时间：2023-06-07 09:28:21
据有关方面统计，从1978年到2003年间，我国的各类留学人员达到70余万人。在他们当中，自费留学生人数增长迅速，1998年仅为1.1万，到2003年达到11.7万人，增加了10倍多，2002、2003两年，自费留学人员的比例均占到出国留学人员的93%，成为中国留学生的主流。他们中的很多人对留学期间自己的档案应当如何存放以及由此会给将来回国就业所带来的麻烦不甚清楚。也有不少出国留学生对档案管理意识淡薄，出现了许多自己保管档案、档案遗失甚至档案记录失实等情况，对于留学人员在国内就业发展造成很多影响。
我国的人事制度规定，自费出国留学人员是流动人员中的特殊群体。国家对于留学人员回国就业有着特殊待遇，只要他们获得国家认可的国外大学本科以上学位或者出国前具有本科以上学历并在国外留学一年以上，不论是否是应届毕业生，只要经双向选择落实国内接受单位，既可被派遣他们落户当地，落户地点不受限制。
据了解，自费留学生出国前的情况不尽相同，他们或为各类学校的在校生，或为尚未就业的高中以上毕业生，或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道即纳入无业人员范畴，又会为出国留学和日后回国工作带来很多麻烦和困难，国家对留学人员的优惠政策难以落实。
为此，经国家主管部门批准，中国（教育部）留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事出国留学人员和赴香港、澳门地区就读人员人事档案的管理工作，并可为他们提供各种相关服务。
下列人员（不受地域限制）是留学服务中心人事档案管理服务的对象：公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；自费出国留学人员和自费赴香港、澳门地区的就读人员；公派赴港澳就读、研修已和原单位脱离关系的人员；出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员；尚未在国内落实工作单位的留学回国人员和虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。
中国留学服务中心留学人员档案室可以为出国留学人员提供的服务包括：
第一，可以使服务对象免受社会无业人员办理出国留学手续的诸多不便，回国后不必作为无业人员去街道办事处办理求职证和招工就业登记手续，而是根据“双向选择”的原则在全国范围内择业，最终由留学服务中心为他们办理工作派遣和落户手续。
第二，能使服务对象充分享受教育部留学服务中心的“一站式”服务。如办理出国留学手续（教育部留学服务中心所属北京嘉华世达国际教育交流有限公司可提供出国留学中介服务），办理档案存入、转递，开具各种人事证明，办理国外学历学位认证，办理回国工作派遣和落户手续等等。
第三，中国（教育部）留学服务中心是政府所属的面向全国的人才服务机构，具有对留学人员的人事派遣、调配职能，可为存档人员办理跨地区的档案转递。留学人员回国后无论在哪儿就业，档案转递均无障碍。
上述职能和特色，是其它人才服务机构、街道办事处、职介中心、用人单位和学校都不具备的。这种“一站式”、全方位服务，方便了留学人员，也得到了学校、用人单位和社会的普遍欢迎。
高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。
二、毕业生档案管理存在的问题
1.管理主体多元化
（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。
2.管理流程简单化
（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。
3.服务功能弱化
学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。
三、解决毕业生档案管理失范的路径探析
1.提高档案意识，理顺档案管理机制
27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。
2.加强制度建设，引入档案管理质量体系
高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。
3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质
高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。
4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能
关键词：高职；毕业生；毕业档案；管理；建议
中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1672-5727（2012）10-0071-02
毕业档案记载着大学生在校期间素质、学业、能力、个性和家庭情况等各种信息，是了解考察学生历史和现实情况的主要依据，也是毕业生就业落户以及今后升学、选拔、任用、考核、离退休的主要依据。因此，大学毕业生应重视并正确对待自己的毕业档案。
毕业档案的现状及原因
目前，在高校特别是高职院校毕业生中流行着一种档案无用的观点，认为现在是市场经济体制了，用人制度日趋灵活，用人单位看重的是劳动者的能力，档案已经失去了往日的重要作用。因此，不少毕业生在毕业时根本不关心自己档案的去向，有的将档案留在学校就不管了，有的改换工作也不调档案，将档案留在原工作单位不管不问，有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。
造成这种现象的原因主要有如下几点：一是随着我国经济体制的改革，用工形式多样，许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看重档案。二是我国高职院校毕业生大都是自谋职业，部分毕业生在毕业的时候尚未落实工作单位，就将档案留在学校，在找到工作之后，或是因为已经身在外地，或是因为忘记，而没有回学校办理档案移转手续。三是毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位，此时，往往需要按照劳动合同的约定交纳违约金，许多人因为不想交纳这笔违约金，就在未经原单位同意的情况下，“跳槽”去了另一家单位。而用人单位则因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续，扣押了其档案。时间一长，“跳槽”的员工觉得没有档案也没有什么影响，也就不再关心自己的档案关系了。四是有的毕业生因为存档费太高，觉得档案也没有什么作用，因而对自己的档案置之不理。
正确认识毕业档案的作用
（一）认清大学毕业生“学籍档案”与“人事档案”的关系
大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大学生的档案，以文字资料的形式记录了学生的高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是原始资料。大学毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来，是指大学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，需要经过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后，履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以形成。
（二）认清大学生毕业档案的合法去向
国家规定，大学生的毕业档案一般有以下三种合法去向。
档案转到工作单位 大学生毕业后找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作单位。这是通常认为最正规的一种档案处理方式，但据统计，在高职院校中属于这种情况的不到10%。
档案留在学校 国家规定，允许毕业时尚未落实工作单位的大学毕业生户口、档案留校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。大学毕业生档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，此种方式的优点与缺点并存。优点是学校的诚信度一般较高，代毕业生保管户口关系和档案不收取额外费用，缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明学校均不能出具。学校保存的毕业生学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算工龄，从而会影响养老金的数额计算，在某种意义上说是得不偿失。
档案转至就业部门或人才交流中心 这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生。此种方式也是各有优缺点，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是由于毕业生与就业中心交流相对较少，容易导致信息不畅。
除以上三种情况外，还有高职院校学生自行提取、保管档案的现象。他们认为自行保管档案即方便，又省钱。实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案，除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档、查档。大学毕业生自行携带档案还会导致工作中的许多信息无法入档、工作多年后档案仍是学籍档案等问题的发生。
（三）认清大学毕业生档案的作用
当大学毕业生参加工作后，会面对诸如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造（如出国、考研）、考公务员等问题，这些方面都离不开档案。因此，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些合法权益无法得到保障。
会影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理贷款，办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。
会影响毕业生转正定级和工龄计算 很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的相关手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级和工龄及退休金的计算。
口述档案的整理
口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：
1 抄本的制作
访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。
(1)抄本的格式以问答式为主
原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。
(2)抄本制作者的选择
访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。
(3)抄本制作不得任意删减受访者原意
抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。
(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为
制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。
2 抄本的校核
老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。
口述档案的分析
口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。
1 考证与核实
相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。
在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。
2 分析与诠释
口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。
分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。
此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。
总之，口述档案整理与分析进展的质量，直接关系着口述档案的信息资源能否有效利用，口述档案的研究者需理性面对这项工作的挑战，尽可能为今后的研究提供翔实的史料知识与便捷的利用平台。
档案部门开展口述档案，在拓展其社会服务功能、促进档案资源整合、弘扬优秀传统文化方面发挥着重要作用，因此建立口述档案是档案部门的一项责无旁贷的工作，它包括访谈对象的确定、受访者背景资料的查阅、访谈提纲的制定、访谈器材设施的准备、正式访谈、访谈内容的整理(抄本的制作)、分析及保管利用。面对这样一项长期且艰巨的任务，不能急于求成，任一环节都很耗时且急需口述档案研究者认真核证。
口述档案的整理
口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：
1 抄本的制作
访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。
(1)抄本的格式以问答式为主
原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。
(2)抄本制作者的选择
访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。
(3)抄本制作不得任意删减受访者原意
抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。
(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为
制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。
2 抄本的校核
老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。
口述档案的分析
口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。
1 考证与核实
相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。
在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。
2 分析与诠释
口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。
分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。
此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
关键词：高等教育国际化；档案高等教育；改革；措施
伴随改革开放的历史进程，我国高等教育的国际交流与合作蓬勃发展，继我国加入WTO后，经济全球化越演越烈，高等教育国际化趋势进一步加强，这对我国高校的各项工作都产生了积极重要的影响，既有机遇，也有挑战。档案高等教育工作者必须主动迎合时展的趋势，与时俱进、开拓创新，积极顺应并融入高等教育国际化的洪流，自主探索档案高等教育改革和创新的新举措、新方法，努力开创新形势下档案高等教育事业的新局面。
一、高等教育国际化在高校发展中的地位和作用
1.高等教育国际化的内涵。近年来，关于高等教育“国际化”的问题成为高校高等教育研究和讨论的焦点。高等教育国际化概念源于西方，其发展成为一种趋势和潮流则源于全球化。高等教育国际化的概念从出现至今，引起人们的热烈讨论，对于其内涵的阐释也很难达成统一的认识。普遍的观点有两种。第一种是学者的观点。主要强调大学校园、教师、学生、教学内容、学术研究国际化等与大学教育直接相关的内容；第二种观点是国际组织的观点。国际组织相对来说更加关注和平和发展问题，倡导“国际理解教育”、“发展教育”、“多元文化教育”等有助于世界、区域国家和平、发展的教育国际化理念[1]24。笔者倾向第一种观点。2.高等教育国际化的主要内容。尽管学术界对“高等教育国际化”的定义还无法达成一致,但高等教育国际化的趋势是无法阻挡的。随着我国高等教育国际化的深入发展，高校的国际交流与合作迅速发展，已成为高校发展和提升竞争力的重要组成部分。从实践来看，高校的国际交流与合作的主要内容主要有以下六个方面。（1）留学生教育。留学生教育工作是高校国际交流与合作的基础工作之一。近年，留学生人数不断增长，留学层次也由最初的以汉语语言培训为主的非学历教育发展为以全日制本科生、研究生教育为主的学历教育。（2）外教聘请。聘请外专外教是丰富高校教学资源，提高教学质量的一大途径。（3）人员交流。包括教师和学者的互访与短期讲学、学生互换和短期研修等。（4）学术交流。包括学术期刊和教学资源的共享、互邀或共同主办学术研讨会、学术讲座。（5）科研合作。包括合作开展科研项目和研究课题、合作成立联合研究中心或联合科研机构等。（6）合作办学。包括合作开设办学机构或教育项目，开展学历教育、非学历教育和专业培训等。3.高等教育国际化在高校发展中的地位和重要作用。科学技术发展的历史表明，开放性是创新的源泉和动力，而高校的国际交流与合作有效地引进国外先进的科学技术和管理经验、极大地弥补了高校教学和科研资源的不足、拓宽师生的视野、极大地提高了学校的知名度和竞争力，其在高校发展中的地位和作用日益明显。在实践中，高等教育国际化即高校的国际交流与合作已渗透到高校教学和科研的方方面面，发挥积极、重要的作用。以我校为例，我校先后与22个国家和地区的100多所大学和科研院所建立教育与科技合作关系，2002年学校与法国教育部联合创办中法旅游学院，开创了中外合作办学的人才培养新模式；2008年与台湾淡江大学合作成立工程结构灾害与控制联合研究中心，创新了两岸高校科研合作的新模式。仅在2014年我校主办国际学术会议5场，出席人员626人次；派出人员478人次；外籍专家短期来访43人次；长期聘请长期外籍专家教师17人；与9所国（境）外的大学和教育机构签订交流与合作协议书[2]466。这些国际交流与合作极大地丰富和弥补了我校教学和科研力量的不足，在我校的教学评估、科研立项、学生综合素质培养等各方面都做出重要的贡献，在我校的战略发展中占据着十分重要的地位，发挥积极的作用。
二、高等教育国际化对档案高等教育的影响和挑战
1.高等教育国际化对档案高等教育的影响。高等教育国际化的推进，高校国际交流与合作的不断发展给档案高等教育带来不少的影响和冲击。（1）高校国际交流与合作给档案高等教育带来新的教学内容，丰富档案学课程内容设置。具体有以下五个方面。①各类涉及国际交流与合作协议书和合同等文书档案。包括高校与国（境）外高校与教育科研机构签署的校际交流备忘录和协议书、合作研究协议书、合作招收留学生协议书和聘请外国专家教师合同、各类教师短期培训协议书等档案材料。②留学生、交换生学籍档案。包括留学生、交换生的留学或交换学习申请表、录取通知书、成绩单和毕业名册等学籍材料。③中外合作办学项目档案。包括中外合作办学项目申请、立项、批复的行政文件，也包括项目执行过程中的招生、课程、教师、学生管理等材料，还包括项目结束后的总结报告等，内容繁杂、时间跨度大。④中外联合研究中心档案。包括联合研究中心的机构设置、费用来源、研究成果分配等各方面的资料，专业性强。⑤外事礼品等实物档案。包括外国各友好学校或机构赠送的礼品或简介等资料。（2）高校国际交流与合作给档案高等教育搭建了学术交流与研究的平台，为档案高等教育人才培养提供宝贵的机遇。培养高素质的档案学专门人才是档案高等教育发展的重要任务和战略目标。高校档案专业教育部门领导可以通过本校的国际交流与合作机构牵线，通过“走出去”与“引进来”，一方面选派优秀的档案专业中青年骨干教师和在读学生到国外高水平大学进行短期研修和交流学习，了解档案学的国际学术前沿、扩大学术研究视野和提高档案专业的教学水平；另一方面积极邀请国外知名的档案学专家和学者来校进行学术交流或开办学术讲座等，学习和借鉴国外先进的档案学知识。（3）高校国际交流与合作给档案高等教育带来国际先进管理理念，激发改革和创新的思维。同志曾经指出，创新是一个民族的灵魂。而科学技术发展的历史表明，开放性是创新的源泉和动力。高校通过与国外友好学校和教育机构的交流，引进和传播国外先进的档案学教育理念和教学手段，才能不断地激发档案高等教育改革和创新的思维。2.高等教育国际化给档案高等教育的改革和创新带来新挑战。档案高等教育是为培养高水平的档案管理人才提供教学服务的中心，高等教育国际化，必然要求档案高等教育国际化。但是目前，我国档案高等教育国际化水平很低，远远无法满足培养国际化高水平档案人才的要求。究其原因，主要如下。（1）档案高等教育课程内容陈旧，缺少与时代相呼应的档案课程。目前，不少高校的档案学专业课程还存在着内容陈旧、设置不合理等现象，主要传授传统环境下的档案管理基础理论知识，使得高校档案专业毕业生缺乏现代档案工作的知识和能力。（2）档案高等教育的教学观念落后，缺少实践教学。不少高校的档案学教学观念还停留在传统的重理论轻实践，实践课所占的比重偏少。档案学是一门应用性很强的学科，一旦学生的课堂知识与实际操作脱离，毕业生就失去安身立命的根本。（3）档案高等教育师资力量薄弱，缺乏具备国际交流与合作能力的人才，缺乏国际视野和国际意识。目前，高校档案学专业普遍缺乏学历高、能力强、懂外语的年轻教学骨干人才，无论是外语水平还是对外交流能力都欠缺。（4）现行中国的档案管理方法落后，档案信息化、数字化水平不高，导致中国的档案高等教育师生很难在对等的基础上与国外高校开展交流与合作。目前，我国相当一部分高校档案的利用还停留在简单复印、盖章的基础上，远远达不到远程网上查询、自行打印利用等水平，这些与外国高校相比，网络技术相差太远，难以开展合作研究。以上这些因素都大大阻碍了高校档案高等教育的发展，成为档案高等教育改革和创新急需突破的瓶颈。
三、高等教育国际化与档案高等教育改革和创新的新举措
档案高等教育只有顺应高等教育国际化的趋势，借势而为才能取得改革和创新的成功，具体措施如下。（1）利用本校现有的国际交流与合作的资源，搭建档案高等教育对外交流与合作的平台。高校档案学教学部门可以先从与本校签署了校际友好交流协议书的国外高校着手，精选几所档案学教学与科研水平比较先进的国外高校，与对方的教学与科研机构建立友好交流与合作关系，在此基础上开展档案教学人员短期互换和学术交流等活动。（2）积极举办或参加各类国际档案学术研讨会，或邀请国外有影响力的档案学知名专家和学者来校短期授课等，开拓师生的国际视野，提高改革和创新思维。（3）积极选派优秀的中青年档案教学骨干力量出国短期研修或短期访问，提高其国际视野，学习先进的档案教学与管理知识，构建一支具有国际视野和国际交流能力的高素质的档案高等教育师资人才队伍。俗话说“名师出高徒”，只有拥有一支高素质的档案高等教育师资力量才有可能培养出高水平的档案学毕业生。（4）积极运用网络的手段，通过远程访问国外高校的档案教学与科研机构的网页等手段，学习和借鉴国外高校先进的档案教学手段。在美国,远程教育广泛应用于各类教育。在档案教育当中，校方帮助学生建立一个同行网，学生可以通过这个网络查找收集自己所需要的各种信息，同时通过交互式电视教学，形成教师授课记录，便于教师及时调整其授课方案，互相借鉴经验等[3]56。学习和借鉴这些国外的先进的教学方法和教学手段有利于我们增加学生学习的兴趣，发挥学生学习的积极性和能动性。（5）在学习和借鉴国外的先进的教学方法和教学手段同时，我们也要学习和借鉴国外以实践操作为主体的课程设置，逐步改变我国档案学高等教育现行的重理论轻实践的教程设置，联系我国的实际国情进行相应的课程改革，加强实践课所占比重，与各档案馆、博物馆保持密切联系，主动为学生提供实习和实际操作的机会，使课堂知识与实践相结合，理论联系实际。21世纪以来，随着信息技术的高速发展，高等教育国际化已成为高校的一项重要战略任务，许多高校都把国际交流与合作列为高校重要的发展目标和计划。以培养高水平档案专业人才为目标的档案高等教育只有积极顺应这股洪流，不断推动自身的改革和创新，才能更好地为国家档案事业的发展培养优秀的档案学专业人才，为国家档案事业的长远发展贡献自己应有的力量。
参考文献
[1]仇鸿伟.高等教育国际化与中国的战略选择[J].大学（学术版），2012（10）:23-32.
[2]广州大学党委办公室.广州大学年鉴2014[M].广州，2014：466-473.
【关键词】高校人事档案；学历审核、档案审核；博士学历学位档案
高等学校各类人员的人事档案记载着每一位工作人员的招聘、引进、人事调动、工作经历、业务能力、政治思想、品德作风、工作表现、学历学位、实绩业绩等方方面面的内容，历史地、客观地、全面地、详细地、真实地反映着每一位教职员工的全貌。在全面从严治党，严格审核干部人事档案的政策及方针指导下，高等学校也不例外，也要对学校各类、各层次人员进行严格的人事档案审核管理。根据上级组织部门关于干部人事档案专项审核工作实施方案的方针及要求。进一步加强干部人事档案管理，维护干部的合法权益，全面实现干部人事档案的制度化、规范化和科学化，各高等学校都展开了严肃认真的干部人事档案的审核工作。这次审核工作对高等学校来说主要是审核各类、各层次人员的“三龄二历一身份”，通过审核，查清高等学校教职工的年龄、党龄、工龄、最高学历学位、工作经历和身份。本文主要分析及探讨高等学校在这次人事档案审核中对取得博士学位人员，学历学位的审核及在审核过程中的注意点。
一、学历、学位的含义
学历不仅是指一个人受教育的程度及经历，也标志着一个人的受教育年限、水准、能力、素养及判断处理事务的观点、思想、方法等。学历是指经教育行政管理部门批准的、实施学历教育的、由国家认可的、具有文凭颁发权力的学校或其它教育研究机构颁发的学历证书、学位证书或学历学位证书等作为在此机构学习或研究过的人员通过考试或答辩合格取得的学习或研究经历过程的凭证。
学位也是标志着被授予者的受教育程度及学术水平达到规定标准的学术称号。我国学位分学士、硕士、博士三级，“博士后”不是学位，而是指获准进入博士后科研流动站从事科学研究工作的博士学位获得者的特殊研究经历。学士学位，由国家授权的高等学校授予。硕士学位、博士学位由国家授权的高等学校或科研机构授予。高等学校和科研机构的研究生，或具有研究生毕业同等学力的人员，通过硕士（博士）学位的课程考试和论文辩答，成绩合格，达到规定的学术水准者，授予硕士（博士）学位。授予学位的机构：高等学校或科研院所，按国家或有关标准规定，由学位评定委员会判断被授予者是否达到授予学位的学术水准及研究能力，从而做出是否授予学位的判断决定。学位评定委员会做出授予学位的决定后，要颁发学位证书给相应的学位获得者。
二、学历、学位的认定方式
一是按有关要求规定在学历、学位审核认定过程中，要求具有下列相关材料：1.考生报名登记表；2.学生登记表；3.学习成绩表；4.毕业生登记表（鉴定表）；5.毕业证书；6.外语水平及学科综合水平考试成绩书；7.论文答辩评审书；8.学位证书等。对取得博士学位人员的学历、学位的审核认定还需要有下述相关材料：1.专家推荐书；2.报考攻读博士学位研究生登记表；3.博士研究生登记表；4.博士研究生学习成绩表；5.博士毕业研究生登记表；6.授予博士学位决定。以上各种相关材料应能够相互印证，构成一个时间顺序合理、各种材料完整、互相不矛盾的材料统一体。
二是查学历、学位授予学校名录和证书式样。根据教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》，可查核发证学校是否属实。普通高等教育自1994年到2000年，成人高等教育自1993年到2000年使用的学历证书均为教育部统一印刷。
三是2001年起，全国实行各类高等教育学历证书电子注册制度，2001年以后的学历证书，可登录中国高等教育学生信息网（http：//.cn）查询。2000年以前的学历证书，向全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心查询，并有该中心出具的《中国高等教育学历查询报告》 。
四是学位证书的认定方式主要有两种：一是与学位授予单位直接进行电话查询；二是将有关材料寄到全国学位与研究生教育发展中心（http：//）进行认证。
五是在国外攻读正规课程所获大学专科以上（含大专）学历、学位证书和经批准的中外合作办学项目颁发的国外学历、学位证书的认证，可通过教育部留学服务中心国际合作处（http：//）进行查询或评估认证。
六是到教育部留学服务中心国际合作处申请国外学历、学位认证，须出具以下原始材料：本人护照，所获国外学历、学位证书，国外学习学校提供的学习成绩单，出国前最后学历证书及其他相关材料，中国驻外使（领）馆开具的留学回国人员证明。
七是申请中外合作办学学位认证的，须出具以下原始材料：所获国外学位证书、国外学习成绩单、合作办学中方机构背景资料、合作办学双方合作协议副本、国务院学位委员会办公室审核批准当期合作办学的批文复印件（加盖学校公章）、当期合作办学学生名单并注明第几期及学生入校、毕业时间。由地方省级教育部门批准的硕士以下合作办学项目，除提供上述材料外，还须提交合作办学外方机构背景材料及我驻当地使馆教育（文化）处开具的对合作办学外方机构资格认证书。复印件须经用人单位（县、团级以上）或当地组织人事部门审核，经办人签字并加盖公章。
三、全日制教育学历学位与在职教育学历学位的区分
全日制教育的认定标准为：参加全国统一的学历教育升学考试、考试合格被录取后，在学习期间的全过程采取全脱产方式，不享受单位工资及福利待遇、毕业后重新分配。在职教育就是边工作边学习的一种学习方式，与原单位不脱离关系，享受原单位P于学习人员的政策及福利待遇。具备以下4个条件才能被认定为全日制教育取得的学历学位。1.通过参加全国统一的普通高等学校招生考试入学、达到录取分数线、经省级招办批准录取。2.学习期间采取全天在学校学习的方式（即全脱产学习）。3.学习期间须与原单位脱离工作关系和工资关系，转递本人档案。4.毕业时颁发普通高等学校学历证书和学位证书，并重新派遣。不具备上述4个条件而取得的学历学位教育，则称其为在职教育。
四、对博士人员学历学位审核认定的注意点及案例分析
根据上述对博士人员的学历学位审核认定的标准、条件及要求，首先审核认定其学历学位的真实性、合理性及有效性，其次判断认定其取得的学历学位是全日制教育，还是在职教育。在本文（二、学历、学位的认定方式）中列出了学历学位认定所应具备的相关材料及审核认定的方式方法。按着本文（二、学历、学位的认定方式）的要求及规定，通过实例来分析认定博士学历学位的真实性、合理性及有效性。
例1，M高校的A某，其人事档案士学历学位材料有：1.报考南开大学2009年攻读博士学位研究生登记表；2.南开大学博士生登记表；3.报考南开大学2009年攻读博士学位研究生专家推荐函；4.南开大学博士学位论文自评表；5.南开大学研究生学习成绩表（博士）；6.南开大学博士学位论文评阅书；7.南开大学博士研究生毕业（学位）论文答辩及毕业资格审批表；8.南开大学博士研究生毕业（学位）论文答辩记录；9.南开大学学位评定委员会授予学位的决定（博士）；10.南开大学毕业研究生登记表；11.南开大学学生体检卡；12.全国毕业研究生就业通知书。根据本文学历、学位的认定方式1中所列博士人员学历学位必要的六项材料对比A某的学历学位材料，A某的12项学历学位档案材料中符合要求的、必要的六项材料全部具备（它们是1、2、3、5、9、10，在材料的顺序号前做了区别标记）。另外又审核验证了A某的博士毕业证书、博士学位证书原件，与A某档案材料中学历学位材料相符，因此可以认定A某的博士学历学位是真实的、合理的、有效的。在对A某个人人事档案中的其他材料的审核验证中，得知A某是先参加过工作，后报考了博士研究生，通过博士研究生考试合格被录取，在读博士期间没有在原单位上班领取工资福利，属于全脱产学习，而且A某毕业后，通过社会公开招聘的方式，被M高校录用。由此可以判断A某属于全日制教育毕业的博士研究生。
例2，M高校的B某，其人事档案士学历学位材料有：1.北京中医药大学2009年报考攻读博士学位研究生专家推荐书；2.介绍信；3.博士研究生网报登记表；4.北京中医药大学2009年攻读博士学位研究生复式表；5.2009年报考北京中医药大学攻读博士学位研究生思想政治情况表；6.北京中医药大学2009年报考攻读博士学位研究生登记表；7.北京中医药大学博士科学学位论文评阅意见书；8.毕业研究生登记表（博士）；9.北京中医药大学医学博士科学学位论文答辩情况表；10.北京中医药大学研究生成绩单；11.北京中医药大学学生婚育状况证明；12.博士学位申请表；13.健康体检表；14.博士研究生就业通知书。B某的人事档案士学历学位材料共14项，其中按规定要求，即本文（二、学历、学位的认定方式1中规定）有效材料5项（1、3、6、8、10，已在材料的顺序号前做了区别标记），缺少授予博士学位决定书，但是，材料7北京中医药大学博士科学学位论文评阅意见书；材料9北京中医药大学医学博士科学学位论文答辩情况表；及材料12博士学位申请表；可以间接代替博士学位授予决定书，因此可认为博士学历学位材料符合要求。又依据B某拿来的博士毕业证书、博士学位证书原件，与B某的档案士学历学位材料对比、核实、审验，结果一致，符合要求规定。因此可以认定B某的博士学历学位是真实的、合理的、有效的。另外，经过对B某档案中其它材料的审验、核实，得知B某属首次参加工作。B某是2012年博士研究生毕业后，通过社会公开招聘的方式被M高校录用，B某博士研究生毕业之前没有参加过任何工作，故B某属于全日制的博士研究生毕业，所获博士学位系全日制博士学位。
例3，M高校的C某，其人事档案士学历学位材料只有：1.复旦大学博士研究生成绩单；2.复旦大学学位评定委员会关于授予博士学位的决定。根据本文（二、学历、学位的认定方式1中规定）。C某缺少4种材料证明自己所获得的博士学位及其学历的真实性。因此需要通过本文（二、学历、学位的认定方式）中其它几项规定来核实、验证C某博士学历学位的真伪。故M高校的档案管理审核人员登录了《中国高等教育学生信息网》网址： http：//.cn 对C某的博士学历学位的真实性进行了查询，查询结果情况属实。M高校的档案管理审核人员打印了C某的网络查询电子结论表“教育部学历证书电子注册备案表”存入C某的人事档案中。同时也要求C某交来本人手中的博士研究生毕业证书及博士学位证书进行审核、验证，经过审核验证，C某本人手中的博士研究生毕业证书及博士学位证书与档案中学历学位材料及网络查询的结论是一致的、相符合的。档案管理审核人员亲自复印了C某的博士研究生毕业证书及博士学位证书，盖章签字后存入C某的个人人事档案中。至此C某的博士学历学位审核认证程序完成，证实了C某博士学历学位的真实性、合理性及有效性。另外，经过对C某个人人事档案其它材料的查验，得知C某是在职期间读的博士，而且人事关系没有离开原单位，同时享受着原单位关于在职人员学习的政策待遇，即享受着原单位的工资福利待遇。按相关要求规定C某属于在职取得的博士学位，按在职博士对待。
五、对在国外获得博士学位人员学历学位的审核认定
对于在国外获得学位的人员，由于国外的情况比较复杂，各国授予学位的要求、标准、式样等各不相同，因此给具有国外学历学位人员的所在单位的人事档案管理人员，在人事档案审核认定中带来了很大的困难及不便。为了能快速、准确、方便、统一、有效地对国外获得学位人员的学历学位进行标准的审核认定，相关文件特规定：凡经过教育部留学服务中心认定的学历学位，一律视为真实有效，因而给各高校、各单位人事档案管理人员在审核认定本高校、本单位具有国外学历学位人员的档案时，带来了极大的便利，也就是说：某高校或某挝辉谏蠛巳隙ū靖咝；虮镜ノ痪哂泄外学历学位人员时，只要在教育部留学服务中心经过学历学位认定的，就承认其学历学位，并予以认定。如果尚未在教育部留学服务中心进行学历学位认定的，一定要求其到教育部留学服务中心进行国外的学历学位认定。如果没有教育部留学服务中心的国外学历学位认定书，各高校或各单位不能予以国外学历学位的认定。下面通过两个例子来分析国外博士学历学位的审核认定（以M高校为例）。
例4，D某是某单位工作人员，在工作期间攻读了国内硕士和国外博士。D某在攻读国内硕士和国外博士期间均属在职学习，享受着单位的工资福利待遇。D某博士研究生毕业后，通过人才招聘被M高校录用。
M高校的档案管理人员在审核认定D某的人事n案时，发现D某的硕士研究生学历学位材料齐全，但博士学历学位材料只有一份博士学位证书复印件，根据相关的文件要求及规定D某的博士学历学位材料缺失、不达标、不能予以认定，因此M高校的档案管理人员要求D某到教育部留学服务中心去对自己的国外博士学历学位进行权威的评估认证。经过一段时间，D某拿来了教育部留学服务中心出具的“国外学位认证书（博士）”。M高校的档案管理人员经过审核、查询，认定D某具有在职的硕士研究生学历学位，而博士只具有国外博士学位，不具备国外的博士研究生学历，即属于持有博士单证人员。所谓单证是指：要么具有博士学历，而没有博士学位；要么具有博士学位，而没有博士学历。
例5，E某是国外留学回国具有博士学历学位人员，被M高校聘用，M高校的档案管理人员在审核、认定E某的人事档案时，发现E某的学历学位材料比较齐全。在E某的人事档案中学历学位档案材料有：1.我国驻外使馆出具的“留学归国人员证明书”；2.学位记复印件；3.学位授予证明书；4.授予学位、修业期满证明书；5.成绩证明书；但是没有教育部留学服务中心出具的证明。根据相关文件的规定及要求，E某虽然国外的学历学位材料齐全，但如果没有教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证书，仍不能认定E某的博士学历学位，因此，M高校的档案管理人员要求E某到教育部留学服务中心去进行国外学历学位认证。经过一段时间，E某拿来了教育部留学服务中心出具的“国外学历学位认证书（博士）”。又根据E某的其它人事档案材料的审核、验证，认定E某为具有国外博士学历及博士学位，属于具有双证人员，且属于首次参加工作，故E某是全日制国外博士研究生。
上面我们用大量的篇幅分析归纳了博士人员博士学历学位审核认定的程序、要求及相关文件的规定，应该说对博士人员的博士学历学位档案材料的审核认定提供了一个清晰、完整、准确、便捷的脉络及方式方法。具有博士学历学位人员对高等学校来说，是宝贵和重要的人才资源，是高等学校提高教学水平，强校建设的重要保障。近几年来，由于我国对教育的重视、对人才的重视，加强了对博士层次人员的培养，但也有一些不合资质的机构，在利益的驱使下，弄虚作假，同时也有个别一些人为了自己的利益而弄虚作假。因此，国家开展了个人人事档案的核查认定工作，即核查认定“三龄两历”工作。具有博士学历学位人员的学历审核认定也是这次核查认定工作的重要一环，之所以单独作为一个专题来探讨，是因为它的重要性、特殊性、专业性及审核认定标准的难度性。
【参考文献】
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[2]陈秀丽.干部人事档案审核工作的相关问题及对策[J].现代经济信息，2012（1）.
1.有利于选拔优秀的管理人才。
医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。
2.有助于做出正确的人事决策。
人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。
3.有益于吸引并留住优秀人才。
优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。
二、医院人事档案管理面临的困境
1.忽视对人事档案管理的重视。
人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。
2.人事档案管理制度不够健全。
人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。
3.现代化的档案管理手段缺失。
电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。
三、加强医院人事档案管理的措施
医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。
1.提高对人事档案管理的认识。
人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。
2.完善医院人事档案管理制度。
要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。
3.引进现代化的档案管理手段。
1.1资料保存不完善
据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。
1.2人力物力不足
高校有专门的档案科室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲；但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。
1.3档案调取缺乏灵活性
高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理；并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。
1.4档案保存环境安全性低
高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。
2新时期环境下做好高校人事档案管理工作
2.1强化档案材料搜集的真实性及档案工作严谨性
21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。
2.2提高档案管理员工综合素质
针对于目前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。
2.2.1扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员
以往的档案管理人员多半是由学校内部调动调整的，很多都是年龄较大的行政工作人员，甚至还有返聘人员，这些人大都是奔着清闲的工作岗位去的，这就造成员工队伍老龄化、缺乏进取精神等问题。因此，学校要面向社会招聘管理人员，让管理队伍年轻化，使真正有能力的专业人才投入到这个工作岗位上来。
2.2.2加强员工专业培训和绩效考核工作
从高校人事档案的长远发展来看，既需要员工本身具有较强专业 素质，还需要对员工进行不断的专业培训，提高他们的业务水平，使其实际操作和理论知识并进。另外，还应完善绩效考核制度，通过考核激发员工学习新知识、新技能的热情，以免其思维僵化、止步不前。
2.2.3科学安排工作，提前做好部署，提高员工的做事效率，避免使用兼职工
由于人事档案管理要求极高的保密性和准确性，因此不适宜使用兼职工，他们没有受过专业的培训，且责任心较低，在档案管理工作中极易发生错误。对毕业时期档案科室繁重的工作任务，可提前做好工作部署，尽早做好工作安排和前期准备工作，让学校其他部门配合工作，提前准备好档案材料，使档案管理工作顺利、及时开展。
2.3建立严格的高校档案部门制度
笔者通过网上查阅资料得知目前很多高校人事档案部门机构不健全，没有正式的高校行政管理部门统一管理。学校方面要加强关注，通常一个高校有着成千上万份的毕业生人事档案，如果没有统一的领导和健全的职责规范，就很难保证高校的人事档案管理工作能长远发展，取得新突破。强化高校人事档案管理部门的制度规范化工作，设置专门的主管领导，做好整体工作的部署和检查推动。调整员工结构，如设置专门的档案整理人员、电脑录入人员、核查人员等，使每个员工责任清晰、分工合作。配备相应的奖惩措施，降低档案管理工作的错误率。
2.4加强管理人事档案信息化建设
随着新时期的到来，经济飞速发展，电脑技术不断进步，高校的人事档案管理工作也应逐渐信息化，如可将个人的档案资料输入电脑，形成电子文档，方便调阅和整理。虽然初步的录入阶段耗时耗力，但这对长期的高校档案管理工作来说是非常有好处的。第一，便于管理，调阅方便。第二，不占空间，档案内有什么缺什么一目了然。第三，可使部门单位间的档案调转工作简单方便，从网上直接传取。第四，可以开放部门查阅权限，比如学生可通过校园一卡通或学号信息，通过柜台或网站查阅自己的档案资料。第五，教育部门可建立辖区内整个高校的人事档案备份，防止人事档案因电脑故障或其他原因而丢失。第六，档案流转过程清晰，可以看到由谁录入该份档案、备份在何处、受何部门管理、于何时调往哪里、何人何时何因调阅，新减了哪些材料等。
3结语
论文关键词：档案 图书 特征
论文摘要：档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。两者虽然有亲缘关系，但在形成来源、内容主体、目的用途以及载体形式、文本留存上存在的一些差异和相同点，认识这些差异与相同点，对于从事图书档案管理的人员为必要的。
0 引言
档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。在我国古代，图书也是档案，它们有着“同亲共祖”的亲缘关系，有着共同的“起跑点”：结绳—刻契—甲骨文—铜器铭文—简册—刻版印刷。在《史记》中，“图书”“图籍”实质上指的是地图、法令、户籍等档案资料。可见，在汉代以前，图书与档案的界限是不清楚的，年代愈上溯，两者的差别愈小。随着时代的发展、文化的发达，图书与档案的界限逐渐分明，纸张的制造与普遍使用，印刷述的发明与应用，为这种分离提供了物质和技术条件，加之图书与档案本身数量的大量累积，也促使人们根据不同特点开展工作，我国自唐宋至清，完成了图书馆工作和档案工作的分化过程。然而，迄今为止，图书与档案各自的本质属性是什么仍众说纷纭，本人不揣谫陋，试对图书与档案的异同谈一点个人认识。
1 图书与档案的不同点大致有四
其一、从形式来源看，两者有别。虽然，图书与档案都是人类社会实践的产物，但档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的(由过去作为执行传达意图的工具而使用的文化转化而来)，是随着工作活动的客观需要而形成的历史记录，是人们进行社会实践的自然产物，而不是事后另行编写的。下至地理，中及人事，无所不包，是一种丰富而广泛的信息源。图书的形成来源不具有直接和原始性，作为供人阅读的出版物，它必须经过整理编辑、印刷出版，凡是未经人脑加工的原始信息，即使已贮存在一定的物质载体上，都不能视为图书。往往先有档案，后有图书。比如说，文书档案、文告契约、书信账目之类，都不能算作图书，这类非图书要转变为可供人们阅读的出版物一图书，必须经过编辑整理、印刷出版。其二、从内容主体看，两者有别。档案和图书虽然都是知识载体，但各自记载的知识主体却分属于不同知识层次。档案所记录的知识主体是属于未进入科学知识体系的低层次的前系知识。它不是提供科学知识的出版物，而是把原本属于人类社会实践活动组成部分的文件材料，按其历史联第加以汇集，整理并进行知识性加工的产物，它不但记录了事物的结果，而且记录了事物的具体发生和发展过程，它所记录的内容侧重于具体事物，成为具体的客观事物的原始记录。图书的内容侧重于综合性的人类科学知识，是高层次的系统知识。我们不排除图书记录有前系统知识的可能，但作为主流它记载的是科学知识，图书的这种知识属性是由人类社会活动的需要和经济因素所决定的。出版业作为一种比较系统、比较完整的知识体系。另外，图书还是人类记录和传统思想感情的工具，人们用文字、美术、音乐等形式所表达的思想感情也可以记录在图书中。其三、从目的用途看，两者有别。档案的作用和目的是以备查考。人们在各种社会活动中，需要查考过去的工作和生产情况，研究事物的发展规律，继承已有的成果，那么档案就是作为事物发展的客观凭证而保管的。俗话说“空口无凭，立字为证”，“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指的文书。即档案。档案作为完成现行效用保存下来的文字、图表、声象等固定信息，是原始记载，是第一手资料，能使人、物、事的历史原貌重现，为人们提供最真实的依据，具有最可靠的凭证性和科学研究价值。图书是以人阅读、传播知识为目的的，它是一种特定的而又是不断发展着的知识传播工具，从简单的图书形式到现代图书形式的发展历史无不证明了这一点。人类有了知识必须记录下来以便于传播开去，图书是一种适当形式，光有记录没有传播的目的，是不能算作严格意义的图书的。但图书因不具有“历史记录”和“直接记录”的属性，不能像档案那样作为历史凭证，只能作为参考。其四、从载体形式、文本留存看，两者也不尽相同。图书与档案的物质载体，在古代大体相同，龟甲、兽骨、金、石、帛、竹、木、玉、纸等，在现代则略有变化，影片、录音可以是档案载体，但无法作为图书的载体。档案的文本留存，注重原本、原稿，而且往往只有一份，这也是档案珍贵的原因之一。档案的留存只能是特定机关、社团、企业和个人，不进入销售渠道。图书除因年代久远出现孤本之外，一般通过批量印刷，同一文本有相当的数量。图书通过购买和赠送，得以在众多的所有者(各类图书馆和个人)手中留存。
2 图书与档案的相同点大致如下
档案是一种知识的载体，而图书也是知识载体，知识性和载体性是档案与图书的共同属性。古往今来，人们积累的知识大多记载于文献中。而文献包括档案、图书、情报资料，它是以文字、图形、符号、声频等为主要手段的一切知识载体。在多项国家标准中都把文献定为“一切知识的载体”，这就明确地指出，文献是一个集体概念，它是把一切知识的载体作为一个整体来反应的概念。虽然在图书界有人认为：“图书等于文献”或“文献是图书中的一个类”，但事实上，无论图书还是档案，情报都不可能容纳一切知识，所以档案、图书、情报资料作为文献的下位概念，是文献概念外延所确指的对象范围内的事物种类，“知识和载体”是文献的两个本质属性。根据形式逻辑原理，“上位概念包含于下位概念内涵中，而作为其内涵的一部分”，因此，档案与图书作为文献的下位概念，必须具备知识性和载体性这两个文献的本质属性。档案和图书都是人们在社会实践活动中形成的，记录着人们的实践活动，是人类的记录，它们都作为记录知识的一种载体，对人类知识的继承和发展，有着重要的作用，获得所需要的，有用的知识，帮助人们征服自然、改选社会关系，创造新的知识，是人们获得知识的重要途径，档案和图书都是一种信息源。著名科学家钱学森同志在《论系统工程》中指出：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的信息的贮存，信息的检索和提取，信息的传播和显示，所以这整个技术可以称为信息系统工程”。这是从共性的角度提出了情报资料、图书、档案都是信息的论点，档案与图书都是国家信息资源的重要组成部分。社会信息中的档案和图书这些记录形式是人类社会发展必不可少的。历史通过它们来流传，知识消息通过它们来传播，社会活动通过它们来组织协调。总之，档案与图书的形式是丰富多彩的，又是不断发展变化的。
图书与档案的内容和形式，必然随着历史的发展，随着社会的进步而进步。如今，档案学界和图书馆学界关于图书与档案一体化的问题正在展开热烈的讨论，图书与档案的一体化是历史发展的必然。但是，强调“一体化”，并不能抹杀两者在来源、内容和功能等方面的区别，明辨图书与档案之异同；对每一个从事图书或档案管理工作的人有着不可忽视的意义。
关键词：国有企业；人事档案管理；工作探索；提升
一、人事档案材料的主要内容
人事档案管理制度是我国人事制度管理的一个特色，人事档案作为记录一个人的各类基本信息、履历、学历、社会关系、政治面貌、思想品德、专业技术职务或职业资格、业务能力、工作岗位及状况以及奖励惩罚等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的重要作用。它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。现阶段计算工龄、工作调动、遗产继承、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学、退休审批等都离不开个人档案，特别是在国有企业、事业单位，没有人事档案是不能接收录用的。
二、国有改制企业人事档案管理现状对人力资源管理的影响
近些年来，国有企业随着改革改制的不断深化，企业管理架构也发生了新的变化，大部分国有企业都由过去的工厂制改制成了以国有资产为纽带的母子架构型管理体制，母子架构下的各子公司均为独立的法人治理公司，人事档案也自行管理。由于各子公司大都是从原来工厂制时的分厂、车间或工段改制而来，管理基础相对薄弱，在人力资源管理特别是人事档案管理方面还缺乏管理经验，绝大部分改制子公司都依托总公司（或集团）的管理优势委托总公司管理员工社会保险关系及人事档案，但人事档案材料的收集、归档离不开各子公司的配合，因此各子公司在人事档案管理方面的相对薄弱在一定程度上既影响了员工本人，又影响到公司的人力资源管理工作，主要表现在以下方面：
1.档案材料失真现象影响了人力资源的各项管理
部分国有改制企业由于过去没有管理过人事档案，既缺乏管理经验，又对档案管理认识不足，在长期的工作中有意或无意的形成了失真的档案材料，严重影响了企业的人力资源管理工作。档案材料的真实性是人事档案的基本特性，没有真实性，人事档案也就失去了利用价值，失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现，“三龄一历”前后填写不一致的现象比较普遍，通常是学历越填越高，工龄越填越长；岗位变更不及时，岗位名称填写不规范；还有的档案材料有明显的涂改痕迹，甚至是多处涂改等现象。这些问题使档案丧失了真实性、权威性、严肃性，从而给人事档案的利用造成很大的影响，使人才的选拔、配置、退休审批等都失去了重要的参考价值。
2.档案材料内容简单雷同现象降低了对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，使组织在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。如今我们翻阅的大部分人事档案材料单一，内容抽象，特别是鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特质，失去了真正意义上的参考价值，进而影响到员工选拔，挫伤了员工的积极性，同时也导致企业蒙受损失。
3.档案材料分散、缺失现象破坏了档案的整体性，降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体。但长期以来，由于传统人事管理工作方式的影响，以及宣传、培训力度不够，加之企业改革、改制，人才流动性大，人事管理岗位人员调整平凡，致使归档的材料不全，个别档案材料分散，前后不衔接、不完整，弃档、重新建档的现象时有发生。严重影响了人事档案材料的完整统一，降低了人力资源管理的效力。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位；学生参加工作了，档案确留在学校或由于学生分配后又重新改派造成档案转移过程中遗失；个人取得了学历文凭、职业资格、专业技术职务等，相应的学籍材料、审批材料未归档；另外，最常见的个人调动介绍信、报到证等未归档等等。由于档案材料不衔接、缺失，就会造成考学、考公务员、调动等事宜中，对方不接收档案；解除劳动合同的，档案转移不出去，养老保险无法接续等等。
4.人事档案管理手段落后现象制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化、信息化，要求及时有效地为组织提供各种信息，为人力资源管理提供服务。但现阶段绝大部分企业人事档案管理仍处于传统的管理模式，个别信息化建设也仅以检索查寻目录为主，没有实质的档案内容。管理手段受传统观念的束缚，缺乏创新精神和竞争意识，既无法及时为人力资源开发提供有效的服务也为人事档案的安全性、真实性留下了隐患。
三、人事档案管理工作探索
1.人事档案的信息化建设
实施人事档案信息化管理。国有母子架构管理体制公司应联网建立人事档案信息库，并与人事信息库相结合，资源共享，避免重复建设，这样才能相互监督、相互制约、相互补充，保证信息的及时、准确，才能便于组织掌握所需的信息资料，为人力资源管理工作提供可靠的分析数据，同时也为省直部门阅档、退休审批等提供了方便、可靠的信息。
2.扩大归档材料，完善人事档案信息
我们在工作日常中发现，由于档案材料不完善经常会影响到员工的利益。我认为国有企业应将每年员工签字确认的工资台账装入人事档案中，一是为个人养老保险缴费基数核定提供依据；二是如实反映员工在各岗位连续工作的准确时间。养老保险缴费基数的核定是按员工上年度月平均工资收入来确定的，以往的人事档案归档材料中不记载个人养老保险缴费核定基数。近年来不少企业为了减少人工成本，有意降低员工养老保险缴费基数，使得员工退休后养老金较低，造成员工和企业因养老保险核定基数问题发生劳动纠纷的事例屡见不鲜；另外，由于国有改制企业档案管理的不完善，大部分改制后的企业不及时补充档案材料，造成员工档案材料不完整，岗位工作年限反映不清、不真实等现象经常发生，使员工的合法权益受到侵犯，特别是女工人岗位及特殊工种岗位，退休审批困难等。因此，本人认为今后人事档案中应将每年员工签字确认的工资台账装入人事档案中。
四、结语
总之，随着现代企业管理制度的深化改革，结合工作实际不断充实档案材料，完善档案管理，提高人事档案的使用价值，是做好人事档案管理的根本目的；合理开发利用、适当扩大人事档案的归档范围，有助于促进人力资源管理水平的提高。只有加强学习、转变观念，不断改革创新，冲出原有的思路、模式，才能适应人事档案管理的发展。
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（潍坊市科技合作中心，山东潍坊261061）
【摘要】科技档案作为档案的重要信息，具有崇高的科学价值，必定要纳入科技管理。从另一方面来讲，作为企业内部的档案管理者，从管理的创新上来看，以及效率上来看，建立企业信息网络，对于实现档案的资源共享、扩大需求等非常重要。主要从科技档案的管理计划阶段、系统建立阶段及实际应用阶段等几个方面来阐述。
关键词 科技化；信息化；档案管理；企业管理
在当今社会，由于现代信息技术的突飞猛进发展，信息技术已经融入到生活中的各个方面。对档案管理来说，对于过去的仅仅保存档案原有资料，已经无法满足企业对于人才的采纳需求，也无法满足社会对于科研开发的资源有效利用。这说明过去的管理方式已经无法满足今天的管理模式，科技档案管理需要用一种全新的方式。
科技档案是科学技术研发和结果的记录。在科技档案中储藏着无数的科学技术成果，我们看科学档案的价值不仅仅在于它当时的科学价值，更多的是对于后天科学技术的运用与研发的价值。科学档案作为一种私密性较强的档案文件，包括政治、军事、经济等各个领域，记录着我们的科学劳动成果，是人类智慧劳动结晶。
合理利用科学科技档案的这一价值，对我们今天去实现从潜在的到实质运用上具有重大意义，为现代人类谋福利，就必定要寻求到有效途径。
1科技档案纳入科技管理的前提
从档案的特点上来看，档案是传递知识，记录人类智慧结晶的重要文献。具有很强的历史性，因此，可以说，档案是再现历史真实面貌的原始文献。
另外，从今天社会对于科技档案的定义上来看，科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本设施等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字资料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。
从以上科技档案的定义来看，将科技档案纳入科技管理的计划，首先应依照法律治理档案，严格贯彻《档案法》和《科学技术档案工作条例》等相关法律文献。从而辨析出哪些档案是真实的有效的，哪些档案是无效档案，只有这样才能保证科技档案再现还原历史，也才更具备科研价值。
从这点上来看，提高科技档案的归档率，依法管理，保证档案的历史真实性是实现科技档案纳入科技管理的前提。但是仅仅是这样起到的效果却是微乎其微的，要想实现档案的历史真实性，还要让科技档案的管理受到领导的重视与支持。从这方面来看，让领导认识到档案管理对于实现档案真实、后续科研的重要性，对档案管理加大投入，并切实制定方案，给档案管理人员以一定的压力增大执行力，为实现科技档案纳入科技管理做准备工作。
2建立科技档案管理系统
建立科技档案的管理系统是实现科技档案纳入科技管理的关键步骤。
在21世纪的今天，科技高速发展，高新技术作为新兴产业在获得利润的同时也掀开了技术革命的热潮，在这个新兴的科技时代，计算机网络和通信技术的广泛应用使信息成为人类生存和发展的重要资源，而信息资源的利用正是对人类知识和智慧的利用，科学信息的交流和利用将不断地推进社会生产力的发展，科技档案信息化管理势在必行。
首先，推进科技档案信息化的关键是人才。坚信解决了人才问题就能有效把握档案信息化建设的正确方向，也就能够最大限度的满足企业及科技事业单位对科技档案的需求。
其次，积极调动所有科技档案人员踊跃参与，自己的档案自己负责，自己的科技事业自己料理。科技档案信息化建设实质上是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能仅仅是档案部自身就能实现的，也不仅仅是凭借少数人的努力就能实现的。它需要企事业的统筹兼顾、需要技术人员的积极处理，更需要全部有关人员的有效配合。
最终使科技档案受用于科技管理的决策人还是各个企事业单位的信息管理部门的主要负责人，让企事业单位的科技信息管理部门起到先决作用，大力实施才是关键。
3科技档案管理系统的细化分类
以汽化电厂举例：电厂的档案管理目前也有所欠缺，作为典型案例：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划管理，包括科技项目计划，科技费用项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与许可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全职管理结果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制定、修定、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。
4科技档案纳入科技管理需要克服的困难
科技档案需要克服的首要困难是，抓好科技档案的质量，去伪存真。对科技档案的质量控制工作，也就是对于其真伪性的鉴别，看其是否保存完整，记录是否准确，把正确的留下，错误的剔除，这就关乎到科技档案的利用价值，比如其科技价值，信息价值等等。把每年收集的材料进行统一审查，或者大面积抽查，审核看其是否有保存价值，并留下有价值的作为重点保存。对于没有其价值的或者已经过期的资料可以申请上报进行销毁，但不能随意扔掉。这样可以大大节省储藏空间，也更能留存下有效信息，以后再整理也方便多了。
实现了科技档案的真和质，下一步要实现的就是应用问题。科技档案纳入科技管理的第二大困难便是：紧密联系科技工作者、科技档案与科技档案工作者三者的关系，以便提高科技档案利用率实现科技档案的真正价值。开展科技档案的利用工作，是实现档案价值的必由之路。档案馆也需要限制，大前提是不违反相关的法律法规，即可大力开发、传播科技信息资源，促进科研成果的开发利用。通过建立科技档案信息反馈系统，可以以组织撰写分析报告的形式，也可以采用互相监督举报的形式，让档案部门与用户之间取得有效联系和信任。
总之，实现让科技档案纳入科技管理，需要多方面的努力，不仅需要建立完善强大的管理系统，更需要管理层的大力支持，实现利用现代科技手段，加速科技档案数字化、网络化建设，而下层管理部门需要做到采取多种形式，改善服务手段，加强档案管理人员与广大科技人员的密切联系。科技档案作为档案文件的重要部分，作为科研人员资料查取的权威性来源，是人类智慧的重要结晶，它的作用不仅仅局限于今天对社会的作用，或者说对某一领域某个人的作用，在若干年后，它就是人类文化的重要遗产，多种留存的信息，承载着人们的希望，知识的传递，应有效的保存和管理。做到有效管理就应尽快实现科技档案纳入科技管理，让资源永续，实现科研真理想，以真正实现档案价值，为人民谋福祉。
参考文献
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