时间：2023-05-30 09:35:29
关键词: 档案管理 企业文书档案管理工作 工作原则
档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面,是一笔宝贵的文化财富,只有档案工作者今天的努力,才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。
文书档案,是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是企业档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性,只有努力使企业文书档案管理实现科学化、规范化、标准化,才能切实发挥文书档案的作用,真正实现其应有的价值。
如何才能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化,使之发挥最大作用,我结合自身工作经验,以所供职的集团公司为基本参照,认为应该特别注意以下三方面的工作原则。
一、确定收集档案的原则
这是档案管理的基础工作,是开端。企业文书档案管理的科学化、规范化、标准化都是从这个基础上建立起来的。在这方面,要遵循三个原则。
1.全面收集。
从某种意义上说,档案是全社会的宝贵财富,而不仅仅是一个企业、一个部门或某个人的财产。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。
档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。
2.准确、符合事实。
要确保资料准确性,才能更好地体现档案资源的价值。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,不能道听途说,更不能主观臆想,而是要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。
3.严格。
根据我的工作经验,要严格按照程序来进行:根据本集团公司制定的《档案管理制度》来分析、确定应归档文书的范围―专业人员签注归档意见―汇总、编制拟归档文书目录―提请档案管理人员审批―档案室将需保存的档案立卷―完成各项归档工作。
4.长远发展利用。
在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。
二、实现信息化管理的原则
计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域,一方面,使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便,另一方面,也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革,才能适应当前的信息化潮流。
目前,集团公司已经将计算机引入了文书档案的管理,通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间,提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式,要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息,对信息加以区别和处理,并为企业提供准确的信息利用。我认为应该遵循如下原则。
1.快捷。
企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。
2.方便实用。
当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。
3.确保信息安全。
文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,文件须经加密处理。单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护信息的安全。
三、档案人员的培训原则
管理人员是企业文书档案管理的主体,没有高素质的人才就不能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。企业应该注重文书档案管理人员的培训工作。
1.培训职业道德素质。
良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论,使业务工作始终保持正确的政治方向。同时,要有高度的组织性、纪律性,遵守规章制度,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神,既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率,在服务中树立良好形象。
2.职业培训。
加强业务培训,提高素质和水平。档案人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作,它既要有一定的理论基础,又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念,广泛开展多种形式的教育培训,如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训,完善档案管理人员的知识结构,培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时,注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流,他们能尽快了解对方的先进经验,及时查找自己的不足,吸收好的经验应用于自己的实际工作中。
信息系统工程监理(简称信息监理)是指在政府工商管理部门注册的且具有信息系统工程监理资质的单位，受建设单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同，对信息系统工程项目实施的监督管理。根据信息部《关于
目前，信息监理的主要内容可概括为“四控、三管、一协调”，即：质量控制、进度控制、投资控制、变更控制；合同管理、信息管理、安全管理和关系协调。具体内容包括：协助业主编写招标文件、评标标准、进行评标及合同谈判；审查承建单位选择的分包单位；审核承建单位提出的材料和设备清单及其所列的规格和质量；审查承建单位提出的项目组织实施方案、施工技术方案、进度计划、质量保证计划和资金分解计划，提出修改意见；督促、检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准；检查工程进度和施工质量，验收分部分项工程，签署工程付款凭证；检查项目建设的变更情况，审核变更办理报批手续；调解业主和承建单位之间的争端；督促整理合同文件和工程档案；提交竣工验收报告；审查竣工决算与竣工资料。
信息监理档案的构成
从监理的角度来分类可将信息监理档案分为以下四大类，即：监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类。
监理总控类档案，是指在正式实施监理工作前所形成的纲领性、指导性、规划性文档。其他文档都是从总控文档派生出来的或者说总控类文档是其他类的上层文档。主要包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件。
监理实施类档案，是指信息监理方在开展信息系统监理活动中所形成的工程作业记录。主要包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件。
监理回复类档案，是指监理单位在收到承建单位或者建设单位和工程文档时，由监理单位负责回复或批复意见的文件。主要包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见文件。
监理内部类档案是指监理单位为开展工程在监理单位内部发行的各种文件。主要包括内部决议文档、内部控制文档、监理日志、监理总结报告、监理大事记及其他内部文件。
信息监理档案的管理原则
1．坚持领导重视、全员参与、专人负责、全过程、全方位管理的“三全一专”原则。为了进一步提高信息监理工作水平，促进信息监理工程的程序化、规范化、科学化，监理单位应该要求各部门认真做好监理档案的管理工作，实行总监负责制，派专人管理，制定专门管理办法。
2．信息监理档案是整个信息系统工程档案的一个部分，它与系统项目业主档案、承建单位档案共同构成一个完整工程项目档案整体。信息监理档案的管理必须从工程项目整体出发，制定统一的文档编制策略。信息监理档案应与信息系统工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于各方查询利用。
关键词：保密原则；财政监督；档案管理工作；探究
档案资源是我国国家资源的重要组成部分，它涉及国家、社会及个人的利益和隐私等内容，正因为档案资源如此珍贵，所以档案管理中的保密工作也显得特别重要。随着我国信息技术网络的迅速发展，县级财政如何做好档案管理中的监督检查工作是当前值得探究的问题，县级财政部门的主要职责就是监督检查，而如何做好档案管理中的保密工作，也已经成为目前我国县级财政必须要解决的问题之一。
一、档案管理保密工作的意义
对于档案管理来说，其保密工作的首要地点就是档案库房。总体来讲，需要依照国家的相关法律法规单独设立档案管理库房，不过当前也有许多部门和单位把档案库房建立在办公室内。不过把档案库房建立在办公室内一定要注意不能建立在太过显眼的地方，要保证档案库房的安全，尽量不要设立在办公大楼的顶层或者底层，确保库房门窗的牢固，避免档案发生丢失事件。如果单位有条件，应将档案库房与办公区域相互隔离，并设立专门管理人员，同时制定较为严格的档案管理制度，与档案管理无关的人员禁止入内。经过实践证明，在档案管理中运用科学、合理的监督检查体系，是确保档案保密工作安全、有效的重要措施。
目前，做好档案的保密工作十分重要，档案中的保密内容很有可能关乎国家的安全事件，也很有可能涉及关于国家未来发展的重要信息，一旦泄露，很有可能影响我国未来建设的发展进程。因此，我国的相关部门要做好档案管理中的监督检查工作。在日常的工作生活中，与档案管理有关的工作人员，一定要遵守相应的保密原则，将具有保密性质的档案和不具有保密性质的档案有效区分开，并安装符合保密标准的防盗装置，为了最大限度地确保档案的安全性能，就必须要全面提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员在工作过程中一定要有强烈的责任心和使命感，并有严谨的工作作风，只要经手的档案都要做到条理清晰，把所有程序都印刻在自己脑海中，将档案管理工作做到极致。档案管理人员所有的工作都要经过领导的批准，认真做好每一项记录与签名，无论何人都没有权利自行翻阅档案，作为具有保密性质的档案一旦有泄漏现象发生，一定要及时找到问题的所在并及时补救，只有这样才能做好档案管理中的保密工作。
二、县级财政监督检查在档案管理中存在的问题
目前，我国县级财政在档案管理监督检查工作中仍然存在许多问题，特别是一些档案，针对这些问题我们将做具体研究。
1.自身矛盾
档案除了具有保密性之外还具有一定的公开性，它的这两种特性很容易让人认为档案的保密性会给档案的公开性带来影响，还有一些人会认为，档案的公开性也会制约着档案的保密性，实际上这两种想法都是错误的。档案的保密性和档案的公开性二者并不是相互矛盾的，它们在档案管理中有着共同的目的，只是应用的手段不相同而已。财政部门在监督管理档案中要分清楚哪些档案是需要保密的，哪些档案信息是可以公开的，还有哪些档案是必须要严格保密的，只有真正了解档案的保密性和公开性，才可以最大限度地将档案信息的作用发挥出来。
2.使用力度的问题
县级财政在监督检查过程中并没有合理的解决档案的级别问题。而档案管理人员在管理档案时由于比较注重档案的保密原则，从而忽略了档案的自身作用，这种情况下就会导致档案在社会中实际的价值并没有得到合理的应用。有部分档案管理人员综合素质低下，对档案管理的保密工作认识不到位，再加上法制观念薄弱和一些其他外在的因素，从而影响了档案的保密工作，造成档案信息泄露等现象，给国家、企业及个人带来了重大损失。
三、保密原则在财政监督档案管理中的应用措施
1.强化日常积累和集中管理
县级财政部门是我国的政府工作部门，它的工作性质决定了其内部机构体系的大小，另外，不同的工作进度所产生的档案种类也是多种形式的，在这种形势下，档案的相关管理部门要做好档案的日常积累与集中管理，从以往的实践经验中可以看出，做好档案的集中统一管理工作，不仅可以实现档案的保密工作，还可以进一步提升档案的管理水平。现阶段，我国绝大多数的县级财政部门在档案工作中都可以做到按时归档文件材料，但是在对档案的集中管理工作中还存在很大欠缺，为了避免这种现象出现，县级财政监督检查部门一方面要保证档案的完整性，按照相关文件归档的要求，做好文件归档的整理工作，从而做到文件的完整性要求。另一方面，县级财政部门要加大档案集中管理的工作力度，制定出档案管理中各部门的工作方案及相关人员的岗位职责，在一定程度上确保档案工作的保密性、安全性和完整性，从而为日后档案的监督检查工作打下坚实的基础。
2.建立科学的档案资源管理体系
在县级财政监督检查档案管理工作中，所涉及的内容比较繁杂，不仅有财政的收支管理监督工作，还有相关的行政及党务管理工作，这些工作汇总到一起就形成了财政监督档案资源管理体系。财政监督档案管理体系的构建要全面体现出监督工作的特点，主要围绕与财政有关的工作建立相应的档案体系，另外还要兼顾党政方面的内容，最终形成科学、系统的财政监督档案体系。
3.加快档案信息化管理的建设步伐
近几年，现代化的信息网络技术不仅给县级财政的监督检查工作带来了诸多便利，还给未来的档案工作发展带来了新的希望。互联网技术，既缩短了人与人之间的距离，还在一定程度上缩短了人与信息之间的距离。县级财政部门在监督检查档案管理工作中，首先要在计算机中配备合理的硬件板块，这样就可以让档案管理工作更好地适应未来的发展前景。其次，在管理过程中要选择与之相匹配的管理软件，从而实现对档案保密信息管理的规范要求。再次，要加快档案信息化管理的建设步伐，这样不但可以给档案管理人员在档案管理中带来便利，还可以实现档案管理工作中的保密原则，在一定程度上提高财政部门的工作效率。
4.提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员在档案管理过程中一定要树立高度的保密意识，遵守档案中的各项保密制度。对管理人员而言，他们的主要职责就是确保档案的安全性和完整性，这样才可以为财政监督工作的开展做出贡献。由于目前档案管理人员的工作性质比较特殊，所以提高他们的综合素质和保密意识特别重要，应该从多方面让档案管理人员了解他们工作性质的特点，从而体现出高度的工作责任心，对档案管理人员来说，增强自身的综合素质本身就是做好档案保密工作的基础，因此财政部门要以档案管理人员的自身素质为根本，来提高他们的档案管理水平。另外，档案管理还是一项专业性较强的工作，档案管理人员要想在工作中取得良好的成绩，就必须要掌握相关的专业知识与技能，只有这样，才能够将档案管理工作做到极致。与此同时，档案管理人员还需要掌握与财政监督相关的具体内容，并具备良好的学习能力和接受能力，不断完善并提高自己，从而迎接未来艰巨的挑战。除此之外，财政部门还需要提高档案管理人员的信息技能水平，财政监督检查档案管理工作是档案信息与其他信息的紧密结合在一起的有机整体，便于人们更好地运用档案信息做好财政中的各项工作，因此，这就需要财政监督检查档案管理人员一定要有相应的信息化管理技能，不仅要掌握档案中的专业知识，还要了解信息化工作的相关技能。从目前情况中看，对档案工作人员专业知识及信息化技能的培养是十分重要的，它是确保档案工作的保密性及信息化管理的重要措施，因此县级财政部门要认真加以对待。
结语
档案管理工作中的保密原则，不仅是档案管理人员需要改进的地方，还是县级财政监督检查部门需要重点关注的地方，县级财政监督检查档案管理工作是一项复杂的工作，因为它不仅关系到档案的保密特性，甚至还关系到个人、集体与国家的未来发展。因此，县级财政监督检查部门不能忽视档案的安全工作和保密工作，这对档案在社会中的应用和个人的发展中有着深远的影响。另外，县级财政监督检查部门还要不断研究并创新档案管理中的保密工作，从而进一步推动档案管理事业的健康发展。
参考文献：
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[3]薛丽倩.关于新形势下加强保密工作的思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2013（10）
关键词：馆网结构布局；中间性档案机构；社会化发展
随着档案事业的发展，中间性档案机构逐渐的兴起，并且正在向社会化方向发展，只是在中间性档案机构发展的过程中，需要处理好几种关系，即监管与脱钩之间的关系、服务于有偿之间的关系、咨询与劳务之间的关系，只有处理好这几种关系，中间性档案机构才能更好的履行中介的职能，进而成为新型文化中心。
1 馆网结构布局应遵循的原则
首先，规模不同的档案馆之间应该遵循互补的原则，比如综合档案馆与专业档案馆就应该遵循这一原则，综合档案馆应该成为各类档案检索中心，并且在条件成熟的情况下，向数字化档案馆发展，而专业档案馆能够在这一方面成为综合档案馆的帮手，在突出专业优势的同时，帮助综合档案馆更好的发挥优势。虽然综合档案馆与专业性的档案馆两者之间一定会存在着管理范围的交叉，相关部门应该根据实际情况，制定资源共享制度，将其上升到法律的高度，从而促进综合档案馆与专业档案馆融合互补，共同促进档案管理事业的发展；其次，馆网布局应该突出重点，为了能够得到最佳的布局效果，相关部门可以直接将某一部分区域看作是中心馆，将重点的档案文件等交由该馆管理，与此同时调整馆藏结构，为该馆成为重点馆、中心馆做准备；而在一般区域内，只要设置普通档案馆即可，只要具有基本的档案管理功能即可；最后，设置终极性档案馆，因为有些企业具有管理档案的职责，除此之外，几乎所有的高校都具有档案管理的职责，尤其是学生在校期间，因为在设置终极性档案馆时，可以考虑将企业以及高校作为试点。终极性档案馆所具有的最大的特点就是在管理档案的同时，也可以向社会开放，也就是说也具有公共档案馆的职能，这样既可以分担公共档案馆的责任，也加快了整体档案管理事业发展的脚步。
2 中间性档案机构的社会化发展
中间性档案机构可以将其看作是新型文件中心，它具有中介服务的性质，其主要的表现形式为“多位一体”。笔者将从新型文件中心以及中介服务机构两个角度来对其进行介绍。
2.1 新型文化中心
中间性档案机构之所以能够将其看作是新型文化中心，主要因为其履行的职能比较多，总结起来有两大方面：一方面，针对现行公开文件开展与之相关的服务工作；另一方面，具有某些机关档案室的功能。新型文化中心要想成为现实，不仅需要进行现代化建设，还需要做到与其他政务档案部门以及相关网站的接轨，这样中间性档案机构才有可能成为新型文化中心，不断地向社会化发展。
2.2 中介服务结构
市场发展的需要催生了各种形式的中中介服务机构，而中间性档案机构实际上可以被当作档案中介服务结构，因为该机构具有文件与档案托管、咨询等职能，但是在档案中介服务结构运行时，应该明确几种关系，笔者总结如下：
首先，脱钩与监管之间的关系，档案中介服务结构毕竟不是传统意义上的档案馆，因此相关档案行政管理部门必须做好监管工作，严格审批，并且对其运行情况进行实时的监督，与此同时还需要保证此类型的机构财务上独立，与其他档案机构没有任何的经济往来，该机构的负责人员需要自负盈亏，否则档案中介服务机构之后成为当地政府的负担；其次，服务于有偿的关系。此类中介机构既应实行有偿服务，又不宜以盈利为目的。收费标准要合理，要努力办成实行企业化管理的，收支相抵后略有盈余因而可持续发展的社会公益事业。在必要和可能时，当地档案部门可在财力允许的前提下给予资助。“公益事业”是其基本性质，“企业化管理”则是在现实条件下较为可行的管理办法。总之，赚钱不应成为此类机构的终极目标，而只是维持其生存与发展的一种手段；最后，咨询与劳务的关系。此类机构的业务范围可以划分为咨询与劳务两个方面。图书馆咨询方面包括工作方案策划、规章制度待拟、疑难问题解答、工作经验总结等，也可以是培训，甚至推荐、待聘工作人员。劳务则主要是指对档案本身的管理，如整理、编目、编研等，甚至可以全过程代管委托单位的档案。总体上看，此类机构应是两类业务并重。具体地讲，则应根据服务对象的要求有所侧重。
3 新来源观与档案管理的再现历史联系原则
3.1 传统来源原则和全宗理论面临的挑战
来源原则诞生于19世纪的欧洲，后经各国档案工作者的灵活运用于发展，逐步得到了完善与丰富。传统来源原则的核心思想是按照文件的形成机关来源整理馆藏档案，强调同一来源档案的不可分散性和不同来源档案的不可混淆性。一个多世纪以来，来源原则一致指导者档案实体的整理。作为档案学的特色理论，它对世界各国的档案学理论与时间都产生了重大影响，对构件近现代档案学和指导近现代档案工作发挥了不可磨灭的作用。
3.2 来源原则面临的质疑
具有浓厚技术特性的电子文件的出现。计算机技术、通信技术、数据库技术等现代信息技术的广泛运用，使得人们可以并开始打破机构、地域间界限共享和形成数据信息，“根本不存在档案工作传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反应不同职能活动的动态信息几何，文件与其形成者不再是一对一关系，而是一对多或多对一关系，很难判断全宗。”
出现了以科技档案为代表的新的档案种类。它们具有不同于政务档案的形成过程与规律。例如，由不同单位共同完成的同一向科研课题、工程项目的科技档案具有成套性、完整性和独立性，若继续采用按同一形成机构来源管理档案，必然会割裂这些活动及其档案之间固有的历史联系。由此，按机构来源整理档案的做法不再一统天下，同一机关不再是档案历史联系的代名词。传统的来源原则、全宗理论在解释和指导现代社会的档案实践活动时显得力不从心，面临着尖锐质疑。
结束语
综上所述，可知对论述馆网结构的合理布局与中间性档案机构的社会化发展进行探讨非常必要，因为我国目前的馆网结构布局的确存在着不合理的地方，而中间性档案机构发展还不够成熟，对其进行探讨，对档案管理人员能够提供借鉴，同时也能够让人们了解中间性档案机构的基本职能，以便更加合理的去利用。
参考文献
[1]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯，2003（2）.
[关键词]社保档案；现代化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.157
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-02
随着我国社会保险制度改革不断深化，各项险种新措施不断出台，社会保险的影响不断扩大，社保档案管理者要不断更新观念、提高技能，做好社保档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，充分发挥社保档案对现代化经济发展的重要作用。
1 社保档案管理的内涵及原则
1.1 社保档案管理的概念
社会保险档案从信息的收集、归档、整理，到档案的保管、检索是一个非常复杂的过程。尤其是随着社会保险档案管理工作量的不断增加，管理手段和技术也在不断提高，为社保档案管理工作增加难度的同时，也提供了新的管理技术。社会保险工作的性质是向参保人提供服务，需要使用大量的文件档案报告和记录有关信息。在档案用过之后，大量的文件积累及适当处理这些档案是所有保管大量档案的机构都会遇到的问题。因此，社会保险档案需要更高的管理技术。随着电子计算机的发展和通讯技术的进步，社会保险档案管理技术迅速得到发展。现代电子数据处理系统不仅对于档案保管和存储设备非常有用，还可及时收集、处理并存储大量日常信息。
1.2 社保档案管理的特点
社会保险档案是以社会保险事业为服务对象，形成于社会保险经办过程中的，对其管理具有以下几个特点。
第一，社会保险档案工作量大，需要利用电子计算机进行管理。社会保险经办机构在实施制度时要做许多工作，如单位参保登记、参保人信息登记、保险费收缴、收回未支付的保险金、保管在确定社会保险权利时所需要的文件、处理要求领取保险金的申请、支付养老金。
第二，社会保险档案具有较强的服务性。它不仅要为参保人提供缴费记录的情况，而且要为政策制定者提供各种数据，还要为养老金计发标准提供依据。由于养老金的发放标准，一般与个人和单位缴纳社会保险费的数额密切相关，因此，缴费记录的真实性、可靠性十分重要。
第三，社会保险档案需要多次存档，并在社会保险经办过程中不断得到补充。社会保险档案与别的专门档案不同，其数据库需要源源不断输入新信息。如受保人的工作单位、缴费情况（包括缴费基数、比例）是不断变动的，有时缴费可能中断，这就要求对受保人的社会保险档案经常输入新数据，经常存档。
1.3 社保档案管理的原则
1.3.1 集中统一管理原则
集中统一管理原则作为档案学的一项重要理论，不仅是国家档案管理事业的一项基本组织原则，也是档案工作实践的一项重要准则。其主要内容包括：建立档案行政管理系统；运用法律法规保护档案事业；建立各级各类档案管理机构，对档案实施集中管理等。这一原则的应用既有利于我国档案管理工作向标准化、制度化、科学化转变，又有利于档案的管理、查询和维护，真正实现档案的利用服务目标。
1.3.2 尊重档案形成规律的原则
档案管理和档案整理的核心原则就是要尊重档案的形成规律，这一原则也是档案管理区别其他管理的特有原则。尊重档案的形成规律，保持档案的历史联系，就是要已既有的历史为基础，既要保持历史的真实性，又要保持档案形成的原来系统，在整理和管理档案过程中不能破坏档案形成的原来系统。尊重档案形成规律是保持档案历史联系的关键，凡是尊重档案形成规律的，就能保持档案历史联系，反之就会破坏档案历史联系。
1.3.3 档案管理效益原则
档案管理效益原则主要是指通过对档案实施有效的开发和管理，所能获得的经济和社会效益。这一原则是以对人力、物力等资源的合理利用为基础，以创造效益为根本的，是档案管理实现经济、高效管理的有效保障。
在档案管理工作中必须讲究效益。档案管理部门所必需的人力、财力、物力，都是国家赋予的；而国家则需要档案管理部门提供大量的有价值的档案信息，为国家各项建设事业服务。如果档案管理部门消耗的人力、财力、物力很多，而输出的有价值的档案信息量很低，那么，就会产生负效益，就不能为国家和社会做出贡献。这种管理就是违反效益原则的，是失败的管理。当然，机密档案的信息不能向社会输出，否则会给国家政治和经济利益带来损害，产生负效益。
2 当前社保档案管理存在的问题
2.1 发展速度不慢，但发展不平衡
社保档案信息化管理启动早已使用20多年，并在做二次、三次开发，晚的则尚处于开发阶段，对于西部经济落后地区甚至计算机闲置多年而未能使用。从技术角度讲，水平也参差不齐，有的地区开发出来的管理系统的功能较完备，起点较高，准备配备小型机，实行全省网络化管理，而有的地方则无总体规划，缺乏系统性考虑，起点较低。
2.2 信息管理系统不完善
各地开发计算机管理系统时大都是为了满足自身的工作需要，系统方案的构思都不曾考虑全国性的大局，甚至不曾考虑全省的大局，因而在整体结构、硬件和软件的选型、应用软件的规范，数据格式和网络功能及通讯等诸多方面都各行其是，尤其是数据库问题更为突出，这将给今后整体工作带来很大困难，有可能要导致很大的财力浪费。
2.3 对社会保险档案管理和数据库重视不够
相当一部分地区仅仅开发应用了一些基础性业务处理软件，对社会保险档案管理认识不足，更缺乏考虑完整的数据处理系统。由于目前大多数社会保险经办机构的管理方法夹杂着许多行政性手段，且大多数地区管理的对象仍以企业为主，而不是直接面向受保人和受益人，科学的组织管理和研究，如对社会保险未来发展的规划、组织和精算研究，尚未被人们普遍重视，所以数据的处理上还存在不少漏洞。
3 提高社保档案现代化管理的举措
3.1 加强社保档案集中统一管理
制度是行为的准则，因此社保档案应按相关法律法规，结合本地区特点，制定出社会保险档案分类大纲和各门类档案保管期限。真正实现统一制度、统一管理。从当前社会保险工作实际情况看，档案分类较多，且载体多样，因此应对每一类档案都要制定出相应的管理制度。包括：各门类文件材料归档制度、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记制度等，切实把各种门类、不同载体形式的档案纳入集中统一管理的轨道。
3.2 搞好编研，开发利用，实现档案利用向深层次发展
管理档案的目的就是为了利用，只有先管好档案，才能利用好档案。根据社会保障事业发展的需要，应编研出具有一定质量的社会保险档案资料，供工作人员在现实业务中使用，为广大社保对象服务。编研应把握三点：一是为现实服务，满足社会急需，满足当前工作需要；二是为领导决策服务；三是为促进经济发展和社会进步服务，随着保险事业的深入发展，档案为之服务的领域越来越多，要求越来越高，方式越来越活，这就需要档案工作人员必须主动做好工作，除了直接提供好档案服务外，还要千方百计多提供一些间接的档案服务，以充分发挥和利用档案信息的潜在价值。
3.3 提高计算机信息技术的应用
“社会保险档案管理和计算机数据库”是整个社会保险管理系统的重要组成部分，是系统的核心和主干，是系统实施中首先要开发和实现的部分，它的建设是我国社会保险档案管理系统的一项大型基础工程。目前，我国社会保险档案管理的重要目标之一，是统一系统基础资料的数据标准、信息分类编码标准。当前，社会保险档案管理的重点是对计算机信息技术的引入，拓展区域社保档案管理系统的联网程度，通过规范基础数据，实现数据资源共享，提高数据的利用率，避免数据重复或冗繁所增加的维护成本。同时，在规范信息系统建设的基础上，尽力开发多样化业务管理流程，扩大管理系统的应用范围和工作效率。
作为社会保险档案管理系统的核心，数据库系统设计的优劣、运行效率的高低，关键取决于数据库的设计。由于该系统是一个多任务、多用户同时处理的网络系统，因此，我国社会保险数据库设计主要应从两方面考虑：一是要求系统可靠、适用，便于未来的发展及扩充；二是要求能为系统提供数据共享，避免数据的重复录入，保证数据的一致性和完整性。
4 结 语
社保档案现代化管理是一个长期不断积累经验和纠正错误的过程，随着时代的发展，社保档案工作人员要密切关注新形势下的热点动态，不断提高专业技能，与时俱进，只有这样才能充分开发社保档案资源的应用潜能，才能全面发挥社保档案的历史价值和现实作用，更好地为社会经济建设和社会各项事业发展服务，实现管理、服务双赢。
主要参考文献
[1]房蕊.档案现代化管理存在的问题分析及对策选择[J].当代经理人，2013（21）.
1996年全国人民代表大会常务委员会修改《档案法》时确立的首要原则是“慎改”。在这一原则指导下，第一轮修改对有关条款进行了修改并适当增设条目；同时，坚持适时肚和前瞻性相统一也是上轮修改原则的特点。比如，在第十六条中增加了个人档案的保管规定。虽然，针对个人档案保管的规定只是寥寥数语，并与集体档案划分在同一范围内，规定的内容也较笼统，但当时提出对个人档案的保管是具有适时性和前瞻性的，使得大量涌现的个人档案得到妥善保存。
目前，《档案法》正面临第二轮修改，修改的最终结果取决于修改原则的制定。进入21世纪以后，我国档案事业、档案工作从形式到内涵发生了全方位的巨大变化。尤其是2008年5月正式实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》，事实上对现行《档案法》从立法理念到档案管理的具体环节等都构成了“倒逼”机制；同时，档案工作业务中出现了大量的电子文件，而《档案法》中则对电子文件不著一字，法律规定已远远落后于档案事业的实际状况。对于这些新情况，是大刀阔斧地改，还是遵循传统地“可改可不改，不改”的原则，一直是专家、学者争论的焦点。笔者认为，新情况应当有新原则，但是，应该在“慎改”、“适时性和前瞻性相统一”的基础上略作调整。
一、坚持“慎加”原则
东汉以来，我国传统的文书档案载体一直以纸质为主。尽管近代以后，随着西方科学技术的传入，传统的档案成分中加入了一些非纸质档案的形式，但是在各个时期的档案成分构成中始终以传统的纸质档案为主。然而，自20世纪90年代以后，非传统纸质的档案一电子文件(电子档案，下同)大量产生。有人说，电子文件已经在全部档案构成中占据半壁江山，甚或超过。而现行《档案法》中无一字涉及电子文件的内容。从某种意义上说，《档案法》的第二轮修改是由电子文件引发的。
在信息化迅捷发展的今天，电子文件剧增，并越来越广泛地渗透到档案管理的实际工作中。我国关于电子文件管理的规定，有《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和《中华人民共和国电子签名法》(以下简称《电子签名法》)，而针对电子文件本身的立法还处于空白。于是，有人说要对《档案法》进行全面地修改，特别是大量增加电子文件的立法内容。也有专家呼吁，只需增设几条与电子文件保管、开放等相关的内容即可。
笔者认为，对电子文件的内容要坚持“慎加”原则。电子文件立法与《档案法》修改的意义，主要表现在电子文件人《档案法》“深”与“浅”的立意。“浅”，不需要增补太多内容，只要明确“电子文件”的定义，形式及法律效率，在管理中如何与纸质文件协调即可。“深”，需要针对电子文件的特点、载体的形式、电子文件认证等各种问题做深入、具体的立法。“慎加”原则就是电子文件“浅”立法。第一，明确定义电子档案的含义。第二，保证电子文件与纸质档案具有同等的法律效力。第三，明确规定采用计算机技术保证电子文件的使用性。
二、坚持“和谐”原则
一起“行政公开第一案”曾经引起社会各界关注。2004年5月10日，上海市民董铭向上海市徐汇区房地产局申请查阅一处房屋的产权登记历史资料，针对董某的查阅要求，徐汇区房地产局作出书面回复：“因该处房屋原属外产，已由国家接管，董某不是产权人，故不能提供查阅。”董某不服，向徐汇区法院提起行政诉讼，要求法院判令被告履行信息公开义务。在我国，根据相关的法律规定，政府信息实际上可以分为档案和非档案文件两类。归入档案者由《档案法》调整，如属于非档案文件则尚无任何法律调整。同一个政府信息，一旦归入档案类，就会受30年期限的限制；如果不归档，则因无法律调整而有公开的可能。而如果在今天，董铭完全可以依法获得自己的权利。2006年10月，国家建设部制定并于2007年1月1日起正式施行的《房屋权属登记信息公开查询暂行办法》(以下简称《办法》)，结束了多年来房屋权属登记档案能否公开查阅的争论。该《办法》对于房屋登记机关在房屋管理工作中形成的工作记录，即包含房屋自然状况等内容的房屋权利记载信息列入开放范围。办法第七条、第十条和第十一条规定：单位、个人及其委托人，在出具查询人的身份证明或法人资格证明后，可以公开查询；而将房屋权利登记申请表、权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据以及房屋权属登记申请人提交的其他资料，即房屋原始登记凭证列为有条件开放的范围。可见，同样内容的信息因为在不同的阶段会得到完全不同的处理结果。法律、法规之间的内在统一、协调要求迫在眉睫。坚持“和谐”原则应是《档案法》第二轮修改的原则之一。
三、坚持“以人为本”原则
坚持“以人为本”原则就是站在公民的角度，一切以方便公民的利用为原则。在我国，国家通过制定政策以及立法的形式从总体上赋予公民查阅档案的权利，在一定程度上实现了档案的公开利用。但对公民利用档案的法定权利还缺少法律的坚实保障。因而，笔者认为以坚持“以人为本”为原则可以充分弥补我国公民利用档案信息权利不足的立法内容。现行《档案法》第二十条规定“根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放档案以及有关机关、团体、企事业单位和其他组织保存的档案。”从这条规定可以看出利用档案的唯一目的是为了工作，这也是很多档案行政机构管理档案展开档案利用工作的依据。作为公民，想要查阅自家祖上房产的范围就不符合经济建设、国防建设、教学科研的查档要求，不是为了工作，而只是公民的私人目的，所以，档案机关有理由拒绝公民查档。
坚持“以人为本”，就是让公民为查询自己的档案不再无理可诉。在现行《档案法》中明确赋予公民查阅档案的权利，规定公民利用档案的救济途径，才能切实保障公民利用档案信息资源的权利。对公民利用档案的权利实施救济，意味着通过救济弄清冲突的事实，划分冲突双方的权利、义务的归属；通过救济解决冲突，保障公民利用档案的台法权利给予实现，保证档案保管部门的法定义务能够切实履行；通过救济促使公民利用档案的权利由法定权利转变为现实权利。而我国《档案法》的第五章“法律责任”中，重点强调在利用档案馆的档案中“利用者的违纪和违法责任，而并没有对档案行政部门和档案馆未能依法履行档案信，息公开、提供利用服务的行为设置相应的法律责任，也没有对利用者权利受到损害时可供选择的救济途径予以规范。在现行《档案法实施办法》第五章“罚则”中规定“不按照国家规定开放档案的，依法责令部门改正或者给予相关人员行政处分”，仍然没有从利用者角度出发，为公民保障权利，公民的权利受到侵害时也没有提供可以选择的行政救济和司法救济等救济途径。档案利用者与档案馆之间因能否查阅档案、能否复制档案引起纠纷，对档案是否保密、是否属于密件发生争议，也没有相应的单位可以进行鉴定和裁决。《档案法》的再次修改应该针对这些暴露出来的问题，坚持“以人为本”的原则，重新制定最大限度满足人民利益的、符合档案事业继续向前发展的法律、法规。
关键词：电力企业；文书档案管理；坚持原则
作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02
文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。
文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。
一、坚持文书档案管理的保密化原则
文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。
电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。
坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。
但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。
二、坚持文书档案管理的标准化原则
文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。
文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。
文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。
三、坚持文书档案管理的信息化原则
文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。
档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。
为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。
四、坚持文书档案管理的最大化利用原则
具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。
文书通过收集、选择、整理而转化为文书档案。企业文书档案的作用尽管不完全等同于文书的作用，但是绝不能小瞧了这些“昨日黄花”。文书档案是企业公务活动的查考凭据，是企业管理的必要因素，是生产经营的重要依据，是企业重大活动的反映材料，是宣传教育职工真实生动的素材，也是企业管理者与领导者依法决策的参谋。文书档案管理的落脚点，就是充分发挥文书档案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定现行文书，文书档案也有着重要的借鉴作用，可使之保持连续性、可行性、一贯性。
信息飞跃式的网络时代为档案管理带来了先进的管理手段，当然医院的档案管理也受到了影响。医院的档案管理主要包括：财务管理、行政管理、人事管理、患者病历等纸质的记录，是医院管理中重要的凭证，也是医学工作的基础。
一、医院档案管理实现信息化的趋势
随着社会的发展信息化时代是未来发展的趋势。档案管理信息化是通过管理方法和信息技术相结合，能更有效地建立全新的的档案查新办法、档案管理。有利于第一时间将信息资源进行处置和管理，使档案管理能发挥其最大的效益。医院档案管理信息化打破了原有的档案管理，信息化的档案管理，能更有力地促进医生和患者之间治疗信息的沟通与交流，同时也利于医院内部信息的流通与管理。不仅确保了医院信息的安全性，而且减少了工作的时间和环节，提高了办事效率，同时提高了服务质量，更有利于医院整体的形象。
1.1医院档案管理实现信息化，是医院本文由论文联盟收集整理管理水平提高的表现
随着各类医院的发展和扩大，信息化档案管理也在逐步的提高。目前，我国各大医院都在不断的实现信息化管理档案，创造新的医疗服务模式，从而提高效率和服务质量。信息化管理将会改变医院传统的管理模式，它是加强管理、深化改革和现代化卫生工作的重要前提。信息化管理可以优化医院的管理流程、提高医院整体的管理水平、还能提高工作效率。改善医疗机构的水平和服务能力，才能更好地对患者进行服务。
1.2医院档案管理实现信息化，能有效的提高档案管理人员的信息素质和思想观念，进而提高工作效率
随着信息技术在医院的各个部门和科室广泛的应用，医院也对各科的工作人员进行了信息技术的学习和培训，从而提高各科工作人员对科技信息的应用能力，促进工作效率的提高。医院档案管理人员要具备以下几个素质和能力：（1）要始终保持高昂的工作态度；（2）要注重工作中的细节；（3）良好的心理素质和职业道德素质；（4）较强的专业知识和计算机的应用；（5）要不断的强化和提高服务意识。
1.3医院档案管理实现信息化，为上级管理部门制定政策、方针、制度提供了依据
医院实现信息化管理，能将各类信息资料完整的、准确地、长期的保存，当需要的时候又能很快的找出，进行查阅、参考、和核对。保存完整的信息档案能为上级领导机构提供决策性的参考依据，更有利于上级领导管理制定政策、方针和制度。所以，信息化管理档案更有利于医院实行上级管理部门的政策和方针。
1.4医院档案管理实现信息化，是社会发展和进步的客观要求
医院实行信息化档案管理是今后医院发展的必经一路，更是社会发展进步的客观要求。医院实施信息化管理档案将原来的手动操作的缴费、挂号、处方、病例等通过计算机平台而实现了各科室间的传递和共享，节省了财力、物力、人力和时间，实现了各个部门的统一化管理，方便了患者和家属的同时还给医院带来了工作效益和经
济效益，为今后的可持续发展奠定了基础。
1.5医院档案管理信息化，对医院的优势
信息化档案管理对不仅为档案管理工作人员节省了人力和时间，更为医院带来今后发展的优势。其优势主要表现在即有利于保护珍贵档案原件，改善归档方式，又有利于信息资源的整合和共享，检索和使用方便快捷，改善档案管理的传统模式。
二、医院档案管理信息化应用的要求
2.1医院档案管理信息化建立应遵循如下原则
（1）安全可靠性原则；（2）规范性原则；（3）效益性原则；（4）实用性原则；（5）长期储备原则；（6）归档双轨制原则；（7）协作交互原则。
2.2不断地完善医院管理档案
进一步的完善医院管理档案，提高医院管理与服务的水平，能更好的为医院发展服务；提高档案管理工作的水平，能更好的为社会发展服务。
关键词：档案管理 管理模式 改进措施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0228-01
1 我国档案管理的现状及存在的问题
1.1 对档案管理的认识不足
档案管理是一项极其细致的工作，负责档案管理的工作人员必须有极强的专业素质和心理承受能力。而在我国的一些事业单位或企业单位，他们大多不重视档案管理工作，而造成工作的松懈或者失误。
1.2 管理人员知识结构趋向老化
档案管理具有很强的专业性，必须随着知识和信息的日新月异不断改革换代，档案管理的模式也必须随时得到优化。伴随着信息的网络化，档案管理也逐渐走向网络化的时代，这就要求工作人员知识结构的不断调整，能够不断地跟随着时代的步伐吸取更多专业性的、高科技的知识和技术。
1.3 机构设置的不合理
我国的《档案法》对档案的行政管理作出了严格的法律规定，档案管理机构拥有法律所赋予的某些职能和权利。然而在我国，传统的执法体系与档案管理还不能完全协调，行政机构的不健全导致某些档案管理机构不能成为一个独立的部门，只能依附于其它部门生存，使得执法监督体系不能得到有效的制约。
2 现当代档案模式的改革与探讨
2.1 档案管理模式的原则与优化
（1）我国档案管理模式的现行原则有自主管理原则、效益优先原则和需求一致原则。事业单位和企业都有对本单位的资料进行收集整理，采集利用等权利，这些档案属于他们的私有财产，因此他们享有优先的调动、使用和处分的权利。而除了一些少数的科研部门，大部分单位都是以盈利为目的，他们利用档案的最终目的是促进本企业或单位的长足发展，追求效益的最大化，档案的作用便是发挥其最大利用价值为企业牟利。这也是市场经济的客观要求，能将档案管理工作做到与公司、企业协调发展，也就符合了供需一致的原则。而目前的档案管理模式还不能完全做到与这三个原则协调一致。
（2）传统的档案管理模式便是指将需要保存和归档的档案及其载体集中保存到档案管理室中。而随着文件管理非现行阶段的到来，管理档案文件的职责和内容也得到不断地转移。我国应用最广的是集中化的档案管理模式。这种模式以网络为基础，拥有多个分支节点，将日常工作中的有用资源分摊到各级档案室，完成汇总再进行集中管理。这种管理模式有利于维护档案的安全与完整，还能及时发现流失情况，补充档案的不足。与此相对应的则是一种分布化的管理模式，它将集中与分散两种模式统一起来，形成“一种制度，多个部门”的集中管理模式。这种模式有利也有弊，在利用档案更加便利的同时也带来了更多的安全隐患。经过实践研究，将档案中所涉及的信息资源都整合起来，进行综合地信息开发与处理，从而保证信息的综合性、多样性和全面性的一体化管理模式适应了现代信息技术为主导的网络时代，同时将有效避免信息的泛滥和流失，为企业和单位带来了福音。
2.2 中外电子档案管理模式的比较研究
迄今为止，我国还未形成一套完善的档案管理模式和体系。在主要关注内部机构档案管理的基础上，还尚未深入研究某个地区甚至是全国范围内档案的管理模式。我国的事业单位和政府部门大多采用集中化的档案管理模式，而在一些公司和企业中常采用的是分散化的管理模式。在这两种管理模式下，电子档案与纸质档案将在相当长的一段时间内齐头并进，主要采用的工作方式也是计算机管理和手工操作的结合。这样的结合带来的直接影响是需要建立两个互相独立又交融的管理系统，有时无法做到两头兼顾则丧失了档案工作的意义。
而在一些发达国家的档案管理模式中，我们了解到他们主要采用的是档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式。前者是将档案及其载体集中保存到档案馆，使档案馆和生成机构各谋其职，如果该文件处于现行使用阶段，则将之形成新的机构另外保管。对于一些过时的文件，则使用某些职责手段将它们进行控制，然后统一投放到档案馆中以确保其真实性和可靠性。如果割裂了他们共同运作的完整性渠道，则无法履行其保管的责任。对于后者机构自行分散管理模式，有些学者认为要想长久保存电子或者纸质档案，不一定要全部移交给档案馆，也可以在自行机构中进行保存和维护。该管理模式的目的是摒弃档案管理和文件管理相分离的弊端，将初始文件到形成档案的过程联合起来，形成一个完整融合的连续性体系。这种模式是建立在连续体系思想之上的管理模式，主张从现行阶段入手来管理电子档案，在形成阶段通过建立新的分类制度来实现对档案的控制和利用，从而保存了它们的原始结构。但是这项模式的应用范围有限，对电子档案与文件的分类管理也还未进入实质性阶段。
通过对以上几种档案管理模式的研究与比较，可见无论哪种管理模式都存在着优势和上升空间，同时也不可避免地存在一些弊端，需要在实践过程中不断地进行改进。
2.3 数据库模式下的档案管理改革
（1）数据库技术在档案管理中的应用。数据库技术是指通过编排一定的系统和方法，使任何人都能以电子或者其他方式阅览数据库中的档案、资料、作品等。随着科学技术的发展，数据库技术也经历了三个阶段的改革，从第一阶段的层次、网状结构到第二代的关系型数据库，再到现代的第三代成熟的面向对象的数据库技术。今后，数据库的发展目标应该是为信息的管理和实现档案对象化的管理提供平台。它所采用的模式应该是在数据仓库中，实现媒体数据的充分利用，提高安全性能，并且支持各种不同版本的信息数据的存储和管理，从单纯的数据管理提升到信息和知识管理层面。
（2）数据库技术对档案管理模式的影响。随着数据库技术的发展，档案管理模式进入到了知识管理的高级阶段，档案管理机构也从以单纯集中管理资源为中心转变为以用户的需求为主要目的的方向递进。使得数据仓库中比较重要又独立的信息能够与需求对象的意愿协调起来，充分实现各个机构信息之间的交流与传递，把各项知识有机地联系在一起，并能完成和部门之间信息的传递和交流，提高了知识管理模式的优越性，从而完成整个社会信息资源的整合与有效利用。
3 结语
当代社会档案信息管理技术和档案知识管理模式都伴随着科学技术的发展而不断得到改进和优化，使得整个社会的资源得到充分的利用和开发，为我国数字科学技术的发展作出了巨大贡献。因此，我们需要全方面努力支持数字档案管理模式的改革和发展，保证这项技术取得更成熟、更具现代气息的发展成果。
参考文献
[1]宋小晓.数据库技术应用下档案管理模式的转变[J].兰台世界，2009（10）.
关键词:档案工作;规范化;标准化
档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。
2 创新人事档案管理制度的必要性
人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。
然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。
3 创新人事档案管理制度的原则
3.1 服务原则
人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。
3.2 准确原则
人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。
3.3 通用原则
某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。
4 人事档案管理创新制度的方法
4.1 实现数字化管理
档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。
4.2 建立档案管理机构
档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。
4.3 借鉴国外的先进管理经验
各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。
一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大
《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。
也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。
《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。
二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难
《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。
对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。
在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。
三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击
《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。
《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。
《规则》对理论的冲击有两个方面：
一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。
二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。
四、适用《规则》的企业十分有限
《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。
五、工业企业档案分类过于复杂
档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。
六、按档案保管期限分类存在弊端
