时间：2023-05-29 17:47:00
【原刊地名】南京
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。
一、当前上市企业档案在管理方面存在的问题
1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。
2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中， 20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。
3、没有建立切实可行的档案管理办法。制度不合理，档案管理制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。
4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。
5、档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。
6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。
7、档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。
二、规范上市企业档案管理模式的有效措施
1、解决档案的归属问题
目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。
2、拓宽归档范围
目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。
3、控制档案流失
在企业改革过程中，由于档案资产观念淡薄，管理不善，导致国有档案资产流失现象时有发生，有的未经申报评估就将档案资产无偿转让，有的虽然评估，却忽视其收益的市场价值，只重视档案资产的账面成本价格，造成价值低估等现象。具体对策：组建档案资产评估机构。不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。档案资产评估具有专业性、特殊性、复杂性等特点，必须组建专门的档案资产评估机构。
一、当前上市企业档案管理存在的问题
1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。
2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中，20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。
3、没有建立切实可行的企业档案管理办法。制度不合理，企业档案管理.cn制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。
4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。
5、企业档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。
6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。
7、企业档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强企业档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。
二、规范上市企业档案管理的有效措施
1、提高企业档案管理意识
在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中，有些地方对企业档案管理 流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。具体对策：档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介企业档案管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。
2、解决档案的归属问题
目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。
3、拓宽归档范围
目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。
4、控制档案流失
在企业改革过程中，由于档案资产观念淡薄，管理不善，导致国有档案资产流失现象时有发生，有的未经申报评估就将档案资产无偿转让，有的虽然评估，却忽视其收益的市场价值，只重视档案资产的账面成本价格，造成价值低估等现象。具体对策：组建档案资产评估机构。不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。档案资产评估具有专业性、特殊性、复杂性等特点，必须组建专门的档案资产评估机构。
近几年，城镇化速度的加快给我国的房地产行业带来了前所未有的机遇和发展空间。房产档案的开发利用工作，作为房地产企业和房产管理部门的重要工作内容，正受到越来越多的关注。如何在市场经济快速发展的崭新形势下做好房产档案的开发和利用的开发和利用，成为了房地产行业期待解决的首要课题。
2 现阶段房产档案开发利用面临的形势分析
一般来讲，在房产、地产领域，涉及的建设用地登记审批、房地产管理验收、证照登记、房地产买卖交易、产权置换、房屋拆迁动迁等一系列活动都需要进行房地产档案登记管理。其归档保存的资料形式，一般包括文字、图纸、照片、图表、声音影像资料、光盘磁盘媒体资料等等。
2.1 建立房产档案的作用和意义
作为房产档案管理工作的重要内容，房产档案开发利用涵盖了房产和产权所有者的重要信息，通过使用合理科学的手段，对房产档案进行适度的开发利用，在有效提升房产管理水平的基础上，还能够将房产档案的价值最大化的发挥出来，为房产公司创造更大的经济效益，方便需要房产信息的消费者的信息渠道，从而为社会经济的稳定发展作出重要贡献。
2.2 现阶段房产档案开发利用存在的问题
由于我国的房产档案开发利用工作起步较晚，本身就于与发达国家有着较大差距，在目前我国房地产行业井喷式的发展状态下，更加显得跟不上节奏，无法适应房地产行业的快速发展，存在着诸多的问题：
首先，房产档案开发利用的主观意识欠缺。房?a档案管理的主管领导和相关工作人员没有充分认识到房产档案开发利用工作的重要性，管理意识不足。人在社会活动中发挥主观能动作用，是各项社会和工作活动的主体。现阶段的房产档案开发利用工作中，部分工作人员的思想不够重视，没有充分的认识到房产档案开发利用工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约房产档案开发利用工作发展的最主要原因；
其次，房产档案开发利用工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数房地产单位的房产档案开发利用人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约房产档案开发利用工作的客观原因。良好的房产档案开发利用制度是房产档案开发利用工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障体系和管理制度并不完善，房产档案开发利用工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了房产档案开发利用工作无法高效运行，不能为单位和经济主体的发展提供积极动力；
再次，房产档案开发利用制度不健全和体质的缺失、档案管理水平和技术手段的落后等，也在和大程度上制约了房产档案开发利用工作的深入开展。
2.3 新形势下房产档案发展的要求
在社会和经济发展的新形势下，房产档案发展具有以下几点要求：第一，房产档案开发和利用工作应该具有专业性特点，保持其严谨性；第二，维护房产档案的法律性及真实性，这是房产档案管理工作最基本的需求；第三，在我国房产出现拆迁、买卖、置换等频繁交易的情况下，维持房产档案的延续性、动态性和保证其原始性是至关重要的。
3 新形势下改善房产档案开发利用的措施
新的发展形势下，做好房产档案的开发和利用工作不仅仅可以维护个人业主的合法利益，更重要的是可以维护房地产企业和单位的和谐稳定，促进社会的繁荣发展。具体来说，可以从以下四个方面来改善目前现有的房产档案的开发和利用工作：
3.1 提高房产档案管理人员的思想意识
加强档案的开发和利用工作的思想宣传，提高领导干部及相关工作人员的思想认识，重视房产档案的开发和利用工作。房产档案的开发和利用工作的重要性，已经越来越凸显，对于各类不同的房地产单位主体来讲都是不可缺少的重要管理手段，应该引起单位管理层的充分重视，将房产档案的开发和利用工作中纳入到常规的管理手段中来，积极主动地做好房产档案的开发和利用工作，支持和推动房产档案的开发和利用的合理发展。房产档案的开发和利用工作不仅涉及房地产单位中的每一位档案管理人员，更与每一个房产业主的利益密切相关。因此，提高每位房产档案管理成员的思想认识，做到能够积极合理的配合、支持房地产档案的开发和利用工作。
3.2 提升房产档案工作人员的素质
房产档案材料客观真实地反应房产行业的发展和房产业主的利益，同时也见证了城市的发展和变革，其重要性对房产档案的开发和利用人员的素质提出了很高的要求。对于房产档案从业人员进行有针对性的岗前和在岗职业技能培训，不断更新房产档案管理工作思路和方法。健全档案材料的核实制度，增强工作人员的责任心，必要时可以实行档案的开发和利用工作的实名制管理模式，将每一份档案资料的存档实施落实到人，减少工作懈怠心里。
3.3 建立健全房产档案的开发和利用的体制和制度
房产档案管理是涉及社会民生的重要工作，任何的工作环节都应该做到有章可循，有法可依，有据可查。通过政策性引导，倡导完善房产档案开发利用体制，各个房地产企业和房产管理部门应该建立适合自身发展的，贴合实际的，房产档案开发利用制度，规范房产档案的开发利用的各个环节，才能够使得房产档案的开发利用沿着健康有序的方向发展。
3.4 加快房产档案信息化智能化建设
伴随着数字集成计算机的快速发展和广泛应用，房产档案的管理和开发应用也进入了信息化、智能化的阶段。传统的以人力手工记录为主档案的开发和利用方式正逐步被数字化信息化的管理软件所代替。借助互联网技术手段，实现房产资源和信息的共享，构建信息共享的平台，可以实现房产资源最大化互补。在共享资源的同时，运用制度化的手段规范房产档案信息资源的存储、查询、管理、使用和检索工作，保证房产档案信息的保密性。计算机互联网技术做为有力的技术支撑，可以带来房产档案管理工作的重大变革，为房产档案开发和利用拓宽道路。
关键词：企业档案；管理工作
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）08-00-01
企业是经济实体，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节，每个环节在工作中都会产生大量的文件和单据，这些文件和单据支撑着企业的运转，是企业活动的真实的原始记录，这些原始记录就形成了企业档案。
企业档案是企业的无形资产，是企业不可再生的资源。企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其它方面的工作不同，不是只局限某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此，作为档案工作人员，我不断提升自己的业务水平，积极探索档案管理的各项功能，使档案能更好地为公司发展服务。
从事了几年的公司档案管理工作，笔者有了以下几点认识：
一、观念要创新，发挥档案在公司发展的效用
(一)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。档案人员对各种科技档案、资料做到心中有数。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
(二)要确立档案是资产的观念。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识的技术，如各种设计资料、图纸数据等。拥有这方面的档案就是拥有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。
(四)要确立档案具有实有效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善的，档案资产的实用效益要在档案利用中发挥出来。
二、体制要创新，档案工作要适应现代企业的高速度发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企要分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)所谓机构创新是指企业档案工作也要顺应企业的需要，扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。
(二)机制创新是指企业的档案工作管理机制要随着企业管理机制的转换而创新。在公司领导的支持和档案员的不懈努力下，我公司的档案室正从单纯的档案资料管理机制转换，档案资源将能为公司的发展发挥更大效用。
(三)制度创新要求企业必须制定较为详尽的制度。我公司虽已出台相关的档案收集归档等制度，但制度落实不到位，仍有一些重要的档案分散在各部门，降低了利用率。因此创新公司的档案管理制度，就要明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性，用制度来规范档案管理工作。
三、管理要创新，全面提升档案工作
(一)档案的广泛性主要体现在计算机在企业联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过ioxin的管理制度和管理方法来解决企业档案工作。我们公司自2000年起实行计算机企业内部联网，2006年开发公司网上办公系统，基本实现无纸化办公，档案信息资源更大限度地实现了共享，档案部门就要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。
【关键词】房地产；档案；管理
房地产行业是我国的基础性支柱产业之一，房地产档案管理工作则是房地产行业的基础业务建设。研究和开发房地产档案管理，提升房地产档案的价值，对于房地产业的发展以及我国的经济建设具有很重要意义。
一、房地产档案管理中存在的问题
（一）管理体制不健全
我国房地产产权管理开始时间较早，在这方面有很多经验积累，但管理体制仍显得落后，主要表现在以下几个方面：（1）法律法规不健全导致了档案管理混乱，历史遗留问题也造成了管理障碍。自从城镇八十年代完成房产登记发证工作后，经过三十年的发展，《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城镇房屋所有权登记暂行办法》、《城市房屋产权产籍管理暂行办法》等相关制度陆续出台标志着房地产档案管理制度日臻完善，使得房地产活动进一步规范化。但这些制度仍有诸多不足。有的条款具有过渡性质，需后续补充。有的制度条款只是宏观层面规定，实践中缺乏可操作性。（2）档案管理技术落后。房管部门虽然使用计算机管理，但多用于数字计算、制作图表打印，没有使用于管理全过程，不能根本改变技术落后的局面。（3）产籍资料不完备。产籍建设以前不受重视，产籍资料不全是普遍现象。这增加了城市的扩建改建规划难度，也常常导致城市改建中，重新规划，重复建设，产生浪费和损失。（4）档案管理低效率。旧的被动型管理的管理机制，难以发现产权管理中存在的问题。即使发现，也因管理法制不健全、产籍资料不完备、管理体制混乱或管理手段落后，不能及时处理问题。
（二）房地产档案资料收集中的问题。虽然国家对房地产档案资料收集的内容范围有详细规定，但是实践中存在一些问题，影响到档案收集资料的信度和效度。（1）工作人员综合素质低。部分产权档案管理人员综合素质低，业务能力不强。产权管理工作要求档案管理人员熟悉登记制、具备测绘知识、清楚有关法律条文，否则在验收文件时就不能及时发现存在的问题，很容易导致不符合要求的资料混入档案。（2）产权档案种类不齐全，载体不丰富。档案收集工作被动。近年来，企业改制、资产重组、房产买卖、抵押等涉及房地产产权的活动大量发生，产生了许多产权资料。要做到档案与房地产现状一致，仅靠登记部门移交的档案难以做到，需档案管理人员主动去收集档案资料。权属登记档案外的其它类型档案收集少。房地产产权产籍管理部门不仅收集产权登记档案，也应收集房产交易、拆迁和司法等相关文件。但有部门认为权属档案有价值，其他档案耗时无用，所以对权属登记档案外的其它类型档案收集少。然而，其他档案往往对鉴别房地产档案的价值有重要。特殊载体的产权档案收集不完整。除了纸质材料的产权档案外，还有记录反映产权现状的以影像、光盘等为载体的资料。然而，这些载体的档案收集缺乏，导致产权档案内容不完整，载体不丰富。（3）缺乏全国统一的档案的收集范围、归档文件的标准。标准化是房地产档案管理现代化的基础。因缺乏统一标准，各地房屋产权管理部门就自行制定。各地管理水平、工作流程、管理方法千差万别，给产权档案管理现代化造成障碍。
（三）房地产档案使用中存在的问题。（1）使用率低。据统计，城市房地产档案平均每年利用率为2%—6%。（2）使用面窄。房地产档案使用主要局限于本部门、本系统，不面向社会。而且房地产档案使用往往局限于房屋建筑工程竣工档案。（3）房地产档案缺乏立体开发利用。房地产档案的编研处于利用工作的末端，房地产档案编研成果少，效果不理想。开发利用工作缺乏系统性，也没有形成多角度、多层次的立体开发利用模式。
二、房地产档案管理工作的建议
（一）提高房地产档案收集工作的建议。（1）提倡终身学习的理念，实施团队学习，提升档案管理人员综合素质，加强档案管理知识和技能以及相关的测绘、登记、计算机等知识与技能的学习。（2）组建综合档案室，为档案升级，规范房地产档案的管理工作。房地产档案管理部门要重视特殊载体档案的收集和管理。产权档案管理人员要注重与有关产权文件形成单位保持经常性的联系，及时收集相关文件。产权管理部门做好产权资料的前期控制，同时，归档环节也要做好审核工作。（3）制定全国统一的包括产权档案收集范围，具体规定每项业务所需归档的文件内容，文件材料的具体规格，技术指标等产权档案管理规范和技术规则。使用目标管理，促进房地产企业档案工作规范化，进而提高产权档案的收集工作。通过“综合目标管理、标准规范要求”推动了房地产行业的档案工作。
（二）改进房地产档案利用的措施。（1）完善开发利用机制。除确认产权归属外的其他房地产档案的开发利用工作很难在短期内看到“实立竿见影”的效果。因为房地产信息具有系统性、连续性的特点，开发的过程需要不断完善其系统性、连续性。否则，房地产档案的开发利用就会半途而废。（2）档案利用逐步面向社会。虽然从形式上房地产档案己经开放了，但是仍处于封闭或半封闭状态。应多做宣传工作，以充分利用国家资源。（3）不断丰富房地产档案内容和载体。为促进广泛利用房地产档案，除了丰富本行业的资料外，还要重视收集与本行业相关的文件材料，从而丰富档案内容。
参考文献
[1] LeDuc Daniel.Preserving the authenticity of Contingent Digital Objects： The InterPARES Project[J].D-Lib Magazine，2000（6）.
[2] 刘洪玉，张红.房地产业与社会经济[M].北京：清华大学出版社，2006年.
[3] 赵慧.对房地产企业档案管理的几点思考[J].山东档案， 2006（1）.
【关键词】档案特点；存在问题；对应措施；房产档案管理；档案利用
中途分类号： G271 文献标识码：A文章编号：
引言：
当前，随着社会经济的发展，房产档案的利用率逐步的提高，房产档案信息作为一种重要的信息资源，是我国档案信息资源的重要组成部分，本文主要的对加强房产档案信息管理和利用作出了简要的分析。
一． 房产档案的特点
1．专业性
房地产档案是房地产相关单位的文件资料，档案记录着房地产的归属问题，必须是依法进行的，有规范的流程制度，保证档案管理准确有效。档案管理工作是什么时候都不能停止的重要工作，他具有管理的范围广泛，受政策影响较大，专业性强的特点。但是房地产档案的管理与公文还有很大的不同，他在内容上只是反映房地产的权属问题以及房屋的一些实际的信息和数据，文件的命名基本上是专业的语言，有自己固定的结构和格式。
2．动态性
档案一旦形成，那么产权和房产相关的情况就在一定时期内是不变的，但并不意味着是固定不变的，如果所有人发生了变化，房屋的质量改变，或者是城市化的过程中房屋的变迁等等因素导致房屋相关所有信息发生了变化，那么就要及时的变更档案的记录。由此可以看出，房地产档案管理是有很大的可变性的，在改变和移动的时候，必须严格及时的予以更正，这样才能保证房地产档案记录的准确性，档案才能为其它的管理提供可靠地依据。
3．城区垄断性
房地产档案的管理最重要的原则是本地管理，所以在房地产档案管理的过程中，当地的管理部门对当地的档案管理有着垄断型的管理，这样在方便管理的同时，也会加大管理的难度，一旦管理开发工作做的不合理，那么就会直接影响到本地的房地产市场的秩序，造成管理的混乱。
二．存在的问题
1．产权档案的抗风险能力有待提高
房地产的档案是十分重要的材料，但是目前我国受到国情的影响，我国的档案管理的抵御风险的能力一直相对较弱。这其中最重要的原因是观念落后的影响，虽然我国的档案管理人员做了一些防御灾害的准备工作，但是在面临大型的灾害的时候，档案管理仍然不足以抵抗灾害的破坏，这是我国档案管理一直存在的问题。例如08年的汶川地震，地震的破坏力很强，造成财产和人民生命损失的同时也使得很多的档案被毁掉了，这样的情形在后期国家进行财产理赔的工作时就会带来很大的困难。
2．产权档案具有明显的时代特征
房地产领域的档案与一般的档案不同，由于管理房屋的特殊性，房地产档案管理的时间往往是几十年甚至几百年，而且在不同的时代环境下，管理档案的方式和标准也会发生变化。伴随着经济的发展和科技的进步，我国的档案管理工作变化十分巨大，反映了当代的特征。然而我国现阶段的档案管理存在管理人员专业性低的问题，管理人员的能力低下导致不能及时有效的发现并规避档案管理中的一些问题。由于科技在不同阶段的发展水平有差异，因此在早期，房地产的档案大多是有纸张记录的，这样对档案的信息描述就产生了很大的局限，不能充分的记录相关的数据，描述大多十分简单。
3．房地产档案的形式单一
一份房地产档案，必须具有完整性，因此除了文字记录还要综合其中各种媒介和符号，图标和图片都是必要的，甚至录音也可以成为重要的依据。尽管如此，随着时代的变迁，目前的资料仍然不能满足人们的需要了。房地产档案的特殊使得其管理成本偏高，重要的材料是需要专人管理的，但是目前我国的管理制度不完善，也缺乏专业的人才来进行这样的管理，因此目前的房地产管理形式是十分单一的。
三．房产档案管理中的强化措施
1．强化房产档案人员的业务培训，提高档案管理水平 。由于目前的档案管理形势的变化，对于房地产档案管理人员的专业素质提出了更高水平的要求。因为房地产档案管理人员的专业知识十分的单一和局限，因此要适应新形势下档案管理的要求，就必须对档案管理人员进行更加详细和先进的档案管理培训。
2．通过开发利用房产档案信息，促进档案管理工作。对于房地产档案管理的目的是为了档案信息能够为其他的工作提供依据，当然准确的信息同时也能促进档案管理工作的发展。档案信息的管理是为了方便查询，所以通过资料的收集然后记录成为档案，然后提供给相关工作人员使用。目前我国正在大力的推广实施信息化管理，档案工作也不例外，将各种资料记录在电脑中，通过网络为各种业务提供支持，电脑自动化管理很大程度上保证了档案的完整和准确性，档案管理进入新阶段。
3．建立集中统一的档案管理网络。增强档案管理的标准化管理，在具体的管理中建立统一的管理网络，规范完整的进行记录。为了达到这样的目的，还要求档案管理的各级人员要各司其责，做好自己的本职工作，在每一层的管理中都能不疏漏，实现管理的标准统一化。
4．转变观念，超前管理。我国的档案管理具有范围狭窄的特点，在具体的管理工作中理解不开阔，没有超前的创新意识。
5．掌握房产档案特点，拓宽档案收集渠道。从房地产档案管理的现状来看，房产管理师十分不易的。房地产档案，通常分为以下几大类，每一类别的内容都参差不齐。在行政审批过程中，审批时间长，一旦出现问题，档案管理就会出现问题。目前我国音频文件档案数量少，并没有得到管理上的重视。但是为了保证档案资料的齐全，档案管理人员应该熟练的掌握各种管理手段和程序流程。对于所拥有的档案资料，管理人员都必须十分详细的了解。
6．制定规范，及时进行立卷制度建设。档案管理制度通常与阅览制度、外借制度、复制制度等相结合。针对这样的情况，不同的人能够接触的档案级别都要有所区分，不同的档案制定不同的审批手续，保证档案的保密性，防止泄密事件的发生，保护档案的安全和完整。这需要各类规章制度的完善，同时在实践的过程中不断得进行完善。
创新房产档案的利用方式
1．目前我国的房产管理利用方式很单一，为了适应形势的发展，要渐渐的实现利用的方式从被动到主动的转变，增加利用形式。针对目前我国房地产管理的现状，档案的开发使用不应该仅仅局限在产权服务上，要突破“产权管理——房产档案——产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理——材料汇报——咨询服务——政策依据——市场预测”等方面进行开发整合，从而实现更好的服务房地产管理的目的。
2．建立档案的网络化管理方式，不是简单的单一服务，要适应现阶段房地产发展的需要，档案管理的信息应该实现全方位和多元化的模式。只有实现了房地产档案管理的网络化，才能真正的方便快捷的实现服务的多样化。
3．档案管理实现资料数据化，网络化和图像化，所有的检查和查询都通过网络和软件来实现。通过网络将房地产档案中建筑物的面积、房屋的信息、平面图等公布，根据不同的用户身份设置权限，根据权限来开放相关的资料。除此之外，用户也可以通过网络留言寻求帮助，更有针对性的解决用户的需要。
五．结束语
随着经济的发展，房地产档案管理涉及的领域也更加广泛，在房屋的权属登记、转移、变更等管理工作中形成有效数据的历史记载。实现房地产管理的规范化和科学信息化，提高房地产档案的服务水平，扩大服务范围，有效的发挥房地产档案管理的作用和社会服务作用。引入先进的管理技术和科学合理的管理方法，不断得改进传统的管理方法，实现当代房地产档案管理的信息化自动化管理，同时加强对房地产档案利用方式多元化的开发，提高档案利用率，全面提高档案管理水平，更加准确的提供档案信息，降低档案传统管理的成本，减少中间环节对档案利用时间上的耽搁。房地产档案管理引入信息化管理，极大的解放了档案管理人员，减少了管理人员的劳动负担，但同时对档案管理人员的专业水平也提出了更高的要求。房地产档案管理部门必须抓住机会，不断探索新的方式，全面推进档案事业的发展。
参考文献：
[1] 武素华.马祖梅.迟名迎.浅谈如何把关房产档案的查阅[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊). 2009(05)
[2] 姚爱武.浅谈房产档案的开发利用[J]. 山西建筑. 2009(22) .
[3] 李东方.房产档案管理的研究[J]. 经营管理者. 2009(17).
[4] 齐亚丽. 浅谈施工企业设备档案的管理[J]. 湖南医科大学学报(社会科学版). 2008(03) .
[5] 郑玉兰.夏征. 浅谈房产权属档案的属性及管理[J]. 档案天地. 2010(06)
[6] 李君. 普通高校声像档案管理的探讨[J]. 产业与科技论坛. 2008(05) .
[7]包晓海.破产与转制企业的档案处置问题应区别对待[j].中国档案.2007. (12).
[8]辛红霞.新形势下加强农业科研单位档案工作的实践与思考[j].档案与建设，2007. (10).
【关键词】新形势下；房地产档案管理；内容；存在问题
Real Estate Records Management Strategy under the new situation
Chen Gui-bing
（Foshan City， Guangdong Real Estate Archives Foshan Guangdong 528000）
【Abstract】Whether it is to adjust the real estate market supply and demand， or the real estate archives management innovation in the new period， our country can not be achieved overnight to get rid of the problem， this paper describes the significance of the new era of real estate records management and existing problems.
【Key words】Under the new situation；Real estate records management；Contents；Problems
近年来随着房价的不断攀升，房地产行业备受社会关注，处于卖方市场的房地产行业的长期存在，以及国家先后出台了遏制房地产过热的新政策，如首付比率调整，个人第二套房限制政策，新国五条，二手房交易调整等，对房地产行业产生了不同程度的影响，也对房地产档案管理产生了很大的影响。
1. 房地产档案管理概念与内容
社会上备受关注的投机投资性购房案例，引起民众对于房地产档案管理信息透明化的关注，房地产档案由于其特殊性使其成为今后城市规划、实施财产清查、解决房地产纠纷、化解产权争议的主要参考资料。因此房地产行业要不断根据新情况强化档案管理工作的内容，创新房地产档案管理，以便更好地发挥房地产档案的服务功能。
（1）房地产档案概念与特点。房地产档案是房产在建设、交易、审批等管理环节中形成的具有一定价值且以不同载体形式存在的档案资料。房产档案具有法律凭据性，可为产权管理提供有效的法律依据。房产档案区别于其他档案，有着自身的特点。动态性。房产档案会随着房产产权变更、城市改造等发生动态变化，因此需对房地产档案实行动态管理。区域性。每宗房产产权情况及发证机关都具有唯一性，每宗房产的档案信息受地区限制而不同。
（2）房地产档案管理内容。首先，房地产档案收集、归档。就是按规定把分散的房产档案集中到产权部门实行归档，统一管理。其次，房产档案整理。就是对档案进行分类、排列、目录编制等。再次，房地产档案的鉴定与保管。档案的鉴定工作就是对收集的档案信息的真实性及价值性进行鉴定。档案的保管，是指根据房地产档案的特点科学地对档案进行存放、安全防护。最后，房产档案的利用。就是建立在信息化的系统下对档案信息检索提供科学、便捷、有效的服务工作，如编制检索工具、卷宗目录的编制等。
2. 新时期房地产档案管理的意义及存在问题
新时期我国不断调节房地产市场，给房地产档案管理带来很大影响，认清房地产档案管理对于国家房产市场调控、居民生活提供服务、避免房产资源浪费、降低炒房、抑制投机投资性购房等违法违纪犯罪有重要的意义。找出房地产档案管理存在的不足，以便完善房地产档案管理工作。
2.1 新时期房产档案管理的意义。首先，降低资源浪费，房地产档案作为一类档案资源，承载着我国房地产市场最直接有效的信息，只有合理利用这部分资源，才能发挥其应有的作用，避免档案资源本身的浪费，而且其有效的信息资源为我们紧张的住房供给提供了有效凭证，从而避免住房闲置浪费。其次，为国家调控提供依据，房地产档案管理为国家实行房地产市场调控提供有效信息统计与分析工作，为国家调控提供有效依据。再次，为人们生活等方面提供信息服务，房地产档案管理承载着我国房地产市场最直接有效的信息，在我们住房市场供给小于需求的今天，提供有效的房地产信息才能为人民的基本生活、住房选择等提供有效的服务。最后，降低炒房等违法违纪犯罪率，近年来违法、违规炒房、囤房等现象频发，国家颁布的“国五条”指出：“坚决抑制投机投资性购房”。因此房地产档案信息管理与合理开放部分档案信息可以有效地打击炒房、坚决抑制投机投资性购房等违法行为。
2.2 新时期档案管理存在的主要问题。
（1）房地产信息开放度过低。房地产档案承载着众多的房地产市场信息，无论对于国家、房地产开发商、普通民众都有重要的信息利用价值，高利用率才是建立房产档案的价值所在，也是建立房地产档案的主要目的。但由于现阶段我们处于严重的房地产卖方市场阶段，造成房地产档案的开放度低且开发商不必利用或极少利用房地产档案信息来开发市场的局面，使得消费者及普通民众很难得到或利用房地产档案资料。
（2）房地产档案管理人员素质有待提高。随着信息化、数字化进程的加快，各行各业的信息系统都在接受信息化的改造，房地产市场也不例外，有效的档案管理工作包括档案收集、归档、整理、鉴定与保管、信息检索利用等工作，这就要求档案管理人员不但要进行信息化技术的培训，还要不断加强房地产档案知识的培养，对档案信息进行价值筛选，培养档案管理人员敏锐的信息洞察力等，这就对现阶段房地产档案管理人员的综合素质、工作能力提高提出了挑战。
（3）缺乏有效的信息检索系统。目前虽大部分房地产组织建立了信息化的档案管理系统，但由于房地产档案建立具有唯一性及区域性，使得很多房地产档案受到区域性、地方性的限制，全国不能形成有效的、统一的信息检索系统，即使是以省市为单位的地方房地产信息系统，由于受到现阶段卖方市场的影响，对用户开放条件苛刻，检索的信息质量偏低，正是如此才造成很多以投机投资性购房为目的的现象出现。
（4）信息收集、甄别不完善。近年来房地产更多地参与到地方经济活动中，而且就房地产档案管理本身而言，具有很强的动态性，房地产档案信息收集随着城市改造、拆迁、房屋买卖、继承、抵押等相应地发生变化，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料。房地产档案从种类上划分有房产购买登记档案、产权注销登记档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等等。目前我国的房地产档案信息收集主要集中在买卖档案登记，产权交易登记部分，加之档案收集复杂，所以造成信息收集不完善的现状。《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。”但在实际档案管理工作中，房地产市场把目光主要投向了房产交易上，对于完善与甄别房产信息工作没有给予足够的重视，加之在实际工作中更正与查补房产档案信息工作难度大、程序复杂，造成了房地产档案管理工作中，信息甄别不完善。造成部分房产虚假信息的存在，这也是出现“房姐”等众多房地产市场乱象的原因之一。
3. 新时期如何加强房地产档案管理并解决问题
如何加强房地产档案管理，让其发挥自身的作用，服务人民、国家、房地产市场自身，是新时期房地产档案管理需解决的首要问题。新时期房地产档案管理之所以出现众多问题，主要是房地产市场处于长期的卖方市场，国家对于房地产档案管理立法限制过松，房地产档案从业人员面对信息系统改造，综合知识更新过慢造成的。因此，加强以上部分的改造才能提高房地产档案管理的工作能力。
（1）加强档案管理立法严格执行，逐渐改变市场供求关系。针对房地产档案管理信息开放程度过低及信息甄别系统不完善的现象，国家应严格立法，严格要求房地产市场的信息甄别与开放度，对现行的房地产档案查阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善，针对新时期新问题，制定一些新的制度，完善档案管理内容。科学立法严格执行，不断改善房地产市场的供求关系，如国家颁布的“国五条”明确规定：“坚决抑制投机投资性购房”“加强市场监管”，二手房首付比例调整，以及早期的限购令等立法，要严格执行，只有逐渐调整房地产市场长期的卖方市场现状才能更好地发挥房地产档案管理的作用。
（2）提高房地产档案管理人员的综合素质。随着社会的发展，科学技术正不断发生日新月异的变化，特别是数字化、信息化程度的加快，再加之房地产档案业务不断更新和拓展，都迫使房地产档案管理人员不断提高自身的综合业务素质。“大力提高房地产档案工作者驾驭信息技术的能力，建设一支以既精通房地产管理业务，又熟悉计算机信息技术为主体的专业队伍， 是实现房产档案管理现代化的关键。”要创造条件使档案管理人员在工作中获得学习机会，适时进行系统培训，不断引进先进技术，提高整个档案管理数据库的服务能力，吸收各高校专业人才，注入新鲜血液。
[关键词]数字化技术；房产档案；运用
我国房产档案管理还沿用传统的手工管理模式，而这样的管理模式已经不适应现今房产档案发展的要求，其所具有的弊端也逐渐凸显出来，为了能够使得房产档案可以得到有效的管理，相关人员开始将数字化技术应用其中，随着数字化技术的应用，不仅使得房产档案资源得到了更为有效的保管，而且也有效的解决了手工管理中存在的问题，从这一点来分析，在房产档案中合理的利用数字化技术有其一定的必要性。下面本文就主要针对数字化技术在房产档案中的运用进行深入分析。
1、房产档案数字化管理的主要原则
1.1安全性原则
安全性原则是房产档案数字化管理中最重要的原则。如果需要保密的房产档案信息泄露或者房产信息资源被破坏，就使房产权利人的合法权益得不到保障，甚至产生一定的经济损失，所以作为档案管理人员一定要注意保护房产档案的安全。不断更新软件系统使电子档案能够安全、永久的保存。
1.2便捷性原则
数字化档案所具有的优点就是为了方便查阅，所以档案经过处理后，不受时间和地点的限制，用户能够很快的查阅到信息，并且可以做到―份档案多人同时查询的方便快捷。
1.3真实性原则
真实性是电子档案的基本要求。房产档案经过数字化归档以后，在内容和结构上就应该保持与原始信息一致，在使用后要保持不变，这样才能保证信息的真实可靠。对于虚假和错误的信息要予以及时的纠正，以免日后造成纠纷。
2、房地产档案管理中数字化技术的有效运用策略
2.1建立健全的管理制度
要想使数字化技术能够在房产档案中得到合理的应用，就需要构建相应的管理制度，对管理人员进行系统培训，同时也要对硬件以及软件进行合理的改进，这样才能够使房产档案得到合理的管理。在构建相关房产档案管理制度中，首先需要对已经进行存储的数字化档案进行合理的规划和掌控，并针对这些档案进行合理的类别划分。尤其是对档案资料中一些较为敏感的资料均要进行加密处理，或者是将这些较为敏感的档案资料脱机进行单独的存储。这样房产资料在变更的过程中，就不会出现资料泄露以及损坏现象。其次，要构建完善的系统运行安全管理制度，在该制度中，要对房产档案的出入进行有效的限制，并依据环境条件来实现对房产档案的管理，同时针对因为自然灾害可能导致房产资料的损毁情况实施科学管理和预防。最后，要对所构建的系统运行安全管理制度进行合理的应用。这一制度在实际的应用中，主要是针对操纵的安全性、操作的权限以及操作的监督进行管理限制，在制度的基础上，合理的利用相应的技术来防止房产档案出现信息泄露等问题，这样可得房产档案得到更为高效和安全的管理。另外，要合理的构建相应的信息保护和管理制度，并有效的将这一制度落实到实际房产档案管理工作中，从而保障房产档案管理工作的有效开展。
2.2规范房地产档案资料
针对传统房产档案管理中常出现的问题进行解决时，需要合理的利用相应的数字化技术，从而使房产档案能够得到高效的管理。数字化技术的合理应用，不仅能够使房产档案可以得到有效的存储，也能够使得纸质管理与信息化管理同时开展，有效的保障了房产档案的完整性。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。
2.3建立数据系统和传输平台
在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失。
3、房地产档案管理中数字化技术运用要点分析
数字化技术能够使档案资源的存储量变大，也能够使档案资料的存储时间延长，而且在房产档案中应用数字化技术也具有较强的优势，然而，要想使得数字化技术可以更为合理的应用到房产档案中，充分的发挥出数字化技术的应用优势，还需要综合的考虑到以下几个方面的内容：
3.1注意服务理念的创新
在过去，对房产档案进行管理的时候，只需要相关的管理人员能够为客户提供相应的咨询服务即可，这种服务属于被动型的服务，无法满足新时期人们的需求。所以，在对数字化技术进行应用的时候，就需要档案管理人员能够有效的转变自身的服务观念，为用户提供更为优质的服务，从而使数字化技术的应用效果能够得到充分的发挥，以保障房产档案能够得到有效的管理。
3.2注意档案资料整理、收集的漏洞
在信息化技术以及网络化技术逐步发展的过程中，将数字化技术应用到房产档案中时，需要注意定期对房产档案内容进行更新和删减，对所需要的房产档案进行检索的时候，难免会因为一些因素的影响而出现检索错误的情况，这时就需要针对房产档案进行合理化的收集，采取动态的管理方式，只有这样才能够使得房产档案得到最优化的管理。
3.3注重档案管理人才的培养
由于数字化技术的应用，房产档案管理也逐渐实现了数字化，这就需要相关的管理人员能够熟练的掌握各种数字化技术，针对这些管理人员进行系统的培训，使其在充分掌握各种房产知识的基础上，能够有效的应用相关的档案管理技能，对计算机知识和技术能够做到一定的了解，打造出一批高素质，全能型的数字化管理人才，以保障数字化技术能够合理的应用到房产档案中。
4、结语
房地产档案数字化管理本身是一项复杂、繁琐且艰巨的任务，传统的手工管理方式，不但会消耗大量的人力资源，而且极易出现档案资料储存不当等问题。因此，将数字化技术运用于房地产档案管理工作中，能简化档案资料的管理步骤，提高工作效率，还能防止各种管理风险和漏洞的发生。但是，在运用数字化技术的过程中，需定期更新信息处理技术与档案资料的管理设备，帮助管理系统升级，建立健全的管理长效机制且将其落到实处，以此实现房地产档案数字化管理的价值。
参考文献
[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014（11）：153-155.
关键词：供水企业 档案 管理 事业 发展
1、加强档案管理工作领导责任制
要做好供水企业档案管理,首先要加强档案管理工作领导责任制度,建立“领导分管、部门负责人主管、档案专兼职人员具体管”的三级管理体制，明确各级档案管理的目标、任务和责任，把责任落实到个人，使得各级人员重视档案工作，确保各项措施落实到位，从而使得档案管理各项规定得以顺利贯彻执行。具体的做法是把档案工作列入单位的发展规划和年度计划，纳入分管领导和有关人员的岗位职责和目标考核范围，做到年初有目标，年终有总结，从而确保了档案工作有组织、有目标，形成了“上下一条心、拧成一股劲”齐抓共管的良好氛围，使档案管理工作逐年提升。其次，要把企业档案工作纳入到各级领导岗位责任制及年度考核中，将档案管理工作与部门及个人绩效考评相挂钩。最后，制定和完善《档案管理工作实施细则》等档案管理制度，明确规定档案管理职责、管理要求、管理目标，管理内容等，使档案管理工作有章可循。
2、完善档案管理制度，夯实档案基础工作
加强档案管理很关键的一点就是要根据档案规范化建设标准，结合本单位实际情况，建立和健全一整套档案管理制度。做到从文件资料到移交到立卷归档，从档案保管到档案利用到档案统计，从档案鉴定销毁到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案工作奠定了良好的基础。在完善制度的同时，还应档案库房和设备的建设，实现办公室、阅览室、库房分开，购置标准档案箱柜、复印机、录音（像）机、照相机、干粉灭火器、温、湿度测试仪、吸尘机、空调机、吸湿机等设备设施，既要维护档案的安全又使档案装备达到了设备现代化、装具标准化。
3、完善档案管理网络，确保文件材料收集完整
档案从形成到归档，由许多环节组成。收集的文件材料除日常收发的红头文件外，还包括在供水生产、输送和供水设施建设等活动中形成的各种管网、设备和基建等资料。为确保各门类档案资料收集齐全，公司除设立公司综合档案室和配备专职档案管理人员外，还在各职能部门设置专（兼）职档案人员，组成从横向到纵向的档案管理整体网络。哪个部门产生的文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、系统的文件材料。在城市规划建设中经常会用到供水管网档案。目前在我们国家，由于基础设施建设资金不足，供水管线敷设往往不能按照“先地下后地上”的原则进行，而且供水管网不可能同时敷设，因此，经常会出现同一条路上挖完了修复、修复完了再挖的被动现象，加之城市发展、设施增补、更新等原因，使供水管网档案的利用特别频繁。
而且管网档案还需要不断的进行补充和完善。一条新铺设的供水管线竣工档案在一定时期内是完整的一项工程档案，但它的存在不是孤立的、静止的、永不变化的，而是同城市建设、供水事业的发展紧紧相连的。当城市规划需要将楼房变成绿地，将街巷、胡同变成大路或楼房时，地下给水管线随之要做的就是管线改道。改管工程的发生，使原管网档案发生了变化，如不把掐管、改线工程的档案及时补充进去，就会使原管网档案失去保存价值。而公司组成的从横向到纵向的档案管理整体网络就起到了很好的作用。在专（兼）职档案人员中形成供水管网档案相关部门人员共担责任，配合协作的意识。让全体工作人员都养成资料归档的良好习惯，明白供水管网档案的形成与每个人都有关系。特别是在管道改造工程中，由于在施工中掐管、改线存在临时性，就需要供水管网档案形成部门的施工人员以极其负责的工作态度，把掐管、改线工程的走向等相关资料做好记录、标识好图纸。做到档物相符及时归档，才能够确保在一定时期内管网档案相对齐全、准确。
4、统一业务规范，树立质量意识，实现档案管理现代化
针对供水档案种类繁多的特点，公司还应制定企业档案管理业务流程和规范，并将相关的档案管理制度汇编成册。包括企业档案分类大纲、技术档案图纸修改及补充制度以及档案保管、借阅、统计、鉴定等多个管理制度。此外，还要确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，在进行档案的著录工作时，按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时还结合公司管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。
档案的规范管理，为档案数字化、信息化管理提供了条件。现在，所有的供水档案都是使用计算机全面辅助管理，应用激光扫描、缩微技术将重要的档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播供水档案信息，使供水档案查询利用达到方便、快捷、准确。通过先进的档案管理软件进行全面管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。使公司的档案管理工作不断向规范化、科学化、现代化的管理迈进。
5、注重开发利用，充分发挥供水档案的使用价值
关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
【关键词】标准化体系；生产管理；企业档案管理；规范化
1.前言
长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对企业生产管理及档案工作缺乏足够的认识，认为生产管理就是把企业产品质量抓好，把现场环境卫生搞好就行了。至于档案工作更是可有可无，认为档案管理员只是一个企业资料仓库的保管员，档案管理工作也不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。然而，作为企业管理的重要组成部分，生产管理和档案管理的管理质量上不去，直接导致不少珍贵档案资料缺失，生产过程中积累的技术经验无法留存，企业成本增加，负担加重，整个企业管理也呈现出一片混乱，令企业高层领导大伤脑筋。近年来，随着科学技术的发展，人们认识的进步，企业生产管理日益标准化的需要，档案管理工作的规范化也变得越来越迫切。科学认识档案管理与标准化体系生产管理的本质内涵，准确把握两者之间的辩证关系，对于能否全面推行标准化体系的生产管理，科学、规范化地实行企业档案管理至关重要。
2.标准化体系生产管理与企业档案管理的内涵
2.1标准化体系生产管理
标准化体系规定了质量方针、目标、职责和程序，并通过建立相关体系进行过程管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。目前，IS09000标准已经被100多个国家转化成本国标准。1996年ISO又制定了IS014000环境质量体系标准，它是企业自愿采用、自我约束性的标准。
标准化是一个永恒的话题，“没有规矩不成方圆”。过去非制度化、非程序化和非标准化成为我国企业传统生产管理模式的特征之一。它反映在管理业务、管理方法、生产操作、生产过程、报表文件、数据资料等各个方面，特别是在生产现场：生产无序，管理混乱，“跑、冒、滴、漏”以及“脏、乱、差”等现象比比皆是。随着国际标准化体系管理逐步融入全球领域，这种落后的生产管理方式已远远不能满足现代化生产的需要。生产与运作管理的制度化、程序化和标准化是科学管理的基础，现代生产与运作管理要求的是科学化的管理。在管理工作中，要完全按照各种规章制度、作业标准、条例等执行，一切都做到有据可依，有章可循，按制度办事，按作业标准操作，按程序管理。打破传统落后的生产管理模式，低耗、优质、高效地进行生产一直是企业管理者追求的最高目标。
2.2企业档案管理
企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。
著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用：它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。
3.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系
规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。
因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。
4.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践
4.1生产记录表格的规范
针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任――在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。
4.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立
笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。
5.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化
笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：
（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。
（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。
（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。
（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。
结束语
只有我们全民动员，切实将标准化体系的生产管理和科学、规范化的档案管理落到实处，才能促进企业健康稳定的发展，我们的企业也才会经久不衰，百年传承。
参考文献
[1]陈国华，杨勇.关于我国制造企业生产管理模式更新的研究[J].企业活力，2006，（03）.
[2]张忠福.知识能力素质三者关系和素质教育[J].教育与教学研究，2010，24（02）.
[3]王学芳.浅谈企业的标准化管理[J].机械工业标准化与质量，2011年2月总第453期
