时间：2023-06-05 10:16:42
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
第二条本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。
第三条本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。
第四条市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。
第五条市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作；县（市）建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。
市、县（市）建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县（市）城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。
市、县（市）档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。
第六条市、县（市）城建档案馆负责接收下列城建档案：
（一）各类城市建设工程档案：
1．工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案；
2．市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；
3．公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；
4．交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案；
5．园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；
6．市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；
7．城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案；
8．建制镇公用设施、公共建筑工程档案；
9．军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。
（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
第七条本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。
本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。
本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县（市）城建档案馆负责收集。
第八条向市、县（市）城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。
第九条编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：
（一）建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。
（二）建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。
（三）隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。
（四）绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。
（五）建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。
第十条新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县（市）城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。
第十一条凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县（市）城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县（市）城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。
第十二条对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县（市）城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。
管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。
第十三条停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县（市）城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县（市）城建档案馆报送。
第十四条市、县（市）城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。
第十五条市、县（市）城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。
第十六条公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。
第十七条提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。
利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。
第十八条城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。
第十九条损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》的规定处罚。
1 明职责
机关档案工作是机关行政管理的一个组成部分，其职责与任务确立，必须按照依法依规原则来明确。
1.1 法定职责与任务的一般性规定。法定职责与任务的一般性规定，是指档案法律法规和规章中有关机关档案工作的原则性规定。这些一般性规定，是对机关档案工作职责与任务的最基本要求，是各机关档案工作必须执行的一般性要求。
1.2 法定职责与任务的特殊性规定。是指专业法律法规和专业规章中对系统内、专业内机关档案工作的一些原则性规定。是对系统内、专业内机关档案工作职责与任务的特殊性要求，也是系统内、专业内各机关档案工作必须执行的特殊性要求。
1.3 职责与任务的行政性规定。职责与任务的行政性规定，是指国家档案行政主管部门和上级业务、行业主管机关对机关档案工作职责与任务的具体要求。这些要求相对于法律法规和规章来说，对机关档案工作的规定性要求更具体，更符合本机关和本行业档案工作的实际情况。
对于一个机关来说，在确定本机关档案工作的职责与任务时，要充分了解上述三方面规定。原则上系统内、专业内无行政性规定的，以法律法规和规章中一般性和特殊性规定为准。系统内、专业内有行政性规定的，原则上以行政性规定为准，因为这些专业、行业的行政性规定更符合系统内、专业内机关档案工作实际，更具有针对性。但鉴于有些行政性规定形成时间的原因，难免会产生行政性规定滞后于法律法规和规章一般性、特殊性规定的情况，这就需要在行政性规定的基础上，以法律法规和规章的一般性、特殊性规定作补充，来完善本机关档案工作的职责和任务。当行政性规定与法律法规和规章的一般性、特殊性规定相冲突时，应当请示上级业务主管和行业主管机关给予答复，上级业务主管和行业主管机关无答复的，应以法律法规和规章的一般性、特殊性规定为准。
2 立机制
按照《档案法》、《机关档案工作条例》有关规定精神，机关档案工作应实行统一集中管理机制，即在一个机关内，对其内部机构及其所属单位的档案工作实行统一管理，对机关各类载体的档案实行集中管理。统一集中管理机制包含四个方面的含义：
2.1 统一管理网络。就是在一个机关内形成对档案工作实行统一领导、统一管理机构的有效管理格局。实行统一领导，就是机关内要明确一位领导统一主管机关档案工作，并在此基础上，组建机关档案工作领导小组，统筹机关档案工作发展规划和任务；解决档案工作所需的人、财、物等实际问题；协调机关内部各部门和所属单位的档案工作。统一管理机构，就是机关内要建立统一的档案管理机构――机关综合档案室，明确其职责和任务，防止机关内档案工作机构重叠，工作各自为政情况的发生。
2.2 统一管理制度。制度是管理机制有效运行的保障，没有统一的管理制度，再好的管理机制也很难有效地运行，可见，统一的档案管理制度对机制的运行是多么的重要。具体到一个机关来说，就是由机关综合档案室根据档案法律法规、行政规章和党的方针、政策，制定统一的档案管理规章制度，以机关正式文件形式，供机关内设机构和所属单位执行。
2.3 统一监督指导。对机关内部和所属单位档案工作进行监督指导，是《档案法》赋予机关档案部门的职责，是必须履行的职责。只有认真履行监督指导职责，才能够实现对机关档案工作的有效组织和管理。
2.4 集中统一管理全部档案。对机关形成的全部档案实行集中统一管理，是《档案法》、《机关档案工作条例》对机关档案工作的最基本要求，也是有效组织和管理机关档案工作，充分发挥机关档案作用的自身内在需求。因此，对于一个机关，无论产生形成多少门类和载体的档案，都应按照要求由机关综合档案室实行集中统一管理。
要有效地组织和管理好机关档案工作，就必须有强有力的组织管理和协调机制，来保证机关档案工作各项职责与任务的有效实施。实践证明，如果没有一个强有力的组织管理和协调机制，仅靠机关档案部门和档案员自身的努力，是做不好机关档案工作的，也很难实现对机关档案工作的有效组织和管理。
3 建机构
建立与机关规模、职能活动相适应，设置合理的档案工作机构，是有效组织和管理好机关档案工作，保障管理机制有效运行的核心动力和重要推手。
3.1 建立机关档案工作领导小组。建立机关档案工作领导小组，明确领导小组职责，是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、有效组织和管理的基本保证。机关档案工作领导小组的主要职责有以下几个方面：一是定期召开机关档案工作协调会议，研究解决机关档案工作中遇到的问题；二是负责机关档案工作发展规划、计划、规章制度的审核，组织档案法规、方针政策和业务规范文件的学习、贯彻和落实；三是负责机关档案鉴定、销毁和受限档案利用的审批工作；四是监督检查本机关文件归档和档案的接收、移交工作；五是负责本机关档案工作内调外联工作。
3.2 设置机关综合档案室。机关综合档案室是对机关档案工作实行有效组织和管理的具体执行部门，是机关档案工作法定职责与任务的具体承办机构，也是集中保管机关全部档案的保管场所。设置机关综合档案室包括以下几方面内容：一是明确机关综合档案室职责与任务。二是选择合适档案保管和办公场所。三是配置相应档案保管保护设施和设备。机关应根据保管档案的需要，配置足量的档案柜架；根据机关档案工作需要，配置必要的档案保护和数字化设备，以利于综合档案室工作开展。四是配置专兼职档案员。机关专兼职档案员是机关综合档案室职责和任务的具体执行者，配备好档案专兼职工作人员关系到机关档案工作职责和任务能否落实好、实现好的关键所在。
4 定制度
机关档案工作制度是机关有关档案工作的工作规范和准则。具体到一个机关，主要包括三方面内容：
4.1 综合性档案工作制度。综合性机关档案工作管理制度是指对机关档案工作总体性进行纲领性规范的原则性规定。主要包括三方面的内容：一是本机关档案工作领导体制、管理机制、发展规划等方面的原则性规定。如，机关档案工作发展规划、机关档案工作实行统一集中管理原则等。二是机关综合档案室和内设机构职责任务、管理权限及专兼职档案员任职要求方面的原则性规定。如，专兼职档案员任职条件、综合档案室职责等。三是对机关档案工作内容、范围、形式及相应保障措施的原则性规定。如，机关档案工作规范化管理标准、档案灾害应急方案等。综合性档案工作制度都是一些原则性规定，其具体的措施需要在业务性档案工作制度中完善和细化。
4.2 业务性档案工作制度。业务性档案工作制度包括一般性规定和专门性规定两个方面。一般性规定也就是平时说的机关综合档案室七项制度，即，文件归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定制度、档案统计制度、档案保密制度、档案移交制度。专门性制度是指针对机关档案工作各环节工作的一些具体性规定，如，档案库房管理制度、电子文件归档制度、会计文件归档制度等，此类制度是对综合性档案工作制度的具体细化和补充。各机关可根据本机关业务的不同，制定出符合本机关档案工作实际的各种管理制度，以利于机关档案工作的规范化管理。
4.3 辅档案工作制度。辅档案工作制度是指为保证机关档案工作有效组织和管理的一些行政性规定。如，档案员岗位责任制、机关档案工作目标任务考核办法等。
制定机关档案工作制度是有效组织和管理机关档案工作的重要手段，是机关档案工作形成持续发展长效机制的重要保证。实践证明，没有有效的制度约束机制，就谈不上对机关档案工作的有效组织和管理。
5 规范化
实行规范化管理是有效组织管理机关档案工作应有之义，是组织管理好机关档案工作的内在要求。
5.1 工作管理制度化。用统一的管理制度来覆盖机关档案工作的各个管理环节，使之成为机关各项管理制度的有机组成部分，是机关档案工作规范化管理的重要前提，也是形成机关档案工作规范化管理约束机制的重要保证。
5.2 工作环节程序化。工作环节程序化是实现机关档案工作规范化管理的关键措施。工作环节程序化，就是将机关档案工作各个工作环节，按照其内在的逻辑关系，编制成具有相对确定程序的过程。对机关档案工作实行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分调研分析各工作岗位任务、职责权限以及本岗位与其他岗位关系基础上，绘制各岗位程序化运行图，并编制运作说明，使各岗位档案员清楚自己的工作任务、职责权限，明白自己的管理行动线路，了解自身岗位与其他岗位之间的协作事项，通力合作，只有这样，才能将机关档案工作程序化管理贯彻到底。
5.3 工作质量标准化。工作质量标准化就是将机关档案工作各个环节用统一的标准来衡量，使所做的每一项工作都有章可循，协调统一。一个机关如果没有统一的质量标准来衡量，各内设机构自行其是，会造成工作上的混乱。如，各内设机构归档电子文件格式不统一、著录项目不一致等，就会导致电子档案检索和利用上的困难，使原来的工作成为无效的劳动。由此可见，尽管机关内各部门的工作环节和工作内容不同，但其衡量工作的质量标准必须是相同的。要对机关档案工作实行规范化管理，就必须通过制定和贯彻各种标准，使机关内各部门的分工合作有一个统一的准则和依据，成为其不可缺少的纽带。
6 勤督导
6.1 勤指导。机关档案工作的主管领导、专兼职档案员是机关档案工作职责任务的具体执行者，要实现对机关档案工作的有效组织和管理，关键在主管领导和专兼职档案员的执行能力。而执行能力的关键，在于对机关档案工作职责任务、管理机制、管理制度、工作程序、工作质量要求的理解认知程度。为此，必须使指导工作经常化，不厌其烦开展指导工作。可以是对机关档案工作目标任务、管理机制、工作制度的学习讲解，也可以是对工作程序、规范标准的培训、讲座。但不论采取什么形式，都必须围绕对上述问题的认知理解来进行，提高其执行的自觉性和执行能力，确保对机关档案工作组织管理的有效实施。
1 档案行政管理机构的层级划分与法定职能
我国的行政机构设置分为国家、省（自治区、直辖市）、市（地区）、县（区）、乡（镇）五级。各级行政机构中档案行政管理部门的职能在《档案法》与《档案法实施办法》中已作了明确规定。除了《档案法》第六条的规定外，在《档案法实施办法》中是这样规定的：“第七条 国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；（三）对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；（四）对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；（五）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；（六）组织、开展档案工作的国际交流活动。第八条 县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；（四）组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”
按照职能法定的原则，《档案法》分别对国家档案行政管理部门、县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门和乡、民族乡、镇人民政府有关档案工作方面的职能作了规定。《档案法实施办法》只对国家档案行政管理部门、县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门的职能分别作了规定，没有对乡、民族乡、镇人民政府有关档案工作方面的职能作出规定。按照《档案法》的层级划分，我们可以将档案行政机构分为决策层、中间层和执行层三个不同层次。
国家档案行政管理部门为决策层，其职能由《档案法》第六条第一款和《档案法实施办法》第七条规定；县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门（包括省、市、县三级）为中间层，其职能由《档案法》第六条第二款和《档案法实施办法》第八条规定；乡、民族乡、镇人民政府指定的专人为执行层，其职能由《档案法》第六条第三款规定。
通过对《档案法》和《档案法实施办法》相关条款的对比可以看出，三个不同层次中，有些职能是各个层次档案行政管理机构都具备的，可称之为“共性职能”；有些职能只是某一或者某几个层次档案行政管理机构所具备的，可称之为“层级职能”。
2 各级档案行政管理机构的共性职能
各级档案行政管理机构虽然所处的层级不同，但由于行政管理工作与档案工作存在的共性因素，有些职能是相同的。这些职能就是《档案法》中所规定的对档案工作实行“监督和指导”。只是不同层级的档案行政管理机构监督和指导的范围不同。国家档案行政管理部门――国家档案局，对全国的档案事业进行监督和指导；县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门――省、市、县档案局，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导；乡、民族乡、镇人民政府指定的有关人员对所属单位的档案工作实行监督和指导。
这里的监督和指导是行政职能，也是行政行为。监督是指行政监督，指导是指行政指导。
行政监督一般“是指行政系统内的各级政府及所属部门对有关行政机关和公务员的活动实施的监督和监察”。[1]但是，“行政监督有两种用法：一是指行政主体基于行政职权依法对行政相对人是否遵守行政法规范和执行行政决定等情况进行的监督检查，也叫行政检查。另一种是指行政组织系统内容的监督检查，指的是对行政机关和工作人员的监督”。[2]而《档案法》中规定的“监督”，这两种用法都有，而且，主要指的是前者。也就是行政监督检查，简称“行政检查”。《中华人民共和国档案法实施办法释解》对“监督”释解：“是指通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作。”“同时，地方档案行政管理部门也必须接受国家档案局的监督。”[3]
“行政指导是行政机关在其职能、职责或管辖事务范围内为适应复杂多样化的经济和社会管理需要，适时灵活地采用符合法律精神、原则、规则或政策的指导、劝告、建议等不具有国家强制力的方法，谋求相对人同意或协办，以有效地实现一定行政目的之行为。简言之，行政指导是行政机关在其职责范围内为实现一定行政目的而采用的指导、劝告、建议等不具有国家强制力的行为。”[4]《中华人民共和国档案法实施办法释解》对“指导”释解：“是指通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作。”[5]
3 各级档案行政管理机构的层级职能
各级档案行政管理机构由于所处的层级不同，其职能也不尽相同。这些差异亦可从《档案法》与《档案法实施办法》相关条款的对比中看到。
3.1 国家档案行政管理部门特有的层级职能。作为决策层的国家档案行政管理部门，其与中间层、执行层不同的职能在《档案法》中为：“主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度。”在《档案法实施办法》中为：根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；组织协调全国档案事业的发展；组织、开展档案工作的国际交流活动。简而言之，国家档案行政管理部门特有的层级职能就是制定规章和具体方针政策、组织协调、开展国际交流。其中，制定部门规章的职能是《立法法》所规定的。
3.2 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门的层级职能。作为中间层的县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门，其层级职能大部分职能与决策层的职能相同，一部分与执行层的职能相同，只有很少一部分是其特有的，既不同于决策层，也不同于执行层。这部分职能是：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；制定本行政区域内的档案工作规章制度。就是说，省、市、县三级档案行政管理部门对于有关法律、法规和方针政策只有执行的职能。而对于制定本行政区域内的档案工作规章制度的规定，由于省、市、县三级档案行政管理部门在立法（制定规范性文件）权上的差异，不仅与国家档案行政管理部门的这一职能存在差别，省、市、县三级之间也存在着差别。这种差别就在于，国家档案行政管理部门能够制定部门规章，而省和较大城市的档案行政管理部门可以参与制定地方专业法规规章，多数市和县级档案行政管理部门则没有制定法规规章的职能。简而言之，省、市、县三级档案行政管理部门特有的层级职能就是立法（制定规范性文件）权上的差别。
3.3 省级档案行政管理部门的特有职能。省级档案行政管理部门虽然按《档案法》规定的职能，应划分为中间层，但由于目前我国行政立法多数还是以行政机关立法为主，其具有代省级权力机关起草专业性地方法规规章的职能，在一定意义上讲，也应该归属到决策层。
省级档案行政管理机关的这种立法代省级权力机关起草专业性地方法规规章的职能，一方面来自《立法法》，另一方面来自国家档案行政管理部门的授权。在《档案法实施办法》中对省级档案行政管理机关的授权就有以下两项：《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”第四条中规定：“省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”此外，在《档案法实施办法》第十八条中规定了“各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准，可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件”。第十九条中规定了“各级国家档案馆馆藏的三级档案……以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行”。这些均是省级档案行政管理部门特有的职能。
4 当前各级档案行政管理机构履行职能的重点与难点
从上面的分析中可以看出，对于各级档案行政管理机构而言，共性职能是档案行政的基本职能，这种职能自有档案行政管理工作始就存在，而且是档案行政管理工作者较为明晰、熟悉的职能。以至于在一些地方和单位的档案行政管理工作者，只知有“监督和指导”职能，不知还有其他职能。另一方面，在各级档案行政管理机构不同的层级职能中，有些虽然只是一个或两个层级有的职能，但也是自这一级机构存在起就有的职能，如，国家档案局对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调的职能；而另外一些职能却是以前所没有，是在依法行政背景下新增加的职能，如，国家档案局根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策的职能。这类职能并不是机构成立之初就有的，而是行使这一职能的依据发生了变化，从依据国家有关方针政策，转变为根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，增加了根据有关法律、行政法规的条件和内容；再如，省级档案行政管理机构确定属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，但对国家和社会有保存价值的档案具体范围的职能。这类职能实际上是国家档案行政管理机构依法将部分职能（权力）下放给地方档案行政管理机构。履行这类职能，对于习惯性照章办事的地方档案行政管理机构来说，无疑是一个新课题，也是一个很大的挑战。以至于这一职能自1999年《档案法实施办法》修订后给予明确以来，只有少数几个省档案行政管理机构制定颁布了相关规章，履行了这一职能。多数省级档案行政管理机构没有履行这一职能。类似问题在各个层级档案行政管理机构或多或少都存在。又如，省、市、县级档案行政管理机构制定本行政区域内的档案工作规章制度的职能，这类职能就是要求通过制定本级的档案工作规章制度（规范性文件），将档案法律法规规章落地，更便于因地制宜地在实际工作中操作实施。但是，这同样是一个新课题，也是一个很大的挑战。大部分档案行政管理机构并没有履行这项职能，尤其是市、县级的档案行政管理机构基本上就没有做过此项工作。因此，如何履行好这类职能，既是各级档案行政管理机构当前和今后一个时期内的重点，也是难点。
说其是重点，是因为依法行政不是一句“空话”，一方面，需要各级档案行政管理机构，根据国家档案法律、法规、规章和方针政策，依照各级档案行政管理机构的权限，按照程序将国家档案法律、法规、规章和上级机构的方针政策，细化成具体的规章、制度、标准、办法、要求、操作规程等规范性文件，并予以执行。只有这样，宏观的档案法律和相对抽象的法律条文，才能变成易于操作的方法与要求。另一方面，需要不断地将基层档案工作中出现的好做法总结成经验，加以推广应用；在推广应用过程中，再经过提炼，成为政策，在更大范围内指导我们的档案工作；如果政策效果良好，则再通过提炼，使之上升为地方规章，直至法律。只有在各级档案行政管理机构的共同努力下，才能使档案立法与档案执法形成良好的互动，才能使各级档案行政管理机构的职能得以履行，也才能使档案法律法规真正地落地，真正地得到贯彻执行。
说其是难点，其一，各级档案行政管理机构普遍习惯于传统的做法，缺乏依法履行法定职能的意识，缺乏依法管理档案事业的意识。而这种意识的树立又非“一日之功”，需要长期加强学习宣传培养，需要在依法履行法定职能的实践中不断地强化。其二，因为有权力就有责任，制定那些涉及诸如档案“取舍存毁”的规范性文件，不单单是有没有经验的问题，还有一个如何负责的问题。特别是负责问题，让不少地方档案行政管理机构的领导者和具体工作承担者面临着一种两难选择。不制定这类的规范性文件，是不履行职责，是“不作为”；制定这类规范性文件，难免会有疏漏，一旦这些疏漏造成日后档案的损失，担心会被追究责任，“两害相权取其轻”。这或许就是此类职能没有得到充分履行的原因所在。诸如此类问题已经成为影响地方各级档案行政管理机构履行职能中不可忽视的因素。如何破解这些难题，不仅要靠上级机构的指导，更要依靠各级档案行政管理机构工作者的努力探索。不能因为没有经验，怕承担风险，就不履行职责。
5 结语
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。中国教育查字典语文网 chazidian.com
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
1 分析当前人事档案存在的问题
长期以来，对档案的重视程度不够，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。 人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。 档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
2 人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。
2.1 严格按程序交接
人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。 强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
2.2 健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2.3 建章立制，有章可循，规范操作
积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。 积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
2.4 提高人民群众对档案材料重要性的认识
一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
2.5 加快档案信息化进程，提高工作效率
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
【关键词】 高校;财务档案;规范化管理
什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。
一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性
(一)高校财务档案管理的基本内容
依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3.财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5.电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6.其他应该存档的相关文件资料。
(二)高校财务档案规范化管理的重要性
高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。
二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题
(一)广西工学院财务档案管理现状
1.财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。
2.财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。
3.财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。
4.财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。
(二)广西工学院财务档案管理存在的问题
1.对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。
3.财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。
三、广西工学院财务档案规范化管理的建议
(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理
制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。
1.根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。
2.管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。
3.档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。
4.财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。
5.档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。
(二)建设财务档案规范化管理的几点设想
就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。
1.领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。
2.提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。
3.强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。
4.建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。
5.做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
6.充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。
【参考文献】
[1] 财政部.国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.
关键词：档案管理；科学化；路径选择
档案作为时代的记录，社会的记录，企业的记录，是我们人类发展历史的记录，档案管理工作一直都存在，只是在不同的时代中扮演着不同的角色，但是均发挥着同样的作用，为历史提供鉴证，为以后的发展提供依据。档案作为现代社会比较重要的信息资源，其管理的科学化对于其工作质量和效率具有不小的提升，该文就档案管理的现状和问题进行了研究分析。
一、档案管理的问题
（1）档案管理的重要性被忽视。很多单位的领导对于档案工作都没有一个比较科学客观的认识，将档案当做企业和单位的附属部门，认为其主要是对企业的档案进行保存的部门，无法给企业和单位带来实际性的经济利益，因此没有对其产生重视的态度，对于档案的保存和管理比较疏忽，因此档案工作在内部的不到重视。
（2）档案管理不规范。档案管理人员目前很多都是兼职或者非本专业人员，他们本身的档案知识和档案意识不强，在执行档案管理操作的时候，并没有严格的按照档案管理规范来进行，对于档案的交接手续等均没有仔细的核实，也没有签字，因此档案的丢失和不全情况经常发生，导致了这些问题的责任界定存在困难。
（3）档案管理水平落后，技术力量支持不足。档案管理人员并没有经过培训和思想教育，其往往还兼顾其他工作，因此工作起来其精力被分散，导致了档案资料失真和时效性比较差，因此档案和实际情况具有一定的出入，档案信息不完全。
（4）档案管理宣传教育力度不足。档案人员对档案的重要性没有进行普及，以至于社会大众无法深刻的认识到档案资源的重要性，还有就是档案管理因为专业性比较高，需要较多的时间来管理，而宣传不到位，使得档案人员使用的方式和知识均比较落后。
（5）档案管理人员缺乏对自身的认识。档案人员并没有将档案工作当成一个具有发展前景的工作来对待，对自身也是比较疏忽，不能够去努力的提升自身的专业技能，因此档案管理工作就变得止步不前，消极的思想影响了工作，导致了工作的无进展可言。
（6）档案管理模式陈旧。档案管理在我国开展了很多年，也形成了比较固定的模式和方式，导致了档案管理模式跟不上时代的发展，计算机和软件的应用还不够全面，档案手工操作的轻比较多，占据了比较大的人力、物力和空间。
二、n案管理对策及思考
档案记录的是企事业、社会等等的发展历程，对于其发展中优缺点进行了记载，而且还包含了国家政策和社会市场需求等等信息，是企事业和群众获取信息的来源。针对以上存在的问题，就档案管理工作提出以下几点思考及对策。
（1）严格按程序交接。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
（2）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。档案管理是管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
（3）健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
（4）建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。
（5）加强宣传工作，提升档案人员的工作积极性。档案工作需要通过宣传来实现发展，宣传不仅仅是向社会普及档案管理的重要性，还包括了对档案人员和企业内部人员的思想观念，让工作人员能够对档案的重要性给予认识，看到该事业的发展前景，积极的投入其中。宣传工作做得好，可以让大家在进行档案提交的时候，注重档案的规范性，能够提升档案工作的效率，提升档案的质量。档案管理要求工作人员从思想上引起重视，通过各方面的努力配合来共同实现档案管理的高效和高质量。
（6）建立档案信息化工作。档案管理加入信息化技术后能够符合现代档案管理的需求，其效率更高，工作质量更高，而且开放式和信息化的档案管理模式，能够让档案管理工作得到更多的利用，对其发展具有非常好的促进作用，对于企业和单位对信息的利用提供了更好的额渠道。
总而言之，档案管理工作需要与时俱进，现代档案管理要求去糟求精，将传统档案管理的经验来过来进行革新，提取出精髓，结合现代技术，来让其得到更好的应用，为档案利用提供机会，创造条件。
参考文献：
[1] 王粉.浅谈技工学校档案建设与管理[J]. 企业导报. 2016（10）
关键词:档案规范性文件;制定技术;文本规范
行政规范性文件仅指国家机关(行政机关和授权组织)为执行法律、法规的需要依法定权限制定和的具有普遍约束力的决定、命令及其他规范性文件,包括行政机关自己制定的内部管理方面的规范性文件。地方档案规范性文件是法律、法规、规章的延伸和具体化。法律、法规、规章规定不够具体的,地方档案规范性文件可作细化规定。法律、法规、规章没有规定的,地方档案规范性文件制定机关可以根据本地具体实际,制定一些具有本地特色的地方文件。本文仅就各级人民政府及其工作部门颁布施行的地方档案规范性文件在制定技术中存在的问题进行分析。
1 地方档案规范性文件概况
据2010年3月对《法律图书馆》网站的不完全统计,自1957年7月安徽省人民委员会公布实施《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》以来,我国各级政府及其工作部门颁布的与档案工作相关的地方规范性文件大约有562个。详见表1。
2 对我国地方档案规范性文件的分析
应该说,自1957年7月《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》公布实施以来的50多年间,各地各级党委、政府及其工作部门在档案工作实践中颁布施行的地方档案规范性文件远远大于562个。这些规范性文件不但是推动我国档案事业法制化进程的重要基础,也是促进我国档案事业不断发展和进步的主要工具和重要保障,为今后转型期地方档案规范性文件的制定提供了宝贵经验。同时,地方档案规范性文件还存在许多不足和薄弱环节。下面,从制定技术的角度,对地方档案规范性文件在制定根据、法律渊源与效力、名称、适用范围、颁布时间与实施时间的间隔、形式结构等六个方面存在的问题进行分析。
2.1 地方档案规范性文件的制定根据分析
在我国,行政机关制定行政规范性文件是以“根据”为原则的。由于原网站改版或升级,造成《法律图书馆》网站与部分文件的链接错误,致使部分文件无法查阅到全文。562部(含首次颁布与修订本)地方档案规范性文件,可以查阅到全文的有370部,其中,342部指明了制定依据,占92%;28部没有指明制定依据,占8%。详见表2。
档案规范性文件制定依据的比例高低排序分别是:省级人民政府(含副省级城市),省级档案局,省级档案局与其他厅、局、办联合,市级档案局,省级其他厅、局、办单独或联合,市级人民政府,省级人民政府办公厅(室)和省委办公厅(室)单独或联合,市级人民政府办公厅(室)和市委办公厅(室)单独或联合,市级其他局、委、办单独或联合。
从总体情况看,地方档案规范性文件大部分注意到了对制定根据的表述,但仍然存在表述过于笼统的问题。
第一,同样内容的规范性文件,法律依据多少不一。如有关“城市建设档案管理”的规范性文件共有90部,其中,法律依据最多的有7部,最少的没有说明法律依据。第二,有些规范性文件只是笼统地说明依据“有关法律法规和规章”、“有关法律、法规的规定”、“国家有关法律法规规定”等,没有说明具体依据哪一部或哪几部法律、法规。例如,2006年s月,《江苏省司法厅关于印发<江苏省法律援助案件档案管理办法>的通知》等11部规范性文件就存在这种问题。
除了上述规范性文件以外,还有相当一部分规范性文件在说明具体依据某部法律后,还加有“和其他有关法律、法规的规定”的表述。这里的“其他有关法律、法规的规定”指的是与档案有关的法律、法规,还是与文件有关的法律、法规;是与公民有关的法律、法规,还是与机关、团体、企业有关的法律、法规;是刑法、民法,还是行政法,应该有进一步的明确表述。在《中华人民共和国立法法》(以下简称《立法法》)实施多年之后,仍然出现此类问题,说明地方各级政府及其工作部门在起草、制定、档案规范性文件时,还没有严格遵循《立法法》的规定和要求。
2.2 地方档案规范性文件的渊源与效力分析
从广义上来说,行政规范性文件是介于行政立法行为和行政执行行为之间的一种“在一定程度上可反复适用、具有弱普遍约束力”的“准行政立法行为”,是规章以上行政法渊源重要而有益的补充。因此,行政规范性文件在行政管理领域内的效力,总的来说,“应低于同类行政法规、规章而高于据其所作出的集体行政行为”。从法律效力来看,370部地方档案规范性文件的法律效力都较低,不得同宪法、法律、上级和同级行政法规、行政规章相抵触。
由于经验与技术的欠缺,地方档案规范性文件在制定过程中,不仅存在与上位法相抵触的问题,同样存在与本级人大或人大常委会制定的其他地方性法规相抵触的问题。一是制定主体不合法。不管是档案行政机关,还是企事业单位或是社会团体,谁都可以制定有关档案行政管理的规范性文件。特别是某些大中型企事业单位制定的关于加强本单位档案管理办法的某些内容,明显与本地档案行政管理部门制定的规范性文件相悖。这些都是因制定主体不合法而造成的。二是越权现象较严重。与制定档案规范性文件有关的越权行为,既有上下级档案行政机关的纵向越权,亦有同级档案(或非档案)行政机关的横向越权,目前,以后者居多。三是与档案行政法规、行政规章不相符。有的档案部门为使本部门的史料编纂多出成果,而对应开放的档案迟迟不予开放。国家档案局与国家物价局对档案利用收费已有明文规定,而有的档案部门则借此机会自行制定收费标准,扩大收费范围,提高收费标准,在社会上造成不良影响。四是与制定规范性文件的法定程序相违背。按照国家规定,制定某些专业档案管理的规范性文件,档案部门需要与有关专业行政主管部门联合发文。此类文件往往先有档案部门起草,专业主管部门会签,有时因时间关系,会签手续不全,也照发不误。这样,就造成主办、协办机关不明,各自职责不清,出现问题相互推诿,自然会影响这些规范性文件的行政执法效力。五是不符合法律规定的方式。文件制定主体在起草、制定档案规范性文件时常有很大的随意性,使用的名称也较混乱。有的只需发个“通知”、“意见”之类的文件也要冠之以《规定》、《办法》,甚至《条例》。一些市县档案规范性文件词不达意,时常出现错别字。由此可见,最具特色和最为具体的档案规范性文件更需要引起制定主体的高度重视和法制部门的严格把关。
2.3 地方档案规范性文件的名称分析
从形式上看,370部地方档案规范性文件中,265部用“办法”,139部用“通知”,56部用“规定”,2部用“条例”。在265部采用“办法”的法规中,又分“办法”、“暂行办法”和“管理办法”三种不同 用法。从制定技术的角度来讲,“条例”作为法的形式,是对某一方面的社会关系或某一方面行政工作做比较全面、系统的规定。“办法”和“通知”是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关或职能部门对特定范围内的工作和事务制定相应措施,要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。“办法”作为一种立法形式,其功能是对某类社会关系或行政工作做出比较全面、系统与具体的规定。“规定”是落实某一法律、法规,具体规范某项工作而制定的,具有较强的约束力,且内容细致,可操作性较强。一般来讲,地方人大及其常委会通过的地方性法规应采用“条例”,地方政府规章和规范性文件应采用“办法”。
2.4 地方档案规范性文件的适用范围分析
由于规范性文件的内容种类不同,适用的范围也就不同。从规范性文件的适用范围来看,370部地方档案规范性文件涉及内容最多的有:档案管理,档案事业,档案工作,城市建设档案,企业档案,城市地下管线档案,重大活动或重大事项档案,人物或名人档案,建设项目档案,村民委员会或居民委员会档案,征集档案,收集档案,查阅或利用档案,司法档案,技术档案,移交档案,等等。涉及内容较少的有:档案法,档案卷,信用档案,行政复议档案,移民档案,电子文件管理,档案事业发展规划,档案整理,鉴定或销毁档案,档案信息,档案信息化,档案寄存,档案中介,档案抢救,行政执法档案,档案保证金,档案库,档案验收,档案登记,开放档案,档案综合管理以及众多其他专门档案和档案机构与档案人员,等等。从数量和内容来讲,当前急需的档案行政执法,档案行政复议,档案信息组织和档案信息化,电子文件管理,档案事业发展规划,档案开放,档案鉴定与销毁,档案寄存,档案抢救,档案中介,政府信息公开和档案信息服务,档案资源整合,档案工作岗位责任制,电子文件中心建设等方面的规定明显偏少或空缺。一方面,说明相应的上位法缺位,另一方面,说明制定主体缺乏探索和创新精神。这应是未来各级政府及其工作部门重点规范的内容和领域。
2.5 地方档案规范性文件的颁布时间与实施时间间隔分析
从制定技术上讲,法律法规的颁布时间和实施时间应间隔一段距离,以便法规的宣传和推广。这样,既有利于档案政策和法规部门对法规的实施有一定的心理准备,也有利于社会成员的学习与消化,使法律法规实施后能够取得较好的效果。
从370部地方档案规范性文件颁布时间和实施时间的间隔来看,177部颁布时间和实施时间是同一天,占47.83%。167部相隔一段时间,占45.14%。其中,10天以内的10部,11～20天以内的16部,21～30天以内的30部,31～40天以内的24部,41～50天以内的28部,51～60天以内的13部,60天以上的13部。最长的相隔为79天,最短的只有4天,平均为35天。19部只有发(颁)布时间,没有开始实施的时间,占5.14%。在370部地方档案规范性文件中,有21部明确规定了失效时间,占5.7%。
我们认为,首次颁布的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍大一些,修订的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍小一些,甚至可以颁布与实施为同一时间。新(颁布)的规范性文件应明确宣布自施行之日起,旧的和其他有抵触的规范性文件同时废止。
2.6 地方档案规范性文件的形式结构分析
370部档案规范性文件,有119部属于复杂结构,占32.2%。分为总则、附则、章等若干部分,各部分都有标题,条文也较多,要件数量多而且全面。其中,116部有总则、分则、附则等,有章、条、款之分,每一章都有标题;有3部没有附则。116部中,有58部设有罚则。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均为6章。全文最多的是65条,最少是14条,平均为34条。
有213部介于简单结构与复杂结构之间。要件多于简单结构但少于复杂结构,没有章的设置,也没有各部分标题、附则等要件,只有条、款之分,条文较复杂结构少,其中最多的48条,最少的9条,平均为21条。有38部属于简单结构,只有款之分,条文较复杂结构少了许多。370部规范性文件均没有目这一层次。从字数看,最短的只有129个字,最长的有10482个字,平均为2815个字。
另一个值得注意的问题是,同一内容的规范性文件,其形式结构差异很大。如有关“城市地下管线档案”的规范性文件有21部,其中1部有章,20部没有章;条文最多的为28条,最少的没有设条,直接用数字标明顺序;字数最多的为3051个字,最少的只有1484个字。
由此看来,各地各部门制定的档案规范性文件能够结合自身实际,有的放矢,注重解决实际问题,实现了形式和内容的多样化,逐步避免了地方档案法规普遍存在的照抄照搬现象。这是值得充分肯定和需要进一步保持和发扬的地方。
在370部地方档案规范性文件中,有58部设有奖励或制裁的条款,占15.7%。
行政规范性文件和行政法规、规章都具有法律约束效力,都可以作为行政行为的依据,效力最高的应该是行政法规,其次为规章。因为,根据1996年10月1日起实施的《中华人民共和国行政处罚法》中的相关规定,行政法规、规章可以设定行政处罚,行政规范性文件明确规定不得设定行政处罚。其次,根据《中华人民共和国行政诉讼法》的相关规定,人民法院审理行政案件,以法律、行政法规、自治条例和单行条例为依据,同时参照规章,并没有包括行政规范性文件。据此,地方政府及其工作部门在今后制定地方档案规范性文件时,应当取消行政处罚,适当保留奖励条款。这样,既可以避免与法律抵触,又可以起到自身独特的作用。
参考文献:
[1]兰青,高琼.行政规范性文件之我见[j].四川档案,2004(2)
[2]李新泉.制定地方城建档案规范性文件的若干问题[j].城建档案,1996(4).
[3]《法律图书馆》网站(/)
关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案
2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。
一、存在的问题
（一）归档不全或归档范围扩大
1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。
2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。
（二）保管期限划分方法不统一或不准确
1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。
2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。
二、原因分析
（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。
在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。
（二）档案人员对第8号令的认识程度不够
第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。
第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。
（三）专兼职档案人员业务水平不高
全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。
三、对策建议
（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查
1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。
2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。
（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关
1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。
各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。
2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。
（三）不断提高档案人员业务素质
科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。
本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。
参考文献：
[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.
Abstract：Social security archives are the true re？ cords about the work of enrolling units and the per？ sonal interests，also they are the important basis for participants to enjoy social insurance treatment.With the development of social security system，the vol？ ume of social security business and it，s archives are picking up.However，scientific and standardized man？ agement of social security files that needs sound le？ gal system to be based on. However，the legal sys？ tem of social security records management process is slow，and the regulating area of the social security archives law is incomplete，the legal content and sys？ tem are not sound.To improve the legal system of so？ cial security records needs a wide range of research and the cooperation among related departments ，in the same time the social security archives laws and regulations should be kept steady and be abolished，al？ tered，established properly.
Key words：Social security archives；Legal con？ struction；archives laws and regulations
“社保档案”是社会保障档案的简称，社会保障一词在1883年―1891年间由德国政府创立，我国在第七个五年计划中开始使用[1]。《现代汉语词典》对社会保障一词的解释是指国家通过立法，积极动员社会各方面资源，保证无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的公民能够维持生存，保障劳动者在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本生活不受影响，同时根据经济和社会发展状况，逐步增进公共福利水平，提高国民生活质量；其内容以社会保险制度为中心，同时包括社会救助、社会福利和社会优抚制度三部分。
社保档案即社会保障工作部门实际工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录，是个人或单位的社保凭证。例如，劳动和社会保障部门的养老、失业和工伤保险档案，卫生部门的医疗保险、农村医疗合作档案，民政部门的伤残抚恤、灾害救济档案等。
社保档案管理法制建设是科学、规范管理社保档案的制度保证。目前我国已经制定颁布了管理各类社保档案的法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章和规范性文件，它们作为社保部门、企事业单位及公民处理相关档案事务时必须遵守的行为准则，对社保档案管理工作起着重要的指导作用，同时也保证了社保档案作为权益凭证的可靠性。
一、我国社保档案管理法制建设的现状
（一）法律
档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。
（二）行政法规
档案行政法规是由国家最高行政机关――国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。
（三）部门规章
档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。
（四）地方性法规和地方政府规章
地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。
（五）规范性文件
档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。
二、我国社保档案管理法制建设的不足
我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。
（一）社保档案法规规范领域不全面
我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。
（二）社保档案法规体系有待健全
目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。
（三）社保档案法规内容有待完善
1.缺乏对社保档案提供利用的规定
档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款，“社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。
2.不能体现社保档案的个性特点
社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度―业务环节”和“年度―险种―业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度―组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。
3.不适应社保档案数字化的趋势
随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。
三、完善我国社保档案管理法制建设的建议
（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量
社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。
首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。
其次，广泛征求公众的意见。公众的调查重点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。
最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。
（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性
档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。
（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合
档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。
