档案类论文:档案学高被引论文引用情感类型分析 摘 要:基于引文内容分析的档案学高被引论文引用特征研究方法,文章界定三种引用情感类型,实证研究基于引文内容的主题识别和情感类型识别。揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机。 关键词:引用情感类型分析;档案学;高被引论文 1 引言 1927年[1],引用首次被用来对科研进行评价,经过数十年的发展,引文分析的理论和方法体系逐步健全。然而,随着研究和实践应用的深入,引文分析存在的问题也逐渐暴露,如,引用的规范性、引用动机以及只注重被引频次而忽视引文内容导致的引用不规范和引文评价的不科学等问题[2]。随着文本挖掘技术和全文提取技术的出现,基于引文内容分析是引文分析的新方向[3]。引文内容分析可以弥补单纯以被引频次数量评价的不足,将引文的数量和质量结合起来,更好地揭示文献之间的关联性。 虽然国外已经有关于引文内容分析的实证研究,但国内基于引文内容分析,尤其是基于档案学引文内容分析的研究目前还不多。鉴于此,本文以档案学高被引论文内容分析为基础,深度揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机研究,对于揭示档案学引文特征具有意义。 2 数据来源 本文以档案学高被引论文为样本,样本选择方法为:以CNKI数据库的“中国学术期刊网络出版总库”为数据源,选择“档案学、档案事业”学科领域,不设检索条件加以检索,检索结果按照被引频次递减排序,剔除非学术文献和不相关文献,得到档案学被引频次最高的前100篇论文。检索日期截至2013年底。百篇高被引论文分布于18种期刊中,其中《档案学通讯》最多,有51篇文章,占总数的51%。《档案学研究》12篇。 3 引文内容特征研究 引文内容分析指基于引文内容层面的语义关联,对引用句或引用上下文的内容进行关联性分析,以揭示被引文献对施引文献的作用。目前,相关研究主要包括引文类型识别、情感倾向分析和引文主题识别。 3.1 引文主题识别研究。引文主题识别是从引文文本抽取代表引文的主题词,利用主题分布来揭示被引文献的被引原因以及被引文献对施引文献的主要作用或贡献。 本文主题识别是通过抽取高被引论文的关键词来实现。百篇高被引论文共有691个关键词,出现频次大于4的关键词有34个,累计频次277次,占总频次的40%。出现频次最高的档案工作者19次,档案管理18次,电子文件17次。 利用共词分析方法将我国档案学高被引论文研究主题分为四个主题知识群,一是档案学基础研究与档案事业,包括来源原则、档案学、现行文件、人事档案、档案事业、档案管理、档案工作者、纸质文件、信息安全、文化、政府信息公开关键词。二是电子文件和文件运动理论,包括电子文件管理、电子文件、电子档案、电子文件归档、文件运动和文件生命周期关键词。三是档案信息化与资源开发利用,包括办公自动化、数字化、档案信息化、信息化、数字档案馆、档案信息、档案信息资源、资源开发、利用、档案开放利用关键词。四是档案工作与档案馆,包括档案工作、虚拟档案馆、传统档案馆关键词。 3.2 引用情感类型研究。引用情感类型识别是通过对施引文献引用被引文献的文本内容,从引用动机和情感倾向分析挖掘施引文献作者对被引文献的观点、态度或立场,主要分为肯定、中立和否定三种基本类型。本文以档案学高被引论文引用情感倾向识别档案学引用情感类型。 本文根据引用内容,将引用情感类型分为三类,正面引用、负面引用和中性引用。正面引用指施引文献中对引文的观点、结论或方法的肯定和赞同,还包括在引文基础上展开后继工作,或者应用引文中的理论方法和数据以及引用他人的方法或结论和自己研究进行对比等。 负面引用指施引文献对引文中的观点、结论或方法持否定态度。多是指有商榷性质的文章,或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前没有涉及的而本文将要研究内容,主要表述两篇文章研究的不同。 中性引用指施引文献对引文内容没有表示赞同或反对观点,只做内容论述和在综述研究中出现的引用。情感类型界定如表2。 由于百篇档案学高被引论文总被引三千多次,涉及施引文献数据量巨大,数据处理困难,本文采用分层抽样调查的方法,保证研究的可行性和科学性。在上述引文主题类型中,依据上述主题分类,在四个主题类团中各抽取一篇代表性文献作为样本研究。研究样本的选择具有代表性:一是涵盖了所有的研究主题,避免因主题不同而产生引文特征不同;二是选取不同作者,既有业界权威,也有不同身份代表,避免权威效应带来研究偏差;三是不同期刊和年代;四是不同层次的被引频次。 从上述四篇不同主题的文章被引的情感倾向来看,档案学论文多是正面引用,占63%,不含感情色彩的中性引用占35%,只有不到4%的引用是否定性质的。说明在多数情况下,档案学界对所引用文献都是持肯定态度,或是对引用文献高度评价,或是应用引用文献的理论和数据,只有极少数是指出引文不足。 进一步分析正面引用大部分是理论应用、在别人研究基础上的进一步研究和利用别人的研究理论、数据进行实证研究,或者是自我对同一问题的深化研究。因此,理论性强的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《刍议》所说,目前‘信息孤岛’、项目资金浪费等问题正面临深化的风险……笔者想说是:《刍议》是篇好文章,不仅较系统地梳理了我国电子文件客观存在的问题,给人们以警示与反思”表明对引文的正面肯定。 实践性的文章和综述性质的文章多是在文章开头的理论综述和研究综述中引用,因此,中性引用的可能性大。如马海群[5]等在文章中引用“由图4可见,数字时代的档案信息资源管理已成为2006年~2007年学者们关注的研究热点之一,冯惠玲(2006)从国家战略的层面上指出:我国电子文件管理战略应借鉴发达国家的先进经验,走上顶层设计、全面规划和集中控制的发展路径”表明对引文没有感情色彩的中性综述引用。 反面引用的文章很少,说明档案学界在理论争鸣和商榷中不是太活跃,而这仅有的几篇反面引用也不是对于观点的否定,只是指出引文和施引文献研究问题的不同,或者不全面。同时,理论性的文章由于有观点表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《电子文件管理国家战略刍议》,首次提出了我国电子文件管理国家战略研究的问题……该文肯定了电子文件管理问题的严重性,但未对什么是电子文件管理国家战略进行明确解释,由于缺少分析框架,对国外电子文件管理国家战略的研究有待系统和深入”,文章指出引文的不足和缺陷,进而提出本文要研究的内容。同时,学位论文的引用会涉及施引文献对被引文献的多次引用,主要包括在文献综述中的中性引用以及在具体的问题和策略中的正面引用。 4 结论与展望 本文提出了一种基于引文内容分析的高被引论文引用特征研究,并以档案学高被引论文为数据源,研究了基于引文内容的主题识别和情感类型识别。指出档案学高被引论文主题既有传统基础理论内容的继续研究,但更多地已关注网络环境下新的理论和应用。具体表现为:一是基础理论和应用研究依旧,新的应用理论逐渐增多。二是信息化催生的档案工作新变化,以及基础理论的应用得到拓展。技术催生电子文件产生、政府信息公开、电子政府、档案网站的建设和数字档案馆等。三是档案工作为社会服务的关系越来越密切。档案学的引用情感类型以正面引用为主,综述性和实践性的文章多是中性引用,而具有商榷性和争鸣性的反面引用文章很少。 虽然本文从引文内容方面研究了高被引论文的引用特征,但也存在局限。一是引文样本选择的局限。鉴于数据量大,在引文类型研究中,只选择了每个主题中的4篇论文进行研究。二是引文内容分析也只对主题和情感类型进行识别,况且主题识别只选择关键词,没有从标题、摘要甚至全文信息中提取主题标识。未来要在文本挖掘技术和大数据技术下,进行大样本引文内容分析和主题识别。同时,指出引文内容特征还具有学科特征。 (作者单位:河南师范大学 来稿日期:2014-04-16) 档案类论文:人文精神对档案分类管理中的应用 档案分类是为了提升工作效率,管理员依据某一标准,对档案室内的档案进行分类、编排,以便于在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处,减少时间消耗的一类管理工作。所以管理员可以把人文精神渗透到档案分类管理中,加强档案分类管理。 一、档案分类管理现状及人文精神渗透作用 管理员现代科技水平较低;缺乏信息处理能力;最重要的一点是管理员没有用正确的心态看待档案分类管理这件事,所以人们应加强管理员的人文精神教育。因为人文精神的渗透能够促进档案分类管理工作,加强管理员档案分类管理素质,让管理者孜孜不倦的完成管理工作,节约档案寻找的速度及准确性。 二、人文精神渗透到档案分类管理的有效途径 管理员为了在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处,可以把人文精神渗透到档案分类管理中,加强档案分类管理。其渗透到档案分类管理中的有效途径主要有以下两方面: 1.优化管理程序细节决定成败。所以管理员需优化档案分类管理,注重其细节之处,掌握档案具体存放的大致位置,以便于能够准确快速找到档案,以及保证档案室的整洁和信息完整,并把档案资料及时存入计算机中。 2.提升档案分类管理质量档案分类管理是一种繁重无趣的工作,所以管理员不仅要克服其工作,还需转变自己的工作情绪,用认真仔细的态度对待工作,用专业知识完成工作。而为了保证人文精神有效的渗透到档案分类管理中,管理员需要做到几个方面:①敬业,在档案分类工作中,管理员需要用一丝不苟的态度来面对工作;②终身学习。活到老学到老,现代生活在不断进步,人们又学不完的知识,所以管理员需要保证活到老学到老的人生态度,让自己适应现代社会的发展;③实事求是。用实事求是的工作态度来分类管理档案,保证人文精神在档案分类管理中的渗透,提升工作效率,保证档案能够快速准确的找到。 三、结束语 总而言之,档案分类管理是一种繁重无趣的工作,所以管理员不仅要克服其工作,还需转变自己的工作情绪,优化档案分类管理,注重其细节之处,用认真仔细的态度对待工作,保证人文精神在档案分类管理中的渗透。 作者:苏龙加甫.于孜曼 档案类论文:宁波档案类高级资格评定标准 各县(市)区档案局、人事局,市直各单位: 根据《浙江省档案局关于2013年度档案专业技术资格评审有关事项的通知》(浙档〔2013〕24号)精神,结合本市实际情况,现就做好2013年度档案专业技术资格有关事项通知如下: 一、从2013年起,档案中级专业技术资格实行以考代评,考试相关规定按甬人专〔2013〕60号文件执行。 二、档案高级专业技术资格申报工作及有关事项 (一)申报范围和对象 企事业单位中从事档案工作的专业技术人员,任职资格的资历计算到2013年12月底,在此期限内已达到退休年龄的,不列入推荐评审范围(除已按规定批准办理延长退休手续外)。 (二)申报条件 1、申报高级职务(副研究馆员)的基本条件: (1)具有较广博的科学文化知识,对档案学有较深的研究,并有一定水平的论著。具有比较丰富的工作经验,能够指导档案专业人员进行业务、学术研究,解决业务中的疑难问题,工作成就显著。 (2)具有大学本科以上学历; (3)担任馆员职务满5年以上; (4)职称英语B级合格或符合免试条件;(5)计算机四个模块合格或符合免试条件; (6)任现职以来的著作、论文在省、部级以上报刊及会上发表或交流2篇以上。 2、破格申报:对虽不具备规定学历或资历,但在本职岗位上确有真才实学,成绩显著、贡献突出的档案专业技术人员;专业技术水平高,能力强,业绩突出,有培养前途的中青年拔尖档案专业人才,符合相关破格条件,均可破格申报。 破格申报高一级档案专业技术职务任职资格的人员,如无特殊原因,其任职年限的提前最多不能超过1年。 既不具备规定学历,又不符合任职年限要求的档案专业技术人员,一般不得提前申报高一级档案专业技术职务任职资格。 破格申报高级专业技术职务任职资格的按浙职改办〔1992〕23号文件执行。 3、职称外语要求。根据浙人专〔2007〕80号文件规定,年龄在40周岁以下推荐评审高级档案专业职务的档案专业人员,须通过职称外语相应等级的考试。年龄在40周岁以上人员申报档案专业技术资格的,职称外语成绩不作为必备条件,作为专家评审的参考依据。 4、计算机要求。申报评审高级专业技术资格的人员须获得4个科目(模块)的全国专业技术人员计算机应用能力考试成绩合格证书。根据浙人发〔2008〕99号文件最新规定,凡年满45周岁人员在申报专业技术资格评审时,计算机应用能力考试不作要求。计算机免试条件按浙人专〔2006〕351号文件规定执行。 5、年度考核按甬人职〔1996〕14号文件规定执行。 6、继续教育参照甬政办发〔2002〕150号文件规定执行。 7、对所有申报高级资格人员均实行公示,具体要求按甬人专〔2004〕32号文件执行。 (三)推荐评审报送高级材料 1、材料清单、目录(打印)2份,其中1份贴在档案袋上; 2、《专业技术资格评审表》一式4份; 3、《推荐高级专业技术资格人员情况综合表》用A3纸一式30份,必须加盖红印章; 4、《推荐评审档案高级技术资格著作、论文同行专家鉴定表》,填写单位、姓名、推荐评审档案专业职务、著作论文题目栏一式2份,待专家鉴定后再复印25份; 5、二寸证件照片1张(近期白底免冠彩色照片,背上写姓名、身份证号码,放入一信封内); 上述5项材料不要装订。 6、评审对象身份证、学历、学位证书,现专业技术资格证书、聘书、档案业务培训、继续教育、获奖证书等复印件; 7、职称外语考试成绩合格证书或成绩单,计算机应用能力考试合格证书,原件、复印件各1份,如属免试人员需填报《外语免试审核表》或《计算机应用能力免试审核表》; 8、从事档案工作资历证明、单位性质证明; 9、近三年任期考核材料1套; 10、任现职以来的个人专业工作总结一式3份; 11、宁波市高级专业技术职务任职资格申报材料公示确认表1份; 12、专业技术资格评审材料真实性保证书1份; 上述7(6—12)项材料需按顺序装订成册、编制目录。 13、选择有代表性的论文、著作2篇,各复印3份(需复印出杂志或著作封面、刊号、目录、所写文章),并提供原件1套,经同行具有高级技术资格的专家评价、鉴定。 (四)报送材料注意事项 1、报送的材料需真实填写,书写清楚、完整,具体反映申报对象的学术水平、专业技术、业务能力和工作实绩,各单位、各部门要严把资格审查关,有关证明材料需提供原件,提供复印件的需由经办人员和人事主管部门签字、盖章。县(市)、区单位申报人员的材料须经当地人事部门审核,市属单位申报人员的材料须经主管部门审核。申报对象要对本人申报材料的真实性负责,并在《专业技术任职资格评审材料真实性保证书》上签字。对在申报过程中有弄虚作假行为的人员,从评审次年起3年内不得申报高一级专业技术职务任职资格,已参加评审取得资格的取消其评审结果。 2、破格申报者,需在《综合表》“单位推荐意见”一栏中写明“破格推荐”,并注明所符合的破格条件。 3、《综合表》“论文论著(译著)”一栏需写明发表刊物或出版社名称、刊号及刊期、作者排名,备注可根据需要而填。 4、专业工作总结,重点写明本人任现职以来的工作业绩和学术水平。专业工作总结须经所在单位人事部门审核,签署意见并加盖公章。 5、报送材料由本人或呈报单位自留底稿,除《专业技术职务任职资格评审表》外,其他材料一般不退。 (五)材料报送时间、地点 材料报送截止日期为2013年8月15日,逾期不予受理。报送地点为宁波市档案局办公室,地址:解放北路91号,市政府北大院市档案馆大楼4楼。 (六)推荐评审相关费用 按照有关规定收取推荐评审费每人430元,费用在报送材料时交纳。 (七)所需表格可通过“浙江档案网”下载。 档案类论文:会计档案分类模式创新的利用范围与利弊 会计档案是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算活动中直接产生的会计凭证、会计帐簿和会计报表等作为历史记录保存起来的会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料,是进行会计核算、会计分析和会计检查的依据,是国家档案的重要组成部分。因此,早在1984年6月1日国家财政局和国家档案局就已经颁布了《会计档案管理办法》,统一了各行业各单位会计档案的管理制度,但是并没有明确各单位可以采取的分类方法。1998年国家财政部和档案局又对该管理办法内的各项规定进行了恰当的修改,但也没有对分类方法作任何规定。在归档时的实际操作以及日后的利用过程中,会计档案的分类方法具有举足轻重的作用,它有一定的适应范围和特定的要求。因而,笔者在调查和分析了各种分类方法的利弊之后,结合本单位实际执行的会计档案分类方法,试图把它的利弊与大家一起探讨。 一、几种常用的会计档案分类方法的适用范围及其利弊 1、年度———形式(名称)———保管期限分类法 这种分类法,就是把一个单位形成的会计档案,首先按年度分再把一个年度的会计档案按报表、帐簿、凭证等三种形式分为三大类(有些单位把工资表列为第四类),然后,在三大类各类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号,如下表所示:这种分类方法适用于一般单位预算会计、企业会计和建设银行会计,它参照了文书档案的方式,先分年度,同年度档案按保管期限分开,同一保管期限里再分形式,比较简单易行,分类与保管统一,便于以后销毁工作的开展,也细列了各种形式档案的保管期限,避免了一刀切,适合于各类会计档案都比较多而且保管期限不同的单位使用。但是由于每一种形式如凭证或帐簿都得先分保管期限,增大了工作量,特别是同一形式的档案在分保管期限时存在着一些不确定的因素,因而不利于查阅利用。 2、年度———组织机构———形式(名称)———保管期限分类法 即把一个年度内形成的会计核算材料按文档单位内的组织机构分开,然后在组织机构内再将报表、帐簿、凭证按保管期限分别组成保管单位,如下表所示:这种方法适用于各级财政主管机关、各级总预算会计单位。单位内部各部门形成的会计档案按保管期限排列,各部门之间的排列顺序每年应保持一致,这种分类方法便于档案的整理和查找利用。但是其弊端也是显而易见的,一方面因为不同保管期限的档案编号是连续的,某部分档案到了销毁期限时,另一部分档案仍未到销毁期限,按规定销毁则会造成案卷号的不连续。另一方面是组织机构撤销合并或增加时都会造成组织机构的不稳定性,或者名称不一致,都会给档案管理耆和查阅者带来不便。 3、年度———会计类型———形式(名称)———保管期限分类法 即把一个单位的会计档案,首先按年度分开,再把一个年度的会计档案按会计类型分设属类,然后将同一属类的会计档案按报表、帐簿、凭证顺序结合保管期限进行排列。如下表所示:这种分类方法只适用于有特定会计类型(比如税务机关的会计档案)的单位,适用范围比较窄,一般企业事业机关等单位都不采用这种方法。它强调了会计类型,很简单明了,查找方便,但是同样存在上面所提到的销毁部分档案后会造成案卷号不连续的问题。 4、形式(名称)———组织机构———年度———保管期限分类法 即把一个单位的会计档案首先按形式分开,再把同一种形式的会计档案按内部组织机构分设属类,然后将同一属类的会计档案按年度结合保管期限进行排列,每一个组织机构的凭证(或报表或帐簿)都从1开始排卷号。如下表所示:这种分类方法和排列先分形式,再分组织机构与年度,适合于一般企业事业单位会计,它有一定的适用范围,那就是单位的内部组织机构(如分公司、分院、分校等)较多且相对独立核算,但它们所形成的同一种形式会计档案的保管期限基本一致,所形成的档案数量不会太多。这种方法操作起来比较复杂(单位内部的组织机构比较少的时候归档工作相对简单一些),档案工作人员和财务人员要很熟悉本单位的档案形成过程,但是便于查找,便于案卷号的排列,销毁档案也很有条理,避免了鉴定时的失误。笔者在调查过程中,发现还有一部分单位采用别的分类方法,但并不具有代表性,因而不作详细阐述。 二、各单位选用会计档案分类方法的原则 综上所述,任何一种档案的分类方法必定有利有弊,在选用时,应根据本单位的实际情况,尽量扬长避短,利于操作,把不利因素降到最低。要做到这一点,应遵循以下几点原则: 1、遵循单位会计档案形成的自然规律,尽量使其保管期限的划分和形式、属类的设置等科学化。 2、从实际出发,充分考虑档案整理、装订和查阅利用、销毁等各个环节的便利性和可操作性(即可行性)。 3、无论采用哪种分类方法,还是改用哪种分类方法,都应保持历史的联系以及保持一定的稳定性。 三、结束语 会计档案的分类牵涉到档案的整理、查阅利用以及销毁等各个环节,因而应该审慎选择,为加强会计档案的统一管理打好基础。 档案类论文:档案行政监督检查案例分类 在档案行政监督检查实践中,由于执法人员对法律规定理解存在误差和实践经验不足,往往会造成档案行政监督检查具体行政行为的无效和错误,进而影响档案行政执法整体工作开展。本文试图结合档案行政监督检查实践中的一些具体案例进行分类评析,以期引导档案行政监督检查依法依程序健康开展。 1行政执法主体方面的案例 案例一:案例描述:某县档案局在年终工作总结中写道:一年来,为落实《档案法》及其实施办法、《河南省档案工作条例》,促进全县档案事业的健康发展,我局先后联合县委办公室、县人大办公室等部门,组成档案行政监督检查组,对全县的档案管理情况进行了2次联合检查,共查处档案违法行为18起,并对7起较为严重的档案违法行为下发了《责令限期改正通知书》,及时纠正了个别单位在档案管理中的违法行为,有力地促进了全县档案事业的健康发展。存在问题:县委办公室、县人大办公室是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:依据我国法律规定,行政执法必须由行政执法主体来执行。那么,何为行政执法主体呢?根据行政法学原理,所谓行政执法主体,是指依法成立并享有国家行政执法权力,能以自己的名义从事行政执法活动,能独立承担由此而产生的法律后果的机关或者组织。国务院印发的《全面推进依法行政实施纲要》(以下简称《纲要》)将此类机关和组织分为三类:一是行政机关;二是经法律、法规授权的非行政机关的组织;三是经行政机关委托的非行政机关的组织。《纲要》明确提出,要建立健全行政执法主体资格制度,行政执法由行政机关在法定职权范围内实施,非行政机关的组织未经法律、法规授权或者行政机关的委托,不得行使行政执法权。本案例中,某县档案局联合县委办公室、县人大办公室组成档案行政监督检查组,查处档案违法行为的具体行政行为,明显是一种档案行政执法具体行政行为。根据行政法学原理和《纲要》要求,上述三个执法主体必须是档案行政主体,或者必须经法律、法规的授权。那么,县委办公室、县人大办公室是否具备上述条件呢?首先看地方人大是否具备上述条件。根据《地方各级人大组织法》的相关规定,地方各级人大是地方的最高权力机关,不是权力执行机关,也就是说不是行政主体。虽说其具有保证档案法律、法规贯彻执行的监督职能,但这种监督职能是法制监督,是对权力执行机关的监督,不是对具体行政相对人的监督,不具有对行政相对人实施具体行政执法行为的资格。再看地方党委是否具备上述条件。按照我国政治体制原则,地方党委是地方各项事业的领导机关,是党团组织,其领导职责主要是方针政策、组织上的领导,并不是行政主体,也不具备法律、法规所规定的行政执法主体资格。综上所述,地方党委、人大既不是档案行政管理的行政主体,也不是法律、法规授权进行档案行政执法的执法主体。案例中,县委办公室、县人大办公室是县委、县人大的内部协调办事机构,其机构性质从属于县委、县人大,自然也不是档案行政执法的主体,不具备档案行政执法的主体资格。其直接参与档案行政监督检查的做法,是与法律的规定和《纲要》的要求相背离的,是一种无效的行为。 案例二:案例描述:2006年7月,某县档案局法制科电话通知所辖各乡镇,为加强汛期档案安全保管,确保档案安全度汛,县档案局法制科将组织人员对全县所有乡镇综合档案室档案保管情况进行监督检查。检查中发现有两个乡镇综合档案室库房存在漏雨现象,当即下发了《责令限期改正通知书》,要求这两个乡镇在15天内改善库房保管条件,确保档案安全,并将整改情况书面报档案局法制科。《责令限期改正通知书》落款是某县档案局法制科,并加盖了某县档案局的公章。存在问题:某县档案局法制科是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:按照行政法学理论和法律、法规规定,行政机关必须依法设定,是重要的行政主体,代表国家或地方独立进行行政管理。行政机关的内设机构是行政机关的内部组成部分,虽然具体履行着行政机关的职能,但其并不是行政主体,没有对外的行政管理权,也不对外承担相应的法律责任。在具体的行政监督检查活动中,行政机关的内设机构可以代表行政机关进行执法,但只能以行政机关的名义进行,而不能以内设机构自己的名义擅自作出。由此可见,行政机关的内设机构非经法律、法规的授权,是不具有行政执法主体资格的。本案例中,某县档案局法制科制发的《责令限期改正通知书》虽然盖的是档案局的公章,但其电话通知、《责令限期改正通知书》落款均是法制科,应视为此次行政监督检查是法制科以自己的名义做出的具体行政行为。而法制科是档案局的内设机构,按照法律、法规的规定,依法不具有对外进行档案行政监督检查的职权,也不具有进行档案行政监督检查的主体资格,因此,某县档案局法制科以自己名义进行的档案行政监督检查和制发的《责令限期改正通知书》,是违法的行政行为和无效的执法文书。 2行政执法人员方面的案例 案例三:案例描述:河南省某县档案局、馆合署办公,是县委、县政府直属的文化事业单位,履行全县档案事务的行政管理和全县档案的安全保管双重职能。局馆共有工作人员13名。其中,只有甲、乙、丙三人通过考试取得了行政执法资格,拥有省人民政府统一颁发的《行政执法证》。在每年例行的档案行政监督检查中,该县档案局一直采取由甲、乙、丙三人分别带队,另外调配其他三名工作人员,组成三个监督检查组(每组两人)的形式开展档案行政监督检查工作。存在问题:其他三名工作人员参加行政监督检查组合法吗?案例评析:根据行政法学原理,行政执法工作必须由具有行政执法资格的工作人员来履行,不具备行政执法资格的人员不得从事行政执法工作。河南省《〈行政执法条例〉实施办法》(以下简称《办法》)规定,行政机关应当按有关规定对行政执法人员进行培训,定期考核,经考核不合格者不得上岗执法。经考试和考核合格,取得《河南省行政执法证》的,方可上岗执法;未经执法培训或者经考试、考核不合格,未取得《河南省行政执法证》的,不得上岗执法。而河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》(以下简称《通告》)则更明确地规定,《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。未依法取得《执法证》的,无权从事行政执法工作。从上述行政法学原理和河南省的地方法规、规章规定看,行政执法是一种职务行为,只有具备行政执法资格的工作人员,才可以进行行政执法活动。不具备行政执法资格的工作人员从事行政执法工作,则是一种不合法的职务行为,应当严令禁止。本案例中,另外调配的其他三名工作人员与具备行政执法资格的甲、乙、丙三人搭配,组成档案行政监督检查组,虽然符合每次档案行政监督检查不得少于两人的规定,但是,另外调配的其他三名工作人员既没有接受过行政执法培训,也没有取得《办法》规定的行政执法资格和《河南省行政执法证》,按照该省《通告》的规定,另外调配的其他三名工作人员是不具备从事行政执法资格的人员,无权在其辖区内从事档案行政监督检查工作。由此可以看出,某县档案局由甲、乙、丙与不具备行政执法资格的其他三名工作人员组成档案行政监督检查组的做法是错误的。 3档案行政相对人适格方面的案例 案例四:案例描述:某县档案局在例行档案行政监督检查时,发现人民银行某县支行1992年~2000年的文书档案没有依法向该县档案馆移交。该支行不移交档案的理由是:人民银行是金融特殊行业,实行行业垂直管理,保密性强,按照上级规定,其档案不移交当地档案馆。监督检查人员要求该支行提供不移交档案的上级行文件规定。该支行提供不出具体文件。监督检查人员合议后认为:该支行提出的不移交理由不成立。按照《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,该支行的文书档案属于向该县档案馆移交范围内的档案,应当依法按时移交。责令该支行立即纠正错误做法,并据此下达了《责令限期改正通知书》。《责令限期改正通知书》中写道:人民银行××县支行档案室:2013年9月13日上午10点,我局对贵档案室进行了例行监督检查,经检查发现,贵档案室保管的1992年~2000年的文书档案没有依法向××县档案馆移交(具体案卷情况见《清查档案清单》),此行为违反了《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的有关规定,特责令贵档案室在一个月内(2013年9月13日~2013年10月13日)纠正违法行为,依法向××县档案馆移交附件《清查档案清单》中的档案,并将整改情况书面报××县档案局。人民银行××县支行接《责令限期改正通知书》后,经请示其上级行郑州分行和济南中心行后,按时移交了应移交的档案。存在问题:某县支行档案室是档案行政管理机关的行政相对人吗? 案例评析:行政主体和行政相对人是构成行政法律关系的主体,双方相互作用,促使行政法律关系的产生、变更和消灭。基于行政法律设定条件的行政关系主体,是一种相对稳定和平衡的法律关系。只有当行政主体就是法律所规定的对行政相对人发生作用的“那个”行政主体,行政相对人是法律所规定的行政主体必须针对的“那个”行政相对人时,行政法律关系才能实现相对的稳定。行政相对人包括个人或组织,在行政法律关系中,行政相对人与行政主体相对应而存在,是行政法律关系中的重要“一极”。如果一个行政法律关系中的所谓“行政相对人”并不是法律所规定的行政主体可以或者必须针对的当事人,则这个行政法律关系就可能立即崩溃。换句话说,就是行政执法中,行政主体找错了对象,虽然也在行政主体与错误的对象之间产生了行政法律关系,但这种行政法律关系的稳定性却是无法保证的。如果行政执法中张冠李戴,就意味着对行政相对人主体的认定不合法律规定,意味着整个行政执法行为认定事实不清,属于违法行为。《中华人民共和国档案法》第六条第二款规定:县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。由此可以看出,基于《档案法》基础上的档案行政法律关系,其档案行政主体是各级人民政府的档案行政管理部门,其行政相对人是本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织。具体到本案例中,档案行政监督检查的主体是某县档案局,其针对的“行政相对人”应该是人行某县支行,而不是人行某县支行档案室。人行某县支行档案室作为该行的内设职能机构,可以代表该行行使其一定的职能活动,但不具有机构法人地位,不能成为某县档案局档案行政监督检查的“行政相对人”。其职能活动当中产生的法律责任只能由具备机构法人资格的人行某县支行承担。案例中,某县档案局监督检查人员制作的《责令限期改正通知书》,将人行某县支行档案室认定为“行政相对人”的做法,属于张冠李戴,认定事实不清的违法行为。 4行政执法程序方面的案例 案例五:案例描述:2009年6月20日,河南某县档案局行政执法人员张某、刘某到所辖乡镇监督检查2008年文件归档情况。张某、刘某来到C镇时,负责C镇档案工作的主管领导镇党委办公室主任吴某接待了他们。执法人员张某与吴某相互认识,双方相互寒暄后,吴某向张某、刘某介绍了该镇2008年文件归档的大致情况。随后,吴某陪同张某、刘某对该镇档案室2008年文件归档情况进行了现场检查。检查中发现,该镇文件归档不全,缺少2008年的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料。现场检查结束后,张某、刘某向吴某和档案员通报了现场检查情况,要求将缺少的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料收集齐全,及时归档。存在问题:张某、刘某进行的此次监督检查程序是否完善? 案例评析:行政执法程序是指行政执法的管辖、过程、步骤、顺序、时限、方式等内容和环节的总称。程序正当是依法治国对行政机关依法行政提出的最基本要求。其主要作用是:规范行政执法行为,防止行政执法的随意性;保障行政相对人参与国家行政管理,监督和制约行政机关依法办事;协调行政机关和行政相对人的关系,达到消除对立情结、构建和谐社会的目的。虽然我国还没有制定一部完整的行政执法程序法律,但各单行法律、法规和规章中对行政执法的程序性规定,无疑是行政执法中应当严格遵守的原则。行政法学原理将各单行法律、法规和规章中有关程序性的规定归纳为以下几种:一是执法公开制度;二是表明身份制度,三是告知制度;四是听取陈述和申辩制度;五是听证制度;六是回避制度;七是时效制度;八是说明理由制度;九是调查取证制度;十是行政执法文书制度。在具体的行政执法实践中,行政机关和行政执法人员必须按照相关单行法律、法规和规章规定的执法程序进行执法活动,否则,就会造成执法程序违法,承担因程序违法而造成的法律后果。本案例中,张某、刘某进行的此次监督检查违反了表明身份的程序规定。按照行政法学原理,出示证件,表明身份是行政执法的重要环节和步骤,凡是与行政相对人直接打交道的行政执法活动,都要遵守、不得省略。不出示证件表明身份的,属程序违法,行政相对人有权拒绝。河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》也规定:《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。行政执法人员开展行政执法工作,必须向公民、法人或其他组织出示《执法证》,以表明身份。不出示《执法证》表明身份的,属于行政执法程序违法的行为,公民、法人或其他组织有权拒绝,并有权向县级以上人民政府法制机构投诉,也可以向人民法院起诉。案例中,虽然张某与吴某相互认识,也不能违反法律、法规和规章所规定的程序,否则,一旦有不良后果出现,就会造成此次档案行政监督检查行为程序违法,使档案局陷入被动局面。此外,该案例中,张某、刘某进行的此次行政监督检查,没有制作《现场监督检查记录》,没有将C镇文件归档不齐全的违法事实记录固定下来,也是一种不符合行政执法程序的违法行为。 5行政执法文书方面的案例 案例六:案例描述:某县档案局在对该县林业局进行例行监督检查时发现,有3卷涉及机构编制、干部职工年报、花名册的永久卷不知去向,查阅该局《档案借阅登记本》,也没有此3卷档案的借阅登记记录。询问档案员时,档案员也说不出档案的确切去向。据此,某县档案局当即对林业局下发了《责令限期改正通知书》,要求该林业局在15天内追查出档案的去向,并将追查结果书面报告县档案局。逾期不报追查结果,将立案查处,追究有关人员的行政责任。在规定的整改期限内,该林业局书面答复称:去向不明的3卷永久档案,系该局会计在办理局机关人员工资调整时借出,遗忘在了县财政局工资福利股,现已收回,并对相关人员进行了批评教育。存在问题:此次行政监督检查的执法文书完善吗?案例评析:行政执法文书是行政机关在行政执法活动中制作的,用以记载和证实行政执法过程的各种材料,是记录行政执法过程情况、认定事实、内容的法律文书载体。根据行政法学原理,在具体的行政执法活动中,有些具体的违法事实,在没有书证、实物、影像的情况下,必须通过制作相应的行政执法文书,来记载违法事实的情况,使违法事实得以固定,以支撑行政执法后续行政处理的开展。制作行政执法文书,也是行政执法程序不可缺少的重要环节。只有完备的行政执法文书,行政执法的过程才能完善,才能善始善终。 本案例中,档案行政监督检查人员在发现林业局3卷永久档案去向不明时,通过查看《档案借阅登记本》,询问档案员,下发《责令限期改正通知书》的执法过程是完整的。但是,从整个行政监督检查的程序来看,此次监督检查还需要两个执法文书来支撑。一是制作《现场检查记录》,将林业局3卷永久档案去向不明的违法事实记录固定下来,作为林业局违反档案法律、法规的证据,以支撑下发《责令限期改正通知书》的必要性;二是制作《询问笔录》,将对档案员的询问用文字记录的方式记录下来,与《现场检查记录》形成一条完整的证据链,用以证明林业局3卷永久档案去向不明的法律证据,确保此次行政监督检查程序的完整。程序合法,是对档案行政监督检查的最基本要求,也是衡量档案行政管理机关是否依法行政的重要指标。案例中,档案行政监督检查人员不依法制作行政执法文书的做法,虽然没有对此次行政监督检查造成一定的不良后果,但并不是说这种错误做法导致的严重后果每次都能幸免。因此,这种现象必须引起档案行政监督检查人员的高度重视,做到依法行政,依程序执法。 作者:刘子芳 单位:许昌县档案局 档案类论文:档案管理中的文档分类技术应用的分析 一、档案管理中的文档分类技术应用方法 文档分类,或者称之为自动地指派语意上的类别予以由自然语言所构成的文档,是目前常用来管理档案信息的一种方法。归纳式的文档分类希望从一些事先标定的文档集里推导出一个分类的准则,此后可以正确地应用此分类准则来对未知的新文档做分类。 一是二元(Binary)设定法。二元设定法是最简单,也是学习型问题(LearningProblem)里最重要的设定公式。其它复杂的设定法都可以通过一定的简化步骤,退化为二元设定法的公式。在二元设定法里,只存在两种类别标签。例如在档案信息检索(InformationRetrieval)的应用问题里,此两种类别标签可以被标定为“相关”或者是“不相关”这两大类。同样的,在电子档案的分类应用里,可以将接收的电子档案区隔为“垃圾文档”与“非垃圾文档”这两大类。这代表类别标签的值只能有两种可能的值,为了符号定义的方便,这两种可能的值设定为-1与1。 二是多类别(Multi-Class)设定法。有些分类的问题牵涉两类以上的分类法。例如一个电子文档派送程序,它负责判断是否将所有接收到的电子文档转发给十位中层管理人员。这代表类别标签可以是十个(更广义的说法为l)同的值。 三是多标签(Multi-Label)设定法。绝大多数文档分类的问题落在该设定法内。它和多类别设定法不同之处在于类别标签和文档之间不是一对一的对应关系。相反地,每一个文档都可以落在多个、唯一一个,甚至是零个的类别之内。例如,当档案的情境为分类新闻报导时,每一个语意上的主题都可以成为某一类别的标签,所以一篇新进的新闻报导可以同时落在“足球”和“巴西”这两个不同的类别之内。这类的设定法可以用一个多维度的二元向量来代表众多的类别标签。因为类别标签已经使用单维度的二元向量的方式来表示,分类规则所产出的结果也必须是单维度的二元向量。 二、档案管理中的文档分类应用词汇 在处理自然语言的问题时,文档内的上下文脉络(Context)会影响一段文字表达的意义,同样的一个单词,在不同的句子里可以有不同的意义。在文档分类的问题里,会采用不同的方法来表达文字,根据不同的需求,可能会也可能不会辨别这些不同的相依性和意义。一般而言,根据文档分析层级的深度,总共有下列四种不同的表达法:次词(Sub-Word)层级;字词(Word)层级;多词(Multi-Word)层级;语意(Semantic)层级。在每一个层级里,最基本的构成组件(BuildingBlock)称之为索引字(IndexTerm)。 一是字词(Word)层级。在很多的情况之下,单词是很好的表达单位,同时单词具备很低的模棱两可性。尽管存在所谓的多义词,但也假设其对整体文档的代表性的冲击是很小的。事实上,字词层级的表达方式已经被证实在信息检索与文档分类的领域里是很有效的。以单词为基础的表达方式的优点为简单和直觉。不考虑逻辑上的结构,使用单词当成是索引字的最小单位可以把一份文档转化成一连串单词的组合。同时我们假设单词出现的顺序在文档分类的任务中是无关紧要的。 二是次词(Sub-Word)层级。该层级不使用单词当成是索引字,一个由n个字母所构成的字串被视为基础的构成组件,这种表示法可以建立相似性的模型,如“computer”和“computers”是不同的单词。使用这种表示法的优点是系统可以处理拼字错误,允许使用者输入错误的单词,经由系统比对,自动找到类似的单词。 三是多词(Multi-Word)层级。借助语言学上的工具的辅助,大量的文档可以基于句法(Syntactic)上的结构做深入的分析。在这一个层级里,索引字通常是参考句法结构的信息所产生的。最常被使用的句法结构之一是“名词片语”。这种方式通称为句法片语索引(SyntacticPhraseIndexing)。 四是语意(Semantic)层级。到目前为此,现今既有的信息科技与技术尚未能做到自动化的摘取一份文档的内容所代表的完整语意,并且表达成可以用以作为数学运算的形式。但是就某些角度而言,有研究指称可以使用分类学以及一些固定字汇的索引语言来取得文档所代表的语意。网络上的Yahoo!分类架构就是其中一个例子。Yahoo!使用阶层式的分类树,用以组成整体的分类结构,接着以人工的方式将网页分到一至多个的分类类别里。 作者:卢红单位:山东电力建设第三工程公司 档案类论文:学校各类档案管理制度 档案建立 建立健全的学校各类档案、目的主要在于为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决定提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视,并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。 档案资料室由文书(或人事秘书兼)专职(或兼职)管理,按《小学档案资料收集范围细目》(附后)建立档案。教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门应设档案柜,分别明确专职(或兼职)人员具体管理。 全面系统地健立健全学校档案、教师档案和学生档案,学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案,一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届、按班分类建立。 档案建立 档案人员应档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类装订、编制目录,进袋入档。档案袋,档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。 注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限;注明“短期”的一般以五年为限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。 凡档案资料收集范围细目中未编入,但确有使用、保存价值的其他资料,学校可根据需要自行决定是否留存。 档案补充 教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等资料要及时收入个人档案。 外来文件、函件由文书(或人事秘书)统一分类编号登记,交校有关领导阅后,即立卷归档。 校内印发的文件是档案补充的重点,平时教导处、总务处、勤工减学办公室、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归案。 档案转递 职工应工作调动,需要转递档案,必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记,严密包封,并加盖密封章,通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。 档案查阅 (一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。 (二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损的归还。 档案安全保密 档案资料室门窗要加固要备有消防器材,保持整洁、干燥,自然通风;严禁吸烟和带入易燃易爆、易引鼠入室的物品。 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室,不得外泄档案中的机密;档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱扔乱抛,应按保密纸处理或销毁。 档案类论文:绘画类艺术档案创新管理思考 一、绘画类艺术档案管理的特点 因为绘画类艺术档案类型多样,分西方绘画和中式绘画等等,就需要进行分类管理。例如,纯图像形的。也因为形态、形式的不同们导致其规格多样化,再以多样化,以及来源多样化所以就分成了四种类型的档案进行管理,提高管理工作的有效性。 (一)纯图画和文字档案的管理特点 以文字为基础和图像为基础的绘画档案都是以纸张为载体,所以大多数的都是历史较为久远的珍贵手稿,这些都是非常具有研究价值的。针对这样的情况,就该对纸张和字体墨水的绘画要特别加以保管,要利用互联网的技术,进行以电子文字、图像资料为载体,另外好对电子文字、图像资料进行特别备份,做到防止资料遗失的情况出现。 (二)绘画影音资料管理特点 很多时绘画也有一定的影音性,这是因为在创作的时候结合了音乐的美感,这样能使得绘画更具有艺术性。影音类的绘画档案都要经过录像带、光盘进行录制,这样的目的在于防止丢失,另外也要多备份,以便在今后遇到损坏的现象可以及时的进行再造和修复。 (三)具体实物绘画类资料的管理特点 因为实物资料是无法进行大量备份的,因为在创作的过程中也就只是创造了了一幅画。针对于实物画的特点要做好对其进行日常定期的清洁和维修,并及时做好相关的记录,如画的大小和尺寸、用色情况、具体的颜色基调等等,这样也是确保画在今后丢失了能够再造。 二、基于大数据背景下对艺术类档案进行管理 (一)用互联网技术对绘画类艺术档案进行管理 在目前,有的艺术馆的档案储藏量已经很丰富了,但对艺术档案管理的工作来说也是不容马虎的。所以,必须加强基层艺术档案馆之间的联系和合作,使艺术档案馆在城市能够健康的发展。形成艺术档案的完整性要求很高,这是因为许多的档案文件都经历了漫长的时间,所以在管理的工作中也造成了极大的不便之处。所以,建立以互联网数据为基础的现代艺术档案管理可以起到解决这个问题的作用。与此同时,也有效的保护了人力物理财力等资源不被浪费。形象的说,一个完整的艺术文件形成过程,先要经发现,再由中央档案及时地通过计算机网络通知主要监管地点收集,组织,最后汇总到中央文件室,形成完整的艺术文件。 (二)运用互联网数据进行科学管理 因为载体和信息结合的特殊性,所以随着计算机和网络技术的出现和广泛使用,电子档案的出现对传统档案工作有很大的帮助和影响。由于其特殊性和载体的丰富性,档案的电子化显示出强大的发展趋势,由于绘画艺术档案管理更复杂、难以制作和进行归档处理都面临着难题,所以就要利用互联网技术进行专用网络设计,使用程序通信应用于管理绘画类艺术档案中,具体的操作步骤有以下四个:1、因为互联网大数据的主要条件是存储和传输信息,将纸质文件转换为数字性文件,并将通过互联网访问传输到硬件中,这也是实现艺术文件信息网络系统化工程的必要条件。对于如何把档案信息到传送互联网,就必须有一定的输出口和接收口的链接:首先,要具备一个集合了存储,管理,整理档案信息一体的处理器,其次要具备一个编辑文件信息管理的软件,这样方便将纸质文件转换成数字信息扫描输入。另外,在这些基本设备的基础上,要加强管理人员操作意识,这样才能有效的进行对绘画类档案的管理。最后,要实现在档案各个工作细节中使用计算机。因为从一定的环境来讲,这样的好处可以减少工作中的失误率提高工作效率。另外,政府等部门要能够及时的起到重视,因为有些档案可能保留了财政方面的资料,所以对此要进行及时的管理防止丢失。2、目前,传统的管理模式已经不能满足绘画艺术档案管理的需要。随着数字,网络和多媒体时代的到来,绘画艺术档案的管理有了新的需求。首先,要使用数字视频编辑设备进行记录原始的纸质档案,像一些著名的艺术家的个人档案(作品,奖项,绘画创作技能等),再进行电子设备的记录,并将它们存储在计算机的数据中。这样做的好处在于有效的保护和延长了使用档案的数据的时间,对未来进行档案的研究具有重要的意义。因为,艺术档案应该保存很长时间,让更多的人分享它的艺术美感。3、合理建立专业的绘画艺术档案管理网站,通过网络促进各个绘画艺术档案管理馆文化艺术事业的建设和发展,也在一定程度上使得绘画艺术档案得到了很好的利用。这样也能使得艺术信息资源的共享达到最大限度的利用,增强艺术档案的参考作用。4、像平时所见的各种艺术团体的统计活动,各种单位网络的纪念品登记表,都是通过使用计算机绘画艺术标准表格设计出来的。在互联网数据标准化的形式下,用户可以从网络上下载和使用,从而实现资源共享。这样就使得所有绘画艺术档案都能在网络上进行,从而建立起绘画艺术档案数据库,方便检索艺术品档案,实现艺术文件信息管理。 (三)艺术类档案需要实行专业化管理 因为绘画艺术档案管理工作的特殊性就使得对其的专业有着严格的业务要求。首先,要具备高效的劳动力。尤其是信息技术方面,开始对档案管理工作人员提出了新的专业知识要求,也赋予了新的工作内容,这都是因为通信技术和网络技术的快速发展。要使得艺术档案馆管理工作具有无限的活力,艺术档案馆管理人员就要逐步从传统的档案收集管理形式转变为信息化的管理。其次,档案管理工作人员必须学习和更新他们的知识和技能,例如,熟练使用电脑,打印机,传真机等设备,因为,档案管理工作人员不能再依靠原有的知识,经验下的传统模式来管理档案。只有掌握了一系列的现代操作技术,才能开发出复合人才所需的艺术档案。另外,管理内部要树立竞争的概念,根据档案人员的性格进行责任分工,根据他们的能力和工作成绩的来给出评价。对其中表现出色的员工,可以直接受命,对能力不足的要及时培训和锻炼。通过这样的方式,能够有效的鼓励档案人员自发地和自觉地学习新的知识和技能。最后,要加强档案管理人员的培训,只有通过不断的纠错和锻炼,才能让他们认识到自己的不足这样才能有提高的机会。在当今网络时代的发展下,绘画艺术档案管理人员必须重视对自身知识的更新,只有这样才能成为网络档案信息的研究人员。 (四)艺术类档案需要进行统一化管理 不同地区的档案管理部门,要将自己所在城市的绘画艺术档案资料输入电脑中,进行统一化管理。这样可以使得有需要的用户可以避免与档案直接接触造成磨损和污染的情况,也进一步加强了艺术文件的保护作用。例如,著名绘画艺术家创作的原始性画稿和他们个人的人生经历和获奖经历等等,这样档案材料都是非常宝贵的历史材料,具有非常巨大的研究价值和收藏意义。因为这些原始性的稿件都是不可再生的,如果用户在使用中受到了损坏,那么将带来巨大的损失和严重的后果。 (五)必须加强互联网数据下的档案使用,利用法律法规等形式,以保护完整的档案资源 为此,首先要加强那些可以在线访问的绘画艺术档案,在没有规定的情况下不能访问访问,这样就能保护数据的完整性,防止出现病毒干扰干使得系统的不能正常运行。其次,要制定应急计划,及时进行安全检查和审计,编写安全报告要求。另外,要严格的控制权限管理,包括日常浏览工作的管理,要按规定恢复权限。最后,在线访问文件信息目录要同步,定期进行安全评定,持续改进,祈祷优化系统的作用。 作者:陈乃舜 单位:陕西国画院 档案类论文:浅议县级公共资源交易类档案规范化管理 【摘要】随着现代信息技术的逐渐发展与进步,对档案进行规范化管理有着十分重要的作用,档案规范化管理与单位以及部门的总体决策方向有着十分重要的作用。通过规范化的档案管理方法,能够有效的提升县级公共资源交易类档案管理的水平,使其能够更好的服务于单位以及部门。基于这个背景,笔者在本文主要探讨了如何加强对县级公共资源交易类档案规范化的管理工作,旨在为后期相关规范化档案管理提供相关的参考以及借鉴。 【关键词】县级;公共资源交易类档案;规范化;管理 随着近些年我国公共资源交易市场的逐渐完善与发展,公共资源的交易领域以及交易频次也在逐渐扩大,这些对于促进我国社会主义现代化经济建设有着十分重要的作用。对于县级公共资源交易类档案管理来说,促进交易档案挂历的规范、完整以及真实性,对于促进我国县级公共资源的优化配置,并且使得县级公共资源的交易活动能够更加规范有着十分重要的作用,因本文分析县级公共资源交易类档案的规范化管理是十分有必要的。 一、明确立档的责任人 对于我国县级公共资源交易类档案来说,其中立档责任人就是指参与我国县级公共资源交易活动的相关单位,这些相关单位应该根据公共资源交易项目的具体情况来确定相关档案资料的归档范围,相关立档单位应该建立符合标准的档案管理室,档案管理室的基础设施应该符合相关的标准,并且档案室内部应该配置符合标准水平的防火、防盗以及防潮设施,从而保证档案的完整性以及安全性,另外,如果县级公共资源交易类档案出现破损以及霉变的情况,应该安排专业的工作人员你对其进行复制或者维护等措施。另外,相关立档单位应该明确档案管理人员的职业,通过利用现代化信息技术手段,建立相关的档案管理网络,并且档案进行收集以及整理工作,这样通过对县级公共资源交易档案进行归档以及保管或者存毁,使得县级公共资源交易类档案有一个规范的管理流程,相关的档案管理人员应该有基本的档案管理意识以及档案管理业务能力,立档单位应该及时对档案管理人员进行培训,这样使其能够遵守档案管理工作的相关法律以及法规。 二、加强对档案的管理 立档单位根据相关的规定对档案管理的文件资料进行收集以及整理之后,应该对档案文件资料进行及时的登记,使档案管理的文件材料能够在规范的管理之下进行立卷和整理。对于县级公共资源交易类档案的文件资料来说,主要博阿洛项目的核准、审批、审定以及公共资源交易过程中产生的档案文件资料,一式两份,项目的备案核准单位以及项目建设单位应该保存原件,档案的立档单位保存其复印件,另外,对于只有一份原件的文件资料,应当由备案核准单位进行归档保存,而项目建设单位保存其复印件,复印件应该保存原单位的名称、时间以及加盖原件印制单位的工作印章。对于公共资源交易类建设项目的工程招标机构以及工程造价咨询机构和资产资源评估机构等,对于相关的涉及单位所需要的材料进行复印归档保存,其中,已经装订成册的招标以及投标文件或者预算书等,在装订的过程中应该采用一些不易腐蚀以及变质的材料进行装订。 三、明确档案保管期限以及密级 对于县级公共资源交易类档案管理来说,档案的保管期限应该符合相关的规定:其中,工程招标档案应该分为以下三种:即永久、长期和短期,其中长期是指档案保管的期限不低于项目设计的使用年限,短期则是档案保管的年限在15年以下。另外,对于资产资源交易类档案的保管期限应该保存至合同期满为止,对于那些一次性所有权出让以及转让的项目,档案的保管期限应该为永久,另外,对于资产资源评估机构以及拍卖机构的档案保存期限,应该自评估报告以及成交确认书签发之日起不少于10年的保管期限。而招标机构的档案保管期限则是自中标通知书发出之日起不少于5年。对于县级公共资源交易类档案管理的密级来说,主要分为绝密、机密以及密码三种,相关档案管理文件的密级应该根据国家等行政主管部门的相关规定工程密级而制定。 四、结语 对于县级公共资源交易类档案管理的工作来说,应该基于现代化信息技术发展的视角对其进行管理,及时更新档案管理理念,加强档案管理室的基础设施建设,促进档案管理人员综合素质能力水平的提高,加强对档案文件管理的日常维护与管理工作,充分将县级公共资源交易类档案的规范化管理工作落到实处,使其能够真正的服务于广大人民,提升县级公共资源交易类档案管理水平,是现阶段经济发展以及社会进步的必然需要。 作者:温秋月 单位:苍南县公共资源交易中心 档案类论文:艺术类院校档案管理实践与思索 艺术类院校档案是艺术类院校在各项活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、电子信息等不同载体的文件材料的总和,它全方位地反映了学校在美术、音乐、戏剧、舞蹈等方面取得的成绩和学校的整体实力。对其进行收集、整理、保存和利用等管理活动是学校整体教育教学及行政管理中的重要组成部分,是评估艺术类院校实力的重要因素。因此,只有提高学校档案的规范化管理水平,才能充分发挥其对教学、行政的指导作用,才能更好地组织、协调和监督各种活动的举行。 一、艺术类院校档案管理的主要特点 1.专业性。艺术类院校的主体档案是反映其艺术教学、艺术成果等方面的档案,具有较强的专业性,通常是按照教学的科系来分门别类的,笔者所在的阳泉艺校就是分为美术、音乐、戏剧、舞蹈四大类以及文化和学校外来文件两个补充类型。同时,由于艺术院校的学生参加比赛的机会较多,这也就需要在档案的管理上要有一定的专业性。 2.真实性。真实性是所有档案管理活动的必然属性,即你所记录的内容必须与实际情况相符相合,记载的获奖人物、论文名字、取得的奖项都必须清楚,能给后人起到榜样、参考的作用。 3.保密性。保密性主要表现在艺术成果档案及外来文件或公文方面。反映学校艺术教学方法、内容入成果的档案是学校的宝贵资源,学校对其拥有知识产权。由于一些公文是保密甚至绝密文件,在一定程度上有着法律效力。这就需要档案管理人员认真保存这部分文件,单独存档保管,不能与其他普通文件相互混淆。而对文件的内容,则要严格的保密。 4.现实参考。艺术类院校档案中蕴含了大量艺术创作劳动的成果,能够有效地对教学等活动进行指导,产生巨大的使用价值,如开放老师、同学在文化方面获奖的论文、演讲稿等档案材料,可以供后来的老师、同学方便调阅、学习,而这也就成为艺术类院校档案管理工作中的一个最为明显的特点。 二、管理现状 笔者认为,目前艺术类院校档案管理较混乱,主要体现在以下几方面:一是对档案工作重视不够。长期以来,相当一部分人员对艺术类院校档案管理工作认识不足,认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作,与教学和科研没有直接联系,不能为艺术类院校创造经济效益,只要不丢失、不泄密,能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全,落实不到位。有的艺术类院校没有明确制定管理人员的岗位职责,缺乏系统、完备的规章制度;有的只有查(借)阅制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范,在工作中无法落实,严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是多数艺术类院校档案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制,一些学校的档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,管理的重心还是实体管理,没有随着科学技术手段的不断更新而实现信息化管理。而人工操作下的档案没有办法完成对档案信息的筛选、排序、分类、汇总,由此导致很多档案工作只能靠手工完成,造成人力资源的极大浪费。 三、改进措施 1.增强档案意识。加强宣传,提高全校管理人员的档案管理意识,让档案管理工作真正成为艺术类院校管理的一部分。根据《高等学校档案管理办法》第3条规定,艺术类院校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。艺术类院校也有义务做好档案管理工作;第5条规定,艺术类院校档案工作由高等学校校长领导,且明确了其领导职责。艺术类院校应按照法律规范加大档案管理宣传力度,增强各级领导和广大教职员工的档案意识,让所有人都认识到档案管理是促进艺术类院校发展的重要工作,更是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是无法替代的资源,明确档案管理方法,便于档案的集中管理和利用,以形成档案工作的良性循环。 2.实行信息化管理。学校档案管理信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为优秀,以信息网络为基础,建立艺术类院校,特别是艺术类院校档案信息库,通过将传统的纸质档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。全面加强艺术类院校档案管理,促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变,从手工操作型向现代管理型转变,从实体档案管理向虚拟档案管理转变,使档案管理者向信息管理者转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库以及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,使广大师生能够方便迅速地查询到所需的档案信息资料,为学院的整体发展服务。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,还可以更快捷、更准确地为学校各项工作提供全方位的优质服务。 3.加强编研工作。艺术类院校档案管理人员利用现有的艺术类院校资源,将原本零散的各种档案系统化、条理化,以便为学校提供更准确的档案资料。通过编研,可将整合后的档案信息成果从不同方面反映学校、学生的情况,对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用,是系统的、高效的参考资料。同时,学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴,共同构成学校的信息服务体系,因此,应形成资源联合,促进资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,促进档案信息的互补,减少在管理中出现的不必要浪费,更好地满足艺术类院校多方面的需要。 4.提升业务素质。档案管理是一项要求严格的技术型工作,要求档案管理人员应具有较好的专业素质和技术能力,并保持认真工作、一丝不苟的严谨态度,能够运用扎实的理论知识、科技知识和现代化管理手段来完成艺术类院校档案管理,提高档案管理的质量。因此,艺术类院校应积极加强档案管理人员的素质培训,使其不断学习、优化自身知识结构,注重计算机技术、数字信息的学习掌握。促进其工作能力的提高,发挥主观能动性,实现艺术类院校档案管理工作的全面展开。根据档案管理自身的特点,档案管理者应对不同类型、不同层次、不同要求的档案进行有针对性的管理,这样才能有效提高档案管理的业务水平,提升档案的有效使用能力。 档案类论文:勘察设计类档案管理综述 1引言 面对日益激烈的市场竞争,我国勘察设计咨询业迫切需要增强自身知识产权保护意识,同时承认并尊重他人的知识产权及合法权益。为了保护与管理勘察设计咨询企业的知识产权,鼓励技术创新和发明创造,丰富与发展原创性智力成果,增加企业自主知识产权的数量并提高其质量,增强企业自主创新能力和市场竞争力,同时尊重并合法利用他人的知识产权,为此,对勘察设计文件档案管理具有极其重要的作用。本文通过明确勘察设计文件档案管理的对象及特点,探讨了其管理的方法及程序,并针对目前勘察设计文件档案管理工作中出现的问题提出了相应的对策,为进一步完善我国勘察设计文件档案管理提供了有益的参考。 2档案管理的对象及特点 勘察设计的文件档案主要包括勘察、设计、咨询活动和科研活动中形成的,以各种载体所表现的文字作品、图形作品、模型作品、建筑作品等勘察设计咨询作品。勘察设计文件档案包括以下内容: 1)工程勘察投标方案,专业工程设计投标方案,建筑工程设计投标方案。工程咨询投标方案等; 2)工程勘察和工程设计阶段的原始资料、计算书、工程设计图及说明书、技术文件和工程总结报告等; 3)工程咨询的项目建议书、可行性研究报告、专业性评价报告、工程评估书、监理大纲等; 4)科研活动的原始数据、设计图及说明书、技术总结和科研报告等; 5)企业自行编制的计算机软件、企业标准、导则、手册、标准设计等。 勘察设计文件档案管理有如下特点: 1)成套性。一个勘察设计项目所形成的若干相关文件材料,这些文件材料既以不同工作阶段相区别,又与总体科技程序和科技内容相联系,构成了一个反映该项目勘察设计活动的材料整体,是一个密切联系、有机结合的整体。 2)专业技术强。我院是广西自治区唯一的公路工程专业勘察设计甲级院,其专业技术档案又具有专业性强、科技含量高、分类细致等特点。勘亲设计类档案具有较强的专业性,不同的专业又有着不同的技术内容和方法,在哪一个专业技术领域形成的档案,就集中地反映哪一个专业技术领域的科技内容及相关的技术方法和手段。 3)利用率高。近年来,随着科学技术的不断发展和专业技术普及率的提高,档案的查询和使用的机率越来越高,有些项目可以大量地、重复多次地运用于新的勘察设计项目,特别是记述和反映新技术、新工艺的档案,其利用率更高。 3方法及程序 为确保归档的勘察设计文件完整、准确,便于档案资料的查阅使用、质量问题的追溯、落实质量终身责任制,根据目前国内勘察设计文件档案管理的发展状况、经验和趋势,结合质量管理体系GB/T19001—2008一IS09001:2008标准和我院的成功经验,对各阶段勘察设计成果文件、记录和资料归档的种类、归档文件的装订要求、归档交接方法、责任等提出以下管理方法和程序: 3.1按不同阶段项目归档文件的种类要求 l、预可行性研究、可行性研究、方案设计、初步设计阶段:a)在向顾客提交成果文件的同时,归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘;b)在接到主管部门批文时追加归档有关的批复文件。装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿,分类装订的勘察原始记录、做为依据的的数据资料、各类技术报告、技术工作总结,质量记录等保存在承担项目部门,保存期三年。 2、施工图设计阶段:a)在向顾客提交成果文件的同时,归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘;b)上述成果提交后一个月内,提交下列文件归档:勘察设计成果的蓝晒底图清样、装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿分类装订的勘察原始记录、做为依据的数据资料、各类技术报告、技术工作总结装订成册的质量管理记录,包括:产品要求评审记录及各种附件、项目工作计划、勘察大纲、勘察成品检验记录、技术及安全交底记录、外业验收记录、设计输入登记表、假定输入单、技术指令、互提资料单、互提资料单、设计评审记录、设计确认情况表、勘察、设计、测量成品批准放行单c)设计过程中与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。 3、工程竣工(交工)验收后一个月内,提交下列文件归档:a)有常驻工地设计代表的:工地日记及相关附件、设计修改通知书、现场照片b)无常驻工地设计代表的:服务验证表、设计修改通知书、现场照片、后期服务期间,与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。 4、竣工(交工)验收后如发生与项目有关的记录要随时归档。 5、工程地质勘察项目:工程地质勘察报告及有关附件、内容完全一致的电子光盘、勘察大纲、校审记录及校审的原稿、成果清样、外业验收记录、勘察成品批准放行单、技术总结。 3.2归档手续 1、项目负责人将符合本规定要求的归档文件整理、装订好,填写《勘察设计项目文件归档交接表》一式2份; 2、将归档文件和《勘察设计项目文件归档交接表》一起送档案室归档; 3、档案员按本规定的内容对《勘察设计项目文件归档交接表》中的归档文件及数量一一核对,确认无误后签收。一份《勘察设计项目文件归档交接表》退归档人作为存档依据,另一份留档案室备查; 4、档案员对不符合规定要求的归档文件有权拒收。 4问题与对策 目前勘察设计档案管理存在的主要问题是:资料档案常有收集遗漏或未及时归还的;档案管理人员的思想及素质未能跟上;管理的硬件和软件有所不足;单位对档案管理的宣传力度和员工对此的重要性有所欠缺。对策:①作为档案管理人员要积极主动地配合勘察设计部学术.Academ_cs门主动地收集遗漏或未归还的勘察设计文件。②加强对档案管理人员的培训,提高专业素质、服务意识、服务质量、服务水平,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心。严把工程档案质量关,成为能达到交通勘察设计业务知识与档案专业知识的复合型人才。⑤加大投入,对勘察设计档案进行科学化、规范化管理及各种基本检索工具的使用方法,能快速准确地提供服务。强化科技档案资料管理工作中的信息化程度,充分利用现代信息技术和网络技术,做到科学管理、资源共享、科技档案管理信息化。④进一步完善科技档案资料管理工作中的质量管理体系在院总质量管理目标要求和指导下,制定好科技档案资料管理的部分质量工作手册,进一步完善科技档案资料管理的规章制度和有关管理工作的质量体系运行手册,明确各工作环节的质量责任,并在工作中努力寻求持续的改进和完善。⑤及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记汞,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性,确保各部门获取及时的、有效的档案资料或信息。此外,当采用电子化进行管理时,应注意电子资料的安全保密性,须防范计算机病毒及电子资料的保密。须采用防火墙、防病毒软件,对电子资料加密及身份识别,设置相关人员的管理、借阅权限,对不同等级的电子资料,针对不同的借阅人员设计不同的查阅权限:在线阅读、拷贝、打印功能。 档案类论文:高校档案实体分类制度 第一章编制说明 一、编制目的 为了适应高等学校档案工作日益发展的需要,统一全国高等学校的档案实体分类,实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥高校档案的作用,更好地为学校工作和社会主义建设服务,特编制本法。 二、编制原则 本法的编制,以辩证唯物主义为指导,引入系统论的观点和现代化管理的方法,源于实践,高于实践,把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来,具有较强的思想性,科学性和适用性。 (一)体现思想性 档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排,都必须以辩证唯物主义为指导,以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心,两个基本点”的基本路线的原则精神,从实际出发,突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。 (二)符合科学性 本法规定的各项内容,既要实事求是,符合高等学校档案工作的实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则,在理论与实践的结合方面,有较强的科学性,力求有所发展,有所创新。 1.采用“高等学校档案”这一综合概念,以高等学校全部档案为对象,按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表(即信息分类)》体系的协调。 3.类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。 4.类目排列,档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分,从一般到具体原则划分,做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延,同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。 (三)重视适用性 本法采用多元,灵活的处理方法,在强调大的原则统一的同时,照顾不同类型、规模、层次院校的特点,根据各校档案实际情况和发展水平,给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度,留有较大的余地。 为了方便掌握使用,本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用本表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 (一)一级类目的划分与标识 一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下: DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料 CB出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“xingzheng”(行政)的简称。 (二)二级类目的设置和标识 二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大原则统一的情况下,各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如:科学研究的二级类目,本法只规定按学科或专业或项目设置,具体到一个档案馆(室)如何选择,由各校自定。产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置,亦依此办法处理,一经确定,不得随意变动。 二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。 (三)三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,由各校根据需要和可能,自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 (一〕档号: 是存取档案的代号,排架的依据,必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。 (二)档号编制的原则: 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。 (三)档号结构、模式和标识: 1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目,由各校自行掌握。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成者力“DQ”;由二级类目组成者为“DQ11”;由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ” 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。 2.档号的模式。 本法规定为: 年度号十分类号十案卷号 对于库藏有多个全宗的院校,原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的,还应在案卷号后面加件号。 3.档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1990一JXl4一23。 (四)档案的实体排架问题: 从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法,各校在按档号排架时,可根据案卷数量、自身条件,既可按一级类目年代纵向排列,也可按年度一一类目横向排列。 五、关于实体分类中几个问题处理 (一)关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及,管理自动化程度的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。从当前高校声像载体档案归档的内容看,基本不超出十个一级类目的范围,故暂不将它与十个一级类目井列,但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为: 年度号十声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。 例如:某中央领导同志1990年来校视察,照片册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为: 1990一SX12一23 1990一SX13一102 CB15音像出版类档案中的声像载体材料,亦依此办法处理。 (二)关于教学类档案类目的划分 教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的差异性,为保持其有机联系和便于管理、利用,在二级类目的设置上采用了二种分类方案,供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种,并保持稳定。 (三)关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他九个一级类目都包含有涉外内容,从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑,将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多,价值和重要程度较高,有其特殊性,在二级类目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。 (四)关于纳入管理的人事档案的分类编号 按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合的组通字[1991第13号文件,即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理,本法不另作规定。 档案类论文:档案分类法管理论文 《中国档案分类法》(以下简称《中档法》)第一版1987年12月出版一年多后,我院就开始按它进行档案分类标引了。实践证明,《中档法》第一版所设类目太粗,远远不能满足实际标引需要。1997年12月出版了《中档法》第二版,把类目由一版的5千条扩展到10万条,基本能满足全国档案分类标引需要,但我们在使用中仍发现不少问题有待解决。 我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的,至1999年底,库存3万5千卷文书档案和科技档案(科研、设计、基建、设备等)已全部著录和标引完毕,并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多,这里谈几点看法,以就教于同仁。 一深入学习 八十年代末以来,我们为了跟上档案工作标准化的步伐,学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》,1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》,1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》,1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感,只有在反复学习中使用,又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。 二全面返工 前面提到,我院著录标引工作起步较早,当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时,绝大部分库存档案已著录标引完毕,并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号,很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍,很多类别有了细目,原来的粗标引必须返工作细标引。再者,《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改,如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”,取消了工业复分表,增加了科技档案复分表,取消了R基建类中的综合类,等等,就是具体类目的含意也有些变动。这意味着,按第一版标引的不少类号必须报废,重新按修改后的类目号标引。 我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类(其中工业基本大类N又分21个类)的所有类别。返工量之大,可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录,逐类逐条对照《中档法》第二版修改,然后再在微机上改一遍。 三处理难题 大家知道,一个单位确定做分类标引后,对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号,否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的,进行分类检索时,未被标引的档案就会漏检。 孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到:“有档应有类,要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平,很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说,分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目,使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。 下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。 (一)对分类表欠缺类目号的解决方法 1采用上位类号标引。例如:关于人才开发问题的文件找不到相应的类号,可标BC4人事。又如:宝钢烧结厂烟囱设计,从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目,只有标NG6133烧结厂燃烧系统。 2采用靠类标引。例如:关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号,可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如:太原东山水泥厂车库设计,在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号,可靠标NW6243水泥厂运输基建。 3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时,无奈才采用这种方法。例如:一般供暖锅炉房在R类中却无类目,若用上位标引,住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程,而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号,显然不合理,影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引,就能达到同样事物用同一类号标引的要求。 (二)重复类目的选用 在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类,在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如:干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目,就是必要的重复类目。但是,分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目,笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目,把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如:“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了,但实际却在5个大类中设了5个类目。又如:居住建筑档案在不同大类中设了11个类目(有的还分若干细目)。R类本来就是建设档案类,其中档案馆、居住建筑都设有类目,它们的共性都很强,用R类标引这种档案完全可以解决问题,分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引,就不可能达到标引的一致性。为此,我们采取了以下做法: 1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如,R类是“城乡建设、建筑业”类,就是基建档案的主题类、通用类,其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑,任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此,全国的住房都用R4121类(下面还有住宅、宿舍等细目)标引才好。然而,分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目,这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错,但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引,这就出现了不一致问题。 2主题专业类目中虽有相应类目号,但若太粗,也可不用,而用相关大类中的具体类号标引。例如:R4124为“教育及科研建设”,但下边并无科研建筑细目,而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等,实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。 3一个事物或问题在几个主题大类中都设有类目时,应视具体情况而定。例如:HB6378为“地震工程与工程地震学”,TC58为“地震工程学”,R5317为“建筑抗震研究”,这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容,若属基础理论研究可用HB6类号或用TC5类号标引,若是指具体建筑工程抗震研究的,则用R5类号标引。例①《北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响》研究报告标TC5824(场地对地震动的影响);例②《唐山地震对京津的影响》调查报告标HB6379(地震调查),也可标TC34(地震调查);例③《空间杆系结构抗震计算的研究》标R5317;例④冶金类中的NG522132为“耐火材料设备”研究,建筑材料类中的NW5592为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样,标引时冶金系统和建材系统肯定是各自用本专业的类号。这样做虽不合理,但是合法(《中档法》)。 另外,各工业类的设备、标准、环保等小类与主题类的NJ机械、SA环保、UA标准等的交叉重复也是难解难分的。涉及相同的类目都要进行分析、比较后才能选定合适的类目号做标引。限于篇幅,本文就不多例举了。 总之,《中档法》存在的问题只能待其编委会做出解释和再版时修改来解决,使用者无权做任何改动,只能想法去适应,至少在一个单位内要有统一的使用方法,使对同类档案的标引前后保持一致。我们虽然通过实践归纳出几点方法,但很不理想,只是权宜之计,而且还经常为选适当的类号伤恼筋。因此,我们特别希望与兄弟单位交流情况,向同行学习,以提高标引水平。 档案类论文:企业管理类档案归档问题探究 摘要:制定规范的归档范围和保管期限是顺利高效开展档案工作的重要前提。近年来,国家对此项工作日益重视,陆续出台相关行业标准和规定。结合工作实际,本文对企业管理类档案归档存在的问题进行了阐述,对梳理企业管理类档案的归档范围和划定保管期限进行了探究。 关键词:管理类档案 问题 归档范围 梳理 企业管理类档案是在企业运营过程中形成的,反映党务、行政管理、经营管理等各类管理活动的档案,是企业各项业务、生产和管理活动等正常运转的支撑平台。企业的各项业务决策需要以它为支持,企业利益的维护也需要它作为证据支撑,其对企业的作用是重大且无可替代的[1]。 制定规范的归档范围和保管期限是管理类档案工作的基础和源头,旨在使所保存的档案既能反映企业主要职能活动,维护其历史面貌,又便于保管和利用。归档范围确定了哪些文件材料应转化为档案,即归档鉴定,保管期限确定了档案鉴定销毁与否的年限,即到期鉴定。 一、管理类档案归档存在的一些问题 管理类档案归档范围涵盖不全是较为普遍存在的问题,且主要集中在“重红头文件,轻非红头文件”、“重结论性文件,轻过程性文件”。企业管理类档案最初基本上仅局限于红头文件,很大一部分日常管理中形成的重要文件如领导在重要会议上的讲话、会议纪要、重要的专题调查材料、工作计划和工作总结、统计报表、大事记等被忽略归档[2],还有一些因新增职能所产生的文件一直未予归档。上述种种情况造成公司管理类档案分类较多而散,归档工作被动而不全面。 因此,遵照国家相关规范和规定,对企业管理类档案归档范围和保管期限进行全面规范的梳理,维护企业管理类档案资源的完整、准确和系统势在必行。 二、编制依据 2009年11月2日,为规范企业档案工作,使之更好地服务于企业生产、研发、经营和管理工作,国家档案局档发【2009】4号文件了档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T 42-2009,以下简称“规范”),其中附录了《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。 2012年12月17日,为便于企业正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,促进企业依法经营和规范管理,国家档案局令第10号公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(以下简称“10号令”),并自2013年2月1日起施行。该规定要求企业应依据本规定和国家及专业相关规定,结合自身特点编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。 三、管理类档案归档范围的梳理方法和注意事项 相较档案部门而言,文件处理部门或主管部门更能准确判定文件归档与否及重要程度,因此,可采用分部门编制的方法,同时可以明确归档责任,避免归档主体不清。 (一)准备工作 档案部门认真研读上级文件和行业标准,结合各部门工作职责编制相关文件和表格。可编制《文件材料列表》(见表1),供各部门梳理文件,最好举例演示,并对表中相关字段进行说明,以便于相关部门更好地理解和操作。这样,既有利于职能部门梳理工作和产生的文件,又有利于档案部门全面而具体的了解公司文件材料的构成,在此基础上,进一步梳理管理类档案的归档范围。表中,“对应类别”一栏对应“10号令”中的“序号”填写,如无相应类别,可自行添加。保管期限根据文件的重要程度可分为永久、定期30年和定期10年三种。 (二)通知开展工作 条件允许并且时间充裕的情况下,可以成立项目组,将此作为专项工作开展,项目组可深入具体部门逐一协助梳理。若条件不允许,则可简化为编制备忘录或通知文件,将依据文件和《文件材料列表》作为附件,一并发给相关部门,并明确反馈日期和工作联系人,以便于及时进行跟踪和沟通。争取公司及各部门领导的充分重视是非常重要和必要的,这样各部门才能积极配合,提供较为全面准确的结果文件。 (三)各部门自行梳理 各部门组织部门领导、专业人员和文书人员共同对照通知文件,认真梳理本部门的业务流程和信息流,确定哪些文件应该归档,再按照文件材料的重要程度,确定其保管期限,填写《文件材料列表》。需要注意的是,应选择本部门形成的文件材料作为归档重点,只有把各部门的重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整,才能全面反映本单位的历史全貌和活动规律,为日后工作查考与借鉴服务。此外,不要照搬照抄参考文件,要突出本部门的职能特色,文字表述力求规范、准确,内容具体,避免俗语和歧义,尤其是专业术语应使用全称或规范化简称,尽量避免“重要的”、“一般的”等主观性的表述,增强归档范围的针对性和可操作性。 (四)档案部门整理汇总 档案工作人员对各部门提交的《文件材料列表》进行整理、汇总和鉴定,对重复项给予删除或合并,对不一致的地方与相关部门反复沟通,并据此制定管理类档案的分类体系、归档范围与保管期限。一般的,企业管理类档案可以分为以下几类:行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、信息管理、QHSE管理、资产管理、审计、法律等[3]。为便于归档单位集中组卷和归档,分类尽量与企业职能部门的划分一致,并可按文件分类主题和归档单位两种方式排列(见表2、表3)。 (五)实施,动态更新 将管理类档案的分类体系、归档范围和保管期限纳入企业制度体系文件,发至相关部门和领导进行交叉审核,对其内容进行再次核定,再无异议后以红头文件的形式正式实施,并组织相关工作人员进行宣贯,各所属单位和部门应严格按照规定做好管理类档案归档工作。实施后,在一定时期内应尽量保持相对稳定,然而,梳理档案归档范围和划定保管期限是档案部门的一项基础性和长效性工作,随着公司组织机构或工作职能的调整,以及文件材料重要程度发生变化,需要对归档范围和保管期限进行相应调整,做到动态更新,这样才能使其与实际工作保持一致,从而更好地开展管理类档案的各项工作。 档案类论文:气质类型在档案工作中的应用 摘 要:不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现各不相同,在档案工作人力资源管理工作中如能加以引导和适度的改造,将个人的气质类型与档案工作岗位合理匹配,将能有助于提高档案管理工作的效率。 关键词:档案工作者;气质类型;匹配 0 引言 档案作为人类社会历史活动的重要记录,其价值不言而喻。随着社会现代化程度的广泛延伸和法治社会化程度的提高,档案的价值越来越为人们所重视,人们从档案中得到更多有指导性和补充性的信息,为人们生活的各个方面带来巨大变化。随着档案价值的被进一步发掘,对于档案的利用进一步增强,作为利用者和档案之间的纽带――档案工作者发挥着重要的作用。 目前档案管理工作面临着人手少工作量大的严峻形势,如何运用科学方法,协调档案工作者与档案工作的关系,处理与档案利用者的矛盾,充分发挥档案工作者的潜能,使人尽其才,人事相宜,实现提高档案管理工作的效率,为档案利用者提供所需信息的目标,成了新时期档案工作者的新课题。档案工作者自身的心理素质得到了广泛的关注。 气质是人的个性心理特征之一,它是指在人的认识、情感、言语、行动中,心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征;现代心理学把气质理解为人典型的、稳定的心理特点。气质特点一般不受个人活动的目的、动机和内容的影响,具有较强的稳定性,即有着某种类型的气质的人,常在内容全然不同的活动中显示出同样性质的动力特点。 根据档案工作者不同的气质类型合理的安排工作岗位,并对其优势方向进行合理的诱导,实现人力、物力的合理化,对于档案管理工作的效率的提高将会起到促进的作用。本文通过分析不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现,并将气质类型与档案工作相结合,提出提高档案管理工作效率的建议,以期提高档案社会化利用的价值。 1 各种气质类型的特点 古希腊的希波克拉底很早就观察到人有不同的气质,他认为人体内有四种体液:血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁,并根据人体内的这四种体液的不同配合比例,将人的气质划分为多血质、黏液质、胆汁质、抑郁质四种不同类型。巴甫洛夫认为有四种典型的高级神经活动类型,即活泼的、安静的、不可抑制的、弱的,分别与希波克拉底的四种气质类型相对应,四种气质类型即四种典型的高级神经活动类型的行为表现。还有人将气质归因于体质、内分泌腺或血型的差异,但气质的生理基础仍无法确定。但胆汁质(兴奋型)、多血质(活泼型)、黏液质(安静型)、抑郁质(抑制型)四种气质类型的名称曾被许多学者所采纳,并一直沿用至今。 胆汁质的人意志力强,讲求效率,乐群性高,思维敏捷,但准确性,灵活性差,情绪波动明显,易急躁。 多血质的人缺乏意志力,做事有始无终,善于交往,容易适应环境,思维敏捷,随机应变。容易接受新事物,兴趣易转移。 黏液质的人可以长时间从事一项工作,自制力强,情绪波动不大,不易外露。思维动作慢,不善于交往,注意稳定不易转移。 抑郁质的人孤立,好静,情绪不外露,但是体验深刻,动作反应慢但是准确性高。 通过以上对四种气质类型的分析,我们可以看出每一类气质类型都有自己的特点,在现实的表现中很少存在典型的某一类气质类型,大多数人属于混合型。但是每个个体在主要的那一类上依然存在自己独有的侧重表现,而且较为稳定。这种特点为我们合理发挥每个人的优势,同时对其他方面进行适度改造提供了条件。 2 档案工作与气质类型 2.1 档案基础工作 档案基础工作通常理解为档案进入利用渠道前的准备,随着社会的发展,档案的价值会有不同的表现,档案基础工作就伴随有不同的内容。通常意义上档案基础工作包含档案的收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究等基本过程。 档案的收集较多的需要人际交往和敏睿的思维能力等,胆汁质和多血质的工作者有较高的乐群性,更容易适应新的环境,他们在收集档案的过程中能够得到更多的档案的相关信息,与对方建立良好的人际交往氛围。 档案的整理、编辑、编目和研究等过程则是一项需要长期进行的工作,有较强的自制力和稳定的注意性是做好该工作必需的前提,黏液质的人群更能胜任此类的工作,不容易受到环境的干扰,可以长期从事同一种工作而不会降低效率。 档案的价值鉴定工作更注重准确性,抑郁质的人好静,反应慢,但是体验深刻,而且准确性高,该类人群较为适合此岗位。 2.2 档案利用工作 档案价值实现必须通过主体需要被满足,即保存的档案被社会公众充分利用来实现。档案管理部门借助不同的方式使档案中所蕴藏的价值和有研究意义的信息被发掘,实现档案潜在价值向现实价值的转化,进而实现档案的社会使用价值。传统意义上的档案利用主要基于以下方式实现:档案的阅览服务、档案外借服务、档案证明服务、档案展览服务、档案咨询服务等五种方式。随着信息化的发展,档案利用服务表现为档案信息化利用应用环境构建及信息资源建设。 档案阅览服务需要核实查档人不同的阅档权限、严格实施查阅时的档案保护规定,保证档案材料的安全,并需做好预约、借案和归还登记工作。这些工作事无巨细、需要准确仔细的完成,又比较繁杂单调,比较适合黏液质和抑郁质的气质类型。 档案原则上不能外借,外借原件需办理特批手续,并严格限制借出时间。档案借出以后,需要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象需要及时汇报、处理。这些工作需要多血质、黏液质和抑郁质相结合的讲求效率、准确性、稳定性等特质配合完成。 档案证明是指根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆(室) 藏档案中记载情况(有无记载和如何记载)而编制的一种书面证明,一般需要提供档案中原始材料的复印件。档案证明工作需要档案工作者准确理解对方的需求,及时应对,具备胆汁质、多血质气质类型的档案工作者从事该项工作能更好满足对方的需求。 档案展览服务是指档案馆在一系列时间、空间或内容上具有相关性的馆藏中提炼出主题,然后根据这个主题对它们进行符合认识论与审美要求的有机组合,构成一个能反映自然生活或社会生活某些事实、现象和规律的形象体系,以宣传档案和档案工作、吸引更为广泛的利用者,是档案馆与社会联系的桥梁和纽带。档案展览的举办者需要为观众提供的展览服务涉及很多内容,举办者要根据展览的内容、规格、标准等制定出展览服务具体执行方案,同时根据展览进展情况调整服务的内容。档案展览服务举办时需要胆汁质的执行力、多血质的随机应变,前期准备时则需要黏液质的长期坚持、抑郁质的静心准确的资料搜寻。 档案咨询服务是档案人员根据利用者的具体咨询要求,通过查阅档案和参考咨询,对有关信息进行加工提炼,以个别解答问题的方式,有针对性地、及时地向利用者提供有关问题的答案、数据、档案文件或档案线索、检索方法的一项服务工作。是档案工作中最活跃、最丰富的一环。在当前信息化社会,档案咨询服务的资料平台建设需黏液质和抑郁质的气质特性长期不懈的更新,保证馆藏档案信息的准确。而在具体的咨询接待中,胆汁质和多血质的热情、随机应变与黏液质、抑郁质的耐心和准确相结合,将有助于大大提高档案咨询服务对象的体验和工作效率的提高。 3 气质类型对档案工作领导者的要求 在现代社会的环境下,各种社会分工虽然极为细致,但具体到每一种社会分工或者工作岗位的内容,仍需要工作人员具有多种不同的能力和气质特质,档案工作者也面临同样的要求。综合以上分析,虽然档案基础工作和档案利用工作分为多种差异性较大的具体工作内容,每一类具体的工作内容虽然都有自己的特点,但仅仅一种气质特点并不足够完成,大多数工作都需要各种气质类型的混合。 在实际工作中,档案工作领导者安排每一项工作内容时,都需要合理配置不同气质类型的档案工作者。另外,限于新增档案工作人员的困难程度以及各单位对档案工作的重视程度,档案管理领导者如要有效完成档案基础工作和档案利用工作的各项任务,还必须对现有的档案工作者队伍的人力资源进行挖掘,其中就要特别重视档案工作者气质的塑造。 档案类论文:探析档案管理归档整理分类技巧 摘 要:档案是对人在社会生产、生活中产生的声音、影像、文字等的记录,档案是真实的历史记录,如实的反应出社会生活活动,有很大的历史作用,对档案进行管理、归档、整理、分类有利于档案的保存、查询,就在方便档案管理工作的同时,也方便了普通大众进行查阅,通过对档案管理归档整理分类的技巧进行探究阐述,有利于档案工作的快速进行。 关键词:档案管理;档案归纳整理;管理分类 档案具有原始信息记录的作用,同时这也是档案的特征,档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象,对人类文化的、历史的传承有重要作用,是跟随人类社会的产生而存在的,人类社会特有的现象,档案的保存对后世也有很大借鉴意义,因此通过分类、归纳、整理等过程,让档案能够在保管过程中不会丢失信息,而且方便查询。 1 档案管理归档整理分类现状 1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式,缺乏一定现代化管理思想作为指导,缺乏一定分类归档的思想,尤其处于现代化归档的思想是其重要理论,只有更好地运用分类思想,才能发挥出觉得的档案功能,目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想,因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性,要求档案整理的准确性而非规范性,因此,传统档案整理具有一定弊端,需要转变观念,树立新思想。 1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现,当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业,基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的,这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性,专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础,因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为:一是机关档案管理缺乏专业化整理人员;二是缺乏专业化整理方法;三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范,四是档案整理人员不稳定,档案整理人员比较灵活,直接导致整体档案整理的专业化下降,以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。 1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分,目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术,信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等,因此,具体表现为以下几个方面:一是机关档案管理缺乏信息化技术设备,如档案整理数据库等;二是缺乏信息化储存与保管的思想;三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。 1.4 归档装订上的错误 一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求,目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时;塑料夹装方式成本高、易老化;无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针,同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面,有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目,要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木,严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施;对字迹模糊(如热敏纸传真件)、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制;对大于A4幅面的纸张进行折叠;对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做,会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定,不能随意扩大与缩小。实际工作中,有的单位将件的范围扩大,认为同一问题的归档文件都应成为一件,殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”,性质的归档文件。扩大件的范围,实际上又回到传统立卷的老路上去。 2 档案管理归纳整理分类技巧 2.1 档案管理技巧 在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方,首先要注意档案是否有损害,档案有历史以及经济文化等方面的作用,有重要的意义,许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘,在管理中注意档案是否有损害,有哪些损害这些都要进行细致的记录,否则一旦档案发生损害,甚至不可恢复的话,会导致巨大的物质财富和精神财富的损失,特别是文化断层的出现,不利于文化的传承和发展,削弱了国家的软实力;其次还要注意到维护档案安全,一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全,这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面,必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件,如果不能保证它的安全,导致泄密情况的发生的话,那么国家在政治上就会处于不安全的情况,不利于国家的安全、团结和发展;最后还要注意到要延长档案的寿命,有些纸质或老化的机器,由于脆弱性和不可恢复性的特点,在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命,防止不必要的损失。 2.2 档案归纳整理技巧 在档案的整理归纳过程中,首先,注意对档案文件有一个初步的了解,确定档案中哪些是有用的,哪些是需要删除的,科学取舍进行归纳整理,还要根据档案的重要性进行细致的划分,同时档案之间是存在历史联系的,因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系,不要把它们分割开;其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量,这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性,不会有信息的缺失,确保整理工作的顺利进行;其次,由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准,因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同,不利于档案馆之间的交流,针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准,我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式,遵循统一的规则,这样馆和馆之间的交流就变得容易许多;最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订,还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正,同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度,否则在出现错误后再进行更正的话,就会浪费许多时间和精力,不利于档案事业的发展。 2.3 档案分类技巧 在档案分类过程中要注意,对档案文件内容有大概的了解,根据档案的具体内容进行科学分类,分类是档案工作的优秀工作,档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高,同时针对分类文件要有明确的标识,确保寻找方便,有利于档案工作的顺利进行。 结束语 档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用,针对档案现状中存在的问题,导致的档案工作困难,促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结,使档案工作能够顺利进行。
办公室档案管理论文篇1 档案工作是按照科学的原则和方法及时、准确地进行档案管理、处理,最大限度为党和国家各项事业服务的一项重要工作,是维护党和国家历史面貌的重大事业。它绝不是偶然产生,而是人类社会发展的必然产物,随着时代的发展不断更新、充实,它既是各种知识经验的呈现方式,也是维护国家各项利益的有效手段。档案工作正是在一代又一代奋斗者的社会实践中产生的,通过大量文字材料、图像、录音等手段得以留存,从而更好地为各项事业服务。作为一名高等院校办公室从业者,分析档案资源现状、问题,发掘档案资源的潜在价值既是责任也是义务。档案工作就其基本性质来讲,可以概括为管理性、服务性、政治性,国家公职人员在工作中不可避免地要接触档案工作,这就要求公职人员必须了解档案工作的基本性质,掌握档案学的学科知识,接触并处理档案工作,总结档案资源管理的种种规律,这样才能适应档案工作的发展,从而使自己的工作有规律、有秩序地进行。 一、办公室档案资源现状分析 档案整理工作的主要内容包括:区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位案卷的排列和案卷目录的编制。高等院校办公室是机关单位的核心部门,掌握着关乎学校发展利益的各项档案资源。这些重要的文字材料以纸质文件和电子文件双轨制文件管理方式进行留存。机关办公室作为电子政务建设过程中的重要组成部分,有必要维护档案的真实、完整和安全,因此,在电子政务开展过程中一些电子文件的收集、归档、留存已经成为办公室成员所掌握的一项重要业务。在全民倡导无纸化办公的时代,档案资源整理已经不再固化为档案馆编制人员的分内工作,每一位办公室人员的电脑里都留存着分内工作的存档文件。简言之,电子政务的发展让档案资源的共享成为可能,并且不断扩大档案工作的内涵和外延。不同单位的档案管理方式有所区别,但都是以档案馆为存档中枢。与档案馆全面保存各类别资料有所差别的是,目前高校办公室档案资源更偏重行政事务相关档案,与学校全局发展事项相关,例如校内重要会议纪要的留存、收文发文记录、重要合同协议备份、单位证件原件的保管等方面,这些档案的保管一方面是方便为有些单位的决策事项留存依据,维护单位长远发展利益;另一方面也能看出一个单位的信息资源体系是否完整,信息资源利用制度是否健全。而这些归口办公室的档案资源,它的调取过程与档案馆有所不同的是并非所有人有调取权限,它的调取要经过上级领导的批准,做好档案调取记录,由于调取频次较多,多数用于办理某个单位各项行政事宜,因此,办公室档案工作具有相对严格的管理模式。 二、办公室档案资源处理存在的问题 办公室电子政务处理的水平决定着办公室的工作水准,它是治校理政的重要载体,同时也是单位管理工作的重中之重。由于专业性不强、人员素质参差不齐,加之没有形成完善的文件材料归档制度,在处理各项行政事务的过程中,日益暴露了档案处理工作存在的问题。首先,是对档案工作的重视程度不够。档案收集模式、管理手段和服务机制都需要适应当下国家档案治理的要求。在中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》一文中提到要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的安全体系,进一步完善档案工作体制机制,推动档案事业科学发展。该意见的下发再次确认了档案工作的重要性与做好档案工作的必要性。就办公室工作而言,档案资源的处理并非工作的重心,但是在“以文辅政”的过程中不可避免地需要调取大量的信息用于进行行政事务的处理,而作为整个单位的信息枢纽部门必须将档案资源充分利用,辅助相关行政事务。目前机关单位办公室存在忽视档案资源管理的问题,部分纸质档案和电子档案衔接不上,出现缺漏现象,这恰恰反映出机关单位对档案资源的重视程度不够,对文件的收集、整理、归档等流程把关不严、落实不细。不同单位的档案归口部门有所不同,有些是以档案馆为中枢管理档案资源,即所有档案资源全部交由档案馆,按照档案管理办法统一实行管理,极大缩减了管理的难度;相反,有些单位档案资源分散在各个职能部门自行管理,一旦涉及调取档案,相关人员并不知晓找谁办理、如何办理。档案归口相对分散,又没有一个统一且完整的档案管理办法,这样就使管理过程相对杂乱,标准不一,这种分散的管理模式会直接导致档案资源的归档保存不规范、档案工作者工作积极性下降,档案管理不成体系,长此以往,不仅档案的管理难度会加大,损害部分人的切身利益,对有些单位的发展也会产生不可估量的损失。这种情况的发生显然没有严格落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件精神,归根结底,还是对档案资源重视程度不够,没有明确档案资源对国家治理的重要意义。其次,档案干部队伍素质水平参差不齐。有些单位从事档案工作的专业人员数量有限,加之开展档案数字化、档案编研、档案业务交流与人员培训机会有限,使得档案工作的新格局无法打开。由于对档案工作的重视程度不足,培训内容缺乏创新性、时代性,参训人员积极性不高、兴趣不浓,导致档案干部队伍水平参差不齐,队伍整体思想观念比较陈旧、保守,缺乏创新意识。多数档案专业人员还在用过去的管理模式和经验解决现在档案资源的处理问题,管理方法陈旧,管理机制有待完善。目前有些机关单位对于档案机构和人员做不到有效整合,档案信息化纳入本单位信息化建设的整体规划,确保档案部门实现对电子文件的产生、留存和归档的全程监督指导做得不够。提高信息化建设水平,不仅可以发挥电子政务的潜在价值,提高档案处理工作的效率,也能更好地整合利用现有的一切资源为单位发展做出贡献。同时也要提高对档案部门的监督工作意识,对涉及保密性质的重要文件,是否可以考虑由保密工作委员会介入进行监督,另外要特别注意提高档案专业人员自身的保密意识。最后,没有建立便利群众的档案利用体系。随着政府向服务型政府转变,企事业单位、机关由此也向服务型单位转型。促进职能的转变,增强服务能力是各单位的共同目标。档案管理归根结底也是便民利民、服务民生的关键环节,把涉及民生的各类档案、信息及时整理,优先提供利用,更好服务群众和单位的合法利益是档案从业者的责任与义务。当下办公室档案工作存在的主要问题集中在服务内容和服务方式的不细致。部门之间信息化共享水平较为低下,协同办公能力有待提高,有时出现一份档案需要到多个部门进行办理的情况,极大降低了办事效率。档案工作处理中出现“只向上级负责”而非“关注效果,向用户负责”的不良作风。办公室的档案多为涉及学校利益的重要文件,调取过程需要领导审批,有些年代久远的纸质文件甚至需要调取人陪同工作人员一起翻阅,没有做到档案为民服务的宗旨,归根结底还是档案管理过程中没有深化服务意识,没有深刻理解档案工作的本质。在档案资源的处理、利用过程中容易忽视公众的信息需求与满意度调查,导致档案办理人员与用户之间产生相互不理解的情况,档案资源的有效利用率因而降低,没有构建便民利民的档案利用体系,档案资源的有效价值便无法发挥。 三、创新办公室档案工作的有效途径 档案治理的目的是达到档案的善治,它所强调的是利益的多元化,即平衡各主体之间的利益诉求和利益取向。过去,档案管理的模式强调收藏,而忽略了对利益主体的开放,这便极大程度地制约了档案资源价值的有效发挥。如今当我们意识到这一问题的严重性,便不得不思考如何有效发挥档案资源的最大价值。一是对机关档案室而言,还是应该继续担负接收和整理电子政务的重要职责,研究制定档案管理条例,建立档案资源的长期保存与开发利用制度,这也是加快电子政务立法进程的有效手段。办公室从业者应该重视档案资源的保存与利用,这不仅是对“以文辅政”的要求,更是核心部门促进集成整合,将信息资源价值最大化的有效方式。二是应更多地关注公众需求,深化信息公开,满足公众对档案资源的利用,加强信息资源的集合与共享。现如今公众对档案资源的利用需求日益增长,整个社会对档案资源的重视程度也有了明显的提高,提供深层次、高质量的档案信息产品越来越成为各机构部门的新目标,无论是从管理体制、方法技术层面建立科学的档案资源管理战略,还是坚守“社会记忆保护者”职责,巧妙把握纸质文件与电子文件二者的优势互补,都将有利于在文件、档案资源管理的重大变革中牢牢把握主动权,更好地适应档案工作新常态。 四、办公室档案善治经验谈 办公室档案治理讲究的更是善治,把握档案治理的规律,跟随信息化建设的步伐,不断更新档案治理策略,为每个单位的长远发展贡献智慧力量。首先,档案从业者需要具备认真细致的品质,小到个人的档案,大到单位的合同、协议,稍有不慎就会对利益方产生不可估量的影响,因此,档案从业者经手的每一份档案都要严格按照流程归档保存,以防万一,建议备份处理。其次,办公室部门的特殊性决定了它所经手的档案都是与各单位利益息息相关的,在档案善治的过程中需要严格遵守保密性,凡是涉及单位发展事宜的档案不可随意由他人翻阅,所有的查阅和调取都要按规定流程进行,工作人员不可泄露相关档案的任何事项。最后要想做到档案善治,还是应该将关注点投注到技术层面。科学技术是第一生产力,电子政务的内容很具体,分类相对复杂,传统的档案分类处理已经无法满足信息时代电子政务的蓬勃发展,在处理琐碎的档案文件时,对新兴软件、智慧档案室的需求逐渐增强,这就要求工作人员要有创新意识,在办公过程中既要解决实际问题也要具有质疑精神,探索更为便利的电子文件归档、查阅软件和更加科学智慧的档案室操作系统,总结档案善治的基本规律,思考档案善治的发展思路,将档案治理推向一个更系统、更完备的高度。 作者:张译文 单位:长春金融高等专科学校办公室 办公室档案管理论文篇2 一、引言 档案管理工作是一个相对传统的行业,在社会发展过程中有着十分重要的作用,且其价值体现在社会各个行业。国家设立有专门的档案馆和档案管理中心,其主要作用就是将经济、政治、科技、工业、农业、国防、文化等各方面的发展历程和成果全面有效地记录下来,从而更好地帮助指导经济社会的发展方向,促进政治经济、文化精神等方面的发展和进步。 二、信息化档案管理工作分析 (一)工作内容档案管理信息主要是通过相应的技术手段来建立和完善相应的档案信息和网络,通过数字化手段将档案进行一一收集汇总、保管分析、查找检索、传播使用等工作,使得传统纸质保管作业转换成数字信息化管理。 (二)工作特点信息化档案管理顾名思义就是将相应的信息技术运用在该档案管理之中,从而实现信息无纸化的保存和管理工作,从纸质管理模式到数字管理模式的改变。通常情况下,该管理工作的特点主要有以下几点:首先,信息化档案管理工作必须要将相关的法律法规作为主要依据。这是该工作最明显的特点,在进行管理工作过程中,还需要根据国家有关部门以及企业制定的法规展开进行[1]。其次,档案管理工作从原来的纸质实物的管理工作变成现在的技术管理工作,这也是其较大的创新特点。电子版的文案能够将纸质的资料全部替换,从而更好地运用到各个部门之中。最后,信息档案管理要依附于网络进行,这也为工作创新打下坚实基础。 三、档案管理创新的重要意义 档案管理工作的创新能够更好地实现无纸化办公,从而有效减少管理成本,提升工作效率。创新和改革办公室档案管理,能够有效地促使档案管理部门与单位其他部门建立起有效的沟通机制,从资料文件的制作,到上级文件的审阅签发,最后再到资料的归档建档等,都能运用计算机技术进行线上处理,从而大大提升了整个工作效率。创新和优化档案管理工作能够让档案的收集、汇总、检索等各环节工作更加便利,从而更好地保障档案资料得以长久保存。通过创新原来的档案管理工作,引进计算机技术,对整个资料做好相应的规划和保存,实现所有的档案资料自动查找,资料储存也能走向集成化,从而提升了资料的储存数量和质量。创新和优化档案管理工作能够对资料文件进行安全管理。通过运用相应的翻墙技术和数据恢复技术,从而对所有的信息文件加密保管,利用核心技术来保障档案的安全性,从而避免计算机黑客以及病毒入侵档案信息管理系统,导致重要资料泄露[2]。 四、办公室档案管理工作现状分析 在实际的工作状态中,相关的网络技术并非全面广泛地应用在办公室档案管理工作,还是会存在不融合的问题。同时,现阶段还是有部分人对办公室档案管理工作的认识不足,只是单纯地认为该工作就是保管资料,部分管理人员档案管理技能不够高,也没有树立正确的信息管理意识。随着社会环境的变化,科学技术的日新月异,办公室作为所属单位的重要部门,若是无法紧跟时代脚步,做不到与时俱进、不断创新,就会对单位的发展产生较大的阻碍和羁绊。 五、档案管理工作信息化建设所需具备的基础条件 (一)树立现代化信息建设的意识档案管理信息化建设是对传统管理工作的一种创新和改革,其不仅仅是对于传统的理念改变,还需要大量的资金予以支持,档案管理工作是企业管理工作中较为重要的管理内容,因此需要全体员工都具备信息建设意识,只有意识上得到提升,才会更加重视,从而更加深入地了解和学习信息建设知识和技能,保障档案创新改革工作的顺利完成。 (二)专业能力较强的管理团队在现代档案管理工作过程中,对于人员技能的要求相对较高,其中必须保障管理人员具备相应的基础理论知识和一定的实践操作能力,能够运用电子信息技术来对所有的信息进行收集、计算机软件的熟练运用、互联网技术的基本运营等,单位也需要加强对人才的培养和管理,尽可能加强该类人员的综合培训,从而建设出专业能力较强的档案管理团队[3]。 (三)加大对信息化建设的硬件投入要想办公室档案管理工作得到进一步的创新和优化,还需要单位加大对该管理工作硬件方面的投入。例如,配置新型的计算机设备、扫描设备、多媒体设备,从而更好地完成文件资料的整合、储存、传播工作。还需要有完善的系统软件,并及时对其更新,保障该管理工作能随时跟上时代发展。 (四)完善相应的网络安全制度建立和完善相应的安管体系和安管办法,健全相应的管理组织和规章制度,制定相应的安全防护措施,完善相应防护机制,保障在进行重要文件传输过程的安全性。 六、档案管理工作的创新优化路径 (一)加强工作人员的创新培养首先,办公室档案管理人员要理解和认识到该工作的重要性,并且了解个人的素养对于工作质量的影响。在进行档案管理的过程中,首先要加强管理人员的创新,只有加强该类人员的创新,才能做好档案管理的创新。关于该类人员的创新必须是从内到外的全面创新。因此,在进行对该类人员的培训时,不仅仅要保障其专业技能的熟练掌握,还要强化其相应的管理能力,掌握一定的资料、文件、图书等管理知识。在现代设备使用方面,档案管理工作需要运用电子信息技术进行作业,这也就需要管理人员能够对计算机的基本操作了解清楚。在进行该类人员的招聘时,计算机技术也应当列入相应考核。当人员选拔成功之后,还需要进行计算机技术培训,使其更好地适应后期信息管理工作。企业还需要加大人才的引进力度。例如,优秀大学生的引进,通过将其理论知识转化成有效的实践,才能更好地为创新工作奠定好基础。其次,思想理念需要创新。管理人员需要从自己的思想开始,自主地去学习计算机信息技术,探索适合本单位实际的档案管理工作方法。在进行办公室档案管理过程中,其管理办法、模式也需要与时俱进。这样才能更好地提升管理质效。因此,还需要对办公室档案管理人员的工作办法策略进行创新,通过新的理念和思想,使管理人员的能力不断提高,更好地将新型管理模式引入档案管理工作[4]。最后,要对工作人员的基础实力进行强化提高,对其思想和觉悟加以提升。这样一来,才能有效地利用人才,将其最大的价值和作用发挥出来,进而不断提高办公室档案管理质量。 (二)强化信息化建设办公室档案管理工作所涉及内容十分烦琐,信息量大,需要针对不同的信息档案进行相应的分类管理,便于在后期的使用中能够及时查询利用。随着时间的不断推移,所收集的信息量也是越来越大,会导致管理效率慢慢下降,无法满足使用需求。随着科技信息的不断创新,网络时代的不断发展,办公室档案管理工作也迎来了新的改变。现代信息技术在该工作中的有效运用,不仅大大提升了工作效率质量,加快资料搜索速度,节省了人工成本,还能节约资料文件的存档空间,降低了一定的管理成本[5]。信息化档案管理办法和传统的档案管理办法相比,前者的管理办法能够更好地保障信息资料的时效长久以及安全。通过改革传统的管理方法,能够让工作得以持久发展,且管理人员通过积极学习新型管理技术,强化了自身技能。通过安装相应的安保系统,保障了档案安全性。但是该安全保障并非是绝对的,只有管理人员不断强化管理平台,才能更好地保障档案管理工作的有效创新[6]。在传统的办公室档案管理工作中,存在较多的缺陷和漏洞。由于平时文件数量不断增加,种类越发繁杂,在进行档案储存的过程中,没有明确的规章制度,就很容易出现各种文件丢失的问题。因此,管理人员还需要借助新型的管理模式来加大管理力度,满足发展需要。若是仍沿用传统管理模式,总是出现文件资料管理不善的问题,工作人员不仅会由于该问题造成工作方面的负面情绪,还会造成单位运行混乱,降低管理效益。并且,单位需要花费大量的时间和金钱来弥补档案的缺失,大大增加了管理成本,不可避免地增加了人员工作量,因此,科学有效的档案管理办法,对信息化档案管理工作起着十分重要的作用[7]。通过这种方式,管理人员只需要在查找文件的过程中,直接用其编号在计算机进行查询即可,其查询的时间也极大缩短。为了更好地保障文件的安全,还需要进行备份工作,避免出现文件丢失的情况。在进行档案管理过程中,可能会由于某种原因造成档案记录不清晰,从而对文件的安全产生威胁。因此,需要对档案管理办法进行相应创新,并明确每一个工作人员的职责。当管理人员接收到新来的资料时,要对其中的内容信息了解之后,对档案进行编码登记入库。为了更好地保障资料信息的安全,还需要设置好分工责任制,合理规划好每个人员的工作内容,这样才能减少出错概率,并在出现问题之后及时解决处理[8]。 七、结语 社会在不断前进,要想更好地保障档案管理工作与时代发展同步,还需要将相应的信息技术运用其中,从而提升管理质效。办公室档案管理工作在进行创新的过程中,还需要单位部门帮助该类人员全面深入了解工作内容,树立正确管理理念,创设管理模式,使其不断地实现科学规范化发展。这样一来,才能更好保障档案管理工作的信息化建设,为促进单位效益和可持续性发展奠定基础。 作者:赵霞 单位:济南市青少年宫 办公室档案管理论文篇3 企事业单位的常规经营与运行,与办公室管理工作紧密相连。然而,一部分企事业单位由于对办公室档案管理工作认知不够全面与深入,对其重视程度不足,一些问题与不良现象在实际工作过程中充分暴露出来。这些问题非但不利于提升办公室档案管理工作的质量与效率,而且在很大程度上束缚了企事业单位的长远发展。基于这种现状,企事业单位十分有必要对办公室档案管理工作的重要性产生清晰、正确的认知。与此同时,应通过一系列手段来改善、优化档案管理工作的机制,使这项工作保持高度的科学性与有效性,从而达到促进企事业单位向好向上蓬勃发展的目的。 一、办公室档案规范化管理的重要性 (一)显著提升企事业单位的整体工作效率。通过对重要资料及档案有针对性地进行专业化管理,能够大幅提升企事业单位的办公效率,同时,也有利于促进单位各项业务、工作的高效开展与落实。首先,由办公室进行收集、归纳与管理的档案资料,往往是重要的指令性文件,意味着这些文件对于单位各个部门来说,能够发挥指导作用。办公室档案有利于各单位工作的高效、有序开展,其重要程度可见一斑。其次,因为企事业单位的工作特殊性以及岗位的重要性,与之相关的工作往往是繁重而复杂的,传统的工作方式通常需要投入相当大的财力、物力以及人力,都难以达到较为理想的效果。而这种状况随着办公室档案管理向科学化、规范化迈进,在很大程度上被改善了。使办公室档案管理工作流程得到优化,能够在财力、物力以及人力上,降低一系列消耗,使得企事业单位的整体办公效率得到质的提升。对于切实参与到档案管理工作的一线员工来说,其工作内容由繁杂琐碎变得简单明了,档案管理工作的效率得到了提升,这意味着企事业单位整体的管理水平与效率同时得到了有效的提升。除此之外,与当前高度信息化的时代相融合,高效开展档案管理工作,不仅为后续工作中必要的查阅档案及资料等工作提供了方便,还进一步提高了单位的整体工作效率。 (二)有助于档案管理人员综合素质与水平的提升。在不断推进并落实档案管理工作科学化、规范化改革的过程中,企事业单位务必同时增强对办公室档案管理人才培养工作的重视。通过投入适当的财力与物力对办公室档案管理人才进行培养与提升,使其参与工作的认知程度得以增强,不仅如此,办公室档案管理工作人员的理论储备与实践能力也得到大幅度的提升,能根据实际工作情况,持续进行学习与优化,使企事业单位的档案管理工作真正科学、规范地开展,并能够落到实处。不同于以往传统的人工操作管理模式,办公室档案管理规范化意味着最前沿的互联网科学技术被充分应用,大量基础性的人工操作被自动化的电子计算机科技与设备所替代。因此,办公室档案管理人员在此背景下,面临着更高的工作要求。例如,熟练操作电子计算机并使用档案管理相关软件。这不仅有利于提升办公室档案管理人员的工作能力与业务水平,还能够体现其个人价值。 (三)改善办公室档案的管理模式。随着办公室档案管理工作与相关的计算机软件逐步深入结合,档案管理工作人员得以在计算机的帮助下,更加高效地完成办公室档案分类工作,随后对其进行系统性的储存与管理。这种工作模式不但提高了办公室档案管理的工作效率,增强其便捷性,同时也使得企事业单位的管理模式更加多样化。此外,有针对性地对办公室档案进行分级化管理,不仅能够增强企事业单位员工查阅档案资料的效率,使不同级别的工作人员及时满足其查阅档案资料的诉求,同时还有利于对关键性档案进行保护,增强其保密性以及安全性,从而使企事业单位的健康长远发展得到有力的保障。 二、办公室档案管理工作面临的不足与困难 (一)对档案管理工作暂未形成正确的认知。近年来,办公室档案管理工作并没有在工作人员头脑中形成科学、正确的认知,对这项工作的重视程度严重不足,从而导致一系列问题出现。例如,办公室档案及材料未能被全面地收集;随意存放、保管办公室档案及材料;办公室档案的管理工作缺乏条理性;已经失效的陈年档案未被及时处理,导致全部档案均较为冗杂等。以上这些问题给企事业单位的正常运转造成不便。 (二)相关工作人员的专业素养亟待提升。1.如前文所述,从行业内部来看,由于用人单位尚未对办公室档案管理工作形成正确认知,相关工作人员因缺乏与档案管理相关的理论储备与技能培训,从而难以胜任本职工作。2.企事业单位作为用人单位,难以在员工招聘时针对办公室档案管理工作设置专门的岗位。这一现状不仅使办公室档案管理岗位丧失了专业性,与此同时,还会在一定程度上进一步加剧办公室档案管理工作的无序性与低效性。3.由以上两点所致,因为办公室档案管理工作缺乏专业性,且相关工作人员的权责范围划分不够明确、清晰,从而致使人员在查找过程中,与档案管理人员发生推诿,这不仅会对个人的工作效率造成一定的负面影响,还会降低企事业单位的运转效率,甚至不利于企事业单位的正常运行与管理。 (三)管理制度不健全。办公室档案管理工作混乱、档案管理制度不健全是一个普遍存在的问题。1.个别领导对于办公室档案管理制度朝令夕改。这一现象通常会进一步加深档案管理工作人员与档案需求方之间的矛盾,不利于真正开展并落实档案管理工作。2.有些办公室档案管理制度大搞形式主义,制度本身与企事业单位的实际状况存在严重不符。这一现象不仅会导致日常管理工作与相关制度产生脱节,更容易造成办公室档案管理工作效率的下滑。3.因为办公室档案管理工作中缺乏明确的奖惩制度以及系统且严谨的监督机制,所以办公室档案管理人员通常在工作过程中态度懒散、积极性不高,这不利于保障档案管理工作的效率。 三、办公室档案管理工作效率的提升策略 (一)转变对档案管理工作的态度与思想观念。在企事业单位中,上至领导下至一线员工,均有必要提高对办公室档案管理工作的认知与重视,把这项工作纳入日常工作范围,并持续优化。与此同时,要将这份认知与重视落到实处,在对企事业单位的工作进行全局性规划、决策性部署以及实际操作与施行的过程中,要把有关办公室档案管理的推进改革与完善工作当作整体性规划的中心,将其放在重要的位置上。要将有关办公室档案管理工作的规划和设想、机会,与实际工作中的实践性情况相互融合,积极采取措施,对其进行一系列科学合理的绩效考核。根据考核的最终结果,设置有针对性的奖惩措施。这一系列工作方法,不仅能够提高企事业单位上上下下对办公室档案管理工作的重视,还可以充分调动档案管理人员对这项工作的积极性与主动性,从而使整个工作环境在一定范围内得到完善与优化。在这样的基础之上,企事业单位往往能够根据自身发展特点与其实际需求,迅速对档案管理工作作出调整,以适应当前的信息化发展需求,从而使工作效率在整体上得到提升,助力企事业单位的长远发展。 (二)培养档案管理专业人才。如前文所述,相关工作人员的专业素养与综合能力亟待提高,是办公室档案管理工作想要顺利开展所必须解决的重要问题之一。此外,在当前信息化时代的背景之下,要求从业人员不仅要有扎实的专业能力,同时要能够熟练运用信息化设备。基于此,理论知识教学与专业技能的培训,有必要在办公室档案管理工作人员当中定期进行组织和开展。与此同时,企事业单位还要注重对相关工作人员职业道德的培养。以上这些培训还应当与切实有效的奖惩制度相结合,二者相辅相成,在增强办公室档案管理工作人员工作能力与综合素养的同时,提升其工作主动性,从而提高办公室档案管理的工作效率。 (三)加强档案管理制度建设。企事业单位的办公室档案涵盖了人事、财务、文书、科研、基建、设备以及电子声像等各种类型与形式的档案。在管理内容如此繁琐复杂的情况下,企事业单位更应该制订严谨、科学的档案管理制度,目的是当档案管理人员在开展工作时,能够有章可依、有据可循,严格执行现行制度,从而保障这项工作的规范化、标准化以及程序化开展。 (四)强化办公室档案管理的保密工作。根据我国现行的相关规定,办公室档案在被相关工作人员收集、储存与管理期间,工作人员未经上级领导批准,不得对档案及材料的内容进行抄录、拍摄或复制。除此之外,在确定档案保密级别的同时,务必进一步确保其安全性,要根据档案使用对象以及使用目的,对其保密时间与保密范围进行明确、清晰地划分与规范。做好以上工作,需要办公室档案管理工作人员具备一定的职业素养,这与职业道德培训是密不可分的。 (五)提高办公室文书档案管理信息化技术水平。在人们日常生活与工作中,信息化、现代化程度在不断深入利用,能够提高办公室档案管理的工作质量与综合水平。信息技术能够在很大程度上为档案管理人员提供便利,例如在档案管理与文书整合的过程中,工作人员可以利用计算机设备将档案材料以文字、图像或视频的方式进行录入与储存,使档案管理的工作效率得到大幅度的提升。不仅如此,对信息技术与高新电子设备加以合理应用,是企事业单位进行优化与改革的一个重要支点。工作人员还可以充分借助二维码技术,进一步提升办公室档案管理工作的数字化水平,使管理更加高效与规范。二维码具备成本低廉,制作简单,且信息存储量巨大的特点。在档案管理工作中只需用电子设备对二维码进行扫描,即可快速确定档案位置,为工作人员查阅办公室档案资料节省出大量时间。此外,二维码技术还能够辅助管理实体办公室档案,对其进行长期保存。 四、结语 综上所述,随着中国经济水平的进一步提高以及电子信息化技术的持续深入发展,企事业单位的办公室档案管理工作也需要与时俱进。办公室档案管理工作人员务必积极主动地学习新理念、掌握新方法、运用新技术,进一步提高办公室档案管理工作水平以及自身的工作效率。企事业单位也有责任定期对档案管理设备进行全面检查与维护,对老旧设备进行更新管理,注重对先进计算机系统的配备与更新,以保障办公室档案管理工作的正常需求。总而言之,提高办公室档案管理的工作效率对企事业单位的长远发展意义重大。 【参考文献】 [1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014(05):127-128. [2]王晓丽.“互联网+”时代事业单位档案管理创新研究[J].黑龙江科学,2019,10(07):146-147. [3]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯,2015,13(13):149. [4]蔡映东.刍议提升办公室档案文书管理工作[J].大科技,2019(08):7-8. [5]罗仕耽.浅谈如何改进办公室档案管理工作[J].青年时代,2019(02):292. [6]张晓花.加强办公室档案管理工作的措施[J].青海教育,2019(02):54-55. 作者:张娟 单位:辽宁省盘锦市盘山县交通事务服务中心
煤炭企业档案管理研究篇1 一、做好新时期煤炭企业档案管理工作的重要意义 煤炭企业档案管理工作是真实完整记录煤炭企业发展历程、服务煤炭企业高质量发展的一项基础性工作。煤炭企业档案是记录和反映了煤炭企业发展的历史面貌和优秀成果,是维护企业合法利益的第一手资料,是煤炭企业领导和相关部门进行科学分析、制定发展方向的重要参考凭据。煤炭企业档案管理工作的规范与否,也从一个侧面反映了企业经营管理能力和水平的高低。做好新时期煤炭企业档案管理工作,既是企业适应时代发展要求的需要,也是促进企业全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力的需要。由此可见,搞好煤炭企业档案管理工作意义重大而凸显。 二、煤炭企业档案管理工作的现状及存在的主要问题 当前,煤炭企业档案管理现状是问题较多,必须予以重视并加以改正。分析其问题主要表现在:问题之一,煤炭企业档案管理工作缺乏长期有效的发展规划和领导的高度重视。毋庸置疑,煤炭企业档案管理工作在各级档案部门的支持下,在企业领导的重视下,也曾采取了档案工作达标定级等一些有效的措施和办法,推进了企业档案工作的开展,取得了一定的成绩,在一定程度上提升了企业档案管理的水平。但达标工作过后就出现了滑坡现象,究其原因,一是企业档案工作缺乏长期有效的发展规划,既没有将企业档案管理纳入到企业发展的规划,也没有制定出适合自身企业档案管理工作科学发展的规划,出现了分管领导时有时无,督促检查时紧时松的现象,造成档案管理工作不能持续稳定地开展,致使企业档案管理工作不能与企业的其他工作同步发展、同步进步。二是煤炭企业主要领导对档案管理工作的重要性认识不足,重视不到位。有些领导认为档案室已经达标了,况且那只是存放档案资料的地方,没有必要太重视。有些领导是说起来重要忙起来不要,这些都是制约和影响企业档案管理工作发展的因素。问题之二,煤炭企业档案管理工作开展缺乏专业技术人员和科学规范的制度约束。当前煤炭企业档案管理工作中,一是严重缺乏具有档案管理知识和能力的档案专业技术人员。现有人员,大多都是从基层单位抽调上来的,很难胜任档案管理工作的实际需求。二是在档案管理的实际工作中也缺乏结合各自实际制定和实施的一系列科学规范的档案管理制度。即使有制度的,也形同虚设,没有落到实处。由于没有制度约束,档案管理工作各自为政,五花八门、极不规范。表现在具体工作中:有的是没有档案收集制度,在收集过程中,想交就交,不想交就不交,不能做到档案资料收集的齐全完整;有的是没有档案整理的规范流程和办法,在档案整理过程中,不是卷内文件目录排序不对,就是卷内目录与实本文从现代煤炭企业档案管理的现状入手,分析了在企业转型发展以及档案数字化、网络化快速发展背景下的企业档案管理所面临的问题和应对办法,提出了一些改进企业档案管理体制、模式与手段等措施方法。旨在为提高煤炭企业档案管理水平,借以推动煤炭企业加速发展与进步际文件不符,极不科学规范;有的是档案借阅利用没有制度约束。借阅手续不规范,档案破损、遗失和未按期归还的现象时有发生;有的企业名义上设立了综合档案馆或档案室,但实际上却是以班组的形式存在,这就造成了档案部门在行政上无法直接对各部门进行监督指导,给企业档案的统一管理、集中保管带来了困难。问题之三,档案信息化建设力度不够。目前,煤炭企业档案管理在档案信息化建设方面大都重视不够,进展缓慢。基本上采用的是单机化的管理方式,就是采用一台微机一套软件来进行。这种形式在信息技术高速发展的时代,是远远适应不了档案信息化、网络化发展需求的。既会阻碍企业档案管理发展的步伐,也会影响企业档案作用的发挥。 三、改进和做好新时期煤炭企业档案管理工作的相应措施 企业档案是一个庞大的信息库,实现企业档案规范化、信息化管理是企业档案部门和档案人员的职责所在,只有这样,才能更好地发挥出它的价值和作用。应从以下举措来改进企业档案管理工作。举措之一,加大档案法律知识宣传力度,提高主动做好档案工作的思想意识。企业领导和档案管理人员对档案工作的认识与重视程度非常重要,是做好企业档案管理工作的关键。如何提升领导和广大档案管理人员对档案管理工作的重视和支持力度,首先要抓好档案法律法规的学习和宣传。一是利用各种新兴媒体加强对新修订《档案法》的学习宣传力度;二是在企业干部会议上进行档案法律法规的学习宣传,强调做好档案工作的重要性;三是积极组织企业档案人员参加地方档案部门举办的各类档案学习宣传活动,提升他们的档案法律意识;四是企业档案部门要主动出击,通过对档案利用实例的宣传,让大家认识到档案工作的重要性。只有这样才能提高领导和档案人员对档案工作重要性的认识,增强领导主动抓好档案工作的思想意识。其次要建立健全企业档案管理工作的网络体系,落实好分管领导、主抓领导、档案专职人员、档案兼职人员的责任,确保上下贯通,便于协调。再次要把档案管理工作列入主要领导议事日程,纳入到相关人员的年度目标责任考核之中,做到年初有部署,平时有检查,半年有小结,年终有考核。第四还要及时加强与地方档案主管部门的联系和沟通,努力使企业档案工作的发展跟上时代的步伐。举措之二,统筹规划,完善制度,做好档案工作的基础保障。企业档案工作要发展必须有一个切实可行的发展规划。档案工作发展规划的制定一定要结合自身的实际情况,既有长远性、前瞻性,又有可行性、针对性,真正成为企业档案管理工作规范发展的指导依据。只有建立健全档案管理的各项规章制度,形成一套科学、合理、完整、有效的档案管理办法,才能使档案的收集、整理、归档、保管、利用的各个环节更加科学规范。所以必须把档案工作的一系列相关制度建立和完善好,确保档案工作有章可循。同样,档案工作的开展也离不开基础设施设备的保障。企业领导要为档案工作的正常开展加大相应设施设备的投入,特别是结合新时期档案信息化发展的要求,积极为企业档案信息化建设提供必需的技术设备支持,促进企业档案信息化工作同其他工作的同步发展进步。举措之三,加大教育培训力度,努力提高档案管理人员的业务素质。首先,坚持人本理念。建设一支政治上可靠、业务上过硬的专兼职档案管理人员队伍,是推进企业档案管理工作发展的人才基础。所以首先要选好配好专兼职档案人员,明确他们的岗位职责。其次,加强学习与培训。要为他们的学习进修提供机会和保障,鼓励他们积极参加档案部门、行业部门组织的各类档案专业知识的培训和学习,积极提供外出参观学习的机会,多渠道提升他们的业务知识和工作能力。再次,严守规章制度。要认真组织他们学习理解好企业结合实际,依据国家相关标准规范,制定的档案工作的标准规范和相关要求,对档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节工作程序要求把握准确、执行到位。推动企业档案工作朝着科学化、规范化、制度化方向发展。举措之四,挖掘利用好档案资源,发挥好档案资源的作用。企业档案人员要增强档案工作服务企业发展的理念和意识,要积极主动地贴近生产发展需求,做好档案服务利用工作。一是积极宣传企业档案的有关内容,让大家明白哪些档案可以利用,可以维护企业和自身的权益。二是积极挖掘企业档案资源,主动开展档案编研工作,通过编写《组织机构沿革》《大事记》《基础数据汇编》《英雄模范人物事迹汇编》等资料,更好地发挥档案的教育和服务作用,为维护企业权益,促进企业发展提供好第一手翔实可信的档案资料。举措之五,积极实施企业档案管理一体化模式,推进企业档案工作发展与时代同步。档案管理一体化模式,是企业档案管理的一种新模式。它集档案工作、情报工作、图书工作为一体,实行统一管理。这种管理模式,既注重提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。它可以全方位地服务于企业文化宣传活动,为展示和宣传企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉、增强企业的社会效益发挥出积极的作用;同时,还可以依托现代信息技术和网络技术,实现对档案资源的共享,便于企业中更多的档案利用者对档案信息进行筛选、汇编,为企业的科学发展发挥好档案信息资源的作用。企业档案管理一体化模式的开展是一种新的形式,也是搞好煤炭企业档案管理工作的科学创新。为此,在提高思想认识的基础上,建立健全的科学有序的档案管理制度,建设一支精良的档案工作团队,发挥好现代信息技术和相关设施设备的功能,最大限度地提高档案服务功能和利用的效率,为煤炭企业的发展提供有力的支撑,这是搞好煤炭企业档案管理工作的必然。 作者:乔惠玲 煤炭企业档案管理研究篇2 一、提高企业档案管理质量的意义 (一)档案管理的基本意义首先,在企业实施科学管理过程中,档案是必不可少的环节,目前很多企业在进行科学化进程管理过程中,都需要确保档案管理的有效落实。作为一项基础的工作,档案管理工作人员需要将零散的档案管理信息以及重要数据进行集中整理与收入统一,将相关数据记录到计算机系统内部或者是合成数字集成系统,以便合理保存不同类型的重要档案信息,从而为后续的档案管理工作提供数据支撑与保障。如果被用心不纯的人进行使用很有可能使企业管理陷入被动,企业的未来发展产生负面影响[1]。由于企业的人员流动相对频繁,若不能及时的保存档案,或者是在档案管理过程中缺乏专业性与独立性,实施无效的档案管理监督,那么面临关键人员跳槽时,很有可能导致企业管理出现断裂,甚至企业机密自主知识产权泄露,这些重要信息的流失对于企业未来而言所带来的后果是难以预料的。由此可见,企业想要实现正常的经营发展,必须要立足于顶层设计这一视角,从细节之处合理研究档案管理工作之中的主要问题,结合具体问题,探索相应的问题和策略新型的档案管理工作方法。其次,档案管理工作关系到企业基本信用,社会公认角度认为,企业公认档案能够对其性信息作出评判,所以完善的档案管理,能够将企业的诚信以及企业建设过程中的综合管理水平体现出来,在这个信息化的时代,档案管理受到现代人的重点关注,特别是企业合作与人员择业过程中,其档案水平都成为考量的重点之一,在企业文化建设环节之中,需要应用不同类型的档案资料以及各种关键信息,企业内部高层管理人员可以应用档案信息,进一步完善企业文化建设流程,逐步形成独具特色的企业文化建设体系,而其核心文化往往和企业的发展历史之间息息相关,在企业发展与建设等诸多环节之中,会产生各式各样的档案信息以及重要数据。因此,企业在开展文化建设工作的过程中,需要充分意识到企业历史发展与档案管理工作之间的密切联系,必须要充分进行不同类型的历史资源以及档案信息,探索企业文化建设工作的未来发展方向[2]。 (二)档案管理在经济效益方面的重要意义在企业内部所开展的档案管理工作要求工作人员广泛搜集不同类型的达的信息以及各种资料,对工作人员的技术操作专业性要求较高,管理员可以结合具体的信息以及相应资源,快速分析企业当前的经营问题以及管理问题,以便快速明确企业未来的发展方向,开展档案管理工作可以为企业的经营发展提供一定的发展方向,对于提升企业经营与管理工作整体效益,起到了关键作用。我国煤炭企业经济效益不断提升,使档案管理中经济学和大的教育学成为不可或缺的学术研究内容,通过档案管理,有利于企业视力高质量的发展,这意味着在经济效益方面大的管理也有了自己的重要价值[3]。 二、煤矿企业档案管理中的现状及存在的问题 (一)对档案管理工作认识不足长久以来,人们认为档案管理工作并非一项十分重要的工作,在企业经营与管理等诸多环节之中,并未充分发挥其积极作用,一部分工作人员并没有充分意识到档案管理工作的重要性与必要性,无法结合企业经营与建设的具体情况,整合多元化档案信息与资料。尤其是对煤炭企业来讲,企业的经济效益对于企业的发展而言至关重要,而能够影响企业经济效益的,就是煤炭开采与销售工作过去的经营管理中管理人员对于这两方面工作,非常重视,所以疏忽了企业的档案管理工作,致使档案管理工作进展相对缓慢,造成整个企业对于档案管理的整体情况缺乏全面认知,企业相关人员很难及时掌握一些产权的变动情况[4]。总体上来讲,档案管理工作认知方面的实际问题主要体现在两方面,第一方面是工作人员缺乏对档案管理工作的正确认识,没有意识到煤矿企业档案管理的重要性,二是从主观角度认为档案管理工作过于枯燥,所以在档案整理和资料收集上,相关人员表现出了职业倦怠,对档案工作的视力进行造成影响。 (二)档案质量不高,收集不够完整专业化企业档案管理工作,要求每一位工作人员广泛收集不同类型的信息与资源,为煤炭企业的快速发展与后期管理奠定良好基础。然而在当前的煤炭企业档案管理期间,很多线上妨碍了档案管理正常的进行。例如缺乏良好的档案管理场所,档案管理场所无法满足相应的管理条件,问题往往会导致大,缺失或损坏最大的完整性构成威胁,另外缺少档案保存的设备,现有设备过于落后,很难满足煤炭企业的管理的多样化需求。但管理的专业性很强,所以煤炭企业的涉及面也相对较广,整体体现出一定的多样性和复杂性,这难免使工作人员的工作面临着很大困难,接到记录过程中,还存在人为书写不够规范的问题,没有统一的格式标准,致使大量煤炭企业档案质量落后。 (三)档案管理手段落后,工作效率低下20世纪90年代初期,我国煤炭价格逐渐下跌,煤炭资源的市场价格经历了一番波动。企业内部相关管理人员将过多精力投入煤矿销售领域之中,并没有考虑到煤炭企业档案管理工作方面的整体问题,这种形势下,档案管理工作基本上处于长期状况,于是后续企业的档案管理工作也面临着诸多困难,由于档案管理机制落后相关人员很难了解企业的现状,在档案管理工作方法以及实际的管理策略方面也存在一定漏洞,一部分工作人员无法及时在日常管理环节之中及时查找具体的工作问题及管理问题,导致细微方面的管理问题进一步扩大,比较复杂的管理问题逐渐堆积,最终积重难返。 三、煤炭企业档案管理问题的应对对策 (一)加强对档案管理员工的培训目前档案管理工作中人员的能力素质对于档案的效率起到直接影响,煤炭企业内部高层管理部门需要积极引导每一位工作人员主动参与职业技术培训活动以及主题教育活动,引导工作人员正确意识到档案管理工作的重要价值与实际地位,不断鼓励工作人员快速提升自身的专业工作能力以及职业素养,或者是直接为工作人员提供大量的实习、实训机会,提升工作人员以及管理员的责任意识、问题意识、管理意识以及工作意识。另外每个部门要做好人员离职和调动的档案管理工作,这是哪个企业都非常常见的事情,需要注意的是工作的交接,避免出现信息泄露和交接纰漏,对于一些复杂的工作,交接部门领导有重点参与,同时对人员电话的信息记录做好,妥善保存。首先,在正式开展档案管理工作之前,煤炭企业内部高层管理部门需要统一选拔高素质、高水平、现代化管理人员,随后组建专业化管理团队,统筹规划煤炭企业档案管理工作。企业高层管理部门需要及时选派专业工作人员进入档案管理部门,引导每一位工作人员以及管理人员及时了解档案管理工作的实际现状及时,引导工作人员主动参与新型的档案管理工作,了解现代化档案管理工作的主要工作模式以及具体的工作方法,鼓励工作人员以及管理人员认真思考现代化档案管理工作的未来发展方向。1.明确学习教育的方向。明确的目标是带领与指引档案工作人员进行学习培训与自我提升的重要因素,当有目标后才会专注投入,当期待有收获与回报时才会有动力与希望。而针对煤炭企业档案管理工作而展开的培训教育的目标应为专业档案知识的系统化学习、新概念与方法的传输与培训、煤矿安全专业知识的学习、计算机与科学领域知识的学习等。2.加强培训力度。伴随时代发展档案管理工作必然会不断的改革与创新,而为了使管理人员可以迅速适应常态变化,优化管理人员工作完成质量与履职实效性,企业必须加强管理人员的培训力度,通过学习培训让档案工作者可以正式档案工作的重要性,在学习中有所感悟与升华。3.要建立学习和教育的约束激励机制。很多普通工作者是缺乏主动进步的内在动力与意识的,企业若想督促档案工作者不断提升自身职业素养与业务水平,则需要建立系统的学习与继续教育约束奖励机制,以危机紧迫意识推动管理人员积极投入各项学习活动中,以精神与物质奖励支持管理人员有效利用空余时间进行主动学习,不断提升业务能力。 (二)提升档案资料和相关设备的质量档案资料的质量与档案管理设备的专业度会直接影响煤炭企业档案管理水平,因此,煤炭企业应重视档案收集与管理体系的建设,最大程度保障档案的完整性,追求档案质量水平的最优化,并引进与购买最专业的管理设备,保障管理工作的质量与效率。档案管理工作中应践行分层管理、责任到人的模式,将管理责任与管理者相互对应,确保在问题产生时第一时间明确责任人,提高问题解决的速度与效率,同时还应该通过监督与考核机制对管理者进行激励与约束,并在企业内部全面宣传档案管理工作的重要性,给予优异的档案管理人员表彰及奖励。 (三)构建完善的档案管理制度,实现管理工作的有序性和规范性健全的档案管理制度是提高管理工作效率,确保档案管理工作有效推进的重要保障,通过制定档案管理制度明确相关工作的规范与要求,对具体的管理工作进行有效的指导,能够提高档案管理的利用效率,为煤炭企业提供更好的档案服务。作为最基础的档案管理工作,在进行档案收集与整理时管理人员需利用科学的管理方法对其进行归档与保管,每一份档案都需要仔细核对后加盖公章。而为了保障档案归档的完整性与规范性,管理人员需按照时间顺序对档案资料进行逐页编号。档案管理人员还需确定档案的保密等级,根据其保密等级完成加密工作,从而保障档案的安全性。 (四)借助现代信息化管理模式,提升管理的整体效能1.实现办公与档案管理的一体化发展。大数据时代的到来带动了煤炭行业的迅速发展,业务的增多与办公规模的扩大也直接提升了煤炭企业档案文件资料的规模与数量,企业在产品开发、技术研究、销售经营、财务管理与人事管理等领域会产生数量庞大的档案文件,这些文件都需要通过档案管理部门统一的整理、提交与归档,面对日益增高的工作量,仅通过传统的办公手段难以实现高效管理,极易产生档案管理混乱等问题。因此,煤炭企业应通过信息技术手段建立档案管理自动化系统,实现办公与档案管理的一体化发展,将档案管理工作融入企业基本办公工作中,节约档案管理所消耗的人力与时间。2.提供煤炭企业档案文件存储与检索的便捷性。煤炭企业档案管理工作之中不仅仅包含着煤炭企业的历史发展情况以及经营情况,也包含着诸多重要信息与合同信息,这些重要档案信息在煤炭企业日常经营管理、安全生产与项目规划中都能够起到重要的参考作用。在传统档案管理模式中,管理人员会对各领域资料进行收集,并分门别类地进行保存,从而便于企业在产业升级、生产经营与人员管理工作中调取档案信息。但在新时期,这种固化的档案管理模式硬,不适用于企业的发展与升级,其信息存储的全面性及检索的便捷性接相对较低,收集与归纳档案资料就需要耗费档案人员大量的精力与时间,若想要快速精准的检索与寻找目标资料,更是具有极大的难度。因此,煤炭企业应通过建设信息化档案管理系统提高文件存储与检索的便捷性。信息化档案管理系统是将纸质版资料文件扫描为数字化文件,并对其进行细化分类,通过数字化处理纸质档案形成信息化数据库,从而为其他部门提供更及时有效的档案服务,管理人员可通过信息平台检索精锐,迅速地捕捉目标档案,有效地提高了档案使用的便捷性与及时性。3.重视档案信息的安全性。随着信息技术在各行各业中的普遍应用,档案管理的数字化与自动化建设脚步不断加快,大部分煤炭企业纷纷开始或已完成档案管理的数字化转变,但随之而来的是档案信息安全性问题。在工作人员应用互联网信息技术整合多元化数字信息以及档案资料的过程中,可能会由于工作人员的不当操作,从而出现数据泄漏问题以及数据被篡改问题,可能会对煤炭企业的日常经营与管理工作造成一定影响。为了避免信息泄露对煤炭企业造成的损失,也为了提高档案信息的使用价值,必须要在推进煤炭企业档案管理工作信息化发展的过程中,合理保护重要的档案信息,加强对档案资源的有效保护与管理。 四、结语 档案管理工作不仅是对生产经营与煤炭工作系统信息的记录与采集,通过高效的档案管理工作可以间接的为企业带来极大的效益,同时也能为企业的发展与决策提供有效的参考。因此,煤炭企业的管理人员应重视档案管理工作的开展,档案部门工作者应具备先进的管理意识,可以有效利用现代化的管理模式与技术优化档案管理水平,在推动档案管理数字化发展的同时有效保护档案信息的安全,使档案管理工作能够为企业发展提供供有力的服务,充分挖掘档案管理的内在价值。 作者:乔园园 单位:陕西中能煤田有限公司 煤炭企业档案管理研究篇3 一、档案信息化管理的基本概述 档案信息化管理主要是应用现代化的信息技术,对企业内部的重要信息以及资源处理及管理。该项工作将在国家档案行政相关管理部门的统一组织下进行,管理系统具有数字化、网络化的特点,能够实现资源接收、传递和存储等一体化建设,能够实现跨区域信息之间的共享。信息技术的融入,使企业档案管理的模式发生了全新的变化。煤炭企业引入信息技术后,档案管理的方法进一步优化,能够对海量数据进行规模化处理,进一步提升煤炭企业档案管理的效率。同时也给企业的档案工作带来更多发展机遇。信息化技术的融入,还能够有效整合档案管理部门业务,进一步降低人力成本,减少人为因素的失误率,进一步促进部门之间的沟通。能构建更流畅的管理制度,强化流程的具体执行力度,充分调动各个部门工作人员的工作主动性和积极性,进一步提升工作效率,有效降低档案管理的运营成本,同时有利于保护数据安全,促进企业稳定发展。 二、煤炭企业档案管理信息化的主要特点 在企业发展和生产经营过程中,档案管理工作是重要的一环,通过信息化技术来提高档案管理的水平,能够在更大程度上整合企业的综合性档案信息,进一步提升管理的效率。针对发展过程中产生的海量数字资源,能够实现有效管理,为企业的决策提供重要参考。使煤炭企业档案信息化建设获得了较大发展,并呈现出以下特点: (一)档案信息载体的原始性。档案管理工作的对象门类较多,以原始文献为主,在档案信息化建设的过程中,尤其要重视信息的原始来源,确保后续的分析工作有据可依。企业内部档案记录了企业发展的历史,是企业成长的凭证,而各类资料的承载方式不一,除了书面文字,还有录像带、软盘、磁带、U盘等,在现代网络信息化背景下,各类电子资源也越来越丰富,为了进一步确保档案信息化搭建之后信息原始载体的完整性,煤炭企业应该设置专门的、存储原始载体的资源库,从而确保相关信息载体的原始性。 (二)档案信息的丰富性。档案资料信息资源的来源途径较为广泛,涉及人事管理档案、煤矿生产档案、行政管理文书等,门类庞杂,数量极多。在具体的信息化建设过程中,要注重保持档案资料的丰富性,将各种不同来源的档案资料转化为电子类文献。同时,要注意具体的录入方式,保持资料的多样化。 (三)档案资料的准确性。档案信息在记录相关内容的同时,在某个关键时刻,相关内容将对某个事件或决策产生巨大价值。因此,要对这些数据进行分析、摘录,就必须保证其准确性。在档案信息化系统搭建过程中,进行相关数据的录入时要反复核对,进一步降低错误率。 (四)档案资料的服务性。传统的档案管理方式在查询方面极度不便,因此服务能力相对较差。搭建信息化管理系统之后,能够进一步减少繁琐的工作流程,提高检索效率,同时也可以通过计算机以及相关终端设备,为其他部门提供快捷的档案检索功能。 (五)资料的智能化。信息化档案管理模式具有一定的智能化功能,大部分工作可以通过界面按钮自动完成进一步提高工作效率。同时,还能够针对不同需求进行深度分析,减少档案查询以及中转的时间成本,进一步满足各个部门对于各种档案资料的不同需求。 (六)档案资料的资源共享性。网络化技术能够实现跨部门、跨区域、跨时空的资料共享,用户可以通过相应的接口来实现对档案资料的调取、阅读,尤其是对于一些集团以及跨地区办公的公司而言,信息化模式的档案管理能够提高资源共享的效率。 (七)档案资料的资源安全性。通过信息化建设能为档案管理工作提供安全保障。由于企业涉密资料较多、技术含量较高,如一些自主知识产权等均属于企业商业机密,甚至关乎国家层面的经济利益。因此,档案信息化管理工作必须通过行之有效的措施做好保密工作,搭建更规范的保密制度,有效保证内部机密数据信息的安全。 三、煤炭企业档案管理信息化系统建设的现状分析 (一)没有建立精细化的档案管理信息化系统。目前许多煤炭企业开始引用信息化档案管理模式,但是还没有完全改变传统的“粗放型”管理方式,在信息化管理的过程中,正在努力走向“集约化管理”的全新模式。从具体的执行层面来看,有许多煤炭企业没有做好宏观层面的信息化系统顶层设计,在煤炭的开采安全、生产监控与企业档案管理之间,没有构建完整的、体系化的信息共享系统。因此不同部门之间的系统数据还不能实现及时匹配和转换,从而影响了运行的效率。与此同时,电子类档案资料的实际利用率并不高,在具体的工作开展中,如果仅仅通过目录卡或库卡进行查找,有可能出现遗漏。而且这个过程也难以盘点具体的库存以及流转情况,不能精确地核实借阅行为。 (二)基层工作人员的信息化管理意识相对薄弱。大多数煤炭企业的管理重点在于生产任务的完成上,对于档案管理工作上的忽视,将档案信息化管理工作认为就是简单的数据录入,没有将整个企业内部的信息化管理,建成一体化、自动化以及网络化的管理新模式,在很大程度上影响了网络化的价值,同时基层管理人员应用信息技术进行管理的意识较差、技能较弱,只能开展基础工作,这在很大程度上制约了信息化的推进。 四、煤炭企业档案信息化管理系统建设的具体策略 (一)将信息化发展列入企业发展规划,在人、财、物方面给予大力支持,全方位推进档案管理系统的信息化建设。要进一步提高煤炭企业档案信息化建设水平,首先要重视档案信息化管理工作的开展,将信息化管理工作纳入企业的宏观发展规划中,在人、财、物方面给予大力支持,建立一支综合素质水平较高的专业人才队伍,为信息化建设奠定坚实的基础。与此同时,企业管理者以及档案管理工作者应树立坚定的法制意识,以《档案法》及相关法律法规为指导,全力开展档案信息化管理工作,提升基层工作人员的自觉性。另外,还要做好信息化基础设施和网络建设,通过建立统一的标准,对工作流程进行规范化管理,搭建一个完整的网络层次,有效实现跨部门、跨地域的档案信息共享机制,进一步发挥档案信息管理系统的优势。 (二)建立部门之间的协同机制,进一步明确档案管理部门的职责,保障档案资料收集的完整性。档案管理是一个较为细致且牵涉较多实际技术的具体工作,在建设期间要将各种形式的资料转化为电子资料,以图片、文件等形式进行存储,要确保相关信息记录的真实性,保证前、中、后期资源提交以及信息存储的安全性。因此,应该对团队的职责进行明确划分,从负责人到具体工作人员,明确其具体的责任、权利与义务,从而确保相关工作的稳步实施。如果出现了意见分歧,档案信息化管理的牵头部门及负责人,应当综合各方信息进行整合反馈,做好各个方面的协调工作,从而促进该项目顺利进行。另外,还要建立各部门之间的配合机制,促进资源收集的高效性。 五、结语 综上所述,随着信息技术的普及应用,特别是将相关信息技术应用到档案管理中,为煤炭企业的发展注入了全新的动力。企业档案管理的信息化建设,能够进一步优化煤炭企业内部结构,进一步提高工作效率和服务职能,提升档案管理的整体水平,促进企业更快更好发展。 作者:李晓芳 单位:陕西延长石油集团横山魏墙煤业有限公司
科研档案作为记录科研活动的原始资料,在推动科研活动顺利开展、为科研工作提供有益决策中发挥着关键的作用,同时,科研档案管理人才队伍建设成为新时期一项重要的工作。然而,当前科研档案人才管理队伍还存在诸如人员年龄结构不合理、人才队伍不稳定、知识结构不全面以及创新意识不强等问题,这些问题的存在很大程度上阻碍科研档案管理工作的有效开展。基于此,新时期要多措并举,积极推动科研档案管理人才队伍建设,发挥人才资源优势,促进科研工作的进一步发展。 一、新时期科研档案管理人才队伍建设的重要性 (一)为科研工作顺利开展提供有力保障 科研档案贯穿于整个科研活动过程中,具有系统性的特征,而且每一个阶段都有新的档案内容产生,同时又具有阶段性特征。科研档案管理人员既要注重每一个阶段科研档案的管理工作,又要具备将科研档案系统化的能力,只有这样才能更好地保存科研档案。有了完整的科研档案,能够随时为科研工作提供材料支持,帮助科研人员解决科研进行过程中存在的问题,保证科研工作的顺利开展。而这些都基于建立一支优良的科研档案管理人才队伍,专业的科研档案管理人才队伍可以说是科研工作者工作顺利开展的有力保障。 (二)为有效提升科研工作质量服务 科研档案具有重要的价值,在科研工作开展过程中,能够随时给科研工作提供重要的数据和信息,持续不断地推动科研工作进一步发展。而要想实现科研档案为科研工作服务,就必须重视科研档案管理人才队伍建设。只有专业的科研档案管理人才队伍,才能具备专业的科研档案管理工作能力,熟悉科研档案的分类,能够在科研人员需要相关数据或资料时及时、准确地提供相关资料,帮助科研工作者解决科研工作中的难题,进而为提升科研工作质量服务。 (三)推动新时期科研档案管理工作升级发展 新时期档案管理工作要更好发挥档案的价值,为社会发展助力。任何一项工作的有效开展,都离不开人才队伍建设,科研档案管理工作的升级发展同样需要专业的科研档案管理人才队伍。充分发挥人才资源优势,创新工作思路和方法,不断推动科研档案管理工作的创新发展、升级发展,进而发挥科研档案的价值,推动社会的整体发展。 二、新时期科研档案管理人才队伍建设存在的问题 (一)人员年龄结构不合理 科研档案管理人员年龄结构不合理主要表现在科研档案管理人员年龄偏大,大多数在45岁以上,甚至有些单位科研档案管理人员的年龄已经超过了50岁。这样的年龄结构显然不利于工作的创新,尤其不能满足数字化时代对档案管理工作的新要求。与此同时,还有很多刚入职的新人从事科研档案管理工作,缺少工作经验和科研经历也会影响他们尽快投入科研档案管理工作之中。总之,科研档案管理人员不合理的年龄结构直接限制了科研档案管理工作的发展。 (二)人才队伍不稳定 科研工作虽然很重要,但是科研档案管理工作却不具有足够的吸引力,无论是对单项科研档案材料的收集和整理,还是阶段性材料的汇总,再加上系统成套科研档案的归档,都是相对枯燥的工作。这样的工作特点对从事科研档案管理工作的人员提出了多方面的要求。很多人由于缺乏耐心不愿意从事科研档案管理工作,有些人不够细心不适合科研档案管理工作,有些人专业不对口也不热衷于从事科研档案管理工作。由此导致人才队伍不稳定,有其他工作的机会便会选择其他工作岗位,造成科研档案管理人才队伍持续变化,难以保证工作的延续性和稳定性。 (三)知识结构不全面 随着新时期的到来,科研工作日益表现出融多科学领域知识的特点。对于从事科研档案管理工作的人来说,不仅需要他们具备专业档案管理知识,还要具备计算机知识、管理学知识、法律知识等。只有具备多种知识和能力的复合型人才才能更好地从事科研档案管理工作。然而实际上,单位的科研档案管理工作人员往往存在专业不对口的问题,调查显示,65.4%的科研档案管理人员非档案管理专业出身。这只是一个方面,加上上文分析到的年龄偏大的工作人员又不具备计算机操作能力,也会限制他们工作的开展。知识结构不合理、缺乏与科研档案相关的专业知识、缺乏具备综合能力的专业人才队伍也是当前科研档案管理工作面临的一个显著问题。 (四)创新意识不强 新时期的档案管理工作要迎合时代的发展,积极转型升级,以更好地开展工作。当前档案管理工作经历了从“纸质档案”向“电子档案”过渡、从“信息档案”向“数字档案”过渡的发展历程,不同的档案形式对档案管理工作提出了新的要求,这就要求从事档案管理工作的人员能够积极顺应时代发展对档案管理工作的要求。但是当前部分科研档案管理人员无法深刻意识到时代发展对科研档案管理工作的新要求,依然停留在传统的工作模式中,缺乏创新发展的意识,也无法尝试全新的工作方法,导致科研档案管理工作停滞不前。基于这样的现实,有意识地提升科研档案管理人员创新意识同样是一项紧迫的工作。 三、新时期优化科研档案管理人才队伍建设的措施 (一)转变科研档案管理人员观念,深刻认识 科研档案管理工作的重要性观念是行动的先导,只有观念改变才能有效指导实践工作的开展。新时期优化科研档案管理人才队伍建设的首要任务便是改变从事科研档案管理工作人员的意识,使其明确这项工作的重要意义和价值,明确科研档案管理工作的专业性,从而有意识地提升自身的综合素质,进而能够更好地适应新时期科研档案管理工作的发展要求。 (二)做好科研档案管理人员的职后培训 科研档案管理工作会随着时代的发展而发展,新时期科研档案管理工作升级发展的要求给从事相关工作的人员提出了新的要求。在学习型社会,从事任何工作的人都要始终坚持“活到老、学到老”的精神,通过不断学习提升自己的专业素养。这就要求单位组织好科研档案管理人员的职后培训,通过多种渠道和方法提升内部科研档案管理人员的业务能力和素质。一方面可以引进来,邀请专业的科研档案管理专家到单位,以开展讲座的形式,持续性地输出有关如何做好科研档案管理工作的知识与技能。另一方面,可以采取走出去的形式,鼓励科研档案管理人员参加各种会议和培训,与同行多沟通交流,实现取长补短。 (三)通过政策和制度的倾斜优化科研档案 人才队伍面对当前科研档案人员年龄结构不合理、流动性大的特点,各个单位要深刻意识到这些现象背后的原因,要采取积极主动的措施解决这些问题。对于各个单位来说,要从政策和制度上入手,有意识地向从事科研档案管理工作的人员倾斜,例如从收入、职称评定、评优评先等方面给予科研档案管理人员适当的优惠政策,从而激发科研档案管理人员的工作积极性。这样做也可以吸纳更多的人才加入科研档案管理工作队伍中,从而优化队伍的年龄结构,保持队伍发展的稳定性,最终提升科研档案管理人员的素质和能力。 作者:闫秀兰
一、选题的背景与意义 1.选题背景 自2009年起,国务院对医疗机构提出了一系列医疗改革的要求,从推动公立医院改革、改善医保政策、降低药品收入比例、加强综合监管政策、建设优质高效的医疗服务体系以及建设健康环境等多方面改善大众就医环境。在此背景下,医院档案工作更应顺应时代要求,积极挖掘、拓展医院档案的价值,为新时代的医院发展打下良好的根基。 2.选题意义 本课题研究具有理论与实践双重价值。 (1)理论意义。在持续深化的新医改政策背景下,医院领导层面愈发重视将医院的持续发展与深化公立医院改革的要求相结合。医院档案工作是医院工作中最为基础的一部分,所以医院档案工作质量的提升及档案信息资源价值的多元化挖掘将成为医院可持续发展的助推剂。本文通过对新时期档案管理工作的深入解读,考察新时期背景下医院档案工作管理实践的发展变化,重新审视医院档案工作的地位及其价值,提出医院档案工作的改进建议,丰富新形势下关于医院档案工作的理论研究。 (2)实践意义。本文以新医改政策为切入点,分析总结新医改的实施对医院档案工作产生的影响,以及改革后为医院档案工作带来的新变化,探索了新医改形势下的发展举措。从微观来看,对本医院的调研有利于医院档案工作的改进和档案服务效能的提升,有助于推动医院档案工作更好适应新时期的社会发展形势。从宏观角度来看,本课题的研究成果是基于对某一具体医院档案工作实践的考察,因而对其他地域同类型医院也具有适用性,可以为当前医院档案工作提供指向性、可操作性较强的措施和建议,促使医院档案工作事业得到一定发展。对医院档案工作具有一定的推动作用。因此,本文将具有一定的现实发展价值和理论价值。 二、研究现状 我国从2009年提出新医改政策后,新医改下医院档案工作便成为受关注的话题,关于新医改下档案工作发展问题的研究最早发表于2009年年底。在2013年有一个小幅度上升,呈现较为缓慢、逐渐上升的趋势,原因在于两方面:一是由政策的颁布到解读再到形成较好的实施方案需要一定的时间过程,在整体医疗环境没有较大变化的情况下,作为医院日常工作的档案工作,无法得到进一步的改变与发展。二是2013年国务院又利用医改政策对医疗机构提出新要求,其中《关于巩固完善基本药物制度和基层运行新机制的意见》指出,要落实财政对基层医疗卫生机构的专项补助经费,要明确基层医疗卫生机构基本功能,诊疗科目、床位数量、科室设置、人员配备、基础设置建设和设备配置要与其功能相适应,此建议针对医院财务档案、人事档案、设备档案等提出了更高的要求。此后,学者们开始逐步重视医院档案工作如何配合好新医改政策的研究领域。从2014年直至2018年,国内关于新医改下医院档案发展问题的研究逐步达到了一个高峰,2018年达到一个研究峰值。据笔者分析,其主要存在两方面原因:一是由于2009年至今,学者们对档案工作发展的探究已经积累了一定数量的研究成果;二是因为在2017年1月9日,国务院不仅又一次对医疗改革更新了要求,并颁布了《“十三五”深化医药卫生体制改革规划》,且仅在2017年,国家各个部门就颁布了39项有关医疗方面的意见、规划、方案等。这段时间的研究主要集中在对改善医院档案管理模式、大数据对档案管理的冲击及信息化对档案管理的变革等问题上。学术研究成果的中心逐步偏向实践研究,学者们对此问题的分析角度逐步向如何更好地适应大数据环境,开展医院档案信息化建设,以及提高医院档案管理能力方面发展。 三、研究的主要内容及研究方法 1.研究内容 关于新医改背景下医院档案管理现状的研究,以及关于新医改背景下医院档案改进方法的研究、关于大数据对医院档案管理影响的研究。 2.研究方法 实地调研法、文献研究法、案例分析法。 四、研究的重点难点及创新点 1.重点 通过调研较为具有代表性的本医院档案工作情况,增强科室实际工作与档案管理理论的联系,加强对医院档案工作实践的分析,发现医院档案工作中存在的实际问题,提出有效推动医院档案工作发展的改进策略。 2.难点 新医改政策涉及面较广,但目前专门针对医院档案工作的条目并不多,在符合国家医改政策对医院管理运营和构建社会健康体系的期望下,如何将医院档案工作对其辅助效果发挥到最大,不仅是理论层面的难题,也是实践层面的难题。 3.创新点 第一,研究视角上,以新医改作为背景,综合历年的医改政策进行探究,从而发掘政府及社会对医院档案工作的新诉求,同时重新审视并客观评价医院档案工作的地位,探讨如何为医院的可持续发展提供坚实基础,使其发挥更广泛的作用。第二,研究内容上,针对档案基础工作提出对策建议,同时结合新医改中提出的“全民健康”与医院公益性等新政策要求,立足于档案资源开发与利用,提出将提升居民健康意识融入档案服务意识中,使医院档案资源在提升居民健康素养、营造健康社会、健康环境,发挥其对社会公众价值的改进建议。 五、医院档案工作概述 1.医院档案工作的特点 (1)管理内容复杂多样、工作量大 医院档案来自各项医院活动的记录,涉及方面十分广泛,包括病案、文书档案、科研教学档案、财务档案、设备档案、药剂处方、基建档案、人事档案、会议记录等十多个种类。从载体角度则包括纸质档案、声像档案、电子档案、胶片档案、实物档案等多种载体。门类繁杂,载体多,档案产生速度快导致了医院档案管理内容多样,工作复杂。例如,患者的病例、病案又是医院档案重要的组成部分。患者又进一步分为门诊患者、住院患者等,且大型综合医院日门诊量极高。住院患者其病案持续的时间长,内容多,每次化验、拍片结果,每日所用药物、生命体征记录,每次医生所下医嘱都会形成大量的病案存在医院的系统中。 (2)专业性强 医院档案种类繁多,每一类档案又都有各自的要求与规定,即各类档案专门的管理办法。就病案的建档到管理而言,不同专业的科室所遵循的规章制度不同,术语也不尽相同。致使在病历(案)书写方面,不同专业的科室之间也无法相互替代。近几年更新的《病历书写基本规范》对病历内容的客观、真实、完整性有了更加全面的书写要求,如病案首页的各项内容的填写位置都进行了标准的制定,而病历(案)管理更是要求必须符合《医疗机构病历管理规定》等有关法律法规。2.医院档案工作的意义记录医院发展历程,为医院管理提供依据,提高医院医疗水平,解决医疗纠纷,维护患者权益。 3.新时代档案管理体制改革内容 持续深化公立医院改革,推进卫生系统信息化建设,进一步促进用药结构合理化,以及深入实施改善医疗服务行动计划,进一步完善基本卫生公共服务项目,推行健康文明的生活方式。 六、医院档案工作存在的问题 1.档案管理工作人员的专业能力较低 由于医院档案管理工作人员的业务水平比较低,未能全面了解档案管理的相关知识,有的在工作态度方面还不够端正。在实际工作中缺乏培训机会,现有的管理水平未能跟上医院发展的脚步。医院在档案管理硬件设备方面未能及时更新,对档案管理工作造成了阻碍。 2.医院档案管理模式比较单一 医院要想把档案管理工作落实到位,有效提升档案信息的价值,就要采用多元化的档案管理模式,并且管理模式还要紧跟时代发展的脚步。目前,部分医院在档案管理模式上比较单一,或者缺乏完善的档案管理制度,未能根据医院发展的实际情况进行档案管理工作,由于档案管理工作缺乏科学性和合理性,缺乏统一的规范和管理,使档案资料出现了重复管理、无人管理、管理质量不高等多种情况。 3.档案管理存在安全隐患 随着信息技术的发展,医院对传统医疗体系的人事档案、科研档案、业务档案进行了电子化处理,提高了档案管理质量,但大部分医院并未制定完善的电子档案安全管理措施,缺乏必要的防护手段,容易出现电子档案泄密、丢失和恶意篡改等问题。档案为医院日常运营和管理工作的开展提供了权威依据,具有保密性,一旦档案泄露将会给患者和医院带来严重损失。 七、新时代医院档案管理的创新举措 1.完善网络基础设施建设 在大数据时代,网络的建设情况决定了医院档案管理的发展情况。医院只有对网络基础设施不断完善,才可以更好地对档案信息进行管理。在医院搭建网络平台时,还需要不断加大人力资源的投资,完善内部的网络设施,应用先进软件与系统替换掉老旧的设备设施,用现代化的方法对档案信息进行管理。在此基础上,为了更好地促进医院档案信息化建设发展,还需要重视利用大数据对医院各种资料进行档案规整,有效节约存储时间和空间,便于查找,提高工作效率。 2.加强人才队伍建设 第一,医院可以直接从高校选拔具有较好专业素养的人才,这不仅能满足档案管理的专业要求,也能够吸引具有创新精神且技能和知识兼备的复合型人才,高质量人才能够为医院档案管理添砖加瓦。第二,医院还需要多加重视对管理人员的培训工作,从而不断提升他们的业务水平和综合素质,在现有管理人员的基础上,还需要不断通过进修等方式,有效提高他们的专业技能,并让医院档案管理工作者更新已有的知识系统,更好地适应数字化档案管理方式。第三,要加强档案管理工作者的思想道德水平建设,培养敢于担当的责任心和爱岗敬业的职业精神,不断探索总结档案管理的实践方法,并创新医院档案管理工作的新路径。 3.以患者为中心主动提供服务 对于医院各个部门和科室来说,准确度高、时效性强的档案资料都是极具价值的信息资源,对于提升医疗效益和工作效率具有重要意义。这对档案管理的工作人员提出了更高要求,要对各科室各部门的情况进行具体了解,将档案管理的服务范围延伸至医院各个角落,为每个部门快速、便捷地提供全面的档案信息资源利用。档案管理工作人员要以患者为中心,深入各部门了解其档案使用需求,征求具体意见并作出相应调整。积极搜集整理医院的各种文档资料,抢救快要散失的档案,积极展开档案编写、整理等活动,做好医院院史、科研成果、人物荣誉等资料档案的编研、整理工作,全方位、多层次夯实医院档案信息的基础。 八、结论 在现代医学管理体系中,档案管理显得越来越重要,需要紧随大数据时代的步伐,利用新的科学技术对医疗档案管理进行改革,以满足患者的需要和更好地适应医院的发展。档案管理工作者需要在具体实践中直面互联网时代的挑战和机遇,利用好信息技术与网络平台,充分发挥档案管理的优势与作用,有效规避网络风险,促进医院长远发展。总之,医院要想得到长远稳定的发展,就要做好档案信息管理工作,因为高效的档案信息管理工作,可以有效推动医院各项工作的进行,医院管理层相关人员可以将档案作为调整医院经营决策的重要依据,因此医院档案信息管理人员要结合自身实际情况,引进先进的档案管理技术及档案管理设备,从多方面加强对医院档案信息规范化的管理,进一步提高医院档案信息资源的利用率。 参考文献: [1]陈少梅.关于我国档案管理体制改革的研究[J].商品与质量,2017 [2]杨丽丽,尹滨倩.关于我国档案管理体制的探讨[J].青年时代,2020 [3]贾雅涵.浅议我国档案管理体制改革[J].卷宗,2016 [4]杨培茹.探析我国档案管理体制的改革[J].科技展望,2014 [5]姜红.当前我国档案管理信息化科学发展的研究[J].兰台内外,2021 [6]潘海锋.当前我国档案管理发展方向的探索[J].人文之友,2020 [7]叶李芳.试论现代信息化技术在医院档案管理中的应用[J].城建档案,2015 [8]林思思.做好医院档案工作的几点思考[J].城建档案,2015 [9]覃延华.医院档案工作与医院文化建设[J].城建档案,2015 [10]许传艳.新医改下医院档案管理的改进方法[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015 [11]焦鹏.基于医院档案管理的现状谈改善措施[J].中国集体经济,2015 作者:孙广欣 单位:烟台市烟台山医院
一、云南医学档案管理中存在的难点和重点问题 1.管理意识淡薄。档案管理工作人员没有较强的档案意识,这样的工作思想在很大程度上影响了档案管理工作质量的提升。目前,一些档案管理者指出,医学档案并没有较高的实用价值。医院的主要工作在于医疗质量与服务的提升,在于临床,档案不可能真正能够为医院创造任何经济效益,所以导致档案管理实践没有得到充分重视,工作质量呈现下降趋势。此外,医院管理者同样没有能够重视档案的重要性,没有能够真正利用到医院档案,很难充分认识到医学档案的价值所在,档案利用率低,资源浪费现象严重。 2.科技化水平偏低。医院档案工作并不是以营利为目标,所以在长期的工作中没有得到医院领导的高度重视,在医院的各项年度规划中,很少有专门拨付给医学档案建设工作的款项,这样就导致档案管理经费严重不足。档案管理工作中,很难进行现代化信息化改革。如果不能够实现档案工作的信息化,就无法最大程度上利用档案的潜在价值,硬件设备、软件程序的构建都需要有资金作为保证,由于医院目前对于档案管理工作的忽视,导致医学档案信息化程度较低的局面。 3.管理制度不完善。目前,我国很多医院并没有建立其科学完善的医学档案管理体系,目前的制度还有很多未能够完善的地方。医学档案责任制没有得到落实,具体的工作人员职责也没有划分,这样就出现了相互推诿的情况。伴随着医学档案管理不断向着信息化方向发展,如果无法完善管理制度,就很难适应发展的需求,很难对医学档案管理的日常工作加以规范。医院目前没有建立统一的管理医学档案的标准,各个医院都是按照自己的想法与制度来管理医学档案,这样就导致很多有价值的医学档案出现了材料重点不够,遗漏情况严重,文字与图片资料不符合的情况,同时随着医院对医学档案的不重视,各种档案没有统一分类整理,导致查阅档案需要耗费极大的时间,工作效率不高。 4.管理人员的素质不高。目前,各个医学所面临的现状非常相似,也就是在档案管理方面缺少专业性的人才资源。一般而言,医院往往都是让临退休的临床医护人员或者兼职人员来管理医学档案,他们并没有受到过专业化的培训与指导,对于医学档案知识了解不够,很难运用现代化的手段去管理档案,也没有储备信息化知识。医院在日常的工作中将主要精力集中在对技术人员的管理培训上没有能够重视档案管理者的其他方面素质的发展。就医学档案管理工作而言,很大一部分都是动态档案,医患治疗结果会不断变化,这就需要档案管理人员、医护人员的共同配合,及时有效地更新档案。但是有没有没有存在真正意义上的团队合作,继而导致三方配合没有效率科研,很多重要的医学信息和资料都被不完整的保存,导致档案最终出现很多遗漏的情况。 二、改进云南医学档案管理现况的对策 1.增强档案管理意识。对宣传活动进行强化,认识到在医学档案管理工作中,科学研究以及疾病资料等方面所起到的作用,对档案的管理意识进行强化。医院领导层也要从思想上对档案管理工作加以重视,采取积极有效的行动方案,提高管理水平,保证医学档案能够按照现代化的发展步伐前进。医院档案管理者要能够对档案的机制与重要有充分的认识,在这方面提高人力、资金以及时间的投入,对工作制度进行完善,提高宣传工作,建立健全合理的规章制度,保证各项医学档案的落实与发展,提升管理工作的质量。 2.完善档案管理制度。医学档案管理工作,复杂性很高,而且具有长期化的特点,只有长期不断坚持,才能够忽的良好的效果,所以医学领导一定要配合,并要求建立必要的考核机制。针对医院的发展情况,以及目前档案工作中存在的问题,建立完善的档案归档与收集制度,以这种方式来保证档案管理工作质量,提高档案的可利用率。同时,应该及时有效的考核档案管理工作人员,确保他们具有足够的能力胜任自己的工作。可以在物质待遇方面适当提高,根据他们提供的档案管理质量以及服务水平进行评估,然后适当调整薪酬,通过物质激励的方式让工作人员能够时刻保持工作积极性。 3.加大档案管理资金投入。医院要对医学档案管理模式进行创新,合理的对医学档案管理工作进行投入,确保能够应用现代化设备与技术,提高医学档案的科技含量和信息化程度。医院要能够在医学档案管理工作中大量引入信息化技术与现代化管理理念,同时对档案的保密工作也要加以重视,网络设施的良好性也要得到体现。深度加工与传递目前现有的医学档案,运用先进的云计算和计算机技术处理档案的海量信息,更加编辑地帮助人们查阅档案,提高档案的利用效率,发挥档案的经济和社会效益。 4.提高档案管理人员素质。目前的医学档案管理工作已经不再是简单的对信息的手机、保管以及统计方面的工作,而是需要建立起以医院作为平台的信息化传递中心,对过去的经验加以总结,为今后的业务和科研活动的开展提供借鉴。这就需要档案管理人员具备更高的专业化与综合性素质,他们不仅要合理掌握专业化知识,同时还需要对计算机和医学等相关学科的知识有一定程度的掌握。所以,要强化医学档案管理工作人员的培训力度,完善医学档案管理工作的各项制度,尤其是管理制度与绩效考核制度,实现医学档案的数字化与信息化管理,激发员工热情,提高档案的利用价值。医学档案管理对医院各项工作的顺利开展具有重要作用,医院要结合具体工作需要,从理念、资金、制度、人员等方面采取改进措施,提高医学档案管理水平,为医院各项工作开展提供支持。 参 考文献 [1]考敏.近十年来医学档案研究述评及展望[J].办公室业务,2017(1):41‐43. [2]何伟.医学档案管理工作的特点与发展趋势分析[J].办公室业务,2016(1):106. [3]张晓伟.加强医学档案管理工作刍议[J].才智,2010(1):279. 作者:王树菊 单位:辽宁省凌源市卫生健康局
一、医疗设备档案管理的主要内容 医疗设备档案管理涉及的内容非常广泛,包括设备的采购、使用、维护、报废等。对于医院的管理工作来说,对设备的各流程环节进行归档处理是必须的。相关管理人员应在结合医疗设备档案管理要求的基础上,实事求是,如实记录设备的动态:一是设备的申购档案管理,该部分档案包括设备采购的申请书、采购合同、发票票据、账务往来记录、操作说明、安装验收报告书等,进口设备还需进口的合格检验证明、海关免税证明等,大型设备的采购如果涉及招标,档案内容需要包括招投标书、招标协议、签订合同等。二是设备使用过程中形成的档案管理,包括设备流转使用情况、医疗科室的申请说明、设备效益分析报告等。三是设备的维修档案管理,包含设备的维修合同、质保材料、期限说明书、设备报废情况等。这些档案资料均由医院设立专门的档案室保存,派专人管理并整理归档。在实现档案信息化后,管理人员可以线上登记或拍照记录,将相关资料以电子方式留存。 二、医院医疗设备档案信息化管理的意义和原则 1.重要意义 在传统的设备档案管理方式中,是以纸质文件进行收集和保存,不仅管理效率低下,还容易丢失,在需要查阅时也不方便。新时代的发展,使得档案管理方式在先进互联网技术和多媒体平台的支持下转为信息化、电子化方式,大大提高了档案整理的效率和留存的时效性,也便于随时查看,减轻了档案管理人员的工作压力,增强了档案管理水平,给医院的管理工作提供了极大的便利,符合医疗实际需求。在对具体的设备材料文件进行归档时,工作人员应充分利用信息化手段,在档案管理系统输入设备的关键信息,系统会自动识别并整理,保存在特定的数据库中,从而提高了设备档案信息记录的准确性。档案管理系统还设置了一定的查阅权限,以维护设备档案信息的私密性。 2.管理原则 医疗设备档案管理在医院管理工作中占有重要的地位,因此医院需重点关注设备的档案管理环节,制定合理的管理制度规范管理过程。其中,对于医疗设备档案管理,应遵循如下几个原则:一是集中管理原则。对医院内部现行的所有医疗设备进行分类,统一归档管理,确保设备信息的完整性;二是周期管理原则。医疗设备的采购、安装、运行、维修、报废等过程均涉及大量的档案资料,往往需要较长的归档时间,所以有必要根据医疗设备的特点和利用过程分阶段归档管理;三是分类管理原则。医疗设备因采购方式、使用途径、所属科室不同,其包含的相关材料也有着不小的区别。因此,为了便于区分和查阅,应按照医院的档案管理制度对医疗设备档案分类别存放和管理。 三、医院医疗设备档案信息化管理现状 1.医疗设备档案管理意识不强 在医院的管理工作中,设备档案管理属于较为边缘性的工作,并不与医院的盈利直接挂钩,且医疗设备只是作为医疗过程中使用的工具,有关管理人员对设备档案管理意识不强,很多时候会忘记对其资料进行存档,没有及时形成档案记录。在一些档案管理人员眼中,医疗设备的档案管理并不是必要的工作,将精力放在其他项目的档案管理上,使得设备档案管理存在漏洞。由于没有端正工作态度,这些档案管理人员在进行医疗设备档案管理时难免容易出现差错,出现归档不及时、资料不完整等情况,给医院的医疗工作带来麻烦。 2.对医疗设备档案管理不够重视 医院的大部分工作是治疗、问诊、手术等高端技术性工作,能够为医院带来直接利润。虽然医疗设备档案管理也是医院管理中的内容,但是对比医院的其他工作,给人一种看似无足轻重的感觉,档案管理的潜在作用和隐性价值容易被忽略,得不到足够的重视。管理层也常常忽视医疗设备档案管理的重要性,没有充分注重对其开展信息化建设。在部分医院中,虽然信息化技术已经被应用于预约看诊、在线咨询等方面,但对于医疗设备的档案信息化管理却缺乏正确认识,认为医疗设备档案管理对于医疗工作而言无关紧要,没有将医疗设备信息化管理纳入医院管理工作的重点考量范围,使得有关管理人员在这份工作中得不到足够的认同感,容易形成散漫、低效的工作态度,影响医疗设备信息化管理的质量。 3.医疗设备档案管理人员专业水平需要加强 档案管理看起来是一项并不复杂、没有太多技术含量的工作,但是由于涉及大量文件资料,档案管理工作实际上非常烦琐,而且较为枯燥,需要有关管理人员兼具细心和耐心,能够及时整理和保存医疗设备档案材料,并录入信息管理系统。对于档案管理人员来说,如何在诸多设备资料中迅速识别有效文件并进行正确分类统一管理,十分考验其专业素养。当前,有些医院的医疗设备档案管理人员专业水平不足,表现在收集整理档案材料完整性较低、记录信息不够准确、归档不及时等。因此,加强档案管理人员的专业能力关系到医疗设备档案信息化管理工作的效率。 4.医疗设备档案信息化管理系统不完善 虽然医疗设备档案信息化管理建设在逐步推进,也出现了各种各样的档案管理系统,促进了医疗设备档案的自动化、电子化,但由于系统缺乏通用性,在不同的医院存在一定的差异,使得在进行医疗设备信息归档时会有某些制约,给档案管理工作造成不便,降低了工作效率。此外,实施医疗设备的电子化档案管理虽然拓展了信息存储空间,使得信息记录更加灵活方便,但是档案管理系统并不完善,特别是在档案信息的安全性和隐私性方面,系统如果缺乏有效的防范及杀毒功能,容易遭到不法分子或黑客的侵袭,通过网络攻击窃取、毁坏医疗设备档案信息,引起档案资料的泄露或损毁,给医院医疗工作造成威胁。 四、新时代医院医疗设备档案信息化管理对策 1.建立健全医疗设备档案信息化管理制度 完善的管理制度是开展医疗设备档案信息化管理的有力保障。医院决策层应结合医院的实际情况和特征制定档案管理准则。可以参考《档案法》条款,采取统一领导和分级管理同步并行的方式,通过制度加强对医疗设备采购、维修、安装等过程中档案资料的规范收集和保管,在全流程中构建信息化管理网络。例如,医院在采购大型医疗设备时,可以利用招标竞标的方法,筛选出信用良好、品质过关的医疗设备生产企业,提高医疗设备质量的可靠性,需要将有关企业资料和合作文件在档案管理系统中留档。根据医院不同科室的需要采购医疗设备,并对其中的质保条款、维修费用说明等存档,以便日后在设备故障时进行维修管理。医疗设备安装调试完毕后,其操作手册和说明文书也需归档,以指导医疗人员顺利使用该设备,并且设备的生产厂家、日期、编码等也应做好档案记录,为设备管理提供便利。在医疗设备档案管理流程中,相关人员应建立健全医疗设备档案信息化管理制度,发挥制度的监督作用,提高管理水平。 2.提高档案管理人员的信息化水平 在新时代医院医疗设备档案信息化管理工作中,档案管理人员的专业素质对管理工作的效率产生直接影响,特别是对档案管理系统的熟悉程度,因此必须提高管理人员的信息化水平。对于现有的档案管理人员应加强培训,定期组织课程或讲座,传授计算机应用知识、档案管理方法和信息系统使用技巧,提高其档案信息化管理能力,打造一支专业能力强、综合素质高的档案管理队伍,落实好医疗设备档案信息化管理工作。同时,医院还可以鼓励档案管理人员利用业余时间充实档案管理理论,学习国内外先进的管理方法、信息化技术等知识,促进自身专业水平的提升。医院还可以结合实际引进高素质的档案信息化管理人才,这类人才应具备扎实的专业基础和丰富的技术经验,能够促进医疗设备档案信息化管理工作的可持续发展。 3.利用大数据技术,推动档案管理发展 新时代背景下,大数据技术在社会生活中应用广泛,提高了生产工作效率,给人们生活带来了极大便利。因此,为了加强医疗设备档案信息化管理工作,医院应充分利用大数据技术,推动档案管理发展。比如,医院可以结合管理特点和医疗设备使用状况设立专门的数据库,将医疗设备档案信息保存在特定的数据库中。因为数据库管理具有容错率高、存储空间大等特征,能有效减少管理成本,提高归档效率,并且可以实现长期保存和随时查阅。数据库档案管理方式在资源共享和快速查找方面有着得天独厚的优势,可以方便档案管理人员检索档案资源。因此,为推进医疗设备档案管理数字化进程,档案管理工作人员应从系统性、全局性的角度出发,对设备的资料信息进行智能化管理。在对医疗设备档案资料分类保存时,应针对类别建立对应的数据库,并搭建好信息共享平台,规范权限管理,对于公开的档案信息可以借助网络让大家远程查阅,私密档案信息则要控制好人员的访问权限,实现医疗设备档案的精细化管理。 4.增强医疗设备档案信息化建设力度 医疗设备档案类型多样、资料众多,对其进行信息化管理是时代发展的必然趋势。信息化提高了档案管理工作的效率,实现了资料保存的无限期及便捷性。医院应增强医疗设备档案信息化建设力度,利用先进的信息技术方法促进档案信息化管理水平。医院由于设立规模、性质级别的限制,在投入资金和现存资源方面存在差异。医院在推进医疗设备档案信息化建设时,必须从自身的实力出发,因地制宜、实事求是。例如,医院可以参考现有的主流信息化管理系统,分类别或分层次叠加应用,循序渐进地增强对医疗设备的信息化存档,扩大覆盖范围。医院可以依据医疗设备档案等级和类别实行内部管理和技术外包的手段,将重要档案资料存放在医院的自有信息系统,而将常规档案信息委托给代理机构管理,以减轻医院的档案管理压力,降低管理成本。 5.强化医疗设备档案信息化管理的安全保密性 在对医院医疗设备进行信息化档案管理时,管理的安全性和保密性往往是关键。这需要医院建立档案安全管理制度,并设置与之协调的监督机制,加强档案管理工作的细节管理,避免资料的泄密或窃取。档案管理人员应树立安全保密意识,用丰富的网络安全、技术风险知识来武装自己,在日常的档案维护工作中提高信息系统的安全管理,定期更新系统防火墙或杀毒机制,强化对网络攻击的预防,并对调阅档案资料的人员做好身份查验和登记。例如,在对医院医疗设备进行信息化归档时,应校验档案管理人员的登录身份,并对其录入档案信息的操作实施系统监控,每一步操作都在系统里留下日志痕迹。对于访问系统的人员应进行实名认证,且根据档案的涉密级别开放部分权限。在档案信息管理系统内安装可靠的防火墙和杀毒软件,建立系统层面的安全防范机制,防止泄露档案信息,全面增强医疗设备的信息化管理安全性。 6.开发并优化档案信息管理系统 医院可以聘请技术人员对档案信息管理系统进行开发和优化,不断升级系统的实用性和安全性。档案信息管理系统应切合医院医疗设备档案的实际管理工作,虽然如今市场上有许多档案信息管理系统,但是并不能保证其完全符合每个医院的医疗设备档案信息化管理,在工作的细节处存在一定的差异,如果协调不足或处理不当,容易引发档案信息泄露、丢失等问题。因此,医院可以结合实际管理情况,寻找可靠的软件开发商,制定专门的档案信息管理系统,除了配置通用功能外,还应根据医疗设备的档案特点和管理需求开发新的功能,并在后期的使用过程中针对不足之处逐步优化,完善档案信息管理系统。 五、结语 综上所述,新时代医院医疗设备档案管理工作逐步向信息化、智能化转变,但是从目前的管理现状来看,仍存在着许多不足之处。这需要医院建立健全医疗设备档案信息化管理制度,提高档案管理人员的信息化水平,充分利用大数据技术推动档案管理发展,增强医疗设备档案信息化建设力度,强化其安全保密性,并可以根据现有条件开发并优化档案信息管理系统,以全面提高医疗设备档案信息化管理水平。 参考文献: [1]鲁俊峰,岑佳佳.医院医疗设备的档案管理实践与工作体会[J].中国设备工程,2020 [2]李娜.基于新形势的加强医院医疗设备档案管理的路径探析[J].科技资讯,2019 [3]胡燕平,焉丹,杨学来,陈学斌,池宁,张笑语,李天庆.某三甲医院医疗设备档案信息化管理的应用分析[J].中国医院管理,2019 [4]孙德卿,张婧,陈琦,王跃.新时期医院医疗设备档案管理策略[J].生物医学工程学进展,2020 [5]马宁.分析医院医疗设备档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2019 [6]王晓瑜.医院医疗设备档案管理与使用的探讨[J].办公室业务,2018 作者:李燕 单位:河南省驻马店市中医院
一、引言 随着社会中各个领域与各个行业不断的发展,越来越多的事业单位清楚的认识到人力资源对于企业发展的重要性。为了实现人力资源工作的顺利开展,事业单位开始注重人才的培养,从而推动着事业单位工人档案管理工作的发展。尽管事业单位工人档案,在实际的发展中取得了一定的成效。但是,伴随着其发展产生了诸多的问题。这些问题的出现在一定程度上,阻碍了工人档案管理工作的顺利开展。因此,事业单位要认真研究当前出现的问题,做好相关的应对措施,合理化的解决当前存在的问题,推动事业单位工人档案的发展。 二、事业单位工人档案管理中存在的问题 (一)缺乏工人档案管理意识 事业单位在实际的经营管理中,缺乏对工人档案的管理意识。部分事业单位对于工人档案的管理并没有给与足够的重视,并且缺乏对工人档案管理的相关法律法规。因此,事业单位工人档案管理工作,在我国事业单位当中并没有得到很好的实施。由于工人档案管理意识的缺乏,在事业单位的管理工作中的体现相对较为明显。大部分事业单位并未引起对工人档案管理工作的重要性。长期对于工人档案管理的忽视,导致事业单位并没有及时的对工人档案做出整理与总结。 (二)档案清理难度较强,并且堆积较重 当前形势下,绝大部分事业单位在工人档案管理工作中,仍然采用的管理模式相对较未枯燥、单一、单调。单位内部所有工人的档案,几乎都被单位领导所控制。然而这种档案管理模式更适合与传统模式管理方式。随着社会经济的发展与进步,人才的流动已经是司空见惯的现象。传统模式下的档案管理方式,已经不能够顺应当前事业单位档案管理工作的发展需要。当事业单位的员工退休或者离职时,该部分员工的档案并没有被妥善的处理,不会被及时的更新,更不会被清理掉。随着时间的不断的向前推移,越来越多的无效档案堆积如山,这些无效档案不但占据了大量的办公空间,更不利于人力资源工作的开展。 (三)影响着事业单位的信誉度 事业单位在以往的档案管理过程当中,经常会由工人档案记录出现伪造的现象。而且事业单位的领导对于档案审批意识不够强,导致其审批意识不达标。例如,许多工人档案中年龄、学历、工作经验等方面,出现与实际不相符合的情况。此外,事业单位对其内部员工档案管理当中,很多地方出现不足与缺陷。进而导致档案的管理不到位。致使外界对事业单位的整体信誉度出现下降。 三、事业单位工人档案管理的合理化建议 (一)加强完善工人档案管理的监督管理机制 做好档案管理的监督工作对于事业单位工人档案管理工作的发展,具有重要的影响意义,是推动事业单位档案管理工作顺利发展的重要保障。事业单位在对其工人档案管理监督过程当中,需要结合单位档案管理工作的实际情况,以及其发展的特点而行。在相关监督管理工作的开展时,需要做到以下两方面的内容。第一,完善相关的极端管理机制,其监督机制的制定,需要对单位内部的实际发展情况作出考虑,并且结合相关的各项规章制度。第二,在单位内部设置专门的监督人员。对事业单位的工作档案进行合理化的监督,促进档案管理工作顺利的发展。 (二)对不同单位及部分,采用个性化的管理 基于传统模式下的档案管理,普遍存在管理体系相对较为单调,并缺乏管理力度。导致员工对于上级领导的管理,出现极其抵触的心理。这种传统模式下的档案管理方式,不但对事业单位的档案管理没有任何实质性的帮助,反而会阻碍其发展。基于此,事业单位要根据当前工人档案管理工作的实际开展情况,对其工作作出局部的完善与调整,进而促进档案管理工作的顺利开展。此外,在档案的实际管理当中,不能够采用过于严格和枯燥的管理方式,而是采用人性化的管理方式,尽量使其所有的员工能够接受新制度模式,进而促进档案管理工作的顺利开展。 (三)加强工人档案的信息化建设 随着现代信息技术的发展,信息技术在各行各业得到了迅速的发展与应用。尤其信息技术在事业单位工人档案管理工作中的应用,对于事业单位提升档案管理工作的效率具有重要的意义。基于此,事业单位利用信息技术手段,加强对档案的管理,是企业做出的明智之举。首先,事业单位需要积极引进信息化设备,以及相关先进的技术在档案管理工作中的应用比例。其次,在档案管理当中,要不断的加强专业人才的引进,从而有效的提升档案管理工作的效率,最终实现事业单位工人档案管理的信息化建设。 四、结语 随着信息化时代的到来,事业单位的工人档案管理工作要求逐渐提升。随着档案管理工作的良好发展,与此同时暴露出来的问题也越来越多。例如,档案出现弄虚作假,工作档案与实际不相符、以及弃档等问题出现。这些问题在很大程度上严重的阻碍了档案管理工作的顺利开展。因此,事业单位要给与高度的中,并且针对其出现的问题,及时的采取有效措施对其加以控制,进而保障事业单位工人档案工作进一步发展,全面事业单位全面工作的顺利发展。 【作者简介】郭红艳(1979-),女,本科,助理馆员,研究方向为档案管理。 【参考文献】 [1]郑会文.事业单位人事档案管理工作中的注意事项解析[J].人力资源管理,2017(06):343. [2]孙保惠.试论事业单位人事档案管理工作创新[J].人才资源开发,2014(11):13-14.
科技档案论文:农业科技档案监管的新途径综述 作者:魏小红 单位:宁德市农业科学研究所 农业科技管理部门只有不断对软硬件进行更新,选择质量优良的软硬件产品才能保证档案信息化管理的正常运行,跟上时展的脚步。同时,随着信息化的应用,也产生了一系列网络安全问题,而农业科技档案保存了许多重要内容,具有稀缺性和不可再创造的特征,资源弥足珍贵,只有在保证安全的基础上,才能发挥信息化管理的高效性。因此不仅从应用方面,而且从安全方面考虑也要对硬件设施和软件进行及时的更新,以保障档案系统数据的安全和稳定。 档案服务人性化一要树立服务理念。在信息化背景下,应改变传统档案管理“重保存、轻利用”的理念,树立起为现代农业发展服务的意识,在保证档案管理专业性的前提下,更好的发挥其社会性,最终实现两者的统一。二要创新服务手段。档案馆要通过互联网广泛开展服务,建立档案网站,为档案使用者实现档案信息网上检索提供方便,做好档案资源库建设,提供便捷的网络服务,全面实现档案管理自动化。在实践中要对服务的方法不断创新。例如:可以开展“一对一”农民科技档案服务,即为某些种养规模较大的农民建立专门的档案,把档案管理部门主动为农民搜集相关档案信息,通过互联网供农民查阅,更好的促进农民增产、增收,提高档案的科技利用率。最终建立以现有档案部门为基点,以服务“三农”为优秀职能的档案信息体系。三要拓展服务领域。将传统的农业科技档案主要为科研单位、农业生产企业服务,转化为向全社会服务。在实践中,可以针对科研部门、农业行政管理部门、企业、农民等部门服务,为其建立不同的档案数据库模块,实现档案管理的“精细化”,使农业科技档案部门成为农业科技研发与应用的指挥部、智囊团、咨询中心。四要利用信息化促进档案管理中的交流与反馈,档案管理部门要主动出击,了解档案使用者的现实需求,深层次研究开发档案信息,提高档案管理的合理性、快捷性、准确性。档案管理部门可通过建立网络论坛、微博等形式,征求各方意见,进行交流与沟通。档案管理模式市场化农业科技档案馆是农业科技信息的聚集中心和交流中心。随着我国事业单位改革的不断深化,探索一部分事业单位市场化也是国家的要求。因此,有必要利用信息化的优势,创造性的探索科技档案管理市场化运作模式,为农业科技图书馆的发展提供更强大的活力。一方面,可以将传统的科技档案使用过程进行商业化运作。各地农业科技档案管理部门,可将一些农业科技资料到互联网,进行适当的收费阅读,提高农业科技信息的利用率。同时,可以利用网络开展档案资料咨询服务,扩展科技档案管理咨询业务,为档案使用者提供相应的科技信息指导咨询、科技资料检索咨询等服务。另一方面,可将档案管理工作拓展到扩展到社会活动中实现商业运作。农业科技档案馆要深入的进行市场挖掘,研究自身特色,把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到社会活动中来,通过一系列社会活动,增强科技档案馆的品牌知名度和群众认可度。 档案管理人才培养复合化档案管理人员素质的高低是实现档案管理信息化的基本保障,在数字化条件下,农业科技档案馆要树立“人力兴馆”的意识,把既精通传统档案管理业务又精通计算机、网络的人才做为图书馆的重要资源,大力进行人力资源开发,培养能够适应数字化档案管理的复合型人才。一要建立学习型档案馆,形成浓厚的学习氛围,对人才进行精细化培养,强化数字化应用的重点。要建立健全员工培训的体制和机制,定期或不定期的进行培训,使每一位档案管理人员都能够接受数字技能的培训。二要建立文化型档案馆,不但要做好员工管理、技能上的培训,更要做好人文观念上的培训,要丰富档案馆文化内涵,使员工理解农业科技档案馆的精神实质,热爱档案管理工作,以最大的热情投入到档案馆的发展中去。三要建立研究型档案馆,档案馆要利用资源优势大力开展各类农业科技课题研究,提高管理人员档案管理知识及农业科技知识的运用水平,提升档案编研能力,为数字化建设提供保证。总之,农业科技档案包括着农业科技研究和应用中的各类文字、图纸、数据、声像等资料,囊括了农业科技研究课题的“立项、申报、总结、成果鉴定”各个领域,是农业科研活动的真实再现。档案管理信息化提高了管理效率和质量,为传统档案管理方式带来了新的理念,更为档案管理紧跟农业科技发展步伐、服务农业生产提供了有力支撑。在未来的发展中,软硬件更新实时化、档案服务人性化、档案管理模式市场化、档案管理人才培养复合化将是农业科技档案馆管理信息化的新途径。 科技档案论文:农业科技档案监管现况综述 作者:宫玉英 单位:新疆博州农业技术推广中心 有些单位虽有制度,但只是流于形式,没有落实到行动中,也没有相关的收集、登记、监督制度,使得档案管理没有统一的标准和体制,处于无序、混乱的状态。农业科技档案管理信息化程度低。随着科学技术的发展,信息化成为各行业的发展趋势。而就目前的农业科技档案来说,其资料的存在形式主要是纸质、图片和声像资料,缺乏系统的电子信息,使得农业科技档案管理信息化程度较低。农业科技档案利用情况复杂。在农业科技档案的管理工作中,工作人员只把工作重点放在对档案的保存上,而忽视了对档案资源的利用,致使档案的利用率较低。同时随着国家农业科研的发展,档案利用面也扩大,利用主体增多,致使利用主体在利用过程中稍有不慎就容易出现问题。 对策和措施 (一)形成领导重视的农业科技档案管理。合理的农业科技档案管理能够创造极大的物质和经济财富,领导的重视有利于档案的高效管理,从而创造更大的价值。各级领导要亲自抓,加大对档案管理工作重要性的宣传力度,给予充足的经费确保实现档案管理工作的顺利进行;同时领导要采取措施调动科技人员的主动性和积极性,为农业科技档案管理和利用打好坚实的基础,把农业科技档案管理工作做到最好。(二)建立高素质的农业科技档案管理人员队伍。提高管理人员的思想道德素质和科学文化素质,培养其对工作的责任心,使其能够对农业科技档案管理工作有足够的热情和耐心。同时,还要着重培养农业科技档案管理人才,提高管理水平。(三)健全农业科技档案管理体制。建立健全严格的管理体制,有统一的操作标准和规范的制度。及时更新不适合的规定,建立新的管理机制。使农业科技档案管理有“制”可依。还要树立服务观念,建立反馈机制等等,完善各项管理体制。(四)完善农业科技档案管理的基础设施。通过多种渠道争取经费,改善档案管理的基础设施。加大对信息化的投入,建立档案信息数字化、网络化等。要想适应农业科技的发展,就必须重视档案管理中信息网络的应用。 科学的农业科技档案管理机制的意义 通过建立健全农业科技管理机制,提高档案管理的利用效率,有助于促进现代农业科技成果的转化和科研工作的进一步深人研究;有助于加快现代农业的建设步伐,提高农业效益,巩固农业的基础地位,增加农民收人;这也体现了国家和政府的工作重心。 结束语 高效的农业科技档案管理为我国农业科研事业提供重要的资源,使其发挥更大的社会效益和经济效益。农业科技的进步不仅能够解决十几亿人口吃饭问题,也是工业、服务业等其他行业发展的支柱,是我国社会安定、实现强国之路的重要保证。 科技档案论文:科技期刊诚信档案建设论文 一、科技期刊诚信的问题分析 学术论文不端行为的表现形式多种多样,如抄袭、剽窃他人研究成果;参考文献引用不当;篡改、伪造实验数据;剽窃他人尚未公开的研究成果或实验数据;请他人文章或代他人写文章;不当署名;一稿多投等。这些诚信问题的发生主要责任归咎于作者本人,期刊对此虽然具有审查义务,但因一些实际问题和具体情况的局限性,期刊编辑人员本身也是真假难辨,因此把全部责任归咎于期刊本身有失公平。本文主要从期刊编辑出版过程中,诚信问题的发生主要责任在于期刊编辑部的情况进行阐述,而对主要责任在于作者本人的情况在此不做阐述。 1.违规处理。2011年2月24日,新闻出版总署通报了8种期刊违规刊发学术论文问题的处理情况。新闻出版行政部门依据相关规定,对严重违规的《中国包装科技博览》等6种期刊予以停业整顿、警告等行政处罚,对《管理观察》等两种期刊予以通报批评,同时责令立即纠正违规行为。2013年4月7日,国家新闻出版广电总局分别给予《中国对外贸易》(英文版)、《考试》两种违规刊发学术论文的期刊停业整顿6个月和3个月的行政处罚。2013年9月14日,山西、河南、山东三省新闻出版局分别对《中外故事》、《故事世界》、《科技信息》给予停业整顿三个月的行政处罚,并要求其予以纠正并彻底整改。近几年来,由新闻出版总署官方或由其专业媒体如《中国新闻出版报》或其他媒体平台报道的一些对于科技期刊的违规行为的通报及行政处罚已屡见不鲜,但仍屡禁不止,一些科技期刊在巨大的经济利益诱惑下,不惜铤而走险,期刊出版完全背离《期刊出版管理规定》,严重扰乱了期刊出版秩序,给期刊界和学术界造成了极大的负面影响。 2.一号多刊。“刊号”是“中国标准连续出版物号”的习称。刊号由国际标准连续出版物号(简称“ISSN”)和国内统一连续出版物号(简称“CN号”)两个部分组成。所有经过批准登记的期刊,不论其发行范围如何,均配给CN号。公开发行的期刊则还可分配ISSN。刊号的分配原则是一刊一号。期刊经批准更改刊名或出版地后,审批机关将重新配给刊号。2005年《期刊出版管理规定》第三十三条:一个国内统一连续出版物号只能对应出版一种期刊,不得用同一国内统一连续出版物号出版不同版本的期刊。出版不同版本的期刊,须按创办新期刊办理审批手续。由于许多学校和科研院所要求老师评职称和学生毕业都要求其必须,因此,很多老师和学生因问题而困扰,一些不法分子看到此商机,就以谋取高额回报为目的,非法租用刊号,向作者收取高额版面费,完全不顾及期刊的质量水平,搅乱了期刊出版市场,给社会造成了不良的影响。 3.。是指从论文创作开始到论文最终发表的过程,完全交由中介去操作的现象,而则是指论文由作者本人创作,论文的发表交由中介去的现象。目前,现象的产生,主要以谋取高额回报为主要驱动力,利用现代化网络技术为手段,依托与期刊编辑部的强大关系网,低薪聘请校园专业,来完成全过程。在对众多的网站进行调查分析后,我们不难发现,不同的网站登载着大量的合作期刊,更有甚者某一本期刊与多家网站均有合作,论文的购买者、中介、专业和期刊编辑人员,在各方的密切配合下,使得整个论文从到的工作流程相当顺畅,不禁让人感叹行业的“产业链”已经形成并且逐渐成熟,并且具有高效性和保密性。现象的产生究其根源还是在于利益驱使,还有期刊界缺乏行业自律和国家对于其监管的乏力,种种原因造成了这一行业的产生并助长了其发展。但在查处的过程中,应该分清情况,仍有许多期刊只是被不法网站利用,打着正规期刊的旗号招揽生意,实则与该期刊没有一点关联。这种行为完全扰乱了学术出版环境,给社会造成了难以挽回的负面影响和经济损失。 4.涉嫌抄袭文章比例高。由于部分作者对参考文献著录规范缺乏一定的了解,参考文献应遵循著录标准正确使用的意识薄弱,造成了期刊刊载的部分论文经中国知网的学术不端文献系统和万方数据的相似性检测系统检测后出现了较高的文字复制比,因此不禁怀疑此类论文出现了涉嫌抄袭等学术诚信问题。根据目前期刊出版行业惯例,学术期刊普遍都以文字复制比30%作为判断标准,来初步判定文章是否涉嫌抄袭等学术诚信问题,这个判断标准目前还没有国家制定的行业标准,均由期刊编辑部自行制定判断标准作为其收录原则之一。在期刊编辑出版的工作中,各个期刊编辑部依据各自制定的判断标准,来判定文章是否立即做退稿处理。如果依据行业惯例将文字复制比30%的论文视为涉嫌抄袭,那么对于期刊中超过30%的文章均涉嫌抄袭的期刊,我们可视为该期刊涉嫌存在学术诚信问题,应引起相关监管部门的重视,将其列为重点关注对象。 5.载文量过多。据统计,2012年,以我国正式出版的各学科6225种中英文期刊,平均每种统计源期刊的年载文量从2007年的238篇,增加到2012年的357篇,增长了50%。从数字上看,我国期刊的稿源相当充足,期刊编辑部已经不用再为稿源发愁了,那么论文的质量是否同载文量的增长成正比呢?当然不乏一些优秀的期刊,在载文量增加的同时,相关评价指标方面也体现出其质量有了一定提升。但是,总是存在这样一些期刊群体,在载文量增加的同时,相关评价指标连年下降,每期期刊越出越厚,厚的像一本书,更有甚者一篇文章只占一个版面,这种现象的产生是由于期刊编辑部对稿件把控不严,对文章抄袭率不做硬性要求,只以收取大量版面费为目的,用经济回报去牺牲学术质量,完全无视国家在《期刊出版管理规定》中对期刊编辑出版工作的要求,严重污染了学术出版环境,可以说其学术诚信完全缺失。 二、科技期刊诚信档案的建设 1.科技期刊诚信档案的特点。科技期刊诚信档案具有特定内涵,其根源是一种道德责任与行业自律,具体要求是科技期刊应在主观上抱着诚实的工作态度,客观上忠实履行社会义务的行为,推动科技期刊成为科学道德的维护者和良好学风的建设者。科技期刊诚信档案的特点由其特定的内涵决定。一是主体特定,科技期刊诚信档案的主体是指正在或曾经从事科技期刊编辑出版工作的单位;二是内容特殊,具体包括两方面:优行记录、劣行记录;三是以信息技术为支撑,无论是以纸质档案为主还是以电子档案为主的管理方式,都需要档案归类、档案管理、计算机信息技术等技术支撑;四是体系性,科技期刊诚信档案都具有一套科学的分级维护的权限设置控制体系;五是工作量大,据统计,我国目前出版发行的科技期刊约为5000种,约占全国现有期刊总数的50%,数量仅次于美国。 2.科技期刊诚信档案建设的意义。科技期刊诚信档案建设的目的是引入“信用管理”机制,补充和完善我国科技期刊管理体系,提高政府在市场经济环境下对我国科技期刊的管理水平。科技期刊诚信档案建设是整个社会信用体系的一个有机组成部分。我国科技期刊诚信档案建设的目的还包括提高参与我国科技期刊出版活动的相关主体的诚信意识和信用水平,从机制上约束和规范我国科技期刊出版活动相关主体的行为,弘扬科学精神,改善我国科技环境,促进国家人才战略的落实,改善我国科技期刊出版活动及其相关主体的社会形象,推进我国科技期刊诚信档案的全面建立。就目前我国科技期刊的诚信环境来看,科技期刊诚信档案的建设已是刻不容缓,以此来规范科技期刊出版行业活动,为不断推进我国科技期刊学术诚信建设贡献力量。 作者:姜燕单位:中国科学技术信息研究所 科技档案论文:农业科技档案管理论文 摘要:档案管理对于事业单位来说是一项非常重要的工作,档案管理工作是指科学的原则和方法管理档案,为本单位领导决策和行使技术技能提供科学依据。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。 关键词:农业科技;档案;检索;汇集;服务 1科技档案的概念 科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。农业科技档案具体表现,农业科学技术研究档案是表现农业科学技术研究和生产活动过程形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,是农业科技和生产活动的真实记载。因此,分析农业科技档案的特点,对科学管理科技档案,提高农业科技工作质量和效率,推动科技的进步和农业现代化建设,都有着深远的意义。 2档案工作的意义 2.1领导对档案工作的价值和认识程度。决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展,因此,把档案工作列入领导的议事日程,是时展的需要,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。2.2爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好印象。2.3积极宣传,使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位里不是很重要,可有可无,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件材料给领导看,次数多了,自然会在领导的脑海里留下痕迹,产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中力图效仿。要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务,作为一名档案人员主要是及时地提供信息,使档案发挥其作用,从而更好地位单位的发展服务。2.4实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难,管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。2.5加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。2.6掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机和知识,信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。2.7利用现代技术整理档案。档案汇集着大量的指标,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准现象,影响来卷质量,给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时来卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,即降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。 3对未来档案管理建议 3.1提高对档案管理的认识 进一步明确档案管理工作的使命感和责任感,进一步明确档案管理工作是各级领导义不容辞的责任和义务。 3.2建立档案管理体系,健全档案规章制度 随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的管理体系,明确职能。 3.3掌握现代化管理技能,提高综合素质 以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,更好的提高工作效率。 作者:金小川 单位:青海省农业技术推广总站 科技档案论文:科技档案规范化管理论文 摘要:一直以来,科技档案价值评价都相对来说较为复杂,但是却是档案管理人员在工作中,必须面对的问题。同时,科技档案相对于文书档案来说,还存在很多特殊的问题,因此在评价时,难度将会更大。在对科技档案价值实施评估时,其评价系统应当划分为多个因素与对应的子因素。本文采用层次分析法,来对科技档案价值实施评价。 关键词:AHP方法;科技档案;价值评价 1规范管理下使用AHP法评价科技档案前提要素 1.1AHP方法概念 ANP法的中文含义为层次分析法,该方法作为一种决策思维方式,在运用时,能够将复杂的问题得到分解,使其形成各种组成因素,然后再对这些因素按照支配关系实施分组,形成递阶层次,并采取两两对比的措施,完成各类因素重要性的排序工作。该方法是人们决策思维特征的一种有效展示。同时,该方法还是一种定量与定性分析并存的方法,其可以在决策当中,把定量与定性的因素结合起来,采取既定办法实施处理。从而对原先定量问题存在的局限,做到了有效改观。原先,很多档案工作者,均是采取定性分析办法,完成档案价值评定工作,其中也包含对科技档案价值的评价。关于定量分析的措施,开展不多。然而,现如今,科技档案工作发展越来越快,进而使得越来越多的科技档案工作人员,开始采取量化措施,来对科技档案价值进行分析,并将一些数学研究的办法,纳入到科技档案价值评价当中。 1.2AHP方法应用时所需注意的问题 ①先需要完成定性分析。定性分析在实施时,是根据过往经验来做出判断,该方法在以往科技档案价值评价中,有着诸多应用。然而,受到成套性影响,在对科技档案价值实施分析时,通常也会根据套路作为基础,并根据保管期限表位依据,来对科技档案内容作出直接审阅,从而对科技价值做出逐步分析。AHP法作为定性与定量结合的评价方法,该方法在使用过程中,不管是层次结构的设计,还是判断矩阵的构造,人为因素,都会对结构造成较多影响。②定性分析需对定量分析做到结合。利用AHP法来对科技档案价值实施评价,是建立在研究之上,来对科技档案价值评价体系的构建做出分析。例如,递阶层次结构模型、矩阵模型如何建立,各个因素的相对重要度如何确定?这些都是要求档案管理人员,在工作当中,对科技档案价值评价本质、涉及到的相关要素、评价体系中包含的要素做到充分了解,并能够对各类关系做到充分掌握。不然,若是仅依靠自己经验及想法来构架价值评价体系,则还是停留在定性分析阶段。之所以使用定量分析,便是为了能够对档案价值做出真实反馈。作为信息分析的常见方法,对于定性分析来说,其是对分析对象类型与性质做出分析;而对于定量分析来说,则是对分析对象规模、程度等一系列数值关系作出分析。通常,定性分析当中涉及到的描述性分析较多,哪怕是十分深刻的分析,也只是对对象本质的高度概括,事物量难以得到呈现出来。然而,对于科学来说,若是没有定量成分,则无法获取进一步发展,对实践过程也难以做到普遍应用,仅能够借助以往观念进行指导。 2科技档案价值评价体系构建过程 2.1科技档案的价值表征 只有对科技档案价值表征做出有效确定的基础上,方可完成价值评价体系的构建,进而实现对科技档案价值做到有效判定。一般来说,科技档案价值表征在本文中,提到了两大方面。分别为现实利用与综合状况。下面对其进行分析。2.1.1现实利用作为科技档案价值的基础内容,现实利用包含了五个方面,分别为科学研究、经济活动、科技决策、科技人员考核及科技成果甄别等方面。这些内容构建在一起,能对科技档案现实利用情况做出直观反馈。2.1.2综合状况作为科技档案价值的组成部分,综合状况共计分为两个方面,分别为文物收藏及编史。这两项内容,是对科技档案综合状况做出直观反馈。 2.2递阶层次结构模型的建立 基于上述提到的科技档案价值表征,笔者尝试完成科技档案价值评价体系的构建工作,具体内容如表1所示。针对上文,笔者完成科技档案价值评价体系的构建工作,并在定量、定性分析的基础上,结合两两比较结果,把主观价值判断项目,采取数量方式确定下来,同时将档案所涉及到的复杂问题实施简化,使其形成对应指标,赋予其重要性权重值,来对科技档案价值实施定量评价。2.3两两比较判断矩阵的构造对准则层内的因素Bk(k=1,2),对目标层起到的影响进行比较,能够使其在目标层内的比重得到确定下来。对准则层内的因素Ck(k=1,2,3,4,5),对准则层内的B1起到的影响进行比较,能够使其在准则层内占据的比重得到确定下来。对子准则层内的因素Dk(k=1,2),对准则层内的因素B2起到的影响进行比较,能够使其在准则层内占据的比值得到确定下来。下面,以子准则层内的因素Ck(k=1,2,3,4,5)比例为案例,取得两个元素ci与cj,采用bij代表ci与cj对准则层相对重要程度的赋值。借助两两比较所用到的1-9标度法,便可以得出比较矩阵B。同样的操作,便可以得出比较矩阵A与比较矩阵C。在得出判断矩阵A、B、C之后,便可以借助Matlab软件,得出这三个矩阵的最大特征值λA、λB、λC与其单位化特征向量:W軛A=(a1,a2),W軛B=(b1,b2,b3,b4,b5),W軛C=(c1,c2)。对于向量W軛A来说,其分量是准则层各个指标的权重,对于向量W軛B来说,其分量是子准则层指标C1、C2、C3、C4、C5相对准则层指标B1的权重,对于向量W軛C来说,其分量是子准则层指标D1、D2相对于准则层指标B2的权重。向量W軛=(a1b1,a1b2,a1b3,a1b4,a1b5,a2c1,a2c2)的分量则为子准则层各指标的合成权重系数。 3科技档案价值评价体系应用时应注意事项 3.1需对科技文件技术水平做出考虑 由上述计算结果可以得出,B层当中,科技水平具备的权重值最大。所以,在对科技档案价值进行评价时,需对科技水平做到优先考虑。则也是对技术原则的遵从。作为科技档案利用的优秀,技术水平能够对需求普遍性做出有效反馈,因此,技术水平应当是对档案价值实施判定的一项重要因素。 3.2需对投入产出与综合情况做出考虑 不管是科技档案投入产出,还是综合情况,均需对档案利用做出考虑。分别来说,投入产出是对档案本身效益与成本问题有所针对,综合情况是从档案利用情况进行分析的,也这是对科技档案效用原则的遵从。档案存在的意义,是给社会提供服务。所以,对科技档案价值做出考虑时,应当对效用原则做出考虑,并对实际规律做到有效把握。 3.3需对其他因素做到充分考虑 科技档案价值评价过程较为复杂,若是采取AHP法完成档案价值评价体系构建,则需要科技档案管理人员在递阶层次结构模型、矩阵模型以及各个因素相对重要度确立时,做到对问题分析、涉及因素及档案价值评价体系当中的各个因素之间的关系,做到有效掌握。因此,在对科技档案的价值实施定性、定量时,还要充分结合科技档案工作人员现实工作开展中获取的经验,充分考虑其它因素的出现,同时借助统计学等相关措施,来对科技档案价值评价问题做出有效分析与解答。 4总结 科技档案价值评价相对来说较为复杂,所涉及到的因素相对较多。若是在价值评价中,采用AHP方法来完成价值评价体系的构建、矩阵模型构建,对各个因素实施分层,并实施相对重要性分析,便能够对科技档案价值做到定量、定性分析,来对科技档案价值评价中所涉及到的难题,做到有效解答。 作者:邓 磊 单位:辽宁大学档案管理中心 科技档案论文:农业科技档案工作论文 农业科技档案的管理及信息资源开发利用是档案管理工作的重要组成部分。现就如何使农业科技档案在推进农民增收及农村经济发展中发挥作用谈几点想法。 一、农业科技档案归档范围及要求 1.农业科技档案是农业科学技术研究活动的真实记录,是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据。科学合理的归档范围是科技档案齐全完整的重要保证,是整个科技档案管理工作的基础。凡是在科研活动中直接形成的、具有保存价值的科研文件材料均属于归档范围。包括:研究报告、项目建议书、科研课题经费申请及批件、计划任务书、协议书、合同书、试验方案、设计方案、实施方案。实验过程中的重要原始记录,田间调查、综合分析报告。计算文件,检验文件,设计文件、图样,工艺流程,专利申请,重要的国内外来往文件,课题阶段总结、中期评估报告、年度进展及执行情况报告。科技成果申请表、鉴定证书、科技成果奖励与审批文件,获奖凭证(奖励证书及奖状、奖杯、奖牌,专利文件及证书)。科技转让合同、协议书,新品种销售转让协议及批复,成果推广应用中形成的技术文件及工作总结,国内外同行评价及用户反馈意见及技术成果宣传报告等文件材料。2.农业科研文件材料的质量直接关系到科技档案的质量,对归档的科研文件材料的要求,一是,课题主持人要分阶段进行科研文件材料的收集、积累,以便在研究工作结束后,确保科技档案材料能够及时整理、立卷归档,并对所交科技档案的完整性、系统性负责。二是,要求原件归档,且文件制作材料必须易于长期保存。书写工具应选择蓝黑水或碳素墨水,不能用圆珠笔、铅笔来记录归档材料。三是,确定合理的归档时间,对研究周期长的课题按阶段归档,采取每年一次将当年形成材料归档的办法,研究周期短的课题在任务结束时及时归档。 二、提高科技档案的质量,创新服务方式,为农村经济发展助力 1.及时收集档案材料,确保完整、准确、系统、全面。档案资源建设是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作,各级农业科研院所要加强档案资源建设,走出传统收集的圈子,跟踪、挂靠研究课题,积极主动地向科研人员收集课题准备阶段形成的文件材料,研究试验阶段形成的各种载体的重要原始记录、试验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料,总结鉴定验收阶段形成的工作总结、科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等,成果和奖励申报阶段形成的材料(有成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等),推广应用阶段的方案、总结、扩大生产的设计材料、工艺文件、转让合同、用户反馈意见等。2.农业科技档案部门要科学规范管理,编制必要的检索工具。编撰简介、简报、文摘汇编、手册等二次农业档案科技文献。充分利用信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化的优势,研究制定相关技术标准,统一相关数据格式,实现信息资源社会共享。编研成果包括公开出版物和内部参考,这是开展农业科技档案信息资源开发利用的一条重要途径。挖掘农业科技档案资源要因地制宜、因时制宜,从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、新成果推广等方面入手,编研各种载体的农业推广技术资料。利用室藏档案资源编研水稻、果树、花卉、畜禽、食用菌等新品种简介以及推广技术材料,汇集多项科研成果与新品种介绍。根据科研成果制作光盘、宣传版面、多媒体、照片、录像带等不同形式和载体的科普宣传材料,充分发挥档案信息的科普宣传作用。3.农业科技档案浓缩了大量的农业科学技术信息,树立为“三农”服务的指导思想,把农业科技档案应用到农业生产第一线,主动配合科研人员,结合科技下乡活动,将农业经济信息送门入户,提高农户科学种养技术,从而加速提高农村经济的发展水平。农业科技档案的管理工作是直接影响到农业经济发展的重要因素。农业科技档案要更好服务于现代农村经济发展,加快农业科技信息传播,促进农业科技成果转化及推广应用,实现信息资源服务生产力,才能挖掘出现代农业科技档案潜在的价值,将科技档案资源转化为生产力,为农村经济发展助力。 作者:姜丽贤 单位:靖宇县科技局 科技档案论文:工程施工企业科技档案管理论文 一、现阶段企业科技档案管理存在的问题分析 1.管理模式没有得到及时的更新。当前,有很多企业在档案管理方面,管理模式都还比较滞后,我国建筑企业的档案管理也不例外。建筑企业档案部门在科技档案管理方面仅仅注重在科技档案实体方面的收集、整理以及保管等工作,很少能涉及到关于档案数字化与网络化方面的管理,同时,管理人员也没能真正的认识到科技档案管理信息化的重要性,导致了企业科技档案管理一直很难向着科技化的方面发展起来。 2.企业的服务手段不发达。当前,尽管很多工程施工企业的档案管理都已经应用了先进的计算机,网络以及扫面仪等,但是,很多时候却没有被充分的而利用起来,尤其在我国建筑企业档案管理方面,很多时候管理人员仅仅编制一些科技档案案卷目录以及专题目录,无法有效的应用现代化的网络技术等,对建筑企业档案进行科技成果转让与信息的交流,给企业科技档案信息资源的开发与利用带来了严重的消极的影响。 3.企业科技档案管理服务方式缺少主动因素。很多时候,在工程施工企业中,企业的档案部门服务都严重的缺少主动因素,往往都是被动的、按照规定进行服务,服务内容与范围等都比较狭窄,并且这种不够主动的服务方式也比较单一,不够多样化,同时,服务的对象也会存有一定的局限性。更多的时候是为企业内部提供一些借阅以及复制等方面的服务,很少都会与外界沟通与交流,这对企业管理而言是很大的缺失。 4.企业科技档案管理人员短缺。当前,由于企业的竞争力都不断的增加,为了能够更好的发展,企业都开始步入内部改革的路程,但是,在改革的过程中,企业档案管理部门通常够会受到很大的冲击,很多企业内部的档案管理人员随着改革会越来越少,甚至有的企业在企业档案管理上仅仅有一名工作人员,一身多职,为此,该员工只能在日常工作当中主要收集资料与整理资料等,其他工作根本没有办法顾及,那么对于科技档案信息管理就很难再次进行加工管理。 5.企业科技档案交档不及时、不齐全。目前,建筑承包企业施工项目多,分散广泛,项目人员归档责任意识不强,项目完工后迟迟不交资料,经多次督促,交来的资料大多不齐全、不规范。 二、工程施工企业科技档案管理创新分析 在新的形势之下,企业档案管理必须要进行创新管理,改变以往的思想观念,创新服务方式与手段等,只有在这样,企业科技档案管理才能够更加的有效。工程施工企业之所以要建立有效的科技档案管理制度,其目的在于,能够为施工企业生产经营以及后期发展中所存在的缺陷等实施修复服务。 1.创新档案管理的思想观念。要创新管理,首先就要在档案管理方面给予高度的重视,为此,企业的领导人员必须要支持企业科技档案发展,用科技手段管理档案信息,并且要将制定好的档案科技管理规划纳入企业总体规划当中,并且要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实、做到全面覆盖。同时,企业档案部门要从思想上解放,转变档案管理的观念,确保做到有组织、有计划以及有安排的进行。 2.创新企业档案管理组织机构。企业在档案机构的建设上,要设置专门的综合档案室,确保档案的规放有序性与安全性。同时,在档案室内,还要配备一些具备专业知识的人员进行管理,建立企业档案规章制度、各类档案实施细则及各类档案分类方案,确保能够将企业科技档案管理作为企业管理工作中的一项重要任务,确保管理内容的合理性与科学性。除此之外,企业在档案管理人员队伍建设上要加大管理力度,引进大量的相关专业管理人才,尤其是要接收档案专业毕业的大学生来充实企业所属单位的档案管理创新能力,与时俱进;加强对企业内部科技档案管理人员的教育工作,开展计算机工作培训,确保每一名档案管理人员都具备操作计算机的基本能力,提高档案管理人员的自身素质与业务水平能力,确保企业科技档案管理能够真正的实现信息化、技术化。 3.创新企业档案管理模式。在企业管理制度上,要落实好总经理负责、总工程师分管以及档案部门等多个部门管理制度。在企业档案管理方式上,要确保其规范化、表转化以及科学化的管理,加强科技档案信息化的建设,充分的利用现代计算机网络技术,处理档案管理中的信息资源以及实施更好的档案管理服务,实现企业科技档案管理模式由传统的档案管理实体保管转变为现代化的档案实体数字化、信息化等管理,以保证各企业档案管理更加的科学合理。制订完善实用的企业科技档案管理办法,与所属各项目签订交档承诺书及需交档案资料明白纸,项目经理、总工程师及兼职档案员必须全部签字,并将项目交档情况纳入项目考核范畴。除此之外,要加大开发力度,要“放活”档案。在建筑企业当中,有很多的档案存储都只重视保密以及储藏等,忽视了档案的利用,也存在着偶尔被动使用的现象。如果要保证建筑企业档案能够发挥其价值,就需要将“死档案”变成“活资源”,把“档案库”变成“科技库”,充分的将其利用起来。 4.创新档案科技管理方法。在如今企业科档案管理当中,尽管已经应用信息手段进行管理,但是,由于建筑企业档案管理方面应用信息手段管理的时间较短,在管理中还存在着很多的缺陷,为此,需要不断的完善与发展。首先就要选用与建筑企业相适应的档案管理软件,并在体系结构、系统功能以及适用网络结构等方面要与当前的档案建设信息管理要求相符和。其次,要做好科技档案案卷收集、文件级目录数据库及文档的录入工作等,有效的实现企业档案管理科学化、规范化以及信息化。 5.创新企业档案管理服务。要创新企业档案管理服务,首先就要通过局域网为本单位的各个部门提供科技档案查询服务等。那么需要在企业内部信息网上设置“企业档案信息网”为主页,然后由组织机构、档案法规以及业务建设等构成栏目的设置,确保企业科技档案服务多样化,合理化。 三、结语 近年来,随着社会的发展,我国市场上各大企业不断的建立,长期以来,工程施工企业在市场上一直都占据着主导地位。可是,工程施工单位在科技档案管理方面还存在着很多问题,这些问题给企业更好的发展带来了一定的想消极的影响,为此,企业必须要采取有效的措施进行改革,改进企业科技档案管理方式,确保企业能够在拥有合理档案管理制度的前提之下,更好的发展。 作者:刘雪兰 闫爱玲 单位:中铁二十三局集团第一工程有限公司 科技档案论文:企业科技档案管理论文 一、建立健全企业科技档案管理制度 首先,要制定明确的归档制度和建档要求,明确规定好哪些科技文件应该纳入到归档范围,哪些不能纳入到归档范围。将企业内部科技文件的形成、积累、归档列入到有关部门以及个人的职责范围,划分好各自的职责所在。并且要将科技档案的整理工作作为企业科技研究工作中的重要环节,并将科技档案的归档工作列入企业年度或季度的考核计划。其次,要建立较规范的保密制度。要根据企业的实际情况,合理划分出保密的范围,划定和调整科技档案的机密等级,并在企业内认真执行科技机密档案查阅的程序、审批等级制度;设置专门的架构和专业的档案管理人员,利用高科技手段来防止科技档案管理系统受到攻击和入侵,确保企业科技档案不失泄密,从而保证企业科技档案的安全性。 二、加强企业科技档案管理信息化建设 对于企业科技档案管理信息化建设来说,信息技术是科技档案管理工作中最优秀的部分。科学有效的科技档案信息化管理手段可以加强企业内部各种科技档案的录入、检索、整合以及存储等多项工作,使复杂、无聊的信息数据统计和材料传送工作变得简约方便。企业科技档案管理实现信息化管理,可以利用信息化平台,方便企业内部人员及时地查找、检查、调整科技档案信息,使科技档案管理工作变得更加系统、科学和规范。所以说,加强科技档案信息化管理平台的建设可以有效地加强科技档案管理工作,将网络信息化技术及时应用到企业的实际工作中,为现代化信息技术在科技档案管理工作中的逐渐深入利用奠定基础。 三、强化企业科技档案管理人员的业务素质 企业科技档案管理工作的完善,不仅要依靠企业领导的重视,还要提高科技档案管理人员的业务素质。因此,要定期对企业科技档案管理工作人员进行业务素质培训,让科技档案管理人员接受相应的专业知识和业务技能培训,通过对科技档案管理人员进行专业理论讲述、实际操作指导以及相关管理经验传授等方式,使科技档案管理人员的业务素质得到切实提高。同时,还应当将企业内部比较优秀和具有发展潜力的科技档案管理人员送出去,让他们到专业的管理培训机构接受先进的科技档案管理思想和理念,学会更先进更有效的科技档案管理新方法,加强科技档案管理高素质复合型人才的培养,促进科技档案管理人员整体业务素质能力的提升,不断提高企业科技档案管理水平。加强企业科技档案管理工作的有效落实,对开拓企业的生产经营潜力,提高企业的科技创新能力,不断提高企业现代化管理水平等方面,具有着重要的现实意义。所以,在企业的发展过程中,必须要认识到科技档案管理的重要性,要立足于企业的实际情况,积极改善企业内部科技档案管理的现状,加强对科技档案的管理工作。同时,还要加强企业科技档案管理工作人员认真负责的工作态度,在工作的过程中,不断提高档案管理工作人员的业务水平和职业素养,建设科技档案管理信息化平台,从而促进企业的科技档案管理水平的不断提升,更好地促进企业的快速、稳定发展。 作者:王柏峰 单位:哈尔滨市呼兰区中医院 科技档案论文:气象科技档案管理论文 1气象科技档案的管理 气象档案内容主要包括气象探测资料、预报服务资料、气象灾害防御资料、气候资源利用、气象科学技术研究等,具有科技含量高、专业性强、利用率高等特点。做好气象科技档案管理应做到以下几点:①加强科技档案管理意识是做好科技档案管理工作的关键,可通过组织全局专、兼职档案管理人员学习档案知识,宣传《档案法》,增强气象人员的档案管理意识,提高各科室的归档意识,营造认真做好档案管理工作的浓厚氛围,形成全员重视、齐抓共管的良好管理局面。②建立健全收集、整理、存档、保密、借阅利用、销毁等气象科技档案管理规章制度和档案管理人员岗位责任制,要求档案管理人员严格按照规章制度办事,使档案管理工作规范化、制度化。③不断完善气象科技档案管理设施建设,加大档案安全管理设备资金投入,建立现代化档案管理设施,做好档案管理基础保障工作。定期检修档案,更新设备,保证档案资料的安全。④不断开发应用现代化档案管理软件系统,加强气象档案的信息化管理,并及时更新软件系统,完成气象科技档案的纸质、电子化全面管理,实现气象科技档案的网络查询和海量存储,提高档案管理的工作效率。 2气象科技档案的有效利用 2.1在气象服务方面的应用 气象部门工作者只有充分了解并掌握本地天气气候特点和天气气候变化规律,加强对各种气象资料的综合分析研究,才能提供专业气象服务产品,满足不同用户的需求。而气象科技档案是气象部门开展服务工作的基础,可直接为广大用户提供气象科技信息咨询和服务,开展气候分析等服务内容和产品,拓宽服务领域,还可利用气象档案数据资源建立气象科普基地,通过对外开放参观与宣传等,提高社会公众对气象知识的认识和了解,促进气象为民服务工作的顺利开展。 2.2在工业方面的利用 工厂厂址的建设、布局和工农业生产等均要受到气温、湿度、风速风向、大气混浊度等气候因素的影响,其中,有的厂址选取和建设布局要考虑风向、风速、混浊指数等多种因素;纺织、造纸等工业则需要考虑温度、湿度等方面的因素;工业用烟囱、水塔、铁塔等高层建筑需考虑风压、雪压等因素,而且工业生产过程中排放的废气、废水等对区域内太阳辐射状况、热量平衡和水资源环境等都可能造成影响,致使局部气候变化。 2.3在农牧业方面的利用农牧业是鄂尔多斯的基础产业,发展现代农牧业是社会主义新农村建设的首要任务。气象条件是农牧业生产的重要影响因 素。受全球气候变暖影响,鄂尔多斯气候也发生了较大变化,其中最明显的就是气象灾害频发,导致农牧业经济波动较大,正是因为掌握了当地气候特点和灾害发生规律,才能趋利避害,对农业产业结构作出合理调整,提高农业的防灾减灾能力。2011年,鄂尔多斯市出现了近10年罕见的春夏连旱,鄂尔多斯气象局根据多年干旱气候特点,利用各旗区生态与气象监测站数据,结合区域自动站资料对该市的旱情进行了监测分析,充分利用卫星遥感等先进设备遥感监测植被生长状况,定期、适时地为农牧业局种植业科、畜牧科、现代农牧业科、草原监理所提供《生态与农牧业气象监测信息》《雨情公报》等,及时报送《重要气象信息》等决策服务材料和手机短信,为全市农牧业生产和防灾减灾提供了不可或缺的服务保障。 2.4在建筑业方面的利用 建筑物为室外作业,建筑物规划设计、施工建设等都会受到气温、降水、风向风速、太阳辐射等的直接影响,而且建筑物选址、地基构建和用料选择等也必须依据当地的气象条件进行选择,施工阶段还要注意低温、高温、雨雪冰冻、降水、大风天气对施工进程和工程质量的影响,例如强风损坏建筑施工设施、威胁施工安全等。对此,政府部门应用当地气象科技档案就工程建设制定了不同气候条件下的专业设计标准和施工标准,在安全施工、保证建筑质量方面彰显出重要作用。 2.5在交通、旅游行业的利用 交通安全和旅游业市场的繁盛均与气象条件有直接和间接的关系,强降水、降雪、大雾以及衍生的洪涝、冰冻等气象条件可直接影响交通运输,连阴雨、高温等天气也是影响旅游业发展的重要因素之一。交通运输是一个城市经济生产和生活的命脉,旅游业则大大推动了城市经济的发展,因此,深入研究气象与交通、旅游等行业的关系,通过认真分析研究气象科技档案资料,适时开展交通、旅游业气象预报服务,为城市经济和社会的发展保驾护航。 3结束语 随着信息化、网络化的广泛应用,气象部门也形成了大量电子档案。与传统纸质档案不同的是,应用现代气象观测和通信技术经计算机系统处理和存储的机读资料利用起来更为方便快捷,但这也给档案管理人员带来了更大的挑战,要求档案管理人员熟练掌握计算机技术,定期维护管理资料,使信息化的电子气象科技档案更加规范化、科学化和条理化。 作者:郝利平 单位:内蒙古鄂尔多斯市气象局 科技档案论文:医院科技档案管理论文 1医院科技档案的特点 任何事物都有其自身的运动规律,那么,也就具有其自身的特点。医院科技档案也是如此,只有认识到其特点才能按科技档案特有的运动规律进行科学管理,才能发挥科技档案的作用。 1.1科技性 科技档案最根本的特性是科技性。医院科技档案是科学技术研究活动的真实性历史记录,对科技成果的科学性、创新性、实用性价值的鉴定与数据处理决策具有重要的作用。一切科研项目科学技术性质的文件,如不加强管理,出现疏漏,将严重影响科学研究工作。内蒙古自治区人民医院是一所综合性的三级甲等医院,科技档案质高量大,有效应用现代信息技术管理科技档案迫在眉睫。 1.2专业性 专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性不仅使它们同一般档案相区别,而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别,甚至连表达知识的术语、图形、符号等也很不相同。医院科技档案来自不同专业的科技活动,类型最为丰富多样,而且同一种类的医院科技档案随着它所记载的科技活动的不断深入,其专业性也得到了相应地加强。因此,反映在科技档案上,就是不同专业科技档案具有明显不同的内容和表达内容的方式。 1.3再生产力 科技成果的利用不是一次性的,而是可以重复利用的。它能否得到最大限度的开发利用和有效转化,这需要通过分析与研究,从中吸取有借鉴的有价值的信息以促进科技的发展和进步。通过开发科技档案信息资源,就能将科技资源广泛应用于各个领域,充分发挥科技档案在经济建设中的作用。 2科技档案管理存在的问题 2.1保存难度大 内蒙古自治区人民医院传统的储存档案方法是以纸质为主要的存储载体,极小部分以磁带、影像带、胶片为介质和电子文档形式储存,科技档案也不外如此。这些存储介质很容易受环境影响而出现发黄、霉变、破损、受潮等问题,难以永久保存和备份。而且随着档案数量的与日俱增,存储空间的需求也越来越大,使医院维护和管理档案的所占用的空间与成本也越来越大。 2.2查询难度大 目前很多医院仍沿用传统的以人工为主的科技档案管理模式。内蒙古自治区人民医院传统的科技档案资料查询的流程是:查科室、查时间,到案卷目录,再查到文件目录,根据文件目录记录的档案号信息查到档案所在库房的存放地址,然后库房调卷,办理相关手续,查阅非常耗时、耗力。而且一些档案经过反复查阅后,已经出现了破损现象,有的甚至遗失,对档案管理造成了很大困扰。 2.3利用效率低 因为纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题,很多医务人员感觉很触头,不愿意查询,无形中使档案的利用率显著降低。对于一名医务工作者来讲,利用医院科技档案资源进行科研工作非常重要,通过分析与研究,开发科技档案的利用价值。因此,为提高科技档案利用率,医院科技档案管理进行数字信息化建设刻不容缓。 3加快科技档案管理信息化 管理手段的现代化是科技档案管理信息化的优秀手段,要加快档案管理信息化的建设,笔者认为主要做好以下几方面的工作。 3.1职业素质 科技文件材料的形成是科技档案的源头性工作。科技工作在自然状态下不会形成完整、合格、规范性的科技文件,需要档案工作者的积极干预及参与才能形成合格的档案。一个现代化医院档案管理系统,必须具备具有现代化管理水平的档案管理者,科技档案更是如此。在医院现代化科技档案管理工作中,工作人员不仅本身要具备档案管理专业知识,还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。档案管理人员一定要认识到医院科技档案现代化管理是一项实现医院科技档案管理工作科学化、现代化的高标准系统工程,需要档案工作人员全面掌握科学管理科技档案的综合技能,提高自身职业素质。 3.2思想认识 计算机能否成功地应用在医院科技档案信息管理中仅仅依靠具体工作人员具有现代化管理水平还远远不够,院领导的支持和各部门管理人员的积极参与,尤其是上级领导思想认识的提高非常重要。在科技档案管理工作上,大院长需指定专门的分管院长进行管理把关,把科技档案信息化建设作为医疗系统现代化建设和服务工作现代化建设的一个重要内容,逐步建立起科技档案信息平台,提高工作水平和工作效率,为医院医疗水平的提高起到积极的推波助澜的作用。 3.3软、硬件设施 加快科技档案信息化的建设,实现档案网络化管理,配置与科技档案管理信息化相适应的软、硬件设备必不可少。利用计算机管理可以减少储存科技纸质档案所占用的有效空间,保存信息方便简单;微机的储存量丰富而广泛,由计算机编出的文件分类、主题等目录,有一整套安全可靠的检索系统,无论是对医院本身查找资料,还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确,使用者还可以通过电脑、笔记本、手机等方式接入数据中心及时查阅,省时省力,提高工作效率。所以,医院应创造条件,力争全部使用电子计算机进行管理,自成体系,实现档案管理的自动化、网络化、现代化。 目前,国际国内的医学科技发展迅猛,医院的科技档案信息化建设发展前景更为广阔,对医院科技档案管理人员的管理水平要求更高。科技档案管理人员要从管理理念、管理方法和管理手段等方面狠下工夫,不断学习、不断进取,发奋工作刻苦学习新业务、新知识、新技术,完善自身专业知识,提高自身职业素养,熟练掌握计算机操作、信息处理等技能,对于进一步提升医院管理水平意义重大。 作者:张小眉单位:内蒙古自治区人民医院 科技档案论文:企业科技档案管理论文 一、企业科技档案管理工作存在的问题及现状分析 1.前端控制不到位 企业不重视科技档案资料的收集,从而导致资料不全,且很多科技人员并没有档案意识,从而导致很多科技工作者在科研过程中,未对过程资料进行收集、整理,且不清楚科研成果归档的意义及价值,认为科研成果放在自己身边更加安全方便,甚至以技术资料需要保密为理由,在科研过程、科技奖励之后,不愿意将需要上交的档案资料归档。此外,科技档案管理人员同时也做不到每个项目都能做到前端控制。 2.企业科技档案制度不健全,全程控制不到位 科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保障,科技档案全程控制不到位,没有真正实行“四同步”,所谓“四同步”指的是文件材料归档与任务下达应该同步、文件材料形成与检查进度应该同步、验收鉴定技术与验收鉴定成果应该同步、档案管理部门出具归档材料证明与上报科技成果评奖应该同步。由于“四同步”没有真正的实现,使得在科技档案管理中的制约手段缺乏有效性,导致了科技档案管理工作中的主动性不足。 3.未对科技档案实施信息化管理 计算机信息化管理的主要内容是将科技档案信息用数字的方式保留,并以网络为纽带进行集中管理,因此,其具有多种优势,比如收藏数字化、传递网络化以及资源共享化等。随着计算机技术的不断发展。我国对科技档案进行计算机管理的模式已经逐渐普及,在档案刮泥中,多媒体技术的应用直接说明对科技档案管理的数字化趋势已经无法改变。不过,在现实中,部分企业对科技档案进行管理的过程中,主要使用目录输入或者检索功能,却忽视了计算机管理的深层含义,因此,其管理中依然存在较多问题,比如建设数据库或者网络环境的观念比较落后,信心化档案管理工作人员不足以及档案格式不标准等。 4.科技档案的利用率较低 对于企业档案而言,科技档案处于优秀地位,它通过记录企业的建设及生产情况,如实反映了单位的具体活动。因此,科学合理的利用科技档案,可以为企业创造出无形生产力。对此,科技档案需要进一步强化其资源的利用与开发力度,提高资源利用率,让这些资源能够更好的服务于企业的改革和发展。而现阶段,对科技档案的可发与利用中,还存在比较多的问题,如思想落后、服务过于被动、未对静态档案进行深入挖掘等,很难在根本上满足企业各个部门之间的需求。 二、加强企业科技档案管理工作 1.建立健全科技档案管理制度,理顺科技档案归档程序 科技档案是科研课题研究的全过程的反映,因此要实现科技档案完整性必须做到科研档案全程管理。建立健全一个完整的管理体系,全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此,要紧密结合科技档案管理工作与计划管理、成果管理、课题管理之间的关系,归档程序要合理化,对科技档案管理工作的规律进行掌握,实现对科技档案的全程管理原则。 2.提高企业科技人员的科技档案归档意识 科技人员是科技档案形成的主体,科技档案管理部门要不定期为科技人员进行科技档案工作培训,通过培训强调科技档案工作的重要性,沟通在归档过程中遇到的问题,宣传科技档案管理最新规章制度,将科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道。 3.彻底落实科技档案的数字化管理 要想使科技档案的管理模式由最为传统的方式逐渐转化为现代管理,最为有效的方法则是实施数字化管理,而且数字化管理也可以使档案管理部门脱离传统的库房式管理方式。数字化管理通过采用高科技的数字化存储及时,可以提高信息存储量,从而在一定程度上减少存储空间。因此,要使计算机管理实现高水平,就需要进一步增强科技档案管理的硬件及软件设备,结合现有的多媒体技术,对科技档案进行综合管理,从而提高工作效率。要实现档案格式标准化,就要保证其标准程度和国家标准相一致,备份数据库、采用正版软件以及限制用户权限等措施可以提高管理力度;档案人员要具备较高的计算机知识,可以准确收集并分析原始资料。在上述情况下,企业只有多引进适合形式发展的档案专业人才,才能确保科技档案数字化管理工作更加完善。 4.完善企业档案编研工作 对科技档案进行管理,就要适应市场经济对其的实际要求,档案管理人员需要结合工作内容编制相应的检索工具。近年来,社会经济的快速发展,使档案种类及内容等变得逐渐多样化、丰富化。对于使用者热源,档案信息含量非常大,因此,采用相应的检索工作,可以降低工作量,从而在不同层次上满足档案利用的实际需要。除此之外,档案管理人员还需要提高工作责任心,积极编研档案,从而使分散的档案资料系统化,能够全面反映相关情况,拓展科技档案的利用方式,提高其利用率。做好档案利用效益反馈信息工作,并使用户在档案利用的过程中实现其作用,并将各种意见及要求如实反映给档案部门,从而在一定程度上提高科技档案管理工作。 5.提高科技档案的利用率 对科技档案进行管理的过程中,务必要考虑其开发利用问题。对于企业而言,档案如何开发利用,具有一定的意义及价值。当前情况下,我国的档案管理工作大多处于传统手工阶段,并没有充分结合日益先进的信息技术,因此在管理、查阅的过程中耗时耗力。虽然有很多科技档案都在不同程度上引进了计算机管理设备,但适用范围狭窄,档案数字化程度不高。所以,也就造成了科技档案管理工作的落后,档案的利用率较低。因此,在实际工作中,只有将档案网站的作用真正的发挥出来,才能提高科技档案的利用程度。除此以外,因为企业科技档案管理中,包含诸多学术成果,信息含量较大,存在众多的知识产权,由此说明,企业科技档案管理总,对科技档案的利用有特殊性。对企业科技档案进行利用的过程中,要注意保护他人的知识产权与劳动成果,防止侵权现象发生,这样才能做到正确利用科技档案。 三、结论 企业应注意日常工作中各种科技文件材料的形成、积累,把握好科技档案管理原则,并按照规范化标准化的要求进行科学管理,充分利用科技信息手段,提高工作效率,不断提高企业档案管理工作人员的专业水平,提高科技档案现代化管理力度,从而使科技档案为科研工作发挥其应有的作用,获得更多的科研成果。 作者:关媛瑞单位:中国辐射防护研究院 科技档案论文:农业科技档案管理论文 一、当前农业科技档案存在的问题 档案管理工作是一门科学,它有自己的一套科学理论体系,它是一种文化事业性行业,我们应着重培养农业科技档案管理人员。目前,从事档案管理工作的人员普遍文化水平较低,档案专业毕业的管理人员比较少,对档案工作适应能力较差。档案工作是一项专业性较强是非常严谨的工作。它必须符合标准化和规范化,执行档案法的法律法规。对档案学基础理论有很强的依赖性。随着现代化科学技术的飞快发展,特别是计算机技术、网络技术和缩微复制技术的广泛应用,档案工作者对档案学基础理论、基本技能的学习就显得重中之重了。 二、科技档案工作改进措施 1.加强领导的重视 要做好档案管理工作,需要提高档案管理的水平,要充分认识到档案管理的重要性,并将其作为单位的重点工作来对待。负责档案管理工作领导的重视不仅表现在对档案设施的完善方面,也表现在对档案管理工作的督查考核方面,单位主管档案工作的领导应该定期对档案工作的开展进行指导和考察,监督并且检查档案管理的日常工作。另外,还要根据单位的实际档案管理工作状况情况,建立一个科学的、合理的档案管理工作考核机制,对其定期、定量、定性进行考核。同时,还应该可以结合本单位的实际情况,参考国家档案管理建设的相关标准来建立一个完善的档案质量管理体系,制定一个适合本单位发展的工作质量评价标准,并积极推行和实施,这样有利于促进档案管理工作的规范化、科学化和制度化建设。 2.健全档案管理制度 档案管理制度的健全在于规章制度的建设,制度建设要合理、可操作性强。一方面要加大对档案管理工作重要意义的宣传,使干部和职工主动配合档案材料的搜集和整理工作;要做好档案管理工作,就必须要建立一个完善的档案管理制度,只有这样,才可以保证档案管理工作有效展开和有序进行。通过结合本单位实际的档案管理工作情况来建立科学合理的档案管理制度,使之能适应单位档案管理工作的需要,这样才能有效促进单位档案管理工作的展开。同时,档案管理制度的建立还要以简明实用为前提,要保证其可行性,并避免流于形式。建立档案管理制度要以简明易行、方便实用以及良好的可行性为目标,这样才可以在实际的档案管理工作中充分发挥其指导性作用,并规范管理人员的工作行为。 3.加强档案管理员工的专业素养 必须加强对管理人员综合素质的培训。应该减少档案管理人员的变动,保持档案管理队伍的稳定,档案管理工作是一项专业性、实践性和操作性都很强的工作,若是不具备丰富的实践工作经验,档案收集、管理规范是很难达到要求;对员工进行定期的培训,随着科技的发展,档案管理也在与时俱进,因此必须对员工进行定期的培训、对其原有的知识结构不断更新,同时也加强职业道德建设,树立档案管理人员的职业荣誉和职业道德观念。 总之,档案管理工作对事业单位的发展至关重要,为实现档案管理工作的进展和突破,我们必须就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。 作者:陈晓红单位:通辽市科尔沁区种子管理站 科技档案论文:当前企业科技档案管理论文 一、档案工作的历史和现状 1.档案工作的历史。在古代,档案是统治阶级政治斗争的工具,是为统治阶级服务的。由于封建统治阶级的严密封锁,档案成为普通老百姓不能涉足的禁区。新中国成立以后,档案机构在很长的时间内都是政府机构的组成部分,其主要职责是为政府服务。历史的原因造成人们对档案馆敬而远之,自然也想不到要开发利用档案。 2.档案工作的现状。一直以来,档案工作强调的都是保密。档案管理人员长期在封闭的环境中工作,一方面让档案管理人员养成了默默奉献、秘而不露的职业道德,另一方面也使得档案管理人员服务意识淡薄,成了名副其实的档案保管员。改革开放以后,国家减少了对企业的行政干预、鼓励企业自我发展、自我经营,企业的生产经营、运行机制均以经济效益为优秀,档案部门因为不能产生经济效益而被归入后勤服务单位,地位明显下降,有些私营企业甚至不设档案部门。一旦企业遭遇经济危机必须减员增效或是国有企业改制时,档案部门成了首选挨刀对象。如此一来,档案管理人员的工作积极性备受打击,变得消极、惰性,这种工作态度自然影响了工作,从而形成恶性循环。档案管理真的变成食之无味、弃之可惜的鸡勒了吗?答案是否定的。在市场经济机制下,企业对有关生产经营的信息极为重视,有些企业甚至派人到对手那里收集技术、生产、经营信息,企业非常需要能够提高企业竞争力的科技信息,这为档案工作的发展打开了一扇门,为档案管理人员提供了展示自身才华的舞台。与文书档案、财务档案、底图档案等相比,科技档案的开发利用是最好的突破口。 二、正确处理保密与开发利用的关系 谈到开发利用科技档案信息资源,很多档案管理人员的第一反应是泄密。我们强调科技档案的开发利用,并不是说所有的科技档案都可以随心所欲地公布于众。严格遵守《保密法》、《科学技术保密条例》和国家其它有关保密规定是档案工作的基本原则,绝不能动摇。保密与开发利用是辩证的统一,信息开发与专利保护都是为了加速科技成果及时、有效、合法地推广应用,促进科技成果向生产转化。档案管理部门要正确划分科技档案的密级,确定保密期限,并及时做好科技档案的降密解密工作。另外,档案管理部门应建立严格的科技档案利用申请审查制度,凡涉及密级科技档案,利用者必须填写《科技档案利用申请表》并交主管领导审批以防泄密。 三、提高档案管理人员的综合素质 现在是21世纪,是信息化时代。档案馆不再是帝王的藏经阁,档案管理人员也不再是单纯的档案保管员。档案部门应该集档案的收藏、交流于一身,成为能够提供档案存储、加工、开发利用等服务的信息中心。档案管理信息化的实现取决于档案管理人员的综合素质。微笑服务、认真、负责,相信绝大多数档案管理人员都能做到。但这远远不够,目前的情况是很多档案部门缺少复合型人才,即既懂档案、又懂计算机和英语的复合型人才。试想如果档案管理人员只能提供收集、保管、手工检索这些最基本的服务,又怎么能对科技档案进行有效的开发利用,又如何能融入到企业的生产经营中去? 四、加强科技档案信息资源的开发利用 档案管理已经到了必须改变的时候,须知,怨天尤人是解决不了问题的,必须面对现实,迎接挑战,加强科技档案信息资源的开发利用,融入到企业的生产经营中去。1.领导要高度重视科技档案的开发利用。档案部门及从事档案工作的干部职工要与时俱进、改变观念、勇于创新。要明确科技档案的开发利用才是档案工作的重中之重,收集、整理、存储只是日常工作。分管档案工作的领导要高度重视科技档案信息资源的开发利用,在部门之间起好协调作用,配备相应的设备,拨给足够的经费,以便档案部门顺利开展工作。2.提高档案管理人员的综合素质。领导再重视,设施配备得再好,最终也得由人来具体实施。档案管理人员必须努力提高自身素质,熟练掌握Word、Excel等办公软件,掌握计算机档案管理信息系统,具有一定的英语水平,了解企业生产经营所需的信息,做到有的放矢。分管档案工作的领导应该选择性地安排档案管理人员参加一些生产、经营会议、学术讨论会、成果鉴定会,让档案管理人员和搞科研、生产、经营的人员加深了解,一方面让档案管理人员搞清楚科研、生产、经营需要什么信息,另一方面让科研、生产、经营人员明白科技档案不是死的,如果加以充分利用是能够创造出巨大价值的。3.提供网上检索服务。构建企业内部档案信息网,条件成熟的情况下,对外开放。现在有些政府部门已经开通网上办事大厅。档案部门也应该效仿这些政府部门,配备足够的计算机、扫描仪等设施,构建档案信息网,简化查阅手续,方便查阅者。用户注册时必须实名登记并提供身份证号码,如此一来即能在一定程度上控制科技档案的泄密问题。很多档案部门已经启用了档案信息网,但系统只录入了档案目录,只能查到档号、责任者、文件材料题名。仅凭这些信息查阅者无法判断该档案是否值得查阅。应该进一步完善档案信息网,逐步建立档案目录数据库、重要档案全文数据库、多媒体档案数据库等多层次的检索体系。学习中国知网或一些学术杂志网站的做法,将档案的第一页或是目录收入档案信息网。查阅者根据第一页或目录可以初步判断该档案是否对自己有用,如果有用的话再前往档案部门查阅。有些科技档案是外文资料(绝大多数是英文资料),档案管理人员将第一页或者目录翻译成中文(所以说档案管理人员必须既懂档案,又懂计算机、英语),如此一来,大大提高检索的查准率,方便查阅者。4.做好档案利用信息的反馈工作。档案部门每到年底都会编制科技档案统计年报,了解科技档案利用情况,但通常只统计查阅人数、查阅卷(册)数、复印份数。这些数据虽然也能反映档案利用情况,但这只是表面现象,无法说明科技档案直接或间接产生的经济效益、社会效益,档案部门在企业生产、建设中所起的作用也反映不出来。因此,必须认真做好科技档案开发利用活动的记录工作。在档案查询登记时,档案人员多问问,将查(借)阅档案的利用目的写清楚,不能笼统地写成“工作参考”。查(借)阅完毕,档案人员应主动询问查阅者是否实现了查阅目的、未查到的原因。档案部门应制作档案查阅联系卡,附上联系人、单位电子邮箱、联系电话。当查阅者查(借)阅完毕,发一张联系卡给查阅者,以便查阅者向档案部门提意见或建议。档案部门应将查阅者的姓名、单位、联系电话等录入计算机,统一管理。每隔一段时间,档案管理人员应主动与查阅者联系,了解科技档案在实际工作中所起的作用、所产生的经济效益和社会效益,然后编写科技档案利用效果典型实例汇编,最后发放给潜在查阅者。唯有此才能让更多的人了解科技档案的价值、产生走进档案馆的欲望,进而支持档案部门的工作,尊重档案人员,从而形成良性循环。通过上述措施挖掘出企业科技档案的潜在价值,促进科技和生产的发展,提高档案管理人员的社会地位,最终推动档案事业的蓬勃发展。 作者:倪疏影单位:川化股份有限公司 科技档案论文:企业科技档案信息化管理论文 一、企业科技档案信息化建设的内容 所谓企业科技档案信息化建设,就是指借助计算机、网络和信息技术手段,运用信息化管理理念,对企业科技信息资源进行数字化处理、信息化管理和网络化开发利用。可见,企业科技档案信息化建设的内容主要包括:一是传统档案的数字化处理,即通过扫描、数字化转换等,将以纸质、胶片、录音录像带等载体形式保存的传统档案,转换成以计算机存储设备保存的数字化档案复制件;二是将在计算机等电子设备(包括数码照像机、摄像机、录音机等)直接生成的文字、图表、音像资料等各类电子文件,经过归档形成可以数字化形态保管利用的电子档案;三是数据库建设,即根据企业科技档案的专业性、多样性和成套性等特点,建立不同专业、不同种类、不同用途的科技档案信息数据库;四是计算机网络管理平台建设,包括网络化收集、归档、管理和档案信息资源网络检索、传输、利用;五是标准化建设,即制定和实施统一的技术标准、业务标准和管理规范,实现档案管理的计算机网络系统的有机衔接和科技档案信息资源的交互共享。 二、企业科技档案信息化建设面临的主要问题 随着我国档案信息化建设的全面开展,企业、尤其是大型集团企业的档案信息化建设相继步入实践阶段并取得一定成效。但是,随着档案信息化建设的逐步推进,一些制约企业科技档案信息化建设顺利发展的问题也逐渐显现。 1.档案分类整理基础薄弱 由于大型企业或企业集团的所属部门和下属成员单位较多,各部门、各单位形成的科技档案专业性强、保管分散,加之现有的企业档案分类规则定性不当、部分二级类目设置欠科学等,给企业科技档案的分类整理工作带来很大难度,导致企业普遍存在科技档案分类整理基础薄弱等问题。例如,目前企业档案的分类整理多执行的是1991年7月4日的《工业企业档案分类试行规则》[1]和2008年制定的国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》[2](GB/T11822-2008),而随着档案信息化建设的发展,现行的分类和整理规则已不适应档案信息化管理的需要,亟待进行修订和完善。 2.缺乏统一的标准和规范 企业科技档案专业性强、形式多样、规格不一,且具有成套性等特点,其管理和数字化处理的业务标准和规范要求应与企业文书档案有所区别。由于我国的科技档案信息化建设总体上还处于起步探索阶段,缺乏统一的技术标准和业务规范[3],不同企业、不同专业、甚至同一行业内各企业的科技档案信息管理系统异构,数据接口的通用性、兼容性差,不仅导致“信息孤岛”现象的普遍存在,严重制约着科技档案利用效率的提升,同时也加大了企业科技档案管理系统建设和维护的成本。 3.档案信息资源整合不力 据有关调查显示,目前的企业档案信息资源总体上处于分散管理状态,尤其是企业科技档案信息资源建设方面,企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间缺乏有效的科技档案信息资源整合,大量的企业科技档案信息资源处于分散管理状态,游离于信息化管理系统之外,严重制约着企业科技档案信息资源的整合和有效开发利用,直接影响到企业科技档案信息化建设的成效。 4.信息化建设人才极度匮乏 企业科技档案信息化建设有其特殊的人才需求,需要有一批既熟练掌握计算机网络技术、具有信息化管理系统的研发能力,又精通档案业务、通晓本企业科研生产常识的复合型专业技术人才。而目前的现状是,企业档案人员不具备信息化管理系统的研发能力,聘请的计算机网络技术人员又不熟悉科技档案动态管理的系统需求,加之通用的技术标准和规范并不完全适用于企业科技档案信息化建设的特殊情况,很难做到尽善尽美。因此,高素质、复合型人才匮乏已成为制约企业科技档案信息化建设发展的瓶颈。 三、推进企业科技档案信息化建设的措施 针对上述面临的问题,笔者认为应从以下几个方面采取措施,进一步推动企业科技档案信息化建设的发展。 1.加快信息化标准体系建设 信息化标准体系建设不仅是社会信息化科学可持续发展的重要支撑,也是档案信息化建设必不可少的重要保障。为此,国家有关部门应加强信息化标准体系建设。一是在现有的信息化标准规范基础上,加快制定、修订和完善有关信息化建设的标准、规范,加强信息化建设的通用标准体系建设。二是国家档案行政管理部门应会同国家工信、科技、标准管理部门尽快研究制定、修订有关档案信息化建设的各种标准、规范,为档案信息化建设保驾护航;三是各行各业行政管理部门,应根据本行业科技档案的特点,研究制定各类企事业单位科技档案信息化建设的专业标准、规范,使各行各业的档案信息化建设更加有规可依。 2.加强企业科技档案管理基础工作 企业应根据本单位科技档案的构成特点,加强科技档案的基础管理工作,使科技档案管理分类科学、整理有序、归档齐全、检索便利,尤其应遵循企业科技档案形成的特点和规律,注重科技档案成套性、动态性保管及企业CAD电子文件等的归档管理工作[4],为档案资源信息化管理打下坚实基础。 3.整合信息资源进行科技档案数据库建设 数据库建设是实现档案信息化管理的基础工作。大型企业或企业集团应根据所属部门多、二级单位多和科技档案专业性强的特点,针对科技档案实体管理分散的状况,系统地分类整合企业档案信息资源,加强各专业、各项目相关的科技档案数据库建设,为企业科技档案信息化建设筑牢基础。 4.注重研发企业科技档案信息化管理系统 适用的档案信息化管理系统是企业科技档案信息化建设取得实际成效的根本保障。尽管目前各种企业档案管理系统软件充斥市场,但一些大型企业却很难找到完全适用于本企业科技档案信息化建设特殊需求的软件产品。为此,大型企业集团应在企业信息化建设过程中,注重研发能突出本企业特殊需求、具有个性化功能的科技档案信息化管理系统。由于企业档案管理人员目前还不具备软件改造或自主研发的能力,因此,大型企业有必要凭借自己的实力,与一些知名的软件开发和信息化管理系统研发服务公司合作,借助社会上的专业技术力量,相互合作、自主创新,共同研发、构建能满足本企业信息化建设特殊需求的科技档案信息化管理系统。 档案信息化建设是一个螺旋上升的进程,尽管当前企业科技档案信息化建设中面临着诸多问题、存在着诸多制约因素,但我们应该迎难而上,努力破解遇到的难题,早日实现既定的目标,最大限度地发挥企业科技档案信息资源的利用价值。 作者:王静单位:靖远煤电股份有限公司 科技档案论文:企业科技档案管理模式论文 一、企业科技档案的重要作用 1.是实现企业科学技术研究可持续发展的基石。以中海油为例,科技档案是中海油的重要信息资产,是企业各项活动的真实记录、依据和凭证。这些珍贵的科技档案资源,能够直接产生和转化为科技、经济价值,间接生成文化与社会价值,体现出中海油企业的文化积淀,是其历史文化血脉的延续。 2.实现企业科技资源的信息服务,使企业资源不断增值。科技档案记录着中海油高新技术的发展以及重大科技成果的应用研究,而现代知识经济与技术商品化的演变趋势,不但增强了企业的知识产权保护意识,更让具有成果直接转化能力的科技档案的珍贵价值得到了完整体现,例如企业的专利权、著作权、品牌价值、信息价值等等,企业靠技术创造的经济利益是无穷的,而这些资产的保存、保密、管理、共享、应用,无疑蕴藏着巨大的价值。 3.持续推动企业的科技创新。科技档案对中海油企业科技创新有奠基作用。企业通过原始科技档案能够挖掘确立探索和研究的起点及方向,提高创新效率。而且,为科技人员创新灵感、创新思维的产生提供条件,为其科技创新提供科学判断和决策依据,为知识转化提供借鉴。更重要的是,科技档案对科技人员的创新有持续激励作用,因为“路漫漫其修远兮,吾将上下而求索”,科技人员用奋勇拼搏、坚忍不拔的精神,去攻克难关、披荆斩棘,获取最终的胜利。 4.提高企业经济和社会效益。作为中海油企业,其科技档案能节约企业劳动,因其本身能被反复多次提供利用而本身却无损耗,也就是提高科技档案的复用率,这是其他物质形态的财富无可比拟的。所谓复用科技档案,就是在新设计中直接采用或套用设计现有的图纸、资料,提高科技档案的再利用、再实践、再生产,能够节省人力、物力,是提高经济效益的关键。 二、以中海油企业为例,剖析企业科技档案管理的存在问题及原因简析 1.传统实体档案是目前科技档案保存的主要方式。目前,这种档案管理方式主要存在以下弊端:人工整理、查阅、调卷工作量巨大,耗时费力,效率较低,无法快速满足用户需求;频繁调阅、复印原始资料以及由于灰尘、温湿度等负面影响,会对纸质档案造成自然损害;自然原因的污损、掉页等,会造成其严重磨损和丢失;由于实体档案逐年递增,占用大量库房空间,难以对其实行集中统一的权限管理;无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。 2.随着中海油企业的做强做大,企业国际国内市场开拓的前景也越来越广阔,随着海外市场比如乌干达项目、伊拉克项目等市场的开辟及拓展,企业的社会与经济发展前景也越来越具有延展性,但是,随之而来的则是带给企业的巨大的经营压力与经营指标,降本增效的巨大压力必然会造成在科技档案管理与保护方面投入资金有一定程度的短缺。 3.企业存在机构职责不清、权责不分明、信息传递不流畅的现象,造成企业科技档案资料管理的不规范。 4.企业科技档案信息资源欠缺整合,需要建立完善科技档案管理工作的标准规范与制度体系。 5.企业科技档案集群化、产业化是市场经济发展的新需求。然而,科技档案管理人员力量、专业素质结构、投入经费与这一需求不相适应。科技档案管理人员素质参差不齐,档案信息化技术发展水平欠缺,缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识,极大制约了企业科技档案工作的创新与发展。 三、还以中海油为例,针对以上问题,企业科技档案需建立现代化管理模式 1.企业需清晰梳理科技档案管理的工作流程与工作界面,建立流程化管理模式。流程化管理优秀是以流程为导向建立组织模式,注重连贯性,建立全流程管理模式,通过合作管理保证目标高效达成。中海油企业需清晰梳理各级单位的科技档案工作界面,划分工作领域,明确工作接口,建立纵向横向的联合合作模式,明确决策层、管理层、参与者的对应责任和权限,实现效率“共赢”。流程化管理有很多优势,首先是统筹性,建立集中统一管理、分级负责的管理模式,便于内部交流和外部共享;通过优化流程,减少管理节点,而在每一环节,相关人员都能对资料的流转、执行进行跟踪和监控,确保环节完整性和质量后,再进入下一节点;通过细化每个节点中相关人员的权限和责任,减少管理者在不相关环节中责任和精力的牵扯,实现标准明确、职责清晰,责任和风险层层分解。而且,整个流程能够实现溯源性及痕迹式管理,当某个环节出现问题时,便于追溯,然后进行提醒和监督,对后期绩效与责任管理提供很大便利,从而能够实现企业的精确管理、精准执行的现代化管理理念。 2.企业需明确信息传递的准确性与有效性,建立源头管理模式。一是需要积极配合公司科技档案管理人员梳理科技档案的归档范围,分阶段收集齐全需要归档的科技项目资料,确保各级单位归档科技档案资料的齐全、完整、系统、准确。二是为了便于进行科技档案文件级管理,各级单位在科研项目开题之初即要档案管理人员前置,实施前端控制,使科研人员明确对于科研项目不同阶段形成的不同资料应作为单件资料分开保存、装订、存档,不宜作为合订本在一起存档。三是要求科技管理人员对于科研项目中的商务合同应单独作为合同类档案存档,不宜放在科研项目资料中合并存档。四是科技档案管理人员需持续加强与公司科技管理部门及科研人员的沟通与交流,对科研项目资料形成情况予以详细了解,按照阶段性或是科研项目结题后的时间,提醒与督促科技档案资料及时归档。 3.企业需增强市场意识,与市场经济接轨,规划科技档案数字资源建设工作,根据信息市场需求优化服务手段,充分开发科技档案信息资源。(1)以中海油现有的资源建设项目为契机,专业资料电子化项目、勘探资源建设项目运行流转过程为借鉴,积极推进科技档案资源信息化的高速发展。(2)在科技档案实体管理较为完善的基础上,积极开展数字资源基础建设,集群科技档案数字资源,整合科技档案信息资源,根据需求进行特殊功能的信息采集和数据深度加工,注重保护相关的知识产权,逐步向科技档案数字档案馆的方向发展。(3)积极开展科技档案数字化信息应用研究,提升科技档案开发应用的管理手段与技术水平,促进科技档案开发利用工作转变为非实体的、面向用户的信息资源服务。集成数字档案安全管理技术,在技术运用成熟后逐步推广与拓展;同时深入探讨,加强研究,对科技档案信息化成果数据进行专业管理、维护、保密、统计等;调查了解、分析研究用户新需求,改进服务方式,提高服务工作的针对性、有效性;注重信息“反馈”,深层次开发科技档案信息资源,增进服务模式科学化。(4)积极开展科技档案数字资源标准体系建设,以中海油现有科技档案管理标准为基础,结合实际积极编写修订各项科技档案技术标准,不断拓宽标准编写的深度与广度,进一步建立数字科技档案资源所需的技术标准与规范体系。(5)是加强部门横向联合,建立集科技档案、科技资料、科技图书情报信息一体化的科技档案管理网络体系。拓展现有的科技档案管理网络平台,集成现有的图书及其他情报信息资源;加强对馆藏科技档案信息的收集,建立科技档案、图书、情报联合目录数据库,拓宽用户获得科技信息资源的范围(知识、信息、情报),实现资源共享;形成科技档案信息服务网络,建立以科技档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的应用体系。 4.企业需加强科技档案人才队伍的建设。科技档案人才需具备较高的职业伦理、职业素养、职业技能,因为档案工作环环相扣、细致琐碎,所以更加要求科技档案工作者们树立“把简单的事做好就是不简单,把平凡的事做好就是不平凡”的职业态度,与时俱进,以开拓的精神和战略的眼光拓展自身的职能,才能在瞬息万变的信息时代获取和扩展自身的生存空间。企业应该怎么做呢?一是企业建立再培训机制:采取在职岗位培训、业务交流、档案学术研究、参观考察等多种形式,推动科技档案人员知识结构多元化,成为掌握网络、数据处理和信息管理的知识复合型人才。二是建立吸引优秀人才的机制:拓宽渠道,可通过职称晋升、技术等级评定、学术交流等多种形式吸引和留住优秀人才。三是充分发挥老员工的传、帮、带作用,利用已有的档案人才储备,加速年轻档案人才的培养,形成人才梯队。四是建立激励竞争机制,建立健全档案人才聘用制、任期考核制,适当采取时机建立优秀人才破格任用制度。“万丈高楼平地起”,企业科技档案的管理也非一时一日之功,需要企业各级人员都重视起来,纵横捭阖,前后呼应,共同推进企业科技档案的科学、有序、可持续发展。 作者:张兴霞单位:中海油能源发展钻采工程研究院
在信息化程度越来越高的当代社会,几乎在每一个领域都能够看到计算机的身影,在档案管理方面,电子化的管理方式已经越来越受到管理工作者的认可。事业单位的档案数据庞大而复杂,因此,电子档案的综合管理对于事业单位的作用有非常显著的提升。在医疗事业单位中,档案管理逐渐细化,所含内容也越来越广泛,传统的管理档案的方式已经难以适应,也越来越耗费人力,电子档案的使用已经是一种不可阻挡的趋势。相比于其他行业,医疗事业单位对电子档案的使用相对滞后,许多单位仍以传统管理方式为主,因此,笔者希望通过此文对电子档案在医疗事业单位的实用性进行探讨,希望有助于各医疗事业单位对电子档案管理方式的引入跟运用。 1医疗事业单位电子档案的发展现状以及弊端 为有效促进我国医疗事业单位对于电子档案管理方式的引用,加快档案电子化的进程,首先要对管理档案的现状进行了解,认清目前档案管理工作的态势。 1.1管理方法太陈旧 传统的档案记录方法是手工录入纸张。由于纸张薄而易碎,而且能够记录的内容有限,整理起来费时费力,同时对于资源的浪费也比较严重,在对资源的收录、保存、管理和许多其他方面造成了很大的困难。此外,大多数医疗单位对档案管理的重视程度不高,导致档案管理工作效率低下,从而对整个档案处理过程以及其他部门的工作造成了影响。 1.2医疗事业单位人员缺乏对电子档案的正确认知 服务于病人是医疗单位的工作根本。医疗不容耽误,电子档案工作是一项后续完善工作,可以随时添加补充。这是许多医疗事业单位管档案理人员和工作人员对档案管理的看法。单位领导是否在文件管理工作足够重视一定程度上关系到这项工作能否顺利展开,这也是事业单位的特点,因此只有领导较强对档案管理工作的重视,并带头投入到推广档案管理的工作中,明白医疗档案管理的重要性,这样每个员工才可以关注和重视文档管理,关注单位文件管理的效率。 1.3制度不健全导致效率低下 现在各大医疗事业单位所使用的档案管理方式,都是各单位在长期工作中不断总结经验摸索出来的。它不是科学的,统一的,也不是系统的。与此同时,各单位对于需要归档的内容有很大的区别,现在还没有统一的标准,也没有建立相关的收集系统。此外,在正常情况下,医院不会对档案管理成果进行评估,这就是医院的档案不具备时效性,可用范围有限。 1.4档案管理人员缺乏训练 很多从事档案管理的事业单位人员在档案管理方面并不具备一定的专业素质,对档案管理工作没有足够高的把握能力,事业单位也很少对档案管理人员进行相关的培训,使他们的能力长期得不到有效提高。如果不加以改变,将直接影响事业单位档案管理的发展,容易导致档案管理工作中出现重大失误。在医院管理中,对于提高医务人员的素质以及对医务人员的培养一直是人员管理工作中的关键。在许多医疗事业单位,对于档案不聊工作的门槛设置的很低,甚至许多都是兼职或者专业人员,这些人除了学历偏低,对于档案管理专业知识的掌握也极其有限,学习的欲望有不是很强。此外,档案管理工作者的工作比较占用时间,留给他们学习新知识的时间便相对较少。若单位不能主动给予他们学习的机会,对档案管理工作而言是一种资源上的浪费。 1.5档案缺失严重,安全性能差 长时间保持不科学的档案管理方式,使得医疗事业单位的档案管理缺乏效率。随着医疗系统各方面的不断改革完善,但按惯例工作中也加入了新的内容,对于档案内 容的准确性要求也更高,然而许多医院因为设备落后、技术落后等问题。文件更新速度太慢,缺陷严重,安全性能差,严重制约了医院档案的发展,使医院档案无法发挥应有的作用。 2医疗事业单位档案管理工作的策略 2.1提升档案管理人员专业素质 档案管理工作者除了要具备一定的文化知识跟档案管理的相关能力,还要能够对所在单位的实际工作情况有一定的掌握,对信息网络技术也要有一定的学习,这样才能将电子档案馆里的优势充分发挥出来,为所在单位提供更加及时有效的信息,因此提高档案管理人员的素质,能够对档案信息建设各个方面产生不可估量影响。第一,在专业素质方面,要加强管理人员对于信息技术的掌握,加强工作能力以及综合文化素质反面的培训,为单位提供更加优秀的档案管理工作者。第二、要提高对档案管理工作的重视,明白其重要性。与此同时,要对相关人员的专业能里定期进行考核,为此可以尝试建立对员工的评价系统,根据系统的管理,有针对性的对员工进行培养,不足他们的不足之处。另外,还可以通过引进专业人才来进行档案管理工作,或者通过短期聘用,让其传授本单位工作人员相关经验。这些都是促进档案管理工作的有效方式。 2.2加快档案管理的硬件建设 除了对人才的要求,也应当对医院的相关档案管理设施进行定期的升级。为更加安全有效的运用电子档案管理,还需要医院能够建立统一的数据管理平台,使各部门之间的文件关联起来,在使资料利用率提高的同时,保证了资料的安全,也是文件的储存更加方便。硬件设施性能稳定,能够有效减少来自外界的破坏,从而维护文件的完整性,提高文件管理效率,保证信息安全。因此,有必要加强硬件建设,加大资金投入,将高水平的计算机技术渗透到文件管理工作中,充分利用电子存储、信息输入,发挥电子存储的重要性。 2.3完善医疗单位档案管理的应用软件开发工作 除了硬件设施,软件建设同样重要。开发能够适应档案管理的复杂应用程序,如同灵魂对于人类一样重要。良好的应用软件不仅可以提高医疗单位的信息化水平,而且可以大大提高工作效率。,随着信息技术的发展越来越快,选择合适的软件来满足医院的档案管理需求,使之与硬件同步建设显得尤为重要。 2.4制定符合医疗单位发展的档案管理信息化总体规划 为促进档案电子化的积极有效开展,相关代为及工作人员应重视档案信息系统的可扩展性和灵活性,以此为宗旨制定档案信息管理总体方案。充分考虑医疗单位的实际发展需求,努力构建符合经济发展要求的网络管理模式。 2.5完善档案管理制度 只有建立明确的档案管理制度,医疗事业单位的档案管理才能规范化、科学化。建立一个档案管理系统的必要性,可以从两个反面讲,一方面,有必要澄清档案工作的管理流程,确保单位的人事档案可以完全归档,重要会议和活动等有价值性的资料都能及时归档;另一方面,要建立明确的档案管理考核制度。定期考核相关人员,确保及时发现和改进管理工作中的不足,推动医疗事业单位档案管理改革的有效实施。 3医疗档案信息化管理的优势 3.1档案存储环境方面的优势 在档案管理中运用现代信息化管理技术,可以通过网络平台建立电子文件。通过电子录入的方法,大大提高档案信息管理的效率,这就进一步提高了档案内容的完整性,从根本上改变了档案信息管理方法和手段。另一方面,可以使用电子磁盘存储档案,这样既节省了文件存储空间,并且易于保存和管理。此外,随着信息技术的发展,对文件存储环境的要求越来越低,信息化带来的变革使纸质管理的弊端日趋明显。 3.2档案在使用和查询方面的优势 推进医疗事业单位档案信息管理具有很大的优势和意义。对于医疗事业单位,档案管理是非常重要的一个组成部分,怎样科学合理的使用电子档案管理方法,是提高档案管理效率的关键,也是目前需要尽快解决的事,这关系到医疗事业单位整体的工作效率以及工作成果。在对医院的档案实施电子化管理之后,可以将其按照内容进行合理的分类,建立数据查询系统,这样能都跟加便捷的找到所需要的医疗信息,这种方式与传统纸质档案手动查阅的方式相比具有显著的优点。 3.3有助于资源共享 医疗事业单位对档案实行电子化管理的另一个关键目的便是实现资源的有效共享,从而扩大医疗资源的适用范围提高利用率。同时,文档电子化带来的便利还表现在信息的传递跟流动方面,不同部门之间对档案的传递阅览更加的方便,甚至是在与其他医疗单位进行交流学习是也能够成为一大助力。满足同领域不同部门甚至不同地区的医务工作人员及时交流的渴望。 3.4改善了管理模式 以前我们一直使用的通过纸张记录的档案管理方式不仅记录过程繁琐,而且还会浪费大量的空间储存。同时,对纸张存放的条件也有一定的要求,比如他会受到储存地点温度、湿度等环境因素的影响。造成管理成本高、效率低。信息化的医疗档案管理方法可以很好地解决档案的存储空间和存储成本问题,同时解决了传统档案管理中纸张老化、手续复杂的问题,明显地提高了档案的效率。 4结语 随着信息社会的发展,加快医疗机构现代化建设势在必行。医院管理人员和工作人员应充分认识到电子档案的重要性。要立足大局,面向未来,全力支持电子档案工作的发展和实施;建立健全电子档案管理制度和工作制度;投资改进配套设备和培养档案专业人员;充分发挥电子档案的优势,为广大患者和团队服务。促进医院全面协调发展。 参考文献: [1]蔡默冰.浅谈互联网时代下医疗事业单位档案管理[J].科技视界,2017(05):271. [2]刘霞.医疗事业单位电子档案发展现状及对策[J].绿色科技,2016(12):276-277. [3]张妍.探究事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施[J].现代国企研究,2016(02):103. 作者:李钢 单位:江苏省疾病预防控制中心
事业单位人事档案论文篇1 一、事业单位人事档案管理的意义 人事档案是指记录个人主要情况的材料,一般是人事、劳资等相关部门在人才培养、选拔等活动中逐渐形成的,如教育背景、工作经验等方面的信息记录。人事档案管理,主要是指专门针对人事档案所进行的收集、整理、保管、利用等工作。 1.人事档案的特点事业单位人事档案的特点,主要体现在真实性、完整性、动态性三个方面。此外,人事档案管理工作还具有保密性,管理人员要注重加强安全管理意识,制定严格的人事档案监督机制,防止文档丢失和泄密,防止档案内容的泄露对员工及单位的发展造成不利影响。[1] 2.人事档案管理的重要性第一,事业单位人事档案是单位及社会对员工综合素质评价的重要依据,对员工个人具有重要意义,也与员工的切身利益密切相关。第二,人事档案是事业单位对员工进行考核评定、职称审查、职位变动、干部提拔的主要依据,为单位进行人才评估提供有力支持,对单位的人力资源调整发挥重要作用。[2]第三,就社会发展而言,人事档案是社会信息资源储备的重要组成部分,它能够精简地提炼员工过往的主要经历。合理利用档案信息,可以促进人才信息社会化管理的实现,从而为整个社会的稳定健康发展提供重要支持。 二、事业单位人事档案管理的现状 1.档案管理意识薄弱当前我国大部分事业单位对人事档案管理工作的认识尚停留在简单的整理和保管层面,缺乏专业的档案管理人才,目前的档案工作人员并没有真正认识到人事档案管理工作的价值。事业单位管理者通常更加注重运营管理,对档案工作的重要性认识不足、不予重视,导致人事档案管理工作停滞不前。 2.管理制度不够健全目前我国事业单位的人事档案管理工作普遍存在管理制度不够健全的问题。一方面缺少明确的管理标准,导致具体工作中出现信息不一致、各部门各自为政、标准不统一等现象,严重影响了人事档案管理的质量;另一方面档案管理制度僵化,管理人员不能掌握新政策、新方法,并且缺乏根据环境的变化而及时改进工作方法的能力,导致工作效率的下降。 3.人事档案管理信息化水平较低目前事业单位人事档案管理工作还在采用传统管理方式,仍旧以纸质资料为主,不但受制于时间和空间的限制,也严重影响使用效率,使档案信息价值得不到有效的利用。虽然部分事业单位引进了信息化管理系统,但由于操作不熟练、系统功能单一、管理人员能力有限等情况,导致使用率不高,纸质和电子的双重管理反而加大了工作难度。4.基础设施陈旧很多事业单位没有为人事档案管理提供专门的档案室,存在档案库与办公室合一的情况,空间上不利于保存档案,老旧的档案柜以及没有控温、控湿、除虫设备易造成档案受潮、受损,从而影响人事档案的完整性,不利于档案的保管。 三、事业单位人事档案管理创新的路径 1.增强管理意识事业单位管理者应首先认识到人事档案管理工作的重要意义,引入专门管理人才,加强宣传工作,促进单位工作人员共同提高对档案管理工作的认知;加大资金投入,完善相关基础设施建设。其次定期组织人员培训,做好知识更新,提供管理人员接触档案管理新政策、新方法、新理论的渠道,充分调动员工积极性,从而有效保证工作质量。 2.健全管理制度建立完善的人事档案制度体系是开展档案管理后续工作的重要保障。事业单位人事档案管理工作具有较强的复杂性和综合性,需要多个部门合作。[3]制定分工明确、责任到人的现行制度,将档案管理工作流程化,有针对性的制定标准,形成档案的系统化管理,完善管理网络。同时为审核工作提供依据。充分发挥档案的利用价值,需要制定人事档案的利用服务制度。传统人事档案管理制度往往只注重档案的收集和保管,对于利用服务领域往往比较窄,但是如果要使人事档案的价值得到充分发挥,则必须实现一定程度的开放。由于人事档案的保密性,服务制度制定时务必同时要确保保密服务与开放服务之间的平衡关系,实现人事档案开放性与保密性的有机统一。[4] 3.加强信息化建设首先,单位负责人和档案工作者应结合本单位的实际情况和工作需求,购置相关的软件,构建档案信息化平台,有效落实信息化管理。新建立的人事档案管理平台应做到可以实现完整归档、精确分类、便于查阅、全文检索等功能,以便更好地发挥人事档案的价值,提高利用率。其次应加强管理人员的学习培训,人事档案管理人员必须不断更新知识体系,熟练掌握信息系统的操作,以此保证信息化平台的高效使用。此外,还需建立专门的网络信息安全保障团队,加强机密信息管理和防入侵、防病毒技术的应用,保证人事档案的保密性,提高数字化系统的安全运行能力,并为后续的更新发展以及安全管理做到有备无患。 4.提高档案利用率在提高人事档案利用效率方面,事业单位应注意做好以下几点工作:一是档案管理人员要注重对档案内容的丰富,在原先档案基础上适当添加其他相关信息,如经济收入、工作业绩等方面的内容。这样不仅能够充分体现出档案整体利用价值,进一步保证档案的完整性。二是科学建立档案利用机制,如将在职人员的职称审核、入职退休等内容结合人事档案进行。三是积极推进档案服务体系的创新工作,结合具体发展情况和单位需求,深入把握当前社会发展趋势,对档案服务体系进行合理创新。[5]综上所述,事业单位人事档案传统的管理办法、模式将难以适应新的发展需求,这意味着事业单位档案管理部门要加大对档案管理工作的重视度,提高认识,促进人事档案管理工作的转型和科学管理体系的构建,并加大对资金、人才、技术、设备以及制度的投入力度,加强人事档案管理能力,全面确保事业单位人事档案管理工作信息化的实现,提高档案利用率,基于高效化和高质量的工作模式,为事业单位的长久发展提供档案信息支持。 作者:李静 事业单位人事档案论文篇2 事业单位的可持续发展与人事档案工作质量和水平密切相关,尤其是大数据技术广泛应用的信息化时代,传统档案管理工作中存在的工作效率低、资源利用率不足等问题更加凸显,对人事档案工作的有序发展造成制约和阻碍。对于档案管理工作人员而言,需要充分借助大数据技术等先进技术应用优势,对自身工作理念积极转变,对档案管理工作的重要性和意义加深认识,对档案工作模式不断创新,不断提高档案服务能力的同时,对事业单位可持续发展起到积极推动作用。 一、大数据背景下人事档案管理现状及存在的问题分析 (一)人事档案管理体系不完善现阶段仍有部分事业单位未设置专门的档案管理部门或机构,或对相关档案管理人员存在兼任等情况,并且缺乏科学的档案管理体系,即使部分事业单位对相应管理体制机制进行了建立,使未根据自身实际发展情况,以所制定的相关管理体系及制度进行及时调整和修订,导致原有的人事档案管理体系难以应对大数据背景下事业单位人事管理档案建设工作要求。其次一些事业单位档案的网络管理较为分散,存在一定的网络碎片化现象,导致人事档案管理力度不足,难以充分发挥人事档案的应用效果。最后由于档案信息管理有效性不足,在人才晋升、调配等工作中无法提供可靠、完善的参考依据,对人事工作顺利开展造成一定制约和阻碍。 (二)人事档案管理信息化建设滞后随着大数据技术的广泛应用,传统档案管理中采用的人工主导模式已无法满足新形势下档案管理工作发展要求,面对快速增长的档案数据信息,以及多元化服务需求,档案管理工作效率及现代化管理水平亟待提升。现阶段不少事业单位档案管理中加强了信息化技术应用力度,对信息化档案管理系统加强构建。但在具体工程过程中,各类档案管理软件、硬件设备更新速度滞后,相关管理工作人员对技术手段和软件应用仍无法熟练应用,导致档案管理中信息化、数据化作用无法充分体现,难以充分挖掘和利用人力资源档案管理价值,事业单位人力资源管理,以及档案资源服务等需求难以有效满足。 二、大数据背景下优化事业单位人事档案工作的有效策略 (一)传统管理工作观念转变,档案管理创新意识增强为了有效提升事业单位人事档案管理水平和效率,相关档案管理人员应对自身档案管理意识积极转变,对档案工作的重要意义与价值提高认识,尤其是人社局档案管理中心需要收集、整理、查阅、传递全市政府机关、事业单位副科级以下和党委部门工勤人员档案资料,并且为查档群众提供优质服务等,对相关工作人员的责任意识和使命感提出了更高要求,需要确保所有人事档案的准确性、真实性和完善性。同时相关领导人员应积极发挥带头作用,促进人事档案工作管理理念的有效转变,使档案工作所承担的重要职责能够更深入。另外需要在人事档案管理工作中充分利用计算机技术、大数据技术等,对档案管理人才加强培养,使档案管理工作活力有效激发,使人事档案工作质量和效率切实提高。 (二)加强档案信息化建设,档案信息化管理手段不断优化在大数据背景下,社会资源信息化成为未来发展的必然方向,对于事业单位的档案管理工作而言,需要积极应对人事档案管理要求,由于人事档案中的所有工资表、履历、考核表、任免审批表等资料,都直接反映着当事人工作学习进步的真实情况,且直接关系个人的工资、社会劳动保障和政治待遇等,因此人事档案管理要求更加严格,对现有人事档案管理手段不断创新和优化势在必行。首先需要对档案工作内容进行科学规划,根据事业单位实际发展情况,对相应的档案工作模式科学制定,对各工作阶段的目标与方案进行细化,使人事档案管理安全性有效提升。其次对档案管理网站加强建设,使人事档案逐步向电子化方向发展,同时通过档案管理网站的有效构建,能够为群众提供快速查档服务,并能够对部分与档案管理相关的最新政策要求进行及时发布,有利于当事人能够快速填写和修改自己人事档案,使档案工作效率有效提升,当事人员应有利益得以切实保障。另外需要对人事档案数字化管理加强重视,通过数字化网络的构建,进一步推动电子档案的形成,使档案整理、分析速度加快,使档案信息保护力度进一步提升。 (三)追求科学创新,档案管理水平不断提升在人事档案管理工作中,通过详细工作目标的制定,以及坚持高要求、高标准等工作原则,追求科学创新,通过科学化管理,能够有效提升工作管理质量和档案安全。首先对档案管理工作内容进行细化,其中日常档案管理工作包括了对档案资料进行分类、整理、排序、上架、查阅、利用等,另外还需要对管理环境加强重视,包括库房清洁、检查记录温湿度、及时更换防虫药物、查看消防器材等安全保护工作。同时还需要所接收的干部职工新增年度考核、工资变动、任免、奖惩、学历晋升等档案材料进行及时收集、鉴别,对无归档价值资料进行剔除,及时添加归档目录等,使档案资料的完整性、有效性得以切实保障,使人事档案工作得以顺利开展,工作服务水平有效提升。另外档案管理人员还应不断增强自身大数据与信息化思维,对档案工作理念不断更新,对自身工作价值作用有更深刻的认识。另外通过档案管理数据库的构建,能够对人事档案信息安全加强保护,使人事信息更加准确、完整,同时更有利于在提升人员工资、社会劳动保障和政治待遇的相关决策中作出更精准的判断。 (四)重视自我提升,不断加强专业档案管理队伍建设在大数据背景下,人事档案管理工作人员应对自我提升加强重视,进而促进专业档案管理队伍的建设和完善,使事业单位能够更好地满足时代发展要求。首先事业单位可通过高素质管理人才引进的方式,使人事档案信息化管理工作得以顺利开展。其次针对现有档案管理人员,应加大培训力度,其中发挥优秀员工领头羊的作用,向其他档案工作人员进行知识和工作经验的传授,还可组织学习考察、在岗培训等方式,使管理队伍的整体工作效率和工作水平不断提升,更好地满足社会发展要求,并为人事信息化档案管理提供有力支撑。从上述分析研究可见,随着大数据技术的广泛应用,首先档案管理人员应对人事档案管理的重要意义加深认识,对现阶段干部人事档案管理中存在的问题和不足加强分析,对自身工作经验进行不断总结,对管理工作不断创新和优化,同时需要对大数据技术的应用优势进行充分利用,使干部人事档案管理体系进一步完善,确保人事档案信息更加完整、准确、充分发挥档案管理的作用和价值,全面提升干部人事档案管理水平。 作者:高磊 事业单位人事档案论文篇3 随着改革的不断深化发展,各事业单位的管理模式、管理范围均发生了一定变化。为进一步推动事业单位社会服务职能的改进,应着手于高质量的干部人事管理工作。专项审核的高效开展能够保障人事档案更具真实性,为后续的工作奠定了良好基础。但在实际审核过程中可能存在一定问题,对审核效果起到不良影响。因而,档案部门应充分认知可能存在的问题,结合人事档案的特点,对管理水平进行相应提升。 一、干部人事档案的特点 干部人事档案管理的主要工作包含人事组织部门从事的档案形成管理工作和人事档案转移管理工作,二者分别包括档案材料的收集、鉴别、整理、归档以及档案的建立、管理、利用、传递等环节。干部人事档案管理的主要特点为真实、完整、动态、统一。真实指的是在形成、建立干部人事档案时,需要确保所有的档案资料内容与来源均真实,不得弄虚作假,同时在进行人事档案查阅、传递的过程中,需要严格把关,确保操作规范;完整指的是在人事干部的不断发展过程中,会产生诸多内容的履职情况以及成长经历,应对干部人事档案的内容之中干部的活动轨迹进行全面而完整的记载,如个人履历、培养培训、职务职称任免等,确保每份干部人事档案真实且完整;动态指的是人事干部的档案内容可能由于干部的各项活动而不断增加,因而档案管理人员应不断收集相关材料,确保人事档案符合干部发展需求以及档案管理需求。同时,事业单位干部也可能进行一定的岗位变动,在管理过程中应严格依照流程规范进行档案变动与传递,确保人事档案的安全性;统一则是指干部人事档案的内容、整理、分类以及使用等均有较为明确的规范,在其管理过程中应严格依照管理规范进行装订,确保格式以及内容的统一。 二、事业单位干部人事档案专项审核工作难点 (一)重视程度不足。对于大部分事业单位而言,在进行档案管理工作过程中,往往具备长期性以及周期性,人们对其重视程度较低。因而管理人员以及管理物资的投入并不十分充足。随着人事档案资料数量的不断增加,需要进行管理以及审核的材料内容也不断增多,如果对档案工作重视程度不够,可能出现诸多档案缺失以及档案管理不规范情况的发生。 (二)审核人员专业性不足。就事业单位干部人事档案专项审核工作内容而言,审核工作的主体是“人”,然而在实际开展工作的过程中,往往所配备的审核人员专业素质不高,难以推动档案工作有效发展。而人员专业素质参差不齐直接导致了专项审核工作结果并不具备代表性以及可靠性,有时甚至会出现错误,又会对自身以及事业单位干部权益造成不利影响。 (三)审核流程不完善。事业单位干部人事档案专项审核工作应依照时代的发展不断进步,单位应明确所有从事人事档案专项审核的人员岗位和职责,相关工作人员也应不断提高专项审核工作认知。然而部分事业单位的审核流程仍旧沿用以往的框架。新时期对事业单位的运行与发展提出了更高的要求,老旧的管理框架并不适用于当下的审核工作,单位需要结合当前的工作实际,对审核标准、审核内容进行确定。如若不然,则可能在干部人事档案专项审核过程中积压诸多问题,造成审核工作举步维艰,甚至停滞不前。 (四)信息化应用不广泛。传统的人事档案管理、审核主要操作内容为纸质档案材料,在工作过程中材料的收集、储存质量和效率较差。当前,随着信息化建设水平的不断提升,在人事档案不断增多的情况下,应将二者进行有机结合,将信息化的优势充分发挥,为各事业单位干部职工提供更为良好、完善的服务。 三、事业单位干部人事档案专项审核工作的原则 干部人事档案往往包含干部任职、活动的所有内容,因而应对其进行完善的管理。传统干部人事档案利用与服务模式较为被动,由于保密性较强,其管理模式也较为封闭,与新阶段公共管理要求有一定差距。事业单位应对干部人事档案管理理念进行更新、完善设计更为科学的管理方式,对当前干部人事档案专项管理工作之中存在的问题进行细化分析并及时解决。 (一)改善服务理念。干部人事档案管理工作的主要目的在于为档案利用者提供相应的服务,这也是档案管理工作的意义,因而在实际管理过程中,应充分改善服务理念,保障管理人员能够保持“以人为本”的服务理念,推动档案工作部门产生积极作用和影响。在实际工作过程中,应针对档案利用者的需求进行及时反馈,不断提升档案工作管理效率及质量。 (二)合理应用管理机制同人事制度。以往的事业单位干部人事档案管理具有较高的封闭性,不利于档案利用等服务的开展。新时期,应改变以往的工作状态,应用管理机制并对其不断完善。管理机制的制定与完善应充分以档案利用者需求为导向,扩大服务对象范围,改变服务方式,使得干部人事档案管理工作更为符合事业单位的实际发展需求,充分体现干部人事档案的价值。管理机制改善的同时,也应实施相应的人事制度,在进行人员招聘、管理的过程中应充分保持灵活性,采用私人部门灵活管理和绩效考核制度,这样有利于档案管理工作队伍素质的提升。 (三)应用科学的管理方式与技术。事业单位干部人事档案管理工作应不断引入先进的技术,建立档案信息化管理系统,充分保障工作效率的提升,使得传统档案管理方式得以简化。同时还可以利用互联网平台进行宣传、教育、培训活动,保障各部门之间的紧密交流,使得工作队伍之中的各个成员均能够对档案工作的相关业务进行了解,不断推进档案信息化进程,保障管理工作的质量提升。 (四)协同管理。以往协同管理通常用于企业之中,但事业单位也可以依据自身情况将协同管理模式进行借鉴以及改进。协同管理并非独立生产经营活动的集合,而是各部门合理利用系统的整体性以及分散性,不断对各个部门的工作进行协调,使得整体目标的实现。在进行公共事务处理的过程中,协同管理的应用能够使得某一部门通过系统内部的有机整合,达成信息共享,共同完成较为繁琐的工作。 四、事业单位干部人事档案专项审核工作的提升措施 (一)提升专项审核人员的工作素质。人事档案管理直接反映了干部的思想意识、职业道德素质、诚信度等,可以作为事业单位培养、考察与选拔干部的基础,因此做好相关资料的管理与审核至关重要。事业单位应充分认知干部人事档案管理的重要性,通过相关的管理措施,保障专项审核人员的工作素质,由专业人士完成档案管理与审核工作。 (二)严控人事档案材料质量。保障干部人事档案管理的整体水平,需要在干部人事档案收集过程中把关,充分保障人事档案材料质量,并依据国家的管理标准、要求对其进行收集、分类、管理。工作过程中,事业单位应不断改进材料的收集方式,相关人员应变被动的材料接收转化为主动收集资料,将各项资料进行登记并及时查漏补缺。在原有人事档案管理库的基础上,开设材料入档单,一一对应库中存有的资料以及尚未补齐的资料,并及时与事业单位干部确认,告知其及时补全材料。此外,人事档案的材料类别也应分辨真伪,进行完善,保证信息的真实、准确与完整。人事档案管理人员应严格遵守相关的收集、管理、归档规定,明确各项材料的归档需求,并及时对其进行分类管理。在归档过程中,应反复确认各项材料之中相关信息的完整性,如若与实际提供的档案要求存在偏颇,则应采取相应手段催缴补齐材料。相关人员还应严格把控人事档案专项审核工作,应以独立审核的方式进行初审,在复审阶段,复审人员需要确定人事档案的质量,如若合格则可以归档,如若不合格则需要针对问题进行完善。 (三)构建数字化档案管理体系。随着事业单位的不断发展进步,事业单位人员逐渐增多,其中所包含的人事材料数量也逐渐增多,所涉及的人员类型也在不断提升,从而导致人事档案管理难度、审核难度均不断提升。为进一步提升事业单位人事档案管理水平,事业单位需要结合当前管理、审核现状,构建数字化档案管理体系,更好地保障人事档案材料管理逐步向信息化过度,不断节约人事档案材料管理过程中人力资源的投入,保障人事档案管理效率的提升。在构建数字化档案管理体系的过程中,事业单位应充分遵循自身发展要求与发展特点,对岗位进行细致划分,并依据岗位匹配的原则与制度,对不同种类的管理系统分别安排不同人员进行管理,确保管理过程具备较高的规范性。同时,由于事业单位涉及人事档案管理内容较为繁琐,流程较为复杂,因而在实际工作过程中,事业单位需要通过更为完善的管理制度,对档案进行收集、鉴别、传递、归档,并满足相关人员的查阅需求。通过数字化档案管理体系的建立,能够使得各纸质化材料逐渐转变为电子材料,在管理过程中形成一体化的信息管理系统,为内部资料的整合与分类提供便捷。事业单位相关管理人员需结合人事档案材料的具体情况,建立多种检索方式,为人事档案材料的利用提供便捷。 (四)完善人事档案管理机制。事业单位需要不断完善人事档案管理机制,为人事档案管理工作提供相应的政策支持。针对当前各事业单位中存在的管理问题,应不断加强人事档案管理与用人单位管理区分,避免二者互相干预,互相影响。在实际工作过程中,需要建立更为专业、更为规范的人事档案管理机制。使得事业单位干部人事档案在管理过程中追责制度的建立与完善,更好地保障责任制度的落实。如若出现工作疏漏,能够及时执行追责。同时,制度的建立能够更好地落实与提高工作人员的积极性与主动性。 五、结语 近年来,事业单位的规模不断扩大,干部的任免、考察以及选拔工作难度也逐渐提升,各个事业单位应积极探索干部人事档案管理新途径,充分保障干部人事档案专项审核工作的顺利开展。干部人事档案专项审核工作的高效开展能够更好地促进事业单位发展,为事业单位人事工作提供保障,因而管理部门应不断转变传统专项审核工作思路,保持创新意识,在日后发展中着手解决既往工作存在的难点,提高干部人事档案管理的整体效率与质量。 作者:林伟红 单位:中共怀化市委党校
事业单位信息化管理研究:事业单位会计信息化管理研究 摘要:我国的经济社会不断发展,事业单位也进入了快速发展阶段。随着网络信息技术的不断扩展,其与事业单位的融合日益紧密,实现了事业单位的信息化管理。在事业单位的日常管理中,会计事务是管理的重点,也是管理的难点,只有加强会计信息化建设,才能促进事业单位的可持续发展。本文将具体探讨事业单位会计信息化管理的相关问题,希望能为相关人士提供一些参考。 关键词:事业单位;会计信息化管理;问题 进入新世纪以来,我国的网络信息技术进一步扩展,各行各业引进了网络信息技术,收获了良好的应用效果。在信息化的时代背景下,想要实现自身发展,必须推动信息化建设。就我国的事业单位来看,当前我国事业单位的会计信息化建设还存在一定缺陷,榱送贫事业单位的可持续发展,必须应用有效举措,加强会计信息化管理。 一、当前事业单位会计信息化管理的问题 (一)对信息化重视程度较低 首先,在当前事业单位会计信息化管理中,存在对信息化重视程度较低的问题。我国的网络信息技术不断发展,信息化观念逐渐渗透进了各行各业中。值得注意的是,在我国的部分事业单位中,一些会计人员认为只需掌握会计核算的基础知识即可,无需学习会计信息化的相关知识[1]。在信息化的背景下,财务信息的价值日益突出,如果会计人员忽视会计信息化的重要性,只会阻碍事业单位的健康发展。 (二)信息化管理效率比较低 其次,在当前事业单位会计信息化管理中,存在信息化管理效率比较低的问题。很多事业单位的会计人员并不具备计算机操作的基本能力,在应用计算机的过程中,一些会计人员没有遵守严格的操作规范,影响了数据的精确性,甚至会对数据系统造成破坏。网络信息技术在我国属于新兴技术,我国还没有就会计信息化管理作出规定,会计信息化标准体系亟待完善。由于会计信息化标准体系不够健全,一些事业单位没有制定会计信息化管理的规范,影响了会计管理水平的提升。 (三)信息资源没有实现共享 再次,在当前事业单位会计信息化管理中,存在信息资源没有实现共享的问题。事业单位在我国具有一定的特殊性,事业单位以服务为基本职能,在工作的过程中,需要促进财政部门、银行部门等相关机构的配合。很多事业单位没有依靠网络信息技术,形成完整的信息传送网络,各部门无法依靠电子平台实现网络资源共享[2]。 (四)信息化人才建设水平低 最后,在当前事业单位会计信息化管理中,存在信息化人才建设水平低的问题。在会计信息化管理的过程中,事业单位对会计人才的要求进一步提升。作为一名会计从业人员,不仅要具备专业的会计业务能力,还要具备较强的网络操作能力。很多事业单位忽视了人才培养的重要性,信息化人才建设亟待加强,阻碍了会计信息化的顺利推进。 二、加强事业单位会计信息化管理的策略 (一)加强对信息化的重视 首先,想要加强事业单位会计信息化管理,应该加强对信息化的重视。在推行会计信息化管理的过程中,事业单位的领导应该加强对信息化的重视。一方面,事业单位领导应该以身作则,学习网络信息技术的相关知识,提升自身的计算机操作水平。另一方面,事业单位领导应该定期举办座谈会、交流会等等,在活动上进行会计信息化的宣传,为会计人员普及相关知识。 (二)提高信息化管理效率 其次,想要加强事业单位会计信息化管理,应该提高信息化管理效率。事业单位应该制定严格的信息化管理规范,形成完整的会计核算体系,把会计人员的信息化业务限制在标准之内。同时,事业单位应该明确各个部门的权责,并设置部门负责人的角色,在部门工作不力时追究负责人的责任。为了加强会计信息化管理,事业单位还应该进一步完善会计信息档案,并做好备份工作,避免意外发生影响会计信息的精确性[3]。 (三)实现数据资源的共享 再次,想要加强事业单位会计信息化管理,应该实现数据资源的共享。事业单位在进行会计信息化管理时,需要各个部门的密切配合,因此事业单位应该依靠网络信息技术,形成电子平台,在平台上共享会计信息化的信息,实现财务部门、银行部门的密切交流。同时,事业单位应该在数据信息共享的过程中突出监督职能,避免会计信息被不法之徒窃取。 (四)加强会计人才的建设 最后,想要加强事业单位会计信息化管理,应该加强会计人才的建设。会计人才是从事会计业务的主体,只有提升会计人才的素质,才能提高事业单位的会计信息化水平。事业单位应该严格规范会计人才的选拔流程,对招聘者的业务素质、计算机操作水平进行检验,检验合格之后方可进入单位。同时,事业单位应该对已有的会计人员进行定期培训和继续教育,并为会计人员提供对外交流的机会。 三、结论 综上所述,我国的经济社会不断发展,网络信息技术水平不断提升,为了促进事业单位发展,加强事业单位会计信息化管理势在必行。 (作者单位:河北大学) 事业单位信息化管理研究:事业单位部门信息化管理的实施路径分析 摘要:文章分析了事业单位部门信息化管理的重要性,对事业单位部门信息化管理的实施路径进行了探索,提出了数据资源的共享、精细化信息管理、创建信息化沟通方式、形成信息化安全监管体系的管理措施,为事业单位的管理工作做出了优势化的理论探索。 关键词:事业单位;信息化管理;数据资源共享;精细化管理;信息化安全监管 事业单位部门信息化管理是单位机构管理改革的重点内容,对事业单位更好地立足于市场经济环境之中有着重要的意义。本文分析了事业单位部门信息化管理的重要性,进行了事业单位部门信息化管理的实施路径探索,提出了数据资源的共享、精细化信息管理、创建信息化沟通方式、形成信息化安全监管体系的管理措施,为事业单位的管理工作做出了优势化的理论探索。 一、事业单位部门信息化管理的重要性 事业单位信息化就是信息技术应用于单位管理、技术开发、经营等领域,不断提高信息资源开发效率,获取信息经济效益的过程。信息技术与事业单位管理的发展与融合,使单位的管理层次不断创新,管理能力不断提高。事业单位部门信息化管理的重要性体现在多种方面:首先,对于事业单位的人力资源管理来讲信息化的管理思想和方法能够使得人力资源更为妥善地人尽其才,对人力资源的基本情况、需要学习的情况进行综合化的信息考虑,实现信息的对称性发展。其次,在管理过程中,信息化能够对事业单位的财务情况进行规划,保证单位的财务信息能够得到最有价值的体现,实现事业单位收支的平衡化管理,更为有效地管理事业单位的资产,实现利益化的发展。再者,信息化管理有利于对事业单位的人事任用、工资改革、重大采购、新投资、生产技术改造、重大的政策、重点业务等领域进行全面化的规划。其实,信息化进程,就是重视信息价值,转化信息应有价值的过程。每个单位经营过程都存在不断流动着的物流、资金流、信息流、人力资源、业绩、生产经营进度等。这些信息在恰当的时候被恰当的管理人员充分使用,将数倍的产生价值,体现在企业的管理效益上。总之,事业单位信息化管理的首要职能,是从传统单项管理通向全面化规划管理的桥梁,它对管理情况作出预测,为管理活动提供基本依据,以制定出行动方案予以应对。管理信息系统可以从多方面快速地为各种计划提供科学、准确的数据。通过建立计划信息数据库可以使计划数据得以快速、准确地获得及存取,并实现计划编制自动化,达到利用计算机进行生产指挥的高度,提高了管理效率。 二、事业单位部门信息化管理的实施路径 (一)数据资源的共享路径 数据资源共享是计算机技术的一项重要内容,数据和应用程序的共享能够实现邮件功能邮件服务器的相关功能,可以为单位内部所有员工提供基于用户名的邮件转发、分发、抄送等服务。数据库数据库服务器是企业局域网内部重要的组成部分,可以实现数据共享、减少冗余度、集中存储和管理、可维护性和安全性等功能。这些技术都可以为事业单位的部门管理服务,形成部门信息的共享,就有利于事业单位部门工作之间更好地协同合作,完成工作任务,提供更优质的社会服务。要实现这种数据资源的共享就必须要在单位内部注重网络建设和软件开发,搭建信息化运行平台,开通办公自动化OA系统的启用,统计报表网上直报系统的全面应用,统计信息化在对外宣传、加强信息公开,提升内部行政办公效率,强化数据质量。通过技术实现数据资源共享后,事业单位的发展有了更为广阔的前景。例如:在实施“部门数据资源共享”之后,各单位主动关心支持单位的基础设施建设。通过配置和利用电脑网络,使单位各个部门都能及时了解到部门的工作任务情况,为及时调派人手,进行便利快捷的管理服务,有效提高了管理与服务的水平和效率。 (二)精细化信息管理路径 精细化管理信息建设是一种精益求精的意识与科学的管理理念,是永续渐进的过程,是自上而下积极引导和自下而上自觉响应的常态管理模式。精细化信息管理要对已掌握的信息进行跟踪管理、动态更新,加大对信息的核查、分析、评估,去假存真,实行有限范围内的共享,提高信息的利用率和利用效果。建立科学量化的标准和可操作、易执行的各种业务流程、业务规范,开发利用进行数据分析、跟踪对比、监控预警的各种管理工具。制定更为精细化的信息控制指标、进行精细化的网络统计、分析和评价,通过这些信息化管理提升事业单位的服务水平和服务质量。对于精细化管理工作来讲,就是要建立信息化控制的职能链条,通过精细化的数据分析为单位的信息化管理制定一个清晰的未来发展愿景和目标,有的企业尽管有很厚的信息化资料,可是没有清晰的愿景。因此精细化的信息管理就能够在很短的时间内清楚地提供事业单位服务的发展远景,做出事业单位未来的发展方向预测,通过数据描述实现部门整合,保证单位能够更好地进行部门人力资源、资金、管理制度的调整,促进每一个部门都能够为单位的发展做出贡献。同时,也为单位精简部门提供了数据支持。 (三)创建信息化沟通方式 网络信息化沟通是基于互联网所产生的互通活动的总和,它是在信息网络化时代产生的一种崭新的交流现象。在交流沟通的过程中不仅要从网络上获取大量服务相关信息,依靠网络进行预测和决策,而且许多交易行为直接在信息网络上进行。因此,对于事业单位部门而言必须创建信息化的沟通方式,这种共同方式包括两方面的主要内容:一是单位内部的沟通,也就是部门和部门之间的沟通,这种沟通依靠资源共享已经能够实现。所以,更多的是第二种沟通,就是单位和服务对象之间的沟通,以信息沟通为手段,形成社会化服务的优秀内容,以网络信息为依托,采用最直接的方式拉近服务提供者与服务目标的距离,使得信息沟通手段成为事业单位价值链上各环节的主要媒介和实现场所。沟通方式包括信誉卡的签署、网络平台的建设等内容。总之,事业单位要对服务对象的基础信息进行整理,并形成基础的数据库或网站。单位网站的建设一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务,进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。在档案的信息化建设之中,应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统,构建一个一体化系统。然后能使信息数据智能生成自动更新,自动从不同信息用户的角度提炼要点,提供用户真正需要的内容,主动提示信息用户查阅。 (四)形成信息化安全监管体系 事业单位部门信息化的管理建设虽然有很多好处,但是信息公开化的建设也特别要重视对信息的安全监管。因此,要实现安全监管的体系建设,始终坚持安全与监管并重,包括计算机安全操作系统、各种安全协议、安全机制(数字签名,信息认证,数据加密等),直至安全系统,其中任何一个安全漏洞便可以威胁全局安全。进一步加强安全监控体系、密匙管理体系、网络信任体系、信息资源的全面备份等信息安全基础设施建设,建立完善信息安全等级保护。同时,形成安全问题应急预案的制度建设,以保证出现信息安全问题后能够及时进行补救。另外,建起一套监控机制,这个机制不仅要满足速度的要求,也要保证质量的要求,要随时保证对信息化管理的相关内容进行日常维护和安全隐患处理,保证信息化管理的实效性。 三、结语 综上所述,事业单位信息化管理工作能够实现网络化管理,可以随时进行查询、审批、汇总、分析等管理工作,实现了对事业单位部门的管理工作内容的预测、共享和全面化服务,有利于单位形成动态管理以及管理业务的规范化、流程化和网络化。 事业单位信息化管理研究:实施事业单位档案信息化管理 摘 要:随着当前科学技术的迅猛发展,信息的储存与搜索也变得更加迅捷。企业与单位内部的各种档案信息储存的完整与否对于企业与单位来说是十分重要的,然而,随着企业与单位规模的逐渐扩大,人员数量的逐渐上升,其相应的档案信息也变得越来越庞杂。如果按照传统的信息储存方法对信息进行管理,必然会导致资源极大的浪费,并且难以对信息进行有效的管理与调度。因此,对档案信息进行信息化的管理是必不可少。本文就针对事业单位档案信息化管理进行研究,帮助我国各单位档案有效管理。 关键词:事业单位;档案;信息化 自中国改革开放以来,经济得到了迅猛的发展,伴随着经济的发展,计算机技术也得到了长足的进步。由于企业与单位的不断扩大,如何对其内部的人员档案信息进行有效的管理成楣芾砉ぷ髡咚头疼的问题。而这种信息化的管理方式,能够有效的增加档案管理的速度与安全性,避免信息的丢失,使信息的隐秘性得到保证。由此可见,档案信息化管理是大势所趋,但是,其自身仍具备一定的缺点,因此,本文对事业单位信息化管理的特点与弊端以及提升事业单位档案信息化管理建设措施进行分析。 1 事业单位信息化管理的特点与弊端 1.1 事业单位信息化管理的特点 事业单位信息化管理的特点较为明显。首先,在档案的存储环境方面,信息化管理有其自身的优势。传统的信息记录与查阅的载体大多为纸张,采用人工的方式将相应的信息记载于纸张上,由于纸张自身不耐保存,稳定性差的特点,使得在存储的过程当中容易发生信息丢失的现象。然而,通过计算机技术对事业单位的档案进行信息化管理,采用电子记录的方式,将相应的档案数据信息保存于磁盘当中,一个磁盘内部能够保存大量的信息,可以有效的解决原始保存方式所存在的所占空间较大的问题。而且磁盘储存对于储存环境的要求相对较小,传统的信息管理当中由于纸张的特殊性,文件不能保存在较为潮湿的环境当中,然而,利用计算机技术进行储存管理则没有这方面的影响。另外,在档案的使用与查询方面,信息化管理也有其不可取代的优势。传统的资源查询要对档案的目录进行查阅,查询出其所处的存储位置,然后进行调阅。这一过程极其繁琐,特别是当档案内容过多时,会极大的延缓档案的查阅进度。但是,利用计算机技术进行查阅,能够极大的增加查阅速度,缩短查阅进程,提升工作效率,由此可见档案在使用和查阅方面的优势。 1.2 忽视档案管理工作的重要性 档案工作在单位内的重要性是显而易见的,但是,当前单位内的一些工作者与领导人员对于档案管理工作的重要性却认识不足。这些领导大多是从基层一步一步干起,在工作的过程当中,往往更加注重于人才的专业素质与专业能力,认为只有这些专业能力丰富的人员才能够更好的在单位当中发挥自己的能力。所以,在日常的工作活动当中,主要是注重对他们专业知识的传输与专业技能的培训。进而使得对于档案管理的重要性逐渐的降低,使得档案管理工作出现失误的情况大大的增加。档案内部记载了诸多的专业性,机密性较强的问题,并不是简单的记录与保存,必须进行妥善的管理,才能保证信息的完整性,如果出现事务,很有可能会导致单位利益出现损失。因此,档案管理工作的重要性不容忽视。 1.3 缺少相应人才以及信息化程度不足 人才的缺失与信息化程度不足也是很明显的问题。在一些单位内部,进行档案管理的人员常常不具备相应的管理专业知识与技能。由于管理工作是一个整体,如果在各个档案的细节部分不能进行有效的控制,便会造成档案信息工作管理的缺失。本来这些管理工作需要具备专业知识的人员,如果缺乏专业的训练,这些工作人员不仅缺失相应的工作重要性的认识,对具体的管理细节也会存在失误。在工作的过程中不负责,不认真。当前的一些事业单位当中,虽然采用信息化的方式进行档案资料的控制,但是信息化的程度不足也是不容忽视的一个问题。部分信息采用电子记录,但是一些关键信息的记录仍是采用纸张。因此,全面做好档案的管理工作,促进单位内部档案的信息化管理进程,既是重点所在,也是难点所在。 2 提升事业单位档案信息化管理建设措施 2.1 提高事业单位档案管理人员的整体业务素质 若想要提升单位内部档案管理的效率,采用专业的档案管理人员是不容忽视的一个方面。单位常常将一些其他岗位上年龄偏大的人员调到档案管理的岗位上,这些人员可能并不具备相应的专业素质,在进行工作时很可能出现问题。虽然在现在的事业单位档案管理当中采用信息化的手段,但是,在整体的过程当中仍旧离不开手工抄写的程序。而这些年龄偏大的人员在进行这些工作的过程当中较容易出现失误。因此,在为相应的档案管理岗位招收相应的工作人员的过程当中,首先要做到的,便是保证招收的人才具备相应的专业文化知识与技能,并且对于在职的人员进行相应的考核与技能培训。进行考核的目的是侦查其是否具备相应的知识技能,进行培训则是帮助其不断的提升自身的专业能力。只有保证工作人员的质量,才能够保证档案管理工作的质量。 2.2 实施档案的全面信息化,做好信息化安全保障工作 要想要做好档案的信息化工作,首先应当让工作人员意识到档案信息化的重要性。虽然许多单位都在推行档案的信息化管理,但是,一些工作人员由于对这一问题的认识不充分,在进行具体的工作过程当中,仍然会采取一些较为传统的方式进行工作,这也是工作人员素质不足的体现之一,这样便会导致工作质量下降,工作效率降低。因此,一定要提升他们的认识,明确其重要性以及相应的政策。由于档案的隐秘性与重要性,因此在进行实际的档案管理工作的过程当中,工作人员要有一个明确的认识,不能随意泄漏档案,做好备份工作的同时,降低出现问题的可能性。按照档案的机密程度进行划分,一定要保证档案资料的完整性与安全性。 2.3 完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作 单位档案管理的信息化离不开软件的参与,而想要进一步的促进档案管理的信息化进程,需要不断的开发一系列的应用软件。只有将这些新的应用软件运用到事业单位的档案管理当中,在能不断地提升信息化水平与工作效率,加快工作进程,降低工作的失误率。在进行软件开发的过程当中,一定要针对本单位的实际情况,有针对性的进行设计,不适合的软件如果被运用到单位的档案管理当中不但无法提升工作效率,还有可能降低工作速度,影响工作质量。 3 结语 企业与单位内部的各种档案信息储存的完整与否对于企业与单位来说是十分重要的,因此,本文就事业单位档案信息化管理进行研究,首先分析了事业单位信息化管理的特点与弊端,包括忽视档案管理工作的重要性以及缺少相应人才以及信息化程度不足的缺陷,随后,就这些缺陷的解决方案进行简单的探讨,从而为我国的事业单位档案信息化管理提供有效的手段。 事业单位信息化管理研究:事业单位人事档案的信息化管理浅探构建 摘 要:事业单位作为我国展现政府职能与公共服务的重要社会组织,其档案管理工作摆在了突出的位置。在当前信息化快速发展的洪流中,事业单位的档案管理工作也发生了质的变化,由传统的纸质档案变味了新型的电子档案,类似的情况在信息化发展的过程中不胜枚举。本文浅析了当前事业单位人事档案的信息化管理现状,并就未来的档案管理提出了自己的意见和建议。 关键词:事业单位;人事档案;信息化管理 1 人事档案管理在事业单位当中的作用 人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,在人力资源管理过程中起着凭证、依据和参考的重要作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。 事业单位的人事档案管理工作因事业单位的政府背景显得更加重要。不仅体现在其为国家人力资源管理工作的参考及数据支持上,更因为其作为一种基础支持性信息,而贯穿于整个人力资源管理。 首先,人事档案管理工作对事业单位的人力资源管理具有重要作用,依靠人事档案,事业单位可以向管理部门提供人员保险办理信息、人员申报职称、工资调整、办理退休等多项功能,同时对单位职工的不良行为等进行记录,为后续人员的选拔任用提供可靠的、权威的数据支持。 其次,由于事业单位的特殊性,其档案管理工作也具有较强的详实性和权威性,对优化单位内部的人力资源结构具有十分有利的作用。档案信息中包括人员的学习经历、工作经历、工作业绩、特长爱好及思想品德等方面的表现情况,对领导干部进行任免、调动等工作时档案具有不可忽视的参考作用,也是支持领导干部选拔任用的工作的重要信息。 2 信息化管理应用于人事档案管理的优势分析 传统的人事档案管理工作大多采用人力,在面对冗杂、繁多的人事档案时,人力操作难以做到完美,加之大部分档案都是以纸质存储,管理过程中的损坏问题不容忽视,在档案收集、借阅过程中丢失、损耗等现象频发。倘若在档案管理过程中采用信息化技术就可以解决上述问题,比如说采用信息化技术收集信息保证信息收集的全面性和准确性,同时借助信息化我们可以满足多人次多用途随时随地查档案,免去了纸质档案查询与专人管理的烦恼,也毋须考虑储存时间对纸张的损坏问题。由此可见,信息化管理应用于人事档案管理中具有较多的优势。 3 浅析事业单位在档杆管理信息化过程中出现的问题 3.1 人事档案信息化管理的配套建设不完善 目前,虽然有些单位建立了人事档案电子数据库,但是由于机制不完善,相互之间无法互联互通,电子数据库沦为了“鸡肋”。由于经济因素与办公条件的制约,有些部门可以采用电子档案而有些部门无法采用电子档案,造成了人事档案的工作重心依旧停留在以传统质管理为主的现状。同时因为对档案信息化管理的人力物力财力投入不足,档案管理设备的维护与管理也是事业单位人事档案管理信息化不足的重要原因。 3.2 人事档案信息化的人员管理素质和技术保密性需要加强 信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也给人事档案管理带来了安全隐患。由于档案信息化管理的专业性、政治性和机密性,原本应该专人来做的工作,有些单位却用非专业性人员安排到这个岗位上,造成档案管理质量的下降,这些人在进行档案信息化建设的时候,安全意识不高、信息保密的技术不高、责任心不大,造成档案信息的丢失与泄密。 3.3 对档案信息化管理工作不重视,信息化投入不足 当前阶段大部分事业单位都认为档案只是记录单位发展的一些历程与简单的记录,与单位的繁荣没有太大的意义。因此,往往不会给予较高的关注,这就必然导致档案信息化管理的投入资金明显不足,人员管理不善等问题。大部分人事档案管理人员仍旧以兼职、监管的形式进行,使档案管理的权威性和客观公正性大打折扣。 同时,因为档案的信息化管理需要足够的硬件设备作为支撑,再加上人才匮乏,从而导致现阶段事业单位档案管理工作中,信息化技术没有发挥它真正的作用。 4 解决措施 4.1 狠抓落实,加强事业单位对档案信息化管理的重视程度 随着社会的发展,档案管理的信息化是必然的要求。很多高层领导都已然意识到了这一点,然而落实到基层却鲜有人去做。事业单位的领导人员应该充分认识到档案管理的信息化对自身发展的重要意义,意识到信息化档案管理的优势,要具有与时俱进的意识,只有这样才能在事业单位中将信息化档案管理工作不断向前推进,进入带动全体员工进行档案管理信息化的建设过程中。 4.2 锐意进取,更新管理设备,进行技术创新 现阶段而言,仅仅有一个意识是完全不科学的。实现档案管理的信息化,必须有足够的设备、资金支持。故而,事业单位在建设过程中,应当加大对档案管理信息化设备的建设力度,加大资金投入,引进先进的设备技术,配备专业人员进行操作和保养。更应该不断引入高科技技术,采用“责任倒逼”等方式充分利用信息技术提高事业单位档案管理的水平。为档案信息化的发展繁荣奠定物质基础。 4.3 提质增效,培育新生代的档案管理人员,加强管理素质建设 在整个档案管理信息化建设过程中,除了前文所述的需要领导意识和物力财力支持外,落实到一线则是更需要管理人员的素质与水平的提升。事业单位在以后的管理过程中,应当通过招聘等方式吸收更多的档案管理信息化专业人才,如“档案学”或“图书馆学”专门毕业者;同时对现阶段的档案管理人员进行培养,丰富其信息化专业知识,从而使得档案管理信息化的专业人才具有相应的水平;采用绩效考核机制,对完成效果不好或素质低下的管理人员施行“惩戒制度”,严重阻碍档案管理信息化进程的应当进行调离处理或解聘处理;借助宣传、讲座,营造单位电子管理优先的环境;鼓励创新,对专业人员的创新举措施行褒奖制度;此外,对于专门人员管理信息档案的工作,事业单位还应提高档案管理信息化人才的待遇。 5 结束语 我们要意识到未来信息技术应用于各个领域的整体趋势,提前发力,避免因某一方面的建设不足而掣肘大部分的建设发展。事业单位更应如此,新形势下,推进人事档案管理创新收到了新的机遇与挑战,认识到信息化管理的重要性,是借势发展的重要突破口。 事业单位信息化管理研究:提升事业单位档案信息化管理的几点思考 摘 要:随着时代和经济的快速发展,对事业单位档案管理工作提出更多的要求,为了更好的满足相关要求,实现信息化管理的目标,事业单位需要对此项管理工作产生更多的重视。但是当前一些事业单位在档案信息化管理方面仍然存在不同的问题,导致管理效率和效果较低,此篇文章对现存问题进行分析,并且提出几点有效措施,希望为事业单位提供可供参考的建议。 关键词:事业单位;档案信息化管理;问题;对策;分析 档案管理是事业单位管理工作中的内容之一,其管理效果对事业单位发展有着一定的影响,在信息时代背景下相关部门提出档案信息化管理的要求,但是通过调查发现在实际管理过程中存在档案管理体系不完善、管理人员素质参差不齐以及信息化应用范围有限等问题,上述问题导致事业单位工作效率和效果明显降低。为了对上述情况进行合理解决事业单位需要针对相关问题进行深入研究,下面对现存问题及处理措施进行分析。 1 事业单位档案信息化管理现存问题分析 第一,档案信息化管理体系缺乏完整性。档案信息化管理体系是保证管理工作顺利展开的前提所在,合理且完整的管理体系可以为管理人员提供一定的指导和依据,对提高管理工作的效果有着重要的意义。但是当前一些事业单位在档案信息化管理体系上存在不完善且不合理的通病,具体体现在:其一,未制定相应的管理制度,无法对管理人员的行为进行规范和约束,在实际管理过程中敷衍了事的情况时有发生;其二,一些管理人员仍然使用陈旧、落后的管理方法和管理理念进行实际管理,管理时间较长且工作效率较差;其三,管理内容不全面,在实际管理过程中漏管情况比较常见,上述问题使档案管理工作不能更好的取得预期效果,严重时甚至会对事业单位发展带来一定负面影响。 第二,档案管理人员专业水平和素质偏低。专业水平和素质较高的管理人员对档案管理工作实现信息化管理的目标有着较大的积极作用,但是当前一些事业单位在档案管理人员设置上存在一定问题,并且在专业水平和素质等方面存在参差不齐的情况,一些管理人员未经过专业培训便上岗进行实际工作,其对档案管理工作的认识和理解较为粗浅,在实际管理过程中无法投入更多的精力和时间,导致档案管理工作落实程度较差,同时因为其专业知识有限有时无法及时发现档案中存在的相关问题,上述几种情况导致档案管理工作完全落实的目标无法实现,并且使管理效果有所降低。 第三,信息化利用率较低。随着科学技术的不断发展,一些新颖的技术和设备等在各行各业中得到广泛应用,对其进行合理应用后各项工作的效率和效果均明显提升,对企业发展有一定的推动作用。但是当前一些事业单位对新技术和新设备的利用率较低,纸质档案仍然较为常见,实际管理工作难度较大,并且在管理过程中出现损坏或者丢失的情况较多,无法保证档案的完整性。 2 提高事业单位档案信息化管理效果的对策 对当前一些新技术和设备进行合理应用对提高档案管理工作效果有着较大的积极作用,如何实现事业单位档案信息化管理目标已经成为当前研究的重点,下面笔者根据自身经验且结合相关资料提出如下合理对策。 2.1 建立健全的档案管理体系 为了更好的实现档案信息化管理的目标,事业单位需要对自身现有档案管理体系不完整的问题进行解决,将国家相关规定的要求同实际情况进行有机结合重新构建档案管理体系,事业单位工作人员可以从如下几方面进行: 其一,对管理内容、方法及理念等进行更新。根据新时代的要求对原有管理内容中的不合理部分进行删减,对缺失的进行添加,并且对陈旧、落后的管理方法和理念进行替换,为管理人员实际管理过程提供可靠的依据,从而保证档案管理工作顺利展开,逐渐向信息化管理的方向发展。 其二,对管理制度进行合理制定。俗语说“无规矩不成方圆”,为此事业单位需要对管理制度的制定工作产生足够重视,根据国家档案管理的法律法规和条例对管理制度进行制定,利用管理制度使管理人员日常管理行为更加趋于规范化和合理化,可以将管理过程中敷衍了事情况出现的机率降至最低,管理人员能够认真的对待每一项工作内容,以高度负责的态度进行工作。 其三,制定责任制度。事业单位档案管理工作量较大,为了保证每项管理内容均能够落实到实际工作中,可以对责任制进行合理应用,在使用责任制前工作人员需要做好档案管理工作内容的分类,在分类完成后根据工作的性质和要求为其安排相应数量和资质的管理人员,从而保证每项管理内容均有人直接负责,使以往漏管问题得以解决,使全面落实的目标得以实现。 其四,制定合理的奖惩机制。通过奖惩机制对管理人员和工作人员的工作积极性进行调动,为此事业单位需要对其产生足够重视,在制定完成后以月或者季度为准定期对两者的工作效果进行考察,根据考察结果对其进行奖励和惩罚,从而让其对自身工作产生更多的认识和了解,可以在工作中投入更多的精力和时间,从而保证档案管理工作的效果。 2.2 对档案管理人员进行专业化的培训 针对上文档案管理人员专业水平和素质偏低的问题,事业单位需要对管理人员选拔及培训工作产生足够的重视,做好如下几方面内容。其一,成立专业化的管理机构。为了更好的落实档案管理工作的各项内容,事业单位需要成立专业化的管理机构,在选择管理人员时需要对其专业基础知识、管理能力以及道德素质等方面进行综合考核,上述各方面不达标的坚决不予录用,选择各方面均比较优秀的人员进行试用,从而为实际管理工作提供有利条件;其二,做好岗前培训工作。在管理人员正式上岗前事业单位需要对其进行岗前培训,让其对自身单位的现状及相关要求等进行了解和掌握,减少实际管理过程中出现人为失误的情况,更好的将管理工作落实到实处;其三,做好岗中培训工作。在科学技术不断发展下,事业单位档案管理工作发生较大的变化,引进了一些新式的技术和设备,为了更好的发挥其作用和价值,需要对管理人员和工作人员进行专业培训,让其对技术和设备的使用要点进行掌握,并且通过培训对当前先进的管理方法和管理理念等进行学习,对自身知识和管理方法进行丰富,为档案管理工作提供更多的技术支持。 2.3 建立档案管理信息化平台 为了加快档案信息化管理发展的速度,事业单位需要对当前一些新式的技术和设备进行合理应用,不断扩大应用范围,利用其建立档案管理信息化平台,让工作人员可以在理信息化平台上对相关问题进行沟通和交流,并且使信息共享的目标得以实现,为工作人员实际工作过程提供更多的便利条件,此外管理人员可以在网络上对具体工作过程进行管控,对提高管理效果有较大的积极作用。除此之外需要做好档案备份工作,对工作过程中档案出现丢失或者损坏后档案不完整的问题进行规避,对防病毒软件进行合理设置,抵御黑客的入侵,最大程度的保证档案的安全性。 3 结束语 档案管理是事业单位管理工作的重中之重,上文对档案管理现存问题进行分析,并且提出建立健全的档案管理体系、对档案管理人员进行专业化的培训、建立档案管理信息化平台等对策,希望事业单位可以借鉴文中内容对自身问题进行调整,从而使档案管理工作效果有所提升,逐步实现信息化管理的目标。
教学管理和高素质人才的培育是高校学生学籍档案管理的主要任务。为了提高民众的受教育水平,20世纪末,我国实行了高校扩招政策,近几年,每年高校的招生规模均达到700万以上,在校的全日制专科生、本科生以及研究生的规模合计已超过3000万人,这使得高校学生学籍档案管理面临的巨大的挑战。但为了学生的科学化发展、克服困难而繁重的工作以便高校学生学籍档案管理工作的正常开展,以及为利用者提供更有查阅价值的学籍档案,高校学生学籍档案管理工作的水准与效率必须急不可待地提升到更高层次。 一、高校学生学籍档案管理的含义与特点 (一)学籍档案管理的含义 虽然在之前的学籍管理的过程中。我国的教育学术界,并没有对高校学生的学籍管理进行理论上的分析与研究,在学籍管理的理论研究方面,暂时确实处于空白阶段。但是,教育部门及各大高校在实践中,也摸索出了一条适合我国当下高校学籍管理的模式,教育主管部门更在1994年以文件的形式颁布了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。在该规范中,将学生的所有档案,粗浅的分为静态学籍档案和动态学籍档案。其中静态学籍档案,主要包括学生的一些正常的信息,比如说入学登记、入学体检报告、学生成绩单等等不变的,相对稳定的学生信息。而动态的学籍管理则有所不同,它主要指的是学生的一些可变的情况,比如说,在学期间收到了奖励、因为某些原因得到的处分,或者说因为某种不可抗因素所产生的休学、退学等情况。以上这些,就是当下我国对于高校学籍的一种最为简单和最为常见的分类,用于高校学生的科学管理。 (二)学籍档案管理的特点 我国高校当下的学籍管理,主要有以下三方面的特点:互动性、效率性以及表率性。第一,互动性。学籍管理不是简单的管理,而是通过管理来服务学生,让教育与就业等实现有效地衔接,这就导致了学籍管理并不是单方面的,而是一个互动的过程。第二,效率性。学籍管理设立的初衷,是为了加强高校学生的管理,面对数量众多的在校生,千差万别的学籍差异,如果没有有效地管理流程,将导致我国的高校学籍一片混乱,难以起到良好的效果。为此,提倡简单、实用、高效的学籍档案管理便应运而生。第三,表率性。学校是一个人成长的第一阶段,在这个过程中,我们每个人不仅仅学到书本知识,对一个人的为人处世之道和人格的塑造有着深远的影响。所以,在对学生学籍档案的管理中,让学生学习严谨踏实的工作风格具有十分重要的意义。 二、高校学籍档案管理对于学生发展的指导意义 学籍档案的各项数据可以如实反映学生在高校中的各种情况,在学生参加工作以及未来的晋升过程中,通过一份详细的学籍档案,可以客观真实的反映某个人在学校期间的真实状况,对高校学生的科学发展的意义更大。 (一)学业开始之初,设定人才培养计划 凡事预则立,不立则废。为了让学生在大学期间有一个科学的发展路径,我们通常在学生入学之初,就为学生有针对性的设立了人才培养规划。宏观地从学校及学生科学发展等角度制定学生培养计划。高校教学教育部门可以在学生档案中结合具体专业及学生特点并以图表、计划书等方式帮助高校学生了解高校教学教育部门所设计的具有优良发展潜力的项目。对于学生不明确、不践行在校期间所应当完成的任务的情况,辅导员可以在开展新生入学教育课时对学生进行引导,使学生能够结合学校高素质人才培养的大体框架和个人意愿制定整个大学中学习和完善自身技能的个人发展计划,增强学生的方向感,使学生的四年大学生活得到更好地安排、学生可以更好地努力、更快地发展。这个阶段中里,高校学生要能够尽早切实地实现所制定的生活上和学习上的目标,必须认真学习了解必须修习的学分、专业、各项技能等学校所规定的各项要求,更要积极来搜集大量资料及准备课程,使自己的学籍档案得到充实。 (二)教学过程中引导学生的成长 大学四年中,第二和第三个学年是学生学习知识的关键时期,而学生学籍档案也成为了在这一阶段重要的自我检视工具和辅助工具。学生可以随时利用学生学籍档案调整自己的个人发展计划和安排短期目标。为使学生学籍档案更好地发挥指导学生发展的作用,高校也应当及时根据执行管理的过程中所得到的反馈信息,结合现实情况完善在学生学籍档案管理办法上的漏洞,不断修订细则,使其规范化、合理化。与此同时,学生资料和信息必须真实、准确、健全和完善,做好登载检查学生平时表现的工作,做到客观真实,不仅仅要将学生获奖获优情况进行记载,也要将学生受到的处分进行登记,还要详细准确地对学生道德品质给出评价,力求做到公平公正。此外,学校教学教育管理部门也要能够做到及时调整人才培养发展计划,灵活运用统计知识和统计分析的方法,对高校学生的各项心理健康,社会实践能力、道德品行情况作出分析,以便得出相关教育活动开展的必要性等。正因为如此,奠定高校学生的终生发展应该结合学籍档案管理工作,在第二、三学年这个重要阶段对学生的教育工作进行必要的调整。 (三)学业结束前帮助学生弥补不足 学生在校的最后阶段是第四学年,学籍档案在此时期彰显得极为重要。学生在这一高度利用学籍档案的阶段确定是否有某项或者几项技能的需要还未获得时,可以自查学籍档案,用于在毕业前的最后时间里进行补修。或者毕业后的择业、应聘可以参照整理汇总的学籍档案资料。学校教育教学管理部门也应重视毕业生实习档案管理工作,实习是大学的最后一个阶段,也是学生从学校走向社会的第一站,实习期间的表现,可以良好的反映一个学生的职业态度,是企事业单位录用人才的重要依据。而学生的姓名、性别、年龄、籍贯、学号、成绩记载、转专业、升留级、休学、转学、退学、试读、舞弊等异动情况的登记和处理都是学籍档案的主要内容。另外,学校可以依据这些有效数据提高工作效率、质量,各个学校在发展的过程中,都会出现自己独有的问题,而这些数据,则为学校的改进提供了最为客观的凭证。 (四)毕业后信息资源的有效利用 近年来,我国对社会信用越来越重视,学生的学籍档案,是学生在校期间的唯一的记载。学生在校期间的学籍档案经常被用来作为对学生的一项考核依据,比如说考取公务员、考取研究生以及出国留学等等。这使得高校学生学籍档案利用率不断提升,因此,学籍档案管理服务的热度不断增加,档案工作也受到了多方面的深切关注。 三、高校学生学籍档案管理现状与面临的问题 (一)对学籍档案管理认知缺失 高校的扩招使得学生人数和师资队伍也相应不断增长、壮大。然而,庞大的师生队伍对学籍档案管理的认知却仍然停留不前,困难而繁重的工作给高校学生学籍档案管理带来了巨大的挑战。绝大多数学生作为被动的管理对象,学籍管理过程中存在的问题只有毕业将近时才会被自己发现,此认知的缺失对求职造成了严重影响。而部分教师一样没有一个对学籍档案管理的正确、充分的认识,职责的相互推让,对于学籍档案管理工作的马马虎虎、粗制滥造以及不上报、不处理学生违纪行为的部分情况,导致了执行相关管理制度时的粗心大意、偷工减料。另外,学籍档案管理人员水平对相关管理工作的运转有直接影响,现阶段,缺乏专职人员的问题依然存在于学籍档案管理队伍中,专职人员基本由教师兼任,缺少管理认知。有的院校由于片面注重师资力量建设,或者本身学籍档案管理人员文化程度低,难以形成档案管理专职人员的体系和机制。部分专业管理人员业务素质的参差不齐,也导致了整体教学质量的低下和教学秩序混乱。学生个人毕业后,对自己学籍档案的不重视、和学校缺乏联系等情况,也会导致发生档案丢失损坏等现象。 (二)学籍档案管理制度有待健全 我国高校学生管理缺乏指导性文件,依赖相关部门制定的《普通高等学校学生管理规定》等规范性文件对学生进行管理,各高校制定的相应管理细则管理内容不全面。模糊的学生学籍管理目标、任务和范围规定造成了管理缺乏规范化建设、信息资料无法真实而全面地反映学生状况的问题。 (三)学籍档案利用率不高 目前阶段,大多数高等院校在教务管理数据系统的开发上投入大量资金和人力,使信息量得到了大幅扩展,达到了之前所未有的管理工作效益。但是很大部分教务管理系统只录入了基本信息和学生学籍管理的初级资料,这些初级信息资料无法对学生在校期间的真实表现和学习、生活情况进行反映,而在学生毕业论文、设计、社会实践等教学形式的评价中往往以结论性评价代替了对过程的真实客观的科学性评价,这反映出学籍档案管理网络化水平的仍然需要提升。另外,高校收、管、用的原始基础模式,决定了高校在学籍档案管理工作中无法充分得当地利用当前现有的学籍档案信息资源,高校学籍档案在学校建设发展中和学校的教学工作中也就不能很好地在体现服务价值和指导的实际作用。大多数学术评估机构、国内外各高校、毕业生用人单位等机构学籍档案的利用中,高校学籍档案也并不能真正发挥其应有的价值,而只是用于简单核查学生的毕业证、学位证以及在校期间的奖惩情况。 四、针对高校学生学籍档案管理问题的策略 (一)学校领导应当对学生学籍档案管理工作有一个高度认识 对于学校的考核,我们通常只是对其教学效果进行考评,对于学生的就业质量进行考评,但是对于学籍档案管理通常置于较为偏远的位置,所以学校的领导干部,要转变工作作风,扭转思想认识,在狠抓学生学习和生活的同时,加快学生学籍档案管理工作的规范化建设,使学籍档案管理工作的服务性质得到充分体现,确保其在培育高素质人才等方面发挥出重要作用。 (二)各责任主体担负落实职责 对于担负档案主管的部门,比如说学校的档案室,工作人员要从思想上认识到这项工作的重要性。学籍档案管理,不仅仅是学校加强对学生管理的有利抓手,同时也是学生未来求职、升学以及出国留学的重要考量。在学生学籍管理的过程中,要做到落实责任,责任到人的原则,真正让学生学籍档案管理产生应有的效用。工作过程中,时刻要以大局为重,注重宏观意识,舍小家为大家,以集体利益为重,坚定做好学籍档案管理工作的思想基础,不能仅仅依靠外在的物质条件来作为做好工作的保证。 (三)完善高校学籍档案管理的信息化体系 高校的学籍管理,是学校加强学生管理的信息基础,是学校了解学生成长的重要载体。对于高校的学籍档案管理学校要高度的重视,从人员配备着手,招聘具有档案管理专业素质的优秀人才,并且定期对学籍档案管理的人员进行培训,增强员工的业务能力。学校领导还要加强学籍档案管理的基础设施配备,按照国家的统一要求,为其配置扫描仪等专业的硬软件,定期对设备进行升级,保证该项工作的顺利开展。在学校的目标责任考核中,还要将学生的学籍管理作为一项重要的考核标准,从根源上促进高校学籍管理工作的顺利开展。 五、总结 综上,高校学生学籍档案管理作为为国家经济社会发展保持活力提供高素质人才的保障环节之一,在培养人才的过程中起到了举足轻重的作用。因此,高校学生学籍管理工作的规范化建设、综合保障体系的建立等对于学生的科学发展、学校自身管理工作的提高,乃至对国家的持续繁荣昌盛都具有重要意义。学校应当对管理工作提高认知,优化学籍管理专职队伍,努力做好学籍档案管理工作,使档案馆应有的价值能够充分发挥,为时代和社会的进步作出一份贡献。 【作者简介】郭婷(1982-),女,蒙古族,本科,助理馆员,研究方向为档案管理。 【参考文献】 [1]范天吉.高等院校学籍学历规范化管理实用手册[M].吉林:吉林电子出版社,2014. [2]莫负春.读《普通高等学校学生管理规定》[J].教育发展研究,2015,7(13):26. [3]孙荣平,刘树生.浅析高校学籍档案管理与完善[J].黑龙江教育,2015(3):24. [4]傅银燕.高等院校二级学院学籍档案管理工作的思考[J].黑龙江档案,2014(2):88.
文书档案论文:自动化文书档案管理论文 1办公自动化文书档案管理的新特点 1.1为实现文档一体化创造了条件 文件是形成档案的基本要素,而档案是文件的精华,是文件的组成部分。但是,文件与档案又有所不同,文件是指广义的文件,即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料;档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程,从时效、价值和系统性上讲,档案是对文件的不断扬弃,使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来,才能形成最后的档案,而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。 1.2有效提高文档一体化管理水平 文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理,以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中,主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中,工作人员过多地依赖手工操作,在收集整理文件资料时,既要求资料要完整、齐全,又要书写规范、清楚,既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下,这些环节都是在系统设定的环境下操作的,整个过程方便、有序、简单易行。 1.3使文件管理更加快捷、高效 档案信息检索一直是档案手工管理的难题,而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息,是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中,能够较好地解决了这一问题,它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后,档案管理员只需转一下库,就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档,这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时,只需按照指定的信息搜索,便能迅速、多方位地查询到所需要的信息,并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能,比如信息按处室、项目、流转过程分类等,使档案检索更加快捷、高效。 1.4有利于电子文件的保存 在办公自动化中,形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体,它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要,选择不同的电子载体,比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷,便于备份,易于传递,并且贮存时间长,受外部环境的影响小,不易损坏,具有较强的稳定性。 2对文书档案管理工作提出的建议 2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统 在设计办公自动化系统时,档案部门要参与其设计规划,避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时,就要求档案管理人员必须提前介入,与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求,做好流程和总体框架设计,加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系,使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来,以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。 2.2确保电子文件的安全 随着网络技术的迅猛发展,电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如,在实际运用的过程中,经常出现电子文件在运行过程中丢失数据,造成档案保存不完整的情况;从安全方面看,如何保障网络不受病毒或黑客的攻击;在使用过程中,如何合理设置权限,避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载,确保文件的安全等。因此,实行文档一体化管理,必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时,要做到以下几点:①以系统完善的软硬件功能设计为基础,运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等,保证系统安全功能的完备性;②建立健全安全管理的规章制度,并以此为保障,建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系,切实落实安全责任制,必要时,要对系统所在的重点场所做防盗处理,为档案信息网络实施整体安全防护;③加强管理人员的安全意识,规范操作,精心维护,并建立身份认证,设定用户权限等;④定期进行安全培训和教育,让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程,正确使用。因此,在关注电子文件的信息安全问题上,既要注意技术因素,也要注意非技术即人为因素,建立全过程的安全防护体系。 2.3文书档案标准化和规范化管理 传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档,立卷人根据自己的经验和理解组卷,很难完全统一立卷标准,这样,就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下,文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分,最主要的是电子文件的网络归档。其中,所有的电子文件都在设定的系统下产生,要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中,必须按照系统要求规范操作,以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时,还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节,统一著录标准,明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限,以保证电子档案的质量。因此,在办公自动化环境下,有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。 2.4提高文档和信息技术人员的综合素质 要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作,不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合,还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中,要严格按照标准操作,确保档案信息的正确、完整和规范;而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时,还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术,能够熟练操作办公和档案管理系统,并根据具体的操作情况,对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时,信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识,掌握电子文件归档管理的流程和要求,加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样,才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作,通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。 3结束语 综上所述,自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法,而档案管理工作人员应该把握好这个机会,综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点,研究、分析出文档一体化管理的有效办法,从而将文书档案管理工作做得更好,为企业的发展作出应有的贡献。 作者:冯静美 单位:广东鼎丰纸业有限公司 文书档案论文:公正文书档案鉴定工作质量管理论文 一、公正文书档案鉴定工作概述 公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源,历经宗教公证的完善,发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位,而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现,具有无可置疑的证据力和执行力,在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此,对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录,也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来,并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中,由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点,再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异,就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况,为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性,必须确立明确的档案鉴定标准依据,特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式,保证档案鉴定工作的有序进行。 二、公正文书档案的重要性 公证处存档的公证档案,有重要的利用价值,在一定程度上相当于机密档案,在人们的社会生活中起着重要作用。一方面,在市场经济活动中,大部分文件档案的履行都要持续一段时间,有些可长达几十年,在这期间,人们受客观外界的影响,以及形势的变化,可能在主观上会出现某些偏差,不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者,默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面,在市场经济活动中,调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情,当时的状态、当时人的真实意思表示,可以澄清有关事实,所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中,司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。 三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题 1.鉴定理论问题 我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践,学习原苏联档案学理论的基础上,吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论,虽在实践中证明了其价值,但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊,鉴定理论的框架构建不完善;对应用技术研究的不足,造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺,忽略了档案价值中实际存在着的数量关系,缺乏足够的定量分析的成分,显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。 2.待鉴定的文书档案数量繁多 2.1进馆问题 档案界一直把馆藏量为档案馆的重点,衡量档案馆的规模以及达标升级评定中,馆藏量均为主要硬件之一,使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下,一些不具有进馆价值的档案也随之入馆,造成进馆档案质量不高。由于上述原因,档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案,还有相当一部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。 2.2认识问题 另一方面,档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效,档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。 2.3鉴定程序问题 鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一,鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中,若发现卷中若有不符合保管期限的文件,就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷,将不需继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明。然后调整档号,保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具,案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作,令许多鉴定工作人员望而却步。 2.4鉴定标准问题 我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,文书档案内容庞杂,涉及面广,在鉴定时困难较大,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。其次,文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料,不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异,有的作为永久收藏,而有的可能作长期甚至短期保存,而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值,这样才有利于珍贵档案的保存,才能体现档案管理机构的作用和地位。 2.5归档文书档案的问题 首先,文书档案是工作活动的原始记录,但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在,档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容,但有责任也有义务对其进行鉴别、评价,以指导利用者。其次,不少单位除综合部门形成的红头文件外,对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整,编号文件本身连接不上,缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样,在不同程度上造成了归档文件材料不完整。 2.6管理方式问题 装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展,现在对档案鉴定后,如发现失去保存价值需剔除的档案,即使仅有一份,也要全卷拆开,页号重编、目录索引重新搞,一系列的连锁反应,工作量十分大。因此,很多情况下,明明知道有些案卷的档案已失去保存价值,但考虑到牵一发而动全身,即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。 2.7期限问题 长期以来,档案部门一直承袭这样的理论与办法,即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外,其保管期限为长期或短期,并认为“这样会减少重复档案的数量”,但在实际操作过程中上,并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大,有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到,同一馆内重复性就这样大,加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案,因此,这也是造成重复性归档的现象的重要原因。 3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略 3.1完善鉴定理论 我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究,而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻,缺乏足够的实用性,可操作性不强,在实际工作中就显得空泛。因此,要完善档案鉴定理论,使其更具有实践操作性,逐步实现鉴定标准的多元化,更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时,要加以正确的吸收与借鉴,同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善,形成具有针对性的档案鉴定理论,以引导鉴定实践前行。 3.2设立专门鉴定机构 为了确保鉴定工作顺利进行,在档案馆内应健全必要的组织机构,专人负责鉴定工作,建立必要的监督机制,严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计,对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作,主要是制定鉴定计划,对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别,提出鉴定意见,确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责,为确保这项职责的正确遵守,公证机构应设专人保管公证档案材料,防止遗失或泄密。 3.3细化文书档案保管期限表 各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定,并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款,制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强,即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例,使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是,档案室细化的文书档案保管期限表,需经本机关领导人审查批准后,要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构,经过审查批准后才可实施。 3.4规范鉴定程序 3.4.1重视进馆质量 加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定,档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定,档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度,确保案卷质量的关键,为保证档案进馆质量。 3.4.2完善鉴定程序 改变档案鉴定工作的一次鉴定制,规范为二次复核制、三次确定制。第一,由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分,剔除无保存价值的文件,划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二,由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外,对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁,使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。 3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用 3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用 首先我们要建立档案数据库,将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说,文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观,档案材料的所有著录项都能在屏上显示,并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致,符合录入人员的习惯,便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能,有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错,确保档案数据存储的质量,力求准确、规范。 3.5.2检索技术在文书档案鉴定工作中的应用 在文书档案鉴定过程中,充分利用检索技术。传统的档案检索采用人工检索,有目录、索引、专题汇编等工具,检索速度缓慢,不能及时满足鉴定工作的需求。现代的检索则已实现计算机检索,有关键词、条件、逻辑、模糊、组配和属性检索等方式可供选择,用户只需将查阅信息输入,计算机就能迅速将符合要求的所有文件调出。用户可根据需要直接通过屏幕阅读文件内容,也可以采用打印输出。如果需要档案原件,则可以根据屏幕上显示的文件编号从库房卷盒中调出文件,这样就大大提高了鉴定工作的效率。 文书档案论文:医院文书档案管理论文 1取得院领导重视 文书档案管理工作离不开院领导的大力支持,文书档案管理人员需向领导阐述自己的工作性质,证明这项工作的重要性,及时向领导汇报工作情况,取得领导重视。 2完善文书档案管理基础设施 文书档案管理离不开打印机、复印机和扫描仪等基础设施,医院应加大对文书档案管理工作的资金投入,完善管理设施,提高办公自动化水平,进而提高员工工作效率。 3创新管理理念 信息化发展迅猛,具有便于信息检索、更新、维护的优势,医院应建立自己的网络信息管理系统,并将文书档案信息管理纳入其中。把以前纸质的文件都分类录入到数据库中,此后的每份文书档案信息按照规范的分类方式分别存入不同的数据库。医院工作人员在借阅档案资料时,可以先征询信息管理员的同意,通过网络快速查找。采用这种管理方式可以节约纸张,防止信息因纸张损毁而丢失,更具安全性。此外它还具有管理方便、查询快捷的优势。 4注重文书档案信息的安全性 对于纸质档案,要注意保存在安全位置,既要防止信息泄露,还要预防纸张损坏。可以定期将文书档案资料装订在一起放入保险柜中。如果采用信息化手段管理医院文书档案资料,必须重视医院网络信息系统的安全性,通过及时更改密码,设多重密码,及时更新系统、更新病毒库等方式保障信息安全。对于十分重要的信息,医院可以选择不联网保存,以防黑客入侵。 5加强文书档案管理的监督工作 做好文书档案的监督工作要从两方面入手:文书档案管理部门,医院各科室。 1.监督文书档案管理部门。建立科学的监管方案,设立独立的监管人员,督促文书档案管理工作者及时完成接收到的任务,不得随意拖延或将任务转交他人,不得随意透露医院文书档案信息,档案归档要严格按照归档标准,注意档案信息录入的准确性。 2.监督医院各科室。文书档案管理部门要委派专人定期要求各科室汇报档案信息,不允许各科室出现文件资料大量堆积情况,从源头掐断档案信息遗失的苗头,确保档案信息完整无误,保证文书档案管理部门年终不会出现工作大量积压。 6重视文书档案管理队伍建设 文书档案管理工作虽不能为医院创造直接的经济利益,但它却是医院长远发展的保障。因此,医院要提高管理队伍综合素质,建设一批思想端正、技术过硬的文书档案管理工作者。重视对文书档案管理队伍的建设,引进专业管理人才,对现有工作者展开培训,提高管理人员对管理工作的重视程度,传授专业管理技能。此外还要对文书档案管理人员定期开展思想政治教育,提高他们的保密意识,确保医院重要信息不会泄露。鼓励员工开拓思维,寻求更好的管理手段,提高工作效率和工作质量。 7采用激励机制 医院可以在文书档案管理部门采取激励机制,对于工作效率高、工作质量高的工作人员给予物质奖励,以此提高大家的工作热情,让管理人员更重视自己的工作。重视文书档案管理,就是对医院信息安全的重视,是对医院长远发展的重视。我们应积极学习先进技术,创新管理理念,改善管理方式,在发展中不断弥补不足,适应医院对文书档案管理提出的新要求。 作者:王晶选 单位:清远市中医院 文书档案论文:文书档案职业道德论文 一、强烈的事业心和责任感 文书档案工作又有高度的政治性,又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人,要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先,要理解文书、档案工作的重要性,热爱自己所从事的文书、档案工作。其次,对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识,这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作,是为领导机关和领导同志服务,为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中,具体说,党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策,将要制定、和利用一些公文,而从公文的起草到印刷、发送出机关,都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令,下级反映情况、汇报工作的公文,也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说,党和国家的各顶事业的成就,中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪,并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。 二、遵守纪律,严守秘密 文书档案工作人员处理、管理的公文,许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密,或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范,失去警惕,就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的优秀机密,因此,文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律,而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的,绝对不说,守口如瓶,不该看的,绝对不看;不该记录的,绝对不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息,与亲戚朋友的交往要适度,要谈吐有止;遵宁纪律,同时也要严格按照工作的职责行事,不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员,同领导同志接触机会比较多,了解的机密也比较多,因此,他们在为机关、为领导同志服务的同时,又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能,也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律,清正廉洁,严守党和国家的机密,以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例,确保国家秘密。 三、精明干练、主动负责 文书档案工作是一项服务性的工作,要严格按照领导机关和领导同志的意图办事,同时还要处理许多事务性的工作。因此,文书档案工作人员应当头脑灵活,思路敏捷,办事利落、迅速而有条理,大事小事,案前百事,能分清轻重缓急,大事不误,小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性,决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作,主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位,文书档案工作人员同时兼任秘书工作,工作任务里,因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。 四、埋头苦干、严谨精细 埋头苦干和严谨精细,是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神,也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作,这些工作往往都很具体、繁杂,每一桩,每一件,不干不行,干好义不容辞,要做好这一工作,就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作,有许多相当细小、零碎的环节,稍一马虎,就会出现这样或那样的纰漏和差错,只有具备严谨精细的工作精神,才能做到周到、圆满。 五、谦虚谨慎 平等待人谦虚谨慎,平等待人,是高尚的品德,也是从事文书、档案工作的人员必须具备的工作作风。文书、档案工作的重要性和服务性,要求我们待人接物、处理问题都必须谦虚谨慎,有礼貌,平等待人。对上级要用尊敬、求教、商量的态度,对下级尤其应注意要有礼貌、平易近人。文书、档案工作人员要四忌:一忌命令口气、居高临下;二忌急躁情绪,心不在焉;三忌冷言冷语,语调生硬;四忌指手画脚,以势压人。总之,文书档案工作人员要加强自身的品德修养,这既是文书、档案工作人员应遵守的职业道德,也是为自己树立了良好的形象,有利于工作的开展。 作者:白玉单位:鸡东县安全生产监督和煤炭管理局 文书档案论文:文书档案管理制度论文 一、秦汉简牍官文书档案的收藏与管理 1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期,从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善,简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构,配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等,专门收藏官文书档案、图籍等,由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“:天禄、石渠,典籍之府。”《汉宫殿疏》云“:天禄、麒麟阁,萧何造,以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“:未央宫有石渠阁,萧何所造,藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府,由御史中丞负责管理,具体掌管图籍秘书,称为“兰台令史”,主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载:“四方鸿生巨儒,负褒自远而至者,不可胜算。石室,兰台,弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载:“‘小子不敏,请悉论先人所次旧闻,弗敢阙,’卒三岁而迁为太史令,触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云:高祖“与功臣剖符作誓,丹书铁契,金匮石室,藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“:皆置诸曹掾史。本注曰:诸曹略如公府曹,无东西曹。有功曹史,主选署功劳。有五官掾,署功曹及诸曹事。其监属县,有五部督邮,曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史,主录记书,催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐,干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员,如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责;令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜;主簿的主要职责是记事和管理文书;户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“:每于农月,亲度顷亩,分别肥塉,差为三品,各立文簿,藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载,墓室的主人喜,19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史,专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员,汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出,侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构,烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档,所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案,而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址,就发掘一个文书管理室,出土相关官文书简牍九百余枚,整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。 2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析,秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管,官文书档案分级保存意识已经初露端倪,同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后,会被分类捆扎成卷或捆简册的形式,在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度,官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏,简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线,分别称之为月簿(籍)、四时簿(籍)和年簿(籍),有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“,汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌,甲渠鄣候获敢言之,谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间,并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型:某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外,前五种都为完整的官文书档案体例。其实,可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。 二、秦汉简牍官文书档案立法 1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改,设置了专门的文书档案副本制度,并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后,由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分,关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多,如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“:岁雠辟律于御史。”里耶秦简“:库武敢言之,廷书曰令史操律令诣廷雠,署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“:雠律令,校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘:二人对校为雠。’《正字通•言部》‘:雠,校勘书籍曰雠,比言两本相对覆如仇雠。’” 2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全,秦汉政府专门立法来防止火灾,严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后,必须经过检查确认没有火源以后,才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度,派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧(藏)府、书府中。吏己收臧(藏),官尚夫及吏府夜更行官。毋火,乃闭门户。令令史循其廷府节(即)新为吏舍,毋依臧(藏)府、书府。”秦汉时立法对于玩忽职守丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚,睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸(累),己坐以论,后自得所亡,论当除不当?不当。“”发伪书,弗智(知),赀二甲。今咸阳发伪传,弗智(知),即复封传它县,它县亦传其县次,到关而得,今当独咸阳坐以赀,且它县当尽赀?咸阳及它县发弗智(知)者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递,保护国家重大机密的重要性,为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书,甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书,如有违反必定以重刑惩罚。 综上所述,秦汉时期简牍官文书是封建国家体制下各种政令信息传递的主要载体,秦汉行政体系能够正常运行是依托于秦汉官文书传递展开的,为保障各级政令传递的畅通与行政管理工作的顺利开展,秦汉时期确立并完善了相应的简牍官文书档案收藏和管理制度,并对日后几千年的中国文书档案工作制度产生了重要的影响。 作者:贺科伟单位:河南师范大学图书馆事业与文化研究中心 文书档案论文:文书档案管理的水行政执法论文 一、水行政执法档案管理存在问题的原因 (一)对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上,他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义,往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作,因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足,从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。 (二)执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示:水政监察大队的人员(3832人)中,中专以上学历为2017,占总人数的52.6%;大专以上学历为1497人,占总人数的39.1%;本科以上学历为318,占总人数的8.4%。从学历结构看,本科以上学历人数较少,大专以上学历的人数比例也不足50%,学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员,但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足,需要展开专门的培训。 (三)经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平,各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流,只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足,也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外,只有不断利用水行政执法档案,才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识,从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。 二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施 (一)强化责任,提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任,经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改,并对整改方案进行监督和指导。 (二)严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作,就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定,要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求,认真收集、积累、整理水行政执法档案资料,然后分门别类进行归档,使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。 (三)水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点,将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系,使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致,层次要清楚,条理要明晰,不按年度分类,只按项目分类。 (四)强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训,监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏,部分执法人员在执法过程中,法律知识掌握不够,业务不熟悉,造成执法水平较低。一些案例告诉我们,因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉,造成执法过程不规范,不能把案件办成铁案。因此,必须经常开展执法人员业务培训,规范执法程序,提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。 (五)应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员,经办人员同时负责案卷、证据的整理,并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责,并有专门场所保管案卷,做好调卷记录,要做到“专人、专柜、专室”。 三、结束语 规范水行政执法档案资料管理工作,是现代水行政执法水平高低的一个重要表现。目前水行政执法档案资料管理工作存在一些问题,已经对公平、公正执法工作产生了影响。加强水行政执法档案资料管理工作,必将对现代水行政执法规范化、程序化起到推动作用。 作者:王金兰单位:河南省周口市川汇区水务局水政监察大队 文书档案论文:医院文书档案管理论文 1医院文书档案管理特点 作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。 2医院文书档案管理对策 2.1提高医院文书档案现代化管理意识 医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。 2.2优化文书档案管理工作 在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。 2.3以制度保证医院文书档案管理质量 文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。 2.4提高医院文书档案管理者的素质 医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。 3结语 总的来说,医院必须要改变文书档案管理思想,加强档案制度规范性建设,优化管理模式,提高文书档案管理者的职业素养,以特色化理念保持医院文书管理工作活力,既使之为医院的可持续发展服务,又要求医院在文书档案管理工作上需要不断创新、不断前进。 作者:李文阁 单位:浙江省人民医院 文书档案论文:医院文书档案信息化论文 一、医院文书档案信息化管理和利用的意义 实现医院文书档案信息化管理,医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变,不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补,依托互联网信息技术条件,还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补,提高文书档案资源的质量、准确度和宽泛度,提高资源的利用率。 二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题 (一)管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足,执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理,但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上,管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚,当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念,没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义,进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足,执行力不够,白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。(二)缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢,当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板,一是文书档案信息化管理基础设施欠缺,二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下,我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢,想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。(三)文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准,仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等,与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距,文书档案管理质量相对较一般,没有实现文书档案的精细化信息化管理,在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约,另一方面也与管理者重视程度不足,档案管理信息化工作落实不到位有关。 三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议 (一)升华管理者文书档案信息化管理理念,建立健全文书档案信息化管理制度。伴随着我国各项管理工作的信息化程度的不断提升,医院文书档案信息化管理工作的发展和推进也具有其历史必然性。医院工作者应当认识和理解医院文书档案管理工作的重要性及其重要意义,医院文书档案管理工作信息化的历史必然性和重要时代意义,以及其带来的各种好处,在重视和严格执行落实医院文书档案信息化管理的各项工作的同时,也要学会充分享受和利用文书档案信息化管理为工作带来的方便和快捷,充分利用和共享这些宝贵的医学资源,提升资源利用率,发挥资源信息化的最大作用,更好地为医疗事业服务。(二)强化信息化管理基础设施建设,培养文书档案信息化管理专业化人才。当今时代,信息化技术迅猛发展,日新月异,医院文书档案信息化管理工作也应当与时俱进,不断发展创新。当前我国在档案信息化建设过程中虽然取得一定的成效,但还有较大的进步发展空间。弥补医院文书档案信息化建设短板,要从两方面入手,一是要不断强化信息化管理基础设施建设,加大在信息化建设基础设施设备方面的投入,完善信息化管理基础设施配置。二是要努力培养文书档案信息化管理专业化人才。当前我国在文书档案信息化管理方面的专才还比较欠缺,要找到既懂医学,又懂信息技术,还懂档案管理的专业化人才有一定的难度,医院及有关部门应加大培养文书档案信息化管理专业化人才的力度,以不断提高医院文书档案信息化管理的水平。(三)多项档案管理措施齐头并进,确保文书档案信息化管理工作安全可靠。医院文书电子档案作为医院重要的医学信息资源,其真实性、准确性、安全性、有效性,和实际的医疗作业息息相关,因此,保障医院文书档案信息化管理工作的正常有序、安全可靠运转就显得尤为重要。医院及文书档案信息化工作管理者应当通过采取多项档案管理措施,例如:文书档案管理电脑专机专用、专人专房保管;严格设定好档案管理防御系统,建立安全保障体系,及时做好文书档案备份工作等,确保文书档案信息化管理工作的安全可靠。 作者:叶晓韵单位:广东省东莞市第七人民医院 文书档案论文:文书档案管理教学特征论文 摘要:文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标,在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一,至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发,探讨在转变教学观念,完善课程体系,改革教学方法,加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。 关键词:文书工作档案管理教学特征教学改革 引言 文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。 文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。 然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。 一、转变教育观念,完善课程体系 传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。 二、积极探索研究,改革教学方法 文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试: 2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。 2.2加强实践教学在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。 2.3探索新型教学方法 2.3.1范本教学法俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。 2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。 2.3.3实物演示法俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。 2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。 三、加强“双师型”教师队伍建设 受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。 将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。 文书档案论文:文书档案工作探讨论文 一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。 1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。 2、加强制度建设,建立长效培训机制。首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的聘资格,激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。 3、明确在职教育的原则,选择课程内容。相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。 文书档案论文:文书档案案卷价值论文 【内容提要】文书档案本身的特殊性,决定了案卷具有无可替代的功能和作用。科学技术的发展特别是数字技术的应用又赋予了案卷新的使命。本文认为,不能因为立卷方法存在弊病而否定案卷本身的价值。同时,提出了改革立卷方法的基本思路。 【摘要题】理论探讨 【关键词】案卷/文书档案/电子文件 【正文】 一、案卷的价值 过去,在文书档案管理中,案卷发挥了重要的作用。今天,在数字和网络的世界里,案卷仍然具有自己的价值。 (一)是保持文件之间历史联系的重要手段。 文件之间具有内在的历史联系,它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言,这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件,产生时就是一个文件整体的组成部分,图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言,情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的,而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门,而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因,案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况,而且赋予了案卷新的使命。 1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件,具有特殊的物理性能,不可能像纸质案卷那样,以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术,通过赋予并读取物理标识,使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识,它们之间的关系就不会改变。因此,能确保电子文件之间的联系稳定而持久。 2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决,使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性,无可替代。同时,纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此,同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时,电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录;当有电子文件时,就成为电子案卷中相应文件目录的内容,并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样,电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系,并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势:前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用;后者入库保存,以备查考。 3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展,使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能,但同样具有内在的历史联系。因此,不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿,而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷,赋予它们相同的案卷标识,构成一个文件的整体;然后赋予它们各自不同的载体标识,作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽,把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备,电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。 (二)是开发利用档案信息资源的重要基础。 文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力,已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系,即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元,不仅保持所属文件之间的历史联系,揭示类目的主题和特征,而且明确划分彼此,区分文件归属,反映分类体系的结构和自身的位置;因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素,也是开发利用信息资源的重要基础。 1.保护电子文件的利用价值。 众所周知,一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现,只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说,“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系,……文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清,甚至完全丧失。”(注:谢伦伯格著:《现代档案——原则与技术》。) 在数字信息的海洋里,排列顺序不能解决文件关联的问题。同时,检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件,并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果,但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下,如果脱离了历史联系,电子文件就会像撕碎的照片一样,是历史的真实记录,但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。 2.提供利用档案信息的重要途径。 档案信息体系是有层次的。层次高,则信息量小;层次低,则信息量大。案卷作为一个中间层次,具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势,是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。 同时,在电子文件可以直接检索的情况下,电子案卷不仅不会有所防碍,而且还可以通过文件进入案卷,了解相关的情况和事件的原委,实现案卷与卷内文件之间的双向互访,开辟了一条档案信息利用的新途径。 二、改革立卷方法的思考 案卷虽然重要,但传统的立卷方法繁琐复杂,改革势在必行。 (一)改革的基本条件。 近20年来,机关工作水平有了很大的提高。一是机构、职能明确;二是实施规范化、制度化管理;三是人员素质和专业水平提高,使立卷工作的难度系数相对降低;四是计算机的普及和应用水平的提高,为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。同时,《归档文件整理规则》开辟了一条归档文件整理的新路,也为改革立卷方法提供了可借鉴的经验。 (二)改革的基本思路。 立卷是文件档案管理的基础,影响各环节工作的开展和档案价值的保护,举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势,共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系”(注:《机关档案工作业务建设规范》。)的基础上,研究文件在不同生命周期的特点和管理规律,制订出既简便易行,又能保持文件之间的历史联系;既适应多媒体发展的需要,又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。 1.明确案卷概念。 过去,案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性,但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷,一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此,应取消案卷“保管单位”的属性,明确其文件“组合体”的功能和作用。同时,要肯定电子案卷特殊的存在形式。 2.明确组卷规则。 案卷是全宗内档案分类的产物,但过去组卷却是“类内文件的系统比”,并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度;而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此,应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案,直接作为组卷的基础和依据。 目前,职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录,应该反映这种情况。同时,文书立卷也是机关工作的组成部分,应该与之融为一体。因此,在分类方案中,应该以“职能”替代“问题”,或作为“问题”的上位分类标准;并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。 3.简化立卷方法。 电子文件归档并建立管理系统后,纸质档案的利用价值将永久性地降低。因此,可以参照《归档文件整理规则》简化立卷方法。例如,取消《卷内备考表》,个别需要说明的情况在《交接文据》或电子案卷的“备注”中说明;改硬卷皮为软卷皮,并取消封底,既便于计算机打印,又便于装入卷盒内保存。 4.应用汁算机辅助立卷。无沦是电子文件归档,还是完成纸质文件的立卷工作,都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面,电子案卷的建立是人工不可能实现的;另一方面,要利用计算机替代手工操作,提高立卷工作的质量和效率。例如,利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档,提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据,复制生成可修改的案卷题名,进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号,进行各种立卷统计,打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。 文书档案论文:探讨文书档案管理信息的电子化应用 摘要:文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平,及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用,但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点,同时对其劣势提出解决办法。 关键词:文书档案;电子化 文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录,来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。 一、文书档案管理信息的电子化的优点 首先,使用方便,便于检索,办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体,将信息存储在上面。计算机的运算速度极高,具有强大的信息处理能力,这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整,出现漏抄,字迹不工整等问题,节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候,按照资料的分类进行收集、统计和查阅,时间大大缩短。因此,电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式,最明显的就是方便,检索效率高。 第二,信息易于保管。与纸质载体相比,电子档案使用高科技材料制成,不仅能够防止虫蛀、防潮,而且可以重复使用,节能、环保、使用寿命长,解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在dvd、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小,操作简单,不需要占用大量的人财物力。所以,它的特点是存储时间长,不易受损,节省资源,稳定性好,易于保管。 第三,电子传输,实现资源的共享。在传统的手工操作中,各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展,方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流,利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递,适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输,它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围,人们以网络为载体进行资料的传输,并且相关资料存放在相应的资料库内,人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享,查找、利用更加便捷。 档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理,并且实现了信息系统的工联,人们可以交流共享同级部门之间的信息,也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输,资源共享,提高了部门之间的了解,增强了业务联系。 第四,提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力,不免会出现在传输过程中资料的丢失,并且通过邮递极高费时费力,安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题,不仅保证文书档案的及时传输,而且能够确保其安全性,不会造成档案的延误或者丢失现象。 二、文书档案管理信息的电子化的缺点 首先,档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性,人们可以对电子档案进行反复的输入和修改,并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式,人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性,并且电子档案没有印章和亲笔签名,相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。 其次,网络化的发展,电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生,网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容,病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失,假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。 第三,文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机,懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平,但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限,不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。 第四,电子文件兼容问题。随着信息化得普及,电子文件的问题凸显,其中电子文件不兼容的现象尤为明显,电脑软件开发的通用性差,不同的系统生成的不同的电子文件,他们之间不能识别,或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换,这些问题丞待解决。 三、改革措施和解决办法探讨 针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题,笔者提出以下举措。第一,针对安全性问题,在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离,文书档案只能在某一范围的局部网络内传输,带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器,路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址,这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法,对网络数据进行过滤,检测不安全的攻击行为。第二,针对人员素质低的现象,要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训,让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时,提法他们的综合文化水平,比如外语水平、计算机操作水平等。 文书档案论文:浅谈文书档案管理与秘书人员的修养 浅谈文书档案管理与秘书人员的修养 秘书人员既是一个单位领导层的助手与参谋,又是基层群众的密切联系者,也是文书档案的管理者。档案的归类组卷是否科学合理是体现其业务水平的重要标志,文书档案的价值关键在于档案的质量,而档案资料的质量,又取决于文秘人员的自身修养。我个人认为,要做好文书档案的管理工作,文秘应具备如下一些基本修养。 一、政治素质和职业道德 秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。政治素质是秘书素质的优秀,是衡量秘书是否合格的首要标准。在我国社会主义制度下,秘书人员具备良好的政治素质尤为重要。无论是在党政机关和国有大中型企业和事业单位工作的秘书,还是在民间企业和私营企业任职的秘书,都应当首先加强政治素质的修养。秘书的职业道德,则是在秘书职业活动中所必须遵循的,它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现,是秘书职业活动长期实践的产物。秘书工作的特殊性质和任务,要求秘书人员必须注重职业道德,注重忠信、求是的工作精神,否则,是难以胜任此职的。秘书人员在从事职业活动的过程中,应时刻遵守职业道德规范,努力成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。 二、创新意识 合格的秘书人才,应当有创新意识,敢于突破旧的传统意识,在工作中具有变通性和独创性。创新必须破旧,我国历史上遗留下来的封建陈腐意识根深蒂固。封建意识的要害在于,用封建权力、伦理与观念压制人生的主观能动性和创造性。反映在秘书工作上,就是把秘书看成领导的附庸而不是参谋助手,秘书人员的积极性、创造性无从发挥,秘书成了反映长官意识的机器人。习惯于按规矩办事,按部就班,循规蹈矩,不敢越雷池半步。这种现象的产生,正是极左思潮和封建意识长期侵蚀的结果。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手。创新观念,要求在任何时候,工作上都力图有所成就,但又不光是自我成就。这种创新,不是狭义的自我表现,而是秘书职责的要求。 三、文字水平与能力 秘书应具有广博、精专的知识涵养,其中秘书的语文水平与能力,是秘书知识素质的重要组成部分。做文秘工作必定要与文字打交道,比如会议记录、抄写;文件和报告的起草等。会议记录是一个单位的重要历史文献资料,如果文秘工作人员由于语文水平的欠缺,在记录的过程中就会产生错记、漏记。即便是记录下来了内容,如果字迹潦草,错别字又多,都会给将来的查阅带来困难。起草文稿,是文字秘书工作的主要部分,文稿的起草过程,常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字;还有一种,领导只是出题目,从而拟订提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由文字秘书单独负责。特别需要提出的是,在起草文稿的时候,文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。在文稿的写作过程中,对字、词、句的运用和把握直接反映文秘人员的语文水平和能力。 四、领导的参谋助手 由于秘书人员是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助的人员。在决策形成过程 中,向领导提供经过综合处理后的充分有用信息,以及多种选择方案和建议。在决策施行中,辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况,必要时还得为领导者进行跟踪决策的参谋辅助。首先,秘书必须要注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图,要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确发挥,又不自作聪明。再次,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和时机,从要害问题切入,用适当的语言,表达自己的见解。 五、提高秘书人员的修养,促进文档管理 随着时代的节奏变快,科学的日益发展,一才通用更是体现了时代感,许多部门和单位的秘书同时又是兼做文书档案员。秘书兼做文书档案员,主要负责做好本部门文书材料的收集、分类、组卷。收集即是要采取有效措施和手段,将归档范围内的文件收集齐全;分类即将同一大类的文件材料可以合并组卷;组卷即对材料区分类别后划分期限,按照档案馆的要求组成案卷。一个完善的档案管理,能够起到积极的参谋作用,宣传教育的基地作用,同时,也能为科学研究提供必要的基础条件。随着党和国家把中心工作集中在以经济建设、改革开放和市场经济的发展完善中,各类部门在机关建设中对秘书的要越来越高,对文书档案的管理及其作用的发展也越来越重视,文书档案的管理也有了较大的发展。为了保证文书档案在中心工作中的作用,文书档案工作者工作的过程好坏,将作为历史的凭证日益显现。就这而言,文书档案员在平时的工作中要谦虚谨慎、热情服务,要充分认识自己所从事的档案工作对日后工作的伟大意义。因此,在做一个好秘书的同时努力做一位优秀的文书档案管理者,以此促进档案的管理工作。 总之,秘书档案管理必须努力提高文书档案管理方面的综合修养,对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展,有着重大的理论意义和实践意义。 文书档案论文:林业生态建设中文书档案管理的种类和途径 摘要林业建设是生态科学和可持续发展的统一体,加强文书档案管理工作有利于这一统一体的发展。分析文书档案管理对林业生态建设的意义,介绍林业档案管理工作的种类,提出加强其文书档案管理的基本途径,以为林业生态建设的发展提供参考。 关键词林业;生态建设;文书档案管理;意义;种类;途径 1文书档案管理对林业生态建设的意义 加强文书档案管理,有利于国家法规和方针政策在林业部门和基层林场的贯彻执行,增强国家法规和政策的权威性;有利于上级党政机关对林场工作的直接领导和具体指导,提高工作质量和效率,避免基层林场盲目蛮干;有利于林业机关单位及林场同其他机关和企、事业单位的沟通与联系,不至于在林业工作及其他工作中顾此失彼;有利于林区干部职工学习党和国家方针政策,与时俱进,促进林区安全和谐;有利于真实记录林业生态建设和发展情况,为各项林业工作和活动保存依据和凭证。 2林业文书档案管理工作的种类 2.1国有林场森林资源档案管理工作 国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务,文书档案管理工作成效直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是森林资源管理的一项重要基础工作,它记录了整个森林资源消长变化的全过程,把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上[1]。为进一步加强森林资源档案管理工作,有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用,要不断提高森林经营水平,保证森林资源档案管理的科学性。 2.2林权改革档案管理工作 集体林权制度改革正在各地全面推进,为确保改革成果,提高改革质量,国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》,就林改档案管理工作作出进一步部署。意见指出,档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作,完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证,是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益及稳定完善农村林地承包关系的重要保证[2]。意见要求各级林业部门认真抓好本机关、本单位的林改档案管理,建立档案工作领导负责制和档案管理人员责任制,并指导所属单位做好林改档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,县级林业主管部门要特别做好林权登记发证档案管理工作;各级档案行政管理部门要加强对本行政区域内林改档案工作的监督和指导。意见提出,林改档案管理要与改革工作同步进行、协调开展,促进改革工作和档案工作的同步进展,确保林改全过程档案资料的完整、准确与系统。各级林业和档案部门要加强对林改档案工作的检查指导,把档案管理工作纳入林改成果检查验收项目中,确保档案工作健康有序地进行。意见还就林改档案的归档范围、保管期限、分类方法、收集整理、保管移交、利用服务等内容提出了具体要求。 2.3退耕还林档案管理工作 退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程,档案管理工作非常重要。要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识,把规范建档工作与工程建设同步进行,切实为工程顺利实施提供可靠依据。完善档案管理的各项规章制度,每个乡确定专职档案管理员1名,负责退耕还林资料的收集、按照工程实施流程,编制退耕还林档案全宗示意图,并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限,为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室,配备微机,实行纸质档案和电子档案双向管理,做到文字、电子和实际工程操作相对应,规范图、表、卡、证、合同5类资料管理,既保持原始资料的完整,又为档案查阅提供便利,基本实现档案管理的现代化。 2.4林业生物灾害档案管理工作 林业生物灾害管理是一个有效地组织协调可利用一切资源、应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析,进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施,以尽最大可能通过有效的组织协调来保障生态安全,并将经济财产损失降到最低程度。就林业生物灾害管理而言,具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾,灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施,灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作,以及避免和减少灾害发生的促进森林健康的措施。 档案管理要做到规范,按时归档,应从以下4个方面认真开展工作:一要提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映,档案管理工作是一项十分神圣的事业,任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案,一定要增强档案工作的责任感和使命感,努力把档案工作搞好。二要加强对档案工作的管理。档案工作就是服务,“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想[3],要按照这一指导思想,加强档案管理工作,重视档案的上等升级,提高档案管理水平。三要加强学习,不断提高档案管理人员素质。按照县政府、县档案局的要求,对档案工作人员采取不同方式,加强业务培训,使档案工作人员业务水平有一个较大的提高。四要加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作,帮助解决档案管理工作中存在的问题,要稳定档案工作队伍,为档案工作创造良好的条件,逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。 2.5林业档案管理工作中的保密工作 林业档案保密工作包括林业档案管理过程和林业档案利用过程中的保密工作,林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到[4]:在经过主管领导的同意后,对所借阅的档案进行认真细致的登记造册,注明借阅的时间、档案的具体信息、借阅人以及归还时间;未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案,尤其是财务档案的管理,必须经过主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅,其他工作人员不得擅自进入档案室,不得损毁、丢失属于国家所有的档案,不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案,不得涂改、伪造档案,不得擅自出卖或者转让档案,不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人,不得携运或者复制档案出境。如果违反以上规定之一的,若情节构成犯罪的则依法追究刑事责任[4]。 3加强文书档案管理的基本途径 文书是正在发挥作用的信息载体,档案是历史文献资料。为了进一步加强和规范档案管理制度和操作行为,提高档案管理水平和人员素质,以适应现代化档案管理的时代要求,使各单位的档案真正发挥应有的作用,推动林业系统档案管理的规范化,应从以下途径加以解决: 3.1提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质 由于文书工作直接与文件打交道,在有效范围内必须遵守和执行,因此,党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育,建立健全保密制度,促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性[4],热爱档案管理事业,树立科学发展观,对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式,学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等,对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握,坚持岗位实践,熟悉业务技能,适应新时期文书档案管理工作需要。 3.2运用比较先进的手段及时处理文件,分类归档 计算机技术已经广泛应用于档案管理,其高效快捷、灵活检索的特点为立卷改革提供了新的可能和方向,档案管理的计算机化、自动化、文书档案工作一体化[5],对归档文件整理工作提出了新的要求,文档管理人员必须依照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》,结合林业部门的工作特点,熟悉并广泛应用计算机技术,一事一卷,分类归档以备查考,以适应档案管理现代化的需要。 3.3要提高文档资料在林业生态建设中的利用率 对于档案资料,在管严管好的原则下,管理人员要树立全心全意为人民服务的思想,正确处理好档案保密与利用的关系,不怕细琐麻烦,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者及时查考,又能妥善保管档案,使成为历史的档案成为活的资料,准确完整地直接为林业经济建设和社会各项事业服务。这样既可以充分发挥文书信息在林业生态工程建设中的时效作用,又可以发挥林业文书档案资料在社会主义现代化建设中的历史凭证作用,为国家积累宝贵的文化财富。 文书档案论文:浅谈文书档案价值鉴定工作的意义与实施 【摘 要】本文首先探讨了文书档案价值鉴定的重要性,然后就如何开展好文书档案价值的鉴定工作提出了相应的意见和建议,包括如何掌握好档案价值鉴定标准、影响档案价值鉴定工作的相关因素,最后就文书档案价值鉴定的途径提出了具体可行的方法和步骤。 【关键词】文书档案 价值 鉴定标准 一、文书档案价值鉴定的重要性 1.开展文书档案鉴定工作有利于对重点档案的保管 就时间而言,现行机关、企事业的档案绝大多数始于上个世纪的六、七十年代,距今已有四、五十年的时间。根据《档案法》的有关规定,现存的很多档案或超过保管期限或已失去保存利用价值的档案,这更显出档案鉴定工作的紧迫性和重要性,因此正确判定档案价值,剔除已失去保存价值的档案,是有助于提高档案自身价值的重要工作。 2.开展文书档案鉴定工作,有利于对人、财、物的合理使用 近年来,由于档案数量剧增,导致库房紧张,设备短缺,经费不足等问题。通过对档案的鉴别,有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平,实现优质服务。 二、如何开展好档案价值鉴定工作 1.要掌握好档案价值鉴定标准 鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键,是鉴定档案质量的重要保证,档案的价值是客观存在的,而价值鉴定对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准。文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案的形式特征标准、相对价值标准和效益标准等。 (1)档案的来源标准。档案的来源通常指档案的形成者。一般情况下,形成者在社会活动中的地位越高,其形成的档案价值越大:首先,本单位的档案通常需要重点保存,外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次,在本单位制成的文件中,不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响,主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。 (2)档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上,因此,内容标准是档案坚定的最重要的依据。鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高,档案的价值越大。例如;反映本单位主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要,反映典型问题的比一般问题的重要;另一方面档案内容越新颖独特,或者越富于本单位特色,档案的价值越大。保存这类档案,有助于档案室形成自己的特色,提高室藏质量。此外,档案内容的时效性也会影响档案价值的大小。因此,鉴定档案时要具体分析每份文件的实效性对价值的影响。 (3)档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对档案的价值产生一定影响。 (4)相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值。在一定情况下,某些档案的保存价值可以相对提升或降低。相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因此,根据这一规律,档案鉴定不能只着眼于档案个体本身,还应综合考虑全宗的完整程度。 (5)效益标准。近年来档案界提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。效益标准认为鉴定档案的价值必须考虑保管档案的投入与利用档案产品之间的比率。效益标准的提出和接受,是档案鉴定标准日趋实用化的重要表现 。 2.影响文书档案价值鉴定工作的因素 档案价值鉴定是一项对档案工作者要求非常高的业务工作,它要求档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养,而且具有广博的知识面和丰富的档案价值鉴定经验,档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着档案价值鉴定的活动过程。因此建立档案价值鉴定标准体系必须立足于现状,根据存在的不同问题制定相应的鉴定标准,从而建立档案价值鉴定过程中更加规范的标准。 3.文书档案价值鉴定的途径 档案价值鉴定的难度较大,应结合本单位的实际开展档案价值鉴定工作,不断完善补充档案价值鉴定工作中的标准,做到工作有章可循,确保档案鉴定工作的健康发展。 (1)文书档案鉴定工作的方法 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。 (2)文书档案鉴定工作的步骤 第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。 第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限,正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。 第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式:一是移交复审,即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时,由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查,即对于定期保管的档案在保管期满后,重新审查这些档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的档案,要重新划定保管期限,对于确实失去保存价值的档案,要剔除并按规定程序进行销毁。 文书档案论文:文书档案管理的办公自动化应用 [摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理办公自动化应用的优点和存在的问题及应对方法。? [关健词]文书档案 办公自动化应用 存在问题 应对方法 文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1.办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2.文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 3.电于文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如vcd、dvd光碟,小容量的闪存u盘,大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。 4.提高了文件传递的速度和安全性 日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络工其进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性。 二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题 1.电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,随着网上窃密技术的不断完善,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。 2.对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平,从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 三、几点应对方法 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题,笔者提几点方法。 1.办公自动化系统内、外网隔离 在内部办公自动化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的ip地址和服务。可以首先屏蔽所有的ip地址,然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。 2.提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备(施)的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主,培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度,要不断扩大自己的交际面。通过交流,多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
干部人事人事档案探讨:干部人事档案管理的问题与对策探讨 摘 要:干部人事档案是对干部个人经历和社会实践的真实记录,是干部思想品德、业务能力和工作业绩的反映,是全面地考核和正确选拔任用干部的一个重要依据。本文从干部人事档案管理存在的问题入手,简述了干部人事档案的重要作用,并对干部人事档案管理工作存在的问题提出了解决对策。 关键字:干部人事档案管理;问题;对策探讨 1 干部人事档案管理存在的问题 1.1 对干部人事档案管理工作不够重视 干部人事档案管理工作虽然重要,但是短时间内难出成绩,没有带来切实的利益,导致部分单位的领导和档案管理人员忽视了它的重要性。许多单位只是对干部人事资料进行简单的归纳整理并保存,使档案管理流于形式。一方面,单位的领导对干部人事档案管理工作的重要性认识不足,致使干部人事档案管理工作处于被忽视的位置;另一方面,档案管理人员不受重视,打击了他们对工作的积极性和创造性,有的档案管理人员缺乏责任意识和档案管理的专业知识和技能,导致许多档案材料丢失,干部人事档案管理工作不到位,工作质量不高,工作效率低,使干部人事档案管理工作长期处于被动。 1.2 档案管理人员素质和工作能力不高 有些单位认为档案管理工作非常简单,在档案管理人员的选择时,没有选择档案管理专业出身或是经过岗前培训的档案管理人员,有的档案管理人员甚至要身兼数职。档案管理人员没有经过档案管理专业相关的培训,在管理档案时主要依靠自身的经验,缺乏专业知识,对工作流程不熟悉,工作能力有待提高。并且,有的单位忽视了档案管理人员的思想政治教育工作,致使有些档案管理人员政治素质不高,责任意识不强,工作态度不严谨,工作不积极较为随意,严重影响了干部人事档案管理的质量。 1.3 干部人事档案管理硬件软件投入不足 在设备配备上,许多单位对干部人事档案管理软件和硬件投入不足。有些单位没有独立的干部人事档案管理室 ,对于档案管理的安全、保密工作实施不到位,保存档案的设备落后防火、防潮效果不好,容易造成档案损坏。有些部门虽然基本配备电脑等现代办公设备,但是对干部人事档案管理工作仍停留在原始的管理方式上,一些先进的计算机技术没有得到充分的应用,档案信息管理系统功能不完善,既影响档案管理人员的工作效率,又不利于档案的保管。 1.4 干部人事档案管理体制不健全,管理不完善 在对干部人事档案管理过程中管理体制不健全,管理不完善,导致在实际工作中许多工作落实不到位。有的干部人事档案材料填写不规范,内容和实际不符,相关材料不完整;有些人事档案因为时间长或原有的档案管理人员更替,导致档案丢失难再收集;有些因为人员调动或有新材料的产生,干部人事档案没有及时更新等。影响了干部人事档案管理工作的进行。 2 干部人事档案的重要作用 干部人事档案是考核干部的重要依据。干部人事档案是对干部的成长经历、思想品德、工作业绩等方面的记载,由于干部人事档案能够客观的反映干部的素质和工作能力,是考核和任用干部的重要依据。借助干部人事档案不仅能够选拔出工作能力强,作风过硬的干部,还可以制定干部培训计划,对干部进行科学有效的培养。 干部人事档案是维护干部合法权益的重要凭证。干部人事档案是对干部工作经历和个人情况的原始记录,档案中的多数材料是依照相关规定程序,符合法律要求的,在维护干部个人权益时有无可辩驳的证据作用。 干部人事档案对干部人事工作有规范和监督作用。干部人事档案材料涉及干部任免、调任、考核、奖惩等方面。在查阅审核档案时,可以看出干部人事工作是否符合党的路线方针政策,干部工作态度是否端正等问题,对干部人事工作有规范和监督作用。 3 干部人事档案管理工作存在问题的解决对策 3.1 提高对干部人事档案管理的重要性认识 思想是行动的先导,要从思想上提高干部人事档案管理的重要性认识。首先,领导部门要对干部人事档案管理工作要充分重视,加强对档案管理部门的检查,监督力度,关心档案管理工作人员的工作和生活。其次,档案管理部门和档案管理工作人员要提高重视程度,把人事档案管理工作纳入工作重点之中,提高档案管理意识和责任意识,增强工作积极性,努力把干部人事档案管理各项工作落到实处,确保人事档案管理工作的顺利进行。 3.2 提高档案管理人员的素质和工作能力 加强干部人事档案管理的另一个重要因素,就是提高档案管理人员的素质和工作能力,管理人员素质和工作能力的高低直接影响干部人事档案管理工作。一是在人员选择上要选择责任心强、政治素质高、工作严谨、态度积极并具有一定档案管理专业知识和管理技术的档案管理工作人员。二是应该定期组织档案管理人员,进行档案管理专业知识和技能的培训,学习新的档案管理知识和技术;提高档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度,增加档案管理人员工作的动力。 3.3 健全干部人事档案管理制度建设 为提高干部人事档案的管理工作,需要进一步完善干部人事档案管理制度,使干部人事档案的管理工作有章可循。对干部人事档案的搜集、整理、归档、保管、利用、销毁等都要制定具体的操作规范,对于档案管理人员的具体职责要进行明确规定,使各项工作的进行有据可依。同时还要加强对人事档案转进转出的管理,完善干部人事档案计算机辅助管理制度,做好制度的落实工作和人事档案安全工作,从而保证干部人事档案管理工作的顺利进行。 3.4 加大对干部人事档案的审核工作 针对干部档案资料虚假、内容缺失、信息不准、格式不规范等问题,应该加大对干部人事档案的审核工作。开展审核工作时,既要立足实际又要坚持严格要求。对档案中缺失的材料必须补齐,对格式填写不规范的要重新填写,对手续不完整的要补办手续。对学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料等要进行验证,防止虚假信息的出现。 3.5加大对干部人事档案管理硬件软件投入 首先,要加大资金投入做好干部人事档案管理各项设备的更新。要购买防火、防潮专用质的档案柜,档案室内要配备空调、除湿、防蛀、防火、防盗等设备,还要定期对这些设备进行检查。其次,对干部人事档案管理部门配备专用的计算机管理设备,完善档案信息管理系统功能,建立起完善的干部人事档案数据库系统,定期对数据库进行更新维护。加强对档案管理人员的培训,使档案管理人员熟练掌握档案管理软件的操作,实现自动化办公,提高工作效率。 4 结束语 目前,我国干部人事档案的管理工作虽然取得了很大的成就,但也面临许多新的挑战,为了提高干部人事档案管理的水平,应该加大力度对干部的人事档案进行规范化整理和信息化管理,充分发挥干部人事档案在干部管理中的重要作用。 作者简介 邹灵洁(1990.-),女,本科,职称:助理馆员,深圳市慢性病防治中心,研究方向:档案管理。 干部人事人事档案探讨:浅论国企的干部人事档案管理工作 干部人事档案作用重要,要加强干部人事档案管理,做好档案材料的收集、整理和使用等工作,提高干部人事档案的质量。 一、干部人事档案在国有企业的作用 干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位,便于集中保管和提供利用的整体形式。依照“《干部档案工作条例》(1991版)第1章第2条规定:干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分”,干部人事档案具有五个主要作用:是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据;是鉴定干部“三龄二历一身份”的确信凭证;是研究组织干部工作规律的重要史料;是党和国家的宝贵史料;具有规范和监督干部人事工作的作用。 二、干部人事档案的收集、整理和使用 1.收集。收集工作是干部人事档案管理工作的基础性工作,收集的内容决定着干部人事档案的价值大小,关系到干部人事档案能否为利用者提供有用信息,能否发挥凭证作用。收集工作必须遵循四个原则:“真实”,档案材料由法定作者形成,材料文字清楚、所指对象明确,材料内容符合干部的客观实际;“全面”,材料齐全、系列材料成套,使得干部档案能够反映干部本人的基本面貌;“及时”,要做到随办、随收、随审、随归,严格执行《收集归档规定》相关要求;“规范”,材料要保证质量,符合《收集归档规定》入档要求。 2.整理。指按照《关于印发的通知(中组发[2009]12号)》对材料依次进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等工作。特别注意的是鉴别环节,即对准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否属于归档范围,是否符合归档要求。 3.使用。主要是指干部人事档案查借阅工作和转递工作。查借阅工作即以所保管的干部人事档案为基础,通过一定的方式和方法,为社会各方面提供服务的工作,要坚持“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则。转递工作即干部所在单位或主管部门发生变化后,干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门的工作,要坚持 “合格、及时、安全、规范”的要求。 三、日常干部人事档案管理工作中的注意事项 由于干部人事档案的重要性,国家制定了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等法规进行规范、保护,而企业一般也会在执行国家相关法规的同时制定相应的制度确保所属档案的完整性和保密性。但在实际操作中,却出现了“不尽如人意”的现象。 1.企业须注意加大对干部人事档案工作的关注度 (1)领导层面,一是重视度不足,觉得选用干部重在现实表现,干部人事档案就是简单的收存、查阅材料,没必要领导亲自抓;二是未设立专门的人事档案管理员或设立后将工作交给管理员后不管不问或仅例行性过问。这直接导致了人事档案管理工作的不规范,材料收集不及时、不全面;收集的材料未按相关规定判定、整理入档;基础配套设施不到位,保管条件落后;甚至会出现材料张冠李戴,涂改有效信息等严重现象。 (2)员工层面,一是认为干部人事档案工作是企业的事情,不重视配合有关部门补充相关的人事档案材料;二是不熟悉人事档案的归档范围和相关要求,将工作中形成的学历材料、奖惩材料、培训学习材料等有效材料长期个人保存,甚至丢失,最终导致人事档案材料不能真实地反映个人的德能勤绩等方面的综合情况,影响企业对人才进行正确地评价和使用。 2.企业须注意加大对干部人事档案管理人员的专业性培训 对于干部人事档案管理人员,在选用上,各企业一般比较谨慎,但因社会上针对干部人事档案的培训寥寥无几且“可遇不可求”,导致从业人员专业知识匮乏,或闭门造车或单纯的收存材料。 3.档案材料收集、整理过程中须特别注意的问题 (1)收集的部分材料是成套的,但因特殊原因,没有形成规定的材料,可以用性质和记载内容相同的替代材料代替,不主张重新制作。 (2)需收集入档的复制件,必须注明出处、复制时间、经办人,并加盖材料出具单位或企业组织人事部门的印章,以确保复制材料的真实、有效、可追溯。 (3)审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字;本人见面后未签字的,由组织注明。 (4)自2006年10月15日后,凡干部本人要求确定或更改出生日期的均不再办理。依据《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》(组通字[2006]41号文件)。 (5)自2014年5月28日后,中共党员的培养教育考察材料须纳入个人档案。依据《中国共产党发展党员工作细则 (2014年5月28日)》第三十七条。 3.5国(境)外学历学位须有国(境)外学校学位学历证明和教育部留学服务中心出具的认定书,才能认可。 4.档案传递过程中须特别注意的问题 (1)干部工作调动或职务变动后2个月内,转出单位应完成其人事档案整理、转出工作。依据《关于做好新任中管干部档案报送工作的通知》(组通字[2014]29号) (2)干部人事档案必须严密包封,通过机要交通转递或派专人递送,严禁邮寄或交干部本人自带。 (3)转出档案必须报本单位分管领导审批,经批准转出的档案要详细进行登记;转递干部人事档案必须统一填写“干部档案转递单”。接收单位对转来的档案审核无误后,应在干部档案转递单的回执上签名盖章,立即退回原单位;逾期一个月未退回,档案转出单位要进行催问,以防档案丢失。接收的档案,应报本单位分管领导批准后入库保管。 干部人事人事档案探讨:漫谈干部人事档案工作方法和策略 【摘 要】在市场经济竞争日趋激烈的今天,伴随着科学技术的不断进步与发展,科技信息日益成为重要的资源和人类的宝贵财富,其在政治、经济、社会等各个方面表现出作用愈来愈显著。干部人事档案实现现代化管理是一种必然趋势。它能减少一些不必要的劳动强度,大大提高工作的准确性及效率,为干部人事决策和宏观用人提供有力的信息依据。 【关键词】人事档案工作;策略;探讨 干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。调查显示:目前干部人事档案管理,在管档意识、管理机制、管理方法上与新《条例》对干部工作的要求有许多不适应的地方。 ㈠管档意识滞后。 干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作,是做好干部工作的基础和前提,搞好干部人事档案管理,对于全面地了解干部,正确选拔使用干部具有重要意义!从事干部工作的许多同志,干部档案意识是比较强的,对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到,由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作,是一项并不引人注目的、默默无闻的工作,因此有的同志常常看不到这项工作的重要性,有的同志认为,现在使用干部重在现实表现,干部档案没有多大作用;还有的同志认为干部档案工作是干部档案工作人员的事情,与己无关;也有的同志虽然口头上讲干部档案工作的重要性,但实际工作中却不够重视,这些情况表明,相当一部分人员对干部人事档案工作的意识还是不强的。在调查中我们还发现一部分的管档人员对新《条例》一知半解,在对干部工作的服务上不与时俱进,因而不可能以新《条例》来指导干部人事档案管理工作。管档意识上的滞后,是干部人事档案管理工作与新《条例》不相适应的一个重要因素。 ㈡管理机制滞后。 目前的干部人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为优秀的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应干部工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是干部人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。另一方面,目前干部人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与新《条例》对干部考察任用时需提供材料提出的新要求不相适应。新《条例》对干部个人经历和基本情况的要求更加明确和细化。另外,对离任审计、任前公示等材料应如何收集,收集时应注意那些问题,在制度上没有明确,在实践中缺乏可操作性。 ㈢管理方法滞后。 目前的干部人事档案管理方法,局限于“看堆式”的管理。重管理,轻服务,方法繁锁,不易操作,反应较慢,现代化管理水平不高。干部人事档案管理方法滞后于干部人事制度改革的进程。干部考察任用对干部个人经历和个人基本情况主要依据是干部档案所记载的,这就要求干部档案在管理上要主动适应干部工作的要求,不能处于被动应付状态。档案方法的繁锁很大程度上是由于档案工作本身的繁锁所造成的,这就要求必须改进档案管理方法。现实昭示:造成干部人事档案管理问题的成因,既有思想认识上的误区,也有体制上的问题。因此,必须围绕新《条例》的要求,适应形势需要,更新思想观念,强化档案规范化和信息化管理,进一步加强管档人员队伍的培训,为干部工作提供更好的服务。 一、更新思想观念。 随着干部人事制度改革的不断深入,干部人事档案管理工作水平也有着不同程度的发展和提高,但就目前的状况来看,干部档案管理工作改革还落后于干部工作发展的需要,当今处于信息化时代,干部人事档案管理的现代化已提上日程。因此,从领导到具体的工作人员,要跟形势的需要,就必须更新观念,深入进行档案管理工作的改革,更好地跟上干部人事工作的飞速发展。档案工作要适应新形势的需要,更好地为党的干部管理和中心工作服务,是个新课题,要实现这个具有全局意义的根本转变,在干部人事档案管理工作上要冲破传统的干部人事档案材料的管理模式,立足于干部档案资源的开发利用,改变传统的干部人事档案工作中的陈旧观念,调整宏观思路。 二、健全工作制度。 制度建设是做好工作的前提和保证,干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度来制约,就会使我们无章可循、无所适从。应围绕新《条例》对干部工作的要求并结合干部人事档案管理工作的实际,进一步完善各项干部档案管理制度,并在抓落实上下功夫。 三、改进管理方法。 保持干部人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对干部人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的干部人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化: 1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。 2、改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统: 总之,做好新形势下的干部人事档案管理工作,必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。 干部人事人事档案探讨:浅谈军休干部人事档案信息化管理 摘 要: 随着互联网时代的来临,军休干部人事档案管理模式必须进行改革和完善,才能适应时代的脚步,目前我国在军休干部档案管理方面的信息化程度还远远不够,本文基于这个问题,从军休干部人事档案的管理工作入手,分析了其必要性和存在的问题,并且提出了相应的发展对策。 关键词:军休干部 人事档案 信息化管理 所谓军休干部主要是指一些由曾经在军队,通过军队向各地的地方政府定向转移的退休干部,移交过程中,军休干部的人事档案相关信息等资料也需要一同进行转移,因此,军休干部人事管理的相关工作不容忽视,做好管理工作可以更好的使军休干部继续为社会发挥余热,同时也能最大程度上为军休干部的退休生活提供一定的保障。 一、军休干部人事档案信息化管理的重要性 当前我国的军休干部人事档案管理部门缺乏一定的科学性和规范性,在互联网时代的今天,很多军休干部管理部门依然没有应用信息化管理模式进行管理,这在一定程度上不仅制约了整个军休干部档案管理的发展,同时也不利于对于军休干部相关信息的查询和在处理,笔者认为军休干部人事档案信息化管理工作是十分重要的,未来军休干部人事档案管理相关工作部门可以从三个方面进行完善,首先要拥有专业性较强的技术人才,掌握对军休干部管理的相关技术和专业知识,并且具备创新精神,拥有良好的责任心和工作态度;其次,在互联网时代中军休干部档案管理工作需要融合信息技术,建立一套完善的信息系统来改变以往的传统管理模式,更好的为军休干部提供服务;最后,对于军休干部的资料的整理工作不能马虎,要融合大数据等先进的信息技术,通过对现有军休干部的相关数据的研究挖掘出军休干部的真实需求,更好的完善自身服务。 二、军休干部人事档案管理工作现状 1.投入的资金不多,重视程度不够 因为传统的思维已经根深蒂固,因此相关部门的资金投入有限,并且很多档案管理的工作人员对于军休干部人事档案管理工作并不重视,工作内容也只是进行一些简单的整理和录入,丝毫没有创新和服务意识。 2.管理缺乏规范性 当前很多地方的军休干部人事管理部门都缺乏一定的规范性,对于干部的档案搜集和整理缺乏统一的标准和方法,导致档案管理工作效率低下,所提供的咨询和查询服务品质随之下降,同时对于军休人事档案管理部门的相关管理制度和法规也并不完善,很多档案在整理过程中遗失了也不会对工作人员采取任何的问责措施,因此管理方面十分疏松。 3.人事档案资料完整度不高 由于档案管理部门本身存在很多缺点和不完善的地方,再加上很多干部在退休后会出现频繁调动的情况,因此在人事档案资料的完整性方面很难做到尽善尽美,但是作为档案管理部门,保障人事档案的完整度是其工作职责之一,很多人事档案资料丢失了会造成很大的损失,其造成的损失是不可逆转的。 4.服务不完善且效率低下 由于当前军休干部人事档案管理工作的制度比较滞后,因此造成了其提供的相应服务的效率很低,在互联网时代的今天很多管理部门仍然没能将信息技术融入到人事管理中,可以说与时代严重的脱节,而效率低下也是必然的结果。 三、军休干部人事档案管理的信息化发展对策 1.加快档案管理信息化进程 相关部门应当积极开展军休人事档案信息化管理的相关标准的制定工作,开发一套专属于军休干部的个性化人事档案管理信息系统,并加以推广,对于退休干部的档案信息做好电子存档和备份工作,并设立部级的公共服务器,将各地的零散的档案信息资源工头汇集到国家的公共服务器上,供管理部门进行统计和分析,同时还要搭建一个全国范围内的军休干部信息化网络,方便各个地区的档案管理机构共享和传递资源,逐步的将军休干部的人事化管理带入正规化信息化的道路上,转变传统老旧观点,使之更好的实现现代化信息化的发展和完善。此外这样一来还会使军休干部人事管理部门提供的服务质量得到一定的提升。 2.管理部门要统筹兼顾,寻求长久发展 档案管理部门所管理的档案信息属于历史资料,军休人事档案的管理也是如此,其档案管理中体现的数据和干部地区分布等资料都是未来研究军休干部的最有价值的参考资料,因此档案管理部门需要统筹兼顾,明确档案工作的主导思想,针对军休干部档案这种特色资源要给于一定的重视,争取将其对未来发展的作用发挥到最大化的程度。此外人事档案管理的领导机构还应当放眼未来,将目光放长远,制定出适合长久发展的战略策略,充分的对不同时期出现的先进的科学技术加以应用,尽可能的融入到军休人事档案的管理工作中,提高军休干部档案管理部门的工作效率。这样一来还能够对军休干部人事档案管理部门未来的发展提供一定的指导。 3.制定相关法规,完善管理制度 当前我国的军休干部人事档案管理制度并不完善,或多或少的都存在一些问题,然而我国对于这方面出台的法律法规政策也很好,这在一定程度上无法促进其制度的完善,笔者认为当下最重要的就是有关部门制定出一套相对全面的法规,在这个法规的指导下,军休干部人事档案管理部门应当研究出一套适合军休干部人事档案管理的规章制度,统一进行标准化、规范化的管理,使军休干部人事档案的管理有法可依,有规可循。只有这样才能最大限度的保障管理部门的工作效果和军休干部的利益。 4.提高管理人员的专业化水平 一个机构的好坏很大程度上取决去工作人员的能力和水平,军休档案管理部门一直都不受到足够的重视,因此其工作人员的专业化水平也十分有限,知识结构比较单一,甚至有很多工作人员无法熟练的掌握信息化软件的使用,这些对于未来军休档案管理部门的发展是十分不利的,因此笔者认为提高管理人员的专业化水平是很重要的,针对于招聘方面,可以将准入门槛提高,尽量招聘一些技术性强的工作人员,此外还可以重点招聘一些跨专业的复合型人才,而针对于在职人员相关档案管理部门应当举办适当的培训,使其能掌握信息化办公软件的使用,只有人才的配备得到了满足,才能使整个军休干部人事档案管理部门得到发展,工作得到优化,适应时代的脚步和发展的要求。 四、结论 综上所述,随着互联网时代的来临,军休干部档案人事管理模式必须进行改革和完善,才能适应时代的脚步,目前我国在军休干部人事档案管理方面的信息化程度还远远不够,未来需要有关部门加以足够的重视和关注,清楚的了解军休档案管理的重要性,将档案工作尽可能的做到最好。 干部人事人事档案探讨:关于干部人事档案审核的几点思考 摘 要 从严治党、从严治吏,对干部人事档案管理工作提出了更高要求。要本着以审促改、以审促建的原则,以干部人事档案工作的公信力提升干部工作水平,不断推进干部人事档案规范化建设,为选好用好管好干部提供基础依据。 关键词 干部人事 档案审核 思考 按照上级组织的要求,从2015年二季度正式启动了干部人事档案专项审核工作,经过一年多缜密的工作,到2016年6月初步完成了人事档案专项审核工作,有力推进了国有企业对干部人事档案规范化的建设。本人根据干部人事档案“三龄两历一身份” 等重要信息的审核过程,有以下几点思考。 一、严格政策收集全 开展干部人事档案专项审核,应根据干部档案归档及分类要求,首先要看档案是否有重要材料缺失、散材料过多、整理装订混乱等严重问题,如果存在这些情形,应先按照标准对干部人事档案重新进行整理,要根据档案材料内容和性质的不同,分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。档案材料补充收集是完成档案专项审核工作的重要环节,要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2009]12号)和《关于做好文件改版后干部人事档案有关工作的通知》(鲁组发[2012]47号)等有关规定。 在干部人事档案材料补充收集过程中,应严格政策要求,认真严肃对待,对缺少的材料应分门别类与对口部门联系,能查找到原始材料的应将原始材料入档;若原始材料查找不到的,应与有关部门及本人进行沟通,了解情况,做出相应的证明材料。对任何类别的缺失材料,不应一股脑抛给当事人任由其自行查找,而应由组织人事部门与形成档案材料有关部门形成档案交接机制,由组织人事部门档案管理人员查找,并定期与这些部门沟通、索要需存入干部档案的材料。 二、火眼金睛辨真伪 人事档案是真实记录一个人的工作经历、思想品德、工作业绩、业务能力、晋级升迁等内容、是个人自我成长全过程的真实记载,它包含了每个人的经历、学识水平、品德表现、工作业绩、晋级等内容的原始记录,是个人的身份、学历、资历等方面的重要“凭证”。 在干部一生的经历当中,各个时期、不同年代形成的档案材料有所区别。对干部人事档案材料的真伪进行辨别时,应按不同时期、不同年代、不同人员等特定特点,对原始档案材料的笔迹、制式、纸张、印章等是否符合特征,进行真伪辨别。 一份材料往往经不同人的书写而成,不同人的笔迹有所不同,但如果一份材料应属不同人填写但笔迹前后一致或雷同,就值得怀疑;即使一个人不同时期笔迹也会有所变化。同时字迹的颜色由于受到氧化作用的影响以及或受到纸张差异的影响,不同时间形成的档案,字迹颜色亦不会相同,这是我们审核早期档案材料需重点注意的地方。 别外,档案材料都有一定的制式,随着社会发展和形势的变化,制式也会有所调整,如有的栏目被取消,有的新增,有的内容顺序发生变化,我们一定要注意与同时期其他材料的比较,从材料制式与年代的对应关系中认真比对,认真鉴别。 再有纸张、印章等特点,也是我们要认真鉴别的地方。由于材料形成时间不同,所用纸张不同,这时纸张的大小、厚薄、光滑度、颜色等方面存在差异;同理,不同时期、不同年代形成的印章,也会存在印章的大小、字体、制式、颜色深浅等的差别。在干部人事档案审核中,这些细微的差别记载了相应年代信息,都是我们不容忽视的细节。 三、前后对照互印证 在此次干部人事档案审核工作中,干部的“三龄两历一身份”是审核中的重点内容,尤其是对涂改造假问题,一经发现,应纠正的及时纠正,应追责的及时追责。 如何对干部“三龄两历一份身份”的信息进行确认? 一是原始资料有较为清晰的记载,前后对应,无需进行研判的,我们可以直接认定干部的信息。 二是有涂改的,首先要判断涂改的程度,其次分析判断涂改的原因,并对涂改情况进行调查,弄虚作假的要按规定做出相应处理。在判定此类情况时应区分出即时填写修改和后期涂改。填写过程中因出现笔误而改动的现象,不是涂改,可通过笔迹书写特征、字体颜色、前后逻辑分析等综合研判,但不能将显明的涂改统统归为笔误处理。 三是干部重要信息记载前后不一致的,本着从严掌握的原则,要根据档案审核有关政策进行审核确认。如:对干部因上学、入团、入党、入伍、招工等不够年龄,而将干部人事档案早期材料记载的年龄填大,后又根据实际将户籍材料已经改回的,按照公平公正原则,为避免重复得利,必须认定为干部上学、入团、入党、入伍、招工时填大的年龄。 四是为满足任职年限而虚构简历的。《党政领导干部选拔任用工作条例》规定,干部在提拔任用时,对下一级职务的任职年限有明确规定,根据《干部任免审批表》中的“审批机关意见”或“行政机关任免意见”的时间记载来确定相应职务任职年限,并依此判断任职年限是否涉嫌虚构,一经发现坚决予以纠正。 四、难以确定应取证 在审核认定中,应始终坚持政策、严格标准、严格程序。对个别干部基本信息核实调整出入较大的,本着讲证据、讲事实、讲政策的原则,一视同仁、铁面无私。对个别档案信息存在涂改不清、关键信息复杂难辨、个人持有异议的,采取综合逻辑分析、广泛调查取证等综合研判手段,确保信息准确无误。对材料证据不足、档案疑点难度大的,及时进行实地调查取证,到个人最原始户籍所在地公安机关、武装部、档案馆、早期就读学校等进行现场调查取证。 自党的十八大以来,全面从严治党、从严治吏,对干部人事档案管理工作提出了更高要求。本着以审促改、以审促建,以干部人事档案工作的公信力提升干部工作水平,为选好用好管好干部提供了基础依据。
公证文书档案管理探讨:公证文书档案管理刍议 [摘 要] 公证文书档案管理是公证机关的重要业务工作之一,必须遵循国家的有关法律、法规的要求和公证档案管理的规律,认真搞好公证档案的立卷和归档,严格借调和查阅制度,妥善地保管和利用,让公证档案更好地为社会主义事业服务。 [关键词] 公证文书;档案管理 公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一,它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录,是国家档案的组成部分,具有重要的考查、利用价值。因此,公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。本文就公证处如何搞好本单位公证文书档案管理问题浅议一二。 一、目标与前提 公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一,因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。 公证处文书档案管理的最佳状态,即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬,“软件”还要硬,这是实现档案管理法制化的必要前提。首先,处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施,这是最起码的硬件保证。其次,公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作,分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作,并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次,公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定,结合本处的实际情况,建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如,文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度,才能有效地保护和利用公证档案,确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志,就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收,并达到一级档案管理水平。 二、立卷与归档 立卷,是将处理完毕的文件资料,按规定的顺序进行整理、装订,组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作,其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点: 1.调整组卷。对于每一件公证事项,应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时,必须遵循公证档案的形成特点和规律,按照国家档案立卷的原则和要求,对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查,对拟归卷的材料做适当的调整,为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点:(1)归卷的公证材料是否齐全完整,对破损的材料要修补或复制,剔除重复、多余的材料;(2)归卷的公证材料的排列顺序是否得当,并保持一定的联系;(3)归卷的公证材料是否有保存价值,并初步确定保管期限;(4)归卷的公证材料数量是否合适,材料数量太多则酌情分卷,反之则合卷。 2.排列、编号。组卷的材料排列顺序,应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅,根据国家档案局的有关规定和要求,应将公证书排在首位。对组卷的材料,除卷宗封面、卷内目录和卷底外,均由阿拉伯数字逐页编号。 3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序,逐项填好卷内目录。填写时,应将每件文书材料的题目名称,承办人姓名、年月日一一填写清楚,并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明,应逐项填写在备考表内,并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料,避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物,然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查,对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后,应在活结处封签,并在起封线上加盖立卷人名章。 4.及时归档。公证事项办结后,办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交,办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷,在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查,凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密,可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。 三、借调与查阅 公证机关应严格执行保密制度,建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案,它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点,同时还具有诉讼上的证据作用,可作为证据在诉讼中被法院直接采用,所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续,并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要,借阅公证档案的,应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有 关国家机关因工作需要借阅公证档案的,应出具正式查卷函件,经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要,向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明,经公证处主任批准后,可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案,要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损,应立即追查。 公证档案利用率较高,机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书,就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的,公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前,我国经济体制的改革在进一步深化,原来经过公证的经济合同,合同当事人需变更或补充原合同内容的,也需要查阅公证档案。因此,公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时,公证实践证明,公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证,如果泄密,就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失,使当事人的合法权益受到损害,进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。 四、保管与销毁 保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据,公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案,列为长期保管,保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用,作为证据保存的公证档案,列为短期保管,保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则,是鉴定公证档案保存价值的依据,同时又决定档案的保管期限。保存价值越大,保存期限就越长;保存价值不大,保存期限就较短。 对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情,必须根据《公证档案管理办法》的程序处理,避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法,是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则,公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法,坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。 公证文书档案管理探讨:公证文书档案管理 一、目标与前提 公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一,因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。 公证处文书档案管理的最佳状态,即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬,“软件”还要硬,这是实现档案管理法制化的必要前提。首先,处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施,这是最起码的硬件保证。其次,公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作,分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作,并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次,公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定,结合本处的实际情况,建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如,文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度,才能有效地保护和利用公证档案,确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志,就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收,并达到一级档案管理水平。 二、立卷与归档 立卷,是将处理完毕的文件资料,按规定的顺序进行整理、装订,组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作,其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点: 1.调整组卷。对于每一件公证事项,应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时,必须遵循公证档案的形成特点和规律,按照国家档案立卷的原则和要求,对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查,对拟归卷的材料做适当的调整,为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点:(1)归卷的公证材料是否齐全完整,对破损的材料要修补或复制,剔除重复、多余的材料;(2)归卷的公证材料的排列顺序是否得当,并保持一定的联系;(3)归卷的公证材料是否有保存价值,并初步确定保管期限;(4)归卷的公证材料数量是否合适,材料数量太多则酌情分卷,反之则合卷。 2.排列、编号。组卷的材料排列顺序,应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅,根据国家档案局的有关规定和要求,应将公证书排在首位。对组卷的材料,除卷宗封面、卷内目录和卷底外,均由阿拉伯数字逐页编号。 3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序,逐项填好卷内目录。填写时,应将每件文书材料的题目名称,承办人姓名、年月日一一填写清楚,并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明,应逐项填写在备考表内,并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料,避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物,然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查,对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后,应在活结处封签,并在起封线上加盖立卷人名章。 4.及时归档。公证事项办结后,办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交,办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷,在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查,凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密,可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。 三、借调与查阅 公证机关应严格执行保密制度,建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案,它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点,同时还具有诉讼上的证据作用,可作为证据在诉讼中被法院直接采用,所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续,并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要,借阅公证档案的,应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的,应出具正式查卷函件,经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要,向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明,经公证处主任批准后,可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案,要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损,应立即追查。 公证档案利用率较高,机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书,就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的,公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前,我国经济体制的改革在进一步深化,原来经过公证的经济合同,合同当事人需变更或补充原合同内容的,也需要查阅公证档案。因此,公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时,公证实践证明,公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证,如果泄密,就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失,使当事人的合法权益受到损害,进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。 四、保管与销毁 保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据,公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远 查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案,列为长期保管,保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用,作为证据保存的公证档案,列为短期保管,保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则,是鉴定公证档案保存价值的依据,同时又决定档案的保管期限。保存价值越大,保存期限就越长;保存价值不大,保存期限就较短。 对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情,必须根据《公证档案管理办法》的程序处理,避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法,是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则,公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法,坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。 公证文书档案管理探讨:公证文书档案的管理与利用策略 摘 要:公证文书档案是公证机关公证活动的真实记录,具备较高的保存、考查和利用价值,不仅具备普通档案所有的特点,还可以发挥出诉讼的证据作用,为审判和仲裁机构提供可靠依据。公证机关需要认真开展公证文书档案的整理、立卷、归档与保管工作,最大限度发挥出其应有作用。本文将简述公证文书档案管理中存在的问题,并提出了切实可行的策略。 关键词:公证文书档案;管理;利用 公证文书档案管理是公证机关管理工作中的重要内容,需要严格按照国家相关法律法规要求,将公证档案管理规章制度落到实处。但是从当前公证文书档案管理工作来看,还存在着诸多问题,如公证文书档案收集不齐全、整理不规范和归档不及时等,为其利用带来很多不便。对此,公证机关需要提高重视程度,加强公证文书档案管理工作,认真做好收集、立卷、归档、保管等工作,让其应有作用充分发挥出来。 1 公证文书档案管理中存在的问题 (一)收集不齐全 从国家现行法规来看,当事人申请被公证机关受理后,负责公证事项的公证人员应收集各类文书资料,对谈话笔录和调查资料进行整理,制作公证文书,同时做好立卷工作。在办理好公证事项以后,公证人员应细致检查文书资料,及时归档,并将不必要的归档资料筛选出来,将档案材料补充齐全。不过从实际情况来看,很多时候由公证辅助人员负责公证文书档案的归档工作,经常出现归档不及时的问题,也没有认真检查办证材料,容易出现遗漏、丢失的现象[1]。公证人员一般会归档重要的文书档案,包括公证文书、公证申请表、谈话记录和公证事项审批表等,不过证明材料不完整,主要有当事人提供的证明材料、公证期间获得的调查材料等。案卷中文书档案资料不完整,为今后的查阅与利用带来不便,并对公证活动的合法性与程序的正当性带来不利影响。 (二)立卷不规范 在公证文书档案整理过程中,立卷还不够规范,与《公证文书立卷归档办法》规定不符。在归档的时候,经常发生卷内文件顺序排列不正确的情况,很多重要文书资料未被归档,没有规范填写卷中目录和起止页码,且使用的笔和纸张也不能满足规定要求。 (三)分类不准确 公证文书档案主要分为如下四类:第一类,与公民个人的人身关系和财产关系等相关的公证事项,如遗嘱保管、文件事项等,都是民事档案。第二类,与经济活动相关的公证事项,都是经济档案。第三,与当事人、文书使用地存在涉外因素的公证事项,都是涉外档案。第四,其他类别内容都是国内民事类和经济类。不过从实际情况来看,与公共个人的人身关系和财产关系相关的案卷,包括婚姻公证、遗嘱公证和房产公证等,经常被列入国内民事类,或者是国内经济类,且未将标准统一下来,不利于以后的查询与利用。 2 公证文书档案管理与利用的策略 (一)完善档案管理制度 因为公证文书是一种重要的法律文书,所以要采取对公证文书档案的法制化管理。在公证文书档案管理工作中,应合理分类,规范立卷,妥善保存,能够为利用提供方便。第一,公证文书档案室的防火、防盗、防泄密等措施要做到位,要将卷柜、保密柜与相关办公设施等配置齐全[2]。第二,公证机关领导应提高重视程度,安排综合素质高、业务能力强的人员负责管理档案,为他们提供培训教育的机会,保证持证上岗。第三,应根据我国相关法律法规,与实际工作情况结合起来,完善公证文书档案管理制度,并严格落到实处,这样才能提升公证文书档案管理工作效率,避免档案出现丢失、破坏的问题,为今后的利用提供便利。 (二)做好立卷和归档工作 第一,调整组卷。在组卷过程中,要结合公证文书档案形成特点与规律,根据立卷相关规定,严格审查所有接收的公证文书材料,如归卷公证材料有无遗漏,及时修补有破损的材料,筛选出重复的材料。同时要检查归卷的公证材料排序是否合理,是否具备保存的价值,并将保管期限确定下来。第二,排列编号。在对组卷材料排序时,应落实相关规定,要把公证文书放在第一位,组卷材料除了卷宗封面、卷内备考表与卷底以外,都要用阿拉伯数字逐页编号。第三,编目装订。根据卷中公证文书档案的排序,将目录逐项填好,内容包括题目名称、承办人姓名和时间等,将起止页码标明。与卷中文书材料相关的说明,要在备考表中填好,如立卷人、检查人姓名与立卷时间等。在装订案卷前,要全面、仔细检查卷中的公证材料,而手稿、照片、图纸等不便于装订,需要通过卷盒与卷袋的方法保存。第四及时归档。完成公证事项后,应及时做好公证文书整理立卷工作,之后移交给档案室。如果公证事项涉及个人隐私或国家机密,归档过程中应加盖密卷章[3]。要严格检查移交的档案,若是不能满足立卷要求,要重新进行整理。对于随卷归档的声像档案,如录音带和录像带等,要将当事人姓名、内容、档案号、录制时间等标注在证物袋上。 (三)调阅和查询 公证机关应落实保密制度,建立公证文书档案借阅制度。公证文书档案与一般的党政机关文件档案不一样,其除了具备普通档案所有的特点以外,在诉讼中还能够发挥出证据的作用,法院可以在诉讼中将公证文书档案视为证据直接才用过。因此,在借调和查阅公证文书档案的过程中,必须严格履行审批与登记手续,将借阅期限明确下来。人民法院、人民检察院以及有关国家机关由于工作需要,在借阅公证文书档案的过程中,要出具正式查卷函件,得到公证机关主任批准以后,可以办理查阅手续。律师由于诉讼需要,要将律师身份证明、律师事务所查卷证明、当事人同意律师查阅本人公证文书档案的证明或法院调查令等有关证据材料提交给公证机关,得到公证机关主任批准后,能够查阅当事人提交给公证机关的证明材料、谈话笔录等。通常来说,其他单位或个人不能借调与查阅公证文书档案,对于借出的档案,必须及时催还。在归还过程中出现案卷被拆、文件短缺、增删和污损的,要第一时间进行追查。 (四)应用现代信息技术 在信息时代背景下,为公证文书档案的利用提供了更多的途径。公证机关要通过采取各种现代化手段,利用计算机等现代设备,实现对公证文书档案的存储、检索和统计分析等,逐步转变以往手工操作的方式,提升公证文书档案管理的信息化、数字化和智能化水平[4]。这需要公证机关逐步增加投入力度,尽快配置必须的现代设备,如计算机、复印机、扫描仪、打印机和刻录仪等,并通过实行办公自动化,逐步提升公证文书档案管理工作效率,让其得到有效利用。这样在利用公证文书档案的过程中,才可以提升检索的速度,及时将档案材料提供给利用者,减少他们等待的时间,让整个公证文书档案利用过程变得高效、便捷。 3 结语 总之,公证文书档案能够将公证活动如实反映出来,在维护当事人合法权益和保障公证效力上发挥着重要的作用。对此,公证机关要引起高度重视,尽快转变档案管理理念,加强公证文书档案管理工作,主要内容包括收集、整理、立卷、归档、保管和利用等。在公证文书档案管理工作中,每个环节都要坚持认真负责的态度,实行规范化管理,提高公证文书档案的利用率,确保其应有价值得到体现。 公证文书档案管理探讨:浅谈公证文书档案管理 摘 要:公证档案是公证机构对其公证证明活动的一个完整、真实的记录,属于国家档案的重要组成部分,在日后的工作中具有重要的考查和利用价值。因此,有效地整理、保管好公证档案是公证机关的重要任务。 关键词:公证文书 档案管理 公证档案体现了公证机关贯彻执行国家有关法律、法规和各项方针政策的执行情况,公证档案对公证工作的总结、研究也起着非常重要的作用,它体现了公证机关的基本职能,体现了公证机关的证明效力。如今随着社会经济的发展、人们法律意识的提高,大家的公证观念也明显增强,因此对公证档案的管理水平的要求也越来越高。 一、对档案管理人员的要求 公证档案管理人员应由具有一定专业知识的人员担任。公证档案管理人员应坚持四项基本原则,能够认真执行党和国家的方针、政策,忠于职守、严守法纪,热爱公证档案工作。 二、档案的立卷归档、接收和整理 公证事项办结后,首先应当对公证文书进行整理。公证档案立卷的原则是按年度一证一卷、一卷一号。对于同一当事人为同一目的而办的多项公证可以合并成一卷,办证人员应当在三个月内将公证文书整理完毕并移交给档案室,并办理好必要的交接手续。 档案管理人员在接收档案时,应按照《公证文书立卷归档办法》的各项要求,严格检查案卷质量,对于符合要求的进行接收,办理好档案移交手续。公证档案分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类,并按公证档案的类别、年度、保管期限等编写归档顺序号,并逐一录入微机进行归档。对以密卷保存的档案,应当单独编号进行归档。 三、档案的借调与查阅、保管和防护 在借阅档案时必须履行一定的审批和登记手续,并限制一定的借阅期限,在限期内因某些特殊情况不能按期归还公证档案的,在经领导批准后办理延期借阅手续。对于需要借出的公证档案,借出时要办理好交接手续及借据,并在规定的期限内按期归还档案。还回时如发现文件材料有缺损、案卷被拆封、涂改、增删等情况,应立即向领导汇报,并及时进行追查。 对公证档案的管理应当做到防潮、防火、防虫、防污染、防高温、防盗、防光,档案室内要保持清洁、整齐,并经常通风。档案室应由公证机关专门设立使用,不应存放与公证档案无关的其他物品,禁止在档案室及周围存放易燃物。档案管理人员应定期对公证档案进行检查和清点,对出现破损、变质、字迹褪色的档案要及时采取有效措施,如采取修补和复制等补救措施,尽可能地减少损失。 四、档案的保管期限 公证档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存的公证档案,一般是与变更人身权利、义务关系方面及涉及不动产所有权转移方面有关系的公证档案,如收养、继承、出生遗嘱等需要长时间利用的公证档案;长期保管的档案一般是涉及一些关于履行期取限在十六年以上的合同、协议等属于在相当长时期内需要查考、利用的公证档案,保管期限为六十年;短期保管的档案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康证明等在较短的时间内需要查考、利用的公证档案,保管期限为二十年。在对公证档案划分保管期限时应严格按照《公证管理办法》进行,以免造成不必要的损失。 总而言之,公证文书档案是公证活动中形成的、对整个公证活动进行的真实记录,因此它对当事人合法权益的维护、公证效力的保障发挥着不可替代的作用,同时它对公证工作的发展,对公证活动的实施、监督具有重要的查考和利用价值。对公证档案的收集、整理、归档、保管等工作都是为了日后更好地利用,因此在公证档案的管理过程中,应强化法律意识和档案意识,牢固树立依法管理档案的观念,实现公证档案的规范化管理,在公证档案管理的每一环节都要本着严谨的工作态度,管理好公证档案,利用好公证档案,使公证档案的价值得以充分实现。
档案管理现代化论文篇1 高等教育是我国教育体系的重要组成部分,在我国教育事业飞速发展的时代背景下,高校的建设与发展同样取得了长足的进步。在高校的发展历程中,档案管理能够为高校发展过程中的决策提供相应的资料支持,对学校的教学科研等各方面都能起到积极的推进作用。在现代科技技术不断发展与进步的背景下,档案管理的现代化建设,并没有完全跟上时代发展的潮流,档案管理工作的整体质量受到一定的影响。由于现代化建设面临着诸多问题与挑战,许多高校在档案管理工作中,对档案管理的现代化建设投入不足导致档案管理难以满足日常的教育管理需求。笔者认为推动高校档案管理的现代化建设能够促进高校日常工作的全面落实,相关管理人员必须重视对现代化手段的有效应用,更好地满足使用者的实际需求。 一、高校档案管理现代化建设的积极意义 (一)有利于提高档案管理工作效率在推进现代化高校档案管理的过程中,高校档案管理工作的整体效率能够得到显著提升,一方面保证了档案资料的安全性,另一方面也能够为档案的归类和整理带来较大的便利,真正提高整体运转效率,更好地服务于市场的使用需求。实际上传统的高校档案管理工作主要以纸质档案管理为核心,纸质档案本身具有一定的管理难度,复杂多样的纸质档案虽然能够起到记录效果,但是很难真正满足日常的使用需求,在档案归类和整理的过程中,管理人员面临着较大的工作压力,部分档案卷中长期积压,没能得到及时处理,导致档案室的价值无法得到充分凸显。在不断推进现代化管理的过程中,相关工作人员能够利用网络信息技术对相关资源进行整合,既方便了档案的归档,同时也能够在一定程度上提高日常工作效率,这样一来档案管理的整体效果能够得到充分保障。 (二)有利于提高档案管理服务水平高校档案管理工作是为了服务于使用部门,在高校做出政策决策的基础上,对档案资料的调动显得尤为重要,但是传统的纸质档案管理下,档案的调动效率较低,一方面需要经过复杂的流程进行申请,另一方面也需要相关管理人员花费大量精力收集相关的档案,这就导致档案管理的服务效率较低,相关的使用部门在档案使用过程中很难提高实际工作效率。通过推进高校档案管理的现代化,建设信息化的管理手段,能够成为提高服务效率的重要途径,在相关部门提出使用要求后,工作人员能够借助电子信息技术快速调出与之对应的档案,并且通过在线发送的方式提供给相关的使用人员,在此基础上,档案服务效率变得更加高效。从某种程度上来看,高校档案服务效率得以提升的情况下,日常的教育管理以及科研等各方面的工作效率也能随之提高,高校档案管理工作的基本职能才能得到充分凸显。 (三)有利于实现高校档案资源共享高校档案管理工作本身是一项严谨的工作,高校的建设和发展历程都能够在档案中得到充分体现,这部分内容可以作为宣传的重要素材,一方面帮助后来者了解历史,另一方面也能够真正做到不忘初心。在推进档案管理的现代化建设过程中,档案管理的相关资料内容可以实现高效率的共享,只要权限到位,那么档案可以在第一时间发布给使用部门,通过这样的方式实现档案的有效使用。相较于传统的纸质档案管理方式,现代化的档案管理信息更加齐全,能够有效避免信息残缺,以及对档案出现损坏的情况。在资源共享功能得到全面建设的情况下,高校档案管理的整体工作效率才能得到提升,现代化的档案管理活动才能发挥应有作用。 二、当前高校档案管理现代化建设面临的问题 (一)对档案管理现代化建设缺乏重视高校档案管理工作本身具有一定的基础性特点,在高校建设和发展的过程中,许多管理人员对档案管理工作的现代化建设缺乏重视,没有真正意识到档案管理现代化不可替代的作用,这就导致在档案管理工作方面的投入较为有限。教育本身是为社会输送高素质人才的重要平台,在高校的建设和发展历程中,他们的关注点大多停留在学业情况,以及就业率等几个方面,格外关注日常活动中的教育活动,而没有真正考虑到教育过程中形成的文件资料管理,这就导致档案管理工作的整体实施效果较为有限。从教师的角度来看,许多高校教育工作者在工作过程中对档案的使用不够充分,他们只是偶尔查询相关资料并调取文件,而没有真正意识到档案管理背后的深刻内涵,这也导致档案管理工作始终得不到重视。甚至还有部分档案管理工作人员本身对自身的工作职责缺乏明确的定义,没有真正意识到自身档案管理工作的独特作用与价值,甚至出现了自我否定的心理,在实际工作中存在敷衍了事的情况。在各方面对档案管理工作缺乏重视的情况下,档案管理的现代化建设难以得到充分的支持,最终导致档案管理处于杂乱无章的状态。 (二)缺乏完善的档案管理工作制度现有的高校档案管理工作中,许多高校并未建立起相关的档案管理工作制度,对高校档案的整理以及后续的管理工作缺乏科学指导,档案管理大多停留在经验的层面,而没有真正形成完善的管理制度,这也导致档案管理本身较为混乱,很难真正做到系统性的管理。许多高校在档案管理制度建设方面缺乏经验,对档案管理缺乏明确的流程和标准,甚至出现将学生档案交由学生会系部自行处理的情况,这就导致许多学生在临近毕业时发现档案丢失。还有部分学校虽然设置了专门的档案管理部门,但是在日常工作中并没有制定相应的工作规范,由于档案管理人员本身缺乏科学的理论指导,在档案管理中没有制度的约束,导致档案管理过于随意,在人员交接方面存在较大的漏洞。 (三)缺乏推进档案管理现代化建设的人才无论是传统的纸质档案管理,还是现代化建设下的信息系统管理,这些活动都需要由人来完成,目前许多高校在档案管理工作人员的队伍建设方面存在一定的不足,档案管理工作人员专业技能和素养仍然有待提高。实际上现代化的高校档案管理工作需要由人来完成,但是目前许多管理人员在档案管理方面的学习不够充分,有些高校在招聘相关人员时没有考虑到专业特点,这就导致档案管理人员的整体素质有待提升,难以有效完成档案管理的基本工作。实际上,档案管理工作中对档案的分类整理立卷等基础知识都具有一定的学习门槛,在开展相关工作时,倘若工作人员不具备较强的理论知识和实践能力,很难真正满足高校的日常档案管理工作需求,也无法适应档案管理的现代化建设趋势。 (四)缺乏现代化档案管理所需的基础设施高校现代化档案管理需要相应的基础设施支持,电子计算机、高质量的网络以及储存信息的U盘,这些都是现代化档案管理必不可少的内容。但是在现有的高校档案管理工作机制下,许多高校对基础设施的建设投入不足,虽然能够配置电子计算机等工具,但是工具大多较为老旧,一方面影响日常使用,另一方面也缺乏档案储存和管理,必备的功能很容易由于设备出现故障而影响到档案管理的效率。此外还有许多高校在档案管理工作中没有做好对档案的备份,由于U盘等材料仍然存在一定的安全管理风险。 三、推动高校档案管理现代化建设的有效策略 (一)自上而下转变对档案管理的态度转变对高校档案管理工作的态度是推动高校档案管理现代化建设的基本前提和基础,只有思想观念得到转变才能真正推动相应的工作形式改革,在各方面都对档案管理产生正确认知的情况下,相关的资源配置以及档案管理工作人员的态度才能够发生转变。这就意味着高校管理人员应当转变自身对档案管理的认知,在日常使用档案的过程中,能够意识到现代化的档案管理工作,对提高高校整体工作效率的积极作用。在管理者思想观念得到转变的情况下,还需要推动教师对档案管理观念的转变,通过集体会议以及下发文件等多种方式,让教师能够做到主动配合档案管理人员完成日常的档案管理工作,以此为基础,在高校内部形成良好的档案管理氛围,通过这样的方式让档案管理人员的自我认同感得到有效提高。在高校全体工作人员的通力配合下,档案管理工作才能得到顺利落实,现代化的档案管理手段才能在高校档案管理工作中得到有效的实现。 (二)基于校情完善档案管理工作制度制定完善的高校档案管理工作制度是推动档案管理工作有序开展的重要前提和基础,为此高校应当充分考虑到自身的建设发展情况,通过对档案管理工作制度的合理优化,更好地服务于日常工作。完善的档案管理工作制度,应当明确相关工作人员的操作要求,根据档案的整理归档以及调动等各个方面的工作内容,做出具体的指导,一方面方便档案管理人员规范操作,另一方面也能够让档案管理工作整体的纪律感得到提升。高校档案管理的工作制度应当体现安全管理方面的内容,一方面规定不同层级使用者的权限,另一方面也要建立起关于档案数据备份迁移等方面的管理制度,通过这样的方式避免档案被盗、遗失。在档案管理工作制度得到建立的情况下,无论是档案的使用者还是档案的管理者,都能够更好地适应现代化的档案管理工作,并且共同配合档案管理的全面落实。 (三)加大档案管理工作培养培养力度为了积极推动高校档案管理工作的现代化建设,高校必须重视档案管理方面的人才引入,以及对管理人员的在岗培训,通过这两个方面的有效落实,让档案管理人才队伍得到有效建设。从人才引入的角度来看,高校在招聘档案管理工作人员时,应当考虑到应聘者的学历,工作经验等具体的条件,同时也需要结合现代化档案管理的相关标准,对相关应聘者的信息化办公能力提出相应的要求,通过这样的方式,不断为高校档案管理工作的现代化建设注入新鲜血液。在对档案管理工作人员进行培训时,高校同样需要建立起完善的培训制度,既要在校内开展相关的工作会议,将先进的档案管理理念进行有效宣传。同时也要做好对相关领域的深入探索,邀请专家学者到校指导工作,真正推进档案管理工作人员素质的提升。 (四)配置现代化档案管理所需的基础设施从基础设施建设的角度来看,高校必须加大对现代化档案管理的相关投入,在基础设施配置方面提供充分的保障,既要关注档案管理工作人员的基础性要求,同时也要从长期发展建设的角度来看,提高相关基础设施的标准,确保现代化的基础设施能够服务于档案管理工作。在网络信息化的基础设施得到全面配置的情况下,档案管理人员能够更好地开展档案管理工作,并且将自身的工作经验与现代化设施紧密融合在一起,推动工作模式的进一步优化。对于良好的基础设施,保障高校档案管理工作中的档案遗失等问题能够得到有效避免,真正提高档案管理的现代化建设。综上所述,推进高校档案管理工作的现代化建设是提高档案管理工作质量的重要保障,也是不断服务于高校日常教育管理活动的基本要求,那必须在现代化建设中,加大力度从基础设施建设人员配置等多个角度出发,更好地服务于档案管理的相关工作要求。 作者:潘伟 单位:蚌医一附院病案科 档案管理现代化论文篇2 一、医院档案管理现代化的意义 (一)为医院提供工作发展动力医院档案对于医院来说是一笔非常重要的资产,是医院发展过程中不断积累的资源,加强档案管理工作可以推动医院精神建设,将档案管理工作渗透于医院的各项医疗活动中,促进医院整体管理水平不断提升,实现可持续发展。医院档案是医疗工作人员不断积累的智力资源,对其有效利用,使其在各项科研和实践工作中发挥重要作用,从而调动医院工作人员的积极性和创造性,推动档案管理现代化,有效促进医院管理朝着科学、高效、现代化的方向发展。 (二)重要的信息来源医院档案如实地记录了某些疾病的成因、症状和治疗过程,为后续类似或相关疾病的治疗提供科学的依据。这些数据能够帮助科研工作者掌握疾病的本质,记录疾病以及准确抓住疾病的规律,医疗档案中对于疾病及患者的真实记录便于医疗工作人员了解过去事实及对当前的疾病治疗方案提供参考。这些记录通过数据、表格、影像、图片及视频的呈现方式为医院工作人员提供原始素材,反映出真实的医疗、科研、教学信息,对于医院医疗工作人员诊疗水平的提高具有重要意义。另一方面,对于整个医疗行业,这些档案资料具有总结过去,把握现在,开创未来的积极作用,能够有效促进整个医疗行业的发展。 (三)推动医院发展战略的实施医院档案中的医疗卫生档案真实地反映出了医疗卫生建设和发展概况,并为之后的医疗卫生建设方向提供参考。医疗卫生档案是医院高水平高技术的重要条件,因此医院管理者在制定长久发展战略时,必须参考医疗卫生档案提出医院发展的依据,从而为后续的医疗卫生档案资料和信息支持提供保障,促进医院长久可持续发展战略的制定。 二、医院档案管理现代化发展现状及存在的问题 (一)对医院档案管理现代化重视程度不足医院档案管理工作作为医院运作的一项重要环节,实际管理工作中却常常被忽略。医院档案管理现代化是医疗工作实施与发展的重要目标,然而医院的领导和工作人员对于档案管理重视程度不足,在医院管理过程中常常把医院的经济效益放在首位,没有考虑到医院档案的重要性。考虑到传统档案管理模式仍能发挥一定作用,医院方面对于医院档案管理现代化建设往往投入不足,相关医疗档案管理基础设施不到位,管理过程中麻痹大意等情况致使档案管理工作面临困境等情况时有发生。医院上层管理者及领导的疏忽,使得医院档案管理人员同样对档案管理重视不足,致使档案管理人员管理意识淡薄,工作态度消极,不求改进,继续沿用传统的档案管理模式导致管理工作效率低下。 (二)医院档案管理不规范管理内容不明确现代科技的不断发展,医疗水平的不断提高,使得医院的档案管理工作标准越来越难以满足时代发展的需求,档案管理工作不规范,管理内容不明确等现象进一步制约了医院档案管理的现代化发展进程。对于医疗档案信息的收集以及档案信息的管理比较盲目,缺乏准确的信息收集标准和准确的信息管理制度,医院档案管理人员对于档案管理的随意性较高,对于有价值的医疗资料没有进行科学合理的整理,从而使医院档案信息不完整,甚至遗漏重要的医疗科研信息。 (三)医院档案管理制度不完善对于医院档案的管理工作,医院方面缺乏相应的管理工作考核制度,相关的档案组织、档案管理、管理责任划分等制度相对欠缺,档案管理制度的不完善,将会直接导致档案管理过程中的管理职责难追究,管理考核难执行,管理职责难履行,管理制度难规范等相关问题的产生。管理制度的不全面,使得档案管理人员工作积极性不高,档案管理信息的移交不及时,效率不高,档案信息收集困难,严重影响了医院档案管理工作的水平。 (四)医院档案监管机制不完善医院档案监管机制是保障档案信息安全的重要环节,医院档案监管机制的不完善,容易导致档案管理工作不规范,相关部门各自为政,缺乏统一的监管机制和监管模式。监管模式不统一,使得监管部门无法实现统一的管理和统一的规范,不利于档案信息资源的整合,档案信息安全难以得到保障。另一方面,医院工作人员在借阅档案时不遵守相关规定,档案不及时归还,甚至造成档案遗失、破损等情况的发生,从而使档案管理工作缺失了管理功能和管理价值。 三、医院档案管理现代化策略分析 (一)提升全体员工档案管理重视意识为了实现医院档案管理现代化,首先必须充分让医院相关工作人员意识到档案管理的重要性,通过教育培训等方式加强员工的档案管理能力。医院的领导层应将档案管理纳入医院运作的整体管理工作中,并作为医院管理工作的重点,将其作为医院实现可持续发展的重要组成部分,提上工作日程。在当前档案管理工作相对落后的情况下,应开展形式多样的档案宣传活动,通过在医院内部张贴布告,开设讲座等方式加强档案管理工作人员的重视意识,进一步提高其重视程度,从而在档案管理工作中发挥作用,提高档案管理工作的质量和水平。 (二)完善医院档案管理制度由于缺乏完善的档案管理制度和完备的档案管理体系,给档案管理工作带来了较大困难,因此医院档案管理过程中必须要建立完善的医院档案管理制度,并进一步健全相应的管理体系,将医院的档案管理工作纳入规范化的运行轨道中。在此基础上,必须要求相关管理人员严格按照档案管理规范开展管理工作,使得管理工作能够科学高效地完成。档案管理者可参照《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等相关法规制定档案管理制度,并通过开展讲座会议等方式向医院工作人员普及该管理制度,提高档案管理人员对档案管理的重视,促使管理人员采用现代化管理手段管理好医院档案,使档案管理工作有效开展。 (三)提高档案管理人员业务水平档案管理工作人员的业务水平直接影响医院的整体档案管理质量,因此必须采取有效措施提高档案管理人员的业务水平。首先需要明确的是,档案管理工作不是简单地收集各科室的医疗档案,而是需将档案信息科学化、规范化、制度化,实现现代化的整合管理。当前档案管理人员的综合素质普遍较低,医院方面可以通过业务培训等方式加强管理人员的档案管理意识,并提升其档案管理水平。另外,医院应加强对档案管理人才的重视,将其纳入人才培养计划,着力打造复合型人才。对于档案管理人员的考核制度也应进一步完善,设立奖惩制度,调动档案管理人员的积极性,使其热衷于档案管理工作。需要特别指出的是,在对档案管理人员进行素质培训的同时,应将其纳入到整体培训和规划管理中,赋予管理人员业务培训、深造学习的同等权利,进而提高档案管理人员的管理水准。 (四)完善档案管理现代化基础设施实现档案管理的现代化,首先要实现档案信息资源的网络化、数字化,因此需要健全软件设施和硬件设施。医院应参照国家制定的档案管理标准补充完善基础设备,在此基础上,安排专门的档案管理人员以及档案室,并根据现代化的档案管理模式配备必要的通信网络、计算机、服务器等硬件设备。在软件建设方面,需完善通用的档案管理软件,为档案管理开发信息资源提供平台和保障,将传统人工操作的档案利用、检索、编目等工作内容纳入到计算机智能化管理中,从而为档案管理现代化奠定基础。同时,医院应引进一批专门用来档案管理的计算机,并在计算机中安装好先进的软件及系统,更好地储存、运营以及管理医院的医疗档案信息,便于医院人员检索查找档案信息资料,更加节省时间,节省档案管理的人力物力投入。总之,医院档案的现代化管理是时代发展的需求,医院在进行现代化管理时,应充分利用现代信息科学技术,贯彻到医院档案管理的工作实践中,使档案现代化管理工作得以科学高效地开展实施,从而促进医院整体的可持续发展。 作者:张曼 单位:河南省传染病医院 档案管理现代化论文篇3 一、退役军人档案管理现状 从“十五”到“十四五”,全国档案事业得到了一定的发展,主要体现在:1.档案管理模式从“管理”向“治理”转型。如“十五”到“十二五”规划的提法是“坚持依法管理档案事业”“提高依法管理档案事业的水平”;“十三五”规划的提法“加快完善档案治理体系,提升档案治理能力”,此时档案管理模式已从“管理”向“治理”转型;“十四五”规划的提法为“全面推进档案治理体系建设,提升档案治理效能”,可见档案管理的“治理”转型已经上升到重要地位。2.档案资源从“传统档案”向“数字资源”“数据资源”转型。3.档案共享服务从分散到集成。4.服务形式从利用服务向知识服务转型。而对比退役军人档案管理工作,至今的提法依然是“管理”,档案资源仍然以传统纸质档案为主,档案服务相对分散。我国于2019年成立退役军人事务部门,得以重视档案管理工作,但由于起步时间短、基础弱,难免出现多部门同时管理、保管利用不规范、信息化程度不高、缺件补件难等问题。为了让退役军人能及时享受更多优惠政策,在现有的工作岗位上更安心地工作,退役军人事务部门要找准问题突破口、探索相应的解决措施。 二、退役军人档案管理存在的问题 (一)存在多部门同时管理的现象。目前退役军人档案有些存放在民政部门,有些存放在组织部门,还有些存放在退役安置单位,有些户口在农村的退役军人档案甚至存放在个人手中。管理主体不明确容易导致档案信息不全,查阅、借阅档案无头绪,办事难,直接影响退役军人及时享受到优抚待遇政策。(二)档案管理标准不一致。军人在服役期间可能待在不同的部队、不同省份,军种、兵龄也不一致,导致档案管理标准不一。退役时这些档案归属地不一致,在分类保管、查阅、借阅时极不方便,降低了工作效率。(三)管理不善导致档案内容。军人退役会有不同的选择,如转业、复员、自主就业等,档案的保管方式也就随之不同。得到及时安置的军人,档案会得到妥善的保管,有效保障了退役军人档案的完整性和安全性。但是部分军人退役后回乡务农或自主创业,档案转交到当地民政部门后没有接收单位,由于没有专人保管,相关经历得不到及时补充、完善,导致档案出现缺失、损毁等。(四)信息化程度不高。目前很多地方档案管理部门没有档案库房,也就没有办法安装档案管理系统,档案管理继续沿用人工管理、纸质保存等方法,(三)注重改革创新。现代化档案管理视角下退役军人档案管理工作要紧跟时代的步伐,紧密结合国家制定的退役军人优抚安置新政策,通过村、镇、社区、街道退役服务站等基层服务体系,充分了解退役军人的需求,创新改革,让退役军人档案管理工作形式多样化,水平再上新台阶。(四)强化协同配合。退役军人档案管理工作以退役军人事务部门为主体,军队、地方各级部门协同配合,各安置地退役军人服务中心具体实施,村、镇、社区、街道退役军人服务站充分了解退役军人的信息、需求,协同合作提高工作效率及服务质量。 四、退役军人档案管理现代化水平的提升措施 (一)建立健全退役军人人事档案管理制度。《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》中明确了退役军人档案管理各级相关部门的职责,这些部门包括退役军人事务部、地方各级退役军人事务部门、各级退役军人服务中心、军休服务管理机构、教育、财政、人力资源社会保障以及军队相关部门。在实际档案管理工作中,各部门要建立健全相应的档案管理制度,如档案安全管理制度、档案管理人员工作责任制、档案借阅审批制度等。由于退役军人群体的特殊性,档案中涉及很多国家秘密,因此要实行专人负责进行管理,在严格落实档案管理各项规章制度的前提下,开展档案管理工作,在确保档案安全的同时又能提高工作效率。 (二)规范档案交接。退役军人根据安置方式的不同,档案接收单位也不一致,但是都需要通过机要交通或专人取送,退役军人本人不得自行携带、保管档案。由于退役军人档案中包含了一定的国家、军事秘密,军队在移交档案、安置地在接收档案时都要按照相关的规定执行,确保档案交接无纰漏、无泄密。 (三)严格审核档案。退役军人的档案从入伍时开始形成,因此,从军队到军人退役后的档案接收部门都要严格审核档案,相关单位及个人应该实事求是,不得弄虚作假。军队要确保军人档案的真实、齐全、完整、字迹清晰没有涂改,同时进行档案的数字备份,方便日后进行查阅、补件。地方各级档案接收及管理部门在接收档案后要按规定进行审核,有相关材料缺失的,应及时跟军队进行沟通,共同解决问题,为退役军人排忧解难。 (四)档案实行分类管理。县级以上退役军人事务部门、退役军人服务中心、学校、军休服务管理机构、优抚医院等部门作为退役军人档案管理接收单位,应落实专人负责,分类管理退役军人档案。明确了档案管理主体及各自的工作职责后,可以让档案管理工作有序开展,遇到问题时能从源头化解,有效提升工作效率。 (五)提升退役军人档案管理人员业务水平。在整理退役军人档案时,档案管理人员既要熟练掌握档案管理的相关专业技术知识,又要了解退役军人的群体特殊性,提高档案管理工作水平。作者认为,在服役期间从事过文书工作的军人,既熟悉这一群体,又对档案工作相对熟悉,经过相关专业的培训后,在退役后从事退役军人档案管理工作更容易上手。对档案管理人员的培训,既要包括档案管理技术、档案相关政策法规、档案管理的设备使用及信息技术方面的培训,又要包括国家面向退役军人制定的优待政策及法规的培训,如安置、就业、补贴领取、职称评定等,同时还要培养档案管理人员的工作热情。在档案管理或者档案借阅、查档过程中难免遇到档案缺失、损毁等现象,档案管理人员应保持足够的耐心、细致,积极主动查找原因,联系相关部门,让问题得到妥善解决。 (六)完善退役军人档案管理信息系统。1.完善基础设施。基础设施是档案管理的前提,有了相应的场地及设备,档案管理工作才能得以开展。根据《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)等的相关规定,各级档案管理部门应结合实际加快档案库房建设,分别设置办公、整理、阅览和档案库房等,配备必要的档案装具以及温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统等设施设备,夯实硬件基础,不断提高现代化、规范化、标准化建设水平。库房实行专人管理,进出库房需有完整的签到记录,非相关人员不得进出,确保档案的安全。档案管理人员需要熟悉档案管理设备,在设备出现故障时能及时排查问题并解决。遇到火灾、水灾、盗窃等紧急情况时,要反应迅速,确保档案资料的安全。在日常工作中,需要注意库房温湿度变化,除尘、防虫、防暴晒,从细节上开展工作。建立档案借阅台账,准确记录档案借阅时间、地点、借阅人、借阅内容、借阅用途等,完善的流程记录既可保障档案的安全,又可在遇到问题时进行溯源,将问题落实到责任人,有效提升工作效率。2.建立数字档案。在数字化转型的背景下,退役军人档案工作也应该通过信息技术和网络技术构建档案网络管理系统,提升退役军人档案管理服务水平。各级档案管理部门要严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999),《中华人民共和国行业标准(DA/T31-2017)纸质档案数字化技术规范》《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)等相关技术标准,对退役军人人事档案进行著录加工及数字化,严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等环节。在档案资料数字化的基础上,将档案管理提升到数据化的服务水平,不断完善信息服务板块,如增加政策咨询、就业信息、创业补贴、职称评定等模块的设置,让退役军人不仅能及时了解国家的新政策,切实享受相关的福利待遇,还能根据自身的特长,在工作上得到个人能力的提升及发展,在退役后也能为国家做出自己的贡献。档案的数字化的基础是要有退役军人准确的档案信息,因此,需要采集退役军人多方面的信息,如家庭环境、特长爱好、继续再教育水平等,通过大数据平台的网络分析,为退役军人在就业、创业、职称评审等方面提供参考,让档案服务真正做到生活化。 (七)开展退役军人档案宣传工作。国家历来重视对退役军人的优抚,而档案是退役军人享受对应优抚政策的依据,军人在服役期间很少用到档案,对档案的用处及档案管理办法等了解相对较少,退役后往往不能及时通过档案享受自己的福利待遇。因此,需要加大对退役军人档案的宣传力度,如档案管理部门、档案存放地点、档案借阅办法等。应充分发挥村、镇、社区、街道退役服务站等服务体系的作用,通过专职联络员召集辖区内退役军人,通过网络或者现场学习的方式让退役军人及时了解新的安抚政策及档案管理、借阅办法等。通过服务站采集并核对退役军人信息、及时了解退役军人需求,反馈或者及时解决问题,增进退役军人之间的交流,让他们在退役之后也能找到归属感,感受到国家的关怀,提升退役军人的荣誉感。 五、结语 综上所述,退役军人档案管理过程中还存在很多问题,如退役军人档案管理主体不明确、档案管理标准不一致,不方便保管查阅及利用、信息化程度不够高、档案管理宣传工作不到位等。档案管理相关部门要坚持加强统筹设计、坚持问题导向、主动改革创新、强化协同配合的原则,建立健全退役军人人事档案管理制度,提升退役军人档案管理人员业务水平。通过完善退役军人档案管理信息系统,规范档案交接,严格档案审核,明确档案管理主体,实行档案分类管理,大力开展退役军人档案宣传工作,制定具体实施细则,规范工作流程等措施,让退役军人档案工作在现代化管理视角下具有时代性及创新性,服务水平再上新台阶,让退役军人在享受国家福利待遇的同时,在工作岗位上继续发挥不怕吃苦、勇于创新的军人本色,继续贡献自己的力量。 作者:谭伟勋 单位:来宾市兴宾区城北街道退役军人服务站
档案管理系统论文:图书档案管理系统论文 1.用户研究 将用户、终端、网络、模态联系在一起,需要贴近复杂的环境,贴近异构终端、异构网络环境,尤其是能够符合三网融合环境的需要,而在这种环境下,用户首先通过终端,经过各种异构网络接入三网,再统一链接到图书档案管理系统,用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9];学术界一直研发新一代信息网络,国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13];同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份,通过交换路由标识表示终端的位置信息,通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识,服务标识表示业务的各种服务,该技术对流媒体、话音、数据等给予支持,该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17];基于此进行研究。 1.1用户、终端、网络的研究 为了研究用户模型,首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统,用户接入到图书档案管理系统,必须使用终端,通过网络接入。在这个过程中,终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征,①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网,可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网,随着时代和科技的发展也可能使用其他网络,其网络方面的特征呈现异构化、多样化;②终端类型和型号都很多,其功能、用途等明显不同,造成构造的不同和复杂化;终端和网络的异构化、复杂化、多样化,造成了其效果差异化很大,主要体现在:①显示效果方面;②音效效果方面;③网络方面;④计算复杂度方面;⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看,需要注意以下几点:①终端不同,其显示屏幕的大小不同,从这个角度来说,手机和电视的差距是最为显著的之一,笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中,显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关,另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同,其显示所使用的分辨率不同,体现为显示时的效果明显不同,如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等,而且部分终端的分辨率是固定不变的,无法进行调节。③文件的格式不同,其显示效果可能不同,例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等,不同的格式记录相同的视频信息,其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低,其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的,同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响,对于不同的用户是不同的,其高度影响高度依赖视觉的用户,但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看,需要注意以下几点:①终端硬件不同,其发声所用的效果不同,即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同,例如一台笔记本电脑,如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好,同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别,不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同,但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件,其效果可能不同,首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级,分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形;其次,不同的音频文件格式不同,其音效的效果也可能不同,常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说,音效效果是可以调节的,但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响,对于不同的用户是不同的,其高度影响高度依赖听觉的用户,但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看,①目前大部分的电视网依然是单向的,也就是说存在单向和双向的问题,虽然随着时代的发展和技术的进步,单向和双向的问题最终会被解决,但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同,例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式,其一是通过以点播为基础的短信息服务,需要利用短信服务的平台来传输信息,由于其平台经常是第三方提供的,因而实时性往往较差;第二种方式则是通过GPRS网络,这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高,但可以实现实时。从计算复杂度方面来看,终端之间的差异很大,以电视网的机顶盒和电视机来说,即使运行一个非常简单的动画也会非常困难,而相同的困扰在计算机上往往不存在,换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行,但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说,不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看,如果可用空间的大小无法支持对应的操作,则后续的操作无法进行,同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小,不同的用户可能会有不同的定义,部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求;还有一部分人对最小可用空间没有要求,但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。 1.2用户行为研究 用户的行为,①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为,其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同,用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源,也可能是对图书档案管理系统的管理,如计费等;既包括其行为的种类、参数,同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约,既要受到其身份影响,又受到其兴趣和目的影响,但最终通过行为表现出来,可以通过用户的行为获得用户的信息,并做出调整,以便更精确地认识和了解用户。 1.3用户偏好研究 用户偏好,指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择,是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论,是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中,其可以作为个性化服务推荐的基础,主要包括以下几个方面的内容,①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息,此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息,在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端,同时对于不同终端参数设置有不同的偏好;②用户偏好的信息资源内容方面的信息,包括学科、方向、难度等,这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等,并随着用户的发展而改变;③其他偏好,主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等;④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。 2用户模型研究 2.1用户基本信息模型 根据对用户、终端、网络的研究,建立用户基本信息模型,包括三类信息,分别是用户信息、终端信息和网络信息(详见图1)。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别,其中①用户ID、密码是不可以省略的,其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息,同时用户ID对于整个系统来说是唯一的,也就是说所有用户的ID是没有重复的,是“独一无二”的;②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份,以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息,但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的;③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等,其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份,通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息,可以初步确定终端的信息;②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数,显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置,而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得,可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得;③终端信息中终端ID是不可以缺省的,但终端参数是可以缺省的,在缺省的状态下,系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围,再根据参数范围进行其他的判断,同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供,因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等,其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注;②常见位置,是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置;③网络ID,用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型,需要注意的有:①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的,但是其是一个整体,可以通过数据库表示出来,其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数,每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型,可以通过一个数据表体现,也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。 2.2用户行为模型 用户行为模型,主要用于记录用户的行为、状态等信息,其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成,其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因,同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息,同时也可以完善用户偏好模型;②用户行为参数用于说明用户行为的细节,是用户行为有机的补充;③状态参数,用于表明经过用户的行为之后用户的变化。 2.3用户偏好模型 用户偏好模型是用户服务推荐的基础,其主要包括3个方向,其一是对所获取资源的模态倾向性,是与终端相关的,其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围;其二则是对信息资源内容的倾向性,主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等;其三则是用户通常所在的位置区域,可以用于以就近原则对其提供服务。 3关键技术分析 3.1用户模型应用研究 从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型,用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网,可以利用一体化标识网络技术连接到系统,通过终端ID确定终端的身份(终端信息模型),通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息(网络信息模型),通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户(用户信息模型),如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息(用户偏好模型),用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型,根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用,本文认为:①对于信息资源的检索和使用,既涉及到用户对信息资源模态的偏好,又要涉及到用户对信息资源内容的偏好,同时还涉及到用户所使用的终端;在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性,获得支持的模态的信息,获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息,再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好,再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况,需要形成对应的策略,该策略既要符合用户的意愿,又要符合运营商等商家的利益,同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中,可以设置相应的阈值来划分对应的范围,根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况,当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动,如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合,是一个有机的整体,在使用的时候相互辅助;同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体,其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的,其作用是唯一地标识一个用户,以便与其他用户区别。 3.2用户模型的初始化与完善 本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得:①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息;③利用公众的大众化特征获得,其实质是首先获得用户基础信息模型,然后再从用户基础信息模型获取数据,以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理,去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充,是一个不断学习和修正的动态反馈过程,通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度,进而提高服务的质量,可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型,再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上,本文认为①用户行为模型可以作为执行单元,学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库,执行单元格局知识库中的知识执行任务,再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为,通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度;模型工作的时候,计算序列相似度来判断行为和状态的变化。 4结束语 本文首先从目前国内对用户的研究出发,分析用户,然后研究用户模型,既包括用户基本信息模型,又包括用户行为模型和用户偏好模型,最后对一些关键问题进行了分析,但本文没有研究海量数据量环境下信息资源的检索方法,在以后的研究中将逐步完善。 作者:李春杰 王晓明 张龙昌 单位:渤海大学信息科学与技术学院 档案管理系统论文:建设单位档案管理系统论文 摘要:建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟,但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题,勾画出建设单位档案网络化建设的架构,并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。 关键词:建设单位档案管理网络化 前言: 建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案,这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。 随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等,还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚,经验不足,管理水平也不高,但建设建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟。 一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备 1.网络硬件的发展。90年代以来,我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看,90年已有许多单位开始使用计算机制图,到2000年以后许多单位已普遍使用计算机,并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为建设单位档案馆(室)网络化建设提供了前所未有的条件。 2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆(室)的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 二、建设单位档案馆(室)网络化建设中存在的问题 1.由于历史的原因,建设单位档案馆(室)自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆(室)根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。 2.虽然经过多年的努力,建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。 3.在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素,网络化的实现和管理都离不开人,各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设,对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化网络化技术,成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,馆(室)内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以,人员整体素质需要提高。 三、建设单位档案馆(室)网络化建设的构想 1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构,从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别应该制定出网络化发展各阶段的规划,既有近期又有远期的目标,以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导,统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。 2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家,共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范,并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。 3.开发馆藏资源,加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏档案信息资源的优势,建立有自己特色的数据库,改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。 4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展,迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员,为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员,加强对在职人员的继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案馆网络化工作。 信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪,面对信息技术的挑战,建设单位档案馆必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,并与互连网接轨,全面实现资源共享,为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务,使档案馆的服务走向全方位现代化。 档案管理系统论文:企业人事档案管理系统论文 [内容摘要] 21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争,一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源,人力资源管理(HumanResourceManagement,HRM)也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。 对于企业来讲,员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息,而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如:企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此,企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理,而且会间接的影响到企业整体管理。 随着社会的发展,科技的进步,计算机的应用在社会各领域中都得到了普及,越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷;认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。 管理信息系统,MIS(ManagementInformationSystem),是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递,并有序地存储,以用于管理和决策,是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工,能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分,更具有合理性、科学性;从而为社会创造出更多的价值,为企业的发展创造出更多的机会。另外,管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化;为企业的管理水平跨上新台阶;为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。 人事档案管理系统就是典型管理信息系统,通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点——例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善,运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来,从而提高企业人事档案管理的工作效率,协助企业更好的完成人事档案管理工作;而且,企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件,企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此,利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势,人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中,我选择开发人事档案管理系统。 在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。所以,对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功能全,易使用等,运行稳定等特点。因此,我选用的开发软件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。 四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。 我所设计开发的这款人事档案管理系统,它的开发平台是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0软件,是典型的管理信息系统软件——MIS(ManagementInformationSystem)。其功能包括:系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册;为了使程序显得更具有专业风格,我还在其中加入了一个关于系统的功能表单,以介绍此系统的相关信息,如系统版本、开发日期等。 我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中,为了使所写的论文更具有说服力;所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统,使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的《中华人民共和国档案法》修正案、劳动部和国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案管理工作制度》、《人事档案管理工作制度》、《某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定》、《数据库技术及开发教程(修订版)》、《管理信息系统概论》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版数据库编程实战训练》、《计算机软件技术基础》、《电脑报2003年合订本》、《电脑报2004年合订本》、《电脑报2004年合订本》等一系列相关的书籍和文献资料。 档案管理系统论文:高校学生档案管理系统的研发与构建 摘 要 随着信息社会的到来和电子政务在我国的普及,传统的学生档案管理模式既不能满足档案管理人员的管理需求,也不能满足学生查阅自己档案信息的要求。为了解决这些问题,开发了学生档案信息管理系统,该系统在西建大得到了良好的应用,减少了档案人员的工作量,提高了档案部门的工作效率,对学校的发展起到了很大的促进作用。 关键词 学生档案 管理系统 信息化 高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分,是学生在校期间学习、生活及参加各种社会活动的原始记录,是学生就业、升学、出国进修、职位晋升的重要依据。目前,大多高校的学生档案管理仍局限于手工管理,随着高校的不断扩招,学生档案呈现出数量大、种类多、质量要求高、流动速度快、存放时间短、就业方式多样化、投寄单位多等新特点,迫使我们必须加快学生档案信息化建设的步伐。“学生档案管理系统(2009k01-49)”这一研究项目是经陕西省科技厅立项,由西安建筑科技大学学生处和综合档案室共同承担的一个纵向基金项目,该项目研究的主要目的是适应信息时代要求,设计并开发出一套适合于网络环境下的高校学生档案信息管理系统,从根本上改变学生档案的传统管理模式,实现档案资源数字化,做到方便管理、服务学生、以人为本 。 一、学生档案管理系统功能需求 根据高校学生档案管理特点和实际工作需要,在充分调研和分析用户需求的基础上,按照结构化设计思想,该学生档案信息管理系统的功能主要有以下几点: (一)学生档案信息录入功能。 学生档案信息除了学生的基本信息(姓名、学号、性别、出生日期、身份证号、政治面貌等)之外,还包括学生在校期间的入学、学籍变动、鉴定、实习、毕业、学位、奖励、处分、体检、出国、工作等其他信息。学生的基本信息在学生刚入校时由学生填写,并上报给院系一级的老师(如年级辅导员、班级班主任等)进行审核,审核通过后上报给档案部门,由档案管理人员进行建档管理。对于学生在校期间的其他纸质档案,比如学生的高考录取通知书、获奖证书、毕业证、学位证等,利用扫描仪进行电子化处理后再上传到系统中。 (二)学生档案信息查询功能。 借助于校园网,一方面,实现高校学生处、档案室、各院系的管理系统的接口衔接,全面掌握学生重要信息的产生、变动、审核及更新,以保证学生档案材料的准确无误,另一方面,实现学生突破地域时间限制,通过多种方式(学期,年级,班级,学号,姓名等)查询自己需要的学生档案。 (三)学生档案信息修改功能。 档案管理人员可以随时随地对学生档案材料进行修改、删除操作,实现了学生档案信息的动态管理。通过对用户权限的设置,学生等使用者只能查看自己的档案材料,无权修改和删除相关材料及文件。 (四)学生档案辅助功能。 添加学生账户时,提供批量处理功能,进一步减轻管理人员工作量,提高工作效率;凡涉及到学生档案信息的增加、删除、修改等敏感操作的,系统都自动进行日志记录,从档案信息的真实性、安全性方面提供保障;系统为档案管理人员提供信息公告编写与的功能,档案管理人员可以借此宣传学生类档案成果、相关的活动、讲座信息,进一步推动学生档案建设的法制化和规范化。 二、学生档案管理系统的实现 该学生档案信息管理系统以西安建筑科技大学现有的校园网为基础,采用与操作系统无关的java语言和成熟的面向对象技术,基于主流的关系型数据库mysql和高效的web开发框架struts,按照mvc模式进行系统开发。系统主要包括档案信息管理、用户管理、日志管理、基础数据管理、角色管理、安全管理等模块,各功能模块之间的关系如图1所示。其中,档案信息管理模块主要实现学生档案信息的录入、修改及查询等功能。用户管理模块主要是对使用本系统的学生、学院秘书和档案管理人员等用户信息的注册及用户权限的设置,比如,学生用户只能上传自己的基本信息到所在院系,只能查看自己的档案信息,不能随意修改删除,而档案管理人员拥有院系、专业、班级的维护权利;添加、编辑和删除学生与院系审核人员的权利;查看学生档案信息材料、操作日志以及学生转专业、休学、退学等学籍信息的权限。日志管理主要针对有该权 的用户查阅系统运行日志,保证档案数据的准确性。基础数据管理是对学校院系、专业、班级等信息的维护,具体操作上是先批量复制上一年学校的院系、专业等基础数据,再根据本年学校的招生计划进行微调整。安全管理主要是为了防止档案材料被恶意修改,对扫描后的档案材料进行加水印处理,确保安全。本系统具有界面友好、简单实用、功能独特、支持灵活的excel导入、导出、pdf下载、打印等特点,系统自投入使用后,减轻了学生档案管理人员的重复性劳动,使学生档案管理工作更加科学、精确和便捷,从而大大提高了工作效率。 三、学生档案管理系统的意义 1、提高了高校学生档案的管理效率。档案管理人员从具体的收集、整理、装订、保存等工作中解脱出来,既减轻了工作量,又提高了工作效率。 2、实现了学生档案信息资源共享并减轻其管理成本。一方面,学校各职能部门、学生本人、用人单位等使用者可以突破时间、地域限制,查询浏览学生信息,实现学生档案信息资源共享。另一方面,学生档案信息管理系统将学生在校期间的各项资料电子化,从档案库房、档案用具方面大大降低了学生档案的管理成本 。 3、有利于开发知名校友档案资源,加强学子和母校的联络。学生档案信息管理系统涵盖了学生在校期间学习、参加的活动等各方面记录,将知名校友的学生电子档案制作成影集,在学校校庆等重大活动中进行陈列展览,将会促使这些知名校友对母校产生更深厚感情,进而投资学校的建设,对学校的发展起到巨大的促进作用 。 四、总结 学生是一所大学的主体,应用现代化管理技术来科学、规范地管理学生档案,是高校档案管理的必然趋势和有效手段。本文分析了学生档案信息管理系统的功能需求,并利用计算机技术、网络技术实现了该系统,经过一年多的试运行,目前运行稳定,使用效果良好,深得档案管理人员好评。西安建筑科技大学档案管理人员应站在新的更高的平台上,提出更好更人性化更适合于我校学生档案管理的科学管理方案,使我校学生档案管理水平在陕西省高校名列前茅,并将学生档案信息管理系统推广到全国高校中,以期获得更好的经济效益。 (作者单位:吴晓茹,张新宏,西安建筑科技大学档案室;文小琼,西安建筑科技大学学生处) 档案管理系统论文:我台图书档案管理系统的设计和编程 我台图书档案管理系统的设计和编程 一、前言 几十年来我台技术部门积累大量的专业书籍、技术资料和图纸档案、标准规范和各种专业中外文期刊等。为了使图书档案更好地服务于技术论文联盟//部门,逐步对图书档案工作实施计算机管理,编制了符合实际的图书档案管理软件。该图书管理系统,是利用visual basic作为前端的应用开发工具,access作为后台的数据库,系统界面简洁美观,实用维护简单、权限管理完善、安全性高等特点。实现了图书的采购、借阅信息管理,图书库存信息的查询、各种书籍借阅信息浏览等功能。 二、系统分析和设计 系统总体设计主要包括应用背景、项目目标、解决方案设计、模块功能分析四个方面。 1.应用背景 此管理系统使得管理人员可以及时了解和控制库存图书档案的准确情况和数据。包括了对图书、档案入库信息的登记和图书出借信息的登记,并可查询。 2.项目目标 建立这个系统的目标就是实现对新书的入库、借阅以及还书信息等的计算机化管理,使得繁杂的库存信息能够被完整、高效的存取和查询。 3.解决方案设计 根据前面分析的应用背景和项目目标进行设计,其系统总体方案设计流程如图一所示。 4.系统模块功能分析 该系统根据图书入库、借阅、查询、管理的需要,依据系统总体方案设计流程图所示,本系统所要设计的主要窗体模块有五大功能模块,分别是: 4.1图书入库信息管理模块,用于管理图书相关信息;包括新到图书的登记入库。 4.2图书借还管理模块,用于管理读者借书和还书的操作; 4.3环境设置模块,用于设置用户的操作界面; 4.4数据管理模块,用于处理数据库的备份和恢复。 4.5图书查询模块,用于图书的库存、借阅等信息的查询。 在本系统中由于没有打印机设备供试验,所以预先把报表打印改成报表预览。 在系统主界面的设计中,包括在mdi窗体中允许显示多个窗体,主窗体为这些子窗体提供工作空间,并设置下拉菜单可以对各功能模块进行调用,实现对图书档案管理的各种操作,如包括图书信息管理、添加图书信息、借阅、归还的登记和查询等信息管理的功能。主窗体界面样式如图二所示。 三、数据库设计 根据系统的工作原理与工作流程,数据库设计主要有以下几个步骤: 1.选择数据库 根据系统的分析和设计需求,我选用access2000数据库来进行数据库的逻辑设计。 2.创建数据库 首先,启动数据库管理器,建立一个新的数据库,在该数据库下建立数据表,输入记录。并建立各个表之间的联系,其5个数据表分别是:图书信息记录表( books) 、本台部门和员工基本信息记录表(user) 、图书类别信息记录表(class)、图书借阅信息记录表(jy) 、 借阅历史信息记录表 (jyls) 。5个数据表的逻辑结构分别根据系统的需要而设计。如图书信息记录表的结构如表 1 如示。以图书信息记录表(books)为例,可以看出这张表有8个字段,每个字段的名称分别是:图书编号(数值型),图书名称,图书类别,作者,出版社,是否出借(均为字符型),出版日期,登记日期(日期型),价格等相关信息。 四、程序设计和调试 在上面的各项工作完成之后,依次逐步实现各个功能模块的界面,对其主窗体和各个子窗体进行属性的修改,接着添加菜单项,然后编写所有代码。在编写代码过程中,单独调试每个窗体,最后将主控制调度程序和功能模块程序联结起来调试,完成整个系统。 以下简单例举主窗体的设计过程: 1.主界面设计 主界面即登录成功后所显示的界面,主程序的设计步骤如下: 步骤一、新建工程文件,将工程文件保存为book.dpq,源程序存盘为main.pas,修改其caption属性为“图书档案管理系统1.0”,name属性值该为mainform。 步骤二、添加菜单项,实现启动画面, 向mainform中加入下拉菜单tmainmenu控件对象,双击该控件对象,在“操作”菜单项下,分别设置菜单条“新书入库”、 “读者信息管理”、“借书”、“还书”、“信息查询”、“系统登录”、“退出”。在“管理”菜单项下,分别设置菜单条“读者类型管理”。双击菜单项“操作”中的菜单条“退出”,创建onclick事件,是系统具备退出功能。 主窗体界面的设置如上图二所示。图书入库信息模块包括3个子菜单、图书入库登记、入库明细管理、图书入库查询功能。图书借阅信息模块也包括3个子菜单、图书借阅登记、出库明细管理、图书借阅查询功能。部分子菜单窗体如下所示:添加图书信息窗体,如图四所示;借书信息窗体,如图五所示;添加还书信息窗体 如图七所示;查询借书信息窗体,如图八所示。 1.1步骤三设置属性 1.1.1主窗体的属性如表一所示 1.1.2主窗体的菜单项如表二所示。 1.2步骤四编写代码 五、系统安全性问题 为了防止非法用户对本系统的操作,本系统设计了一个登录界面, 用来让合法用户的进入。在数据库方面设计了一个表,用来实现用户和密码的数据源,来实现多用户的进入和操作。考虑到本系统的规模和其它方面的因素, 在数据库方面本系统设置有相应的权限。 六、结束语 本系统包括了基本的图书档案信息管理,在实际使用中,满足图书档案信息的日常管理的需要,提高了工作效率。不过还有待于扩充和提高,建立网络平台,开发更多的功能。使之更科学更合理。 档案管理系统论文:高校网络档案管理系统设计 【摘要】 在当前网络环境下,随着我国高校的扩招,高校办学规模不断扩大,高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下,经过大量的调查研究、实际考察,初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析,查出现有系统存在的不足,提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统;其次是网络环境下高校档案管理系统的设计,功能设计和模块设计;最后通过测试,检验系统设计的合理性和实际运行的效果。 【关键词】 网络环境;高校档案管理系统;网络管理 在当前网络环境下,随着我国高校的扩招,高校办学规模不断扩大,高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下,经过大量的调查研究、实际考察,初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。 一、当前我国高校档案管理系统的现状 我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化,在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步,但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的,并没有与现有档案管理系统相结合,这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来,很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统,相比网络环境下其他信息系统建设,档案管理系统还存在很大不足,其主要表现在以下几个方面:1.管理范围窄:多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别,对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理,归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高:高校档案管理系统大多使用C/S模式应用系统,需要安装专用客户端应用软件,对于软件硬件环境要求比较多,在很大程度上依赖操作系统版本,一旦用户计算机出现软件硬件故障,就极有可能需要重新安装操作系统,这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外,有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题,这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。 二、网络环境下高校档案管理系统的设计 在具体设计中,主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先,将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次,对每一个功能模块采用面向对象设计的方法,以数据为中心进行程序设计。 (一)功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中,一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立,应用软件与计算机硬件相对独立,以便于系统扩充和档案信息资源共享,也便于系统移植。通过分析,我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块:系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。 (二)数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后,需要将各种存放数据类型进行分析分类,各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构,这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中,既要遵循数据库设计原则,又要考虑数据库需要的数据处理平台,还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据,在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源,所以安全性问题尤为重要。 三、网络环境下高校档案管理系统的实现 在系统进入实践测试阶段,高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构,这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统,其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储,例如图像数据的压缩处理与存储,各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说,特点:第一,要符合高校档案管理的流程,信息输入输出要求的多样性,用户界面清晰。第二,用户要采用分级管理的模式,设置访问权限,来保证数据库的安全。第三,档案信息数据查询要有多样性,因为数据分类的多样性,要求系统的输入输出具有灵活性,这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。 四、结语 在当前网络形势下,采用高效档案管理系统对档案信息进行管理,一方面可以进一步提高工作效率,另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询,有利于发现档案信息中有价值的信息,有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。 作者:姚树静 单位:山东广播电视大学 档案管理系统论文:高校学生档案管理系统作用 摘要: 目前各高校学生各类数据存放较为分散,数据共享不充足,使用起来不方便,利用率也不不高,所以采用一套系统采集学生信息、提供查询、统计、修改等功能很重要。结合高校学生档案管理工作的实际,在现代信息化的大环境基础上,对学生档案管理系统进行分析,阐述学生管理系统学高校大学生档案管理工作的促进作用。 关键词: 现代化;学生;档案管理系统;现状;高校;档案管理 在高等教育不断发展中,学生档案作为高校日常管理中的一部分。也是人事档案对高校提出的新要求,学生档案是学生在学校期间的一个重要资料之一。它完全能反应学生在校期间各方面情况,同时也是大学生今后就业的关键材料。高校档案管理工作是日常管理工作的优秀部分也是关系到学校声誉和学生前途的大事。作为本科院校,我校领导高度重视,要求要认真贯彻《档案法》,落实各项规章制度,保证每一份学生档案都能真实反映学生在校期间的情况,为社会及用人单位提供一份可靠的保障。目前高等学校的学生管理工作的情况不乐观,存在很多需要解决的问题,我们还在采用人工统计和管理档案。在当前信息时代的环境下,用计算机学生档案管理系统对学生档案信息进行管理,比手工管理档案具有不可取代的优势。例如:查询检索、信息录入、信息可靠性高、能存储的信息量大、保密性好、保存时间长、需要成本低、节省空间等。这些优点对高校管理学生档案工作都非常重要。 一、当前高校档案管理工作情况 1、有完善的法律制度 关于档案管理虽然有很多法律制度和法规,但是对于高校学生档案管理工作没有比较针对的法律法规。因此在高校学生档案管理工作中没有统一标准,各个学校的管理体制又不一样。目前管理形式多种多样,有些学校为了方便使用分别把档案存放在学生所在的各个学院;有的为了集中统一管理把档案集中放到学校档案室进行保存管理;有些把档案放到招生就业处进行进行管理;有的把档案放到学工处管理;还有部分学校将学生档案与干部的人事档案放在一起归人事处管理等。这些都能看出来学生档案管理没有一个专门独立的机构进行管理都是归属在某个部门中,这样的管理不规范导致学生档案错乱。 2、档案内容不完整,缺乏严谨性 高校学生档案记录了学生在学校期间的各种情况,是学生在校表现的有力依据。但是对于学生档案中的相关表格的填写不严谨,例如学生成绩表格填写存在学生成绩丢失被修改等问题,在填表时重要的日期及格式不能严格按照填写,漏填以及填写错误。在归档时没有及时发现错误,导致错误信息存入档案,造成档案权威性降低,这个也是人工制作管理档案的弊端。 3、工作人员档案管理意识浅薄 因为长期高校档案管理工作不受重视,管理档案方面工作人员没有地位。档案管理工作没有一个健全的队伍,没有配备专职学生档案管理工作人员,都是兼职管理学生档案。没有统一培训和学习,提高档案管理工作人员的专业素质,也缺乏采用现代信息化管理档案的知识,导致很多人凭着自己的想法在整理档案,使得档案的归档十分不明确。还有部分工作人员对档案工作的认识不够,缺乏责任心,。这些种种问题导致档案管理工作不能健康发展。 4、档案管理方法方式跟不上现代技术 这些年随着教育事业的不断发展,高校也不断扩招,导致学生档案管理工作的难度大大增加了。目前高校的档案管理工作还是采用传统人工手工操作,没有一套规范完整的管理软件,这样很难应对目前学生档案的管理工作。在一定程度上影响了学生档案管理工作的规范化和现代化。 二、加强高校学生档案现代化管理工作 1、学生档案管理系统功能主要有学生档案管理系统的主要用处是对学校学生信息进行管理。该系统的设计要考虑到合理性、可实用性、规范性、方便性等功能,该系统对学生的日常信息有录入、修改、查询、添加、删除等功能。学生管理系统可以对学生在校期间发成的所有情况进行登记管理更新,能保证每个学生在校期间档案的完整性和一致性。学生管理系统主要包括了学生各类信息查询、教务信息查询维护等其主要功能包括1、有关在校学生学籍异动信息输入,包括学生基本信息、异动情况等;2、学生信息的查询和修改,包括姓名、专业、家庭联系方式等;3、学院管理信息的输入、查询、修改等;4、学生课程设置和修改;5、学生获奖和违纪情况的输入、查询及修改等。 2、加快建设档案管理人员的队伍,强化档案管理人员意识配齐专职档案管理人员,要求具备一定的计算机知识,并加强对他们的培训指导工作,让他们指导档案管理的重要性,创造条件给他们去学习,以提高业务水平。这样能更加好的运用学生管理系统对高校学生档案进行管理,有了这支队伍以后面临更加多的学生也能把档案管理的井然有序,是学生在校期间档案信息完整统一严谨。 总而言之,随着高科技信息发展,高校不断扩招,学生人数增加。对高校学生档案管理工作要求更加高,那么学生档案管理系统对高校学生档案管理是起到促进作用的,档案存档电子化对于学生档案管理工作来说是必然的发展趋势。用学生管理系统管理档案不但能都很大程度上节约人力资源也能提高学生档案资源的利用率,方便了各单位查询存取阅览。通过互联网还能破除档案的区域化限制,方便社会各个部门和用人单位提取和查看档案,也为学生就业提供快捷方便的依据材料。所以加快用现代化高科技方式管理高校学生档案工作,这对于学校学生档案管理工作有着重要的推动作用。 作者:秦方凌 单位:广西科技师范学院 档案管理系统论文:档案管理系统现代化管理应用 【摘要】 本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述,详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点,通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处,使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统,充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。 【关键词】 档案管理系统;BS系统;CS系统;现代化管理 目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础,BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本,即浏览器版本,提供给项目部的档案人员,进行录入档案数据、上传电子原文,系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员,进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。 一、BS系统体系 (一)BS系统简介。 当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上,BS系统采用三层分布式,它是以BS应用系统结构为基础,缩小了整个系统的维护量,为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程,客户机可以直接调用服务器的应用逻辑,然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数,提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中,整个系统由三部分组成:应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑,接收客户机方应用程序的请求,然后通过转化为数据再与数据库服务器交互,将结果传达到客户机方的应用程序中。 (二)BS系统在企业档案管理中的重要作用。 项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据,项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏,对比其他项目档案著录项,规范录入本项目档案。同时,相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言,效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点,它最多可执行20条目录同时批量编辑,对于录入相同著录项或改写相同著录项,这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提,通过查询界面,利用录入框中的相应条件,即可查询到相应文件,如果不知道文件字号,可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果,方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录,需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能,简化了档案管理工作流程。 二、CS系统体系 (一)CS系统简介。 CS模式体系的结构分为两层:一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端,大大降低了系统的通信开销,充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中,客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力,大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器,从而使客户端的响应速度快,便于操作。 (二)CS系统在企业档案管理中的重要作用。 CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后,在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报,实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能,免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限,从而通过网络检查档案数据录入是否规范,指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间,从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面,在系统中填写年报数据后,利用数据上传功能,即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收,无需报送纸质报表,极大地提高了工作效率、简化的工作流程。 三、BS系统与CS系统的比较 企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统,他们各有优点和缺点,同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上,BS系统由于只有一次投入成本,之后的投入只在服务器端的特点,它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上,BS系统相比于CS系统略显不足,因为BS系统的前台效率不高,表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说,CS系统适用于业务量较大且复杂的企业,因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业,因为BS系统能简化网络模式,减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS,BS主要用于录入,CS用于管理管理。 四、结束语 综上所述,档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率,促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑,是档案现代化管理模式的必然发展趋势。 作者:金鑫 单位:中铁大桥工程局集团第二工程有限公司 档案管理系统论文:现代化档案管理系统应用 【摘要】 本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述,详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点,通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处,使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统,充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。 【关键词】 档案管理系统;BS系统;CS系统;现代化管理 目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础,BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本,即浏览器版本,提供给项目部的档案人员,进行录入档案数据、上传电子原文,系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员,进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。 一、BS系统体系 (一)BS系统简介。 当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上,BS系统采用三层分布式,它是以BS应用系统结构为基础,缩小了整个系统的维护量,为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程,客户机可以直接调用服务器的应用逻辑,然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数,提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中,整个系统由三部分组成:应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑,接收客户机方应用程序的请求,然后通过转化为数据再与数据库服务器交互,将结果传达到客户机方的应用程序中。 (二)BS系统在企业档案管理中的重要作用。 项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据,项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏,对比其他项目档案著录项,规范录入本项目档案。同时,相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言,效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点,它最多可执行20条目录同时批量编辑,对于录入相同著录项或改写相同著录项,这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提,通过查询界面,利用录入框中的相应条件,即可查询到相应文件,如果不知道文件字号,可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果,方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录,需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能,简化了档案管理工作流程。 二、CS系统体系 (一)CS系统简介。 CS模式体系的结构分为两层:一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端,大大降低了系统的通信开销,充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中,客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力,大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器,从而使客户端的响应速度快,便于操作。 (二)CS系统在企业档案管理中的重要作用。 CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后,在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报,实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能,免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限,从而通过网络检查档案数据录入是否规范,指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间,从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面,在系统中填写年报数据后,利用数据上传功能,即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收,无需报送纸质报表,极大地提高了工作效率、简化的工作流程。 三、BS系统与CS系统的比较 企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统,他们各有优点和缺点,同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上,BS系统由于只有一次投入成本,之后的投入只在服务器端的特点,它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上,BS系统相比于CS系统略显不足,因为BS系统的前台效率不高,表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说,CS系统适用于业务量较大且复杂的企业,因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业,因为BS系统能简化网络模式,减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS,BS主要用于录入,CS用于管理管理。 四、结束语 综上所述,档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率,促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑,是档案现代化管理模式的必然发展趋势。 作者:金鑫 单位:中铁大桥工程局集团第二工程有限公司 档案管理系统论文:高校试卷档案管理系统设计研究 1高校试卷档案管理现状 1.1试卷数量大,重视程度不够 随着我国高等教育的普及,办学规模逐步扩大,试卷档案与日俱增,高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题,并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时,临时抱佛脚,组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视,造成很多教学档案缺失。 1.2管理流程复杂,归档整理不及时 试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体,各实体之间关系复杂,试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程,出现试卷管理过程混乱,试卷出题、批阅不规范,试卷附件资料回收不全,回收的试卷不能及时归档等问题。 1.3档案存放混乱,后期管理困难 试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室,但没有规范的分类和存放规则,试卷档案存放混乱,查询、复核比较困难。 2试卷档案管理工作分析 试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板,任课教师组织出题,审核人员对试题进行审核,审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时,监考教师填写考场记录并提交试卷,由教务人员负责回收,并组织任课教师批阅试卷,回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。 3试卷档案管理系统需求分析 3.1系统性能分析 (1)实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据,利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。(2)可靠性。系统以php+mysql作为开发环境,运行在Linux服务器环境下,因Linux开源免费及其与Php+Mysql良好兼容性特点,系统开发投入少,安全稳定。(3)准确性和及时性。试卷档案数量巨大,使用计算机进行系统化存储、处理,保证了数据的准确性、及时性。 3.2系统任务分析 试卷档案管理系统需完成以下任务:①试题的在线提交、在线审核;②对教师提交的试卷进行管理;③考试安排;④试卷批阅通知;⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核;⑥试卷编号入档;⑦对试卷的统计、查询等操作;⑧数据的导入导出及报表打印;⑨数据库设计。 3.3系统用户分析 系统用户分权限管理,不同的用户分配不同的权限,相同权限的用户定义成同一角色,系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录,具有相应的系统操作权限。 4系统设计 4.1总体设计 系统总体设计包含系统的硬件和软件设计,硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上,使用的服务器是IBM,操作系统使用Linux系统,开发环境使用Php+Mysql环境,系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。 4.2系统功能设计 系统功能模块有:任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。 5系统实现 5.1总体实现思路 系统开发使用php语言与mysql数据库,网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上,对数据表进行优化,保证数据完整性,操作更加方便,查询的执行效率更高。 5.2实现流程 5.3系统相关模块设计与实现 5.3.1权限管理模块设计 试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面:一方面是用户组成员,同一用户可以分配到不同的用户组;另一方面是功能列表,可以设置用户组的访问权限,不同的用户组,所看到的功能列表也不同,这样可以使用户的权限更加细化,提高系统的安全性。 5.3.2系统功能菜单设计 系统的功能菜单根据当前登录的用户信息(通过SESSION),在数据库中查找对应的权限。 5.3.3试卷档案入库管理 教师批改完试卷,网上填报成绩并递交纸质版成绩单后,由教务管理人员(档案入库员)审核试卷和教学文档是否齐全,在系统中做出标志。确认无误后,点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。 6结语 基于B/S模式的高校试卷档案管理系统,经过严格测试,在试卷档案管理工作中应用效果良好,基本解决了学校试卷档案管理规范化、系统化、网络化等问题,节省了大量的人力物力。 作者:樊伟宏 刘文 孙士鹤 李亚琼 单位:新疆农业大学科学技术学院 新疆工程学院电气工程系 档案管理系统论文:人事档案管理系统设计与实现 一、人事档案管理概述 人事档案管理指的是在企事业单位中,建立的以职工姓名、年龄、学历、工作年限等基本信息为主的文件材料为主的管理工作。由于人事档案具有真实性、动态性、全面反映人事属性等特点,使得人事档案管理工作成为企事业单位管理体系的一个重要组成。因此,人事档案管理工作作为一项复杂性、系统性工作,为保障企事业单位人力资源建设与发展,应建立和完善人事档案管理体系。面对,当前人事档案管理工作中工作质量与效率低下,保密性差等问题,人事档案管理体系的建立可有效的方便人事档案信息查找,促进了档案管理成本的降低、有效的提升了人事档案管理工作质量和效率。 二、人事档案管理系统分析 人事档案管理系统主要从系统可行性分析、系统需求分析和系统结构分析三方面分析,具体为: 1.在系统可行性分析方面 主要从经济可行性和技术可行性两方面进行分析。其中,系统经济可行性分析主要考虑系统在编程过程中开发队伍经费、软件的后期维护费用等;系统技术可行性分析主要针对人事档案基本信息管理中,对数据添加、删除、修改、统计、查询等基本操作,以及利用对象的连接于嵌入(OLE)技术等。 2.在系统需求分析方面 人事档案管理系统需求分析主要针对人与人之间的通信,对专业业务的理解、环境的不断变化三个问题。解决这三个问题,一方面需要加强需求系统分析员与用户间的合作,另一方面则需要一定的专业工具和技术支持。专业工具通常指的是具有直观、合理的图表,其不但可以方便系统与用户间的交流,而且有助于为系统分析理清思路。系统需求主要从系统性能需求、系统主要功能需求和运行需求三方面进行分析。其中系统性能需求主要指的是系统的实用性、安全可靠性、易维护性、可扩充性和标准化、良好容错性以及易操作性;系统主要功能需求指的是系统对档案信息资料的添加、删除、修改、备份功能,系统的设置功能,系统的帮助功能,系统对档案接收、借阅和变动内容功能等;运行需求指的是软硬件接口运行需求。 3.在系统结构分析方面 主要包括系统用例图描述和用户操作流程分析两方面。其中,系统用例图描述中规定“管理员”可以对任何模块进行操作,而“用户”仅能够对与自己信息相关的数据资料进行查询;用户操作流程分为“管理员”用户操作流程和“客户”用户操作流程,“管理员”用户可对信息查询、档案操作、数据处理、系统设置等模块进行打印、查询、修改操作,“客户”用户仅可以对与自己单位相关的人事档案信息模块进行操作。 三、人事档案管理系统的设计 1.设计原则。 为提高人事档案管理系统的易操作、易维护和易扩展性,其设计过程中应坚持以下几方面原则,主要有:(1)在人事档案管理系统中,子系统在划分过程中应相对独立,促进系统操作简便性和可维护性;(2)尽量降低体系中各子系统间相互依赖关系,实现子系统间接口的简便化,进而提升子系统的功能性;(3)为提高子系统的工作效率,在子系统结果划分过程中,应尽量使结果对数据冗余影响小。此外,在人事档案管理系统设计中,还应坚持系统的扩展性原则、系统的高性能价格比以及系统的先进性原则。 2.设计策略。 为保证在系统规模日趋增大情况下,人事档案管理系统能够有效的满足客户需求,其设计过程中可通过以下几点策略实现,具体有:(1)分层设计法,将系统按照一定层次分解后,对每个层次各自职责及各层次间相互关系进行定义和明确,这样就将复杂系统简单化和层次化处理;(2)应用框架法,为提高人事档案管理系统结构的一致性和可靠性,通过选用应用框架,使得系统的扩展性和维护性更加清晰;(3)业务层技术模型法,针对人事档案管理系统可靠性、对事务处理的保障能力以及可伸缩性等需求,通常选用业务层技术模型法;(4)分布式架构法,针对部系统需要使用到集群结构,在系统每个处理节点上部署所有对象,并通过本地调用方式,促进系统运行速度的提高。 3.系统总体设计与特点。 结合人事档案管理系统实际特点,设计分为登陆部分设计和后台管理部分设计两方面。其中,登陆部分设计主要为了对用户身份进行验证,当用户身份验证模式登入后,若用户输入信息与数据库信息不相符,则人事档案管理系统就会自动提示信息,从而确保系统的安全性、保密性和可靠性;而后台管理部分主要是对企事业单位相关工作人员的个人信息进行管理。 四、展望 当前,科学技术水平日趋提高,计算机网络信息化技术应用于各行业领域之中,并且发挥着愈来愈重要的作用。通过利用计算机技术,实现对人事档案管理系统的设计,不但有利于企事业单位正规化、科学化管理体系的建立,而且对于人事档案管理工作的保密性、可靠性、简便性等方面具有积极作用。相信在不久的未来,随着计算机网络信息技术的更加完善,人事档案管理系统设计将不断优化,并且完全取代传统的手工式人事档案管理。人事档案管理系统建立和完善,将有效的提升企事业单位管理体系水平,同时为其他相关管理系统的建立提供宝贵的技术支持和实践经验。 作者:李爱爱 单位:文水县人事局 档案管理系统论文:测绘成果档案管理系统分析 1测绘成果资料管理信息系统的目标 1.1提高数据分析整理的速度 结合贵州省的实际测绘成果资料管理体系的情况,采用地理信息信息系统技术,将测绘资料及产品目录与测绘综合信息采编、网站维护管理、测绘信息管理、资料档案管理、成果分析结合为一体。针对“贵州省测绘档案管理信息系统”,将基础测绘成果及产品的信息在网上,专门建立贵州省测绘网站,尽力自己的信息窗口,结合全省的基础类测绘项目的信息,加强贵州测绘队伍建设,在今后发展过程中逐渐形成专业的信息管理空间,将测绘队伍、政策法规、科技活动等有效的结合起来,同时结合网络的强大功能,宣传测绘工作,宣传相关法律。 1.2建立数据采编与管理体系 针对各类数据的特点,建立数据组织存储方案。针对贵州省的测绘资料档案管理部门的具体业务,实现对各种测绘资料的科学性管理,资料数据从查询、登记、到最后的提交。整个过程要求自动化。利用空间可视化的形式信息,要求互联网能够通过空间查询手段实现对资料的查询、统计、整理。在统一的,集成的构架下进行采编管理操作,各类数据的不同特点技术支持下,通过对功能框架的不同具体实现来表现,提供多种来源,多种形式的各类数据的输入功能,同时在管理过程中要变换数据的导入,兼顾其他系统与本系统的交换,提供自主导入功能。在数据录入、图形录入、资料录入过程中完善管理体系,及时更新操作,每个数据并不是在每个环节都直接与目录数据进行交互,而是作为工作数据单独保存在档案管理数据库中。 2如何加强测绘成果档案管理信息系统管理 2.1加强档案管理系统的操作功能 按照管理的档案类型进行纵向划分,对地图档案管理,成果管理,航测档案管理等进行系统化操作管理。其次可以按照档案管理工作流程进行横向划分,包括对档案资料的接受、档案归档管理,对分发、借用、检查、查询的过程要进行系统化分析,有针对性的加强管理力度。 2.2建立测绘成果资料档案数据库 测绘成果资料对你感数据库是一个包括空间数据和属性数据的大型关系型数据库,空间数据库和属性数据库在一定意义上隶属于不同的数据体系,以逻辑思维的角度是统一的,数据库是用来存放各种测绘成果资料的档案信息,是整个系统高效运转的优秀,也是各个部门系统的出发点和目标。要积极建成局域网环境信息管理平台,实现测绘安全,进行高效管理和系统化分析,为成果档案的信息化工作打下坚实的基础。 编辑系统是整个数据库建立过程中的重要工作,在系统建立完成后,要及时采用自身维护手段和更新方式,建立一套功能灵活,体系完善,方法多样的录入编辑系统,对档案的录入、编辑、删除等功能进行统一化管理。除了编辑系统,同时更重要的是浏览系统,在网络的影响下,C/S结构是当前测绘资料查询和统计的重要工具,包括对图表进行查询,统计,两大方法。编辑系统和浏览系统在整个数据库建立过程中有着至关重要的作用。 2.4建立分发管理子系统 为了满足当前档案有效管理,对档案的外接、阅读体系要有严格的规范,制定一套严格地管理体系,将信息查询、外接情况、统计分析、图单打印等工作有合理的规划,保证每个子系统的协调高效运转。同时建立管理子系统也势在必行。为了保证整个管理系统运行,必须保障对每个管理子系统的正常运行,建立相关安全保护措施,维护系统用户的升级,对角色创建,信息管理等方面进行有效管理。 2.5完善现有馆藏测绘档案管理体系 在进行测绘档案管理进程中要注意对档案进行系统化分类,注意完善编码体系,从技术上和流程上加强对档案管理的力度。同时在管理过程中要注意为管理人员提供管理平台,提高档案管理的安全性的同时提高工作效率。相关技术人员要努力掌握嵌入式微操作系统的能力,针对测绘档案管理的特殊性和复杂性,对光盘库进行深层次的制定和封装,整理形成读取、刻录、归档等一系列操作规范和流程。使用户通过最简便的操作实现对后台大量光盘的精确控制。 3如何维护系统安全 要想对测绘成果档案管理信息进行有效的管理,必须保护系统的安全性,档案信息的完整性是系统保护问题之一,要保证数据信息之间的结构不受破坏,争取保证整个不同副本的同一个数据基本一致。 3.1规范操作程序 信息系统在运行过程中难免会出现各种故障。操作程序存在问题,对信息系统的并发控制不当,系统硬件出错等,信息系统在在工作过程中会约到很多突发性事件,所以在操作过程中要注意维护系统安全,如果不慎出现错误,要及时采取措施尽快恢复原样。登录档案信息系统要对子系统进行规范性操作,首先检查用户收入的用户名及密码是否正确,如果输入过程中出现错误,则不能正常进入系统,页面会显示登陆人员的身份已受到限制。在进入系统之前要检查登陆者的身份是否合理,保证身份合理的情况下,要进行审核,保证资料的保密性,同时要规范操作者的操作能力,不同的人员只有对自己相应的项目进行修改或录入,对其他人的栏目无权修改,在登录过程重要保证职责分明,各司其职。 3.2及时对信息进行备份 数据库备份是日常维护工作的重要组成部分,要求在工作过程中对备份机制进行定期备份,利用数据采编管理系统进行备份,充分利用Or-acle本身完整的机制。由于内网的数据不能直接更新,所以在系统设计中要采用数据过度的方式,将内外数据库架构导出成XML文件,在将XML文件通过数据采编导入外网数据库,该功能设计实际上也是一种备份和恢复功能,可以将XML文件存放于其他机器中,在出现故障时要利用XML文件数据及时恢复。 4结束语 地理信息系统在实际运用过程中有着重要的作用,具有信息采集、管理、分析和输出等多种地理信息能力,具有空间性和动态性。可以快速、准确、综合的对复杂的地理环境进行分析和探究,具有重要的实际意义。测绘资料档案积累了大量珍贵的测绘成果资料和档案资料,测绘成果资料档案信息是一个可以被多个用户同步访问大型数据库系统,不仅可以像传统的数据管理系统那样管理数据和文字信息,同时可以管理空间信息,为空间处理体系提供各种分析方法,对不同的空间信息进行综合性分析,提供有助于地理信息的查询、管理、统计分析等功能,适应测绘成果资料档案信息化的需要。 作者:吴霞 单位:贵州测绘资料档案馆 档案管理系统论文:学生档案管理系统设计 1业务分析 业务管理层内容包括两个模块,其一是服务过程管理模块,其二是档案信息管理模块。前者的功能是档案馆的管理人员的流程管理,内容有用户审核、用户缴费、用户调档、信息录入/修改、信息校对、打印信息、通知用户取件、用户取件登记等流程。后者的功能是管理高校学生的所有档案信息,它组成了档案馆永久档案的一部分。档案信息系统的数据主要源于纸质的学生档案以及从教务处获取的数据库文件,的得到这些数据之后,管理人员导入这些数据、数字化处理和加工学生档案,如此来满足用户不同情况的信息检索、信息查询或者是信息打印等需要。 应用基础层次的内容包括三个方面,其一是权限管理模块,其二是日志服务模块,其三是信息统计模块。权限管理的功能是保证不同级别的用户拥有不同程度的操作权限。日志服务模块的功能是追踪用户在系统内的所有操作行为与记录。信息统计模块的功能是对客户需求、档案馆管理人员工作量、服务质量与数量以及费用收取等信息进行统计,作为档案馆其他工作的参考内容。 2系统的总体设计 本章首先针对特定的设计目标和需求目标,总体设计了档案信息管理系统,同时分为功能相异的字模块,具体描述了其中关键模块的功能,剖析了系统中的关键业务流程,最终得出档案信息管理系统的总体框架,同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面,使用的架构是MVC,在实现业务管理层方面,利用的模式是传统的C/S,有效达到学生档案信息管理系统的功能。 以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同,服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块,用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。 3系统详细设计 学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系,以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分,分别是最底层的windows操作系统,中间层的服务器和数据库,业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM,BEAWebLogic,数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员,包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理,包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。 4系统总结 通过系统的基本功能的设计,可以完成系统的主要需求。满足高校学生档案管理的基本功能,极大的减少了学生档案管理的工作强度,并且在系统的设计中加入了权限的管理可以对学生档案的管理起到了保密的作用。 作者:池磊 姚军 崔成 单位:石家庄职业技术学院 档案管理系统论文:高校资产档案管理系统性浅析 一、系统剖析在高校资产档案管理实践中的重要意义 一方面,资产档案管理作为资产管理活动的映像反映,要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面,我们可以从系统性的档案管理活动出发,反溯资产管理实践中的不足,寻找解决问题的方法,提高资产管理活动的水平。此外,系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系,分析出影响档案管理的关键因素,反溯出资产管理中的关键环节,从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。 二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素 从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动,可以将其整体分为主客体二大因素系统,每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”,即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。 (一)高校资产档案管理的主体系统 主体既指事物的主要部分,也指具有认识和实践能力的人。一般而言,事物的主体似乎是明确的,而就高校资产档案管理来说并非如此,其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面,笔者通过中国知网检索发现,截止2013年底,仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇,未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中,很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作,造成大量的资产档案,特别是资产使用档案无序保管,开发利用率低下,需要我们以系统性的方法加以剖析,明确责任主体。 1.组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分,按照档案法规的要求,学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析,资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映,那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说,资产档案管理应当是二元主体,关系到资产和档案管理两个组织系统,两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂,量大而人员不足,而资产管理专业性十分强,资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成,应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责,而资产管理部门则在档案管理部门的指导下,主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作,从而形成二元主体的组织系统。 2.人员系统。明确了高校资产档案管理的组织系统,那么相关部门的工作人员自然应当承担所在单位的资产档案管理职责。学校档案馆(室)应明确专人负责资产档案的组织、协调、指导工作;资产管理部门应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与管理工作。 (二)高校资产档案管理的客体系统 客体是主体认识和实践的对象。高校资产档案管理的客体系统指该档案管理实践中除主体系统外的客观事物。按性质可分为三大体系。 1.内容体系。即高校资产档案的全部内容范畴。包括三个方面:一是资产形成档案,指在资产产生过程中产生的档案资料,如各种论证报告、批文、合同书、安装调试记录等。二是资产使用档案,指在资产使用、运行过程中产生的档案资料,如各种操作规范(标准)、使用记录、保管记录、维修记录等。三是开发利用档案,指对资产档案中的相关信息进行挖掘、加工,为教学、科研和管理服务过程中产生的档案资料。资产档案的内容体系实际上是资产从形成、使用、运行、灭失到信息利用的全部过程在档案管理中的映射,是高校资产档案管理的优秀部分。 2.运行体系。指对高校资产档案管理活动进行干预和调节过程中形成的档案资料。包括资产档案管理部门、岗位的工作职责,资产档案管理制度、运行机制、监测考评体系等。也包括档案管理过程中形成的各种工作计划、总结、会议记录等。3.保障体系。指高校各部门为资产档案管理提供支持、帮助过程中形成的资料。如学校支持档案管理的政策、经费、人力和技术保障等等。 三、高校资产档案管理子系统在实践中的相互关系 尽管我们用系统论的方法将高校资产档案管理体系分成主客体二大系统,其下又分为若干个子系统,每个子系统间有其内在的边界,但它们之间并不是割裂的,而是相互关联、相互支持、相互影响的,共同构成完整的管理体系。 (一)主客体的关联性 对一件事物而言,主客体之间总是相互伴生、相互关联的,高校资产档案管理亦是如此。高校资产档案管理部门、岗位和人员的存在或变化是为完成资产档案管理工作这个客体实践服务的;主体在认知和行为能力方面的变化会直接影响客体质量。反之,客体的变化,会对主体的素质和能力提出新的要求。只有主客体协调一致,才能促进事物和谐,可持续发展。 (二)主体要素间的依存性 如果我们将高校资产档案管理主体的组织系统和人员系统视为二个要素的话,它们之间应是一种依存关系。从要素产生的角度看,设置一定的资产档案管理组织或岗位,是因为有一定的档案管理工作任务,需要有相应的人员去完成;人员职责也要根据组织或岗位目标与工作任务来安排,二者相互依存。从事物发展的角度看,资产档案管理组织、岗位和工作任务发生变化,人员也应随之调整,否则会出现有岗无人或有人无岗的情况,影响工作的开展。 (三)客体系统中的整体性 客体系统中的几个部分是根据高校资产管理实践工作性质的不同所作的人为划分,实际上它们是相互支持、相互影响、密不可分的。一方面,这几个部分缺一不可。内容体系不明,我们会迷失工作目标;运行体系不畅会导致工作程序混乱;保障体系不力,工作就会失去支持。另一方面,整体水平的高低,不是取决于水平最高的那部分,而是决定于水平最低的那部分,“短板”决定整体水平。 四、高校资产档案管理系统中存在的问题及优化建议 (一)主客体边界不清 由于大多数高校对资产档案管理工作重视程度不高,对其主客体的作用认识不够,建设投入不力,造成主客体边界不清。主要表现为三种现象:一是部分高校至今没有设立专门的资产档案管理部门或岗位,造成主体缺失,客体质量十分低下;二是虽有具体的责任部门或岗位,但客体建设不力,作用不明显;三是系统性不强,用政策代替制度,用人员代替岗位,用运行中的做法代替岗位职责,用部分成果代替整体水平,造成整体水平低下。要改变这一现状,需要各高校的档案管理工作者加大宣传,游说力度,让学校领导充分认识到资产档案的巨大作用,支持相关部门进一步明晰责任主体,完善客体体系建设,促进水平的整体提高。 (二)主客体不协调 这种不协调主要体现在主体建设不适应客体要求上。从近年监测的数据来看,各高校的资产动辄数以亿计,这些资产在形成、使用、运行过程中会产生海量的档案信息,需要有专门的部门组织人手去管理。但从各高校的管理来看,很少有学校设置专门的资产档案管理部门或岗位,专职人员职数几乎为零,从而造成大量的资产档案信息缺失、变形或掩藏。建议各高校应以年度为时间单位,对学校的资产档案管理工作进行评估,根据评估结果及时设置、调整岗位和人员职数。 (三)子体系水平参差 部分学校为了人才培养工作评估或特定的目标,比较重视内容体系建设,而忽视了运行体系或保障体系的建设,造成“短板”现象时有出现,整体水平下降或后续发展无力。建议各高校根据学校的实际情况,建立系统的资产档案管理绩效考评体系,全面考核资产档案建设水平,发现“短板”,立即整改,促进资产档案管理水平的整体提高。 作者:刘春霞 周晓兰 单位:黄冈职业技术学院国有资产管理处 黄冈林业学校 档案管理系统论文:档案管理系统功能开发 摘要: 随着网络技术、信息技术的发展,计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展,随即产生大量的电子文件,传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性,开始大力开发各种档案管理系统,做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角,提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持,详细介绍了档案管理系统主要功能模块,以期为类似研究提供一定指导。 关键词: 档案管理系统;需求分析;功能模块 档案管理在企业占有重要的地位,随着信息量的增多,任务繁重,管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统,以提高档案信息管理的质量。 1研究背景 随着计算机的不断改革创新与换代,人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今,计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分,不仅能逐渐丰富我们的视野,也可以加深人类对世界的认知,带领大众走向新的天地。随着计算机的进步,信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今,无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展,甚至相关企业专门成立了信息整合小组,用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目,有利于提高企业的优秀效率。面对大量的信息资料,传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要,而且信息容易丢失,这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误,现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的,有助于方便查找与调动,工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势,但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性,在档案管理方面,积极探索新的管理方法,适应新时代的发展需求。基于此,创新现代档案信息管理系统,提高系统操作效率及安全性,使其满足现代化业务及借阅者的需求,具有重要的现实意义。 2开发系统技术支持 2.1相关理论及技术 2.1.1J2EE多层应用模型 J2EE多层应用模型包含很多组件,不同于传统的技术开发架构,J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中,J2EE依托多层分布式应用模型,依据逻辑功能划分,依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作,同时还能提供系统的可扩展性。 2.1.2MVC设计模式 MVC设计模式是一种典型的软件设计典范,是模型视图控制器的简称,目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离,从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低,重用性高,生命周期成本低,部署快,可维护性高,有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中,将会对项目的效率和可重用是至关重要的。 2.1.3Servlet Servlet是用Java编写的服务器端程序,服务器上需要一些程序,通常是根据用户输入访问数据库的程序,工作流程是借助客户端发送到服务器上,服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉(潍坊护理职业学院,山东青州262500)摘要:随着网络技术、信息技术的发展,计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展,随即产生大量的电子文件,传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性,开始大力开发各种档案管理系统,做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角,提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持,详细介绍了档案管理系统主要功能模块,以期为类似研究提供一定指导。关键词:档案管理系统;需求分析;功能模块启并调Servlet,它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器,由服务器把响应信息返回至客户端,Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势,成为开发相关系统传统的技术之一。 2.1.4SQLServlet数据库 数据库最早由美国推出的关系型数据库,在实际的操作过程中,使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用,可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序,也可以是终端用户。 2.2系统应具备的特性 根据实际需求的档案管理,在系统规划中,档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求,实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性:安全性:凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能,加强防范意识。高效性:本系统使用J2EE架构,其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中,能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来,客户端使用B/S开发模式,其是Web开发的主要趋势,具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性:根据各个部分统一的规范标准,确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少:本系统在研发过程中使用的成本较少,开发周期较短,因为使用的软件都是开源软件,系统能够提高档案信息管理的简便性,从而提高工作效率。 3系统整体架构及各功能模块 3.1系统功能需求 在软件需求规格说明书中,功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下:数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据,并完成档案文本与电子档案的挂接,还可开展档案案卷、文件等录入操作。(2)所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等;后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。(3)用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理,主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。(4)借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况,能够得到借阅档案的信息,比如:名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息,例如:档案归还时间等。借阅档案流程为:提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。 3.2系统整体架构 根据实际需求的档案管理功能需求;关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核,审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录,附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后,移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类,便于相关部门管理查找。依据功能需求,构建系统的总体框架。 3.3系统各功能模块 设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则,开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中,通常采用模块化的分析方法,将系统划分为以下几个模块进行设计: 3.3.1用户管理 用户登录系统之前,需要输入相应的账号及密码,要求用户先实施身份验证,如果使用者输入的用户名称和密码正确,会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误,系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料;系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护,档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中,登录界面如图1所示。 3.3.2数据管理 本模块具有数据维护和数据备份功能,其中,数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中,必须考虑使用者连续输入的情况,可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据,这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。 3.3.3文件管理 该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作,设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理,实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作,并对经过修改的信息实施保存处理。 3.3.4借阅管理 该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理,具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块,其中,外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后,被同意方会将问卷发送给借阅人。 3.3.5数据备份及恢复 该模块主要完成数据的备份及恢复操作,数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外,备份操作中会生成一个XML文件,恢复时也由此完成。 4结语 在我国计算机技术不断发展的过程中,部分档案信息可以实现共享,电子管理模式也可应用至档案管理系统中,以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能,初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计,并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况,以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。 作者:范桂泉 单位:潍坊护理职业学院 档案管理系统论文:电子档案管理系统基本操作浅谈 摘要:随着计算机技术及其互联网的普及,档案管理出现了新的发展机遇,电子档案管理系统也成为了公共部门电子政务的一个重要组成部分。本文就电子档案管理系统的基本操作进行分析。 关键词:电子档案;管理系统;基本操作 1档案查阅者的实践操作 1.1选择模拟对象。 用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案查阅者”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。 1.2档案申请归档。 点击菜单树的一级节点“档案申请归档,里面有两个子节点‘:申请归档’和申请记录查看”。 1.2.1归档申请。 点击“申请归档”后,进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件,点击“上传档案文件”链接,跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件),上传成功后,填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等),然后点击“提交”按钮,即完成申请归档操作。 1.2.2查看申请记录。 点击“申请记录查看”,进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面,档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时,也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选,从而找出符合条件的档案记录。 1.3档案申请查询 1.3.1申请查询。 点击“申请查询”,进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等),然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。 1.3.2申请记 录查看。点击“申请记录查看”节点,进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。 2档案管理员和领导者(主管)的实践操作 2.1选择模拟对象。 用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案管理员”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。 2.2档案申请归档。 点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”,里面有两个子节点:“审核归档”和“申请记录查看”。 2.2.1审核归档。 点击左边树节点“档案申请归档”,进入审核中请归档记录页面。此时,页面加载的是所有申请记录的详细信息,档案管理员可以根据档案名称,是否通过审核来查询申请记录,并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例,点击“审核归档”链接,进入到审核页面,如档案管理员可以看到申请记录的相关信息,如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后,可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。 2.2.2申请记录查看。 点击树状菜单中的“申请记录查看”节点,页面显示的是所有申请归档记录,档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询,也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接,档案管理员可以查看档案审核的详细信息。 2.3档案申请查询。 点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”,里面有两个子节点:“审核查询”和“申请记录查看”。 2.3.1审核查询。 点击“审核查询”菜单,页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录,点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中,显示的是当前要审核的查询申请的详细信息,档案管理员可以根据情况,选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。 2.3.2申请记录查看。 具体操作与上述“申请记录查看”相同,档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。 2.4档案申请销毁。 该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理,经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”,里面有两个子节点“:销毁申请”和“申请记录查看”。 2.4.1销毁申请。 选择“销毁申请”菜单,点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后,加载的是所有档案信息,档案管理员可以根据档案名称查询,也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”,进入到申请销毁页面,档案管理员填写申请销毁理由以后,点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。 2.4.2申请记录查看。 点击“申请记录查看”菜单,进入“申请记录查看”页面,该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。 3系统管理员的实践操作 首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统,用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。 3.1档案信息管理。 此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单,进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息,管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。 3.1.1查看。 点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。 3.1.2查询。 点击击要查看的档案行的“查看”链接,将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件,查看档案的相关内容。 3.1.3删除: 管理员根据实际需求,删除档案文件。可以多条删除文档,首先把要删除的档案前的复选框选中,然后再点击“删除”按钮,即完成档案删除操作。 3.2档案申请归档记录管理。 此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录,可以根据档案名称和审核状态进行查询,并且可以根据需要删除记录。 3.2.1查看档案申请归档记录。 点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单,然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面,页面显示的是所有档案信息。 3.2.2删除档案申请归档记录。 选择要删除记录的行起码复选框,然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。 3.3基础信息维护。 此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护,包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。 3.3.1文件类型管理。 点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。 3.3.2档案文件等级管理。 点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。 作者:韩黎明 单位:杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场 档案管理系统论文:电子档案管理系统在农机安全中的应用 摘要:笔者首先分析了农机安全监理工作中宣传教育不到位、档案管理形式过于落后以及电子档案系统有待完善等问题,其次探讨电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义,提出了在加强农机安全监理电子档案管理的具体措施。以期为农机安全监理部门及从业人员提供参考。 关键词:电子档案;管理系统;农机安全监理 1当前农机安全监理中存在的问题 1.1没有及时开展宣传教育工作 农机安全监理工作的落实,能够促进农机设备使用的安全性得到提升,但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响,工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标,大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义,因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识,受自身文化水平限制,很难理解农机安全宣传知识,仍然按照自身理解对设备进行操作使用,留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作,存在(三差一低)现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患,农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动,因此风险问题迟迟得不到解决。 1.2没有严格规范档案管理制度 农机监理工作开展期间,会产生大量的档案信息,如果不对这部分信息进行保存管理,丢失后很难再次补充,增大了日后管理工作开展的难度;工作任务落实期间,基层工作人员对岗位责任认识不够,存在基础工作不规范的现象;在工作期间,农机监理不能起到监管作用,不明确农机使用阶段的详细安全准则,对不规范的操作更正,农机设备发生故障的几率也增大。 1.3没有意识到档案管理工作的重要性 档案是后续农机安全监理工作开展的依据,意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出,但并没有落实。目前,档案管理工作并没有得到重视,甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作,但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务,造成档案不能在农机监理中发挥作用。 1.4没有完善的电子档案管理系统 电子档案的制作需要专业设备,通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备,计算机办公系统得不到更新,很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用,减少信息传递所用时间,但在网络环境中也存在一些病毒风险,一旦入侵到计算机系统中,必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准,因此电子档案制作计划仍不能快速开展。 2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义 1)全面落实电子档案管理工作,加强基础设施建设,可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的,安全监理应当做出调整,随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整,符合农机监理工作需求。 2)加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料,其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材,电子档案管理系统在农机安全监理中的应用,提高了农机安全监理的效率和质量,促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。 3)加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要,实现信息资源的有效整合,符合科学发展观的要求,有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化,有利于农机安全监理信息资源的共享,有利于促进我国农业机械化事业快速发展。 3加强农机安全监理电子档案管理的措施 1)完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进,提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行,针对常见的损坏丢失问题,可以作为管理任务开展的重要内容,做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验,避免出现内容的遗漏。 2)应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作,很难在信息化模式下工作。所以,必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力,更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较,更安全便于使用,可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份,即使办公计算机系统受到病毒的攻击,通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用,这一特征是传统管理模式不具备的。 3)农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存,并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系,培养高素质人才关键,档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视,培养档案管理人员的计算机操作能力,解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升,可以定期开展交流会议,员工之间交换提升工作质量的有效建议。 4结束语 我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理,有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作,促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质,促进农业机械化事业的快速发展。 作者:张伟欣 单位:黑龙江省嫩江县农机安全监理站
一、新时期自然资源档案的特征及意义 自然资源档案一般是指“自然资源管理部”在相关业务处理期间获得的一些有价值的文字、图表、实物等载体。在对其实施专业化管理过程中,能够全方面地整合自然资源的利用效益,对其实现高效分配,从而提高档案的利用效率,促进社会向资源节约型方向发展。自然资源档案主要具有下面几个明显的特点: (一)覆盖面广,内容丰富多样 一般来说,自然资源档案的内容复杂,辐射面广,[1]特别是在实施改革政策之后,相关部门及单位的管理工作越来越多,如城乡规划管理、国土资源管理等。因此,自然资源档案管理过程中,档案管理的内容类型比较多样,并且涉及的档案范围比较广。 (二)档案载体多样 由于自然资源档案内容较多,各类档案在存储时,会表现出多样化的特点,有些档案是以声像、文字等形式进行记录,有些档案是以电子档案的模式对其进行记载与整理。其中,需要把资源保护、利用、开发、共享等全流程内容进行记录,所以要保持资料内容的客观性,就要以最原始的形式进行存储。 (三)地域性较强 自然资源档案通常在存储时,会按照行政区域划分来进行分类存储,这样自然资源档案就会表现出较强的地域性。包括自然资源的调查、评价、使用等,这些都对资源的开发和利用提供数据支持,发挥了一定的应用效益。 二、资源共享视域下自然资源档案数字化管理概述 基于网络信息化技术的持续推动下,共享已成为当前社会经济发展的一个关键推动力,可以使很多闲置的资源重新得到配置、利用,最大化增强其利用价值。在资源共享发展中,这是现代化社会发展的一个重要趋势,同时也在不断优化社会资源。随着《档案法》的修订和实施,档案信息化管理有了更加明确的规定和标准,尤其是在电子档案管理、档案数字化建设等方面,更是有了明确的标准和要求。近几年,自然资源档案管理部门构建一批数字档案室,以此来保证电子档案管理系统的有效构建。在资源共享视域下,自然资源档案数字化管理的目标就是提高档案的利用效率,实现公共档案资源共享,充分发挥档案的重要功能,确保档案资源与数字资源实现一体化发展,在逐步增强档案数字化管理效益的背景下,还能充分挖掘档案的潜在价值,推动档案数字化管理工作。 (一)重点优先化 很多基层自然资源部门在实际开展工作时,负责的工作内容比较多,承担着较大的工作责任,所以,每年会产生大量的档案资料。随着经济的持续发展,每年形成的档案数量在持续增长,这必然对相关单位造成更大的工作压力。由此,应该转变档案管理模式,打造一个全新的能够实现自然资源档案数字化发展的新的管理体系,借助先进的科技手段来实现档案信息共享的目标,[2]不断优化自然资源档案的管理流程,简化档案管理的各项环节,实现档案资源的共享。基层档案管理数字化建设过程中,应该做到重点优先化,配齐各项软硬件设备,保证自然资源档案数字化管理工作的逐步落实。在加强档案数字化建设期间,应该结合基层单位的情况,结合档案的层次,按照先后顺序开展数字化改革,实现资源共享背景下的自然资源档案数字化管理的新目标。 (二)标准化 自然资源档案管理在逐步朝着信息化、数字化方向发展,而标准化是其中一个重要内容,这属于自然资源实现全面整合、管理、利用的一个必要策略,能够极大地提升自然资源档案管理水平,确保档案数据的高效共享与利用。在严格遵循《档案数字化流程与规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关政策的前提下,基于资源共享理念创建数字化管理平台是一个重要选择,并且也需要促进自然资源档案的内容共享,为最大化提高自然资源档案利用价值奠定基础。 (三)协作化 在资源管理部门改革力度不断加大的背景下,档案资源数字化改革有利于促进数据资源的高效采集、转录、传递、共享等,这其中涉及到不同类型的存档文件,例如:文书、声像、业务、科技等,有必要进行多部门的全面联合,通过加强资源整合等方式,最大化增强自然资源档案数字管理质量。 (四)功能化 基于共享理念的渗透性,自然资源档案数字化管理水平的逐步提升,必须要借助于数据库、网络检索工具等信息技术产物来完成,由此能够提高档案管理数据库的建设效果,丰富数据库的功能,为后续的档案数字化管理和维护提供技术支持,[3]全面增强相关档案资源的利用价值。 (五)安全化 在实施档案资源数字化管理期间,操作的过程相对传统的档案管理工作比较复杂,并且具有较高的要求,对此,从现实管理角度来看,必然会出现一些安全问题,从而影响资源的共享效果,务必最大化增强自然资源档案内容的安全性、稳定性、完整性,同时还需要逐步建立完善的档案管理制度,来提升档案数字化管理的安全性,避免档案信息的遗失或者泄露。 三、资源共享视域下自然资源档案数字化管理存在的问题研究 目前,自然资源档案数字化管理已经获得不错的成绩,相关新技术的显著优势已经完全体现出来,但是自然资源档案数字化管理工作效果并没有达到预期的水平,主要存在下面几个问题。 (一)数字化管理方法单一、滞后 数字技术在很多行业中已经广泛应用,并且取得良好的应用效果。它不但能够最大化地增强档案管理质量,而且还能够逐步降低相关业务人员的工作负担,加强业务改革与创新。不过,在运用数字技术的过程中,行业工作者必须要具备全新的数字化管理思维,能够客观性地分析数字技术,同时还需要高效地利用数字技术,来开展档案管理工作,保证档案管理工作的质量。由于目前自然资源档案在管理过程中,坚持双轨档案制,要求纸质档案和数字化档案共同存储,所以会增加档案管理工作人员的工作量和难度,在新时期,自然资源档案数字化管理期间,优化档案管理体系是一个重要发展方向。 (二)数字化档案管理体系不完善 在全面实施自然资源档案数字化管理期间,必须要创建一套相对完善、健全、高效的档案管理机制,确保全部的工作流程、动作都有制度可以遵循。然而自然资源档案管理数字化建设中,体制的创建具备很大的阻力与障碍。相关管理部门必须要积极地完善窗口服务机制,同时还需要配置负责、专业、优秀的数字化档案管理工作者,不过从现实角度来看,管理成效并不佳。并且,部分管理工作者并非是专业人士,他们缺乏数字化管理思维,必然会对相关工作的高效开展带来阻碍,从而影响档案数字化管理水平提升。[4] (三)数字化档案管理平台不健全 在全面加强自然资源数字化档案管理期间,如果将其和传统的档案管理相比,不只是管理的方式和手段发生变化,管理的思想也发生变化。然而实际开展档案管理活动时,还固守旧有的档案管理理念等倾向,无法真正地认识到自然资源档案数字化管理的价值,从而对实际工作的应用效果提升造成阻碍。由于自然资源存在形式比较散乱,因此在实施档案数字化管理过程中,必须要创建独立的档案管理体系,但是很多单位没有充足的资金用于档案管理系统的建设,从而无法创建完善、专业的管理平台,影响了档案数字化管理水平的提升。 四、资源共享视域下自然资源档案数字化管理具体策略 自然资源档案一般包含不同类型的自然资源、生态环境等档案文件材料,为后续的自然资源使用和开发提供数据支持。基于资源共享背景,要加强自然资源档案数字化管理,需通过以下几方面措施加以落实。 (一)编制档案数字化共享联合体系 基于资源共享体系的渗透性,在加强自然资源档案数字化管理期间,必须要深刻认识到资源共享的意义,同时还需要利用当科技手段来构建档案数字化共享平台,实现大档案管理目标。在实际开展数字化档案管理工作时,要确定责任人,成立专项资源共享小组,通过现有的档案资源,实施高效配置,并促进全面共享,最大化促进档案数字化水平的提升。同时,各个部门之间应该相互合作,创建专业化、标准化的档案管理机制,为实现档案资源及相关内容共享做铺垫。 (二)多渠道加强数字化建设 由于自然资源档案数字化工作存在不同的要求与规定,相关部门必须通过不同的策略与手段等加强相关资源的一体化整合,为加强档案数字化建设奠定基础。首先,必须持续性地增强自然资源档案数字化管理效率,利用信息技术创建数字化管理机制,确保档案部门能够通过全新的管理平台对档案资源进行高效配置,实现共建共享。其次,保证档案管理质量最大化提升,根据单位的实际情况,筛选出最理想的档案数字化管理技术,配置相应的硬件基础设备,为档案数字化工作的有序开展做好准备。再次,加强磁盘阵列多元化保护措施,不断升级更新档案数字化管理平台的应用功能。最后,在严格遵循国家相关法律法规的前提下,持续提高档案数字化管理水平,同时还要促进档案管理的规范化、标准化,保证档案管理的质量。[5] (三)建设档案数字化管理平台 自然资源管理部门必须遵循国家相关法律政策,逐步创建标准、规范的数字化档案管理体系,最大化加强档案规范化、标准化管理。对于不同部门产生的档案文件材料,应该分别将其录入到档案管理系统中,进行归档,同时将自然资源档案管理平台与OA系统进行连接,使档案信息在形成后可以自动上传至档案资源管理平台,由此构建一个专业的数据档案体系。同时,该平台还可以有效地将原有的档案资源和新形成的档案资源进行连接,实现档案资源的高效、安全存储,避免出现档案数据丢失的问题。 (四)建立数字化信息系统 在资源共享视域下,进行档案数字化管理平台建设时,应该建立档案数字化信息管理系统,各个部门配置网络化管理设备,单位内部设置数字化档案管理系统,所有部门都有登录系统查询和归档的权限。同时利用大数据、云计算等技术,建立档案数字化管理系统,由此不但能够大大提升工作效率,而且还能够通过数字化技术,最大化增强档案信息的安全性与稳定性,为实现自然资源档案的安全共享提供保障。 五、加强自然资源档案数字化资源共享和利用 自然资源档案数字化管理的目标就是提高档案利用和共享效率。由此,应充分利用数字化技术,实施有效的档案管理,进而更好地挖掘档案的潜在价值,使数字化档案资源可以为更多的部门和公众提供数据支持,进而促进自然资源的优化配置,提高档案的利用效率。 (一)建立健全数字信息管理系统 在进行自然资源档案数字化管理的进程中,要利用数字化技术构建完善的数字信息管理系统,结合单位的实际情况,构建与数字化建设相关的各类软件和硬件设备,开发自然资源档案管理移动APP,为档案管理人员以及档案利用者管理和查询利用档案提供便捷服务,同时有效保护档案的安全。[6] (二)高效获取档案数据资源 要做好各项基础工作,构建档案数据库,促进档案资源的共享,为资源配置提供数据支持。首先要保证档案资源的完整、准确、全面、系统。其次要高效地整合相关基础数据或资源,如历史资源、管理需求等。一是做好自然资源档案管理调研工作。深入基层单位开展调研工作,针对调研对象档案管理情况,获取完备的自然资源档案管理基础数据。二是借助现代信息技术,整理自然资源档案,明确其管理内容、历史记录等信息。三是借助自然资源档案数据系统做好档案资源的整理、分析、汇总。四是利用信息技术完成自然资源档案的分类处理,实现自然资源档案数字化管理的目标。 六、构建多层次的数字化网络系统 信息网络化技术与社会各领域的整合越发紧密,自然档案管理也需要顺应这样的发展趋势,通过构建多层次、数字化的网络系统,促进自然档案的数字化进程,全面实现档案资源的数字化共享。在这个过程中,有关部门要明确网络系统建设的规范和要求,要加强推广和普及力度,明确数字化网络系统构建的目的,让民众认识到自然资源档案的重要性,使档案管理者能够明确自身责任,进而更加积极主动地参与到自然资源档案的保护与管理工作中。在此基础上搭建数字化网络管理系统平台,利用网络的互动性、共享性,将自然资源档案的价值充分发挥出来,更好地实现自然资源档案资源的挖掘和利用,更好地实现信息共享;加强职能部门职能管控,细化相关标准和规范,完善档案共享体系,最大化提升自然资源档案信息的利用效率。同时还必须最大化增强档案数字化管理的稳定性,配备完善的软件、硬件设施,定期进行系统升级,优化系统功能,为自然资源档案数据的可靠性、安全性提供良好的环境。[7] 七、加强自然资源档案安全管理 在实现自然资源档案共享的过程中,存在很多不容忽视的安全问题,一旦受到网络攻击,重要的自然资源档案信息就可能泄漏或者丢失。因此档案管理部门要明确档案信息资源安全管理的重要性,通过搭建数字化平台加密机制,进行人员身份认证与安全管控,定期升级防火墙等级,注重多元化防控,最大化增强档案信息资源管理的安全性与稳定性。 八、围绕档案数字化建设优化管理制度体系 健全的管理制度体系是在共享模式的推动下,对档案管理工作进行指导、规范和约束。档案管理部门要从当前资源共享的视角出发,建立完善的档案管理规章制度,对各部门的职能权限给予明确的规定,加强监督与管控,以自然资源档案管理为中心,制订档案管理制度,尤其是立卷归档、分类方案等,要全面进行修订和完善。加强电子档案归档管理制度的建设力度,确保每一个管理环节都符合规范和要求。还要对档案管理部门的责任予以明确,使档案管理人员认清自己的位置,明确自身的责任,进而能够积极主动地投入到自然资源档案管理数字化建设中,更好地为自然资源档案信息资源的共享提供支持和助力。[8]数字化建设是自然资源档案管理现代化建设的一个主流趋势,特别是在资源共享理念的渗透下,必须逐步推进档案数字化管理,这不仅有利于档案资源的共享,还能够全面提升自然资源档案管理信息化建设的效益,促使其价值得以最大化的提升,从而为国家、城市建设的规范化提供更加可靠的资源和依据。要在当前资源共享视域下,构建完善的档案数字化管理机制,积极引入先进的管理技术,加大宣传力度,全面普及档案数字化管理的意义和重要性,促使档案管理人员以更加饱满的热情投入到自然资源档案数字化管理工作中,使自然资源档案的价值和作用得到最大化的提升。 参考 文献: [1]王瑞.自然资源档案管理信息化的现状及应对策略研究[J].科技资讯,2022,20(7):4-6 [2]王艳华.自然资源档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2022(7):127-129 [3]董晶晶.新形势下自然资源档案管理工作优化分析[J].兰台内外,2022(7):31-33 [4]陈瑞萍.自然资源档案管理工作实践路径分析[J].黑龙江档案,2022(1):198-200 [5]吴新蓉.数字化在自然资源和规划档案管理中的适用性探讨[J].城建档案,2021(12):9-10 [6]林剑.信息技术在自然资源档案管理中的应用[J].城建档案,2021(12):17-18 [7]梁丽坚.大数据时代下的自然资源部门档案管理创新[J].城建档案,2021(12):74-75 [8]崔鹏.自然资源档案管理工作的实践与思考[J].黑龙江档案,2021(4):370-371 作者:钱玉珊
高校档案管理篇1 一、数字化技术对高校学生学籍档案管理的优势作用分析 1.提升学籍档案管理效果高校学籍档案是对学生学籍信息的记载,包括学生的成绩、日常学习表现以及相关活动的参与状况等,类似于学生在大学校园成长历程的记录本。在以往学籍档案管理过程中,管理者通常是依据学生所在班级或者系别等开展手工化管理,但高校的学生数量较多,所以学籍档案管理较为零散,难以将这些信息进行融合,导致档案信息之间形成孤岛效应,不仅不利于信息运用,还导致管理者面临较大的工作量,难以提升档案管理效果。通过对数字化技术进行运用,构建档案管理数字化平台,并在平台中设置对应的院系入口,则可以及时对档案信息进行数字化存放,还能够根据不同的学生、不同的需求等对档案信息进行精细化分类,并根据运用路径对档案信息进行综合存放,使档案信息管理更为高效,且能够提升档案信息的运用效果。2.节省人力和物力资源数字化技术运用于高校学生学籍档案管理,还能够帮助高校节省更多的人力和物力资源,助推高校档案管理成本下降。在以往传统的学籍档案管理模式下,档案管理者需要花费较多的时间去搜集学籍档案信息,并对这些信息分类、分析等,最终根据分类状况对其存放,不仅需要安排更多的工作者,而且还会消耗较高的时间成本。此外,对纸质学籍档案信息进行保存,还需要占用较多的空间,会加剧高校档案管理的物资浪费。通过构建数字化档案管理体系,借助数字化技术对学籍档案信息进行搜集,则能够在较短的时间内整合更为全面的信息,不仅不需要更多人员手动搜集,还能够降低时间成本。同时,数字化档案管理还能够节省空间,不会占用较多的档案室空间面积,能够更大限度地促进学籍档案管理质效的提升。3.推动高校现代化发展高校作为我国社会运行中不可或缺的主体,其也应当积极跟随时代的变化,对自身的内部管理进行变革,更好地适应时代的发展趋势。当前的时代是互联网+时代,很多行业都开始与互联网交融,通过对互联网的应用,提升了发展成效。在互联网+大潮之下,高校的发展也面临较大的机遇。通过在学籍档案管理工作中引入数字化技术,能够帮助高校提升数字化运用的能力,促进高校现代化发展水平的提升。同时,由于学籍档案管理是高校内部管理中的重要部分,不仅学生学籍信息多,而且管理工作烦琐,通过对数字化技术运用,可以提升管理者的数字化技术,而其他教职工则可以在学籍档案数字化管理的趋势下,积极学习数字化知识,并在各自的领域中开展数字化建设,深化对数字技术的运用,能够从更大的层面带动高校的现代化发展。 二、当前高校学籍档案数字化管理面临的问题 1.缺乏数字化学籍档案管理系统高校学籍档案数字化管理,离不开完善的信息化系统做支撑,但实践中,很多高校都未建立针对性的学籍档案数字化信息系统,在开展档案管理工作中,仅仅是将原有的纸质手动管理机械搬到了计算机中,没有充分对计算机的各种先进技术进行运用,所以,整体学籍档案管理的效果依然不够理想。还有的院校虽然构建了学籍档案管理系统,但是因为长期不注重对系统的维护,导致系统中很多功能无法得到有效运用,学籍档案管理工作存在明显的固化、生硬等问题,也不利于学籍档案管理效果的提升。2.没有构建完善的数字化档案管理制度体系学籍档案管理作为一项重要的工作,不仅在学生未来发展中有较大的作用和价值,而且在学校的长远发展中也发挥着重要作用,这就要求高校要规范化、科学化地对学籍档案信息进行管理。要想真正提升学籍档案管理效果,需要构建完善的制度体系做参考和约束,尤其是在当前数字化时代,学籍档案数字化管理的流程与原本传统管理的流程有较大区别,而且对管理者提出了较高的要求,所以,更需要构建规范的制度体系。但在实践中,很多高校都缺乏制度体系,仅仅是在技术创新上努力,却忽视了制度体系建设,导致数字化学籍档案管理缺乏明确的方向和目标,管理过程不够科学、规范。甚至一些院校依然采用传统的学籍档案管理制度,其内容已经明显落后,无法发挥出有效的指引作用。3.学籍档案管理人员的专业化技能有待提升数字化学籍档案管理与传统的学籍档案管理相比,流程更为复杂,且管理内容更为精细化,所以对档案管理人员也提出了更高要求。一方面,学籍档案管理者要能够充分对互联网信息技术进行运用,能够依据具体的流程和要求对档案管理工作进行开展;另一方面,也要掌握跨领域知识,如统计学知识、管理学知识、经济学知识等,能够以较高的综合技能对学籍档案进行分析、整合、保管等,最大限度地提升学籍档案管理的效果,促进档案信息价值的发挥。但根据相关了解发现,高校很多学籍档案管理者都存在专业素质不高的问题,难以对数字化技术进行科学运用,而且跨领域知识掌握不够,在开展学籍档案数字化管理过程中存在不能胜任、创新力不够的问题。 三、数字化趋势下高校学籍档案管理策略 1.构建完善健全的数字化学籍档案管理信息系统在数字化趋势下,为了推动高校学籍档案管理水平的提升,最大限度发挥学籍档案的价值,高校应当构建针对性、操作性高的学籍档案信息系统。一方面需要高校做好资金安排,在学籍档案数字化建设上投入足够的资金,为先进信息系统的引进做好基础;另一方面还要在引进学籍档案信息化系统之前对院校的情况进行分析,做好系统模块的设置。例如,可以根据院校的学籍档案管理要求、对档案信息的使用需要及不同院系的实际情况对系统设定模块,使学籍档案能够被分模块化、清晰化管理,更好地提升管理的精细化效果。同时,高校还要定期对学籍档案管理信息化系统进行更新和维护,可以安排专人负责对学籍档案信息系统进行管理,解决系统运行中存在的问题,并对系统内容更新和优化,确保系统的高质量、可持续运转。此外,高校在构建信息化系统之后,还要对原有的学籍档案信息进行电子转化,使原本纸质版的信息也能够电子化,使学籍档案管理更为完整。具体来看,学籍档案信息转化的方式有两种:第一,扫描图片的方式。学籍档案管理者运用扫描仪对原本纸质学籍档案信息进行扫描转化为电子版,并存放于对应的模块中。当然如果没有扫描仪,也可以采用拍摄照片的方式,利用摄像机对学籍档案信息进行清晰化拍摄,并将拍摄好的图片存放于对应的信息系统中。第二,重新录入的方式。重新录入指的是学籍档案管理者根据纸质版学籍档案信息在系统中进行电子化录入,这样虽然能够确保学籍档案信息清晰、完整,但是会给档案管理者带来更大的任务量,加剧其工作负担。不同的高校要根据自身的实际情况对这些方法进行选择。2.构建数字化学籍档案管理制度体系由于数字化学籍档案管理工作较为烦琐,且规范性要求高,所以高校要构建完善的学籍档案数字化管理制度体系,在制度中对每一项学籍档案管理工作进行规范,明确整体档案管理工作的流程和方法,降低不规范行为发生的概率。具体来看,在构建制度体系之前,相关人员要对学籍档案信息化管理情况进行分析,分析数字化档案管理的流程、所需岗位、每一个岗位的工作内容、未来工作方向等,通过对这些信息的充分思考与研究,根据不同的岗位或者不同环节的工作构建细化的制度体系。同时,为了确保制度体系有更高的操作性,还可以与学籍档案管理者进行讨论,通过思想碰撞和观点互换,实现相互之间的沟通交流,对制度中的细化内容进行调整、优化、完善等。还需要注意的是,高校是处于不断发展和变化过程中的,学籍档案信息管理工作也处于变动中,尤其是在当前数字化技术快速发展的背景下,更需要高校及时对学籍档案信息化管理工作进行创新和优化,要随时根据情况对学籍档案管理制度体系进行调整、完善,不能长期沿用滞后的制度体系。3.不断提升学籍档案管理人员的专业技能为了促进学籍档案管理人员专业技能的提升,使之更为高效地开展学籍档案管理工作,可以从如下几方面入手:第一,对学籍档案管理者开展系统培训。高校在构建学籍档案信息化系统和做好制度建设之后,就要对学籍档案管理者开展培训,要通过针对性的培训,提升其综合技能,使之能够自如对信息化技术进行运用,并主动提升学籍档案管理的效果。例如,可以每月或者每两周组织学籍档案管理者参与一次培训活动,邀请学籍档案信息系统建设方面的人员或者从外部聘请信息技术专家为学籍档案管理者展开培训,使他们通过学习对信息系统有更为全面的了解。第二,引导学籍档案管理者到其他优秀院校实地考察、开展交流活动,通过此举吸收经验,促进工作创新。例如,高校可以鼓励学籍档案管理者到兄弟院校或者关系密切的院校学习,档案管理者相互之间分享经验、交流看法,做到优势互补,促进工作的进步。第三,构建激励机制,鼓励学籍档案管理者开展自我学习。学籍档案管理者作为档案管理的主体,只有加强学习,认识到自我学习的重要性,才能够快速提升综合技能。因此,为了促进学籍档案管理开展自我学习,提升学习热情,院校可以构建激励机制,如可以每月或者每学期对学籍档案管理者的工作成效进行考核,依据工作岗位设置考核指标,并根据考核结果实施奖惩。 四、数字化背景下高校学籍档案管理发展趋势 数字化背景下,高校学籍档案管理有显著的信息化趋势,未来会逐步向智能化、数字化、综合化方向发展,并促进学籍档案管理效果的持续提升。1.智能化趋势智能化趋势是数字化背景下高校学籍档案管理的重要趋势。近年来,随着我国科学技术的进步,越来越多的高校开始实现智慧化发展,构建了智慧化管理体系,学籍档案管理也被纳入了智慧化管理过程中。未来,在科技日益进步的背景下,高校学籍档案管理也会更为智能化,如通过运用物联网技术可以对学籍档案信息进行实时传输和共享,并促进学籍档案信息的全面化管理。通过运用区块链技术,则可以使学籍档案信息存储更为安全、有效,且可以通过区块链系统的建设,自动对学籍信息进行动态化更新,提升学籍信息管理的效果与效率。通过对大数据、云计算等技术的运用,可以使学籍档案管理信息的搜集更为容易,降低了过去低效搜集和识别的困境。可见,未来在先进技术的作用下,高校学籍档案管理工作会逐步走向智能化。2.数字化趋势数字化趋势从本质来看与智能化趋势存在共性,指的是高校学籍档案管理中原有的大量复杂信息会以数字化技术体现出来,并采用编号或者条码等方式呈现,使学籍档案信息更为规范,降低了传统管理的复杂性。当前在新技术时代,我国各个行业的发展更为智能,一系列数字化技术被运行到行业发展中,高校在教育环节也对数字化技术进行了运用,但是整体来看,学籍档案管理中数字化技术的运用还不是十分完善。未来,随着高校发展水平的提升、信息化技术运用的不断成熟,学籍档案管理也会逐步走向数字化。此外,数字化技术作为一种现代化技术,其本身具备较高的集成能力,可以对各类信息进行集成,且推动学籍档案信息的完整与全面,与高校学籍档案管理在新时代下的要求是相符合的,所以,未来学籍档案管理也会向数字化趋势发展。3.综合化趋势综合化趋势指的是在数字化技术的作用下,高校学籍档案信息管理会打破原有的独立局面,与各个相关主体的联系更为紧密,且推动学籍档案信息的高效传递与转移。高校学籍档案信息是学生的学历证明,在其未来的工作中发挥着重要作用,且会随着大学生所属学校的变化进行转移,而传统的档案管理模式难以实现档案信息的高效传递,在数字化技术的作用下,则可以使学籍档案管理更为高效,并借助信息系统实现高校学籍档案管理部门与人事部门、教育部门以及其他院校档案管理部门的联系,使学籍档案管理向综合化方向发展。总体来看,学籍档案转接的内容有两个,即转入和转出。在学籍档案转入过程中,学校可以直接利用信息化技术将数据转入新学校,而非向传统方式那样,对档案信息进行包装并邮寄。在转出过程中,则可以借助信息化技术对学籍档案分类和筛选,并快速将其转入对应的单位。整个过程不仅快捷,而且不容易出错,能够提升档案转移的效果。当前该技术已经在很多高校和事业单位得到了运用,未来这一趋势会更为显著。 五、结束语 高校学籍档案管理作为高校运行的重要工作,不仅与学生的未来发展息息相关,而且与高校的持续运行存在重要联系,这就要求高校要加强分析,对学生学籍档案信息进行科学性、规范性管理。但当前,我国很多高校在学籍档案管理中依然采用的是传统模式,不能对数字化技术进行全方位、深入化运用,导致学籍档案管理的效果不理想。文章就探索数字化趋势下如何对学籍档案信息进行管理,结合现实状况提出一些具体的管理策略,并指出未来发展趋势,旨在为高校学籍档案管理工作的有效开展助力。 作者:李娟 单位:天津音乐学院 高校档案管理篇2 近年来,区块链技术在档案资源利用、电子文件归档等工作中的影响越来越大。2016年,我国在《“十三五”国家信息化规划》中,首次将“区块链”列入国家规划。2020年,国际档案理事会面向全球征集论文,区块链是研究内容之一。由此可见,推动区块链技术在档案管理中的应用,既是历史大势,也是发展之要。 一、区块链技术和档案信息化建设 1.区块链技术的内涵。区块链技术本质上是一种去中心化的分布式数据库,它的节点数量没有限制,利用共识机制来更新数据,不断产生新的区块,存储新的数据信息。区块链的关键技术主要包括P2P网络技术、共识算法、智能合约等,具备了分布式、时间戳、非对称加密、免信任等特性。目前,区块链技术在经济、保险、数字版权等领域都有广泛应用,它为各行各业提供去中心化的解决方案,通过调动全网节点的参与积极性,实现多节点无差别记录,通过哈希值、节点链接等方法达到共享和保护的效果。2.档案信息化建设的现状。近年来,在高校“双一流”建设和信息化建设整体推进过程中,档案工作的服务模式有所转变,服务水平有所提升,但与其他行业的信息化水平还存在较大差距。尤其是作为高校档案重要组成部分的学生档案,因其数量庞大、调转频繁、保密性高等特点,成为档案信息化建设的短板。目前,各高校虽然使用了档案管理系统,但大部分都没有实现与教务、OA等业务系统的无缝对接,档案的借阅、证明等工作仍需到档案室进行,没有将档案信息化的利用便捷性、传输高效性和网络适用性发挥出来。学生档案还处于保存、派遣等数据的查询阶段,管理和利用方式都滞后于其他门类档案的信息化进程。 二、区块链技术应用于高校学生档案管理的必要性 1.档案用户的迫切需求。当前高校学生档案数量庞大,2020年,全国普通高校毕业生达874万,意味着有874万份学生档案会随之流动。传统的人工管理模式,速度慢、耗时长、准确率低,且形成的档案材料内容简单、形式单一,无法展示学生的综合实力。同时,高校学生的档案利用需求日益增长,主要包括就业、升学、留学等查询、复制档案材料,政治审查、家庭关系核实等查阅档案或出具证明,因档案毁损遗失补办档案材料等[1]1。此外,利用者对档案服务的要求也越来越高,如远程服务、视频查阅、急速送达等,这些要求给档案的管理和服务带来了挑战。2.国家政策的大力支持。2014年发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出,要把档案信息化纳入信息化建设整体规划。2016年起,国家档案局多次将区块链技术在档案管理领域的应用列入其科技项目立项选题指南之中。2021年1月1日,最新修订的《中华人民共和国档案法》开始实施。本次修订在总结档案信息化建设实践需要和经验做法的基础上,新增了第五章“档案信息化建设”,鼓励传统档案载体数字化,明确电子档案与传统载体档案具有同等效力,并对电子档案管理系统、信息资源共享平台的建设提出要求,为学生档案的全面信息化提供了法律依据和保障。3.疫情防控的客观需要。2019年12月以来,新冠肺炎疫情席卷全国,各省启动重大突发公共卫生事件一级响应。国家档案局也发布了紧急通知,要求各级档案部门要在确保疫情防控安全的前提下,积极参与疫情防控工作,主动承担任务,创新工作方法。新冠肺炎疫情期间,我校档案馆及时调整服务方式,在充分利用电子档案管理系统的基础上,尽量满足各种档案利用需求。但在学生档案方面,党团材料查询、政治审查等业务,仍需工作人员提取实物档案办理。由此可见,必须利用区块链、大数据、人工智能等手段,将档案工作开展由线下转为线上,提升学生档案管理的效用和价值,应对新冠肺炎疫情给传统档案服务带来的挑战。 三、区块链技术应用于高校学生档案管理的可行性 1.“时间戳”特性保障档案数据的真实性。近年来,我国频繁出现档案造假现象,从毕业论文造假,到个人档案信息篡改,这些现象不仅反映出不法分子的唯利是图,更反映出档案管理体系和信息化建设存在的问题。区块链的安全性体现为其存储的数据不可篡改、可验证,数字签名能够识别文字的责任者,防止文本的作者造假,时间戳记录了文本的形成时间,防止文本的时间造假[2]23。每个区块都会被加上时间戳,并和区块数据一起作哈希运算,可以记录学生档案管理中的全部变化,确保档案数据的原始性和唯一性。2.“分布式”特性维护档案信息的安全性。目前,我国各类学校校园网络都处于集中管理模式,网络负担太重容易导致瘫痪。区块链技术中的分布式账本技术具有去中心化特征,全节点采用共同参与管理维护的模式,一个节点数据被篡改,可以快速被检测发现。构建分布式档案数据库,档案信息既互相独立又紧密相关,一个节点受攻击,其他节点上信息和系统运行不会受影响,解决了档案信息归档、存储、利用的安全问题。在此应用设想下,每个归档部门都可以成为一个单独节点,保存一份同样的账本,验证其他节点记录结果的正确性。3.“智能合约”特性确保档案服务的流程性。在中心化的档案管理系统中,数据操作的安全性和保密性主要取决于管理人员的专业能力和职业道德,如果操作失误就会泄露档案数据,造成不可估量的损失[3]45。智能合约的内容经过链上所有主体签名认证,合约内容之外的操作请求不被允许,规范了操作流程。当满足规定的条件时,系统自动触发智能合约,确保另一方不受损失。例如,将学生档案的身份认证、使用权限、适用范围等写入智能合约,合约启动后,自动执行档案使用审批流程,提高了利用效率,实现了学生档案信息的智能化管理。4.“非对称加密”特性保护档案信息的私密性。区块链技术采用了私钥和公钥非对称加密技术,使用不同的权限对数据进行加密和解密。私钥属于密钥,须由拥有者私密保存,公钥则可以向其他人公开,私钥加密的数据可用公钥解密,公钥加密的数据也可用私钥解密。高校的大数据档案信息主要包括公开、内部、秘密三类,其利用的范围和对象有区别,区块链技术不仅能保障“公开”档案信息的原始性,还能保障“内部”“秘密”档案信息传输和利用的安全性。档案管理人员可使用公钥和私钥用于验证签名,保护档案信息的私密性,防止科研资料或身份信息泄露。 四、区块链技术应用于高校学生档案管理的风险性 1.技术层面。从技术本身来说,区块链还不够成熟,虽然融合了时间戳、密码学、非对称加密、共识机制和数字摘要等技术,能够保证区块链总体性能的安全和链上数据的真实,但这项技术也不是万能的,在性能、隐私、安全等方面还有待升级。同时,我国在区块链安全保护、基础性能等方面,落后于世界先进技术。国产化高性能区块链系统研发尚未取得有效进展,如果在复杂系统中推广应用,需要突破很多基础性难题,需要区块链理论研究的支持和引导,需要相关部门协同攻关,加快推进核心技术突破[4]32。2.制度层面。区块链的顺畅运行不仅受到技术本身的影响,还受到国家法律、制度规范等因素的制约。我国的档案管理一直属于中心化模式,档案工作遵循“统一领导、分级管理”原则,这点与区块链技术的去中心化特性相悖。因此,在未来较长的一段时间里,区块链技术无法应用到学生档案的信息化建设之中。此外,我国关于区块链技术在档案领域应用的法律法规还不明确,其作用的发挥也将受到制约。因此,我们要积极探索分布式文件系统的建设,更要注重软件环境的配套,只有技术与制度双管齐下,档案信息共享共治才能成为可能[5]18。3.经验层面。档案管理要从集中到分布、从中心到节点,需要先进的技术和丰富的经验共同支撑。区块链技术应用于档案信息化建设是目前的研究热点,但大部分研究仍集中于可行性分析、应用探讨等理论层面,真正实现去中心化的案例并不多。萨里大学、英国国家档案馆和英国开放数据研究所合作开展的ARCHANGEL项目,是全球首个针对电子档案信任管理的区块链应用研究项目。该项目以分布式账本为技术支持,已创建基于以太坊基础设施的实验平台并开展研究[6]136。我国档案部门可以借鉴其成功经验,并结合我国档案业务的特点,有效协同创新。 五、区块链技术应用于高校学生档案管理的策略性 1.学历认证方面。学生档案是学生在校学习、社会实践等方面的真实记录,能够为高校毕业生参加工作、继续教育、升职培训等提供重要佐证。在传统的认证管理模式下,学生要联系学位认证中心、教育管理部门、学校档案管理部门等,才能将学历学位资料收集齐全。复杂的办事流程,让档案利用者产生了极差的体验感。通过区块链的公证技术,可以对档案信息中的学历学籍和其他信息进行认证,减少了人工干预,满足了毕业生快速、准确核实信息的需求。例如,学历管理者可将“数字文凭”通过邮件发给学生,学生可直接将其链接到相关网站,并根据自己的意愿把“数字文凭”安全存储和公布给相关机构或个人[7]27。2.档案内容方面。档案馆是档案管理工作的主要责任者,而各机关、单位、学院也是档案的产生者,同样需要行使管理档案的职能。所以,可将二级单位和档案馆的服务器组建起预授权的节点群,共同运作区块链电子档案管理系统,实现电子档案多套备份,减少单一节点遭受攻击后的损害程度[8]91。通过引入区块链技术,让学生档案的建立者、管理者、使用者和监督者,都能对学生档案的信息进行维护和更新,形成一个多节点、分布式、可追溯的档案管理网络,构建起高校—企业—学生—教育主管部门—政府良性的信用生态体系,提高了档案存储的可靠性、安全性和档案使用的便利性[9]54。3.成绩翻译方面。经济全球化背景下,越来越多的学生选择出国留学或工作,需要高校档案管理部门提供成绩单、毕业证、学位证等材料的翻译服务。传统的方式是学生到高校档案管理部门登记信息、提供中文材料并支付定金,材料翻译好后,核对信息无误再将费用全部付清,速度慢、手续烦琐,还有可能因为错误产生矛盾。通过创建智能合约,高校档案管理机构将服务事项按期办完,用户交纳的费用就会打到财务部门的账户里。这种不受人为干预的数字化流程,无须个人和机构的信用背书,也不用协议和制度来保障,只要触发条件,代码就会自动执行[10]125,简化了办事流程,申请出国的用户将享受到更加及时、优质的服务。从实体到数字、从互联网到云计算、从大数据到区块链,每一项新兴技术都给档案信息化建设带来机遇和挑战。一方面,我们要通过数字化、智能化的手段,解决学生档案信息化建设中的问题,使其服务突破时间和空间的制约;另一方面,要冷静地分析各种新兴技术给档案工作带来的冲击和影响,顺应潮流,积极应对。 作者:李蕙名 高校档案管理篇3 档案是重要的信息资源,具有根本的现实价值和历史价值。原始记录性是档案的基本属性。具有历史凭证、情报信息和参考价值。从档案的信息储备及其反映的内容,档案信息可提供各项工作的借鉴和参考;从档案形式的多样性记录载体、方式、快捷、共享、安全性、信息化的变化,档案的这一发展过程正是真实反映社会的进步、科技进步和发展。档案资源的信息化归类、整合,电子档案集聚产生,存在着电子档案保存,收集、整理,利用的现象。实现档案资源信息化管理和档案信息实时共享,推进档案在社会、单位、人才引进等方面科学决策和社会治理机制中发挥更大的作用,对企事业单位的建设与发展具有重要的现实意义。档案信息化提升社会治理的精细化,标准化、规范化、现代化水平。加快推进公共共享数据资源向社会开发,充分体现档案资源的价值。 1档案管理信息化的基本含义 档案管理信息化是档案工作发展到一定历史阶段的社会形态形成的结果,而非瞬间产生。档案管理信息化是实现档案信息的数字化、网络化和规范化,将传统纸质、影像、实物等档案的收集、整理、分类、立卷、检索、查找、利用的各个环节通过现代化数字信息技术改变收集、数字化集成整合、归档的过程。完成档案管理信息资源的数字化、查找开发利用智能化、网络化。档案管理信息化建设使档案信息资源得以有效收集,统一管理及时利用。方便档案资源的收存、管理、利用等各个环节过程。 2高校档案管理信息化建设的现状 2.1信息共享、提高工作效率协同办公是高校实行无纸化办公最主要的出发点。无纸化办公,主要在内部局域网的基础上建立起来,通过采用网络互联后,实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高工作效率,减轻工作负担。档案资源信息化可实现档案管理部门与单位各管理部门的网络连接,每个单位、每个项目、每份文件、文字材料从制作、领导批示签发、处室承办,归档、建档都实现了办公自动化(OA内部办公系统)的转发。逐一实现档案管理资源的信息化、无纸化办公,有效地减少管理工作成本,缩短建档立卷的时间; 2.2档案管理信息化资源建设主要包括档案馆馆藏档案数字化和电子文件的收集、接收利用计算机进行档案的收集、归类、整理、立卷编制全引目录。使档案管理信息资源的收集、归类、整理、立卷、查询等工作变得非常方便,档案管理信息实现数字化处理,档案储存实现集成化,极大地提升档案信息存储量和高密度。利用政通综合档案管理平台,可任意整序、分类、排列、检索。以高校(现高校基本上都由多所建校时间较长的院校合并、升级)以学籍档案为例:从新生录取入学、注册、在校学习的过程成绩、获奖、毕业登记、调配等信息资源的繁杂冗余、经过分类、立卷、装订、整理后利用现代化手段将信息资源与原始资源一致流转到计算机,利用档案管理平台进行检索、查档使档案原始资源得以快捷、便利的有效利用; 2.3档案管理信息化建设是档案信息资源的数字化利用计算机技术、高速扫描技术和人力、物力、资金的支持等将馆藏多年的纸质文件和已归档的电子档案,通过档案管理平台系统编排、分类、录入、整理集成到具有有序结构的数据库。通过电子网络远程获取档案信息完成整个过程,在数字档案馆的环境下使档案管理信息化资源得以充分利用; 2.4档案管理人员应积极利用现代化信息技术,改革和创新档案工作方法,从而满足新时代档案工作发展需要 2.4.1档案管理人员要转变自身理念,充分利用现代办公设备及办公软件为档案管理工作服务; 2.4.2档案管理人员要以档案的开发利用为目标进行档案的收集、整理、分类、组卷、编写检索工具、立卷、归档整理等工作; 2.4.3提高档案利用的便捷性,按各类档案装订的不同要求,书写卷内目录,有序、合理、更好地为单位的发展提供具有参考价值的依据; 2.4.4档案管理资源原数据的收集必须精确。档案材料、数据的复制、备份、保存等必须保证和原始数据一致。 3高校档案管理资源信息化建设的重要性 3.1档案管理信息化建设是一项系统性、长期性的工作,特别是一些复杂的、系统性的平台建设,需多系统、多部门共同支持和配合。要坚持顶层设计、规划引领。根据档案管理工作的需求和实际情况,提出目标、合理化的定位和科学设计,加强对档案管理信息化建设的统筹安排、统一部署、统一指挥,促进上下间、部门间的沟通协作。要坚持统筹谋划、资源共享、档案管理信息化建设需耗费大量的人、财、物力。由此,推进信息资源信息化和平台共享,有利于在更大范围加强信息整合、有利于集中整合资源配置,避免重复建设和资源浪费;同时,档案管理的收集、整理、分类、立卷、和查询、利用及服务的过程都环环相扣、密不可分,加强与有关平台共建信息对接也有利于更好地推动档案档案管理工作的大格局,更好地整合档案信息资源、更好地为院校、社会的发展服务。 3.2档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设等几个方面的内容: 3.2.1档案管理资源信息基础设施,档案管理系统软件的维护和升级,技术手段与信息化建设并进发展; 3.2.2档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和重点。信息化建设本质上是信息技术的发展和应用,而技术的应用必须要有平台的支撑。要坚持多元发展,强化阵地覆盖。针对档案资源的多样性、原始性在收集和利用及原始档案的信息化都有不同的要求。随着院校和社会的发展,对人才的培养和需求越来越迫切。因此对应的毕业生在院校期间学习过程的档案利用率也越来越高。要坚持创新发展,做好档案资源的信息化建设,做到与时俱进,更好地服务本院校的毕业生; 3.2.3现今正在经历一个从常规网络应用,到新媒体应用,再到综合性、数据化信息服务管理平台的应用过程。档案管理信息化建设的过程就是一个不断发展、不断完善、不断革新的过程。加强信息资源整合,“坚持一体化发展方向,实现信息内容、技术应用、管理平台、管理手段共融互通”。随着新技术、新平台的推广和应用在不断更新迭代、优化升级; 3.2.4高校档案管理信息化建设,也必须坚持与时俱进、创新发展。作为高校档案管理工作者,要从思想意识层面变革传统的工作观念,强化信息化思维,善于运用互联网、数字化、信息化的手段推动工作,提升档案管理工作服务水平,为院校、社会的发展提供高效、精准、规范、优质的服务。 4高校档案管理资源信息化建设安全保障的重要性 档案安全是档案管理工作的底线、是档案事业的根基。随着我国档案信息化建设的推进,档案信息的利用越来越广泛、利用率越来越高、信息安全问题越来越突显。保护传统档案、维护电子数据存储、信息网络运维等事关档案安全的重大问题,努力做到超前谋划、有效应对。由此,深刻认识档案安全的保障尤为重要。从院校档案的层面上看,院校档案包含院校办学活动的方方面面,内容多、体量大,是院校多年来改革发展的积淀和真实再现,如基础建设、教师管理、干部任职教学研究、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备仪器档案等对促进院校长期稳定、健康、可持续发展有着无可替代的重要价值。档案信息资源的信息化建设中其完整、安全性尤为重要,是档案工作人员的不可推卸的责任和使命,必须高度负责、认真做好档案数据安全。当今大数据时代应具备网络安全保障体系,包括完善的网络管理办法、健全的管理组织和管理责任制,确保网络传输和社会服务中涉密、专利技术等档案信息资料的安全。 4.1档案的原始记录的属性就是档案的不可再生性档案资源信息化建设是使用现代化信息技术对档案信息资源的一种存储和备份,以提高经济效益和社会效益。将纸质档案转为机读档案,节约了保存费用、能同时方便多个利用者查询、能提供远程查询,产生大量的档案数据。在数据质量、集中管理、共建共享、信息保护等方面面临越来越多的安全挑战和保护,因此需将档案数据进行强化治理,保障档案数据的安全性、规范性、有效性、精准性提高准确的利用率需现代化的技术和保护管控的措施; 4.2应加强档案数据安全法制建设完善档案数据安全管理制度,构建档案数据安全技术防范,推进档案数据安全协同共治、提升档案数据安全治理效能等策略,从而提高档案数据安全治理能力和治理水平,保障档案数据的安全性; 4.3档案管理信息化要坚持安全优先规范管理档案信息化工作,离不开各类网站、软件、数据库的建设以及信息的采集、传输和应用,加强网络安全建设至关重要,特别是互联网平台的建设,要坚持安全优先、超前谋划。档案信息化管理对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查阅、网上传输和管理等方面要建立健全和不断完善相应准则、规范建设;同时要抓紧网络平台的日常维护和运行监管。安全保障性就是档案数据的收集、整理、归档、应用、存档的过程,在档案管理资源信息化建设管理工作中坚持安全第一、预防为主、综合治理、规范运行、科技支撑。 5档案事业的发展,不仅要依靠科技的进步、更要依靠高素质的管理人才队伍 档案信息化建设,人才是关键。档案信息化建设为档案管理工作提供新的动力,在管理方式、结构优化等方面都有较大的提升和改造。档案信息化建设的专业性和系统性都较强,对档案管理人员的专业素质和能力要求也较高,更需既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。“人是档案事业发展的根本依靠,也是决定档案安全的第一位因素”。优质的档案管理队伍在档案资源信息化、收集、归类、整理、立卷的全过程、档案数据的利用和档案数据在社会政策优化、公共服务提升、在院校发展等各项工作中发挥着基础信息的重要性支撑以及安全性防护治理起着至关重要的作用。 6结合工作实际,目前档案管理信息化建设中仍存在较大的困难 6.1克服目前档案安全意识、档案安全基础、风险管控体系等薄弱方面,只有高度重视档案的安全性,才能不断促进档案资源信息化建设的工作高质量的有效发展。建立健全管理组织和管理责任制、有效的技术防护措施、加强档案数据库管理的安全和保密、严防档案基础设施出现安全隐患; 6.2档案资源信息化工作量较大、任务繁重,需投入资金规模大,但资金投入不足。对现存馆藏档案资源进行数字化,通过扫描转换成电子文件,按要求经文档管理软件规范整理的数据库,通过网上平台便于检索利用;档案管理信息化模式的发展需要计算机、数据库等软、硬件设备的支持,缺乏这些基础性支持档案信息化管理工作将无法正常运转,现代化技术发展更新较快,需对软件系统进行维护和升级,避免因升级维护给档案资源带来损坏和丢失; 6.3档案管理方式正在由传统管理向信息化管理方式转变。档案管理信息化建设应结合单位工作的实际情况对档案管理人员要强调档案工作的重要性、强调档案信息化建设的意义;要让档案馆的档案管理人员充分认识档案管理信息化的发展意义,使其档案管理理念得到更新,提高工作人员对档案管理信息化工作的积极性;提高档案工作人员的业务能力、掌握档案信息化系统的操作和学习信息化时代档案管理的知识;加强沟通和交流、学习档案管理的软件操作,确保档案管理信息化建设工作的有效开展。 参考文献 [1]国家档案局关于印发李明华同志在全国档案安全工作会议上的讲话通知[R].2017年6月26日. [2]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业2019(06):47-48. [3]金波,杨鹏.大数据时代档案数据安全治理策略探析[J].上海大学图书情报档案系情报科学,2020,38(09):31-33. [4]王颖,王辉.档案信息化建设存在的问题与发展趋势[J].黑龙江史志,2010(07):58、62. [5]张胜.高校人事档案管理信息化建设与研究———评《高校人事档案管理实务与创新》[J].科技管理研究,2022,42(02):251. [6]张倩.高校档案信息化建设现状与对策分析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2018,34(03):51-52. 作者:王再青 单位:德州学院
一、“互联网+”视域下贵州医学档案管理的特点 医院档案不仅包含了医院发展过程中的各种历史资料,同时还包含了医院在开展业务以及执行行政工作中所下发的各类资料,包括了影像、图片、文件以及音频等有效的信息资料。医学档案包括了非常大量的信息量,以及较长的存储时间,而目前所存在的实体存储以及人工查阅的方式已经很难满足人们对于医学档案的查阅、检索、收集需求。伴随着信息化技术的快速发展,大数据时代的来临,“互联网+”的模式来管理医学档案已经在很多医院得到了开展。“互联网+”视域下管理医学档案,可以对检索方式进行改变,更加全面与完整的管理档案资料,对档案的使用情况进行保存与分析,更加深入地挖掘档案的价值,提高档案的利用率和深度利用空间。与纸质档案相比,电子档案具有更加良好的流动性特点,能够更加全面地保存档案,保存的过程中能够合理提升档案的机密级别,能够对档案的有关信息进行合理地修改,让相关信息得以全面展示,节省了档案使用者的时间,让人们能够更加全面的检索档案资料。以计算机科学技术为基础,将传统的纸质档案通过数字化的形式保存在电脑之中,然后在电脑中按照电子档案文件的方式实现安全存储,能够对档案信息实现快速查找。借助“互联网+”的信息化平台,对档案资料进行全面收集、合理归纳、优化检索、安全存储,按照信息网络的方式来管理档案,能够确保资源共享渠道的通畅,档案中所存储的各种信息能够为行政、医务以及科研人员提供良好的参考与案例资料,充分体现出档案资料所具备的价值所在。 二、“互联网+”视域下贵州医学档案管理的创新思路 1.重视档案管理工作。医院档案管理工作具有显而易见的重要性,然而,在实践过程中,很多医院并没有重视这一管理工作。对于档案管理部门而言,一定要合理宣传档案管理的重要性,在医院内部各个部门之间要对档案管理工作的价值进行宣传,并且将工作中的各种规范性要求告知各个部门。让全医院的所有人都能够从思想上认识档案管理工作对医院工作的重要性。并且,档案管理部门还可以促进广大医务人员参与到档案数据的合理运用之中,让档案数据为医务人员的科研服务,使档案管理发挥出更加重要的作用。 2.强化信息管理手段。在当前科学技术不断进步的时代背景下,各个领域都有信息技术的广泛使用,尤其是在医学档案管理之中,以信息化的方式管理医院档案,能够更加合理的满足使用者的各种需求。首先,对传统的管理理念进行改变,在医学档案管理中建立长效监督机制,对档案使用的状况进行动态监管,防止出现档案丢失与遗漏的情况。一旦档案存在问题,对各个科室进行详细询问。以信息化的方式构建档案管理平台,在网络平台进行构建的过程中,对信息资源进行有效的整合,提高网络化的建设投入,并配备良好的软硬件设施,全新的管理平台要能够合理构建,提高档案管理工作中信息化程度。并且,管理制度必须要分类管理,根据数据大小及内容进行分类,对数据的完整性与准确性进行分析。 三、“互联网+”视域下贵州医学档案管理的创新方法 1.制定合理的医院档案管理制度。“互联网+”医院提高自身档案管理水平提供了良好的技术基础,医院应该从制度方面加以优化,对档案管理的各方面规则与制度进行完善,合理调拨资金与各项资源配置,提高管理过程中存在的风险防控能力。在“互联网+”视域下医院档案管理工作尽管要强化信息化水平的提高,同时制度方面的影响也一直存在,这就要求相关的管理者在具体管理中一定要实现确定要管理制度,与“互联网+”时代医院档案管理特征相结合,这样才能够为医院制定科学合理的管理制度与标准,与医院的发展情况制定出不同时期不同阶段的发展目标,严格根据法律规定实现真正意义上的“互联网+”视域下医院档案管理工作的真正落实。医院行政管理部门需要配合档案管理部门一同组建医院信息化工作小组,针对多年来医院的各种档案进行合理整理,针对在管理过程中存在的各种问题加以解决,通过汇总公示的方式在全院进行宣传与推广。 2.研发完整的电子档案管理系统。在“互联网+”视域下医院档案管理工作想要提升质量,就可以通过以互联网技术发展为标准,合理改善医院档案管理工作过程中所配备的软硬件条件,通过发展医院的各项资源与设施,从医院档案管理现状出发,合理提高现代化发展水平。在档案管理信息化建设过程中,包含了档案分析、信息管理、储存等各个方面的信息化内容。“互联网+”视域下进行的医院档案管理工作不仅仅是以档案的收集与存储为基础,而是要作为医院管理的优秀,真正能够起到信息沟通平台的作用。完善计算机系统的各种功能,及时排查网络安全隐患,一旦网络系统存在问题要及时做好备份工作,这样就能够提高信息的完整性,最大程度保证档案信息的安全性。在医学电子档案中,最为重要的就是要合理研发相关的管理平台与系统,以现有平台为基础,提高档案管理工作与各个科室之间的对接程度,加快推进文本档案转化为电子档案,确保电子档案管理系统具备自动检索、自动编目、自动统计等功能。建议各医院根据已有的档案管理经验将电子档案管理系统纳入信息化系统,促进档案信息共建共享,使档案价值在全医院范围内得到有效认可。将“互联网+”的创新措施融入医院档案管理中,不仅可以提高工作的效率和质量,还可以促使医院的档案管理工作为医疗事业的全面改革提供依据,更好地服务患者,为患者的健康把关,从而促进和谐社会的长期发展。 参考文献 [1]刘浩然,张凡.“互联网+”视域下医院档案管理创新措施分析[J].中国管理信息化,2018,21(6):162‐163. [2]汤桂清,陈艳辉,孙玲玲.基于互联网视角下数据处理与档案管理研究[J].经济研究导刊,2017(5):187‐188. [3]商玉霞.“互联网+”视域下医院档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外,2018(12):30‐31. 作者:任兵 单位:辽宁省凌源市中心医院
水利工程档案是对水利工程建设过程的历史记录,它属于水利科技档案的重要内容。在水利工程建设过程中,人力、物力各方面都投入比较大,并且水利工程建设的周期比较长,工程建设过程中所记录的档案信息具有信息庞大、种类繁多、技术性强的特点。水利工程档案的第一环节是对工程信息进行收集,这也是水利建设项目的重要组成部分。加强水利工程档案的收集工作是水利项目建设工作的需要,也是国家和水利部的基本要求。档案信息不但在水利工程建设过程中发挥着重要作用,而且对工程建成以后运行工作、管理工作,也是不可或缺的依据与条件。随着社会的发展,水利建设项目日益增多,这给水利工程建设档案的收集与整理造成了不小的难度。充分利用档案信息,可以为工程项目的维修、管理、改扩建等提供服务,为国家经济的发展与水利事业的顺利开展提供优质服务。 1水利工程档案工作存在的问题 1.1水利工程建设工作注重建设,忽视档案管理 水利工程建设需要大量的档案信息,但是在建设中往往只注重工程建设,忽视了档案管理的作用,认为工作建设的效率与质量是最重要的,档案管理对于提高建设效率与质量无关紧要,基于这种认识,相关部门甚至对档案管理必备的工作也没有做好,例如档案管理机构的建立、规章制度的制定、档案管理的基础设施等方面缺乏支持力度。另外,新建工程通常不提前修建办公场所,使得已经形成的工程档案资料不能及时集中地存放,会出现档案资料的丢失与损毁问题,以致于在工程即将完成之时,档案的收集工作还没有做好,仍处于分散或者停滞状态,管理处于无序状态,很难实现档案管理工作与工程建设的同步。 1.2档案管理工作者的档案管理业务水平不高 现在的工程建设单位多数是新建的,职工也多是年轻的毕业生,对于工程档案资料的重要意义,以及整理与归档的标准都了解不透,更缺乏档案管理经验,在处理实际问题时不能按规范进行。此外,由于业务水平不高,对工程建设的流程不甚了解,不熟悉水利工作建设的业务,不能及时进行档案资料分类,不能把握档案收集范围,档案整理工作受到限制。而且档案管理工作人员多为兼职,许多档案资料不能及时归档,在进行档案管理工作中会出现一些不规范的操作,致使错误的产生,阻碍了工程建设的顺利开展。 1.3对档案工作缺乏应有的重视 因为建设单位自上至下对档案工作重视不够,致使对档案管理工作意识不强。职工参加会议的资料不能及时归档,各科室的文件以及参建单位等报送的材料各自存放,一些重要的专业档案与照片档案分散在各个科室,对收集整理造成了不小的难度,致使档案管理效率较低。 2水利建设档案管理的对策 2.1加强对档案管理工作的宣传力度 一是对建设、设计、施工、监理单位加大宣传力度,让他们认识到建设工程档案管理的重要性。深入学习与贯彻《档案法》以及省市相关规章制度,让他们认识到档案管理工作是水利建设整体工作的重要组成部分,了解重视水利工程建设档案管理所取得的社会效益与经济效益,统一思想,做好工程建设期间的归档工作,使参建单位与各科室档案负责人发挥主动工作的精神,做好档案的收集、整理与归档工作。二是要加强规章制度的建设与完善。水利工作耗资巨大,建设周期长,参建单位多,归口部门多,所以,水利档案的管理离不开相的规章制度。在建设期间,要按照相关工程标准进行建设,这都离不开档案管理提供有价值的信息参考。工作人员要按照相关制度进行档案信息管理,为工作建设提供优质的服务。各水利工程参建单位要根据国家档案管理的规定与标准,建立符合水利工程建设实际的档案管理工作制度。同时,要加强档案管理人员岗位制度的建设,如档案资料的收集制度、档案资料的使用与管理制度等,都要结合实际情况进行健全与完善。通过制度建设,使水利工程档案的收集、整理、保管等都能有规可循,促进档案管理的制度化。 2.2建立健全基层档案管理机构 水利工程参建单位要在项目建设前设立档案管理部门,为档案管理配备相应的设施与专职档案管理人员。对于一些重要的特大水利工程,参建单位要有领导牵头,作为档案管理小组的直接领导,直接领导要亲自过问档案管理工作,及时了解档案管理工作中出现的问题,遇到的困难,要根据实际情况对相关情况进行分析,及时解决相关问题,同时,对于档案管理中表现出色的工作环节及个人,要进行表扬与鼓励,让档案管理人员认识到自身的工作价值,提高档案管理的主观能动性。领导对建设档案进行负责,通过建设基层管理机构,可以实现领导统筹,各单位责任明确,各负其责,全员参与。使档案管理系统化、标准化与科学化。水利工程管理是贯穿于整个工程建设的重要工作,如果只是靠建设单位与水务部门强化档案管理还是不够的,需要国家档案部门与水务部门加强对建设单位档案管理的监督与引导,提高档案材料的规范性与全面性,提高档案质量,保障档案材料的准确与完整,提高基层档案管理的工作效率与质量。 2.3加快档案管理信息化的步伐 随着信息技术的快速发展,用户对档案管理提出了更高的要求,档案信息的便捷查阅与使用,成为社会公众与水利相关部门对档案管理的基本要求。要满足相关部门与公众的档案管理需求,水利工程档案管理必须实现信息化管理。目前水利工程领域的档案信息化管理仍然处于较低层次,其主要原因是缺乏对档案管理工作的重视,对档案管理投入不足。要促进水利工程的档案信息化建设,最关键的是要更新观念,改变传统档案管理低效及利用价值不大的问题,加大对档案管理的资金投入。要根据档案管理现代化的要求,对档案管理设备进行完善与优化,使档案管理设施能够实现信息化管理的要求。国家相关部门对水利档案信息化建设要高度重视,积极与高校等相关科研单位合作,开发构建适合水利工程管理信息化的管理系统。相关单位要做好对档案管理信息化的普及工作,要从水利工程档案利用着手,提高档案管理信息化的速度。在水利工程档案管理工作中,可以实施电子文件、缩微档案的加工,提高档案资料的价值,提高利用效率。 2.4培养高素质的档案管理人才 水利工程档案管理需要高素质的档案管理人才,高素质的档案管理人才是保障档案管理工作顺利进行的重要条件。相关单位要加大档案管理人才培养力度,通过培训建设高素质的档案管理队伍。档案管理人才不仅要懂得相关业务的操作,还要有爱岗敬业的精神。在档案综合性人才的培养过程中,一是要提高档案管理人员的法律意识,提高档案规范管理的力度。二是要培养水利档案管理人员的职业道德素养。只有具备了良好的职业道德意识,才能在工作中做到主动与积极,对档案材料进行及时收集,确保档案内容的的准确与完整。二是要加强业务培训的力度,可以采取讲座、交流等形式,增加档案管理经验与技能,档案管理人员也可以通过网络课堂、专业资料等形式进行自我学习,针对自身的不足,提高信息技术技能与计算机操作能力,在学习中要注意与实践结合起来,与自己的职业岗位结合起来,在实际工作中的问题可以通过学习来加以解决,不断提高自身的档案管理业务能力。相关部门要不断提高档案管理人员的业务能力,要提高水利工程档案管理人员的综合性素质,档案管理人员要提高计算机和档案管理软件的操作技能,使档案管理人员的知识专业化,技能全面,管理方面实现现代化,提高水利工程档案管理效率与利用价值。 3结语 档案管理是水利工程管理工作的重要组成部分,也是水利建设工程的基础性工作。积极做好档案管理工作,可以促进水利工程的质量与效率的提高,也可以为水利工程技术研究提供重要信息依据。当前,要针对新时代下水利工程档案管理领域所存在的困难,建立基层档案管理体系,健全档案管理机制,要充分提高档案管理队伍的管理水平,掌握先进的信息技术、管理手段,提高档案管理的效率与利用价值。这就需要加速人才培养的进程,实现水利档案管理的改革与创新。加强档案材料在水利工作中的应用,充分认识档案在水利工作建设中的应用,提高档案管理价值,实现档案工程档案事业的不断发展。 作者:刘盛琴 单位:云南省昭通市黑石罗水库工程建设管理局
高校文书档案管理探讨:广西民办高校文书档案管理存在的问题和建议 摘要 广西民办高校应当对文书档案实行集中统一管理,确保档案完整、准确、安全和有效利用,本文通过分析广西民办高校文书档案管理工作存在的问题,提出了提升广西民办高校文书档案管理工作的几点建议,最终使民办高校文书档案管理实现法制化、制度化、规范化。 关键词 广西 民办 高校 文书档案 我国“档案”的历史可以追溯到公元前的殷商时期,距今已有三千多年,国之精华,国之荟萃,国之痕迹都体现在了档案里面。自古以来我国就非常重视文书档案的保管,使中华民族数千年的历史得以延绵不断的记载。而民办高校的文书档案是学校发展的原始记录,是学校成长中的种种记载,也要受到重视和集中统一管理。 民办高校大都是自筹资金办学,没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾,所以在广西,很多民办高校对档案工作都不重视,出现了责任不明确,档案管理制度不健全,档案基础设施不达标,档案工作人员素质不高等现象,造成了各种珍贵文书档案散落于各科室,甚至掌握在部分教职员工个人手中。2016年,中共南宁市委员会办公厅、南宁市人民政府办公厅于2016年1月25日印发了《南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(南办发((2016)号)。《实施意见》是南宁市首次以市委、市政府两办文件联合印发的加强档案工作的重要指导性文件是市委、市政府高度重视档案及档案工作的具体体现。政府的硬性条件使得广西民办高校的档案工作得到了高度重视,2016年,广西民办高校的档案事业迈出了艰难的第一步,不久的将来,将会是一派兴兴向荣的景象。 1民办高校文书档案管理的内容 (1)高校文书档案记录著高校发展的各种信息,反映学校主要职能活动和基本历史面貌,主要包括学校的教学管理、科研、社会服务、改革创新、重大会议、重要举措、下发文件等多方面内容,对学校教学、科研、管理、社会发展、历史研究等具有利用价值的文件材料;(2)学校在各项活动中形成的对维护国家、学校和教职工权益具有凭证价值的文件材料;(3)学校需要贯彻执行的上级机关、主管部门下发的指示、规定、办法、批复等;同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;(4)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。 2广西民办高校文书档案管理存在的问题 (1)对档案工作不够重视。很多民办高校的主要领导对文书档案的地位、作用及其重要性认识不足,领导干部主要注重教学的管理和学生的管理,对于学校的档案管理工作无暇顾及。对文书档案管理重视、支持不够,档案工作没有列入年度工作计划,未成立档案工作领导小组;同时分管校领导对档案工作日常检查督促少,没有认真解决档案工作中存在的困难和问题;对档案法律法规的学习宣传重视不够。 (2)没有严格依法管理文书档案。广西很多民办都没有按法律要求集中统一保管学校的文书档案,档案仍散存在有关科室或经办人手中;档案安全意识淡薄,全年未开展档案保管安全检查工作;未做到整理、阅览、库房三分开,有的甚至在档案室中堆放杂物;部分民办高校档案管理制度没有健全,有的制度没有上墙。 (3)文件内容多而杂,分类管理难度大。由于归档文书涉及教学管理、科学研究、党建、后勤、财务等多个方面,还包括上级和学校内部印发的各类红头文件、会议纪要、协议等重要文件,资料的形式(如:照片、光盘、硬盘、网盘)越来越多元化,对于各种各样的文件,不能够做到详细分类,仅仅做了一些大致分类,在查找某个文件时,需要把整个相关大类的文件翻一遍,浪费了大量的工作时间。 (4)档案室不符合规范。广西民办高校档案室设施设备普遍比较简陋,如没有配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案管理必需的设施设备;温湿度无法达到规定要求,档案的安全保管和保护存在严重隐患。 (5)档案工作机制落实不到位。主要体现在民办高校对档案工作认识不到位,没有按要求建立健全档案领导机构及档案管理网络,监督和指导力度不够,造成学校档案工作滞后;档案人员和档案实体交接时未能履行好交接手续,造成档案积压,管理混乱,直接影响了学校档案工作的开展。 (6)档案队伍稳定性和综合素质不够。广西很多民办高校文书档案工作人员身兼数职、变动频繁,直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性;甚至有些学校根本就没有专业的文书档案管理人才,再加上档案传阅制度的不健全,一些重要的文书档案在借阅后不能如期归还,导致文书档案流散在个人的手里,甚至出现丢失现象。 部分民办高校文书档案工作人员培训不足、业务不精,工作主动性不强,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生;个别档案工作人员责任心不强,存在随意应付了事思想。不督促借阅人填写文书借阅登记表,时间一长,文书档案就容易遗失。就会造成档案室的文书档案资料不齐全。 3提升广西民办高校文书档案管理水平的建议 (1)学校领导要重视文书档案工作。主要领导和分管档案工作的领导要充分认识文书档案工作的重要性,切实重视、支持和关心档案工作,把档案工作纳入学校年度工作计划和目标考核,建立健全学校档案管理制度,完善人员选配、设施设备配备、资金保障,确保档案工作正常开展,完善档案管理网络;同时,民办学校要加大对《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》以及《档案管理违法违纪行为处分规定》(第30号令)的学习和宣传力度,可以通过学校微平台推送专题、开展主题学习会、印发宣传资料、宣传海报以及播放相关视频等形式,深入开展档案法律法规的学习和宣传,切实增强学校教职工特别是领导干部依法治档、依法管档意识,提高执行档案法律法规的自觉性,提升民办学校档案管理的法制化、制度化、规范化水平。 (2)加大投入,保管条件不断改善。广西民办高校要加大资金投入,成立综合档案室,对学校的文书档案实行统一管理;设立独立的档案库房,实现库房、查阅和整理室“三分开”;库房设施配备齐全,管理规范,档案整理用具符合国家标准要求,保证档案集中统一安全保管,为档案工作创造良好的环境。 (3)加强档案管理网络信息化建设。随着科技化、现代化、自动化、信息化的到来,高校应当做好电子文件的归档与接收、存储与备份工作。如文本文件、图像文件、音视频文件等采用数据库存储目录存储、光盘存储等。可以建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份,保证档案管理的完整性。 借助于校园管理平台搭建一个档案信息管理系统,对各级访问权限进行权限设置,不仅可以实现档案管理网络信息化,还可以提高文件归档和查阅的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文书管理系统,可以更好地解决归类难的问题。 (4)加强档案工作队伍建设。民办高校要加强文书档案工作人员的选配和稳定性,确保专(兼)职档案管理人员必要的工作时间和工作条件;注重培养文书档案管理人员的职业道德修养,因为文书档案有部分文件属于机密文件,必须确保文件的机密性,要守得住纪律。又要确保文书档案管理的准确性、时效性、应用性。 完善档案工作组织架构,成立档案工作领导小组,加强学校档案工作的业务监督和指导;并积极组织专兼职档案工作人员参加档案业务知识培训,丰富文书档案管理人员的专业知识。到区内外同类高校参观学习,借鉴先进科学规范的管理方法,座谈研讨适合符合现代化档案管理要求的档案管理模式,同时可邀请专业人员来校开展档案工作管理培训,提高学校档案工作队伍的业务素质和工作能力,确保档案工作有序开展。 (5)切实开展整改提升工作。广西民办高校要认真履行文书档案管理的各项职责,针对年检中存在的问题,要认真组织档案管理人员进行全面自查,查缺补漏,整改提升,尤其是学校领导要高度重视,制定整改方案,强化工作措施。 (6)建立完善的档案收集与管理制度。为了保证档案的整体质量,根据档案的保存价值与意义进行分类,明确文书档案收集的范围、时间及保管期限,严格按照公文的行文标准,进行装订、收集存档。 4总结 文书档案管理在高校中是一项重要的行政办公工作,要做好文档的收集、鉴定、统计等工作。随着时代的发展,办公自动化、网络信息化是未来的发展趋势,档案管理工作人员要与时俱进,开拓思路,学习先进的档案管理设备,探索适应时展的管理方法与模式,依据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《高等学校档案管理办法》等制度,Y合学校特点,完善健全档案管理的管理体制,加强文书档案的管理,积极解决文书档案管理工作中存在的问题,更好地服务高校教学管理、科学研究、行政管理等部门,促进高校更好地发展。 高校文书档案管理探讨:高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究 摘 要:在当今经济迅速发展的时代,人们对管理文书档案的工作颇为重视。本文集中分析了现阶段我国高校文书管理工作,讨论了怎样才能更好的完善高校文书档案管理工作,并提出了最终解决方法。 关键词:高校;文书档案管理;现状;对策 引言 文书档案是非常必要的,它是最原始的信息记录原件。即便我们已经拥有大容量储存的智能化计算机来作为存储单位,但是由于文书档案具有安全性、隐私性和不易管理等诸多因素,使得文书档案不能够被计算机所完全替代,例如在高校的行政管理事务活动中通常是采用文书管理来实现的。文书档案也就是对通用文书所转化的一部分档案的习惯性称谓,档案中最重要的一部分便是文书档案,它即反映了一个事物过去的发展历程,又是对现代社会发展的记录,因此在整个行政管理工作中的影响不容小觑。 文书档案的质量对文书档案价值的衡量发挥着重要作用,尤其是在行政管理工作中离不开文书档案的。目前高校的文书档案管理仍然是存在着各种各样的小问题,不能使文书档案管理工作在学校中充分发挥作用,下文便是对现阶段的一些高校文书档案管理的问题进行讨论。 一、高校文书档案管理现状与问题 1.1 文书档案管理存在的主要问题 1.1.1 不能全面收集所需的文件材料,学校的各项工作和活动所产生的许多有价值的文件材料都将被文书档案所保存,方便后人查看借鉴。高校对文书档案管理工作一般是比较严格的,而且比较齐全的档案资料保存也是非常不易的,文书档案通常都是不够完整的,也不能够将高校的全部信息有效的体现出来的。对于那些不完整的档案后续的编史修志更是难上加难。倘若能更好的完善文书档案,这样就能使学校的发展历程更加系统和准确得到展现,同时作为重要的依据方便学校下一时期的发展。以下是目前高校文书材料不完整收集几个重要方面:①较小的文件储存;②短时间内的材料详细,时间久远的非常缺乏;③较全的大部门文件,但缺乏小部门的文件;④红头文件较全,一般资料不全;⑤归档的档案文件载体较小;⑥保存详细的行政办公室材料,但缺少图书馆收集资料;⑦材料的变化记录不准确。 1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式,与企业公文不同,需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范,而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面:①公文撰写标题不规范;②文件用纸不规范;③撰写字体不规范;④公文撰写复制粘贴严重;⑤公文公章不规范。 1.2 造成高校文书档案问题的主要原因 1.2.1 一方面是较弱的管理意识和较落后的管理手段,不合理的设置了各部门管理员,从而不能完美进行文书管理工作,很大程度上影响了档案的收集率。 1.2.2 另一方面,学校没有固定的管理队伍,而且文书管理人员经常变动,因此不能连续的进行文书管理,更无法使学校的历史全貌得到完整的展现。 1.2.3 由于近年来科技的迅猛发展,使得学校办学水平得到提升,加上计算机技术在各个领域的不断发展的应用,现在的高校档案部门大都采用软件来对档案进行管理,从而形成了微机化的管理模式。当前在对材料进行入档时大都采用两种方式:①只存软盘,不进行留底保存,但是当前的档案室时很难将其进行长期保存的,这也就是多媒体资料存储的缺陷。②将文件资料存入软盘时,这仅仅由计算机实行打印工作,但是没有档案室的盖章和编号,以至于档案室不能够准确了解资料出入,这样就造成档案的入档毫无秩序。而且,偶尔出现的计算机系统问题也会导致的资料丢失。 1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养,缺乏知识更新的主动性与自觉性,严重影响了档案管理水平的持续提升。 二、提高高校文书档案管理工作效率对策 2.1 档案管理也要不断的学习向前看 千万不要被传统管理方法所束缚,导致高校的档案管理工作变得简单而死板。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始,只有创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。因此,在新时代的形势下,高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念。只有这样,才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。 2.2 走创新之路,做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩,坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革,通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。 管理制度是另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率。西南民族大学便是采取加强档案规范化管理地方法从而提高管理工作的效率和质量。在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆,巨额的资金投入为其准备了更好的条件,学校还成立了专门的档案管理工作小组,由此可见管理制度的创新对提高档案管理效率和质量是非常有帮助的。 三、结语 文书档案管理工作在高校管理工作中是非常重要的。高校文书档案管理要加强对制度的更新完善,要使档案管理在有效的制度下进行,以便能在新时期能够更好迎接新挑战,取得更大的进步。此外针对档案管理人员,不要被旧观念所束缚,要积极探索新的文书档案管理方法,同时要加强对自身技能的练习,以此来使档案充分发挥其作用,更好的完善学校的教学、科研和管理等。 高校文书档案管理探讨:高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究 摘要: 随着社会的发展,文书档案管理工作越来越具有挑战性。本文对高校文书管理工作的现状和问题进行分析,探讨了如何才能做好高校文书档案管理工作,最终提出解决对策。 0 引言 文书档案作为信息的最原始记录,具有重要作用,虽然现代化计算机具有同样存储的功能,由于文书档案本身具有安全性、隐私性和不易管理等因素,因此目前来讲计算机存储不可能完全替代文书管理,尤其是在高校的行政管理事务活动中文书管理是必不可少的。所谓的文书档案即由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓,文书档案是档案的重要组成部分,它既是对一个单位过去发展历程的缩影,又是现在建设状况的记录,因此在整个行政管理工作中有着至关重要的作用。 另外,衡量文书档案价值的关键因素是文书档案的质量,文书档案在行政管理中有着非常重要的作用。在高校机关的文书档案管理工作中,或多或少地也存在一些问题,影响着文书档案管理工作的正常进行,接下来将讨论高校文书档案管理的现状和存在的问题。 1 高校文书档案管理现状与问题 1.1 文书档案管理存在的主要问题 1.1.1 文件材料收集不太齐全 文书档案是为了保存学校在各项工作与活动中所形成的有价值的文件材料的原始记录,供后人查阅借鉴。高校对文书档案管理较为苛刻,但是想保存齐全的档案资料非常困难,一般的文书档案都缺乏完整性,很难真实有效的反映出高校的全部信息。一些档案支离破碎会影响后续的编史修志工作。如果文书档案得到了修复,就能系统而准确地反映学校的发展历史和过程,为学校下一时期的发展提供依据。而目前高校文书材料收集不齐全体现在以下几个方面:①文件存储量小、不完整;②短时间内的材料全,距离久远的少;③大部门文件比较全,小部门的文件较少;④红头文件较全,一般资料不全;⑤归档的档案文件载体较小;⑥行政办公室材料保存齐全,图书馆收集资料样本少;⑦缺乏有效的变化记录。 1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式,与企业公文不同,需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范,而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面:①公文撰写标题不规范;②文件用纸不规范;③撰写字体不规范;④公文撰写复制粘贴严重;⑤公文公章不规范。 1.2 造成高校文书档案问题的主要原因 1.2.1 一方面是管理意识薄弱、管理手段落后,部门的管理员岗位设置不合理,使得文书管理并不规范,档案收集效率也大大降低。 1.2.2 另一方面,高校档案管理队伍不稳定,文书管理人员流动性较大,使得文书管理并不连续,长此以往会使得文件材料的缺失和不完整,不能系统完整地反映单位的历史全貌。 1.2.3 随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用,高校档案部门都配置了现代化管理设备,购置了档案管理软件,实现了微机化管理。目前,在文件材料的归档上往往有两种倾向:①只存软盘,不打印文字材料进行留底保存,就某些档案室目前的保管情况来看,恐怕很难达到长久保存的目的,这就是多媒体资料存储的缺陷。②有些文件资料存入软盘,但只是通过计算机打印出来,却未经档案室登记、盖章和编号等,因此档案室就无法掌握资料的进出,使得整个档案入档过程变得很不规范。除此之外,计算机的系统问题也会导致资料的丢失以及无法补回,资料的齐全度也会受到影响。 1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质和对工作的责任感。缺乏档案管理的知识会使得档案管理不符合原则性,案卷保管期限划分混乱或者全宗档案收集不齐全导致文书档案管理工作不能顺利进行。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养,业务上不精益求精,缺乏知识更新的主动性与自觉性,严重影响了档案管理水平的持续提升。 2 提高高校文书档案管理工作效率对策 2.1 档案管理应重视突破 一直以来,传统管理方法一直束缚着管理,导致高校的档案管理工作变得简单而死板。管理人员总是以旧有的意识来看待文书档案管理工作觉得档案管理工作即是收发档案和存档保管,只要资料不泄密就算是做好了档案管理工作。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始,采取科学的管理方法来克服管理中的缺陷,克服传统的思维。创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。只有足够重视档案管理以及制度的创新,才能使高校文书档案管理工作质量得到提高。因此,在新时代的形势下,高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念,创新对文书档案管理工作的认识。只有这样,才能提高文书档案管理工作的质量和效率,也才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。 2.2 走创新之路,做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩,坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革,通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。 管理方法的创新,使我国在政治、经济、文化各方面都得到了长期有效的发展,在这新形式下,高校各学院的领导更需要趁着这股东风在文书档案工作管理的方式方法上谋求创新,科学的管理方法和创新的管理方式才能提高工作效率,促进文书档案管理工作的有序进行。比如档案管理加入现代信息化设备,提高效率的同时降低档案管理工作的难度。打造一个“文档一体化”信息化管理系统,通过资料备案和系统管理的方法,把文件资料自动录入到档案库中,从而实现公文处理和档案归档的全程管理。这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作效率,节约人力资源的同时,文书档案管理工作人员的素质也可以通过培训得到提高。 管理制度是另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误。高等院校要想做好文书档案工作必须采取科学合理的管理制度,就要严格实行部门立卷的归档制度。西南民族大学就采取了加强档案规范化管理来提高管理工作的效率和质量。在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆,加大经费的投入给办公条件巨大的支持,学校还成立了专门的档案管理工作小组,大大提高了工作人员的积极性和管理效率,这证明了管理制度的创新是提高档案管理效率和质量的保证。 3 结语 文书档案管理工作是各个高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新时期面临新的挑战和发展机遇,高校文书档案管理工作应继续完善管理制度,为文书档案管理提供制度保障。档案管理人员也应突破旧观念的束缚,寻求文书档案管理方法的创新,并不断提高自身的专业技能水平,这样才能更好地发挥档案的作用,为学校的教学、科研和管理服务。 高校文书档案管理探讨:做好高校文书档案管理工作的几点思考 【摘要】当前,高校文书档案管理中存在认识、重视不够和立卷质量不高等问题。针对高校文书档案管理工作中存在的问题,通过分析,本文对高校文书档案管理提出了制定高校文书档案管理办法,建立覆盖学校的档案网络系统,加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接。 【关键词】高校;文书档案;问题;对策 高校文书档案真实地反映了学校的教学管理、教学实践、教学研究、学生管理等全过程,是高校教育管理工作的真实记录,高校档案的管理最终是将其再利用于教育管理本身,为高校运行管理与各项改革服务。文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高校管理水平的需要,因此,做好高校文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文将从以下几个方面就高校文书档案管理工作谈点看法。 1 高校文书档案管理中存在的问题 1.1 对高校文书档案管理的作用认识不够:高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录,可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证,也为编写校志等提供宝贵资料,所以档案是否真实、齐全、完整极为重要。绝大多数人没有把立卷归档工作当回事,对其重要性认识不够。 1.2 对高校文书档案管理工作重视不够:文书档案管理工作是高校管理中很重要的工作之一,受历史条件的限制,现行高校文书档案管理主要针对的是校级档案管理,对校二级档案的管理没有做出明确规定,致使教学管理和教学评估中所必须的教学计划、教学日历、教案试卷、学生平时成绩、毕业实习设计等一系列基本文件和材料,未全纳入档案管理中,或者有些虽然具备,但不完整或不规范,给后续工作造成一定的困难。 1.3 文书档案立卷质量不高:凡是反映本单位或者部门,工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等均应立卷归档,档案立卷要与时俱进,档案收集得齐全,就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之,档案残缺不齐,就不能很好地反映一所学校的工作原貌,如严重不齐全的,反映的将是支离破碎的情况,直接影响将来的编史修志等工作。 1.4 档案材料归档措施不到位:近年来,高校办公自动化程度不断提高,电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前,高校文书档案资料归档存在着两种倾向:一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料,也不利于重要文件档案的保存。 1.5 管理工作人员积极性不高:有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心,或者缺乏相关方面的知识,致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法,出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了,而工作中的资料在工作完成后便随手一扔,认为没有保存的必要,认为档案收集工作是档案室工作人员的事情,与自己无关。 2 解决高校文书档案管理问题的措施 针对高校文书档案管理工作中存在的问题,笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。 2.1 制定高校文书档案管理办法:单位或者部门要根据实际情况实际需要出台相应的高校文书档案管理制度,由专人、专岗、专室管理文书档案,使文书档案管理日常化、制度化。 2.2 建立覆盖学校的档案网络系统:随着计算机的应用,电子档案发展迅速,高校作为科教兴国战略的主阵地,在一定程度上代表了我国先进的生产力,理应充分发挥自身优势,成为我国档案系统中新技术和新规则应用的先导,与纸质档案管理相比,电子档案的管理需要信息、计算机、网络等多方面知识、技术和相应的硬件做支撑。根据高校档案管理实际现有条件,档案管理的电子化是一个系统、艰难的长期工程,不能一蹴而就。所以,首要任务是规划、确定学校电子档案管理的不同阶段的发展目标,制定切实可行的计划。档案网络系统健全后也便于大家交纳电子档案材料。 2.3 文书人员要有非常强的档案意识,做好文书资料的立卷归档。在文件处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。小、文体格式要做到规范化、标准化,不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外,强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节,“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度,它不仅是文书工作的最后环节,也是档案工作的开始环节,并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后,文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样,才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。 2.4 与时俱进,转变观念:文书工作人员必须努力提高自身的认识,更新陈旧的观念,不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式,文书档案管理工作不仅要继承传统的优秀做法,而且做到开拓进取,与时俱进,转变传统的档案观念,借助现代化手段,使得高校文书档案管理顺利的进入到全盘信息管理工作中。 2.5 提高高校文书档案管理人员的专业技能:高校文书档案管理工作人员要不断加强学习,充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平,要积极参加档案业务各种培训。要自觉学习新知识、新业务,提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平,努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。 2.6 提高文书档案管理工作人员的积极性:学校要从战略高度重视档案管理工作,建立健全相关激励机制,提高档案工作人员的积极性,搞好宣传,让职工提高认识,促进文件材料的收集工作;其次要增强文书档案管理工作人员的责任感,把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情,提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度,把好业务技能关。 总之,文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分,它既是提高管理工作效率和质量的必要条件,也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作,作为担负着承上启下职责的学校各职能部门,尤其要处理好文书和档案的关系。 高校文书档案管理探讨:新形势下高校文书档案管理探讨 [摘要] 阐述了高校文书档案的基本内容,探讨了当前高校文书档案管理面临的新的形势,存在的问题与挑战,提出了提升高校文书档案管理效益对策措施,以期推动高校教学科研工作可持续发展。 [关键词] 新形势 高校 文书档案 管理 对策 高等学校是知识、人才和科技高度密集的教学与科研基地,高校文书档案管理工作是高校教学、科研、管理活动的基础和客观、真实记载,是提高高校教学、科研、管理质量,促进高校可持续发展的重要支撑。加强对新形势下高校文书档案管理工作研究,不断提升高校文书档案管理效益,推进高校可持续发展意义十分重大。 一、高校文书档案的内容与作用 高校文书档案是高等院校在行政、教学、科研等管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。高校文书档案来源丰富,对教学、科研、管理等活动具有记录、重现、备查等多种功能,因此,加强新形势下文书档案管理具有十分重要的现实意义。 (一)高校文书档案管理的主要内容 高校文书档案是高校教学、科研、管理工作的真实记录和反映。国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,对文书档案的归档范围、文书档案的保管期限作出了明确的规定,为做好高校文书档案管理提供了依据,也使高校文书档案管理工作更加规范和科学。文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”,单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以及各种电子档案等等。文书档案管理的重点在于收集、保存资料,记载“历史”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时,非常强调资料的完整性、安全性。 (二)文书档案的主要作用 高校作为教学、科研中心,文书档案对教学、科研工作的延续与发展具有十分重要的作用。一是起着凭证作用。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定:凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。这一规定提高了高校文书档案归档管理的硬性规定,也为高校文书档案凭证作用的发挥奠定了基础。高校文书档案之所以有凭证作用,是由于它的形成规律和档案本身的特点所决定的。因为它客观地记录了高校历史发展情况,具有最可靠的凭证性,其次,从档案本身的物质形态看,它保留真切的高校历史痕迹,如有些档案是当事人的亲笔手稿,有的是机关领导人的亲笔签署或批示,许多文件盖有制发机关或个人的印信,事关高校的发展,因此高校文书档案具有凭证作用。二是起着工作查考依据的作用。档案因为是学校各项工作的原始记录,所以它真实记录和反映了学校的历史发展和教学、科研、管理活动的整个过程,对高校各项工作等都具有参考、借鉴和依据作用。三是起着推动教学、科研工作的可持续发展的作用。文书档案记载着高校教学、科研已经取得的成果,达到的教学、科研水平,它的高效率的运用,可以使人“站在巨人的肩膀上”,不断推动高校教学、科研活动的发展,创造出更多、更好的成果。随着我国高等教育的飞速发展,文书档案资料十分庞杂,数量十分惊人,传统的纸质档案已经远远不能适应时代的要求,高校文书档案的电子化是必须和必要的,纸质和电子档案应同时进行。 (三)高校文书转化成档案的条件 第一个转化条件:必须是处理完毕的文件,才能转化为档案。因为文件具有现实执行效用,因此,还在承办中的文件不是档案,而档案则是已经完成了现行的效用,留作查考的文件。所谓办理完毕的文件,是指文书处理程序、承办告一段落的文件。第二个转化条件:必须是对今后工作有查考利用价值的文件,才能归档保存。这一点,在8号令中得到特别强调。第三个转化条件:必须是按照一定归档制度保存起来的文件才能作为档案。档案是文件材料归档后的有机组合,它是按文件材料的自然形成规律,针对某一件事情、某一内容有机地进行排列,而不是杂乱无章的“文件包”、或是单份零散的“文件堆”。 二、当前高校文书档案管理存在的问题与挑战 由于各种历史原因,高校普遍存在重学生档案、人事档案管理,而对其他文书档案管理工作重视不够,归档不及时,档案不全,导致高校文书档案管理工作整体滞后。 (一)文书档案意识不强 高校一些教职员工对文书档案的重要性认识不足,有的教职员工习惯于做实际工作,但不注意在工作过程中对文件材料进行收集与积累。特别是对于一些科研工作人员,他们重视科研成果的发表与获奖,却不太注意对文件材料的归档与整理,没有把文件归档工作当作科研活动的一个组成部分,认为与己无关;一些科研人员在课题研究过程中,把收集、整理、归档工作当作研究工作之外的事,致使归档工作不能正常进行;一些科研人员对文件材料的归档范围不了解,造成相关档案缺失。诸如此类教职员工文书档案意识不强,导致文书档案重要性认识上的偏差,一定程度上制约了档案管理工作的有效开展,使文书档案管理流于形式,不能真正发挥应有的作用。 (二)文书档案管理人员素质不高 网络信息时代对文书档案管理人员的素质提出了更高的要求,但由于有的高校领导者不重视档案管理,一般由兼职人员管理文书档案,比较由办公室人员管理上下级的文件,人事部门管理相关人事档案,而涉及学生的文书档案则由学生管理部门归口管理。有的由于没有经过正规档案管理教育与培训,因而专业性不强,业务素质偏低。他们对档案管理的程序和要求了解较少,对文书档案归档的内容不明确,归档范围把握不准,再加上他们是兼职管理人员,投入到档案管理的时间有限,因而很难确保档案管理工作的规范性。而且,随着时展与技术的进步,档案管理的手段与方法需要做出相应的变革才能适应形势的需要,但由于档案管理人员的继续教育与培训跟不上,制约了文书档案人员素质的提升和管理水平的提高。 (三)文书档案效益发挥有限 现行的文书档案保管利用制度与科技创新形势发展不相适应,高校文书档案应有的社会效益和经济效益尚未得到充分发挥。主要原因是:高校的馆藏科技资源不丰富。以高校科研文书档案为例,高校科研档案是科学研究的必要条件,能为高校科研人员提供参考与借鉴,避免一些重复研究,使科研工作较快地出成果、出精品。目前社会对档案的意识尚显薄弱,社会上大多数人并不了解高校档案部门有大量的学术论文、科技成果及专利技术等等,不了解通过查阅高校科研档案可以获得最新的科技信息,可以产生出经济效益。同时,高校文书档案管理还存在着服务创新有限,服务方式不利于新形势下对文书档案的要求。当前高校文书档案工作处于被边缘化的境地,与高速发展的高等教育事业不相适应。高校文书档案管理部门提供利用的文书档案还停留在封闭、半封闭状态,服务方式非常单一,一定程度上没有发挥文书档案服务教学、科研、社会的重要职能。 三、提升高校文书档案管理效益对策 高校文书档案是高校重要战略资源,是高校抢占发展制高点的重要保障。因此,必须要大胆探索适应形势需要的新型高校文书档案管理模式,促进高校文书档案管理工作跨越式发展,推动高校各项事业可持续发展。 (一)统筹协调,完善高校文书档案 高校文书管理部门要加强对文书档案的综合协调与管理,要进一步明确责任和目标,协调、指导各业务部门建立、健全文书管理档案。相关文书档案可分为系部、校(院)进行二级管理。系部着重基础资料的收集,校(院)文书部门进行文书档案的汇集、统计,审核、建挡。根据各类文书资料各自的特点、规律,针对文书拟定、签发、制发、发放、传阅、归档过程的各个环节,追踪记录,对文书的运行建立相关管理档案。对相关文书的管理、统计,既注重前期管理,也重视中文书后期管理,防止出现年终为了整理档案而整理档案的盲目归档。高校相关文书档案的收集时间,可调整为每年收2―3次,定期检录。同时,要大力表彰文书档案归档先进人员,通过有效的激励机制,激发高校教职员工积极参与文书管理工作的积极性和主动性。 (二)开拓创新,发挥文书档案效益 高校文书档案管理部门要主动为高校教师、员工、学生的工作、学习、科研搞好服务,积极主动加强与社会研究单位、与企业等的联系与合作,建立起互惠互利、共同发展的产学研合作机制。要把各类文书档案及时进行梳理,建立相关的教学、科研成果信息库,便于生产企业、社会各界及时了解掌握最新科研成果,搞好校企对接。同时,要及时搜集社会相关需求信息,为高校师生提供相关资讯,引导高校相关人员主动捕捉信息,使高校的教学、科研等活动更贴近社会的需求和人民的期盼。 (三)多策并举,提升管理人员素质 文书档案工作既是一项枯燥无味的工作,又是一项专业技术性很强的工作,文书档案工作人员不仅要具备良好的思想政治素质,而且还要有较强的业务能力,才能胜任高校文书管理工作。提高文书档案管理专、兼职工作人员的综合素质,是关系到文书档案管理工作成败的重要因素,因此加强文书档案人员的综合素质,是当前高校提高文书档案质量的根本保证。要利用每周集中学习时间,加强对文书档案管理人员的集中培训,强化对信息知识的培训,使大家能够熟练掌握网络信息化条件下文书管理的方法和手段。同时,要大力开展拓展训练、业务比武等活动,进一步增强文书档案人员热爱本职,奉献档案事业的自觉性,提高文书档案管理技能,促进档案管理质量的不断提升。
城轨交通的快速发展,数据信息呈J型趋势增长,先前单位的档案管理模式已无法满足日益增加的数据量,大部分单位都在探索新时代下档案管理办法。单位人事档案管理直接影响到单位的企业形象和单位的发展方向。单位领导们也开始注重各部门的档案管理办法基础作用,[1]加强人事档案管理人员的培训和职业操守。档案管理中基层的材料收集工作十分重要,如要做好必须要有扎实的基本功。为了快速解决目前所面临的问题,文中设计了几种信息化时代该如何快速实现档案管理的办法。[2] 1信息化档案管理的作用 1.1人事档案包含的内容 人事档案就是一个工作人员的身份证,它是面试的敲门砖,档案将伴随我们整个职业旅程。所以单位的档案管理十分重要,但档案管理采集工作涉及的问题非常多,关乎到各个方面的内容,包括收集、整理、校对、调研、抽查和归档等内容。上述这些步骤将直接关乎到档案的真实性和可靠性,这些基础工作的内容必须要交给专门的人事负责人员,由工作人员统一整理,同时事情责任必须要落实到个人。 1.2人事档案的作用 关于档案其实许多人都不太注意这类问题,导致现在许多单位都不太注重这内问题,使得许多部门出现人事档案管理乱象。现代经济的快速增长,人事变动也快速增加,这对人事档案管理提出了新的要求。现在许多工作人员经常想着换工作,但单位的人事档案没有及时更新,这将会严重的影响到人事工作变动,同时也阻碍了个人事业的发展。档案是求职者迈进新工作大门的基石,无论个人多优秀,也必须要有一份优秀的档案。无论去那个单位都离不开人事档案推荐。 2职工档案管理所存在问题 目前运输企业,主要资产就是机动车和驾驶员。并且是高风险的工种,如果职工切身利益得不到保障,可能随时形成安全隐患。目前企业的人事存在以下问题:(1)管理意识淡薄。运输企业正式编排在册员工在减少,所以员工大多是临时雇佣工。这也人员对人事档案没有了解,认为是今天高兴在干活,不高兴就离职。企业也认为企业和驾驶员是雇佣关系,随时可以解雇。所以没必要投入资金对驾驶员的档案进行管理,从而企业中没有形成档案管理。(2)管理体制不健全。国家从2019年起,社保的合并,使得运输企业进行人员招聘的零时工,非正式职工。也需要缴纳进行社保等。这需要职工详细的档案情况,但是在以前临时招聘的职工并没有人事档案,使得工作始终处于被动状态。(3)管理人员业务能力不足。档案管理人员应该具有专业的能力和素质,而目前的情况是档案管理人员大多是一个单位没有太高技术含量的工作,更是一些职工认为养老的岗位,根本没有钻研其相关业务。干什么都敷衍了事,档案随便乱填,在职工工作变动等需要档案情况下,显得非常混乱。(4)档案管理不规范。单位人事档案管理工作人员对工作没有足够的重视,使得企业人事管理跟不上时代的发展步伐。很少单位有健全的工作体制用来完善档案管理制度。 3信息化管理办法 3.1重视档案管理 人事部门领导必须做好对下属工作人员检察力度,不定期组织部门员工进行培训,从思想上端正工作人员的态度。只有这样才能从根本上解决人事管理工作懈怠、滞后等乱象,才能让员工工作更加认真。信息化档案管理办法可以有效地简化人事档案的收集和处理工作,在很大程度上节约了时间,提高工作效率。档案管理者必须研究单位人事年龄结构,优化人事管理办法,找到适合单位发展人事管理制度。 3.2严格监察制度 档案管理办法改革需要一段时间,首先需做好前期的收集和整理工作。单位领导必须要作出严格的档案审批制度,做好分层、分批次审批。坚决制止人事工作人员懈怠工作。收集工作必须具体到个人、各片区,收集的材料及时整理分析,尽快交给上级领导部门审批,工作人员不能越级上报。整理数据时必须对档案全面普查,对于未编写标题、页码、类别号、案卷号或者标题不明的档案,进行重新的整理,必须在短时间内把内容补充完整。 4结论 信息化档案管理办法的实行,在今后一段时间内交通信息化将临着非常大的发展机遇,发展信息化人事管理办法将是交通信息化建设的重要方向。档案管理是非常基础的工作,也是评判一个单位的标准之一。为了使单位各部门井然有序的发展,需加快信息化进程。信息快速增长的社会中做好此项工作十分必要。通过信息化建设改革,目前单位的人事档案管理乱象基本消除,同时也逐渐形成了一种完善的制度,促进单位的发展。 参考文献: [1]徐建.浅析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技风,2016(16):147. [2]郑艳燕.文书档案管理系统的设计与应用研究[J].科技创新与应用,2018(34):87-88.67电子信息科技风2019年1月 作者:李宣良 单位:陕西省榆林市横山区运输管理站
企业档案管理论文:档案管理现代企业管理论文 一、企业档案管理规范化的现行机制 企业档案资料越来越要求记录的标准化。所谓档案要标准化,是指档案所使用的名词术语、著录、代码代号、标引语言乃至于档案的整理、统计、鉴定、格式等方面的标准化。这些标准化的要求,可以对档案进行分门别类,有利于甄别管理档案,也有利于档案的长期性保存。目前,许多企业已开始朝着标准化迈进,有的企业还为此专门组织定期的员工培训和学习。从企业档案管理的现行机制来看,大多企业已经在努力做到规范化、标准化,已不再受传统模式的桎梏。但是,时展的脚步从未停止,相对于经济形式而言,档案管理规范化的发展还是缓慢的,而且,企业对档案管理的认识还不够、对本企业基层的档案缺乏管理、还缺乏具有专业知识的档案事务人员。档案管理规范化不仅仅需要管理设备、技术手段的规范、先进,还需要管理者的高素质、高认识、高水平。时代在发展,企业在进步,企业的工作人员也必须与时俱进,具备适应时代和企业发展的能力水平、个人素养。如今,企业档案管理的门类不再单一,甚至还越来越多,越来越复杂,加上档案管理已经借助于信息化手段统筹管理,这些都要求档案管理者必须具备档案管理的专业知识,并能熟练应用档案管理系统。所以,企业要为此付出的努力还应是持续的。不能只是走走形式,做做样子,只有真正将行动落到实处,才能收到真正的效益。 二、档案管理规范化对现代企业管理的重要性 1.档案管理规范化对企业人员管理的重要性 说到档案管理,企业的人事档案首当其冲,它是其重要组成部分。人事档案可以集中反映企业人员的详细信息,包括员工的自然情况、学习、工作经历、奖惩情况、历史背景等。企业用人必须要依据人事档案提供的基本信息来衡量人才所适应的工作岗位。人才是企业良性发展的基石,而档案管理是发掘人才、开发人才的基石。没有一套规范的档案管理系统将会极大的限制企业发展,降低市场竞争力,也会流失已有的人才,给企业带来无法弥补的损失。千金买骨可能会引来人才但是不一定会留住人才。有着规范的、优异的、有发展的档案管理模式的企业才是一个有吸引力的企业。 2.档案管理规范化对企业财政管理的重要性 规范化的档案管理可以集中整合企业财务状况轨迹,为企业高层管理者提供企业业务分析的依据,从而有利于科学规划企业未来发展方向,为企业可持续发展贡献力量。另外,规范化的财政管理下,企业每一笔财务账目都分门别类、清楚明确,可以减少财务纠纷,挺高工作效率,有利于企业的制度化管理,同时又对外树立了企业良好的形象。 3.档案管理规范化对企业业务发展的重要性 从企业业务发展角度看,规范化的档案管理有利于企业管理层更加及时、全面的掌握和分析企业的生产、经营状况,以便抓住时机调整生产、经营策略,做出科学的判断。企业档案虽然记录的是企业过去的运营资料,但却是企业未来发展的依据。它在很大程度上决定着企业业务的拓展、对持续提高企业的管理效率具有深远影响。所以,为了企业自身的长足发展,使它在市场竞争中更加具有不败的竞争实力,必须做好档案的规范化管理。 三、结语 面对不断变化的社会形势,所有企业都在寻找符合自身特点的发展之路。档案管理虽然只是企业管理的一个部分,不是影响企业生死存亡的直接因素,但在一定程度上却起着关键性作用。企业应该充分重视起档案管理工作,认识到档案管理规范化的重要性,并积极采取措施适应时代潮流。这样才能够更大程度的享受到档案管理为企业发展带来的效益。 作者:王芙宁单位:四川省成都市双流国际机场股份有限公司机电设备中心 企业档案管理论文:企业改革创新档案管理论文 一、企业档案管理工作创新的迫切性 首先,企业档案管理工作的创新是当今社会形势的客观要求。随着经济全球化的发展,企业改革的不断深入,企业文化已成为企业国际市场上竞争的灵魂,如何增强档案管理工作的覆盖面及影响力都给企业提出了新的要求。要想服务好企业改革,档案管理工作就必须与时俱进,开拓创新,打开企业管理工作新局面。其次,企业档案管理工作创新也是推动经济建设的需要。随着改革力度的不断推进,如何处理好改革、发展与稳定之间的关系已经显的尤为重要。能否建立一个具有与时俱进的现代档案管理模式,是鉴别企业档案管理工作的一个重要标志。这也是现代企业档案管理工作迫切需要解决的一大课题。 二、我国企业档案管理存在的问题 我国企业档案工作是由科学技术档案工作发展而来,后在发展成企业档案管理。在计划经济时期,企业档案管理工作主要是为国有企业档案工作,特别是生产型企业的档案工作。各大中型企业都建立了具有计划经济特点的档案管理机构和管理体制,加强了各类文件材料的收集、整理、归档和利用。市场经济体制后,企业的发展受到了市场经济大潮的强烈冲击,给原有的企业档案管理工作产生了很大的影响。在一些大中型企业中,计划经济时期建立起的档案机构被撤销,企业档案管理人员被精简,企业档案工作无法再像既定方向发展,与此同时,破产转制企业大量的出现,民营企业的蓬勃发展,企业组织形势的多样话,既给档案管理工作带来了更为广阔的发展空间同时也存在着不适应时展现状。主要存在以下几个问题: 第一,企业档案管理体制上尚未摆脱传统的管理模式。现在企业的知识化管理和信息化的意识不断增强,不断完善办公自动化、信息管理系统等应用,来促进企业信息化进程。然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变,有些单位的企业档案管理仍然分散在各个部门单位之间,管理方法上实行“档随人走”,没有实现档案管理信息与其他信息的资源共享,没有进行有效的整合和统一的科学规划。 第二,档案管理人员专业素质不高。随着企业档案基础设施的不断完善,企业培训和人才队伍建设的加强,对档案资源的需要也大量增加。目前,越来越多的企业都意识到了企业档案资源的重要性,重视对企业档案基础设施的建设,但具有高业务水平,较强的计算机应用能力的人才却相对缺乏,很多企业的档案人员不同程度存在文化素质不高,老龄化结构严重,满足于简单的立卷归档,对档案信息深层次研究和开发人才相对匮乏。 第三,企业档案管理制度有待进一步完善。随着改革开放以来,我国相继推出了相关的法律法规政策,使档案事业步入了正轨。但目前档案工作主要还是针对纸质、音像等档案,针对数字化档案很少,这就要求制定新的标准来规范,建立健全的电子文件信息。 三、积极探讨企业档案管理的改革创新之路 面对经济全球化,科学技术的日新月异,管理制度的不断健全,企业档案管理工作必须解放思想,大胆创新,更好地位企业改革发展服务。如何提高档案管理工作规范化、标准化,从而进一步提高档案管理的工作效率,这也是档案管理工作大当务之急。如何实现这一目标,必须从以下几方面做起: 第一,提升企业知识资产的理念。企业档案不仅仅是原始的凭证材料,同时也是企业的有价资产,它给企业带来了巨大的社会效益和经济效益。这就要求,企业要高度重视档案管理工作,把档案视为有价资产、一种战略资源,充分发挥在企业的推动作用;同时也要让档案管理人员转变观念,改变以往的重藏轻用的现象,提高服务质量,加强对档案综合利用。 第二,加强培训机制,提高档案管理人员的综合素质。企业档案管理要实现科学化管理关键在于人才。现代管理系统的复杂性和技术标准都要求档案工作人员不仅要具备专业的业务知识,还需要具备档案信息分析和处理能力,特别是管理信息技术应用和开发能力。因此,要先培养档案管理人员的概念意识,在逐步向软硬件开发人员、数据处理分析人员、网络运行于维护人员以及决策人员等方向转变。 第三,从体制上推进企业档案管理模式的创新。传统的静态化的企业档案管理模式已经不能适应现代企业发展的要求,必须摆脱滞后于企业发展步伐的档案管理机制进行有效改革创新。首先,大力推进企业档案管理法律标准化、科学化,及时修订完善档案管理条例和法律法规,来促进档案管理的法制化、规范化。其次,要实行统一的管理机制,避免不顾企业自身的特点实行一刀切式的管理模式。最后,针对激烈的国际竞争,应注重先进的开发手段和措施,加强信息载体的安全性和保密性,大力推进企业档案电子化、信息化、网络化的管理,加快建设企业信息资源数据库,实现企业由静态管理变为动态信息管理。 作者:刘雯单位:黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障科 企业档案管理论文:建筑企业文件档案管理论文 1建筑文件档案的重要性 建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分,为行政工作的决策提供依据,为企业未来发展的方向,提供所需求的资料,为企业管理者提供正确的数据和案例,由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作,要充分认识档案管理的重要性,管好文件档案,能提高企业的工作质量和效率,维护历史的真实面貌,用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理,认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓,要求档案管理者要面对压力挑战自我,要不断学习,提高再学习再提高,进一步提高对文件档案的认识,提高办公效率,文件档案工作是企业的窗口,需要掌握新的知识理论技术手段,必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式,提升自身的专业素质,提升服务水平,我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点,就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式,要与时俱进,立足当前服务于未来,使档案管理在不断发展中更加完善。 2文件档案的实践经验 企业文件档案管理工作经过实践经验,总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成,由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求,束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史,记录了本企业的发展历程,平时工作感觉不重要,但让你查找时临渴掘井那可不行,档案工作不是一下子能做好的,做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代,国家经历了翻天覆地的变化,我们的档案事业也进入了前所未有的新时代,并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神,进一步形成档案工作氛围,认真总结档案工作的好经验,用新的思路解决新情况新问题,健全制度不断把关,加强管理意识,要求管理人员要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,掌握现代化管理技能,利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合,突出档案资源建设和服务全局的重要性。 3电子文件档案的管理 随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟,在计算机中,各行各业迅速发展,按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高,更多的信息实现了共享,数据准确、规范,使企业工作更加适应时代的需要,市场的需要,在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失,为迎接网络的挑战,应认真研究、扎实学习每一个程序,使企业历史记录在网络时代得以延续,可以保证查全率和查准率,通过网络服务这个平台,全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点,采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式,发展文件档案的技术优势,为文件档案提供优质、安全存储空间,为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理,为信息存储提供查询功能,以确保文件的档案完整与安全,防止文件档案的流失和病毒的破坏,文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时,增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识,共同推进电子文件的网络化管理,加强电子文件的档案管理工作,以确保电子文件档案管理工作顺利开展,实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力,正确地处理各种信息,努力使自己成为综合型文件档案管理人才,尽早担起电子文件档案管理工作的重任,做出应有的贡献。 社会在发展,经济在腾飞,文件档案步入了新的时代,档案工作重新走上了依法管理的轨道。现代企业档案管理制度不同于以往的档案管理制度,它既是一种管理理念,又是一种运行机制,其目的是多元、灵活、高效的档案管理体制要维护档案的完整与安全,科学有序的保管是档案的前提和保证。档案管理体制因企业而定,不要千企一面;企业文件档案是为社会物质财富创造的重要力量,其文件档案不仅推动了企业文件管理制度的发展,而且符合现代社会的要求,也是现代档案工作者义不容辞的责任。充分发挥企业的竞争优势,整体功能,学习信息技术现代化管理相关知识,掌握和提高新型技术工具的能力水平,努力成为出色的管理人员,技术先进人才,以便为企业文件档案提供方便、快捷、高效的服务,并迈向新的高峰,更好地为本单位的发展服务。 作者:邵瑞卿单位:山西省建筑科学研究院 企业档案管理论文:企业发展档案管理论文 一、做好企业档案管理工作的重要意义 随着社会迈入新世纪,改革发生了不断深化,企业也需要不断的发展。因为面临着逐渐壮大的企业需求,所以说做好档案管理工作,对企业自身有着非常重要的含义。档案是一种历史记录,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,对加强企业管理,推动企业的科学发展提供了教材资料。 (一)维护企业的历史真实面貌。企业档案是一种历史记录,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,能够真实地反映一个企业自身的发展状况,从而为相关机构在准确认定企业所经营的成果时提供真实依据,同时也有利于本企业与其他企业进行各方面的合作。 (二)可作为企业提高管理水平的标准做好档案管理工作,可以为企业领导的经营决策提供支持性证据。例如企业领导在做出有关决策时,他们可以及时通过了解档案进而把握企业整体的经营状况,最终能够做出相适合的策略来经营企业,作为企业自身提高管理水平的参照。 (三)能够提升企业在市场经济中的竞争力企业通过探索和尝试新的档案管理手段,及时更新档案的管理观念来做好档案管理工作。做好档案管理工作后与企业经营管理的相结合能够决定企业的资源配置的取向,对于企业实现经营战略和提高管理效率有着深远的意义,同时能够提升一个企业在市场经济中的竞争力。 二、企业档案管理工作遇到的问题 (一)企业档案管理工作在规则部分没有长期性一个企业的档案管理工作通常是在上级领导们的重视下进行。但是一旦取得成果,往往就会出现后劲不足,根本没有持久性。另外,有些干部对档案在企业中有何作用的认识不足,因而参与档案综合管理的态度不积极。 (二)企业档案管理工作的档案管理方法在运用办公自动化上没有更新在21世纪,我们会发现,许多企业的档案管理都积极提倡采用一台微机对应一套软件的档案管理办法,然而仍有些企业的落后的档案管理技术根本适应不了时代的发展,从而给档案工作带来不良影响。我着重分析了造成档案技术落后的原因,有以下几点:一、有些领导不重视档案工作的重要性,因而投资少;二、一些单位的档案管理人员不熟练买来的先进管理设备的操作方法;三、大部分企业的档案依旧采用手工方式工作。 (三)企业档案管理工作的管理程序没有实现制度化现如今,企业档案管理的不规范表现在以下三方面:一、收集档案不规范。在收集档案的过程中,其制度不严,交不交自由,而且关于档案收集的考核也非常不明确;二、整理档案不规范。随着企业的快速发展,企业招收入了许多专业素质参差不齐的员工,因而员工的卷内文件目录顺序与他们在实际整理文件时的顺序不一致,从而不利于查找利用,甚至造成卷内资料漏失的问题;三、对档案的综合管理力度不足。如今的档案管理是以班为单位存在的,工作应该随时向主管领导汇报,但由于主管领导的工作时间紧张,因而档案人员汇报该工作时非常困难,从而给档案的综合管理工作带来困难;四、利用档案不规范。有关工作人员对于档案的借阅是内松外紧的。 (四)企业档案管理很混乱许多企业的档案管理机制不健全,甚至有人认为档案室只是资料存放的地方或者是废纸仓库,从而使得档案管理工作形成了有领导、无计划,有形式、无效果的混乱局面。 三、做好企业档案管理工作的措施 (一)更新思想观念,提高所有人对档案工作重要性的认识众所周知,档案管理工作在我国现代企业的健康发展中起着至关重要的作用。所以对于企业来说,领导重视档案管理工作是其档案规范化管理的首要。企业的领导者和决策者都应该对企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”有充分的认识。另外,企业应积极将档案工作纳入领导重要的工作计划上,争取与职工岗位责任的考核内容有联系,从而使得档案管理工作能够取得成效。领导与员工经常更新思想观念,最终达到培养档案管理工作人员重视档案工作重要性的目的,进而激发领导与工作人员对自身工作的热情。 (二)健全管理机制,做好档案管理的保证企业应该制定、完善档案工作的规章制度,切实将档案工作的各项工作流程落实到位。通过建立档案管理负责机构,企业所有部门和档案室可以相互协调、构建档案工作网络。 (三)融入企业主体,为企业的发展提供优质服务在电子环境中,因为档案人员不能积极介入文件的归档、保管过程,那么文件很可能不能被利用。因而在新形势下,作为档案工作者应该在专业人员的指导下学会懂得如何归档、保管以及利用档案信息资源,从而做好电子档案信息的收集、管理。 (四)注重业务培训,提升档案管理人员的综合素质随着档案管理的建设逐渐步入现代化,员工素质很关键,企业能够通过专业培训、进修学习等方式来加强档案人员在业务知识方面的能力和水平。 四、小结 档案管理工作在我国现代企业的健康发展中起着非常重要的作用,是企业行政工作的工具之一。档案记录着企业的业务活动,它详细记载了一个企业在发展过程中所取得的优秀成果,因而做好档案管理工作,有助于企业科学的进行计划和决策。企业利用档案资源来增强其竞争实力,最终提高企业的工作效率和管理水平。 作者:马爱霞单位:吐哈油田公司甲醇厂 企业档案管理论文:人事档案管理下企业人力资源管理论文 1现代人力资源管理的新趋势对人事档案管理工作的新要求 现在,人类进入了知识经济时代,人力资源管理也摒弃了传统的管理方式,在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法,使人力资源管理能够符合时代的要求,在这些新的趋势的影响下,人事档案的管理也在不断地完善,也提出了很多新的要求,所以,应该对这些新的趋势进行分析,才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。 (一)完善企业的优秀价值体系。 在进行人力资源管理的时候,企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量,企业要根据自身的企业文化,制定人事档案管理的相关政策。 (二)建立不同层次的价值评估政策。 在进行人事档案管理的过程中,在传统的管理中,一般都是定期对人事进行考核,现在,在对人力资源进行管理的过程中,应该加大人力资源考核评价的力度,将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系,使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展,在人力资源管理的过程中,不仅仅要分析个人的素质,同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献,将个人的成绩与企业的绩效结合在一起,对人力资源的绩效进行全方位的考察。 (三)建立以绩效为方向的薪酬回报机制。 在企业内部,一定要完善员工的薪酬体系,运用薪酬来激励人力资源,将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础,强度个人力量与团队力量,强调企业内部合作的机制。 (四)将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。 职业化指的是在人力资源管理的过程中,要具有一定的知识体系和专业技能,管理人员要具备一定的职业素质和道德,能够自觉地遵守值得规范,能够按照职业规范的内容去管理。 2企业人事档案管理工作中存在的问题 现在,企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的,这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率,限制了企业的发展。 (一)企业的服务意识薄弱,没有上进心。 企业在进行人事档案管理的过程中,其管理思想不能与时俱进,比较陈旧,在人事档案管理过程中,管理人员不能创新管理内容,缺乏开拓进取的精神,没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。 (二)企业在进行人事档案管理的过程中,没有较强的合作意识。 企业在进行人事档案管理的过程中,他们都是进行单独管理的,各个部门没有加强沟通与合作,但是,企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的,二者没有进行有效地沟通,这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中,不能全面管理,不能全面了解人力资源的基本情况。 (三)企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。 企业在进行人事档案管理的过程中,人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束,导致认识档案管理比较混乱,而且不能按照一定的顺序实现档案管理,档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。 3加强企业人事档案管理的工作,促进企业人力资源管理的新要求 (一)企业内部要强化服务意识 在新时期,企业人事档案管理人员要转变工作态度,要变被动为主动,积极地为人力资源管理部门提供服务,强化服务意识。 (二)企业人事档案管理要强化合作意识 企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作,实现二者相互联系、相互依存,人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料,使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。 4结语 现在,人们进入了知识经济时代,企业的发展离不开人力资源,因此,在企业中加强人力资源管理是十分必要的,然而,在传统的人事档案管理的过程中,由于存在一些缺陷,这些缺陷限制了人力资源的有效管理,因此,应该根据人力资源管理的新趋势,改变传统的人事档案管理方法,提高人力资源管理的效率,从而促进企业的发展。 作者:杨重 单位:京能电力后勤服务有限公司 企业档案管理论文:企业改制下人事档案管理论文 一、国有企业人事档案管理的难题 1.档案数量多,占用空间大 国有企业改制后,企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理,尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点,欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的,一般存放档案的库房也十分有限,无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆,档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选,否则若干年后,库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案,是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。 2.人事档案所有权不明确 根据我国《档案法》规定,档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有,而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放,档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求,例如要求专柜存放,并将档案柜钥匙交由企业保管等,如果一味的应允这些要求,企业一一效仿,那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则,对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案,从而为社会提供有用的信息,体现档案馆的功能,这是眼下需要重点解决的难题。 3.档案存放费用无法解决 国企在产权变动和资产变动期间,在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付,需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准,这也是我国国企改制后面临困难问题。 二、解决国有企业人事档案存在问题的对策 为解决档案管理中存在的隐患与难题,应积极选择相应的对策实施。 1.档案管理制度不健全 破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同,应该进行不用方式的处置,对一些没有去处的档案,必须要按照要求移交到档案馆;一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管,防止档案的丢失。严格按照进馆要求,对具有长期或永久保存价值的档案,在移交时必须保证其完整性,仔细做好分门别类工作,装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核,根据移交清册,逐卷清点,防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案,有效的提高档案馆管理档案质量。 2.允许连续性的企业档案进寄存 对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动,企业会有一定的连续性,这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制,或者由其它一时难以克服的客观因素影响,将可能导致档案损害的,可以移送档案馆暂时寄存。 3.对寄存档案要加以选择,充分利用档案馆有限的库容量 对企业要求寄存的各类档案,档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解,以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作,自觉遵守档案转交制度,切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地,从而避免日后出现库满为患的现象。 三、结束语 国有企业制度改革是企业生存和发展的客观需求与必然趋势。随着国有企业改革的推进以及集体经济与非公经济的迅速发展,国有企业制度不断完善的同时,也面临着新环境下的各种摸索与挑战,格局的变换必然带来人事分布的调整,人事档案作为企业改制前的“遗产”,不应被忽视和抛弃。档案馆与档案行政管理部门作为国家集中管理档案的文化事业机构,不应被动地行使职能,正确的做法是依照法律法规,合理配置管理资源,认真有效地对其管辖范围内的档案进行整理、保管,将档案资源充分的利用,并为社会提供价值,在行使权力的同时,也必须充分的承担起改制企业档案流向。除此之外档案馆中管理的档案可视为是档案管理改革中的过渡期。 作者:谭鑫 单位:湖南省湘西州人力资源市场服务中心 企业档案管理论文:高校企业人才队伍建设档案管理论文 一、高校档案管理在学生就业与企业人才选拔中的重要性 (一)高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现 高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升,同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录,是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录,企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现,从真正意义上体会其思想的全面性,并依此为依据,考察其是否符合岗位的基本需求。 (二)高校档案管理有着其本身存在的权威性,具有较强的参考价值 高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度,大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性,而这些都会有相应的较为详细的记录。因此,高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性,具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。 (三)高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会 我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面,企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案,如果档案记载中学生表现良好,符合岗位需求,那么面试机会随之而来,反之,一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突,那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此,作为用人方与应聘者之间的单一媒介,高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。 二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端 (一)学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度 一方面,为了提高高校就业率,一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”,更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内,导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面,高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励,有无记过处分、党员身份证明等,这些资料的添加有着一定的客观存在性,但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存,而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛,从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。 (二)高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象 高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一,毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部,然而由于缺乏相对明确的档案意识,档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二,毕业生频繁的更换工作,档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三,一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地,然而毕业后却将档案转回原籍,户口与档案所在地出现了分歧,如果不及时做好处理,很可能使其档案逐渐发展成为不明档案,这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。 三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求 (一)创建完善的高校档案管理体系 一方面,针对学生的档案管理明确制度,将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围,以便用人单位进行参考。另一方面,针对一些学校修改后的“伪档案”,相关政府部门要做到实时的监督,使其透明化,尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。 (二)加大对社会档案转接部门的资金及政府支持 高校学生毕业期间是档案转接的高峰期,也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此,政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持,以确保档案转接的准时与顺畅。此外,相关档案部门有必要成立专门的督查小组,针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正,从而在很大程度上保障了毕业生的利益,同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。 (三)在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈 第一,企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈,学校或者相关部门应将其填充到档案中,以便于以后用人单位的查阅。第二,高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整,真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三,各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息,总结其自身的缺点,重新确立就业目标。从某种角度爱看,这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。 四、总结 综上所述,我国高校档案管理在企业人才队伍的组建中有着良好的参考借鉴作用,但其管理制度的不健全也在很大程度上阻碍了现阶段用人单位对人才的明确选拔。基于此,我们既要创建完善的高校档案管理体系、加大对社会档案转接部门的资金及政府支持,又要在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈,从而在促进学生就业的同时也能更好的满足企业人才队伍组建对高校档案管理的基本诉求。 作者:于昕鑫 单位:荆楚理工学院档案馆 企业档案管理论文:企业化改革人事档案管理论文 1、当前档案管理工作存在的问题 在过去的几十年里,多数事业单位由于其自身性质,对生产成果业绩考核工作并不重视,相应的工作档案的记录缺乏完善记录,经常导致脱档、死档、虚假档案的情况存在,再加之人事档案中相关材料并不完善,使人事档案的使用价值受到影响,造成档案利用率较低。 2、档案管理模式的创新需求 信息化时代,事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用,人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息,实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变,这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下,相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式,未来的档案管理模式需要不断的顺应时展,需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人事变动不可避免,同时随着企业化改革的不断推进,企业员工的综合能力将越发受到重视,那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容,有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况,掌握更为充分、丰富的资料,以便企业了解员工信息,使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断,以适应企业对于人才多元化需求。 3、关于人事档案管理创新的若干思考 3.1人事档案材料筛选 知识经济发展时代,人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况,任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩,合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门,应以我国相关法律文件为依据,保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认,并根据审查结果对材料有针对性的筛选,保证档案材料的真实性、价值性,并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在,这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围,对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心,保证材料质量以及材料真实性,提高其使用的价值。 3.2建立档案管理新模式 在当今网络信息化时代,人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况,综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例,该单位作为国有大型企业公司,该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一,即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下,各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段,实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段,在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时,可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用,可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务,同时提高了人事档案管理工作者工作效率,这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。 3.3强力推动改革工 作随着社会经济不断发展,我国必将进一步减少行政干预、财政补贴等政府性行为,同时开放市场,允许私人、国际资本投入。在这样的背景下,多数的国有企业单位必须做出相应的改革措施以适应即将到来的激烈的市场竞争环境。作为企业人力资源的重要组成部分,人事档案管理工作需要不断调整完善自身。我国的古语有言“术业有专攻”,那么我们在改革过程中同样需要进行不同层次的分类管理,例如分为技术人员、科研人员、管理人员等,根据其岗位特点不同,开展针对性进行专业的培训,这也将在一定时间内提员工的专业水平。总而言之,要促进档案管理工作由传统管理到现代化管理的转变,信息单一化、固定化到综合化、动态化的转变,建立规模性的综合档案管理系统,保证人力资源的流通性,使之能够自行适应未来的市场结构调整。 作者:刘婵 单位:陕核集团二一一大队 企业档案管理论文:国有企业档案管理论文 一、现阶段国有企业档案管理工作中存在的问题 随着网络计算机科学与人工智能的发展,现代国有企业的信息化建设越来越完善,但,在完善的过程中,却把国有企业档案管理工作抛到了九霄云外,忽视了国有企业档案管理在国有企业当中的作用与地位,信息化与网络化已成为了当今时代的主流。与国外发达国家的优秀企业相比,我国国有企业由于机制不健全、抗风险能力低等特点更需要注重内部档案管理系统的建立与改革,推动国有企业档案管理的变革,不断提高国有企业档案管理的整体的水平,努力把自身打造成国际竞争力强的具有中国特色的新型国有企业。促进国有企业的可持续发展。 二、现阶段国有企业档案管理工作中存在问题的解决对策 1.提高认识,增强责任感 提高对档案管理工作的重视程度是开展档案管理工作的前提。单位领导要加强对档案工作的重视,充分完善档案资源和信息的建设。首先;通过开展相关会议、讲座和展览对档案管理工作加强宣传,调动全体员工的积极性,及时普及档案管理工作的基本知识;其次,为了提高管理人员的专业水平和实际工作能力,在工作中,加强对档案管理人员的培训,定期组织档案管理培训班,鼓励档案管理人员学习新的知识,掌握新的技能,提高思想政治觉悟;最后,档案管理人员也要树立终身学习的思想意识,不断加强自身修养,积极参加进修学习课程,不断总结工作中的经验,增强责任感,提高自己的专业技能。 2.做好管理活动,创新管理方式 首先,要建立完善的接收、征集制度。国企的档案管理部门要变革过去等其他部门上门移交文件资料的模式,而要运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到档案适时收集。其次,还要丰富档案收集的范围,不能仅仅局限于以纸质为载体的档案,而应把与企业生产经营活动有关的各种照片、影像等其他载体以及各种具有保存价值的实物纳入其中。最后,要加强信息网络等先进技术的使用,构筑庞大、便捷的档案管理信息网,充分发挥信息网络的辐射作用,实现档案信息资源共享。 3.提升档案管理工作人员的综合素养 首先,选拔档案管理工作人员要拓宽视野,注重从企业各个部门挖掘人才,尤其是那些学历高、知识广、细心勤快、热爱档案管理工作的人才,并通过建立严格的考试、竞争上岗和审批等程序,从源头上保证国企档案管理工作人员的素质;其次,国有企业还应积极创造条件,建立和完善档案管理工作人员的再教育机制。如可将档案管理人员送去高校或档案主管部门进行相关的档案管理理论学习或业务培训,使他们在充分拓展现有知识的同时,也能全面提高自身素质,从而在根本上满足形势发展和实际工作的需求;最后,采取“请进来、走出去”的办法。一方面,请档案主管部门的领导和业务专家上门指导;另一方面,组织档案管理工作人员到一些模范企业参观学习档案管理先进经验和业务流程。 4.引进新技术 随着计算机科学与人工职能的发展,国有企业要在现代企业制度的基础上,将网络技术引入国有企业档案管理的工作中去,从而不断改进国有企业档案管理的工作方式与工作形式,使国有企业的档案管理工作能够突破时空的限制,不断提高国有企业档案管理工作的效率与质量。 三、结语 在国有企业的管理工作中,档案管理工作向来是企业内部管理工作的重点。随着经济的发展与进步,在新形式新背景下,我们要不断的提高国有企业档案管理能力与水平。从多方面入手,为我国国有企业档案管理的改革作出有力的探索,带动国企朝着更加健康稳定的方向迈进。 作者:邓婷婷 单位:江苏省昆山市烟草专卖局 企业档案管理论文:企业发展人事档案管理论文 一、企业人事档案管理的完善策略 1.提高对档案管理重要性的认识 随着社会分工的不断细化以及现有工作的不断扩充,为了适应新的经济发展形势和企业现状,必须要提高对人事档案管理重要性的认识。因为人事档案本身是最真实的历史和最具说服力的佐证,它的内容真实地反映了一个人的经历、品德及成长过程。企业人事档案管理工作具有如下价值:第一,起着推动企业发展的作用,在管理企业人事的同时加快了企业发展的步伐;第二,通过企业人事档案管理的完善能够提高企业的优秀竞争力;第三,是企业人力资源管理的重要手段和重要组成部分。 2.完善人事档案管理制度 现有人事档案管理制度存在许多问题,要想提高我国企业人事档案管理的效率就必须不断完善管理制度。首先,应该明确进行档案管理工作的具体部门,避免出现多头管理的状况,以提升档案管理工作的有效性。其次,将封闭的档案管理模式开放化,这样一方面可以加强人们对档案管理的认识,另一方面可以有效监督档案管理工作的正常开展。最后,为了适应我国现有的企业人事现状,应该设立相应的人事档案分理处,专职进行企业人事档案的管理工作。此外,为了将管理工作最优化,应该将人事档案管理工作与人员使用分离开来,以便于实现最优化管理。 3.提高档案管理人员的业务素质 除了完善的管理制度,要想高效地进行企业人事档案管理工作还需要拥有高素质的档案管理人员。虽然现在管理工作都有相关技术或系统进行辅助,但是操作主体始终是人,如果档案管理人员专业素养不够,势必会造成人事档案管理工作出现差错,影响人事档案管理工作的质量。在培训档案管理人员时应该注意从理论和实际着手,一方面要从理论上加强档案管理人员对工作性质和工作内容的认识,另一方面应该培养相关人员具体操作的业务能力。 4.加强档案管理的信息化建设 我国现有的人事档案管理效率较低,为了提升人事档案管理工作的质量,应该在管理工作中加入信息化元素。档案管理的信息化建设具有重要意义,它不仅可以提高档案管理的速度,同时它还提升了档案管理的准确性。在将企业人员的信息录至计算机的同时,需要对不同人员的档案信息进行分类以方便管理。另外,为了更有效地进行人事档案管理工作,有关人力资源的电子网络的建立十分必要。通过计算机强大的存储功能可以对企业不同人员的录用、调用及时做出详细记录,还能集中管理各个部门的人事档案,大大提高了管理的效率。 二、结语 综上所述,符合我国国情的企业人事档案管理工作应该趋向信息化、动态管理之路。只有提升档案管理的信息化水平才能提高管理工作的效率,加强档案的动态化管理才能最大限度地提高管理工作的有效性。所以,完善的制度、高素质的档案管理人员和高效率的工作手段是出色完成档案管理工作的可靠保证。 作者:黄达明 单位:中山市凯能集团有限公司 企业档案管理论文:新时期企业人事档案管理论文 一、新时期企业人事档案管理存在的问题 在现代化的信息时代,计算机已经普遍的应用于各个行业中,有效的提高了工作效率。但是部分企业的领导不够重视人事档案管理,所以在管理方式上还沿用传统的方式,工作效率低下,无法发挥出人事档案应有的作用。人事档案管理工作直接关系到整个企业的人才管理,为企业的人才管理提供基础的依据,所以要对人事档案进行系统而科学的管理。但是由于很多企业没有认识到人事档案管理的重要性,所以档案管理方式落后,思想观念陈旧,并且存放档案的环境不符合标准要求,防潮、防盗、防火措施不到位,影响到人事档案的保存质量。 二、企业人事档案管理的对策 (一)建立健全人才流动的管理服务机构 一是认真贯彻执行中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知和人事部门关于《人才市场管理的暂行规定》等法律法规文件,提高对流动人员人事档案管理的认识,明确人事档案管理是政府的一项行政职能,不是市场化的商业服务行为。二是加强企业领导的自身学习,掌握企业人事档案管理的业务知识,提高对新时期人事档案管理的认识,明确企业的人事档案工作是人力资源管理的支柱。三是加强企业劳动人事部门的职能作用,做好人事档案管理工作的监督。四是加强对引进和输出的当事人进行、沟通、联系、争求当事人档案材料如何保管的处理意见,使档案能得有序的保管。 (二)建立健全科学、合理的人事档案管理制度 在人事档案管理工作中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须进行改革,改掉旧的传统的人事档案管理制度,及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度,完善管理办法,加强规章制度的落实,不断修改人事档案管理措施,打破旧的陈规观念,积极地做好新时期人事档案材料的收集、整理、归档工作。使人事档案管理工作发展到一个新的水平。 (三)加强档案管理队伍建设 一是加强人事档案管理工作人员的时事政治,法律法规学习,提高政治思想素质,进行文化业务知识培训,强化行业道德教育,参加工作技能训练,全面提高人事档案管理工作人员综合素质。二是要求实行人事档案管理人员知识化、专业化、现代化、年青化。三是在人事档案管理中树立起一支勇于开拓、敢于创新、善于吃苦耐劳的坚强管理队伍,为人事档案管理事业的发展作出应有贡献。 (四)提高人事档案管理方式 加强对人事档案管理人员现代化知识培训,增强科学知识和现代化管理水平。学会运用计算机和网络技术。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找。克服现有条件和现有环境。因地制宜地改变环境和条件,创造条件克服困难,摆脱低劣的管理方式。使企业人事档案管理朝着现代化方向发展。 三、结束语 在社会主义发展的新时期,已经进入了知识经济时代,企业间的竞争已经转变为人才的竞争,人才是企业发展的主要动力,也是企业发展的优秀竞争力,所以要加强对人才的管理。而人事档案是人才管理的重要基础,为人力资源的合理优化提供了重要的依据。随着时代的发展,对于人事档案的管理也应该不断的完善,建立健全各项人事档案管理机制,实行网络信息化的办公方式,提高工作效率,为企业的发展奠定坚实的基础。 作者:王辉 单位:齐齐哈尔市供热燃气管理 企业档案管理论文:我国企业人事档案管理论文 一、企业人事档案管理中存在的问题 (一)档案管理操作程序不规范,交接不严密 我国企业人事档案管理大多是非专业人员,缺乏培训,他们对管理的程序不熟悉,对制度不了解,导致该收集归档的没档,该签字的不签字,该检查的没检查,交接工作前后脱节,档案中存在的问题责任不清。再加上人事档案管理是不透明不公开的,建档对象没有知情权,即使有的关健时间填错了,名字写错了,自己却不知道,档案出现问题也无法维护自己的权益。 (二)硬件设施解决落实差 由于人事档案管理不重视,我国企业在设备上采取“因陋就简”的原则,人事档案就放于办公室保存在木柜里,防火、防盗、防潮的硬件设施较低。有的单位“因地制宜”把档案室设在最低层或最高层,最低层档案容易受潮,而最高层温度太高,都不适宜放置档案。 二、企业人事档案管理对策 (一)提高管理人员素质,规范管理程序 尽管档案室是存放的仓库,但档案管理人员并不是仓库管理员,档案管理是一项政策性和业务性较强的工作,它集保密与服务于一体,因此,应注意加强人事档案的工作队伍建设,选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作。提高他们的素质,对他们进行专业化的岗前培训,强化他们的职业道德与职业技能。同时,企业要加强软硬件设施的建设,建立档案管理的信息储存和检索系统,规范管理程序,保证人事档案材料的及时、准确归档。 (二)加快信息化进程,完善管理方法 利用计算机技术对人事档案进行信息储存和检索,实现网络化管理。通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,档案管理人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。在建立人事档案数据库的同时,对相关人员设定使用权限,实现档案管理的公开化、透明化,在一定程度上实现资源共享,提高档案管理的利用率与时效性。 (三)扩大资料收集范围 收集材料是人事档案工作的基础,针对新时期我国企业对人事档案的需求扩大资料收集的范围,做到人事档案不仅要反应个人的学历、思想,还要能够反应其职业技能、业务能力、工作成绩、职业道德以及个人的优缺点,为企业选聘、考核员工提供全面、有效的参考。 (四)加强档案硬件设施建设 人事档案管理部门应向领导提出困难和要求,争取领导支持,配置专用的铁质档案柜,做到办公室和档案分开,办公室设置钢门、钢窗,配备先进的计算机管理设备。人事档案管理是人事工作的重要组成部分,它为企业人事工作的决策提供了积极的线索和科学的依据,企业要冲破原有的思路和模式,实现人事档案管理价值的最大化。 作者:陈琳 单位:云南省临沧市永德县勐底农场管理委员会 企业档案管理论文:钢铁企业干部人事档案管理论文 一、钢铁企业干部人事档案管理现状分析 目前钢铁企业档案管理人员多数不具备企业需求的专业水平、理论素质和文化程度。有很少人员是专业出身,大都是其它岗位或专业不符人员调至人事部门从事相关工作,存在专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、现代科学知识贫乏等现象,这些情况已不适应新形式下人事部门事业发展。在干部和普通员工档案管理方面更参差不齐。人事部门档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展缺乏创新和活力。 二、钢铁企业干部人事档案管理对策分析 (一)、加强人事档案管理宣传力度 为改变传统、落后的人事档案管理思想,必须加大企业干部人事档案管理工作的宣传力度,尤其是关于干部人事档案重要性的宣传,保证干部人事档案建立过程中资料的完整性和真实性。加强钢铁企业认识档案管理宣传力度的过程中,力争虽有参与人事档案管理人员都鞥将自己与档案管理密切联系起来,确切的认识到人事档案管理工作的重要性。钢铁企业可以通过企业传媒或会议的形式进行干部人事档案管理工作重要性的宣传,将这份关系到干部人事变革问题的重要性传给到每个人事档案管理人员。 (二)、提高信息技术,推动钢铁企业建立无纸化干部档案 在新形势下,企业调整干部的频次越来越频繁,这种情况下需要企业逐步推进干部人事档案的电子化,只有这样才能更加高效的查阅拟调整干部的所有材料,更加便捷地为钢铁企业班子领导提供拟调整干部的相关材料,使得班子领导做出干部调整和晋升决策更加准确无误。所以,人事部门要及时的将干部人事档案利用扫描仪等设备进行扫描和整理,并存入企业内部的档案数据系统。这样做不仅能加快干部人事档案管理信息化和数据化的实现,还能不断提高企业档案管理工作的效率。 (三)、创新人事档案管理方法 不断学习先进的科学技术并运用到钢铁企业干部人事档案管理中是提高人事档案管理工作效率的主要方法。钢铁企业员工数量庞大,很难再依靠传统的手工档案管理,必须将计算机设备和先进的人事档案管理软件引入到企业干部人事档案管理工作中来。企业通过加大人事档案管理设备的投资和相关管理人员的技术培训不仅能较大的提高人事档案管理工作的工作效率,还能降低管理工作中出现的错误。人事档案管理方法的创新能真正改变企业干部人事档案管理工作的现状,实现优质、准确、高效的档案管理。 (四)、提升人事部门员工专业素养 企业干部人事档案管理工作的提高还有赖于人事档案管理工作人员个人素养的提升,工作人员的政治素养和专业素养对其工作质量的影响较大。首先,从参与人事档案管理人员政治素养的角度来看你,具有较高政治素养的工作人员往往也能出色的完成干部人事档案管理工作。其次,专业素质的提升是提高工作效率和方法的重要条件,所以,企业在招聘人事部门员工时,要有意识的招聘那些专业素质较强,政治觉悟较高的人才,只有这样,钢铁企业在人事工作上才能由被动变主动,不断创新工作方法,提升工作效率,为企业在干部选拔时准确提供相关人员材料,不断满足钢铁企业的发展需求。 三、结语 总之,在钢铁企业中,企业的发展与人事部门工作息息相关,好的干部可以让企业在专业技术和关键决策方面起到积极地作用,促进企业更好地发展,所以,对企业干部人事档案的管理工作也是不可忽视的,这项工作能否做好,直接影响到企业干部是否能正确任免,关乎企业的发展和未来,不断提高钢铁企业干部档案的管理水平,是提高企业经济效益与竞争力有效手段。 作者:许倩 单位:山东钢铁股份有限公司莱芜分公司销售中心 企业档案管理论文:企业信息化档案管理论文 1企业档案管理现状 1.1实体文件的收集与归档没有完整的信息系统支持 全部人为主观的因素在里面。就档案收集为例,档案管理人员多数情况下只是接收,而并不是去每个部门调查催要。如果部门负责人因为档案意识不强或者档案知识欠缺没有向档案室递送资料而造成后面需要档案资料却提取不成功。档案归档方面,归档的条件是否满足也是人为决定,这样的话难免造成疏漏。 1.2实体化档案特别是纸质档案的查阅也存在很多问题 例如,并发查阅(多人同时查阅同一文件)的问题,查阅过程中文件的毁坏,缺失,毁坏等等问题。同时,实体档案的查阅对文件的保密性造成严重威胁,一旦保密且重要文件内容泄露,会给企业带来严重的后果。 1.3随着企业大发展 档案的数量和类别也与日俱增,档案借阅给档案管理人员造成很大的工作量与出错概率。 2企业档案管理信息化的理论指导 在《全国档案事业发展“十五”规划》中,提出全国档案信息化建设的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为优秀,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。而且,在《全国档案事业发展“十二五”规划》中,肯定了前面的成绩,继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务,提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,在企业信息化建设中具有重要的指导作用。 3企业档案管理信息化的意义 3.1对管理人员的意义 ①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用,档案库中的信息需要统计时可以自动统计。 ②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段,档案管理员可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息,提高了保密性。 ③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。 3.2对部门的意义 ①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动,档案的分类,整理需要付出辛苦的劳动,没有一个好的信息化系统,档案的收集和整编是零星和不完整的。 ②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文,都是领导决策的具体体现,所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。 ③让档案室变为公司内部的信息中心,也让员工更好地查阅一般档案。 3.3对于公司的意义 ①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料,是企业历史活动的原始记录,特别对于收文和发文文件来说,实行档案信息化管理后,必将更好地收集和管理这种信息资源。 ②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏,档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。 ③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。 ④形成完整的档案信息网络。纸质档案不能形成信息网络,对于档案管理、统计,查阅,借阅都造成很大不便,大大降低了工作效率。档案管理信息化可以使得这一切形成一个完整的信息化网络。档案管理信息化建设需要高素质的人才,需要档案管理专业和计算机技术专业的双人才,只有这样,企业在档案管理信息化建设中才能越走越远,越走越好。在当今这个信息化时代,信息化和网络的发展使得企业档案管理必须走信息化这条路,这是一种必然。 作者:张静 单位:陕西钢铁集团有限公司 企业档案管理论文:电力企业实物档案管理论文 1电力企业实物档案管理工作中的难点 1.1电力企业实物档案管理工作的现状 由于电力企业实物档案的归档意识不强,存在认识上的误区,归档范围的不明确以及实物种类繁多;再加上电力行业的工作范围广、技术层次多,使得电力企业实物档案管理工作既具有复杂性又具有很强的专业性。这都导致我国电力企业在实物档案管理工作上困难重重、问题多多。虽然,由于社会科技的不断发展,电力企业实物档案管理工作取得了不少的成就,但其依然存在着不少的难点和问题。因为实物档案管理是企业档案管理中的重要组成部分,而企业档案管理工作又是企业经营管理的重要环节。所以,采取必要的措施解决实物档案管理工作中的问题、降低实物档案管理工作的难度已是刻不容缓的事实。 1.2电力企业实物档案管理工作存在的问题 1.2.1电力企业高层对实物档案管理工作不重视 大多数电力企业高层领导认为实物档案管理只是一项文字工作,对企业的发展来说可有可无,这使档案工作得不到应有的重视。正是因为这个原因,电力企业对实物档案管理工作并不重视,不仅投入的资金很少,管理手段和保管条件落后,也没有设置专门的部门进行管理。并且大多数电力企业实物档案管理工作的人员并不是专业的档案人才,甚至有的电力企业的档案管理人员根本就不懂档案管理,以为档案管理只是简单的进行收集和分类。有的电力企业只是让其他员工兼任这项工作,没有设置专门的职位。这些实物档案管理人员的专业素质并不高,其责任心也不强。再加上没有设立独立的档案室,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定导致管理成本加大。 1.2.2对电力企业实物档案管理的理论研究和业务指导与时代脱轨 随着电力企业的不断发展,其发展过程中实物档案资料也随之增加。但是,现在电力企业在实物档案管理方面的理论研究及其业务指导思想没有随之发展,与新时期、新时代脱轨。而实物档案管理工作又日益变得重要,加强这方面的理论研究和业务指导已成为电力企业亟需解决的问题。要解决这个问题,这需要有关部门在实践中不断完善实物档案管理的模式,还要制定相关政策来指导实物档案管理工作的开展。 1.2.3电力企业实物档案利用率不高 近年来,虽然有的电力企业已认识实物档案管理对企业经营管理和发展的重要性,组织员工学习《档案法》、《档案管理条例》及有关规章制度,开展档案知识竞赛活动和档案知识培训,以此来提高全员档案管理意识。但是由于电力企业的管理高层大多只注重电力基础设施建设和企业经营发展,对实物档案管理工作并不重视。再加上实物档案管理人员变换频繁,没能形成稳定的队伍。这些都导致了电力企业出现对实物档案利用率不高的现象。除此之外,电力企业实物档案管理工作中还存在因实物档案目标管理不完善而导致资料遗失、实物档案管理不当而有安全隐患以及其他的问题。例如,有的电力企业档案库房不符合安全防护的要求:档案库房使用玻璃门、玻璃窗,设置在潮湿的角落里或直接放在阳台上。还有的电力企业档案库房设计布局不合理,没有专门的、独立的档案室。 2做好电力企业实物档案管理工作的对策 2.1电力企业管理高层要重视实物档案管理的工作,增强实物档案管理意识 要做好电力企业实物档案管理,首先必须增强电力企业实物档案管理的意识。不仅要提高电力企业管理高层对实物档案管理工作的重视,还要增强企业全体员工的实物档案管理意识,这两者缺一不可。电力企业实物档案管理若缺少管理高层的支持,工作将无法顺利开展。同理,提高全体职工的实物档案管理意识是做好档案工作的根本保证。要做到这一点,电力企业可以组织员工学习《档案法》等规章制度,以此来增加员工档案方面的知识,提高其档案管理意识。同时对管理实物档案的工作人员不断进行档案知识方面的培训,提高其专业能力。 2.2电力企业要建立健全实物档案管理制度 电力企业之所以在进行实物档案管理的工作中出现难点和问题,最主要的是缺乏相应的管理制度。虽然我国已经颁布了《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列档案管理法规,但很多电力企业并没有严格按照这些政策法规整理电力企业实物档案资料。因此,电力企业要做好实物档案管理方面的工作,必须根据企业的实际情况建立健全实物档案管理制度。同时,还需建立和健全相应的约束、激励、监督机制,对实物档案管理的工作进行监督和激励,并要严格执行奖惩制度。 2.3定期对实物档案管理的工作人员进行培训,提高其专业素质 随着电力企业的不断发展,实物档案的归档范围也在不断变化,因此对电力企业实物档案管理工作提出了更高层次的要求。这就必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养,提高档案人员的工作能力。电力企业可以根据实物档案管理人员的水平制作定期的培训计划,并将培训的档案知识同实际操作结合起来。因实物档案管理工作的特殊性,还必须保持实物档案管理工作人员的稳定。电力企业要制定一些能留得住档案管理人才的方案,提高实物档案管理人员的工资待遇。电力企业可以制定相应的奖惩制度,这样既可以激励实物档案管理人员的工作热情,又能提高他们的待遇,使其能留下来。电力企业要做好实物档案管理工作,就必须提高实物档案管理人员的素质,并稳定工作队伍。 2.4加快实物档案管理信息化建设,提高档案的利用率 现在,计算机和信息技术已被人们广泛应用到社会工作的各个领域。在这种大环境背景下,对电力企业实物档案管理工作也产生了巨大的影响。沿用以前的方法对实物档案进行管理,已经不适合现在电力企业的发展要求。因此,电力企业必须加快实物档案管理信息化建设。要做到这一点,电力企业要借助现代信息技术,同时还要引进先进的管理理念,对实物档案管理进行改革。电力企业可以根据本企业的需要,充分利用现代数字化设备,开展档案管理信息化建设工作。同时,电力企业还要提高实物档案的利用率,使其真正发挥对企业发展的意义和价值。要做到这一点,电力企业可以拓展利用途径、优化利用服务、提升利用层次等。 3结束语 总而言之,电力企业实物档案管理是电力企业经营管理中的一个重要环节,是电力企业生产活动中一项最重要也是最基本的工作。电力企业只有将实物档案管理工作做好了,才能够获得长久、稳健的发展。因此,电力企业要不断完善和提高实物档案管理。 作者:缪龙 单位:福建省电力勘测设计院
个人信息安全论文:移动智能终端个人信息安全论文 一、移动移动智能终端信息安全的发展现状 目前信息安全是一个所有人都比较关注的问题,作为唯一一个对用户的移动业务体现形式的移动终端,同时作为载体存储用户个人的信息,是要与移动网络配合以保证安全的移动业务,实现移动终端与移动网络之间可靠安全的通信通道,同时还要使具有机密性、完整性的用户个人信息得以保证。不断强大的和逐渐普及的移动终端功能,不可或缺的用品逐渐成为移动终端在日常生活中人们的普遍共识,而同时在带给用户便利的这些具有强大功能的智能终端,也导致了一系列日益突显的信息安全的问题。一方面,越来越多的个人信息存储在智能终端中;而另一方面,信息的泄露与病毒的传播也会为数据交换功能和丰富的通信所引起。在管理进网检测中,分析现有的信息安全威胁,并对移动智能终端通过专业的安全检测工具检测操作系统,让终端自身的防护能力被移动智能终端的制造商所提高,以保护原本没有防护能力的智能终端。使用户在使用通过行业标准规范的应用程序时可知、可控。但是,目前仍有水平不足的自我管理、意识不强的信息安全的一部分用户,同样会导致暴露部分用户在移动智能终端上的个人信息。 二、分析个人信息安全的技术问题 随着不断发展的科学技术,越来越多的新业务集成在移动终端之上,对信息安全来说,部分的新业务是有其特殊的要求的,新的安全隐患可能伴随着用户的部分新的业务。例如移动终端集成了定位业务,其自身的位置信息时可以随时随地获得的,而个人用户的私密信息也是包含位置信息的;例如移动终端集成了生物识别的技术,则可以记性保护用户的个人信息的,但是在终端设备上同样会缓存生物识别的信息的,所以移动终端具备定位业务是有特殊的要求的,尤其是在对于信息安全方面。不存在绝对安全的软件系统,应在做好相关工作的同时规避不同的风险,可从以下几方面来实施防范个人信息安全受到威胁: (1)应用程序的权限进行限制。 安装应用程序的时候,该应用程序的最小权限必须得以确认,应遵循的原则是最小权限的原则,将大大降低受到恶意软件攻击的可能性。但是对于不一定懂得如何验证是否合理权限要求的应用程序的广大普通用户,用户在大多数情况下对于系统所要求的权限会直接授予。所以则需要在设定权限或申请权限时的开发者,使最小权限的原则严格的执行。 (2)认证程序应用。 最有效的手段之一就是认证并防范恶意的程序。审查相关的代码经过应用程序以及完整的测试,可得到权威机构的认证并确认其合理的使用权限,这力的防范了恶意程序。 (3)设置数据信息的加密功能。 用户在使用浏览具有个人隐私性质的信息或是应用时,硬通过设置一系列的登录用户口令来使某些移动智能终端的功能解锁,以减少威胁安全的情况发生。 (4)备份私有数据以及做好防护措施。 用户在使用私有数据时,应提早及时的做好数据的备份以及防护措施能,以免在数据发生损毁或是泄漏时能够有效的找回,而且做好数据的防护措施例如密码找回。则可防止信息的二次泄露以免造成巨大的损失。 三、结语 加强宣传培养用户信息的安全意识是个持续性的战略,安全的智能终端的信息常识的普及,只到正规的应用程序商店下载安装、避免安装来源不明的软件、只安装通过认证的应用程序、避免连接不明的网络以及不明的终端设备、只连接可信的主机或其他终端设备、设置用户口令、加密隐私数据、安装防病毒软件等,从而实现智能终端的个人信息安全。使自我的管理水平得到显著地提升。 作者:林春 李瑞 单位:南京邮电大学 互联网背景下个人信息安全论文 一、个人信息概念的界定 对于个人信息,解释繁多。一般认为是可识别的所有本人信息的总和。1995年欧盟公布的《欧洲联盟数据保护规章》定义:“个人信息是有关一个被识别或可识别的自然人(数据主体)的任何信息:可识别的自然人是指一个可以被证明,即可以直接或间接地,特别是通过对其身体的、生理的、经济的、文化的或身份的一项或多项识别”。国颁布的《个人数据保护法》定义:个人信息是指可识别的、活着的个人的数据组合,包括数据控制者占有或可能占有的其他个人信息、任何关于该个人观点的表述、数据控制者或与该个人有关的其他个人意图的表述。我国学者杨立新认为:“个人信息是隐私权保护的内容,凡属于个人的与公共利益无关的个人资讯、资料,包括计算机存储的个人资料、域名、网名、电子邮件地址等都是个人信息。”在我国的公共范围内对于个人信息大体范围可以概述为可以直接或间接识别的本人的信息。其中能够直接识别的个人信息是可以单独识别的本人信息如姓名、肖像、身份证号、基因等;而那些与其他个人信息相结合才能被识别的信息则称之为间接个人信息,如性别、爱好、生活习惯、兴趣、学历、职业、收入等等。我们日常所使用的个人信息的范围为以上两者的总和,这些信息包括了一个人从生理到心理、从个体到社会、从经济到文化的方方面面,它涵盖一个真正社会意义上的人所有的内在面与呈现面,包括了一个人的健康状况、家庭结构、社会活动以及名誉等涉及人格权的事项并囊括了著作和财产等关涉财产权的事项。需要引起注意的是个人信息并不等同于个人信息本人所知的全部。无论是本人了解的还是不了解的,在我国个人信息法中都明确其为个人信息的范畴,如被网络服务商非法收集的个人信息以及那些掌握在医生手中的绝症患者未知的医疗信息等等。在互联网时代,当人们的日常生活高度依赖于网络的时候,这些个人信息以个人数据的形式存载于计算机中,当大数据时代的到来,云计算等先进的信息共享技术的开发,使得存储于虚拟网络中的真实信息成了随时可供提取查阅的“待宰羔羊”,这些涵盖了个人隐私的相关信息的安全性也就变得岌岌可危,鉴于网络的开放性与共享性,以及当前技术方面的某些漏洞,使得个人数据一旦进入互联网就有可能在全球范围内无限制的被转载、复制、传播,而在当前市场利益的驱使下,被某些人窥视到了个人信息中所蕴藏的巨大商业价值。个人信息的污染与破坏、被窃取与侵权等种种道德失范的行为使个人信息安全的问题成了当下“新技术时代”特殊的存在于虚拟世界却对人们的现实生活产生深入影响的社会道德问题,也是伦理学发展到当下所应面对和亟待解决的学术问题。 二、个人信息安全道德失范行为的表现形式 当下我们所处的信息时代为人类信息的利用与传播开启了一个崭新的模式,尤其是电子计算技术的普及与发展,网络生活中的虚拟技术将网络活动主体的个人信息数字化和符号化发展成为人们信息交往的实践手段。这种模式极大地丰富了人们在网络社会中的活动但与此同时负面效应也接踵而至,正如恩格斯曾预言的那样,人类每进步一次就加大一步对自己的惩罚力度,我们在网络共享这一平台,可以接收到来自于世界各地的信息,但与此同时我们的个人信息也有可能被世界各地的任何人传播或复制,信息的“贩卖”、“丢失”“、陷阱”,等等失范行为,使我们在网络生活的每一分一秒都如履薄冰。 (一)、信息“贩卖” 进入当下的电子商务时代,很多社交网站、电子商务网站都采用“会员制”,用户需要注册会员后才能享受相关服务,而注册会员需要填写大量的个人信息,这写个人信息关涉到个人的姓名、职业、收入、爱好、兴趣、个人家庭状况甚至于真实的身份证号就相当于在这个虚拟的网络界面内注册了一个真实身份,这些真实的信息存储的网站数据库中;此外为了得到更多便利的服务,很多用户不得不将个人信息存储于网站的数据库中,比如电子商务网站,用户将自己的信用卡号、住址、联系电话等信息存储在数据库中,可以款素地完成交易。由于会员信息具有很好的商业价值,因此,很多网站以及网站的内部工作人员都觊觎这一块的利益,有些网站甚至将贩卖会员信息作为公司的主要收入来源之一。目前,由于网店、快递公司等需要用户填写详细的家庭住址、工作单位地址、固定电话、身份证号、信用卡号等高质量的个人信息,故而成为会员信息泄露的一个主要源头。如淘宝网站就有通过一元秒杀活动,借机猎取个人信息,在当事人全不知情的情况下将这些具象的个人信息以低价批量出卖;在网络的环境里人们缺乏明确的约束力,放纵了自己对于利益的盲目冲动,这也是一些潜在的道德异化进而外化的现实恶行。 (二)信息“丢失” 不仅网络的“内部人”觊觎会员信息,社会上的一些黑客和黑客组织也对各大网站的会员信息抱有极大的兴趣,想方设法通过网站服务器,窃取会员信息并贩卖或用作其他用途。2011年底,中国知名的“天涯社区”1.7G的会员数据被黑客窃取,并被散播到互联网上,这些会员资料包含4000万天涯用户的账号、密码、邮箱等信息,给用户造成的损失无法估量。除了贡献网站服务器之外,一些黑客也通过手工或专门的软件破解特定用户名和密码,盗取用户存在网站上的信息。更有甚者,有些黑客通过“钓鱼”网站或发送有“木马”的电子邮件,诱导用户点击后,将木马或病毒植入用户电脑中,窃取用户电脑中的隐私信息,如各种账号和密码、聊天记录、文件等,并将这些信息打包,悄悄地发送出去。2011上半年,共有1.21亿中国网民的账号或密码被盗,占中国网民总数的24.9%。2012年,瑞星公司的《中国信息安全报告》中指出,我国共有超过7亿网名被病毒感染过。这种运用技术窃取个人信息的失范行为给很多网络用户带来了巨大的经济利益的损失,甚至是私生活的曝光,造成当下众网民在某些技术者的“迫害”下的当众“裸奔”。 (三)信息“陷阱” 当下,有很多软件厂商在其发售的软件中内置窃取用户信息的程序,如有网络“小甜饼”之称的软件cookies,用户安装后,软件就会将用户的信息发送到软件厂商的服务器上。在智能手机快速普及的今天,由于android系统安全门槛很低,因此,安装android系统的智能手机成为个人信息泄露的“重灾区”。比如,有一款名为“高德地图”的导航软件,就有窃取用户登录账号、密码等信息的“后门”,该软件将窃取到的账号、密码等信息以明文的方式发送到高德地图的服务商手中,以作他用。复旦大学计算机科学技术学院的研究团队曾对某款主流智能手机的系统300余款应用软件进行分析,发现58%的软件存在泄露用户隐私的风险。从网民储存于电脑中、网站中、手机中的个人信息,每一种可以登录网络的电子设备都存在着无可规避的风险,种种道德失范行为的产生使网民在网络活动中的所有社会性行为都显得犹如刀尖上的行走,可这种种并非是技术发展的必然产物,而是在网络时代,人性的一种恶性异化的表现,当下网络环境中所呈现的这些道德负面现象真是伦理学多应研究并攻克的一道难题。 三、针对失范行为伦理层面的分析 当代的信息技术是一个特殊的统一体,它涵盖了特定的知识体系和行动过程,一方面被当下的社会价值观念所影响,又同时对社会价值观念产生反作用。主体人这一概念在网络社会中的丧失,使得数据鸿沟的不断拉大,技术的工具理性与价值理性的断裂,使人们在应用信息技术的同时不断沉沦,沉沦于技术的工具性而丧失了主体的思维,超越了道德的禁忌,使得人们在网络社会中的生活如同困于囹圄,人们逐渐迷失、在无意识的情况下渐被技术异化,技术之于伦理,伦理之于技术,两者并轨而行才能完成人类于当下社会更健康的发展。 (一)网络活动中人主体性的丧失 海德格尔提出现代技术的在实质层面上来讲就是一种展现方式,在信息化的社会下,信息技术通过编码化、数据化的展现,通过“强制”、“限定”是人进入到了一种非自然的状态也就是一种失去了主体性意识的人,加之网络的匿名性,是网络中生活的主体人处于一种不被现实社会道德约束的假象之中,导致了人们现实与虚拟世界中分饰二角的分裂性人格,海德格尔指出在现代技术的作家中,一切事物包括人都成了必不可分的东西,而当人被吸纳入这种系统之后,他“就被一股力量安排着、要求着,这股力量是在技术的本质中显现出来的而又是人自己所不能控制的力量”,当技术操作者在运用自身掌握的网络技术进行示失范的行为时,完全没有意识到他并非技术的操作者,反而成了技术的奴役者,在这种技术的异化下逐渐失去了一个主体人本身所具有的自我约束能力和所有遵守的道德规约,逐渐沦为技术符号的附属品,由主动变为了被动,有操控者变为了被控制者。 (二)技术的工具理性与道德价值理性的断裂 针对技术的本身其使用的限度是受自然属性的制约的,而现代的信息技术又带有社会属性,人们在带有自身价值观念去使用技术时就意味着人类多余技术的使用有可能超过所能承受的限度范围。当人们在出于自身利益考量来过度开发的同时也就埋下了技术异化的因子。作为技术发展的最新形态,信息技术也同样具有这两种属性,它的工具理性就如同其自然属性一样,其实质是呈现世界的实然状态,但是在人们应用信息技术的过程中,把其工具理性推到一个至高的地位上,而其社会属性也即是具有一定正向约束力的价值理性却被“束之高阁”。技术的工具理性与道德价值理性本应并轨而行才能保证技术在发展的过程中能呈现一种自然的状态,造福社会而又不违背其自身发展的规律,可人们为了谋取自身的利益,把技术本身视为一种客体,对其任意球取,沉浸在胜利的喜悦中却毫无背德意识,“这种理性化的潜在逻辑,是加强支配与压迫的逻辑。人对自然的支配变成了人对人的支配,而且最终会堕入自我支配的噩梦之中”。如此,工具理性与价值理性就此在人为的作用下发生了断裂,“技术的‘真’与伦理的‘善’也就此断裂,在空间上:技术则具有开放性和前瞻性,以获取足够的利润支持,从而研发更先进的技术;伦理则具有封闭性和保守性,以获取本体论意义上的家园感和安全感,即技术的‘利’与伦理的‘善’之间的断裂。”信息技术的发展过程中若不将伦理的价值观念纳入考量的范围之内,那么信息技术的工具理性就会与其价值理性就会分轨而行,造成工具理性的无限放大性的畸形发展,也就造成当下人们道德失范的种种后果。 (三)网络信息技术使人的异化 马克思曾指出:“劳动所产生的对象,即劳动的产品,作为一种异己的存在物,作为不依赖于生产者的力量,同劳动相对立。劳动的产品就是固定的某个对象中,物化作为对象的劳动,这就是劳动的对象化。劳动的实现就是劳动的对象化。在被国民经济学作为前提的那种状态下,劳动的这种实现表现作为工人的失去现实性,对象化表现为对象的丧失和被对象的奴役,占有表现为异化、外化。”人们在网络社会中所掌握的信息技术,对人类的生活所产生的影响的范围必然不会超出生产力与生产关系这一维度“,在异化的状态下,信息技术成为统治人和剥夺人的异己和敌对力量,这时的人成了信息技术的附属物。所以信息技术的异化的实质就是人与信息技术矛盾的激化,网络信息在被滥用的情况下没成了人的异己力量。记载信息社会中变成了数据化、符号化的人,人被异化成信息产品。人们不断被信息同化、物化。”这种信息技术的异化使网络社会中的人渐渐失去了其原有的价值品格,加之利益的驱使,使其原有道德品格丧失,在操纵他人个人信息时,自己也变为网络社会中一个传输数据的中介,将其自身也数据化、符号化了。海德格尔曾言“和机器一样,工业化时代的人本身也依赖于技术系统,人与其说是利用技术,不如说是为技术所用,因而人本身成了技术体系的职员、附属、辅助,甚至是它的手段。”海德格尔的语言不仅适用于工业社会,在当下的网络时代,信息社会里也同样适用,在信息社会里,作为主体的人在进入这个虚拟化的网络社会里,在信息技术的操纵下,在改造社会的同时,也改造了自己,由主体人变为数据人,这种技术的异化,改变了以往的社会结构,更对人们已然约定俗成的伦理道德构成了威胁。 四、针对失德行为的对策分析 网络社会的迅速发展,信息化进程的加快,加之网络空间的虚拟性与开方向,使得网络社会生活的秩序出现的管理失控,信息的泄露与侵权已成为当下不可规避的难题之一,也逐渐从网络社会中演化为现实生活中的矛盾,既对传统的伦理规法发起了挑战,也制约着网络社会自身的平衡发展。因此网络社会的健康发展呼吁建立是应用于当下的伦理道德规范,增进责任机制的培养,加大法律的保护力度,同时引导自律机制来调整当下社会的伦理困境,从而建立一个良好的网络环境。 (一)责任机制的培养 网络社会中信息技术的飞速发展使得人们原有的生活格局发生了翻天覆地的变化,而这种变化的发生可以说是于潜移默化中的一种彻底颠覆,人们从开始对信息技术的折服发展到当下对信息技术的崇拜,进而迅速沉沦,可是在这种环境下生存的道德观念却没有及时梳理成型,就如美国学者理查德•斯皮内洛指出的:“技术往往比伦理学理论发展得快,而这方面的之后效应往往会给我们带来相当大的危害。”当下网络生活中道德相对主义盛行、无政府主义泛滥、人际关系淡漠以及道德人格的扭曲皆由因此而生,归其本质是道德责任的淡漠,责任伦理遂成为信息技术时代的必然诉求,引导责任机制的建立成为当下解决道德失范行为的一个先导机制“,责任伦理”的概念是德国社会学家马克思•韦伯于1919年在其所著的题为《作为职业的政治》一文中所提出的概念。随着当下伴随着网络社会出现的一系列伦理范畴内的失范行为,责任伦理成为当下的必然诉求,面对利益与道德之间的矛盾时,全社会都应肩负起自身的责任来,不仅要注重个人对其职业的责任理念,更应该注重社会团体的责任意识,进而整个社会的责任观念才会得以树立,唤起我们这一时代的责任观念,自身的本我价值观念才能与社会公共的价值观念才得以统一。针对当下网络中的信息技术本身,本无善恶之分,技术的最初职能即是呈现实物的自然面,但当网络的虚拟空间的独特属性,人置身于网络社会中,在运用信息技术的过程中人为附加了人性化的元素于其中,有加之隐匿性的掩护,使人的劣根性不断放大。若要在网络空间这一亚社会领域里构建一个完整的价值观体系,那么首先要构建的就是人们的责任意识,这是至关重要的,用责任意识去约束相关人员的行为“,因为伦理精神不仅仅是指信念或良心,责任是更为重要的,而用责任意识去衡量相关人员的行为,较以至善的信念作标准更为明确具体。”而对于我们前文所提到的针对个人信息安全,相关执业人员的一些违反自身职业道德或者社会规约的失范行为来讲,最需要的就是对自身的责任机制的架构,在发挥其才能的同时又承担相应的社会责任。西方的责任伦理大师尤纳斯认为“:‘责任与谦逊’是最重要的伦理精神,由于科技行为对人和大自然的长远和整体形象很难为人全面了解和预见,存在一种‘责任的绝对命令’”,所以,符合当下网络时代,信息技术时间主体的新的责任意识必须是与技术的发展并轨而行的,这要求专业的技术人员在设计与应用技术的同时担负起自身的责任,参与相关活动的运营团队也同样承担起自身的社会责任,形成上行下效的责任机制,从而实现技术的健康发展,为社会的进步提供优化的保障。 (二)加强个人信息权的立法保护 针对于个人信息的保护除了我们之前提到的道德伦理和技术手段的保护之外,还有一个比较优秀的保护手段也是约束力最强的手段即是法律手段,在针对个人信息处理过程中造成的个人权利伤害的种种行为中,最能对个人提供保护并对相关人员起到强制约束力的有效手段。在我国针对个人信息权益的保护立法还只是台湾地区和香港特别行政区有专门的个人信息保护法,而我国大陆的个人信息保护法尚在制定之中。在没有专法保护的情况下,有关个人信息的问题是被拆分为保护人格与保护隐私等法律规范内来实施保护的。换言之,我国大陆地区还没有出具保护个人信息权益的专法。从全球范围看,绝大部分的大陆法系国家,包括少部分的英美法系国家都选择了统一立法模式。统一立法模式是在立法上将个人信息保护法作为基本法对待。其特点在于充分考虑到个人信息保护的统一性,照顾到行政机关和私人机关处理个人信息行为的内在联系,同时也主语在司法上采用同一标准。美国的分散式立法模式是在针对不同领域定制单行法,此种模式的最大优点在于立法明确,内容界定清晰。其弊端是无论从立法角度还是司法角度都容易造成法治的不统一。基于对一两种立法模式的考量,在结合我国的法律体制和一贯法律传统,我国的个人信息保护法应该选择同一立法的模式为立法基础,并在此基础上引入自律模式,相互融合取长补短。针对我国的个人信息保护法的制定除了其基本的立法模式外,我国还应在各国立法的基本原则上梳理适合我国实际情况的立法基本原则。在梳理了各个指导原则后,笔者认为,OECD指针的第二部分适用于国内法律的实际范畴,而该部分规定的个人资料保护的八大原则也可为我国立法所借鉴。即,限制收集原则、资料品质原则、目的特定原则、限制利用原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则,实践证明,指针确立的原则对其后的国家立法以及国际文件都产生了示范作用,同样为我国个人信息保护法的确立提供一个优良的基础。一部完善的个人信息保护法就如同一面没有漏洞的天网,能够为个人信息的保护提供一道难以跨越的屏障同时也会让诸多破坏个人信息安全的行为无所遁形,成为一种无懈可击的保障力。 (三)完善个人自律机制 鉴于网络社会的虚拟性、开放性等特质,网络主体的行为带有一定的隐匿性,使人们逐渐背离了现实社会中那些已然被大家接受并遵守的道德规约,加之法律、规范的约束力的滞后,使人们的劣根性不断放大,以为可以在这个虚拟空降为所欲为。从心理学的角度来讲,当人们认为自己在一个隐蔽的环境里,自己的行为不易被察觉,或者认为可以不受时时约束,可以逃避监督的情况下,行为主体就会自行卸下道德法规的“包袱”,而此时道德准则也就丧失其原有的作用。由此看来,完善自律机制是继责任机制与法律保障后,又一需要架构的针对个人信息安全的保障机制。在信息社会中,网络中的行为主体大多处于“独处”的状态之中,每个人都如穿着隐形衣一般,这时道德规约的贯彻实施就要求更高层次的自律。《礼记•中庸》有云:“道也者不可须臾离也,可离非道也。是故君子戒慎乎其所不睹,恐惧乎其所不闻。莫见乎隐,莫见乎微,是故君子慎其独也》。”鉴于国人思想体系中儒家思想根深蒂固的地位,针对网络社会中自律机制的建立,应以儒家“慎独”思想为“入德之方”。“慎独”思想所倡导的“独处时坚守道德准则”对应于我们当下于网络社会中的“独处”状态的道德戒律达成契约,强调我们在网络社会中必须审慎的行动,在这种强烈的道德感的感召下,严于律己,恪守道德信念,进而达到网络社会中个体人格与道德情操的高度统一。网络社会是一个真正意义上的数字化与虚拟化的生存空间,在这一空间的道德理论的建立需要每个网络活动主体的慎独精神力,才能将外在的道德规约转化为内在的一种约束体系,就如编写程序一般编入每个操作者的操作流程中,将道德内化为一种习惯、一种网络生活中自然的状态,将规范转化为一种责任感,才能尽可能从根源上规避失范行为的产生,当每个网络活动主体都对自己的网络行为审慎于独处,戒其于微小,这种内在维系力便结成,道德的自律意识也便成型。 五、结论 在人类的历史上普通民众,从未有过像今天一样,如此担忧和害怕自己的个人信息安全,各种道德失范行为的肆意横行,不仅给人们造成巨大的心理压力更干扰其正常生活也会造成经济损失,甚至是造成人身伤害,本文从伦理的角度出发深入地探究了道德失范行为的根源并从社会团体、法律机制及网络主体个角度提出了解决这一难题的预想策略,希望对这一问题的理论研究供以微薄之力,先贤黑格尔曾提醒世人:成为一个人,并尊重他人为人。笔者这样理解这句话:尊重他人是自己为人的前提。 作者:刘焱 单位:燕山大学文法学院 个人信息安全论文:微信平台中个人信息安全论文 1网络环境下档案信息的特征 档案信息化以计算机技术为基础,与以往的纸质档案资料相比,具有以下特征: 1.1设备依赖性。 不同于过往的档案记载,信息化的档案资料再也不是一支笔、一份纸记录的过程,从输入到输出都是经由计算机与其辅助设备实现,管理与传输也都依赖各种软件与网络资源共享,信息处理速度与质量在某些程度上依赖于计算机的性能与软件的适应性。 1.2易控性和可变性。 信息化的档案资料一般是以通用的文档、图片、视频、音频等形式储存下来,这给信息共享带来了便利,但也增加了档案资料的易控性和可变性,对于文档资料可以通过office工具删除修改文字、对于图片资料可以通过photoshop轻易地改变其原有的面貌、对于音频和视频资料可以通过adobeaudition和premiere工具的剪辑变成完全不同的模样,这些都造成了档案信息易丢失的现象。 1.3复杂性。 档案信息量不断增加、信息存储形式也变得丰富多样,不仅有前文所述的文档、图像、视频、音频等形式,不同格式之间的信息资料还可以相互转换,如视频与图片、文字与图片的转换等等,进一步增加了档案信息的复杂性。 2目前网络环境下档案信息安全管理存在的问题 2.1网络环境下档案信息安全问题的特性。 档案信息化有其显著特征,在此基础上的档案信息安全问题属性也发生了较大变化。首先表现在信息共享的无边界性,发达的网络技术使得整个世界变成一张巨大的网,上传的信息即使在大洋彼岸也能及时查看,一旦信息泄露,传播的范围广、造成的危害难以估量。同时,在某种程度上档案信息化系统也存在着脆弱性问题,计算机病毒可以入侵系统的众多组成部分,而任何一部分被攻击都可能造成整个系统的崩溃。此外,网络安全问题还存在一定的隐蔽性,无需面对面交流,不用对话沟通,只需打开一个网页或是鼠标轻轻点击,信息就会在极短时间内被窃取,造成严重后果。 2.2网络环境下档案信息安全面临的主要问题。 1)档案信息化安全意识薄弱。很多情况下,档案信息被窃取或损坏并不是因为入侵者手段高明,而是档案信息管理系统自身安全漏洞过多,其本质原因是档案信息管理安全意识不够。受传统档案管理观念的桎梏、自身技术水平的限制,很多管理人员并未将档案信息看作极为重要的资源,对相关资料处理的随意性大,也无法觉察到潜在的风险,日常操作管理不规范,增加了档案安全危机发生的可能性。2)档案信息化安全资金投入不够。现代信息环境复杂多变,数据量急剧增加,信息管理难度也越来越大,对各种硬件、软件设备的要求也进一步提高,需要企业在档案信息管理方面投入更多的人力、物力,定期检查系统漏洞。而就目前情况而言,大部分企业在这方面投入的资源还远远达不到要求,档案信息管理的安全性得不到有效保障。3)档案信息化安全技术问题。技术问题首先表现在互联网自身的开放性特征中,互联网的基石是TCP/IP协议,以效率和及时沟通性为第一追求目标,必然会导致安全性的牺牲,诸如E-mail口令与文件传输等操作很容易被监听,甚至于不经意间计算机就会被远程操控,许多服务器都存在可被入侵者获取最高控制权的致命漏洞。此外,网络环境资源良莠不齐,许多看似无害的程序中夹杂着计算机病毒代码片段,隐蔽性强、传染性强、破坏力大,给档案信息带来了严重威胁。 3网络环境下实现档案信息安全保障原则 3.1档案信息安全的绝对性与相对性。 档案信息安全管理工作的重要性是无需置疑的,是任何企业特别是握有优秀技术的大型企业必须注重的问题,然而,档案信息管理并没有一劳永逸的方法,与传统档案一样,不存在绝对的安全保障,某一时期看起来再完善的系统也会存在不易发现的漏洞,随着科技的不断发展,会愈来愈明显地暴露出来。同时,档案信息安全维护技术也没有绝对的优劣之分,根据实际情况的需求,简单的技术可能性价比更高。 3.2管理过程中的技术与非技术因素。 档案信息管理工作不是单一的网络技术维护人员工作,也不是管理人员的独角戏,而需要技术与管理的有机结合。档案管理人员可以不具备专业网络技术人才的知识储备量,但一定要具备发现安全问题的感知力与责任心,对于一些常见入侵迹象要了然于心,对于工作中出现的自身无法解决的可疑现象应及时通知更专业的技术人员查看。可根据企业实际情况建立完善的档案安全管理机制,充分调动各部门员工的力量,以系统性、全面性的理念去组织档案信息管理工作。 4网络环境下档案信息安全管理具体保障方法 4.1建立制度屏障。 完善的制度是任何工作顺利进行的前提与基础,对于复杂网络环境下的档案信息安全管理工作来说更是如此。在现今高度发达的信息背景下,档案管理再不是锁好一扇门、看好一台计算机的简单工作,而是众多高新技术的集合体,因此,做好档案信息安全管理工作首先要加强安全意识的宣传,包括保密意识教育与信息安全基础教育,加强档案管理人员特别是技术操作人员的培训工作。同时,应注重责任制度的落实,详细规定库房管理、档案借阅、鉴定、销毁等责任分配,详细记录档案管理培训与考核工作、记录进出档案室的人员信息,具体工作落实到人。在实际操作中,应严格记录每一个操作步骤,将档案接收、借阅、复制等过程完整、有条理地编入类目中,以便日后查阅。 4.2建立技术屏障。 网络环境下的信息安全技术主要体现在通信安全技术和计算机安全技术两个方面。1)通信安全技术。通信安全技术应用于档案资料的传输共享过程中,可分为加密、确认与网络控制技术等几大类。其中,信息加密技术是实现档案信息安全管理的关键,通过各种不同的加密算法实现信息的抽象化与无序化,即使被劫持也很难辨认出原有信息,这种技术性价比高,较小的投入便可获得较高的防护效果。档案信息确认技术是通过限制共享范围达到安全性要求,每一个用户都掌握着识别档案信息是否真实的方案,而不法接收者难以知晓方案的实际内容,从而预防信息的伪造、篡改行为。2)计算机安全技术。从计算机安全角度入手,可采用芯片卡识别制度,每一名合法使用者的芯片卡微处理机内记录特有编号,只有当编号在数据库范围内时方可通过认证,防止档案信息经由计算机存储器被窃的现象发生。同时,应加强计算机系统的防火墙设计,注意查找系统漏洞。 4.3建立法律屏障。 面对如此复杂的网络环境,法律条令是最为有力的防护武器,建立系统完备、结构严谨的法律体系将极大地促进档案信息安全管理工作的进行,应从维护网络资源、维护用户正当权益方面入手,以法律的强制力为档案信息安全管理保驾护航。 作者:徐丽艳 单位:鹤岗市林业局 个人信息安全论文:论大数据征信个人信息安全保护对策 摘要:大数据征信使个人信息安全处于空前的威胁与挑战,本文简述了大数据征信的概念与发展,探讨其在个人信息安全的保护过程中存在的主要问题,并为完善大数据征信中个人信息保护提出对策与建议。 关键词:大数据征信;保护;个人信息 一、大数据征信的概念与发展 大数据征信是指对海量在线交易记录、社交网络数据等个人的信息进行收集整理,并运用大数据分析和刻画出信用主体的违约率和信用状况,进而控制金融信用风险。解决了传统征信因信息分散导致的采集成本高,效率低下等问题,与传统征信天然互补。由于大数据采集的覆盖面广、信息维度丰富,评估个人信息的信用风险全面而广泛,成为互联网金融和众多相关行业的基石。 二、大数据征信中个人信息安全保护现状及存在的问题 由于互联网征信企业极度依赖于大数据技术的收集与分析,一切信息皆信用,使得个人信息的安全性受到了空前挑战和威胁。近年来违法倒卖、泄露个人信息事件屡见不鲜,极大地影响了社会正常的经济秩序。由于个人信息在我国立法中仍处于薄弱环节,相关法规的制定存在较大的不足与滞后,商业化的大数据征信可能会成为侵害个人信息的工具,需用法律手段加以规制。 (一)立法保护滞后于现实需要 我国目前尚未出台专门的个人信息保护法,尽管个人信息安全保护不断出现在各种法律法规、司法解释中,但相关法律法规的制定过于分散且层次效力不一,在实践中缺乏可操作性,无法满足当前对个人信息保护的高质量法规的需求。现行的《征信业管理条例》与大数据征信的发展不适配,对于大数据征信中个人信息的采集、整理、保存、加工和公布等环节缺乏明确的界定,条例规范范围过于狭窄,对于涉及网络个人信息保护问题未作出合理规范。 (二)征信信息泄露严重监管缺乏 大数据征信涉及大量用户敏感信息,随着越来越多的数据被采集利用,用户面临着面临的信息安全风险变得更加严峻。与普通个人信息相比,征信信息由于价值和敏感性,泄露的危害更为严重。当前信息泄露已经形成产业链,数据黑市犯罪成本低利润高。再加上互联网征信公司内部管理制度不完善,存在业务操作和人员道德双重风险,近年来许多互联网公司人员存在监守自盗的风险,例如京东泄露了12G的用户数据造成其严重后果。2016年的“5•26信息泄露案”,湖南银行行长非法出售个人信息257万余条,包括身份证号、征信记录、账户明细等众多敏感信息。而在国外全球第一大个人征信机构益博睿涉及2亿的身份信息泄露,涉案金额超过6500万美元。 (三)个人维权法律救济困难 随着未来信息开发和利用的日益成熟,个人信息尤其是信用信息具备相当的商业、社会和法律价值。大数据时代使个人信息的权利边界消失,给个人信用信息主体维护自己合法权益带来巨大的挑战。由于个人信息主体往往处于弱势地位,与征信信息管理机构存在着信息和技术不对称,让受侵害的个人信息举证维权之路难上加难。在个人信息受到非法收集泄露等侵害时,由于通过法律救济途径解决纠纷可能产生的成本和风险过高,只好选择放弃诉讼维权,使得本应该成为最终保障的司法救济渠道起不到应有的保护作用。 三、大数据征信中保护个人信息安全的对策与建议 (一)完善个人信息立法保护 针对大数据征信的特点,以征信业规制和网络个人信息保护的专门立法现有成果出发,通过立法出台统一的个人信息国家技术标准,给已有的普遍分散立法以操作的指引,制定最低标准网络个人信息保护法,明确规定个人隐私的信息、个人信息采集基本原则和使用目的,采集收集的负面清单制度,防止个人信息被滥用。通过构建完善的个人信息保护法律体系,为征信体系安全建设提供更有力的法律支撑。 (二)加强行政监督管理与行业自律 加强数据安全体系和信息监管体系建设,防范非法入侵造成信息泄露,对于信息泄露问题完善危机应急预案和补救措施。加强信息安全执法监管,严厉打击非法泄露、买卖信用数据的行为,加大对泄露个人信息企业的问责和处罚。对征信管理机构开展内部安全认证和行业自律机制建设,充分发挥征信行业协会其协调沟通征信机构与监管机构的作用,加强征信行业业务交流和制定技术标准,开展征信信息保护宣传提高民众意识。 (三)探索多元化个人信息保护救济方法 建立征信机构内部的纠纷处理机制,完善信息异议处理解决机制,缩短错误征信数据信息的更正时限,提高征信信息录入质量。完善个人对征信机构的投诉渠道,引入征信行业调解、仲裁和第三方纠纷非诉解决的法律机制。对于公民维护个人合法权益面临取证难、诉讼难等问题,完善互联网情景中个人信息侵权赔偿制度,并在个人信息保护中引入举证责任倒置和集体诉讼机制,优化个人信息司法保护程序,提供便捷高效的法律救济渠道。 作者:林周 单位:武汉工程大学 个人信息安全论文:个人信息安全风险与防范 摘要:云计算时代的个人信息安全体系初步形成,但个人信息安全技术风险和管理风险还大量存在,可能导致个人信息的违法收集、利用和处理,因而有必要构建云计算下的个人信息安全监控机制、侦查机制和应急机制,确保个人信息安全可控和云计算产业健康发展。 关键词:云计算;个人信息;安全风险 一、云计算及其潜在风险概述 云计算是继分布式计算、网格计算、对等计算之后的一种新型计算方式,通过互联网上异构、自治的服务,为用户提供定制化的计算。云计算是将网络储存技术、虚拟化技术、网格计算技术、并行处理技术、分布式处理技术等软硬件技术融合发展的集大成者,也是集合了网络、服务器、计算、储存、应用软件等资源并提供快速便捷、即需即取服务的共享平台。云计算具有按需服务、广泛的网络接入、资源池化、快速弹性以及按使用量计费等5个特点;涵盖私有云、社区云、公有云、混合云等4种开发模式]。云计算有3大优势: 一是具有强大的存储和计算能力,能提供即需即取的服务。最大的云计算平台的服务器数量达到百万级别,一般的云计算企业的服务器数量在几十万台,比较小的企业私有云服务器数量也要数百上千台。另外,云计算还能够弹性配置、动态伸缩,以满足用户规模和计算量增长的需要。二是具有开放性,能实现资源共享。云计算将虚拟化技术、分布式计算技术、效用计算技术和定制、计量、租用的商业模式相结合,最大效率地利用了随时连接、随时访问、分布存取的各个服务器,实现了资源的共享。三是具有管理成本最小化以及与服务供应商的交互最小化的优势,能降低使用成本。云计算具有规模效应和网络效应,在硬件成本、管理成本、电力成本、资源利用率方面都有极大的成本优势,企业和个人也省去了服务器的磨损、闲置和管理成本,只需按需要使用相应功能、按服务量支付费用。云计算潜在的安全风险与云计算的技术优势和经济效益总是如影随形。用户对于个人信息安全的担忧是云计算服务推广应用的首要障碍,云计算的理念是开放和共享,而个人信息安全注重封闭和私权,两者之间存在一定的矛盾。个人信息是指个人姓名、住址、出生日期、身份证号码、医疗记录、人事记录、照片等单独或与其他信息对照可识别特定个人的信息[5]。个人信息涉及用户的人身自由、人格尊严、财产权利等基本权利,事关重大,一般具有极高的敏感性。用户在决定是否使用云计算之前会对云计算的安全风险加以衡量。使用云计算功能在线存储的文档、图片、视频等文件大量涉及个人信息,一旦云计算的安全体系被攻破,则可能发生个人信息泄露、贩卖等事件,严重危及用户的人身财产安全,甚至会造成社会恐慌。与传统的互联网技术相比,云计算环境下保护个人信息的必要性更加突出。一是因为云计算下个人信息脱离了用户的控制范围,一旦云计算服务商的数据中心发生事故,用户无法知悉,也无法及时采取措施,只能被动挨打。 二是因为云计算的交互式、参与性、网络化的特点,用户几乎将所有个人信息被动或者主动地全部暴露在云计算服务商平台上,存在信息不对称和能力不对称的问题,一旦发生侵权事件,用户损失巨大,而且难以维权。 三是因云计算的普及性和规模性,小的漏洞都会造成巨大的破坏,损害具有连锁反应。比如,2011年亚马逊的EC2业务由于出现一点小的漏洞,整个云计算数据中心出现全范围宕机;2012年微软的WindowsAzure平台由于个人服务的设置问题,导致所有集群的功能不能使用。目前,研究云计算时代个人信息安全保护的学者大多从国家立法、行业立规的角度展开。针对个人信息保护的建章立法固然重要,特别是构建规制云计算环境下个人信息保护问题的法律规范和行业标准正当其时,法律的具体执行,特别是建立个人信息安全风险的防控机制和措施更是迫在眉睫,本文拟从这一角度进行探析。 二、云计算中的个人信息安全体系与技术风险 云计算架构分为基础设施层、平台层和软件服务层3个层次,分别对应简称IaaS、PaaS和SaaS3个服务类型。IaaS是由政府或者企业建立的大规模服务器和网络传输连接装置等基础设施,同时采用虚拟技术将分散到各个数据中心的服务器集中起来。PaaS包括基本硬件、基础软件、储存设备等,起到应用支持的作用。SaaS的作用是制定一系列标准和协议,构建公共平台,提供最终的应用服务。分层是横向的、纵向的管理系统将这些资源进行统一的配置和统一运行,实现一站式的服务。不同的云计算服务模式意味着不同的个人信息安全体系,目前大多数个人信息安全体系就是基于云计算服务模型构建的。 (一)IaaS层的个人信息安全体系与技术风险IaaS服务提供商将基础设施,包括服务器、储存、网络等IT设施进行组合,形成不同规模、不同用途的服务产品,大到集网络、数据计算、数据处理于一体的应用系统,小到一台处理简单业务的服务器,然后以套餐的形式提供给用户。用户可以像在麦当劳点餐一样,租用产品目录上的IT基础设施服务套餐,将自己的应用部署在上面,开展各种业务。使用IaaS服务的信息安全风险比较大,无论是物理设施、虚拟化技术、接口设施、还是应用程序,如果发生自然灾害或者操作错误,将会对信息安全造成釜底抽薪般的巨大影响。其中,虚拟化安全风险是防范重点。一方面是虚拟机自身存在的安全风险,包括可能面临用户劫持、脆弱的防火墙等;另一方面是虚拟化软件带来的安全风险,包括未经授权的访问、非法删除、非法添加等[6]。在传统计算机技术下,对于个人信息的保护已经有比较成熟的技术,包括加密和密钥管理、身份识别和访问控制、安全事件管理等。云计算环境更加复杂,更加开放。云计算环境下的IaaS个人信息安全体系的关键是将这些技术进行融合,按照一定的技术标准,形成兼容的、完备的安全闭环,确保物理安全、网络安全、虚拟化安全、接口安全。一是要加入安全防护技术,利用防火墙、病毒防护墙等对整个IaaS进行防护;二是要加入访问控制技术,利用加密和解密管理、身份识别等技术为用户提供用户登录管理、用户认证、数字签名等安全管理服务;三是要加入审计技术,对用户的登录和使用情况进行统计分析,按照不同的风险级别区分不同的安全域,实施不同等级的安全干预[7]。 (二)PaaS层的个人信息安全体系与技术风险 PaaS层处在云计算的中间层,具有承上启下的作用,其对于个人信息的整体安全具有重要作用。PaaS服务商提供的是应用基础设施服务,即中间件服务。PaaS用户可以将其应用系统布置到PaaS平台上,应用系统服务器、网络、操作系统、信息管理等应用系统运行的环境,由PaaS服务商提供保障。所有PaaS服务商不仅提供平台,还提供安全服务。他们的职责是提供安全可靠的运行环境,保证用户的信息安全。PaaS个人信息安全体系要求数据处理符合国家法律法规的要求,主要包括:数据存放位置、数据删除或持久性、数据备份和恢复重建、数据发现;同时禁止一些不当的个人信息处理行为,比如:不同客户数据的混合、数据聚合和推理。PaaS个人信息安全体系重点在于对价值较高的个人信息的保护,尤其是防范对个人信息的交叉查询。 (三)SaaS层的个人信息安全体系与技术风险 与等软件服务模式类似。在SaaS平台上,用户不用购买软件,也不用维护管理,只需要按照服务类型和服务时间支付费用,就可以选择使用符合自己需求的软件。SaaS服务商不仅要管理维护自身的软件,而且要将用户的个人信息储存在自己的服务器上,以便用户随时随地可以接着使用软件。个人信息违法犯罪的概率总是与管理权限成正比。特别是在SaaS层下,存在一个基本的矛盾,一方面,SaaS需要将用户的个人信息进行备份,保存在多个不同位置的服务器上,防止数据丢失、数据删除,提供及时的数据恢复服务;另一方面,SaaS可能涉嫌秘密保存和永久保存用户的个人信息,在用户不知情或者已经删除软件上的个人信息的情况下,仍然保留电子痕迹并随时可以恢复数据。所以SaaS应该提供给用户透明的个人信息储存、删除和保护方案。当然,由于SaaS的共享性,用户的个人信息安全风险主要来自第三方的攻击、窃取和篡改等。SaaS层的个人信息安全体系应该包括以下4个方面内容: 一是应用的安全,软件运行的环境安全可靠,软件能够及时更新换代,确保没有漏洞; 二是个人信息数据库的安全,数据库与应用软件数据应该隔离分开,多个服务器进行分别储存,并使用防火墙、密钥管理等技术进行数据库的保护; 三是个人信息的传输安全,采用加密的传输协议,确保用户在客户端和云计算服务器之间传输个人信息时不被截留;四是访问控制机制,由于多个用户共用云计算服务器,需要对个人信息进行分块隔离,采用身份识别、数字签名和访问控制技术对访问登录进行严格管理。上述分析是着眼于云计算平台3个层次本身的技术漏洞,除此之外,云计算用户的服务终端也是个人信息安全风险的重要源头。一方面,云计算环境下,服务终端与云计算平台连为一体,构成一个统一的系统,具有极强传染性和破坏性的病毒很可能从服务终端侵入到整个云平台,导致整个云的崩溃或者瘫痪。特别是现在手机服务端日益普及,APP使用率日益增高,手机病毒的传播更加猖獗,也极易侵入云计算网络。另一方面,黑客也很可能通过云计算网络对服务端发起攻击,即使用户的计算机采取防火墙、杀毒软件等安全措施,但毕竟防范投入和水平有限,未必能阻挡病毒的侵袭。恶意代码制作者、病毒邮件发送者以及其他恶意攻击者可能直接窃取用户服务端的个人信息,这种窃取采取各个击破、蚂蚁搬家的形式,更加难以觉察和防范。他们也可能破解或者盗取用户在云计算平台上的登录名称和登录密码,盗取用户储存在云计算数据中心上的海量个人信息。 三、云计算中的个人信息安全管理风险 除了云计算技术风险,云计算的管理不善也可能带来个人信息的安全风险。天灾易避,人祸难防,云计算时代个人信息安全管理风险更大,后果也更为严重。技术风险多为概率事件,偶然性较强,而管理风险存在主观故意,发生的可能性更高。技术风险可能造成个人信息的破坏或者丢失,但不一定立即引起直接损失,而管理风险一般伴随着恶意商业目的,紧接着就可能造成用户财产的损失或者人格权利的侵害。技术风险可以由云计算服务商通过技术改进进行补漏,通过人工操作进行补救,但是,在信息不对称的现状下,道德缺失造成的云计算服务商监守自盗所带来的风险几乎是难以防范的。下面笔者将从个人信息的收集、利用、处理3个方面归纳总结各种安全风险。 (一)道德的失范导致的个人信息收集风险 在云计算产业巨大利益的驱使下,云计算服务商可能有意或者无意地大量收集用户的个人信息。云计算的主要商业模式是由云计算服务商运用数据挖掘技术,海量收集各类政府机关、企事业单位、个人用户的信息,进行储存、信息交换、个性服务、定向营销等。信息量越大,服务功能越强,商业价值就越大,这直接激发了云计算服务商收集个人信息的动力。首先,用户在使用云计算上的软件时,并不知悉个人信息已经被计算服务商获取。虽然法律规定服务商必须履行告知义务,但是软件的告知明细往往过于复杂,用户如果不仔细阅读一般都难以发现。特别是信息收集技术的不断进步,云计算服务商的信息收集能力不断增强,信息收集的种类和数量往往超出了用户能够知晓的范围。有时候,云计算服务商秘密收集或者备份用户的个人信息,但有时用户知道自己的个人信息要被收集,为了享有便利的服务,不得不放弃个人信息权。其次,由于数据挖掘、数据比对等众多信息收集技术的出现,云计算服务商具备了强大的信息比对、分析、归纳、推理、整理能力,能够将用户在不同平台不同服务中的碎片化个人信息整理成完整的个人信息图谱,能够掌握用户完整的特征和清晰的活动轨迹。虽然这些个人信息能够更方便地为用户提供优质的个性化服务,但这些脱离信息主体的个人信息,往往处于事实上的权利失控状态,信息主体并不知道谁收集、处理和利用了他们的信息,以及以何种手段收集、处理和利用他们的信息,这构成了巨大的个人信息收集风险[8]。第三,不同云计算平台之间可能存在不正当的个人信息交换,秘密签订个人信息共享协议,实现云计算服务商的商业利益最大化。特别是在云计算不区分国界的情况下,个人信息的跨境传输更难以管控。斯诺登事件就曝光了一些云计算企业在国家力量的支持下,收集其他国家公民的个人信息。这样的跨境收集个人信息的行为,不仅侵害了公民的民事权利,还侵害了一个国家的信息主权。 (二)规则的缺失导致的个人信息利用风险 云计算产业发展迅猛,但是云计算领域的规则和标准的建构与完善却相对滞后,这种不对称的发展造成了个人信息安全领域的无序状况,容易造成个人信息利用的违法和犯罪。首先,云计算安全技术标准还有待强化和细化。没有统一的云安全技术标准,无法强制要求云计算服务商布设有关安全技术措施,导致一些服务商重视能够带来盈利的商业技术,而忽视了不能带来直接利益的安全技术。没有安全技术标准的约束,一些云计算服务提供商还可能在云计算系统中插入秘密收集个人信息的软件,比如等等。其次,云计算行业的制度规范也尚未制定。云计算产业需要一套关于个人信息保护的完整的行为准则,确立个人信息数据库的管理制度,明确个人信息处理人员、安全管理人员、系统开发人员和系统操作人员的职责范围和操作规程。云安全规则的缺失极其容易造成个人信息的滥用。云计算服务商可能将个人信息应用于定向推送广告、不断骚扰下的强迫交易、信息销售等。在现实生活中,用户将身份证复印件提供给服务商时,往往在身份证上注明“仅限用作……”等字样,确保身份证复印件的有限使用和特定用途使用。但是电子数据形式的个人信息极易被复制,很难保证服务商不将其挪作他用。第三,由于个人信息相关法律不够健全,云计算环境下个人信息的保护法更是少之又少,个人信息缺乏有力的司法强制力的保护。云计算用户在个人信息遭受侵犯时,往往难以获得有效的救济。云计算没有地域性,个人信息案件的管辖难以明确,造成立案难;云计算具有虚拟性,电子数据极易篡改,造成个人信息案件的取证难;另外,个人信息具有非物质性,其价值难以计量,造成个人信息案件的赔偿难。 (三)管理的失位引发的个人信息处理风险 我国云计算产业刚刚起步,无论是监管机构还是云计算企业,都尚未建立完整有效的管理机制。一方面,政府监管力度不够。目前,我国云计算的监管部门是国家工信部,由于其职能主要是促进产业发展,因此往往重发展而轻安全。个人信息的违法犯罪涉及司法权和行政执法权,信息化管理部门还无法行使调查取证、强制措施、搜查冻结、罚款没收等权力。另外,由于条件的限制,信息化管理部门进行个人信息安全执法的力量较为薄弱。另一方面,企业管理动力不足。云计算服务商利用个人信息的利益和用户保护个人信息的权利存在一定的矛盾,企业没有足够的动力投入更多的人力物力进行个人信息的管理。云计算企业对于能够产生经济价值的个人信息的利用较为重视,而对于不能直接产生经济效益,甚至有可能产生负效益的个人信息的管理重视不够。云计算服务提供商如果不加强内部操作人员的管理,不加强个人信息保护内部控制的建设,操作人员违规处理个人信息的现象将不断出现。云计算时代,所有IT设备或数据被放到一起集中管理,内部人员拥有的权限让其能轻易获取重要个人信息甚至得到整个云服务平台的完全控制权。用人失察或监管缺位都会给个人信息安全带来灾难性的损失。 四、云计算下的个人信息安全防控措施 云计算下的个人信息安全已经不是一个纯技术问题,仅仅依靠云计算企业采用先进的云安全技术去遏制个人信息的违法犯罪是不够的。唯有法律才能明确管理责任,才能明晰处理个人信息的权限,才能惩罚和防范一些犯罪分子利用个人信息谋取私利。违法收集、利用、处理行为主要承担民事责任、行政责任和刑事责任[9]。个人信息相关法律法规的制定非常重要,而且迫在眉睫。但是个人信息安全防控机制的构建、个人信息安全防范措施的完善同样非常重要。作为以保障公共安全、保护人民生命财产安全为职能的公安机关,在防范和控制个人信息安全违法犯罪中,具有得天独厚的优势。我国应该构建以公安机关为主,信息化管理部门协调配合,法律规制与行业管理相结合的个人信息安全防控体系,构建并完善云计算下的个人信息安全监控机制、侦查机制和应急机制。 (一)云计算下的个人信息安全监控机制 信息的公开具有不可逆性,云计算个人信息安全事故一旦发生,造成的损害无法恢复原状。因而个人信息的保护不能依赖事后的被动处理,而应该着重于监控与预警,从事后救济、被动维护向事前设计、事中报告、主动监控转移,形成常态的监控机制[10]。首先,应该制定统一的技术标准,要求云计算服务商在系统中植入安全监控技术;制定统一的行业规范,要求云计算服务商建立完善的内部控制制度。利用安全监控技术,公安机关、信息化管理部门和云计算服务商都能及时了解云计算系统运行状态。监控技术不仅起到预警作用,也为云计算安全的内部控制提供数据支撑。其次,应该建立常态的个人信息安全报告机制,要求云计算服务商及时报告个人信息流动的异常情况。个人信息安全的报告机制可以借鉴我国《反洗钱法》中的“大额交易和可疑交易监控与报告”制度,要求云计算服务商将可疑的个人信息流动报告给公安机关和信息化管理部门。可疑的个人信息流动是指个人信息流动在数量、频率、流向和性质等方面表现异常,或与客户身份、登录状况、活动规律不符,存有个人信息违法犯罪嫌疑的流动。 (二)云计算下的个人信息安全侦查机制 严格的侦查机制和过硬的侦查能力是个人信息安全保护的根本保障。要整合公安机关、信息化管理部门、行业自律组织的资源,司法、行政与行业之间无缝对接,协调配合,共同执法。在行政和刑事执法过程中,取证难严重降低了打击违法犯罪行为的力度。在云计算环境下,某些电子证据依靠目前的侦查技术,还难以充分侦测与提取。如在云应用服务中,有许多服务通过运行的虚拟专用网络(VPA)访问,现有侦查技术几乎检测不到[11]。对此,可以采用面向取证的现场迁移技术等进行侦查,采取迁移取证监管来调度和监控镜像证据提取层的每一次迁移操作,并记录下全部的迁移过程信息,保证取证数据符合证据法要求的可靠性和完整性[12]。 (三)云计算下的个人信息安全应急机制 云计算服务提供商应当设置个人信息安全监控中心,负责系统安全的全面维护、个人信息安全的总体监控、个人信息安全情况报告和个人信息安全事件的处置等[13]。公安机关和信息化管理部门要根据云计算服务商提交的可疑个人信息流动报告,进行认真研判、仔细甄别。对筛选出来的违反法律规定的个人信息安全事件,要根据严重程度,启动个人信息安全应急机制。应急机制分为轻微、一般、重大、特别重大等不同等级。不同等级的警报对应不同级别的应急方案。应急方案包括提醒客户、数据隔离、数据恢复、停止运行等。其中数据隔离可以保证用户的个人信息运行于封闭且安全的范围内,防止进一步地泄露,避免用户间的相互影响,减少用户错误操作或受到计算机病毒攻击时对整个系统带来的安全风险。数据恢复是针对计算机病毒攻击的重要应急措施,包括恢复个人信息和遭受病毒侵害的软件等。数据恢复是典型的事后应急措施,可以保证云计算服务可靠性和可用性。 五、结语 技术的进步必然引起法律制度的变革,产业的发展必须依赖法律机制的完善。云计算时代,个人信息安全的法律规制迫在眉睫。随着云计算成为人类基本的工作、生活环境,个人信息都无法避免地集中到云上,海量个人信息的安全问题是公安机关必须面对的难题。个人信息安全监控机制旨在防范犯罪,个人信息安全侦查机制旨在打击犯罪,个人信息安全应急机制则是处理已经发生的犯罪。建立系统的个人信息安全防控机制,多方位协同发挥效力,方能最大程度确保个人信息安全可控和云计算产业健康发展。 作者:魏光禧 单位:华中科技大学法学院 个人信息安全论文:公民个人信息安全的刑法保护 一、公民个人信息安全问题概述 (一)公民个人信息的基本概念 从基本概念进行分析的话,首先,个人信息的主体是公民,根据我国宪法规定,凡具有中华人民共和国国籍的人都是中华人民共和国的公民,国家尊重和保障人权,任何公民享有宪法和法律规定的权利,同时必须履行宪法和法律规定的义务。通过法律规定我们可以了解到,个人信息的主体并不仅限于居住在国内的中国公民,还包括获得中国国籍的外国人和无国籍人士,在这些人的个人信息权受到不法分子侵害时,一律享有我国刑法的保护。其次,关于个人信息的解读,各学派一直存在着争议,无论哪种观点,都没办法准确涵盖个人信息的全部。笔者认为,公民个人信息是公民个人所拥有的,能够直接或间接的识别本人的特定资料所反映出的内容。如姓名、性别、年龄、身高、体重、肖像、身份证号码、职业、教育状况、联系方式、家庭背景等等和本人人身密切相关的信息,还包括着隐私范畴内的如既往病史、财产收入等信息。与此同时,对于个人信息的定义,还需要根据社会的发展,在日后的立法过程中进一步完善。 (二)公民个人信息的法律属性 在公民个人信息的保护中,其法律属性一直颇具争议,成为法学界研究的重点。就目前来说,关于个人信息的法律属性,主要有三种观点:一是所有权学客体说,他们认为个人信息具有实际利用价值,所有者对其具有支配权,可以作为商品买卖出售,从而为信息的所有者带来经济上的收益,具备财产属性,因此被列入所有权范畴;二是以隐私权客体说,认为个人信息属于个人隐私,个人隐私包含个人信息,在这方面美国是最早将个人信息纳入隐私范畴进行立法的国家,比如《隐私权法》和《联邦电子通讯隐私权法案》中对个人信息都有详尽的保护措施;三是人格权客体说,将个人信息划分到人格权中,认为保护公民的个人信息安全就是维护公民作为人最基本的尊严,体现的是公民个人的人格利益,因此应该受宪法和其他法律的严格保护。 (三)公民个人信息与相关概念的区别和联系 公民的个人信息涉及内容较广,和很多专有名词的概念都有着相似之处,通过分析,笔者主要将目光集中在个人隐私上面。个人隐私指私人生活安宁与私人信息秘密依法受到保护,不被他人非法侵扰、知悉、收集、利用和公开。比如我国在《侵权责任法》中明确规定:“未经公民许可,公开其姓名、肖像、住址和电话号码”以及“私拆他人信件,偷看他人日记,刺探他人私人文件内容,以及将他们公开”等行为,都属于侵犯公民的隐私权。由此可见,个人隐私大多是公民不希望被外人所知的、敏感的信息,而个人信息不仅包括禁止他人干涉的敏感信息,还包括可以向大众公开的信息。因此,个人信息与个人隐私是两个相互交叉,又在外延方面相互区别的名词概念。就对公民的立法保护工作来说,个人信息的保护比个人隐私的保护更加全面。 二、公民个人信息安全的法律保护现状 (一)公民个人信息安全受侵害的具体表现 当今社会,互联网的使用,让人们的生活被手机、电脑等各种电子产品包绕,在这种大环境下,人们在从事购物、交友、出行、入住宾馆等各种社会活动时,很多情况下都会将自己的个人信息告知与商家,进行登记,这就造成了个人信息泄露的可能和隐患。对于商家而言,信息就是资源,信息就是商机,那么利用信息进行违法犯罪的活动就应运而生了。一些机构疏于管理再加上一些不法分子的违法犯罪行为,致使我国公民信息泄露的情况非常严重,大量兜售车主房主信息、大学毕业生应聘人员信息、商务人士信息、患者信息、电信用户信息的现象在社会上层出不穷,一些商家将自己搜集到的客户信息进行出售,甚至形成了一个新兴的“信息倒卖”产业。商家利用这些信息进行推销,违法犯罪分子利用这些信息进行诈骗,甚至通过“人肉搜索”对当事人进行名誉侵害,通过某些编程窃取网银密码盗取用户存款等等,这些行为已经严重影响到人们正常的工作和生活,应当给予严厉的打击和制裁。 (二)现有法律对公民个人信息安全的保护 宪法、民法、行政法和刑法是构建我国法律框架的四个关键部位,对于公民个人信息安全保护的相关法律法规,也应该由这四个方面进行分析。首先是国家的根本大法———宪法明确规定:“公民个人尊严不容侵犯,任何侵犯公民的行为都要受到法律制裁。”这一规定虽然没有出现“个人信息”的字眼,但个人尊严与个人信息紧密相关,从此种意义上来讲,宪法对公民的个人信息安全提供了原则性的保护;其次是民法,对与公民的个人信息有关的姓名权、名称权、肖像权和荣誉权做出了相关的司法解释,任何人如果侵害公民的这四项权益,都将受到民法的制裁;另外,涉及公民个人信息保护的行政法近些年才开始颁布施行,有《居民身份证法》、《物业管理法》、《电信条例》等等;直到《刑法修正案(七)》的出台,才首次将侵害公民个人信息安全的行为定罪入刑,填充了我国刑法保护公民个人信息的空白。 (三)刑法保护公民个人信息安全的必要性 刑法作为法律的最底线,只有在其他法律都无效的前提下,才会实行刑事处罚,给予犯罪分子最沉重的打击。在我国现有阶段,对公民的个人信息安全的相关法律的制定还不到位,虽然宪法、民法以及行政法都对公民的个人信息安全保护有所涉及,但通过施行效果可知,宪法作为国家的根本大法,其中的法律条文尽是原则性的规定,没有触及到根本,仅仅提供了一些原则性的间接性的保护;民法虽然明确提出了对姓名权、名称权、肖像权以及名誉权的保护,但公民的个人信息涉及的内容远远不止于此,过于零散的法律规定,削弱了民法的可操作性,针对公民个人信息的犯罪行为得不到应有的制裁;行政法对于破坏公民个人信息安全的实施主体限制范围相对狭小,主要针对行政机关人员,而且处罚力度较小,不能对公民的个人信息提供全方位的保护。因此,加强刑事立法,对公民的个人信息安全保护有着显著的现实意义。 三、公民个人信息安全的刑法完善建议 (一)明确公民个人信息的概念和犯罪主体范围 要解决公民个人信息安全的刑事立法问题,首先要明确个人信息的基本概念和犯罪主体范围。现阶段,我国在这方面的刑事法律还不够完善,新出台的《刑法修正案(七)》中规定:“国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员,违反国家规定,将本单位在履行职责或者提供服务过程中获得的公民个人信息,出售或者非法提供给他人情节严重的,处三年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处罚金。”虽然指出犯罪对象是公民的个人信息,但同宪法、民法、行政法一样,没有对公民的个人信息做出具体的解释,不管是公开信息还是属于个人隐私的信息,在量刑规定中没有针对不同的犯罪情节做出清晰的界定,以至于不法分子得不到相应的惩罚。同时,在条文规定中使用“等”字,也让犯罪主体模糊化。为了避免法律上的漏洞,给犯罪分子以严厉的打击,明确公民个人信息的概念以及犯罪主体的范围,是当前完善刑法的重中之重。 (二)根据犯罪的行为和情节细致刑罚 《刑法修正案(七)》中,第七条增设了出售、非法提供公民个人信息罪及非法获取公民信息罪,根据刑法规定,区别本罪“罪与非罪”的界限就是情节是否严重。而根据我国的立法情况来看,当前并没有任何法律条文对情节是否严重划分出明确的界定范围。因此,在裁判过程中,对于“罪与非罪”就存在争论,司法机关必须根据案情酌情评判情节的轻重,给司法机关的案件处理带来不小的难度。如果出台的法律能够将犯罪行为细致量化,司法机关审判案件的压力将会大大减小,比如立法机关可以根据公民个人信息被出售的份额,或者非法提供公民个人信息所得利益对刑事处罚的幅度进行划分,份额由小到大对应犯罪情节由轻到重,相应的刑罚也会逐渐增加,尤其是给当事人带来重大人身或财产损失时,犯罪行为更不可姑息。如此一来,犯罪主体都能够得到与之犯罪情节相对应的惩罚,不会出现钻法律漏洞的现象,实现司法的公平性。 (三)构建立法司法执法部门工作一体化机制 在保护公民个人信息安全的过程中,必须要贯彻“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”的基本要求。因此,首先从立法层面上讲,立法机关要深入社会调查,根据实际情况构建法律条文,尤其要充分听取群众的意见和建议,对于刑法的完善有着积极的现实意义;其次从执法层面而言,公安机关要严格按照法律规定处理对公民个人信息进行侵害的犯罪分子,绝不姑息养奸,让犯罪分子有机会逃脱法网;从司法层面来说,法院及检察院在裁定犯罪结果的过程中,要秉承公平公正的原则,给受害者一个满意的答复。同时,立法、执法、司法机构要互相监督,互相制约,才能有效打击此类犯罪。 (四)借鉴学习国外在公民个人信息保护方面的立法经验 在公民的个人信息安全保护中,不仅要完善刑法,宪法、民法、行政法都要同时完善,只有构建完备的法律体系,才能为公民的个人信息安全提供坚实的堡垒。将来随着立法的逐步完善和条件的逐步成熟,借鉴国外的先进经验无疑是明智的选择。从立法模式上,笔者比较倾向于以德国为代表的统一交叉立法模式,制定专门的法律条案,对公民的个人信息进行整体归类,同时视情节轻重给予相应的处罚措施,避免了法律零散化带来的不便。 四、结语 综上所述,刑法作为保护公民个人信息安全的最后一道屏障,它的完善对于公民个人权益的保护有着极为重要的意义。对于刑法涉及到的“国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员”,要切实做好法律宣传,对优秀的工作人员做好监督工作。同时,有关部门也要加强对公民保护个人信息安全的宣传教育,只有提高公民个人信息安全自我保护的法律意识,才能从根本上遏制犯罪行为的产生。 作者:王晓 单位:河南理工大学 个人信息安全论文:社交网络中用户个人信息安全初探 【摘要】社交网络已经成为我们生活和学习中不可或缺的重要组成部分,在这一背景下,信息安全问题已经受到了社会各界的广泛关注。本文主要分析社交网络中用户个人信息安全的保护措施。 【关键词】社交网络;用户个人信息;安全保护 在科技的发展下,我们已经步入了大数据时代,社交网络开始兴起,越来越多的人利用社交网络来分享自己的所见所闻,我们也开始通过电脑、手机来记录信息,社交网络中的个人信息也开始成为商家博弈的焦点,在开发社交网络的过程中如何保护个人信息是大数据时代亟待解决的一个问题。 1社交网络用户个人信息安全存在的挑战 社交网络运营商必须要在掌握大量数据的基础上来分析用户、预测市场走向,这样才能够在激励的竞争中一直都处在不败之地,但是,这同时也是一把双刃剑,虽然能够帮助商家准确的预测信息,但是也给个人信息安全性带来了巨大的挑战。其风险主要表现在以下几个方面: 1.1账号被盗的风险 账号安全是我们使用社交网络的基本要求,在大数据环境下,人们的社交网络账号越来越多,为了方便记忆,常常使用同一个手机号与邮箱进行认证,为了便于后续的操作,网络运营商之间也在不断的进行合作,同一个账户可以享受多个网站的服务。同时,数据的关键性非常强,一旦其中一个账户被盗,就会波及其他的账户,账户安全问题是非常严峻的。 1.2个人信息控制权问题 与传统环境相比而言,人们对于个人信息的控制权变得越来越低,在传统环境下,信息控制需要付出较高的代价,但是在现阶段的时代,个人的信息很容易被收集、访问以及传播,对不同社交网络的信息进行分析与整合,能够建立起一种包括朋友圈、喜好、个人履历、信仰的信息体系。如果这些信息被黑客获取,很容易影响我们的信息控制权。 1.3隐私安全问题 隐私安全问题是目前个人信息安全面临的最严峻威胁,人们的地理位置、日程、情绪已经被数据化,与传统互联网时代相比,大数据时代数据之间的关联性更加高,虽然运营商对于这些信息都会进行匿名处理,但是,不安好心的人可以通过软件将这些分离的数据关联起来,导致数据匿名性失效。 2在社交网络中如何保护个人信息的安全性 如何保障个人信息的安全性是使用社交网络必须要考虑到的重要问题,需要从行业、国家与用户层面进行应对,充分发挥出创新用户的优势: 2.1要有法律保障 大数据在我国还属于一种新生事物,行业需要不断的前进和努力,关于大数据还没有完善的法律制度,这是无法保障个人信息安全的。目前,《信息安全技术、公共及商用服务信息系统个人信息指南》是保护个人信息的最高标准,其实施时间是2013年3月份,对于相关信息予以了明确的界定,但是这是无法保护个人信息安全性的。同时,散落的信息也难以满足用户的信息控制权,为了最大限度的保障个人信息安全,必须要及早制定好完善的法律法规,出台《个人信息保护法》。 2.2完善行业自律公约 良好的行业自律公约是保障这一行业和谐发展的前提条件,要让社交网络之路走得更加长远,就需要构建起关于本行业的规章制度。这可以采取几个措施:第一,尊重每一个用户的知情权,为他们提供授权的方式,在服务条款中阐述信息数据的使用期限和使用方式;第二,寻求个人信息的拥有者,为数据服务商、数据消费者以及个人信息拥有者制定出完善的行业自律公约,保障数据应用的科学性,保障用户个人信息的安全性和隐蔽性,为他们营造出良好的数据使用环境。 2.3提升用户的信息安全素养 用户是使用社交网络的主人,要真正保证个人信息的安全,用户必须要具备一定的安全素养,信息安全素养主要由信息安全知识以及信息安全能力有机组成。实际上,信息安全知识是非常丰富的,作为使用者的我们需要加强学习,积极主动的了解病毒、木马的特性,提升自己的信息安全意识,明确自己的责任与义务。同时,在使用社交网站的过程中,要遵循相关的法律法规,对于重要资料,要定期进行备份,此外,还要定期对自己的移动设备和电脑进行更新,避免使用公共网络,这样才能够最大限度的保障个人信息的安全性。 2.4提升社交网络企业信息安全管理水平 无论是法律制度与行业自律,都离不开外部力量的保障,社交网络企业必须要采取合理的措施提升用户信息安全性,用户信息安全保护的主体主要针对社交网络企业,他们为了开展业务,需要收集大量的信息,各个社交网络企业必须要将保障用户信息的安全提升到一定的高度,加强管理力度。目前,大多数社交网站都采用了Ajax技术,在运行过程中,必须要关注CSRF以及XSS的攻击,在网站成立初期,可以限制用户的输入内容,对页面开展代码测试。同时,还要具备良好的信息伦理道德,注重对用户信息的保护,细化隐私条款,制定出安全的网站访问指南,在收集以及利用信息时,应该设置好限制,明确收集目的,对于涉及财产安全和用户隐私的信息,必须要加大保密级别,严格限制其利用和访问。此外,还要注意到的问题是,目前很多社交网站都开始与第三方应用程序进行协作,这些程序能够获取到用户的信息,社交网站是无法对此进行监控的,因此,相关部门需要进一步推出与第三方应用程序相关的安全保护准则。 3结语 社交网络的不断普及和广泛应用,使人们的个人信息与日常活动在网络上得到越来越多的展现。但是,社交网络为用户提供交流和展示平台的同时,如果不能对涉及用户切身利益的个人隐私信息加以保护和控制,将会给用户带来严重的困扰和损失。提高社交网络的信息安全,需要用户提高信息安全意识,从自身做起,保护隐私信息,社交网站则需要坚守保护用户隐私的承诺,加强对自身以及第三方的监控和管理。同时,政府也需要制定相关的法律政策,创造良好的法律环境,为社交网络用户提供有效的法律保障。 作者:徐子琳 单位:湖南省长沙市第一中学 个人信息安全论文:手机个人信息安全问题研究 一、引言 信息与网络安全是当今计算机研究领域的一个重要研究方向,随着信息技术的发展,特别是互联网的迅速普及和广泛应用,信息安全的地位越来越重要,已经引起各政府、企业部门的高度重视。目前,我国在信息安全技术方面的起点还较低,国内只有少数高等院校开设信息安全技术专业,信息安全技术人才奇缺。特别是在政府机关、国家安全、银行、金融、证券等部门和领域,对信息安全人才的需求量更是惊人。因此信息安全变得至关重要,信息安全已成为信息科学的热点课题。因此信息安全技术的专业人才培养在高校计算机专业中的重要性日益凸显。从市场需求来看,需要大量的熟悉信息安全产品销售、推广、安装、维护与用户培训的信息安全人才,也需要从事网络安全管理、保证企业网络安全运行的信息安全人才,还需要能够迅速排除或解决网络故障的信息安全人才。由此而论,信息安全专业的市场需求是潜力无限的。我院信息安全技术专业自开设以来,就以培养技能型安全技术应用人才为目标,经过专家委员会指导,结合社会市场调研,制定培养计划和教学计划,力求让培养体系达到科学合理。我校作为应用型本科人才的培养基地,在计算机本科各专业中逐渐开设了“信息安全技术”课程,其中有课内实践环节。早在教育部教高[2001]4号文件中就明确提出“实践教学对于提高学生的综合素质、培养学生的创新精神与实践能力具有特殊作用。”。基于目前的课程设置,对“信息安全技术”课程中实践教学环节的教学研究和改革任务非常迫切。信息安全技术课程是“软件工程”专业和“计算机科学与技术”专业分别在大学三年级上学期和下学期开设的专业必修课。课程的目的与任务是使学生了解信息与网络安全的基本知识,理解现代主流的信息加密与解密方法,掌握当前常用的信息与网络安全技术。由于信息安全技术是一门实践性较强的课程,如果仅仅通过书本内容,没有动手操作,学生是不可能深入地掌握信息安全的常用技术。因此如何合理安排有限的实验课时,如何编写合适的实验项目指导是实践教学环节中的重要任务。 二、实践方案设计 在确定软件工程专业为卓越计划试点专业后,软件工程专业的培养计划进行了较大调整,特别是“信息安全技术”课程结合“卓越工程师”培养目标,减少了理论课时数,而实践环节从无到有,总学时数减至40,其中实践环节课时数为8。依据此调整,向卓越班开设的“信息安全技术”课程需要重新组织,而其中新增加的仅8个学时实践课,如何与理论课结合,创新地进行实践设计和编写实验项目指导,的确需要深入细致的探讨和设计。首先,由于课程开设时间短,课时数有限,要想将信息安全技术的全部知识都灌输给学生,是不可能的任务。教师的第一要务是授之以渔,而不是授之以鱼。计算机专业的日新月异是大家面对的常态,今天教会学生某种程序语言,可能过几年后早已被淘汰。因此在设计实验方案时,不能过于注重具体的某种软件环境,而应该关注教给学生设计思路和方法,具体实现和执行可以有多种表现形式。其次,在设计实践方案时,参考和借鉴了国内外同行们的教学理念,基于教与学是一个双方互动的过程,在实验方案的设计中采用了“任务驱动模式”,在实验项目中安排一些需要学生思考或者课后完成的任务。这也是对学生实践进行考评的重要依据。在测评学生实践成绩时,不是简单地看实验报告或结果,而是注重实验过程和学生自己查找问题、解决问题的创新能力。第三,实践教学中要充分发挥学生的主观能动性。编写实验项目时不能只有规定好的步骤和参数,学生简单地重复实验指导的内容。这样的弊端是学生做完后容易遗忘。因此实验项目的编写要有创新性,不再是从实验数据到实验结果都与老师做的一模一样的“死的实验”,而是每个学生可能有不同答案的实验。由于结果是未知的,学生更能兴致盎然地投入其中。在实验中还可以安排一些学生可能感兴趣的选做内容,以便自己去研究探索。 三、实验项目实现 在新的指导思想下,创新地设计了六个实验项目,包含了必做实验和选做实验,学生可以根据自己的兴趣方向和实践能力选择完成4个实验项目。实验项目具体内容在新编写的实验指导书中描述,下表是新建实验项目简介。由于课程的理论基础是不变的,在理论课时中已介绍了目前常用的加密和解密方法,体现在实验中分别是古典加密算法实验和现代加密算法实验。在古典加密算法实验中选取了相对较易编程实现的凯撒密码,给出了加密和解密公式,并且有关键实现语句的提示,这样学生在编程实现时比较容易完成。在思考任务中,要求学生扩展思路,改变密钥关键值,从而得出不一样的密文,使得算法更具有扩充性。学生可以用不同的流程图和编程语言,只要有正确的算法思想,无论什么样的软件开发环境,都可以加以实现,也体现出了更具个体化的教学特点。现代加密算法实验由于算法复杂,加密过程庞大,学生较难独立编程完成,因此在授课时采取了简化的DES算法(Simple-DES)讲解和作业,讲清算法原理,在加密步骤中用S-DES让学生完成作业。实验项目中选取了非对称加密体制的RSA算法,学生只要掌握了加密原理,可以采用较简单的可分解小素数来编程实现加密和解密过程。在实验中还增加了让学生自行查找如何判断大素数的算法任务,学生可能会找到不同的检验算法,这也是实践成绩评价的重要组成部分。“信息安全技术”课程内容广泛,既涵盖基础密码理论,还有当前与每个人息息相关的计算机安全。这部分内容又包含着计算机系统安全、网络安全、软件安全、Web安全等等丰富的内涵,在有限的课时内不可能全部讲深讲透。因此在介绍理论知识之后,实践内容中安排了系统安全实验和Web安全实验,这2部分内容可以让学生根据每个人对计算机操作系统和软件的熟悉程度,自行选做部分实验,体现出因材施教的特点。随着计算机网络和网上购物的普及,网络安全问题被越来越多地重视。因此在设计实践方案时,将网络安全实验和网上支付作为必做实验,帮助学生了解常用的网络服务工具,掌握基本的网络安全技能,培养课后对网络安全的重视和研究。现在基本上学生都有接触网络的条件,但是很多人还没有建立网络安全的意识,在上网时面临着巨大的风险。实验项目中选择常见网络问题,常用网络工具,来帮助学生掌握网络安全基础知识。在实践教学中我们欣喜地看到,学生的潜力是无穷的,当他们喜欢钻研某件事,某个问题时,不需要老师太多的帮助,学生会废寝忘食地研究,激发出巨大的潜能。在以往的教学和实践中,我们已经看到了这样的成果。这也是在“信息安全技术”实践教学中探索的重要课题。教育的目的是通过教学的过程去唤醒受教育者的内力,而不是灌输无尽的知识。只有当学生主动地“我想要知道它”时,而不是老师主动地“我要你知道它”时,才是回归教育的本源。 四、结束语 相对于其他课程,“信息安全技术”实际上是综合性极强的一门计算机技术,课程内容也极为丰富。此次通过增加实践教学环节,迈出了改革和探索的第一步。设想今后能否增加“信息安全技术”的课程实践环节,要求学生在学习了理论和实践知识后,分组为自己的宿舍或者校园机房设计一套综合安全防御体系,提交的课程设计结果可以有多种方案,只要能利用所学知识,将加密算法、访问控制、入侵检测、病毒防范等技术应用到信息安全的不同层次。这样对于提高学生的创新能力和动手实践能力,提高实践教学效果无疑有着极大的益处。 作者:张成姝 林捷 于万钧 单位:上海应用技术学院 个人信息安全论文:网络环境下计算机个人信息安全问题研究 摘要:随着互联网科技信息技术的发展,越来越多的人使用计算机进行工作,已经成为了人们生活中不可或缺的一部分,作为计算机的使用者来说,个人信息的保护很重要,但是在目前网络环境下计算机个人信息安全保护做得还不够到位,很多的制度、技术还不能完全的满足人们对个人信息保护的需要,而且人们的个人保护意识也不是很强,因此,本文针对目前计算机个人信息安全的保护现状,对存在的问题进行分析,进而提出相关的解决对策。 关键词:网络;计算机;信息安全 1网络环境下个人信息概述 1.1网络环境下个人信息内涵 网络环境下个人信息主要是指利用互联网技术对个人相关信息进行识别和获取,涉及了邮件、账号、IP地址、域名、身份、地址等等信息,也包括个人的姓名、电话、身份、社交信息、标志、指纹、基因、身份证等,网络环境下个人信息受到了窃取,本质上是侵犯了个人的隐私权,所谓的隐私权主要是个人的秘密、姓名以及肖像、私生活以及真实的社会形象。很多的不法分子通过互联网等相关技术对个人信息进行窃取,为了一已私利,不但影响到个人的安全,也是触犯法律的行为。[1] 1.2网络环境下个人信息侵犯的种类 1)IP地址IP地址属于目前最容易被侵犯的个人信息途径之一,通过计算机服务器记录,犯罪分子便可以据此攻击个人的计算机,进而控制他人的计算机,以便获取所想要的信息,或者植入病毒,损害个人计算机。2)账号密码现在计算机网络用户想要使用互联网提供的服务,一般都需要注册账号,比如求职网站、人人网、微信、QQ等社交媒介、或者会员等账号,这尽管对于规范网络秩序有了一定的积极作用,但是不法分子通过一些技术手段可以窃取个人的账号密码,导致了个人大量的社交信息被泄露。[2]3)个人的姓名、电话、照片、身份证等泄露这些与个人比较贴近的信息如果被泄露,就会给人们的日常生活带来极大的困扰,比如推销电话、电信诈骗、广告等信息接连不断,这些信息一部分是人们在生活中需要办理各种业务也无意间被泄露的,大部分是通过网络注册或者填写一些资料而泄露的,这是目前个人信息泄露比较普遍的方式之一。4)社会关系以及职业信息泄露当前很多的诈骗都是通过冒充受骗人的亲戚朋友或者同学同事进行钱财诈骗,现在人们相互之间联系主要是微信、微博、QQ以及一些主流的贴吧等等,很多时候由于疏忽大意,就会被犯罪分子获取到了个人的社交信息以及相关职业信息,以此对受骗人进行诈骗、敲诈、勒索等等,使得受害人的生活受到了极大的干扰,对受害人的个人身体健康以及心理、精神健康都产生了极大的打击。 2网络环境下计算机个人信息安全的主要问题 2.1不正当手段收集个人信息 很多人在进行浏览网页、查询、下载、购物、参与论坛以及竞拍的时候就可能存在信息泄露的风险,特别是很多的软件和网站,需要验证身份方可进入,所以在整个过程中就容易被不法分子利用相关技术软件窃取了个人的信息。同时,也有利用不同的追踪软件进行手机的,这类软件存在着非法检测用户的行为,在访问、浏览、社交聊天等网络环境下,对个人的信息进行记录和追踪,因此造成了人们的个人信息泄露,这些行为极大地损害了人们的个人权益。 2.2不合理利用个人信息资料 对于获取到的个人信息,很多的不法分子对其进行储存,建立数据库,比如今夜,可以用来调查消费者的消费行为,或者分析市场,或者房地产企业、银行等对消费者进行电话营销,甚至很多的不法分子可以利用这些获取来的信息进行敲诈、勒索、诈骗等等,在日常的生活中,很多的人都会接到莫名的陌生电话,比如办理信用卡、小额贷款、找工作等等,人们甚至都不知道是什么时候自己的电话、姓名、身份被泄露,因此这类问题如果不加以处理,或产生很严重的后果。[3] 2.3非法交易获取的个人信息 现在由于很多的商业需要,在个人信息方面,已经形成了巨大的利益链,很多网民在上网过程中浏览安全性较低的网站并在这类网站上注册时留下的个人信息很容易被窃取或转卖。很多的不法分子在获取个人信息之后,找到买主对其进行转卖,而且价格很高,尤其是一些利用电话来进行营销的企业,比如教育机构、培训学校、咨询公司等等,都会利用买卖得来的个人信息进行交易,在行业内称之为“名单”,这样的现象已经屡见不鲜,如果个人信息在未经过允许的情况被转卖,属于违法的行为,因此,必须加强对这类的行为控制,保证人们的个人信息安全,维护社会良好的只需。 2.4未经允许非法传播个人信息 在社交聊天软件盛行的今天,很多的个人照片、姓名、电话、甚至视频都会在网上被搜索到,比如很多明星的“艳照”、视频等,这类信息不但损害了当今社会的文明,同时也对当事人的个人心理、精神产生了很大的影响,再比如“人肉搜索”这是典型的可以利用网络中的个人信息保护不当而进行传播,进而能够使得通过互联网即可搜索到当事人的具体住址、电话、工作单位等等,因此,非法的个人信息传播给当事人造成了极大的伤害,有必要加大对其的惩治力度,建设健康、绿色、和谐的网络秩序。[4] 3网络环境下计算机个人信息安全问题的主要原因 3.1信息资料用户对个人信息泄露 人们过分的相信网络运营商,相信各大网站以及软件开发者、经营者会坚守协议中所遵循的条例,但是事实并不是这样,少数的软件开发商、运营商因为个人利益或者信息保护不当,很容易将个人信息进行非法的使用或者被盗取,这主要是软件开发商以及网络运营商缺乏对用户个人信息的保护意识,也不重视管理用户个人信息,比如购物网站、医院、银行、房地产企业,屡屡出现这类问题,因此必须加强对网络运营商以及软件开发者的管理和约束,对于违反法律的行为必须给予严重的惩罚。 3.2计算机相关保护技术运用不足 随着社会科技的发展,互联网信息技术层出不穷,但是在保护个人信息方面却还是做的不到位,很多的木马、病毒、黑客肆意而为,可以窃取个人的信息、盗用软件,为一已私利进行犯罪,很多的网络环境都是窃取个人信息的地方,因此这为网民使用网络进行工作和生活带来了很大的不便,甚至诚惶诚恐,影响了互联网环境和正常的网络秩序,通过网络下载、浏览、局域网、邮件、社交媒体很多的木马、病毒、黑客就会攻击进来,因此给个人的财产和健康造成了极大的影响。 3.3网络环境下个人信息保护立法欠缺 相对于发达的国家来说,我们的网络起步比较晚,尽管是世界使用互联网最多的国家,但是在个人信息保护方面却是相对比较落后的,针对于一些个人信息窃取以及传播的行为还没有细化,很多的行为只是进行民事、行政处罚,缺乏有力度的刑事处罚,因此也助长了不法分子的犯罪行为,同时在处罚过程中,很多是以罚金、拘留、协商为主,极少数的犯罪是通过量刑进行处罚的,因此在法律制度方面的缺失,也是导致个人信息泄露行为得不到制止的主要原因。 3.4人们对个人信息保护意识不强 对于目前新接触网络的人们来说,由于在认识上缺乏很多,所以很少注重个人信息的保护,随意在网站平台上注册账号留下个人信息,主要是相信网络运营商,这是主要原因,其次是对于很多的网民来说,为了能够急切达到自己的需求,也很少顾及自己的个人信息安全,比如注册游戏账号、购物网站、社交聊天软件及网站,在这个时候很多的网民缺乏这种保护的意识,同时,很大部分也是由于没有相关的渠道进行验证或者了解关于个人信息安全或者注册风险等途径,因此导致了很多人在无意中泄露了个人信息。 4网络环境下计算机个人信息安全的解决对策 4.1完善网络安全协议、约束管理人员 针对网络运营商以及软件开发者,必须对内部的管理人员进行普法教育,对计算机个人信息泄露的问题进行宣传,企业的管理者也应该担负起这些责任,确保数据信息管理人员能够对用户的信息负责,不要因为个人的利益损害企业和消费者的利益,同时对用户协议也应该有明确的规定,制定相关的泄密惩罚措施,使得有法可依,也在用户个人信息泄露以后,能够依据相关协议规定维护自己的合法权益。目前Internet中各网站所采取的安全防卫方式,网络安全防卫方式也就是将注意力集中在控制不同主机的网络通道和所提供的服务上,网络安全防卫包括建立防火墙来保护内部系统和网络、运用各种可靠的认证手段(如:一次性密码等),对敏感数据在网络上传输时,采用密码保护的方式进行。 4.2使用先进的网络保护技术,保护个人信息安全 用户应选取健壮完善的操作系统,这样的工作平台可以有效地避免黑客的入侵,应选取软件工具齐全、丰富、缩放性强,如果有多种的操作系统应选取使用人群最少的一种,这样可以有效地减少入侵者攻击计算机的可能性。政府应该加大对计算机个人信息保护方面的技术投入,加强在资金以及政策上给予帮助,鼓励相关的技术人员对计算机个人信息保护方面研发出有效的技术,来制止黑客、病毒、木马等程序和软件的攻击,保护人们的财产和个人信息不受到非法的侵害,为人们的生活和正常地使用网络提供一个安全、健康的环境。 4.3加强对侵犯个人信息侵犯的违法犯罪的打击 国家应该在法律上进行严惩个人那些泄露的不法分子,加大打击的力度,对于违法犯罪的行为给予坚定的回击,结合国内外先进的法律制度,结合我国目前的互联网环境的具体状况,在个人信息违法犯罪方面,不缺法律的空白,保护个人的合法权益,制止类似事情的发生,这对于保障社会的和谐有着至关重要的作用。 4.4扩大宣传,培养个人信息保护意识 在当下社会,每个人都离不开互联网,因此国家应该在教育方面入手,比如在小学、初中、高中乃至大学的课本或者课程中,假如关于网络犯罪或者个人信息相关的知识宣传和学习;对于社会人员,在小区内进行相关的宣传,同时在网络上也要给予一定的警示,保证人们了解个人信息的重要性以及了解犯罪分子的犯罪方式和行为特征,将这类事情扼杀在发生之前,数据显示目前有60%的网民受到网络安全威胁的直接攻击,这个数据还在不断增加。所以加强个人信息的保护意识很重要。 5结论 通过文中对网络环境下,计算机个人信息安全的问题分析,我们可以了解到,随着信息技术逐渐发达的今天,人们的个人信息保护的确是刻不容缓的事情,我们不但要从法律上对其进行管理,也要从道德上对其进行约束,同时加强在技术上的研发和投入,提高人们的自我保护意识,对违法犯罪的行为给予极大的打击,为建设健康、和谐的网络环境而努力,保障人们的人身、财产的安全,维护良好的社会秩序,同时,希望通过本文的研究,能够让人们知道泄露和不合理的利用、交易、传播个人信息是属于不道德且违法的事情,我们要约束好自己的言行,为社会主义社会的健康发展做出自身应有的贡献。 作者:朝鲁 单位:辽宁对外经贸学院 个人信息安全论文:大数据时代个人信息安全保护探讨 摘要:数据引领生活的新变化,我们生活在一个“数据”的时代。但与此同时,大数据在收集、保存、利用等环节中仍存在着许多信息安全风险问题。该文就在大数据下个人信息安全问题提出三种有效保护措施,社会网络企业的信息安全管理水平,加强立法安全和行业自律,提高用户信息安全素养。 关键词:大数据;信息安全;保护机制 1引言 “无论你认不认同,大数据时代都已经来临,并将改变我们的工作和生活”中程院高文院士说。近年来,大数据一直是业界的热门话题。在2015年5月给国际教育信息化大会的贺信中说,“当今世界,科技进步突飞猛进,互联网、云计算、大数据等现代信息技术深刻改变着人类的思维、生产、生活、学习方式,深刻展示了世界发展的前景。”世界已经进入数据驱动的时代。我们生活在一个“数据”的时代,我们在网络上的行为也在不断地产生数据量,例如淘宝购物,微信朋友圈,网上挂号,都在不断填充大数据中的数据库。也可以说大数据已经与我们形影不离。 2大数据的重要性 无论学术界还是产业界都在试图分析大数据挖掘其潜在价值。据统计,在使用谷歌搜索用户平均每秒200万次,用户数每天在脸谱网上的份额超过40亿。同时,其他行业也有大量的数据在不断地产生。有数据显示2012年产生了2.7zb的信息量,在其后3年可能会达到8zb的信息量,这将是何等大的数据量。在在大数据环境下,数据成为原材料,已成为一种新型能源,为经济创造了巨大的价值,促进了创新,提高了生产力和效率,做出了重大贡献。在中科院视察时就指出“大数据是工业社会的重要资源,数据被谁掌握了,谁也就获得了优先权,获得了主动权。”大数据将会是推动社会经济发展的又一新动力。 2.1大数据影响生活方式 “大数据”并不神秘。事实上,大数据每时每刻都在影响着我们的生活,或许你并不在意它,关注它。但是它确确实实的就在我们的身边。如今我们生活在一个充满“数据”的世界,我们的生活在不断地产生数据,和访问英国帝国理工学院时,学校赠送给的羊绒披肩就有大数据的功劳,该校用计算机图像分析技术计算披肩的尺寸。运用大数据的方法学校还为演示分析了“一带一路”政策的国际影响力,国内人口迁移情况,以及应用大数据进行医疗的推广等。对这种利用技术帮助人民提高生活质量的做法十分赞赏。我们日常中的各个领域都在使用着大数据。飞机的未来票价走势可以通过大数据将其预测出来;谷歌使用用户搜索记录来判断美国流感疫情的状态,比美国疾病预防控制中心的预测早了近两个星期;股市的表现也可以通过剖析网络推特来预测未来走势;实时路况也同样可以通过大数据来完成;沃尔玛通过利用大数据来监测自己超市商品的销售情况,商品的销售速度,以及各个商品的摆放位置所引起的销售变化。与此来制定最有利与库存使用率,销售数量,大大提高了超市运营效率。这足以反映出大数据对我们带来影响是多么的巨大。 2.2大数据引领新的发展方向 数据是发展的产物,同时数据也会带动社会的发展,发展与数据相辅相成,互相促进。大数据时代,数据成为一种生产资料,成为一种稀有资产和新兴产业。无论哪个行业和领域都会有数据的产生,而这些数据的统计、分析、挖掘都会创造出意想不到的价值和财富。面对大数据时代,强调:“机遇是短暂的,抓住了就是机遇,抓不住就是挑战。” 2.3大数据是每个人的大数据 大数据是整个国家的大数据,也是我们每个人的大数据。大数据时代,我们应该拥抱大数据,五年计划中的提案已经说明了在大数据的到来,必须抓住机遇,抓住大数据、促进大数据的发展,实施大数据国家战略。创造一个基于大数据的生活,城市。大数据有利于整合与共享管理信息。我们每个人都会因大数据的爆发而受益匪浅。 3大数据带来的安全风险 科学技术是把双刃剑,大数据的收集给我们带来隐形的财富的同时,也在悄悄地给我们带来信息危机,和对信息保护的挑战。这是我们不得不面对的问题,也是需要我们亟待解决的问题。如果我们仅仅是沉浸在大数据带来的利益,而不想面对其带来的麻烦,日后我们必将会为此受到其惩罚。例如,“棱镜门”事件更加剧了人们对大数据安全的担忧,大数据下的信息安全战争一定会是不可避免的。大数据威胁的根本原因是归结到最后,是在市场经济和信息社会条件下,用户的个人信息已经成为其重要的市场资源之一,也就是说,信息对市场来说有刚性需求。这种需求是商业活动和犯罪分子实施的“下游”的犯罪活动。信息泄露的元凶主要是网络服务商、管理员、网站经营者、黑客、通信运营商。本文将对大数据的安全分析划分为2个部分,一是拥有数据的组织内部问题;二是数据外部环境。 3.1拥有数据组织的内部环境 3.1.1非人为因素 非人为因素带来的大数据信息安全主要是指自然因素和网络本身硬件因素所带来的信息安全。(1)自然因素自然因素指不可抗力因素包括地震、水灾、火灾、台风等。大数据所依赖的服务器一旦出现自然灾害,便会导致服务器损坏,严重则会导致数据丢失,无法恢复。(2)硬件设备如今已经进入大数据时代,数据量与日俱增,增长迅速。数据的存储需求越来越大,而硬件存储不在能满足要求,都有可能会引起数据的无从存储,得不到很好的利用,另外系统的漏洞会使数据数据在计算机中存储的数据风险加大,还有可能会造成计算机服务器的崩溃,造成已存储数据流失。 3.1.2数据管理问题 大数据时代数据管理对数据安全起着至关重要的作用,数据在收集管理过程中造成的风险主要有操作失误,恶意泄露两个方面。(1)操作失误数据收集之后,数据管理人员面对繁多的数据或多或少会出现操作失误的情况。或许删除重要的信息,或许更改重要的信息。面对众多的数据,操作失误的情况会各种各样。这样势必会影响数据的完整性。从而影响数据的安全。还有就是组织内部没有严格的管理规章制度,使工作人员工作时没有规范,造成数据的泄露。(2)恶意泄露组织即使想要保护数据的不外流和用户的权益不被泄露,但是有时候还是会落入不法分子手中,并且被其滥用,从事不法活动。这样就会造成客户信息的泄露。 3.1.3技术漏洞 大数据时代数据的爆炸性增长,现在的技术难以确保大数据被安全的保存,加大数据的安全风险。 3.2数据的外部环境 大数据时代数据安全的外部环境是指除内部环境外有可能因潮流所导致的信息泄露,外部环境主要包括:行业自律,法律法规,黑客攻击以及用户自己的个人隐私意识。 3.2.1行业自律和法律法规 行业自律和法律法规也尤为重要,目前,关于信息安全方面的法律法规还没有健全和完善,这就导致了拥有数据的公司企业利用她们已有的客户资料进行非法交易,使自己牟利。现在目前约束企业对信息使用的权限,也仅仅是自己公司对自己制定的有利于自己的规章制度,并不能实际有效的对信息实行安全掌控,企业们仍然有可能会为了自己的利益而去肆意出卖用户信息。也就是说目前还没有真正有效措施来保护数据安全。这些都使数据安全受到了极大的威胁。 3.2.2黑客攻击 黑客攻击也将会是影响大数据的信息安全的重要因素。因为大数据下信息变得越来越重要,黑客受到利益的驱使会去窃取有价值的信息。大数据下,数据的繁多,背景的复杂,组织数据内部的缺陷,都为黑客的攻击创造了有机可乘的机会。这也就导致了大数据下信息安全的风险加大。 4面对大数据个人信息的保护措施 个人信息保护的挑战,自古至今都存在着,在大数据的时代下,使个人信息的泄露更加容易,成本更加廉价。已经不再是政府在暗中监视着我们。例如,淘宝监视着我们的购物情况,百度监视着我们的搜索记录,微信、qq似乎对我们的情况更是了如指掌,在大数据时代下这种情况势必会加深这种威胁。近年来,非法泄露个人信息,网上诈骗、谣言等现象不胜枚举,严重地影响了我们每个人的生活安宁和生活秩序,甚至还会造成个人的人身财产损失。因此,在大数据时代,我们应该保护好自己的个人信息。 4.1完善相关法律法规 完善大数据时代的法律法规迫在眉睫,必须纳入个人信息安全保护的相关法律规定。虽然在2005,已经完成了“个人信息保护法”的专家咨询,但今天的“个人信息保护法”仍然没有颁布。所以我们必须加快个人信息保护法的出台,充分保护个人信息安全。 4.2严厉打击非法窃取个人信息的行为 由于《个人信息保护法》到目前还没有颁布,所以在大数据的时代下,各种数据发生爆炸性增长,个人信息也发生着空前的泄露。加强严厉打击非法窃取个人信息的行为尤为重要。 4.3健全监督机制 大数据时代,个人的信息是种无形资产。许多企业可能会对保留在其公司的个人信息进行商业化利用,从而泄露用户的个人信息,侵害用户权益。因此,建立健全政府的监督机制尤为重要,不容忽视。一是建立监督检查机构,专门对互联网的个人信息使用的情况进行监督。二是制定严格的监督制度,限制个人信息拥有者对信息的使用权限,严格规范个人信息使用的标准,确保个人信息不被肆意使用。 4.4提高自我保护意识 在《个人信息保护法》未出台,相关法律法规未健全,我们应该提高自己的保护意识,加强自我保护。在网络上尽量不随意输入个人信息,不随意共享个人信息,删除跟踪行为的临时文件,养成良好习惯。加强日常学习,学习互联网相关安全知识。提高维权意识,当发现自己的个人信息被泄露时,要及时维权,必要时可采取诉讼手段。5结语安全问题不仅仅是个人问题,企业问题,而是关乎国家的每一个方面,不容忽视。在大数据时代的到来,一方面我们在获得了巨大收益,另一方面我们也要注意个人信息的安全风险。如何降低安全风险保障自己的个人信息不被泄漏,就要综合从组织所处的内部环境和外部环境考虑。在自然因素,数据管理,技术漏洞,法律法规,行业自律,黑客攻击以及个人的安全防范意识等几个方面来应对风险。 作者:张豪爽 单位:辽宁对外经贸学院 个人信息安全论文:社交网络中用户个人信息安全保护探讨 摘要:当前,智能设备逐渐深入,互联网技术不断发展,因特网已经逐渐渗透到我们的日常生活中,成为我们生活的便捷助手。社交网络就是通过互联网将全球的个人联系在一起,组建一个开放性的社交平台。社交网络在一定程度上拉近了朋友之间的友谊,与此同时,社交网络中用户个人信息的安全受到越来越多人的关注,成为影响互联网发展的一道屏障,为了保护社交网络中用户个人信息安全,本文通过对当前社交网络个人信息安全现状进行分析,对当前一些较为流行的互联网保护措施进行研究,并提出一些保护用户个人信息安全的措施。 关键词:社交网络;隐私保护;个人信息安全;信息安全举措 社交网络平台是互联网应用中非常重要的组成部分,随着当前科技的发展,移动互联终端迅速普及,智能手机、移动电脑等设备充实人们的生活。社交平台为社会上的个人创建了一个平台,在这个平台上,用户可以逐渐发展自己的人脉关系,扩充自己的人脉网络,寻找曾经的朋友;用户还可以通过这个平台分享自己的照片等;还有就是近两年逐渐流行的朋友圈之间互发红包等等,通过该平台逐渐拉近了朋友间的友谊。但是,分享的同时,个人信息也被上传到网络平台,成为一些不法分子注意的对象,近年来,网络犯罪的比例日益变大,社交网络中个人信息安全的保护迫在眉睫。 一、社交网络安全性分析 社交网络是一种基于因特网的网络使用方式,它为用户提供了一个扩充人脉的平台,在这个平台上,用户相当于整个社交网络中的节点,用户之间通过交流与沟通,将节点与节点之间的连线越来越复杂,互联沟通面得到不断扩展,社交网络普及面越来越广阔。当前,Android系统和IOS系统中的聊天通讯应用更新频率不断加快,应用软件层出不穷,因此,为社交网络的进一步发展和普及提供了良好的条件基础。因此,未来社交网络的覆盖面将会更加广泛,用户活跃度将会更加高昂。但是,正是由于社交网络的开放性,使得网络上的虚拟人物良莠不齐,相关用户很难从表面上去进行辨伪,很容易上当受骗;此外,当前许多通讯聊天应用为了实现更加精准化的交友条件选择,对用户的个人信息完全透明化,虽然在一定程度上使得用户能够更加轻松的找到自己需要找的人,但是也为网络犯罪创造了绝佳的搜索平台;还有,当前许多人过分依赖网络,为了让别人相信自己的真实存在,对自己的信息毫无忌惮地展现在社交网络上,希望通过这种方法来提高自己的空间浏览量和关注度,用户在进行分享的同时,用户个人的信息有可能会被不法分子所关注,进而进行违法犯罪行为。据调查,2014年我国因网络犯罪造成的经济损失将近万亿元人民币,高达90%的互联网用户都受到过网络犯罪的攻击。因此,增强社交网络中用户个人信息安全保护势在必行。 二、隐私保护控制方法 为了在社交网络中保护用户个人信息安全,许多专家学者提出了许多理论研究,常见的有以下几种技术:①Sweeney专家提出的K-匿名技术,该技术将用户信息数据库的部分信息数据进行泛化处理,使得其中包含个人敏感信息的K个位置的信息数据形成匿名集,进而实现对用户隐私的保护;②Chen等人提出的生成虚假信息的隐私保护方法,在用户位置信息的服务器中形成多种不同位置信息,进而使得攻击者难以正确识别用户信息;③MatsuuraK和HuangL提出的基于区域划分的轨迹隐私保护理论,将用户的轨迹进行分析分类,对用户经过的敏感区域进行用户个人信息的保护,防止用户个人信息的泄漏;④Gabrial提出基于分布式协议的prive方法等等。 三、用户个人信息安全保护措施 3.1建立健全相关法律条文 在当前法制社会里,通过建立健全对用户个人信息保护的法律条文非常必要,通过法律保护社交网络中用户个人信息安全不受侵犯,是立法机构当前非常紧要的事务。对于当前有些不法分子通过非法手段搜集个人信息,然后通过各种渠道用于违法犯罪的行为,相关法律应该给予严惩,对于一些通过设计开发包含有非法搜集个人信息漏洞的应用软件,然后用于从事非法商业活动的商家个人,相关法律条文也应该严厉惩罚。 3.2社交网络企业加强用户信息保护管理 社交网络企业应用实名制注册,在一定程度上能够减少不法分子通过注册一些非法账号用于网络诈骗,防止个人信息的泄漏,但是,这种情况下,注册的用户需要填写的信息更为透明化,如果账号被盗泄漏的信息将会更严重。在这种矛盾下,这就需要社交网络企业加强对用户信息的保护和管理。通过不断优化相关软件应用,对其中的漏洞进行不断修复升级,提升系统稳定性,运用先进手段对网络攻击者进行拦截。 3.3提高社交网络用户安全意识 除了需要国家和相关企业提高对用户个人信息的保护以外,用户个人也需要了解一些保护个人信息的方法。虽然社交网络是一个开放性的社交平台,但相关用户也不能过于放开自己,将自己的全部信息全盘透露给好友,将自己的一举一动都分享给好友,这样就会存在许多安全隐患。所以,作为社交网络用户,需要时刻提防社交网络的局限性,及时对自己的软件进行升级,完善系统漏洞,对自己的一些敏感性信息有防范保护意识,对自己的信息安全负责。 四、结论 社交网络有利有弊,它在拉近朋友间距离的同时,也拉近了用户与网络犯罪的距离,为了保护社交网络中用户个人信息安全,立法机构、相关网络管理企业、用户本人都应该具备时刻保护用户个人信息安全的意识,通过相应的措施不断完善社交网络,使得社交网络平台更加安全、便捷、实用。 作者:刘伟彦 单位:武汉市第六中学 个人信息安全论文:加快立法步伐保护个人信息安全 “阳光是最好的防腐剂,但对隐私而言,阳光却并非总代表着正义。”的确,对个人信息而言,需要的不是“阳光”,而是法律“保护伞”。 所谓个人信息,据《个人信息保护法》专家建议稿课题组介绍,是指现实生活中“能够识别特定个人的一切信息”,其范围很广,有文档、视频音频文件、指纹、档案等,包括了一个人的生理的、心理的、智力的、个体的、社会的、经济的、文化的、家庭的等等方面,即指有关个人的一切数据、资料。个人信息同我们个人生活密切相关。 然而,我国目前个人信息频繁受到侵犯,个人信息安全问题日益引起政府和社会各界的广泛关注,而关于个人信息保护方面的立法却很缓慢,这不得不引起我们的重视,个人信息安全的现状令人担忧。 一、个人信息安全受到严重威胁 我们来看几则报道: 《新京报》:一家名为“上海OK信息有限公司”的网站显示,该公司正在出售“*年最新全国股民资料”,资料系由证券公司内部获得,内容包括全国100万股民的姓名、性别、手机号码等信息。记者调查后发现,该份资料中的股民信息基本属实。 新华社合肥电:上网求职资料屡屡泄露,安徽省教育部门提醒学生对个人信息应加强自我保护。 《羊城晚报》:一个名为“Ucloo”的网站在网上叫卖9000万华人私人信息,而价钱仅仅是1元人民币!随后,《北京青年报》、《新闻晨报》等国内多家媒体对此进行了跟踪报道,进一步得知这些个人隐私信息可能来自中国第一大同学门户网站“中国同学录”。 《市场报》:“手机监听王”惊现京城威胁个人信息安全。 《新快报》:500中学生隐私泄露网上家长频遭电话诈骗。 “商业推销‘指名道姓’,陌生拜访铺天盖地”。个人信息越来越多地被别有用心地进行着种种操作。个人信息安全正受到严重威胁。现代人在享受信息社会带来的诸多便利、好处的同时,也开始品尝接踵而至的烦扰。 1、个人信息被泄露的渠道。 在今天这信息网络时代里,个人信息被泄露的渠道繁多,在各行各业都有可能存在:如各电信运营商、银行、自来水公司、电力公司、燃气公司、保险公司、证券营业部、航空公司、互联网公司、人才市场、中介公司、物业公司、房地产交易市场以及各类零售商等等登记有个人信息的各行政、企事业单位。 2、个人信息泄露的原因和途径。 个人信息泄露的原因也是有很多种,归纳起来主要有以下几个方面: ①出于商业目的而被恶意套取,一些单位和部门为了一己私利而恶意泄露。 ②信息安全的重要性还没引起我们一些机关、单位、企业的足够重视,对个人信息管理不善,信息安全工作还处于被动的状态,没有形成“主动采取措施、积极应对”的意识,信息系统的整体防护能力低。 ③社会个体对的个人信息保护意识不强也给了别有用心者可乘之机,为日后信息泄露埋下隐患。 ④现有的法律规定显得比较滞后,不足以有效地震慑和打击侵害个人信息安全的违法犯罪现象。 个人信息泄露的途径主要有利用关系网络帮忙收集、利用问卷调查、网络注册、会员登记等方式自行套取、利用金收买等等。 3、个人信息安全受到严重威胁,信息泄露,将导致很多不良后果。 个人信息泄露后将导致很多不良后果:公民个人信息安全受损、人们经常受到各种骚扰、安全感丧失、政府管理受干扰、为刑事犯罪提供了土壤。 特别是在信息社会里,个人信息的泄露,不但会侵害个人的合法权益,影响社会和谐,导致人人自危,严重制约我国电子商务的发展。有专家称:“个人信息保护不仅是基本人权问题,也极有可能成为某种新的贸易壁垒,一个个人信息保护法制不健全的国家肯定会在国际贸易方面受到其他国家或国际组织的打压。” 二、个人信息安全的保护措施。 个人信息泄露已经成为社会的一大公害,由于个人信息泄露给当事人带来侵害或损失的案件屡屡发生,所以个人信息保护变得刻不容缓、迫在眉睫。 对个人隐私的尊重与保护,反映一个社会的文明程度,也体现着社会管理的精细化程度。在信息技术飞速发展的今天,那我们要怎样来保护个人信息免遭侵害呢? 个人信息安全的保护的基本原则:以人为本,以法为本,事前保障,多管齐下,多方努力。 个人信息安全的保护的主要措施: 1、加强自我保护。 ①我们在思想上要引起高度重视,提高个人信息的自我保护意识。 ②要多学习了解一些个人信息安全保护方面的知识,提高自我防范能力。 2、加强行业管理,增强行业自律性。 掌握了个人信息的各行政、企事业单位,特别是象各电信运营商、银行、自来水公司、电力公司、燃气公司、保险公司、证券营业部、物业公司、房地产交易市场等等这类掌握了较多个人信息的各行政、企事业单位,一定要从思想上高度重视,模范守法,提高行业对个人信息的管理技能和水平,制定相应的管理个人信息的制度、规范,增强行业对个人信息管理的自律性。 3、加强技术保护的研究,实施技术保护措施。 为了保护的个人信息安全和隐私,相关行业、部门要增大投入,研究开发更先进的技术,如,数字签名技术、数字证书技术、身份鉴别技术、信息加密技术、反病毒技术等等技术,真正做到“魔高一尺,道高一丈”。 4、制定、完善法律制度,撑起法律“保护伞”。 我国现有的法律对公民个人信息安全问题给予了充分的关照。在《民法通则》、《刑法》、《消费者权益保护法》及其他一些经济类法律、法规、司法解释中,都有保护公民个人信息安全的具体条款。 例如,《民法通则》第九十九条:公民享有姓名权,有权决定、使用和依照规定改变自己的姓名,禁止他人干涉、盗用、假冒。第一百条:公民享有肖像权,未经本人同意,不得以营利为目的使用公民的肖像。 又如,《反不正当竞争法》第十条规定:“经营者不得采用下列手段侵犯商业秘密:……本条所称的商业秘密,是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。” 又如,最高法院在《审理名誉案件若干问题的解答》中规定:“对未经他人同意,擅自公布他人的隐私,致人名誉受到损害的,应按照侵害他人名誉权处理。” 然而,现有的法律规定仍然显得比较滞后,不足以有效地震慑和打击侵害个人信息安全的违法犯罪现象。“按照我国目前的法律,侵犯他人名誉权只能承担民事责任。如果《个人信息保护法》一旦正式出台,侵害他人信息的就要承担民事责任、行政责任或刑事责任。” 世界上已50多个国家建有个人信息保护体系。我国自*年以来,正在研究《中华人民共和国个人信息保护法》。但该项立法尚处研究阶段,无实质进展。 因此,我们要加快《中华人民共和国个人信息保护法》的立法程序,尽早出台,以更有效地保护个人信息安全,促进社会和谐。 总之,现在个人信息安全受到严重威胁,个人信息保护已刻不容缓,让我们从多方面、多角度共同努力,加强对个人信息安全的保护,相信我们的社会也将会进入一个安全、高效、文明的新时代。 个人信息安全论文:个人信息安全将从产品步入服务时代 十年前,大多数计算机用户面临的安全问题主要集中在病毒、垃圾邮件等威胁上。而今天,网络中的不法分子则锁定了计算机用户的重要数据,企图盗取信息以获得更大利益。这些仅仅是冰山一角,邮箱、论坛、网银、QQ等账号密码登录令人云山雾罩,家有儿女却无暇监督孩子的上网安全,如何保证照片、视频、工作文档等隐私数据的绝对安全,个人用户的网络安全问题日趋复杂。 安全威胁促使需求分化 在复杂的网络环境里,用户随着自身安全需求程度的不同出现分化、形成分级。初级用户仅仅需要个人安全软件产品的防护就可以满足安全需求,免费的安全软件产品就是这类用户的最好选择。而专业级用户往往对某一类互联网操作有特殊的安全需求,比如针对网上银行的操作、针对网络购物的操作,需要专门针对这些特殊操作的安全软件提供安全防护。还有一部分用户希望安全厂商能够提供不同程度的针对个人的安全服务,为其解决所遇到的安全问题,这些个人安全服务可能是:初级的机器智能个人安全服务、按次计算的个人咨询安全服务、包月包年的安全检测服务、高端VIP安全服务等。 安全厂商可以分别通过机器智能安全检测方式、一对多的人工安全咨询方式、专家级别的高端安全服务方式,为不同的用户,根据其不同的个人安全需求,提供不同程度的个人按需服务。 卡巴斯基亚太区董事长张立申说:“互联网诱发了复杂多变的安全威胁,复杂的安全威胁促进了人们安全需求的分化,针对不同的安全需求,需要提供不同的安全产品、安全服务。从当前各家安全企业所探索的方向来看,按需提供服务将很有可能成为今后个人安全软件的一种新型商业模式,这也标志着个人安全将从产品步入服务时代。 ” 正因如此,卡巴斯基了全新个人旗舰产品――卡巴斯基PURE。作为卡巴斯基实验室的旗舰型个人安全解决方案,卡巴斯基PURE从网络威胁抵御、密码便捷管理、重要数据保护和家庭网络维护四大方面提供了完善的个人信息安全解决方案。 独享 VIP专属服务 作为一款售价为599元的安全软件,卡巴斯基PURE几乎可以被称为安全软件中的奢侈品。在免费安全软件大行其道的今天,卡巴斯基却反其道而行,必然有其杀手锏。 首先,对网络威胁的抵御,PURE延续了卡巴斯基实验室产品一贯的技术优势,能够防御所有类型的恶意软件及各类网络威胁,包括内核保护、高级保护、操作系统和应用程序控制、浏览器和安全免疫区、网络和互联网安全、数字信息保护、阻止垃圾内容、数字信息安全和自我保护等。PURE还融入了全新的功能――密码管理器,它令用户只需记住一个主密码即可进行一键登录,还可以帮助用户创建复杂的高强度密码。在对重要数据的保护方面,用户可通过PURE对数据进行加密、备份,或利用文件粉碎器对文件进行永久删除。对于家庭网络用户,PURE的上网管理模块可以监控未成年子女的上网情况,保护他们不受恶意内容侵害,保证家人健康上网。 除了技术方面的创新,PURE还为用户带来了更好的使用体验和更多的帮助。卡巴斯基实验室专门为PURE用户开辟了一条专属服务通道,只要购买PURE成为精英会会员,即可获得由卡巴斯基定制的PURE贵宾卡,并享受免费一年的私人安全顾问服务,具体形式包括电话、邮件、短信及十次预约式用户上门服务。如果用户不希望个人隐私、机密数据、公司优秀商业秘密被泄露,卡巴斯基PURE还能够提供VIP专属服务。虽然这类服务并非卡巴斯基首创,但却被其首先应用在安全领域。 个人信息安全论文:常州市大学生社交网络个人信息安全意识研究 [摘要]运用问卷调查对常州市本科大学生社交网络个人信息安全意识和能力方面进行评价,提出大学生社交网络个人信息保护方面的对策。 [关键词]个人信息安全;大学生;社交网络;安全意识 1数据来源 通过查阅相关文献,搜集与社交网络个人信息安全意识的相关资料,确定了调查问卷内容,共16个问题。本次问卷主要在常州市四所本科高校发放,回收有效问卷578份。本次调查时间为:2016年7月2日至7月8日。本次调查涉及河海大学常州校区学生176名、常州工学院学生76名、常州大学学生152名和江苏理工学院学生173名。其中,调查对象以大一、大二、大三的学生为主,大四学生偏低,男女比例相对均衡。 2个人信息认知 最高人民法院、最高人民检察院、公安部《关于依法惩处侵害公民个人信息犯罪活动的通知》(公通字〔2013〕12号)明确规定:“公民个人信息包括公民的姓名、年龄、有效证件号码、婚姻状况、工作单位、学历、履历、家庭住址、电话号码等能够识别公民个人身份或者涉及公民个人隐私的信息、数据资料。” 21个人信息保护范围认知 关于受访者对个人信息保护范围的理解,44%的受访者大概知道,31%的受访者知道,14%的受访者不太清楚,只有10%的受访者表示非常清楚,而有41%的受访者表示不知道。其中,个人信息与个人隐私的范围难以界定。个人信息与个人隐私存在联系,个人信息与个人隐私的保护范围之间具有交错性,但不可简单等同。个人信息范围的界定,取决于对个人信息的定义:个人信息具有可识别性,能与某个特定个体的人格和身份建立起联系;个人信息具有交互性,其发挥自身作用的空间就是信息主体与外界的交互过程,信息主体依循自身的意愿对个人信息进行合理的利用,以便在社会交往过程中占据一个有利的地位。 将调查数据按受访者的年级进行细化分析,不同年级受访者对于个人隐私的掌握情况大体一致。相对而言,非常清楚安全隐私范畴的大四受访者比例为1724%;知道安全隐私范畴的大三受访者比例为3526%,大概知道安全隐私范畴的大一受访者比例为4651%,不太清楚安全隐私范畴大二受访者比例为1943%。可见,随着年级的增长,对个人信息范围的理解有所深入。 22个人信息暴露在社交网络上的看法 在大数据环境下,用户对社交网络上的个人信息的控制能力减弱,易被非法分子利用。如身边出现的多起身份窃取案件,通过获取用户微信号里动态、头像等信息,进行账号完全“复制”,假冒本人向亲友借钱。通过用户的动态、地理位置、跟踪用户、实施盗窃等。可见,社交网络上个人信息安全面临着前所未有的威胁。关于对个人信息暴露在社交网络上的看法,3189%的受访者认为个人信息暴露在社交网络上很严重,应该采取措施避免不良影响,5806%的受访者表示有点担心,应注意个人信息安全,919%的受访者表示个人信息暴露在社交网络上无关紧要、很正常。这反映出大部分大学生在社交网络上个人信息保护方面有一定的安全意识。 23是否会阅读社交网络服务商的用户服务协议 社交网络服务商和用糁间通常存在着一个用户服务协议,以明确相互之间的权利义务关系,通常由用户在向社交网络服务商注册时,通过点击确认而成立,对双方都具有约束力。首先,用户协议内容由服务商预先拟定,用户只能接受或拒绝接受,没有协商的余地;其次,服务商往往在用户协议中极力维护自身利益,对用户权利则多加限制:一般将用户协议分布在其他页面中,内容晦涩繁杂,将对用户权利造成不利影响的条款隐藏在其他条款中;社交网络服务商可随时单方修改服务条款内容,一旦用户继续使用则意味着接受新条款;社交网络服务商保留自己对条款内容的最终解释权。 关于是否会阅读社交应用服务商的用户服务协议上,4974%的受访者偶尔阅读,3692%的受访者不会阅读,1179%的受访者经常阅读,而156%的受访者根本不知道用户服务协议。调查结果反映出,大部分大学生对于用户服务协议的态度是知道有用户服务协议,但不够重视。 24个人信息被泄露时是否维权 在社交网络上个人信息泄露的途径有很多:服务商泄露个人信息(不良商家泄露或黑客入侵)、用户社交网络上晒信息(自拍、姓名、学校等)、电脑感染木马病毒导致信息被窃取、不法分子利用网站漏洞入侵数据库、用户随意连接免费Wi-Fi或扫描二维码等。而个人信息被泄露后,轻则广告骚扰源源不断,重则人财两空。而相应维权方式有:向互联网管理部门、工商部门等相关机构进行投诉举报;向公安部门报案;向侵权人索赔。然而一般金额相对较小的案件追回概率低。从数据可以看出,大部分大学生个人信息被泄露时,维权意识不强,2882%的受访者表示会利用法律手段为自己维权,6736%的受访者表示只要没造成太大损失不会维权,382%的受访者选择其他方式解决。这跟目前信息安全侵害所带来的总体损失程度不严重有一定关系。 3个人信息安全能力 31个人信息填写 4479%的受访者表示在知名的社交网络会填写真实信息,但是在一些论坛或者别的需注册的网站说不准了,2587%的受访者如实填写,2535%的受访者会填写真假参半的个人注册信息,278%的受访者表示网络上的都是假的,所以随便填,122%的受访者选择了其他。 在社交网站上公布的个人真实信息 32设置 密码设置是个人信息保护的重要部分。调查结果显示,超过一半受访者倾向于设置安全性较低、安全性一般的密码,其中5277%的受访者表示设置密码时会采用字母、数字、符号中两种的组合等安全性一般的密码,而3754%的受访者表示设置密码时会采用字母、数字、符号三种的组合等安全性较高的密码。可见,大学生个人密码设置能力不高。 33网络应用之间的相互绑定现象 6932%的受访者表示社交应用间存在相互绑定现象,3068%的受访者不存在相互绑定现象。这里绑定是指用一个社交应用的账号密码可以授权登录另一个社交应用,应用间相互关联、分享信息。这在方便用户的同时,大大增加了个人信息被盗的风险。一个账号密码丢失,可能引起多个应用上个人信息被窃取,从而使用户信息更加透明,更易使不法分子侵害用户权益。调查结果显示,大多数大学生社交应用间存在相互绑定情况,个人信息被盗风险增加。 个人信息安全问题程度认知 4社交网络个人信息保护对策 41提高大学生个人信息安全素养 用户的安全意识是保障网络信息系统安全的首要因素。大学生应谨慎对待个人信息,有基本安全意识。当个人信息被不法分子利用时,能够有效维权。 高校可结合本校学生的实际情况,与相关信息安全部门、公安部门合作,开展相关安全知识普及工作,提高大学生个人信息安全意识。 42加强个人信息安全法律法规建设 目前,政府的相关法律体系等还未构建完全,相应的奖罚机制还不够成熟,政府应将信息安全保障政策体系化,建立完善的体制系统。应尽快制定出台《信息安全法》,并将其作为网络信息安全法律体系的基本法。对信息保护明确标准,对信息泄露苛以责任。要求网监部门切实担负起监管职责,执法部门应严惩网络犯罪。明确各部门之间的协作互动机制,形成监管合力,提高对网络环境进行治理的效率。从而规范社交网络服务商行为。立法还应充分考虑到信息技术发展的持续性,为信息技术的发展预留空间。 个人信息安全论文:大数据背景下的个人信息安全问题 摘 要 大数据作为继云计算之后信息技术领域一个新的产业增长点,正在影响着人们的工作、学习和生活,包括生活方式、工作习惯和思考模式等。但是,人们在与大数据环境交互过程中,个人信息安全正在受到极大的威胁。本文以此为出发点,探讨了大数据背景下个人信息的具体应用以及存在的安全问题,并针对这些安全风险提出了应对的措施和具体的建议。 【关键词】大数据 大数据背景 个人信息安全 隐私保护 1 引言 在互联网环境下,“信息爆炸”产生了海量的数据,催生了大数据时代的到来。据统计,Facebook每天生成的日志数据达300TB以上;互联网上每天产生的数据内容可以刻满1.68亿张DVD;Twitter每天处理的推特数量超过3.4亿;等等。这些数据足够表明,我们已经身处大数据环境下。在大数据时代,大数据以及深深影响着人们的工作、学习和生活,人们在互联网上的行为都会被系统所记录,包括个人基本信息、购买记录、日常操作习惯等。对于商家而言,这些数据一方面可以深入发掘用户的需求,从而改善相应的产品和服务,同时也可以实现精准营销,从而产生更多的经济效益。但是,这些数据也会暴露个人的隐私,个人信息安全存在很大的风险。因此,本文站在大数据背景下,来对个人信息安全这一关键问题进行深入探讨,在分析信息安全风险的同时,结合相应的技术提出具体的解决措施和方案。 2 大数据背景下个人信息的使用现状 在大数据时代,大数据与传统行业进行了深度融合,从而诞生了新的业务和新的商业模式,在此过程中,个人信息得到了具体的应用。 2.1 商业领域 在商业领域,特别是零售行业,个人信息会被准确的记录并存储。消费者的每一次消费,包括购买商品的名称、时间、地点等,系统都会进行保存,通过这些数据,商家就会进行深入分析,分析消费者的购物偏好,进而预测消费者的消费需求,从而实现精准营销的目的。基于消费者消费的大数据,可以准确反映消费者消费商品之外的某些信息。比如,一个典型的案例是美国的一家零售商通过用户消费数据的分析,比家长更早知道其女儿怀孕的事实,并通过邮件告之 2.2 医疗领域 在医疗领域中,通过个人信息的记录可以实现个性化的治疗。比如,基因组数据,是以个人基因组信息为基础,通过大数据创新技术研究疾病和特殊药物之间的关系,在此过程中,由于考虑到了遗传突变的因素,医生可以根据基因的不同需要实现不同的用药,进而为患者制定最佳的治疗方案。 2.3 社交领域 随着社交软件的不断增多,大大丰富了人们的社交需求。在国内,最具代表性的是为腾讯2011年推出的微信,该软件能够快速地文字、语音和图片等多媒体信息,而且通过朋友圈使得信息在瞬间被更多的人关注。在功能上,微信已经不仅仅是一款简单的聊天社交工具,而是营销推广、商业支付等的一款综合性工作平台。用户在使用微信的过程中,个人信息也会被不断记录,比如基于位置的服务(Location Based Service,称LBS),让朋友圈的好友准确知道用户在什么位置了什么信息,同时,通过“附近的人”可以结交更多的好友等,这些都是个人信息在微信软件应用中的具体体现。 3 大数据背景下个人信息安全问题的提出 随着新技术、新工具、新平台的出现,用户在具体使用这些媒体的过程中,个人信息都会被记录,一方面方便了用户自己的工作、学习和生活,同时,也让用户觉得系统无时无刻地在“监控”着自己的各种行为。 随着硬件存储成本的下降,以及商家对消费者个人信息和消费数据的重视,他们更乐意通过较低的成本存储更有商业价值的数据。据中国互联网网络信息中心统计,截止2016年底,我国网民规模为7.31亿,较2015年的6.88亿增加了0.43亿。伴随着“互联网+”的深入推广和应用,个人信息会被各个系统和平台所记录和存储,这也在一定程度上提高了个人信息被泄露的可能,个人信息安全已经成为一个重要的社会问题。因此,非常有必要作为一个社会普遍关注的问题被提出来,以期从多个方面引起高度重视。从具体的表现来看,个人信息安全具体如下: 3.1 帐户被盗风险加剧 在大数据环境下,人们为了体验各种工具和平台,就会有多个帐户存在,每一个帐户在申请时平台会要求与邮箱或手机号进行绑定,这样,一个邮箱或手机号就会与用户的多个帐户进行关联。同时,各种工具或平台间也为了方便用户操作,也会加强合作,通过一个帐户就可以访问多个应用或平台。这样,无形中加剧了帐户被盗的风险。 3.2 隐私问题堪忧 在大数据背景下,人们在心情、互动交流过程中,会在不经意间泄露个人的一些信息,比如地理位置以及日程安排等。同时,大数据背景下数据的关联性很强,随着数据来源的增多和数据量的增加,通过数据和数据之间的深度分析,就会暴露个人的某些隐私信息。 3.3 用户个人信息控制权减弱 在大数据背景下,个人的图片、心情或交流的话题等,很容易被访问和传播,使得用户个人信息控制权明显减弱,在一定程度上会加剧个人信息被泄露的风险。 在传统的网络环境中,商家控制了数据的存储与运行环境(这里的数据主要是商家自身的业务数据),用户可以通过密码学技术手段保护自己的数据,也就是说,用户的个人信息安全是有一定保障的。但是,在大数据背景下,一些商家既是数据的生产者,同时又是数据的管理者和使用者,所以,用户使用传统的技术手段保护个人信息是非常困难的。 4 大数据背景下个人信息安全的建议 4.1 优化个人信息安全保护技术 在传统的网络环境下,一般采用数据加密等技术手段实现信息的安全保护,与此同时,通过安全漏洞修补、防篡改等手段保护敏感的和重要的一些数据。但是,在大数据环境下,这些技术手段具有一些局限性,不能实现更广泛、更深入的保护。大数据环境下,需要建立针对云、管、端的安全模型,在个人信息安全保护方面,要主动感知。要根据海量数据的特点,建立适合用户身份信息验证的“符号化”手段,通过符号标记用户身份信息,有效规避了大数据背景下数据内容的交叉检验,这样在技术上提高了个人信息的安全性,同时也便利了使用网络的方便性。除此之外,还有以下技术可供参考: 4.1.1 数据匿名保护技术 大数据背景下,数据匿名保护是比较复杂的,但却是实现其隐私保护的优秀关键技术与基本手段,其具体原理和算法这里不做讨论。 4.1.2 社交网络匿名保护技术 社交网络中的典型匿名保护隐藏了用户的标识和属性信息,同时也隐藏了用户之间的关系。因此,要获取用户的个人信息,就需要通过各种攻破属性获取用户身份信息,这是非常困难的。 4.1.3 数据水印技术 4.1.4 数据溯源技术 4.2 加快个人信息安全保护的统一立法 目前,从信息安全的相关法规来看,我国已出台了一些制度和措施,比如2013年2月实施的《信息安全技术公共及商用服务信息系统个人信息保护指南》,使得我国个人信息保护工作正式进入“有标可依”阶段,其显著特点是规定个人敏感信息在收集和利用之前,必须首先获得个人信息主体明确授权。但是,在具体实施过程中,效力等级不高、惩罚力度过小,未能真正起到保护个人信息安全的目的。因此,在大数据背景下,迫切需要针对大数据环境的个人信息安全立法,规范相关商机和利益平台的行为准则,提高个人信息泄露的犯罪成本。 4.3 提高公民个人信息安全防范意识 互联网特别是移动互联网等技术的发展,给人们的工作、生活和学习带来了极大的便利,但是也在一定程度上增加了个人信息泄露的风险。因此,在大数据背景下,要提高公民自身的信息安全防范意识,通过宣传教育等措施,提高人的安全防范技能,增强个人信息安全保护的意识。比如,不能随意上传个人的私密图片,不能随意登录银行帐户,一般不要开启智能终端定位功能等,除此之外,要提供安全措施,比如使用完某项应用后要及时清除Cookies,增强密码安全设置级别,定期扫描并修复系统漏洞等。 5 结束语 大数据时代的到来极大促进了社会的发展,并与传统行业融合过程中催生了新的产业和商业模式,但是,大数据也带来了新的个人信息的安全问题。本文从个人信息在大数据背景中的应用现状出发,提出了个人信息安全的问题,并在借鉴国外做法和中国实际的基础上,提出了具体的解决措施和建议,以最大限度地降低个人信息泄露的风险,从而促进个人信息在大数据背景下得以有效保护。 作者简介 曹敏(1981-),男,福建省建瓯市人。大学本科学历。讲师。主要研究方向为计算机网络技术。 作者单位 福建江夏学院 福建省福州市 350108 个人信息安全论文:微信平台个人信息安全保障研究 摘 要:微信作为一种新型的即时通信工具,虽然方便快捷,但却引发了诸多安全问题。本文分析了在微信社交平台中购物及娱乐引发的个人信息安全风险,针对这些风险提出了相应的保护对策。 关键词:微信平台;个人信息安全;社交网络 随着信息技术的不断发展, 移动互联网已经渗透到了人类生活的方方面面。微信作为一种新型的即时通信工具,是大数据时代移动互联网成为发展趋势的必然写照。它以操作简单,支持文字输入、 语音、 图片等特点,拥有了大量用户,这种新型的通信工具已然成为了人们的新宠。然而,微信就像是一把双刃剑,带给我们便利的同时也蕴藏着无限的危机,近几年,由于微信社交功能而造成的个人信息安全风险层出不穷。如何认清在虚拟网络下的安全风险及如何在新形势下加强个人信息安全保护,成为大数据时代首当其冲的问题。 一、微信平台下的个人信息安全风险 微信,作为一种全新的社交媒介,最大的成功之处在于传播技术的不断创新满足了受众追求新事物的好奇心理,改变了传统意义上的人际交往格局。用户通过使用 “附近的人”“摇一摇” 等社交功能, 从附近众多显示出来的用户中,结交自己想认识的朋友。虽然这种交友功能便于用户找到或结识具有吸引力的新朋友,但使用者的信息也会暴露于公众之中,加剧了个人信息的安全隐患。 1、查找附近的人。点击查找 “附近的人”功能后用户会看到 100 m~1 000 m 范围内同样使用过此功能的用户。一些不法分子对用户的图片等个人信息加以收集、 加工、 利用,得出有利于自己的信息,进行敲诈勒索行为。据统计,近几年仅国内媒体报道的利用微信引起的犯罪案件就多达 60 余起,其中强奸案高达半数。 2、摇一摇。“摇一摇” 是微信推出的一个随机交友程序。通过摇动手机可以匹配出同一时间使用此功能的用户,这种有筛选性的择友方式使得用户既张扬了个性,又满足了自己的需求。因此,“摇一摇”上线后很快便达到了每日多达 1 亿次的使用次数,它的简单、 便利,快速地帮助人们扩大了社交圈,然而这样的便捷也对个人信息安全构成了巨大的威胁。微型 “摇一摇” 的社交功能并没有信息控制及筛选功能,人们的交流具有极大的自由化、 开放性、 匿名性, “u一摇” 的便捷使得人们对于微信另一端的使用者降低了警觉性。不法分子利用用户的这些心理,可以轻易地获得用户的个人信息。 二、微信购物和娱乐平台下的个人信息安全风险 微信原本是一款基于手机端的社交软件,在第三版更新后出现了微信 PC 端,于是社交形式由最初的微信好友和朋友圈扩展到微信公众平台,使群发消息给关注的用户得以实现。 无数的商家眼球被用户群吸引,更看到了隐含在人群之后的巨大商机。 1、微信购物。“微店”“微商城” 等购物方式,是基于微信平台而研发的一种电子商务系统,能够实现大多数个体的商业需求。消费者只要通过微信商城平台,就可以实现商品查询、 选购、 订购与支付的线上线下一体化服务。由于这些平台建立成本较低, 只需按照要求填写申请后便可以进行交易,没有相关的安全体系进行保障,因此易发生纠纷。 2、测试游戏。“测出你的前世今生”“测算基因看你未来开什么车” ,等等。近来,不少人通过朋友圈的信息共享玩一些游戏并随手转发。虽然这些只是名义上的测试游戏,但实际上却很可能是不法商家利用测试来吸引用户的眼球而随之盗取个人信息的方式。据了解,绝大多数游戏在进行测试时均需要输入姓名或手机号等个人信息,商家很容易全方位掌握用户的相关信息。此外,有网络安全人士指出,有的游戏或社交网络还会向手机软件植入木马程序,致使用户手机中的手机银行和支付宝等交易软件安全性降低。 三、微信平台下的个人信息安全保护对策 1、加强对微信平台的监督管理。不法分子屡用微信进行犯罪的最根本原因是由于我国未实行微信实名注册用户,不法分子可以用不同的手机号进行多个账户的注册,案件发生后若罪犯注销或停用账户我们就无法进行追踪。因此,应当在确保个人信息不会泄露的前提下实施微信后台实名制原则,减少不法分子运用这一漏洞而进行犯罪活动。与此同时,应该加大对微信的监管力度,对交流中可能出现的不法信息、 敏感话题予以提醒。 2、加强个人信息保护。在我国,人们对个人信息的认识比较模糊,重视不足。个人信息的随意传播、 公开、 泄露、 滥用的现象随处可见。微信的使用,朋友间的交流或朋友圈信息的公开、 共享使我们有意或无意地泄露了个人信息。开启定位系统、 打开测试网页,每一次社交程序的应用都可能将我们的个人信息输入商家预先设计的数据库中,成为商家日后获利的筹码。国家相关部门应当加快建立与个人信息安全相关的法律体系,对个人信息进行正规的管理和规范,以保证个人信息能够在合法、合理的状态下流动。 3、加强思想道德教育以提高道德风尚底线。面对网络信息纷繁复杂、 难以辨别真伪这一现象,腾讯公司应当在大力宣传推广微信产品的同时,定期推送具有加强思想道德教育的短文,开展网络伦理道德教育,并在道义上提醒广大微信用户可能存在的安全隐患。 4、提高自身防范意识。许多微信用户习惯于在朋友圈随意公开自己的状态及位置信息,同时晒出自己或与朋友、 家人的近照并伴随各种炫富行为,以渴求得到他人的赞美或崇拜。岂不知这样的行为容易使有些不法分子利用。因此,我们在朋友圈中应该少用真实照片或者在使用“附近的人” 后应当及时 “清除地理位置” 并退出,同时开启 “加我为好友需要验证” 功能。此外,在与陌生人进行交流时要随时保持警惕,尤其是女大学生,不要因为对方的花言巧语而放松警惕,泄露个人的重要信息。另外,面对网络上新兴起的代购行为,我们不能盲目地相信及追求,应该用怀疑的态度去辨别商品的真假性及卖家的信用,从而提高自身防范意识。 四、结束语 如今的微信已经不仅仅是一种即时通信工具,更是一种新型的社交网络平台。面对个人信息泄露的现象,我们应当提高个人信息安全的保护力度,根据微信的特点,加强对微信的监管力度,并要求各监管部门分工明确,承担不同的监管职责,建立和加强微信的监管体系。
工程资料管理论文:公路工程项目资料管理论文 1项目资料管理的重要性 项目资料是公路工程施工全过程的真实记录,是项目管理的一部分,也是检验工程施工过程和质量安全的依据,反映了工程施工过程管理的全貌。加强资料管理是提高公路工程企业管理水平,强化项目管理不可缺少的内容。项目资料是工程实体质量形成过程和定型后的客观见证,是评定单位质量等级的依据,也是施工过程中程序性、指导性的文件。 2项目资料管理的主要内容 项目资料管理主要涉及以下几个方面:1)施工技术资料:实施性施工组织设计、开工报告、专项技术方案、技术交底、图纸会审、施工定位及复测记录、施工日志、技术总结等。2)质量保证文件:各种原材料、成品及半成品合格证书,材料及混合料检验、试验报告等质量保证文件。3)施工自检资料及质量检验评定记录:工序自检资料,施工原始记录,分项、分部、单位工程质量评定资料。4)有关往来文件:有关施工图纸变更、施工方案变更、投资、质量、进度及技术控制等方面的往来文件。5)照片、音像资料及其他资料:反映公路工程建设项目重大活动、重大事故、自然灾害及异常现象、隐蔽工程及工序施工的照片、音像。有关竣工资料的收集、整理工作等。 3项目资料管理中遇到的常见问题 公路工程项目资料管理是一个系统性工程,点多面广、人员素质不高和部分施工单位领导“重外轻内”的思想成为难点。1)普通存在不重视内业的现象。长期以来,施工单位普通存在重实体、轻内业的现象。大部分领导普遍认为资料管理没什么技术含量,项目开工后只是为了岗位配置的需要,随意低薪聘用业务素质不高的人员担任资料管理工作,由于工资待遇低,人员不稳定,更换时交接手续办理不清,导致出现资料严重缺项漏项、数据错误等问题。2)资料管理责任不明确。项目资料管理较混乱,部分人员责任心不强,施工日志填写不规范,不全面;施工原始记录填写无统一规定,随意性较强;工序资料整理不及时、不细心、签字不全;施工技术资料平时不总结、不收集归纳;影像资料留存不完整,摄影时抓不住重点,对照片无相应文字说明;资料存档不规范等。 4加强工程项目资料管理的几点建议 4.1改变思想观念,重视资料管理的重要性 公路工程资料的特点是多、全、杂,项目内业资料应具备原始性、真实性和合法性的三大特性。项目资料贯穿于公路建设全过程,加强项目资料管理,提高资料的整体水平,确保工程建设质量,是工程施工的一个重要内容。项目领导应提高思想认识,重视资料管理。 4.2加强培训、提高素质 施工单位内部要加强资料员培训,行业管理部门和质量部门在适当时机也要多举办一些专业培训班,提高资料管理人员的业务水平、技术素质。对新员工必须进行资料管理和档案管理基础知识培训,同时组织定期与不定期的学习和交流,努力提高工程资料管理整体业务素质,逐步建立一支高水平的公路工程资料管理队伍。 4.3明确分工、责任到人 加强领导,各施工项目至少有一名分管领导,负责抓项目资料的编制和落实,并配备具有工程技术和档案管理基础知识的专职资料管理人员。公司应制定内业资料管理责任制,健全各类资料分类整理、保管制度、责任明确。施工过程中加强监管力度,配备充足的编制人员,使资料收集、整理与工程施工同步,做到“边施工、边整理”,达到工程完工竣工文件编制完成的目的。项目部应加大管理、监督力度,将资料管理岗位纳入项目管理考评细则。 4.4完善工程资料编制办法,规范资料填写程序和要求 工程资料是施工单位在建设过程中形成的各种信息记录,是施工全过程的记录文件。项目开工前业主应详细了解上级有关部门的相关标准与规定,结合项目实际情况制定适合本项目的工程资料编制办法和要求,尽量避免出现更换表格、加表格等现象,以保证资料的及时性、真实性。开工初期,项目资料管理人员对业主下发资料编制办法要进行仔细核对,若发现缺项漏项、内容错误等问题,及时和有关部门进行沟通完善。严格按《公路工程质量检验评定标准》详细划分分项、分部、单位工程。施工资料填写前,记录人员必须深入工地与相关人员现场检验复核各道工序,认真记录原始数据,并规范各种文字说明用语,对施工重点部位应进行全过程记录,特别是隐蔽工程的记录,记录要详实,有据可依。所填写的资料要做到字迹工整、数据真实、签字齐全、不得涂改,并符合相关规范要求。对已完成的资料及时进行分类归档整理,并及时建立电子档案。 4.5加强影像资料管理力度 项目部应制定影像资料管理办法,明确责任,指派专门或兼职管理员负责具体工作,且在项目施工期间,定期或不定期对项目部全体人员进行摄影培训。平时由现场负责人员对施工过程中的每道工序、隐蔽工程、关键部位进行拍照、摄像;对重要事件、工程重点部位施工及发现现场施工情况与设计文件不相符时进行拍照、摄像,并做简短文字说明,注明施工部位、施工时间及施工内容等,为工程保留第一手资料。 4.6利用网络信息平台,总结推广先进技术 随着公路建设机械化、现代化水平的不断提高,新型技术的运用越来越广,工法、专利技术编制及申报工作广泛开展。项目部应成立科研技术小组对本项目技术难点、技术创新点及四新技术的应用通过提炼,总结归纳编制并申报相关部门,公司内部可建立网络信息平台推广运用先进技术。 4.7实现项目资料管理的微机化、信息化 人类社会进入了信息化时代,计算机技术在公路工程中的应用更加广泛,但公路工程资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误和工程结束剩余的表格造成大量纸张浪费。同时,纸质版资料在运输、保存及查阅上,都有着很多不便。实现项目资料管理的微机化、信息化,对加强公路工程项目管理标准化,提高公路企业管理水平有着十分重要的意义。 5结语 项目资料管理是项目管理过程中的一项重要工作,只有不断提高施工单位的管理水平和质量意识,提高资料管理人员的综合素质,才能保证工程资料编制及时、完整、准确、合理,从而为创造精品工程提供真实、可靠的质量保证资料。 作者:唐倩 单位:甘肃路桥建设集团有限公司 工程资料管理论文:建筑工程项目资料管理论文 1.工程项目施工技术资料的作用 (1)工程实体质量过程控制最直接的见证依据就是施工技术资料。对于建筑工程来说,工程施工过程中逐步形成了工程实体质量,工程实体质量为工程技术资料所反映。(2)施工企业综合管理水平直接为施工技术资料所体现。在施工过程中所涉及到的技术资料系统化的转化为施工技术资料,施工过程中的各个阶段、各个节点都会被全面的记录下来,这属于施工单位直接成果之一。完善的工程技术资料对于用户对工程的整体质量的全面了解有很大的帮助,通过对工程技术资料的了解分析也将对施工企业的综合管理水平有了初步的认识。(3)施工技术资料为工程维修、管理、使用、改建以及扩建提供了重要帮助。由于工程交付使用后,由于多种原因都会导致存在各种质量问题,需要进行修复,此时竣工工程的技术资料档案将显得尤为重要,尤其是所涉及到的室外管网配套工程,技术人员依据施工技术资料可以掌握详细的管线布局,相关人员可以根据所掌握的相应的采取措施。(4)施工技术资料为工程价款调整提供了重要的依据。如果所涉及到的施工变更技术资料非常完善,那么对于变更索赔结算都会产生积极地影响。所以做好工程变更的收集整理工作会对项目成本控制以及索赔工作提供了极大的便利。 2.建筑工程项目资料管理的基本要求 结合项目施工的具体情况,工程项目施工技术资料有以下几点要求:及时准确、真实全面、规范系统。(1)工程技术的优秀就在于及时准确性,只有把各种原材料的质量文件证明及时准确的收集起来,及时准确的把把各项分部工程质量评定等涉及的原始记录做好,并及时的进行归类存档,保证施工技术资料同工程同步进行,真实合理是确保后续工作正常进行的有力保证。(2)真实全面是施工技术资料的重要支撑,真实全面的施工技术资料为工程质量评定验收备案提供了重要的依据,如果做不到这一点,施工技术资料将是徒劳的、无意义的。虚假片面的施工技术资料会极大的误导建筑施工单位质量评价,导致工程的后续扩建遭遇很多麻烦,对于工程质量状况施工以及过程的全面了解都是极为不利的因素。(3)规范系统是工程施工技术资料完整准确奠定了坚实的基础,必须严格按照有关工程标准、规范以及法规对施工技术资料进行填写整理,同时进行规范分类,实现工程技术资料的标准化、规范化、系统化。 3.建筑工程项目资料管理存在的问题 第一、工程资料不真实。施工资料最基本的要求就是真实性,如果资料做不到真实性,那么资料将会变得毫无意义。例如一些工程的资料数据编辑的完美无缺,例如土方开挖评定的基槽开挖长度,误差值非常的小,仅仅达到了几个毫米,这么完美的数据将是无意义的。第二、资料的时效性比较差,经常出现遗漏现象。当前的施工单位专职资料员数量并不多,经常所遇见的是由一个资料员对多个工地资料进行全部兼顾的情况,不能将其固定在同一个工地上,平时的施工技术资料只是由施工员代为保存,这样做的会造成资料的时效性大打折扣,遗失情况时有发生,这对于竣工的验收以及项目结算都会带来不必要的麻烦。第三、施工资料完整性差。资料员为了最大限度的赚取更多的经济利益,往往孤身一人兼任多个工程项目的施工技术资料,偷工减料的现象时有发生。工程的实际情况是较大工程一层的钢筋混凝土往往分层进行施工,或者分阶段施工,但是为了节省时间资料员仅仅展开一个整体进行评定,这样做导致工程实体无法真实的反映出来。 4.解决问题的有效途径 首先,建立健全并不断完善施工管理体制,全面提升资料员的专业素质。要想实现这一点施工企业首先要做的是将施工资料管理制度予以健全完善,单独的设置出用于负责施工资料管理工作的管理机构;其次,要定期展开一些培训活动,加强对资料管理人员的培训管理,确保他们不断地提高自身的专业知识水平和工作责任意识,为资料的管理奠定坚实的基础;再次,监理人员应该尽职尽责,做好自己的工作加强对施工资料的检查力度,督促施工单位相应的做好施工技术资料的编制与管理工作。其次,做好资料收集工作。施工资料的形成需要一个相对漫长的时期,来源非常的广泛,形式多种多样。所以工程资料的收集贯穿于工程建设的初期原始资料以及工程实体施工进行中的同步资料。对资料展开分阶段展开整理归类。确保资料具有相应的真实全面性、有效性以及准确及时性,充分的将施工技术资料的价值体现出来。 5.结束语 综上所述,工程技术资料对于工程来说是至关重要的,其是对工程主体建设的现场管理、质量控制以及各项信息数据的原始记录,为工程的扩建改建提供了重要的依据,为人们的生命健康提供了强有力的保障。重视工程资料管理是对整个工程负责人的表现,是对生命的关爱。在具体的实施过程中会遇到不少问题,所以相关人员要不断总结探索,不断总结,作出应有的努力。 作者:张巧宁 单位:陕西建工第五建设集团有限公司 工程资料管理论文:市政工程施工技术资料管理论文 1、工程竣工备案缺乏及时性和准确性 在竣工验收阶段,部分施工企业只注重验收过程是否合格,却忽视施工各项资料的时间、内容是否填写完整、施工技术资料与监理审批资料的对应等,更忽视工程的竣工备案工作,导致在对工程的后期资料查阅时,漏洞百出、自相矛盾。 2、资料管理人员缺乏工作责任心 很多施工单位只注重现场施工人员的能力培养,却忽视了对资料管理人员的能力和素质培养。一个优秀的工程,不仅需要工程技术和施工人员去发挥能力和责任心,也需要资料管理人员付出艰苦的努力,只有在企业所有人员的共同努力下,才能打造出一个合格的市政工程。 3、提升市政工程资料管理工作效率的措施 3.1建立并健全资料的管理制度 工程的项目管理部门,要在工程的建设初期根据国家及行业标准,再结合工程的实际情况,制定出适用于该工程的资料管理细则,例如《资料员职责》、《技术书籍借阅制度》、《内业资料的收集范围和工作细则》等,并明确参与工程建设的各单位对应承担的工程资料的责任。同时,监理和管理单位,要制定出一套切实可行的竣工资料需求的样本和表格,来作为各参建单位整理资料的参考和依据,以此保证资料格式的统一性。市政工程建设的内业资料得到有序管理,才能确保最终归档的施工技术文件内容上的准确、规范和齐全,确保原材料的使用真实可靠。 3.2项目资料管理要贯穿于工程的始与终 在工程立项时,工程单位就要建立资料管理部门并安排资料管理人员,主要负责对工程项目各阶段的施工技术资料、竣工资料的整理、收集和归档,此工作贯穿于施工的全过程,以确保内业资料真实性和有效性。另外,资料管理人员要认真负责,对工程的建设与其资料的整理工作要保持同步,不得出现先施工后整理的行为。1)编写和整理的工程施工技术资料要严格按照国家、行业或统一规定的格式填写,项目内容齐全、记录完整、真实且准确、书写字迹要清晰。2)采用的原材料、构配件等的材料质量证明文件(包括合格证书、出厂检验报告等)要及时送检。涉及需要抽检试验的,要由具有相应资质的检测机构复试,在复试合格后方可使用。3)在与施工同步的施工管理、试验报告及质量检验资料等记录填写完成后,要由参与现场施工的质检人员和监理工程师签字确认。 3.3确保竣工验收资料的准确性与真实性 市政工程在进行竣工验收时,项目的资料管理人员要与工程的管理部门和监理部门紧密配合,保证工程竣工验收资料的准确性与真实性。确保竣工验收资料能够在工程项目的决算阶段发挥出真正的作用。 3.4认真做好竣工验收资料的整理工作并及时立卷和移交 工程的所有检验批、分项工程等的资料要按照规范的要求填写,并检查资料中是否存在书写错误、报漏等情况。竣工图要及时进行整理,并注意检查竣工图中的结构变更,是否有变更注释、洽商编号、竣工图章等。竣工资料的组卷和移交要以单位工程为基础,并根据当地市政设施工程档案的编制要求组卷成册,复印所需的套数后,将原件移交至档案馆,复印件交于合同单位。 3.5加强对资料管理人员的培训 工程的项目管理单位要加强对资料管理人员的知识教育工作,积极开展对内业资料管理人员的基础知识、原始资料的签证方法、竣工资料的整理与编制等内容的培训。同时,资料管理人员也要积极学习和掌握工程建设专业知识,拓展知识面,努力提高个人的文化素质与业务能力,保证优秀的工程具有优秀的档案资料。 4、结束语 市政工程的施工技术资料是对工程的质量和评定的关键性文件,是工程建设质量管理的全面描述,也对旧工程的改造和新工程的建设有着重要的指导意义。作为项目的内业管理人员,要不断提高个人业务能力,专心学习工程建设的业务知识,保证工程施工技术资料收集记录与保管的准确性、及时性、完整性与系统性,为工程的建档提供基础,为工程的质量提供保障。 作者:韩丽仙 陈国彬 单位:中国中铁四局集团有限公司市政工程分公司 工程资料管理论文:机电工程资料管理论文 随着我国计算机技术的快速发展,推动了机械和电子两方面技术的相互融合,使得机电技术水平有了长足进步。为了保证机电工程质量,提高施工技术水平,就必须做好机电工程资料的管理工作。完备的工程资料不仅可以为机电工程各项工作提供最基本的数据和资料保障,还可以有针对性的对工程施工过程中的难点进行合理控制,起到优化资源配置,完善施工工艺流程,提高工程质量的作用。工程资料多用于施工、建设设单位的资料存档,反映了整个工程的报批、施工和验收等过程,不仅是最原始的工程记录,同时更是质监部门进行质量验收的重要依据。 一、我国机电工程资料管理现状 现阶段,我国大多数施工单位的经营管理理念未能和时代同步发展,缺少现代化的管理理论作为基础,在企业单位生产过程中仅追求利益最大化,对工程资料的管理缺少重视,在企业单位内部更没有形成科学、系统和有效的工程资料管理体系,缺少完善的资料管理细则,导致工程资料管理工作混乱,存在资料收集不及时和竣工后缺少完整的工程资料等诸多问题,不仅给日后建设单位和施工单位双方工作带来隐患,还会给今后工程的管理工作带来不必要的困难。因此,如何解决工程资料管理工作中的相关问题,提高管理水平,是我们面临的首要问题。 二、工程资料管理中存在的问题 1.企业重视程度不够。我国颁布的相关工程质量管理条例和验收管理办法等,都进一步规范了施工单位对工程资料的归档和管理工作。但是,由于单位领导和资料管理人员对此项工作的不重视,同时缺少必要的监管措施,再加上各个施工单位的管理水平差异,最终导致工程建设完工以后,工程资料管理工作的效果差,使得资料归档不及时不完整,延误工程档案的递交,不能真实、良好的反映整个工程的施工建设情况。 2.工程资料丢失现象普遍。工程资料丢失是工程资料管理工作中的常见现象。主要由于资料管理人员的缺乏、资料归档进度的滞后、管理制度的不完善和单位不重视等原因造成。大多数企业在工程建设完工后,认为工程主体项目已经完成,资料的归档和管理工作无关紧要,所以经常出现工程监理资料、技术资料和清单资料的普遍缺失。这不仅间接的耽误了整个工程进度,还会延迟工程的竣工验收,给单位带来不良影响。 3.缺少科学系统的保存机制。工程资料的保存问题主要指在工程建设的整个过程和竣工以后,未能及时依照规范对工程资料进行装订、管理和保存,导致工程资料的缺失和管理混乱等现象。工程资料具有逻辑性强和结构严谨的特点,因此在进行资料归档时,应该按照相关规范,妥善保存,资料整理与工程建设应同步进行。但是当前许多工程参建单位对资料的保存工作并不到位,对资料页码排列和装订工作管理十分混乱,常常存在资料原件和复印件叠放的问题,造成以后区分和选取资料的工作繁琐。部分单位甚至还出现工程资料的错装和遗失问题,严重影响了工程项目的正常进行。 4.工程资料管理机制不健全。工程参建单位的管理水平良莠不齐,有的单位缺少健全的资料管理机制,因此,将会导致工程资料的收集和整理过程中的问题突出,使其难以和工程建设施工同步进行,造成资料缺失严重,在某种程度上制约了工程资料管理工作的有效开展,影响了施工进度和工程质量。 三、工程资料管理的相关对策 1.提高工程资料管理意识。增强工程资料管理意识是提高其管理水平的关键。所以,必须落实工程资料相关知识和制度的同步建设,通过开展宣传教育活动,转变资料管理人员的思想,逐渐规范其工作行为,提高他们的责任意识。在工程开工前,要加大资料档案管理工作的培训力度,积极宣传工程资料管理的重要性,并组织相关管理人员进行专业知识学习,使其具备胜任此项工作的能力,提高管理水平。 2.做好工程资料的整理和收集工作。各项工程资料必须按照工程进度分门别类的进行收集和整理。并且由专人负责,做好各项资料的质量评定和跟踪收集,使资料的整理归档和工程进度同步,并保持连贯性。在整个工程施工过程中,要及时进行资料的整理,发现遗漏和丢失,及时补救,这样才能保证资料的完整性。同时,技术人员应根据现场的实际情况,反复核实数据资料的正确性,避免出现错误的数据资料。 3.做好工程资料的分类工作。由于工程施工是一项繁琐的系统工程,资料相对较多,所以在进行资料管理工作时,要尽量细化,分门别类进行,这样才能方便以后的资料查找,避免资料文件的遗漏。对于机电工程资料可以按照电气资料、图纸资料、监理资料和竣工资料等方式予以区分,便于日后资料的提取和数据的查找。同时,应加强资料的装订管理工作,在获取工程资料后应立即装订,防止缺页和少页的问题出现。 4.强化后期的整理工作。工程资料归纳存档后,并不意味着资料管理工作的完成。在工程施工过程中,往往由于现场的各种问题,需要反复查找工程资料和调取相关图纸、数据等,这就要求资料管理人员要认真记录资料的借阅和存放位置,及时跟踪资料的去向,并做好资料的索回工作,这对工程资料的管理具有重要的作用,可以有效避免资料的流失。 5.建立健全管理机制。建立健全工程资料的管理机制是完善资料管理工作的有效方法。所以,施工单位应建立一个以工程资料管理为优秀的管理办法,从源头上将工程资料管理责任落实到实处,责任到人,逐渐规范资料管理工作行为。 四、结语 综上所述,笔者认为工程资料管理工作应贯穿于工程的各个阶段,施工单位在加大资料管理工作力度的同时,要注重对资料管理人员的培养,使其认真、负责的完成资料的收集、整理和归档等方面的工作,保证工程施工的顺利进行,使其获得良好的经济效益和社会效益。 作者:张清乐 单位:江苏省皂河船闸管理所 工程资料管理论文:建筑工程归档资料管理论文 1建设工程项目的组成建设 工程项目是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成,按照一个总体工程设计进行施工,具有独立的经济核算体系,并能够组建独立的管理组织体系进行工程项目的建设。总分关系为:建设项目单项工程(一个或多个)单位工程。在建设项目形成过程中要经历以下几个阶段:1)项目决策阶段:编制项目建议书、编制可行性研究报告。2)项目实施阶段:编制设计任务书、初步设计、技术设计、施工图形成、施工过程、竣工阶段、运行阶段。项目管理的范围就是从工程建设项目开始至其完成结束,通过项目的策划和项目的控制,以使项目的进度目标、费用目标、安全及质量目标得以实现的过程。 2建筑工程档案资料的形成 2.1施工资料的形成过程及相关资料 施工资料的形成过程也是一个工程项目逐步成型的过程,在此过程中离不开各方主体的相互协作和配合,而各方主体在行使自己的权利和义务时,将相关的内容以书面的形式体现出来,形成了建筑工程资料。由于各方主体的工作内容有所不同,故形成的工程资料也具有相异性。施工方资料体现工程项目实体形成过程中的质量资料;监理方资料体现监督项目实体形成过程中的监控资料;而建筑单位资料体现过程的监督检查。各方主体形成的资料都应保证其真实、清晰、完整。 2.2施工资料形成的内容 施工单位文件资料:施工方案的形成、向单位相关部门报审并修改、方案通过形成技术交底。施工物资进场资料包括:相关质量证明文件、产品合格证、质量认定证书、产品生产许可证、安装、使用、维修说明书、有关部门出具的检验报告、进口物资检验证、中文版质量证明、有关部门出具的认可文件、材料及构配件进场检验记录、物资进场试验报告、设备开箱检验记录、施工物资进场报验表。检验批质量验收及资料形成过程:施工单位组织施工施工单位过程质量控制、检验施工单位自检监理单位审核检验批资料形成。分项工程质量验收资料形成过程:检验批按要求施工完成并验收合格施工单位自检分项工程质量验收分项工程质量验收资料形成。分部(子分部)工程质量验收及资料形成过程:分项工程施工完成并通过验收施工单位进行资料自检相关单位进行验收并形成分部(子分部)质量验收资料。单位(子单位)工程竣工验收及资料形成过程:分部工程施工完成所含项目均验收合格施工单位自检合格形成自检资料监理单位预验收形成预验收资料预验收及预验资料合格进行正式竣工验收形成单位(子单位)工程竣工验收资料。 2.3竣工图归档 竣工图是归档资料的重要组成部分,是工程施工过程的重要依据,也是工程建成后进行追溯的最直观文件。由于施工过程中的技术变更、设计变更等变化均会在竣工图上体现出来,故成为竣工后建设项目维修、保养、改建、扩建的重要依据。正因如此,应该重视竣工图的归档,并审核竣工图的有效性,使其为后续工作服务。竣工图分三种类型:综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图。凡是不改变原设计结构、工艺等的一般性变更可直接在图纸上标注。凡涉及结构、工艺、管线等重要部位的变更应由设计单位另出相应的图纸并标明图名、图号。 3施工资料存在弊端及解决方案 3.1存在的弊端 1)归档施工资料不详尽、内容涵盖不全面、表格使用不规范等一系列问题,必然影响到档案资料的参考价值。2)施工资料形成过程不严密,缺项、漏项。如材料合格依据模糊、缺乏追溯性,以至于没有参考价值。3)在影响建筑工程的因素发生变化时,会产生一系列特定文件,如设计变更、技术核定、现场签证等。不及时的确认不仅影响工程顺利进行,还可能造成发包方、承包方各方的利益损失。4)不重视分包方资料的及时归档,竣工后由于分包资料而致使竣工资料的收集、整理、归档和移交受阻,给后续工作带来损失。5)竣工后施工资料不能有效的对工程实施监督管理,为后期的质量、安全事故的处理和责任追究提供依据。 3.2解决方案及时、准确、完整、有序以及全方位的进行 施工资料的管理是一项需要迫切解决和逐步深化完善的过程,提高意识、规范管理、奖惩严明相结合,有效解决施工资料的弊端。1)加强施工管理人员及资料管理人员对于《建设工程文件归档整理规范》及相关规范文件的培训、交流、学习,从提高资料员自身素质起步,逐步从源头对施工档案进行全面梳理、整合。2)对以往交回的归档资料,进行全面检查,对查出的各种问题进行汇总、分类、整理,拾遗补缺,并形成文件,一方面完善了施工资料,另一方面也为施工档案的整理提供借签。3)对技术复杂、含有新技术、新工艺、新材料、新能源的施工资料应特别重视,以保证其的有效作用。4)加强与参建各方的联系,尤其是对于分包方的资料管理应规范、有序地进行,不能事中不管理,事后满后抓。5)将奖惩机制与施工管理资料挂钩,既起到约束作用又起到督促作用,从而纠正资料管理中的不规范行为。 4信息技术的应用 随着网络平台的普及,使得项目的各方主体在施工过程中随时随地进行监控成为可能。在施工现场安置相应数量的摄像头,并同网络平台相连接,各方主体很容易通过影像资料来掌握工程实际情况,可以在施工过程中对工程进行管理,避免事后补救的问题。同时影像资料可以同施工资料同时归档保存,相较于书面资料,影像资料更具有真实性、直观性、可追溯性。随着科技的发展,施工资料的管理越来越趋于施工过程资料的管理,充分利用微机管理技术和信息化技术,进行施工资料信息的收集工作,以达到施工进度与现场资料同步,文字资料与影像资料同步,归档资料文字资料与影像资料双重保证,为城市未来的改造建设提供保障。 作者:王丽 单位:山西宝联建筑有限公司 工程资料管理论文:水利工程资料管理论文 1当前水利工程施工技术资料管理中存在的问题 1.1资料管理中数据记录和内容整理不够完整和统一 以水利工程中的水库枢纽工程竣工资料整理为例,由于所记录的数据前后资料不统一,这就造成在技术管理和归档时影响到了最终的实施结果。可见,当前资料管理中数据与内容整理不够完整也是当前水利工程施工技术资料管理中存在的主要问题之一。工程施工报告和竣工报告中,经常会出现数据不统一的问题,甚至在同一个技术管理环节也有可能出现不同的数据信息,这无疑是技术资料管理工作的失误,若是在必要的防汛资料或是水位数值记录方面出现错误,那么势必对工程施工的质量产生极大的负面影响。此外,针对数据内容的归档审核环节也没有落实到位,相关的水利工程技术文件资料经常会存在不完整甚至是缺少技术总结的现象,这显然是技术资料管理工作亟需强化的重要环节。 1.2资料搜集与归档工作欠缺规范性 由于水利工程建设本身在施工规模以及周期方面相对较长,这对于技术条件本身就提出了更高的要求,因此针对施工技术勘测以及工程技术运用等环节的技术资料整理是体现工程施工环节相互融合的有效手段,这对实现水利工程技术施工管理极为重要。然而由于工程设计变更或是技术革新等问题的出现,针对技术资料整理工作的开展是极其必要的。当前水利工程在施工技术资料管理方面无论是技术资料的搜集还是资料归档都缺少了必要的规范化指导,档案工作本身显得极不合理。 2水利工程施工技术资料管理工作的改进措施 2.1从思想上重视水利工程施工技术资料管理工作的开展 作为水利部门技术管理实施的重要依据,施工技术资料管理工作的有效开展不仅将作为水利施工建设的凭证,同时对于工程建设本身也有着积极的指导与促进意义。现阶段,水利建设部门需要从思想意识中提高对技术资料管理的重视,切实将技术资料管理的重要性落实到具体的档案管理各个环节之中,促进技术资料管理工作的有序开展。从规范化管理和现代化管理角度来看,水利工程施工技术资料管理的实施将成为现阶段水利建设部门面对的首要问题,这对于工程档案建设也具有积极的推动意义。技术资源管理从前期的项目立项、技术设计以及正式施工到后期的竣工技术管理都应当做好必要的技术整理与记录工作,完善技术资料补充与配置。针对小型水利工程建设可采取一次性资料整理的方式,而大中型水利工程建设由于施工周期较长,就需要将技术资料管理落实到工程施工的不同环节,实现施工技术与资料管理的同步开展。 2.2施工技术资料管理工作的开展应当与工程建设同期执行 从根本上体现水利工程建设与技术资料管理的一致性,其最终目的旨在更好地保证工程技术资料整理的完整性和科学性。从这一目标出发,首先,在合同协议签订环节就可对工程建设档案资料管理提出相关要求,就其中的资料质量以及完整度等问题作出明确规定。其次,在对水利工程施工进度进行监督与管理的过程中,对技术资料管理内容展开必要的检查,若是在检查或是验收过程中出现资料不完整或是不真实等问题应当及时进行整改。最后,针对施工技术及资料管理之间的同步执行问题还可在工程实际竣工之前建立资料管理小组,就档案资源验收及检查等问题展开实施,确保工程施工技术资料管理的准确性与完整性。 2.3从人员培训方面突出技术资料管理的规划化 通常水利工程施工过程技术人员配备较为充足,而针对其中资料管理工作的专业人才却相对较为稀缺,因此从技术资料管理的规范化角度研究,针对管理人员的技术培训以及课程讲授是不可缺少的,甚至可以通过专家现场指导的方式来提升技术资料管理人员的综合技能,促进档案整理与归档工作的有序开展。除此之外,专业化的学习过程也至关重要,这是管理人员自我素质提升的重要过程,同时对于后期技术资料管理工作实施也有积极的促进意义。技术资料管理的细节方面,一般文件应尽量保存原件,或是复印件附加公章,文件字迹应当尽可能清晰,保证图表图样的整洁,无论是任何形式的技术资料都应当与规范化的存档要求相符合。 3结语 综上所述,从水利工程施工技术资料管理的基本过程分析,无论是其中的项目可行性研究还是设计决策与施工技术监理等环节,都需要对其中相关的文字、声像、图表以及设计图纸进行有效的整理与保存,通过各种载体实现对历史记录的及时整理与归档。这一技术资料管理过程对于水利工程技术管理及运行有着极其重要的指导意义,甚至对于类似工程项目的实施也有着宝贵的借鉴作用。从当前水利工程施工技术资料管理存在的问题出发,必要的整改措施除了需要在技术资料整理的科学性与规范性方面得到体现之外,更应当将技术资料整理工作落实到人员配备以及制度建设等方面,切实促进工程建设与资料管理开展的一致性,优化水利工程施工技术资料管理的实施效果。 作者:罗志刚 单位:湖南和庆源建设工程有限公司 工程资料管理论文:工程索赔及程序资料管理论文 [摘要]随着国家计划经济向市场经济的彻底转变,工程施工单位越来越重视工程索赔工作,本文根据"济德高速公路七合同、济南绕城高速公路A标段"工程索赔运作过程,简单介绍了工程施工过程中工程索赔及管理程序 1.工程概况:济德路七合同段地处济南市西北部,北接黄河二桥,西接济泰路,东接绕城路通向济青路,合同段内设有互通式立交l处,分离立交桥1处,中桥3座,小桥3座,箱通1道,涵洞19道;工程于1997年1月18日开工,1999年7月6日竣工。济南绕城高速公路A合同设计有互通式立交l处,小桥l座,分离立交桥6处,箱通2道,圆管涵2道;工程于1998年1月28日开工,1999年9月30竣工,七合同、A标段全长10.78公里,共有路基填方l64.7万立方米,沥青路面l393.8千平方米,砌石防护78838立方米,总造价为22980万元。两合同段路基为高填土路段,多数跨越渔塘、稻田,地形条件复杂,设计中地基已采取砂桩、粉喷桩及抛石挤淤处理,但部分地段仍不能满足要求,我单位在施工过程中根据工地实际情况,积极的向上级有关单位提出合理化建议,且多数被采用,工程质量得到了保证,工程进度明显加快,同时也不可避免的引起工程造价增加。为做到既保证工程质量,又能维护业主和承包商双方利益,我部实事求是地分别向业主和保险公司提出各项索赔,经过大量的索赔工作,积累了一定的经验和方法。 2.工程索赔原则: 2.1根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书,意向书中应包含索赔桩号(结构物名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失,无须附有详细的计算资料和证明。这样,使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。 2.2索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认,必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。 2.3索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据,收集的证据要确凿,理由要充分;所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。 3.索赔的具体操作步骤: 3.1当索赔事件发生后,及时在合同规定的时限内(济德路、绕城路规定的时限为2l天)向监理工程师提出索赔意向书,意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。 3.1.1索赔项目种类及起止日期计算方法: a.延期发出图纸引起的索赔:当接到中标通知书后28天之内,施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料,并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料,作为施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料,作为施工单位应依照合同提出索赔申请,接中标通知书后的第29天为索赔起算日,收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于为施工前准备阶段,该类项目一般只进行工期索赔,相应施工机械进场,达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费[机械台班停滞费=(机械折旧费+经常维修费)×50%]用索赔。 b.恶劣的气候条件导致的索赔:分为工程损失索赔及工期索赔;业主一般对在建项目进行投保,故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用,在建项目未投保时,应根据合同条款及时进行索赔;该类索赔计算方法:在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日,恶劣气候条件终止日为索赔结束日。例七合同97年5月l3日-18日济南市骤降大到暴雨,使便道、A匝道桥承台基坑、部分涵洞及砂垫层受灾,我部立即向保险公司申请损失费用。 c.工程变更导致的索赔:分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等;计算方法:施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日,变更工程完成日为索赔结束日。 d.以承包商之能力不可预见引起的索赔:由于在工程投标时图纸不全,有些项目承包商无法作正确计算,如地质情况,软基处理等,该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法:在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日,终止日为索赔结束日。 e.由外部环境而引起的索赔:属业主原因,由于外部环境影响(如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等)而引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔. f.监理工程师指令导致的索赔:以收到监理工程师书面指令时为起算日,按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。 g.其他原因导致的施工单位的索赔,视具体情况确定起算和结束日期。 3.2同期记录: a.索赔意向书提交后,就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止,要认真做好同期记录,每天均应有记录,又有现场监理工程人员的签字;索赔事件造成现场损失时,还应做好现场照片、录象资料的完整性,且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。 b.同期记录的内容有:事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单;对工期的延误;对工程的损害程度;导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。 3.3详细情况报告:在索赔事件的进行过程中(每隔一星期,或更长时间,或视具体情况由监理工程师而定),承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告,说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。 3.4最终索赔报告: 3.4.1当索赔事件所造成的影响结束后,施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告,并同时抄送、抄报相关单位。 3.4.2最终报告应包括以下内容: a.施工单位的正规性文件。 b.索赔申请表:填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在高速公路工程施工中,索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加,由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞,相应工期及费用增加等。索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与施工单位签订的工程承包协议、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据,施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集,故业主使很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终批复。索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量清单、交通部公路工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价,地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。 c.批复的索赔意向书。 d.编制说明:索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。 e.附件:与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件,包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。 4.索赔的管理: 4.1由于索赔引起费用或工期增加,故往往为上级主管单位复查对象,为真实、准确反映索赔情况,施工单位应建立、健全工程索赔台帐或档案。 4.2索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间,索赔意向提交时间,索赔结束时间,索赔申请工期和金额,监理工程师审核结果,业主审批结果等内容。 4.3对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐,作为工程竣工资料的组成部分。 5.索赔存在的误区:可以说索赔是对施工单位有百利而无一害的,故很多施工单位在索赔工作上大做文章,然在索赔过程中往往存在不少误区,归纳起来,大致可分以下几点: 5.1当索赔事件发生时,有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作,而不敢提出。 5.2项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位,对可提可不提的索赔往往不提出。 5.3主管人员对技术规范文件及业主、监理、施工单位往来文件理解不深刻,对实际存在的索赔项目无充分理由。 5.4只注重索赔意向的提出,不重视索赔过程中的证据收集和及时作最终索赔报告。 6结语:随着公路工程招、投标制度的不断完善及业主、监理、施工单位管理章程进一步健全,索赔工作也逐步步入正常轨道,只要我们充分理解施工图纸、技术规范及业主、监理、施工单位签订约合同协议和各项往来性文件,在索赔工作中做到有理、有据,将会有更多的索赔项目被受理或批复。 工程资料管理论文:建筑工程造价审计决算资料管理 1建筑工程造价审计和决算资料管理的涵义 1.1工程造价审计 工程造价审计是对建筑工程中事前、事中、事后的资金流动和目标预算进行核查和管理的过程,有专业造价工程师对此审核。一般过程是建筑方将决算资料委托给审计单位,有相关专业人员对资料核查,确保准确后上报审计部门,完成正式委托。 1.2决算资料管理 决算资料是对建筑工程从建设初期到完结的收支记录总结,是工程造价审计的一部分。工程决算资料包括多方面内容:工程竣工资料、变更资料、签证、施工协议等,每一方面的资料都由细小的项目组成,所以,在进行决算资料管理时,一定要确保准确性和完整性。 2工程造价审计和决算资料管理易出现的问题 2.1工程造价审计问题 由于事前审计是对工程的预测,所以在审计时,对于工程的临时增项减项有事会缺乏核查,导致结果出错。比如某项目招标时,对于窗户围栏未做明确设计,只是预计规划项目,所以只是在设计图中标注,但在施工中,为了追求利润增加了围栏的规格,使材料造价多加了25%,但是审计人员并未仔细核对图纸和实际规格的细小区别,造成审计不准确,后再复核时,才发现问题,让施工重新提供设计规格,再度审计。这就加大了审计的麻烦,多次审计浪费时间精力,并且情况还未全部掌握。在进行综合单价审计时,可能会出现设计变更的情况,审计的项目也要随之改变,所以底稿的记录核对要仔细。比如某企业原有的防水材料设计采用东利,但是实际应用中为节省材料费用,选择了皇氏,使用很久后,审计人员才发现所用材料的变更,下令整改,损失由施工方承担。这就说明在工程造价中,需要审计的明细项目很多,需要时刻注意。 2.2决算资料管理问题 决算资料管理最大的问题就是资料的不完整性,决算资料包括工程竣工图,变更、洽商、签证、造价各项费用等,这些资料并未掌握在一人手中,所以审计资料是由多方提供,很可能出现模糊性项目、漏项等情况。造价人员在对这些资料整理时,会出现数据错误。 3建筑工程造价审计和决算资料管理的优化途径 3.1加强审计人员的专业能力 建筑工程因为工程时期长、项目预算与实际支出存在差价、各项目明细多等原因,造成了在审计过程中,审计人员不仔细、易犯错的问题。所以,加强工程造价审计第一点必须提高审计人员的专业能力,现有工程造价审计主要是事前、事中、事后三个阶段,但是由于事前、事中审计的项目是预先进行,在实际应用时,难免会有额外增项、漏项。比如:某地产在进行房屋建造时,施工图已经标注了地桩的间距与直径,但是在实际施工时,某屋需要额外增加增加基桩,施工方实际增加后,审计人员却按照事前审计的结果记录,没有仔细核查,给建筑方带来损失。由此可见,审计人员的能力素质决定了工程造价审计过程的公平公正性,严重影响了建筑双方经济利益,所以,应该对审计人员加强督导,不断培训,提升专业素养和能力,使审计人员能够细心完成审计工作,不会因时间过长而敷衍了事,确保审计的质量。除此之外,也要不断加强审计人员的思想政治教育,在很多建筑过程中,企业为节省资本,会对审计人员实施贿赂等不良行为,审计人员必须要有良好的思想觉悟,坚守职业道德,对于经济犯罪行为严格杜绝,洁身自好,既是对市场规律的负责,也是对自身的负责。 3.2审计过程明细账项目 审计过程项目众多,出现漏项或数据错误,都会使审计结果失真,所以审计过程一定要对细小的账目反复核对。同时,各司其职,审计人员职责不同,应该做好自己的事情,避免出现项目混乱的现象。而且建筑工程规模大,一般需要半年或一年以上才能竣工,对于施工过程中各项费用的裁减支出、施工图形的变更等,审计时需要对实际资料及时核对整理,才能确保最后审计结果的完整性和公正性。 3.3多方协作、共同监督 审计工作对于决算资料的整理需要有多方协作提供,包括建筑方的图形、变更、洽商,承包商的资金流通等,所以需要审计人员对施工的各方资料收集完全,才能确保审计结果不会出现纰漏。并且,资料的完整性也有利于建筑多方的经济利益不受损害,共同监督工程造价的信息,保障自身的权益不受损害。 3.4决算资料管理进行监督 决算资料是由多方提供,所以资料的完整性也要由多方沟通交流。但在审计过程中,承包商和建筑方可能会为自身利益而虚报资料。为避免此问题,需要对决算资料管理过程进行监督,并形成完善的管理体系,规范决算管理的制度性,将其上升到法律层面,可以有效地防止资料的缺失。此外,也要监督决算资料不被损毁,书面文件可能会出现丢失或是管理不善的情况,需要对电子文档进行妥善保管,备份充足,防止因出现材料丢失或无法找回时,需要重新核对的麻烦。 4结语 工程造价审计是对建筑工程完整性的总结,它反映了工程的收支情况,而决算资料的管理,可以有效确保建筑工程造价审计的各项项目价款、支出和变更明细的完整性。二者相互连接,密不可分,必须认真监督管理,才能让审计工作公正公平。 作者:张嫒琳 单位:四川职业技术学院 工程资料管理论文:档案资料管理中建筑工程论文 1当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题 1.1相关人员档案意识薄弱。 众所周知,任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂,尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题,则可以成功交付工程,随即施工队伍就结束工程,但在短时间内,没能收集整理出全面的工程资料,这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时,工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料,其他的工程档案就会被忽略,这就直接导致工程档案资料的利用率降低,从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。 1.2建筑工程档案资料管理质量低下。 作为建筑工程管理的重要环节,包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前,很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析,而缺少对资料的坚定,严重忽视了归档工作,从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料,进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此,有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况,一些重要的文件和签字等资料随意性较强,最终导致工程档案质量不具真实性和有效性,建筑工程档案资料管理质量低下,严重影响工程档案资料的有效利用。 1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。 因施工企业和建筑企业的不重视,建筑工程的档案管理意识薄弱,普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为,档案管理是可有可无的,不能为企业创造更多的经济效益,所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想,所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外,企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务,以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制,因此,监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作,全面保障工程档案资料的完整性和有效性。 2加强建筑工程档案资料管理的具体措施 2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。 当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题,其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识,这也是最严重的问题。首先,建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识,纠正传统的重建设、轻档案的思想观念,不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员,亦或是档案管理者,都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习,使其充分掌握专业知识的情况下,进一步统一其思想、业务标准、工作要求,强调建设档案管理的重要性。其次,将档案工作责任落实到部门以及人,从而提高档案工作的自觉性与责任意识,明确法人的职责,构建职责明确,科学严密的档案管理体系,形成分工明确,使其在实际工程项目中发挥作用。 2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。 缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题,也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先,要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作,将工作计划纳入建筑企业的议事日程中,确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸,逐渐形成工程档案,这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中,必须确立负责人,并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组,对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划,建立相关制度并落到实处,还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始,还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构,根据市场的需求,建立开放、推广、服务为一体的机制,进一步开拓企业的服务领域。 2.3明确分工,协调相关业务。 建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作,档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大,这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此,对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定,自觉进行相关法律的学习,提高依法制党的自觉性,才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理,可以通过明确划分时间段收集的方式,避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段,需要特别注意移交手续的完整性,明确移交的重要性,确保万无一失。 2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。 建筑工程档案管理工作离不开人,要做好档案管理工作必须有业务能力强,综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性,这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会,定期聘请相关专业人士进行培训,成立相关的档案管理工作实施奖惩措施,积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范,对档案管理工作的标准进行规划。 3结语 总而言之,建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要,因此,通过建立和完善相关的档案管理机制,提高管理人员的档案管理意识,明确好各项分工,聘请专业的人员进行管理,全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。 作者:刘元元 单位:中铁一局集团建筑安装工程有限公司 工程资料管理论文:建筑工程监理内业资料管理现状 引言 经济的快速发展直接带动了我国各行各业的进步,建筑行业作为我国的基础民生行业,当然也不例外。建筑工程监理内业资料管理作为建筑监理企业的重要组成部分,在整个建筑工程中扮演着极为重要的角色,因此,引起了建筑行业相关人员的关心与重视。文章主要针对建筑工程监理内业资料管理,进行一系列的研究分析。借此平台,与各位相关研究人员进行交流讨论。 1简述建筑工程监理 建筑工程监理是指建筑工程单位将其部分项目的管理工作委托给按照国家相关规定取得资质的工程监理企业,因此,该工程监理企业能够在遵循国家相关条文规定的基础上,根据建筑工程的实际情况以及相关合同条款等,对建筑物的施工质量、施工周期、建设资金使用等进行监督、管理与控制。工程监理人员在对建筑工程进行监理工作时,一般会以相应的监理工作计划作为依据。因此,监理工作计划的编制对于监理工作的执行具有极其重要的作用。这就要求建筑工程相关人员在编制工程监理计划时,应遵循全面性、适应性与计划性原则。 2建筑工程监理内业资料管理的重要性 建筑工程监理内业主要是在建筑工程项目中负责项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理等工作。其主要包括:(1)档案的收集、管理。其主要是按照相关条文规定对建筑工程项目的所有图纸、技术变更、合同、会议纪要等数据资料进行接收、清点、登记、发放、归档、管理等工作。(2)工程验收。在建筑工程竣工之后,建筑工程相关监理人员需要按照一定的制度法规对建筑工程相关施工指标、资料等进行检查、核对,以保证整个建筑工程的施工质量。(3)统计管理。建筑工程相关监理人员应按照相关要求,将整个建筑工程的施工情况按月编制施工统计报表,为建筑工程相关管理人员与领导者提供决策依据。在建筑工程的实际施工过程中,建筑工程监理内业资料发挥着极其重要的作用。主要有:(1)能够对建筑工程的施工质量、施工效率、施工过程等进行监督、管理与控制,保证整个建筑工程能够顺利进行。(2)为建筑企业相关人员实行建筑工程检查、维修、管理与扩建等的依据。(3)通过对整个建筑工程的施工过程进行记录,避免问题发生时,相互推诿现象的出现。(4)为建筑工程相关管理人员与领导者提供决策依据。(5)建筑工程监理内业资料能够为工程监理过程中遇到的问题与解决方案进行记录,进而能够为以后建筑工程的建立提供经验。 3建筑工程监理内业资料管理现状 3.1缺乏对建筑工程监理内业资料管理的重视 现阶段,我国大多数建筑工程监理企业在执行监理工作的过程中,一般会更加注重企业的经济效益,而在不同程度上忽视了建筑工程监理内业资料的重要性。例如:一些建筑工程监理企业为减少企业的整体开支,提高企业的经济效益,就不设置建筑工程监理内业职责,而是将其分担到其他人的手里。但是,由于其他人员原本职业任务的限制,根本抽不出多余的时间与精力对其进行管理,导致建筑工程监理内业资料不健全、不完善、不规范等现象的出现。 3.2没有形成一个统一的建筑工程监理内业资料管理标准 经过一段时期的发展,我国建筑工程监理内业资料管理取得了一定程度的进步,但是仍没有形成一个统一的管理标准。这一现象的发生导致现阶段我国不同的地区、不同的建筑工程监理单位,其内业资料管理方法、制度等均不相同,给其检查、装订、组卷、管理等工作带来了极大地影响,进而影响建筑工程监理人员工作的进行。此外,极少部分的建筑工程监理企业在执行监理工作时,为了节省麻烦或者获取利益,忽视国家相关条文规定。这不仅会影响整个建筑工程的施工质量与施工效率,还会对其他建筑工程相关人员带来一系列的不便与麻烦。 3.3建筑工程监理内业资料问题现阶段,我国一部分建筑工程监理企业在对其内业资料进行管理的过程中,并没有做到内业资料整理与建筑工程施工进度相统一。而是当后期突击检查时,临时召开会议,让相关人员在规定的时间内将检查所需的资料一一补齐。在这种情况下,建筑工程监理内业资料一般与建筑工程的实际施工现状严重脱节。更有甚者,整个建筑工程的监理内业资料缺乏最基本的逻辑性与真实性,给建筑工程的施工带来极大的麻烦。 4如何更好地对建筑工程监理内业资料进行管理 4.1提高建筑工程监理人员对于内业资料管理的重视 人是事情发展的主体,决定了事情的进程。因此,要想更好地对建筑工程监理内业资料进行管理,首先应提高建筑企业相关管理人员与领导者对其的重视程度。这样,建筑监理企业就会设置专门的机构对工程监理内业资料进行管理,进而提高整个建筑工程监理内业资料的管理质量与管理效率。同时,建筑监理企业还应聘请本行业的专业人员定期对企业监理人员进行培训,使其能够及时掌握了解该行业的发展状况与发展趋势,为建筑企业提供更好的监理服务。 4.2建立统一的建筑工程监理内业资料管理标准 健全完善的建筑工程监理内业资料管理制度体系能够为相关监理人员的监理工作提供可靠的前提依据与有力的制度保障,使其有法可依、有章可循。因此,建筑监理行业应在遵循包括《单位工程施工组织设计》、《单位工程开工报告》等在内的国家相关条文规定的基础上,建立统一的建筑工程监理内业资料管理标准。这样,各个建筑监理单位相关人员在进行监理工作时,都能够按照相应的标准进行,在减少争执的基础上,提高整个建筑监理单位的监理质量与监理效率。 4.3保证整个建筑工程监理内业资料的真实完整 工程监理人员在对整个建筑工程的监理内业资料进行管理的过程中,应根据建筑工程的实际施工情况,保证建筑工程监理内业资料的整理与工程进度相统一。同时,工程监理单位相关人员在对建筑工程进行监理时,应遵循及时、真实、完整、规范等原则,对整个建筑工程监理内业资料的真实性与完整性给予足够的重视。因此,建筑企业应派遣一个能力好、道德高、负责任的人对整个建筑工程监理内业资料的管理工作进行监督,及时发现工程监理内业资料管理中存在的问题,并及时对其进行解决。 5结束语 综上所述,为满足我国居民对于建筑行业越来越“挑剔”的需求,越来越多的建筑企业选择与建筑监理企业进行合作,以保证整个建筑工程的施工质量与施工效率。工程监理内业资料管理作为其中的关键部分,引起了建筑行业相关人员的关心与重视,针对现阶段我国建筑工程监理内业资料管理中存在的问题,相关工程监理人员应及时采取包括提高建筑工程相关人员对内业资料管理的重视程度、建立统一的工程监理内业资料管理标准以及保证工程监理内业资料的真实性与完整性等在内的一系列措施对其进行解决,以保证整个建筑工程的施工质量与施工效率。 作者:闫金平 单位:上海电力监理咨询有限公司 工程资料管理论文:电力工程档案资料管理问题及措施 摘要:随着社会经济的不断发展,各个领域都得到了很大的变化,电力行业也不例外。同时,档案管理的利用价值也越来越高,日益成为目前电力行业比较关注的问题之一。如何更好地管理档案资料,是电力档案工作的优秀环节。 关键词:电力工程;档案资料;案卷质量;信息化 1电力工程档案资料管理现存问题 1.1重视度不够,信息化意识不强 信息化建设,尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够的重视,信息化意识不强是影响档案信息管理的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性,对其信息化建设以及信息技术的管理缺乏全面深入的研究。只注重档案数字化,而忽略了相关发展配套技术。这种信息化建设只是流于形式的存在,不能适应电力企业工程建设的需要。 1.2缺实用、有价值的电力档案编研成果 电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源,使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就目前情况看,缺少实用、有价值的档案编研成果。过去,档案部门也搞过一些初级编研成果,但随着计算机应用于档案管理,这些编研成果已经远远跟不上电力档案资料管理发展的需要。 2加强电力工程档案资料管理措施 2.1重视电力工程档案资料管理 在电力会议上,必须强调档案工作的重要性,同时要求各部门及参建单位积极配合档案工作,并经常深入档案室了解档案整理情况,对档案人员的辛勤工作提出表扬和鼓励。电力工程档案与项目建设是紧密相连的,工程形成的档案随着项目建设的推进而逐步增加。由于文件形成与收集部门太多,为了保证工程档案的完整和齐全,档案人员明确有关部门人员的职责,从工程开工就注重收集档案,坚持档案工作与项目建设同步进行,并遵循工程档案形成的规律,及时敦促相关部门移交档案,确保档案工作稳步有序开展。 2.2构建档案管理的网络体系 电力档案工作是电力工程管理的一项基础工作,是保障该工程一系列生产、经营活动的合法权益,以及见证各阶段历史真实面貌的维护工作。针对基建期间电力工程档案资料的要求,为了加强工程竣工文件的管理,确保工程竣工之后能按时、准确、完整、系统地做好竣工文件的移交、验收工作,档案室要求各参建单位按照文件规定及相关评价标准,规范表格,规范施工过程中形成的文件,并加强与施工、监理、设计、调试等单位的工作联系,对电力工程项目进度及时跟踪,对各单位项目所形成的文件材料随时抽查,做到心中有数,同时对各单位工程档案的收集、整理、归档等过程进行监督和指导,不合规范的,及时反馈给各参建单位整改,避免事后不必要的返工。 2.3严格制定并认真履行档案管理制度 要把项目公司的管理方针真正贯彻落实到电力工程的档案资料管理工作中。在工程一开始,就结合电力企业档案管理标准及上级有关项目管理文件,业主单位档案部门编制了《项目管理体系文件》等11个档案管理相关标准,收集、整理了主要档案法律法规。结合电力工程的实际情况,实施细则明确各参建单位在电力工程竣工档案形成、归档、移交等方面的各自职责及工作要求,规定了竣工档案的移交范围、内容、时间、组卷编制规范等具体要求,并明确提出电力工程的竣工档案应符合有关档案法律法规及基建达标和专项验收标准的要求。 2.4提高专业技能,提升业务水平 档案资料管理是一门专业性较强的工作,同时也是一门艺术。它不仅仅要求档案人员确保文件收集的齐全、完整,更要求档案人员做好档案的科学分类、整理和立卷工作。为此,档案人员除了要熟悉和了解电力工程建设和生产的流程,还必须了解电力工程所涉及各专业的部分知识以及各专业、各单位工程竣工文件形成的过程、内容和范围。档案人员的业务水平直接影响档案工作的优劣,特别是各参建单位的档案人员流动大,业务能力参差不齐,大大影响整个工程的档案资料管理水平。电力工程档案工作始终坚持全过程的档案培训教育与业务指导,档案管理委员会采用多种形式对电力工程档案网络人员进行业务培训和指导。在工程档案管理过程中,档案管理部门经常性地利用各种机会对施工单位资料管理人员进行业务上的指导工作,并组织各施工单位之间进行现场交流与互相取经活动。根据工程进展情况,配合监理方有计划地组织对各施工单位形成的施工文件包进行检查和指导,确保在单位工程竣工验收后案卷质量处于受控状态。 2.5全面做好工程档案的归档工作 严格审查各参建单位的档案,从其是否完整、齐全、准确,案卷质量及规范性等方面逐卷、逐页进行。尤其是原材料出厂证件及现场复试报告,档案人员要花大量的时间,对原材型号、规格、复试报告与跟踪记录一一核对,对不合格的案卷提出整改意见并限期完成。在竣工文件正式移交前,执行文件编制方(施工单位)、监理公司、建设单位质检部门(工程部、档案室)三方会审,做好竣工档案的交接工作。做好施工图接收和管理。档案室负责接收全部施工图,了解施工单位所承担的施工项目,按照合同要求,分发给施工单位和相关部门,并填写分发领用记录,同时也提供施工图的查、借阅,并对施工图进行整理立卷。设备文件的收集和整理比较复杂,档案人员应做大量细致的工作:①及时掌握设备到货和安装时间,并深入现场了解、核对每一台设备的型号、规格及出厂编号。在尽量将设备的合格证、出厂试验报告、说明书、图纸等收集齐全的前提下,做到与现场标识一一对应,以便机组投产后开展大小修和技术改造时设备文件的查阅。②对不熟悉或分类拿捏不准的设备文件,虚心与各专业专工沟通,广泛听取各专工的意见,使设备档案分类合理,便于查阅和利用。③对于不符合归档要求和缺少的文件材料,与物资部配合,一一催促有关厂家进行整改并补充齐全。 3结束语 综上所述,电力工程档案资料管理工作达到了齐全、完整、准确和系统,案卷质量符合要求,能够真实地反映电力工程建设的全过程和面貌,而且适应市场经济需要,能够利用现代化手段进行检索,并在生产运行、维护和经营管理方面发挥了比较显著的作用。 作者:赵凤环 单位:国电肇庆热电有限公司 工程资料管理论文:资料管理建筑工程论文 一设计变更及技术联系单一 项工程签证需要详细、准确,通过记录现场情况及所产生的费用,把握整体投入情况,也为工程后期结算及时提供相关书面证明。更是为了变更设计流程提供原始材料,要想科学的掌握第一手资料,施工管理相关人员就要深入施工现场,通过科学合理的调查取证,拿到第一手材料,并详细记录,报请建设单位进行签证。 二质量保证资料 1工程质量保证资料分类及主要内容 (1)设计阶段资料:这个阶段是工程开始前的筹备,包括设计任务书、设计合同、初步设计、设计计算书、设计图纸等资料,通过资料的提交获取工程施工资质。 (2)项目提出筹备阶段的资料:这些材料主要由项目建设的申请报告、上级批复文件、可行性研究论证报告、施工、监理合同及有关责任主体的资质证书等构成,这是施工组织的第一步,也是必要的材料。 (3)勘探阶段资料:对施工当地进行环境、地质、水文等的勘探调研及报告等材料,这是合理施工的前提条件。 (4)施工及验收阶段资料:这个阶段的资料较为复杂,包含内容较多。一是由垂直度观测、建筑物定位、沉降观测和设备安装测试资料构成的测量资料;二是由使用的水泥、钢材等复检报告,砂、石、钢筋焊接件检验报告、焊材合格证、成品、半成品合格证及设备合格证等构成的实验材料;三是由开工报告、材料代用单、施工方案、施工组织设计、工程联系单、图纸会审、事故处理报告及会议记要等组成的文件材料;四是由分项工程质量检查表、单位工程质量等级评定表、分项分部工程质量评定表构成的检查评定资料;五是由基坑验槽记录、桩基施工记录和隐蔽工程记录、竣工图编制说明构成的隐蔽工程竣工材料。 2整理工程质量保证资料注意的问题 (1)要根据事实说话,做到客观准确,不能隐瞒真相,更不能弄虚作假。 (2)总承包单位应及时向分包单位征集相关材料,做为工程质量保证的证据资料,按照质量保证资料建档要求,进行合理保管。 (3)质量保证资料是一定要做到前面的工作,一般情况下,是在建筑物施工时,及时整理,及时性是做好工程质量保证资料收集的前提条件。需要根据工程量、批量等情况,及时完整地收集有关工程质量保证资料,整理工程质量保证资料时,一定避免应付和突击。 三隐蔽工程记录 隐蔽工程也是工程的重要组成部分,占工程总造价比重非常大,隐蔽工程是随施工过程发生的,要想合理预算出投入来,非常困难,所以在进度中,就需要做好对隐蔽工程的记录,为隐蔽验收提供证据,记录要准确、仔细、可靠。一般施工单位隐蔽验收记录均由带队工长填写,报请现场负责人、质检员、现场代表及监理师,共同签字,完成对隐蔽工程的检查验收。 四工程资料管理所采取的措施 1明确职责,责任到人 只有不断加强现场管理,提高人员素质,才能确保资料人员按照要求进行操作,这是充分保证工程顺利通过验收的关键。在施工中,不断完善健全各项规章管理制度,通过制度进行现场考核,明晰职权,一岗比责,把责任落到人头,本着谁施工谁负责的原则,做好相应资料管理工作,日常进行必要的检查,发现问题及时改正,对上级部门批准的材料要及时移交,避免出现责任不清的情况发生。 2完善资料管理制度 对施工现场的相关技术资料,一定要按国家、企业、行业或地方标准要求科学填写,保证字体清晰、内容完整、填写规范,对那些决定性工程施工,一定要记录精准,关键部位和关键节点施工的时间、责任人、发生的情况等要如实填写、完整记录,为工程竣工决算提供重要的数据支撑。施工单位是工程建设者,对资料完整性、真实性、准确性要负全责,施工单位要严格挑选可靠的资料员,通过业务培训提高对资料管理制度的掌握,以制度为标准做好资料管理;通过深入现场了解生产一线对工程实体验收情况,增加实战能力。 五结束语 总之,编制工程资料预算对施工整体进度和质量有着重要的作用,一定保证预算内容准确、可信,同时不断加强与现场联系互动,取得完整资料,提升实际工作能力,才能从根本上保证工程最后结算科学、合理。 作者:白丽单位:商南县建筑工程有限责任公司 工程资料管理论文:档案资料管理建筑工程论文 1当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题 1.1相关人员档案意识薄弱 众所周知,任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂,尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题,则可以成功交付工程,随即施工队伍就结束工程,但在短时间内,没能收集整理出全面的工程资料,这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时,工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料,其他的工程档案就会被忽略,这就直接导致工程档案资料的利用率降低,从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。 1.2建筑工程档案资料管理质量低下 作为建筑工程管理的重要环节,包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前,很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析,而缺少对资料的坚定,严重忽视了归档工作,从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料,进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此,有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况,一些重要的文件和签字等资料随意性较强,最终导致工程档案质量不具真实性和有效性,建筑工程档案资料管理质量低下,严重影响工程档案资料的有效利用。 1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制 因施工企业和建筑企业的不重视,建筑工程的档案管理意识薄弱,普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为,档案管理是可有可无的,不能为企业创造更多的经济效益,所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想,所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外,企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务,以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制,因此,监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作,全面保障工程档案资料的完整性和有效性。 2加强建筑工程档案资料管理的具体措施 2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识 当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题,其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识,这也是最严重的问题。首先,建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识,纠正传统的重建设、轻档案的思想观念,不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员,亦或是档案管理者,都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习,使其充分掌握专业知识的情况下,进一步统一其思想、业务标准、工作要求,强调建设档案管理的重要性。其次,将档案工作责任落实到部门以及人,从而提高档案工作的自觉性与责任意识,明确法人的职责,构建职责明确,科学严密的档案管理体系,形成分工明确,使其在实际工程项目中发挥作用。 2.2建立并完善档案资料管理的相关机制 缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题,也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先,要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作,将工作计划纳入建筑企业的议事日程中,确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸,逐渐形成工程档案,这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中,必须确立负责人,并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组,对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划,建立相关制度并落到实处,还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始,还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构,根据市场的需求,建立开放、推广、服务为一体的机制,进一步开拓企业的服务领域。 2.3明确分工,协调相关业务 建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作,档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大,这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此,对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定,自觉进行相关法律的学习,提高依法制党的自觉性,才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理,可以通过明确划分时间段收集的方式,避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段,需要特别注意移交手续的完整性,明确移交的重要性,确保万无一失。 2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队 建筑工程档案管理工作离不开人,要做好档案管理工作必须有业务能力强,综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性,这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会,定期聘请相关专业人士进行培训,成立相关的档案管理工作实施奖惩措施,积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范,对档案管理工作的标准进行规划。 3结语 总而言之,建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要,因此,通过建立和完善相关的档案管理机制,提高管理人员的档案管理意识,明确好各项分工,聘请专业的人员进行管理,全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。 作者:刘元元单位:中铁一局集团建筑安装工程有限公司 工程资料管理论文:浅析管道工程档案资料管理 摘要:想要管道工程能够得到顺利的开展,就必须对其档案资料进行科学高效的管理,而本文则从管道工程档案资料管理工作中所存在的问题出发,进行探讨分析,从而找到有效的解决办法,进一步提高档案资料管理工作的效率与水平。 关键词:管道工程;档案资料;存在问题;解决方案 一、管道工程档案资料管理工作中存在的问题 1.对于档案资料的管理意识较低 目前,一些管道施工团队对于工程档案资料的管理意识普遍不高。当管道工程竣工,交付验收使用后,一段时间内,工程没有出现什么大的质量问题,这个时候,施工团队就认为自己的任务已经做完,做好了,于是把一些工程档案束之高阁,再也不去过问,甚至某些企业认为存档是多余的,便私自将其进行销毁。人们对于“档案资料”的重视程度不高,使得企业部门对于档案资料的管理意识薄弱,没有办法对管理工作进行一定的改进革新,导致许多团队仍然依赖于手工作业,以及采取传统的档案资料存储手段,只停留于纸张之上,而没有电子版本,使得档案资料易受损、易丢失,让管道工程档案资料管理工作的现代化进程受到约束。除此之外,一些管道工程团队往往只注重利益的最大化,就档案资粮管理这一工作板块,重视力度不高,没有派遣相关的专职人员,没有设立相关的收藏机构,导致管理工作无法系统化,档案资料也常常出现遗失、损坏等问题,而在以后管道建设中,更无法提供相应有效的资料,让管理效率与工程进展效率大大降低。 2.档案资料管理的基础工作还不到位 让档案资料管理工作实现标准化、规范化,是目前我们所面临的的难题之一。究其原因,主要是基础工作还不够扎实。虽然科技发展迅速,但就对档案的检索工具来说,其仍处于落后的态势,而一些部门在管理工作中,没有按照国家档案局制定的要求进行操作,这些都是导致档案资料管理工作无法高效开展的原因。现如今,档案资料多是文字多,图像少,管道工程中的实际情况无法得到有效的反映,也难以让人心服口服。而归档的不完整,甚至会造成管道建设中出现误差、失真等严重后果,资料内容的不切实际,还会影响施工进度,施工质量也由此下降。 3.没有足够的档案资料管理人才 档案资料管理工作的顺利开展,离不开人为操作。想要档案资料管理工作更为现代化,就必须要确保管理人员对于管理知识的储备量够多,管理的技术手段够高,且文化素养不能偏低。而就目前状况来看,大多数企业以及施工团队,其内部档案资料管理人员普遍不够专业,对于管理知识的把握不足,管理技能水平也有待提高,对档案资料的认识度还不高,甚至对于国家档案局所制定的相关管理制度不了解,导致在管理工作中经常出现纰漏、失误等。除此之外,企业往往追求工程建设所带来的效益,很少甚至不愿在资料管理的工作上投入资金,管理设备也较为落后,这也间接加大了人才引进的困难程度,最终出现恶性循环的不利局面。 二、提高工程档案资料管理工作效率的具体措施 想要管道工程资料档案管理工作得到有序地开展,就必须从管理工作的特性出发,从而了解管理档案的意义,进而加大对工程档案资料管理的重视力度。1.完善相关制度,提高管理意识随着社会的发展,我国就档案管理这一板块的法律制度也被逐步完善。在《档案法》出台后,各省各市也紧跟脚步,制定了一些地方性的法规。这些措施的实行,给予了档案资料管理良好的工作环境,并且也能及时服务于管理工作,为如何提高资料档案的管理效率,提供了宝贵的,具有指导性的建议。另外,也让管道工程档案资料管理工作的开展,能够有理可寻,有据可依。因此,我们要加大对这些制度的宣传力度,从而让有关部门意识到管理工作的重要性,严格要求各企业各部门按照相关法律制度对档案资料进行管理,进而提高管理工作的高效性、准确性。2.做好基础工作高楼大厦的屹立,离不开地层可靠的基石。档案资料的管理工作也不例外。要提高档案管理工作的规范性,在管道施工前,应进行责权划分,便于后续工作中,资料的收集、编制、保管等工作都能有序地开展。要派遣专门的资料管理人员,在没有纸质档案的同时,管理人员应及时收集电子、图像等资料,让后续施工能够有据可依。同时相关的资料管理人员必须确保资料的真实可靠性,要对档案资料进行仔细保管,避免遗失,损坏等事故的发生。另外,资粮档案的管理工作必须严格按照相关法律法规实行,要符合专业技术要求,确保档案文件的书写、用墨、绘图等方面不出差错。当档案资料出现漏、缺等问题时,资料档案的管理人员,应该及时采取措施,进行补救,从而确保档案资料的完整性。3.提高档案资料管理人员的管理水平档案资料管理人员作为管理工作的主体,一定要具备较高的管理水平。目前,许多企业或施工团队中的管理人员对管理工作的认识还不够深刻,其管理水平也是参差不齐,对此,开展相关培训课程是极其有必要的。开展培训课程,通过各种手段,加深管理人员对于管理工作的认识,让他们对工程项目档案的制成材料、收集范围等有所了解,明白档案资料管理的基本要求,从而让他们对档案资料的管理水平得到提升,管理手段得到强化。并且,要监督管理人员认真学习相关管理法案,确保档案资料的准确性、科学性,只有这样,档案资料的利用价值才能得到充分发挥。 三、结束语 之所以开展管道工程档案资料的管理工作,是为了确保工程项目中,一些重要的历史资料能够得到妥善的保存,一旦在以后的生产、工作中,遇到问题和麻烦,便可以从这些资料档案中寻找解决办法。除此之外,管道工程档案资料的管理工作还可以让城市现代化的脚步加快,让社会变得更为和谐、稳定,因此,管道工程档案资料的管理工作必须得到我们的重视,要严格按照相关法律法规,将管理工作做好,做扎实,提高档案管理的技术水平,让档案资料管理工作能够步入正轨,其工程也因此得到了有序的开展。 作者:沈江华 单位:中国石油集团东南亚管道有限公司 工程资料管理论文:建筑工程技术资料管理方法研究 摘要:建筑工程技术资料是记录单位工程施工全过程的原始记录,不仅反映了整个工程的施工质量,还是编制工程计划、保证工程安全的重要依据之一,因此,做好工程技术资料的管理是一项非常重要的基础性的工作,需要相关的工作人员掌握相应的专业知识和技能,做好建筑工程技术资料的管理,喂有效实施建筑计划奠定良好的基础。目前,在建筑工程技术资料的管理过程中,还存在着很多不规范的地方,严重影响着施工的安全和质量,本文将对建筑工程技术资料管理的方法做具体的分析研究,解决现阶段资料管理中存在的问题。 关键词:建筑工程技术资料;有效管理;措施分析 建筑工程技术资料的管理是一项基础性的工作,记录着建筑工程施工的全过程,并以文字、图表、图纸、卡片、影像等形式呈现出来,成为建筑工程的原始记录,能够真实的反映施工中的独特之处和施工中存在的问题,在评价施工过程、完善施工手段、编写下一阶段施工计划中起着非常重要的作用。鉴于建筑工程技术资料的重要性,法律对建筑工程技术资料的管理也提出了越来越高的要求,以保证技术资料的质量,为建筑工程的施工提供更加真实可靠的依据。喂保证技术资料的质量,必须对技术资料的管理进行相应的改革和措施分析。 一、建筑工程技术资料的特点分析 建筑工程资料是对建筑工程全过程的记录和总结,是一种科技资料,与一般的资料有着很大的区别,在其管理中,也需要考虑到该建筑技术资料的特点,根据特点进行分析管理: 1、专业性。建筑工程的施工涉及了很多方面,比如建筑、结构、给排水、电气、暖气、燃气等,需要各方面的综合才能形成建筑工程技术资料,必须由各专业的工程设计人员进行合作设计,从而形成专业性较强的建筑工程技术资料,因此,在对建筑工程技术资料进行管理的过程中,必须考虑技术资料的专业性,在分类和编制中,需要考虑到各专业之间的联系和各自的特点,并选择具有全面知识的人才进行资料的分类管理,保证资料的专业性和质量。 2、成套性。建筑技术资料的成套性取决于建筑工程设计活动的特征,建筑工程的技术资料按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的资料,其中的每一页文字、每一张图纸都是该工程技术资料不可缺少的组成部分,这就构成了工程技术资料的成套性,在进行技术资料的管理中,成套性极大的影响着资料的存放、分类和管理,因此,必须给予其极大的考虑[1]。 3、阶段性。由于建筑工程技术资料具有全面性,是记录工程全过程中的原始记录,因此在工程施工的各个阶段,都具有相应的技术资料的记录和保存,根据建筑工程的阶段性建设,形成了建筑资料的阶段性特征。建筑工程从酝酿、设计、施工到建成,形成一个有阶段性特征的整体,在这个过程中,会形成具有保存价值的文字、图纸、图像等各种载体的工程资料资,包括建筑工程项目设计依据的前期批文、勘察测绘文件、设计文件、竣工验收等文件。在不同的施工阶段,技术资料也具有不同的特征,各个阶段是相互联系,工程承接的关系,在进行整体的资料保存中,必须将阶段性特征考虑进行,保证技术资料的质量。 二、现阶段建筑工程技术资料管理中存在的问题分析 工程技术资料的特点对管理工作提出了极大的要求,但是现阶段,在建筑工程技术资料管理还存在着很多问题,严重影响着建筑技术资料的质量,为下阶段建筑工程的施工带来了很大障碍,下面将对如今存在的问题进行具体的分析。 1、资料的收集速度赶不上工程施工进度。原材料资料作为一种重要的技术资料,是影响施工质量的重要因素之一,甚至能够直接决定一项工程施工的最终结果,一旦原材料供应不上,会造成工期的延误和,给工程施工带来不可弥补的损失[2]。 2、技术资料的不完整性。技术资料具有阶段性和全面性的特征,在对技术资料进行管理的过程中,必须保证资料的完整性,从而形成完整系统的管理体系,喂工程的正常运行提供依据。在管理资料的过程中,会存在技术资料不完整的情况,从而出现断章取义的情况,用片面的资料对整个工程进行分析,造成了资料收集的不全面和不完善,无法保证工程的质量。 3、建筑工程技术资料资料纵、横向不交圈。在对建筑技术资料进行收集和管理的过程中,必须将管理和技术结合,加强各个专业相关技术人员之间的联系和交流,将每个人负责的资料进行系统性的归纳整理,才能形成全面系统的管理体系。 三、加强建筑工程技术资料管理的措施分析 1、加大对资料收集的力度,以期与施工进度吻合甚至提前。基于现阶段存在的资料收集的进度落后于施工进度的现状,相关工作人员必须加强资料收集的力度,对原材料等的资料进行及时有效的收集,建筑公司加大对技术资料收集和管理领域的人才的培养和建设,建成高质量高效率的资料收集团队,加快工程技术资料收集的速度,跟上施工的进度,为工程建设带来有效的效果。 2、规范对于建筑工程的技术资料的管理工作。加强建筑技术资料的管理工作必须加快形成管理数据库。建筑技术资料的管理必须遵循全面完整、真实可靠的原则,不仅要加强资料收集和管理的队伍建设,还需要建立一套合理有效的系统。四、结语做好建筑工程技术资料的管理工作,是新时期建筑工程对资料管理的要求,只有不断更新资料管理理念,在实践中探索新的管理技术和手段,才能更好的进行资料的管理和归集,更加真实全面的反映企业的发展状况和经营成果,才能促进建筑工程的有效进行,适应建筑工程施工的新要求,提升建筑企业的管理水平。 作者:施安超 单位:陕西延长石油(集团)有限责任公司管道运输公司 工程资料管理论文:资料管理工程施工论文 1交通工程施工资料管理的重要性 交通工程施工资料包含交通工程设计、建设施工到竣工等全过程的较为完善的资料和记录,对于整个交通工程项目建设来说至关重要。与此同时,交通工程施工资料是交通工程项目合同的重要组成,其重要性堪比整个交通工程项目,并且交通工程施工资料具有较高的指导意义,是交通工程施工单位工作成果的体现,其完整性和科学性也体现着交通工程施工单位的管理和建设水平。 2交通工程施工资料管理的有效策略 2.1重视交通工程施工资料管理和资料档案的建立 交通工程施工单位必须要提高对交通工程施工资料的重视程度,保证好资料的准确性和完整性,一旦出现疏忽,会给整个交通工程施工造成难以预料的不良后果。对此,交通工程施工单位必须注意从以下几个方面,对交通工程施工资料进行有效的管理。 (1)建立交通工程施工资料档案,有效地对资料进行保护和管理。将交通工程施工资料归纳在档案中后,能够实现对资料的全面管理,并且具有极大的管理有效性。 (2)建立健全交通工程施工资料管理制度,为资料的保管和管理工作提供一定的法律保障和强制力支持,也为交通工程施工资料的规范性进行有效的保证。 (3)重视交通工程施工资料保管人员的素质培养和职业道德培训,提高资料管理人员的责任意识和专业素养,要求交通工程施工资料的记录人员认真填写各项资料,保证资料的准确与完整。 2.2做好交通工程施工前的资料准备和管理工作 交通工程在施工之前需要做好各方面交通工程施工资料的准备工作,主要是对工程图纸进行深入研究和确定。在交通工程施工图纸确定前,需要对图纸内容进行反复的推敲和不同环节的把握,及时解决图纸设计中存在的问题,以便保证交通工程施工的顺利开展。相关人员要将工程施工开始前的各项交通工程施工资料进行认真、全面的填写,并且要将施工需要的一些资料进行出示和确定。交通工程施工资料管理人员要在交通工程施工开始前将有效资料进行汇总以便施工中使用。相关交通工程施工资料管理人员要努力提高专业素质和责任意识,并且要保证能够有效准备和收集交通工程施工资料以便能被及时抽取和使用。 2.3做好交通工程施工过程中的资料管理工作 在交通工程施工开始后,交通工程施工资料管理人员要将资料送到专门的资料质量检测机构进行确定,之后要对交通工程施工资料汇成资料档案加以保管和管理。交通工程施工过程中需要在资料的收集、填写和管理三个方面进行准确把握。施工过程中需要注意收集过程中使用的各项材料,比如施工材料的合格证书、质量检验证书等资料都要囊括其中,最为重要是收集试验结论的优秀资料,确保资料的准确无误。尤其要注意的是将交通施工过程中的重要资料按照规范严格填写,不可107出现涂改或填写不规范的情况。在保管交通工程建设中的资料时,最好形成资料管理档案,有利于资料的安全管理。 2.4做好交通工程竣工时的资料整理和汇总工作 交通工程施工将要完成时需要进行交通工程施工资料的整理和汇总,这是在交通工程施工环节中对资料的最后整理和归档。交通工程建设中的竣工图纸、技术资料、质量评定资料等都是重要的交通工程施工资料,需要将其按照一定的顺序进行排列和整理。对于需要打印的资料要将其按照标准装订成册,同时要注意保存好原件和复印件。对于竣工资料,要求真实、完整并且能够反映真实的交通工程建设情况,竣工资料也要有相关部门的确认和签章。需要注意的是,对于交通工程施工的竣工资料一定要进行有效的汇总和归纳,进而将其妥善保管。 3结语 交通工程施工资料的有效管理是确保交通工程施工顺利进行的重要基础,也是保障交通工程项目质量的重要条件。交通工程项目在竣工或者投入使用后,交通工程施工资料可以作为交通工程项目质量维护和改扩建的依据和宝贵的经验财富,它可以为以后的施工建设积累经验并不断完善。为了提高交通工程施工资料的管理水平,交通工程施工单位必须重视交通工程项目施工过程中的资料管理工作,并且不断提高资料记录和保管人员的专业素质和思想认识,保证交通工程施工资料的完整、准确和规范,以便为未来的交通工程施工提供一定的借鉴依据。 作者:朱智路 单位:冀州市交通运输局 工程资料管理论文:气田地面建设工程资料管理措施研究 施工单位在工程建设过程中,因现场施工需要,与建设单位、设计单位协商对施工图进行了口头的设计或设备材料的变更,但事后未及时履行相关手续的补充。严格违反了建设工程质量管理条例,且对工程日后的改扩建埋下安全隐患。一个工程项目有诸多队伍参加建设,各个参建单位只习惯于各自的资料管理模式或格式样本,未按国家建设档案标准统一资料格式,在进行开工报告、设备吹扫记录、设计技术交底记录、完工报告、竣工图等资料编制填写时,按自己的意愿随意填写,涂改。导致工程完工后,各方交上的档案就会标准不一,分类混乱,排列不清。从而降低了现场第一手资料的可信度,降低了工程资料的使用价值。 工程资料保存质量失控的原因 1.管理人员工程资料管理意识不强。各参建单位对工程资料档案重要性认识不够,工程资料学习宣传力度不强,工程资料管理职责未落实到具体人员。且存在资料管理人员水平低、流动性大,造成施工资料保存不完善、原始资料质量可信度低;资料管理与施工管理严重脱节;工程资料流向不清等问题。同时由于地面建设工程和工程资料的专业性,工程人员以及资料管理人员不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程资料管理的实践能力,使工程资料的收集、整理和归档不及时,有时也会出现不规范的现象。 2.工程资料管理规章制度不健全。规章制度的不健全,难以采取规范标准的管理方法和操作流程,也导致了工程资料管理各环节不符合质量要求,对工程资料没有及时从头抓起。工程项目资料是随着项目的建设逐渐形成的。要从工程项目的开头开始积累、收集档案。积累是基础,要早抓、勤抓,回忆录式的资料是不能作为工程建设各项需要的依据。由于工程参与建设单位众多,工程资料工作标准也不到统一,如归档竣工资料质量不一,程序不规范,措施不完善,没有履行监督、检查、指导等职能。 3.工程资料管理人员缺乏对档案管理的基本认识,工程资料编目不规范,没有电子查阅目录,没有专门的工程资料存放场所,档案质量和安全得不到有效保障。工程资料管理设施不能满足档案管理需要,保管也达不到“八防”要求,在工程资料组卷分类后,不能及时验收移交。 工程资料管理的对策 (一)正确认识工程资料管理的重要性 提高地面建设工程和档案管理的关键所在就是提高对工程资料管理的认识。工程资料管理人员应变被动为主动,在工程资料管理方面多与各级领导积极联系,与各参加单位达成共识,齐抓共管,从而提高工程资料档案管理水平。同时项目管理部门应加强工程资料管理的宣传力度,努力争取领导和相关单位的重视和配合,使各参建单位积极参与到工程资料的收集整理工作中来。并通过对工程资料查阅利用事例的分析,增强工程资料管理人员的工作积极性和责任感,进而提高工程资料在气田日常生产与维护工作中的利用效率,使广大利用者逐步认识到工程资料管理的必要性和唯一性。 (二)实行工程资料专业管理模式 实现工程资料专业管理模式,正是对工程资料管理制度的健全与完善。按照国家质量管理体系对工程资料实行规范化、标准化、科学化管理的要求,项目管理部门在每项工程建设初期,结合工程项目(如输气管道建设、气田场站建设、气田附属工程建设等)自身特点及存在的实际情况,制定适合该项工程的规章制度,明确各参建单位在工程资料形成过程中的职责和应承担的责任。如建设单位可根据工程建设本身成立工程项目管理机构(包括工程资料管理人员的确定),责任落实到人。工程资料管理人员则从工程项目立项开始着手相关资料的收集,及时建立工程资料电子信息,并与施工单位、监理单位资料管理人员互相沟通,结合国家行业标准要求制定出适合该项工程资料的整套资料格式,确保工程资料收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。 (三)确保地面建设工程各个环节相互衔接 确保地面建设工程各个环节相互衔接,主要做法之一就是加强对工程资料的收集。一项工程开工建设就意味着一个有机整体各个环节的有序健康运作,任何一个环节资料收集不完整,出现漏洞,都可能会影响到下个环节的有序开展。如施工单位动火作业资料不能及时办理,工程动火作业将无法开展。为避免工程施工过程中不必要的时间、空间浪费,工程资料管理人员应根据工程资料的办理程序、收集范围、质量要求、归档时间等方面的规定罗列出具体准确的分解图表,紧抓工程关键环节进行资料的收集与办理。同时工程资料人员也应对实施全过程资料进行跟踪服务,深入施工现场,及时进行相关手续办理和资料收集。并向施工作业人员宣传工程资料在工程建设的重要作用,使他们自觉意识到施工过程每一道工序与工程资料一一对应的关系,为达到工程与资料的“同步性”打下良好基础。 (四)建立相应的约束机制 建立约束机制,可以从工程合同制、监理制、契约制等制度来规范。建设单位与施工单位签订合同时,合同款项中应明确施工单位的工程资料管理职责与义务,工程资料移交的数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为工程资料归档的准备金,不提交准确完整的工程竣工资料不予付款。则有效地控制了基建档案的归档质量。 (五)加强工程资料管理人员的业务培训工作 组织各参与建设单位工程资料人员参加工程资料业务培训,使他们掌握工程资料立卷规范操作方法,了解基建档案管理专业知识;加强工程资料管理人员对工程建设程序和工程建设专业知识的了解与学习,优化知识结构、拓宽知识面。学习工程资料归档、管理理论和方法,培养现代复合型人才。工程资料管理人员应增强自身修养,树立服务第一的观念,找准途径,树立目标,扎实工作,增强对工程资料管理工作的自豪感和责任感,为气田建设做出更大的贡献。 (六)做好工程资料验收、移交工作 做好工程资料验收、移交工作,目标就是确保工程资料准确无误。工程资料管理人员应主动向上级资料管理部门汇报工程资料组卷、验收、移交情况,就当前工程资料归档后不能及时验收移交的工程资料存放问题提出切实可行的解决办法,保证工程资料档案安全性和保密性。同时工程资料管理人员应严格执行国家相关规定,按照工程资料检查、预验收、验收的规范步骤,首先经油田公司档案管理部门验收合格后,才能进行对地面建设工程的竣工验收,工程竣工验收之后3个月内做好工程竣工资料的移交工作。通过工程竣工资料验收,提高了工程管理和资料管理水平。 (七)加强信息技术的运用 进入信息化时代,也给工程资料管理带来了新的课题,工程资料管理也应该跟上时代步伐。加强对计算机管理技术的运用,让工程管理适应工程项目现代管理模式。根据工程项目和公司信息化管理具体实际情况,与科技信息室同步使用档案管理软件,实现基建档案网络远程传输、查阅和保管,进而实现电子档案的收集、保管和利用工作的规范、有序。建立电子档案数据库,统一对工程资料管理,提高工程资料管理工作效率。 结语 工程资料是对工程项目面貌的真实反映,工程资料管理工作是公司和工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。在新的时代下,要紧密联系创新、技术和发展的新要求,工程资料管理人员应增强爱岗敬业、认真踏实的工作精神,做好工程资料管理工作,实现工程资料管理工作自身的价值,为发展和谐气田,建成百亿方气田提供有效的资料服务,提升公司管理水平和地面建设工程水平。(本文作者:司秀苓 单位:青海省格尔木市青海油田天然气开发公司) 工程资料管理论文:电力工程档案资料管理措施 摘要:工程档案资料管理是电力工程工作的重要工作内容,其为电力工程持续发展提供合理的原始资料记载与经营决策意见。但是,在实际工作过程中,我国电力工程档案资料管理过程中存在着一系列问题,因此,本文主要针对电力工程档案资料管理过程中所存在的问题,提出相应的档案资料管理对策,为促进电力工程档案资料管理工作水平提供合理的参考意见。 关键词:电力工程;档案资料管理;问题和措施;探讨 随着我国社会经济的迅猛发展,各个领域都在快速成长。就电力行业而言,其发展势头猛劲。而档案资料管理工作的开展有利于为电力工程持续发展提供合理的参考意见,促使电力工程进一步发展,为社会经济发展做贡献。因此,电力工程单位需要重视电力工程档案资料管理工作的开展,采用科学有效的方式进行档案资料管理。 一、电力工程档案资料管理过程中存在的问题 电力工程档案资料管理工作过程中主要存在着以下几个方面的问题:(1)档案资料归档不及时。在实际项目建设过程中,档案人员没有及时地对档案资料进行归档,这促使工程档案管理工作不能有效地开展[1]。同时,电力工程所涉及到的资料比较多,很多问题的疏忽都会促使档案资料丢失。尤其是一些有关于电力工程细节性的资料,更加容易丢失。(2)归档信息与实际不符。由于设计单位对设备产品的信息不够了解,或者厂家没有提供系统性的资料,这也会影响档案资料记录的正确性。(3)忽视电力工程档案工作的开展。大多数工程项目建设单位重视项目工程建设,忽视了对档案资料的管理。甚至会认为档案主管部门进行档案资料搜集与管理工作即可,这种认识不到位的情况直接导致工程档案资料管理工作难以开展。(4)档案管理人员业务能力不高。就目前而言,大多数电力工程档案管理人员的业务能力差次不齐,不能开展熟练地档案管理工作。 二、提升电力工程档案资料管理水平的具体对策 (一)重视档案资料管理工作的开展 电力工程档案资料管理工作是电力工程单位工作的重要内容,因此,领导人需要重视资料管理工作的开展。在工作会议中,要强调档案资料管理工作的重要性,提升参建单位以及各个部门之间的工作配合力度,对档案整理情况进行深入地研究与了解,同时表扬工作积极性高的工作人员。项目建设与电力工程档案管理工作的联系性比较大,随着工程项目建设的深入,档案资料搜集工作强度就会相应地增加,需要涉及到多个部门。为了确保资料搜集的完成性,首先要对每个部门的工作责任进行明确,确保各个部门在工作责任内做好自己的工作。当工程开始时,就需要立即搜集以及整理档案资料,与项目建设同步进行工作。最终将档案转交到相关的部门,促使档案资料管理工作能够顺利地进行。 (二)建立完善的档案资料管理体系 电力档案资料管理工作是电力工程单位进行管理工作的重要内容,有利于保证档案工程建设项目有效地开展。档案资料记录了工程项目各个阶段的实际工作内容,为今后维护工作提供合理的参考依据[2]。档案资料管理工作必须满足相应的要求,为了加强对工程竣工工作文件的管理,在工程完成以后,要及时地将文件转移到相应的档案室内验收并保存。档案室需要按照各个参建单位所整理得文件进行评价与规范,形成最终的档案资料。另者,档案室需要密切联系施工、监理以及设计等各个单位之间的联系,及时跟踪电力工程项目进度,了解项目实施状况,对各个单位文件搜集与记录情况进行调查,监督与指导各个单位工程档案资料管理工作。对于不符合规范的档案资料,需要进行及时地反馈,要求相关单位进行整改,防止为之后工作的开展造成不便。 (三)完善并履行档案管理规章制度 电力工程项目公司的管理方针中也需要加入档案资料管理的内容,在工程开始之前,需要结合电力企业档案管理的工作标准,参照项目管理的相关文件,编制相应的档案管理标准,并将档案法律法规整理出来。在实际工作过程中,需要考虑到电力工程项目实施的情况,按照档案管理的相关规章制度进行档案形成、归档以及移交档案等各个方面的工作。在制定档案管理标准的过程中,需要将档案移交的范围、时间以及相应的内容都明确表示出来,在档案管理时,按照相应要求开展档案资料管理工作。 (四)不断提升档案资料管理人员的业务能力 档案资料管理属于一项系统性的工作,具有较强的专业性。它除了需要档案人员完整的文件资料,还需要档案管理人员能熟练地对文件资料进行科学性的分类与整理[3]。这便提高了对档案管理人员的工作要求,档案人员需要详细了解并熟悉电力工程建设与生产相关的流程,还需要不断地学习,学习一些与此相关的专业知识,提升自身的档案管理工作能力。其次,档案管理人员的业务能力会对档案管理工作的质量造成较大的影响。而电力工程档案管理工作人员的业务水平参差不齐,这阻碍了档案资料管理工作的有效开展。基于此,单位需要组织档案人员培训,尤其需要提升档案人员的电脑操作能力,促使其能熟练地应用现代设备进行档案管理工作。 三、结语 综上所述,电力工程单位需要重视档案资料管理工作开展,通过建立完善的档案资料管理体系、完善并履行档案管理规章制度、不断提升档案资料管理人员的业务能力,最终促使电力工程单位档案资料管理水平提升。 作者:周童影 工程资料管理论文:高职建筑工程资料管理课程体系研究 【摘要】资料管理工作一直是高职建筑工程管理中重要的工作之一,为了提升建筑工程的资源管理速率,各个高职院校已将该项课程正式纳入教育工作中,即构成了建筑工程资料馆课程体系。通过工程模拟收集以及课程体系的构建等,本文提出了该建筑工程的一些具体建议,并且对高职建筑工程资料管理课程体系的构建进行了相应研究,进一步分析了管理课程的发展状况,对工程实施要点进行了以下探讨。 【关键词】高职;建筑工程;资料管理课程;体系构建 近年来,建筑工程数量随着社会的发展而逐渐增加,人们对建筑施工的关注度也比往年增长许多,因此现在对于建筑施工的要求也越来越严格。为此,高职院校成立的建筑工程资料管理课程体系也受到了人们的欢迎。该课程是高职院校中比较优秀的课程之一,其主要目的是培养建筑工程资料管理相关专业的学生,使其能够迅速的对建筑工程熟络起来,为建筑工程资料管理贡献自己的力量。不过就当前课程体系而言,教育观念仍然有些老旧,对比当今时代的发展显得尤其落后,其实施环节也不成熟。对此,本文将进行以下分析。 1高职建筑工程资料管理课程发展现状 建筑工程的数量在当今时代的发展中越来越受人关心,因此工程资料管理课程体系的重要性也日渐凸显,目前各大建筑行业对其资料管理人员的需求也突飞猛进。但就目前关于建筑工程资料管理的现状观察,其教育手段相应落后,许多高职院校培养出的人才也越来越少。建筑工程资料管理相关专业的学生一代不如一代,对于实践操作的能力差,只会基本的工程相关理论,皆处于纸上谈兵的情况,因此难以胜任相关的工作[1]。产生该现象的原因,还是高职院校的建筑工程资料管理课程体系的问题,该课程体系不完善、课程内容不健全、实践操作过少等。目前许多高职院校在进行建筑工程资料管理课程体系时,仍然采用传统的教学模式,该教学模式主要以教师为主体,相对单一的传授知识,其教学理念也相当落后,教学体系不完善,最终的结果就是导致该专业学生的理论性强,只适用于考试,而不适合实践操作和独立完成相关资料收集与编写的工作。今后高职院校应跟上时展的步伐和公司岗位的需求来培养学生,综合提高学生的理论与实践能力相结合。这些都需要高职院校对建筑工程资料管理课程体系的重视,首先提高相关专业的意识,正确把握课程实施的重点,按照具体要求来进行施工教学,其中不单是教师的教导还需要互相的配合以及学生的实践。 2高职建筑工程资料管理课程体系要点 2.1强调施工组织和施工工艺 在高职建筑工程资料管理课程的实施中,部分检验验收的划分、验收程序、资料验收总汇等要先做具体的介绍,详细的说明施工工艺,具体强调施工组织和进度,为每个不同阶段的验收为主要目标,从而进行下一步的组织材料管理工作。课堂上的工程资料管理可以多讲述一些典型工程案例,如工程吊顶、多层框架、泥砖结构以及具体施工设计等为工程单位,准确的计算好工程的施工顺序,根据验收时间点来反推应当准备的材料。首先要使学生的状态从主动转换成被动状态,同时应该坚持与现场的施工人员保持密切联系,多去现场观察走动,并且坚持写工程日记[2]。 2.2对验收程序和资料的明确 除去现场施工验收外,收集各个阶段的建筑工程资料也是学习中的重点。每个步骤都有一定的特点,必须根据该工艺的特殊之处,制定其相关的材料。关于工程验收,除了一些基础的报验单‘实验报告、合格证和验收质量检测等,还有工程记录、水槽检测、闭路研究、电路相关质量检测等等。在建筑工程资料管理课程当中,每一步的工序都需要仔细记录和明确。跟着步骤随着资料管理的章程形式,井然有序的进行分类和记录。 2.3质量证明材料的及时收集 整个建筑工程中的重要资料具体分为两类:一类是建筑材料的质量证明文件,另一类是施工过程的详细记录。建筑工程中使用的钢筋、泥沙、水泥、砖头等一些主材的质量都是经过多重检验取得合格证的,但是许多材料如今需要好几回的转售,使得合格证和检测报告不能准时同步的交到手中。对于施工的送检日期、材料批次等等都需要做好记录,内容的整理更新要与之同步。 3高职建筑工程资料管理体系构建措施 3.1合理把握课程实施重点 首先,学生要掌握建筑工程施工艺与现场工程的组织能力。教师在课堂教育学生有关工程验收的相关材料时,重要首先放在其内容的基础章节,具体的讲述如何有效的在现场进行施工以及施工的过程,更重要的是明确实施工程的重点。高职中具体的建筑工程资料管理施工课程需要把握施工的进度开始,并积极鼓励学生管理资料。例如,教学中可以从具体案例中的混泥土结构开始,以整个建筑工程为基准,进行每个阶段的划分,以此帮助学生准备资料[3]。其次,明确各个部分的附属资料。教学中应当注重工程的工艺,从步骤入手,指导学生要随着工地的进步开始,记录相关的报验单、相关检测以及验收材料,以上所有材料还需要按照顺序收集整理,确保准确性。教师需要指导学生及时收集相关材料并且完成相应的检验记录。 3.2加强课程教学实践 建筑工程资料管理课程作为一项高职教育课程,在进行课程的教导时,教师可以采取根据工程实例来模拟教学,模拟教学在建筑工程中是一项最重要的步骤。学生首先要对建筑工程资料的明确,同时再对工程资料的收集,其中必须确保正确无误。除了学生自身的实践以外,学校的硬件设计也必须能跟上学生的模拟演练,比如具体的工程案例、相关材料等,每一环的应用和管理都需要高职院校以及相关教育机构对其的重视。由于资料管理课程的实践相当复杂,因此每个学生的分工要进行核对,并按照每一环来安排不同的任务。学生们在组织合作多次以后,对今后的综合能力会有相应的提升。 4结语 综上所述,高职院校中的建筑工程资料管理课程体系的构建是一项操作性、技术性以及实践性都极强的课程。因此需要学生在多个层面的记录管理,并且对于施工相关有一定的了解。所以该校在进行该校课程编写和教学时,应当不断调整最恰当的教学模式,以争取该课程取得更好的发展,对今后的建筑工程教育工作做出贡献。 作者:胡玫 单位:江西旅游商贸职业学院
工程档案管理论文:输电工程项目档案管理论文 一、输电工程档案管理概述 输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分,输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录,是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证,是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性,打破了传统档案的特性范畴,不仅反映输电工程施工质量和水平,还能体现工程管理水平,是企业发展过程的真实记录与历史见证,对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值,特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善,档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理,档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81,档案管理尚需规范,档案保管条件与电子化程度有待改善与提高,档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题,是档案信息化的障碍。如何利用档案信息,辅助工程项目的控制和管理,提高工程项目的管理效率,提高预测控制风险的能力,保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。 二、输电工程档案管理的机遇与挑战 信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持,如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中,已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术,实现内部数据共享的系统工程,是系统建立数字档案的契机,是输电工程档案管理系统性提高的前提,是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理,扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理,以管理促进信息化的管理模式,是提升输电工程档案管理功能的机遇,是保障档案信息的准确性与真实性,提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性,源于输电工程档案的构建体系,不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异,使得接收工作复杂,极易造成资料的散失,资料难免有遗漏,准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27,输电工程施工企业档案管理的标准化,给企业与社会带来诸多便利的同时,档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147,也是我们必须面对的挑战,云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势,可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。 三、输电工程档案管理的组卷原则 案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元,来源原则在档案检索中具有重要作用,来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展,信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击,突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式,现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战,新来源观应运而生,受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性,对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则,事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限,是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84,广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系,便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系,最紧密的联系也并不只是来源联系,在尊重档案形成规律的前提下,任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围,践行来源联系进行组卷,割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系,应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷,是最简便也是最理想的,当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时,如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷,需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系,但它不是项目档案案卷组织的统一模式,最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则,不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中,结合输电档案的特点组卷、建档,充分运用来源联系和事由联系,编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则,建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段,工程档案收集和整理要与建设进程同步,统一归档要求,明确归档文件材料内容,在工程竣工阶段,建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定,提出移交的时限和质量要求。在施工过程中,定期检查施工现场,收集施工照片记录,列为电子版资料归档。 四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施 面对输电工程档案管理的机遇与挑战,如何更好地解决其存在的问题?尊重和维护档案的本质特性,保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则,观念的改变是当代输电工程档案管理的优秀前提,建立完善的管理体系,保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障,健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件,而强化档案管理的标准化、规范化,强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路,利用现代化的管理工具,不断践行档案管理的电子化、数字化,向前看,把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理,树立档案管理为利用服务的效益理念,向管理要效益;树立技术为需求服务的科技理念,加强信息软件系统升级及管理创新,实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进;树立系统工程的整体理念,把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程;夯实输电工程档案管理的根基,输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念,有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才,如何正确使用档案管理工具,加快档案建设步伐?在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下,强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性,制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度,在规章制度允许的范围内,不断完善档案的规范化管理;加强档案的收集、整理工作;强化教育和培训;推进电子文档的积累、保管与利用,遵循“利用为本、常用为上”的思路,同步建设档案目录和全文数据库,适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变,我国当前实行的双套制归档策略时间越长,越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃,必将面临一定的险滩与沟壑,然而跳跃的结果,会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化,电力档案管理的功能有质的突破,成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台,有了机遇,输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章?历史是镜子,实践是真理,适应变革,完善标准,与时俱进是必由之路。综观历史,传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异,在不断适应变革的环境中得以完善和发展,“主体全宗”、“客体全宗”的提出,就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上,研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象,尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性,但这些理论的发展对增强我们的信念,把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革,我们正积极行动,多维联系体系的建立,标准规范的不断出台,使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题,提高档案管理工作者的技能势在必行,掌握相关的专业知识,同时还需具备档案管技理能,熟悉档案管理知识的同时,还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时,电网专业的档案员培训应常抓不懈,常年实施培训以适应档案管理发展的需求,提高档案管理水平。践行输电工程管理,必须重视现场施工检查与指导工作的时效性,确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果,确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理,管理者要熟悉项目施工文档所包含内容,为确保施工材料的齐全和真实性,应坚持时实构成的原则,坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类,可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等,由相关机构分别构成与汇聚,施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理,在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知,档案利用给科研人员带来方便的同时,也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机,稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害,这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战,使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾?提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键;当然没有保密意识不能胜任,只具有保密意识也是不够的,综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面,客观条件制约必不可少,建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提,是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施,严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离,严禁涉密计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网;并应严格落实各级人员责任制,定期进行网上信息检查,做好网络的动态管理。具备较强的保密意识,不断更新的专业技能,档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合,正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理,合理测评体系的构建与完善,是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理,建立健全档案管理测评体系,利用云计算实现建设工程档案的全过程监管,输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。 五、输电工程档案管理的未来 在计算机管理的平台上,利用数据库等现代化技术手段,建立数字化、规范化、标准化的档案体系,使多维的输电工作产生交集,以工程档案为枢纽,强化多维管理体系与制度的建立,这是输电工程档案管理的正确思路,这个过程需要一段时间,需要分步进行,对那些重要和使用频率较高的部分档案优先实施数字化管理是明智之举。实现档案管理标准与国际标准接轨,易于实现档案、图书、情报的一体化,彰显档案管理的监督、指导、关联作用;有利于发挥档案管理的功效,有利于实现资源共享,突破传统档案管理的屏障,更利于实现各个部门乃至国际合作,规避重复工作,提高效率;彰显档案的多功能性,凸显技术与设计的指导意义,缩短先进技术与设计的应用时间与程序,节约成本、利于运营与维护,提高经济效益。向档案管理要效益,是档案管理数字化的新功能、新方向,标准的国际化是档案管理的发展方向。数字化档案管理为企业直接向档案要效益提供了必要条件,它在类似工程建设与管理中尤为突出,档案管理数字化建设是输电工程档案管理的发展趋势,是贯彻每一项企业档案管理制度的根本,利用云计算将是实现项目的信息化,从而实现项目建设精细化管理的有效途径,是输电工程档案管理的未来。 作者:刘效源 单位:国网辽宁省电力有限公司本溪供电公司 工程档案管理论文:通信建设工程档案管理论文 摘要:新时期新环境下,我国经济高速发展,信息产业紧跟时代步伐高速持续发展,这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准,通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济,通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题,还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中,所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体,能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用,并使其系统化、规范制度与通用化相,对于通信工程顺利建设有极大助力,也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的优秀组成部分,通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。 关键词:浅谈;做好;通信建设工程;档案管理 一、新时期通信建设工程档案探讨 新时期新环境下,社会经济持续高速发展与进步,创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展,通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入,这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段,这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下,加重对通信数据文件资料的精确分析研究,通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设,贯彻落实严要求与高标准的施工要求,将通信建设工程档案作为工程优秀基础,我们除了要注重建设施工方法,还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去,使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说,通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的,以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下,通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来,解读了解字面意思后,还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料,如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程,只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅,这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准,只有这样,才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏,从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平,通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。 二、通信建设工程档案中存在的问题 第一,通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够,多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位,监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档,工程完工以后,致使档案遗失,无法交还回建设单位,这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失,直到通信建设工程完工检查验收前期,建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时,施工单位才会将现存的零散文件交还,这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二,通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中,可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全,丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦,严重时甚至会引发经济纠纷。第三,通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先,是档案文件原件归档不及时,复印的文件多,求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意,未能及时追回资料文件原价,对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意,其次,法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工,设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后,双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生,致使通信建设工程档案完工后,达不到相关要求。第四,通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般,为经过专业培训,导致业务能力不强,收集整合的资料往往缺乏重点内容,仅是单纯的流水账。第五,通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展,轻视档案管理建设的老思想根深蒂固,在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六,通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设,对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视,很多时候,施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七,部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者,害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦,就讲档案资料自己存放,没有分类归档,很多时候导致通信建设工程完工后,档案资料遗失。 三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化 第一,通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员,应当严格按照档案工作相关管理规定,积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流,强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的,说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位,监察单位都要单独签订合作协议及正规合同,并将这些内容整理分类后都收入档案中,这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议,将责任明晰化,各单位承当相关责任的档案资料,从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二,通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性,基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验,分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件,并对其严格认真的进行分类归档,解决存在的问题,通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期,对文件资料检查要查看是否完整,精确,体系化,重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查,可以有效提高案文件的质量,养成档案工作的规范化,使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三,完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定,使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确,方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理,确保档案资料文件,完整、精确与体系化。第四,切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后,相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作,档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作,编制正规的目录索引,确保档案文件资料查找准确性及查全性,是通信建设工程档案作用发挥到最大,为相关的产业企业提供关辅助。第五,监察通信建设工程档案,严格审查,保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中,要责任划分到个人,切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料,项目主管人员负责核查审计及签名认证,通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六,专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的优秀力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作,是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用,要严把所用人的专业技术能力及职业素养,日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训,从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。 四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展 政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势,通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后,可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流,可以概括为二大方面:第一,通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上,会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库,并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的,赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力,根绝实际情况及行业特点,加设个性化功能,保证全国通信建设工程档案库能够全部链接,而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二,通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展,通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决,通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后,其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响,还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用,通过多种类型的移动存储设备进行扶着,这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题,只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。 综上所述,在通信建设工程档案建设过程中,通信建设工程档案监管属于一个优秀组成部分,通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此,工程建设施工过程当中,负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习,提升职业素养的同时还要强化岗位意识,对通信建设工程档案存在的问题,进行问题分析整合,要及时处理这些问题,确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。 作者:赵丽 单位:河南省通信工程局有限责任公司 工程档案管理论文:公路工程建设档案管理论文 摘要:公路建设是我国基础设施建设中的重要内容,其在推进区域经济发展和相互沟通中起着根本性的作用。随着公路建设的快速发展,产生了大量的公路工程文字、图片等材料,如何对这些资料进行档案建立与保存,是公路工程项目工作中面临的一大问题。本文以如何做好公路工程建设项目档案管理工作为主旨进行探究,从制度建设、前期管理、档案开发及严格验收等4个方面对其进行分析,希望能够为实践过程中的公路工程建设项目档案管理工作提供积极帮助。 关键词:公路工程;项目建设;档案管理 在公路工程项目建设过程中,无论工程前期规划立项还是后期项目建设过程中都会产生大量文本、记录等重要的资料,这些资料包括工程各阶段的建设依据、建设过程中的质量安全与资金支付等重要凭证,它是体现工程建设合法性以及工程质量状况最原始也是最重要的依据。然而现阶段,我们在工程建设领域中,还较为普遍的存在着“重建设、轻档案”的现象,在档案建立管理中依旧存在许多问题,例如缺乏统一的档案管理模式、缺少高水平的档案管理人员、档案管理督促不到位等等。这些现象使得在公路工程建设中,优秀的项目建设管理经验未能得到很好的推广和利用。因此,如何做好工程档案管理,积极推广优秀的公路工程建设档案管理,对推进公路工程建设的管理水平和质量提高都具有一定现实意义的。 1加强档案管理制度建设 档案管理制度的建设是公路工程建设项目档案管理工作的基础与前提,只有完善了档案管理的相关制度,才能促进档案管理工作的实施,提高公路工程项目中档案管理的效率。根据公路工程建设的相关规定,档案管理制度的建立要从以下3个方面开展。 2要提高对档案工作重要性的认识 档案管理工作量大,内容烦杂,持续时间长,需要有专业的管理人员长期且固定的进行系统管理,才能保证档案工作质量。并且此项工作相对枯燥,不太容易出成果,只有长期坚持才能获得良好的回报。而且由于档案工作的宽泛性,所有参建部门都要涉及,只有各部门相互配合,才能形成完整的工程建设档案。因此,我们首先要提高对档案这项工作的复杂性和重要性的认识,只有了解了其负责程度和工作的重要性,才能重视此项工作。在实际工作中,建议成立多部门联合管理机构或小组,分工协作,共同促进此项工作。我们在建设杭长高速公路杭州段期间,档案具体工作虽然由办公室负责,但成立了由指挥部分管领导组成的档案管理领导小组,成员包括办公室、总师办、工程处、前期办、安保处等各部门负责人。明确各部门涉及的资料由部门负责人及时收集,然后由我统一整理归档,效果良好,具体组织分工见图1。图1档案工作组织分工3建立档案员岗位责任制度在公路工程建设中,档案资料相关要求政府管理部门已经明文要求,但如何落实依靠档案管理人员。档案管理人员是档案管理工作中的主体,它们的工作行为决定了档案管理工作的质量,因此要针对档案管理人员建立合理的岗位责任制度。通过这一制度,对档案管理中的每一个环节包括档案的收集、整理、立档、管理等进行有效规范。以制度约束管理行为,将有力提升档案员的责任感。 3完善档案管理的监督制度 在公路工程建设项目档案管理工作中,要把握好前期的档案管理工作,只有一开始建立起了完整、有序、良好的档案管理体系,才能保证后期的档案管理工作有序、合理的进行。在公路工程建设项目前期工程的档案管理工作中要通过以下两部分进行。(1)分类纳入资料分类纳入资料是公路工程建设过程中重要的档案管理方式,总体来说各类资料主要分为3大类:其一是工程建设程序类,以工程预可、工可、施工图设计、招投标等类别;其二是建设管理类,是建设过程中各参建单位根据档案管理要求整理归档的资料,主要是现场发生的各类施工及监理的第一手资料,包括项目中每一个标段根据单位、分部及分项工程划分规定,收集整理的全套资料;其三是其他管理类资料,包括各类检查、验收、交竣工等。在上述分类资料中,第二类是最多也是最复杂的。根据现行《公路工程质量检验评定标准》,一般项目的单位工程的划分分为路基工程、路面工程、桥梁工程、互通工程、隧道工程、环保工程、交通安全设施、机电工程、房屋建筑工程等。以斜拉桥和悬索桥为主体的建设项目单位工程按塔及辅助、过渡墩;锚碇;上部构造制作与防护(钢结构);上部构造浇注与安装;引桥;引道;互通立交;交通安全设施等。所有的单位工程又分为若干分部工程及分项工程。现将土建工程分部分项工程划分列举如表1。在档案资料收集时,要将上述每一个分项工程所涉及的资料收集整理后按类归档。分项工程是资料的基本单元,在施工资料中每一项可能有大量的同项内容。比如桥梁桩基,每一根桩为一个分项,但一个标段中可能有几百根桩,需要逐桩收集归档,因此档案数量较多,见表2。(2)文件同步归档在工程项目开始之前,项目管理人员要将文件材料进行合理的归档,将项目前期每个环节实施过程中产生的资料及时归档。前期资料往往是工程建设的依据,及时归档将为建设过程中各级部门的相关检查及时提供材料。同时,在建设期间也要做到及时收集、及时归档,这是保证资料完整性的好办法。 4定期督查,严格验收档案 4.1分阶段定期检查 公路工程项目是一项浩大、长期性、复杂的工程,其中包含了诸多的资料信息,公路工程项目的性质决定了公路项目工程的档案管理也是一项较为浩大的工作,因此,在加强档案管理的督查过程中,要根据工期及实际情况进行分阶段定期的检查方式,在一定周期内加强对相关资料收纳、整理、编研的检查,保证资料的全面性和准确性。 4.2检查方法多元化 工程建设过程中,往往工程负责人将关注点集中在工程项目实施的工地中,忽略了对后期资料整理的工作,在需要资料时往往出现资料不全、资料不准确、资料找不到等现象,因此,在对档案管理进行定期检查的基础上也要创新检查方式,通过多元化的检查方式促进档案资料的整理,例如抽样检查、重点检查等,通过检查工作的进行将资料整理、档案管理工作重视起来。在我参加的江东大桥、杭长高速等几个大型交通基础设施过程中,我们一般每季度进行一次专项档案检查。检查基本采用抽调各参建单位档案管理人员组成检查组,然后针对前一阶段的工作重点,核查相应的资料归档情况。各参建单位通过这样的工作,能做到相互学习、相互促进,有效提高整个项目的档案管理质量。 5重视相关档案开发利用 建立一份好的档案,目的在于希望能有好的利用。切实发挥档案资料的价值,对本项目建成后的管养及类似项目的建设都有良好的利用和参考价值。这种开发利用可以从以下2个方面进行开展。 5.1开展借阅交流活动 档案管理工作作为一项为公路工程项目服务的工作,其工作成绩与作用体现在利用价值。公路工程作为一项长期性的技术工作,在项目进行的过程中往往会面临很多困难,因此通过借阅、咨询、交流等形式,学习类似工程建设管理资料,使每一个项目工作人员吸收相关类似工程的管理经验,提高自身管理能力,为公路项目的工程实施提供帮助。 5.2加强重点档案编研 在公路工程项目档案的管理过程中,重点档案的编研工作也是对项目档案进行开发利用的一种形式,通过编研能够将一些有用的资料归纳整理起来,也能够加强对原始不完整项目资料的整理。随着科技不断发展,全电子档案的建设是一种趋势。这将更好的为后期的公路项目提高有效帮助。 6结语 总而言之,做好公路工程建设项目中档案管理的工作对公路工程的开展、使用、管理等活动都起着极为重要的作用,面对我国现阶段公路工程建设项目档案管理中出现的问题,通过档案管理制度的完善健全,在科学化、规范化的基础上提高公路档案信息的管理水平,使公路工程建设项目档案真正对公路工程各阶段的工作起到积极的推动作用。 作者:倪晓敏 单位:杭州市公路管理局 工程档案管理论文:建筑工程电子文件档案管理论文 摘要:建筑工程相关文件对于建筑工程来说是重要的工程记录,在信息化高速发展的大环境下,可以利用网络技术建立完备的建筑工程电子文档,从而实现对于建筑信息的有效传递。加强建筑工程电子文件档案管理工作可以使建筑工程信息更加规范化,这对于后续的建筑工程的管理检验及维修都有着重要的意义。本文着重分析了建筑工程电子文件档案管理。 关键词:建筑工程;电子文件;档案管理 随着信息化技术的进步,电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中,与此同时,由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备,导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象,因此,我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理,建立健全档案管理体系,从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。 1我国建筑工程电子文件的档案管理现状 我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处,这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题,我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状,从而寻求到正确的解决方法,提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档,具有很强的操作,因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高,但是由于我国文件管理人员储备不够丰富,部分地区的文件管理人员专业技能不够,无法完成复杂的文件档案管理工作,这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国,目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊,大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责,但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能,在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏,导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中,存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面,建筑工程电子文件为了粉饰项目,有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事,导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方,建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档,纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况,造成工程信息的处理困难,因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂,建筑工程方面的文档内容较多,落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面,由于工作人员的专业性不足,很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。 2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施 针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题,需要采取相应的措施,来保证良好的文件管理,从而实现电子文件的普及,为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂,如果没有统一的格式,在文件查询的时候十分的困难,因此,统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证,同时有利于档案的完善管理,方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体,因此,明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面,建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员,对相关电子文件进行管理,做到专人专职。另一方面,需要加强对于档案管理人员的培训,提高工作专业性,增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说,具有完善电子文件管理的意识是极为重要的,因此,相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作,使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中,确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理,在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作,要保证具有完整性,对于以后的工作查询来说,是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中,保证信息的真实性,防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面,真实性和有效性是十分重要的,因此,必须要保证,电子文件可以反映相关项目的全部真实信息,同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求,就需要提高对于电子文件的鉴定技术,确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员,对电子文件的内容进行查询,确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的,只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系,才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面,我们对于电子文件的内容需要进行核实,另一方面,对于已经归档的文件要合理的保存,防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取,确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。 建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础,因此,我们需要从各个方面提高文档管理工作效率,从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力,确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作,才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。 作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心 工程档案管理论文:工程施工企业科技档案管理论文 一、现阶段企业科技档案管理存在的问题分析 1.管理模式没有得到及时的更新。当前,有很多企业在档案管理方面,管理模式都还比较滞后,我国建筑企业的档案管理也不例外。建筑企业档案部门在科技档案管理方面仅仅注重在科技档案实体方面的收集、整理以及保管等工作,很少能涉及到关于档案数字化与网络化方面的管理,同时,管理人员也没能真正的认识到科技档案管理信息化的重要性,导致了企业科技档案管理一直很难向着科技化的方面发展起来。 2.企业的服务手段不发达。当前,尽管很多工程施工企业的档案管理都已经应用了先进的计算机,网络以及扫面仪等,但是,很多时候却没有被充分的而利用起来,尤其在我国建筑企业档案管理方面,很多时候管理人员仅仅编制一些科技档案案卷目录以及专题目录,无法有效的应用现代化的网络技术等,对建筑企业档案进行科技成果转让与信息的交流,给企业科技档案信息资源的开发与利用带来了严重的消极的影响。 3.企业科技档案管理服务方式缺少主动因素。很多时候,在工程施工企业中,企业的档案部门服务都严重的缺少主动因素,往往都是被动的、按照规定进行服务,服务内容与范围等都比较狭窄,并且这种不够主动的服务方式也比较单一,不够多样化,同时,服务的对象也会存有一定的局限性。更多的时候是为企业内部提供一些借阅以及复制等方面的服务,很少都会与外界沟通与交流,这对企业管理而言是很大的缺失。 4.企业科技档案管理人员短缺。当前,由于企业的竞争力都不断的增加,为了能够更好的发展,企业都开始步入内部改革的路程,但是,在改革的过程中,企业档案管理部门通常够会受到很大的冲击,很多企业内部的档案管理人员随着改革会越来越少,甚至有的企业在企业档案管理上仅仅有一名工作人员,一身多职,为此,该员工只能在日常工作当中主要收集资料与整理资料等,其他工作根本没有办法顾及,那么对于科技档案信息管理就很难再次进行加工管理。 5.企业科技档案交档不及时、不齐全。目前,建筑承包企业施工项目多,分散广泛,项目人员归档责任意识不强,项目完工后迟迟不交资料,经多次督促,交来的资料大多不齐全、不规范。 二、工程施工企业科技档案管理创新分析 在新的形势之下,企业档案管理必须要进行创新管理,改变以往的思想观念,创新服务方式与手段等,只有在这样,企业科技档案管理才能够更加的有效。工程施工企业之所以要建立有效的科技档案管理制度,其目的在于,能够为施工企业生产经营以及后期发展中所存在的缺陷等实施修复服务。 1.创新档案管理的思想观念。要创新管理,首先就要在档案管理方面给予高度的重视,为此,企业的领导人员必须要支持企业科技档案发展,用科技手段管理档案信息,并且要将制定好的档案科技管理规划纳入企业总体规划当中,并且要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实、做到全面覆盖。同时,企业档案部门要从思想上解放,转变档案管理的观念,确保做到有组织、有计划以及有安排的进行。 2.创新企业档案管理组织机构。企业在档案机构的建设上,要设置专门的综合档案室,确保档案的规放有序性与安全性。同时,在档案室内,还要配备一些具备专业知识的人员进行管理,建立企业档案规章制度、各类档案实施细则及各类档案分类方案,确保能够将企业科技档案管理作为企业管理工作中的一项重要任务,确保管理内容的合理性与科学性。除此之外,企业在档案管理人员队伍建设上要加大管理力度,引进大量的相关专业管理人才,尤其是要接收档案专业毕业的大学生来充实企业所属单位的档案管理创新能力,与时俱进;加强对企业内部科技档案管理人员的教育工作,开展计算机工作培训,确保每一名档案管理人员都具备操作计算机的基本能力,提高档案管理人员的自身素质与业务水平能力,确保企业科技档案管理能够真正的实现信息化、技术化。 3.创新企业档案管理模式。在企业管理制度上,要落实好总经理负责、总工程师分管以及档案部门等多个部门管理制度。在企业档案管理方式上,要确保其规范化、表转化以及科学化的管理,加强科技档案信息化的建设,充分的利用现代计算机网络技术,处理档案管理中的信息资源以及实施更好的档案管理服务,实现企业科技档案管理模式由传统的档案管理实体保管转变为现代化的档案实体数字化、信息化等管理,以保证各企业档案管理更加的科学合理。制订完善实用的企业科技档案管理办法,与所属各项目签订交档承诺书及需交档案资料明白纸,项目经理、总工程师及兼职档案员必须全部签字,并将项目交档情况纳入项目考核范畴。除此之外,要加大开发力度,要“放活”档案。在建筑企业当中,有很多的档案存储都只重视保密以及储藏等,忽视了档案的利用,也存在着偶尔被动使用的现象。如果要保证建筑企业档案能够发挥其价值,就需要将“死档案”变成“活资源”,把“档案库”变成“科技库”,充分的将其利用起来。 4.创新档案科技管理方法。在如今企业科档案管理当中,尽管已经应用信息手段进行管理,但是,由于建筑企业档案管理方面应用信息手段管理的时间较短,在管理中还存在着很多的缺陷,为此,需要不断的完善与发展。首先就要选用与建筑企业相适应的档案管理软件,并在体系结构、系统功能以及适用网络结构等方面要与当前的档案建设信息管理要求相符和。其次,要做好科技档案案卷收集、文件级目录数据库及文档的录入工作等,有效的实现企业档案管理科学化、规范化以及信息化。 5.创新企业档案管理服务。要创新企业档案管理服务,首先就要通过局域网为本单位的各个部门提供科技档案查询服务等。那么需要在企业内部信息网上设置“企业档案信息网”为主页,然后由组织机构、档案法规以及业务建设等构成栏目的设置,确保企业科技档案服务多样化,合理化。 三、结语 近年来,随着社会的发展,我国市场上各大企业不断的建立,长期以来,工程施工企业在市场上一直都占据着主导地位。可是,工程施工单位在科技档案管理方面还存在着很多问题,这些问题给企业更好的发展带来了一定的想消极的影响,为此,企业必须要采取有效的措施进行改革,改进企业科技档案管理方式,确保企业能够在拥有合理档案管理制度的前提之下,更好的发展。 作者:刘雪兰 闫爱玲 单位:中铁二十三局集团第一工程有限公司 工程档案管理论文:电力企业建设工程档案管理论文 一、电力企业建设工程档案管理的相关流程 进行档案管理,一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度,增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。 2对于档案管理工作的具体工作及要求 多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定,提高了电力企业档案管理的效率,简化了档案查阅的复杂程度,但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求,对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。 2.1建立学习考核制度 有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性,要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识,对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握,这离不开系统的培训与考核机制。首先,应制定档案室职员的学习规划,请专业的教师团体对档案员工进行培训,或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划,做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次,加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握,因此需要我们建立考核机制,进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习,定期对员工进行考核,并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学,以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求,如何提高员工积极性,建立什么样的机制,怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。 2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识 档案管理对于电力设施的运行,改建,设备升级,企业自身经济效益有着至关重要的作用,这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说,如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等,电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说,电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点,电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的,需要各个部门的配合与支持,需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想,把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识,还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通,统一各单位档案管理的标准,步骤,要深入到每一个施工单位,每一个设备厂商,每一个材料供应商。在电力建设工程开始,就要统筹各方,建立统一的档案管理网络,细化责任到个人,定期核定审查各部分的档案管理进度,做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门,不配合电力工程档案管理程序的个人,做出有效处理,整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。 2.3如何应对电力施工过程中的不同步 在电力工程进行中,各施工单位的工作进度,难易程度都各不相同,加之建设工期较长,施工单位众多,工期不能统一,无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况,需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作,细化到每一工程,做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况,档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档,到工程进行中的档案整编验收,再到每项工程竣工时的审定整理,再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类,这四个过程缺一不可,必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节,贯彻到整个电力工程施工项目的始终。 3结语 信息化时代和工业化的发展要求我们做好电力企业建设工程的管理工作,要做好这一工作,我们要从思想意识,管理流程,监督考核,工程实施等方方面面入手,这是电力工程不断发展新要求,也是对国家负责的具体表现。 作者:许丽 单位:内蒙古电力(集团)有限责任公司薛家湾供电局 工程档案管理论文:煤矿建设工程项目档案管理论文 1当前煤矿建设工程项目档案管理中存在的突出问题 1.1对档案管理工作重视程度不够 煤矿建设项目是一个繁杂的系统工程,很多项目在建设过程中都存在对档案管理工作重视程度不够的现象。一方面对项目档案管理工作的重要性认识不足,另一方面对建设项目档案管理工作约束和要求不严,加之煤矿建设项目条件艰苦、人员流动性大、选人困难,造成档案管理人员专业素质不够。而煤矿建设各项工程门类繁多,各参与建设单位之间沟通交流困难,也造成档案资料在收集整理过程中存在诸多障碍。如果单位对档案管理人员的职责监督检查不到位,就会使档案管理工作出现漏洞,甚至造成衔接脱节,严重的会使档案资料流向不明和丢失。在采用传统的档案管理方法进行庞大的煤矿建设项目档案资料时,相关档案管理的规章制度不完善,档案管理的规范性不够,操作流程不标准,项目参建单位之间协调沟通不够,都会给项目档案资料的完整归档带来困难。 1.2未能构建完整的档案管理体系 项目的档案管理机构应当在项目机构建立初期就同步形成,很多煤矿建设工程项目由于地处偏远地区,在建设初期条件艰苦,设施简陋,档案管理机构不能及时建立或者办公设施都没有基本保障,也无法保证档案资料的质量和安全,更与项目建设的信息化技术要求不相适应,无法满足当前现代化矿井建设的需要。近几年,我国飞速发展的采矿技术已经与世界先进水平接轨,因此构建完整的信息化档案管理体系是现代化煤矿建设的基础。 1.3档案资料基础工作薄弱 项目建设与档案管理工作的专业性都很强,在职责不明确和管理松散的项目中,参建的各单位轻视档案管理工作的现象普遍存在;工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏对档案管理的实践能力,煤矿建设项目档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展,造成了煤矿建设项目档案工作滞后,影响了工程各方面对项目档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料有时存在分散、损坏、丢失等各种现象,这样就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。 2做好煤矿建设工程项目档案管理的四点建议 2.1充分重视煤矿建设工程项目档案管理工作 在企业投资建设项目中,煤矿建设项目属于政府核准类别。尽管近两年国家对煤矿等能源类建设项目的核准审批在逐渐放宽,但按照国家相关核准项目的审批制度和要求,从项目前期论证,到项目支撑性的文件设计审批,均有严格规范的制度和约束条件。同样在煤矿建设项目实施的过程中,煤矿监管部门对工程施工的过程及竣工投入使用,都有全过程的监管和监督。作为特殊工程项目的煤矿建设工程,其使用寿命少则几十年,多则上百年,档案管理工作是其工程项目全面管理的基础,也是项目顺利实施和产生效益的根本保障,因此,煤矿建设项目的档案管理工作就显得尤为重要,必须自始至终重视项目档案的管理工作。对具体的煤矿建设工程项目而言,要求各级领导要高度重视煤矿建设项目档案工作,工程项目从实施初期,项目负责人就应当指定专人负责图纸、文件、声像记录以及计算数据等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任制及考核奖惩办法。项目负责人在抓好工程质量和安全生产的同时,要有注重档案管理的思想意识,把工程项目的档案管理工作纳入日常工作的管理当中,调配业务素质好、责任心强的人员负责档案管理工作,同时要在设施配备上给予支持,使档案管理有必要的经济保障。要积极组织档案工作人员参加档案管理方面的培训,为档案工作的开展创造良好的条件,为企业发展和建设做出应有贡献。 2.2加强煤矿建设工程项目档案管理工作的组织领导 煤矿建设项目管理要做到各系统和各单位步调一致、协调统一,项目业主即建设单位是整个过程项目的统领者,因此对项目的档案管理也要统一归口在建设单位的档案管理部门。建设单位的档案管理人员有责任和义务对参与建设的各部门和各单位的档案管理工作进行指导和监督,做到上下协调,并与过程施工建设同步。建设单位的档案管理部门还应当定期组织参建单位有关人员进行档案业务培训,统一安排部署档案整理组卷的规范和标准,对有关人员普及档案管理的知识,同时档案管理人员也能通过沟通和交流获得工程建设方面的信息和专业知识。建设单位应当建立档案管理人员的信息系统,明确各自的工作职责,加强监督和考核,建立和健全各项规章制度。 2.3加强煤矿建设工程项目档案资料的收集和整理 收集归档是档案工作最基础、最薄弱的环节。切实加强对项目档案、材料的收集,确保档案完整、齐全。项目竣工后,档案管理人员必须全面完成文件材料的清理、归档工作。参建单位必须依据标准和规范组织档案资料的归档整理,在工程完工后,要及时将档案移交给建设单位;建设单位在项目竣工验收前,应当组织并申请档案部门进行项目档案专项验收,待项目档案通过专项验收后,建设单位方可组织项目的竣工总验收;建设单位的档案管理部门必须全过程参与项目的各单项竣工验收和项目竣工总验收。其职责就是在参加验收的过程中严格把关,并审查各项档案资料是否合格。在监督检查各项竣工档案资料时,要重点检查各项归档材料中图纸和实物的相符性以及签字手续的完备和真实性。对查出的问题要记录在案,并及时跟踪到底,确保问题最终解决,为项目档案的质量负责。 2.4规范档案管理制度建设 由于国家产业政策不断调整,煤矿建设工程的规模和技术也得到了迅猛发展。近年来煤矿建设工程项目多以系统繁杂和技术装备先进而成为当地经济发展过程中引人注目的投资项目,做好项目档案的管理工作是保障项目建设顺利实施的根本保证。建设项目档案管理相关制度的建立和落实,是科学有序的档案管理工作的保障。在项目实施过程中签订的各项合同,应当把档案管理的有关职责约定明确,要在合同中提出档案归档的要求和标准,明确竣工移交档案资料的数量、时间和质量要求,并将其与工程款支付相挂钩,形成严格的约束机制,从而确保工程施工档案归档工作有序规范地进行。档案管理人员应爱岗敬业、认真踏实,做好建设项目档案管理工作,在项目建设期间,大力提升自己的业务素质和专业技能,对档案管理工作认真负责,让档案在项目中发挥重要作用,同时适应档案信息化建设和项目建设的需求,推动项目档案管理提高到新的水平。 作者:韦晓黎单位:新疆神新发展有限责任公司 工程档案管理论文:电力工程档案管理论文 一、电力工程建设档案管理概述 1.电力工程建设档案管理的特殊性。从表面上来看,电力工程建设档案管理与其他工程档案管理并无不同,但实际上,电力工程档案管理存在其特殊性。首先,电力工程建设档案管理是对电力工程全过程档案的管理,而电力工程施工建设却包括了设计、施工、检修等多个方面,有些工程在竣工十几年后还需要进行线路保养,那么,电力工程建设档案就必须是针对单个项目的、跟踪性的,这给档案管理提高了难度;其次,电力工程建设档案管理的服务性质与其他工程档案管理不同,电力工程建设档案管理服务的对象不仅包括电力企业内部的员工及工程师,还包括了电网的使用者。 2.探讨电力工程建设档案管理的意义。从企业发展角度来看,电力企业工程建设档案管理不仅关系着电力企业技术革新和施工建设质量,还对企业处理工程建设过程中以及电网使用中的纠纷有帮助;从社会基础设施发展角度来看,电力企业工程建设档案管理是保证我国电网建设和电力行业发展的基础,因此,探讨电力工程建设档案管理具有十分重要的意义。 二、电力工程建设档案管理中存在的问题及原因 1.档案管理工作效率不高、档案管理工作效率指的是档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。电力工程建设档案因为其特殊性,经常需要档案管理工作人员进行异地奔波以及长时间的档案归档工作,但实际上,档案管理的效用却没有被完全地展示出来,因此,档案管理工作的效率也不高。例如,对电力工程建设的设计方面进行建档,要对参与工程设计的设计师进行资料搜集,还需要对工程设计的科学原理以及实际应用的预测等资料进行搜集,这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间,但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化,与此同时,搜集来的资料和档案的利用率却很低。 2.档案管理方法落后。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态,档案管理资料多是纸质的,这些资料规整起来十分耗费时间,查找起来也十分麻烦。另外,在工程建设的施工过程中,有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节,往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视,这直接降低了档案的质量。 3.档案管理人员素质有待提高。档案管理工作效率的高低,有很大一部分是由档案管理人员的素质决定的。档案管理工作人员热爱档案工作,掌握多种档案管理技术,将会使档案管理的效率大大提升;工作人员能够摆正档案管理工作的服务性质,档案的应用性也会得以提高。但是,目前的电力工程建设档案管理往往由企业中的老员工负责,这些员工的档案管理思想还停留在对工程建设的文书管理方面,对档案管理工作的意义理解不多,因此导致整个档案管理工作的效果迟迟得不到提高。 三、提高电力工程建设档案管理的方法 1.采用科学规范的管理制度提高档案工作效率。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系,工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的,因此,有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感,另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且,标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中,在档案管理过程中尤其应该如此,如档案的保存方式、档案信息的流转程序等,都要进行统一规定,避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。 2.采用信息化的档案管理方式。电力建设工程档案管理方式落是导致档案管理工作效率低的主要原因,采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案的统一的、有结构的管理,能够使纸质档案资料和电子音像档案资料结合。要实现全面的信息化档案管理,首先需要增加对档案管理的资金投入,购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施,如最基本的办公室常用设备,打印机、扫描仪、电脑等,档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;其次,应该制定档案管理信息化的战略,并真正实施,设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。 3.提高档案管理工作人员的职业能力。如果档案工作人员的档案管理工作水平不高,对档案管理工作认识不足,在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题,则档案管理就面临着巨大的风险,因此,提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训,使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输,以提高工作效率;其次,应重视优秀的人才的引进,以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后,应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点,对在岗档案管理人员的技术培训,让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识,维护档案的安全稳定。 四、结语 综上所述,电力工程建设档案是电力企业施工和企业发展的基础,对我国基础设施建设也具有一定的辅助作用。电力工程建设档案因其特殊性,较之其他建设行业的档案管理工作难度更高。为了提高档案管理工作的效率,电力企业需要对工程建设档案管理制定科学的管理制度、采用先进的管理方法并且提高档案管理工作人员自身的职业素质,只有这样,电力工程建设档案管理工作才能真正发挥作用。 作者:杨绮梅单位:清远市电创电力工程安装有限公司 工程档案管理论文:工程数字化档案管理论文 “档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业”。基本建设数字化档案是在工程的规划、设计、施工和使用、维护过程中形成的,是指在建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的设计和施工活动中形成的科技档案。建设单位的建筑规划、建设、管理;旧房改造、功能变化;新区开发、基础设施的改建都与基本建设档案紧密相连。1987年国家颁布了《中华人民共和国档案法》,1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,1989年国家教委《普通高等学校档案管理办法》,1997年建设部颁发了《城建档案管理规定》,这一系列的法规对基本建设档案的管理、归档范围都作了明确的规定,是指导基本建设项目档案管理的重要依据。 在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪到来之际,人们越来越多地依靠INTERNET来获取知识、信息,可以预见,人们到档案馆的次数和时间会越来越少,总有一天,人们再也不用亲自跑到档案馆去了。面临着如此巨大的挑战,人们提出了数字化档案馆的设想,数字化档案馆是一个标准的电子信息基础设施,是在标准化、规范化基础上现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。它采用分布数据存储,用户可以通过各种链接和操作在一个较大的地域范围内搜索和检索出自己所需的信息。也就是说,计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而实现资源共享。数字化档案馆是传统档案馆在信息时代的发展,它不但包含了传统档案馆的功能,还提供综合的信息访问服务,它的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇,人们希望数字化档案馆将成为未来的信息中心和枢纽。因此建设数字化档案馆,是档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。在当今建设数字化档案需要从以下三个方面入手:首先,要大力宣传建设数字化档案的必要性,做好档案员的业务培训工作,提高认识,形成共识,激发热情,万众一心,协调发展,形成良好氛围,为建设数字化档案工作提高坚强的组织保证。其次,加速现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行全面的数字化处理,即将档案馆的所有档案数据通过扫描等形式,将档案信息由各种物理载体形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,完成现有档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程,这是数字化资源建设的重要基础工作,是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。再次,从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,逐步建立健全一套完善的数字化档案工作体系。主要内容包括:数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。 一、数字化档案的收集它不同于以往的纸质档案收集,对于数字化文件,如果简单照般以往的管理方式,出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集工作体系,要求采用文档一体化管理方式,只有这样,才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过网络再转发一份到档案馆即可。 二、数字化档案的保管由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强,所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。 三、数字化档案的利用档案资源数据格式的统一是资源网络化的保障条件。统一的数据格式和标准是档案信息网上归档和用户调阅的基础,也是实现网上档案资源高度共享的基础。档案信息利用必须规范化、标准化,搞好标准化,才有现代化,这是经过实践取得的重要经验。要统一著录的原则、项目的格式,规范档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则,实现档案信息网络的标准化运行。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务,这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效途径。档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境,在硬件方面:计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机和光盘、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的各种设备,这些硬件设备需要较大的资金投入保证,才能得以建成使用。在软件方面:信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等,这需要有一支技术过硬,具备软件开发、程序操作和档案管理专业人员的有机结合,才有可能实现。网络安全是影响计算机档案管理的主要问题。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。构成对计算机网络系统的安全威胁主要有:黑客入侵、计算机病毒的侵入、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对以上问题,我们必须运用科技手段,提高档案信息网络的安全性,主要措施如下: (一)、建立有纸化和无纸化结合的信息库。解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭。开发网络电子文件的归档管理程序,使上网信息及时、完整、安全地保存下来,防止相关信息丢失。 (二)、访问控制,保证计算机网络系统运行安全。对利用者权限的充分限制是档案信息入网的先决条件,对网上能查阅的档案首先要分公开的、内部的。这样,让查询者在任何地点、任何一台联网的计算机上,都能查到权限范围内的档案信息。 (三)、做好数据库备份工作,保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份,多介质多份备份。重要的备份要有备忘记录。 (四)、预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的。我们要在计算机系统上安装防毒软件并经常升级,另外,不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用。 (五)、制定计算机系统安全保护制度,确保网络系统安全运行。除严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和有关的法规外,还可根据实际工作需要,制定《计算机房安全规定》等相关规章制度。要建立档案信息系统,实现档案信息与社会信息的联结。这个系统包括六个基本模块:登记——编目——检索——利用——统计——辅助。其中:登记环节解决对上网信息的分类登记和修改补充问题;编目环节解决上网信息的目录表格和卡片的打印制作问题;检索环节解决按不同需要和要求对上网信息进行显示和调用方面的问题;在利用模块中,对上网信息的利用进行登记、归还和利用情况的汇总;统计模块则用于上网信息按时间、分类和载体进行统计;辅助模块用于上网信息的数据备份、维护、修改和充实。陆续将建成的系统在档案信息网上设立站点或网页,实现档案信息网络的互联。 最后,要全面提高档案工作者的素质,这是数字化档案馆建设中关键的一个环节。由于档案信息数字化的发展,档案信息呈爆炸式地增长,档案利用的骤增,使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类,尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面根据利用者要求,提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才,就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识,更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。 今后,随着计算机网络进一步的发展,信息高速公路进一步拓宽,到那时实体的档案馆也许不复存在,激光光盘技术已可以把一个档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息,通过数字化的存储技术,储存在几张小小的光盘里,任何个人和机构只要通过计算机网络均可以拥有和使用,数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。在未来的数字档案馆中,档案员如何充分发挥其信息专家的作用,是我们每个档案馆员应考虑的重要问题。为此,档案管理员应该不断地学习新技术、新方法,搞好信息服务工作,争取成为真正的信息专家。 工程档案管理论文:企业重点工程项目建设档案管理论文 摘要:随着市场经济的发展,基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展,如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设,结合近年来工程建设经验,对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制,理顺了工作程序,对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。 关键词:重点工程档案管理项目组负责制 0引言 宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的有价值的档案资料,这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理,对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护,具有十分重要的意义。同时,我们也看到,随着我国市场经济体制的逐步建立,重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时,把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓,切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上,建立了重点工程项目档案负责制,从实际出发,认真做好工程建设资料的收集工作,理顺工作程序,采取有效措施,在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上,保障工程档案资料收集工作的正常进行,确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。 1建立重点工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系 宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目,也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理,在工程所涉及人员各自身份不变的情况下,成立工程项目指挥部,下设四个项目组,由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成,在不改变现有编制的情况下,充分利用现有的人力资源,而每个人原来所承担的厂内业务不变,同时规定了各项目组的职责和任务,对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。 宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确,对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用,因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理,建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则,成立了档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由总工程师主管档案工作,档案室设立专职档案员,在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员,形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时,即把有关技术文件材料收集工作落实到人,做好积累、保管工作,由各工程项目组组长负责档案管理,做到每个重点工程均有专人管理,负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作,其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络,这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系,保证档案管理与项目建设同步进行,确保了工程资料的完整收集,避免了工程资料收集上的疏漏。 2围绕工程建设,理顺工作程序,形成全面的重点工程档案收集渠道 近年来随着技术进步和宣钢发展的要求,焦化厂技术改造任务加大,生产与基建施工项目交叉点多,为确保重点工程项目档案资料齐全完整,在基建工程项目开工之前,将有关计划通知各部门的档案管理人员,让档案人员参加设备开箱与有关工程会议,使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉,以便及时完整地收集相关资料,使应当归档的资料“粒粒归仓”,对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订,制订出的工程项目档案工作计划,既符合工作进程,又符合档案管理要求。 在健全组织机构、明确工作程序的基础上,还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作,档案室与各项目组密切联系,首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料,经过档案室收进来、登记、审核、建台账,然后将施工图纸等资料分发到各项目组,并登记上账,再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收,及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整,进行审查,经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责,既负责接收资料,又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。 为更好地做好档案管理工作,档案室人员经常深入现场进行指导,一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用,使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集,另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,从而通力合作,共同做好工程档案管理。 3强化档案全过程管理,形成做好重点工程档案工作合力 重点工程项目档案涉及面广,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识,要认识到做好档案工作,不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来,形成齐抓共管的整体全力,即全过程管理。在全过程管理中,按照《档案法》和《建设项目(工程)验收办法》的有关规定,坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则,保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。 首先,要树立质量管理意识,运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时,就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中,同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求,将《建设项目(工程)档案管理规定》下发给进厂的施工单位,做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收,各项目组严格把关,并列入厂经济责任制考核中,以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面,确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。 其次,在搞好重点工程档案管理中,充分利用先进的档案管理手段,建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案,并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目,使之适应现代社会需要,为项目建设单位提供更好的服务。 4注重实效,健全完善的保证措施 重点工程项目建设是一个动态的过程,从项目的提出、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理,仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。 在重点工程项目建设中,影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视。为了解决这个问题,焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。 4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况,作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚。 4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收。 4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认。经签字确认的,给予决算、付款。验收不合格的,不签字确认,并不予付款、决算。 5开发利用档案信息,促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来实施档案数字化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为工程技术人员提供服务,档案管理人员注重用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。 综上所述,要搞好企业重点工程档案管理,必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作,而且档案管理升级工作也就无从谈起。为了全面规范企业档案工作,提高现代管理水平,企业档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规范标准的要求,扎扎实实地做好基础工作,抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用,促使企业档案管理水平尽快提高。 工程档案管理论文:建筑工程勘察档案管理论文 [论文关键词]建筑工程勘察档案管理 [论文摘要]近年来城市建设的飞速发展,建筑项目众多,工程勘察档案的管理任务也越来越繁重。简要分析建筑工程勘察档案的特点,并结合工作实践探讨在当前时期如何做好勘察工程档案管理。 地质勘察是建筑工程的基础工作,其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告,除具有科技档案的一般共性外,还有其自身的特点。充分认识这些特点,对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。 一、工程勘察档案的特点 (一)组成的成套性 勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象,按照严格的、科学的勘察程序,一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料,按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案,其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分,这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作,都为这种成套性的特点所制约。 (二)形成的阶段性 根据勘察工作的基本程序,一项工程一般都要经过勘察准备(即前期)、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成,不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间,既有密不可分的有机联系,又有明显的严格的阶段区分,因此,每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体,并决定勘察技术资料形成的阶段性。 (三)内容的专业性 一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业,又相互配合共同完成,一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此,工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时,都要考虑勘察技术资料专业性,以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起,在确定分类、标号结构层次时,要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识,了解各专业的业务范围,能识别和看懂各专业的图纸文件,不断提高管理业务水平。 (四)贮存的空间需求性 工程勘察具有唯一性的特点,每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此,在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以,在管理上需要考虑有较大、较多的库房,要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备;现在的自动检索及光盘技术现代管理手段,提高了贮存密度和检索效率。 (五)使用的效益性 工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件,作为工程设计和施工必要条件,其次,它是可供利用的勘察技术资源,对内可参考借鉴,对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义,变封闭性为开放性,面向第一线的勘察技术人员,及时、准确、方便有效地提供档案资料,让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。 (六)使用价值的时效性 工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后,还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论,工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律,在近期内的查阅率较高,时间越长其查阅率就越低。可见,工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外,还要根据保管、利用和库房、设备的状况,经常定期进行档案资料的清理鉴定,将使用价值不大,不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的,认识并掌握这些特点,有利于不断改进档案管理,以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。二、当前的勘察工程档案管理 当前,如何做好工程勘察档案管理工作,成为工程勘察的坚实后盾,是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。 (一)标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础 当前,对工程勘察档案管理提出标准化要求,有利于提高工程勘察档案的质量,有利于工程勘察档案的归档利用。同时,为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料,提高工程建设的质量和效率。 (二)收集档案的内容要齐全 勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合,对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场,了解工程概况,配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数,同时根据资料的形成规律,定期检查施工单位收集的资料是否齐全,与现场技术人员核对是否同施工现场相符,不相符的及时查明原因。如资料缺失不全,确实需要增补,应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。 (三)图纸、资料的标准化归档 当前,对工程勘察档案资料的归档,要摒弃旧有的过时的观念,要以高效、准确为前提,提高勘察工程档案管理水平,必须抓紧做好以下几个方面工作: 一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机,以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。 二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点,更加严格、科学地做好档案的分类和著录,在此基础上,对历史档案进行清理,对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善,填补相关资料。 三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点,有意识地丰富档案的形式和内容,加大图片、声像档案归档的比重,逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。 (四)建立勘察工程档案员岗位责任制 一名合格的工程勘察档案管理员:一是负责档案的集中统一管理;二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作;三是经常督促工程图纸、资料的归还;四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料;五是做好工程档案工作的日常保管。 总之,工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质,熟练掌握业务知识,提高业务技巧,在归档时,做到既“清晰”又“全面”,在取档时,做到既“准确”又“迅速”,做好工程勘察档案管理工作。 工程档案管理论文:新课改公路工程档案管理论文 一、公路工程档案管理面临的问题 1.对工程档案认识不到位。施工单位不少管理者,对于工程档案工作的认识还很不到位。因为工程建设只要以质量为中心,按照施工的要求完成了各阶段的工作任务,达到了相应的质量标准,工程就可以顺利完工。因此,他们并没有把工程档案管理工作,当作重点工作来抓。有的单位虽然安排了人员,但他们对工程档案缺乏正确的认识,不精通档案专业知识。有的基层单位由于管理人员相对较少,单位领导让单位办公室人员兼职这份工作。虽然办公室对于文件及资料比较熟悉,但是,工程档案管理工作,毕竟不是简单的文件收集、保管和利用,而他们整理出的档案也和岗位要求相差比较远。 2.工程档案管理制度不完善。当前,许多单位没有制定比较完整统一的公路工程档案管理办法和规章制度。管理工作无章可循。部分工作人员工作被动,工作相互推诿、敷衍塞责,造成许多文件资料原始记录无法找到,影响了档案工作的开展。有的单位虽制定了工作制度,但缺乏有效的监督机制。规章制度写在了纸上,挂在嘴上,形成档案管理工作形式化,走过场现象。突出表现在于档案工作交接时比较混乱,给日后档案管理工作,造成了很大困难。 3.工程档案管理人员素质不高。近年来,档案管理人员比较少,大部分由工程管理人员兼职档案工作,由于缺乏专业的知识,在面对具体工作时,素质不高,能力欠缺,敬业精神、奉献精神、吃苦耐劳精神、业务素质和文化水平等方面都比较差。再加上该项工作具有一定的强度和难度,造成人员不安心工作,影响了档案工作持续有序开展。 二、做好公路工程档案管理工作的对策 1.加强管理,提高对档案工作的认识。各单位领导要高度重视工程档案管理工作,把工程档案管理工作纳入工程公路工程档案管理工作的难点与对策文/索学艳管理工作的重要日程。各项目建设单位,应在公路工程建设项目开工前,成立档案工作管理机构或部门,抽调具有较高素质和较强责任心的人员,负责收集、整理工作项目建设档案。并将收集起来的档案材料,及时整理汇总。定期向上级主管部门汇报档案变化情况,使档案人员进一步了解掌握工程开工竣工情况的进展,为逐步实现档案管理工作规范化、科学化,打下良好基础。 2.完善制度,规范档案工作管理。健全完善的制度,是确保各项工作取得成功的关键。各项目建设单位,要结合实际制定科学的管理制度。一是要制定工程档案管理办法,具体明确归档的范围及保管期限,规定工程档案管理工作标准,使公路行业的工程档案管理稳步有序发展。二是建立沟通联系机制。争取工程建设相关部门支持和配合,形成分工协作、齐抓共管的良好局面。三是加强监督和指导。做到工程即时完工,档案及时归档,然后验收入库。四是要把项目档案工作与项目建设同步规划。做到同部署、同安排、同检查、同验收。 3.增强服务意识,提高档案服务能力和水平。档案管理人员要增强服务意识、参与意识和效益意识。努力为工程建设提供良好服务,为公路建设事业发展提供可靠依据和有力凭证。要经常深入施工现场,调查了解工程建设,并结合归档的工程档案资料,有针对性的提供工程档案服务。同时,要加大工程档案资源的开发力度,深入研究工程档案,积极开展工程档案编纂工作,为工程建设发展提供多层次全方位的信息服务。 4.加强教育培训,提高档案管理人员的素质。公路建设的迅速发展,对档案管理工作提出了新的更高的要求,档案管理人员要面对新形势、新任务,强化自身建设,不断提高业务知识和专业水平。一方面,要加强档案管理专业知识、岗位技能的教育培训,使档案工作者在档案的收集、整理、分类、编目、编研等方面的业务知识,更加精深;另一方面,要用现代化的知识和管理手段,武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机的管理,电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的培养,提高档案管理效率,使档案管理更加科学合理。 作者:索学艳单位:白山市城区公路管理段 工程档案管理论文:工程技术档案管理论文 一、工程技术档案与工程项目管理 (一)交通施工企业工程技术档案管理的现状 交通工程行业的内业资料,最直接地反映工程质量控制过程,是工程项目竣工验收、投入通车运营的重要依据。然而在实际的工程项目管理中,很多工程建设单位的内业工作通常被人们忽视,被认为是简单的资料整理工作,工程资料收集工作相当不规范,以至于资料无法真实反映工程的施工情况,在工程交付使用后出现质量问题而无法追溯。在执行档案管理规范方面,也是问题众多,标准化程度较低。对于一项工程而言,不仅它的使用功能必须安全可靠,它的技术资料也应真实完整、可追溯。内业资料工作规范化程度较低的原因主要是项目部愿意从事该项工作的人很少,一些项目部管理层对资料员的重视程度远不如施工现场的技术人员。并且在施工过程中如果没有检查,资料员的工作更容易被遗忘,各类文件资料胡乱堆积,检查组到来前项目部才慌乱起来,加班加点疲于应付。如果检查不合格,内业资料员往往会被推到“风口浪尖”追究责任,在这种情况下很多人都把内业资料工作当成烫手山芋。有些单位虽然重视资料工作,但功夫没有花在平时,突击造假瞎胡编情况严重,给人一种任何人都可以“编”好资料的错觉。这样一来,很多专业技术人员都更不愿意从事内业资料员工作,资料的内在质量与真实性可想而知。 (二)工程技术档案管理与工程项目管理的关系 工程技术档案具有指导、记录和追溯“外业”的作用,它直接反映着工程项目管理能力与水平。因而,科学规范的工程技术档案,不仅决定着交通工程项目可以顺利进行竣工验收,更是作为一个“窗口”体现了一个施工单位在一段时期内工程的质量控制与项目管理水平。工程技术档案的特点:一是体现工程实体质量状况、项目过程管理与控制情况;二是监督项目对建设工程法律、法规、标准、规范,特别是强制性标准的执行情况;三是对建设工程进行检查、维修、管理、改扩建的重要依据;四是提供并积累了建设工程全过程重要的信息资源;五是对划分质量责任,提供直接、真实、确凿的法律依据;六是通过对资料或数据的统计、分析、计算等,及时发现、解决并处理问题。 (三)工程技术档案是工程项目管理的“明鉴” 1.作为质量通病的重要突破口与着眼点从工程技术档案中,可以追溯到工程项目从材料试验、施工检测等每一个施工过程控制的重要环节与关键点,是对工程进行改建和扩建,实施检查、维护、管理、投入使用的可靠依据。在大容量的基础信息库中,通过分析、比对极易发现质量通病的蛛丝马迹,症结与部位查清楚了,“对症下药”就不是难事,更重要的是可以总结经验在同类工程项目施工中引以为鉴。 2.作为获取经验、实施创新的重要渠道与捷径工程技术档案是工程建设单位宝贵的无形资产,科技档案库房里蕴藏着大量的原始施工数据,就像是一部翔实、丰富的教科书,生动地记载着工程项目竣工验收和质量保证的每一篇章,是从事工程项目管理和工程专业技术人员特别是新从事交通工程行业的人员快速进入角色、体验工程项目施工全过程控制的最佳渠道,可以为专业技术人员提供想了解和必须了解、与项目有关的最直接、最真实的信息。 二、发挥工程技术档案对工程项目管理 促进作用的具体作法交通工程单位应“内”修品质、“外”强效果,充分发挥工程技术档案对工程项目管理的促进作用,负责任地把质量过硬的工程项目投入到社会使用中。 (一)强化岗位责任,增强交通施工单位全员的档案意识与“使命感” 在工程项目部,必须明确内业资料人员的职能分工,具体包括:档案收集、工程验收、统计管理、管理工作等。其中,档案收集的内容是:一负责工程项目施工图纸的接收、清点、登记、发放、归档和管理;二收集整理施工过程中形成的所有工程技术变更、洽商记录、重要会议纪要等资料。参加分部分项工程验收,具体内容为:一负责备案资料的填写、会签、整理、报送和归档。二确保施工资料编制和整理齐全完整,与工程进度同步。三指导工程技术人员对设备进场开箱的随机材料,施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管,并按规定向本单位档案部门移交。四工程竣工验收合格后,负责将文件资料、经过规范化整理及验收的工程竣工资料移交公司档案部门,填写“归档文件材料交接表”,建立移交目录并签字确认。五按照规定向工程项目业主单位、当地城建档案馆或流域机构等部门移交档案。 (二)提升资料员的“身份”认同感、自觉增强 做好内业资料的意识与能力在建筑安装单位,内业资料人员似乎游离于工程建设行业“五大员”之外,待遇和受重视感远不如施工员、质检员、安全员、材料员。“存在感”和“价值感”的严重缺失,造成了交通施工项目管理人员中内业资料员后备乏力且素质不高。近年来,在国家建筑行业的制度约束下,内业人员的尴尬“地位”有所改观,如:工程施工单位在进行QEHC(国际质量、环境、职业健康安全)体系认证过程中,内审员的培训就是专门针对内业资料(质量记录)的收集与整理工作;在建筑行业的权威考试——国家一级、二级建造师执业资格考试教材中,关于档案管理都有专门章节进行论述;在建筑施工行业广泛开展的创建省级“文明工地”、“平安工地”,建“绿色工程”等工作必须“内外”兼修,工程实体与档案资料一样都不能含糊。因而,在规范化管理要求越来越高的工程施工行业,能力强、负责任的内业资料人员越来越受到项目管理者的青睐,并成为项目部重点培养的专业技术后备力量。作为内业资料员,应注重调整自身的职业和价值定位,主动提升自身知识水平与能力结构,善于从“内业资料”这一无声资源、无形宝藏中汲取养分,增长知识与经验,其收获可能远比其他“四大员”直接取得的“经济效益”要大得多、长远得多。 (三)提前“取经”、强化收集,确保建设资料 全掌握在工程项目开工前,在掌握国家交通部、住建部对工程技术档案的相关要求的基础上,认真研读业主“投标须知”、《建设工程施工合同》等“个性化”文件,提前做到心中有数。有明文规定的做到“规定动作”不走样,如内业表格一般参照交通部《公路工程质量检验评定标准》执行等。 (四)加强监督指导,确保“内业资料”向“工程档案”华丽转身 交通施工单位的档案部门要强化业务监督与指导,经常对新进“内业”资料员进行档案培训,加强业务指导与监督。在收集齐全后,按照一定的原则分类,在装订时要严格执行档案管理规范,突出档案管理的“符号”特征:建立备考表、科技档案卷内目录,使用由省档案局统一监制的科技档案无酸卷皮等,在封面及目录等填写过程中严格遵守科技档案归档的填写格式、装订要求等。工程技术档案的归档份数也应符合要求,纪要避免重复劳动、更要减少浪费。工程技术档案的鉴定、移交、销毁等工作都要严格按照国家《档案法》和有关档案管理的规章制度来执行。 作者:洪燕 工程档案管理论文:完善水利工程档案管理论文 一、水利工程档案管理的特点 (一)完整性和真实性 水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。 (二)系统性 档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。 二、水利工程档案管理工作中存在问题 (一)水利工程档案管理制度不健全 由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。 (二)水利工程缺乏档案管理意识 由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。 三、水利工程档案管理工作的完善措施 (一)健全水利档案制度,明确管理职责 为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。 (二)提升管理人员的业务技能与素质 水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。 作者:夏宇 陈璠 单位:宁夏防汛抗旱指挥部办公室 宁夏水利工程建设管理局 工程档案管理论文:园林绿化工程档案管理论文 一、园林绿化工程档案的特性 第一,园林绿化工程档案的复杂性与多样性。园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。多涉及到给排水工程、水景工程、辅装工程、假山工程、绿化工程、建筑物工程等,需要多部门、多行业的共同协作。其形成的档案部门多、种类多;工程施工交叉复杂;各自材料既有重叠、又各自一体,最终形成庞大复杂的资料。第二,园林绿化工程档案的多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调,突出园林景观艺术的观赏性,留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥,形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要,多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸,工程的多变性,决定了档案的多变性。档案只有准确完整,才能避免造成建设和维修的失误和损失。第三,园林绿化工程档案的社会性与开放性。园林绿化工程是一项公共事业,是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高,显现出大规模地高速增长态势。以XX为例:近年来,就兴建了动物园、植物园、民心河等一系列山水园工程,投资多达60亿。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁,它与社会发展、经济发达、思想开放等内容息息相关。园林绿化工程档案被深深打上历史的烙印,唯有准确收集、整理、归档,以保存历史的真实记录,才能得到永久的开放和保存。 二、园林绿化工程档案现状 园林绿化工程档案由于其形成来源涉及部门多、专业多、环节多,其档案收集具有复杂性、多变性和社会性,现实中尚存在许多问题,制约档案的收集、归档、整理,影响档案的发挥利用。第一,园林绿化工程档案工作起步晚,管理体制尚待理顺。以XX为例,园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理。它与建设工程档案、市政工程档案等专业档案的管理相比,有许多不足之处。签订责任书制度、指导检查制度、竣工验收制度等尚未得到全面贯彻执行,导致园林局自身保存的或城建档案馆接收的工程档案历史遗留问题多,不成套档案多,集中统一管理特别薄弱。现工程档案散存于植物园、公园、动物园等各个部门,保存条件差、利用率低、工程档案质量较差,缺乏有效规章制度制约。市城建档案馆园林绿化工程档案仅占馆藏量的1.5%左右。第二,对园林绿化工程档案工作重视程度不够。许多参加园林绿化建设项目的建设单位,对工程档案缺乏应有的重视,特别是在施工阶段,由于项目多、交叉施工多,许多工程赶进度、求速度,协调解决的力度仅放在实体施工上,对档案工作投入资金不多,投入人力不够,档案管理人员或仅懂园林绿化,或仅懂档案,缺乏多面手,没有按照城建档案行业管理标准管理,使档案与工程脱节,造成档案底数不清,资料丢失,数据不真等一系列现象,直接影响到档案的真实有效性。第三,法制意识淡薄。建设单位没有依法缴纳园林绿化工程档案。园林工程主管部门又疏于对园林绿化工程档案依法收集和集中统一管理。城建档案主管部门又疏于指导、管理和检查,导致园林绿化工程成为城建档案工作中的极为薄弱的一节。 三、加强园林绿化工程档案的管理与控制 综合分析园林绿化工程档案的特点及现存问题,可以从适时跟踪、分工协作、加强法制三个方面,加强园林绿化工程档案的管理与控制。第一,适时跟踪。园林绿化工程开工之前,园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书,各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作,都需要引起高度重视。开工前,园林绿化工程档案要记录现场踏勘测量,核对核实有可能产生的设计变更,收录施工许可证和开工报告。施工中,园林绿化工程档案要对土方登记单,标高复核记录,苗木出圃单,隐蔽工程验收单等一系列情况记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时收集。这些记录既描述工程进度,又是对工程质量的监管。竣工后,园林绿化工程档案要记录竣工报告、工程决算、竣工图以及竣工验收所产生的会议记录等,变更文件所提出的修改内容要全部准确的反映在施工图上。尤其还要包括影像资料,反映开工前的地形地貌,施工中的隐蔽工作,竣工现状等。园林绿化工程档案人员要善于沟通、多赴现场、不耻下问,多方收集有关资料,争取在第一时间保证园林绿化工程档案的完整准确。第二,分工协作。园林绿化工程的主管部门和城建档案管理部门要密切合作,各司其责,形成合力。园林绿化工程的主管部门负责对园林绿化工程档案的收集、整理等,要制定出明确的工作程序,要及时将工程档案移交给城建档案管理部门。城建档案管理部门要加强工作的主动性,积极与园林部门沟通协调,深入工程现场指导检查;举办培训班,帮助建设单位建立档案的工作流程,健全内部管理制度,为他们提供各项服务。而园林绿化工程档案人员要勤于思考,加强学习,增加知识储备,增加才干。只有三者通力合作,才能使园林绿化工程档案彻底改变其被动、薄弱的局面,迅速成长壮大起来。第三,依法管理。园林绿化工程的验收也要实施园林绿化工程档案验收备案制。由园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程进行预验收前,要提请有关部门为工程档案进行预验收,预验收合格后,取得两部门核发的工程档案预验收认可文件,方可组织工程验收。城建档案部门要加大行政执法力度,不定期对园林绿化工程档案工作进行检查指导,增强建设单位的城建档案意识,依法对没有缴纳园林绿化工程档案的建设单位进行处理,使园林绿化工程档案得以顺利进馆。 工程档案管理论文:测绘工程档案管理论文 当前测绘工程档案管理实现了信息化。在此基础上,测绘工程档案工作会根据测绘工程的不同特征作出相应的改变,不断完善档案管理制定和工作程序,加强测绘工程档案信息化管理,可以全面提高档案信息管理的有效性控制。随着信息技术产业的不断发展,测绘行业在档案管理上也在逐步实现信息化管理,发展目标就是为了测绘工作实现自动化,对测绘成果进行数字化管理,完成测绘工程信息网络化建设,这些关系到测绘行业的可持续性发展。档案信息化管理是运用现代化的电子技术与电子工具,对测绘信息进行管理和维护,并能更加快捷方便地服务社会。建立测绘信息数据库,是社会发展的需要。测绘工程档案信息化管理主要体现在由人工的经验管理,逐步向科学的电子信息化管理转变。档案管理信息化从建立数据库到信息录入,再到组卷和查询,直至最后的网络检索,都实现了信息化管理,这种高效的信息管理系统,能更好地服务社会。 一、当前测绘工程档案管理的弊端 1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料,档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高,如果保存不当,容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象,并且在借阅过程中,极其容易丢失或破损,影响了档案材料的使用周期,同时影响了测绘工程资料的再利用。 2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式,档案管理手段采用的是台账式操作;档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式,制约了对档案资料的查询频率,使得档案资料的再利用率非常低,信息资料保存的价值得不到充分发挥。 3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范,数据档案在进行归档过程中,没有一套完善的归档制度,没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求,致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。 二、测绘工程档案信息化管理的必然性 测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能,其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息,从而提高测绘工作质量。因此,做好测绘工程档案管理十分重要。 1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础,测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点,能够利用计算机快速找到需要的测绘资料,所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。 2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广,对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化,计算机能够满足档案管理的需求,因此,计算机作为辅助工具,被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高,档案管理信息化逐步形成。 3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质,很多测绘工程资料已以电子文件形式存在,对这些电子文件进行归档保存时,就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设,能够对电子介质的资料进行有效保存,对资料的保持和使用带来方便。 三、测绘工程档案信息化管理有效性措施 1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步,数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要,主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作,完成数字化储存,再建立信息化平台,实现网络化共享。第二步,标准化管理。随着档案管理的发展,其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储,而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征,对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求,进行数据库资料的补充,然后提供符合标准的电子资料。第三步,网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理,整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。 2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别,从子系统功能框架中可以得到很多资料信息,其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询,每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成,可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。 3.优化数据存储体系,实现合理布局。为了使数据存储更加合理,就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类:第一类是磁带库,它的特点是可以进行大量的数据存储,并且传输速度较快,但是缺点是花费较高,并且对保持条件要求较高,容易损坏,需要人工定期检查进行倒带整理工作;第二类是光盘,它的特点是可以对离线的数据进行管理,优点是能够在社会上进行传播,用户使用方便,并且具有可靠的性能,缺点是存储信息量小;第三类是磁盘阵列,它的特点是最高效的数据储存方式,优点是存储量最大,并且具有高速的传输性能,缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择,可以实现互补关系。 随着信息化技术的不断应用,测绘工程档案中对电子文件的管理显得尤为重要。在档案信息化管理中,不断提高档案管理工作的有效性,才能为测绘工程工作提供有效的资料查询,才能为社会提供详细快捷的信息服务。 作者:陈晓燕 单位:吉林省航测遥感院
保密管理论文:高校保密工作中信息化管理论文 一、高校保密工作的内涵与特征 (一)高校保密工作的内涵 1.教育考试方面 高校教学考试类型多样,考试内容庞大。高校在教育考试保密工作处理的过程中对考试试题、试题答案、命题人员等保密元素进行处理,围绕上述涉密部门及涉密人员开展保密工作。 2.科研项目方面 该方面的高校保密内容主要包括高校承担的高端科研项目基地、科研项目人才、科研项目成果等。科研过程中部分专家或教授有时需要对科研成果进行鉴定,当其涉及科研优秀内容时也会成为涉密人员,列入保密工作范围内。 3.党政工作方面 高校在发展的过程中存在大量党和政府机关下发的保密文件,这些文件存贮在高校机要室、档案室中,对党政工作具有非常重要的影响,是党政保密工作的重点。高校部分专家、教授参与机要党政工作并了解到高校党政机要优秀时,这些人员也会被列入保密范围内。 4.高校内部机密方面 高校在发展的过程中具有一定的内部机密,如高校自主评测试题和评分标准、学校领导考察状况、学校工作评价材料、财政机要等。上述内部机密一旦泄露非常容易导致学校运行风险上升。 (二)高校保密工作特征 1.保密工作幅域较广 高校保密工作涉及范围较广,包括国家科研、人才培养、对外交流、知识传输、体系服务等多个方面。在上述过程中高校保密的内容大大增加,保密环节复杂多变,加大了保密人员工作的难度。高校保密工作需要对威胁到自身安全的因素进行全面控制,从各项资源、部门、人员着手,形成层次化管理,工作内容体系庞大,结构层次多样,保密工作具有非常高的广泛性。在上述过程中即使微小的环节出现失误,都会造成保密工作效益大打折扣。 2.保密工作要求较高 高校在日常教学和工作的过程中非常容易形成内部资料的外泄,这种资料的外泄很容易造成学校安全性降低,导致学校安全环境受到威胁。随着信息技术的不断进步和发展,高校机要文件、资料已经由传统形式转变为移动存储介质存贮,存贮的安全性大大降低,泄密的可能性逐渐提升。在上述时展下,提高高校保密工作要求,强化保密工作效益已经势在必行。当前高校保密工作已经由传统单一保密方式转变到多种保密方式并用,要求保密人员从各个层次、各个方面加强保密效益,不断更新保密手段,形成新时期的保密信息化管理体系。 二、高校保密工作信息化管理的可行性 (一)人力资源为信息化管理奠定了基础 作为人才培养的主要场所,高校不仅为各个行业发展提供了不竭的人才动力,还为自身工作的开展打下了良好的基础。高校各个专业人才共同参与到保密工作信息化管理建设过程中,由专业人才共同设计、共同开发、共同构建,形成了完善的保密系统。上述过程中人才优势为高校保密工作信息化管理注入了新的活力。当前高校保密人员具有非常高的文化水平,可以顺利完成信息化管理建设,在原有保密工作基础上加入信息化管理元素,保证保密工作效益。上述保密人才为开发高校保密工作信息化管理提供了非常优越的辅助条件,对信息化管理的发展具有非常好的促进作用。人力资源优势让高校能够更快、更好地融入保密信息化管理过程中。上述科研人才、专家学者等优势人才通过利用各项资源开发出了完善的信息化管理软件和系统,为高校保密工作提供了新的契机。 (二)专业构建为信息化管理创造了条件 高校保密工作信息化管理构建需要信息工程专业、计算机专业、管理专业、数学专业等作为支撑体系,由上述专业知识作为体系构建基本内容,提升保密工作的安全性、可靠性。这些专业学科在社会范围内很难集中在一起,而高校却为其集成创造了良好的环境。高校的教学体系包括不同层次、不同专业。这些专业涉及国家发展的各行各业,内容非常广泛,例如计算机专业、物联网专业、通信专业、经济管理专业等。高校各个专业之间建立密切的联系,专业间形成良好的融合,在保密信息化管理系统构建时可以高效地融合在一起,提升信息化管理工作效益,为信息化管理创造条件。除此之外,高校具有丰富的科研经验,可以将各个专业先进的科研技术结合,有效降低保密工作信息化管理构建过程中的失误,大大提升体系的构建效益。这些专业经验也正是高校保密工作信息化管理构建的优势。 (三)平台发展为信息化管理提供机会 平台发展主要是高校在发展的过程中科研知识或科研体系构建的结构平台。当前高校每年都会投入大量资金用作科技研究,或与国内外领先专业领域进行科技交流,这些科研知识或科研技术为高校的发展提供了良好的机会,提升了高校的科技水平。在上述知识平台发展的过程中,高校在构建自身保密工作信息化管理体系中愈发得心应手。上述平台中的科研课题、科研项目、科研知识、科研设备等资源对信息化管理的开展具有非常好的促进作用,高校可以通过平台资源将保密工作与信息化管理协调一致,从根本上实现两者的互利互惠,达到双赢。平台发展过程中的各项资源为高校保密工作信息化管理的开展创造了非常好的环境,为其体系的完善提供了机会。 三、高校保密工作中信息化管理体系的构建 (一)构建信息化保密制度 在高校保密信息化管理体系构建的过程中,保密人员要从制度着手,依照信息时展状况,制定对应保密体制。 1.建立保密组织结构制度 高校要依照自身状况,合理设置保密组织结构,由保密委员会人员对各级保密工作制度进行订制,形成系统化、规范化保密体制;高校要选取固定保密工作人员,在组织结构制度上形成专业保密网络体系,在体系内部形成定向组织网络制度。上述制度建立后要确保保密人员签署保密责任书,对保密工作进行责任划分,完善制度系统,保证工作有章可循、有据可依。 2.建立健全的保密法规 高校要严格依照国家相关保密法律法规及高校保密工作规定形成良好的保密工作规章制度,要依照保密工作内涵对工作范围内的各项制度进行明确,形成完善的管理条例;要对保密工作中的各个流程进行明确规定,尤其是在保密资料保管和销毁的过程中,要建立与高校发展相符合的体系制度,形成特色保密体系。 (二)构建信息化保密系统 1.构建保密知识考试系统 高校保密工作管理构建的过程中要首先对教职工、科研人员等涉密人员进行保密知识考试,由保密知识考试结果选取专业的合格的保密人员,实施保密监控,提升保密工作效果。传统保密知识考试系统构建的过程中主要通过纸质试卷对人员进行考试,考试方式较为单一,考试内容涉及面较为狭窄,保密工作教育和考试效果并不理想。在信息化保密系统构建的过程中,高校要利用信息化工具,开发新型的保密知识考试体系和教育体系,在原有知识考试系统基础上增加信息化途径,改善考试质量。上述信息化保密考试系统构建时可以通过图片、声音、视频等提升涉密人员对保密工作的兴趣,在信息化环境氛围下,提升人员保密意识;可以在纸质考试的基础上增加多媒体考试,由专业人员对真实情景下的保密工作进行判断、分析,提升信息化保密考试的应用效果,增强考试的实用性。高校要不断开发新型、优质的考试类型,提升考试体系的个性化和适用性。 2.构建涉密人员、设备管理系统 涉密人员、设备管理系统在构建的过程中要先明确涉密人员、设备范围,保证保密管理系统能够包括全部涉密人员和涉密设备。传统涉密人员、设备管理系统构建的过程中主要通过纸质类文档进行记录,通过纸质表格完成人员及设备的控制,对各项保密信息进行处理。这种处理方式操作效益低下,非常容易出现误记、漏记现象,严重影响了高校保密工作效果。信息化管理系统构建过程中通过新型涉密管理系统,以计算机或移动存储器等作为媒介,对各项信息进行处理,提升了信息的保密效益。在上述体系中高校信息化软件系统可以对保密信息实时处理,计算效果得到本质性改善,系统具有非常高的可操作性和实用性,完全符合高校信息时展需求。在涉密人员、设备管理系统构建的过程中,高校要开发软硬件资源,对保密知识、保密技术进行应用,提升保密系统设计效益。高校要在涉密设备生命周期内实施全方位控制,对设备的审批、修护、报废等操作进行全面管理,将管理操作落实到设备的各个时期,防止泄密。 3.构建保密内容定密系统 定密系统是高校保密工作落实的关键,可以明显提升高校保密工作管理效益。在信息化定密系统确立的过程中,高校要在原有保密工作基础和信息化时代背景下对各项保密信息进行采集,要保证保密信息与高校保密内容一致,从而提升定密工作的准确性。信息采集完成后,高校要建立数据库,依照当前保密工作中的密级的指南细则和条款,将采集信息录入数据库中。保密人员要对上述数据库进行指令控制,通过建立密级初始意见及准则,由处理器和运算器完成对数据库信息的处理和定级,对保密信息的密级进行明确。保密内容定密系统的构建对提升保密工作效益具有至关重要的作用。在上述密级内容下,保密工作可以无须进行复杂的咨询及调查,只依照密级状况及环境状况就可直接开展,工作效率大幅提高。与此同时,保密内容定密系统的构建还提高了高校保密工作信息化管理的质量,从密级重点着手,解决保密中的关键问题,脱密期控制效益大大改善。 (三)细化信息化保密技术 作为保密工作体系的基础,保密技术直接影响着保密信息的保密质量,直接影响着系统的安全系数。高校保密工作内容非常复杂,系统涉及范围较广,单纯进行常规保密技术处理根本无法满足信息时代需求。因此,在保密工作信息化管理体系构建的过程中高校要丰富信息化保密技术,将各项技术交叉融合,从根本上提升保密控制效益。高校要引入先进保密设备,及时更新保密手段,保证信息化保密工作的及时性、有效性、可靠性。高校需要建立自身信息安全监督体系,通过网络内容安全监督及秘钥技术对校园网络进行加密处理,防止外部入侵导致的保密信息泄露状况。与此同时,高校还要与其他保密工作机构形成良好联系,不断更新保密设施,提升系统安全性。 (四)细化信息化保密检查 在实施信息化保密检查体系构建的过程中,高校要对信息化技术进行合理利用,要加强信息化监督。高校可以在保密机要部门设置自动监督控制系统,通过联网监督,实现各项保密设备或资料的保密检查。信息化保密检查的过程中要保证保密检查的严、细、全,从重点着手,逐渐拓展,提升检查的质量,要从保密工作制度内容出发,对保密系统结构和保密技术进行分析,对上述内容安全系数进行明确。高校要在重点流程设置,完善保密检查设施,设置保密载体对各项信息进行记录、分析、处理,从根本上落实各项保密工作。一旦发现保密工作中存在安全隐患,保密人员要及时实施相应措施,对设备、技术或系统进行改善。 四、总结 近年来高校机密泄露问题频发,高校风险日益上升,如何提升信息时代下高校保密的工作效益已经成为人们关注的焦点。在今后的发展过程中高校要加大对信息化管理的应用,从自身信息化管理的优势着手,将信息化管理嵌入高校保密工作体系中。高校要不断完善信息化保密系统结构,更新保密技术,提升人员保密意识,从上述三个维度提升信息时代下的保密工作管理控制效益,加速高校保密工作发展进程。 作者:邹新凯 胡波 单位:黑龙江科技大学 保密管理论文:普查项目保密与安全生产管理论文 1地理国情普查项目保密管理 为保守第一次全国地理国情普查项目秘密,应实行积极防范,突出重点,既坚持确保项目秘密又便利各项工作的开展。所有参与项目的人员都有保守项目秘密的义务。设置国情项目保密机构。保密机构的具体保密工作应具体落实到每一位参与项目的人员身上。制定出保密工作岗位责任制。国情项目领导者应坚决贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策、法律、法规,切实加强保密工作的领导;把国情项目保密工作列入重要议事日程,定期听取国情项目保密工作情况汇报,研究解决国情项目保密工作中存在的问题,督促、检查和指导保密工作,发现问题及时处理。凡国情项目涉密人员必须经签署保密协议、审查合格后才能上岗;必须具有涉密岗位所要求的工作素质和能力;上岗前要进行保密法律、法规教育和保密知识教育;对国情项目涉密人员进行定期考核,不达标的涉密人员应及时调离。 2地理国情普查项目保密范围 2.1保密文件。地理国情普查项目涉及到的保密性文件包括:各种技术规定;技术设计;技术总结;实施方案等。 2.2涉密测绘资料。包括:国家等级控制点坐标成果;1:1万、1:5万国家基本比例尺地形图;国家局100万流域数据;地理国情相关的交通、水工、社会经济、自然地理等方面的专题资料。 2.3涉密测绘成果。包括:有关地理国情普查的各种调绘底图、电子数据等。 2.4涉密介质。包括:涉密计算机、移动硬盘、复印机、传真机等。 3地理国情普查项目保密要害部门管理 建立保密要害部门岗位责任制,国情保密文件管理设专人负责。设专职保密员,保密员要政治合格、业务精湛、工作负责。保密要害部门要防火、防盗、防霉、防蛀。定期向保密委员会汇报保密工作情况,接受相关人员的监督、检查和指导。建立健全国情保密文件借阅、接收、传递、保管以及各项登记手续。国情保密文件存放地要防火、防盗、防霉、防蛀。不在无保密保障的场所阅读、存放国情保密文件。任何人不得擅自摘录、复制国情保密文件内容,确因工作需要的,要有保密委员会或主管领导批准,并视同原件管理。 4国情项目保密宣传教育培训 制定国情项目保密宣传计划,宣传内容主要是保密工作的方针、政策、法规。保密领导小组要对职工进行经常性的保密教育,及时向职工传达上级指示和会议、文件精神。教育职工自觉遵守保密法规,不断提高职工的保密法制观念。做好涉密人员的培训工作。 5国情项目失泄密报告 如发生泄密事件,应立即向保密领导小组报告。保密领导小组接到报告后应迅速查明被泄露的内容和密级、造成或者可能造成危害的范围和严重程度、事件的主要情节和有关责任者,及时采取补救措施,并在24小时内报告上级机关。 6国情项目奖惩制度 6.1凡有下列表现之一的给予表扬或奖励: a.对泄露或盗取项目秘密的行为敢于斗争或及时检举者。 b.发现他人泄密或可能泄密时,立即采取措施,从而避免或减轻损害程度者。 c.一贯忠于职守,从事保密工作事迹突出者。 d.表扬指精神鼓励,奖励指发给一次性奖金、提职、晋级等。 6.2凡有下列表现之一的给予处罚: a.泄露国情项目涉密测绘成果造成严重后果者。 b.擅自向外扩散国情项目涉密测绘成果者。 c.擅自复制国情项目涉密测绘成果者。 d.国情项目涉密测绘成果使用完毕后不及时上交,长期留存在自己手中者。 e.利用职权强制他人违反保密规定,从而造成损害国家利益者。 f.泄密事件发生后,不报、瞒报或故意拖延报告时间,造成严重后果的有关单位、部门责任人。 g.处罚指批评教育、调换岗位、罚款、降职、降级、警告、严重警告、行政免职、辞退、开除、追究法律责任。 h.触犯法律,构成犯罪的由司法部门追究法律责任。 7安全生产管理机构的设置 设立安全生产委员会,委员会应贯彻执行《安全生产法》和上级主管部门有关安全生产的方针政策和法规;负责安全生产的宣传、教育、培训工作;研究部署、指导协调地理国情普查项目的安全生产工作;制定和完善院安全生产管理制度和督导检查各部门的安全生产工作;对违反安全生产管理制度和操作规程造成事故的责任者追究责任,并依据责任的大小给予批评教育,行政处分,直至追究法律责任;调查、处理和协助上级部门调查、处理安全事故。 8安全生产具体工作 8.1安全用电:办公电器设备由专人负责管理和使用,严格按操作规程作业,禁止在不工作的情况下通电运行,并做到随手关机,人走断电;生产、办公电器设备外,其它电器不得使用;严禁职工个人使用自备的各种电器(如电热加湿,电热取暖等)。 8.2车辆的安全管理:野外作业期间,严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》,服从交警管理,禁止酒后驾车;车辆要进行定期保养和检修;外出作业出车前要对车辆进行安全检查,不允许带故障出车;车辆要停放在安全可靠的地方,人离开车后要锁好车门,防止车辆被毁被盗;未经批准,驾驶员不得私自将车交给非本车驾驶人员驾驶;地理国情普查工作期间,严禁公车私用。 9结束语 党中央、国务院领导高度重视地理国情普查工作,此项工作是国家实施重大战略任务和重大工程规划、决策基础和绩效、评估考核的需要。因此,涉及到的有关地理国情普查项目的安全与保密工作就应得到足够的重视,这样才能更好地完成第一次地理国情普查任务。 作者:郭昕 单位:辽宁省基础测绘院 保密管理论文:高校基层保密科研管理论文 一、高校基层保密管理面临的困难 1、人员保密意识薄弱 高校集中了一大批高层次的科技人才,每年都产生大量先进的科研成果,而教师的第一职责是教书育人,因此校内许多专家、教授保密意识相对薄弱,认为自身承担的只是二三级配套产品,根本不存在涉密内容。甚至有些涉密人员心存侥幸,感觉现在和平时期,哪来那么多秘密可保,认为只要保管好机要室的涉密文件就可以了,这与保密工作的严肃与严谨是相悖的。 2、保密管理体制不够完善 高校的保密管理工作起步较晚,且某些基层单位仅承担少量较低密级的涉密科研项目,甚至在有些学院仅承担一项科研项目,涉密人员包括科研岗和管理岗总共不过3、5人,因此此类基层单位往往不设专职保密员,没有完善的保密管理制度,涉密人员包括单位领导在思想上也无法引起足够的重视,存在严重的失泄密隐患。 3、面临严峻的国内外形势 随着信息技术的迅猛发展,人类社会已进入信息化时代,人们原有的生产、生活方式发生了深刻的变革。先进的通信、计算机广泛应用于高校日常办公、科研生产中,大大提升了工作效率和效能。然而,一些西方国家利用此现象,加紧了对我国的窃密活动,利用植入新型网络木马、病毒、系统漏洞等先进的窃密手段进行网络攻击;另一方面,国内外不法分子不断采取威逼利诱等手段对我涉密人员进行拉拢、策反,造成一些意识薄弱,存在侥幸心理的涉密人员深陷其中,不能自拔,最终走上犯罪道路。 4、其他问题 高校基层涉密管理还存在许多困难,如人员流动较快、涉密科研项目涉及面广、高校教师对外交流活动频繁等也加大了保密管理的难度。 二、结合学院保密管理,制定对策与措施 1、统一思想,认真落实领导责任制 新形势下,学院领导应统一思想、服务大局,能够认清保密工作的重要性,带头抓落实,严格按照国家关于“保密工作实行统一领导,归口管理,分级负责,并与业务工作相结合”的要求,认证落实保密工作责任制,重视和支持保密工作。学院各项工作都分别由相应领导负责,做到工作有领导管、有专人抓,从而提高了学院保密工作的水平,形成了全院上下高度重视、团结一心、齐抓共管的良好局面。 2、建立制度,细化保密管理程序 学院应在在上级保密相关制度的基础上,根据学院涉密人员构成、承担项目情况、保密工作开展情况等方面,制定学院二级保密制度,明确学院领导责任,明确涉密人员自查、保密宣传教育要求,明确涉密人员考核办法,并将涉密人员年度考核结果与其年度绩效考核挂钩,并建立具体的奖惩制度,使学院保密工作科学化、规范化、制度化。 3、加强教育,增强全员保密意识 开展保密宣传教育是增强保密意识的根本措施。学院应按照学校保密法制教育的工作计划,严格保守国家秘密和工作秘密,严格依法行政,在学院范围内扎实推进保密宣传教育,在保密教育中,做到了三个结合,即:保密工作与业务实际工作相结合;日常性教育和重大活动前的教育相结合;正面教育与现实反面案例教育相结合。切实将保密知识纳入学院教职工的日常理论学习内容之中,时刻提醒保密工作的重要性。 4、突出重点,紧抓关键环节管理 抓好学院科研项目管理科研项目是保密工作的源头,是保密工作的优秀。学院应充分抓好科研项目管理的“入口”。同时,将项目的保密管理“责任到人”,充分保证了每个项目都始终处于有效的控制之下。抓好涉密人员管理做好涉密人员的保密教育,督促其做事规范,不断提高保密意识,是做好保密工作的基础。涉密人员作为学院保密工作的主体,通过对其岗位审定、人员审查等程序,严格进行管理,建立了涉密人员档案,实施动态管理,并形成了行之有效的管理程序。抓好涉密载体的管理某些学院教师和学生人数多,载体数量大,学院应认真进行台帐整理及设备管理等工作。从设备的台帐着手,将每一个设备载体落实到人。同时学院应坚持“谁使用、谁负责”的长效机制,严格遵守程序,针对不同的情况,采取不同的措施,从而将学院的载体管理落实到细微之处,保证学院的每一个载体在可控范围内。 三、做好学院自查工作,规范保密工作 学院应制定检查计划,按月、按季度组织自查,由学院主管领导带队,基层领导负责,分别到学院的各个部门、实验室进行检查。检查过程应按照保密认证的标准进行,从办公设备的标签张贴规范,到计算机内的信息检查,再到教师档案的建立以及桌面、文件柜中的材料内容,都应逐个检查。检查过后,学院领导应及时召开会议,针对检查中发现的问题,提出整改意见,落实整改责任人,并要求基层领导针对查出的问题进行整改,在限定时间节点内进行基层单位复查,并将结果上报到学院,切实将保密工作落到了实处。 四、结束语 高校基层保密科研管理工作面临着严峻的形势,但只要全体涉密人员提高保密意识,保密管理人员勇于探索新的管理方法和思路,建立严格、合理的保密制度,找准问题,对症下药,定能保证高校科研活动有序、健康发展。 作者:陈杰 单位:南京航空航天大学 保密管理论文:高校保密技术管理论文 一、保密技术现状与发展 保密技术随着科学技术的进步在不断发展。现有的保密技术主要有: 1.涉密计算机安全登录系统。通过BIOS密码,USBKey硬件和KeyPin码的方式三重保护涉密计算机的安全。 2.涉密计算机监控与审计系统。具有用户登录审计,软硬件安装监控审计,安全策略设置,文件操作审计等功能,全面保护涉密计算机的使用安全。 3.文件打印监控与审计系统。可以控制用户的打印权限,并记录文件打印的相关日志信息,包括:打印时间、打印的文件信息、打印的页数份数等。 4.光盘刻录监控与审计系统。可以控制用户的刻录权限,并记录光盘刻录的相关日志信息,包括:刻录时间、刻录的文件信息、刻录的光盘份数等。以上两个系统保护着涉密计算机输出信息的安全。 5.移动存储介质管理系统。由软件和硬件两部分组成,主要包括:多功能单向导入设备,防止误操作的涉密专用U盘,和具有对计算机进行防护,监控和管理违规外联功能的软件。 6.计算机终端保密检查工具。可以配合保密管理部门对高校的计算机检查,实现反删除、反格式化、反重装系统的彻底检查违规行为和处理过的文件。所有检查智能化,自动生成检查报告,方便准全、全面地分析计算机系统的安全隐患。结合现有的保密技术,可以预见今后保密技术的的发展方向,应该是更多地关注涉密计算机本身的数据存储安全,如加解密硬盘文件数据;输入输出的可追溯性,如在光盘和打印的文件上自动标注责任人和保密编号信息;用户的使用方便性等方面。在不改变原有系统的使用习惯,不影响机器性能的基础上,改善信息输入输出的方式,增加监控和审计的项目,减少纸质登记等。 二、建议及对策 针对高校保密技术管理工作中存在的问题,结合现有的保密技术,应该按照《武器装备科研生产单位保密资格评分标准》的要求,对高校的技术管理工作进行完善,健全对涉密计算机,涉密存储介质,涉密载体输入输出的技术防护。第一,建立和健全保密技术管理的制度。结合信息技术的发展,规范计算机信息输入输出的标准和流程,更新计算机安全防护策略。结合使用保密检查工具落实监督检查机制,及时纠正计算机违规行为,发现计算机安全隐患。第二,安装光盘刻录、打印安全监控与审计系统,全面保护涉密单机,简化涉密计算机的输入输出操作流程,减少人工登记带来的错登,漏登等问题。在保证涉密单机安全性的基础上,提高涉密人员在使用计算机时的工作效率。第三,采用“三合一”涉密计算机存储介质管理系统,有效地对非法外联进行监控和限制。同时对涉密U盘实行专人专管制度,防止误插混用等情况的发生,保护涉密计算机的数据安全。高校保密技术管理和保密制度管理相辅相成,通过制度的制定和建设做到有法可依,通过对保密技术的不断提高,提高保密工作技术水平和管理水平。 作者:顾毅 单位:北京航空航天大学 保密管理论文:电子政务信息安全保密管理探讨 一、前言 电子政务的出现让我国政府部门的社会服务能力得到了显著的提高,但由于它的信息传播与共享均需要由互联网作为载体,并且在当前的信息时代当中互联网技术的普及速度变得越来越快,从而在无形当中增加了电子政务信息所面临的各类安全风险。另外,电子政务信息中存在着很多有关于国家机密与优秀政务的内容,其不仅关乎到国家政府部门的正常运作,同时还直接挂钩国家财政部门的经济利益,所以说电子政务信息的安全保密管理工作是当前政府需要去立即完成的一项重要任务。 二、电子政务与信息安全概述 首先,电子政务所指的即为政府部门利用高科技信息技术,针对原有的政府组织结构与业务流程进行重新组合与分配。此种新型的政务方式一方面能够打破原有的时间与空间等因素限制,另一方面则能够有效提高政府部门的服务能力,增加政府部门同社会民众之间的粘性程度。其次,信息安全所代表的即为国家的机密信息内容与信息技术体系不会受到恶意泄漏或是非法攻击,在具体的信息安全管理工作中,互联网安全与计算机安全都属于信息安全系统的范畴当中。其中网络安全主要侧重于信息在互联网环境中进行传播时所面临的各类安全隐患;而计算机安全则是更加注重信息的存储环境与处理方式的规范性。在《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》中针对信息安全做出了如下的陈述:“保障计算机及其相关的配套设备、设施的安全,运行环境的安全,保证信息安全,保障计算机功能的正常发挥,以及维护计算机信息系统的安全”。基于此,我们大体可以将电子政务信息安全解读为:确保国家政府重要保密信息的安全性、用于电子政务计算机设备的可靠性、互联网环境的畅通性以及安保工作的全面性等等。 三、电子政务信息安全保密的管理措施 (一)基础建设与安全管理要“双管齐下” 首先,加大对信息安全防御资源的整合力度。为了能够将资源浪费与信息孤岛现象彻底杜绝,应当针对现有的信息防护资源进行全方位的整合与筛选,并且在此基础之上制定出一个统一的信息安全防护目标。另外,待战略目标确定之后,应选择同知名度较高且专业性较强的信息安全技术企业达成合作共识,而后再结合单位的实际情况来开展下一步的安保计划制定。其次,进一步完善安保系统的管理体系。应当根据制定完成的战略目标将安保制度彻底融入到信息系统当中,并经常性的学习和采纳其他先进国家的优秀管理经验,确保整个信息系统从开发、运行以及维护等所有阶段中的安全管理工作都可以达到一流标准。此外,还需要在完善安全系统管理体系的过程中尽快形成风险预估与应急处理机制,确保整个安保系统的稳定性。最后,进一步加大对专业人才的培养力度。安全保密管理体系建设的主要应用对象是人,也就是说相关安全管理人员的个人素质与专业技能直接关乎到整个安保管理体系水平的高度。基于此,在今后的建设工作中一方面要针对现任的管理人员开展专业技术培训,另一方面则需要从根本上提高所有政务信息管理工作者的工作责任感与保密意识,通过开展座谈会、教育讲座以及聘请专家演讲等方式来让政务信息管理工作者能够从根本上意识到安保工作的重要性。 (二)科学应用信息安全技术 安全技术是整个电子政务安全防护体系中的重中之重,其中包括了网络安全、数据安全、传输安全以及存储安全等等。安全技术体系中的网络安全包括湖互联网入侵、互联网漏洞、网闸、接入管理、病毒库管理、防火墙以及网络用户审计等等;而数据、传输与存储安全则主要包括了信息数据的备份、存储、恢复、PMI以及PKI/CA等等。在实际的电子政务信息安保体系中,凡是能够同安全保密工作有关的产品都需要在保证科学布置的基础上,全面的考虑到其所应具备的自主选择权利与自主控制权利。尤其是在针对先进技术的引进、管理模式的改革、经营规模的扩大以及服务理念上的更新等重要环节来说,更加需要进一步加大相关人力与物力资源与成本的投入,尽可能运用较短的时间来研发出自有的计算机芯片与信息操作系统,从根本上将政务信息的网络安全等级提升到一个新的高度。除此之外,为了能够保证安全产品可以逐渐朝向产业化的方向所发展和进步,各个地方上的政府部门应当在今后构建电子政务信息系统的过程中选择同国内的技术企业进行合作,争取早日研发出水平一流且品牌知名度高的信息安全产品。 (三)健全法律制度,加大执法力度 正所谓无规矩不成方圆,尤其是在互联网飞速发展的今天,只有针对现有的法律制度与执法环境进行健全与优化,才能够保证电子政务信息的安全管理体系可以达到更高的保密水平与防护标准。如今,国际中的一些发达国家已经针对政务信息安全建立了较为完善的法律制度,例如在美国政府所颁布的《情报自由法》、英国政府颁布的《官方信息保护法》以及俄罗斯政府颁布的《联邦信息、信息化和信息保护法》等等都是值得我国去借鉴和参考的成熟例子。笔者认为,国内的立法部门应当进一步加快有关于电子政务信息安保管理工作的立法速度,结合国内的互联网环境与电子政务特征来制定出如下几个方面法律制度,其中包括网络用户隐私保护法、数据库管理法、互联网安全法以及网络知识保护法等等。除此之外,国内的执法部门也需要进一步加大执法力度,尤其是在面对那些从事网络犯罪与窃取政务信息的不法行为来说,一经发现必须要严肃处理,坚决将电子政务信息安全管理中所存在的各类隐患扼杀在苗头之中。 作者:辛一铭 单位:福建泉州华侨大学公共管理学院 保密管理论文:电子信息档案管理保密工作思考 一、电子信息档案管理的特点 电子信息档案的管理具有显著的优势,其保存管理方式方便,信息内容通过技术压缩之后所占的空间极小。另一方面,电子信息档案的传输速度快,方便使用和查阅。虽然电子信息档案管理的优点显著,但是其也具有极大的缺点。档案类信息传播速度快,一旦泄露就会迅速的传播,造成巨大的损失。另外,电子信息的加密程度有限,其泄露的风险更大。 二、电子信息档案管理的保密措施 (一)提高电子信息档案管理人员的职业素养和能力 档案管理人员是接触电子信息档案最多、最早、最直接的人员,是档案管理制度最主要的实施者和监督者,对档案的安全起到关键的作用。这种特殊的身份及作用存在就要求电子信息档案管理者不仅要具有良好的职业能力,还要具有较高的职业素养。要求管理人员树立为社会服务的良好服务意识和政治保密意识,有着高度的责任心,在任何环境下都要保持档案信息保密的警惕性和责任心,防止保密信息在不经意间的泄露。另一方面,档案管理工作是非常枯燥乏味的,并且这一岗位并不受人重视。但是档案信息一旦泄露,就会给个人、组织和社会带来不可估量的损失和危害。因此,电子信息档案管理人员要对档案管理工作抱有极大的工作热情,能够全身心的、毫不懈怠的投入到工作当中,及时发现、补救出现的问题,时刻保持高度的警惕性,保证资料的安全。电子信息技术的发展速度非常迅猛,各种病毒、黑客技术层出不穷,更新速度非常的惊人。因此,档案保密工作人员不仅要具有良好的职业素养,也要具有丰富的专业知识,不断更新知识结构,了解、学习和掌握先进的电子信息技术。例如加强应用码技术、数据保护技术等,还要能够及时的了解新兴的鉴别技术、访问控制技术、软件保护技术、病毒检测技术和信息泄露检测及防护技术,对新出现的威胁做好防治措施。相关部门应当定期举行技术研讨会和技术培训课,及时更新档案管理人员的技术进行更新和提高。 (二)建立、健全电子信息档案保密制度 电子信息档案保密制度是做好保密工作的根本,是保密工作人员进行工作的依据和保障,是提高工作人员警惕性和责任心的重要保证。领导对于电子信息档案保密管理制度的重视,是建立、健全保密管理制度的重要基础,是制度得以有效实施的重要保证。因此,上级领导部门应当督促有关人员依据本单位的实际情况,在国家有段政策和法律法规的指导下,建立电子信息档案保密制度,对电子信息档案资料的登记、查阅、复制、保存和销毁等工作程序进行明确的规定,对保密信息管理人员的工作要求和工作规范做出详细的规定。同时,根据单位的实际情况和利用人员的不同目的和要求,制定不同层次的审批程序,保证档案利用的及时性和安全性。并且,在电子信息档案保密管理制度制定以后,相关部门应当根据实际实施中遇到的问题和新挑战,不断的丰富、完善电子信息档案保密制度,保证制度的适用性和有效性。另一方面,上级领导应当督促下级单位建立保密工作监管部门,对保密制度的落实情况进行监督和指导,保证保密制度能够得到有效的实施。 (三)保证电子档案的存储安全 电子信息档案一般保存于硬盘、软盘和磁盘当中,对于其中的磁盘和光盘应当进行一定的处理,防止光盘因此再次被写入无关信息而遭到破坏;资料应当装盒存放,并且涂上防划、防擦涂层,避免存储介质因刮擦而被损坏,致使信息丢失;重要信息应当做好备份工作,防止信息由于设备故障而丢失;应当存放于适宜的环境中,其湿度保持在35~45度,温度保持在17~20度之间,做好防火、防水工作。采用镜像技术对信息进行管理,即两个相同的动态体系同时进行工作,若其中一个特殊出现故障而停止运作,另外一个体系仍然可以继续进行工作,防止信息文件的接受失败和丢失。单位信息的管理应当按照国家有段信息安全法规的规定,进行科学的分档管理。在信息管理系统中安装杀毒软件和补丁程序,防止外来病毒侵入系统盗取信息,及时弥补程序中出现的漏洞。在管理系统中加入网络设备认证工具,管理信息访问设备。 (四)建立电子信息档案查询和使用管理办法 电子档案信息流失的一个重要途径就是直接的复制、盗取、丢失,相关部门应当建立完善的电子信息档案查询和使用管理办法,防止电子信息在查询使用过程中泄露和丢失。其中应当主要对一下几点做出明确的规定:一是电子信息档案的节约要经过严格的审批程序,节约人只有持完整的文件才能借阅信息;二是电子信息档案管理者应当对借阅者的身份、目的进行审阅,针对借阅者的实际情况有选择的向其呈现资料,不能简单的将涵盖所需信息的全部资料无条件的给出;三是对借阅者的查阅方式和时间进行限制和规定,将电子信息档案的内容进行保密等级划分,保密等级高的文件只允许在档案室内进行查阅,不允许通过拷贝和拍照等形式带出资料室,管理人员应当对查阅过程进行监督;四是对保密级别高的电子信息档案的内容进行加密处理,即使在档案室内查阅也要由管理员输入查阅密码。查阅密码应当定时更新。 作者:崔萌萌 单位:东台市人力资源服务中心劳动人事科 保密管理论文:行业知识管理保密性研究论文 [论文关键词]知识产权;行业协会;管理;产业竞争力 [论文摘要]随着我国加入WTO过渡期脚步的加快,如何借鉴和吸取有益的先进经验,正确制定和运用专业知识产权战略、提高产业竞争力、维护国家经济安全是极需探索的问题。政府应转变观念,履行加入WTO的承诺和引领、协调、推进服务的职能,加强对行业协会的有效监督,以发挥行业协会服务、协调和自律的作用。 随着我国加入WTO过渡期脚步的加快,国家经济安全、产业经济安全已被越来越多的人所关注。产业竞争力的提高已被纳人国家经济工作日程。如何借鉴、吸取有益的先进经验,正确制定和运用产业知识产权战略,提高产业竞争力、维护国家经济安全,从而推动我国经济的快速发展,是学术界、企业界、管理者再三思考、不断探索的问题。在探讨应对方略上,大力培育和发展行业协会、商会等社会中介组织是被经常提及的建议。 一、知识产权的行业管理:提高我国产业竞争力的必要选择 (一)尽快提升我国产业竞争力的紧迫性 伴随着经济全球化的浪潮和中国改革开放的步伐,跨国公司在华投资步人了成熟阶段。针对国内的知识产权大战初见端倪。专利保护、收取知识产权许可费成为跨国公司角逐我国市场的新型武器。6C向我国DCD企业收缴专利使用费等,跨国公司强强联手正在阻止我国企业走向国际市场、扩大国际市场的步伐。欧、美、日等发达国家的知识产权人(主要是跨国公司),利用其知识产权领域的比较优势,将知识产权作为垄断市场的手段,在经济全球化的进程中不断赚取高额垄断利润,并按着自己的利益要求规划利益格局。由此不难看出,为强化在我国市场的竞争力,跨国公司之间改变了过去单打独斗的局面,在某些领域和项目上开展合作,建立知识产权联盟,优势互补,联手出手,已经从竞争走向联合。 (二)提高知识产权行业管理水平的必要性 1.产业的技术系统整合与管理是产业竞争力提升的关键。高科技产业是知识经济的支柱,而知识产权战略又是发展高科技及其产业的生命线。在经济全球化的背景下,产业的技术整合与管理是我国产业走向现代化、提升产业竞争力的重要动力。吴仪副总理在“全国重点行业提升产业竞争力,维护产业安全工作会议”上明确指出,提升我国产业的国际竞争力,是做好加入世贸组织应对工作、切实维护产业安全的重要内容,是产业在日益激烈的国际竞争中得以健康发展的根本途径。在推进内外贸统一协调发展中,进一步加强与产业的联系,充分发挥行业协会、商会及其他社会中介组织的作用;指导产业抓住当前重要战略机遇期,充分利用好国际国内两个市场、两种资源,合理利用世贸组织各项规则,使我国企业在国际竞争中不断发展壮大,提高国际竞争力。 2.知识产权的行业管理是产业和企业后续发展的基础。根据WTO规则,职能转变下的中国政府对企业的经济活动只能起到引导的作用,否则,将被疑为干预竞争、影响市场。而行业协会则能弥补其不足,连接企业,打造产业的航空母舰平台,并在产业领域维护其最大的利益。行业协会不仅在我国未来的经济生活中发挥越来越重要的作用,而且,其职能已经由传统的国内市场延伸到国际市场,在解决国际贸易纠纷,尤其在反倾销、反知识产权滥用的案件中发挥着举足轻重的作用。 3.经济全球化下企业共赢的选择。创新系统是一个多主体共同参与的集合体,在这一集合体中需要有规范参与创新的多主体行为。在我国,知识产权的行业管理,是指通过代表知识产权的集体组织对知识产权的经营、保护等行为。知识产权的行业管理组织是由知识产权人依法组成的机构。在经济发达国家,知识产权的行业管理法律制度及其实践早已存在,在各国的知识产权管理和保护中发挥了重要的作用。目前我国,通过知识产权行业管理组织行使权利最多的是著作权中的音乐作品著作权协会。 (三)强化知识产权行业管理职能的可行性 1.已有基础。回顾我国行业协会短暂的发展历史,它的建立、发展是与国家的经济体制改革紧密相连的。20世纪08年代,国家提出了“按行业组织、按行业管理、按行业规划”的原则,开始组建行业协会。09年代,十四届三中全会提出要发挥行业协会等社会中介组织的作用,依据市场规则,建立自律性运行机制,承担相应的法律和经济责任。而后,行业协会普遍发展起来。一些行业协会在维护知识产权方面的成绩大大提高。诸如中国音乐著作权协会、中国汽车工业协会、温州打火机协会等。他们在参与国际竞争、维护行业利益方面的集群优势已有显现。 2.现代公共管理的趋势。社会自治组织的勃兴是现代公共管理变革以及政府职能转变的结果,是联系经济国家与市场主体之间重要的纽带。行业协会、商会在参与案件调查、预警机制建设、措施效果跟踪调研、与国外行业组织磋商对话、为企业反倾销申诉和应诉提供法律咨询和培训服务等方面,做了大量卓有成效的工作。维护了企业的合法权益,促进了产业竞争力的提高。知识产权的行业管理,是社会自治组织对知识产权的开发、运用和保护的综合管理,不仅能提高知识产权开发的适用性,而且还能合理协调各种具体的知识产权,有效保护知识产权人的权益,扩大、维护市场占有率,提高知识产权的运用效益,降低知识产权的运用成本。 二、路径选择:知识产权管理中的行业协会转型 (一)转变政府职能,发挥行业协会作用 从国外知识产权联盟征收专利使用费中看出,我国的经济职能部门在对企业的宏观调控和协调管理方面的工作缺陷。在国际贸易中知识产权滥用不仅仅针对一个企业,而是这一国家的某一产业,甚至是一国的经济主权。所以,面对国外对华的知识产权滥用行为,政府和企业应加强联手,积极应对,维护国家经济安全、产业经济安全和企业经济安全。具体措施:彻底割断行业主管部门与各级行业协会的行政隶属关系,明确行业协会的准人规则;政府应加强指导协调行业协会之间的关系,建设网状的行业协会体系;固化政府与行业协会的沟通渠道,二者应密切配合,充分维护国家、行业、企业的利益。在当今社会,越来越多的行业公共事务开始由行业组织进行管理;相反,政府从该领域渐渐退出,逐步建立并完善“政府一行业协会一企业”三位一体的管理模式。加人世贸组织后,行业协会需要与政府密切合作,尤其是在我们遭遇反倾销、知识产权壁垒、知识产权滥用案件时,政府和行业协会的沟通与协助更为重要(二)行业协会要加强自身建设,发挥服务、协调和自律的职能 行业协会作为利益群体和自律组织,本身也存在不稳定因素和先天不足,要在市场经济的竞争环境里成长和发展,就要不断地进行自身的建设。必须学习WTO的规则,学会利用WTO争端解决机制,维护本行业利益,尤其在反倾销、反知识产权滥用的案件中发挥重要的作用。我国的行业协会在国内、国际上统一行动,“用同一个声音说话”。我国现在不仅是国际知识产权诉讼的“重灭区”,在国际贸易中还经常遭遇发达国家知识产权人的权利滥用。行业协会应充分发挥其优势,积极主动研究行业知识产权情况,探索维护行业利益的新方法和新途径,使本国行业的利益最大化。 1.知识产权的行业管理战略化。将知识产权作为行业竞争力源泉放到行业协会管理知识产权战略中,与企业的发展融为一体,实现企业的收益和企业价值最大化,进而提升产业竞争力。用全球化战略的思维去管理和保护知识产权。 2.增强行业协会的代表性,扩大行业协会的覆盖面。若行业协会缺乏代表性,就不能作为国内产业的代表发起反倾销、反补贴调查,将妨碍在出口国产业遭受进口国反倾销、反补贴调查时,行业协会作为利害关系方的积极应诉。 3.积极探索维护行业利益的新方法和新途径。行业协会应积极主动地研究行业的非关税壁垒尤其是知识产权壁垒,积极参与国际标准的制定,探索维护行业利益的新法和新途径,在更大范围内保护行业的利益。采取反倾销、反补贴或保障措施的监测,尤其是对行业的重点产品以及重点国家、重点地区市场变化的监测、整理和分析,及时预警信息,实现行业保护工作的前置化,有效保护行业和企业的安全。建立反倾销应诉基金制度。 (三)履行加入WTO承诺,加强对行业协会的有效监督 行业协会由于自身的缺陷,在维护行业利益的同时,容易逐渐演变成为垄断的滋生地,市场的分割者。为保证市场的有序竞争,我们必须对行业组织进行合理的外部约束;而且,根据WTO法律框架下服务贸易总协定第1条第3(a)款之规定,我国还应保证行业协会采取的措施,诸如产品定价、质量监督、标准制定等不违反我国的义务和承诺。 行业协会作为非营利的社会中介组织,在发展市场经济中起着十分重要的作用。但目前中国行业协会面临许多问题,最优秀的是法律政策环境问题和相应的管理体制问题。建议制定相关法律,一方面鼓励行业协会为企业开展多种形式的服务活动并收取必要的费用;另一方面要适当限制行业协会开展变相的营利性活动,维护其社会公信度,成为名副其实的“行业管理者”。此外,要鼓励地方多搞一些创新,出台一些地方性的法律法规,通过自上而下的形式努力营造一个允许企业自由结社的法律政策环境,推动和促进行业协会健康发展。 (四)切实发挥政府的引领、协调、推进、服务的职能 尽管行业协会摆脱了政府的控制,但政府的牵头、联动效应是其他组织不可替代的,不能走极端,不管不问。政府应当从以下几个方面人手:一是制定行业知识产权发展战略。行业经济或区域经济的知识产权发展战略并不是企业的事情,而是政府的经济管理职能对经济发展在宏观上规划、微观上指导的表现。国家通过产业政策引导和扶持企业的发展,形成产业集群优势,进而提高我国产业竞争力。二是促进知识产权立法的完善,建立适应中国市场经济发展需要的中国知识产权制度。三是建立一个资金与知识产权人才平台。在政府职能转变、行业协会市场化的历史时期,政府在聚集人才、资金方面和战略的筹划方面有着天然的优势。 保密管理论文:勘察设计企业保密工作精细化管理措施 【摘要】针对勘察设计企业保密工作现状,分析存在的问题,提出切实可行的解决方案,确保公司国家秘密、商业秘密和工作秘密安全。 【关键词】勘察设计;新技术;保密工作;精细化 长庆科技工程公司隶属长庆油田,主要从事石油、天然气、化工、建筑、电力、通信、机械、自控、消防、环境保护等工程的勘察设计、工程总承包以及高新产品研制等业务。持有国家颁发的行业甲级工程总承包、甲级工程勘察、甲级工程设计、甲级工程咨询等各类资质51项。公司现有员工493人,其中涉密人员375人,占总人数的75%以上。在平时的勘察测量、现场调研及现场服务过程中,使用大量的涉密地形图及成果图,泄密风险大。同时,承担着油气田地面工程勘察设计、科技研究等工作,掌握着大量的油气生产资料和优秀技术秘密,属于油田公司重点涉密单位。 一、 存在的问题 公司虽然在人防、技防、物防方面做了大量卓有成效的工作,也取得了良好的效果,但与精细化管理的要求还有一定的差距,突出反映在以下几个方面:一是涉密资料远程传输。国家测绘局、国家保密局在《测绘管理工作国家秘密范围的规定》中,明确规定了测绘成果的保密等级,公司每年在现场的踏勘测量过程中,都会产生大量的测绘成果,出于保密管理需要,且没有相关技术设备支撑,无法实现实时传送,严重影响设计进度。二是涉密计算机信息传输。由于公司部分涉密计算机没有配备专用USB接口,涉密机存在感染病毒和涉密信息被非法拷出的隐患。三是内外网移动存储介质交叉使用。公司的“双网双机”管理模式虽然实现了物理隔离,但移动存储介质在内外网之间交互使用,在一定程度上存在泄密隐患。 二、 措施及对策 (一)技术保障措施。主要内容如下: 1.VPN传输加密技术。VPN被称为“虚拟专用网络”,是建立在互联网平台的企业内部专线,基于 VPN 技术的远程接入方案同时具备 Internet 接入的便捷性和专线的安全性,在大型企业或重要网络的中心节点部署千兆高性能的硬件VPN/防火墙网关,针对其他分支(分布在外的各个节点)线路匹配质量智能选择通信线路,还适用于分支或移动节点分布于不同运营商网络中的情况。在互联网通路传输过程中,采用符合国家保密认证的加密方式进行传输,保证了信息传输的最大安全性。对公司而言,尤其适用于勘察测量、现场踏勘、驻现场设计过程中产生的秘密信息资料的传输,且能进一步延伸至现场办公领域,切实提高工作效率。 2.涉密计算机“三合一”管理技术。“三合一”加密技术,即由“单项导入盒、涉密专用U盘、违规报警软件”组成的防护系统。向涉密计算机导入信息时,通过单向导入盒经过杀毒处理,再由涉密优盘(不同于普通U盘口,俗称马蹄口)导入涉密计算机中;从涉密计算机导出数据,只能通过光盘刻录、涉密打印机进行操作,且每一步都有预警监控系统实时监控,产生记录。此技术从根本上解决了涉密信息被病毒感染和涉密信息被非法拷出的安全隐患。 3.移动存储介质管理系统。移动存储介质管理系统又名“主机监控与审计系统”,即在公司内网服务器上安装控制监控软件终端,在每台内网机上安装客户端,内外网只能通过授权U盘进行数据交换,并在使用过程中产生详细的记录。此系统将最大程度地解决移动存储介质违规互相插拔的问题,彻底保障内网工作机的数据安全。 (二)应用效果。主要内容如下: 1.根据数据吞吐量的需求,VPN加密的点位部署按照50个点位进行网关服务器的台阶式增容部署(即:1-50点位、51-100点位、101-150点位……以此类推进行服务器的级别升级)。此次先期部署50个点位,并配备相应的专用计算机。其中,现场工作部署32个点位,各主力设计部门部署12个点位(可调剂使用),办公区域部署6个点位作为VPN接收端使用。通过几个月的运行,数据资料通过公网或者油田局域网实现了快捷方便安全可靠的传输,极大地解决了本部和现场数据远程传输问题,且满足集团公司、油田公司保密管理要求。 2.公司原有涉密计算机和笔记本共计19台,此次从旧电脑中为有需求的部门调剂8台作为涉密计算机使用,公司涉密机数量达到27台,每台机子配备一套“三合一”装置,且安排专人管理,确保了秘密信息存储安全。 3.公司在内网服务器上安装“主机监控与审计系统”,为每一台内网机安装客户端(共计500台),实现了内网机的实时监控。同时严格授权优盘的审批制度,做到了有登记、有记录、可追溯,规范了内网机的管理,保证了数据资料安全。 三、结语 在公司“双网双机”运行的基础上,通过以上技术应用,彻底堵塞了保密管理漏洞,降低了泄密风险,满足了新形势下保密管理的需要,为油田提质增效和精细管理提供了坚强的安全保障。 保密管理论文:档案数字化管理中保密工作探析 摘 要:档案管理中的保密工作能够有效地促进数字化档案的建设工作,同时促进数字化档案的发展。但是,实际的管理工作并不容易,需要引起重视。本文简单介绍了数字化档案的含义与特点,并且深入探讨了档案数字化管理中保密工作的完善对策,仅供参考。 关键词:档案数字化;管理;保密;安全 随着计算机技术与信息化的发展,对档案资料的保密工作提出了更高的标准。在档案信息化管理工作中,数字化管理是一个关键的部分。数字化档案的安全性在很大程度上会影响到我国档案信息的安全。档案管理中的保密性有利于促进档案的健康、持续发展。本文主要分析了档案数字化管理中的保密工作,具体内容如下。 1 数字化档案的含义与特点 数字化档案指的是运用计算机、数码相机等现代化的设备,对纸质、实物等不同载体的档案资料转化成数字形式的资料,使获取的资料可以被计算机识别。数字化是获取数字文本或者资料的处理过程。 数字化档案和过去的实体档案有很大的差异,数字化不稳定,而且没有实体,这样的特征要求其管理工作必须确保高度的安全与绝对的保密。数字化档案具备的独特性质要求档案保密工作达到更高的标准。第一,应该保证保存介质的安全性,应该在防火防盗的前提下,保证保存载体不会出现老化的现象,确保及时使用。第二,应该保证资料系统与信息设备的独立性,数字化资料不应该与网络连接,也不能与任何具备网络功能的设备或者硬件接触。第三,在运用数字化档案时,如果需要导出数据,应该通过刻录光盘的方法,在打印过程中应该使用密集类的打印机,切忌与USB接口连接。在运用涉案档案后,应该立即检查,如果发现泄漏现象,应该迅速追踪进行弥补。第四,数字化档案自身的不稳定性,需要相关人员进行异地备份,并且需要形成备用数据体系,以此保证数字化档案信息的安全。 2 档案数字化管理中保密工作的完善对策 2.1 建立健全的数字化档案保密制度,重视度档案的监督 相关人员应该按照我国档案管理与保密方面的法律,再根据单位的具体情况,建立健全的数字化档案保密制度,包括档案使用记录、阅览、导出、复制等环节。同时,还需要明确具体的保密方案、方法以及原则,按照使用单位的实际要求以及应用范围,明确不同的审批步骤,保证档案充分发挥作用,并且保证档案信息的安全与完好。在实际的工作中,相关人员应该善于总结经验,不断更新数字化档案的保密工作,有效的落实保密工作。 2.2 档案管理人员应该树立保密意识 在进行保密工作时,管理人员自身应该培养政治素养,树立正确的档案管理与保密意识,严格遵守并且落实国家的保密规定,坚持档案管理中的保密原则。同时,在管理数字化档案的过程中,管理人员应该具备熟练的工作技能与丰富的专业知识,能够运用不同的涉密载体。并且,工作人员应该签订保密承诺书,严守国家机密,做好档案的保密工作。 2.3 完善对数字化档案的管理 在管理数字化档案的过程中,不仅需要符合纸质档案的储存标准,还需要有效处理相关的磁盘、光盘等,防止出现划痕、触摸记录等。应该将磁盘、光盘等放入档案盒内,远离强磁场与热源,并且与有害气体相隔离;选择的湿度应该在35与45℃之间,温度应该保持在17与20℃之间。同时,管理人员还应该根据国家的相关规定,分类管理不同的档案,努力提升保护档案的水平。在保护档案的过程中,需要按照数字化文件的管理标准,进行身份认真,应用认证网络设备,确保档案的安全;采用复制副本或异地备份保存等措施,以防消磁、防损坏工作;同时还应注意安装补丁程序和更新杀毒软件,以弥补程序缺陷,建立有效完善的防治系统。在其保管工作中,还应争取领导重视,要不断加大对档案管理的投入,加强档案保密的硬件建设,设立涉密档案的专用独立库房,做到库房、办公室和阅览室三分开,加固防盗门窗,配备电脑密码柜、门禁、红外感应器、灭火器、碎纸机等设备,使档案库房建设合理标准。涉密档案库房应由专人负责,禁止无关人员入内。同时要不断提高和更新技术防范手段,全面采用现代化的监控技防设施。 2.4 建立并认真履行数字化信息档案查询使用制度 数字化信息档案保密工作,都应建立有效、规范化的查询使用制度。使档案保密工作能够有章可循。如借阅方面主要应做到以下几点:(1)借阅数字化信息档案要经主管领导批准;(2)对秘密等级较高的数字化信息档案,不宜用拷贝的方式进行提供利用,应根据档案的秘密等级进行有效管理;(3)根据使用者的情况,提供利用方式有原则;(4)加密处理数字化信息档案的重要信息内容;(5)为确保保密数据的知悉范围和有效利用,涉密工作人员要控制权限,不得将保密资料非法外传,要完整记录使用过程,加强对计算机信息系统的保密工作,做好内网与外网分开。为进一步做好涉密档案资料管理工作的规范化和标准化,要主动接受保密部门和档案部门对保密工作的监督和指导,做到提供利用及时、保密有效的科学管理。 2.5 建立健全档案干部知识更新教育机制 随着档案管理的数字化信息化,提高档案管理人员的素质是关键,除对档案保密工作人员的职业素质和业务素质进行定期培训和知识更新外,新的形势发展要求档案工作人员不仅要懂得传统档案保密工作知识,还要采取多形式去学习和应用数字化信息档案的新知识。如加强应用密码技术、鉴别技术等学习,提高软件保护技术、病毒检测及信息泄漏防护技术的运用。只有拥有高度的政治素质、过硬的业务素质和职业素质,才能确保涉密数字化信息档案管理的安全。无论在什么场合,都要自觉履行保密义务,以高度的责任感和服务意识,把档案管理的保密和利用统一起来,防止档案泄密。 2.6 加强利用过程中的监管 档案利用监管是确保利用过程中不失密不泄密的重要环节,要针对不同层次的利用者确定不同的利用范围,规定不同的调档审批手续。涉密档案的调阅必须经过指定领导审批,由涉密人员办理,做到经手必登记、登记必签名,如此做到监管过程清晰、权责明确、责任到人,方可有效发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为。 结束语 综上所述,随着档案管理技术的不断提高,其中的数字化与信息化程度在不断加深,因此档案的保密工作正在面临更多的考验。因此档案管理人员应该树立保密意识,更新工作观念,大胆创新。不仅应该努力促进档案数字化的发展,还应该善于运用新型保密技术与方法,确保数字化档案的保密工作,形成高效、安全的保密工作体系,努力提升档案管理的保密水平。 保密管理论文:保密管理现状分析与对策研究 摘 要 本文从分析保密工作的环境入手,解析了当前的保密形式,分析了窃密活动的特点、保密管理的现状,提出建立保密管理机制的新原则与构建新的保密机制来完善保密管理的对策建议,期望对保密工作的开展起到一定的帮助和提升。 关键词 保密管理 现状分析 对策建议 一、引言 在信息化飞速发展的今天,信息的作用日益突出,其重视程度也逐渐得到提升。在当今时代,对信息的掌握已逐渐成为一个国家与企业成功的关键因素,随着社会和经济的发展,对于信息资源的争夺日益激烈,导致窃密事件增多。因此如何做好保密管理工作成为当前重要的课题。 二、当前保密形式分析 当前的保密形式可谓十分严峻,随着全球化进程的不断加快,已世界各国的联系也开始逐渐增多,国家的科技、军事等秘密信息开始受到威胁。同时,我国市场经济体制不断调整,市场竞争愈演愈烈,企业间的商业窃密行为日渐增多,保密信息也开始受到威胁。 (一)窃密活动的特点分析 首先,窃密的指向非常的明确,国与国之间的窃密行为主要集中于军事与科技层面之中。在军事上,重点是对具备杀伤力武器的监控以及重要国防信息的盗窃,国外势力通过各种方式限制我国高科技技术的出口,同时利用各种途径获取重大科研项目的商业信息和行业科技。其次,盗密技术日益先进,无孔不入,尤其是互联网窃密技术愈演愈烈。信息时代的来临,让过去传统的纸介变为磁介质或者光介质,再加上无线通信设备的不断普及,收集泄密事件也是逐渐增多。再次,窃听人员的技术越来越高明,他们对重要的涉密人员进行电话窃听,并通过网络来解决涉密人员,窃取重要的情报。左后,窃密内容涉及的范围越来越广,通过对以往众多失窃案例的研究,不难发现人力情报依然是窃密者获取信息的重要来源,在窃取信息之前,往往会在周边布好点,并寻找相关的内部人员,进而获取重要的信息资源。 (二)保密管理的现状分析 保密管理主要包括涉密人员管理与涉密信息的管理。对于涉密人员的管理主要包括岗位管理、保密教育与流动管理;对涉密信息的管理主要包括对信息的产生过程、信息的流动、信息的存放载体、秘密信息的销毁等进行管理。 第一,对于涉密人员的管理在我国将重点放在教育之上,但是都不够深入,多是走过场,导致相关的工作人员并未意识到保密工作的重要性。再加之部分单位保密机构设计得不合理,从事保密工作的人员多是兼职,专业人员较少,虽然领导在会议中会多次强调,但是管理理念与管理办法却未能衔接上,脱节极为严重,导致保密工作并未落实到实处。 第二,对于涉密信息的管理,在大多数的涉密机构,都有专门的房间用来存放涉密信息,对于涉密信息的保管与销毁也应该相当的完备。但是在实际的操作过程中,大多数涉密单位对于涉密信息的管理更多的是重视对纸质载体的管理,对涉密信息的产生过程关注度不够。在信息技术日益发达的今天,已发展出了如移动硬盘灯各种移动设备来存放涉密信息,也有部分单位开始建立自己的内部网络。但是在实际的实施过程中,受各方面因素的影响,许多单位在建设办公室内部网络时并未进行保密审查,导致内网漏洞百出,存在着涉密信息泄露的情况,使得涉密信息遭到了严重的威胁。 第三,保密工作面临的困境。在我国,目前的保密管理水平偏低,在保密工作的开展过程中,存在着重宣传轻实践的现象,保密部门将大多数的时间放在了保密宣传之上,如开会、听讲座、看录像,但是实际的保密措施却实施得较少。再加上保密制度的陈旧、防范措施的不足使保密工作漏洞百出,导致保密工作在许多地方都开始退化为一种说教,其保密能力也开始受到质疑。信息的保密工作不能光说不练,耍嘴皮子,还得对涉密部门开展实实在在的保密工作。在我国,保密管理体制多是建立相互信任的基础之上的,大家都愿意相信只要通过教育就能够自觉的保守秘密。这是一种防君子不防小人做法,人的自觉性是有限的,不能起到持久的效果。这样只有等秘密泄露出去了才开始寻找补救办法,当然从目前保密管理部门所拥有的职权和能够调动的范围来看,要对涉密人员进行纯管理也是不好实现的,这一系列的矛盾成为当前保密管理工作者最难解决的问题。 三、保密管理的对策分析 要解决当前保密工作所面临的问题,必须不断更新管理理念,从过去纯说教的方式中解放出来,不断建立新的保密机制与体系,重视涉密人员的管理,确保信息的安全。 (一)建立保密管理机制的新原则 保密管理机制的建立需要依托于信任管理与非信任管理两者。所谓信任管理,就是指涉密人员对于涉密信息是能够自觉保密的,它只需要通过长期的教育和定期的检查就能实现。所谓非信任管理,主要是建立在制度的基础之上的,对于接触到涉密信息的产生与流转的相关人员,认为其是不可信的,更需要对其进行管理。依据现状而言,想要对所有的人员实行非信任管理是不现实的,需要将重要的涉密信息与人员和普通的涉密信息和人员来区别附带,确保管理资源得到充分有效的发挥。要建立完善的新的保密机制,就要坚持以下几个原则:充分利用有限的保密资源、充分调动人员的自觉保密意识、确定重要涉密信息的绝对安全。 (二)构建新的保密机制 保密机制的建立包括基于信任的保密和基于非信任的保密两种。其中基于信任的保密工作主要是以经常性地开展教育活动为主,对于涉密单位的相关人员普及各类保密常识,并配以一些相应的保密法律法规的教育,尤其是重视一些不定期的泄密事件警示,通过各种途径来提高保密人员的保密意识。另外,对于保密工作也要进行定期和不定期的抽查,因为保密工作的管理人员和相关资源都比较有限,不能天天进行保密工作检查,而只能够在保密教育的基础之上定期的进行检查或者临时性的抽查。基于信任的保密在很大程度上都依赖于保密人员的自觉性,同时对于保密人员的激励也在很大程度上决定了保密工作的开展,将保密工作的开展与个人利益相挂钩。对于非信任的保密,就需要对其有一些约束性的条件,如签署特殊的保密协议,通过制度来开展保密工作,对其进行全程的监督或者跟踪,记录其接触的人与事。超常管理是另外一种操作途径,主要是用来发现重要秘密的知晓范围,保证秘密流向的可靠性与方向性。 四、结语 保密管理工作是国家管理和企业经营的重要组成部分,做好保密工作,是维护涉密信息安全的重要途径,也是提高国家和企业在竞争力的重要方面。保密工作作为一种与时俱进的“武器”,必须紧跟时代的步伐并不断调整,确保秘密信息的安全。 (作者单位为西安飞豹空港设备有限责任公司) 保密管理论文:浅析计算机信息系统保密管理工作存在的问题和解决方法 摘要:随着信息技术在各行业、各领域的深入发展,组织的业务系统也越来越依赖于信息技术,因此对信息系统的安全、稳定及信息系统集成项目有了更高的要求。在这样的大背景下,针对如何做好信息系统集成项目的保密管理工作方法也发展了一门成熟的科学。 关键词:企业;信息系统;保密管理;存在的问题;解决方法 一、计算机信息系统保密管理工作存在的问题 1.员工保密责任意识、保密知识和教育薄弱。 2.保密专职人员配备少,保密团队不够强大。 3.各项保密制度和措施的执行有待在实践中检验,保密专项检查还须不断加强。 4.工作及学习训练过程中存在泄密可能。 5.保密工作团队上的问题。 二、对保密管理工作存在问题的解决方法 对保密工作要有的放矢地开展,堵塞泄密途径。可成立保密管理领导小组,负责公司的保密工作,并制订保密管理制度,由保密领导小组监督制度执行情况,同时,制订如下措施: 1.设置涉密项目管理区域,凡是用户项目涉及秘密,都经由专门安排的涉密负责人进行处理,其他人员不得接触此类项目。 2.涉密项目管理区配备专门的资料存档柜,钥匙交由保密领导小组管理,涉密资料查阅必须经过批准,不得外借、复制。 3.涉密项目使用固定的涉密计算机及打印机,涉密计算机不能上网,不得带离涉密工作区域。 4.涉密岗位上的工作人员,在一定时间一定范围内知悉的保密事项,不能向外泄露,不得对外从事技术服务。必须妥善保管各种保密资料,不得丢失泄密。 5.涉密员工离职,应将自己保管的保密资料上交,不得带走或留存。 6.为进一步贯彻落实涉密岗位责任制度,与涉密员工签定《保密协议》。 7.涉密办公区计算机系统由专人管理,并配备好防范设施,涉密文件的打印需用专用磁盘由专人负责。 8.建立健全涉密载体管理制度,对涉密资料做好真实详细的记录,存档保管。 9.建立系统访问控制。 10.涉密系统必须建立一套安全监控系统,全面监控系统的活动,并随时检查系统的使用情况。涉密系统应建立完善的审计系统和日志管理系统,利用日志和审计功能对系统进行安全监控。 11.在计算机网络安全保密方面,要求计算机网络抵御来自外界侵袭等应采取的安全保密措施。必须采用国产的设备来实现网络的安全保密。目前主要通过采用安全防火墙系统、安全服务器、安全加密网关等来实现。 12.对于计算机信息传输的保密,要求采取不易被截取的通信方法(如光纤通信),并对传输数据进行数据流加密,使非法攻击者无法读出所截获的传输数据。 13.应制订严格的保密制度。通过对应用人员、系统设备、系统软件和所处理的信息及介质的制度化管理来保证用户的利益和安全。这主要是通过各单位机房管理制度或守则,计算机系统维护管理制度和介质管理制度等实现,各单位必须根据本单位的实际情况,制订和完善各项管理制度。 三、进一步加强保密工作的措施 根据近年来的形式,大力开展保密风险评估,作为企业开展保密工作的前提,能为单位领导准确把握本单位保密工作所面临的风险,进行重点防控提供科学依据。 1.进一步加强保密“软件建设”。 保密条件建设分为“软件建设”和“硬件建设”两大类,其中“软件建设”是灵魂,“硬件建设”是基础。加强保密“软件建设”,就是要从根本上进一步强化人员的保密意识,建议有关部门领导要加强教育,统一思想,通过认真学习《保密法》和《保密法实施条例》,切实开展好保密工作的教育与宣传。及时传达贯彻上级保密工作会议精神及保密局文件精神,按照工作要求落实措施,对重点涉密人员进行经常性的保密教育。通过宣传教育,使所属人员的保密意识明显提高,政治责任感进一步增强。同时,要结合本单位保密工作面临的实际情况,进一步完善本公司《保密制度》,严肃保密工作纪律,发生失密、泄密,视情节轻重、危害大小,依据国家有关保密规定给予批评教育或处分。将保密工作列入重要议事日程,确立“保密工作无小事”的思想理念,从思想教育入手,将保密工作摆在突出位置。努力做到领导不唱“独角戏”,全员上阵抓保密,及时纠正“关好门、锁好柜、封住嘴、管好件”就能万事大吉的认识偏差,形成人人参与保密的氛围,努力为本单位的安全保密工作筑牢思想上的“防火墙”。 2.进一步加强信息设备的安全建设。 随着信息技术的发展,各种高技术信息设备不断涌现,它们在为员工日常工作、学习、训练提供便利的同时,也给保密工作带来了更多挑战。为此,要进一步加强信息设备的安全建设,对一些存在较大安全隐患的设备坚决不能引进使用,使用时要制订严格的使用规则。另外,建议对本单位的所有办公计算机、移动存储介质、打印机、复印机、传真机、扫描仪等设备进行了一次全面、彻底的保密清查,将所有设备登记入册,进一步明确使用范围和责任人,同时对这些信息设备要进行不定时检查,将有隐患的设备及时处理。同时,要制订必要的防范措施,对网站要进行全天候监控,严防病毒攻击与木马植入,涉密计算机软件要安装先进软件,安装防辐射、即时杀毒、备份软件,涉密信息设备要有防电磁辐射、防内置、防失控、防失窃功能。多管齐下、全方位防护,为本单位信息设备的安全使用开辟一条“绿色通道”。 3.进一步完善保密工作机制。 俗话说:“无规矩不成方圆。”同样,企业保密工作也需要完善的保密机制来保障。近年来,随着保密形势的日益严峻,对保密机制提出了更高的要求。所以,建议单位保密部门领导要加强制度建设,始终把落实规章制度作为抓好保密工作的关键环节,认真贯彻落实《保密法》及有关保密工作的规定,从文件的登记、收发、传递、归档、销毁等各个环节都严格按照规范流程,落实管理规定,做到了按制度管人管事。 4.在劳动合同中约定员工保密义务和竞业限制。根据《劳动合同法》第23条、第24条的规定,用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定,竞业限制的约定不得违反法律、法规的规定。 面对日益严峻的保密形势,保密风险的控制更为困难。所以,建议保密部门领导要建立良好的保密秩序,有效遏制泄密问题的发生;要努力做到领导不唱“独角戏”,全员上阵抓保密,保密工作人人抓,常抓不懈的良好局面;要建立长效机制,有章可循,真查实改。公司领导要带头做好保密工作,齐抓共管、综合治理,要适应新要求、采取新措施,充分认识到新形势下做好保密工作的重要性和紧迫性,进一步做好各项保密工作,努力促进本公司的保密工作再上一个新台阶。 四、总结 保密工作历来是我党和国家的一项重要工作。所谓保密是与公开相对而言的,在一定的时间和范围内,为保护自身的安全和利益,需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项。在现代信息社会中,保密工作面临的挑战前所未有,任务越来越重,难度越来越大。由于经济全球化和科学技术特别是信息技术的迅猛发展,秘密信息交流的规模、内容和方式都发生了深刻变化,涉密信息管理和控制的难度不断增加。因此,在现代化企业管理中,安全保密工作显得尤为重要。如何提升企业保密工作管理水平,需要职工在思想上、行动上充分重视,并掌握相应的措施和方法。 保密管理论文:涉密科技档案管理保密策略 摘 要 科研项目档案库存中存放着很多大量科技密件,它既是档案也是密件,其管理工作必须符合相关规定,更要符合科技档案管理保密规定。本文从涉密科技档案的收集工作、做好涉密科技档案管理的保密工作以及涉密科技档案利用中的保密工作入手,旨在提高涉密科技档案管理保密工作的效率与质量。 【关键词】涉密 科技档案 保密 涉密科技档案包括了从新的创造、发明到技术关键、工艺配方以及技术诀窍等等,相关的保密性材料都纳入了涉密科技档案保密范围。从涉密科技档案的归档范围可以看出,归档保存的科技档案覆盖了所有需要保密的内容,而需要保密的科技材料是涉密科技档案归档的优秀材料。随着科研合作交流日趋市场化与信息化的情况,涉密科技档案管理保密策略更加值得我们深入研究。 1 涉密科技档案的收集工作 1.1 加强宣传 加强对保密工作的宣传力度,档案部门要对《档案法》进行宣传,加强涉密科技档案管理领导与科技人员的保密意识,积极做好保密教育让相关人员能够更好的按照保密规定进行日常的管理、生产与研究工作。加强保密的宣传力度能够加强档案保密建设的客观要求,更是依法加强保密工作的基础条件。 1.2 加强保密工作的认识 涉密科技档案工作属于一种非常重要的基础性工作。涉密科技档案保密工作,直接关系到国家、科研单位的安全与利益,甚至关系到国家政治与军事活动,科技档案一旦出现泄密情况还可能影响国家的经济的发展。因此,涉密科技档案管理要充分认识到信息时代下保密工作的重要性,尤其是要重视对涉密科技档案文件或者相关载体的监管工作,要最大限度保障涉密科技档案的安全。涉密科技档案管理人员要坚持以保密法为工作原则,结合自己实际工作流程,从而制定符合本单位涉密科技档案保密的具体制度,从源头控制泄密事件发生。 1.3 科学制定涉密科技档案收集工作方案 善于从源头抓质量,需要提前做好科技档案的收集工作,能够更好的防止文件材料落入个人手中,最大限度规避必须归档的科技文件材料出现丢失或者泄密的情况,进而确保科技档案的安全性与完整性。涉密科技档案收集工作开展过程中应该遵循“四同步”工作法则:首先,工作任务下达、项目计划、文件材料提出需要同步;其次,工作检查、项目计划与文件材料积累情况检查工作必须要同步;再次,工作验收、工作鉴定与项目成果验收、鉴定文件材料归档必须要同步;最后,工作、项目与总结与文件材料也要必须完成同步归档。例如:国家下达的很多科研项目都是密级的,因此,首先必须要做好涉密科技档案的收集工作。 2 涉密科技档案管理的保密工作 2.1 涉密科技档案整理与保管 涉密科技档案整理必须根据国家相关标准来战,涉密科技档案的案卷封面上必须要有标示(加盖密级),而涉密科技档案的密级是根据卷内文件材料的最高密级进行加盖,并且要将时间标准出来,最大限度规避由于密级标明标明不清,出现泄密。通常涉密科技档案一定要单独进行目录编制,单独设置搜索功能,建立涉密科技档案统计台账。为了最大限度保障密级的科技档案的安全性与真实性,涉密科技档案库房必须要有单独的密码柜,从而进行存放于保管。 2.2 涉密科技档案库房管理 涉密科技档案库房必须要有对应的严格的保密管理制度,做好防盗、防火,要坚持从各个全面实施全封闭式的管理。涉密科技档案库房在选址的过程中,通常不要选择在办公大楼的最底层,还需要注意的是涉密科技方案库房必须要与查阅室、档案管理人员的办公室分开。涉密科技档案库房必须根据相关规定安装防盗门、铁栏杆,库房周边还需要安装视频监控系统与防盗控制报警系统。需要24小时安排值班人进行专门的管理。涉密科技库房以外的人员,没有相关批准是不能进入库房区域的。 3 涉密科技档案利用中的保密工作 涉密科技档案管理保密工作当中,保密与利用是非常重要的两个方面。涉密科技档案管理的目的是为了更好的进行利用,从而更好的服务于科研工作,服务于社会。因此,必须要重视涉密科技档案利用过程中的保密工作。要最大限度保持涉密科技档案不仅能够更好的利用,而且在具体利用的过程中更好的保障档案的安全性与完整性。 3.1 涉密科技档案的保密与利用 涉密科技档案保密与利用之间的关系必须要正确认识与处理。涉密科技档案毕竟涉及到国家的科研机密、企业的科研机密等等,这些研究成果与技术是不可估量的宝贵财富,因此,涉密档案工作人员必须要重视,要不断加强自身的保密与防范意识。涉密科技档案保密工作的目的是为了更好的应用,保密工作固然重要,但是利用价值更具有现实意义。因此,涉密科技档案保密与利用,两者是对立统一的辩证关系。 3.2 涉密科技档案的利用与监督 涉密科技档案在使用的过程中必须要实时有效的监督,这是涉密科技档案保密工作必须重视的一个内容。对整个利用过程的监督,能够更好的、及时的发现一些泄密问题从而及时制定方案进行制止,最大限度防止不利因素的发生,从而保护涉密科技档案的完整性与安全性。 第一,制度的监督。涉密科技档案使用过程中若要使监督能够更加规划化与标准化,必须严格根据档案利用的相关制度,规范涉密科技档案的利用行为。涉密科技档案利用的相关制度主要有《涉密档案借阅审批制度》、《涉密档案复印制度》等等,涉密科技档案管理保密工作人员在工作开展的过程中要将这些保密制度严格落实,并且结合实际的情况,以及现实的需要加强对这些利用制度的完善,最大限度规避泄密事件的发生,进一步保障涉密科技档案的保密与安全。 3.3 借阅极端 科技人员在查阅涉密科技档案的过程中,必须严格填写《查阅涉密档案审批单》,科研人员必须要将查阅涉密科技档案的理由阐述清楚,还必须经过相关部门的领导层层审批一直同意之后才能进行查阅。涉密科技档案原则上是不允许借出去的,必须要在规定的查阅室进行浏览,基于某些特殊情况有借出的需要,必须要填写涉密档案相关资料,才能借出。从各方面细节入手,不能马虎才能真正做好涉密科技档案的保密工作。 综上所述,涉密科技档案管理保密工作,档案管理人员必须要强化自身的保密意识,要充分认识到涉密科技管理保密工作的重要性,基于涉密科技档案管理的现实意义,积极探索与解决涉密科技档案的存在中的问题,从而更好的处理涉密科技档案利用与保密的关系,促进涉密科技档案管理保密工作更好的发展。 作者单位 河南思软电子科技有限公司 河南省郑州市 450000 保密管理论文:人事档案信息管理无纸化与保密措施的分析 【摘要】本文重点探讨了信息时代下实现人事档案信息管理无纸化的有效路径,以及应采取的保密措施,旨在提高人事档案信息管理效率与保密性。 【关键词】信息时代;人事档案信息管理;无纸化;保密措施 人事档案信息管理是一项复杂的工作,不仅包含内容多,内容复杂繁琐,而且信息不断动态变化,增加了档案信息管理的难度。另外,人事档案信息管理主要是与单位内部员工相关的个人基本信息,不管是对企业还是员工本身都非常重要,因而必须要采有一种无纸化、保密性技术措施来对其进行管理。 一、信息时代实现人事档案管理无纸化的有效途径 (一)构建纸质――电子档案并行管理机制。虽然信息技术的引入实现了人事档案管理的信息化与无纸化,但这种无纸化是相对传统完全纸质办公形式而言的,并不是完全的脱离纸质办公,在某些地方还是需要使用纸质进行办公的,如文件打印等。在正确认识这一点的前提下,构建纸质――电子档案并行的人事档案管理机制,提高纸质办公与电子档案管理工作之间的协调性与同步性,充分发挥纸质办公优势与电子档案管理优势,有利于进一步提升人事档案管理的无纸化与信息化。纸质文件利于长期保存,而电子档案便于反复检索与查看,根据各自的特点,在无纸化管理人事档案信息时,可以将电子文件进行备份后再打印出一份纸质文件,将纸质文件保存起来。更新时,应保证电子文件与纸质文件信息的一一对应,实现真正意义上的无纸化人事档案信息管理。 (二)提高管理人员信息技能与职业素养。档案管理人员的信息素养与技能水平直接影响着人事档案信息管理工作效率与无纸化实现的程度。因此,要想进一步提高人事档案信息管理的无纸化,就需要不断提升管理人员的信息技术技能与素养。企业应根据自身人事档案信息管理需求与管理方式,总结当前管理存在的不足,有针对性地定期开展职业培训与素质教育,在培训过程中要求全体管理人员积极学习先进信息技术,包括计算机网络、计算机技术、数据库技术等,提高管理人员整体技能水平,进而提高人事档案信息管理技术含量。在素质教育过程中,引导管理人员树立正确的价值观、人生观,营造良好工作氛围,加强对自身工作的责任心与对人事档案信息管理的重视度,提高管理人员职业素养。 二、信息时代人事档案管理保密措施 (一)建立人事信息安全保密控制体系。信息时代为人事档案信息管理保密措施的实施提供了许多安全性技术,可以较好地满足多数企业人事档案信息管理安全保密需求。企业应对这些先进技术进行充分利用、综合利用,积极构建人事档案信息管理安全保密控制体系,利用该控制体系提高人事档案信息的安全性与保密性,可以降低信息泄露、截获、篡改等现象发生的可能性。目前,与安全保密相关的技术主要有加密技术、数据备份技术、隔离技术、防泄露技术、控制技术、鉴别技术等。运用加密技术对人事档案信息数据库系统中的数据进行加密处理,尤其是重要私人信息,可以有效防止数据泄露。运用备份技术对数据进行定期备份,即使数据丢失也可以避免造成损失。运用隔离技术将入侵的病毒、非授权用户隔离起来,防止非授权访问。运用控制技术对人事档案信息进行加强控制,防泄漏技术防止信息泄露,鉴别系统用户,可以大大提高人事档案信息管理的保密性。 (二)加强安全网络建设,提高网络安全性。企业在构建内部人事档案信息管理网络平台时,应高度重视网络安全的重要性,充分做好网络安全防护工作与档案信息的安全保密工作,通过应用各种安全防护技术措施,实现最大限度上降低安全风险发生概率,降低信息泄露的可能性。网络安全性的提高必须要有先进安全技术提供支持,并对网络各节点进行合理设置,统一网络标准协议,规范网络建设行为。从物理安全与信息安全两方面入手,提高网络的物理安全,需要企业不断完善硬件设施配备,优化网络电源电路设计,做好各设备的运行维护工作,保障硬件设施设备运行状态良好。提高网络的信息安全,要求在建设内部网络时,对应用程序进行优化编辑编译,强化软件数据处理功能、计算功能等各项功能,对信息采集系统进行合理建设,科学分配各设备装置,保证整体工作的协调性与流畅性,提高信息的完整性、真实性与有效性,确保信息安全可用。 三、结语 虽然信息技术在人事档案信息管理中的应用在一定程度上实现了信息管理的无纸化、数字化,但目前这种无纸化程度还较低,信息安全保密性也较低,需要在今后的信息化建设中不断提升无纸化管理水平,提高信息系统的安全保密性,顺应信息时代的发展。 保密管理论文:高校信息化保密管理系统探究 [摘 要]高校保密工作作为我国保密工作的重要组成部分,信息泄露很容易影响学校和社会的稳定,而伴随着信息化技术的发展和完善,信息数据的利用率逐渐上升,信息利用效果得到了本质的提升,如何利用信息化技术的优越性来提升高校保密工作的准确性和效率已经成为人们关注的焦点。文章从高校引入信息化保密管理入手,提出了对其信息化管理系统的构建雏形。 [关键词]信息化保密管理;流程管理;长效管理 1 引 言 高校保密工作是学校整体工作的重要组成部分,它对学校的安全和发展至关重要。高校保密工作涉及范围较广,包括科研、人才培养、对外交流、服务等多个方面,尚未通过专业的信息系统进行规范的保密管理,保密数据没有直观的体现,管理不能精细化。而随着信息化时代的发展,高校的保密工作也需要注入新的活力,创新性地开展保密管理工作。将信息化引入高校的保密管理工作中,通过管理手段和信息化手段的有机结合,从职能型管控向流程型管控的模式进行转变,实现精细化的信息化保密管理,不仅可以提升办理保密审查业务的效率,同时可以方便保密管理工作的闭环检查,及时发现泄密隐患,降低泄密事件发生的风险。 2 高校信息化保密管理的必要性 2. 1 传统保密管理工作的弊端 第一,传统的保密业务流程控制采用纸质记录材料完成各类审查审批、监督和检查,要了解二级涉密单位的保密业务工作,只能查看纸质记录,各部门保密业务处理流程(如介质管理、打印审批、载体传递或销毁等)到哪个节点均无法知晓,对保密业务管理工作流程无法进行追踪、实时监管,数据滞后,无法事前控制违规行为,只能事后追查,不够全面。且对纸张的需求量也造成了保密工作成本的提高。 第二,不能及时更新台账,信息管理落后、效率不高。由于缺少统一的信息化管理手段,以人工处理为主,人为造成的错误时有发生,而且信息采集速度慢,难以汇总统计,各职能部门无法做到数据的同步,导致台账信息不一致,无法实现涉密人员、涉密设备和涉密项目的动态管理。 第三,保密管理制度的落实、执行和监督都依靠人来进行,工作涉及面广、工作量大,导致落实不到位、执行不力和监督检查难以到位的情况。 2. 2 高校信息化保密管理系统引入的必要性 由于各个涉密单位的保密业务需求存在差异,业务环境也千差万别,相应的保密信息化管理需求也各不相同。根据高校的保密工作业务特点以及高校特有的开放式环境的特征,进行个性化的定制设计,对信息化平台模块进行可行性研究论证,是高校保密信息化建设的重要目标。 通过信息化的建设,可以将由职能部门分割开的业务联系起来,通过保密信息化系统平台的实施,实现对保密管理工作的实时监督,在一定程度上也达到了军工科研单位保密信息化管理的最终要求。 本文正是在此背景下,设计了针对高校的信息化保密管理系统雏形。 3 系统总体架构 3. 1 功能需求 本文所设计的高校信息化保密管理系统功能组成如图1所示。(本系统将不同的保密管理业务,如涉密人员的上岗/在岗/离岗的相关审批业务、涉密办公自动化设备的申报/维修/报废的相关审批业务、涉密人员因公(私)出国(境)的审批业务以及涉密项目的申报审批等业务,统称为业务流程,简称流程。) 第一,流程模板定义:要求系统能够对涉密流程的组成进行灵活配置和持久化存储,形成流程模板,包括流程中包含的活动节点,节点的参与者或审批者等。 第二,流程实例管理:对流程模板进行实例化,驱动流程实例的运行。 3. 2 系统架构 本文所设计的高校信息化管理系统架构如图2所示。 系统采用客户机/服务器的工作模式,其中,服务端主要有两项功能,一是负责定义保密业务工作的流程模板,将其存储在流程模板库中并对模板库进行管理,二是依据流程模板对流程实例进行管理,驱动流程实例的运行;客户端主要依据客户相应的权限,赋予其启动流程实例或对流程进行审批的功能。 4 模块设计 4. 1 流程模板管理 4. 1. 1 流程节点要素结构 一个流程模板是由一个或多个流程节点按照一定的逻辑关系构成的一种有序结构,其中,每个流程节点应至少包括以下要素: (1)行为。指本流程节点所代表的用户行为意图,如在涉密办公自动化设备的申报业务流程中的申请人申报涉密办公自动化设备的行为或涉密人员因公出国的审批流程中的涉密人员出国行为,可以认为,行为是定义流程节点的依据。 (2)角色。指本流程节点的参与者,如在涉密办公自动化设备申报流程中,申请人申报设备节点对应的角色即申请人,在涉密人员因公出国审批流程里对应涉密人员。依据角色的不同,应当对其在某个流程节点赋予相应的权限,如申请权、查看权和审批权。 (3)机构。指本流程节点的涉及的主要参与部门,如化工学院的“张三”启动涉密人员因公出国的审批流程,那么在涉密人员因公出国流程中的最初申请节点对应的机构即“化工学院”,流程流转至待保密处审批时,对应的机构即“保密处”,最后流至国交处时对应的机构即为“国交处”。一个节点可以对应多个机构,如机械学院和化工学院的涉密人员都可以申请涉密人员因公出国;也可以只对应一个机构,如无论哪个学院的涉密人员申请因公出国,最后都必须由保密处进行审批。 4. 1. 2 流程模板描述方法 在明确流程节点的要素以后,即可以对流程模板的描述方法进行定义,本文采用XML规范描述流程模板,其XML Schema如图3所示。 图3 流程模板描述 一个流程由至少一个节点组成,每个节点含有三个子节点,分别表示行为、角色和机构,其中: 行为节点含有3个属性,“Type”属性表示行为类型,如“申请、审批、确认”等,这里,本文暂时规定行为的类型属性取值范围限以上3种,实际系统开发部署时可以依据具体业务进行扩充;“Decription”属性表示行为的附件描述说明,如节点行为表示某项申请,其申请的事由可以作为“Decription”属性的值;“AddOn”属性表示行为附件,如某项涉密材料打印流程,那么待打印的文件电子版的文件存储路径即可作为“AddOn”属性的属性值。 角色节点只有一个角色类型属性,本文建议角色类型按照涉密单位的行政级或业务级别进行划分,如“涉密人员、所在课题组负责人、所在单位分管保密工作领导、分管保密工作的校领导”等。 机构节点只有一个“ID”属性,表示机构的代码,机构信息可以用数据库进行存储,在解析流程定义模板时,查询相应的数据库即可获取节点的机构信息。机构数据库的表定义分别如下表所示。 4. 2 流程实例管理 流程实例管理即流程的驱动与运行,其优秀组件为流程引擎,用以解析流程模板文件,并依据模板控制流程实例的流转,流程引擎的工作过程如下: 第一步,流程启动者(客户端)依据流程模板列表选择一个流程,填写流程相关信息后,启动该流程的实例,此时客户端向流程引擎发送流程启动的通知。 第二步,流程引擎收到通知,将该流程的相关信息发送给下一节点对应的客户端,此时为以下几两种情况处理:一是流程模板中规定了下一节点的机构和角色,此时流程引擎在用户列表中查询到该机构的该角色,通知其进行流程行为的处理,如流程审批或确认;二是流程模板中只规定了下一节点的角色,未规定下一阶段的机构,此时流程引擎在用户列表中查询流程上一步执行者的信息,获取其机构,再通知该机构中相应的角色处理流程。 第三步,下一节点对应的客户端收到流程处理通知时,对流程进行相应的处理,将处理结果返回给流程引擎,处理方式依据本节点行为的类型属性,分以下两种处理方式:一是行为类型为申请或确认,则客户端进行流程确认操作后,流程引擎将流程发送给下一节点对应的客户端;二是行为类型为审批,则客户端根据流程的附件信息或附件,做出是否通过审批的决定,并将其发送给流程引擎,流程引擎依据审批结果,若审批通过则将流程发送给下一节点的客户端,反之,将流程回退到上一节点的客户端,该客户端重新处理或取消流程实例。 第四步,重复第二步和第三步,直至流程所有节点都已处理完毕。 4. 3 客户端结构 在本文设计的涉密办公自动化流程管理系统中,优秀功能全部在服务端实现,客户端是作为用户界面,是用户和系统交互的直接平台,提供用户输入保密业务数据和进行信息查询打印的层面,并将操作种类约定为指令代码和服务端通信即可。 4. 4 系统优点 信息化保密管理系统能够辅助高校完成对日常保密业务工作的管理并方便进行跟踪查询和追溯。本文设计的系统是针对高校的保密管理业务,结合高校特有的工作环境特征,对高校保密管理工作引入信息化的初步尝试,通过将各职能部门与二级单位的业务工作相联系,将保密管理中涉及部门、人员、流程的各种工作信息输入信息化保密管理系统平台中进行汇总,保密处进行监督检查,并通过信息化保密管理系统的平台开展实时督促。同时,各二级单位负责人可以借由检查的情况了解本单位的保密工作情况进展,及时进行调整,学校保密委员会负责人也可以及时了解学校保密工作的进展和出现的问题,把握整个保密工作的方向。 由于保密管理是分等级进行的,考虑单位的各级保密机构,尤其是基层数据产生部门的保密工作要求,围绕着保密信息资源并针对基层的兼职保密员和涉密人员的信息进行需求分析和数据模块功能设计改进是课题下一步的重点,旨在提高工作效率的同时也必须保证保密工作的准确性和严谨。 5 结 论 信息化正在融入我们的工作和生活的每一个角落,保密管理也不例外,保密管理信息化悄然兴起,开始了信息化保密管理的探索。信息化管理,规范流程,提高效率已经是保密工作的大势所趋。高校保密工作必须适应时展的需要,在保障基础工作有效运行的同时,具有创新意识,研究新的管理方法,使用新的管理系统,从而提高保密工作管理水平。建设信息化保密管理系统,将逐步改进高校保密工作的管理方式,大幅提高工作效率,也必将提升高校的保密管理水平,实现保密的长效管理。 保密管理论文:高校公文管理与保密问题的研究 【摘要】本文针对高校的公文管理及保密工作进行研究,先对其现状进行分析,对其必要性进行研究,并提出相应的对策,希望具有借鉴意义。 【关键词】高校;公文管理;保密问题;研究 一、加强高校的公文管理与保密的必要性 第一,高校参与国家重要决策的公文需要做好管理和保密,高校的科研人员众多,他们积极地参与我国的重大决策,积极从事学术课题研究。因为其研究的内容有隐秘性,不能对社会公布,所以必须要以社会的形式上传给政府有关部门,因此必须要做好公文的管理与保密。第二,高校科技研究重要成果相关的公文需要做好管理与保密,高校是我国创新知识、技术、国防科技、文化传承的重要基地,在研究的过程中产生了大量的科技秘密,其中部分研究成果达到世界先进水平,大多都是保密项目,申报、批复、决算这些项目的相关公文都是国家机密,所以必须要做好保密工作。第三,高校需要对政策性公文做好管理与保密,省委党委或者是地方政府经常向高校办公室派发涉密公文,办公室机要秘书对这些涉密文件进行管理,其中关系到党和国家的重要决策,对于经济的发展、社会的稳定都有重要关系,其中包含着国家的关键信息,所以对其进行妥善管理很有必要。 二、高校公文管理与保密工作现状 第一,保密意识淡薄,高校的工作人员对保密工作没有引起重视,一些普通教师和部分领导认为保密工作与自己无关或者认为没有保密的必要,一些领导对于公文批阅之后,将其与普通文件一起存放,并没有按照规定对其单独保管,甚至没有设置公文管理人员。部分领导把公文留在办公场所过夜或者安排非党员收发公文,导致公文泄密的机率上升。第二,网络管控松懈,有些管理人员为了图一时的便利,用网络把涉密性文件进行传阅,为了便于保管还对文件进行电子扫描,增加了泄密的可能性。第三,公文管理人员队伍建设落后,我国部分高校办公室缺乏专职的公文管理人员,对公文进行管理的以兼职居多,人员流动大。这样就难以开展我国的高校公文保密人员建设工作。 三、高校公文管理与保密工作面临的挑战 第一,迅速增加的涉密文件带来的挑战,随着高校规模的不断扩大以及教学质量的提高,人才的培养任务也日趋加重,在科技研发和社会服务方面的涉密文件都有所增加,公文数量和范围也在扩展,这就给公文的管理和保密带来了不便。第二,办公自动化引发的网络泄密挑战,高校办公室对于电子信息技术互联网的使用,虽然提高了办公整体效率,实现了资源共享和协调共享,但是由于公文工作传输信息方式的改变,保密对象也转变成了无形的电子信息,管理保密工作也从锁住文件延伸到综合防护整个信息系统,这就在一定程度上增加了困难。第三,多校区办学与开放式校园产生的挑战,由于校区的增多、校园的开放化,在涉密网络的构建方面难以进行保障。 四、加强高校公文管理与保密工作的对策 第一,加强保密意识,制度措施到位,首先要传阅规范,密级文件及密码电报要采用专门的处理文件夹,当天收发,如果领导没有对资料进行阅读也要当天及时回收。如果阅文领导较多,可以按照职称等级先后顺序实行。其次,保存要规范,对于高校的资料文件,一定要做好保存工作,对于地市级以上的密级文件与电报要坚持存储规范,对于存放的公文要三分开,对绝密公文与普通密级文件分别存放,普通密级文件与非涉密文件分开放,保证管理公文的安全性。此外密级文件需要放在专门的铁柜中加锁。最后要借阅规范,对于密级文件的借阅及文件的登记簿要严格把关,对于借阅的人物及时间做好登记工作。第二,严格处理公文的利用与保密关系,对公文进行印发其目的就是为了科学利用,公文管理人员的职责就是对公文进行利用和管理,如果只是管理而不加利用,那么公文的管理工作就彻底没有意义,如果只是利用而不加管理,那么对文件的利用也难以开展。想对公文进行管理就要注意以下两点:一方面不能对公文的利用过分强调,而忽略掉其管理和保密工作,随意看不该看的内容,不仅是一种不负责任的表现,也会增加泄密的风险,违背了公文的保密性原则。另一方面不能为了保密就不加以利用,一味将公文放置在保险柜中,这样公文就丧失了价值,所以对公文的利用与保密进行统一才能积极地开展服务工作。第三,争取领导支持,确保保密工作的到位。公文阅办的主体是领导,首先要让领导了解到秘密公文保管的重要性,例如,桌上放着密级文件夹但是人却离开了办公室,或者有第三人在场时签约密级文件等都会带来安全隐患,此外送去领导那边签阅的文件需要当天拿回,做到不过夜。只有领导了解了泄密的严重性,才会真正对密级文件给予重视。第四,清退及销毁密级文件。每到年底,机要秘书需要根据登记薄对密级文件进行清点,中央级和部分省级文件按照要求进行清退,其余没有保存价值的公文和资料可进行销毁,销毁公文有焚烧和浆化这两种办法。焚烧是把秘密公文放进焚烧炉里彻底销毁。浆化是在指定的造纸厂把公文资料化成纸浆。浆化可以化废为利,同时又达到了销毁秘密公文的目的。但是这两种方式都需要二人以上执行,个人不得私自销毁文件。此外将公文运输去销毁的途中也需要格外当心文件的散落和遗失,等公文全部销完后监管人员才可以离开。 保密管理论文:保密原则在县级财政监督检查档案管理工作中的运用探究 摘要:现阶段,在信息时代的新形势下,档案管理已经成为我国国家机关、企事业单位监督检查的重要工作,同时档案中的保密工作还与国家机关、企事业单位的未来发展息息相关,是档案管理工作中的重要环节。因此,本文将主要探究县级财政监督检查管理中的保密工作,并分析如何做好档案管理中的监督工作,目的是为了避免档案在工作中发生泄漏问题。 关键词:保密原则;财政监督;档案管理工作;探究 档案资源是我国国家资源的重要组成部分,它涉及国家、社会及个人的利益和隐私等内容,正因为档案资源如此珍贵,所以档案管理中的保密工作也显得特别重要。随着我国信息技术网络的迅速发展,县级财政如何做好档案管理中的监督检查工作是当前值得探究的问题,县级财政部门的主要职责就是监督检查,而如何做好档案管理中的保密工作,也已经成为目前我国县级财政必须要解决的问题之一。 一、档案管理保密工作的意义 对于档案管理来说,其保密工作的首要地点就是档案库房。总体来讲,需要依照国家的相关法律法规单独设立档案管理库房,不过当前也有许多部门和单位把档案库房建立在办公室内。不过把档案库房建立在办公室内一定要注意不能建立在太过显眼的地方,要保证档案库房的安全,尽量不要设立在办公大楼的顶层或者底层,确保库房门窗的牢固,避免档案发生丢失事件。如果单位有条件,应将档案库房与办公区域相互隔离,并设立专门管理人员,同时制定较为严格的档案管理制度,与档案管理无关的人员禁止入内。经过实践证明,在档案管理中运用科学、合理的监督检查体系,是确保档案保密工作安全、有效的重要措施。 目前,做好档案的保密工作十分重要,档案中的保密内容很有可能关乎国家的安全事件,也很有可能涉及关于国家未来发展的重要信息,一旦泄露,很有可能影响我国未来建设的发展进程。因此,我国的相关部门要做好档案管理中的监督检查工作。在日常的工作生活中,与档案管理有关的工作人员,一定要遵守相应的保密原则,将具有保密性质的档案和不具有保密性质的档案有效区分开,并安装符合保密标准的防盗装置,为了最大限度地确保档案的安全性能,就必须要全面提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员在工作过程中一定要有强烈的责任心和使命感,并有严谨的工作作风,只要经手的档案都要做到条理清晰,把所有程序都印刻在自己脑海中,将档案管理工作做到极致。档案管理人员所有的工作都要经过领导的批准,认真做好每一项记录与签名,无论何人都没有权利自行翻阅档案,作为具有保密性质的档案一旦有泄漏现象发生,一定要及时找到问题的所在并及时补救,只有这样才能做好档案管理中的保密工作。 二、县级财政监督检查在档案管理中存在的问题 目前,我国县级财政在档案管理监督检查工作中仍然存在许多问题,特别是一些涉密档案,针对这些问题我们将做具体研究。 1.自身矛盾 档案除了具有保密性之外还具有一定的公开性,它的这两种特性很容易让人认为档案的保密性会给档案的公开性带来影响,还有一些人会认为,档案的公开性也会制约着档案的保密性,实际上这两种想法都是错误的。档案的保密性和档案的公开性二者并不是相互矛盾的,它们在档案管理中有着共同的目的,只是应用的手段不相同而已。财政部门在监督管理档案中要分清楚哪些档案是需要保密的,哪些档案信息是可以公开的,还有哪些档案是必须要严格保密的,只有真正了解档案的保密性和公开性,才可以最大限度地将档案信息的作用发挥出来。 2.使用力度的问题 县级财政在监督检查过程中并没有合理的解决档案的级别问题。而档案管理人员在管理档案时由于比较注重档案的保密原则,从而忽略了档案的自身作用,这种情况下就会导致档案在社会中实际的价值并没有得到合理的应用。有部分档案管理人员综合素质低下,对档案管理的保密工作认识不到位,再加上法制观念薄弱和一些其他外在的因素,从而影响了档案的保密工作,造成档案信息泄露等现象,给国家、企业及个人带来了重大损失。 三、保密原则在财政监督档案管理中的应用措施 1.强化日常积累和集中管理 县级财政部门是我国的政府工作部门,它的工作性质决定了其内部机构体系的大小,另外,不同的工作进度所产生的档案种类也是多种形式的,在这种形势下,档案的相关管理部门要做好档案的日常积累与集中管理,从以往的实践经验中可以看出,做好档案的集中统一管理工作,不仅可以实现档案的保密工作,还可以进一步提升档案的管理水平。现阶段,我国绝大多数的县级财政部门在档案工作中都可以做到按时归档文件材料,但是在对档案的集中管理工作中还存在很大欠缺,为了避免这种现象出现,县级财政监督检查部门一方面要保证档案的完整性,按照相关文件归档的要求,做好文件归档的整理工作,从而做到文件的完整性要求。另一方面,县级财政部门要加大档案集中管理的工作力度,制定出档案管理中各部门的工作方案及相关人员的岗位职责,在一定程度上确保档案工作的保密性、安全性和完整性,从而为日后档案的监督检查工作打下坚实的基础。 2.建立科学的档案资源管理体系 在县级财政监督检查档案管理工作中,所涉及的内容比较繁杂,不仅有财政的收支管理监督工作,还有相关的行政及党务管理工作,这些工作汇总到一起就形成了财政监督档案资源管理体系。财政监督档案管理体系的构建要全面体现出监督工作的特点,主要围绕与财政有关的工作建立相应的档案体系,另外还要兼顾党政方面的内容,最终形成科学、系统的财政监督档案体系。 3.加快档案信息化管理的建设步伐 近几年,现代化的信息网络技术不仅给县级财政的监督检查工作带来了诸多便利,还给未来的档案工作发展带来了新的希望。互联网技术,既缩短了人与人之间的距离,还在一定程度上缩短了人与信息之间的距离。县级财政部门在监督检查档案管理工作中,首先要在计算机中配备合理的硬件板块,这样就可以让档案管理工作更好地适应未来的发展前景。其次,在管理过程中要选择与之相匹配的管理软件,从而实现对档案保密信息管理的规范要求。再次,要加快档案信息化管理的建设步伐,这样不但可以给档案管理人员在档案管理中带来便利,还可以实现档案管理工作中的保密原则,在一定程度上提高财政部门的工作效率。 4.提高档案管理人员的综合素质 档案管理人员在档案管理过程中一定要树立高度的保密意识,遵守档案中的各项保密制度。对管理人员而言,他们的主要职责就是确保档案的安全性和完整性,这样才可以为财政监督工作的开展做出贡献。由于目前档案管理人员的工作性质比较特殊,所以提高他们的综合素质和保密意识特别重要,应该从多方面让档案管理人员了解他们工作性质的特点,从而体现出高度的工作责任心,对档案管理人员来说,增强自身的综合素质本身就是做好档案保密工作的基础,因此财政部门要以档案管理人员的自身素质为根本,来提高他们的档案管理水平。另外,档案管理还是一项专业性较强的工作,档案管理人员要想在工作中取得良好的成绩,就必须要掌握相关的专业知识与技能,只有这样,才能够将档案管理工作做到极致。与此同时,档案管理人员还需要掌握与财政监督相关的具体内容,并具备良好的学习能力和接受能力,不断完善并提高自己,从而迎接未来艰巨的挑战。除此之外,财政部门还需要提高档案管理人员的信息技能水平,财政监督检查档案管理工作是档案信息与其他信息的紧密结合在一起的有机整体,便于人们更好地运用档案信息做好财政中的各项工作,因此,这就需要财政监督检查档案管理人员一定要有相应的信息化管理技能,不仅要掌握档案中的专业知识,还要了解信息化工作的相关技能。从目前情况中看,对档案工作人员专业知识及信息化技能的培养是十分重要的,它是确保档案工作的保密性及信息化管理的重要措施,因此县级财政部门要认真加以对待。 结语 档案管理工作中的保密原则,不仅是档案管理人员需要改进的地方,还是县级财政监督检查部门需要重点关注的地方,县级财政监督检查档案管理工作是一项复杂的工作,因为它不仅关系到档案的保密特性,甚至还关系到个人、集体与国家的未来发展。因此,县级财政监督检查部门不能忽视档案的安全工作和保密工作,这对档案在社会中的应用和个人的发展中有着深远的影响。另外,县级财政监督检查部门还要不断研究并创新档案管理中的保密工作,从而进一步推动档案管理事业的健康发展。 作者简介: 王江(1959.08- ),男,吉林省伊通满族自治县,大专,政工师,研究方向:档案管理部。 保密管理论文:浅谈测绘档案保密管理工作 【摘要】本文论述了测绘档案保密管理工作。分析了测绘档案保密管理工作中存在的问题以及解决措施。 【关键词】测绘档案;保密工作;问题;措施 时代在发展,社会在进步,档案管理所体现的价值,越来越得到社会的认可。测绘档案成果是国家、社会及各工作人员投入大量人力、物力、财力所取得成果,测绘档案有着巨大的利用价值。要想使得测绘档案能够起到其应有的价值,我们就必须做好测绘档案的保密管理工作,仔细分析工作中的不足,认真研究其解决策略。 一、测绘档案保密管理工作中存在的问题 (一)工作人员认识不足。在实践工作中我们发现,一些测绘人员和测绘档案管理人员在认识上存在一定的问题。他们错误地认为,在科技发达、网络交流频繁的今天,保密工作已经难以进行了,认为现代社会已经是处于“有密难保、无密可保”的状态,并且在整理档案的过程中没有对废旧档案进行合理处理或者是将一些涉密档案进行擅自处理。因此,也就导致泄密事件的发生。 (二)相关法律不健全。由于我国还处于社会主义发展阶段,因此,难免会出现法律不健全的问题。一些想要窃取机密的敌对分子利用我国现阶段对外开放的局势,利用法律漏洞运用各种手段,采取多种途径肆意搜集各种情报,加大了泄密的可能性。再加上,目前我国对现代档案保密方面没有十分健全、完善的法规,对于涉密的计算机也没有完全达到先进的保护措施。因此,我们应该加强对档案保密工作的严格管理,健全法律,从档案保密规定和窃密处罚等多角度进行。 (三)没有严格的管理制度。测绘档案保密管理中还存在没有严格管理制度的问题。第一,没有健全的测绘成果档案的相关管理制度,尤其是在成果利用方面,没有严格的规定,使得测绘档案存在泄密的风险。第二,有的档案馆虽然制定的相关的管理规定,但是,这些管理规定并没有被很好地贯彻实施,没有按照相关规定对测绘档案进行严格地管理,而且在成果利用方面也没有严格按照相关的流程进行,仅仅是进行简单的检查,并没有实质性的审核,因此,也给测绘档案的管理带来了泄密的风险。 (四)档案保密管理技术落后。随着计算机网络的普及,现代的测绘档案管理大部分是依靠计算机网络技术进行的。但是,我们发现,不法分子在窃取情报的时候往往会利用高技术的计算机技术进行,这就给我们的工作提出了更高的要求,也让我们认识到在档案管理中我们存在技术落后的问题。第一,我们的档案管理系统没有较强的安全防护能力,缺乏完善的安全保护。第二,计算机保密技术较为落后,网络管理制度不健全。 二、针对测绘档案保密管理工作中存在问题的解决措施 (一)加强相关测绘档案工作人员的保密意识。加强测绘档案的保密管理工作,不仅是要求相关的领导有足够的重视,更重要的是所有测绘档案制定和管理人员都要有严格的保密意识,要将档案的保密工作放到测绘档案管理的重要位置,定期对相关人员进行培训,加强其保密意识,提高其思想道德素养,为其树立正确的保密意识。 (二)完善相关的法律制度。制度是最有效的约束人行为的方式,因此,为了加强测绘档案保密管理工作,我们要尽快制定科学的、适合的、可行的保密管理制度。第一,对测绘档案成果的管理、利用及销毁等方面制定严格的规定。对档案的整理方式、归档范围、保管期限、保密等级等进行严格的限制,划定具体的责任负责人。第二,制定了相关规章制度后,要真正贯彻落实这些规定,对制度的贯彻情况进行监督,对于不合适的规定及时进行调整,不断完善相关的规定。第三,完善相关的法律法规,对相关的泄密人员和窃密人员进行严厉的处罚,坚决打击泄密和窃密行为。 (三)协调测绘档案的保密和利用。测绘档案保密管理最重要的目的是想使得相关的测绘档案在一定的时间、范围内发挥重要的作用。我们在档案保密管理中要清楚认识到,档案的保密管理绝不仅仅是将涉密的测绘档案进行严格地保管,更重要的是,我们要挖掘其使用价值。在保证测绘档案保密工作的基础上挖掘档案的作用。如果仅仅是对档案进行保密,而不去挖掘其价值,那么测绘档案也失去了其真正的价值。我们要协调好测绘档案的保密和利用。 (四)提高测绘档案保密管理技术。第一,要保证相关的涉密网络与互联网之间有物理隔离,建立较为完善的网络保密制度,提高涉密网络的自我防护能力,对涉密的电脑实行封闭USB接口,要保证电脑网络的登录密码都是双人匹配的。第二,落实责任分配,做到“谁上网,谁负责”,并且,我们要定期更新和升级保密系统,确保涉密信息的安全。只有测绘档案保密管理技术提高了,才能有效防范敌对分子利用互联网便利进行窃密活动,给我国的测绘档案带来巨大的泄密风险。 三、结语 测绘档案管理工作中,保密性管理是十分重要的一项内容。为了能够使得测绘档案更好地体现其价值,为社会经济的发展作出贡献,我们必须重视测绘档案保密工作的管理。这是我们所有档案管理人员不可推卸的责任和义务。本文结合自身的实践经验对测绘档案保密管理工作中存在的问题及相关解决措施进行了简要的研究分析,希望能够促进测绘档案保密工作的顺利进行。 保密管理论文:档案信息化保密管理工作的研究 [摘 要]随着档案管理工作的信息化发展,对于信息保密意识的不断增强,在档案管理工作中要结合多方面的要求对信息化资料进行安全保障。本文从档案信息化基础入手,深入分析了信息化档案保密工作的重要性,研究了用科技手段在资料保密中发挥出的实际作用。 [关键词]档案信息化;保密管理;模式转变 0 引言 我国的档案信息化建设始于上世纪90年代,自建设初始便将档案管理的安全工作放在了首要位置上。在实现由纸质资料向数字化资料转变的过程中,对于档案管理的模式及技术应用都随之发生了变化,新技术的加入即要求管理制度体质的转变,又要求信息化软硬件的技术更新,这也为档案信息化的保密工作提升了难度。本文立足于在档案信息化建设中遇到的实际问题与难点,详细阐述了档案信息化变革中如何对保密工作影响和解决策略等问题。 1 档案保密工作在信息化变革中的问题 档案信息化建设的趋势势在必行,这也要求与档案有关的相关工作必须紧跟改革的步伐,能够完全与信息化轨道接轨。尤其像保密工作这种较为特殊的管理工作,不仅要在制度及管理上转变,还要根据信息化平台的要求,在技术条件和人员素质上满足保密工作岗位的实际需求。在档案信息化的转变中,保密工作主要遇到了以下问题: 1.1 管理规范中的问题 实现信息化的主要目的在于简化复杂的管理流程和精准的确立管理规范。在传统管理模式的层层审批中,保密工作需要接触的流程较为复杂,这就相对提高了保密工作的安全性。批阅式的审批流程,需要根据保密规则进行签字确认,最终的结果还需要人工核对,这虽然较为繁琐,但也为保密工作起到了关键的保障作用。在实现信息化管理后,涉密审批不再如此繁琐,根据信息化的技术条件,在网络中即可形成审批核定,人与人的接触活动减少,反而降低了保密工作的严格性。 1.2 硬件条件遇到的问题 实现信息化档案管理后,资料的储存以数字化档案为主,兼顾纸质文稿档案,表面上看来增加了对基础设施的要求,与之相关的配套设施更加多样化和复杂性是不言而喻的。以某单位档案信息化建设为例,传统的保密档案保存要求为独立的密闭空间、安全锁具、通风及消防设施等,改制后还要增设机房、空调、供电保障等必要设施,不仅在空间上没有得到节约,反而增加了设施的投入费用。 1.3 人员素质问题 在档案信息化的改革中,对保密工作人员的要求也随之提升,导致了部分工作人员因条件不能达到要求而产生情绪思想波动。例如:某机关保密科的一位员工,在职几十年从未出现工作纰漏及疏忽,属于机关绝对放心的人员,但实现信息化管理后,因对技术设备操作的掌握不能达到要求而被迫转岗。这样的例子说明在以保密工作为优秀任务的管理人员,,首先要根据工作实际情况,达到岗位基础需求,才具备任职资格,其次必须在政治思想觉悟上满足保密工作的规范要求。 2 档案信息化保密工作的改进措施 档案信息化的安全保密工作是档案工作的重要内容。主要是保障档案实体、档案信息和数据的安全,避免泄密问题的出现。档案信息化过程中应优先考虑保密工作的问题。 2.1 管理模式的变化 从传统保密工作衍伸到信息化保密工作,其工作性质发生了变化。档案信息化的保密工作主要将信息化数据的处理流程和读取存储权限进行严格监管,通过对电子信息设备的软硬件设置建立起安全操作流程,并对整个过程进行监管。其系统组成包括了:档案信息系统及设备使用的安全保密规章制度,数字化信息涉密人员的管理办法,数据存取的安全保密方案,信息化设备的管理方案,人员身份识别管理方案,访问控制规则方案,密码密钥的管理规定,保管维护及相关工作人员的管理职责等。 在实际工作中,对于信息化档案保密工作的规程管理要从上至下统一贯彻,依据保密管理工作中对人、物、环境因素的运动逻辑规律,找出漏洞并采取有效措施加以弥补,有效降低泄密事故的发生概率。档案信息化工作的安全保密控制主要包括:规章制度的建立,网络和计算机安全方案的确立,场所的选择和安防系统的建设,档案实体的使用和保管,数据库的维护、整理和数据备份。 2.2 硬件技术的提升 档案信息化首先要在场所的选择上符合安防要求,主要遵循以下几个原则: (1)数字化信息档案的建立必须符合计算机主机房的技术条件要求,在供电、消防、控温控湿、监控、防盗的配套设备要符合具体要求。例如:监控设备要做到全方位无死角24小事实时监控,视频数据的保存期限不得低于120天,视频监控设备必须由专人专职监管,监控设备必须采用独立供电线路及备用电源,信号线路必须采用内部走线等。 (2)对于机房的进出管理,采取用户身份识别与密码双重验证,通过输入密码时对指纹的核对实现了双重身份验证的保障。并采取伪装报警措施对密码报警进行伪装,以防工作人员被胁迫状态下的报警伪装登陆。 (3)信息化档案资料的存储设备必须经过国家安全部的技术认证,实现唯一性的读取接口,避免资料外泄;其存储介质不可拆卸及轻易破坏,具备防水、防电磁、防撞击的能力。数据读取的拷贝及下载须经2人的共同认证完成。 2.3 人员素质的转变 对于信息化档案保密管理人员的要求主要体现在以下几个方面: (1)首先,作为专职的信息化档案保密管理人员必须具备较高的基础文化素质,具备计算机操作基础能力,能够独立完成作为档案信息化管理中对设备操作的基础要求,具备一定的计算机安全使用意识,能对信息化保密工作的基础常识有深入的了解。 (2)在满足第一点的基础上,信息化档案保密管理人员还应具备极高的政治思想觉悟,还要具备很强的保密意识和相应的保密专业知识技能。涉密人员还应认清保密形势和敌情教育,保密工作方针、政策和法律法规教育,保密知识技能教育,岗位职责教育等。 (3)管理人员还应在实际工作中,根据接触的实际情况,提出合理化的整改意见和方案,通过查缺补漏的方式杜绝涉密问题的发生。 3 总结 档案保密工作要适应社会、经济、科技等发展的需要,在保护国家秘密和维护国家安全利益的同时,完善各项管理度,加强对秘密档案的管理工作,进一步做好档案开放中的保密工作,是每一个档案工作者责无旁贷的使命。通过对档案信息化保密管理工作的深入探讨,了解了在具体工作中的实际问题与难点,这就要求作为管理者必须解放思想、转变观念,按照我国档案保密的方针,依靠科技的强大生产力与制度和管理体制的变革,通过对相关工作人员的素质提升能够更大的发挥出应有的价值,使档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务。 作者简介 杨妍(1987―),硕士研究生,国家知识产权局专利局专利审查协作天津中心。
科研档案管理研究篇1 1农业科研档案的涵义及其特性 1.1农业科研档案的涵义农业科研档案是指农业科研项目在立项论证研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。根据科研内容和科研管理程序,可区分为项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等阶段各种形式和载体的科研文件材料[1]。本文只限于对农作物在育种和栽培、土壤肥料、植物保护等方面的农业科研档案管理进行探讨。 1.2农业科研档案的特性农业科研人员根据不同区域自然生态环境,用智慧、观察力和农业研究特有方式,对农作物相同期间内的生长发育、环境适应、抗逆性等进行研究,最终形成具有查考和利用价值的原始记录材料。在对课题(项目)以及多个分支的反复研究过程中,每一个课题(项目)往往又形成一个独立的档案卷宗[2]。是课题(项目)申报、成果申报、成果利用和转化的唯一凭证。从研究主体、研究领域、研究方式和档案利用上看,都具有较强的专业性、特殊性、权威性和不可复制性。 2当前农业科研档案管理存在的问题 2.1档案工作人员能力欠缺2020年11月,国家档案局、科学技术部发布施行的《科学技术研究档案管理规定》,对科研档案的管理原则、方法制度、归档范围、档案人员等做出了新的规定。就农业科研档案管理而言,虽然近年来有所加强,但仍有不少科研单位,特别是地市级的科研院所,人才培养、经费投入力度不大,没有配备专职人员,一般由机关工作人员兼职,缺乏档案管理的业务知识、工作经验和创新能力,对科研档案的收集整理指导协调不力,基本处于主管部门要什么就要求科研人员报什么、科研人员报送哪些材料就保存什么的状态,农业科研档案的收集、归档、管理和利用不系统、不完整、不规范。 2.2知识产权保护存在偏差由于档案人员和科研人员学习理解《档案法》《知识产权法》《植物品种保护法》不深不透,缺乏对知识产权保护的正确认识,把握不好科研材料管理的尺度,存在保护过度或不善的问题,给档案管理及成果转化造成障碍。一是部分科研人员担心科研材料归档后有泄密风险,项目完成后,材料不归档、延迟归档或核心材料不归档的现象比较突出,甚至有的将重要材料留下,自行开发,私下转让[3]。二是科研人员在项目进行中对核心的技术、资源、材料等保护不力,致使科研数据在未进行品种保护、项目验收、成果鉴定前泄露。三是对知识产权过度保护,封闭自守,定密解密不规范,核心资源材料不交流,核心档案材料达到解密时间不解密,私自扩大保密范围,造成知识产权的自然流失[4]。 2.3主管部门监管指导不力《科学技术研究档案管理规定》明确,国家档案工作实行统一领导、分级管理的原则,国家档案主管部门对全国科研档案实行监督和指导[1]。近几年,各省市虽然进行了档案管理机构改革,但改革过渡期,机制运行、职能履行、分级管理还有待加强,对档案管理尤其是科研档案工作的监督指导力度不够。各地农业厅(局)作为农业科研单位的主管部门,往往更注重行政职能的履行和业务方面的管理,对科研档案工作的重要性认识不足,缺乏有力的督促指导和长远建设的统筹谋划。而农业科研单位,无论是从整体规划、专业力量,还是从基础条件、制度机制看,都显得比较薄弱,农业科研档案管理还处于较低水平。 2.4信息网络技术运用不够2017年3月,国家实施了《电子文件归档与电子档案管理规范》;新出台的《科学技术研究档案管理规定》也对发展电子档案作了明确。虽然目前各地在推动数字化档案建设,但从实际情况看,大多停留在电脑检索、方便查阅的利用层次,特别是对于科研档案管理,很多单位存在安全顾虑、“驼鸟心态”和守陈思想,不敢或不会将信息网络技术运用到档案管理,仍然处于传统的管理模式,大大限制科研档案信息的开放共享和资源的深度开发。 3科研档案管理对于成果转化的必要性 3.1完善的科研档案是专利申请与转让的必备条件农业科研档案是否完备,对于专利申请、成果转让至关重要。因此,科研人员和档案部门必须在平时就注重科研档案建设,按照专利申请、成果转让的相关要求和科研进程,及时对每项科研项目(课题)的资料进行收集整理,形成齐全、完整、系统的科研档案,为科研成果的专利申请与转让提供必备条件。 3.2完善的科研档案是提高成果转化效率的重要保证农业科研一般周期比较长,受自然环境等外在因素影响多,如果没有详细完备的科研记录档案,后续的成果转化、推广、应用等工作就很难得到保证,甚至造成科研资源、科研成果的浪费。高质量的科研档案管理带来高效率的转化利用,有的甚至可以直接进行成果转化和新产品开发,快速投放市场,创造经济效益,从而最大程度地缩短科研成果从“实验室”到“生产线”的时间,提高转化利用效率。 3.3完善的科研档案是成果推广应用的前提基础科研档案的更大价值不在于“藏”,而在于“用”。如何使科研成果受惠于民、产生价值,必须要有记录详实、资料齐全、数据准确、经验可鉴的科研档案作为开发利用的基础。有了完善的科研档案,科研人员才能更好发挥科研档案的继承作用和参考借鉴作用,站在以前经验和他人肩膀之上,科学制定科研和生产计划,拟制配套技术措施;才能着眼当前地方政府、企业、农民对新技术、新产品的强烈需求,有针对性地做好科技情报、档案信息的咨询工作;才能配合利用项目推广、产品展销等活动,编写技术资料,有目的地进行宣传推广,增强科研成果的社会效益和经济效益[5]。 3.4完善科研档案是知识产权保护的迫切需要知识产权保护不力,不仅侵害科研单位、科研人员的权益,同时也给科研成果转化利用带来障碍和影响。据查,仅2019年最高人民法院受理各类知识产权案高达3845件,其中涉及农业科研的植物新品种案件34件[6]。目前,北京、上海、广州已成立专门的知识产权法院,标志着知识产权保护进入快速发展[7],人们的知识产权意识越来越强,相关纠纷案件也会成为科研和生产中的常见问题。由于农业科研周期较长、专业性强、保密困难,一旦发生知识产权侵权问题,鉴定和取证比较困难。只有平时把科研档案做完善,才能在关键时候发挥其凭证作用,更好地维护自身权益不受侵害。 4农业科研档案促进成果转化带来的积极效应 4.1推动国家经济发展科学技术是第一生产力。农业科研档案促进成果转化,正是将农业科技渗透到现代农业经济活动和社会生产的各个环节,从而广泛推动国家经济发展,也是当前实施乡村振兴战略、推进农业现代化强有力的支撑和引擎。据统计,每年我国仅农作物新品种选育审定就多达几千个,以2020年为例,通过审定的水稻品种1913个、玉米2827个、大豆335个、棉花88个。这些科研成果通过转化利用,可以为社会创造巨大的经济价值。 4.2创造更多就业机会农业科研档案推动科研成果的成功转化和广泛应用,必然衍生多种产业链。比如农产品加工销售、农业特色旅游、农业机械、良种繁育等等,通过科学规划发展,形成集“种养加、产供销、内外贸、农科教”为一体的农业产业体系,不仅可以大大提升乡村经济发展质量,也能创造更多的就业机会,吸引年轻人投身乡村振兴,缓解城乡就业压力,促进城乡发展平衡。 4.3激发研科人员创新热情农业科研档案促进成果转化,在推动社会经济发展的同时,也给科研人员带来可观的经济收入。目前一个国审优质玉米、水稻新品种转让费大概在50~300万不等,有的甚至更高。国家和许多单位为推动科研工作出台了一些激励政策,将成果转化收益进行按比分配,一部分留作单位的科研经费,另一部分用来奖励科研人员。成果转化的成功,即使单位有了充足的科研经费,又让科研人员享受到实惠,充分调动了科研人员创新创造的热情和干劲,使农业科研在良性循环中得到更大发展。 4.4提高单位核心竞争力科研档案本身就是宝贵的科研资源,农业科研成果及其转化是一个单位的无形名片和宣传窗口,代表农业科研单位的实力。站在一定的科研积淀之上,使其在行业内和相关领域得到更广泛认可,对争取高级别科研项目、科研经费和高素质科研人才等方面都有着重要的聚合作用,有利于更好的提升单位形象、科研水平和核心竞争力。 5加强农业科研档案管理,为成果转化打下坚实基础 5.1健全完善档案管理法规制度认真贯彻《档案法》、《促进科技成果转化法》和《科学技术研究档案管理规定》等法律法规,并结合本地区本单位实际,着眼科研成果转化和知识产权保护,制定农业科研档案相关管理规范,对农业科研档案的收集整理、立卷归档、保存管理、开发利用等做出明确具体规定,切实做到有章可循。同时,建立健全农业科研档案的整理归档、日常管理、定密保密、管理责任、检查评查、档案利用等系列制度,不断提高农业科研档案管理的规范化水平,切实为成果转化提供基础条件。 5.2大力培养档案管理人才专业的人干专业的事。必须转变“管档案就是管资料,谁都能干”的认识观念,针对农业科研档案人员年龄结构偏于老化、农业科研和档案业务素养较低、网络信息技术不懂不会等问题和现状,采取人才引进、岗位调整、办班培训、送学进修等形式方法,提升农业科研档案管理人员的农业科研素养、档案管理能力和信息技术水平,使其能够真正参与到科学研究中抓档案管理,与科研人员一起挖掘科研档案的潜在价值,提升科研档案在成果转化中的效率和作用。 5.3积极创新档案管理模式农业科研与管理有其明显的自身特点,农业科研档案也较行政文书档案区别很大,具有材料来源散、收集链条长、记录难度大、资料品类多等特点。在实际工作中,档案管理部门与科研管理部门往往处于各干各的、分割脱节的状态。解决这一问题,需要紧贴农业科研的自身特点,在创新档案管理模式上求突破。具体讲,就是建立与科研计划一体统筹、与项目实施一体推进、与课题验收一体考评、与成果转化一体利用的“五位一体”科研档案管理模式,做到农业科研每推进一步、档案工作就跟进一步,确保科研档案的详实、完整、系统,为项目鉴定验收、专利申请转让、成果推广应用、知识产权保护、科研经验积累等打下坚实基础。 5.4提高档案管理信息化水平当前,信息网络技术得到空前广泛的应用,给社会各领域带来了结构性颠覆性影响。农业科研档案管理,要把握信息化发展方向,跟上社会技术变革的步伐,着眼现代农业发展的需求,站在整个农业系统的高度,加强顶层设计和科学规划,统筹好人才队伍、资金投入等各方面资源,大力推进信息网络技术在农业科研档管理中的普及运用。同时,要走出搞数字化档案就是“电子扫描+电脑储存”的认识误区和发展层次,着眼农业科研成果的价值特点,敢于树立和实践“共享”理念,综合考虑信息咨询、成果转让、交流合作、产权保护、利用权限、保密安全等因素,打造农业科研成果和资源共享的“云平台”,建立健全科研档案开放利用机制,最大限度地挖掘农业科研成果的价值和作用。 6结语 随着社会经济和信息技术的发展,农业科研档案管理在成果转化中显得越来越重要。要改变当前科研档案管理的现状,必须认真贯彻国家相关法律法规,把握信息化发展的大趋势,积极创新方法模式,进一步提高农业科研档案管理的系统化规范化信息化水平,为农业科学研究和社会经济发展发挥重要作用。 作者:庞雪芹 单位:武汉科技大学档案馆 科研档案管理研究篇2 近年来,随着我国农业科研水平的快速提升,国家对农业科研项目加大了投入力度,农业科研取得了丰硕成果,科研项目不断增加。因此,农业科研项目资料随之增多。但是科研项目管理还存在一些问题,例如配套档案管理不完善、档案管理人才匮乏,致使档案管理工作压力增大。有些科研项目资料在课题组手中保存,缺少专业性、规范化管理,重视程度不够使一些科研项目资料丢失;有些纸质材料因保存不当,出现了霉变、虫蛀等问题。这些问题都不利于农业科研工作延续和再利用。因此,探究农业科研项目档案管理模式,具有重要意义。 一、农业科研项目档案管理存在的问题 (一)重视程度有待提高。在农业科研单位中,往往只重视科技研发而轻视后期项目归档工作。尤其是领导干部对科研项目档案归档工作的认识和理解还有待提高。农业科研工作以项目执行为主,科研项目贯穿科研工作的全过程,而科研项目材料归档工作是否完整和统一,直接影响科研项目执行效果和后续科研工作的延续。因此,领导干部高度重视,就有利于科研项目档案工作的开展。在档案信息化管理已普及推广的形势下,有些单位仍以人工为主进行档案管理等工作。因对档案管理的重要性缺少认识,进而影响其价值的发挥。由于农业科研项目档案具有系统性和连续性,在实际工作中,一旦档案材料不完整甚至丢失,就会导致课题不能如期完成或是科研质量下降,还会影响下一步课题的申报,形成恶性循环。 (二)项目执行人档案意识薄弱。项目执行人大多重视科研项目的科学研究、实践活动、科研成果及成果转化等过程,而忽视在项目前期申报、制定的实施方案、签订的合同任务书、试验示范过程、数据采集、资金使用、总结、结题验收、成果申报、成果转化、报奖等一系列的纸件材料和电子材料的归档工作。项目执行人一是认为这种工作应该是档案管理部门负责的事情,不需要他们来配合;二是认为科研项目材料存到档案管理部门,不如放在自己手里用起来方便。致使科研项目执行人产生了错误的认识,造成科研档案不能及时归档,甚至材料缺失或不完整。 (三)档案管理复合型人才匮乏。农业科研项目档案管理流程繁琐,科研项目存在跨年度、执行周期不一致等情况。从项目申报、立项、批复、年度执行情况、结题、成果等全部资料按年度收集,到归档编目,再到入库保存以及后期的借阅使用,都需要档案管理人员严格遵循相关制度规范,并且要具有极强的专业知识。一名合格的档案管理员,除了要具备档案学相关技能外,还必须对农业科研项目有一定程度的了解。如果本部门已经推行档案信息管理系统,还需要档案管理员掌握信息技术。因此,要想胜任农业科研项目档案管理工作,就需要具备较强的复合能力。调查发现,在省级或市级许多农业职能部门,大多配备了高素质档案管理人员;而在基层和农业科研院所配备的档案管理人员,具有扎实的档案管理专业技能,熟悉农业科技相关知识的复合型人才还比较匮乏。 (四)档案管理配套制度不完善。农业科研项目档案管理作为一项专业性极强的工作,要想保证各个流程做到顺利完成且无缝衔接,需要一套完善的管理制度,为各项具体工作开展提供参照和依据。从整体上来看,近几年我国农业科研档案管理制度逐步完善,但是还有一些科研单位的项目不在存档范围之中,同时在一些细节方面还存在不足。例如,在立卷标准上,不同地方的农业科研单位,执行的标准存在差异。有的是按照科研项目的类别不同进行分类;还有的是按照时间顺序,把每个年度的档案分成一类。在档案形式上,有的是将纸质档案按照“三孔一线”的方式进行整理,有的则是将所有档案直接装入档案盒。由于缺少统一的制度标准,一方面给档案管理增加了负担,另一方面也影响了档案资料的共享和利用。 (五)档案管理模式滞后,利用率不高。农业科研项目档案的价值在于利用,只有为科研人员、科研工作提供了帮助,在农业科研项目档案管理上投入的时间、人力和物力才能得到回报。但是基层农业科研单位,受到技术条件和管理人员专业性不强的限制,仍依赖于人工这种落后的管理模式。虽然以信息技术为支撑的档案信息管理系统也得到安装和使用,但多数情况下还是用于档案资料的查找,没有利用技术优势进行更深层次的价值开发和挖掘利用。由于检索效率不高,许多有价值的档案没能得到很好的利用,也就无法为农业科技创新和科研成果产出提供支持和参考,也使农业科研单位之间,无法就各自的档案资源进行高度共享,造成了档案资源的浪费,影响了农业科研事业的发展进程。 二、加强农业科研项目档案管理的必要性 (一)有利于农业科技创新。农业科研项目档案作为对农业科研工作从项目申请、立项、实施、检查评估、项目验收、成果鉴定、成果申报、成果转化、科技推广等各个环节、各项工作的真实记录,也是对科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字材料、图表、数据及影像等各种形式的材料以纸质或电子档案形式的保存,可以对当前农业科技创新工作提供有价值的借鉴。任何领域的科研创新,都必然会伴随着各种困难甚至走一些弯路,而通过查找以往的项目档案资料,则能够借鉴前人的经验教训,从而让农业科研活动更加高效地开展。同时大大缩短了科研周期,保证了科研成果尽快转化和推广。另外,在农业科研项目档案中也包含了科技工作者几年甚至几十年的成功经验,可以为后人打开新的研究思路,提供有价值的参考。因此,把农业科研项目档案当成知识宝库,可以对农业科技创新和科研成果产出提供帮助。 (二)有利于农业转型发展。随着产业结构调整,我国农业正在经历转型发展。而农业的现代化、科技化则是一个必然趋势。农业科研项目成果转化及试验示范,可以为不同区域的产业发展起到示范引领的作用,还可以扶持龙头企业创新发展,带动地方吸引符合本地特色发展的企业入驻,推动地方特色农产品的精深加工等产业的发展。在农业科研项目档案中,就包含了不同区域农业科技水平的全面调查。通过查阅这些档案,可以为地方产业发展方向提供科技支撑,也是为农业科研工作者了解各地农业科技水平的一个有效途径。同时根据实际情况,寻找到农业科技创新的方向,提高了农业科研成果转化和利用价值,能助推农业实现转型升级。 三、完善农业科研项目档案管理的对策 (一)强化岗位责任制,细化档案管理流程。农业科研项目档案从前期资料文件的搜集、筛选,到最后入库存储,整个流程包含了诸多的细节要点。为确保科研项目档案顺利交接,需要项目负责人与档案管理人员有效配合,明确责任分工,落实岗位责任制,确保科研项目档案管理的每项工作、每一个环节都能落实到位。对于农业科技成果已经推广应用的,需要将成果转让协议书、转让技术资料等文件及时提交给档案管理人员,而档案管理人员也要及时与项目负责人对接收集资料,保证后续项目材料的齐全、完整。完成档案验收后,填写验收单,然后由分管领导签字。因有些科研项目档案存在知识产权和涉密等情况,在归档之后,无论是日常的档案整理,还是档案的检索和出借,都需要档案管理人员严格执行制度规范,最大程度上保证档案资料的完整性和安全性。 (二)加强人才培养,夯实档案管理基础。为了加强档案管理工作,促进农业科研快速发展,必须建立一支高素质的档案管理人才队伍。重点抓好人才的“引进”和“培养”两项工作。“引进”就是结合农业科研档案管理工作需要和档案管理信息化趋势,在人员招聘时,除了要具备档案管理相关专业知识外,还要考察信息技术、农业科技等方面的知识储备情况,优先选拔录用复合能力较强的应聘者,从而为下一步农业科研档案管理工作高效率的开展,以及档案价值的深层次挖掘提供人才支持。“培养”主要是针对现有档案管理人员,通过培训和外派学习等形式,鼓励他们进行深造,弥补不足,获得更高级别的职业资格证,培养适应现代农业科研档案管理的人才。 (三)完善制度建设,提升管理规范化水平。为适应农业科研项目档案管理需求,必须建立一套规范的管理办法和规章制度。一是建立科研项目归档范围,明确科研项目档案的收集内容。特别是科研项目立项、实施过程、验收标准、成果鉴定等材料接收,都要有统一的规定,并做出明确的说明。二是建立农业科研项目文件资料的归档流程、具体的格式标准及时间节点等,使项目执行人和档案管理者明确归档节点,保证科研项目执行与归档工作同步进行。因科研项目从立项、执行、验收、成果鉴定、成果报奖、成果转化的全过程执行周期比较长,因此,需要规范不同时间节点提交不同的项目档案材料归档,在原有制度的基础上就要进一步细化,减少歧义。三是建立科研项目考核管理机制,把科研项目归档纳入年度考核中,并且与项目执行人的绩效考核挂钩,提高项目执行人对科研项目归档工作的重视程度,进一步保证科研项目档案工作的顺利开展。四是健全档案信息化管理制度,通过借鉴其他档案管理单位的成功经验,制定出关于农业科研项目电子档案收集、备份、共享、利用等相关工作制度。让制度紧跟农业科研档案管理的发展趋势,使档案资料的价值得到更好利用。 (四)开拓创新,利用信息技术挖掘档案价值。随着档案管理标准的不断提升,农业科研档案的管理思维和方法也要顺应时代的变化,做出与时俱进的调整。随着现代化大农业科技创新步伐快速推进,农业科研单位更加重视信息技术在科技创新及档案管理等工作中的应用价值。特别是有些基层单位信息基础设施比较匮乏、信息管理水平相对落后,要在信息化建设方面加大投入力度,确保档案管理信息化水平的持续提升。以黑龙江省农业科学院草业研究所寒地作物种质资源库的种质资源综合管理平台建设为例,把几万份农作物种质资源利用物联网、5G、大数据及人工智能等技术,构建种质资源“收集-评价-鉴定-管理-挖掘-应用”的保护利用创新体系,实现种质资源保护利用的全流程智能化管控,实现种质资源数据高效共享及平台互联互通。利用种质资源数据平台,深度挖掘优异种质资源,将种质资源优势转变成可利用的亲本材料优势,培育出更多具有突破性的作物新品种。种质资源综合管理平台为种质资源长期安全储藏、种质资源的更新繁殖安全高效管理、种质资源的数据在线交流分发、高效利用和效果追踪提供了数字化解决方案,实现了种质资源全方位信息化管理的新模式。因此,档案管理人员要利用大数据等前沿技术手段,进一步挖掘档案的利用价值。可以通过建设档案资源共享平台,让国内农业科研单位将非涉密的档案资料在平台上共享交换,相互学习和借鉴,使农业科研档案的实际利用价值得到快速提升。 四、结语 在我国农业科技创新快速发展的同时,积累了大量的农业科研项目资料,这些资料是多年来农业科研工作者的宝贵经验,可以为以后的科技创新提供技术支撑。面对种类多样、数量庞大且管理要求极高的农业科研项目档案。一方面,要加快档案各项制度建设,做到各项工作规范、严谨,保证档案资料完整、可用;另一方面,要重视信息技术引进和人才培养,提升档案资源利用价值,加快现代化大农业的发展进程。 作者:孔晓蕾 单位:黑龙江省农业科学院草业研究所 科研档案管理研究篇3 一、医院科研档案管理概述 医院科研档案是医院在从事医疗、科研、教学等过程中形成的原始材料,在一定程度上能体现医院总体及医生个人的水平。医院科研档案信息资源通过多渠道、多载体、多形式的公开及利用服务,对医院发展创新、医生专业水平提高具有一定的借鉴作用,使科研档案发挥出更大价值。对于科研档案管理而言,科研档案主要涉及临床、教学、行政等多个部门,档案来源较为分散,形成人员较多,且科研档案形成过程的生命周期都比较长,其申报立项、项目实施、结题验收等环节涉及的业务部门、业务流程都比较多。医院档案工作人员作为医院科研档案的主要管理人员,承担着制度建设、监督指导及业务活动具体开展等工作,除了需具备专业的档案理论知识、信息化基础知识、业务管理能力外,还应对医院的各项职能活动有全面的了解,这样才能为科学高效推进档案管理发挥医院科研档案的更大价值。 二、医院科研档案管理利用遇到的问题 (一)档案意识淡薄。一是医院是以医疗工作为中心的单位,院领导及管理人员主要把精力投入到医疗工作及科研工作上,对档案工作的重视程度不够,投入的资源十分有限,信息化基础更是薄弱,对于档案的认知仅限于“管理即存放,工作即保管”的传统思想。二是医院其他人员对于档案认知程度也普遍较低,特别是开展科研项目的相关人员,往往以结果为导向,并不注重过程中各种有归档价值的科研档案资料的收集与整理工作,不注重维护科研档案各文件之间的有机联系,从而造成科研档案收集不全、管理不善。 (二)知识结构欠缺。虽然我院的档案管理人员具备一定的专业理论知识和业务实操技能,但是随着档案业务的深化和载体形式的多样,原有的知识结构已无法满足日常管理所需。特别是医院科研档案有其独特性和专业性,档案信息化建设也有较强的技术性和实践性,这都对档案工作人员提出了更高要求,除了拥有扎实的档案专业知识外,还要不断扩充医疗业务知识、信息技术知识,从而丰富各类知识储备和结构,更好地胜任岗位工作。 (三)归档形式单一。目前我院科研档案的归档形式主要依赖于科研部门在科研项目完成后整合上交,且大部分都是以纸质形式作为最终归档载体。这样的归档形式,一方面,可能会流失在科研项目进展中一些其他有归档价值的文件材料,如行政部门的管理性文件,项目运行过程的各部门、单位之间的重要往来文件等;另一方面,由于主要载体是纸质文件,容易造成档案载体利用不便和科研档案信息资源的匮乏。 (四)档案借阅困难。一是我院档案室虽位于单独楼层,但由于库房、借阅、办公面积有限,提供的现场查阅条件较为不便,而科研档案借阅过程中涉及的档案数量较多,不能很好地满足现场查阅的要求。二是科研档案利用的需求人员较多为医疗人员,常因工作繁忙等原因无法上门借阅查询,档案查询一般通过电话口述的形式,过程中涉及大量的医学专业术语,而档案工作人员很可能对口述的需求一知半解,因此很难精准地从大量的纸质文件中定位到所需材料,且无法确认所需档案资料的具体信息是否准确、是否全面,档案利用的查全率、查准率效果较差。三是通过近年来档案利用经验总结发现,传统形式的纸质档案借阅方式及手工登记流程较为繁琐,并不高效。此外,科研档案借阅一般为全项目借阅,材料内容较多,可能因管理不善、疏忽大意导致纸质档案借阅过程中信息泄露、档案损坏,导致档案在完整性、原始性、保密性上出现问题,影响档案保管安全。四是审批流程冗长。因我院开展科研项目的部门较多,形成科研档案涉及不同部门的审批流程。而目前在科研档案利用时,其利用流程未进行有效梳理和统一规划,往往花费较长的时间才能够获取到所需的档案,使得科研档案的利用率下降。 (五)软硬环境薄弱。目前我院科研档案以纸质文件为主,但是随着档案信息化发展的客观需求,对科研档案管理的软硬件环境也产生了新的要求。一是档案管理方式仍较为传统,特别是在档案数据条目、元数据管理、接收利用等业务流程方面主要通过手工著录、手工管理,迫切需要一套完善的档案信息系统来辅助管理,提高工作效率。二是随着信息系统的建设及电子文件等载体形式的丰富,档案库房资源就不能局限于保管传统的纸质档案,需要配置配备能够满足电子档案长期保管的存储设备及信息系统稳定运维的服务器环境。三是基于科研档案信息资源的安全、保密要求,科研档案在信息化环境下的收管存用流程,对其网络环境的稳定及安全防护也提出了更高要求。 三、医院科研档案管理信息化建设对策实施 (一)不断提升档案工作意识。随着国家及社会数字化转型的深入发展,我国档案法律法规及业务标准体系的持续完善和发展,特别是《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布,都对档案信息化发展提出了新的要求与任务。档案作为重要信息资源的价值也受到更多重视与关注,有助于院领导和管理人员改变对于档案工作的传统认知,提升对档案工作的重视程度和支持度。此外,医院档案工作人员也应该积极开展宣传活动,举行专题宣传或讲座,如新版《档案法》的宣传、新标准的宣传,利用院内宣传墙张贴宣传海报,在医院OA办公系统中开辟专栏等形式,使档案工作与院内其他职能工作活动产生更多交集,从而提升医院广大职工的档案意识。 (二)丰富档案人员知识结构。为了更好地开展医院科研档案的管理工作,档案管理人员不仅需了解医院科研档案相关的基础知识、熟悉业务流程,主动介入科研档案全生命周期管理,参与科研档案形成归档全过程。更需要档案管理人员懂得档案信息化基础知识与概念,对现代信息技术,如5IABC有一定的掌握及了解,这样才能做好全院档案信息化建设顶层设计,在工作中运用新技术、新方法,创新思维,推动档案信息化建设工作行稳致远,提高各项档案业务工作的管理水平,更好地为医院广大职工提供档案服务,深挖档案价值。 (三)加强档案软硬环境建设。对于档案信息化建设而言,软硬件基础设施建设是一项基础但又极为重要的工作,应当予以重视,给予投入。在软件建设上,可参考《电子档案管理系统通用功能要求》《企业数字档案馆(室)建设指南》等标准规范,充分调研档案管理人员及档案利用人员的需求,结合医院各项职能活动的实际情况,选取各项功能模块简单实用、功能明确的软件系统,并选择社会上较为成熟优秀的档案产品服务商,从而降低自研成本,确保系统稳定可靠及维护升级服务的可持续。在硬件建设上,医院档案部门应和信息化部门通力合作,重点关注系统服务器配置、网络系统可靠稳定及信息系统安全防护备份机制等问题,合理规划资源的投入与配置,确保档案信息系统用户网络并发、档案信息资源上传下载等关键环节不宕机、不崩溃,档案信息资源交互、档案信息资源保管等机制策略不泄密、不丢失。 (四)加强档案信息资源建设。医院科研档案信息化的建设,也是医院科研档案信息资源的建设,没有科研档案信息资源,信息化建设也是无米之炊。在建设档案信息资源的过程中,应重点加强以下几方面档案信息资源的收集。一是加强科研档案归档移交时目录数据与元数据的收集与数据质量,从而保证科研档案的利用人员可以通过关键字检索出想要的档案。医院档案管理人员可联合科研人员认真梳理科研档案管理及利用过程中所需的各项元数据信息,规范各项数据著录格式与标准,充分利用信息系统辅助管理的功能,尽量减少手工著录管理可能存在的错误。此外,档案管理人员应重视已归档科研档案的历史问题,设法补足完善历史数据的缺项漏项。二是开展医院科研档案存量数字化、增量电子化的相关工作。制订好档案数字化标准,保证数字化副本质量,特别是运用ORC技术实现科研档案的全文检索功能,实现对科研档案内容的深层次检索,进一步满足科研档案利用人员的个性化检索需求,提高科研档案利用效率。在存量档案数字化建设过程中,如可投入的财力有限,应对形成年代较早、较为珍贵、重大科研项目或日常利用较多的科研档案等,优先进行数字化管理。在增量电子化建设工作上,应客观结合医院档案管理水平与条件的基础上,积极推行科研档案由双套制向单套制、单轨制的转变。三是丰富档案信息资源的组成形式。目前医院科研档案信息资源的载体形式常以纸质文件或电子文件为主,往往缺少在科研过程中一些有价值的声像档案的归档。档案部门应联合各部门,主动加强对科研项目关键节点或里程碑,如对研究过程,验收过程声像档案及其他载体形式档案的收集与整理,规范声像档案数据格式与“六要素”等著录项要求,保证声像档案可查可用,进一步反映科研项目全貌。 (五)提高档案资源利用效率。通过建立医院档案利用服务门户网站,医院科研档案的利用可突破时间、空间的限制,利用方式也不再局限于电话咨询、手工翻阅等形式,档案利用人员可通过个人办公计算机、移动终端等设备,在控制权限的基础上实现对科研档案信息资源的查询和浏览,使得科研档案利用的方式方法更加多样,效率更加高效。对于一些需要线下浏览借阅、涉及档案出入库登记的情况,可积极运用RFID等技术,实现档案出入库的快速准确登记,库藏变化的动态管理,减少手工登记及库藏盘点的繁琐低效,提高线下借阅时的工作效率,节约档案管理人员及利用人员双方宝贵的时间。另外,医院档案工作人员应进一步加强工作主动性,通过在档案利用门户网站发布新归档资源目录,专题档案编研成果等形式,充分挖掘和整合各类档案信息资源,实现档案信息资源的有效利用。 (六)促进档案资源智慧利用。在深入建设医院科研档案信息资源的同时,档案部门应以档案利用需求为导向,充分发挥知识管理、数据治理等理念,不断创新档案利用方式和方法,对档案信息进行深层次加工和知识化组织,将各种隐性知识显性化,从而实现内部知识的充分共享,帮助医院科研等各类人员快速发现本院已有的存量知识,节约科研成本,提高科研效率。在实现途径上可通过运用大数据技术,整合和利用各类内外部信息资源,促进医院内部各类知识资源和外部的情报资源、信息资源的充分聚合。利用自然语言处理的各类方法,识别各类信息资源中的知识单元,利用本体构建知识单元之间的语义关系,构建不同类型的医院科研知识库、专题情报知识库,为院领导进行发展规划、科研人员进行技术研究、管理人员总结工作经验提供强大支撑,从而实现有针对性地、主动地为医院科研、管理、经营等各项职能活动提供全方位、多层次的个性化档案信息利用和知识决策支持服务。 四、结语 基于本文论述与笔者实践经验,医院科研档案信息化建设并非一蹴而就,其有着诸多复杂繁琐的建设内容及工作流程,需要医院提供可靠且持续的组织保障、制度保障、资源保障。作为医院一名基层档案工作者,需要不断完善和丰富自身的知识储备和结构,在档案信息化建设等业务工作上勇挑重担、主动作为,为院档案管理工作提供强有力的知识支持与服务保障。 作者:徐杨 单位:上海市嘉定区中心医院
房地产业属于我国国民经济发展的基础性产业,整个活动里所生成的反映产权人、房屋自然状态与土地使用情况的所有资料则形成了房地产档案。做好房地产档案管理工作利于房地产业的健康、良性发展,可促社会稳定和谐。而以下则通过对房地产档案管理现存问题进行总结,结合工作实际,又给出了几点可行的解决措施,为档案管理工作的高效开展提供更多理论参考。 一、房地产档案管理现存问题 (一)产权档案收集范围较窄 因房地产业务面的扩大,市场的持续发展,房屋拆迁、旧城改造、房产买卖、企业改制、交换、资产重组、抵押等业务慢慢增加,所有和房地产产权相关的活动,必然会形成与其相对应的产权文件资料[1]。此类档案因业务程序的开展而生成,具体工作里档案管理人员较少参与到这项业务工作里,以致于产权档案收集仅限于登记部分,产权档案内容欠缺完整性,形式不丰富,出现产权档案和房地产发展现状不一致的情况。 (二)档案管理体制不完善 为推动房地产业的快速发展,我国出台了专门针对房地产档案管理工作的相关法律法规制度,如《城市房地产权属管理办法》《城市房屋所有权登记拆行办法》《城市商品房预售管理办法》等,这为房地产档案管理工作的高效开展提供了法律依据,不过在具体执行过程中,却因管理人员缺乏归档意识、法治观念淡薄等原因,出现了归档信息不全、归档不到位等问题,降低了档案管理质量。 (三)房地产档案信息化建设不成熟 技术化、信息化属于房地产管理的可行举措,这些先进技术方法的应用,逐渐取代了传统手工档案管理的落后方式。依靠信息技术制定完善的房地产数字化信息管理系统,可实现房地产档案信息化建设。但现今,我国房地产档案电子信息化建设仍处在初级阶段,实践操作中还存在诸多不完善之处,如部分行政主管部门对电子信息化建设资金投入力度不足,档案信息化建设缺乏硬件设备的支持等,管理人员信息化管理水平低等均不利于档案信息化管理水平的提高[2]。另外,病毒、黑客与信息窃取等增加了房产档案信息化管理风险,这些均为档案信息建设工作的开展增加了困难。 (四)档案管理人员综合素质有待提升 档案管理信息化的建设与发展,为档案管理人员工作能力与道德素质均提出了更高要求。当前,部分房地产企业档案管理人员专业水平低下,对国家相关法律法规不够了解,未掌握前沿的档案管理相关知识,档案管理收集整理中不能及时发现存在的问题,管理工作得不到有效落实。 (五)档案利用率较低。房地产企业成立专门的档案管理部门,目的即是为房地产业发展提供对应的档案服务,使相关工作能高效进行。不过在具体工作中,所收集到的档案资源并没有得到最大化利用,仅少部分资源被应用到具体工作中,使得档案资源无法发挥自身价值与作用。 二、应对策略 (一)加强业务升级,保证产权档案收集完整性 产权档案资料的收集整理,牵涉面广,政策性严,专业性强,包括产权档案分类、组卷,卷内文件编号排列,卷内文件目录与备考表编制;案卷排列、案卷封面编目、库房排架、案卷装订等,因而在档案的收集整理中各部门应相互协作,积极和拆迁、测绘、司法等相关文件形成部门取得经常性联系,掌握了解档案资料产生程序与时间,确保归档材料无遗漏与错误,才能使回档的产权档案资料收集更完整。 (二)进一步完善房地产档案管理制度 为了使房地产档案管理工作水平进一步提高,保障房地产档案资源的完整性与全面性,应有完善的房地产档案管理制度作引导(包括归档制度、销毁制度、查阅制度、保密制度与管理保护制度等),达到对房地产档案管理资料的有效管理[3]。同时,房地产档案管理制度的完善应满足以下三点要求:①相关法规制度应科学合理。规章制度的建构需和单位具体状况以及房地产档案管理工作性质、房地产档案管理客观情况相符合,满足国家档案管理相关要求;②制度约束机制双向性,换句话说即房地产档案管理人员与领导均受约束,管理人员属于约束机制的实施者,但也受到机制的约束,相互制衡,相互影响才能使管理工作高效进行;③制度执行应有严肃性。规章制度的执行过程,不可徇私舞弊,一定要奖惩分明,发挥法规制度的权威性,使相关人员都能在法规制度要求的范围内办事,做到个体行为的自我约束。 (三)加强房地产档案管理信息化建设 房地产档案信息化管理的优秀即是建构关于房地产档案信息的数据库系统,但数据库系统的建设与运行,需注意如下几点内容: ①加大资金投入,为房地产档案信息管理数据库的建设与发展提供资金上的与软硬件设备上的支持。 ②科学合理规划。房地产档案管理工作是一项繁杂枯燥的工作,因为房地产企业每年累积的档案资料非常多,且在时间推移中,又会形成新的档案资料,那么在数据库的设计建设中,务必要根据房地产档案管理实际作出科学合理的规划。如制定合理的工作计划与流程,使用内部专用网络,且对新形成的房地产档案,同样需做好数字化归档工作。此外,房地产企业可将档案电子文件的收集整理和各部门员工的绩效挂钩,增强员工工作积极性。对不同部门和相关人员电子档案管理目标进展与优劣情况作出考核与奖惩,如若存在文件资料不齐、文件资料未和施工进程同步形成,或企业内各部门没有依照规定定期进行电子文件资料移交的,则对相关负责人给予通报批评与惩处,达到监督职能的作用,想方设法克服管理工作中存在的“短板”,促房地产档案管理与施工文件产生、收集、整理同步,实现管理有制度、开展有人员,执行有举措,真正将房地产档案信息化管理工作落到实处。 (四)提升房地产档案工作人员综合索质 在房地产业快速发展的今天,档案管理工作的特征有了新变化,为档案管理人员的专业水平与综合素质也提出了高要求。档案管理人员不仅需有较高的专业素质,扎实的技能,有服务意识,还应具备新观念,在工作中转被动为主动,认真领悟学习国家相关法律法规,以及房地产企业内部制定的规章制度,促其在工作中得到灵活应用,并在法规制度的引导下办事,使档案管理质量与水平得到提高。同时,定期对房地产档案管理人员与相关技术人员展开培训,保证其能掌握基本的网络知识,计算机、通讯技术、软件设备维护等多项技能,才能使房地产档案信息资料的收集、整理、保存等工作高效开展,使档案管理在促房地产业发展中发挥更大作用。 (五)加强档案资源的开发与利用 房地产档案管理工作中,应注重档案资源的开发利用,充分利用信息技术与网络技术,实现档案信息共享,使档案资源发挥价值与作用。不过这一环节应注重设置档案文献资源的利用权限,相关人员虽可利用档案资源,不过却无法更改或替换档案内容数据等,只有规定的人员才能对数据资料作出更改。另外,对一些有高度保密性的文档,应增设密码,供指定人员参考利用,提高档案管理工作效率与质量。 总之,房地产档案管理工作是推动房地产企业发展的基础性工作,也是为群众服务的民生工作。作为档案管理人员,在具体工作中,应做到理论与实践相结合,注重管理手段的优化,经验的总结,探究更多可行管理策略,增强档案管理水平,促房地产业持续发展。 参考文献 [1]王赞.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].城建档案,2016(12):17-18. [2]蒋瑛.房地产档案管理工作的现实价值[J].城建档案,2014(02):50-52. [3]杨清平.论如何提升房地产档案管理水平[J].改革与开放,2010(08):59.
一、目前档案资料整理归档的现状及存在的问题 1.对档案重视程度不足 按照性质来划分,档案的管理属于服务性工种,也就是说其工作无法创造物质财富,也不会有显著的成绩。这也就使得工作人员在日常的工作中对档案管理归档不够重视的现象出现,甚至有些人认为档案管理工作只是简单的记录。从事档案管理的一些人员也不具备相关的专业技能,甚至没有专门的人员负责档案的管理,只是其他职位上的工作人员兼职档案资料的整理归档,关于档案资料整理归档的人员经常的调换,致使相关的工作不能顺畅的进行,严重影响了档案资料整理归档的质量。在日常的档案资料整理过程中,一些工作人员根本不能按照档案归档资料的相关细则和规定来进行相关的工作。 2.档案资料管理制度有待健全 在日常的档案资料归档管理中,相关的制度还有待健全,主要表现是档案资料管理混乱,归档不科学现象的出现。档案资料管理不能创造直接的经济效益就使得该项工作不被重视,相关的制度也就不能及时的更新,久而久之便与社会的发展需要相脱节,即使有管理制度也得不到彻底的落实和贯彻。另外,一些对档案管理工作进行监管的部门或人员监管力度不够,监管甚至沦为了形式。档案资料归档整理相关制度的不完善,再加上监管力度不足等因素就使得档案资料归档整理质量下降,不能有效的发挥其应有的作用。 二、档案资料整理归档的方法和技巧 1.档案资料采集 档案资料的采集进行档案资料整理归档的基础,在日常的工作中不能完整的采集到相关的信息,那么资料归档整理也就无法真实完整的反映出档案资料所记录的信息,不能为其他的管理工作提供有效的参考。所以,对于档案资料的采集必须保证其完整。完善资料的记录制度,尤其是档案资料的收发文登记制度。 2.档案资料整理归档判断 在对档案进行整理归档的过程中必须严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)的相关规定细则,删除不符合条件的文档资料,其余的资料必须进行详细的归档整理。不符合整理归档的资料主要有:第一,重复资料。重复存在的发文及一些收文资料。第二,权责之外的资料。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖励非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。第三,未生效资料。未生效的资料便不需要进行整理归档。 3.档案资料的装订 第一,整理单位:“件”档案资料装订的常用单位,一般是关联较紧密的资料可装订为独立的一件。第二,文件的装订:在资料装订时必须遵循以下规律:正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来复在后等。第三,装订注意:装订要使资料整体对齐,方便装订和利用;装订所用的钢钉最好用不锈钢钉;页数较多的资料可用“三孔一线”的线装方法装订。 4.档案归档分类 以时间为标准:①以时间分类的资料必须以落款时间为准;②跨年或时间较长的资料以完结时间为准;③每一“件”的分类要以第一份资料的时间为准;④会议资料以会议时间为准;⑤没有明确时间的资料经分析后可按年来分类 5.档案资料的归档排列 第一,把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。第二,在一个保管期限内,把关联紧密的档案资料文件排列在一起,并且排列顺序应保持相对固定。第三,排在一起的文件资料应该按照时间等其他标准进行顺序排列。 6.档案资料编号 对档案资料编号是档案管理的起点和基础,其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号,便可以很轻松的知道档案资料所处的位置,为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序,通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。 7.档案资料编目 第一,件号:档案资料在编写室的件号。第二,责任者:主要是指资料的编写者或单位。第三,文号:简单来说说就是档案资料的发文顺序号,主要是资料的年度、顺序号等。第四,题名:也就是文件名,最好是与资料名称一致。如果资料本来没有标题,那么档案管理工作人员可根据资料内容或单位等补充拟题。第五,日期:档案资料的日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如20080708等方式进行填写。第六,页数:档案资料的整理归档必须有该文件的总体页数、资料中有插图的必须单独作为一页。第七,备注:备注是档案资料整理归档不可缺少的部分,对于档案资料的一些说明或注意事项都需要填写在备注里。 8.文书档案管理装盒 裝盒。顾名思义也就是将整理好的档案资料按照一定的顺序装到档案盒中,并且将档案盒封面以及盒脊上的资料填写完整。时间不同、分类不同的档案资料不可放在同一档案盒中储存。第一,装盒原则。对档案资料的裝盒应严格依据文件资料的编码顺序装入档案盒,并且要和档案资料归档文件目录所标注的排列顺序一致,从而确保按照目录中的文件条目能够准确无误的找到档案资料实体。档案资料用完要及时的放回,并且还应按照资料的号码顺序,因为资料回放不按顺序来,会给下次寻找带来不便,甚至从此再也找不到。第二,档案盒最好使用无酸纸制作,或者向我国档案管理部门直接订购,从而保证所保存档案资料的安全存档。第三,档案盒标注。通常情况下,在档案盒脊或底部填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、档案盒号等必备项。尤其是首份和最后一份号码要用“/”隔开。第四,备考表。该表格必须等所有档案资料归档之后的档案盒中,从而对档案资料归档文件进行简单的注释或说明。说明的内容有:情况说明、整理人、检查人和日期。 9.档案资料检索 第一,归档说明的主要内容应该包括档案所述单位的性质、单位概况、以及一定时间内该单位档案资料的归档情况等。第二,档案资料归档目录的制作。目录的打印要严格按照我国档案资料整理归档的标准进行,尤其是纸张的统一。档案资料封面的编写,依据档案资料的管理期限以及归档注释装订成册。档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。 三、结语 档案资料整理归档是档案管理工作的前提和基础,科学、合理的整理归档是提高档案管理质量和效率的有利保障。在日常的档案资料整理归档过程中要从主观上重视起来,并且采用先进的管理方法和技巧,从而保证档案资料整理归档作用的充分发挥。 参考文献: [1]徐颖玮.以件为单位归档整理在学校档案管理中的适用性[J].上海档案,2011(12). [2]郭安定.对工程档案资料归档整理的管理浅析[J].科学与财富,2011(10). [3]金晶,严峻.浅谈档案管理归档整理分类技巧[J].湖北农机化,2011(03). 作者:姚思猛 单位:桐城师范高等专科学校
一、创新型医学档案管理人才培养的必要性 以信息化时代为背景,档案管理工作过程中对于自身信息化技术的发展也更加重视,对信息技术更加依赖。这就需要对人才队伍不断拓展,配置优秀的技术性人才,才能够确保现代化的档案管理工作得以顺利推行。当不断普遍运用现代化信息技术的时候,同等市场条件下的竞争也变得更加激烈,这样就导致医院档案管理工作的问题更加突出。人才培养是对档案管理效果进行提高的关键所在,要对人才队伍进行培养,提高人才队伍的综合素质与专业化能力,从档案管理、信息技术运用等各个方面进行多方位培养,这样才能够真正促进档案管理事业的良性发展。管理档案的时候,医学档案管理从业者一定要具备自我学习与提高的能力,职业操守也非常重要。这两个方面素质能够体现出管理人员的拼搏与敬业精神,也是档案管理工作能够顺应时展的重要保障,只有这样才能够保证医学档案管理工作向着制度化、科学化、程序化以及创新化的方向发展。 二、创新型医学档案管理人才培养的重要性 伴随着全球经济的快速增长,网络计算机技术的普及,我国人民生活中的各个方面都已经普及了计算机技术,其中,档案管理工作是最为原始的信息保存方式,在信息化技术革命的过程中也同样面临着改革与发展的重大问题。通过对医学档案管理人员进行创新意识与能力方面的培养,能够帮助从业者提高综合素养,提高自身理论认知能力以及对问题的分析与处理水平,正确树立自身的健康职业观念,针对工作中存在的各种复杂的内外部关系进行合理协调。并且,可以全面提高医院档案管理团队的综合素质,对档案工作长期处于无声无息的工作状态进行转变,构建完善的档案人才培养制度,为医院档案管理工作引进并留住专业化高水平人才。 三、创新型医学档案管理人才的培养策略 1.科学选拔人才。在对医院档案从业者进行选拔的过程中,应该优先录用思想简单、社会关系清楚、具有浓厚的档案管理工作爱好的人员。针对医院需要照顾的临床退休工作者,可以对其进行简单的专业培训安排比较简单的工作任务,这样才能够从源头开始控制整体员工的素质,为医学的发展提供保障性服务。以岗位的责任为导向,识别工作人员的技能情况,防止没有能力的人存在于人才队伍中,确保所招收的人员都能够合理地满足岗位需求。为了能够对人才队伍结构进行改变,防止出现人员老化的情况,医院档案工作者可以通过招聘30周岁以下的人员进入到人才队伍中,合理构建人才年龄结构。 2.开展思想教育。在医学档案管理之中一定要重视从业者的思想教育工作,要将我党的先进理念融入他们的精神世界之中,保证他们具有足够的精神动力,同时强化正确思想在工作中的落实。通过定期的方式开展党员干部培训工作会议,通过对我国医学界模范人物进行介绍,充分发挥榜样的力量,这样才能够更好地提高档案管理工作者的责任意识。通过定期的方式开展管理经验方法的讨论会议,全体人员必须参加,相互交流经验继而从中获得相关的启发。在医院管理工作中,应该将档案管理工作人员与医务人员同等对待,不能出现厚此薄彼的情况。要加强医学档案管理人员思想道德建设,通过自觉运用健康的思想武装自己的头脑,提升党性觉悟,提高档案管理工作的保密度。 3.制定激励机制。医院还应该有相关的制度加以建立,要在医院管理工作绩效考核中加入档案管理工作的内容。在构建考核体系的过程中,需要按照职业和专业化素质等方面的标准来评判档案管理工作人员。同时,应该从精神与物质层面对他们的工作积极性进行激励,不但需要依靠资金支持,同时荣誉感的激励也将会非常重要。比如,可以在每个季度的医院工作评选中选择一名优秀的员工,在年底的优秀评选中选择年度优秀员工,通过提高待遇和升职等方式实现有效奖励。激励制度的完善与科学性,是档案管理工作人员保持工作激情的保障,能够全面合理提高医学档案管理工作质量。 4.创造良好环境。医院管理工作不能忽视档案管理的宣传,而要提升医院整体工作中档案管理工作的地位,提高从业人员的集体荣誉感。可以安排专门的培养经费帮助档案管理人员深造学习,确保培训工作的有效开展。就人际环境而言,要求所有员工都能够拥有公平公正的学习与升迁机会,基于每个人的不同特点与能力安排合适的工作。就工作环境而言,应该致力于为档案管理者提供良好、舒适的工作环境。以良好的竞争机制来吸引人才,合理使用人才资源,为档案工作创造良好的环境氛围。 5.加强技能培训。在人才引进与培训机制方面,医院一定要制定合理的方案,从招聘源头控制人员质量,引进具有潜力的人才进行继续教育。要按照档案工作者的不同情况与素质水平来对他们执行比较完整而又科学的培训计划,通过轮岗、讲座等方式实现有效的教育与能力提高。重视档案管理与信息化知识的相对应关系,然后通过全新的概念、方法以及理论等方面进行各种培训。重视其他学科的关联性学习,比如在心理学、管理学、文学、哲学等方面拓展医学档案管理人员的眼界。医院档案管理工作靠的是人才,人才是最宝贵的资源。医院在新的历史时期要重视培养创新型的医学档案管理人才,完善选拔制度,开展思想教育,健全激励机制,加强技能培训,为人才引进和发展,营造良好的环境。 参考文献 [1]林迎迎.医院档案管理人才队伍建设策略探究[J].兰台世界,2017(9):74‐76. [2]魏峰.浅谈档案管理人才的培养[J].办公室业务,2016(9):81+134. [3]金琼.信息化背景下的档案人才管理与培养[J].管理观察,2014(34):41‐42+44. 作者:任兵 单位:辽宁省凌源市中心医院
我国档案学发展论文:我国档案学发展趋势论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 我国档案学发展论文:档案学研究发展论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 我国档案学发展论文:档案学管理发展 档案学是研究档案和档案工作规律的科学。主要研究档案的形成、发展以及档案管理、利用的规律和方法。包括档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学、中外档案事业史等分支学科。 中国档案学界对档案学的体系进行的研讨,代表性的观点把档案学分为理论档案学、应用档案学和档案管理技术三个部分: 理论档案学是从整体上把握档案学各门分支学科研究对象之间的联系,在应用档案学基础上进行高层次的理论概括,揭示档案、档案工作、档案事业和档案学自身的本质和一般规律,为档案工作实践和国家档案事业建设提供一般性理论依据。 应用档案学是档案事业管理、档案资源管理与开发、档案工作应用技术研究的总称。所属学科有:档案事业管理学、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案统计学、档案目录学、档案保护技术学、计算机辅助档案管理、档案缩微复制技术等。 应用档案学的特点:一是实践性强,它所阐明的理论、制度、原则与方法,直接应用于档案事业管理实践和档案业务工作实践,具体原则和方法在学科知识中占很大比重。二是技术性强,它研究现代技术在档案管理中的应用,解决档案保护技术现代化、档案管理自动化、档案复制缩微化、档案信息传递网络化等问题。 当代档案管理和国家档案事业管理是一个复杂系统,包括宏观管理与微观管理,因此要求档案学也必须进行宏观研究与微观研究。理论档案学是应用档案学的高层次理论概括,对应用档案学起直到作用;应用档案学的研究成果或提出的问题将推动理论档案学的发展。两者相互协调,同步发展,有利于提高档案学的整体水平。 档案学是一门社会科学,或者说基本上属于社会科学,这是由档案学研究对象的性质决定的。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项社会活动。档案学是研究人类社会的一种特殊社会现象,即研究档案、档案工作运动规律及其与人们社会实践关系的学科,因此属于社会科学范畴。 总之,由于档案、图书、情报工作有许多共同之处,决定了档案学、图书馆学、情报学的密切关系,这三门学科的研究成果,可以互相借鉴和参考,相互从对方吸取适合本学科需要的知识。 此外,研究档案学尚与其他一些学科发生密切关系,诸如采用数学的定量分析方法,运用系统科学、社会学、管理学的理论和方法,以及利用自然科学与技术科学的知识等等。 档案学的发展已有将近两个世纪的历史,但还必须适应社会发展的需要,不断完善和提高。当代世界新的技术革命也正在向档案工作提出挑战,传统的档案管理方式,将向现代化的档案管理方式转变。 我国档案学发展论文:我国档案学发展论文 【正文】 20世纪80年代以来,经过广大档案学理论工作者、档案教育工作者和档案实际工作者的共同努力,现代中国档案学取得了举世瞩目的成就,档案学的研究范围不断拓宽,档案学的研究内容逐步深化,档案学的学科地位也有了很大的提高。然而,毋庸讳言,现代中国档案学还存在着不少问题。笔者认为,要想保持档案学的繁荣局面,进一步健全和完善档案学的理论与学科体系,必须着重解决以下几个方面的问题: 一、建立档案学术规范。学术规范问题的优秀是学风问题,而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说,档案界的学风是比较好的,大多数档案学者都能做到理论联系实际,勤于独立思考,勇于开拓创新,并自觉抵制学术腐败,这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而,当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风,如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。 没有规矩,不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准,但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的,也是必要的。 (一)规范学术精神。鉴于档案学的学科特点,每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神,加强与档案部门合作,紧密联系档案工作实际,善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题,并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车,尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究,我们也不能脱离档案工作实际,因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉,我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论,也要实事求是、尊重历史事实,而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神,也是一种科学方法,彼此相辅相成,互为前提。 (二)规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受,才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此,档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风,不盲从、不迷信、不附和、不武断,独立思考,大胆创新,善于提出新问题,勇于开拓新领域,探求新知识,并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状,揭示档案工作规律,预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云,因循守旧,故弄玄虚,用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养,自尊、自信、自强、自律,淡泊名利,谦虚好学,不抄袭剽窃,不,把做人与做学问有机地结合在一起。 (三)规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理,在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关,剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念,重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念,使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。 二、健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此,适应社会和档案学发展需要,改革档案科研管理体制,已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致,抓大放小,充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构,负责制定国家档案学发展战略,确立档案科研布局,协调各档案学研究机构之间的关系,组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下,有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态,使之完成社会化的转变,成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构,并注重促进学术民主。 与此同时,要逐步改变目前的档案学研究方式,重建档案科研系统结构,实行档案学研究集约化,优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的,档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体,其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的,国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的优秀力量,档案学的整体水平能否提高,关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合,就必须建立档案科研共同体,即建立以学术带头人为优秀的档案科研小组(课题组)或档案科研开发群体。通过档案科研共同体,将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者,特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起,集中资源,取长补短,高质量地完成档案科研课题,并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。 另外,要研究档案学学科发展政策,制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容:一是从总体上对档案学的学科发展进行考察,研究需要制定什么样的政策,才能保证档案学理论体系的合理发展,才能使其同档案工作实践相适应、相协调:二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展,研究需要制定什么样的政策,才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲,就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策,档案学研究经费的划拨政策,档案学研究的国际交流与合作政策,档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图,是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案,要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究,又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律,紧跟现代科学技术的发展趋势,尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来,我国档案学术评论有了一定的发展,不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章,其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端,是一种可喜的现象。但是,我们也应该看到,档案学术评论所受到的重视与应受到的重视,还有不小的差距;档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用,也有不小的距离。也就是说,档案学术评论还没有被摆上应有的位置,研究水平还比较后,远远不能适应档案学发展的需要。 为进一步加强档案学术评论工作,当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作:第一,提高对档案学术评论重要性的认识。首先,档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用,了解档案学术评论的内容和范围,进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性,并把档案学术评论当作义不容辞的职责,切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划,定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论,积极撰写档案学术评论文章,藉此交流经验,逐步完善档案学术评论的内容,把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二,开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物,也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏,这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看,创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前,各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏,增加理论研究的比重,这对提高刊物的质量,扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三,建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体,因为这部分研究者为了教学的需要,大都对档案学进行了一定程度的研究,理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践,积极参与档案学术评论,对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑,发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军,应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。 四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件,主要有:向档案学研究系统给予政策支持的政策环境,向档案学研究系统输入科研人才的教育环境,向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境,向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境,向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境,接受与检验档案学理论的档案工作实践环境,以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。 应该肯定,改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强,档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是,不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如,档案学的学科地位始终得不到应有的重视,档案科研经费一直缺乏稳定的来源,许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁,等等。 针对上述问题,笔者认为当前我们应采取以下措施: 第一,加强宣传,深化研究,努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识,而且要宣传档案学及其知识体系,使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要,也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要;档案学的发展离不开各方面的支持与帮助,社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务;档案学只有与经济、科技、文化协调发展,才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动,以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论,不断深化档案学研究内容,努力提高档案学的科学水平,使档案学在现代科学中真正占有一席之地。 第二,多方筹措科研经费,增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金,或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度,以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能,划拨一定的经费,专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外,档案学研究者要认真组织力量,积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目,也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势,与其他单位联合开展档案学理论研究,以缓解档案科研经费紧张的矛盾。 第三,建立、健全档案科研成果的推广机制,改善档案工作实践环境。首先,要建立、健全档案科研成果的推广机制,使档案学理论能够快速、顺利地运用于档案实际工作,发挥其对档案工作实践的指导、规范作用。其次,要有针对性地开展档案教育培训,注重实效,尽快提高档案工作者的业务素质及理论水平,增强其接受、消化、运用档案学理论的能力。 五、建立、健全文献检索体系。应该说,近年来我国档案学界在建立文献检索体系方面确实已经做了较大的努力,如中国人民大学档案学院编著的《档案学论著目录》将1911—1993年间出版(发表)的论著、教材以题录、书目的形式按专题汇集在一起;不少档案学期刊已入编《中国学术期刊(光盘版)》;中国人民大学书报资料《档案学》每期除了全文复印转载若干文章以外,还按专题公布有关论文索引。这些努力为档案学研究者查阅文献资料提供了一定的方便。然而,仅此还不能满足档案学研究者对文献资料的需要。我国现有各种档案学期刊100多家,而被《档案学》、《中国学术期刊(光盘版)》收录的只是其中的一小部分。因此,有关部门应高度重视这项工作,充分利用原有基础,建立、健全档案学论文检索体系,全方位、多角度地为档案学研究者提供服务。具体措施有:第一,定期出版《档案学论著目录》;第二,扩大《档案学》(复印资料)的收录范围;第三,积极创造条件,争取尽可能多的档案学期刊入编《中国学术期刊(光盘版)》;第四,每年编制一套涵盖面广的档案学论文索引。
档案学论文:档案学发展研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学校和谐联系论文 编者按:本文主要从加强档案信息资源开发与利用是构建和谐校园的客观需要;加强档案信息资源的开发与利用,提高档案部门为构建和谐校园服务的水平进行论述。其中,主要包括:档案信息资源是学校信息资源的重要组成部分、充分开发利用档案信息资源是建设校园先进文化的需要、充分开发利用档案信息资源是建设校园民主政治的需要、充分开发利用档案信息资源是完善校园法制建设的需要、更新观念,强化主动服务意识、加强宣传,提高档案信息资源的开发利用水平、丰富档案馆(室)藏,提高馆(室)藏档案的综合质量和管理水平、深挖资源,加快开发利用档案信息资源的步伐等,具体请详见。 [摘要]本文围绕档案信息资源开发利用的特点,论述了其在构建和谐校园中的重要作用,以及在构建和谐校园中如何更好地开发利用档案信息资源。 [关键词]档案信息资源和谐校园服务利用 档案信息资源是学校信息资源的重要组成部分,加强对其开发利用,是落实科学发展观、推动学校各项事业全面发展的重要途径,当我们把档案工作与学校的中心工作结合起来考虑时,我们就会看到档案与校园和谐有着千丝万缕的联系,构建和谐校园与档案信息资源的开发利用息息相关。 一、加强档案信息资源开发与利用是构建和谐校园的客观需要 1.充分开发利用档案信息资源是建设校园先进文化的需要 档案信息资源,是人类生活、生产、思维方式和创造性活动及其产物的直接记录和结晶,是学校一项基础性信息资源,是宝贵的财富和资产,是特殊的文化资源。而档案部门则是汇聚、储存、加工整理这些特殊文化资源的基地,其通过加强档案信息资源开发与利用,不仅使文化资源得以传承,也为新时期的先进文化建设提供了条件,学校的历史材料是对学生进行素质教育的模范读本,是培养优良校风,构建丰富校园文化的重要工具。随着我国高等教育改革的不断深入,特别是经济时代的来临,如何加强大学生的素质教育,全面提高人才质量,已是各高校乃至中国教育界共同面临的迫切任务,档案材料在这方面有其独特的作用。从这个意义上讲,档案资源的开发与利用在建设校园先进文化的道路上具有举足轻重的地位和作用。 2.充分开发利用档案信息资源是建设校园民主政治的需要 民主政治以信息公开为前提,随着我国政治文明的不断进步,人们的民主意识日益增强,对于平等占有信息资源的愿望也与日俱增,从而为开发利用档案信息资源提供了政治层面的需求范围与发展目标。档案信息资源作为学校的优秀信息资源,是学校各项事业可持续发展的信息支持与信息保障,只有充分开发利用档案信息资源,实现档案信息资源共享,广大教职员工才能真正了解学校正在进行和将要进行的重大举措和发展方向,时刻围绕学校的中心工作,群策群力,齐抓共举,在和谐的大氛围中,为学校各项事业的协调发展贡献力量。 3.充分开发利用档案信息资源是完善校园法制建设的需要 公平共享档案信息资源,确保应用者应有的知情权和了解权。在这些基本人权实现的过程中,也必然要求权力按照公开、公平的原则行使,从而有效防范权力腐败和权力不当行使,这样学校各项事业前进的步伐才能在通向成功的道路上有条不紊地快速迈进。 二、加强档案信息资源的开发与利用,提高档案部门为构建和谐校园服务的水平 1.更新观念,强化主动服务意识 高校档案工作者必须进一步解放思想,更新观念,对传统的档案管理模式进行改革,树立以民为本,为民服务的思想,把大力开发利用档案信息资源工作,放在促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展、为构建和谐校园服务的战略高度去认识,树立档案工作为学校的整体发展服务的意识和分工协作、资源共享的新观念,增强责任感和紧迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待观望、坐而论道”的观念,改变“看门守摊,等人上门”的做法,以主人翁姿态积极投身到学校档案信息资源开发利用工作中来,为促进校园先进文化的发展做出贡献。 2.加强宣传,提高档案信息资源的开发利用水平 档案部门为构建和谐校园服务的效应要通过提高档案信息资源的开发利用水平来体现。档案信息资源的进一步开发利用,就必须加大档案工作的力度,提高档案服务工作质量。档案信息资源的数字化是提供优质服务的一项必不可少的环节和基础工作,是保证档案文献快速有效传播、方便使用、长期保存的一项重要手段,是高校档案事业发展的必然趋势。档案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案,而是要进一步广泛地开发和传递信息资源,档案工作要建有自己的网站,提供更加快捷、方便的档案信息服务。 3.丰富档案馆(室)藏,提高馆(室)藏档案的综合质量和管理水平 构建和谐校园要有高质量的馆(室)藏档案和管理水平做支撑。这就要求我们要把档案信息资源的开发利用纳入科学化、规范化轨道,实现档案信息资源的整合和共享。档案部门开展档案利用服务工作,必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料做后盾,在多层次、多渠道地收集和征集档案资料,丰富馆藏的同时,档案工作人员要把精力集中使用到档案管理的关键上,使档案管理工作速度快、质量高,为档案的提供利用创造有利的条件;建立科学的、合理的室藏结构,注意收集不同载体的档案,不仅收集文字、图表形式的纸质档案,还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案和牌匾、锦旗、奖杯、奖状、证书等实物档案,这些不同载体、不同门类、不同内容的档案作为学校发展的历史见证,它们之间可以互相补充、互相印证,更加完满地反映学校各个发展时期的历史面貌。 4.深挖资源,加快开发利用档案信息资源的步伐 广角度、深层次开发档案信息资源,就是要开拓收集范围,积极挖掘现有的档案信息,搞好超前服务。档案馆(室)藏档案中不乏有教学、科研、调查报告、数据分析、规章制度等方面有用的信息材料,对提升学校管理品位、提高教学质量、科研水平都将发挥重要的参考作用,这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料,或者利用现代技术制成光盘收藏或做成专题网页,通过校园网供广大教职员工利用;编研是一项具有较高层次的信息开发工作,能够为教职工提供更好的服务,为领导决策提供准确信息。加快档案信息资源数据库和网络建设,信息时代逐步将所有的相关计算机数据库、通讯系统等连接起来,实现信息资源共享。学校档案馆(室)作为提供信息的重要来源之一,就要逐步由人工分类、编目,过渡到运用标准机读目录,建立自己的馆(室)藏检索系统和能够发挥自己的馆(室)藏特色的数据库。可进入校园网和局域网,将学校的具有特色的档案信息提供给教职工,实现真正意义上的档案资源共享。 总之,在构建和谐校园的进程中,档案工作者要加快档案信息资源的开发利用,以科学的态度,把档案信息资源的开发利用与构建和谐校园紧密结合起来,在实现学校的宏伟目标中发挥更大作用。 档案学论文:档案学发展论文 一、建立档案学术规范。学术规范问题的优秀是学风问题,而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说,档案界的学风是比较好的,大多数档案学者都能做到理论联系实际,勤于独立思考,勇于开拓创新,并自觉抵制学术腐败,这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而,当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风,如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。 没有规矩,不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准,但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的,也是必要的。 (一)规范学术精神。鉴于档案学的学科特点,每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神,加强与档案部门合作,紧密联系档案工作实际,善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题,并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车,尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究,我们也不能脱离档案工作实际,因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉,我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论,也要实事求是、尊重历史事实,而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神,也是一种科学方法,彼此相辅相成,互为前提。 (二)规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受,才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此,档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风,不盲从、不迷信、不附和、不武断,独立思考,大胆创新,善于提出新问题,勇于开拓新领域,探求新知识,并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状,揭示档案工作规律,预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云,因循守旧,故弄玄虚,用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养,自尊、自信、自强、自律,淡泊名利,谦虚好学,不抄袭剽窃,不,把做人与做学问有机地结合在一起。 (三)规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理,在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关,剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念,重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念,使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。 二、健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此,适应社会和档案学发展需要,改革档案科研管理体制,已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致,抓大放小,充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构,负责制定国家档案学发展战略,确立档案科研布局,协调各档案学研究机构之间的关系,组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下,有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态,使之完成社会化的转变,成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构,并注重促进学术民主。 与此同时,要逐步改变目前的档案学研究方式,重建档案科研系统结构,实行档案学研究集约化,优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的,档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体,其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的,国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的优秀力量,档案学的整体水平能否提高,关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合,就必须建立档案科研共同体,即建立以学术带头人为优秀的档案科研小组(课题组)或档案科研开发群体。通过档案科研共同体,将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者,特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起,集中资源,取长补短,高质量地完成档案科研课题,并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。 另外,要研究档案学学科发展政策,制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容:一是从总体上对档案学的学科发展进行考察,研究需要制定什么样的政策,才能保证档案学理论体系的合理发展,才能使其同档案工作实践相适应、相协调:二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展,研究需要制定什么样的政策,才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲,就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策,档案学研究经费的划拨政策,档案学研究的国际交流与合作政策,档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图,是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案,要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究,又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律,紧跟现代科学技术的发展趋势,尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。 三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来,我国档案学术评论有了一定的发展,不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章,其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端,是一种可喜的现象。但是,我们也应该看到,档案学术评论所受到的重视与应受到的重视,还有不小的差距;档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用,也有不小的距离。也就是说,档案学术评论还没有被摆上应有的位置,研究水平还比较后,远远不能适应档案学发展的需要。 为进一步加强档案学术评论工作,当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作:第一,提高对档案学术评论重要性的认识。首先,档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用,了解档案学术评论的内容和范围,进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性,并把档案学术评论当作义不容辞的职责,切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划,定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论,积极撰写档学术评论文章,藉此交流经验,逐步完善档案学术评论的内容,把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二,开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物,也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏,这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看,创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前,各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏,增加理论研究的比重,这对提高刊物的质量,扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三,建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体,因为这部分研究者为了教学的需要,大都对档案学进行了一定程度的研究,理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践,积极参与档案学术评论,对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑,发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军,应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。 四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件,主要有:向档案学研究系统给予政策支持的政策环境,向档案学研究系统输入科研人才的教育环境,向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境,向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境,向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境,接受与检验档案学理论的档案工作实践环境,以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。 应该肯定,改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强,档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是,不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如,档案学的学科地位始终得不到应有的重视,档案科研经费一直缺乏稳定的来源,许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁,等等。 针对上述问题,笔者认为当前我们应采取以下措施: 第一,加强宣传,深化研究,努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识,而且要宣传档案学及其知识体系,使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要,也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要;档案学的发展离不开各方面的支持与帮助,社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务;档案学只有与经济、科技、文化协调发展,才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动,以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论,不断深化档案学研究内容,努力提高档案学的科学水平,使档案学在现代科学中真正占有一席之地。 第二,多方筹措科研经费,增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金,或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度,以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能,划拨一定的经费,专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外,档案学研究者要认真组织力量,积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目,也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势,与其他单位联合开展档案学理论研究,以缓解档案科研经费紧张的矛盾。 第三,建立、健全档案科研成果的推广机制,改善档案工作实践环境。首先,要建立、健全档案科研成果的推广机制,使档案学理论能够快速、顺利地运用于档案实际工作,发挥其对档案工作实践的指导、规范作用。其次,要有针对性地开展档案教育培训,注重实效,尽快提高档案工作者的业务素质及理论水平,增强其接受、消化、运用档案学理论的能力。 五、建立、健全文献检索体系。应该说,近年来我国档案学界在建立文献检索体系方面确实已经做了较大的努力,如中国人民大学档案学院编著的《档案学论著目录》将1911—1993年间出版(发表)的论著、教材以题录、书目的形式按专题汇集在一起;不少档案学期刊已入编《中国学术期刊(光盘版)》;中国人民大学书报资料《档案学》每期除了全文复印转载若干文章以外,还按专题公布有关论文索引。这些努力为档案学研究者查阅文献资料提供了一定的方便。然而,仅此还不能满足档案学研究者对文献资料的需要。我国现有各种档案学期刊100多家,而被《档案学》、《中国学术期刊(光盘版)》收录的只是其中的一小部分。因此,有关部门应高度重视这项工作,充分利用原有基础,建立、健全档案学论文检索体系,全方位、多角度地为档案学研究者提供服务。具体措施有:第一,定期出版《档案学论著目录》;第二,扩大《档案学》(复印资料)的收录范围;第三,积极创造条件,争取尽可能多的档案学期刊入编《中国学术期刊(光盘版)》;第四,每年编制一套涵盖面广的档案学论文索引。 档案学论文:档案学术成果评奖分析论文 纵观几年来北京市档案学术成果评奖,既产生了一些优秀的学术论文,也涌现出了一批善于钻研、专心从事档案学术研究的人才。但是从总体来看,我市档案学术研究水平不高,在档案干部队伍中,能够在档案学术研究领域中作出突出贡献者甚少。我市档案学术成果评奖活动也存在一些问题,有待我们共同研究和解决。 一、存在的问题 (一)、档案人员对于参与档案学术成果评奖活动缺乏积极性 1995年学术论文报送数量为303篇,到2000年仅有60篇,总体呈下降趋势。档案学术论文数量的减少,反映出档案人员撰写论文和参加学术评奖的积极性逐渐减退,原因主要有以下几个方面: 1、档案人员对学术研究重视不够。许多基层单位的档案人员因自身业务工作繁忙,如档案馆、室的达标升级以及本行业系统的业务指导任务较多,还要负责其它日常事务性的工作,没有更多的时间和精力投入到学术研究中去。再者,很多单位处于机构改革时期,档案部门人员变动较为频繁,档案人员无法专心于研究工作。 2、档案人员缺乏自信心。有的同志认为撰写学术论文是一件很难的事,而参加学术评奖就更是高不可攀,于是不敢投稿;还有的同志虽然多次投稿,但因始终未能获奖,而逐渐失去了信心和兴趣。 3、档案学术成果奖自身缺乏激励机制。由于档案学术成果奖与职称评定不挂钩,不作为档案人员考核晋级、专业技术职务评定的依据,因而在很大程度上影响了档案人员参加学术评奖的积极性。一些同志认为,不写学术论文,不参加档案学术成果评奖对自己无任何妨碍,评奖活动对他们来说可有可无。有的同志认为档案学会要求会员写论文是-种压力,久而久之对学术成果评奖产生抵触情绪。 (二)、参评学术成果形式单- 北京市档案学会1996年2月实施的《北京市档案学术成果年度奖奖励办法》试行第二章评奖范围中的第五条规定参加评奖的档案学术成果形式包括三大类:档案学术论文、调研报告、实验报告类;档案学著作类;软科学研究成果类。而几年来的学术成果评奖所征集到的855项学术成果中,学术论文为841篇,占98%;调研报告14篇,占2%。其它形式的学术成果如:实验报告、档案学著作及软科学研究成果等则严重匮乏。 参评成果形式单一,反映出我市档案人员对档案学术研究的深度不够,涉及领域不够广泛。 (三)、获奖学术成果推广不够 其一,每年经过评委们精心评选出的获奖成果,虽然学会也以论文集的形式出版,但时间明显滞后,读者不能及时看到获奖论文。二三年之后,当大家看到论文集时,文中的很多观点可能已经过时了。其二,大部分论文集只下发给学会的会员,而非会员则不知道学会出版论文集这一信息。因此,获奖学术论文无法得到广泛的传播。还有些论文,虽然不能获奖,但是论文中的一些很有价值的学术观点值得提倡,但却也因为没有获奖而被束之高阁。 (四)、档案人员写作功力欠缺 1995年至2000年,档案学术成果评奖活动征集到855篇学术论文,而仅有119篇论文获奖,占论文总数的14%。多数论文质量不高,反映出大部分档案人员的写作能力不容乐观。主要存在以下问题: 1、选题不当 爱因斯坦说过:“提出一问题往往比解决一个问题更重要,因为解决一个问题也许仅是一个数学上的或实验上的技能而已,而提出新的问题,新的可能性,从新的角度去看旧的问题,却需要有创造性的想象力,而且标志着科学的进步。”①对于一篇档案学术论文,有没有提出新的论点和问题,对档案工作是否具有指导意义,选题则是至关重要的第一步。在没有获奖的论文中,很多论文在选题上存在问题。有的论文作者将别人已经研究多年的问题作为选题,而自己又不提出新的观点和见解。比如“档案信息资源开发与利用”这一题目已经研究了好多年,如果不能有独到的见解则很难有所突破,而且容易出现抄袭的现象,让人一看便有似曾相识的感觉。还有的作者选题过大,在写作过程中往往不能坚持始终,无法驾驭全局。如一个基层单位档案人员的论文题目为《中国档案馆的演化及其依据》,这个题目需要作者对我国各级各类档案馆的起源、发展及其变化有深入、全面、系统的研究。而这篇文章最终因作者的材料依据不足,而没有写作成功。 2、文章缺乏新意,论述不够充分 这方面问题在大多数论文中普遍存在,也是导致论文写作质量不佳的重要原因。主要表现为以下几种现象:一是文章缺乏独到见解,观点陈旧,信息量小;二是文章论述一般化,洋洋洒洒数千字,却都是泛泛而谈,浮语虚辞,空洞无物;三是论点与论据不相协调,论据不够充分,文章缺乏说服力。 3、档案工作经验不能上升为理论 “档案工作经验是档案工作者在从事档案工作的实践中,对档案工作过程的各种表面现象的初步认识。”②“经验不是科学,只是处于较低层次的感性认识,它代替不了理论的指导作用”。③ 档案人员所撰写的论文,都能将自己在工作实践中遇到的问题叙述清楚,但是能将这些问题分析、总结并形成理论者甚少,因此许多文章缺乏理论深度,致使论文既没有什么学术价值,对档案工作实践也无指导意义。 笔者认为形成这一问题的原因主要有以下几个因素:一是基层档案人员长期在某一个单位从事档案工作,其工作经验不免带有-定的局限性,缺乏普遍意义;二是有些档案人员平时阅读档案业务书籍、报刊较少,对学术界发表的论文内容了解甚少,不能在较高的水准上作进一步思考;三是档案人员之间的交流较少,除定期参加协作组或学会组织的一些交流活动外,档案人员没有更多的机会就档案业务工作中的问题进行深入的沟通、分析与交流。写作缺乏理论基础,也就很难将工作经验升华为理论。 二、几点建议 档案人员学术研究水平的提高需要档案人员、档案行政管理部门及档案学术团体等多方面的共同努力。 (一)、档案人员应加强学习,勤于思考,勤于动笔。档案工作者应在繁忙的工作之余多阅读业务书籍、资料,善于对工作中遇到的问题,哪怕是很小的一个问题进行深入透彻的思考,并加强对档案学术研究的新成果、新知识、新观点的学习与了解,掌握档案学研究发展动向及学术动态,通过长时间的积累,提高自己的理论水平。 (二)、档案行政管理部门应为促进档案学术研究工作的开展创造便利条件,协调、处理好有关部门之间的关系,让学术研究工作在全市档案事业中发挥其应有的作用。如果把档案学术成果评奖与职称评定联系起来,将会更有效地激励档案人员从事档案学术研究。 (三)、北京市档案学会应针对每年的学术成果评奖召开讲评会,邀请参加评奖工作的评委对论文中普遍存在的问题进行讲评,让作者知道自己的论文究竟存在哪些问题和不足,从而能够有针对性地加以改进。通过论文讲评会,档案人员可以系统地掌握如何选题,如何调研分析、如何谋篇布局等要领,逐步提高写作技能。 (四)、北京市档案学会要鼓励、带动我市档案人员开展多种形式的学术研究,形成良好的学术风气。如制定课题,组织人员开展调研等,提高我市档案学术研究的层次和水平。 (五)、市档案学会及所属各学会、协会、研究会、学会分会及各专业学术委员会应充分发挥学术团体的作用,根据会员的知识需求,有针对性、目的性地组织学术研讨、学术论文交流、学术论文写作培训等活动,使档案人员有更多的机会学习交流,互通有无,博采众长。 (六)、市档案学会应加强档案学术成果的推广 首先要及时出版论文集,加强宣传。学术成果评奖之后,学会应及时将获奖学术论文出版发行,并将这一信息刊登于相关刊物上,让更多的部门和人员通过各种渠道了解有关档案学术成果的信息。其次要加强学术观点的交流与推广。对于那些虽然未能获奖,但是论文中包含一些具有学术研究价值、对工作实践有一定指导意义的学术观点,学会可以对其进行归纳、汇总,然后组织会员及档案人员围绕这些观点展开讨论,并可邀请档案界专家、学者参加研讨并及时解答档案人员提出的问题。 随着我市档案事业的不断深入和发展,档案学术成果评奖工作也需要不断完善和规范,从而为全市档案人员从事学术研究开辟更为广阔的空间。 档案学论文:我国档案学发展论文 【正文】 20世纪80年代以来,经过广大档案学理论工作者、档案教育工作者和档案实际工作者的共同努力,现代中国档案学取得了举世瞩目的成就,档案学的研究范围不断拓宽,档案学的研究内容逐步深化,档案学的学科地位也有了很大的提高。然而,毋庸讳言,现代中国档案学还存在着不少问题。笔者认为,要想保持档案学的繁荣局面,进一步健全和完善档案学的理论与学科体系,必须着重解决以下几个方面的问题: 一、建立档案学术规范。学术规范问题的优秀是学风问题,而学风的好坏直接关系到学科的生死存亡。总的来说,档案界的学风是比较好的,大多数档案学者都能做到理论联系实际,勤于独立思考,勇于开拓创新,并自觉抵制学术腐败,这是我国档案学持续快速发展的根本原因和不竭动力。然而,当前档案学研究中的确也存在着一些不良学风,如抄袭剽窃、自我吹嘘、互相吹捧、等。 没有规矩,不成方圆。虽然我们不能像对一般商品那样对档案学术研究设计出一套可以量化的、方便操作的标准,但在科学精神、文风文德、术语概念、学术评论等方面为档案学者制定出一些共同遵守的规范则是可行的,也是必要的。 (一)规范学术精神。鉴于档案学的学科特点,每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神,加强与档案部门合作,紧密联系档案工作实际,善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题,并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车,尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究,我们也不能脱离档案工作实际,因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉,我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论,也要实事求是、尊重历史事实,而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神,也是一种科学方法,彼此相辅相成,互为前提。 (二)规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受,才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此,档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风,不盲从、不迷信、不附和、不武断,独立思考,大胆创新,善于提出新问题,勇于开拓新领域,探求新知识,并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状,揭示档案工作规律,预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云,因循守旧,故弄玄虚,用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养,自尊、自信、自强、自律,淡泊名利,谦虚好学,不抄袭剽窃,不,把做人与做学问有机地结合在一起。 (三)规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理,在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关,剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念,重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念,使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。 二、健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此,适应社会和档案学发展需要,改革档案科研管理体制,已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致,抓大放小,充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构,负责制定国家档案学发展战略,确立档案科研布局,协调各档案学研究机构之间的关系,组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下,有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态,使之完成社会化的转变,成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构,并注重促进学术民主。 与此同时,要逐步改变目前的档案学研究方式,重建档案科研系统结构,实行档案学研究集约化,优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的,档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体,其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的,国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的优秀力量,档案学的整体水平能否提高,关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合,就必须建立档案科研共同体,即建立以学术带头人为优秀的档案科研小组(课题组)或档案科研开发群体。通过档案科研共同体,将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者,特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起,集中资源,取长补短,高质量地完成档案科研课题,并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。 另外,要研究档案学学科发展政策,制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容:一是从总体上对档案学的学科发展进行考察,研究需要制定什么样的政策,才能保证档案学理论体系的合理发展,才能使其同档案工作实践相适应、相协调:二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展,研究需要制定什么样的政策,才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲,就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策,档案学研究经费的划拨政策,档案学研究的国际交流与合作政策,档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图,是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案,要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究,又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律,紧跟现代科学技术的发展趋势,尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来,我国档案学术评论有了一定的发展,不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章,其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端,是一种可喜的现象。但是,我们也应该看到,档案学术评论所受到的重视与应受到的重视,还有不小的差距;档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用,也有不小的距离。也就是说,档案学术评论还没有被摆上应有的位置,研究水平还比较后,远远不能适应档案学发展的需要。 为进一步加强档案学术评论工作,当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作:第一,提高对档案学术评论重要性的认识。首先,档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用,了解档案学术评论的内容和范围,进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性,并把档案学术评论当作义不容辞的职责,切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划,定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论,积极撰写档案学术评论文章,藉此交流经验,逐步完善档案学术评论的内容,把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二,开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物,也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏,这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看,创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前,各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏,增加理论研究的比重,这对提高刊物的质量,扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三,建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体,因为这部分研究者为了教学的需要,大都对档案学进行了一定程度的研究,理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践,积极参与档案学术评论,对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑,发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军,应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。 四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件,主要有:向档案学研究系统给予政策支持的政策环境,向档案学研究系统输入科研人才的教育环境,向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境,向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境,向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境,接受与检验档案学理论的档案工作实践环境,以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。 应该肯定,改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强,档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是,不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如,档案学的学科地位始终得不到应有的重视,档案科研经费一直缺乏稳定的来源,许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁,等等。 针对上述问题,笔者认为当前我们应采取以下措施: 第一,加强宣传,深化研究,努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识,而且要宣传档案学及其知识体系,使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要,也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要;档案学的发展离不开各方面的支持与帮助,社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务;档案学只有与经济、科技、文化协调发展,才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动,以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论,不断深化档案学研究内容,努力提高档案学的科学水平,使档案学在现代科学中真正占有一席之地。 第二,多方筹措科研经费,增强档案学研究系统的活力。建议国家档案局在“科技三项费用”之外设立一种档案科研专向基金,或向国家科技部申请增加“科技三项费用”的额度,以资助重大或具有典型意义的档案学课题研究。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关应根据需要和可能,划拨一定的经费,专门用于档案科研工作。各级档案学会也要通过各种方式筹集科研经费。此外,档案学研究者要认真组织力量,积极申请国家和地方社科、教委及其他基金项目,也可利用自己在专业知识、科研能力等方面的优势,与其他单位联合开展档案学理论研究,以缓解档案科研经费紧张的矛盾。 第三,建立、健全档案科研成果的推广机制,改善档案工作实践环境。首先,要建立、健全档案科研成果的推广机制,使档案学理论能够快速、顺利地运用于档案实际工作,发挥其对档案工作实践的指导、规范作用。其次,要有针对性地开展档案教育培训,注重实效,尽快提高档案工作者的业务素质及理论水平,增强其接受、消化、运用档案学理论的能力。 五、建立、健全文献检索体系。应该说,近年来我国档案学界在建立文献检索体系方面确实已经做了较大的努力,如中国人民大学档案学院编著的《档案学论著目录》将1911—1993年间出版(发表)的论著、教材以题录、书目的形式按专题汇集在一起;不少档案学期刊已入编《中国学术期刊(光盘版)》;中国人民大学书报资料《档案学》每期除了全文复印转载若干文章以外,还按专题公布有关论文索引。这些努力为档案学研究者查阅文献资料提供了一定的方便。然而,仅此还不能满足档案学研究者对文献资料的需要。我国现有各种档案学期刊100多家,而被《档案学》、《中国学术期刊(光盘版)》收录的只是其中的一小部分。因此,有关部门应高度重视这项工作,充分利用原有基础,建立、健全档案学论文检索体系,全方位、多角度地为档案学研究者提供服务。具体措施有:第一,定期出版《档案学论著目录》;第二,扩大《档案学》(复印资料)的收录范围;第三,积极创造条件,争取尽可能多的档案学期刊入编《中国学术期刊(光盘版)》;第四,每年编制一套涵盖面广的档案学论文索引。 档案学论文:我国档案学研究对策研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:我国档案学研究对策研究论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:国内档案学研究与对策论文 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学史研究论文 【摘要题】理论探讨 【正文】 中国档案学史研究不仅具有较高的理论价值,而且具有较大的实践意义。对中国档案史进行系统的梳理和评价,有利于提高档案学的科学水平,完善档案学理论与学科体系,丰富档案学的研究内容。同时,研究中国档案学史可以帮助我们反思我国档案学发展过程中的经验教训,扬长避短,增强档案学理论的针对性和适用性,更好地发挥档案学理论对档案工作实践的指导、规范作用,从而加快我国档案事业的发展步伐,提高档案的科学管理水平,为社会各项工作提供优质、高效的服务。 一、孕育时期的中国档案学(思想) 在长期的档案工作实践中,我国历代档案工作者积累了比较丰富的档案管理经验,为中国档案学思想的孕育创造了一定的条件,同时也为日后中国档案学的创立提供了宝贵的思想资料。 孕育时期的中国档案学思想主要体现在档案文献编纂方面。在我国长达两千多年的封建社会里,孔子、刘知几、司马光、章学诚等历史学家、文献学家、教育家在文献整理和史学研究的实践中,熔目录学、版本学、校勘学、历史编纂学及档案文献编纂的理论和方法于一炉,对档案文献编纂的原则和方法进行了认真的探讨和总结,提出了不少有价值的见解,为我国档案文献编纂学的形成和发展奠定了较好的基础。特别值得一提的是,宋代的几位档案工作者(架阁官)还就档案管理的一些具体问题进行了研究,这是迄今为止我国已发现的最早的档案学文献。此外,在我国历代奴隶、封建王朝颁布的有关文书、档案工作律令、制度及当时的文书、档案工作实践中也蕴涵着一些档案学思想。 孕育时期的中国档案学思想具有以下特点:(一)研究主体的非专业性。由于缺少档案教育,我国在封建社会始终未能建立起一支结构合理的档案专业队伍,因此这一时期档案学思想的形成主要归功于史学工作者和主管文书、档案工作的官吏。(二)研究行为的无意识性。我国封建社会的档案学思想是在史学研究和文献整理的过程中不自觉地形成的,是以其他活动的副产品的形式出现的,其提出者并未意识到自己是在进行档案学研究。(三)思想资料的分散性。孕育时期的中国档案学还不是完备形态的科学,只是一些零星的档案学思想,且分散在法典、制度和史家著述中,没有专门的档案学论著,未能形成严密的知识体系。(四)思想内容的继承性。孕育时期的中国档案学思想前后相继,历代相因。(五)思想范围的狭窄性。孕育时期的中国档案学思想只是为(文书)档案管理学、文书学(史)、档案保护技术学、档案文献编纂学、中国档案事业发展史等少数分支学科的创建积累了一些思想资料,而对科技档案管理学、专门档案管理学及档案学原理、档案术语学等绝大多数分支学科则少有贡献。(六)思维层次的经验性。孕育时期的中国档案学思想大多属于“就事论事”式的经验之谈,抽象性、概括性不够,思辨的成分较少,未能上升到理论的高度。 孕育时期的中国档案学思想之所以会出现上述特点,是因为:(一)我国封建社会形成的档案数量较少且总体上处于分散保存状态,档案管理方法简单,对档案学理论的需求不甚迫切。(二)以史官为主体的档案工作者大多实行世袭制,父传子,子传孙,代代相沿,因循守旧,传统经验根深蒂固。(三)封建社会的生产力不发达,科学技术落后,其档案大多是围绕着帝王将相的政务活动和饮食起居而形成的文书档案,科技档案和其他专门档案只占有很小的比例。(四)在封建社会,档案工作始终没有发展成为一项独立的事业,一直是以文书工作的后缀部分存在的,“政治”、“存史”是其两大主要职能,机要性、保密性十分突出,因此,孕育时期的中国档案学思想只能局限于具体的档案管理方法和经验的总结,只是在与文化关系比较密切的档案文献编纂领域有所贡献。 孕育时期中国档案学(思想)的主要成就及其对当代中国档案学和档案工作的借鉴意义表现在以下几个方面:(一)提出了“述而不作”、“多闻阙疑”等一系列档案文献编纂原则和方法,为我国档案文献编纂学的建立和发展奠定了比较扎实的思想基础,为当代我国档案文献编纂工作提供了丰富的实践经验。(二)提出了许多档案管理原则和方法,为我国档案管理学的创立准备了珍贵的思想资料。(三)对档案和档案史料汇编的作用和意义进行了比较深入的探讨,为我们进一步研究这些问题奠定了基础。(四)在档案库房建筑及档案保护方面积累了许多足资借鉴的经验。 二、创立时期的中国档案学 辛亥革命以后,孕育于封建社会中的中国档案学思想发展迅速,开始向科学形态演变。至20世纪30年代,近代中国档案学终于建立起来,其主要标志就是十三本档案学“旧著”的问世。这些论著对档案定义、档案的范围、档案的作用、档案行政、档案分类、档案立卷、档案的编目、档案的鉴定与销毁、档案保管与保护、档案的编辑与公布等问题进行了比较全面的探讨。 近代中国档案学产生的主要原因有:(一)档案工作实践的发展是近代中国档案学产生的内在动力。(二)以文书档案改革为主要内容的“行政效率运动”是近代中国档案学产生的直接诱因。(三)大规模的明清档案整理运动是近代中国档案学产生的重要助推器。(四)档案教育的创办是近代中国档案学的催生素。(五)国外档案学的发展经验为近代中国档案学的创立提供了借鉴。(六)我国古代档案学思想为近代中国档案学的创立准备了比较充分的思想资料。 近代中国档案学呈现出以下特点:(一)研究主体的多元性。参与近代中国档案学研究的既有档案工作者,也有行政界的官员,又有史学工作者,还有档案专业教师,研究主体呈现出多元化的格局。(二)研究内容的系统性。近代中国档案学者对档案的定义、范围、作用、文书与档案的关系、档案管理的组织形式与机构设置、档案的点收、登记、整理、分类、立卷、编目、排列、鉴定、销毁、保管期限、保管、保护、档案人员的素质与培养、中国档案史、外国档案史及文书档案连锁法等诸多问题都进行了系统的研究。(三)研究对象的模糊性。近代中国档案学者对档案学的研究对象还不是十分清楚,大多把档案工作当作文书工作的一个部分进行研究。(四)研究方式的移植性。近代中国档案学大量地继承、借鉴了我国古代档案学思想及欧美档案学和图书馆学的理论与方法,真正属于自我创新的东西并不多。(五)研究范围的局限性。近代中国档案学基本上没有突破机关文书档案管理的界限,而有关档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案宣传工作以及科技档案工作和其他专门档案工作的研究成果则几乎处于空白状态。 近代中国档案学的成就主要表现在如下几个方面:(一)建立了早期中国档案学的基本体系,将档案学引进科学的殿堂。(二)提出了一系列前所未有的新观点,深化了对有关问题的认识。(三)构建了档案管理学的基本框架。(四)摸索出一些好的档案学研究方法。 这一时期中国档案学存在着以下几个方面的问题:(一)学科体系不健全。近代中国档案学者的理论建树主要表现在文书档案管理学方面,而对科技档案管理学、档案文献编纂学、专门档案管理学等其他档案学分支学科则少有贡献。(二)研究范围过于狭窄。近代中国档案学是以机关档案工作实践经验为基础建立起来的,其主要思想、观点、原则和方法一般都带有机关档案工作的烙印。(三)研究水平不高。近代中国档案学的研究成果一般表现为直接经验材料的堆积和局部经验的个人总结,缺乏高度的理论抽象与概括。(四)在移植、引进国外相关理论的过程中存在着比较明显的“食洋不化”、“囫囵吞枣”的现象。 三、发展时期的中国档案学 新中国成立至20世纪60年代中期,我国档案学界对档案、档案工作及档案学本身的许多问题均进行了比较全面、深入的研究和探讨,内容涉及档案学基础理论、应用理论及应用技术等各个方面,取得了丰硕的成果。 这一时期的中国档案学呈现出以下特点:(一)指导思想的科学性。新中国档案学者们运用马列主义——辩证唯物主义和历史唯物主义的观点科学地分析和探讨了档案概念的本质、档案的作用、档案和档案工作的起源、档案工作的矛盾和规律、档案室工作与档案馆工作的关系,提出了许多新观点,极大地丰富了档案学的研究内容,提高了档案学的理论水平。(二)研究内容的系统性。现代中国档案学者初步建立起一套基本符合中国国情、档情的档案术语、概念和统一自洽的档案学理论体系,并据此建立起相应的档案学分支学科。(三)研究范围的广泛性。现代中国档案学既研究机关文书工作和档案室工作,也研究档案馆工作;既研究文书档案管理的原则与方法,也研究科技档案和专门(特种)档案的管理原则与方法;既研究档案和档案工作,也研究档案学自身。(四)研究成果的概括性。现代中国档案学者对档案、档案工作及档案学自身的诸多基本理论问题进行了比较深入的研究和探讨,对蕴藏其中的本质和规律进行了深层次的理性思辨,其研究成果的概括性、抽象性有了实质性的提高。(五)研究主体的群众性。从事现代中国档案学研究的既有档案学理论工作者,又有档案实际工作者(包括各级档案部门的领导),还有史学(方志学)工作者。 发展时期中国档案学的主要成就有:(一)档案学的学科地位得到明显提高,第一次以独立学科的身份屹立于科学之林。1956年4月国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》和同年6月国务院科学规划委员会制定的《一九五六——九六七年哲学、社会科学规划纲要(草案)》都将档案学列为独立学科。(二)初步建立起现代中国档案学理论与学科体系。至20世纪60年代初,我国档案学界先后编写出版了《档案管理学》、《文书学》、《中国国家机关史》、《中国档案史》、《文件材料保护技术学》、《档案文献公布学》、《技术档案管理学》、《档案学概论》、《影片、照片、录音档案管理》等教材,一个由多门分支学科组成的现代中国档案学学科体系已经初步形成。(三)编写了新中国第一批较有影响的现代档案学著作,如《档案管理法》、《历史档案整理法》、《档案学基础》、《档案管理学》等。(四)对诸多档案学基本理论问题进行了开创性研究,增强了档案学的理论色彩。(五)极大地拓展了档案学的研究范围。(六)档案保护技术研究取得了一定的成绩。(七)锻炼和造就了一支档案学研究队伍。 这一时期中国档案学主要存在着以下几个方面的问题:(一)过分强调档案、档案工作和档案学的阶级性,忽视档案、档案工作和档案学的普遍性。(二)在“”时期,我国档案学界也犯了“冒进主义”错误。(三)在学习前苏联档案学的过程中存在着一定程度的教条主义现象。(四)档案学理论与学科体系不完整,整个档案学研究还显得比较粗糙。(五)研究方法比较单一,定量分析方法、比较方法、系统方法运用较少。 四、停滞与倒退时期的中国档案学 1966年5月至1976年10月,由于、两个反革命集团的破坏,我国档案事业遭到了毁灭性的打击,档案学研究也未能幸免,许多有志于档案学研究的档案干部或被赶出档案部门,或被迫害至死;中国人民大学历史档案系也被打成了档案界的“反革命”、“三家村”之一和“贩卖封资修黑货的大本营”,不少骨干和教师被打成“叛徒”、“特务”;国家档案局档案科研所被撤销。这一时期,档案学研究不但没有发展,反而出现了停滞甚至倒退。 五、恢复与繁荣时期的中国档案学 “”结束以后,我国档案学研究重新焕发出生机与活力,迅速地恢复、发展起来,并呈现出欣欣向荣的喜人景象,在我国档案学的发展史上矗立起一座新的丰碑。这一时期中国档案学的研究内容极其丰富,几乎涵盖了档案学的所有领域。 恢复与繁荣时期中国档案学的基本特点有:(一)研究范围的广泛性。这一时期中国档案学的研究范围得到了极大的拓展,从档案到档案工作到档案学本身,从档案室工作、档案馆工作到档案事业管理工作、档案教育工作、档案法制工作直至档案科研工作本身,从文书档案工作到科技档案工作和其他专门档案工作,从历史到现实,从国内到国外,都有一大批成果问世。(二)研究内容的综合性。自20世纪80年代起,我国档案学者积极引进与移植相关学科的理论与方法进行档案学研究,这不仅拓宽了档案学的研究领域,而且开阔了档案学者们的研究视野。(三)研究方法的多样性。当代中国档案学者逐步摸索出多种行之有效的研究方法,基本上建立起比较完整的方法论体系。(四)研究成果的时代性。新时期的档案学研究者密切关注档案工作发展的时代脉搏,紧紧围绕党和国家的中心工作及档案工作中的热点和难点问题,积极开展档案学研究,因而其成果具有鲜明的时代色彩。(五)研究行为的组织性。1980年以后,我国从中央到地方及一些专业系统相继成立了档案学会,国家档案局和部分省级档案局还先后设立了专门的档案科研机构,档案学研究主体的组织性和协作精神明显增强。(六)理论和观点的抽象性。近二十年来,我国档案学界越来越重视对档案学基本理论问题的研究,档案学研究成果的学术水平明显提高,思辨色彩日益浓厚。 恢复与繁荣时期中国档案学的成就主要体现在以下几个方面:(一)档案学学科体系走向成熟与完善。分支学科的纷纷创立,使现代中国档案学已经从单一的学科发展成为内容丰富、结构合理的学科群体,档案学的理论与学科体系也因此而显得更加丰满和健全。新时期的档案学建设已逐渐与档案专业的课程建设分道扬镳,已经从具体学科建设和档案教育的课程建设入手的自然建设发展阶段转入从整体系统上设计一个科学体系结构,并有计划地按照这个结构去进行建设的自觉发展阶段。(二)档案学的学科地位有了进一步提高。档案学研究被列入《全国哲学社会科学研究规划》、《科学技术发展十年规划》,《当代中国的档案事业》、《中国大百科全书》档案学卷的编写出版被纳入《当代中国》丛书和《中国大百科全书》总的编辑出版计划当中;档案学的研究项目被列入国家社科基金、国家自然科学基金项目指南;国务院学位委员会成立了图书情报档案专业评议组,负责图、情、档三个专业的硕士学位点、博士学位点和国家社科基金项目的审批;1997年,国务院学位委员会将档案学的学科归属由历史学调整为管理学,与图书馆学、情报学一起组成一级学科。(三)档案学基础理论研究全面推进,填补了许多空白。档案学界除了对前人已经探讨的档案学基础理论问题进行深化研究以外,还努力开辟新的档案学基础理论研究领域,对前人未曾涉及的诸多档案学基础理论问题进行了全面的研究,其成果更为系统、深刻,更能反映档案、档案工作和档案学的本质与规律。(四)档案学应用理论研究的范围不断扩大,内容日益细化。我国档案学界一直非常重视档案学应用理论研究,其成果在整个档案学研究成果中始终占有很大的比例。这一时期,档案学界除了继续深入探讨文书档案、科技档案及影片、照片、录音档案的管理理论、原则和方法以外,还对各种专门档案的管理理论、原则与方法进行了全面、系统的研究,并在许多方面取得了重大突破。(五)中外档案事业史研究不断深入。与前相比,这一时期的中国档案事业史研究更为深入、细致,不仅出版了档案专门史和断代史专著,而且研究的内容也更加全面,涉及档案、档案工作、档案机构、档案人员、档案教育、档案文献编纂、档案学思想与理论等各个方面,在许多领域都取得了富有创建性的成果,并且纠正了一些讹误。我国档案学界与国际档案界的联系越来越密切,对外国档案学理论及档案工作实践的了解越来越全面,先后翻译、编写了一批外国档案事业史论著。(六)档案学应用技术研究成就喜人。在档案库房建筑、档案装具、温湿度控制、档案制成材料的耐久性、褪色档案字迹的恢复、机械化档案修裱、运用现代科技管理档案等方面的研究都取得了举世瞩目的成就,其中有不少成果属于世界首创,处于国际领先水平。(七)档案学术气氛更加活跃,档案学术评论健康发展。党和国家制定了一系列有利于档案学发展的方针、政策,倡导并鼓励大家开展档案学术讨论。学者们本着“真理面前人人平等”和“与人为善”的原则,心平气和地开展档案学术批评,大家互相探讨,互相补充,互相争论,互相商榷,或达成共识,或取长补短,或共同提高,或有所启迪。(八)建立了档案学科研课题的立项审批制度和优秀科研成果奖励制度。在科研课题的申请立项和优秀科研成果的评奖方面,档案学获得了与其他学科完全相同的机会和待遇。(九)档案学研究队伍进一步壮大。越来越多的人相继投身于档案学研究,档案学的研究队伍日益壮大,这不仅表现为数量的增长,而且表现为质量的提高。从事档案学研究的既有专职档案科研人员、档案专业教师,又有档案实际工作者,还有来自于其他学界的研究者。 这一时期中国档案学存在着以下几个主要方面的问题:(一)档案学研究的集约化程度低,低水平重复现象比较严重。(二)部分档案学术语(概念)、理论不严谨。(三)在移植和引进其他学科理论与方法的过程中存在着一定程度的“食而不化”、“生搬硬套”现象。(四)部分档案学者对待外国档案学理论不够理智、客观,感情色彩浓厚。(五)故弄玄虚,隔靴搔痒。(六)在评价档案学遗产时,部分档案学研究者陷入了的泥潭。(七)定量分析法在档案学研究中的运用尚有不尽如人意之处。 鉴于上述问题,笔者认为当前我们应着重解决以下几个方面的问题:(一)建立档案学术规范。(二)健全档案科研管理体制,研究档案学发展战略。(三)进一步加强档案学术评论工作。(四)努力改善档案学研究系统的外部环境。(五)建立、健全文献检索体系。 六、中国档案学的发展规律及其发展趋势 中国档案学在其发展过程中除了体现出从无到有、从分散到系统、从低级到高级、从肤浅到深入、从简单到复杂等科学发展的一般规律以外,还呈现出如下一些发展规律:(一)档案工作实践的需要是档案学发展的内在动力。档案工作实践不仅规定着档案学理论研究的对象和范围,而且决定着档案学的发展规模、速度和水平;档案工作实践也是检验档案学理论正确与否的惟一标准;档案工作实践还是档案学理论不断补充、修正和完善的原动力。(二)结构合理的科研队伍是档案学发展的关键因素。开展档案学研究,铸造档案学的繁荣局面,离不开一支结构合理、精干高效的档案科研队伍。不同岗位、不同职业、不同学界的档案学研究者各有千秋,优势互补,共同推动着当代中国档案学快速向前发展。(三)稳定的政策是档案学发展的根本保证。档案学的兴衰、成败与国家的政治环境有着密切的关系,国家的直接关心、重视与支持更是档案学健康发展的政策保证。(四)经济、科技、文化是档案学发展的必要条件。经济是开展档案学研究的重要物质基础,对档案学的发展规模、速度和水平起着一定的制约作用。科技的发展导致档案学研究范围的拓宽,并促使档案学界及时地进行理论补充、修正和完善。学术研究空气活跃,文化事业发达,就会推动档案工作和档案学的发展。(五)中外档案学术与业务交流是档案学发展的外部动力。国外档案学的传入对于我国档案学的建立和发展起到了一定的促进作用,我国的许多档案学理论也因此而更加充实和完善。 中国档案学将朝着以下几个方向发展:(一)档案学的研究范围将进一步拓宽。随着我国档案事业的不断发展,未来中国档案学的研究领域将进一步扩大,许多目前尚未引起档案学界普遍重视的问题将成为档案学者们悉心探求的重要领域,并将涌现出一批新的分支学科。(二)档案学的研究内容将逐步深入。随着定量分析方法的广泛运用,今后我国档案学界一定会在现有基础之上对档案学的众多基本理论问题进行更加深入的研究,中国档案学的理论水平将会跃上一个新的台阶。档案学的史学研究也将朝着纵深方向发展,在断代档案工作史、专门档案工作史、地方档案工作史研究领域将会取得全面进展。档案学的应用理论与技术研究也将趋向专深,以档案工作各环节、各程序为依托的新的档案学分支学科也将不断产生。(三)档案学研究的集约化程度将不断提高。越来越多的档案学者已逐步认识到开展集约化研究的必要性和优越性,并开始尝试通过组建科研共同体的形式来进行档案学研究,相信我国档案学研究的集约化程度将随着档案科研主、客观条件的日益成熟而不断提高。(四)档案学研究的综合性、系统性将更为明显。引进与吸收相关学科的理论、方法,使其与档案学相互渗透而形成交叉学科或横段学科,这是未来档案学分支学科产生的主要方式。定量分析方法将越来越受到我国档案学界的重视,含有定量分析研究成分的档案学论著将不断增加。(五)档案学基础理论研究和应用理论与技术研究之间互相交错、互相转化的趋势将日渐突出。档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间没有不可逾越的鸿沟,纯粹的档案学基础理论研究和彻底的档案学应用理论与技术研究都是不存在的,二者从来就不是完全对立、截然分开、水火不容的,而是相互包含、相互交叉、相互渗透的。可以预见,二者之间互相结合、互相作用、互相转化将会更加紧密、更加迅速。(六)档案学研究将逐步融入国际档案学的洪流之中。在档案学研究中,世界各国之间存在着许多共性的课题,它们既包括许多应用理论与技术问题,也包括不少基础理论问题。不难想像,随着国际档案业务与学术交流的不断增多,我国档案学研究最终将成为国际档案学研究的一个组成部分。 档案学论文:我国档案学发展趋势论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:档案学研究发展论文 一、跨世纪的展望 中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为优秀,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代①;正回顾着即将过去的20世纪,正接受着新世纪的召唤。档案学的发展需要理性的总结和反思,同时,也需要对未来作科学的预测和展望。 1996年在我国召开的令档案界瞩目的第十三届国际档案大会,对世纪末的档案工作进行了全方位的回顾与展望。自此,总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。如,吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”观点②;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态:即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权等五个学术新观点③;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机④;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点⑤;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议⑥;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考⑦;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈等等,都很有代表性。 二、学术发展的五大特征 1、深入细化特征 我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系,相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,既便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。 2、吸收创新特征 档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。 3、求实应用特征 近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,在世纪之交,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如,在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。 4、零整结合特征 我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步,可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。据统计,截止1996年我国各级档案部门档案专业技术职务“研究馆员”159人;“副研究馆员”2128人;“馆员”13186人;“助理馆员”14146人,“管理员”4688人⑧,这些都是正在从事和潜在的专、兼职学术研究人才。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如《全国档案事业发展“九五”计划》中所列的“2110年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”⑨等等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合发展的态势。 5、百家争鸣特征 由于历史的原因,我国档案学术观点和档案研究力量受中国人民大学档案系和国家档案局的影响较大,这是很正常的,因为这是新中国档案事业和档案学科以及档案人才的摇篮和基地,这是值得肯定的。但随着时代的发展,随着学术的进步,长期一个声音,一种观点,对理论研究是不利的。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣 的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现百花齐放、百家争鸣的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。 三、对策 1、肩负使命感 世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机,同时也向我们提出了挑战。我们肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养是跨越世纪、谋求发展的重要基础与必备条件,面对未来,我们既充满信心又感知差距。在信息时代,在知识经济即将到来的时代,我们应扪心自问:我们是否已经具备了迎接挑战的能力与素质是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的诸多课题,解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题一句话,作为跨世纪的人,我们是否充分做好了跨世纪的各种准备清醒地认识自己,清醒地认识现状,清醒地认识未来,把责任感、使命感与时代的脉博联系起来,与档案事业的发展和档案学术的繁荣紧密结合起来。 2、倡导学习之风 学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我国的档案学术研究的发展引向深入,引向21世纪,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和优秀的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求,更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我国的档案学术研究在建国以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华了档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际、甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我国的档案学术研究的发展在跨世纪的历史时刻才会有一个新的突破与飞跃。 3、加快人才培养 跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力,研究的能力,表达的能力等。第三,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。同志讲:“综观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们;又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望。” 档案学论文:基于CNKI的国内档案学博硕士学位论文研究 摘 要:本文以1065篇国内档案学博硕士学位论文为例,全面分析了学位论文的施引及被引信息,以管窥国内档案学博硕士的学术视野及其在学术界的影响。本研究建议各高校重视研究生科研能力培养问题及学位论文开放获取问题,同时建议国内档案学界加强与其他学科的交流。 关键词:博硕士学位论文;档案学;引荐分析法;Dh指数;文献计量 作为博硕士多年学习成果的结晶,每篇博硕士学位论文或多或少总有创新之处,蕴藏着一些有价值的学术思想。而且作为完整的学位论文通常须系统性征引大量国内外相关文献,故经由众多博硕士集体鉴赏、评估的研究主题、参考文献等信息对我们探测学术前沿非常有价值。开发博硕士学位论文资源不仅能够揭示博硕士的学术贡献,促进学术界的知识交流与共享,也能够提升学位授予机构的学术影响力。本文以档案学博硕士学位论文为出发点,综合运用文献计量、内容分析法、引文分析法等多种方法,从施引和被引角度全面探析国内档案学博硕士学位论文的发展现状及存在的问题。 1 数据来源及方法 笔者于2016年6月8日在中国知网博硕士数据库中检索了有关数据,将学科专业名称限定为“档案学”,时间段为2004-2015年,共得到1065篇文章。在数据采集过程中,不仅采集了全部档案学博硕士学位论文(以下简称学位论文)的题录信息,还采集了高影响力学位论文的被引信息及部分学位论文的施引信息。在采集题录信息的过程中,首先利用CNKI的文献导出功能采集了作者、篇名、导师、学校等信息,然后从网页上抓取每篇论文的被引次数、下载次数等数据,接引信息。在采集题录信息的过程中,首先利用CNKI的文献导出功能采集了作者、篇名、导师、学校等信息,然后从网页上抓取每篇论文的被引次数、下载次数等数据,接着用自编程序将属于同一篇文献的信息整合在一起。在采集引文信息过程中,共采集了被引次数大于等于5的学位论文的2389条施引信息,以及2014年的136篇学位论文的7632条参考文献信息。 本文通过分析学位论文的参考文献研究档案学博硕士的学术视野,通过分析引用学位论文的施引文献来观察学术界对有关成果的关注度,这两个角度有助于更全面地挖掘档案学博硕士的学术兴趣和影响力。分析高频引证行为可揭示施引者视角的学术交流图景,同时客观地评估被引对象的真实学术影响,故本文在挖掘引文信息时采用引荐分析法[1],将引荐阈值设为2,即施引者对同一对象的2次及以上引用方视为一次引荐。将《档案学通讯》《档案学研究》《中国档案》《兰台世界》《浙江档案》《北京档案》《档案管理》《档案与建设》《山西档案》等档案类北大版优秀期刊在CSSCI数据库中的被引数据进行整合,运用h指数批量统计法[2]得到档案学界全部主流学者的领域内h指数,以此作为表征作者学术地位的指标。在分析学位论文的学科影响力时,采用2014版北大优秀期刊的学科分类对有关期刊进行标注。 2 学位论文的施引和被引分析 分析学位论文的施引与被引情况可了解档案学博硕士的学术视野及被认可程度,本节从文献类型、引文文献的作者、期刊学科类型、学位授予单位等方面进行论证。 2.1 文献类型分析。提取2014年136篇学位论文的参考文献并统计其类型及次数,得到中文期刊(5109次)、图书(1225次)、英文期刊(832次)、学位论文(465次),这显示出档案学博硕士在消化吸收知识方面的文献类型偏好和能力。提取学位论文被引文献并统计其类型及次数,得到学位论文(1380次)、中文期刊(965次)、会议文献(43次),这揭示了学位论文成果的市场影响特征。从上述数据可以看出,博硕士所引用的文献类型比较丰富,但中文期刊论文所占比重很大,同时也少量引用了博硕士论文、英文期刊和图书;而学位论文的消费者主要是博硕士学位论文和期刊论文。与情报类学位论文相比,档案学学位论文所引的英文文献数量明显偏少。 2.2 作者分析。本文以引文中的第一作者为研究对象分析学位论文的引荐和被引荐情况,采用Dh指数标记其学术地位,以探讨档案学博硕士所关注学者与所影响学者这两类群体的学术影响力差异。 2.2.1 参考文献作者分析。为探讨学位论文作者的学术偏好,需对其引用学者的学术地位和被引次数进行分析。将样本中全部学位论文参考文献中的作者信息进行汇总,统计作者的被引次数和被引荐次数,用Dh指数表征其学术地位,最后得到样本(136篇)学位论文高度关注的学者名单,如表1所示。 据任红娟(2013)[3]利用2003-2012年CSSCI档案学来源期刊的被引数据进行的研究,被引次数在20次及以上的高影响力学者依次为:冯惠玲、何嘉荪、胡鸿杰、周毅、傅荣校、安小米、丁华东、何振、张辑哲、王英玮、张照余、周耀林。这与利用学位论文引证数据得到的表1榜单有较大差异,两份名单中的相同部分均以粗体标识。这两份榜单揭示了档案学高影响力学者群体在期刊论文和学位论文中的影响力差异。结合表1数据和学位论文题录信息可知,由于论文选题等原因,博硕士引用较多的学者除业内高影响力学者外,还参考了其导师的有关成果。此外,表1所列学者大多与中国人民大学有较深的学术渊源,如冯惠玲、黄霄羽、邓绍兴、胡鸿杰、安小米、李扬新、张会超等,这印证了中国人民大学在档案学界的强大影响力。 2.2.2 施引者分析。为分析学位论文的影响力,需对施引者的学术地位和引证行为的有效性进行评价。本文用Dh指数表征施引者的学术地位,用引用次数不少于2次的引用行为界定高频施引者,即引荐者。表2列出了部分被引次数较高且被引荐次数≥2的学位论文所影响到的学者及其学术地位信息。 由于Dh指数与h指数一样都和研究者的资历正相关,我们借助Dh指数可知表2所列施引者的学术影响力较小且资历较浅。这说明即使是高影响力学位论文也尚未得到业内主流学者的重视。对比表1和表2数据可知,博硕士所引荐群体的学术资历要比引荐博硕士论文群体的深。这说明尽管博硕士在撰写学位论文时参考了许多高影响力学者的成果,但其产出的学位论文的影响力偏弱,仅能影响少数学术地位较低的学者。 2.3 学科影响力分析。对学位论文所引用期刊和引用学位论文的期刊进行统计,并利用自编程序按照2014版北大优秀期刊的学科分类对这些期刊进行标记,得到这些期刊所属的学科,所得部分数据如表3所示。 从表3可以看出,TOP10学位论文引用期刊全部为中文档案类期刊,其中8家期刊为2014年北大版优秀期刊。此外,分析全部引用数据可知,学位论文引用频次较高的其它期刊多属于图书馆事业、情报学。这说明档案学学位论文征引较多的是中文档案类论文,也参考了一定数量的中文图书馆学、情报学论文,但对外文成果的关注不够。 从被引数据看,学位论文的研究成果主要被《兰台世界》《办公室业务》等档案类非优秀期刊引用,而来自本专业优秀期刊的引用相对较少。除此之外,学位论文还被图书馆事业、信息事业、综合性人文、社会科学、自动化技术、计算机技术等领域的期刊少量引用。这说明学位论文的参考价值有限,跨学科影响力较弱。 综合分析学位论文的参考文献数据和被引数据,我们不难看出国内档案学博硕士在与其他学科的学术交流方面较为保守,学术视野不够开阔,需加强对其他学科成果及档案学国外成果的关注和利用。这与王新才[4]等给予档案学优秀期刊参考文献的研究结论是一致的。 2.4 学位授予机构分析。为探讨档案学学位授予机构的学术影响力,本文尝试分析学位论文广受关注的高校和重视利用学位论文成果的高校。汇总各高校2004-2015年的高影响力学位论文的被引信息(单篇论文被引次数≥5),得到各学位论文授予机构在CNKI数据库中展示出的学术影响力,如表4所示。为深入探讨各高校对学位论文成果的关注和利用情况,本文还从学位论文施引角度进行了挖掘。由于采集整理学位论文的施引信息相当于建立小型专题引文库,工作量很大,故本文仅整理了2014年136篇学位论文的施引信息略作示例,所得结果如表5所示。 由表4和表5可知,在某些高校缺席的情况下,安徽大学、黑龙江大学、山东大学、云南大学、南昌大学、辽宁大学、郑州大学、吉林大学、福建师范大学、广西民族大学、苏州大学、浙江大学等高校的学位论文在校内外均产生较大的影响,而且重视利用档案学研究成果的高校和受档案学界关注的高校重合度较高。这些在档案学博硕士中产生一定影响的高校均较为重视利用档案学学位论文成果。这在一定程度上说明学位论文的开放获取对提升学位授予机构的学术影响力有着积极影响。 3 分析与讨论 3.1 研究中发现的问题。 3.1.1 CNKI收录学位论文信息不全。从收录的院校来看,武汉大学有26篇,中国人民大学只有4篇,而南开大学的学位论文没有被收录。从收录的时效性来看,近两年的文章数有所下降,这与学位论文呈现上升趋势有一定的冲突,说明近两年的学位论文还没有全部上传。此外,本研究还发现CNKI所提供的学位论文参考文献有时要比原文少。 3.1.2 部分档案学学位论文的创新性较差。学位论文引用了大量的文献,其中不乏名家之作,但引用学位论文的文献多为学位论文,且施引者的学术地位普遍较低。这与杨奕虹等[5]认为我国博士学位论文的被引率普遍较低的观点是一致的。这说明档案学博硕士参考了大量文献撰写出的学位论文并未得到学术界的广泛认可,这可能意味着很多学位论文缺乏创新,而这正是导致被引偏低的根本原因。 3.1.3 档案学学科相对封闭。学位论文所征引的期刊多为档案类期刊,而引用学位论文的期刊也多为档案学期刊。此外,关注档案学博硕士学位论文的高校与档案学博硕士学位论文影响到的学校高度一致。这说明档案学科相对封闭,很少参考其它领域的成果,其影响力尚未辐射到其他领域,而知识交流也主要局限在几所高校间。 3.2 对策与建议。 3.2.1 针对数据收录不全的问题,建议有关方面加大学位论文数据开放及整合力度。从本文的研究来看,不、延迟或仅少量学位论文会直接影响高校的实际学科影响力。从长远看,将学位论文深锁闺中不仅会降低学位论文的学术影响力,进而影响高校的学术声誉,同时也会由于缺乏外界的评判和反馈而导致学位论文质量的下降。因此,各高校应重视学位论文的开放获取问题,这不仅有助于促进学术交流,也能对广大师生进行有效的激励,从而提升本机构的学科影响力。此外,针对部分数据缺失问题,建议各方尽量提高专业化服务水平,缩短数据更新周期,加强数据校验,减少学位论文数据缺失现象。 3.2.2 各高校应重视并加强研究生的科研能力培养。各高校应加强对研究生的要求,导师也应在日常的学术研究中多鼓励研究生从事创新性探索,研究生也应有紧迫感,广泛阅读中外文文献,开阔视野,努力提升科研水平,进而从根本上提高学位论文的“含金量”。 3.3.3 档案学科应加强与其他学科的交流。国内档案学的研究对象固然有其特殊性,较多地参考自身成果也属正常现象。但任何学科只有不断地从其他学科汲取营养才能发展得更好,因此档案学应加强与他学科的交流借鉴,提升本学科的可见度和影响力。正如卢小宾、高欢[6]所建议的那样,档案学需要与自然科学和社会科学两大学科领域中相关学科的相互交叉、渗透,拓宽档案学的研究领域和研究范围,提升档案学研究的综合性,此外还应当吸收社会学、 生物学与计算机学等相关学科的理论与方法。 4 结语 本研究发现学位论文是否开放直接影响到研究生群体对朋辈学术成果的感知和利用,这无疑会影响其对各高校的专业实力和声誉的判断,建议各高校认清专业成果共享对推动学科发展及提升本机构专业影响力的重要性,重视学位论文及机构知识库的开放利用问题。本文还发现档案学学位论文的学术影响力偏弱且局限于档案学学科,建议广大博硕士加强对国内外档案学及其它学科成果的学习利用。 博硕士学位论文属于灰色文献,较难获取。目前国内尚无任何机构能够完整收录全部学位论文。限于目前的研究条件,本文利用收录相对较全的CNKI博硕士学位论文库进行了初步的研究。本文所采集样本中部分知名高校的档案学博硕士学位论文收录不全,如中国人民大学、武汉大学等,且博士论文一共只有13篇,这可能会对研究结果的代表性有一定的影响。 档案学论文:关于档案学论文现状的几点思考 随着档案工作实践的不断深入,档案事业的逐步发展。近年来,我国档案学理论研究取得了前所未有的成果。档案学论文作为档案理论成果的表现形式,其数量的增长、质量的优化直观地反映了档案学理论研究的发展历程。据统计,目前我国各类型档案学期刊已逾百种,自2008年起,每年的档案学论文更是数以万计。然而在巨大的论文数量下,潜藏的问题却是档案学论文总体水平不高,理论研究僵化、缺乏思想创新。本文拟就档案学论文的现状进行分析,希冀档案学论文的现状能够有所改观。 1档案学论文总体现状 2002年,安素琴同志发表了题为《近年来我国档案学论文的分析与探讨》的文章,文章指出了我国档案学论文数量巨大、质量不高的现状,具体反映到论文内容上,表现为空论、泛论、追风论三种形式。当前,尽管涌现出一批高水平的档案学著述,然而低水平重复现象仍较为显著,空论、泛论、追风论依然客观存在于档案学论文写作中,并在新形势下,表现出了新的特征。 1.1论文总体比例失调 档案学的研究方向大致可以划分为:基础理论研究、应用理论研究、档案保护技术几个类别,档案学论文也基本围绕这几个方面展开。不同研究方向的论文之间,应当根据档案工作实践的需要,维系一个合理的比例,不能再某种程度上出现“短板”,否则必将阻碍档案学理论的发展与实践的深化。档案学在我国创立伊始,学科架构尚不完备,在吴宝康、曾三等一批老同志的带领下,档案学者着力于从事基础理论研究,随着一批有影响力的档案学论文、著述的问世,我国的档案学理论体系初步建成。十一届三中全会后,国家大力贯彻“双百方针”,档案界展开了广泛而深入的学术评论,大大促进了基础理论的发展进程。 到了二十世纪八十年代,随着控制论、系统论、信息论的引入,跨学科研究趋势的兴起,档案学与经济学、法学、行政学、社会学、心理学等学科产生了日益紧密的联系,人们将研究的重点由基础理论研究转为应用理论研究,一大批档案学分支学科纷纷建立,充分完善了档案学学科体系;物理、化学、生物技术在档案保护方面的应用,也使得档案保护技术取得了极大的进展。 新形势下,随着电子信息技术的不断发展,文件更新换代的节奏逐步加快,档案学论文的总体比例开始失调,应用理论研究成为了档案学研究的主流,研究方向趋于单一化,追风论初现端倪。时至今日,这一趋势不但未能得到扭转,反有愈演愈烈之势。在中国知网对档案学论文关键词进行词频分析发现,档案信息化、数字档案馆、电子文件管理成为了近年来档案学研究的中心。在应用理论研究逐步升温的今天,与基础理论、档案保护技术相关的论文几近于无,具有理论深度的档案学术评论亦是乏善可陈,档案界整体学术氛围稍显沉闷。 应用理论研究对于提升档案学学术地位,拓展档案学研究领域大有裨益。然而,档案学基础理论研究是学科发展的重中之重,过分重视应用理论研究,忽视基础理论研究无异于舍本逐末。档案学创立至今,很多档案术语尚未统一,部分领域仍存在空白,档案学基础理论研究任重而道远;应用理论研究与形势联系紧密,可以及时针对新问题展开论述。然而,一味求新,生搬硬套,亦略显牵强。当前,应用型论文占据了学术期刊的绝大多数版面,基础理论论文几无立足之地,基础理论研究与应用理论研究应当实现良性互动、相辅相成,解决档案学论文的比例问题,迫在眉睫。 1.2理论研究僵化、缺乏创新 科学的实践是孕育理论的沃土,任何档案学论文、著述的诞生,都是在档案工作实践基础上的总结、反思与升华。我国档案学建立时日尚短,诸多理论不够完善,因而理论研究在很大程度上依赖于西方的理论成果,这些理论成果的引入,一定程度上也成为了束缚我国档案学理论研究深入的思想教条。吴宝康先生曾经说过:几年来我们在学习苏联先进档案学理论方面是有成绩的,但不可否认,也是有一些缺点的,这就是没有很好地从实际出发,存在着教条主义的学习方法,有机械搬用的现象。因此,我们应该接受这个教训,否则,就会影响我国档案学的健康发展。对待西方的理论成果,我们应当主动去借鉴与融合,并结合实践加以创新。然而实际情况却并非如此,文件生命周期理论引进中国伊始,引发了学界广泛而深入的学术讨论,学者们在文件生命周期理论的基础上,结合我国档案工作实际,创立了“文件双重价值论”、“档案形成规律理论”,虽然在原有的基础上有所创新,但仍未脱离原有理论框架。 随着国际档案合作的不断深化,越来越多西方档案学者的观念和理论为人们所熟知。这些观点为国内档案学研究打开了思路,在此基础上,一批档案学术成果相继问世。然而,这些理论并非都能与我国档案学实践相适应,有些甚至可能与之相背离。档案学论文创作一片繁华之下潜藏的问题是:有代表性的原创理论成果不多,大多论文带有浓厚的西方理论色彩,本土理论创新少有建树。 1.3内容空洞、泛泛而谈 在《反对党八股》一文中,曾经指出了党八股的危害:空话连篇、言之无物;无的放矢、不看对象。当前,档案学论文写作中同样存在这样的不正文风。俗话说:深入浅出是好学问,深入深出是大学问,浅入深出是假学问,浅入浅出是没学问。当前我国档案学论文水平总体不高,归结而言,正是大量的低水平论文充斥其中,明明是“假学问”,却改头换面,冒充“大学问”。在学术期刊中,不难看到题为《大数据背景下的档案××分析》、《基于SECI模型的档案××探讨》这样类型的文章。光看题名,已然令人望而生畏,然而实际内容却并非如此。文章首先介绍何为大数据/SECI模型,接着论述档案工作本身,最后将二者结合,分析研究所能带来的理论意义与实践意义。文中不乏生涩难懂的字眼,让读者一头雾水,显得文章高深莫测;实际上,文章却对关键问题避重就轻,浅尝辄止,相关论据亦是一笔带过,缺乏说服力。例如,大数据时代下,将电子信息全面融入档案工作的物质基础与技术条件是否完全具备?试点工作是否成功,有没有全面推广的可能性?SECI模型应用于档案学领域是否有生搬硬套之嫌?结合SECI模型的探讨对于提升档案工作效益是否具有显著的效果?带着这些问题去看待文章,不难发现:文章本身带有太多空话套话,却不涉及档案工作实践中的具体业务环节,空有理论,却又无法做出合理的推导论证,这样的文章对于档案工作实践几乎没有任何指导意义。 2档案学论文现状成因分析 档案学论文之所以出现上述状况,一方面是档案学者的主观原因,但更关键的是其背后蕴藏的客观因素。笔者针对档案学论文发展现状,现对其成因做出简要分析 2.1论文写作功利化 近年来,随着档案工作实践的不断深入,档案高校教育的显著发展,档案学论文作为学术成果的重要表现形式,其与职称、职务、绩效工资的关系也日趋紧密。档案学论文能够在知名期刊发表,一方面是对学者理论研究成果的肯定,另一方面也成为了提升职称、职务的敲门砖。相较于建国初期档案学前辈们致力于构建完备的档案学学科体系而从事学术研究,而今的档案学论文写作难免掺杂了一定的功利化色彩,也即“为了写论文而写论文”。近年来,电子文件管理、数字档案馆等问题是档案学术研究的热门话题,与之相关的论文著述产生了较多学术成果,这在客观上促进了我国对于电子信息时代档案管理新特点的认识,但在某种程度上也导致了档案界一窝蜂研究应用理论,忽略基础理论研究的恶性现象。 当前形势下,国家社会科学基金项目与职称、职务关联十分密切,国家社科基金项目的立项情况,也成为了学术界研究重心的“风向标”。笔者通过国家社科基金项目数据库,在图书馆、情报与文献学类目下,以“档案”及“电子文件”作为关键词进行检索发现:自1996年至今,档案共有122个项目成功立项,其中70%以上的项目为应用理论研究。笔者认为,这主要是由于近年来从事基础理论研究的学者偏少,申请立项的学者不多。但这却向学术界传达了一个错误的讯号:从事应用理论研究更容易产生学术成果,基础理论研究很难通过审核,成功立项。因而引发了档案界大量学者热衷于从事应用理论研究,越来越少的人沉湎于档案学发展规律的推理与演绎,从而导致了论文总体比例失调的后果。 2.2缺乏学术评论与探讨 笔者通过对中国知网进行检索,将2000年至2014年档案学、档案事业学科专业目录下的文献记录,按照被引次数从高到低进行排序,选取了其中被引次数不低于55次的文献记录制作成表,如表1所示,这组数据如实反映了我国档案学理论研究略显僵化,有建设性的本土理论创见不多,缺乏创新的客观现状。 表1共记录了25条文献期刊。通过归纳不难发现,25篇文献的主题集中在数字档案馆、电子文件、档案信息化建设等问题上。这是近年来国际档案界研究的总体趋势,反映了中国近年来档案学研究国际化水平逐渐提高。以上文章都在原有理论的基础上有所完善和改进,但总体上仍然没有摆脱西方理论的烙印。表1所记录的各文献,由于被引频次较高,在学术界具有相当的影响力,文章对西方的档案学理论做出了精要的解读,为大多数人认识和了解西方档案学理论构建了桥梁。但同时,这一系列文章也成为了束缚创新的思想教条。我国的档案学实践较之西方,无论是技术层面还是实践深度都存在着一定的差距,想要建成数字档案馆并取得推广,并非一日之功。因此尽管档案学理论建设进行的如火如荼,实践环节却并非一帆风顺。 西方的理论观点在我国往往被奉为金科玉律,谈及电子文件管理、文件生命周期理论,学术界一片赞誉之声。诚然,西方的档案学研究在世界处于领先地位,西方的电子文件理论对于我国的档案学研究的确具有借鉴意义,但并不完全适用于我国的具体实际,如果不能在档案工作实践中有所创新,对传统理论做出扬弃,显然会陷入教条主义怪圈。十一届三中全会以来,国家号召学术界贯彻百花齐放、百家争鸣的“双百”方针,致力于打造自由开放的学术氛围。然而当前我国的档案学论文却总是围绕西方的理论观点展开论述,学术界的整体氛围稍显沉寂,缺乏高水平、深层次的档案学术评论。档案学论文围绕西方理论展开,不能充分立足于本土实际,仅在原有理论基础上作出小范围修补,严重缺乏创新,这在客观上会引发本土档案学者的惰性心理和依赖心理,严重制约我国档案学理论研究的进程。 学术界应该是一潭活水,学术界需要不同的声音。建国初期,我国曾全面照搬苏联的档案建设经验,没有充分考虑我国国情,使得档案事业走了很多弯路。列宁曾经说过:忘记过去意味着背叛。同样的错误,不应该再次发生。近年来,档案学论文逐步出现了与档案工作实践脱节的趋势,这亟需高质量的档案学术评论加以规范和调整。关于西方的电子文件理论是否适应于我国的客观实际,学术界也应该展开广泛而深入的学术讨论。真理是越辩越明的,缺乏学术讨论的规范与调节,理论研究必然会走入僵化。 2.3跨专业研究生成为档案学论文写作主体 我国十分重视档案学专业人才的培养工作,经过多年的努力,逐步建成了一支以高校档案专业教师为主、档案实际工作者、专职档案科研工作者和其他有关人员在内的档案学研究队伍。近年来,随着档案高校教育的不断发展,开设有档案专业的院校不断增多,档案专业的在校学生尤其是研究生,人数上有了很大的增长,并逐步成为档案学论文写作的新生力量。自2008年起,我国档案学论文年发表数量突破一万,截至2014年底,论文年发表数量已接近一万五千篇。其中,研究生创作的论文占据了相当的比例。研究生创作论文比例的增长,是导致档案学论文质量良莠不齐,内容泛泛而谈的重要诱因。 曾经有学者对跨专业档案学硕士研究生的情况做过统计。作者选取了国内十所具有代表性的高校作为样本,统计了2009-2011年十所高校招生总人数及跨专业人数 的基本概况。统计结果显示,2009-2011年的跨专业学生占据了招生总人数的50%以上,部分高校的跨专业人数甚至超过了招生人数的70%,而跨专业学生的专业背景也十分广泛,横跨多个学科门类。从这个结果,我们不难发现档案学跨专业考研成为了新趋势,大部分的档案学硕士研究生本科属于其他学科门类。这为研究生跨专业跨学科研究提供了可能,但也意味着大量的档案学研究生专业基础极其薄弱,缺乏档案学理论底蕴,实际在论文写作中则表现为文章论述空洞,关键问题泛泛而谈,缺乏深入挖掘与探讨,倾向于 “炒冷饭” ,热衷于研究前人多次探讨过的问题,对于问题和对策的描述局限于前人的研究成果,论文本身仅仅是观点的罗列和拼凑,缺乏新意;或是将本科专业与档案学强行结合,生搬硬套,略显牵强。 跨专业档案学研究生逐步成为档案学论文写作的新兴主体,其创作的论文数量迅速增长,并占据了学术期刊的大量版面。受限于专业基础薄弱,跨专业研究生大多倾向于应用理论研究,而且热衷于探讨电子文件、数字档案馆等热门话题,受西方理论影响较为深远。跨专业研究生成为档案学论文写作主体,也是导致我国档案学论文质量总体不高的最重要原因。 3结语 尽管当前我国档案学论文写作存在着一定的问题,在前进方向上也出现了一些偏差,但值得肯定的是,档案学者与档案工作者创作论文的初衷都是希望能够为档案事业的发展添砖加瓦。回首过去,立足当下,展望未来,只要我们能够发现和纠正问题,不断总结经验,必然会有一批又一批高质量、高水平的档案学论文相继问世,相信祖国档案学事业的明天会更加美好。 (作者单位:安徽大学管理学院) 档案学论文:我国高校档案学研究生统计分析 摘 要:运用文献计量学方法,在中国知网《期刊全文数据库》中,统计2008年~2012年档案学9种优秀期刊刊载的各高校研究生研究论文。从年度分布、期刊分布、主题分布与作者分布等方面,分析近五年各高校研究生的科学研究状况。 关键词:高校;研究生培养;档案学;科学研究;统计分析 随着我国高等教育和档案事业的发展,档案学硕士和博士学位授予单位不断增多,培养单位总体格局基本形成。目前,全国获得档案学硕士学位授予权的院校有24所,占到开设档案学专业本科院校的70.6%。此外,山西大学、上海交通大学图书馆图书情报科学研究所和南京理工大学经济管理学院设有“图书情报与档案管理”一级学科硕士点,也招收硕士研究生,同时,天津师范大学跨在情报学硕士点下招收档案学方向研究生。以上28所高校中的中国人民大学、武汉大学、南京大学、南京政治学院上海分院和云南大学拥有博士学位授予权。[1]对2008年~2012年28个培养单位的硕士、博士研究生发表在9种档案学、档案事业类优秀期刊[2]上的论文,从年度分布、期刊分布、主题分布与作者分布等方面进行分析,可以大致了解硕士、博士研究生的科学研究状况,进而考察各高校教学单位高层次人才的培养质量,以期对我国档案学研究生教育和高层次人才培养有所参考。 1 数据来源 以“中国知网”为数据源,选择《期刊全文数据库》,以“来源期刊”和“作者单位”为检索途径,分别以“档案学通讯”等9种优秀期刊和“中国人民大学”等28所高等院校的名称为检索词,检索时间为2008年~2012年。 2 统计结果及分析 为保证研究质量,对检索到的论文作如下处理:1.对于合著论文,只统计在校研究生为第一作者或导师为第一作者研究生为第二作者所发文章,其他文章不在统计之列;2.只统计学术性较强的专业论文,不包括简报、随感、简介等;3.对一稿多投的论文去重。经汇总、核对后,共得到1342篇文章。 2.1 学校与论文年度分布。论文署名学校、发表年份和发文数量分布,如表1所示。 从表1可以看出,2008年~2012年我国高校档案学研究生发表的论文量呈现出稳定的态势,无大起大落现象。具体来看,中国人民大学的发文量最多,为169篇,其中,硕士研究生发文63篇,博士研究生发文106篇;排名第二和第三的分别为上海大学和武汉大学,发文量分别是149篇和90篇。前三名的发文量总计为408篇,占28所高校总发文量1342篇的30.40%。同时,还有7所高校的发文量在10篇以下,这说明各高校档案学研究生的科研成果存在较大差距,也说明科研成果的多少与高校的科研水平、招生数量和是否拥有博士学位授予权有密切联系。 2.2 期刊分布。研究论文的期刊分布可以在一定程度上反映研究成果的空间分布和科研水平。近五年研究生期刊分布情况,如表2所示。 由表2可知,《兰台世界》和《档案学通讯》的载文最多,分别为451篇和262篇,占总载文量1342篇的53.13%。发表在《档案学通讯》上前5位的学校分别是中国人民大学、湘潭大学、南京大学、山东大学和武汉大学,这反映出5所高校的研究生具有较强的科研能力。南京大学总发文量为51篇,其中在《档案与建设》上发文17篇,占发文总量的33%,这表明发文量除与科研能力密切相关外,也受到各刊的办刊特色和地域特色影响。 2.3 主题分布。将检索到的1342篇文章,根据内容可以分为档案管理、电子文件、档案利用、档案馆等11个主题。论文主题分布,如表3所示。 由表3可知,与档案管理、档案利用、电子文件、档案学、档案馆和信息化6个主题相关的文章较多,发文量总计为976篇,占总发文量的72.7%。多数高校虽然对每一个主题都有所关注,但它们仍有各自重点关注的对象。 档案管理与档案利用是档案学研究的永恒主题,各高校的研究生都对这两个主题表现出了极高的热情,其中以中国人民大学和上海大学研究生居多。在电子文件研究方面,武汉大学的发文量十分可观;在档案学学科研究领域,南京大学、中山大学具有较强实力;在档案馆和档案安全研究方面,苏州大学、福建师范大学发展势头较好;在信息化、数字化研究领域,南昌大学、南京政治学院上海分院、郑州大学发文量较为可观;在档案网站和政府信息研究方面,上海大学、四川大学占据一定阵地。 2.4 作者分布与合作情况。分析高校研究生科研合作的程度,可以大致看出合作研究和学科相互交叉与渗透的深度和广度。将检索得到的1342篇文章分别按照单篇作者数为1人、2人、3人及3人以上的标准分类统计,结果如表4所示。 注:合作率为2人、3人及3人以上合著篇数占总篇数的百分比。合作度为每篇论文的平均作者数,即作者总数除以总计篇数。 由表4可知,1342篇文章共有2066名作者,合作率为41.95%,合作度为1.54,这表明高校研究生科研协作现象较为普遍,合作意识较强。吉林大学、浙江大学、河北大学、南开大学、湘潭大学、南京大学和山西大学的合作度较高,均在2.0以上。排在最后三位的分别是上海交通大学、苏州大学和上海师范大学,合作度分别为1.20、1.17和1.00。可以看出,我国各高校研究生在科研合作程度上存在较大差别。 在合著的论文中,以研究生和导师合著居多,这反映出导师对研究生的科学研究具有重要的指导作用。3人以上合著的论文多为需要协同合作的调研报告,它运用定量分析与定性分析相结合的方法,科学地分析档案工作和档案学的相关问题。此外,还有不同学科之间、不同院校之间以及研究生与档案局(馆)、科研院所等企事业单位工作人员的合作,这是顺应档案学学科协同发展的良好趋势,需要保持和发扬光大。 2.5 发文5篇以上作者统计。在检索得到的1342篇论文中,各高校研究生发文量以1篇或2篇者居多,因篇幅有限,表5仅列出发文5篇以上(含5篇)的高产作者。 7.四川大学;8.辽宁大学;9.南京政治学院上海分院;10.郑州大学;11.南昌大学;12.天津师范大学;13.黑龙江大学;14.福建师范大学。山东大学、苏州大学、广西民族大学、南京大学、湘潭大学、河北大学、浙江大学、南开大学、吉林大学、上海交通大学、湖北大学、山西大学、上海师范大学和南京理工大学无作者达到5篇。 由表5可知,发文量在5篇以上的作者有29人,他们拥有较强的科研能力,是档案学界的新秀,构成档案学、档案事业类优秀期刊的研究生高产作者群。他们的成长,将会扩大我国档案学研究的队伍,促进档案学术研究的持续发展。在29人中,博士研究生7人,占发文5篇以上高产作者的24%,其中赵生辉发文10篇,数量最多,这说明博士研究生拥有更强的科研能力。 3 总结 从以上五个方面的分析可知,我国高校档案学研究生的科研能力在不断增强,高校教学单位高层次人才的培养质量在不断提升。2008年~2012年高校研究生共发表1342篇优秀期刊论文,各高校研究生在9种优秀期刊上的数量存在较大差距。这一方面反映出档案学研究生在整体上具有较高的科研水平,另一方面也说明不少高校研究生还有扩大科研空间的余地和机会。高校研究生应全面关注9种优秀期刊的栏目设置和办刊特色,更加深入地把握档案学的研究现状和研究进展,以便更多地投稿和。研究生与导师之间、高校研究生之间、不同高校师生之间的合作研究程度在逐步加强,这是顺应学科协同研究趋势的良好现象。与此同时,高校研究生也应进一步加强与档案馆、档案室工作人员的合作,更多地发表与档案工作实际相关的科研成果,以便更好地促进理论与实践的有机结合。各高校教学单位需要继续加大研究生的培养力度,进一步提高研究生的培养质量,并积极争取获得档案学博士学位授予权。高校硕士、博士生导师和优秀期刊编辑应当及时扶植新秀,培养出更多的研究生高产作者,为促进档案学学科的稳定、持续发展奠定坚实的人才基础。 档案学论文:档案学高被引论文引用情感类型分析 摘 要:基于引文内容分析的档案学高被引论文引用特征研究方法,文章界定三种引用情感类型,实证研究基于引文内容的主题识别和情感类型识别。揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机。 关键词:引用情感类型分析;档案学;高被引论文 1 引言 1927年[1],引用首次被用来对科研进行评价,经过数十年的发展,引文分析的理论和方法体系逐步健全。然而,随着研究和实践应用的深入,引文分析存在的问题也逐渐暴露,如,引用的规范性、引用动机以及只注重被引频次而忽视引文内容导致的引用不规范和引文评价的不科学等问题[2]。随着文本挖掘技术和全文提取技术的出现,基于引文内容分析是引文分析的新方向[3]。引文内容分析可以弥补单纯以被引频次数量评价的不足,将引文的数量和质量结合起来,更好地揭示文献之间的关联性。 虽然国外已经有关于引文内容分析的实证研究,但国内基于引文内容分析,尤其是基于档案学引文内容分析的研究目前还不多。鉴于此,本文以档案学高被引论文内容分析为基础,深度揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机研究,对于揭示档案学引文特征具有意义。 2 数据来源 本文以档案学高被引论文为样本,样本选择方法为:以CNKI数据库的“中国学术期刊网络出版总库”为数据源,选择“档案学、档案事业”学科领域,不设检索条件加以检索,检索结果按照被引频次递减排序,剔除非学术文献和不相关文献,得到档案学被引频次最高的前100篇论文。检索日期截至2013年底。百篇高被引论文分布于18种期刊中,其中《档案学通讯》最多,有51篇文章,占总数的51%。《档案学研究》12篇。 3 引文内容特征研究 引文内容分析指基于引文内容层面的语义关联,对引用句或引用上下文的内容进行关联性分析,以揭示被引文献对施引文献的作用。目前,相关研究主要包括引文类型识别、情感倾向分析和引文主题识别。 3.1 引文主题识别研究。引文主题识别是从引文文本抽取代表引文的主题词,利用主题分布来揭示被引文献的被引原因以及被引文献对施引文献的主要作用或贡献。 本文主题识别是通过抽取高被引论文的关键词来实现。百篇高被引论文共有691个关键词,出现频次大于4的关键词有34个,累计频次277次,占总频次的40%。出现频次最高的档案工作者19次,档案管理18次,电子文件17次。 表1 高频关键词 利用共词分析方法将我国档案学高被引论文研究主题分为四个主题知识群,一是档案学基础研究与档案事业,包括来源原则、档案学、现行文件、人事档案、档案事业、档案管理、档案工作者、纸质文件、信息安全、文化、政府信息公开关键词。二是电子文件和文件运动理论,包括电子文件管理、电子文件、电子档案、电子文件归档、文件运动和文件生命周期关键词。三是档案信息化与资源开发利用,包括办公自动化、数字化、档案信息化、信息化、数字档案馆、档案信息、档案信息资源、资源开发、利用、档案开放利用关键词。四是档案工作与档案馆,包括档案工作、虚拟档案馆、传统档案馆关键词。 3.2 引用情感类型研究。引用情感类型识别是通过对施引文献引用被引文献的文本内容,从引用动机和情感倾向分析挖掘施引文献作者对被引文献的观点、态度或立场,主要分为肯定、中立和否定三种基本类型。本文以档案学高被引论文引用情感倾向识别档案学引用情感类型。 本文根据引用内容,将引用情感类型分为三类,正面引用、负面引用和中性引用。正面引用指施引文献中对引文的观点、结论或方法的肯定和赞同,还包括在引文基础上展开后继工作,或者应用引文中的理论方法和数据以及引用他人的方法或结论和自己研究进行对比等。 负面引用指施引文献对引文中的观点、结论或方法持否定态度。多是指有商榷性质的文章,或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前没有涉及的而本文将要研究内容,主要表述两篇文章研究的不同。 中性引用指施引文献对引文内容没有表示赞同或反对观点,只做内容论述和在综述研究中出现的引用。情感类型界定如表2。 表2 情感类型及界定 由于百篇档案学高被引论文总被引三千多次,涉及施引文献数据量巨大,数据处理困难,本文采用分层抽样调查的方法,保证研究的可行性和科学性。在上述引文主题类型中,依据上述主题分类,在四个主题类团中各抽取一篇代表性文献作为样本研究。研究样本的选择具有代表性:一是涵盖了所有的研究主题,避免因主题不同而产生引文特征不同;二是选取不同作者,既有业界权威,也有不同身份代表,避免权威效应带来研究偏差;三是不同期刊和年代;四是不同层次的被引频次。 表3 抽样样本数据 从上述四篇不同主题的文章被引的情感倾向来看,档案学论文多是正面引用,占63%,不含感情色彩的中性引用占35%,只有不到4%的引用是否定性质的。说明在多数情况下,档案学界对所引用文献都是持肯定态度,或是对引用文献高度评价,或是应用引用文献的理论和数据,只有极少数是指出引文不足。 进一步分析正面引用大部分是理论应用、在别人研究基础上的进一步研究和利用别人的研究理论、数据进行实证研究,或者是自我对同一问题的深化研究。因此,理论性强的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《刍议》所说,目前‘信息孤岛’、项目资金浪费等问题正面临深化的风险……笔者想说是:《刍议》是篇好文章,不仅较系统地梳理了我国电子文件客观存在的问题,给人们以警示与反思”表明对引文的正面肯定。 实践性的文章和综述性质的文章多是在文章开头的理论综述和研究综述中引用,因此,中性引用的可能性大。如马海群[5]等在文章中引用“由图4可见,数字时代的档案信息资源管理已成为2006年~2007年学者们关注的研究热点之一,冯惠玲(2006)从国家战略的层面上指出:我国电子文件管理战略应借鉴发达国家的先进经验,走上顶层设计、全面规划和集中控制的发展路径”表明对引文没有感情色彩的中性综述引用。 反面引用的文章很少,说明档案学界在理论争鸣和商榷中不是太活跃,而这仅有的几篇反面引用也不是对于观点的否定,只是指出引文和施引文献研究问题的不同,或者不全面。同时,理论性的文章由于有观点表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《电子文件管理国家战略刍议》,首次提出了我国电子文件管理国家战略研究的问题……该文肯定了电子文件管理问题的严重性,但未对什么是电子文件管理国家战略进行明确解释,由于缺少分析框架,对国外电子文件管理国家战略的研究有待系统和深入”,文章指出引文的不足和缺陷,进而提出本文要研究的内容。同时,学位论文的引用会涉及施引文献对被引文献的多次引用,主要包括在文献综述中的中性引用以及在具体的问题和策略中的正面引用。 4 结论与展望 本文提出了一种基于引文内容分析的高被引论文引用特征研究,并以档案学高被引论文为数据源,研究了基于引文内容的主题识别和情感类型识别。指出档案学高被引论文主题既有传统基础理论内容的继续研究,但更多地已关注网络环境下新的理论和应用。具体表现为:一是基础理论和应用研究依旧,新的应用理论逐渐增多。二是信息化催生的档案工作新变化,以及基础理论的应用得到拓展。技术催生电子文件产生、政府信息公开、电子政府、档案网站的建设和数字档案馆等。三是档案工作为社会服务的关系越来越密切。档案学的引用情感类型以正面引用为主,综述性和实践性的文章多是中性引用,而具有商榷性和争鸣性的反面引用文章很少。 虽然本文从引文内容方面研究了高被引论文的引用特征,但也存在局限。一是引文样本选择的局限。鉴于数据量大,在引文类型研究中,只选择了每个主题中的4篇论文进行研究。二是引文内容分析也只对主题和情感类型进行识别,况且主题识别只选择关键词,没有从标题、摘要甚至全文信息中提取主题标识。未来要在文本挖掘技术和大数据技术下,进行大样本引文内容分析和主题识别。同时,指出引文内容特征还具有学科特征。 (作者单位:河南师范大学 来稿日期:2014-04-16)
测绘管理论文:房产测绘档案数字化管理论文 一、实现房产测绘档案数字化管理的必要性 (一)房产测绘事业持续发展的需要 随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台,我市房产测绘事业蓬勃发展,房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大,传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要,房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放,成为大数据时代社会共享的资源。因此,房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。 (二)信息时代的需要随着办公自动化和计算机网 络化的飞速发展,未来社会人类交流的主要工具将是数字网络,来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来,只有实现数字化管理,才能适应社会信息化进程的需要,为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。 (三)实现房产测绘档案社会服务的需要 传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式,开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够,致使房产测绘档案社会利用率较低,不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立,不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷,而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时,还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放,不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督,对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。 二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题 房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理,涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求,但必须注意到,在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。 (一)房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证 在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时,也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如:病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。 (二)房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性 国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统,各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同,使得系统的通用性较差,基础数据难以交换、难以共享,不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。 (三)房产测绘档案数字化建设发展不平衡 由于各地区的经济发展水平不同,房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网,实现了计算机辅助档案管理;有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机,资料检索等仍习惯于手工操作,档案管理基本还是纸质化,房产测绘档案数字化管理仍未起步;有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。 (四)房产测绘档案管理队伍素质偏低 在档案数字化建设过程中,档案管理人员是关键因素,各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放,致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低,技能提高缓慢,既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏,影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。 三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议 (一)研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统 严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定,结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求,适当增减房产测绘档案材料收集范围,调整档案目录,增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入,研发适合房产测绘档案数字化管理的系统,切实做到“三统一”,即:实用性与科学性有机统一;信息安全和技术安全有机统一;通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率,加快房产测绘档案数字化管理进程,提高房产测绘档案信息资源的利用率。 (二)加强档案保密工作,确保房产测绘档案信息安全 一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策,明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等,为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识,客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断,根据档案的密级程度确定开放查询范围,严格审查,严格管理,确保计算机网络安全和档案信息安全。 (三)努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍 为房产测绘档案部门引进计算机专业人才,以满足信息处理、信息分析与研究、数据库生产与维护、网络环境创建与维护等方面的需要。努力培养既熟悉房产测绘档案业务知识,又懂得计算机网络管理技术的复合型人才。加强在职房产测绘档案管理人员的岗位培训和教育,提高政治和业务素质,以满足不断增长的房产测绘档案数字化管理人才需求。 作者:许春龙 单位:天津市国土资源测绘和房屋测量中心 测绘管理论文:测绘技术中土地信息化管理论文 1在土地信息化的管理当中几个常见的测绘技术 1.1全球的定位系统(GPS) 随着信息化的快速发展,全球定位系统作为一种新兴的高科技技术,由于其具有的高测绘精度已经被广泛应用于土地化信息化管理中,而且采用该技术还可以快速掌握各级待检测控制点的所在位置。在开展快速静态确定及测量工作时,已经不需要继续采用点间通视技术就能够得到精确度很高的测量结果。目前我们所采用的RTK技术进行定位测量,由于其具有的及时定位性及定位精度较为灵活性,仍然被应用于各项测量领域中,例如地形的测图、地籍的测量以及界址点的点位这些许多方面。而对于高精度的控制测量领域,则更多的会采用GPS静态定位技术,已获得更加精确的测量结果。 1.23S技术 现如今,3S的技术主导是把GPS作为信息的来源,经过户外的调测获得遥感影像来作为科学参考,利用计算机系统和地理信息的平台来进行图样的迅速绘制,然后就可以将各个地区的实际状态进行综合清晰的标记,然后再直接并且迅速的完成对广阔的土地资源的实践和调查的管理。最后,我们就可以将遥感信息材料凭借数字化的工具和软件完成迅速的处理,还可以直接处理地理信息,经过数字化的处理把它导入到数据库当中。 1.3遥感RS技术 随着信息化时代的快速发展,遥感技术在土地信息管理中能够获得为高分辨率的数据资料,尤其是在土地调查、更新以及监测等方面运用更为广泛。从30m到0.61m的分辨率信息全都可以在各个土地资源的调查和管理当中发挥重要的作用:(1)通过采用遥感技术,会在一定程度上对人机交互式边界的提取产生一些影响,使得测得的面积存在0.01~0.1之间的平均相对误差,另外还会存在0.1~0.3之间的自动提取相对误差。(2)可以和遥感相结合来实施土地应用和类型的分别,人体交叉式的分辨的科学性可以达到百分之九十到百分之百,其自动分类可以达到百分之八十五上下。 1.4地理信息系统技术(GIS) 就现在来看,各个信息处理以及数据的采集都是在向着数字化和信息化的方向来发展的,在土地信息测量工作中,由于测绘数据和信息的量非常庞大,再加上长时间的积累,因此测绘人员会通过采用地理信息系统技术进行整理、分析,以提高土地信息化管理的效率。而GIS技术是集多学科、多技术于一体,主要涉及到空间科学技术、环境科学技术、测绘遥感技术以及管理技术等多个领域,因此GIS技术具有诸多优势,包括实现地理数据的采集、存储、整理以及分析,可以通过三维可视化进行数据的显示和输出,并且还可以对其进行预测预报、决策辅助和提示。 2土地信息化管理中针对测绘技术应用的需求分析 新测绘技术应用于土地信息化管理中,最重要的目的就是能够控制整个工作获取全面精确的土地数据资料,提高土地信息化管理效率。测绘技术的应用能够确保土地信息化管理工作得到详实的数据,可最大程度的获得更加精确的土地面积资料、所在土地资源分布情况以及权属分界等信息,并以此为依据创建地籍资料、绘制地图以及建立数据库系统等,提高土地资源的利用效率。另外,测绘技术的应用还有利于保护耕地,充分实现土地的可持续发展目标。现代测绘技术能够更加迅速的发现土地状况的变化,能够第一时间开展土地调查工作。除此之外,测绘技术在土地信息化管理中的应用,还可以为计税控制及土地产权管理等提供依据,因此,测绘技术应用于土地信息化管理中,是我国土地资源利用及社会发展必不可少的条件之一。 3土地信息化管理中测绘技术的应用与提升方法 3.1在土地规划设计中的应用与提升 现阶段,在我国土地信息管理工作中,土地规划设计是最为重要的环节,规划设计的内容相当之多,主要包括土地资源的所在位置、数量以及实际价值的评估等。因此,要想做好土地规划设计工作,就需要先要掌握土地的收集与整理方法,并明确土地的性质及质量,以便提供更加全面精确的数据,完善土地的规划和设计内容,为日后土地的利用与发展奠定良好的基础。而遥感集成技术的应用,能够快速准确的获取土地信息,在对数据信息进行分析和处理后,得到土地可视化图片;地理信息技术的应用则能进一步建立土地利用信息系统,该系统可以为我国土地的利用及变更状况提供全新的数据信息,及时对变更状况进行分析和评价,从而自动生成实时的土地利用信息库,这就对土地的结构和设计的优化以及运用状态起到了很关键的作用。 3.2在土地的利用状态动态的监测当中的应用和提升 在土地的信息化管理中,对土地利用状态进行监测,可以实时了解到土地的利用和变化情况。在遥感技术的应用过程中,其解译的矢量数据一般情况下都会标明土地的所在坐标,然后结合全球定位技术,对该坐标进行精确定位,可以破译位于该坐标建筑物内的作业情况,有效提高了遥感技术对土地信息解译功能的可靠程度。所以,在土地信息化管理工作中,通过结合全球定位系统、地理信息系统以及遥感技术,可以非常明显的提高土地利用者的动态监测效率,对土地发生的变化情况进行及时的分析,得到新的土地数据,为制图工作提供便利。 3.3在土地的利用和执法检查当中的应用和提升 在土地信息化管理中,通过对其利用情况进行执法检查,以便及时获取土地的实际利用情况,掌握土地的变化。而通过遥感技术测得的数据通常都会显示地理坐标,再加上全球定位系统的应用,进一步增加了定位的精确度,加大了室内作业的破译成功率,以此来提高遥感技术在土地信息管理应用中的可靠性。增强地理信息技术、GPS还有遥感技术的有机结合,就能对土地资源的利用状况来进行实时的监视。通过全球定位系统可以获得精确的土地利用的变化数据,再加上遥感技术的应用,还可以对当前土地资源的实际利用情况进行精确定位,更加深入的对土地发生变化的空间进行分析,以此来获得变化后的数据信息。除此之外,在土地执法检查过程中,还可以利用地理信息技术,对土地进行“可视化”管理,及时掌握土地的变化,更新数据库信息,为下一阶段的制图做好充分的准备。另外,测绘技术的运用还可以帮助执法工作人员对违法的土地位置进行定位,为违法惩治工作的顺利开展提供便利,一旦问题得到解决,还可以利用数字执法方式协助执法检查。 4结束语 综上所述,随着信息化时代的来临,我国各种科学技术水平得到了较大的提升,信息化测绘技术由于其具有的高效性和先进性在土地信息化管理中得到了充分的运用,确保了土地测量数据的精确性,降低了测量工作的任务量,进一步促进了我国土地管理工作的顺利开展,保证了我国土地资源管理机制的有效运行,相信在今后的土地管理当中,信息化的测绘技术还能得到更好的运用。 作者:韦敏 单位:都安瑶族自治县国土资源局 测绘管理论文:房地产测绘质量管理论文 1制订统一的房地产测绘技术标准,做到有法可依 2000年《房产测量规范》的出台对统一房地产测绘的技术标准起到了很大的作用。但我国地域辽阔,各地的房屋结构样式不同,有的极具民族特色。因此,各地应根据《中华人民共和国测绘法》、《房产测量规范》结合本地实际制订具体的实施细则,制定有关的规章制度和业务流程,为房产面积的测算提供更具操作性的技术规则,有效地降低面积测算中对建筑面积的认定特别是对公共建筑面积的分摊认定的自由裁量权,极大地减少房产面积的争议和纠纷,切实保护房屋权利人的合法权益,保证本地房地产测绘的规范开展。 2成立房地产测绘管理机构,加强对房地产测绘的监督管理 各地房产行政主管部门应加强对房地产测绘行业行政管理,实施房地产测绘单位和个人的资质、资格管理,在资格备案、房地产测绘计划、成果检查验收、成果鉴定等方面行使管理职能,健全测绘执法监督体系,大力加强房地产测绘管理、监督机制,搞好房地产测绘市场的宏观调控,加大房地产测绘成果管理的力度。 3建立新建项目备案制度,对重大测绘项目进行统一招标 城市新建项目应在立项后向房地产测绘管理部门登记备案,由房地产测绘管理部门组织编制房地产测绘计划,对重大测绘项目进行统一招标,统一监督完成。 4对测绘成果进行严格的审核、验收,确保质量 严格按照国家标准《房产测量规范》(GB/T17986.2-2000)规定的房地产测绘成果最终验收制度,实行二级检查一级验收制度,即过程检查、最终检查和验收。由委托人(开发建设单位)对房地产测绘产品组织实施最终验收,验收人员可由委托单位邀请的有关技术专家组成,也可委托由国家认定的房地产测绘成果鉴定机构鉴定。验收的主要内容有:测绘成果的适用性、界址点的准确性、面积测算的依据及方法等。 5推行房地产测绘公示制度,接受社会监督 一是房地产测绘管理部门要通过各种媒体对商品房面积计算的相关知识及有关规定进行宣传普及,让广大房地产开发企业、购房人熟悉面积计算方法和面积纠纷处理方法。二是为了切实保护相关权利人的知情权,起用于房地产权属登记的测绘成果资料目录在政务信息网上予以公布,公布的内容包括房地产项目名称、坐落、房地产开发建设单位、测绘责任单位名称、测绘成果编号和通过审核的日期等。实行测绘成果资料目录通告制度使各相关权利人特别是购房业主,能够及时了解到新购房屋的楼盘竣工后是否及时委托房产测量、测量成果是否通过核准,以便到开发建设单位查阅测绘成果资料详细情况,催办产权证。三是建立房地产测绘机构及相关人员的信用档案,将各类房地产测绘机构及相关人员的基本情况、经营业绩、经营中违规、违法劣迹及受到的处罚等情况记入测绘机构及个人的信用档案,向社会公开、公示,接受社会监督。 6加大违规处罚力度,创建公平公正的竞争环境 房地产测绘成果涉及房产权属管理,直接关系到房屋权利人的切身利益。因此,房地产测绘行政管理部门要不定期开展房地产测绘市场专项检查,坚决查处无证测绘、超级测绘、弄虚作假等违规行为。逐步建立和完善适应市场发展需要的房地产测绘管理体系,推动房产事业的健康、持续发展。 7结语 加强房地产测绘管理,规范房地产测绘市场,确保基础信息的完整性与准确性,是房地产管理的要求,也是城市建设与发展的要求。全国各地相继施行房地产测绘单位脱钩改制,实行测、管分离。但由于房地产测绘市场有待培育和规范、执行国家房产测量规范有偏差、房地产测绘行政管理缺位、房地产测绘机构的法律、经济赔偿等责任不明确等等造成近年来房地产测绘市场较为混乱。因此,规范房地产测绘市场,加强房地产测绘的全面管理,是各地房地产测绘行政管理部门的重要职责和首要任务,各地要从严格市场准入、统一测绘标准、规范测绘队伍、完善监督机制等工作着手,推动房地产测绘工作走向市场化、专业化、规范化。 作者:樊晓丽 单位:河南省荥阳市住房保障和房地产中心 测绘管理论文:房地产面积测绘质量管理论文 1房地产测绘的介绍 1.1房地产测绘的内容 房地产测绘是测绘专业中非常重要的组成部分,测算房屋面积是其最主要的工作内容。简单而言,指的就是测算和计算房屋各层的水平面积。房屋各层的水平面积主要包括房屋的是建筑面积、套内建筑面积、房屋产权面积、公共建筑面积以及房屋使用面积等。另一方面,详细解释房地产测绘就是通过测绘手段、技术以及仪器等工作来对业主房屋、土地、房地产权属状况、自然状况、数量、质量、地理位置和土地的利用状况等进行测定,从而为房地产产籍、产权管理、征收税费、房地产的利用开发、城市规划建设提供基础质量和数据。 1.2房地产测绘的特点和要求 房地产面积测绘的特点主要包括了作业及时性和内容多样性。作业及时性是指管理房地产权属档案处于动态的管理过程中,为了能让房地产权属档案和权属的变化相协调和保持一致,房地产面积测绘就需要做到准确和及时。内容多样性是指在对房地产进行测绘时,应该要做到定量、定界、定性和定位。换言之也,加强房地产的质量调查测定与评估及其房地产面积测算;加强房地产界限范围的测定;加强房地产使用权或者所有权性质的调查及房地产位置的测定。另外,在房地产测绘的过程中测图需要用大比例尺,而且必须具备高精度要求,并需进行实测和实算。 2测绘质量管理的内容分析 2.1审查测绘的资格 从事房地产测绘的单位应该根据《中华人共和国测绘法》的相关规定,取得《测绘资格证书》。《测绘资格证书》是由省级以上测绘行政主管部门颁发的,如果某个人或者单位在没有取得《测绘资格证书》的情况下从事相关的房地产测绘业务,都是属于违法行为。相关的行政主管部门应该要不断加强房地产测绘单位的资质审查和管理,对房地产测绘结果要进行定期和不定期的抽查,一旦出现弄虚作假和违反规定的测绘行为要对其进行依法处置。目前,昆山测绘市场已经放开,测绘单位大小有二十多家,为了规范市场,昆山制定了一系列的政策和规定,并成立了测绘审核部门,加强其行政管理。 2.2执行技术标准 在实际的房地产测绘过程中,测绘单位要严格按照相关的法律法规和技术规范来开展测绘工作。随着社会不断发展,房地产测绘技术也在不断完善与更新,各个地方也都制定出了比较详细的实施规范。昆山目前采用的是由江苏省依据《房产测量规范》GB/T17986制定的《房屋面积测算技术规程》。 2.3仪器与软件管理 要想保证房地产面积测绘结果的质量,就必须要加强测量仪器的管理。仪器管理的过程,测量相关部门应该要安排专门的人员来保管仪器,建立起科学和完善的仪器设备管理制度,保证设备和仪器的完好性与精确度。此外,对测绘方面的计算机软件也要对其应用能力进行确认,并做好适时更新与维护。 2.4人员和作业管理 在实际开展的房地产面积测绘过程中,测绘人员要有比较丰富的经验和较好的专业知识,对测绘仪器操作比较熟悉的基础上,务必经过专业培训后才能正式上岗工作。另一方面,外界环境也可能会对测绘结果造成影响。所以,在测绘时应该要根据测绘的实际情况来选择测绘方式和观测时间,这样才能有效避免外界环境对测绘结果的影响。 3提高房地产面积测绘结果质量的措施 3.1建立起科学和健全的质量保障体系 科学健全的质量保障体系是房地产面积进行测绘的重要渠道,测绘单位应该要具备一定的测绘资质。这就要求实际的工作中房地产测绘单位应该重视测绘结果的质量,坚持服务用户和质量第一的工作原则,建立起完善的质量技术保证体系。同时,只有满足使用的测绘软件经过相关主管部门认可的要求,才能让测绘成果的准确性和完整性得到有效保证。最后,在实际的工作中不能出现违反法律法规和测绘技术标准的行为。如果相同的测绘单位在对某项目进行预测和实测时,两次测量的人员不能相同,要建立起科学和健全的质量保障体系。 3.2不断加强对测绘结果质量的检查工作 虽然我国现阶段主要还是采用的形式性审查方式来审核房地产测绘结果,不会对房屋的套内面积和建筑面积等测量和计算进行实质性的审核。但是这种审核方式并不代表测绘单位可以弄虚作假,这主要是因为测绘单位需要对测绘结果的质量负责,并负有相关法律责任。 3.3建立完善的房地产测绘结果公开制度 测绘单位应该要建立起完善的测绘结果详细资料公开制度,利用各种合理的方式来进行公布,这样才能方便社会对其进行查阅。通过对测绘结果详细资料的公开,可以让有关的权利人及时了解到关于该房屋的基本情况。最终让相关权利人的合法权益和权利得到有效保证。 3.4建立完善的改进制度和质量奖惩制度 在对某项目进行测绘后,测绘单位内部之间应该先进行相互的检查,对存在的问题进行及时有效的改进,进而由测绘单位的专职检查人员或者监察机构对测绘结果进行审核,审核完成后才能生成正式的房产测绘结果报告,并送交当地测绘成果审核部门审核归档。在单位自审的过程中,审核人员应该要具备比较丰富的经验,这样才能更容易的发现问题。对容易出错的地方进行重点审核是必要措施。一旦在审核中发现错误,就需要及时进行控制和改正。测绘单位要制定出完善的预防措施并有效落实,这样才能构建起完善的改进机制。在测绘单位的发展过程中,务必加强测绘人员的纪律性和组织性,让测绘单位的服务和产品质量得到有效保证,确保测绘单位的经营管理水平得到有效的提升,从而来更好的开展日常工作和生产。测绘单位的实际生产经营中,应该将单位的经济效益和职工的思想政治工作有机的结合在一起,建立完善的奖惩制度,在保证测绘结果质量的基础上,确保测绘人员的工作积极性和主动性得到提升。而对于主管部门则应当以行业管理对测绘单位进行监督和管理,对于错误的个人及单位进行通报,并作出相应惩罚,如行为恶劣或违反法律的,甚至可以让其退出昆山测绘市场,并付相应的法律责任。 3.5加强交流学习,提高测绘人员的素质和专业技术水平 在市场开放的情况下,同行之间不应该恶意竞争而应该要加强交流和学习,测绘人员的综合素质和专业技术水平才能得到不断的提升,从而让房地产面积测绘结果的合理性和准确性得到有效保证。如果在实际的测绘工作中遇到各种难点、疑点问题,同时这些问题又没有比较明确的技术标准来对其进行规范,就需要通过相关主管部门以达成统一的口径。加强对测绘工作管理人员的培养,首先需要提高管理人员的专业技术知识,不断丰富管理经验。审核部门不定期的牵头请专家过来对全市测绘企业进行培训,以提高各公司的人员素质和专业水平,并解答其所遇到的问题。 4结束语 房地产面积测绘结果的质量管理相当重要,要想对房地产面积测绘进行有效的规范,保证房地产测绘市场能正常有序的开展,就需要建立完善的房地产面积测绘结果质量管理体系,这样才能促进其更好的发展。 作者:范晓原单位:江苏省昆山市房产交易中心 测绘管理论文:测绘技术城市管理论文 1.主要技术 移动测量技术是在测量车辆上装载卫星导航系统、摄影测量系统(CCD)相机、360°全景相机、惯性导航系统(INS)、激光扫描仪等传感器和设备。“在车辆高速行进中,通过高精度的卫星定位技术,配合惯性导航设备,获取精确位置及姿态数据,将这些位置及姿态数据,与移动测量车辆同步采集的实景影像数据和激光点云数据进行融合,形成具有地理参考的可量测实景影像”。通过这一技术,我们可以得到任意部件的精确位置和实景影像,将能够解决立面部件无法普查和监督处置困难的问题,如路灯杆、行道树、交通设施、建筑细节等。此外,这一技术还能够实现数据在短时期内的动态更新,大大提高了监督和处置的效率。另外,“由于影像带有绝对方位元素,因此可以实现影像中任意地物的绝对测量和相对测量,绝对测量的精度可达0.5米,相对测量精度达到厘米级”。此外,实景影像融合技术和车载GPS技术,也能够为提升数字化城市管理平台的功能提供更新的技术支持。数字化城市管理平台通过移动测量技术,已经得到了实景影像数据库。城市管理巡查员在日常巡查中,通过手持的“城管通”对问题进行拍照,并上传至数字化城市管理平台,平台通过对带有位置、姿态信息的实景影像进行融合,得到更新的、实时的实景影像。传统的车载GPS技术仅能够观察和记录车辆的行驶路线,通过“ArcGIS自带的空间分析功能为基础、改进的遗传算法为优秀,开发出城管车巡逻最优路径选择功能”。这一技术可以更加科学、合理、高效地安排各类城市管理监督执法和作业车辆的行驶路线,避免交叉和空白。 2.功能应用 2.1立面部件普查 在传统的数字化城市管理系统中,所有部件均以平面投影的方式在地图上展现,而大量的立面管理部件则无法在二维地图上表示出来。通过新的移动测量技术,可以实现将立面管理部件全部进行普查,比如建筑立面上的广告牌、建筑首层原始结构、私搭乱盖、立交桥、树木等。升级后的数字化城市管理系统可以解决以前很难解决的问题,主要有以下几点:①当有未经审批擅自设立的广告牌,或未按审批规定的尺寸和内容的广告牌出现时,数字化城市管理平台的管理人员就能通过巡查员上报的实时照片,运用实景影像融合技术与历史影像进行对比和测量,在广告设立完成前及时发现问题,予以处置;②当有商家在居民楼首层为经营方便而私自扩大窗户尺寸、将窗户扩大成门、甚至在承重墙上开门时,这一技术同样能起到准确判断和及时纠正的作用;③其他部件的普查,如建筑顶部的坡屋顶、老虎窗及各种装饰构件,还有行道树、城市家具等。 2.2实时动态事件监管 城市管理中的动态管理和实时上报是快速处置,甚至是靠前防治的基础。当城市中出现生活垃圾堆存、餐厨垃圾外溢、工程渣土洒漏、违章建筑、植物病虫害等事件时,巡查车辆具有比巡查员行动更快、发现和核查问题范围更大的优势。通过移动测量、视频传输、实景融合等方法,不仅可以快速捕捉和记录目标点,为大数据提供基础,还能克服巡查员不能在同一时刻出现在多个地点,造成的随机性和滞后性问题,对城市管理工作进行实时动态的监督管理。 2.3监管车辆智能化调度 目前,城市管理监管和作业车辆包括环卫、园林、市政、交通、执法、电力(路灯)等,数量众多。如果这些车辆在城市中漫无目的地行驶,不仅可能把时间和燃油浪费在未发生问题的区域和线路上,而且可能无法及时出现在发生问题的点位上,同时也不可避免地出现交叉和盲区。通过车载GPS系统由数字化城市管理平台行驶最优路径,同时配合巡查员,对所有车辆进行智能化调度,就能够实现资源的高效合理利用。 3.结语 卫星导航技术、传感器技术、数据通信技术以及遥感等新一代测绘技术的不断成熟和应用转化,能够为现有数字化城市管理平台的功能升级提供强有力的技术支持。这些技术的应用,必将为我国由数字城市向智慧城市建设打下坚实的基础。 作者:齐嘉伟 单位:天津市城市园林市场管理中心 测绘管理论文:测绘工程档案管理论文 当前测绘工程档案管理实现了信息化。在此基础上,测绘工程档案工作会根据测绘工程的不同特征作出相应的改变,不断完善档案管理制定和工作程序,加强测绘工程档案信息化管理,可以全面提高档案信息管理的有效性控制。随着信息技术产业的不断发展,测绘行业在档案管理上也在逐步实现信息化管理,发展目标就是为了测绘工作实现自动化,对测绘成果进行数字化管理,完成测绘工程信息网络化建设,这些关系到测绘行业的可持续性发展。档案信息化管理是运用现代化的电子技术与电子工具,对测绘信息进行管理和维护,并能更加快捷方便地服务社会。建立测绘信息数据库,是社会发展的需要。测绘工程档案信息化管理主要体现在由人工的经验管理,逐步向科学的电子信息化管理转变。档案管理信息化从建立数据库到信息录入,再到组卷和查询,直至最后的网络检索,都实现了信息化管理,这种高效的信息管理系统,能更好地服务社会。 一、当前测绘工程档案管理的弊端 1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料,档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高,如果保存不当,容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象,并且在借阅过程中,极其容易丢失或破损,影响了档案材料的使用周期,同时影响了测绘工程资料的再利用。 2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式,档案管理手段采用的是台账式操作;档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式,制约了对档案资料的查询频率,使得档案资料的再利用率非常低,信息资料保存的价值得不到充分发挥。 3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范,数据档案在进行归档过程中,没有一套完善的归档制度,没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求,致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。 二、测绘工程档案信息化管理的必然性 测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能,其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息,从而提高测绘工作质量。因此,做好测绘工程档案管理十分重要。 1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础,测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点,能够利用计算机快速找到需要的测绘资料,所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。 2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广,对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化,计算机能够满足档案管理的需求,因此,计算机作为辅助工具,被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高,档案管理信息化逐步形成。 3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质,很多测绘工程资料已以电子文件形式存在,对这些电子文件进行归档保存时,就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设,能够对电子介质的资料进行有效保存,对资料的保持和使用带来方便。 三、测绘工程档案信息化管理有效性措施 1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步,数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要,主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作,完成数字化储存,再建立信息化平台,实现网络化共享。第二步,标准化管理。随着档案管理的发展,其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储,而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征,对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求,进行数据库资料的补充,然后提供符合标准的电子资料。第三步,网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理,整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。 2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别,从子系统功能框架中可以得到很多资料信息,其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询,每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成,可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。 3.优化数据存储体系,实现合理布局。为了使数据存储更加合理,就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类:第一类是磁带库,它的特点是可以进行大量的数据存储,并且传输速度较快,但是缺点是花费较高,并且对保持条件要求较高,容易损坏,需要人工定期检查进行倒带整理工作;第二类是光盘,它的特点是可以对离线的数据进行管理,优点是能够在社会上进行传播,用户使用方便,并且具有可靠的性能,缺点是存储信息量小;第三类是磁盘阵列,它的特点是最高效的数据储存方式,优点是存储量最大,并且具有高速的传输性能,缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择,可以实现互补关系。 随着信息化技术的不断应用,测绘工程档案中对电子文件的管理显得尤为重要。在档案信息化管理中,不断提高档案管理工作的有效性,才能为测绘工程工作提供有效的资料查询,才能为社会提供详细快捷的信息服务。 作者:陈晓燕 单位:吉林省航测遥感院 测绘管理论文:移动实景影像测绘运营管理论文 一、TrimbleMX7移动实景影像测绘系统 TrimbleMX7是一套安装在各种移动载体平台上的空间影像获取系统,该系统将工业化的高分辨率360°全景数字相机、高精度的定位定姿子系统、大容量的存储子系统,以及工控组件等紧密集成为一体化系统,用于获取具有地理参考信息的全景数字图像,满足资产清查与管理、影像日志获取及GIS数据更新。该系统采用模块化设计,通过无线连接方式,用触摸式平板电脑进行数据采集控制,在车辆的高速行进过程中,能快速采集道路及各种附属设施的空间数据和属性数据,系统组成如图1所示。 二、MX7移动实景影像测绘系统在公路运营管理中的优势 公路的运营维护管理是一个长期的过程,需要对不同时期、不同级别公路数据进行综合对比分析,因此公路各种地物特征数据采集也要求定期、定时进行。通过MX7车载实景影像移动测绘系统进行道路数据采集,具有以下优势:1)不影响公路的正常作业,数据采集快速高效(测绘车行驶速度可达60~120km/h),数据精度高。2)系统的位置、姿态信息获取采用GNSS辅助惯导的集成解决方案,能克服GNSS信号失锁问题。3)一套系统即可在较短时间内完成公路沿线所有数据的一次性采集,既保证了高质量、高一致性的数据获取,同时也降低了数据采集成本。4)系统组件具有高稳定可靠性,在隧道等复杂环境下系统运行稳定,能长时间连续作业。5)系统无须检校标定,安装与拆卸灵活,可根据公路建设与管理的需求,按照不同周期进行数据采集。6)通过获取的360°高清数字图像数据进行道路各种设施、路面等特征地物的识别提取及相应的空间三维量测与分析。 三、MX7移动实景影像测绘系统数据采集与处理 TrimbleMX7作业包括现场数据采集与内业数据处理两大步骤。数据采集时要进行系统安装、基站(或控制点)布设与MX7移动数据采集(POS数据/数字全景图像数据采集);内业数据处理包括定位定姿数据解算、数字全景图像数据地理参考重建,提取成果数据等内容。 四、MX7移动实景影像测绘系统在公路运营管理中的应用 目前,TrimbleMX7移动实景影像测绘系统在公路运营管理中的应用主要集中在以下几个方面:公路基础空间地理数据获取与更新、道路资产管理、公路三维实景影像在线与浏览等。1.公路基础空间地理数据获取与更新随着公众交通信息服务等业务的不断发展,对道路基础地理数据获取与更新提出了更高的要求,要求获取的道路数据具有高精度、高可靠性与现实性。通过MX7系统快速获取的空间数据与属性数据可以满足各种不同的应用需求。通过MX7系统数据后处理平台TridentIma-ging,可基于MX7系统获取的360°全景数字影像创建车道线、道路边线、交通标志标牌、信号灯、匝道、平交道口等公路基础空间地理数据。同时也可以将不同时期已有的公路基础空间地理数据加载叠加到最新采集的公路实景影像数据上,对原有基础空间地理数据进行编辑与更新。2.道路资产管理公路沿线两侧有各种交通安全与管理设施,如护栏、里程桩、路灯、通信电杆、公路通信、监控、紧急电话、交通标志、信息显示屏、绿化带等。在公路运营过程中,经常会出现各种资产因损坏、交通诱导指示变化等因素发生空间位置或信息变更,需要不定期地对各种设施进行维护与更新,在维护更新时需要对各种资产有精确的定位,这些位置信息需要通过公路资产GIS数据库来获得。同时对发生变更或已作维护的设施应记录到公路资产管理数据库中,做到公路资产现状与公路资产数据库高度一致。通过MX7移动实景影像测绘系统,可以创建公路资产数据库,同时也可基于最新实景影像对公路资产维护信息进行快速更新。3.公路三维实景影像在线与浏览MX7移动实景影像测绘系统获取的360°街景影像与公路矢量地图数据集成,构成三维实景影像与二维电子地图联动,通过网络后,公路管理人员可在二、三维实景影像地图上进行公路资产的空间量测、维护信息查询等。 五、结束语 在数字交通建设与管理中,道路标线、交通标志等道路特征可以定位出车辆行驶的正确位置,以便对其行驶进行有效控制,对维护交通秩序、保障行车安全都起着极其重要的作用。TrimbleMX7移动实景影像测绘系统能提供一种新的测图数据源,为道路施工测量、道路资产管理、道路维护、智能交通的基础数据建设提供快速、准确的高精度数据采集方式,对道路等GIS基础数据实现快速更新提供了支持。该系统无论是数据采集速度、采集方式、数据的丰富程度还是后期数据处理都有一个质的飞跃,满足了当今公路行业对空间地理信息获取与更新的需求,大大提高了公路管理部门的工作效率。 作者:韩彦伟单位:华北地质勘查局5队 测绘管理论文:房地产面积测绘质量管理论文 1房地产测绘的特点和要求 房地产面积测绘的特点主要包括了作业及时性和内容多样性。作业及时性是指管理房地产权属档案处于动态的管理过程中,为了能让房地产权属档案和权属的变化相协调和保持一致,房地产面积测绘就需要做到准确和及时。内容多样性是指在对房地产进行测绘时,应该要做到定量、定界、定性和定位。换言之也,加强房地产的质量调查测定与评估及其房地产面积测算;加强房地产界限范围的测定;加强房地产使用权或者所有权性质的调查及房地产位置的测定。另外,在房地产测绘的过程中测图需要用大比例尺,而且必须具备高精度要求,并需进行实测和实算。 2测绘质量管理的内容分析 2.1审查测绘的资格 从事房地产测绘的单位应该根据《中华人共和国测绘法》的相关规定,取得《测绘资格证书》。《测绘资格证书》是由省级以上测绘行政主管部门颁发的,如果某个人或者单位在没有取得《测绘资格证书》的情况下从事相关的房地产测绘业务,都是属于违法行为。相关的行政主管部门应该要不断加强房地产测绘单位的资质审查和管理,对房地产测绘结果要进行定期和不定期的抽查,一旦出现弄虚作假和违反规定的测绘行为要对其进行依法处置。目前,昆山测绘市场已经放开,测绘单位大小有二十多家,为了规范市场,昆山制定了一系列的政策和规定,并成立了测绘审核部门,加强其行政管理。 2.2执行技术标准 在实际的房地产测绘过程中,测绘单位要严格按照相关的法律法规和技术规范来开展测绘工作。随着社会不断发展,房地产测绘技术也在不断完善与更新,各个地方也都制定出了比较详细的实施规范。昆山目前采用的是由江苏省依据《房产测量规范》GB/T17986制定的《房屋面积测算技术规程》。 2.3仪器与软件管理 要想保证房地产面积测绘结果的质量,就必须要加强测量仪器的管理。仪器管理的过程,测量相关部门应该要安排专门的人员来保管仪器,建立起科学和完善的仪器设备管理制度,保证设备和仪器的完好性与精确度。此外,对测绘方面的计算机软件也要对其应用能力进行确认,并做好适时更新与维护。 2.4人员和作业管理 在实际开展的房地产面积测绘过程中,测绘人员要有比较丰富的经验和较好的专业知识,对测绘仪器操作比较熟悉的基础上,务必经过专业培训后才能正式上岗工作。另一方面,外界环境也可能会对测绘结果造成影响。所以,在测绘时应该要根据测绘的实际情况来选择测绘方式和观测时间,这样才能有效避免外界环境对测绘结果的影响。 3提高房地产面积测绘结果质量的措施 3.1建立起科学和健全的质量保障体系 科学健全的质量保障体系是房地产面积进行测绘的重要渠道,测绘单位应该要具备一定的测绘资质。这就要求实际的工作中房地产测绘单位应该重视测绘结果的质量,坚持服务用户和质量第一的工作原则,建立起完善的质量技术保证体系。同时,只有满足使用的测绘软件经过相关主管部门认可的要求,才能让测绘成果的准确性和完整性得到有效保证。最后,在实际的工作中不能出现违反法律法规和测绘技术标准的行为。如果相同的测绘单位在对某项目进行预测和实测时,两次测量的人员不能相同,要建立起科学和健全的质量保障体系。 3.2不断加强对测绘结果质量的检查工作 虽然我国现阶段主要还是采用的形式性审查方式来审核房地产测绘结果,不会对房屋的套内面积和建筑面积等测量和计算进行实质性的审核。但是这种审核方式并不代表测绘单位可以弄虚作假,这主要是因为测绘单位需要对测绘结果的质量负责,并负有相关法律责任。 3.3建立完善的房地产测绘结果公开制度 测绘单位应该要建立起完善的测绘结果详细资料公开制度,利用各种合理的方式来进行公布,这样才能方便社会对其进行查阅。通过对测绘结果详细资料的公开,可以让有关的权利人及时了解到关于该房屋的基本情况。最终让相关权利人的合法权益和权利得到有效保证。 3.4建立完善的改进制度和质量奖惩制度 在对某项目进行测绘后,测绘单位内部之间应该先进行相互的检查,对存在的问题进行及时有效的改进,进而由测绘单位的专职检查人员或者监察机构对测绘结果进行审核,审核完成后才能生成正式的房产测绘结果报告,并送交当地测绘成果审核部门审核归档。在单位自审的过程中,审核人员应该要具备比较丰富的经验,这样才能更容易的发现问题。对容易出错的地方进行重点审核是必要措施。一旦在审核中发现错误,就需要及时进行控制和改正。测绘单位要制定出完善的预防措施并有效落实,这样才能构建起完善的改进机制。在测绘单位的发展过程中,务必加强测绘人员的纪律性和组织性,让测绘单位的服务和产品质量得到有效保证,确保测绘单位的经营管理水平得到有效的提升,从而来更好的开展日常工作和生产。测绘单位的实际生产经营中,应该将单位的经济效益和职工的思想政治工作有机的结合在一起,建立完善的奖惩制度,在保证测绘结果质量的基础上,确保测绘人员的工作积极性和主动性得到提升。而对于主管部门则应当以行业管理对测绘单位进行监督和管理,对于错误的个人及单位进行通报,并作出相应惩罚,如行为恶劣或违反法律的,甚至可以让其退出昆山测绘市场,并付相应的法律责任。 3.5加强交流学习,提高测绘人员的素质和专业技术水平 在市场开放的情况下,同行之间不应该恶意竞争而应该要加强交流和学习,测绘人员的综合素质和专业技术水平才能得到不断的提升,从而让房地产面积测绘结果的合理性和准确性得到有效保证。如果在实际的测绘工作中遇到各种难点、疑点问题,同时这些问题又没有比较明确的技术标准来对其进行规范,就需要通过相关主管部门以达成统一的口径。加强对测绘工作管理人员的培养,首先需要提高管理人员的专业技术知识,不断丰富管理经验。审核部门不定期的牵头请专家过来对全市测绘企业进行培训,以提高各公司的人员素质和专业水平,并解答其所遇到的问题。 4结束语 房地产面积测绘结果的质量管理相当重要,要想对房地产面积测绘进行有效的规范,保证房地产测绘市场能正常有序的开展,就需要建立完善的房地产面积测绘结果质量管理体系,这样才能促进其更好的发展。 作者:范晓原单位:江苏省昆山市房产交易中心 测绘管理论文:测绘工程质量管理论文 1测绘工程质量管理与系统控制的含义 1.1质量管理。在我国经济不断发展进步的浪潮中,我国现代化工业水平不断加快,人们生活水平逐渐升高,对产品的要求也逐渐上升,所以在产品的生产过程中,就要加强对生产过程的监督管理。我国当前对测绘工程的开展提出了新的要求,要保障测绘工程质量可以贯穿工程的全部过程,负责对工程质量进行有效的管理,加强对系统的控制,重视测绘工程给企业带来的经济利益,增加对质量管理的力度,保障测绘工程的质量符合工程标准,从而促进测绘工程的顺利开展和进行。同时在对测绘工程进行质量管理的过程中,要提升测绘工作人员的个人意识和专业素养,增强工作人员的测绘观念,从而不断提升其工作能力,促进质量管理的顺利进行。1.2系统控制。系统调控指在测绘工程进行过程中,对工程区域进行统一有效的协调监督,对测绘工程运行的每一环节进行合理掌控并进行有效的质量控制,从而保障测绘工作的精确性和实用性。工作人员可以将国家控制网与城市控制网进行完美的结合,从而提高系统控制的有效性。此外,在系统控制中,工作人员需要根据测绘区域的地点特征、高度等因素,把握测绘的投影长度符合现实地理环境,从而进行有效的测绘。由此可见,系统调控主要就是要把握测绘的实际情况,可以调控测绘中发生各种突发状况,从而改善不符合测绘工程进行的现实情况。1.3重要性。测绘相对于工程建设来说,可以有效的获取工程信息,保障测绘工程的质量和安全性,有利促进我国经济的发展进步,推动信息化进程。同时,加强质量管理与系统调控可以有效的促进我国工程全面发展进步,有利于对测绘工程进行有效的管理与监督,推动测绘工作的顺利进行;有利于强化对测绘工作的管理与综合调控,所以测绘工程的质量管理与系统控制发挥着至关重要的作用。 2加强对测绘工程质量管理与系统控制 2.1准备工作。测绘工程一定要做好准备工作,首先,明确测绘的具体位置,掌握地理环境因素,观测天气因素,筹划施工材料和装备,制定明确的测绘目标与方案,检测相关人员的专业素养,检查和监督技术设备和技术人员,从而保障测绘工作可以顺利开展。企业要保障测绘工作符合国家相关规定,符合安全标准。测绘工作进行前,制定有效的质量管理条例与合理的系统控制与检测方案,保障质量管理与系统控制可以被应用于测绘工作之中,让工作人员可以明确自身的责任义务,从而完美的履行自己的工作职能,保障测绘工作质量符合标准,运行环节合理有效。2.2增加工作人员的观念意识。测绘工作在对质量工作人员和系统控制人员选择的过程中,要保障工作人员可以具备高水平的测绘工作能力,具备专业的设备使用知识,具备良好的管理能力和协调能力,从而保障在测绘工作正式进行之前,可以对测绘设备进行有效的检修校对,保障对设备的使用方式可以有效的提高设备使用效率和使用寿命,从而保障测绘工作不会因为设备故障而不能正常进行。企业要对工作人员进行培训,以便增强工作人员的专业素养,提高工作人员的工作能力,让其在测绘培训中不断增强自身的工作经验,可以对测绘系统和测绘地点有明确的了解,可以有效的检测信息,收集测绘数据,绘制测绘图像,从而保障测绘工作的顺利进行。企业还应不断调整系统管理制度,保障测绘管理和系统调控的专业性和灵活性,保障测绘工程体系的健全性,促进企业经济利益的不断提升。2.3增加对测绘工程的控制与管理。加强对测绘工程的控制与管理,企业需要建立健全相关的制度规定,从而保障对测绘工程质量管理与系统调控可以有具体的依据。测绘工程需要一定的体系来保障工程的顺利进行,而对测绘质量进行管理主要就是对工程中质量检验、质量审核、质量调控、质量使用成本、保障质量的方针政策进行有效的监管,从而保障工程质量符合标准,促进企业经济效益的提升。这就需要在对工程产品的生产过程中,充分了解可能造成产品质量问题的因素,从而建立健全管理制度,促进测绘工程合理有效的进行,对各种突发状况和不完善的工作环节制定相应的解决策略,便于及时解决测绘工程进行过程中发生的困难。要及时根据市场发展的信息进行相关的政策调控,并积极借鉴先进的测绘工程管理方式,促进测绘工程的有效进行。2.4制定相关的法律制度。我国要想加强测绘工程质量管理和系统调控,就必须制定相关的法律制度,从而对测绘工程进行强有力的法律制度规范,要保障相关的法律制度对测绘工作的各个环节具有针对意义,具有可操作能力,完善《计量法》、《质量法》、《测绘法》等法律法规,加强企业对测绘工程的重视程度,对其进行有效的法律约束和管制,从而保障测绘工程的有效开展,保障测绘工程质量标准和管理规范。 3结束语 测绘工程在开展的过程中,对其质量管理和系统调控都是十分重要的,而这项工作的难度也是十分困难的,这就要求要不断加强对测绘工作的重视程度,提升工作人员的专业素养,建立健全管理制度和法律制度,促进我国测绘工作的顺利开展。 作者:乔一 单位:河南开大工程管理有限公司 测绘管理论文:水电站测绘项目技术管理论文 在水电站施工测绘技术管理[1]工作中,因施工主体任务量、施工生产进度、测绘项目负责人综合素质等因素,往往使测绘项目存在不同程度的粗放型管理方式,如人员松散式管理,仪器设备及附属测具保养不到位,图纸管理混乱,测绘控制点成果更新与维护不及时等情况,均会导致测绘错误、安全事故发生,影响施工生产进度,进而导致顾客抱怨投诉情况发生。 1图纸的管理 水电站测量工作[2]的主要任务是按照设计意图将图纸上的建筑物轮廓以规定的精度放样到实地,因此无论是哪个施工阶段的设计蓝图或者设计变更都需要测量人员的熟读和妥善保管。各施工阶段的图纸如开挖图、混凝土结构图、金属结构安装图等需要按部位分类存档,每类图纸的档案盒内均应有按时间顺序登记的卷内目录,卷内目录登记内容包括,图纸流水号、图名、图号、收文日期等信息;在档案盒所在的每个档案柜醒目处,应附有该档案柜内各类档案盒的清单及档案盒内的图纸清单;每套图纸均应有测量部位班组长、技术负责人的图纸读审记录,给出图中控制点坐标、结构尺寸是否正确的定性结论。对于同一部位同一套图的后续多份设计变更,应在原图的设计修改部位加以标识,并注明参照某设计修改变更通知单,对于已作废的图纸,应在图名处加以“作废”标识[3]。具备扫描条件的,应将设计修改通知单等变更扫描成电子版,建立专门的工程图纸变更电子文件。若工程建设存在较多的设计修改通知单,可按时间顺序整理后胶装成书,根据目录将每份设计修改通知编上序号和页码,封面印制上设计修改通知单以及通知单的最大和最小编号,将更加方便查阅。 2测绘技术人员的培训与仪器设备的管理 测绘技术人员的培训主要是结合仪器操作说明书[4]、测量规范、测绘作业指导书等技术文件进行内外业作业方式方法的培训,外业作业要分不同的施工阶段不同的施工部位不同的工序要求采取相应精度的测站架设方法,如地形图的测绘、开挖与混凝土浇筑阶段的施工测量放样,均可采用自由设站方法进行测站的架设,对于精密工程测量,更宜采用强制对中[5]方式的方法架站。各阶段地形图的测绘,宜统一采用大地坐标系统,施工测量放样宜采用工区的施工坐标系或采用大地坐标设站后选用仪器内置的参考元素程序方式测量,这样既满足类似工序坐标系统的统一,又满足现场施工测量计算方便、直观、快捷的需要。内业主要是结合office、wps常用办公软件开展文字及常用图表的处理技巧、南方Cass系列专业成图软件断面绘制、工程量计算的方法、科达普施平差软件边角网、导线网等控制网的平差方法培训。在日常内外业测量工作中,测绘技术人员应多观察、多思考,每一个单项测量任务结束后,应总结该项测量工作中的好思路、好方法,为提炼论文、专利、工法等测绘科技成果准备基础材料,亦为后续的类似工程和测绘同仁提供可借鉴的经验。在实际生产过程中,测量人员技术素质的高低,直接影响测绘工作的工作效率,亦会影响工程建设的质量和仪器设备使用的安全风险[6]。测量工作离不开测量仪器设备及附属测具,保证仪器设备的完好是完成测绘任务的必要条件。测绘项目的实施应建立完整的仪器设备台账,并按期进行期间的自检和按时送到具有仪器设备计量检定资格的机构年检,确保仪器设备使用状态及精度。测量仪器设备的管理应建立专门的仪器设备使用规章制度及指定仪器设备保管员并明确其职责,并做好防晒、防雨、防霉、防震工作。 3测量验收、原始记录、计量资料的管理测量验收资料 [7]是工程质量评定的重要依据,测量原始记录是测绘工作中重要的现场资料,是指导现场施工的依据,工程测量计量[8]资料是工程月进度结算和工程竣工必不可少的资料。做好这几类的工程测量资料管理尤为重要,每产生一份测量验收、原始记录或测量计量资料应做好电子文档归档工作,不同类型资料编号可采取该类资料汉语拼音第1个字母加年份加阿拉伯数字组成的流水号,流水号后写明该资料产生的日期、部位、类型等属性信息,如测量验收资料,编号为:NO.CLYS2015001-**##%%,每个班组不同的测量技术人员每完成一份该类型的测量资料时,把该资料复制到制定的文件夹。各类资料的记录应详细、完整、清晰、工整,三检人员会签及各级印章应齐全,并切实做到日清月结,资料管理员或当日值班班长负责监督检查归档及电子台账登记情况,纸质版的测量资料管理同工程图纸与设计修改通知单归档管理方法。因测量验收和工程计量的需要,测绘项目的责任工程师或技术负责人应对测量原始地形总图、土石分界总图、开挖验收总图、设计开挖总图等电子图进行展绘和更新,便于及时了解工程验收进度或计量支付情况。工程计量资料管理中的月进度计量方式,不宜采用当月与上月断面形成的封闭面域计量,宜采用当月地形断面与原始开挖地形断面形成的封闭面域计量,即申报总量减去监理人已审核的工程量便为本期申报工程量,这样的计量方式有利于消除不同时期工程量计算的误差,避免了工程量的错结的风险,也方便了与图纸、合同或第3方测量机构核准的控制工程量的对比。测量技术人员必须对所有工程量计算结果保密,未经测绘项目的负责人同意,禁止对外复制和传递,工程量计算结果只对测量工作的发包人负责。 4测量控制网的维护和成果管理 为保证工程建设的质量,在测绘项目实施前,应对业主提供的工区首级控制网点根据标段的需要进行全网或局部网点复测,并将复测结果上报监理人批复,并以监理人批复的结果作为工程建设控制测量的依据。控制网其他情况的复测应按水利水电施工测量规范平面控制网的维护与管理章节要求进行复测。对于业主或监理人下发的测量控制成果应复制向每位测量技术人员交底,并建立专门的测量控制成果档案,施工方应根据最新的测绘成果结合施工现场的工作面、工程进度、控制点密度情况进行控制点的加密,以满足工程建设测量工作的需要。对于金属结构或机电设备安装,宜建立专用的安装测量控制网。测绘控制网成果的转抄时,必须由第2人独立检核无误后方可使用。 5结语 苗尾水电站测绘技术工作标准化管理[9]的实践证明,测绘项目的各项基础资料搜集的越全面,越完整,各施工测量工序做的越细致、越规范、越标准,对主体项目的单元工程外观质量评优和样板工程的创建会起到一定的推动作用,更有助于测绘项目的组织和测绘安全、质量目标的实现,有助于测绘技术技能人才的培养,有助于测量竣工资料的整编,有助于测绘科技成果的总结和提炼,进而保证测绘项目整个生命周期质量管理体系的健康持续有效运行。 作者:范学振 钱亮亮 李文俊 单位:葛洲坝测绘地理信息技术有限公司 测绘管理论文:房产测绘档案数字化管理论文 一、实现房产测绘档案数字化管理的必要性 (一)房产测绘事业持续发展的需要 随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台,我市房产测绘事业蓬勃发展,房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大,传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要,房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放,成为大数据时代社会共享的资源。因此,房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。 (二)信息时代的需要 随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展,未来社会人类交流的主要工具将是数字网络,来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来,只有实现数字化管理,才能适应社会信息化进程的需要,为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。 (三)实现房产测绘档案社会服务的需要 传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式,开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够,致使房产测绘档案社会利用率较低,不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立,不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷,而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时,还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放,不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督,对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。 二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题 房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理,涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求,但必须注意到,在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。 (一)房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证 在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时,也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如:病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。 (二)房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性 国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统,各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同,使得系统的通用性较差,基础数据难以交换、难以共享,不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。 (三)房产测绘档案数字化建设发展不平衡 由于各地区的经济发展水平不同,房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网,实现了计算机辅助档案管理;有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机,资料检索等仍习惯于手工操作,档案管理基本还是纸质化,房产测绘档案数字化管理仍未起步;有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。 (四)房产测绘档案管理队伍素质偏低 在档案数字化建设过程中,档案管理人员是关键因素,各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放,致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低,技能提高缓慢,既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏,影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。 三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议 (一)研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统 严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定,结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求,适当增减房产测绘档案材料收集范围,调整档案目录,增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入,研发适合房产测绘档案数字化管理的系统,切实做到“三统一”,即:实用性与科学性有机统一;信息安全和技术安全有机统一;通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率,加快房产测绘档案数字化管理进程,提高房产测绘档案信息资源的利用率。 (二)加强档案保密工作,确保房产测绘档案信息安全 一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策,明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等,为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识,客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断,根据档案的密级程度确定开放查询范围,严格审查,严格管理,确保计算机网络安全和档案信息安全。 (三)努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍 为房产测绘档案部门引进计算机专业人才,以满足信息处理、信息分析与研究、数据库生产与维护、网络环境创建与维护等方面的需要。努力培养既熟悉房产测绘档案业务知识,又懂得计算机网络管理技术的复合型人才。加强在职房产测绘档案管理人员的岗位培训和教育,提高政治和业务素质,以满足不断增长的房产测绘档案数字化管理人才需求。 作者:许春龙单位:天津市国土资源测绘和房屋测量中心 测绘管理论文:测绘技术应用下的房地产管理论文 1测绘技术在房地产管理中应用的重要性 首先,为房地产管理决策提供信息服务。制定任何房地产政策,都需房地产管理部门把握整体情况的前提下方可决策。而这些整体情况的主要信息来源是通过房地产测绘技术,主要包括产权单位的界址、位置、房屋、面积等数据信息,房地产管理部门根据这些数据信息进行权属登记和证书发放。其次,为产权人提供法律保障。经过房地产测绘后所发放的证书具有法律作用。如出现房屋纠纷的问题,这些数据信息可作为法律证据。因此,房地产测绘的数据信息与房屋消费者的切身利益直接相关。最后,为房地产开发和管理提供数据信息。房地产测绘的数据信息是企业在市场竞争的主要资源,根据这些数据信息制定相关的销售和营销战略。同时,也可与房屋消费者实现透明交易。 2房地产管理中的测绘技术 首先,房地产管理中的全站仪测绘技术。这种测绘技术通过采集野外数据和编码后,绘制成草图,然后存储测量数据,传输至设备内存。系统处理数据时,会根据绘制好的草图进行图形编辑,最后完成地形图的绘制。它是房地产较为常用的采集数据方法之一,可用于测角、测距,然后进行微处理器的处理。先进的全站仪测量已达到非常高的测量精度,可实现人机交互操作,利用计算机应用程序可实现远距离遥控操作,如今正在被房地产管理测量中被广泛应用。 其次,房地产管理中的GPSRTK测绘技术。全球定位系统是以卫星定位无线电技术实现导航,主要由上空卫星、地面控制和接收装置构成。全球定位系统技术与传统的房地产测量技术相比,它具有高抗干扰、多功能、测量时间较短、易于操作、精确度高、高强度的保密性等特点,尤其能进行全天、全气候、全方位的测量,现今的定位精确单位用厘米计算。在具体的地形测量过程中,不必同时测站,需保证开阔的上空,为GPS接收提供保证。房地产测绘是对房地产的自然、人工建筑、权属和使用情况进行专业的调查和测定,为城市设计与规划,房地产开发、管理提供高效、准确的数据信息,也是房地产管理主要的资料来源。而传统的房地产测绘方法,是根据国家控制网点系统,利用常规测绘方法布设、测绘控制网点,再对控制点进行加密。测定出房地产的界点、界限、地形要素和行政界限等,并按照标准绘制成房产图和地籍图,这种方法出现误差的几率非常大。而为提高测绘的精度,需要进行多次重复的测量来减小误差,不仅降低了测绘工作的效率,精确度依然不高。常规测量方法导线和三角测量,需点间通视和长时间的测量,测量结果的精度不高且不均匀。GPS技术测通过定位进行静态测量,不必点间通视即可实现对各种控制点进行高精度的测量,但数据处理的时间较长,因此不能进行实时定位。内业处理时如出现数据达不到标准,则需返工测量。RTK技术侧可实现实时、高效、高精度的定位测量,提高了测绘工作的效率,测量的精度可达厘米级。再次,房地产管理中的数字化成图技术。房地产图型设计单位为幢,通过AUTOCAD计算机辅助软件进行房地产图形的绘制、整饰和修改。将预处理数据后的房地产图形文件完成图形绘制后,从显示屏上可非常直观的看到跟实地相似的准确位置。同时,计算机辅助软件AUTOCAD的功能完备和易于操作,且自我保护特性较良好,及时由于操作失误也不会对系统造成任何影响。因此,数字化成图技术在编辑房地产图形作业中被广泛应用。另外,数字化成图技术可生成楼层表测绘图和权属信息,与幢—层—户形成对应。 最后,房地产管理中的地理信息系统(GIS)技术。地理信息系统(GIS)技术始于60年代的地理学研究,它通过建立地理空间的数据库和地理模型,分析地理模型,提供多种动态、空间的地理数据信息,为地理研究和决策提供依据。GIS技术主要的特征:其一,通过数据采集—分析—管理—输出,提供多种动态性和空间性的地理数据信息;其二,地理研究和决策目的性较强,通过分析地理模型,进行区域空间、多要素、动态等预测分析,计算出高层次地理的数据信息;其三,由于GIS可实现空间数据的采集,通过计算机模拟和专项计算,可获取较为有价值的信息。基于网络信息时代的房地产行业发展,必须实现现代化管理。通过计算机的运算,可实现房地产测量数据信息。但房地产测量管理系统较为复杂,需要求高技术和高水平的管理。而GIS技术正是在这种急迫的需求下产生并在房地产管理中应用。 3结语 随着网络技术时代的到来,传统的测绘技术已不能适应现代化房地产管理。全站仪、GPSRTK技术、数字化成图技术和GIS技术能为房地产管理决策提供实时、高效、准确的地理数据信息,因此,值得房地产行业的推广应用。当然,这些技术也存在一定的局限性,需要专业人员进行更高层次的研究,以更好的推动房地产行业的发展。 作者:邱发富1聂宝森2工作单位:1.吉林省水利水电勘测设计研究院2.黑龙江省齐齐哈尔矿产勘查开发总院 测绘管理论文:测绘工程成本管理论文 1成本预算 根据测绘合同、招标文件、图纸和进度计划作出的科学预算,它是进行成本分析比较的基础资料,也是测绘过程中进行成本控制的目标。它的制定必须充分考虑如下因素:人、财、物等资源配置相对合理,各种资源的工作效率和可利用程度较高,难以避免的损耗、低效率,技术难度造成的返工,自然环境等。这样制定出来的目标成本既切合实际,又切实可行,操作起来既有难度,又能够达到目标,从而具有客观性、科学性、现实性、激励性、稳定性。 成本预算是通过货币的形式来评价和反映项目工程的经济效果,是加强企业管理、实行经济核算、考核工程成本和编制工程进度计划的依据,是为科学编制、合理的成本控制目标提供依据,因此,成本预测对提高成本计划的科学性、降低成本和提高经济效益,具有重要的作用。加强成本控制,首先要抓成本预测,成本预测的内容主要是使用科学的方法,结合签约价根据各项目的测区条件、仪器设备、人员素质等对项目的成本目标进行预测。 1.1掌握测绘工程信息,科学运筹前期工作。测绘工程项目预测是成本控制的重要前期工作,要充分认识项目成本预测的意义。 (1)首先要掌握该项目准确的工程信息,了解项目业主的机构职责、队伍状况、资质信誉等基本情况;(2)掌握测绘工程项目的性质,弄清工程投资渠道和资金是否可以到位情况;(3)掌握测绘工程项目的主要内容。了解项目的工程量、简易程度、工期、人员、设备、业主的要求。(4)分析在正常情况下完成该工程所需的人力、材料、仪器设备、水、电、管理费、税金等所有的成本。(5)企业根据自身的综合因素,做出合理报价。 1.2做好测绘工程项目工、料、费用预测成本预测,确定成本控制目标。根据测绘工程项目的规模和标准、工期的长短、拟投入的人员设备的多少,按实际发生并参考以往测绘工程项目中包干控制的历史数据,结合项目所在地的经济情况来综合预测项目工程的成本费用。 (1)首先,分析测绘工程项目所需人员,用工的人工费单价,再分析员工的工资水平及社会劳务的市场行情,根据工期及准备投入的人员数量分析该项工程合同价中人工费所占比例。测绘工程项目中劳务费的支付在成本费用中所占比重较大,而且工期的长短与质量管理的控制都与人员有着重要的关联,所以应作为重点予以准确把握。(2)测算所需材料及费用。(3)测算使用的仪器设备及费用。在测绘行业中,除测绘劳务费外,仪器设备的投入在成本费用中所占比重较大。而所需的仪器设备的型号,数量一般是在定额中的工作量中套算出来的,与现实有一定差异,工作效率也有不同,因此要测算实际将要发生的仪器费用,同时,还得计算需新购置的仪器设备费的摊销费。(4)测算间接费用,间接费占总成本的15%~20%左右,主要包括企业管理人员的工资、办公费、工具用具使用费、财务费用等。(5)成本失控的风险分析。项目成本失控的,就是对在本项目中实施可能影响目标实现的因素进行事前分析,通常可以从以下几方面来进行分析:第一,对测绘工程项目技术特征的认识。第二,对业主有关情况的分析,包括业主单位的信用、资金到位情况、组织协调能力等。第三,对项目组织系统内部的分析,包括组织施工方案、资源配备、队伍素质等方面。第四,对项目所在地的交通状况的分析。第五,对气候的分析。气候的因素在工程的进度影响很大,特别是前期外业作业过程中,这一点很重要。 总之,通过对上述几种主要费用的预测,即可确定直接费用、间接费用的控制标准,也可确定必须在多长工期内完成该项目,达到项目管理的目标控制。所以说,成本预测是成本控制的基础。 2成本控制 项目成本控制就是在项目实施过程中对资源的投入,测绘过程及成果进行监督,检查和衡量,并采取措施确保项目成本目标的实现。成本控制的对象是工程项目,其主体则是人的管理活动,目的是合理使用人力、物力、财力,降低成本,增加效益。 成本控制是测绘项目能否对企业产生效益最重的一个关键步聚。对于测绘项目的成本控制主要注重以下几个环节: 2.1全员成本控制。成本控制涉及到项目组织中的所有部门、班组和员工的工作,并与每一个员工的切身利益有关,实行岗位目标责任制,充分调动职工的工作积极性和主动性,增强责任感和紧迫感,,充分调动每个部门、班组和每一个员工控制成本、关心成本的积极性,真正树立起全员控制的观念。针对测绘项目的性质不同,可以实行包干制、月薪制、日薪制等。 2.2全程成本控制。首先要把计划的方针、任务、目标和措施等加以逐一分解落实,越具体越好,要落实到班组甚至个人;责任要全面,既要有工作责任,更要有成本责任;做到责、权、利相结合,对责任人的业绩进行检查和考评,并同其工资、奖金挂钩,做到奖罚分明。 项目成本的发生涉及到项目的整个周期,项目成本形成的全过程,从项目的准备开始,经测绘过程至资料验收移交后的后期服务的结束。因此,成本控制工作要伴随项目实施的每一阶段,如在准备阶段要制定最佳的组织实施方案,在实施阶段按照业主要求和技术规范要求,充分利用现有的资源,减少成本支出,并确保工程质量,减少工程返工费和工程移交后的后期服务费用,工程资料验收、移交阶段,要及时依合同价款办理工程结算,使工程成本自始至终处于有效控制之下。 2.3动态控制原则。成本控制是在不断变化的环境下进行的管理活动,所以必须坚持动态控制的原则,所谓动态控制就是将人、材、物投入到测绘工程项目实施过程中,收集成本发生的实际值,将其与目标值相比较,检查有无偏差,若无偏差,则继续进行,否则要找出具体原因,采取相应措施。实施成本控制过程应遵循“例外”管理方法,所谓“例外”是指在工程项目建设活动中那些不经常出现的问题,但关键性问题对成本目标的顺利完成影响重大,也必须予以高度重视。在项目实施过程中属于“例外”的情况通常有,如测区征地、拆迁范围红线业主临时的变更,临时租用费用的上升、天气的原因工期无法及时完成、仪器设备的损毁与检修等,从而影响工程进度的顺利进行。 2.4节约原则。节约就是项目实施过程中人力、物力和财力的节省,是成本控制的基本原则。节约绝对不是消极的限制与监督,而是要积极创造条件,要着眼于成本的事前监督、过程控制,在实施过程中经常检查是否出现偏差,以优化施工方案,从而提高项目的科学管理水平来达到节约。 3降低成本 降低项目成本的方法有多种,概括起来可以从合同管理、组织、技术、经济等几个方面采取措施控制,找出有效途径,实现成本控制目标。 3.1成本分析。成本分析对各种成本(包括人工费、材料费、仪器设备费、其他直接费用、间接费用)进行分析、管理和归集。系统地研究成本变动因素,检查成本计划的合理性,通过分析,深入揭示成本变动规律,需求降低施工项目成本的途径。 实际的利润也就是企业的效益(盈余值),盈余值是一种能全面衡量工程进度、成本状况的整体方法,其基本要素是用货币量代替工程量来测量工程的进度,因此盈余值也反映了项目管理者的管理水平。 3.2采取组织措施控制工程成本。要明确项目部的机构设置与人员配备,明确管理部门、作业队伍之间职权关系的划分。项目一般实行项目经理责任制,由项目经理统一管理,对整体利益负责任。项目部各成员要在保证质量的前提下,严格执行项目成本分析标准,确保正常情况下不超成本支出,如果遇到不可预见的情况,超成本较大时,应及时找出原因。在具体工作中,工作要仔细、资料要完整、签认要及时、索赔要主动。如属工程量追加,则应积极及时同业主协调,追加签证。 3.3采取技术措施控制工程成本。要充分发挥技术人员的主观能动性,对主要技术方案作必要的技术经济论证,以寻求较为经济可靠的方案,从而降低工程成本,包括采用新技术、新方法、新材料等节约成本。 3.4采取经济措施控制工程成本。(1)加强合同管理,控制工程成本。合同管理是测绘项目管理的重要内容,也是降低工程成本,提高经济效益的有效途径。企业必须以工程承包合同为标准,确定适宜的的质量目标。质量目标定得高,相应的质量标准也要高,投入也要增大。因此,每项工程要达到什么目标要事先认真研究,除树立品牌、扩大知名度外,要仔细研究承包合同的要求,恰当把准合同要求的临界点。在具体工作中,应注意从三个角度把握好质量标准:第一,对超标准创优工程,要从企业的宏观环境和自身实力,通过认真的去把握,不可轻易做出不切实际的承诺,片面追求虚名,增加的测绘工程成本。第二,安全也是也直接影响企业的效益的一个方,加强安全管理工作,势必在安全保护措施上增加投入或花费一定的管理精力。第三,以合同为准则,搞好资金管理,及时确保工程款项按期收回。(2)人工费控制。企业资源的有效配置、合理使用是发挥资源整体效能的技术环节。人力资源是决定其它资源是否能够合理有效配置的前提。而人工费一般占全部工程费很重的比例,所以要严格控制人工费。所以企业要制定出切实可行的劳动定额,要从用人数量上加以控制,有针对性地减少或缩短某些工序的工日消耗,力争做到实际结帐不突破定额单价的同时,提高工效,提高劳动生产率。另还要加强工资的计划管理、提高出勤率和工时利用率,尤其要减少非生产用工和辅助用工,保证人工费不突破。(3)材料费的控制。要严格计算材料的使用计划。(4)仪器设备费的控制。根据细化后的组织实施方案和调整后的单价分析,合理安排充分利用仪器,减少停滞,保证仪器设备高效运转。(5)加强质量管理,控制返工率。在工程实施过程中,要严把工程质量关,各级质量自检人员定点、定岗、定责、加强测绘工序的质量自检和管理工作真正贯彻到整个过程中,采取防范措施,做到工程一次合格,杜绝返工现象的发生,避免造成因不必要的人、财、物等大量的投入而加大工程成本。 总之,只有成本预测为成本确立行为目标,成本控制才有针对性;不进行成本控制,成本预测也就失去了存在的意义,也就无从谈成本管理了,成本预测、成本控制又是降低成本的基础。三者之间相辅相成,对测绘项目成本的控制起到十分重要的作用。 结束语:只有把测绘项目成本管理与测绘实际工作相结合,有组织、有系统地进行预测、计划、控制、协调、核算、考核、分析等进行科学管理的工作,并建立适宜的激励约束机制,才能使我们的企业的经济能力不断提高,立足于更加激烈的竞争市场。 测绘管理论文:测绘工程项目成本管理论文 摘要:简要的介绍了测绘工程项目成本管理的概念、内容及目标,详细的阐述了测绘工程项目成本管理就是在保证满足工程质量、工期等合同要求的前提下,为了实现预定的成本目标,对项目实施过程中所发生的成本费用支出,有组织、有系统地进行预测、计划、控制、协调、核算、考核、分析等进行科学的管理工作,它是以尽可能地降低成本为宗旨的一项综合性的科学管理工作,从测绘工程质量、测绘工程工期、测绘施工安全三个方面详细的分析了测绘工程项目成本管理的有效途径。 关键词:成本管理;预测;控制 测绘工程项目成本是测绘过程中各种耗费的总和。测绘工程项目成本管理,就是在保证满足工程质量、工期等合同要求的前提下,对项目实施过程中所发生的成本费用支出,有组织、有目标、有系统地进行预测、计划、控制、协调、核算、考核、分析等进行科学管理的工作,它是为了实现预定的成本目标,以尽可能地降低成本为宗旨的一项综合性的科学管理工作,企业只有认清形势,建立适应市场的科学的成本管理机制,才能赢得社会信誉,赢得企业效益。 测绘项目成本管理的目标是在保证质量前提下,寻找进度和成本的最优解决方案,并采用先进的信息技术手段,应用现代科学成本管理方法对成本、进度进行有效地综合控制,将给工程带来极大的效益。 测绘项目成本管理的内容贯穿于测绘项目管理活动的全过程和每个方面,从测绘项目合同的签定开始到实施准备、测区测绘、直至资料验收,每个环节都离不开成本管理工作。测绘工程项目成本管理的主要控制要素工程质量、工程工期、施工安全。只有通过技术方案的制定、项目实施的核算和测绘成本管理等一系列活动来达到预定目标,实现盈利的目的。 就测绘成本管理的完整工作来说,可以划分为成本计划、成本预算、成本控制、成本核算等,下面就成本预算、成本控制两方面引以阐述。 1成本预算 根据测绘合同、招标文件、图纸和进度计划作出的科学预算,它是进行成本分析比较的基础资料,也是测绘过程中进行成本控制的目标。它的制定必须充分考虑如下因素:人、财、物等资源配置相对合理,各种资源的工作效率和可利用程度较高,难以避免的损耗、低效率,技术难度造成的返工,自然环境等。这样制定出来的目标成本既切合实际,又切实可行,操作起来既有难度,又能够达到目标,从而具有客观性、科学性、现实性、激励性、稳定性。 成本预算是通过货币的形式来评价和反映项目工程的经济效果,是加强企业管理、实行经济核算、考核工程成本和编制工程进度计划的依据,是为科学编制、合理的成本控制目标提供依据,因此,成本预测对提高成本计划的科学性、降低成本和提高经济效益,具有重要的作用。加强成本控制,首先要抓成本预测,成本预测的内容主要是使用科学的方法,结合签约价根据各项目的测区条件、仪器设备、人员素质等对项目的成本目标进行预测。 1.1掌握测绘工程信息,科学运筹前期工作。测绘工程项目预测是成本控制的重要前期工作,要充分认识项目成本预测的意义。 (1)首先要掌握该项目准确的工程信息,了解项目业主的机构职责、队伍状况、资质信誉等基本情况;(2)掌握测绘工程项目的性质,弄清工程投资渠道和资金是否可以到位情况;(3)掌握测绘工程项目的主要内容。了解项目的工程量、简易程度、工期、人员、设备、业主的要求。(4)分析在正常情况下完成该工程所需的人力、材料、仪器设备、水、电、管理费、税金等所有的成本。(5)企业根据自身的综合因素,做出合理报价。 1.2做好测绘工程项目工、料、费用预测成本预测,确定成本控制目标。根据测绘工程项目的规模和标准、工期的长短、拟投入的人员设备的多少,按实际发生并参考以往测绘工程项目中包干控制的历史数据,结合项目所在地的经济情况来综合预测项目工程的成本费用。 (1)首先,分析测绘工程项目所需人员,用工的人工费单价,再分析员工的工资水平及社会劳务的市场行情,根据工期及准备投入的人员数量分析该项工程合同价中人工费所占比例。测绘工程项目中劳务费的支付在成本费用中所占比重较大,而且工期的长短与质量管理的控制都与人员有着重要的关联,所以应作为重点予以准确把握。(2)测算所需材料及费用。(3)测算使用的仪器设备及费用。在测绘行业中,除测绘劳务费外,仪器设备的投入在成本费用中所占比重较大。而所需的仪器设备的型号,数量一般是在定额中的工作量中套算出来的,与现实有一定差异,工作效率也有不同,因此要测算实际将要发生的仪器费用,同时,还得计算需新购置的仪器设备费的摊销费。(4)测算间接费用,间接费占总成本的15%~20%左右,主要包括企业管理人员的工资、办公费、工具用具使用费、财务费用等。(5)成本失控的风险分析。项目成本失控的,就是对在本项目中实施可能影响目标实现的因素进行事前分析,通常可以从以下几方面来进行分析:第一,对测绘工程项目技术特征的认识。第二,对业主有关情况的分析,包括业主单位的信用、资金到位情况、组织协调能力等。第三,对项目组织系统内部的分析,包括组织施工方案、资源配备、队伍素质等方面。第四,对项目所在地的交通状况的分析。第五,对气候的分析。气候的因素在工程的进度影响很大,特别是前期外业作业过程中,这一点很重要。 总之,通过对上述几种主要费用的预测,即可确定直接费用、间接费用的控制标准,也可确定必须在多长工期内完成该项目,达到项目管理的目标控制。所以说,成本预测是成本控制的基础。 2成本控制 项目成本控制就是在项目实施过程中对资源的投入,测绘过程及成果进行监督,检查和衡量,并采取措施确保项目成本目标的实现。成本控制的对象是工程项目,其主体则是人的管理活动,目的是合理使用人力、物力、财力,降低成本,增加效益。 成本控制是测绘项目能否对企业产生效益最重的一个关键步聚。对于测绘项目的成本控制主要注重以下几个环节: 2.1全员成本控制。成本控制涉及到项目组织中的所有部门、班组和员工的工作,并与每一个员工的切身利益有关,实行岗位目标责任制,充分调动职工的工作积极性和主动性,增强责任感和紧迫感,,充分调动每个部门、班组和每一个员工控制成本、关心成本的积极性,真正树立起全员控制的观念。针对测绘项目的性质不同,可以实行包干制、月薪制、日薪制等。 2.2全程成本控制。首先要把计划的方针、任务、目标和措施等加以逐一分解落实,越具体越好,要落实到班组甚至个人;责任要全面,既要有工作责任,更要有成本责任;做到责、权、利相结合,对责任人的业绩进行检查和考评,并同其工资、奖金挂钩,做到奖罚分明。 项目成本的发生涉及到项目的整个周期,项目成本形成的全过程,从项目的准备开始,经测绘过程至资料验收移交后的后期服务的结束。因此,成本控制工作要伴随项目实施的每一阶段,如在准备阶段要制定最佳的组织实施方案,在实施阶段按照业主要求和技术规范要求,充分利用现有的资源,减少成本支出,并确保工程质量,减少工程返工费和工程移交后的后期服务费用,工程资料验收、移交阶段,要及时依合同价款办理工程结算,使工程成本自始至终处于有效控制之下。 2.3动态控制原则。成本控制是在不断变化的环境下进行的管理活动,所以必须坚持动态控制的原则,所谓动态控制就是将人、材、物投入到测绘工程项目实施过程中,收集成本发生的实际值,将其与目标值相比较,检查有无偏差,若无偏差,则继续进行,否则要找出具体原因,采取相应措施。实施成本控制过程应遵循“例外”管理方法,所谓“例外”是指在工程项目建设活动中那些不经常出现的问题,但关键性问题对成本目标的顺利完成影响重大,也必须予以高度重视。在项目实施过程中属于“例外”的情况通常有,如测区征地、拆迁范围红线业主临时的变更,临时租用费用的上升、天气的原因工期无法及时完成、仪器设备的损毁与检修等,从而影响工程进度的顺利进行。 2.4节约原则。节约就是项目实施过程中人力、物力和财力的节省,是成本控制的基本原则。节约绝对不是消极的限制与监督,而是要积极创造条件,要着眼于成本的事前监督、过程控制,在实施过程中经常检查是否出现偏差,以优化施工方案,从而提高项目的科学管理水平来达到节约。 3降低成本 降低项目成本的方法有多种,概括起来可以从合同管理、组织、技术、经济等几个方面采取措施控制,找出有效途径,实现成本控制目标。 3.1成本分析。成本分析对各种成本(包括人工费、材料费、仪器设备费、其他直接费用、间接费用)进行分析、管理和归集。系统地研究成本变动因素,检查成本计划的合理性,通过分析,深入揭示成本变动规律,需求降低施工项目成本的途径。 实际的利润也就是企业的效益(盈余值),盈余值是一种能全面衡量工程进度、成本状况的整体方法,其基本要素是用货币量代替工程量来测量工程的进度,因此盈余值也反映了项目管理者的管理水平。 3.2采取组织措施控制工程成本。要明确项目部的机构设置与人员配备,明确管理部门、作业队伍之间职权关系的划分。项目一般实行项目经理责任制,由项目经理统一管理,对整体利益负责任。项目部各成员要在保证质量的前提下,严格执行项目成本分析标准,确保正常情况下不超成本支出,如果遇到不可预见的情况,超成本较大时,应及时找出原因。在具体工作中,工作要仔细、资料要完整、签认要及时、索赔要主动。如属工程量追加,则应积极及时同业主协调,追加签证。 3.3采取技术措施控制工程成本。要充分发挥技术人员的主观能动性,对主要技术方案作必要的技术经济论证,以寻求较为经济可靠的方案,从而降低工程成本,包括采用新技术、新方法、新材料等节约成本。 3.4采取经济措施控制工程成本。(1)加强合同管理,控制工程成本。合同管理是测绘项目管理的重要内容,也是降低工程成本,提高经济效益的有效途径。企业必须以工程承包合同为标准,确定适宜的的质量目标。质量目标定得高,相应的质量标准也要高,投入也要增大。因此,每项工程要达到什么目标要事先认真研究,除树立品牌、扩大知名度外,要仔细研究承包合同的要求,恰当把准合同要求的临界点。在具体工作中,应注意从三个角度把握好质量标准:第一,对超标准创优工程,要从企业的宏观环境和自身实力,通过认真的去把握,不可轻易做出不切实际的承诺,片面追求虚名,增加的测绘工程成本。第二,安全也是也直接影响企业的效益的一个方,加强安全管理工作,势必在安全保护措施上增加投入或花费一定的管理精力。第三,以合同为准则,搞好资金管理,及时确保工程款项按期收回。(2)人工费控制。企业资源的有效配置、合理使用是发挥资源整体效能的技术环节。人力资源是决定其它资源是否能够合理有效配置的前提。而人工费一般占全部工程费很重的比例,所以要严格控制人工费。所以企业要制定出切实可行的劳动定额,要从用人数量上加以控制,有针对性地减少或缩短某些工序的工日消耗,力争做到实际结帐不突破定额单价的同时,提高工效,提高劳动生产率。另还要加强工资的计划管理、提高出勤率和工时利用率,尤其要减少非生产用工和辅助用工,保证人工费不突破。(3)材料费的控制。要严格计算材料的使用计划。(4)仪器设备费的控制。根据细化后的组织实施方案和调整后的单价分析,合理安排充分利用仪器,减少停滞,保证仪器设备高效运转。(5)加强质量管理,控制返工率。在工程实施过程中,要严把工程质量关,各级质量自检人员定点、定岗、定责、加强测绘工序的质量自检和管理工作真正贯彻到整个过程中,采取防范措施,做到工程一次合格,杜绝返工现象的发生,避免造成因不必要的人、财、物等大量的投入而加大工程成本。总之,只有成本预测为成本确立行为目标,成本控制才有针对性;不进行成本控制,成本预测也就失去了存在的意义,也就无从谈成本管理了,成本预测、成本控制又是降低成本的基础。三者之间相辅相成,对测绘项目成本的控制起到十分重要的作用。 结束语:只有把测绘项目成本管理与测绘实际工作相结合,有组织、有系统地进行预测、计划、控制、协调、核算、考核、分析等进行科学管理的工作,并建立适宜的激励约束机制,才能使我们的企业的经济能力不断提高,立足于更加激烈的竞争市场。