时间：2023-05-28 09:24:46
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【摘要】
在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案；管理水平；管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献：
［1］杨培花，杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施［J］.现代妇女：理论前沿，2014（1）：206
［2］薛红艳.如何提高档案管理现代化水平［J］.黑龙江科技信息，2013（9）：121
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
4 结 论
档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。
一、档案管理工作的电子化趋势
随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。
二、实现档案管理电子化的诸多益处
（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。
（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。
三、规避电子档案管理工作中的风险问题
档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。
（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。
1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。
2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。
（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。
1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。
摘要:档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势,是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。
关键词:档案 管理 现代化
随着信息化浪潮涌现,信息化从理论方式技术手段,都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化,准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求,以档案资源信息化推动档案管理现代化。
近年来,虽然档案工作得到较快的发展,档案管理现代化水平有一定的提高,但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比,还有一定的差距,不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此,就采取各种措施,加快档案工作现代化的步伐。
一、档案工作现代化的必要性
实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中,要从总体上提高现代化水平,必须摸清国际国内的动态,了解过去和现状,以及今后的发展趋势,才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点,就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要,春有采用现代化手段,才能在较短时间内,迅速查阅到利用者所需要的档案材料,及时提供利用。所以,实现档案工作现代化,是适应我国实现现代化,赶超世界先进水平的必然要求。
实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展,档案的种类和数量急剧增长,给保管和利用带来一系列问题。同时,利用者也对档案工作提出了更高的要求,他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料,并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态,无法解决档案工作面临的种种难题,不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展,特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用,能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。
二、档案管理工作现代化的主要内容
新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴,在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。
(一)档案工作技术现代化
它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如:广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来,将会有效地实现档案管理自动化。
(二)档案工作组织与管理现代化
档案事业的建设和档案工作的组织与管理,经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导,运用管理科学的原理,遵循档案工作的客观规律,研究和处理工作的各种问题,可以做到管理方法科学化、管理机构高效化,管理工作现代化,档案工作标准化,使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与档案工作实际相结合,不断地指导档案管理实践,在实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。
(三)档案干部知识化
由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能,能够进行技术操作和管理,在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识,这样才能适应档案工作现代化的需要。
(四)档案资源信息化
在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息和系统加工和计算机网络和传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,其主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案作息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化,可以预见,在未来20年,档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容,将不断推动档案管理现代化的发展。(五)档案保护现代化
传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等,这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的,有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容,而且,它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。
三、档案工作现代化的作用
利用计算机检索档案,将极大地提高档案的查找速度,有效提高查全率,节约利用者查阅档案的时间,提高服务质量。
[关键词]高校；电子文件；管理方法
一、引言
近年来随着中国信息化程度的日渐提高，电子文件以其丰富的形式越来越广泛深刻的影响着人类生活的各个方面，并真实记录了社会生活的变迁。在国家颁布的《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，以来计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件数量的快速增长，使它成为档案记录中重要的组成部分。但是，在诸多因素的影响下，电子文件在管理方法、管理技术及管理标准等方面一直存在一些问题，特别是对于高等院校，研究院所等一些档案文件利用率较高的地方，如何对电子文件进行规范化的管理以方便用户特别是高校学生能够更方便的了解档案中信息，在提高电子文件的利用效率同时也要确保文件的真实性与完整性，就成了人们所关注的问题。
二、高校电子文件管理过程中所存在的问题
尽管各个高校如今都产生了大量的电子文件，但却未得到学校的高度重视，未作为档案进行系统化的处理，有的甚至得不到应有的保护。
1、对文件管理电子化重要性的认识有不够充分。主要体现在两个方面：一是高校内电子文件的归档选择和保存普遍不够规范，没有形成一套行之有效的规章制度。目前，高校中普遍存在的问题是归档不及时，纸质文件转化成电子文件的过程缺乏规范的管理，不同系统之间不兼容的情况等，这些问题加大了电子文件管理的不确定性；二是对电子文件管理资金和设备的投入不足。工作人员无法利用新技术快速准确的处理电子文件，更缺少对电子文件运行所依赖的软硬件的保护，使得电子文件的安全可用性大打折扣。
2、学校与所设档案馆（室）的分离。各所高校由于工作的性质，通常会产生大量的档案，包括人事档案、教学档案等，因此多数高校都设有单独的档案馆（室），由于文件数量庞大，单独的档案馆（室）可以提供良好的建筑结构和更为先进的保管设施，以及合理的人员配置，在一定条件下会改善档案保管的条件，但同时加大了学校及时归档进行信息整合的难度和文件为学校或高校学生所利用的难度，并且容易造成电子文件形成与归档的脱节和归档文件与利用者的脱节，不利于高校电子文件的管理水平和利用效率的提升。
3、缺乏电子文件管理的专业技术人员。对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理，是一项艰巨的任务，否则会因对归档的电子文件进行分类整理不科学，影响到文件的利用价值。由于电子文件对计算机系统的依赖性，其必须借助计算机编目归档，这就要求电子档案的管理要求管理人员既具备档案管理基础知识，能熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又能熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。但如今许多高校档案部门人员偏少，技术力量薄弱，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的复合型人才，这是高校电子文件管理出现问题的根本原因。
4、高校间的电子文件相互交流较少，信息共享的程度弱。首先各所高校的发展水平都各有优势与不足，能够实现信息的交流与共享势必会提升一些学校的科研教学水平。但是由于各高校目前使用的电子文件管理系统五花八门，尚未有一套成熟通用的管理平台，因此也很难建立一套适应性广泛的电子文件管理规范，无法体现电子文件信息输出时高度时效性的优势，也大大减少了高校学生可以获取的信息量，不符合现代信息社会的发展潮流，正是高校电子文件管理中亟待提高的一部分。
三、针对所存在问题的变革方法
1、针对电子文件的管理最重要的就是要建立健全管理体制，制定必要的规章制度，规范电子文件的管理流程。首先就要明确电子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及电子档案的保管、提供利用等环节的有关问题，以明确规范的程序维护电子文件的真实性和可用性，同时电子文件的数字化建档、内容格式，保全形式、规章制定都应该有一套统一的标准，以确保高校内电子文件管理能够安全有效的开展。
2、加强高校档案部门、电子文件形成部门和文件利用者之间的相互关系。由于电子文件在归档工作中所涉及的问题非常广泛，因此必须协调好各部门工作，使其参与到电子文件管理活动的全过程管理中去，使高校电子文件形成一套贯穿于始终并包含学校工作各个方面的完整的系统，共同形成高质量且符合利用需求的电子文档。此外若将学校办公自动化系统接入档案管理系统，在档案生成的初期就由系统对其进行管理和保护，不仅节省人力资源，增加工作效率，还能更好实现信息共享和管理。
3、重视高校电子档案管理人员的培养和业务素质的提高。面对信息技术对档案管理工作的渗透与冲击，档案工作人员应主动转变观念，将电子文件视为档案系统中不可或缺的组成部分。提高职业素质，调整专业知识结构，要了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案管理中的应用，使用新的管理模式和方法对电子文件进行有效的整理。同时高校可将电子文件形成单位的信息录入员加入到电子文件管理的队伍当中，形成结构更加合理的管理人才体系。
人事档案管理作为人事管理的重要组成部分，是医院各个部门进行工作考察的重要依据，是医院人力资源管理的重要凭证和依据。科学有效的档案管理模式可以将医院内部的工作人员资料进行分类性、系统性、全面性地整理，有利于人力资源的有效利用，促进医院的人才选拔，从而能够使各个岗位都能够为患者提供更加全面优质的服务，提升医院的信誉水平和服务质量。
一、加强并创新档案管理意识
不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。
首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。
二、建立健全人事档案管理机制
人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。
首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。
三、创新人事档案管理方法
随着社会的不断发展与档案管理模式的不断进步，对人事档案管理也提出了全新的客观要求。传统的人事档案管理办法已经无法适应新的需要。为了提供一个全面、系统、高效且查阅方便的人事档案库，需要人事档案管理人员创新人事档案的管理方法。科学技术的发展为信息化时代创造了有效的载体，人事档案作为医院人才选拔的重要信息依据，可以利用现代信息技术，建立一个人事档案电子信息库，实现一种多元化、全方位的档案管理模式，从传统的纸质档案繁琐的管理工序以及纸张损耗性较大的模式中解脱出来，达到既高效又环保低碳的效果。现代电子科技的使用，利用和完善现代电子科技产品，使档案管理与现代电子同步。为此，需要信息录入人员的核实与检查。为了保证信息真实有效全面，应该保证信息录入的准确性和完整性，为了保证信息的保密性，应该限制该电子档案信息库的登录人员，以及人员的修改权限，防止人员信息的泄露，保证全员的信息安全。最后还要建立一个资源共享平台，这与其保密性并不冲突，而是将传统的档案管理中档案管理人员的角色进行转变，从一个保管者变为一个信息拥有者，通过档案信息共享化，档案室也变成一个信息交流中心，从而体现出信息的重要性。人事部门可以通过资源共享来了解不同职工的技能与他们的价值，从而达到员工合理分配的目的。
综上所述，笔者从加强并创新人事档案的管理意识、建立健全人事档案管理机制以及创新认识档案管理方法三方面对加强人事档案管理的有效途径进行了探索。医院加强人事档案的有效管理有利于人事部门充分掌握医院内部工作人员的真实信息，了解他们的工作能力，为医院内部的工作安排与调动提供了便利。通过加强人事档案的管理，促进医院的人才选拔，有利于充分利用人力资源，有效实现员工自身的自我价值与社会价值。
随着信息时代和网络时代的到来，现代化的先进技术和计算机已经被广泛应用于各个领域当中。在档案管理中也不能落后于时代的发展，怎样实现档案管理的现代化是值得探究的重要问题。
1.计算机技术在档案工作中的运用
档案工作技术现代化的核心和关键是档案管理中计算机技术的普遍运用。这是因为计算机能应用于档案管理工作的各个方面，能带动其他新技术的应用和发展，并能控制各种现代设备的使用，促进档案管理工作的全面发展。从1946年出现第一台电子数字计算机至今，计算机技术的发展已经跨越了四代。第一代是电子管计算机，机器体积大、成本高、可靠性能比较低；第二代是晶体管计算机；第三代是中、小规模集成电路计算机；第四代是大规模集成电路计算机，从1970年开始投入使用。目前，电子计算机技术已进入第五代超大规模集成电路阶段。计算机软件技术、机器系统正在不断完善，微型计算机日益普遍，计算机的应用普及到人类社会生活的每一个领域。电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据，能够进行逻辑推理和判断，因而在档案管理中有着广泛的用途和明显的效果。它可以大大提高档案管理工作存储、处理、控制档案信息的能力，并由此推动档案工作的全面改革和发展。计算机应用于管理系统，无论管理系统的类型、规模和水平怎样，一般都应经过下列程序，计算机档案管理系统的设计也应按照这些程序逐项进行。
1.1 计算机档案管理系统具体课题的选择计算机可以广泛地运用于档案管理系统的各个方面，而实际档案部门一般应根据本身的具体情况（包括经费、档案数量、档案利用者、档案工作人员素质等情况）决定建立怎样的档案计算机系统。
1.2 对确定的计算机档案管理系统进行分析在项目确定之后，应围绕项目进行深入调查研究，主要了解与计算机档案管理系统有关的一些情况，并进行认真分析。
1.3 计算机档案管理系统设计计算机系统设计一般包括两个环节，应根据用户对系统功能的要求和准备使用的计算机状况，如机型、特点、功能等情况，确定本系统的设计原则。
1.4 程序编写在系统框图、功能模块和数据结构确定以后，就进入了程序编写阶段。首先应根据档案管理系统的要求，选择采用计算机文件管理方式，或者选择数据库系统管理方式。
1.5 数据准备在档案计算机管理系统中，数据的量是非常大的，需根据数据类型的要求收集有关数据，并按一定的格式整理出来，即按规定好的数据结构进行数据的读写。由于计算机只能识别规范的符号，所以应按档案著录标引规则开展这项工作。
1.6 程序调试程序编完后应进行认真的调试，要对各个模块直至整个系统准备好的数据在编好的程序上进行调试，经过不断修改、不断完善，最后投入正式运行。在调试过程中，原来的手工管理系统仍应同时工作，以便对程序作进一步修改和校正。
2.计算机档案管理系统的几种具体形式
2.1 计算机档案检索系统档案计算机检索有很大的优越性，在档案管理中最先运用计算机技术就是从检索开始的。从20世纪80年代初，一些档案部门就开始了档案计算机检索系统的试验研制并取得丰硕成果。
2.2 计算机文档一体化管理系统文档一体化是机关档案工作发展的一个趋势。计算机文档一体化管理系统能够集文书处理与档案管理为一体，具有文件处理阶段的登记、检索、注办、催办、机要文件清退、不归档文件清理、档案材料归档功能，档案管理阶段的收集、分类、划定保管期限、组卷、编目、检索、统计、编制销毁清册等功能。通过正规的文件著录，利用计算机辅助著录系统，可以较快地完成档案文件信息的输入，加强文书处理部门与档案部门的联系，提高工作效率，减少人工操作和重复劳动。
2.3 计算机接待利用统计系统这个系统应具有查档接待利用工作中各种登记管理功能，如借阅、催询、预约、查找、利用统计等计算机自动管理；自动形成利用过程中产生的各种工作报表和统计表，可直接显示或打印出来。同时，利用系统一般都具有利用者身份检验功能、多用户系统，可供多个用户同时使用，互不干扰。
3.档案工作组织管理
现代化档案工作从本质上看是一项管理工作。不仅要管理档案，也要管理档案机构。管理档案人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理，才能达到档案工作的目标。现在我国常见的管理包括：经验管理，以个人或别人成功的经验和教训为依据进行管理；行政管理，以法律、法令、计划、条例、会议为依据进行管理；科学管理，以管理科学理论为指导，采用现代科学方法和手段进行管理。上述三种管理有着内在联系，经验管理、行政管理过程中应加强科学管理方法的运用。
3.1 加强管理思想的现代化。档案工作人员、尤其是组织领导者应根据社会发展和档案工作的实践，从指导思想上认识档案管理现代化的重大意义，抛弃传统管理中不科学、不合理的因素，代之以科学的组织管理思想。
3.2 注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果，改变单纯的以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、行政方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。
3.3 强化组织机制，提高组织管理效率。应根据档案工作实际，按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程进行有效管理，通过必要的措施和手段保证组织机构的效率，充分发挥档案的社会、经济效益。
电子政务，是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构的重组和工作流程的再造，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质的、全方位的、规范而透明的管理和服务。
现代档案管理，是运用现代管理模式与先进的信息管理技术，变革原有的管理方法，以提高档案工作的效益和质量，更好地开发档案信息资源为社会服务的过程。广义上理解，现代档案管理包括了与档案管理理论与实践相关的管理理念、管理模式、管理方法、管理技术等多个方面。档案管理工作在电子政府中承担着管理、整合以电子文件为核心的相关信息资源，规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命，是政府信息资源管理的重要组成部分。
2 电子政务环境对档案管理的巨大影响
2.1 理论层面
2.1.1 促进档案部门树立开放式服务理念
电子政务是一个政府部门运用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变“坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，顺应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满意社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。
2.1.2 档案管理基础理论受到的冲击
档案管理基础理论在电子政务环境下受到了多方面的挑战。其一，由于电子政务是在线服务，在一定意义上它已失去了空间和时间的限制。这样形成的文件由谁归档、按什么原则归档就成了一个简单而又难以解决的问题。实质上，这是对档案管理的基本理论“来源原则”的重大挑战；其二，电子政务强烈地要求传统的政府组织机构和工作程序进行彻底的改造，以适应其先进的技术要求。这也必然使长期以来作为我国档案工作依据的“全宗理论”发生变化。
2.2 实践层面
2.2.1 档案管理工作重心的转移
电子政务环境下，档案管理的基本矛盾不仅限于档案管理水平的有限性与档案利用需求的多样性之间的矛盾，而更多地表现为档案信息供给能力与多变的档案信息需求之间的矛盾，是档案管理机构数字化档案信息的收集能力、服务能力和用户需求水平之间的矛盾。基本矛盾的改变使档案管理工作的重心向数字化档案信息的收集能力和服务能力上转移，以满足千变万化的用户需求。
2.2.2 档案管理业务流程急需重组
电子政务环境下，档案的存在方式不再是纸质的，而是数字化的。数字化档案信息具有可随机存取、检索，可快速远程传递等优势，这种区别不仅改变了档案信息载体的表现形式和信息的组织方式，还决定了档案管理工作各个业务流程中所采取的方法。如档案收集工作，电子政务环境下，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式使其处于档案管理部门的全面监控之下。因此，传统的收集工作“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了。
3 电子政务环境下的档案管理策略
3.1 管理目标———信息资源共享
电子政务信息资源主要包括两大部分：其一是电子政府为维持系统正常运转而存储的大量有价值信息，即传统的政务档案信息。这部分信息经过档案管理部门的鉴定，将作为档案馆的数字化馆藏而成为档案信息资源的重要组成部分，纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备和资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。其二是电子政务系统在进行政务处理工作中产生的以电子文件为代表的政务信息，这类信息将成为今后档案信息资源的主体，是未来的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
电子政府的“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”因此，电子政府服务过程的实质是信息服务，现行文件和档案信息的开放是其信息服务内容之一。由于电子的整体性、连续性和现实性，档案管理要在电子政务的整个服务过程中发挥作用，就不能停留在传统的后端被动服务阶段，而必须采用积极的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求档案部门积极主动地提前介入相关信息资源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作与电子政务系统的发展同步。总之，电子政务环境下档案管理的“前端控制”策略是“系统原理的要求，是背景保留的要求，是即时归档的要求、是长期利用的需要，是信息安全的需要。”
3.3 管理保障———信息安全与标准规范
电子政务环境下，信息对象的多样性与复杂性向档案管理工作提出了不少新的问题亟待解决，其中信息安全问题与标准规范问题是档案管理功能顺利实现的根本保障。电子政务系统的易受攻击性和安全管理体制的不健全，使档案部门将要面临更多的安全问题。
关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势
现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。
1电子档案是档案发展的趋势
电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。
2电子档案存在的缺点
2.1电子文件的安全性和长期保存性问题
电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。
2.2纸质和电子档案并存的问题
对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。
3电子档案信息化管理方案
3.1更新电子档案的管理方法
电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。
3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理
电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。
4结论
在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。
参考文献
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随着企业规模不断壮大，会计档案管理工作中新问题不断出现，迫切要求企业领导完善管理方法和管理制度。有些企业会计档案的管理制度不够完善，从而影响了会计会计档案的真实性、完整性、准确性和安全性。部分会计档案管理人员业务不熟，业务水平和综合素质有待进一步提高。部分企业不重视会计档案管理，导致设施设备落后，信息化建设进展缓慢。还有其他细节问题：凭证、账簿、报表等纸质档案的归档管理不规范，电子档案的存储更是缺少必要介质备份存档；有些企业虽然对立卷工作比较重视，但平时的管理则比较松懈，档案借阅丢失现象严重，缺少必要的借阅登记管理及逐级审批报告等制度，大大降低了企业财务会计资料的保密性和安全性，甚至可能直接或间接造成企业的经济损失；很多企业缺乏对凭证的客观性认识，会计凭证装订后未粘贴，会计凭证封皮项目填写不全，个别企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，造成档案管理混乱不堪。财务档案管理应把服务作为永恒的主题，创新是做好档案工作的根本动力，信息化是做好档案工作的正确途径。企业针对会计档案管理中存在的问题，必须采取有效的措施，才能有效改进档案管理工作。
第一，加强领导，提高认识，使档案管理工作上一个新台阶。目前的状况总的来说对档案管理工作的重视程度普遍不够，往往是用到的时候强调档案管理的重要性，过后又忽略了，档案管理工作经常给别的工作让位。殊不知有些资料具有原始性和不可替代性，如果当时不及时收集整理，或保管不善，一旦遭破坏，事后是无法弥补的。因此各单位要加强对会计档案管理工作的领导，领导要始终关注档案管理工作，并亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，常抓不懈，保持一贯性和持久性，同时在人员编制和设施配备方面给予适当倾斜，为更好地开展档案管理提供条件。企业根据国家法规制定企业档案管理制度和档案管理人员工作职责，使档案管理工作有章可循，责任明确，便于操作，进一步做到档案管理规范化、制度化、系统化。作为档案员要认真学习《档案法》《会计法》《保密法》及其他相关政策法规，接受上级档案部门的指导，树立和增强档案管理服务意识，杜绝档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要的状况出现，扎扎实实做好会计档案管理工作。
第二，提高业务能力，落实会计档案管理责任。会计档案管理人员的素质要求较高，应是业务多面手，是集多种技能于一身的复合型人才，既要熟悉掌握一般档案管理的理论及技能，又要精通财务专业知识，还要具备一定的计算机信息处理技术。一名优秀的档案工作人员，应该知识结构合理、技术精湛、经验丰富、道德品质高尚、敬业爱岗，要有强烈的求知欲望和创新精神。因此要加强业务技能培训和职业道德教育，提高认识转变观念，不断更新知识结构，提高业务水平，培养造就一支德才兼备的高素质档案管理队伍。岗位培训是提高会计档案规范化管理的有效途径，定期举办会计档案管理人员的知识培训，学习档案管理法律法规和岗位操作技能，使会计档案管理人员熟练掌握会计档案管理的基础知识和操作技能。在加强政治思想教育的同时，必须要求档案员真正做到业务精通、爱档如珍、兢兢业业、服务企业。同时，各职能部门也确定一名兼职档案管理工作人员，负责收集和管理本部门的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证企业的各种档案资料齐全完整。
第三，运用现代化信息技术和设备，提高管理水平和工作效率。会计电子档案是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展日新月异，促使档案管理工作信息化程度越来越高，采用计算机操作也越来越多，电子文件归档与管理中新问题将不断出现，会计档案管理人员必须认真研究新情况，不断学习接受新事物，采用先进的会计档案管理方法和技术成果，解决电子档案归集、保密、保存等问题。在传统会计档案管理的基础上，建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行。建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。各岗位之间职责分明，相互间有一定的制约、监督作用，采取不相容职责相分离的措施。采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。会计电子档案备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施，管理人员应对会计电子档案进行双备份或多备份，并分地点保管，定期对归档电子文件进行检测，以便发现问题及时补救，做好数据维护工作。归集整理会计电子档案要注意同时收集技术文档，保证用户对会计电子档案系统进行操作利用。采用全过程实时记录系统，对电子档案进行跟踪记录，对所有进入系统的人员都有所监督，同时系统日志文件以文本的形式记录下财务系统操作人员和操作时间，对保护会计电子档案有重要价值，应加强管理。
第四，加强监督监管，严格执行各项相关制度。规范会计档案保管、交接和销毁工作，档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，要安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期限满需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，由财务部门鉴定审查后，编造会计档案销毁清册。加强会计档案的调阅管理工作。调阅时，要严格办理相关手续：本单位人员调阅，需经责任人及相关负责人同意并签字；外单位人员借阅，要具备相关的调阅手续，同时经本单位相关人等批准后，方可调阅。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，原则上档案原件不得解除，不得拆散，外单位调阅，如遇抄录复制等特殊要求，需经单位负责人批准并办理登记手续后，方可办理。
新时期新形势下，落实科学发展观，促进国有企业改革，促进社会和谐，要求我们的企业管理人员要成为掌握现代管理技能，成为有能力、有魄力、有执行力、有影响力的管理者，作为档案管理人员只有严格按照各项法律法规的要求，并结合本单位实际情况，管好和用好企业会计档案信息资源，不断研究新问题，解决新问题，提高责任心和使命感，会计档案工作才会取得不断的进步。（本文作者：杜国生单位：大连自来水集团）
关键词：档案管理；技术；管理；现代化
新世纪以来，随着现代科技的不断发展，新的技术和管理模式不断冲击着医院档案管理工作，传统的医院管理模式和方法在日常工作也逐渐呈现出诸多的弊端。医院档案管理的现代化已经刻不容缓，现代化的技术和模式也在不断运用到工作中来，本文从技术、管理、人员知识化三个方面来阐述医院档案管理现代化的发展前景。
一、医院档案工作技术现代化
（1）电子计算机化。电子计算机一般都具有运算、记忆、判断、选择、控制、接受信息、得出结果等功能，有几千种用途，它在医院档案工作中可以广泛应用，例如：利用计算机建立档案检索、编目、统计、借阅、管理等，对医院档案材料进行收集、登记等管理工作，几乎医院档案工作所有的业务环节都可以利用计算机，在一定程度上实现自改化。医院档案工作技术现代化的主要内容，是以电子计算机为中心。
（2）电子计算机与现代通讯技术结合，形成医院档案信息传递网络化。与全国各地医院档案部门交换资料，传递信息。
二、医院档案工作管理现代化
管理现代化就是把医院档案工作信息化，它是以科学管理为基础，着重应用现代科学技术的理论、方法、手段来研究和处理医院管理工作中的规律性问题，使医院档案工作更趋于完善。医院档案工作管理现代化的内容，主要包括：
（1）医院管理思想现代化。是指以科学理论为指导，根据医院档案工作的客观规律和档案的特点，进行合理的组织、计划和控制的科学管理方法。
（2）医院管理方法科学化。就是由单纯用行政领导和宣传教育的方法，演变为行政领导、法律、经济、宣传、教育、咨询等综合型的方法，提高管理的功效。
（3）医院管理机构高效化。有效的管理来自有效的组织。组织机构是发挥管理功能，完成管理目标的工具。衡量医院档案管理机构的设置是否合理，应以机构效能发挥的大小为标志。所谓高效化，是指在档案组织机构内人尽其力，财、物各尽其用；人员和财物的流通过程畅通，信息系统健全，传递及时准确。为社会做出更多的贡献。
（4）医院档案工作标淮化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现医院档案工作现代化的前提，科学管理要求医院档案管理的各项工作达到标准化。医院档案工作标准化是医院档案工作科学管理的重要内容，要实现科学病理，在各方面都必须标准化。科学管理的水平越高，标准化的程度也越高，标淮化水平是衡量技术水平和管理水平尺度。
三、医院挡案工作人员知识化
人是管理活动中最活跃的因素，医院档案工作的机构由大夫、护士等医务人员构成，现代化的技术由人掌握，管理的职责由人完成，各项规章制度由人制订和执行，要搞好医院档案工作，首先要发挥医院档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高医院档案人员的知识水平和管理能力。由于医院设备的现代化，医院档案种类和载体的多样化，管理方法也要求不断改革。因此，对医院档案人员的业务知识、科学技术知识，以及管理操作能力等方面都有了新的更高的要求。先前那些传统的医药知识与工作方法，已不能适应新的形势，必须培养一批既能掌握新技术，又能熟悉医院档案专业的人才。
进入新世纪以来，医院档案管理自动化是医院档案管理事业发展必然趋势。自动化管理主要体现在信息处理技术和网络通讯技术在档案工作中的具体应用，尤其是利用计算机技术和网络技术等现代信息技术手段，对病理进行更深层次的传输。新技术的运用使得医院档案信息处理、信息存贮、信息检索以及服务手段都发生了重大的变化。医院档案管理人员必须与时俱进，及时学习和掌握计算机知识和网络技术知识，以便能熟练运用计算机检索工具进行多方位、多视角的档案查询。同时，要对网上查到的档案资料进行选择、整理和加工，组成方便患者查询的网上信息资料。另外还要相应掌握有关信息系统开发、数据库建设与管理、多媒体等方面的知识，以适应医院档案事业发展的需要。
现代化的发展是时展的必然，各行各业在现代化发展的浪潮中，不断地更新管理方法和管理模式，推陈出新，依靠技术革新等手段，去逐步适应现代化的发展趋势。医院档案管理工作在传统工作模式下，已经不太适合社会和经济发展需要，因此，必须大力进行医院档案管理的现代化建设，通过技术改造、人员培训等多方面来回应现代化的需求。
参考文献：
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关键词：电子文档；档案管理；影响
引言
随着信息化及互联网技术的不断发展，网络成了人们在工作、生活中的重要组成部分。互联网的广泛应用为信息化全面战略提供了很好的发展平台，信息内容丰富广阔、信息形态日渐多样，无论在设计、工程、贸易往来、日常文档处理等，文件办理过程中产生越来越多电子格式的文件。电子文件的处理以及信息化的操作在某种程度上说是非常契合，由于电子文件的可实施性强，操作流程方便快捷，电子文档以无可比拟的优势成为了员工办公的首选。同时，对于电子文档的管理工作也需加强。只有不断提高管理工作的管理水平，才能更好的发挥电子文档的方便快捷的作用。现如今，随着电子文档数量的不断增加以及信息化技术的发展，对电子文档的管理工作有了新的要求。
一、电子文档含义与特点
人们在社会生活中不断谋求发展，在工作上力求不断提高工作效率，电子文档具有的方便快捷的优势，成为了文件管理的重要形式。电子文档所承载的载体多以计算机硬盘、磁盘和光盘为主，文字材料可以经过计算机和通信网络等进行保存和处理。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。电子文档较之传统纸质文档而言，具有以下特点：
表1 电子文档的特点
二、电子文档对档案管理的影响
（一）对档案管理流程的影响
传统的档案管理主要围绕实质性物品（纸质文件、有保存价值的物品等）进行，主要是对实体档案的整理、分类、保存、借阅等一系列操作。随着信息技术的不断发展，电子文档的大量出现，传统的档案管理模式已经不再适应现时的档案管理工作。
电子文档与以往的传统纸质文档不同，它易于保存、检索便捷、信息容量大、存储效率高的特点，使得电子档案的利用变得高效快捷，为信息共享提供了更加方便的渠道。因此，原来针对纸质档案管理的流程也要随之发生新的改变。档案管理在现今社会也追求高效和信息化，这使得办公文档管理也朝着文档一体化的信息管理模式发展。如何更好的存贮和保护电子文档、如何高效的利用电子文档，以及如何快速检索和方便阅读电子文档，就成了现今电子档案管理需要解决的问题。电子档案的管理和保护技术也随之发展。
（二）对档案管理制度的影响
传统的纸质文档管理已经形成了自有的工作原则和工作方法，并与之形成了一套完整的工作制度，如文件的立卷归档制度，档案管理工作首要实施便是文件的归档立卷工作，它将办公的文书工作与档案管理工作有机结合。文书立卷通过综合档案管理工作的审查，便可制成档案信息。还有文件借阅制度等。电子文档的不断发展，更多的办公信息选择了电子文档形式，将信息存储在计算机磁盘和光盘中，传统的纸质文档管理制度满足不了信息化的不断发展，因此，档案管理制度必须不断完善，在现有的技术，增加研究电子文管理制度，如电子文档的查阅制度，电子文档的规范保存格式、电子文件的元数据要素规范、电子文档异地保护管理、电子文档的存贮和调用环境等等，都可以进一步的研究和确定。
（三）对文档分类的影响
电子文档的文件材料可以与电子存储的计算机设备相分离。因此文档的分类渐渐被概念分类取代，传统的实体分类方法只能彰显出一种属性联系，这种手工操作管理档案采用的是单一的排列方式，比如按字母分类，按时期分类等。而电子文档的管理，文件的形式和特征以及内容随时都会发生相应改变，电子文档具有方便快捷，高效的特征，因此不需要采取传统纸质文档的分类方法。电子文档存贮在计算机等磁盘媒介体中，调用时依据不同用户的需求，将文档通过信息检索的方式实现分类调用和管理。例如按文件重要程度进行特性检索，按专项工作或者内容相关性检索分类，按一段时期完成工作来分类，按文档属性来检索分类等等，无须刻意，只须以标题或添加关键词，再通过计算机的快速检索方式，实现电子文档的同类调阅。
（四）对档案鉴定的影响
对于电子文档的保存可以方便文件的查阅，改变了以往的传统纸质文档的鉴定方法，使得传统档案的标准和内容也发生了相应的改变。传统的档案管理依据档案的保存价值来确定文档的保存时间，但是电子文档不需要这样，它可以根据用户的不同需求对电子文档进行相应的修改，这样就解决了文档保存期限需要准确界定的问题。这样的改变增加了电子档案的存储价值，也提高了电子文档存贮占用空间效率，提高文档利用率。从法律角度来说，电子文档的凭证价值尚无统一的认识。由于电子文档载体的特殊化，因此必须革新文档鉴定方法以及文档的管理方法，将管理工作与传统的纸质文档管理方法更好的区别开来。
三、档案管理应用电子文档的对策
（一）解决好电子文档的保存向题
电子文档的载体多是计算机磁盘，光盘等，这些载体以化学磁性材料为主。就其载体而言，电子文档的保存时间很长，且保存的信息不容易受到磨损，破坏。因为电子文档的信息多存储在密封的塑料层里，不受磁场的干扰，更不会害怕空气中的水分以及灰层的污染。电子文档的存储过程消耗的时间很短，没有实际的存储验证，如何保证电子文档信息的长期保存是档案管理者急需研究和解决的问题。一些电子文档如果需要长期保存必须要进行定期的复制，防止数据丢失。
（二） 加强档案软硬件设施建设
信息技术的不断发展对档案管理管理工作提出了新的更高的要求，档案管理工作必须提高信息化的管理水平，运用计算机的管理水平将纸质的文档转换成电子化的文档形式，延长电子化文档的保存时间，不断提高电子化的利用效率，加强档案软硬件设施的建设，使得档案管理工作不断朝着自动化和网络化的方向发展。
（三）改进档案管理人员的知识结构
档案管理工作的效率离不开档案工作人员的素养和职业技能的高低，档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识还要不断适应信息技术的不断发展，改进档案管理人员的知识结构，提高管理人员全面化，多层次的发展需求，使得档案管理工作更好的适应信息技术的发展。
总之，信息化技术的不断发展，使得档案管理工作面领着更多的挑战，信息化管理模式必须得到档案管理工作者的重视，档案管理工作本身存在着特殊性，其在具体的实施过程中将会受到各种因素的制约，因此还需要在实践的过程中不断完善，从中总结成功的经验。档案管理要将电子化的档案管理与传统的档案管理相结合，充分发挥二者的优势，实现档案管理的一体化发展。不断提高档案管理的工作效率，促进档案管理更好更快的发展。
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