时间：2023-05-18 15:50:11
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案数字化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
传统笔纸化医疗办公已经难以符合现代办公的需求。我国医疗网络信息技术迅速发展，以网络为基础的医院运营管理技术，受到了医学界学者的肯定和医院的喜爱，医院工作形式渐渐变成了无纸化办公，运用数字网络技术广泛搜集和妥善储存医院档案信息，这一改变也为医院实现数字化管理创造了条件。先进的网络档案管理方式完全替代了传统的纸张式档案管理，这不仅降低了医院档案管理费用支出，还节省了大量空间，而且能够随时随地对档案信息进行查阅与储存，操作方便，并且还能解决纸张打印清晰度较低和浪费等棘手问题。档案数字化管理，不仅节约了人力，而且提高了医院档案管理工作效率。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）纸张存储和信息储存同时存在。在各种医疗研究和医疗活动中，都是采用电子文件的方式记录研究结果和会议记录，同时在整个医院进行传阅，从而有力地增加了医院各科室的工作效率。然而，往往在电子文件阅读完成和工作完成后，都需要进行纸张归档保存。在这一过程中便出现了纸张文件与电子文件同时存在的情况，不仅增加了医院成本，而且制约了医院数字化管理的发展进程。
（二）对数字化档案管理认识不深。目前，大多数医院大力推广档案信息数字化管理，然而医院工作人员依然惯于采用纸张进行办公，将档案数字化管理当作软任务，并未引起高度重视，传递文档和借阅文档信息依然采取人力的方式，这不仅影响了数字化管理作用的发挥，而且增加了人力资源，使得数字化管理流于形式。
（三）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案具有传阅方便、速度快、空间小等特征，然而随着信息网络技术的发展，威胁网络的因素也渐渐出现，例如数字档案信息不稳定性、能够随意修改、对硬件要求较高等问题。
三、实现医院档案管理数字化的策略
（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台。为了实现档案数字化管理，医院必须制定一套符合医院实际情况的档案管理软件系统，配齐相关硬件设施。档案管理系统具有双服务器、光盘等双备份和高速扫描仪集中扫描等作用，确保档案资料能够真实、准确、及时归档，提高档案管理的安全性。
（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流。一是在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。医院需要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务管理系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统同档案资料管理系统密切结合起来。这一做法有助于对各部门的电子文件进行全面收集，进一步完善档案资料库，使得数字化档案管理系统同办公自动化系统之间形成密切的关联。二是在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，能够把电子文件和纸质文件以影像、文本的方式共存，同时基于档案的特征，制定相关的档案管理机制。为了保证档案资料的安全，电子文档和纸质文档之间必须确保其可共享性和非重叠性。
（三）构建高素质档案管理专职队伍。为了实现档案管理数字化，首先要求具有现代化的人，档案管理人员必须具有较高的知识学历和专业技能，不只是局限于一般的计算机操作。从当前情况得知，大多数医院现代高技术人员尤为紧缺，尤其是档案管理、信息处理复合型人才，大多数档案专职管理人员专业技能低，职业素质差。虽然引入了现代化管理系统和设备，但是并未充分发挥其作用，更别说实现档案管理数字化了。档案数字化管理的实现必须要求档案专职人员具有高超中国继续医学教育的分析能力，精确把握专业性较强的档案。同时，还能够基于利用者的要求提供大量的档案数据信息。
1 照片档案数字化管理的重要性
随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。
首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。
其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。
第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片档案数字化管理现状分析
近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。
2.1 管理制度不完善
国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。
2.2 收集、整理难度大
与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。
与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。
2.3 安全隐患严重
数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。
3 加强照片档案数字化管理的对策
3.1 进一步完善数码照片收集归档制度
数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。
3.2 建立有效的照片归档审核机制
归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。
3.3 加强安全保护
各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。
电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。
关键词：数字化档案；管理；问题；对策；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、数字时代对档案管理工作的影响
（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。
（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。
二、数字化档案的优缺点
（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。
三、完善数字化档案管理的措施
（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。
先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。
在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。
电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。
我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。
档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。
医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。
由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
（四）完善医院数字化管理制度。
一、数字化档案管理的优势
（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。
二、数字化档案管理的意义
（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。
作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局
【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化
近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。
1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务
1.1 形成数字化管理思维
我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。
1.2 明确各构建阶段的内容与任务
数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：
（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。
（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。
（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。
1.3 制定与长期坚持构建原则
实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：
（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。
（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.
（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。
（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。
2 我国房地产档案管理数字化的策略
直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。
2.1 建立健全各项规章制度
直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。
2.2 加强档案数字化工作
首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。
2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存
直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。
2.4 加强前期资料的收集
据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。
2.5 注重人才的培养
从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台
为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：
（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。
（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。
（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。
（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。
（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。
参考文献
[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.
[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.
[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.
作者简介
杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。
本文作者：郭丽华 单位：山东淄博高新区城建档案管理办公室
转变观念
数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。
转变工作内容和工作目标
在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。
保障技术人员的需求
数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。
一要提高工作效率，简化工作程序。城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的信息化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、打印等工作，实现网上办公。改变了目前档案馆有些工作周转时间长、程序多、工作量大、耗时长、准确率低、工作繁琐的现象，尤其是档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。将以往的手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，实现相关电子数据直接导入系统，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。二是通过与上级电子档案系统的数据转换，实现电子文件、档案一体化管理，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，实现任意地块与历史数据的有效查询，为城市规划、管理工作提供最便利、最快捷的服务。三是合理利用档案信息资源，实现对档案信息的多功能开发，实现业务信息与现有档案信息系统的衔接。完善各项功能，对声像档案、地下管线档案、地理地形档案等新类型档案的信息进行开发，进一步整合档案信息，优化信息源，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。四是实现业务工作的标准化、规范化。通过信息化系统使业务工作中的标准化、规范化得以贯彻，实现指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证入馆档案实体及其信息的质量。
五是通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案管理软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案，从根本上改变由档案馆来进行数字化的被动局面。六是实现服务模式的根本转变，随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主体与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。数字化管理是城建档案发展的大趋势、大方向，在深入学习实践科学发展观的今天，我们更要按照这个方向来走。因此，在不断调整数字化管理构思的同时，更应该抓好城建档案数字化管理意识的提高和普及，只有这样，才能保证城建档案数字化建设的顺利进行。
［摘要］数字化档案的信息安全，是档案数字化建设中的重要方面，也是档案管理人员的重要职责。就档案信息数字化实施中存在的信息安全问题进行分析，提出了加强档案信息数字化安全对策，以确保档案信息数字化安全。
［关键词］数字化；档案管理；信息安全
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站
参考文献：
项文新.档案信息安全保障体系框架研究［J］.档案学研究，2010（2）.
关键词：档案管理；数字化；信息化；方式
引言
档案是一种客观的历史记录，随着社会科学的不断发展，档案管理的方式与技术也随之不断进步，建立规范化、标准化档案管理现代模式已经成为各个单位档案管理的重要内容。档案数字化管理相比传统管理而言，是一个新生事物，档案信息化建设促使档案管理模式发生了转变，将原本以保管、利用为主的档案转向为数字化储存与服务为重心，从而使档案管理更具有规范化、标准化、社会化。
1档案数字化管理的重要意义
档案数字化管理是信息时代的产物，其促进了现代管理技术的应用，提高了工作效率，对管理者知识结构与队伍结构具有优化作用，同时对原有的纸质档案进行了有效保护，改变了档案利用的方式。数字化管理是对计算机的利用来整理档案，一是利用计算机模拟人工立卷时可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遗漏三是可以降低人工立卷归档时的工作量，提高了工作效率。其次，档案数字化管理要求档案管理人员具有更加专业的知识，掌握计算机信息管理技能，培养一批既懂档案管理，又能熟练操作计算机网络技术的专门人才，从整体上促进了管理者的综合素质的提高。此外，通过档案数字化管理方式可以对许多历史悠久的档案进行妥善保管，如采用计算机扫描将历史文献上传，进行数字化处理，将原本保留，副本利用，以此避免长期翻阅造成档案破损。
2档案数字化管理方式的利弊
档案数字化管理方式具有信息管理数字化、资源管理虚拟化、信息资源管理职能化，以及用户使用更为方便等优点。但是，实现数字化档案管理也有一定的局限性，例如电子档案如果没有“原稿”会难以确定法律地位；在数据传输过程中容易泄露；对计算机硬件与软件系统的依赖性较大；电子档案缺少个人字迹特征，一旦篡改，无法识别；电子档案的记录缺乏长期稳定性等。对此，可以看出不能过于依赖档案数字化管理方式，必须根据各个单位的实际情况采用档案数字化管理，才能真正发挥档案数字化管理的作用。
3档案数字化管理的方式
3．1加强对电子档案的鉴定：为了对档案的价值进行鉴别，在对档案进行归档前，首先要鉴定电子文件，以确定对这些电子文件的保管期限，从而也可以对一些没有保存价值的电子文件删除，予以销毁。电子文件自动鉴定的方法主要是通过制定电子文件保管期限表来实施，在电子档案管理系统的设计阶段，就应该开始对保管期限表进行制定，能否有效的实现自动鉴定最主要就是取决于电子文件保管期限表的制作质量，通过系统自动运用保管期限表可以避免审阅全部文件的低效率工作。因此，提高电子文件保管期限表的应用效率是非常重要的，根据本单位的实际情况，将生成的文件与保管期限表条款相对照，让文件可以进入正常的处理流程。此外，电子文件保管期限表应做的详细、具体，以便补充新的电子文件。
3．2完善电子文件著录：为了可以形成完整的电子文件著录工作，可以分为归档前文件级著录、案卷级著录与归档后案卷级以上著录等。对此，就必须在文件形成前考虑到著录的信息与收集。自档案数字化管理系统设计初期，设计人员就必须要完成档案部门所设计的著录单，之后才能进行下一步设计。此外，为了可以使档案数字化管理更加标准化，档案管理人员应根据单位需要将著录项目统一编制表格软件，确保档案管理工作与系统设计工作可以相互合作。
3．3加强对电子档案的维护：由于档案数字化管理是信息时代的新产物，数字化形态使日常维护的难度加大，档案数字化对于计算机系统的依赖性很高，不仅要使电子文件的载体得以保存，还要确保可以保存完整的读取环境。因此，必须要加强对电子文件的维护，控制好环境的温度、湿度及防尘工作，确保载体无恙。其次，还应加强对电子文件信息的保护与保管，重要的数据与程序应做好备份，一套封存，一套供查阅。对于加密的电子文件应解密后进行拷贝。制定严格的档案管理制度，明确管理责任。
3．4提高电子档案安全管理：除了要加强对电子档案的维护工作，最主要的是确保档案数据库的安全，加强系统管理，实行身份认证来保护电子档案的安全。在电子档案的使用中进行授权管理，注意防毒查杀，树立“预防为主，防治结合”的观念，以提高电子档案的可靠性，为实现单位各部门资源共享奠定数字信息基础。
结束语：
综合上述，档案是否能实现现代化管理，直接关系到各个单位的生产、经营与发展的命脉，必须要改变传统的档案管理模式，跟上时代的步伐，加快档案信息化建设，才能发挥档案管理在各个单位管理中的作用。对此，在档案信息化、数字化建设中，必须要充分加强数字化管理方式，加大档案信息化建设的投入，提高电子档案信息化管理与安全管理，并根据本单位的需要给予档案数字化管理正确的定位，从而真正发挥档案数字化管理的作用。
参考文献
［1］林华．信息时代如何做好档案管理工作［J］．科技信息．2010（21）
［2］林卫华．信息时代的档案管理及安全性考虑［J］．科技资讯．2009（35）
和传统管理相比具有显著的优势，但存在的一些安全问题，尤其是信息安全问题也必须引起我们的注意。本文就数字化档案及存在意义做了分析，提出了改善信息安全问题的可行性措施，以促进我国数字化档案管理整体水平的提升。
【关键词】数字化 档案管理 信息安全管理 策略
档案管理是社会发展中的一项重要工作，对各领域发展起着不容忽视的作用。随着网络和信息技术的发展，数字化程度不断加深，档案管理工作要取得发展也必须对管理方法进行创新，采用数字化档案管理方法，来全面提高了档案管理的效率。但与此同时，信息安全是其中的一个关键点，必须加以重视，并开展有效研究和改善，才能保证我国数字化档案管理得到更好的发展。
一、数字化档案
随着科技的发展，计算机逐渐进入到各行各业的工作中，可以说现在人们的工作与生活离不开计算机。有了计算机的帮助，现今人们的工作更加的方便，就管理档案而言，原有的纸质版的档案虽可以完好的保存信息，但是，其存在难以保存，难以查找，占用空间等等问题，所以为了改善这种状况，现今的档案管理多向数字化转变。数字化档案的管理方式可以说是在现有技术的基础上发展而来的，应用计算机网络将原有的纸质版的档案进行保存，不可否认数字化档案是存在一定的优势的，因为现在的数字化档案更加容易保存，更加节省空间，也更加容易保管。数字化档案是一种新型的档案信息形态，它运用诸多技术，如计算机技术，扫描技术，数据库技术等等，将档案信息进行存档处理与保存。但是数字化档案技术虽然方便，仍然存在着一定的安全问题，尚需改善这些问题。
二、实施数字化档案信息安全管理的意义
在我国现代社会科技技术手段不断发展的过程中，对档案信息管理也不再拘泥于传统的管理模式，而是随着社会需求对档案信息管理做出了合理的更新。目前数字化档案管理在我国社会上也取得非常广泛的应用，其自身不仅仅能够为档案管理人员带砗艽蟊憷，而且对档案数据准确性提升也起到非常重要的作用。但是在数字化档案管理模式发展过程中还存在一定信息安全问题，针对于此就需要对整个档案信息管理的安全性进行深入研究，对其中存在的问题提出有效的解决策略，从根本的角度上促使数字化档案管理得到更好的发展。
在对数字化档案实施信息安全管理的过程中，不仅仅需要对管理手段起到高度重视，还需要对在管理过程中涉及的技术手段有一个全面的了解，只有这样才能更好的实现信息档案安全管理。在实施管理之前还需要制定合理的保障体系，这样对有效提升档案管理各个环节的合理性起到不可忽视的作用。在信息保障体制实施的时候还需要对各个环节涉及的安全信息有一个全面的了解，更好的实现信息安全运行。在进行数字化档案信息安全管理的过程中，需要技术人员的参与，因此还需要对整个过程中技术人员自身职业素养做出合理提升，从而提升技术人员自身工作效率，有效促使数字化档案信息安全管理得到更好的发展。
三、数字化档案的信息安全管理策略
（一）构建完善的管理制度
想要解决数字化档案管理中存在的信息安全问题，首先要做的就是构建完善的管理制度，在构建制度过程中，应该综合考虑所有的因素，并建立相应的岗位安全考核制度以及培训制度等；其次，应该对已经保存的数字信息进行加密处理，将一些重要的信息进行加密处理，并通过脱机的方式进行保存。这样可以提高数字信息的安全等级，防止数字信息被不法分子窃取；再次，应该从系统运行方面入手，对机房的出入人员进行控制，对机房环境进行有效的管理，同时还应该做好电磁波防护等相应工作；最后，应该设置管理权限、操作权限等相关的权限管理系统，这样只能是由规定的人员进行管理工作，同时还可以从中查看到进行管理的人员，这样一方面可以降低数字信息被窃取的危险，另一方面若是出现问题可以在第一时间内找到负责人员，从而降低工作人员篡改数据信息这一情况出现的概率。
（二）加强数字化档案宏观管理
想要提高数字化档案管理的信息安全，就应该加强宏观管理。宏观管理是一项对技术以及专业等要求比较高的工作，在开展此工作的过程中，领导的思想应该是统一的，而且还应该针对宏观调控工作设置相应的组织机构，通过明确的分工来有效开展宏观管理，进而发挥管理工作的作用，提高数字化档案信息安全性。
（三）计算机安全管理
数字化档案信息管理存在不安全因素和计算机出现故障有着密切的联系，所以相关人员必须保证计算机的正常运行，尽可能减少计算机出现故障的概率。工作人员应该针对工作需求来选择合适的计算机硬件以及软件，在使用过程中需要按照规定流程使用，同时还应该对硬件的兼容性进行审核，从而避免数据信息丢失。与此同时，还应该定期地更新软件，保持软件与时俱进，这样才能有效地保证信息安全，进而发挥数字化档案信息管理的优势，为相关部门的发展提供有力依据。
（四）提高数字化档案管理人员的素质
档案管理的工作人员是档案管理的执行者，员工的工作水平对于数字化档案管理的管理效率有着直接的影响，因此，提高数字化档案管理人员的素质是非常有必要的。想要促使管理人员做好管理工作，应该让管理人员具备以下几点素质：第一，要了解管理方面的专业知识，对于数字化档案管理有一定的认知，在工作中能够具备较强的安全管理意识，这样将安全管理工作落到实处；第二，管理人员要掌握计算机技术，能够熟练地使用计算机，在利用计算机开展数字化档案管理的过程中能够做到得心应手，这样才能用计算机有效的开展安全管理。员工想要更好地开展数字化档案信息安全管理工作，就要具有这二方面的能力，只有这样才能做好安全管理工作，进而发挥数字化档案管理的作用。
四、结语
总之，档案数字化是档案管理的必然趋势，要充分发挥档案管理的作用就要将维护档案信息安全作为一个重点工作来抓，结合数字化档案信息系统的实际运行特点，通过制度的完善、人员素质提升及宏观管理和计算机安全管理等措施实施，来促进我国档案数字化安全性的提升，促进档案管理工作整体发展。
参考文献：
【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设
人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。
1 人事档案管理数字化建设的现状
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。
但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。
具体情况有如下几点。
1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强
人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低
人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。
1.3 人事档案管理的方式落后
人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4 人事档案管理人员的素质不高
数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2 人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1 日常业务管理
实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2 数字化档案采集
数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3 数字化档案网上查阅
数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1 应用软件应统一
应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2 应使用先进技术构建数字化系统
建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3 数字化信息系统建设的计划与完善
要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调
外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3 结语
综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。
参考文献
[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.
[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.
作者简介
王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。
[关键词]档案信息 管理办法 数字化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0327-01
随着数字化技术的不断发展进步，现代网络和计算机技术普及到各行各业，我国的档案信息管理模式也由传统的方法逐渐过渡到数字化的新型档案管理形态，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术等将不同载体、不同形态的信息资源用数字化形式存储，利用网络相互连接，方便随时提取信息，实现资源共享。
1 实现数字化档案信息管理的优点
档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。资源管理实现网络虚拟，满足用户档案信息即时搜索、即时提取，实现全方位资源共享。信息资源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，检索速度快、效率高、范围广。使用者可以在任何时间、任何地点、通过网络查阅档案信息，大大节省人力、物力和财力资源。数字化的档案信息管理具有保存时间长，保真性高，内容全面、完整、真实等特点，方便用户随时访问。
档案信息数字化较传统方法先进，将纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节约了保管费用，还节省占地空间，方便迅速查阅，避免反复印刷造成资源浪费。数字化档案管理使资料及时归档，尽快为用户提供，通过网络计算机随时查阅，提供便利的信息控制服务。
2 实现数字化的档案信息管理方法
2.1 推进规章制度规范化
为了实现数字化科技档案管理工作，使其发挥重要作用，首先建立健全岗位责任制，制定工作目标、工作职责。把工作目标、工作职责分解到位，落实到人，实现专人保管，专人负责。制定了档案立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案统计鉴定制度、档案移交制度、档案管理奖惩制度等等，科技档案管理人员按章办事，使数字化档案管理步入正轨。严格遵守保密纪律，对于保密档案妥善保管，绝密档案单独保管。
2.2 努力实现信息化管理
实现信息化管理，建设系统工程，实现信息共享。档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各企业日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享能力。
（1）建立数据查询制度
采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。
（2）建立备份管理制度
一次输入多次输出、科技档案检索快速、信息存储量大都是信息时代带来的好处，信息时代科技档案管理工作带来便利快捷的同时，也存在不稳定性和可变性，因此在日常工作中建立备份管理制度是非常必要的，科技档案管理人员按照制度定期对电子文档复制，防止科技档案信息丢失而造成损失。
（3））完善网络管理手段
档案信息对于探索和掌握生产规律，确定发展方向，实现合理布局有重要作用。计算机技术、网络技术的应用，使得科技档案建立了文献信息采集体系、数据库生产体系和现代化文献信息服务体系，建设以互联网为基础的宽带信息网络，因此要采用数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术对网络加强管理，确保网络安全。
2.3 提升档案管理人员素质和技术水平
随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。
信息时代，数字化的档案管理对科技档案管理人员无论是在政治素质、能力素质、业务素质都提出了更高要求，为了适应新形式的发展科技档案管理人员就要不断加强这些方面的学习，才能更好地完成科技档案管理工作。要选拔复合人才，提高档案管理人员的敬业精神和业务素质。全面系统地学习有关档案管理的新知识，使得科技档案管理工作得心应手。
2.4 强化服务意识
强化科技档案服务意识是现代数字化档案工作不容忽视的课题，特别是对于科技档案工作如何适应社会主义市场经济发展而言，科技档案服务意识的强化显得尤其重要。所以需要不断强化服务观念，加大服务力度，不断提高服务水平。
3 结论
档案信息数字化管理是科技发展的必然趋势，也是档案管理的现代化进步的必经之路，档案信息管理部门必须以积极的态度做好数字档案馆的建设，在创新的大环境中不断提高。
参考文献
[1] 赵德美，和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济.2006.21.
