时间：2023-06-05 10:30:27
档案管理对于企事业单位的发展有着重要的意义，目前我国档案管理的工作问题主要表现在：工作发展遇到瓶颈，管理人员素质不高以及观念落后。为了实现新形势档案管理工作的规范化，要建立制度化的档案管理工作，更新档案管理设备，创新档案管理工作并且科学的规范档案信息。
关键词：
新形势；档案管理工作；规范化
档案管理对于任何一个行业而言都有着重要的作用，对各行各业的发展都有巨大的影响。近年来，随着我国经济的不断发展，信息化进程加快，我国经济发展方式和经济体系也相应的不断改革。在这种新形势下，档案管理工作的规范化显得更加重要。
1档案管理工作的现状和问题
1.1档案管理工作发展遇到瓶颈
一方面，目前我国大部分的企事业单位档案管理工作存在着案卷质量差、检索工具不完整、没有计算机索引目录等问题，档案管理工作不能够达到国家要求的操作规范准则。同时因为我国档案管理标准化工作起步较晚，配置暂时还无法完全达标，使得档案管理工作的推行较为迟缓，管理工作的进度缓慢，也无法达到规范统一，是当前我国档案管理工作发展遇到的最大瓶颈。另一方面，我国档案管理工作模式陈旧，缺乏必要的现代化设备的配合。档案管理工作需要软件和硬件的相互配合，硬件是工作的基础，而我国企事业单位普遍硬件设备落后，设施不齐全，档案管理跟不上时代的变化，没有计算机索引目录和检索工作，制约了档案管理工作的发展。
1.2档案管理人员素质有待提升
档案管理人员的素质不高，档案管理缺乏专业的管理人才，是目前档案管理工作出现问题的根本原因。在我国，大部分的企事业单位的档案管理人员都是没有经过专业知识和技能的考核就直接录取选用的。这些人员的专业知识水平和技能水平并没有达到专业的水准，有些档案管理人员大学所修甚至不是档案管理相关专业，在进入公司工作之前也没有经过专业的业务锻炼和技能培训。有些企事业单位的档案管理人员资历较老，但是由于单位内部没有适时引进先进的科技管理设备，或者引入了设备却没有进行操作技术的培训，导致档案工作者普遍存在专业知识缺乏和技能落后的现象，极大的阻碍了档案管理工作的规范化进程。
1.3档案管理观念需转变
一些企事业单位工作人员对于档案管理的认识过于片面，缺乏整体意识，认为档案管理知识简单的文件管理与保存，与单位的其他建设并无任何相关。缺乏整体意识，将档案管理业务局限在单一的形式中。并且由于档案管理人员对于档案管理工作缺乏正确的认识，导致许多的档案工作不到位，浪费了大量宝贵的资源，仅仅参与的不健全的档案资料等根本无法向社会提供完整的服务，影响档案管理职能的发挥。
2规范档案管理工作的有效措施
2.1建立制度化的档案管理工作
建立制度化的档案管理工作时实现档案管理工作规范化的基础。“没有规矩，不能成方圆”，只有实现档案管理工作的制度化，才能够对企业和工作人员进行有效的约束，促进档案管理工作的规范化。虽然目前我国已经出台了一系列的法律法规，保障了档案管理工作的基础，在档案管理的手机、整理和管理上也提供了有力的保障，但是随着经济社会的不断进步。以及信息化技术的不断发展，要求各企事业单位必须要多加借鉴国内外成功案例，吸取其中的经验和教训，并结合自身企业的实际情况，制定出合理、有效的档案管理规章制度。规章制度的内容要详细具体，并且要有可行性，能够切实发挥出规范档案管理工作的作用。
2.2更新档案管理设备
新形势下的档案管理要求要与时俱进，跟上时代步伐，采用更加先进的档案管理设备。现代化的档案管理设备对于传统的人工管理档案有着效率高、时效快、保存档案完整性高等特点。虽然现代化设备对于管着人员技术上会有一定的挑战，但是从其他角度上看，其更能促进档案管理人员加强对业务管理技能的提升，提高管理人员的服务意识，监督管理人员的日常工作，同时能够充分利用信息技术的有利条件，更好的为社会服务。更新档案管理设备包括更新档案管理的软件和硬件设备，实现档案管理电子化。电子化管理的档案管理工作要注意制定严密的电子文件安全管理制度，确保信息的完整性和真实性。
2.3创新档案管理工作
随着现代科技的不断发展，信息技术被不断应用于各行各业的发展中，这一方面是对档案管理工作的挑战，另一方面也是推进档案管理工作进行发展创新的动力和基础。首先，档案管理人员要在以前的工作经验和基础上，分析总结工作的特点和瓶颈，针对总结出的问题，思考相关对策。以提高管理员的业务技能和专业知识水平为基础，加大对管理员们的专业培训。创新管理工作人员对现代技术的掌握和现代管理的方式方法，用机器管理取代传统的手工管理，提高档案保存完整率和档案的利用率，发挥档案管理正确的职能。在进行档案管理机械化、现代化创新时也要注意对网络信息化的管理，要加强日常的检查和鉴定工作，确保档案的完整性和安全性。
2.4科学的规范档案信息
科学的规范档案信息首先要做到确保电子文件的原始性和真实性，这是档案管理规范化的灵魂。在电子化的档案管理中，电子信息随时都有被更改和丢失的可能，要求管理人员要加强相关的电子维护工作。其次，档案信息的完好保存应该实现纸质档案与电子档案的互补，在将文件信息转换为电子信息之后，对于原稿件也要保存完整，防止出现意外电子信息篡改或者纸质稿件丢失的情况。最后，要实现档案信息的数字化管理。档案数字化可以有效的克服地域、时间和空间限制，扩大档案管理的服务范围，提高管理的服务效率。
3结语
综上，档案管理与企业和社会的发展息息相关，新形势下我国档案管理工作存在着一系列问题，需要管理人员响应时代号召，采取相应措施规范档案管理工作。
作者：邓华云 单位：湖南省委党校湖南行政学院
参考文献：
[1]顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者,2015,07:281
我局将从今年7月起对档案规范化管理认定和复查认定的立档单位开展保持情况的检查工作（各单位具体检查时间有待进一步通知），现将具体要求通知如下：
一、一标单位在6月底前完成复查准备工作，7月迎接区档案局检查，市档案局检查的具体时间将由市档案局决定后，档案局电话通知各单位。
二、二标和三标单位在8月底前完成复查准备工作，9月迎接区档案局检查，年底迎接市档案局检查。
三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。
1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。
2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
其中，区教育局抓好所属学校的档案工作的监督和指导；区卫生局抓好疾控中心、卫生监督管理、妇幼保健院所的档案工作的监督和指导，区人力资源和社会保障局抓好社会保障体系（社保、医保、失业保险、就业）档案工作的监督和指导；区财政局抓好国库支付中心的档案工作的监督和指导；区城管局抓好环卫、河门口公园的档案工作的监督和指导；区司法局抓好公证处的档案工作的监督和指导；格里坪镇抓好所属村、社区的档案工作的监督和指导；各街道抓好所属社区的档案工作的监督和指导。
四、请复查单位根据《省机关档案工作规范化管理标准》进行自查，并按各自的时间节点将《省机关档案工作规范化管理等级复查申报表》及《省机关档案工作规范化管理等级复查自查报告》一式三份及电子文档上报档案局。
对于复查不符合标准的立档单位，将按标准规定降级或撤销等级评定，并纳入2013年度绩效考核评分，请相关单位充分重视此次检查工作，早做安排，早做准备，以确保本单位复查合格。
关键词：档案管理；规范化；标准化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00
前 言：
档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。
一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题
（一）缺乏正确的认识
档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。
（二）缺乏投入的力度
档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。
（三）缺乏原则的确立
档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。
二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施
（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实
档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。
（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征
档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。
（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]
在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。
（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理
从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。
结 语：
总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。
参考文献：
[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.
[3]王晓红.试论如何做好档案管理工作规范化、标准化[J].中国科技投资，2016（23）：216.
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
[关键词] 农机监理 档案规范 管理 探讨
[中图分类号] S23 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）11-0226-01
农机监理档案管理对于农机安全工作的发展有着重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化和标准化，不断推进农机监理工作走向科学合理，因此就必须对农机监理的档案管理进行规范化管理。
一、目前现状
辽源市地处吉林省东南部，属半山区丘岭地带，下辖2县2区，30个乡镇，总人口122万，其中农业人口64.2万，总耕地230.3千公顷，全市6万多台农业机械中14.7千瓦以下的占86%，农机安全监管任务繁重。辽源市农业机械及驾驶操作人员档案的建立是从80年代初开始的，当时按照农牧渔业部关于拖拉机及驾驶员安全监理的有关规定，辽源市陆续建立了市、县（区）两级农机监理机构，并受公安交通管理部门的委托，接管了拖拉机及驾驶员档案，经过30多年的不断努力，档案管理工作得到了完善、发展和壮大，档案内容也从简单的一张登记表和一张成绩单发展成现在的事项完整齐全、记录准确详实、办理过程和经办人信息明晰可查的规范化和科学化轨道上来。目前，辽源市、县（区）两级农机监理所（站）都有农机监理档案管理人员，档案管理设施较为齐全，各项制度和业务办理程度齐备，全市目前在册农业机械档案3.2万多份，在册驾驶员档案1.7万多份，农机档案管理基本做到“规范、统一、内容齐全、分类建档、排列整齐、查找方便”的要求，作为“历史见证”的档案，在牌证核发、转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销、利用等方面，为农机安全监管工作发挥了重要作用。
二、存在问题
就辽源市农机监理档案管理工作而言，虽经多年努力取得了一定成绩，但还存在一些不容忽视的问题：一是档案未及时清理。多年来，农业机械和驾驶员档案只体现新注册、变更、转移、考证登记，没有及时清理停驶、报废，以及多年不从事农机驾驶的驾驶人档案，造成在册数虚高、底子不清；二是档案内容填写不齐全。在填写驾驶员和农业机械档案时，不按规范要求填写，图省事，怕麻烦，少填漏填现象比较严重。如有的没有案卷目录，台账和档案不相符，有的表格无公章和经办人签名或是字体潦草，很难辨认等等，给档案管理工作带来负面影响；三是档案管理人员专业技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基层档案管理人员流动性大， 出现不按编号排放，档案难查找，以及丢失档案的现象；四是计算机网络系统不完善。 目前，有大量的技术数据，吉林省农业机械监督文件在计算机网络系统软件不包括在信息数据库中，一些重要的技术数据输入，很难保证准确性和全面性的技术数据，另外，全省网络没有实现连接，不能在网上查阅驾驶员和农业机械的其他信息，直接影响农机监理工作的质量和效率；五是纸质档案管理设备落后。目前我市四个县（区）档案存放还是采用卷柜，虽然铁皮卷柜取代了老式木柜，但空间小，容量有限，随着农业机械的快速增加，农机档案已经多的没地方放了，只能临时找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防虫、防腐，甚至出现档案丢失的现象。
三、对策与建议
针对上面提出的问题，笔者建议从以下几个方面来改善农机监理档案的管理工作。
1.加强农业监督档案工作，建立和完善档案管理系统的责任。农机监理站来确定 负责文件管理，主要领导实行领导责任制；要把农机监理档案纳入法制化、科学化管理轨道，进一步完善农机监理档案管理制度及各项操作规程，制定严格的档案管理工作制度，明确档案管理人员的权责，从原始档案的建立完善到人、机、证三见面，从检验报告单到行驶证签章，从核发准考证到证照核发，都要严格落实责任制，严格按照法律、法规和行业规定依法办事，提高档案管理的规范化、标准化水平。
2.加大农机监理档案管理人员培训，提高管理人员的管理水平
要想做好农机监理档案管理工作，就要不断提升档案管理人员素质。首先，要提升工作人员农机监理档案管理意识，提升工作人员的责任感和使命感，使档案管理工作深入人心；其次，相关部门不能来回调换档案管理工作人员，要保持工作人员的稳定，这样才能使档案管理工作不断持续下去；最后， 有关部门应组织人员文件管理知识培训，培训内容应结合实际工作，解决各种档案工作中存在的问题？，不断提升工作人员的能力和素质，做到工作学习两不误。
3.加强档案资料的清理和存贮，确保农机监理档案科学准确
对农机监理档案管理全面负责，出现问题时要严格追究相关责任人的责任；在存放地点上，要加快档案存放地点的改造升级，建立独立的档案存放室，严格保证档案室的防潮、防火、防盗效果，所有档案都要做好分类，存放在专门的档案密集架内，防止档案损坏和丢失，使档案能够实现长期保存。
档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作，档案管理引入多媒体文件，实现图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
档案中记录了很多关于组织发展的内部信息，这关系到组织的信息安全，如果组织档案管理工作不规范，很有可能造成这种组织重要信息的泄露，影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲，做好组织档案的管理工作，对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策，都离不开组织的历史数据，这些数据就记录在组织档案中，组织的发展，依赖于组织档案信息中的很多内容，所以，从这个角度来讲，做好组织档案管理，提高档案管理工作的规范化，对于组织管理者做出切合组织发展的决策，是有帮助的。
二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题
档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义，新形势的发展要求下，档案管理工作也面临着新的发展问题，对于档案管理工作的规范化要求也就提高，但是，当前组织档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展。具体分析，在档案管理工作中存在的问题，主要表现在以下几个方面。
档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。
在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后，因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。
传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。
三、档案管理规范化的对策分析
1、提升档案管理工作的信息化水平
随着科学技术的进步，各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性，提高档案管理的效率，降低档案管理的标准。从档案信息的搜集，档案信息的整理，档案信息的检索利用，都可以实现计算机管理，提高了信息的利用效率，相比与传统的纸质文档，还便于保存，便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类，档案查阅制度，明确档案管理员工的责任，使得档案管理更趋规范化标准化。因此，在档案管理工作中，要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。
2、提升档案管理工作人员的意识和工作能力
在档案管理工作中，由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻，不重视档案管理工作的规范化，造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质，帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性，培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训，促使他们学习和了解档案管理的专业化知识，提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情，对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用，加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构，重视对相关部门的投资，提高员工的工作热情。
3、提升档案管理工作的规范化水平
由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。
1.规范档案管理的重要性和必要性
1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
2.目前档案管理存在的不足
长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
3.新形势下档案管理工作规范化的相关措施
由上述可知，规范档案管理对于国家机关、企事业单位的发展都有着十分重要的作用。然而，目前，我国的档案管理领域却在规范化这一方面存在着严重的不足。这些问题与不足的存在很大程度上阻碍了档案管理工作所应该发挥的作用。所以，在新形势下，加强档案管理规范化是十分有必要的。笔者在此对档案管理工作规范化的相关措施进行了一定的研究，希望能够为我国档案管理工作规范化水平的提高而做出一些贡献。
3.1提高对档案管理的重视度
企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。
3.2全面普查案卷
对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。
3.3健全档案管理规章制度
档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。
3.4积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。
3.5将档案分门别类，充分利用档案原基础
对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。
3.6提高档案管理人员的整体素质
定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。
[关键词]新形势；档案管理；规范化
档案具有较高的保存价值和科研价值[1]，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天，档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题，同时，传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此，加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题，分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。
一、新形势下档案管理工作规范化的重要性
档案是某一单位或者企业各种信息的积累，是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说，是一种无形的资产，可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展，人们对档案管理的要求也逐渐增加，档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致，因此，档案管理工作规范化可以使管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。
二、目前档案管理存在的不足
长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
三、新形势下档案管理工作规范化的相关措施
根据目前档案管理工作中存在的不足，我们应该从以下几各方面进行档案管理工作规范化建设：1.提高对档案管理的重视度。企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。2.全面普查案卷。对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。3.健全档案管理规章制度。档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。将具体工作和责任分配到个人，促使档案管理相关人员端正工作态度，为档案管理规范化提供健全的制度保障。4.积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。5.将档案分门别类，充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。
四、讨论
档案管理工作不只是将档案进行分类和整合，对于任何一家企业单位来说，档案都具有重要的价值，它是企事业单位发展历程中信息资源的总集，代表着一个企业的历史沿革，可以真实反应企业职能活动整体面貌，是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善，仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点，档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此，新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。针对目前我国档案管理工作中的一些问题，本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下，我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设，使档案管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。
参考文献：
[1]张丽敏.浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化[J].中文信息，2013，（9）：14.
关键词：殡葬档案；规范化管理
2010年，国家档案局、民政部共同的《殡葬服务单位业务档案管理办法》规定，殡葬档案是指殡葬服务单位业务档案，是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位，在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。殡葬档案工作是殡葬事业的基础性工作，加强殡葬档案规范管理意义重大。本文就如何加强殡葬档案规范管理提出粗浅建议。
一、殡葬档案基本内容
强化殡葬档案规范化管理，首先要弄清殡葬档案的基本情况。科学与合理划分殡葬服务单位殡葬档案分类，科学制定殡葬档案是加强殡葬档案规范化管理的首要环节。
（一）科学合理划分殡葬档案分类。殡葬档案主要包括遗体火化档案、遗体安葬档案和骨灰安葬档案三种。
（二）科学制定殡葬档案归档范围。俗话说巧妇难于无米之炊，没有殡葬档案收集归档，强化殡葬档案规范化管理等于零。相反，对殡葬文件材料的过度收集，会增加殡葬档案工作量，造成人力、物力、财力等资源的浪费。同时还影响殡葬档案的有效利用。因此，要认真研究殡葬工作中形成的文件材料的利用价值及利用规律，科学合理界定哪些是长期利用，哪些是短期利用，哪些是无用的。通过多年的工作实践，方正县殡葬服务部门在县档案局的业务指导下，制定了较为科学合理的《方正县殡葬服务单位档案归档范围》。《归档范围》规定：（1）遗体火化档案包括死亡证明原件或者复印件、火化证明存根、丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明、丧事承办人的有效身份证件复印件及其他相关材料。（2）遗体安葬档案的归档范围主要是指提供土葬服务的公墓在遗体安葬过程中形成的文件材料，主要包括死亡证明原件或者复印件；遗体安葬合同、丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等；丧事承办人的有效身份证件复印件；补充签订的合同或者协议以及其他应当归档的材料等。这里要说明的是随着殡葬事务的改革，土葬属于特殊事例，因此，文件材料和档案形成的少，在此本文不作为重点赘述。（3）骨灰安放（葬）档案包括死亡证明或者火化证明的复印件、骨灰安放（葬）合同、丧事承办人签名的骨灰安放（葬）处理表、业务流程单等、丧事承办人的有效身份证件复印件、补充签订的合同或者协议等及其他应当归档的材料。
二、对殡葬档案科学合理鉴定
殡葬档案的鉴定目的就是让殡葬档案去伪存真,有效管理档案的过程。根据国家档案局、民政部共同的（2010）164号文件《殡葬服务单位业务档案管理办法》规定，殡葬档案在殡葬服务单位保存年限是50年。但是随着社会发展，作为逝者在人生历程中最后的信息记载殡葬档案，在社会实践中起着非常重要的作用，而且利用率也越来越频繁。科学对殡葬档案鉴定,更为科学合理划分档案保管期限,让殡葬档案在合理的时间内发挥最大的有效价值,是实现殡葬档案规范化管理的最终目的。
（一）殡葬档案保管期限划分。在殡葬档案管理实践中，笔者认为在制定殡葬档案保管馆期限时应从逝者的身份、社会地位和对社会的影响与贡献等诸多社会因素综合考量.（1）殡葬档案永久保管。主要是指各个历史时期已故党和国家领导人以及在国际上有重大影响的已故国际风云人物。由于他们为党和国家革命事业做出巨大贡献和取得的伟大丰功伟绩，可谓彪炳史册，值得历代人民怀念敬仰，其殡葬档案保管期限应为永久期限保管。（2）殡葬档案定期保管。主要包括已故的在各个历史时期已经盖棺定论的在政治、军事、经济、文化、科技等诸多领域有一定社会影响力的名人等和已故的社会百姓。在制定殡葬档案定期保管范围时，要科学细化。要具体问题具体分析，也要按照贡献大小,对社会影响力的大小等政治因素考量,做好定期殡葬档案保管期限的科学划分。
（二）殡葬档案鉴定常态化。档案的鉴定在档案规范化管理中是一种常态化化的过程。鉴定是实现殡葬档案规范化管理的基础。殡葬档案的鉴定要在深入研究殡葬服务工作的职能和内在规律，科学有序地开展鉴定工作，才能更好地服务于殡葬事业的发展需要。殡葬档案鉴定工作，主要包括以下方面内容，一是对永久保存价值的殡葬档案进行鉴定，通过鉴定，有的永久保存价值的殡葬档案也许会降到定期保管的范围内。二是对定期保存价值的殡葬档案进行鉴定，通过鉴定，有的定期保存的殡葬档案也会晋升到永久保存的范围内。三是对超期保存的殡葬档案进行鉴定，对已经超期管存的殡葬档案采取两种措施：一是继续延长保存期限，二是实施有效的销毁。殡葬档案在进入销毁环节一定要慎重，程序要合法。实施销毁中，殡葬部门要组成殡葬档案鉴定销毁组织机构，对拟要销毁的殡葬档案进行登记造册，要实施两人以上现场监销。对销毁的殡葬档案清册列入永久保管范围。
三、殡葬档案管理现代化
档案管理的现代化，是档案规范化必由之路，是新时期对档案管理以便更好地为社会提供利用的基本要求。实现殡葬档案现代化对于殡葬事业的改革与发展具有重要意义。殡葬档案工作的现代化主要包括二个方面。
（一）殡葬档案管理现代化。主要是指殡葬档案管理手段实现现代化。一是档案室管理要现代化。档案管理所需要的温度、安全防盗、防火等方面环境设施设备要运用现代化设施设备，运用现代化技术手段，实现人与现代化技术融合，做到实时技术监管。二是档案本身形成要实现数字化和网络化。在保留传统纸质档案的前提下，对需要归档的文件材料实现电子数据化，要建立并形成纸质与电子档案并行机制。
（二）殡葬档案利用网络化。根据国家颁布的《殡葬服务单位业务档案管理办法》的规定，殡葬档案主要供殡葬服务单位使用。火化证明或者安放（葬）证明的持有人凭本人有效身份证件，可以查询、利用相关的殡葬档案。但是殡仪馆、火化场、墓地管理等殡葬服务单位不在一起，而且相隔甚远，给利用者带来诸多不便。如果殡葬档案在利用方面实现殡葬档案信息有效整合，实现利用网络化，通过网络异地查询档案，找到逝者信息，根据逝者的信息由档案室为家属开具加盖殡葬档案室印章的查询材料。这样既方便利用者，减少重复出具证明材料的现象，达到殡葬档案利用高效快捷目的。最重要的是遵循法律相关规定，杜绝由重复出具火化证明而引发的法律纠纷和社会矛盾。
四、依法管理殡葬档案
【关键词】档案资料 规范化管理 方法 发展
档案管理工作无论是内容还是形式都是企事业单位的有机组成部分，但是就目前很多部门来说，对档案管理不够重视，导致档案资料的管理非常的混乱，当需要查阅和借阅档案资料的时候，由于管理的不规范直接导致档案资料的残缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事业单位的发展。为此，新形势下，我们必须重视档案资料的管理，不断的创新工作方法，结合现代技术提升档案资料的管理水平，确保档案资料的管理规范化，为企事业单位的发展提供助力。
一、思想上给与重视，提升认知水平
在我国，档案资料的规范化管理起步较晚，主要原因是对档案资料的认知不到位，很多的企事业单位认为档案资料工作不重要，也没有直接的价值体现，另外甚至觉得档案资料的管理如画蛇添足般，显得多此一举，为此，档案资料管理部门无论是地位、权利还是工作环境都较为恶劣，很长一段时间我国企事业单位的档案资料管理非常的混乱，没有专业的人员管理。为了优化档案资料的管理，提升管理的规范化程度，首先就要给予思想上的重视和正确的认知。档案资料管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，起到的作用也是显而易见的，特别是在当下，它的作用越来越明显，为此，在人员聘用和培养上、在设备采购和管理上，在档案资料的管理与利用上都要构建相应的管理规范，实现规范化管理，让档案管理发挥应有的作用和价值。
二、与时俱进，确保档案资料管理的现代化
随着社会的发展，企事业单位产生的档案资料越来越多，存在的形式也是五花八门，那么对于不同类型和不同内容的档案资料要分门别类的就行规范化管理就显得非常的繁琐和复杂，为此，当下的档案资料管理应该与时俱进，不断的革新管理观念和管理技术，提升档案资料管理规范化的水平。实现档案资料管理的现代化是实现规范化管理的基础保障。随着信息技术的发展、网络技术的普及，一些新的档案资料管理设备与系统应运而生，为档案资料的现代化管理提供了一定的技术保障。为了实现档案资料的现代化管理，档案管理部门要革新管理系统，购买一些必备的管理设备，比如计算机、存储器、管理系统、录影机、打字复印机等。在采用计算机网络化管理的时候，注意档案资料的安全等。
三、构建管理制度，实现档案管理的规范化和制度化管理
档案资料的管理较为繁琐，管理的环节也较多，有档案资料的收集、整理、归档、封存、存储、借阅、销毁等，每一个环节又牵扯到很多的内容，如果不能构建一定的管理制度，那么档案资料的管理操作是很难进行的，所谓无规矩不成方圆。在档案资料的管理中，制度是确保管理规范化的基础，也是最强的力量支持。对于档案资料的管理制度来说，牵扯到每一个档案资料的管理环节，每一个环节都应该构建齐全的规范化与科学化的制度。比如在档案资料的分类归档中，要对档案资料进行详细的分类，进行编号排序，按照一定的标准进行排版，这样不但清晰明了的把档案资料进行了分类，也为档案资料的利用提供了便利条件。再如，在档案资料的查阅和借阅上，要有一定的规章制度，这样既能保障档案资料的安全，又能提升档案资料的利用效率。
四、提升档案从业人员的素质，提高档案资料管理的质量
对于档案资料管理来说，工作是枯燥乏味的，以往由于对档案资料管理的不重视，几乎没有专业的人员，很多都是兼职人员，在档案资料的管理中缺乏专业化的操作与管理势必会出现很多的问题，也一定程度上限制了档案资料管理的水平。由于不重视档案资料管理，在人员的聘用上也较为宽泛，只要能简单的操作都可以录用，而这些人员在工作中又不能实现档案资料管理的规范化与科学化，大大降低了档案资料管理和利用的效率。为此，要想实现档案资料的规范化管理，提升工作人员的素质势在必行。既然档案资料管理的作用日趋重要，那么实现专业化的操作与管理就成为大势所趋，形势所迫。为此，在档案资料管理人员的录用上，要把好关口，选择那些专业能力强，操作能力强，专业对口的人才。对于档案管理人员来说，还要对他们进行一定的培训，这个培训的内容要视工作而定，包括岗前培训、在职培训、离职培训等。在工作中，要档案资料从业人员思想上重视自身的工作，正确的看待和认识档案资料管理的重要性，与此同时引导他们树立积极的工作态度和工作热情，只有这样他们才会努力工作，提升工作质量。
新形势下，档案资料的管理越来越重要，我们必须采取有力的措施，革新管理的技术和手段，提升档案资料管理的质量和利用效率。档案管理作为企事业单位管理活动的有机组成部分，应该得到重视，但是档案资料管理的规范化是一个长久的系统化工程，它不是一蹴而就的，所以必须实现档案资料的常态化管理，只有这样才能真正的做到档案资料的规范化与科学化管理。
参考文献：
[1]黄雪.如何实现档案规范化管理思路探析[J].黑龙江史志 ，2013，（06）.
【关键词】新形势；档案管理；规范化
一、引言
在我国社会经济的积极推动下，我国的档案管理事业得到了快速发展，逐渐趋于现代化以及信息化，而且还为人们提供了更好的服务。在实际生活中，我国虽然已经制定了很多有关档案管理制度的规范，但是在实际生活中，受到人为因素以及外部客观因素的限制，在管理过程中存在着很多问题，导致档案管理工作中没有更好的规范性，导致产生很多隐患。所以，怎样完善新形势下档案管理工作的规范化发展已经成为相关人员所面临的重大问题。
二、新形势下档案管理过程中出现的问题
在当前新形势下，档案管理工作能够获得很大的发展机遇，但也遭遇了很大的挑战，导致在档案管理工作中出现很多隐患，不能够满足档案事业发展过程中的需求。（一）对档案企业没有对档案管理给予足够的重视。实际生活中，档案管理通常会涉及很多种内容，并且对档案管理工作过程中的人员综合素质有着更高要求。所以，保证档案管理工作的规范化有着很重要意义。但在实际的情况中，档案企业管理人员并没有对在档案管理工作过程中的规范化没有给予足够的重视，而且也没制定出更好的制度规范给予档案管理工作进行一定的约束。因此，档案管理中往往很多环节都会出现很多隐患，不能够满足档案管理工作所需规范化的要求，对档案管理质量以及效率的提高造成了影响。（二）与档案管理相关的制度建设不完善。在我国社会经济快速的推动下，我国很多企业都可以得到很好的发展，档案管理工作的质量也可以逐渐提高，管理过程中各个环节的规范性也得到了增强。然而，当前我国的档案管理制度建设不完善，在很多方面都有着很多隐患，不能够保障在档案管理工作中的规范性。很多企业进行档案管理时，对档案管理的方式及思想等方面相对比较落后，依然采用传统的管理模式进行各项工作。（三）当前档案管理工作信息的化水平依然还较低。实际生活中，网络信息化的水平也得到了快速的发展，但在档案管理工作等方面，往往要受到人为因素以及外部客观等因素的制约，存在很多隐患。更多的企业逐渐将信息化技术引进到档案管理的工作中，然而并没有充分发挥出档案管理过程中使用信息技术的作用，导致档案信息化的管理有着很多隐患。
三、新形势下改进档案管理工作规范化的措施
（一）完善档案管理制度。新形势下，我国已经制定出了很多有关档案管理的制度，随着时展，制定规范已经不能满足市场环境需要，不能够保证档案管理工作中规制度的范性。所以，对档案管理制度的完善有着很大的作用。相关部门需要对实际的情况做出合理分析，并且完善档案管理的制度，对相关条例进行细化，要求企业需要严格地按照制定的制度进行相关档案管理工作，（二）提高档案管理人员素质。随着我国档案管理事业的发展，档案管理工作也会涉及更多的内容，因此需要提高档案管理人员的综合素质。实际情况中，有很多档案管理的工作人员没有较高的综合素质，而且在信息技术等方面也存在着很多问题。企业需要合理的分析市场环境，并且掌握档案管理人员实际的情况，实施有针对性的培训方法，增加档案管理工作人员对信息技术使用的能力，逐渐提高其专业知识的水平，使其可以更好地使用信息技术到档案管理过程中的各项工作。（三）提升档案管理信息化水平。随着我国网络信息的技术不断发展，出现了很多信息产品，并且已经逐渐的渗透进人们日常生活中的各个方面，很多企业都已经将信息技术应用进档案管理工作的过程中，为档案管理工作能够顺利进行提供了很大的便利。因此，为了能够使得企业进行更好的发展，企业需要逐渐完善档案的信息管理体系，还要吸收借鉴国外有关的先进管理经验，并将信息技术逐渐将应用到档案管理的工作过程中，逐渐提升档案管理的信息化水平。
四、结语
在现实生活中，档案管理工作已经取得了很好的发展。但在新形势下，经常要受到人为因素以及外部客观因素的影响。不能够满足档案管理工作的要求。因此，为了促使档案管理工作的规范化，档案管理企业需要能够认识档案管理工作的重要性，并对自身的实际情况做出合理的分析，完善档案管理的制度，增加网络信息技术在档案管理工作中的应用，以便促进档案管理工作的规范化。
作者:王雨 单位:云南省粮油科学研究院
【参考文献】
一、房地产档案管理过程中存在的问题分析
（一）房地产档案管理职能定位不准确。现阶段，我国房地产业发展速度非常快，房地产档案资料的数量不断地增加。虽然，我国房产管理部门内部职能划分越来越细化，但是在细分时并不重视管理职能的划分，导致出现管理职能定位不清、尺度把握不准等问题，难以发挥房产档案管理部门应有的价值。
（二）档案管理人员素质水平有待提高。随着数字化管理模式的推广和应用，对房地产档案管理人员素质水平的要求不断地提高，为了保证向客户提供更加准确、高品质的档案信息，不仅要求档案管理人员具备良好的专业素质，还需要涉猎和掌握档案管理各个方面的综合知识。但是，通过对我国现状进行分析，我国房地产档案管理人员这方面的能力相对较低，综合素质水平有待提高。
（三）档案利用程度相对较低。通过科学、合理的应用房地产档案，能够给房地产行业的发展注入新的活力，给社会公民以及房地产行业合法权益的维护提供可靠的保障，这就要求创建一套科学、完善的房地产档案，并对上述信息资源进行科学、有效地利用。通过对我国现状进行分析，房地产档案资料的使用程度、开放程度相对较低，检察机关查阅相关房产资料的难度相对较高，更不用说普通的人民群众了。
二、实现房地产档案规范化管理的有效途径
（一）制定可行、科学以及统一的档案管理规范。为了实现房地产档案的规范化管理，首先应该制定可行、科学以及统一的档案管理规范，具体做好以下方面：其一，加强对房地产档案规范的学习和研究，不断地提高房地产档案管理人员的创新能力。其二，相关行政主管部门应该尽快地制定与实施房地产权属档案管理实施办法，在相关制度的约束下，不断地提高档案管理的规范化和标准化。其三，制定每项业务所需档案的范围，文件材料的规格、鉴定制度、保管期限以及销毁制度等，并且档案管理人员必须严格地按照相关规范和标准执行，在接收档案时必须按照上述规范进行保存，以此保证档案有据可查，不断地实现房地产档案的规范化、标准化管理。
（二）强化对档案管理人员的培训和教育。必须加强对档案管理人员的培训和教育，具体包括两个方面：其一，行政主管部门以及档案主管部门，应该联合对房地产权属档案管理人员进行专业的培训和教育，保证所有的档案管理人员能够及时、准确地了解新程序、新政策以及新知识等，不断地更新、丰富以及完善档案管理人员的知识结构，创建一支既具有档案管理知识，又懂房地产管理、计算机知识的综合性档案管理人才队伍。其二，房地产权属档案管理人员自身应该不断地加强对房地产权属档案的研究和分析，同时加强与房地产权属档案文件形成单位的联系，如司法部门、拆迁部门以及测绘部门等，及时、准确地了解相关档案产生的背景，对所办业务各个环节都能做到了如指掌和手到擒来，保证房地产档案资料的完整性、真实性。
（三）梳理流程，实现档案管理各个环节的规范化。通过对业务活动进行全面、细致的调查和研究，形成所有业务环节的档案资料，这是制定归档范围的首要步骤，同时也是实现档案合理、规范管理的必要条件，特别是在网络化、信息化的办公环境下，更应该对业务流程进行梳理，按照形成整理鉴定归档再整理保管利用销毁的流程，科学、规范地做好各个业务流程的管理工作，保证各个环节之间能够相互制约和校对，及时地发现问题并纠正，进而实现各个环节的规范化管理。
（四）实现档案管理的数字化，全面提高档案服务能效。随着电子技术、信息技术的快速发展，其在档案管理工作中的应用已经成为一种必然趋势。房地产档案资料种类和数量众多，通过实现档案管理的数字化，不断地提高档案资料的信息化水平和共享程度，通过联网办公，能够强化业务部门和档案管理部门之间的联系，有利于实现档案资料的统一收集和管理。因此，这就要求房地产档案管理人员必须紧紧围绕“档案信息化、数字化”的目标，采用数码摄影技术、电脑存储技术等进行档案资料的采集、储存和整理，创建数字化档案，不仅能够实现档案的永久化保存，还能够提高档案的查询和管理效率，并且普通大众也能够通过数字化档案便捷、快速地查询房地产档案资料，打破传统工作模式的桎梏，全面提高档案服务能效，实现房地产档案管理工作的可持续发展。
（五）加强评估和优化管理，提高档案管理的规范化水平。基于全面质量管理理论，为了提高房地产档案管理的规范化水平，就应该不断地对管理进行评估和检查，这样能够及时、准确地发现房地产档案管理过程中存在的问题，并对评估、检查结果进行改进和完善。因此，档案管理部门应该定期或者不定期地听取业务部门对档案管理工作的意见和建议，并进行及时的改进和完善，这样能够有效地提高档案管理的规范化水平，为实现房地产档案管理的可持续发展提供强劲的动力。
作者:舒燕 单位:吉林省四平市房产铁西经营管理处
