科研档案管理研究3篇

科研档案管理研究篇1

1农业科研档案的涵义及其特性

1.1农业科研档案的涵义农业科研档案是指农业科研项目在立项论证研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。根据科研内容和科研管理程序，可区分为项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等阶段各种形式和载体的科研文件材料[1]。本文只限于对农作物在育种和栽培、土壤肥料、植物保护等方面的农业科研档案管理进行探讨。

1.2农业科研档案的特性农业科研人员根据不同区域自然生态环境，用智慧、观察力和农业研究特有方式，对农作物相同期间内的生长发育、环境适应、抗逆性等进行研究，最终形成具有查考和利用价值的原始记录材料。在对课题（项目）以及多个分支的反复研究过程中，每一个课题（项目）往往又形成一个独立的档案卷宗[2]。是课题（项目）申报、成果申报、成果利用和转化的唯一凭证。从研究主体、研究领域、研究方式和档案利用上看，都具有较强的专业性、特殊性、权威性和不可复制性。

2当前农业科研档案管理存在的问题

2.1档案工作人员能力欠缺2020年11月，国家档案局、科学技术部施行的《科学技术研究档案管理规定》，对科研档案的管理原则、方法制度、归档范围、档案人员等做出了新的规定。就农业科研档案管理而言，虽然近年来有所加强，但仍有不少科研单位，特别是地市级的科研院所，人才培养、经费投入力度不大，没有配备专职人员，一般由机关工作人员兼职，缺乏档案管理的业务知识、工作经验和创新能力，对科研档案的收集整理指导协调不力，基本处于主管部门要什么就要求科研人员报什么、科研人员报送哪些材料就保存什么的状态，农业科研档案的收集、归档、管理和利用不系统、不完整、不规范。

2.2知识产权保护存在偏差由于档案人员和科研人员学习理解《档案法》《知识产权法》《植物品种保护法》不深不透，缺乏对知识产权保护的正确认识，把握不好科研材料管理的尺度，存在保护过度或不善的问题，给档案管理及成果转化造成障碍。一是部分科研人员担心科研材料归档后有泄密风险，项目完成后，材料不归档、延迟归档或核心材料不归档的现象比较突出，甚至有的将重要材料留下，自行开发，私下转让[3]。二是科研人员在项目进行中对核心的技术、资源、材料等保护不力，致使科研数据在未进行品种保护、项目验收、成果鉴定前泄露。三是对知识产权过度保护，封闭自守，定密解密不规范，核心资源材料不交流，核心档案材料达到解密时间不解密，私自扩大保密范围，造成知识产权的自然流失[4]。

2.3主管部门监管指导不力《科学技术研究档案管理规定》明确，国家档案工作实行统一领导、分级管理的原则，国家档案主管部门对全国科研档案实行监督和指导[1]。近几年，各省市虽然进行了档案管理机构改革，但改革过渡期，机制运行、职能履行、分级管理还有待加强，对档案管理尤其是科研档案工作的监督指导力度不够。各地农业厅（局）作为农业科研单位的主管部门，往往更注重行政职能的履行和业务方面的管理，对科研档案工作的重要性认识不足，缺乏有力的督促指导和长远建设的统筹谋划。而农业科研单位，无论是从整体规划、专业力量，还是从基础条件、制度机制看，都显得比较薄弱，农业科研档案管理还处于较低水平。

2.4信息网络技术运用不够2017年３月，国家实施了《电子文件归档与电子档案管理规范》；新出台的《科学技术研究档案管理规定》也对发展电子档案作了明确。虽然目前各地在推动数字化档案建设，但从实际情况看，大多停留在电脑检索、方便查阅的利用层次，特别是对于科研档案管理，很多单位存在安全顾虑、“驼鸟心态”和守陈思想，不敢或不会将信息网络技术运用到档案管理，仍然处于传统的管理模式，大大限制科研档案信息的开放共享和资源的深度开发。

3科研档案管理对于成果转化的必要性

3.1完善的科研档案是专利申请与转让的必备条件农业科研档案是否完备，对于专利申请、成果转让至关重要。因此，科研人员和档案部门必须在平时就注重科研档案建设，按照专利申请、成果转让的相关要求和科研进程，及时对每项科研项目（课题）的资料进行收集整理，形成齐全、完整、系统的科研档案，为科研成果的专利申请与转让提供必备条件。

3.2完善的科研档案是提高成果转化效率的重要保证农业科研一般周期比较长，受自然环境等外在因素影响多，如果没有详细完备的科研记录档案，后续的成果转化、推广、应用等工作就很难得到保证，甚至造成科研资源、科研成果的浪费。高质量的科研档案管理带来高效率的转化利用，有的甚至可以直接进行成果转化和新产品开发，快速投放市场，创造经济效益，从而最大程度地缩短科研成果从“实验室”到“生产线”的时间，提高转化利用效率。

3.3完善的科研档案是成果推广应用的前提基础科研档案的更大价值不在于“藏”，而在于“用”。如何使科研成果受惠于民、产生价值，必须要有记录详实、资料齐全、数据准确、经验可鉴的科研档案作为开发利用的基础。有了完善的科研档案，科研人员才能更好发挥科研档案的继承作用和参考借鉴作用，站在以前经验和他人肩膀之上，科学制定科研和生产计划，拟制配套技术措施；才能着眼当前地方政府、企业、农民对新技术、新产品的强烈需求，有针对性地做好科技情报、档案信息的咨询工作；才能配合利用项目推广、产品展销等活动，编写技术资料，有目的地进行宣传推广，增强科研成果的社会效益和经济效益[5]。

3.4完善科研档案是知识产权保护的迫切需要知识产权保护不力，不仅侵害科研单位、科研人员的权益，同时也给科研成果转化利用带来障碍和影响。据查，仅2019年最高人民法院受理各类知识产权案高达3845件，其中涉及农业科研的植物新品种案件34件[6]。目前，北京、上海、广州已成立专门的知识产权法院，标志着知识产权保护进入快速发展[7]，人们的知识产权意识越来越强，相关纠纷案件也会成为科研和生产中的常见问题。由于农业科研周期较长、专业性强、保密困难，一旦发生知识产权侵权问题，鉴定和取证比较困难。只有平时把科研档案做完善，才能在关键时候发挥其凭证作用，更好地维护自身权益不受侵害。

4农业科研档案促进成果转化带来的积极效应

4.1推动国家经济发展科学技术是第一生产力。农业科研档案促进成果转化，正是将农业科技渗透到现代农业经济活动和社会生产的各个环节，从而广泛推动国家经济发展，也是当前实施乡村振兴战略、推进农业现代化强有力的支撑和引擎。据统计，每年我国仅农作物新品种选育审定就多达几千个，以2020年为例，通过审定的水稻品种1913个、玉米2827个、大豆335个、棉花88个。这些科研成果通过转化利用，可以为社会创造巨大的经济价值。

4.2创造更多就业机会农业科研档案推动科研成果的成功转化和广泛应用，必然衍生多种产业链。比如农产品加工销售、农业特色旅游、农业机械、良种繁育等等，通过科学规划发展，形成集“种养加、产供销、内外贸、农科教”为一体的农业产业体系，不仅可以大大提升乡村经济发展质量，也能创造更多的就业机会，吸引年轻人投身乡村振兴，缓解城乡就业压力，促进城乡发展平衡。

4.3激发研科人员创新热情农业科研档案促进成果转化，在推动社会经济发展的同时，也给科研人员带来可观的经济收入。目前一个国审优质玉米、水稻新品种转让费大概在50~300万不等，有的甚至更高。国家和许多单位为推动科研工作出台了一些激励政策，将成果转化收益进行按比分配，一部分留作单位的科研经费，另一部分用来奖励科研人员。成果转化的成功，即使单位有了充足的科研经费，又让科研人员享受到实惠，充分调动了科研人员创新创造的热情和干劲，使农业科研在良性循环中得到更大发展。

4.4提高单位核心竞争力科研档案本身就是宝贵的科研资源，农业科研成果及其转化是一个单位的无形名片和宣传窗口，代表农业科研单位的实力。站在一定的科研积淀之上，使其在行业内和相关领域得到更广泛认可，对争取高级别科研项目、科研经费和高素质科研人才等方面都有着重要的聚合作用，有利于更好的提升单位形象、科研水平和核心竞争力。

5加强农业科研档案管理，为成果转化打下坚实基础

5.1健全完善档案管理法规制度认真贯彻《档案法》、《促进科技成果转化法》和《科学技术研究档案管理规定》等法律法规，并结合本地区本单位实际，着眼科研成果转化和知识产权保护，制定农业科研档案相关管理规范，对农业科研档案的收集整理、立卷归档、保存管理、开发利用等做出明确具体规定，切实做到有章可循。同时，建立健全农业科研档案的整理归档、日常管理、定密保密、管理责任、检查评查、档案利用等系列制度，不断提高农业科研档案管理的规范化水平，切实为成果转化提供基础条件。

5.2大力培养档案管理人才专业的人干专业的事。必须转变“管档案就是管资料，谁都能干”的认识观念，针对农业科研档案人员年龄结构偏于老化、农业科研和档案业务素养较低、网络信息技术不懂不会等问题和现状，采取人才引进、岗位调整、办班培训、送学进修等形式方法，提升农业科研档案管理人员的农业科研素养、档案管理能力和信息技术水平，使其能够真正参与到科学研究中抓档案管理，与科研人员一起挖掘科研档案的潜在价值，提升科研档案在成果转化中的效率和作用。

5.3积极创新档案管理模式农业科研与管理有其明显的自身特点，农业科研档案也较行政文书档案区别很大，具有材料来源散、收集链条长、记录难度大、资料品类多等特点。在实际工作中，档案管理部门与科研管理部门往往处于各干各的、分割脱节的状态。解决这一问题，需要紧贴农业科研的自身特点，在创新档案管理模式上求突破。具体讲，就是建立与科研计划一体统筹、与项目实施一体推进、与课题验收一体考评、与成果转化一体利用的“五位一体”科研档案管理模式，做到农业科研每推进一步、档案工作就跟进一步，确保科研档案的详实、完整、系统，为项目鉴定验收、专利申请转让、成果推广应用、知识产权保护、科研经验积累等打下坚实基础。

5.4提高档案管理信息化水平当前，信息网络技术得到空前广泛的应用，给社会各领域带来了结构性颠覆性影响。农业科研档案管理，要把握信息化发展方向，跟上社会技术变革的步伐，着眼现代农业发展的需求，站在整个农业系统的高度，加强顶层设计和科学规划，统筹好人才队伍、资金投入等各方面资源，大力推进信息网络技术在农业科研档管理中的普及运用。同时，要走出搞数字化档案就是“电子扫描＋电脑储存”的认识误区和发展层次，着眼农业科研成果的价值特点，敢于树立和实践“共享”理念，综合考虑信息咨询、成果转让、交流合作、产权保护、利用权限、保密安全等因素，打造农业科研成果和资源共享的“云平台”，建立健全科研档案开放利用机制，最大限度地挖掘农业科研成果的价值和作用。

6结语

随着社会经济和信息技术的发展，农业科研档案管理在成果转化中显得越来越重要。要改变当前科研档案管理的现状，必须认真贯彻国家相关法律法规，把握信息化发展的大趋势，积极创新方法模式，进一步提高农业科研档案管理的系统化规范化信息化水平，为农业科学研究和社会经济发展发挥重要作用。

作者:庞雪芹 单位:武汉科技大学档案馆

科研档案管理研究篇2

近年来，随着我国农业科研水平的快速提升，国家对农业科研项目加大了投入力度，农业科研取得了丰硕成果，科研项目不断增加。因此，农业科研项目资料随之增多。但是科研项目管理还存在一些问题，例如配套档案管理不完善、档案管理人才匮乏，致使档案管理工作压力增大。有些科研项目资料在课题组手中保存，缺少专业性、规范化管理，重视程度不够使一些科研项目资料丢失；有些纸质材料因保存不当，出现了霉变、虫蛀等问题。这些问题都不利于农业科研工作延续和再利用。因此，探究农业科研项目档案管理模式，具有重要意义。

一、农业科研项目档案管理存在的问题

（一）重视程度有待提高。在农业科研单位中，往往只重视科技研发而轻视后期项目归档工作。尤其是领导干部对科研项目档案归档工作的认识和理解还有待提高。农业科研工作以项目执行为主，科研项目贯穿科研工作的全过程，而科研项目材料归档工作是否完整和统一，直接影响科研项目执行效果和后续科研工作的延续。因此，领导干部高度重视，就有利于科研项目档案工作的开展。在档案信息化管理已普及推广的形势下，有些单位仍以人工为主进行档案管理等工作。因对档案管理的重要性缺少认识，进而影响其价值的发挥。由于农业科研项目档案具有系统性和连续性，在实际工作中，一旦档案材料不完整甚至丢失，就会导致课题不能如期完成或是科研质量下降，还会影响下一步课题的申报，形成恶性循环。

（二）项目执行人档案意识薄弱。项目执行人大多重视科研项目的科学研究、实践活动、科研成果及成果转化等过程，而忽视在项目前期申报、制定的实施方案、签订的合同任务书、试验示范过程、数据采集、资金使用、总结、结题验收、成果申报、成果转化、报奖等一系列的纸件材料和电子材料的归档工作。项目执行人一是认为这种工作应该是档案管理部门负责的事情，不需要他们来配合；二是认为科研项目材料存到档案管理部门，不如放在自己手里用起来方便。致使科研项目执行人产生了错误的认识，造成科研档案不能及时归档，甚至材料缺失或不完整。

（三）档案管理复合型人才匮乏。农业科研项目档案管理流程繁琐，科研项目存在跨年度、执行周期不一致等情况。从项目申报、立项、批复、年度执行情况、结题、成果等全部资料按年度收集，到归档编目，再到入库保存以及后期的借阅使用，都需要档案管理人员严格遵循相关制度规范，并且要具有极强的专业知识。一名合格的档案管理员，除了要具备档案学相关技能外，还必须对农业科研项目有一定程度的了解。如果本部门已经推行档案信息管理系统，还需要档案管理员掌握信息技术。因此，要想胜任农业科研项目档案管理工作，就需要具备较强的复合能力。调查发现，在省级或市级许多农业职能部门，大多配备了高素质档案管理人员；而在基层和农业科研院所配备的档案管理人员，具有扎实的档案管理专业技能，熟悉农业科技相关知识的复合型人才还比较匮乏。

（四）档案管理配套制度不完善。农业科研项目档案管理作为一项专业性极强的工作，要想保证各个流程做到顺利完成且无缝衔接，需要一套完善的管理制度，为各项具体工作开展提供参照和依据。从整体上来看，近几年我国农业科研档案管理制度逐步完善，但是还有一些科研单位的项目不在存档范围之中，同时在一些细节方面还存在不足。例如，在立卷标准上，不同地方的农业科研单位，执行的标准存在差异。有的是按照科研项目的类别不同进行分类；还有的是按照时间顺序，把每个年度的档案分成一类。在档案形式上，有的是将纸质档案按照“三孔一线”的方式进行整理，有的则是将所有档案直接装入档案盒。由于缺少统一的制度标准，一方面给档案管理增加了负担，另一方面也影响了档案资料的共享和利用。

（五）档案管理模式滞后，利用率不高。农业科研项目档案的价值在于利用，只有为科研人员、科研工作提供了帮助，在农业科研项目档案管理上投入的时间、人力和物力才能得到回报。但是基层农业科研单位，受到技术条件和管理人员专业性不强的限制，仍依赖于人工这种落后的管理模式。虽然以信息技术为支撑的档案信息管理系统也得到安装和使用，但多数情况下还是用于档案资料的查找，没有利用技术优势进行更深层次的价值开发和挖掘利用。由于检索效率不高，许多有价值的档案没能得到很好的利用，也就无法为农业科技创新和科研成果产出提供支持和参考，也使农业科研单位之间，无法就各自的档案资源进行高度共享,造成了档案资源的浪费，影响了农业科研事业的发展进程。

二、加强农业科研项目档案管理的必要性

（一）有利于农业科技创新。农业科研项目档案作为对农业科研工作从项目申请、立项、实施、检查评估、项目验收、成果鉴定、成果申报、成果转化、科技推广等各个环节、各项工作的真实记录，也是对科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字材料、图表、数据及影像等各种形式的材料以纸质或电子档案形式的保存，可以对当前农业科技创新工作提供有价值的借鉴。任何领域的科研创新，都必然会伴随着各种困难甚至走一些弯路，而通过查找以往的项目档案资料，则能够借鉴前人的经验教训，从而让农业科研活动更加高效地开展。同时大大缩短了科研周期，保证了科研成果尽快转化和推广。另外，在农业科研项目档案中也包含了科技工作者几年甚至几十年的成功经验，可以为后人打开新的研究思路，提供有价值的参考。因此，把农业科研项目档案当成知识宝库，可以对农业科技创新和科研成果产出提供帮助。

（二）有利于农业转型发展。随着产业结构调整，我国农业正在经历转型发展。而农业的现代化、科技化则是一个必然趋势。农业科研项目成果转化及试验示范，可以为不同区域的产业发展起到示范引领的作用，还可以扶持龙头企业创新发展，带动地方吸引符合本地特色发展的企业入驻，推动地方特色农产品的精深加工等产业的发展。在农业科研项目档案中，就包含了不同区域农业科技水平的全面调查。通过查阅这些档案，可以为地方产业发展方向提供科技支撑，也是为农业科研工作者了解各地农业科技水平的一个有效途径。同时根据实际情况，寻找到农业科技创新的方向，提高了农业科研成果转化和利用价值，能助推农业实现转型升级。

三、完善农业科研项目档案管理的对策

（一）强化岗位责任制，细化档案管理流程。农业科研项目档案从前期资料文件的搜集、筛选，到最后入库存储，整个流程包含了诸多的细节要点。为确保科研项目档案顺利交接，需要项目负责人与档案管理人员有效配合，明确责任分工，落实岗位责任制，确保科研项目档案管理的每项工作、每一个环节都能落实到位。对于农业科技成果已经推广应用的，需要将成果转让协议书、转让技术资料等文件及时提交给档案管理人员，而档案管理人员也要及时与项目负责人对接收集资料，保证后续项目材料的齐全、完整。完成档案验收后，填写验收单，然后由分管领导签字。因有些科研项目档案存在知识产权和涉密等情况，在归档之后，无论是日常的档案整理，还是档案的检索和出借，都需要档案管理人员严格执行制度规范，最大程度上保证档案资料的完整性和安全性。

（二）加强人才培养，夯实档案管理基础。为了加强档案管理工作，促进农业科研快速发展，必须建立一支高素质的档案管理人才队伍。重点抓好人才的“引进”和“培养”两项工作。“引进”就是结合农业科研档案管理工作需要和档案管理信息化趋势，在人员招聘时，除了要具备档案管理相关专业知识外，还要考察信息技术、农业科技等方面的知识储备情况，优先选拔录用复合能力较强的应聘者，从而为下一步农业科研档案管理工作高效率的开展，以及档案价值的深层次挖掘提供人才支持。“培养”主要是针对现有档案管理人员，通过培训和外派学习等形式，鼓励他们进行深造，弥补不足，获得更高级别的职业资格证，培养适应现代农业科研档案管理的人才。

（三）完善制度建设，提升管理规范化水平。为适应农业科研项目档案管理需求，必须建立一套规范的管理办法和规章制度。一是建立科研项目归档范围，明确科研项目档案的收集内容。特别是科研项目立项、实施过程、验收标准、成果鉴定等材料接收，都要有统一的规定，并做出明确的说明。二是建立农业科研项目文件资料的归档流程、具体的格式标准及时间节点等，使项目执行人和档案管理者明确归档节点，保证科研项目执行与归档工作同步进行。因科研项目从立项、执行、验收、成果鉴定、成果报奖、成果转化的全过程执行周期比较长，因此，需要规范不同时间节点提交不同的项目档案材料归档，在原有制度的基础上就要进一步细化，减少歧义。三是建立科研项目考核管理机制，把科研项目归档纳入年度考核中，并且与项目执行人的绩效考核挂钩，提高项目执行人对科研项目归档工作的重视程度，进一步保证科研项目档案工作的顺利开展。四是健全档案信息化管理制度，通过借鉴其他档案管理单位的成功经验，制定出关于农业科研项目电子档案收集、备份、共享、利用等相关工作制度。让制度紧跟农业科研档案管理的发展趋势，使档案资料的价值得到更好利用。

（四）开拓创新，利用信息技术挖掘档案价值。随着档案管理标准的不断提升，农业科研档案的管理思维和方法也要顺应时代的变化，做出与时俱进的调整。随着现代化大农业科技创新步伐快速推进，农业科研单位更加重视信息技术在科技创新及档案管理等工作中的应用价值。特别是有些基层单位信息基础设施比较匮乏、信息管理水平相对落后，要在信息化建设方面加大投入力度，确保档案管理信息化水平的持续提升。以黑龙江省农业科学院草业研究所寒地作物种质资源库的种质资源综合管理平台建设为例，把几万份农作物种质资源利用物联网、5G、大数据及人工智能等技术，构建种质资源“收集-评价-鉴定-管理-挖掘-应用”的保护利用创新体系，实现种质资源保护利用的全流程智能化管控，实现种质资源数据高效共享及平台互联互通。利用种质资源数据平台，深度挖掘优异种质资源，将种质资源优势转变成可利用的亲本材料优势，培育出更多具有突破性的作物新品种。种质资源综合管理平台为种质资源长期安全储藏、种质资源的更新繁殖安全高效管理、种质资源的数据在线交流分发、高效利用和效果追踪提供了数字化解决方案，实现了种质资源全方位信息化管理的新模式。因此，档案管理人员要利用大数据等前沿技术手段，进一步挖掘档案的利用价值。可以通过建设档案资源共享平台，让国内农业科研单位将非涉密的档案资料在平台上共享交换，相互学习和借鉴，使农业科研档案的实际利用价值得到快速提升。

四、结语

在我国农业科技创新快速发展的同时，积累了大量的农业科研项目资料，这些资料是多年来农业科研工作者的宝贵经验，可以为以后的科技创新提供技术支撑。面对种类多样、数量庞大且管理要求极高的农业科研项目档案。一方面，要加快档案各项制度建设，做到各项工作规范、严谨，保证档案资料完整、可用；另一方面，要重视信息技术引进和人才培养，提升档案资源利用价值，加快现代化大农业的发展进程。

作者:孔晓蕾 单位:黑龙江省农业科学院草业研究所

科研档案管理研究篇3

一、医院科研档案管理概述

医院科研档案是医院在从事医疗、科研、教学等过程中形成的原始材料，在一定程度上能体现医院总体及医生个人的水平。医院科研档案信息资源通过多渠道、多载体、多形式的公开及利用服务，对医院发展创新、医生专业水平提高具有一定的借鉴作用，使科研档案发挥出更大价值。对于科研档案管理而言，科研档案主要涉及临床、教学、行政等多个部门，档案来源较为分散，形成人员较多，且科研档案形成过程的生命周期都比较长，其申报立项、项目实施、结题验收等环节涉及的业务部门、业务流程都比较多。医院档案工作人员作为医院科研档案的主要管理人员，承担着制度建设、监督指导及业务活动具体开展等工作，除了需具备专业的档案理论知识、信息化基础知识、业务管理能力外，还应对医院的各项职能活动有全面的了解，这样才能为科学高效推进档案管理发挥医院科研档案的更大价值。

二、医院科研档案管理利用遇到的问题

（一）档案意识淡薄。一是医院是以医疗工作为中心的单位，院领导及管理人员主要把精力投入到医疗工作及科研工作上，对档案工作的重视程度不够，投入的资源十分有限，信息化基础更是薄弱，对于档案的认知仅限于“管理即存放，工作即保管”的传统思想。二是医院其他人员对于档案认知程度也普遍较低，特别是开展科研项目的相关人员，往往以结果为导向，并不注重过程中各种有归档价值的科研档案资料的收集与整理工作，不注重维护科研档案各文件之间的有机联系，从而造成科研档案收集不全、管理不善。

（二）知识结构欠缺。虽然我院的档案管理人员具备一定的专业理论知识和业务实操技能，但是随着档案业务的深化和载体形式的多样，原有的知识结构已无法满足日常管理所需。特别是医院科研档案有其独特性和专业性，档案信息化建设也有较强的技术性和实践性，这都对档案工作人员提出了更高要求，除了拥有扎实的档案专业知识外，还要不断扩充医疗业务知识、信息技术知识，从而丰富各类知识储备和结构，更好地胜任岗位工作。

（三）归档形式单一。目前我院科研档案的归档形式主要依赖于科研部门在科研项目完成后整合上交，且大部分都是以纸质形式作为最终归档载体。这样的归档形式，一方面，可能会流失在科研项目进展中一些其他有归档价值的文件材料，如行政部门的管理性文件，项目运行过程的各部门、单位之间的重要往来文件等；另一方面，由于主要载体是纸质文件，容易造成档案载体利用不便和科研档案信息资源的匮乏。

（四）档案借阅困难。一是我院档案室虽位于单独楼层，但由于库房、借阅、办公面积有限，提供的现场查阅条件较为不便，而科研档案借阅过程中涉及的档案数量较多，不能很好地满足现场查阅的要求。二是科研档案利用的需求人员较多为医疗人员，常因工作繁忙等原因无法上门借阅查询，档案查询一般通过电话口述的形式，过程中涉及大量的医学专业术语，而档案工作人员很可能对口述的需求一知半解，因此很难精准地从大量的纸质文件中定位到所需材料，且无法确认所需档案资料的具体信息是否准确、是否全面，档案利用的查全率、查准率效果较差。三是通过近年来档案利用经验总结发现，传统形式的纸质档案借阅方式及手工登记流程较为繁琐，并不高效。此外，科研档案借阅一般为全项目借阅，材料内容较多，可能因管理不善、疏忽大意导致纸质档案借阅过程中信息泄露、档案损坏，导致档案在完整性、原始性、保密性上出现问题，影响档案保管安全。四是审批流程冗长。因我院开展科研项目的部门较多，形成科研档案涉及不同部门的审批流程。而目前在科研档案利用时，其利用流程未进行有效梳理和统一规划，往往花费较长的时间才能够获取到所需的档案，使得科研档案的利用率下降。

（五）软硬环境薄弱。目前我院科研档案以纸质文件为主，但是随着档案信息化发展的客观需求，对科研档案管理的软硬件环境也产生了新的要求。一是档案管理方式仍较为传统，特别是在档案数据条目、元数据管理、接收利用等业务流程方面主要通过手工著录、手工管理，迫切需要一套完善的档案信息系统来辅助管理，提高工作效率。二是随着信息系统的建设及电子文件等载体形式的丰富，档案库房资源就不能局限于保管传统的纸质档案，需要配置配备能够满足电子档案长期保管的存储设备及信息系统稳定运维的服务器环境。三是基于科研档案信息资源的安全、保密要求，科研档案在信息化环境下的收管存用流程，对其网络环境的稳定及安全防护也提出了更高要求。

三、医院科研档案管理信息化建设对策实施

（一）不断提升档案工作意识。随着国家及社会数字化转型的深入发展，我国档案法律法规及业务标准体系的持续完善和发展，特别是《“十四五”全国档案事业发展规划》的，都对档案信息化发展提出了新的要求与任务。档案作为重要信息资源的价值也受到更多重视与关注,有助于院领导和管理人员改变对于档案工作的传统认知，提升对档案工作的重视程度和支持度。此外，医院档案工作人员也应该积极开展宣传活动，举行专题宣传或讲座，如新版《档案法》的宣传、新标准的宣传，利用院内宣传墙张贴宣传海报，在医院OA办公系统中开辟专栏等形式，使档案工作与院内其他职能工作活动产生更多交集，从而提升医院广大职工的档案意识。

（二）丰富档案人员知识结构。为了更好地开展医院科研档案的管理工作，档案管理人员不仅需了解医院科研档案相关的基础知识、熟悉业务流程，主动介入科研档案全生命周期管理，参与科研档案形成归档全过程。更需要档案管理人员懂得档案信息化基础知识与概念，对现代信息技术，如5IABC有一定的掌握及了解，这样才能做好全院档案信息化建设顶层设计，在工作中运用新技术、新方法，创新思维，推动档案信息化建设工作行稳致远，提高各项档案业务工作的管理水平，更好地为医院广大职工提供档案服务，深挖档案价值。

（三）加强档案软硬环境建设。对于档案信息化建设而言，软硬件基础设施建设是一项基础但又极为重要的工作，应当予以重视，给予投入。在软件建设上，可参考《电子档案管理系统通用功能要求》《企业数字档案馆（室）建设指南》等标准规范，充分调研档案管理人员及档案利用人员的需求，结合医院各项职能活动的实际情况，选取各项功能模块简单实用、功能明确的软件系统，并选择社会上较为成熟优秀的档案产品服务商，从而降低自研成本，确保系统稳定可靠及维护升级服务的可持续。在硬件建设上，医院档案部门应和信息化部门通力合作，重点关注系统服务器配置、网络系统可靠稳定及信息系统安全防护备份机制等问题，合理规划资源的投入与配置，确保档案信息系统用户网络并发、档案信息资源上传下载等关键环节不宕机、不崩溃，档案信息资源交互、档案信息资源保管等机制策略不泄密、不丢失。

（四）加强档案信息资源建设。医院科研档案信息化的建设，也是医院科研档案信息资源的建设，没有科研档案信息资源，信息化建设也是无米之炊。在建设档案信息资源的过程中，应重点加强以下几方面档案信息资源的收集。一是加强科研档案归档移交时目录数据与元数据的收集与数据质量，从而保证科研档案的利用人员可以通过关键字检索出想要的档案。医院档案管理人员可联合科研人员认真梳理科研档案管理及利用过程中所需的各项元数据信息，规范各项数据著录格式与标准，充分利用信息系统辅助管理的功能，尽量减少手工著录管理可能存在的错误。此外，档案管理人员应重视已归档科研档案的历史问题，设法补足完善历史数据的缺项漏项。二是开展医院科研档案存量数字化、增量电子化的相关工作。制订好档案数字化标准，保证数字化副本质量，特别是运用ORC技术实现科研档案的全文检索功能，实现对科研档案内容的深层次检索，进一步满足科研档案利用人员的个性化检索需求，提高科研档案利用效率。在存量档案数字化建设过程中，如可投入的财力有限，应对形成年代较早、较为珍贵、重大科研项目或日常利用较多的科研档案等，优先进行数字化管理。在增量电子化建设工作上，应客观结合医院档案管理水平与条件的基础上，积极推行科研档案由双套制向单套制、单轨制的转变。三是丰富档案信息资源的组成形式。目前医院科研档案信息资源的载体形式常以纸质文件或电子文件为主，往往缺少在科研过程中一些有价值的声像档案的归档。档案部门应联合各部门，主动加强对科研项目关键节点或里程碑，如对研究过程，验收过程声像档案及其他载体形式档案的收集与整理，规范声像档案数据格式与“六要素”等著录项要求，保证声像档案可查可用，进一步反映科研项目全貌。

（五）提高档案资源利用效率。通过建立医院档案利用服务门户网站，医院科研档案的利用可突破时间、空间的限制，利用方式也不再局限于电话咨询、手工翻阅等形式，档案利用人员可通过个人办公计算机、移动终端等设备，在控制权限的基础上实现对科研档案信息资源的查询和浏览，使得科研档案利用的方式方法更加多样，效率更加高效。对于一些需要线下浏览借阅、涉及档案出入库登记的情况，可积极运用RFID等技术，实现档案出入库的快速准确登记，库藏变化的动态管理，减少手工登记及库藏盘点的繁琐低效，提高线下借阅时的工作效率，节约档案管理人员及利用人员双方宝贵的时间。另外，医院档案工作人员应进一步加强工作主动性，通过在档案利用门户网站新归档资源目录，专题档案编研成果等形式，充分挖掘和整合各类档案信息资源，实现档案信息资源的有效利用。

（六）促进档案资源智慧利用。在深入建设医院科研档案信息资源的同时，档案部门应以档案利用需求为导向，充分发挥知识管理、数据治理等理念，不断创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，将各种隐性知识显性化，从而实现内部知识的充分共享，帮助医院科研等各类人员快速发现本院已有的存量知识，节约科研成本，提高科研效率。在实现途径上可通过运用大数据技术，整合和利用各类内外部信息资源，促进医院内部各类知识资源和外部的情报资源、信息资源的充分聚合。利用自然语言处理的各类方法，识别各类信息资源中的知识单元，利用本体构建知识单元之间的语义关系，构建不同类型的医院科研知识库、专题情报知识库，为院领导进行发展规划、科研人员进行技术研究、管理人员总结工作经验提供强大支撑，从而实现有针对性地、主动地为医院科研、管理、经营等各项职能活动提供全方位、多层次的个性化档案信息利用和知识决策支持服务。

四、结语

基于本文论述与笔者实践经验，医院科研档案信息化建设并非一蹴而就，其有着诸多复杂繁琐的建设内容及工作流程，需要医院提供可靠且持续的组织保障、制度保障、资源保障。作为医院一名基层档案工作者，需要不断完善和丰富自身的知识储备和结构，在档案信息化建设等业务工作上勇挑重担、主动作为，为院档案管理工作提供强有力的知识支持与服务保障。

作者:徐杨 单位:上海市嘉定区中心医院