时间：2023-06-04 10:46:31
关键词：中职学校 档案管理 问题 对策
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）03（c）-0226-02
现阶段，由于国家加大对职业教育的建设和改革力度，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战。对此，笔者结合多年档案工作经验，就中职学校档案管理工作探讨如下。
1 中职学校档案管理工作的重要作用
1.1 学校档案是树立学校形象的依据，良好的学校形象有利于中职学校的招生与学生的就业
学校不仅是产生学校档案的主体，而且是档案发挥使用价值的重要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，它真实地记录了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校的重要信息资源。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，因而它是树立学校自身形象的依据。现阶段，中职学校最大的困难在于招生，这是由中职学校所处的社会地位决定的。良好的学校形象，将大大增强学校的吸引力，有利于学校的招生和学生的就业。
1.2 学校档案是学校的宝贵信息资源，丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务
学校档案大部分记录和保存着学校教育教学经验和成果，记录了教职员工为学校的发展所作出的贡献和先进事迹，反映了学校总体的教学水平，是学校教职工的劳动结晶。充分利用学校的档案信息，不仅能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益，更能为教学科研服务，提高教育教学水平。
2 中职学校档案管理工作面临的问题
2.1 中职学校档案管理工作缺乏强有力的制度保障，造成中职学校档案管理不规范
2008年，国家教育部和国家档案局联合制定并《高等学校档案管理办法》。全国各地市也根据实际情况制定了本地区中小学校档案管理办法。这些档案管理办法，是高等学校、中小学校开展档案管理工作的制度依据。然而，在这看似完善的学校档案管理办法中，却独独缺了针对中职学校的档案管理办法，这不能不说是一种缺失。据有关部门的解释是，中职学校的档案管理工作参照《高等学校档案管理办法》执行。诚然，中职学校与高等学校在专业设置、学生就业等方面有许多相似之处，蛤中职学校在培养目标、培养方式等方面与高等学校存在很大不同，如高等教育注重理论与实践相结合，而中职教育更注重实践等，这就决定了中职学校档案必然与高等学校档案存在很大的不同。简单地以《高等学校档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成中职学校档案管理上的不规范。
2.2 中职学校档案管理工作缺乏有效的监督检查机制，造成中职学校档案管理混乱
中职学校主管部门是教育行政管理部门（如市教育局），而其档案业务的主管部门则是档案行政管理部门（如市档案局或档案馆等），中职学校档案管理工作受档案行政管理部门和教育行政主管部门双重领导。教育行政管理部门作为学校的主管部门，多注重管理学校教育教学工作，并经常对教育教学工作进行检查评估等，而对学校档案业务工作管理得较少，更谈不上对学校档案管理工作进行监督检查和指导了。档案行政管理部门不是学校的主管部门，只在业务上对学校档案工作有管理与指导的职责，加之档案行政管理部门并未规定学校须定期向省或市一级档案馆移交档案，导致对学校档案管理工作缺乏有效地监督检查。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，而对于不及时归档、归档不全、归档不合要求、档案面临危险等档案违法行为却不予监督和追究。中职学校的主管部门不“管”档案工作、“管”档案工作不是主管部门的现实，最终使得学校档案管理工作处于无部门“管”的状态，从而缺乏有效的监督检查机制，造成中职学校档案管理混乱。
2.3 中职学校领导对档案管理工作重视不够，致使档案管理工作缺乏强有力支持
就目前的中职学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理工作不重视，对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对教育改革的狭隘认识，导致档案事业建设降低到教育改革的附属地位。学校领导经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性。因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。学校领导对档案管理工作不重视，必然导致档案管理工作缺乏有效的考核奖惩等管理机制，同时也必然不重视对档案室软硬件建设的投入，从而导致学校档案管理工作缺乏强有力支持。
2.4 中职学校档案管理缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理工作开展难度大
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中职学校普遍存在的问题。现阶段，中职学校基本上都设有一名专职档案管理人员，但真正科班出身的为数不多，有的是临时配备或半路出家的。即使是科班出身的档案管理人员，多数是身兼数职，既担任教学、班级管理工作，又担任行政管理工作，导致档案管理人员能花在档案管理工作上的时间实在是少之又少。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识，档案管理手段落后；有些档案管理人员，年龄大、学历低、思想观念陈旧，不但创新意识不强，而且工作的积极性不高，这些问题严重制约着中职学校档案管理工作的发展。
3 现阶段加强中职学校档案管理工作的对策
3.1 制定中职学校档案管理办法，规范中职学校档案管理
近几年，随着国家加大对职业教育的改革和投入力度，职业教育取得了前所未有的发展。职业教育的改革与发展，必然给中职学校档案管理工作带来许多新情况、新问题。然而，国家和有关部门至今却尚未出台有关中职学校档案管理的相关办法和规定，这与国家大力发展职业教育是不相适应的。为此，建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合起来，邀请教育界、档案界、企业方面专家以及中职学校档案管理工作者代表等有关人士，一起商讨制定《中职学校档案管理办法》。《中职学校档案管理办法》的制定、和实施，将大大促进职业教育的发展，将为中职学校档案工作提供法规依据，对推进中职学校档案管理工作制度化建设，提高档案工作服务于教学、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意义。
3.2 行政部门加大对中职学校档案管理工作的监督检查力度，确保档案管理规范化
当前，针对中职学校档案管理工作缺乏有效的监督检查机制的实际，建议教育行政管理部门将中职学校档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核，纳入校长的岗位职责，并定期联合档案行政管理部门对中职学校档案管理工作进行监督和检查。对中职学校档案管理工作进行监督和检查的内容应包括：学校是否建立有档案工作或档案管理制度；档案保管条件是否符合要求；对档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，是否及时采取有效措施；应立卷归档的文件材料是否按要求归档；借阅利用档案是否按时归还；在保管或利用档案中是否有随意涂改、撕毁、丢失档案情况；以及其他违反档案法律法规的行为等。行政管理部门在监督检查档案工作过程中，对在档案管理工作中做出突出贡献的学校或个人，应给予表彰与奖励，而对违反档案法律法规的学校或个人，则应给予追究相应责任。只有这样，才能真正对学校档案工作起到监督作用，从而确保档案管理规范化。
3.3 大力宣传档案工作，加强档案法律法规的学习，增强中职学校领导干部及教职员工的档案意识
档案管理是学校发展的重要组成部分，学校各级领导应充分认识到档案是具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的一个重要组成部分，它在学校发展的过程中起着不可替代的作用。它是广大教职员工智慧和经验的结晶，是学校今后发展不可或缺的重要依据，是一个成功学校的宝贵财富。因此，必须大力宣传学校档案工作的重要性，加强对档案法律法规的学习，切实增强中职学校领导干部和教职员工的档案意识。首先，学校档案部门充分利用黑板报、橱窗、校刊、校园网、广播等多种形式，注意结合各类教育教学评估的契机，加强对档案工作的宣传，让学校更多的领导干部和教职员工了解档案、重视档案、支持档案工作，充分调动全体师生积累档案、保护档案的积极性和自觉性，形成人人关心支持档案工作的良好氛围。其次，要认真学习《档案法》等档案法律法规，使学校领导和广大教职员工都认识到学校档案的重要性，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》等档案法律法规要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。最后，要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集部门的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
3.4 加强中职学校专门档案人员配备，提高档案管理人员素质
为使学校档案管理工作高效有序，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报送保密制度，严格按规章办事。其次要注意加强档案管理人员自身业务素质建设，搞好档案业务培训。最后要加强档案管理人员的继续教育，提高综合素质。针对新档案管理人员，有必要定期开展档案管理工作的基础知识及基本技能的培训；针对老档案管理人员，需要定期补充有关档案管理的新知识、新方法。档案管理人员的业务水平和综合素质直接影响档案工作的质量，档案管理人员应提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，建立相关运行机制。
总之，学校档案工作是学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色的真实记录和见证，在学校管理中起着举足轻重的作用。我们必须改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，提高档案资源开发利用工作的质量和效率，使其更好地服务于学校、服务于社会。
参考文献
关键词：高职院校；教学档案；管理
教学档案是高职院校不同时期的教育教学活动和教学管理实践的真实记载，是经验的积累与教学成果的体现，是学校档案的重要组成部分，对于全面提升教育教学质量具有重要的现实意义。
一、完善制度，提高档案管理意识
高职档案规章制度是结合学院实际情况制定的关于档案工作的内部规则。为了有效地开发利用高职教学信息资源，应该依据《档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及地方档案法规，借助校企合作平台，结合学院工学结合的实际情况，加大经费和人员的投入，建立相应的激励机制。把教职工收集上交档案材料纳入个人评定，有效激发增强教学和教辅人员的文献归档积极性，提高档案材料的归档率、准确率，号召奖励教职工妥善保存诸如学科建设材料、教学标准、课程计划、校本教材、教学总结、各类教学检查、教师教案及招生、学籍管理、实习实训项目管理等原始材料，把材料归档视为个人教学工作的组成部分。要健全教学档案管理制度，组织专业人员制定教学档案归档制度、保管制度、利用制度等等，以文件形式明确教学档案的收集内容、归档范围、归档时间、归档材料数量等归档要求。管理制度上网上墙，严格执行工作程序，细化工作流程，自觉遵守。要科学规范管理教学档案，采取确实有力的措施，引起足够的重视，确保归档材料不遗漏、不丢失。
二、加强编研开发，服务教学工作
教学档案如不积极利用就失去了存在的意义和活力。编研是教学档案信息开发利用的一种高级形式，是保护教学档案原始材料和长远流传档案史料的有效措施。要充分发掘高职教学档案对教育教学一线的服务功能，深入挖掘教学档案的内在价值，全面利用开发教学档案资源，高度重视教学档案的编研工作。档案人员要有开拓创新精神，努力采用科学的档案管理方法，准确归类、归档。档案人员应该深入调查，与教学和教辅人员经常沟通联系，及时跟踪了解学院的各级各类教育教学活动，全面广泛地收集来源于教学活动各个环节的原始材料，深入发掘教学档案内容，及时分析信息、研究筛选、加工编撰，去粗取精，去伪存真，精心整理归纳，把从各个部门收集来的分散的、零碎复杂的档案素材整理加工成活的档案信息，认真细致地编制教学档案检索工具，做到存放分类清晰，案卷摆放有序。重点将广大教师常用的教学档案装订汇编成册，及时宣传，便于教职员工查阅参考，提高利用率。如果让广大教师在工作过程中感受到教学档案利用方便快捷，必将极大地促进原始材料的收集整理，无形之中形成了良性循环，有力地促进了档案工作的可持续发展。产生于高职院校教学、科研、实习实训等各项教学实践活动中的档案，储存汇集着丰富的知识，记录了庞大的信息。科学系统地做好教学档案编研工作，不仅可以为广大教职工开展教学研究提供真实准确的素材，同时也可以为撰写学院发展历史、丰富产学研活动提供有力的依据。
三、打造档案管理团队，提升业务素质
教学档案的原始素材大多是教师个人未经文书处理的材料，大多数教学人员档案意识不强，原始数据的质量和数量是很难控制的。因此建立教学档案信息资料计算机管理系统和建设档案管理团队，对于做好教学档案管理工作至关重要。随着校企合作机制体制的不断创新，高职院校办学领域不断拓宽，新学科、新专业不断涌现，教学档案的内容越来越广泛丰富。学院应该配备专门的教学档案管理人员，紧跟网络信息技术的发展，对档案人员进行专业知识培训，打造一支既懂档案知识又懂教学管理，并能熟练运用现代信息技术手段的精干团队。在新形势下，信息获取能力、识别能力、接受能力、存储能力、评价能力、利用能力以及创造能力是信息时代学校档案管理人员必备的信息能力。因此高职院校的档案管理人员要勤奋努力，创新思维方式和管理模式，激活档案工作，打破高职院校教学档案服务工作封闭的状态。结合岗位工作，边学习边操作，熟悉业务，增强档案基本知识储备，把熟悉学院“家底”当成档案工作者的天职，提升专业技能。
参考文献：
[1]刘玉文.浅谈高职院校教学档案管理[J].大家,2014(12).
[2]刘国华.高职教学档案管理研究[J].职业教育研究,2012(7).
一、人事档案管理中常见问题
1.档案完整性欠缺
传统职教工人事档案的管理有诸多欠缺之处，在许多学校的职教工人事档案中所记录的一些关于职教工经历资历、职务考核、入党材料等重要相关的内容比较随意，加之传统档案都是纸质材料，信息化的技术操作比较少，人事部门只能搜集原始手写稿或进行材料打印，这样不利于档案的保存，人为操作还不可避免会发生遗漏、损坏档案的可能，从而引发一系列不必要的麻烦。而这些重要的档案履历无疑关系着教职工以后的发展前景，所以，如何妥善的管理这些档案就成了重中之重，教职工档案管理的效果好坏，也一定程度上影响了广大人民群众对于学校的评价。
2.管理档案安全性问题
人事档案管理中最为重要的就是档案的安全工作，档案管理只有做到绝对保密，保证安全，才能让广大教职工放心，并且档案的保密工作也关系着学校信誉度。所以，档案管理人员有没有做好安全保密工作、严格防范于未然是十分关键的问题。此外，人事档案的形成是一个循序渐进，慢慢积累的过程，在档案管理的过程中，档案管理人员交替能否做好交接工作，也是现今人事档案管理的问题所在。
3.档案的管理问题
人事档案是一个人长期成长的记录，我国的档案制度也是从个体高中阶段开始记载的，在漫长的学习工作过程中，档案也是在不断变化的。而学校教职工的档案大多已经成型，所以面临的一个问题就是档案记录的长期性、连续性，是否能够保证各种记录可以及时进入到职工的档案当中。然而学校还是会存在档案长时间管理欠缺的问题，因此这也就成为学校档案管理期间的主要问题。
二、人事档案管理问题有效对策
1.确保人事档案保存的完整性
对于这一点，现代网络信息技术发展迅速，我们可以将这些重要的档案录入到网络信息库中，并且还要指派专业的网络维护人员进行优化升级，定期做到档案更新，做到随时查询录入最新的档案信息。并且要逐步做到档案管理电子信息化，避免了人为保管不当，以及档案信息录入不及时的漏洞。充分利用信息技术手段，丰富档案保存的方式，如云端存储、多重备份等。通过网络分级授权查询，还可以更加清晰直观地了解到教职工个人履历，为学校选拔人才，领导决策提供依据，提升学校的管理水平。
2.档案管理过程的安全性
想要确保档案管理的安全，必须从筛选管理人员开始，须经过严格的思想政治素质和专业技能考核才能上任。坚决做好防盗保险工作，做到多层把关、严格控制。并且信息技术人员必须定期进行杀毒，对软件进行升级更新，保证网络数据库可以正常的运行。同时禁止闲杂人员进入档案室，把安全工作放在第一位。此外，档案管理部门要不断整合档案信息，建立建全资料库，将档案信息管理变为动态且具有可持续性的管理模式，确保资料库的实时更新，保证更新质量。充分利用信息技术手段，不断充实档案资料，形成一套健康良好的档案记录模式，更好的为教育教学服务。
3.加强档案管理人员业务水平
一、高职院校档案管理信息化的优劣分析
首先，档案信息化管理可以便利档案业务工作，提升教学管理工作的效率。如果教学档案实现信息化，那么教师可以在网上直接查询和下载资料，非常便捷。在纸质档案管理时期，教师要查询某个学生的注册信息或者基本信息，教师要去档案室查找该学生的信息，如果档案尚未来得及归档，教师还要去学籍管理科去查找学生的注册信息，这耗费了教师大量的时间和精力。在教学档案信息化之后，教师想要查找一个学生的信息，只需要在网上输入其姓名和学号即可。信息化档案建设之后，学校的很多工作都可以在网上进行，每一学期教师的任课情况、多媒体教室的占用情况、每一个班级的课程安排、每一个学生的各科成绩都可以在网上通过网络档案查询得到。信息化档案建设还具备数据导出功能，教师和学生可以将数据打印出来并进行精确的数据分析。教师可以通过自己的账号去查询自己的授课任务和课程安排，学生可以通过自己的学号了解到自己以往考试的成绩以及学分。学生在毕业之后，网络可以自动形成学生在校期间的整体档案。由此可见，高职院校的信息化档案建设不仅仅可以为教师、学生提供便捷的服务，还简化了教学流程，减轻了教学强度，使得教学管理工作变得大为轻松。
其次，高职院校的信息化档案建设可以突破纸质教学档案在时间和空间上的限制。纸质档案查询需要档案管理人员在职监督，并且教师只能到档案管理室进行查阅。而信息化档案建设则意味着只要在授权的范围内，可以不受时间和地点的限制，随时随地查阅使用档案，只要教师和学生有需要，就可以随时进行档案查询，这大大地方便了教职工，将档案管理工作推进了新的发展时期。
另外，在信息化档案建设的过程中还有一些问题需要我们注意：各高职院校小信息化档案建设的过程中要注重安全性。教学档案信息化过程中必然受到网络的冲击，安全性受到一定的威胁，学校要在人力和物力上进行必要的投入，建立其监控机制。提升管理人员的保密意识，建立安全保密的制度。高职院校可以招聘和吸纳精通现代信息技术的专职人员，在网络安全保障和机器设备上增加投入。高职院校应该对病毒和黑客进行严密的防范，做好档案备份工作，建立风险预警机制，发现问题要及时解决。信息化档案建设如何实现安全管理一直是高职院校信息化档案建设的一个重点和难点。
高职院校应该在分析信息化档案建设的优劣之后，探讨信息化档案建设的对策和方法。
二、实现高职院校教学档案管理信息化，网络化的途径
（一）高职院校可以建立信息化档案管理制度，增强对信息化档案建设的培训，丰富教学档案的内容
建立教学档案信息化、网络化管理制度，规范教学档案的分类范围标准，规定信息数据采集填报人员的身份、权限，以确保教学信息资料的真实性，准确性，规定数据填报的程序要求，规定教学数据来源的责任部门及人员，规范填报数据的标准，将教学数据的采集报送工作程序化、制度化，制定高职院校教学数据采集员的培训制度，规定教学数据采集员即是教学管理人员又是各院部兼职教学档案管理人员，根据数据平台要求制订工作流程，落实检查和考核制度，使教学档案信息化采集管理形成固定模式。
（二）高职院校应该注重对档案管理软件的开发和使用
高职院校信息化档案建设的重点在于实现标准化的教学归档工作。因高职院校大部分是原来的中专学校合并升格而成，学校的教学行政管理部分和各系的分散分级管理，从领导到员工，档案意识淡薄。教学档案如何高效的归档一直是高职院校信息化档案建设的一个难点，档案管理人员对此头疼不已，因为教学档案的信息量非常大，而且信息内容复杂，没有对信息归档的统一标准，档案管理人员要在很短的周期内完成工作量很大的信息归档工作。档案管理软件可以为高职院校的档案信息化建设提供有力的平台，实现对教学的辅助管理，教学软件和数据库的应用可以使得电子数据和材料变得标准化，为标准化的信息化档案建设提供了良好的基础。高职院校要彻底地实现信息化档案建设，就必须重视对教学管理软件的提升，实现文档一体化管理，将档案管理工作从文档管理真正提升到档案管理层面。这需要高职院校的教学管理部门要转变思想，意识到纸质档案管理模式的落后性，将观念转变到档案信息化的要求上来，教学管理人员要意识到档案管理工作前期的努力是为了后期的便利。当学校和教师习惯了网络排课之后，他们便不再习惯于也不再乐意手工排课，这就是信息化档案建设的优势。高职院校在日常的工作要注重档案信息标准化平台的搭建，将没一项工作都形成标准的数据库。
（三）高职院校要实现档案信息化建设的集成化管理
关键词：高职院校；教学档案管理；创新
近年来，我国职业教育事业发展迅速，高职院校办学规模、办学条件、教学能力不断增强，但教学档案管理工作相对滞后，与高职院校的高速发展不相适应。而众所周知，教学档案管理不但是衡量高职院校管理能力和教育质量的重要因素，也是促进高职院校教学质量和管理水平不断提升的重要途径，强化高职院校教学档案管理，使其更好地服务于高职院校教育工作，有着很强的必要性。鉴于此，笔者将结合实际工作情况，就高职院校教育档案管理工作现状和创新途径进行讨论，期望为高职院校教育档案管理工作的创新和改进提供参考。[1]
1 高职院校教学档案管理现有问题
目前，我国高职院校对教学档案管理工作普遍重视不足，在硬件条件改善、工作队伍建设和工作理念创新等方面存在显著的问题，主要表现为：
1.1 重视不足，档案意识淡薄
近年来，我国高职教育事业快速发展，许多高职院校在办学规模、办学条件、师资力量、科研能力等方面发生了重大变化，在办学水平不断提高的时期，高职院校管理工作繁忙而复杂，学校教学、管理的各个方面均需要足够的管理力量的投入。[2]而档案管理工作由于性质特殊，其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学，因而许多高职院校领导对其不够重视，也导致教职工缺乏档案管理意识，对《档案法》及国家关于高等院校档案管理的各项法律法规和规章制度了解不足，没能按规定和要求进行档案收集工作，导致档案资源匮乏且利用率低下。
1.2 经费不足，管理基础薄弱
由于重视度不足，许多高职院校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中，在一定程度上挤占了档案管理工作经费。由于资金投入的缺乏，档案管理基础相对薄弱，信息化档案管理落实不到位，加之其他档案管理设施、设备陈旧，对档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。[3]
1.3 档案管理队伍建设工作滞后
一支高素质的档案管理队伍，是确保高职院校档案管理工作科学性、有效性和规范性的重要基础。但目前我国高职院校在档案管理工作队伍建设方面较为落后，许多档案管理人员在入职前后并未接受过系统的档案管理工作培训教育，对档案管理工作对高职院校的重要性认识不足，缺乏使命感和责任心，且对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足，不能按规定开展各项档案管理工作。与此同时，很多档案管理人员对信息化档案管理知识和技能的掌握不足，对其基本理论、知识和操作技能不够了解，直接制约了高职院校信息化档案管理改革的进程。[4]
1.4 档案服务意识不足
档案管理工作应主动服务于高职院校教育工作，但目前，档案管理部门缺乏服务意识，不能主动进行教学档案的开发和利用，工作中重保管，轻利用的问题迟迟得不到解决。[5]许多教育档案管理人员的工作意识仍然停留在“看家收摊”、“你查我找”的层面上，许多利用档案较高的档案资源未被及时开发，而已有的高质量档案资源也常常被束之高阁不能物尽其用。
2 高职院校教学档案管理创新改进对策
针对上述问题，认为当前高职院校档案管理工作的创新与改进应从以下几个方面做起：
2.1 加强重视，转变意识
加强对教学档案管理工作的重视，是促进该项工作不断创新和发展的重要基础，对此高职院校领导应充分认识教学档案管理工作的意义和作用，将教育档案管理工作当做一项重要工作来抓，对此应采取以下几项措施：1）强化宣传教育，使高职院校广大教职工认识到档案管理工作的重要性，使其积极地参与和支持教学档案管理工作，自觉从事力所能及的档案资源开发和维护工作；2）建立健全教学档案管理机构，加强对档案工作的领导，建立综合档案室，不断健全教学档案管理组织机构；3）健全高职院校教学档案管理工作规章制度。建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐、资料、报表的要求，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，促进教学档案管理工作质量与效率的全面提升。
2.2 增加资金投入，改善工作基础
《档案法》第十三条中指出，各级各类档案管理单位的档案机构，应“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。对此，高职院校应结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力，逐步改善教学档案管理工作设施、设备等硬件条件。[6]积极引进信息化档案管理设备和相关软件，组织档案管理人员积极学习信息化档案管理知识和技能，全面落实信息化教学档案管理，以提升教学档案管理工作的规范化程度，促进管理效率的进一步提升。
2.3 强化教学档案管理队伍建设
建立一支具备极强的专业素质和业务水平的档案管理工作队伍，无疑能使高职院校教学档案管理工作事半功倍，对此应采取以下措施：1）制定科学的档案人才培养计划，并采取相应的培训教育手段，积极吸引优秀的专业档案管理人才和优秀的应届毕业生，就新入职的档案管理人员进行职业生涯规划，一方面提升档案队伍稳定性，另一方面促进整个教学档案管理队伍整体素质的不断提升；2）提升档案人员薪资待遇，从而实现对档案管理人员的有效激励，改善其工作状态，激发其工作潜能；3）强化职业道德建设，帮助教学档案管理人员树立正确的人生观、价值观和工作态度，不断提升职业道德修养。
2.4 树立服务意识
充分发挥教学档案管理工作的服务职能应从以下几方面做起：1）对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其使用需求；2）树立主动服务观念。结合档案信息用户的工作需要、心理需要和对档案资源的要求主动开发和提供相应的档案资源。避免被动的工作状态，尽可能的主动提供服务。此外，对一些特殊用户也可提供有偿服务，并将所得资金用于学校教学档案管理工作的进一步改革与创新。
3 总结
综上所述，高职院校教学档案管理工作是一项重要的基础性工作，它应服务于高职院校教学工作的不断改进和发展，促进高职院校办学水平的不断提高。但目前，高职院校多处在快速发展时期，对教学档案管理工作的重视普遍不足，滞碍了教学档案管理工作的创新与改进，时期不能充分发挥应有的作用。在此背景下，高职院校各级领导应以身作则，加强对档案管理工作的重视，增加对档案工作的经费投入，改善其工作条件。此外，档案管理人员应积极学习国家和学校相关规定，不断提升自身专业素质，熟练掌握信息化教学档案管理的基本知识和操作技能，认清档案管理工作的服务职能，积极主动地进行档案资源的开发、利用，以更好地服务于高职院校教育工作。■
参考文献
[1] 万怡玲.浅谈高职院校教学档案信息化的建设[J].城建档案.2013（8）：81-82
[2] 宋平.高职院校学生档案管理探讨[J].档案管理.2013（4）：85
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[4]王玮.浅谈高职院校系部教学档案的管理[J].价值工程.2013，32（3）：256-257
1.1定制教师个人发展规划
文秘专业档案管理课程的教师通常具有多年专业课教学经验，但档案实际工作经验较少。学校可为每位文秘专业教师量身定制个人发展规划，文秘教师在取得教师资格证和教师职称的同时，必须取得国家秘书职业资格二、三级证书，或者参加档案专业职称考评，取得档案专业职称，成为“双师型”教师。
1.2建立教师暑期实践制
学校可规定文秘专业的教师，特别是档案管理课程的教师，利用暑期一个月时间到学校档案室进行实践，和档案室档案员一起开展年度档案整理工作，以促进档案管理课程教师提升实践教学能力。实践结束后，专业教师要写出实践报告，由档案室主任撰写实践评语，交学校教师发展处提出考核意见，作为推荐教师参加职称评审的重要依据。
1.3档案员协助专任教师开展档案实践教学
学校档案员可兼任档案课程实践教学的辅导教师，协助专任教师开展档案实践教学。如，在档案模拟实训室担任实训辅导、在校内档案室进行见习指导等等。档案员作为档案管理课程实践教学的辅导老师，每年必须参加档案继续教育培训、定期参加档案行政管理部门组织的各类培训；学校也可不定期邀请档案行政管理部门的专家赴校对档案员进行工作指导，使他们掌握新技术、新知识，增强业务实践能力和教学辅导水平。
2大力提升学生实践能力和水平
2.1建立校内模拟档案实训室
建立模拟档案室实训室，对于档案课程实践教学来说是十分重要的。校内模拟档案实训室应配置相应的办公自动化设备，以及档案实训所需的专门设施和设备。档案实训室可按学生数配置电脑，并安装数字化档案管理系统网络版，系统应具备收发文管理、档案著录、移交接收、整理、查询借阅、统计、检索、库房管理、数据备份等功能，实现计算机辅助档案管理。数字化档案管理系统应使用本地区档案管理部门推荐使用的软件，学校将此软件作为指导学生实训的基础系统，有助于学生毕业后在本地区就业。模拟档案实训室还应购置档案柜、各类档案装具，备有归档章、档号章、打码机、温湿度计、缝纫机、装订机、裁切刀、装订线以及各类文具，满足学生进行档案实训的基本需求。在模拟档案室中，教师可将学生分成若干个组，每个小组共同完成档案的分类、立卷（组件）、排列卷内文件、编页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订、排列案卷、编制档号和案卷目录等工作，并对归档文件整理规则进行分解操作，对档案工作流程的各个环节有初步了解和掌握；学生还应熟悉档案室的各种设备和用具，并具有实际运用经验。为配合档案模拟实践教学，专业教研组应依据档案管理课程要求修订教学计划，确保档案模拟实践教学课时占整个课程时数的40%到50%，确保学生有足够的实训时间。
2.2开发校本实训教材
教研组应设计以实践性教学为中心环节的实验方案，编写档案实训校本教材，配套录制学校档案室开展档案工作的录像，并结合网络下载的档案教学影音资料，着重介绍文书档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等的整理方法。教材应力求做到全面、实用，并符合档案工作最新法律法规和规范标准的要求。编写的校本教材应能有效地辅助学生进行档案工作的全程模拟操作，切实提高他们的动手能力，将培养中职教育应用型人才的要求落到实处。
2.3实施校内短期见习制
在三年制中职文秘专业二年级第二学期末，学生已完成了档案管理课程的理论学习和模拟档案室的实训练习，并已通过国家秘书职业资格五级考试，具有了较扎实的理论知识和模拟实践能力。在临近学期结束的二周内，为加强学生的档案实践能力，学校可为学生安排校内相关岗位的见习。学校有关教学、行政办公室在学期末都需开展科室内档案预立卷、归档工作，可安排学生3到5人一组到各科室见习，按照“任务到组，责任到人，自我管理，教师指导，阶段考核”的原则，在各科室兼职档案员的指导下熟悉公文处理程序、开展文书立卷工作或归档文件的整理，增强对档案工作的感性认识。见习工作结束时，兼职档案员要在学生的见习报告上出具见习鉴定意见。要确保见习制落到实处、取得实效，学校档案室须事先对各科室兼职档案员进行培训，并规范各科室档案工作流程。
2.4开放学校档案室作为实训基地
学校档案室作为实训基地具有得天独厚的优势，可为学生提供经过整合的各项教学资源，如经验丰富的专职档案员、第一手档案材料、先进的档案工作设施和设备等。学校安排文秘专业三年级的学生，在第一学期到学校档案室进行为期一周的校内实习，档案室的专职档案员作为辅导老师指导学生的实习活动。专职档案员具有丰富的档案实践工作经验并兼任模拟档案实训室的辅导老师，承担这项工作具有得天独厚的优势，他们能充分利用档案室的各类档案，如党政档案、教育教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、特种载体档案等，配合专任教师开展档案实践教学，为学生详细讲解各种档案工作的具体案例，提高学生的理论水平与实践能力。专职档案员应给学生安排一定的工作任务，学生可独立完成某些工作，也可以通过集体协作的方式开展工作，要在此过程中形成自我评价和相互评价，进而总结工作经验；也可以由专职档案员进行点评和总结，帮助学生快速成长。实践教学应根据不同环境条件，因人而异、因时而变、因机而动，力求提高针对性、有效性和趣味性。
2.5建立校外合作单位实训基地
校外档案实训基地建设是文秘专业实践教学的重要组成部分。学校应与本地区档案馆、各机关单位、大中型企业建立良好的合作关系，与这些单位签订档案实践教学合作协议，建立起能够常年接收中职文秘专业学生开展档案实习的实训基地。文秘专业学生经过两年半的专业理论和实践学习，已初步具备开展文秘档案工作的基本能力，学校即可安排学生到校外实训基地进行为期3到5个月的实习。由于档案馆的性质特殊，在档案馆开展档案实践教学的形式主要以参观学习为主。在各机关、企事业单位实习期间，学生可在该单位档案实习辅导老师的指导下接触并参与实际档案工作，初步熟悉档案工作的环节和程序，并能顶岗开展实践工作，培养理论联系实际、运用所学知识解决问题的能力，以及与人沟通协调的能力。实习结束时，要由实习单位对学生的实践表现作相应评价，学校据此确定学生实习考核成绩，该成绩应占学生实践总成绩的50%。
3结语
关键词：教务档案管理；高职院校；方法
一、高职院校教务档案管理工作的意义1为教务管理人员提供学习资料
教务管理人员可以根据以往累积下来的资料，更加科学地安排课表和制订教学计划。新来的教务管理人员可以主动地学习新知识，并根据教务档案提供的资料，学习前人的工作经验及成果，提高自己的教务管理能力。
2为管理层提供决策依据
教务档案是在教学管理工作过程中积累的原始资料，它为学校管理层进行教学决策提供了强有力的依据。学校高层领导可以通过对教务档案中各种信息的综合研究，对每一个学科、每一个教师及每一个学生进行全面的了解，从而减少领导在决策过程中的盲目性。
二、高职院校教务档案管理工作中存在的问题1教务档案管理信息化建设不够
目前，大多数高职院校的教务档案管理方法和手段比较单一。从收集、分类、整理，到最后装订成册，档案大都是教学过程中留下来的纸质文字资料，以人工方法来管理；电子文件就是将资料进行了保存，教务档案信息管理系统并未得到充分的开发与利用。
2教学档案利用不足
教务档案存档资料的最主要用途是将档案中的资料与信息为今后的教务工作所用。但是管理人员只注重档案的收集与整理，忽视了档案的利用和开发，忽视了档案的重新利用与借鉴功能，绝大部分档案处于闲置状态。当老师在查询相关的教学资料的时候，必须到档案管理室去一一查询，不仅花费很长的时间，而且效果也很差。这样教学档案在为社会服务等方面没有起到明显作用，利用程度不够。
3教务档案管理工作人员素养亟待加强
在高职院校中，很多教务管理人员并没有意识到教务档案的重要意义，他们认为教务管理才是教务部门的主要工作，归档应该是档案管理人员的事情，不重视材料的收集和归档。教务档案管理工作人员做事不认真，对这个工作敷衍了事，而且相当一部分高职院校的教务档案管理人员并没有经过专业的档案管理工作培训，他们只知道基础的存档，对档案管理没有系统的了解。
三、加强高职院校教务档案管理工作的措施1加强人员培训，提高管理意识
教务档案管理作为教学管理的重要组成部分，首先，应建立规章条例，对档案管理人员定期进行岗位培训，让他们跟其他院校的档案管理人员多进行经验交流，对档案的整理、收集、分类以及统计等档案管理知识进行系统的学习。其次，管理人员更是需要提升自身的修养和素质，主动加强管理方面的技能。要仔细地去审查老师提交的资料，积极地为师生做好服务。最后，还要制定档案管理工作的法律法规。
2建立健全教学档案管理制度
各部门领导要重视和关心档案管理工作，加强档案意识的宣传和教育，让档案管理人员和教职工从思想上充分认识到教学档案管理对教研教改和学校评估有十分重要的作用和影响。在具体实践中，可由学校的教务处牵头，配置设备和场地，给予管理人员全方位的支持，而且建立激励机制，对做得好的人员进行表彰和奖励，提高他们的积极性。而且上一级档案管理部门还要对管理工作定期进行监督、检查。这样，教学档案工作才能更好地进行。目前许多高职院校的教务档案的纸质资料对信息的收集、归档及信息分析处理等不到位。计算机网络技术能够大大提高档案管理工作的效率。
综上所述，高职院校档案管理工作是教学管理工作的重要部分，这是一个跨度大、涉及面广的工作，学校领导要高度重视。而作为一名专业档案管理人员，我们一定要主动地去做好教学档案管理工作，为教学和评估服务。
参考文献：
(一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持
高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。
(二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材
高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。
二、高职院校档案管理中存在的问题
档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。
改革开放以来，随着我国对专业技术人才需求的不断增加，高等职业教育也随之快速发展。目前，我国高职院校一直处于规模不断扩张、招生数量连年攀升的态势。生源数量的增加又造成了高职院校校舍和教学资源的紧张。为此，高职院校在校园基础设施、教学仪器设备、师资力量等方面加大了建设力度。而对于档案工作这种见效慢、产出效果不明显的工作却没有得到应有的重视。由于领导重视不够，使得高职院校的档案管理工作难以继续向前推进。
(二)高职院校对档案管理工作经费投入不足
档案管理需要有一支具有专业技术水平的工作人员负责档案的日常管理。而高职院校经费投入的不足，导致档案管理工作的严重滞后，主要表现在高职院校档案管理基础设施薄弱、技术水平落后、人员配备不足、管理方法落后、质量不高、成效不明显等方面。
(三)档案管理工作人员的专业性不强
我国的高职院校大多是从以前的中职中专发展而来，档案管理也是承接以前的体制。在管理人员的配备上，高职院校一直是将那些临近退休、无力承当教学任务的老教师安排在档案管理工作岗位上，或者是院校为了吸引高层次人才而承诺的帮助解决配偶工作问题，将其配偶安排在档案管理工作岗位上。这些档案管理人员有一个共同特征是，缺乏专业系统的档案学理论学习与实践的锻炼，他们的知识背景与当下的档案管理工作的专业性和技术性形成鲜明的矛盾，制约着档案管理工作的规范和质量的提升。
(四)对档案管理的价值认识不足
档案是一些有价值的历史资料，所谓价值就是指这些资料对于现在和将来的工作仍然具有指导意义和参考价值。如果不充分利用，那么这些价值也就荡然无存。档案束之高阁只是一堆废纸。出现这种情况的原因主要有两个方面:一是高职院校档案管理人员没有意识到档案的重要性，没有对档案进行规范整理，建立全面的档案目录，以至于档案需要者无法查到需要的档案，而造成的供需矛盾;二是高职院校广大师生对于档案的价值认识不足，没有查阅档案的观念和习惯。这两种情况导致了高职院校档案管理的开发利用工作的长期落后。
三、高职院校创新档案管理机制的措施
档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，针对目前高职院校档案管理工作中存在的问题，为加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，我们应从以下几个方面的创新档案管理工作机制。
(一)加强高职院校的档案管理制度创新
制度创新是高职院校档案管理工作赢得新的发展的前提。建立完善的档案管理工作制度有利于推进档案管理工作的规范性。目前造成高职院校档案管理工作效率低下、质量不高的原因在于其档案管理责任制度和激励制度的缺失。大多数高职院校都将精力和时间集中在招生和校区与专业的扩建上，以至于荒废了档案管理工作的制度建设，使得档案管理工作责任落实不明确。档案馆藏对于档案的分类工作、整理工作都是由当班的工作人员共同完成，而完成的质量如何?事后如果出现问题谁来负责?这些责任划分极不明确，甚至无从谈起。而且工作人员对于档案的维护管理都是谁值班谁负责，换班时没有规范的交接手续，这种制度的最大弊端就是档案的遗失、残缺、损坏现象找不到责任人。工作中出现了疏漏也不用承担责任，这导致了工作人员责任心的缺失［6］。档案管理工作激励机制的缺失主要表现在对档案管理工作不被重视，缺乏一系列的档案管理工作考评机制和评价条例，使得档案工作人员的工作得不到应有的认可，使他们丧失了工作的积极性和热情。因此，完善高职院校的档案管理机制，应当首先建立明确的责任制度和激励制度。
(二)建立完善的档案收集工作机制
档案的收集是档案管理的第一个环节，档案收集工作的质量决定着其整理、归类、保管、查阅的工作质量。档案并不是档案机构自己形成的，而是在长期不断地档案收集中形成的。做好档案收集工作可以从以下三个方面着手:一是严格执行档案归档制度。二是加强对零散文档收集的制度的建设。一些散落在外的文档仍然有其重要的档案价值。这些档案一般都是由于工作人员的疏忽和档案收集制度的规范性不高造成的，为此应当有针对性的建立档案收集制度，以制度建设确保档案的完整性。三是加强对档案材料的回收工作。档案收集不仅仅是档案管理人员的事情，而且也是全校师生必须共同承担的事情。当前，高职院校的一些师生缺乏档案材料的保管意识，有些职能部门和教师在借阅档案材料后缺乏及时归还的意识，而有些档案管理工作人员也缺乏工作的责任心，导致不少外借的档案材料被损坏或遗失，致使有些档案材料残缺不全，给学校的档案管理带来了很大的弊端。因此，在建立完善的档案管理机制的同时，必须注重和规范档案的外借与回收机制建设。
(三)严格遵循档案管理的工作程序
在档案的收集过程中，应当保证文件材料的完整，对待需要长期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如对公文文档的收集与保存，每份文件的原件与附件、原件与印件、请示与批复、原件与转发文件、同一份文件的不同文字表达等材料的收集都要按照严格程序进行收集、整理、归类、收藏、保管。另外，归档文件的完整性应当体现于保管利用的便捷性之中。首先，档案工作人员要严格执行归档工作的各项要求，完整收集归档现有的文件。其次，档案工作人员要及时关注文件形成过程中的各种情况，要有责任和义务对成为档案之前的文件中存在格式错误，书写错误等问题向有关人员提出意见，以规范文件的管理和提高档案的质量，在整理档案过程中应将收集到的各种文件进行分类、编排形成档案体系。
(四)处理好档案保管与利用之间的关系
整理档案的复杂性一方面在于要保持档案之间相互联系性，另一方面要注重档案的保管与利用。目前高职院校的档案管理工作不能很好的将档案之间的联系性与档案的实际利用价值有机的统一起来，往往是兼顾档案的联系性却忽视了档案的实际利用价值，而兼顾了档案实际利用价值却又能忽视档案之间的联系性。例如高职院校举办的某次大型学术研讨会，会上产生了书面材料，影音资料和各种图片资料等，这些资料因为形式的不同而在归档时必然会被分开，这就割裂了文件之间的内在联系性。但是这却十分有利于档案的归类与整理。诸如此类的矛盾在档案的收集与整理中屡见不鲜。面对此种矛盾我们应当首先要以档案的保管为重，因为档案工作的首要职能就是保证档案材料的安全性和完整性。只有这些档案能够被完整的保存下来，档案的开发利用工作才能够顺利开展。因此在面对保管与有效利用发生矛盾的时候，档案管理应当将档案的保管放在首位。同时，寻求能够实现二者兼顾档案管理模式。例如在针对某研讨会形成的各种不同形式的档案材料时，我们首先应当保证这些档案的安全和完整。声像资料应当与书面资料分开保管，利用专业的技术对其进行专门的维护和保管。同时将这些有着很强的内在联系和互补性的声像资料与书面资料放在一起保管以便查阅。为实现两种功能的兼顾，应当成立尝试建立专门的索引目录，在书面纸质档案索引后面注释好与之有联系的声像资料的位置，这样便可以兼顾各种形式档案保管的内在联系性和完整性。
(五)加强档案管理人员素质的提高
关键词：高职院校 系部教师 业务档案 建设管理
中图分类号：G642 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2014）7-0045-01
1 高职院校系部教师业务档案建设和管理的作用
1.1发挥人才信息资源库作用，促进系部师资队伍建设
系部教师业务档案，既是每位教师个体劳动成果和智慧的结晶，比较真实客观地反映教师的个人业务能力、学术水平、思想状况和工作成绩；又是一个人才信息资源库，反映了整体师资素质、队伍结构和办学水平。做好这项工作，不仅为教师专业化成长记录教学反思、积累教学经验提供信息服务，而且有利于系部全面了解和掌握师资队伍的政治业务素质、主要问题和存在哪方面专业优势，为系部有针对性地培养一支结构合理、业务精湛的师资队伍创造条件。
1.2构建教育人文环境，提升教师职业幸福感
系部教师业务档案，积累着教师点点滴滴、方方面面的进步，使教师的工作成绩和教科研成果得以确认，使教师的考核评比有据可查，为教师职称评审、岗位聘任、评优评奖等提供更加坚实可靠的依据；更重要的是能让教师看到自己在教育教学思想和能力方面逐渐走向成熟，体会到自己工作的意义和价值，从而获得职业幸福感。这些都有利于营造系部良好的教育人文环境。
2 高职院校系部教师业务档案建设和管理的现状分析
2.1建设现状
目前，我国高职教育在二级系部教学管理中，系部教学管理思想存在着分歧，工作不够完善科学，管理工作规范性差，工作思路混乱，欠缺展望观念。在系部教师业务档案建设方面，首先是档案管理资料没有条理性，资料杂乱，缺失严重。其次，由于我国高职教育出现的比较晚，成长速度快，档案建设项目从系部领导、档案管理员乃至普通教师，大都缺乏较强的档案管理意识。第三，仍有不少教学管理者沿袭中专阶段的管理思想、管理方式，在日常工作中没有主动收集资料的技能和意识，工作上比较被动，往往等到上级下达任务了，才对教师业务档案资料进行收集和整理。另外，很多高职院校没有认识到系部教师业务档案的重要意义，不仅配套建设资金没跟上，也没有建立一套系统的、有效的、规范化的教师业务档案管理制度，虽然保存了一定材料，但是所收集的教师业务档案范畴窄，档案层次混乱不清。
2.2管理现状
高职院校系部教师业务档案建设的数据信息量庞大、内容广泛，需要高效、快速、便捷的现代化管理模式。但是，很多高职院校的系部教师业务档案现代化管理水平较低，还处于全人工操作或半人工操作的状态，查找资料十分不便。首先，没有明确归属管理部门，对于档案资料的真实性缺乏鉴别，造成了分散管理和重复保管的现象。如果档案资料失真，就会失去参考的价值，就失去了判断资料的真实性，也失去了存档的价值。其次，高职院校系部教师业务档案工作人员缺少必要的档案专业知识培训及学习进修就会，部分高职院校管理体制不完善，导致档案工作缺乏先进科学的管理模式。高职院校的兼职人员较多，变更频繁，系部教师业务档案工作人员队伍薄弱，因为教师业务档案工作涉及范围广、时间跨度大，使教师业务档案具有了枯燥性和繁琐性，导致教师业务档案管理工作质量不高。
3 高职院校系部教师业务档案建设与管理的探索实践
3.1遵循“三个有利于”原则，真正做到“四有”
教育部颁布的《高职高专院校人才培养工作水平评估方案（试行）》中规定，在平时的教学管理工作中，为了确保教学工作需求得到满足，系部教师业务档案要遵循“三个有利于”原则，即：有利于营造优质教学环境、有利于规范教学管理、有利于提高管理质量；并且要根据建设原则真正做到“四有”，即：“工作有计划、过程有记录、事后有总结、定期有归档”，从而有利于强化教学水平、保障教学工作有序开展，达到高职高专教学评估工作的要求。根据“三个有利于”和“四有”原则，系部要建立一系列科学、规范、完善的管理制度，坚持“管理项目清晰、根据明确、记录完整、内容细致”的思想，逐步实现有效的教学反馈机制和实时纠错机制的目标。
3.2加强教师业务档案管理思想认识、制度建设，确保档案收集的及时性和准确性
随着高职教育改革不断的深入，高职院校系部领导要掌握完整的教师人才信息，具有先进的科学决策能力。因此，系部领导要加强管理思想认识，借助于教师业务档案，综合考察每位系部教师的教学业务能力和科研水平，通过调阅教师业务档案，综合考核每位教师胜任岗位工作的能力，直观、全面地考察教师。同时，针对教师业务档案的收集，为了督促系部教师及时将最新资料上交至教师业务档案管理人员，系部要出台相应的政策和制度；为了保持教师业务档案的时效性，管理人员要及时将各部门提供的材料复印归档，及时分类、管理、汇总，确保档案收集的及时性和准确性。
3.3加强系部教师业务档案管理人员的培训，健全管理机制，促进教师业务档案建设。
高职院校系部教师业务档案要设立教师业务档案管理员，负责纸质材料和电子文档的管理、分类和审核工作，为确保档案材料信息的准确性和真实性，对于上交的教师业务档案材料必须要严格审核把关；建立健全教师业务档案管理机制，保证纸质材料的定期归档，及时更新电子文档；重视系部教师业务档案管理员的选拔和培养，同时要加强对他们专业知识、现代化信息技术方面的培训，使之熟练掌握计算机信息应用和处理能力，不断提高自身的素质和修养，提高管理水平。
参考文献：
[关键词]档案工作；创新；途径
随着高职院校办学规模的不断扩大以及教育体制改革的不断深入，高职院校档案工作在学校管理中的地位和作用日益突出。与此同时，由于信息技术在学校管理和教学中的应用，产生了大量的电子文件，使档案形成的数量、载体门类迅速增长，传统的档案管理方式和服务模式已远远不能适应高职教育发展的需求，制约了学校档案工作的可持续发展。面对出现的新情况、新问题，档案工作如何创新，如何更好地为教学、科研和社会服务，已经成为当前高职院校档案工作必须面对的重大课题。
一、高职院校档案工作创新的重要性
高职院校档案工作作为学校管理的重要组成部分，是一项不断发展的工作，其创新不仅是高职院校信息化、网络化、现代化的需要，也是学校档案工作自身发展的需要。
（一）高职院校档案工作创新是时展的需要
随着现代信息技术的广泛应用，高职院校档案工作发生了深刻的变化，档案工作面临着档案信息网络化、档案信息需求个性化、档案信息资源开发利用形式多样化以及文档一体化管理等多方面的挑战。面对这种新形势的变化，高职院校档案管理工作的创新迫在眉睫，为此只有积极探索档案信息化建设的管理模式，用创新思维解决现实存在的问题，才能使档案工作在创新中实现发展，在发展中实现创新。
（二）高职院校档案管理的创新是推动档案工作发展的内在动力
在社会发展步伐不断加快的信息时代，档案管理工作也逐渐从传统的手工操作和以档案实体保管为重点，向现代化、网络化和数字化信息管理为主的方向发展，它的每次创新都是档案管理工作者智慧的结晶，也是学校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。因此，高职院校档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、大胆创新，改革传统的管理模式，以创新理念指导档案工作实践，通过提高档案人员素质、转变思想观念、丰富档案信息资源、推进数字化建设、拓展档案信息开发利用等途径更好地发挥学校档案的价值。
二、高职院校档案工作的现状
高职院校档案工作是学校管理中的一项十分重要的基础性工作，档案工作的好坏是衡量学校管理水平的一个重要标志。近年来，高职院校认真学习、贯彻《档案法》和《档案实施办法》，档案工作取得了初步的成绩。但从整体上看，高职院校档案工作无论在人员素质、思想观念、管理方式和利用服务等方面都存在着与学校事业发展不相适应的地方，需要不断地改进。主要表现在：（1）档案工作人员思想观念陈旧，工作思路狭窄，整体素质有待提高。一些档案工作人员认为档案就是整理、保管，其工作习惯停留在原有的管理模式和已有的工作基础上，开拓创新意识不强，业务素质不能适应信息化建设的需要。（2）档案管理方式、手段落后，档案信息资源得不到充分的开发和利用。目前个别高职院校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，不能适应现代信息化发展的要求；一些学校即便使用计算机管理，也只是简单的目录录入，不能进行文件、档案全文检索和利用，从而制约了学校档案工作的发展和创新。（3）档案服务内容单一、服务方式被动，不能满足学校和社会利用档案的需要。一些高职院校档案室藏结构单一，特色不明显，档案编研工作滞后，缺乏对档案信息资源的深度开发加工，造成可供利用的档案资源不多。还有一些学校档案管理的重点仍放在收集和保管上，档案管理停留在建档、管档、你查我找的被动、单一的服务方式上。
高职院校档案工作的现状制约了学校档案服务功能的有效发挥，必须通过不断创新，才能使学校档案工作充满生机和活力。
三、高职院校档案工作创新的途径
（一）提高档案工作人员素质，更新思想观念
作为一名档案工作者不仅要具备良好的思想素质和职业道德操守，更要有扎实的专业知识结构和较强的信息处理能力与终身学习能力，档案人员的素质高低，直接关系到学校档案工作服务的质量。信息化社会为档案工作带来机遇，也带来挑战，档案人员一方面要加强政治理论学习，不断提高职业道德修养。另一方面还要加强专业知识的学习，有计划、有步骤地进行继续教育培训，不断更新知识，提高对相关学科知识的扩展能力。同时档案工作人员还要改变过去传统的观念，勇于创新、不断提出创新办法，在实践中不断进行档案工作的探索与创新，以工作实绩取得在学校应有的地位和发展空间。
（二）创新档案管理方式，提升档案管理水平
目前，高职院校档案工作面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多挑战，传统的档案管理方式、手段很难适应高职教育发展的需求，必须进行大胆的创新。在创新档案管理方式上要用现代化管理手段替代传统的手工管理，建立室藏档案目录数据库和全文索引数据库等工作，依托校园网，进行文档一体化建设，开展校内文件材料网上立卷归档，实现档案检索自动化，使学校档案管理更加规范化与科学化，档案管理水平更上一个新台阶。
（三）创新档案服务内容，提高档案服务质量
档案资源建设是档案工作的基础，丰富的档案信息资源是服务学校和社会的必要条件。为此，高职院校档案工作应立足实际，强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，不断丰富室藏结构，多层次、多渠道采集档案信息资料，不仅要收集好教学、科研、学生管理资料, 还要注重个人成果方面的资料收集，建立名人档案、教师业务档案、荣誉档案等门类，形成自己的室藏特色与服务特色。加强档案的编研和检索工作，全方位、多层次开发档案信息资源，以满足学校教学、科研和管理对档案信息资源的需求，最大限度地发挥档案的作用。
（四）创新档案服务方式，提升档案服务水平。
服务是档案工作永恒的主题，也是档案工作长久发展的内在动力。高职院校档案工作要有所作为必须找准档案工作的切入点，充分考虑利用者的需求，设立网上查档、电话代查服务；建立现行公开文件查阅中心；围绕学校中心工作，有针对性地开发档案，并利用档案网络的优势,将档案信息及时、有效地传递给领导及有关部门利用, 实现档案服务由被动服务向主动服务，由单一服务向多元服务的转变。
总之，高职院校档案事业的发展离不开创新，只有通过不断地创新，才能更好地为学校和社会服务，才能促进学校档案事业的可持续的发展。
参考文献：
[1]范文春.档案工作创新初议[J].理论观察，2006（1）.
关键词：教学档案；分类标准；管理系统
一、教学档案研究的现状
目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。
二、教学档案管理研究的方法
本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。
三、教学档案管理系统研究的结论与对策
（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。
参考文献：
[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
党的十八大报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。
1 中职学校档案的重要作用
中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。
2 中职学校档案管理存在的问题
中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。
2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。
2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。
2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。
3 创新中职学校档案管理的对策
加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。
3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。
3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。
3.3 创新队伍建设，增强档案管理人员综合素质 加紧培养大批适合时展需要的人才队伍，不仅是构建社会主义和谐社会的迫切需要，也是实现职业教育科学发展的一项重大任务。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强人才队伍建设[7]。档案管理人员素质直接影响档案管理水平的高低，创新中职学校档案管理应进行队伍建设创新，增强档案管理人员综合素质。一是注重人才引进，要引进档案管理专业毕业的人才进入档案管理队伍，使他们具备扎实过硬的业务功底，提升学校整体档案管理水平。二是强化继续教育，将档案管理人员继续教育纳入学校人才培养计划，通过专业培训、进修学习、参观考察等方式提高他们的知识水平和业务技能。三是大力开展思想政治教育和职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识和工作积极性、创造性，使他们真正做到“兢兢业业，爱档如珍”。
