时间：2023-05-30 10:16:06
关键词：档案行政管理；立法；规范性文件；责任
1 各级档案行政管理部门的立法责任的依据
在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。
1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。
从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。
1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。
1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。
1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。
“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]
2 各级档案行政管理部门的立法责任
档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。
2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：
2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。
2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。
2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。
2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：
2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。
2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。
2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。
2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。
2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。
2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：
2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。
2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。
2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。
2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。
3 结语
档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。
参考文献：
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[7]肖正德，许建华.地方档案法规建设不容忽视的一个层面――试论档案规范性文件的有关法律问题[J].上海档案工作，1992（6）：13～16.
一、实践过程
2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，大大扩充了档案的接收范围，尤其是对归档电子文件接收提出了明确的要求。在这种形势下，全国各地档案部门纷纷开展了归档文件及其电子文本接收的实践。苏仙区档案局为丰富馆藏、改善结构、同时便于管理，决定顺应潮流，率先在全市开展提前集中接收工作。
1.集体筹划。在2011年第一次苏仙区档案局局务会上，提出了开展归档文件及其电子文本提前集中接收的工作重点。苏仙区档案局按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》、《湖南省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规有关规定，同时参考《天津市档案馆归档电子文件接收办法（试行）》，制订了归档文件及其电子文本接收细则。细则经全体干部职工讨论通过并交由苏仙区区委办、区政府办领导审定后，以苏仙区区委办、区政府办的名义行文，下发到了全区各立档单位。
2.精心组织。接收细则下达以后，苏仙区迅即组织了全区各有关单位档案员业务培训班，严格按照接收细则的有关规定要求，开展档案移交知识培训。为了便于将2001年文书立卷改革以来形成的归档文件与国家档案局8号令颁布后形成的归档文件区分保管，苏仙区将接收工作目标定为2001年-2007年的全部归档文件及其电子文本。业务培训一结束，苏仙区马上组织人员制订归档文件及其电子文本接收工作实施方案。按照大单位配小单位、易接收单位配难接收单位的原则，苏仙区将接收细则上确定下来的接收单位，按月依次划分为12个组，有计划有组织的推进档案接收工作。2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，苏仙区及时调整接收细则，将区属企业、二级机构的档案也纳入了接收范畴。
3.稳步接收。我们的基本做法是：首先，电话告知各有关立档单位移交的时间及相关事宜。其次，档案局业务股骨干就接收工作上门开展技术指导。第三，立档单位档案员按照接收细则的规定做好移交前的各项准备工作，如撰写全宗说明、大事记、制作电子文本等。第四，立档单位档案员将与纸质档案及电子文本交至档案局，并与档案局业务股骨干一起，按照要求共同对电子文本数据及其技术环境进行检验。检验项目主要是：存储归档文件及其电子文本的载体外观是否完好清洁无损坏；核实归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全。检验不合格的，退回立档单位重新制作，并再次对其进行检验。第五，双方履行交接手续。检验合格率达100%后，移交、接收双方共同填写《归档文件及其电子文本移交、接收检验登记表》一式两份，由移交、接收方各执一份。对于接收工作中的每一个环节、每一个步骤，我们都严格要求、认真实施、稳步推进。
4.取得实效。经过苏仙区档案局干部职工的共同努力，我们完成了全区90%的归档文件及其电子文本接收任务，取得了以下效果。一是在全区形成了共识。在全区形成“所有有价值的档案必须由区综合档案馆保存”这样一种共识。提高国家综合档案馆的接收权威，是完成归档文件及其电子文本接收工作的关键。为此，苏仙区通过各种形式，广泛宣传归档文件及其电子文本接收工作的重要性，引起了区委、区政府和各立档单位领导的高度重视，得到了全区广大档案员的大力支持与配合。二是丰富了馆藏，改善了结构。这次我们共接收了归档文件8000多盒2万多件，增加了馆藏数量，改善了馆藏结构，顺应了档案信息化发展的趋势。三是提高了技能、锻炼了人才。归档文件及其电子文本接收工作涉及了档案资源建设、档案信息安全管理、归档电子文件管理、数字档案馆建设等知识，对信息技术的要求特别高。通过接收实践，所有参与这项工作的人员都提升了档案信息业务技能，锻炼了一批档案信息管理人才。
二、主要经验
1.制定细则要周全。各档案局在制订接收细则时，一定要从多方面因素加以考虑。尤其是归档电子文本接收，因无现成经验可循，只能在摸索中一步步改进。如苏仙区在制订细则时，首先没有考虑电子文本数据格式的统一问题，结果出现了字段类型各异、字段长度不一现象。有的档案员为了省事，将机读目录和电子文本脱机保存后从邮箱上发送，而档案局的管理软件系统接收不了，无法实现信息挂接。又如，对于接收电子目录的技术要求，我们最初也没有统一，结果各个单位生成的数据库结构五花八门，有DOC、DBF……等等，根本就无法转换到苏仙区的档案管理系统内。结果很多单位都只能重做，导致移交、接收双方都浪费了很多时间和精力。后来，苏仙区统一制作电子接收模板，下发全区各立档单位，并对档案员开展技术培训，接收速度马上大幅提升。
2.接收程序要到位。接收一个单位的档案，从制订细则、宣传发动、业务培训、移交前的准备到档案检验、完成接收的整个过程，往往要经过很多道程序。这些程序每一步都要执行到位不能省略，否则就会出现差错。如，电子文本的安全性（病毒）检验问题。最初，我们认为，如果移交单位事前已经开展了病毒检测没有问题的，可以省略安全检测这一步。结果，最后操作时，还是发现有少数中毒现象。其原因就是各单位的杀毒软件版本（有正版、有盗版）和功能不同，会导致病毒检测的结果各异。
3.工作态度要端正。档案接收工作非常繁琐，要求无论是档案接收单位工作人员还是档案移交单位工作人员，都要有一种吃苦耐劳、认真细致的工作态度，否则，接收工作很难开展。比如，我区有一个立档单位，领导不重视、档案人员不努力，因而到现在也没有完成移交任务。而另一个单位，档案员是新上岗的，业务也不熟悉，本单位又无档案管理软件。她为了做好电子文本，一趟趟地跑档案局或其它立档单位，请教业务、借用设备，前前后后经历了几十个来回，最后成功完成了移交任务。
4.必须建立馆室一体化信息平台。归档文件及其电子文本信息化程度高，对硬件、软件运行环境要求很高。如何保证归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性在接收过程中不被破坏，是对档案部门的一种挑战。必须尽快建立馆室一体化信息平台，优化归档文件及其电子文本信息迁移的软、硬件运行环境（如管理软件、数据结构、各种元数据等），才能确保归档文件及其电子文本信息传递的准确性以及相对安全。
三、发现问题
由苏仙区开展归档文件及其电子文本接收工作的实践，我们发现，电子文档管理工作中暴露出来的一些问题，是严重的，也是带有普遍性的，值得我们深层思考。
1.归档“双轨制”并未有效实施。在实践中，我们发现，重纸质档案轻电子文本现象在全区普遍存在。在档案行政管理部门表现为：重视各立档单位对纸质档案的收集、归档，忽视对电子文件归档的指导；关注电子文件归档但并没有进行必要的监督检查，对其数据格式和运行环境也没有作出统一的规定；即使有极少数接收进馆的电子档案，也都未制定电子文件迁移规划，仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上，未采取任何措施以保证电子文件的可读性。在立档单位，重纸质档案轻电子文本的现象则表现得更为突出。一般而言，纸质档案在大部分单位都保存得较为完好，但对于电子文本的归档则难言乐观。由于无纸化办公还没完全普及，大部分档案员都已习惯于传统纸质档案归档，认为新增电子文件归档既麻烦又浪费时间，所以找出种种理由不归档或滞后归档，导致已归档的纸质文件并没有相对应的电子文件，从而出现收集的电子文件与纸质档案不一致、收集不齐全、归档不及时、制度执行不到位等状况。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离办公系统完整独立存储，电子档案资源存在丢失隐患。在全区所有的立档单位中，真正实行了归档“双轨制”的不到5%。由于多年累积工作量大，一旦想要完成需要花费大量时间，因而直接影响了接收进度。
2.数据转换集成困难。由于电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题的存在，使得电子文件面临着划分保管期限不正确、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。大量电子文件处于无序、无规的混乱状态，导致电子文件归档面临着严重的失控风险。同时，随着政务信息化推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文本使用格局。目前各单位形成的主要电子文件格式有word、jpg、excel、xwps等，多达十几种。其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。档案馆面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，给档案馆的电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。
3.档案员信息技能水平偏低。档案部门是冷部门，档案员岗位是机关最不受欢迎的岗位。因此信息技术人才不愿到位，档案工作人员岗位更换频繁，专业知识更新缓慢，难以深入掌握电子文本管理技能，不能很好适应档案信息化发展趋势。
四、应对策略
1.强化归档“双轨制”监管。目前，各立档单位形成的电子文件存储载体有多种，如光盘、U盘、移动硬盘等。尽管它们能满足存储量大、利用方便的档案管理要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变。谁也无法确定，10年、20年甚至更久一些时间以后，这些电子文件中有多少内容可以读出来。同时，软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存，现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，只有电子档案与纸质档案长期并存保管的“双轨制”，才是我国归档文件管理最安全的方法，必须加大对“双轨制”归档工作的监管力度。
2.规范电子文件归档管理。首先，要改善电子文件归档弊端。纸质文件归档的同时，必须同时归档相应完整的电子文件，改变电子文件归档拖期滞后的问题。电子文件归档前，要按要求填写“电子文件著录单”，归档验收合格后由电子档案接收人在归档单上签字盖章，作为归档凭证。第二，要规范电子文件的元数据体系。档案局（馆）要统一印发电子文件数据库结构与交换格式，对数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，做好各个单位各种格式的电子文件形成、交换、办理和归档的标准衔接工作，整合电子文本资源。第三，针对电子文件形成和电子文件归档系统存在异构性的现实问题，要从标准入手，借助新技术手段，以目前比较先进的计算机语言作为电子公文信息的描述工具，来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要是围绕归档和移交数据的处理方式及描述方式的标准化展开研究，制定出一套较为详细科学的数据描述技术标准。第四，要建立统一的信息平台。通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。第五，要改变电子文件归档滞后和电子文件“无效归档”的混乱局面。电子文件管理需要强调全程管理和前端控制，因此，有条件的单位可以试行电子档案每年移交。同时，做好电子档案管理工作需要建立新的管理平台，为此，应适时在档案馆建立电子文本管理中心。功能设计上虽然相对独立、完整，但实质上是“数字档案馆”系统框架的一部分，最终将与数字档案馆实现无缝连接。档案馆电子文本管理中心，应配备必要的设施设备，建立满足长期保管电子文本需要的电子文件接收、存储、数字化描述（整理）、提供各方面查询需要的电子档案管理系统，集中管理电子文本，有效解决分散管理状态下电子文件信息容易发生丢失、不能被直接读取、难以长期保存、“信息孤岛”和重复投入等问题。电子文本中心的工作内容主要是两个：一是实时做好机关日常工作中生成的定稿电子文件归档管理，实行集中采集、实时归档、统一管理。二是提供其他档案管理软件的数据导入接口，做好纸质档案扫描形成的电子档案规范移交，实现电子档案接收进馆及馆、室一体化建设。三是确保归档文件及其电子文本（档案）完整、真实、可靠、安全。
3.开展试点积累经验。归档文件及其电子文本接收面临很多技术、管理上的问题，需要我们在实践中不断总结经验，发现问题，完善技术措施和管理方法。为此，我们应合理选择基础较好的县（市、区）档案馆开展归档文件及其电子文本接收试点工作。其目的：一是关口前移，控制质量；二是探索经验，便于指导；三是积累资源，逐步推广。通过试点，树立一批归档文件及其电子文本接收典型单位，做到管理模式有参考，管理技术有比较，管理制度有借鉴，管理人员有交流，管理方法有创新，最终从整体上推动全省归档文件及其电子文本接收工作的健康发展。
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。中国教育查字典语文网 chazidian.com
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
规范工作 紧贴服务 部门联动
广东省以产权改革为核心，推进国有经济股份制改造，发展混合所有制经济，使国有企业产权多元化发展。
一、全面部署，规范工作
广东省档案局把国有企业改制档案处置纳入了“十五”、“十一五”期间全省档案事业计划，并在每年的全省档案工作计划中把国有企业改制档案处置工作作为一项重要内容列入其中，全面部署处置工作的开展。2004年11月，省档案局专门召开了省属和中央驻穗企业资产与产权变动后档案处置工作座谈会，总结交流上一阶段的经验，布置下一步的工作。
为了使国有企业改制档案处置工作有法可依，有章可循，广东省把改制企业档案处置工作纳入了地方档案法规和相关政府规章。在1998年省人大常委会通过的《广东省档案管理规定》、2002年批准的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和2003年批准的《珠海市档案条例》中，都对国有企业资产或者产权变动档案处置问题作了规定。2002年的《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》还规定了国有境外企业产权变动档案处置的原则，要求依法关闭、破产、拍卖的企业将有关档案运回国内保管。
及时制定《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》实施细则。1998年国家档案局等四部门联合《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》后，省档案局与有关部门联合制发了《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》，全省各市、县（区）普遍转发了省的《实施细则》，并结合本地区实际，制定了工作细则与实施方案，全面开展这项工作。
为了进一步规范全省国有企业资产与产权变动档案处置工作，广东省档案局会同国资委、财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》，规定了国有企业资产与产权变动档案处置基本流程、档案流向的原则和相应范围、应进馆与不进馆档案的整理工作流程与标准、档案交接工作的流程与标准、档案销毁工作的流程与标准，并附有一整套用表，为国有企业资产与产权变动档案处置工作的开展提供了一个可操作性较强的依据和规范。
同时，广东省各级各地档案行政管理部门加大执法检查力度，把国有企业改制档案处置工作纳入执法内容，通过执法检查使国家与省相关的要求落到实处，推进国有企业改制档案处置工作。
二、及时跟进，紧贴服务
广东国际信托投资公司成立于1980年12月，是广东省人民政府的全资直属企业。1999年1月16日广东省高级人民法院正式宣布广东国投及其三家全资子公司因不能清偿巨额到期债务而进入破产程序。这是我国首宗非银行金融机构破产案，也是迄今为止全国法院受理涉及财产金额最大的破产案件。广东省档案局积极介入，及时跟进，于同月25日向省政府提交了《关于接收广东国际信托投资公司档案的请示》，提出了将广东国投档案接收进省档案馆的具体实施方案，得到了省政府的认可。其后，在长达8年的时间里，省档案馆每天派员到国司工作，以高度负责的态度和高效优质的服务，为广东国投及其三家全资子公司的破产清算工作做出了突出贡献，赢得了省政府清算组的好评，最终也将该公司2.57万卷档案全部顺利接收进馆。
2006年12月18日广东发展银行重组成功。根据协定由四大股东之一的花旗银行牵头重组后的银行业务，行长由花旗银行派任，外资银行取得了对广发行的领导权、控制权和具体的经营管理权。为了既严格遵守国家保密法规和产权变动企业档案处置的有关要求，又方便银行因业务衔接对档案的大量查阅，广东省档案局于2007年1月派员到广发行，会同省保密局和广发行的有关负责人，商定了广发行重组后档案的处置方案，不仅履行了省档案局作为档案行政管理部门的职能，也树立了中国档案部门依法办事、合理办事、服务大局的良好形象。
1 实现高校艺术档案精细化管理需转变管理理念
1.1 将效益观念放在首位。高校艺术档案的精细化管理是在确保资源质量及服务质量的前提下，最大限度地减少高校艺术档案管理过程中所耗资源，以降低管理成本为主要目标的现代化管理方式。因此，在高校艺术档案管理的过程中，应将管理效益作为主要评价和考量标准。在具体的工作中，应在保证齐全、完整的基础上，加大对利用率较高类型的高校艺术档案的重视和投入，提高管理资源的效益产出率；将提供利用工作作为管理质量的试金石，改革甚至革除有碍于提供利用工作效率和质量的环节，完善和细化有利环节；提高高校艺术档案的数字化比率和质量，利用先进的设备和系统实现信息化管理，提升高校艺术档案的管理和服务效率。
1.2 强化以人为本的理念。精细化管理是一种管理理念和文化，它的实现需要由相应的高校档案管理人员来完成。高校艺术档案的精细化管理要求将相应的管理责任明确化、具体化，使得每一个管理者都能够尽职尽责。因此，其内在的要求是对人的科学管理。传统的管理强调对客体即高校艺术档案本身的管理，对主体即高校艺术档案管理人员的管理相对较弱。而要实现高校艺术档案的精细化管理恰恰要求强化对主体的管理，以人为本，做到事事有安排、事事有标准、事事有人管、事事有考核。
2 实现高校艺术档案精细化管理需加强制度建设
精细化管理的基本原则之一就是对管理制度的严格制定和执行。因此，加强制度建设是实现高校艺术档案精细化管理的重要保障。
依据当前的管理实际并结合高校艺术档案精细化管理的需要，加强制度建设可从以下三个方面着手：第一，在高校档案管理制度的制定过程中应加大奖惩制度的分量，细化奖惩条款。高校艺术档案的精细化管理不仅要求具备规范的管理制度，而且要求通过考核保证其实施，科学的奖惩制度可有效达成这一目的。当前，高校档案馆（室）的相关管理制度较为重视管理职责的明确，而相应的奖惩条款却显得较为模糊，即便是在《高等学校档案管理办法》中亦是如此。第二，编制《岗位职责指导书》。高校档案馆（室）的工作人员相对较少，因此可结合其业务工作专业化、具体性描述工作权责、制定较为详细的考评标准，从而为每一位工作人员编制相应的《岗位职责指导书》并严格实施。第三，可结合各高校艺术档案的管理实践，依据《艺术档案管理办法》制定实施本校的《高校艺术档案管理办法》。
3 实现高校艺术档案的精细化管理需细化管理流程
精细化管理本质上是一种对管理目标分解细化和落实的过程，要求其管理规划能有效贯彻到每一个管理环节并发挥作用。因此，细化管理流程是实现高校艺术档案精细化管理的核心。
由于高校艺术档案在种类、内容、载体等方面均具有多样性，且在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》的分类体系中没有独立出来，其分散存在于教学类、科研类、产品生产类、出版物类等高校档案类型中，因此其管理尚不能实现完全独立。不过，由于高校艺术档案具有独特的功能和特点，且国家文化部和档案局早在2002年就颁布实施了《艺术档案管理办法》，这就为高校艺术档案的独立化、系统化管理提供了切实的依据。当前，在高校档案馆（室）内部普遍实行的是职能制，即按照档案管理流程规划和设置档案业务部门。笔者认为，在职能制的基础上，每一个业务部门均制定相应精细的档案管理流程图，将业务管理每一个环节都纳入其中，并严格遵照实施。在此前提下，再按照档案类型进行分工管理方可最大限度地实现高校艺术档案的精细化管理，如可将与之相关类型档案的管理职责分配给固定工作人员专职负责。如此既可做到责任明确、职有专司，又可实现专业化管理，有效提升高校艺术档案管理效率。
4 实现高校艺术档案精细化管理需创新管理方法
[关键词]会计档案；科学管理；作用
一、会计档案及其作用
任何一个企业、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作，即从凭证到账簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。
会计档案工作是会计工作的组成部分，所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定，各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门（行业）的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省（区）、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织，是会计档案管理的主体单位，也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整；会计档案妥善保管；有秩存放，方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。
二、会计档案的收集、立卷与归档
会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入；还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按《办法》的要求，收集归档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐人逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。
会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
会计档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与《办法》不符的。
三、计档案的保管、销毁、调阅和利用
关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；
文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01
办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要.
一、规范办公室档案管理工作的主要内容
（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。
（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。
（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。
二、办公室档案工作的发展方向
（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理
（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。
三、规范办公室档案管理工作的意义
如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。
四、结束语
现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。
参考文献：
一、制定了实施《细则》，为归档文件整理打好基础
长期以来，许多科研单位都实行以“案卷”为基础的档案管理规章制度，它们对推动和规范档案工作起到了重要作用。而《规则》的实施则使这些规章制度失去了对现实工作应有的指导作用，但新《规则》仅仅解决了归档文件如何整理问题，并未解决如何归档、如何鉴定、如何管理等问题。这就要求各单位从适应档案管理现代化发展的需要出发，认真探讨以“件”为单位进行文书立卷及归档的规律，结合本单位的实际重新制定与《规则》相配套的规章制度来规范本单位的归档工作。
作为试点单位，我们在学习和理解《规则》，执行国家新标准的同时，根据湖北省归档文件整理方法改革的总体精神，制定了《归档文件整理与管理实施细则》(简称《细则》)和《归档文件分类方案、归档范围、保管期限表》，综合概括了研究所文书档案管理体制、任务，文件归档范围，归档文件整理的要求，归档文件的保管、利用与统计等。分类方案是机关档案室管理的基础，根据文书处理以内部机构为单位的特点，我们采用“年度一机构(问题)一保管期限”分类方法。这能最好地保持单位(全宗)内文件来源方面的固有联系，同时便于按专题查找和利用档案。特别是，在研究所机关文件在由各机构(处、室)分工整理的情况下，每个机构(处、室)向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。文件材料归档范围，是先按种类再按文件材料分类归档(党群、纪检审计、人事、行政综合管理、财务、科技综合管理、科研项目和课题、科技开发与产业发展、基建、仪器等)，不受机构变动的影响，主要为管理部门及课题组在归档文件中的收集、整理、归档中提供依据。
二、归档文件整理改革后的特点及优势
从历史上看文书立卷盛行具有合理性，也的确在实际工作中发挥了重要作用，但其自身固有的局限性决定了它必将让位于更为先进、合理的整理方法。利弊相权，从理论和实践上突破“案卷”成为一种必然。
国家档案局审时度势出台了《规则》，明确提出了以“件”为单位的新概念，即以“件”代替“卷”作为归档文件的整理单位。传统的文书立卷方法对卷内文件的排列可以按时间、问题、作者、地区、名称、重要程度等方法排列，但取消“案卷”这一保管单位后，对文件的排列《规则》规定：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”强调了“事由”原则，即同一事由形成的相关文件应排列在一起。新的整理方法仍然坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系的整理原则，主要是在整理程序、操作方式上的变化和观念上的突破。从档案整体来看以“件”为单位不仅是一种切实可行的整理方法，也是一种先进的管理方式。从我们几年归档情况看，无论手工进行档案管理，还是计算机辅助档案管理，以“件”为单位的文件管理表现出更大的优越性，其主要特点：
1．简化了程序，减少了劳动强度，提高了工作效率和质量。改革后的归档文件整理方法，经实践证明具有很大优越性，一是减轻了工作压力，提高了工作效率。传统方式立卷，总感到有一种压力，特别是兼职档案人员很难有专门时间坐下来集中精力立卷，一般只有等到第二年初，等清退收齐上一年度文件后才开始立卷，立卷工作一般持续半年。手工立卷工作劳动量大，重复性劳动多，对一份文件来说需要反复十几次。进行文件级管理，可以随办随归，这就使归档工作日常化。二是简化了整理过程。新《规则》将档案还原到文件级的整理，大大简化了归档整理的过程。由于“件”是文件制发、传递、处理的基本单位，是文件运动过程中的客观存在形式，而“卷”是我们为了保管和利用的方便，在文件归档时人为运用“六个特征”(问题、时间、名称、作者、通讯者和地区特征)整合在一起的一组文件，是人们凭主观经验对文件在事后加工整理的产物。以“件”为单位进行整理，实际上是按归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准，将归档工作简化。三是保证了整理质量，减少劳动强度。新的立卷方法是以件为归档单位，按不同机构和保管期限，分类进行管理，简化了归档立卷的繁琐、复杂和人为性，减轻档案工作人员的劳动强度和工作压力。它既不需要编页号，也不需要拟写案卷标题、案卷目录、全引目录等，大抵上经过七道工序：文件形成；实体排序(包括分类、排列)、盖归档章、计算机录入、装盒(包括填写档案盒的脊背)、打印归档文件目录、上架。此方法简单、易学、实用，能保证整理的质量。
2．有利于文件的管理和保密。过去档案利用者查阅文件时，往往是要调出整个案卷或数个案卷，而同一案卷中有不同密级的文件和要求利用范围、对象有所区别。在这种情况下，很难做到保守秘密，实行文件级管理，利用者需要哪份就调阅哪份文件，不必也不可能调出其他文件借阅，便于利用工作的管理，又便于保密工作的贯彻执行。
3．便于档案的保护。以案卷为保管单位，利用者利用一个案卷中的一份文件，也必须全卷调出查阅，增加了文件的磨损和见光次数，使档案易碎易老化，不利于档案的长久保存。实行文件级管理后，无论是借阅、复印、借出等等利用行为均以单位文件进行，使档案更加安全，有利于档案的保护。
4．可以高效率地为利用者提供优质服务。实现文件级管理，可以使利用者从查阅检索工具到查阅文件，都更具有针对性，节省时间，更快捷，更方便。在随办随归的情况下，使办理完毕的文件能够及时、直接进入档案整理，大大缩小文件办毕到归档利用的空当时间，可以使档案及时提供利用。
5．有利于推行计算机文档一体化管理。随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，计算机用于档案管理已成为不可阻挡的趋势，实行文件级管理，减少了文书工作与档案工作衔接中的某些责任不明确的环节，由于文件办理完毕以后，可以随时归档，从而使文书工作和档案工作有机地结合起来，而档案管理所需的各种数据在文书处理阶段已经输入计算机，利用数据库将文书输入的文件名称、目录转入档案，再经整理运用，减少了过去的重复劳动。归档文件目录成为一级检索工具，实现数据一次输入，多次输出，反复利用和对系统内数据资源的一体化管理，并能确保数据的准确性，最后达到快捷、准确、系统检索方式的目的，方便管理和利用。
三、归档文件管理中应注意的问题
1．目前所实施的改革仅适用于文书档案。《规则》第2条第一款明确定义，归档文件是“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。对于科研单位来说，目前只能在党群、行政类、科研管理档案中由以往的案卷级管理，变为文件级管理，不再按问题组卷。
2．“案卷”概念目前应该保留。在整个档案管理中，除文书档案外，其他档案，如科研课题档案、基建档案、仪器设备档案等，不适用文件级管理，还需要沿用实体“案卷”。
3．筛选鉴定、划分保管期限同样是文件级管理的必要环节。实行文件级管理，随办随归档，不是文件式管理，不能有文即归，归档文件必须是办理完毕的，具有保存价值的文件。在“三合一”申明确各类文件保管期限的原则，工作中必须坚持按档案工作基本原则进行筛选鉴定。这是因为以“件”为单位只是对以“卷”为单位的档案整理、管理方式的变革，而不是对档案本身的改革。
第一条为便于本市各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本市情况，制定本实施细则。
第二条本实施细则中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。市、区县档案行政管理部门可根据实际情况，调整或细化定期30年以下的保管期限。
第七条永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条机关形成的人事、基建、会计、照片、实物及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家和省、市有关规定执行。
第十条电子文件的归档工作按照国家及本市有关规定执行。
第十一条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。新晨
第十二条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十三条因工作需要成立的领导小组和全市重大活动（事件）所形成的文件材料，由领导小组下设的领导小组办公室所在机关和重大活动登记机关，按照本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行归档。
第十四条各机关应根据本实施细则，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。机构或职能发生变化的，应适时修订归档范围和保管期限表。
有垂直领导关系的机关，执行本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。
履行机关行政管理职能的事业单位，由其上级行政管理部门负责指导其编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第十五条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十六条本实施细则适用于本市各级党政机关和人民团体。驻宁部队、派、企业事业单位可参照执行。
第十七条各区县档案行政管理部门可根据实际情况，制定本地区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。
[关键词]高校人事档案管理现状的分析；完善；解决的途径
一、高校人事档案管理的现状分析
以个人为单位反映和记录本人德才表现、学习经历、工作表现等情况的人事材料称为人事档案。对于高校而言，由于人事档案的功能作用不同决定了不同的管理模式，高校人事档案一般的模式是按归口管理，如：组织部门来管理干部档案；人事部门来管理教职工档案；教务部门、学生部门及系（院）来管理学生档案。人事档案是高校人事管理和人员开发的基础性工作，但单位往往重视程度不够，意识薄弱，认为管理人事档案只是一项保管性的工作，做到不泄密、不丢失、能应付外调和查档就足以了。认为档案用处不大，所以就造成资金投入不足、档案室基础设施落后、管理人员素质相对较低。配备设备时，因地制宜、因陋就简，将阅档、仓库、办公合用一间办公室，缺乏安全措施没有做到防火、防潮、防盗等专业要求。陈旧的管理手段，势必影响到了档案的完整性与安全性，档案内容不完整的原因很多，有的在本人填写的时候就不准不实，他们只想到个人的私利，在档案填写过程中将“工龄填长、年龄填小，文凭填高”。还有一些在具体工作中，将不重要的档案、可装不可装的档案全部装进来，造成了档案内容的繁锁。
二、完善的必要性
档案，记录着一个人人生历史轨迹，关系到本人的切身利益。对于单位来说也是调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据。随着社会的不断发展，人才的交流互动也更加频繁，高校引进人才通过档案能够更快、更详细地了解本人，充分体现了档案资源优势转化成了人才势，进而促使和推动了高校的发展。高校人事制度的不断改革也需要完善档案管理相关方面的体制，完善管理模式，适应改革步伐。过去人事档案工作侧重于政治服务，现在要侧重服务于高校教育事业的发展，服务于高校教学科研；过去注重人才的政治历史，现在重视人才的德、绩、勤、能、廉的情况，为党和国家培养和选拔人才提供依据。因此随着时代的发展，完善高校人事档案，为高校改革和发展提供有价值的服务。
三、完善的途径
1.加强高校人事档案科学化、法制化管理
人事档案工作制度化管理能够提高工作效率，是高服务质量的前提和保证。如果没有制度来制约就会无章可循、无所适从，档案工作是一项繁杂，头绪众多的工作，必须统一规划，严格按照统一领导、分级管理的原则进行，在工作中建立工作细则、岗位职责以及各项规章制度，制定相应的标准、保密措施，并且严格按照制度办事，强化管理做到保密，杜绝泄密、窃密、失密等现象。对档案工作的管理方法、原则、质量等方面做出统一的科学的技术规范以及长远的规划，从而使档案工作由复杂变为简单、由杂乱变为统一，避免了重复性劳动，同时既节约了物力、人力资源，还保证了档案工作质量、提高了技术水平。
2.不断加强业务素质的培养
人事档案工作人员在管理档案工作中担负着繁重的任务，由于整日忙于事务性工作，对工作中出现的新问题、新情况不知如何处理，封闭意识较强。在新形势下，新问题的不断出现，要求我们档案管理人员把人事档案工作与社会结合起来。由被动服务转为主动服务，加强培养档案管理人员的政治素质和业务素质。档案管理人员需要有较高的政治思想觉悟，严格按照党的各项方针、政策办事；要坚持原则，秉公办事、认真履行岗位职责，在实践中不断提高自身的政治思想水平；同时，还要加强业务素质的培养，传统的、原有的管理手段和保护技术是适应不了新形势的。随着新问题的出现对档案管理人员也提出了更高的要求，在工作中要加强业务知识的学习，拓展相关知识面，加强学习人事档案管理软件，认真掌握现代信息管理技术，有力于高校人事档案的快速健康发展。
3.努力做好高校人事档案的整理及存档工作
财务档案管理制度一会计档案包括:会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证明，也是国家档案的组成部分，更是单位重要档案之一。为加强会计档案管理工作，明确责任，使会计档案管理有章可循，特制定如下管理制度。
一、会计档案的立卷、归卷制度
公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并指定专人保管，防止丢失、损坏。
二、会计档案的调阅制度
调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员调阅会计档案，要经过会计主管人员同意;外单位人员调阅要有正式介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅档案名称、日期、调阅人姓名、工作单位、调阅理由和归还日期。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制应征得单位同意。
三、会计档案的销毁制度
会计档案的保管期一般为20xx年，对保管期满的会计档案，按照的规定由财会部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”，销毁时由单位领导指定档案部门和财会部门共同派员监销，并在销毁清册上签名盖章，“会计档案销毁清册”要长期保存。
四、会计档案的交接制度
1、会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职。离职前，必须将本人经管的会计工作在规定期限内全部交接清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项。移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和法律规定等问题，由原移交人负责。
2、合并、撤销单位的会计档案，应根据不同情况分别移交给并入单位，由上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收代管，并由交接双方在移交清册上签名或盖章。
财务档案管理制度二第一条为加强会计管理，特制定本管理办法。
第二条企业的会计档案包括:会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。
第三条会计档案的保存。
财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。
会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。
会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
第四条会计档案的借用。
财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。
第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第六条本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。
会计档案保管期限
档案名称
(一)会计凭证类
1、原始凭证、记账凭证20xx年
其中:涉及外来和对私改造的会计凭证永久
2、银行存款余额调节表3年
(二)会计账簿类:
1、日记账20xx年
其中:现金和银行存款日记账20xx年
2、明细账、总账、辅助账20xx年
3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久
(三)会计报表类:
1、主要财务指标报表3年
2、月、季度会报表20xx年
3、年度会计报表永久
(四)其它类:
1、会计档案保管清册及销毁清册20xx年
2、财务成本计划3年
3、主要财务会计文件、合同、协议永久
财务档案管理制度三1、目的:会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据和的规定，制定本办法。
2、适用范围:本规定适用于公司及分子公司。
3、会计档案管理体系
3、1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。
3、2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
3、3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
4、会计档案范围
4、1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
4、2会计凭证类:原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
4、3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。
4、4财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。
4、5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。
4、6其他类:银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
5、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
5、1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
5、2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
6、会计档案不得自行借出。
6、1如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时，应事前由公司总经办批准。
6、2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
7、会计档案的保管期
7、1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5类(会计档案保管期限表附后)。
7、2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
7、3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
7、4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。
8、会计档案的销毁
8、1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁:
8、1、1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
8、1、2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;
8、1、3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;
8、1、4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
8、2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
8、3正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
9、会计档案的管理
9、1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
9、2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。
9、3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
9、4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
9、5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
9、6在建设项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
9、7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
9、7、1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;
9、7、2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
9、8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
10、附则:
10、1本制度由公司财务部负责解释。
一、厂领导重视档案管理工作，保证了档案工作的顺利开展
⒈提高认识，加强领导。厂领导非常重视档案工作，把档案工作作为本厂管理工作的重要组成部分，作为目标考核内容，明确档案目标任务和奋斗方向，并将档案工作列入领导的议事日程，经常过问并主持研究解决档案工作所需要的人、财、物等问题，成立了档案管理领导小组，领导小组负责组织、协调档案全面工作，明确职责，合理分工，各司其责，使档案工作有条不紊。
⒉加大投入，狠抓落实。在我厂经济紧张的情况下，新建办公楼，安排了档案室专用库房，做到库房、办公分开，。根据工作需要，为档案室配备了电子计算机、档案管理软件、档案柜、图纸柜等设备，备有防盗、防光、防鼠、防尘、防火、防湿等保护设施，设立了档案管理机构并配备了专职档案员，为档案工作的顺利开展创造了良好的条件。
二、狠抓档案工作，充分利用和开发档案。
⒈加强档案法规学习、宣传，增强干部档案意识。加强学习和宣传，及时传达学习上级主管机关和档案部门有关档案工作的指示和要求，提高干部职工的档案意识。让每个职工支持配合档案工作。具体反映在各种资料认真保管，要销毁的首先向厂里请示，等决定之后再作处理，避免了过去那种需要资料找不到，不要的东西又保存了的现象。
⒉加强了档案工作业务建设。由于我厂建时间早，人员变更复杂，以及早期档案建设条件差，导致有些年份的档案归档率不高。某年月，在档案局技术人员的协助下，经过两个月的时间，对我厂自建厂以来至某年的档案进行著录、编目、上架、归档等工作，各类文件归档率可达，某年月日，县政府档案达标小组按照《省县级机关档案管理实施细则》，对我厂的档案给予验收，按程序进行了档案达标评议，最后评分分，达县级标，成为我县首家完成档案计算机著录工作的机关事业单位。
⒊案卷质量基本符合国家标准。我厂档案的立卷整理工作自始至终都在县档案局的业务指导下进行了较为规范，标准的整理，编排合理适用。
⒋档案管理制度的完善和落实。在县档案局和主管局的指导和帮助下，建立健全了档案管理制度，进一步巩固了档案管理成果，制订了《厂档案管理办法》、《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案查（借）阅制度》、《库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案员岗位责任制》、《档案保管制度》，做到制度上墙，人人了解掌握档案知识和遵循原则，合理利用，严格保密。
⒌统计，鉴定工作。我厂的档案统计及时、完整、准确，分类合理、有序有号，并按规定定期开展鉴定销毁工作。
⒍为了方便档案利用，采用现代化科学管理手段管理档案。编制符合规范要求的各类档案目录、全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇编及其它检索工具，积极开展档案的日常提供利用工作，主动地做好档案信息资源开发利用，并对室藏档案目录条款进行了计算机储存、检索。
三、按法归档，确保安全，充分利用，提高档案综合管理标准化、规范化管理水平
⒈平时重视全厂档案材料的收集、整理、归档工作，在做好收集工作的基础上，认真细致地做好整理编目工作，按《省文件材料归档方法》归档，努力做到归档的文件材料符合国家有关规定，书写优良、字迹清晰、组卷准确、分类清楚、装订整齐牢固。对易破损和年代已久、字迹模糊不清的档案及时进行了修补和复制。归档的文件完整、系统，且无积存。
⒉认真贯彻执行“集中统一管理”的档案工作原则，集中保管了本厂的档案，实行档案综合管理，并按规定做好档案收入、统计、移交工作。
⒊严格按国家温湿度规定控制好温湿度，确保档案的完整和安全。
