时间：2023-06-02 09:21:25
【关键词】新形势；计划生育档案管理；新思路；信息化
计划生育档案具有重要的保存和查阅价值，能为相关工作开展和决策提供参考和依据。随着新时期计划生育工作的转型和发展，再加上信息技术在档案管理工作的应用，对计划生育档案管理提出了更高要求。在这样的新形势下，探索档案管理新思路，创新管理思维，不仅能有效应对新时期和新形势的要求，还能促进档案管理水平提高，为计划生育各项工作提供更好服务。本文结合新时期和新形势，探讨计划生育档案管理工作存在的不足，并提出创新思路，希望能为类似工作的有效开展提供启示。
一、新形势下计划生育档案管理工作的不足
新形势下，加强计划生育档案管理工作是不可忽视的内容，对提高档案资源利用效率，推动各项活动有效进行具有积极作用。但在具体工作中，一些工作人员的专业技能不足，管理培训不到位，制约档案管理水平提升，存在的问题表现在以下方面：
（一）制度不完善。现有计划生育档案管理制度不健全，忽视制定完善的管理制度和相关措施，难以及时规范档案管理的各项工作，影响档案管理的制度化和规范化进程。再加上责任制没有严格落实，一些管理人员的责任意识淡薄，不注重激发他们融入档案管理工作的兴趣和热情。奖惩激励机制、管理培训制度不健全，难以有效提升档案管理水平，对计划生育档案管理水平提升产生了不利影响。
（二）人员素质低。计划生育档案管理人员队伍老化，年龄较大，专业技能缺乏，对先进管理模式和管理技术的应用不足，通常依靠经验开展管理工作。例如，忽视计算机技术的有效利用，档案管理信息化建设存在不足。再加上相关单位不注重提高管理人员素质，忽视技能高的人才引进工作，相应的管理和培训制度不健全，制约计划生育档案管理水平提高。
（三）信息化不足。随着信息技术发展和在档案管理中的利用，档案信息化建设步伐加快，对各项工作开展产生了积极作用。但目前在计划生育档案管理工作中，存在信息化建设不足的情况。忽视对计划生育档案资料的扫描和数字化，相关的数据库建设不足，难以提高档案信息资源管理和利用效率，对提升档案信息化水平也产生了不利影响。
（四）利用不到位。实际工作中，忽视对计划生育档案的开发和利用，对相关内容的开发和应用不足，也难以为计划生育工作决策提供有效参考和依据。为转变这种情况，实际工作中应该采取措施改进，加强对档案资源的开发和利用，促进利用效率提高，为各项工作开展创造便利。
二、新形势下计划生育档案管理工作的新思路
为弥补管理工作的不足，有效提升计划生育档案管理工作水平，结合新时期和新形势，可以采取以下创新思路，促进管理工作效率的提升。
（一）健全完善管理制度。根计划生育档案管理需要，建立健全完善的档案管理制度，推动各项工作制度化和规范化。落实管理责任制，明确相关人员职责，让他们有效履行职责。建立完善的奖惩激励机制，激发管理人员热情。构建并落实管理培训制度，让管理人员熟悉管理工作流程，促进各项工作有效进行。
（二）提高管理人员素质。重视基础知识扎实、管理技能高、计算机利用水平强的工作人员的引进工作，充实档案管理队伍。建立并完善管理培训制度，采用课堂授课、专题讲座、调查研究、专题学习等形式，提高管理人员素质，让他们更好地适应档案管理工作需要。
（三）注重管理的信息化。重视计算机技术和扫描技术的应用，完善硬件设施配置，构建资源共享和信息化服务平台，加强档案管理系统的维护，推动档案管理数字化进程，同时也有利于资料查阅和共享。对计划生育档案进行集中管理，对归档材料进行统一规划和管理，确保各项资料完整、安全。严格档案资料借阅和查阅流程，避免损坏档案资料，促进利用效率提升。
（四）重视资源开发利用。开发利用是档案工作的生命线，也是管理工作中必须重视的内容，管理过程中也要围绕档案的利用价值而展开。计划生育档案管理人员要树立服务意识，积极学习计划生育新政策，掌握档案管理新理论和新技术，促进服务质量提升，善于把握大局。充分挖掘计划生育档案资源，拓宽征集渠道，扩展收集范围，紧紧围绕计划生育各项工作进行，抓住重点和难点，提高资源利用和开发效率。对纸质、电子、声像等资源进行收集和整理，全面做好归档整理工作，促进利用效率提高。
（五）明确相关人员职责。在计划生育档案管理中，应该严格落实责任制，明确相关人员职责，让他们有效履行职责，做好档案的归档、编号、整理、存储、保护等各项工作。从而方便档案资料查阅，为各项工作顺利开展奠定基础。另外还要积极探索新方法，善于总结经验，落实管理规章制度，推动管理工作创新，促进档案管理工作水平提升。
三、结语
总之，为促进计划生育档案管理水平提高，促进档案资源得到有效开发和利用，实际工作中应该创新工作思路，明确相关人员职责，严格落实各项制度措施。另外还要注重信息技术应用，推动档案管理信息化。从而有效提升计划生育档案管理工作效率，为各项工作开展和档案资源利用效率提高创造条件。
【参考文献】
[1]武丽荣.完善计划生育档案管理工作探析[J].兰台世界，2015（2）：53.
[2]刘波，刘艳萍.如何做好人口和计划生育档案管理工作[J].黑龙江档案，2010（2）：45.
【关键词】计划生育；档案管理；档案数字化
创新是民族进步的源泉，对于国家的繁荣、发展、创新都起着极其重要的影响。计划生育的档案管理工作应当不断创新，在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务，并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。计划生育档案管理应当更好的为我国计划生育工作提供强大助力，并对计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题进行研究和分析，从而满足计划生育档案管理的数字化和信息化的发展要求，同时能够合理地解决计划生育档案管理创新及档案管理数字化中产生的问题。
1 计划生育档案管理创新
随着我国改革开放的不断深入，计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发，对计划生育档案管理创新进行了分析。
1.1 加强对计划生育档案管理创新重要性的理解
计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性，与此同时应当加强档案管理的力度，并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响，通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。
1.2 对计划生育档案进行规范化管理
计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理，并建立相应的管理系统，从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平，档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究，并对设备系统进行定期维护，从而对计划生育档案资源进行合理利用，并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高，同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性，最终提高计划生育的信息管理水平。
1.3 提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平
对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上，不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革，从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外，国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的应用对于计划生育档案管理的改进起到了极佳的作用，对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。
2 计划生育档案数字化问题
随着现代信息技术和数码设备在人力资源档案管理工作的不断应用，对于计划生育档案管理的工作效率、储存时间、资源有效化都起着很好的提升作用。以下从两个方面出发，对计划生育档案数字化问题进行了分析
2.1 计划生育档案的情报管理
计划生育档案的情报管理对于处理许多复杂的档案数字、数据、信息起着重要的作用。通过在计划生育档案管理工作中对新型的信息模式进行应用并建立相应的数据树，同时通过对二进制代码的应用，可以在计算机内部对档案信息和数据进行统一处理。除此之外，通过对先进的数码技术进行合理利用，可以更好地提升计划生育档案的情报管理的通用性、安全性、标准性、可视性。计划生育档案的情报管理工作通过对计算机网络咨询、实时浏览等功能进行应用，可以对计划生育档案信息进行及时有效的更新。并可以通过互联网实现计划生育档案资源的有效共享。计算机技术和网络技术的应用对提升计划生育档案管理的技术集成、文档管理效率、信息存储容量有着很好的促进作用。在实际的档案情报管理工作中，档案管理人员应当时刻保持头脑清醒并维持良好的职业道德，同时保证档案的客观性和严谨性，从而提升档案的实用性，最终保证档案分类、档案材料、档案资源中没有错误的信息。
2.2 计划生育档案资源的虚拟化
计划生育档案资源虚拟化有助于实现服务器资源的集中管理，从而能够更好地改善服务器的管理效率并提升计划生育档案资源保存时间同时降低储存成本和管理成本。通过虚拟资源的有效构筑，计划生育档案资源可以和图书馆等公共信息平台进行有效联结。从而提供更好地档案服务，并实现信息资源的共享化同时实现档案工作的重大革新，对计划生育档案数字化管理的实施、计划生育档案管理系统的创新、计划生育档案管理模式创新都有着很大地提升作用。计算机技术的应用对计划生育档案管理工作的工作价值有着很大的提升效果，在工作中可以通过使用文档管理集成系统的对传统的档案管理软件和数据库管理程序提供更先进的技术支持，并对工作流程进行改良，从而能够更好地提升档案管理功能和档案管理机制。对于档案管理技术的智能化、信息化水平的提升起着不可替代的作用。计划生育档案管理的智能检索技术对于加快档案的检索速度、提高档案的检索效率有着很好的效果。在计划生育档案管理安全性的提升上，通过对加密技术进行应用，计划生育档案安全性的提升变得简单、方便，从而更好地满足计划生育档案信息的保密需要并完善信息档案管理系统的防护措施。除此之外，数据归档的简约化可以使工作人员能够更直观、准确、完整地了解用户的信息并提供更好地档案服务。对于提高计划生育档案管理的自动化、信息化水平，完善计划生育管理体系和服务内容的革新起到了很好的影响，并对计划生育档案管理的创新提供了一个前所未有的发展空间。
3 结语
计划生育档案管理创新及档案管理数字化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新，并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用，同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决，从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。计划生育档案管理人员应当努力学习专业知识和技能，并通过实践将学习的知识和技能进行应用，从而更好地实现档案信息的有效增值，使得档案工作能够发展迅速。对于档案管理工作在信息社会中的发展起到极大的促进作用。计划生育档案管理人员应当对专业知识进行应用从而对档案管理系统的增长模式、管理方法、管理优势进行深入的研究和分析，从而做到迅速、准确地为计划生育档案管理系统提供有效的数据，并为人力资源档案参考价值和权威性的提升起到贡献作用，从而实现档案信息资源的合理分配，最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。
【参考文献】
[1]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报，2010，2（19）：77.
关键词：计划生育 档案管理 问题
引言
由于我国人口众多，而计划生育是控制人口增长有效手段之一且发挥着重要作用。自计划生育开始以来，我国的人口增长得到有效的控制，并取得了一定成绩，为推动可持续发展做出了重要贡献。而计划生育档案管理是确保计划生育顺利进行的重要依据，因此，在计划生育政策的实施过程中，人们在对计划生育的档案管理方面还有很多不足之处。对此，本文针对当前计划生育档案管理中存在的问题进行了详细分析，并提出了相应的对策，从而有效提高了计划生育档案管理的综合水平。
一、当前计划生育档案管理中存在的问题
1.没有足够的计划生育档案管理意识
在当前的计划生育档案管理中，不少工作人员没有足够的档案管理意识，不能充分认识到档案管理工作的重要性。比如，有的工作人员在档案管理中的工作常常出现懈怠、敷衍了事的现象，不能及时收集完整的档案资料，甚至将一些资料不全的资料归档，严重者还会出现瞒报、漏报、制造假文件、假证明等现象，最终使计划生育档案资料缺乏真实可靠性，进而威胁了计划生育的有效进行。
2.缺乏先进的档案管理模式
当前计划生育档案管理主要通过手工进行管理，很少通过先进的技术进行现代化档案管理手段，这在一定程度上制约了档案管理工作发展。比如档案的收集、管理和整理只能通过手工进行管理，进而才能有效采集信息和分析数据，但是手工管理不仅速度慢而且极易出现误差，影响档案管理工作的正常有序的开展。如果一些偏僻或落后的地区，通常没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备，使得计划生育的档案管理工作出现混乱，给违规人员提供了可乘之机，比如制造虚假证明等。
3.缺乏专业的档案管理工作的人员
随着科技的快速发展，这就直接决定了档案管理工作需要朝着信息系统化管理发展，只有这样，才能有效推动计划生育的有效进行。然而，档案管理的信息化需要投入大量的资金进行购置设备，同时还要进行相关先进技术的培训，进而让工作人员能够熟练掌握，比如计算机的使用等。但当前的计划生育部门的经费主要源于国家的财政拨款，档案管理设备没纳入到资金范围内，导致购置信息化设备缺乏资金。因此，档案管理还无法得到信息化建设的要求。另外，在计划生育的档案管理工作中，缺乏专业的档案管理的工作人员。如果想要让档案管理工作得到进一步提高，向规范化、专业化方向迈进，就需要有足够的专业档案管理人员，这样可以有效带动其他管理人员的前进，提升档案管理人员的专业知识，创新并探索更多的档案管理新模式，进而使计划生育档案管理向科学、高效的信息化方向前进，有效确保计划生育工作的开展。
二、当前计划生育档案管理策略
1.加强和培养计划生育档案管理人员的意识
在当前的计划生育档案管理中，不少工作人员没有足够的档案管理意识，针对此，只有加强和培养计划生育档案管理人员的意识，充分认识到档案管理的重要性，才能确保计划生育工作的顺利有效开展。同时，还要时刻了解现代科技市场的发展需求，做到和时代同步，和社会发展同步，紧跟计划生育档案资料，并以此作为计划生育顺利开展的重要内容和重要依据。因此，档案工作人员要找准自己的定位方向，充分认识到档案管理工作质量好坏将直接影响计划生育的开展。与此同时，还要不断加强档案管理工作者的培训教育工作，使档案管理工作的意识深入其大脑，坚决杜绝工作中散漫现象的出现，要不断提升计划生育档案管理工作的水平，进而推进计划生育的顺利开展。
2.加强档案管理工作者的培训工作，增强管理人员的综合素质
由于档案管理人员的素质高低将直接影响档案管理的质量。比如一位工作极为负责的档案管理员将会把工作做到细致化，很难出现档案资料不全的情况出现，这类管理人员对待工作极为负责，不携带、不马虎。还有一类人员在档案管理工作中，工作极其不认真，很容易将档案资料归纳错误，出现混乱。由此看来，只有加强档案管理工作者的整体综合素质，加强档案管理工作者的业务培训工作，这样才能确保档案管理工作的质量，才能有效提高档案管理工作的水平。具体措施包括：首先要使档案管理者的思想得到有效转变，充分认识到档案管理工作的重要性和其本身所具有的实际意义。其次要不断提升档案管理工作者的专业能力，使计划生育档案管理工作更趋向于专业化和规范化。
3.有效利用现代化技术手段，有效提高档案管理水平
由于传统的手工采集资料、收集资料和整理资料比较缓慢，因此，要逐渐改变计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，进而有效提高档案管理水平，提高档案工作者的效率，确保工作的准确无误。另外，要有效实行档案责任制管理，一旦出现档案资料的错误或者遗失等问题，要责任到人，确保计划生育档案管理工作的安全性。
三、结语
综上所述，针对当前计划生育档案管理中存在的诸多问题，如没有足够的计划生育档案管理意识，缺乏先进的档案管理模式和缺乏专业的档案管理工作的人员等，这些问题都将直接影响到计划生育的有效开展。对此，应采取相应的措施从而避免这些问题的发生，进而使档案管理工作向规范化、科技化、严格化的方向l展，进而确保计划生育的顺利、高效的开展，让其为人们提供更多的服务内容，有效推进社会的可持续发展。
参考文献
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问题之一——服务方式单一
当前很多医院的计划生育档案管理在服务方面存在的问题：一是很多医院依然延续被动服务、坐等上门服务方式；二是医院的计算机服务与资源共享范围较小，程度较浅。
问题之二——宣传力度不够
虽然我国医院档案管理事业的发展速度迅速，但医院计划生育档案管理的宣传力度仍是不够。其主要表现：很多医院计划生育档案的宣传多是重视档案管理相关法律条文的宣传，所采取的宣传形式很单一，既不形象，也不生动，很难激发广大医务工作人员的工作激情。
针对提升医院计划生育档案管理水平的研究
（一）策略之一——采取措施更新
计划生育档案管理手段要更新计划生育档案管理手段，就要做到以下四点：一是要利用先进的计算机技术与网络通讯技术在医院内部建立计划生育档案管理信息网，在最大程度上实现各个计划生育小组与计划生育办公室之间的档案资源共享。二是对医院内部专职或兼职计划生育档案管理的工作人员进行专业知识与技能的培训工作，努力提升他们档案管理技能。三是在医院计划生育档案管理的过程中，根据医院档案管理实际情况，制定严格的计划生育档案资料操作规范与考核制度，规定专职人员的工作服务对象与服务范围，同时要制定计划生育档案资料搜集整理的时间制度，以保证档案资料有效性。四是要在更新计划生育档案管理手段的过程中做好以下内容：首先在档案管理过程中，制定并实实施档案管理工作检查机制并安排专门的工作人员进行全程监督管理，一旦发现问题要及时地采取措施进行整改补救；其次，要在计划生育档案管理过程中设置合适的类目体系，并根据医院的实际情况明确科学的分类方案；第三，制定科学的档案归档制度利用先进的计算机技术编制档案资料检索工具。
（二）策略之二——采取措施增强
全体工作人员的服务意识要增强全体工作人员的服务意识就要做到以下几点：一是医院的管理者要定期或不定期对医院内所有医务工作者进行计划生育档案管理相关知识的培训工作，并举办档案管理的知识竞赛，努力提升他们对档案管理知识的认识与服务意识；二是在实际的工作过程中突破传统档案管理模式与方法的束缚，在计划生育档案管理方面进行创新，以提升计划生育档案管理的水平；三是要聘请档案管理的专家在医院内部开展计划生育档案管理相关知识的讲座或演讲鼓励全体工作人员积极参加，在潜移默化中提升所有医务工作者的档案管理水平与服务意识；四是计划生育档案管理人员要在平时的工作生活中，加强学习，善于运用新技术与新理论来改进计划生育档案管理的模式与方法。
（三）策略之三——采取措施加大
计划生育档案管理的宣传力度要加大计划生育档案管理的宣传力度，就需要管理人员要善于捕捉医院在计划生育档案管理方面的特征与优势，寻找档管理工作中的优秀事例与人才作为典型事例与模范人物进行宣传。这种方法可以在最大程度上提升计划生育档案管理的水平与质量增强人们对计划生育档案管理工作的认识。
关键词：计划生育 技术服务站 档案管理 信息化
随着计算机技术的不断发展和普及，计划生育技术服务站的档案管理工作也日趋信息化。在档案管理的信息化建设过程中，必须要准确把握当前计划生育技术服务站的发展规律和发展方向，加强对技术服务站的档案管理，这是当前计划生育技术服务站档案管理的根本任务，也是完善计划生育技术服务站档案管理工作的必要条件，以确保计划生育工作的有效开展和稳定发展。
一、档案信息化管理
1、档案信息化的内涵
档案信息化主要包括两个方面的内涵：首先是利用现有的信息技术手段对档案信息进行系统的集成、分类，以便有查询和开发应用，对档案进行有效的分类、编目、排序、检索、归档保存等工作进行高效的信息化管理，以此来提高计划生育技术服务站档案管理的效率。其次是利用信息流来实现档案的无纸化管理，以此来调控档案信息，形成新的档案管理体系。
2、档案信息化的内容
第一是数据资料的信息化，应用扫描仪、计算机和网络等信息化手段把将要存档的文件、资料信息进行统一规范的信息化数据录入，形成计算机电子文档，以备处理。第二是工作流程的信息化，通过运用软件来实现档案的分类、编目、排序，要实现以上工作流程首先要形成统一规范的工作流程，明确岗位工作人员的工作指标，减少人为的调控和干预。为了保证文件、档案信息的一致性，计划生育技术服务站的办公系统要与档案管理系统相兼容。第三是档案检索的信息化，在分级检索制度前提下，通过计划生育技术服务站的王寨河互联网可以随时检索到需要的存档文件、资料、原始记录以及文献等信息资料。
3、档案信息化的条件
首先，需要配备开放式的电脑查询和检索系统，为使用者提供快捷方便的档案资料和信息服务。其次，加快计划生育技术服务站局域网的建设。第三，建立完善的档案用户信息库，及时的分析、了解使用者对档案信息的需要，针对需要进行档案信息的系统化编辑，提高档案利用的效率。第四，要围绕计划生育技术服务站档案管理的中心工作，多层次、多角度、多形式的开展相关的宣传活动。
二、计划生育技术服务站档案管理的重要性和必要性
1、随着社会信息技术的发展和计算机使用的普及决定了计划生育技术服务站档案管理信息化的进程
当前的社会信息便捷、更新快，人们对于实效性强、具有实用价值的档案信息需求量越来越大，资源共享的趋势正朝着网络化方向发展，因此，人们对档案管理工作的信息资源的要求也越来越高，传统的档案管理模式已经无法满足当前使用者的需要，因此档案管理工作正不断受到信息科技的冲击，面临着显得机遇和挑战。面对新的机遇和挑战，各级的计划生育技术服务站务必要认清形势，抓住当前的发展机遇，加强档案管理的信息化建设，尽快实现档案管理的信息化和现代化。这样才能在新的挑战中抓住发展机遇，是档案管理适应新的社会环境，满足当前的社会发展需求。
2、实现计划生育技术服务站档案管理现代化是提升档案管理和利用水平的根本途径
近几年来，计划生育技术服务站档案管理工作虽然取得了一定的进展，有了一定的成效，但是从总体看来，计划生育技术服务站档案管理工作的现代化程度还并不高，有些单位还处于比较落后的状态，无论是管理意识，还是设备和技术都处于相对落后的状态，基本上处于经验管理和手工操作的阶段，档案管理和利用的水平低下。要解决以上问题，就必须更新管理意识，改革管理方法，运用先进的管理设备和技术，从手工劳动中摆脱出来，提高档案管理工作的效率，实现档案管理的现代化和信息化，从根源上提高档案管理的水平。
3、实现计划生育技术服务站档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要
医疗事业的发展需要大批的建设人才，而人事工作是做人额工作，能够充分发挥人的作用，实现计划生育技术服务站的持续稳定发展。为了能够迅速、准确、全面的提供人事档案和信息资料，所以有必要提高档案管理的工作效率和科学水平，同时实现档案管理的现代化是当前社会迫切需要的。实现档案管理的现代化，不仅能够发现、培养和造就大量的人才，为计划生育技术服务事业服务，而且能够有效的提高自身的工作效率和工作质量，是档案信息和资源得到充分的利用，同时延长了档案的保存和使用寿命。除此之外，档案管理人员能够摆脱传统管理工作的繁琐手工劳动，将更多的精力研究新的管理技术和业务知识，进一步的提高档案的管理水平，促进档案管理水平的提高以及档案管理事业的发展。
三、实现档案管理现代化的关键是进行管理创新
1、管理意识的创新
实现档案的现代化管理，必须要加强宣传力度，调动各级干部和工作人员积极之车和参与。一个完善的现代化计划生育技术服务站档案管理体系，必须具备现代化管理人才，否则，档案管理的现代化管理无法有效的开展和实现。计划生育技术服务站档案管理工作者在现代化的管理工作环境中，不仅要具有档案管理的专业知识和技能，还要理解现代化档案管理的实质和内涵。计划生育技术服务站档案管理的现代化，不是简单的将各种档案集中保存，而是一项高标准的系统工程，实现计划生育技术服务站档案管理的规范化、制度化和科学现代化，是档案管理工作人员面临的新挑战。档案管理的现代化，迫使档案工作人员必须认真工作，学习新业务、新知识和新管理技术，全面掌握现代化档案管理的综合技能。
关键词：高校；计划生育档案；档案管理；信息化
一、高校计划生育档案管理信息化建设的重要性
计划生育档案是国家档案的重要组成部分之一，它担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。计划生育档案管理是计划生育工作的基础，它复杂烦琐，受基础条件、观念制度、人力和经费等因素的制约和影响，存在着诸多问题和薄弱环节。为了更好地服务新形势下的高校管理工作，最大限度地发挥计划生育档案的作用，提升档案管理水平，推动和实施计划生育档案信息化管理是大势所趋。
（一）可以提高高校计划生育档案管理的质量与效率
高校档案工作不仅记录了该校发展的主要历程，而且体现出一个学校的服务水平。将信息技术运用于高校计划生育档案管理可以提高工作效率，并且顺应了高等院校发展的需求。计划生育档案管理信息化后能够清晰地掌握育龄人员的基本情况和动态变化。计划生育档案管理信息化后，相较于传统的计划生育档案管理工作效率明显提升。例如，手写纸质的计划生育档案在搬运、存放的过程中极易破损和遗失，一旦发生这样的情况，就会给计划生育管理工作带来极大的不便，而使用信息化技术则可以避免这一问题。
（二）可以推动高校计划生育档案管理标准化、规范化
计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况［1］。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度［2］。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率［3］。
二、高校计划生育档案管理实行信息化时存在的主要问题
（一）管理制度不完善
一是档案收集方面。由于制度不完善，计划生育档案在收集的过程中缺乏完整的记录。二是档案保管方面。计划生育档案管理工作中要经常变更档案信息，但因保管制度不完善，极易造成档案丢失、损坏。三是档案利用方面。由于制度不完善，部分档案无法实现应有的价值，极大地降低了档案利用率。计划生育档案管理制度不完善，严重影响工作人员的工作态度和积极性，工作人员缺乏对计划生育档案管理工作重要性的认识，工作责任不明确，工作不积极，不能及时、准确地整理高校计划生育相关数据资料，这些问题严重阻碍了计划生育档案管理信息化进程。
（二）人员素质参差不齐
当前，高校计划生育档案管理人员仍以兼职为主，大部分没有接受过系统而全面的培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；同时，其对于计算机的实际操作能力欠缺，不能完全适应信息化档案管理工作的要求。随着信息技术的不断发展，计算机在档案管理工作中已成为不可替代的工具，但由于工作人员不具备相应的计算机操作能力，这样在统计数据的过程中难免出现错误，工作效率和质量就难以提高。档案专业知识不足、计算机实际操作能力低，这些都严重影响计划生育档案管理信息化的推进。
（三）管理方式有待更新
高校计划生育档案工作虽然引入了计算机等信息化技术设备，但由于人员信息化能力不够，很多工作仍以传统方式为主，信息化水平较低，不能及时分析计划生育工作开展的情况，也就难以确定下一步的工作任务。
三、推进高校计划生育档案信息化管理的措施
（一）制定完善的、规范的管理制度及管理标准
高校要想实现计划生育档案管理信息化，就要从完善各项规章制度开始。根据相应的法律法规和管理规定，从计划生育档案管理的实际工作入手，制定一套完整的计划生育档案管理制度，使具体工作责任到人，做好相关数据和信息的保密工作。为保证计划生育档案管理工作正常开展，要明确具体步骤和流程，因此制定规范的管理标准必不可少。规范的规章制度及管理标准可以使工作人员充分认识到计划生育档案管理工作的重要性，进一步提升高校计划生育档案信息化管理水平。
（二）重视高素质复合型人才的培养
信息时代，计划生育档案管理人员面临着新的要求，一般的业务技能已经不能适应时代需求。高校计划生育档案管理人员应该既了解计划生育法律法规，又精通档案管理的专业知识，同时具备一定的计算机操作能力。档案管理信息化是对计划生育档案工作新的要求，也是档案人员努力的方向。档案管理信息化与计算机技术息息相关，不管是数据的录入、汇集、统计，还是文件的编著等，都离不开计算机技术，因此掌握一定计算机操作能力的高素质复合型人才是实现档案管理工作信息化的保障，直接决定着档案管理信息化的速度和质量。这就要求计划生育档案管理人员要掌握和运用现代化的科技手段和先进的管理技术，以此更好地适应工作的需要。高校要充分利用自身的资源对档案管理人员开展在职教育，不断增强档案管理人员的信息化意识，同时提高档案管理人员的信息化技术水平。
（三）采用先进统一的信息化管理设备
高校计划生育档案涉及教职工、学生及流动人口，人员类别较多，档案的数量也在逐年增加，如果继续采用传统的方式来记录各项信息，将会给工作人员带来很大的困难。因此，高校有必要引进先进的信息化管理设备，将计划生育档案原有的纸质信息转变为利用率更高的电子档案。而完善计算机设备这一硬件条件，是实现档案信息化的前提。因此，高校应采购先进统一的信息化管理设备，促进计划生育档案管理工作高效开展。
（四）注重资源共享
随着社会的不断发展，计划生育工作也在与时俱进，无纸化办公正在成为重要的办公方式。计算机技术的应用，不仅能促进档案信息高速传递，而且能够以创新的工作方式充分实现档案信息的资源共享。高校要注重资源共享，以提高各种计划生育的信息平台、信息系统、管理数据库处理计划生育档案的工作效率。
结语
高校计划生育档案管理信息化建设是一项长期的、繁杂的工作，它将信息化技术应用到了计划生育档案管理中，是高校整体信息化建设的重要组成部分。信息化管理是新时期高校计划生育档案工作的客观需求，是计划生育档案管理的大势，更是计划生育工作取得重要进展的突破口。在信息化技术飞速发展的今天，高校计划生育档案管理工作也应与时俱进，积极推进档案管理信息化建设工作，只有这样，才能跟上时展的步伐。
参考文献
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［2］所英芳.论信息化档案管理的基础工作［J］.中国科技信息，2006（1）：66-67.
（龙口市计划生育服务站，山东龙口265701）
摘 要：社区能够在计划生育档案管理中发挥自身的优势，成为最为活跃的管理因子，是动态化管理体系中比较关键的环节。因此，需要积极探索社区计划生育档案的动态管理问题。
关键词 ：社区；计划生育
中图分类号：F590文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）22-0265-02
收稿日期：2014-07-15
作者简介：温晓岩（1982-），女，山东龙口人，本科，助理馆员。研究方向：档案管理。
计划生育是我国的基本国策之一，是实现我国人口数量控制的关键措施，强化其档案管理工作势在必行。社区与人民群众的距离最近，对于计划生育的管理也最为直接，最为有效。因此，有必要积极构建社区计划生育档案的动态管理体系。
一、社区计划生育档案动态管理的概况
1.社区计划生育档案动态管理的含义
所谓社区计划生育档案动态管理，是指充分发挥基层社区在计划生育档案备案、档案变更、档案修正等方面的作用，实现现实计划生育情况与档案备案体系的相互吻合，以实现动态化跟踪，实现计划管理工作质量的提高。
2.社区计划生育档案管理的主要内容
社区计划生育档案管理工作的主要内容分为以下几个方面。其一，社区内部常住人口资料和流动的登记，如人口数量、结婚与否、怀孕信息、避孕信息、节育数据等。其二，社区内部常住人口以及流动人口计划生育信息的上报，如街道、社区、居民组的名称；人口数量；计划生育负责人，以及工作时间信息等。其三，生育指标的审批和档案管理工作，主要是依据目前执行的计划生育法律法规，做好生育管理和审核工作。其四，调查访问日常资料的记录和存档工作，相关专业人员的培训工作等信息的备案。
3.社区计划生育档案动态化管理的必要性
综合上述社区计划生育档案管理的内容可知，社区计划生育档案信息变化性较强，计划生育档案管理任务量比较中，存在很多不确定性因素。因此，需要以动态化管理的方式去强化控制和管理，以保证档案管理的质量和效益。其一，社区计划生育档案动态化管理，有利于促进社区计划生育档案管理质量和效益的提高，将成为促进我国计划生育工作质量提高的关键环节；其二，社区计划生育档案动态化管理，有利于实现计划生育管理的信息化，数字化和现代化发展，是促进社区计划生育管理方式调整和优化的重要举措；其三，社区计划生育档案动态化管理，有利于全面掌握社区范围内计划生育工作的动态，是制定下一步计划生育管理战略的信息基础。
二、社区计划生育档案动态化管理中的问题
综合多个社区的计划生育档案管理情况调查来看，现阶段社区计划生育档案动态化管理还存在很多的问题和不足：其一，动态化管理意识不足，很多情况下的档案都缺乏实时更新，出现了很多与实际情况不吻合的情况，使得档案管理工作质量大打折扣；其二，动态化管理缺乏信息共享平台，不利于档案管理工作效率的提高；其三，动态化管理人才素质不高，难以借助现代化的信息技术去促进管理质量的提高，使得档案管理的信息难以实现动态化；其四，社区计划生育动态化管理缺乏制度支撑，由于制度内容中存在很多与动态化管理不相适应的条款，制约了动态化管理工作的开展。如果上述存在的各种问题，长期得不到解决的话，势必会影响到社区计划生育档案动态化管理的质量，因此，我们应该积极采取有效的措施进行改善和调整。
三、社区计划生育档案动态化管理体系的构建
构建社区计划生育档案动态化管理体系，需要统筹兼顾，处理好档案管理过程中，人力、物力、财力之间的关系，使得都处于运转状态，以构建动态化管理体系。
1.做好社区计划生育档案的教育宣传
社区计划生育档案的动态化管理，是在良好的计划生育档案管理的意识氛围中开展的。据此应强化教育和宣传工作：其一，积极对于社区领导层开展计划生育工作教育和宣传，使得其意识到计划生育档案管理工作的开展，是计划生育工作的重要内容；其二，积极在社区范围内开展计划生育档案管理工作重要性宣传工作，使得其积极的参与到社区计划生育档案管理工作中去；其三，积极针对于社区计划生育档案管理人员开展教育，使得其以高度的责任感去开展各项工作。
2.加强社区计划生育档案的投资力度
良好的现代化社区计划生育档案工作环境，是提高计划生育档案管理动态化运作效率的基础和前提。从这个角度来讲，我们应该积极做好以下几方面的工作：其一，积极构建社区计划生育档案管理系统，采购相应的硬件和软件设备，为开展社区计划生育档案管理工作奠定信息平台基础；其二，积极开展有针对性的社区计划生育档案管理技术应用培训，使得工作人员熟悉系统运作原理，保证档案管理工作朝着信息化的方向发展和进步；其三，做好社区计划生育档案管理数据库的维护和管理，保证其处于安全、稳定、科学的运转状态，为后期计划生育档案管理和应用打下基础。
3.不断提高社区档案管理人员的素质
只要当社区计划生育档案管理人员，意识到档案管理的重要性，明确自身的权利和责任，不断学习和进步，秉持高度的责任感去参加工作，才能够促进社区档案管理的动态化发展。因此，社区档案管理人员应该不断提高自身素质：其一，积极参与到企业组织的社区档案管理理论、系统、技术学习活动中去，不断熟悉使用技巧，为促进档案管理的信息化水平做出贡献；其二，积极学习上级档案管理方面的规章制度、文件精神，切实的培养自我严谨工作作风，保证将各项社区档案管理工作做到实处；其三，不断开展自我批评活动，以此去总结和归纳自身档案管理工作中的缺陷和不足，为不断完善社区档案管理规范打下基础。
4.建立健全社区档案管理制度体系
由于社区档案的动态化管理，涉及面比较广泛，牵涉内容多样化，需要在社区动态化管理制度的基础上来开展。具体来讲，可以从以下几个角度来进行：其一，针对于目前社区档案管理制度中存在的不合理的情况，进行改善和调整，以展现出条款的时效性，及时性和高效性为基本原则，使得制度运行得更加高效，更加符合动态化管理体系构建；其二，建立健全社区档案监督管理机制，在社区档案管理制度的基础上，制定相应的检查制度，保证对于社区档案管理的情况进行监督和管理，以保证社区计划生育档案管理工作的有序开展。
四、结语
计划生育不仅仅利国利民，而且是提高人口素质少生优生的有力手段。社区的计划生育工作是最基础的计划生育工作，只有搞好社区的计划生育工作，才有可能搞好整个社会的计划生育工作。以社区动态化档案管理体系构建的方式，将使得社区计划生育管理工作质量和效益不断提高。
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人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
五、进一步加强对人口和计生档案工作的领导
人口计划生育部门领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，纳入主要议事日程，给予必要的投人，解决所需经费，为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。根据人口计划生育工作深入发展的需要，选准人口计生档案信息开发利用的突破口，开展有效的服务，创造尽可能多的社会效益和经济效益，为人口计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出贡献。
摘要：计生档案管理是计生部门的重要工作内容之一，目前阶段随着我国人口与计划生育工作越来越受到国家的重视，对计生档案管理也提出了更高的要求，计生档案管理工作也应融入现代信息化技术。本文重点分析了我国现阶段计生档案管理的现状和问题及如何加强计生档案管理的对策。
关键词 ：计生工作 档案管理 问题 对策
随着计生工作中越来越多的数据需要记录、完善。计生档案管理部门也面临越来越庞大的数据资料记载，本文认为我国目前阶段计生档案管理工作存在一些问题，还需要改善，使得计生档案管理工作更加与时俱进。
一、我国目前计生档案管理工作存在的问题
1.计生档案管理工作敷衍了事。计生档案管理部门的工作人员工作意识淡薄，工作态度不认真，工作上得过且过。有些领导部门也不够重视计生档案管理工作，认为这是形式主义，有领导来检查的时候可以做造假文献。欺上瞒下，假文件、假证明等现象的司空见惯，使得基层档案记录的数据失去其原有的参考利用价值，不能正确地知道我国的计划生育工作，反而会给计划生育工作带来负面影响。
2.档案管理工作人员素质不高。计生档案管理部门的工作人员大都是文化水平不高的人员，加之上级领导不够重视计生档案管理工作，常常用办公室的勤杂人员或者退休的老弱人员兼管档案管理工作，这样基层工作人员往往认识不到档案管理的重要性，缺乏档案管理工作的专业知识，实际工作能力不足，不能给计生档案管理提出有效的建议。
3.档案管理方式陈旧。我国目前阶段信息化还不够全面，在大多数的乡村以及偏远的山区的计生档案还沿袭以往的手工方式记录数据，很少有人认识到计算机对于档案管理工作的重要性，有些地区认识到计算机的重要性，往往也很少有人能胜任该项工作，抵触新的工作方式，不想改变现有的工作方式，而传统的手工管理方式已经越来越不能满足现代计生档案工作庞大的数据需求。
4.案卷资料记录不完整。目前计生档案管理工作中从工作人员、工作工具到工作方式水平都处于较差阶段，档案的编目不够齐全，记录资料不完整，没有详细的工作标准约束档案记录工作，使得档案记录混乱，时间混乱，存档方式随意。档案的文件管理也是管理工作的重要内容之一，但是当前大多数的档案管理部门的文件装订都是我行我素，不按照统一的标准装订，文书填写字迹潦草随意，缺少监督，不利于计划生育工作的进行。
二、加强计生档案管理工作的对策
随着我国计划生育工作的越来越深入，基层计生档案管理工作也应该越来越完善，在新的形势下我们应该加强计生档案管理工作，不断地满足越来越庞大的数据记录工作的需求，提出有效的计生档案管理工作建议，提高工作效率。
1.端正基层档案管理人员的工作态度。基层档案管理工作人员，首先要准确地进行自我定位，档案管理工作关系到我国计划生育的大计，要充分认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，认真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化办公，实现档案管理工作的无纸化办公。我国的人口基数大，需要记录越来越多的数据，传统的手工档案管理工作已经远远不能满足计生档案管理工作的需求。计算机技术越来越发达的今天，我们要充分利用计算机和网络强大的功能，来解决我们现在面临计生档案管理工作中遇到的问题，把传统的手工方式转移到无纸化办公已经不再遥远，引进先进的管理理念，针对现在档案管理工作中不适应的一些工作方式进行变革。计生档案管理部门的工作人员要不断地学习新技能，提高自身的业务水平，才能使计生档案管理工作更上一层楼。
3.建立有效机制，规范计生档案管理。各个计生部门要围绕计划生育工作的各种要求指标，有针对性地加强档案管理工作。针对档案记录的资料不完善、弄虚作假等问题要实行相应的惩罚措施，在日常的管理工作中要加强计生档案管理工作的检查监督、考核评价工作，切忌形式主义。并把计生档案管理工作的要求落到实处，形成部门的制度，工作人员要严格按照工作标准制度工作。只有建立有效的工作机制才能使计生档案管理工作形成新的管理模式。
总之，计生档案管理是一门结合我国计划生育工作需求的特殊部门，其要记录的数据之庞大、繁琐，使得传统的档案记录方式远远无法满足工作需求。信息化的不断发展，给我们提供了极大的便利，我们要对现阶段不适应的工作方式进行变革，形成新的计生档案管理工作模式，促进计生服务工作更好的发展。
参考文献
屠波. 浅谈如何加强人口和计划生育档案管理[ J ] . 科技视界,2013(36):231-231
【关键词】新农村；乡镇规划建设；档案管理；优化
随着社会主义新农村建设的不断推进，乡镇基础设施建设越来越完善，基层群众的居住环境大大改善，乡镇面貌的改变日新月异，乡镇规划建设资料的数量及种类也随之大幅增加，乡镇管理对规划建设资源的依赖性不断增强。因此，怎样收集和管理好乡镇规划建设档案直接形成的对推进新农村建设进程有重要参考价值的文字、图纸、声像等文件材料是乡镇档案管理工作人员义不容辞的职责。
一、乡镇规划建设档案的内容
乡镇规划建设档案源自乡镇规划、设计、建设及管理等各项工作的参与单位，直接形成于规划和建设乡镇的各个环节，其内容主要包括：一是乡镇规划中产生的大量规划建设文件，即为编修对乡镇建设独具指导性作用的具体控制性规划与总体规划，需广泛开展必要的调查与勘测工作，并申请、审批，以此所形成的反映乡镇地名、经济、水文、人口、气象、资源、测绘、地质勘测等情况的乡镇基本资料；利用乡镇土地的总体规划以及控制性规划、整治土地的文本及图表等档案。二是乡镇设计与建设中产生的工程项目档案，主要有项目建议书、项目可行性研究报告、项目计划任务书、乡镇规划选址、用地及规划许可、设计勘测、征地动迁、申请审批等各种各样的前期材料；定位测量资料、鉴定、验收隐蔽工程的材料、复验试验报告、变更设计的通知、验收现场质量的记录、竣工图及验收资料、结算审计报告等乡镇规划建设项目的施工、竣工档案。三是形成于市政管理的大量档案材料，涵盖乡镇排水、供电、供气、有线电视、电讯等地上与地下管线工程的材料；道路、桥梁、防洪设施、涵闸、相关配套工程等档案；小型车站、停车场等交通设施档案；公共厕所、广场、环卫设施等乡镇公共建筑物档案。
二、优化乡镇规划建设档案管理工作的作用
（一）优化乡镇档案管理体现时展需要。建设社会主义新农村是农业大国推动农业甚至广泛涉及整个社会经济发展的重大变革，意义之深、规模之大、道路之艰难让人无法想象，这就对如何优化乡镇规划建设档案管理工作、如何最大限度发挥档案管理工作在社会主义新农村建设中传承文明、记录历史、造福人民、服务社会等特殊作用提出了更严峻的挑战。在新时期，每一位建设者都要牢固树立抓住机遇、喜迎挑战的乡镇规划建设意识，跟随时展步伐优化乡镇规划建设档案管理工作，促进档案管理更适应社会全面进步及科学可持续发展的需要，更适应时展需要。
（二）更好地满足乡镇规划建设提出的高要求。乡镇规划建设是一个循序渐进的、无法一蹴而就的过程，不可能一劳永逸，所以在乡镇的规划与建设中务必要真实记录实践活动的点点滴滴，它是纵深推进乡镇规划建设的主要参数和参考依据，对创新、传承和发展新农村建设有重要作用。与此同时，乡镇规划建设还是一项复杂的、系统的工作，需要通过档案的形式把一些工作经验及成就永久保存下来，所以档案管理工作人员务必要把践行乡镇规划建设的瞬间变成永恒，以便为后人观察、研究乡镇规划建设的历史、探索规划和建设乡镇的规律提供可靠依据，从而实现乡镇规划建设档案管理工作的科学化、规范化。
（三）为综合改革农村提供真实的记录及参考。乡镇规划建设不仅能推进对农村的综合改革，全面发展农村经济及各项社会事业，还能促进发展农业农村的档案事业，使档案管理变成乡镇规划建设的一项重要内容。综合改革农村是一项庞大的系统工程，涵盖基层政权建设、组织建设、文化教育、医疗卫生以及山林土地经营、社会保障等真实的历史记录。这些全面的、活生生的第一手资料对综合改革农村具有很大的指导与借鉴作用，所以优化乡镇规划建设档案管理不但能促使农村综合改革沿着科学发展的方向迈进，还能使后人充分享受发展农业农村档案事业的成果，推动农村经济可持续发展，推动社会全面进步。
三、优化乡镇规划建设档案管理工作的重要举措
（一）将档案管理工作纳入乡镇发展规划。乡镇规划建设已经成为各级政府主要的工作任务，而作为乡镇规划建设重要组成内容之一的档案管理工作，在编制乡镇发展规划时就应占据一席之地，做到档案管理工作与乡镇规划建设各项工作的协调同步发展。乡镇规划建设档案管理工作应成为乡镇整体规划的一项主要内容，并对档案管理工作的任务、整体要求及建设档案基础业务、建设档案信息化、建设档案资源、建设档案干部队伍等作出明确部署，从而为推动实施乡镇规划建设档案事业的健康发展打下坚实基础。乡镇规划建设档案管理工作必须在规划建设之初就要更好地把握规律性、体现时代性、富于创造性，促使每一项工作、每一阶段任务、每一个具体措施都紧跟乡镇规划建设步伐，使档案管理工作贯穿于乡镇规划建设的整个过程，实现档案管理工作和乡镇规划建设的同步发展。
（二）使档案管理工作的基础设施完善化。乡镇政府要建立科学的经费保障制度，为优化乡镇规划建设档案管理工作提供可靠的资金支持，用于建设档案室、购置档案管理装备、落实奖励措施等，其中建设档案管理信息化至关重要，以此完善档案管理工作的基础设施，成功调动档案管理工作人员的主动性与积极性，为优化档案管理工作提供基础条件。具体可按照乡镇实际建立档案基地，包括集中统一管理各种载体的乡镇规划建设档案的保管中心、收集档案和提供服务的档案利用中心等，并加快建设档案信息化的进程，及时配备高性能计算机硬件设施、实用性软件、安全防护措施等，通过完善和升级档案管理系统来提高软件兼容性、系统安全性以及数据共享性，优化乡镇规划建设档案管理工作的质量。如某村就成立了档案室，并成立村档案管理领导小组，配备专用铁皮档案柜、温度湿度测定仪等设施，完善村档案室基础设施，落实乡镇规划建设档案的防盗、防火、防潮等工作，提高村档案管理水平。乡镇政府可建设包括保管室、展览区、查阅区以及开放区在内的档案中心，并配备大批刻录机、复印机、密集架、计算机等基础设施，把建设乡镇档案馆变成现实。
（三）加强乡镇档案管理工作的业务指导。加强乡镇规划建设档案管理工作的业务指导是当下优化档案管理的重要一环，它是开展乡镇规划建设档案管理工作的前沿阵地，工作质量直接影响建馆档案质量。在指导业务的过程中要将传统业务指导模式打破，确保业务指导更主动、更超前、更灵活。一是前移开展业务指导工作的时间，按照乡镇规划建设工程的特点主动上门了解各规划建设单位每一年的规划建设计划，提前上门服务，及时指导和纠正档案收集环节存在的问题，保证竣工档案的质量。二是前移开展业务指导工作的内容，及时把档案案卷内容、排列顺序、编制要求以及整理组卷要求等告知建设部门，使施工单位在开工后及时收到相关资料，落实收集和整理档案资料的工作。三是前移开展业务指导工作的地点，将乡镇规划建设档案的业务指导工作从办公室向工地现场前移，主动深入施工现场进行一对一指导，确保档案管理工作的优化。
（四）促进乡镇规划建设档案管理规范化。促进乡镇规划建设档案管理工作的规范化是提高档案管理水平的一项基础性工作，具体可从三方面入手：一是严格把控材料形成关。乡镇规划建设工作相当繁杂，不能开展了很多工作却没有形成材料、文件，所以要将用脑子想、用嘴说、用本子记录的工作思路、办法等变成会议记录、计划、总结等文字材料，并做好归档保存工作。二是严格把控材料收集大关。在收集乡镇规划建设档案的过程中，工作人员要严格依据有关规划建设档案管理工作规定的要求，落实档案归集管理工作，保证乡镇规划建设档案完整、齐全。三是严格把控档案立卷大关。如某村档案室在成立之后及时健全村档案管理制度及安全防护措施，制定规划建设档案分类大纲，编制档案室简介、档案数量统计台账、档案检索工具、档案利用以及档案安全及温湿度登记表册，为规范管理规划建设档案奠定基础。乡镇规划建设档案的收集齐全与否、案卷规范与否都会对档案的利用产生直接影响，档案管理工作人员应严格依据国家相关规范及立卷要求全面落实乡镇规划建设项目各阶段文件材料的归档工作，保证档案立卷准确、系统。
（五）提高乡镇档案管理工作人员的素质。一方面，乡镇档案部门要为档案管理工作人员提供培训平台，坚持进行乡镇档案员的集中培训，要求参训人员带上档案资料，通过倾听理论讲解、观看实战演示、亲自动手操作等培训方式切实提高参训档案员的业务工作水平，培训出乡镇规划建设档案管理能手。对于新的档案员应实行请进来、走出去的一对一培训手段，让业务人员下到基层单位或新档案员带着资料到档案局培训，使大多数乡镇档案管理工作人员能得到轮训，基本掌握收集、整理乡镇规划建设档案的知识和技能，提高其业务素质，确保乡镇规划建设档案管理工作基本做到科学分类、合理组卷、整齐装订、准确编目、规范排列，让乡镇规划建设档案管理工作逐步规范化、优化。另一方面，要按照乡镇规划建设档案管理工作实际确立以点带面、稳步推进的思路，把部分乡镇列为规划建设档案管理工作的示范乡镇，有针对性地指导示范乡镇优化档案管理工作，加强业务指导，培植示范典型，并组织档案员到示范乡镇参观学习，提高乡镇规划建设档案管理工作人员的整体素质水平。
四、结语
乡镇规划建设档案管理工作在迎来机遇的同时也面临更高的要求，需要乡镇规划建设档案管理工作人员重新定位，明确乡镇规划建设档案的内容及优化档案管理工作的作用，并采取一系列行之有效的举措不断优化档案管理工作，提高乡镇规划建设档案管理水平，为加快社会主义新农村建设步伐提供服务。
【参考文献】
[1]孔冰冰.做好乡镇档案工作应采取的几项措施[J].档案天地，2016（06）：48-49+42.
[2]吴宝龙.对乡镇基本建设档案规范管理的思考[J].上海农村经济，2014（11）：34-36.
【关键词】人口；计划生育；档案工作
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口和计划生育档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计划生育档案管理水平，就必须对人口计划生育档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1.人口计划生育档案可为领导决策提供依据
人口计划生育档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2.人口计划生育档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计划生育档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3.人口计划生育档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计划生育档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为"时空差"出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4.人口计划生育档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5.人口计划生育档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6.人口计划生育档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7.人口计划生育档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
二、认真抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
（2）要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（3） 要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
（4）要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2.加快数据准备，推进计划生育档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
（1）分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
（2）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
（3）分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如"病历档案"、"案件"等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
（4）用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
三、提高档案管理人员素质，增强档案管理服务水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1.重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质"通才"。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2.重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1. PDCA循环法则概述
PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
