时间：2022-06-26 12:48:31
关键词：档案管理；对策 ；探讨
Abstract: Health supervision agency records management work has entered a new period of development, had hitherto unknown opportunities and challenges. How to adapt to the socialist market economic system, change the file management mode, strengthening the Archives standardization, standardization, institutionalized management, how to better play the function of the file, service to the society, is the key and difficult problems of health supervision agencies at all levels to jointly study and solve the. In this paper, combined with the work practice, we make some discussion on the problems and Countermeasures of health supervision agency records management work.
Key words: file management; countermeasure; study
中图分类号：G271
一、卫生监督机构档案管理存在问题
1.档案管理意识淡薄，档案利用效率低
近几年，各级卫生监督机构虽然通过《档案法》的宣传贯彻，建立健全了三级档案管理网络，但是目前有关人员特别是有些领导干部对档案管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，仍然存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的思想，没有从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和必要性，致使有关人员为图方便，随意将档案材料存放在自己办公室的抽屉里，导致档案材料的丢失或损坏。另外，由于有关领导对档案重视程度不够，工作标准贯彻落实不到位，以及档案信息资源开发不足，造成档案利用效率低下，从而影响了档案工作的开展，影响了档案的规范和质量提高。
2. 档案管理专业队伍不稳定，知识更新不够，人员整体素质低
档案管理队伍和业务素质直接影响档案的管理水平。目前我市各级卫生监督机构档案管理人员配备随意性大，均没有专职档案管理人员，基本都是由办公室文秘兼职，因此在人才培养中，只重视专业技术人员素质的提高和继续医学教育，对兼职档案管理人员的素质的提高还没有纳入计划，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力，因而导致兼职档案管理人员的管理水平停留在经验上，难以胜任日益繁重的档案管理工作。
3. 档案管理制度还不够健全，档案收集不全
近几年，从我市每年检查的情况看，各级卫生监督机构在制定管理制度和工作职责时，缺乏相应的档案管理制度、职责以及检查考核标准，有的虽然建立了规章制度，但是没有纳入岗位责任制，没有进行严格考核。由于管理制度不健全，档案收集归档、档案信息整理过程缓慢，对档案信息深层次加工编研不够，直接影响到档案规范化目标管理的深化。
4.档案收集内容界定不清，管理范围不够明确
截至目前，全市卫生监督机构档案的管理还没有形成科学统一的管理制度标准。随着时代的发展，科学技术的进步，社会信息化程度越来越高，档案的管理内涵和外延发生了很大变化，各级卫生监督机构在管理档案时，由于还没有全国统一的管理标准和模式，多数都是根据单位实际和理解进行管理，有些单位把理应纳入管理的档案还没有纳入管理范围。
5. 档案硬软件设施投入不足，缺乏现代化管理模式
近几年，由于公共卫生体制改革，档案业务进一步拓展，造成卫生监督机构办公用房比较紧张，致使档案用房达不到国家档案室标准。另外，由于投入不足，档案管理设备陈旧，管理技术落后，各级卫生监督机构运用计算机和网络技术管理档案还没有得到全面推广，基本停留在手工收集、检索，制约了档案事业的发展。
二、 卫生监督机构档案管理对策
1. 加强领导，强化宣传，提高意识
档案管理是卫生监督机构依法行政的重要内容。各级卫生监督机构的领导应高度重视档案管理工作，结合实际，充实调整档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，把档案管理列入卫生监督工作的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和工作职责，纳入年度考核目标，与卫生监督工作同部署、同组织、同考核，真正做到认识到位，组织到位，措施到位。同时，要把专（兼）职档案人员培养纳入人才培养计划，加大培训、宣传力度，通过举办专业培训班、继续教育、会议、组织有关人员外出参观学习等形式，大力宣传档案管理工作的重要性，全面提高全员档案管理意识。
2.加强制度建设，规范档案管理
建立科学的管理制度是促进档案工作规范管理的重要手段。各级卫生监督机构应结合本单位实际，依据《档案法》等法律法规，建立健全科学、完整、系统、切实可行的、符合卫生监督机构实际情况的档案管理制度，如档案收集和归档制度、档案保管和利用制度、档案材料的传递、登记制度以及责任追究制度等，其中建立健全收集制度尤为重要，可使各级卫生监督机构对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时要充实完善《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，使档案管理与卫生监督工作同步考核评价，同步发展。
3. 建立完善档案收集内容，切实做到依法建档
卫生监督机构建立完善的档案收集内容是档案管理工作的基础，是继续进行卫生监督工作和课题研究的依据，是积累资料、总结经验、改进工作、提高效率的必要条件。各级卫生监督机构应结合实际，对卫生监督工作中形成的技术档案进行明确分类，详细确立归档范围。具体内容可包括：(1)依法行政材料：包括卫生监督法规、标准、技术管理规范等；(2)预防性卫生监督材料：包括许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；(3)年度监督监测材料：包括监测记录、监督监测总结、分析报告等；(4)违法案件调查处理材料：包括重大事故、食物中毒等突发事件现场调查材料、实验室监测报告、案件处理材料等；(5)行政处罚材料：包括监督记录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单、送达回执等； (6)专题调查材料：包括调查设计、调查报告、统计汇总等。
4.加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平
加强档案现代化管理、有效发挥档案信息功能的主要内容是加强档案信息化建设，这是促进卫生监督工作持续发展的根本措施。 加大资金投入，要按照国家有关档案室建设标准和档案行业标准规范，配备完善档案室硬件和软件设施，大力引进现代化的技术装备，充分运用计算机管理，实现档案管理的自动化、现代化。
充分发挥档案信息整体功能，各级卫生监督机构应围绕实现优质服务的中心，将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入卫生监督机构信息化技术总体规划，实行统筹安排并加以实施，着力加强档案信息的电子化和网络化建设，扩大档案信息的利用空间，提高档案信息的利用效率，丰富档案信息的利用手段。
关键词 监理 科研档案监理
一、“鲁布革”――开创了中国监理制的先河
20多年前，我国通过“鲁布革”工程项目管理经验的启示，借鉴国际惯例，以建设部于1988年7月25日颁布的《关于开展建设监理工作的通知》为里程碑，创建了我国的“建设监理制”。最直接的意义是，无论是理论上，还是实践中率先引进了现代项目管理的新模式――建设工程监理，对保障国家基础设施建设，提高建筑行业工程质量，保证工期和控制投资发挥了积极作用，在建设领域取得了举世瞩目的成就。更重要的意义还在于，鲁布革的实践，冲击了人们的观念。通过建立“业主责任制、招标承包制和建设监理制”，开创了中国建设监理的先河。结束了长期以来我国的工程建设活动，基本上由建设单位自己组织进行的计划经济体制下的建设管理模式。极大地推进了我国基本建设管理体制的改革，适应了市场经济发展的需求，使整个行业正在逐步向与国际接轨方向发展。
经过20多年的探索，我国的工程监理制度实践了以监理工程师为基础，以监理企业为主体，国家强制性监理与企业市场化运作相结合的自主创新发展道路，加快了工程建设组织实施方式向社会化、专业化和职业化方向转变的进程。随着市场机制的不断变化和发展，我国的监理日益成为各行各业适用于市场经济的专门学科，监理事业出现了欣欣向荣的大好局面。
二、监理的内涵
每个新生事物的产生与成长，都要经历由不成熟向成熟的发展过程。随着我国监理事业的不断发展并取得巨大成绩的同时，对监理的概念的定义，越来越显得十分重要。
“监理”是舶来词，在西方经济发达国家，早已广泛使用。其英文相应的名词是supervision，动词是supervise。[1]可理解为名词，也可理解为指一项具体行为的动词。日本于1954年颁布实施的《日本建筑师法》对“工程监理”的定义是：“本法律中的工程监理是指工程监理人员按照设计图检查施工过程，确认工程是否按照设计图进行收购”。[2]这里的“监理”一词，就是日本的原词，与汉字“监理”一词的写法完全相同。目前，在我国汉语辞书中尚无明确定义，如何完整准确地解释和理解其含义，需要在实践的基础上，做进一步研究和探讨。
从字义看，拆开“监理”二字分析。遵循汉字的表意性及“意合”与“形合”的特性，借助字义和词内的逻辑联系或隐形连贯，实现词语或句子的连接。“监”是监视、督察的意思。“理”，《辞海》的解释：“①治玉《韩非子・和氏》：“王乃使玉人理其璞。”引申为治理、治平。如：修理；理发；理财。《汉书・循吏传序》：‘庶民所以安其田里，而亡奴叹息愁恨之心者，政诉讼理也。’……④中国哲学概念。通常指条理，准则。⑤通“吏”。（1）使者。《左传・昭公十三年》：‘行理之命。’杜预注：“行理，使人通聘问者。（2）狱官。《礼记・月令》“〔孟秋之月〕：命里瞻伤。”郑玄注“理，治狱官也。”[3]
从实践看，监理作为新生事物，它既是管理体制从计划经济向市场经济转变的产物，也是与国际接轨的科学的管理制度。1995年12月15日建设部、国家计委颁布的《工程建设监理规定》第三条规定：“本规定所称工程建设监理是指监理单位受项目法人的委托，依据国家批准的工程项目建设文件，有关工程建设的法律、法规和工程建设监理合同以及其他工程建设合同，对工程建设实施的监督管理。”这里结合总理几次关于监理制度的重要讲话和指示：“对工程监理要强调两条：第一，要由有权威、有资信的专门机构和专家来搞。第二，要实行全过程、全方位的监理，要服从设计到施工全过程的监督责任。”同时指出，“要通过公平竞争的办法，选择具备资质的监理单位，对项目进行全过程、全方位监理。”尤其是“未经签字四不得”的重要指示，即“未经监理单位签字，建筑材料、构配件和设备不得在工程上使用或安装，不得进行下一道工序的施工，不得拨付工程进度款，不得进行竣工验收”。[4]我们可以总结出工程监理有三大特点：
首先，专业化服务性。监理单位作为建设单位委托的服务机构，“要由有权威、有资信的专门机构和专家来搞”，以监理合同以及国家批准建设文件和国家颁布的法律、法规、标准规程和其他有关合同为依据，以经济为纽带，为工程管理与工程技术提供专业化的有偿服务。其主要职责在我国的监理工程师考试的教材里，把监理工程师对施工现场的管理归纳成“三控两管一协调”，其中“三控”即质量控制、进度控制、投资控制。“两管”即合同管理、信息管理。“一协调”即组织协调（协调处理好业主、施工、设计等单位间的关系）。其核心是进行合同管理。
其次，第三方独立性。以独立法人的身份和业主签订监理及其他工程建设合同，成为建设单位与承建商之间的公正的第三方。既要维护建设单位，又要不损害被监理单位双方的合法权益。按国际惯例，它不得与设计、施工及其材料供应商有经营性的隶属关系。通过合同的联系，以保证各自的利益与项目管理的成功紧紧联系在一起。
第三，否决权公正性。一是“要通过公平竞争的办法，选择具备资质的监理单位，”应公正、独立、自主地开展监理工作。二是监理单位及其监理工作人员必须以法律为准绳，以合同为依据，对项目进行全过程、全方位的监理。三是也是最重要的，监理机构拥有“一票否决权”――“未经签字四不得”。
根据上述理解，从词典视阈看，所谓监理，是指有关执行者依据一定的行为准则，对某些行为进行监督管理，使这些行为符合准则要求，并协助行为主体实现其行为目的。从法理的视阈看，监理执行者作为公正的第三方，以具有相关资质的独立法人的身份受投资方的委托，承担依据法律、行政法规及有关的技术标准、设计文件和相关合同约定，对相关项目规定的质量、工期和资金使用等方面实施监督的义务，并对其安全承担相应的责任。从市场经济的视阈看，“监理”是一种国际惯例。是社会商品经济发展和社会分工细化以及社会化大生产的产物。监理执行者作为公正的第三方，以具有相关资质的独立法人的身份受业主的委托，以法律、行政法规及有关的文件、技术标准和相关合同为依据，以经济为纽带，为业主提供全方位、全过程项目管理所涉及的专业化的有偿服务。从现代管理的视阈看，监理作为一门学科不仅有系列是技术与工具，而且有自己的管理哲学、组织形式和工作价值观。它必须遵循市场经济的客观规律，是工程项目管理工作的一个重要组成部分。
三、科研档案监理的探讨
笔者提出“科研档案监理”的理念，基于以下几个方面的考虑：
首先，在法律上，《科学技术档案工作条例》（以下简称《科技档案条例》）中第六条明确规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”此为著名“三纳入”档案工作管理机制。即档案机构或者档案工作人员依据此规定，强制性地参与管理科技工作的全过程。同时，《科技档案条例》第十七条明确规定：“各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。”明确了档案机构及其档案工作人员必须参与科技档案保存价值的鉴定工作。因此，科研档案是鉴定实务，是鉴定委托、鉴定过程和鉴定结果的载体。具有法律效力和法律责任。事实如此，当进行科研成果所产生的利益分配，参加科研评奖等均以科研档案为依据或凭证。
其次，在专业上，国务院转发科技部、财政部、国家计委、国家经贸委2001年12月20日颁布的《关于国家科研计划实施课题制管理规定》（以下简称《课题制管理规定》）第二十七条明确指出：“……归口部门可依据课题合同和有关的科研计划管理规定对重大课题实行监理。每个课题监理人可同时进行多个课题的监理工作。”明确规定科研课题（项目）需要监理。毫无疑问，科技档案机构的职责是管理科技（包括科研）档案实务，对所有科研档案工作实施监督和指导。一方面，科研档案作为科技档案的一部分，应该纳入科技档案机构统一管理；另一方面，科研档案的专业性、技术性也决定了它必须归口科技档案机构统一管理。因此，科研档案归口科技档案机构，科技档案机构作为“归口部门”，具有“可依据课题合同和有关的科研计划管理规定对重大课题实行监理。”的职责与权力。
第三，在理论上，2003年，中国人民大学法学院教授、博士生导师，中国法学会行政法学研究会副会长杨建顺曾承担了国家863计划资助项目“国家科研项目监理的法学研究”，并于2005年发表了其主报告的简明版《国家科研项目监理的法学研究》。
第四，实践上，近年来，监理理念越来越为人们所认识和接受。监理已然成长为一个新兴的朝阳行业，且行业拓展越来越多，势头越来越猛。在服务范围上有工程类型之别，如公路、房屋、港口、矿山等。也有不同工程专业之分，如建筑、结构、电气、供水等。2002年11月28日信息产业部颁布了《信息系统工程监理暂行规定》，明确提出投资在200万元以上的信息化项目必须有第三方的监理。从制度上拉开了我国信息化建设走向科学化、专业化的序幕。
尤其值得借鉴的是，我国农业部组建了草原监理中心，是参照公务员依法管理的农业部直属正局级事业单位。“截至2012年底，全国县级以上草原监理机构已有854个，比2003年增加了64%；其中，单独设置的292个，占34.2%，实行参照公务员法管理的262个，占30.7%。全国县级以上草原监理人员已有9600余人，比2003年增加了52%。”[5]还有，厦门市老科协率先抢占科研监理行业，“2005年12月，厦门市老科协与市科技局签订了厦门市第一份《厦门市科技计划项目监理合同》。列入第一批监理任务监理范围的是2005年立项的12个市重大科技计划项目，涉及科技经费资助金额2340万元。以后又承接了第二第三批任务……”“为了进一步推动市监理工作的制度化、规范化2008年10月8日，市科技局、市财政局联合了《厦门科技计划项目监理暂行办法》[厦科联〔2008〕46号]暂行办法对两个方面进行了规范：一是通过引进第三方科技中介机构实施科技计划项目监理，加强对政府科技计划项目实施过程的规范化管理。二是对监理单位的监理行为和监理过程进行了明确规范”。[6]
（作者单位为武汉大学高新技术产业发展部）
[作者简介：李洪（1977―），男，湖北武汉人，硕士，研究方向：企业管理与教育。]
参考文献
[1] 刘兴东，李延强，等.建设监理的理论与实务[M].上海：上海快必达软件出版发行公司，1990.
[2] 建筑业与房地产企业工商管理培训教材编审委员会.建设法律概论[M].北京：中国建筑工业出版社，1998.
[3] 辞海（1979年版）[M].上海：上海辞书出版社，1980：1212.
[4] 全国百家工程监理企业致总理的一封信[J].建设监理，2009（1）.
关键词：基建项目；档案管理；问题及对策
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
一、基建工程档案管理特点
（一）档案资料收集难
首先建设部门缺少管理运营理念， 只建不管。建设部门缺少管理运营理念，只建不管。基建工程的建设一般由基建科负责，竣工后就交给总务科负责管理。保修期过后，使用过程如果不出现严重质量问题，基建科就不再介入。因此，基建科只重视设计、施工质量，忽视对与建筑物管理有密切关系的基建档案工作，建设过程中对规范不重视、方案随意变更、档案临时拼凑的现象屡屡发生，工程档案完整收集相当困难，其次工程档案归档周期长。一个工程的档案资料从竣工到归档，最少需半年的时间。一个工程的建设从立项到设计到施工、到竣工，往往都是跨年度的。最后工程涉及单位多、部门广。每当要新开一项建筑工程，首先需要立项，要征得主管部门和控制国家基本工程的省计划部门的批准，列入投资计划，取得固定资产投资许可证；其次, 该建筑要符合环保、消防的有关规定，需得到环保部门、消防部门的认可；然后该建筑一定要符合市的城市总体规划，得到规划局的同意，取得建设工程规划许可证；
（二）档案资料不准确
由于档案资料形成的时间较长，一些在施工中临时发生的变更，由于施工人员对档案重要性认识不足，往往很难反映到竣工资料中。
档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，判断不清是否图物相符，不能有效识别技术数据是否准确可靠。
这些原因造成一些工程档案资料的不准确，给以后的提供利用带来不利。
（三）科学提供利用水平低
首先工程档案的综合性、专业性比较强，涉及几十个专业，如：工程地质、测绘、城市规划、工民建、给排水、园林绿化、环保等，档案工作人员的知识面太窄，对工程技术知识略知一二，甚至更本不懂，只能为利用者提供一些原始图纸、批文等档案资料，很少能提供准确、系统、高效的服务， 更不用说进行档案的编研了。其次基建档案利用工作的一项重要任务是为工程规划、建设、管理的决策提供服务。这一点，还未被人们充分认识到。
（四）声像档案收集难
首先拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制。不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全, 大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。其次收集难，拍摄工作主要是科教科负责,随机性强, 档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握, 工作往往处于被动, 收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了, 也是星星点点, 很不完整。
二、基建档案管理工作的对策
（一）完善管理制度，规范工程项目档案管理程序
1.明确归档范围。即基本建设项目档案文件材料的归档范围包括从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的科技文件材料。
2.明确归档要求。项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准及合同规定的要求编制项目竣工文件。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图，项目竣工图应由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位, 要真实反映项目竣工验收时的实际情况。按施工图施工没有变动的, 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合更改，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，重新绘图要按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚, 不得代签。合同规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标, 并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容、格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。项目竣工图一般为两套，由施工单位分别向公司档案馆和生产(使用)单位档案室移交。编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。
3.明确考核要求。强调档案文件材料拒绝归档或在利用档案过程中造成丢失、损坏的单位和个人，依据有关制度, 集团公司将分别给予批评、处分或经济处罚违反档案法规构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
（二）强化档案部门的监督、检查、业务指导与考核
1. 强化工程建设项目档案归档的计划性。档案馆根据每年工程建设项目、技术改造项目以及设备大中修项目计划，及时制定工程、技术改造以及设备大中修项目档案的归档计划，明确归档单位责任人以及归档期限等，以公司名义下发，并认真组织督促、检查与考核，对完不成工程建设项目档案归档计划的责任单位和责任人提出处罚意见，由集团公司进行处罚。
2. 超前控制工程建设项目前期文件材料。参加有关工程项目的各种会议，方案审查会、方案论证会、初步设计审查会、工程建设会、项目例会等，及时了解和掌握建设项目前期文件材料形成情况，并在会议上提出档案材料形成、积累的要求。
档案管理员实习周记一
我以实习生的身份来到西安铁一院/欧博迈亚联合监理站，实习的第一档案管理员实习周我是作为一名资料员负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作。首先师傅让我看了很多监理资料员的管理手册、监理规范、监理实施细则、监理计划，使我对监理工作有了初步的认识和了解。
其次我又学习了监理工作的依据：
⑴工程施工图纸、技术说明及设计交底、会审纪要;
⑵监理合同及经建设方同意的《监理规划》;
⑶监理合同、总承包合同及分包合同(包括业主与各方签订的各种协议);
⑷政府有关政策、法令、监理法规等;⑸其它有关文件国家法律、法规、建设单位与施工单位签定的施工合同或协议。
师傅又帮我讲解了监理的主要工作内容：三控、两管、一协调，在现场控制工程的质量、进度、投资;进行合同、信息管理;积极协调参建各方的关系。为了保证工程又快又好的完成，监理人员还会采取必要的措施：
1、对于关键部位、重要工序进行现场旁站监理，检查符合有关规定后，才允许进行下一道工序的施工;
2、对于施工中重要建筑材料，在进入现场时必须检查产品出厂合格证书，或者进行见证取样，送到有相关资质的检测单位进行检验;
3、做好监理日志，详细记录每一天工程所发生的事情，以防工程出现质量问题，从而能够有依可查。
档案管理员实习周记二
这周师傅就给我讲解了资料员的职责和任务，让我更加了解了自己的工作实质。首先要负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
1. 负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。
2. 收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。
档案管理员实习周记三
我主要参加分部分项工程的验收工作：
负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。
监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。
按时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有归档文件材料交接表，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。
负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。
档案管理员实习周记四
第四负责工程项目的内业管理工作协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。
负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。
负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责公司文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。
档案管理员实习周记五
这周主要负责计划、统计的管理工作负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对，不得多报，早报，重报，漏报。
负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。
一、监督档案的职能和主要内容
监督档案属工程技术档案，是对工程项目质量监督过程立卷归档，其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神，工程质量监督站的职责、监督程序和内容，主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能，加大建设工程质量的监督力度，确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主，辅以科学的测试手段，对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见，工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立，其意义深远，在新形势下的质量监督工作中，只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用，使之显示整体效应，才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。
根据工程质量监督工作程序的要求，监督档案包括以下三个方面:
(一)基本要求
1.建设工程应按单位工程建立监督档案，档案应及时、真实、完整。字迹工整，用档案要求用笔书写。
2.监督档案统一用国际标准用纸A4号(或统一表格)，按档案管理规定装订。
3.监督档案应按工程重要程度保存，保存年限按有关档案管理要求。
(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称，开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料，包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书，工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。
(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论，涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。
二、监督档案的建立和归档要求
监督档案的建立要抓住施工现场和材料整理两个环节:前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程，是监督档案的基础;后者是完善监督档案的重要手段。建立监督档案的重要是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时，对工程实体质量的抽查、巡检，然后向对工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。如果某一住宅楼工程，结构类型为砖混六层。按照 监督计划要求:首层砌体(样板墙)为“质量控制点”。一层砌体设计标号为M10水泥砂浆砌筑，二层以上为M7.5水泥砂浆砌筑。当一层砌体(样板墙)施工时，经施工现场检查实体质量符合规范要求，参建各方质量行为合法，制作M10水泥砂浆试块一组。质量监督工程师重点记录了试块制作情况和质量控制过程后转入下道工序施工。在工程进入二层砌体砌筑时，经查M10水泥砂浆强度值仅达到设计标号的92%，经设计单位演算可满足使用要求及时完善了手续，但仍造成了该工程的质量缺陷。为确保主体结构砌体质量，质量监督工程师及时会同施工单位和有关参建各方人员，加强了砌体砂浆的质量控制，从原材料和施工方法上进行了调整。在后期主体工程施工中，砌体强度都达到设计要求。因此，掌握第一手材料，跟踪工程质量及时处理质量问题，积累成果，变事后弥补为事前控制和事中控制，是每一项工程质量监督的重点，也是完善监督档案的方法。要把这两个环节紧密结合起来，是作好监督档案工作的基本保证。
监督档案应实行以质量监督工程师为主的立卷归档责任制，分房屋建筑工程和市政基础设施两类，按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档)，从实施质量监督起止时间，在每项工程完成后要系统整理监督档案，内容上要有一定的技术含量和深度，具有专业性和综合性，并签字盖章齐全，前后一致，交圈完整，经部门主管领导审查验收后归档。
正确的归档程序很重要。工程项目建设周期长、点面多，质量监督工程师重实际工作轻档案管理的意识存在，影响了监督档案及时归档。因此，在制定工程质量监督计划的同时，也要作好监督档案的归档计划，对不同类型的工程项目，建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目，高层建筑和市政工程，可按照单位工程，建档立卷，或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。
归档手续应该是在单位工程(或子单位工程)监督任务完成后，工程竣工验收合格后十个工作日内，由质量监督工程师填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后，向工程质量监督站档案室移交。档案室档案管理人员验收合格后，由质量监督工程师和档案管理人员在“监督档案归档移交单”上共同签字。
三、加强监督档案管理应采取的措施
(一)更新领导观念。加强新时期监督档案工作的管理，在加大监督力度，狠抓工程质量的同时，注重监督档案的管理质量，把监督档案工作摆在议事日程，在人员配置、资金运用和管理条件上给予支持，提高工程质量监督站的综合管理水平。
(二)加强学习。要采取不间断、全方位的学习和业务培训方式，提高质量监督工程师队伍的思想和业务素质，增强责任意识和法律意识。正确运用条例、法规和强制性条文，掌握新形式下工程质量监督工作的重点，做到工程质量监督与监督档案归档并重，使监督档案的作用和价值得到充分和发挥，从而更好地保证建设工程的质量管理。
档案工作台账
启东市水利重点工程建设处
启 东 市 水 务 局
科技档案分类方案
二〇一九年九月
新港闸拆建工程
档案工作领导小组的主要职责
1、负责组织本工程所有档案人员的学习、宣传、贯彻档案工作的有关规定。
2、协调、指导、监督、检查整个工程档案管理工作，研究解决档案工作中的重大问题。
3、督促建设、监理、施工单位档案的收集、整理、归档工作。
4、负责组织档案人员的业务培训，表彰先进，鞭策后进。
二〇一九年七月四日
新港闸拆建工程
档案工作领导小组档案员岗位职责
1、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和省市有关工程档案资料管理的规定，认真执行《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》。
2、热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提升自身政治、文化、业务素质。
3、负责对本工程涉及的建设、施工、监理单位的档案工作进行业务指导和监督检查。
4、负责收集本工程全部应归档材料，并对其进行整理、保管、保护、鉴定、统计和提供利用，积极开发档案信息资源，提高档案利用率。
5、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。
二〇一九年七月四日
新港闸拆建工程
档案管理制度
二〇一九年七月新港闸拆建工程
档案管理制度
新港闸拆建工程是江苏省水利建设的重点工程之一，为加强对工程档案资料的管理、收集、利用工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，更好地为工程建设、管理、运行和维护服务，达到“建一流水利工程，创一流工程档案”的目标，根据省市的有关档案管理工作的要求，结合本工程实际，特制定本制度。
一、工程参建各方的职责与任务
工程档案是水利工程建设全过程的真实记录和建设成果的反映，是进行水利建设和工程管理不可缺少的依据和条件，是提高对水利工程的科学管理水平的重要环节，是一笔非常宝贵的财富，因此，工程各参建单位必须指派专人，按照“集中统一管理”的原则，做好工程档案的收集、管理和利用工作。
1、项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。
2、勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，根据各自的职责范围和工作内容，按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，做好本工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。凡是反映与本工程有关的重要职能活动、具有参考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，按照档案管理的要求，由文件形成单位分别进行整理，按合同协议规定的要求，由文件形成单位分别进行整理，按照合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设管理单位负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设管理单位提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工阶段形成的文件由施工单位负责收集、积累、整理，并按规定向建设管理单位提交；项目监理文件由监理单位收集、积累。（具体内容详见《工程档案归档范围明细表》）。
3、水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
4、工程各参建方应按要求及时完成验收资料的制备并提交，项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。
二、工程档案资料的收集范围
工程档案是水利工程建设、管理、运行、维护的重要组成部分，凡是记述和反映本工程的立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件都应收集整理归档。
工程档案归档范围明细表
序号
收集整理单位
需要归档的文件内容
套数
备注
1
建设单位
工程项目的可行性研究报告及批复、工程地质、水文勘察报告、建筑物及重要设备的安全鉴定；工程初步设计与概算及其批复、施工图设计与预算及其批复，工程项目投资计划管理文件、工程实施前的地形地貌资料、招投标文件的审查、协议，招标书、招标文件、招标补遗及答疑文件，返岗标书、资质材料、履约保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告等评标本案资料；中标通知书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等。
2
勘测设计单位
工程项目的勘测报告，初步设计、施工图设计、设计变更等有关的文件资料和图纸。
文件资料3套
3
施工单位
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料实验报告；原材料设备采购合同、出厂质量合格证明；设备图纸、使用说明书、零部件目录；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；施工放样记录；施工日志、大事记；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移等监测记录、事故处理报告；设备安装调试、整定记录；性能测试、校核；施工安装记录、操作联动试验；电气装置交接记录；工程质量检查、评定；施工总结、技术总结；交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣工图
文件资料3套，竣工图纸4套
4
监理单位
监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度及付款报审；开（停复、返）工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、材料零部件、设备代用审批；协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件；工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施、分析统计文件；变更价格审查、支付审批、索赔处理文件；单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估；主要材料及工程投资计划完成报表；监理工作声像文件等。
3套
三、有关要求
1、归档文件必须完整、正确、系统。必须是工程项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收全过程的真实反映；必须是工程建设过程和竣工时实际情况的真实记录，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；文件字迹材料及载体质量必须符合档案管理要求。
2、工程验收的图纸、资料和成果性文件应按竣工验收资料要求制备。除图纸外，验收资料的规格宜为国际标准A4。文件正本应加盖单位印章且不得采用复印件。
3、工程档案达不到规定要求的，或不能及时提交的，项目法人不得返还其工程质量保证金，所做工程不得评为合格以上。
新港闸拆建工程
档案接收制度
一、各参建单位在建设过程中形成的各类工程档案应在工程完工验收后三个月内，向启东市水利重点工程建设处移交三套完整的工程建设档案（其中一套必须为原件，二套为复印件），并办理好移交接收登记手续。
二、移交的工程建设档案资料收集不齐全、不完整的，监理单位应会同施工单位在15日内将缺失的资料补充完整，再报送启东市水利重点工程建设处。
三、工程各参建单位移交的档案资料应当符合《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（苏水办[2003]1号文件）要求、规范整理。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案保管制度
一、工程档案的保管必须以维护党和国家的机密，确保档案材料的齐全、完整、安全，延长档案的寿命为原则。
二、工程档案装具采用符合有关要求的档案柜架存放。档案要及时上架，排放整齐有序，便于管理和提供利用。
三、工程档案保管要符合防火、防光、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防高温的“八防”要求，确保档案安全。
四、档案管理人员在工程中应当遵守有关法律、法规、保密制度，不得擅自提供工程档案。不得损坏、涂改、伪造档案，严禁将档案资料私自借出。
五、定期对库藏档案进行清理、核对，做到账物相符，对破损和变质的档案及时进行修补、复制或者其它技术处理。
六、档案库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案利用制度
档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。
一、提供利用要坚持用原件或复印件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
二、档案人员要熟悉工程档案的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
三、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。
四、本单位人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：
1、查阅一般的档案，需经分管领导同意；
2、查阅有关工程控制数据等需要保密的档案，必须经过主要领导批准，经同意后方可查阅。
五、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经分管领导同意后方可查阅。
六、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过主要领导同意。档案借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。
七、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。
八、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案安全保密制度
1、档案工作人员必须严格遵守国家《保密法》有关规定，遵纪守法，维护党和国家的机密。
2、档案人员要严格按照档案文件的密级划分范围，采取保密措施，对不同密集范围的档案采取相应的保管措施和借阅措施。
3、利用者借阅档案完毕后，一律由启东市水利重点工程建设处档案工作人员放回库房，不得在办公室存放。各种文件材料不得任意堆放或悬挂，用后应锁在办公桌内。
4、档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露，禁止携带档案材料外出。
5、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
6、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
7、做好库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防鼠、及盗等工作，做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。
8、工作人员下班时要锁好办公桌、文件柜、关好门窗、锁好门。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案统计制度
1、对接收进的实际有效档案卷数进行登记造册、统计，掌握各种类别档案的数量。
2、每年以文字和表格的形式做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。
3、按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。
4、建立健全档案统计的登记台账，统计应及时，数据要准确、可靠，账物相符。
5、加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索档案工作规律提供依据。
启东市水利重点工程建设处
启东市新港闸拆建工程
竣工档案整编细则
为规范竣工档案的整编，实现档案管理标准化、规范化和现代化，特制定本细则。
一、竣工档案的收集
（一）竣工档案收集范围为反映与工程有关的重要职能活动，具有查考和保存价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。
（二）竣工档案的收集、整理的责任划分
1、启东市水利重点工程建设处负责新港闸拆建工程前期文件资料整编。包括招投标文件、评标资料、合同、协议、计划、结算及有关部门、单位的来往函件、文件的收集、整理与归档；包括设计单位形成的项目初步设计及批复、施工图及批复；地质、水文、勘测报告；料场、工程地形图及各种技术文件的收集与归档。并负责指导施工、监理单位竣工资料的整编。
2、施工单位应对竣工图、开工报告、技术要求、技术交底、来往函件、施工组织设计、施工方案、施工工艺、安全措施、原材料、构件出厂证明、试验报告、设计变更、隐蔽工程验收记录、施工安装（焊接、检测、探伤）记录、中间验收、质量评定记录、仪器（表）调试记录、事故处理报告、施工日志、声像资料，在施工中产生的全部原始资料以及项目竣工报告等资料进行收集、整编、立卷归档。
3、监理单位负责协调和督促工程各参建单位完成各自职责范围或合同规定的竣工资料和项目文件、资料的收集、整理与归档；负责对所监理工程的竣工资料进行审查，对竣工资料的完整性、真实性、系统性负责；同时负责对自身的监理文件、日记、通知、报告及施工质量分析、开（停、复）工令、备忘录、合同支付证书、设计图纸等的整编、立卷归档。
4、各参建单位应提交与工程项目有关的声像资料（照片、录像带、光盘）并进行编辑。数码照片不需要打印，但必须提供该照片的光盘并编辑和注以文字说明。
5、文件、档案资料形成单位是文件、档案资料收集、积累、整理的当然责任者；几个单位形成的文件、档案资料，最后的完成者为最终责任者。
（三）竣工档案的质量要求
1、文字材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
2、材质优良，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。若行业规定与此不符的（如测量原始记录用铅笔记录），可作特殊情况处理对待，但必须在备考表和编制说明中说明。
3、原始材料一律要求是原件。字迹不清、破损或热敏纸传真件的原件，应复制后与原件一起归档。
4、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。
5、录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦型光盘。
（四）竣工档案原则上要求一式三份存档，竣工图要求一式四份。国家另有规定的存档文件材料，按国家有关规定执行。
二、竣工档案的分类方案
新港闸拆建工程竣工档案的档号由分类号和案卷流水号两段构成，其档号为：J2.1.9-***,其中“-”前为分类号，“***”为案卷流水号，J代表建筑类，J2代表涵闸类，J2.1代表工程档案，J2.1.9代表新港闸拆建工程，J2.1.9-001代表新港闸拆建工程工程档案的第一卷。详见启东市水务局科技档案分类目录表。
三、项目文件的组卷要求
（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；科学分类，组卷合理；符合档案管理要求。
（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。
（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。
四、卷内文件的排列
（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。
（四）不同类型文件材料的排列方法。
1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。
2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。
3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；译文在前，原文在后；印件在前，定（草）稿在后。如果卷内有多份文件而且反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。
4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。
5、竣工图按专业、图号排列。
五、案卷编目
案卷编目的内容包括：编写案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。
1、编页号。使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。
2、卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。
六、案卷装订要求
（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。
（二）案卷内不应有金属物。
（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档案章。
（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。
1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷和外表规格为300mm×200mm，厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮纸板双裱压制。软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买。
2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297mm×210mm。
3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。
（六）声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
（七）归档要求。
1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。
3、归档文件必须完整、成套、系统。
（1）必须反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；
（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；
（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。
（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。
（九）外文资料应将题名、卷内章节录译成中文，与原文一起归档。
七、审查准备
（一）拟写编制说明。分部分项竣工资料收集、整理立卷以后，必须写出编制说明，内容包括文件材料的形成、积累、整理情况、整理数量、分类组卷原则、方法及整编中需说明的问题。
（二）填写《XXX工程竣工档案移交目录》（规格见附件）
1、工程施工承包单位在项目实施完成后三个月内将竣工档案交监理单位审核，对归档文件的完整性、准确性、系统性签署评价意见，合格后移交启东市水利重点工程建设处档案室。移交目录一式三份，并提交案卷目录、文件目录的电子版本一份。
2、移交竣工档案时，案卷封面内容应注明档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限。
（三）竣工档案的技术审查
1、监理单位负责监督承包单位在建设过程中档案资料收集、积累的完整、准确情况；对分管项目的竣工档案进行审核把关；发现资料不准确、不完整或案卷质量不符合整编要求，要及时返回施工单位，并限期整改；敦促施工单位对已完工程竣工资料的及时整编归档；同时监理资料在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
2、监理单位移交的竣工档案，先由启东市水利重点工程建设处技术人员审核，再由档案人员审查。
3、各单位移交的竣工档案应一式三份。其中，竣工图要求四份且均为原件，其它必须有一份为原件。
4、各施工单位竣工档案经自检和经监理审查合格后，移交水利重点工程建设处档案室整编归档。档案室人员在档案整编过程中或在今后档案验收中，如发现有不合格案卷，立卷方须负责整改，其费用自理。
八、附则
如果本细则与国家标准和行业标准相冲突，则以国家标准和行业标准为准。
启东市水利重点工程建设处
启东市新港闸拆建工程
档案归档范围与保管期限明细表
序号
归档文件
保管期限
1
可行性研究、任务书
永久
1.1
项目建设书及批复
永久
1.2
可行性研究报告
永久
1.3
项目评估（包括借贷承诺评估）
永久
1.4
环境预测、调查报告、环境影响报告书和和批复
永久
1.5
设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复
永久
1.6
项目地址选择
永久
2
设计基础资料
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
3
设计文件
永久
3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
初步设计
长期
3.4
招标设计
长期
3.5
施工图设计
长期
3.6
技术秘密材料、专利文件
3.7
设计计算书
长期
3.8
关键技术试验
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
4
项目管理文件
4.1
征地、移民、文件
永久
4.1.1
征用土地申请批准文件，红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿协议书
永久
4.1.3
建设前原始地形、地貌、原状图、照片
永久
4.1.4
施工执照
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
4.2.3
合同变更、索赔管理文件
长期
4.2.4
规程、规范、标准，规划、方案、规定
长期
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
4.3
招标投标、承发包合同协议
永久
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
4.3.4
中标通知书
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气等供应协议书
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应来源文件
长期
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
长期
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.1.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表
长期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续
永久
5.1.6
施工定位测量、地质勘探
永久
5.1.7
土、岩石试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
5.1.8
施工日记、大事记
长期
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
5.1.10
工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
5.1.11
工程质量检查、评定
永久
5.1.12
施工总结、技术总结
长期
5.1.13
交工验收记录证明
永久
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.1.15
竣工图
永久
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.2.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
5.2.3
设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续
永久
5.2.4
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
5.2.5
隐蔽工程检查验收记录
永久
5.2.6
强度、密闭性试验报告
长期
5.2.7
设备、网络调试记录
长期
5.2.8
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
5.2.9
系统调试、试验记录
长期
5.2.10
管线清洗、通水、消毒记录
短期期
5.2.11
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
5.2.12
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.2.13
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.2.14
竣工图
永久
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.3.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
5.3.3
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
5.3.4
调试、整定记录
长期
5.3.5
性能测试、校核
长期
5.3.6
施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告
永久
5.3.7
操作、联动试验
长期
5.3.8
电气装置交接记录
长期
5.3.9
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.3.10
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.3.11
竣工图
永久
6
监理文件、资料
6.1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则
长期
6.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
6.3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及文件付款报审
长期
6.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
6.5
设计变更、材料、零 部件、设备代用审批
长期
6.6
协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件
长期
6.7
工程材料监检查、复检、实验记录、报告
长期
6.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
6.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
6.10
工程质量事故、施工安全事故报告
长期
6.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
6.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
6.13
单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估
长期
6.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
6.15
监理工作声像文件
长期
7
工艺设备文件
长期
7.1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
7.2
产品检验、包装、检测记录
长期
7.3
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明
长期
7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
7.5
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
7.6
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期
7.7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
8
生产技术准备、试生产
8.1
技术准备计划
短期
8.2
试生产管理、技术责任制
短期
8.3
开停车方案
长期
8.4
设备试车、验收、运转、维护记录
短期
8.5
安全操作规程、事故分析报告
长期
8.6
运行记录
短期
8.7
技术培训材料
短期
8.8
产品技术参数、性能、图纸
永久
9
财务、器材管理
9.1
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资计划
长期
9.2
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审核及说明
永久
9.3
主要材料消耗、器材管理
长期
启东市新港闸拆建工程
工程简介
一、工程位置
启东市新港闸位于启东市秦潭镇入海口，吕蒿线与宁海线（临海公路G328）交汇处，同时又位于茅家港与蒿枝港间秦潭段主海堤上，该段海堤现状堤顶高程为9.20m，为2级水工建筑物。老新港闸原主要功能为挡潮、排涝、蓄水，为钢筋砼结构，底板高程0.30m，单孔净宽 8 米，设计流量 33 m3/s，该闸经安全鉴定为四类闸，为消除安全隐患，充分发挥新港闸的功能，适应当地经济社会发展要求，对该闸进行拆建。
二、工程概况
本次工程的主要任务是对启东市新港闸进行原址拆除重建，主要建设内容包括：
（一）原址拆建新港闸
1、闸室段，采用钢筋砼平底板开敞式结构，净宽8米，底板面高程0.0米（吴淞基面，下同），顺水流向长16米。闸上设交通桥，总宽8米，工作桥宽5米，启闭机房52平方米，桥头堡56平方米。
2、消能防冲与两岸连接。闸室下游布置消力池、海漫、防冲槽、护底，上游设护坦和防冲槽。闸室上下游接直线加圆弧布置钢筋砼扶壁式翼墙。
3、防渗排水与地基处理。闸室底板四周、上下游一级翼墙、闸室下游两侧路堤墙下采用水泥搅拌桩防渗墙。
4、电气与金属结构。平面直升式钢闸门1扇、卷扬式启闭机1台套、自动化监控系统，备用发电机组。
5、管理用房及配电房。拆建管理用房250.9平方米，配电房29.7平方米。
（二）堤顶道路
拆建堤顶道路128米，净宽7米。沥青混凝土面层，下设沥青封层，水泥稳定碎石基层。
三、工程布置及主要参数
拟建的启东市新港闸位于启东市秦潭镇新港河交主海堤处，为原址拆建，主体结构为净宽8米的单孔水闸，设计排涝流量54.7m3/s，主体建筑物级别2级。挡潮标准为50年一遇高潮位设计，100年一遇校核，排涝标准为20年一遇。
主要工程量：土方开挖2.39万方；土方回填0.75万方；干砌石362.16方；浆砌石840.05方；碎石垫层240.01方；砂石垫层240.01方；反滤层52.42方；混凝土3477.4方。
四、主要参建单位
建设单位：启东市水利重点工程建设处
施工单位：江苏省水利建设工程有限公司
设计单位：南通市水利勘测设计研究院有限公司
监理单位：南通通源建设监理有限公司
质量监督单位：南通市水利工程质量与安全监督站
五、工程概算与投资计划
2018年1月23日江苏省水利厅以苏水建【2018】2号文对本工程的初步设计进行了批复，批复概算总投资为1298万元，其中909万元为省以上投资，其余为县级财政配套。目前工程建设内容已全部完成。
六、招投标情况
本工程项目法人委托江苏省鸿源招标股份有限公司对本工程的施工标和监理标在省水利工程招投标平台上进行公开招标。2018年5月24日开标，评标委员会从省水利工程评标专家库随机抽取的7名专家组成。经过一天的开标、评标，最终由江苏省水利建设工程有限公司和南通通源建设监理有限分别中标施工标和监理标。设计标由于时间紧迫，经启东市人民政府专题会议讨论决定（2017年第14 次），采用直接委托方式确定由南通市水利勘测设计研究院有限公司来承担本工程的勘测、设计任务。
七、 工程建设情况
本工程于2018年6月26日正式开工，2019年4月30日通过完工验收，正在准备专项验收、工程审计和竣工验收等工作。
新港闸拆建工程
档案交接文据
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程档案交接文据
移出
单位名称
江苏省水利建设工程有限公司
接收单位名称
启东市水利重点工程建设处
交接性质
移交
档案所属年度
2018-2019
档案类别
数量（卷、米）
检索参考工具种类
数量
永久
长期
短期
长度
工程档案
合计
移
出
说
明
1、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。
2、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。
3、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。
接
收
意
见
移出方填写的各栏内容属实，同意接收。
移出单位（印章）：
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日
接收单位（印章）：
领导人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
新港闸拆建工程档案交接文据
移出
单位名称
南通通源建设监理有限公司
接收单位名称
启东市水利重点工程建设处
交接性质
移交
档案所属年度
2018-2019
档案类别
数量（卷、米）
检索参考工具种类
数量
永久
长期
短期
长度
工程档案
合计
移
出
说
明
4、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。
5、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。
6、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。
接
收
意
见
移出方填写的各栏内容属实，同意接收。
移出单位（印章）：
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日
接收单位（印章）：
领导人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2018.8.11
启东市水利重点工程建设处
陆海群
在对新港闸拆建工程建设现场进度和安全检查的同时，也对该工程施工和监理单位的档案资料进行了一次检查。通过检查发现，两家单位均比较重视工程档案的收集、整理工作，制定了较为可行的工程档案管理制度，指派专人负责档案的收集整理和归档工作，但也存在着一些问题，一是工程档案资料收集不够及时，二是整理不够规范，比较零乱。要求该单位对本次检查中发现的问题及时整改到位。
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2018.12.5
启东市水利重点工程建设处
陆海群
今天专门去工地检查安全问题，同时对工程建设的档案资料也一并检查，要求施工单位做到实事求是，用工程档案如实的反映工程建设的全过程，比如施工日志，要做到将每天的全部情况详细的记录在案。其他有关工程建设的档案资料要及时归档，按规范整理。同时要将关键时点、重点部位等有关情况及时用照片资料保存下来。
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2019.1.3
启东市水利重点工程建设处
陆海群
通过对施工单位和监理单位资料的检查，发现监理签字手续不完备。要求将以上问题及时整改，并举一反三，不断提高工程档案的质量。
新港闸拆建工程
档案利用效果记录
启东市水利重点工程建设处
附件3：
档案利用效果登记簿（表）
日期
单位
姓名
案卷或文件题名
第一条为了加强医药卫生档案工作，提高档案科学管理水平，充分发挥档案在卫生事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关规定，特制定本办法。
第二条医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第四条各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第二章档案管理体制和机构设置
第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行。卫生部档案处在办公厅领导下，负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导，地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。
第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。
规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室（处或科级）；
设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。设档案馆的应配备工作人员8－12人；
设档案科、室的，应配备工作人员3－6人。综合档案机构的设置，按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。
第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能，既是收集、保管档案的科学文化事业机构，又是本单位档案工作职能管理部门。
第九条综合档案管理机构的基本任务是：
（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；
（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；
（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；
（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；
（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。
第三章档案工作人员
第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。
第十一条档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。
第四章文件材料的形成、积累和归档
第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。
第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。
第十六条文件材料的归档范围：
（一）党政管理方面
凡是本部门党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。
（二）医疗技术方面
凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。
1．医疗技术的法令标准及各项规章制度。
2．医疗计划、总结。
3．处方章印模。
4．各类报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
5．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。
6．医疗质量调查和监督检查中形成的文件。
7．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。
8．医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见。
9．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。
10．名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。
11．传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。
12．制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。
13．住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等（单独存放保管）。
14．医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。
15．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。
（三）卫生防疫和卫生监督方面
凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。
2．各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。
3．传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。
4．疫情报表和统计材料。
5．青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。
6．青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。
7．计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。
8．消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。
9．卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。
10．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。
11．食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。
12．射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。
13．放射事故（包括核武器、核电站）损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。
14．职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。
15．新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。
16．国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。
17．国境卫生检疫管理材料。
（四）妇幼卫生方面
凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。
2．妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。
3．妇幼卫生工作年报表。
4．妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。
5．妇女多发病防治材料。
6．青春期及绝经期调研材料。
7．孕产妇死因研究材料。
8．围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。
9．女工保健卫生学调研材料。
10．计划生育手术规范化管理材料。
11．婚前保健、优生、遗传调研材料。
12．0－7岁儿童生长发育监测材料。
13．0－3岁营养性疾病患病率及分析材料。
14．四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。
15．有关儿童保健课题及调研材料。16．5岁以下儿童死亡率及死亡原因。
（五）科研方面
按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。
（六）教学方面
按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
（七）药品、生物制品监督、检定和生产技术方面
凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。
1．有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。
2．药品标准（国家标准和省级地方标准）审评材料、批件或批复。
3．新药及新生物制品审批、审评记录、批件。
4．药品抽验报验结果、汇总和公报材料。
5．重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。
6．执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。
7．国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。
8．生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。
9．生产及技术检定记录。10．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。
11．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。
12．生产及检定工作经验交流会等有关材料。
13．生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。
14．药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。
15．安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。
16．技术引进、技术改造等方面材料。
（八）基本建设方面
按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（九）仪器设备方面
各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（十）出版物方面
包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十一）财会方面
按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。
（十二）其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。
第十七条归档时间：各医药卫生部门的文书档案，应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档，科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。
第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。
第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的，各医药卫生部门应予以奖励。
第五章档案的管理和库房设备
第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。
第二十一条医药卫生部门的档案馆、室，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。
第二十二条医药卫生部门的档案馆、室，要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十三条医药卫生部门的档案馆、室，应根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。
第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房，库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全，延长档案寿命。
第二十五条各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。
第六章档案的利用与开放
第二十六条为了充分发挥档案的作用，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。
第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行：
（一）凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。
（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，需经有关主管部门介绍。
（三）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布。
第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案，不得对外开放。
第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。
第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。
第三十一条医药卫生部门的档案馆、室要为利用者提供必要的检索工具和参考资料。
第三十二条医药卫生部门要积极开展档案的编研工作，对档案中的信息进行2次加工，汇编专题资料。
第七章附则
第三十三条医药卫生部门的企业单位档案管理升级标准，可参照国家档案局有关文件执行。
[摘要]基建档案是指建筑物、构筑物、地上地下各种管线等基本建设工程在规划、设计、施工和使用维修活动中形成的历史记录。基建档案是业主档案管理重要组成部分之一。
[关键词]业主；基建；档案；收集
一、基建档案的组成
（1）工程准备阶段文件。工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同等工程准备阶段形成的文件。该阶段文件由建设单位收集。（2）监理文件。监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。它包括建设、施工、监理机构及负责人、工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单、工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单、在施工管理中记录管理办法的文件、监理规划、监理实施细则、进度控制、质量控制、质量评估报告等。该过程文件由监理单位收集。（3）施工文件。施工单位在工程施工过程中形成的文件。它包括施工前办理开工手续系列资料、施工过程中的质保资料、分部分项工程验收资料、大型设备进场验收检验资料、新技术应用系列资料、质量安全事故报告等资料。该过程文件资料由施工单位形成并收集。（4）竣工图。工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样（施工单位、监理单位在有审核图章的一套图纸上加盖竣工图章签字形成）。（5）竣工验收文件。建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。它包括工程质量监督资料、勘察设计单位的质量检查报告、工程质量评估及监督报告、竣工验收报告、工程移交证书、质量保修书、工程档案归档验收单及竣工验收备案书等。业主（建设单位）还应补充工程在评奖创优、使用、维护、改建、扩建中形成的文件。可见基建档案有形成过成长，涉及单位及人员多，内容复杂，成套性、现实性、专业性、系统性的特点。
二、收集基建档案资料的措施和方法
（1）行政措施如下：一是提高全员档案意识，开展多种形式的《档案法》宣传活动，让大家知晓材料收集齐全与否将直接影响日后利用工作的开展，营造良性互动的档案工作氛围，形成及时、主动移交文件材料归档的良好习惯，使收集渠道畅通无阻，确保各相关单位在相关工作中形成的文件材料能收集齐全完整。二是以文件形式明确机关档案工作分管领导、档案部门的负责人和档案员、基本建设部门兼职档案员三级网络体系，从组织上保障档案工作的开展。三是实行“三纳入”、“四同步”的归档措施。第一，要将科技文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序之中；第二，要纳入工作计划之中；第三，要纳入相关部门和有关人员的职责之中。同时做到：下达任务与提出文件材料的形成与归档要求要同步；检查工作进度与检查文件材料的形成、积累、整理、归档情况要同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料要同步；上报登记和评审奖励科技成果、全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料要同步。四是制订完整的文件材料归档范围和档案保管期限表。项目文件材料归档制度的内容包括：项目文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档手续和归档要求。（2）技术措施如下：一是区分基建档案和文书档案。立项不成功的基建项目，将相关文件归入文书档案；在基本建设项目建设期间形成的普法性文件、重份文件、事务性文件等也应归入文书档案；而涉及立项审批、征地拆迁、竣工验收等与项目建设直接相关的文件材料归入基建档案。二是加强原件的收集。形式原始性和内容原始性是档案发挥作用的基本前提。三是注意以下材料的收集：第一，在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。第二，注意招投标过程中产生的资料的收集是否齐全，尤其是参加招投标专家组的人员在评议标过程中针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时应加强未中标标书的收集。第三，在项目施工阶段，注意检查施工基础资料收集是否齐全，尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录等材料，同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定。第四，监理档案的收集是否齐全完整，包括监理日记、月报、计量支付等材料，尤其是在监理规程规定反映监理履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全。第五，工程交工验收后试运行期间材料的收集是否齐全，试运行记录是否齐全完整，竣工图是否能反映竣工后的真实状况，与变更是否符合。第六，声像档案的收集（包括开工典礼、重大工程质量事故等方面）是否齐全完整。第七，电力与企业技改重点项目档案与上述城建、水利、交通重点建设项目档案的构成有较大差别：主要由土建和设备组成，因此要注意检查电力与企业技改项目设备档案的完整性。设备档案主要包括以下内容：工艺规程、产品检验检测记录、招投标材料、合同协议、设备随机材料、设备调试记录、设备验收记录、设备维修记录、试运行记录等。
总之，档案人员要爱岗敬业，做好基建档案管理工作，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务。
围绕监理合同明确的工作范围，以及合同赋予监理行使的权利，系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括：对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。
2档案过程管理
2.1建立、健全档案管理组织机构
工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。
2.2确定档案整编依据
（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(D/T28-2002）；（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；（5）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；（6）《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。
2.3建立、健全规章制度
在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。
2.4加强过程档案资料收集、整理、保管
（1）为保证档案资料收集齐全、完整、真实，监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况，发现问题及时纠正，专责监理工程师随机抽查，现场监理工程师在对进度与施工质量检查时，同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查，督促施工单位建立和实施档案管理制度，随工程进展加强档案管理，做好档案各项工作。
（2）针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况，监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查，并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度，及时收集和编制工程资料，避免档案原始材料散失，对已完成的单位工程，及时进行档案归档、移交，保障工程档案的完整性、系统性。
（3）监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议，会议由监理主持，各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜；监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要，督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。
2.5强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平
监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训，提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训，提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组，开展QC活动，提高档管理水平。
3监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查
3.1对竣工资料的主要审查内容
3.1.1往来文件方面
以监理收发文记录为准核对文件的完整性，检查文件处理是否闭合，文件的分类组卷是否满足组卷要求，卷内目录及备考表编写是否符合要求等。
3.1.2验收资料方面
监理工程师审查资料是否符合项目划分要求，是否完整，验收资料内容填写是否符合技术规范要求（该项工作已在过程中执行），档案专职人员审查资料归档方面相应内容，如是否预留装定线，内容划改是否符合要求，卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。
3.1.3试验资料方面
试验监理审查种类是否齐全，确认资料的真实性，抽检频率是否满足要求，同完工报告描述是否一致，档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。
3.1.4影像资料方面
监理工程师审查照片内容反映是否真实，是否能体现质量控制及施工过程，档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。（施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统，同样遵循上述审查方式，保证了工程照片收集质量）
3.2对竣工图纸的主要审查内容
3.2.1监理工程师审查内容
首先核对图纸及设计更改通知单的完整性，（通过核对图纸及设计更改通知单收发台账）；审查单张竣工图更改是否真实完整（结合设计更改通知单）；审查竣工图编制一览表，是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应；竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，是否真实完整。
3.2.2监理档案人员审查内容
修改篇幅是否超过35%，修改方式是否满足要求，布局是否合理，竣工图章选用及填写是否满足要求，折叠方式是否满足要求，卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。
3.3对归档文件资料和竣工图纸审查的程序
3.3.1施工单位建立自查体系
技术人员整理，部门负责人审核，项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。
3.3.2监理审查程序
施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格监理工程师及部门负责人（审查资料的真实性、完整性）监理档案专工及部门负责人（审查归档范围、格式等）分管副总监或总工（技术把关）总监（落实执行情况）进入业主单位审查流程。
4结束语
? 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
? 1?将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
? 2?将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
? 3?站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
? 4?科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
? 在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
? 1?业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
? 2?年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
? 3?年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
? 4?重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
? 5?专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
? 6?各项业务工作的统计月报、年报。
? 7?省市级以上刊物上发表的业务论文。
? (二)科级业务档案的划分及范围? 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
? 1?卫生监督材料
? (1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
? (2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
? 2?一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
? 3?行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
? 4?各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
? 5?从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
? 6?咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
? 7?各种毒理检验、化验材料。
? 三、实行两级管理的意义
? 1?两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
? 我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
? 2?站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
? 首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
? 3?科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
? 防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。
? 四、两级管理的实施
? 1?建立健全档案工作网络
? 两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
? 建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
? 2?建立切合实际的业务档案管理制度
? 对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
? 3?加强对兼职档案员的培训和指导
? 各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
? 4?推行责任制，加强考核
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 列入兼职档案员继续的学习，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
关键词：南段;建设项目;工程档案;管理
Abstract: With the rapid development of the national economy, the highway construction in China is also accelerating the pace. While the construction project archives is a real record of the highway engineering construction, planning, design, construction and other activities, is an important basis for audit, supervision, management, inspection and maintenance, modification and expansion of construction projects. How to do well the project archives management work is very important to promote the development of the future highway, highway modernization management.
Key words: South; construction project; project archives; management
中图分类号：G270 文献标识码：A文章编号：
引言
高速公路工程建设项目参与单位众多，故而项目建设档案的形成单位也是众多，往往涉及建设、设计、施工、科研、监理等单位，其档案具有广泛性、复杂性和多样性等特点，这就给完整、准确、系统地管理档案工作带来了一定的难度。而业主单位正是项目档案编制的主要组织者和负责人，因此，在项目建设前期，业主及时制定一套高效、合理的档案工作计划及管理办法是工作的重点，使之能环环相扣，各参建单位紧密配合，对整个工程项目档案实施跟踪管理、服务，保证对既定目标的实现。国道主干线广州绕城公路南段建设项目业主本着以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，自开工伊始就明确提出了“建优质工程、创精品档案”，争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的工作目标，在上级档案主管部门的大力支持和项目各参建单位的积极努力下，围绕目标，开展一系列的相关工作。
1建立健全工程竣工档案编制管理工作制度
明确本项目的档案编制及整理工作的内容、方法和要求，建立有效的项目档案管理体制、工作程序和制度建设，使档案管理工作做到有章可循，有据可依。结合项目工程进展实际情况，及时印发档案管理办法及有关文件传达到各参建单位，做到动态跟踪管理。
1.1纳入制度建设
项目业主制定并印发了《国道主干线广州绕城公路南段竣工文件编制管理办法》。
1.2纳入合同管理
本项目对档案工作实行合同管理，在工程施工、监理合同条款中列入专款对工程档案的形成、收集、整理、归档等作出明确和具体的规定和要求，并和工程计量支付紧密挂钩。在合同清单中将工程竣工资料的编制费用予以单列，专款专用。
1.3纳入目标管理和检查评比
在项目建设的过程中，档案工作实行目标责任管理。明确各参建单位档案工作的进度目标和质量要求，同时每月进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，奖优罚差。通过采取经济手段，有效地促进提高了各施工、监理标段的档案意识和档案工作质量。
2建立领导责任制和档案工作网络，加强落实，责任到人
项目业主及时成立工程竣工文件档案工作领导小组，由业主单位总工程师任组长，具体负责项目竣工档案的管理工作。本建设项目工程档案采取全过程由业主直接管理的模式，业主及各施工、监理标段同时建立了各自的档案工作网络。在项目建设过程中，及时制定项目建设各个阶段的档案管理控制目标，在上级档案主管部门的指导下，对各标段的文件材料和档案实行目标管理，为全线档案工作的有序开展打下了坚实基础。
3竣工档案与项目工程建设同步开展
3.1在项目建设前期，业主单位将项目工程档案编制工作纳入工程建设管理，实行全线统一管理。对各部门、设计、施工、监理等参建各方进行业务指导和监督，并深入各标段检查竣工文件材料的形成、收集、整理情况，做到业务指导和监督工作日常化、常规化。
3.2采取积极措施，加强管理。项目业主通过每月组织进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，切实保证文件材料的形成和收集与工程施工同步开展，及时进行了档案的预立卷（预立卷的标准是除了装订和打页码，其余和档案验收时一样），有效地保证和提高了档案的内在质量。
4加强项目档案人员培训，努力提高档案人员队伍整体业务水平
强化学习，不断提高各参建单位档案人员业务技术和素质。建设过程中，项目业主邀请了广东省交通运输档案信息管理中心、广东省交通运输工程质量监督站的领导和专家来本项目指导工作，对参建各方进行竣工文件材料填写、编制和整理开展专题培训；举办专门培训班学习质量管理软件的录入操作方法，保证电子档案工作的总体进度和质量。
5阶段性管理
5.1文件材料的形成、积累阶段
（1）施工阶段是项目工程文件材料形成、积累的关键阶段，各施工单位在文件的形成、收集过程中，严格按“谁形成谁组卷”的要求收集、整理。形成档案工作汇报制度，每月及时填报《施工文件收集整理计划一览表》，将本月的完成情况、下月的工作计划及档案整理过程中存在的问题及时上报总监办和业主，汇总后统一协调解决。制订工作“倒排”计划，落实到日完成量，以利于及时沟通，及时掌握工作进度。
文件材料的归档严格按施工文件形成的规律和质量监督部门检查的标准及要求，工程施工管理文件按问题—年度积累；施工原始记录按单位、分部、分项工程收集、整理、归档。
（2）总监办严格按“分工协作、相互配合、共同完成”原则，在加强对施工单位文件材料督促与监管的同时，认真做好自身监理档案的收集、整理、归档。负责各标段的现场监理严格按照单位、分部、分项工程的划分，认真收集、整理原始监理文件材料，确保监理文件材料所反映的工程质量与工程实际情况相吻合，确认数据真实、准确无误后，再移交至内业资料小组进行选择、整理、归类，对文件是否归档进行鉴定、组卷。
（3）业主单位要求各参建单位必须做到竣工档案管理与项目工程建设同步开展，全程监控，加强督促检查，保证项目档案质量。
①督促各总监办、各施工单位进一步完善档案管理制度，成立项目竣工档案编制小组，确定项目档案分管领导，同时保证专职档案管理人员的稳定。
②督促、检查相关人员对所有文件材料及时进行审核、签署确认，确保其完整、准确、系统。
③业主每月会同监理对施工单位的文件材料进行综合大检查，抓好施工文件形成、收集源头关。全面掌握各标段档案管理的工作进展情况，发现问题，及时处理，并将检查结果对全线通报，要求其针对问题逐一整改，举一反三，确保施工文件材料的同步形成和整理，全线的竣工文件管理处于较好的受控状态。
④在工程收尾阶段，组织竣工档案整理相对落后的标段统一进驻业主单位集中办公，便于及时沟通、解决问题，提高工作效率，加强了对相对落后标段的监督指导与沟通，以加快竣工文件编制的进度。
5.2文件材料的整理、预立卷阶段
为确保做到本项目的档案文件能有较规范统一的题名和排序，业主针对施工、监理文件及时制订了文件材料整理排列表，印发发到各参建单位，规范案卷和卷内题名。通过树立“样板标”，以点带面，带动全线系统、统一地组卷归档。
5.3文件材料的组卷归档、自查自纠、移交阶段
本阶段的重点是对归档档案的合理性、卷内排列、案卷题名、外观等总体质量严格审查。内业资料指导小组分别对各施工单位的施工文件材料进行多次详细检查，仔细核对卷内题名与卷内文件是否对应、案卷题名是否准确全面概括出卷内文件的内容、页次是否正确、备考表是否签认、装订是否合格、牢固等，针对发现的问题一一详细记录，再拟文要求施工单位在规定时间内完成整改工作，提高项目档案的条理性，保证档案总体编制质量。同时，将所有案卷和卷内目录数据输入质量管理软件，并将文件材料的PDF版导入档案系统，并要求各单位均提交一份竣工图的数据光盘。基本实现全套项目档案数字化，可提供全文检索和利用。
6硬件设施为档案保管和利用提供有力保证
项目配备了宽敞的档案库房和数量足够的档案密集柜、空调、抽湿机、灭火器、计算机、扫描仪、打印机、复印机等，便于对档案材料进行分类保管和更好的检索利用。库房档案设专人管理，认真做好防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防高温、防光、防潮的八防工作，硬件及配套设施齐全为项目档案的管理、利用提供了有力保障。
