时间：2022-05-25 20:10:52
（一）企业基础资料流失风险，随着现代企业经营管理活动日趋复杂，细节管理与过程管理工作成为了满足现代企业经营管理的必要条件。同时，在整个经营管理活动中还会产生大量的基础性与过程性资料，而且其将会在企业经营管理过程中重复使用，具有十分重要的保存价值。但是，因为其整体数量较大，将其纳入到企业档案库中进行集中保管时不但会占用大量的仓储空间，而且查阅不够方便，其不能满足企业应用的现实要求。因此，在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高重要作用的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料，通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时，由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐，加之现代企业管理人员的流动性较强，随着时间的推移，这些基础性资料将面临着流失的风险，这将对企业的长期经营发展造成不利影响。
（二）传统档案管理不能适应信息化发展需要，随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。
二、企业档案管理潜在的信息化要求
（一）现代企业市场开发信息需求现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。
（二）企业发展政策信息需求企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展政策信息化同步时，才能实时掌握企业政策信息，为企业的发展提供内部动力。
（三）企业档案管理的技术信息在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。
（四）潜在的人才信息现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。
三、企业档案管理信息化的建设策略
（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息为了确保档案信息具有一定的政治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。
（二）创新企业档案管理手段现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。
（三）整合信息档案网络，实现资源共享企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。
（四）面向社会，完善档案信息服务体系知识经济时代，信息化是现代企业档案管理工作的发展方向。因此，企业档案管理部门要善于通过捕捉极具时效性的信息以得到进入市场的机会。这时，主动提供企业中的部分信息为社会利用，不但可以提高企业的市场影响力，而且可以通过获取社会信息使用反馈，逐步完善企业档案信息服务体系，为建设更加完善的信息服务提供基础。
一、目前我国档案信息化管理工作中存在的问题
所谓的档案信息化就是采用先进的信息化技术，来将元数据转化为数字形式，从而存储在相应的设备软件上，然后与互联网进行有效的连接，从而可以利用计算机进行档案的查询和利用，提高了档案利用的效率，有效的实现了档案数据资源的共享。虽然档案信息化管理工作在我国得到了极大的发展，也是未来我国档案管理事业主要的发展趋势，但是从实际的角度来看，该工作中还是存在一定的问题。而主要的问题包括以下几个方面：
1.发展不平衡
我国对档案信息化管理的重视程度整体不高，这就使得各个区域对档案信息化管理工作的重视程度不均衡，有些地区的档案信息化管理工作的开展程度并不高，而有些区域的档案信息化管理工作的开展程度却相对较高，无论是基础方面还是在硬件设施上，部分地区的档案信息化管理水平甚至超越了国家的平均管理水平，这些地区利用先进的软件和构建有效的平台来实施对档案的高效管理，使得档案信息化的建设速度相对较快。但是部分地区的档案信息化管理水平还相对较为落后，其还有待进步的发展，甚至有些地区的档案信息化管理水平已经出现了发展停滞的情况，与那些档案信息化管理发展较为快速的地区，形成了鲜明的对比。从这一点可以充分的了解到，我国的档案信息化管理工作的发展和建设并不平衡。
2.信息化水平整体较低
我国一些地区的档案信息化管理水平相对来说较为快速，而且管理体系也较为健全，但是就整体来说，我国的档案信息化管理水平还是相对较低，还有很大的发展空间。我国的一些大型企业在档案信息化管理上，要比国家的整体水平还要高，这主要是因为其在发展档案信息化管理工作的过程中，并没有局限于发展档案馆本身，其主要是针对档案信息化管理系统进行发展。其在发展档案信息化管理工作的时候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在档案管理的平台上，将档案馆作为发展的核心环节，从而带动其他部门的档案管理工作的发展。但是我国大多数的档案信息化管理工作在发展上还只是局限于对图书馆本身进行管理。
3.信息资源利用率较低
我国的档案查询在一些地区还需要本人亲子办理或者是委托人到专门的档案馆进行办理，还无法有效的实现线上查询，这样就使得档案信息资源的利用变得较为复杂，使得我国的档案信息资源的整体利用率相对较低。
4.重视程度不足
我国对档案信息化管理工作的重视程度不高，为档案信息化管理工作开展的资金投入相对较少，人才的配备也不健全，基础设施也相对较为落后，这就使得我国的档案信息化管理工作无法高效的开展。另外，我国对档案信息化管理的认识程度也较低，无法有效的促进档案信息化管理工作的快速发展，导致档案信息资源利用率低，档案馆的管理人员多为年龄较大的人员，其不具备扎实的专业管理知识，责任感也不强，这就使得档案信息化管理工作的开展举步维艰。
二、构建低碳理念的档案信息化管理模式的对策
1.加大经费投入
我国领导应充分认识档案信息化的重要性，加大信息化建设的经费投入。档案信息资源作为衡量我国管理水平的重要标志，对构建低碳社会、推动社会的持续健康发展有重要作用。因此，我国领导支持档案信息化模式的建设，提供充足的资金保障，支持档案部门的工作。
2.转变传统观念
我国部分地区认为档案利用率较低，档案信息化建设意义不大，使得档案管理人员仍然采用传统的手工操作模式。转变观念作为档案信息化建设的重要前提，档案管理人员应及时更新管理观念，提高自身认识水平，树立低碳理念的档案信息化管理意识，积极探索低碳理念的档案信息化模式新思路，进而适应信息化发展的要求。
3.加强档案管理队伍建设
档案管理人员是档案信息化管理工作得以开展的保证，也是相关档案信息化技术的利用者，要想能够使得档案信息化管理工作得以高效的开展，就需要选用高素质的档案管理人员，在低碳理念的影响下，不断的构建健全的档案信息化管理模式，对相关的档案管理人员进行专业技能的培训，加大对档案管理人员的培养力度，从而使得档案信息化管理工作能够顺利的开展。此外，引进高素质的信息管理人才有利于档案管理的科学化，进而推进信息化建设的进程。
4.加快档案网络化进程
利用网络化对档案实施管理，将档案转换为电子形式，以减少对纸张的应用，这样就可以达到有效节省资源的目的，而利用网络化开展档案管理工作，可以使得档案资源实现共享，用户可以通过网络进行档案信息资源的查询，在网络的档案库中，下载自己所需要的档案资源，从而提升档案数据信息的利用率，从而有效的推动档案信息化管理工作的长远发展。
三、结语
【关键词】档案；信息化；管理；研究
中图分类号：K206文献标识码： A
一、前言
档案信息化管理已经成为了我国档案管理必须要注重的管理方式，因为信息化管理的好处可以让管理变得更加的轻松和有效，而传统的管理方式已经不能够满足管理的需要了。
二、档案信息化的定义和内涵
1、定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
2、内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
三、我国档案信息化建设的现状
档案是人类社会活动真实的历史记录，属于国家信息资源中的重要组成部分。而档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策后，国家的信息化建设取得了长足的发展，全国档案信息化被列入国家档案事业“十五”、“十一五”规划之中，并渐渐步入正轨，取得了实质性的进展。然而，更为我们所关注的是目前档案信息化建设中所存在的一些问题。对这些问题进行清醒认识从而寻求解决之道，是促使我国档案信息化建设不断发展的不竭动力。
四、当前档案信息化管理面临的问题
电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
1、面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。
2、面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
3、技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
4、人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。
五、推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
六、结束语
档案信息化管理还有很长的路要走，在今后的日子里，档案部门还需要不断加强对档案信息化管理的分析和研究，不断提高档案管理的信息化水平。
【参考文献】
关键词：信息化技术；管理；载体
当今社会是一个信息化的时代，要想与时俱进，必须学会信息化的管理模式，档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。
那么如何才能实现档案管理的信息化呢？笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。
1 更新观念，增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
2 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
3 建立规范的管理机制
在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。
统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
4 建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。
【关键词】信息化；档案；管理
当前，信息化技术得到快速发展，我国已经进入信息化社会，信息资源有力推动着我国经济的快速发展，在社会各个领域，信息化建设得到了普遍重视。随着信息化技术的快速发展，传统档案管理模式已不能适应当前快速发展的时代，档案管理工作一定要引入电子档案技术，才能得到持续性发展。
一、档案管理应用信息化技术的优点
（一）促进办公效率大幅度提高。利用计算机的信息处理能力有利于提高档案管理效率，在传统档案管理工作中，档案管理人员都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也较为低下。在档案管理工作中应用计算机软件，可以明显加快资料的收集、储存、分类和统计工作，有利于提高工作效率。
（二）促进档案文件信息得到充分的交流与共享。在传统档案管理工作中，不同单位与不同部门掌握的档案资料不能实现互通有无，不利用查找文件和信息。在档案管理工作中应用计算机技术以后，档案管理工作得到了较快升级，并逐步形成一个完整的系统，同时有利于实现不同单位与不同部门间的信息共享，档案文件信息可以实现各种方式的查询，使档案更好地服务于人民，提高了工作效率。
（三）有助于档案保存稳定性。档案电子文件载体材料与传统纸质载体对比，具有更长的保留时间。如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等，这些电子载体都具备一个突出的优点就是易于存取、较快传递、容易保存、不受外界环境的影响、不易损坏，稳定性较高。
（四）大大提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统依靠计算机网络，发挥安全认证等技术手段的作用，可以实现快速的传播，有效保证了文件传递的安全性。
二、档案管理应用信息化技术的方法
（一）把实体管理变为信息管理。在传统档案管理过程中，一般情况下依靠纸质、图片、录音、录像等形式保存，都是工作人员手工操作，在管理过程中存在着繁杂的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、提供等工作，因此档案工作人员每天都需承担繁重的工作量，而且不易于操作，操作过程中容易产生失误。因为每天都要进行大量档案资料的整理与保管，因此不具备时间对档案资料进行提炼和加工，很多档案信息资源不能发挥应有的作用，形成严重的浪费现象。当前，大量的现代化管理技术和设备进入档案管理工作中，特别是随着计算机、光盘、多媒体技术的引用，有效提高了工作效率，实现档案管理工作的现代化，逐步淘汰了传统档案管理模式。当前，档案管理工作的核心内容是信息管理，在管理档案信息资源过程中普遍应用现代化管理手段。利用信息化处理的档案资源可以实现广泛传播，档案资源只有实现信息化管理，档案资源才能真正为人民所用，才能展现更大的作用，档案管理工作才能有力支持我国经济发展、科技进步与社会繁荣；同时实现信息化管理的档案资源也可以创造一定的经济效益与社会效益，一定会促进我国国民经济的持续性发展。
（二）建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。在档案利用信息化手段进行管理时，首先要具备计算机信息系统，因此，档案管理部门首先要明确下面工作：一是科学设计，保证基于计算机的文件档案管理工作流程的规范性，达到档案信息管理的标准。二是以文件处理方式为标准，尽快开发档案信息化系统软件。三是实现信息化管理过程中，要根据实际情况，实行内部控制制度，才能保证档案材料的可靠性。应用电子档案过程中，电子档案的真实性具有关键作用。在操作过程中，由于档案材料自电子文件一直到归档不具备程序化管理体系，不能实现系统间的有效链接，因此基于现在技术的电子文件原数据的完整性还受到一些因素的影响，大量电子档案还不能达到与对应纸质档案材料的一致性；再就是保存电子档案的载体使用寿命不能保证等，这些都不利于做到档案材料的真实与安全。
（三）提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化，安全化。人在应用现代化设备中具有关键性影响，档案管理的每一项工作都需要人来完成。所以要求每一位档案工作人员都必须具备现代化知识。再有，要求尽快提高档案工作队伍结构水平，所以需要利用最短的时间建立一支掌握现代科学技术、专业技术的专业队伍：一是在当前的档案管理工作中应用了大量的现代科学成果，所以档案工作人员要树立终身学习意识，尤其是尽快掌握计算机技术、数学知识等，这些都严重影响着档案管理信息化程度、现代化程度的提高。二是具备高水平的档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理、档案标引、检索、编研、复制等技术。三是分析当前的档案管理发展情况可以得到，档案工作人员一定要具备现代化档案管理技术，学会分析档案信息，能够开展高级档案信息咨询工作，能够提供更高水平的服务等。档案管理人员一定要树立终身学习意识，同时上级档案管理部门要为工作人员学习创造条件，可以定期指定工作人员参加业务培训、参加技术指导，还可以结合应用老一辈帮助新人的做法，提倡相互促进、相互帮助、共同提高等，才能逐步形成梯队型人才结构与复合型人才集体。
【参考文献】
【关键词】 档案管理 信息化 管理
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
一、实行档案信息化建设的必要性及发展状况
随着经济全球化进程的加快，资本、信息、技术和人才等要素参与各行业的竞争越来越重要。当各行各业掀起信息化建设热潮的同时，国家信息化建设也在迅速发展，在信息化方面的投入力度也在不断的加大。档案部门业务也开始重视档案信息化建设，并力求与国家信息化建设同步。首先，档案信息化建设普遍发展。以前主要集中在档案信息处理保准体系的建立，传统档案的原文信息数字化转换，档案信息网络的建立等方面，当今社会计算机信息网络在档案管理工作中应用已相当普及，主要应用为数字档案馆的建设、电子政务中的电子文件与电子档案的一体化管理，档案信息资源的整合与面向社会的应用。其次，档案信息化发展的环境得到改善。全国档案信息化环境包括硬件、软件环境，档案信息资源以及人才等方面，从硬件方面来说，全国不少档案馆内部已经建立了局域网络，许多档案馆内设立了档案信息网站；从软件环境上来说，档案界的档案信息化意识大大增加，政策法规环境有较大改善，档案信息资源内容较为丰富，结构有所改善，档案信息化人才有所增加，素质有所提高。最后，档案信息化建设对政务信息公开推动起到了一定作用。
二、网络环境下档案安全问题形势严峻
首先，网络技术本身的安全隐患。网络本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地。任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时，网络与应用技术的发展很快，新的技术不断推动新的应用，而安全技术是一种在对抗中发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。目前，我国信息安全技术研究与应用起步很晚，技术防范能力不强，许多系统处于不设防状态中。其次，电子文件的信息共享，带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸质为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员成分的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件带来不安全和泄密因素。如不采取措施，则可使网络的任何终端设备读取在网络上的文件，致使一些保密文件泄密。最后，组织管理的隐患。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识，致使网站遭到攻击。而从事信息产业的公司没有精力对网络安全进行人力和物力的投入，很多站点的管理人员都是新手，在操作中出现漏洞，使入侵者获得控制权。
三、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。
1、加强基础设施建设。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
2、硬件防护技术。⑴数据备份系统。对电子档案载体进行有效的检测与维护，电子档案载体，极易受到环境的影响，因此，应当定期检测和拷贝，检测每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量应不少于10%为宜；拷贝应每四年一次，要求多重备份，以防数据丢失，并且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作；⑵加密技术。电子档案的特殊性，决定了它的非公开性。采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性，电子档案的加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。收发文通常采用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥。一个是公开的加密密钥，一个是严格保密的接密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解秘密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三方很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。
【关键词】档案管理；信息化；策略
0.前言
档案为社会文化遗产之中的重要内容之一，为人类文明发展以及社会进步的真正历史印记，同时也是推动先进生产力发展，创建现代文化的核心任务以及重要支撑。该过程之中全面推动档案管理工作的信息化建设，则为信息时代符合发展特征，提升核心竞争力的必由途径。
1.档案管理信息化内涵
档案管理信息化主要体现在标准性、数字化以及网络化几个层面。首先，档案信息体现标准性，主要在于推动档案实体资料管理逐步面向信息管理方向发展的过程，其需要借助完备的业务规范以及相应的技术标准。该类规模以及标准则应由档案管理单位进行统一设定，公布以及具体实施。具体来讲档案管理标准化涵盖采集信息资源标准化、信息存储管理标准化以及应用、建设、网络系统标准化、工具软件标准化等内容。基于电子档案信息的显著特征，令其在检索搜寻、应用下载上体现了更大的便利性，可全面实现重要档案资源内容的一体化共享，符合社会应用档案信息资源的综合需要。档案信息数字化具体涵盖四方面内容，即档案资料目录的数字化、编辑研究成果的数字化、全文内容数字化、实体图片化等。而全文数字化则是最为核心的环节。网络化层面，主要是通过对档案信息资源实施数字化处理，利用网络平台、局域网系统等各类丰富的计算机信息技术手段，创建档案信息资源网站，为大众搜寻查阅档案信息以及资源共享提供便利，以达到信息资源开放性、交互性以及社会化应用。档案信息资源网络化体现了明显的功能优势，可令档案资源发展形成全社会共同拥有、共享应用的资源财富，使得身处各个区域的不同用户均能受益，进而显著提升服务管理功能以及应用效益。
2.档案管理信息化包含的问题
档案管理信息化工作虽然成效显著，然而仍旧包含一些不足问题。首先，从建设任务层面来讲，工作量较大、承担任务量繁重，且较难快速的体现工作效果。档案信息化发展阶段中，不仅要对当前存储的档案资源完成数据化处理，利用扫描微缩等技术，使得馆藏书籍、音响资料、照片资料等制作成为电子文件。同时，还应采用必要的处理文档工具，依照工作标准针对数据库系统实施规范化管理，方便应用于检索。再者，应面向广大客户提供网络应用平台，提供优质多元化的远程服务。可通过电磁屏蔽手段，实施内外网系统的物理隔离，完成数据信息备份、资料加密、布设防火墙等多重防控，有效预防网络黑客不良攻击影响、员工人为误操作将数据修改或删除，预防信息资源不完整或失密，进而保证档案信息资源整体可靠安全。还应基于电子信息技术手段的持续完善以及不断进步，针对电子文件做进一步转换升级，令其始终处在可以应用的状态，预防由于技术升级最终丧失效用价值，导致资源不良损坏。为实现档案管理信息化，创建形成数字档案馆，还应进一步扩充财政投入，实现较大突破，快速更新发展复制技术，这样方能全面缩短发展时间，实现更大的升华。
档案管理高效快速的信息化建设，影响制约的一个瓶颈问题便是资金。为强化信息化管理建设，便要采购计算机系统、路由器装置、扫描设备、微缩工具、打印复印设备等，同时建设内部局域网，使之与外部因特网安全相连，做好信息资源安全管理防护等。上述工作环节均需要投入大量资金，再加上电子产品换代更新频率快，其生命周期并不长，无法通过一次投入便无限制的获取回报，后续的养护维修、系统升级经费、更新换入将持续不断，因此在一定程度上对档案管理信息化建设形成了制约影响。
档案管理信息化发展，需要工作人员不断的应用计算机以及网络系统，因此体现了该项任务的高层次性，特别对工作人员观念思想、工作技能、文字水平以及综合素质提出了高标准要求。为此，要求工作人员不仅能熟练应用计算机进行操作，掌握快速应用判断信息的技能，还应精通有关档案工作业务知识，因此该行业急需要复合型人才。然而，由于深受传统用人制度的约束，令人才合理竞争较难实施，加之档案机构待遇水平有限，无法提升对优秀人才吸引力，更不能有效的留住人才，较难对冗员进行消化，导致档案机构员工呈现出年龄高、管理方式老、发展提升滞后、无法提升活力等问题。
3.档案管理信息化策略
档案管理信息化建设，首先应明确工作目标，确保长远以及近期目标全面结合。应依照具体标准要求，符合科学适用的工作原则。对于长期目标应站在战略高度，全盘进行分析，确保高质量水平以及全面统一性，进而为技术更新预留兼容以及扩充发展的空间，尽可能少走弯路，预防走回头路，杜绝浪费资源的不良问题。对于近期目标应把握可行性以及实用性，对于基础业务工作应依照标准化规定有效整理档案资源，利用计算机做好档案著录以及标引处理。应确保各项工作全面细化，达到精益求精的效果，不应马虎敷衍，需要透过完成近期目标不断的总结经验、合理修订并优化长期工作目标，达到循序渐进的效果。
对于馆藏资料或是新归档信息处理，应做到分清主次，可依据先处理新档案而后处理旧档案的顺序。针对馆藏档案信息，可依据先重点而后一般的顺序原则，在对当前馆藏实施分析处理的同时，针对具有重要价值的信息档案应先实施数字化处理，并可把握时机对库藏档案做好清理工作。特别针对一些毫无保存价值的资料可依照流程销毁，进而有效缩减重复性劳动。
实施方案阶段中，应把握统筹规划以及分布进行的原则。如果财力支持力度较为有限，则应依照当地区域经济建设水平以及档案机构可获得的财力，明确长短期相结合的建设硬件设施方案。首先需要采购一些先行设施，并通过每年分步添加的方式，无需力求一步到位。在配置计算机系统过程中，应依照业务需求以及员工具备的计算机实践应用水平，依照不同等次进行匹配。另外，在硬件设施选配环节中，应把握服务器高配置以及终端系统低配置的工作原则，替换硬件环节则可将新型高配置机器作为服务器，替换下来的旧机用作终端设备。
为有效开发人力资源，应重视强化培训结合引进人才机制，通过建立公平合理的人才选聘制度招纳复合型人才，优化部门人才结构。再者，应优选骨干人才深入高校、发达地区档案部门从事专业培训，积极开展岗位练兵，促进员工自学成才，一边学习一边应用，进而提升综合素质水平。筹措资金环节，应力争获取财政部门的广泛支持，同时积极进行自筹活动。档案机构应积极获取决策领导人的大力重视，力争将档案管理信息化工作纳入到政府信息化发展项目之中，有效的满足预算经费需要，通过激发主观能动性，获取多层面的经费支持。
4.结语
总之，为提升档案管理信息化水平，我们只有基于档案管理信息化内涵，针对实践工作中包含的问题，制定科学有效的信息化工作策略，方能达到事半功倍的工作效果，适应信息时展要求，实现又好又快的全面发展。
【参考文献】
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1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
1 档案信息化建设现状
1.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
关键词：中国经济；信息时代；信息化建设；档案管理
中国已经进入信息时代，在信息化时代背景中，信息化已经成为各行各业发展的必要路径，新时代背景下，档案管理工作也应该进行自我改革与自我创新，如此才能紧跟时展趋势，满足时代的要求，从而提高自身的工作质量与效率，提升档案管理工作的服务水平，进而提高档案信息资源的利用效率，充分体现和发挥档案信息资源的价值。鉴于此，本文围绕这一题目展开探究，以期能够促进我国档案管理工作的信息化发展，促进档案管理工作的进步。
一、档案信息化建设的内容
1.基础设施建设
基础设施中，最为关键的是软件设施与硬件设施，两者是档案信息化建设前提，为档案信息化检核提供技术支持。其中，档案信息网络，是基础设施建设的关键，发挥着至关重要的作用，包括档案传输、档案交换，还有档案信息资源的共享，都要通过档案信息网络实现。因此，要从两方面入手：一是提高计算机的使用率，二是要加快档案管理网络建设。
2.档案信息资源建设
此项工作重点在于建立综合的档案目录数据库，数据库中应该包含两部分内容：一是档案馆所有的档案的目录，二是要包括全宗文件级目录。与此同时，数据库的类型也应包括两种，第一种是全文字数据库，第二种是多媒体数据库。此外，要做好电子文件信息的整理归档工作，而对于传统的纸质档案，要对其进行数字化处理，从而丰富档案信息的类型，更好的满足各类用于的使用需求，需要注意的是，要做好电力档案的备份工作[1]。
3.应用系统建设
首要任务是大力检核档案信息管理系统，在档案管理工作实践中，应用通用性能强，且具有兼容性特征的系统，保证该软件系统可以与互联网联通，并且可以与各大门户档案网站联通，满足政府、企业、组织，还有社会个人群体对档案的使用需求。
4.人才队伍建设
人员是档案管理工作的具体实施者，对档案管理的信息化实施水平有着重要影响，因此，要重视和正视档案管理工作人员的作用，推进人才队伍的建设，打造专业的档案信息化人才队伍，这是目前档案信息化建设工作中的重要内容之一，重点是要对相关的档案工作人员进行培训，促使其形成先进的理念，掌握先进的知识与技术，能够熟练操作先进的信息化设备，同时，还要加强对领导人员的培训，从而提高档案管理人员的整体素质，为信息化档案管理工作奠定良好基础[2]。
二、档案信息化建设与技术档案管理的措施
1.完善档案信息化工作体系
首先，明确管理体制，完善运行机制。最为基础的是要遵循相关法律法规，在此基础上，各个部门之间，要建立联动管理机制，以此实现对电力文件的实时监控，以及全程管理。各地的档案局，应该充分发挥自身的作用，发挥协调功能，努力构建一个上下联动，彼此协调的工作体系。初次以外，电子政务工作中，应该注重并提高档案信息化的所占比例。其次，完善法律法规，规范相关工作。具体而言，在建设过程中，要对其进行专项规划，化整为零，将整体庞大的任务分解，安排各各个负责单位和部门，其中，要明确任务量，以及任务完成的时间。除此以外，管理工作中，采用绩效评估的方式，对各单位、各部门的工作量化评估，并将评价结果公布，然后与其进行讨论交流，帮助单位、部门认识到工作中的薄弱环节，以此督促单位、部门能够更加积极认真的进行档案信息化相关工作[3]。
2.推进档案数字化和资源共享
要充分认识到，资源建设是档案信息化建设的最核心工作，目前的情况下，档案信息化建设的重点应该集中在以下两方面：一是推进档案数字化，首先，要尊重数字化建设的规律，定制合理的建设计划，并切实做好监督工作，促使数字化建设工作可以有序进行，与此同时，要建立完整的数字化目录，并给予数字化建设工作充足的资金、技术、人才支持，促使个部门之间能够团结一致，齐心协力。二是实现资源共享。具体而言，要在国家相关法律法律的指导下，建立综合档案信息系统，并将去与办公系统融合，各单位和部门可以通过网络，将内部形成的文件信息进行处理、归档，以时间为排序标准，建立档案信息目录，以此促进档案信息化建设[4]。
3.健全技术支撑
档案信息建设技术的研发，首先应鼓励档案部门的相关技术人员进行积极攻关，加大自主技术研发，同时，也可通过合作开发的方式研发新技术。对于档案信息化建设而言，首要任务是要完善基础设施，在前文的论述中，已经明确，要做好软硬件设施的建设工作，除此以外，要注意更新审计现有的工作设备，为档案信息化工作提供设备支持。更为重要的是，要加大关键性软件的研发，对软件开发企业进行等级评定，最终实现在全国范围内形成一个一致的技术标准，所开发与应用的软件要具有兼容性。此外，还要做好软件的安全建设，防止不法人员盗取、破坏档案信息，加强访问限制。
三、结语
综上所述，笔者立足自己的档案工作经验，重点分析了当前档案信息化建设的内容，并提出了做好档案管理工作的相关措施，但是，由于笔者自身能力与学识有限，文章中可能存在一些不足，希望有关人员不吝赐教。
作者:尚晓丽 单位:大庆油田有限责任公司第三采油厂信息中心
参考文献：
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关键词：船舶档案管理；新理念；信息化
中图分类号:F407.474 文献标识码：A
引言
随着社会经济的不断发展和科学技术的迅猛进步，我们社会已经金热了信息化的时代。在此时代背景下，加强信息化建设以成为各行各业的必然要求。船舶档案能够较为准确的反映航道及水运的发展轨迹。因此，加强船舶档案管理的信息化建设对航道的维护、建设等具有更加重要的作用。
一、创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化的积极作用
（一）提高船舶档案管理的办公效率
在传统的手工式档案管理中档案的收集、整理、保管、分类等各个环节都需要人工的参与，而众所周知人工参与的过程中出现失误的几率较大，对档案管理造成了极坏的影响。而实现船舶档案管理信息化则可在一定程度上有效保证信息录入的准确性，进而达到节省时间的目的，使档案管理工作的办公效率得到明显提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息资源间的共享
传统手工式的档案大多仅有一份，复制或抄写较为困难，对需求信息的查找也较为困难，因此在管理上难以实现船舶信息资源的共享。而实现了船舶管理的信息化后，对计算机、网络、大型数据库等技术的应用就使船舶档案的管理显得更加便利，资源之间的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶档案的稳定性保存
传统的纸质档案在保存方面的稳定性不够高，尤其是纸质的信息特别容易受到外界环境如火灾、水灾、腐蚀、虫鼠啮咬等严重影响。即使不受外界环境的影响，经过较长时间后纸质档案必然会出现各种自然损耗现象。但是，档案的信息化管理则可以使档案信息与档案载体之间实现异质分离，以便于信息化档案的长久保存和及实的查询利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息传递的速度及安全性
在日常的档案管理工作中，文件之间的相互传递通常采用传统的邮政系统手段，一方面传送时间会受到距离长短的限制，另一方面还常常会发生工作人员将某些文件在传递过程中丢失或延误的情况，给档案管理人员的归档工作及其他人员的检索利用带来很大的不便。而利用计算机网络技术进行管理，则可以直接通过网络进行传递，有效地提高了文件传递的安全性和及时性。
二、创新档案管理理念，实现船舶管理信息化的有效措施
（一）深化对船舶档案管理的认识，加强组织领导
要想创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化，首先应当深化相关工作人员对船舶档案管理的认识。这就要求各局、分局及船间的各级领导尤其是主管领导必须加强档案管理的责任意识，充分认识到船舶档案管理在航道事业发展过程中的重要意义。其次，应加大船舶档案管理的硬件设施建设的资金投入，为档案室配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。
（二）建立健全船舶档案的三级管理机制
除深化对档案管理的认识外，建立健全船舶档案的三级管理机制也是创新档案管理理念、实现船舶档案管理信息化的关键所在。这就要求船舶信息化管理工作必须明确各级管理人员的职责，实现管理的制度化、规范化。其一，明确档案管理督导员职责，即制订相关管理规定及规章制度，负责各种资料、报告、文件的收集整理和归档管理；制订船舶维修、保养方案、计划，督促员工按操作规程行驶船艇和按规定对船舶进行保养、维修；制订各种应急方案，掌握天气变化情况，正确指挥船艇机动，保证船舶在紧急状态下按正确方法操纵，确保船艇安全等。其二明确船舶管理员的职责，即定期对船舶状况进行排查，并将检查的结果及时归档；加强对船舶动态监控，及时对驶入非运营水域附近的船舶、违反安全管理规定的船舶发出警告并及时采取有效措施；发生水上交通事故立即向船务部主管领导报告并接受海事部门的调查处理等。其三明确船舶岗位人员职责，即协助档案管理员将各个传播的信息落实到位，确保信息的准确度；对于存在安全隐患或重大不安全因素，及时汇报并进行整改或停止作业，并及时记录相关信息；协助健全各种管理制度等。
（三）进一步推进船舶档案管理的现代化进程
随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，进一步推进船舶档案管理的现代化进程则显得十分重要。这就要求船舶档案管理必须进一步引进科学的管理思想，并不断创新管理方式。尤其是面对信息网络时代的冲击，尽快使船舶档案管理脱离传统的手工管理逐步变成计算机管理，运用计算机加强船舶技术档案管理的收集、传递、开发和利用，充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用。如利用计算机条码技术将各个船只的机械设备进行编码，然后统一录入计算机数据库。这样就可以利用数据库管理技术对各个船只的使用情况、维修保养情况等进行汇总、整理和管理，以提高档案管理的质量及效果。
（四）加大对船舶信息的开发力度
加强档案信息化管理的目的就是方便日后对信息的利用。因此，加大档案部门对船舶技术档案的利用率及对信息的开发力度，也可以加快档案管理的信息化建设。这就要求船舶档案管理人员在日常工作中坚持服务的宗旨，针对航道生产及船舶运营的特点，不断扩充档案服务的内容及领域，并提高档案服务额质量和水平。
（五）引进并培养档案信息化管理的人才
提高船舶设备档案管理人员素质也是实现船舶技术档案管理信息化的重要方面。因此，档案管理部门必须重视工作人员的素质培养，可定期组织开展一些档案管理的学术交流活动， 邀请档案管理专家来局讲座、指导，或组织档案管理人员到先进单位参观学习。其次，提高档案管理人员的政治素质，使档案管理工作人员要有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律， 避免失密和泄密现象的发生。再者，应提高档案管理人员的综合业务素质。尤其是深造计算机应用及档案管理的能力，以保证档案管理人员队伍的稳定。
结语
综上所述，创新档案管理李奶奶，实现船舶档案管理的信息化建设对船舶行业的进一步发展具有重要意义。因此，我们必须从深化认识，引进和培养信息化管理人才，建立健全三级管理制度等方面不断探究实现船舶管理信息化的有效途径。
参考文献
[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,01:115.
[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,08:107.
关键词：档案管理；信息化；任务
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。它可以从以下几个方面来理解：
1 现档案信息的数字化和网络化
档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息网络化是指按照―定的用途来进行档案信息网络建设或者把若干个档案信息网络进行整合、叠加的过程。档案信息的数字化体现了信息资源的管理，网络化体现了档案信息化的技术平台。
2 实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化
传统的档案接收是在档案部门内进行的，信息化后的档案部门则可以通过网络接收远程的文件或档案，并在系统内进行存储、处理，同时又可以利用网络进行档案信息的远程传递与提供利用。
3 实现档案信息高度共享
传统档案在同一时刻、同一地点往往只能提供一份原件或最多若干份复印件供利用者使用。而数字化的档案信息在理论上则可以在同一时刻提供无限多的与原件质量一样的复制品供利用者使用。高度共享的另一个含义是利用者可以在有网络接入的任何地方在任何时刻利用档案信息资源，不必像信息化以前必须在特定的时间、特定的地点利用档案。
4 必将引发档案管理模式的变革
计算机与网络在档案工作中的应用，必然会对原有的管理模式、工作流程有所影响，有些部门或流程会缩小，甚至取消，也可能会增加新的部门与业务流程。档案管理模式的变革无论对于档案管理理论还是实践的影响都是深远的，也是我们必须关注和研究的课题。
档案馆原有的馆藏传统档案数量非常庞大，把所有档案完全数字化是一个工作量非常大的过程。在建立馆藏档案目录数据库供客户查询的基础上，可以考虑采用两种方式逐步把馆藏档案数字化。
1、采用重要档案与永久性档案优先处理的方式。在鉴定的基础上，优先将重要档案与永久性保存的档案通过扫描进行数字化，进入档案管理系统与档案网站提供利用。
2、采用按需扫描的处理方式。采用这种方式，首先应对馆藏档案的借阅信息与利用者信息进行分析，确定利用量大或是重要利用者的馆藏档案，再对其进行数字化，并与其目录相关联以实现网上的全文查询。同时还可采用以下方式作为补充：当有客户查询要求时，将其要求的纸质档案通过扫描进行数字化进入档案数宁化管理平台，并且与其索引相关联。
通过以上两种方式，既可以有条不紊地实现馆藏档案的数字化，又可以满足网络环境下档案的提供利用。
馆藏档案是一个实体信息库，数字化的档案数据库也是一个信息库，数字化的档案信息库是为提供利用服务而建设的，从节省人、财、物方面考虑，现阶段没有必要也不可能将馆藏的所有传统档案都进行数字化，应该说二者是一个不等量的关系。由于馆藏档案数字化的逐步实现，这个不等量值在信息化的初始阶段还是比较巨大的。
档案信息化建设是一项投入大、见效慢的工作，而各地的经济发展不平衡，历史文化有区别，领导认识有差异，这就决定了档案信息化建设不能搞一概而论。面对不同的经济条件，应该采用分级分步实施的办法。根据各地经济发展状况分为不同的层次，对每个层次提出不同的发展要求，制定不同的实施目标。对于有条件的档案部门（如中央与省级档案馆或经济条件较好、技术力量较强的大小型企事业档案部门），可以率先完成信息化建设的阶段性任务，严格按照国家标准建设档案网站，开发自己的档案管理软件等。对于条件尚可的档案部门可以先结合当地实际，确定信息化建设每个阶段完成的任务，先构建档案部门的局域网，进行计算机管理。对于经济与技术条件较差的档案部门，主要解决信息化建设中的条件问题，以达到信息化建设的基本要求。三个层次不是一成不变的，当条件成熟时，后面层次的档案部门应该采取各种措施，力争进入前面的层次。
没有标准化就没有信息化，因为信息化的一条重要标志就是信息共享，而信息共享的基础则是标准化。在档案信息化建设过程中，应该建立一套相关的行政法规、业务规范、技术标准和管理规则。标准规范体系包括管理、业务、技术三个层面。
管理性标准规范包括计算机安全法规与标准，工作人员、用户及设备管理规范，利用管理规定，以及信息资源合法性的确认等。如《档案网站管理办法》、《档案管理网络安全测试规程》等。
业务性标准规范包括术语标准以及相关的电子文件管理标准、规范。如《电子文件名词术语》、《电子文件归档与管理规范》等。
技术性标准规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、数据加密算法规范、网络数据传输规范和数字水印标准等。
传统的档案工作一般是以任务为中心的，而计算机的管理更多是面向业务流程的。在实施信息化的过程中，为了提高管理效率，必然要对原有的业务流程进行重构。因此，应该精简分散的过程，职能上纠正错位的过程，执行上删除冗余的过程，把分散在功能部门的作业，整合成单一流程，以提高效率。在可能的条件下，以平行作业取代顺序作业，促进组织扁平化，减少组织的上下层次，增加管理的幅度。在业务流程重组过程中，要实现从职能管理到面向业务流程的转变；要注重整体流程最优的系统思想；要充分发挥每个人在整个业务流程巾的作用；同时，要利用信息技术优势处理好分散与集中的矛盾。
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