医院档案管理工作思考

医院档案管理工作思考篇1

1医院廉政档案建设存在的问题

笔者横向调研了18家省级医院，发现各医院对廉政档案理解和重视程度不一，在人员落实、管理形式、建档对象、管理内容方面存在差异，管理方式普遍比较传统，对档案的利用意识淡薄。笔者认为，医院目前廉政档案建设与当下形势的变化与发展存在一定差距[1]，缺乏行业统一的规范管理制度和标准。

1.1医院层面重视不够

《关于加强公立医院党的建设工作的意见》出台后，各医院加强了纪检监察力量，但重业务、轻管理的意识仍然存在，千余名员工的医院基本仅配置2—3名纪检监察人员，有的仅1名，配比普遍不足。以浙江省肿瘤医院为例，医院作为拥有2500余名员工的三甲专科医院，数年来监察部门仅2名人员，他们忙于日常工作，很难开展动态性、系统性、长期性的廉政档案管理工作。

1.2管理层面认识不足

纪检监察人员组成上，多为医院其他职能或业务部门抽调或转岗来的，没有接受专门培训，缺乏档案管理经验，素养、水平高低不一；对廉政档案重要性及规范化管理缺乏认识，主动系统收集和整理信息偏少，管理停留在按上级要求填写表格、完成任务的被动存档上，存在真实性隐患甚至徇私枉法的风险。此外，一些干部对建立廉洁档案不理解，抱有抵触心理，存在隐瞒个人部分财产信息的风险；还有个别党员干部在重要事项填报上避重就轻，有的党员干部还会出现无心之失，等等[2]。

1.3系统性管理和应用不到位

廉政档案资源具有教育、警示、监督、考核依凭等功能。目前医院党员干部的廉政档案与普通的人事档案不同，不能做到“档随人走”。大部分医院不同程度存在有建档缺完善、有建档缺应用等情况。在档案利用上存在“两张皮”现象，干部廉洁鉴定结果与干部选拔任用、评先选优上挂钩不够。医院领导干部廉政档案的建立和管理多采用分块管理，但是在实际运行过程中，这一形式逐渐趋于僵化，使得这一廉政档案的建立制度与医院内部的实际运行的制度产生交叉冲突[3]，路径不清晰，功能得不到有效发挥。

2医院廉政档案规范化建设的实践路径

针对工作现状和存在问题，医院档案工作人员要定期参与培训，认识廉政档案的重要性，实事求是、与时俱进保证廉政档案的可信度。浙江省肿瘤医院在实践中强化廉政档案规范化建设的要素结构，落实好专职专人对接、专门管理廉政档案，加强规范化建设。目前已增加了1名管理专业的硕士工作人员，从事廉政档案的日常管理工作。

2.1准确把握廉政档案建档对象

廉政建档用于防范廉洁风险，主体是与权力运行相关的岗位人员。根据风险等级，可划分为院级领导干部、中层干部、重点部门重要岗位人员、处方医师及一般工作人员五大类。按照监察体制改革将监督覆盖到所有公权力人员的要求，抓关键少数，浙江省肿瘤医院以“确权、确责、确岗”为导向，按权力清单、风险清单和责任清单，明晰建档的重点对象为：院级领导、中层干部、重点部门重要岗位人员。监察室协助上级主管部门负责院级领导的建档，同时具体负责医院中层干部、重点部门重要岗位人员的建档管理。

2.2清晰界定廉政档案内容框架

干部廉政档案管理工作主要包括的内容有整理廉政档案相关信息、收集医院领导干部廉政信息资源、记录领导干部的相关事迹等[4]。浙江省肿瘤医院廉政档案围绕“廉”的信息，突出党风廉政建设和反腐败功能，严格区分日常医院人事档案，在建档对象确定3类人员基础上，加上全体在院党员，明确落实廉政档案的基本内容框架。中层干部廉政档案内容包括个人基本情况、护照和出境、奖惩以及配偶、子女及其配偶从业情况等方面。院级领导在此基础上，增加六方面内容：子女婚姻和配偶、子女境外工作、生活情况，本人、配偶、共同生活的子女投资及国（境）外财产有关情况，配偶、子女及其配偶违法情况，个人收入情况，操办婚丧喜庆事宜情况，领导干部亲属从业及从事经营活动报告情况等。

2.3与时俱进，不断完善廉政建档范围

按照清廉医院建设要求，结合医院各领域经济运行环节运行实际，“要紧盯健康扶贫、医疗保险、药械购销、建设项目等重点领域，严肃查处收受回扣、‘红包’等腐败问题”[5]。浙江省肿瘤医院扩大了环节运行的建档范围，推动领导管理层人员及其他相关责任人进行廉政档案的建立工作，规定药械购销、建设项目实施前必须签订廉洁协议并归档；完善《九项准则》人手承诺制度；健全档案内容，做好档案正确分类入库等管理工作。

2.4严格执行廉政档案的管理制度

医院制订了《廉政档案管理规定》规范要求。一是客观真实建档。强化档案收集整理的内容真实、记录客观、凭证有效；强调对调查取证监督，核实重大事项，确保内容真实；在钉钉操作系统设置了修改留痕环节，启用重要信息变动自动告知功能，便于再次核对，并按要求抽查5%信息进行核查。近期开展了出国（境）护照和通行证专项核对等工作。二是依法依规管档。医院实行了廉政档案专人管理、借阅审批、签订保密协议等，遵照法理依据保护建档对象的隐私权，不公开或公示档案内容。三是加强动态管理。医院针对廉政档案动态性变化特性更新制度，如婚姻、护照等发生变化，要求30日内报告更新，确保档案的及时准确性。四是落实红线严肃惩处制度。对不真实或少报、漏报、随意填报等情况，查实后实行通报惩处，切实震慑防范。

2.5加强廉政文化资料的建设

强化廉政档案建设，要求对标对表建设“新时代全面展示中国特色社会主义制度优越性的重要窗口”新目标新定位，引领廉洁文化建设。这一点各家医院没有引起普遍重视。浙江省肿瘤医院在廉洁档案管理过程中，注重中华优秀传统廉洁文化历史资料、医疗行业中正面典型和反面教训案例的收集，纳入廉洁档案资料库、数据库集中管理。如，把清廉建设的先进事例、省级媒体报道过的106篇文字和视频资料进行汇编，丰富教育和警示资源，推动创造性转化、创新性发展。

3医院廉政档案应用的路径探索

新修订《档案法》强调要重视对档案的开发和利用，只有精准开发、系统开发、深度开发，才有可能让档案更好发挥价值作用。目前的档案工作还存在可提升的空间，未来需要加大档案开发力度，让档案全部“活”起来[6]。浙江省肿瘤医院在廉洁档案管理上努力变末端管理为清廉医院的源头治理，加强廉政档案的开发、利用和分类管理，为党风廉政建设专项治理和监督检查提供既往监督情况，落实全面管理。

3.1动态管理、及时介入

强化在廉政档案动态调整中发现廉洁风险点，避免利益冲突。医院目前实践应用在四个方面：个人兼职取酬是否存在取酬单位与医院有利益往来的情况；个人因私出国、长期往来于港澳及台湾是否存在应批未批、超频次情况；个人年收入与工资及投资所得是否一致、可否存在廉洁风险；配偶、子女从业及经商办企、投资是否存在职务回避和履职回避等情况。在实际应用中医院发现了4起涉及利益冲突问题，及时进行整改。

3.2实行开具证明必先查阅廉政档案核实制度

变“死档案”为“活材料”，核定职工廉洁从业“精准画像”，把廉政作为干部选拔、年度考核、业绩评定和在评优评先、表彰奖励方面的否决性条款和“绿色通行”依据。浙江省肿瘤医院监察室每年为干部选拔、评优评先、人员调动出具廉政报告和证明近400人次，应用广泛，有效避免了选人不准、用人失误和查用脱节现象，实现“建”的目的、“用”的价值。同时，为中层干部换届任前提醒谈话、廉政谈话和党纪政纪处理诫勉谈话、责任追究、案件查处等四种形态运用提供了方向。

3.3强化廉洁档案的教育作用

在廉政档案建设利用过程中，医院加强廉政文化资料的数字化载体建设，运用多媒体形式，多方位展示宣传廉政文化资料；利用院史馆的数字化建设，实现廉政档案文化长期展示，扩大廉政教育宣传；在节假日和重要节点，结合廉政档案文化资料积累，利用微信、钉钉做好警示提醒，长效推进廉洁文化润心廉心。

4医院廉政档案的数字化发展方向

信息时代，利用互联网信息技术建立医院干部廉政档案信息数据库，不仅可以大大提高干部廉政档案的利用率，还可以促使医院正确对待廉政档案管理工作[7]，全方位做到清廉医院建设工作的与时俱进。

4.1建设基础信息查询平台，建立智慧廉政档案

浙江省肿瘤医院重视加快建设基础信息查询平台，通过数据抓取、信息比对、综合分析等手段，对重点监控药品、高值耗材使用可能出现的风险问题及时报警提醒，使档案管理更加具有及时性、信息性和预判性，提升清廉医院智治水平。通过档案相关数据的及时更新，有效防止建档对象掉档情况的发生，确保单位精准用人和廉正清洁作风建设的推进，方便上级主管部门对公立医院廉政档案管理工作进行实时监督。

4.2运用互联网思维，提升廉政档案科技反腐功能

重视在科技反腐能力建设上下功夫，目前医院监察部门及时升级了防统方软件，加强药品、耗材使用数据专门管理和使用制度化的流程审核。清廉医院建设涉及面较广，建议政府层面能加强顶层设计，结合公立医院实际出台统一的规范，健全行业特色的廉政档案管理制度，突破当前医院各自为政的局面，实现廉政档案数据类信息的共建共享。专题落实各公立医院间廉政档案信息平台、组织人事信息平台、工程信息建设平台、招标管理信息平台、医药购销领域平台等各特定信息之间的互联，给廉政档案装上“电子眼”，丰富廉政档案数据库，让廉政档案数据省域性共享活起来，为各公立医院纪检监察部门在各类别的采购、招标上的监督提供更为详尽和科学的参考依据，提高工作效能，助推全省清廉医院建设。

作者:朱真伟 徐娟娟 李鸽伶 单位:浙江省肿瘤医院

医院档案管理工作思考篇2

医院是提供公共医疗服务的重要场所，而在医疗诊治过程中需要对病人的情况进行有效的诊断和记录，因此，个人档案管理也成为档案管理工作中非常重要的一部分内容，但是传统的纸质档案管理办法难度相对较大，并且过程复杂，容易出现信息遗漏或遗失等现象，对于医院的现代化建设管理来说是非常不利的，而通过医院档案网络化管理建设则可以在很大程度上改善这一问题，真正地推动医院现代化的建设与发展。而且传统的档案在应用过程中查阅困难程度相对较高，且其保存需要占据很大的空间。而信息化网络技术在档案管理工作中的有效应用可以改变此类问题。但是要真正地使医院档案的网络化管理达到比较理想的水准，就要对医院档案管理的网络化模式构建进行有效的探讨和优化。接下来我们就来具体探讨了解一下。

一、医院档案网络化管理的必要性

随着当前科学技术的不断进步与发展，互联网信息技术在我们日常生活生产中的应用逐步增多，对当前的社会发展也产生很大的影响，而其中互联网信息技术在医院档案管理工作中的应用，使得医院档案管理的工作效率和工作质量有很大程度提升，因为在传统的医院档案管理工作中，纸质档案的管理会占据一定的存储空间，而且需要耗费大量的人力和物力来进行有效的管理，对于医院的成本控制来说是非常不利的，而通过医院档案网络化管理建设，则可以摆脱纸质化档案所带来的一系列问题。但是与此同时，医院的档案网络化管理也对网络基础设施和网络平台提出更高的要求，因此，需要加大网络基础设施的投入以及对于网络平台的维护和相关档案信息化管理人才的培养，真正地使医院的档案网络化管理能够得到有效的发展。

二、医院档案网络化管理中存在的问题

医院档案网络化管理已经成为当前医院现代化建设发展的必然趋势，但是在当前的医院档案网络化管理实现的过程中仍然存在着很多问题，基础设施建设投入不足、网络平台的安全维护有待完善、档案信息化管理人才匮乏等在很大程度上影响医院现代化建设的进程，接下来我们具体探讨了解一下。

1.基础设备设施投入不足

医院档案网络化管理过程中对于基础设备设施依赖性是相对较高的，因为网络化管理需要借助相应的系统网络以及电脑设备等，如果这些条件都不具备，那么医院档案网络管理是很难真正实现更好地提升医院档案管理工作的效率和质量的。但在当前医院的管理工作中不重视档案的网络化管理，因此，对于档案网络化管理所投入的资金也是比较有限的，无法为网络化档案管理提供相应的局部网络以及电子设备设施等，这使得档案网络化管理的进程举步维艰。更多的资金投入仍然主要在医疗领域，很多医疗器械的资金投入占了很大比例。

2.网络平台的安全维护有待完善

医院档案网络化管理实现的过程中对于网络平台也有较高的要求，只有网络平台能够长期维持稳定并有效地避免病毒侵染，才能真正地使其持续稳定地运行，更好地服务于医院的正常医疗诊治工作。而一旦网络平台的安全出现问题，那么病人的诊疗记录和相关信息都可能会遭到泄露，这对于维护病人的合法权益以及医院的正常工作开展来说是非常不利的。但是网络平台的安全维护也需要专业的人员和顶级的设备设施来进行，而当前医院档案网络化管理工作开展过程中，人才匮乏以及资金支持投入有限，因此，日常的安全维护工作也没有引起广泛重视。

3.档案信息化管理人才匮乏

档案信息化管理过程中，需要专业的人员对系统平台进行设计应用以及日常的维修，才能更好地保证医院档案网络化管理工作的有效实现，但是，当前医院内部的大多数人才都属于医学专业的，缺乏计算机专业的相关人才来更好地从事医院的档案网络化管理工作，使得网络化管理无法有效地得到人力资源的支撑来更好地保证其持续稳定的进行。而档案管理工作开展过程中需要相应的懂医学、管理学和信息技术的人才等。

三、医院档案网络化管理的构建思路

医院档案网络化管理的实现对于当前医院档案管理工作效率和工作质量的提升有很大的推动作用。但是，每个医院的具体情况存在很大的差异性，因此，在医院档案网络化管理的构建过程中也要注重构建思路，充分地考虑到医院的实际情况以医院的相应需求来更好地设计档案网络管理模式。

1.根据医院的实际情况制定合理的档案网络化管理策略

医院在信息化建设过程中，必须要充分考虑到医院的实际运行情况进行调整，才能更好地推动医院的现代化建设与发展，所以在当前医院的档案网络化管理模式的构建过程中，根据医院具体情况来进行网络化管理设计，当然也不能完全抛弃传统手工管理模式，因为一旦网络系统出现故障，整个医院诊疗工作也会陷入瘫痪，这对于医疗工作的正常开展是非常不利的，因此要尽可能地实现网络管理模式与手工管理模式的结合，特殊时期就可以利用手工管理模式来代替网络管理模式，更好地开展档案信息整理以及数据的传输。

2.明确医院的档案管理网络化需求

以医院档案网络化管理建设的需求为导向更好地构建医院档案文化管理模式是当前医院现代化科学建设的一种重要方式，因为需求表明了医院的发展方向以及在档案网络管理构建过程中的实际用途。从现实性的需求来说，医院档案网络化管理要更好地提升相应的信息处理效率和质量，因此要对档案信息进行有效整理，这样在信息查阅的时候，就可以减少很多麻烦。比如，在医院的档案管理网络化模式构建过程中，优化相应的搜索引擎就可以在很大程度上更快地提升调阅档案的速度，节省时间。但是医院的档案管理工作开展不仅仅服务于人民群众，很多时候也要为医院内部的科研工作开展提供有效的支撑，因此，患者病历信息也要通过档案管理网络来进行处理分析，从而更好地获取实际案例数据来辅助科研工作的有效开展。所以，在当前医院的档案管理网络化模式的构建过程中，要充分地了解医院的档案管理网络化需求，来更好地优化相应的建设，从而提升档案网络化管理的建设质量，使其能够真正地服务于医院的相关诊疗和科研工作。

四、医院档案管理网络化的优化途径

医院档案网络化模式的构建已经成为医院当前改革创新发展过程中的一部分重要内容，但是，要真正地使医院档案管理网络化建设质量得到有效保证，也要不断地寻求优化途径来更好地从多方面推动医院档案管理网络化的建设。下面我们就来具体探讨一下。

1.加大基础设施投入比例

在传统医院档案管理工作开展过程中，通常是借助人力来进行的，因此，相应的资金投入更多是用于人力资源。也有部分资金会用于档案存储和管理工作，但是，相较而言，投入是较少的。而医院档案管理网络化实现之后，很多档案信息都要通过网络来上传下载或打印复印，因此，对于基础设施要求是相对较高的。首先，用于医院档案网络化管理的电子设备设施必须大容量和系统的安全稳定性需要得到有效保障。其次，在医院档案网络化管理过程中需要实时地对信息进行稳定传输，所以，也要有相对稳定的局部网络更好地为信息传输提供保障。而相对优质的局部网络，电子设备的资金投入是相对较大的，因此，考虑到医院档案管理网络化建设过程中的发展需求，要根据实际情况来加大基础设备设施投入比例，基础设备设施质量得到有效保证，能更好地服务于医院档案管理工作。而且，随着当前科学技术的不断进步与发展，越来越多先进化的电子设备设施应用在医院档案管理工作过程中，来替换相对比较落后的设备设施，这都需要一定的资金投入，因此，要考虑到这一情况。如果因为省钱而使用落后的设备设施，那么未来医院的档案网络化管理工作会面临各式各样的问题，可能会得不偿失。但是，这并不意味着需要配置最高水平的设备设施，要充分考虑到医院的实际情况以及就诊人数等多种因素，选择性价比合适的设备设施。

2.加强对网络平台的日常安全维护

随着医院档案管理工作的信息化建设逐步得到有效推广，越来越多的病人就诊信息通过相应的网络平台系统来进行信息的传送和分析管理。虽然网络平台的容载量是相对较大的，但是长期的使用过程中，如果不能做好日常安全维护，可能会使网络平台遭受病毒等的入侵。因此，在医院档案管理网络化构建过程中，要加强对于网络平台的日常安全维护，避免因为日常的操作不规范等行为给网络平台的安全带来隐患，致使其遭受病毒而导致病人信息泄露以及系统瘫痪。但是系统平台的瘫痪随时可能发生，因此，也要做好万全的准备，有效地结合手工管理模式来更好地使医院能够在系统瘫痪等特殊情况下，能够正常运转来完成病人的诊疗，真正地使医院的建设发展能够更加适应当前社会。此外，网络环境也会对系统的正常运行产生影响，长期浏览不安全网站可能会使系统遭受病毒的感染，进而出现瘫痪的情况，因此，也要尽可能地加强医院内部的网络建设，通过良好网络环境的营造为医院档案网络化建设提供优质环境，避免出现系统瘫痪等情况。当然，也要尽可能地避免电磁干扰，真正地做好医院档案信息化系统的日常保护。

3.加强对于档案信息化管理人才的培养

在医院档案网络化管理的建设完成过程中，对于的人才要求是较高的，其不仅仅需要有效地掌握相应的信息技术来更好地完善系统平台及其安全维护工作。还需要对医院的档案管理工作有所了解，甚至需要具备一定的医学知识，才能更好地对相应的档案进行有效的划分，使档案网络化管理工作能够更加规范化、标准化。但是，当前医院内部的综合型人才是相对较少的，这在很大程度上影响医院档案网络化管理建设。因此，在档案信息化管理工作开展过程中，要加强对于人才的培养，而医院内部很多医生和护士都需要接触相应的网络平台来更好地进行信息的上传、下载或者数据处理分析，因此，在医院内部要广泛地开展相应的档案网络化技术应用教学，使基层的医生和护士都能够掌握相应的技术来更好地利用网络平台完成信息的录入和分析处理。然而，当前很多医院内部的医护人员是相对紧张的，很难为档案网络化管理建设提供相应的人才支持，这时候就可以通过人才引进或招聘来更好地吸收优质人才，使企业更好地服务于当前医院档案网络化管理工作。但是，要想吸引更多的优秀人才，需要不断地改善医护人员的社会保障体系，真正地使医护人员乃至医院所有的职工都能够更加积极主动地参与到日常的相关工作中来，提升医院的核心凝聚力，使医院现代化建设发展能够真正实现。此外，也可以通过先进带动后进的方式来更好地使档案网络化管理技术得到普遍应用，使员工都具备一定的信息素养来更好地完成档案整理工作。

五、小结

新时代背景下，医院档案信息网络化管理已经成为必然的发展趋势，但要真正使档案管理工作能够在网络信息的支撑下得到优化升级，要充分考虑到医院的自身情况。文中我们已经针对当前医院档案信息网络化工作进行了深入探究，了解到当前其中存在的问题，首先是因为对于档案信息网络化管理认识不足，导致其投资比例相对较少，无法保障相应的基础建设，其次是人力资源相对比较匮乏，缺乏档案网络化的专业人才。因此我们也针对性地提出应对策略和方法，通过增加资金投入以及人力资源支持，一定能够更好地为医院档案网络化建设工作的开展提供有力支撑，但在具体的档案网络化模式构建过程中，也要充分考虑医生、医院的实际情况，以医院的实际需求为导向更好地进行优化设计，真正地使档案网络化能够服务于医院当前的日常就诊和科研工作，推动医院不断实现工作质量的提升，使病患能够提升对医院的满意度，改善医患关系，推动社会和谐发展。

作者:钟铖

医院档案管理工作思考篇3

随着我国医疗水平的提升，医院档案管理工作也愈加繁复[1]。但在医院档案管理上，原有的常规管理措施存在不少问题。例如，因管理模式的落后，导致档案资料遗失；因管理效率低下，导致资料提取率不高，珍贵资源不能很好地被利用；因人员分工不明，出现责任推诿的现象，导致各个部门对档案管理工作的评价偏低[2]。从医院长远发展出发，为提升医院的管理水平和工作效率，引进精细化管理模式很有必要。精细化管理模式源于中大型企业，通俗来说，精细化管理就是通过对管理内容进行细分，将每一个事项都落实在责任人身上，从而达到事无巨细均有管理的目的[3]。在很长的一段时间内，医院档案管理都是简单地围绕整理、存放、借阅、归还的步骤进行管理。从档案保存的视角来看，粗糙的管理模式容易造成资料丢失、损伤，简陋的档案室容易引起纸质档案受潮、发霉，工作人员不合理的分类将为后期资料查找埋下隐患；从档案管理人员的视角来看，因缺少完善的管理体系，需要花大量的时间去整理资料、寻找资料、监督资料归还，工作量非常大，但管理效果差；从借阅者的视角来看，借阅档案资料需要经过多个人员的审批，从发起申请到收到资料，需要数天甚至10多天的时间，大大降低了工作效率，同时也降低了通过调取档案研究专业知识的积极性；从医院管理团队的视角来看，烦琐的审批流程、档案管理层出不穷的问题将占据他们大量的精力。因此，对医院档案进行精细化管理，对每一位医疗行业工作者而言，都是有利无弊的。目前，仅有少数的医院在尝试精细化管理模式，相关研究也很少。本文通过对精细化管理模式与常规管理措施的对比研究，以期为医疗行业采用精细化管理模式提供实践依据。

1资料和方法

1.1一般资料

从某医院2020年2月至2021年1月的档案中随机选取100份采用常规管理措施进行管理，从2021年2月至2022年1月的档案中随机选取100份采用精细化管理模式进行管理，并将它们分别命名为对照组和观察组。两组档案中均随机包含了人事档案、技术档案、病历档案、行政档案、会计档案等，两组档案的类型无明显差异，具有可比性。2020年2月至2021年1月，该医院档案管理人员共计44名，平均年龄为35.5岁，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，该医院档案管理人员共计43名，平均年龄为36.3岁，其中男性23名，女性20名。所有参与研究的档案管理人员均符合以下条件：①从事档案管理工作的时间超过3年；②在2020年2月至2022年1月两年间均正常在职工作，无超过5天以上的病假或产假。

1.2方法

对照组资料采用常规档案管理措施：档案管理人员根据自身的主观意识，将档案进行简单、粗糙的分类，然后将档案搬移至档案架上存放，当有人需要寻找档案时，再安排人员查找。观察组资料采用精细化管理模式，从完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等维度着力，制定契合精细化管理的方案。（1）创建并优化数据库。随着医院规模的不断扩大和新员工的不断增加，医院管理的文件数量也在不断增加。早期常用的粗放式管理模式与现阶段医院的发展模式并不完全一致。因此，医院应全面优化和调整档案信息管理，建立完整的电子数据库，实现精细化管理的目标。通过不断调整和优化数据库，归档内容更加统一，建立过程中必须考虑3个方面。第一，数据库的机密性。该文件包括从中学到工作阶段的所有个人书面信息，在建立、使用数据库以及数据存储时，要特别注意保护个人隐私。第二，数据库的准确性。文件除了记录个人基本信息外，还可以反映干部的科研水平和专业能力，是岗位竞争和职称晋升的重要依据。第三，数据库的效率。数据库具有模糊搜索功能，员工可以根据自己的实际需要查询相应的内容，提高查询效率。（2）完善档案管理制度。在新的医疗环境下，为了更好地满足医院发展需求，一定要构建具有高效率、长远性的档案管理制度。通过建立一套科学高效的管理制度，长期指导档案管理工作，将档案管理工作细致到每一个步骤，对各个部门、各个岗位的工作起到引导、约束的作用，促进管理者在工作中有理可依、有据可循，并通过不定期的考核，对工作人员进行监督。（3）提高档案管理人员的工作素养。医院档案具有种类多、来源杂、数量多等特点，对于管理人员来说，这既是体力活也是脑力活。精细化管理模式的落地，关键在于人，因此，工作人员素质的提高至关重要。对人员素养的提升，既有专业水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要让档案管理工作人员意识到档案管理工作的重要性（这不只是一份简单的整理分类工作，而是医院长远发展的坚定基石），通过优秀案例分享，激发他们不断学习，提升档案管理的能力。其次，要开展各种提高专业技能的培训活动，包括分析以往工作中存在的问题、学习档案信息管理技术、建立工作奖惩制度、组织优秀工作人员外出参观学习、邀请档案管理专家现场指导等，增强档案管理人员的精细化管理认知。（4）推动档案管理数字化转型。随着时代的进步，纸质档案管理模式已经不能满足现代机构的档案管理需求。精细化管理模式加强信息化建设力度，推动档案管理向数字化转型，运用成熟的大数据信息技术，实现档案自动分类和批量化处理。在平台搭建前期，管理者将建立起共享数据，并给予院内工作人员不同层级的管理/查阅权限，方便查找档案资源及内部信息传递，在降低档案管理人员工作量的同时，提升档案提取的便捷性。数字化管理还可避免档案丢失、损坏等情况，各个部门、各个岗位的工作人员在查阅档案时，整个过程都被记录，进一步加强了档案的精细化管理。（5）明确档案管理岗位的人员职责。作为一个拥有40余名档案管理人员的医院，难免会因为某个工作人员的失误/不负责导致档案管理出现纰漏，明确每位档案管理人员的工作内容和工作责任很有必要。通过制定岗位职责表，明确每一个岗位的工作标准，每一项工作都落实到具体责任人身上，每一个细节都有评判依据。（6）建立安全保护网。医院档案牵涉医院、医生、患者等多个方面，在档案管理向数字化转型之后，档案信息的储存和共享的安全性需要得到保证。在精细化模式下，需要由专人来负责档案信息的安全。例如，在前期设置安全模式，并对安全设备进行定期的维护；在系统内设置档案借阅到期预警装置，提醒借阅者如期归还，如仍未如期归还，可通过电话通知、共享平台权限回收等方式提醒借阅者；还可以与信息工程企业合作，对重要档案使用加密技术、设置防火墙等，最大化保障档案的安全，充分实现档案的价值。

1.3观察指标

使用自制的档案管理表，记录两组档案的整理、存放、借阅、归还等情况，最后计算出两组档案管理的齐全率、丢失率、提取率、满意度。齐全率与提取率总数值为100%，数值越高表示管理效果越好。满意度总分为100分，超过90分表示满意，80～90分表示一般，低于80分表示不满意。满意度通过80分以上的人数之和除以总人数再乘以100%得到。

1.4统计分析

采用SPSS23.0统计软件对得到的数据进行分析处理，计数资料为n（档案数量每组分别为100份，评分人数每组分别为20人），采取χ2进行检验；计量资料用（x±s）表示，使用t检验，P＜0.05证明差异具有统计学意义。

2结果

（1）观察组的齐全率、提取率均高于对照组，观察组的丢失率低于对照组（表1）。（2）医院各个部门（包含基层部门与管理部门）对档案管理的满意度评分，观察组高于对照组（表2）。

3结语

在中国医疗体制不断改革的今天，提升内部管理水平和医疗服务水平同等重要，这也是参与医院间良性竞争、促进行业积极进步的重要环节[4]。本文对总计200份档案分两组进行研究，从优秀企业档案管理中提炼管理方法，结合该医院的基本情况和长远需求，将精细化管理模式通过观察组实践与使用常规管理措施的对照组进行对比，经过长达两年的观察、统计、计算、总结，发现使用了精细化管理模式的观察组，档案齐全率为100%，档案丢失率为0，档案提取率为99%，各部门对档案管理工作满意度为95%，远优于对照组（档案齐全率为92%，档案丢失率为8%，档案提取率为81%，各部门对档案管理工作满意度为65%），由此可以说明，精细化管理模式通过完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等方法，能够有效避免档案丢失、损伤；减少因储存不当造成的档案受潮、发霉现象；在降低档案管理工作人员工作强度的同时，提升各部门人员借阅档案的便捷性和对档案管理工作的满意度。通过运用精细化管理模式，该医院的档案管理水平有了质的提升。从该医院发展来看，精细化管理模式在该医院档案管理中的运用，将大大提升该医院在城市中的竞争力；从医疗行业发展来看，随着精细化管理模式被各个医院引入，我国医疗行业将向前迈进一大步。综上所述，通过为期两年的研究对比，将精细化管理模式引入医院档案管理，效果明显，值得在各个医院落地使用。在不远的未来，大多数医院将通过应用精细化管理模式来提升档案管理工作效率，强化档案管理质量，减轻档案管理工作负担，推动医疗行业长远健康发展。

作者:崔文昕 单位:曲阜市人民医院

医院档案管理工作思考篇4

一、选题的背景与意义

1.选题背景

医院档案内容丰富，构成种类多样，真实记录了医院的历史沿革和医疗实践过程，是医院管理和发展的第一手资料，对医疗工作、医学科研、教学研究的发展具有重要价值，对外则具有展示医院形象、宣传医疗保健常识、为医院及公众提供维权证据等重要作用。自2009年起，国务院对医疗机构提出了一系列医疗改革的要求，从推动公立医院改革、改善医保政策、降低药品收入比例、加强综合监管政策、建设优质高效的医疗服务体系以及建设健康环境等多方面改善大众就医环境。在此背景下，医院档案工作更应顺应时代要求，积极挖掘、拓展医院档案的价值，为新时代的医院发展打下良好的根基。

2.选题意义

本课题研究具有理论与实践双重价值。（1）理论意义。在持续深化的新医改政策背景下，医院领导层面愈发重视将医院的持续发展与深化公立医院改革的要求相结合。医院档案工作是医院工作中最为基础的一部分，所以医院档案工作质量的提升及档案信息资源价值的多元化挖掘将成为医院可持续发展的助推剂。本文通过对新时期档案管理工作的深入解读，考察新时期背景下医院档案工作管理实践的发展变化，重新审视医院档案工作的地位及其价值，提出医院档案工作的改进建议，丰富新形势下关于医院档案工作的理论研究。（2）实践意义。本文以新医改政策为切入点，分析总结新医改的实施对医院档案工作产生的影响，以及改革后为医院档案工作带来的新变化，探索了新医改形势下的发展举措。从微观来看，对本医院的调研有利于医院档案工作的改进和档案服务效能的提升，有助于推动医院档案工作更好适应新时期的社会发展形势。从宏观角度来看，本课题的研究成果是基于对某一具体医院档案工作实践的考察，因而对其他地域同类型医院也具有适用性，可以为当前医院档案工作提供指向性、可操作性较强的措施和建议，促使医院档案工作事业得到一定发展。对医院档案工作具有一定的推动作用。因此，本文将具有一定的现实发展价值和理论价值。

二、研究现状

我国从2009年提出新医改政策后，新医改下医院档案工作便成为受关注的话题，关于新医改下档案工作发展问题的研究最早发表于2009年年底。在2013年有一个小幅度上升，呈现较为缓慢、逐渐上升的趋势，原因在于两方面：一是由政策的颁布到解读再到形成较好的实施方案需要一定的时间过程，在整体医疗环境没有较大变化的情况下，作为医院日常工作的档案工作，无法得到进一步的改变与发展。二是2013年国务院又利用医改政策对医疗机构提出新要求，其中《关于巩固完善基本药物制度和基层运行新机制的意见》指出，要落实财政对基层医疗卫生机构的专项补助经费，要明确基层医疗卫生机构基本功能，诊疗科目、床位数量、科室设置、人员配备、基础设置建设和设备配置要与其功能相适应，此建议针对医院财务档案、人事档案、设备档案等提出了更高的要求。此后，学者们开始逐步重视医院档案工作如何配合好新医改政策的研究领域。从2014年直至2018年，国内关于新医改下医院档案发展问题的研究逐步达到了一个高峰，2018年达到一个研究峰值。据笔者分析，其主要存在两方面原因：一是由于2009年至今，学者们对档案工作发展的探究已经积累了一定数量的研究成果；二是因为在2017年1月9日，国务院不仅又一次对医疗改革更新了要求，并颁布了《“十三五”深化医药卫生体制改革规划》，且仅在2017年，国家各个部门就颁布了39项有关医疗方面的意见、规划、方案等。这段时间的研究主要集中在对改善医院档案管理模式、大数据对档案管理的冲击及信息化对档案管理的变革等问题上。学术研究成果的中心逐步偏向实践研究，学者们对此问题的分析角度逐步向如何更好地适应大数据环境，开展医院档案信息化建设，以及提高医院档案管理能力方面发展。

三、研究的主要内容及研究方法

1.研究内容

关于新医改背景下医院档案管理现状的研究，以及关于新医改背景下医院档案改进方法的研究、关于大数据对医院档案管理影响的研究。

2.研究方法

实地调研法、文献研究法、案例分析法。

四、研究的重点难点及创新点

1.重点

通过调研较为具有代表性的本医院档案工作情况，增强科室实际工作与档案管理理论的联系，加强对医院档案工作实践的分析，发现医院档案工作中存在的实际问题，提出有效推动医院档案工作发展的改进策略。

2.难点

新医改政策涉及面较广，但目前专门针对医院档案工作的条目并不多，在符合国家医改政策对医院管理运营和构建社会健康体系的期望下，如何将医院档案工作对其辅助效果发挥到最大，不仅是理论层面的难题，也是实践层面的难题。

3.创新点

第一，研究视角上，以新医改作为背景，综合历年的医改政策进行探究，从而发掘政府及社会对医院档案工作的新诉求，同时重新审视并客观评价医院档案工作的地位，探讨如何为医院的可持续发展提供坚实基础，使其发挥更广泛的作用。第二，研究内容上，针对档案基础工作提出对策建议，同时结合新医改中提出的“全民健康”与医院公益性等新政策要求，立足于档案资源开发与利用，提出将提升居民健康意识融入档案服务意识中，使医院档案资源在提升居民健康素养、营造健康社会、健康环境，发挥其对社会公众价值的改进建议。

五、医院档案工作概述

1.医院档案工作的特点

（1）管理内容复杂多样、工作量大医院档案来自各项医院活动的记录，涉及方面十分广泛，包括病案、文书档案、科研教学档案、财务档案、设备档案、药剂处方、基建档案、人事档案、会议记录等十多个种类。从载体角度则包括纸质档案、声像档案、电子档案、胶片档案、实物档案等多种载体。门类繁杂，载体多，档案产生速度快导致了医院档案管理内容多样，工作复杂。例如，患者的病例、病案又是医院档案重要的组成部分。患者又进一步分为门诊患者、住院患者等，且大型综合医院日门诊量极高。住院患者其病案持续的时间长，内容多，每次化验、拍片结果，每日所用药物、生命体征记录，每次医生所下医嘱都会形成大量的病案存在医院的系统中。（2）专业性强医院档案种类繁多，每一类档案又都有各自的要求与规定，即各类档案专门的管理办法。就病案的建档到管理而言，不同专业的科室所遵循的规章制度不同，术语也不尽相同。致使在病历（案）书写方面，不同专业的科室之间也无法相互替代。近几年更新的《病历书写基本规范》对病历内容的客观、真实、完整性有了更加全面的书写要求，如病案首页的各项内容的填写位置都进行了标准的制定，而病历（案）管理更是要求必须符合《医疗机构病历管理规定》等有关法律法规。

2.医院档案工作的意义

记录医院发展历程，为医院管理提供依据，提高医院医疗水平，解决医疗纠纷，维护患者权益。

3.新时代档案管理体制改革内容

持续深化公立医院改革，推进卫生系统信息化建设，进一步促进用药结构合理化，以及深入实施改善医疗服务行动计划，进一步完善基本卫生公共服务项目，推行健康文明的生活方式。

六、医院档案工作存在的问题

1.档案管理工作人员的专业能力较低

由于医院档案管理工作人员的业务水平比较低，未能全面了解档案管理的相关知识，有的在工作态度方面还不够端正。在实际工作中缺乏培训机会，现有的管理水平未能跟上医院发展的脚步。医院在档案管理硬件设备方面未能及时更新，对档案管理工作造成了阻碍。

2.医院档案管理模式比较单一

医院要想把档案管理工作落实到位，有效提升档案信息的价值，就要采用多元化的档案管理模式，并且管理模式还要紧跟时展的脚步。目前，部分医院在档案管理模式上比较单一，或者缺乏完善的档案管理制度，未能根据医院发展的实际情况进行档案管理工作，由于档案管理工作缺乏科学性和合理性，缺乏统一的规范和管理，使档案资料出现了重复管理、无人管理、管理质量不高等多种情况。

3.档案管理存在安全隐患

随着信息技术的发展，医院对传统医疗体系的人事档案、科研档案、业务档案进行了电子化处理，提高了档案管理质量，但大部分医院并未制定完善的电子档案安全管理措施，缺乏必要的防护手段，容易出现电子档案泄密、丢失和恶意篡改等问题。档案为医院日常运营和管理工作的开展提供了权威依据，具有保密性，一旦档案泄露将会给患者和医院带来严重损失。

七、新时代医院档案管理的创新举措

1.完善网络基础设施建设

在大数据时代，网络的建设情况决定了医院档案管理的发展情况。医院只有对网络基础设施不断完善，才可以更好地对档案信息进行管理。在医院搭建网络平台时，还需要不断加大人力资源的投资，完善内部的网络设施，应用先进软件与系统替换掉老旧的设备设施，用现代化的方法对档案信息进行管理。在此基础上，为了更好地促进医院档案信息化建设发展，还需要重视利用大数据对医院各种资料进行档案规整，有效节约存储时间和空间，便于查找，提高工作效率。

2.加强人才队伍建设

第一，医院可以直接从高校选拔具有较好专业素养的人才，这不仅能满足档案管理的专业要求，也能够吸引具有创新精神且技能和知识兼备的复合型人才，高质量人才能够为医院档案管理添砖加瓦。第二，医院还需要多加重视对管理人员的培训工作，从而不断提升他们的业务水平和综合素质，在现有管理人员的基础上，还需要不断通过进修等方式，有效提高他们的专业技能，并让医院档案管理工作者更新已有的知识系统，更好地适应数字化档案管理方式。第三，要加强档案管理工作者的思想道德水平建设，培养敢于担当的责任心和爱岗敬业的职业精神，不断探索总结档案管理的实践方法，并创新医院档案管理工作的新路径。

3.以患者为中心主动提供服务

对于医院各个部门和科室来说，准确度高、时效性强的档案资料都是极具价值的信息资源，对于提升医疗效益和工作效率具有重要意义。这对档案管理的工作人员提出了更高要求，要对各科室各部门的情况进行具体了解，将档案管理的服务范围延伸至医院各个角落，为每个部门快速、便捷地提供全面的档案信息资源利用。档案管理工作人员要以患者为中心，深入各部门了解其档案使用需求，征求具体意见并作出相应调整。积极搜集整理医院的各种文档资料，抢救快要散失的档案，积极展开档案编写、整理等活动，做好医院院史、科研成果、人物荣誉等资料档案的编研、整理工作，全方位、多层次夯实医院档案信息的基础。

八、结论

在现代医学管理体系中，档案管理显得越来越重要，需要紧随大数据时代的步伐，利用新的科学技术对医疗档案管理进行改革，以满足患者的需要和更好地适应医院的发展。档案管理工作者需要在具体实践中直面互联网时代的挑战和机遇，利用好信息技术与网络平台，充分发挥档案管理的优势与作用，有效规避网络风险，促进医院长远发展。总之，医院要想得到长远稳定的发展，就要做好档案信息管理工作，因为高效的档案信息管理工作，可以有效推动医院各项工作的进行，医院管理层相关人员可以将档案作为调整医院经营决策的重要依据，因此医院档案信息管理人员要结合自身实际情况，引进先进的档案管理技术及档案管理设备，从多方面加强对医院档案信息规范化的管理，进一步提高医院档案信息资源的利用率。

作者:孙广欣