理工作进行全方位指导，对下级档案管理部门工作中存在的问题，给出指导性意见。各档案机构是独立于企业之外的机构，在企业的全面指导下进行档案管理工作，当各下级管理机构产生问题时，及时与企业相关领导部门沟通，共同协调并提出解决方案。
(2)管理层次多样化协作式档案管理模式在统一体制之下，使档案的管理工作由原来的单一部门负责变为在一个部门主管下多个部门共同负责，责任的明确更有益于档案工作的开展。运用贝塔朗菲原理，把具有一定区别而又相互联系、相互渗透的两个或多个事物密切地联系起来视为一个有机整体。利用图书、情报、档案一体化管理体制是企业适应市场经济体制变革的要求，同时它也是提高经济效益和管理水平、实现信息资源共享的有效途径。
(3)管理网络化特别指出协作式档案管理模式能凸显网络化信息管理的优越性，各职能部或下属部门的档案机构利用网络信息技术而连成一个网络，实现了网络管理和集中管理，坚实的保证企业档案管理的高效性，例如浙江省新安化工集团公司就是采用的这种档案管理模式。
需要注意的是，档案实施分散保管时不能过度分散，过度分散很难保证档案的完整性与安全性，也不方便利用。也不能过早或过度集中，因为过早、过度集中管理不利于提高效率，更不便于现实工作的利用。
2.协作式管理模式的适用性分析
根据我国目前民营企业发展实力不均实际情况，需要一种管理体制更加弹J哇的档案管理模式。
(1)协作管理模式下的追求目标
管理模式下的经济效益性与民营企业的追求目标吻合，协作式档案管理模式下企业各部门拥有自，这样便于档案的保管和利用，工作效率提高的同时又督促企业对档案要认真对待，提高了档案资源的利用率，为企业管理效率高，减少了工作时间及劳动成本，在提高档案的信息量的同时还降低了档案管理费用，为企业的运行及管理带来一定经济效益。民营企业是考虑到现实的生产和经营才建立了相应的档案管理组织，目的很直观就是为了现实利用，但不会花费大量的财力人力去开发，而是建立相对简单却实用的体系来为企业服务。
(2)协作管理模式下的模式使用
协作管理模式的灵活性适用于民营企业，目前民营企业普遍采用这种协作式档案管理模式，各机构在发现问题时能够及时向上级部门报告并提出解决方案，调动了档案机构的改进及管理技术和水平的提高。档案机构的集中领导有效的防止了“各自为政”情况的产生，采用这种模式的档案管理更方便灵活。
(3)协作管理模式下的宗旨与理念
协作管理模式为用户服务的宗旨与企业服务理念相同，民营企业档案管理模式的目标就是满足用户需求，企业积极的开发档案通用服务，在工作内容和服务方式上创新，为企业档案需求者提供更全面的服务功能，这与民营企业为用户服务的理念相符合。现代企业大规模的将现代化手段加入到企业的生产过程中，档案工作也同样得到升级，服务手段不断提高，这与企业不断进行技术创新，提高服务水平的理念相符合。企业档案管理事业的创新其中企业三项考核指标:提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益，这些工作要落实到各种档案管理中，违背三项考核指标就是与企业升级原则违背，会造成企业档案管理混乱，企业要针对三项考核指标要求全力以赴实现企业档案管理升级工作，从而为企业的升级服务。
因此，协作式管理模式的实施条件为公司规模较大，企业和各职能部门或下属单位都形成庞大的档案信息，或公司驻地分散，往来不便的企业。
3.协作式管理模式下的档案处理过程
一、民企职工档案管理是一个关系和谐社会建设的重大课题
目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市(县)的人才交流中心，二是企业自管的，主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部。从管理上看，问题非常多，主要有三：
第一是档案的内容不全。2007年笔者所在公司在香港联交所主板上市，上市前的“尽职调查”要求极其严格。其中对高级管理人员“管理职务连续性”的调查，简直是对职工档案管理的一场大检阅。我们企业中部分土生土长的管理干部，其职务是与企业的发展同步提升的，他们过去的某些职务任命，有的根本无证无据，有的虽曾正式任命，材料又未必进入其本人档案，最后只好请知情人“联名签署”来“证明”，耽误了许多时间，也给中介机构和律师的工作增加了很大麻烦。2008年，公司一名高管申报“市级技术创新先进个人”，但是在提交本人历次技术创新成果和奖励依据时遇到了难题，原来他历次获奖的证书都被他自己“及时”拿回家里去让太太“保管”，结果在搬家时丢失了。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。
第二是档案在流转中丢失。我公司I程师自外省企业调入，按规定其个人档案要转到我公司所在地的人才中心去托管。但是在人已上班半年后，档案仍然未到，发信到原单位查询也杳无回音。后来又专程去查问。答复早已寄出，实际上已经在转徙中丢失。2008年该员拟调本集团公司驻外省的一家子公司工作，当地规定接受外来户口必须有中级以上职称，因为无档案资料证明，当地拒绝其户口迁入。
第三是该建的档案根本未建。1997年我公司引进一名博士，当时因为各种原因未签署劳动合同。2002年上级劳动部门要来公司调查劳动合同签约率，公司人事部的办事人员告诉博士原合同已到期，是否续签?博士很奇怪，怀疑公司领导另有意图，就说我过去根本没有签订过合同，哪有什么到期不到期?后来办事员报告总经理称该博士不愿签合同，总经理闻言不悦，说，他不签就走人!结果闹出一场人事大矛盾。这种在引进人才过程中由于种种原因未能及时调转本人档案，引进人的公司最后也未能及时为之建立档案的情况，在民营企业中时有发生。
职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。
二、民企职工档案管理需要“三管齐下”
民营企业加强职工档案管理，需要从政府行政部门、中介机构(如人才交流中心、劳动市场、劳务公司)和企业自身三管齐下。其中行政部门和中介机构的职责和运作，各地多有法规性的文件，关键是要有刚性的检查、监督和落实，故本文不赘。从民企自身来说，则须突破认识关，攻克流程关，把好进出关。
第一，要广泛宣传。突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导(与法律法规强制结合)的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。
第二，要整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等等的不同，内部管理的差异非常大。因此应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：1职工档案管理的责任制度，2职工档案资料的归档范围；3职工档案收集、整理、定期检查的规定；4职工档案保管、调阅的规定，5职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理，得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。
全面抓好经济科技档案工作，为构建和谐社会服务
构建和谐社会就要全面落实科学发展观，进一步调整经济结构和转变经济增长方式，实现经济社会全面协调的可持续发展。在和谐社会建设中，除加强和改善国有和国家控股大型企业外，将更多地注重非公有制中小企业的全面发展。辽宁省经济工作会议提出要继续坚持放心、放开、放手发展非公有制经济的方针，消除限制非公有制经济发展的各种障碍，通过国有经济和民营经济的双进双强，实现体制、机制创新。为此，要进一步转变政府职能，加快建设服务型政府，通过审批制度改革，切实把政府经济管理的职能转到为市场主体服务和创造良好环境上来。可以想见在不久的将来，非公有制企业和中小企业将成为经济建设的主力军。因此，档案部门就要在做好国有和国家控股大型企业档案业务指导的同时，更要加大档案行政执法力度，全力抓好非国有企业和中小企业档案的业务指导。首先要在民营企业档案资源建设、提高民营企业建档率、提高民营企业档案规范化管理水平、加大投入力度、职工建档等方面加强指导，制订民营企业最低建档标准，力争实现民营企业建档100％覆盖。其次要加强各类开发区、高新技术园区档案工作，开展对外商投资企业、驻外企业档案业务指导工作。仅今年一月份，辽宁省就新批外商直接投资项目178项，同比增长了39．1％。有131家外商投资企业发生实际投资，平均每家企业实际投资额252万美元，比去年同期每家企业实际投资额204万美元增加48万美元。国家实施振兴东北地区等老工业基地的战略决策，使辽宁成为当前国际资本投资合作的热点区域，外商投资的大项目已成为当前我省的实际投资主体。这些项目主要集中在全省各级各类开发区、高新技术园区，加强这方面工作势在必行。第三，要加强高等院校、科研院所档案工作。构建和谐社会需要放手让一切劳动、知识、技术、管理和资本的活力竞相进发，让一切创造社会财富的源泉充分涌流。彻底改变条块分割，大而全、小而全的社会现状。档案部门就要强化高等院校、科研院所档案工作，大力开发高等院校、科研院所档案信息，建立起科技成果档案、人才档案信息库和信息网络，为产学研结合铺路搭桥。使一切有利于社会进步的“创造愿望得到尊重，创造活动得到支持，创造才能得到发挥，创造成果得到肯定”。
加强档案馆功能建设，做党和政府与社会沟通的桥梁
首先，构建和谐社会必须强化政府的公共管理职能，建立公正、公开、透明的政府机关运行机制和建立法制政府，全面扩大社会和人民群众对政府政务的知情权、参与权和监督权，使政府致力于创造一个平等竞争的市场环境，更好地协调经济发展与社会发展的关系，更好地为社会提供公共产品。在这个过程中，档案部门就要发挥优势，做党和政府与老百姓沟通的桥梁，承担起向社会提供档案信息服务的责任和义务。各级国家档案馆作为科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能，真正把档案馆建成保管党和国家档案的基地、爱国主义教育基地、政府政务信息服务中心和档案信息服务中心。
其次，构建和谐社会，就要求政府必须更有效地管理社会事务、协调利益分配、处理好人民内部矛盾、开展群众工作、维护社会稳定。当前最大的社会矛盾集中在城镇下岗职工、失业人员、灵活就业人员和进城务工农民、失地农民没有社会保障这方面。解决这个问题首先要争取社会保障覆盖面不断扩大，逐步建立起覆盖全社会的社会保障体系。第二是这个社会保障体系要系统，至少应包括失业、养老、医疗、工伤和意外事故四个方面。而建立这样一个社会保障体系，健全的职工档案管理体系是基础，所以档案部门应该承担起这个重要责任。加强企业职工档案管理应该说突出地反映了为广大人民群众服务及为建设和谐社会服务这一主题，档案部门应该将此项工作做深做细。《辽宁省企业职工档案管理暂行办法》出台后，国家档案局给予了高度重视，各大媒体、职工群众也给予了强烈关注。应抓紧出台细则，主要解决职工100％建档、职工档案联网、单位扣押职工档案、职工档案接续及职工档案丢失后如何处理等实际问题。
建设社会信用档案管理系统，为建设诚信社会服务
和谐社会必须是一个诚信的社会，信用是现代市场经济的生命。近年来，经济生活中失信失范的行为越来越泛滥，情节越来越恶劣，严重影响经济改革和发展的大局。所以加强信用建设，深刻反映了人们对于市场经济和具有良好道德风尚的社会的渴望。因此，建立健全由个人、企业和政府信用有机组成的国民信用体系是当务之急。早在2003年，上海市就出台了《上海市个人信用征信管理试行办法》，成为全国首个采用征信机制的城市。到目前为止，上海市个人信用联合征信系统入库人数超过600万人，信用报告查询量近1万份。目前全国统一的个人信用信息的基础数据库正在抓紧建设，并已经于去年投入试运行，率先在北京、重庆等7个城市实现了联网。建立健全我国的国民信用体系，需要进行的基础性工作是十分繁重的。其基础就是建立全社会联网的信用档案数据库。档案部门应该也必须在建设我国信用管理体系这项重大“社会工程”中发挥积极的作用。
加强档案管理，为建设法制社会服务
和谐社会必然是一个法制社会。法制社会最大的特点是要求人们要依法办事，每个人在做每件事时都必须“说话有据，办事有根”。这里的“据”和“根”，说到底就是档案。在建设法制社会中，档案部门必须依据《档案法》和《档案法实施办法》，加强监督、管理和宣传，让档案意识深入人心，使全社会每个单位、每个组织、每个家庭、每个个人都建立起健全的档案。这不但对社会有利，也是在法制社会中确保每个单位、每个组织、每个家庭、每个个人自身利益的可靠保证。
世界许多国家和地区企业法普遍承认企业工商登记档案的公示性，我国在这方面的做法不尽如人意。欧共体理事会第一号公司法指令中要求各成员国对于公司的基本文件进行强行性公开。香港《有限责任合伙经营条例》中规定任何人士均可查阅注册申请表，经认证后，均作为民事或刑事诉讼中的有效证据。我国台湾《民法总则施行法》也规定：法院对法人已登记的事项，应当尽快予以公告，并允许第三人抄录或阅览”。②
现阶段企业工商登记档案的公示性受到限制
（一）限制查询主体与查询阶段。国家工商行政管理局《企业登记档案资料查询办法》第七条规定，只有各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、律师才有权查询工商登记档案。该规定进一步对律师的查询权进行了限制：律师只有进行诉讼业务而且仅能在立案后才有权查询企业工商登记档案。该条规定的反面意思就是：律师进行在非诉讼业务过程中无权查询企业工商登记档案；即便是进行诉讼业务，在法院立案之前也无权查询企业工商登记档案。律师由此陷入了一个两难境地：要想查询企业的详细档案资料必须先到法院，而要顺利最好在前先了解企业的详细工商登记档案。③
第七条规定实际上限定了企业工商登记档案的公开和使用阶段，没有让工商登记档案信息在交易开始前就发挥作用，而是在交易失败进入诉讼以后才被动地利用该信息进行弥补，与我国《合同法》等法律法规以及政府一系列政策所确立的鼓励交易原则相违背，一方面增加了国家管理成本，造成本来就很稀缺的国家管理资源和司法资源的浪费，一方面也滞后了经济的发展，限制了交易主体自我防范和控制风险能力的发挥，从制度设计的层面看也是十分失败的。
（二）限制查询内容。国家工商行政管理局、国家档案局的《企业法人登记档案管理办法》第十九条规定：“使用保密档案时，还应履行相应的批准手续后，方可查阅。未经工商行政管理机关批准，利用者不得公布企业法人登记档案材料。”《企业登记程序规定》(国家工商行政管理总局令第9号)第二十一条规定：“企业登记机关应当建立企业登记簿，供社会查阅。企业登记材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，企业登记机关不得对外公开。书式档案资料中涉及的机密事项，须经工商行政管理机关批准方可查阅。”工商行政机关作出以上此规定的目的主要是为了保护企业的商业秘密。所谓商业秘密必须符合三个法律特征：第一，秘密性（不为公众所知悉）；第二，具有实用性（或价值性）；第三，保密性（采取保密措施）。笔者认为企业工商登记档案并不具备以上三个法律特征，理由如下：
第一，企业工商登记档案不具有秘密性。按照《企业法人登记档案管理办法》第十七、十八、十九条的规定，各地工商机关“应努力开发、利用企业法人登记档案的信息”，“有计划地作到面向社会、面向公众、为领导决策和国民经济宏观管理服务”，外单位只要持有有关的证件和信件，经过必要的审批程序，均可以咨询或查阅企业登记档案的有关信息。《企业法人登记公告管理办法》第二条还规定，国家授权工商机关具有法律效力的正式文告，“向社会公开企业登记公告，宣告企业法人成立、登记事项变更、注销等情况，提供企业法人登记有关的基础信息和有关资料，以利于民事主体依法确立合法地位和调整民事法律关系。”我国公司法第四章第三节有关上市公司部分和证券法第三章第三节有关持续信息公开制度都公司对公司特别是上市公司的信息披露和信息公开作出了明确的规定。从理论上说，工商登记档案信息都应为公众所知悉，所不同的是，上市公司必须依法主动披露，而一般公司只是接受被动查询而已。
第二，企业工商登记档案信息不具有实用性。工商机关要求企业在设立、变更、注销时提交一系列文件，在每年年检时提交年度检验报告书、年度资产负债表和损益表等财务报表，是为了确认企业的法人资格或经营资格，取缔非法经营，更好得对企业进行分类管理。企业提交这些信息是为了证明自己有资格继续在市场经济中合法经营，合法竞争。这些信息只是其经营资格、竞争能力和等级的证明，而不是经营手段或竞争手段本身。表面看来，这些信息影响着企业的声誉，决定着企业的竞争力，似乎具有间接的获利能力，实际上这些信息是企业现状的反映，而不是形成现状的手段的描述。所以，它不具有商业秘密所特有的实用性。
第三，企业工商登记档案信息不具有保密性。工商登记档案资料是工商行政管理部门为了依法监督、管理企业的经营行为而收集、整理并保管的，律师及公、检、法机关的人员只要持有合法的手续，就有权对这些资料依法进行查询、复制，企业无权也没有必要对这些档案资料采取保密措施。也从来没有听说哪一家企业制定规章制度或与员工签订合同，要求员工对其工商登记档案资料进行保密。所以，工商登记档案资料也不具有商业秘密的管理性特征。
从以上的分析来看，企业工商登记档案资料并不具有商业秘密的法律特征，它只是普通的信息，而非商业秘密。律师只要持有合法的证件，履行一定的手续，就可以查阅、复制、复印全部档案资料。④
（三）限制查询结果的利用。《企业登记档案资料查询办法》第九条规定：“查询人不得利用获得的资料开展有偿服务活动，也不得公布企业登记档案资料。”该规定不仅对律师执业造成了一定的负面影响，而且与建立我国信用体系的目标相背离。
取消企业工商登记档案公示限制的必要性
（一）贯彻《立法法》和《行政许可法》的需要
1． 法规规定：企业登记档案必须充分公开。国务院颁布并实施的《中华人民共和国企业法人登记管理条例》规定，各级登记主管机关应当建立企业法人登记档案和登记统计制度，应当根据社会需要，有计划地开展向公众提供企业法人登记资料的服务。
国务院颁布并实施的《中华人民共和国公司登记管理条例》进一步规定，公司登记机关应当将核准登记的公司登记事项记载于公司登记簿上，供社会公众查阅、复制。
对于企业登记档案的查询，以上两个行政法规是作为登记主管机关“应当”履行的义务和职责作出了强制性的规定。
2． 部门规章规定：查询企业登记档案须经批准。国家工商局颁布并实施的《企业法人登记档案管理办法》第十九条规定，查阅企业法人登记档案文件要持有关的证件和信件，并按有关规定的审批程序办理。
国家工商局颁布并实施的《企业登记档案资料查询办法》第七条规定，律师事务所诉讼活动，查询人员应出示法院立案证明和律师证件，可以进行书式档案资料查询。书式档案中涉及的事项，须经工商行政管理机关批准方可查阅。对于同一企业登记档案的查询问题，这两个部门规章作出了若干限制性、禁止性的规定，并由此将应当履行的法定义务，转变成了本部门审批的权力。
3． 部门规章违反了《立法法》和《行政许可法》。首先，就法律效力而论，上述规章中关于限制、禁止企业工商登记档案查询的规定应属违法，根据我国《立法法》的规定，对于此类超越权限的、下位法违反上位法规定和不适当的规章，应由有关机关予以改变或者撤销。
其次，就设定行政许可的权限而言，新施行的《行政许可法》没有授予部门规章设定行政许可的权利。而《企业登记档案资料查询办法》第七条和《企业法人登记档案管理办法》第十九实际上就是一种行政许可，是对查询档案的许可，应当予以调整。
（二）我国企业诚信体系建设的需要
同志指出：“没有信用，就没有秩序，市场经济就不可能发展。”⑤目前，我国企业诚信体系建设还不能完全适应高速发展的社会主义市场经济的需求，诚信体系的不完善、失信行为的广泛存在，使加强企业工商登记档案的公示性应当成为我国企业诚信体系建设的重要内容。
1． 加强企业工商登记档案的公示性，有利于提高企业的诚信度。禁止或限制企业工商登记档案的查询，不仅使工商行政管理职能难以发挥，而且在客观上纵容了经济欺诈，人为地阻断了市场主体间的信息沟通，从而大大增加了交易风险。登记机关并不因此承担任何责任，如此责权不分、包揽权力、垄断信息并拒绝公开，极易导致审批权力滥用、 暗箱操作，不法分子也会就此取得“合法”登记，凭借国家公信力行各类欺诈、逃废债务等不法之事，导致市场秩序的混乱和公众对政府公信力的怀疑；对于守法者，不仅要承受因此大大增加的交易风险，即便是在寻求司法救济时，却因查询相关企业档案的障碍，在程序上甚至可能因此无法依民事诉讼法、刑事诉讼法立案，在实体上亦无法有效利用法律武器来维护自身合法权益，令我国民法、刑法中关于虚报注册资本、虚假、抽逃出资、妨害清算等相关法律难以发挥效用，其结果只能是在客观上纵容、庇护甚至支持形形的经济欺诈、逃废债务等不法行为。
2． 加强企业工商登记档案的公示性，有利于公众对企业诚信进行监督。企业登记档案应当充分公开，允许社会不特定的绝大多数人都能充分地了解企业的基本情况，从而降低交易风险；通过公开，让公众广泛且无障碍地参与企业信用管理，使人人都成为尽职尽责的“工商局”，以实现社会信用的良性循环：通过公开，守法者可以得到及时、有效的法律救济，实现法律抑恶扬善的社会价值；通过公开，变“黑箱”为明示，不仅能有效防止权力腐败和权力不当行使，而且能提高企业的自律性和自觉性。
（三）是政务公开的需要
政务公开是为了保护公众的知情权。拥有或保存政府管理信息的行政机关是公开的义务人，应当依法履行公开政府信息的义务；而公民、法人和其他社会组织是公开权利人，依法享有获取政府信息的权利。政务公开应当把保密作为一项特例而非惯例处理，除保密的范围外，其他信息均应公开。工商登记信息查询应当成为政务公开的先锋。若同一行政文件中有些可以公开，有些不应当公开的，则对不宜公开的内容加以删节后再公开。⑥如果政府应当公开信息而没有公开，致使老百姓的切身利益受到了损害，当事人有权提起行政诉讼。⑦
（四）是律师执业的需要
1． 律师进行事前资信调查是法律服务的一项重要内容。随着商品经济的飞速发展，商贸活动已经非常频繁，跨国贸易更是与日俱增，为了维护交易的安全，保障自身的经济利益，商事主体在确定交易之前都希望了解对方的资信状况，对交易的风险做出恰当的评估，防止遭受损失。因此，现代规范企业都要在确定交易之前聘请律师对对方进行基本的资信调查，有些甚至要求律师在调查的基础上出具风险评估报告，力争将商业风险降到最低程度。这种谨慎的态度客观上维护了国家经济秩序，有利于国家经济的发展，理应得到国家政策与法律的支持。
2． 律师进行资信调查依赖于企业工商登记档案的充分公开。律师要进行真实、详细的事前资信调查依赖于企业工商登记档案的充分公开。工商企业登记档案充分公开对律师公开的好处是显而易见的。首先为律师正常执业扫除了一大障碍，有利于律师更好地开展诉讼及各种非诉业务，为当事人服务。其次通过查询工商企业登记档案来了解企业的真实状况，就可以有效防止商业诈骗，有利于建立良好的社会主义市场经济的信用秩序。如果企业工商登记档案对律师公开，那么企业在进行业务往来之前可以先委托律师做资信调查，了解对方的情况，这种了解不是靠对方自己的吹嘘，而是通过律师在工商行政管理机关对企业登记档案进行查询，由此得来的信息更加客观，有利于企业的经营决策，也可以有效防止商业诈骗的发生。因此，只有揭开企业工商登记档案的层层面纱，使之充分沐浴透明的阳光，律师才能充分利用工商登记档案信息，实现其为市场经济服务的功能。
注释：
①孙军，商事档案的公开与利用限制―――从商法的角度谈几类专门档案的提供利用问题， 《山西档案》，2003，（5）
②邱代伦 车行义，“工商局，凭什么不让我查企业档案?选”―――浅议工商企业登记档案的公开，《中国律师》，2001，（8）
③李文君，掀起工商企业登记档案的盖头，《工商行政管理》，2000，（4）
④胡明，企业工商档案信息属于商业秘密吗？―有感于律师工商信息调查难， 《德衡论文集》
⑤，《当前经济工作需要把握的几个问题》，《论“三个代表”》第94―95页
⑥吴增仁 马秋影，政府信息公开对档案工作的挑战及档案管理部门的对策，《北京档案》2004，（4）
关键词：企业发展；档案管理；方法措施
档案是反映党和国家各项工作及人民群众各方面的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。记载着整个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手材料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。企业档案为企业日常生产经营提供了追根溯源和历史参考的作用，是企业向前发展的后花园。企业中每份档案都是档案工作人员粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，也是研究改进企业发展不可多得的宝贵资料。因此，企业在适应现代市场经济发展的过程中，如何做好企业档案的管理工作、把档案作为一项重要的资源为企业发展所用，更好的为企业发展提供信息资源显得尤为重要。
1 档案在企业经营过程中的作用
1、行政管理方面的作用，档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
2、项目运营方面的作用，档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等。
3、企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。那一张张照片，一段影像，一份份文件，一件件实物，让员工产生了归属感、凝聚力和向心力；让客户更感性的了解我们。
4、法律方面作用，档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。
5、培训方面的作用，档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效果。
2 企业档案管理工作中存在的问题
1、企业档案管理工作重视程度低
很多企业在日常管理过程中，从企业领导到管理人员都存在对档案管理工作的认识偏差问题，认为档案无实际意义，档案与工作无直接关系，没有认识到档案管理工作的重要性。这样就直接导致了企业中档案管理人员配备不足、档案保管设备设施简陋、企业档案管理工作进展困难，不能为企业发展规划提供第一手资料，不利于企业快速发展。
2、企业档案管理人员水平参差不齐
由于企业档案馆（室）不同于专业档案馆、档案局，是非专业性的档案管理机构，管理人员多为兼职，在做好本职工作的同时兼顾档案管理，无法做到面面俱到，加之兼职人员有可能因为工作变动调离档案管理岗位，对档案管理的连续性造成一定的影响。同时，随着企业的发展和技术的进步，档案形式的多样性和数字化也要求档案管理人员要有过硬的技术与之相匹配，而实际当中往往达不到最佳的效果。
3、档案收集管理规范性欠缺
档案集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象，是档案工作的起点及第一个环节。而在实际进行档案收集工作时，由于收集方式不同，如很多企业是在各个部门分别收集形成卷后移交档案室统一编排，容易出现原稿原件遗失的现象。同时，存在缺乏收集归档制度的现象，不能保证档案的完整、准确、系统。
3 做好企业档案管理工作的方法和措施
1、提高档案管理重视程度，增强档案价值意识
档案管理工作只有收到领导的重视和支持才能有发展的基础，要从上到下一以贯之，领导加强重视，干部端正态度，真正认识到档案是企业的宝贵资产，是企业员工在生产、经营过程中总结出来的宝贵财富，是企业发展历程的真实记录和客观评价，也是企业员工经验和智慧的实体表现。要把档案工作与业务工作放在同等重要的位置，留出工作时间，给予必要的人员和资金投入，确保档案管理工作顺利有效开展。管理人员要认真做好本职工作，加强技术学习，不断提高业务水平，树立大局意识，主动为企业服务，充分发挥档案事业在企业发展过程中的重要作用。
2、加强干部培训，提高管理人员工作水平
企业档案管理人员要与时俱进。档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要档案管理人员重视业务知识学习，有扎实的档案管理理论知识、科技知识。因为在科技日新月异发展的今天，传统的手工整理、检索档案的方式已无法满足现代社会的发展需求，档案管理逐渐从传统管理变为现代化管理，因此，实现企业档案管理现代化是必要的，同时又是迫切的。档案管理人员必须加强学习，拓宽自身知识层面，不断“充电”才能提高综合素质，做好新时期的企业档案管理工作。
近几年来，我县档案事业发展极快，档案工作取得突破性的进展。尤其是在县委、县政府的正确领导下和上级业务部门支持帮助下，以省、市档案工作会议精神为指导，坚持依法治档，深入贯彻落实科学发展观，继续解放思想，提升了我县档案工作为经济发展、社会和谐，为人民群众服务的能力与水平，各项工作得到了顺利开展，较好地完成了全年工作任务。县档案馆晋升为国家二级档案馆，被省档案局、人事厅命名为全省档案工作先进单位、被省档案局评为全省档案宣传先进单位。
一、近几年我县档案事业发展的概况
(一)狠抓业务建设，档案服务再上新水平
1、加大投入，基础设施条件有了明显改变。我们争取县委、县政府的重视和支持，加大了对档案事业的投入。今年共计投入20余万元,一是建设了120多平米的爱国主义教育基地和60多平米的荣誉室，展出照片600余幅、实物200余件，接待参观者2000余人次，得到社会各界广泛好评。二是新购置电脑7台、服务器1台等，建起了局域网，达到了“三网”(互联网、政务网、内部局域网)服务，为方便利用和档案工作数字化、信息化奠定了基础。于2011年6月以89分的高分晋升为国家二级档案馆，为我县创建部级文明县城作出了贡献。
2、拓宽领域，强化档案资源建设。进一步丰富馆藏，加强对档案资料特别是具有地方特色档案、重要经济科技档案的接收、征集工作，改善馆藏结构。接收国土局、城建局、民政局、文体局、组织部，卫生局的专业档案及国家领导人来邹、创建全国文明县城、党员先进性教等重大事件、重要活动档案2000多卷。接收组织部文书档案60卷，纪检委的纪检档案411卷，印模档案8枚。接收资料90多册，其中有《韩氏家谱》4册，从1981年到2008年的人代会资料汇编46册。
3、更新观念，档案工作数字化水平有了新提高。强化建设数字化档案馆建设，按照上级要求，对部分馆藏档案进行数字化处理，建立了馆藏档案及资料目录数据库，搭建数字化档案馆网络平台。共进行案卷级及文件级目录录入了29万多条，并建立了音频视频数据库，扫描转化照片百余张。全文数据化、音频视频数据化工作正在进行中。将逐步建立起馆藏全部档案数据库系统，为建设数字档案馆奠定基础。
4、强化服务，档案信息资源开发利用效果显著。继续做好涉外和社会档案的开放工作，开放鉴定1970年至1980年档案15000卷，确定对社会开放和涉外开放的档案共计2000多卷。并编制社会开放《案卷目录》和《全引目录》。积极开展档案编研工作，编辑出版了《2011邹平大事记》12期、《邹平档案指南》，上报档案信息开发利用成果等。为方便人民群众的查阅利用，规范了现行文件服务中心的建设，现行文件征集到2010年底，共接收了25个单位的现行文件，整理上架。接待查阅档案人员1785人次，查阅档案3314卷，利用资料445册，利用人次334人，复印档案3134页。充分发挥了档案工作为“三个文明”服务的重要作用。
5、加强指导，基层基础档案工作有了新的突破。一是完成2010年度机关、企事业单位归档文件整理工作。3月15日至4月8日举办3期归档文件整理业务培训班，对全县档案工作人员集中进行了业务培训，提高了广大档案人员的业务素质，同时完成了2010年度归档文件整理工作，共整理档案1079盒，17648份文件。二是加强新农村建设档案工作的指导。根据上级关于创建新农村建设档案工作先进县的要求及我县农村档案工作的实际，县档案局与民政局、农业局联合转发了省档案局、民政厅、农业厅《关于印发的通知》,并于5月20日召开了农村档案工作会议，对创建全省新农村建设档案工作先进乡（镇）工作进行了安排部署，好生镇成功创建为全省新农村建设档案工作示范镇。三是积极开展企业建档工作。通过宣传教育、引导、典型示范、外出参观等多种形式，进一步强化民营企业的档案意识，提高了企业建档、管档、用档的自觉性、主动性和积极性，有利地促进了企业发展，为全县经济做出了突出贡献。今年，按照企业档案管理的要求，对县华星集团、天地缘集团、西王集团、广富集团的建档工作进行了指导。
(二)圆满完成了招商引资及县委、县府和上级业务部门交办的其它工作
为认真落实县委、县政府的要求，狠抓了招商引资工作，于今年5月份提前完成了招商引资800万的任务。积极做好包村扶贫工作，投资1万元协助码头镇田家村进行村容村貌改造，修路1.5公里。始终与县委、县府保持高度一致，为我县经济发展、社会稳定作贡献，及时做好社会治安综合治理、精神文明建设、依法行政、应急管理、环境卫生与容貌整治、创建全国文明县城等项工作。
(三)存在问题和不足
1、理论学习不够深入，全员的思想认识需进一步统一，大局意识有待进一步提高。
2、工作作风还需进一步改进，工作的主动性、创造性需进一步加强。
3、在档案馆业务建设和现代化管理工作中缺乏必要的经费，使工作滞后，达不到要求。
二、今后我县档案工作发展的新思路
(一)继续强化档案馆基础工作
1、开展档案编研工作。编辑2012年档案利用效果实例汇编20例，档案利用效果分析，温湿度分析、编写2012年《邹平县大事记》；完成两种档案史料汇编；搞好业务研究工作，大力开发档案信息资源，如梁漱溟档案，积极撰写业务论文。
2、进行全宗卷的整理，案卷的检查、修复、复制、整理、统计等工作，作好日常的接待档案利用工作。
3、强化档案信息化的建设。进行档案全文的录入，照片档案的扫描等。
4、接收现行文件进馆，接收现行文件到2012年底，并整理归档。
5、接收镇办婚姻档案进馆。
6、改善服务态度和服务效率，认真做好档案开发利用工作。
(二)深入基层，大力开展业务指导工作
1、做好2010年度全县机关、企事业单位归档文件整理工作。
2、加强督促指导，全力做好农业和农村档案工作。做好镇办2011年度行政村档案整理工作。以争创全省新农村建设档案工作示范县为目标，再动员、再部署，扎实开展新农村建设档案示范县(镇)活动，全面提升农村档案工作水平。
3、做好民营企业建档工作。随着民营经济的发展壮大，档案工作必须适应企业的发展，针对我县民营经济迅速发展的实际，加强宣传引导和业务培训，进一步规范民营企业档案工作，重点做好华星集团、天地缘集团、西王集团、广富集团等建档工作的指导。
4、加强对民生档案的业务指导工作。与劳动、卫生、民政等有关部门联系，对与人民生活密切相关的劳动就业、保险、新农合、优抚等档案进行规范管理。
5、加强档案信息化建设。积极开展电子档案管理的培训工作，确保电子文件和电子档案的安全管理和及时归档。要求全县各机关、企事业单位档案室开展档案文件录入，逐步实现档案数字化管理。
