时间：2023-04-18 17:45:05
（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.
关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02
高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.
1 高校档案规范整理概述
档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].
高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.
高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.
2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题
2.1 档案管理观念落后
高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.
2.2 工作效率低下
档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.
2.3 现代化装备设施条件差
投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.
2.4 资源无法共享
学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并带来的新问题
近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人事变动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.
3 有关档案管理工作规范的颁布施行
国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].
4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势
高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.
4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状
当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.
4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足
有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.
高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.
5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施
5.1 实现档案信息的数字化管理
档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].
5.2 高校档案管理模式的优化
当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.
6 结语
当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.
参考文献：
〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.
〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.
〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.
〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.
〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.
〔6〕翁东东,毕尧翔.基于云计算的高校档案管理系统研究[J].电子世界,2014（13）:22+24.
关键词：房屋档案；收集整理；规范化
中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋权属档案，是指房产行政管理部门在房屋各类权属登记、调查、测绘等房屋权属管理工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是城市房屋权属登记管理工作的重要依据，在房屋权属管理工作中发挥着无可替代的作用，形成了独特的价值。
权属档案的收集与整理，指按照国家的法律规定，遵循文件材料形成的自然规律，依据归档立卷的规范标准，把房屋权属登记形成的各种资料，以及司法、政府行政职能部门等对相关权属的执行文书及文件等各种载体文件材料，有计划地收集起来，经过分类整理，并按一定的归档制度、程序、规范形成档案卷宗，集中保管到档案室。通过对权属档案的收集与整理，能够完整地反映城市房屋权属的现状及其变迁历史，是房屋权属档案管理的基础性工作。
一、房屋权属档案收集工作的要求
1.收集房屋权属档案要完整。房屋权属档案完整包括一是种类齐全，要能全面、真实地反映房地产本来面貌，反映房屋权属的归属、沿革、变动等各种载体；二是材料完整，收集的各类房产档案材料要系列化，能完整地反映房屋权属情况。
2.收集房屋权属档案要准确。房屋权属档案记录的内容要与实况相符，记录的权利人姓名、权利种类、范围、房地面积等要准确，不能有误差。
3.收集产权档案要规范。一是档案内容规范，收集的产权档案达到“十清”，即产权人清、产权来源清、产权性质清、建成年份清、结构层次清、房屋建筑面积清、占地面积清、四邻界址清、房屋用途清、产籍图号清。二是文件材料规范，收集的产权档案要有利于永久保存，有利于装订保管。收集的产权档案一般应为原件。按规定可收复印、复制件的还应由收件人进行核对，并注明核对人及核对日期。复印、复制件必须清晰和规范，原则上采用16K纸复印。三是档案收集规范，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为房产档案保存的各种介质文件材料，及时移交房地产档案室归档。
二、房屋权属档案收集的内容
（一）房屋权属登记的文件材料
1.房屋产权来源的有关证明文件：房屋买卖合同书、房屋转移（交换、析产、拆迁补偿安置）协议、出售公有住房合同、房产转移的批文、约定、法院判决（调解、裁定）书及协助执行通知书、房产继承（赠与、遗赠）公证书、仲裁文书、购房发票、付款凭证、完税证明、土地使用证或用地证明文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、综合验收证明、房屋所有权证及公有权证、初始登记证、预告登记证明等。
2.房屋权利人身份证明：身份证、军（士）官证、护照、户籍证明、单位的营业执照或组织机构代码证、结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明；工龄、职级或职称证明、授权委托书、委托公证书等。
3.房产测绘报告书：计算书、勘测表、分间平面图、产权证附图、定点图、墙界表等。
4.房屋产权登记中形成的文件：登记申请表、房屋权属登记审核表、房屋登记收件收据、房改售房估价表、联系单等。
5.登记机构认为需要的其他有关证明、报告、说明、批文、文件、决议、章程等材料。
（二）房屋抵押登记的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的证明、房屋权利人身份证明、抵押登记申请书、审批表、收件收据、登记机构认为需要的其他有关证明材料等。
（三）反映房屋权属状况的卡片：房屋栋卡、产权索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋状况的薄册：发证记录薄、产权清册等。
（五）反映房屋权属状况的信息资料：摄影照片、录像磁带、计算机存储的光、磁盘等。
（六）其它房屋权属资料：法律文书、代管文件、历史形成的各种房屋权属证明等。
（七）登记机构认为需要的其他有关介质材料等。
三、房屋权属档案的整理
（一）组卷要求
1.按照一证一卷的原则进行组卷和立档，非特定情况不并档，每套房屋的产权登记要建立关联索引。
2.房屋他项权利登记形成的有关资料，单独立卷、建档，并与产权登记形成的档案从信息上建立关联及数据索引。
3.房屋拆迁注销登记实行收回房屋权属证书与注销资料单独立卷，并做好查询索引。
（二）档案卷排序
对卷内文件排序的目的是要保持卷内文件之间的有机联系，给每份文件材料以固定的位置，使卷内文件系统化、层次化，以利于查找。一般遵循以房屋权属变化、权属文件形成的时间先后及权属文件的主次关系为序的原则。
1.产权档案的排序：a、房屋权属登记审核表。b、房屋所有权登记申请书。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书：包括购房合同、房屋转让协议、房屋交换协议、出售公有住房合同等。e、估价表。f、测绘成果：包括计算书、勘丈表、分间平面图、产权证附图、定点图等。g、委托书：包括授权委托书、公证的委托书等。h、法律文书：包括协助执行通知书、裁定书、调解书、判决书等。i、公证文书：包括赠与、（接受）遗赠、（放弃）继承、拍卖等公证书。j、申请书或承诺书：包括个人或单位出具的所有申请书和承诺书。k、证明：包括个人或单位出具的所有证明、墙身归属证明、出售公有住房证明和清册。l、约定。m、报告或说明：包括房屋安全鉴定报告、门牌号与合同不一致的说明等。n、联系单。o、董事会决议和章程。p、发票；包括发票、付款凭证、收据、完税证明等。q、建设规划证书：包括规划许可证、竣工验收合格证、建筑执照、立项批文等。r、身份证明：包括个人的身份证、军官证、护照、户籍证明，单位的营业执照或组织机构代码证；结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明：工龄、职级、职称证明。s、土地使用证：包括土地使用证或用地证明文件。t、房产登记证书：包括房屋所有证、共有权证、初始登记证、预告登记证明等。u、上述未列书证。
2.抵押档案的排序：a、他项权利登记审核表。b、他项权利登记申请表。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书。e、抵押物清单。f、委托书。g、承诺书。h、联系单。i、公证文书。j、证明。k、批复。l、评估报告。m、董事会决议和章程。n、建设规划证书。o、身份证明。p、土地使用证。q、上述未列书证。
（三）编号规定
档案编号采用流水号（00000001—N）。该号主要表示了档案在盒中存放的顺序，即盒内顺序排放。
按照档案的类型编排档案属性号。其编号为：类号+库号+列号+组号+层号+盒号，共8位，编号具体规则如下：
1.类号：采用1位数字，该号主要用于区分登记种类，“C”表示转移、变更登记等产生的房产档案，“D”表示他项权利登记产生的抵押档案。另外，根据需要增加档案上架种类。
2.库号：采用1位数字。将各库房统一编号。
3.列号：采用2位数字（01—88）。
4.组号：采用1位数字（1—8组），每列共8组。
5.层号采用1位数字（1—4）。每组固定为4层。
6.盒号：采用2位数字（01—20）。每层规定摆放20盒档案。
（四）整理档案的规定和流程
1.资料整理
a、资料核对：与资料交接清单核对资料份数、证号是否相符，与收件收据核对资料件数是否相符。
b、资料剪贴：按照16K纸张的尺寸，裁剪或粘贴资料，去除金属物。
c、排序编页：根据档案卷排序的要求对资料排序，在档案资料正面右上角用铅笔编写页码。
d、档案移交：将整理完后的档案分类移交到档案编号。
2.档案编号
a、编档案号：按照档案号编号规定，在系统中进行编号。
b、打印目录：按照档案的分类打印卷内目录，对每盒的所有卷打印盒内目录。
c、制作卷盒：制作档案盒，打印盒封面及盒背脊标签并将标签粘贴于档案盒上。
××市工商局为加强档案规范化管理，严格按照石家庄市工商局《规范档案管理工作实施方案》的要求，该局认真组织，措施到位，狠抓落实，有条不紊地开展档案规范管理工作，成效明显。
一、加强组织领导，实现三个到位。该局制订了“规范档案管理”详尽的工作方案，专门成立了规范档案管理工作领导小组，局长任组长，主管副职任副组长并组织协调负总责。各分局、机关各科室一把手为成员，局办公室明确了一名副主任负责此项工作的具体落实，安排了一名熟悉档案业务工作的人员为档案管理员，实现档案管理专职化。同时，每个科室和分局都确定了一名责任心强、热爱档案事业的同志为兼职档案管理员，负责日常工作档案的收集和整理，实现了档案工作的网络化管理。档案管理人员自觉从思想上、行动上把档案规范、安全放在首位，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。
二、加大资金投入，进一步完善档案管理硬件设施。该局在今年办公经费十分紧张的情况下，先后投入专项资金，建成了经济户口档案室_个，综合档案室_个，阅档室一个，并全部安装了防盗门和防盗网，做到了“三分设”。在原有设备的基础上购买了__列档案密集柜，配齐了空调、灭火器、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等档案专用设备。达到了“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防霉、防污染）要求。更新了复印机，添置了扫描仪，使档案管理向高标准、现代化方向发展。
三、组织学习培训，提高档案管理人员的业务水平。该局先后两次组织本单位__名档案管理人员集中学习培训，邀请了××市档案局专业人员现场讲解，使大家了解档案建立及管理的规范要求和操作规程，确保分类准确，整理规范，保管期限划分准确，编排有序，目录清楚，粘贴裁剪，装订材料，档案盒符合档案保护要求。提高了档案管理人员的综合能力。
四、重新规范原有档案，集中统一管理。该局组织各单位档案管理人员对原有档案进行了一次认真检查整理和规范，重点是对以前未用线装订的长期案卷进行重新装订。规范后的各类档案基本实现了内容完整、排序规范、整齐划一、美观大方。然后各部门将其所有档案毫无保留地移交到局档案室，实现了统一管理，集中保管。该局克服了人员少、任务重、时间紧等困难，加班加点、全力以赴，确保了工作质量和进度。按照市局要求，该局还及时安装了科怡档案管理系统软件，将以前的档案目录全部导入该系统中，为实现档案信息化，数字化打下基础。
五、加强制度建设，规范档案管理。目前，该局已经建立健全了《档案保管制度》、《档案查阅制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》、《档案管理人员工作职责》等档案管理工作制度，进一步提高了档案规范化管理水平，达到了底数明晰、完整规范、制度健全。在__月_日，××市档案局在对该局档案管理检查验收时，对该局的档案管理给予了充分肯定。
[关键词]新形势 档案管理 规范化
中图分类号：G26 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）21-0349-01
传统的档案管理工作，主要是建立在一些传统材料之上，如声像资料、图标资料、文字资料等。这使得传统档案管理的实施会浪费大量人力、物力，但所产生的效果甚微。所以，在新形势下依旧采用传统档案管理是不恰当的，其既不能发挥作用，又不能满足档案管理要求。对此，应当以新形式为背景来优化调整档案管理，使之更加规范、更适用，在单位之中充分发挥作用。由此看来，新形势下优化调整档案管理，使之规范化、合理化、标准化是非常重要的。
一、 档案管理及其规范化实施的重要性
档案是记录社会、企业、个体发展与成长历程的重要方式，是重要的、具有极大保存价值的历史材料。在我国社会主体体制建设不断推进的情况下档案事业受此影响有很大程度进步与发展。此种情况下，也凸显了档案管理的重要性。
档案管理是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步与发展的依据，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。在新形势的背景下，规范化实施档案管理，根据社会发展实际情况及企业发展实际情况，合理规划、监督及控制档案的归档、整理、分类、使用等环节，促使档案可以恰当应用，并充分发挥其应用价值，为促进个人、企业、社会良好发展创造条件[1]。所以，规范化实施档案管理是非常重要的。
二、 新形势下档案管理工作存在的不足之处
的确，新形势下规范化实施档案管理很是重要。但当下档案管理工作的实施并不规范。究其原因，主要是档案管理工作之中存在诸多不足，具体表现为：
（一） 档案管理工作处于瓶颈期
就目前我国企事业单位档案管理工作落实实际情况来看，大部分企事业单位档案管理工作处于瓶颈期，发展不足，导致档案管理所发挥作用的甚微。而之所以会使档案管理处于瓶颈期，而无法突破？主要是1）大部分企事业单位档案管理并未按照国家相关操作规范准则及要求，标准化的实施档案管理，加之部分档案管理人员认知不足，为端正态度，致使档案管理落实不佳，引发检索工具不完整、计算机索引目录不准确、首案卷质量差等问题出现。2）部分企事业单位所采用的档案管理模式比较陈旧落后，更多的是以人工方式来落实各项档案管理工作，没有配备现代化设备，致使档案管理跟不上时代的步伐，如此即便实施档案管理工作，其也不能充分发挥作用。
（二） 档案管理人员素质尚待提高
档案管理人员作为档案管理的主体，其专业知识水平、管理技能、职业素质、管理观念等方面均会影响档案管理效果。所以，为了保证档案管理质量，应当构建优秀的档案管理人员队伍。但是，目前大多数企事业单位档案管理人员专业知识不扎实、管理技能不强、综合素不高。究其原因，主要是档案管理人员再上岗之前并没有对其进行专业训练、技能培训、素质不强，致使其管理水平不高。另外，某些管理人员是因裙带关系直接上岗任职的，致使档案管理人员整体水平参差不齐[2]。
（三） 档案管理观念尚需转变
造成档案管理工作不规范还与企事业单位没有树立科学的档案管理观念有很大关系。的确，我国绝大多数企事业单位已经实施了档案管理，甚至实施多年。但这不代表企事业单位领导及管理者充分认识档案管理及其规范实施重要性。一些企事业单位之中领导及管理者并没有正确认识档案管理，更加不知道档案管理规范化实施的重要性，那么何谈树立科学的档案管理观念。所以，很多企事业单位之中依旧遵循传统的档案管理观念。
三、 新形势下档案管理工作规范化实施的对策
针对当前企事业单位档案管理存在诸多不足，阻碍档案管理规范化实施步伐的情况，笔者建议以新形势为背景，探究切实有效措施来调整优化档案管理，从而实现规范化实施档案管理。具体的做法是：
（一） 重视档案管理，正确人事档案管理
强化重视，提升认识是做好档案管理工作，促进管理规范化的基础与前提，故在优化调整档案管理之际，需要企事业单位领导积极学习档案管理知识，深入的了解档案管理，从而正确人事档案管理。在此基础上与管理者沟通，全面关注档案管理，投入大量资金，完善档案管理工作条件；结合档案管理实际情况，合理规划档案管理工作方案，以便规范化、合理化实施档案管理，使其在企业之中充分发挥作用[3]。
（二） 健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平
企事业单位档案形式多样、种类繁多，对其进行合理规划、处理、监督与控制，需要制定健全的档案管理制度，以便在其约束下设定统一的、标准的档案管理形式，进而规范化、标准化实施档案管理，充分发挥其作用，保证档案完整，且具有较高的应用价值。对于档案管理制度的制度，应当以参考国家相关法律法规，结合档案管理实际情况，进而详细说明档案管理流程、档案管理注意事项、档案管理人员、档案管理责任等方面内容，使之适用于企事业单位，并充分发挥作用[4]。
（三） 坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平
在新形势下规范化实施档案管理，需要保证档案管理与时俱进，也就是借助计算机技术、网络技术、信息技术、通信技术等来构建档案管理信息平台辅助档案管理工作，进行档案信息收集、档案信息整理、档案信息分类、档案信息保存等，提高档案管理水平。
结束语：
的确，新形势下我国诸多企事业单位档案管理依旧存在观念落后、管理模式陈旧、管理人员素质不高等情况，致使档案管理所发挥的作用微乎其微。为了避免此种情况持续发生，应当重视档案管理，正确人事档案管理、健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平、坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平，促使档案管理管理在企事业单位充分发挥作用。
参考文献：
[1]梁晓龙，裴向前，魏励等.新形势下档案管理工作的规范化探索[J].科技展望，2016，26（22）：246-246.
[2]刘兴昌.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].卷宗，2015（8）：67-67.
[3]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015（7）：59-59
【关键词】档案室；档案馆；整理档案
中图分类号：G20文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-058-01
一、档案室为谁整理档案
档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。
二、档案室该为谁整理档案
档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！
档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。
我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。
三、几点思考
（一）理清几个问题
1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。
2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。
3.档案整理方法问题
（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。
（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。
（二）档案室应如何整理档案
对于档案室的档案整理，在观念上，要确立以档案室为主的观念。在方法，应该采取多元的整理方式。具体说，其一，对于档案整理标准，其整理标准规范要向档案室靠拢，档案馆接收档案不再另立标准。其二，对于档案整理方法，档案部门要推荐多种档案整理方法供档案室选择。针对不同规模的机构、每个层次要有不同的整理方法。其三，要允许档案室探索新的档案整理方法，以简化整理，提高效率。
参考文献：
[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M].北京：中国人民大学出版社，2000.
[2]杨玉昆.档案收集难原因新探[J].档案学研究，2003（5）.
在“十二五”期间，县级部门、乡镇、县属国有控股企业和科企事业单位、县国家综合档案馆应全面完成档案工作规范化管理的认定和复查工作。
(一)档案室规范化管理
2012年至2015年，用四年时间，对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；对年《省档案工作规范化管理办法》(试行)(办函〔〕103号)前己达标升级的机关、单位，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；对年后等级认定连续时间己满3至5年的机关、单位进行复查评定，二级部门复查评定时间与主管部门大体一致。2015年后，按“已评定时间满3至5年应复查”的要求对相应机关进行复查评定，己评定等级的单位要创造条件上档升级,以确保档案工作规范化管理常态化。国有企事业单位根据实际情况按照规范化管理要求进行评定和复查(县档案工作规范化管理评定时间安排见附件)。
(二)档案馆规范化管理
2013年，完成县国家综合档案馆省二级复查。
二、工作要求
档案工作规范化管理己纳入县政府年度目标绩效管理，各单位要严格按照《省档案工作规范化管理办法》的考评细则和评分标准，扎实做好各项工作，重点加强以下几个方面：
(一)加强档案规范化管理的组织领导，确保人员、经费、场所、制度“四落实”
各单位各门类载体的档案应集中统一管理，配备专(兼)职档案员，制订并完善各种门类和载体档案的归档范围和保管期限表，以及切实可行的档案工作制度，强化主管部门的档案监督指导职能，添制必要的设施设备，档案实行专室(专柜)、专人管理，确保档案资料的安全和有效利用。
(二)加强收集整理，确保国有档案资料的齐全完整
在做好纸质归档文件收集整理的同时，还应加强以下门类档案的收集整理。
1.加强电子档案管理。各部门要按照《省电子文件归档与管理暂行规定》(网办发〔〕7号)要求，加强电子文件及电子档案的管理，单位自己保存的电子档案数据应脱机备份。
2.加强声像档案管理。各部门应加强声像档案(照片、录音、录像带)和自动化办公过程中形成的各种光盘、磁盘及相关背景信息的收集。在归档整理时，照片影像应标注事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示所反映的有关信息；光盘、磁盘(带)要编号，盘面要标明存储文件的内容、时间、运行的软件环境、版本号、说明等相关信息。
3.加强重大活动档案管理。各部门要按照《省重大活动档案管理办法》，对年以前重大活动档案进行认真清理，确保收集齐全、资料规范、建立专档、及时移交。凡党和国家领导人、省委省政府主要领导来我县视察工作，国家和省政府在我县召开的大型会议、开展大型活动，省级及以上的全县性创建活动，特大突发事件、自然灾害等形成的各种文件材料和声像材料，主办单位在其活动结束后二个月内将规范整理的重大活动档案移交县档案馆。其它重大活动档案随文书档案移交档案馆。
4.加强专业档案管理。专业档案(见《国家基本专业档案目录》)是部门档案的重要门类之一，是国家档案资源的重要组成部分，各相关单位应建立专档，加强专业档案的收集、整理工作，确保专业档案的齐全完整。
(三)推进新领域档案工作，不断完善档案资源体系
1.严格规范国家重大建设项目档案验收。各乡镇、部门要高度重视和支持项目档案及验收工作；县档案局要加强项目档案的监督、指导和检查，提供咨询与服务，依法做好项目档案专项验收；县发展改革局要发挥在项目投资立项审批方面的职能，加强对项目档案的宏观管理，及时向档案部门通报重大建设项目及项目竣工名单；县级项目主管部门要加强监督管理，按规定做好项目档案登记工作，同时在审查项目竣工验收申请时，严格审查项目档案是否通过档案专项验收，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收；建设单位要认真履行法定职责，做好档案的形成、积累、整理、归档工作，在竣工验收前及时申请项目档案验收。县政府目标绩效督查室年终将根据年初县委下达的重点建设项目投资计划竣工项目数，对各乡镇、管委会、县级相关责任部门重点项目档案验收情况进行逐一清点，严格考核。
2.全面推进基层政权组织档案规范化管理。县档案局要加强对乡镇、村(社区)档案收集、整理的指导和业务培训，各乡镇要积极开展新农村示范乡镇的创建申报工作。进一步贯彻落实县委组织部、县民政局、县档案局《关于加强村级组织档案工作规范化建设的意见》(组通〔〕20号)，结合第二轮村级组织活动场所建设和创先争优活动，加强农村基层组织档案资源、利用、安全体系建设，力争用三年时间，使全县农村组织建档率达到100%，80%的建制村基本达到档案工作“三有二好一无”(即：有领导小组和专(兼)职档案员，有工作职责和制度，有档案室、档案柜和计算机；资料收集好，档案整理好；无档案安全隐患)标准。
3.积极引导民营企业加强档案管理工作。县档案局要加强与县工商局、县工商联、县发展改革局、县经济和信息化局等相关部门的联系协调，采取提供技能培训、登门指导、提供业务咨询、典型示范等服务形式，进一步完善服务体系，加大对民营企业档案工作的扶持力度，为民营企业的生产、经营和健康发展提供优质高效的服务。
(四)加强档案保管，确保国有档案安全
1.加强机关档案保管。加强档案保管，确保档案安全，是各级政府和各级档案部门的重要职责。由于县档案馆现有库房严重不足、新馆尚未建成等原因，各单位保管已满10年应向县档案馆移交的档案还将继续保存在各机关单位档案室。为此，各单位要进一步完善档案保管有关制度职责，添置必备的档案设备设施，做到防盗、防鼠、防潮等“八防”；加强档案安全监督检查，发现隐患及时整改，确保馆藏和各机关档案安全。
2.县档案局要加强指导，加大全县档案安全执法检查和档案安全隐患督促整改的力度，确保全县国有档案安全。
三、工作保障
(一)加强执法检查
县档案部门要采取多种形式的执法检查，依法严肃查处违反档案法律法规的人和事，确保各项业务工作的顺利开展。
一、严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理
1.注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案一个月内进入局档案室，局按程序处理档案，并及时向市档案馆报送档案；广泛收集当代新政策、法律法规、理论学说、高新科技等涉及规划建设方面的文献资料，扩大信息来源。
2.档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动态管理，而后，对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增强了档案的保存价值和使用价值。
3.档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，以便于清查、使用档案。
4.档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房一次、打虫一次，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时检查信息保存情况，做到防磁化、防辐射、防碰撞；特别是对档案管理的制度落实、安全防护、正规化建设等方面进行重点检查，发现隐患和问题及时整改。
5.做好档案资料的利用工作，一方面对未利用档案进行妥善保管和防护，另一方面对可利用档案按照审批、登记、发出的程序向社会提供咨询服务，产生较好的社会效应。
二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。推进档案工作规范化的关键环节，相近公文的重复与立卷组合的无序，是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。在实际工作中，要注意解决好三方面的问题：
1.要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
2.明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
3.在坚持贯彻以我为主归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。做到所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、加强档案管理的现代化建设工作
1.完善单机版文档案数据库建设工作。
2.保证档案管理数据库建设。
3.做好电子文件上传的系统的后台监控
4.做好网络版数据库的后台监控和系统使用指导工作。
5.作好数据库备份工作。
五、加强档案馆内部网络管理工作
1.做好档案楼内网络的维护、管理工作，保证网络的正常运行。
地处大巴山的四川省通江县，是老、边、山、穷县（部级贫困县）。全县49个乡镇，73万人口。财政年收入仅3500万元。1979年以来，乡镇档案工作一直是薄弱环节。有部分乡镇的档案未规范整理，也未向县档案馆移交。自2003年以来，县委、政府把乡镇档案工作纳入了全县重点工作目标考核，并将考核结果在全县公开，这对全县乡镇档案工作规范化、科学化管理起到了极大地促进和推动作用。
一、努力加大宣传力度，加强基础业务建设
（一）中共通江县委办公室、通江县人民政府办公室《关于进一步做好档案工作的通知》下发后，各级各部门认真贯彻落实，坚持集中统一管理的原则，加强档案基础业务建设，提高档案工作质量和水平。一是按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》的要求，在每年六月底前，对上年度形成的各类文件材料及时整理、移交，二是加快农业和农村档案工作，重点搞好第二轮土地承包、经营权流转、税费改革、产业结构调整、村务社务公开和退耕还林及小城镇建设档案工作。
（二）认真贯彻落实中共通江县纪委、监察局《关于严肃纪律，确保乡镇机构改革工作顺利进行的若干规定》，文件要求，必须做好机构改革中档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与安全。
（三）县档案局及时制定了乡镇区划调整中撤、并、转单位档案移交的具体方案，积极深入基层，督促落实。
1． 撤销乡镇形成的长期、永久档案均应规范整理后，直接移交至县档案馆。短期档案移交至合并乡镇，统一管理。
2． 未规范整理的档案，与县档案馆协商，委托县馆聘请专业技术人员整理。
3． 所有档案均应登记造册，办理交接手续。
二、认真制订考核细则，严格奖惩制度
根据县委、政府领导指示，县档案局制定出重点工作目标考核实施细则，并以县委《关于重点工作目标督查考核》文件下发。一是年终县档案局对乡镇和县级各部门档案工作严格按照实施细则进行考核评分，依照标准是：1． 上年度形成的各类档案全部规范整理，无积存零散文件；2． 10年以前的永久、长期保存的档案全部移交进县档案馆。以上两次，每少一年对照相应分值扣分，扣完为止。二是及时掌握全县档案管理情况，每年不定期组织执法人员开展执法检查，努力做好乡镇机关档案的组织协调和业务指导工作。对违反档案法律法规行为，进行严厉的查处。自档案纳入年度重点工作目标考核以来，各乡镇、县级部门掀起了档案规范化管理热潮，积极主动与县档案局（馆）联系，千方百计挤出资金用于档案的移交管理工作，力争达到规范化管理。到目前为止，全县已有2个乡镇档案工作达到省二级标准，5个乡镇达省三级标准，18个乡镇全面完成档案整理移交工作，其余的乡镇档案也全部在规范整理之中。
（四川省通江县档案局 袁德华）
我们的主要做法是：
一、加强学习，提升素质，实现档案管理人员专业化。
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们选用档案管理人员时，有意识选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，街道举办相关的档案培训班和电脑培训班，对各社区档案工作人员进行培训。为能适应不断发展的档案工作，为各社区征订《档案》等业务杂志，购买了档案管理方面的工具书，加强了档案工作的学习力度，使档案工作有序开展，为街道的各项工作顺利开展提供了有利条件，使街道档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。
二、立足服务，创新载体，突出档案动态管理。
街道社区在开展各项信息调查过程中，超前规划，对调查到的各类信息随时录入微机，及时更新档案，保证方便管理和快捷利用。这里以**社区低保档案为例：按照民政部门“低保档案”分类管理的要求，将保障对象和补助金额情况分为四类，按类管理。低保工作显著特点是保障对象家庭收入情况随时会发生变化，档案就要随之变化，因此，“低保档案”始终处于调整、变化、补充的动态管理中。为方便管理，我们采用低保编号作为档案管理的标识号，用颜色标识作为类别号进行规范。这样做，不论保障对象在年内、季度内或月内低保金如何变化，即保障类别如何变化，都能保证低保对象每人的档案材料始终固定在一个档案盒内。对于一段时期内保障金额发生变化的，只需调整本人档案盒脊上用颜色标识的类别号即可。
各类信息档案实行动态管理后，对相关工作的复核、汇报也提供了重要依据，通过查阅档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。
三、整合资源，超前规划，实现档案管理规范化。
近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》和《**省档案管理条例》等法律、法规，不断强化机关档案工作，加大社区居委会、街道各办（所）档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。街道结合实际，制定了《街道社区档案管理制度》,指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。街道对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，对档案的收集，街道确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按规范标准进行重新整理；凡符合规范标准归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架。
档案的规范管理，提高了档案管理质量。街道社区对所有的信息档案经整理后，以电子文档的形式归档，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中，都使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使街道的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。
四、下一步工作
为进一步提升全镇“三农”档案工作水平，促进档案工作更好地服务于社会主义新农村建设，根据《区创建新农村建设档案工作示范县（区）活动实施方案》和区档案局有关创建示范县（区）工作部署，结合我镇实际，制定本实施方案。
一、指导思想
以科学发展观为指导，深入贯彻落实党的十七大和十七届六中全会精神，围绕加快全区城乡一体化建设总体目标，通过开展档案工作示范区创建活动，加快建立与区农村改革发展和新农村建设需要相适应的、覆盖新农村建设各行各业、各个方面和全体农民的涉农档案、镇村档案管理和服务体系，更好地发挥档案工作在社会主义新农村建设中的服务作用。
二、工作目标
按照上级要求，至2014年8月底，镇机关档案工作必须达到省二星及以上标准；村（居）档案工作按“五有”（有人员、有档案柜、有制度、有档案室、有计算机）要求，全部合格建档，其中80%达省一星级标准以上。机关、各村（居）要将档案工作全面融入新农村建设各工作领域，对在推进新农村建设过程中形成的各种门类档案资料收集齐全，归档及时，整理规范，科学管理，并提供有效服务，提升全镇档案工作水平。
三、主要任务
（一）建立完善镇村档案管理制度规范体系，为提升镇村档案工作整体水平提供组织保障。
镇机关、村（居）应坚持从落实责任、规范管理、优化服务出发，贯彻执行档案法律法规、上级档案部门制定的工作规范和业务建设标准，建立档案工作领导责任制和档案人员岗位责任制，制定完善档案分类方案，及时修订文件材料归档范围和保管期限表，建立完善并严格执行文件材料收集归档制度、鉴定销毁制度、档案利用制度、档案管理制度、档案保密制度、岗位职责等相关制度。
（二）开展镇档案室达标活动，显著提升镇档案管理服务水平。
以满足集中统一管理镇机关各种门类及各种载体档案需要和提高镇档案管理集约化、规范化、现代化水平为目标，开展镇机关档案室达标活动。从现实需要和长远发展出发，结合城镇发展规划和镇便民服务中心等各类公共服务平台建设，改善提升镇档案室基础设施，并同步提升镇档案基础业务建设水平，确保今年8月底前镇档案室达省二星级标准。
（三）组织村级档案室达标活动，引领村级档案基础业务建设全面实现规范化。
镇在村（居）全部合格建档的基础上，按总数80%的比例，选择档案设备相对齐全、基础工作相对扎实的村（居）创建省一星级档案室，引领村（居）普遍做到档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷，全面实现村级档案基础业务建设的基本规范化。
（四）加快镇村档案信息化建设步伐，提高档案信息资源共享程度。
加快推进镇村档案信息化建设，到2014年8月中旬，镇机关建成所有档案文件级目录数据库。村级普遍使用计算机管理档案，建成各类档案目录数据库。
四、实施步骤
（一）具体实施阶段（7月18日—8月7日）。1、镇机关设有独立的档案库房（面积不少于40平方米）和阅档案室（面积不少于20平方米），村（居）设有独立的档案库房（面积不少于20平方）。铁制装具、空调、灭火器、防盗门窗、遮光窗帘、温湿度计等设备配备到位；2、购买并安装档案管理软件，使用计算机管理档案，建立各种门类档案目录数据库；3、2011年底前形成的各种门类和载体的档案收集齐全，整理规范，科学管理；4、编写档案编研材料、档案统计台账、全宗卷；5、准备一套申报材料，存放示意图、分类大纲、档案管理网络、各项档案管理制度等材料上墙。
（二）督查完善阶段（8月8日—8月14日）。对照各项业务规范和创建标准进行自查自纠，查缺补漏，完善档案到位，确保各项工作符合创建标准。
（三）检查验收阶段（8月15日—8月30日）。迎接省、市、区档案局的验收。
五、工作要求
（一）提高认识，加强领导。镇、村（居）档案负责人要进一步提高档案意识，切实加强对档案工作的领导。档案员要加强学习，努力提高思想和业务素质，认真总结工作，找问题、查不足、促整改，严格按照“五有一集中”标准，与时俱进做好档案工作。
一、档案数字化的重要性
档案数字化可以说是档案管理发展的必然趋势。利用计算机技术，档案的生成速度加快，存储空间变小，各种数据能够实现整体分类管理，确保在档案管理和利用过程中档案的真实安全，弥补了传统的档案管理和利用中的漏洞，实现了高效率管理与利用。道路交通档案信息化是实现道路交通信息高效管理利用的必然趋势。道路交通信息具有数据信息量大、更新速度快，信息复杂等特点，单纯的人工记录已经难以承受当代巨大的道路交通压力。道路交通档案的数字化管理，可以极大地节约人力资源，减少档案录入和管理过程中的人工失误，提高整体档案管理水平，对于道路交通系统的效率提高有着重要意义。
二、道路交通档案数字化管理中的漏洞
（一）数字化录入和管理软件不统一，缺乏统一的规范格式。道路交通档案的录入要求有着统一的格式和统一的管理软件，这样才能形成整齐划一的档案管理体系。而在档案数字化管理的过程中存在着档案录入格式不统一，操作软件不一致的现象，甚至是各种档案缺乏统一的规范格式，这就造成了后期档案管理的混乱，也降低了档案利用的效率。（二）档案标准化工作不到位，规范化工作无法落实，重要数据缺少备份。档案数字化管理要求各种档案都有着各自的规范格式，而在管理中也要保证档案的分类和整理准确无误。由于我国电子档案标准化工作起步晚，工作人员对档案规格的忽视，造成档案标准化工作不到位，同时还存在着管理工作中档案的分类规范化工作无法落实，各种数据掺杂在一起，严重影响了档案的利用。此外，在重要档案的数据备份上也存在着一定程度上的工作缺失。（三）数字化管理人员素质不到位，对于各种档案的录入和整理分析缺乏能力。传统的档案管理人员无法跟上时代脚步，无法掌握专门的档案管理软件，岗位能力的缺失是非常严重的弊端。管理人员对各种电子录入和管理工具不熟悉，无法快速高效地完成档案生成和管理工作，这也是档案数字化管理中的一个严重问题。（四）现代化的档案管理设备缺失，设施不配套或数字化水平低。档案数字化管理在一些偏远地区还没有实现，各种数字化设备不配套，严重影响了档案管理工作，有的地区还存在着数字化管理水平低，道路交通管理单位不重视，仍旧延续以往管理模式的现象。
三、加强道路交通档案数字化管理工作
道路交通档案数字化管理工作要从规范软件操作、统一录入标准、建立档案数据库、加强管理人员培训、加强数字化设施建设等几个方面进行，要制定相关的电子档案管理规范，定期对档案文件的接收、保管、利用、鉴定与销毁进行统计，确保档案管理工作的整齐划一。（一）规范档案数字化软件操作，统一档案录入标准。规范档案文件格式，形成统一的档案录入标准，不断优化档案管理工作，做好纸制档案与电子档案的衔接工作，防止档案数据的流失；做好档案录入统计工作，确保档案录入的真实性，确保档案的管理安全与查看利用安全；切实落实各种操作规范，及时调整相关机构的制度规章，确保档案生成和录入工作的整齐划一。（二）加强档案管理工作，建立安全高效的档案数据库。规范各种档案使用操作，建立高效的电子档案管理系统，形成完备的档案数据库，对各种档案按科目分类，以便档案的管理和利用；对各种道路信息、车辆信息、违章事故进行集中分类存储，不断扩大数据库存储容量，实现道路交通信息的及时更新与存储；提高数据库管理和监控工作，防止数据流失和数据窃取，确保道路交通信息的真实安全。（三）加强管理人员数字化学习与培训工作，提升工作岗位能力。学习先进的道路交通档案管理经验，加强对档案管理人员的培训，使其尽快掌握数字化管理工作，提升岗位人员的档案管理工作能力，做好档案管理的基础设施建设工作，培养管理人员“细致精确”的档案管理意识，确保档案在收集、整理、保管和利用过程中的有序、准确与安全。（四）配套现代化的数字化设备，提高档案数字化水平。档案数字化管理工作需要现代化的计算机设备，要求有着高效的档案录入装置和档案分类整理软件，从而确保档案管理的有序进行。档案管理要配套现代化的档案管理设备，不断提高道路交通单位的数字化水平，坚持从实际出发，充分考虑各个单位的实际情况，实现各方面的道路交通数据共享。道路交通档案的数字化是进一步实现道路交通档案高效合理利用的必然趋势。加强道路交通档案的数字化管理工作，要从档案录入、档案分类整理、档案存储和转移、档案查看和利用等多个环节着手，实现管理层次上的细节化。加强档案管理队伍的培训工作，提高管理技术水平，做好道路交通管理和总结工作，实现道路交通系统的智能化、高效率。
作者：付百军
【关键词】农村电网；档案管理；问题及对策
农村电网建设和改造工程（简称农网工程）是对农村陈旧、老化的线路和设备进行升级改造，并解决无电地区居民用电问题的惠民工程。农网工程的实施可以大大提升和优化农村用电质量和用电环境，更好地保障农村居民生活用电和农业生产设施用电，在国家政治和经济社会发展中具有重要意义。
农网工程档案是工程的原始记录，反映了工程从立项到竣工验收的全过程，是工程管理不可缺少的组成部分，也是竣工后线路和设备维护用必须要使用的基础技术档案。因此，农网工程档案管理工作十分重要，做好农网工程档案管理工作一定要注重过程管理，只有管理过程的没一个环节都做好了，再能形成高质量的档案，使其准确全面的反映工程管理全过程，更好的服务农网线路和设备的运行维护工作。笔者认为在农网工程管理中应当注意以下几个问题：
一、注意制度的可执行性，强化责任管理
近几年，随着工程管理的日益规范，各相关单位都建立健全了农网工程档案管理的相关制度，对各参建单位的档案提交和管理责任也做出了规定。但实际工作中，部分制度的可操作性不强，归档责任都指向单位，而各参建单位内部，甚至建设单位自身，并未将档案收集整理责任进行细化，不能将每份归档文件材料的形成和收集责任、每卷档案的整理与核查责任落实到人。责任规定得不到位，会导致部分文件材料的遗失，归档文件材料质量不符合档案规定，例如可能会导致设备材料的质量证明文件缺少、字迹模糊、复印件、缺章，施工记录填写错误，部分重要审批文件单独保存，不归入档案案卷等。
对策：（1）逐级制定，并根据工作实践及时修订档案整理、移交、验收和保管的相关制度，确保制度能够覆盖农网档案管理的全过程，避免管理过程的个别环节出现制度真空，并符合相关企业实际，可操作性强。（2）明确档案相关方责任，责任到人。譬如一份施工记录的形成责任、签字责任、收集责任、整理责任，一份设备图纸或说明书的收集责任、归档责任等，要清楚明白，只有这样，相关人员才能各负其责，避免推诿和等靠，提高档案质量和管理效率。（3）要有常态化的考核措施。档案中出现问题了，什么性质的问题，责任人是谁，如果制度制定得当，责任划分清楚，就可以不存争议的进行考核，这种考核机制形成常态，就能增加责任心，大大提高档案管理质量。
二、注意宣贯相关业务规范，强化培训
农网工程中，相关业务规范比较多，有工程管理方面的，也有档案管理方面的。有国家的，也有行业的。很多工程管理中比较重视和关注工程进度和质量，认为档案就是资料员和档案员的事，这样的管理意识形态导致项目管理人员，施工、监理人员档案意识淡薄，对档案管理的相关业务规范不了解，也没有了解的途径和动力，这样以来，工程管理人员、资料员和档案员大部分都不清楚有什么规范，只是照着前面整好的档案照猫画虎，能做到几分相似就做到几分相似。从而导致归档不全，归档文件材料铅笔、圆珠笔签字，印章模糊，数据与工程实际不符，缺项漏项、案卷不规范的问题层出不穷。通过不停的检查和整改，好不容易比较规范了，再换个施工、监理单位或有人员变动，马上又回到问题层出不穷的原点了。长此以往，档案收集整理工作随意性大，管理水平很难有实质性的提升。
对策：（1）建设部门应从思想上重视农网工程档案管理工作，注重与档案管理部门、各参建单位的沟通，积极宣贯最新档案业务规范及工程资料形成的相关业务规范，务必使项目管理人员、一线的施工、监理人员，熟悉这些规范规章。使档案的形成、整理、移交、归档工作有法可依，有标准可执行。（2）在工程立项、开工等关键节点进行强化培训，加深影响，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成环节就能紧靠标准，规范地进行收集整理工作，尽量避免竣工后再去整改不规范的档案资料。
三、注重过程管理，强化检查与指导
农网改造工程大部分都是10kV工程，项目多，工期紧，施工队伍更换频繁。项目管理部门、监理单位往往对工程施工过程的监管、督促和检查比较重视，档案方面的过程管理比较欠缺，有的工程甚至在初验时，档案都没有受到相应的重视。过程管理的欠缺，导致档案问题整改难度加大，整改成本增大，个别档案问题错过了时机可能就永远都不能弥补了。
对策：（1）在项目管理部门设立档案管理专责，可以是兼职，但必须要肩负起统筹、管理工程档案的责任。这个人即要懂工程，又要了解档案业务，最重要的是责任心要比较强，能够统筹和管理整个工程的档案业务。（2）项目管理部门、施工单位、监理单位应在工程一开始就安排档案管理人员到位，对所属工程资料进行完整的收集和规范的整理，做到档案整理工作与工程进度同步。（3）工程管理部门、监理单位应不定时地检查和督促其它参建单位项目工程档案的管理工作，以便及时发现问题，及时整改问题。只有过程管理到位了，才能夯实农网工程档案管理基础，产生高质量的农网工程档案。
四、重视立卷管理，细化组卷规范
如果把归档文件材料比喻为珍珠的话，立卷和组卷工作就是线。珍珠要成为一件漂亮的首饰还需要有质地良好的线来穿，成一串项链还是手链也要看线怎么串。部分农网工程档案由于对组卷工作不够重视，虽然收集比较齐全，但文件材料排列零乱，组卷欠缺逻辑，缺目录，无备考表，题名不清楚，使人看了如坠五里云雾，这样的档案如果移交档案室，就会大大增加利用者查找档案资料的时间，如要清楚地了解工程管理过程就更难了。
