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关键词：科技计划项目；档案；信息资源；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2014年2月27日
实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。
一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性
科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。
（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。
（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。
（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。
（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。
（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。
二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题
由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。
（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。
（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。
由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。
（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。
（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。
三、加强科技计划项目档案资源管理的建议
健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。
（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。
为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。
科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。
（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性
第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。
第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。
（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。
科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。
科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。
（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。
四、结语
国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。
主要参考文献：
[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.
[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.
[3]安小米.我国科技计划项目档案管理研究[J].山西档案，2007.4.
医院档案室工作计划范文一
20xx年全市档案工作的总体要求是，认真贯彻落实党的xx届x中全会以及省委、xx和xx市委全会精神，根据上级档案部门的工作部署，以贯彻落实省“两办”《实施意见》和xx市“两办”《通知》精神为主线，以坚持“三个走向”为根本要求，以“五档共建”为主抓手，抓基层、夯基础、强法治、重人才，力争为“xx”规划收好官、为“十三五”规划谋好篇，努力开创具有xx特色的档案工作新局面。
一、认真学习、深入贯彻落实省“两办” 《实施意见》和xxx市“两办”《通知》精神
继续深入学习省“两办”《实施意见》以及xx市“两办”《关于认真贯彻落实实施意见的通知》精神，结合xx档案工作实际，提出xx市《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的贯彻落实意见方案，提请瑞安市“两办”出台贯彻落实的实施意见。
二、紧紧围绕市委、市政府中心工作提供档案服务
1、围绕市委、市政府重大部署和重点工作，继续做好“五水共治”，“三改一拆”、“x商回归”等档案工作。
2、围绕纪念抗战胜利70周年，收集抗战资料，配合市委宣传部等做好纪念抗战胜利70周年宣传工作。
三、全面推进“五档共建”工作
(一)增强法治意识，推进法治档案建设
1、增强档案法治意识。各立档单位要强化档案法治意识，健全档案工作组织网络，确保将本单位档案收集齐全、整理归档、依法移交，切实做到应收尽收、应归尽归。围绕全面深化改革要求，建立健全档案政务事中事后监督制度，推进权力清单和责任清单制度的规范运行。
2、加强档案业务指导和行政管理工作。深入镇街(社区、村)、机关部门和企事业单位进行档案工作业务督查指导，组织开展重点建设项目档案专项验收。加大行政执法力度，推进《档案法》在基层贯彻实施，提升基层档案工作规范化水平。
3、深入开展档案普法宣传。以《档案法》颁布实施28周年和“6.9国际档案日”为契机，组织开展档案常识和档案普法宣传。
(二)加强馆室共建，推进智慧档案建设
1、加快馆藏档案数字化，积极配合xx市“馆际一体化”建设。按照档案的利用率、重要程度、破损程度等，制定馆藏档案数字化加工进度计划，今年将完成馆藏档案数字化加工100万页。利用新档案大楼建设之机，推进数字档案馆软硬件平台建设，配合xx市局做好xx市“馆际一体化”建设。
2、加快推进数字档案室建设。以省级规范化数字档案室和xx市级示范数字档案室创建活动为载体，确定今年我市数字档案室创建对象，力争完成10家以上机关、团体、企事业单位建成数字档案室”的目标。
3、开展档案登记备份、电子档案的归档和移交工作。力争基本完成进馆单位的室藏重要传统载体档案数字化转换和备份工作。争取把电子文件归档和电子档案移交接收利用纳入本地信息化项目。
(三)整合档案资源，推进民生档案建设
1、加大档案的接收、征集力度。继续做好镇街、部门到期档案的接收，开展“三重一特”档案征集工作，完善“xx名人”、“xx方言”建档工作，完善“文化大礼堂”建档工作。继续开展瑞安改革开放“口述历史”的采集和建档，名镇名村建档工作。开展民间档案征集工作，加强与民间档案文献收藏人员的联系和沟通，做好民间档案文献征集和收藏的登记工作，努力征集散存在民间的珍贵档案资料。
2、加强民生档案指导管理。开展涉民档案调研，加强重点涉民档案规范化建设的监督指导，整理、编写《xx市民生档案目录》，推进民生档案资源整合。继续做好劳动人事档案的指导管理工作，加强出生医学证明、学籍、宅基地审批等民生档案的指导管理。
3、加强档案资源共享利用。优先安排民生档案数字化加工，提升查档系统软硬件设备设施功能，深化“异地查档，跨馆服务”工作，完善档案利用体系，推动档案资源共享利用。
(四)强化安全监管，推进平安档案建设
1、加强档案馆(室)建设。各立档单位应重视档案馆(室)软硬件设备设施建设，加强档案馆(室)制度管理，确保档案实体安全。
2、加强档案信息安全。做好档案与电子文件的安全管理、保密管理和应急处置，做好重要档案异地备份，完成档案信息系统安全等级测评。相关单位应严格规范数字化加工外包管理，确保档案信息安全。认真做好“平安xx”建设档案工作考核，加强档案安全监管。
医院档案室工作计划范文二
一、指导思想
以XX大精神为指导，认真学习社会主义关于“科学发展观”理论，深入贯彻执行《档案法》、《江苏省档案管理条例》、《8号令》，认真落实上级关于档案工作的有关精神，紧紧围绕医院的中心工作，充分发挥档案服务功能，推动档案事业的发展，为教育事业及广大教职工服务。
二、工作目标
加强学校档案建设，用好“超星”软件管理系统。进一步巩固和提高学校档案管理水平，充分利用档案信息资源，拓展档案的教育功能、信息功能和服务功能，创建省三星级合格档案室，使学校档案工作达到规范化管理的要求。
三、主要工作措施
1.工作具体分工，既责任到人，又共同合作，齐心协力，完成工作目标。
2、归档文件齐全完整，并按照本校制订的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。
3、按照常熟市档案局常档〔20XX〕8号《关于印发20XX年度档案执法、业务检查标准的通知》文件精神认真学习，及早熟悉并掌握“标准”内容，逐条对照，逐项落实，扎扎实实开展好本校的档案工作。
4、严格按照归档文件整理办法操作，强化收集，简化整理，细化检索，深化利用，不断推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。
5.加强业务学习，支持档案员进行业务培训，不断提高业务水平。
6.向升级为省二星级、省三星级的档案室学习取经，通过省级验收。
7.坚持原则秉公办事，做到被服务的对象高兴而来，满意而归。
四、重点工作安排
1、做好本院20XX年资料的收集工作。贯彻执行新保管期限表( 8号令 ),做好20XX年档案资料的整理、编目、归档工作。7月30日前完成年度文件材料归档，并上报归档文件整理目录及归档文件整理说明。
2、积极开发档案信息资源，做好加工、整理、编研、开发、利用工作，拓宽档案的信息功能、教育功能和服务功能，力求反映学校特色，努力提高编研质量。继续规范、完善全宗卷及各类汇编。
关键词：归档；过程；流程；解决问题
档案工作是一项古老的工作，对人类文明的传承意义殊重。孔子修订《尚书》以授私学，司马迁发愤撰写《史记》，司马光编撰《资治通鉴》，——中国几千年的历史传承都与档案密切相关。清晰的记录着历史的脉络、社会的发展与科技的进步，档案，对社会文明的保存与延续、促进，功不可没。这也使得档案工作以不竭的活力生生不息。
档案工作的基本内容是：收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用六个环节。其中归档是档案工作的重要内容，是指使用一定阶段的文件经过系统整理后移交给档案室集中保管的过程，是文件工作和档案工作的连接点和结合部，是档案的基础工作。文件材料转化为档案是通过归档而实现的。档案工作就是靠不断的归档来充实，形成规模、系统的档案，为各项工作服务。本文就单位内部长期存在的归档问题进行分析，与同行进行探讨。
一、技术的不断进步给归档工作带来的新问题
一项事业都是从无到有逐步发展起来的，一个单位随着科研生产活动的不断发展，档案工作也在不断的发展壮大。但是归档工作有种越来越难做的感觉，存在的问题主要有：归档人员难以落实；归档时机很难掌握；归档文件的完整性难以保证。
一般来说，一个完整的产品经过几年的研制。在整个研制过程中，要把成千上万的设计、生产、试验人员，各种各样的工艺和试验设备有秩序的组织到产品研制轨道上去，必须要有周密的组织、有序的调度指挥，所以研制程序就是按照系统工程的方法制定出严格、周密的实施计划，保证研制工作的顺利进行。产品研制过程中组成了相对固定的研制队伍，人员的工作情况也是随产品研制阶段而定的。所以归档工作就要根据产品的研制进度有计划的进行，才能保证归档工作的进行。
归档工作是产品研制工作的最后环节，研制的每一关键阶段都应进行归档工作，这是为了更好的保留研制成果。设计部门是文件形成的主体，只有设计人员对文件的生成状态最了解，所以在设计环节结束后及时组织归档工作，把归档作为研制工作内容的延续，在此期间，档案人员在主要起到业务指导作用，负责后期整理工作。
因此，归档工作应该纳入研制计划和研制流程，落实到岗位职责上，把产品归档工作作为设计人员自觉的工作。九十年代以前，设计人员基本是手工编写文件，大量的研制材料在自己手中保存，在研制工作完成后，也希望将手头的文件进行清理进行归档，所以归档工作是相对比较好做。近期，随着设计手段的改变，文件的形成方式、文件的保存方式都发生了很大变化，给归档工作也带来了很大变化，计算机的使用研制过程中产生的文件越来越多，设计人员手中的纸质文件越来越少，设计人员对归档工作变得不理解，自然使归档工作较为困难。
二、面临新形势，从新梳理归档流程
归档工作的开展应该是在上级的要求下几个部门齐头并进协调进行的，协调的过程是一个良性循环的过程，互相协调、互相促进、互相监督，其目的是提高归档工作质量，我们把参与归档工作的单位划分成：管理部门、设计部门、档案部门，明确各自的工作节点，标出归档工作的走向，使归档步骤逐步固化。
归档工作是一项系统性工作，涉及面比较广，归档文件包括产品研制全过程的各类文件，归档工作的参与人员包括管理人员、技术人员、档案人员等。归档工作能有序进行，也得益于各方面的默契配合，需要各司其职、各尽其责——归档的组织工作非常重要。
三、深化归档工作的过程控制，使归档工作规范化
完善的归档制度是开展归档工作的基本规范，也是档案部门指导归档工作做好接收工作的依据——建立、健全归档制度是产品归档的基本要求。但归档制度不是孤立的，它应该和本单位的科研生产实际相结合，成为本单位整个管理制度的一部份，也要与相应的标准化制度相衔接，使归档制度能够在单位内部得到贯彻执行。档案工作历来坚持执行的“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作，就是保证档案工作制度有效执行的具体措施。
在此前提下，归档工作的开展包括以下几方面的内容。
1. 认定归档阶段：由于产品研制是按阶段和批次推进进行的，研制工作不断的改进向前走，有些重要的研制阶段需要保存，所以归档的研制阶段的确定就非常重要。
归档阶段的划分是有科学性的，一定要尊重研制工作的流程。档案人员与设计人员应相互沟通，了解研制工作情况，掌握文件管理状态，与相关管理单位和技术负责人及时交换信息，确定科学、实际、有效的归档阶段，是做好产品归档工作的第一步。
2. 确定归档范围：是确定那些文件是应归档的，明确归档范围是保证档案完整性和质量的关键。
产品归档范围是指产品归档时根据不同级别的要求，确定的归档范围。明确了归档范围，方便档案人员和技术人员严格按范围要求收集文件进行鉴定归档，以提高归档文件的完整性。
3. 明确归档时间：正确划定归档时间是对档案完整、准确和安全的保证。归档时间一般是按产品研制结束时间、按工作阶段等进行，合理的归档时间有助于归档工作的顺利完成。
在上述三方面确定后，归档工作的开展就依靠档案工作者具体的工作方法了。在这方面，各单位都有很多好的做法，笔者在归档工作中主要采用了以下手段进行归档的组织工作。
产品归档时要成立归档工作领导小组，明确负责人及成员。小组成员包括管理部门、技术部门的领导和技术人员、档案部门的人员。小组在归档过程中要形成例会制度，对归档中存在的问题及时协调解决。在归档工作的关键结点进行检查，以保证归档工作的质量。
笔者把归档工作大致分为四个阶段：
第一阶段：档案人员根据要求和产品特点编制《产品技术文件归档要求》，技术部门提出产品归档项目清单，并落实责任人，管理部门将归档工作纳入单位工作计划，进行考核。此阶段的考核点主要是归档项目的完整性和准确性。
第二阶段：档案部门与归档责任人进行归档文件的交接，技术人员对文件进行组卷，鉴定甄别，决定取舍并结合产品研制的实际情况编写归档说明书。技术人员对文件状态进行核对，编写设计文件汇总表。此阶段的考核点是产品文件的有效。
第三阶段：进行归档文件的移交，档案人员对卷宗进行系统整理。此阶段的考核点主要是移交时间的准确。
【关键词】新形势；科技档案；管理
一、依托“三纳入”，实现科技档案管理模式的创新
1.将科技档案管理纳入总体发展规划
科技档案是由在单位进行科研生产活动产生的，同时它又反过来为科研生产活动提供准确、及时、完整的信息资源，是单位重要的无形资产，有着很大的发展潜力，所以领导应该意识到科技档案在科研生产中的作用，不能仅仅把科技档案管理看成是科技档案部门的事，还应该将它列入单位领导的议事日程，并作为管理内容来落实，各部门要积极的配合和协助。单位领导要在人力资源和经费上给予科技档案管理大力的支持，加大宣传科技档案管理对单位生存发展作用的力度，使单位领导和部门能更加的重视和支持科技档案工作。从而让科技档案管理工作在良好的环境中发挥出应有的作用。
2.将科技档案管理制度纳入质量管理体系
为了确保归档文件材料的完整、准确，档案中心可以将科技档案管理纳入到质量管理程序的标准当中，应该直接参与到编制、修订科技档案管理制度的工作当中，可以使质量管理体系中的科技档案管理得以保证，以便更好的发挥出科技档案的效用，为科技文件材料实现成果转化奠定良好基础。
3.档案中心对文件实施全过程控制
档案中心不仅要负责文件控制的归口管理，还要负责外来文件、技术文件的归档和发放。《文件控制程序》的质量体系文件中对文件控制的工作程序、范围、目的、职责等进行了明确的规定，对文件的生成、使用和管理直至作废，实施全过程控制。
4.用归档目录细化归档内容
按类别和阶段将归档内容进行细化，并且每一阶段和类别的文档都有明确的目录。这样不仅使科技文件材料的归档要求、归档范围以及归档程序有了明确的规定，而且便于项目组成员更好的收集、积累以及归档各阶段的文件材料。可以划分为这几个类别和阶段：施工阶段、实验装置阶段以及产品生产阶段。
5.适时调整归档时间
为了避免由于人员变更或是文件材料保存时间太长而带来隐患，因而改变过去项目完工后才归档的习惯，改为年度阶段性归档，因为有的科研项目研制时间较长，所以要适当的调整归档时间。
二、依托“四同步”、“四参加”，实现科技档案管理制度的创新
1.系统管理，规范归档制度
档案管理部门应坚持以《档案法》为核心，以一系列科技档案工作法规为依据，结合本部门科技生产的实际情况，制定出更加具体、操作性强的规章制度。
对于科技档案的每一个环节，比如说从形成、积累、归档到整理、保管和利用都有具体和明确的规定。只有严格的遵守规章制度才能有显著的科技档案工作成效。对于遵守制度者应给予奖励。对违反制度办事，资料收集不完整，归档不及时以及整理不及时的要进行批评教育，并要求及时的改正。另外要强化科技档案的基础工作，编制多功能、实用的档案检索工具，建立科技档案的检索体系，为档案信息的开发利用创造有利的条件；单位部门领导要对科技档案工作引起足够的重视。进行集中式现代化的档案管理，配备认真负责的专业技术人才，实现标准化和现代化的档案信息管理。以便为档案资源利用者提供更好的服务。还有注重通过网络技术来利用好科技档案。只有建立健全档案管理制度，才能更好的做好科技档案管理工作。首先要明确建档要求，制定建档制度。规定建档资料的范围，明确哪些资料可以入档，哪些资料不能入档。将其列入科研管理制度。
要明确有关部门和个人做好科技文件形成、积累和归档的职责。整档工作是科研工作的重要环节，应将其纳入工作流程。并将归档工作纳入年度考核计划。其次，应建立保密制度。根据本部门的实际工作情况划分保密范围，并根据情况的变化来及时的调整机密等级。制定机密档案查阅、审批制度。在实际工作中，要协调档案的开发利用和保密二者之间的关系，做到面面俱到，以便更好的促进单位的发展。另外还要制定和保密制度配套的借阅制度、人员管理制度等一系列制度，为科技档案管理工作有章可循，有法可依。通过制度来约束人的行为。
2.努力活化单位科技档案，开发利用好科技档案
《档案法》中有明确规定：档案馆应为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。科技档案归属于单位的科技信息部门，所以应该积极的开发科技档案信息资源，为单位的科研活动提供依据。在开发科技档案信息的过程时，先要充分的掌握本单位科技档案的种类、载体、时间、数量以及机密等级等情况，还要熟悉档案的信息内容、准确度和完整度以及它的价值，掌握的越详细越好，特别是那些利用价值大、内容重要的信息，更是要做到胸有成竹。其次对档案的用户要做一个了解，只有了解不同部门、不同人员对档案的需求，才能有针对性的开发和利用科技档案信息。
档案管理工作是局管理基础工作的组成部分，是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，认真改造档案行政管理和保管利用两种职能，依法管理档案事业，全面提高档案工作的“三服务”水平。
根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》，特制定我局档案管理办法。
一．文件材料的归档范围
我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：
一）生产技术管理方面
1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；
2、主要技术问题的请示和批复；
3、本单位近期电力规划；
4、有关生产技术和安全方面的规程制度；
5、有关生产技术的年度计划、工作总结和统计年报；
6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；
7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；
8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。
二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。
三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。
四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。
六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。
七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。
八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。
九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。
十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。
二．归档时间
一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。
二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。
三）会计文件材料在会计年度终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保管。
四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。
五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。
六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。
七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。
九）下列文件材料应随时归档
1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。
2、变更、修改、补充的文件材料。
3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
4、企业产权变动过程中的文件材料。
5、其他临时性活动形成的文件材料。
三．文件材料的归档要求
一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。
二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。
三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。
四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。
五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。
六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
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bsp; 四．文件资料档案的保密管理
一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。
二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。
三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。
四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。
【关键词】通信建设；工程档案；管理模式；方法
1.通信工程档案管理的“三同步”原则
通信工程建设包括开工、施工、竣工三个阶段，通信工程档案的形成同样包括三个阶段。实现通信工程档案的完整、准确、系统，必须要求档案管理与通信工程建设实现“三同步”。[1]
1.1开工与施工准备文件收集整理同步
通信建设工程在立项后需要收集的档案资料包括三个方面。首先是项目建议书、可行性研究报告、计划任务书、环境预测、设计任务书及相关批复文件等。其次是设计的基础材料，主要包括工程地质勘探、地质图、地形地貌、实验报告、征用土地等基础性材料。最后是设计文件材料，主要包括初步设计、施工图设计、技术设计、设计计算书、总体规划等。在本阶段的档案材料收集过程中，档案部门要与相关单位负责材料收集和保管的人员密切配合，及时沟通，并对已经形成的材料按照要求及时整理。
1.2施工与施工文件收集整理同步
通信建设工程开工以后，档案管理的重点应放在施工过程中，需要收集的文件资料主要包括施工报告、计划、方案、技术措施以及安全措施等；工程材料的质检报告、工程设计变更的手续、施工图纸、施工记录以及工程事故报告等；设备的安装、调试、验收记录；工程各阶段的总结报告等。在此阶段，档案管理人员要对相关资料逐一审核，发现问题及时采取补救措施。
1.3交工与竣工文件收集整理同步
工程建设完毕后需要交工验收，这是通信工程建设的收尾阶段，档案资料收集工作到了尾声，却是最重要的阶段。在工程交工验收时，档案部门必须与验收部门共同参与，以确保档案资料的完整、准确和系统。所收集的材料包括竣工验收、试运行、资产交付文件等。
1.4实现“三同步”的保障措施
通信工程档案的管理要遵循“三同步”原则，首先要积极争取主管领导的重视。领导重视档案工作机构的健全以及相关人员的配备，做到岗有其人、人有其责，是实现“三同步”的前提。其次建立完善的通信工程档案管理制度，将档案工作与工程管理工作无缝对接，有机融合，针对各阶段的施工情况分别施策，确保档案管理人员在行使监督职能时有据可依，这是实现“三同步”的制度保障。最后与施工单位就档案资料收集范围与整理要求签订合同，通过合同固化双方的职责界面与权力、义务关系，这是提高竣工图编制质量的重要手段[2]。
2.通信工程档案管理的标准化指标
通信工程档案作为反映通信建设项目建设过程和工程概貌的原始记录，在施工期间的提供利用，以及日后的改建、扩建、技术改造、维护等工作中具有举足轻重的地位和无可替代的作用。而工程档案的标准化管理有助于提升工程档案的管理水平和发挥价值的效率，因此，强化其完整、准确、系统、安全的管理标准，既是工程档案自身的内在要求，也是管理的必然选择。下面从三个方面构建通信工程档案管理的标准化体系：
2.1通信工程档案内容的标准化
根据通信工程归档范围，按工程性质和种类设计归档目录清单，并在工程承接方与施工方的合同中增加专门条款进一步明确目录清单的具体内容，确保收集的通信工程档案资料齐全、完整、准确。具体来讲包括3方面的具体指标：2.1.1归档内容齐全。从宏观上看，归档内容齐全包括两个层面的含义：一是纵向上从工程立项准备到竣工投产各个阶段，横向上包括土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程以及竣工验收、归档移交等专业性工作，应当形成的文件材料需完整留下原始记录，不能只完成建设任务却没有同步形成相关工程档案。二是工程各阶段、各专业形成的有保存价值的文件材料应及时收集齐全，进行系统整理后归档。从微观上看，归档文件不能缺张少页、遗漏附件、破损污渍；归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不能缺项漏项。2.1.2载体形态完整。现代技术条件下的项目档案种类多种多样，载体形态各异。在确保传统纸质载体档案齐全、完整的基础上，应注意查看照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体形态的工程档案，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目建设有关的实物档案等是否完整，不能拘泥于收集纸质载体的工程档案。2.1.3法定手续完备。项目审批、工程施工、监理及验收等都应履行相应的审批手续，作为开展各项建设任务的依据。同时，项目档案的法定效用是通过履行一定的生效手续来实现的，没有文件制发单位印章、负责人签字等法定生效手续的文件是不具备法定效力的。[3]一些项目档案存在责任人签名不规范，忽略签字日期和签署意见、遗漏竣工图章等情况，不便于日后的使用和考证。因此，判别项目档案的完整性既要重视审批手续的完备，又要确保其印章、签字等生效手续的清楚、规范和完整。2.1.4档案数据准确。档案管理人员积极与工程技术人员进行及时有效的沟通，以确保收集的档案资料真实有效。一致性是项目档案准确性的核心，只有整套项目档案反映的内容与线路、配套设备、建筑物、构筑物、隐蔽工程等竣工时的实际概貌一致，并随改、扩建活动及时准确地进行相应的变更和补充，与实物保持持续一致性，方能体现项目档案的准确性。[4]
2.2通信工程档案形式的标准化
由于多数通信工程档案需要长久的保存，归档数据导入档案管理系统时应有统一的模板，因此归档时使用的各类案卷封面、备考表、卷内文件目录等报表应统一印刷和制作，报表的各个组成要素必须统一规范，制成材料符合档案长期保管的技术参数。
2.3通信工程档案整理的标准化
档案人员业务水平高低对通信工程档案的案卷质量有着很大的影响。确保文件、图纸等的整理具有规范性和统一性是档案管理人员必备的技能之一。标准化体现在如下几个方面：2.3.1依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），制定通信工程档案整理细则。2.3.2通信工程档案反映整个建设工程施工的全过程，整理时应依照工程建设基本流程，依照施工顺序进行收集和整理，既有利于文件的归档，也便于今后的利用。[5]2.3.3通信工程档案排序应按照通信专业性质进行划分和排序，按照一定的逻辑关系进行分类，有助于提升档案部门工作效率和效果。
3.通信工程档案管理的人才技术保障
通信工程档案的科学组织和有效管理是以人才作后盾，否则，再好的管理制度和措施都无法达到预期效果。因此，我们在人才的引进和培养上提出了如下要求：3.1具有良好的职业道德素养，能以强烈的事业心和责任感做好通信工程档案工作。3.2具有扎实的档案专业基础知识，以及通信业务知识、工程管理经验等适应工作需要的知识结构。3.3以“请进来”、“走出去”等方式加强工程档案业务技能的学习和培训，不断更新知识、扩大视野、交流经验、继承发展。3.4以建立示范工程、样板工程为依托，打造工程档案精品，为通信工程档案的管理塑造模板。⑤利用新媒体技术，建立通信工程档案管理微信群，便于大家及时沟通，传播经验、交流心得、探讨问题、寻求对策等。
4.信工程档案的管控措施
4.1完善管理体系
建立科学的管理体系，并确保其有效运转是实现通信工程档案管理目标的前提。首先，建立以企业主管档案工作领导为组长的管理网络，有利于规划好通信工程档案管理的顶层设计，及时决策并解决问题。其次，有利于通信工程档案机构、人员、资金等的落实，为工作顺利开展提供保障。再次，有利于工程建设部门、施工队及其他相关单位的组织协调，避免推诿扯皮。最后，有利于制定并落实各项通信工程档案管理规章制度，优化体制机制、做好人岗匹配，确保各项工作顺利开展。
4.2制定监管措施
通信工程档案的工作流程及质量控制目标，需要辅之以相应的监管措施，确保相关组织运转高效。4.2.1“三纳入”，将通信工程档案管理工作纳入领导议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入公司有关人员的经济责任制或岗位责任制。4.2.2“四参加”，档案部门或人员参加产品鉴定、科研成果审定、项目验收、设备开箱验收，负责检查档案的完整、准确、系统和安全。[6]4.2.3“五同步”，下达项目计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件的积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料的归档情况同步；项目文件材料的归档进度与档案信息化进度同步；项目总结与归档的项目文件材料交接同步。4.2.4通过召开协调会议、发挥工程监理单位对档案工作的监管责任、加强合同管理、财务管理等法律、行政、经济手段，做好通信工程档案管理的监管工作。
4.3保证资金来源
档案管理工作作为一项流程末端的基础管理工作，实现相应的质量控制目标，必须耗费大量的人力、物力。因此，应确保档案工作专项资金的来源，及时为通信工程档案设备设施的购置、保管条件的改善、教育培训经费的支出、信息化建设的同步开展等提供强有力的支撑。
4.4优化工程分类
根据通信工程的性质、投资规模、建设周期等特点进行分类管理，以提高管理效率和针对性。一般有以下几种方法：4.4.1针对施工周期短，工程档案资料形成快的环节，使用跟踪整合收集方法；4.4.2针对施工时间长的通信终端工程可以使用划分环节逐步整合收集方法；4.4.3针对施工人员分散，负责建设施工临时机构形成的档案资料环节，应当使用强制性收集方法，及时收集整理。
4.5构建审核机制
构建工程档案质量审核机制，是确保通信工程档案完整、准确、系统的重要保障。4.5.1档案在汇总、整合、录入、归档及最终验收中应该配备专人管理，并且由专业技术人员及工程责任人审核签字。4.5.2根据工程合同条款，在工程完工后逐一审核，以保证该项工作专人专职，权责明确。4.5.3由具备通信工程档案管理经验的人员，在做好基础工作的同时，针对以往工作中出现问题的环节进行重点审核。4.5.4根据《重大建设项目档案验收办法》规定的档案验收流程和要求，进行最后审核把关，逐一对照整改，确保万无一失。[7]
1 顶层策划阶段
项目档案管理人员要时刻关注本单位建设项目动态，一般从年度计划、项目工作简报、新闻报道等渠道可以获得项目进展情况。一要注意及早介入，从项目批复立项后，档案管理人员就要介入，积极与项目管理人员沟通，掌握项目进度；二要注意建立制度，项目启动前，会形成一系列管理制度的汇编，项目档案管理人员要关注档案管理制度，并适时修改完善，使前端控制有章可循。
2 登记备案阶段
项目初步设计完成后，勘察、设计、施工、监理等单位确定后，要及时向当地档案行政管理机构备案，为项目档案管理注射“强心剂”，借助外力加强前端控制。一要注意知悉概况，在项目档案管理登记备案过程中，要掌握项目投资、工期、选址等一系列重要信息，以便有针对性加强管控；二要注意制定计划，要借助监理方力量编制项目档案查验计划，如制定声像档案拍摄计划和措施，有计划地开展前端控制事半功倍。
3 检查指导阶段
施工、监理方进场后，项目档案管理人员要及时协调项目管理人员召开首次会议，明确项目档案形成的大致程序，建立各方工作人员联系通道。一要注意召开交工资料技术交底会议，要明确交工资料的套数、整理标准等要求，并对建设单位执行的标准进行详细培训，并要求各参训人员签字留证；二要注意跟踪指导，项目档案管理人员要定期（每周或每月不等）到施工现场监督施工、监理文件资料积累情况，防止项目进度与文件资料脱节的情况发生，特别是隐蔽工程等验收记录要重点检查。并要跟踪各方资料员工作情况，一旦发现人员流动或更换新人的情况，要及时培训，确保文件资料积累工作不断档。
4 初步审查阶段
项目档案审查一般按项目阶段开展，如桩基工程完工后，要督促施工方、监理方整理文件资料，初步验收审查。一要注意全面审核案卷，在各阶段文件量不大的情况下，力求全部全面清理审查，不留死角；二要注意复查整改问题归零情况，在检查中发现问题要及时书面提出整改要求，直至整改归零、复查后才能通过初步审查。
5 归档验收阶段
归档验收阶段是项目档案成型的关键阶段，各阶段已通过初步审查的文件资料在验收阶段一般来说不会再有太多问题，但仍然要严慎细实地做好把关工作。一要注意竣工图、声像资料等竣工文件的审查，确保竣工图的内容与项目实体相符，形式与归档要求一致，要确保项目声像档案能全面、客观反映项目建设过程并符合归档要求；二要注意借助城建档案馆等专业队伍的力量审查把关，要适时邀请城建档案馆或档案行政管理部门的专家亲临现场审查。一方面，有利于促进移交城建档案馆的档案的进馆进度，另一方面，有利于提高项目档案质量，以更好地服务于项目实体运行。
关键词：科技档案；收集整理；归档
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
引言：科技档案室一类具有研究价值和保存价值的文档材料，对科技档案的收集整理和归档工作是一项业务管理活动，归档要纳入科技工作程序和科研、设计、生产等计划中，把它列入各业务技术部门相关工作人员的职责范围内。切实做好科技档案的收集整理和归档工作，为以后的科研工作提供参考依据。
1.科技档案基本知识简介
科技档案是企、事业单位和国家机关、社会组织或个人从事生产、科研等工作形成的对国家和社会具有保存价值的科技文件材料。科技档案根据其不同的专业分为工业生产技术档案、农业生产档案、基本建设档案、科学研究档案、医疗卫生档案、环境保护档案等类别。
科技档案具有很强的专业性，专业性是其最突出的一个特点，集中体现在形成领域和内容性质两方面，这一特点可以和其他一般的档案相区别开来，是实现科技档案管理的重要依据之一；档案种类具有多样性，在各种档案形式中，科技档案是种类最多、类型最复杂的一种；科技档案主要围绕的是一个独立的科研项目，有规律的形成了一系列的科技文件，这种成套性特点是科技档案最基本、最鲜明的特点；科技档案具有较强的现实使用性，可以为科学研究提供重要的参考依据，可以促进生产力的发展和经济效益的提高。
2.科技档案收集整理的工作原则和重要意义
2.1 科技档案收集、整理的工作原则
科技档案的收集工作要在国家法律法规的相关指导下进行，本着集中统一管理的原则，同时还要顺应科技档案的自然形成规律，确定合理的收集整理和归档制度，最重要的还是要保证科技档案存档的质量，确保科技档案的完整性、准确性和系统性，能够为科学研究提供有力的参考依据；科技档案的整理工作同样要顺应科技档案的自然形成规律，确保科技档案文件材料之间的相关性，充分利用好档案原有的整理基础，便于以后的管理和参考利用。
2.2 对科技档案收集整理的重要意义
科技档案是科研人员将科技文件材料进行积累、收集整理而逐渐形成的，保证科技档案的完整性、准确性是至关重要的环节，这就需要在档案的收集归档上下功夫，科技档案的收集整理工作是对科技档案进行管理的重要基础工作，对档案的收集整理可以为企业和社会提供更好的技术服务，要保证科技档案有效的被利用，就要做好科技档案的收集整理工作、进行系统化的归档，它是科技型文件自身运作的需要，也是馆藏室建设所需的档案需要，可以把原本杂乱无章的档案进行有序的整理，使归档的档案趋于齐全完善。合理的认识科技档案收集、归档工作的重要意义，有利于开发科技档案的信息资源，充分利用好现有的科技资源，为以后的科学研究奠定基础。
3.如何做好科技档案的收集和归档工作
3.1 明确档案的收集范围和方式，健全档案的归档制度
那些具有研究和使用价值的科技档案才具有归档的必要，档案部门就应该加强对科技档案的收集整理和归纳，采取合理的收集方式将有利用价值的档案要认真的按照国家的相关规定合理的收集，尽量不使档案出现遗漏的现象，将收集到的档案进行分类处理、立卷、归档，这样就把科技资源固定下来，成为企业或者社会的固定资产，同时要健全档案的归档制度，确保归档的规范化和合理化。
3.2 要明确清楚科技档案收集归档的年度计划
每年都会产生新的科技文件材料，但是馆藏室对每年应有的项目的科技文件材料掌握的并不全面，导致文件材料的损失和不完整，应该什么时候进行归档工作也不清楚，收集归档工作变得很被动，在年初就制定好收集计划，并按这个计划进行收集工作，档案的管理人员可以根据实际情况对制定好的计划进行完善和修改，确保收集归档工作稳妥有序的进行。
3.3 对科技档案实行统一化的管理，保证其完整性
对科技档案进行统一化的管理，可以方便使用先进的技术措施和设备，形成一个档案资料的储备和交流中心。首先要全面的搜罗科技档案的素材，将它们进行归档管理，保证档案的完整性；准确性就要求管理人员在收集档案的时候认真，对档案的真实性和质量进行分析，保证质量过关，这样的档案才有应用价值；科技档案进行归档时要注意各档案之间的有机联系，切记杂乱无序，对进库的全部档案要进行系统科学的分类，对科研立项的文件材料还要立卷和编号，便于以后的查找应用，同时要建立保密保管制度，提供相应的防护措施，确保档案的安全管理。
3.4 科技档案的管理人员应该不断完善自己的业务素质
任何事物都是随着时代的更替而发生变化的，对科技档案收集归档的工作要求也越来越高，需要档案人员提高业务素质，加强管理的专业性和技术性，逐渐的提高自身的实际操作水平，加强工作责任感，以便更好的服务于档案管理工作，单位的领导也要加以重视，加强对馆藏者的业务培训，使馆藏工作更加的规范化和合理化。
3.5 严格按照档案的归档制度开展工作
按照归档制度接收科技文件并进行归档。归档制度是档案部门接收归档的参考依据，可以为档案的归档提供一个明确的工作方向，收集时一定要按本单位归档制度的相关要求进行，接收科技文件材料并进行归档。档案部门要对归档的文件材料进行认真的核实和确认，确保档案的真实性和准确性，核实无误后办理交接手续。
3.6 运用多种收集方式相结合的方式进行管理
各单位要把科技档案的收集归档工作作为计划管理的工作范围，结合多种方式进行收集，采取多种收集方式，保证收集的档案的全面完整性，这就需要档案人员具有较高的业务素质，能将多种形式的收集方式灵活运用，以便更好的服务科技档案收集管理工作。
3.7 加大科技档案收集归档的宣传力度
要从根本上提高科技档案的收集管理工作，就要提高人们对科技档案收集归档重要性的认识，为科技档案的收集工作奠定良好的工作基础，可以通过开展座谈、出版信息等多种方式进行普及教育，这样就会引起相关管理人员的重视程度，可以更好的开展收集归档工作。
3.8 档案人员有积极主动的档案归档意识
档案人员存在的一个普遍问题就是被动的等待，这样收集来的文件材料并不全面，应该将被动变主动，积极的与相关人员进行沟通，并对归档的档案进行清点整理，对不完整或残缺的资料要进行及时的补充，也要将零散、没有系统性的档案进行归档，并不断的完善这类档案，切实做好档案的收集归档工作。
4.结语
对科技档案的管理是科研管理的一个重要组成部分，科技档案的管理最重要的一个环节是把好科技档案的质量关，做好收集整理和归档工作，使档案具有完整性和真实性，保证这个归档的档案具有研究参考价值，如何做好这项工作是一个需要探索的话题，需要档案人员和单位的领导者给予足够的重视，不断的加强自身的工作水平和业务素质。
参考文献：
[1] 胡泓.科技档案管理中存在的问题与对策探讨[J].中国市场.2010(27) .
【关键词】医院;基建档案;管理
在基本建设过程中由图纸、图表、照片、录像等载体形成的材料称之为基建档案。它真实地记载了医院建设历史，客观地反映了各类建筑物、各种管线的建设情况，是医院管理的重要组成部分。
1医院基建档案的主要内容
医院基建档案的内容一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件、结算审计报告等。
2基建档案在医院建设中的作用
2.1凭证作用:基建档案是国有资产管理的重要凭证，是无形资产，也是基建项目的真实记录与重要的依据，是医院各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录，反映了医院基本建设历史和现状，承载了医院建设大量的信息，真实地记录了医院基建当时的历史情况。
2.2参考作用：人们通过查阅基建档案资料，掌握历史材料、研究和探究医院建设与发展的规律，在新建、扩建和再建等工程图纸的设计工作中可提供参考借鉴作用，充分提高工作效率，避免重复建设与投资。
2.3重复利用：档案的价值在于不断的重复利用，医院基建档案同样具备多次利用的特征，重复利用不仅可以加快速度，还可以节省劳动耗费与成本，提高经济效益。
2.4增值作用：档案在各种经济活动中可以直接或间接地产生效益，这种效益来自档案增值的结果。医院基建档案在医院建设中产生的增值效果最直接最明显，在新建、扩建工程中使工程建设少走弯路少花钱，在改建、维修工程项目上通过基建档案的充分利用可节省人力、物力、财力。
3当前医院基建档案管理中存在的问题
3.1管理明显滞后：计算机、网络等高新技术的发展，加快了档案管理工作现代化的进程，然而，基建档案在管理手段上仍处于手工操作；在档案收集整理上不及时不规范；在档案管理人员上存在对基建档案业务不熟悉，操作不熟练，管理不到位等问题，基建档案不能适应快速发展的医疗事业需要，致使应归档的材料未归档，导致基建档案资料缺失。
3.2归档质量明显偏低：基建材料、图纸在施工过程中随意丢放，保管不善，造成磨损污染严重，还有些材料被多次涂改，造成档案收集、编制质量不高，不符合归档规范要求，质量偏低。
3.3有效约束机制明显缺乏：基建档案管理工作中缺乏严格的约束机制，导致档案工作不实，管理人员敷衍了事，归档不全，尤其是重要文件如土地证、产权证、竣工图等重要文件的不全，将对今后的基建管理工作造成被动。
3.4查阅明显不方便:少数档案人员对档案的来龙去脉不甚了解，对收集到的资料不能及时进行整理分类，往往简单装订，随意放置，不能保持其成套性、准确性、系统性，给档案查阅利用带来极大的不便。
4完善医院基建档案应对之策
4.1强化施工方档案责任:基建档案材料形成的周期长、涉及面广、专业技术性强，必须对施工单位实施的工程项目运作进行保证和约束，工程建设项目完成后，不论是总承包还是分承包，都应按照《城建档案归档条例》及《医院档案归档条例》的要求，负责整理好所承包工程的基建文件材料，统一向医院建设部门提交完整、准确、系统的基建档案。基建部门要把住文件材料形成的质量关，为日后办理建设项目竣工验收、产权登记，以及建筑物维修、改造和扩建提供第一手资料。
4.2提高档案管理部门科学化管理水平
4.2.1提高档案人员综合素质:从事基建档案管理人员，除具备扎实的档案基础知识技能外，还应懂得基建方面的工作程序以及相关法规政策。医院应积极创造条件让档案管理人员不断提高自身素质，使之适应岗位需要，适应医院发展需要。
4.2.2增强基建部门的责任意识:医院基建部门是进行基建规划的执行者，又是基建档案材料的形成者，基建部门应有专人负责基建档案材料的收集归档工作。应进一步明确基建档案人员工作职责，强化基建档案归档意识，严格考核；档案管理部门要及时指导基建档案材料的收集与归档，并经常就基建档案相关工作互动，通过职能部门共同努力确保基建档案材料及时归档。
4.2.3做好“三个同步”:基建部门应把基建档案工作纳人基建规划、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：下达工程计划任务与基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交整套合格竣工图的验收同步进行。对材料编制不够完整、不准确、不符合归档要求的，都要及时进行查漏补缺。工程交工验收时，必须要有医院档案部门参加验收；如果竣工档案归档不全，档案部门不能验收，有关部门也不能办理正式交工验收手续。
4.3实现档案工作网络化管理:医院基建档案的管理工作，已进人从经验管理转向逐步采用先进技术管理的阶段。如果管理手段停滞不前，将不能有效保护及利用基建档案为医院服务，应尽早参与医院网络整体建设，适应基建档案的网络化管理，使基建档案管理及利用更好地适应现代化管理需要。
5小结
医院基建档案是医院档案管理的重要组成部分，也是医院整体规划和管理的重要内容，是医院历史记录和今后改建、扩建工作的重要凭证和依据。强化基建档案管理工作的连续性、真实性和完整性，不仅十分必要，而且十分迫切。
参考文献
XX年档案管理工作总结
XX年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。XX年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，XX年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，XX年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
XX年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，XX年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；XX年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、 积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。XX年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。*年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，*年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，2002年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
*年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，*年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；*年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。*年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
关键词：档案管理 档案利用 工程项目
工程建设项目档案是进行归档保存的所有文件材料，通常情况下是从工程项目的决策开始到工程项目建成投产的全过程中形成的。工程建设项目档案主要包括：项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计到建设实施、调试、生产准备等各阶段形成的文字、图表、声像等一系列的资料，对于这些资料来说，其特点是：一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。因此工程建设项目有关部门，必须依据《档案法》及相关的政策法规，理顺关系，积极参与，强化管理，在工程项目档案的形成、搜集、整理、归档工作中，结合实际，主动作为，在一定程度上确保工程项目建设档案的齐全性、安全性、系统性，进而为后续的管理利用提供方便。
1 工程建设档案的形成与搜集
档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累起来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。
1.1 建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。
1.2 做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。
2 整理与归档建设项目档案
为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：
2.1 对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。
2.2 明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。
2.3 确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：①掌握建设单位的职能活动，在基建文件中，将其职能活动作为归档的重点。②基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离清。③根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。
2.4 严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：①收集齐全归档范围内的基建文件材料。②系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。③划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级。④归档的基建材料要确保字迹、线条清晰，纸质优良。不得用铅笔、圆珠笔、复写纸等书写文件的底稿。⑤基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。
3 建设项目档案的管理与利用
3.1 有关档案管理的标准、规范，需要建设项目档案管理人员进行主动学习，学习与本单位有关的专业知识，熟悉业务范围，能识别各专业的图纸。只有这样，面对繁杂的文件材料内容，才能进行分门类别，确保文件之间的联系性，及时收集档案资料，同时增强档案收集工作的主动性。
3.2 确保工程建设项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。①确保工程建设项目档案的齐全性，不得出现残缺不全的现象；②档案内容与反映的对象保持一致，不能存在差错。对于档案资料来说，一旦丧失准确性，也就失去了存在的意义和价值。③保持文件材料之间的联系，避免出现杂乱无章的现象。④确保档案的安全性，建立和完善保密制度、保管制度和借阅制度。
3.3 对于社会和生产来说，建设项目档案的开发利用是一项重要工作，这是管理建设项目档案的根本目的所在。①对项目建设档案管理加强建设各项业务，进一步提高管理水平。②为了方便查阅利用，需要编制各种科学的、符合实际的检索工具。③通过采取各种方式，做好服务工作，积极开展项目档案编研工作。
3.4 应用计算机技术进行工程建设项目档案管理。随着各单位工程建设项目的不断增加，档案数量也在不断增加，信息量不断增加，为广泛利用计算机技术开展档案管理利用工作提供了有利条件。计算机主要用于档案编目、检索、统计、借阅等业务工作。对档案通过计算机进行综合化管理，一方面提高工程项目档案的存贮、处理及检索能力，另一方面全面提升工程档案管理工作的效率和质量。
参考文献：
[1]庄波.公路工程项目公司档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（06）.
