时间：2023-06-02 09:58:53
[关键词]档案；保管；利用
[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）30-0086-02
1 企业档案室的定位
1.1 企业档案室管理和服务职能的确立
企业档案室首先要明确的职能是管理与服务。档案工作一定要冠以“管理”的帽子，而不是被动的接收资料，应根据本企业工作重点，提出档案工作规划，编制档案工作年度计划；监督和指导各部门整理归档，安全有效提供档案服务等管理职能。如果说档案管理是投入的话，那么档案服务即是产品。只有加强档案管理，档案服务才有源源不断的完整、齐全、准确的档案资源。
1.2 企业档案室应把握的三个定位
（1）信息资源中心。企业档案室保管本企业的全部档案，是企业成长的真实写照，涵盖了企业所有发展和管理的“蛛丝马迹”，可以说是一个名副其实的信息资源中心。定位为企业信息资源中心，加大相关设施设备的配备和信息专业优势的档案人员培养，对企业档案室建设将具有重要的战略意义。
（2）科技服务中心。档案工作的最终目的是提供利用。档案室工作人员应开展有针对性地分析和调研，了解企业和职工对档案的需求，及时档案室最新室藏情况，引导他们积极利用企业档案解决实际工作中的难题，可通过电话调卷、现场服务、网络共享等多种形式，使档案室成为企业科技咨询和信息服务中心，更好地为企业生产建设服务。
1.3 教育宣传中心
档案作为企业干部职工艰苦创业的原始记录，既具有凭证和史鉴作用，又具有随时可参考的经济技术价值。企业档案室可以根据需要提供最具代表性的档案资料，以展览或专题的形式展示企业的壮大历程和员工的精神风貌，作为企业宣传和员工教育培训的素材，增强企业员工的凝聚力和自豪感，激发他们为企业积极奉献的工作热情。
2 企业档案室的管理
企业的档案管理主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两大方面。伴随企业在市场经济形势下管理模式的优化和结构方式的调整，有些企业会出现：①因体制变化，合资、合作或者重组后档案全宗的界定。②档案信息化时代基础业务管理和开发利用方式如何及时更新。③信息化程度浅显，网络共享程度不高。④存在部分企业档案人员的知识机构单一，其专业技能和理论素养迫切需要得到全面提升的状况。针对此，笔者认为可从三个方面来应对。
2.1 把握档案管理过程中的四个重点
由于企业档案室所收集保存的档案门类涉及企业的生产经营、产品开发、设备资料以及管理工作的全过程，把握其中收集、整理、保管和利用的四个重要环节可以更好地对整个档案管理进行全过程的控制，促使基础业务管理工作得到更好的提升。
（1）收集全面。没有收集的档案工作就是“无源之水”，做好“收集”的首要条件是制定符合本企业特点的档案归档范围，特别是针对纸质文件资料和电子文档的双重归档模式，重视“红头”文件、轻视“非红头”文件的做法，应进一步明确企业各部门及相关人员的岗位职责，确保文件和材料的初始形成直到最后归档的全过程进行有效的管理和控制。
应根据所在单位的工作重心侧重于具有企业特色的收集重点。以日照港下属单位为例，若公司的主营业务为装卸生产，那么收集范围应重点围绕货源业务和生产管理，若公司属于建设工程类，那么围绕工程项目的开工、施工直至竣工过程的资料则应列为收集重点；相对应服务单位，针对服务品牌的打造和服务质量的管理提升的相关举措将是收集的重点。
（2）整理规范。在档案的整理工作中，确定档案全宗是一个关键的环节。但是形成机构行政结构的变化经常使一个全宗的边界模糊不清，如日照港集团下属的股份一公司、三公司、建设集团等单位就因机构的体制变化而存在几个档案全宗的状况。如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，也能够完整体现一个单位自成立、发展全过程的活动情况和历史面貌。
档案整理的依据就是本单位的档案分类方案，根据国家最新颁布的《企业档案规范》，企业档案可分为十个大类，以日照港现有档案分类管理现状来看，职工管理类档案归口在集团人力资源部管理，其他类别分别按照ABCD等英文大写字母的编号作为一级类目管理。
企业档案还会产生照片、录音带等载体的声像档案，奖杯、证书等实物档案、电子档案。作为十大类之外的这三类档案，它是全宗档案的重要组成部分。笔者认为可以作为一级类目的补充单独设置类目，与相应的十大类内的档案资料设互见号，以备查考。
（3）保管安全。企业档案安全保管工作包含档案的实体安全与安全。首先是库房的硬件设施管理必须达标，其次借阅利用环节是档案保管工作的关键环节，应严格遵循档案借阅规定进行；要有应对特殊季节、气候下的档案安全措施，应考虑重要档案备份后的异地保管，防止意外情况的发生。
企业档案鉴定应具备历史的眼光，对于一时难以确定去留的档案，要遵照“保管从宽，销毁从严”的精神，以确保档案安全。
（4）利用广泛。受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，传统档案通过查阅目录、进库、调卷的利用方式，有其优势的同时但也受到时空、地域和服务方式单一等因素的制约。企业档案室应根据自身单位特点，在传统档案利用的基础上结合企业信息化发展趋势，利用数字档案馆和企业信息网的网络优势，构建网络利用平台，推广档案的信息利用方式和手段。
日照港集团公司“十一五”期间累计投入经费70余万元开展档案数字化工作。至2010年年底，馆（室）保存数据案卷级已达35684条，文件级297732条，原文258295条，22个基层单位档案室已实现档案目录级检索，利用人员可随时登录企业的档案网站查阅经授权的档案信息，实现网络利用的高效便捷，这也将是信息时代档案利用的趋向。
2.2 积极应对档案信息化时代的到来
在电子档案随着信息技术而降临的今天，当人们可以把成百上千本书存在一张不到1盎司的光盘中时，信息时代的信息数字化及由此提出的数字信息的管理模式，已经深刻影响着档案管理全过程。企业档案室应创新管理理念、健全制度，加快档案数字化建设积极应对档案信息化时代的到来。
（1）创新管理理念。信息化环境下，档案工作逐渐由手工操作为主的保管、编目、查找、利用变为计算的机辅助自动编目、标引、鉴定等。企业档案部门已不仅仅是档案实体管理部门，更是一个信息供应部门，企业档案工作重心也由原来的以实体管理为主向信息开发、信息服务方面转移。企业档案人员必须及时转变观念，具备档案信息化的管理理念。
（2）健全管理制度。顺应信息化时代的发展特点，企业档案管理工作进入了一个新的阶段，企业原有的管理标准已经不能完全适应目前的新情况和新挑战，国家档案局也在逐步出台有关电子文件的安全管理、档案数字化光盘标识规范以及电子档案迁移指南等指导性文件，企业应在完善原有管理制度的基础上，结合企业特点进一步健全有关电子文件的收集归档以及安全管理等制度。
（3）加快档案数字化建设。我们现在所称的“档案数字化建设”，其主要目标是使现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立数字档案数据库提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
企业档案室的应在以下几个方面加快档案的数字化建设：①档案数字化。将以纸张作为载体的档案材料转换成以光盘作为载体的档案。②图像压缩与管理。因图像文件占的存储空间则较大，这就需要图像压缩，节省图像文件的存储空间。在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原。可以建立一个图像库和一个索引文件，把图像全部放在这个图像库中，然后在索引文件中指出每个图像文件在图像库中所在的位置。③光盘刻录。将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上，实行多份备存、异地保管的方式确保档案安全。④档案的数据库管理。应开发具有企业特点的档案数据库建设，实现档案数字化后的存贮、查阅、网络化利用功能的实现，建立企业信息资源的共享平台。
2.3 全面提升企业档案人员素质能力
企业在市场经济条件下的发展壮大，对信息量的需求会逐步增大，快速的信息传递手段和网络共享利用方式赋予了广大档案人员更高层次的职业需求。
（1）强化职业道德和服务意识。企业档案的收集范围涵盖企业的各个层面，涉及企业产权、战略管理决策和企业保密数据等内容，应强化企业档案人员职业道德建设，准确掌握企业档案信息的公开利用和保密界限的划分标准，确保企业重要信息的安全。档案人员还应增强积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，大胆地进行编研更新，促进档案管理工作跟上企业前进的脚步，更好地为企业服务。
（2）提升专业技术理论和操作能力。档案工作者不仅要掌握档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。适应信息技术和档案事业的发展，抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，以适应信息技术发展的需要。
参考文献：
关键词：企业；文书档案；综合管理要点
企业在发展过程中文书档案会涉及到其企业各方面的资料信息，而这些信息对于企业的经营管理工作来说起到了非常重要的作用。因此，企业在发展过程中要想提升文书档案管理工作质量与效率，就应该根据企业的发展现状制定出一项科学、合理的文书档案管理制度，并严格遵守该制度进行，只有这样才能保证文书档案管理工作可以做到合理有效，实现规范化、标准化、科学化，从而促进企业快速发展。
一、企业文书档案管理的主要内容
（一）基本文字资料
随着社会不断的发展，我国经济水平逐渐提高，各个领域得到了快速的发展。在企业发展的同时，企业相关信息资料数量逐渐增加，而企业的文书档案可以有效的对这些数据信息进行整合管理，只有这样才能保证企业健康、可持续发展下去。企业在开展文书档案管理工作时，还要保证企业各项文字材料的完整性，并根据企业的发展现状进行文字资料调用，满足企业在发展时的需求，另外，企业在开展文书档案管理工作时，还应该加强对文字资料的存τ牍芾砉ぷ鳎提升文字资料效果，保证文字资料可以被合理利用[1]。
（二）重要文件信息
近年来，企业在发展过程中所开展的文书档案管理工作主要以企业现有的文件资料为主进行管理，并保证企业中重要文件信息的科学性与合理性。企业重要文件信息对于企业在未来发展的来说有着非常重要的作用。因此，企业对文书档案管理工作已经给予出了高度的重视，并采取多种技术、手段进行重要文件资料管理，只有这样才能提升管理工作质量与效率。
（三）信息管理
企业在发展过程中，常常会涉及到一些有关企业决策、方针政策、经营策略等重要信息，这些信息对于企业的发展来说有着非常重要的作用。因此，企业以、应该加强对重要信息保护管理，并通过有效的途径将这些信息传输到文书档案中，只有这样才能保证这些信息可以得到更好的保护，为企业健康、可持续发展提供良好的保障[2]。
总之，文书档案管理在企业发展中的应用可以有效的提升企业各项工作质量，做好重要信息、文件的管理工作，满足企业在发展时的需求，从而促进企业快速发展。
二、企业文书档案管理的重要性
现阶段，我国企业在发展过程中所开展的文书档案管理工作，可以有效的对企业资料信息进行全方面管理，提升企业信息管理质量，保证企业的经营发展活动可以顺利进行下去。
（一）提升企业经营质量
要想提升企业的经营质量，提高企业的经济效益，就应该加强对信息的管理工作，提升信息管理工作质量，只有这样才能保证各项数据信息可以有效的满足企业在发展时的需求。而文书档案管理的出现可以有效的提升企业经营质量，保证企业的经营效果，为企业在以后的发展打下良好的基础。
（二）提高企业文件管理质量
企业在发展过程中所开展的文书档案管理工作主要以企业重要文件信息为基础进行管理，而这些重要问价对于企业的发展来说有着非常重要的作用，同时还能影响企业的发展方向与发展战略对策[3]。因此，企业在开展文书档案管理工作时，应该做好重要文件的整合工作，将一些有价值、合理的文件信息进行合理利用，只有这样才能提升文书档案整体质量，从而保证文书档案管理工作可以顺利进行下去。
（三）促进企业快速发展
科学、合理、完善的管理手段对于企业的发展来说有着非常重要的作用。因此，企业在开展文书档案管理工作时，应该将现有的管理方案创新、完善，并以企业发展现状为基础制定出一项全新的管理方案，只有这样才能提升文书档案管理工作质量，保证所开展的各项工作任务可以满足企业发展的需求，从而促进企业快速发展[4]。因此，企业在发展过程中应该提高对文书档案管理工作的重视，并严格遵守国家制定标准开展文书档案管理工作。
三、企业文书档案综合管理要点
现阶段，我国各个企业在开展文书档案管理工作，应该以企业所设计的文件资料为基础进行，而这些文件资料包括了企业在发展过程中各项工作任务的数据信息，这些信息对于企业的发来说有着非常重要的关系。要想提升文书档案管理工作质量与效率，并应该做到以下几点，只有这样才能保证企业的文书档案管理工作可以顺利进行下去。
（一）提高对文件管理工作的重视
企业在开展文书档案管理工作时，应该根据自身的发展现状做好管理容纳限度的控制工作，同时还应该做好文件资料的分析工作，并不能对所有的文件信息进行管理，只有这样才能更好的提升管理工作质量[5]。因此，企业在开展文书档案管理工作时，可以根据文件的种类、重要程度进行划分，并开展有针对性的管理工作，满足企业在未来发展的需求，保证企业可以在这个竞争激烈的社会中站稳脚步。
（二）合理划分文书档案管理内容
要想提升企业文书档案管理工作质量与效率，企业应该做好文件信息的分类工作，并通过主次分明的形式开展管理工作任务，减少在管理过程中不必要的成本，提升企业的经济效益，提升管理工作质量与效率。另外，企业在开展文书档案管理工作时，还应该充分了解企业的发展现状与需求，并通过形成文件的梯度与分类形式进行管理，明确文件资料的主次分明顺序，提升文件档案管理效果，并保证所开展的管理工作满足企业发展的需求[6]。
（三）加强文书档案管理与企业发展的结合
随着社会不断的发展，我国经济水平逐渐提高，各个领域之间的竞争越来越激烈，而企业要想在这个竞争激烈的社会中站稳脚步，就应该提高对文书档案管理工作的重视，并根据自身发展现状制定出一项科学、合理的文书档案管理目标，严格遵守该目标开展各项管理工作任务，提升企业的经营效果，保证企业的文书档案管理工作可以顺利进行下去。另外，企业在开展文书档案管理工作时，还应该保证所设定的发展目标与企业现状一致，提升管理工作水平，促进企业健康、可持续的发展下去。
总之，在企业在发展过程中要想提升自身的经营质量，促进自身快速发展，就应该根据自身发展现状制定出一项科学、合理的文书档案管理制度，并严格遵守该制度开展各项管理工作任务，只有这样才能提升企业管理工作质量与效率，保证所开展的文书档案管理工作与企业发展一致[7]。
四、总结
企业在开展文书档案管理工作时，企业的领导人员应该给予出高度的重视，提升管理工作质量。其次，加强文书档案与企业文件资料的衔接工作，同时也应该做好文件的监督、指导、管理等工作，只有这样才能保证企业的文书档案管理工作可以顺利进行下去。
参考文献：
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[5]范振君.试析企业档案管理存在的问题及建议[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2011，04：172-173.
关键词：干部档案；管理人员；专业素质
干部人事档案工作是我们国家组织人事工作的基础，也是我们国家组织人事工作的重要组成部分，是我们国家组织人事工作的重要环节，是我们国家组织工作，干部工作，人才工作的有机组成。具有日常查考价值、原始价值、史料价值和文物收藏价值。因此，在整理、收集、转递、利用组织干部人事档案过程中，对干部人事档案管理的专业技术人员的素质提出了很高的要求。笔者认为以下几点要求是干部人事档案管理工作者应该必备的专业素质，具体要求如下：
1 应具备过硬的政治素质
1.1 应具有强烈的事业心和高度的责任心 档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[1]。牢牢把握干部人事档案工作的政治要求。实事求是的维护干部人事档案中的真实面貌，做好档案管理、服务利用工作。因此，要求档案管理工作者必须要有强烈的事业心、高度的责任心，具有求实严谨、勤勤恳恳，踏踏实实，一丝不苟、吃苦耐劳、实事求是的精神、严守国家机密的档案工作者工作作风。笔者个人认为最好从事档案专业人员是中共党员，因为党员同志最起码有党性、等因素约束，在工作中能很好的履行档案管理人员的职责。
1.2 应具有良好的职业道德 ①干部人事档案工作，是尊重历史的干部人事档案工作。是尊重干部个人的历史原貌，它必然要求档案专业人员客观、公正地维护干部人事档案的完整和历史事实的原貌，它必然要求档案管理人员不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也绝不允许档案管理人员主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在何种情况下，都要实事求是，坚持据实立档，客观真实、据实用档，尊重干部人事档案的基础历史，坚持政策面前人人平等、一视同仁，公平公正，维护干部人事档案的历史真实性。②严守党和国家秘密是干部人事档案工作的政治性要求，是干部人事档案工作者的首要专业素质要求。干部人事档案管理工作者必须要克服主观随意性，按照国家档案的法律和档案工作纪律的要求正确处理好干部人事档案保密与档案利用的关系。档案管理专业技术人员必需具有严格的保密观念、保密行为、保密作风和保密习惯，确保干部人事档案的绝对安全。国家有关规定要求归档的干部人事档案材料，必须及时送交干部人事档案管理部门归档，集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。其它材料不得擅自归档。③严格工作纪律，维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性。要求干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理和干部本人必须维护归档材料的部门真实性，严禁涂改、伪造干部人事档案材料，严禁将虚假材料归入档案。对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，由组织人事部门对直接责任人员进行批评教育；情节严重的，由有关部门对负有责任的领导人员和直接责任人员给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2 应具备丰富的干部人事档案知识素质
要求干部人事档案管理专业人员应具备丰富的干部人事档案专业知识和相关的科学文化基础知识。
2.1 应具备干部人事档案专业知识 干部人事档案的专业理论来源于干部人事档案工作的实践，理论指导实践。因此干部人事档案管理专业人员既要学习、掌握档案学的专业知识，还要在实际工作中运用干部人事档案的内容，既掌握干部人事档案中所涉及的内容，又能在实践中利用。干部人事档案管理专业人员在对干部人事档案进行收集、整理、编目、保管、提供利用中，始终运用自己的专业知识来引导。所以，干部人事档案管理专业人员只有熟悉和掌握《档案学》专业理论知识，才能发现新情况，解决新问题。因而干部人事档案管理专业人员应重点学习党和国家有关干部人事的政策、法律、法规，新时期人才工作的有关要求的政策，“十三五”国家人才规划要求等等，掌握《档案学》相关专业书籍。
2.2 应具备相关的干部人事知识 ①具备干部人事现代化管理知识。随着档案管理现代化技术和科学技术管理手段在干部人事档案管理收集整理工作中的应用，要求干部人事档案管理专业人员必须熟练和掌握复印、缩微、音像以及电脑等现代化技术知识和技术手段，只有这样在新的历史时期，干部人事档案管理工作才能适应干部人事档案工作发展的需要。②具备丰富的干部人事工作历史知识。干部人事档案管理人员应具备基本的语言文字功底，基本的阅读能力，因为干部人事档案工作是与档案服务密不可分的，只有这样才能搞好干部人事档案信息处理工作，正因为干部人事档案工作的重要性。档案管理人员只有掌握相关的历史知识，才能知晓干部人事档案产生的时代背景、原因、作用，因而可以较好地利用干部人事档案的某些内容。③应具备干部人事档案专业的编研能力。干部人事档案管理人员必须培养自己的干部人事档案信息编研、开发能力，成为能够胜任“干部人事办公文秘―干部人事档案管理―干部人事档案信息开发一体化干部人事管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[2]。
只有具备了干部人事档案管理的专业知识，具备了丰富的科学的干部人事历史知识，干部人才工作的知识，使每位从事干部人事档案管理专业的都能够做好干部人事档案工作，这样的知识结构对干部人事档案管理人员来说相对比较科学合理。
3 应具有健康的身体素质
伟大的革命导师告诉我们“身体是革命的本钱”，没有健康的身体，做什么事情都不可能做好。同样，干部人事档案管理专业人员也应该具有健康的身体作为保障。干部人事档案管理工作要求管理人员长期收集干部人事档案材料、加工整理、编制目录、汇集成册，具有很强的连贯性、系统性，没有健康的身体，隔三差五生病请假，或者坚持不下去，甚至要求调离岗位，导致工作间断、不连续，都是对档案管理工作的不负责任。因此，健康的身体也是档案管理专业人员的一个重要的素质。总之，我们认为想要把干部人事档案工作中的档案材料收集、档案整理、档案转递、档案查阅等等工作做好、做实、做细，干部人事档案管理专业技术人员必须具备以上专业素质，才能真正把干部人事档案管理好、利用好、服务好，做到规范化、标准化、实用化，最大限度地发挥干部人事档案的作用。
参考文献：
一、档案管理数字化的意义
（一）高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。
（二）系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。
（三）网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。
二、档案管理数字化的工作重点
（一）建立管理体系，完善管理制度。档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。
（二）培养专业人才，保障录入质量。由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。
（三）关注网络安全，提高技术应用。就目前我国的网络环境而言，其在很多方面存在不稳定性。尤其网络安全问题更是现在社会大众普遍关注的问题。档案管理数字化需要将档案信息进行网络化管理，实现档案信息的网络流转。因此提高网络安全是实现网络管理数字化的重要条件之一。档案管理部门在进行网络安全管理的过程中，首先，应注意对网络安全技术的应用，对现代网络科技的发展给予关注，积极引进最新的病毒查杀软件，提高网络的安全系数。其次，工作人员在进行电脑操作的过程中，应保持小心谨慎的态度，避免进入不安全的网站，点击不可靠的邮件。最后，工作人员应做好电子档案信息的备份，避免因病毒袭击造成电子档案的丢失，影响档案管理工作的进行。
（四）完善硬件设施，打造保密机制。要想有效的促进档案管理的数字化，有关事业单位不仅要从人员与制度等方面入手，同时还要对档案管理过程中硬件设施给予足够的关注。档案数字化管理中的硬件设施主要指电子计算机设备，扫描设备等。由于现代电子产品更新的速度日新月异，因此档案管理部门应定期的对市场上的电子产品进行关注，对于本单位中过于陈旧的电子设备进行及时的更换与维修，以满足档案管理数字化的需要。
当代社会发展迅速，信息技术的发展也日新月异，社会各阶层也越来越意识到信息技术对工作和生活方面的各种积极作用，医院方面对于档案信息化管理也更是初窥门径。紧跟社会的形式发展走向，提高了医院信息科学化管理的重视，摒弃陈旧档案管理制度，积极完善医院的工作方式，逐步健全管理制度。
一、医院信息科学化管理的积极作用
1.方便初始资料的保存
初始资料对医院来说是至关重要的。在医院传统管理模式中，这些资料都是以最古老的方式被保存着[1]。时间流逝，这些纸质的资料难免会面对越来越多的问题。比如需要存放的空间越来越大，温度湿度气候的改变以及其它的物理环境对纸张的影响越来越大，所以需要投入的更多资金进行维护和保养，造成档案管理工作难度大、可用率低、易损易坏。信息化管理的档案制度就不会存在这些问题。初始资料经过信息技术处理后，通过简单的操作即可查阅，既省去了繁琐的翻找过程，又不用担心如反复查找纸质资料对纸张产生的损坏，也省去了大量纸张的存放产生的空间，增加了医院对空间的利用率。信息资料经过备份处理后，不用再担心资料的丢失或者破坏。
2.完善档案的处理方法
对不同类别的档案进行分类处理是医院的重要工作之一。传统档案处理方式需要投入大量的人力物力时间及空间[2]。信息化管理的档案制度则可以完美的解决这些问题，可大大提高档案管理工作人员的工作效率。档案的信息化管理与人工归档方式相比有明显的优势，比如即时存档，即时查取，即时修改，即时转换，能够有效完善档案管理制度。
3.方便医院各部门之间对资料的交流和沟通
传统的档案处理模式不利于医院各部门之间对资料的分享及沟通。不同类别的资料分门别类存放于医院各部门科室。查阅其他科室的资料对工作人员来说繁琐困难。信息化管理后的档案存放于医院的局域网中，即查即阅，效率极高。经过加密处理的资料也可提高安全度。
二、完善信息化管理档案制度的方法和意见
1.提高档案信息化专业管理工作对医院的积极作用
档案信息化管理对医院的长远发展起到积极、深远的作用，所以上至领导阶层、下至普通员工都要充分意识到档案管理信息化的势在必行[3]。医院通过管理思想的不断转变，有效的摒弃了传统思维模式的束缚，促进档案管理工作人员学习全新的工作方式方法，不断完善细致化档案管理模式，通过多层次、多方面的档案管理工作内容不断推进医院档案管理信息化工作建设，促进医院档案管理事业健康发展。
2.完善档案信息化管理工作制度
档案信息化管理制度的完善可保证档案管理工作的健康发展。
2.1岗位工作细分化
要详细规划工作职责，岗位工作落实到个人，并未将职责也落实到个人，通过岗位工作内容细化，能够有效找到工作责任人，促进员工的责任心培养。
2.2制定规范化医疗档案信息管理制度
医院要在国家相关档案信息管理法规指导下制定完整、健全、科学的档案信息化管理制度，通过现代化档案管理软件的配置，要适应多种类格式文档的存储和浏览工作，配备系统的互联网功能，为医院系统化管理服务，保证医院业务需要，保证医院与员工之间、医院与卫生系统之间对档案方面工作的交流与沟通[4]。
2.3建立完善的软件维护保养制度
医院要建立完善的软件维护保养制度，保障医院档案信息管理系统的正常运行，防治因为档案管理软件维护和保养不当，造成的档案丢失情况发生。
2.4制定科学的用户查阅管理权限
医院通过制定科学、严谨的用户查阅和管理权限，有效保障了医院档案信息的安全性，并且通过管理权限的严格规定能够促进医院档案管理的正规化进程。
2.5建立公平的奖罚政策
医院通过建立公平、公正的奖罚政策，积极促进员工的工作积极性和责任感，培养了员工的主人翁意识，有效提高医院档案信息管理工作的效率。
3.信息化档案管理技术的使用有效提高了档案管理工作人员认知水平
医院通过现代化档案管理技术的使用有效实现了档案的信息化管理流程，?τ谧ㄒ档牡蛋傅蛋腹芾砉ぷ魅嗽毙枨罅吭嚼丛酱蟆H绾翁岣叩蛋腹芾砉ぷ鞯淖ㄒ敌允且皆汗芾砉ぷ魅嗽钡氖滓?问题，可以通过直接引进熟练掌握互联网技术以及档案管理专业的技术性专业人才进行医院档案管理工作人员的人才储备，提高整体档案管理工作队伍的综合素质；也可以通过对员工进行现代化信息档案管理工作内容进行专业化培训，并积极制定教学目标，并实行公平、严格的末位淘汰制度，促进医院担纲管理工作的有效进行。
4.完善的现代化档案管理工作设备
医院通过自身综合实力的分析，理智的扩大档案信息管理建设工作的投入力度，并且有效促进办公设施的综合配备，更换现代化档案管理设备也是档案管理工作的重要环节之一。档案信息化管理需要相应的工作设备，医院也要根据自身经济综合情况进行经济方面的投入[5]。专业的现代化管理软件、高科技档案管理系统硬件、存储设备等综合设备的配备能够有效提高医院档案管理工作质量与效率。专门配备必须的计算机、打印机等一切基础设施的工作室也是必须条件之一。
摘要：传统的档案管理已不能适应现代化的需要，必须针对现如今所存在的问题，进一步规范档案管理。档案管理内容复杂，所需人力物力大，在现今信息化时代中，对档案管理规范化的要求越来越高。基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。
关键词：重点工程；项目档案；档案管理；思考
重点工程建设项目对我国国民经济的发展有着至关重要的作用，重点工程建设项目档案管理工作是企业的基础管理，也是承包商项目管理水平的体现，但由于建设项目建设周期长、人员调动频繁、数据管理人员分散、数据放置地点多变等问题，重点工程建设项目档案管理工作开展并不顺利，基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。
一、重点工程建设项目档案管理工作的必要性
重点工程建设项目开展的顺利进行离不开项目档案管理工作，这是因为该项工作对重点工程建设项目以及其他日常管理工作提供资料参考，以此推进管理工作效率的有效提升，项目数据收集、分类、整理和通过整个监管过程进行。项目档案是合规管理的重要载体，做好档案管理将使重点工程建设项目工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有史可溯，是可持续发展的基石。
二、重点工程建设项目档案管理工作现存问题
（一）对档案重视程度不足。在当前的档案管理工作中，在管理手段、管理人员和管理体制等方面都存在一些问题。由于档案管理不能直接给项目带来经济效益，重视程度不高，重点工程建设项目档案管理工作也得不到应有的尊重和发展，而在重点工程建设项目档案管理工作基础建设中，规章制度和管理人员培训等方面缺乏长远的规划。（二）档案管理者的专业素养有待提升。在重点工程建设项目中档案管理者并不是专业从事于此岗位，管理工作大多由其他岗位人员兼职完成，导致档案管理质量不高，兼职人员的主要精力在于自己的工作，很难花太多的时间和精力去学习相关的专业知识，进而导致档案管理者的专业素养不高，无法高效、快速地完成档案管理任务。（三）档案管理者工作态度不端正。档案管理工作单调乏味，需要档案管理人员花费大量的时间和精力来完成。此外，大部分时间为人员整理、归档、鉴定、核实档案资料，造成档案管理人员的不当态度。档案管理工作重复性强、单调性强，工作人员在工作中容易产生厌烦和厌倦感。（四）信息化水平不足。档案管理信息化水平低是当前困扰众多重点工程建设项目档案管理工作的主要问题之一。这主要有两个原因，一是档案管理人员缺乏信息技术培训，无法实现档案管理信息化转型，无法利用现代化设施有效提高重点建设项目档案管理效率；二是重点工程建设项目档案管理复杂，档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，并且高层领导缺乏引进专业人才的思想，将档案管理的发展过程局限于信息化，使信息的保存、检索和存取费时费力，此管理方法已然是拉低工作质量，无法高效工作。（五）档案管理体系的不完善。档案管理制度的缺失是重点工程建设项目档案管理工作不能有效完成的重要原因之一。档案管理制度并没有归入发展重点，导致档案管理人员在工作中缺乏准确规范的指导方针，逐渐降低了档案管理工作质量以及效率。
三、重点工程建设项目档案管理工作的可实施路径
（一）加强档案管理培训。借助权威专家的讲解，重新认识档案管理的重要性，普及档案管理的理论知识，提升思想认识，为后期工作的推动奠定思想基础，减少阻力。可聘请专业老师就重点工程建设项目档案管理的内容、方法、体系建设等知识，给档案管理者进行相关培训，培训过程应使档案管理者深刻地认识到重点工程建设项目档案管理工作的所存问题、系统管理能力缺乏。通过专家的指导在一定程度上提升档案管理者的档案管理理论水平，认识到档案管理的重要性，同时可明确下一阶段工作的方向。（二）构建档案管理团队。成立档案管理项目小组，建立重点工程建设项目档案管理体系，以“统一管控，实际操作”为原则，责任落实到人。档案管理组组长主要负责整个项目工作的统筹，协调重点工程建设项目档案管理的相关事务，制定档案管理的工作。计划和档案管理制度。项目成员负责推动、落实档案管理工作。在档案收集、归档阶段，坚持“由谁产生，谁归档”的原则，从而提升档案管理工作质量以及效率。（三）梳理归档文档，制成文档目录表确定应纳入档案管理文件的范畴，锁定档案收集的对象。经整理、分析、归纳，确定应该收集什么文件，保存什么文件，统一收集文件的标准。集中统一保管，降低了重要资料丢失的风险，确保了文件资料的安全，特别是工程建设过程的原始记录、变更资料等。（四）归总文档目录，制成档案目录表。通过对归档文件的梳理，归总成《重点工程建设项目文档目录大纲》，确定了各类文件的收集部门和归档时间，并明确了档案材质和保存方式（电子或实物保存），档案目录大纲，在全面征求意见并得到了相关领导的充分认可后，作为后期档案收集的标准性文件。采用卷内目录、案卷目录、重点工程建设项目文档档案目录表为一体的三级档案目录管理，使得档案管理的保管、查询、借阅更简单、直观。（五）下发体系文件，确定档案管理标准。《档案管理办法》规定档案管理实行一级所有、两级管理体系，全宗单位对本单位的档案具有完全的管理权限，负责档案室的建立，档案的收集、整理、归档、借用以及日常维护管理工作。《档案管理办法》规定档案的归档、分类、编号原则，以及借用程序，界定各管理部门的职责，并包括了对档案管理工作人员的考核和激励机制。档案管理办法搭建完整的档案管理体系，对档案的收集、归档等工作提供了标准，构建档案管理人员体系、制度体系的已搭建完备，使得档案工作有章可循，有法可施。（六）及时归档项目档案。经过前期的准备工作，及时对工程建设项目每阶段的档案进行收集、整理、归档。前期立项审批、勘察设计、征地拆迁、施工阶段、交（竣）工等各类档案都需要一一归档，实现档案的集中管理。（七）落实档案管理的信息化进程。提高档案管理信息化水平，不仅对规范档案管理具有积极意义，而且将大大提高档案利用效率，减少人员工作量。信息管理的方便、规范、快捷等优点，使人们能够在最短的时间内通过搜索引擎快速检索档案。另外，网络管理的实现可以帮助工程档案纸质资料的数字化转换，利用大数据技术提高信息传输和共享的效率，进而建立和完善网络档案管理系统。（八）提升档案管理意识。要进一步提升全员档案管理意识，使之内化于心、外化于行；要建立健全重点工程建设项目档案管理工作分级分类授权机制，做好保密工作，确保重点工程建设项目归档安全有效；要加强档案管理制度建设，确保重点工程建设项目档案制度体系合法合规，可操作性强；要规范档案移交，加强档案管理考核，确保档案移交的完整性、符合性和时效性；要加强培训与交流，着力提升档案业务专兼职人员业务技能；要以外审、内审为抓手，规范档案管理，推进重点工程建设项目档案管理工作合规管理取得实效。
四、总结
综上所述，项目小组和完备的体系能有效地推动档案管理进度。档案管理工作是一个长期、持续的工作，需要保持管理体系的稳定，培育档案管理意识。灵活实用的管理手段能更有效地推进项目档案管理，避免重复工作，在信息化时代，充分借助计算机软件技术提升档案管理的效率和水平，纳入管理体系，从而推动重点工程建设项目档案工作可持续发展。
关键词：档案管理;存在问题;解决对策
随着当前社会经济的快速发展，科学技术迅猛飞进，档案管理工作面临着全新的机遇和挑战，传统的档案管理工作已远远跟不上时展的步伐，如何做好档案管理工作，加强档案的现代化管理，提高档案管理工作人员综合素质，加快档案管理的创新等，成为当前提高档案管理工作效率的重要任务。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持;同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。
一、档案管理工作中存在的问题
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
二、档案管理工作的对策
1、提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
4、采用信息化管理手段。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
关键词 档案管理 重点工程 角色定位
新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……
江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。
一、制度化管理的推动者
制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。
《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。
二、程序化管理的坚持者
工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。
三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优
化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
开展交通档案管理可以收到良好的社会效益及经济效益。通过对档案管理的研究，使档案管理改革进一步深化，其发展步骤的安排会更加科学，充满活力。交通档案管理的进步必然带来整体交通管理工作的发展，作为社会生活的重要组成部分，交通管理的顺利开展对于保障社会稳定有很大贡献。开展交通档案管理，可以使交通部门相关工作更加协调，大大提升工作效率，在相同的时间内，完成更多的工作，从而增加经济效益。另外，交通档案管理对于专业的高要求，势必会促进高校档案管理专业的教学改革，以便培养出更多档案管理人才，拉动就业，促进行业发展。
二、提高交通管理水平的措施
（一）以科学发展观作为指导
交通档案管理工作要想顺利有序地开展，并获得经济效益就必须以科学发展观为指导。交通部门要对档案管理给予足够的重视，社会单位也需将交通档案管理当做本单位的一项重点工作。对档案管理涉及的工作组成要素进行统筹，确定重点，予以攻克。要有全局意识，保证档案管理的每个组成部分都纳入到管理研究当中。在档案管理的方式上要不断探索，使档案管理在科学的指导下进行，其管理结果能够真正发挥作用。对档案管理工作进行深度挖掘，使其发挥出更多的功能，促使档案工作的开展更具创造性。在科学发展观的指导下，交通档案管理势必更加适应社会发展需求，助益于经济进步，为社会创造更多的经济效益。
（二）加快交通档案信息化建设
信息化的影响已经渗透到社会工作的诸多领域，交通档案管理也不例外，档案工作信息化、数字化是大势所趋，也是政务公开要求的具体落实方式。交通部门要对档案管理的工作实质进行分析，搭建与之相应的信息平台，实现电子存档，为大众查询提供便利的同时提高交通档案管理的效率。交通档案管理工作告别以往的人工记录、整理的模式，转变为更加人性化的智能化管理模式，节省时间成本，使档案管理人员在相同的时间内创造更多价值，促使经济效益的提高。因而各个单位都要努力向着交通档案管理信息化的方向发展。
（三）加强重点交通项目的档案管理
一些重点交通项目是创造经济价值的重点所在，因而必须引起交通部门的重视，对这部分项目档案进行有针对性的管理。例如部分政府投资的交通项目，可以创造较大的经济效益和社会效益，在档案管理工作中就要从管理思路、管理手段、管理效果等多方面进行深入研究，将档案工作纳入项目管理当中，使管理责任落实到个人。重点交通项目具有特殊价值，因而必须要确保其档案的完整性和系统性，尽力避免出现差错与疏漏。这就需要各单位加强对档案的定期检查，把好档案质量关，对于存在的问题及时纠正，对疏漏的地方进行补充，通过对档案全面性的建设来使档案更有价值。
（四）提高交通档案管理队伍素质
档案管理人员对于提升交通档案管理水平具有能动性的作用，在一定程度上决定了档案管理的质量与效果，因而必须着力提高档案管理队伍的整体素质。首先，档案管理人员必须具备全面的专业知识，使档案工作的开展更具专业性，避免出现低级错误。在进入档案管理岗位之后，还要进行再学习，时刻把握档案管理专业的发展动态，掌握档案管理的最新知识，并以此为指导来开展工作，知识常新的结果就是管理质量的不断提高。其次，档案管理人员要对档案工作充满热情，用积极的心态来面对相对枯燥的工作内容，不断进行工作方法创新，提高工作效率，使档案工作充满乐趣。交通部门针对档案管理的岗位可以引入竞争机制，进行绩效考核，优胜略汰，激发工作人员的潜力，使交通档案管理工作充满活力。第三就是档案管理者观念的更新，切实认识到进行交通档案管理的重要作用，明白自己所处位置可以为社会创造的价值，对档案管理工作进行重新定位。档案管理部门可以创造的经济效益不可忽视，作为档案管理者要将档案变活，寻找需求客户，解决重点难点，使交通档案管理在提高经济效益方面的作用最大限度地发挥出来。
（五）加强交通档案管理的法制建设
交通档案管理的有序开展需要法治保障，我国当前虽然出台了《档案法》，但仍存在欠缺，且执法力度不尽如人意。这就需要首先提高交通部门领导的档案意识，在他们的推动下提升全社会对交通档案管理的重视。有了足够的重视，大众就会自觉对档案工作的实施情况进行监督，在社会舆论的作用之下，交通档案管理的法治建设步伐也会加快。立法部门会进一步完善现行法律，并出台更多保障性强的法律法规。针对一些保管职能、行政管理职能缺失的情况加大执法力度，进行行政处罚。
三、结束语
专门档案与民生档案的关系及重要性
专门档案，是指文书档案以外所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、统计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。其特点是：很强的专业性、独立性、动态性、现行性，具有突出的现实使用价值。离开专门档案的支持，专业活动往往无法正常开展。
民生档案属于专门档案范畴。区县民生档案，涉及政府对社会进行公共管理和服务的各个部门，是有关公民生存与发展的档案。主要包括：诉讼公证、监察、税收工商、医药卫生、城市低保医保和社保、土地管理、房屋管理、规划审批、人口普查、婚姻登记、消费权益维护、残疾人权益保护、优抚救助、疾病防控、学籍管理、户籍管理、职称评定、技工等级评定、计划生育管理等内容。其显著特点是很强的动态性、管理和服务对象大多为公民个体。是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。
专门档案管理现状及民生档案管理中的问题
区县民生档案资源体系和服务体系建设，涉及如何准确把握对专门档案实行统一领导、分级管理、条块结合和档案资源共享等问题。
2006年，北京市西城区对全区专门档案资源普查结果表明：近年来，专门档案形成的种类和数量剧增，涉及民生的档案增速尤为迅猛，在普查的378种专门档案中，涉及民生内容的就有210种，占总数的55％。由此看出，各级政府对民生问题给予极大关注，档案部门也正在努力应对出现的新问题，适应形势发展需要。但同时也不能回避，区县在建设覆盖人民群众的档案资源体系中仍存在一些薄弱环节，需要认真研究，对症下药，努力改善。
普查中发现的主要问题有：
1．专门档案管理相互交叉，不顺畅；规范和标准的制定滞后。一方面，各级档案行政管理部门对本级专门档案管理现状缺乏调研，对其形成、种类、数量、保管以及利用等情况缺乏清晰了解。另一方面，国家、省市级专业主管部门，大多对各区县本专业的档案管理情况不明，底数不清。由于对各专业档案的统一干预和控制不够，造成条块交错、相互重叠与分割，出现缺位和空位。
此外，378种专门档案中，制定规范或标准的有232种，没有制定的有146种；而这些规范和标准中，由上级业务主管部门与档案部门联合制发的只有86种，其他或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。由于尚缺乏统一的管理规范和标准，区县档案部门在工作中不能对专门档案管理进行有效监督、指导和服务．也未能取得立档单位认可。
2．专业档案形成数量剧增，保管空间严重不足。据近三年统计，西城区平均年形成文书档案36084件，专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。专门档案数量的剧增，表明了区县档案工作呈现出新的发展态势，专门档案占主导地位。但由于档案的归属与流向不确定，销毁期限不明确，市专业、行业档案管理部门尚未形成接收计划，造成档案只有进口，没有出口，存储空间严重不足，尤其是档案数量增幅较大的社保、医保、低保、公证、房管、工商、城管监察等部门。这给基层专门档案的收集、保管、利用带来很大困难，而用房有限，保管条件较差，又存在着不安全隐患。
3．专门档案整理编目缺乏章法，各行其是。由于对一些专门档案没有明确统一的管理规范，只能由立档单位自创方法或依靠区县间相互交流进行管理。此外，专门档案使用的装具也存在各行其是的现象。一些表格、单据材料因整理上无章可循或数量太大，尚未进行整理编目，为利用工作带来不便。
管理民生档案，为开展民生工作服务
1．针对区县各类专门档案管理、特别是民生档案管理中缺位、错位、越位问题，应全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合栏案馆与专门档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的民生档案资源体系。
2．区县档案行政管理部门要深入调研，确定本区县重点民生档案及形成单位和形成内容。各级各类档案管理部门，要根据自身管理民生档案的职责范围和工作特点，层层把关，提出管理方案和措施。
3．根据区县各类民生档案形成、保管、利用的情况和特点。创造民生档案管理和服务的新理念、新模式和新方法。
第一，民生档案要收集先行，管理到位，覆盖完整。区县民生档案的收集涉及许多相关部门，要建立档案来源标准，了解来源渠道。不仅在民生档案类别上齐全完整，还要在档案内容、管理对象以及档案载体上齐全完整。为此，区县档案行政管理部门，要加强对分散在各个机关的大量与人民群众切身利益相关的民生档案的监督指导，明确相关部门和单位的档案管理责任，完善民生档案管理的制度。
第二，整合民生档案资源，实现规范化、专业化、信息化、区域化、系统化、集约化。整合档案资源，变分散为集中，实现民生信息资源共享。一是把民生档案作为区县综合档案馆馆藏资源的重要组成部分，将反映民生内容的重要档案，从形成档案的各个部门接收到国家综合档案馆，更加充分发挥综合档案馆的档案服务优势。二是市管专业、行业主管部门对系统专业档案提供有力的监督指导、管理和服务，充分发挥专业、行业部门档案统一管理、专业服务优势。为解决基层民生档案库存紧张问题，一方面，市级各专业上级主管部门应与市档案局联合，尽快制定出民生档案收集、管理、流向和销毁等具体规定办法；另一方面，区县政府财政对民生档案管理应给予一定的政策倾斜和资金支持。
关键词：RFID技术;档案管理;管理系统;信息化管理
中图分类号：TN409 文献标识码：A 文章编号：2095-1302（2015）09-00-03
0 引 言
随着我国档案管理事业的快速发展，各行业对档案的重视程度逐渐增强，档案数量日益增加，档案种类逐步趋于多样化，如何高效安全地管理档案数据，成为企业单位面临的重要问题[1]。通常，档案管理人员通过预立卷、分类、组卷等过程将纸质档案有序地上档案架，同时编制档案内部查找索引。经过档案管理人员扫描，部分纸质档案已形成电子档案进行管理[2，3]。但传统档案管理系统功能单一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明显等缺点也日益凸显。由于目前档案管理过程比较繁琐低效、档案整理时间较长，实体档案存放的位置容易混乱，档案调阅查询时间长，档案库房盘点手段落后，对于年代久远失效档案的销毁管理滞后。针对档案管理工作存在的不足，智能档案安全管理系统的构建迫在眉睫，作为物联网技术领域的信息识别，RFID技术可以应用于档案管理系统，并且可以提高整个管理过程的智能化程度，具有很好的实用性[4，5]。
本文主要基于射频技术RFID研究了智能档案安全管理系统的设计与研究，利用该技术的诸多优点，能较好地解决目前档案管理中的档案入馆、盘点、查阅、安全管理、防毁管理、销毁管理等过程中面临的问题，与传统的管理技术相比较，提高了档案管理的效率，进而提高了整个档案管理过程的信息化与智能化程度。
1 基于RFID技术的档案管理系统结构设计
1.1 RFID技术
RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，是一种兴起于20世纪90年代的自动识别技术[6]。通常，无线射频识别系统RFID包括射频读写器、阅读器、射频标签以及射频天线四部分，系统工作过程主要是利用无线电波对物体上的电子标签进行识别，具有信息编码、信息载体、信息识别和通讯等多项技术[7]。RFID技术在应用过程中，需要射频读写器将有效的标识信息以固定格式写入电子标签，然后再将射频电子标签附着在需要识别的对象表面。
1.2 RFID技术应用于档案管理过程的优势
将RFID技术应用于档案管理系统，结合RFID技术的非接触式数据采集特点，可以极大程度地提高管理人员对档案信息的整合、交换和追踪的能力。管理人员持档案盒从阅读器前经过，无需打开，系统即可从档案盒上附着的RFID电子标签中读取出档案摘要、具体编目、档案数量等信息，并显示在手持终端的屏幕上，进一步简化了档案工作人员的工作环节，提升了档案作业效率，实现了档案动态化管理。
由于RFID读写器具备单次处理信息量大，读写速度快等特点，允许同时从多个电子标签中读取数据信息。与传统的条形码、磁卡等设备相比，RFID标签具有信息存储容量大、生命周期长、重复使用率高等优点。同时，标签存储的数据可以反复被重写，这种操作不会对标签的功能造成影响，可提高RFID电子标签重复使用率。RFID电子标签的信息读取过程会根据唯一识别码进行加密保护，这种高度保密性的安全体系可以保障存储在电子标签中的信息很难被仿造和篡改。
RFID读写器读取或者写入信息的过程不会受到电子标签形状的影响。此外，为了适应各种类型的实体档案，RFID电子标签可向微型化及形状多样化发展。RFID电子标签具有重复读写、擦除信息的特点，可以保证电子标签内部的档案摘要信息实现动态更新，降低人工作业强度，将射频技术应用于档案管理系统具有很大的优势。
1.3 基于RFID技术的档案管理系统功能模块设计
将RFID技术应用于档案管理系统，可以弥补现有的档案管理模式中存在的缺陷，不仅可以提升档案管理效率，同时可以保障实体档案的安全性。基于RFID技术的智能档案安全管理系统结构如图1所示。
图1 智能档案管理系统结构
1.3.1 RFID数据管理系统
RFID数据管理系统是智能档案安全管理系统的数据存储中心和数据接口终端，其中RFID终端管理器是档案管理系统的中心数据库从RFID阅读器获取档案摘要信息的端口，由数据读写器和手持式数据阅读器两部分组成。手持式的射频阅读器是档案馆工作人员在现场进行盘点、调阅或者移位时采用的信息读取工具，档案管理人员将电子标签内部的档案摘要信息导入到档案管理系统数据库，为管理过程提供有力的数据支持。数据读写器将档案的摘要信息写入电子标签中，并且可以将这些摘要信息直接导入到数据库，实现数据在档案管理系统中的共享。
1.3.2 档案管理信息系统
档案管理信息系统具有档案调阅查询、储位移位分配、销毁管理以及安全管理等四大功能模块。其中，档案自动识别子模块和储位自动识别子模块又构成了储位管理子系统，安全报警模块与监控模块构成了安全管理子系统。
各个系统模块的功能设计如下：
（1）档案储位移位模块：所有档案盒编号都存储于档案自动识别模块中，储位编号存储于储位自动识别模块中。档案储位移位管理子系统可以自动为入库档案分配档案盒编号和储位编号，管理人员可以快速地对入馆、出馆、移位的档案进行定位，并且储位自动识别模块具备档案存放位管理、位置分配的功能。
（2）档案调阅查询模块：档案管理人员在调阅或查询档案时，管理人员通过手持终端输入待查询档案的编目、密级等信息，系统会将该查询指令信息发送至档案架的接收信号终端，进而可以快速查找到档案所在的位置。
（3）档案销毁管理模块：对于不需要长期保存的实体档案，档案管理人员可在档案入库时，设定档案的管理期限，并通过RFID读写器将管理期限一并写入到电子标签中。当需要销毁过期的档案时，管理人员可以自动获取到读写器获取的档案过期提示信息，进行销毁处理，同时管理人员也可以通过RFID阅读器主动查看相应档案的保存期限，进而有效地管理档案。
（4）档案安全管理模块：由于档案的价值很重要，任何档案的遗失都会带来一定经济损失，因此档案安全管理系统的档案防盗和现场监控在档案安全管理过程中起到不可替代的作用。档案库房的RFID阅读器实时监控每一个档案架上的物品，一旦发现有异常离开储位的情况，异常信息会传送至管理平台并且报警提示管理人员，及时处理异常情况。
2 基于RFID技术的档案管理系统流程设计
2.1 档案的入馆流程
档案管理人员根据新入馆的档案年份、类别和密级等信息将档案进行分类，并形成简要的档案信息，通过RFID射频终端将这些档案摘要信息写入对应的RFID电子标签中，并且将产生的电子标签信息发送至档案管理系统的中心数据库。
档案管理人员发出档案入馆指令后，储位管理模块会接收到入馆指令，然后读取待入馆的档案盒上附着的RFID电子标签的档案摘要信息，同时档案自动识别模块和储位自动识别模块对来自电子标签的数据进行匹配，匹配完成后，储位自动识别模块为档案分配到档案存放位置，管理人员将档案盒存放在指定位置，然后档案架上的射频阅读器会读取档案盒的信息，并传送至中心数据库进行储存，系统进行确认。整个入馆流程结束后，管理员进行档案信息核对，核对时可以在档案管理信息系统中查询到制定的档案信息，从而档案管理实现了可视化、动态化。档案入馆流程如图2所示。
图2 档案的入馆流程图
2.2 档案盘点流程
档案盘点是档案馆工作的重要环节，档案管理人员手持射频读写器，对系统发出档案盘点指令，盘点指令由系统中的查询子系统发出，由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令会通过RFID阅读器进行接收，阅读器对指定的档案盒上的电子标签档案信息进行读取，并与中心数据库中存储的信息进行匹配比对，一旦信息匹配有误，那么档案管理人员可以通过手持的射频读写器直接将有误的档案摘要信息进行修改，进而完成对档案的盘点。
2.3 档案调阅查询
需要调阅查询档案时，档案管理人员从查询管理模块中获取到查找档案的编目号，所要查询的数据信息将会通过编目号从中心数据库中提取，在核对无误后出库指令将会被发出，查询管理模块收到确认指令后，档案自动识别模块开始与储位自动识别模块根据编目号进行匹配，寻找到档案所在的位置，管理将出库指令发送至档案所在位置的档案架上，此时指示灯会提示档案所在的具置。获取到指定的档案后，档案通过出库口时，出库口的射频阅读器获取到档案上附着的电子标签，将档案摘要信息传回至档案管理系统进行核对，如果确定信息匹配成功，则顺利出库，否将进行异常处理。档案调阅查询流程如图3所示。
图3 档案查询及出库流程
2.4 档案系统安全与防毁管理
档案的安全管理模块可对档案馆里面的所有实体档案的状态进行实时监控，所有的档案都在射频阅读器的扫描范围内，一旦出现档案异常调动、移位等情况，安全管理模块会立刻进行报警。当进行档案移位、出库操作时，射频阅读器会读取档案的摘要信息并迅速传回至系统数据库进行比对核实，若是异常离开库位即非本系统发出的出库指令，监控模块子系统便立即激活警报模块子系统，并进行异常情况警报。对于入馆的档案，档案管理人员需要将该档案的相关物理参数等信息通过RFID读写器写入到电子标签中，同时向系统的中心数据库中导入。
2.5 档案销毁
部分档案的保存期限是有限的，档案管理人员需要定期清除失效的档案，以便减轻日常管理负担，清理不必要的库存。档案在入馆之前，进行入馆流程时，已经将相关的档案信息，包括档案的编码、类别、密级以及保存期限录入到档案管理系统中。与档案管理系统连接的RFID射频阅读器实时读取特定范围内的档案信息，并与数据库中存储的信息进行比对，一旦发现有过期的档案，会自动通过系统报警装置向档案管理人员进行提示，提示信息包括档案摘要信息、档案所处位置以及到期时间等，档案管理人员开始对档案做出销毁处理。销毁之前，射频阅读器会将档案信息与数据库中的信息进行匹配，然后清除相关的信息，从而有效实现档案的销毁。
3 结 语
RFID技术是物联网研究领域的一种关键技术，在档案管理领域中引入RFID技术是一项系统、复杂的工程。本文提出将RFID技术应用于档案管理全过程，将提高档案的入馆、盘点、调阅、安全储存、销毁等过程的效率，节省人工成本、实现整个档案管理流程的管理智能化程度，相比于传统的档案管理模式，提高管理效率，降低了整个管理过程的劳动强度，促进了档案管理的信息化水平进一步提高。
参考文献
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[5] 徐森. 物联网技术在档案数字化管理中的应用[J]. 数字技术与应用，2013（11）：211.
关键词：重点工程 档案管理 项目组负责制
0 引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1 建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2 围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3 强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4 注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1 在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2 在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3 在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5 开发利用档案信息，促进档案管理工作
