时间：2023-05-05 09:50:52
（国网冀北电力有限公司秦皇岛供电公司，河北 秦皇岛 066000）
【摘要】办公室工作千头万绪，是一个协调、服务部门，它担负着向下级传达情报，和向上级反映情报的责任，并充当着协调各部门，和对外合作交流的要任。所以从情报传达到管理服务再到协调工作，不论哪一个环节出现问题，都会给各部门的工作带来严重的影响。因此，办公室工作要不断坚持以人为本，与时俱进，最大限度地调动办公室工作人员的积极性，最大限度地发挥办公室工作人员的整体合力，开创一种团结向上、积极奉献、努力作为的工作氛围。
关键词 办公室；管理；制度化；科学化
办公室工作千头万绪，是一个协调、服务部门，它担负着向下级传达情报，和向上级反映情报的责任，并充当着协调各部门，和对外合作交流的要任。所以从情报传达到管理服务再到协调工作，不论哪一个环节出现问题，都会给各部门的工作带来严重的影响。因此，办公室工作要不断坚持以人为本，与时俱进，最大限度地调动办公室工作人员的积极性，最大限度地发挥办公室工作人员的整体合力，开创一种团结向上、积极奉献、努力作为的工作氛围。
1办公室管理的制度化
办公室管理的制度化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。工作水平的高低、工作质量的好坏一定要有一个统一规范的衡量机制。首先，在建章立制上下功夫，实行规范管理。一方面，围绕制度的深度、广度、内涵提升做文章；另一方面，在制度与制度的制和关联性上下功夫。我们先后建立健全了领导班子职责与分工细则、办公室主任会议议事规则和决策、岗位目标责任考核制度、值班制度、工作人员过错追究办法等。在制度制定时把握政策性和实效性，多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一些定性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。大到小事任免、大事决策、经费核报，小到外联接待、车辆调度、文件处理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。其次，努力寻求制度化管理与人情管理的契合点。极端的制度化预不可谈，也不理想。各科室在大框架的统一下，自身有很大的自主权，无论是调研、督查工作，还是信息工作，都可根据实际创造性地开展。在平时的工作过程中，我们注重尊重人、理解人入手，经常用换位思考来衡量规章制度和合理性，全力创造一种较好轻松的工作环境，还另找到了一条以制度化管理体系为基本，制度化与人情化管理互相促进，彼此平衔的新路子。目前，应着重抓好如下几项制度：岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务，从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，从办公室的工作需要出发，凡工作任务重复的科室，该并则并；凡一个人能干的工作，就不分给两个人。同时，坚持职权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励；对一般合格者，要鼓励其继续前进；对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。只有这样，才能防止和克服干多干少一个样、干好干坏差不多等不良现象。会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问，是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：一是严格控制会议数量。如果无论大小事情都要通过开会决定，会议将会泛滥成灾，领导者的许多精力和时间也将消磨在茫茫“会海”之中。因此，必须按照中央要求切实精简会议，建立严格的会议审批制度，可开可不开的会议一律不要开；能小会解决问题的就不要开大会；能短会解决问题的就不要开长会。二是提高会议质量和效率。必须开的会，会前一定要有充分准备。注意开短会，开高质量的会。同时，严格会议纪律，杜绝迟到早退现象。做到议而有决，决而有行，防止拖泥带水、会议结论模糊不清。
2办公室管理的科学化
办公室管理的科学化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。首先要合理配置办公室内部机构。合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。如前所述，办公室处于行政管理的中枢地位，它不仅是综合办事机构，而且是领导的参谋部，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能，工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或者素质低下，势必影响办公室管理功能的发挥。因此，为了实现办公室管理的科学化，首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员，使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍，以确保办公室各项工作的顺利开展。其次要切实加强办公室队伍的思想作风建设。办公室不应是“叽叽喳喳、婆婆妈妈”的场所，办公室人员应该具有较好的思想素养。为此，办公室必须抓好队伍的思想作风建设。第一，办公室人员必须注重学习党的路线、方针和政策，自觉地在思想上、政治上同党中央保持一致。在向上报告、对下发文、协调工作、答复问题时都要以党的政策为准绳，做贯彻执行党的路线方针政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉献的精神，不图名、不为利，甘当“铺路石”。要主动为领导服务，为基层服务，为职工、群众服务。第三，发扬实事求是精神，深入调查研究。要尽可能走出办公室，深入到实际中去，了解实际情况，掌握最新动态，向领导提供全面、准确、及时的信息。同时，主动做好查办督办等工作。第四，谦虚谨慎、热情待人，从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。无论是日常工作的处理还是内外来访的接待，都要热情周到、文明礼貌，切忌态度冷淡、盛气凌人。最后要注重业务素质的提高，使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力。办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，这必然要求办公室人员具有较宽的知识面，能够了解马克思主义的基本原理以及管理学、法律学、高等教育学、逻辑学等学科的基础知识，掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等，以适应办公室管理科学化的需要。
总之，办公室人员需要有服务意识、参谋意识，需要有创新精神、奉献精神，需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系，要增强素质，加强学习，把办公室工作做得更好。
参考文献
关键词：国企办公室工作 管理 精细化 研究
中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）4（c）-0000-00
山西省交通开发投资集团有限公司作为一个国有独资企业，一直致力于成为一个具备较强综合竞争力的交通投资主体，为国家基础建设做出了应有的贡献。精细化的办公室工作管理成为重要的发展环节。伴随着现代化的企业管理体制的不断完善与发展，办公室工作精细化管理越来越成为发展的精髓，对于企业的整体水平提升有着重要的作用。精细化管理不仅是一种现代化工作理念的体现，更是一种企业文化的生动呈现。精细化管理方式最早出现在发达国家的企业管理模式中，起初体现在社会分工上，精细化管理是现代企业管理的核心体现，更是在常规管理的前提之下，是对企业办公室工作常规管理模式的一种创新和延伸，能够更有效的降低管理耗用的资源，最大化的节约办公管理成本。管理责任严格到人到位是精细化管理的一大体现，“精细”更加体现在对管理责任的划分上，要求更加具体与精确，对管理者来说，更是一种责任强化的约束。国有企业办公室精细化管理要求不同区域之间进行合理明确的分工，并且进行密切的合作，企业各个部门需要在完成各自的工作分工之后与其他部门进行协调对接，针对管理工作中存在的问题，要加以重视，对于细节要更加关注，有针对性的解决问题，不断完善，最终实现整体目标的构建。
1 国企办公室精细化管理的重要性
1.1 精简工作流程
山西省交通开发投资集团有限公司的企业规模比较庞大，集团公司的办公室作为企业的重要保障部门之一，发挥着重要的作用，因此，集团公司的办公室工作是一个比较复杂繁琐的体系，不仅体现在行政管理、人事管理还关系到企业的形象宣传等，伴随着集团公司业务面的不断拓展，集团公司办公室管理工作的工作量相对较大，管理环节比较复杂，与此同时，办公室工作还会遇到一些突发状况，因此，办公室工作的管理难度较大。精细化管理就显得更为重要，精细化管理不仅能将国有企业办公室工作进行一个细致明确的划分，把宏大的管理目标进行块状的分割，将不同的管理工作细化到不同的责任人，最终对办公室工作任务进行一个整体的对接。如此的工作模式不仅可以有效的细化责任落实情况，而且能够最大程度上简化办公的繁琐程序，避免了日常工作杂乱无章的情况发生，对于工作流程进行的科学完整性更是一个有力的保障。
1.2 完善决策依据
集团公司办公室作为一个关键的中枢协调部门，需要接触多方面的信息，可以了解不同部门的经营生产情况，这一系列的信息是为集团公司领导层提供企业事务决策的重要依据，保障企业科学管理，高效经营，对于集团公司各个环节的持续运转有着重要的意义。精细化管理要求国有企业办公室的工作进行细致的分化，形成具体的工作任务，落实分配到每一个责任人的身上，细化明晰了岗位职责，通过办公室人员对各自工作的责任分解，层层落实，并进行有效的信息获取，制定出一个最佳的解决方案。针对在日常工作任务中发生的具体问题，应该及时发现，妥善解决，精细化管理可以让企业各方面的信息进行更有效全面的汇总，因此依照这些信息所提出的决策建议更加具有科学性和客观性，对于领导层进行企业决策工作有着重要的意义，对于明确企业发展目标，调整企业发展方向有着关键性的作用。
1.3 提高办公效率
集团公司多种经营业务的拓展，在一定程度上加大了工作量，企业办公室工作的工作细节相对繁杂，在具体实施的过程中，如果按照常规的工作方式，将会持续较长的时间，对于各部门工作的正常运转是一个极大的阻碍。办公室工作精细化管理可以科学的对工作事务进行划分，不仅能够保障工作细节的完善，还能够提高工作的效率，最有效的避免在工作过程中出现的工作漏洞，可以在最大程度上强化办公室工作的制度健全、流程的科学划分、工作绩效的科学量化以及工作责任的分解落实，能够在最大限度实现工作效率的高效便捷，对于公司正常的工作运转有着重要的意义。
2 实行办公室工作精细化管理的具体措施
2.1 细化岗位职责
岗位职责的划分是精细化管理内容的充分体现，精细化管理要求办公室工作根据集团多种经营业务和各部室、子公司的工作要求进行工作类型的细化，明确不同工作岗位对于工作职责的规范要求，设置合理的工作权限，对于办公室工作的正常运转起着关键性的作用。办公室工作精细化管理针对明晰的岗位职责有着两方面的体现：
第一个方面体现在办公室工作岗位权限设置上，办公室工作的划分需要进行细致的部署，不同的工作岗位因工作责任的不同，工作权力有着不同的设定范围，工作划分之后的具体工作负责人应该对自己管辖的权力进行明确的了解，对工作任务进行针对性的研究，制定科学高效的工作计划。对于工作中出现的问题应该根据自己的权力，对管理者进行合理实际的建议，发挥具体工作模块的专长，将工作处理的更加妥当。唯有将工作模块进行细致划分，实现精细化管理，专人负责，才能够保证每个环节的工作效能，最终实现工作目标。与此同时，在进行工作责任权限划分的过程中，需要明确企业的工作章程，不违规、不越权，高效实现工作目标，完成工作计划。
第二个方面体现在岗位职责的具体落实上，岗位权限的划分是要为工作的具体落实打下坚实的基础。这样可以保证工作内容具体划分成不同的模块之后，通过集团各部门之间有效的协调，最终实现目标整体性的整合。集团下设十几个部室以及多个下属公司，这些部室和下属公司作为独立的团体，又存在着工作上的联系。精细化管理成果的有效实现需要不同的部室和下属公司之间进行密切的协作，办公室要作为一个协调整合的部门，对不同的部室进行各部室和下属公司领导工作指示的传达，将不同的工作内容分配给各室和下属公司。同时，办公室要作为一个监督主体，负责对各部室的工作进度情况进行落实。对各部室之间存在的协作问题要进行有效的协调，更大程度上简化工作的程序，提高工作的效率。
2.2 建立健全工作管理制度
刚性管理制度也是现代企业管理体制中的一个重要模块，完善的工作管理制度对于工作过程中的各个环节都是一个强硬而有效的约束。没有规矩不成方圆，对于集团每个部室来说，制度不仅是约束，更是一种规范依据。办公室工作管理制度的建立健全是精细化管理的一个重要表现，然而完善的工作管理制度又包括两个方面，一方面是办公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的绩效考核标准。
一方面，规范的办公室工作操作程序需要立足于办公实际情况，要针对办公过程出现的漏洞进行补充规范，制定出一个切实可行的操作程序，并根据实际情况制定一个统一的评判标准，并加强工作制度的具体落实。制度的保障不仅是对岗位职责的又一次细化落实，更是对责任权力的深层次的强化，同时对于防止办公人员违规违章操作有着一定程度上的约束与规范。另一方面，绩效考核也是管理制度的一个重要模块，奖罚分明在管理过程中有着明显的作用。制定一个公平合理的考核标准不仅可以优化办公氛围，还能够在很大程度上提升集团各部室职工的工作热情和工作积极性。能够更加有效的让办公室工作人员高效率完成工作任务，并且提升工作的主动性，提高工作的业绩，为企业的发展贡献自己应有的一份力量。
2.3 加强监督与培训
办公室工作的精细化管理落实需要不断进行有效的监督，通过监督机制的落实，可以推动集团目标任务不断前进。与此同时，应重视对办公室工作人员专业素质以及综合素养的提升，在日常工作中组织定期培训，增加办公室工作人员理论知识的储备，重视实际工作能力的提升，不断增强工作责任意识的落实。办公室工作的繁杂性特征更加意味着办公室人员的综合素质需要进一步提升，应重视对办公室人员专业能力以及综合素质的提升，为办公室工作精细化管理的良好发展打下坚实的基础。
3 结语
国有企业办公室工作精细化管理是我国国有企业制度发展完善的一个必然趋势，对于多种经营方式并存的集团公司来说，工作精细化管理更是一个可行性工作模式，因此，我们应该正确认识到国有企业办公室工作精细化管理的重要意义，不断在实践中进行摸索，为集团的改革发展提供源源不断的动力。
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摘 要 笔者结合参加工作十几年的感受对工程公司对项目部办公室的建设，存在的一些问题，围绕工程公司项目部办公室的一些具体事务，就落实制度建设和规范管理等方面办公室该如何加强，特别是针对工程公司项目部办公室事务、办公室管理、办公室工作特点等方面如何改进谈几点个人的认识和思考。
关键词 工程公司 项目办公室 管理 建议
伴随着”两学一做”的不断深入，紧密结合自己工作过往，联系工程公司项目部办公室事务有些初步的想法和构思。众所周知，作为工程公司项目部的办公室，也俗称行政办公室、综合办公室、后勤保障部门等等，该部门的设立从主旨的角度讲并没有背离行业，没有远离具体事务，相反其在任何一个单位都不可或缺，作用巨大，其处理的事务凌乱且繁杂，事务本身细小琐碎却又与每个单位自身机能能否正常有序运转息息相关，密不可分。就办公室的重要性，在福建宁德当任主要领导时曾就办公室工作的重要性和必要性方面进行了全面具体的论述。为此我们可以毫不谦虚的讲办公室工作综合管理、辐射全局、岗位光荣，责任重大。
一、当前工程公司项目部办公室现状
在工程单位的办公室其功能如何？职责有何？担当如何？从笔者参加工作以来的所见、所闻、所想，归纳起来就是：定义不清、角位不对、功能缺失、可有可无。
目前在工程公司的项目部办公室大致被错误的认为的有如下几种现象：
一是项目部综合办公室可有可无，有的就随便找个人充数、找人顶桩，属于“功能缺失、地位不保”型；
二是有些项目上综合办公室仅仅围绕的是请客吃饭，搞搞卫生、派派车、看看伙食，也即“角色错位、陪吃陪喝”型；
三是有些项目上综合办公室干脆没有进行设置，属于 “可有可无、废渣弃子”型；
四是有些项目部办公室还都被党工委书记认为是打杂办，也就是“定位不准、本末倒置”型等等。
以上各类现象层出不穷，令人深思、发人深省。
二、落实“两学一做”，应扭转对办公室功能定位和角色的错误认识
在公司大力加强基础管理，加强制度建设，严格规范管理的今天，我个人审慎的认为，办公室地位险要―牵涉全局，综合管理作用强大，更需备加重视。办公室事务纷繁复杂，角色定位长期以来在不少人当中有错误的认识，需要更正。结合制度建设和规范管理，扭转思维和认识上的错误，确立和提升正面形象。
一是做合格共产党员首要的是不懂不能装懂，实事求是。具体来讲就是不论是项目部党工委书记还是项目部经理，在思维上应进行转变，不能有如下认识，也就是不能错误的认为：办公室不就是干个打杂的活吗，弄个接待什么的吗，管个吃喝拉撒的。
二是加强自身学习，学习系列讲话精神，学习，联系工作进行学习。唯有自强不息、固本才能强基。尽管存在对项目部办公室的错误认知、认识是不正确和不公允的，但换位思考也需要项目部办公室人员加强自身修养、加强自身学习，特别应从角色定位、功能功效、工作能力，提升办文、办事、办会等方面的程序性和规范性、综合性、把控性进行着眼和发力。
三确立是对项目部办公室工作功能的系统性思考和认识。不论是项目部办公室还是公司机关办公室，其所从事的事务可以概括的来讲大致有如下几个方面：1.是后勤打杂，其涉机关硬件、软件建设，物业管理，厨卫管理，水电，车辆管理，保卫等；2.是中枢处理，其涉各类文件、文档的收发管理，也就承载着公司的各项规章制度，文件，通知能否及时的上传下达，对于公司机关和上级单位的各项规定能否准确认知，深入人心，作用极其显要；3.接待服务，内外相接，需要细思慎虑，周密快捷的进行执行；4.是窗口作用，宣传平台；5.综合管理、覆盖全局。没有部门管、没有人来做的事办公室都必须毫不犹豫的接下来，应下来，从兜底作用的角度讲，没有任何部门能出其右。
三、当称职员工，做正位的部门，办公室应为加强和推进项目部制度建设、规范管理、发挥系统作用
一是综合办公室是公司制度建设和推广的主力军。
综合办公室事关公司制度建设的根本与公司制度建设休戚相关，作为集团公司的下属企业，我们承载着集团久远的历史和荣耀，我们享受着企业切实发展带来的实惠，同时我们更享受着企业发展的各种完善的制度。我个人认为作为下属企业来讲，在非常周全且富有体系的制度面前，我们缺少的是对制度的认知和落实，而如何做好对已有制度的认知，已有制度的普及和深入人心，该工作对于我们每个人来讲并不陌生，但对于每个部门来讲又望而却步，假设如果有人要问为什么？或许有些人会讲这个不关我事，不关我部门的事。在项目开展和公司建设发展中我们都会碰到这样、那样事关公司发展和项目建设的新问题，而行之有效的办法都是出台管理办法和制定相应的制度，而对此我们如何依照科学的公文制定办法来落实和制定。
为此我个人认为在制度建设方面作为综合办公室，综合管理部门来讲对于上级部门的各项管理制度、办法、通知负有义务和责任进行组织宣讲、督促落实，而对于结合公司发展自身和项目建设需要的各种新制度、新办法，办公室肩负责任按照科学系统的方法进行创制。
二是综合办公室是企业规范管理的先锋和排头兵。
每个办法和制度其本身的创制和设立的出发点都应该是很好的，但做到对办法和制度的落实，按照程序办事、依照规范要求能否进行，可牵涉企业的执行力和落实力度，牵涉到能否真正做到按要求办，按照程序走，
【关键词】办公室；用人管理；管理制度
随着《人民的名义》一剧热播，老百姓对我国官场现实情况引发持续关注，办公室的用人管理制度也掀起了一个高潮。改革用人管理制度对于国家发展具有重要的指导意义，只有充分保证人才的工作积极性才能建立一个稳定的办公室队伍，才能做出对国家和人民有益的工作，最终促进中国梦的实现。
一、办公室用人管理存在的问题
近年用人管理制度的不断改革，提升了办公室工作人员的素质，但是，由于我国基本国情所决定的人才管理问题颇多，以下就简要谈谈我国办公室用人管理制度现状中存在的问题。
（一）现有用人制度改革定位模糊。目前对于用人制度的改革目标定位不明确，而且在目前实施的改革方案中，也没有确定不同机关事业单位的人员地位，因此，当前面临的企事I单位办公室人员的改革发展前景令人堪忧，可谓是前进的道路上步履维艰。
（二）部分办公室人员的职能淡化。多数企事业单位办公室在改革的过程中受到了很大的冲击，主要表现在减少财政支出和压缩机构人员上，这样一来，办公室工作人员基本工资收入都难以稳定。此外，由于部分科室分散造成人员积极性的下降，也直接影响人员的工作效率，过度分散的科室直接阻碍办公效率，部分办公室人员对自己的职能淡化，造成有些单位出现了形同虚设的现状。
（三）办公室的自身问题难以解决。由于目前对企事业单位的改革不够完善，改革过程中造成很多办公室本身的财务问题和人员编制等问题非常突出，办公室自身面临的问题相当严重，且难以解决。因此，办公室自身的发展受到重创，而且自身的体制问题造成整个办公室的工作效率与积极性出现问题。
（四）难以吸纳优秀人才。近年我国办公室改革的现状加重了内部人员的流失，企事业单位人才流失率不断攀升。与此同时，由于办公室改革过程的财政问题还造成了难以吸纳优秀人员的问题，多数人员会选择另辟蹊径，放弃进入办公室工作。
二、办公室用人管理制度改革的完善对策
面对办公室用人管理制度的上述困境，本文针对性地提出了一些完善对策。
（一）完善行政体质的改革。目前对于企事业单位的改革不够完善，不够全面，造成了办公室人员的动荡。因此，要积极做好体制改革的后续工作，同时大力创新其他体制机制，例如合作体制等，解决体制改革中出现的问题。完善行政体制改革是新时期国家对企事业单位办公室提出的新的要求，也是对用人制度改革的前提。
（二）明确办公室队伍工作性质的认知。对于工作性质不够明确以及工作人员职能淡化的问题，需要不断明确办公室人员的工作性质和职能，在政府机关充分了解各个工作机构工作性质的前提下，对各岗位工作人员工作内容和职能的细分和再教育，大力提高工作人员的责任心与积极性，从而保证工作效率，才能从根本解决队伍人员思想不端的弊病。
（三）建立岗位工作的目标责任制。为了保证每个工作人员的工作效率和工作的责任心，需要建立完善的目标责任制度，加强对工作人员的工作考核与检验，并对其进行有效的监督和督促，从而保证工作又好又快地完成。
（四）行政管理与行业实践相结合。为了提高管理水平，实现科学规范地管理，在改革过程中对人员的管理应该采用行政管理与行业实践相结合的方式。对工作人员的监督与考察需要行政机构和行业内部全面考察，提升人员在职业技能、职业操守、业务能力等方面的全面考核水平，这样能保证人才的全面发展，提升职业技能的同时要注重提高自身素质，行政管理和行业实践相结合才能保证监督的有效性。
（五）建立健全的人才培训制度。我们身处瞬息万变的科技时代，办公室工作人员队伍的培养需要与时俱进，只有不断学习才能保证工作的先进性和科学性。建立健全的培训制度对工作人员的不断进取提升有关键性作用，这不仅体现了对工作人员认真负责的态度，也保证了其工作水平的优化提高，将更好地为人民和社会服务。
（六）健全体系完善的奖惩制度。办公室人员应遵守固有的职业道德，建立体系完善的奖惩制度，清晰落实目标责任制。公务人员应爱惜自己的名誉，时刻保持工作积极性和有效性，不断提升工作人员的责任心，有效规范工作人员的行为，保证工作的勤政廉洁，提升工作人员的形象。
三、结束语
当前，我国正大力推进以用人管理制度为主的办公室制度改革。只有充分保证办公室用人管理的改革，才能实现整个改革制度的良性运转。因此，要积极创新目前办公室用人制度，切实提出有效提高队伍建设的方式方法，保障工作积极性持续高涨的改革措施，以期使我国办公室用人制度焕然一新，使办公室用人制度更符合时代要求。
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美国海军航母装备项目管理组织体系
美国海军装备的项目管理体系1986年从原装备管理体系中分立出来，建立了完善的四层指挥关系，相对独立于装备行政管理体系，以实现对项目的专业化管理。
建立相对独立的四层管理体系，保证采办工作的专业化
为实现对重大装备的专业化管理，美军建立了以国防采办执行官为首的项目管理线，形成国防采办执行官-海军采办执行官-计划执行官-项目主任的四级项目管理指挥线。航母等重大装备的阶段决策与审查均需由项目主任报计划执行官、海军采办执行官甚至国防采办执行官审批。这四层项目管理线具有单独的工作指挥关系，与传统的装备行政管理体系相对独立，由行政管理体系提供保障与协作，如海上系统司令部向航母计划执行官及其下属的航母项目办公室提供基础设施、人员、技术保障，海军检查与检验局、作战试验与鉴定部队则向其提供试验保障。
在航母装备管理方面，美国海军在海上系统司令部设立航母计划执行官，接受海上系统司令部与负责海军采办执行官（负责研究、发展与采办的助理海军部长）的双重领导，其中，在现役航母的使用保障方面接受海上系统司令部的领导，在新航母采办方面直接接受海军采办执行官的领导，办公室下设航空系统处、舰艇系统处、作战系统处、技术与创新处等业务部门，以及两个项目办公室—“福特”级航母和“尼米兹”级航母项目办公室，共有80人，全面负责现役及在研航母采办工作。
设立专门的项目管理办公室，赋予其全寿命全系统管理职责
项目办公室是美国海军采办项目管理的核心机构，在项目管理中发挥着“枢纽”作用，全面负责航母采办项目的管理工作，职责主要包括：制定项目采办工作计划；开展合同签订前的资格审查；签订合同；制定项目进度计划；参与项目阶段评审；监督合同与经费的执行情况；组织质量管理和试验鉴定，提供技术保障等。在计划管理、技术管理、合同订立等方面，项目办公室是牵头单位，联合相关业务主管部门共同开展工作，但在费用估算、试验鉴定、合同履行监督等方面，项目办公室则配合相关部门开展工作。
推行矩阵式管理模式，加强与相关部门的工作联系
美国海军在装备采办过程中普遍采用一体化产品小组（IPT）、联合工作组、协调委员会等矩阵式管理模式，将不同部门、不同专业的人员组合在一起，有效协调各部门工作，密切各机构之间的关系，简化工作程序，有助于缩短采办周期、降低采办费用、提高采办效率。
美国海军的航母装备项目管理机制
为了充分发挥专业化项目管理的优势，美国海军建立了顺畅的项目管理机制，理顺航母项目办公室与其他部门的工作关系，保障项目管理制度的有效实施。
项目管理中的需求管理
需求管理包括航母采办前的宏观需求论证以及采办过程中的需求审查两个过程，贯穿于航母从立项论证、设计、建造直到服役的整个过程。在宏观需求论证时，航母项目尚未进入采办过程，项目办公室还未成立，航母需求的具体工作由海军作战部长办公室负责。
在装备进入采办过程后，航母项目办公室成立，开始全面管理采办项目。在航母进入采办过程的各阶段时，项目办公室都要组织编写各种需求文件（如《初始能力文件》、《能力发展文件》、《能力生产文件》等），作为新航母研制立项及进行设计、生产的依据，并在转阶段评审中将需求文件提交海军初审官、海军能力委员会、资源与需求审查委员会审查。海军审查通过后，再提交给国防部联合需求监督委员会审查批准。经过层层严格审查，确保航母装备的研制、设计过程及预期作战能力能够符合军事需求。
项目管理中的合同订立
合同订立是美国海军航母项目管理的重要内容，贯穿于航母采办的各个阶段，项目办公室既可在初步方案论证阶段授予方案论证合同，也可在设计、建造阶段授予设计、建造合同。为了对合同订立进行专业化管理，项目办公室内设有合同部，配有各种合同人员，负责管理各种合同事务，其中只有合同签订官具有订立合同的权力，其他合同人员协助合同签订官进行合同定价、承包商审查等事务。
在航母的研制和建造方面，由于美国只有纽波特纽斯船厂能够建造核动力航母，因此，美国海军航母的采购方式只能为单一来源采购方式，通过谈判授予合同，其过程可分为发出建议征求书、评估投标书、选择合同类型、合同定价谈判、起草并签订合同、合同履行管理等步骤。在这一过程中，主要由项目办公室牵头组织，并与舰船监造办公室、国防合同审计局、国防合同管理局密切合作，选择最佳承包商并订立合同。需要指出的是，为了有效控制合同价格，美军特别指出，采办合同不能采用成本加某个成本百分比的合同类型，通常重大装备的设计与建造合同为成本加奖励费合同。
项目管理中的合同履行监督
在装备采办过程中，项目办公室不直接承担合同履行监督职能，而是通过签署委托书，将合同管理职能委托给舰船监造办公室。舰船监造办公室根据委托书规定的权力和职责，履行合同管理职能。
在合同履行过程中，舰船监造办公室定期向项目办公室汇报合同履行管理情况，包括承包商的工程管理、质量保证、生产安全等全面情况。项目办公室负责组织承包商编制系统规范、研制规范、工艺规范、材料规范，组织初步设计审查、详细设计审查、生产准备审查等节点审查。在达到合同约定的付款节点前，承包商向舰船监造办公室提出付款申请，舰船监造官审查批准后，授权国防财务会计局哥伦布支付中心支付合同费用。合同验收通常由项目办公室负责。同时，国防合同审计局也同步审计监督合同履行情况，与舰船监造办公室保持密切关系，也作为舰船监造官的合同管理顾问。
项目管理中的配套武器系统采办管理
由于航母技术复杂，设备众多，管理部门也各不相同，因此，在航母采办过程中，航母项目办公室与配套武器系统采办管理部门的协调至关重要。美国海军对航母配套系统实施单独管理，分别建立相应的项目管理机构，并注意加强与航母项目办公室的配合，在海军采办执行官的协调下，由航母计划执行官办公室及其领导下的项目办公室协调各相关项目办公室的工作，将航母平台与配套系统综合集成，牵头组建一系列联合工作组或协调委员会。这些协调委员会或工作小组在航母项目计划执行官办公室或航母项目办公室的协调下开展工作，如有必要，还可请更高层次的主管领导参加，以协调各部门关系。通过这些协调委员会或工作小组，各项目管理机构可以充分交流，查找问题并讨论解决问题的方法，如仍有分歧，则进一步报请海军采办执行官或国防采办执行官协调。
此外，航母计划执行官办公室及航母项目办公室还与相关配套系统项目办公室互派工作代表，相互参加其工作，密切工作关系。如航母计划执行官办公室的航空系统处派出人员，到联合攻击战斗机计划执行官办公室工作，全面参加与航母相关的各项工作，参加所有有关舰机一体化的工作会议，并负责与航空系统司令部、一体化产品小组等机构的沟通协调。通过各相关机构的交叉工作，使得航母项目办公室能够掌握各配套系统的技术状态与发展进度，及时解决出现的问题。
需要强调的是，这种协调工作组（委员会、一体化产品小组）或互派代表的工作模式，是美军项目管理的重要组织形式，在装备采办中广泛采用，并发挥重大的作用。这种协调工作组不是务虚的议事机构，而是重要的实体性工作机构。
项目管理中的成本与价格管理
美国海军高度重视采办项目的成本与价格管理，成立了专门的费用估算机构—海军费用分析中心，采用“三级估算、两级审查”来加强对成本与价格的监督与管理。在航母采办的方案论证阶段，项目办公室成立费用一体化产品小组，全面分析确定影响航母费用因素，对多种备选方案分别估算全寿期费用，为方案分析决策提供重要依据。
在授予合同前，项目办公室的费用一体化产品小组进行费用估算，为合同定价提供参考。项目办公室估算完成后，将费用估算报告提交海军费用分析中心审查，海军费用分析中心独立进行估算并审查费用估算报告，再上报国防部费用分析改进小组审批。国防部费用分析改进小组同样独立进行估算，审查费用估算报告，并将审查意见上报国防采办委员会。在授予“福特”级航母首舰的设计建造合同前，海军费用分析中心评估认为“福特”级航母的研制、采购费用为125亿美元，而国防部费用分析改进小组的独立估算费用为138亿美元，因此，负责采办的国防部副部长在审批时采取了一个折中的方案，批准“福特”级首舰的采购费用为131亿美元。
项目管理中的试验鉴定
摘 要： 本文通过回顾国内文献，界定二级学院办公室管理职能和分析高校办公室管理工作特点，并结合实际对新形势下办公室管理问题进行反思，提出建议，改进院校二级学院办公室管理方式，使其更好地为广大师生服务。
关键词： 高校二级学院 管理职能 管理特点
一、高校学院办公室管理职能
职能指的是人或者机构应当起到的作用。职能是在管理的语境下而来的，是为实现管理目标，保证工作计划顺利实施而确定的。“从高校内部来看，调整高校的组织结构和权力结构，无疑将对高校内部部门产生重大影响。高校办公室作为高校党政综合办事机构，是学校各项工作的枢纽，研究其在现代大学制度背景下的职能定位与调整具有示范意义”[1]。国内关于中国高校二级学院的办公室职能研究成果主要有三种：第一种是将高校二级学院办公室职能进行分解，得到参谋职能、综合协调职能、窗口职能。日常的办公室将充分发挥这三种职能，起到承上⑾隆⒘系左右的重要作用。第二种是重点强调核心职能。廖远标指出，高校办公室核心职能就是协调职能。协调职能就是充分调动已有资源，传达上级命令，收集下情，协调各部门实现工作目标。梁克东认为办公室最重要的职能是服务职能。为广大师生提供贴心服务，增强服务意识是做好办公室工作的重要保障。第三种是对于新时期下高校办公室职能转变与更新的研究。有学者指出，在当前社会大背景下，高效办公室应学习商业管理的高效优点，将工商管理技术中的管理咨询引入，作为二级学院办公室调查研究的延伸和拓展。
1.行政职能。
行政职能主要由参谋决策和综合协调两项组成。参谋决策指的是学院应该积极参与院系日常事务的决策，为领导出谋划策。办公室应当提前进行信息的收集，整合并形成政策建议，为领导提供参考。其次，办公室人员应当熟知国家教育法律法规和学校日常政策，研究各项规定，把握政策取向，抓住问题重点和事物之间的内在联系，从而在宏观和微观层次上都能做到把握管理问题核心，才能为领导提供科学有效的建议。
综合协调职能指的是在上下级之间起到中介作用，与其他部门保持密切联系，对学院领导布置的任务做好督促落实。这就要求院办公室应当按照严格的办事流程：首先明确任务计划和任务完成的时间。同时把任务分解，通知各个职能部门。在工作期间，二级学院办公室应当尽到督促各部门的义务。同时，办公室应当收集整理有关文件，为各部门完成任务提供资料。
2.服务师生。
首先，服务师生职能可以说是高校二级学院最基本的职能，这项职能从校院系创立之初就存在。院系是教师工作、学生学习的最基层单位，作为院系窗口的办公室维系院系和学生之间的感情。人本服务意识能够增强院系与师生之间的凝聚力。院系办公室要及时将学校的有关教师的信息传递给各位教师，如课题申报，教学检查、成绩登录，并积极为各位教师的工作生活提供便利条件。在教学管理中，办公室要根据学校规定，及时完成课表的制定、教室安排、教学设备安排、考试组织等有关教学的部分内容。同时，办公室要发挥教师和学生之间的纽带作用，及时将学生的意见传达给教师，将教师的反馈传达给学生，将师生对学校的建议传达给上级。
其次，办公室要主动担负起营造学院文化的任务。一个学院就有一种独特文化氛围，这是师生归属感的来源。学院办公室应当在开学之初，主动制订迎接新生的计划，给予新生关爱。对于已经毕业的学生，他们的需求也属于办公室的职责范围，比如补开证明，寄送成绩单等。这些琐碎细小的工作处处体现的是学院的精神风貌，营造的是团结友善的氛围。
3.信息管理。
当前社会是一个信息化的社会，信息的数量规模与传递方式不可以同日而语，高校管理技术手段也在更新。高校信息汇集的中心是办公室，教育部的政策、学校的政策、上级领导的指示、本学院的重大事件最终都要汇集到学院办公室。每日大量的信息汇集使得办公室应当做好信息收集和整理工作，为提高办公效率打下基础。首先，院系通过各种渠道收集信息，去伪存真，去粗取精，留下重要信息，对信息按重要程度进行排序。其次，将信息按照部门类别传达给相应部门，等待反馈。办公室可以被比作节点，各方面的信息最终汇总，传向四面八方。办公室信息管理的另一个重要方面就是利用层出不穷的新技术。随着计算机和网络的发展，出现了数据库、办公软件、即时通讯等管理工具。办公室人员应当熟练掌握这些常用软件，极大提高办公效率和信息的收集贮存效率。总而言之，在信息化社会，高校学院办公室信息管理职能应当注重信息快速收集与传达和信息化管理工具的使用与更新换代，二者是相辅相成的关系，一方的进步能够促进另一方的发展。
由此可见，不同维度下，高校二级学院办公室具有参谋决策、检查监督、定期反馈、协调工作、信息管理等不同的职能。笔者认为行政职能作为核心职能，在高校规模不断扩大的背景下，越发凸显出其重要性。随着高校三级管理体制的不断完善，二级学院办公室管理思路和管理方式也在发生变革，行政职能的内核――服务意识进一步彰显，优良的服务意识能够使学院办公室搞好服务，贯彻以人为本的理念。随着各个学院为争夺教育资源，努力参与竞争，学院办公室在其中发挥着重大作用，例如负责协调学院内部各部门之间的关系，提高文件流转效率，处理师生综合事务，防止出现教学事故。
二、高校二级学院办公室管理的特点
学院办公室作为学院的综合部门，主要具有以下特点：
1.综合性。
学院办公室管理的综合性指的是，作为核心部门的办公室，承担着职责范围较广，除了调查研究、资料收集和文件整理、档案管理、机要保密这些常规的办公室工作外，还要进行会议举办，公务接待、与上下级单位交流等政务性工作。“有许多交叉环节需要管理者之间互相合作，共同解决，很容易责任分工不明确，出现管事的人多，干事的人少的现象”[2]。大量的工作任务使办公室人员必须具备综合素质，才能效率和质量兼顾。其次是行政信息的综合性，包括党和国家的教育方针、上级单位的指示；本单位的总体战略与计划、目标管理内容、上级领导决策形成的文件资料；各单位在日常行政中工作状况的信息搜集、师生意见与建议，来自四面八方的信息涌入办公室带来的不仅仅是工作量的增加，还有对办公室人员学习能力和适应能力的挑战。
2.服务性。
高校学院办公室管理还有一个重要特点是服务性。不论是日常的事务性活动，还是管理性的政务性活动，都离不开作为管理主体的高质量的服务。作为服务机构的办公室具有自身的特殊性，首先办公室是具备执行和参谋职能的有机体，但不具备完全的决策权和纯粹的执行义务。在参谋方面，办公室仅仅是提供可行性建议，绝对不能代替领导决策，更不能私自决策。在执行性方面，一部分任务是需要下放给不同的部门的，不能所有事务都由办公室来执行，时间和效率都不允许。认识到这一点后，办公室应当明确自己的服务性是为其他部门或者领导提供协助，并且通常情况下，学院领导身兼学术带头人和行政岗位领导，平日里任务繁多，行政性管理只能通过办公室实现。办公室要有自觉性，主动为领导服务，减轻领导工作中的重担，强化前期准备工作的服务意识。
3.协调性。
协调性是指作为中枢的办公室需要承上启下，联系左右，保证学院教育管理系统日常运行的顺畅。当出现工作争议或者工作问题时，要及时排查，找出原因，告知上级领导处理的要及时上报，需要多部门共同解决的，要尽快牵头成立相关委员会，召开会议。办公室工作应树立整体观、大局观，熟悉全方位的工作，对外界变化和内部矛盾熟稔于心，这样才能及时协调学院系统，保证效率。“根据系统论的观点，系统的结构决定系统的功能。而从一般意义上说，结构就是整体的各个组成部分及其间的关系、关联。结构不是各个部分的简单罗列堆积，而是一种整合、有机结合。可以说，如果把一个高校的一个院系视为一个整体，那么要使其成为一个有机的系统，要发挥‘1+1’大于‘2’的系统功能，协调与组合的作用是至关重要的”[3]。
4.保密性。
办公室工作不同于其他常规性部门的工作，时常会接触到机密性文件，诸如文件、试卷、科研成果等。范围广、时效长是办公室保密工作的重要特点。另外，由于经常接触学院领导，一些机密消息的泄露将成为最大隐患。每个办公室人员都具有高度的保密意识，自觉遵守保密规则，不透露、不打听成为基本要求。但是应清楚政务公开和工作机密不是同一关系，公开是消除疑虑的最佳方式，按照要求公开的文件信息要及时公开，绝对不能把工作机密当幌子，导致不信任感和舆论的导向偏离。
三、高校二级学院办公室管理存在的问题及对策
1.固守传统管理模式。
二级学院办公室管理作为教育系统管理，自然有e于工业企业管理，具有独特性。许多工作人员固守传统的管理方式，工作严重缺乏创造性，不积极主动参与学习。三级建制完成后，中国高校权力下移，办公室成了拥有部分实权的部门。从之前仅负责简单程序化工作到增大参谋指挥职能的比重，增加了工作的技术含量。信息化社会，信息技术的发展和信息数量的增多，传统管理模式已经不再适用，迫切需要变革。目前高校二级学院办公室人员没有接受过高标准专业化的训练，一切经验都需要从实际工作中提取总结，部分适应力差的工作人员只能固守传统，导致工作进度跟不上内部职责不明确。并且“由于高校之间竞争加剧，高校发展压力增大，越来越多的高校办公室发挥中枢协调作用，将学校不同部门、院系凝结成缩微版的大学参与社会网络中的资源竞争，这是实践发展的必然也是高教改革使然”[4]。
一方面二级学院办公室拥有众多对外职能，一方面内部人员各有分工。但是内部人员时常因为分工不明、分工不均引发各种各样的矛盾，使得工作效率严重下降。责任是权力的伴随品，具备多少权力就应履行多少职责。但是对于办公室内部级别平等、权力无差的工作人员来说，要想提高效率就必须由众人协商共同制定办公室工作规章制度，设置不同的工作岗位，明确划分个人职责，制定奖惩措施，否则就会出现“三个和尚没水喝”的局面。
2.对口部门过多，任务集中且繁重。
在改革教育体制之后，学院成为独立的个体，许多工作都需要通过学院办公室完成，一个二级学院办公室的对口单位达到数十个之多，包括财务、教学、科研、党建、接待部门等。内部工作人员不但要承担着对外职能，还要承担着学院内部教学事务管理职能，任务量远远超过改革之前。大量任务往往会集中在一段时间，自然形成工作淡季和旺季。这就要求高校学院根据实际情况灵活配置工作人员，在工作旺季增配人手，适当将权力下放到各系，避免造成人力资源浪费和工作不能按时完成的后果。
3.改进高校学院办公室管理的对策。
（1）树立科学管理观，以人为本。科学管理是任何管理的基础，树立科学管理观，首先，应当掌握科学管理理论，将理论与现实结合，形成具有特色的高校办公室管理模式。其次，办公司管理的本质为广大师生提供服务，协助学院领导进行决策，办公室工作人员应当提高工作主动性，变被动地提供服务为主动服务，从而为广大师生提供高效、主动、贴心的服务。上级学院领导要瞄准办公室工作条件的需求，提供资金和进行定期培训，提升人员待遇和素养。学院领导也要下放权力，给予办公室充分的自，不能大事小事都要求上报进行决策，工作上属于办公室职责范围的事务就应交给办公室全权处理，上级领导进行宏观把控即可。
（2）加强现代信息管理手段的应用，提高工作效率。随着信息化时代进程的加快，管理技术手段不断更新，办公自动化极大地提高了学院办公室管理效率，增加了工作量。但是因为学院办公室工作人员素质不均衡，部分是引进人才的家属和被教师岗位淘汰的教职工，年龄和学习能力成为学习办公自动化的最大障碍。学院需要组织培训，提高他们的工作积极性，定期考核，办公自动化的学习难度一般，但是对于工作效率的提高却有着非比寻常的意义。传统的任务下达和工作交流需要人力通讯，费时费力，而即时通讯则可以在数分钟之间传递到位，打破地域限制。
（3）划清岗位职责，规范工作规章制度。无规矩不成方圆，只有严格遵循高效的工作制度才能提高工作效率。明晰的岗位职责是执行制度的前提，要结合个人优势和岗位特点，为每一位工作人员制定合适的岗位，同时创立定期轮岗制度，熟悉不同岗位，有助于工作中默契度的培养。“制度建设是管理之本，要使管理工作规范、高效，必须建立一套适应新时期要求的二级学院办公室管理制度”[5]。加强制度化建设，在完善办公室各项规章制度的基础上，优化工作办事流程，从经验式的工作流程转变为科学化、规范化的工作流程。
四、结语
“十三五”规划落实中，高校学院办公室管理会面临着层出不穷的问题。但是只要办公室管理强化职能意识，以学院工作为中心，树立高度的服务意识，坚持科学管理理念，不断总结工作中的经验，勇于发现问题、解决问题，充分发挥主观能动性，就能适应当前工作新形势，就能保证工作效率。不能忽略考核机制和监督机制的建设，工作质量的评估将会有效督促工作人员积极改进工作方式，提升办公室的形象，提高效率。
参考文献：
[1]宋清涛.我国高校办公室职能拓展与强化[J].江苏高教，2010（3）.
[2]胡雪黎，沐泽凤.关于高校学院办公室工作的思考[J].高教论坛，2014（11）.
[3]赵军.高校院系办公室管理职能研究[D].长春：东北师范大学，2007（6）.
办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。
二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题
1.管理制度问题
制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。
2.管理项目问题
一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。
三、如何实现精细化管理
1.重视意识的养成与运用
领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。
2.重视制度精细化的构建
易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
3.重视管理项目的综合性
①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。
四、总结
摘要：激励机制是教学办公室管理工作中的一个重要手段，它能有效地开发教学办公室的人力资源，积极整合教学办公室工作人员的个人发展目标，进而协调教学办公室管理过程中利益分配的矛盾。因此，必须正确地认识和运用激励机制，以促进教学办公室的管理工作。
关键词 ：激励机制 管理工作 根本
一、激励机制在教学办公室管理工作中的作用
1.能有效地开发教学办公室的人力资源
管理工作中的核心问题是人的问题，人是管理中最活跃的要素。任何一种管理理论，都是依据对人的一定看法而提出来的。教学办公室的管理原则是：管理者在管理活动中必须充分重视教学办公室每个员工的个体作用，尊重和激励每个员工的价值，并通过促进每个员工的需要的满足来调动人的积极性、主动性和创造性，以最好、最完善地完成学校的教学总目标。
人们通过实证性研究发现：那些按时计酬的员工中，他们的实际能力只需发挥20-30%左右，就可以保住自己的地位而不被开除。而如果通过激励机制来充分调动他们的积极性与创造性，则其潜力可以发挥到80-90%左右。这就是说，在不被激励与被激励的办公室员工中，他们实际能力发挥的差距在60%左右。也就是说，一个人加入一个组织并成为其中的成员，但这并不意味着他就必然会尽力工作，多做贡献。在任何组织内，都有表现不同的组织成员，充分调动每个组织成员的积极性，促使他们为实现组织目标而努力工作，这是管理者的首要职责。管理者必须通过激励的方式，使得员工表现突出者继续发挥积极作用，好上加好；使得表现不好者，逐步克服消极因素，进而为组织多做贡献。
2.能积极整合教学办公室员工个人的发展目标
一般来说，办公室员工个人的发展目标与所属单位的总目标并不总是一致的。员工个人发展目标是内在的、个性化的和主观的；其所属单位的总目标是外在的、非个性化的、客观的。两种目标之间常常表现出不可避免的矛盾，而这种矛盾会直接影响到办公室中所有员工的行为方式，包括管理者和被管理者的行为模式。
对教学办公室的管理者而言，在学校的教学总目标与办公室员工个人的发展目标发生矛盾的时候，需要管理者通过激励来正确地引导办公室员工将个人发展目标统一于其单位的组织目标之中，有效地协调两者之间的关系，最大限度地在行动上保持一致。尽管员工个人的动机与行为可以通过外界的刺激而改变，但是否能真正改变还取决于员工本人。从这个意义上来讲，激励问题是不可能通过外部力量来解决的。
对管理者而言，把握好外部条件，充分利用外部条件，使办公室员工能正确地认识自我、评价自我、信任自我，努力把学校的教学总目标与员工的个人发展目标有效地统一起来，其关键就在于管理者要通过对每个员工个性的把握，设计出合理的激励机制，解决好对员工的激励问题。一旦员工了解到所属单位的总目标的意义，特别是在参与了讨论、制定学校教学总目标的情况下，他们就自然会被激发出强烈的责任感，为实现学校教学总目标而努力工作。
3.能有效协调教学办公室员工利益分配中的矛盾
办公室员工的需求是多方面的，在满足其需求的过程中，经常会遇到一个突出的问题：即如何在资源有限的条件下，相对公平地分配这些资源，使众多的员工得到应有的权益。
由于被管理的员工在素质与能力上的差别以及对利益追求的多样性与差异性，必然会使得利益分配矛盾出现复杂化，容易引发一系列问题。真正解决好这些矛盾，当然不能仅仅依靠激励。激励的意义在于调动人的积极性，但积极性是否很好发挥，又依赖于他们在利益上的需求能否得到满足。
客观地来看，办公室员工个体的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些从个人看是合理的，从集体看是不合理的；有些从今天看是合理的，从将来看是不合理的。这样，不论是在物质利益还是精神利益分配中，办公室管理者要从其组织的长远利益、根本利益和整体利益出发，采取不同的激励手段，合理地分配利益。员工也会向管理者表达自己的利益需求。但究竟谁得到利益、谁失去利益；谁得到更多的利益、谁得到较少的利益；谁现在得到利益、谁将来得到利益，这些都会在激励机制的运行中有明显的区别。比如对员工采取奖励方式，它不仅会使得员工中增进社会公共利益的行为得到强化与推广，而且也使得那些具有良好行为的员工得到褒扬，使之获得应该享有的权益，从而满足自身的需求。同样，对员工采取惩罚的方式，不仅会使员工中削弱社会公共利益的行为得到制约与纠正，而且也是对那些具有不良行为的员工进行教育、批评和制裁的一种方式，使之丧失更多的权益。如果奖惩不分，或者力度不够，则很难处理好利益分配中的矛盾。
二、正确运用激励机制，提升教学办公室管理工作的水平
1．气质管理是“激励”之基础
人的气质一般可以分为胆汁质（兴奋型）、多血质（活泼型）、粘液质（安静型）和抑郁质（抑郁型）4种类型。一般来说，神经兴奋和抑制过程强而灵活的人，其感知事物的广度比之弱而不灵活的人要大得多，具有灵活神经活动的人，比之不灵活的人，在思考、决断问题的速度方面要快得多。不同气质类型的人，性格也有所差异。这就告诉我们：人与人之间在个性及个人心理诸因素上，存在着差异；办公室员工之间在需要、兴趣、能力、性格、爱好等各方面都必然会存在着差异，这就需要对办公室员工的气质进行优化管理。
办公室员工气质的优化，是指具有不同类型的性格和气质的办公室员工相互协调、取长补短的组合方式。协调的性格气质结构，有助于优化办公室集体的整体效能。所以，办公室员工的性格气质应当能够彼此选任相容，互相融洽；他们的气质应当能够协调配合，互相补充。办公室员工之间应当形成相互了解、相互尊重、相互信任、相互友爱的平等环境，绝对不能因为工作的不同和个性的不同而产生等级差别。同时，每个办公室员工应注意发挥自己个性的长处，克服自己个性的短处。只有办公室员工感情融洽，才能够做到彼此之间互相合作、互相支持和互相谅解。而有了这些合作、支持和谅解，办公室员工才能够在成绩面前互相谦让；在困难面前勇于承担任务；在错误面前承担责任；在讨论和处理问题时，虚心听取别人的意见；在意见分歧时，能心平气和地进行交流。这种心理相容的因素、配合默契的工作气氛，能够极大地有利于思想上的相互沟通和交流，有利于工作上的的互补和协作，有利于创造一个和谐而又充满情谊的环境，有利于最大限度地发挥办公室的整体功能和个人才能。
2.目标管理是“激励”的手段
目标是一个单位、一个部门乃至一个人价值观念的反映和体现。人的行为是有规律的，这就需要动机。动机支配行动，行动指向目标。
目标能鲜明地给其单位、部门及其每位成员指明奋斗方向，展现未来前景，激发斗志，调动积极性，使之明确其必须努力工作的具体标准。没有目标，就没有管理。明确的目标，可以激发人的向上精神，使人积极为实现目标而进取拼搏；一旦达到目标就可以感到无限荣光和自豪，更进一步地激发人的信心，使其认识到自我的价值实现。
办公室管理工作中首要的就是要发动办公室员工个体，群策群力，参与制定总的组织目标；同时引导和鼓励办公室员工在组织目标之下，制定个人学习和发展的具体目标或小目标。此外，在办公室管理工作中，管理者还必须对每位员工完成目标情况进行跟踪、比较和评估，以合适的方式进行评判，对于卓有成效者予以表彰和奖励，以不断激发其新的动机，引导新的良性行为，实现新的目标。
3．情感管理是“激励”之关键
所谓情感管理，是指在办公室管理过程中要尊重员工的个性特点，充分考虑员工的个体情感因素，强调管理者与被管理者之间的双向情感交流。
首先，管理者必须树立公仆意识，这是情感管理的前提。实现情感管理，关键在于以情动人，真正实现服务者的角色转化。只有牢固树立“管理就是服务”的观念，践行平易近人和平等待人的理念，才能在管理工作中将管理工作的原则性和区别对待个体的灵活性有机结合起来，既按规章制度办事，又对员工寄予深厚的情感，从而真正做到真心实意地为员工服务。办公室管理工作既要制度化，也要人性化，坚持制度与情感的辩证统一。制度条款多从正面引导，少从负面限制或者制裁，以建立激励机制为突破口，充分激发员工的积极性和进取精神。
其次，管理者必须选贤任能，积极调动办公室员工自我管理、自我服务的能动性，这是情感管理的外在行为表现。为政之本在于选贤任能，做好用人这篇文章，既需要克服主观偏私，也不能盲目听信所谓的众人之言。要真正落实知人善任，任人唯贤，用人之长，容人之短。通过授职、授权、赋责等功能形式，使不同差别的员工个体在不同的岗位上得到不同程度的素质提升和综合发展。
再次，管理者还必须提高自身人格魅力，这是情感管理的内在动力。管理者必须加强自身修养，完善自身形象，不断提高自身的人格魅力，立志使自己成为造诣精深的专家，而不能仅仅满足于一般事务性的职员。在头绪复杂的具体管理工作中，大可不必事必躬亲，相信和信任无疑是对员工个体最大的激励。在规章和制度权限范围内，充分信任员工，充分尊重员工的人格和实践能力，对管理者而言是一项十分重要的管理品质。
4．氛围管理是“激励”之需要
良好的心理氛围是办公室集体进行工作的基础。如果一个办公室内存在着和谐、良好的团体氛围，其成员便会激发出积极的工作动机和热忱，如果办公室中充满恶劣的团体氛围，则会使办公室员工感到心理压抑，缺乏工作热情，丧失积极向上的精神和追求，这就会丧失“润物细无声”的良好效应。
【关键词】机关办公室；事务工作；精细化管理；必要性；措施
在机关单位中，办公室是一个综合性很强的职能部门，其工作所涉及到的事务琐碎、繁多，任何一个工作细节没有处理好都可能引起连锁反应。而且办公室事务工作具有很强的服务性，在机关单位中，办公室与机关单位里的各个部门都有联系，既要上传下达，又要沟通协调，通过做好各项基本事务工作，为机关单位内部的部门及其成员服务。同时，办公室还要为领导层做好参谋的工作，通过对各项基本事务的处理，为领导层的决策提供全面、详细、准确的参考依据。因此，对于机关单位来说，其办公室事务工作管理水平不仅关乎其机制的正常运行，也关系到其未来的发展，必须加以重视，全面提高工作水平。
一、精细化管理的内在涵义
1、精细化管理的概念及特点
精细化管理从日本兴起，是在常规的管理模式基础上，随着社会分工及服务质量不断精细化而发展起来的一种企业管理的理念和文化，其主要的目标是要将管理过程中所使用的资源尽可能地减少，管理的成本尽量降低。在精细化管理中，企业要清晰组织的战略目标，明确、细化管理的责任，规范企业的内部管理，促使企业中的资源能够产生最大效益。
在现代社会，细节决定着成败，精细化管理是一种集约型、高效型的管理方式，具有以人为本；注重精准性、数据化、高效化；优化管理流程；不断创新与完善等特点，是社会发展的必然趋势。
2、精细化管理的基本原则
在精细化管理的过程中，需要遵循一定的基本原则。首先是数据化的原则，这要求管理过程中需要用数据来明确各项工作的要求、标准、目标、计划及执行情况等；其次，操作性的原则，就是要制定一定的规则，并且要将规则明确化、细化，使其可操作性增强；再次，以人为本，积极调动员工的工作热情、主动性及创造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重细节，不断改进和提升管理工作水平；第五，控制好工作过程，明确工作流程，保证管理工作的整体都能实现精细化；第六，便于考核，就是要将工作进行具体化、量化，制定明确的考核标准和条件，使考核可以更准确、合理。
二、精细化管理在机关办公室事务工作中推行的必要性
1、符合机关办公室事务工作的特点
机关办公室事务工作具有繁琐性、综合性、服务性、参谋性、突发性、政策性等特点，其工作的开展不仅牵涉到众多的事务，同时也涉及多个部门，不仅面向机关单位的领导层及广大员工，为他们做好服务和保障，同时也要负责一部分的对外服务事务工作。因此，机关办公室事务工作必须注重细节，尽最大的可能保证其工作的全面性、准确性、高效性。精细化管理符合机关办公室事务工作的特点，对其工作水平及效率的提高具有重要的作用。
2、是机关办公室事务工作职能所提出来的内在要求
机关的办公室事务工作具有非常关键的地位，其主要的工作职能就是要服务好机关单位领导的决策及其各项工作，其工作职能发挥的成效，直接影响了机关整体工作的成效。这使得机关的办公室事务工作具有一定的特殊性，其事务工作繁杂，而且任务繁重；其事务工作要求一般都比较高，而且难度也比较大；其事务工作的责任重大，影响面也很广。因此，精细化管理对机关办公室事务工作具有非常重大的意义，是其工作职能所提出的内在要求。
3、有利于提高机关办公室事务工作的成效
随着管理理念的不断发展，近年来机关办公室事务工作的水平也得到了明显提升，在要求与标准不断提高的前提下，办公室的事务工作也暴露出了一些问题与不足。例如，办公室事务工作主要集中于日常事务的处理，政务工作疏于管理，参谋性的功能没有充分发挥出来；责任意识不强，管理工作不到位，这使得办公室事务工作差错不断，造成不良的影响；工作的积极主动性不高，缺乏创造性，很多办公室人员学习进步意识不强，往往安于现状，等等。这些问题的存在使得机关办公室事务工作的成效受到了很大的影响，精细化管理对解决其当前存在的问题有很强的针对性，有利于提高工作成效。
三、精细化管理在机关办公室事务工作中推行的有效措施
1、强化精细化管理的意识，转变办公室事务工作理念
在机关办公室事务工作中推行精细化管理，需要做到以人为本，不断增强精细化管理的意识，积极转变办公室事务工作的理念。在实际的工作中，领导层要有精细化管理的意识，并不断向其机关成员渗透这一工作理念，使机关上下都能形成对精细化管理的重视，同时，也要加大对精细化管理的研究，积极引导全体职工的工作向精细化发展。
2、明确办公室事务工作的职责，优化工作流程
在精细化管理的过程中，必须对机关办公室事务中的各个岗位及工作进行细分，对相关的职责进行明确，同时，也要对当前机关办公室事务的工作流程进行详细的调查与研究，梳理好相关工作的环节与流程，按照本单位的工作特点，精简和优化工作程序，从而使机关办公室事务工作可以更科学合理化、精细化、准确化以及高效化。
3、推动办公室管理体系建设，完善绩效考核
精细化管理的有效推行，需要有健全的制度作为保障，因此，应该推动办公室管理体系的建设，不断的建立健全相关管理制度，例如，办公室文书的管理制度、档案管理制度、办公用品管理制度等，并且要严格执行制度中的各项规定，按章办事，促进办公室事务工作可以制度化、规范化。同时，还要完善绩效考核机制，引进先进的企业绩效考核理念与方法，提高机关办公室事务工作考核的科学合理性、公平公正性。
4、加强办公室队伍建设，注重教育与培养
在推进精细化管理的进程中，办公室的工作人员是其最重要的执行者，因此，必须加强办公室队伍建设，注重对他们进行教育与培训l，不断提高他们精细化管理的意识及工作水平。在工作中，要对办公室工作人员严格要求，端正他们的工作态度，引导他们树立正确的价值理念，增强工作责任感，既要注重工作细节，也要积极进行工作创新，将精细化管理的基本理念渗透到日常工作与学习中去。
和谐管理办公室，要紧紧围绕单位和部门的战略目标及中心工作，创新工作思路，强化管理“出业绩、出亮点、出人才”的工作理念和执行力度，引领单位和部门工作关系和谐发展，工作任务保质准时、工作方式传承创新。
和谐管理办公室，应该以实现“依法、规范、高效、和谐”为出发点，以健全体系、提高效能、强化协同为着力点，努力建设一支精干高效的管理队伍，为全面推进单位和部门的全面协调和可持续发展提供有力的中枢管理支撑。
一是健全体系。按照单位和部门的业务工作规律，优化办公室的职能定位和设置。建立健全“决策、管理、执行、监督”工作体系，切实推进依法行政、和谐作为，强化办公室的服务责任，构建“小办公室”，服务中心工作大局。
二是提高效能。“‘统’‘管’结合、适当放权”，推动管理重心下移。在完成好上级单位和部门布置的工作的同时，减少办公室对下属单位和部门具体事务的管理，重点抓好服务，提高办公室工作的战略性、科学性、协调性和执行力。
三是强化协作。办公室内部人员相互之间需要配合协助外，应增加办公室人员的工作职能交叉，做到谁首先接到工作谁就先负责任，办公室人员都能把相关业务办理妥当，不出现推、拖，个人办不了的应立刻请示报告，不耽误拟办理的事。加强办公室与别的职能部门之间工作协同配合，强化各职能部门对归口业务“第一责任人”意识，切实提高牵头部门特别是办公室负责人敢于担当、善于协调的工作能力与水平。
和谐管理办公室，必须对分管办公室的上一级领导负责，办公室是单位和部门管理责任主体，是“决策目标的执行者、二级单位和部门的服务者、业务部门的联系者”，要引领单位和部门事业发展，做好“决策系统的参谋、行为准则的表率、社会形象的大使”， 业务针对性强的办公室应该按照业务性质和内容进行和谐管理。要严格按照职能定位，履行好职责，在分管及被授权领导的应达到如下目标，管理下开展工作，和谐管理办公室：
一是综合管理。办公室是综合管理部门，要统筹协调单位和部门的公共管理、计划管理。
二是人事管理。要严格执行人员编制、招聘、工资、考核等制度，营造和谐的人事关系。
三是财务管理。要严格执行单位和部门的财务制度，加强财务监督。
四是资产管理。要做到账面清，归属明，流转有据可查，加强有形和无形及生物性资产管理。
五是基建管理。有基建项目的要抓好基建项目的执行，没有的要做好办公室基建维护。
六是监督管理。要抓好已经布置工作的管理职责，加强督办，严格纪律执行。
七是党建管理。要抓好办公室的党建工作，充分发挥办公室党组织在落实本单位和部门中心工作等方面的战斗堡垒作用和党员出业绩、出亮点的先锋模范带头作用。
和谐管理办公室，要厉行节约，勤俭办事，提高公用经费使用绩效。独立预算的办公室要按照统分结合的原则，编制公用经费预算，原则上年度内不予调整，确需从别的预算经费中开支的机动经费调剂的，严格履行审批程序。
和谐管理办公室，须完善办公室考核办法，健全激励约束机制。办公室人员工资除了按行业和所在地工资政策执行外，执行绩效工资制度的原则上与办公室年度业绩考评结果挂钩：优秀的，当年奖励性绩效工资增加15%；称职的，当年奖励性绩效工资不增加；基本称职的，扣减当年奖励性绩效工资的15%；不称职的，扣减当年办公室奖励性绩效工资。奖励先进、惩罚后进，每年度奖励年度绩效考评结果前3名的部门，通报后3名的部门，警告末位的部门，并对部门主要负责人进行提醒谈话。对违反财务管理、计划生育政策和组织原则、发生安全稳定事故的部门实行年度考核一票否决（考核不合格）。
和谐管理办公室，要深入贯彻落实中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定。坚决制止不作为、乱作为，遇事推诿、扯皮现象。切实做到“想干事、能干事、干成事、不出事、能共事”。不断加强能力建设，在管理中体现服务，在服务中加强管理，扎实推进各项重点工作：
一是定岗定责，建立和谐的规章制度。办公室工作的定岗定责，是办公室工作和谐管理的前提。办公室处于全局工作的枢纽地位，各项工作联系紧密，环环相扣，无论哪个环节出问题都会影响全局工作的进展。因此，办公室要借鉴现代管理理论和方法，把握办公室工作规律，依据办公室设置要求逐项做好办公室的定岗定责，才能做到有条不紊，高效有序。对于有关办公室的人员岗责等方面好的做法，有必要以制度的形式固定下来，做到用制度管人办事。办公室工作的制度化程度直接关系到单位和部门各项工作目标的实现以及单位和部门在社会上的形象。规章制度不能不和谐，太苛刻或者不近人情也得不到很好的贯彻执行。办公室是联系上下，协调左右，连接内外的纽带和桥梁，工作任务重、头绪多、内容杂。为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套和谐的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“和谐”秩序。和谐的规章制度可使办公室工作人员各司其职，团结共事，提高办公室整体执行力，促进办公室工作和谐管理目标的实现。
二是提升素质，强化和谐的能力保障。办公室工作人员是实施办公室管理活动的主体，和谐管理办公室的关键在于建设一支高素质的、和谐的办公室团队。办公室工作人员的素质和能力直接决定着办公室的工作和管理活动的效率。实现办公室工作和谐管理就必然要求办公室人员具备和谐管理的意识和能力，除了具有较高的政治思想素质、文化素质和业务素质外，还应树立良好的工作作风。要提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、贯彻落实的能力和促进和谐的能力。要改善办公室人员的素质结构和能力结构，避免素质、能力的片面发展，注重素质和能力的全面性，把每个办公室人员都锻造成能胜任各项工作的多面手，使得各自具备的能力互补、和谐而不强强对抗。
三是用心服务，形成和谐的工作局面。办公室工作对整个单位和部门的正常运转起着独特的枢纽作用，每项工作都直接或间接影响其它工作的正常开展甚至影响到全局。因此，和谐管理办公室要在服务上下功夫。对内服务是把办公室建设成一个具有极强服务意识的团队。办公室各项工作联系紧密，既有分工，又要协作，个人积极性也能充分发挥，工作人员之间相互配合，团结协作，能使办公室进入最佳运转状态。对外服务就是要充分发挥办公室沟通上下、服务左右、连结内外的枢纽作用，做好与上级、同级其它部门和下级的沟通服务工作。要求办公室工作人员树立大局观念，要有全局意识，既要做好自己的本职工作，又要积极主动服务其它部门做好工作。同时，办公室还要加强与其它单位和部门的沟通与服务，为本单位各项工作的顺利开展营造一个和谐的工作局面。办公室人员要甘做幕后英雄，因为办公室的职能和工作性质决定办公室在全局工作中只能处于辅助、支持的地位，办公室工作干得再出色，也不可能替代单位和部门的中心工作。服务是办公室工作的根基，办公室工作人员要强化服务意识，要不断创新工作方式，突出工作的前瞻性、全局性和针对性，对工作做到早考虑、早研究、早动手，在增强工作的计划性和辅助领导决策方面做到主动服务；着眼全局，提供全程服务，努力扩展服务的深度和广度；不能停留在上传下达、办文办事办会等日常事务上，应找准那些带有全局性和根本性的问题，当好参谋助手方面发挥创造性作用。
四是注重细节，营造和谐的工作氛围。和谐管理办公室，首先要在细节上下功夫，忽略细节，将招致严重后果，甚至造成无法补救的损失。注重细节，可以提升执行力。尽量把每一项工作、每一个细节做得尽善尽美。其次要善于抓小事，“办公室无小事”，小事量变到一定程度就是大事。如打一个电话，发一份传真，出一个通知等，都可能对领导工作、全局工作产生至关重要的作用和影响，这些看似平常的小事其实就是大事。办公室工作人员一方面要帮助领导谋大事、谋全局，另一方面又要统筹兼顾，脚踏实地干小事，干琐事，从细节做起，把细节做完美。
关键词：办公室；工作效率；独立学院
随着我国高等教育的改革发展，独立学院已成为我国高等教育的一支重要生力军，承担着本科人才培养的重任。学院办公室是整个独立学院运作的中枢，作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证学院各项工作正常运作的作用。随着独立学院的快速发展，办学规模的扩大，学院办公室的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其参谋、督察、协调和服务的职能，恰当地处理好学院各个部门之间的关系，解决好学院的各项事务，学院办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作效率，以此来满足独立学院跨越式发展的要求。
一、独立学院办公室的职能
要改进工作思路，提高工作效率，必须对学院办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能各司其职，提高效率。虽然不同学院的管理体制不尽相同，导致学院办公室的职能会有细微的差别，但总的来说，有以下方面：
（一）上传下达、检查监督与综合协调
学院办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受学校职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对于学院领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对学院老师或相关部门提出的意见和建议，办公室要及时汇总，向学院领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由于办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证学院各项工作顺利开展，保障学院拥有一个宽松的育人环境。
（二）辅助决策，服务领导
学院办公室在执行学院领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握学院发展过程中存在的问题，学生工作的重点和难点。此时，学院办公室除了协助院领导处理学院日常党务、政务工作之外，还应当当好领导的参谋，为领导献言献计、出谋划策，为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，促进学院的发展。
（三）做好后勤，服务师生
办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。
（四）营造文化环境职能
教师是学校文化建设的主体，由于教师平时忙于备课、教学、实验或科研，除了常规性的学院大会，他们很少有时间会聚在一起。因此，学院办公室必须在文化建设中起到主导作用，主动承担起学院文化建设的职能，努力为学院营造一个和谐、健康的工作和学习环境。
（五）对外窗口职能
学院办公室还负责学院对内、对外宣传工作；负责回答学生或家长的疑问；负责编发简报，学院网站的建设与监管；负责办公室网站的维护及更新。组织、协助院领导接待重要来访，处理信访等。
二、独立学院办公室管理中存在的问题
（一）工作人员的责任心不强，积极性不高
由于办公室的工作比较零碎，很多人认为这是仅仅是跑腿打杂的事务活，没有技术含量，谁都可以胜任。正是由于工作人员对学院办公室工作识上的偏差，致使有些工作人员不能安心工作，责任心不强，成天想着调整到一个更好的职位；另一方面，由于长期“重使用、轻培养”的政策，学院忽视了对工作人员的培训，导致他们自身能力得不到提高，加之工作繁忙，从事科研时间较少，研究成果有限，职称晋升也有难度，影响收入，这些现象都会加速办公室人员的更新，严重影响工作的衔接。在工作态度方面，有些工作人员对自身工作抱着“不求有功，但求无过”的心态，认为“多做多错、少做少错，不做无错”，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高。
（二）管理人员不足，工作压力大
独立学院具有赢利的性质决定了管理者会从成本上考虑，人为地减少工作人员的数量，节约学院的运营成本，这就增加了在职工作人员的工作强度。另一方面，全国现有独立学院326所，在校生达186.6万人，承担全国三分之一本科人才培养的重任。随着办学规模的扩大，学院办公室所承担的日常管理工作大幅度增加，加上学院办公室作为学院有关部门任务下达的终端、各项信息收集的初端，工作量大、任务之繁重可见一斑。
（三）管理人员素质亟待提高
目前，独立学院办公室存在管理人员素质不高，来源途径多种多样，学历参差不齐的现象。一方面，高校在引进高层次人才的过程中，承诺对于配偶进行合理的安置，部分人员被安排到行政管理机构，如图书馆、办公室等，而这些人员由于学历不高，专业不对口，影响到办公室工作人员的整体素质；另一方面，学院没能定期对办公室管理人员进行相应的技能培训。诸多原因导致办公室管理人员的素质不高，无法满足学院快速发展对工作人员能力的要求。
（四）分工不明确，权责不清晰且缺乏协调
独立学院是我国高等教育发展史上的一种全新的尝试，它的管理体制与传统的院校有些差别，因此，不能照搬原先的管理制度；另外，由于国家教育发展的需要，独立学院的规模快速膨胀，院系逐渐增多，内外联系变得更加频繁且多变，这导致独立学院的各项管理权限、职责划分不够及时，将严重制约办公室工作管理的有效性。在办公室工作中，由于分工、工作季节性等原因，在某一段时间内，经常会出现一部分人工作很忙，而另一部分人却相对较轻闲的局面。正是由于缺乏协调，经常会形成抱怨，甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。
三、提高独立学院办公室工作效率的途径
根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高独立学院办公室的工作效率，应该从以下方面入手：
（一）变被动为主动，提高服务意识
首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体老师和全体学生服务。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。
（二）建立制度，形成良性运作机制
办公室工作要适应高等教育改革的需要，就必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明确权责分配。要做到事事有人管，人人有事干，同时也必须强调协作精神，做到分工不分家，有事大家帮，员工之间能够互相支持和帮助。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁锁的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以学院必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，对接待事项、印章使用及管理、文件管理、档案管理等都要明确其操作程序和流程，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是员工要提高监督与自我监督意识，灵活督察方式。有良好的规章制度还需要通过有效的监督将它执行到位，否则再完备的制度也只是一纸空文，所以办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人。四是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性，是提高整个学院办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。
（三）鼓励创新，摸索新的工作思路
创新是社会进步的动力，同样创新也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作，工作人员最为了解，如何精简步骤，化繁为简，也只有工作人员最熟悉。让员工提建议，鼓励他们进行创新，只要能够更好地促进高校办公室的工作，就要敢于突破陈规戒律，放开手脚去干。所以我们可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中，建议一经采纳，就进行适当奖励。
（四）努力提高管理人员的综合素质
员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的政治修养，良好的沟通能力和协调能力，良好的文件管理能力，较强的文字功底，能够熟练操作计算机，扎实的专业知识等。目前高校办公室管理队伍中高教管理专业出身的较少，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。另外，尽快推广高校管理职员制度，根据管理干部的资历和实际工作能力，合理确定管理人员的级别，对不同级别、不同岗位的工作人员，提出不同的岗位要求和工作内容，进行规范管理。
（五）“软硬兼施”，运用现代化办公设备
办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。首先，针对办公室外来人员较多、容易拥挤的现象，应该合理规划与设计办公室，努力为员工营造一个宽松、舒适的工作环境。其次，配备现代化的办公设备，如电脑、复印机、扫描仪等硬件设备，条件允许的情况下还可以引进现代化的办公软件。先进的办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。最后，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。
四、结论
独立学院的发展时间相对较短，各种的机构有待健全，随着办学规模的扩大，机构设置会越来越多，这对学院的综合管理部门来说是一个挑战，如何应对这个挑战，协调好各个部门之间的关系，做好服务工作是摆在管理者面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手，有针对性地提出提高工作效率的途径，希望能为决策者提供一些参考。
参考文献：
1、马健萍,蔡隽.高校教学学院办公室工作职能的思考[j].南昌工程学院学报,2009(5).
2、张文元.高校二级学院办公室人本管理问题探析[j].赤峰学院学报,2010(7).
关键词：行政管理；精细化；思路；对策；职业素养
一、办公室行政管理的现实意义
行政管理部门是企业中的一个综合性管理部门，在企业日常管理中的地位至关重要。做好科学高效的行政管理工作，是现代化企业更好迎接市场挑战的必要条件，对促进企业的稳定发展和提高企业经济效益起到积极作用。要适应新形势下的需求，就必须打破常规，摒弃旧思想，不断地改革和完善综合行政工作，这样才能不断地给企业带来发展新活力，增强企业的综合竞争力。而办公室作为一个承上启下的综合办事机构，日常工作中，发挥着办文、办会、办事、协调沟通等职能，因此，对其进行精细化管理，能使各部门工作衔接更加顺畅，提高办事效率，助推企事业单位更好发展。
二、办公室行政管理存在的问题
不同的组织、企业、事业单位都设有办公室这一机构，所负责的工作内容也大同小异，但是目前来看，对其进行行政管理方面仍表现出普遍的不足。
1.制度不健全，机构运作吃力
部分企业在发展过程中，规章制度不健全，使得办公室工作开展效率低下，经营中一旦缺少制度约束，则会使工作偏离企业实际，从而造成人力物力的浪费。办公室的工作是否能顺利进行直接影响着公司的正常运转，综合办的工作开展出现问题或者遇到障碍，就会影响到企业管理水平。
2.缺少对强企业文化的贯彻
行政部门的工作繁杂，也因为这一点，办公室的工作人员常常会着重处理日常内业、后勤等工作，对于企业文化的宣传和贯彻不够，长此以往，导致员工队伍缺乏向心力和就凝聚力，不利于公司和员工个人的长远发展。
3.企业内部员工综合业务水平有待提高
企业的员工个人综合素质和岗位业务能力不高，不能够以积极的心态去面对岗位工作，缺少创新性，不能够高效保质的完成综合管理工作，由于办公室的行政工作是见诸于细节，所以企业在日常细节中就会漏洞百出，出现运转不畅等问题。
三、行政管理精细化的思路与对策
1.强化制度管理
正如古语所言：无规矩不成方圆，完善的规章制度是企业得以运转的基本前提，强有力的激励和约束机制可以在充分调动员工积极性的同时，加强自我约束。以事业单位为例，事业单位人员编制相对固定，但也容易因此导致人员工作散漫，遇事推诿，形成慵懒的工作氛围，这样的企事业运转起来就很吃力。事业单位管理层应该制定科学合理的流程化制度标准，建立规范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使单位各项行政工作有章可循、照章办事，并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见和建议，根据形势和任务需要，不断充实和完善。落实公司规章制度，重在执行与坚持，对于难以贯彻的制度必须坚持原则，加强各项工作的督促和检查，保证上情下达和下情上报。
2.加强企业文化宣贯力度
很多企业对企业文化的重视程度不够，往往制定的企业精神和经营理念与自身并不相符，至于后期的宣贯工作更是没有执行。这种环境下的员工对企业而言是没有灵魂、没有凝聚力，必然不利于办公室行政管理工作的开展。企业文化是企业管理的精髓，企业的宣传传递出企业的形象，所以企业文化的建设宣贯工作必须放在重要位置。企业的宣传是一个由内而外的过程，首先应加强企业内部员工的认同感，定期举办企业文化考试，并且把成绩纳入到员工绩效考核当中，开展企业文化培训会，实行员工文化考核常态化，对各部门自身的企业文化执行情况随机抽查，目的就是加强员工纪律性和团队凝聚力。
3.细化岗位设置，明确岗位职责
办公室作为企业的枢纽，它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。但就目前来看，办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性，造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，不但浪费了人力成本，如果出现问题，因为各部门分工不明确，很难追究某个岗位的责任。因此，办公室在设置岗位职责时一定要考虑横向和纵向的需求，细化岗位职责，明确分工，指派专人负责和衔接工作，这样不仅能够提高工作效率，还能激发人员的积极性和协同配合的热情。
4.提高人员职业素养，树立服务意识
办公室工作看似琐碎、复杂，但是一旦实现精细化管理后，各部门的工作分工将非常明确，每个岗位都有着明确的工作对象，而负责特定岗位工作的办公室人员也要具有特定的专业技术和能力，这样才能保证整个办公室工作的顺利衔接。因此，这就需要定期或不定期开展思想素质教育和专业技术培训，真正提高办公室人员的工作执行能力。另一方面，办公室工作每天与各种人员接触，其行政管理工作从本质上来说是一种服务性工作，要提高工作人员的服务热情，必要的还要设置激励机制和晋升机制，在搞好各项办公室工作的同时，也实现了办公室人员的个人价值，是办公室精细化管理的一种人性化体现。
四、结语
办公室行政管理工作内容纷繁复杂，精细化管理是提升办公室管理效率的重要方法，根据企业办公室的工作特点，要求其必须走规范化、科学化以及精细化道路。同时在建立企业精细化管理文化的过程中，必须将这一观念深入人心，培养员工的工作习惯，从而全面提高办公室行政管理工作水平。
参考文献
[1]祁刚.实现办公室行政管理精细化[J].企业文化旬刊，2012，（3）：65-66.
