时间：2023-05-23 15:45:32
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子文件与电子档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、电子文件基础理论概说
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
［2］甄进芬.信息时代电子文件对传统档案工作的冲击和挑战［J］.新乡教育学院学报，2005，（12）.
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
关键词：电子文件；档案管理；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
一、电子文件的重要性
首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进行集中统一管理归档，这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。
二、电子文件的整理
电子文件整理时应根据文件整理目标和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。
（一）电子文件的组织。在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作，防止文件丢失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部门的归档人员来完成。
（二）建立数据库。电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立“虚拟文件库”。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在“虚拟文件库”中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进行查找。
（三）电子文件的存取。电子文件的整理是一个完整的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、收集处理、整理归档、保管利用过程中，进行自动跟踪管理，专人专机负责，再进行拷贝或刻录到可以移动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始性和完整性。
三、电子文件的归档
电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子文件是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。
（一）确定范围。确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。
（二）明确时间。按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进行归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问题，一般以不超过2～3个月为宜。
（三）制定规范。及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。
（四）选择载体。纸质文件档案管理的载体比较稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，如利用磁带、磁盘、光盘等，在脱机采集数据的介质移交方式上极其容易造成数据丢失。因此，利用网络移交较为安全。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。现在大多数单位都已建立了计算机局域网，可以借助本单位的网络与档案部门之间开通电子文件归档专线，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此线传输到档案管理部门。二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应现代社会发展的需要，由单位指定一个管理部门（如信息中心）负责本单位的数据传输、资料鉴定、内容审核、编目整理后，通过网络传输，移交给档案部门进行保存。以保证电子文件形成部门对其数据的原始性、准备性、真实性负责。通过计算机或网络收集与管理电子文件，是实施前端控制的有效手段。任何电子文件一经产生，电子文件管理系统就自动进行跟踪管理，档案部门可通过网络对其进行档案管理和控制，对电子文件的生成、迁移、归档、利用等各个阶段设置完善的功能管理，对各个环节实施逻辑管理。
四、结束语
随着办公自动化应用进程的加快，在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件，这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术规范，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。
参考文献：
[1]高峰，赵密霞.高校电子文档管理的现状及特点研究[J].兰台世界，2013，（14）.
[2]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化，2012，（01）.
【关键词】电子档案管理；特殊性；知识技能
随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。
研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是实现档案管理现代化必须解决的课题。
1．电子档案管理的特殊性
电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。
1.1电子档案管理的信息内容数码化
电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。
1.2电子档案管理必须实行文档处理一体化
从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3电子档案保存保管技术复杂化
纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。
1.4电子档案开发利用形式多样化
对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。
2.电子档案技术管理
2.1电子文件分类
档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。
2.2电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密
但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索。基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。对于这一部分文件一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善.进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于档案管理工作的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2.3电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题
档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则.电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
2.4电子文件的归档方式
目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存.重要文件应刻录光盘备存。
3.电子档案管理队伍的建设
电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面:
3.1电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识
对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。
3.2电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术
对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。
建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。
知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。 [科]
关键词：高校电子档案 档案管理 制度建设 信息技术 安全管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0216-01
电子档案有别于传统的档案文献，它具有数字化、虚拟化的特点，是承载信息读取的重要媒介。其载体的范围包括电子计算机、光盘、磁盘、软硬件等，提供电子档案信息存储和应用读取的全部介质。随着信息技术的应用与普及为电子档案管理提供了必备条件，高校电子档案信息资源是调节引导电子档案建设的基础要素。为了推动电子档案建设的发展，有必要对高校电子档案管理进行完善和强化管理措施。
1 电子档案管理中存在的主要问题
1.1 电子档案管理规章制度不健全
当前，许多高校电子文件的产生实际上是无序的，对电子文件归档不明确，存贮载体存在不安全隐患。对电子文件的归档程序没有规范化，缺乏行之有效的管理制度。在办公自动化系统设计时，没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把许多有价值的应归档文件分散存放分散管理，没有及时将个人存储的电子文件及时归档，有很多重要的文件被随意的删除覆盖掉。给电子档案工作造成严重损失。
1.2 档案管理人员专业素质参差不一
在档案管理过程中，只有选配素质高业务能力强的档案管理人员，才能提高档案管理水平。高校电子档案管理人员缺乏专业技能，对电子技术、通信技术及网络系统知识掌握一知半解，没有积极更新相关知识，导致电子文件的归档工作出现被动、滞后的局面。
1.3 电子文件的形成与电子档案归档脱节
在高校档案管理工作中，从电子文件的形成到归档要经历许多部门，许多部门产生电子文件时没有档案人员参与意见，电子文件管理不严，形成文件的部门及人员对电子档案归档意识不强，存在随意删改的现象，有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，导致电子文件管理与电子档案管理出现关系不顺，相互推诿时有发生。
2 高校电子档案管理的对策
2.1 建立建全档案管理工作规章制度
领导要高度重视档案管理工作。档案管理部门要积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升档案管理人员的业务水平以及对电子档案管理工作重要性的认识。根据国家有关电子档案管理的统一要求，结合本校的电子档案的特点和存在的问题，提出可行性的规范措施和管理制度，如：收集范围、整理方法、立卷方式、归档时间、保管措施等，使各系部在归档工作中有章可循，从而使档案管理工作朝着制度化，规范化方向发展，才能使电子档案管理更加专业化。
2.2 提高档案管理人员的综合素质，培养专业档案管理人才
档案管理人员的素质是关系到档案管理工作是否做好的重要的因素，要建设一支高素质的档案人员队伍，必须提升档案人员管理水平及业务能力，加大对档案人员的培训力度，档案管理人员要不仅要学习好档案学、档案管理学等法律法规之外。还要学好相关学科的知识，高校中教科研方面的电子档案是高校电子档案管理中的重中之重，所以加强专兼职档案管理人员培训，培养出复合型档案管理人才是高校档案管理工作的重要任务。
2.3 加强电子档案安全保护措施
随着信息化建设的快速推进，电子文档的重要性越来越突出，安全保护问题也越来越严重。每一个阶段都存在相应的安全威胁。电子档案安全是指电子档案从产生、存储、处理、传输、利用及销毁和永久保存的过程中存在的安全隐患。要选取质量好，性能优的信息载体存贮档案信息，创造适宜的存贮环境也是电子档案信息载体使用寿命长短的重要因素，还要防止光线和有害气体危害。电子文档保护从防护到借助电子文档安全管理系统，才能真正保证电子档案载体的安全，所以加强电子档案安全保护是提高电子档案利用率和延长使用寿命的保障。
2.4 保证电子档案信息内容来源的原始真实性、完整性和长期有效性
电子档案原始性、真实性、完整性是进行电子档案管理的核心问题。纸质文件内容的原始性清晰可见，内容真伪易于判断，而电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。保证电子文件的原始性。电子文件信息的原始性是确定其真实性的基础。要从电子文件生成时就要开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。制定文件生成和办理的流程控制程序；建立环环相扣的责任者链接，分别对起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档等过程进行严格把关和办理交接手续。才能保证电子档案信息内容来源的原始真实性、完整性。
高校的电子文件是高校进行行政管理和教学管理的重要资源，高校要从管理和教学的实际出发，采取切实可行的管理措施，从硬件与软件两个方面来加强高校电子档案管理工作，只有把这些重要信息资源得到很好开发与利用，使之达到科学化管理，才能更好地为教科研服好务。
参考文献
[1] 陈晓梅.浅析高校电子档案管理[J].科技信息，2012（9）：231.
[2] 王涛，唐曙光.浅论高校电子档案管理的优化策略[J].兰台世界，2011（S1）：97-98.
关键词：建筑工程；电子文件；档案管理
随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我国建筑工程电子文件的档案管理现状
我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。
2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施
针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。
建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。
作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心
参考文献
zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？
任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。
陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。
红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。
simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。
一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。
追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。
任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。
simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。
wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。
simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。
wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。
红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。
住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。
档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？
zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？
红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。
zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？
simon：管的是档案管理系统中的电子文件。
zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。
一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。
zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？
田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？
一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。
simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。
wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？
一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。
红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。
追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。
simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。
红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。
zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。
wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。
simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。
住在春天：从理论上来说，如果电子文件管理系统没有必要存在，除非是它的功能没有了价值，无需从业务系统中捕获电子文件，也无需具有行政有效性和法律证据性，或者它的功能可以被其他系统取代或覆盖。
随着计算机网络在全国范围内的普及，传统的档案管理工作已然发生改变，档案管理逐渐走向网络化，这使得档案工作的管理手段及信息环境得以改善，从而提高了档案管理工作的效率。
一、分析档案管理网络化的特点
首先，档案管理网络化使档案的载体呈现出多样化的特点，网络的普及加速了现代档案管理工作办公自动化的发展，使得档案的形式载体除了文字外，还有集合了图像、影像、声音、文字于一体的多媒体信息。在档案管理网络化的形势下，电子计算机等技术是完成现代档案内容信息管理的重要媒介。其次，档案管理网络化使档案的收集工作呈现出网络化的特点。档案的收集工作在档案馆中具有重要的意义，决定着档案馆藏是否具有价值，网络化的运用为档案的收集工作开创了新的方式方法，档案管理工作人员可以运动多媒体、网络，快速地收集电子档案，提高档案收集工作的效率，最大限度丰富档案馆馆藏。再次，档案管理网络化还能加快档案服务工作的网络化，档案管理部门可创建主题检索系统，以供需要进行查询的人们通过网络实时浏览，足不出户就能够查阅到所需要的档案信息，而不需要亲自来到档案馆查询，节省了人们的时间，有效提高其利用的效率。
二、实现档案管理网络化的途径
（一）更新观念
实现档案管理网络化，首先档案管理工作人员需要更新观念，关注现今社会的形势及其迸发出来的新问题，将档案管理工作与社会活动紧密地结合起来，构建开放型档案工作。不断学习并加强自身的档案管理网络化、科技化意识，努力学习相关的计算机管理知识，加快档案管理网络化的进度及效率。同时不断强化自身的业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，提升自身现代信息技术，管理技术的熟练度，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。其次，档案管理工作人员还需改变以往的被动、消极性档案管理服务，创新服务思想，与时俱进，主动去思考、联系、实践。树立现代的服务理念，突破传统服务思想，开启新的思路。勇于接受档案管理新思想、新方法、新技术，扩大档案服务的范围，可通过了解用户需求的方法，确定档案服务的方向，以解决用户的现实需求为己任。通过研究近年来现行文件利用情况，并将其分类规整，总结出其规律性，采取多样化的途径，为用户提供档案服务。
（二）抓好信息数据库的建设
信息数据库的建设是实现档案管理网络化的基础，包括数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程，建设档案信息数据库能有效实现档案信息的储存、分类、检索、查询和使用，实现电子档案信息的有效和快速归档，在很大程度上提高信息利用率。信息数据库的建设需要加强对档案网站的建设，确保网站系统存储的档案信息资料内容丰富，否则难以满足利用者的各种利用要求，并注意要及时更新网站，补充信息内容。还有在设计网页界面时要从利用者的角度出发，做到字体清晰、一目了然。进一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。实现文档一体化，将档案管理与文件管理整合到一个管理系统之中，进行文件生命周期的全过程的统一控制和管理，文档一体化使文件与档案之间不再界限分明，同时由于文档一体化能清晰记录并反映电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息，能确保电子文件的原始性与可靠性得到认证。最后，信息数据库的建设还需及时进行设备的更新换代，计算机等硬件设备的质量和性能是实现档案管理网络化的重要条件。
（三）强化对电子文件的收集与归档工作
随着信息技术产业化的发展，电子文件的树立与日俱增，而多数档案管理单位的电子文件收集归档都有着这样那样的弊端，例如未保留草稿性电子文件，而是不段被新的文件覆盖、清除，辅电子文件被任意增、删、改，正式电子文件归档程序不够完善，电子文件被存储在不安全的存贮器上上等。这些问题不利于档案管理网络化的有效发展。因而应加强对电子文件的收集与归档工作。首先，及时收集具有辅助作用的电子文件或者电子文件的草稿，并有效管理生成电子文件的环境及元数据，使档案的电子文件工作有据可循。其次，采用电子登记薄的方式，管理收进寄发出的电子文件，尤其注意控制电子文件的前期收集过程，确保流通于网络的电子文件不丢失、不流散，对于档案工作相关的，并产生于个人电子计算机的电子档案文件，可进行定期或是不定期的收集整理登记备份工作。再次，进行电子文件的有效归档。先是要确定其归档的范围，应涵盖了在档案管理工作中形成的各种载体的电子文件。还需保存好电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据，确保电子档案文件的全面性。此外，需落实好电子文件的归档时间，是按照年度、一个时间段、还是依照任务完成的，这些都要落实好。由于记录电子文件的介质存在质量和寿命的影响因素，加之其技术环境条件的影响，因而电子文件的归档时间最好不要超过3个月。电子文件的归档分数问题也值得一提，为稳妥起见，一般需要拷贝三套文档，其中两套分两地加以保存，另外的一套可供用户借阅。
总而言之，档案管理网络化是时代的要求，社会的需要，档案管理工作人员只有更新观念，积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术，加强管理的指导思想，从现实出发，循序渐进，稳步实现档案管理的网络化。
电子文件管理在实际工作中的优势和作用
1.节约了人力、物力
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照总行文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。工行无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。
2.简化了借阅流程和远距离借阅问题
传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而工行综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室或支行综合档案监管员开通客户端，查看本部室或支行的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。
3.实现了文档一体化管理的要求
档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。工行在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。
4.提高了工作效率
传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而工行综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。
5.可以监测业务档案归档的及时性
2007年总工行投产了个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，两个系统与业务部门的PcM2003、CM2002系统充分对应衔接起来，方便了查询。档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保在总行文件规定的时间内个贷、法人等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证工行资产的安全。
6.解决了异地业务监测问题
2007年总工行投产的个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，具有直通车的功能，按照定制的系统管理员角色，总行不直接到现场检查，就可以直接监测到各一级分行和各二级分行档案管理情况。通过非现场监测，即通过系统查询功能，找出要监测的一级分行或二级分行，了解有关档案归档情况，查看个贷或法人客户某一笔贷款的影像、贷款合同、发放时间等贷款相关要素，找出问题所在，及时向有关分行档案部门反映或进行通报。同样一级分行也可以直接监测到各二级分行，这样就解决了异地业务监测问题，节约了出差费用成本，提高了工作效率。
电子文件管理中存在问题
1.法人客户档案系统与业务部门C1d2002系统衔接失调
工行CM2002系统是操作部分信贷业务的最主要平台，自影像扫描功能投产后，影像查询及下载功能为实际工作提供了较大便利，也为档案部门进行电子文件的归档打下了坚实的基础，档案人员凭借信贷部门的扫描影像以及相关资料进行电子归档，但两个系统衔接有时不太好，信贷部门通过CM2002系统把扫描的影像归档之后，档案部门在法人客户档案系统中无法看到影像，造成电子文件无法归档，给工作带来很大的影响。
2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便
工行综合档案管理系统运用以来，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。
3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档
工行在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。
4.分行之间综合档案管理系统软件不统一，造成系统指导困难
工行在系统开发利用中，二级分行和一级分行综合档案系统不衔接，画面、软件程序不一致，造成一级分行系统指导困难。对二级分行在系统运用中出现的问题，一级分行无法及时帮助解决。
5.无纸化公文审批流程呈现操作流程较长、操作不适应的状况
具体表现为：系统遇业务高峰时运行较慢、逐级审批经手人员较多，如遇签批人出差，就会造成公文审批受阻，无法使整个审批流程继续运行，同时各级人员职责分工不明确，仍存在双轨制操作等。
应采取的对策
1.加强部门之间的互动沟通
针对法人客户档案系统与业务部门CM2002系统衔接失调问题。建议总行在开发软件或系统升级过程中，业务部门和档案部门要充分进行沟通，通过系统这个平台，把两个部门的业务充分联系起来，以便于工作。
2.建立健全系统管理
工行综合档案管理系统推广运用已经将近十年，通过系统的逐步升级换代，综合档案系统的功能正在逐步健全，对加强电子文件管理、方便工作利用、提高档案管理水平起到了很大的促进作用。针对系统在运用过程中出现的新情况、新问题，建议总行要及时增加补丁予以补救，以保证系统的平稳运行。
3.电子文件的安全系数有待提高
目前工行在实际工作中，借阅电子档案的人数居多，只要符合借阅手续，可以直接把电子文件通过NOTES发到借阅人信箱，这在很大程度上存在安全隐患。因此，档案人员在借阅档案时，一定要严格把关，认真审查，借阅单在经有关领导审批签字以后，还要检查所借电子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，严禁通过网络传输借阅，只能现场调阅，以保证电子文件的安全性。
4.做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
由于系统升级以及其他方面的影响，可能会造成部分电子文件丢失，为防止此类情况发生，档案部门除了日常工作中在温湿度、防磁等方面，要注意保护电子文件，发现问题，随时向科技部门反映外，同时还要积极配合科技部门做好电子档案的拷贝、备份工作，科技部门要对电子档案离线做好准备工作，按照总行要求，有计划、有步骤地开展电子档案离线工作，确保电子文件的完整无缺。
5.对电子化审批流程进行整合
建议通过系统的不断升级、完善，审批权限的合理配置，以及流程的合理整合，最终达到责任制项下直接审批制，减少中间环节相关人员的审批流程，为电子化审批流程开辟绿色通道。
6.完善业务部门和档案部门的系统对接
【关键词】 电子文件 档案管理 方法探讨
如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。
1、电子文件档案管理现状
（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。
（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。
（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-
（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。
在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。
2、对电子文件档案管理的几点见解
（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。
（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。
（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。
综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。
参考文献：
[1]张艳玲.对电子文件管理的思考.档案天地，2007（05）.
【关键词】 电子文件 档案 管理
随着办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文以及图书、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用电子计算机进行管理，由此而产生电子文件。对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存，是档案信息化建设的一项重要内容。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步，运用计算机管理档案已迫在眉。
1 电子档案管理的现状
1.1 电子文件的优点
电子文件有重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，满足利用者一般需求。
1.2 多种类型数字化信息的档案化
随着信息化的发展，记录档案信息的载体日趋多样化，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据文件等，在管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成巨大的冲击，原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。因此，实现档案管理的计算机化和档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提。
1.3 电子文件的收集范围
凡是在医院工作中形成的、真实反映本院各项工作活动情况并且有考察与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件者是收集对象。其中包括：一是文体文件：主要是通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等，重点是定稿电子文件和正式电子文件；二是图像文件：主要是通过数码相机拍摄的图像文件；三是影像文件：各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件；四是多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现反映出来的文件。
1.4 电子文件的开发利用
合理运用声像档案，让其服务于医院中心工作，在医院建设发展中发挥应有的作用，这是档案管理的最终目的。
2 医院电子文件管理存在的问题
2.1 电子文件不能取代纸质文件
医院的电子文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。
2.2 声像档案归档
声像档案多形成于宣传科，开展各项活动主要由宣传科负责拍摄。因此多数声像档案都还保存在宣传科，没有统一到综合档案室里保管，今后综合档案室的工作是积极和宣传科联系，及时将医院的声像档案归档。
2.3 及时了解医院信息
医院各科室有时也自行拍摄一些资料，比如临床科室开导的新业务、新技术，护理部、医务部等部门组织开展的一些活动等，其中不乏有保存价值的声像资料。如果不及时了解医院的信息情况，很容易遗漏这部份资料的归档。
2.4 由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案管理人员深入研究和探讨的重要课题
2.5 档案管理人员的知识有待提高
档案管理人员新技术知识贫乏，加强档案管理的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。
3 医院电子文件管理的对策
3.1 加大投入，实现档案的现代化管理
用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
3.2 健全制度，明确责任
由于电子文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为电子文件的形成者。因此必须建立医院档案管理员的网络。为防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的电子文件资料。
3.3 档案工作者必须更新思想观念，确立新的管理理念
传统的纸质档案都是在文件办结后在第二年的上半年收集资料归档。电子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原则，以功能完善的计算机管理系统和国家对电子文件管理的标准规范不依托，对各种类型的电子文件从其产生开始就实行档案化管理，将电子文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保电子文件的真实性、完整性和有效性，保证电子文件长久保存和有效利用。
3.4 档案管理人员知识结构的变革迫在眉睫
档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。因此，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作者迎接信息技术革命最根本的对策。过去档案管理大多采用手工操作的方法，与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，因此档案管理人员要通过业务学习和技术培训，尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
3.5 电子文件归档份数
对于长久保存的电子文件，拷贝到耐久性的载体上，一式三套。封存保存一套，借阅一套，异地保存一套，并要定期进行复制，以防止信息损失，这样可以大大提高安全性和可靠性。
3.6 电子文件的保存对策
电子文件应存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备要求有控温、调湿、防水、防尘、防光、防盗、防鼠、防早、防雷电、防磨损、防强震、防病毒等措施，还要特别注意对电子档案进行定期检测和拷贝。
参考文献：
1、电子档案的基本特点
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性联系性、社会特征外还具有其他的特点：对软硬件系统的依赖性；文件类型的集成性；信息与载体之间的可分离性；时效性强，周期短；加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。
2、医院的电子档案管理中存在的问题
（1）档案管理职责不明确，管理线条多医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。
（2）医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。
（3）电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
3、医院电子档案的管理和利用
（1）电子档案的收集
收集范围是医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。主要包括以下几种类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档
医院的档案管理部门，要严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。
（3）电子档案的利用
电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般由三种方法：1）直接利用。2）网络传输。3）提供拷贝。
4、医院电子档案的管理
（1）医院电子档案与纸质档案管理的共存
目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件。
（2）医院电子档案的同步管理
医院电子档案管理要遵循同步管理要求，即电子档案与纸质档案的同步管理，实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。
（3）医院电子档案的提供利用
由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用是应采取适宜的保密、防范措施。
5、制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。医院应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。
6、加强医院电子档案管理和利用的具体措施
（1）电子档案的有效收集。收集范围是在医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。如：图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档。医院的档案管理部门，应严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷归档等工作有序可循。
（3）电子档案的合理利用。电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者条放那个技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案；网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑；提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上电子档案。
