时间：2023-05-29 17:48:37
一、 民营经济组织档案的概念
对民营经济组织档案的界定，是做好民营经济组织档案工作的前提。依据国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年7月22日联合印发的《企业档案管理规定》，结合民营经济组织调研的实际，我们对民营经济组织档案进行了界定。所谓民营经济组织档案，也就是民营经济组织在其生产、经营和管理活动中所形成的对国家、社会和企业本身具有保存价值的各种形式的文件材料。它主要包括：国家、省、市及地方政府规范民营经济组织发展的方针、政策、法规等；企业法人的资产、产权、资信等方面的材料；企业为规范自身发展所制定的各种内部规章、制度；企业生产、经营方面的各种技术材料、业务合同等；企业用人方面的劳资合同、保险等方面的材料；地方政府在企业开展党建、工会工作等方面的材料。
二、 民营经济组织档案的特点
了解民营经济组织档案的特点，是做好民营经济组织档案工作的基础。通过调研，我们发现民营经济组织档案除了具备档案学理论描述的各种特性外，还突出表现出了以下几个方面的特性。
1．档案所有制形式方面的“私有”性较强。这是由民营经济组织法人性质及法人主观意识所决定的。在对全县80家民营企业法人的访谈中，认为他们所保管的各种形式的材料，是属于他们个人所有的占到96％，可以任意处置，忽略了对国家、社会及他人的作用，表现出了较强的“私有”观念。
2．档案内容形式的单一性。在我们所翻阅的民营经济组织的档案里，很少发现红头、白头文件，即使有，也多为国家行政机关的行文，约占3％左右，绝大部分为格式合同或契约，占全部档案的80％以上，档案内容形式较为单一。
3．档案载体形式的多样性。从调研的情况看，民营经济组织所形成档案的载体形式有纸质、光盘、软盘、照片、录音、录像带、实物等，呈现出了载体形式的多样性。
4．档案利用的原始性。在我们调研较好的80家民营企业中，要么企业法人档案意识淡漠，要么档案管理原始，在有些企业里，还存在着不知档案为何物的现象，更谈不上档案的利用了，即使有所利用，也停留在就档案用档案的程度。他们重视档案的现实价值，原始地利用档案，忽视档案为企业文化、企业形象、企业精神等方面服务的二次及深层次开发。
三、 民营经济组织档案管理方法
民营经济组织作为独立法人，他们自主经营，自我发展，具有很强的独立性，这种特殊性质决定了政府只对其负有引导、服务、监控的义务和照章收税的权利，行政干预在逐步减少，针对这种特殊性，档案行政管理部门作为政府职能机构，也要适时改变传统的工作模式，对民营经济组织不能用对机关、事业、国有企业档案管理的那一套，要坚持企业自愿、档案行政管理主动的原则，在服务引导上大做文章，从宣传入手，少用行政干预，多做宏观指导。具体来说应注意：
1．加大对民营经济组织档案的宣传力度。从调研中，我们了解到大部分民营经济组织档案意识淡漠，对档案知之甚少，少部分具有档案意识的企业法人，也有意愿得到档案部门的专业指导，可是对档案行政管理部门的情况不甚了解，这完全是档案部门自身宣传不够，影响了对民营企业档案业务指导的服务。怎样让更多的民营企业自愿接受或上门求教业务，就要在档案宣传上狠下工夫。具体做法是：一要充分利用广播、电视、网络等现代传媒手段，系统宣传档案法规、档案行政管理部门职能、档案工作的重要性等，使民营经济组织树立档案意识，关注档案工作。二是抓重点，出典型，示范宣传。三是积极协调与民营企业组织联系较多的国家行政部门，如工商、税务、经贸委、民政、统战等单位，借力宣传。四是要深入调研，广泛收集总结民营经济组织档案利用效益事例，利用事例宣传。实践证明，这是最具说服力的一种宣传形式，往往会收到事半功倍的效果。
2．强化档案行政管理部门教育培训职能，举办民营企业组织档案培训班。充分发挥档案行政管理部门业务精的优势，深入开展调查研究，有针对性地组织专门培训材料，为民营经济组织培训档案管理人才。这可以说是档案行政管理部门，深入实践“三个代表”，服务经济中心工作，服务群众，为社会做贡献的一种具体体现。
关键词：民营企业；档案；对策
中图分类号：F27 文献标识码：A
民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成了大量档案信息资源，真实地记录了企业诞生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要的意义。
一、民营企业职工档案管理中的主要问题
实施民营企业职工档案管理，对记载民营企业历史的真实情况，维护企业历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。但有不少民营企业在实施职工档案管理过程中，存在一些较为突出的问题：
（一）从国有企业产权制度改制的民营企业职工档案有建档基础，职工档案管理比较规范，但职工身份转变后应形成的职工履历表、劳动合同等内容就没有在职工档案中体现。职工档案中体现不出职工的真实身份和实际情况，更有甚者，个别职工从参加工作到退休时，个人档案中只填有一份刚参加工作时的职工履历表，在档案中查不到个人的家庭及社会关系变化，职工合法权益得不到保障。就目前情况来看，个体、私营、民营企业较多，而这些企业又成为就业的主渠道，吸纳了大量的从业人员，但由于种种原因，这些企业大部分没有为企业人员签订劳动合同，也没有参加社会保险等，更谈不上建立职工档案了；其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工，企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念，致使职工的合法权益得不到保障。
（二）从民营企业职工档案管理工作来看，档案管理也存在许多问题。如，企业职工档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别；出生日期记载有差异，部分企业职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月；工种记载上的差异，档案没有详细记录职工工种，有的工人进入企业以后，变换了几个工作岗位，从事了几个不同的工种，但在档案上没有详细记录，档案记载工种不够准确。
（三）职工档案有涂改现象。个别企业在档案管理上不严格，对档案原始资料随意进行涂写、修改；由于涉及职工个人利益，个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料，更改年龄，更改工种。企业在整理职工档案时，未能按时间或记载顺序装订档案资料，有个别企业对职工的档案资料根本不整理、不装订。
（四）企业职工档案资料不够完善。个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；有的企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案，以至有关资料遗漏遗失；还有个别企业改制后，没有及时让职工填写履历表，没有与职工签订劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有改制后的职工履历表，没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》，职工档案资料欠缺。
（五）个别企业对职工档案管理不重视，管理混乱。很多民营企业没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失。
二、强化民营企业档案工作的对策
（一）树立三个意识，强化档案管理
1、树立档案法制意识，充分认识民营企业档案工作的重要性。从法律角度看，民营企业的档案管理具有社会性，并不是“私人行为”，也不是可有可无的，是社会公用信息资源的组成部分，是受档案法律、法规保护和约束的。因此，在国家档案行政管理部门的宏观管理下，民营企业档案管理应走自我完善、自我管理、自我发展之路。民营企业要强化档案意识和档案法制观念，提高对民营企业档案工作重要性的认识，加大对企业档案工作的组织领导力度，将档案管理创新纳入工作日程，给予档案工作发展所需的人力、物力、财力支持，加大资金投入，配备专人管理，并结合自身实际建立健全档案管理制度；要把做好档案工作与企业发展有机地结合起来，通过建档促使企业提高内在素质和管理水平，建立起符合民营企业特点的档案管理机制；要严格遵守《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，将法律制约与企业自觉管理有机结合，加大企业档案管理制度的约束力，规范企业档案行为，提高民营企业档案工作的制度化、规范化、法制化水平。
2、树立档案利用意识，满足企业内部管理和外部竞争的需要。民营企业应强化档案利用意识，突出利用原则，加强利用工作，赢得利用成效，在服务企业内部管理和外部竞争中实现档案工作的价值。一方面要强化业务建设，为提供利用奠定基础。只有科学、规范的档案工作，才能为企业各项工作提供及时有效的信息服务。民营企业档案的科学规范管理，应该依据国家标准进行操作，确保归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用等工作的科学规范；另一方面要克服短视思维，对档案工作的潜在经济效益和社会效益有正确认识，从长远的、科学的、发展的角度谋划好民营企业档案工作。针对企业内部管理和外部竞争的需要，有的放矢地开展档案利用服务，推进档案工作向企业一线靠拢，使民营企业管理者能实实在在地看到档案带来的效益。
3、树立档案效益意识，使档案管理切合企业生产实际。民营企业在创新企业档案管理工作中必须遵循效益原则，立足企业档案管理的实际情况，多倾听业内专家对档案管理的意见和建议，认真分析企业建档的有利因素，总结经验，寻找规律，确定企业档案管理创新的方略，使档案工作更切合民营企业实际。以收集归档为例，民营企业应将经济合同、产品开发、经营销售、债权债务、资金周转、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容作为文件材料归档范围的重点，以此为基础将其按行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、设备仪器、基建、会计、人事等类进行分类。民营企业可根据上述八个方面的类别对各种文件材料按要求进行科学分类整理、统一管理本企业各个门类、各种载体的档案。由于档案管理受企业生产经营的特点影响，因此公司根据生产经营实际强化档案管理创新，确定了以商贸经营，房地产开发，农产品种植管理，农产品研发、生产、销售及制度、财务、人事等方面为主要内容的归档范围。
（二）“三管齐下”，强化档案管理
1、广泛宣传，突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程；要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障；要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范，所有这些都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。
2、整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等的不同，内部管理的差异非常大。因此，应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：①职工档案管理的责任制度；②职工档案资料的归档范围；③职工档案收集、整理、定期检查的规定；④职工档案保管、调阅的规定；⑤职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。
3、分工负责，把好进出关。首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室；各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作；档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续；员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。其次，要抓好职工档案的收集和整理：一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要把好“入口”，坚持“人来档到”；三是要及时补充，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；四是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化（如建立职工档案数据库），同时做好补救、补建（特别是对未按常规手续进入企业的高管人员）工作，提高职工档案的使用价值。再次，要搞好衔接，把好转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。
（作者单位：江苏省大丰市职业技术教育中心）
主要参考文献：
[1]李爽，朱静.民营企业职工档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2010.1.
论文关键词：民营企业档案管理现状对策
论文摘要：在分析我国民营企业档案工作现状的基础上，提出了推进民营企业档案工作全面、健康发展的对策：一是开展心理引导，激发建档热情。二是勇于开拓创新，实现多元服务。三是坚持依法治档，注重监管方式。四是拓展管理范围，推行多元模式。
1正确认识民营企业档案工作的现状
从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。
1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。
1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了部级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。
从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。
2推进民营企业档案工作全面发展的对策
2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。
2.2勇于开拓创新，实现多元服务。在市场经济条件下，民营企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为民营企业档案工作科学管理提供依据。国家档案局正在抓紧制定《企业档案业务规范》作为行业标准印发，民营企业档案工作也可参照。同时，应积极推动民营企业档案工作协会的建立，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一民间组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在民营企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。由于它是一个非正式组织，其成员从民营企业内部具有较强档案意识的人员中产生，因而既能代表民营企业利益，反映他们的真实想法，又具有较高的档案工作热情，并能较好地领会档案部门的专业意图，能起到较好的沟通作用。各级档案部门该放手时应放手，将不堪之责依托于各类民间组织。档案部门为民企提供服务，应更多地注重于宏观上政策与技术的引导，而不应拘泥于繁重而不现实的具体业务环节，要不断开拓创新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分运用档案网站的传播优势，开辟内容丰富、信息新颖的民营企业档案工作服务专栏。传播最新的法规、标准，传播先进经验，成功作法，同时，与新闻单位联手，运用现代的传播手段增强全社会的档案意识，普及档案知识：二是有针对性地编写业务指导材料和工作指南，送发到各有关企业，指导建立档案工作；三是根据民营企业的意愿，为企业培养档案人员和招聘选拔档案人才：四是积极推进档案中介组织服务，如档案事务所、托管中心等。档案事务所主要提供档案业务咨询服务和档案整理服务。可根据不同规模、不同产业和不同地区的民营企业的特点，分类组织档案业务咨询服务。针对民营企业档案工作管理水平参差不齐的实际情况，从基础业务开始，包括文书处理程序、归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用、安全保管、统计反馈等内容和要求、通过现场咨询、信件咨询、专栏咨询等形式为企业释难解惑：成立档案托管中心，在企业自愿的前提下，与企业签订托管协议双方签订安全保密协议，明确各自的权利、义务和违约责任，接受私营企业各种文件资料的整理、代管、提供利用等“一条龙”服务。彻底将小型民营企业从档案管理的困境中解脱出来，为其提供高效、便捷的档案服务。五是教育培训服务。针对民营企业档案人员变动频繁、兼职过多、工作繁重的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本知识和应用计算机的技能。档案行政管理部门在为民营企业服务的同时，也应注重提高自身的素质、不断更新知识、努力提高服务能力和创新能力。2.3坚持依法治档，注重监管方式。《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”私营企业有很大程度上的自，但私营企业档案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民营企业要知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，依法做好档案管理工作。各级档案部门曾一度产生“民营企业档案工作要不要管”的疑惑，这是不必要的，其实，民营企业档案工作不仅要管，还要依法管好。民营企业档案是国家档案全宗的组成部分，理应纳入国家档案资源建设范围，各级档案部门要加大对民营企业宣传档案法律法规的力度、提高依法管理、保护档案的水平。前国家档案局局长毛福民同志在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话中明确指出“要针对民营企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出监管重点，确保档案安全。由于民营企业的发展经历不同，其档案内容也具有很大差异，如有的民营企业是从原国有企业转制而来，其档案中有国有企业内容，有的民营企业在与国有企业或科研事业单位合作中形成的资金、技术、专利、品牌、著作权等知识产权、高新技术、商业秘密等方面的档案，不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会及人民群众的利益。国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》指出，要放宽非公有制经济市场准入、允许非公有制经济进入基础设施、垄断行业公用事业以及法律法规未禁止的行业(包括金融服务业、国防科技工业等)。民营企业涉及的领域越来越广，各省、自治区、直辖市档案行政管理部门要研究确定民营企业中对国家和社会有保存价值档案的范围，并依法进行监督管理。凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的、记录社会重大事件和活动的、反映企业应当承担社会责任的档案，都应视为对国家和社会有保存价值的档案”，考察西方发达国家关于私人档案的法律法规我们可以同样看出，一方面，他们承认和保护私人对相关档案的所有权：另一方面，他们又都强调对这些档案的管理和利用实施监管的必要性与合法性。只不过有些国家采取相对强硬的刚性监督政策，另一些国家则采取相对温和的柔性监督政策，这说明从国际范围上讲、承认企业和私人对档案的所有权，与国家对这些档案的管理工作实施监管并不矛盾。所以，各地档案行政管理部门要充分发挥自身的监管职能，适时地介入民营企业，在提供优质服务的同时，实施有效的监管，应注意的是在监管中要注重方式，切忌采取简单粗暴的工作方法，要做到在监管中“一个不干扰、两个有利于”的原则，即在监管中不干扰民营企业的生产经营活动，要有利于促进民营企业加强管理，提高经济效益：有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。监管方法可实现多样化，体现灵活性，可因地制宜，因企制宜。对只是暂时尚未建档的企业应积极引导其根据本企业的特点建立相应的档案管理规章制度，使企业的档案工作有章可循，从而实现自我约束，自我监督。
2.4拓展管理范围，推行多元模式。一是要树立档案管理范围与企业竞争需要相适应的观念。反倾销在我国加入世贸组织后成为业界和媒体使用频率最高的词汇之一。反倾销犹如一把双刃剑，它既可以是一种反对低价倾销这一不公平竞争行为的防御性武器，也可以是一种推进带有歧视性的贸易保护主义政策的进攻性武器，世贸组织今年5月20日公布了反倾销最新统计数据表明：中国已经连续9年成为世界上遭遇国外反倾销措施最多的国家，截至2004年底已受到各类反倾销逾600多起，我国企业要应对国外企业提起的反倾销调查案，就要以一整套完整、真实地反映其生产、经营及管理等各项活动的现行文件、档案为前提。同样地，我们也可以在国外企业的进口冲击下，以档案为依据，拿起反倾销的武器。实际上，反倾销或应诉调查的过程就是对一个企业档案工作质量检验的过程，就是以事实说明档案工作关乎企业生存发展的过程。所以，只有不断制定和完善有助于企业档案形成完整、真实的保证性措施，以增强企业产品在国际市场上的竞争力。此外，还要加强知识产权档案的收集管理，当前知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。我们加入了世贸组织，就要按照世贸组织知识产权的范围去执行，与贸易有关的知识产权协定规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计、集成电路布图设计、植物新品种保护及未公开信息等。由于包括商业秘密在内的知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式，所以，管理好企业知识产权档案，是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施，二是要树立档案管理手段与企业信息化进程相适应的观念。民营企业在其信息化的过程中水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理，网络管理会同时并存，不能脱离企业管理状态的实际而单纯去追求档案手段的更新。所以，进人世贸组织后，随着企业形态和类型的多样化、企业档案管理形式也将会呈现多元化、个性化态势，不能简单地搬用国企单一的集中统一管理模式，而应因企治档，探索出集中式、网点式、寄存式等不同的多元管理模式。同时，应努力改变单一管理档案和静态管理的习惯做法，积极探索切实可行的民营企业档案、信息、图书、资料四位一体管理的新路子，充分发挥企业信息整体的优势。
多年来，国家档案局始终把积极推进民营企业档案工作、服务民营企业发展需要，作为全国档案事业发展的一项重要工作来部署。2005年，国家档案局联合国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会在重庆召开了全国民营企业档案工作座谈会，指出各级档案行政管理部门要“诚心实意地为民营企业提供服务”。2006年，三家又联合印发了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》。几年来，各地档案行政管理部门遵照座谈会精神和Ⅸ意见》要求，积极探索，真抓实干，与当地有关部门联手，诚心实意为民营企业服务，极大地促进了民营企业档案工作的发展，提升了民营企业档案工作的水平。概括来讲，档案行政管理部门主要做了以下工作：
一是营造良好的舆论氛围，引导民营企业建立和开展档案工作
民营企业经营者的档案意识是民营企业建立和发展档案工作的前提。只有让企业认识到档案的重要性，有建档的内在需求，档案工作才能开展。根据这一情况，各地纷纷采取了有效措施营造建档、管档的良好氛围。江苏省档案局一方面通过向民营企业家发放公开信、发无偿服务通知、开展企业服务年活动等方法，宣传企业档案工作的重要意义；另一方面则通过印发《民营企业档案工作利用效益事例选编》，大力宣传档案工作取得效益的典型事例。上海、宁波、青岛等地的档案部门则主动联合当地工商联组织，召开座谈会、恳谈会，直接与民营企业的经营者沟通交流，宣传档案的重要性，以引起他们对档案工作的共鸣。北京市档案局与市工商联联合，定期评比表彰“档案管理先进会员企业”，通过宣传典型表彰先进，起到以点带面的作用。安徽省档案局更是积极借助报纸、电台、电视台、网络等渠道，加强宣传民营企业建档的重要性以及相关的法律和法规。所有这些，都大大增强了宣传效果，使民营企业的档案工作逐渐由被动的“要我建档”改变为主动的“我要建档”。
二是制定办法和指南，使民营企业档案工作有法可依
为了让民营企业档案工作有法可依、有章可循，各地档案部门积极与当地相关部门协调配合，印发民营企业档案管理办法或指南以及加强民营企业档案工作的通知或意见。例如，北京市档案局在广泛调研的基础上，与市工商联联合制发了《北京市非公有制企业档案管理指南》，对民营企业档案的所有权、管理体制与办法、归档范围等做出明确规定，为民营企业规范档案工作提供参考。2006年，国家档案局等三部门联合下发《关于促进民营企业档案工作发展的意见》后，福建省档案局认真贯彻落实，并联合有关部门印发了《关于进一步加强全省民营企业档案工作的通知》等文件，提出具体意见。通过制定文件，有力地保障了民营企业档案工作的顺利开展，对促进民营企业档案管理规范化、科学化，起到了积极的作用。
三是根据民营企业需求，组织免费业务和技能培训
民营企业档案工作普遍面临着档案人员流动性强、业务知识少、技能水平低的问题，因而对档案专业知识和技能培训有较大的需求。各地档案部门通过发放调查问卷和开展座谈会的形式，充分了解民营企业对档案知识的需求，然后为民营企业举办有针对性的免费培训指导。浙江省各级档案部门本着“经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的宗旨，积极贯彻国家档案局提出的“服务先行”战略，举办档案专业岗位资格培训和各类专题业务培训，在此基础上，还应民营企业的具体要求，开展“菜单式”、“点播式”档案业务培训。2005年以来，全省共举办各类形式的培训460多期，共培训26500余人次的企业档案人员，受到了民营企业的普遍欢迎。2008年，江苏省档案局与省中小企业局、省工商联分工合作，由省档案局负责编写培训教材和授课，省中小企业局支列专项培训经费，省工商联负责发动联络民营企业并承担会务，三家联合启动全省民营企业档案知识技能免费培训工程。
四是变被动为主动，提供业务咨询和现场指导
为了诚心实意地服务民营企业档案工作，各地档案部门纷纷转变思路，增强主动性，由“等企业来求助”变为“主动上门服务”。大连市档案局利用大连档案信息网，设立政策法规、业务指导、留言簿等栏目，及时档案法律法规，介绍档案工作规范和标准，交流工作体会；开通相关业务处室的电子信箱，建立企业档案人员QQ群，及时解答有关建立、规范档案工作等方面问题。浙江省档案局的业务指导人员不辞辛苦，不怕麻烦，不顾冷遇，一次次上门动员、指导，现场解答企业档案工作中遇到的实际问题，为民营企业主动提供无偿、优质服务。在2009年的“双服务推进年”活动中，浙江省各级档案部门还推出了一系列方便服务企业的措施，例如：设立业务技术咨询热线电话、查档服务热线电话；开辟网上服务，专家在线答疑；开通企业查档绿色通道，方便企业查档；根据企业技改项目的特点，简化加快民企重点建设项目的档案专项验收程序。
五是搭建沟通平台，组织档案业务交流
组织档案业务交流，搭建档案学术研究平台，也是档案行政管理部门的服务内容之一。2005年重庆会议之后，天津、浙江两地率先成立了档案学会私营企业档案分会，一方面为民营企业建档工作搭建了一个服务平台，另一方面也为民营企业档案工作的研究提供了一个学术平台。黑龙江、海南两省在2006年分别成立了民营企业档案工作协会，建立了民营企业档案工作协作组，同时黑龙江还创办了《黑龙江民营档案》杂志，档案部门通过档案协会和协作组的力量积极引导和帮助民营企业建立起了符合自身特点的“自我管理、自我完善、自我服务、自我发展”的档案工作机制。深圳市更是把组织培训和讲座等工作放手给市档案行业协会来做，通过协会促进民营企业与档案行政管理部门的联络，用社会力量、民间力量去推动民营企业的档案工作。这些措施，有效地促进了民营企业之间的业务交流和横向联系，推动了民营企业档案工作的发展。
除了上述内容之外，各级档案部门还提供了档案技术服务和寄存服务，例如，福建省档案局就为没有相关技术设备的民营企业提供档案缩微复制、消毒、修复、数字化加工等方面的服务，同时还为不具备档案保管条件的企业提供代存、寄存档案服务。
过去的五年里，在各级档案行政管理部门的努力下，民营企业档案工作的水平越来越高，档案管理日趋规范，档案利
用成效愈加凸显。2010年，国务院出台了《关于鼓励和引导民间投资健康发展的若干意见》(新“三十六条”)，为民营企业在未来一段时间内的发展指明了路径、提供了保障。《意见》的实施对民营企业的档案管理工作提出了更高的要求，对档案行政管理部门的工作提出了挑战。
为了贯彻落实《意见》要求，研究探讨下一步推动民营企业档案工作发展的思路，国家档案局于2010年11月16-17日在厦门组织召开了“全国民营企业档案工作经验交流会”，李和平副局长在讲话中明确了今后一个时期民营企业档案工作的指导思想和工作目标，即：以科学发展观为指导，深入贯彻落实国务院新、老“三十六条”文件精神，本着“与时俱进、督导并举；分门别类、联系多渠”的原则，毫不动摇地鼓励、支持和引导民营企业建立健全适应市场经济、法制社会要求的档案管理。坚持“与时俱进，督导并举”，要求档案部门应深入学习、领会和贯彻两个“三十六条”文件精神，切实履行政府部门职责。要认识到帮助、引导和规范民营企业档案工作，就是完善市场经济体制、提升民营企业素质，就是适应法制经济要求，为企业创造公平、公正、可信、诚实的竞争环境。坚持“分门别类，联系多渠”，就是要针对民营企业的特点，采取有针对性地督促和引导。横向要联系涉及民营企业的有关部门，纵向要多系统、多渠道地向民营企业宣传档案工作在企业管理和市场竞争中的基础作用以及有关的法规要求。
1.企业档案管理现状。第一，有强烈的建档意识和规范管理的愿望。企业领导层对档案工作的认识比较到位，企业档案工作基本上做到了规范管理。第二，有建档和归档意识，但缺乏规范管理的愿望。大部分成规模的企业对档案工作的认识还比较肤浅，企业内部管理过程中形成的大量珍贵资料好没有作为档案来考虑，致使大量有保存价值的企业档案被人分散。第三，档案意识淡薄，档案工作摆不上位置。一些小型企业在市场中以盈利为第一目的，根本没有想到要建档。这就需要档案行政管理部门加大档案法制的宣传力度。
2.企业档案工作现状及其原因分析。第一，认识不到位。企业法人没有充分认识到加强企业管理的重要性。总认为建立企业档案既要房子又要设备和设施，既要配人又要花钱，是一项只投入不产出的赔本生意。第二，管理不规范。管理制度和内部监督机制的缺乏，使归档文件材料难以齐全和完整。档案中内含的技术机密、商业机密等失密现象严重。另一方面企业文档工作从业人员兼职过多、业务生疏，人员不稳定等因素，大大阻碍了档案信息的开发和利用。第三，法律不健全。一方面企业档案管理在《档案法》以及《档案法实施办法》中虽有了原则的规定，但缺少明确的内容，法规的针对性、可操作性不强。
二、企业档案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指将本企业各类档案实体实行集中保管，集中开发利用。这种管理模式需配备一定容纳量的档案保管库房，其优点是做到了企业档案工作有用信息的有效存储，节约了企业各类档案人员的精力和保管设备的配置，实现企业档案的规范化管理，特别是有利于日后档案的数字化处理和信息化、网络化管理。
2.统一领导，分级管理。这是企业集团的档案管理模式。采用“块团”结合，块就是指集团驻地的档案行政管理部门依照国家的有关档案工作的法律和法规对集团企业的档案工作进行监督和指导。团就是指企业集团对其所属的紧密层、松散型企业负有的指导责任，在履行职责时可实行“三加强三不管”的工作方针，即加强宏观监督指导、不管具体事务;加强制度建设、不管业务操作;加强重要活动档案的集中统一管理、不管一般事务性活动材料的归档。各下属企业生产、经营、管理活动中形成的各类档案自行收集、保管，这样既方便归档工作的进行，又可以为各下属企业档案的利用提供快捷服务。
3.集中与分散相结合管理。是指一部分的档案，如文书档案、科技档案中的科研档案、基建档案，会计档案等整理归档后实行集中保管，集中利用，而另一部分档案如生产活动中利用较频繁的产品档案、设备仪器档案、工艺档案等相关职能部门自行保管。此管理模式虽方便有关档案的利用，但难以确保这些档案的规范管理。采用这种方式还需要实行各部门自行管理的档案必须形成的目录，且需备份一套报给档案室集中保管，其档案的规范管理必须有严格的制度来保证。
4.寄存式管理。是指民营企业若由于人员精力不够可将自身形成的档案委托中介机构进行整理，若由于其档案保管条件不好或管理不善可将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。此管理模式适宜于小企业和初创企业。
三、多元化档案管理模式必然性与可行性
1.民营企业的发展需要档案规范管理。任何一个企业要保持持续发展的势头，都需要构造一个完善的管理体系;企业发展到一定阶段，企业核心能力的培育并不仅仅是技术上的问题，更需要有规范的管理做支撑，即向管理要效益。
2.民营企业档案的规范管理需要档案行政管理部门的宣传、引导、服务。首先要大力宣传民营企业档案的重要性，引起民营企业法人对档案工作的重视。二是要考虑民营企业的特殊性。在业务工作中要遵循效益原则、适用原则和自主性原则，要从提供政策、提供技术，提供服务着手，注重引导，做好主动服务，无偿服务。三是发挥中介作用。要帮助民营企业规范整理档案，使档案排列有序，编目规范。对保管条件欠缺的企业提供档案保管的寄存业务，实现民营企业档案工作的服务社会化。
本刊讯据统计，2004年我国私营企业总数达346万，个体工商户达4000多万。为总结、交流全国民营企业档案工作经验，推进民营企业档案工作为经济建设服务，2005年4月18－19日，全国民营企业档案座谈会在重庆举行。会议经中央办公厅批准，由国家档案局会同国家发展与改革委员会、中华全国工商业联合会联合召开。
国家档案局局长毛福民出席会议并发表了重要讲话。他说，改革开放以来，我国非公有经济不断发展壮大，已成为社会主义市场经济的重要组成部分和促进社会生产力发展的重要力量。实践表明，民营经济的存在与发展有利于促进社会资本的积累与扩大，促进工业化和社会生产力的发展；有利于优化经济结构，带动经济总量、财政收入和人民收入的增加；有利于解决就业问题，可大量吸收劳动力，对我国经济和社会发展具有重要作用。
他指出，民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的文件材料，它是民营企业真实记录，是企业的重要资产和信息资源。民营企业的生产、经营和管理，需要档案工作的支撑与保障，也应承担建立档案、保护档案的义务。伴随着非公有制经济的发展，民营企业档案工作的需求也日益增长。特别是我国加入世界贸易组织后，越来越多的民营企业处于应对反倾销、反补贴等贸易争端的第一线，维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。目前我国沿海发达地区的民营企业已经从规模小、科技含量低、管理落后，向着规模大、科技含量高、管理先进的方向发展。建立和开展档案工作是民营企业发展的必然要求，也是企业经营管理的内在需要。做好档案工作，就是要促进企业资源的科学管理，从而实现企业的可持续发展。
他说，王刚同志1998年对一份关于民营企业档案工作的报告批示：“非公经济是我国社会主义市场经济的重要组成部分，民营企业档案工作是我国档案事业的一部分。沈阳市局关于重点扶持和发展民营企业档案工作的意见是可行的。希望抓紧这方面的工作，以积累一些经验。”
为贯彻落实王刚同志的批示精神，贯彻落实国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》，毛福民强调，做好民营企业档案工作，是档案行政管理部门的重要任务。积极引导和促进民营企业建立和做好档案工作，是各级档案行政管理部门服务经济建设的基本职责。首先，要把民营企业档案工作纳入管理范围，加强分类指导。其次，要引导民营企业经营者不断提高档案意识。第三，要引导民营企业自觉依法管理档案。第四，要积极探索民营企业档案管理模式。
毛福民对当前档案行政管理部门如何为民营企业档案工作提供有效服务进行了部署：要明确对民营企业档案工作的指导原则，即自主管理、高效适用、因企制宜；要为民营企业档案工作营造良好环境，包括营造档案健康发展的政策保障环境、企业对档案工作需求的环境、学习提高的环境；要不断提高为民营企业档案工作服务的实效，为民营企业提供档案业务咨询服务?熏开展档案代存寄存服务、档案技术服务和档案人员培训服务。
中华全国工商业联合会副主席孙晓华出席会议，他希望工商联要与档案管理部门加强沟通与配合，并适时组织、举办民营企业档案工作经验交流活动，推动民营企业档案工作的开展。
国家发展与改革委员会向会议发来贺信。贺信说，积极探索和开展民营企业档案管理工作，是政府促进民营经济持续健康发展的重要措施之一，必将对民营经济发展产生积极影响。引导民营经济建立完善企业档案，将有利于提升企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、促进企业持续健康快速协调发展。
重庆市副市长谢小军向会议代表介绍了重庆的经济社会情况。
会议透露，国家档案局正在制定《企业档案业务规范》。
（本刊记者王天泉）
一、民营企业档案现代化管理的必备条
件
1.确定民营企业档案的管理模式原则。
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长,关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则:首先,档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言,中小型民营企业可以实行单级管理,大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦(集团)公司,属混合型大型民营企业集团,总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理,对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理,全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司,日常则由其代管。其次,档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性,至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应,不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业,这种企业可实行档案信息化管理。最后。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段,企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐,但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业,大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理;而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
2.配备档案管理人才,制定科学的归档范围和管理制度。
目前,民营企业大多重经营、轻管理,一味追求眼前的利益,对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作,缺乏必要的规章制度,档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作,为了培养档案管理人才,我们必须加强档案人员的继续教育,使他们掌握新知识、新技能,以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档、计算机管理和检索,以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度,使规章制度适应新形势发展的需要。
3.保障民营企业档案的信息安全。
为了保证计算机网络系统的安全运行,可采取以下防范措施:第一,访问控制。具体是入网访问控制,即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源,并控制访问时间和在哪个网站入网;权限控制,控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源,指定用户对上述资源执行仅能只读,无改写、删除等操作;防火墙控制,用以阻止网络黑客访问某个机构网络的屏障。第二,信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输,确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作,在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说,通信双方交换彼此密钥,并存放在安全处,需要对方发消息时,用密钥进行加密,在收到数据后,用对方的密钥解密。第三,网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统,即使出现信息丢失,只要启动该系统,可恢复丢失信息的原貌。预防病毒,防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件,自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质,必须使用时应严格进行病毒检测,确认无病毒后方可使用。
4.全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则,由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流,但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理,也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理,该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理,一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理。
二 、民营企业档案现代化管理的目标
1.为民营企业营造先进的企业文化提供条件。
在知识经济时代,经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争,而企业档案本身是企业文化的一种体现,因而可直接服务于企业建设。随着我国加入wto,国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各
方面的严峻挑战,正是这种挑战,使得我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力,保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设,使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价,通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着,但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用,对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性,并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。
2.民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。
市场经济的发展,企业的重组、兼并、转制都是不可避免的,因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案,一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行,同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算,一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估,甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动,企业档案本身就是企业资产的一部分,它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动,因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用,甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出,在一个企业的经济活动中,企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一,在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案,其中许多内容就是电子档案,这些电子档案不仅对从事科研很有用途,而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案,这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。
1.档案行政管理部门指导不足
首先，让整个企业发展起来就要创新体制、强化服务和整个资源，民营企业的信息资源需要行政管理部门的积极的配合、指导和整合，已达到实现资源利用的有效价值，这样才能将企业的档案资源活跃起来。其次，民营企业现阶段缺乏建立档案的经验，档案行政管理部门要积极的帮助和采取主动一对一的服务，提供相应的建立档案方法、指南，业务管理制度和管理条例等，这样有了强有力的指导力度，民营企业中档案管理工作就能灵活、高效容易的展开了。
2.档案从业人员综合素质低
在当今网络和计算机高速发展的大环境下，原有的工作方法和现代化档案管理模式有了很大的差距，现阶段我国民营企业中档案管理人员学习不够积极，专业水平达不到现有学习水平，还停留在原有的工作经验中，这就造成了阻碍企业发展的因素，导致相应的档案管理工作不能按时完成。有的民营企业中完全不符合档案的保管要求，库房设施陈旧、环境差，对企业的形象和经营也有很大的损失。
二、成因分析
我国民营企业在档案管理上所呈现的问题从主观和客观上来说都要需要改善和提高的地方。第一，企业对档案工作的不够重视。由于民营企业的性质导致相关负责人对档案管理工作不够重视，我国的档案管理工作开展时间又很短，这其中很大程度上的原因是对档案管理工作认识上的误区。大多数民营企业中的领导人没有认真学习过“档案法”，对档案工作的不重视与企业的经营活动形成了很大反差，企业管理者对档案工作的认识程度是一个不可忽略的重要因素。因此，档案工作要想显现出其左右还需要很长是时间要走。第二，档案行政管理的指导不足。就目前我国现有的状态来看，我国行政管理部门与国企不同，其首先考虑的是经济效益，没有建立相应的监管机构，这就就会对民营企业的档案管理工作指导力度不够，约束能力不足。这就对管理部门的指导工作有一定限制，业务指导人员也没有达到很好的指导力度和效果。第三，企业信息化建设力度不够。当今时代，市场竞争激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地，就要企业加强整体管理水平和人员的素质，加快内部和外部信息化平台的建设。如宁波奥克斯集团4年中花费6000万元建立的档案信息资源体系,对企业的发展提供了很大的帮助，这种效果在以后会更加明显的感觉到也更加容易的被应用到各种企业中。
三、企业档案管理模式对策
随着计算机的发展与普及，很多的企业也开始重视起了档案部门，所以就要提高认识、宣传的力度，为档案管理跟上时代的步伐，这要包括：“档案法”的法规宣传，变换传统的工作思路，确定纸质的档案向电子的档案建设转化的工作重心。领导负责制企业内部加强组织建设,各负其责,互相督促,以领导的支持和组织保证为基础,开展建设档案工作就会更顺利。以点带面,通过抓典型可以减少工作中因经验少产生的障碍,全面开展这项长期复杂的工作是今后发展档案事业的坚实基础。重点坚持建设验收的制度以及项目档案登记，档案工作人员要坚持“三参加”制度、全程控制的管理以及做好项目管理收集、保管以及整理等工作。要做到项目建设与管理一起进行。企业信息化的建设以及档案的信息化网络化，全力发展信息资源，为了企业的发展，学习型组织是档案部门应该建设的，还要要求档案工作人员持证在岗。大力提升档案管理的人员的素质要以人为本，纸质档案与现在的企业的电子文件是不同的，电子的需要进行前端管理以及逻辑管理。国家批准的电子档案与文件归档中提出，文件在接受以及形成的时候，通过互联网向档案部门传送归档，面对着新的挑战以及危机，现代的企业要走的路还很长。
四、总结
规章制度是企业管理的根本，是企业内部大法，档案管理也是一样，有一套完整的制度，从组卷、保管、借阅、利用、开发等各个环节都有明确的制度规定。但实际中多数民营企业普遍存在着档案规章制度不健全的状况，少数企业甚至都没有档案工作制度。档案工作也就可能随着档案人员的辞职或工作变动而处于瘫痪状态。即使是已经发展到一定规模的民企，档案管理规章制度的建立也明显落后于其他管理领域。
二、做好民企档案管理工作的措施
（一）增强档案意识，加大档案开发利用
做好档案管理工作，领导重视是关键。民企领导要有战略眼光，抛弃急功近利思想，着眼企业长远发展，做好企业各项基础工作，包括档案工作。对于档案工作者来说，引起领导重视的关键是档案的利用价值和创效功能，空谈重要是无力的。所以民企档案管理人员要在档案开发利用上下功夫，充分发挥档案记载企业历史、承载经验教训、反应企业现状的功能，为企业制定发展规划、市场营销策略、技术改造、财务分析、人力资源开发利用等，提供一手资料和参考数据，变文件库为信息库，变死档案为活信息，使决策者真正看到档案的价值和作用，增强档案意识，提高重视程度。
（二）增加投入，完善档案基础设施和科技硬件建设
档案的价值是潜在的、长远的，主要表现在企业的发展、提高、创新和持续发展上，凡有志于企业长远持续发展、创造一流企业的企业领导人都要增加对档案管理工作的投入，按照国家档案管理基础设施要求，建立规范、功能齐全的档案室，配备先进的电子计算机设备，实现基础设施达标和管理手段现代化。
（三）建章建制，实现档案管理规范化和标准化
建立健全档案管理各项规章制度，用制度规范单位各部门、各系统的行动，使档案管理工作形成一个完整的快速运转的系统。它包括：文书制作、送交、归档一体化制度；归档判定制度；安全保管制度；档案保密制度；档案借阅制度；档案管理人员工作责任制；档案管理检查评比制度等。并配以相应的考核、奖惩办法。真正起到促进工作的作用。按照按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求制定文书档案管理标准，从文件制作、收集、归档判断、装订、分类、编号、边牧、装盒、编制检索工具等各环节制定详细的标准。电子版、数字音像档案要按科学要求，制定相应的保管办法和标准，并严格贯彻执行，以此促进文书档案管理规范化、标准化的实现。
（四）运用科学手段，配备专业人员，实现档案管理的现代化
档案管理现代化就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、调阅。三是利用网络系统实现档案室与各部门的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。实现现代化，必须配备现代化的专业人员，招聘档案专业毕业的大学生和电子计算机专业人员从事档案管理工作。
三、结束语
一、机关档案工作
1、认真贯彻落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（国家档案局令第8号），督促、指导县直机关完成保管期限表的修订工作，认真细致地审批各机关单位申报的归档范围和保管期限表。并对年年各机关单位文件材料的立卷归档工作进行监督与指导，使档案管理达到规范化、标准化。
2、机关档案信息化建设
加强各机关、企事业单位档案信息化建设，促进档案管理工作的电子化、数据化、现代化，保证档案作为历史资料保存不遗、不缺、不漏，完成电子文件的归档管理工作。
3、加强民生档案建设
民生档案是与公众利益直接相关的档案，为此我们重点对社会保险档案工作和社区档案建设工作加大监督管理力度，协助制定相应的管理办法，使其更好的为百姓服务。同时根据我县的实际情况，制定出切实可行的开展民生档案工作的方案，开始民生档案调研工作。
二、农业、农村档案工作
1、继续开展社会主义新农村建设档案工作，加强试点乡镇、村档案室基础业务建设，对未建档的行政村依据《档案法》中有关条款，加强监督、检查、指导，同时建立乡镇、村档案业务工作的指导名册，使乡镇、村的档案管理工作逐步达到规范化、标准化要求。
2、积极开展村级农民专业合作组织的建档工作，使农民专业合作组织依据档案所具有的真实性、可靠性、科学性、健康稳步地向前发展。
三、经济科技档案工作
1、民营企业档案工作
对已上报的规模以上民营企业和新增的民营企业，建档工作要做到身临其境，指导到位，使民营企业档案工作更好地为县域经济服务。
2、国有企业档案工作
加强对国有企业档案工作的执法力度，对不符合《档案法》要求的企业，要下发档案执法检查通知书，并责令其限期整改。对我县国有改制企业的档案工作进行管理和处置，并制定档案处置意见。
3、林权制度改革试点档案工作
为更好地开展林权制度改革试点档案工作，使档案工作与林权制度改革工作同步进行，我局将与林业部门沟通，积极配合林业部门的档案工作人员制定《文件材料归档范围》，建立健全档案工作各种制度，并有相应的安全防护措施，借以维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命。
一、档案工资的建立
1.档案工资是指中方职工在进入外商投资企业（含合资、合作、外资）时，档案中所记载的原来国家统一规定的工资制度给职工确定的标准工资，及按国家和市人民政府统一规定调整工资和奖励晋级后增加的工资。
根据原劳动人事部劳人劳〔1984〕1号《关于颁发中外合资经营企业劳动管理的两个文件及其说明的通知》，附件二《关于中外合资经营企业劳动管理供内部掌握的若干意见》第三条指出：“合营企业在实行本企业工资等级标准的同时，仍应保留原来国家规定的工资等级标准，并据以评定职工的工资级别和进行职工的升级，以便于计算职工退休后的劳动保险费用，也免得在职工中途离开合营企业到其他单位工作时，重新评定工资级别。这样做并不影响合营企业按本企业工资标准，适时地调整职工的工资。”
凡北京市行政辖区内的外商投资企业都应按照〔86〕市劳办字第157号《北京市劳动局关于调整北京市中外合资（合作）经营企业中方职工档案工资的通知》要求和京政发〔1985〕158号《北京市人民政府转发市工资制度改革领导小组〈关于北京市国营企业内部工资制度改革实施办法〉和〈北京市集体所有制企业内部工资制度改革的意见〉的通知》规定，建立中方职工的档案工资。
外商投资企业档案工资标准由其上级主管部门按照市劳动局有关规定审批。
2.档案工资包括的内容
（1）按照市人民政府京政发〔1985〕158号文件规定的北京市国营企业工人工资标准和干部工资标准确定的本人标准工资。
（2）执行国家机关，事业单位工资标准的职工进入外商投资企业，档案工资按职工现行的基础工资、职务（岗位）工资、工龄工资三项之和减五元后就近向上纳入企业工资标准。（1990年1月1日以前已按三项之和减十元确定了职工档案工资的，不再改变）。
（3）按照国务院国发〔1982〕59号《国务院关于〈企业职工奖惩条例〉的通知》和国发〔1984〕67号《国务院关于进一步扩大国营企业自主权的暂行规定》及京政发〔1985〕112号《北京市人民政府关于国营企业厂长给有特殊贡献的职工晋级问题的通知》职工奖励晋级所增加的工资。
（4）根据国家规定从1986年10月1日起至1988年12月31日止用人均1.80元所增加的标准工资。
（5）领导干部经过对同级干部有任免权的上级主管部门审批，职务变动后纳入职务等级线所增加的工资。
（6）按照北京市劳动局、北京市职称改革工作领导小组办公室京职改办字（88）211号《关于企业实行专业技术职务聘任制有关工资问题的通知》和市劳资发字〔1989〕232号《关于企业实行专业技术职务聘任制有关工资问题的补充通知》规定实行专业技术职务聘任制增加的工资。
（7）参加全市工人技术比赛，决赛成绩优秀的职工，按市劳动局文件规定奖励晋升的一级工资。
（8）经北京市人民政府和市劳动局批准，试行工资总额与经济效益挂钩的企业职工，在1986年底以前用工资增长基金升级和提高工资标准增加的工资，经调入单位确认了的。
（9）按市人民政府京政发〔1987〕117号《北京市人民政府转发市劳动局〈北京市工人技师考评和聘任暂行办法〉的通知》和市劳动局（85）市劳资字第424号《关于提高饮食、服务业技师工资标准等问题的通知》规定，经考评获得特一级、特二级、特三级、技师的标准工资。
（10）从城镇待业青年中招收录用的职工应按市人民政府京政发〔1985〕153号文件关于新参加工作职工的工资待遇有关规定，从定级之日起建立档案工资。
二、调整档案工资的范围
北京市行政辖区内领取了营业执照，已在有关劳动部门备案立户并核定了中方职工工资基数的外商投资企业，1989年9月30日在册的合同制职工并已定级人员（不含农民工）均列入这次调整档案工资的范围。
其他按照京企调办字〔1990〕第2号文件规定的范围执行。
三、调整档案工资的办法
1.根据北京市劳动局有关规定已建立了中方职工档案工资并符合这次调整档案工资条件的职工，在本人现行档案工资基础上从1989年10月1日起提高一级档案工资。
2.凡1987年以来使用3％奖励晋级指标晋升过两级以上（含两级）档案工资的厂级（经理）以上领导干部，这次不再提高档案工资。
3.调整档案工资工作结束后，由企业负责将“职工调整档案工资审批表”转入职工个人档案。
其他有关调整档案工资的办法按照京企调办字〔1990〕第2号第二项有关规定执行。
四、核增工资基数的办法
1.从1990年1月起，在原核定工资基数的基础上按年人均144元，核增工资基数。
2.根据国家统计局统制字〔1990〕1号“关于认真贯彻执行《关于工资总额组成的规定》的通知”规定，城镇常住人口每人每月7.50元的肉类等价格补贴从1990年起统计在工资总额中，1989年底前核定的企业中方职工工资基数未含此项。从1990年1月起核定按年人均117元（含企业的职工家属补贴）核增工资基数。
3.1988年12月31日前成立的企业，从1990年起把每人每月10元主要副食品价格补贴按年人均120元核入工资基数。1989年1月1日至12月31日成立的企业，已经按年人均80元核入工资基数的，这次再增核40元的翘尾数。
原核定的工资基数已包括了“主要副食品价格补贴”的企业，这次不得重复核增。
4.上述工作要求于1990年4月底以前基本结束，企业主管部门在批复外商投资企业中方职工工资水平基数时要抄报市经贸委、市劳动局、市财政局、市税务局、市审计局、中国银行北京分行。
劳动部关于外商投资企业职工档案中标准工资问题的通知
（一九九年四月十三日 劳办计字〔1990〕14号）
通知
各省、自治区、直辖市劳动厅（局）及计划单列市，国务院各部门、各直属机构劳动工资司（局）：
国务院批转《劳动部、国家计委、财政部关于一九八九年国营企业工资工作和离退休人员待遇问题的安排意见》（国发〔1989〕83号）下发后，我们陆续接到一些地区、部门来函、来电询问，外商投资企业职工档案中的标准工资要否进行调整。经研究，现通知如下：
【关键词】私营企业 档案工作 问题 措施
随着中国改革开放和社会经济的进一步发展，私营经济在我国经济发展中的作用日益增强。尤其自国家提出“非公有制经济是我国社会主义市场经济的重要部分”以来，我国的私营经济得到快速发展。作为国民经济的重要组成部分，它与其它非公有制经济一起发挥着极其重要的作用。但就其档案工作来说，却与它的发展不成正比。如何适应私营经济的发展，充分发挥私营企业档案的作用，更好地为私营企业发展服务，已成为档案部门急需研究和解决的课题。笔者就以下几个问题谈一些粗浅的看法。
一、建立私营企业档案的重要性
“档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富”。私营企业档案是记录一个私营企业自身发展真实史料，是反映企业的经营管理水平和生产技术水平的重要基础工作。特别是在执行党的开放、搞活的方针政策方面，私营企业相比国营企业有更多的灵活性和伸缩性，具有政策宽、弹性大、联系广、经营活的特点。一个私营企业如果能把自己在生产经济活动中的形成的各种档案资料及时整理归档，实行科学、系统、 规范的管理，不仅能为本企业利用，成为分析经济活动，做出经济决策的可靠依据，而且还能为研究建设具有中国特色的社会主义提供特有的历史资料。因而，私营企业的高速发展要求我们迅速把已经形成的大量的文书、会计、科技等文件材料进行收集、整理、编目、保管、利用起来，从而转化为新的生产力，推动私营企业的不断发展。
二、私营企业档案工作中存在的问题
改革开放以来，私营企业如雨后春笋，蓬勃发展。激烈的市场竞争需要企业档案工作的支持，与时俱进的档案工作成为企业发展的基石，但是，私营企业的档案工作却滞后于私营企业发展，主要问题是：
1、私营企业主档案意识不强。一些私营企业主眼光不长远，他们关心的是生产了多少产品，投入了多少产值，产生了多少利润等等，只注重企业的生产与销售，不注重档案和档案工作的重要性。他们认为档案工作可有可无，没有必要在档案工作上花费过多的人力、物力，所以一些私营企业档案机构不设置，人员不配备，工作不重视。有的私营企业虽然开展了档案工作，也仅是档案管理的原始阶段，能做到档案不丢不少就已经是很不错的了，离档案工作的基本标准，与档案工作很好地服务企业差距还很大。
2、档案管理混乱无序。由于私营企业档案管理不受企业主的重视，且规章制度不健全、不完善，造成档案管理混乱不堪。一是档案无专人管理，谁经办、谁负责、谁主管、谁保存，从不登记造册。因而，档案有带走的，有丢失的，有损毁的，有借而不还的。即便是保存下来的档案，管理上也是杂乱无章，随意使用。二是档案缺少必要的保管设施和措施，档案随意堆放，虫蛀鼠咬，无人过问。
3、档案管理人员素质不高且流动性大。私营企业档案人员多数是家族成员担任的，一方面文化程度不高，学习培训少，档案管理基本知识缺乏，而且大多数是一岗多职，工作随意性大，很难胜任档案工作。另一方面，档案人员工作责任心不强，对自己要求不高，缺少档案人员应具有的基本素质且调动频繁，这些都给档案工作带来了很不利的影响。
4、依法监督不力，工作指导不够。私营企业是自主经营，自负盈亏，自我发展，自我约束的法人实体和市场经济主体，档案也是自主管理。由于各级档案行政部门对私营企业档案工作的重要性认识不足，加之职能、经费、人员等方面的原因，档案业务指导又没能及时跟上，所以对私营企业的档案缺乏有力的监督管理，造成私营企业的档案工作放任自流。
三、私营企业做好档案工作的措施：
1、坚持广泛宣传，增强档案意识。私营档案工作是国家档案事业的一个重要组成部分。搞好私营企业档案工作是提高私营企业管理水平、整体素质和经营效益的有力措施之一。档案部门不仅要正确认识私营企业档案的重要地位和作用， 统一思想认识，纳入议事日程，而且要积极广泛地开展《中华人民共和国档案法》学习和宣传，通过学习、宣传咨询等方式，使私营企业经营者认识到私营企业档案管理具有社会性，并不是个人行为，也不是可有可无的，而是要受到法律法规的约束，这既是权利也是义务，是自发展的客观需要。档案是私营企业的宝贵财富，是企业长发展的保证，从而增强搞好私营企业档案工作的自觉性和积极性。
2、坚持主动参与，搞好业务建设。目前许多私营企业都有要把企业档案建立起来，管理好、利用好的愿望，但缺少办法和手段。因此，作为档案行政管理部门，必须与时俱进，转变工作作风，增强服务意识，主动介入，把私营企业档案工作纳入监督指导范围，按照国家档案管理的统一标准，结合私营企业档案的特点提出具体的实施意见、方案、步骤和方法，力求实现档案管理的标准化、规范化、科学化，以进一步推动私营企业档案工作上层次、上台阶。
3、加大投入，改善档案管理条件。档案管理是一项专业性很强的工作，私营企业必须加大对档案工作的投入，坚持高起点、高标准地做好档案工作。一方面要合理分配人力、物力和Y金的投入比例，全面改善档案管理工作的软件与硬件条件。另一方面，要为档案工作配备具有一定文化知识和专业水平，既熟悉企业又有责任心的档案管理人员，并适当提高待遇，调动他们工作积极性，从而利于档案工作队伍的稳定。
