煤炭企业档案管理研究3篇

煤炭企业档案管理研究篇1

一、做好新时期煤炭企业档案管理工作的重要意义

煤炭企业档案管理工作是真实完整记录煤炭企业发展历程、服务煤炭企业高质量发展的一项基础性工作。煤炭企业档案是记录和反映了煤炭企业发展的历史面貌和优秀成果，是维护企业合法利益的第一手资料，是煤炭企业领导和相关部门进行科学分析、制定发展方向的重要参考凭据。煤炭企业档案管理工作的规范与否，也从一个侧面反映了企业经营管理能力和水平的高低。做好新时期煤炭企业档案管理工作，既是企业适应时展要求的需要，也是促进企业全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力的需要。由此可见，搞好煤炭企业档案管理工作意义重大而凸显。

二、煤炭企业档案管理工作的现状及存在的主要问题

当前，煤炭企业档案管理现状是问题较多，必须予以重视并加以改正。分析其问题主要表现在：问题之一，煤炭企业档案管理工作缺乏长期有效的发展规划和领导的高度重视。毋庸置疑，煤炭企业档案管理工作在各级档案部门的支持下，在企业领导的重视下，也曾采取了档案工作达标定级等一些有效的措施和办法，推进了企业档案工作的开展，取得了一定的成绩，在一定程度上提升了企业档案管理的水平。但达标工作过后就出现了滑坡现象，究其原因，一是企业档案工作缺乏长期有效的发展规划，既没有将企业档案管理纳入到企业发展的规划，也没有制定出适合自身企业档案管理工作科学发展的规划，出现了分管领导时有时无，督促检查时紧时松的现象，造成档案管理工作不能持续稳定地开展，致使企业档案管理工作不能与企业的其他工作同步发展、同步进步。二是煤炭企业主要领导对档案管理工作的重要性认识不足，重视不到位。有些领导认为档案室已经达标了，况且那只是存放档案资料的地方，没有必要太重视。有些领导是说起来重要忙起来不要，这些都是制约和影响企业档案管理工作发展的因素。问题之二，煤炭企业档案管理工作开展缺乏专业技术人员和科学规范的制度约束。当前煤炭企业档案管理工作中，一是严重缺乏具有档案管理知识和能力的档案专业技术人员。现有人员，大多都是从基层单位抽调上来的，很难胜任档案管理工作的实际需求。二是在档案管理的实际工作中也缺乏结合各自实际制定和实施的一系列科学规范的档案管理制度。即使有制度的，也形同虚设，没有落到实处。由于没有制度约束，档案管理工作各自为政，五花八门、极不规范。表现在具体工作中：有的是没有档案收集制度，在收集过程中，想交就交，不想交就不交，不能做到档案资料收集的齐全完整；有的是没有档案整理的规范流程和办法，在档案整理过程中，不是卷内文件目录排序不对，就是卷内目录与实本文从现代煤炭企业档案管理的现状入手，分析了在企业转型发展以及档案数字化、网络化快速发展背景下的企业档案管理所面临的问题和应对办法，提出了一些改进企业档案管理体制、模式与手段等措施方法。旨在为提高煤炭企业档案管理水平，借以推动煤炭企业加速发展与进步际文件不符，极不科学规范；有的是档案借阅利用没有制度约束。借阅手续不规范，档案破损、遗失和未按期归还的现象时有发生；有的企业名义上设立了综合档案馆或档案室，但实际上却是以班组的形式存在，这就造成了档案部门在行政上无法直接对各部门进行监督指导，给企业档案的统一管理、集中保管带来了困难。问题之三，档案信息化建设力度不够。目前，煤炭企业档案管理在档案信息化建设方面大都重视不够，进展缓慢。基本上采用的是单机化的管理方式，就是采用一台微机一套软件来进行。这种形式在信息技术高速发展的时代，是远远适应不了档案信息化、网络化发展需求的。既会阻碍企业档案管理发展的步伐，也会影响企业档案作用的发挥。

三、改进和做好新时期煤炭企业档案管理工作的相应措施

企业档案是一个庞大的信息库，实现企业档案规范化、信息化管理是企业档案部门和档案人员的职责所在，只有这样，才能更好地发挥出它的价值和作用。应从以下举措来改进企业档案管理工作。举措之一，加大档案法律知识宣传力度，提高主动做好档案工作的思想意识。企业领导和档案管理人员对档案工作的认识与重视程度非常重要，是做好企业档案管理工作的关键。如何提升领导和广大档案管理人员对档案管理工作的重视和支持力度，首先要抓好档案法律法规的学习和宣传。一是利用各种新兴媒体加强对新修订《档案法》的学习宣传力度；二是在企业干部会议上进行档案法律法规的学习宣传，强调做好档案工作的重要性；三是积极组织企业档案人员参加地方档案部门举办的各类档案学习宣传活动，提升他们的档案法律意识；四是企业档案部门要主动出击，通过对档案利用实例的宣传，让大家认识到档案工作的重要性。只有这样才能提高领导和档案人员对档案工作重要性的认识，增强领导主动抓好档案工作的思想意识。其次要建立健全企业档案管理工作的网络体系，落实好分管领导、主抓领导、档案专职人员、档案兼职人员的责任，确保上下贯通，便于协调。再次要把档案管理工作列入主要领导议事日程，纳入到相关人员的年度目标责任考核之中，做到年初有部署，平时有检查，半年有小结，年终有考核。第四还要及时加强与地方档案主管部门的联系和沟通，努力使企业档案工作的发展跟上时代的步伐。举措之二，统筹规划，完善制度，做好档案工作的基础保障。企业档案工作要发展必须有一个切实可行的发展规划。档案工作发展规划的制定一定要结合自身的实际情况，既有长远性、前瞻性，又有可行性、针对性，真正成为企业档案管理工作规范发展的指导依据。只有建立健全档案管理的各项规章制度，形成一套科学、合理、完整、有效的档案管理办法，才能使档案的收集、整理、归档、保管、利用的各个环节更加科学规范。所以必须把档案工作的一系列相关制度建立和完善好，确保档案工作有章可循。同样，档案工作的开展也离不开基础设施设备的保障。企业领导要为档案工作的正常开展加大相应设施设备的投入，特别是结合新时期档案信息化发展的要求，积极为企业档案信息化建设提供必需的技术设备支持，促进企业档案信息化工作同其他工作的同步发展进步。举措之三，加大教育培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质。首先，坚持人本理念。建设一支政治上可靠、业务上过硬的专兼职档案管理人员队伍，是推进企业档案管理工作发展的人才基础。所以首先要选好配好专兼职档案人员，明确他们的岗位职责。其次，加强学习与培训。要为他们的学习进修提供机会和保障，鼓励他们积极参加档案部门、行业部门组织的各类档案专业知识的培训和学习，积极提供外出参观学习的机会，多渠道提升他们的业务知识和工作能力。再次，严守规章制度。要认真组织他们学习理解好企业结合实际，依据国家相关标准规范，制定的档案工作的标准规范和相关要求，对档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节工作程序要求把握准确、执行到位。推动企业档案工作朝着科学化、规范化、制度化方向发展。举措之四，挖掘利用好档案资源，发挥好档案资源的作用。企业档案人员要增强档案工作服务企业发展的理念和意识，要积极主动地贴近生产发展需求，做好档案服务利用工作。一是积极宣传企业档案的有关内容，让大家明白哪些档案可以利用，可以维护企业和自身的权益。二是积极挖掘企业档案资源，主动开展档案编研工作，通过编写《组织机构沿革》《大事记》《基础数据汇编》《英雄模范人物事迹汇编》等资料，更好地发挥档案的教育和服务作用，为维护企业权益，促进企业发展提供好第一手翔实可信的档案资料。举措之五，积极实施企业档案管理一体化模式，推进企业档案工作发展与时代同步。档案管理一体化模式，是企业档案管理的一种新模式。它集档案工作、情报工作、图书工作为一体，实行统一管理。这种管理模式，既注重提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。它可以全方位地服务于企业文化宣传活动，为展示和宣传企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉、增强企业的社会效益发挥出积极的作用；同时，还可以依托现代信息技术和网络技术，实现对档案资源的共享，便于企业中更多的档案利用者对档案信息进行筛选、汇编，为企业的科学发展发挥好档案信息资源的作用。企业档案管理一体化模式的开展是一种新的形式，也是搞好煤炭企业档案管理工作的科学创新。为此，在提高思想认识的基础上，建立健全的科学有序的档案管理制度，建设一支精良的档案工作团队，发挥好现代信息技术和相关设施设备的功能，最大限度地提高档案服务功能和利用的效率，为煤炭企业的发展提供有力的支撑，这是搞好煤炭企业档案管理工作的必然。

作者:乔惠玲

煤炭企业档案管理研究篇2

一、提高企业档案管理质量的意义

（一）档案管理的基本意义首先，在企业实施科学管理过程中，档案是必不可少的环节，目前很多企业在进行科学化进程管理过程中，都需要确保档案管理的有效落实。作为一项基础的工作，档案管理工作人员需要将零散的档案管理信息以及重要数据进行集中整理与收入统一，将相关数据记录到计算机系统内部或者是合成数字集成系统，以便合理保存不同类型的重要档案信息，从而为后续的档案管理工作提供数据支撑与保障。如果被用心不纯的人进行使用很有可能使企业管理陷入被动，企业的未来发展产生负面影响[1]。由于企业的人员流动相对频繁，若不能及时的保存档案，或者是在档案管理过程中缺乏专业性与独立性，实施无效的档案管理监督，那么面临关键人员跳槽时，很有可能导致企业管理出现断裂，甚至企业机密自主知识产权泄露，这些重要信息的流失对于企业未来而言所带来的后果是难以预料的。由此可见，企业想要实现正常的经营发展，必须要立足于顶层设计这一视角，从细节之处合理研究档案管理工作之中的主要问题，结合具体问题，探索相应的问题和策略新型的档案管理工作方法。其次，档案管理工作关系到企业基本信用，社会公认角度认为，企业公认档案能够对其性信息作出评判，所以完善的档案管理，能够将企业的诚信以及企业建设过程中的综合管理水平体现出来，在这个信息化的时代，档案管理受到现代人的重点关注，特别是企业合作与人员择业过程中，其档案水平都成为考量的重点之一，在企业文化建设环节之中，需要应用不同类型的档案资料以及各种关键信息，企业内部高层管理人员可以应用档案信息，进一步完善企业文化建设流程，逐步形成独具特色的企业文化建设体系，而其核心文化往往和企业的发展历史之间息息相关，在企业发展与建设等诸多环节之中，会产生各式各样的档案信息以及重要数据。因此，企业在开展文化建设工作的过程中，需要充分意识到企业历史发展与档案管理工作之间的密切联系，必须要充分进行不同类型的历史资源以及档案信息，探索企业文化建设工作的未来发展方向[2]。

（二）档案管理在经济效益方面的重要意义在企业内部所开展的档案管理工作要求工作人员广泛搜集不同类型的达的信息以及各种资料，对工作人员的技术操作专业性要求较高，管理员可以结合具体的信息以及相应资源，快速分析企业当前的经营问题以及管理问题，以便快速明确企业未来的发展方向，开展档案管理工作可以为企业的经营发展提供一定的发展方向，对于提升企业经营与管理工作整体效益，起到了关键作用。我国煤炭企业经济效益不断提升，使档案管理中经济学和大的教育学成为不可或缺的学术研究内容，通过档案管理，有利于企业视力高质量的发展，这意味着在经济效益方面大的管理也有了自己的重要价值[3]。

二、煤矿企业档案管理中的现状及存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足长久以来，人们认为档案管理工作并非一项十分重要的工作，在企业经营与管理等诸多环节之中，并未充分发挥其积极作用，一部分工作人员并没有充分意识到档案管理工作的重要性与必要性，无法结合企业经营与建设的具体情况，整合多元化档案信息与资料。尤其是对煤炭企业来讲，企业的经济效益对于企业的发展而言至关重要，而能够影响企业经济效益的，就是煤炭开采与销售工作过去的经营管理中管理人员对于这两方面工作，非常重视，所以疏忽了企业的档案管理工作，致使档案管理工作进展相对缓慢，造成整个企业对于档案管理的整体情况缺乏全面认知，企业相关人员很难及时掌握一些产权的变动情况[4]。总体上来讲，档案管理工作认知方面的实际问题主要体现在两方面，第一方面是工作人员缺乏对档案管理工作的正确认识，没有意识到煤矿企业档案管理的重要性，二是从主观角度认为档案管理工作过于枯燥，所以在档案整理和资料收集上，相关人员表现出了职业倦怠，对档案工作的视力进行造成影响。

（二）档案质量不高，收集不够完整专业化企业档案管理工作，要求每一位工作人员广泛收集不同类型的信息与资源，为煤炭企业的快速发展与后期管理奠定良好基础。然而在当前的煤炭企业档案管理期间，很多线上妨碍了档案管理正常的进行。例如缺乏良好的档案管理场所，档案管理场所无法满足相应的管理条件，问题往往会导致大，缺失或损坏最大的完整性构成威胁，另外缺少档案保存的设备，现有设备过于落后，很难满足煤炭企业的管理的多样化需求。但管理的专业性很强，所以煤炭企业的涉及面也相对较广，整体体现出一定的多样性和复杂性，这难免使工作人员的工作面临着很大困难，接到记录过程中，还存在人为书写不够规范的问题，没有统一的格式标准，致使大量煤炭企业档案质量落后。

（三）档案管理手段落后，工作效率低下20世纪90年代初期，我国煤炭价格逐渐下跌，煤炭资源的市场价格经历了一番波动。企业内部相关管理人员将过多精力投入煤矿销售领域之中，并没有考虑到煤炭企业档案管理工作方面的整体问题，这种形势下，档案管理工作基本上处于长期状况，于是后续企业的档案管理工作也面临着诸多困难，由于档案管理机制落后相关人员很难了解企业的现状，在档案管理工作方法以及实际的管理策略方面也存在一定漏洞，一部分工作人员无法及时在日常管理环节之中及时查找具体的工作问题及管理问题，导致细微方面的管理问题进一步扩大，比较复杂的管理问题逐渐堆积，最终积重难返。

三、煤炭企业档案管理问题的应对对策

（一）加强对档案管理员工的培训目前档案管理工作中人员的能力素质对于档案的效率起到直接影响，煤炭企业内部高层管理部门需要积极引导每一位工作人员主动参与职业技术培训活动以及主题教育活动，引导工作人员正确意识到档案管理工作的重要价值与实际地位，不断鼓励工作人员快速提升自身的专业工作能力以及职业素养，或者是直接为工作人员提供大量的实习、实训机会，提升工作人员以及管理员的责任意识、问题意识、管理意识以及工作意识。另外每个部门要做好人员离职和调动的档案管理工作，这是哪个企业都非常常见的事情，需要注意的是工作的交接，避免出现信息泄露和交接纰漏，对于一些复杂的工作，交接部门领导有重点参与，同时对人员电话的信息记录做好，妥善保存。首先，在正式开展档案管理工作之前，煤炭企业内部高层管理部门需要统一选拔高素质、高水平、现代化管理人员，随后组建专业化管理团队，统筹规划煤炭企业档案管理工作。企业高层管理部门需要及时选派专业工作人员进入档案管理部门，引导每一位工作人员以及管理人员及时了解档案管理工作的实际现状及时，引导工作人员主动参与新型的档案管理工作，了解现代化档案管理工作的主要工作模式以及具体的工作方法，鼓励工作人员以及管理人员认真思考现代化档案管理工作的未来发展方向。1.明确学习教育的方向。明确的目标是带领与指引档案工作人员进行学习培训与自我提升的重要因素，当有目标后才会专注投入，当期待有收获与回报时才会有动力与希望。而针对煤炭企业档案管理工作而展开的培训教育的目标应为专业档案知识的系统化学习、新概念与方法的传输与培训、煤矿安全专业知识的学习、计算机与科学领域知识的学习等。2.加强培训力度。伴随时展档案管理工作必然会不断的改革与创新，而为了使管理人员可以迅速适应常态变化，优化管理人员工作完成质量与履职实效性，企业必须加强管理人员的培训力度，通过学习培训让档案工作者可以正式档案工作的重要性，在学习中有所感悟与升华。3.要建立学习和教育的约束激励机制。很多普通工作者是缺乏主动进步的内在动力与意识的，企业若想督促档案工作者不断提升自身职业素养与业务水平，则需要建立系统的学习与继续教育约束奖励机制，以危机紧迫意识推动管理人员积极投入各项学习活动中，以精神与物质奖励支持管理人员有效利用空余时间进行主动学习，不断提升业务能力。

（二）提升档案资料和相关设备的质量档案资料的质量与档案管理设备的专业度会直接影响煤炭企业档案管理水平，因此，煤炭企业应重视档案收集与管理体系的建设，最大程度保障档案的完整性，追求档案质量水平的最优化，并引进与购买最专业的管理设备，保障管理工作的质量与效率。档案管理工作中应践行分层管理、责任到人的模式，将管理责任与管理者相互对应，确保在问题产生时第一时间明确责任人，提高问题解决的速度与效率，同时还应该通过监督与考核机制对管理者进行激励与约束，并在企业内部全面宣传档案管理工作的重要性，给予优异的档案管理人员表彰及奖励。

（三）构建完善的档案管理制度，实现管理工作的有序性和规范性健全的档案管理制度是提高管理工作效率，确保档案管理工作有效推进的重要保障，通过制定档案管理制度明确相关工作的规范与要求，对具体的管理工作进行有效的指导，能够提高档案管理的利用效率，为煤炭企业提供更好的档案服务。作为最基础的档案管理工作，在进行档案收集与整理时管理人员需利用科学的管理方法对其进行归档与保管，每一份档案都需要仔细核对后加盖公章。而为了保障档案归档的完整性与规范性，管理人员需按照时间顺序对档案资料进行逐页编号。档案管理人员还需确定档案的保密等级，根据其保密等级完成加密工作，从而保障档案的安全性。

（四）借助现代信息化管理模式，提升管理的整体效能1.实现办公与档案管理的一体化发展。大数据时代的到来带动了煤炭行业的迅速发展，业务的增多与办公规模的扩大也直接提升了煤炭企业档案文件资料的规模与数量，企业在产品开发、技术研究、销售经营、财务管理与人事管理等领域会产生数量庞大的档案文件，这些文件都需要通过档案管理部门统一的整理、提交与归档，面对日益增高的工作量，仅通过传统的办公手段难以实现高效管理，极易产生档案管理混乱等问题。因此，煤炭企业应通过信息技术手段建立档案管理自动化系统，实现办公与档案管理的一体化发展，将档案管理工作融入企业基本办公工作中，节约档案管理所消耗的人力与时间。2.提供煤炭企业档案文件存储与检索的便捷性。煤炭企业档案管理工作之中不仅仅包含着煤炭企业的历史发展情况以及经营情况，也包含着诸多重要信息与合同信息，这些重要档案信息在煤炭企业日常经营管理、安全生产与项目规划中都能够起到重要的参考作用。在传统档案管理模式中，管理人员会对各领域资料进行收集，并分门别类地进行保存，从而便于企业在产业升级、生产经营与人员管理工作中调取档案信息。但在新时期，这种固化的档案管理模式硬，不适用于企业的发展与升级，其信息存储的全面性及检索的便捷性接相对较低，收集与归纳档案资料就需要耗费档案人员大量的精力与时间，若想要快速精准的检索与寻找目标资料，更是具有极大的难度。因此，煤炭企业应通过建设信息化档案管理系统提高文件存储与检索的便捷性。信息化档案管理系统是将纸质版资料文件扫描为数字化文件，并对其进行细化分类，通过数字化处理纸质档案形成信息化数据库，从而为其他部门提供更及时有效的档案服务，管理人员可通过信息平台检索精锐，迅速地捕捉目标档案，有效地提高了档案使用的便捷性与及时性。3.重视档案信息的安全性。随着信息技术在各行各业中的普遍应用，档案管理的数字化与自动化建设脚步不断加快，大部分煤炭企业纷纷开始或已完成档案管理的数字化转变，但随之而来的是档案信息安全性问题。在工作人员应用互联网信息技术整合多元化数字信息以及档案资料的过程中，可能会由于工作人员的不当操作，从而出现数据泄漏问题以及数据被篡改问题，可能会对煤炭企业的日常经营与管理工作造成一定影响。为了避免信息泄露对煤炭企业造成的损失，也为了提高档案信息的使用价值，必须要在推进煤炭企业档案管理工作信息化发展的过程中，合理保护重要的档案信息，加强对档案资源的有效保护与管理。

四、结语

档案管理工作不仅是对生产经营与煤炭工作系统信息的记录与采集，通过高效的档案管理工作可以间接的为企业带来极大的效益，同时也能为企业的发展与决策提供有效的参考。因此，煤炭企业的管理人员应重视档案管理工作的开展，档案部门工作者应具备先进的管理意识，可以有效利用现代化的管理模式与技术优化档案管理水平，在推动档案管理数字化发展的同时有效保护档案信息的安全，使档案管理工作能够为企业发展提供供有力的服务，充分挖掘档案管理的内在价值。

作者:乔园园 单位:陕西中能煤田有限公司

煤炭企业档案管理研究篇3

一、档案信息化管理的基本概述

档案信息化管理主要是应用现代化的信息技术，对企业内部的重要信息以及资源处理及管理。该项工作将在国家档案行政相关管理部门的统一组织下进行，管理系统具有数字化、网络化的特点，能够实现资源接收、传递和存储等一体化建设，能够实现跨区域信息之间的共享。信息技术的融入，使企业档案管理的模式发生了全新的变化。煤炭企业引入信息技术后，档案管理的方法进一步优化，能够对海量数据进行规模化处理，进一步提升煤炭企业档案管理的效率。同时也给企业的档案工作带来更多发展机遇。信息化技术的融入，还能够有效整合档案管理部门业务，进一步降低人力成本，减少人为因素的失误率，进一步促进部门之间的沟通。能构建更流畅的管理制度，强化流程的具体执行力度，充分调动各个部门工作人员的工作主动性和积极性，进一步提升工作效率，有效降低档案管理的运营成本，同时有利于保护数据安全，促进企业稳定发展。

二、煤炭企业档案管理信息化的主要特点

在企业发展和生产经营过程中，档案管理工作是重要的一环，通过信息化技术来提高档案管理的水平，能够在更大程度上整合企业的综合性档案信息，进一步提升管理的效率。针对发展过程中产生的海量数字资源，能够实现有效管理，为企业的决策提供重要参考。使煤炭企业档案信息化建设获得了较大发展，并呈现出以下特点：

（一）档案信息载体的原始性。档案管理工作的对象门类较多，以原始文献为主，在档案信息化建设的过程中，尤其要重视信息的原始来源，确保后续的分析工作有据可依。企业内部档案记录了企业发展的历史，是企业成长的凭证，而各类资料的承载方式不一，除了书面文字，还有录像带、软盘、磁带、U盘等，在现代网络信息化背景下，各类电子资源也越来越丰富，为了进一步确保档案信息化搭建之后信息原始载体的完整性，煤炭企业应该设置专门的、存储原始载体的资源库，从而确保相关信息载体的原始性。

（二）档案信息的丰富性。档案资料信息资源的来源途径较为广泛，涉及人事管理档案、煤矿生产档案、行政管理文书等，门类庞杂，数量极多。在具体的信息化建设过程中，要注重保持档案资料的丰富性，将各种不同来源的档案资料转化为电子类文献。同时，要注意具体的录入方式，保持资料的多样化。

（三）档案资料的准确性。档案信息在记录相关内容的同时，在某个关键时刻，相关内容将对某个事件或决策产生巨大价值。因此，要对这些数据进行分析、摘录，就必须保证其准确性。在档案信息化系统搭建过程中，进行相关数据的录入时要反复核对，进一步降低错误率。

（四）档案资料的服务性。传统的档案管理方式在查询方面极度不便，因此服务能力相对较差。搭建信息化管理系统之后，能够进一步减少繁琐的工作流程，提高检索效率，同时也可以通过计算机以及相关终端设备，为其他部门提供快捷的档案检索功能。

（五）资料的智能化。信息化档案管理模式具有一定的智能化功能，大部分工作可以通过界面按钮自动完成进一步提高工作效率。同时，还能够针对不同需求进行深度分析，减少档案查询以及中转的时间成本，进一步满足各个部门对于各种档案资料的不同需求。

（六）档案资料的资源共享性。网络化技术能够实现跨部门、跨区域、跨时空的资料共享，用户可以通过相应的接口来实现对档案资料的调取、阅读，尤其是对于一些集团以及跨地区办公的公司而言，信息化模式的档案管理能够提高资源共享的效率。

（七）档案资料的资源安全性。通过信息化建设能为档案管理工作提供安全保障。由于企业涉密资料较多、技术含量较高，如一些自主知识产权等均属于企业商业机密，甚至关乎国家层面的经济利益。因此，档案信息化管理工作必须通过行之有效的措施做好保密工作，搭建更规范的保密制度，有效保证内部机密数据信息的安全。

三、煤炭企业档案管理信息化系统建设的现状分析
（一）没有建立精细化的档案管理信息化系统。目前许多煤炭企业开始引用信息化档案管理模式，但是还没有完全改变传统的“粗放型”管理方式，在信息化管理的过程中，正在努力走向“集约化管理”的全新模式。从具体的执行层面来看，有许多煤炭企业没有做好宏观层面的信息化系统顶层设计，在煤炭的开采安全、生产监控与企业档案管理之间，没有构建完整的、体系化的信息共享系统。因此不同部门之间的系统数据还不能实现及时匹配和转换，从而影响了运行的效率。与此同时，电子类档案资料的实际利用率并不高，在具体的工作开展中，如果仅仅通过目录卡或库卡进行查找，有可能出现遗漏。而且这个过程也难以盘点具体的库存以及流转情况，不能精确地核实借阅行为。

（二）基层工作人员的信息化管理意识相对薄弱。大多数煤炭企业的管理重点在于生产任务的完成上，对于档案管理工作上的忽视，将档案信息化管理工作认为就是简单的数据录入，没有将整个企业内部的信息化管理，建成一体化、自动化以及网络化的管理新模式，在很大程度上影响了网络化的价值，同时基层管理人员应用信息技术进行管理的意识较差、技能较弱，只能开展基础工作，这在很大程度上制约了信息化的推进。

四、煤炭企业档案信息化管理系统建设的具体策略

（一）将信息化发展列入企业发展规划，在人、财、物方面给予大力支持，全方位推进档案管理系统的信息化建设。要进一步提高煤炭企业档案信息化建设水平，首先要重视档案信息化管理工作的开展，将信息化管理工作纳入企业的宏观发展规划中，在人、财、物方面给予大力支持，建立一支综合素质水平较高的专业人才队伍，为信息化建设奠定坚实的基础。与此同时，企业管理者以及档案管理工作者应树立坚定的法制意识，以《档案法》及相关法律法规为指导，全力开展档案信息化管理工作，提升基层工作人员的自觉性。另外，还要做好信息化基础设施和网络建设，通过建立统一的标准，对工作流程进行规范化管理，搭建一个完整的网络层次，有效实现跨部门、跨地域的档案信息共享机制，进一步发挥档案信息管理系统的优势。

（二）建立部门之间的协同机制，进一步明确档案管理部门的职责，保障档案资料收集的完整性。档案管理是一个较为细致且牵涉较多实际技术的具体工作，在建设期间要将各种形式的资料转化为电子资料，以图片、文件等形式进行存储，要确保相关信息记录的真实性，保证前、中、后期资源提交以及信息存储的安全性。因此，应该对团队的职责进行明确划分，从负责人到具体工作人员，明确其具体的责任、权利与义务，从而确保相关工作的稳步实施。如果出现了意见分歧，档案信息化管理的牵头部门及负责人，应当综合各方信息进行整合反馈，做好各个方面的协调工作，从而促进该项目顺利进行。另外，还要建立各部门之间的配合机制，促进资源收集的高效性。

五、结语

综上所述，随着信息技术的普及应用，特别是将相关信息技术应用到档案管理中，为煤炭企业的发展注入了全新的动力。企业档案管理的信息化建设，能够进一步优化煤炭企业内部结构，进一步提高工作效率和服务职能，提升档案管理的整体水平，促进企业更快更好发展。

作者:李晓芳 单位:陕西延长石油集团横山魏墙煤业有限公司