时间：2022-02-17 00:33:53
秘书部个人工作计划1 转星移斗，时间过得真快，不知不觉中新学期又悄然而至，在新学期中秘书处根据本学期工作要点，结合院学会工作实际，特定计划如下:
总的指导思想:以院团委指，坚持不懈地培养各方面能力，虚心听取才老师和同学们的建议，努力把工作做得更好。
一、认真完成本职工作
主要职能:
1. 负责学生会的文件制作，管理和各部门会议记录的收信整理、归档。
2. 负责起草制定学生会的有关文件。
3. 负责掌握各系学生会的活动资料。
4. 负责“优秀学生会”的评比、监督及检查工作。
5. 负责《学生快讯》的制作各传递工作。
6. 负责各部门之间的协调工作，发挥好桥梁纽带作用，使各部门之间建立良好的工作群体，方便工作顺利进行。
由于院学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组织活动时给予大力配合。各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处，由秘书处正确摆放在团委书架的相关档案盒中。以便团委各位教育和各部门其他人员参阅。
二、开展丰富多彩的校园活动
首届网络出版节即将拉开帷幕，在本届网络出版节中将举办10大赛。由吉林省出版局、中共吉林省委对外宣传办公室主办本次出版节。为了丰富我校课余活动，秘书处组织开展了这项活动。活动主要知道思想为“三个代表”重要思想和党的xx届三中全会精神为知道举办这个活动不但具有教育意义、社会意义及跨时代的历史意义。提高大学生网络素质树立良好的网络观念，秘书处计划将本次出版节的一些赛事引入校园，让每个工师大学生对网络印有一个新的认识，从而树立正确的人生观、价值观、世界观。
三、工作要求:
(一)
1、工作时要认真仔细，在速度的同时保质量完成工作。
2、要讲文明礼貌，在工作中注意自己的言谈举止。
3、在实践中积累经验，熟练业务，提高水平。
(二) 提高各种素质
秘书处是一个工作比较繁琐的部门。接触其他部门的机会比较多。
这就更能体现出高素质培养的急切性和重要性。
四、立良好的工作形象
树立良好的工作形象是学生工作的一个有利条件，本学期重点抓好以下方面:
一是抓好学生干部在日常生活中的言行举止问题。
二是抓好业务素质，做到公正严明、不以公谋私。
三是搞好学生干部和同学关系以便日后工作顺利进行。
以上是我部本学期的大体工作计划，在工作的具体实施中我们将遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做的最好，同时请院领导及各位教师给予监督和知道，使我们的工作更加完美。
秘书部个人工作计划2
为选拔出高效、认真负责的秘书部成员,更好的完成学生会工作,秘书部决定在中挑选出__至___位优秀的学生成为新一届秘书部成员.招新计划如下:
一、负责人
招新负责人:(部长)
指导老师:
二、时间及地点
报名时间:
面试时间:
地点:
三、主要面对人群
四、预计新成员人数
五、新成员入选条件及评分标准
1.熟悉对电子文件的处理(包括word、excel、ppt)(30分)
2.沟通与组织能力(20XX
3.性格正直、开朗、谦虚,有亲和力(20XX
4.有很强的学习能力,以及自我约束力,能认真、高效的完成工作,并对自己的工作负责(30分)
(总分100分)
六、招新形式
一对一面试.
面试时将通过考察以下内容给予评分:
1.过往经验
2.对电子文档类软件的运用
3.书写
4.精神面貌、谈吐举止等
5.过往学习成绩
6.对学生会的看法及设想
七、招新结束
将新成员名单交至主席和指导老师处审核.审核后将新成员名单张贴在公告栏,并通知新成员面试成功.此后将会对新成员开设一到两节课的培训,课程的主要内容为秘书部的专业技能及现有通讯资源分享,培训具体时间地点未定.
秘书部个人工作计划3
新的学期已经开始,在刚刚过去的招员活动中,我们吸纳了14名新部员,为秘书处注入了新鲜血液。
西安建筑科技大学东校区社团联合会作为管理并服务于东校区社团的校级组织,在促进其下属40个社团的发展中,发挥着重要的作用。而秘书处作为社团联合会的枢纽部门,是社联面向社团的窗口。同时,也是主席团与社联下属部门之间、社联与社团之间联系的纽带,在协调各方关系方面发挥着不可替代的作用。
对于秘书处的工作,我们坚持尊重制度,尊重个性,注重细节,全面提升的工作理念和思路,逐步完善各项工作。作为副秘书长,我们将会以身作则,树立踏实认真、积极主动的工作作风,在促进社联社团发展方面起带头作用。
以下是秘书处本学年的工作计划:
一. 做好日常工作
1. 日常值班工作:接待来访人员,并帮助解决其工作困难。
2. 收集社联社团各项信息,并做好资料的整理与归档。
3. 负责社联财务的管理。
4. 上传下达各项决议,保证信息渠道的畅通。
5. 在主席团的提议下起草社联的各项规章制度。
6. 完成主席团分配的各项工作任务。
7. 收集活动策划、申请,负责活动审批工作。
8. 协调各方关系,为社联社团发展提供良好的人文环境。
二、加强内部建设
( )制度建设:
1、例会制度:秘书处将每周召开一次部门会议,对上一周工作进行交流总结,并安排下周工作。例会时每位成员必须按时到会,不得无故旷会。
2奖惩制度:秘书处制定了西安建筑科技大学东校区社团联合会会秘书处干事量化考核评优制度,旨在激励部员,提高部员工作积极性,更好的做好社联工作。
( )组织建设:
1、完善值班制度、例会制度等规章,多角度考核部员工作,以保证部员对日常工作的高度重视。
2、坚持按制度办事,针对成员中出现的问题及时在例会中讨论批评和自我批评,注重对部员的奖励和批评。
3、鼓励部员提高工作热情,对工作中出现的问题进行思考,加以总结,促进工作效率的提高。
4、注重内部管理的人性化,在处理上下级关系时,强调彼此尊重,真诚相待,平等团结,提高全体凝聚力。
三、对社联工作的建议
社联分为七个部门,虽然大家工作分工,工作任务也有所不同,但都以谋求社联社团发展作为共同的工作目标,所以在社联各部门间应加强交流,加强社联内部的团结协作。此外,我们可以实行制度上墙,工作上墙。制度上墙,以便大家照章办事,保证工作质量;工作上墙使各部门对彼此工作有清晰的认识,也对社联工作有全面的了解,提高工作效率。
既来之,则为之。我们聚集到这个集体,便会以最大的努力,
以最认真的态度去迎接每一个挑战,用一种良好的态度尽力做好每一件事,在社联这个平台上提升自己,同时力求为社联社团谋求更大的发展。
秘书处工作计划格式【二】
时间流逝,白驹过隙。转眼间XX将要离我们而去,带着祝福与期盼我们即将迎来XX年。新的一年会有新的挑战与收获。
进入大学已经一学期了,进入学生会工作也有三个月了。从开始的面试到留在学生会秘书部工作,层层的选拔是对自己的肯定,也是对自己的锻炼。有付出总会有回报的,在学生会我学到了很多东西。
秘书部是连接学生会内部的桥梁和纽带,促进各部门之间、主席团与各部之间的沟通和交流,以保证学生会高效运作的部门。秘书部的工作职能主要为:1、协助主席团工作,做好每次大型活动之前的工作准备;2、学生会人员考勤,会议通知,会议记录;3、负责学生会工作大记事,起草每项活动的策划书、简报、总结。
我部与学习部共同举办了文明礼仪辩论赛,在辩论赛的举办过程中我部成员负责统计参赛选手的名单,辩论赛当晚负责参赛选手的签到和号码牌的制作。赛后,对本次活动进行总结。平时例会主席讲话前,对所有成员进行考勤、点名,已明确、加强学生会管理制度;会议通知,主席确定召开会议后,做好上传、下达工作,发飞信通知其他学生会成员开会的时间地点;开会时,做好会议记录,以便学期末的总结与评估。
在学生会工作的这几个月,我的感受良多,学到了很多对自己有用的东西。在学生会的工作中让我有机会接触认识更多的朋友,
使自己交友更广也提高了自己的工作能力。在一定程度上锻炼了自己,让自己能更清楚的认识到自己的不足,并加以改正。
在工作中,我学会了团结合作,团体的力量是巨大的,一个人,不管你能力有多强,没有集体的配合你也是取得不了成功的。刚进秘书部时,一切都是新的事物,每个人都干劲十足,在整理档案时,相互配合不好,一些小细节没注意到,以至于出现许多错误,浪费了很多时间。在以后的工作中, 大家要相互沟通,要相互配合,这样才能按质按量完成任务。
在平时,各部门之间应该多沟通。学生会是一个大家庭,大家只有心往一处想,力往一处使,才能把系学生会发展的更好。平时的工作中,各部门应相互帮助,淡化部门与部门间的界限,共同努力把活动办的更好。秘书部是主席团与各部门之间的纽带,所以我们更应该与学生会各成员搞好关系,协调好各部门之间的关系,使各活动分工明确,每个人都能找到自己的位置,齐心协力,把各活动办的更好。
在学生会工作的这半年也学到了以下这些经验:
1、在一项任务下达之后我们要把前因后果进行分析,理清思路,分析好要做什么、怎么做。
2、要学会独立,不能产生依赖心理,要今日事,今日毕。
1.负责统计学生会主要成员（老师、主席团、部长、副部长）的联系方式并打印成表。
2.负责统计各部部长、副部长的具体人数，制作工作证。
3.负责创办每月一期的《经院月刊》，这是工作的重点。
4.负责做好每次的会议签到，会议记录以及活动总结工作。
5.负责编写校、院各类活动的新闻稿，重点偏向于我院的。
6.负责通讯工作，每次开大会及时通知各部部长，开展活动通知校刊、校报记者。
7.三月份秘书处将举办一次四、六级备考讲座。
二、协作好其他部门工作
1.收取各部门的活动策划书、计划书，帮着及时提交以协调工作。
2.协调并帮助其他部门开展工作和活动，例如院运动会等。
三、秘书处工作要求
1.分工明确，高效高质量完成个人所分配的工作任务。
2.不断学习，以提高自己的综合素质。
随着20xx年年尾工作的进行，20xx年秘书个人工作计划也即将展开。新的一年是分公司实施赶超对手的第二年，也是出成果的关键年，针对公司发展的目标将把加强和提高自身的综合素质和能力、不断求新求变做为服务于公司拓展的宗旨。
一、起草公司领导讲话、报告，快速而详细的记录领导讲话，并及时的以书面形式系统而准确的整理出来;汇报、计划、总结和以公司名义上报下发的有关文件、来往函信件等，把工作做的更加系统、全面并对过程给予详细记载，在方便回查的同时更避免了错误的发生。
二、收集、汇总公司综合性行政工作计划、工作总结等材料，并加以集中分类管理。将各种文件材料不仅以书面形式归整管理，而且同时均以电脑文件的形式全面存储。在拟定、修改和审核公司性规章制度方面，也不断深化了解相关法规政策，在具体工作时将其用活用好并用更加细致规范的态度来加以对待。
三、协助领导做好办公会议及全公司性行政会议、大型综合性活动的有关准备工作，加强与各方面的沟通与合作，建立起良好的伙伴关系，进一步提高各类活动给公司带来的效益，协助领导谋求与其更加长远的发展空间。做好记录，草拟纪要，检查、催办会议决定等事项，制定详尽的工作计划表，让工作开展起来条理清晰、仅仅有条。
四、掌握好尺度，运用好政策从严谨出发，协助领导做好公司公文的审核把关工作。
五、进一步加强公司公文的签收、登记、传送、催办、归档及保密等管理工作。
六、针对领导交办的其他工作，将以精、细、准为原则同时迅速的办理好。
关键词：企业秘书；绩效考核；改进措施
秘书，是每一个具有完善的组织经营机制的企业所必须具备的特殊而重要的职位。在一个企业中，秘书是最接近企业管理核心的行政人员之一，其作为企业高级管理者的重要辅助者，是企业中不可或缺的角色。但是另一个方面由于秘书工作的复杂性和琐碎性，导致秘书工作又成为企业中不同于其他可量化的工作职位的特殊的存在。现在我国许多企业在对秘书这个重要的职位进行绩效考核时还存在一些问题，而这也在一定程度上影响了秘
书的工作热情和积极性。
一、相关概念定义
（一）有关企业秘书的定义及定位
在我国最新的秘书职业资格考试中对秘书这个职位做出如下定义：“广义上的秘书是指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。而狭义的秘书则是指专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施服务的人员。”在现代管理中，决策是领导者的职能和权力，但是领导要做出正确的决策也离不开秘书辅助力量的支持。
企业秘书的职责主要包括计划工作、工作环境整理、会议安排、会计工作、接待工作、交际应酬、文书工作、信息搜集加工、紧急情况处理等九项基本职能。这些职能贯穿了一个企业行政核心日常运行的所有环节，因此一个称职的企业秘书的存在保证了企业行政机构顺利有效地运行。
（二）有关绩效考核的相关概念及流程
绩效，也称为业绩、成效等，指具有一定素质的员工围绕职位的应负责任所达到的阶段性结果以及在达到过程中的行为表现。而绩效考核则也称绩效考评、绩效评价，是对绩效结果进行衡量、评价和反馈的过程，是对组织或成员的，以战略为导向确定的绩效目标的完成情况所进行的考核；它是绩效管理中最重要的一个环节。绩效考核的目的是通过充分的沟通，使得组织或员工进行目的性更强的工作绩效改进，提高员工的满意程度和成就感，以达到企业的经营目标，它是不断提高企业工作效率的有效工具。
为了有效地对秘书工作进行评价，对企业秘书的绩效考核不应该仅仅只把握绩效的考核阶段，而必须立足于企业秘书的整个绩效管理体系。绩效管理是通过对企业战略的建立、目标分解、业绩评价，并将绩效成绩用于企业日常管理活动中，以激励员工持续改进业绩从而最终实现组织战略及目标的一种管理方法。绩效管理主要包括绩效计划、绩效考核、绩效评估、绩效反馈四个部分，这四个部分组成了绩效管理中的著名的pdca循环体系，即计划（plan）、实施（do）、检查（check）、改进（action）。在pdca循环中每个环节都紧密相扣，环环递进。因此要做好秘书的绩效考核工作就必须重视绩效管理的每一个环节的作用，这样才能对秘书的工作做出正确的评价，激励秘书不断改进提高其工作水平。
二、企业秘书绩效考核现状和不足
长期以来大多数企业对秘书人员的绩效考核都采取了与其他员工相同的考核内容、考核标准以及考核程序，这就导致了企业对秘书绩效考核工作表面化、形式化的现象严重，由于缺乏对日常工作的量化考核，使得考核的准确性、公正性和客观性受到严重的影响，打击了秘书人员的工作积极性。现在我国大多数企业对于秘书的绩效考核工作的不足之处主要表现在以下几个方面：
（一）缺乏考核前的绩效计划制定
在我国许多企业的秘书绩效管理工作程序往往是不完整的，一些单位为了“图方便”，常常省略了绩效考核的基础性工作——制定员工的绩效计划。绩效计划是评估者和被评估者双方对被评估者应该实现的工作绩效进行沟通，并将沟通结果落实为订立书面协议的过程。由于在企业的绩效考核工作中缺乏考核前的绩效计划的制定，使得秘书与上级领导对秘书工作内容缺乏一个良好的沟通，秘书人员对自己的绩效考核内容并不十分明确，这在一定程度上影响了秘书人员工作的有效性和工作的积极性。
（二）绩效考核的标准过于模糊
由于秘书工作常常是烦琐而复杂的，秘书等行政人员的工作成果并不像企业其他员工的工作成果那么显著而容易量化，而且由于秘书在企业中所处的位置的特殊性，很多时候很难将其工作区分作分内的工作或者是分外的工作。现在我国许多企业中对秘书这个职位一般都从“德、勤、能、绩”四方面进行考核，但是在具体操作上却缺乏明确的针对该职位的绩效考核要素和考核标准，定性指标多而定量的指标少，这样就导致企业对秘书人员进行绩效考核时一般都是由领导仅凭日常印象靠感觉对秘书的工作进行评价，带有很强的个人主观色彩，使绩效考核结果缺乏客观性。
（三）考核过程缺乏必要的绩效辅导和沟通
绩效辅导阶段在整个绩效管理中处于中间环节，也是绩效管理循环体系中耗时最长，也是直接影响绩效管理效果的环节。具体来说，绩效的辅导阶段的主要工作就是持续不断的绩效沟通和数据的收集和记录。由于在绩效考核过程中秘书与上级缺乏必要的沟通，使得秘书不能在遇到困难时从领导上级那里得到必要的资源和帮助，从而造成束手无策的情况的产生。而且，没有绩效辅导和沟通的过程就无法让秘书在工作过程中不断获得关于自己工作绩效的反馈信息，就没有办法发现自己在工作过程中出现的一些影响绩效水平的细节，这样就不利于秘书工作水平的进一步提高。
（四）绩效考核结果缺乏有效的反馈和合理的运用
现在我国的一些企业在进行秘书的绩效考核工作时，不仅在绩效考核过程中缺乏一个良好的沟通机制，而且在绩效考核工作结束以后也没能及时将考核结果反馈给被考核者。许多企业秘书并不了解自己获得绩效结果的原因，上下级之间不能得到及时的沟通和了解，这样就有可能出现一些非正式的信息破坏了部门、上下级之间的关系。另一方面，许多企业在进行了秘书的绩效考核之后并没有将其考核结果进行合理的利用，而是简单地只将绩效考核结果和薪酬挂钩。虽然将绩效和薪酬相结合在某种程度上的确是一种主要的激励手段，但是它也存在一定的局限性。组织、环境、个人等因素都可能造成固定工资增长和绩效奖金具体操作上的难度和复杂性，如果没有解决好这些问题将会损害到绩效考核的激励作用。
三、完善秘书绩效考核工作制度的改进措施
要做好企业秘书的绩效考核工作应该从以下几个方面着手实施改进：
（一）考核前通过沟通建立一个完整的绩效计划
在进行秘书的绩效考核工作之前，上级领导要和秘书人员进行几次沟通，就工作的目标、考核标准等内容达成一致，制定出一份完整的绩效计划。在制定绩效计划时要遵循几个原则：首先要坚持价值驱动原则，即绩效计划要和提升企业的价值相一致；其次要遵循重点突出原则，秘书的工作内容多而杂，这就更要求在进行绩效计划时突出秘书工作的重点和关键点，选择那些与企业价值关联度大，与职位职责联系紧密的绩效指标和工作目标；再次要坚持可行性原则，就是说绩效计划中的设立工作目标是要在秘书的职责和权利范围之内，既要有挑战性又要可实现；最后绩效计划的制定要坚持职位特色原则，绩效计划必须针对每个职位而设定，因此绩效计划的内容、形式的选择和目标的设定要充分考虑到秘书工作的特别性。
（二）采用科学的考核方法设定明确合理的绩效标准
在进行秘书的绩效考核时必须坚持采用定性和定量相结合的考核方法，防止考核结果受主观随意性和片面性的影响。在进行秘书人员的绩效考核时候应该注重建立kpi关键业绩指标等定量的绩效考核体系，设定在日常具体工作中可以量化的一些考核标准，例如在录入文件时的错误率、起草打印各种文件的时效性等从关键职责中提取的关键业绩指标，这样才能对具体的工作表现进行评价，也能避免出现由于领导个人主观印象而做出的考核结果。在考核方法的选择上，为了提高考核的信度和效度，应该综合运用等级评定法、强制分布法、目标考核法、关键事件法等方法，采用有效的秘书绩效考核的评估表格等工具，客观公正地进行秘书的绩效考核工作，减少在考核过程中可能存在的误差。
（三）重视在绩效考核过程中的沟通辅导
良好的绩效沟通能够及时排除员工在工作中遇到的障碍，最大限度地提高工作效率。在绩效考核过程中，领导要不断地与员工进行沟通，在沟通过程中秘书可以提出自己在工作中的困难以及需要上级提供的资源，而领导也可以在这个过程中指出秘书在工作中的不足之处，帮助秘书人员及时改进，从而提高工作效率。绩效考核中的沟通分为正式沟通和非正式沟通两种，在企业中可以建立起例会制度和定期汇报制度这样的正式的绩效沟通方式，同时也要求领导要在日常工作中通过工作方向引导等非正式沟通方式来指导秘书的工作。
（四）及时反馈考核结果，强化考核结果的应用
在绩效考核过程结束以后，必须及时将绩效考核的结果反馈给被考核人员。上级领导在绩效考核后要安排时间与秘书人员进行绩效面谈，一方面要让秘书人员了解自己获得绩效结果的原因，减少不必要的误解和猜忌，另一方面也为秘书人员在接下来的工作中改善绩效获得更好的发展提供建议。而为了形成良好的激励机制，秘书绩效考核的结果不应该仅仅简单地和工资奖金相挂钩，绩效考核结果还应该和秘书的培训、个人的职位晋升等奖励措施相联系，这样不仅能激励秘书人员更加努力地做好本职工作，还可以在绩效考核中发掘秘书队伍中的优秀人才，为企业的管理层储备人才。
参考文献
[1]周文，虞涛．绩效考核[m]．长沙：湖南科学技术出版社，2005．
秘书职业生涯规划书一、确立发展目标：
1、总体目标：成为一名高级秘书。
凡事预则立，不预则废。如果人生没有目标、没有进行合理的规划，可想而知，这种人生将会一无所获。我是一个外向开朗的女孩，具有良好的沟通能力和语言表达能力，具有很强的责任心，我爱好文秘方面的工作，希望通过不懈的努力成为一名高级秘书。按照老师的指导，我参与职业素质测评，结果显示，我属于高资料型的人才，办事高效率、严谨，有强烈的责任感，选择秘书工作较适合我的个性和能力特点。因此，我的总体目标是：成为一名高级秘书。
2、阶段性目标：
第一学年：努力掌握专业基础知识，考取计算机办公软件初级操作证。参加学校计算机培训以及公软件初级操作考证，获得相关证书。
第二学年：积累专业素养，通过计算机办公软件高级操作资格考证和速记员资格考证。第三学期购买计算机和速录机，每天坚持训练四小时。第四学期参加学校组织的培训，获得相关证书。
第三学年：参加全国秘书资格的证书考试，取得中级资格证书。积极参加课外实习、实践活动，掌握职业技能。参加学校组织的实习和实践活动，利用节假日到企业兼职，加深自己的专业知识，提高自己社会实践能力。
第六学年，即毕业第三年，参加全国秘书资格等级证书考试，取得高级秘书资格证书或者涉外高级秘书资格证书。
二、了解自己和环境
我是一个外向开朗、责任心强、办事严谨的女孩，我具有较强的文字表达能力、交往与合作能力、收集和处理信息资料的能力。经过两年多时间的中技学习，我的计算机操作技能得到了提高，能够独立进行文件处理等相关工作，能熟练运用办公软件,如WORD。对照企业招聘秘书的职业标准，我基本上符合要求，这将更加坚定我实现职业理想的信心。
1、我的职业兴趣分析表
专业职业对职业兴趣的要求改进措施中技文秘专业1.对计算机技术感兴趣2.喜欢收集资料和数据3.喜欢写文章做笔记1.加强计算机操作水平，第二学期考取计算机操作证书、第四学期考取速录员资格证。2.培养文秘实践能力，第四学期考取中级秘书资格证。3.平时注重资料数据分析，坚持写中英文日记。
2、我的职业性格分析表
专业职业对职业性格的要求改进措施中技文秘专业1.服从、协作、严谨2.自觉、认真、严格3.喜欢与人协同工作，按照客观规律办事1.参加各类社交活动。2.尝试在集体活动中承担协调工作。3.加强专业实践，培养职业性格。
3、职业能力分析表
强
较强
一般
较弱
弱
语文能力
数学能力
外语能力
表达能力
交往与合作能力
自我控制能力
适应变化能力
自省能力
抗挫折能力
审美能力
收集和处理信息能力
执行任务能力
创新能力
4、自身条件分析从以上分析
可以看到，我的职业兴趣、职业性格和职业能力基本上可以达到一个初级秘书人员的资格，但我的职业素养距离高级秘书的要求还有一定的距离。尤其是我的英语水平还远不能达到涉外秘书的标准，以目前学校的英语教学状况看，我必须把提高英语文字表达和口语表达能力作为长期的任务，通过参加英语等级考证，逐步完成这个任务。
三、职业发展阶段目标以及实施措施
年龄发展目标主要活动与工作需要达到的效果16-21岁中级秘书，努力胜任在职业生涯中的角色，寻找发展机会1.学习专业基础知识2.积极参加社会实践3.增强个人体质1.各科成绩优良2.独立完成各项任务3.有良好的沟通能力4.提高英语表达能力5.获高级秘书资格21-25岁寻找可以长期发展的企业，担任高级秘书、涉外秘书工作1.坚持学习2.与同事合作完成工作任务3.主动工作1.掌握新知识2.掌握沟通技巧3.可以独立完成任务4.提高英语表达能力5.获涉外秘书资格25-35提高个人能力，充分发挥个人的作用1.确立主要工作范围2.提高个人决策能力1.学习领导能力2.培养解决问题能力3.负责、坚强、干练35-45尝试领导工作1.学会决策2.冷静处理各种问题1.善于沟通和管理2.家庭和睦向上45-55寻找新的角色重心，从事人才培养工作1.学习新知识2.学会管理科学1.独立制定工作方案2.独立担任培训工作55岁以后建立合适的闲暇生活方式，丰富个人生活1.加入社团活动，培养业余爱好2.担任社区志愿工作者1.宽容、热情2.支持公益事业3.有爱心
一、教学秘书在教学管理工作中应当具备的业务能力
（一）语言表达能力
教学秘书是二级学院教学工作的枢纽，既要思路清晰的思考问题，又要通过语言准确的表达出来。要条理清晰，言简意赅，甚至通过语音、语调的调整将棘手的问题化作简洁、生动、流畅的语言明确婉转的传达给听者，把难办的事情办好。因此，教学秘书语言表达能力的好坏直接影响外界对该学院的印象和教学工作的效率、质量。正如语言大师叶圣陶说：“谁的说话能力差，不仅是他个人吃亏，往往间接又造成社会的损失”。
（二）书面表达能力
教学秘书承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的书面表达能力，将领导的意图通过文字准确无误的表达出来，提高办事效率。
如：开学之初，二级学院各系会将本学期的教学组织活动计划上报到学院，教学秘书将其全部汇总并形成文字材料上报学院教学院长。期中教学检查结束后，各系把期中教学检查情况总结后上报到学院，教学秘书要整理上报材料，并根据材料中提供的数据，起草言语严谨、数字准确，实证性很强的文字材料上报学校。
除了整理、总结上报这些常规的文件外，还有一些临时性的文件需要上报。如：调停课的报告；临时使用教室报告；学校的临时通知根据学院的实际情况作调整形成文字告知全院师生等等。
总之，及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想都是二级学院教学秘书能否胜任工作的关键。
（三）教学相关文件、教学流程谙熟于心的能力
教学秘书在全院的枢纽作用要求他对学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程以及教本院各学科、各专业的基本知识和结构体系、教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配及学生正常毕业的学分要求都要谙熟于心，并及时提醒相关人员。熟悉教学各学期、各时段的常规性事务,做到事前有计划、计划有余地,相应的处理措施和解决方案要合乎情理,具有可行性和可操作性。只有这样才能做好教学院长的得力助手，才能胜任教学秘书的工作。还要具备接受信息敏锐性和一定的档案管理能力。教学秘书必须具有强烈信息接受的敏锐性和及时收集各种信息的能力,信息时代,谁能最快获得前瞻性的科研信息,谁就能占有先机,占据制高点,成为学科领军人物。
（四）熟练操作现代办公自动化技能的能力
教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。因此，熟练操作教学管理软件显得尤为重要。
由于教学秘书承担着大量的日常工作，每天要处理的各种文件、资料以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、课表编排、教学计划修订、教材订单编制等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。
二、教学秘书在教学管理工作中应当具备的行政管理能力
（一）沟通协调能力
教学秘书既要与上级教学科研管理职能部门联系，又要与本院(系或部)领导、教师、学生打交道，这就要求他们既要坚持原则又要懂得灵活处理，以协调各个方面的关系，保证教学科研工作顺利进行。
（二）组织调度能力
较强的组织调度能力。在教学管理活动中，教学秘书只有把各种要素、各个环节和各个部门看作一个有机整体，并设计出便于调控的工作程序，才能提高工作效率。教学管理工作头绪极为繁杂，为防止事务积压，教学秘书必须认清自己的职责范围，每天制订好工作计划，把当天要完成的工作记在记事本上，分清工作的主次关系，统筹安排完成工作的顺序，完成一项划掉一项，力求今日事今日毕。在此基础上，尽量争取把一些任务提前完成，使职责范围内的所有工作有条不紊，达到效率最大化。
（三）需要具有科学统筹管理的能力
所谓统筹，从表面意思看就是统一筹划。从步骤看应该有预测、计划、安排、实施、指挥、掌控，几个步骤。因此，教学秘书保持清晰的头脑非常重要。能够科学地进行统筹管理规划的能力，使繁杂的工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；同事也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项工作是做好教学秘书工作的基础。
三、严谨的工作作风及良好的心理素质
工作的原因使教学秘书有机会接触到考试试卷，这就要求教学秘书要具备严谨的工作作风和高度的责任感。
秘书处在完成常规任务如例议记录，新闻稿工作，考勤记录，资料整理。在总和整理之余，积极参与到各个职能部门举办的活动中，将活动总结记录保存，这里给大家分享一些关于2021团委学生会秘书处工作计划，供大家参考。
团委学生会秘书处工作计划1一.认真完成本职工作
秘书处的主要职能：
1、文书工作负责学生会会议记录，落实会议纪录标准。
2、考勤工作延续和改进考勤制度，继续施行例会一对一签到，调整签到方式以一种表格性质的名单来记考勤
3、新闻稿部分
1)、加强新闻稿件的时效性和规范性
2)、组织研究学习会议，参考往届学长学姐的文章，吸收精华，进步细化新闻稿写作流程工作。
二.积极参加学生会活动
由于院学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组、织活动时给予大力配合。方便部门之间的合作，
使学生会正常运行。
三.部内建设
培养锻炼干事能力：作为一个非职能部门，秘书处需要与各部紧密联系，参与到各部的活动中去记录并监督。因此，要全面提高秘书处的工作能力，必须全面培养内部成员，清楚的了解各部的职能和工作性质，树立同学们的全局性观念。为此，我们将实施以下措施：
1、培养秘书处同学对文字的把握和处理能力，定期对秘书处成员进行文字方面和电脑技术方面的培训。
2、分配活动时，尽量让秘书处每个干事都能全面接触学生会各方面活动，以便更好的促进秘书处成员对于学生会工作的整体把握
3、更积极创新的工作，创新不是一句空话，在任何一个工作细节都可以创新，而怎样保持创新在部门的成长中是成形后必须要注重的问题。
4，在确保效率和务实原则的前提下，将工作方法和任务进步明细化
5、组织与秘书处功能性质相对应的活动
秘书处成员通过参与其他职能部门的活动积累了大量成功举办各类活动的经验，为了更加锻炼秘书处干事以及方便以后工作的开展，秘书处希望今年能举办与自己部门性质相对应的活动。
总之，秘书处必将在总结以往经验的基础上，积极开拓，勇于实践，为学生会进一步的发展和成熟贡献自己的力量。在工作的具体实施中我们将
遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做的最好，同时请院领导及各位教师给予监督和知道，使我们的`工作更加完美。
团委学生会秘书处工作计划2新学期开始了，又开始了新的工作。俗话说“优越的开始是胜利的一半”，一个好的详细的学期工作计划也会带来一学期工作成效的刷新。学院团委秘书处将奋不顾身，本着为学院全体学生办事的态度和勤勤恳恳工作的精神，希望通过我们的尽力可以或许为团委增色添彩，在团委扶植历程中留下本身的影子。本学期我们目前的计划包括如下几项：
一、迎新生
新生是新鲜的血液，也算是每年9月初的一件大事，为了顺利欢迎新生，我们计划从以下几点做起：
1.开秘书处全体成员会议，转达迎新生精神。
即关切、爱护新学生，为他们尽职尽责办事，部门成员要互相赞助，帮忙组织搞好这次运动。
2.依照会议精神严格要求本部门成员，如果没有要紧事，尽量不告假，做好本身分内的事，如果方便，要赞助和帮忙其他成员做好工作。
3.常常和其他部门沟通，注意部门之间的互助，同时也注意与学生会成员的协同工作。
4.迎新事后的一段光阴内多关切关切新同学，赞助他们尽快尽好地熟悉情况、适应生活。
二、筹备工作
为了更好地完本钱学期的工作，首先做一些需要的筹备工作，具体内容如下：
1.开部门会议，研讨和总结以往工作的缺点和不够，并且细化到每一个人的不够之处，并想出办理法子，人人一起改正，配合提高。
2.常常和进入秘书处的新干事聊天，了解他们，赞助他们尽早熟悉团委工作，适应学生干部生活。
3.为执行好会议制度和签到制度，筹备好签到单和会议记录表。
三、工作
团委的制度与条例内容基础可以执行，但不停以来不是执行得很到位，秘书处抉择在本学期内通过一些步伐改良这一近况。
1.开会研讨改动的具体内容。
2.完善后，认真执行，使团委成为有规律有效率的集团。
四、看护、签到、会议、告假工作
1.看护要到位，细到每个部门，每个人，霉畚运动。
2.认真执行签到制度，并将霉畚运动或是会议签到存入档案。
3.执行好会议记录工作。
4.认真履行告假制度。
团委学生会秘书处工作计划3在过去的一年中，秘书处在完成常规任务如例议记录，新闻稿工作，考勤记录，资料整理。在总和整理之余，积极参与到各个职能部门举办的活动中，将活动总结记录保存，并建立了学生会考勤公示机制，为学生会的发展贡献了自己的力量。
一、工作定位及目标。
1、作好学生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作，将其整理并存档。
2、作好学术讲座及各个职能部门举办活动的报道工作，提高新闻稿质量。
3、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结，做好期末存档工作。
4、参与到各部的活动中去，做好活动流程及活动总结本学年工作计划。
二、认真完成本职工作秘书处的主要职能：
1、文书工作
负责学生会会议记录，落实会议纪录标准。
2、考勤工作
延续和改进考勤制度，继续施行例会一对一签到，调整签到方式以一种表格性质的名单来记考勤
3、新闻稿部分。
(1) 加强新闻稿件的时效性和规范性。
(2)组织研究学习会议，参考往届学长学姐的文章，吸收精华，进步细化新闻稿写作流程工作。
三、积极参加学生会活动。
由于院学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组、织活动时给予大力配合。方便部门之间的合作，使学生会正常运行。
四、部内建设。
培养锻炼干事能力：作为一个非职能部门，秘书处需要与各部紧密联系，参与到各部的活动中去记录并监督。因此，要全面提高秘书处的工作能力，必须全面培养内部成员，清楚的了解各部的职能和工作性质，树立同学们的全局性观念。为此，我们将实施以下措施：
1、培养秘书处同学对文字的把握和处理能力，定期对秘书处成员进行文字方面和电脑技术方面的培训。
2、分配活动时，尽量让秘书处每个干事都能全面接触学生会各方面活动，以便更好的促进秘书处成员对于学生会工作的整体把握
3、更积极创新的工作，创新不是一句空话，在任何一个工作细节都可以创新，而怎样保持创新在部门的成长中是成形后必须要注重的问题。
4、在确保效率和务实原则的前提下，将工作方法和任务进步明细化
5、组织与秘书处功能性质相对应的活动
秘书处成员通过参与其他职能部门的活动积累了大量成功举办各类活动的经验，为了更加锻炼秘书处干事以及方便以后工作的开展，秘书处希望今年能举办与自己部门性质相对应的活动。
总之，秘书处必将在总结以往经验的基础上，积极开拓，勇于实践，为学生会进一步的发展和成熟贡献自己的力量。在工作的具体实施中我们将
遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做的最好，同时请院领导及各位教师给予监督和知道，使我们的工作更加完美。
团委学生会秘书处工作计划4一、具体做法
8月份
由--×作为活动倡导人，进行活动效果预测，制定活动策划草案，送总经办审批;
统计愿意参加此次活动的人员名单。
9月15日
经总经办批准后，做好活动的准备工作。
(1)游戏道具和奖品的购买;
(2)购买活动中要吃的食品;
(3)提前电话预定a-miss的大包间;
(4)与公司总务联系安排活动人员的晚饭和用车。
9月16日
17：00召集活动人员去餐厅吃饭;
17：30准时从公司出发，到达目的地后开始活动。
22：00活动结束，安排将人员送回。
二、游戏内容
1、愚工移山
游戏道具：乒乓球(20个)、粗吸管(4根)、盆子(2个、用a4纸折叠便可)
游戏规则：用嘴巴含住吸管吸气，将10个乒乓球从a盆移入b盆，a盆、b盆相距4米，移动过程中双手不能碰球，否则犯规不算，要重新移取。最先移完10个球一方获胜(上好佳)。
活动人数：2人，安排两组。
2、“爱”字大比拚
游戏规则：将活动参加人员自由分为两组进行对歌比赛，每人各唱一句，所唱的歌中必须要有“爱”字，坚持到最后的一方获胜(恰恰瓜子)。
3、一双魔鬼鞋
游戏道具：胶鞋(1双)、一条长长的、滑滑的、活的小动物(保密)、
游戏规则：
两名表演者：由“自然显现”的方式产生，两人各自穿上一只胶鞋，其中一人穿的鞋里有小动物，两人穿好鞋后围绕场地走两圈，并且不能说话，要表现的若无其事。
其余人员：在以上两位人员行走时，注意察言观色，并作出选择：“谁的鞋里有东东?”，选对的给予奖励(棒棒糖)。如果受奖励人员超过半数，惩罚表演者唱一首歌。
4、夹气球
游戏道具：气球(4个)
游戏规则：将活动参加人员自由分为两组排成两队，每人将手背在身后，从第一个人开始用头和身体夹住气球传给下一个，逐个传递，最先传完的一组获胜。(口香糖)
三、活动经费
1、活动场地：a-missktv大包(独立卫生间)
20：00以前54元/小时
20：00以后144元/小时预计要400元以内。
2、活动道具及奖品：奖品控制在3元/个以内。
物品名称单价(元)数量单位小计(元)
乒乓球0.520个10
恰恰瓜子110包10
棒棒糖0.710个7
上好佳36包18
口香糖2.56个15
总计陆拾元整
活动所需的吸管可以在超市拿，无需购买。
3、活动食品：
饮料、瓜子、水果等，预计需100元。
团委学生会秘书处工作计划5新学期开始了，又开始了新的工作。俗话说“良好的开始是成功的一半”，一个好的详细的学期工作计划也会带来一学期工作成效的刷新。学院团委秘书处将再接再厉，本着为学院全体学生服务的态度和勤勤恳恳工作的精神，希望通过我们的努力能够为团委增色添彩，在团委建设过程中留下自己的影子。本学期我们目前的计划包括如下几项：
一、迎新生
新生是新鲜的血液，也算是每年9月初的一件大事，为了顺利迎接新生，我们计划从以下几点做起
1.开秘书处全体成员会议，传达迎新生精神。
即关心、爱护新学生，为他们尽职尽责服务，部门成员要互相帮助，协助组织搞好这次活动。
2.按照会议精神严格要求本部门成员，如果没有要紧事，尽量不请假，做好自己分内的事，如果方便，要帮助和协助其他成员做好工作。
3.经常和其他部门沟通，注意部门之间的合作，同时也注意与学生会成员的协同工作。
4.迎新过后的一段时间内多关心关心新同学，帮助他们尽快尽好地熟悉环境、适应生活。
二、准备工作
为了更好地完成本学期的工作，首先做一些必要的准备工作，具体内容
1.开部门会议，研讨和总结以往工作的缺点和不足，并且细化到每一个人的不足之处，并想出解决办法，大家一起改正，共同进步。
2.经常和进入秘书处的新干事聊天，了解他们，帮助他们尽早熟悉团委工作，适应学生干部生活。
3.为执行好会议制度和签到制度，准备好签到单和会议记录表。
三、《制度与条例》工作
团委的制度与条例内容基本可以执行，但一直以来不是执行得很到位，秘书处决定在本学期内通过一些措施改善这一现状。
1.开会研讨《制度与条例》修改的具体内容。
2.《制度与条例》完善后，认真执行，使团委成为有纪律有效率的团体。
四、通知、签到、会议、请假工作
1.通知要到位，细到每个部门，每个人，每次活动。
2.认真执行签到制度，并将每次活动或是会议签到存入档案。
3.执行好会议记录工作。
一、教学秘书的岗位职责及工作性质
“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理水平和质量直接影响教学工作效果，进而影响高校的根本任务――人才培养的完成。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。教学秘书的工作职责如下：
（一）协助相关领导做好教学管理相关工作。
教学秘书作为教学管理工作各环节的实际操作者，负责传达学校的教学工作相关通知及信息给各教研室或学生，并协助主管教学领导完成学校教学安排。协助领导完成相关教学管理文件、计划、通知、总结等文字材料的起草；对于教师或学生提出的各种意见或建议，及时汇总向主管教学领导汇报，确保及时解决问题并反馈给相关教师或学生。
（二）日常教学管理相关工作。
教学秘书负责各学期授课计划、各专业教学实施计划、教师授课进度的汇总和上报工作及任课通知单的制作及发放；负责教学行政历及学期课表编排、发放，协调安排教师的调课、停课及任课教师的更换；收集、反映教师关于课程安排等方面的意见；负责教学管理系统中本系各相关数据信息的登统、上传工作；负责协助教研室落实教材、讲义和教学参考资料等工作；协助辅导员做好教材的发放；负责核算并上报本系教师工作量、教师业绩工资计算工作；协助系领导做好毕业实习、毕业论文的布置、检查、评价等工作；协助领导及各教研室主任对任课教师的教案进行检查，并收集整理教案检查表；负责信息采集平台资料的上报；负责汇集和保管学生评教调查表和教师评教调查表，并认真做好汇总；日常教学值班及检查等工作。
（三）考务学籍管理相关工作。
负责学生各种考试的考务工作及学生成绩的统计、制表和上报；负责学生学籍相关工作，负责学生信息的收集、毕业证发放等工作。
（四）教学相关文件资料的归档保存工作。
负责汇集和保管学院（系）各专业教学计划、各课程教学大纲；负责各专业实验计划的汇总、上报工作及实验教学日志、实验安全记录表和实?安全措施执行记录表、实验（训）室实验（训）记录表、实验实训报告等表格的收集整理归档；负责本系专、兼职教师的档案资料整理工作；负责教学过程中其他一切相关资料的整理和归档。
二、教学秘书应具备的工作素养
教学秘书在教学管理中具有不可忽视的作用，教学秘书工作完成状况，直接关系到整个学校的教学管理工作效率。如果教学秘书没有对自己的工作职责与人物形成正确的认识，那么必然会影响管理工作的有效开展，从而影响学校的教学质量。所以，要保证教学管理工作的顺利进行，教学秘书就要在清楚认识工作职责与作用的基础上，不断提高自身的综合素质，这样才能满足社会的发展需求。在教学管理工作中，教学秘书占有很重要的位置，是高校教务系统与二级学院之间、教师与学生之间的枢纽。教学秘书的素质与能力，直接影响教学管理水平，对于稳定教学秩序、提高教学质量起着重要的作用。
（一）爱岗敬业，认真做好教学管理工作。
教学秘书工作是全校教学管理工作的基层，其工作的完成效果直接影响着院系教学活动的质量，因此，教学秘书要充分认识到这份工作的重要性，以为学校教学提供优质的服务作为立足点，以饱满的热情投入工作，将此项工作作为自己的事业打拼，兢兢业业，积极努力，爱岗敬业地做好每一项工作，树立良好的职业观、人生观和价值观。
（二）加强教学管理相关专业知识的学习。
高校的教学管理是有序的、不间断的一个过程，具有鲜明的周期性和较强的时间性，对于其中的每一个环节所对应的每一道程序，教学秘书都必须结合学校相关教学管理文件要求深入钻研，掌握教学管理活动的流程，增强业务能力，对突发事件能够做出及时的反应并将问题加以解决；必须有较强的社交表达能力和专业基础能力，对课程之间的联系做到心中有数，还要熟练掌握各种管理办法，抓重点，分轻重，有计划、有步骤地开展工作，做到忙中有序，不急不躁地解决各种问题。所以，勤于学习和善于学习是教学秘书做好本职工作的必备条件。
（三）增强服务意识，不断提高教学管理水平。
教务工作是学校教学管理工作的基石，同时是一项服务性的工作，这就要求教学秘书必须坚持以学生为本，围绕教师的教学和学生的学习开展各项工作，把真心服务师生作为工作的出发点，做好各项行政服务工作。在实际工作中，或多或少都会遇到些困难，这就需要教学秘书在日常工作中深入了解不同群体的需求，对存在的问题及时解决，要牢固树立教务无小事的理念，虚心听取意见，对存在的问题耐心地解释，增强服务意识，力求做到为院系领导服务，为教学科研服务，为师生服务。
（四）高度的工作责任心和强烈的事业心。
教学秘书是在教学最前线的人员，其工作有着范围广、事情杂、任务重的特点，同时还需要协调好教与学、学与管之间的关系，这些烦琐的工作在整个教学管理过程中起着十分重要的作用，这就需要教学秘书有乐于奉献的精神、强烈的责任意识，保持高度的工作热情和乐观的态度，勇于吃苦，全身心地投入工作，事无巨细，每一项工作都要一丝不苟地完成。比如教学计划的调整、教材的征订工作、期末学生考试安排等，教学秘书要抱以严谨的工作态度，从而更好地履行管理育人的职责。
（五）需要一定的档案管理知识和现代信息化知识。
教学秘书在日常工作中需要对学生的成绩档案、毕业设计报告、教学计划、教师科研材料和其他各种与教学有关的文件进行存档，这就需要教学秘书具备一定的档案管理知识，这样才能对各种档案进行分类、编号后加以管理，以便后期需要相关材料时不会出现无从下手的情况。现在社会科技飞速发展，教学管理水平随之不断提高，教学秘书的很多工作则慢慢向信息化处理靠拢，因此，教学秘书还要熟悉与教学管理相关的各种软件，掌握基本的信息化办公软件使用方法，从而更好地适应当今社会发展需求，同时对自身的教学管理工作加以改善。
综上所述，随着我国教育体制改革的不断深入，教学管理工作变得日益复杂。要不断提高教学秘书的综合素质与能力，发挥其在教学管理中的作用，这样不仅可以有效提高学校的工作效率，还可以促进学校教学质量的提高。社会不断进步，要求高校输送更多的优秀人才。高校教学秘书在高校教学管理中占有很重要的地位，要求教学秘书认清职责，加强学习，勇于创新，不断提高自身素质，为高等院校的发展做出更大的贡献。
三、高校教学秘书在教学管理中的作用
当前高校教学秘书作为高等学校教育教学中一个不可或缺的角色，在学校日常工作中起着承上启下的作用。教学秘书的主要工作职责是协助学院办公室主任做好学院的各项行政工作，其工作内容涉及文件、信息、资产管理；组织大型行政工作会议的记录，起草或下达学院通知；督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况并将情况及时反馈给领导；接待来学院咨询、访问或调研的学生家长、教职工家属或其他外单位人员；处理各种突发事件等学院行政工作的方方面面。高校教学秘书在教学管理中处于最基层，在日常工作中需要经常与教师和学生接触，因此成了连接教师、学生和教务三者之间的桥梁，具有沟通和协调的重要作用。教学秘书在教学管理中的作用如下：
（一）服务的作用。
教学秘书是教学过程中各个环节顺利展开的重要保障。教学秘书的工作贯穿于教学过程的各个环节，从教学处生成教学任务、下达到各院系等教学单位，到教学单位对教学任务进行安排实施，以及教学任务结束后对教学成果的考核验收，都离不开教学秘书的安排、督促、检查与总结。
（二）主管领导的助手和参谋的作用。
教学秘书是主管教学领导的重要助手与参谋。教学秘书作为教学管理一线的基层管理者，不但要为广大师生提供服务，而且是学校和院系之间的联络员，教学秘书的岗位职责决定了教学秘书参谋和助手的身份。这就要求教学秘书明确定位岗位职责，做好领导的助手与参谋，做好本部门的日常教学管理工作。在日常教学管理工作中，教学秘书不应该成为单纯的干活机器，而要主动思考、主动解决问题。比如，教学秘书对教师教学情况，教学计划在实施过程中出现的问题，学生对教学工作的意见与建议及通过教务处反馈得来的各类教学信息，要及时地加以收集、综合、整理，并将结果提交给领导以供教学管理之需。
（三）桥梁与枢纽的作用。
教学秘书是学校与院系、院系与各职能处室、教师与学生、教师与辅导员之间的桥梁。教学秘书在教学管理中发挥着承上启下、上传下达的重要作用。?W校的重要通知文件通过教学秘书转达给院系相关领导，同时院系通过教学秘书与各个职能处室进行联系，上交各种请示总结等材料。教师与学生、教师与辅导员的联系大部分也是通过教学秘书完成的，如某位教师因故需要调课，向教研室及院系领导提出申请后，通过教学秘书通知给辅导员和学生，学生对教师的意见和建议也是通过教学秘书传达给任课教师的。
（四）研究和监控作用。
教学秘书作为基层管理者，还要协助院系领导对教师的教学过程、教学质量进行监控。这就要求教学秘书对各专业的教学计划了解熟悉，在教学过程中协助院系领导对各专业教学计划的执行情况、教师的教学质量和教学效果进行检查，同时还要对学生的学习效果进行评估，针对自己所了解到的具体情况进行总结、分析和研究，积累好的经验教训，研究分析出现的问题，一方面能够促使自我在教学管理工作中形成意见，取得进步，另一方面能够对院系的教学管理、教学手段和教学方法提出建议，汇报给院系领导作为其具体解决措施的一个参考值。充分地发挥这一方面的作用，需要教学秘书在平时养成多看多学多思的习惯，通过参与实际，将理论与实践相结合，不断地累积经验，思考具体问题后得出自己的见解，借以提高自身业务水平，同时保证教学秩序正常进行，进一步提高院系的教育教学质量。
（五）组织协调作用。
在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、兼顾性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生结业资历审查、结业证书和学位证书管理、核计教师工作量及教学津贴等，都要由教学秘书组织完成。同时，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、沟通讯息、改善关系、互通环境、合理兼顾的作用，其协调职能阐扬得如何将对院的教学活动产生直接的影响。
（六）档案建设作用。
教学秘书的工作是琐碎、复杂的，从教学活动的不同角度和各个环节出发，每天除要收集大量的教学文件、各类教学文本外，还要收集和装订学生的试卷、毕业论文。很多教学资料信息都具有很强的时效性，这些教学资料不仅对过去具有收藏价值，对现在具有指导意义，而且对未来具有参考价值，对各环节教学工作具有良好的指导和借鉴意义，更是本科教学评估的原始素材。教学秘书必须及时、准确、高效地收集和汇总各类原始的教学信息和资料，建立教学档案。
一、先进单位（55个）
郑州市计划生育协会
新密市计划生育协会
洛阳市计划生育协会
洛宁县计划生育协会
安阳市计划生育协会
林州市计划生育协会
鹤壁市计划生育协会
浚县计划生育协会
濮阳市计划生育协会
濮阳县计划生育协会
台前县计划生育协会
清丰县计划生育协会
新乡市计划生育协会
辉县市计划生育协会
延津县计划生育协会
封丘县计划生育协会
焦作市计划生育协会
沁阳市计划生育协会
修武县计划生育协会
许昌市计划生育协会
禹州市计划生育协会
长葛市计划生育协会
鄢陵县计划生育协会
襄城县计划生育协会
漯河市召陵区计划生育协会
临颍县计划生育协会
舞阳县计划生育协会
平顶山市计划生育协会
郏县计划生育协会
商丘市计划生育协会
睢县计划生育协会
虞城县计划生育协会
周口市计划生育协会
项城市计划生育协会
太康县计划生育协会
淮阳县计划生育协会
扶沟县计划生育协会
商水县计划生育协会
郸城县计划生育协会
驻马店市计划生育协会
确山县计划生育协会
泌阳县计划生育协会
遂平县计划生育协会
信阳市平桥区计划生育协会
南阳市计划生育协会
南阳市卧龙区计划生育协会
南阳市宛城区计划生育协会
镇平县计划生育协会
淅川县计划生育协会
唐河县计划生育协会
内乡县计划生育协会
中原油田计划生育协会
汝州市计划生育协会
永城市计划生育协会
邓州市计划生育协会
二、先进个人（73名）
杨占国郑州市计生协秘书长
赵黎郑州市金水区计生协秘书长
李志坚荥阳市计生协秘书长
吕彩现新密市计生协秘书长
陈卫星开封市计生协副会长
孟军阳开封市计生协秘书长
王远业洛阳市计生协秘书长
杨连生洛阳市洛龙区计生协秘书长
赵永文洛宁县计生协秘书长
马庆福安阳县计生协秘书长
张梅英林州市计生协副会长
马庆福安阳县计生协干部
董国良鹤壁市计生协副会长
文冰浚县计生协秘书长
刘香云濮阳市计生协副秘书长
赵雪改清丰县计生协秘书长
王晓青濮阳县计生协秘书长
李宗荣台前县计生协副会长
司学忠新乡市计生协秘书长
赵顺利辉县市计生协副会长
李爱军延津县计生协副会长
鹿红岩封丘县计生协干部
范建军焦作市计生协秘书长
刘怀梅沁阳市计生协副会长
金喜军修武县计生协副会长
李香清武陟县计生协副会长
王素敏许昌市计生协秘书长
马彩红禹州市计生协秘书长
邢俊玲鄢陵县计生协副会长
田国良襄城县计生协秘书长
闫建国长葛县计生协秘书长
杨记香漯河市计生协副会长
崔平漯河市计生协秘书长
史慧舞阳县计生协副会长
张志敏平顶山市计生协副会长
赵永伟平顶山市计生协秘书长
董胜利郏县计生协副会长
李建璋商丘市计生协会长
王岩商丘市计生协宣传科科长
付炳坤虞城县计生协副会长
马俊华商丘市梁园区计生协秘书长
李凯睢县计生协秘书长
麻文军周口市计生协副会长
张锦亮项城市计生协副会长
方玉明淮阳县计生协副会长
徐克军扶沟县计生协副会长
宗振海太康县计生协秘书长
李雪莲郸城县计生协秘书长
赵静商水县计生协干部
贾国刚驻马店市计生协秘书长
张志敏泌阳县计生协秘书长
孙伟遂平县计生协秘书长
张新印确山县计生协秘书长
王保华汝南县计生协副秘书长
包文森信阳市计生协会副会长
付善国信阳市平桥区计生协秘书长
张耀军南阳市计生协副会长
张秀丽南阳市卧龙区计生协秘书长
惠志亮南阳市宛城区计生协秘书长
张宏伟镇平县计生协副会长
柴红霞唐河县计生协秘书长
李振森淅川县计生协秘书长
郭鹏三门峡市计生协副秘书长
李建忠济源市计生协秘书长
陈德山河南油田计生协副会长
孙云利中原油田计生协秘书长
郭怀亮兰考县计生协副会长
朱改朝汝州市计生协副会长
何世霞滑 县计生协副会长
李卫红长垣县计生协秘书长
高强邓州市计生协秘书长
【关键词】秘书工作 时间管理 工作职能
在我国有一个特殊的职务就是秘书，秘书工作是一种社会职业。所谓秘书就是助手的意思，因此秘书所发挥的职能就是助手的职能。在上个世纪我国的秘书工作具有一定的规范性，工作目标和工作内容都有一定的范围。随着经济体制的改革，尤其是上个世纪的80年代，秘书工作随着改革开放，也发生了很大的变化。秘书管理的科学化及工作效能都发生了根本的变化。助手、参谋成为新时期秘书工作的新角色。如何实施科学化的秘书工作管理，成为新时期秘书工作的新课题。如何实现秘书工作的科学管理，下面笔者将自己的思考谈一谈。
一、正确理解秘书工作的职能
秘书在日常的工作中要摆正自己的位置，将工作中领导的意图领会清楚，并按照领导意图将工作做好。随意更改领导的工作内容、随意改变领导的意图都是不允许的，这是有违职业道德的表现。秘书工作允许创新，但是要在依从领导意图基础上进行创新，在充分领会领导意图的基础上进行创造性的发挥。创新和创造性都要在体现领导意图的前提下完成，否则就不是一个称职的秘书。秘书工作除了服务功能外，参谋功能也是主要的。在新时期的新环境下，秘书工作也要以参谋功能为主。在工作中多给领导提建议，为部门工作献策。工作中的情绪控制也是一个主要方面，不能因为自己的情绪影响工作的效果。
领导的决策永远是秘书工作的核心内容，秘书要围绕这个核心工作进行自己的工作开展。秘书的工作是站在领导身后面的人，是领导影子遮蔽下的工作人员。工作内容是被动的，但是工作态度是积极主动的。秘书要把工作做成主动型，需要秘书具备一定的工作能力和工作艺术。秘书需要具备领导者的眼界，善于掌控全局，了解全局性的工作视野。第二是要熟悉阶段性的工作任务，和领导保持工作中心的一致性，正确处理工作内容，了解手头工作的轻重缓急，能够将复杂的事情理顺好，保证工作的顺利开展。最后是要领悟好领导布置工作的内容，分析清楚领导工作的情况和思路，帮助领导将每一项工作落到实处。最后是要善于积累资料，善于将工作内容做好记录，保存好工作档案，为工作的开展建立备忘录。秘书具备了这些素质就是很好地完成了工作职能。
二、秘书的时间管理
秘书的大部分工作是为领导工作服务的，给领导工作日程做好安排，并能及时提醒领导按照工作计划完成工作。时间就是金钱，时间就是效率，在信息技术大爆炸的年代，时间观念在每一个人的心中都异常强烈，所以秘书工作的时间观念比别人要更强。首先是要管理好领导的时间，这是秘书工作的重要职责。帮助领导做好工作日程时间的控制，做好工作内容的时间安排，这是秘书工作的重要构成部分，不能有丝毫的马虎，否则容易造成重大的失误乃至于损失。秘书能够有效控制领导的工作时间，为领导工作效率的提高做好准备。秘书工作的有效性可以从如何帮助领导把握时间开始，不使领导陷入不必要的琐事纠缠中，从而提高工作效率。比如为领导制定工作时间表，做好工作计划表，这些都是帮助领导掌控时间的行为，也是工作有效性的保证。但是在实际中，秘书工作没有将领导的时间管理作为工作的主要内容。其中的原因不只是秘书的责任，一些领导者自身的时间观念也是一个重要的影响因素。陈旧的时间观念影响日常的领导和管理工作，搁置一些工作导致时间的拖延，进而影响工作效率。
秘书管理领导的时间要注意有序性，科学安排领导的工作内容，保证领导工作的合理有序，不使领导穷于应酬忙于周旋。上级部门的工作安排、本部门的工作安排，这是秘书要帮助领导控制时间的主要方面。秘书要了解上级领导的工作精神，又要领会本部门领导的工作意图。这样可以更好地把握领导工作的内容和时间安排。
秘书还要为领导争取可以控制的时间。领导的时间可控性是随着职务的升高而减少的，也就是时间受制于他人的问题随着职务的高升而控制的力度减弱。秘书要帮助领导将不可控的时间变成可控时间，这样才是一名领导能力的体现，也是提供工作效率的关键。秘书要将工作时间表和工作计划表的拟定工作作为一项作用内容，实现和帮助领导将不可控时间变成可控时间。将时间表中的重要工作内容做好标记，同时要做到简洁明了，让领导一目了然，不能繁琐和复杂化，影响领导的判断。为领导的时间控制做好安排，做好实现工作目标的计划。拟定工作清单、制定时间标准表、填写好目标工作管理卡，标明隶属工作单位、职位、工作计划、预期进度、自我追踪、考评等内容。
三、做好秘书工作要提升个人素质
秘书是工作在领导身边的人，既要服从领导，又要为领导做好参谋。这是秘书工作的性质决定的。一名合格的秘书要具备德行操守，德才兼备是一个秘书必须要具备的素质。如果工作中失德，必然失范，那么所造成的后果是不堪设想的。秘书是工作在权力中心的人员，没有很好的德行操守是不能独善其身的。秘书工作的无确定性，使得秘书个人生活也会受到很严重的影响。正确处理个人和集体、自己与领导、工作与家庭之间的关系也是秘书能力的体现。
秘书工作的科学管理影响之大，是秘书自己要认真思考的问题。德行品质，自身素养，领导时间控制，职能体现等，都应该成为秘书工作的主要内容。科学管理秘书工作可以对领导工作效率产生重大的影响，所以这是需要秘书具有的使命感。
参考文献：
[1]李桂凤，李玉福.秘书实现参谋职能应具备六种意识[J].秘书之友，2013.
关键词：化学与环境学院；本科教学秘书；拔尖创新；人才培养
当今世界综合国力竞争和经济社会发展主要依靠科技进步与创新，本质上是人才的竞争与发展，是教育领域培养拔尖创新人才的竞争。我校瞄准社会发展趋势和国家人才培养需求，将人才培养目标定位为“培养具有领军和领导潜质的人才”，坚持“强化基础、突出实践、重在素质、面向创新”的本科人才培养方针，着力培养面向未来发展，富有创新潜质，具备团队精神，善于学习实践的高素质拔尖创新人才。在此基础上，学院本科教务秘书已从单纯的处理日常事务向参与教务和教学管理的转变，在人才培养理念、人才培养模式、管理与运行机制方面进行一系列实践，取得了一系列成效。
一、学院教务秘书基本工作内容
学院教务秘书平时的工作琐碎而繁多，包括协助院系领导制定培养计划、落实日常教学和实验实践工作、各类教学考核工作、学籍管理、成绩管理工作、毕业设计工作，学位资格审核工作等。若教务秘书只满足于做这些工作，那就是简单的操作者、执行者。要在拔尖创新人才培养上做出特色，不但要与学院其他部门和外校教学管理人员进行沟通交流，还需要考虑学院专业特色及培养方式，对教务管理有宏观把握并对高校教育政策改变有所研究。
二、 我学院教务秘书的工作特色
我学院共分为环境科学与工程、应用化学和化学三个专业，这三个专业在拔尖创新人才培养中，强调“牢固地掌握本专业必需的化学、数学、物理等自然科学基础知识”，“系统掌握工程力学、机械设计、计算机应用基础等现代工程技术基础知识”，加强“出色的实验动手能力”的培养。目前学院本科学生要在大一大二两学年学完自然基础类课程（自然科学类、人文社会科学类、工程技术类）和部分学科基础类课程，大三大四则加强学科专业课程学习，打破专业限制，允许跨小专业选课；理论课合并减学时、实验实践学时增多20%，每年实验实践类课程达到46800人学时。同时我学院还承担了全校的《大学化学》、《环境保护与可持续发展》、《化学大师与化学发展》课程，其中《大学化学》实验年教学学时总数为66000人学时。
面对这样庞杂的人才培养和教学管理，学院教务秘书不但要了解学院四大化学等课程的基本知识、结构体系，还要了解各门课程教学大纲的要求和各门课程之间的联系，逐步建立适应拔尖创新人才培养工作要求的知识结构。只有掌握教学过程和教学规律，熟悉本学院的专业定位、专业特色、培养目标和培养计划，从全局上掌握工作的主动权，才能做到与时俱进、不断提高。
三、 教务秘书在人才培养方面所起的作用
1、人才培养理念上的改革和创新
在人才培养上，对于教务秘书而言首先关注的是人才培养理念上的改革和创新。作为学院教务秘书在人才培养计划调整初期协助各个专业主任调研了美国工科排名前十所大学化学、环境工程学科以及国内知名工科院校（专业排名前十）的教学体系，并进行汇总研讨。
通过调研可以发现上述大学和学科在人才培养上强调深厚的数理基础，拓宽专业基础的学习，注重科研实践能力的训练。各个学校均有各自的特色，比如哈佛制定了一套严格的，知识结构合理的培养计划，并崇尚百家争鸣，学术自由；牛津则推崇导师制，学生以跟从导师研习为主；MIT则强调整体环境的教育作用，提倡课堂内外学习并重，认为有意识，有节制地减轻课堂学习负担，可以使学生有较多的时间用于计划和思考。与之相比，面对化学、环境专业发展日新月异，结合我校航空航天特色，在人才培养理念上不但要参考国内外一流大学的课程设置，还需要加大培养过程的改革力度，加快提升创新型人才的培养能力。
通过广泛调研，学院教务秘书对学院人才培养理念有较为清晰的认识。在修订审阅培养计划过程中，学院教务秘书结合本学院人才培养计划运行的实际情况，汇总授课学生和教师对培养计划的建议；熟知国家教学指导委员会对专业培养计划的要求；把握学校对人才培养规划和未来实行完全学分化、弹性学制引入而产生的变动；及时和教学督导组、培养计划审阅组做好沟通，并通过新生入学教育对人才培养计划进行解说。
2、人才培养模式的改革和创新
在人才培养模式改革方面，我学院学生在入学后结合自身特点和专业兴趣可制定个性化学习方案。低年级进行以数理化基础为核心的自然基础类课程和部分学科基础类课程学习，采用导生制加以配合（优秀高年级学生辅导低年级学生），提高学生对专业的认识和兴趣培养。高年级则利用学院及中关村地区优秀的教师教学资源，实施创新团队导师制，在学习专业基础知识的同时进入导师的科研团队，利用导师的实验室资源加强对学生的培养。对学院教务秘书而言需要组织大量的实验实践活动，协同教学院长和各专业教学主任制定一系列具体实施细则，保证学生能得到全面的科研训练。具体体现在以下几点：
①实验实践活动安排
学院的实验平台在服务全校《大学化学》实验教学和部分外专业学生毕业论文实验的同时，面向全学院300余名本科生和研究生开设专业基础实验，以及交叉学科自主创新实验。此外，所有实验室面向全校大学生科技创新活动开放，每年为约140余名学生进行部级大学生创新性实验计划、挑战杯科技竞赛、大学生创业计划和冯如杯学生课外学术科技活动等提供实验平台。
这就要求教务秘书在实验实践活动安排时充分协调各个实验室的开放能力，时间编排上要灵活。《大学化学实验》《无机化学实验》《有机化学实验》《仪器分析实验》等涉及院系多的实验可以在课表上安排具体实验时间；专业特色、自主创新实验在学院教学网站上可进行预约，由学生自行选择实验实验、实验内容，做到延长开放时间，全面开放实验室。如此安排既保证了为公共课、专业基础课实验安排出足够的时间，也充分考虑学生个人需求，形成多元、开放的拔尖创新实践教学体系，更符合目前提倡 “以人为本”的教育观。
②学生创新科研活动组织与实施
我学院拥有强大的科研资源、汇聚了最先进的实验设备、最前沿的科研课题，把科研资源融入本科学生创新科研活动中，是我学院拔尖创新人才培养的重大改革。从我学院组织申报及评审学生科研创新项目起，全院公布项目名额，并帮助学生联系导师进入实验室加入科研团队。在形式设定上，教务秘书邀请督导组和相关方向的骨干教师担任评委，投票决定立项项目并上报学校预备外院专家函评；在组织立项、中期和结题答辩工作中，经过实践证明采用项目团队形式进行答辩更为科学，可做到项目组全员参与科研训练；此外所有答辩均采用背靠背模式，创新训练团队导师不担任评委，教务秘书根据提交的科研方向邀请相应评委，保证了评审的公平性。
通过全员覆盖的学生创新科研活动训练，我学院本科生科研创新能力突出，共获得全国大学生“挑战杯”科技竞赛二等奖1项，北京市大学生“挑战杯”科技竞赛特等奖1项，北京市化学实验竞赛一等奖2项，二等奖与三等奖10余项、校冯如杯一等奖6项的优异成绩，并发表高影响因子学术论文5篇，获得校级优秀毕业论文6人次，北航金质奖章1名。
3、管理与运行机制的创新
①学生评价与专家评价并重的综合评价机制
学院坚持人才培养为核心，重构质量评价体系，建立学生评价与专家评价并重的综合评价机制。学院教务秘书重视学生评价的主体作用，定期组织学生对课堂教学、教材选择、实验教授等方面进行不记名评价，听取学生对教师的授课意见，汇总评价结果和授课意见并直接反馈学院教学院长、专业教学主任、督导组和教代会。
协助院领导成立学院教学督导组，结合学院具体情况制定学院督导组工作条例，邀请校院两级督导组共同参与教学质量与教学规范管理，对每位新进教师和学生评价分数较低的课程进行听课督导，对学院的本科教学各个环节进行监督。协助组织学院专业课程教学法研讨交流会、申报奖教金和教改项目、讲课竞赛，示范教学、等活动，保证学院整理教学质量提升。
②国际化的拔尖创新人才培养
国际化是为提升学生的跨文化国际沟通和交流能力而搭建的平台，是拔尖创新人才培养的重要手段之一。学院开放所有学术报告（邀请包括诺贝尔化学奖得主、引智平台首席科学家、科学家、Science杂志国际出版总监等享誉国际的科学名人来访进行讲座），由教务秘书及时通知学生各项学术活动情况，并吸纳学生作为学术活动志愿者，为学生营造开放、多元的教育环境，开阔学生的视野，为人才培养个性化发展提供更广阔的空间。此外组织学生申报与欧美国际一流大学的本科生交流互换项目，互认课程体系；要求参加对外交流的学生回国后提交国际交流感想、国外学校培养计划，相关课程教学大纲、试卷等教学资料，丰富学院教学资源。
③打造拔尖创新人才培养的收官之作
对于本科人才培养来说，毕业设计是整个培养过程的收官之作，也是落实本科教育培养目标的重要组成部分。毕业设计培养学生的综合运用所学知识和技能，理论联系实际，独立分析，解决实际问题的能力，使学生得到从事本专业工程技术和科学研究工作的基本训练。
在毕设动员之初，教务秘书要先行面向全学院教师征集毕设题目，并上报督导组审核，并公布学院毕设题目并通知学生开始选题（毕设题目总数应超过学生人数即超额选题，保证给学生选题留有充分的余量）。在选题中采用师生互选的人性化管理，需导师亲笔签字确认并上报汇总到教务秘书手中，最后上网公示后按最终意见上报教务处。
在毕设实施过程中，学院教学秘书结合以往毕设工作经验，采用毕设小组教授负责制，将毕设题目按照科研方向进行分类，针对每个科研方向组成由2-3名责任教授、3-5名副教授、多名讲师组成的毕设小组。开题环节检查研究主题、文献依据、实验方式选择和数据准备等方面保证学生毕设项目的顺利进行。中期检查环节根据已有的实验结果提出具体的研究指导，特别就研究过程的严谨与表述的规范提出指导意见。结题答辩环节考察学生掌握专业的基础理论、基本技能、方案论证的能力，综合运用所学知识和解决实际问题的能力，口头科研汇报和科研论文撰写的能力。
总之，化学与环境学院本科教务秘书围绕拔尖创新人才培养进行了持续、深刻、系统和务实的探究，形成了一套具有学院特色、时效性和可行性的教学管理经验，为下一步学院发展成为教学理念先进、师资队伍优秀、实验平台一流的理工科本科专业贡献力量。
[参考文献]
[1]屈滨，赵延军，教学秘书在学院创新式教学管理中的作用[J]，河南理工大学学报（社会科学版），2008
[2]李容荣，探讨地方高校二级学院教务秘书的服务意识[J]，教育实践研究，2011
[3]潘淑娟.高校教学秘书必备素质研究[J]，吉林省教育学院学报，2009（03）
中图分类号：G46文献标识码：A
Teaching Secretaries' Duty and Function in Basic
Teaching Management in Colleges
LEI Jing
(Commerce Department, Guangzhou Industry and Commerce Vocational and
Technical College, Guangzhou, Guangdong 510850)
AbstractCollege teaching management is the key point for the normal operation of the teaching activities, as basic teaching management personnel, teaching secretary is an important strength for safeguarding the teaching work smoothly. This paper analyses the teaching secretaries' duty and function in basic teaching management in colleges, and offer proposals of how to give full play to its function.
Key wordsteaching secretary; teaching management; function
1 高校教学秘书工作岗位职责
教育部《高等学校教学管理要点》(教高司[1998]33号)指出：“系(院) 可设教学秘书和教务员，在教学系主任(院长) 领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。它明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围，可以看出高校教学秘书不是决策者，而是决策者的参谋、助手和执行者。笔者认为高校教学秘书在基层教学管理中的主要职责包括以下几个方面：
一是教学计划管理，包括在系部的领导下，根据学校的要求，协助制订或修订各专业的教学计划；在每学期结束前，根据教学计划，安排下一学期的开课计划(包括课程、实习、毕业论文和其他教学环节)；配合教研室，安排本系教师的教学任务，并落实开课教师。
二是教学运行管理，包括组织、指导学生选课，落实学生选课结果；编排课表，落实任课教师及上课学生名单，配合教务处安排各门课程的上课时间、地点；向本单位任课教师提供上课学生名单和成绩登记表；负责日常的调课事宜；做好本单位教师教学工作量的统计工作，并及时上报学校教务处。
三是教材管理，包括根据开课计划，组织本单位教师预定各门课程的教材和参考书，经教学部门领导签字同意后及时送教务处教材科；办理本单位教师讲义、参考材料、试卷印刷的手续；开学前一周检查各门课程教材、讲义到位情况；配合教务处教材科核算教材费开支情况。
四是学籍考务管理，主要负责本单位学生注册、统计、编班、编制学号，配合教务处处理学生学籍异动；管理本单位学生的学籍档案，出具本单位学生的各类学籍证明；学生考勤情况统计，每月定时公布；组织本单位范围内的各级各类考试，安排考试时间地点和监考教师，做好其它考务工作；按时收集各课程成绩单，指导或协助教师及时准确将课程成绩提交教务成绩网；协助教务处做好学生的毕业资格审查，填报毕业班学生的各类统计资料报表。
五是教学信息管理，教学秘书深入课堂、实验室，参加各项教学研究活动，参加教学工作座谈会，了解教学情况，收集师生对教学的反馈信息；积极参与组织评教评学活动，收集整理各种评估信息；负责课程档案、教学管理档案的建设和管理。①
2 教学秘书在基层教学管理中的作用
教学秘书是高校教学管理的基层管理者，在行政上受所在系部的领导，业务上由教务处指导，在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用。他们既是教学部门领导的得力助手，又是教学管理信息上传下达的桥梁，同时也是联系师生、教务处以及各部门的纽带。但是，长期以来，人们对教学秘书工作的重视程度还很不够。② 因此，正确认识教学秘书在基层教学管理中的作用是十分必要的。
2.1 参谋与助手的作用
教学秘书根据教学部门领导的工作要求，协助完成教学管理的各项任务，保证日常教学井然有序，促进各项教育教学活动的健康发展。教学秘书及时地向系部领导和教学部门反馈计划实施过程中出现的情况和问题，研究新方案，给领导多提出合理化的好建议，使教学部门领导和教务处对出现的问题能及时做出相应的对策。所以，教学秘书既是决策的执行者，同时也是教学部门领导的参谋与助手。
2.2 协调与沟通的作用
在教学管理过程中，教学秘书是高校教学管理部门与具体教学单位之间的纽带，是师生沟通的桥梁，处在教学运转的中心枢纽地位，起着不可替代的协调作用。整个教学管理活动是包含着许多活动的一个呈网络关系的复杂系统，教学任务的完成必须由许多部门共同合作，教学秘书必须协调教务处、各院系、各科室,以及教师和学生之间的各种关系，把教务处的教学指令与本系实际相结合，把各项教学任务落实好，创造一个和谐、有活力的环境，稳定和提高教学质量。
2.3 服务与管理作用
教学秘书从事的主要是教学管理工作，也就是为与此相关联的各个环节进行服务。这项职能包括教学计划管理、教学运行管理、教材管理、学籍管理和教学信息管理。它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，都在紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，以保障教学活动正常、有序地开展。
2.4 检查督促作用
教学秘书定期或不定期地检查各个教学环节的落实情况，协助检查教学质量、评估教学效果，并根据所掌握的情况进行总结和研究，积累经验教训，研究分析问题，在教学管理中形成自己的建议和意见，督促教学计划的顺利完成，促进教学工作取得新进展。③
3 提高基层教学管理水平，充分发挥教学秘书作用
随着我国高等教育的快速发展，高校对教学管理水平的要求也在不断提高。在各高校形成一支既懂教学管理基本理论，又熟悉本部门专业建设情况，更善于开拓创新的教学秘书队伍，无疑是顺应高等教育发展的必然选择。因此，必须从外部环境创设和教学秘书自身素质建设这两种途径着手，提高教学秘书工作质量和基层教学管理水平，充分发挥其应有的作用。
3.1 外部环境创设
（1）转变观念，高度重视教学秘书工作。教学秘书在基层教学管理中具有无法替代的重要作用，事关教学秩序和教学质量等重大问题，因此各高校必须对教学秘书工作给予极大关注。高校要像重视学术和教学骨干队伍建设一样重视教学秘书队伍建设，把有较高管理知识和业务能力的人员吸收到教学秘书队伍中来。同时要从整体上考虑队伍结构的合理性，包括年龄结构，老中青比例协调，以中青年为主；学历层次结构应在本科以上，专业结构应与学校各院系专业相同或相近，性别结构上也要均衡合理，达到优势互补。此外，还应在职称评定、收入分配制度等方面予以有效的政策保障，为教学秘书在评定技术职称、获得物质精神奖励等方面积极创造条件，从而建设一支素质较高、结构合理的教学秘书队伍。④
（2）完善管理制度，促进教学秘书发展。高校应完善各项管理制度，加强对教学秘书的管理。例如实行岗位责任聘任制，制定岗位职责，明确工作范围和任务。再如制定教学秘书考核办法，将考核结果与年度奖金和职称评定挂钩，实行目标绩效管理，奖优罚劣，以奖为主，给予先进工作者表彰和物质奖励，对不具备管理人员素质又不思进取的人员，应及时调离该岗位，对不能胜任岗位的人员要更换岗位直至解聘。通过采取这些制度, 激发教学秘书人员的工作热情, 促进教学秘书综合素质的提高，进而最终提升教学管理质量。
（3）创造学习机会，提高教学秘书业务水平。随着高校教学管理的理念、模式和专业知识的不断更新，高校必须为教学管理队伍创造培训和进修机会，以使他们不断开阔视野，更新思维观念，提高业务能力，进而推动本校的教学改革和管理创新工作。例如聘请教学管理经验丰富的专家教授对教学秘书进行指导，充分发挥专家教授的辐射作用，参加各种短、中期的教学管理方面的培训班，到外校相关单位参观学习交流等，教学秘书通过这些活动，可以学习借鉴先进的教学管理经验，以提高自己的教学管理水平。
3.2 自身素质建设
教学秘书应深入体会教学秘书工作的新内涵，努力掌握现代教育思想，先进的教学管理手段和方法，才能充分发挥其应有作用。
（1）努力提高思想政治素质、热情主动为师生服务。高校教学秘书必须具有较高的思想政治素养，正确理解和执行党的路线、方针、政策，正确认识自已所从事工作的意义。同时，必须树立服务意识，热情主动为师生服务。教学秘书要树立以人为本的教学管理理念，建立管理即是服务的意识，清醒地认识到自己既是管理者也是服务者,为院系领导、教师和学生决策服务。
（2）不断优化知识结构、提高综合能力。教学秘书应不断提高知识理论水平和相应专业的知识结构，认真学习和掌握好本职工作所需的各项政策、规章制度，不断扩充知识内容, 掌握正确的思想方法和工作方法。关注教学过程中的新情况、新问题，在实践中努力培养自己的分析问题和独立工作的能力。通过不断地学习来提高自己的管理素质和水平, 改革单纯凭经验管理的状况。在经验管理、行政管理的基础上充实科学管理的内容，适应高校教学管理发展的要求。
（3）开拓创新意识、探索教学管理新方法。教学秘书在完成日常工作之余，要善于总结教学管理经验，开展教育教学研究，创新工作的技能技巧，提高管理的效率。当今社会是知识信息社会，各种新思想、新方法和新手段层出不穷，教学秘书也要有开拓创新意识,不断拓宽视野, 积极配合教师改革不合理的教学计划、教学内容和教学方法,探索总结出适应高校人才培养需要的现代管理方法, 不断创新和完善高校教学管理制度。⑤
只有正确认识教学秘书在基层教学管理工作中的职责和作用，加快建设一支掌握管理理论和专业知识，并具有现代管理技能的高素质教学秘书队伍，努力提高他们的工作技能和管理水平，才能更好地保证教学工作正常进行，提高教育教学效率，保证教学质量，促进高等教育的快速健康发展。
注释
①龙斌.浅论高校院(系)教学秘书的职能与素质[J].中国校外教育,2008（8）.
②柳靓南,尚庆为.关于高校教学秘书现状的思考与建议[J].商业经济,2010（7）.
③朱云飞.高校教学秘书素养之我见[J].辽宁行政学院学报,2008（1）.
