时间：2023-05-23 15:45:26
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案的管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上国家级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
关键词：电子档案 电子档案管理电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案[1]。
一、电子档案的优越性
1、直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效
在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
2、微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺
传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
3、微机管理更有利于文档的保密
过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
4、微机管理有利于提高档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值[2]。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃[3]。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
参考文献
[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报・社会科学，2009，30（7）。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
一、电子档案的整理
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1．科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2．文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1．软磁盘的保护
(1)目前市场上存在各种各样的产品，所以在选购软磁盘时要根据内容的特点选相应的种类。
(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据。
(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无尘、无腐蚀气体无强磁场干扰、无震动和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％~50％，温度控制在14℃~24℃。
(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
(6)在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2．光盘的保护
(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃，相对湿度40％~65％。
(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。
关键词：电子档案；纸质档案；共存管理
0 引言
随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。
1 电子档案与纸质档案的各自特点分析
1.1 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。
（1）档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。
（2） 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化
再现。
（3） 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。
1.2 纸质档案的特点
纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。
（1） 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。
（2） 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。
2 并存时期档案管理工作的发展策略
2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案
管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。
2.2 改进、创立档案管理标准与制度
新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与
确定。
2.3 创新档案管理体系
吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。
（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。
（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
参考文献
[1] 祁玉萍.电子档案与纸质档案在管理上的差异[J]. 档案管理. 2006（05）
1.档案载体的多元化
1.1档案载体多元化的定义
所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。
1.2档案管理机构信息载体多元化的基础
在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。
1.3信息载体多元化发展的管理对策
对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。
2.纸质档案与电子档案各自的特点
因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。
3.档案信息电子化的益处
档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题———选材———编辑———出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。
4.关于电子档案趋于主流地位的优势
关键词：
Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
前言
随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程建设领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程建设中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨
一、电子档案
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
四、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
关键词：电子档案 管理 问题 措施
一、目前电子档案管理工作存在的问题
(一)电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定；
(二)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，这些载体材料决定了电子档案容易受高温、高湿、光线、空气污染、灰尘、有害生物、磁场电场等外部环境的影响；
(三)随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
(四)目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。
二、解决电子档案管理问题的几点措施
针对以上存在问题，借鉴其它地区档案工作的一些经验，笔者提出以下一些对策建议。
（一）制订完善的电子档案管理执行标准
电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。
及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。
（二）确立有效的电子档案管理运行机制
随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：
1、档案行政管理部门的责任：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。
2、国家综合档案馆的责任：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县三级各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。
3、单位档案部门的责任：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。
4、单位信息部门的责任：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。
5、文书处理部门的责任：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。
（三）建立健全电子政务项目成果共享体系
一、食品稽查业务档案电子化管理的意义
食品稽查档案是食品生产、销售、转运、储存等环节监管的客观记录，是食品稽查行业领导决策、制定监管措施、市场反应、问题处理等过程的历史记载。也是食品稽查工作的一个重要组成部分。食品稽查业务档案电子化管理是实现食品稽查工作科学化、规范化、信息化管理的基础，也是开发档案信息资源、提高档案利用效率、监控双方行为、考核稽查质量的重要手段。
食品稽查电子档案是指在食品监督稽查过程中形成的各种信息资料，经扫描仪、采集卡等电子设备，通过数字化处理，存储于计算机数据库中的电子档案信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，对食品稽查电子档案进行分类、编目、归档，实现稽查档案资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。食品稽查电子档案内容包括基础管理类、统计报表类、稽查文书类、风险级别类、其它类等，基本涵盖了稽查工作的全过程。
食品稽查电子档案的优势首先是检索利用方便。电子化的食品稽查档案可以通过网络覆盖下的任何一台计算机经过合理授权，只需输入密码即可对食品生产销售企业的日常监管、产品质量、进货渠道、库存下架、使用、缴销等情况进行查询和统计。其次，档案信息易于保管。与纸质载体相比，食品稽查电子档案使用高科技材料制成的光P、磁盘等介质作为储存载体，节能环保、使用寿命长，而且可以重复使用，解决了传统实体档案管理中容易损毁的问题。食品稽查电子档案存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，节省资源。第三，可以实现档案资源的共享。传统的食品稽查档案管理模式中，食品稽查单位和部门之间的信息无法做到及时交流和共享，造成资源浪费。信息化的到来和网络的发展，人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输档案信息资源，可以在瞬间完成大容量信息的传递，这就为食品稽查电子档案实现网络资源共享成为现实。食品稽查单位之间可以通过网络进行有关稽查业务档案的查找、利用，食品稽查单位内部各部门之间也可以通过网络实现部门之间、上下级之间的稽查业务信息沟通、交流与共享。第四，食品稽查电子档案的网络传输。避免了传统食品稽查档案靠人力传送，省时省力，而且也提高了档案传送过程中的安全性。
二.食品稽查业务档案电子化存在的问题
首先，食品稽查档案的电子化管理标准不统一。随着食品稽查部门档案管理信息化的广泛开展，许多食品稽查单位都在添加档案信息化设备和相应管理软件。由于没有一个统一的食品稽查档案电子化标准，所以各个食品稽查单位在电子档案的收集、整理、归档标准方面，处于各自为政、各行其是的状态。因此，建立一套科学、严谨的食品稽查档案电子化管理体系标准是十分紧迫的问题。
第二，食品稽查档案管理电子化过程中的安全问题。首先，由于电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，不能像纸质档案那样可以通过文件的一些表面特征来判断档案的原始性，这样，食品稽查电子档案真实性就难以得到保障。其次，在档案管理网络化的发展过程中，电子档案的安全性问题日益突出。网络黑客、病毒的入侵造成电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯他人的合法权益。这些问题都对食品稽查电子档案的安全性构成了严重的威胁。
第三，食品稽查电子档案管理对档案管理人员素质提出了更高要求。档案管理人员既要懂得纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要能够熟练使用计算机等信息化设备和一些档案管理软件。
第四，食品稽查单位各自使用的稽查业务电子文件不兼容问题。由于各食品稽查单位使用不同系统、不同格式的稽查电子档案，这就导致电子文件难以转换、不兼容的问题产生，使食品稽查档案信息资源共享受到影响
三、食品稽查业务档案电子化管理对策
关键词：电子文档；档案管理；影响
引言
随着信息化及互联网技术的不断发展，网络成了人们在工作、生活中的重要组成部分。互联网的广泛应用为信息化全面战略提供了很好的发展平台，信息内容丰富广阔、信息形态日渐多样，无论在设计、工程、贸易往来、日常文档处理等，文件办理过程中产生越来越多电子格式的文件。电子文件的处理以及信息化的操作在某种程度上说是非常契合，由于电子文件的可实施性强，操作流程方便快捷，电子文档以无可比拟的优势成为了员工办公的首选。同时，对于电子文档的管理工作也需加强。只有不断提高管理工作的管理水平，才能更好的发挥电子文档的方便快捷的作用。现如今，随着电子文档数量的不断增加以及信息化技术的发展，对电子文档的管理工作有了新的要求。
一、电子文档含义与特点
人们在社会生活中不断谋求发展，在工作上力求不断提高工作效率，电子文档具有的方便快捷的优势，成为了文件管理的重要形式。电子文档所承载的载体多以计算机硬盘、磁盘和光盘为主，文字材料可以经过计算机和通信网络等进行保存和处理。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。电子文档较之传统纸质文档而言，具有以下特点：
表1 电子文档的特点
二、电子文档对档案管理的影响
（一）对档案管理流程的影响
传统的档案管理主要围绕实质性物品（纸质文件、有保存价值的物品等）进行，主要是对实体档案的整理、分类、保存、借阅等一系列操作。随着信息技术的不断发展，电子文档的大量出现，传统的档案管理模式已经不再适应现时的档案管理工作。
电子文档与以往的传统纸质文档不同，它易于保存、检索便捷、信息容量大、存储效率高的特点，使得电子档案的利用变得高效快捷，为信息共享提供了更加方便的渠道。因此，原来针对纸质档案管理的流程也要随之发生新的改变。档案管理在现今社会也追求高效和信息化，这使得办公文档管理也朝着文档一体化的信息管理模式发展。如何更好的存贮和保护电子文档、如何高效的利用电子文档，以及如何快速检索和方便阅读电子文档，就成了现今电子档案管理需要解决的问题。电子档案的管理和保护技术也随之发展。
（二）对档案管理制度的影响
传统的纸质文档管理已经形成了自有的工作原则和工作方法，并与之形成了一套完整的工作制度，如文件的立卷归档制度，档案管理工作首要实施便是文件的归档立卷工作，它将办公的文书工作与档案管理工作有机结合。文书立卷通过综合档案管理工作的审查，便可制成档案信息。还有文件借阅制度等。电子文档的不断发展，更多的办公信息选择了电子文档形式，将信息存储在计算机磁盘和光盘中，传统的纸质文档管理制度满足不了信息化的不断发展，因此，档案管理制度必须不断完善，在现有的技术，增加研究电子文管理制度，如电子文档的查阅制度，电子文档的规范保存格式、电子文件的元数据要素规范、电子文档异地保护管理、电子文档的存贮和调用环境等等，都可以进一步的研究和确定。
（三）对文档分类的影响
电子文档的文件材料可以与电子存储的计算机设备相分离。因此文档的分类渐渐被概念分类取代，传统的实体分类方法只能彰显出一种属性联系，这种手工操作管理档案采用的是单一的排列方式，比如按字母分类，按时期分类等。而电子文档的管理，文件的形式和特征以及内容随时都会发生相应改变，电子文档具有方便快捷，高效的特征，因此不需要采取传统纸质文档的分类方法。电子文档存贮在计算机等磁盘媒介体中，调用时依据不同用户的需求，将文档通过信息检索的方式实现分类调用和管理。例如按文件重要程度进行特性检索，按专项工作或者内容相关性检索分类，按一段时期完成工作来分类，按文档属性来检索分类等等，无须刻意，只须以标题或添加关键词，再通过计算机的快速检索方式，实现电子文档的同类调阅。
（四）对档案鉴定的影响
对于电子文档的保存可以方便文件的查阅，改变了以往的传统纸质文档的鉴定方法，使得传统档案的标准和内容也发生了相应的改变。传统的档案管理依据档案的保存价值来确定文档的保存时间，但是电子文档不需要这样，它可以根据用户的不同需求对电子文档进行相应的修改，这样就解决了文档保存期限需要准确界定的问题。这样的改变增加了电子档案的存储价值，也提高了电子文档存贮占用空间效率，提高文档利用率。从法律角度来说，电子文档的凭证价值尚无统一的认识。由于电子文档载体的特殊化，因此必须革新文档鉴定方法以及文档的管理方法，将管理工作与传统的纸质文档管理方法更好的区别开来。
三、档案管理应用电子文档的对策
（一）解决好电子文档的保存向题
电子文档的载体多是计算机磁盘，光盘等，这些载体以化学磁性材料为主。就其载体而言，电子文档的保存时间很长，且保存的信息不容易受到磨损，破坏。因为电子文档的信息多存储在密封的塑料层里，不受磁场的干扰，更不会害怕空气中的水分以及灰层的污染。电子文档的存储过程消耗的时间很短，没有实际的存储验证，如何保证电子文档信息的长期保存是档案管理者急需研究和解决的问题。一些电子文档如果需要长期保存必须要进行定期的复制，防止数据丢失。
（二） 加强档案软硬件设施建设
信息技术的不断发展对档案管理管理工作提出了新的更高的要求，档案管理工作必须提高信息化的管理水平，运用计算机的管理水平将纸质的文档转换成电子化的文档形式，延长电子化文档的保存时间，不断提高电子化的利用效率，加强档案软硬件设施的建设，使得档案管理工作不断朝着自动化和网络化的方向发展。
（三）改进档案管理人员的知识结构
档案管理工作的效率离不开档案工作人员的素养和职业技能的高低，档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识还要不断适应信息技术的不断发展，改进档案管理人员的知识结构，提高管理人员全面化，多层次的发展需求，使得档案管理工作更好的适应信息技术的发展。
总之，信息化技术的不断发展，使得档案管理工作面领着更多的挑战，信息化管理模式必须得到档案管理工作者的重视，档案管理工作本身存在着特殊性，其在具体的实施过程中将会受到各种因素的制约，因此还需要在实践的过程中不断完善，从中总结成功的经验。档案管理要将电子化的档案管理与传统的档案管理相结合，充分发挥二者的优势，实现档案管理的一体化发展。不断提高档案管理的工作效率，促进档案管理更好更快的发展。
参考文献
[1] 杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J].职业，2009，（15）.
[2] 马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[J].办公自化，2009，（6）.
一、电子档案的优缺点
（一）优点
一是电子档案的时效性较强，周期较短，以数字化方式对档案进行整理和统计等，减轻了档案管理人员的劳动强度，简化档案管理环节，缩短了档案管理的周期。二是电子档案具有个性化和交互性。电子档案的管理模式具有现代化特征，促使用户之间密切交流和沟通，在一定条件下发生角色的转化。三是电子档案形式具有实时性和网络化特征，通过网络技术和数字技术的有效利用，有效的提高了电子档案传输和通讯的便捷性。四是加工的标准化。电子档案的加工与整合都具有统一标准，尤其是在编码技术、视频格式以及浏览平台等方面，通过对互联网技术的有效运用，促进档案资源的有效共享，并实现跨库检索的实现。五是电子档案具有智能化特征，其检索系统能够依据检索条件自动进行分析和检索，促进多语言混合检索以及检索结果的自动排序等功能的实现，为用户提供准确可靠的档案信息，促进档案实际利用价值的有效发挥。
（二）缺点
一是所依赖的软硬件不稳定。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而面临需要转换的问题。二是载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。三是电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。四是容易被损坏。
二、电子档案管理的现状
（一）对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想利用档案的人员带来极大的不便。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。
（二）档案管理的标准化进展缓慢制约着电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对系统实施计算机管理的前提和基础。许多单位因实施现行分类法有一定的难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其是的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
（三）电子文件档案信息安全问题日益突出
随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于网络环境中，一个疏忽就可能导致灭顶之灾。
（四）计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，很多管理员没有接受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案管理软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
三、电子档案管理策略
（一）转变管理理念，加强组织管理
当前电子档案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻碍了档案电子化的发展。因此各部门在电子档案管理的过程中，应当积极转变电子档案管理理念，加强电子档案工作的组织管理，将电子档案管理工作落实到实际行动中，切实提高电子档案管理的有效性。
（二）加强电子档案全过程管理
由于电子档案管理具有一定特殊性，因此其档案及文件的收集及管理方式与传统纸质档案文件均存在明显差异。因此相关档案管理人员应当加强电子档案全过程管理，结合电子档案的实际情况，对原告进行收集和遮盖力，建立电子档案与纸质文件之间的标识关系，必要情况下应当制作纸质拷贝件，或制成微缩品，以免系统故障而导致电子档案泄露或丢失。
（三）制定科学且严密的电子档案工作标准
随着现代社会科学技术的发展，电子档案逐渐被广泛应用，为提高电子档案的安全性，应当积极建立科学且严密的电子档案管理规范，充分做好电子档案的积累、整理、鉴定、归档以及保存等环节，提高电子档案管理的科学性和规范性。
（四）采取切实可行的信息保护措施
为保障电子档案管理的有效性，应当从入口、传输和使用三个方面保护电子档案信息的安全性和真实性。当前技术条件下，为防止电子档案信息被窃取、删除或修改，比较常用的信息保护措施主要有加密技术、身份验证、档案备份以及安装杀毒软件等方式，防范电子档案被非法访问或随意删改，提高电子档案信息的安全性。
摘 要 随着信息技术的迅速发展，社会各领域对信息技术的依赖程度也越来越高，因此采用电子档案进行各种信息的管理成为企事业单位档案管理的趋势。本文对目前电子档案管理所存在的问题进行了分析，同时针对存在的缺陷与不足提出了几点看法。
关键词 电子档案 档案管理 档案利用
电子档案是指计算机硬盘、服务器硬盘等硬件信息存储设备进行存储的，与传统的纸张所记录的信息相匹配，两者之间完全相同的图片、文字等信息的集合。档案管理人员必须清醒的认识到，电子档案与传统的纸质的档案存在很大的差别，必须采用与其完全不同的方式进行管理，以确保档案的真实性、完整性和安全性等。
一、电子档案的管理现状
长期以来社会各领域都是采用纸质档案，但是随着计算机信息技术的发展，电子档案逐渐成为现阶段各领域档案管理的主要方式。但是由于电子档案刚刚兴起，现阶段相关技术和管理理念都不够成熟，所以在电子档案的使用过程中仍然存在很多的问题。
尽管电子档案技术的使用和管理存在各种各样的问题，但是为了能够解决传统的纸质档案数量极大、占用空间多、非常容易损坏和丢失的问题，迫切需要使用电子档案来解决纸质档案管理中存在的问题。虽然以后很多的企事业单位开始尝试使用电子档案来保存相关信息，但是由于缺少专业的电子档案管理的技术，现阶段这些企事业单位电子档案管理的信息化程度很低，已经无法满足当前的需求。为了解决此问题，电子档案管理相关技术的推广与培训已经刻不容缓。
二、电子档案的管理安全
随着电子档案的逐渐普及，其安全性已经成为各个单位档案管理部门所需面临的又一挑战。虽然信息技术发展进一步深化，但是由于电子档案管理理念、方式方法等各不相同，也将导致出现各种各样的问题。如何确保电子档案信息的完整性、真实性和保密性等是确保档案信息有效利用的前提。
企业、单位档案管理部门必须对其档案管理人员进行严格的培训，每位管理员都必须严格执行档案管理的各项规章制度，任何人都不能够违反规章制度查看档案信息。于此同时，档案管理部门必须严格控制相关人员的档案查询权限，以及相关纸质档案实体的管理。只有在确保使用者不会破坏档案信息，并且能够对档案信息严格保密的情况下才能够进行相关信息的查询检索。
档案管理部门必须能够及时察觉并消除任何存在的威胁到档案安全性的问题。例如在企业的档案管理系统定期维护期间，档案管理部门必须能够意识到所存在的安全隐患，积极采取相应的解决方式。同时，为了防止不法黑客份子的恶意攻击所导致的电子档案信息丢失或损坏，档案管理部门必须实时备份相关信息。不管在电子档案的管理过程中遇到何种问题，电子档案管理人员必须时刻保持清醒的头脑，积极采取相应的解决措施，争取避免损失或将损失降到最低。
三、电子档案的利用
档案的保存是为了以后工作和研究提供参考，各企事业单位档案管理部门怎样才能够提高电子档案的利用率，能够真正的发挥其作用和优势，增强人们对电子档案的了解与认识，进而促进电子档案的进一步发展。电子档案具有查询快捷、存储方便以及所占空间有限等特点，所以电子档案的利用也应该已信息技术为平台才能够充分体现其优势。因此，电子档案的利用大致可以分为以下几个方面：
（一）电子档案复制
电子档案复制，可以向电子档案使用者提供其全部信息，从而保证用户所用信息的真实性、有效性和权威性等。档案管理部门可以在向电子档案使用者提供通用的标准文档格式，以方便用户的查看。若电子档案使用者不具备相应的软件、硬件平台时，档案管理人员可以为其提供纸质的相关材料供其参考。
（二）利用网络传输
在一些时候人们对相关电子档案信息的需求时间紧迫，而又不能够亲自到档案管理部门申请，这种情况下电子档案管理部门可以通过网络将电子档案发送到其网盘、邮箱等网络文件存储工具中。利用网络传输可以实现电子档案信息利用的最大化，同时也可以使各单位档案管理部门之间相关信息的共享。
（三）联机检索
各个企事业电子档案管理部门可以可以在确保档案安全性的前提下，对可靠的用户提供联机检索，即由超级用户管理员给电子档案使用者开通一个带有权限限制的检索账户，可以在保证其对企业档案的无损害的访问。电子档案管理部门须在其完成相关信息的查询之后，将所提供的账户删除或禁用。
四、提高电子档案管理安全和利用的对策
由于电子档案独特的特点，各企事业单位必须加强电子档案的管理。电子档案管理部门必须针对档案的管理和利用各个环节提出相应的规章制度、保护措施和使用规范等。必须根据档案的密级制定相关的查阅制度，严格根据相关规定审核查阅者的资格。当有人需要联机检索电子档案时要严格审核其身份信息，防止不法分子窃取档案。
（一）用户权限审核
在电子档案使用过程中可以根据其所处的岗位、级别等确定赋予的使用权限，并按照审批手续进行系统用户注册。同时系统在用户登录之后，能够根据其所用账户信息判定使用者的身份的合法性及相关操作权限。使用者在登录过程中的操作超出权限范围时，系统应能够拒绝其请求并及时给予警告。在电子档案拷贝文件使用的过程中也应严格遵循相关规定，并确保在使用后能够被及时的收回或销毁。
（二）增强档案管理人员的安全意识
由于电子档案的提供利用方式各种各样和所依赖的技术的多重化，导致电子档案管理和利用工作的复杂化。正因如此，各企事业单位必须增强电子档案管理人员的安全性意识，使其充分认识的档案管理工作的重要性，最终不但能够确保电子档案被最大限度的利用，还能够有效的保护电子档案信息不会被泄露或损坏。无论如何，电子档案管理部门必须提高档案管理人员的自身素质，确保其能够对工作负责，时刻保持一丝不苟的工作态度，这也是电子档案管理工作中的重中之重。
（三）完善制度、整合资源
要对现有的档案使用制度进行进一步的完善，建立严格的档案访问权限审核机制，使用电子档案必须经过主管部门的批准。同时档案管理部门要注重相关档案信息的收集，并对收集的档案信息进行采编处理以补充档案库资源，最大限度的满足使用者的需求。
五、总结
电子档案已经成为当前社会档案管理的发展趋势，它与快速发展的计算机信息技术相适应。信息技术的使用也使得电子档案的数量迅速增加，如何有效的管理和利用电子档案是当前人们所面临的又一问题。电子档案管理部门应该在大力推行电子档案的同时，应该对档案管理人员进行相关技术、法律法规的培训，确保其在档案管理工作中能够尽职尽责、严格保密等。
参考文献：
[1] 黄昌瑛.电子档案信息安全保障策略研究[D].福州：福建师范大学，2007：1-2.
[2] 江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化， 2010（6）：19-20.
[3] 董秀梅.电子档案的保管与利用[J].黑龙江档案，2009（2）：60-61.
[4] 李焕军，李联.谈谈电子档案的保管问题[J].兰台世界，2002（6）： 23-24.
1.缺乏对于电子档案的正确认识
在使用电子档案之前，我国存储档案主要是用纸质的材料，档案收集完以后将其密封保存放入档案室。这样的存储方式可以保证档案不被外界盗取，但是同时也导致档案的使用受到限制。这一习惯已经使用多年，这主要也是因为有部分人觉得档案是较为私隐的文件，应该仅供内部使用，如果改用电子档案放在互联网上，则不能保证其的密封性。因此，目前还有部分单位还保留着使用纸质材料保存资料的习惯。
2.电子档案的内容安全有待加强
就目前情况来说，内容安全一直是电子档案的隐患。电子档案涉及的内容众多，其中很多涉及到机密文件。在多方进行电子档案传输的过程中，由于网络存在不少漏洞，导致一些不法分子得以获取到电子档案中的内容，从而对这些内容进行不法使用，不少单位都曾遭受到不同程度的损失。尽管现在已经出来了不少保障电子档案的相关手段，但是不法分子的犯罪手法也层出不穷，电子档案的安全问题需要时刻保持重视，寻找到从根本上解决这一问题的有效手段。
3.难以保障电子档案的准确性
目前我国正在逐渐由纸质档案向电子档案转型的过程，因此电子档案相对于传统的纸质档案来说，需要多加一步，将纸质档案的内容输入至计算机中，保存为电子档案。但是由于操作人员的素质良莠不齐，且资料众多，将资料输错、漏输的情况屡见不鲜，这导致电子档案内容的准确性存在着质疑。
4.电子档案的内容发生丢失
电子档案便于在各方流通，鼠标点击几下就可完成异地之间的数据传送。也正是由于电子档案如此的方便快捷，所以电子档案经常被来回输送。在这样一种动态环境下，一旦一方遗忘接收或者接收出现问题，那么很可能会导致电子档案的丢失和缺漏。与此同时，电子档案能够储存大量的内容，且保存的手段多种多样，也进一步加剧了电子档案发生丢失的风险。
二、解决电子档案存储问题的有效对策
电子档案中存在着不少的机密和重大文件，做好电子档案的管理工作，对于任何一个单位来说都是势在必行的。以上几点，都是目前电子档案管理工作中所必须解决的问题，要想真正做好这项工作，必须做到几下几个方面：
1.端正对于电子档案的认知观念
信息的存储量在不断加大，通过纸质档案保存工作量会非常繁重，会在一定程度上拖慢工作的进度，因此电子档案的使用是新时期工作的必然产物。部分单位应该更新就观念，跟上时展的脚步，由以往的纸质档案逐渐转化为电子档案进行保存，以此来提高办公效率。作为相关的档案单位，应该主动承担起宣传的责任，通过传单、组织讲座等多种多样的方式，来表述使用电子档案对于工作效率提升的帮助，让电子档案大范围的走进办公场所。除此之外，在信息越来越透明的今日，部分单位还保留着将档案私有化的观念，导致内外的信息不透明，这一观念也需要适时纠正，将大众有必要知晓的文件放在互联网，便于民众获取相关的信息。
2.增强对于电子档案的安全保护
互联网是一把双刃剑，它为电子档案的工作带来方便之余，同时也潜藏着不少的安全隐患，增强对于电子档案的安全保护刻不容缓。在日常工作中，工作人员将电子文档放在互联网上以后，一定要做好相关的安全保护措施。例如为了避免不相关的人员随意登录系统，工作人员可以设置身份验证程序，用户想要登录系统，就必须输入对应的账号、密码，每个账号代表着一个有权限进入系统的用户，账号和密码除了电脑以外仅用户一人清楚。除此以外，还经常使用的防护手段包括使用具有杀毒功能的软件、开启防火墙等等，这些手段在一定程度上避免了电子档案的内容被不法分子盗取、篡改。作为电子档案的管理工作者，应该不断研发出不易被攻破的防护措施，保证电子档案的绝对安全。
3.提高电子档案工作人员的综合素养
电子档案工作人员的综合素养直接影响该项工作的进行，一个优秀的员工应该同时具备良好的工作心态和专业的职业技能。倘若员工的技能未达到要求，那么电子档案的管理工作必然会效率较低，且容易出错。同时，电子档案管理的工作所涉及的数据量大，工作较为枯燥、单调，若工作人员不具备良好的心态，也容易出现怠慢、厌倦工作的情况，对于工作的开展非常不利。因此提高目前电子档案工作人员的能力是十分有必要的，但是这一块的只能培训却往往不被重视。要做好能力素养方面的培训，那么就必须要档案部门和其上级部门都纠正以往观念，将员工培训纳入常规的工作范畴。对外可以组织员工参加专业的电子档案管理的讲座，学习他人较为专业的管理技能，对内则可以每月举行一至两次的培训，增强员工对于这份工作的使命感，培养其养成良好的心态，具备专业的管理工作技能。
4.完善电子档案管理的软硬设备
正所谓“兵欲善其事必先利其器”，电子档案管理所需的软件和硬件也是需要着重优化的，完善软硬设备对于工作效率的提升有很大的帮助。在软件方面，对于保存电子档案的方法，工作人员应该尝试不同的方法来研发，有时候也可以借助光盘来进行刻录。而在硬件方面，主要是需要保证硬件设备是处在一个适宜的环境下，由于计算机设备容易受到带有磁性的物体影响，一旦有磁性物体靠近，计算机设备有可能出现花屏、数据丢失等情况，因此此类办公室中必须装有防磁设备，保证电子档案不受影响。另一方面要注意保证设备处在干燥的环境下，防止计算机设备受潮而出现故障。除此以外，计算机设备也需要定期检修和升级，保证设备的系统能够更新至更加的智能化和便捷化。
5.规范电子档案的保存格式
计算机的系统多种多样，也一直在不断的升级和完善，电子档案一定要保证其格式和计算的系统是不会冲突的，一旦发生冲突电子档案将无法打开甚至损坏，这样对于工作开展非常不利。相关部门应该制定出一套规范的电子档案存储格式，保证这个格式不会与计算机系统冲突，同时也是适用于各个不同职能的单位。需要存储电子档案的单位下载这一格式便可以使用，这样日后计算机系统继续升级，也可以保证电子档案能够打开并使用。并且即使是不同的单位、甚至异地的单位，接收对方的电子档案后，也不会出现打不开文档的现象，对于电子档案的管理非常有帮助。
三、结语
