时间：2023-06-07 09:34:54
随着创业创新成为时代的主流，拥有自主知识产权的组织不断涌现，但是各类组织机构面对伴随而生的大量知识产权档案却缺乏行之有效的管理制度，存在记录不规范、收集不完整和监督不落实等问题。建议依靠严格的管理制度规范和指导知识产权档案管理行为。
关键词：
知识产权；档案管理；制度设计
当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。
一、现状与问题
1.知识产权档案材料形成不规范
知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。
2.知识产权档案收集不完整，管理分散
知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。
3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高
知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。
4.缺乏行之有效的监督和考核机制
对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。
二、加强知识产权档案管理的制度设计
知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。
1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案
材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。
2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度
知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。
3.建立知识产权档案管理培训制度
知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。
4.建立部门间的协作监督制度
赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。
5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度
将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。
6.建立知识产权档案开放共享的数字化管理制度
【关键词】基层档案；收集；作用；培训
档案对镇村来说，大都是一个模糊的概念，认为可有可无，其实不然。档案是指镇村在民间艺术创作、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。而镇村文化站属国家设立的最基层的群众文化事业单位，那么，在收集管理档案中具有不可替代的作用。
1 镇村文化站是档案收集与管理的主体
1.1 现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础。在平时工作和交流中，每年几次群众文化活动，而且资料不全，没有什么资料可归档。其实，镇村档案材料的归档范围非常广泛，它包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。除公文、计划、讲话稿、记录、剧本、手稿等文字材料外，还有群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧、曲艺、美术、书法、摄影等活动及成型的舞台美术、灯光音响、服装、造型艺术等的设计图谱，声乐与器乐的曲谱，舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片、画稿等等，不胜枚举。那么，怎样收集这些资料呢？我认为，主要要做好现场跟踪收集工作。
历史真迹是档案的本质特征。所谓“历史真迹”就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，而是“第一手材料”，是“历史的原始的记录”。档案要保证其真实性，就必须重视档案收集的现场跟踪。那么，何谓“现场跟踪收集”呢？所谓现场跟踪收集就是档案收集要与活动实施过程同步进行。群众活动一般不可能“复制”，许多活动离开了现场，就无真实可言。群众活动是为适应社会与群众需求而举办的，是人民群众自愿参加、自我实现、自我进行的。每次活动不是简单地重复，而是不断变化的动态过程，并不直接体现为文、形、声而“凝固”下来。因此，群众活动的档案，需要人们在活动过程中自觉地把流动的要素同步转化为多样化的档案形式。例如：镇上举办各类文艺活动，档案管理员同步收集筹备阶段整个策划活动的策划书、会议通知、会议照片、专家论证资料和活动现场照片、图像、录音带等，进行多角度、多方面的收集，使这项活动的档案保存更加完整，为以后举办同类活动提供有价值的参考资料。
档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。在一定范围内的同步收集是指：时空上限制在活动起止的全过程，内涵上不失去所收集材料的“第一手”性质。时空上的限制是内涵上不失去真实性的保证。
现场跟踪收集重点是体现活动的全貌，除了保证活动高潮部分的档案材料收集不失时机之外，还要保证整个活动轨迹的完整。往往在实际工作中会产生这样一种现象：一次活动过后，只注意收集了活动体现部分的档案材料，忽视了活动筹备阶段的材料收集、活动高潮过后社会舆论的反馈材料和活动总结材料的收集，这就很难使生动活泼、多姿多彩的群众活动全貌在档案中再现。因此，追踪活动的轨迹，及时收集全部有价值的档案，是保证档案完整性和真实性的基础。
1.2 加强管理是提高档案利用率的基础。构成档案全宗的结构主线有三条，一是以业务组织为基本单位，二是以活动为基本单位，三是以个人为基本单位。三条主线互相不能替代，而且工作实践也证明，为便于档案的利用，应将三条主线复合起来，有机地整合在一起。活动往往是一次性的，缺乏稳定与连续，所以个人为基本单位整理档案，具有很重要的现实意义。因此，档案的分类，应三条主线复合并立，辅之以分类检索系统予以相互补充。而且在整理档案时，应遵循材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。
1.3 首先要提高对档案重要性的思想认识。大家都重视活动而忽略档案收集管理工作，活动结束意味着所有工作的终结。所以，加强档案工作是所有镇村必须要补上的一门课。要加强《档案法》学习，文化站不但要建立规范的档案室，配备兼职档案人员，还要制订档案管理办法和规定，开展档案的收集、整理工作，实行档案的集中统一管理，积极为本镇村服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。
其次要加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。
2 加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训
现代化管理的形势要求档案管理员不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案管理员。这是推进镇村档案管理进程的一项关键性工作。
3 基层档案系统的作用
概括地讲，档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。对镇村来说主要体现在以下几个方面：
3.1 档案是文化或个人历史的真实、全面的反映。档案与每年编写大事记一样，它能全面、客观、真实地反映历史原貌，也是全镇全村工作实绩见证。
3.2 档案是维护社会稳定的重要工具。一旦发生纠纷，档案便成有力佐证。
3.3 档案是规范管理的基础。但没有规矩也难成方圆。有了档案作支撑，进行规范管理就有了基础。
3.4 档案是积累和传播知识的重要载体。档案不但能积累经验，更是传播知识的重要载体。如果能每年把文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料进行分类归档，那么下次搞活动就有了借鉴材料，对于创新活动载体意义重大。
摘 要：近年来，部分企业职工档案管理工作问题比较突出，严重影响了职工退休的客观公正，损害了职工切身利益。本文从严格要求档案保管条件；严格制定档案管理制度；档案移交手续必须齐全完整；严肃处理违纪违法行为；切实加强职工档案规范化管理工作五个方面探讨加强企业职工档案管理工作。
关键词：企业 职工档案 管理 思考
做好企业职工档案管理工作，是满足企业职工切身利益的的必然要求，是实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。我们要义不容辞地担负起历史使命，清醒地认识肩上所负的责任，既要科学、规范、安全地保管好职工档案，又要为企业和职工提供及时有效的服务。这是必须认真思考的课题，本人认为在这里谈谈个人的观点。
一、企业职工档案管理工作中存在的问题
企业职工档案是由企业管理部门在职工学习、招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据，是企业职工退休申报的重要凭证，做好企业职工档案管理工作意义非常重大。近年来，部分企业职工档案管理工作问题比较突出，有些企业擅自将档案交给本人携带、保管，发生多起丢失职工档案事件；有些企业甚至擅自更改职工档案中有关年龄、工龄、工种等方面的历史记录；有些企业不能按时按程序为职工申报退休。这些违反国家档案管理法律和政策规定的行为，严重影响了职工退休的客观公正，损害了职工切身利益。
二、做好企业职工档案管理工作的对策
1.严格要求档案保管条件。为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件：1.1用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格；1.2要有明确的领导分工负责，设有专（兼）职档案管理人员。建立领导、专（兼）职档案人员责任制。档案人员应具备档案专业知识。建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实；1.3要有符合条件的档案库房和装具，库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档案，以确保职工档案的安全。
2.严格制定档案管理制度。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。任何单位和个人无权擅自更改职工档案的相关内容，更不得弄虚作假，通过更改档案中的工种、年龄、工龄等内容，为职工办理提前退休和提高退休待遇。凡办理职工社会保险业务需要将职工档案带出单位时，一律由本单位人力资源管理部门的工作人员负责传递。任何个人不得借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案，严禁任何人涂改、圈划、抽取、撤换职工档案资料，严禁任何人私自保存本人的档案或利用档案资料营私舞弊。凡未按上述规定携带职工档案办理社会保险等业务的，相关职能机构不予受理。
3.档案移交手续必须齐全完整。企业改制重组或关闭破产后，要有专人负责，做好职工档案资料的整理和保管工作。不得遗弃、销毁与职工身份和权益有关的任何相关档案资料。档案资料移交有管理权限的其他部门保管的，不得在移交前更改、撤换档案的任何内容，确保档案的真实、准确、完整和无遗漏。档案接收部门在接收档案时，应切实履行档案资料验收登记制度。凡移交的档案资料存在伪造、损毁、擅自涂改、添加、抽取等问题的，不列入移交范围。
4.严肃处理违纪违法行为。依据相关档案法律法规的要求，对丢失、更改职工档案、弄虚作假的单位予以通报批评，并责成先关单位进行整改，整改期间暂停该单位职工的退休审批，在整改期间所新增退休人员的基本养老金由单位承担。对直接责任人由主管部门或单位视情节轻重予以批评教育、纪律处分，并建议单位撤换档案管理人员，构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
5.切实加强职工档案规范化管理工作。各企业、破产清算组和劳动保障机构要为保管档案提供必要的物质条件和经费保障；要挑选思想品德好、工作责任心强、有一定业务素质的人员担负档案管理工作；要进一步完善档案管理保密制度，职工档案要及时立卷归档，整理规范，集中管理，任何个人不得据为己有；破产企业的档案资料可以按县（市）、区或企业主管部门为单位集中保管，确保档案资料的安全、真实；严格档案资料的借阅制度，失业人员办理退休手续需要提供原始资料的，原单位或企业破产清算组不得推诿，应当及时提供；对因档案资料不完整、填写不规范、涂改档案资料等原因造成失业人员不能办理提前退休手续的，原企业或破产清算组负责人作为第一责任人，积极做好维稳和善后工作。
关键词:房产;档案馆;数字化建设
中图分类号:G642文献标识码:A文章编号:1003-2851(2010)05-0235-02
随着房屋权属变更日趋频繁,其房屋档案是确认财产和保护财产不可替代的法律依据。有关房产档案的信息化管理系统已经是房产行业信息化战略的重要组成部分,房屋档案馆数字化建设已成为必然趋势,也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。建设部《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》对档案电子化提出了明确要求。如何变被动为主动,适应社会发展的潮流已经成为房产档案部门不得不考虑的问题。
一、房地产档案馆数字化建设的重要性
近几年,房地产开发建设领域发展迅速,对房屋产权产籍的管理要求也越来越高,作为政府的行政职能部门,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。对房产档案档案数字化的研究是每一个档案工作者不容回避的问题。
二、房地产档案馆数字化建设中的应该解决二大个问题
第一、数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新,造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
第二、统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化,它包括:档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地房地产档案馆,包括众多相关信息提供单位,只有大家按照统一标准、格式来进行数字化,才能更有利于信息资源的共享,才能加快房地产档案数字化的进程。
三、房产档案馆数字化管理系统工程的建设
数字化房产档案馆是一个数字化的信息系统,与传统的房产档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主,以机读数据库为档案存储中心,以网络化运作实现房地产档案信息资源的共建共享。因此房产档案馆数字化显得至关重要。
首先在系统设计上,按照建设部房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法的要求,充分利用已经建立起来的“数字系统”,力求在规范化管理上实现突破。建立一个集中扫描录入包含各种分类和密级的房产档案,使纸质档案图像化,实行电子化集中存储、索引、管理、查询的系统。在充分考虑房产交易市场自身业务系统状况的前提下和当前房产档案电子化领域的发展趋势,提出具体分项目标如下:
(1)实现电子化文档的集中控制和资源共享;
(2)系统结构灵活,可根据业务量的变化而实现连续性扩容;
(3)具备足够的安全措施,充分兼顾系统安全、网络安全和业务安全,做到安全与效率并重;
(4)提供统一的接口,响应其它业务应用系统对本系统存储的影像图片的查询请求;
(5)对需要进行远程调阅的房产档案进行影像扫描,将图片文件存入计算机,实现电子化存储;
(6)配合并培训库房管理人员进行增量档案的扫描;
(7)使电子档案管理系统与产权产籍管理系统无缝连接;
其次系统设计原则:为了实现目标,系统主要围绕以下几个原则进行设计和开发:
先进性:系统设计和开发采用C/S体系结构和面相对象(OO)的软件分析和设计方法,构成了在国内具有先进性的档案管理。
稳定性:保证应用系统运行及通讯的稳定性,有较强容错性,从软件、硬件、网络等不同角度,使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。
独立性:电子档案系统通过接口与原业务系统无缝结合,可根据本单位的具体情况将扫描模块插入到任意业务环节。
本系统限定按“收件号”进行当前案卷管理,每个流水号对应原始档案卷通过本系统生成一组电子图片。
系结构业务流程表示如下:
(一)档案扫描
1.认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。
2.对每份文件的每页进行纠偏处理,其左右歪斜偏差小2度;对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理,以符合阅读习惯。
3.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。
4.每一案卷纸质档案扫描完后,扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。
5.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。
先将全部正面扫描并保存后,再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描),最后将空白页删除。
6.卡纸的处理 纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描,并尽可能恢复纸质档案原状。
7.A3幅面的纸张用数码相机进行拍照。
8.检查核对完后将该影像数据保存到数据库服务器保存。
(二)图像修正
1.扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。
2.图像画幅数要与扫描交接单上保持一致,准确无误。
3.要保证画幅上的图像、文字完整,清晰可读。
4.对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数,尽可能使图像能清晰识别。
(三)档案资料分类。房产档案资料分类,可以根据实际情况进行调整,每份档案文件目录数据与其图像文件名分类后建立一一对应关系,实现档案目录数据与图像文件的对接。
(四)数据对接。根据文件的业务编号将目录数据与图像文件进行对接,图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时,应以原件内容为准。
(五)档案整理
对扫描后产权资料逐卷、逐份验收和检查,然后装订建卷,移交档案编排人员。
(六)档案号编排。经过接收、扫描(拍照)、整理后的档案由专人经本档案系统自动给案卷号(流水号),按档案属性分类编排,根据每卷档案所在的库、列、组、层、卷编排档案状态。
(七)数据校对。以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录,并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。
(八)光盘刻录。每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘或备份到磁带,刻录光盘时应注意图像信息的完整,刻录完成后要进行质量检查。合格的光盘用只读光盘复制两份,异地保存。
(九)档案公开查询、公开利用。以前对房地产档案利用工作处于无章可循的状态,加上受传统档案管理理念的束缚,档案管理人员一直有重保管、轻利用的思想,对房地产档案查询设定种种条件限制利用。我们在本系统查询信息中设计查询功能,从查询受理、查阅内容、查询收费、出具证明形成信息数字化,软件设计中对前台实行部分资料公开查询,档案信息系统的运用,使我们档案管理达到自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印,带来了更高的工作效率和更好的社会效益。
四、进一步加强档案数字化基础设施建设
(一)建设高质量的档案信息数据库。房地产档案管理主要包括两个方面:档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用,它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设,提高档案目录数据的质量。首先应该对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库,这是一个快速且见效快的目标;其次在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样,才能建立一个全面、高效、快速、准确的档案检索数据库。
(二)稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化,建立一定规模的多媒体档案数据库。推进档案资源信息二次开发,建立多种形式档案信息体系。根据档案信息,做多方面的专题研究和编研,推进档案信息的二次开发,同时采用多形式档案信息的方式,如建立网站等,使更多的用户了解档案、利用档案,扩大档案的利用价值。
(三)电子数据的安全性管理。档案资源信息化后,主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享,因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题,必须设定安全的使用权限,以保证电子数据不被错误修改、删除,同时派专人作好数据的备份工作,以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。
(四)加强电子文件归档与管理。加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国标《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894―2002)和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的规范化要求,开展电子文件收集、归档工作,加强分类指导,使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。
(五)抓紧档案信息化标准和规范建设。利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中,必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准,最终建立起一个标准化的数字化利用平台,实现档案数字化管理。
上下一心共筑高质量发展之基
（德惠市畜牧业管理局汇报材料、经验做法德惠养殖业）
各位同仁大家好：
近年来，我市始终把畜禽养殖档案建立工作列为重点，常抓不懈，备受省、市上级业务部门的好评，曾在国家验收免疫无口蹄疫区建设成果时，获得了农业部评估组的高度认可。今年以来，为进一步规范畜禽养殖生产经营行为，加强养殖档案管理，按照省、市关于畜禽养殖档案整治规范年行动方案的通知精神，结合我市畜禽养殖档案建立的实际情况，自3月1日起，在全市范围内开展了畜禽养殖档案整治规范年行动。目前，工作已取得了阶段性成果，现作汇报如下。
一、行业发展条件得天独厚，档案建立水平良莠不齐
德惠市地处松辽平原腹地，位于长春、哈尔滨两大城市之间，京哈高铁、京哈高速、京哈铁路和102国道四条干线平行贯穿德惠境内，交通十分便利。全市幅员面积3435平方公里，共辖19个乡（镇、街），297个自然村，总人口近100万人，耕地面积21.4万公顷，地处世界黄金玉米带和黄金水稻带，农作物主要以玉米、水稻、大豆为主，属北温带大陆性季风半湿润气候，四季分明，自然条件得天独厚，为畜牧产业的良好发展提供了有力条件。
我市畜牧业发展迅速，截止2020年末，直连直报系统中共有规模养殖场605个，规模以下养殖户2196个，散养户57942个，全市生猪发展到135万头、肉牛发展到7万头、肉羊发展到7万只，蛋鸡存栏450万只，肉鸡出栏8000万只，是名副其实的畜牧业大市。
虽然我市畜牧业发展态势总体向好，但也存在着养殖档案建立不规范的问题。有的畜禽养殖主体文化程度较低、法治意识淡薄，在养殖档案记录填写上依然习惯性沿用传统的记录方式，没有建立起规范的养殖档案。对此，我们通过仔细研读，领会了省、市畜禽养殖档案整治规范年行动方案的通知精神，在长春市级相关单位的指导帮助下，认真制定并实施了《德惠市畜禽养殖档案整治规范年行动方案》。
二、成立组织明确各级责任，落实经费提供有力保障
按照行动方案，我局成立了畜禽养殖档案整治规范年行动领导小组，组长由主管副局长担任，副组长由德惠市畜牧总站站长、动物卫生监督所所长、动物检疫站站长、疫控中心主任担任，成员由畜牧总站、动物卫生监督所、动物检疫站、疫控中心的相关科室人员组成。同时成立了畜禽养殖档案管理专家组，由主管副局长任组长，畜牧总站、动物卫生监督所、动物检疫站、疫控中心各选派一名业务骨干为组员，专门负责培训及督导工作。
为确保整治规范年行动取得实效，我们在原有的基础上，进一步细化了工作目标，建立了包保责任制度，在畜牧总站遴选出业务能力强，服务水平高的技术人员，组建了养殖档案指导服务团队，分别包保各乡（镇、街），与各乡（镇、街）的技术指导人员直接对接，深入养殖场户开展养殖档案规范建立指导服务。同时在资金方面，我局经过多方协调，在德惠市财政资金十分紧张的情况下，为整治行动争取到了25万元的专项经费。
三、队伍建设打造“三位一体”，长效监管依托“捆绑管理”
我们在成立组织、落实经费后，立即开始实施全市畜禽养殖档案整治规范年行动，主要分为三个阶段。
一是宣传发动阶段。我局多次召开专门会议，传达了省、市畜禽养殖档案整治规范年行动精神，下发了《德惠市畜禽养殖档案整治规范年行动方案》。在各乡（镇、街）公共场所、交通要道的醒目位置共悬挂了100余条宣传条幅。服务团队技术人员下沉到包保乡（镇、街），将1万余张宣传单（明白纸）逐村逐屯逐场逐户地发放到养殖主体的手中，力求做到家喻户晓，人尽皆知。经过为期一个月的宣传，广大畜禽养殖主体在思想上充分认识到了规范记录养殖档案的重要意义，而且也了解到规范记录养殖档案不仅是《畜牧法》规定的法律义务，更是他们应尽的法律责任，如不遵照执行，将依法受到惩处。通过宣传发动，广大养殖主体的心态从消极转变为积极，愿意接受技术服务人员的指导或主动规范填写档案的各项记录。
二是培训检查阶段。在历年组织的培训中，始终把养殖档案的建立作为重点内容，多次安排课时，反复示例讲解。今年按照省里的养殖档案格式版本，印刷了足够数量的养殖档案记录本，免费发放到各乡（镇、街）养殖场户，统一按新的版本格式指导规范填写。整治行动开展以来，专家组成员首先在3月8日至3月16日，连续利用两周时间，对畜牧总站的包保人员开展了精准培训，进行了细致讲解，分别模拟生猪、肉牛、肉羊、蛋鸡、肉鸡不同养殖品种的规模养殖场，一项不落的模拟填写档案，直到能够全部熟练填写正确为止。随后，专家组又于3月17日至3月18日，对各乡（镇、街）的技术人员进行了集中培训，依次对各项记录进行详细讲解并进行了模拟填写。在4月16日至4月17日，畜牧总站组织部分养殖主体参加了长春市畜牧总站举办的养殖档案培训班。至此，总站包保人员--乡（镇、街）技术人员--养殖场户“三位一体”的培训全部完成，形成了业务交流指导体系的有效衔接。与此同时，在3月22日至4月23日，利用一个月的时间，服务团队的包保人员，深入走访所负责辖区的所有规模养殖场，一对一指导养殖档案的规范化填写。并在6月7日至6月18日，利用两周的时间，专家组成员深入各乡（镇、街），进行了规模养殖场养殖档案检查指导，对发现的问题，及时指出了整改意见。
关键词：房产；档案馆；数字化；建设
中图分类号：TU242.3文献标识码： A 文章编号：
随着房屋权属变更日趋频繁，其房屋档案是确认财产和保护财产不可替代的法律依据。有关房产档案的信息化管理系统已经是房产行业信息化战略的重要组成部分，房屋档案馆数字化建设已成为必然趋势，也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。建设部《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》对档案电子化提出了明确要求。如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为房产档案部门不得不考虑的问题。
一、房地产档案馆数字化建设的重要性
近几年，房地产开发建设领域发展迅速，对房屋产权产籍的管理要求也越来越高，作为政府的行政职能部门，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。对房产档案档案数字化的研究是每一个档案工作者不容回避的问题。
二、房地产档案馆数字化建设中的应该解决二大个问题：
第一、数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
第二、统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地房地产档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快房地产档案数字化的进程。
三、房产档案馆数字化管理系统工程的建设：
数字化房产档案馆是一个数字化的信息系统，与传统的房产档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主，以机读数据库为档案存储中心，以网络化运作实现房地产档案信息资源的共建共享。因此房产档案馆数字化显得至关重要。
首先在系统设计上，按照建设部房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法的要求，充分利用已经建立起来的“数字系统”，力求在规范化管理上实现突破。建立一个集中扫描录入包含各种分类和密级的房产档案，使纸质档案图像化，实行电子化集中存储、索引、管理、查询的系统。在充分考虑房产交易市场自身业务系统状况的前提下和当前房产档案电子化领域的发展趋势，提出具体分项目标如下：
（1）、实现电子化文档的集中控制和资源共享；
（2）、系统结构灵活，可根据业务量的变化而实现连续性扩容；
（3）、具备足够的安全措施，充分兼顾系统安全、网络安全和业务安全，做到安全与效率并重；
（4）、提供统一的接口，响应其它业务应用系统对本系统存储的影像图片的查询请求；
（5）、对需要进行远程调阅的房产档案进行影像扫描，将图片文件存入计算机，实现电子化存储；
（6）、配合并培训库房管理人员进行增量档案的扫描；
（7）、使电子档案管理系统与产权产籍管理系统无缝连接；
其次系统设计原则：为了实现目标，系统主要围绕以下几个原则进行设计和开发：
先进性：系统设计和开发采用C/S体系结构和面相对象（OO）的软件分析和设计方法，构成了在国内具有先进性的档案管理。
稳定性：保证应用系统运行及通讯的稳定性，有较强容错性，从软件、硬件、网络等不同角度，使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。
独立性：电子档案系统通过接口与原业务系统无缝结合，可根据本单位的具体情况将扫描模块插入到任意业务环节。
系结构业务流程表示如下：
（一）档案扫描
1、认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。 2对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度；对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。 3.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。 4.每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。 5.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。先将全部正面扫描并保存后，再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描)，最后将空白页删除。 6.卡纸的处理 纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。 7.A3幅面的纸张用数码相机进行拍照。 8.检查核对完后将该影像数据保存到数据库服务器保存。 （二）图像修正1、扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。2、图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。3、要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。4、对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。（三）档案资料分类房产档案资料分类，可以根据实际情况进行调整,每份档案文件目录数据与其图像文件名分类后建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。（四）数据对接根据文件的业务编号将目录数据与图像文件进行对接，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。
（五）档案整理
1、对扫描后产权资料逐卷、逐份验收和检查，然后装订建卷，移交档案编排人员。
（六）档案号编排
经过接收、扫描（拍照）、整理后的档案由专人经本档案系统自动给案卷号（流水号），按档案属性分类编排，根据每卷档案所在的库、列、组、层、卷编排档案状态。
以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。（八）光盘刻录
每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘或备份到磁带，刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。
（九）档案公开查询、公开利用
以前对房地产档案利用工作处于无章可循的状态，加上受传统档案管理理念的束缚，档案管理人员一直有重保管、轻利用的思想，对房地产档案查询设定种种条件限制利用。我们在本系统查询信息中设计查询功能，从查询受理、查阅内容、查询收费、出具证明形成信息数字化，软件设计中对前台实行部分资料公开查询，档案信息系统的运用，使我们档案管理达到自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印，带来了更高的工作效率和更好的社会效益。
四、进一步加强档案数字化基础设施建设
1、建设高质量的档案信息数据库 房地产档案管理主要包括两个方面: 档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用, 它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。首先应该对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库，这是一个快速且见效快的目标；其次在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样，才能建立一个全面、高效、快速、准确的档案检索数据库。
2、稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。推进档案资源信息二次开发，建立多种形式档案信息体系。根据档案信息，做多方面的专题研究和编研，推进档案信息的二次开发，同时采用多形式档案信息的方式，如建立网站等，使更多的用户了解档案、利用档案，扩大档案的利用价值。
3、电子数据的安全性管理。档案资源信息化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。
4、加强电子文件归档与管理
加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。
5、抓紧档案信息化标准和规范建设
利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中, 必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准, 最终建立起一个标准化的数字化利用平台, 实现档案数字化管理。
农业科技档案是指农、林、牧、副、渔、水利、电力、气象、环保、土地、土肥等涉农行业在生产活动、经营活动和科研活动中直接形成的应归档保存的、具有查考价值的文字、图表、声像、电子等材料。它记载和反映了农业科学技术活动的全部过程和具体成果,是储备农业科技信息和科技知识的主要载体。[1]开发利用科技档案信息资源是档案利用工作的拓展和深化,是针对本单位及社会有关方面的需要,通过各种方式对科技档案中存贮的科学技术信息进行发掘,使其尽快转化为现实生产力的重要工作,是提高科技档案工作经济效益的有效途径。[2]农业科技档案是重要的信息资源,是其他各种信息资源不可替代的、不可再生的信息资源,不仅对本单位有用,对其他单位、对社会也有用,不仅现在有用,将来也有用。收集、整理、鉴定和保管好农业科技档案,是为了充分发挥农业科技档案信息资源的作用,为社会物质文明和精神文明建设,为现代农业发展提供科技信息服务,因此,做好农业科技档案信息资源的开发利用,具有重要的历史和现实意义。
二、农业科技档案的作用
(一)农业科技档案是农业科技知识的一种存在形式,是科技经验、科技资源的重要载体之一。它凝聚着科技工作者的智慧和心血,是农业科技工作者科技活动过程及思想、经验的直接记载,是进行农业科技成果鉴定、奖励申报、撰写学术论文、编写学术专著、开展学术交流等活动的重要依据。
(二)农业科技档案是农业科研工作的必要条件。农业科研人员通过查阅借鉴、分析研究已有的农业科技档案,在科研课题申报、项目研究等方面可以少走弯路,减少重复工作,新形势下农业科技档案起到事半功倍的作用。
(三)农业科技档案是农业科学研究预测和决策的基础与前提,是进行农业科技管理的科学依据。在现代科学研究活动中,不管是科研部门制定科学研究的总体战略,还是科研群体以及个体确定科学研究发展方向和目标,都需要以科学技术的各方面信息作为依据。[3]对农业科技活动进行规范化、制度化的科学管理,需要掌握和利用已有的农业科技档案材料,及时协调、指导农业科技工作,使之沿着正确的方向健康发展。
(四)农业科技档案是传递、交流科技信息的重要工具,对农业生产活动、科技成果推广具有指导、参考和借鉴作用。现代科技成果的物化周期不断缩短,在对农业科技档案信息资源开展分析与综合的基础上,及时进行信息交流,使农业科研成果在生产中得到及时推广应用,推动农业生产发展。
三、当前农业科技档案开发利用工作中存在的主要问题
(一)农业科技档案收集与管理不规范。有的科技人员档案意识较薄弱,对档案的价值和作用认识不足,不注意积累科技项目档案,导致一些科技项目档案资料不齐全,不能反映科技项目的全貌;有的科技人员将在工作中积累的有价值的科技档案资料据为己有,不愿移交归档,致使部分档案资料流失;有些单位在农业科技档案的收集、鉴定、分类、编目、归档等工作中存在管理不规范的现象。这些都影响了农业科技档案的质量和完整性,影响了农业科技档案的开发利用工作。
(二)档案信息服务水平不高,档案信息安全保障体系不健全。档案信息服务多为坐等上门服务,有人来查阅就提供档案,没人查阅就存放库房,缺乏主动服务的意识。有些科技档案属于保密范围并设有查阅权限,但一些档案管理人员碍于面子或保密意识不强,将未解密的档案提供给不具备查阅权限的人,造成科技档案信息泄密事件时有发生。
(三)档案信息资源开发不足,开发利用手段和方法比较落后。有些单位档案信息资源的开发还停留在利用计算机进行简单编目,信息采集多为手工进行。档案编研工作进行的较少,尤其是对已鉴定验收的科技成果档案,未及时进行相关信息采集,如基础数据统计、编制成果简介等,不利于科技成果的推广转化。
四、加强农业科技档案信息资源开发利用的对策
保管档案的目的是为了利用。农业科技档案信息资源开发利用是农业科技档案管理工作的根本目的。
(一)完善农业科技档案管理,夯实基础
1.规范农业科技档案管理,保证农业科技档案的质量和完整性
农业科技档案管理不仅仅是收集、整理和保管科技文件资料的简单过程,还应包括对农业科技档案的形成、积累和归档业务进行指导,对农业科技档案进行收集、整理、鉴定、保管和统计,对归档的农业科技档案进行再利用等方面的内容。农业科研院所应根据《档案法》和《科学技术档案工作条例》等有关法律法规,结合单位实际情况,建立以“三纳入”(即把科技档案的形成、积累、整理和归档纳入科研工作程序,纳入科研计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围)、“四同步”(即档案管理与布置科研任务同步,与检查科研活动进度同步,与科技成果总结鉴定验收同步,与科技人员考核奖惩同步)、“三把关”(即把好鉴定验收关,把好上报成果关,把好科研人员业务考核关)为基本内容的农业科技档案管理制度体系,科学地管理农业科技档案,维护农业科技档案的完整、准确、系统、安全,为农业科技档案信息资源的开发利用创造条件。
2.提高农业科技档案管理人员的素质,增强档案管理意识
农业科技档案管理人员不仅要有扎实的农业科技档案业务知识,还要熟悉农业科学研究的基本过程和程序,充分了解本单位科技活动种类、范围、程序、进度、规律以及各职能部门的具体职责,经常主动深入农业科技活动一线,掌握收集对象的形成、运转情况,抓住关键阶段、重要环节,做好收集工作。保证收集与管理的农业科技档案符合规范要求,为档案再利用提供物质保障。
3.加强农业科技档案信息作用的宣传教育,提高农业科技人员和档案管理人员对档案信息资源开发利用的重视程度。同时科技档案管理人员应适时参加有关科技档案管理以及信息资源开发利用工作的知识与技能培训,增强档案信息意识和信息组织能力。
(二)开发利用农业科技档案要注重实效
1.明确服务方向,端正服务态度。21世纪是信息时代,农业科技档案工作要面向未来、面向现代化,树立信息观念、效益观念,要适应改革开放新形势的需要,改变过去那种重保管轻利用,坐等上门的被动服务方式,深入科研活动第一线,主动了解农业科技生产与管理工作对农业科技档案信息资源的实际需求,及时开发科技档案信息,最大程度满足农业生产发展对农业科技信息的需要。
2.加强档案信息安全保障工作,注重保密和知识产权保护。保守国家机密,维护国家科技档案机密,是档案信息资源开发利用工作应遵守的重要原则。我国颁布的《档案法》、《科学技术保密条例》、《专利法》、《著作权法》等法律法规为科技档案信息资源的开发利用和科技成果转化为现实生产力营造了一个良好的法制环境。
随着科技体制改革和科技进步,农业科研工作出现了课题协作多样化、学术交流多元化、情报交流网络化的趋势,对农业科技档案资料的保密以及知识产权保护提出了严重挑战[4]。因此,要正确处理新形势下农业科技档案开发利用中公开与保密的关系,采取有效措施,在保证农业科技档案信息管理系统运行安全、可靠,保护农业科技档案中需要保密的科学技术和知识产权,保护国家利益的前提下,进行农业科技档案信息的交流和科技成果推广,实现农业科技信息资源共享。可根据农业发展不同阶段对科技信息不同层次的需要,分别整理需要保密的关键性资料和可以公开传播推广的科技成果资料,并使后者广泛运用于农业生产,转化为现实生产力。
3.加强信息开发手段,提高服务水平
(1)编制农业科技档案检索工具,如农业科技档案总目录、分类目录、综合目录(全引目录)、专题目录或卡片、作者目录等,方便查询检索。
(2)根据客观需要,开展农业科技档案编研工作。对农业科技档案的原始资料和数据进行归纳、综合计算、分析、研究加工,把分散的原始信息加工成系统的、实用的编研成果,如科技成果简介、基础数据统计、专题汇编、科技图册、大事记、组织沿革、单位年鉴等。
(3)开展农业科技档案的多种服务,如借阅、复制、科技咨询、信息交流、以科技交流和成果转让为目的的陈列展览、以宣传教育为目的的陈列展览等等。
(三)深化档案信息资源开发,拓展工作领域
1.开发利用农业科技档案要根据农业生产、科研活动的特点,配合科技成果转化、示范推广、科技下乡等活动开展信息咨询服务,举办科技讲座、科普画展等一系列宣传工作,既满足了“三农”对农业科技信息的需求,同时又宣传和展示了农业科研院所的科技实力,提高农业科研院所的知名度。要积极引导农业科研人员转变观念,坚持科技与经济结合的原则,坚持科研来源于生产、成果服务于生产、发展依赖于生产。利用农业科技档案促进科技成果转化,提高现有科技成果推广转化的力度,实现农业增产、农民增收的目标。
2.农业科技档案信息资源开发利用要着眼于经济社会发展的关键环节和重要领域,围绕关系党和国家、人民切身利益的重大问题,围绕农业、农村、农民信息需求多样化的实际,加强信息采集、整理,开展档案信息的深度加工和专题编研等公益性开发利用工作,如科技基础数据库、科技成果数据库、农产品质量安全标准数据库等一批直接服务农业发展的重要专题数据库,为现代农业发展、为社会物质文明和精神文明建设服务。
3.计算机网络技术实现了信息的方便、快捷传递,给农业科技档案信息资源利用提供了最佳的技术手段和实现途径,将采集、加工整理的农业科技信息、成果转化信息、先进管理经验等通过各级农业信息网络系统、各类农业信息服务平台、信息服务站或同行业区域性的信息网络系统及时有效地进行传播,实现科技档案信息资源共享,以农业信息化带动农业现代化,推动农业生产发展。
4.建立农业科技档案信息开发利用反馈制度。通过收集、整理、分析各种利用效果的反馈信息,总结经验,及时调整开发策略,使开发利用形式和内容更加适应现代农业发展的需要。
一是企业职工档案管理分散，职责分工交叉重叠。当前，职工档案在全社会处于多头管理的状态，人才交流中心、劳动保障部门、用人单位都可以保管职工档案。一些属于中介性质的劳动机构也擅自扩大经营范围，收费管理职工档案，甚至有的保存于职工本人手中。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全及档案的真实性构成了直接威胁。有些保管单位不能对档案内容进行及时更新与补充，使职工的档案材料不准确、完整，甚至成为死档案。
二是在民营、外资企业中，职工档案管理，由于国家有关法律法规和政策的不健全，职工档案处于割裂状态。职工在企业录用前的个人档案企业无权过问，只能保管本单位录用后的档案材料，而且大部分企业的职工档案没有制度，档案也没有整理，散存在档案袋里，没有目录，没有检索工具。特别是在一些小型企业和个体工商户中，职工的录用和辞退都非常随意，根本就没有建立职工档案，特别是不给农民工建档的现象十分普遍，职工本人也没有档案意识，致使职工的切身利益根本无法保证，造成了严重的社会问题。
三是有些没有交纳养老保险金的破产企业职工档案仍在原单位保管。由于破产后人心惶惶，留守人员根本没心管理。有的放在麻袋里，有的锁进铁柜里，没有安全保护措施。还有的流放到个人手中，个人档案丢失现象屡有发生，影响职工办理各种保险及退休手续，给社会带来了不安定因素。
四是在各单位中，职工档案管理基础设施较差，保管条件落后，管理水平较低。职工档案大部分没有专门库房，放在办公室的柜子里，有的还是木柜。没有防火、防盗、防潮等安全设施，没有空调、去湿机等设备。管理基本以传统的手工操作为主，缺乏利用现代化技术设备。
五是档案内容缺失现象比较严重。由于历史原因，现存职工档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系的材料多，反映历史材料多，而反映职工个人特长、能力、性格、诚信等的材料少。特别是有的缺少招生录用审批表、合同、协议等要件，影响到职工办理各类保险。
六是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案，使职工办不了调动手续，侵害了职工的切身利益。有些职工为了跳槽，放弃了档案，导致了大量死档案的产生。
针对职工档案工作面临的新情况、新问题，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行规定》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》(以下简称《备案办法》)，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得了新进展。
1、明确了管理机构。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
2、健全了管理体制。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作的职责，四个部门各司其职，齐抓共管，保证了职工档案在管理上的连续性。从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员、退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。
3、拓宽了归档范围。增加了养老、失业、医疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面材料的归档，丰富了档案的内容，体现了职工档案的使用价值，为保障职工的基本权利提供了保证。
4、规范了改制与破产企业职工档案管理。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的，职工安置方案。
5、完善了制度建设。建立健全了职工档案管理的法律法规和相关政策，规范了职工档案管理，对职工档案的收集、保管、销毁、利用、转递、法律责任等方面加以完善。转递时间由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。
6、提出了处置办法。针对死亡职工档案无限期保管提出了具体处置办法。死亡职工档案在原档案保管部门保管15年以上，可以按有关规定经鉴定后进行处置。
7、用人单位招聘职工，必须100％签订劳动合同，否则不给予备案。签订一年(含一年)以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。
8、职工“跳槽”单位不得扣押档案。过去职工“跳槽”不辞而别，单位无奈，只能扣下其档案索要违约金来“挽回损失”，今后，用人单位这样的行为将被禁止。
9、职工档案丢失可以补办。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制，以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。
10、单位丢失档案，由单位负责保障职工待遇。因用人单位原因造成职工档案丢失，影响职工不能按规定享受社会保障待遇的，由职工单位或主管部门解决和落实相关待遇。
艺术院校的艺术档案管理不仅仅要遵循一般的档案管理准则，还要考虑到艺术档案自身的特征。本文探讨了艺术院校艺术档案特点，并以此为出发点，为做好艺术档案管理工作提出建设性意见。
【关键词】
艺术档案；管理
关于艺术档案的定义各有说法，而《艺术档案管理办法》中关于艺术档案概念的概述，具有较高的认可度。艺术档案是在艺术创作、演出、研究、教育、交流等各种活动中形成的，对于个人、院校或者社会具有保存、参考价值的原始性记录。艺术院校档案馆是艺术档案产生和管理及利用的关键机构，艺术档案是艺术学院档案管理的所有档案类别中的重要组成部分，也是国家档案信息资源的重要类别。但长期以来,档案界对艺术档案管理的实践操作和理论研究都重视不够,艺术类院校对于艺术档案的管理也不够重视。
一、艺术档案的特点
（一）实时性。艺术档案具有很强的实时性，艺术院校的艺术档案的产生和收集具有特定的时间和特定地点，错过特定的收集时间，在之后就非常难再次收集齐全。不同于其他类型的档案，艺术档案不是产生即存在，存在即归档。艺术院校档案馆要为此制定统一的移交和归档鉴定时间制度。艺术档案在移交院校档案馆之前，需要有安全合适的保管环境进行管理，现场艺术创作产生的影音资料等，无法在活动之后，进行再次的增补工作。
（二）多样性。艺术档案具有多样性的特点。艺术的创作和演出包含了作曲、歌唱、语言、造型、综合等各个方面，每种艺术类别又包含复杂的艺术形式，比如说，音乐、美术、舞蹈、影视、摄影等等。艺术档案的记录手段各异，也是艺术档案多样性的原因，如文字、图片、视频等。除此之外，由于载体的不同，有纸张、胶片、磁性材料等等。
（三）形象性。艺术档案具有形象性，形象性是艺术档案的关键性特点。形象是艺术创作的演绎。任何艺术形式的存在都依赖于形象的准确描述,没有形象,艺术也不会存在。因而，客观、真实地记录现实艺术的艺术档案就具有形象性。其次，艺术档案由好几个部分构成，形象是其中之一。照片、绘画等都是作为艺术档案对艺术形象的真实有效记录。最后，以文字为载体的艺术档案,即使形象性的特点表现得不直接,例如：音乐剧本，它会创造出一定的想象空间，令人身临其境，具有形象性的特点。
（四）成套性。艺术档案具有成套性。一次艺术活动、艺术创作或者艺术表演过程中形成的所有的相关材料构成了一个统一的、完整的整体，艺术档案的各个艺术要素具有不可分离性，艺术档案反映的是艺术创作者艺术创新活动的全过程。因此说，记录艺术活动的艺术文字材料等等具有成套性特征。
二、加强艺术档案管理的措施
（一）科学规范艺术档案归档范围。艺术院校的艺术档案的归档范围不同于一般的行政文书档案或者其他的专业档案，依据一般的艺术院校档案馆的收集需求和未来发展要求，艺术档案的收集归档范围主要有：各类剧本和乐谱、场记、摄影创作设想、演出录音带、录像带，艺术总结、宣传材料、职员材料、国内外重大艺术活动的文件材料、艺术教育方面的教材，院校学生作品、展览的展册、艺术研究以及其它研究成果的材料等等。
（二）加快建立艺术档案制度。加快建立健全艺术档案的管理制度。《关于加强国家档案工作的决定》指出，要对档案进行集中统一的管理，维护档案的完整、安全与可用性。艺术档案是专业档案的一类，艺术档案工作也是档案管理工作的内容，必须保证艺术档案的完整与安全，使艺术档案更好地为艺术工作服务并得到长久保存。首先，在艺术活动中形成的艺术文件材料,积累、整理和归档作为考核部分,列出负责人的职责范围。其次,建立艺术院校的艺术档案的归档制度,明确制定归档范围、时间和质量要求。只要是院校艺术活动、艺术创作和艺术研究中形成的一切具有现实价值和历史价值的艺术材料，都应由业务部门整理后及时归档。
（三）建立专业数据库。艺术档案有效管理的价值是为了使档案实现有序化，能真实、客观、有效地保存艺术院校的集体记忆，沉淀学校及学术传统和校园文化。艺术院校档案馆的工作人员要以学校的重大事件为契机，以丰富的档案馆藏生动展示艺术院校的精神气质和品质，促使艺术档案馆成为一个艺术产品和艺术类的文化、精神的收藏、展示、传承的集中中心。艺术院校的艺术档案管理不是简单地保存各类艺术档案实体，而是要深层次地开发艺术档案信息资源。逐步建立专题数据库，包括图片展、系列讲座等等，能够真实、客观地反映艺术院校的发展历程。随着广大教职员工对艺术档案的需求的提高，提供专题查询服务。艺术院校的艺术档案馆要关注院校的发展，着眼于艺术院校的未来发展大局，将具有重要参考价值和利用价值的艺术档案材料收集齐全完整，并建立艺术类院校的艺术档案专题数据库。
（四）加强实时性、经常性收集。艺术院校的档案工作人员要做好艺术档案实时的、经常性的收集。一般情况下，艺术院校的档案工作人员都习惯于按照文书档案、会计档案、基建档案等其他类别的专业档案的收集思路和方式，定点、定时地收集、整理档案。特别是在当前大多数艺术院校由部门立卷，档案馆人员收集、管理档案的能动性和参与性降低。对于实时产生的艺术档案，不一定要等到年终时收集齐全并归档。从宏观上把握艺术档案的产生时间，深入了解档案产生的数量、类型等等，档案工作人员参与产生的环境中，对档案的收集、归档、保管、编研、统计等做出更精确的要求。艺术院校的艺术档案工作是一项专业性工作，艺术档案是重要的院校档案类别，也是国家重要的档案资源，在维护文化事业的发展历史和进程上，发挥着不可替代的重要作用。艺术院校的艺术档案具有区别于其他类别档案的特征：实时性、多样性、成套性和形象性的特征。为了更好地做好艺术档案的管理工作，必须要加快艺术档案管理制度的建设，规范艺术档案的归档收集范围，加强实时性、经常性收集，建立具有高校专业特色的专业数据库。艺术院校的艺术档案工作者，要跳出档案管理的思维定式，拓宽思路，以艺术教学、科研、实践活动的发展轨迹完整、真实地记录高校的发展，突出艺术高校的文化精神，要争取以活档案的方式发挥艺术档案的文化价值，为艺术院校在艺术发展、文化传播中起到推动作用。
作者：王娟 单位：西安美术学院
【参考文献】
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[关键词]海油企业；档案管理工作；重要性
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0332-01
1 加强海油企业档案管理工作的重要性
企业档案管理主要是中海油各企业生产开发经营活动的原始记录和重要凭证以及行政文书和人事档案管理，链接企业发展诸多重要历史阶段，记录了油田生产开发的全过程，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田持续发展、做强做大、承前启后的保证。因此，为了更好地发挥海油企业档案管理工作的作用，使档案管理工作更加规范科学，我们必须对档案管理工作的现状有一个清醒的了解，充分认识其重要性和必要性。
2 当前企业档案管理工作中存在的主要问题
2.1 档案管理工作制度化的管理程序还比较欠缺，相关要求执行不到位
企业档案管理工作表面上都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也形同虚设，结果导致从源头上档案收集就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料想交就交，档案管理人员在收集资料过程中工作量巨大但效率不高，其结果导致有的重要资料档案都不能及时归档，时间一长必然造成资料丢失现象。
2.2 档案整理不规范，模式上缺乏综合性
在档案整理过程中存在着类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，费时费力，影响了档案利用的价值。企业内部档案管理层面多，没有综合管理。组织科、劳资科的人事档案分别由他们自己的科室直接管理，这样，档案管理工作在一个单位内部划分多个层次，结果导致档案管理不能统一要求，难以实现规范科学化管理。
2.3 油田企业内部对档案管理工作支持力度不够，缺乏主动配合，齐抓共管
档案管理工作是一个集体大项目，不能只依靠几个档案管理工作者就能做好档案管理，在油田勘探开发生产建设中，随着企业的发展，大量的原始资料、凭证记录需要登记管理成卷，工作量大，内容之多，离开了企业各部门的支持配合，原始档案就容易发生漏失现象，原始的资料不完整，有欠缺，势必为今后查阅历史资料留下空白和遗憾，这样谈何为领导决策提供准确的历史依据。
2.4 档案管理人员专业素|参差不齐，直接影响档案管理工作水平
近来来，随着企业的深化改革，企业内部进行了一系列重组，档案管理人员内部涌进了不少新人，这些新人上岗后，从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识。档案管理工作者在档案管理工作中，缺乏高度的责任感、良好的职业道德、认真细心的工作态度，不能充分认识到档案管理工作在油田生产建设中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常态化、老式化，缺乏创新精神，当一天和尚撞一天钟，结果导致档案管理工作经常出现失位现象，不是资料漏失，就是目条与实际内容不相符，如此等等。这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高。
2.5 档案借阅程序上存有欠缺和漏洞，极容易造成档案资料丢失或泄密
在单位内部，有的部门或领导为了查阅档案，并没有履行相关手续，因为是熟人，是上下级，是同部门，所以借阅时打个招呼就完事。这样下去，使档案借阅制度如同虚设，给档案管理工作带来较大隐患。因此，必须要引起我们的关注。
3 做好档案管理工作的措施和建议
档案管理工作在企业建设发展中起着极其重要的作用，为了加强和提高档案工作水平，服务企业生产发展，适应档案管理工作的新形势，使档案工作再上一个新台阶，笔者认为，当前在企业企业档案管理工作中，应做好如下几项工作。
3.1 企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导，做到对档案管理工作重视到位，投入到位，要定期听取档案管理工作的汇报，及时研究解决档案管理工作中的相关问题，为档案管理工作的顺利开展创造良好环境。
3.2 改革现有的档案管理体制，实现档案统一管理的工作模式。企业各单位、各层次、各门类形成的全部档案，要实行集中统一管理。按照修订后的档案管理制度，各部门都明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交档案室。档案室对照标准逐次逐条对以前进库的档案进行了审查，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有不规范的文件材料，及时进行补签和抢救。保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整和规范。
3.3 加强档案管理队伍建设，不断提高档案管理人员业务素质。随着企业生产建设的不断发展，为企业档案管理工作提出了新的更高要求，要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化，在全企业范围内必须要建设一支高素质的档案管理队伍。
3.4 加强档案的收集和整理，确保档案资料准确完整。做好档案资料的收集和整理，是档案管理工作对档案管理人员的基本要求，档案管理人员必须熟悉和掌握档案资料收集的渠道和方法，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，确保从源头上收全收准档案资料。
3.5 档案资料要统一规范，达到和符合国家标准。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提，在制作档案资料时，首先是公文用纸要好，幅度尺寸规格要统一规范标准。其次，排版形式要统一，字迹要清楚，引用文字要合理，用字要规范。只有这样，才能符合国家规定和中海油集团公司的要求。在档案整理过程中，严格按照有关规定和企业制订的档案管理制度要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。实现了综合档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。
3.6 加强档案管理现代化建设。
随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。通过建立档案数据库，完成了电子影像的档案管理系统开发和应用，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。
3.7 把好档案保管。档案室始终坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作，坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象，入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。
4 结束语
为使油田档案管理工作不断适应油田勘探开发生产的发展，必须不断地探索油田企业档案管理的新途径、新方法。只有这样，才能提高油田企业档案管理工作水平，使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用。
参考文献
集体林权制度改革，是继农村“大包干”之后，农村经营体制的又一次大变革，农村生产关系的又一次大调整，农村生产要素的又一次大活化，农村社会生产力的又一次大解放。党中央、国务院对此高度重视，2008年专门出台中央10号文件，2009、2010年两次专门召开林业工作会议，对集体林权制度改革作出重大决策和全面部署。
为贯彻落实中央林改文件精神，规范林改档案管理，2009年12月国家林业局、国家档案局在成都联合召开了全国集体林权制度改革档案管理工作会议。2010年9月16日河南省林业厅和河南省档案局在栾川召开了全省集体林权改革档案工作现场会。一致认为：林改档案是林改工作的真实记录，是林改工作的客观反映和重要历史见证，是确定农户利益，解决林改纠纷，促进林业改革发展的重要依据。林改档案管理是集体林权制度改革的重要组成部分，林改的成果最终要以林改档案的形式进行固化，林改档案为河南省集体林权主体改革的顺利推进，下一步林改配套改革的有序实施，都将发挥凭证依据性的重要作用。档案管理工作对保障林改顺利进行具有重大意义和切实作用。因此，深化林改档案工作十分必要，林改档案工作一定要做深、做细、做扎实。
提前介入，从源头上夯实林改档案业务基础
河南的集体林权制度改革2007年试点，2008年1月全面启动。从试点工作总结经验开始，档案部门和林业部门就建立了工作联系。2007年7月联合转发了--《国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作意见的通知》，指出贯彻意见的重要意义和方法，也走过了一条摸索尝试之路。各地在出台的林改文件中，对林改档案管理工作都做出了明确规定，提出了明确要求，在林改实施过程中不断开展档案建设的督导检查，对林改档案管理工作起到了很好的推动作用。多数县级林业行政主管部门在同级档案部门的指导下，都建起了规范的林改档案室，制定了一系列档案管理制度，确定了归档范围和保管期限，明确了整理标准和质量要求，规范统一了文本格式。要求会议记录、会议决议、村民签名、承包方案、承包合同、外业勘察记录等关系到林改工作的主要档案材料一定要经得起历史的检验，归档文件材料要字迹清楚、数据精确、图样清晰、签字盖章及日期等具有法律效力的标志完整齐备、真实有效。档案整理符合标准规范，使用的书写材料纸张、装订材料符合档案保护要求，档案库房和柜架符合安全保管条件，办公设施设备满足档案工作需要，这些制度规范的制定和落实，巩固了林改工作的有效开展。洛阳市林业局专门下拨林改档案室建设专项资金50万元，作为所辖县(市、区)林改档案室建设补助经费，目前，各县都建成了高标准的林改档案室，实现了库房、办公、阅览三分开。信阳市浉河区采取政府采购的办法，为全区各乡镇统一购置了档案柜、档案盒，统一了林改档案管理标准。各级林业行政主管部门和档案管理部门，加强协作，密切配合，严格制定林改档案管理标准，积极开展林改档案业务培训，不断推进林改档案规范化管理，为做好林改档案管理工作提供了技术保证。郑州市林业局、档案局联合下发了《关于加强集体林权制度改革档案管理工作的通知》，明确了县、乡、村三级林改档案管理工作的职责和任务。三门峡等市都制定了林改档案管理制度，规定任何人不得擅自挪用档案资料及档案设施，严格传阅借阅文件资料制度。在林改档案的形成和管理中采取精细措施，注重过程监管和结果监督，减少了资料遗漏的可能性。栾川县在1983至1986年落实林业生产责任制时，由于档案意识强，工作到位，发证8.59万本，林权证等档案材料收集齐全，整理有序，保管安全，林权证档案的原始记录性、凭证性、依据性充分体现，为栾川县本次集体林权制度改革的顺利开展，发挥了积极的作用。在本次林改中，该县又将这批林改档案，按照新设定的栏目格式全部录入电脑，建立了全文检索的电子档案，实现了纸质档案与电子档案的双套备份。原阳县不仅将2003至2009年林权证登记发放的所有档案材料全部输入电脑，而且还与该县的森林资源实时动态地理信息系统联动，实现了林权登记、发放和林地流转动态管理。这些好经验、好做法为河南省林改档案的规范化管理起到了典型示范作用。
采取措施，从制度上保障林改档案管理规范
河南省林改任务的县(市、区)大多建立了相对规范的档案室，乡、村级基本上都有数量不一的档案专柜，档案主要内容，如林改方案、会议决议、村民签名、承包合同、外业勘察登记等资料基本齐全，多数县都制定了档案管理制度。但也确实存一些值得重视的问题。如林改档案管理不完善，有的地方没有严格按档案管理的有关要求配备相应的设施设备，保存条件简陋。有的地方档案内容不完整，林改方案不具体，公示材料没有标明公示的地点和时间，没有完整保存公示的图片资料。召开村民会议签字时用圆珠笔签名，用“打勾”代替签名等现象。有的宗地面积误差大，图、表、地不符，内页号重叠，图表填写不认真，个别承包协议上只有承包户签字，没有四邻签字等。针对上述问题，河南省林业厅、河南省档案局联合召开全省林改档案会议，采取档案行政执法大检查和建立林改档案考核体系措施，推进集体林权制度改革档案管理规范化健康发展。
检查和考核的标准主要是是否做到“四有”和“六统一”。
“四有”：一是要有坚强有力的组织机构。县(市、区)成立集体林权制度改革领导小组，档案局列入成员单位，对林改档案建立作出专题部署，指导督察林改档案工作。二是要有一支素质过硬的专业工作队伍，对参加林改的技术人员和抽调的临时人员，全部培训上岗。三是要有专门的林改档案室，配备专职档案人员，乡、村条件不具备的，要有林改档案专柜，明确兼职档案员。四是要有专门的林改办公设施设备，配备林改档案管理专用电脑、打印机、复印机等档案设备。
“六统一”：一是要统一收集整理。县(市、区)林改办对县、乡镇、村林改各环节形成的原始材料统一收回，集中专门业务人员，按照统一的归档范围、保管期限、分类方案等要求，以村、组为单位整理档案，确保资料齐全、系统、完整。二是要统一审查审核归档材料。实行各乡镇审查与林改办审核相结合的办法，按照“四项质量”要求严格核查，即在资料收集上保证“原始记录真实性”，在资料审查上保证“合法有效性”，在资料技术指导上保证“逻辑合理性”，在资料归档整理上保证“系统、准确、完整性”。三是要统一录入信息。县林改办组织各乡镇专门工作人员，统一对已审核归档的材料进行电脑信息录入，形成林改电子信息档案。四是要统一装订。归档林改文件材料鉴定完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订。五是要统一归档入库。已装订的原始纸质林改档案与林改电子信息档案由县林业局向县综合档案馆移交，县林改部门，乡镇、村林改档案室各保存一套复制的纸质档案和电子档案。六是要统一规章制度。县、乡镇、村要统一制度，林改档案的收集、整理、归档、保管、借阅、保密、安全等管理制度，要求制度公布，严格落实。
2014年8月15日，我国首部《不动产登记暂行条例（征求意见稿）》（下称《条例》）由国务院法制办向社会，公开征求意见。
一年来，社会各界对不动产统一登记的机构整合、职责整合、登记程序整合以及登记信息查询等问题的关注较多，但却鲜有论及不动产登记档案的整合问题。笔者认为，不动产登记档案的整合问题是不动产统一登记工作不可或缺的重要部分，直接关系到登记工作能否顺利开展，登记信息能否方便查询，相较机构、职责的整合，档案整合任务更加艰巨、繁重。
一、不动产登记档案整合的必要性
1.整合依据
我国《物权法》第16条规定：“不动产登记簿是物权归属和内容的根据。不动产登记簿由登记机构管理。”第18条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。”《条例》第11条规定：“不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的，不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。”“行政区域变更或者不动产登记机构职能调整的，应当及时将不动产登记簿移交相应的不动产登记机构。”根据上述法律条文规定，不动产登记簿、不动产登记资料均应当由登记机构保管、利用。
2014年1月，中央编办的《中央编办关于整合不动产登记职责的通知》（中央编办发〔2013〕134号）特别强调，“要做好不动产登记资料整理、移交等具体工作，保证不动产登记职责整合工作顺利实施，确保实现不动产登记工作的稳定性和连续性”。
2.物权登记离不开档案
不动产登记档案是登记机构在不动产物权登记过程中形成的，包括不动产登记簿、登记机构登记审核过程中形成的材料和申请人提交的原始凭证。不动产登记档案是登记机构对不动产物权进行动态管理的工具，同时也是开展不动产物权登记的基础和依据。离开不动产登记档案，物权登记就是无源之水、无本之木。
不动产登记机构统一后，登记职责整合到一个部门，要实行高效、快捷的“一站式、一条龙”登记服务，离不开不动产登记档案的整合、集中保管。
3.便民服务离不开档案
国家整合不动产登记职责，建立不动产统一登记制度，一个重要目的是方便群众办事，减轻群众负担。比如《条例》开篇点明的立法宗旨是“为整合不动产登记职责，规范登记行为，方便群众申请登记，保护权利人合法权益”。 不动产登记档案的主要作用是为物权归属提供依据，为社会提供不动产权属证明，发挥“定分止争”的作用，从而保护权利人的物权，维护权利人的合法权益。其档案数量和利用率，在所有档案中是最高的。如果档案不整合、不集中，仍然存放于原登记部门，那么群众查询利用档案将极不方便，需要跑多个部门。因此，将分散在多个部门的土地、房屋、草原、林地、海域等登记档案整合、集中保管，有利于统一对外提供利用，方便群众查询利用，有效减轻群众负担。
4.档案管理需要整合集约
对原有不动产登记档案进行整合、集中保管，不仅是登记工作的需要、查询利用的需要，同时也是档案管理工作本身的要求。散存于国土、房管、林业、农业、海洋等部门的登记档案，都是物权登记的成果性资料，而随着登记职责的整合剥离，这些档案显然已不适合存放在原登记部门，因为不利于档案保护保管。因此，必须对分散在各部门的不动产登记档案进行整合并实行统一的集约化管理，这样不仅可以提高服务效能，还可节约成本，减少重复投入。
二、不动产登记档案整合的内容
1.档案部门整合
不动产登记机构统一后，可组建不动产登记档案馆，归口不动产登记机构管理。不动产登记档案馆可根据需要分设土地、房屋、草原、林地、海域等档案业务科室，也可探索基于登记簿管理的不动产登记档案管理模式。实行统一业务规范、技术标准，统一实施档案信息化工作，统一对外提供档案利用服务。
2.档案人员整合
根据“人随事走”的原则，不动产登记档案整合初期，可考虑让原档案管理人员参与，直至整合后的档案管理，以老带新，逐步过渡。同时，要注重档案管理人员的学习培训，特别是加强不动产登记业务的学习。登记档案是不动产登记、动态管理的基础和保证，高质量的档案管理需要一支既懂登记业务、又熟悉档案业务、具有奉献精神的档案管理队伍。
3.档案集约化整合
不动产登记档案的集约化管理是集中下的优化。将不同类别的登记档案集中起来实行集约化管理，实现标准化、规范化，有利于不动产登记档案整合；有利于档案馆库、人员、设备集约化配备；有利于统一规范、统一标准；有利于改善档案管理条件，提高档案管理水平，为不动产登记工作奠定坚实的基础。
三、不动产登记档案整合的难点
1.档案移交前的整理和交接
档案整理、移交质量好坏，直接影响后续的登记管理、档案利用工作。原先分散在各个登记部门的不动产登记档案，管理模式、管理规范不同，管理水平参差不齐，要将这些档案整理、核对、装订、登记、造册、交接，是一项耗时、费力的庞大工程，且十分重要。因此，这项工作需要强有力的组织领导、详细可操作的整理移交方案和有一批责任心强的工作人员。
笔者认为，要做好这项工作，首先要有强有力的领导机构，负责协调、审定相关工作方案并负责监督实施。其次，要事先调研，分别对不同类别档案制订详细、操作性强的实施方案。要明确现有问题和可能出现的问题，并提出解决办法。再次，先易后难，分步实施。先整理交接权属清晰、资料完整的登记档案，再处理疑难问题。最后，建立疑难问题档案会商、处理机制，确保档案移交顺利进行。
2.档案接收后的整合入库
档案接收后的集约化整合工作，也是一项细致、艰巨的系统性工作，大体分五步完成。第一步，做好分类工作。按不动产类型分土地、房屋、草原、林地、海域等档案类型。第二步，补建（录）不动产电子登记信息。根据登记簿或实物档案资料，录入对应电子信息，与登记机构登记系统对接，导入不动产登记信息平台。第三步，编写实物档案库位号，并利用条码或二维码等物联网技术与电子登记信息形成唯一关联。第四步，档案信息化。对每卷实物档案进行扫描，建立影像档案上传数据库，并与登记系统形成链接，方便档案查询利用和登记部门业务查核、比对。第五步，装订、检查、入库。
3.档案馆库容量压力巨大
就笔者从事的房屋登记档案而言，相较其他类型不动产登记档案，数量最多，库房面积最大，却普遍存在档案馆库面积不足、库容紧张等问题。如果将分散在各个部门的不动产登记档案整合到一起，这个问题将更加突出。近年来，已有部分城市建设符合远期规划的档案馆库。比如，江苏省各省辖市城建档案馆，建设标准及库房面积都很高。笔者建议，不动产登记职责整合到位后，登记机构应当首先将建设大面积、高标准档案馆库列入议事日程，以解决即将面临的库容压力。
四、不动产登记档案整合的愿景
随着不动产统一登记工作的全面展开，不动产登记档案种类、数量将大幅增加。以笔者所在城市为例，档案整合集中后，市区不动产登记档案将达到120万卷左右，预计还将以每年10-20万卷的速度递增，而每年不动产登记信息（档案）查询利用将达到10万件以上。要管理好、利用好这样一个庞然大物，必须要在巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上，积极采用云计算、物联网等新技术，主动跟进和融入智慧城市、智慧中国建设的大趋势，瞄准智慧档案馆的新目标，将档案信息化建设推向新阶段。笔者认为，应重点做好以下几个方面的工作：
一是，利用好“物联网”、“大数据”、“云计算”等技术，给每卷实物档案粘贴“二代身份证”，让“身份证”里的芯片能自动与不动产登记信息关联，还可起到自动定位、自动统计、智能监管等作用，不用担心纸质档案“失联”，让库房工作更加高效。
