时间：2023-07-06 17:16:01
关键词: 中职学校学籍档案管理 管理现状 档案内容 管理特点 加强措施
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。
一、中职学校档案管理的现状
为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:
1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。
2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。
3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。
4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。
5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。
二、中职学校学籍档案管理的内容
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。
三、中职学校学籍档案管理的特点
1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。
2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。
3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。
4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。
四、加强中职学校学籍档案管理的措施
1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。
2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。
3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
五、做好中职学籍档案管理工作的方法
1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。
(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。
(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。
(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。
2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。
3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。
4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。
随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。
参考文献:
[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.
[2]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊,2006,(4).
关键词：五年制高等职业教育学籍管理
Abstract: management of students' status is a very important part of school management, to improve the teaching and education quality to have the extremely vital significance. This paper mainly analyzes the present university five years of higher education, student management problems, and put forward the corresponding improvement measure.
Key words: five years of higher occupation education school management
[中图分类号] G710[文献标识码]A[文章编号]
学籍管理是学校管理非常重要的组成部分，是提高教学质量和维护正常教学秩序的重要保证。五年制高职教育是五年一贯制，学籍管理上分中职和高职管理两个阶段，前两年是中职管理模式，第四年才进行大专学籍转档注册。所以五年制高职的学籍管理是一项复杂细致、政策性强、责任重大的工作。
一、五年制高职学籍管理存在的主要问题及原因
1、学籍管理制度不健全。各学校根据国家和省级教育主管部门的管理规定制定出本校的五年制高职教育学籍管理规定，但是其内容、形式与三年制高等教育学籍管理规定，基本上大同小异，没有结合本单位的实际情况制定出一套行之有效的五年制高职教育管理规章制度和保证制度实施的办法和措施，有的学校虽然规章制度完善，但执行不严，漏洞很多，学籍管理工作随意性较大。
2、学校对五年制高职工作重视不够。主要表现在：（1）有些学校将五年制高职工作当作三年制高职教育的补充，在办学过程中重视经济效益而忽视管理工作。（2）对学籍管理工作缺乏正确的认识，出现了重三年制高职教育学籍管理，轻五年制高职教育学籍管理。对相关学籍资料的收集、整理和归档不重视，导致学籍档案材料不完备等。
3、学生档案资料不完整。五年制高职教育学生档案资料残缺不齐是高校五年制高职教育学籍管理中存在的主要问题，主要原因是：（1）各项制度、措施的落实力度不够，不能按照制度要求及时、准确、全面的建立、收集学生档案材料。所建立的有些档案材料杂、乱、差，缺乏统一、规范；档案材料收集过程中出现了遗漏、遗失的情况。（2）学生的认识不到位，提供给学校的个人信息资料不完整、不准确，随意改动，缺乏严肃性，不能及时向学校提供更改了的信息，根本没有意识到个人信息在学籍档案中的重要性，造成学生档案资料不完整，严重影响了学籍电子注册的顺利实施。
4、学籍管理队伍素质有待提高。五年制高职教育学籍管理工作是一项十分复杂繁琐的工作，政策性强，工作量大，影响因素多，要求管理人员具备较高的业务素质和运用现代信息技术处理具体问题能力。目前，大多数成教学籍管理人员未经过系统的专业培训，现代化知识和管理知识明显欠缺，而且人员配备不足，工作中存在着得过且过、应付了事的现象。这对加强学籍管理，提高五年制高职工作管理水平和效率影响较大。
5、学籍管理手段落后。当前仍然有许多高校在五年制高职教育学籍管理中采用传统的手工操作管理方式还没有完全取消，除学历证书电子注册工作完全采用计算机管理外，学籍管理的常规工作，如学籍记载、成绩填写、数据统计、毕业生登记等工作绝大多数采用手工劳动，劳动量大，效率低，准确性难以保证。五年制高职教育学籍管理手段落后，不适应社会发展对五年制高职的需要，不利于工作效率的提高和学籍管理的规范化、科学化。
二、改进五年制高职教育学籍管理的建议
1、建立健全适合五年制高职特点的学籍管理规章制度。建立、健全适合五年制高职特点的学籍管理制度是实现五年制高职教育学籍管理规范化、科学化的依据。在执行教育部及省级教育行政主管部门的有关文件制度的基础上，以明确培养目标、保证培养质量为前提，制定和完善适合本校实际的五年制高职教育管理制度，做到学籍管理有法可依，有章可循，既体现管理具有高度的政策性，又体现管理符合实际，切实可行，并且要随着社会的发展对五年制高职教育提出的新要求，不断地修订完善，以适应形势发展的需要。如在修订学籍管理规定中，要考虑到五年制高职的特点，学籍管理规定要相对灵活些。
2、建立多层次、多规格、全方位的学籍档案。以学籍管理条例为依据，建立多层次、多规格、全方位的学籍档案是实现五年制高职教育学籍管理规范化、科学化的保证。如建立新生个人信息档案、学籍卡档案、学籍异动档案、班级档案、毕业生名册档案等，同时以教学班为单位，建立学生的通讯录，详细登记学生的联系方式，从而方便学生，方便管理。要注重学籍档案材料的收集、整理、归档，切实保证学籍材料的完整性、准确性、规范性和真实性，为电子注册工作打下良好的基础。
3、建立一支高素质的学籍管理队伍。由于五年制高职教育学籍管理工作是一项政策性强、责任大、业务繁琐而严肃的工作。大多数管理人员工作三到四年后，都不愿继续从事这项工作，学校要充分认识五年制高职教育的重要地位和作用，重视五年制高职教育学籍管理工作，在学校五年制高职教育职能部门、各系部配备一支思想素质高、工作责任心强、精通业务的专职管理人员，同时要保持管理队伍相对稳定，要注重加强管理人员业务素质的培训和提高，特别是运用现代信息技术进行学籍管理的能力。只有这样，才有利于管理人员熟悉业务，胜任本职工作，保持管理工作的连续性，促进五年制高职教育学籍管理工作水平的不断提高。
4、利用现代化手段提高学籍管理质量和效率。学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理不易操作，要将学籍管理纳入到科学化、现代化、信息化的轨道上。结合五年制高职学籍学历管理信息系统，利用计算机网络技术对学生的学籍进行管理，实现管理信息的规范化和管理工作的程序化，数据管理做到准确、及时、全面，促进学籍管理工作质量和效率提高。同时利用学校五年制高职教育的网站，建立信息平台，及时教学管理等方面的各类信息，加强与学生间的交流、沟通，为学生提供服务，充分体现“以人为本”的管理理念。
关键词：高职院校；学籍档案；管理
中图分类号：G717
文献标识码：A
文章编号：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014
学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。
一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用
(一)高职院校学籍档案的主要内容
学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
(二)高职院校学籍档案的主要作用
学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。
二、高职院校学籍档案管理的现状
高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：
(一)学籍档案自身的问题
1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。
2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。
3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。
(二)学籍档案管理问题
1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。
2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。
3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。
三、对高职院校学籍档案管理的几点思考
(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。
(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。
(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。
(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。
(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。
(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。
四、高职院校学籍档案的管理办法
正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。
(一)不断完善管理制度
随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。
(二)做好原始材料的收集与整理
学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。
(三)加强学生考核管理工作
在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。
(四)做好学生成绩管理工作
做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。
(五)做好学籍异动工作
在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。
(六)做好毕业质量把关工作
我国高职院校的主要任务是为社会主义经济建设培养高素质技能型、应用型专门人才。学籍管理作为高职院校人才培养、教育教学管理的环节之一，具有重要的地位和作用。加强高职院校学籍管理工作，对规范教育教学管理、提高教育教学质量、实现办学育人目标等具有非常重要的意义。
一、高职院校学籍管理中存在的主要问题
（一）学籍管理制度不完善
目前，我国高职院校大都制定自己的学籍管理制度，这对规范学校的教育教学秩序起到关键的作用。但从调查来看，大多数制度存在以下不足：制度本身不够严谨，条款之间相互冲突；规定严重过时；有些条款缺乏权威性和执行力。而且部分高职院校认为学籍制度管理只是常规的管理工作，没什么可以创新的，没必要太重视，不需改进。这其实是忽略了学籍管理的基础作用，往往会造成严重的后果。
（二）学籍管理人员的专业素养不足
学籍管理人员专业水平欠缺。首先，从目前的整体情况来看，部分学籍管理人员没有过硬的专业能力和管理素质，有的管理人员在没有理清学校相关的各种管理条例、管理程序的情况下，就对工作中各种情况做出想当然的反应和判断，沟通相关部门，最终犯下严重错误。其次，部分学籍管理人员因学历层次较低，对新型办公软件的使用不够熟练，增加管理工作差错率。最后，部分工作人员的责任心不强。学籍管理需要处理大量繁杂的学生信息，而这些信息又与每位学生的切身利益密切相关，更加需要学籍管理人员具有很强的责任心。
（三）学籍管理理念落后，不能与时俱进
学籍管理的目的在于对学生的个人情况进行详细的掌握，通过监控和信息的管理维护，保证学生的个人利益。当前，很多高职院校正在推进人才培养模式改革，学生的个性化和全面发展的趋势也更加凸显，而学籍管理工作并没有把学院和学生的变化体现在其中。这在一定程度上降低了学生的积极性，也不利于学院的内涵建设。学籍管理理念相对滞后，不能够推陈出新，不能体现学生的权益，也阻碍了高职院校学生的个性化发展。
二、解决高职院校学籍管理问题的对策
（一）与时俱进，改进学籍管理的理念
学籍管理工作的中心必须是以学生为本，全心全意为广大学生服务，实现学生的全面发展。改变传统学籍管理中主要是改变对学生起到约束和监督作用的理念，充分调动学生的潜能，鼓励学生个人素养的提升。在当前形势下，高职院校学籍管理工作应该勇于摒弃传统规范，实施创新规范，挖掘每位学生的潜在能力，实现学生成长的新型目标，助力高职院校学生的可持续、健康发展。具体执行上，应该切忌管得过死、过严，给学生更大的个人发展空间，鼓励学生自我学习提升，确保学籍管理理念与时代接轨。
（二）提升高职院校学籍管理人员素质，提升学籍管理工作质量
想要提升高职院校学籍管理工作质量，就必须从学籍管理工作的主体、学籍管理人员队伍入手。因为他们是学籍管理工作的具体执行者，这支队伍的素质和管理水平的高低直接决定了高职院校学籍管理工作质量的高低。新形势下，我们要求学籍管理人员不仅应具有专业的学科知识、系统的教育理论知识，还要具有一定的管理能力和敬业精神，具有能够制订科学计划，具有在调研的基础上进行决策、组织、沟通协调的能力；具有创造开拓、勇于改革的魄力和高尚的人格。各高职院校可以结合需要，采取各种方式对学籍管理工作人员进行培训和教育，帮助他们学习相关政策、法规和文件，学习学院改革发展文件，了解当前高职学生的特点，并鼓励他们研究掌握新形势下学籍管理的特点。具体来说，第一是强化工作人员的责任意识，对待繁复的学籍管理工作，必须时刻保持谨慎负责的态度。第二是学会借助计算机等先进手段简化工作量，减少差错率，提高工作效率。第三是善于?结工作经验、创新工作流程和方法。第四是有组织地开展相关工作研究、交流活动。要有计划地选派相关人员去参加各种学籍管理工作研讨会，与同行交流、学习、探讨，保持互相沟通、互相帮助，共同提高学籍管理工作的水平，提升整个学籍管理系统的运作效率。同时，学籍管理人员需要自觉加强学习能力，热爱工作岗位，在实践中学习，在实践中提升，不停地总结经验，加强学习、开拓创新，逐步完善自身职业素养。第五是高职院校也应重视学籍管理人员配备不足、工资待遇较低、人员流动频繁等问题，想方设法提高他们的工作积极性和职业认同感。
学籍管理工作是高校学生管理与教务管理工作的重要组成部分，是依据国家教育行政主管部门颁布的相关法规，并结合学校、学生实际制定的有关实施细则，对学生从入学到毕业的整个学习过程中所产生的动态数据的管理。提高学籍管理质量对于学生在校以及今后的发展都将起到越来越重要的作用。高职院校作为近年来职业教育的重要组成部分，担负着为国家经济建设提供高层次技术人才的重要职能，规范、科学的学籍管理工作必将对提高院校办学质量发挥越来越重要的作用。
1 高职院校学籍管理工作的重要意义
学籍管理工作包含有多个方面的内容，与学生的学习、生活等各个方面都密切相关，能够很好的体现学生在校期间的整体情况，对于学校和学生而言都具有十分重要的意义。特别是随着社会、企业对各类高层次人才需求的加剧，使得学籍管理工作的重要性更为凸显。
1.1 对学校而言，学籍管理工作能有效促进教学管理工作质量的提高
从学籍管理的内容上看，其包括学生成绩管理、毕业资格审核等多个内容，能够反映学生从入学到毕业期间在学校的整体动态状况，而这些情况的获取需要教务、招生、学生管理等多个部门的整体联动，而只有各部门职能的充分发挥才是做好学籍管理工作的前提。同时学生的成绩状况等内容又可以在一定程度上反映出教学实践过程中可能存在的问题，可以帮助学校来不断提高教学质量。
1.2 对学生而言，学籍管理工作能有效督促学生学习积极性的增强
学籍工作与学生日常学习生活密切关联，无论对于其在校还是今后步入社会都有着十分重要的作用。特别学习成绩以及毕业资格审核及学历注册等内容更与其未来发展休戚相关。通过建立动态、及时、全面的学籍信息系统能够帮助学生了解自己在校的整体位次，及时弥补学习中的不足，增强学习的主动性。
1.3 对社会而言，学籍管理工作能够准确反映学生基本情况和整体素质
随着学籍管理的网络化发展，企业能够更为便捷的查询到学生在校期间的表现情况，从而为其用人提供更科学的依据。因此，从某种程度上讲，学籍管理决定了学生未来的发展。特别是对于高职院校而言，其本身就是以培养技能型人员为目标，通过学籍管理的相关数据能够准确反映出学生技能掌握的情况，为企业留人、用人提供保证。
2 新时期高职院校学籍管理工作面临的新局面
在新的历史时期，随着高职院校自身的发展和市场、企业对员工能力要求的不断提高，学籍管理工作所肩负的责任也越来越重，因此学籍管理工作必须要转变传统的工作模式，突出时代特色和职业教育的特点，从而满足新时期社会、企业的要求。
2.1 生源背景复杂，管理难度加大
目前，许多高职院校面临着生源不足的问题，为了解决这个难题，学校采取更为多样的方式进行招生，因此其生源不仅仅有传统的普通高中的学生，还有委培、“3+2”、五年一贯制等形式的中职学生，学生素质层次不齐，给学籍管理工作带来一定的难度，也要求管理工作人员必须更加细致、更加严格的落实相关制度。
2.2 办学模式多样，复杂程度增加
从办学模式来看，院校为了适应市场以及企业的要求，在课程设置、专业设置等方面采取了订单式、政企校联合办学、“2+1”等培养形式。这些模式在一定程度上给学籍管理工作带来了巨大的困难，如何建立适应高职院校特点的学籍管理信息系统变得更为迫切。
2.3 学生观念变革，管理标准提高
从学生角度来看，学籍管理工作面临着两个突出的问题，一方面是学生个性突出，个体差异性大，如何将学籍管理的规范性、整体性与学生个性之间的差异有机结合是当前学籍管理工作面临的一个突出问题。另一方面，是学生维权意识增加。学校在如何维护学生合法权益方面还没有一个准确的认知，而学籍管理工作与学生个人有着密切的联系，因此在如何实现学籍管理的规范性与维护学生个人隐私之间的平衡，将是今后学籍管理工作的一个重点。
3 高职院校学籍管理工作的现状与存在的不足
虽然经过多年的探索实践，高职院校学籍管理工作取得了较大的进展，但受到思想观念、管理模式、技术手段等多方面因素影响，管理工作距离时代要求、学生需求还有较大的差距，在很大程度上影响了学籍管理工作质量的提高。具体体现在以下几个方面。
3.1 思想观念落后，对学籍管理的新特点认识不足
在不少院校管理者的认知中，将学籍管理工作片面的认为是档案工作，重视日常的数据统计、归档，忽视对学生的重要作用，在很大程度上影响了学籍管理工作的开展，同时在如何利用学籍管理工作来提高院校整体管理质量方面思考的还不深。另一方面，重视度不够，仅仅将每个学年的开始和结束作为学籍管理的重要时间段，不是其日常管理，难以在整体上提高学籍管理的质量。
3.2 管理制度缺失，对学籍管理工作开展力度不够
在管理制度的建设方面，一是职责不清。没有将学籍管理工作看作是院校的整体工作，而是片面认为其是教务部门一家的责任。而实际上，学籍管理涉及院校教育、行政等多个部门，单凭教务部门的一己之力难以实现学籍管理的目标。二是内容不清。随着时代的发展，学生个性化特征日益突出，如何通过学籍管理反映学生的特点是当前管理工作的一个重要内容，但实际操作过程中，一刀切、标准式的模式往往难以体现学生的特点，与时代的发展相违背。三是目标不清。学籍管理工作必须时刻围绕学生这一主体开展，既要能从严管理，也要创造更为人性的环境来维护学生自身的权益。
3.3 信息层次较低，学籍管理的整体性体现不明显
当前学籍管理工作主要依靠相关的教学管理系统来辅助，但出于安全、稳定等因素的考虑，学籍管理工作的操作仅局限于某个人，而实际上由于学籍管理涉及院校的多个管理部门，因此需要部门之间的信息能够实现共享互联，甚至在新的时代背景下，学生也应当有权利了解和查询自身的相关数据。但由于在校园网络建设、信息平台建设等方面因素的原因，使得不少高职院校在学籍管理工作的方式上信息化程度还不够高，影响了学籍管理质量的提高。
4 高职院校学籍管理工作的发展途径
针对当前高职院校学籍管理工作中出现的问题，结合新时期时代特点，笔者认为，做好学籍管理工作就应当适应时代的发展趋势，将突出学生的主体性、管理手段的技术性、执行阶段的严肃性等原则，切实提高高职院校学籍管理工作的质量。
4.1 端正思想，树立学籍管理的正确观念
无论是管理者还是具体的工作人员，都必须重新认识学籍管理工作重要意义，从为学生长远发展的角度出发，增强工作责任心和使命感。一是树立动态观念。改变传统学籍管理阶段性的认识，树立动态管理观念，及时更新学籍信息，同时要主动向学生反馈相关的信息，让学生了解自身的实际状况，增强学习紧迫感。二是树立团队观念。学校相关管理部门之间应当主动配合，教务部门应建立部门联系员制度，及时更新、上传相关信息。三是树立人本观念。从为学生长远发展的角度出发，在工作中及时为学生提供帮助和支持。具体的工作人员更要突出服务精神，改变传统以管理代替服务的错误认识。
4.2 健全体制，增强学籍管理的质量效益
从体制角度来件，一是要丰富学籍管理模式。针对当前高职院校招生方式的多样性，在学籍管理实践中也要丰富学籍管理层次和模式，适应职业教育的特点。特别是对于校企联合办学、定向委培等方式招生的学生，在实施学籍管理的过程中必须加强数据的准确性、实效性和全面性，帮助企业、学生本人全面了解学生的实际情况。二是要改革学生管理流程。在执行学籍管理制度、行使学籍管理权限时，必须树立法治意识，要有正当程序予以保障和制衡。比如在学生自动退学处理时，应包括学生所在系对学生学籍情况的了解过程、对学生学籍情况及学校相关学生管理规定的告知程序、给学生异议期、所在系、教务处上报院长办公会程序等，缺乏其中任何一项程序，都有可能造成对学生的侵权，从而成为学生状告学校的理由。三是要完善管理软硬件条件。院校一方面要进一步加大硬件建设投入力度，提高管理方式的信息化水平，方便工作人员以及学生参与学籍管理工作。另一方面，工作人员也要进一步提高自身素质，增强服务意识，通过参与培训以及自学等方式适应新时期学籍管理工作的要求，提高自身业务水平。
1.学籍是指在某一学校所获得的学生资格，是学生与学校之间的一种隶属关系。
在我国，高校学生资格的获得主要是通过高考达到国家招生规定的要求，普通高等学校按照招生规定录取的新生，按期持录取通知书和学校规定的有关证件到学校办理入学手续，经过注册后复查合格，即取得学籍。
2.学籍管理是指学校依据国家教育行政部门颁发的有关规定和学校制定的实施细则和规章制度
对学生从入学注册到学成毕业的整个过程所进行的阶段和全过程的质量考核及管理。
3.目前高等学校学籍管理工作
①对具有高等学校正式学籍的学生基础信息进行采集和维护；②对在校学生的学习异动情况进行监控；③对学生的学习成绩进行管理和审核；④对学生毕业进行审核并发放毕业证及学位证；⑤对已毕业生进行学历认证等。
二、学籍管理工作中面临的问题
1.学籍管理制度不健全，规范性相对较差。
高等学校学籍管理制度国家并未出台统一的管理制度模式，学籍管理制度一般由各高校根据自身发展情况制定并实施，大多高校在管理操作过程中，随意性较大，许多管理制度不能认真贯彻和执行，从而很容易造成学籍管理混乱。同时，学籍管理制度不完善，使大多数学生产生得过且过的侥幸心理，不遵守学校规章制度，不服从学校管理，也严重影响了高校的正常教学和管理秩序。
2.学籍管理工作流程混乱，高校各职能部门责权不清。
学籍管理工作应按工作流程办事，并需要高校各管理部门的配合与协作。但很多高校在学籍管理操作过程中，无工作流程，工作流程次序混乱，工作流程烦琐；许多学籍管理人员不能明确自身责任，管理部门之间分工不合理，甚至各职能部门责权混乱，互相推诿的现象时有发生。学籍管理工作流程混乱烦琐，不利于高校教师和学生的发展，也给学籍管理人员带来沉重的工作压力，降低了工作效率。
3.学籍管理信息更新滞后，学籍信息化管理模式局限性较大。
现工作中，各高校采用不同的学籍管理信息系统，其学籍管理信息功能不完全一致，学籍信息管理模式受多种因素制约，协调性、共融性较差，许多学籍信息不能及时更新，导致学生信息不准确，不完整，不利于教师及学生对各类学籍管理信息的查询。对有特殊事项的学生，其学籍管理信息不能及时更新，严重阻碍了学校甚至其他职能部门对学生的正常管理。4.学籍管理效率低下，学籍管理人员无服务意识。学籍管理工作琐碎，繁杂，量大，影响因素多，要求学籍管理人员耗费大量的时间和精力处理具体问题，工作效率较低。同时，各高校普遍存在学籍管理人员人数不足、学历结构不合理、大多数学籍管理人员未经过专业培训、缺乏专业知识和现代化技术手段等问题。部分学籍管理人员的自身素质及工作态度相对较差，对日常学籍咨询、学历查询等学籍管理工作，无耐心，缺乏服务意识，影响了教学管理的工作效率，也阻碍了学籍管理工作水平的发展和提高。
三、学籍管理工作改革和完善措施
1.完善学籍管理制度，加快法制化建设，合理规范学籍管理工作。
①学籍管理工作的开展应以高校学籍管理制度为核心。高校在制定和完善自己的学籍管理规定时，应以我国相关的法律法规为依据，全面贯彻实施国家《普通高等学校学生管理规定》。学校的制度建设中既要充分维护管理制度的权威性，又应该尊重学生，维护学生的合法权益，合理合法地做好高校学生的管理工作。②高校应增强法制意识，明确学校与学生的法律关系；牢固树立育人为本的高校学籍管理法制化理念，设计彰显人性的制度。在推进高校学生学籍管理工作法治化建设和进程中，要增强高校管理者与被管理者的法律意识。正确理解法律的本质，正确认识法律制度的作用，就能提高和增强依法办事的自觉性，排除外界的各种干扰，把全部的管理工作纳入法治程序，有效提高学籍工作的规范化管理。③高校合理规范学籍管理工作的主要包括：对学籍管理制度的改革，对学籍管理工作流程的完善，对学籍管理信息系统的建设，对学籍档案管理的改进，以及对学籍管理人员队伍和人员培养等内容。因此高校进行规范化的学籍管理是使学校的管理行为公开、公正、公平的基本保证，是进行管理工作的前提。
2.简化学籍管理程序，加强部门沟通与协作。
①在高校学籍管理工作中建立科学、合理、严格、固定的程序机制是极其重要的。高校学籍管理工作程序，应尽量做到每个环节细化、量化，使学籍管理的每一项工作有章可循，有法可依，流程清晰，具有较强的操作性。在高校学籍管理工作中还要注重简化工作流程，特别是对学生的棘手问题和特殊请求，应尽量建立起简捷、顺畅、有效的工作程序和操作流程，避免学校与学生之间产生利益冲突，帮助学生解决实际困难，维护学生的合法权益。②高校学籍管理工作应采用各种手段和方式进行宣传。高校应开展各种活动，加强对入学新生的学籍管理教育，组织相关教师学习学籍管理文件。通过大力宣传学籍管理工作，可以使高校领导更加重视学籍管理，可以使教师更加深入掌握学籍管理，可以使学生更加了解学籍管理；大力宣传学籍管理工作，有利于学籍管理工作规范化、公开化、透明化，有利于各职能部门监督。③高校学籍管理工作靠单一部门操作是不可能独立完成的，需要高校各个职能部门的工作配合与协作。高校应根据各职能部门的特点，合理规范学籍管理工作，明确高校各个职能部门的工作内容和范围。从而使各职能部门责权明晰，避免各部门互相推诿的现象发生。高校各职能部门还应该加强相互之间的沟通和联系，构建和谐的工作环境，保证高校的安定团结。
3.创新学籍管理信息体系，改进学籍档案管理思路。
①学籍管理工作应在工作中注意总结和不断创新，特别要加强创新学籍管理信息模式，不断改进学籍管理信息系统，形成适合高校自身发展的特有学籍管理信息体系。该创新体系应与学生在校期间的表现、奖惩、成绩、考核等内容相结合，该创新体系还应体现包括学生学籍异动等其他特殊事项。学籍管理信息体系不断的创新和完善，有利于教师、学生、学生家长及用人单位更全面地掌握和了解学生在校期间的一切学习动态，适应高校人才培养的发展要求，促进学籍管理水平的整体提高。②学籍档案管理工作是高校管理工作的基础和重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了高校的管理水平。高校必须加强学籍档案规范化，将纸质档案与电子化档案相结合，采取多种形式进行分类管理，改进学籍档案管理思路，把学籍档案管理工作纳入议事日程和有关职能部门的目标管理，提高对学籍档案管理工作重要性的认识。③高校在创新学籍管理信息系统的基础上，应加强信息化管理，配备专业人员对信息系统进行维护，学校各部门之间应实现信息共享。学籍信息化管理应充分利用信息化的特点大力开展学籍管理宣传工作，将学籍管理过程中的各项规章制度、工作流程等内容及时通过网络、电子客户端等高科技载体共享给高校师生及职能部门，使学籍信息化管理渗透到高校各个方面。
4.增强学籍管理服务意识，培养高素质学籍管理人才。
河南省濮阳市职业中等专业学校（以下简称“濮阳市职业中专”）是部级重点职业学校、全国首批中职教育改革示范校、河南省示范性中专，是濮阳市职业教育的龙头学校。本文以濮阳市职业中专为例，就职业学校档案管理中存在的问题与对策进行探究。
1 档案管理中存在的问题
1.1 档案材料归档困难现象比较普遍。职业学校的机构设置比较复杂，除基础科室外，一般还设置培训科、就业科、企业科等科室，教研室也会对应相应的专业而设置。如，濮阳市职业中专设置了学前教育组、汽车维修组、电子组、计算机组等专业教研室，由于部门多，部门性质又有很大差异，材料的管理难以统一，容易出现交叉管理和多头参与现象，材料谁拿到就是谁的，该移交的不移交，部门之间在利用方面达不成共识时，各自为政，各取所需，擅自处理材料，导致档案材料归档困难现象比较普遍。
1.2 教学档案材料分散，结构层次复杂。职业学校课程门类多，教学材料分散在各个教研室中，教学档案材料收集归档任务比较重。目前，职业学校教育趋向专业化，而一个专业的增减和去留与社会需求关联密切，专业设置灵活性较强，它没有普通学校课程设置的相对稳定性，其课程的设置也表现出与这种特点的高度一致性，每门专业除了教授公共课外还要教授专业课内容，并以专业课为重心，各专业的教学内容泾渭分明、各呈其彩，教研材料内容丰富，层次结构复杂，在整理教学档案时，要格外注意分类的准确性。
1.3 学籍档案管理难度较大。职业学校的教育形式是多样化的。如，濮阳市职业中专以三年制中专教育为主，学生注册的是中专学籍，但为了适应社会需求，也会开办一些其他形式的教育模式，诸如以校企合作方式开办短训班、直培班等，和一些院校合作开办“3+2大专班”等，还会招录一定数目的干部身份的普通中专生，这部分学生学籍注册情况比较复杂。濮阳市职业中专还成立了综合高中部，这些学生注册高中学籍，由于办学形式多样化，学籍档案的内容以及种类也相应地表现为多样化，给管理带来一定难度。
2 解决问题的相应对策
2.1 健全档案管理体系，完善档案管理制度。归档困难现象反映出的实质是档案管理制度和档案管理体系的不完善，制度理顺了，归档的途径也就理顺了，所以，成立综合档案室实行集中统一管理是必要的，综合档案室由校级领导分管，办公室主任主管，并设置专职档案员岗位，以综合档案室为中心，辐射各个部、室，同时，要制定一套行之有效的档案管理制度。例如：濮阳市职业中专档案室依据《濮阳市学校档案管理办法》，结合实际确定了归档的范围、时间和要求，把归档的完成情况和岗位职责相结合，使档案材料从归档到整理、保管、利用等环节都有章可循，有力杜绝了不归档和材料归档困难现象。
2.2 在各专业教研室设置兼职档案员。职业学校的教研室因专业而分门别户，要杜绝教学材料的分散，就要在各教研室挑选长期从事教研业务的教师作为兼职档案员，他们熟悉和了解教学业务，能及时获得第一手教学资料，作为负责教学档案材料的兼职档案员更能尽职尽责。由他们定时对应该归档的教学材料收集整理，统一向综合档案室移交，可以最大限度地避免教学档案材料的分散现象。
2.3 成立学籍档案室，并派专人管理。由于学籍档案需要特殊保管，利用率较频繁，又有一定的独立性，针对学籍档案的这种特点，可设立专门的学籍档案室，学籍档案室受档案部门和业务部门的双重领导，其档案目录汇入综合档案室统一编目，在学籍管理中，还可以根据学校实际情况把管理进一步细化。如，濮阳市职业中专由于兼有中专和高中，学籍管理也划分成高中和中专两块进行，并分别设置了管理员，使其可有更多时间和精力应对职业学校复杂的学籍情况，能更好地为学生提供学籍、学历证明等材料利用。
2.4 加强档案宣传，增强档案意识。一方面要宣传依法治档，提高全体教职工的档案法制意识。如，濮阳市职业中专将《中华人民共和国档案法》利用讲座、橱窗、校园网等媒介加强宣传，使档案法制深入人心。另一方面要抓典型事例做宣传。如，濮阳市职业中专经常利用《档案利用典型事例汇编》做宣传，展示档案资料在人事、经济等方面的价值作用，收效良好。
（作者单位：河南省濮阳市职业中等专业学校 来稿日期：2013-02-17）
（一）领导对档案管理不够重视
现如今，很多高校的学籍档案管理工作普遍存在场地面积不足、办公设备陈旧、缺少专业管理人员和缺乏专项业务经费的情况，之所以会出现上诉情况，跟领导对档案管理工作不够重视有着直接关系。高校学籍档案所反映出的价值是具有一定隐性和潜在性的，往往容易被校领导所忽视。想要加强对学籍档案的管理是需要进行资金投入的，却无法收到“立竿见影”的效果，这使得高校领导望而怯步，更多的选择把资金投入到校园的硬件建设当中去。校领导对“硬实力”过于重视，却忽视了“软实力”才是高校发展建设当中的重中之重。
（二）管理人员队伍建设不完整
由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。
（三）档案管理工作缺乏规范性
因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。
二、加强学籍档案管理的对策
（一）加强档案宣传，引起领导重视
学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。
（二）加强档案管理队伍的素质建设
想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。
（三）建立完善的规范档案管理制度
科学、严谨、完善的学籍档案管理制度，是协调、有序、顺利开展学籍档案管理工作的重要保障。档案管理部门应对档案的收集整理、检查归档、保管传递以及管理职责等各项工作活动，制定出一套严谨的、完整的规章制度，使学籍档案管理工作做到有据可依、有章可循。与此同时，主管部门应对现有的各部门各自为政的工作状态进行切实的改变，促进各部门团结协作的工作态度；各级领导要做到把执行管理制度作为加强档案管理部门制度建设的工作重点来抓，让学籍档案工作制度与其他制度一样，真正得到贯彻和落实。
关键词：高职院校 学籍管理 探讨
中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.23.215
学籍是指一个学生属于某学校的一种法律上的身份或者资格，学籍管理的内容包括在学生的入学时对其资格、学习期间的学习情况以及毕业资格等进行考核处理的活动，主要包括学籍的取得及注册管理、课程考核及考试成绩管理、在校纪律与学习考勤、学籍的异动管理以及学生的学历与学位证书管理等。新形势下，高职院校的新特征对其自身的学籍管理提出了新的要求。
1 高职院校的新发展对学籍管理的影响分析
1.1 高职院校的高速发展，急剧增加了学籍管理的工作量
据教育部消息，截止到2012年，我国共计有1288所高职院校具备招生资格。这些学校的在校生的人数已超过1000万。而且随着高等院校的不断发展，预计未来这些高职院校在校学生的规模也会逐年攀升，并成为高校学生总人数中的重要部分。据统计，近几年来，高职院校数量占普通高校数量比例不断上升，高职院校数量的不断增加，学生人数的不断增多，急剧加大了高职院校学籍管理的工作量。随着时代的发展，教育部门和社会对学籍管理工作提出了更多的新的要求。具体见下图：
1.2 高职院校教学改革的不断推进，增加了学籍管理的难度
面对日益激烈的就业竞争，高职院校的人才培养模式发生了根本的变化，逐步回归到高职教育的核心，即面向社会需求，重视实践。在实际教学中，高职院校在强调基础课程知识外，尤为重视学生的实践、创新和实训能力，并将其考核指标一并列入学生的学分，纳入对学生的综合测评。这使得先前一贯重视学生课程考核学分评测的传统学籍管理制度渐渐无法适应新形势的需求，更加要求高校严格学生学籍的管理工作，提高学籍管理的综合水平。这种教学理念的转变不仅提高了学生的实践能力水平，更增加了学籍管理工作的复杂性，使得学籍管理工作者的工作难度加大。
1.3 高校学生的个性化和多元化发展，为学籍管理提出新的要求
当今形势下，为了顺应时代的发展，高职院校在人才培养中更加注重学生的个性化和多元化培养和发展，以便让学生尽快适应日益多元化的社会需求，在激烈的市场竞争中占有一席之地。这是高职院校自身发展的需要，也是其所承担的社会责任的要求。在这种教育理念的指导下，高校在读学生的思想观念和价值观也呈多元化发展，学生之间的个性差别较大，这就要求管理者要统筹考虑，既尊重学生的个性特点，又要切实维护学生的利益，与时俱进地修改学籍管理工作的相关规定，促进学生利益的最大化实现。这样不仅实现了学生工作的最大化，也增强了学校的责任感，实现了教育水平、教育理念和学生发展的统一。
2 当前高职院校学籍管理工作中存在的主要问题
2.1 学生学籍管理系统开发应用存在缺陷
随着科技的进步以及学籍管理工作任务复杂程度的增强，大多数高职院校已经不再使用传统的人工学籍管理工作模式，转而采用学籍管理应用系统，但是现在各院校所运用的学籍管理系统质量和层次参差不齐。据统计，我国大部分高职院校的学籍管理系统存在系统功能不完善、系统维护不到位的情况。部分系统对于学生等级考试的成绩无统计功能；部分系统对于学生参加的全国等级考试无成绩录入选项，导致学生成绩无法录入系统，无法进行系统操作；部分系统中学生不及格的成绩和课程名称会经常出错，导致信息无效。这些问题不仅削弱了一个院校的管理水平，更重要的是会危害到学生的利益，导致其信息出错，无法顺利毕业。此外，部分高职院校学籍管理系统的维护并不到位，经常出现系统不稳定或者反映迟缓的现象，给及时查询、整理学生的学籍信息带来了诸多不便，严重影响了学籍管理工作的开展。
2.2 学籍管理人员的管理素质和水平有待进一步提升
管理工作最终还是要靠人来完成，要想提高学籍管理的水平，就必须拥有一批高素质的学籍管理人员。以往高校学籍管理工作都是手工作业模式，许多管理工作者对高科技的信息操作、计算机作业模式较为生疏，这些人员的业务水平以及自身管理的素质都有待提高。由于高等职业院校学生具有基础不够扎实、学习存在诸多不足，理论知识和实践能力欠缺等特点，学籍管理人员应根据这些特点，摸索合适的工作方法，改进自己惯常的工作方式，寻找适合自己学校特点的学籍管理办法，使得学籍管理工作能够有条不紊地进行，为学校的发展以及学生的进步奠定基础。
2.3 学籍管理理念未能与时俱进
传统的学籍管理重点在管理，目的是强化对学生学籍的管理和控制，管控的标准主要是按照学生考试分数进行综合测评，在对学生的处分问题上，有些高职院校存在惩罚不当的问题。面对高职院校教学改革深入推进，学生个性化和多元化不断发展的新形势，传统的学籍管理显得形式化和表面化，无法全面体现学生的权益，不利于学生个性化的发展。近年来，随着学生自我维权意识的不断增强，学生状告高校的案件屡见不鲜，对这些案件仔细分析不难发现，学生和学校争论的焦点基本都集中在学籍问题上。面对新的学校发展要求以及社会需求，有必要改进学籍管理的观念，置管理于服务中去，既能突显学校的学籍管理水平，又能满足学生的需求。可见，学籍管理理念的转变势在必行。
2.4 学籍管理执行力存在不足
全国不同的高职院校对学籍管理的重视程度不尽相同，所采取的运行机制也是千差万别。通过了解，高职院校学籍管理在具体执行方面普遍存在一些问题。究其原因，主要有以下三个方面：一是部分院校对学籍管理重视程度不够，只是一味注重教学质量和教学成果，却没有看到学籍管理工作是一项基础性的工作，以至于忽视了学籍管理在保证教学质量方面的重要意义。二是学籍管理实际运行机制不够顺畅。部分高职院校的校教务处与具体各院系教务部门在管理上存在脱节现象，导致工作开展不顺畅，学籍管理工作的效率低下，管理机制的运行缺乏有效性，从而使学籍管理工作的效率受到严重影响。三是部分高职院校在学籍管理具体操作中出现左右为难的尴尬境地，主要体现在严格考核和保证毕业率之间的矛盾上。每个学生都想顺利的毕业，但有一些学生由于未达到考核标准，以至于无法顺利领取毕业证。有些学校为了“面子”需要，一些做法违犯了学籍管理的规定。
3 新形势下高职院校学籍管理的几点建议与思考
3.1 充分掌握利用学籍管理系统，不断完善系统功能
新形势下，高职院校的高速发展极大增加了学籍管理的工作量，单纯手工作业已经无法适应工作的需要，大力推进学籍管理系统是发展的趋势。当前，计算机技术已相当发达，其给各项工作带来的便利也日益显著，既提高了工作的效率，也提高了工作的准确率。因此，各高职院校要充分认识到学籍管理系统的重要性，选择和购买较为可靠的管理系统。有条件的院校还可以并根据测评和记录学生实践、创新和实训能力成绩的需要，研发适合自己学校特点的管理系统与软件，并且不断完善学籍管理系统，增加相应的操作功能，完善相应的工作步骤，简化工作程序，减少人工的操作步骤，提高学籍管理工作的效率。同时，要重视系统的日常维护，确保系统的稳定性以及学籍信息的安全性，尽可能发挥系统管理的优势。通过引进合适的学籍管理系统，就可以在提高管理工作效率的基础上，有效地完成学籍管理工作。
3.2 提高学籍管理规范化、标准化建设的水平
学籍管理工作的规范化、标准化与否，既关系着教学工作能否顺利的进行，又关系着学生的切身利益。对于学籍档案分门别类的保存，既有利于学生及时查找个人信息，又有利于学校迅速完成学籍的整理、完善与发放。想要使学籍档案实现规范化的整理与归档，首先就要规范学生信息的采集工作，明确采集的方法，确立明确采集内容，而且各部门之间要协调工作，采用统一的代码采集学生信息，以实现学生信息的资源共享。其次，要明确学籍管理工作的考核标准，定期对学籍工作进行考核，督促管理人员落实学籍管理的相关规定，提升其工作责任感，促进学籍管理标准化建设的迅速推进。
3.3 转变学籍管理理念，坚持以生为本
以生为本，顾名思义就是要以学生为本，教育工作者的目的就是为了促进学生的全面进步与发展，实现教书育人的目标。传统的学籍管理理念要求学籍管理要监督制约学生，而在新形势下，学籍管理的目标更应该理解为是发挥学生潜能、促进学生成长的推动力，促进学生理论基础和实践能力的全面提高。高职院校应逐渐实现由“约束”到“服务”的转变，贯彻置管理于服务中去的理念；注重尊重学生的个性特征，积极地引导学生向有利于自身发展的方向努力，最大程度地调动他们学习的主动性和积极性。高职院校培养的学生只有更接近社会，才能更适合社会需要，才能充分体现自我价值，面对多元化的社会和思想。因此，学校应本着一切对学生负责的理念，学籍管理工作中体现更多的人文关怀，增进学生对这项工作的理解与认同，尽可能多地留给学生们较多的自我发展空间，以实现“育人为本”、回馈社会的教育宗旨。
3.4 提高学籍管理重视程度，保证工作的执行力
要充分做好学籍管理工作，需要执行力的强力支持。新形势下要做好学籍管理工作，必须在制度执行力上下工夫。首先，高职院校要高度重视学籍管理，把学籍管理工作作为学校的重点和持久工作来抓，要深刻认识到学籍管理是学校的一项基础性工作，对学生的切身利益、教学质量的效果和教学秩序的稳定以及学校的办学效益和办学信誉具有重大意义，关系着教书育人目的的实现。其次，高职院校要着手理顺学籍管理部门之间的关系，协调相关部门的工作，提高学籍管理工作的效率，加强各管理机构的责任感，共同协调完善学籍管理工作。再次，做好学籍管理的宣传培训工作。院校老师要带头熟知本校的学籍管理制度，同时，要加强学籍管理的宣传工作，使学生了解有关的规章政策，促进师生互进，增进学生对学籍管理工作的理解，共同推进学籍管理的工作的进一步发展。
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关键词：职业院校 项目体验式教学 管理学
中图分类号：H319文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）13-0053-01
针对职业院校学生上课积极性低、教学效果差等情况，结合职业院校实践教学过程提出分组项目体验式教学方法，为提升课程进行效果、培养学生综合能力提供借鉴。该方法的实施，能够充分发挥学生的主观能动性，提升教学效果。同时，该方法还能够避免从头到尾都采用同样的教学模式和教学方法，每次上课都以一种全新的教学思路来进行，让学生有所期待，提高学习和参与的兴趣。
一、相关概念
本文主要针对体验式教学和项目式教学进行结合，充分发挥两种教学方法的优势，在教学实践中进行灵活的应用，以期达到更好的效果。
（1）项目体验式教学：是根据不同课程制定不同的上课方式并分组体验教学的过程，实现从传统的教师讲学生听到老师安排项目任务、小组协作完成并形成具体任务方案汇报的一种新型教学方式。
（2）体验式教学：是根据学生本身的特征分析和发展的实际规律，结合实际的情景模拟，再现体验式过程，让学生能够在该情境中体验教学内容，由此而产生的教学方式称为体验式教学。
（3）项目式教学法：是通过一个个的项目来组织教学，将教学的过程通过项目的形式来展现和进行。每个教学环节都是一个项目，每个项目包含小而全的知识点和组织内容。
二、教学实践
在教学过程中为充分发挥学生主观能动性，提升学生综合能力，特通过项目体验式教学方式进行管理学课程的学习。在讲解过程中，通过总结汇总，共提炼出以下十种上课组织方式，具体内容如下（以管理学课程内容为例）：①管理学概论：竞争性分组并安排本学期体验任务。②管理理论的形成：管理人物生平：以微话剧形式开场。③管理计划：策略性参与游戏（ERP规划游戏）。④管理预测之一：世界杯之百度预测。⑤管理预测之二：“迷宫探索”游戏的决策分析。⑥管理活动组织：由小组安排上课方式。⑦管理活动之人力资源管理：“职业性格测验”。⑧管理中的领导：领导理论相关的微辩论赛。⑨管理与激励：竞争性回答问题，优胜组奖励。⑩管理活动之控制：“王石的故事”。
根据以往上课经验，即便某一种上课方式能引起学生的兴趣，但长时间使用一种上课方式来调动大家积极性难免捉襟见肘。因此，在课程开始之初，需要进行一次项目模拟公司分组。项目分组以男女生组合、各班级组合（针对合堂班级）、人数要求为依据进行班级项目分组，自行推选出小组负责人。各小组根据自身特点形成以企业运营为背景的评价模式，具体内容框架包括：板书评价、课堂气氛评价、汇报内容评价等，并根据小组情况，制定模拟公司名称、口号和价值观。
为保证上课效果，需要教师在整个过程中参与其中，辅助指导整个过程的进行。另外，在小组成员进行汇报时，由老师、同学共同根据其准备材料的完善程度、讲解清晰度、汇报效果等进行评价。
三、效果对比分析
根据项目体验式教学方法的基本内容，在教学实践过程中有意识地对所带的6个班级进行测试，其中包括电子商务专业4个班级，物流专业1个班级，国际商务专业1个班级。在排除课程及年级因素影响下，统计发现项目体验式教学方式下，班级旷课、睡觉、玩手机的比例明显下降，同学们参与积极性大幅度提高。
通过对209名同学的上课表现进行调研，根据统计结果发现，传统上课方式过程中，平均旷课比例为8.00%，平均睡觉比例为10.67%，平均玩手机比例为17.33%。而基于项目体验式教学方式的上课过程中平均旷课比例为3.55%，平均睡觉比例为1.44%，平均玩手机人数比例为3.83%。对比发现，项目体验式教学方式在杜绝旷课、上课睡觉、玩手机等方面都明显好于传统的上课方式。
根据效果对比分析不难发现，项目体验式教学方式明显提升了教学效果，同时，在项目体验式课程进行中，每个小组都有自己的成员分工，每个小组成T都有自己的职责和任务，在参与过程中能充分激发每位学生的参与积极性，对于教学有着重要意义。
四、总结
本文结合职业院校教学实践过程，针对《管理学》教学过程提出小组项目体验式教学方法，在上课过程中强调充分发挥学生主观能动性，以学生小组模拟公司组织架构汇总形成策划、设计方案并进行汇报，由教师进行实际指导，并由教师和同学们共同评价。在教学实践中，以6个班级进行测试，其中项目体验式教学方式在上课出勤情况、学生上课睡觉情况、上课玩手机情况等方面都明显好于普通教学方式的班级。
基金项目：本文系课题“高职院校信息化校园建设的现状与发展研究――以云南体育运动职业技术学院为例”（编号YJ201520） 研究成果。
作者简介：陈洁，云南体育运动职业技术学院讲师，硕士，研究方向：教学管理。积极推进数字化的高校学籍管理现代交际・2016年7月
积极推进数字化的高校学籍管理
陈洁 何髑 张炯
（云南体育运动职业技术学院 云南 昆明 650228）
摘要：高校学籍管理是一项持久、深入、细致的工作。近几年来，随着高校招生规模的不断扩大，在校生数越来越多，学籍管理工作变得更加复杂和繁琐，加之计算机和网络技术对人们的生活方式产生了越来越大的影响。在这样的背景下，全面推进数字化的高校学籍管理势在必行。
关键词：数字化 高校 学籍管理
中图分类号：G64724文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）13-0054-01
近年来，伴随着我国高校教育制度改革的持续深入，各大高校的办学规模不断扩大，在校生数量日渐增加。学籍管理作为教育管理和学生管理的关键组成部分，变得更加复杂和繁琐。鉴于此种情况，我们必须改变传统思想观念，明确高校学籍管理信息化建设的重要地位，形成一套高效、精准、节约的数字化学籍管理手段。
一、当前高校学籍管理存在的问题
（一）相应的规章制度不完善
当前，社会对于信息化管理提出了更多新的要求。但是，我国许多高校没有出台相应的数字化学籍管理制度，依然采用传统的纸质学籍管理制度，这种传统的制度与工作实际不符，形同虚设，并且会导致实际的学籍管理工作“有规不能依”，具有较大的随意性。
此外，学籍规章制度应紧跟时代步伐，体现社会特点。针对体现时代特征的新生现象，学校的学籍管理规章制度应该不断进行完善和补充，才能适应新形势下的学籍管理工作。
（二）管理理念和管理方式落后
长期以来，有很多学籍管理人员认为自己的工作重在管理，忽视学生的主体地位，不把学生当作服务对象。而随着新形势的要求，学生在校期间拥有正常的学籍状态、并能随时查看自己的学籍成为一种必然的要求。另外，在校生的学籍将延续到学生毕业后的学历认证，这可以有效杜绝学历造假现象。因此，数字化的学籍管理是社会发展的必然要求，必须改变原有的学籍管理理念和管理方式。
（三）管理渠道不够畅通
各高校普遍存在一种情况，学籍管理工作往往没有固定的工作人员，而是一些教师或辅导员在兼职做学籍管理的工作，这就导致高校的学籍管理人员经常变动，这会对学籍管理工作的顺利开展带来很多问题。学籍管理是一项长期、复杂而又细致的工作，各种学籍问题更是需要时间的积累才会懂得如何处理，管理人员如果经常变动，都会给学籍管理工作带来各种阻碍。
二、推行数字化的高校学籍管理的措施
随着社会的不断进步、科技的飞速发展，在高校全面推行数字化的学籍管理显得势在必行。应从以下几个方面着重把握：
（一）实现管理观念的现代化
无论技术还是管理的创新发展，首当其冲的都应当是观念的进步。高校要推进数字化的学籍管理，首先要强化“数字化”观念，在计算机网络技术不断更新换代的时代，高校的学籍管理不能固步自封，必须跟上时代的步伐，将计算机网络的新技术和新思路不断应用到学籍管理上来。当然，相关的领导干部应起到榜样的作用，要主动学习新技术和新理念，不断推陈出新，创新发展，从而带动所有的工作人员不断进步。只有这样，才能真正意义上推动高校学籍管理的数字化进程。
（二）提升学籍管理人员素质水平
由于高校学籍管理人员往往是一些教师或辅导员兼职担任，这些人群的专业素质不高，没有受过专门的计算机知识的培训，工作效率低下，容易出错，会大大降低学籍管理工作的质量和效率。因此，各高校应根据自身特点，尽量选择计算机技能较强的人员负责学籍管理，在工作中能使用简单的计算机编程技术，这会大大提高工作效率和准确度，在此基础上，定期对学籍管理工作人员进行培训，普及政策制度，明确工作职责，完善技术方法，使得管理人员能够及时得到技术、责、理念的全方位提升，从而为全面推进数字化的学籍管理打好基础。
（三）完善数字化学籍管理系统
2004年，教育部出台中国高等教育学生信息网（简称“学信网”），借助网络实现了高等教育学籍及学历证书的电子注册制度，为高等教育学籍管理工作开辟了新的途径，提供了新的手段，更重要的是，这对全国的高等学校起到了很好的引导作用。高校应借助计算机及网络技术平台，建立科学完善可用的校内学籍管理系统，并和教育部的平台实现对接，以此来构建全方位的数字化学籍管理系统。
三、结论
学籍管理是高校教学管理的一项重要组成部分，是一项持久、深入而又细致的工作，高校必须改变传统的学籍管理制度，建立科学合理、符合现代教育发展需要的数字化学籍管理制度，只有这样，才能使学籍管理更加规范、高效、精准，才能为新时代人才的培养发挥更加积极的作用。
参考文献：
第二条本《办法》适用于我省各级各类中等职业学校（含普通中专、成人中专、职业中专、职业高中及普通高等学校和成人高等学校中专部，下同）。上述学校和河南省各级教育行政部门、招生管理部门统一使用“河南省中等职业学校学生电子学籍管理系统”（以下简称“系统”）。
第三条省教育厅负责本《办法》规定的学生学籍电子化管理工作，并对全省各级各类职业学校的普通中专、普通高等学校和成人高等学校中专部、“3+2”分段制和五年一贯制接受中等职业教育阶段的学生学籍以及省属中等职业学校的各种计划类别的学生学籍进行管理，对各省辖市（扩权县、市）教育局学籍电子化管理工作进行指导和检查；各省辖市教育局应依据本《办法》根据本市实际情况制定学籍电子化管理办法，并由专人负责，负责对所属各类中等职业学校的职业中专、职业高中、成人中专的学生学籍进行管理，对所属县(市、区)教育局学籍电子化管理工作进行指导和检查；县(市、区)教育局负责对所属中等职业学校学生的电子学籍进行查询统计，对学校信息进行管理。各级各类职业学校应制定相应的岗位责任制度，做到任务到岗、责任到人。
第四条“系统”所采集的河南省中等职业学校学生电子学籍信息数据为河南省中等职业学校学生基础数据，其它任何有关河南省中等职业学校学生信息数据均应以此为准，本“系统”所采集的数据在一定条件下与拥有权限的用户共享。
第二章系统基础信息管理
第五条“系统”是基于B/S架构开发的全省统一的学籍管理系统。各级教育行政部门基于不同的权限来实现不同的管理功能，权限分配依次为：领导查询、一般人员查询、学籍管理员、毕业证管理员、系统管理员等不同工作角色。其中领导查询是独立于其它查询系统之外的查询系统，领导可以根据不同的查询权限查询不同范围内的数据。其他工作人员角色职责权限依次为：
（一）省级
1．省级系统管理员：保障“系统”的正常运行、定期维护和更新升级；对学校基本信息进行管理；对全省所有中等职业学校学生学籍数据信息负责，定时离线备份；对学籍信息录入工作提供技术支持。
2．学籍管理员：对全省各级各类中等职业学校的普通中专、五年制和“3+2”分段制计划类别的中等职业教育阶段的学生学籍以及省属职业院校的非普通中专计划类别的中等职业教育阶段的学生学籍进行审核和学籍变动审核；拥有本级毕业证管理员的权限。
3．毕业证管理员：对全省各级各类中等职业学校的普通中专、“3+2”分段制计划类别的学生以及省属中等职业学校各种计划类别的学生毕业申请进行审核。
4．一般人员：拥有一定权限的查询功能。
（二）市级
1．省辖市（扩权县、市）管理员：对本辖区内的中等职业学校基本信息进行管理；对本辖区内中等职业学校学生学籍数据信息负责。
2．学籍管理员：对本辖区内中等职业学校除普通中专的学生学籍进行审核和学籍变动审核；拥有本级毕业证管理员的权限。
3．毕业证管理员：对本辖区内中等职业学校除普通中专的学生毕业申请进行审核。
4．一般人员：拥有一定权限的查询功能。
（三）县（市）级
学籍管理员：对本辖区内的中等职业学校基本信息进行管理；对中等职业学校的学生学籍进行查询统计。
第六条学校的用户名由学校的上级教育行政部门按照一定原则进行编制，并下发给学校。学校登录后应对学校的基本信息进行维护。
第七条专业大类及专业管理应根据《河南省教育厅关于印发<河南省中等职业学校种植类等19个重点专业建设教学指导方案>的通知》（教职成〔2003〕99号）的分类要求，另增设体育大类。个别没有归属的专业用“其它大类”表示。学校现开设的专业名称应按照教育部专业设置标准规范填写。要求在进入系统录入信息前应对学校的专业信息进行编制设置。
第八条班级管理按照学校现行的班级编制设置，要求在进入系统录入信息前应对学校的班级编制设置，要求班级名称不得重复。
第三章录入与审核
第九条初中毕业生、同等学历以及以上的有意于接受中等职业教育并且满足报名学校招生条件的人员都可报名到中等职业学校学习。学校应在开学后两个月内为已报到的学生注册正式的中等职业学校学生电子学籍。
补录和错误信息修改时间为每年的学籍正式注册结束至下个录取批次的前一个月，在此期间，学校录入学生和修改学生信息需向学籍主管部门申请，获得批准后方能进行操作。所有补录和修改必须在规定时间内完成。
第十条“系统”是一个基于B/S架构下的网络在线的软件系统，它支持多用户、多地点同时在线录入。为了便于学校对本校的学生信息的使用，系统还支持学生学籍信息导出。
第十一条“系统”的学籍信息包括：姓名；性别；出生年月；民族；政治面貌；入学时间；入学方式；招生录取批次；计划类别；生源类别；专业；班级；准考证号；中（高）考成绩；学生身份证号；家长姓名；家长联系方式；家庭详细住址；学籍号；学生图像信息以及其它相关需要扩展的信息。
第十二条“系统”产生的学生学籍号是全国唯一的学籍号，共十三位数，依次为：两位数入学年份＋两位数省代码＋两位数省辖市（扩权县、市）代码＋三位数学校排序＋四位数学生自然序号。
第十三条在学校新生录取和注册完成后，学校学籍审核员应针对学生信息逐一核对，确保无误后将学生信息审核提交备案。
第四章学籍变更
第十四条“系统”中的学籍变更包括学籍减少、学籍增加和校内变动三种类型。其中学籍减少包括休学、退学、死亡、转出和其他减少；学籍增加包括复学、转入和其他增加；校内变动包括转班、转专业、留级。任何学籍变动都应在上一级中等职业学校学籍管理部门备案。
第十五条有下列情况之一者由学生和其监护人提出申请，经学校批准，可准予休学或令其休学，由学校发给休学证明：
（一）因病或其他特殊原因不能继续学习者；
（二）请假累计超过该学期三分之一者（包括理论知识学习和教学实习时间）；
（三）参加社会创业、就业实践，需分阶段完成学业者。
学生休学每次为一年，在校学习期间不得超过两次。学生因病休学需持二级以上医疗单位证明。参加社会创业、就业实践者需修满全部课程的60％。
学生休学期间学生的管理有其监护人负责，学校与之签订协议，对学生离校期间的管理进行约定。
第十六条学生休学期满，应于学年或学期开学前一个月提出申请，经学校批准后，原则上随原专业下一年级学习。因病休学的学生复学时，须持二级以上医疗单位的健康证明，并经学校审查后方可复学。
第十七条学生有下列情况之一者，经学校批准，可劝其退学或令其退学：
（一）同一学年内（或在学期补考后）考核成绩五门以上（含五门）不及格者；
（二）未经请假又无正当理由，开学后逾两周不报到者；
（三）在校学习时间（包括留级、休学）超过最长学习期限者；
（四）休学期满后未办理复学手续或虽申请复学经审查不合格者；
（五）经学校动员，因病应休学而不休学者；
（六）经医院确诊，患有各类严重疾病及意外伤残不宜或不能坚持正常学习者；
（七）无故旷课超过两个月者。
（八）自愿要求退学者。
第十八条学生有退学的权利。按本规定所作的退学处理，不属于对学生的处分。
第十九条学生退学，由学生本人及其法定监护人向学校提出申请，由学校在学籍管理系统中提出退学申请，经由上级学生学籍管理部门在网上审核通过后，方可完成退学手续。学校应及时给批准退学的学生办理退学手续，核发退学证明。学生未修满一年课程的可出具学习证明，修满一年学习课程者可出具肄业证书。未经学校批准擅自离校者，原则上只发给退学证明，不办理肄业证书。
第二十条出现下列情况，学校应及时上报，由上级学籍管理部门对其学籍进行注销：
（一）学生意外死亡；
（二）学生因违法接受刑事处罚。
第二十一条学生转班，应由学生提出书面申请，经学校批准后即可根据实际情况由学校学籍管理员在学籍管理系统内进行操作。
第二十二条学生转学原则上在各类中等职业学校中进行。毕业年级学生原则上不得转学或转专业。
第二十三条中等职业学校的学生有下列情况之一者，可予转学或转专业：
（一）经学校认定，学生在某一专业领域有一定专长或技能，转学或转专业更有利于其能力发挥者；
（二）因某种疾病或生理缺陷，经学校指定的医疗单位检查证明，确实不宜在原专业学习，但可在其它专业学习者；
（三）学生确有某种特殊原因，不转学或不转专业无法继续学习者；
（四）留级或复学时，本专业无后继班级者。
第二十四条学生转学、转专业应由学生和其监护人向学校提出申请，经学校认可后报请上级学籍管理部门批准，并按下列规定办理：
（一）学生在本校范围内转专业，由学校同意，经网络报上级学籍管理部门审核备案；
（二）我省各级各类中等职业学校和高等学校，市属、县属中等职业学校计划类别为普通中专的学生转学、转专业，须填写纸质转学审批表，经转入学校和转出学校及上级主管部门同意，由省级教育行政部门批准备案，并通过电子学籍管理系统报省级教育行政部门审核备案。
（三）市属、县属学校其它计划类别的学生转学、转专业，须填写纸质转学审批表，经转入学校和转出学校同意，由市级教育行政部门批准备案，并通过电子学籍管理系统报市级教育行政部门审核备案。
（四）学生跨省（市）转学，须经双方学校和学校主管部门同意，并报各自学校所在省（市）级教育行政部门核准。学生所在学校应及时向上级主管部门申请，在系统内增加或注销学籍。
第二十五条学生转学成功后，其电子档案自动由原学校转入到新学校，学生新的学籍号由系统自动产生，其它相关信息由学校根据需要及时修改。“系统”记录学生转学的流程，并在学生电子学籍档案中显示。
第二十六条普通高中学生需转入中等职业学校学习，由学生和其监护人提出申请，经转出学校和转入学校同意，报省级教育行政部门同意，可以转学。转入学校应根据学生情况，安排相同或下一年级就读，并及时向上级教育主管部门申报学籍号。普通高中毕业年级学生不得转入中等职业学校。
第二十七条不属于休学、退学、转出、死亡等类型的学生减少，由学校在电子学籍“其他减少”一栏中登记，经上级学籍管理部门网上审核通过，完成登记。
第二十八条不属于复学、转入类型的学生增加，由学校在电子学籍“其他增加”一栏中登记。如果学生以前在数据库留有档案，则可以恢复以前的档案，如果没有档案，学校则应详细登记该生基本信息，经上级学籍管理部门网上审核通过，完成登记。
第二十九条学生留级由学校在“系统”中登记留级申请，经上级学籍管理部门网上审核通过，完成登记。
第三十条“系统”所显示的学籍信息为颁发毕业证的唯一依据。“系统”内不包含的学生信息，该学生不得取得毕业证。
第三十一条中等职业教育基本学制为一年至三年。学生可提前或推迟毕业，提前毕业一般不超过一年（三年以下学制不能提前毕业），推迟毕业一般不超过三年。
实行学分制的学校，对于提前修满本专业课程并考核合格的学生，可允许其继续选修其他课程，经考核合格可取得毕业证书，也可允许其提前毕业。
第三十二条具有学籍，操行评定合格，修完所有教学计划规定的课程（包括实习），经所在学校考核全部合格的学生，准予毕业，并由学校发给河南省教育厅统一印制的毕业证书。
第三十三条学生在毕业时，经补考后不及格课程未达到留级规定者，发给结业证书。结业后，学生可在两年内向学校申请补考，取得毕业资格后，换发毕业证书。毕业时间自换发毕业证书时算起。
第三十四条学生毕业时，由学校提出申请，经如下审核通过后，可颁发毕业证：
（一）核对学生毕业申请是否与系统内的信息相符；
（二）核对学生操行评定是否合格；
（三）核对学生考试成绩是否合格；
（四）核对学生有无其它不符合毕业的情况。
第三十五条学生毕业证由河南省教育厅统一印制，由学校根据“系统”功能集中打印。
（一）河南省教育厅负责普通中专、各级各类中等职业学校的“3+2”分段制中专段学生的毕业证验印；
（二）各级教育行政部门负责对本辖区内的中等职业学校的职业中专、职业高中、成人中专等计划类别的学生毕业证验印；
（三）各省辖市教育行政部门进行毕业证验印时，只需根据“系统”产生的当年毕业生库中的信息按毕业证号（即学籍号）顺序核对即可；
（四）毕业证采用的照片和“系统”所采集的照片为同一底版的照片。
第六章学籍信息数据准确性与安全性
第三十六条河南省中等职业学校学生电子学籍管理系统所显示的学籍信息为颁发毕业证书的唯一依据，同时为教育行政部门提供科学的决策支持。各级教育行政部门和学校应对数据录入和维护人员加强管理和培训，务必确保数据的及时、准确、完整及安全。
第三十七条在“系统”开始运行的初始化阶段，学校应组织人员录入当前所有在校生基本信息、专业信息、班级信息，为每个学生建立电子学籍档案。在录入完毕后，学校管理员应进行数据核对，确保每个学生的资料准确无误。
第三十八条学生电子学籍信息经过学校、上级学籍管理部门两级审核后方可正式备案。学生电子学籍信息的任何改动都要及时备案并报上级学籍管理部门批准后备案，学生各种信息的变更都应在当月完成，以保证学生电子学籍信息的准确性。
第三十九条河南省中等职业学校学生电子学籍管理系统的数据根据查询权限向特定人群开放，同时也作为中等职业学校毕业生信息查询的后台支持。教育厅中等职业学校学籍管理员和技术支持部门要作好服务器的防病毒、防黑客攻击等系统安全工作，各用户要管理好自己的口令。为避免多种原因造成的数据丢失，技术支持部门要定期对服务器进行异地异机数据备份。对于学生的某些个人信息，各地教育行政部门应根据实际情况，设置好查询权限。
第七章软、硬件和技术支持
第四十条学校应指定专门技术人员协助学籍管理员和班主任等使用者作好技术支持工作。各级教育行政部门应指定专门的技术人员，做好电子学籍管理工作以及辖区内学校的技术支持和学籍管理员的培训工作。
关键词：高职院校；学籍档案；档案管理
前言
国家加大对高职教育投人力度，大量涌现高等职业院校，其大多数高职院校都是由中专由一家或者是多家学校合并升格而成的，升格以后的高职院校进行优化对教育资源配置，大幅度提升了办学质量与办学效益，为国家、社会对技能型人才的需求做出了有力的贡献，但是相应也存在着一定的问题在高职院校，因此对学生学籍档案管理是件非常的重要事情，高职院校要深入分析学籍管理工作，不断完善并提出相应的解决对策。
1 高职院校学生学籍档案的构成
学生在读书期间详细全面的记录即为学籍档案，其具体内容分为：学生读书院校记录、受到的处分、获得的表扬，可直接反映出学生在校时的个人思想道德及品质、生活状态、专业研究、学习状态、社会实践等等。由八个方面组成的高职院校学生学籍档案，具体如下：
第一为学生考学的入学信息，包括每年到校报道生的花名册、学生入学登记表、考试档案、入学体检表等记录。第二为学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，必修、选修课程的数量，是否存在重修课程。第三为在校期间学生受到的处分记录和所获得的奖励。第四为学生是否如期毕业、肄业、结业等信息，学历证书的发放记录、相关学位证书等。第五为在校期间学生的政治表现、思想品质记录。第六为学生是否就业，如果学生已就业，就要留存派遣证的存根联。第七关于变更记录学生的学籍信息，包括转学、复学、休学、退学专业变更等记录。第八为所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。以上就是关于高职院校学生学籍档案八个方面的具体内容，学籍档案的保存方式具体为：电子档案、纸质档案。其中纸质档案为：凡是打印的文本、手写纸质材料，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。
2 所存在的问题于高职院校学生学籍档案管理工作中
2.1 不规范的学生学籍档案管理工作
有些高职院校是是由直接升格、中专合并而成，原本学校与晋升为高职院校相比的不一样的办学规模、管理方式等，这也导致了高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式不适应与现存的高职院校学生学籍档案管理工作。时代在发展进步，相应的改变了传统的档案管理模式。部分高职院校的管理还处于起步阶段，还在摸索当中的校园工作，不够全面建立的部门，不完善的制定的职能规范，由于传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的缺失、失真，缺乏独立性的学生学籍档案管理工作，这和教务处、档案馆、学生处等有着密切的关系，不同部门间相互作用，管理中出现不少问题，很容易造成管理混乱、管理职能不清、管理漏洞等现象。
2.2 不规范的学生学籍档案的整理工作
学籍档案工作中主要环节之一是学生学籍档案的整理工作，具体指进行收集后的分类、处理学生学籍档案等工作，根据档案分类法对学生在校期间的原始资料信息进行处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。因为较大的学生学籍档案的整理工作量，其较高的工作的有序性、规范性，因此，学生学籍档案管理工作也成了高职院校相P的考评工作重点，建立的基本原则要以评促建，学籍档案工作的规范有序能够提高。但仍存在着许多不足在现阶段学生学籍档案的整理工作中，比如：学籍档案分类编排不统一，档案作出不同的编排是按照学生入学年份、毕业年份，档案按照学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，作出不同的装订形式是根据根据一个班级 、多个班级，这样造成了薄厚不一的学籍卡组卷，不便于及时查找，也缺少了美观性。相关辅导员对学生在毕业前期的学籍档案进行保管与填写，不少辅导员缺乏一定的档案意识，分别使用铅笔、圆珠笔在填写档案时，不规范的部分栏目填写，造成了档案内容缺少标准性、正确性。
2.3 不到位对于电子档案的认识
高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，由于受到传统思维管理模式的影响，按照以往手写的形式对部分高职院校的学生学籍信息进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，没有妥善的保存部分电子档案，电子档案信息丢失现象容易出现，学生学籍档案保存方式应该采用纸质与电子档案，或者是以电子档案、纸质档案为主。假如对学生学籍档案只以一种形式保存，当档案信息丢失或不全时，对学生和学校而言，将会造成难以补偿的重大损失。
3 加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策
3.1 提高对学生学籍档案管理工作的重视性
高职院校学生学籍档案对每位学生都是很重要的，对学生所有的读书生涯的信息进行记录，所以，要充分认识到学籍档案的重要性对于高职院校的学生和教职工来说，特别是学生学籍档案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作岗位时，进行严格考核其档案思想与专业技能，定期对相关的人员进行培训档案职业道德素养、专业知识。学籍档案管理激励机制与考核制度要建立完善好，学校各个部门要配合和支持学生学籍档案管理工作，确保顺利开展学生学籍档案管理工作，学生学籍档案保存工作的通畅性要不断加强，不能出现掉以轻心、敷衍、相互推卸责任的情况。
3.2 制定学生学籍档案的基本规范
学生学籍档案使用表格要统一，规定建立不同表格的统一样式按照高职院校档案管理进行，督促学校有关部门及人员要注重规范性在书写学生学籍档案时，具体包括学生的基本信息、社会实践意见、考试考核成绩、表扬及处分内容、等信息的填写，都要求统一书写标准，并且信息要求具有客观性和真实性，规范书写格式、字迹、用笔等，书写统一使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔，不能使用圆珠笔或铅笔，使其工整的字迹，档案信息不得任意修改，这是对填写档案内容的统一标准，从而确保学籍档案内容的准确性、可用性、真实性。
3.3 电子档案建设力度要加大
科技不断进步，各行各业广泛的应用互联网技术，信息技术越来越得以重视，高职院校学籍档案管理工作也是如此，这也是符合了未来发展的必然与趋势要求。采用科学技术在当前高职院校学籍档案管理工作中，以往的学籍档案录入、查阅方式得以转变，对学院各部门信息化档案管理工作要加强认识，在实际电子档案建设中，档案管理系统和学院相关部门学籍管理系统交流工作要做好，电子档案平台要构建完善，提升档案管理工作质量与效率。并且在加强加强建设电子化学籍档案管理期间，还要重视纸质档案予，使其电子档案、纸质档案同存同用、相互补充，高职院校学籍档案管理工作得以大力发展。
结语
作为高职院校管理工作的重要组成部分的学生学籍档案管理工作，对于学校与学生都是具有特别重要的意义，由于高职院校受学院发展的影响，也就目前还仍存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，不够完善的管理相应的规范。再加上繁多的学生学籍档案管理工作内容，且要求比较细致的工作内容，所以对于存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，就必须对其进行深入研究、分析，并为此提出可实性的解决措施。每位学生的切身利益和学籍档案密切相关，不管是晋升还是工作的选择都是会涉及到学籍档案信息，因此为了负责好对每一位高职院校学生，高职院校的学生、档案管理人员以及院领导，都要充分重视应对学籍档案的管理工作，学籍档案的管理与服务水平要不断提升，确保每位学生学籍档案信息的准确性和真实性。
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