时间：2023-01-12 10:30:21
关键词：教学秘书 工作特点 新思路
高校的中心工作是教学，教学管理则是学校管理工作的中心内容，教学秘书在管理工作队伍中的充当重要角色，它既是校、院系与教师、学生之间联系、沟通的桥梁与纽带，同时又是上级教育思想、教育计划的执行者、实施者与管理者。教学秘书的工作对保证教学任务完成、推进教学改革有着非常重要的作用。作为高校的教学秘书，怎样才能跟上时代的步伐，适应教学的发展，做好本职工作，成为一名合格的教学秘书、院领导的得力助手。这是教学秘书应该去认真思考的问题。
一、高校教学秘书的工作特点
教学秘书的工作特点是由其特定的工作内容、对象、任务而决定的。使他们有别于学校其他行政管理人员、任课教师等工作性质。他们的工作有其自身特点。
1.工作内容复杂化
教学秘书的工作活动范围宽广，管辖事务繁多。教学秘书大多是作为教学院长（主任）的得力助手，辅助院长（主任）实施和处理教学事务。并参与学院在专业设置与调整、课程结构设计、教学计划拟订（修订）、人才培养方案调整等一系列教育教学改革活动。此外，因教学秘书常处于学校教学主管部门（教务处）、教学院长（主任）、教师、学生和其他教学单位部门同行的交点位置，能较大范围地接收和散播信息，广泛地与教学及教学管理的参与者经常性地沟通信息，因此还能够起着其他人不可替代的协调和信息沟通纽带作用，以确保教学活动正常有序进行。
2.工作对象多层次
教学秘书是院系教学工作的基层管理者。其工作从属于学校教学管理部门（教务处）和本院（系）教学院长（主任），受双重领导。同时又是面向学生的咨询者、任课教师的服务者、行政人员的协助者。教学秘书的工作对象层次不一，因此，开展工作的过程中需要时刻转换不同角色，统管好学院教学方面的常规事务，参与教学活动的组织、安排，积极贯彻执行党和国家教育方针和学院的教学指导思想和具体指示，全心全意为教学服务。同时要围绕教学活动主体做好管理、协调和服务工作，做好师生间的管理、协调和服务工作，确保学院教学工作正常运行，在角色定位上具有一定辅、服务性的特点。
3.工作任务集中化
教学秘书的教学管理与工作时间主要集中在学期的初期、期中、期末三阶段。工作任务相对集中，这就要求教学秘书的工作应有计划性，才能统筹全局。如开学时，要比任课教师提前到校，提前通知所有任课老师上课的时间、地点，并将教材及时送到他们手中，确保能按时上课；协助教务处办理有关学生补考、缓考、重修、跨系选修、辅修等事项，然后将各年级的学生成绩及时准确无误地记载到学生成绩档案中去，送教务处有关部门审核。同时，通知每位老师按时填写教学计划执行表，并上报教务处。另外，每当新的外籍教师到校后，要尽快地帮助他们弄清所要讲授的课程、对象，讲授的时间、地点，向他们提供尽可能的帮助。学期中间，主要是按照院、系领导的安排，协助领导搞好每次期中教学检查的各项准备工作，并具体负责实施。如定期到学生中间去做调查让学生对老师进行评估；召开学生座谈会，认真听取学生对老师的意见，收集学生对老师的看法和要求，及时反馈到有关人员和部门，并采取相应的措施进行解决，将不能自行解决的要上报有关领导，通过这种上通下达的方式，达到师生关系、师生和学校关系的良好发展；同时还要收集老师的教案，对照教学计划，检查和调整教学进度。期末任务更加繁重，除了要协助教务处做好期末考试、考查的各项工作，考试结束后，还要及时从任课老师那里收集评定的成绩、试卷、及试卷分析表，通知不及格的同学在假期里做好补考和重修的准备，并最后根据课程表计算每位老师一个学期的实际工作量等等结尾工作。
二、高校教学秘书做好教学管理工作的新思路
在实际工作中，高校教学秘书在工作、学习和生活中遇到重重困难和阻力，需要和动机无法得到满足，因此出现工作被动，积极性不高，甚至悲观厌世的局面。把高校教学管理建设提高到新台阶，关键在于教学秘书有的放矢的培养高尚的职业道德，不断提高文化，业务素质，同时也要理清思路，灵活处理教学事务。
1.紧跟时代脉搏，更新政治理念，提高专业素养。
作为新时期的教学秘书，应牢牢把握时代的脉搏，不断更新知识，完善知识结构，除接受正规、系统的秘书教育或专业培训外，还应虚心学习专业知识，对所管理的各专业方向的课程内容及彼此的关系应有清楚的了解，不断适应新形势发展的需要，提供高质量的综合服务。此外，还要具备良好的沟通协调能力和办事能力，具有一定的写作能力和计算机应用能力，工作能耐心、细致、周到，善于在工作中不断吸取新的知识，了解前沿的教学相关知识和动态，不断总结、完善工作，不断提升自己的综合业务水平，做真正的适应社会需要的管理型人才。这样在教学管理当中才能“心中有数”，游刃有余。高校教学管理的目的在于执行教学计划，保证人才培养质量，落实人才培养方案。其中对教学过程及质量评价是核心，包括依据教学计划，下达教学任务、安排课程、选定教材、教学检查、组织和安排课程考试等等。要做好这些工作，教学秘书要熟悉本系各系各专业的课程体系、结构、设置及各门课程的特点和学时分配，各个教学环节的安排和衔接，要对本系所开设的课程及所承担的教学任务，教材使用情况掌握得十分清楚，这要了解每位教师的自然情况和授课情况、实验室配置、实习基地的情况和学生情况等，对每个教学秘书的专业素养也是极大的考验。
2.明确自身定位，理清工作思路，提高管理质量
教学秘书的辅助地位决定了工作中的被动性。如何正确处理好工作的被动性与主动性关系是教学秘书需思考的问题。作为领导的参谋和教务处的助手，教学秘书应随时按领导和教务处的指示办事，不能自行其是，但仅仅被动接受任务，来一个电话处理一件事情，接一个文件推动一项工作，势必头痛医头，脚痛医脚，手忙脚乱，穷于应付，全局工作难以协调。教学秘书要主动学习上级机关有关方针、政策，了解本校及本院的办学指导思想和培养方向，根据教学规律制订工作计划，主动出击，充分发挥参谋、助手、咨询、智囊作用。
教学秘书要正确理解工作中的事务性和思想性。教学秘书工作中的思想性与事务性是互相渗透的。教学秘书工作整体上具有很强的思想性，但每一个环节都具有事务性。思想性工作渗透事务性，事务性工作蕴含思想性。思想性是主导方面，事务性是从属方面，思想性决定管理科学化，事务性决定管理规范化。如果只重视思想性，忽视事务性，就会引起教学秩序混乱。如果只强调事务性，忽视思想性，就很难充分调动师生的积极性，影响工作效率。因此，要充分认识工作中的事务性和思想性，在具体事务工作中突出思想。
3.围绕以人为本，创新理论思维，提高信息化水平
教学秘书在工作中要时刻树立以人为本的工作理念，从维护学生根本利益出发，坚持以教学为中心，遵循教育规律，不断探索、改革、创新，为培养创新性人才服务。同时，教学秘书应培养较强的创新能力。要提高教育教学质量，教学秘书必须提高创新素质。一是教育观念上要创新；二是管理制度上要创新。要以高等教育和教育教学理论为指导，按培养目标，建立有利于创新人才培养的制度，强化目标管理的激励作用等，在对学生的培养中，建立如弹性学分制、辅修副修制、选修课程制、创新学分奖励制、新的管理评价机制等等。虽然制度的建立非教学秘书所能完成，但身处工作一线必须有前瞻意识并积极探索，及时提出建议；三是管理手段上要创新。在教学管理各环节上，要充分利用计算机和网络技术，实行“电子教务”。为此，教学秘书必须掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能。
为了保证决策的正确和科学，教学秘书必须强化信息意识，及时收集、掌握国内外教育发展特别是高等教育的教学信息，进行研究、加工、提炼、处理和开发，为领导决策服务，为教学管理服务。计算机和网络技术的快速发展，对教学管理的方式起到了助推和催化的革命性作用。一方面这是实现教学工作信息化的基础和前提，使教学秘书能够及时汲取教学信息管理的知识，准确、科学地利用信息为教学服务；另一方面，它大大地提高了教学管理的效率和水平，借助于电脑和网络，才有可能实现办公的自动化，才有可能建立传递快捷的教学信息库，实现“电子教务”，这是现代教学管理工作的“平台”，也是教学秘书必备的素质。
综上所述，教学秘书的多重身份，决定其工作内容、任务、对象的特殊性，也就要求教学秘书在日常工作需灵活转换角色，做好协调纽带。在教学管理工作中，既要争取得到学校各个部门的相应配合和支持，又要学会处理好与各部门、任课教师、学生及相关人员的关系。同时，教学秘书还需不断增强自身理论素养，明晰工作思路，妥善安排工作顺序。这样才能保证做好教学管理工作，为教学工作服好务，为提高教学质量提供有力的保障。
参考文献
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领导在谋划一项决策的过程中，有他的局限性，因为一个人的能力毕竟有限，这个过程需要组织中的其他人提供帮助，这个角色理应首先由秘书来承担。秘书顺着自己的思维主线，深入了解决策要解决的问题，综合各方面信息，利用自己相关信息的积累和对问题的初步认识，制定出多种方案和建议。在秘书辅助决策工作过程中，他们并不是直接参与领导决策，而只是间接影响决策。
秘书不论是发挥参谋助手作用，还是枢纽协调作用，都是在为领导决策服务。在这个全过程中，秘书工作要讲究技巧，在领导决策的准备阶段、形成阶段及实施阶段和效果评价阶段积极发挥自己的作用。
秘书本身贴近领导工作，与领导的思维较同步。同时肩负着综合服务和信息枢纽这两项职能，在出谋划策方面有着得天独厚的条件，因而善谋是每位秘书应有的素质。秘书如果善于谋略，策划得当，就能为领导起到辅助决策的作用并能在辅助决策过程中与领导擦出璀璨的火花。
在决策过程中，秘书应当注意以下两个方面：
一是既要尊重领导，又不盲从领导
决策过程中，领导是核心，秘书起辅助作用。因此，秘书需要尊重领导，在各方面维护领导的权威，支持领导的工作，这是组织赋予秘书的天职，是基本原则。尊重和服从是秘书工作的基本纪律要求。在决策过程中，领导和秘书是上下级关系，权限大小不同，在我们的组织原则中有一条就是：下级服从上级，对于上级的决定、指示，下级必须执行。
然而在决策过程中，秘书需要提出自己的见解和主张，换位思考问题，综合各方面因素，弥补领导决策中的不足，积极为领导提供多种思路和解决问题的方式方法，起好参谋助手作用。切忌溜须拍马，见风使舵，盲从领导。
二是既要积极主动履职，又不越权行使职权
在某些时候，秘书可以代替领导主持某一方面工作，但这些工作要着眼全局。在决策过程中，领导考虑问题不周到、不全面或布置不清楚的情况下，秘书不但要发挥弥补作用，积极主动地处理和解决问题，还要敢于直言，善于提出自己的补充、修正意见，帮助领导正确决策，并及时向领导汇报。
但在执行过程中要时刻注意自身的职责定位，不能越过甚至架空领导行使职权，要多请示、多建议、多汇报，充分发挥好自己的参谋助手作用。
秘书如何更好地帮助领导决策？
首先，要做好情报信息搜集工作
领导的决策过程，普遍意义上讲，就是把各种情报信息汇集起来加以分析，研究措施并转化为行动的过程。一项合理的政策、措施或者一项科学决策，都是建立在严谨的咨询、慎重的决策和决策者对某项事务的基本认知上，重要的是须建立在完备的情报资料的基础上。由此可见，情报信息搜集工作是左右领导决策的前提基础和关键因素。这就要求秘书进行大量前期的相关情报信息的搜集工作，并根据领导制定决策的目的，综合自己对这一问题及其相关信息的基本认知，再参考相关资料的积累初步筛选，把那些真正有价值、观点明确、准确无误的信息提供给领导以便领导决策参考。在这个过程中，秘书要总揽全局，联系上下、协调内外。
在其他智库或咨询机构面前，秘书是领导，并以领导的思维主线总揽全局，指导其他智库和咨询机构进行支撑决策的信息资料的采集;在领导面前，秘书是高级别的智囊和咨询机构，提供给领导的是经过筛选和甄别的信息资料，是经过加工处理的信息资料，是支撑决策的重要桥梁，是不可代替的参谋助手。
其次，要做好信息情报的二次加工与甄别筛选领导的最终决策，总是在若干有价值的方案中进行选择。没有选择，难以优化，选择是决策的本质。通俗地讲，秘书要给领导出一道多项选择题，在决策的过程中，秘书要主动揣摩领导的决策意向，主动综合分析浩如烟海的情报信息，总揽全局，从领导的角度考虑问题，运用自己对具体问题的认识和积累，从调查研究与信息分析中向领导提出决策方向和整体思路。
在一些必要的时刻，秘书需要就某一问题向领导者提出自己的看法和见解，辅助领导选定正确的决策目标、方案。而在领导参考各项选择时，秘书人员应当向领导者表明这些选择的各自优点和缺点以及本人的思路并阐述其中的原因，及时向领导提供相关资料并加以分析。同时，要表明自己倾向于哪一种选择，并陈述理由，由领导者作最终的决断。这样，就可使领导跳出地域和条件的局限，弥补领导在信息掌握方面、知识积累方面的不足，弥补领导力所不及、能所不及、智所不及的不足，使领导的决策更科学、更完善，更易实施，并更容易取得良好的效果。
最后，要做好决策实施阶段的组织联系工作
在整体的决策中，秘书的决策贯穿始终，在决策的具体实施阶段，秘书人员起着纵向联络、横向联络、内外联络的作用。这个过程可以理解成为决策的具体实施过程，也是整个决策过程中最繁琐的一步。
这个联络的作用发挥的好与坏，对最终的决策效率和质量都有很大影响。在整个决策程序中，这一环节至关重要。而恰恰是在这个环节上，秘书往往不需要过多的请示领导，决策的基本思路已经确定，秘书可以尽情发挥出自己的全部才华与智慧，认真把既定政策措施落实到位，但这需要足够的耐心和严谨周密的思维，事无巨细，全部要由秘书一人运筹帷幄，确保决策实施到位。
机关作风整顿
机关文秘党员干部思想作风建设心得体会
为进一步深化“思想作风建设年”活动，加强机关党员干部的思想作风建设，根据公司党委的统一安排，在机关党员领导干部中组织开展了“负责任”大讨论活动。通过参加讨论，我感觉到“负责任”不仅是对领导干部思想作风建设提出的基本要求，对于我们机关干部提高自身素质，树立良好形象也具有十分重要的意义。下面，结合自己所从事的文秘工作,围绕如何增强负责任意识,提高负责任能力,谈一谈自己的体会。一、在政治上负责任，就要树立高度的政治意识，增强政治责任感。
认真执行党的路线方针政策和上级党组织的指示精神，确保党的路线方针政策在本单位的贯彻落实是秘书政治上负责任的重要体现。从事秘书工作，身处党政领导机关，直接或间接地参与领导活动，在日常工作中具有较大的影响作用，在某种程度上说，秘书的言行体现着党组织的决策和领导的意图，如果我们的日常言行与党组织的决策不能保持高度一致，与领导的要求背道而驰，那么就会极大地影响党委和领导在群众中的号召力，削弱党委和领导在群众中的影响力。因此，作为秘书人员，就必须培养强烈的政治责任感和使命感，成为党的路线方针政策的落实者，成为党委和领导决策的执行者和维护者，要自觉增强服从意识，对公司党委和领导作出的决策要原原本本的执行，把上级的精神和领导的要求贯彻好，落实好。
二、在事业上负责任，就要树立鲜明的服务意识，具备过硬的业务素质版权所有
秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，服务的对象主要是领导，也包括为基层、为群众服务。这就要求做秘书的必须把服务作为基本职能，树立甘当配角、自觉服务的意识，日常工作中当好领导的勤务员，做到一丝不苟，严细认真，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去。秘书是领导的参谋，是领导的助手，服务的形式主要表现为办文事，工作质量的好坏主要是看文字材料是否体现了领导的意图和要求。因此，秘书必须要具备较强的综合素质，要勤于思考，具有较强的分析判断能力，培养全局性、战略性思维方式，时时想领导之所想，谋领导之所谋，超前思维，超前谋划；要善于开动脑筋，增强创新意识和创新精神，科学研究事物发展规律，把握发展趋势，协助领导进行科学决策；要善于学习，保持强烈的进取心，不断加强各类知识的学习，坚持学有所用，学以致用的原则，带着问题学习，联系实际学习，深入进行思考，培养过硬的业务素质。版权所有
三、在作风上负责任，就要形成严谨的工作作风，树立良好的个人形象
秘书作为领导的左右手，在领导看来是普通干部，但是从群众看来，秘书在一定程度上代表着领导和领导机关。作为秘书来说，就需要培养一种严谨的工作作风和良好的生活作风。在日常工作中，要保持谨慎的工作态度，任何工作要细致入微，做任何事情要反复斟酌，仔细考虑，特别是对领导交待的任务，要认认真真地完成。秘书是为领导服务的，是领导意志的具体执行者，如果不注意摆正自己的位置，接人待物总是目中无人，高高在上，就会给人留下不好的印象。因此，在日常工作和生活中，要保持谦虚谨慎的作风，接人待物要讲和气，为人处事要真诚，说话办事要三思而行，时时处处保持一颗平常心，用自己的良好行为树立办公室的良好形象。
一、新时期秘书工作具有新的特点。
秘书工作是一种服务性工作，是一种很规范的职业，有自己的规律和特点。
（一）政治性是秘书工作的社会属性。
任何社会、任何团体的秘书工作都具有很强的政治性，为一定的阶级、政党和国家服务，以维护他们的利益为己任。在改革开放的新时期， 秘书工作必须为党和国家利益服务，为广大人民群众的根本利益服务。改革开放以来，我国出现大量的民营企业和“三资”企业。这些企业的秘书工作如何体现政治性，是个新问题。其实，这些企业秘书工作的社会属性没有改变，政治性没有改变。多种所有制中的民营企业和“三资”企业是社会主义公有制的有益补充，是一种经济实体，不是政治组织。这些企业为社会做出了积极贡献，如向国家交纳税收，提供就业机会，带动相关产业发展等。另一方面，他们的一切生产和经营活动必须遵守我们国家的法律法规、政治规章等。因此，其秘书工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会以及科学发展的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策。从广义的角度来说，也是为国家的经济发展大局服务的，这就是秘书工作政治性的体现。
（二）从属性是秘书工作的本质要求。
上下级机关的秘书工作没有成序列， 也没有常规固定的工作内容，不像别的业务工作部门，工作内容明确， 范围清楚， 可预先做计划、定目标。比如，新闻出版工作，年初可以定计划，定指标，定利润。秘书工作却做不到这些，不能设定自己的工作内容，更不能计划一年发多少个文件，开多少次会议，接待多少批客人，而是按照基本的工作职能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，你就办什么事，不能自己想怎么做就怎么做。秘书工作本级领导机关和单位，是机关单位办公室工作的主要组成部分。秘书工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的秘书工作没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。
（三）服务性是秘书工作的基本特征。
秘书工作是一种服务工作，为领导服务、为机关服务、为基层服务，是机关单位里以政务服务为主要特点的服务工作。秘书工作绝不是地地道道的被动的服务工作。秘书工作要求秘书人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到，无所不管，“无所不能”。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、平民百姓， 都是服务对象。有人说，秘书工作者，“吃饭在最后，出发走在先，走路走两边”，“没有思想，没有主见，没有星期天”，这些说法只是自嘲而已。服务性决不是没思想、没主见，新时期的秘书工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究、指导工作等职能。秘书工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。
二、新时期秘书工作有更多难点。
当前，社会发展日新月异，新事物、新技术层出不穷，新时期的秘书工作面临着更多的困难，这是客观存在，无法回避，但是秘书工作者要认识它、掌握它，想办法克服它，以积极的态度应对。
（一）工作任务繁重，经常加班加点，没有节假日。
一些人做了几十年秘书工作，兢兢业业，极少休假或休息。加班加点是正常的，不加班是不正常的。星期六保证不休息，星期天休息不保证。五天工作制变成五加二工作制，八小时工作制变成白加黑工作制，被戏称“无法无天”。天天有干不完的活，时时可能有急件急事要办，必须随叫随到，随到随办，不吃饭不睡觉，直至把事情办完。今天的事情今天办完，绝不拖到明天。今天再晚也是早，明天再早也是晚。
（二）“ 婆婆” 多， 众口难调，关系复杂，左右为难。
秘书工作的服务对象上至领导，下至百姓，无所不管，无所不包。领导交办的事要管，没有人管的事都得管；同一件事情领导之间有不同意见，部门之间有不同意见，要细心协调，抓住主要矛盾，找出解决办法。在此过程中，秘书工作者往往要承受一些指责、一些委屈、一些误会。但为了工作，为了大局，为了团结，个人受点委屈也在所不辞。受批评的时候，特别是在批评错了的时候，决不能当面申辩，辨明“是非”，分出“高低”。想解释要有合适的机会，有的永远不能解释。
（ 三） 要求高， 待遇低， 提拔慢，生活苦。
秘书工作岗位是一种特殊的岗位，要求高。秘书工作岗位重要，领导很重视。因此，秘书工作者要能说、会写、会办事；要坐得住、动得起、人品好、素质高。秘书工作一般人干不了， 干得了的人不一般。秘书工作的特殊性决定了秘书工作者的待遇不高，提拔也不快，往往比别人慢，特别是企业里的秘书工作者，待遇可能更低一些。对此，秘书工作者要有思想准备。
（四）权力不大影响大，机会不多陷阱多。
秘书工作是服务性工作，没有什么具体的直接权力，但是由于秘书工作者是在领导机关工作，靠近领导，许多人认为你有很大权力，想接近你，拉拢你，控制你，让你为他谋利益。现在社会很复杂，各种思想交织在一起，在诱惑面前，一不小心就会在权力、金钱、美色面前倒下，在人情、亲情、友情面前迷失方向，糊里糊涂掉进陷阱里。
三、新时期对秘书工作提出了更高要求。
秘书工作是一种很有作为，责任重大和光荣的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部。在新的历史时期，经济社会发展日新月异，秘书工作者必须跟上时代步伐， 适应新时期的特点，达到领导的要求，秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代的要求。
（一）良好的道德修养是秘书工作者素质的核心。
坚定是秘书工作者的政治要求。秘书工作者要政治立场坚定，理想信念坚定， 用马克思主义基本原理及其新的理论成果武装头脑，坚定对共产主义的信仰，坚定对共产党的信任，坚定对中国特色社会主义的信心，坚定对事业的忠诚；深刻领会科学发展观的内涵和实质，有敏锐的政治眼光和政治触角，有很强的政治鉴别力，在大是大非面前不糊涂，在大风大浪中不动摇。奉献是秘书工作者的标志性品格。秘书工作地位特殊，工作重要，要求较高。秘书工作者必须甘于寂寞，安于清苦，乐于奉献。从事秘书工作，别人睡觉我清醒，别人度假我加班，别人娱乐我工作。忘我工作，连续作战，任劳任怨，淡薄名利是奉献精神的具体体现。什么时候都要能守得住清贫，耐得住寂寞，经得起诱惑，干得出成绩。当官不为发财，为民不谋私利，办事不图回报，奉献不能索求。这种奉献精神来自党性，来自对事业的忠诚，来自对社会的责任心，来自对崇高理想的追求。秘书工作者要注重培养以苦为荣、以苦为乐的精神境界。平时要勤于锻炼， 善于休息，炼就能吃苦耐劳的体魄，时刻保持昂扬的精神风貌，任何工作都能拿得起、熬得住、做得好。自律是秘书工作者修身立命的作风。一要珍惜政治荣誉，严格遵纪守法。秘书工作是服务性工作，肩负重大职责，光荣使命，参与决策活动，知密很高。因此，必须严守党纪政纪，对上级的决策部署指示，坚决拥护，坚决执行，不得评头品足，阳奉阴违。要有强烈的责任意识，视责任为使命，视使命为生命，尽职尽责，殚精竭虑做好本职工作。用心领会和把握领导的工作思路和意图，想领导之所想，急领导之所急， 备领导之所需， 做到兵谋帅事，胸有全局，立志做大事，不求做大官。要严于律己，廉洁从政。严格约束自己的言行，管好自己的嘴，管好自己的手，管好自己的脚，管好自己的人。不贪不拿不占，经得起权力、金钱、美色的考验。依法行政，依规办事。做好平凡工作，过好平常人生活，保持平衡心态。二要有强烈的服从意识，良好的民主作风和宽广的胸怀。要听得进别人的意见， 特别是不同意见、批评意见， 即使批评错了，也能承受，委曲求全。要严以律己，宽以待人，不抓辫子，不扣帽子，不打棍子。要善于与人相处，做事不贪大，做人不计小，不怕吃苦，不怕辛苦。做到谦虚谨慎，胸怀坦荡，平等正直，公道正派。对上尊敬有礼，正直有度；对下和蔼热情，平易近人。细致是秘书工作者的基本工作要求。做人要老实，办事要认真细致，一丝不苟。细到一个标点符号、一个字都不能错。细节决定成败。比如，排座位、查话筒等看似是很小的事，但这些细节出了问题就会影响大局。[论/文/网 LunWenData/Com]
（二）才干修养是秘书工作者素质的基本要求。
秘书工作者要能说会写会办事， 要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。特别是文秘工作者，文字写作能力是主体能力，要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。培养写作能力强手，要经过长期磨练，十年磨一剑。良好的口头表达能力。口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点， 富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。口头表达能力是思维综合能力、文字写作能力、理论知识水平和口才艺术的综合体现。要做到三言两语就能把复杂的问题讲清楚，善于通俗生动地阐述深奥的道理，讲话生动形象，富于鼓动性，善于激发和调动听众的情绪。
较强的协调组织能力。协调组织能力是秘书工作者的基本能力。秘书工作大部分是办事，例如，安排领导的活动，组织会务工作，交际接待，办理和接待来信来访，对外联系，处理领导交办的事，等等，都要求秘书工作者有干练的办事能力。这种能力是工作经验的积累，加上灵活性，形成工作魄力。这样，就能把复杂的问题简单化，用最简单的办法处理最复杂的问题。扎实的基础理论和基础知识。要学习和掌握马克思主义的基本原理，以及科学文化知识（文学、史学、法学、政治学、经济学、管理学、社会学、心理学、语言学、逻辑学等），特别是马克思主义中国化的成果，包括邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等中国特色社会主义理论。还要学习政策理论，党和国家的一系列路线方针政策，法律法规，行政规章，以及时事政治和本地本单位的工作重点等等。知识越丰富，工作就越主动，效率和质量就越高，进步也就越快。
自2003年杨少衡发表中篇小说《秘书长>后，秘书长这一特殊群体开始进入公众的视野，而真正使秘书长成为人们关注的焦点，是洪放在2007年出版的长篇小说《秘书长》。
作为这部官场小说的主人公，程一路成了南州官场上的“不倒翁”，他向人们完美诠释了秘书长领导艺术的精要。
在南州市的官场大地震中，程一路作为市委秘书长，处在南州官场的核心阶层，不仅没有受到牵连，反而荣升为南州市委副书记。
通过程一路，人们开始更多地了解秘书长这一群体的与众不同之处。作为主要领导的身边人，他们需要积极揣摩领导心思，鞍前马后为领导服务：作为地方党委的常委，他们同样威风八面，号令四方：作为连接下级与主要领导的桥梁，他们掌握官场最核心的机密，却要表现得对一切浑然不知。
他们的一言一行，体现出对中国官场规则的娴熟运用，他们把为官之道做成了艺术，并能够根据不同角色的需要，随时做出调整。
“总管”艺术
“协调上下左右、组织调查研究、当好参谋助手、做好保障服务。从这个意义上讲，秘书长也是一个大秘书，是省委的集体秘书。”去年12月，浙江省委常委、省委秘书长李强做客渐江在线，与网友在线交流时，对秘书长的角色做了四句话的精炼概括，可谓恰如其分。
从某种意义上讲，秘书长就是主要领导的贴身总管。这就像《中国制造》中，省委书记刘华波对省委副秘书长高长河的概括，就是“省委的大总管”，是“省委的嘴，省委的腿”。
在《秘书长》中，程一路作为市委秘书长，几乎每天都要现身于市委大院，只有这样，市委书记和副书记心里才能踏实；他每天早上的第一件工作就是去市委书记任怀航的办公室，以便了解任怀航的需要和一天的工作安排；他需要亲自安排市委主要领导参加的会议，细微到主席台的椅子是否整齐，礼堂的灯光是否明亮。
在这些日常的琐碎事务中，程一路熟练地向人们展示其圆熟的“管家”艺术。他总会细心揣摩市委主要负责人的心思，以提出与他们意见一致的观点。
同时，秘书长更需要处理好自己与主要领导的角色关系。而电视镜头，最能体现秘书长的角色技巧。在《秘书长>中，作者洪放专门讲述了这样两个细节：一是在南州市电视新闻的镜头中，程一路一般只露个脸，而绝不会站在与市委书记平行的位置：二是电视台计划就效能建设做一个专访，身兼效能办主任的程一路，却会反复征求市委副书记的意见。
有时候，在主要领导不能或不方便出面解决矛盾时，秘书长就必须想领导之所想，急领导之所急，主动充当“救火员”的角色。
在《秘书长》中，如果市委主要领导缺会，程一路就会侃侃而谈，阐明市委的主要方针政策；任怀航书记在大会作报告期间，会场遇到群众集体上访，程一路挺身而出，晓之以理，使得大会顺利进行：在五一长假市委主要领导均不在家的时候，市政府遭到一些人的围攻，市政府秘书长甚至被打得头破血流，此时，程一路力挽狂澜，果断调用公安干警，惩治为首闹事者，有效控制整个事态的发展。
正是由于程一路精到的“管家”艺术，使得他不仅在市委大院得心应手，而且在南州官场如履平地。在离开南州之际，任怀航郑重向省里推荐了程一路。
“管家”艺术是否圆熟，很大程度上决定了秘书长的成败，不论秘书长在外界看来如何威风，从本质上来说还只是一个秘书。因此，心思缜密、有出色的服务意识对于胜任秘书长一职就非常必要。用浙江省委秘书长李强的话总结，就是“事前事后、会前会后、台下幕后。”
“圆通”艺术
“管家“角色只是一个侧面，秘书长更是一位领导。
秘书长，顾名思义，就是秘书的头。身处官场核心的秘书长，自然懂得如何驾驭秘书这群笔杆子。
在《秘书长》中，进入官场后从不轻易喝醉的程一路，会为了一班笔杆子喝得酩酊大醉；在大会上，程一路一般会照秘书们给他起草的稿子宣读，尽管他有很强的脱稿即兴演讲的能力，这让秘书们感到价值得到了实现。
程一路的这些举措团结了整个秘书班子，培养了下属对自己的忠诚度。但秘书长的领导权限绝不仅限于狭小的地方党委办公室内部。作为常委，他们对外同样是一个成色十足的领导，其一言一行均代表着地方党委的形象，因此必须谨言慎行：作为连接主要领导和下级部门的桥梁，他们成为决策层和执行层的必经通道，接触各色人等，了解各路信息，却必须表现得浑然不知。
在南州官场换届之际，各种版本的人事任命消息满天飞，就连程一路本人的职务变动也传出好几个版本。在这种情况下，程一路更是遵循姑妄听之、听而不言的原则。
尽管秘书长在外界谨言慎行，但作为主要领导的身边人，他们在幕后对领导拥有充分的话语权，时刻影响着领导做出决策。因此，他们身处利益关系场的中心，不免有些“人情往来”。那么，该如何处置这些“人情往来”?
在《秘书长》中，程一路明白，盲目地抵抗这些“人情往来”，只会让他在南州官场被边缘化，以至于失去话语权。但他也一直谨记其父亲的教诲：实实在在做人，清清白白做官。
于是，程一路定下原则：尽量不收现金和礼卡，适量收下一些烟酒。然而，即便是这些烟酒，程一路也托人将之兑换成现金，用于支持贫困地区的小学校舍改造；对于一些不得不收的礼卡，他则全部匿名捐献给希望工程。
程一路通过这种方式，不仅在南州官场稳稳地站住了脚，而且为百姓做了实实在在的好事。从内心来讲，程一路并不乐意收受这些“人情往来”，只是在“来而不往非礼也”的南州官场，不得不寻求一种变通。正是这种中庸圆融的性格，为他在南州的是非官场谋得了一席之地。
正如该书作者洪放在接受《决策》采访时所说：“纵观大大小小的秘书长形象，就是隐忍、圆通。完全游离于规则之外，最大的危险是被规则淘汰：而在规则之内，又能灵活运用规则，则是对规则本身的一种优化和完善。”
“官场关系学”
“秘书长职位，担负着为党委、政府出谋划策、协调左右等重要职责。是重要的参谋助手。换句话说，虽然不是主要领导，但容易影响主要领导i虽然不是主要
决策者，但容易影响主要决策者。因此这个职务，举足轻重，岗位特殊。”李强在与网友交流时的一番坦诚之语，让人对秘书长有了更深入的了解。
的确，秘书长身处领导层和执行层的对接口，起到纽带桥梁作用，自然会面临许多矛盾。比如，主要领导对下级的不满，以及下级对主要领导的猜忌，都会传达至秘书长这个连接点上。倘若秘书长不能有效地缓解乃至化解矛盾，工作将在上下级之间的不满和猜忌中严重受阻。
因此，作为市委秘书长的程一路，在派系之争氛围浓厚的南州官场，做起了“无党派人士”。程一路如果旗帜鲜明的把自己划入某个圈子，不利于协调各方利益和矛盾。
但现实是，南州官场形成了以市委书记任怀航为首和以市长王士达为首的两个圈子，由这两位一把手形成的大大小小的矛盾，也不再限于市委市政府大院内部，甚至波及到南州所辖的各个县。
从外界来看，程一路显然是任怀航的人。作为市委大院的“管家”，他形影相随地服侍任怀航。但他同样有过市政府秘书长的经历，做过王士达的“管家”，因此，王士达对他并不反感，这为他扮演“和事佬”提供了可能。
程一路在严格遵循任怀航意图的同时，不断照顾王士达的情绪。在主抓机关效能建设期间，程一路通过查访，发现市政府大院有四个机关存在问题，而市委一个也没有。在发现王士达对效能办存在想法的情况下，决定暂缓处理。在任怀航力主对政府有关人员给予行政撤职处分时，程一路积极斡旋，使得政府大院相关人员的处罚相对减轻。
为此，耿耿于怀的王士达在去湖西县考察工作时，发现身处任怀航阵营的县委书记与县长中午喝酒喝得脸通红。于是要求效能办立即就此事展开调查，从领导干部开始，不论是谁，严惩不贷。
程一路经过调查和周旋，确认两位当事人为招商引资而在午间适量饮酒，因此认为应当从轻处理。事后，两人都认为王士达纯粹是借棍子打人。程一路从中调节，有效地平息了矛盾，表现出一种娴熟的“官场关系学”的处理能力。
不属于任何派系的程一路，凭借精到圆熟的领导艺术和清清白白的做人原则，在南州官场大地震中幸免于难。他向人们完美地展现了秘书长这个立体角色的每一个侧面，在南州官场的平台上，尽情挥洒着其非凡的领导艺术。
关键词：秘书 领导 关系
秘书与领导的关系是下级与上级、服务者与管理者的关系。如何处理好秘书与领导的关系是秘书工作的核心，也是秘书面临的一个现实问题。秘书要处理好与领导的关系，关键在有效的服务，而做好有效服务的决定因素是秘书的综合素养：心理素质、品德与才干。心理素质、品德与才干是秘书处理好与领导关系的基础。
一、良好的心理素质是前提条件
心理素质是以生理素质为基础，将外部获得的东西内化成稳定的、基本的、衍生性的并与人的社会适应行为和创新行为密切联系的心理品质。作为优秀的秘书应该具备良好的心理素质。良好的心理素质主要体现在情感、性格、意志等方面。
情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应对秘书工作产生浓厚的兴趣，自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样，因而秘书与领导性格的差异也会造成不同的相处状态。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的秘书，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成领导交办的各项工作任务。
意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，爱岗敬业。在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，要多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。
二、高尚的品德是重要保证
作为一名秘书必须找准自身位置，激发责任心和使命感，积极发挥主观能动性，树立高度的事业心和责任感，培养对职业的热爱和信心，尽自己的全力，最大限度地做好工作，从平凡的工作中去施展自己的才能。因此，秘书人员要充分认识到自身工作的重要，不断加强自身品德素养的修养。
首先，秘书人员应有坚定的政治素质。政治上的清醒和坚定，是做好一个合格秘书人员的首要条件，过硬的政治素质是秘书人员素质的第一要素。秘书一般被视为决策者的参谋、助手，主要从事决策指挥和管理辅助工作，因此身处重要地位的秘书必须具备过硬的思想政治素质。
其次，秘书人员应有高尚的职业品德素养。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神。比如说，按领导意图办事和谦虚待人的精神，还有严守纪律、严守机密的职业素养等等。
三、较高的才干是必备条件
什么是秘书的职业才干？它首先应包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思列宁主义、思想、邓小平建设有中国特色的社会主义理论及“三个代表”重要思想的理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这些是秘书才干的土壤和肥料，也是才干的构成部分。其次学识、文化功底，是秘书的必需条件。
才干是做秘书的基本功。秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二是“秀才”型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的秘书人员，只有把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任本职工作，才能与领导的需要相适应，也才能处理好与领导的关系。
办事是秘书人员的基础职能。秘书的参谋作用多半也是在办事中体现的。而秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言能力和了解领导，这些在日常生活中常用上的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。秘书与领导共事，经常接受任务，汇报工作，而领导说话各自有各的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，领导认为秘书懂了，而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周全，就是把事情办糟了，后果可想而知；自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗长，词不达意，更不可夹不文明的口头语，使人费解，引出歧义，导致双方都不愉快，领导的指令难以贯彻，工作任务难以完成。
秘书如何处理好与领导的关系有多个方面，其殊的一个方面是秘书要了解领导、熟悉领导。秘书对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就容易配合协调，节拍一致，有效发挥秘书参谋助手作用。
参考文献：
1.《心理学原理》 浙江教育出版社
2.《人格心理学》 浙江教育出版社
关键词：高职高专院校；教学秘书；工作创新
中图分类号：F240 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）22-0202-02
在连续几年的高校大扩招之后，中国高等教育从注重办学规模的扩张开始转向更加注重人才培养质量的提高，各个高校都在积极开展内部管理体制的改革与探索，也不断暴露出一些新问题。比如，许多高职高专院校在进行内部管理改革时，缩减了系行政人员编制，让教学秘书更多地承担了本应属于系办公室的工作，在一定程度上限制了教学秘书作为基层教学管理人员作用的发挥，影响了正常的教育教学工作。在新形势下，如何加强教学秘书工作、充分发挥其在教学管理方面的作用是必须亟待思考和解决的问题。
一、高职高专院校系教学秘书工作的特点及存在的问题
高职高专院校系教学秘书作为系领导的工作助手，除了需要从事基础教学管理工作之外，还要作为报账员、考勤员、固定资产管理员、信息统计员等负责系里的文字工作、会务工作、信息档案管理、办公用品采购与管理等许多日常行政工作，其工作范围涉及到方方面面，工作任务重、头绪多。随着学生和教工规模的增加，教学秘书承担的工作任务越来越重、面临的压力越来越多，教学秘书工作主要有以下特点：
1.机要性。教学秘书的工作内容十分复杂，接触的人多、事多，还要起到上传下达的作用。所以对于教学秘书来说，既要对各方面工作了如指掌，又要明确哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的内容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐露一字，以避免失误，避免节外生枝。不必知道的，决不好奇、不打听，自觉减少失密的可能。
2.事务性。教学秘书的工作基本上是具体的、事务性的工作，其工作职责主要涉及教务管理、科研活动、日常行政、信息资料管理等多个方面，与学校许多职能部门发生工作联系，面宽线广、纷繁复杂。在具体工作中，教学秘书既要服从系领导的安排，还要接受学校有关职能部门的管理。
3.服务性。教学秘书的工资性质就是服务。教学秘书的工作对象是多方面的，既有学校职能部门，又有本系师生，要做好方方面面的服务工作。其工作要沟通上下、联系左右，做到上情下达、下情上达，发挥好“桥梁”作用，同时还要为领导服务，发挥参谋助手作用，为领导做好工作出谋划策、提供建议。
4.被动性。教学秘书工作的主要是按照有关职能部门和系领导的安排来开展，不能凭个人喜欢各行其是。
许多高职高专院校对于教学秘书工作的重要性没有给予应有的重视，在实际工作中还存在一些问题。比如，学校对教学秘书的工作缺乏有效的激励机制，使教学秘书工作主动性不强；教学秘书工作任务繁重、工作压力大，缺乏必要的培训，管理水平不高；许多教师不愿从事教学秘书工作，人员变动比较频繁，往往由新进教师从事。
二、高职高专院校系教学秘书应具备的素质
1.要有较高的思想政治素质。教学秘书要当好领导的参谋和助手，做好教务管理工作，这就要求教学秘书了解党的教育方针和高等教育的规律，掌握学校的各种政策，及时收集、了解本系的基本情况、发展态势和社会对本系的需求，及时提供领导正确决策所需的信息。如果不具备良好的政治素质和较高的政策水平，教学秘书就不能承担起所肩负的任务。
2.要有勇于吃苦的精神。教学秘书工作包罗万象，工作面广，内容繁杂，工作具有随机性，既要任劳，又要任怨，常年处于比较紧张的工作状态，十分辛苦劳累，有时还要牺牲节假日值班或加班，待遇也不高，是个清苦的岗位。如果没有对本职工作的热爱，没有吃苦的精神，就不可能做好工作。
3.要有强烈的服务意识。教学秘书的工作就是服务工作，上要对学校职能部门和系领导服务，下对全系教职员工和学生服务，没有多少发号施令的权限，只有把各方面交办的工作做好的义务。在开展工作的过程中要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性，并努力改进服务的方式、方法，增强服务的主动性，提升服务水平、提高服务质量。
4.要有较强的组织协调能力和敏捷的思维能力。教学秘书工作琐碎，千头万绪，只有做到工作计划性强、思路明确、抓大放小、分清轻重缓急，才能高效率、高质量地完成各项工作。在工作中要勤酌多思，善于总结经验，探索行之有效的工作方法。同时，在工作中要讲究艺术性，不断提高组织协调的能力，使各项工作充满活力。
三、加强高职高专院校系教学秘书工作的措施
目前，在许多高职高专院校由于在教学秘书的配备、业务培训、工资待遇等方面存在的问题，已经导致了教学秘书更换频繁、队伍不稳定，工作缺乏连续性和稳定性，不可避免地影响了教学管理工作的正常运行。针对出现的问题，应从以下几个方面着手解决。
1.加强教学秘书队伍建设。各高校随着办学规模的不断扩大、办学层次的不断增加，教学秘书的工作量也在不断的增大。各高校及教务管理部门应把教学秘书队伍建设工作摆在重要位置，给予高度重视，加强业务培训，着力提高教学秘书的素质，不断提高其教务管理和服务水平，努力建设一支综合素质高、业务能力强的教学秘书队伍，为进行教务管理工作提供坚强的人员保证。
2.加强教学秘书工作规范化建设。教务处要统一制定教学秘书工作职责，明确工作要求，由各系根据不同情况制定工作细则。教务处是学校教学管理的职能部门，教务处需要统一制定教学秘书工作职责，明确工作要点、完成各项工作的方法以及要达到的标准等；各系在此基础上根据自己的特点制定教学秘书工作细则。明确的职责，不仅有利于学校教学管理工作的规范化，而且能够弥补教学秘书更换给工作带来的不便。同时，要加强规章制度建设，用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转，可大大提高工作效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。
3.增加编制，改善待遇。目前，各高校的教学秘书编制普遍不足，在许多高职高专院校的教学秘书还要负责处理各系的日常事务，工作任务比较繁重。学校应根据各系的工作量，适当增加教学秘书的编制，或安排专职人员处理所在系的行政事务，缓解教学秘书的工作压力，使教学秘书能有时间来研究工作，提高工作水平。教学秘书在工作上付出的很多，但在工资、职称待遇上与其他教师相比并不公平。学校应对教学秘书的工作进行适度量化，给教学秘书的工作给予一定的补贴，使教学秘书获得的报酬与其岗位贡献成正比，对大家关心的职称评定等问题在政策上也应有所倾斜，从而激发其工作积极性。
参考文献：
[1] 李雯.探索建立新时期高校院系办公室工作的新路子[J].交通高教研究，2003，（3）.
第一，秘书素质良莠不齐。
当今，在市场经济下，我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体。随着现代企业的不断发展，秘书的需求量也在不断增大。在人才招聘网上看到，有大量的现代企业需要招聘秘书，对秘书的职业要求也越来越高。秘书已不再是简单的行政事务人员，而是现代企业人力资源团队中十分重要的角色，其职能在发生着变化，从过去的打打字、发发文件，到现在的参与制订工作计划，在职权范围内协助处理事务等。据不完全统计，我国企业秘书职业需求量达到1000万人，而这些职位大部分都是由未接受到专业培训的改行而来的人员担当，其中包括大量的现代企业秘书，其职业化水平较低，素质良莠不齐。
第二，秘书能力难以满足企业要求。
现代企业对秘书的要求越来越高，但还是有一部分人认为，秘书职业只是“青春饭”，认为秘书工作就是简单机械的“收发存打”，从而一叶障目，以偏概全。我国自颁布《秘书职业技能标准》以来，经过多年发展，秘书的职业水平得到很大提升，但距离国际标准还有较大差距。据一些资料显示，外国同行在中国发现，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在1个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题。在现代企业，一些秘书在工作中，服从和服务意识淡薄，没有敬业精神；工作态度不佳，保密意识差，导致泄密事件；专业技能水平差，各类知识较浅薄等等。这些现象反映出这些秘书个性还不够成熟、水平不够专业，其知识素养和能力还不能满足当前现代企业秘书工作的需求。
第三，秘书角色定位不清晰。
当前，受到市场经济的深刻影响，有些秘书人员不能清醒认识自己、正确把握自己，对秘书工作没有一个准确的判断，造成工作实施阶段产生秘书角色错位的情况。秘书角色错位主要表现在以下几个方面。一是领导的化身。目前很多现代企业的领导完全依赖秘书，把工作无选择地交给秘书去处理，在这种情况下，很多现代企业的秘书，不能正确把握自己的身份，在处理问题时，自作主张，擅自行动，越俎代庖，在不了解领导的意图、目的、思路的前提下，也不请示领导，擅自作决定，俨然以领导自居。二是领导的奴才。秘书与领导的基本关系从职权的角度上说，是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系。简言之，秘书要为领导服务。但是服从不是不加分析地盲从，秘书为领导服务，既要服从领导的指示和安排，又要积极主动、创造性地完成任务。但在实际工作中，有些秘书人员却视自己的领导为自己命运的主宰，在执行领导的任务中毫无主见，只知一味迎合领导，工作无任何主动性，停留在只听命式的低层次服务水平上，导致工作无所作为，无所事事。三是领导的“自己人”。在很多现代企业，由于秘书代替领导处理很多日常事务，需要与领导一起去和相关部门和单位工作人员交涉、谈判，需要与领导密切配合和合作，需要与领导一起研究工作思路、沟通思想和观点，因此更容易建立起一种较之普通员工更为融洽、和谐亲密关系。更容易建立深厚的感情和友谊。作为秘书，应该把握好这种关系。但很多人不能很好地把握这层关系，混淆了工作关系与私人关系，有的秘书自认为与领导关系好，以领导的兄弟自居，说话没有分寸，办事不讲原则，过分维护领导的利益，甚至包庇领导的错误，即使领导犯错误也不去揭发，甚至和领导同流合污、沆瀣一气，违法乱纪，损害其他员工的利益，甚至走上犯罪道路。
二、现代企业秘书队伍问题原因分析
第一，秘书人员自身道德水平不高。
秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。良好的素质是做好服务工作的基础，自身素质越高，提供的服务层次越高，秘书的作用也发挥得越充分。这就要求秘书自身必须具有良好思想品德素质，具有德、才兼备的条件。秘书人应该洁身自好，不谋私利。应该不断加强自我修养，应该养成不贪婪，不自私，知足常乐、廉洁奉公的优良品质应该养成自觉与社会不良风气作斗争的习惯，杜绝和抵制社会腐败现象。现实中很多现代企业秘书人员思想道德水平不高，缺乏必要的修养，争名夺利，追逐虚荣，这是现代企业秘书素质良莠不齐的重要原因。
第二，对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解。
秘书是一个从业人员数量庞大、种类繁多的职业。在不同的产业中，从工矿业企业到商业企业以及服务企业在不同所有制企业和部门中，从社会主义性质国有企业到私营企以及外资企业；从服务类型来看，从军工企业到党政机关、教育文化科技部门以及地方经济部门，到处都需要秘书。秘书是个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。秘书的类别、层次不同，其工作职能也不尽相同，对其素质的要求也就差别很大，各有侧重。公众、领导，甚至秘书自身必须对秘书工作的种类、各秘书工作种类的区别、秘书工作不同种类的特点、秘书工作不同种类的相应职能、秘书工作不同种类的相应素质要求有一个准确的认识和全面的了解，如果对这方面的问题缺乏了解和认识，对现代企业秘书工作的认识就会产生偏差和错误。
第三，社会公众对秘书角色的认知偏差。
社会公众思想观念影响着秘书角色正确定位。在社会主义市场经济发展过程中，秘书队伍迅速发展壮大，他们在现代企业中发挥着重要作用，而且一大批秘书通过在秘书岗位的出色工作，走上了现代企业的领导位置，许多人认为，秘书人员就是现代企业未来的经理（或总经理）和行政领导，包括不少从事秘书工作的人也认为，自己就是未来现代企业的领导者，进而把秘书工作视为通往仕途的一块跳板受这种思想影响，很多人（包括从事秘书工作的人）无法给秘书工作一个正确的角色定位。
三、提升现代企业秘书素质的对策
要提升现代企业秘书的素质，关键还在于秘书自身要有良好的上进意识，具体而言，体现在以下几个方面。
第一，现代企业秘书应具备良好的工作心态。
工作的动机是在需要的刺激下直接推动秘书进行活动的内部动力，是激励秘书的心理因素，也是秘书心理活动中最重要的机能。一名优秀的现代企业秘书，应当具备正确而高尚的动机，在工作中勤奋努力、积极进取，履行职责。优秀的现代企业秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，才能在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。
第二，现代企业秘书要不断适应专业化服务的需要。
一名优秀的现代企业秘书必须要时刻保持领先的职业技能，确立职业的专业知识技能和素质。要有很高的专业技能除了熟练使用计算机和拟写各种文件外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。除此之外，对于自己的知识也要孜孜不倦地进行积累现代企业秘书一定要拓宽知识领域。秘书作为企业领导人的助手，在辅助领导人经营管理企业过程中，除了必备的专业知识外，对于煤炭行业知识、企业管理知识、法律知识、时政常识、经济学常识、风土民俗、餐饮常识和财务会计知识等应不断补充和掌握。
第三，现代企业秘书应摆正位置，牢固树立角色意识和服务意识。
一是充分地尊重领导。尊重是相互的，你尊重领导，领导必然会有所反应。尊重不是吹捧，对领导的尊重主要体现在是对领导工作、人格、情感的理解、支持和协助上。
二是用出色的工作业绩征服领导。这是所有原则中最基础、最核心的内容。没有哪个领导，会让1个和自己私人关系很好，但工作一塌糊涂的人担任自己的秘书。所以，出色的工作能力和业绩是获得领导赏识的第1要义。
三是不打折扣地完成领导交办的任务。秘书要有严格的执行力，对领导交代的工作不拖拉，按时、保质、保量地完成。
四是为领导的工作提供有建设性的意见。领导不仅仅需要言听计从的下属，他还需要听到下属有创造性的方案，秘书要充分发挥辅助决策的作用，做领导的得力助手。
五是要多多请示。聪明的下属，总是善于在关键的时候恰到好处地向领导请示，征求他的意见和看法，把领导的意志融入正在专注的事情里。这是下属主动争取领导的好办法，也是下属做好工作的重要保证。这样既体现了自己对领导的重视，也体现了自己工作的严谨、细心。
六是维护领导的尊严。领导的尊严不容侵犯。领导理亏时要给他留台阶下；当众纠正领导是愚蠢的方式；领导的忌讳不要冲撞；领导处理问题出现疏漏，秘书要及时地圆场、补救，为领导争取荣誉。
七是争取成为领导的朋友。出色的工作能力再加上和领导较好的私人关系，那是再好不过的事情了。和领导成为朋友并不是要拼命地讨好他，而是1种能够彼此信任、真诚沟通，相互关心的关系。秘书要缩小和领导的认识差距，体会领导的责任和压力，在工作上、思想上、情感上、行动上和领导保持共同的目标。
第四，现代企业秘书要加强礼仪修养，注重礼仪规范。
一是现代企业秘书要有得体的仪表风度。现代企业秘书经常代表或陪同领导出入各种公共场合，给人的第一印象往往就体现在其仪表风度上。秘书的服装风格，应当与现代企业的整体着装风格及秘书的岗位职业形象风格相吻合。总体上来说，以端庄保守为宜。不管上司自己穿什么样的衣服，都希望秘书仪表端庄得体。进餐落座有讲究，陪同领导进餐时要先打开座位，领导先落座，秘书要略先于领导吃完，不能让领导先吃完等秘书。上下车要主动，上车前要为领导打开车门，领导上车后，自己才能上车。下车要为领导开车门，秘书坐车一般应坐专职司机右侧的座位。行走时，秘书一般要在外侧，领导在内侧，行进中要略后于领导，进门时要走到领导前面去开门。
二是现代企业秘书在工作交往中注意的礼仪细节正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。现代企业秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。
三是礼貌待人，做现代企业富有教养的人。受大家喜爱和欢迎的现代企业秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如：有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般不会介意。但是遇到有上级领导或者客人来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系好，也不能忘记礼貌。
编者按：本文主要从在政治上负责任，就要树立高度的政治意识，增强政治责任感；在事业上负责任，就要树立鲜明的服务意识，具备过硬的业务素质；在作风上负责任，就要形成严谨的工作作风，树立良好的个人形象进行讲述。其中，主要包括：必须培养强烈的政治责任感和使命感、自觉增强服从意识，对公司党委和领导作出的决策要原原本本的执行、必须把服务作为基本职能，树立甘当配角、自觉服务的意识、具备较强的综合素质，要勤于思考，具有较强的分析判断能力，培养全局性、战略性思维方式、需要培养一种严谨的工作作风和良好的生活作风、要保持谨慎的工作态度，任何工作要细致入微等，具体材料请详见：
为进一步深化“思想作风建设年”活动，加强机关党员干部的思想作风建设，根据公司党委的统一安排，在机关党员领导干部中组织开展了“负责任”大讨论活动。通过参加讨论，我感觉到“负责任”不仅是对领导干部思想作风建设提出的基本要求，对于我们机关干部提高自身素质，树立良好形象也具有十分重要的意义。下面，结合自己所从事的文秘工作,围绕如何增强负责任意识,提高负责任能力,谈一谈自己的体会。
一、在政治上负责任，就要树立高度的政治意识，增强政治责任感。
认真执行党的路线方针政策和上级党组织的指示精神，确保党的路线方针政策在本单位的贯彻落实是秘书政治上负责任的重要体现。从事秘书工作，身处党政领导机关，直接或间接地参与领导活动，在日常工作中具有较大的影响作用，在某种程度上说，秘书的言行体现着党组织的决策和领导的意图，如果我们的日常言行与党组织的决策不能保持高度一致，与领导的要求背道而驰，那么就会极大地影响党委和领导在群众中的号召力，削弱党委和领导在群众中的影响力。因此，作为秘书人员，就必须培养强烈的政治责任感和使命感，成为党的路线方针政策的落实者，成为党委和领导决策的执行者和维护者，要自觉增强服从意识，对公司党委和领导作出的决策要原原本本的执行，把上级的精神和领导的要求贯彻好，落实好。
二、在事业上负责任，就要树立鲜明的服务意识，具备过硬的业务素质
秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，服务的对象主要是领导，也包括为基层、为群众服务。这就要求做秘书的必须把服务作为基本职能，树立甘当配角、自觉服务的意识，日常工作中当好领导的勤务员，做到一丝不苟，严细认真，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去。秘书是领导的参谋，是领导的助手，服务的形式主要表现为办文事，工作质量的好坏主要是看文字材料是否体现了领考试大收集整理导的意图和要求。因此，秘书必须要具备较强的综合素质，要勤于思考，具有较强的分析判断能力，培养全局性、战略性思维方式，时时想领导之所想，谋领导之所谋，超前思维，超前谋划；要善于开动脑筋，增强创新意识和创新精神，科学研究事物发展规律，把握发展趋势，协助领导进行科学决策；要善于学习，保持强烈的进取心，不断加强各类知识的学习，坚持学有所用，学以致用的原则，带着问题学习，联系实际学习，深入进行思考，培养过硬的业务素质。
三、在作风上负责任，就要形成严谨的工作作风，树立良好的个人形象
秘书作为领导的左右手，在领导看来是普通干部，但是从群众看来，秘书在一定程度上代表着领导和领导机关。作为秘书来说，就需要培养一种严谨的工作作风和良好的生活作风。在日常工作中，要保持谨慎的工作态度，任何工作要细致入微，做任何事情要反复斟酌，仔细考虑，特别是对领导交待的任务，要认认真真地完成。秘书是为领导服务的，是领导意志的具体执行者，如果不注意摆正自己的位置，接人待物总是目中无人，高高在上，就会给人留下不好的印象。因此，在日常工作和生活中，要保持谦虚谨慎的作风，接人待物要讲和气，为人处事要真诚，说话办事要三思而行，时时处处保持一颗平常心，用自己的良好行为树立办公室的良好形象。
[关键词]高校教学管理；教学秘书；人本管理
人本是现代管理的新思想，是将人放在核心位置，重视人的多层次需求和全面自由发展。这一思想正越来越多地被运用于高校教学管理，对教师和学生的人本管理已颇受重视，而对教学秘书的人本管理却鲜少有人问津。本文拟关注这一弱势群体，着力探讨高校教学管理中对教学秘书的人本管理问题。
一、对教学秘书管理的非人本化现状
教学秘书是高校教学管理的基层实施者，直接参与教育教学活动的组织，具体操作教学行政事务的管理，在高校教学工作中起着承上启下、沟通信息的重要作用。但长期以来，教学秘书不受重视，任务重、压力大，待遇低、晋升难，这些非人本化的问题严重制约了教学秘书的积极性，很大程度上影响到了高校教学管理的质量。
1、不受重视
随着我国高等教育的发展，作为教学管理队伍重要成员的教学秘书，其工作量不断增大的同时重要性也日显突出。但是人们对教学秘书工作仍缺乏正确的认识和评价，教学秘书在基层教学管理中的作用还是没有得到足够的重视。部分领导和教师对教学管理的重要性与科学性认识不足，认为教学秘书工作就是一些简单的事务性工作，什么人都能干，该做什么、怎么做都由上级安排，不需要动太多脑筋，并且干多干少、干好干坏对教学工作没有多大影响。[1]受这种思想的影响，许多高校在院系教学秘书人员的配备上存在着很大的随意性，甚至有些在岗的教学秘书还是编外人员或者兼职教师，流动性比较大。加之缺少系统的管理制度和必要的激励机制，且高校对于教学秘书的发展没有长远的规划，教学秘书缺乏专业发展的空间，这些都严重影响了教学秘书队伍的健康发展，并直接导致了教学秘书队伍的不稳定。
2、任务重、压力大
随着高校教学改革的深化，办学规模的扩大，学生人数的增多，教学秘书的工作压力加大，心理负担加重。教学秘书的工作几乎涵盖了学校教学的方方面面，范围广、项目多、内容杂，既要做好日常的管理工作，还要处理一些突发的教学状况，在工作过程中既要考虑学生的要求，又要兼顾教师的情况，更要权衡学校的利益。而在很多学校，一个院系即使有上百名教师和上千名学生，也仅仅配备一名教学秘书，加班加点往往成了家常便饭。高强度工作在引发身体劳累的同时，极易导致心理不适，这些不适通常表现为：平凡岗位引发的自卑心理；繁杂工作导致的疲劳心理；不受重视引发的失落心理；不被理解导致的抑郁心理；害怕出错引发的焦虑心理；缺少规划导致的迷茫心理；政治待遇、利益分配和职称评定等方面存在的不合理造成的不平衡心理……这些不良情绪如果得不到及时释放和缓解，久而久之就会使教学秘书的职业认同感、自我效能感大大降低，从而产生职业倦怠。
3、待遇低、晋升难
教学秘书忙碌在教学管理的第一线，对高校教学秩序的正常运行起着举足轻重的作用，理应享有较高的劳动报酬、政治待遇和发展机会，但事实并非如此，教学秘书的付出与回报往往不成正比。从待遇上来看，教学秘书的收入普遍偏低，他们每天埋头于繁杂的事务，业绩却难以量化，往往得不到认可和重视，从而造成了与教学科研人员横向比较中的收入差距。从晋升上来看，教学秘书的职称和职务均处于劣势：教师系列工作量不够、科研成果不足，管理系列表现机会少、政绩不突出，晋升之路屡屡受挫，上升空间处处受阻，从而造成了工作任务重与价值体现轻之间的强烈反差。从发展上来看，高校普遍重视教学科研人员的职业发展，教学秘书却很难获得进修深造、出访考察、业务培训的机会，从而造成了原本缺乏系统管理知识的教学秘书们倍感前途渺茫，自我效能感得不到满足的同时与高校其他人员的素质差越拉越大，长此以往必将影响教学管理的整体质量。
三、对教学秘书人本管理的几点建议
为了消除上述障碍，保证教学秘书的全面、自由发展和教学管理的稳步、健康运行，笔者认为应围绕人本这条主线，从以下几个方面入手来完善对教学秘书的管理。
1、树立理念，营造氛围
高校教学管理中，应树立“人本”理念，尊重教学秘书的人格、重视教学秘书的工作、关注教学秘书的发展环境。①人，都有独立的人格，有做人的尊严和做人的权利。只有当他的人格、尊严和权利得到充分尊重时，他才会尽自己的最大努力去完成应尽的职责。树立“人本”理念，第一步就是要给予人文关怀，使教学秘书的人性得到完善发展，凸显其学校事务中的主人翁地位。肯定成绩，包容失误，给与权力，增强教学秘书的归属感、自豪感和使命感，使其切身感受到个人成长与学校发展的和谐统一，在为高校教学管理做贡献的过程中实现自我价值。②教学秘书是战斗在基层一线的教学管理人员，沟通联系着教务处、院系、教师和广大学生，其业务水平和综合素养直接关系到教学工作的正常运转和教学质量的稳步提高。以人为本，就要充分认识教学秘书的重要性，重视教学秘书的选拔和培养，肯定教学秘书的作用和业绩，完备教学秘书的体制和考核，提高教学秘书的地位和待遇。用优惠政策吸引人，用激励政策留住人，用支持政策发展人，从而稳定教学秘书队伍，保证队伍的整体素质。③马克思曾经指出：“社会关系实际上决定着一个人能够发展到什么程度。”教学秘书面对的人际关系比较复杂，工作的内外环境比较宽泛，他们的发展离不开良好的人文环境――充满着尊重、理解、信任等人文精神，萦绕着团结、进取、奉献等工作气息，积淀着高品味、大和谐、人情味等文化底蕴。这样的环境，降低了角色冲突带来的消级影响，教学秘书们可以怀着快乐的心情工作，因为他们的价值会得到关注，他们的合理需要会得到最大限度的满足。
2、实施激励，健全体制
高校教学管理中的以人为本，不是要取消管理，不是要取消规范，也不是要取消制度。相反，人本就是要健全与教学秘书的工作职责、能力、业绩等紧密联系的各项体制，尤其是要建立赏罚分明的考核激励机制。哈佛大学管理学教授詹姆斯说过:“如果没有激励，一个人的能力发挥不过20%―30%，如果施以激励，一个人的能力则可以发挥到80%―90%。”奖励和惩罚是两种最基本的激励措施，二者是对立统一的。基于此，高校教学管理中应建立有效的考核激励机制，这一机制充分考虑到教学秘书对尊重的需要、对平等的关注和对发展的追求，从规范教学秘书的从业资格入手，明确教学秘书的行为准则，完善考评教学秘书的各项标准，包括工作态度、工作能力、工作方法等，以实绩为依据，形成明确的考评指标体系。
对照考评体系，完善激励机制。在教学秘书之间开展岗位争优活动，奖优罚劣，优上劣下。对工作认真、责任心强、业务水平高、业绩突出的教学秘书给予适当的表彰和奖励，管理能力突出者可提供晋升机会；而对那些在工作中应付了事、不负责任、管理能力差、推诿扯皮的教学秘书应给予一定的处分和处罚，不适合这一岗位者可调换其它工作。运用精神和物质等各项有效激励，增强教学秘书的责任感、使命感和竞争意识、创新意识，调动教学秘书的积极性、主动性和创造性，提升其业务水平、服务质量和工作绩效。这样不但可以形成人尽其才、才尽其用、用尽其能的良好氛围，还可以形成教学秘书自我管理、自我约束、自我发展的内心体验，促进高校教学管理事业的健康发展和教学质量水平的大力提升。
3、提供机会，理顺出路
自我实现的需要是最高等级的需要，以人为本，就要关注教学秘书的职业规划，帮助他们在工作中获得成绩、乐趣和满足，增强职业认同感和自我效能感。①职业准入，把好源头。职业准入，要求必须取得相应的职业资格证书，方可就业上岗，其目的在于提高劳动者的技能水平，增强其适应职业变化的能力。对教学秘书实行职业准入，要求教学秘书在上岗前必须经过系统严格的培训，对岗位职责、工作范围、工作任务、目标考核等有明确的认识，具备胜任教学秘书工作所需的知识和技能，并取得职业资格证书。这样有利于从源头上把好关，从而有效保证教学秘书队伍的整体素质。②在岗培训，提升素质。高校对教学秘书不但要使用，还要培养，要将教学秘书的培训、深造、交流纳入师资培养计划。通过理论学习、专题辅导、进修深造等形式，让教学秘书们系统地学习教育学、管理学、心理学等知识，掌握先进的教学管理方法和手段，切实提高职业素养；通过观摩学习、研讨交流、出访考察等形式，让教学秘书们互相交流工作经验，开阔视野、启发思维、扬长避短，结合自身院系实际探索出优化的教学管理模式。此外，学校还应采取相应措施鼓励教学秘书积极参与各级教改教研项目，以理论研究推动教学管理工作更上新台阶。③生涯规划，促成发展。学校应为教学秘书设计出符合实际、切实可行、可持续发展的职业生涯发展途径，使教学秘书从一开始就对自己的岗位、职业发展等建立较为完整的概念,从而激发其自觉向明确的职业目标努力的动力。并且在科学有效地对教学秘书的工作进行考核评估的基础上，在评优评奖、薪酬待遇、职位晋升等方面为教学秘书提供相应的机会，实现工作付出与工作回报的合理平衡。[2]
综上，人本管理是高校教学管理的本质体现和必然选择，而对教学秘书的人本管理是其题中应有之义。教学秘书的工作是平凡、琐碎，也是至关重要、举足轻重的，我们应从人本管理的角度，正视对教务秘书管理的非人本化现状，并结合学校实际积极寻求解决对策，以更好地发挥教学秘书在高校教学管理中的积极作用。
参考文献：
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关键词：气质；品德；心理；风度；才能
中图分类号：C96文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）12-0184-02
1 秘书修养在秘书日常工作中的作用
（1）良好的修养使秘书在处理人际关系中如鱼得水。人际交往是秘书工作的一个重要内容，有修养的秘书善于与人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有礼，得到对方的认可与好感，得到对方的配合，有利于交际事宜的顺利完成。
（2）良好的修养能有效地提高工作效率。有良好修养的秘书，对待工作的态度就总是认真的、谨慎的，严格按照领导意图办事，及时完成领导下达的任务，适当场合为领导出谋献策，有效地保证工作质量，提高工作效率。
（3）良好的修养使秘书有助于进行准确的角色定位。秘书是领导的参谋，有修养的秘书就能恰如其分地把握好自己的角色。秘书无决策权，无权威性，更不可擅自主张，不可过分表现，偏离处于从属性角色的位置，给工作带来不良影响。
2 秘书养成良好修养的途径
2.1 气质修养
现代心理学一般认为，气质是不依活动目的和内容为转移的典型的、稳定的心理活动的动力特征。譬如，情绪的强弱，意志力的大小，注意转移的难易，心理活动的倾向等表现。根据心理学理论，可将秘书划分为四种气质类型：多血质秘书、粘液质秘书、胆汁质秘书、抑郁质秘书。各种气质的特点秘书具体表现不一：多血质秘书思维敏锐，擅长交际，对于维护组织的形象自有一套，但活泼好动，略显轻浮，交际浅薄，工作能力强但不踏实，注意易转移，易见异思迁，往往不安于枯燥的办公室秘书工作；粘液质秘书踏实肯干，沉默寡言，不喜空谈，不爱显山露水，展示自己的才华，适合办公室工作，当领导的幕僚，但办事不求新，缺乏生气；胆汁质秘书坦诚直率，但易于冲动，容易接受他人观点，处理问题大胆、泼辣，办事急躁，感情用事，不善于处理人际关系，常与同事甚至是领导发生争吵；抑郁质秘书观察细致，感受力强，但办事拖拉，孤僻多疑，缺乏信心，办公室秘书工作往往给自己造成心理上的压力。
气质一旦形成就呈稳定的状态，表现为如何与他人交往，如何流露喜悦与悲伤，如何学习与工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了个人独特的气质色彩。俗话说“江山易改，本性难移”，指的就是人的气质具有稳定不易改变的特点。但是，气质也有可塑性，并非一成不变，在后天的生活环境的潜移默化下，仍然会有某种程度的缓慢变化。每种气质，各有所长，也各有所短，因此秘书应善于掌握自己的气质特点，逐步适应办公室工作的要求，以利于秘书工作的开展。
2.2 心理修养
要做好秘书工作，秘书人员的心理素质至关重要。首先，要注重性格的修养。秘书在注重气质修养的同时，也要不忘自身各方面性格的铸造。注重以下几方面的性格对于秘书气质修养。（1）坚韧的意志。现代秘书处于办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草或保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策、领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“探势头”、“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑，不能讲的，绝对不透露一丝一毫。另外，秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志，才不至于做事虎头蛇尾，中途放弃，令人难以满意。（2）稳定的情绪。秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事务，工作永无止境，疲惫不堪尚且欲罢不能。而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏。秘书不能“闹情绪”。（3）宽容的胸怀。秘书是领导形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍；容则能合众，忍则能抗压。
其次，要克服秘书的心理障碍。良好的心理素质是秘书人员所具备的基本生存条件。（1）秘书的自卑心理。自卑是秘书人员常见的心理障碍。由于秘书处于从属地位，受上级的支配，与领导的一言九鼎形成鲜明对比；再加上秘书工作辛苦，繁，杂，细，却仍常受到批评责怪；秘书还常因工资有限而囊中羞涩，这一切，便容易使一些秘书滋生自卑的心理，工作上压抑，缺乏热情。为此，秘书应确实认识秘书的职业特点，并非地位卑微，担当被支配的角色，只是社会劳动分工的不同，地位上实质是人人平等的。有了这种认知，秘书才能从根本上铲除低人一等的心理，为气质修养的提高打好心理基础。（2）秘书的高傲心理。这是相对于自卑心理的秘书而言的。一些秘书恃“权”而傲，认为自己是领导的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至，居高临下，欺压群众。然而，这种心理是在领导的背后秘密地进行的，一旦被揭发，前功尽弃。因此，秘书要时刻自我警惕，阻止这种心理的滋生、蔓延，彻底扬弃这种不正的职业心理。（3）秘书的盲从心理。秘书受领导支配，工作上处于被动状态，于是，久而久之，养成了随风就俗的习惯，对领导一味的赞同、遵从，使自己的意向朝着对方的意向靠拢，毫无主见。这种秘书需要明白，秘书还是领导的参谋，必要时辅助决策，过于呆板的秘书是没有建设性意见的，要摈弃这种盲从心理，勇于大胆建议，创造性地工作。
2.3 品德修养
除了具备良好的心理基础，秘书还必须注重良好的品德修养。一是正气。保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。诸如现代很多领导阶层的腐败现象都祸起萧墙于秘书，领导，秘书却包庇，甚至狼狈为奸；群众要走后门，也会瞄准秘书这一关卡。这时，秘书必须以凛然的正气抵抗住一切不正之风，在秘书这个岗位上把好关。另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。那么，如何修养正气？秘书必须涂漆防腐，时刻提高警惕，不贪不谋，慎独隐微。
二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群众。不可以身居“要职”而借上级的权威骄横跋扈，欺压群众，要与群众建立友善的关系，这样对秘书工作的开展才会大有裨益。秘书要秉着朴实的品德修养，对上对下，与人为善，建立良好的人际关系。
三是甘当无名英雄。秘书工作的性质同时也决定了秘书默默无闻的地位，永远只能充当“幕后角色”，绝少抛头露面，更不可能到前台唱主角。秘书撰写各种文件，可是签名落款的是领导；苦思冥想出生动的演讲稿，可是上台的是领导；精心策划出精彩的晚会，可是表彰的红册上永远没有秘书的名字。就是说，秘书的成果往往是以领导或集体的面目出现，自己只能默默奉献。这就要秘书要有甘当无名英雄的精神，同时，要从容地从事秘书工作，就要控制自己的表现欲，削弱权利欲，不与领导争风头，越位工作，弄虚作假。
2.4 才学修养
学问可以改变修养。良好修养的秘书，不仅要具备以上的气质、心理、品德、等修养，还要有真才实学――良好的文化底蕴及扎实的能力，才足以使秘书的参谋角色名副其实，与秘书的形象相得益彰，趋于完善。
文化底蕴，是一个人深层次的文化修养，学识的总和，文化营养的贮藏量。它深藏于每一个人的内心世界，虽不会一下子外露给别人，而别人却能在你的行为中感受到它。它多少决定着一个人的胸怀、视野、气度和智慧，决定着他的思维方式和行为方式。秘书代表组织的形象，其行为对领导、对组织造成不可低估的影响。秘书的工作涉及面广，哪个行业的知识都要懂一些，平日里广泛涉猎，博闻强记，在熟悉专业知识的同时，还需掌握例如科学、地理、文学、数理、法律、财政等方面的常识。一个秘书，要是领导吩咐撰写一份报告，可是想半天仍然毫无头绪，严重影响领导工作的效率；与外宾应酬，却时常思维闭塞，欲言无语。凡此种种，无不是秘书的能力体现，需要秘书有深厚的文化底蕴！同时，秘书的观察力、思维力、想象力、审美力、组织协调能力等也很重要。秘书才有可能跟着领导的思路转，洞察领导的意图，综合分析归纳各种材料，将零散的、未成型的意图清晰化，充分体现领导思想的闪光点；才有可能准确地判断是非，防止误入歧途；才有可能发挥统帅的作用，搞好对内对外的大小活动。
3 秘书养成良好修养的方法
秘书如何加强自身的修养，才能淋漓尽致地发挥秘书的职能作用呢？
首先，秘书要善于自我剖析，勇于正视性格缺陷，将自身性格导向完美。鉴于秘书工作的从属性和服务性的特点，秘书性格必须收敛，掌握火候。秘书要剖析自己性格中的缺陷，及时改正或克服，而不能听之任之。
其次，秘书要为自己寻找一个典范，自觉地加以模仿。秘书日常生活中应留心观察具有良好修养的人，去其糟粕，取其精华。学习他们待人接物的方法，人际交往的技巧，辅助参谋的尺度等等。久而久之，秘书便会在潜移默化中加强自身的修养。
最后，秘书要广泛阅读。读书可以使自己眼界开阔，心胸开阔，内涵丰富。古代文人士大夫们在仕途不如意，情绪低沉时，往往喜读庄子的《逍遥游》和屈原的《离骚》，以消解不良情绪，调节心理平衡，秘书应该从中得到一些有益的启示，通过广泛的阅读来形成一种文化背景，消解工作中遇到的各类难题。另外，阅读可丰富秘书的知识面，在参谋角色上如鱼得水、得心应手。
综上所述，良好的秘书修养并非一蹴而就，需要秘书在日常生活与工作中不断地学习、积累，才能达到成功的彼岸。然而，在浩瀚的知识海洋中，人总是难以穷尽一切。总的来说，秘书应有的放矢，尽量朝着自尊自强、沉着稳重、踏实苦干、默默奉献、谈吐优雅、风度翩翩、仪态万方、广闻博学的目标加强自身修养，成为集魅力型与实干型为一体的现代化秘书。
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1.行政秘书是连接学院领导与师生之间的桥梁和纽带。
独立学院行政秘书的另一项重要的工作是联系学院内部各部门、专业（系）、专业教师、思想政治辅导员、后勤管理人员以及学生群体。通过与这些群体建立广泛的联系，各类信息能够及时地通过行政秘书反馈给学院领导，学院领导的决定也能够及时地传递给相关部门或群体，这样就极大地提高了独立学院行政管理工作效率，也能够有效地整合院校管理资源。
2.行政秘书是独立学院教学管理工作的重要力量。
独立学院的行政秘书不仅要承担辅的行政工作，还应当成为学院教学管理工作的实施主体之一。行政秘书参与教学管理工作的主要形式包括授课、参与科研活动、课题研究等等，在学生思想政治教育、德育教育等方面发挥积极作用。从这个意义上说，行政秘书具备了行政工作者和教学工作者的双重身份，工作任务较为繁重。
二、独立学院行政秘书应当具备的基本素质
笔者认为，为了更加有效地承担独立学院行政秘书的工作职责，行政秘书应当具备下列几项基本素质。
1.良好的政治敏锐感和使命感。
良好的政治敏锐性和使命感是高等教育工作人员必备的素质。对于独立学院的行政秘书来说，这个基本素质显得尤为重要。独立学院的行政秘书工作内容繁杂，包含了对内对外的各种联系工作，言行很大程度上代表着学院领导的态度和观点。从这个意义上说，独立学院的行政秘书必须要有良好的政治敏感，避免因自身的失误所引发严重的问题，给学院发展带来不利影响。
2.良好的人际沟通能力和协调能力。
正如前文所述，独立学院的行政秘书要作为联系学院领导与校内师生的桥梁，因此行政秘书必须要具备良好的人际沟通和协调能力，能够将大量纷繁复杂的事物逐一理顺清楚，并进行有效地处理。行政秘书要善于与不同的人群沟通和交流，倾听他们的诉求，并将不同群体的诉求与学院整体发展规划和思路有机地结合起来。
3.处理应急突发状况的能力。
独立学院行政管理工作头绪复杂，存在突况的可能性非常大，不可遇见的困难和问题也非常多。特别是在某些情况下，学院领导不能够第一时间处理突发事件，这就要求行政秘书必须要具备处理突发事件的能力，采取有针对性地措施，最大限度地降低危害和损失，维护师生和学院的权益。
4.良好的心理素质。
对于独立学院的行政秘书来说，良好的心理素质是必不可少的。很多复杂的人际关系、工作内容、事物都要牵扯他们大量的精力，对他们的心理健康状况和心理素质也是严峻的考验。行政秘书只有具备良好的心理素质，才能从容不迫地应付各种困难和问题，高质量完成本职工作。
5.扎实的基本功和文化素养。
