时间：2023-08-14 17:26:47
关键词：水库单位；档案工作；资源共享
档案是人类社会活动的原始记录，是最为可靠的固化依据，最为重要的信息资源。水库单位档案是库区建设的真实记录和反映，是不可再生的宝贵的历史资源，它能完整、全面地反映库区建设变化工作的过程。水库单位是公益性的服务行业，涉及到国计民生，与每个普通百姓的切身利益息息相关。因此，如何做好水库单位的档案工作，为水库管理、建设等方面健康发展保驾护航，是水库单位档案工作者的重要使命。如何做好水库企业档案工作，必须从以下几方面着手：
一是要抓好水库单位工程档案与工程建设三同步管理制度，即工程准备与档案材料收集同步；工程施工过程与档案材料形成同步；工程竣工验收与工程档案验收同步。将档案管理贯穿到施工的全过程。在制定建设项目计划、协议、合同时，将其应列入档案工作环节中；在检查建设项目进度质量时，应同时检查档案监督是否到位；在竣工验收时，应同时验收工程档案是否齐全完整和整理规范。要规范项目档案验收工作，重点检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制。对建设周期长的工程分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠正错误。加强对档案的验收工作 ，以确保档案材料的完整与准确。完善水库单位档案室的硬、软件建设，切实做好各类档案材料的征集管理，对文件合理分类，准确编号，有序排列，构建手工和机检相结合的现行文件资料检索体系，完善文件材料陈列、目录检阅览咨询等功能，提高服务质量。
二是进要加强水库单位基层档案网络建设及水库供水进社区服务档案工作。要拓展档案网络，加强基层单位档案管理，做到基层点、部门、科室都有档案管理人员和档案管理制度，全面收集工程项目、施工准备、产品销售、机电设备、对外发展等重点工作及活动中形成的档案材料。综合档案部门要切实加强对各基层单位档案工作的指导，供水档案要同企业主要生产经营部门密切配合，齐抓共管，共同建立起完善的供水企业档案服务工作体系，为广大用户提供全方位的档案服务。
三是要加强合作水库单位档案工作及信息化管理水平。随着形势的发展，水库领域不断延伸，合资建设了一批水库企业，有关部门要根据企业档案规范管理有关规定，切实增强合资企业档案意识，建立和完善档案管理各项制度，重点加强档案基础业务建设，积极引导合资企业开展档案收集、管理、利用，维护水库企业生产经营档案科研技术档案、知识产权档案、商业秘密档案的安全与完整。针对水库工程施工道路工程图纸多、文件多的特点，积极探索缩微档案、磁介质档案、电子档案在施工中的有效途径。借鉴先进的管理方法，采用先进技术，把照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体，不断提高水库工程档案的信息化管理水平。
四、是要建立水库单位档案室网页，开展网上利用服务及水库信息在线服务。随着档案室内部局域网的建立，档案部门利用单位的网站制作自己的网页，积极组织上传各项数据信息用，使档案管理服务体系联上单位网站，实现信息的网上检索，为用户提供更好的服务。目前，国内许多水库单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为水库单位为社会提供档案利用服务的一种重要形式。水库档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务形式，让利用者利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象的咨询，提供在线档案查询。
五、是要实现水库信息资源共享。水库档案服务要建立一个完整的档案信息系统，实体化管理，应建立“电子文档数据管理”体系，并与信息管理部门密切配合，充分发挥整体优势，按照统一的规范化标准，依据电子系统工程的处理方法分若干子系统，逐次利用各子系统的劳动成果，可以在网上提供限制限制性或非保密水库电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息共享，达到档案信息在网上共享，尤其是水库管网档案产生与城市供水规划、建设、管理中心中，是在自来水的生产、经营、挖潜、改造等活动中形成的具有保存价值的各种图、图表、文字材料、计算材料、照片、声像等科技文件材料，与城市的生产建设、经济发展、人民生活有着十分密切的关系。所以实现资源共享，通过建立联合目录，形成网络，使水库单位与其它各文献部门充分挖掘资源能力，实现档案资源互补，提供水库档案室藏利用率，避免不必要的重负浪费，更好的满足社会多方面的需要。
参考文献
[1]李德全.也谈基建档案的基本属性――与马俊杰同志商讨[J].档案；1982年03期
[2]管祥钟；我们是怎样鉴定四明湖水库工程技术档案的[J].浙江档案；1982年10期
[3]刘巨普.论城建档案的归口管理[J].中国档案；1981年04期
关键词：建设单位档案管理网络化
前言：
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
参考文献：
关键词：民办高校；档案管理；信息化建设
我国民办高等教育历经20余年的发展，民办高校档案是其发展历程中最真实、最直接的记录，是学校教学、科研和学生管理等各项工作统计信息资料的直接来源。民办高校档案信息化建设已经成为高校信息化建设的重要组成部分，当务之急，民办高校档案事业必须要适应时代和社会的发展，因此，提高档案信息服务水平是发展新时期档案业务工作的必然选择。
一、民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题
档案信息化建设本身就是一项管理多学科、多部门、多方面资料汇总的系统工程。同时档案信息化的快速发展也带动了民办高校档案工作的迅速发展，促进了档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过近十年的发展，民办高校档案部门普遍使用计算机管理档案，逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，档案信息化建设成效显著。
与此同时，我们也应该清醒地看到，目前部分民办高校档案信息建设仍存在许多问题急需解决：一是档案管理基础设施工作不够标准和规范。档案信息化的前提是基础设施工作规范化、标准化。但现在不少民办高校的各类档案的著录细则相容性差，档案管理基础设施工作尚无统一标准。二是数字信息资源受到限制，对电子文件的归档意识不强。民办高校档案信息化建设偏向于传统载体档案数字化管理，注重扫描纸质档案，甚少考虑电子文件的归档和有效管理。三是档案管理的技术标准和组织工作程序标准完全没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多数为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。四是档案专业人员的素质有待提高。实现档案信息化管理首先要有较高专业知识和先进技术水平的管理人员［2］。五是档案信息安全保障有待加强。令人担忧的是，目前由于档案专业人员和技术条件的限制，许多民办高校档案部门安全保密意识薄弱，安全防护性能较低。只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击。而一旦系统瘫痪或数据丢失将会造成难以估量的损失。从民办高校目前状况看，档案管理部门缺乏档案专业人员，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥应有的作用。
二、推进民办高校档案信息化建设进程的对策
自从《2006-2020年国家信息化发展战略》正式以来，标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前，各领域各行业信息化建设非常普遍，大规模的信息网络和信息技术的运用已全面启动，这标志着我国信息化建设面临难得的战略发展机遇［3］。民办高校档案部门应该充分抓住机遇，努力探讨加快民办高校档案信息建设的对策，实现档案工作的跨越式发展。
1.加大民办高校投入力度，加强档案基础建设
民办高校档案信息化首先要从硬件方面配备到位，适应档案网络系统，提高各类档案室计算机和网络技术的应用程度。在此基础上建设和完善数字化综合应用平台，发挥网络的作用，使档案网络成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。要促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理应用软件的技术和水平，确保档案信息正常交换，为实现档案信息资源共享创造良好的条件。
2.加快民办高校档案数字化进程，加强电子文件管理
民办高校为了能够更好地实现档案信息的资源共享，学校档案部门首先要利用数据库技术，通过扫描录入、数码处理等方式有针对性地选择对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源共享。另外借助于校园网络，接收各个部门形成的有保存价值的文本类、图像、数据库及相关程序等电子文件，为数字档案馆的建立奠定基础［4］。针对电子文件的收集根据学科特点和文件类型来统一进行，学校的各种重要机密文件、各部门管理系统的相关数据，形成时即可直接上传至档案管理系统数据库中，定期再集中和纸质文件一起整理归档到档案部门，这样就能更有效地保证了电子文件及时完整地归档。
3.建设高质量的民办高校档案信息数据库
目前，部分民办高校档案大都是以传统的方式进行保存，随着数字信息化的发展，需要将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案信息数据库的建设就成为决定信息水平高低的决定因素，档案信息数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。建设高质量的档案信息数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科学管理的必要条件。在建设过程中要按照一定的程序。首先加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏的档案文件级目录数据库，然后形成目录数据库，进而建立各种专门档案目录数据库。利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行整合，最后形成档案基础信息资源数据库群，方便用户使用，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高，质量逐步提升。
4.加强民办高校档案管理队伍建设，提高档案专业人员的素质
人才是加强档案信息化建设的关键，高素质的专业人才将为档案工作带来新的活力。档案专业人员的素质是指档案专业人员的品质、能力、条件等的总称，是他们完成任务的保障［5］。另外民办高校档案部门可以通过引进档案专业人才或有计划地组织档案管理人员进行专业培训和进修，使其充分掌握计算机信息技术的新知识，档案信息的获取、运用信息工具、档案信息的鉴定、评估和档案信息的加工提炼能力，充分发挥档案专业人员的专长，提高档案专业人员的素质。
5.采取有效措施，保障民办高校档案网络信息安全
首先是档案信息网络运行安全。主要是通过各种计算机网络、密码技术和信息安全技术，保护档案信息的机密性、完整性和真实性。其次是上网档案信息的安全。因此，学校档案部门要经常组织档案专业人员进行安全知识和操作技术方面的培训，避免因非法操作造成数据损坏或丢失。对上网信息要严格把关，对于非公开的档案信息不得上外网，防止失密、泄密事件的发生。
三、民办高校档案管理信息化建设新的研究方向
1.从实际出发，建立民办高校数字档案数据库及高校档案在线服务平台
在民办高校档案信息化建设过程中，档案机构可以建立高校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享的数据库中，这样，各民办高校的档案机构之间可通过权限分配来使用数据库中的信息。另外，在建立民办高校数字档案数据库的基础上构建高校档案信息网站，这样可以将民办高校档案信息资源通过网络平台为档案用户提供在线档案利用服务，档案用户也可以根据需要进行档案信息的选择。当然民办高校档案数据库的建立和档案在线服务平台的构建，一方面简化了档案利用的手续，节约了档案机构的服务成本；另一方面，也方便了档案用户的利用，提高了民办高校档案信息的利用效率。
2.从长远考虑，构建民办高校档案管理信息化建设服务体系
档案如何充分利用一直是一个焦点话题。民办高校档案机构在信息化过程中应主动向用户提供档案服务，在档案的开发利用上，档案机构借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果。这样，需要建立完善的查询科学检索体系，可从不同的角度、方位，快速准确地把档案信息展现给利用者，增强利用者对档案信息的了解，最大限度满足各方面对信息查询的需求，使档案信息的价值得到真正体现。
四、结束语
总之，信息技术的发展推动了档案信息化建设，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。我们既要认识到民办高校档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对它的复杂性、系统性。因此，民办高校应积极为档案信息化建设创造条件，创新思路，采取有力措施，掌握新方法、新技术，紧跟时代的步伐，使档案事业不断向前推进。
参考文献：
［1］ 谷丽萍.高校档案信息化建设［J］.大同大学学报（社会科学版），2009，（5）：110-112.
［2］ 杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设［J］.潍坊学院学报，2010，（3）：145-146.
［3］ 裴友泉，马仁杰，张学辉，等.战略：档案信息化的思考［J］.中国档案，2007，（12）：24.
【摘 要 题】信息化与网络化建设
【关 键 词】数字图书馆/档案资料/全文检索
数字图书馆应用系统建设的目的就在于为用户提供数字化的信息内容服务。因而，科学的组织数字化的信息资源，进行信息资源建设，建立各类专题的全文及多媒体数据库，在网络环境下提供统一的信息内容服务是图书与档案资料数字化建设的核心。
浙江省水利河口研究院作为浙江省唯一的一家省级水利科研机构，主要从事河口与海岸规划、整治、开发和相关基础理论研究；水资源水环境、水土保持、农田水利、岩土工程、自动化信息等科学研究及技术服务；文献检索查新和科技情报服务等。我院在水利水电领域收集与积累了大量的科技文献资料、档案与图书，为全院及省水利系统各单位的领导、科技人员提供相关的信息咨询服务，并取得了一定的成绩。
近年来，随着网络技术的快速发展，我院各业务科室工作效率大大提高，传统的图书馆信息服务手段难以适应网络环境下快速、高效的文献资源获取的需要。另外，自从2001年电子政务建设的开展，国家水利部要求各省水利系统积极进行水利系统数据、文献与档案资料等信息资源的共享。我院作为浙江省水利系统检索查新工作站，如何将院内大量的科技文献、档案与图书等资料进行数字化管理与服务，在网络环境下进行信息资源高度共享就成为建设的重点，数字图书馆建设势在必行。
1 数字图书馆建设探索
1.1 方案规划
数字图书馆建设应以数据库建设为核心，以信息资源共享与网络信息服务为目的，在功能上涵盖信息采集、信息管理、信息服务整个过程。将不同途径、载体、数据类型的信息资源（馆藏文献、网络资源）按统一的格式、标准进行分类、标引建成数据库，通过全文检索、信息的动态、个性化信息服务将数据库中的信息出来。为实现这一目标，建成的数字图书馆应用系统平台应具备以下功能：(1)对纸介质的文献资料进行数字化加工与管理，并具备通用格式的文档转换及批量数据分类标引功能；(2)网上资源的快速智能化采集与获取；(3)对我院特色数字资源科学的开发与管理：科技文献、水利水电规程规范、科技档案以及部分电子书籍等进行内容管理，并提供强大的信息与全文检索功能，全文检索方式灵活，能够满足不同层次读者的需要；(4)数字图书馆应用系统与图书馆自动化管理系统无缝结合，能够进行信息的相互调用；(5)能够对院内一些重大活动的照片与视频、领导照片、史料图片等多媒体信息进行有效的关联管理，并提供强大的查询服务；(6)异构资源进行统一的WEB在线查询。
1.2 论证与选型
方案确定后，接下去的就是进行应用系统的开发与实施阶段。我们和项目开发人员进行了充分的交流与讨论：对于这个应用系统的开发时间至少需要1年以上，需要大量的人力投入。这显然是不太可能，况且社会上有相关成熟的软件产品，我们最终决定选购成熟的软件产品。
经过深入的了解和综合分析、考察与论证，我们认为：天宇公司的CGRS系统在图、文、声、像多媒体关联管理与检索方面具有很大的优势与实用性；跨库检索与数据库关联检索功能强大；CGRS能够和图书自动化系统无缝连接，并有成功案例：天宇公司在数字图书馆领域拥有很多成功的案例，如中共中央党校数字图书馆、中国人民大学图书馆近百家图书馆；服务好，用户满意度很高。为此，我们选择了杭州天宇资讯开发公司的CGRS数字图书馆应用系统。
1.3 系统实施
1.3.1 数字资源库建设
系统平台搭建完成后，我们开始着手建设一些具有本院特色的全文及多媒体数字资源库。根据广大科研人员及各级领导对数字资源的需求程度，我们初步拟定如下建设内容：(1)水利水电资料数据库。数据库主要内容涵盖水利领域及本院的会议资料、实验报告、项目报告及通过其他途径收集的水利领域的各类技术资料等。(2)档案数据库。主要是我院内部一些使用率高的科研档案资料。(3)图文声像多媒体数据库。收集分散在我院各个部门的工程图纸、领导照片、重大活动照片与视频等，建立图文声像多媒体数据库。(4)规程规范全文数据库。收集水利水电领域的一些规程与规范，制作成国际通用的PDF格式，创建水利水电规程规范数据库。(5)互联网信息内容库。通过天宇公司提供的互联网信息采集系统，每天自动从互联网上实时收集有关水利水电领域的动态信息内容，丰富水利水电互联网信息数据库的内容。经过一个多月的紧张工作，使得以上五类全文及多媒体数据库信息内容初具规模。
1.3.2 信息资源在线统一查询
信息资源在WEB方式下统一查询是数字图书馆建设的重要组成部分。优质的信息服务意味着为广大科研人员与领导节约时间，快出成果，多出好成果。在全文及多媒体数据库建设初步完成后，我们将数据库内容到院内部办公信息网上，进行适当的宣传，让全院科研人员及各级领导了解并使用全文及多媒体数据库。全院用户通过统一的WEB方式，对建成的全文及多媒体数据库进行多种方式的全文检索。
2 实施成效
在图书馆信息中心全体人员的共同努力下，2002年底，我院数字图书馆建设工程初步完成，建成了一批初具规模的全文及多媒体数据库，在局域网络环境下提供统一的信息查询服务，实施效果十分显著：
(1)图书与档案资料的利用率大大提高。以前因为查询手段复杂，效率低，导致图书与档案资料利用率低下。现在只需通过WEB统一查询平台，一个关键词输入进去，很快找到需要的图书档案或资料，这大大提高了图书与档案资料的利用效率。
(2)档案资料查全率高。CGRS系统具备了跨库检索与关联检索功能，实现了智能化检索，大大方便了科研人员及各级领导使用。用户可以同时在多个数据库进行全文查询，查询结果能很快在WEB界面上显示，档案资料的查全率与查询效率有了飞跃性的提高。
(3)资料查询方便快捷。原来查找资料与图书需要到资料室来检索，现在足不出户，在网上就能轻易获取想要的档案资料。
(4)使得图书馆的信息服务水平大幅度提升，满足了全院广大科研人员与各级院领导对档案资料快速获取的需要。
(5)促进了全院各项工作的有效开展，提高了广大科研人员的工作效率。
(6)有效的实现了我院水利水电档案资料在全省水利水电系统内信息资源的高度共享。
3 下一步建设规划
在已经初步实现了图书与档案资料的数字化管理与服务的基础上，下一步我们的建设重点是：
(1)在现有的建成的全文及多媒体数据库的基础上继续采集与追加数据资源，同时，有目的、有专题的针对水利水电系统的二次文献、三次文献进行深加工，将大量的历史水利水电图片、史料穿插在数据文献中，建立具有历史图片、史料、说明与注释为一体的海塘、涌潮、浙江省河道治理等专题多媒体数据库，对水利水电系统内部及对外进行专题的信息服务。
(2)根据国家水利部信息资源共享的要求，在现有的网络条件下，尽可能的扩大信息服务范围，力争在全省水利水电系统内部实现足不出户，都能查询到我院的一些公开的档案资料等信息资源，实现信息资源的高度共享。
(3)将我院《浙江水利科技》刊物历年来刊登的文章形成数字化的信息，进行有效的管理与全文检索。
(4)进一步扩大数字化内容管理的范围，尽可能地将利用效率高的纸介质的图书、档案与资料进行数字化加工，方便广大科研人员与院领导查询。
4 几点体会
4.1 软件系统是关键
一个好的软件系统可以使我们的数字图书馆建设变得非常顺利、轻松。系统成功的实施与读者良好的反映证明我们当初做出的选择是正确的，CGRS系统为我院数字图书馆建设发挥了重要的作用。
4.2 良好的服务是数字图书馆建设成功的保证
从系统的安装、系统的实施、系统的试运行直到系统最后正式投入正常运行都离不开技术支持工作。系统在投入使用初期，我们碰到了操作、检索、系统维护与数据格式转换等方面的问题，天宇公司的技术工程师都耐心的帮助我们，将这些问题得到完善的解决，他们良好的技术支持与售后服务工作让我们非常满意，为我们数字化建设提供了充分的保证。
收稿日期：2003-08-14
【参考文献】
1 邵小鸥.加强自身建设 向数字化图书馆迈进.情报资料工作，2001,(4)
2 周晓英.关于我国数字图书馆建设若干问题的思考.情报资料工作，2002,(3)
3 索传军.论网络化图书馆的信息资源建设.图书馆，1999,(1)
一、城建档案信息化建设的趋势
目前，城市建设档案工作由于对信息技术运用不够，我认为普遍存在着收集种类不全、立卷繁琐复杂、管理手段滞后等问题，以致在收集、组卷、报送、保管、利用上传统手工操作的多，档案质量、工作效率都跟不上形势需要。据中国城科会完成的项目《2020年中国城市发展与建设科技研究》表明：到2020年中国每年将增加约2000万城镇人口。全国大陆地区设市城市将由现在的660个增加到1000个以上，加上重点小城镇发展，届时全国城镇人口将由现在的7亿增长到10亿以上，每年投入的城市基础设施建设将由现在的4000亿/年增至6000亿/年以上。城市房地产、市政投入将由目前的每年6000亿元增长至8000亿-1万亿元左右。
如此大规模的城市建设，必然带来大量的城市建设档案信息资源，接收的城建档案数量也逐年攀升。（以吉林市城建档案馆近几年馆藏量为证，如图一）在信息化发展的强势下，从城建档案工作现状和发展趋势看，都需要走信息化的道路。只有加强城建档案信息化建设，才能打破过去在管理上的项目、年代、专题的界限，通过对档案的数字化处理，减轻库房压力，追求更大范围档案信息收集，扩大储存量，使馆藏资源数字化，信息与组织传输网络化、信息指标多维化，信息检索便捷化、服务利用远程化。在高新技术的支持下，用信息技术拓展服务平台，提高城建档案的服务水平。因此，城建档案信息化是城建档案事业发展的必由之路。
二、城建档案信息化建设的管理流程
城建档案信息化是指通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，有效地开发和利用城建档案信息，实现城建档案管理与服务的现代化和高效化，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作。城建档案馆势必成为一个面向城市建设主题、随时间变化的、相对稳定的、建立在集成管理模式上的主要用于快速决策支持的大型数据仓库，实现海量存储（如图二）。因此，集成管理必将是未来城建档案信息化建设的最有效发展途径。
城建档案信息化建设将依赖智能化信息管理技术，建成一个互联网上超大规模、可扩展、可互操作的分布式海量数据库、知识库群，开发多功能复合型城建档案信息产品，为各种不同类型用户提供优质服务。根据城建档案馆目前信息资源的主要内容，笔者认为其包括以下几个方面：馆藏档案目录信息数据库；各种级别的著录信息数据库；数字化档案文件数据库；城市基础设施数据库；城市综合地下管线数据库；CAD文件、照片文件数据库；多媒体文件、档案信息数据库；对城市规划、建设、管理有重大参考研究价值的知识、档案数据库。
以上这些数据库均应该保存文本信息、音像信息、图纸信息、统计数字信息、多媒体信息等类型的档案信息，并针对城建档案馆的馆藏资源建立起来，是城建档案馆的主要管理对象，其存储的内容十分庞杂、海量，因此必须采用一种使用户满意、管理过程经济高效以及管理结果最大价值实现的一个管理和服务优化整合的过程——集成管理模式，从而提高科学决策水平、提高服务质量、提高市场竞争能力，最终提高城市规划、建设与管理的现代化水平，保障真实、可靠和完整的数字城建档案资源共享。
三、城建档案信息的集成管理模式
所谓集成，就是聚集合成之意，是将两个或两个以上的要素，按照要素之间功能互补匹配的规则构建成一个有机的系统，从而更大程度地提升集成体的整体性能，适应环境的变化，更加有效地实现特定的功能目标的过程，也是构造高级系统的途径和方式。因此，集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。具体说，就是将集成的思想、理念和原则创造性地应用于城建档案信息化工作的实践活动中，实现城建档案信息化建设中城建档案信息技术、城建档案信息资源、城建档案信息规范、人力资源、工作流程、城建档案信息服务等诸要素的全方位优化，促进各项要素、功能和优势之间的互补与匹配，从而促进整个城建档案信息化建设的效率和效果提高的实践过程和工作系统。概括其特点为：创造性的思维和主动的优化行为；动态的、开放的优胜劣汰和优势互补；最优化的整体和系统；全方位、全范围和全阶段管理对象、资源要素之间的。
关键词:档案;信息;自动化;数据库
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察事业从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、有重点地抓好数据库建设
目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于与由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一部的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
四、实事求是的改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这一是研究自动化系统管理是必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心结局方便实用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理镁用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。
六、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算仅技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给与关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
一、概述
办公自动化(officeAutomation)简称OA，是指利用先进的科学技术，充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高效率和效益的目的。利用网络通讯介质及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、覆盖组织系统行政管理、事务管理、专用业务管理的全过程，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，为领导决策提供最大的支持和方便，实现智能化、科学化、规范化管理。
组织系统的信息化网络建设的框架由硬件基础设施、网络基础设施、信息资源库、应用系统、门户网站、安全保障体系、制度规制、标准规范体系7大部分构成。其中，硬件基础设施指组织部门信息化建设所需的硬件设备，主要包括计算机、服务器、多媒体以及办公设备等。网络基础设施指组织部门接入互联网运行各类应用系统的基础网络，包括组织系统内部局域网、组织业务内网、组织业务外网及相关设备。组织系统内部局域网即各级组织部门内部的办公业务网，用来承载组织工作的电子化和网络化办公。组织业务内网即以省组织部为中心，各市、县组织部为节点，并连接各有关部门的全省组织业务资源网络，为全省组织系统与各级政府机关之间交流信息、办理业务和开展公共服务提供方便、快捷、安全可靠的信息通道。组织业务外网即各级组织部门建立的基于国际互联网上以及组织业务网上办理等具体目标。信息资源库指集成各类干部人事信息资源的业务数据库和办公信息资源库，它是以干部人事信息资源的开发和利用为核心，坚持“规范建库与动态管理相结合”的原则，实现干部人事信息资源的高度共享，并为各级组织、人事部门业务的广泛开展提供强大的数据支持，主要包括人员基本信息库、职历数据库、职级数据库、学历数据库、考核数据库、奖惩数据库、家庭成员数据库、统计数据库、专业技术人员数据库、党员信息库等。应用系统指基于规范化的业务流程，为各级组织人事部门行政办公和开展公众服务提供的应用支撑平台，包括办公自动化系统、电子政务职能系统、行政事务管理系统、干部人事人才决策支持系统等。门户网站则是组织系统信息化对外进行网络化服务的窗口，通过门户网站可使公众和政府工作人员能快速便捷地获取相关组织部门的业务应用、组织内容和其它有关信息，并获得个性化、网络化的服务。安全保障体系指组织部门信息化系统稳定运行的保障设施，包括物理安全、网络安全、数据安全、应用系统安全等设备与技术。制度规制体系包括组织系统信息化经费保障制度、干部人事信息化管理制度、信息化安全保障制度以及数据库管理、门户网站维护更新、应用系统使用等专项制度。标准规范体系包括网络构造规范、干部人事信息指标和代码规范、数据存储交换标准与规范、信息安全标准规范、数据库、门户网站、应用系统的技术标准与规范等。组织系统信息化体系的建立，旨在通过硬件、网络基础设施构建一个体系完整、结构合理、互联互通的办公自动化网络平台，统筹各级组织部门的所有业务，准确确定各业务系统之间信息交换和业务协同的合理流程，并以干部人事业务流程为主线，整合信息资源，建立种类齐全、数据共享、服务应用的信息资源库；利用功能强大的应用系统对各种业务需求进行分类处理，从而帮助和推动干部人事业务决策，并形成服务社会公众的有效路径；构建以门户网站为核心的服务架构，整合由应用系统处理并输出的信息流，在数字化表达的基础上标准化，将政务信息公开、组织人事工作办公流程等全部在网络上实现。目前，这一体系特别是在省级和市级组织部门，已搭建起了由硬件基础设施、网络基础设施、干部信息数据库、应用系统、门户网站构成的信息化平台，并在部分业务领域得到了较好的运用，结合上述标准化建设规范，为提高我部网络管理应用水平，我们必须结合实际，分析现状，找出差距，结合问题，做出决策。为我部干部信息化建设及办公自动化的进一步发展打下良好的基础。
二、当前组织网络建设的现状
为了推进组织系统信息化建设的进程，省委组织部积极运用现代化信息技术，研究并推广了《通用组织干部人事管理信息系统》、《党政干部信息查询与职务调配系统》和《干部人事档案管理系统》分类数据库软件，把配备计算机和有关多媒体作为干部人事档案信息化的必要装备，并纳入干部信息管理室达标升级的重要考核指标。其中把“所管干部人事档案的有关信息全部录入管理系统，档案信息查询，检索迅速准确，利用干部人事档案信息数据对人才队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据”等要求，作为一级档案室的升级标准。
当前，我部已经开始实行干部人事档案信息化管理，但是在缺少系统的理论指导和具体的实践指导下，现代信息化应用水平还不高，信息化建设还处于录入干部基本信息、构建信息数据库的初始启动阶段。信息化建设是基础，现代化是方向，只有完成了干部人事档案信息化建设，才能向现代化方向前进，从干部人事信息化发展进程、模式和社会需求来看，我部的网络管理应用水平还处在初级阶段，尚不能满足办公自动化的要求，主要存在以下问题。
第一，网络化基础设施建设相对薄弱、资金投入偏低
这主要表现为信息化装备水平不高、网络基础设施建设不完善。虽然各组室都配备了计算机及相关的现代化办公设备，但都是各自独立、各自应用，网络化应用程度不高。根本性在于内部局域网建设不完善，基于内部局域网的计算机互联程度低、办公自动化水平不足；年初，信息室针对《党政干部信息查询与职务调配系统》构建属于系统内部使用的局域网建设，大大提高了干部人事信息数据库的建设速度和效率，由于信息室和办公室的异地分开，出现了内部局域网建设的断层面和干部人事信息数据库应用水平偏低，造成了部网之间网络结构的不合理以及网络互联互通程度低。加上资金投入的偏低，造成所需的一些基础设施不能配备齐全，这给组织系统的“三网”建设和部网应用水平的进一步提高增加了难度。
第二，信息数据库建设落后、信息资源开发利用程度低
目前，干部人事档案数据库的建设上并没有实现信息共享也存在诸多问题，极大地限制了干部人事信息的开发利用程度。具体表现为：一是信息偏少，只录入一些基本数据，造成数据不完整；二是工作人员偏少，信息数据库建设是一个长期的、渐近的、逐步的完善过程；三是缺乏对数据库的动态管理，对已更新干部信息数据没有及时修改补充，造成数据不能反映现实情况；四是应用数据库系统软件存在一个了解、认知、熟悉、开发的复杂过程。由于这诸多因素，导致干部人事信息数据库信息有限、质量偏低，也严重影响了数据库的查全率和查准率，降低了干部人事信息管理系统的使用率和可信度，影响了干部工作、人才工作、党的组织建设发展力度，成为了进一步提高部网应用水平的绊脚石。
第三，信息化人才缺乏、管理队伍中缺少高素质的复合型人才
现在组工干部都具备传统的文化素质。在信息化时代，信息素质作为组工干部新的专业素质，如何对待信息技术和信息资源的观念；如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能作用，是衡量其信息观念先进与否的一个具体标准。据了解，在许多组工干部看来，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力；组织工作只有同网络有机地结合起来，才能产生新的生机和活力。在信息化建设时期，组工干部对信息技术原理、信息技术的作用和计算机知识、网络知识以及信息技术的发展和未来等信息的了解还是很缺乏，造成了在管理人才上忽视了既懂业务知识，又懂信息知识和知晓法律法规的复合型人才的培养。至此延缓了推进干部人事信息化建设的进程，对进一步提高部网管理应用水平有着决定性影响。
三、对策分析
1、提高部网管理应用水平，需要提高认识、转变观念、加强领导、加大投入、协调配合
从全省组织系统推行信息化建设以来，我部每个干部普遍认识到信息化建设的重要性，但是就信息化建设的目的、如何组织实施信息化建设等问题的认识还有待进一步提高。一般只是把信息化作为提高工作效率、传播信息、宣传组织政策、政务公开的手段，还没有从提高面向公众服务能力、推行电子政务的角度去考虑信息化工作，而信息化建设就是要摒弃形式，重视实质，转变观念，不能只考虑到干部人事部门的信息化，而应该把干部人事信息化纳入到组织系统三网建设的框架中去考虑，以满足需求的信息流为主线，加强领导，建议成立三网建设工作领导小组，制订信息化建设管理办法，对我部网络建设工作进行宏观管理和指导，负责本部三网建设，包括硬件基础没施、网络基础设施的建设，数据库的开发与维护，门户网站的建设、维护和信息的及时更新、本级部门工作人员的信息技术培训等工作，保证组织系统信息化建设的有序性。加大资金投入力度，确保干部人事信息化建设持续快速发展，争取财政支持，努力将信息化建设经费和日常维护、培训经费通过项目单列等方式纳入日常性经费预算。同时，要拓宽经费来源渠道，多方筹集资金，使干部人事信息化建设有足够的后劲。作为一项系统工程，部门配合、相互协调至关重要。办公室注意联系和各部门紧密配合，协调解决有关问题，取得各部门的支持，研究规划方案，组织实施，经常相互通气，为进一步推动我部的办公自动化工作发挥重要作用，为提高部网应用管理水平打下坚实的基础。
2、提高部网管理应用水平，大力推进组织系统信息化系统基础建设
组织系统信息化建设的目标是：建成组织系统统一的、功能完善、体系健全、安全可靠的办公自动化网络应用平台，通过对业务流程的优化，对信息资源和业务系统进行全面整合，提高信息资源的开发利用率，拓展和加深系统的应用范围和深度，增强面向公众服务能力。为此，在组织系统信息化建设方面，必须着力做好以下工作。
一是加快信息化基础设施建设。在硬件基础设施方面，不断加大计算机、多媒体和办公设备等硬件的投入量，提高信息化装备水平。在网络基础设施方面，在统一规划的基础上整合现有的网络资源，完善网络设施建设。⑴积极推进内部局域网建设。实现部门内部各科室的网络互联；基于内部局域网络有针对性地应用办公自动化系统，并在单位内部和部门间实现电子公文传输和综合信息的网络传输，借助办公自动化局域网进行具体的组织业务操作，以促进行政办公效率的提高。⑵加快组织系统内网建设。积极开展与全省组织系统网络相互之间的网络互联互通，逐步扩大联网范围，并提高互联互通的程度，将我部现有的网络资源逐步整合到全省组织系统办公资源网络平台上。⑶完善组织系统外网建设。坚持组织系统内网、外网与互联网的物理隔离，保证外网的安全运行，完善和丰富组织系统网的服务功能，增强服务公众的能力。
二是提高部网管理应用水平，必须要建立一套完整的数据库管理系统。加快信息化基础设施建设，构建精良的基础设备的同时，必须配备各种软件系统，也就是要逐步完善和建立干部人事信息数据库系统和办公信息数据库系统。⑴不断完善干部人事档案信息综合数据库。建立动态信息收集网络机构，制定干部人事动态信息收集内容，建立动态信息的转递方式。⑵逐步建立干部人事档案信息分类数据库。干部人事档案信息数据库主要包括个人简历、职务简历、职称简历、奖惩表现、考察内容等二十多类信息。把干部人事档案材料中的主要信息全部编制到数据库中，由此可见，分类数据库建设，是干部人事档案信息管理方面十分重要的基础性工作，是推进办公自动化建设的核心，是提高部网管理应用水平的关键内容，它集中了组织部门管理工作所需要的全部基础数据，共享信息资源库，可随时为组织部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。⑶完善和建立办公信息数据库。办公信息数据库的内涵，主要是指组织系统内日常的办公业务工作，如干部人事档案形成过程中的有关材料(含干部任免呈报表、年度考核表、领导干部考察表和奖励材料等)、干部人事档案运行过程中的记载表(干部档案材料的接收、转出、借用、查阅、死亡、检查核对统计、收文和发文等登记簿)、干部档案整编过程中的有关表格(干部档案目录和职务变动登记表等)、办公中的行文和发文工作等原来用手工书写的业务管理工作，均可列为办公信息数据库的服务范围。干部人事信息综合数据库、分类数据库和办公信息数据库组成的组织信息系统基础数据库，就基本构成了办公自动化管理业务的办公平台，构建了提高部网管理应用水平的前提和途径。目前组织系统网络的管理应用总体上仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设，是提高部网管理应用水平的核心和基础。
三是提高部网管理应用水平，需要培养一支高素质的干部队伍。组织系统信息化建设是一个大规模应用信息技术的过程，在某种程度上可以说，信息化水平的高低，一方面取决于其所应用的信息技术水平的高低，另一方面又取决于开发利用信息技术的管理者水平的高低。提高部网管理应用水平的核心内容，就是利用办公自动化平台，增强各部门的信息交流，开发利用干部人事档案信息资源。新形势下的组织工作需要高素质的、复合型人才。即不仅具备良好的个人素质，较高的文化知识，更要懂得信息专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，熟练掌握信息技术的操作技能，具备管理信息资源的维护能力，全面了解和自觉执行组织工作管理方面的法律、法规、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性。能够下功夫研究并解决当前组织系统信息化建设中遇到的一些实际问题。由此可见，要迅速培养和造就一支掌握和运用现代信息技术的技术队伍和管理队伍，制定切实可行的人才培养计划，在组织系统内广泛开展现代信息技术教育活动，使每个组工干部都具有坚实的信息素质基础，也是信息化建设过程中的重中之重。
一、档案馆智库建设的意义
1.智库是档案馆履行档案利用职能的重要形式。“采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务”是档案馆依法承担的重要工作任务。围绕党委、政府工作大局，通过各种途径提供档案信息，从历史的角度提出合理化建议，为各级领导决策服务是开发利用档案信息资源的重要形式之一。通过提供决策参考，档案馆在知识（档案信息）与权力（决策者）间架起了一座桥梁，在一定程度上体现了作为智库所要求具备的为政府决策提供科学思想和政策信息的基本特征。因此，加强智库建设是档案馆履行档案利用职能的题中应有之义。
2.智库是创新档案服务机制的有效载体。在新的历史条件下，档案馆工作的服务对象、服务手段、服务方式正在发生根本性的变化。档案馆的定位已大大超越了传统模式，“爱国主义教育基地”、“现行文件服务中心”、“政府信息公开查阅场所”等已经成为档案馆的新标识。党的十七大报告指出，要推进决策科学化、民主化，完善决策信息与智力支持系统，它将智库问题提升到了一个前所未有的高度，也为档案馆加强智库建设创造了前所未有的良好机遇，在已有基础上，进一步提高档案信息为政府决策服务的水平和能力，将档案文化得升到一个新的高度，把档案馆真正建成为政府的重要“外脑”，成为档案馆创新工作内容的又一重要载体。
3.智库建设是实施人才强档战略的重要平台。智库承担着人才培养、人才储备和人才交流三方面的功能。将档案馆建成“思想库”，必将对档案人才战略产生重大影响。智库的建立，大大提升了档案馆对高素质、高层次研究型人才的需要，对档案人才培训、引进的导向，对档案馆人才汇聚、人才组织与人才运用方式都提出了变革的要求。智库建设一方面将为调动档案馆工作人员的研究热情，发挥他们的聪明才智，积极参与公共决策提供新的舞台，也将为档案馆学习型、研究型、复合型、创新型专业人才的成长，为档案馆与政府、高校、研究机构的人才流动创建新的渠道，成为档案馆实施人才战略中具有深远意义的重要平台。
二、档案馆智库建设的优势和存在的问题
1.档案信息具有构成决策信息的天然优势。档案信息以其真实性、原始性、权威性的特点在国家信息资源体系中占有重要的地位并发挥着独特的作用。“前事不忘，后事之师”，档案的借鉴、佐证作用，历来是各级领导决策参考的重要依据之一。现代科学决策的发展、决策过程的日益复杂，使各级党委政府和其他决策部门对档案信息的需求日益增长。
2.档案馆具有构建智库的独特优势。现代社会的多元与复杂性，决定一个政府必须建立制度化、多元化的决策咨询通道。现在国内主要存在三种类型的智库：政府基于政策需求而专门设立的研究机构、挂靠大学但独立运作的研究机构和民间自发成立的研究机构。我国的档案馆兼具国家档案馆与公共档案馆的属性，它在沟通政府与社会之间存在着自己的特有优势。作为政府职能部门它与政府机关具有良好的合作关系，可以保证政策研究的互动性和转化率。同时档案横跨百业、纵贯千年的特点，使档案馆具有比传统智库更为宽广的研究领域。档案馆智库建设，将进一步丰富我国智库体系，发挥其独特的优势。
3.档案馆具有服务政府决策的实践优势。近年来，各级档案馆不断加大开发档案信息资源为政府决策服务的力度，在“思想库”建设上进行了有益地探索并取得了显著的成绩。浙江省档案馆利用档案资源，编发专题档案信息研究材料，多次得到省委书记的认可。青岛市档案馆编制《资政新编》、南京市档案馆编撰《每日互联网信息》等。这些实践，无不迸发着档案馆“思想库”的火花，上海市档案馆等部分先进档案馆已经初具智库的雏形。
虽然档案馆智库建设有不少优势，但总体来讲档案馆离真正意义上的“思想库”还有相当的差距。存在的主要问题包括：对档案馆智库建设认识不足，参与公共决策意识不强；档案信息服务政府决策领域狭窄、质量不高，决策效益不明显；档案馆智库建设中档案信息资源与人才要素制约亟待改善；档案馆智库建设在机构、经费等方面保障机制有待建立完善等。
三、档案馆智库建设的对策措施
1.提高认识，将智库建设纳入档案馆发展方向。要从贯彻落实科学发展观的高度，从坚持“立党为公、执政为民”，“加强党的执政能力建设”的高度，来认识新形势下开展档案馆智库建设的重要意义。重视和推进档案馆智库建设工作，将它作为深化改革、推进档案服务机制创新的重要举措摆上议事日程，将它作为档案部门服务改革开放和现代化建设大局的切入点不断引向深入。要着眼长远，从档案馆发展战略性、前瞻性和全局性出发，确立智库建设的“路线图”，使档案馆智库建设成为档案馆工作内容创新的最新成果。
2.探索规律，提高档案馆智库建设理论水平。档案馆智库建设目前还没有系统的理论与知识体系可资应用，因此相关档案理论研究机构要积极探索档案馆智库建设的规律，不断完善档案馆智库建设理论体系，从而更好地为各级档案馆推进智库建设提供理论指导。
3.创新机制，完善档案馆智库的管理体制与运行机制。档案馆智库建设要遵循智库建设的一般规律，也要注重自身特点，实现体制机制创新。一是要培养和引进高级研究人员。智库作为现代“思想工厂”，以前瞻性、战略性、创新性为主要研究方向，因此虽然人数不一定要求多，但一般以高级研究队伍为主体。而从目前档案馆实际情况看，高级研究人员的不足是一个普遍的问题。对此，应当在加强档案馆高级研究人才培养的同时，重视建立和实施柔性引才机制，加强高层次人才的引进、储备与交流，形成“智囊团”,使档案馆政策研究具备一定的思想高度。二是要建立与政府机关的良好互动机制。智库虽然在思想上和研究上是独立的，但其效益必须体现在影响和改进公共决策的程度上，因此建立与政府机构之间良好的互信互动机制非常重要。从档案馆实际出发，应当把智库建设的目标和方向定位于服务党委、政府政策研究需要，为决策层提供档案信息与解决方案上，并通过多种渠道建立起与党政机关、社会以及高校、研究机构、媒体之间密切的互动机制，保持信息与思想流动渠道的通畅。三要建立形式多样的档案研究成果形成与推销机制。强有力的成果推销机制是发达国家智库的突出特点，在当前档案信息开发和决策研究成熟度相对不高的情形下，开辟多种渠道，提高档案研究成果的影响力和采用率更符合档案馆的现实。
一、自动化系统存在的问题
（一）标准化建设相对滞后
目前，档案管理系统在硬件设施上已经基本达到了所需水平，但在软件方面还存在着一些问题。应用软件是保障系统正常运行的基础，但现如今面临的困难不是应用软件缺乏的问题，而是软件开发商瞄准了档案管理这一商机，各开发商都研制出了相应的软件，并且不断改进。这样一来，系统建设者就难以在众多软件中选取最优。软件选择若是有问题，就会在很大程度上影响系统使用的有效性，阻碍硬件设备的正常发挥，让系统的标准化建设相对滞后。
标准化建设的滞后会影响整个系统的发挥，阻碍信息管理的快速有效性。因此，自动化系统的建设者应该正确选取应用软件，让系统趋于标准化。
（二）信息管理水平不完善
由于传统档案管理多为纸质档案，在管理方面也比较注重的是档案的处理方面，尚未达到“管理”的水平。虽然在总体上来看，档案已经向着电子化方向过渡了，但实质上管理的内容还是处于略高于“文件处理”的阶段，但尚未达到“信息管理”阶段。
这种过渡的关键在于建立有效的数据库，从而对档案进行有效的分类处理。这一过程看似简单，但完成起来很不容易。档案涉及到的方面很多，每个大方面下面有需要分为许多的小方向。例如工程档案，首先要进行施工方、监管方、建设投资方、验收方以及各上级部门审批的分类，在这种大分类之下，还要进行相应的细分，像是工程建设方面，就要分为施工前、施工过程以及施工后的文件，施工中文件又要分为设计施工文件、过程中更改设计报告文件等。因此，数据库的建设与开发是档案信息管理系统优化的重点，在这方面，我国尚处于初级探索阶段，一些已经建立合理数据库的系统也没有真正将数据库系统运用到档案的管理之中。
（三）系统建设资金难以有效应用
对于系统的建设，档案管理通常是由国家统一拨款来建设的。在建设资金的规划方面，主要存在着以下几个方面的问题：第一，档案系统建设并没有在中央财务部门立项，因此在资金的发放方面，通常需要将项目进行可行性分析，再由领导特批解决。这种情况不仅会让领导浪费自己的时间与精力，还会使资金审批时间被延长，造成不确定性因素的存在。第二，资金的管理并没有专业人员来实施，因此资金在使用上较为分散，容易造成浪费。
（四）技术型人才比较欠缺
在系统的开发方面，需要大量的技术型人才。技术人员的软件开发与维护水平都关系着系统能否正常投入使用。但就目前档案管理方面来看，在此方面的技术型人才相对较少，具有软件开发能力与后期维护能力的人才更少。技术型人才的素质直接影响系统的自动化水平，由于各种原因，目前的档案管理单位人才的流动性较大，这种不稳定性会造成系统开发上的失调，使得自动化系统发展缓慢。
二、档案信息自动化的优化策略
（一）提高档案管理的标准化水平
在应用软件的管理方面，系统开发者应该根据自身对系统的要求来选取相应的软件，尽可能的减少不实用功能，通过软件的优化让硬件功能正常发挥。档案的信息化管理是自动化系统建设的首要环节，只有档案管理规范了，在能够保障建立健全自动化系统。让系统本身趋于规范化与标准化，两者相辅相成，共同作用与自动化系统中。
（二）从整体上提高系统运行水平
系统的完善并不是仅仅依靠某个方面来进行的，设计者应该将眼光放长远，着眼于整个系统的优化来进行设计工作。在系统内部方面，横向与纵向都应该在各个节点上达到应有的水平，通过互联网络技术来进行沟通，在这种各部分能力提高的基础上，系统的整体水平自然会提高。
当然，系统内部各节点的优化在实际操作中是不可能做到齐头并进的，因此可以将相似类型的节点组成一个小组，由专业人员有针对性的进行节点的优化，从而让系统整体水平提升。
（三）建立完善的数据库管理系统
数据库也是系统的核心内容之一，没有数据库，那么所有的档案都不能够进行收集与管理。我国档案管理目前还处于文件处理向信息管理过程的发展阶段，过渡的速度取决于数据库的完善程度。数据库系统的完善与建立是我国档案工作发展的一大核心也是档案建设的主体。
数据库的建立首先需要领导部门的重视，加大在此方面的投入；其次，档案管理各部门需要密切配合，通过有效的沟通来建立行之有效的档案分类；最后，数据库的建立需要面向应用来进行，由单一库突出重点的向着系统库发展。
三、结语
档案管理工作是一项需要长期研究的问题，切不可一蹴而就。自动化系统除了需要网络以及技术的支持，目前需要将重点放在应用软件与数据库方向，通过对系统的标准化管理来优化系统资源配置，完善档案信息的自动化管理。
参考文献：
[1]李艳霞.档案管理自动化系统若干问题的思考[J].中国科技新机，2011，（08）
[2]刘瑞馨.关于档案信息自动化系统管理问题的若干思考[J].黑龙江档案，2012，（04）
一、水库移民档案管理与信息化建设的内在联系
1、在水库移民工作过程中，需要做好反映移民工作重要阶段或成果的照片、录音、录像等声像材料的收集、整理和归档工作。在实物指标调查、原址原貌、搬迁安置、库底清理、补偿领款、移民扶持等重要活动或节点，应有相应的声像、文字材料归档等工作，这些都符合信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。
2、水库移民档案信息是一种重要的信息资源。移民档案主要包括移民安置前期工作、移民安置实施工作、移民后期扶持工作、移民工作管理监督、移民资金财务管理等方面的文件材料。随着信息时代的到来，移民档案作为原生信息源，越来越受到移民主管部门的重视和利用。
3、信息化建设是推动移民档案工作改革的动力和必然要求。长期以来，一些水库移民部门在“重视移民迁建，轻移民档案”的错误思想影响下，认为只要把移民安置好，把工程建设好就算“大功告成”，没有把移民档案工作作为一项基础性工作来抓，工作容易形成被动局面。2006年5月17日国务院出台《关于完善大中型水库移民后期扶持政策的意见》，意见明确提出：“为帮助水库移民脱贫致富，促进库区和移民安置区经济社会转型发展，国家加大对库区和移民安置区基础设施建设和经济发展规划投入”。在确定扶持范围、方式，明确扶持标准、期限以及后期扶持资金的使用和项目规划上，移民档案管理的重要性尤为突出，移民档案管理工作必须紧跟而上。实践证明，只有不断适应信息化时代要求和经济变革发展步伐，才能确保大中型水库移民后期扶持工作有序进行，也只有这样，才能确保移民档案管理与本单位信息化建设同步发展，确保移民档案的有效利用。
二、信息时代水库移民档案管理的新思路、新措施
各级档案行政管理部门、项目主管部门、水利水电工程移民行政管理机构、水利水电工程项目法人以及参与移民工作的有关单位都应加强对移民档案工作的领导，采取有效措施确保移民档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
1、认真把好收集、整理、归档、验收“关”。一是要建立健全移民档案工作，明确负责移民档案工作的部门和从事移民档案管理的人员;二是移民工作档案要做到及时收集相关信息和资料;三是应遵循维护档案材料原貌，保持文件材料之间的有机联系和成套性特点，便于保管和方便利用的原则进行整理，不同项目的文件材料应分类标识、分别组卷;四是在移民工作过程中形成的相关文件材料，应纳入有关职能部门的归档范畴进行管理;五是移民档案工作应与移民工作实行同步管理，做到同部署、同实施、同检查、同验收，统一纳入建设项目档案范畴进行管理。移民档案验收的主要意见和结论应写入验收报告。
2、认真把好保管“关”。一是加大投入，实现移民档案管理现代化。相关部门要加大财力投入，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，采取有效措施做好防火、防盗、防水、防尘、防有害生物、温湿度控制等保管、保护工作，确保档案实体与信息安全;二是抓好队伍建设。目前，移民档案管理人员队伍仍存在专业知识匮乏、人员变动频繁等特点，这就需要有关部门从档案管理的实际出发，在保持管理队伍相对稳定的前提下，认真抓好业务培训，并适时组织工作交流，为管理人员提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，熟练掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备，使移民档案管理工作早日迈上新台阶。
3、认真把好信息服务“关”，改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。移民档案管理要迫切运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为推进移民整体工作服务。一是计算机管理服务。如建立小型档案馆室管理系统;二是缩微技术服务。对一些珍贵的档案、图纸，在管理过程中运用缩微技术，可以节约人力和馆库空间;三是光盘存贮服务。利用光盘存贮容量大、处理速度快的特点，广泛用于档案信息全文检索、编目和参考查询服务;四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络等，将档案信息出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案;五是公共信息网络服务。充分利用地区公用信息网、国家公用信息网进行服务。
传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。
一、充分认识档案技术数字化建设的紧迫性
1.档案数字化，可改善档案管理工作
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效优质的服务。
2.档案技术采用信息技术是形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，各级政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分正确的。其一，各级档案馆是地方党委、政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批浩如烟海、珍贵的信息资源不能很好的为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字化政府建设就不可能真正实现。所以，要建设数字化政府，首先要建设数字化档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代和更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案技术必须采用信息技术。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3.档案技术采用信息技术是社会的强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，在一些农村，尤其是偏远地区的利用者要查阅婚姻档案十分不便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外来投资者，他们只有详细了解一个地方的整体情况，才敢于投资，那么要了解这个地方的详情恰恰只有该地的档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案技术采用信息技术的基本内容
1.档案技术采用信息技术，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案技术采用信息技术的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，这些都严重影响了档案数字化系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它是我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正要实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程。档案技术采用信息技术，必须抓好档案的标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2.档案技术采用信息技术，要着眼于提高系统的整体水平
档案技术采用信息技术的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以获得值得推广的经验，对整个系统是有利的，其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3.档案技术采用信息技术，要有重点地抓好数据库建设
目前，我们新疆维吾尔自治区档案技术采用信息技术从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、有单个到群体的循序渐进过程。笔者认为，建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前如果能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案技术采用信息技术的步骤
1.建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，档案数据库的建立可以极大的提高工作效率，利用者对此十分满意。
2.建立了档案局（馆）网站，并与政府政务网、公众网联网实施资源共享
在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询、举办网上展览、展示本地文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于所在地市经济建设和社会发展的良好环境。
3.加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。过去，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，今后，应当要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4.加大档案管理软件推广力度
关键词： 高校档案管理 信息化建设 思考
衡量一所高校管理水平的因素有多种，档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。
1.高校档案信息化建设的必要性
传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路。开展档案数字化建设，规范管理，通过为各部门信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于落实部门立卷制度，提高组卷编目的效率和质量，保证归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平，进而为档案文件及其他有关信息的查找、阅览等提供便捷。
2.高校档案信息化建设的必然性
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，随着高校扩招和社会的进步，面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。
3.做好高校档案信息化建设的思考
（1）领导重视是高校档案信息化建设的前提
档案信息化建设能否得以顺利开展，关键看领导是否重视。各高校领导要充分认识加快高校档案信息化建设的重要性，以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的政治高度，增强做好档案信息化建设的使命感、责任感和紧迫感，把档案信息化建设纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，做好档案信息化建设的人力、物力、财力方面的保障。
（2）加强硬件环境建设是高校档案信息化建设的基础
一是要优化库房环境。现阶段，要在强化库房纸质档案保存环境功能的基础上，突出电子档案的保存环境和信息化设备的运行环境建设，对新建库房制定新的标准，对已建库房提出改造要求。在标准制定上，要有硬性指标，对新建库房，环境的温湿度和防尘要适应信息化设备运行要求，网络中心机房要有防静电设施，服务器要有防信息泄露手段，电子档案库房要有防磁措施。对已建库房，要按照纸质档案和电子档案分区保存的要求，进行功能结构性改造，视条件逐步增加相应设施，以满足电子档案保存和信息化设备运行的需要。二是要优化网络环境。当前各高校档案部门网络布线零乱、设备共享度低、有安全隐患的现象比较普遍，为此需采取相应的科学措施，比如优化综合布线系统、合理配置硬件设备、完善安全防护措施等，做到总体布局科学合理、简洁明快，选材经久耐用、美观大方，供电配电系统安全可靠、维护方便，网络信息安全综合防护、措施有效，网络布线规范有序、调配灵活，设备选择技术先进、运行稳定。三是要优化办公环境。由于档案工作的特殊性，办公环境既不同于一般库房管理人员以现场收发为主的工作环境，又不同于教师和行政人员以坐班为主的工作环境。信息化建设改变了以往的工作方式，以网络化办公、作业为主，因此必须针对此特点对办公环境进行优化，激发工作热情，提高工作效率。
（3）经费投入是高校档案信息化建设的保证
实施高校档案信息化建设，需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件，因此必须得到财力支持。首先，各高校要配备适应工作需要的计算机、数码照相机、录像机、扫描仪、刻录机、打印机等硬件设备，有条件的学校要配备计算机终端设备；其次，引进或自行开发研制档案管理软件，建设和完善局域网，并与校园网连通，加快高校档案目录级及全文级数据库的建设，实现电子档案与纸质档案同步管理网络化。这些工作的开展必须有强大的财力支持，各高校要从工作需要出发，根据实际情况，增加和改善现有的现代化管理设备，引进先进的档案管理软件，为加快推进高校档案工作的信息化建设提供足够的经济保证。
（4）档案人员队伍建设是高校档案信息化建设的关键
