时间：2023-02-14 09:52:15
关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别
一、引言
计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。
由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。
在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、总结
综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■
参考文献
1建筑文件档案的重要性
建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。
2文件档案的实践经验
企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。
3电子文件档案的管理
随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。
社会在发展，经济在腾飞，文件档案步入了新的时代，档案工作重新走上了依法管理的轨道。现代企业档案管理制度不同于以往的档案管理制度，它既是一种管理理念，又是一种运行机制，其目的是多元、灵活、高效的档案管理体制要维护档案的完整与安全，科学有序的保管是档案的前提和保证。档案管理体制因企业而定，不要千企一面;企业文件档案是为社会物质财富创造的重要力量，其文件档案不仅推动了企业文件管理制度的发展，而且符合现代社会的要求，也是现代档案工作者义不容辞的责任。充分发挥企业的竞争优势，整体功能，学习信息技术现代化管理相关知识，掌握和提高新型技术工具的能力水平，努力成为出色的管理人员，技术先进人才，以便为企业文件档案提供方便、快捷、高效的服务，并迈向新的高峰，更好地为本单位的发展服务。
作者：邵瑞卿单位：山西省建筑科学研究院
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传http://播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、u盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强
转贴于 http://
对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,http://成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
关键词：档案基本功能 文件生命周期 档案一体化
一、档案的基本功能及文件生命周期理论
《中华人民共和国档案法》第二条对档案的表述是：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案的产生是以处理复杂事务为目的、以一定的物质基础为载体条件的。档案是一种原始信息记录。学校作为事业单位组织形式，自然有了档案法规定中所具备的一切档案属性。
文件生命周期理论的基本内容：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。文件生命周期理论为管理者对现行文件到档案的一体化管理及对文件前端控制提供了理论支持和实践指导。
文件生命周期理论指出，现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败，要求档案人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身管理质量，避免重复劳动，最终进档案室确保档案管理的延续性和科学性，达到学校档案的一体化管理的目的。
学校重点文件档案来源于各职能部门日常工作中自然形成文件资料，加强重点职能部门的文件资料前端控制管理，提高学校档案质量具有重要的实际意义。学校的文件档案记录着学校的发展历史，也记录着教师、学生等成长的记忆。以学校学生毕业登记表为例，做好前期表格的填写及教师规范整理对今后的学生升学、招工、参军等起着凭证性作用。如实记录学生在校的学习经历也是为单位录用的依据。一份如实填写好的学生在校档案材料对于社会提供了真实凭证作用。
二、做好学校档案一体化管理工作
1.建立健全学校档案规章制度
档案存史、记忆等基本功能在学校工作中显得特别的重要，如学生学籍表、各类考试汇总表、毕业生登记表等，都是学生在校期间留下的历史“痕迹”，如同记忆一样。如何将这些记忆和痕迹保持其真实性，作为将来的凭证，是非常重要的一个环节。这些记忆与痕迹的保存对于学校档案工作人员来说责任重大，也是档案法所要求的法定职责。首先要建立健全学校档案管理规章制度依法治档。这在现代职业类学校的发展过程中更加显得极其重要。
在保存学生历史痕迹过程中，首先要厘清学校各部门工作中产生的资料，进行分析归类，按上级有关档案资料归档要求进行整理分目。
2.设立档案管理工作机构
建立健全学校档案管理组织机构，由校长任组长，各部门负责人为成员，由校办公室负责人牵头设立综合档案办公室，配备专任或兼职档案工作人员协助校办负责人整理和管理档案。学校综合档案室工作人员经常与各部门负责人进行沟通，认真管理日常工作并参与检查与指导。
要按《档案法》规定制定好本校归档文件目录表，分发到相关处室及班主任手中，做好平时的收集整理与归档。尤其是班主任，要及时正确填写好学生学期考试的成绩、思想品德等各类表格，认真指导毕业生等表格的填写工作，真实记录在校学生的学籍等相关内容，学生在校期间相关学习内容及活动尤其重要。
3.学校各部门积极配合按时整理档案资料
制定学校资料归档范围，由各部门负责人认真学习档案管理方法，做好平时积累，即时整理，即时归类，即时填写归档文件目录表，按规定制度即时移交并办理移交手续，完成上一年度档案移交归档程序。
4.积极参与文件形成前的规范指导工作
学校的学生毕业生登记表、思想考核表、各学期考试成绩汇总表等，作为学校工作的历史记忆，是相当重要的归档资料，也是学校档案资料保管整理归档的重点。这些资料承载着历史记忆，也是学生在校学习期间的历史资料，对学生今后都起着原始凭证作用。
第一，利用学校建立的“班主任QQ群”积极参与班主任日常工作产生的各种资料积累。档案工作人员要及时提醒重要资料的归档，随时参与班主任工作中产生的各类表册的填写解答指导，根据档案资料归档格式提前上传归档要求的各类表格样张，做到不重复填写或错写。
第二，加强管理，认真负责，做好每一个环节的填写规范。以《毕业生登记表》为例，时常会产生填写内容的随意性、字迹不清、内容不实、空项漏项、盖印的地方未能及时盖印、遗漏现象等问题。档案工作人员要协助班主任共同指导学生在填写《毕业生登记表》中各类项目上的规范填写，真实记录填写各类表格相关内容。
第三，学校档案工作人员积极配合班主任认真填写毕业生登记表、学籍表，注重细节填写、规范填写，做到不漏填、不乱填，保证学生在校学习期间的评语客观公正，真实填写各学期成绩，为学生做好服务工作。
以《毕业登记表》为例，认真、真实填写好《毕业生登记表》、学籍表等各类相关资料必须进行前端控制，主动与班主任协调，提前将应该归档文件各类表格填写清楚，保证文件的真实、完整，对学生负责，对自己负责，对学校负责，更加是对历史真实负责。
三、学校档案一体化管理工作应处理的关系
做好文件生命周期理论框架下学校档案一体化管理工作，应该处理好三方面的关系。
1.模块化与整体性的结合
学校档案是一个有机的整体，但又有各自的模块，譬如学生档案模块、教师档案模块等。各模块各有特点，但又是互相作用、互相支撑，从而构建一个有机的整体。
2.已成性与生成性的结合
学生档案是学校档案的重中之重，数量巨大，条目繁多。一届学生在校时间构成了档案“显性的生命周期”，学生毕业了，归档后成为“已成性”的档案，延续其“隐性的生命周期”。已成性和生成性始终伴随着学校档案的一体化工作。
3.整理性与合作性的结合
学校档案不仅仅停留在整理、归类、入册等环节，很多档案需要各个部门通力合作，互相支持，体现了合作性原则。譬如，学生档案的生成，涉及科任老师、班主任、教务、政教、校办等多个方面或部门，从而体现了高度的合作性，进而优化并延长档案的生命周期的存活质量和存活时间。
因此，充分认识档案的基本功能和文件生命周期理论，做好学校档案资料的前期管理是学校的档案质量整体提高的重要基础，学校档案的真实性、历史记忆、凭证作用才能得到保证。认真做好学校档案工作的前期管理对做好学校档案一体化管理工作具有非常重要的现实指导意义。
参考文献：
[1]浙江省档案局.档案事业概论[M].杭州：浙江大学出版社，2014.
[2]浙江省档案局.档案工作实务[M].杭州：浙江大学出版社，2014.
[3]韩李敏.从档案的基本特点出发推进档案文化建设[C].2011年档案文化建设学术研究论文集，2011.
二、档案学专业硕士研究生的研究方向、研究内容：
（一）档案学基础理论
档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。
（二）电子文件管理
本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。
（三）企业档案管理
本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。
（四）历史档案与史学研究
档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。
（五）档案保护技术
档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。
那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.
第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.
第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.
第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.
二,档案学热点问题举要
(一)与电子文件管理有关的基础理论问题
1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.
2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:
(1)档案管理的前端控制思想;
(2)档案鉴定中的前端控制;
(3)档案集中过程中的前端控制;
(4)档案保护的前端控制;
(5)档案编目的前端控制;
(6)档案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;
(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;
(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.
3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗
4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."
5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:
(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]
(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]
(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]
(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]
(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]
6.数字档案馆的建设与发展问题.
7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.
8.电子文件的运动周期的划分问题.
(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考
1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.
2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.
3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."
4."实物档案","口述档案"概念之争.
5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.
6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.
7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.
8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.
9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".
10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".
11.档案管理体制的变革问题.
12.档案工作原则与规则的关系问题.
13.档案种类划分问题.
14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.
15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.
16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.
17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.
18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义
(三)档案学自身的基础理论问题
1.档案学研究对象的表述问题.
2.档案学的学科性质问题.
3.档案学与文书学的关系问题.
4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.
5.现代管理理论对档案学研究的影响.
(四)档案管理信息化问题
1.档案网络建设中的信息管理问题.
2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.
3.文档信息化与文档有效管理问题.
4.文档核心信息资源的开发利用问题.
5.网上档案信息的法律地位问题.
6.档案信息网络安全问题.
7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.
8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.
9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.
(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点
1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.
2.关于保管期限的标时与否的争论.
3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗
4.电子文件的集中与捕获问题.
5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.
6.归档制度的建立与完善问题.
7.档案实体分类方案的编制与应用问题.
8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.
9.成套性与客体全宗问题.
10.实体分类与信息分类问题.
11.传统著录与电子文件著录的区别问题.
12.信息社会中档案编研工作的特点问题.
(六)档案信息管理应用理论研究热点
1.公民权利与现行文件公开,保密问题.
2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.
3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.
4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战
(七)档案史学研究方面热点问题
1.档案的起源问题.
2."档案"的辞源问题.
3."信息","文件","公文"的辞源问题.
4.甲骨档案中的"贞人"问题.
5.甲骨档案的内容结构问题.
6.文书档案连锁法的重新评价问题.
7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.
8.简牍档案的发现及其史料价值问题.
9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.
(八)专门档案管理领域的热点问题
1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."
2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."
3.人事档案管理问题.
(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.
(2)建立国家人事档案中心问题.
(3)擅自建档,造档问题.
(4)擅自扣档问题.
(5)擅自弃档问题.
(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.
1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题
2.《文书档案保管期限表》的讨论.
3.《档案法》的修订.如档案的开放期问题.有的同志认为:"为了全方位的,系统的开放档案,笔者建议:不设置30年的开放期;而是档案从形成之日起就对社会,公民开放.""同时在开放之时要制定''''安全例外''''与''''一般例外''''."再如,档案的开放原则问题.有的同志认为:"档案开放原则,是指国家一切公民都有权利用国家档案馆的档案文件."而有的同志则认为:"档案的开放原则将发展为:国家一切公民都有权利利用国家档案部门(包括档案馆和档案室)保存的档案文件."
[关键词]高校；文档一体化；争议
随着人类文明的发展，经济全球化，信息全球化正给全球带来一场巨大变革，而高校档案工作也同样深受着这场变革的影响。随着信息技术的广泛应用，公文档案的管理业开始由实体管理理向信息化管理转变，使档案管理工作于文书管理工作发生了新的变化，文档一体化研究成为档案学界关注的重点。
一、关于文档一体化的涵义
文档一体化，可以理解为：“文档”即文件与档案；“一体”则形容关系密切，如同一个整体：“化”则表示转变成某种性质和状况；“一体化”是指事物之间相互联系，相互渗透，从而形成一个有机整体的趋势和过程。对于文件和档案定义的综述表明两者是不同阶段的同一事物，但二者又具有不同的本质特性，因而“文档一体化”不能简单定义。大致可分为两种：
1、狭义的涵义指的是机关内文书工作档案工作合而为一的一体化，实现方式也仅局限在一个机关内部。这与民国时期的“档案连锁法”有一定关系。这一观点建立在狭义文件观的基础上，具有一定的片面性。更重要的是它忽视了文档一体化的理论基础，切断了文件盒文档一体化的有机联系。
2、20世纪80年代后期以来，以陈兆教授为代表的档案学者逐步认同了广义的文件观。他的《再论档案的定义――兼论文件的定义和运动周期问题》以及后来1993年出版的中国大百科全书。档案学分册》标志着我国档案界对广义文件概念已基本达成共识。广义文件观是强调现行文件和历史档案都是广义文件运动过程中的某一特定阶段，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，两者是一个统一的系统工程，因为两者毕竟是发展阶段不同的同一性质的同一事物。西方档案学者通过论述文件运动阶段衍生出文件周期理论。这一理论很快成为文档一体化管理的认识即包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件中心与档案馆之间的业务衔接，档案管理人员之间相互依存、相互促进，从而使文件、档案一体化管理得以有效进行。
综上所述，对于文档一体化的内涵是以生命周期理论为基础理论指导，通过实现文件处理环节的有效衔接，并借助计算机及网络技术，从系统论角度出发，对文书处理和档案管理从组织制度、管理方式到工作程序进行统筹规划和科学管理，使之系统化、规范化，确保从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。实现文档一体化需以计算机技术和网络技术代表的信息技术作为技术保障，因为文档一体化不只是理论上设想的一种管理思路与模式，更是实践中需要实施的一种管理方式和手段，它需要强大的技术支持。计算机技术的应推广简化了文档管理程序，也提高了文档管理效率，更重要的是它改变了文件的生成和载体特点，使越来越多的文件依赖计算机生成和读取。而网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、处理和利用等方式的特点，使计算机生成的文件通过网络可以远程传递、异地处理和全球利用。因此文件、档案一体化管理的必要性在计算机和网络环境下变得更加突出，实现的可能性也更大了。
二、关于文档一体化的理论依据探析
随着档案工作现代化管理水平的提高，文档一体化的研究逐渐成为档案界研究的新热点。关于文档一体化，在西方发达国家，美国最早提出并发展了它。到80年代初，这种管理方式已在欧美开始推行。到了90年代，这种从信息系统源头做起的方法得到更多人的支持。而今天，文档一体化已成为信息档案管理的必然趋势。
文档一体化的理论依据包括文件生命周期理论，基于数字化的信息资源管理理论，以及以前端控制为特征的档案价值鉴定理论和以来源原则为核心的档案整理理论。由于社会已经进入信息化时代，各事物相互依存并发展，文档一体化的形成与发展也并不是单一一种理论就支持文档工作得以实现的，它是文件管理工作于档案管理工作两者所涉及的理论知识体系，其中包括文件生命周期理论。
1.文件生命周期理论是文档一体化管理的主要理论基础，是现代档案学理论的重要理论成果之一。它是研究文件从最初到产生到最终销毁或进馆永久保存的整个连续的运动过程。
生命周期理论大致可分为三个基本内容：
第一，文件从产生到最终销毁或永久保存，是一个连续、完整的运动过程。在此过程中，文件的价值效用、服务对象等不断变化，从而形成不同的运动阶段。
第二，文件在运动过程中具有阶段性的变化。中外基于国情和文档管理体制的不同将此过程大致分为三个阶段，即现行、半现行、非现行。由于文件在不同运动阶段又呈现其各自不同的特性，此三个阶段的特点也各自不相同。在现行阶段，文件对机关的现行作用做突出；在半现行阶段其现行作用开始衰退；而在非先行阶段已基本丧失。
另外，陈兆教授根据总结又将文件周期理论划分为制作产生阶段、现实试用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文件在运动过程中，其价值形态总会发生规律性变化，因而文档一体化管理要遵循这些规律。
第三，文件在各个运动阶段其内在因素有一定对应关系。
文件的内在因素包括服务对象、保存场所、管理形式等。它们因其运动阶段价值形态不同而与文件各运动阶段之间存在一种内在对应关系。
综合可以看出，文件生命周期理论具有十分重要的理论基础地位，因而全面研究、探讨文件生命周期理论是实现文件与档案管理一体化最重要的理论准备和前提条件。
2、信息资源管理最早诞生于美国。1980年，美国政府颁布的《文书削减法》是信息资源管理理论形成的标志，由于信息资源管理具有巨大的优越性，诞生之后，其理念很快渗透到了社会的各行各业。我国在20世纪90年代初，引进并开始涉及信息资源管理的理论与实践研究。
信息资源管理是国际、国家和社会各组织机构为达到预定目的，综合运用各种手段，将组织内部形成、运用的包括文件、档案、图书、情报、信息系统、信息人员、资金、设备等在内的各种信息资源加以综合，形成一体的信息系统网，实行全面管理的一种管理思想和管理模式。
信息资源管理就是利用全部信息资源实现自己的战略目标。信息资源管理提示我们，文档一体化要与种信息资源管理一体化（即通常所称的图、情、档一体化）进程相协调。从长远发展看，网络化是文献信息工作，包括文档一体化管理系统的发展趋势。在确保国家机密和商业机密完全的前提下，可以考虑与相关的内部网、局域网、互联网相连接，与网上的文件和档案信息检索中心即虚拟档案馆连通。文件与档案管理的“信息化”将成为国家信息化、社会信息化、经济全球化的重要内容之一。
3、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论是档案学研究的热点。所谓档案价值鉴定，即“根据档案内容对日后工作的有用性，来预见地判定对其是否保存以及保存多长时间”。档案价值的鉴定工作应结合立卷、收集、整理及日常保管等各环节同步进行，并融入文档一体化管理的过程中。要确保档案内容的真实性，则要求工作人员对档案实施前端控制。所谓前端控制就是要求档案部门及工作人员必须在文件产生阶段就积极参与，以确保档案自身内容的质量及其档案管理的质量，避免重复劳动，提高文档工作人员的工作效率。文件价值的鉴定是一个以前端控制为主要特征，并有可能伴随文件生命周期的展开而多次进行的过程。
4、档案整理理论的核心是来源原则。来源原则的正式提出是在法国大革命之后，特别是在由原则给档案工作造成严重困难之后。来源原则是指保持“档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆的整理原则。”尊重档案的来源是来源原则的基本内容，也是档案来源原则的基础，尊重全宗的完整性也是来源原则的重要内容。在文档一体化管理的过程中，文件的收集、整理、鉴定、编目等工作必须坚持和尊重来源原则；信息化、数字化、网络化背景下的文档管理，也必须始终如一地坚持和尊重来源原则。
三、关于文档一体化的前景探析
近年来，对文档一体化管理进行探讨和研究的工作者很多，然而目前仍存在很多弊端。因此此项工作在许多方面还有待改进。
（1）更新整个社会尤其是档案管理工作者的档案意识。整个社会对档案工作了解的越前面越有利于档案管理工作的展开。因此，要提高全员档案意识，又需全方位、多层次的宣传。
（2）改革档案高层管理体制。高层管理对整个档案管理系统的有效运作尤为重要。因而只有革新体制，积极探索档案管理新机制才能优化资源，以最高限度地统筹规划整个档案管理系统。
【关键词】外国；档案鉴定；发展历程；启示
0.引言
根据实践表明，一般来说档案价值的鉴定并不是与档案工作同时产生的，它的发展于档案工作发展的中间阶段。十四世纪开始，在造纸技术的发展下，欧洲一些国家的档案数量出现快速上升的趋势，给历史材料的保管工作造成了一定的压力，一些地方为了减轻档案保存压力采取一些淘汰公文的做法，将有用的档案进行保存处理。这种保存形式的产生及时最早的档案鉴定工作的雏形，但是由于受到当时社会发展形式的限制，并没有将此种鉴别进行理论性的传播，也只是出于简单的萌芽阶段。
1.外国档案鉴定理论的发展历程
二十世纪初期，德国方案学者迈斯奈尔首先提出了档案内容和来源作为档案管理的鉴定和标准，这一了理论的提出，在世界范围具有非常重要的开创性，成为世界第一个较为系统的鉴定原则理论性基础。并在很大程度上改变了传统档案鉴定过于简单的做法，进一步促进了档案鉴定的实践工作，对国家历史档案进行妥善保存工作，具有很重要的指导意义。1922年，对于档案的挑选和销毁方面的理论鉴定首先出现在英国学者西拉里·詹金逊所撰写《档案管理手册》中，提出文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础，是行政活动的有力证据，要做好原始证据的保存工作。这一理论的提出，为现代档案鉴定产生一定的理论指导，其较为科学的一面成为档案价值鉴定的重要依据。但是其销毁文件理论的提出在现代社会发展已经不适合现阶段的社会的发展状况，具有很大的局限性，在当今社会的应用中已经过时。以上发展阶段，可以称之为档案鉴定理论思想来源以及标准的萌芽阶段，是档案鉴定理论不断完善的基础性发展过程。
因此，自二十世纪中期，在完善前者档案鉴定思想来源与档案鉴定标准，波兰学者卡林斯基，以及美国学者菲利普在这两者上做出很大的贡献。在鉴定来源上提出了文件的形成在政府机构体系中的地位和职能的重要作用，通过此方式，进一步确定档案文件的价值和保管期限，这种理论在当时具有一定的科学性和普遍性，得到社会的认同；另外，在完善档案鉴定的标准上，提出了通过档案的方式反映机关的历史意义，职能意义，以及普遍的学术信息的要求，这种理论的提出既对迈斯奈尔的早期理论进行了完善，又对西拉里·詹金逊的理论进行了扩展，对档案鉴定理论的发展起到了重要的促进作用。
档案鉴定理论进一步发展成就主要有：20世纪50年代的“文件双重价值论”和60－70年代的“利用决定论”，这两种理论形成于二战时期的美国。受到战争的影响，产生的档案文件也逐渐增多，面临这种新形势，美国档案馆为了提高管理工作的效率，以及对档案贮存设施的有效利用，引发了文件双重价值论的形成，并细分两种价值的鉴定方式分别为行政管理人员来鉴定，以及鉴定标准要以文件内容性信息标准为主体，由档案工作人员完成鉴定工作。此种鉴定理论的形成在原有的基础之上具有明显的进步意义，为后来欧美的文件生命周期理论的提出奠定了基础。此外，美国的一些档案学者还提出了将利用标准作为档案鉴定的最重要的标准，以判断文件价值为首要标准，将为提供鉴定文件的新标准。并通过研究信息利用与提供利用的方式之间的关系，确定文件及其所含信息的价值和档案的实践意义。
现代档案鉴定的发展随着科学技术的进步而不断发展，因此而产生了电子文件背景下的档案鉴定理论的新发展。在电子环境的影响之下，档案的鉴定理论所面对的不再是纸质文件的形式，而是通过对分析机构活动的有机联系以及机构职能，活动和业务的重要性来决定文件的存留，通常鉴定理论中都强调了只能鉴定的标准性。因为管理电子文件的费用将大量用于为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，这会对留存文件的方式、方法、时限等一系列问题产生极大的影响。
2.外国档案鉴定理论对我国档案工作的启示
随着外国档案鉴定理论的不断进步和发展，对我国的整体档案鉴定工作产生了一定的借鉴作用。因此，我国要在本国国情的基础之下，在国外档案鉴定理论历史发展经验中找出适合本国发展的方式方法，做好本国的档案鉴定工作。
首先，要综合外国鉴定理论，根据国家档案管理状况，坚持鉴定的效益原则。在国外的理论发展中曾经提出将保存费用作为档案鉴定的要素之一的看法，指出一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件，同时还强调了档案鉴定中技术条件、场地限制等隐私，对每一个细节进行价值的权衡。因此，在我国的档案鉴定中就要结合我国的背景条件，在档案鉴定时严格拒绝不计成本的观点，认真做好每一份档案的保存价值分析，通过效益标准，将那些具有较高利用价值有可能为社会产生巨大效益的档案保存下来，避免那种浪费大量的人力、物力、财力去保管那些价值较小的档案，促进馆藏档案质量和数量的优化。
其次，要坚持档案鉴定的来源原则。外国档案鉴定来源理论的形成和发展对档案鉴定理论和鉴定方法有着重要的指导作用。20世纪比80年代以来，社会分析和职能鉴定轮更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革。因此，在此基础之上，我国现阶段采用的来源标准引入了外国的很多鉴定思想，在机关档案文件鉴定的标准中占有重要地位，并且，坚持来源原则具有更加广泛的实践意义。
另外，要在国际的发展环境之下，坚持档案鉴定标准的多元化。在现代档案鉴定工作中，在传统纸质档案向电子文件的转化形势下，必须要采用多元化的鉴定标准，综合考虑，以便使鉴定工作更加科学合理，并进一步的将鉴定工作明确划分为阶段责任，更加有利于促进文件中心的发展壮大，使文件管理趋于先进合理。
【参考文献】
本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、文档一体化与文件中心比较
文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。
一文档一体化与文件中心比较
从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。
而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。
通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。
二文档一体化与文件中心的适用范围
对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为
现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。
1数字化档案管理元数据需求分析的内涵
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）
【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机
信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。
一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性
档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。
二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。
全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。
四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。
五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
改革开放后，中国档案界向国外学习的对象由原苏联转向欧美。在对美国了解中的一个困惑是：为什么有档案馆，还建有Records Center?在朱弄清Records真实含义时，国内就将其译为文件，以区别于我们认为是档案的Archives。而当RecordsCenter~为“文件中心”、Records Lifecycle当成“文件生命期”被引进后，中国档案界对外来理论中Records的误读也由此开始。但众所周知的事实是：30年来，“文件中心”始终无法落地，却演变成提供红头文件查阅的“现行文件利用中心”；“文件生命周期”更是仅停留在理论与学术上，从未成为指导档案工作实践指南。直到世纪之交，随着信息技术的迅猛发展，“电子文件”及国际标准的引进，似乎终于让“文件”进入我国档案工作实践领域。于是乎，“国外不讲档案，讲大文件、讲信息了”!我们要“向文件进军”；甚至有人认为国外至今没有电子档案。
然而随着时间的推移，由引进国外概念、理论消化不良引起的困惑逐渐显现：如纸质数字化后称为档案，电子的原件却称为“文件”，本是国际档案管理标准却采标为“文件”管理标准；甚至出现有“归档电子文件”，却没有电子档案的怪圈。特别是碰到真正的文件工作者，此“文件”Records碰上彼文件Document，有点儿李鬼见李逵之尴尬。“文件”概念及理论使我们陷入深深疑惑：我们是文件工作者还是档案工作者?
带着实践的困惑、面对理论的苍白，笔者对Records进行了深入研究，从词源、法理、学理及实践等诸方面为其正名、正义、正理，以期解开困扰我国档案工作多年的疑问。(见2009、2010、2011年《档案学研究》第五期的文章，约5万字)
正本须清源
解铃须从系铃始。将Records译为“文件”，来自于对美国档案工作理论的引进。因此，必须从源头弄清Records本义。
1.文件与档案概念词源。Records最早出现在12世纪，源自拉丁语的recordare，字面含义是回想、回忆、记录，英汉辞典中解释为：记录，记载。案卷，档案；证据，证明；履历，成绩等。Documen*s也源自古老的拉丁语，意为：课程、样子，引申为教导、指示、公务文件。词典解释为：文献，文件，公文，证件，证书，凭证等。Archives源自拉丁语和希腊语，原始含义是：统治者的官署、公共机构、建筑，引申为存放在公共机构中的物品、档案；现代基本含义是：档案馆(库)及馆藏档案。(以下用R、D、A分别代表Records、Document、Archives)
由于词源、历史、文化和习惯的原因，英语国家在指称档案机构时多既有用A，也有用R Office；所以《不列颠百科全书》解释说：A也叫R、或R Office。香港特区政府网站上《政府部门常用词江》栏目有1l万多条公务词汇的中英文对照，其中144条含有R的词汇都是用档案来解释I 181条含有D的词汇绝大多数都译为文件。香港政府档案处的英文是Government Records Service。维基百科上我国的档案就是被称为R，除了档案界，国内没有任何界别将R当作“文件”。近年来英国效仿美国，将档案馆机构名称改为A，但档案依然是R。实际上英文中的事物、物品与其所属机构、场所往往是不同词汇，如：图书馆(图书)；美术馆(美术)，体育场(体育)，电影院(电影)；大学(大学生)；飞机场(飞机)等，通常都是不同的词。
2.文件与档案概念的学理。学理是指科学上的原理或法则。档案学作为应用科学，实践性强是其重要特征，但学理上依然具有、也需要特定且符合逻辑的概念体系支撑。1994年加拿大不列颠哥伦比亚大学(UBC)研究生在杜兰蒂和库克教授带领下，进行了“电子档案完整性保存”研究项目。该项目运用演绎的方法，“以纯理论方式，识别和确定电子信息系统的副产品，以及保护那些能构成活动证据完整性的方法。”1995年，项目组又与美国“档案管理特别工作组”共同开发了业务活动模型，为InterPARES《电子系统中档案真实永久保存》和DoD5015.2
《电子档案管理软件功能要求》奠定了前提和基础。
UBC项目研究的理论原则及概念体系主要来自两方面：一是采用欧洲17世纪的古文书学的方法，在理论上逐一审视构成一份文件的载体、形式、人物、行为、上下文及司法行政要求，进而对
“可靠档案”的形成及真实电子档案的维护与保存设计了一系列理论假设，二是以当代档案学的方法，将R作为集合体来研究，在对档案构成因素逐一分析基础上，明确档案的概念、原则、方法及处置。UBC有关R概念的结论如下：
(1)从古文书学看，记录Record(单数)，是活动中产生并记载于媒体上、符合公认规则并与社会组织关联的事实证明。即，记录=长久保存的文件(record=archival document)。
(2)从当代档案学看，因档案学并不对单独的“记录”作界定，而是将其作为集合体概念“档案”Records(复数)。即，档案=归档保存的文件(records=archival documents)。
(3)归档文件(archival D)，指个人有意记载其活动成果、法人为记录履行职能情况而形成的文件，即档案(Alias：R)。
(4)档案室(R office)：机关科室，负责建立和维护档案组织体系的工作，并对档案形成、处理和保存进行监督。
(5)搁置(set aside)：将档案保存起来以便处理和利用。
(6)档案关联(archival bond)：同一档案集成体中档案与档案之间的关系网络，是由分类、登录、组成案卷等活动形成。关联是档案原始的、起决定性作用的环节，体现其目的与特性。
UBC研究结果表明，档案定义的关键要素是“搁置”和“档案关联”。因为如果不是因业务连续的需要而采集、并作为活动证据而将其搁置，文件就不用转化为档案。参与UBC研究的美国专家希博迪奥也认为，档案的价值就是体现在关联中，全宗就是意识地留存并反映其形成者的活动及过程的有机体。
虽然目前国内外对档案的定义、解释很多，角度也不同，但至少档案与文件的本质区别是很明显的。当R用“归档、有机联系、保存价值”，或国外的“证据、搁置、档案关联”等专业知识明显的概念定义时，怎能称“文件”呢?至于A是什么?1996年，杜兰蒂在“作为馆库的档案馆”(Archives as a Place)的文章中说，A作为馆库的概念源自罗马法。在东罗马帝国《查士丁尼法典》中，A被定义为保存契约、法律、条约、敕令的“公共馆库”。馆库保存使这些契约、法律等免于腐坏，成为记忆和证据，所以A就是权力机关授权的档案保存馆，即档案馆。而档案的含义则是“爱屋及乌”地被赋予保存物而逐渐形成，但g到18世纪，A在法律上才有档案馆库与馆藏档案的双重含义。
5，文件与档案管理的历史。文件是信息的载体，也是政府行
政、管理和服务公众的工具。美国联邦政府文件印制、分发、保存和利用的管理体制，来自让公众自由获取政府信息的理念。1860年，美国国会通过《印刷法》后，政府印刷局成立，负责联邦政府文件的印刷。1895年，负责联邦政府文件分发和交换的“文件总监”及审批、监管遍及全国的“联邦寄存图书馆”管理职责被赋予印刷局。联邦政府公开文件被保存在全国1300家联邦寄存图书馆，供公众免费查阅。这些文件不论产生于哪个机关，都被赋予统一的“文件管理分类号”(SuDoc)，而这一文件分类体系从1904年起施行，迄今已超过i00年。同时，美国图书馆协会下设“政府文件圆桌会议”和“联邦文件特别工作组”，专门研究政府文件管理和服务的问题；不少大学专门建立文件中心D Center，为学者和研究人员提供联邦及州政府文件查阅。
1934年，美国国会通过《国家档案馆法》，建立国家档案馆，负责联邦历史档案的保管和利用。1946年，杜鲁门总统签署9784号行政令，要求联邦政府机构建立档案管理工作，并由此产生了有别于联邦文件管理和档案馆历史档案管理的机关档案管理。1950年，国会颁布的《联邦档案法》，要求国家档案馆馆长负责联邦机构的档案管理、提出确定档案的标准。
总之，美国联邦印刷局建立的立法及联邦文件管理，要比档案馆建立的立法及档案管理至少要早70年。当美国有完整的文件印发、管理、存储、利用体系和D Center时，怎能将R Center称为“文件”中心呢?!历史地看，正是因为我们一直将A视为档案馆，又不了解真正的文件管理，才将R Center当作“文件心”。这是长期以来我国档案界认为R是文件的主要根源。
生命期与连续体理论。美国国家档案馆成立之初，不仅负责保存永久档案，也负责保存定期档案。1941年档案馆曾发起实施的“档案管理项目”，即是考虑在政府机构中开展档案立卷、区分，以利于非现行档案的处置及永久档案向国家档案馆移交。1950年，《联邦档案法》颁布后，开始建立档案中心，为提高联邦机构档案管理设施效能提供档案暂存服务。这个与档案馆既关联又有区别的工作，引发了档案生命周期理论。按照澳洲学者的话讲，这一基于“服务档案馆的做法而构想出的项目，是典型的战后美国行政效率工程的产物”。而真正的“文件生命周期”(D Lifecycle)，实际上涉及文件的形成、分发、接收、办理、归档、处置等步骤，其范围、使用、讨论、研究要大于档案生命期(R Lifecycle)。据Google搜索：“D Lffecycle”有56000条，“R Lifecycle”仅2180条。显然，文件与档案有各自形成和管理规律，尽管我们要在文件管理阶段嵌入档案的功能要求，但应明确，两者生命期仅是前后联系和交叉，起点与终点完全不同。
进入信息时代，澳洲在电子档案管理方面已经走在世界前列，甚至几个电子档案管理的国际标准都是以澳大利亚标准为蓝本。澳洲学者认为，档案馆的Archlyal职能与档案形成单位的档案管理(R Management)职能在信息平台上趋于一致，因而提出了档案“连续体”Continuum概念。生命期理论强调的是档案在不同阶段的不同用途和管理职责，连续体模型则是强调档案管理的整体及连续性。如果说“生命期”指档案本身，那么“连续体”则指对档案的管理与控制是一种连续、动态的模式，即强调各阶段电子档案管理一致性，确保其完整、真实、可用性。
4.文件和档案管理的法律。《美国法典》中涉及文件管理的有：第44编“公共印刷与文件”，第13章《特别报告与文件》，主要规定了政府各部门和相关机构文件的分发、报送份数；第15章《联邦登记与联邦法规》，规定了政府文件的制定与印发、保存、立卷归档要求；第17章《公共文件的分发与出售》，规定了美国政府各机关不得印制公开的文件，也无须向各机关及联邦各州发送，而是统一由联邦政府印刷局负责政府文件和出版物的印制、分发和出售，第19章《寄存图书馆制》，规定由印刷局制定“文件分类”，实施“联邦寄存图书馆制”，对联邦政府文件统一分类、分发、寄存、管理和免费利用；第33章的《公共文件法》，规定总统文件与档案属于联邦政府的公共文件，成立“联邦政府官员档案与文件研究全国委员会”研究政府官员形成档案文件的价值、控制、处置及保存。经过150多年发展，美国已建立了联邦政府文件统一印制分发、统一分类编号、全国各地寄存、免费公开查阅、圆桌会议交流、依法归属处置的法律及管理。
《美国法典》中涉及档案管理的在第44编。如，第21章《国家档案馆与档案管理局(NARA)法》是美国联邦档案管理的基本法。该法规定了档案机构、人员及服务、历史档案的接收与保存、档案服务、总统档案馆库、复制件法律地位、国会纪事、限制与责任等。美国很多有关档案的单行法律或其中的条款，如《总统录音材料保存法》、《联邦档案管理修正案》、《总统图书馆法》及《肯尼迪总统暗杀档案收集法》等，都被编入该章；第22章《总统档案法》，规定总统、副总统公务活动形成的档案，其所有权由个人转为公众所有；第29章《NARA与总务署档案管理责任法》，规定两家联邦机构对联邦政府机关档案管理权限及责任；第31章《联邦机构档案管理法》，规定联邦机构应形成和保存档案，机构应建立和维护连续的管理；第33章《档案处置法》，规定联邦政府机构应向NARA提交机构所保存档案及其缩微品目录、机关档案保管期限表及档案处置建议。
此外，《美国法典》第5编《政府机构与雇员》第5章的《信息自由法》，规定任何美国公民可要求政府公布政府信息，这些信息经审查后，如不属于国家机密，则应当公开。由于当时联邦政府文件公开已有100多年历史，公民可通过寄存图书馆查阅，所以该法的对象主要是联邦政府档案，并被俗称为《联邦公共档案法》。第18编《犯罪与刑事程序》第1部分“犯罪”涉及档案的有：第101章“档案与报告”中第2071款“隐藏、转移或毁坏”罪；第73章“妨碍司法”中第1519款“在联邦调查及破产程序中销毁、篡改及伪造档案”和第1520款“销毁公司审计档案”。第28编《司法制度与司法程序》附录《联邦证据规则》“传闻规则”之“传闻例外”中，档案7款，文件3款，能作为法庭上宣誓人有效的非物质证据。档案在任何国家都是书面证据中最重要的一类，但我们通常认为是档案含义的A在美国法律中几乎没有。难道法律对档案概念及管理、档案犯罪及档案证据作用都不涉及吗?非也!档案的法律用语是R，因为R代表所有档案，不论是在机关、企业还是档案馆!而A只是档案馆所藏档案。法律投必要、也不可能仅对某一部分档案作规定。
综上可知，在美国是印刷局负责文件印刷、分发、编目、存储、管理和利用；档案馆局负责文件的归档及档案的管理、移交、处置和长久保存。依照法律，一份需要公开的文件的流程是：某机构起草定稿后，交由NARA所属的联邦登记办公室审
查、编号；送印刷局印刷、分发；发文对象是有关机构；文件存放和查阅地点是全国寄存图书馆；原办理机关立卷归档，按规定若干年后移交NARA。这里什么是文件、什么是档案，谁管文件、谁管档案，哪查阅文件、哪利用档案，在法理及实践上清晰明确。
5.文件与档案管理标准。标准是社会的共识和规范化管理的工具。为规范产品生产、增加通用性，首先就是要对管理、业务活动中如何形成文件D进行规范，涉及文件起草的格式、版式、文体、结构、语言、字符、数字、符号、文头、制图、数据交换、元数据等的规范化。因此，现代社会中文件管理标准无处不在：办公、机械制造、外贸、医疗、设计、科研、地质、海洋、航空、交通、电力等领域、行业都有文件形成管理的规范、标准。
多年来国际上有关文件形成与管理标准多达数百项。ISO组织有约200个技术委员会，不同委员会从各自的专业领域都制定有某类文件的技术或管理标准，因而文件管理标准要远远多于档案标准。在约两万多项ISO、IEC标准中，直接冠以D的就达数百项：既有用于一般文件管理的ISO10244、IEC82045，也有技术文件管理的11442，还有电子文件管理的12651、12029。上述国际标准在国内等同采标后就是冠以“文件”的名称。如GB／T17825“CAD文件管理”国家标准中，文件就是D。此外，关于数据data、制图drawing、图形graphic、影像image、缩微microfilming、声音audio、手册manual、资料documentary、指南guidance、规范specification等各种专门类型文件的标准更不可胜数。ISO还有分别设立专门的“文件管理应用”(D Management Application)技术委员会(TCl71)和“档案馆与档案”(A／R)分委员会(TC46／SCli)。
国际上文件管理标准复杂纷繁、技术性强，数量是档案标准的数十倍。如果我们将Is015489、23081等仅有的几个档案管理标准冠以“文件管理”岂非张冠李戴?如果将DoD5015.2视为电子“文件”管理软件功能标准，那么真正的文件管理标准DoD4100.3程序手册文件、5200.1文件定密指南、5230.24技术文件分发声明等文件标准如何理解?2010年，台湾地区经研究、翻译，已将IS015489采标为CNC15489《档案管理》。
6.文件与档案管理的责任。文件与档案管理负有不同责任，真正的文件管理对象是文件D。可以说，文件的形成管理、运行、保存是一项庞大、繁复的工作，所涉及的技术、管理、流程、软件以及相应的标准、规范要远大于档案工作。甚至现代社会管理、经济运行的基础之一就是文件生成、管理和使用。维基百科在介绍文件管理系统时，列出的主要方面是：起草、捕获、工作流、协同办公、签署、立卷、存址、索引、灾难恢复、元数据、版本、保存期、归档、排印、分发、追踪等，说明文件管理在业务活动中不可或缺性、其职能与责任也非档案管理所能胜任。近年来，信息技术的发展使电子文件管理(EDM)、内容管理(CM)等软件不断完善，使文件形成、管理和维护能力不断提升。国际计算机联盟专门设有研究各种格式及载体文件系统的“文件工程”(D Engineering)年度论坛，并将其纳入计算机科学的一个分支。2007年，ISO与IEC有关技术委员会也联合组成“文件管理研究项目组”，开展对电子文件管理的系统研究。
而档案管理的对象是档案R，且相对文件管理有一定滞后性，侧重于档案的收集、保存、系统化整理、提供长久利用和最终处置等。由于档案工作的持久性和国家对政府档案集中保存的法律及制度要求，形成了档案先存放在形成机关、后由档案馆接收长期保存的模式，才有了两个阶段档案工作者称谓的不同。实际上我们认为是档案工作者的Archivist，更准确地讲是档案馆工作者，如同Librarian是图书馆员、不是图书员，他一般不参与文件到档案的形成过程；而在档案形成机构的档案工作者则称为Records Managers，且所有档案、包括将来要移交到档案馆的永久档案，都要经由他们形成并保存一定时间。两者的管理对象都是R，只不过前者管理的仅是档案的一部分，尽管是很重要部分；而后者管理着整体档案的一段时间、不负责永久保存。在中国，称为档案工作者，如果不做说明，一般分不出在哪工作；但英文的两个词则能明显区分出是在档案馆还是档案室工作。我国号称有百万档案工作者，但如果你用Archivists告诉外国同行，通常会使对方吃惊。实际上这个百万应包括、且绝大多数是机关、企事业单位的档案管理人员，即RecordsManagers。(据国家档案局统计年报，全国档案馆、局仅10万人左右)
美国档案专业协会组织。对应于上述两种职业，美国也有两个档案工作协会组织。美国档案(馆)工作者协会(SAA)和美国档案管理者协会(ARMA)。2003年，SAA-ARMA联合声明：两家是北美档案界(R community)最广泛认可的专业组织，在共同关心的问题上合作、交流、协同，并承诺：联合探索发展、促进档案管理(recordkeeping)。一位档案管理者说：“天地之间没有什么能阻止档案管理专家(records managementspecialist)被看作是档案工作者(archivist)，反之亦然”。这充分说明records的档案属性和两个组织目的的共同性。
电子文件和电子档案管理。信息化条件下，对大多数机构来说，文件D是基本的，非结构化形式(相对于结构化的数据)的行政、业务及交流工具。文件管理(DM)系统提供文件存储库，机构可方便地形成、管理、存储和利用文件。现代信息技术的应用，首先就是计算机的电子文件形成与管理系统DM，然后才有档案管理系统(RM)，因此国际上有比档案管理庞大得多的各类文件及数据管理系统，女NERP、SCM、OA、PDM、CM等。DM侧重机构内的文件库，以加强分享知识与协作能力；而RM更侧重于维护证据，记载与法规、财务、运营有关或历史性活动的事件。DM保存更多是为参考；RM却要考虑不同档案的台理期限，并有严格的归档许可及基于角色的用户安全模式。DM关注工作流与文件分发，RM关注保存格式、程序版本、系统平台及软件。DM系统可登入并修改文件；RM则不可以。现在有些企业将两者统一于一个EDRMS系统之下，试图建立信息生命周期的整体解决方案，但系统名称中就明确显示包括文件D和档案R两部分。显然Electronic R是指电子档案，而Electronic D才是电子文件。据此可知，对美国NARA的Electronic RecordsArchives项目正确理解和翻译应是“电子档案档案馆”。
结论与建议
长期以来我们将R译为“文件”是一种误读，原因是没有深入了解R的词源、使用环境、法律、文化背景，更不知道在美国
真正的文件管理要大大早于我们所谓的“文件”管理。档案界引入的“电子文件”概念，虽然对促进档案信息化建设发展起到一定作用，但在构建新时期档案工作理论、概念、标准、规范体系时，逐渐显现出法理、学理、逻辑及实践上的矛盾，已经成为通向正确方向的概念障碍和误导。从上述分析可得出如下结论：
第一，R是档案，不是文件；与此相对应，Electronic R是电子档案，不是“电子文件”。而A是指档案机构、档案馆(库)；指称档案时仅是表示馆藏档案，不是全部档案。
第二，我国档案管理实践在本质上与美英区别不大。只要将国外文章中的R译成档案，中外的档案理论与实践是相通的，我国机关、企事业中的档案管理就是R Management。ISO15489、23081正是针对机关、企事业单位档案管理的标准。
第三，档案生命期与连续体是关于档案工作的理论。“档案生命期”是强调档案在形成单位、档案中心、档案馆各阶段有不同侧重；“连续体”是适应信息化进程的需要，提出基于IT的档案生成、归档及移交到档案馆保存的整体控制和管理。
2010年12月中共中央书记处书记、中办主任令计划在全国档案工作座谈会上讲话中，要求档案部门筑牢“五道防线”时他提出：要“对纸质档案、电子档案、实物档案进行综合保护”，这指明档案管理的职责所在。我们应在弄清R含义的基础上，依据我国档案工作法理与实践，厘清档案管理责任、坚守档案概念本义、筑牢档案工作根基。为此建议：
1.认清档案管理的责任在档案、而非文件。凡是由国外引进的档案管理理论、标准中，应视上下文关系，将R译为档案或记录；A译为档案馆(库)或档案；D译为文件。
2.现行由R翻译而称为“文件”的都可改为“档案”。有人说现在已形成习惯、不好改，但所谓“文件”已使档案界在与其他行业交流时产生歧义、尴尬、甚至混乱难道还要继续?
