时间：2023-06-08 10:59:34
学校的信息化建设并非一朝一夕可以成就的,其中可能存在种种问题,对于设备、对于方案、对于优化措施,下文将带我们近距离接触,深入了解其中玄机。
随着信息化时代的到来和教育信息科技的发展,各级政府和学校加大教育信息化投入,加速教育教学信息化项目建设。在过去的几年中,从国家远教项目到县级教育信息化装备项目,从城域网络到计算机网络教室,从卫星接收站到多媒体教室,从硬件配置到软件选型,笔者参与其中,体会颇多。现就技术层面列举若干问题,分析并提出解决办法。
设备选型需多方考虑
1.按实际环境选型,避免设备功能缺陷
2005年,在计算机网络教室建设项目中,国内某一著名品牌中标,为我县建设45间网络教室,提供约1500台配备纯平17寸显示器的台式计算机。在施工结束通电试运行时,发现网络教室的电源断路器(俗称空气开关)无法一次合闸,严重的甚至会引起学校供电总断路器跳闸,而且每所学校都不同程度存在这种情况。随即对布设线路、稳压器和单台计算机做严格检查,未发现问题,工程陷入僵局。
但在检查中一个现象引起了我们的注意:一次合闸不成功后紧接着第二次合闸即能成功供电。此时,才发现该批次的纯平显示器的消磁动作是在通电时进行的,不受显示器电源开关控制。一间网络教室30台显示器在第一次合闸瞬间一起执行消磁动作,其电流高达千安培(后厂家提供数据表明),远远超出供电设施设计负荷,造成跳闸;由于第一次合闸显示器中的消磁电路已预热,紧接着第二次合闸时消磁电路就不再动作,供电断路器也不再跳闸,供电成功。
由于国家标准和招标参数中未对显示器消磁动作时间作要求,该批设备也是合格产品,最后被迫改动每间教室供电施工方案,每7～8台计算机安装一个分支断路器,并要求每位任课教师每次在教室总电源合闸通电前必须关闭每个分支断路器。虽然问题解决了,但给整个项目带来经济、工期和投入使用后的遗憾不言而喻。
如果在招标设备选型时严谨地考虑到实际的使用环境,注意到多台设备的群体效应,选择多数品牌产品采用的消磁动作受控于电源开关的显示器,以上问题就不会存在了。
2.充分了解相关规定,优化设计方案
2009年,在另一计算机网络教室建设项目中,国际某一著名品牌中标,为我县建设40间网络教室,提供约1800台配备液晶显示器的台式计算机。在施工完成通电试运行时,发现凡是供电线路上安装有漏电保护器的,当网络教室计算机启动台数达到一定数量时,就会引起漏电保护器动作而切断供电。
逐台检查计算机、供电布线、安全接地线等都未发现问题,并且同学校的其他品牌计算机网络教室工作也正常。考虑到计算机启动台数达到一定数量时漏电保护器动作,估计与计算机泄漏电流有关。和厂家技术人员一同抽样检测了该批计算机(含主机和显示器)数十台,其平均工作泄漏电流为3.08mA,虽未超过国标安全规定值,但远远高于我们抽样检测的其他品牌计算机(含主机和显示器)0.86mA的平均工作泄漏电流。厂家给出的解释是:国际品牌产品在设计上对电磁兼容性(EMC)要求较为严格,主机和液晶显示器都具有不少于两级的EMC电路,故泄漏电流较只具有一级EMC电路的其他品牌计算机大,是优良的合格产品(在后来的开箱电路查看中得到验证)。
原因查到了,解决起来却很难,因为当地供电部门要求学校必须安装漏电保护器,而且只能选用不大于30mA动作电流的产品。和供电部门协商后,同意从每个学校供电入口处布专线到网络教室,通过教室总电源开关、稳压器后分多路向计算机供电,每路最多接入8台计算机并安装漏电保护器①(千万不能用非正规产品,我们测试了4个杂牌产品都失败了,最后使用正泰产品才稳定可靠工作)。
这也是个多台设备的群体效应造成的问题,但与上一个案例不一样的是,这不是产品自身的缺陷或功能设置不当,而是施工方案、设备选型与当地相关部门的规定之间的矛盾。如招标制定技术参数、施工方案时严谨论证,多与相关部门沟通,提前考虑到以上问题,则项目实施就会更顺利、更完善。
3.关注新技术新产品,提高项目建设优良率
多年来,计算机网络教室建设项目中都采用伺服式电源稳压器,这是不适当的。伺服式电源稳压器虽然负载能力强,调节范围宽,价格低,但其机械伺服结构导致其响应时间达500毫秒,输入电压的瞬间波动不能迅速调整,出现输出电压的突升与突降,此致命缺点在实际使用中反而使得计算机的供电瞬间波动更大;而且不隔离干扰,其机械伺服结构中的碳刷一年以后磨损严重,线包污染,需要专业人员维护。我们在以前的建设中也大量采用这种稳压器,造成计算机电源早期损坏率严重偏高。
从2009年开始,我们在网络教室建设中选择了精密净化交流稳压电源,它采用先进的正弦能量分配电压调节技术,由正弦能量分配器和大功率滤波器并联组成,全电子化,响应时间小于50毫秒,精度高、过载能力强,使用寿命长,输出电力纯净,堪称“无污染电源”,缺点是电压调节范围较窄,功率不易做大,但用于网络教室已足够,总的来说其略高的价格物有所值。2009年项目中1800余台计算机电源损坏仅5例就是最好的证明。当然,如果投入充足可以选用性能更优秀但价格昂贵的参数稳压器和NPS智能稳压电源。
方案设计需关注施工细节
1.细化设计,避免造成不必要的损失
在一个多媒体投影教室建设项目中,为每间教室配备了一台1KVA在线UPS电源,目的是更好地保护投影机、计算机等设备,并在停电时提供足够时间正常关闭设备。但由于项目要求中只作了简要文字说明,未画出详细的线路施工图,结果施工单位就仅把投影机电源接在了UPS上,其他的包括计算机、视频分配器等电源均在UPS保护之外,虽然投影机得到了保护,但电压的波动和干扰还是威胁着计算机等设备,而且一旦停电计算机就会非正常关机,对软硬件都是很不利的。最后38间多媒体投影教室全部返工。
2.坚持规范,提防商家误导和施工人员偷工减料
在学校信息设施检查和与信息技术教师交谈中,发现一些设计失误和施工错误,有的是商家误导学校,改变规范设计,有的是施工人员偷工减料或者根本就不合格。这些问题的存在不仅严重影响了学校教育教学活动的开展,而且埋下隐患,给今后信息化建设的推进带来严重障碍。
比如,很多学校建设广播系统,不使用设备上本来就具备的分区广播功能,一对信号线连接了学校各教室、办公室、功能室、运动场的所有音箱,当要对个别场所广播时人工关闭其他场所音箱,问其这样设计的目的居然是“为了节约信号线的布设”;有学校宁肯再配置一台计算机建数字自动广播系统,也不采用可靠性更高、操作更方便、投入更少的MP3自动广播系统,原因是数字自动广播系统“功能强大”,可强大的功能基本是摆设;定压、定阻音频输出混接造成效果不良甚至毁坏设备,音频、视频、射频线随意选用造成音画质量下降等司空见惯。
又如,网线根本不按586A(B)标准压制水晶头,而是按照颜色相对应进行压制;一根网线分给两条线路使用(各用4根线,甚至不是两对双绞线);网线长度不够随意绞接后用电工胶布或者医用胶布缠绑;无任何防雷措施架空牵拉网线;交换机安装在箱柜角落造成散热不良;把多个网络简单汇聚在一起形成环路等。这些错误的做法也许网络能暂时使用,但一段时间后肯定出现网络连接不稳定,网速下降、中断等现象。要纠正这些施工中的错误相当麻烦,甚至比新建还困难数倍。
再如,现在很多学校为各教室配备无线扩音器,由于无线频段有限,经常出现相邻教室信号干扰而无法使用。对此,学校装备部门必须提前作好规划,采购可对频无线扩音器,对每套无线扩音器人工设置(不能用自动设置)不同频段即可。建议采用UHF频率的无线扩音器,可以保证数十套无线扩音器互不干扰,稳定工作。
3.不容忽视,安全接地线
虽然到目前为止还没有因学校计算机设备接地线故障导致师生伤害事故的报道,但别认为我们是在危言耸听,从我们的调查看,存在的问题相当严重。
以计算机网络教室为例,有学校安全接地线线径过细,电阻大,易折断;有学校接地体为一小段钢筋,或土壤干燥,接地电阻远大于4Ω;有学校安全接地线与接地体随意缠绕,不牢固,未作防腐处理;有学校安全接地线颜色与供电相线(火线)相同,不易区分;有学校安全接地线擅自与楼宇避雷网连接,而避雷网接地已经锈蚀断开;有学校安全接地线上安装开关;有学校安全接地线甚至未接地而空着… …
正如前文我们的分析和实测,网络教室以30台计算机为例,正常工作时总的泄漏电流为30～90mA,电压高达220V,足以致人死亡。如果一旦安全接地线出现故障,甚至把雷电引入网络教室,所有的计算机金属机箱都将带电,对师生生命安全造成极大威胁。
所以,在相应项目的设计、施工中,必须盯住安全接地线,必须按相关规范设计和施工,不能擅自变通、敷衍,麻痹对待。
优化无盘网络系统应高效
在学校计算机网络教室实施无盘(远程启动)网络系统已经得到一致肯定。其便捷的管理、极强的安全性和投入运行上的可节约性是众多学校选择它的原因。尤其是经过优化完全可以达到并超过同配置有盘计算机的运算性能和可靠性,让网络教学在多样化的环境中高效、愉快地实施,让管理教师摆脱繁重劳动,轻松工作。
我们对待无盘网络技术经历了漫长的三个阶段。但自2009年新项目建设,我们将“双S”技术嫁接到无盘网络系统中,大获成功,以前极力反对无盘网络技术的一些高中学校也迫切要求实施无盘网络技术了。
针对无盘网络的性能瓶颈和安全隐患,以锐起无盘XP2.0版为例,我们作了如下优化。
◊ WinXP临时文件回写数据量大,容易造成网络阻塞。由于计算机的内存速度极高、价格一路走低,在可能的情况下加大客户(学生)计算机的内存(如2G),于内存中划出部分空间(通常25%)做虚拟磁盘,专门存储WinXP临时文件,实现回写数据本地处理,极大减轻网络负担。此为客户机超级缓存“Super Cache”。
无盘网络服务器承担所有客户机的数据读写,磁盘非常繁忙,经常让客户机处于排队等待状态。通过客户机超级缓存的优化,客户机不再频繁向服务器写入数据,而主要是程序数据的读出操作,而且多台客户机读出数据往往相同,因此在服务器内存(如4G)中划出部分空间(通常25%)做虚拟磁盘,专门用于无盘服务系统的数据工作目录,客户机主要就在数十倍于实体磁盘速度的虚拟磁盘中读取数据了,排队状态基本消除。此为服务器超级缓存“Super Cache”。
我们把客户机和服务器的超级缓存“Super Cache”称之为“双S”技术。
◊ 服务器中配置多块普通SATA磁盘,组建RAID 0(加速模式磁盘阵列),减轻或消除服务器磁盘系统性能瓶颈。如4块磁盘建RAID 0将数据读写速度提高到4倍(理论值),性价比很高。
◊ 采用全千兆网络构架,大幅提高网络传输速度。全千兆非网管交换机价格大幅下跌,学校完全能承受;服务器双千兆网卡作负载均衡设置;客户机要求配备千兆网络端口,采购成本增加很小;按千兆标准布线(正品超五类网线即可)。
◊ 服务器或教师计算机上安装FTP、网络硬盘类软件,分配好账号,供学生保存作业、作品之用;或者在每个客户机上映射指向服务器或教师计算机的网络驱动器,保存工作文件。
◊ 在服务器上通过无盘系统建立多个镜像,经过简单设置,就可以让教师和不同学段的学生随时进入不同的计算机系统环境,完成各自的工作学习任务。
关键词：中学；档案管理；信息化建设
随着信息技术的发展，信息技术逐渐深入到社会发展的各个领域，并起到重要的推动作用。中学的档案作为重要的信息资源，一直以来都是中学发展的重中之重，为了适应时代的发展提出了中学管理档案信息化建设的目标。所谓的中学管理档案信息化建设是指中学采用信息化的管理手段对自身的档案进行管理，实现档案资源的处置和利用。中学管理档案信息化建设作为当前档案管理的先进模式，相比于传统的档案管理模式具有便捷、高效的特点，使档案管理的工作流程进一步简化，减轻了档案管理者工作量，应该得到中学档案管理工作者的高度重视，采取积极措施促进中学管理档案的信息化建设。
1 中学档案管理信息化建设的现状
1.1 中学管理档案信息化建设缺乏专业人才
优秀的专业人才对促进中学管理档案信息化建设具有重要推动作用，但是目前我国中学管理档案信息化建设的专业人才十分匮乏，而且存在的专业人才不是年龄偏大，就是没有接受专业的知识培训，难以有效促进管理档案的信息化建设。此外，部分工作者在进行档案管理工作时，缺乏认真的态度和责任心难以及时发现档案管理信息化建设中存在的问题，对管理档案信息化建设不够重视。因此，有必要培养一批专业的管理档案信息化建设人才，促进档案管理工作的开展。
1.2 领导者对管理档案信息化建设不够重视
目前，中学的领导在促进管理档案信息化建设时，只是简单的将专业人才引入，并没有为其指定相关的研究工作和目标，对管理档案信息化建设工作不够重视。此外，部分领导对管理档案信息化建设没有进行全面的了解，认为管理档案信息化建设与其无关，将与管理档案信息化建设的有关工作转交给下属，导致管理档案信息化建设工作停滞不前，难以达到预期的目标。
1.3 当期管理档案工作信息化程度低
虽然信息技术已经得到广泛的发展和普及，但是许多中学在进行档案管理时，仍然采用落后的管理方式，将许多重要的档案信息记载到纸张上，导致现代档案管理工作的信息化程度降低。此外，采用纸质档案存在许多弊端，其一，纸质档案容易受到外界环境的影响极易损坏，一旦发生损害将难以恢复；其二，在进行信息查找时，难以快速的从纸质档案中找到。
1.4 档案意识淡薄、材料不全
学校教学工作的繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，归档材料质量不高，缺乏完整性；还有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，处于被动状态，档案信息资源开发不足，使档案利用率不高。”
2 提升中学档案管理信息化建设水平的对策分析
针对现阶段中学档案管理信息化建设中存在的问题，学校相关部门应该加强档案管理的信息化建设，以不断提高学校档案管理的信息化建设水平。
2.1 加强中学管理档案信息化建设专业人才建设
目前我国的中学档案信息的传统管理正在被信息化的管理方式所取代，信息化的管理技术日新月异，档案管理业趋于复杂化和多样化。对于这种现状一方面可以通过督促工作人员不断学习提高自身的计算机技术水平，对工作人员的操作技巧进行定时培训，熟练掌握档案信息存储的硬件和软件操作和维护常识；另一方面要训练从业人员的职业道德，及时更新工作人员的管理理念，杜绝工作人员唯利是图泄露档案信息的现象发生。另外，管理方式的演变不是一蹴而就的，在加强工作人员专业素养建设的同时，可以将传统的管理方式和信息化的管理方式进行有机结合，实现传统管理方式向信息化管理方式的良好过渡。
2.2 加强领导对中学档案管理信息化建设工作的重视
为强化中学的档案管理信息化建设，首先要加强中学相关管理人员的信息保护意识，从领导阶层开始真正做到把信息档案的管理当作核心任务来完成。档案管理最重要的部分就是关于档案的保密性问题，学校内部领导在进行规划时可以将档案管理室选择在较为隐秘的地方，对门窗进行防盗加固措施，派专业人士进行看管，非内部人员禁止入内，对出入者做好登记工作。此外，还要对档案管理者进行定期培训，不断提高其档案管理的信息专业素养。
2.3 完善中学档案管理机制
只有建立科学合理的档案管理机制，才能有效的促进中学档案信息化建设水平的提高。在完善档案管理机制时，管理者可以将信息化建设作为中学档案管理工作的业绩考核的之一，最大程度的激发档案管理工作人员的积极性，让工作人员将饱满的工作激情投入到中学管理档案信息化建设水平工作之中。
3 结语
随着时代的发展，我国中学的管理档案机制由传统的纸质档案逐渐向信息化方向发展，并且信息化档案管理模式在不断的完善，但是仍然存在许多问题需要解决。因此，在促进我国中学的管理档案的信息化建设时，工作人员不仅要继续发扬纸质档案管理工作严谨的风格，还要继续开展信息化档案管理工作，加强对档案管理信息化建设的探索，加强档案管理工作的信息化建设，提高中学档案管理工作的效率。
参考文献
[1]李文英；档案管理网络系统的安全性[J]；才智；2011年29期
[关键词]：高校教育档案 信息化 档案信息资源
高校教育档案是高校在进行教育活动中所留下来的各种信息、数据、文档、资料等。依托先进的信息技术手段，提高高校教育档案管理和应用的效率，使其更好地为高校教育教学服务，是高校教育改革的重要方向。
一、档案信息化管理是时展的必然趋势
高校作为教育的最高层次，承担着培养高素质人才的历史使命，丰富有效的教育教学活动，是高校日常工作的重要组成部分。具体来说，高校教育档案包括关于上级部门开展教育工作的指导性、指令性文件，当期教学计划、各学科教学大纲，重点课程建设资料，教学质量检查、教学观摩、课堂教学质量分析资料，以及学员管理、课堂教育、考试考查等各方面的资料。高校教育档案工作对于高校发展有着积极的意义。通过对高等教育档案信息资源的搜集与整理，可以记录高校教育活动的轨迹，从中探索高校教育的发展规律，积累高校教育工作的重要成果和宝贵经验。高校教育档案信息化建设，是指在教育档案管理活动中，通过现代信息技术对教育档案信息资源进行处置、管理，并提供相应的信息资源利用服务。随着我国高等教育的进一步发展，高校教育活动愈发的丰富与多样化，教育档案管理愈发的繁琐复杂，通过更加便捷的工具来推动和加强高校教育档案管理已经成为一种必然趋势。当今社会已经进入信息时代，现代信息技术代表着科技发展的方向，其功能十分完善、强大，已经能够满足高校教育档案建设的基本需求。将现代信息技术引入到高校高等教育档案建设中来，实现档案管理手段的转变，是高校教育档案发展的重大变革。
二、高校教育档案信息化建设中存在的问题
档案信息化建设是传统档案走向现代档案的重要标志，也是高校教育档案改革与发展的重要途径。当前高校教育档案信息化建设中，存在以下问题，阻碍了档案信息化建设的进程。
1.高校教育档案信息资源缺乏系统性
教育教学活动是高校最重要的工作内容之一，是由高校各个部门和高校教师、辅导员分工协作、密切配合共同完成的系统工程。在这一过程中，参与各种教育教学活动的部门中都产生了大量的档案信息资源，如何将这些繁琐复杂的信息资源及时、准确、有效地录入到高校档案管理系统中，使之成为一个系统完整的高校教育档案体系，成为高校教育档案信息化建设中亟待解决的问题。
2.高校教育档案信息化建设投入不足
目前，我国高等教育已经步入了发展的快车道，但在具体的发展实践中，各高校也面临着诸多困难，需要使用经费的地方也非常多，相对来说，对档案信息化建设的资金投入比例相对较低，用于档案信息化建设的经费也十分有限，无法购置好的软件及硬件设备，使高校教育档案管理落后于学校发展的步伐。
3.高校档案工作人员整体素质有待提高
人是高等教育档案信息化建设的关键因素。高校教育档案信息化建设，对档案工作人员提出了更高的要求――在具备传统的档案业务能力基础上，要具有一定的档案信息化管理意识和先进的理念，还要掌握一些现代信息技术。从现实情况来看，各高校档案工作队伍虽然整体素质已经有所提升，基本保障了档案信息化管理工作的顺利进行，但档案管理工作人员却很少能够比较深入、全面地理解高校教育档案信息化建设的重要意义，自然也就很难积极主动地参与到高校教育档案信息化建设工程中来，影响了高校档案信息化建设的进一步发展。
4.高校教育档案信息资源的利用率较低
高校教育档案是高校有效教育教学活动的记录，是高校发展成果的凝结。从高校发展的角度来讲，高校教育档案信息资源对于高校下一阶段的工作有重要的启示作用；从学生个人而言，这些档案信息资源对于学生的终身发展也有着积极的意义。但从目前的实际情况来看，虽然现代信息技术为高校教育信息资源的检索和利用提供了便利条件，但高校教育档案的利用率仍然偏低，这在一定程度上也阻碍了高校档案信息化建设的进程。
三、高校教育档案信息化建设的几点策略
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，要加快档案管理现代化、信息化的建设，应从以下几方面入手：
1.制定并完善高校教育档案信息化建设制度
“没有规矩，不成方圆。”高校教育档案信息化建设是一项系统工程，需要有统一标准来规范和约束建设行为。制度就是规矩，是高校档案信息化建设的标准。高校档案管理部门和工作人员要严格遵守国家档案管理制度，并在此基础上制定适合本校、本部门的档案管理制度，对高校教育档案信息资源的搜集、整理、录入、保存、查询等环节进行规定，推出相关适应信息时代的便于操作的相关制度，使高校教育档案工作制度化、规范化、科学化。
2.加大对高校教育档案信息化建设的投入
高校教育教学管理部门要提高档案管理意识，要强化“以史为鉴、以档案为镜”的档案建设观念，重视高校教育档案信息化建设，从政策上和财政上给予倾斜，加大高校教育档案信息化建设的投入力度，从软硬件两方面支持高校教育档案信息化建设。同时，高校档案部门也要善于运用资金，加强对资金使用的监管，并通过有效规划提高资金使用的效率，争取“花少钱，办实事”，推动高校教育档案信息化建设工作。
3.提高高校教育档案工作人员的素质
重视档案工作人员的业务培训工作，创设机会开展校内各部门之间以及各高校之间教育档案工作人员之间的业务交流，使他们就工作中出现的新情况、新问题及新的解决方法进行积极的探讨和研究，引导和帮助他们更新观念，强化教育档案信息化建设意识。并且要主动吸收高素质人才加入到高校教育档案队伍中来，为教育档案工作队伍注入新鲜血液。同时，还可以尝试引入竞争机制，从客观上营造一种氛围，使教育档案工作人员努力学习，提高业务水平，从而打造一支素质优良的档案工作队伍。
4.提高高校教育档案信息资源的利用率
“以使用促发展”。近年来，对高校教育档案信息资源的利用需求不断增加，服务对象也由在校学生扩大至历年毕业生，服务内容也从最初的便于教育教学管理，扩大到提供选课参考、学历认证等方面，这些都为教育档案信息化建设带来了新的助力。高校教育档案信息化建设要关注这一变化，加强对资源的整合与分析，提高信息资源质量，强化档案服务理念。以上措施都将有力地推动高校教育档案管理信息化建设进程。
四、结语
高校教育档案信息化建设是档案事业发展的重要举措，将极大地促进高校档案工作现代化、标准化、公开化和服务化，对于学校教学、教务管理提供更多的支持。要充分认识到高校教育档案信息化建设的重要意义，为推动档案信息化建设做出积极贡献。
参考文献：
关键词：信息化建设 高等院校 档案管理 重要性 研究
高校档案是人们了解一所学校的历史和现状，并在此基础上展望学校未来的一个重要工具。对于高校来说，良好的档案管理和系统对于学校教学和科研的发展、学生和教师的管理都有积极的促进作用。随着计算机技术和互联网技术的不断发展，高校档案管理中进行信息化建设逐渐成为高校档案管理工作改革中的重点，高校档案信息化建设即是学校办公自动化发展的要求，也是档案管理发展的必然需求。本文主要通过对高等院校档案管理的现状及存在问题的分析，探讨信息化建设在高等院校档案管理中的重要性。
一、高等院校档案管理中的信息化建设
高等院校档案是指高校从事招生、教学、科研和管理等各种活动的历史记录，它对于学校、学生和社会都有很高的保存价值。一般来说，高校档案的保存形式可以分为文字记录、图表和影像、声像四种，记录载体的不同保存、整理的方式也不尽相同。在传统的高校档案管理一般是采用文档记录的方式，即将档案资料通过纸质文件进行保存，这种档案管理方式一方面加大了档案工作人员的工作量，降低了工作效率，另一方面也不利于档案的管理。传统档案管理方式往往会占据较大的空间，也不利于资源的保护。因此，传统档案管理形式已经不适用于现在的发展趋势。
随着计算机技术的发展，档案管理的信息化建设逐渐提上高校档案管理发展议程。高校档案信息化是指随着计算机和互联网技术的发展而产生的一种新的档案管理方式，它利用计算机和互联网，能够实现不同载体和不同位置的档案资源以数字化的方式进行存储，在互联网的连接下实现资源的共享和利用。这种档案管理方式即便于档案的收集整理工作，也有利于档案资源的开发利用，通过信息化建设能够实现档案资源的最优化利用。通过对高校档案管理进行信息化建设能够提高工作效率，减轻档案工作人员的负担，便于对档案资料的整理和分类。在高校“数字化校园”建设中，一个非常重要的组成部分就是高校档案管理信息化建设，在利用现代化信息技术对档案资源进行获取、处理、传输、应用的同时，促进高校档案资源向数字化和规范化进一步发展。
目前，绝大多数高校都已经开始实行档案管理的信息化建设。在一些信息化建设比较完善的高校中基本已经实行了档案管理的全部信息化和数字化工程，除了日常档案收集和整理工作的信息化建设，对于旧档案的信息化归档也在不断完善中。而一些信息化发展较慢的高校则在尝试将传统的档案管理模式与信息化档案管理相结合，通过建立信息化档案资料搜集系统逐渐将传统档案模式向现代化办公模式过渡。从整体上来说，高校档案管理中的信息化建设是高校档案管理发展的必然趋势，是科技发展的必然结果，也是时展的必然要求。
二、信息化建设在高等院校档案管理中的重要性
计算机科技的不断发展和互联网技术的广泛应用使得信息化、数字化建设逐渐深入到社会的各个行业，这也是整个社会发展的大趋势。高校档案管理作为高校日常工作和发展的重要记录部门，信息化建设是档案管理的必然趋势也是必然要求。各大高校必须顺应时展的需要，加快进行档案管理的信息化建设。
（一）信息化建设是高校自身发展的需要
对于高校来说，档案管理对于推动本校行政管理改革、加强教学科研、宣传高校教育成果有着非常重要的作用。衡量一所学校管理水平高低重要标准之一就是学校的档案管理水平。由此可以看出高校档案管理对于高校发展的重要性。
近年来，随着高校改革的深入，新的办学形式和办学理念在不断涌现，高校的行政管理也再不断做出调整，为了适应高校行政管理和教学工作中出现的新事物、新问题和新内容，档案管理工作也应该与时俱进，不断提高自身资源的利用率和工作效率。在高校档案管理中进行信息化建设能够对档案管理工作效率进行有效提高，对于资料的利用与开发也有很好的促进作用。面对时展的新形势，高校档案管理工作只有不断加深自身的信息化与数字化建设才能满足学校发展的要求，才能更好地为学校、为社会服务。
（二）信息化建设是提高高校档案收集与整理工作效率的基础
高校档案的收集是指学校档案管理人员按照国家的相关规定，通过接受和征集的方式将本校内部各个部门、个人及分散的社会上的档案收集到本校，藏入综合档案的过程。而高校档案的整理工作包括两方面，一是对档案内容进行整理，即对档案文件的真假进行辨别，对档案涉及的活动和资料进行考证，编辑整理档案史料等工作；二是对档案实体进行整理，即将档案进行系统化、条理化的分类、组合、编目及排列，将整体档案整理有序。可以说，高校档案的收集与整理工作是整个档案工作的基础，也是重中之重。
在传统的档案管理工作中，档案的收集与整理工作是相当繁琐的，它要耗费长时间和大量的人力物力进行工作。而将信息化建设引入到档案管理中就能够很好地减轻档案工作人员的工作负担，简化档案收集与整理的工作程序，因此它是高校档案管理中信息资料收集与整理工作发展的必然需要。传统的档案资料收集中，人们会耗费长时间去收集原始的素材，包括照片、纸质文件、录音、录像等等，但是在信息化系统的帮助下，照片、录音及录像可以通过简单的信息传输就可以进行归档，而纸质文件一般也会要求有电子文档，这样在原始资料的收集上就会大大减轻工作人员的负担。而且，通过档案管理的信息化系统，在资料的整理上也更加便捷。传统资料整理中的内容管理和实体管理都需要工作人员对原始资料进行分类、鉴别，而在信息化系统的帮助下，这种分类会更加有效率，操作也更加简单，对于整理结果也更加简单明晰、一目了然。由此也可以看出，信息化建设对于高校提高档案收集与整理工作效率的重要性。
（三）信息化建设是实现高校档案资源共享利用的根本条件
高校档案资源共享的根本条件就是档案信息化的建设。在高校档案共享的信息化系统中，工作人员可以利用计算机和互联网实现对档案资源的数字化管理，在网络化的环境下为档案信息的利用提供条件。传统的档案资源对于查找旧档案是非常不方便的，一般高校都会对建校以来的档案进行保存，但是如果建校时间比较长，那些数十年前的档案往往就是堆放在档案室中，既不便于查找，也不利于资源共享。而在信息化系统的帮助下，这些旧档案也可以进行数字化归档，在互联网中，这些就的资料可以最大限度的发挥自身作用。这种信息的共享无论是对学校的行政管理、教学管理还是科研教学都有很好的帮助。
（四）信息化建设是高校档案信息资源开发利用的要求
近年来，随着人们对档案工作的认识程度不断加深，档案信息资源也备受人们关注。在高校中，对于信息资源的开发利用也是档案管理工作中的重要组成部分。对于档案部门来说，信息化建设在档案资源开发利用方面的作用是十分显著的，与传统纸质档案相比，电子档案的储存更加便捷，检索更加方便，而且利于传送，易于复制。从整体上来说，信息化建设将纸质资源传递到电子资源中，以先进的科技方便档案工作的管理，从而促使高校档案信息资源要更好地进行开发利用。
（五）信息化建设是推动高校档案管理工作发展的重要措施
社会信息化快速发展对高校档案工作影响巨大。信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容多且分散，传统档案管理信息手段与现代技术所导致的矛盾日益凸显。对于高校来说，由于高校的扩招计划及社会发展的加速，各类学生信息倍增，而学术研究及相关社会信息也在考验着高校的档案管理能力，面对日益增长的档案信息内容和数量，传统的档案管理方法已经无法适应现代档案管理要求，因此，这就要求高校档案管理必须要采用新的技术和形式，利用科技的帮助下对传统档案管理方式进行变革，建立现代化信息技术来进行档案管理。虽然，我国已经对高校档案管理中的信息化建设提倡了很多年，但是从目前实际情况来看，某些高校档案馆由于种种条件的制约，信息化建设适用度远远没有系统地普及和广泛。在今后的高校档案管理中，只有不断加强信息化建设，让高校档案管理更快、更好地适应社会发展和学校发展要求，只有合理利用档案管理的资源，才能更好地为学校的发展做贡献。
（六）信息化建设能够促进高校档案工作人员提高自身素质的提高
随着科技的发展和社会的进步，高校对于档案管理的要求越来越高，这也就对档案工作人员和管理者提出了新的挑战和要求。在新时期，档案工作人员需要具备较高的专业知识储备和良好的职业技能，而计算机操作和现代化办公技术是档案工作人员和管理人员的基本职业技能要求。在档案管理信息化建设的过程中，通过信息化建设也是促进档案工作人员知识结构升级，能力结构提升的重要途径。通过信息化建设能够在一定程度上对促进档案工作人员整体素质的提升，从而使档案工作能够得到更好的发展。
三、结语
高校档案管理信息化建设是高校发展的必然要求，也是科技发展、社会进步的时代背景下的必然趋势。在传统的档案管理已经无法适应新时代，新发展的前提下，高校应该积极探索档案管理的信息化建设，广大档案工作人员应该与时俱进，积极学习，用于开拓创新，不断为档案管理的信息化建设添砖加瓦。
参考文献
[1]高等学校档案管理办法[J].教育部公报，2008，9.
[2]李爱芳.浅谈高等学校档案的收集工作[J].图书情报，2009（38）.
[3]罗黔军.浅谈高校档案信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2008（4）.
一、企业档案管理信息化内涵
信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。
二、企业档案管理信息化存在问题
企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。
三、企业档案管理信息化策略探析
(一)加强档案管理信息化人才培养
档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。
(二)加快档案信息化标准规范制定
标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。
(三)企业档案管理信息化建设注意原则
企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。
四、总结
关键词：信息化；档案信息化工程建设
1 关于档案信息化
档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。具体而言，是以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。反思我们的档案信息化工作，我们深感：在进行档案信息化建设中必须注重软硬件工程建设并举；注重档案科技发展规划和实现规划措施的落实；加强档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞，需要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍。档案事业的发展和腾飞，既要依靠科学技术的发展进步，又要依靠高素质管理的人才队伍。
2 档案信息化建设势在必行
档案管理是机关事业单位信息化建设和发展的重要环节 档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。
目前，虽然在档案学术与科研领域对档案信息化学术研究的论文、专著和科研成果很多，但大多研究还只是停留在实践方法与技术应用层面，系统的档案信息化理论体系尚未形成，档案信息化建设与理论探讨还处在“摸石头过河”阶段。这几年的档案学术研究及其成果已为档案信息化系统理论体系构建提供了丰富的内容，这些研究涉及电子文件管理、数字档案馆建设、档案网站建设、档案信息安全体系建设、档案信息资源整合、档案数字化等诸多方面，而且在实践方面也取得重大进展，为档案信息化的发展提供了科学的依据。
当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，机关事业单位档案信息化管理势在必行。
3 推进档案信息化建设
档案信息化建设要以促进、完善信息化和提升档案管理水平为总目标。应将档案信息化建设纳入整体信息化建设的规划和方案，档案信息化建设要适应事业单位信息化管理的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证档案信息化建设健康有序发展。
大力推进基础设施建设。继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。加强档案目录数据库建设。充分利用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的应该通过接收电子档案、对各种类型的档案进行数字化等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库。积极推进档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门和档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章；结合档案信息化建设的实际情况，适时制定相关电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则。
5.加强档案信息化管理人才队伍建设。加强档案业务人员培训工作。坚持各级档案部门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。
6.加强网络安全保障组织建设。建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。
档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。
4 结语
总之，档案管理工作是一门深奥的学问，档案工作的发展探索是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进，不断促进档案管理的信息化建设。
参考文献
[1]沈运青，提高档案意识发展档案事业[J].龙岩师专学报（社会科学版）第15卷第2期.
关键词：高职院校；档案信息化建设；认识
【中图分类号】G27
高职院校档案信息化建设是信息技术发展的必然趋势，也是提高档案信息管理水平的需要。但是由于高职院校档案信息化建设工作开展时间比较短，一些相应的设施建设并不十分完善，档案信息化建设水平还有待于进一步提高。高职院校需要充分重视档案信息化建设工作，提高档案管理工作水平。
一、高职院校档案信息化建设存在的问题
实现高职院校档案信息化建设是档案管理工作发展的需要，同时也是高职院校管理工作改革的需要，档案信息化建设是一项系统性工程。高职院校档案信息化建设工作需要学校各方面工作的积极配合，也需要档案管理者对这一工作的重视。当前高职院校档案信息化建设存在的问题主要有以下几个方面：
（一）档案信息化建设投入不足
档案信息化建设需要大量的资金投入不断完善硬件设施和软件设施，但是高职院校的经费来源大都是自己筹集，国家和政府的资金支持十分有限，档案信息化建设需要大量的资金投入，大部分高职院校的档案信息化建设存在资金不足的问题。高职院校的资金首先需要满足教学需要，同时还需要满足学校的基础设施建设和项目研究等方面，档案信息化建设由于资金不足，未能有效地落实，者一定程度上影响了高职院校信息化管理工作的落实。
（二）档案信息化建设人员素质有待于提高
档案信息化建设工作人员需要掌握相应的计算机信息技术，但是现有的档案信息化建设中的管理工作人员大多数都是传统的档案管理工作人员转化而来，由于计算机专业知识不高，在实际的工作中难以有效地落实信息化假设工作。目前高职院校的档案信息化管理人员存在年龄比较大，专业不对口的现象，导致整个档案管理队伍素质不高，严重影响档案管理工作发展。另外档案信息化工作人员由于对档案管理工作重视不足，工作中存在工作积极性不高，工作效率低下的现象，导致整个档案信息化工作难以有序进行。
二、高职院校档案信息化建设的建议
高职院校档案信息化建设作为高职院校管理改革的重点内容逐渐受到关注，这样是信息化建设的需要。在今后的高职院校发展中需要进一步完善档案信息化建设的设备，提高档案管理工作水平，更好地促进高职院校工作效率。
（一） 认识到档案信息化建设的重要性
近年来高职院校招生人数逐渐增加，档案管理工作面临的挑战逐渐增加，档案管理工作需要进一步转变工作方式，提高工作效率。高职院校档案信息化建设工作是档案管理工作发展的需要，同样也是信息技术发展的需要。加强档案信息化建设对于改善高职院校档案管理工作水平，提高档案管理工作效率和档案信息的使用效率有着十分重要的作用。档案信息化建设有助于减少档案信息丢失和档案信息不完整的现象，更好地发挥档案信息对于高职院校管理的作用。
（二） 增加档案信息化建设的资金投入
高职院校档案信息化建设需要相对完善的设施，需要大量的资金支持，档案信息建设不仅仅需要相应的硬件设施，同时还需要一定的软件设施。由于高职院校的资金筹集是有限的，各方面建设都需要相应的资金，档案信息话建设也应该受到应有的重视，高职院校需要增加相应的资金投入。一方面高职院校可以增加资金筹集渠道，高职院校可以通过吸收一些企业的资金支持，可以通过企业输送人才的方式，增加档案信息化建设的资金。高职院校档案信息化建设还需要增加相应的计算机系统设施，建立相应的档案信息库，逐渐实现档案信息化建设工作。另一方面需要节约其他工作方面的资金投入。目前高职院校存在机构繁杂，管理不善的缺点，通过精简机构，完善工作管理方式减少高校管理中的开支，这样可以增加相应的档案信息建设所需要的资金。
（三） 提高档案信息化工作人员素质
高职院校档案信息化建设有助于提高档案信息管理的效率和水平，更好为高职院校工作服务。作为档案信息化建设工作人员需要掌握相应的档案信息管理专业知识，同时还需要进一步提高自身的计算机技术水平，更好地适应档案信息化建设工作需要。高职院校可以加强现有档案信息管理人员的培训工作，档案信息化建设工作与传统的档案信息管理工作有所不同，通过培训工作，完善现有工作人员的专业知识结构，提高计算机技术水平，保障档案信息管理工作能够有序进行。另外高职院校需要引进一些优秀的档案信息管理专业人员，进一步壮大和完善档案信息管理队伍，提高档案信息管理工作水平，更好地适应新时期档案信息管理工作发展的需要。档案信息化建设中需要重视和落实档案信息系统的维护和建设工作，这需要专业的信息技术人员，保障信息系统能够有效管理档案信息，避免信息丢失或者提取不当的现象。
三、结语
档案信息化建设作为高职院校管理改革的重要内容，有助于提高档案信息的管理水平，减少档案信息丢失和存放不完整的现象。档案能够为高职院校管理工作提供相应的信息，加强档案信息化建设有助于更好地为高职院校工作服务。高职院校档案信息化建设是信息技术发展的趋势，高职院校管理中需要重视和落实档案信息化建设，通过资金支持和提高工作人员素质提高档案管理水平，更好地为高职院校发展服务。
参考文献
[1]曾.论高职院校档案信息化建设[J].城市建设理论研究，2013（8）
Research on the Problems and Countermeasures of Informatization
Construction of University Archives Management
WU Yaping
（Yangtze University College of Technology &Engineering， Jingzhou， Hubei 434020）
Abstract Along with the development and popularization of information technology， University Archives Management in the transition to information management. But there is lack of knowledge， the limited funds， backward technology， low quality of personnel management problems of the current universities information construction of archives. The article puts forward corresponding countermeasures and suggestions on the basis of analysis of the system on these issues， so as to promote the informatization construction of University Archives management.
Key words university archives management; information construction; the management direction
1 高校档案管理信息化建设概述
1.1 高校档案管理的内涵
高校档案是指，“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高等学校档案所记录的信息体现了学校建设和发展的历史情况，反映了学校最基本的职能活动，不仅可以为学校的发展提供信息指引方向，而且它所记录的学生信息也为学生走向社会提供参考。高校档案是高校发展历程中最权威的信息库，各大高校越来越重视档案的管理并将其纳入学校管理体系当中，不断加大投入规范管理体系，以实现高校的可持续发展。
1.2 高校档案管理的信息化建设
传统的档案管理都是以纸质媒介记录所有信息，然后进行分类归档保管。这些档案在遇到学校搬迁、档案移送时很容易遗失，而且在档案查找调阅时也很麻烦，另外它不能实现信息的共享。随着信息技术的飞速发展，计算机和网络的普及，高校档案管理正经历着革命性的变化：高校档案管理模式已由传统的手工管理向现代信息化管理转变，也就是档案的信息化建设。在技术手段和应用软件的帮助下，表格、图表被广泛应用于档案管理，便于人们检查、查询、修正或者是重复使用，档案信息化建设使得档案管理更加规范、更加简单、更加方便、更容易实现资源的共享和永久保存。
1.3 高校档案管理信息化建设的意义
档案信息化建设方便了档案信息的保存。电子存储媒介具有信息容量大，占用空间小，无限距离传输等特点，因此档案的信息化建设能有效解决日益增长的档案信息与合理保管之间的矛盾，同时还增强了档案信息完整的资源保管和有效服务社会的能力。
档案信息化建设可有效实现档案信息资源的共享。计算技术和网络技术在档案信息化建设中广泛运用，将高校档案信息数字化和网络化，为高校档案走出封闭、走向社会创造了有利条件。
档案信息化建设优化了档案管理的模式。有了档案信息化建设，档案管理软件可以实现网上归档。电子档案的系统化管理，能够对文件进行全程控制，进而实现对档案管理模式的优化。
2 高校档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案信息化建设认识不足
教师和学生是高校档案的主要使用者，当教师面临工作调动时或学生毕业走向社会后，人档分离使得获取档案信息非常困难，因此高校档案信息化管理的需求日益强烈。另一方面，高等教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。当前，信息化、数字化已深入到高校教学、科研、学生活动和日常管理的方方面面，这就对高校档案的管理工作提出了更高的要求同时也带来了巨大的挑战。
社会和高校发展的需要均对高校档案信息化建设提出了较高要求，但目前仍然有很多高校没有明确地认识到高校档案管理信息化建设的重要性，因此学校对档案管理信息化建设工作既没有清晰的发展方向和建设目标，也没有相应的政策措施，并且对档案信息化建设过程中的难度估计不足，以致于档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。
2.2 档案信息化建设管理体制混乱
“统一领导，分层管理”的档案管理体制在绝大多数高校并没有落到实处，而是简单地将档案办公计算机化和无纸化等同为档案管理的信息化，对档案的信息化建设缺乏有效的管理。档案信息化建设不仅仅是要将档案信息数字化，更重要的是要做到档案管理流程化、标准化、规范化，档案信息集中分类能够及时准确有效地被档案管理系统所接收，建立档案管理数据库，但是，由于学校管理不规范，机制不灵活，导致高校档案管理部门和教育科研管理部门不能有效协调，不能充分满足档案信息化管理的要求。
2.3 档案信息化建设基础设施和技术落后
目前，高校由于对档案信息化建设重视程度不够，档案管理经费投入和技术投入都比较少，一般对档案馆或档案室只是配备了基本的计算机和网络，导致了基础设施不完善，技术支持不充分，档案管理的信息化建设举步维艰。具体体现在以下几个方面：一是经费投入不足，使得电子化设备无法及时维修、更新或升级，不能跟上信息化发展的步伐;二是数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理。三是缺乏统一的接口和建设标准，电子文件统一归档十分困难。同时纸质文件正被电子文件以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代，使得电子文件成为主要的记录工具，各高校缺乏统一的规范、标准的管理软件和信息接口及建设标准，对所产生的大量的电子文件未能进行系统化的归档处理，造成这些宝贵资源的丢失。
2.4 档案信息化建设人员素质偏低
高校档案管理人员素质偏低的根源还是高校领导受传统观念的束缚，对档案管理没有给予应有的关注和充分的认识，他们认为档案管理只是简单的业务工作，没有意识到档案管理信息化建设对学校和师生的发展具有极为重要的作用，因而就不注重档案管理的人员构成，忽视档案管理人员的素质培养和职业技能培训，导致高校档案管理中缺乏一支整体素质偏高、工作态度认真负责、做事严谨高效的管理队伍，具体表现在两个方面：一是高校档案管理人员的群体结构不合理。二是缺少对档案管理人员的培训和继续教育，使人们对档案管理信息化的认识不够充分，从根本上制约了高校档案管理工作的发展。
3 完善高校档案信息化建设的对策与措施
3.1 转变观念，提高认识
思想决定高度，高校档案管理能否实现信息化，首先取决于领导层对档案信息化建设的认识，他们不仅要充分了解高校档案的重要性，而且还要真正认识到档案信息化建设的意义，摒弃传统的档案管理方式，同时树立创新和服务观念，加强对档案管理信息化建设的重视，并且加大经费的投入和管理，进而实现高效档案的信息化建设。
3.2 健全档案信息化建设管理机制，明确管理方向
要形成一个健全的管理机制，首先需要学校对档案信息化建设总体规划和布局，明确其发展方向、管理目标。具体做法是：遵循 “统一规划、分期建设、逐步实施”的原则， 并以校内文件的形式确定下来以保证其权威性和指导性。其次要建立一个有纪律有组织高效率的档案管理机构确定人员和岗位职责，制定一系列有实际约束力的规范和标准，并确定档案信息细化建设不同阶段的发展规划，使网络信息化建设有章可循。
3.3 加大投入，改善条件
档案信息化建设需要相应配套的硬件设施和软件及技术支持，这些设备和技术都要高校增加档案管理方面的投入来获得。由于高校档案同时具有为社会提供服务的功能，因此其资金来源可从两方面着手：一是政府部门要加大资金投入，二是高校要自行筹措缺口资金。以保证高校档案信息化建设顺利进行。在获取足够的资金，配备了相应的基础设施后，还要注重技术跟进。具体要做到以下三点：一是建立标准化的档案信息数据库。由政府部门制定统一的信息标准，各高校充分利用自身优势，建立特色数据库，实现资源共享;二是实现办公自动化，提高工作效率;三是加强网络安全防护工作，提高数据安全性。可以从防火墙设定，访客身份认证和权限设置等方面着手。
【关键词】信息；高校；档案信息化
信息化建设已经成为高等教育可持续发展的大潮流，信息时代的到来更是加速了高校各项工作的信息化发展。高校档案记录学校教学、科研、迎评等重要信息，是学校发展历史的缩影，作为高校工作体系的重要组成部分，档案工作已经感受到了信息化的影响，并且做出了多方面的努力，感受到信息时代到来的挑战，做了一些迎战的工作，不过整体上看来，我国高校档案的信息化建设还有诸多的问题需要解决。因此探讨信息时代高校档案工作信息化建设问题显得非常必要与重要。
一、信息时展与高校档案工作信息化建设的内在关联
信息时代生成的数据种类繁多，比如文本、图片、音频、视频等等，数据容量大、信息处理速度快、信息价值含量高，海量的数据蕴含着巨大的财富。当前，信息时代迅速发展已经成为我国信息化发展的重要走向，极大推动信息资源建设的重要阵地――档案工作的信息化发展，提升了高校档案信息化建设的资源、技术和思维档次；反过来，高校档案信息化建设也成为信息时展的重要平台，某种意义上推动了信息时代的发展。因此，信息时展与高校档案信息化发展具有很多的内在关联。
（一）信息时代的发展是高校档案信息化建设的助推器。高校档案信息化建设是多种力量推动的，既是国家和社会信息化发展的必然要求，也是我国国民生活、工作和学习发展的需要。信息时代的到来是推动高校档案信息化建设的力量之一，推动高校档案信息化建设的价值取向日益多元化发展，社会化、开放化和科学化等等理念也要求纳入整个高校档案信息化建设工作中；同时，信息时代的到来还能够推动高校档案信息化建设的内容和目标体系更加多元与宽泛，更能满足档案用户的需求；能够推动高校档案信息化建设工作的后勤保障不断发展，能够推动高校档案信息化建设工作的人员素质不断提升，从而不断拓展高校档案信息化建设获得更多的生存和发展空间。
（二）高校档案信息化建设是信息时展的重要平台和渠道。信息时代的发展需要各行业的信息化建设去推动，尤其是与信息方面相关的各类信息产业。高校档案建设发展就是一个信息不断需要及时更新与进行快速处理的工作，其各方面的信息化建设需要信息技术的支撑，在信息化发展过程中，高校档案信息化建设能够让信息技术展现其无限的魅力和价值，能够将信息的理念、信息资源和诸多要求付诸于高校档案工作信息化发展的整个体系之中，能够让高校档案信息化建设工作成为信息时展的一个好平台。
二、目前高校档案信息化建设过程中存在的问题及其影响
环视高校档案信息化建设的现实场景，取得了一些成绩，不过由于各种主观与客观的原因，整体上看来，还存在一些不足，与信息时代的要求还有很大一段距离。因此，我们有必要分析当前我国档案信息化建设过程中存在的问题。
（一）档案信息化建设需理论与实际相结合。高校在推进档案信息化建设工作时，没有好好分析信息时代人们对档案信息化建设的价值诉求，在很大程度上就档案信息化而信息化，侧重于档案本身发展的视角，这就导致了高校档案信息化建设工作的视角、思路等不够开阔，规划管理与执行矛盾逐渐显现。以我校为例，学校各类应用系统齐全却独立存在，形成信息孤岛、产生了严重的信息碎片化问题，有些信息比如学生信息同时存在于教务、学生和档案馆三个部门，其通用性、兼容性差，数据之间难以兼容，难以真正实现资源共享，影响了高校档案信息化建设工作的健康发展。
（二）档案信息化设定目标和内容层面步伐不一致。高校推动档案信息化建设工作时，没有深入考察广大师生和社会对档案信息化建设的内容与目标的诉求，导致高校档案信息化建设的内容设计显得与时俱进不够，这极大影响了高校档案信息化的建设，影响了高校档案信息化的服务发展。高校档案管理的终极目标是促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为学校教学科研、后勤保障、学生管理等相关工作提供良好服务，仍以我校为例，我校注重档案信息化建设，应用档案管理系统归档、管理档案，充分发挥档案馆网站的作用，基本符合档案信息化目标。但是档案重要职责――编研和鉴定销毁工作未得到深入挖掘：学校档案工作偏重整理轻编研，档案整理是最为耗时的环节，工作人员无暇顾及档案编研工作使高质量的编研资料成为稀有产物；重收集、轻鉴定销毁环节：档案馆藏日渐丰富，归档率年年攀升，却忽视了档案的价值鉴定环节，日渐增加利用率却不高的档案增加了管理的难度，日积月累的库房压力终将在不得不鉴定销毁时茫茫然无从下手。档案信息多如牛毛的问题，这些在很大程度上也影响高校档案信息化建设工作的发展。
（三）档案信息安全保护仍需加强建设。随着高校信息化建设的深入开展，档案部门已将馆藏的纸质档案信息归档成数字化档案信息，实现对馆藏的档案进行数字化管理，将所有高校档案数字化信息上传到档案管理系统时，做好档案信息的安全保障建设是重中之重。档案信息化必须借助于计算机实现、依靠磁盘等存储介质存储海量数据，这些便携化的工具虽有效率高、操作简易等优势，但也存在安全隐患：对档案内容修改、删除等操作不会留下任何痕迹，原始信息的完整性无法保证；另外黑客入侵、计算机病毒、设备故障等无法避免的问题都给档案信息的安全增加了风险，我们无法保证对档案信息安全做到万无一失，需要从多方面保护档案信息安全，防患于未然。
（四）档案信息化工作宣传不到位。信息技术快速发展给我校档案工作带来新的机遇，近年来，档案信息化管理的重要性得到学校领导和各部门的重视认可和大力支持，积极配合，不断健全我校档案管理规章制度，逐步提升完善档案馆各项硬件、软件基础设施，我校档案馆的管理水准达到省五星级标准。但学校档案馆将全部精力投入到档案信息化建设上，却不够重视档案宣传工作，对各类档案法和依法治档方面宣传不到位。档案使用者脑海里仍然沿用传统档案的管理规定制度，在档案信息化大力发展的时代，档案的快捷性和安全性需大力向社会宣传推广。
（五）档案功能作用层面的问题 。这方面主要体现在，高校推动档案信息化建设工作时，面对现有档案的功能与价值开发不足的现状，没有好好根据信息时代对高校档案信息化建设的功能要求，导致高校档案的教育价值发挥不足，文化功能发挥乏力、知识性与休闲缺位。
（六）后勤保障层面的问题。高校推动档案信息化建设依然存在着经费不足问题、配套设施欠缺、制度规范不全问题、同时精通档案和信息化人才还有欠缺，导致了高校档案信息化建设的后劲动力不足，影响了高校档案信息化建设的服务功能和开发利用。
三、主动适应信息时代的新要求，推进高校档案信息化的创新发展
针对我国高校档案信息化建设存在的问题，结合信息与高校档案信息化建设的内在关联，高校务必要把握信息时展的新要求，好好分析和把握信息给档案信息化建设工作带来的便捷与挑战，树立起信息时代下档案信息化建设的理念体系，调动各方力量加大档案信息化的设施建设、网络建设、数据库建设和资源标准化、国际化和数字化建设的力度和广度，加大高校档案工作人员信息化素质的提升与培训力度，努力拓展档案信息化发展的多种功能，从各个层面增强档案信息化建设的后勤保障工作，以此建构起信息时代下档案信息化建设的长效机制。
（一）按照信息时代对档案信息化建设理念要求，高校应该建构信息化理念主导的档案信息化建设的工作理念。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代人们对高校档案信息化建设的价值诉求，根据档案工作自身的发展规律，建构其开放性、多元化、社会化、科学化和系统化的高校档案信息化建设理念，将高校档案信息化建设纳入多元视角下推进，纳入系统化发展的轨道，在校园内真正实现数据共享，以此推动高校档案信息化建设可持续发展。比如档案管理系统中学生信息属性扩展至可兼容教务处和学生处所采集的学生信息属性，可以实现数据在线归档，省去重复的人力物力；对学校发展至关重要的科研类目也不仅仅是传统档案管理使用的成果的收纳，更应该是思路、研究过程的见证，等等。
（二）按照信息时代对档案信息化本身的要求，高校应该做好档案信息化的各项基础工作建设。档案信息化建设由档案本身的各个环节和各个要素的信息化建设来支撑，这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代对高校档案资源建设的要求，既要加强档案信息化的各类基础设施建设，要做好归档整理工作，推动档案信息化建设工作的规范化和数字化建设，提升高校档案信息化的网络建设水平，做好档案信息化的数据库建设，更要将大量精力投放至资料编研上来，将看似杂乱无关联的档案提炼出对学校发展有益的精华；定期对档案进行鉴定销毁、去杂存精，以此为档案信息化建设工作的推进提供坚实有力的档案工作基础保障。
（三）应对档案信息化安全问题，首先高校档案部门要完善学校档案管理制度，一套完整的安全保障体系可以为档案信息化建设保驾护航，针对目前存在的、影响档案信息化网络系统数据安全的隐患，应该制定尽量全面、安全的制度，保证档案信息化数据的安全，减少不可预料的情况发生。其次，保护好档案系统中海量数据需要多重的保护屏障。档案馆内计算机系统访问档案信息查询系统须经过身份认证系统；校园网用户需要通过档案馆网站接口系统链接到内网档案信息管理系统；内部工作人员信息要注意保密性，保证档案信息不被篡改和泄漏。再次，用软件设置为档案信息化安全再加一道屏障。定期对系统进行升级和维护，杀毒软件和防火墙可以更好地保护系统数据，定期查杀各种威胁档案管理系统的计算机病毒，严格管理工作人员的查询、修改工作权限。最后，要有专人专地管理服务器，确保服务器能够正常安全运转，及时对数据备份，以防止突况造成的数据丢失，造成不可挽回的损失。档案信息化建设只有在保证安全的情况下才能良好发展。
（四）按照信息时代对档案信息化的功能与价值发展的要求，努力拓展档案信息化服务的覆盖面与惠及范围。档案信息化建设需要其价值功能的拓展来提升其合法性基础，高校档案信息化建设工作也一样需要不断发展其服务社会、服务师生的功能体系来拓展其发展的空间。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，根据广大师生本身的学习与发展对高校档案信息化建设的需求，将档案发展、师生发展、服务大众、促进社会发展有机结合在一起，全力拓展档案信息化建设的文化功能、教育功能、休闲功能，增加知识性和趣味性，以此不断扩大高校档案信息化建设的场域。
综上所述，信息时代的到来为高校档案工作信息化建设带来了一种很好的发展契机和思路。目前重要的是，高校务必要高度重视档案信息化建设，切实按照信息时代对高校档案信息化建设的要求，将信息时代的理念融合到高校档案信息化建设的各个层面和各个环节中去，力求构建适应信息时展需要的高校档案信息化建设机制，不断提升高校档案信息化的功能和价值。
【参考文献】
[1]石良芬.浅谈信息时代的档案管理与运用.四川档案，2014（04）：61-62.
[2]周枫.资源・技术・思维――信息时代档案馆的三维诠释.档案学研究，2013 （06）：61-64.
[3]张欣.解读信息时代下档案管理的价值提升.理论观察，2014（01）：108-109.
[4]石冬梅.信息时代档案管理工作的挑战与机遇.现代商业，121-122.
关键词：档案管理；信息化建设
随着互联网+时代的到来，我国的数字化建设逐步走向正轨，档案作为信息化建设的重要组成部分，在各行各业的发展中起着重要作用，所以推动档案管理信息化建设是非常必要的。
一、档案管理信息化的内容与功能
档案管理信息化顾名思义就是对档案进行现代化信息技术管理。在档案管理信息化中，对档案管理活动全方位采用现代化信息技术，对档案进行信息化建设资源处理、管理及建设，并将档案管理方式由实体重心向信息化重心转变，实现档案在日常管理中的现代化进程，发挥档案管理信息化的功能。
二、档案管理信息化的现状
（一）思想观念落后，信息化管理意识淡薄
档案管理信息化，作为信息化资源建设的重要组成部分，要求档案管理人员在工作内容与形式上不断进行创新，争取与信息化建设发展步调一致。但是，在日常档案管理中，由于管理人员思想守旧，对档案信息化建设持观望态度，认为信息化建设繁琐，没有给予足够的重视，完全忽略了档案管理信息化的重要作用。此外，档案管理人员年龄结构老化，学历层次参差不齐，都是思想观念落后的主要源头。没有专职档案管理人才，学校对档案管理人员没有经过系统的培训，以至于缺乏基本的档案管理知识与管理技能，从而影响着档案管理信息化的发展。
（二）资金投入不足，基础设施落后
在档案管理信息化建设的过程中，对信息化建设的硬件、专用软件及专职技术人员投入不足，严重制约了档案管理信息化发展建设。一方面，主要将资金利用在教师研究的课题科研方面，对档案管理投入力度不大。另一方面，是由于电子产品更新换代较快，基础设施落后。基础设施日常的维护，也是资金投入消耗过大引起的原因，领导由于观念落后，更愿意将资金投入到科研中，而不愿意进行信息技术维护，严重制约了档案管理信息化建设的正常发展。
（三）网络安全问题，数据库建设落后
由于互联网+时代的到来，信息技术得到了空前发展，各种各样的网络病毒充斥着互联网，有些电脑黑客专门攻击信息化建设相对落后的校园网，非法获取个人信息，对档案信息安全造成威胁，导致信息维护面临巨大的挑战。档案信息化的发展，各部门也建成了规模不一的数据库，但是由于没有专职技术人员的管理，数据库没有采用国家规定的标准及规范，导致使用者不愿意去使用，数据库的利用率不足，也制约了档案信息化建设发展。
（四)档案管理人员素质低
新时代的发展，对专业技术人员的要求更加严格。所以在信息化时代的发展中，专业人员能力强，素质过硬，已经成为顺应时展的趋势与要求。在我国档案管理信息化过程中，大部分档案管理人员，一方面由于年龄偏大，不能熟练使用计算机，对于档案管理工作热情度不高；另一方面，各部门对档案管理人员没有采取必要的培训，导致档案管理人员素质较低，不能适应新时代信息化建设的发展，阻碍了档案的信息化建设。
三、档案管理信息化现状的应对措施
（一）加强信息化人才队伍建设
当前，信息化建设已成为大趋势。有关部门应加强对档案管理信息化的重视，聘请专业人员对学校档案管理人员进行培训，加强档案管理人员对档案管理信息化建设的重视，摈弃传统思想观念，主动树立正确的服务观念，更好地投入到档案管理信息化建设中去。加强人才队伍建设，建立合理的人才选拔标准，提升档案管理人员的综合管理素质，以继续教育、讲座、岗前培训等形式对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的信息软件使用能力、信息处理能力，以促进学校信息化建设的发展。
（二）加大资金投入力度
档案信息化建设在一定程度上需要设备的武装，这就要求信息化建设需要有一定的物质保障，但由于经费紧张的弊端，在一定程度上需要社会力量的帮助，可以进行自筹资金，缓解因资金造成的困难。国家财政和政府也应做出相应措施，来保障用于档案管理的经费能达到信息化建设的标准，从根本上解决资金不足的问题。
（三）保障网络安全，完善数据库建设
因档案的特殊性、保密性，为避免用户信息流失，必须加强档案管理的安全措施。档案管理人员应根据用户信息的不同，进行等级划分，并设置相应的权限管理。电子设备应采取一定的安全维护措施，如定期进行杀毒，完善系统漏洞等，防止不法分子攻击。在管理过程中，应制定严格的管理方案，提高档案信息化建设的标准。完善数据库的建设，采购先进的数据库系统软件。一方面保证用户数据的安全性，另一方面保证服务的多元化，实现互联网资源共享的可靠性。例如：目前市场较好的数据库为阿里云数据库，是一种稳定可靠、可弹性伸缩的数据库服务。基天分布式系统和全SSD盘高性能存储，支持MySQL、SQLServer、PostgreSQL和PPAS（高度兼容Oracle)引擎，默认部署主备架构且提供了容灾、备份、恢复、监控、迁移等方面的全套解决方案。档案管理若配备此数据管理软件，不仅能减少数据库日常生活中的运行与维护，还能保证使用者的信息安全性能。实现档案管理的信息化发展，对我国进行全方位的信息化发展具有重要的意义。应加强档案在社会与生活中的地位，逐渐建立更加先进的现代化档案管理系统，加大信息化建设力度，实现档案管理的数字化、信息化，为用户提供更加优质的服务，实现信息化资源共享的目标。
参考文献：
[1]朱阳.浅析信息化时代档案管理发展现状及对策研究[J].信息化建设，2015(10)：138-139.
[2]林佩云.企业档案管理信息化建设的现状及对策[J].今日湖北旬刊，2015(12)：248-249.
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[4]李华.浅析档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版），2014(19)：38-39.
【关键词】高职院校；档案；信息化
人类社会的发展史同时表现为信息获取、存储与运用能力的进步史。档案的信息化建设自然是信息时代对各行业档案工作的新要求，时下在资讯高度发达前提下，在社会信息化的广泛背景下，高职院校档案信息化建设有助于提高办学水平与学生培养质量与效率。
一、高职院校档案信息化建设的相关概念
20 世纪 60 年代日本的学者提出了信息化概念，随后“信息社会”与“信息时代”等概念也相继被提出。档案信息化建设指的是运用信息技术有效提高档案工作的现代化水平，全面重新思考档案管理的诸多新情况、新原则与新理论，逐步确立网络环境中档案管理以及档案服务的基本框架与相应的基本方法，有效实现档案信息的社会化服务水平。有学者认为，档案信息化通常是指在国家档案行政管理部门进行统筹规划与组织下，全面最大化地应用现代信息技术，通过不断改革传统的档案管理相关模式，从而有效提高了档案信息资源收集、管理以及提供利用服务水平的发展过程。档案信息化建设还涉及相关的概念，比如档案数字化与档案信息数字化，档案管理自动化与计算机辅助档案管理，以及文档一体化管理等。档案信息化建设与档案数字化概念较为相近，将传统介质的纸质档案与缩微档案以及声像档案快速在计算机系统中存储，并且能够在网络环境中传输的数字档案的全部过程。
二、高职院校档案信息化建设的挑战
在我国的高职院校档案信息化建设虽然近几年发展很快并取得了很大的成绩，但立足于长远反观现状仍然不容乐观。首先是档案信息化建设总体水平还处于较低的层次，虽然近几年高职院校数量在不断增加，院校规模不断扩大，相应招生的人数在急剧攀升。但使绝大多数院校是在原有中专的基础上发展而来，办学资金的投入机制还未得到根本上的解决，相应的大量资金被用于解决校园校舍，与教育教学似乎不是密切相关的档案信息化建设却被有意无意地被疏漏。虽然大多数高职院校都建成了校园网，但它们还没有条件通过计算机来开展各种新教学策略相关的档案信息化建设。相应的档案信息的搜集与共享，以及建立与档案应用信息数据库来及时科学处理各种档案信息。档案信息化建设对网络资源的利用率降很低，虽然在名义上大多数高职院校已通过互联网与教育网和公众网进行互联，但是大部分高职院校的网络资源已经仅仅作为宣传与消息的工具，或者有些只能提供上网而已，所谓的档案信息化管理与相关的办公自动化几乎就是纸上谈兵，相反，高新技术的发展太快速所导致的技术与设备不断开始贬值，很多资源往往没来得及充分开发与利用就已经明显过时。
高职院校档案信息化建设的信息资源开发与人员素质不够充分。高职院校档案信息化建设所需要的信息资源开发落后，很多学校在建设校园网或者档案信息化建设时，仅仅是对网络硬件设施进行了一定数量的投入，但是对各种档案信息化建设所需的诸多软件资源如信息数据库等却不肯花钱。有些高职院校的教育资源非常丰富，但是档案方面的数字化程度并不高，而且这些档案资源在个别人手里，往往无法得到共享。档案人员的素质也不能适应信息化建设需要，档案管理部门或经手部门缺乏受过专门档案信息技术教育与培训的专业人员；而且还有相当一部分档案信息管理系统人员相应的认知能力差，特别缺乏对社会信息需求与组织信息需求的深刻认识，对高效率开发档案信息资源与交换、使用档案信息的意识不强，导致一些效果非常好的档案信息化软件至今不能在高职院校得到推广与应用。
三、高职院校档案信息化建设的路径选择
首先，开发高职院校的档案信息资源。高职院校应该加强档案信息资源的科学采集，从而推动高职院校档案信息资源共享，有效地开展高职院校档案信息资源开发，不断促进高职院校档案信息资源利用，切实保障高职院校档案信息资源的安全等。另外在高职院校档案信息化软件与硬件及相关设施建设等方面均应该提出了统筹规划等规范运作的建设方法；应该不断健全与完善档案业务标准的体系，以及档案信息化的相应技术标准体系，相关的档案各种载体运用标准体系等。
其次，提升高职院校档案信息化建设的运用水平。高职院校的档案工作，长期以来靠人员手工收集与整理，管理与检索，所提供利用档案工作量比较大，而且效率却很低。表现为高投入与低产出的高职院校档案管理方式，通常表现为脑力和精力紧张劳作，并且还在于搬搬扛扛等方面的体力劳动上。加强高职院校的档案信息化建设，能够充分地利用现代技术对信息进行采集、整合与加工，有效提高工作质量与效率。高职院校档案信息化建设旨在对档案工作实行标准化与规范化建设，从而不断开拓创新出档案管理模式。
第三，高职院校档案信息化建设提升公众服务与安全能力。档案信息化建设对档案的社会化利用方式起到推动作用，高职学生与公众在搜寻和检索更为便捷，因为传统档案进行查找起来颇为不便，而信息化建设将纸张档案电子化，能够通过计算机索引被快速查找到。另外，高职院校档案信息化建设同时也是提升档案安全水平的有效途径，确保档案防火、防盗、防虫，还能够复制并进行异质异地进行备份等。
总之，高职院校档案信息化建设既体现着人类文明进步的具体成果，同时也反映着经济社会发展对高职院校档案工作新要求，必然对高职院校档案事业的科学发展在未来起着难以估算的作用。
参考文献：
[1] 刘少明.以应用为导向构建高职院校校园网[J].科技信息（学术版），2007（7）：328.
[关键词]城建档案；信息化；难点；解决对策
在城市规划建设管理的过程中，信息化是最为基本的发展要求。城市档案工作也包含在城市规划建设中，同样需要实现信息化建设。城建档案信息化一方面需要从技术方面实现改革，另一方面更加注重管理的理念及方式的改革。当前，我国的城建档案信息化建设发展速度并不理想，与社会发展的速度相差较大，对城建档案的利用效率造成了影响。城建档案信息化属于循序渐进的过程，在档案信息化的过程中需要对存在的难点问题进行思考。
一、城建档案信息化建设中的难点
（一）对城建档案信息化建设的重视程度不够
信息化基础设施与网络通讯设施是实现城建档案信息化的重要前提条件。当前，城市建设档案部门的主要经费来源为财政预算，导致了信息化建设过程中资金相对缺乏，根本不足以购买信息化建设基础设施与网络通讯设施[1]。此外，由于对城建档案信息化建设的重视程度不够，导致在人力、物力及政策等方面的支持都是有限的，而专项投入更是少之又少。因此，对城建档案信息化建设的重视程度不够导致了投入较少，严重影响了城建档案信息化进程。
（二）城建档案信息化建设的前期准备工作不足
前期准备工作是实现城建档案信息化的重要条件。当前，城建档案信息化建设的前期准备存在不足之处，主要的表现包括：第一，城建档案资料存在不完整、不准确和质量较差的情况。城建档案工作中涉及多个学科，需要较强的专业技术性，要求工作人员具有相关的专业技术及能力才能够胜任该项工作。当前，施工单位负责城建档案中的工程档案编制，在编制的过程中往往指派一些并不专业的编制人员，导致城建档案不统一、不规范、质量较差。第二，城建档案中的电子文件不能够较为齐全与及时地进行收集。当前，城建档案部门中都比较重视文本文件的收集，并不重视电子文件方面的收集[2]。
（三）城建档案工作人员整体素质较差
当前，城建档案工作人员虽然大部分都是档案管理专业学科人员，但是由于在城市规划建设的过程中并没有将工作人员的培训与教育包含在内，城建档案信息化的培训没跟上，导致工作人员缺乏档案工作所需要的各种现代科学知识，素质与管理水平都得不到有效的提高，对整个城市档案信息化的进程造成严重的影响。
二、城建档案信息化建设中的解决对策
（一）明确城建档案工作的重要性
只有增强对城建档案工作的重视才能够实现城建档案信息化建设。在重要议事日程中将档案信息化建设作为重要内容，实现城市档案信息化与城市规划业务同步的规划与发展，实现城建档案管理工作建设力度的不断增强。同时，要加大城建档案工作的宣传力度，让各个部门明确城建档案工作的重要性，为城建档案工作提供更多的支持[3]。物质条件与技术力量是城建档案信息化的基础条件，资金是其必要的支撑条件。在城建档案信息化要加大各级政府的资金投入，促进城建档案信息化建设能够落到实处。
（二）促进城建档案信息化步伐的不断加快
随着办公自动化的不断发展与普及，城建工作中电子文件的比重不断增加，而且城建档案专业性非常强也对城建档案归档工作提出了更高的要求。在城建档案中的电子文件进行归档的过程中，应该通过相关的制度明确归档的时间、范围及要求、方法等内容，提高电子文件归档率。此外，还要注重纸质档案文件的数字化转换工作，为实现城建档案数字化进行前期的准备工作[4]。
（三）注重城建档案工作队伍整体素质的提高
只有拥有了高素质的人才队伍才能够保障城建档案信息化工作顺利的开展。首先要重视城建档案信息化工作人才培养工作，重视工作人员素质的不断提高。城建档案信息化工作过程中总是面临着各种新问题与新情况，这就对城建档案信息化工作人员的工作能力与素质提出了更高的要求，工作人员现有的知识水平与后期不断更新的知识内容对城建档案信息化建设的成效有着直接的影响。因此，针对城建档案工作中的在职人员要进行定期的教育培训，针对出现的新知识、新技术与新设备等内容进行培训，实现工作人员现代化管理知识与现代化技术技能的不断提高，适应城建档案信息化发展的需求。其次，要注重档案专业人才与计算机专业人才的不断引进。当前，城建档案信息化中缺乏的人才为既懂档案管理知识又懂计算机技术与网络知识的人才，在人才队伍建设的过程中要注重这类人才的引进，改善当前的人才培养现状。
（四）实现城建档案信息化与电子政务建设的相互结合
城建档案信息化在建设的过程中要实现与电子政务建设的相互结合，既与其相互适应，又要保持相对超前。政府应该重视城建档案信息化，将其纳入到电子政务建设的规划中，确保城建档案信息化与电子政务建设能够相适应。
总结
城建档案信息化将服务与办公效率的最大化作为最终目标。实现城建档案信息化工作的强化，能够实现对城市建设历史的了解、对城建区全貌的掌握、对城建规律的总布局、对城市的科学管理与改革，促进城市的快速发展，具有非常重要的现实意义。应该将城建档案信息化工作作为城建档案部门现在及未来一定时间内最重要的工作内容。
参考文献：
[1]朱效权.浅析数字城建档案馆建设应纳入数字城市建设的总框架[J].城建档案，2012，05（21）：20-23.
[2]宋燕.“数字市政”与城建档案信息化――以江苏省南通市为例[J].上海城市管理职业技术学院学报，2011，02（32）：78-81.
