时间：2023-06-07 09:09:44
关键词：文件、种类、鉴定、制度
文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理体系，才能更好地为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离开文件管理。文件管理分许多种类，本文结合作者多年从事文件管理的经验，主要探讨一下文件管理的职责及其重要性。
种类
1．按性质类别分为：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。一般，公司会分派相关人员对这些文件进行分类管理。
2..按文件内容分为:中文类和英文类。随着公司的业务范围不段扩大，已经不单单仅限于国内市场，公司开始迈步走上国际市场的竞争与发展，与国外公司的业务往来与日俱增。英文，作为国际交流的基本语言，发挥着重要作用，英文文件的往来也越来越多。
3. 按存档类别分为：纸版文件和电子文件。做为传统的文件管理方法来说，纸版文件的存档与管理是极其重要的，纸版一般以存留原版文件为原则，通常是指盖有公司印章的具有效力的文件。纸版文件存档的优点是留有原版纸版文件，一旦有合同冲突时，更具有说服力。缺点是容量较大，保存麻烦，查阅复杂，需要一页页过目。随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸版文件的发展趋势。为了保护好这些电子文件，维护其完整性、真实性和长期可读性，使社会记忆得以传承，国内外众多的档案学者对如何管理好电子文件进行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。电子文件的出现，给传统的档案管理理念带来了冲击和挑战，这种冲击和挑战促使档案管理理念的革新以及思维方式的转变。与传统档案相比，电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与载体的易分离性、信息的易更改性等特点，要确保其真实性、完整性和长期可读性，传统文档的管理技术与手段都已无法满足其需求。这不仅需要对传统的档案管理理念进行变革，而且要在管理手段和技术进行全方位的提升，实现电子文件的管理现代化、科学化。
鉴定
随着办公自动化的普及，电子文件日益增多，为了能长期保存、利用有价值的电子文件，文件管理者和档案工作人员不得不正视由于电子文件本身的特殊性及管理手段的变迁给鉴定工作带来的巨大挑战。电子文件不同于纸版文件的属性、特征，决定了电子文件鉴定有别与纸版文件鉴定。
纸版文件鉴定：纸版文件鉴定时间一般都是在文件形成之后。由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的，在动态数据库中，最新的数据不断地覆盖刚刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统的设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。
电子文件鉴定：电子文件的鉴定包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸版文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法”，对电子文件的信息内容进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定是指从技术角度对电子文件的状况进行全面检查，技术鉴定主要包括电子文件完整性、真实性、可续性、可读性、记录方式、载体情况。电子文件的技术鉴定是一个新内容，包括硬件鉴定和软件鉴定两个方面。硬件方面鉴定主要是对电子文件的载体和网络连接等状态进行检测。软件方面的鉴定包括可读性鉴定、完整性鉴定、真实有效性鉴定、无病毒性鉴定、介质状况检测等。从某种程度上来说，电子文件的技术鉴定要比内容鉴定更为重要。一方面，技术鉴定确保了电子文件的可用性、可读性。另一方面，电子文件的原始性认证也是通过技术鉴定来实现的。技术鉴定为电子文件的原始性提供的必要的凭证，保障时要自觉主动地想到为年中归档做准备。档案意识不仅仅表现在对档案工作的了解和重视上，还要懂得档案管理学等有关知识，熟悉掌握档案工作业务环节基本技能。只有文件管理人员有较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。在文件处理时，要时刻想到档案工作，实现文书档案工作一体化。这就要求文件管理人员把好文件材料的质量关，诸如纸张大小、文体、格式要规范、标准，要求文件处理及时、准确，收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。搞好平时归卷工作，为年中立卷归档做好准备。
三．制度
目前，影响电子文件真实性、完整性的另一个重要因素就是电子文件的法律地位还没有确立。这种状态下电子文件难以和纸版文件一样发挥参考和凭证作用，人们认识不到电子文件的价值。大多数单位依赖于纸版档案，把电子文件作为日常工作的一种辅助工具或纸版文件的副本，不重视电子文件的管理。我们要深化对电子文件真实性和完整性的认识。一方面要借助先进技术和吸取国外有益的经验，另一方面必须加强电子文件的法律法规建设，明确电子档案的法律地位，使电子档案与纸版档案享受同等的法律地位。在电子文件管理中贯彻执行各项法律制度，对造成电子文件信息失真的单位和个人给以严厉的惩罚，并追究相关的法律责任，从立法的角度维护电子文件的真实性、完整性。
总之，文件管理工作是一项集于细心、责任、意识、理念、法规一体的管理工作，说其简单，却不乏要求较高的仔细态度和责任意识。但只要文件管理人员增强档案意识、掌握丰富的档案、文书知识，就一定能处理好文书与档案关系，做出成绩。
参考文献：
目前，几乎所有的企业应用程序都使用诸如CIFS和NFS等协议，在低延时或局域网环境下文件共享。当遇到广域网环境时，这些协议要多次往返传输信号，同时广域网存在着不可预测的中断和稳定性差等问题。
客户背景
Dyer、Riddle、Mills&Precourt公司(DRMP)是美国著名的工程设计公司，为大型零售业、主题公园及政府等用户提供各种设计服务，被《工程新闻记录》评选为美国设计公司500强。DRMP公司在佛罗里达州、乔治亚州、北卡罗来纳州、南卡罗来纳州等多个地区设有19个分支办公室，员工超过500人。
由于DRMP公司在美国境内多个州设有分支办公室，经常需要几个远程办公室的多个工程师实时共享并处理较大的计算机辅助设计(CAD)文件，而广域网延时常常导致无法保证实时协作。如果将文件下载到本地进行处理，则将增加存储设备的空间和文本惟一性的管理难度。此外，虽然在规模较大的远程办公室，公司可以投资昂贵的存储服务器，但是在规模较小的远程办公室，用户必须将文件备份到磁带上，再将磁带邮寄回总部，这个过程复杂且容易发生错误。
解决方案
为解决公司远程办公室实时协作的问题，DRMP考虑过许多解决方案，最后选择了Brocade WAFS(广域网文件服务)解决方案。该方案可以在广域网上以局域网的速度实时共享工程项目文件，同时保留原有远程办公室的服务器网络和IT基础设施，这正是DRMP公司的工程师和IT经理们所寻找的。
根据DRMP公司的需求，博科为用户提供了一站式分支办公室解决方案，帮助用户实现高效的团队合作，无需考虑员工实际工作的地理位置，并且实现集中文件备份。
作为完善的一站式分支办公室解决方案，Brocade WAFS在广域网上采用的传输协议是专有的SC/IP协议，它能够很好地支持文件传输的断点续传功能，并可以优化对话式传输方式，将延时降低几倍到几十倍。除了高速文件缓存外，系统还帮助DRMP集中控制在远程办公室中的一系列服务，包括打印、DHCP、DNS和域授权等。
2006年7月，DRMP在奥兰多总部部署了Brocade WAFS核心设备，同时在其3个远程办公室部署了Brocade WAFS边缘设备。通过试运行，博科解决方案先进的文件缓存技术极大地加速了在各个远程办公室的文件读写速度。随后，公司又在另外4个远程办公室部署了Brocade WAFS边缘设备。
在部署Brocade WAFS之前，DRMP已经部署了Brocade StorageX，将文件自动地从远程办公室迁移至数据中心。为了实现Brocade WAFS解决方案，DRMP利用Brocade StorageX将数据从远程办公室迁移到数据中心，而且由于部署了Brocade WAFS边缘设备，可以对本地存储服务器的用途进行重新分配。管理员计划继续使用Brocade StorageX进行从小型远程办公室的文件服务器到数据中心的日常文件复制，以确保设计数据和其他数据的可用性。通过使用博科FAN架构，DRMP能够灵活地进行其他远程办公室数据的无间断、便捷的集中化处理。
在文件类型和文件数量不断增多的今天，传统的以文件夹存放文件的管理方式，常常会导致重复文件较多、文件存储混乱等现象。为了满足用户新的文件管理需求，Windows 7系统新推出了文件库功能，善于使用该功能，无论文件夹的结构多么复杂，文件的数量有多么大，我们都能把它们管理得井井有条。当然，如果想让文件管理更有条理，对Windows 7系统的文件库功能加强控制和管理，是十分有必要的，同时也是必须的，只有这样文件管理才会更上层楼！
谨防文件库拖累系统
虽然文件库功能主要是用来管理文件或文件夹的，但是如果我们对该功能管理不当时，也会拖累系统运行，严重时能导致系统发生假死现象，从而影响文件管理效率。比方说，当用鼠标尝试双击Windows 7系统中某个磁盘驱动器中的文件时，我们有时会看到鼠标指针始终处于圆环形转动状态，这个时候系统不能进行其他操作，倘若强制关闭文件窗口，系统就会发生假死现象。这种假死现象很可能是因为用户不小心调整了Windows 7系统的缺省文件库，此时不妨进行下面的操作，将系统缺省文件库恢复成原始状态，多半就能防止Windows 7系统再次出现假死现象了：
首先依次点击Windows 7系统桌面上的“开始”|“所有程序”|“附件”选项，从子菜单中找到“Windows资源管理器”命令，并用鼠标右键单击该命令，执行快捷菜单中的“属性”命令，切换到Windows系统资源管理器属性设置框。
其次选择“快捷方式”标签，弹出如图1所示的标签设置页面，在这里的“目标”文本框中输入“%SystemRoot%\explorer.exe /n,/ e,”命令代码，单击“确定”按钮返回。
这样，我们再次使用鼠标双击方式访问磁盘驱动器中的文件时，就会发现系统假死现象不再出现了，这说明文件库功能已经不在拖累系统的正常运行了。
调整文件库链接路径
当将Windows 7系统成功安装到硬盘中后，该系统默认会在系统分区中生成库文件夹，进入该库文件夹窗口后，我们就会发现其中包含了文档、视频、音乐、图片等几个经常用到的子库，这些分类与传统操作系统中“我的文档”文件夹中的分类几乎一样，访问起来十分简单、直观。可是，默认状态下链接到Windows 7系统文件库中的子库内容都位于系统安装目录中，一旦系统发生瘫痪或出现其他意外不能正常启动时，位于系统文件库中的所有文件内容都会受到破坏，倘若我们事先将系统文件库中的链接路径指向系统安装目录以外的分区时，那么文件库中的内容就会显得十分安全了。为此，我们不妨进行下面的操作，将Windows 7系统文件库中的内容链接路径指向安全位置：
首先依次点击W i n d o w s 7系统桌面上的“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，弹出系统资源管理器界面，从中找到系统文件库或某个子库文件夹，右击该文件夹图标，从弹出的右键菜单中选择“属性”命令，切换到库文件夹属性设置框。
其次按下该设置框中的“包含文件夹”按钮，弹出新文件夹导入对话框，将新的链接路径选择好后，再按下“设置保存位置”按钮（如图2所示），这样文件库或子库的链接路径就被成功指向安全位置了。
禁止他人自由创建库
大家知道，Windows 7系统的文件库功能非常强大，于是在一些公共计算机中，常有一些用户自行创建新库，来管理各自的文件。不过，这么一来，其他人在该计算机中使用文件库功能管理文件时的效率会受到影响。倘若我们不希望普通用户在公共计算机系统中任意创建新的文件库时，可以按照下面的操作，取消他们的新库创建操作权限：
首先依次单击Windows 7系统桌面上的“开始”|“运行”命令，弹出系统运行文本框，输入“gpedit.msc”命令并回车，切换到系统组策略编辑界面，在该界面的左侧区域，逐一展开“本地计算机策略”|“用户配置”|“管理模板”|“Windows组件”|“Windows资源管理器”节点。
其次选中该节点下的“阻止用户将文件添加到与该用户对应的‘用户文件’文件夹的根目录下”选项，并用鼠标双击该选项，打开如图3所示的选项设置框，默认状态下该组策略选项被选择为了“未配置”，此时我们应该将其重新选择为“已启用”，单击“确定”按钮保存设置操作即可。
倘若日后需要恢复普通用户的新库创建权利时，只要按照前面的操作步骤，打开如图3所示的组策略属性设置框，将组策略配置再次修改为“未配置”，确认之后就能让设置正式生效。
指定与众不同库图标
为了高效管理文件，不少用户在Windows 7系统文件库下按需创建了一些子库，以便分类管理不同的文档文件。无论用户在系统中创建了多少个子库，Windows 7系统会为它们自动分配的库图标都是相同的，当文件库下面包含的子库数量特别多时，清一色的相同库图标显然不利于用户快速定位子库位置。那么如何才能为不同的子库设计不同的图标，以方便日后用户能根据与众不同的库图标来快速识别子库内容呢？要做到这一点，不妨按照下面的操作步骤，来为不同的子库设计与众不同的图标：
说到底，Windows 7系统文件库其实是一个XML格式的文件，它利用一些专门的格式代码，将不同的子库指向一个包含实质性内容的文件夹上，同时定义了子库使用的是哪个图标文件，所以只要打开文件库的格式代码内容，修改子库调用图标文件的代码内容，就能让不同的子库使用不同的库图标了。只是该文件属于系统文件，默认状态下它处于隐藏显示状态，我们无法直接修改Windows 7系统文件库的代码内容，必须先将库文件的隐藏显示属性取消，让其正常显示出来。
在取消系统库文件的隐藏显示属性时，可以先用鼠标双击Windows 7系统桌面上的“计算机”图标，从其后界面的工具栏中点击“组织”选项，选择下拉菜单中的“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹选项设置界面。选中“查看”标签，打开如图4所示的标签设置页面，选中这里的“显示隐藏的文件、文件夹或驱动器”选项，确认之后Windows 7系统库文件就能象普通文件那样正常显示出来了。
下面从Windows 7系统的“计算机”窗口中展开系统磁盘分区，从中找到“users\ zhoujy\appdata\roaming\microsoft\windows\ libraries”子文件夹，这里的“zhoujy”是当前登录系统的用户账号名称，在目标子文件夹窗口中就能发现XML格式的系统库文件了。
接着开启记事本程序，将该系统库文件直接拖放到记事本编辑窗口，这时库文件的所有格式代码全部显示出来了，依次单击“编辑”、“查找”命令，搜索格式代码内容窗口中的“”关键字，找到目标关键字后，在该关键字之前插入“tubiao.ico”这段代码内容，这里的“tubiao.ico”就是新的库图标文件，倘若该文件不在系统库文件目录下，一定要写上完整的路径信息。
例如，要想让系统文件库使用位于“F:\123\123.ico”位置处的图标时，那么必须在系统库的源代码文件中插入“F:\123\123.ico”这段代码，最后依次单击“文件”、“保存”命令即可，这样系统文件库就能使用我们指定的与众不同库图标了。对于其他子库的图标，也可以按照相同的方法，来指定个性化的图标。
让库查看方式更灵活
现在硬盘容量越来越大，要想从中快速搜索到指定文件，真不是一件容易的事情，巧妙借助Windows 7系统的文件库功能，却能有效提升文件搜索效率。不过，Windows 7系统文件库默认提供的查看方式并不很灵活，比方说在查看图片子库下的文件时，我们看到文件库仅支持月、天、标记、分级等有限的几种查看方式，要是我们想按文件类型方式查看文件时，操作起来就比较困难。为了增强库文件的查看灵活性，我们不妨按照下面的设置，调整系统注册表有关键值，将文件库的查看方式从默认的四种增加到七种：
首先依次单击Windows 7系统桌面上“开始”|“运行”选项，从弹出的系统运行文本框中输入“regedit”命令，确认之后展开注册表编辑界面，在该界面左侧区域，逐一展开“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\ FolderTypes”节点，在该节点下我们会看到很多类似{94d6ddcc-4a68-4175-a374-bd584a510b78}这样的子键（如图5所示），其实这些不同的子键控制着不同子库文件的查看方式，例如常见的{94d6ddcc-4a68-4175-a374-bd584a510b78}子键控制着音乐子库，{b3690e58-e961-423b-b687-386ebfd83239}子键控制着图片子库，{7d49d726-3c21-4f05-99aa-fdc2c9474656}子键控制着文档子库，{5fa96407-7e77-483c-ac93-691d05850de8}子键控制着视频子库。
在这里，假设要增加图片子库的文件查看方式，可以选中{b3690e58-e961-423bb687-386ebfd83239}子键（该子键控制着图片子库），将鼠标定位到该子键的Modifiers节点上，用鼠标双击该节点下的“Library”键值，打开对应键值的编辑对话框，将其中的数值内容记下来，例如这里的数值为“{0b2baaeb-0042-4dca-aa4d-3ee8648d03e5}”，该数值控制着图片子库的查看方式。
返回到系统注册表编辑界面，重新展开该界面左侧区域中的“HKEY_LOCAL_ MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\Explorer\FolderTypes\{0b2baaeb-0042-4dca-aa4d-3ee8648d03e5}\TopViews”节点，这里的“{0b2baaeb-0042-4dca-aa4d-3ee8648d03e5}”子键恰好是通过前面的方法查看获取的Library数值，目标节点下的键值数量控制着图片子库的查看方式。
为了让查看方式更加灵活，我们只要按照之前的操作步骤定位到不同子库的TopViews节点下，之后将每个子库节点下的键值内容互相拷贝，这样每一个子库都能支持Windows 7系统所能允许的各种查看方式了。比方说，图片子库默认支持3种查看方式，文件子库支持4种查看方式，经过键值内容互相拷贝操作后，图片子库、文件子库都能支持7种查看方式了。
不过，要提醒各位朋友注意的是，在拷贝不同子库TopViews节点下的键值内容时，要仔细检查对应节点下有没有一个名为“childviewid”的键值，倘若发现其存在时，一定将该键值的数值同时拷贝过来，否则的话在使用具体查看方式时系统容易发生错误。
当完成不同子库节点下的键值内容互相拷贝操作后，将Windows 7系统重新启动一下，上述设置就能彻底生效了，此时我们尝试查看系统库下面的文件内容时，就会发现文件查看方式最多能增加到七种了，这样文件查询起来就更加灵活了。
通过库加快查询速度
默认状态下，Windows 7系统会自动对文件库下面的文件创建索引，而位于索引列表中的文件会优先被系统查询到。不过，在实际工作中生成的各类数据文件，都不会自动添加到文件库中，所以Windows 7系统的文件查询功能在查询这类文档文件时，速度一般都不会特别快。为了加快常用文件的查询速度，我们不妨将这些常用文件所在的文件夹，逐一加入到文件库中，下面就是具体的添加步骤：
首先依次点击Windows 7系统桌面上的“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，弹出系统资源管理器界面，用鼠标右击该界面左侧显示窗格中的“库”选项，从弹出右键菜单中逐一点选“新建”|“库”选项，同时将新创建的文件库名称设置为“日常材料”。
其次选中之前创建好的“日常材料”库，并用鼠标右键单击该文件库，执行快捷菜单中的“属性”命令，打开如图6所示的文件库属性设置框，在这里可以先将平时很少访问到的文件夹取消选中，再按下“包含文件夹”命令，弹出文件夹导入对话框，将自己平时频繁要使用的文件夹选中并添加进来，最后按“确定”按钮执行设置保存操作，这样Windows 7系统日后就能对频繁使用的文档材料进行快速查询了。
添加共享位置到库
除了添加本地文件夹到系统库中外，我们还可以将位于局域网共享位置中的文件添加到库中，只是与导入本地文件夹到系统库中稍有不同，要将网络中的共享文件夹导入到本地文件库，一定要先将共享文件夹的属性调整为脱机属性。
在进行这种调整操作时，可以先用鼠标右键单击系统托盘区域处的网络连接图标，执行右键菜单中的“网络和共享中心”命令，切换到网络和共享中心管理界面，单击该界面中的“显示这台计算机上所有共享的网络文件夹”按钮（如图7所示），从其后界面中找到要导入到本地文件库中的共享文件夹，用鼠标右击该文件夹图标，执行快捷菜单中的“始终脱机可用”命令，这样我们就能象导入本地文件夹一样按下“包含文件夹”按钮来导入共享位置处的指定文件夹了。导入共享文件夹后，局域网中的共享文件夹图标上将会显示为脱机标志。
设置成脱机文件后，共享位置处的文件内容就可以被映射成本地磁盘了，这样日后即使网络掉线或临时离开局域网环境，我们也能访问其中的文件内容，并进行复制、删除、编辑等操作，当网络连接重新恢复正常后，Windows 7系统又会自动将本地库中的内容与局域网中的内容进行同步了。
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关键词：企业；电子文件；管理
随着办公自动化的不断推进，企业越来越多的文件信息都以电子的形式存在，相应也对电子文件档案管理提出更高要求。电子文件不仅成为经济社会发展的重要组成部分，也在一定程度上影响了企业电子文件的管理和创新。因此对于企业而言，如何做好电子文件的收集、归档和管理成为了企业必须解决的现实问题。特别是企业档案管理部门应该主动适应时展趋势，将电子档案管理作为主要工作方向，充分认识到电子文件管理的重要性，解决在电子文件档案管理过程中出现的各种问题，进一步提升企业电子文件档案管理效率。
1基本概念与特点
1.1电子文件定义
电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
1.2电子文件特点
电子文件与传统的纸质文件存在着明显区别，由于电子文件更依赖于现代信息技术，因此其自身也体现出以下几方面特点：1.2.1依赖性。电子文件的生成过程需要依赖一定的数字设备，由于不同历史时期信息技术的发展水平不同，相应产生的数字产品也存在一定的区别，特别是在软硬件更新换代之后，不同产品之间存在一定的兼容性差别，这就造成了电子文件在存储读取过程中对于原有的硬件设备和软件环境产生了依赖性。随着网络信息技术的不断发展，这一问题可能会得到系统的解决。但以现有的技术条件电子文件在生成和运行过程中还是对原始环境有较强的依赖性。1.2.2非直读性。电子文件与传统的纸质文件不同，不能直接进行阅读和信息获得，需要借助一定的软硬件设施才能够获得电子文件的相关信息，这就需要采取不同的手段和措施，保持电子文件的长期可读性，需要对原有的软件设备进行留存。1.2.3分离性。虽然电子文件也依附于一定的载体，但载体对于信息内容不具有原始性。因此，电子文件与载体结合的相对松散，甚至电子文件通过一定的软硬件设备，可以以其他载体的形式存在和读取使用。1.2.4复杂性。随着网络信息技术不断发展，电子文件的种类和形式也越来越多，进一步增加了企业对电子文件管理的难度。加之电子文件背景信息对文件的真实性和完整性产生的至关重要的影响。因此，在电子文件归档过程中，需要人工采取相应的技术手段对电子文件进行归档。1.2.5便利性。电子文件是在网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，在标准化的前提之下，电子文件可以通过一定的信息技术实现信息共享，这一信息共享不受到时空限制。1.2.6安全性。电子文件的信息安全对电子文件保管和使用至关重要。因此，在采取必要的管理措施之外，还应该提升档案管理人员的安全意识，并采取必要的技术手段实现电子文件存储、保管和传输的安全。
2电子文件管理面临的问题
2.1技术问题
电子文件的安全性和计算机保密技术息息相关，存在着不安全的隐患，由于电子文件对信息技术和软件设备具有较强的依赖性，电子信息在传输过程中容易受到病毒侵袭和黑客攻击［1］。在存储过程中也存在数据丢失，数据乱码等问题，这在一定程度上给电子文件的安全管理带来了诸多不便，而且在保管过程中，电子文件具有一定的保管期限，文件载体也具有一定的寿命周期。此外，电子文件的载体易损坏，稳定性能较差，如遇到质量较差的磁盘，会影响电子文件的可读性和寿命。电子文件在收集整理管理使用过程中会受到多重因素的影响。一是在电子文件收集过程中，部分企业的档案管理人员对于电子文件的背景信息和元数据重视程度不足，导致部分档案信息不够系统完整。特别是随着网络信息技术的不断发展，电子文件的技术环境发生了深刻变化。信息技术发展越快，电子文件的形式和载体就越多，一旦电子文件离开了特殊环境，就难以对其进行系统的利用和开发。二是在电子文件管理过程中受到网络信息、人员、规章制度等多方面影响，也在一定程度上影响了档案信息的安全性，未来如何保障档案信息安全，必然成为企业档案管理部门必须思考的现实问题。
2.2管理问题
在对电子文件的管理过程中，由于未能引起人们足够的重视，部分企业在电子文件管理过程中忽略了与电子文件管理相配套的措施，致使企业电子文件在管理过程中出现了信息丢失问题。企业在电子文件管理过程中没有形成相应的电子文件备份，一旦物理环境或软件信息系统出现故障，难免存储在硬盘或计算机系统的文件出现丢失或损毁问题。同时，部分企业在电子文件管理过程中，没有看到电子文件与纸质文件共同归档的重要性，也容易在电子文件管理过程中出现文件丢失或损毁的问题。
3电子文件管理的建议
3.1提高科学管理的认识
不少企业档案工作者都把重点放在保管档案的数字化上，很少顾及企业业务工作产生的电子文件管理，这样就加剧了信息处理现代化与档案管理手工化的矛盾，使得档案工作始终没有摆脱被动服务的状态。新形势下，企业管理者应给予电子文件管理足够的重视，加速推动企业电子文件信息化管理进程，结合电子文件管理的实际需要，对相应的制度机制进行完善和创新，确保电子文件能够得到安全有效的保护和使用，避免电子文件浪费。
3.2加强信息安全管理工作
电子文件在管理过程中应将信息安全作为重要方面，加强对电子文件的安全防护，确保电子文件的原始性和真实性。目前这方面的技术主要有：签署名技术、加密技术、身份验证、防火墙等，这些技术措施对于保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密都具有明显的效果。因此在信息系统建设的过程中需加强对信息系统的管理，确保电子文件的安全。要提高信息安全意识，根据企业保密管理的相关要求，电子文件档案管理人员应该系统学习相关保密知识，主动地运用到电子文件管理之中，防止出现电子文件内容失密、泄密［2］。同时要采取身份认证、数据备份、防火墙都多重安全措施，切实保障电子文件信息安全。
3.3确保完整性和真实性
电子文件完整性的主要问题是电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失。为此，在档案收集过程中，一定要做好衔接，既要明确档案收集的范围，也要与企业其他部门沟通，规定档案收集时间，通过完善电子文件档案收集制度，更好地约束档案收集行为。在档案收集的基础之上，为了确保档案电子文件的完整性和真实性，还要定期对电子文件进行存档，对于更换或调整载体的电子文件要采取专门的备份措施。对于电子文件的任何修改、传输和操作都应该进行登记备案，以防止对电子文件内容进行恶意删改，从而造成不必要的损失。
3.4开展鉴定和归档
电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要包括识别文件价值和区分文件真伪，只有那些对本单位工作具有利用价值的才有保存价值，档案部门所保管的电子档案，应当是真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。文件编制部门必须将电子文件归档，以保持该电子文件的原始性，维护电子文件的凭证价值［3］。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件内容的完整性、文件办理过程的完整性等。归档可以完全打破传统的归档方式和工作方法，利用文档信息管理系统，及时将生成的电子文件进行在线接收与归档，以此保证电子文件的归档的及时性与完整性。
总结
随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件作为一种新的重要的信息资源会倍受青睐，一些困扰着我们的技术难题也在逐步解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员需要思考的重要问题。
参考文献：
［1］刘家真编.电子文件管理———电子文件与证据保留［M］.北京：科学出版社，2009.
［2］冯惠玲编.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2007.
相关配置
OMF托管文件机制相当于是一个批处理。当用户在建立数据文件的时候，只要输入一个命令，不需要带名字、存储位置等参数，系统就会自动根据一定的规则来创建数据文件。故在使用这个托管文件功能之前，管理员需要先在数据库中建立好相关的规则。虽然系统有时候也会采用默认的配置，但不建议这么做。对于一个复杂的数据库系统来说，根据企业的实际情况，预先创建好数据文件的体系，是一个很好的习惯。系统的默认设置往往针对的是中小型的应用，无法满足大型数据库的要求。所以管理员需要根据实际情况来配置相关的规则。具体的来说，主要涉及到以下几个参数。
一是DB_CREATE_FILE_DEST参数。顾名思义，这个参数主要用来指定数据文件默认的存储位置。设置好这个参数之后，管理员在创建数据文件时就不需要再输入具体的文件位置。这里需要注意的是，这个地址还跟临时文件、重做日志文件、控制文件等等相关。
二是DB_RECOVERY_HLE_DES'I参数。这个参数主要用来定义重做日志、控制文件、RMAN备份文件、归档日志和闪回日志的默认位置。当管理员设置了这个参数之后，系统将会重写其默认设置。
三是DB_CREATE_ONLINE_LOG_DEST_N参数。这个参数也是用来定义重做日志文件和控制文件的默认位置。这里也许有人会问，如果这个参数与前面的参数定义的位置不同，那该如何处理呢?这里就涉及到一个优先级的问题。通常情况下，如果设置了这个参数，那么前面两个参数的设置就会被覆盖掉。最终系统使用的是这个参数所定义的位置。也许有人会问，这个参数后面为什么会带一个字符N呢?其实这主要是为了建立副本的需要。
创建数据文件
以上相关的规则配置完毕之后，就可以使用OMF托管文件功能来创建数据文件。只需要运行命令ALTERTablespace ADD DATAFILE命令即可。注意在这个命令中，没有指定所需要创建的数据文件的路径与名字。这些都是系统根据预先定义的规则来自动补充的。在使用这个命令的时候，还需要注意以下几点内容。
一是如何来实现归档日志与控制文件的多个副本?在手工创建归档日志文件和控制文件的时候，我们总会在不同的位置创建多个相同名字的归档日志文件或者控制文件的副本。如此的话，当某个归档日志文件或者控制文件出现问题，还可以通过副本来弥补。通过OMF托管文件来自动创建数据文件时，该如何实现这个功能呢?其实实现的方法也很简单。只需要在设置DB_CREATE_ONLINE LOG_DEST_N这个参数的时候，多建几个，系统就会自动创建相关文件的副本。这就是最后一个字符N的作用。
二是如果创建表空间，则数据文件该如何处理?在没有OMF托管文件功能之前，创建表空间与创建数据文件是两个独立的事项。也就是说，创建表空间之后，管理员还需要根据实际情况来手工创建数据文件。不过在有了OMF托管文件功能之后，这种情况发生了根本性的变化。换句话说，只需要使用Create Tablespace命令，而完全不需要制定涉及的实际数据文件，系统会自动创建相关的数据文件。如果有指定多个镜像位置的话，还会自动创建重做日志文件或者控制文件的副本。
应对措施
虽然OMF文件可以提高创建数据文件的自动化能力，如自动命名、自动判断重名问题等等，但是其在具体的使用过程中，也具有一定的局限性。总的来说，OMF托管文件其主要的优势在于你不用担心会创建已经存在的文件(包括数据文件、重做日志文件、控制文件等等)。而其主要的局限在与，通过OMF托管文件创建的文件，没有容量管理和平衡I／O方面的优点。为此对后续系统的性能等等方面会有一定的影响。在实际工作中，OMF托管文件往往不是单独使用，而是结合Oracle的另一项功能ASM来使用。ASM(自动存储管理)是对OMF托管文件管理功能的一个有效补充。OMF与ASM结合使用的注意点
通常情况下，OMF无法平衡I／O和容量管理的功能。这方面的缺陷可以通过ASM自动存储管理机制来弥补。两者在结合使用的过程中，需要关注如下内容。
裸设备的相关问题。裸设备指的是没有使用文件系统的存储设备。在这种设备上保存数据，其好处是可以提高系统的性能。而其权限就是维护比较困难。这里需要注意的是，ASM自动存储管理其是支持裸设备的，为此就不存在异步I／O或者直接I／O等问题。而对于OMF来说，其大部分情况下还是在文件系统的背景下操作的。所以从应用范围来说，ASM要比OMF功能来的大。在具体配置时，这需要特别注意。
1、小草文件管理器：是一款好用、易用的资源管理共享类应用软件。支持从电脑端远程管理手机、摆脱数据线的依赖。方便管理微信、QQ的语音、图片、视频，方便查看游戏记录、游戏攻略，简便垃圾清理、卸载软件的方式，为用户提供优质的服务。
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（来源：文章屋网 ）
1、电子文件的特性
电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点:一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2、电子文件的归档管理工作
2.1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要对它进行类似于纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
2.3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3、加强电子文件归档与管理的必要性
3.1草稿性电子文件被忽视。由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。
3.2辅电子文件处于混乱状态。一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。在这些单位，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。
3.3正式电子文件归档程序不够完善。目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
3.4电子文件存储载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存贮器上，但是，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存储介质，但由于其极易破坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。
4、加强电子文件归档管理的措施
4.1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件规范管理。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
一、电子文件原始性的认定
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：
（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。
（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。
（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。
（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。
（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。
（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。
二、确保电子文件原始性的技术措施
电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。
（一）、加密技术
电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。
（二）、签署技术
目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。
（三）、消息认证
电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如64比特为一段，发方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。
（四）、身份验证
为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。
（五）、防火墙
这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡
是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。
（六）、防写措施
目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。
三、确保电子文件原始性的管理措施
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面：
（一）、加强对电子文件制作和管理人员的管理
电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成份，在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
（二）、电子文件的制作过程要职责分明
电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。
（三）、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。
（四）、建立电子文件管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
文件处置的实践中，近年来。发现文件操持、传送、管理等环节均存在一些问题。根据《中国共产党机关公文处置条例》省党的机关公文处置细则》等文件处置要求，针对文件操持、传送、管理过程中存在这些问题，结合工作实际，进行了有益探索。
一、文件办理、传递、管理中存在的问题及原因
（一）调整领导小组成员一类文件查阅不便和下发过多。为减少“调整领导小组成员”文件的发文数量，我们曾参照上级的作法，将文件中“领导小组成员”均以具体职务替代姓名，或在行文的正文最后一自然段写明：“今后，领导小组成员如有工作异动，由相应人员自然递补……”实施一段时间以后，基层单位经常反映，因为有的文件跨度有几年，查找某一领导小组成员名单时很不方便。同时，因职位变化频繁，相应领导小组成员则需作相应调整，办文单位每呈报一个都须按要求予以行文，既增加了办文数量，也增加了文件发送成本。
（二）文件发放渠道不畅通。区县一级文件发送一般都是依靠会议发放，通过参会人员将文件下发到受文单位，而很少通过邮寄或专送的形式。主要原因是，基层邮送邮件的时间长、成本高，一年需要文件邮递费用3.6万元左右；专送虽然时间短，但成本更高。采用会议发放的方式，大大节约了文件发放的成本，但容易出现文件丢失或发送不到位的现象，影响公文效应。
（三）机要文件传阅管理难。区县一级办公室一般人手不多，每个科组室只有2人，机要文件的传阅只是秘书组的工作职责之一。以前机要文件的传阅，尤其是密级文件的传阅，为避免失泄密事件的发生，工作人员一般会有意识地缩小传阅范围，或者一人直送区级领导，来回几十趟，工作效率很低。
二、创新文件处理的思考与建议
针对文件办理、传递、管理中存在的具体问题，我们按照既符合《中国共产党机关公文处理条例》、《省党的机关公文处理细则》精神，又结合工作实际的要求，积极思考和尝试了文件处理的新办法。
（一）集中办理调整各类领导小组成员的文件。集中办理调整各类领导小组成员的文件主要是为今后方便文件查阅，减少发文数量，节约工作成本，提高办文效率。我们主要从三个方面着手，第一、凡需以区一级名义对全区各类领导小组成员进行调整的文件，我们规定每年三次集中办理，统一行文，其它时段一般不予受理。第二、因工作需要，确需调整相关领导小组成员，办文单位要及时拟稿，提供相关背景资料，并按程序送本单位领导审阅，然后按照集中办理的时间要求交区委办公室统一办理。第三、因特殊情况，需在集中办理的时间之外办理这类文件的，其部门单位主要负责人须事前向区委办公室分管办文工作的副主任报告，经区委办公室主任同意后，方可办理。这样一来，我们办文数量锐减，除集中办理的3个调整各类领导小组成员的文件外，特殊需要办理的文件最多不超过5个。同时，也满足了基层方便查阅的要求。
（二）进一步规范文件发送渠道。文件发送是否到位，关系到区县市委工作部署是否顺利传达贯彻落实的关键一步，如何既节约发送成本，又保证发送到位，我们结合区情实际，创造性地开展了工作，进一步规范了文件发送渠道。一是对区委机关大院内各单位下发的一般时效性非文件，仍然投放到区机关事务管理局收发室，院内各单位及时查收。二是在区委机关大院收发室专制了两个文件发放柜，为院外的几十个单位（包括乡镇、街道，龙岭工业园，区直及中央、省、市驻区各单位）各设一个专门抽屉，配备专门钥匙，对下发的一般时效非文件都发放到文件柜中，各单位每周至少领取一次（目前，乡镇、街道的党政办主任一般都住在城区）。三是对各单位下发的紧急文件采用“发电”文头形式，通过传真下发到区委机关院外的受文单位。对各单位下发的密级文件，将通过其它途径发放。四是进一步明确受文单位收文管理工作由单位办公室承担，办公室主任为第一责任人。各收文单位办公室指定一名机要秘书，具体负责上级文件的接收、传阅和管理。收文管理过程中，因单位自身原因，未按照规定时间及时收取文件致使工作贻误的，将根据有关规定追究相关责任人的责任。
（三）严格机要文件的传阅管理。针对办公室人手不够的问题，我们改变过去单靠秘书组人员的做法，通过两种途径呈送，一种途径为分送区委办、区人大办、区政府办、区政协办（以下简称“四办”）专门收文工作人员，分别呈送处级领导传阅；另一种途径为通过“四办”每季度召开处级离退休老同志会议，由“四办”组织传达学习机要文件精神。同时，从两个方面严格加强对密级文件的传阅管理，确保密级文件不失泄密，按要求传阅到位。一方面由区委保密局确定“四办”和区委部办委为保密要害部门，明确保密要害部门工作人员，保密要害部门及其工作人员分别与保密局签订保密承诺书，切实加强监督管理；另一方面，“四办”及区委部办委收文人员到区委办领取呈送处级领导传阅的密级文件，必须填写密件签收单，以此强化收文人员责任，防止失泄密事故发生。对于具体传阅过程中的问题，我们制定了《区级领导阅读文件办理工作规程》，严格按规程操作。如在密级文件上方加盖“严禁复印”字样，送阅文件不横传，绝密文件到区委阅文室阅读等。
1、文件的发放：
(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3、文件的换页：
(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。
4、文件的回收、作废：
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
5、其它规定：
(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
关键词：经济管理
论文正文：
备件经济管理思考
1、加强备件的计划管理，更新理念，发挥备件子系统的潜能，努力降低库存
备件采购和仓库的集中管理，为设备系统确立备件计划管理为主导的备件管理体制奠定了基础，并且取得明显的成效。2000年至今，通过设备部计划部门审核否决的备件需求计划约7000万元，避免了更多的备件库存积压。但是，这只是一种比较粗放的管理模式，2002年元月，钢铁公司备品备件管理信息系统(简称备件子系统)的投用，为设备系统备件管理实施精细化管理提供了可能。
(1)树立新的现代备件管理理念，从粗放管理，向精细管理转变。
首先，要树立合理储备的理念。什么是合理储备?从生产的角度来说储备齐全是最放心的，但是，如果储备的面面俱到，则总体上设备的生产效率大大下降，因此以最少的储备，最低的成本保证稳定生产是非常重要的。其次，要充分考虑备件储存的时间成本，正确掌握并处理好备件储存导致流动资金积压与备件紧急采购而产生附加费用的关系。再次，主作业线与辅助作业线设备备件储备的差异，有备机与无备机设备的备件储存差异也是要考虑的重要因素。
设备管理人员必须要通过科学的测算，确定储备品种，设定合理的最高和最低库存额;设备点检人员要在强化现场点检，掌握设备动态的前提下，自下而上合理申报备件需求计划;要通过加强对技改投资和改善性维修设备备件的选型管理，通过优化设备备件选型，增加通用性或者相似的设备备件数量，减少需要储备的备件的品种和数量;设备管理人员只有更新理念，加强科学管理才能避免大量备件库存积压浪费。备件计划部门再辅以一定的管理手段，通过开展维修备件上机率考核、一般性维修备件定期强制入成本以及库存备件金额增长率的考核等方式，促使备件管理由粗放向精细管理的转变。
(2)扩大零库存备件的品种和数量，继续按照市场换效益的原则，通过为供方设库和在供方设库的方式，推进备件零库存管理，减少资金占用。
设备部零库存备件的价格一般比市场价低10%左右。2000年实现进口轴承、皮带机备件2个品种的零库存，降低库存约200万元;2001年实现液压软管、拆炉机刀片、开铁口机钻头、钻杆和船用电缆、硅橡胶电缆6个品种的零库存，降低库存约250万;2002年实现聚氯乙烯电缆的零库存，正在进行高压电缆，金属软管，液压接头，中、低压通用阀门，铸铁衬板，风口小套和钢厂炉修专用件的零库存谈判，可以减少库存350万元。到2002年底，预计实现零库存的备件金额将达到800多万元。备件子系统投入使用后，所有这些零库存备件，钢铁公司各单位的用户都可以通过备件子系统查询到可以使用的品种和数量，直接领用，设备部每月依照消耗清单，与各零库存供应商结帐，可以较好地提高资金的使用效率，减少资金占用。
(3)及时清理无效的库存备件。由于设备更新、改造、改善性维修或者储备时间过长，库存备件会有一部分成为无效的备件。无效的备件放在仓库中，尽管从帐面上来说流动资产没有损失，但是它占用了大量的资金和仓库空间，需要人们进行维护保养，仍在继续消耗资金。因此，在科学论证的基础上，谨慎更新、改造，在严格控制储备，慎密评价、筛选的基础上，适时、合理的调拨和报废备件，盘活资金，也是降本增效的一个重要方面。
(4)发挥备件子系统的潜能，有效地利用现代化的管理工具。目前，生产单位可以通过备件子系统及时了解备件的库存、计划申报、有关合同签订、在途数量、到货及出人库及其价格情况。生产单位结合设备的实际运行状况，可以合理申报备件需求计划，及时对消耗的备件进行结算和预算。通过生产厂对备件贮备和采购情况的了解，减少非必需的计划。通过组织各厂设备管理人员科学的测算，设定备件子系统内各类备件合理的最高和最低库存数量标准，合理储备备件。
2、继续规范采购行为，为降低采购成本提供保证
(1)加强业务流程管理，建立制约机制，规范经济行为。
经济行为很大程度上受人的因素所制约，必须在内部形成制约机制，规范经济行为。设备系统采购行为的制约机制是分层次的，在各类制度和备件子系统中，明确了业务员、科长、部长等分级管理工作流程和权限。生产单位根据设备的状态和技术要求申报需求计划(可以推荐采购的供方)，设备部计划部门根据实际需要、库存情况和经验，再形成采购计划报分管部长审批。
采购部门招标或者比质比价采购，进行商务谈判，然后按照计划核价、科长审核，部领导审批的管理流程进行审批。业务员和仓库保管员对到货的备件进行验收，重要的备件进行检测，2002年对直接影响最终产品质量的轧辊等开展到货质量检验，合格的才入库。采购产品到货使用后，设备部还要与使用单位的设备部门一道对产品质量和使用寿命进行跟踪，对质量和寿命不能满足合同规定的进行索赔处理。
为了使业务人员责任心不断增强，增加采购业务的透明度，设备部定期交流管理干部和业务人员，备件子系统同时对各厂用户以及监审、财务、企划、公司工会等部门和公司各级领导开通，引人外部监督，使得采购业务更加公开、透明。通过几年的努力，设备部逐步形成了技术、业务与管理人员、科室与科室、使用单位和管理部门、下级和上级、部内与部外之间相互制约、相互监督的制约机制。
(2)积极组织开展备件功能寿命计价工作，把备件的使用寿命与采购价格直接联系起来，优质优价，从而进一步降低备件消耗和检修工程及材料费用;目前，功能计价的重点是生产中消耗数量多的工艺备件，首先从结晶器铜板、风口套等开始做起。
(3)深人开展招标和比质比价采购，加大公开招标的力度。
在2000年招标采购的基础上，2001年的备件采购费用得到较好的控制，采购成本有很大的下降。2002年，设备部加强与宝钢招标办的合作，积极推进公开招标采购业务，取得明显的效益。目前，已有五个项目上网公开招标，两个公开招标项目开标、评标结束签订了合同，其中资源公司15t门式行车，项目计划投资250万元，中标价126.61万元;烧结双梁行车，项目计划投资210万元，中标价132.97万元，都取得了良好的效益，节约投资近200万元;邀请公司职代会代表参加招标工作，实行民主监督，使采购行为向公平、公正、公开的方向跨出了一步。
oppo手机文件管理在手机桌面中，若未能在桌面找到“文件管理“选项，可通过以下方法排查：
1、进入手机设置，选择ColorOS桌面，点击清除数据后再次查看；
2、手机通过获取ROOT权限，删除了文件管理，此时建议刷回到官方系统以确保系统稳定运行。
（来源：文章屋网 ）
