高校档案管理范文3篇

高校档案管理篇1

一、数字化技术对高校学生学籍档案管理的优势作用分析

1.提升学籍档案管理效果高校学籍档案是对学生学籍信息的记载，包括学生的成绩、日常学习表现以及相关活动的参与状况等，类似于学生在大学校园成长历程的记录本。在以往学籍档案管理过程中，管理者通常是依据学生所在班级或者系别等开展手工化管理，但高校的学生数量较多，所以学籍档案管理较为零散，难以将这些信息进行融合，导致档案信息之间形成孤岛效应，不仅不利于信息运用，还导致管理者面临较大的工作量，难以提升档案管理效果。通过对数字化技术进行运用，构建档案管理数字化平台，并在平台中设置对应的院系入口，则可以及时对档案信息进行数字化存放，还能够根据不同的学生、不同的需求等对档案信息进行精细化分类，并根据运用路径对档案信息进行综合存放，使档案信息管理更为高效，且能够提升档案信息的运用效果。2.节省人力和物力资源数字化技术运用于高校学生学籍档案管理，还能够帮助高校节省更多的人力和物力资源，助推高校档案管理成本下降。在以往传统的学籍档案管理模式下，档案管理者需要花费较多的时间去搜集学籍档案信息，并对这些信息分类、分析等，最终根据分类状况对其存放，不仅需要安排更多的工作者，而且还会消耗较高的时间成本。此外，对纸质学籍档案信息进行保存，还需要占用较多的空间，会加剧高校档案管理的物资浪费。通过构建数字化档案管理体系，借助数字化技术对学籍档案信息进行搜集，则能够在较短的时间内整合更为全面的信息，不仅不需要更多人员手动搜集，还能够降低时间成本。同时，数字化档案管理还能够节省空间，不会占用较多的档案室空间面积，能够更大限度地促进学籍档案管理质效的提升。3.推动高校现代化发展高校作为我国社会运行中不可或缺的主体，其也应当积极跟随时代的变化，对自身的内部管理进行变革，更好地适应时代的发展趋势。当前的时代是互联网+时代，很多行业都开始与互联网交融，通过对互联网的应用，提升了发展成效。在互联网+大潮之下，高校的发展也面临较大的机遇。通过在学籍档案管理工作中引入数字化技术，能够帮助高校提升数字化运用的能力，促进高校现代化发展水平的提升。同时，由于学籍档案管理是高校内部管理中的重要部分，不仅学生学籍信息多，而且管理工作烦琐，通过对数字化技术运用，可以提升管理者的数字化技术，而其他教职工则可以在学籍档案数字化管理的趋势下，积极学习数字化知识，并在各自的领域中开展数字化建设，深化对数字技术的运用，能够从更大的层面带动高校的现代化发展。

二、当前高校学籍档案数字化管理面临的问题

1.缺乏数字化学籍档案管理系统高校学籍档案数字化管理，离不开完善的信息化系统做支撑，但实践中，很多高校都未建立针对性的学籍档案数字化信息系统，在开展档案管理工作中，仅仅是将原有的纸质手动管理机械搬到了计算机中，没有充分对计算机的各种先进技术进行运用，所以，整体学籍档案管理的效果依然不够理想。还有的院校虽然构建了学籍档案管理系统，但是因为长期不注重对系统的维护，导致系统中很多功能无法得到有效运用，学籍档案管理工作存在明显的固化、生硬等问题，也不利于学籍档案管理效果的提升。2.没有构建完善的数字化档案管理制度体系学籍档案管理作为一项重要的工作，不仅在学生未来发展中有较大的作用和价值，而且在学校的长远发展中也发挥着重要作用，这就要求高校要规范化、科学化地对学籍档案信息进行管理。要想真正提升学籍档案管理效果，需要构建完善的制度体系做参考和约束，尤其是在当前数字化时代，学籍档案数字化管理的流程与原本传统管理的流程有较大区别，而且对管理者提出了较高的要求，所以，更需要构建规范的制度体系。但在实践中，很多高校都缺乏制度体系，仅仅是在技术创新上努力，却忽视了制度体系建设，导致数字化学籍档案管理缺乏明确的方向和目标，管理过程不够科学、规范。甚至一些院校依然采用传统的学籍档案管理制度，其内容已经明显落后，无法发挥出有效的指引作用。3.学籍档案管理人员的专业化技能有待提升数字化学籍档案管理与传统的学籍档案管理相比，流程更为复杂，且管理内容更为精细化，所以对档案管理人员也提出了更高要求。一方面，学籍档案管理者要能够充分对互联网信息技术进行运用，能够依据具体的流程和要求对档案管理工作进行开展；另一方面，也要掌握跨领域知识，如统计学知识、管理学知识、经济学知识等，能够以较高的综合技能对学籍档案进行分析、整合、保管等，最大限度地提升学籍档案管理的效果，促进档案信息价值的发挥。但根据相关了解发现，高校很多学籍档案管理者都存在专业素质不高的问题，难以对数字化技术进行科学运用，而且跨领域知识掌握不够，在开展学籍档案数字化管理过程中存在不能胜任、创新力不够的问题。

三、数字化趋势下高校学籍档案管理策略

1.构建完善健全的数字化学籍档案管理信息系统在数字化趋势下，为了推动高校学籍档案管理水平的提升，最大限度发挥学籍档案的价值，高校应当构建针对性、操作性高的学籍档案信息系统。一方面需要高校做好资金安排，在学籍档案数字化建设上投入足够的资金，为先进信息系统的引进做好基础；另一方面还要在引进学籍档案信息化系统之前对院校的情况进行分析，做好系统模块的设置。例如，可以根据院校的学籍档案管理要求、对档案信息的使用需要及不同院系的实际情况对系统设定模块，使学籍档案能够被分模块化、清晰化管理，更好地提升管理的精细化效果。同时，高校还要定期对学籍档案管理信息化系统进行更新和维护，可以安排专人负责对学籍档案信息系统进行管理，解决系统运行中存在的问题，并对系统内容更新和优化，确保系统的高质量、可持续运转。此外，高校在构建信息化系统之后，还要对原有的学籍档案信息进行电子转化，使原本纸质版的信息也能够电子化，使学籍档案管理更为完整。具体来看，学籍档案信息转化的方式有两种：第一，扫描图片的方式。学籍档案管理者运用扫描仪对原本纸质学籍档案信息进行扫描转化为电子版，并存放于对应的模块中。当然如果没有扫描仪，也可以采用拍摄照片的方式，利用摄像机对学籍档案信息进行清晰化拍摄，并将拍摄好的图片存放于对应的信息系统中。第二，重新录入的方式。重新录入指的是学籍档案管理者根据纸质版学籍档案信息在系统中进行电子化录入，这样虽然能够确保学籍档案信息清晰、完整，但是会给档案管理者带来更大的任务量，加剧其工作负担。不同的高校要根据自身的实际情况对这些方法进行选择。2.构建数字化学籍档案管理制度体系由于数字化学籍档案管理工作较为烦琐，且规范性要求高，所以高校要构建完善的学籍档案数字化管理制度体系，在制度中对每一项学籍档案管理工作进行规范，明确整体档案管理工作的流程和方法，降低不规范行为发生的概率。具体来看，在构建制度体系之前，相关人员要对学籍档案信息化管理情况进行分析，分析数字化档案管理的流程、所需岗位、每一个岗位的工作内容、未来工作方向等，通过对这些信息的充分思考与研究，根据不同的岗位或者不同环节的工作构建细化的制度体系。同时，为了确保制度体系有更高的操作性，还可以与学籍档案管理者进行讨论，通过思想碰撞和观点互换，实现相互之间的沟通交流，对制度中的细化内容进行调整、优化、完善等。还需要注意的是，高校是处于不断发展和变化过程中的，学籍档案信息管理工作也处于变动中，尤其是在当前数字化技术快速发展的背景下，更需要高校及时对学籍档案信息化管理工作进行创新和优化，要随时根据情况对学籍档案管理制度体系进行调整、完善，不能长期沿用滞后的制度体系。3.不断提升学籍档案管理人员的专业技能为了促进学籍档案管理人员专业技能的提升，使之更为高效地开展学籍档案管理工作，可以从如下几方面入手：第一，对学籍档案管理者开展系统培训。高校在构建学籍档案信息化系统和做好制度建设之后，就要对学籍档案管理者开展培训，要通过针对性的培训，提升其综合技能，使之能够自如对信息化技术进行运用，并主动提升学籍档案管理的效果。例如，可以每月或者每两周组织学籍档案管理者参与一次培训活动，邀请学籍档案信息系统建设方面的人员或者从外部聘请信息技术专家为学籍档案管理者展开培训，使他们通过学习对信息系统有更为全面的了解。第二，引导学籍档案管理者到其他优秀院校实地考察、开展交流活动，通过此举吸收经验，促进工作创新。例如，高校可以鼓励学籍档案管理者到兄弟院校或者关系密切的院校学习，档案管理者相互之间分享经验、交流看法，做到优势互补，促进工作的进步。第三，构建激励机制，鼓励学籍档案管理者开展自我学习。学籍档案管理者作为档案管理的主体，只有加强学习，认识到自我学习的重要性，才能够快速提升综合技能。因此，为了促进学籍档案管理开展自我学习，提升学习热情，院校可以构建激励机制，如可以每月或者每学期对学籍档案管理者的工作成效进行考核，依据工作岗位设置考核指标，并根据考核结果实施奖惩。

四、数字化背景下高校学籍档案管理发展趋势

数字化背景下，高校学籍档案管理有显著的信息化趋势，未来会逐步向智能化、数字化、综合化方向发展，并促进学籍档案管理效果的持续提升。1.智能化趋势智能化趋势是数字化背景下高校学籍档案管理的重要趋势。近年来，随着我国科学技术的进步，越来越多的高校开始实现智慧化发展，构建了智慧化管理体系，学籍档案管理也被纳入了智慧化管理过程中。未来，在科技日益进步的背景下，高校学籍档案管理也会更为智能化，如通过运用物联网技术可以对学籍档案信息进行实时传输和共享，并促进学籍档案信息的全面化管理。通过运用区块链技术，则可以使学籍档案信息存储更为安全、有效，且可以通过区块链系统的建设，自动对学籍信息进行动态化更新，提升学籍信息管理的效果与效率。通过对大数据、云计算等技术的运用，可以使学籍档案管理信息的搜集更为容易，降低了过去低效搜集和识别的困境。可见，未来在先进技术的作用下，高校学籍档案管理工作会逐步走向智能化。2.数字化趋势数字化趋势从本质来看与智能化趋势存在共性，指的是高校学籍档案管理中原有的大量复杂信息会以数字化技术体现出来，并采用编号或者条码等方式呈现，使学籍档案信息更为规范，降低了传统管理的复杂性。当前在新技术时代，我国各个行业的发展更为智能，一系列数字化技术被运行到行业发展中，高校在教育环节也对数字化技术进行了运用，但是整体来看，学籍档案管理中数字化技术的运用还不是十分完善。未来，随着高校发展水平的提升、信息化技术运用的不断成熟，学籍档案管理也会逐步走向数字化。此外，数字化技术作为一种现代化技术，其本身具备较高的集成能力，可以对各类信息进行集成，且推动学籍档案信息的完整与全面，与高校学籍档案管理在新时代下的要求是相符合的，所以，未来学籍档案管理也会向数字化趋势发展。3.综合化趋势综合化趋势指的是在数字化技术的作用下，高校学籍档案信息管理会打破原有的独立局面，与各个相关主体的联系更为紧密，且推动学籍档案信息的高效传递与转移。高校学籍档案信息是学生的学历证明，在其未来的工作中发挥着重要作用，且会随着大学生所属学校的变化进行转移，而传统的档案管理模式难以实现档案信息的高效传递，在数字化技术的作用下，则可以使学籍档案管理更为高效，并借助信息系统实现高校学籍档案管理部门与人事部门、教育部门以及其他院校档案管理部门的联系，使学籍档案管理向综合化方向发展。总体来看，学籍档案转接的内容有两个，即转入和转出。在学籍档案转入过程中，学校可以直接利用信息化技术将数据转入新学校，而非向传统方式那样，对档案信息进行包装并邮寄。在转出过程中，则可以借助信息化技术对学籍档案分类和筛选，并快速将其转入对应的单位。整个过程不仅快捷，而且不容易出错，能够提升档案转移的效果。当前该技术已经在很多高校和事业单位得到了运用，未来这一趋势会更为显著。

五、结束语

高校学籍档案管理作为高校运行的重要工作，不仅与学生的未来发展息息相关，而且与高校的持续运行存在重要联系，这就要求高校要加强分析，对学生学籍档案信息进行科学性、规范性管理。但当前，我国很多高校在学籍档案管理中依然采用的是传统模式，不能对数字化技术进行全方位、深入化运用，导致学籍档案管理的效果不理想。文章就探索数字化趋势下如何对学籍档案信息进行管理，结合现实状况提出一些具体的管理策略，并指出未来发展趋势，旨在为高校学籍档案管理工作的有效开展助力。

作者:李娟 单位:天津音乐学院

高校档案管理篇2

近年来，区块链技术在档案资源利用、电子文件归档等工作中的影响越来越大。2016年，我国在《“十三五”国家信息化规划》中，首次将“区块链”列入国家规划。2020年，国际档案理事会面向全球征集论文，区块链是研究内容之一。由此可见，推动区块链技术在档案管理中的应用，既是历史大势，也是发展之要。

一、区块链技术和档案信息化建设

1.区块链技术的内涵。区块链技术本质上是一种去中心化的分布式数据库，它的节点数量没有限制，利用共识机制来更新数据，不断产生新的区块，存储新的数据信息。区块链的关键技术主要包括P2P网络技术、共识算法、智能合约等，具备了分布式、时间戳、非对称加密、免信任等特性。目前，区块链技术在经济、保险、数字版权等领域都有广泛应用，它为各行各业提供去中心化的解决方案，通过调动全网节点的参与积极性，实现多节点无差别记录，通过哈希值、节点链接等方法达到共享和保护的效果。2.档案信息化建设的现状。近年来，在高校“双一流”建设和信息化建设整体推进过程中，档案工作的服务模式有所转变，服务水平有所提升，但与其他行业的信息化水平还存在较大差距。尤其是作为高校档案重要组成部分的学生档案，因其数量庞大、调转频繁、保密性高等特点，成为档案信息化建设的短板。目前，各高校虽然使用了档案管理系统，但大部分都没有实现与教务、OA等业务系统的无缝对接，档案的借阅、证明等工作仍需到档案室进行，没有将档案信息化的利用便捷性、传输高效性和网络适用性发挥出来。学生档案还处于保存、派遣等数据的查询阶段，管理和利用方式都滞后于其他门类档案的信息化进程。

二、区块链技术应用于高校学生档案管理的必要性

1.档案用户的迫切需求。当前高校学生档案数量庞大，2020年，全国普通高校毕业生达874万，意味着有874万份学生档案会随之流动。传统的人工管理模式，速度慢、耗时长、准确率低，且形成的档案材料内容简单、形式单一，无法展示学生的综合实力。同时，高校学生的档案利用需求日益增长，主要包括就业、升学、留学等查询、复制档案材料，政治审查、家庭关系核实等查阅档案或出具证明，因档案毁损遗失补办档案材料等[1]1。此外，利用者对档案服务的要求也越来越高，如远程服务、视频查阅、急速送达等，这些要求给档案的管理和服务带来了挑战。2.国家政策的大力支持。2014年的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，要把档案信息化纳入信息化建设整体规划。2016年起，国家档案局多次将区块链技术在档案管理领域的应用列入其科技项目立项选题指南之中。2021年1月1日，最新修订的《中华人民共和国档案法》开始实施。本次修订在总结档案信息化建设实践需要和经验做法的基础上，新增了第五章“档案信息化建设”，鼓励传统档案载体数字化，明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，并对电子档案管理系统、信息资源共享平台的建设提出要求，为学生档案的全面信息化提供了法律依据和保障。3.疫情防控的客观需要。2019年12月以来，新冠肺炎疫情席卷全国，各省启动重大突发公共卫生事件一级响应。国家档案局也了紧急通知，要求各级档案部门要在确保疫情防控安全的前提下，积极参与疫情防控工作，主动承担任务，创新工作方法。新冠肺炎疫情期间，我校档案馆及时调整服务方式，在充分利用电子档案管理系统的基础上，尽量满足各种档案利用需求。但在学生档案方面，党团材料查询、政治审查等业务，仍需工作人员提取实物档案办理。由此可见，必须利用区块链、大数据、人工智能等手段，将档案工作开展由线下转为线上，提升学生档案管理的效用和价值，应对新冠肺炎疫情给传统档案服务带来的挑战。

三、区块链技术应用于高校学生档案管理的可行性

1.“时间戳”特性保障档案数据的真实性。近年来，我国频繁出现档案造假现象，从毕业论文造假，到个人档案信息篡改，这些现象不仅反映出不法分子的唯利是图，更反映出档案管理体系和信息化建设存在的问题。区块链的安全性体现为其存储的数据不可篡改、可验证，数字签名能够识别文字的责任者，防止文本的作者造假，时间戳记录了文本的形成时间，防止文本的时间造假[2]23。每个区块都会被加上时间戳，并和区块数据一起作哈希运算，可以记录学生档案管理中的全部变化，确保档案数据的原始性和唯一性。2.“分布式”特性维护档案信息的安全性。目前，我国各类学校校园网络都处于集中管理模式，网络负担太重容易导致瘫痪。区块链技术中的分布式账本技术具有去中心化特征，全节点采用共同参与管理维护的模式，一个节点数据被篡改，可以快速被检测发现。构建分布式档案数据库，档案信息既互相独立又紧密相关，一个节点受攻击，其他节点上信息和系统运行不会受影响，解决了档案信息归档、存储、利用的安全问题。在此应用设想下，每个归档部门都可以成为一个单独节点，保存一份同样的账本，验证其他节点记录结果的正确性。3.“智能合约”特性确保档案服务的流程性。在中心化的档案管理系统中，数据操作的安全性和保密性主要取决于管理人员的专业能力和职业道德，如果操作失误就会泄露档案数据，造成不可估量的损失[3]45。智能合约的内容经过链上所有主体签名认证，合约内容之外的操作请求不被允许，规范了操作流程。当满足规定的条件时，系统自动触发智能合约，确保另一方不受损失。例如，将学生档案的身份认证、使用权限、适用范围等写入智能合约，合约启动后，自动执行档案使用审批流程，提高了利用效率，实现了学生档案信息的智能化管理。4.“非对称加密”特性保护档案信息的私密性。区块链技术采用了私钥和公钥非对称加密技术，使用不同的权限对数据进行加密和解密。私钥属于密钥，须由拥有者私密保存，公钥则可以向其他人公开，私钥加密的数据可用公钥解密，公钥加密的数据也可用私钥解密。高校的大数据档案信息主要包括公开、内部、秘密三类，其利用的范围和对象有区别，区块链技术不仅能保障“公开”档案信息的原始性，还能保障“内部”“秘密”档案信息传输和利用的安全性。档案管理人员可使用公钥和私钥用于验证签名，保护档案信息的私密性，防止科研资料或身份信息泄露。

四、区块链技术应用于高校学生档案管理的风险性

1.技术层面。从技术本身来说，区块链还不够成熟，虽然融合了时间戳、密码学、非对称加密、共识机制和数字摘要等技术，能够保证区块链总体性能的安全和链上数据的真实，但这项技术也不是万能的，在性能、隐私、安全等方面还有待升级。同时，我国在区块链安全保护、基础性能等方面，落后于世界先进技术。国产化高性能区块链系统研发尚未取得有效进展，如果在复杂系统中推广应用，需要突破很多基础性难题，需要区块链理论研究的支持和引导，需要相关部门协同攻关，加快推进核心技术突破[4]32。2.制度层面。区块链的顺畅运行不仅受到技术本身的影响，还受到国家法律、制度规范等因素的制约。我国的档案管理一直属于中心化模式，档案工作遵循“统一领导、分级管理”原则，这点与区块链技术的去中心化特性相悖。因此，在未来较长的一段时间里，区块链技术无法应用到学生档案的信息化建设之中。此外，我国关于区块链技术在档案领域应用的法律法规还不明确，其作用的发挥也将受到制约。因此，我们要积极探索分布式文件系统的建设，更要注重软件环境的配套，只有技术与制度双管齐下，档案信息共享共治才能成为可能[5]18。3.经验层面。档案管理要从集中到分布、从中心到节点，需要先进的技术和丰富的经验共同支撑。区块链技术应用于档案信息化建设是目前的研究热点，但大部分研究仍集中于可行性分析、应用探讨等理论层面，真正实现去中心化的案例并不多。萨里大学、英国国家档案馆和英国开放数据研究所合作开展的ARCHANGEL项目，是全球首个针对电子档案信任管理的区块链应用研究项目。该项目以分布式账本为技术支持，已创建基于以太坊基础设施的实验平台并开展研究[6]136。我国档案部门可以借鉴其成功经验，并结合我国档案业务的特点，有效协同创新。

五、区块链技术应用于高校学生档案管理的策略性

1.学历认证方面。学生档案是学生在校学习、社会实践等方面的真实记录，能够为高校毕业生参加工作、继续教育、升职培训等提供重要佐证。在传统的认证管理模式下，学生要联系学位认证中心、教育管理部门、学校档案管理部门等，才能将学历学位资料收集齐全。复杂的办事流程，让档案利用者产生了极差的体验感。通过区块链的公证技术，可以对档案信息中的学历学籍和其他信息进行认证，减少了人工干预，满足了毕业生快速、准确核实信息的需求。例如，学历管理者可将“数字文凭”通过邮件发给学生，学生可直接将其链接到相关网站，并根据自己的意愿把“数字文凭”安全存储和公布给相关机构或个人[7]27。2.档案内容方面。档案馆是档案管理工作的主要责任者，而各机关、单位、学院也是档案的产生者，同样需要行使管理档案的职能。所以，可将二级单位和档案馆的服务器组建起预授权的节点群，共同运作区块链电子档案管理系统，实现电子档案多套备份，减少单一节点遭受攻击后的损害程度[8]91。通过引入区块链技术，让学生档案的建立者、管理者、使用者和监督者，都能对学生档案的信息进行维护和更新，形成一个多节点、分布式、可追溯的档案管理网络，构建起高校—企业—学生—教育主管部门—政府良性的信用生态体系，提高了档案存储的可靠性、安全性和档案使用的便利性[9]54。3.成绩翻译方面。经济全球化背景下，越来越多的学生选择出国留学或工作，需要高校档案管理部门提供成绩单、毕业证、学位证等材料的翻译服务。传统的方式是学生到高校档案管理部门登记信息、提供中文材料并支付定金，材料翻译好后，核对信息无误再将费用全部付清，速度慢、手续烦琐，还有可能因为错误产生矛盾。通过创建智能合约，高校档案管理机构将服务事项按期办完，用户交纳的费用就会打到财务部门的账户里。这种不受人为干预的数字化流程，无须个人和机构的信用背书，也不用协议和制度来保障，只要触发条件，代码就会自动执行[10]125，简化了办事流程，申请出国的用户将享受到更加及时、优质的服务。从实体到数字、从互联网到云计算、从大数据到区块链，每一项新兴技术都给档案信息化建设带来机遇和挑战。一方面，我们要通过数字化、智能化的手段，解决学生档案信息化建设中的问题，使其服务突破时间和空间的制约；另一方面，要冷静地分析各种新兴技术给档案工作带来的冲击和影响，顺应潮流，积极应对。

作者:李蕙名

高校档案管理篇3

档案是重要的信息资源，具有根本的现实价值和历史价值。原始记录性是档案的基本属性。具有历史凭证、情报信息和参考价值。从档案的信息储备及其反映的内容，档案信息可提供各项工作的借鉴和参考；从档案形式的多样性记录载体、方式、快捷、共享、安全性、信息化的变化，档案的这一发展过程正是真实反映社会的进步、科技进步和发展。档案资源的信息化归类、整合，电子档案集聚产生，存在着电子档案保存，收集、整理，利用的现象。实现档案资源信息化管理和档案信息实时共享，推进档案在社会、单位、人才引进等方面科学决策和社会治理机制中发挥更大的作用，对企事业单位的建设与发展具有重要的现实意义。档案信息化提升社会治理的精细化，标准化、规范化、现代化水平。加快推进公共共享数据资源向社会开发，充分体现档案资源的价值。

1档案管理信息化的基本含义

档案管理信息化是档案工作发展到一定历史阶段的社会形态形成的结果，而非瞬间产生。档案管理信息化是实现档案信息的数字化、网络化和规范化，将传统纸质、影像、实物等档案的收集、整理、分类、立卷、检索、查找、利用的各个环节通过现代化数字信息技术改变收集、数字化集成整合、归档的过程。完成档案管理信息资源的数字化、查找开发利用智能化、网络化。档案管理信息化建设使档案信息资源得以有效收集，统一管理及时利用。方便档案资源的收存、管理、利用等各个环节过程。

2高校档案管理信息化建设的现状

2.1信息共享、提高工作效率协同办公是高校实行无纸化办公最主要的出发点。无纸化办公，主要在内部局域网的基础上建立起来，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高工作效率，减轻工作负担。档案资源信息化可实现档案管理部门与单位各管理部门的网络连接，每个单位、每个项目、每份文件、文字材料从制作、领导批示签发、处室承办，归档、建档都实现了办公自动化（OA内部办公系统）的转发。逐一实现档案管理资源的信息化、无纸化办公，有效地减少管理工作成本，缩短建档立卷的时间；

2.2档案管理信息化资源建设主要包括档案馆馆藏档案数字化和电子文件的收集、接收利用计算机进行档案的收集、归类、整理、立卷编制全引目录。使档案管理信息资源的收集、归类、整理、立卷、查询等工作变得非常方便，档案管理信息实现数字化处理，档案储存实现集成化，极大地提升档案信息存储量和高密度。利用政通综合档案管理平台，可任意整序、分类、排列、检索。以高校（现高校基本上都由多所建校时间较长的院校合并、升级）以学籍档案为例：从新生录取入学、注册、在校学习的过程成绩、获奖、毕业登记、调配等信息资源的繁杂冗余、经过分类、立卷、装订、整理后利用现代化手段将信息资源与原始资源一致流转到计算机，利用档案管理平台进行检索、查档使档案原始资源得以快捷、便利的有效利用；

2.3档案管理信息化建设是档案信息资源的数字化利用计算机技术、高速扫描技术和人力、物力、资金的支持等将馆藏多年的纸质文件和已归档的电子档案，通过档案管理平台系统编排、分类、录入、整理集成到具有有序结构的数据库。通过电子网络远程获取档案信息完成整个过程，在数字档案馆的环境下使档案管理信息化资源得以充分利用；

2.4档案管理人员应积极利用现代化信息技术，改革和创新档案工作方法，从而满足新时代档案工作发展需要

2.4.1档案管理人员要转变自身理念，充分利用现代办公设备及办公软件为档案管理工作服务；

2.4.2档案管理人员要以档案的开发利用为目标进行档案的收集、整理、分类、组卷、编写检索工具、立卷、归档整理等工作；

2.4.3提高档案利用的便捷性，按各类档案装订的不同要求，书写卷内目录，有序、合理、更好地为单位的发展提供具有参考价值的依据；

2.4.4档案管理资源原数据的收集必须精确。档案材料、数据的复制、备份、保存等必须保证和原始数据一致。

3高校档案管理资源信息化建设的重要性

3.1档案管理信息化建设是一项系统性、长期性的工作，特别是一些复杂的、系统性的平台建设，需多系统、多部门共同支持和配合。要坚持顶层设计、规划引领。根据档案管理工作的需求和实际情况，提出目标、合理化的定位和科学设计，加强对档案管理信息化建设的统筹安排、统一部署、统一指挥，促进上下间、部门间的沟通协作。要坚持统筹谋划、资源共享、档案管理信息化建设需耗费大量的人、财、物力。由此，推进信息资源信息化和平台共享，有利于在更大范围加强信息整合、有利于集中整合资源配置，避免重复建设和资源浪费；同时，档案管理的收集、整理、分类、立卷、和查询、利用及服务的过程都环环相扣、密不可分，加强与有关平台共建信息对接也有利于更好地推动档案档案管理工作的大格局，更好地整合档案信息资源、更好地为院校、社会的发展服务。

3.2档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设等几个方面的内容：

3.2.1档案管理资源信息基础设施，档案管理系统软件的维护和升级，技术手段与信息化建设并进发展；

3.2.2档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和重点。信息化建设本质上是信息技术的发展和应用，而技术的应用必须要有平台的支撑。要坚持多元发展，强化阵地覆盖。针对档案资源的多样性、原始性在收集和利用及原始档案的信息化都有不同的要求。随着院校和社会的发展，对人才的培养和需求越来越迫切。因此对应的毕业生在院校期间学习过程的档案利用率也越来越高。要坚持创新发展，做好档案资源的信息化建设，做到与时俱进，更好地服务本院校的毕业生；

3.2.3现今正在经历一个从常规网络应用，到新媒体应用，再到综合性、数据化信息服务管理平台的应用过程。档案管理信息化建设的过程就是一个不断发展、不断完善、不断革新的过程。加强信息资源整合，“坚持一体化发展方向，实现信息内容、技术应用、管理平台、管理手段共融互通”。随着新技术、新平台的推广和应用在不断更新迭代、优化升级；

3.2.4高校档案管理信息化建设，也必须坚持与时俱进、创新发展。作为高校档案管理工作者，要从思想意识层面变革传统的工作观念，强化信息化思维，善于运用互联网、数字化、信息化的手段推动工作，提升档案管理工作服务水平，为院校、社会的发展提供高效、精准、规范、优质的服务。

4高校档案管理资源信息化建设安全保障的重要性

档案安全是档案管理工作的底线、是档案事业的根基。随着我国档案信息化建设的推进，档案信息的利用越来越广泛、利用率越来越高、信息安全问题越来越突显。保护传统档案、维护电子数据存储、信息网络运维等事关档案安全的重大问题，努力做到超前谋划、有效应对。由此，深刻认识档案安全的保障尤为重要。从院校档案的层面上看，院校档案包含院校办学活动的方方面面，内容多、体量大，是院校多年来改革发展的积淀和真实再现，如基础建设、教师管理、干部任职教学研究、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备仪器档案等对促进院校长期稳定、健康、可持续发展有着无可替代的重要价值。档案信息资源的信息化建设中其完整、安全性尤为重要，是档案工作人员的不可推卸的责任和使命，必须高度负责、认真做好档案数据安全。当今大数据时代应具备网络安全保障体系，包括完善的网络管理办法、健全的管理组织和管理责任制，确保网络传输和社会服务中涉密、专利技术等档案信息资料的安全。

4.1档案的原始记录的属性就是档案的不可再生性档案资源信息化建设是使用现代化信息技术对档案信息资源的一种存储和备份，以提高经济效益和社会效益。将纸质档案转为机读档案，节约了保存费用、能同时方便多个利用者查询、能提供远程查询，产生大量的档案数据。在数据质量、集中管理、共建共享、信息保护等方面面临越来越多的安全挑战和保护，因此需将档案数据进行强化治理，保障档案数据的安全性、规范性、有效性、精准性提高准确的利用率需现代化的技术和保护管控的措施；

4.2应加强档案数据安全法制建设完善档案数据安全管理制度，构建档案数据安全技术防范，推进档案数据安全协同共治、提升档案数据安全治理效能等策略，从而提高档案数据安全治理能力和治理水平，保障档案数据的安全性；

4.3档案管理信息化要坚持安全优先规范管理档案信息化工作，离不开各类网站、软件、数据库的建设以及信息的采集、传输和应用，加强网络安全建设至关重要，特别是互联网平台的建设，要坚持安全优先、超前谋划。档案信息化管理对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查阅、网上传输和管理等方面要建立健全和不断完善相应准则、规范建设；同时要抓紧网络平台的日常维护和运行监管。安全保障性就是档案数据的收集、整理、归档、应用、存档的过程，在档案管理资源信息化建设管理工作中坚持安全第一、预防为主、综合治理、规范运行、科技支撑。

5档案事业的发展，不仅要依靠科技的进步、更要依靠高素质的管理人才队伍

档案信息化建设，人才是关键。档案信息化建设为档案管理工作提供新的动力，在管理方式、结构优化等方面都有较大的提升和改造。档案信息化建设的专业性和系统性都较强，对档案管理人员的专业素质和能力要求也较高，更需既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。“人是档案事业发展的根本依靠，也是决定档案安全的第一位因素”。优质的档案管理队伍在档案资源信息化、收集、归类、整理、立卷的全过程、档案数据的利用和档案数据在社会政策优化、公共服务提升、在院校发展等各项工作中发挥着基础信息的重要性支撑以及安全性防护治理起着至关重要的作用。

6结合工作实际，目前档案管理信息化建设中仍存在较大的困难

6.1克服目前档案安全意识、档案安全基础、风险管控体系等薄弱方面，只有高度重视档案的安全性，才能不断促进档案资源信息化建设的工作高质量的有效发展。建立健全管理组织和管理责任制、有效的技术防护措施、加强档案数据库管理的安全和保密、严防档案基础设施出现安全隐患；

6.2档案资源信息化工作量较大、任务繁重，需投入资金规模大，但资金投入不足。对现存馆藏档案资源进行数字化，通过扫描转换成电子文件，按要求经文档管理软件规范整理的数据库，通过网上平台便于检索利用；档案管理信息化模式的发展需要计算机、数据库等软、硬件设备的支持，缺乏这些基础性支持档案信息化管理工作将无法正常运转，现代化技术发展更新较快，需对软件系统进行维护和升级，避免因升级维护给档案资源带来损坏和丢失；

6.3档案管理方式正在由传统管理向信息化管理方式转变。档案管理信息化建设应结合单位工作的实际情况对档案管理人员要强调档案工作的重要性、强调档案信息化建设的意义；要让档案馆的档案管理人员充分认识档案管理信息化的发展意义，使其档案管理理念得到更新，提高工作人员对档案管理信息化工作的积极性；提高档案工作人员的业务能力、掌握档案信息化系统的操作和学习信息化时代档案管理的知识；加强沟通和交流、学习档案管理的软件操作，确保档案管理信息化建设工作的有效开展。

参考文献

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作者:王再青 单位:德州学院