自然资源档案数字化管理研究

一、新时期自然资源档案的特征及意义

自然资源档案一般是指“自然资源管理部”在相关业务处理期间获得的一些有价值的文字、图表、实物等载体。在对其实施专业化管理过程中，能够全方面地整合自然资源的利用效益，对其实现高效分配，从而提高档案的利用效率，促进社会向资源节约型方向发展。自然资源档案主要具有下面几个明显的特点：

(一)覆盖面广，内容丰富多样

一般来说，自然资源档案的内容复杂，辐射面广，[1]特别是在实施改革政策之后，相关部门及单位的管理工作越来越多，如城乡规划管理、国土资源管理等。因此，自然资源档案管理过程中，档案管理的内容类型比较多样，并且涉及的档案范围比较广。

(二)档案载体多样

由于自然资源档案内容较多，各类档案在存储时，会表现出多样化的特点，有些档案是以声像、文字等形式进行记录，有些档案是以电子档案的模式对其进行记载与整理。其中，需要把资源保护、利用、开发、共享等全流程内容进行记录，所以要保持资料内容的客观性，就要以最原始的形式进行存储。

(三)地域性较强

自然资源档案通常在存储时，会按照行政区域划分来进行分类存储，这样自然资源档案就会表现出较强的地域性。包括自然资源的调查、评价、使用等，这些都对资源的开发和利用提供数据支持，发挥了一定的应用效益。

二、资源共享视域下自然资源档案数字化管理概述

基于网络信息化技术的持续推动下，共享已成为当前社会经济发展的一个关键推动力，可以使很多闲置的资源重新得到配置、利用，最大化增强其利用价值。在资源共享发展中，这是现代化社会发展的一个重要趋势，同时也在不断优化社会资源。随着《档案法》的修订和实施，档案信息化管理有了更加明确的规定和标准，尤其是在电子档案管理、档案数字化建设等方面，更是有了明确的标准和要求。近几年，自然资源档案管理部门构建一批数字档案室，以此来保证电子档案管理系统的有效构建。在资源共享视域下，自然资源档案数字化管理的目标就是提高档案的利用效率，实现公共档案资源共享，充分发挥档案的重要功能，确保档案资源与数字资源实现一体化发展，在逐步增强档案数字化管理效益的背景下，还能充分挖掘档案的潜在价值，推动档案数字化管理工作。

(一)重点优先化

很多基层自然资源部门在实际开展工作时，负责的工作内容比较多，承担着较大的工作责任，所以，每年会产生大量的档案资料。随着经济的持续发展，每年形成的档案数量在持续增长，这必然对相关单位造成更大的工作压力。由此，应该转变档案管理模式，打造一个全新的能够实现自然资源档案数字化发展的新的管理体系，借助先进的科技手段来实现档案信息共享的目标，[2]不断优化自然资源档案的管理流程，简化档案管理的各项环节，实现档案资源的共享。基层档案管理数字化建设过程中，应该做到重点优先化，配齐各项软硬件设备，保证自然资源档案数字化管理工作的逐步落实。在加强档案数字化建设期间，应该结合基层单位的情况，结合档案的层次，按照先后顺序开展数字化改革，实现资源共享背景下的自然资源档案数字化管理的新目标。

(二)标准化

自然资源档案管理在逐步朝着信息化、数字化方向发展，而标准化是其中一个重要内容，这属于自然资源实现全面整合、管理、利用的一个必要策略，能够极大地提升自然资源档案管理水平，确保档案数据的高效共享与利用。在严格遵循《档案数字化流程与规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关政策的前提下，基于资源共享理念创建数字化管理平台是一个重要选择，并且也需要促进自然资源档案的内容共享，为最大化提高自然资源档案利用价值奠定基础。

(三)协作化

在资源管理部门改革力度不断加大的背景下，档案资源数字化改革有利于促进数据资源的高效采集、转录、传递、共享等，这其中涉及到不同类型的存档文件，例如：文书、声像、业务、科技等，有必要进行多部门的全面联合，通过加强资源整合等方式，最大化增强自然资源档案数字管理质量。

(四)功能化

基于共享理念的渗透性，自然资源档案数字化管理水平的逐步提升，必须要借助于数据库、网络检索工具等信息技术产物来完成，由此能够提高档案管理数据库的建设效果，丰富数据库的功能，为后续的档案数字化管理和维护提供技术支持，[3]全面增强相关档案资源的利用价值。

(五)安全化

在实施档案资源数字化管理期间，操作的过程相对传统的档案管理工作比较复杂，并且具有较高的要求，对此，从现实管理角度来看，必然会出现一些安全问题，从而影响资源的共享效果，务必最大化增强自然资源档案内容的安全性、稳定性、完整性，同时还需要逐步建立完善的档案管理制度，来提升档案数字化管理的安全性，避免档案信息的遗失或者泄露。

三、资源共享视域下自然资源档案数字化管理存在的问题研究

目前，自然资源档案数字化管理已经获得不错的成绩，相关新技术的显著优势已经完全体现出来，但是自然资源档案数字化管理工作效果并没有达到预期的水平，主要存在下面几个问题。

(一)数字化管理方法单一、滞后

数字技术在很多行业中已经广泛应用，并且取得良好的应用效果。它不但能够最大化地增强档案管理质量，而且还能够逐步降低相关业务人员的工作负担，加强业务改革与创新。不过，在运用数字技术的过程中，行业工作者必须要具备全新的数字化管理思维，能够客观性地分析数字技术，同时还需要高效地利用数字技术，来开展档案管理工作，保证档案管理工作的质量。由于目前自然资源档案在管理过程中，坚持双轨档案制，要求纸质档案和数字化档案共同存储，所以会增加档案管理工作人员的工作量和难度，在新时期，自然资源档案数字化管理期间，优化档案管理体系是一个重要发展方向。

(二)数字化档案管理体系不完善

在全面实施自然资源档案数字化管理期间，必须要创建一套相对完善、健全、高效的档案管理机制，确保全部的工作流程、动作都有制度可以遵循。然而自然资源档案管理数字化建设中，体制的创建具备很大的阻力与障碍。相关管理部门必须要积极地完善窗口服务机制，同时还需要配置负责、专业、优秀的数字化档案管理工作者，不过从现实角度来看，管理成效并不佳。并且，部分管理工作者并非是专业人士，他们缺乏数字化管理思维，必然会对相关工作的高效开展带来阻碍，从而影响档案数字化管理水平提升。[4]

(三)数字化档案管理平台不健全

在全面加强自然资源数字化档案管理期间，如果将其和传统的档案管理相比，不只是管理的方式和手段发生变化，管理的思想也发生变化。然而实际开展档案管理活动时，还固守旧有的档案管理理念等倾向，无法真正地认识到自然资源档案数字化管理的价值，从而对实际工作的应用效果提升造成阻碍。由于自然资源存在形式比较散乱，因此在实施档案数字化管理过程中，必须要创建独立的档案管理体系，但是很多单位没有充足的资金用于档案管理系统的建设，从而无法创建完善、专业的管理平台，影响了档案数字化管理水平的提升。

四、资源共享视域下自然资源档案数字化管理具体策略

自然资源档案一般包含不同类型的自然资源、生态环境等档案文件材料，为后续的自然资源使用和开发提供数据支持。基于资源共享背景，要加强自然资源档案数字化管理，需通过以下几方面措施加以落实。

(一)编制档案数字化共享联合体系

基于资源共享体系的渗透性，在加强自然资源档案数字化管理期间，必须要深刻认识到资源共享的意义，同时还需要利用当科技手段来构建档案数字化共享平台，实现大档案管理目标。在实际开展数字化档案管理工作时，要确定责任人，成立专项资源共享小组，通过现有的档案资源，实施高效配置，并促进全面共享，最大化促进档案数字化水平的提升。同时，各个部门之间应该相互合作，创建专业化、标准化的档案管理机制，为实现档案资源及相关内容共享做铺垫。

(二)多渠道加强数字化建设

由于自然资源档案数字化工作存在不同的要求与规定，相关部门必须通过不同的策略与手段等加强相关资源的一体化整合，为加强档案数字化建设奠定基础。首先，必须持续性地增强自然资源档案数字化管理效率，利用信息技术创建数字化管理机制，确保档案部门能够通过全新的管理平台对档案资源进行高效配置，实现共建共享。其次，保证档案管理质量最大化提升，根据单位的实际情况，筛选出最理想的档案数字化管理技术，配置相应的硬件基础设备，为档案数字化工作的有序开展做好准备。再次，加强磁盘阵列多元化保护措施，不断升级更新档案数字化管理平台的应用功能。最后，在严格遵循国家相关法律法规的前提下，持续提高档案数字化管理水平，同时还要促进档案管理的规范化、标准化，保证档案管理的质量。[5]

(三)建设档案数字化管理平台

自然资源管理部门必须遵循国家相关法律政策，逐步创建标准、规范的数字化档案管理体系，最大化加强档案规范化、标准化管理。对于不同部门产生的档案文件材料，应该分别将其录入到档案管理系统中，进行归档，同时将自然资源档案管理平台与OA系统进行连接，使档案信息在形成后可以自动上传至档案资源管理平台，由此构建一个专业的数据档案体系。同时，该平台还可以有效地将原有的档案资源和新形成的档案资源进行连接，实现档案资源的高效、安全存储，避免出现档案数据丢失的问题。

(四)建立数字化信息系统

在资源共享视域下，进行档案数字化管理平台建设时，应该建立档案数字化信息管理系统，各个部门配置网络化管理设备，单位内部设置数字化档案管理系统，所有部门都有登录系统查询和归档的权限。同时利用大数据、云计算等技术，建立档案数字化管理系统，由此不但能够大大提升工作效率，而且还能够通过数字化技术，最大化增强档案信息的安全性与稳定性，为实现自然资源档案的安全共享提供保障。

五、加强自然资源档案数字化资源共享和利用

自然资源档案数字化管理的目标就是提高档案利用和共享效率。由此，应充分利用数字化技术，实施有效的档案管理，进而更好地挖掘档案的潜在价值，使数字化档案资源可以为更多的部门和公众提供数据支持，进而促进自然资源的优化配置，提高档案的利用效率。

(一)建立健全数字信息管理系统

在进行自然资源档案数字化管理的进程中，要利用数字化技术构建完善的数字信息管理系统，结合单位的实际情况，构建与数字化建设相关的各类软件和硬件设备，开发自然资源档案管理移动APP，为档案管理人员以及档案利用者管理和查询利用档案提供便捷服务，同时有效保护档案的安全。[6]

(二)高效获取档案数据资源

要做好各项基础工作，构建档案数据库，促进档案资源的共享，为资源配置提供数据支持。首先要保证档案资源的完整、准确、全面、系统。其次要高效地整合相关基础数据或资源，如历史资源、管理需求等。一是做好自然资源档案管理调研工作。深入基层单位开展调研工作，针对调研对象档案管理情况，获取完备的自然资源档案管理基础数据。二是借助现代信息技术，整理自然资源档案，明确其管理内容、历史记录等信息。三是借助自然资源档案数据系统做好档案资源的整理、分析、汇总。四是利用信息技术完成自然资源档案的分类处理，实现自然资源档案数字化管理的目标。

六、构建多层次的数字化网络系统

信息网络化技术与社会各领域的整合越发紧密，自然档案管理也需要顺应这样的发展趋势，通过构建多层次、数字化的网络系统，促进自然档案的数字化进程，全面实现档案资源的数字化共享。在这个过程中，有关部门要明确网络系统建设的规范和要求，要加强推广和普及力度，明确数字化网络系统构建的目的，让民众认识到自然资源档案的重要性，使档案管理者能够明确自身责任，进而更加积极主动地参与到自然资源档案的保护与管理工作中。在此基础上搭建数字化网络管理系统平台，利用网络的互动性、共享性，将自然资源档案的价值充分发挥出来，更好地实现自然资源档案资源的挖掘和利用，更好地实现信息共享；加强职能部门职能管控，细化相关标准和规范，完善档案共享体系，最大化提升自然资源档案信息的利用效率。同时还必须最大化增强档案数字化管理的稳定性，配备完善的软件、硬件设施，定期进行系统升级，优化系统功能，为自然资源档案数据的可靠性、安全性提供良好的环境。[7]

七、加强自然资源档案安全管理

在实现自然资源档案共享的过程中，存在很多不容忽视的安全问题，一旦受到网络攻击，重要的自然资源档案信息就可能泄漏或者丢失。因此档案管理部门要明确档案信息资源安全管理的重要性，通过搭建数字化平台加密机制，进行人员身份认证与安全管控，定期升级防火墙等级，注重多元化防控，最大化增强档案信息资源管理的安全性与稳定性。

八、围绕档案数字化建设优化管理制度体系

健全的管理制度体系是在共享模式的推动下，对档案管理工作进行指导、规范和约束。档案管理部门要从当前资源共享的视角出发，建立完善的档案管理规章制度，对各部门的职能权限给予明确的规定，加强监督与管控，以自然资源档案管理为中心，制订档案管理制度，尤其是立卷归档、分类方案等，要全面进行修订和完善。加强电子档案归档管理制度的建设力度，确保每一个管理环节都符合规范和要求。还要对档案管理部门的责任予以明确，使档案管理人员认清自己的位置，明确自身的责任，进而能够积极主动地投入到自然资源档案管理数字化建设中，更好地为自然资源档案信息资源的共享提供支持和助力。[8]数字化建设是自然资源档案管理现代化建设的一个主流趋势，特别是在资源共享理念的渗透下，必须逐步推进档案数字化管理，这不仅有利于档案资源的共享，还能够全面提升自然资源档案管理信息化建设的效益，促使其价值得以最大化的提升，从而为国家、城市建设的规范化提供更加可靠的资源和依据。要在当前资源共享视域下，构建完善的档案数字化管理机制，积极引入先进的管理技术，加大宣传力度，全面普及档案数字化管理的意义和重要性，促使档案管理人员以更加饱满的热情投入到自然资源档案数字化管理工作中，使自然资源档案的价值和作用得到最大化的提升。

参考文献：

[1]王瑞.自然资源档案管理信息化的现状及应对策略研究[J].科技资讯，2022，20(7)：4-6

[2]王艳华.自然资源档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2022(7)：127-129

[3]董晶晶.新形势下自然资源档案管理工作优化分析[J].兰台内外，2022(7)：31-33

[4]陈瑞萍.自然资源档案管理工作实践路径分析[J].黑龙江档案，2022(1)：198-200

[5]吴新蓉.数字化在自然资源和规划档案管理中的适用性探讨[J].城建档案,2021(12):9-10

[6]林剑.信息技术在自然资源档案管理中的应用[J].城建档案,2021(12):17-18

[7]梁丽坚.大数据时代下的自然资源部门档案管理创新[J].城建档案,2021(12):74-75

[8]崔鹏.自然资源档案管理工作的实践与思考[J].黑龙江档案,2021(4):370-371

作者:钱玉珊