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关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策
为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。
一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题
根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。
（一）档案机构的设置问题
关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。
（二）档案人员的配备问题
关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。
档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。
对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。
（三）归档门类的确定问题
《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。
同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。
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（四）档案学术研究缺失问题
《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。
二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析
（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务
高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。
因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。
（二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。
笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。
（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化
由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。
笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。
（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展
档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。
笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。
三、小结
在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。
参考文献：
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.
[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).
关键词：独立学院 人事档案 托管
独立学院已有十多年的办学历程，属于民办性质，是高等教育的重要组成部分，其教职工采用聘用制的用人机制。按照国务院办公厅《关于加强民办高校规范管理引导民办高等教育健康发展的通知》（[2006]101号）：“各地政府人事部门所属人才交流服务机构负责管理民办高校教师的人事档案。”独立学院教职工人事档案绝大多数托管在学院所在地人才交流服务中心。独立学院人事档案工作虽然取得了很大的发展，但尚有许多不足的地方，这里面既有独立学院自身存在的问题，也有人才交流服务中心和社会环境方面的问题。
为使人事档案更好地为独立学院规划、预测和制定人才培养计划提供准确的信息，为考察、任用人才提供参考依据，同时也为维护和保障教职工的个人权利提供法律凭据，笔者根据多年在人事部门工作的经历，提出一些看法和措施。
一、独立学院人事档案中存在的问题
1.人事档案管理制度不够完善
由于独立学院普遍办学历史短，工作重点是学科建设、学风建设等教学工作，教职工人事档案建设目前还是处于边缘化的地位，没有引起学院足够的重视，没有把档案工作放在应有的位置，人员、经费、管理还不十分到位，档案管理制度没有做到规范化、制度化。独立学院人事部门没有完善的归档制度和章程，人才交流服务中心档案部门又缺乏有效的控制和制约机制，使得人事档案的收集、归档、保存等制度得不到落实，不能适应独立学院对人才队伍的考察选拔、规划预测、开发利用等工作的需要。
2.人事档案材料记载不连续、缺乏完整性
独立学院聘用的大多数是青年教职工，有些教职工毕业后到外企、私企等没有人事档案管理权的单位工作了几年，由于这些企业本身人事档案意识就非常的薄弱，存在“人档分离”的现象，没有对职工相关材料进行归档，造成了档案里没有对其毕业后工作的工龄、业绩、职务、职称等经历进行延续的记载，无法体现其工作业绩和技能水平，致使其到学院工作后工资福利待遇、职务聘任或职称评定等人事管理工作受到影响。
3.人事部门对人事档案收集、鉴定等日常管理不到位
独立学院人事部门一般不配备专职的人事档案管理人员。兼职的档案管理人员对档案工作精力投入不足，大多没有经过专业的档案知识培训，对人事档案的鉴别特别是档案价值的鉴别缺乏专业的档案知识，致使该归档的材料没有归档，不该归档的却归档，导致人事档案比较混乱，材料缺失或不够准确。
独立学院广大教职工对人事档案归档内容、管理范围更是缺乏了解，不会主动向人事部门提供个人材料，导致符合归档范围的人事档案材料收集不全，常造成教职工在校工作期间形成诸如年度考核、职务提拔材料、取得专业技术职称资格材料、工资调整材料、后续教育取得的学历学位材料、入党材料、科研成果、著作、论文、与用人单位签订的劳动合同等体现个人经历和水平的重要人事信息档案材料缺失。由于收集、归档工作不扎实，反映教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的原始材料不全或遗失，将导致教职工部分历史经历产生空白的严重后果。
4.独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）之间的矛盾
独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）在空间上有一定的距离，空间上的距离使两者之间产生了矛盾。
其一，独立学院与人才交流服务中心档案管理部门缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门是人事档案的管理机构，应对独立学院的档案工作进行指导和检查，但由于在空间上有一定的距离，单位之间的联系非常少，缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门被动地等待独立学院上交档案，由于没有建立完善的档案材料移交制度。独立学院有许多应当及时归档的材料比如学历的变化等，往往不能及时归档，甚至不能保证一年归一次档，不利于人事档案的及时更新。
其二，档案管理与利用产生矛盾。由于空间的距离和档案管理技术的落后，人才交流服务中心档案管理部门无法为独立学院提供及时、方便的档案利用。人事档案的最终目的在于利用，而人才交流服务中心目前开展人事档案的服务只限于收集、整理、保管、转递、开具档案证明等，并且是原始的手工管理，对信息的查询依旧是人工查找档案实体，没有应用现代化的信息技术管理，工作量大，效率低。独立学院需要利用教职工档案时，凭单位联系函到人才交流服务中心档案部门办理，远距离的、频繁的来回查询，对学院来说既低效又花太多的精力。人才交流服务中心档案管理部门只是被动的存档管理，不能对委托的独立学院提供主动的、个性化的服务，在人才选拔、培养、开发及预测上无法为独立学院提供高质量的服务。
二、改进的意见和措施
1.独立学院人事档案科学化、制度化、规范化建设
独立学院领导要重视人事档案工作，人事档案是人才开发的重要资源，是个人经历、思想品德、工作能力、职务、职称等方面的真实再现，是发现人才、选拔人才的重要依据，在独立学院发展中处于基础性的地位。
独立学院要做好教职工人事档案工作，可根据独立学院自身的情况，以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》及《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》等法律法规为依据，制定出适应独立学院特征的、具有可操作性的、科学合理的、规范的人事档案管理制度，使档案管理部门和管理人员的工作职责明确，这样人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有规可依，既维护了档案工作的真实性和严肃性，又让独立学院的人事档案工作走上科学化、制度化、规范化和现代化的轨道。
2.加强人事档案宣传力度，提高教职工的档案意识
独立学院人事部门应在每年的工作计划中把加强档案建设放在重要的位置，充分利用宣传橱窗、学院刊物、网站等多种媒体对教职工进行档案知识的宣传，提高教职工的档案意识，了解人事档案制度及条例，了解哪些材料应归档，使教职工自觉地配合人事部门及时做好档案材料的收集、归档工作。
经过不断的宣传教育，使档案意识深入教职工心中，化为自觉的行为，为人事档案工作打下坚实的群众基础，使档案工作走上良性发展轨道。
3.加强独立学院与人才交流服务中心档案管理部门的联系与沟通
人事档案工作需要依靠独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同协作才能做好。笔者从事多年的独立学院人事档案工作，人才交流服务中心档案管理部门从来没有联系过独立学院，没有就档案工作进行过交流、讨论，只是坐等独立学院上交档案。独立学院与人才交流服务中心档案管理部门每年应定期联系，召开工作会议，就人事档案工作中出现的问题进行研究与探讨，互相交流经验，共同把档案工作做好。
4.加强人事档案管理队伍的建设
档案管理人员的素质，专业水平的高低，直接关系到独立学院档案事业的发展前景，因此，建立一支高水平的管理队伍就显得十分重要。
由于独立学院的人事档案托管在人才交流服务中心，所以档案管理队伍的建设必须包括人才交流服务中心和独立学院二支队伍。
人才交流服务中心档案管理专业队伍建设，必须高起点、高要求。这支队伍应具有较高的综合素质，精通档案学知识，熟悉档案管理的政策和法规，树立全心全意为独立学院档案托管人员服务的思想。随着档案信息化建设的发展，档案管理人员必须加强信息技术的培训，使他们成为既掌握档案管理专业知识又懂得信息技术的复合型档案管理专业人员。
另一支队伍建设是独立学院人事部门档案管理人员。首先，独立学院应充分重视这支队伍的建设，在人员配备上，最好配有专职的档案人员。即使是兼职的档案管理人员，也应保证他们有充足的精力放在档案管理工作上。其次，应加强档案法律法规和档案业务知识的培训，提高他们的业务水平，才能保证档案收集、整理的质量。
这两支队伍的建设是相辅相成的，人才交流服务中心档案管理人员应主动地深入到各独立学院档案管理工作中去，做好业务指导工作，一方面使独立学院档案归档工作做到正确、完整、规范；另一方面，人才交流服务中心档案管理人员在业务指导的过程中会发现新情况、新问题，在解决问题的过程中促使他们不断地提高自己的业务水平；第三方面，这给双方提供了一个思想沟通、工作协商、信息反馈的平台，通过双方的互动协作把档案工作做得更好。
5.加强人事档案信息化建设
独立学院在人事管理工作中随时需要查阅、利用教职工档案信息，以便对教职工作出及时、正确的评价。若人才交流服务中心档案管理部门仍然使用传统的服务方式，需要独立学院派人前来查阅档案，则费力费时，很难满足独立学院人事管理的需要，这也使人事档案的利用价值受到限制。档案管理部门应当与时俱进，采用现代化的管理手段和技术，利用信息技术，把传统纸质的人事档案，制作成数字化的人事档案信息库，使人才交流服务中心、独立学院可以通过网络对人事档案信息库进行及时更新、查阅，实现远距离地对人事档案信息库进行动态管理和维护，省时省力，这样可极大提高人事档案利用价值。因此，加强人事档案信息化建设，开发人事档案管理软件，建立人事档案信息库，将是独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同努力的方向和目标。
参考文献
[1]杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案，2012（6）：36-37
[2]马世仙.独立学院干部人事档案管理的现状及完善[J].商品与质量，2012（s3）：65
关键词： 高校人事档案管理工作 问题 推进途径
《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。”人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
高校人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。现阶段，高校人事档案工作存在一些问题，制约了高校人事档案工作的发展。
一、高校人事档案工作面临的现实问题
1.高校人事档案归属不明确。高校人事档案按对象分类主要包含教职工档案、学生档案。2008年9月1日开始实施的《高等学校档案管理办法》明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。但该办法并没有明确高校人事档案是否应该划归学校档案馆管理。现阶段，我国尚无法规条例明确高校人事档案管理的归属问题，各高校在办学规模、机构设置、档案库房建设等方面存在差异，高校人事档案管理模式也不尽相同，目前主要有以下三种管理模式并存：（1）教职工档案归口人事部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（2）教职工档案归口档案部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（3）教职工档案、学生档案均归口档案部门管理。前两种模式，高校人事档案未集中在档案部门管理，给档案工作的发展带来了诸多问题。一方面，相关职能部门不具备管理档案的硬件条件，一般都没有配备适宜档案保管的密集柜、除湿机等，无法保证档案的安全性、保密性、完好性。另一方面，这些管理机构一般没有配备专职的档案管理人员，很多是由人事干事、辅导员、教务员兼职管理档案。这些兼职档案工作人员由于精力有限、档案意识不强、档案业务水平有限，使得档案管理工作跟不上高校发展的步伐。
2.相关部门之间缺乏协作。这类问题主要存在于上文提到的第三类模式，教职工档案、学生档案均归口档案部门管理的情况。教职工档案的形成、整理、收集、移交需要人事、组织、纪检、监察、审计、统战等部门，学校各院系的支持配合。学生档案工作也需要学生处、研究生院、成教院、教务处、组织部、各院系的大力支持。而由于档案工作是学校的一项基础性工作，不直接产生物质财富，短期内的社会效益也不明显，许多高校上至领导，下至各职能部门、院系对人事档案工作重视不够，影响了人事档案工作的正常开展。具体表现为：（1）材料形成不规范。档案材料中显示的年龄、工龄前后不统一，部分档案中“年龄越填越小，工作时间越填越早”。档案用纸不规格，档案材料统一要使用16开办公用纸，由于相关部门缺乏必要的宣传和告知，一些教职工在打印考核表、履历表时采用的是A4办公用纸，给档案的整理装订带来不便。部分考核、鉴定表格在应填写组织意见处空白，应加盖人事部门公章处空白［1］。（2）归档不及时。相关部门缺乏归档意识，已形成的任免材料、工资材料、职称评定材料、学籍材料、奖惩材料等未及时归入人事档案中，滞留在材料形成单位，相关岗位经历人事变动或是办公地点更换后，材料不知去向，造成了材料的遗失。
3.档案管理人员素质有待提高。目前档案管理队伍老龄化严重，结构不合理，老同志退休，年轻的专业人才引进不进来；档案管理人员专业素养偏低；档案管理人员的福利待遇在高校众多部门中偏低，留不住人才，队伍不稳定；还有部分档案管理人员对自身要求不严格，轻视档案工作，缺乏责任感，缺乏创新意识和开拓精神，在使用新方法、新技术管理档案方面有很大的欠缺。
4.档案内容陈旧，实用性不强。1991年的《干部档案工作条例》将档案内容划分为十大类：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国等材料，其他可供组织参考的有保存价值的材料。现阶段高校教职工人事档案仍停留对以上十项内容的陈列上，而对教职工业务素质提升的证明材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动证明材料很匮乏。现阶段，高校学生就业工作已从计划经济下的“统包统分”转向市场经济下的“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，而高校学生人事档案却没有跟上时展的步伐，仍沿袭着计划经济时代的旧模式，过多强调思想政治表现，档案内容的收集多侧重于入团、入党材料及政治方面的奖惩等，忽视素质教育成果的展示，缺乏实践活动、科技创新、心理健康、性格测试等方面的记录。教职工、学生人事档案内容的陈旧，在新形势下对保障教职工权益、服务学生就业等方面都产生了消极的影响。
二、推进高校人事档案工作的途径
1.明确档案归属。将教职工人事档案、学生人事档案均归口至档案部门进行管理。将人事档案纳入档案馆集中管理，一方面，可以集中人力、财力、物力，统筹安排，避免低级的、重复的建设，集中力量加快推进高校档案建设，另一方面，在硬件设施、人员配备上更能保证人事档案的安全性、保密性、完好性。但是将人事档案纳入档案馆集中管理，并不是一纸指令就可以实现的，它需要高校结合自身特点，通盘考虑，做好前期准备，准备工作包括保障库房和办公用房，改善各类硬件设备，配备人员，制定内部制度和长远规划，等等［2］。
2.部门协作配合。首先在人力上予以保障，在主管档案工作的校领导的重视下，人事、组织、纪检、监察、审计、统战等部门应有一名负责人分管人事档案工作；各院系，各单位应有一名党总支负责人分管人事档案工作，并视情况配备与人事档案相适应的工作人员，负责本部门人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。其次在制度层面予以保障。高校应结合自身特点制定教职工、学生人事档案管理条例，将各单位的人事档案工作纳入学校对该单位年度考核的范畴，对人事档案工作成绩突出的单位个人给予表彰，对人事档案工作不合格的单位也应提出批评，促进其改进。最后档案部门对协作单位应采取“请进来，走出去”多样式的交流方式，促进职能部门对档案工作的理解，争取支持。“请进来”是指面向高校各部门、院系的兼职档案员定期举办档案工作培训，年度优秀兼职档案单位、个人表彰等；“走出去”是指档案工作人员深入各部门、院系指导人事档案工作，增强教职工、学生对人事档案的认识和了解。
3.培养重视人才。高校应重视档案的基础工作，在档案馆人才引进、人员编制、福利待遇方面给与相应的支持，重视人才。同时加强对档案管理人员的培训，培养人才。首先，加强行业道德培训。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，对其从业人员提出了很高的要求。倡导档案管理人员学习刘义权同志爱岗敬业、忠诚事业、轻索取、重奉献的工作态度和高尚情怀，提高行业道德修养。同时加强档案管理人员专业素质的培训，组织学习档案的各项制度法规，加强行业内的交流沟通。其次，加强计算机知识和人事管理系统软件知识的培训，提高档案管理人员利用现代化管理手段的能力，提升服务质量。只有具备高度责任心、掌握档案专业知识、熟练运用计算机应用技术的复合型人才，才能保障高校人事档案工作顺利高效地开展。
4.翔实档案内容。调整和丰富高校教职工、学生人事档案的归档内容和范围。针对现阶段高校人事管理的新发展，建议将教职工人事档案在原有的十大类的基础上加入以下内容的材料：（1）反映教职工个人素质提升和工作业绩的材料，如各种业务培训、留学访学、学历提升、科研成果的证明材料；（2）反映教职工与学校之间关系变动的材料，如各种聘用合同、劳动合同、合作协议和解聘、辞退、岗位变动等相关材料；（3）反映教职工依法应享有的各种福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料［3］。建议在高校学生档案原有的内容基础上拓展以下领域的材料：（1）在校期间获得的奖励，通过的各类资格考试、等级考试的相关证明材料；（2）学习期间开展的心理测评、性格测试的测评结果；（3）学生参与社会实践和科技创新活动的表现和取得的成果。通过翔实档案内容，使得高校人事档案更好地为保障教职工权益、促进学生就业服务。
参考文献：
［1］李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策［J］.学理论，2010，（3）：195-196.
高校人事档案管理是大学本科教学工作水平评估的一项重要的基础性工作，也是高校人事管理的重要组成部分。随着高校人事体制改革的不断深入，人事档案工作也面临新形势，如何更好地推进档案管理工作，充分发挥其职能作用，为高校的人事工作服务，值得我们思考和研究。
1 高校人事档案管理工作的特点
1.1 覆盖面广、头绪多 高校的人事档案管理工作具有普遍性，既有教职工档案，又有学生档案，教职工档案又包括干部档案和工人档案，随着《新劳动合同法》的实施，劳动用工的档案动态管理也提上了议事日程，因此高校人事档案牵涉到许多部门如人事处、组织部、招生就业办公室以及各院系的相关用人部门，人事档案管理工作是一项庞大的系统工作。
1.2 保密性强 干部人事档案是组织、人事等部门按照党的干部政策，在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史、全面地考查、了解和正确选拔、使用干部的重要依据[1]，涉及个人的隐私内容，其使用、查阅和摘录必须具备一定的条件，履行合法、合理的程序，因而具有较强的保密性。
1.3 利用率高 人事档案为历史、科学地评价当事人，为组织晋升、选拔和任用干部提供了重要依据。特别是随着社会的发展、人才的流动，人事档案工作出现了许多新情况、新问题，如人事变动所带来的跨地域连续性管理;档案数量急剧增长;档案种类日趋丰富;档案的利用量增加;利用范围扩大、利用深度扩展。
1.4 时效性强 人事档案应全面、及时地反映当事人的信息变更，包括职务和职称的晋升、工资的变动、岗位的调整等基本信息都应得到适时体现，它与教职工的个人利益息息相关，处理不当，将会影响到高校的和谐发展与人才稳定。
1.5 流动性大 自西部大开发政策实施以来，人才“春水向东流”、“孔雀东南飞”的现象得到了一定的缓解。但与沿海、东部发达地区相比，少数民族地区无论是在硬件还是软件上都存在着较大的差距，部分人为了寻求更好的教学与科研环境，一展自己的才华，纷纷奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面积的人才流动，随之而来的也就是人事档案的流动。
2 我院人事档案管理工作存在的问题
2.1 观念、意识有待提高 我院地处“老、少、边、山、穷”的革命老区，受观念意识、硬件设施等因素的制约和影响，在传统的人事档案管理理念的影响下，档案员对档案管理缺乏足够的认识，也缺少与外界的交流与沟通，长期以来存有档案管理工作无关紧要、档案管理人员能保证所管档案不丢失就可以了、档案管理工作人人都能做好等守旧思想，在这种思想支配下，档案管理人员完全处于被动服务之中。查什么就提供什么，借什么就给什么，不重视对档案的优化与动态管理[2]，这种封闭、落后的人事档案管理理念影响了我院人事档案管理的发展。高校本科教学水平工作评估促使我们在结合本院实际的基础上，要加强与外界的交流与沟通，转变观念，更新意识，主动适应新形势对人事档案管理提出的更高要求与标准。
2.2 资金、设备条件有限 巧妇难为无米之炊。要实现人事档案管理的规范化、标准化、信息化，首先要有必要的资金、设备的投入，这是进行人事档案资源开发、利用的前提和保障。在学院领导的重视下，经过多年的努力和发展，我院人事档案管理已经达到了人事档案管理的基本标准，但情况还不很乐观，硬件上没有达到人事档案管理“三室”(档案库房、办公室、阅览室)分开的标准，全院教职工的人事档案塞在不足20m2的小屋中，办公室与阅览室“合二为一”，既不利于档案的查询，也不利于人事保密工作的原则。高校本科教学工作水平评估“以评促改、以评促建”的原则要求我们认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》的精神，加大对人事档案管理的资金投入与设备更新力度，真正做到加强人事档案管理，主动服务学校的宗旨和目的。
2.3 材料的收集不够规范 高校人事档案因其独有的真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，同时也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。因此，收集齐全完整、整理科学规范的档案资料是开展各种教育教学评估工作的基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而对学校作出科学、合理的评估必不可少的凭证依据。但我院人事档案管理还存在诸多不规范之处如材料的规格设置存在随意性。比如教师的年终考核表，从纸张规格到字体颜色再到书写规范等大多不符合档案管理规定的要求，造成上交到人事档案室的这些材料不能顺利归入本人档案，致使专职档案员整天忙于对接收的这些不合格档案材料的处理，大大降低了工作效率，在整理档案过程中也容易导致个人信息的遗漏与材料的丢失。
2.4 人员素质有待提高 我院人事档案管理员大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人员更换频繁，缺乏档案管理的专业知识与技能，不能保证档案管理工作的连贯性与专业性。即使做为兼职档案管理员，也没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，实践也充分证明，这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式有些无所适从，更谈不上科学的管理方法。
2.5 信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，电子档案的管理呼之欲出，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，我院目前只是把个人信息、档案目录输入计算机专用的人事管理系统，信息检索、调阅档案等仍习惯手工操作，无纸化阅档没有得到实施。这样既不利于档案的保管，又影响了工作效率。如教职工的个人信息材料包括专业技术资格证书、学历学位证书等，在本科教学工作水平评估中的收集都是复印件，纸质材料的存档具有一定的时效性，容易腐蚀，尤其是在材料的搬运中更容易丢失，难以达到长期存档的目的，面对成堆的评估材料更不容易查找，如果我们能够充分利用信息化手段，将教职工所有个人材料利用扫描仪终端输入电脑，形成电子档案材料，再将电子档案材料按一定的规律分门别类进行编号，既利于档案的存档，又有利于提高工作效率。
3 加强我院人事档案管理
3.1 加强领导，健全制度 人事档案管理制度是学校健康稳定发展的有机组成部分。因此，必须要加强人事档案管理工作的领导。我院的人事档案管理应该在根据我院地处少数民族地区自身的特点和借鉴以往管理工作经验的基础上，建立健全新的规章制度，如人事档案的查、借阅制度，档案材料的收集、归档制度，档案的安全保密制度，档案管理员的绩效考核制度等等，做到人事档案管理工作按规章制度办事，遵纪守法。对专、兼职档案管理员，应制定明确的岗位职责，从归档、管理、考核等各方面提出具体的规定和要求，并认真遵照执行。
3.2 加大资金、设备投入 人事档案管理资金的投入多少，直接影响到人事档案管理的水平。从要求库房、阅档室、办公室三室分开，我院目前还没有达到此项要求，“六防”设施也十分简陋，缺乏专门用于档案管理的去湿机，还是用樟脑丸、干燥剂等落后的防蛀、防潮手段，距档案现代化管理的设施要求还有一定的距离。同时提高档案利用效率，实施人事档案动态管理，还必须借助现代化的管理技术和设备。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，可通过屏幕查阅有关内容，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，从而实现人事档案信息化、现代化的管理。
3.3 培养教职工的档案意识 对一般教职工来说，人事档案管理一直是件很神秘的事，工作一辈子都无法亲眼目睹自己的档案，因此更谈不上对人事档案管理与利用的了解与认识，大多还抱着个人材料“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄[3]，造成个人的外出进修学习材料、学历层次提高材料、继续教育等材料信息都无法及时得到更新。因此，人事档案管理部门应该积极进行宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与到学校和个人的档案管理中来，自觉地收集材料，适时归档，保证人事档案管理工作的良性稳定发展。
3.4 加强档案管理人员队伍素质 针对当前我院档案管理人员队伍素质参差不齐、结构不整的问题，对专、兼档案管理员首先应该加强思想政治教育，树立爱岗敬业、肯于奉献、遵纪守法的职业道德素质，培养保密意识;其次是要定期举办岗位培训班，学习新的档案管理专业知识与技能。只有不断加强专业知识学习，加强对计算机知识及人事系统管理软件知识的学习和掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，成为既懂得档案管理专业知识，又懂得计算机应用技术的复合型人才，才能适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势[4]。
随着我院的持续性发展，人才的流动量将进一步加大，人事档案包含信息的复杂性也日益加大，为了适应新形势，人事档案管理人员必须要提高业务素质和技能知识，努力学习掌握现代化管理手段，充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库，做好教职工各类数据的收集、整理和管理工作，使我院的人事档案管理工作重心逐步由实体管理转向信息管理、由手工管理转向计算机管理、由人工检索转向网上查询，使我院人事档案真正成为挖掘人才的信息基地。
参考文献
[1] 高阿惠.高校人事档案管理体制改革初探[J].山东农业教育，2000，60(4)：64-65.
[2] 韩淑华.对高校人事档案管理的思考[J].河北科技师范学院学报，2006，5(2)：108-110.
关键词：高校，档案工作，档案管理，管理创新
1. 前言
中华人民共和国教育部2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责一是贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；二是将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；三是建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；四是研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题[1]”。 同时还强调“高校档案工作是高等学校中的一项十分重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。，管理创新。普通高校尚应如此，而作为国家重点建设的示范性高职院校更应在档案管理工作中有所创新，才能真正发挥这方面的示范作用。
2 高校档案管理工作创新的主要策略
创新既是民族进步和国家兴旺的动力，也是高职院校发展的支柱。高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来高等职业教育发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。高职院校档案管理工作创新可从以下几方面入手：
2.1 学习《高等学校档案管理办法》，创新档案管理工作思路
要通过认真学习《高等学校档案管理办法》，强化创新意识，拓展档案工作创新思路，上至主管档案管理工作的校领导、下至管理工作人员，都要有坚定不移的创新观念，确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径，以保证档案管理创新得以成功。，管理创新。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。
2.2 坚持科学发展观，创新档案管理工作模式
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高职院校档案室虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，其职能主要是执行而非决策。，管理创新。随着示范性高职院校管理体制改革的深化，学校领导层已逐步认识到档案管理工作的地位和作用，部分院校在机构改革中，已将档案室从校办或其他部门分离出来，升格为学校的直属机构，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理创新具有重要意义。，管理创新。，管理创新。随着档案工作的技术手段的创新和条件的优化，大大地提高了档案工作效率和服务工作质。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性。因此，学校档案管理工作一定要坚持和实践科学发展观，加强档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，实现高校档案工作的超越，开创高职院校档案事业不断发展的前景。
2.3 坚持“以人为本，服务至上”， 创新档案管理工作机制
坚持“以人为本，服务至上”，就要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，创新档案管理机制。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案管理工作的良性发展。
2.4 运用现代科技手段，开辟档案资源管理新途径
智能化管理系统的出现和广泛运用为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件，积极参与学校办公自动化系统的设计与建设。从认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题入手，进而研究解决文档一体化问题，以告别手工操作运转慢、效率低的状况，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新、由慢变快。
2.5 注重人才资源创新，实现学校档案工作的快速发展
从示范性院校的创建到发展，都要注重人才资源创新，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新的良好环境，造就一支素质高、业务精的档案管理专业团队。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。，管理创新。
总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。
3 结语
高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。
参考文献
[1]中华人民共和国教育部，《高等学校档案管理办法》[M]，2008.第27号令
[2]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002
关键词：创新；观念；模式；方法；手段；素质
学校档案记载和反映了学校发展的真实面貌，是学校教育教学教研活动中产生的具有重要参考和保存价值的历史材料，是学校行政管理、教学管理的真实记录。由于社会的不断发展，学校各项教育教学教研工作也随着全面的发展，所以学校的教职员工对学校档案工作也提出了新的要求。档案工作者就必须跟上时代的步伐与时俱进，因此档案管理工作的创新就势在必行。
1 当前学校档案工作主要存在以下几点不足
1、基础设施不健全。现在国家对教育的重视是空前的，对教育的投入也在大幅度地提高，就我校来说，每年政府都在不断地加大投入的资金，来改善学校的办学环境和老师的办公条件。但是学校对档案室建设的硬件投入却相对比较少。如我校起码有空间狭小的专用档案库房，而有些W校至今没有专门的档案库房。“十防”设施不全，办公场所狭小，现在还有许多学校的档案库房、办公室、查阅室、微机室也未实现四分开，目前只设有档案库房和办公室，查阅室兼顾微机室功能，就连起码的档案柜都达不到要求，有密集柜的就更少，这样档案工作的保密存有很大隐患。计算机档案室虽有专用的，但是比较陈旧老化，复印机基本都有，但不是档案室专用。扫描仪、加湿器等设备都没有配备，需要时临时借用，所以现代化的设备配备不到位。没有建立一个完善的现代化综合档案室。
2、档案管理工作建设落后。根据档案管理工作要求，各学校基本都制定了档案管理工作的各项规章制度和岗位职责，但是具体落实不到位。目前我们的档案工作还停留在繁琐的手工操作，如档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作等仍然延续着传统的整理模式，工作量大，效率低，效果又不明显。档案员又没有超前的服务意识，只停留在简单的借与还，每天只是忙于繁琐的事务性工作，对档案信息的编研挖掘不够。没有充分利用和发挥档案信息资源的功能。而目前适用于学校档案管理的软件比较少，从而制约了学校档案计算机管理工作的水平。因此学校档案工作就做不到现代化、信息化、数字化的管理水平。
3、档案人员整体的业务素质不高。大部分学校的档案工作者都不是专门学习档案专业的，基本上都是从教学一线下来的老弱病残的或不能上讲台的，所以专业不对口，没有系统学习档案的专业知识。基本上都是在职培训的。另一方面，学校档案员的职称属于副系列，职称不好评聘，相关的待遇没有，所以大多数人就不安心从事档案工作，即便从事了档案工作为了待遇也要兼职，因此身兼数职，工作繁忙，头绪又多，不能潜心钻研业务，就造成了业务钻研不够。每天都在应付事务性工作，很少有时间钻研档案专业知识，就更不会有创新意识。
2 就当前学校档案管理工作将如何创新提几点思考
1、学校档案管理工作要创新的基本前提必须是改变观念
首先，学校领导必须改变观念，要解放思想，提高认识，明确方向，充分认识到学校档案工作是学校的一项基础性工作，是学校管理的重要组成部分，也是衡量学校教育教学质量和管理水平的重要标志之一。因此也应将档案工作纳入到学校的发展规划和年度工作计划中，档案工作的主管领导要敢于担当档案管理工作的带头人，要统领档案工作，把各项工作落到实处，要有大局意识，形成工作汇报机制，定期向校领导反映档案管理工作总体情况、存在的问题以及新要求新问题。将制度和责任落实到具体的工作中和具体的人身上。要在学校经费充足的条件下，加大对档案室的投入。并为档案人员提供档案方面的专业培训、继续教育、进修、外出交流学习的机会，使其不断地充实和更新新的档案知识、档案信息和档案理念，更好地作好档案工作。其次，我们档案工作者要认清形势，调整好档案工作管理思路，树立正确地服务意识，将工作由被动变主动，把工作做到淋漓尽致，并得到大家的认可。第三，档案工作者要积极主动的利用多种形式对档案工作进行宣传，要向全体教职工广泛宣传、讲解档案管理工作的重要意义、具体工作的地位和作用等，让每一位教职工树立起强烈的档案意识。如举办有影响、高质量的档案展览，遇上老师评聘职称时主动将教学档案中的带课情况、任班主任情况资料提供给他们，做到服务贴心、热心、关心、尽心，让老师们得到实惠。我们还可以利用学校组织的晨会、教研会、年级组来宣传档案法律法规和档案对每个人的重要性，经常组织兼职档案员学习档案工作知识，进行档案业务指导。
2、档案管理工作创新的核心是改变档案管理模式
一、工作目标
1、强化、细化内部管理运行机制，规范办公室管理，营造团结、合作、和谐的工作氛围。
2、重点协助学校领导抓好制度建设及学校工作程序运行等工作，督察工作落实情况。
3、协助学校领导做好宣传、人事等工作。
4、协助各部门完成学校安排的其他工作。
5、重点抓好内部文件制发、通知、文件管理、上报材料把关等规范管理工作。
6、完成领导交办的其他事务。
7、迎接各项检查，包括目标管理、精神文明、综合治理，平安校园等各项检查，做好准备工作。
二、重点工作
(一)严格按照档案管理制度，认真做好档案管理工作
1、加强对教职工人事档案的管理。积极做好档案材料的收集、分类整理、归档工作，力争档案规范完备。做好教职工的调入调出、离退休、转正定级、晋级、职称评定、职务聘任、考核、考勤和奖惩等工作。
2、加强对文书档案的管理。做好上级文件、学校文书资料的收集、分类、编号归档及卷案整理工作。
3、根据《档案法》的具体要求，负责管理各类文件资料，按规定把文件资料及时整理、分类、装订、保管，发挥档案的作用，力求做到档案管理规范化，科学化。根据工作需要，即使向校长及有关部门提供需查阅的文档资料。进一步规范文书档案，提高档案的查阅效率，努力为学校工作服务、为师生服务;要及时做好各类材料的准备和归档工作;要认真仔细正确地做好各类报表数字的统计、核对工作，及时报送，统一存档。
(二)加强学校精神文明创建活动
进一步提高广大师生员工的思想道德素质为核心，以构建社会主义和谐社会为目标，巩固和提高创建精神文明、计划生育、环境卫生、绿化、综合治理等各项工作力度，积极开展群众性精神文明创建活动，做好精神文明创建活动的各项资料的收集、整理、归档工作。
(三)安排会议，作好记录
在学校领导的指示下，认真做好行政例会和教职工大会的组织工作，做好学校行政会议、教师会议和其它重要会议的记录工作，做好重大节日庆祝活动以及承办各项活动的准备工作和组织工作，及时出好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知,记好考勤，作好总结。
(四)做好文件的各种登记处理工作
1、做好接受、传送、催办及文件管理工作，信息采集、上报、保密和档案管理工作，对来文的阅批、领导批示的督办、重要文件的核稿、接听电话、收发文件、打印文件、会议记录等日常工作，做到严谨有序，不出差错。及时收发书面和网上文件，并交校领导审阅，根据审阅意见，及时转达给相关职能部门办理或通知相关教师。各项文件材料，力求及时、准确、高效。
2、负责学校文字材料的起草工作，通知、计划、总结、汇报等，按照上级要求和工作需要，编写有关行政文件、表格，同时把好保密关。作好文件的登记、编号、收发等相关工作，文件及时上报，按规定作好文件的上报保存等工作。
(五)做好教职工考勤工作
1、严格执行考勤制度，做好签到、早操考勤和政治学习会议的考勤工作，考勤情况做到每周一公示、每月一汇总。
2、严格请假制度。务必持假条请假，半天以上必须得到校领导的批准。
三、常规工作
(一)深入开展校务公开工作
1、进一步完善“校务公开宣传栏”，对涉及教职工及学生切身利益的事项及时予以公示。
2、积极参与学校的各种会议，采集教职工宝贵意见，并及时上报校领导，加强学校与职工之间的思想沟通。
3、积极利用校园广播、宣传栏等媒体，加大宣传和监督力度。
(二)严格按照上级政策做好人事、劳资管理工作
1、学校人事工作包括教职工调动、教职工的退休、职称评审、聘任、年度考核等工作，这些工作政策性强，牵涉面广，科目烦琐，直接关系教职工的切身利益，样样都很重要，一点也不能马虎，我们必须学好政策，熟悉业务，一丝不苟地做好人事工作的每一个环节。
2、一年一度的职称评聘是教师们关注的大事，办公室要一如既往地做好职称评聘的各项组织工作，为教师职评服好务。继续做好教职工年度考核、年终总结、评选先进等组织工作。
3、根据州编委有关文件精神，严格按照文件规定的机构编制方案管理编制册，按时办理新入编、退休人员的手续。
(三)法制工作
做好“六五”普法工作。坚持“两个转变，两个提高”，以“建设法治蒙小，构建和谐校园”为主题，进一步加大我校法制建设的步伐。以宣传新《义务教育法》为切入点，以“六五”普法宣传为契机，深入研究普法工作，推动普法、依法治教工作的新发展。完善各项规章制度，强化校园法制建设，依法管理各项事务;充分发挥校园广播站、橱窗、学校网站等宣传舆论工具的作用，大力宣传法律法规，继续办好法制宣传橱窗、专栏、板报、墙报、图展，搞好法律宣传活动;通过开展“法制讲座”、“法律知识竞赛”等具体措施和活动，深化法制安全宣传月、周、日的成效，督促全体师生学习法律知识，提高法律素质，逐步养成人人学法、懂法、守法、用法的良好校园氛围。
(四)做好宣传及信息反馈工作
1、进一步做好各部门的统筹协调工作。上情下达，下情上达及时、准确;做各部门之间沟通的桥梁，维护好学校班子的团结，提高工作效率。
2、建立重要的来信来电来件的登记制度。及时将学校的教育动态、典型人事、重要成绩向上级进行汇报。对于上级布置的各专项工作要以文字形式及时向上级反馈，根据信息来源和内容恰当及时地进行处理，及时与相关部门进行沟通，准确掌握实际情况，合理地做好反馈工作。
(五)完成好学校领导交办的其他工作，完成好上级布置的急办任务和各项临时性工作。
1、负责协调学校党政各职能部门共同办理的综合性工作，经常了解各部门的工作情况，协调关系，做上情下达，下情上达。
2、注意调查研究，掌握校内外信息，主动了解与学校有关的情况和问题，积极为学校领导决策提供参考意见。
【关键词】高职院校档案管理
高等职业院校档案工作足维护高等职业院校历史真实面貌的重要事业，是高等职业院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等职业院校的重要基础之一，也是衡量高等职业院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等职业院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳人有关人员的岗位职责范同，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等职业院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等职业院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
1.高等职业院校档案管理工作的重要性
1.1高等职业院校档案记述了高等职业院校的历史面貌
是促进学校发展的历史见证材料高等职业院校档案是高等职业院校在长期教学实践中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是高等职业院校一切工作的综合反映，是高等职业院校过去工作各个方面的实践经验的总结，也是高等职业院校在今后工作中扬长补短，不断继续前进的重要条件。
1.2高等职业院校档案汇集了高等职业院校教学、科研的最新成果
是师生了解学校历史知识的鲜活教材高等职业院校是知识传播地，如果这些成果每年进入高等职业院校档案之中，将成为高等职业院校档案管理中数量最大、内容最丰富的两个门类。尤其是科研成果，它是每个时期完成的最新研究，许多教师便把自己科研成果写入教案，形成了比书本更新的内容，弥补了书籍因出版周期长而影响知识传播速度的不足。
1.3高等职业院校档案凝结了高等职业院校的良好校风
是进行德育教育的模范读本高等职业院校在长期办学实践中沉积形成了带有自身强烈特色的良好校风、学风。这些档案所反映的内容是长期办学实践中形成的，大家共同遵守的、自我约束、自觉追求的准则。各个高等职业院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理类档案无不渗透着表现出学校的良好校风，这无疑是对师生进行德育教育的最好读本。
1.4高等职业院校档案资源是教学评估工作的基础和依据教学评估
是依据一定的教学目标与教学规范标准，通过对学校教与学等教学情况的系统检测与考核，评定其教学效果与教学目标的实现程度，并做出相应的价值判断以期改进的过程。
2.高等职业院校档案管理工作存在的问题
随着高等职业教育的发展需要，高等职业院校档案室也发腱起来了。高等职业院校档案管理工作不仅受到高等职业教育的影响，也受到其一身条件的制约，它的服务对象与月的、信息资源建设、发展方向都应与高等职业教育的需要相适应，更要有自己的室藏特色。与普通高等院校相比较而言，具有与其相似的规律性，但由于高等职业院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，不少高等职业院校档案室规模小、起步晚、投人少、技术设备落后，档案管理工作尚存在较多问题。
2.1档案管理工作重视不够
由于高等职业院校档案工作是一项基础性的工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显和直接的经济效益。
2.2档案管理不规范
由于高等职业院校自身的历史原因，档案管理制度不健全，档案管理人员职责不明确，档案符理工作还欠规范。许多档案没有及时归档，部分档案分散在校内各级部门管理，导致基层单位档案长期零乱、不整理、不装订、更严重的导致部分档案损坏或遗失。档案管理人员的保密意识不强，档案借阅、移交手续不清，档案管理工作还没有进入“制度化、规范化、科学化”的管理轨道。
2.3档案管理人员业务素质不高
档案管理人员业务素质，是档案管理“制度化、规范化、科学化”的保证。目前，高等职业院校档案管理专业技术人员人数少，专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低，特别足能进行档案信息深层次研究和开发的综合型档案管 人才十分缺乏。基层档案管理人员多为兼职，且频繁更换，档案管理人员在档案臀 意识不明晰、专业知识不精通、知识结构小合理、创新意识不突出、业务技能不熟练等诸多问题。
2.4档案管理经费投入少，基础设施建设滞后
高等职业院校正处在发展时期，学校的各方面建设都需要经费投入，由于学校经费紧张，投入的资金很少，所以很难满足档案管理部门现代化发展的需要。这就导致了一些必需的档案设备无法备齐，不少学校档案的管理、利用还停留在原始的手工操作上。缺少必要的硬件支持，将直接影响实现档案的现代化管理目标。
3.推进高等职业院校档案管理工作的有效措施
3.1加强组织领导
强化档案意识首先，学校领导应该认识到档案工作的重要性，将其纳入到学校整体发展的规划中，促进档案工作建设与学校其他工作同步发展，并根据档案工作的主要特点，建立科学管理的层次体系，形成学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系。其次，还可以充分利用学校资源和人才优势。
3.2建立健全档案管理工作制度
依法治档管理工作是档案部门一切工作的基础，是发展档案事业的决定性因素，学校档案工作的最终目的是通过科学管理和有效地开发利用档案，促进学校发展。首先，在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，使之有章有循，以促使档案管理制度化、规范化、科学化。
3.3提高业务素质，稳定档案管理队伍
档案管理人员的综合素质是高等职业院校档案事业发展的关键。做好队伍建设，首先，要加强档案管理人员的职业技术培训和提高档案管理人员的专业素质，要建立相应的培训体制，鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训。其次，要提高档案管理人员的现代化意识，锻炼信息化管理技能，切实加强对档案现代化管理技术的学习和研究，以适应高等职业院校档案信息化建设和发展的要求。同时还要注意稳定档案人员队伍，专职档案管理人员不宜频繁调动。
3.4加大经费投入，搞好档案基础设施建设
高校是国家培养高级知识人才的重要基地，高校档案工作直接反映各高校培养人才的各个环节，真实地记录了高校发展的整个历程。所产生的各类档案，不仅是历史的镜鉴和宝贵的信息资源，也是学校一份丰厚的无形资产和学校权益的载体，是学校管理、教学、科研的必要条件和进行决策的参考和依据，是教学能力、科技储备的有力手段，更是国家档案资源的重要组成部分。作为新建高校，在学校的性质发生变化后，如何站在对历史负责、替未来着想、为现实服务的高度上，抓住机遇，以创新机制为动力，以依法治档、科教兴档为保障来提升档案管理水平，是我们必须认真面对和探讨的课题。
纵观新建高校，档案工作整体发展是不平衡的，尤其是职业技术学院的档案工作更薄弱。主要存在四个方面的问题：一是新建高校尤其是职业技术学院全员档案意识不强，档案机构不健全，人员配备不适应档案工作需求。档案工作水平整体滞后于本校的教学、科研、管理等工作，业务管理水平更是滞后于国家和省主管部门对档案业务管理的规范要求；二是档案管理机制运转不力，部分新建高校没有依法对学校的全部档案实现集中统一管理，归档材料的齐全、完整性较差；三是档案安全保管与规范管理水平较低，存在库房面积狭小、设计不规范，档案安全保管得不到有效保障；四是档案信息化建设滞后，很多新建高校尚未建立档案目录数据库；有的虽然配备了计算机，但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案检索；还有少数新建高校档案馆(室)，甚至连计算机、扫描仪等基础设施都未配置。这些问题对新建高校档案事业的发展至关重要，必须加以解决。认真回顾总结多年来的工作实践，笔者认为，要提升新建高校的档案管理水平应从以下五个方面着手并付诸努力。
一、校领导要加强对档案工作的支持
校领导作为学校各项工作中最高的决策者、指挥者和组织者，应高度重视档案在学校发展中的重要作用，严格按照中华人民共和国教育部与国家档案局在2008年9月1日正式施行的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部第27号令)的规定，从五个方面人手，对档案工作加强领导：一是实行校长领导档案工作，分管校领导协助校长负责的高校档案工作体制，落实责任，加强管理；二是将档案工作纳入学校整体发展规划，认真研究和解决学校档案工作中的实际问题，建立健全与办学规模相适应的档案机构及管理体系；三是把档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入高校工作质量考核体系中，纳入各部门各单位工作计划，纳入有关的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收；四是加大对档案工作的经费投人。把发展档案事业所需经费列人学校预算，确保档案工作需求。要设立档案信息化专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行；五是关心档案工作人员的政治和生活待遇，努力解决他们的实际困难。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇及规定补贴。对专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。努力为学校档案管理工作的开展创造良好的环境和条件。
二、建立健全档案管理工作制度
搞好制度建设，是做好档案工作的关键。新建高校在严格执行档案法律、法规的基础上，结合本校各门类档案管理的具体情况，制定切合实际的档案管理工作制度。以德州学院校为例：档案管理规章制度大致可分为以下几类：一是学校档案管理办法，既是国家有关档案法规在学校的具体体现，又是学校档案工作能健康顺利开展的有力保证，二是各类档案文件材料的归档范围、归档办法保管期限表等业务性文件，这些文件不仅是各职能部门在归档工作上的指南，同时也是各部门审查立卷的依据。三是档案分类、保管、利用方面的文件，这是档案工作者分类、整理、立卷、库房管理和借阅利用工作的依据，是确保档案案卷质量和档案安全的法规性文件，四是档案人员岗位职责和职业道德规范方面的文件，这是规定档案人员的职责范围，规范档案工作者的行为准则，也是全校专、兼职档案人员年终考核的依据。
健全的规章制度和严格的工作程序，才能使学校档案的收集、整理、保管、保密、鉴定、统计、利用等各项工作得以顺利进行，使档案管理逐步规范化、标准化。
三、加强档案资源建设
1 抓好档案资源的源头建设
当今社会，谁拥有资源，谁就占领了竞争的制高点。档案资源作为档案工作的立业之本，是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作。新建高校要严格按照《高等学校档案管理办法》规定，实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，学校各机构应认真履行职责，按照档案收集整理归档要求，认真及时组织整理立卷工作，采取有效措施，切实把从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种类型、各种载体形式的11大类文件材料收集齐全完整，按照校档案管理标准规范分类、整理归档，切实做好档案资源的源头建设。
2 围绕学校中心工作，做好重大活动档案的收集
档案机构要牢固树立“围绕中心，服务大局”的观念，紧紧围绕学校党委行政中心工作，找准为学校中心工作的结合点和切人点。对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目，事前就积极做好相关档案收集保管法规知识宣传工作，事中要全程跟踪指导服务，事后认真做好专项档案的收集、整理、归档工作，确保重大活动档案的齐全。
3 建立名师、优秀学生档案，定期展览，彰显学校风采
在学校档案部门创建“本校名师、优秀学生档案库”，并制定印发《学校名师、优秀学生档案管理暂行办法》。积极征集自建校以来，长期工作在第一线并在某一领域、某一学科做出过贡献、影响巨大，得到学校和学术界认可的名师档案资料。以及在参加全国、全省举办的各种大学生竞赛中取得佳绩或有个人发明等优秀学生的档案资料。名师、优秀学生档案库的建立，不仅丰富了馆藏，有效地宣传了名师、优秀学生对学校进步、社会经济发展做出的卓越贡献，还弘扬了他们的精神风范，同时也会大大提升学校的知名度。要清醒的认识到，只有把档案资源建设摆在突出位置，把丰富馆藏资源作为档案资源建设的重中之重，才能在确保档案齐全完整的基础上，丰富馆藏，突出办学特色。
四、推进档案信息化建设
档案信息化建设是国家信息化的重要组成部分，是档案事业发展的必然趋势，是实现档案资源社会共享的根本途径。新建高校应高度重视档案信息化建设工作，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与学校信息化建设同步发展。按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，结合本学校实际，科学制定发展规划和实施方案，尽量加大投入购进必备的计算机和其他先进的办公自动化设备，尽快建立一套现代化的信息管理网络系统，使档案信息化建设稳步推进。尚未开展档案信息化工作的新建高校，应力求三年内建成档案目录数据库，实现查阅检索档案目录的现代化。基础条件较好的新建高校应建成档案原文数据库和多媒体数据库，使馆(室)存档案全部或大部分数字化。同时在本校校园网上，开设档案信息查询利用窗口，提供可公开信息的公布、检索利用，以及公益性信息服务。实现公开档案信息的社会共享，更好的为学校、师生、社会服务。另外，档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特性，但同时存在着安全问题。一方面，要利用当前各种技术手段的不断推出，升级更新来加以防范。包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和防问权限控制技术等，都是有效手段，应充分综合运用，提高安全性。另一方面，档案部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度加以防范，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。
五、提高档案管理人员的综合素质
国以才立，政以才治，业以才兴。档案事业的发展同样在于人才。目前新建高校档案干部队伍面对新形势新任务还有诸多不适应，充实相应数量的档案人才并不断提高其整体素质已成为当务之急。
1 建立科学、客观、公正的考核体系
通过培养、引进和人才流动等方式，真正把政治素质高，组织管理能力强，具有开拓创新意识，适应档案管理现代化、信息建设要求的专业人才，选配到档案管理岗位上来，改善新建高校档案系统人才结构。
2 建立不同层次的在职教育培训模式
加大培训力度、加快培训步伐，变一般性的号召为强制性要求。有针对性、实效性的对档案工作人员进行不同层次的业务文化知识和相关科学知识、现代化管理技术的培训和学习。并为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，让档案工作人员在干中学，在学中干。
3 建立与工作成绩挂钩的奖励制度
用职业光荣感激励人心，用共同事业凝聚人心，用正确导向引导人心，坚持以成绩论英雄，让肯干事、能干事、干成事的人得到褒奖和重用。如：设立重点项目优秀奖，奖励承担完成档案重点工作和重大项目的主创人员。设立工作创新奖，奖励在档案工作中开拓创新，取得独创性成果并得到推广应用的人员等，可以设立多种奖励项目，激励人才的发展。奖励不仅限于奖金方面，也可以表现在外出学习、优先培训、破格晋升职称、优先提拔等方面。让不思进取、无所事事的人感到压力和危机，从而引导大家把心思都用到工作上，形成推动事业发展的强大合力。
一、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、健全制度、规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、稳定干部队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
六、提供服务，开发利用
一、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、健全制度、规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。四、稳定干部队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
六、提供服务，开发利用
【关键词】高校 干部人事档案管理人员 素质要求 提升路径
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2017）06C-0120-02
2016年12月，中组部于修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了“凡提四必”的要求，即讨论决定前，对拟提干部或进一步使用人选的干部档案必审、个人事项报告必核、纪检监察机关意见必听、线索具体的举报必查。第一项工作就是干部档案的审查，可见干部人事档案对组织对个人的重要性正日益凸显。这也对新时期干部人事档案管理工作提出了新的要求。对于高校干部人事档案管理人员来说，也应明晰新时期的素质要求并积极探索提升素质的路径，从而有序、科学、严肃地开展高校干部人事档案管理工作，更好地贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求。为此，本文从新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质出发，提出提升高校干部人事档案管理人员素质的路径。
一、新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质
《干部档案工作条例》第三十八条规定：“各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作。”第三十九条规定：“干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质。”《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”根据这些规定，新时期高校干部人事档案管理人员应具备如下方面的素质。
（一）思想政治素质
思想政治素质在新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质中处于第一位。一名合格的人事档案管理人员首要的是要有坚定的政治思想素质，应坚持正确的政治立场，在涉及高校干部人事档案管理工作的路线、方针、政策等重大原则问题上，必须树立“看齐意识”，严格向党中央高度看齐。同时，由于档案管理工作有其特殊的行为准则，如具有一定的机密性，因此，高校干部人事档案管理人员必须树立较强的安全防范意识，在工作中要守口如瓶，自觉强化保密意识，把准档案利用与档案保密的正确关系，防止档案泄密事件发生，筑牢坚固的安全思想防线。
（二）法律意识和法律素质
高校干部人事档案管理人员在开展干部人事档案管理的各环节工作，如收集、整理、保管、保护人事档案的过程中，必须严格遵守国家有关规定，不损害国家安全和利益，不侵犯他人的合法权益。尤其在全面推进依法治国和全面从严治党的新时期，高校干部人事档案管理工作要获得有序的、长远的发展，就要加强人事档案管理人员“依法治档”“依法用档”的意识，促进依法开展档案管理工作。这些都要求高校人事档案管理人员要具备较强的法律意识和法律素质。
（三）档案管理职业素质
高校人事档案记录着高校干部的成长过程，对于高校干部的人事任免、转正定级、职称申报、办理养老保险等各方面都起着重要作用。为了能够充分发挥人事档案的作用，需要高校人事档案管理人员具备较高的档案管理职业素养。一是要具有较强的服务意识。高校人事档案管理人员应认识到人事档案是一项服务性很强的工作，要树立超前服务、主动服务的意识，为干部人事档案使用提供帮助，充分发挥干部人事档案的作用，服务高校发展大局。二是要具有较强的敬业意识。高校干部人事档案管理工作既烦琐又枯燥，人事档案资料的收集、整理、利用等每一个步骤，都需要人事档案管理人员付出巨大的精力和艰辛的劳动。高校人事档案管理人员如没有较强的敬业意识，缺乏档案管理的事业心、责任感和奉献精神，将难以做好这项看似平凡却极其重要的工作。三是要具有较强的创新意识。新时期人事档案管理工作有了新的发展，高校人事档案管理人员如果固守传统，执着于简单、封闭落后档案管理模式，将难以满足新时期越来越多元化的档案使用需求。
（四）档案管理专业知识
高校干部人事档案管理工作量大、专业性强，这就要求高校人事档案管理人员应具备扎实的档案管理专业知识。这种知识不仅包括档案管理的相关理论知识，还涵括干部人事档案管理各个环节的具体的技能技巧等业务和实践知识，要对档案管理学、档案编研学、档案保护技术学、档案文献编纂学、文书学等有所了解甚至是专研。
（五）信息化素质
随着信息化时代的到来，很多高校在干部人事档案管理工作中运用了计算机与网络技术，有的甚至基本实现了人事档案材料的数据库备份、储存、应用和管理。为此，新时期高校干部人事档案管理人员必须掌握与档案管理有关的计算机软硬件的应用技术及各类操作系统的相关知识，具备一定的信息化操作能力。
二、提升路径
新时期高校干部人事档案管理人员应具备较强的政治思想素质、法律素质、档案管理职业素质、档案管理专业知识以及信息化素质，为此，要促进高校干部人事档案管理工作的开展，干部人事档案管理人员应加强学习提升思想政治素质，学习政策法规知识，学习档案管理及档案保护技术，学习档案管理的微机、网络操作技能，通过学习不断提升素质，以适应新时期高校干部人事档案管理对工作人员素质的要求，跟上时展的步伐。
（一）不断开展思想政治教育，提升高校干部人事档案管理人员的思想政治素质
在新时期，不断提高高校人事档案管理人员的思想素质，就要针对人事档案管理人员经常开展思想政治教育。由于高校干部人事档案管理人员大多是中共党员，因此，开展思想政治教育可与中央“两学一做”学习教育相结合，引导人事档案管理人员学党规，明确基本标准、树立行为规范，深刻认识干部人事档案管理工作的鲜明政治属性，坚定政治信仰、政治立场和政治方向；学习系列讲话，加强理论武装，以马克思主义中国化的最新理论成果认识和解决档案工作实际问题，统一思想行动，不断提高做好新时期档案工作的能力。应激励和要求高校干部人事档案管理人员做合格党员，始终把加强作风建设作为一项严肃的政治任务，以知促行，使干部人事档案管理人员在积极进取的n案管理工作中实现自身价值。
（二）加强政策法规的宣传与学习
一方面，高校应加强《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规的宣传教育，让干部人事档案管理人员树立“学法”“遵法”“懂法”的理念。另一方面，高校干部人事档案管理人员也应认真学习《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规，在档案管理工作的各个阶段能自觉遵守档案工作法规和纪律，“依法治档”“依法用档”，对于国家所有的档案，绝不擅自抄录、公布和销毁，也绝不进行伪造和涂改。
（三）加深认识，树立理想，提升干部人事档案管理人员档案职业素质
高校干部人事档案管理人员应加深对干部人事档案管理工作的独特性、专业性、重要性以及复杂性、艰巨性、服务性、从属性的认识，形成严肃认真的工作态度、一丝不苟的工作作风和无私奉献的工作精神。同时，应树立崇高的职业理想，从内心深处提高对档案工作的认识和职业兴趣，这样才能激发工作的责任心、自觉性、积极性和主动性，让自己充满奋斗的动力；这样在干部人事档案管理工作中，才能牢固树立服务理念，面对各类档案使用者，能够应用文雅和气、谦逊有礼的服务语言，形成主动、热情、耐心、周到、及时的服务态度，在满足档案应用者需求时，在档案信息资源得到充分利用时，能够获取职业上的成就感，能够有自我价值实现的满足感。
（四）脱产进修与继续教育相结合，不断增加干部人事档案管理人员的档案专业知识
为了增加干部人事档案管理人员档案专业知识，一方面，高校可积极鼓励干部人事档案管理人员参加脱产进修。高校可根据档案管理部门自身发展需要及档案管理人员专业知识水平，适时选派本部门对档案管理事业有热情，能够在档案管理工作岗位上安心工作且对档案管理职业具有一定规划的人事档案管理人员轮流进行脱产进修，全面提高他们的档案专业水平。另一方面，就高校干部人事档案管理人员来说，可积极向学校申请参加在职研究生、函授等继续教育，有针对性地增强业务知识和业务水平。
（五）开展专题培训与讲座，有效强化干部人事档案管理人员信息化素质
针对信息化素质的提升，高校可根据具体岗位要求、知识结构，有针对性地开展档案管理数据库建设培训班、电子查询系统维护培训班等培训活动，或者针对某一方面的问题请专家进行计算机操作能力讲座、档案管理信息化能力讲座、档案管理软件操作讲座等专题讲座，通过这些专题培训或讲座，有效地提升高校干部人事档案管理人员的信息化素质，促进高校干部人事档案管理的现代化。
总之，新时期对高校干部人事档案管理人员的素质提出了新的要求，高校档案管理人员要适应形势，全面提升自身的各方面素质，使档案资源有效、合理地为学校和社会提供服务，推动高校干部人事档案管理事业的发展，更好地贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求。
【参考文献】
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[2]陈莉.干部人事档案管理人员素质现状分析及对策[J].办公室业务，2012（8）
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[4]孟玉林.以从严治党的成效增强档案工作的活力[J].中国档案报，2017-01-19
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