时间：2023-05-16 11:09:00
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案分类与管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1
分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。
一、档案信息分类与档案实体分类的比较
（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。
（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。
（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。
（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。
二、档案信息分类与档案实体分类并存原因
形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。
三、结束语
由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。
参考文献：
[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.
[2]中国档人民共和国档案行业标准归档文件整理规则[J].中国档案，2001，（1）.
[关键词]全宗内档案 分类原则 分类标准 档案 分类
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）09-0047-01
一、分类原则与分类标准
（一）全宗内档案分类原则
全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案在其管理过程中所形成的特点和规律。通过实践证明，在档案管理过程中具体的分类原则可表现出以下几点：
1.根据档案管理过程中全宗的性质和特点进行分析研究，可以选择适当的分类原则和分类标准进行划分。能够恰如其分地提示档案间的内在联系，使整个分类系统具有客观性，组成一个有机的整体，系统反映出立档单位的活动面貌。
2.根据档案管理中分类体系的构成和应用的逻辑性分析，遵守逻辑划分的相关规则。一次档案分类只能使用一个分类标准，子类外延之和正好等于母语外延，子类之间必须界线清晰，不能互相交叉，类目概念应明确。
3.分类层次简明，类目不宜过细、过多。一般来说，类目划分到二级至三级，使之能包容一定数量的案卷。另外，划分类别时应留有伸缩余地，以便随实际需要增加或减少类别。
4.类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序。必要时，对类目所指范围和归类方法应有说明，以保证分类的一致性。
（二）全宗内档案的分类标准
全宗内档案的分类标准主要有文件的时间、来源、内容、形式四种，每一标准下又有不同的分类方法。
1.按文件产生的时间分类。一是年度分类法：根据形成和处理档案所属年度分类。二是时期分类法：按立档单位在发展过程中形成的不同时期（或不同阶段）分类。如前、后、时期等。三是工作阶段分类法：如工程档案按设计、施工、竣工等不同阶段进行分类。
2.按文件的来源分类。一是组织机构分类法：按立档单位的内部组织机构分类。二是作者分类法：按文件的作者分类。三是通信者分类法：按与立档单位有较稳定的来往通信关系的机关或个人分类。
3.按文件的内容分类。一是问题分类法：按文件内容所说明的问题（事由）分类。二是实物分类法：按文件内容所涉及有实物分类，如石油、粮食、煤炭、棉等。三是地域分类法：按文件内容所涉及的地理区域分类，如湖北、湖南等。四是专业分类法：按档案内容所反映的专业性质分类。
二、档案管理过程中组织全宗内档案的分类研究
根据档案管理的现状及过程研究来看，组织全宗内档案管理常用的分类方法可以有三种情况：即档案管理年度分类法、档案管理组织机构分类法和档案管理问题分类法。
（一）年度分类法
所谓年度分类法是指在档案管理中运用的最广泛的档案实体分类法进行管理，这是因为一个立档单位在一个年度内所形成的档案与其他情况不同，表现出存在着最紧密的联系。立档单位的工作如果以年度为单位进行制订计划和进行总结的研究，对其档案可以按年度进行分类，所以能够看出这个单位逐年发展的具体情况，可以较好地维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程。另外，这种分类方法同现行的文书处理工作制度吻合，文书部门按年度进行立卷和移交案卷，自然而然地把档案分成不同类别。
1.文件上没有标注具体时间的，要想办法考证分析出时间。考证方法有很多，可以根据文件的内容、文件的制成材料、格式和文件上的各种标记来判定档案的准确日期或大致日期。
2.专业部门的工作除了使用通用年度以外，还使用专门年度，如学年度、会计年度等。这些专业部门的档案应分别按通用年度和专门年度分类，其主要业务工作的档案分类按专门年度进行，而其他工作形成的档案仍按通用年度进行分类。同时，采取交叉设类的方法，如2007年度与2007-2008学年，2008年度与2008-200年，依次类推进行交叉设类，类内统一进行整理。
（二）组织机构分类法
一个单位的档案是由各个组织机构在其业务活动中形成的，每个组织机构都承担着一定的职能和任务，所形成的档案一般都具有同类性质和关联性。按组织机构分类一般是以立档单位内第一层组织机构作为一级类目，必要时可分到第二层机构，作为二级类目。机构名称即类名，各类的顺序按规定的顺序或习惯排列。涉及几个机构的档案，在一个立档单位内应有统一规定，将之合理地分入相应类别。
【关键词】档案分类；困惑；对策
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。档案价值是客观存在着的，而人们对档案价值的认知却是主观的。档案鉴定由于缺少较为符合当前需要和客观具体的原则、方法和标准，这项工作便存在着许多的主观性和很大程度的S意性。档案鉴定越发加重对经验的依赖。而用一些狭隘的片面的甚至是过时的经验指导广泛的、日渐深人的市场经济条件下的档案鉴定实践，必然产生许多的不适应性，甚至对实践产生误导，引出消极的结果。
一、困惑的提出
（一）档案分类工作以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了档案分类工作的纷乱。
（二）以单份文件为最终归档单位的分类方式是一种积极的、创新意义的改革，但是这种分类方式存在着三个方面的缺陷。一是这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。二是这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的档案板块发生了异步变化，必将引发档案管理基础上的紊乱。三是实行这种文件级分类，对于手工检索存在由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。
（三）档案工作者的经验和分类方法没有得到认真总结和及时推广。档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的档案分类实践为依托，建立在为指导档案分类实践服务的基础之上。
二、走出困惑
首先档案分类是档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。尊重整体性原则有利于维护档案真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将档案面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现档案工作持续稳定发展的必要措施；最后要考虑到这种分类是否便于档案管理利用；尤其是是否便于手工检索。
其次，档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，易引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。
再者要实现档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。在这个基本理论观念指导下，档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署、先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国档案分类需要并适应于计算机档案管理的一个分类规则。
最后，制订出一个档案分类规则，体现出档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。
三、结语
在档案管理工作中，由于不同单位、部门的性质及档案不一样，每个人的工作方法和经验都不一样，在现代技术发展的今天，利用计算机进行档案管理可以大大增加检索的难度，因此手工管理的办法迟早都要朝着信息技术的方向发展。因此本文提出的一些方法仅供借鉴，希望可以给其他档案管理者带来启发和帮助。
【参考文献】
[1]王桂岩.关于档案价值鉴定的几点思考[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2007（01）：107-108.
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关键词：地理信息系统；城建档案；应用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中图分类号：TU74文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
地理信息系统从50年代开始提出概念到现在，不断得到发展和完善，并广泛得到应用。日益发展起来的城市信息系统作为地理信息系统的一个重要部分，已被视为现代城市建设管理的一项重要指标。80年代，城市地理信息系统开始在我国“登陆”，其影响和作用不断扩大。现在，我国有十几个城市已建立具有一定规模的城市地理信息系统。各个城市建立起来的城市地理信息系统在规模上可能有一定差异，但是，基本上都是以城市基础信息数据库为核心，以服务于建设各行各业为目的而进行开发建立的。
(图一) 一个完善的城市地理信息系统
一个完善的城市地理信息系统包含的功能内容大致可以用(图一)进行说明。
城建档案馆作为城市建设档案资料的中心，从(图一)可以看出，它是城市地理信息系统的一个重要的数据源。城市地理信息系统可以在城建档案管理中充分得到运用发展，并可以把城建档案管理带入全新领域。虽然目前国内充分利用城市地理信息系统来管理城建档案基本上还是一块空白，但地理信息系统在城建档案管理中的广泛应用已是一种势不可挡的潮流，是大势所趋。而且，与现在大多采用的档案管理系统相比，具有极大优越性，在许多方面是一般档案管理系统不可能做到的。
城建档案馆现在对城建档案的管理是按档案三级分类进行的，微机自动化档案查询检索管理系统也是基于档案分类分级管理方法而开发设计的。城建档案的分类分级管理方法，确实使城建档案进入了科学有序的管理阶段，应该说是一个较好的管理方法。然而，城建档案不同于文书档案，也不同于图书资料，它具有自己的特点，笔者在长期的档案管理过程中，发现档案的分类分级管理及微机自动化检索查询在管理、操作上有一定难度。地理信息系统应用于城建档案管理不仅对传统管理方法是一个有益补充，而且可以把城建档案事业建设引向一个全新领域。
城建档案按门类划分为十八个大类，一百多个属类。但是，如果对城建档案按性质划分，大体可以分为三方面：
①城市基础信息的档案资料(如规划、地形勘测、道路管线等)；
②城市建设业务管理档案资料；
③工程性质档案资料(含声像)。
对于城市基础信息方面的档案资料的管理，由于城市地理信息系统具有强大的图形功能，不仅能建立图形数据库，而且能建立图形要素的拓扑关系，具有较强的多层次空间叠置分析统计功能，既可以保持对城市历史基础信息资料的查询、统计、分析功能，又可以保持城市基础信息资料的现时性，实现城市信息资料的动态管理，及时、准确、方便、可靠地提供利用，是一般档案管理软件系统无法实现的。
对于城市建设业务管理方面的档案资料，由于其直接形成于城市建设的各个部门，有一定的时间顺序，条目清楚，只需建立一个相应的数据库(最好在地理信息系统的支持下)，就可以方便地对有关资料进行管理查询。
城建档案材料中量最多、最复杂的就是工程档案。现在城建档案馆对工程档案按门类进行划分，利用微机，基本上能够完成档案的科学有序、自动化迅速检索的管理过程。就这一点而言，由于地理信息系统强调侧重的是图形属性，似乎与工程档案的管理沾不上边。可是，现在档案目录分类分级的管理方法及微机自动化检索管理方法在操作上有时不好把握，而利用地理信息系统恰恰可以弥补这一方面的不足。
城建档案传统管理方法在管理操作过程中不好把握之处，体现在以下几方面：
一、城建档案按大类、属类、小类进行划分，有时在大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间不好把握与操作，处于模棱两可，不知所措的境地。
二、城建档案按门类进行管理，库房里大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间都需要预留空间，既浪费库房、空调，同时还不可避免地要经常发生倒柜现象，增大工作量。
三、更为严重的是，微机自动化检索问题。微机自动化管理检索就是要达到方便、快速、准确、可靠的效果，必须注意避免微机检索出现阴差阳错、张冠李戴.及“死”档现象。然而，基于使用分类分级管理方法而开发的管理数据库软件，往往不可避免地出现这种现象。
常规工程档案的检索方法大体分为以下几种：分类号检索法、时间检索法、地点检索法、名称检索法(工程名称、单位名称)等。分类号检索法，要求分类正确而不含糊；时间检索法，要求能提供确切的时间，然而随着时间的推移，经办人员的调离，不可能知道得很确切；地点检索法，由于地点范围广而含糊，也不好操作把握。上述提到的检索方法，都只是缩小到一定的检索范围，还不能快速、准确、唯一地查询到所需要的档案，都必须再利用名称检索法。
工程从报建到竣工以及管理过程中，工程名称有其重要的意义，然而，由于工程名称的更改、笼统、不规范等原因，就给档案管理、微机自动化检索造成困难和麻烦。其表现在：·
①工程名称更改问题
工程从报建到竣工及其管理过程中，历经时间长，由于一些客观需要，名称说法会有所变化，若建设管理单位没有及时作出有关说明，势必给档案管理造成混乱。尤其是小区建设中，一期商品房的幢号到二期建设，常有随便更改现象。
②工程名称的含糊、笼统、重复问题
例如：xx单位住宅楼、办公楼、综合楼，xx学校的教学楼、综合楼，甚至出现xx房地产开发公司商品房、安置房等工程名称，这些工程名称随着时间的推移，就会出现重复、混乱现象。
③单位名称问题
单位名称也是五花八门，全称与简称、机构的调整增减、归口隶属关系的变化、名称的更改等，都给档案管理检索带来困难。单位名称编码，虽可靠准确，但不直接。
④名称写法输入的规范性问题
一个单位全称榆入与简称输入，一个工程全称输入与简称输入，按人的判断逻辑，是完全可以认可的，但是微机却不可能作出同样的判断。因此，档案就有可能变成“死”档案。
知识管理对于我们而言，是一个比较艰巨的挑战，需要我们具备较为专业的知识背景和知识辨识能力。知识相对于资讯（信息）来讲，其哲学高度和理论深度都有所增加。知识不再是一个一个的个案，而是具有普遍正确性的概念集合，它依赖资讯而产生，它代表每一个具体的资讯个体，同时又不是每个资讯个体的具象。它是一系列同类个体的规律性总结和推断，并经检验为正确的结论。有学者基于企业知识疆域，提出知识辨识的五项原则：系统性原则、协同性原则、核心性原则、有效性原则、可得性原则。这些原则在很大程度上契合后保管时代文件鉴定的基本原理，可以作为我们从档案材料和档案信息中提炼知识原则的参考。但这些原则只适合针对某一机构内部档案材料的知识提取。从档案工作知识管理的视角出发，某一机构知识疆域在某种程度上需要突破，需要横向或纵向的综合视野，提炼更宏观层面的知识理论。档案部门对知识的管理，可以比较明显地表现出显性知识和隐性知识的分类特征。显性知识较为直观，直接存在资料或者资讯中，对此我们所需要进行的工作有两个方面：第一，知识的辨识工作。对于知识和其他资讯共存的情况下，我们应当辨识出哪些属于知识层面，哪些只是资讯；第二，知识的提纯工作。在知识和资讯共生的情况下，我们应当可以将知识较为单纯的提炼出来，尽量减少其他噪音影响。较为复杂的是隐形知识的管理。顾名思义，隐性知识是隐藏于资讯甚至资料背后，位于难以直观感知的深层次位置。对于隐性知识，我们更加需要归纳和推理的能力。隐性知识的复杂性在于，我们所面对的是难以探知其规律性的“现象”个体，有的知识可以从单份文件或者资讯中提取，有的则需要两件甚至更多的系列资料才能总结其中的知识和规律。从这个角度说，档案管理部门不再单纯是信息的集散地，而是知识的加工厂。
二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构
我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。
1.知识库的层级
知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：
（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。
（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。
（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。
（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。
2.知识管理平台的建构
建构知识管理平台应该实现以下管理功能：
（1）知识管理、知识检索与知识服务的兼容。知识管理平台作为知识管理操作的基本工具，它至少必须具有知识的管理、检索和服务等功能。知识管理功能是知识管理平台的基本功能，通常来讲，它应该建立在知识库建构的知识分类体系之上，与知识分类层级相对应，建构知识管理功能程序。同时，对于采取多种分类方式的知识库，应同样具备多种分类管理体系。知识检索功能与信息、档案材料的检索功能有所不同，除了与信息、档案材料相同的标识或者关键词的机械匹配之外，知识检索还要具有语义、内涵、概念等方面的拓展。知识与信息相比，从利用者的角度讲，其差异知识更多的在于理解而非表述，同时，知识群落、知识单元所蕴含的信息量更大、更深层。因此，必须对检索工具的功能进行前述拓展才能提高检索工具的精准度，提高查全率和查准率。知识服务即是在此平台上实现利用者对知识的直接或间接利用和获取。知识服务是此前一系列工作的最终目的，也是前期工作效果的检验。所以，在知识管理的最后环节，我们一方面要注意知识服务的提供质量，另一方面也要注意收集利用者的信息反馈。
1区级环境站环境监测档案管理工作的内容
区级环境监测档案,作为区级环境站所开展的环境监测活动的准确记载,它的构成有:环境的监测、环境的观察等基本的原始记录两部分。由于区级环境站档案监测的科学性与重要性,要求在进行监测档案建立的时候,第一要加大筛选的力度,其次要进行科学的分类。吧那些具有利用和储存价值的数据资料进行分类保存,并进行档案的着录、文件编号、目录等内容的编辑,以提升档案的检索效率,保证档案系统化和有序化的保管,提高读者使用的效果。区级环境站的监测档案作为环境监测档案的基本构成单位,其凭证和依据功能,是上一级环境监测单位进行数据分析和利用的基础。所以,区级环境站的环境监测档案要求准确、科学、真实,在反映环境保护、环境监测材料上,要实现同事实的一致性,以此来提升区级环境站监测档案管理的质量与档案的利用价值。
2区级环境站环境监测档案的收集与整理
收集工作作为监测档案管理工作的基础环节,在实施资料收集工作前,第一要做好归档范围的确定,区级环境监测档案作为对所在区域内的水、空气质量、土壤、生物物种等内容的监测,以及对所在区域污染源、污染程度等所构建的环境保护档案,区级环境监测站归档的范围主要是:环境监测的计划、环境监测月报、环境监测年报、环境监测所使用的技术、环境监测结果的总结等等。区级环境监测档案收集的过程中,需要各个工作人员与档案人员的有效配合,以此来提升区级环境站环境监测的档案管理效果。
3提升区级环境站监测档案管理与利用效果的策略
3.1做好区级环境站环境监测档案的有效分析
区级环境站档案的分类,指的是按照环境监测档案的内容或者形式的差异,根据一定的分类方法,使用环境监测档案的分类标准,对区级环境监测的档案做出详细、系统的分类。对区级环境监测档案的分类,及时提升档案认识的一种方法,也是提升环境监测档案管理有效性的手段,并且档案分类是区级环境站档案管理的有效工具。所以,在进行档案分类的时候,需要严格按照档案价值、档案类型进行规定和实施。
3.2做好区级环境监测站档案的组卷
区级环境监测站作为环境监测的组织管理部门,其所收集和整理的档案文件,是通过集合体的形式,即我们所讲的组卷,常用的组卷方法有:按照结构组卷、按照子项组卷、按照工序或者监测的阶段组卷等等。当前区级环境监测档案常用的方法是按时间和问题组卷。例如:在同一年里面的进行的噪声监测记录,监测报表等构成一个档案保管的单位。对于相同的环境监测评价可以作为一个单位进行保管。
3.3强化区级环境监测站档案管理的制度落实
在区级环境站环境监测档案管理的过程中,通过构建专职或者兼职的档案管理人员的责任制,来提升档案管理的科学性和规范性。归档的文件材料需要严格按照规范来实施,对于档案文件写作需要使用专用的工具来写作。归档的文件材料主要是本单位的组织为主,实现档案文件间的系统性。做好监测档案材料的有效保管。区级环境站监测档案的保管从时间上看有永久保存、长期保存、短期保存三种形式。加大对区级环境档案管理制度的完善,是保证档案管理系统性和规范性的基础。
关键词：城市建设档案管理工作内容
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
城建工程档案功在当今,利在千秋,其管理工作更是艰巨而又庞杂,它从工程立项开始,到形成全套完整的档案为止,涉及多个部门、多个人员。只有人人负责,严把工程档案质量关,才可能使城建档案开辟出自身的天地,在城市建设的大舞台上发挥更大的作用。
1城市建设工程档案工作的意义及其内容
1.1城市建设工程档案工作的意义
城市现代化进程的不断加快,使得许多地面和空中设施、管线,逐步转入地下,使地下的建设物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多,地下管线纵横交错,密如蛛网,管线与管线之间,寸土必争,而这些现代化城市设施的维护、管理、改建、扩建,都离不开城建档案。如能合理利用城建档案,就可以对城市进行合理开发,保证工程建设的合理设计、施工,充分发挥投资效益,为国家节约人力、物力和财力,促进城市建设的发展。如果忽视城建档案的作用,就会给工程建设留下隐患,造成重大损失。特别是一些隐蔽工程,如地下管线,没有档案,出了事故,维修无从下手。必然形成“地上乱搬家,地下乱打架”现象,挖断电缆、停电、停水的现象就难以避免,从而影响整个城市正常生活和城市建设。所以,必须重视城市建设档案工作,特别是地下综合管网档案的收集、整理和保管,必须要自始至终把城市规划建设档案的形成与积累工作,纳入城市规划建设管理的程序,建立健全完整、准确、系统的城建档案,为城市建设及时、准确地提供科学的依据,为城市现代化建设和管理服务。
1.2城市建设工程档案的内容
城市建设工程,是城市发展的脉络。城市建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它真实地记录、再现城市建设的全过程,是城市建设和发展不可缺的信息资源。其内容包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。
(1)工程准备阶段文件
工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
(2)施工文件
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
(3)竣工图
竣工图一般指就是施工图纸。
(4)竣工验收文件
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2城建工程档案的管理
(1)强化档案意识,把好档案资料质量关。
搞好城建档案工作,各级领导的重视是做好城建档案工作的重要保障,是搞好城建工程档案工作的根本保证。把好档案资料质量关,关键是建立健全质量控制机制。一是建立岗前培训制度,将档案业务培训作为施工单位人员上岗的必修课,提高工程技术人员的业务素质,工程技术人员一定要在提高自身业务素质与技术水平的同时,掌握有关档案专业方面的知识。二是把档案管理纳入相关人员的岗位职责,建立考核奖惩制度;三是同步检查,实施档案资料质量的全过程跟踪管理,保证档案材料完整、准确,使其真正成为城市建设的真实记录。
(2)城建工程档案的收集。
工程施工档案资料是城市建设历史和建设成果的真实记录,具有不可再生性,所以收集工作是做好档案工作的重要环节,也是最难的环节。由于参建施工单位多,人员不稳定,周期长,对档案收集工作带来了种种困难。所以从工程前期的准备、勘察到设计、施工、验收等各个阶段,形成的有查考利用价值的文字、图表、声像、电子文件等档案材料,都要收集整理。同时城建工程档案具有较强的专业特点,要侧重于从专业的角度对档案的形成、积累进行收集。
(3)城建工程档案的分类。
城建工程档案综合性、整体性、专业性强,就一个城市来说城市建设工程档案涉及城市规划建设管理的众多方面。要使城市建设工程档案类别清楚,层次分明,必须通过科学的分类,以利于对档案的保管、利用和科学管理。城建设工程档案分类的原则是,要按照城市建设工程档案自然形成的规律和特点,保持城市建设工程档案内在联系和系统性,便于保管和利用。城市建设系统是一个包含一定从属和平行关系的不同层次的大系统。因此,反映城市建设的城市建设工程档案分类,也应相应地划分为具有一定从属关系和平行关系的不同等级的类别。城建工程档案的分类方法有多种,应按照建设部《城市建设档案分类办法》结合本地城建工程档案形成的实际情况,进行城建工程档案的分类。城建工程档案的主要分类方法可归纳为以下几种。
按专业分类:城建工程档案的分类主要是按专业设置,这是城市专业性强的特点决定的,属类、小类也是可以按专业设置,如公用设施和地下管线工程类下设的属类就是按专业设置的。
按地区分类:把内容涉及同一地理区域或行政区域的档案划分为同一类别。
按用途分类:按照建筑物、构筑物的使用性质分类。如民用建筑大类、工业建筑大类。
按工程项目分类:以每一个相应独立的建设工程项目所形成的全部档案为单位来划分类别。如:工程竣工档案大类下面的小类可以按工程项目分类,把同一项目的工程档案集中在一起有利于档案的管理和利用。
按权属分类:按照档案所阐述的对象分类。如以国营企业、集体企业、个体企业、政府机关、私人等单位划分属类或小类。
按时间分类:按照档案的形成时间进行分类。
按载体分类:按照档案形成的载体来划分类别。
声像类档案:按照照片、微缩片、录像带、光盘、磁盘等不同载体划分属类。
可见,城建工程档案的分类方法较多,在具体采用分类方法时,可以根据档案的具体情况而采取以上一种或几种方法。
3结束语
城市建设工程档案真实地记录了城市建设发展中各个阶段形成的有保存价值的真实历史资料,是城市建设和维护的依据。在进行城市建设时,如果没有完整、准确、系统的城建档案资料,可以说城市建设就是盲目的。不管是在城市规划、旧城改造、新区开发,还是城市的管理和科学技术的研究方面,都离不开城建档案的科学依据作用。
1 建立医疗设备档案的意义和作用
1.1 医疗设备档案的意义
1.1.1 建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力 的证 据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引 进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益 等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。
1.1.2 建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备 在运 转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响 设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条 件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
1.1.3 利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出〔2〕。
1.2 医疗设备档案的作用：
1.2.1 发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失 。
1.2.2 为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长 设备寿命。
1.2.3 提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益。
1.2.4 发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础。
1.2.5 为效益分析提供基础数据
1.2.6 便于信息交流。
1.2.7 为科技创新提供基础信息〔3〕。
2 贵重医疗设备档案的形成及归档的范围
确定医疗设备档案的归档范围：我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了 医疗设备档案管理的归档内容。由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和技术 性文件材料的收集、积累过程结束后移交档案部门。
2.1 设备仪器文件材料的形成
2.1.1 购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报 批文 件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议 书，以及医院内部的可行性论证报告。
2.1.2 验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收 、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。
2.1.3 使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使 用记录、维修记录。
2.1.4 更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书 、改 造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调 拨单、移交清单、设备处理报告等。
以上4部分设备档案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成 部分。设备档案管理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分 发挥设备档案重要作用，各医院的级别规模各有不同，管理方式也有差异，购置仪器的方式 、渠道也不尽相同，档案的内容也会有必然的差异。现列举我院的归档文件，以供大家参考
2.2 大连市中心医院设备档案文件目录
2.2.1 购置阶段
2.2.1.1 科室购置申请报告
2.2.1.2 报市卫生局或市采购中心的申请购置报告及批复
2.2.1.3 购置设备论证报告及有关专家意见
2.2.1.4 生产厂家或经销商的资质证明，如营业执照、税务登记证、生 产或销售许可证，如是进口设备还需要海关提供的报关单或免税证明及商检报告
2.2.1.5 购置设备发票复印件(原件送财务科入库报账)
2.2.1.6 购货合同
2.2.1.7 保修合同
2.2.2 验收与调试阶段
2.2.2.1 设备安装调试和验收报告
2.2.2.2 设备的有关说明材料，如使用说明书、样本、图纸、技术操作 规程、合格证等；
2.2.3 使用与维修阶段
2.2.3.1 仪器使用登记本
2.2.3.2 设备维修申请报告
2.2.3.3 设备外修申请表
2.2.3.4 外修费用与维修项目清单
2.2.3.5 定期维护项目清单
2.2.4 报废，更新改造阶段
2.2.4.1 设备升级改造情况说明(如有大出入可另设档案管理)，
2.2.4.2 设备转移情况说明(包括院级和科室级别)
2.2.4.3 设备报废鉴定表
3 贵重医疗设备档案的归档与档案的建立
3.1 设备仪器文件材料归档要求 归档工作由形成设备仪器文件材料的相 关部 门或业务人员承担，任务结束或告一段落后，应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全 ，校对准确，经有关领导审批后向档案室移交，归档的科技文件材料，要做到线条、字迹清 楚，声音、图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔(有特殊要求的除外)、圆珠笔 或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。归档的科技文件材料， 必须进行系统整理，组成保管单位，并编制归档目录一式两份。
3.2 归档工作职责分工 档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备 仪器 管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备(技术)管理部门、 设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员，由设备管理部门负责人、产品试制负责人、 项目负责人等审查后，及时归档。
3.3 归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序 参与人员：交接双方 及相 关人员。清点核对：根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对，确定 账物相符。质量检查：分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查， 不符规定者重整。交接双方签字盖章：由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接 过程需要说明的问题，应在归档目录备考表中说明，并由说明人签字盖章。
3.4 设备仪器档案的整理
3.4.1 分类(选择分类方法、制定分类方案)编制一个合理和切实可行的设 备仪器档案分类方案。1)分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制设备仪器档案分类 方案时，要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和 分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的设备仪器档案分类方案。2)分类要求： 遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一台(套)设备仪器档案的分类标准要一 致。遵循效用规则。要适应设备仪器档案管理特点，追求分类的整体适用效果。有行业特点 。遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。
3.4.1.1 按仪器类别分类 根据设备仪器档案的内容性质和形成特点： 把设备仪器档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的设 备仪器档案库藏体系。见图1。
3.4.1.2 根据科室分类情况分类。把各科室所属设备各自单独分类，见 图2。
3.5 设备仪器档案编目 1)案卷基本编目：以案卷为对象，通过一定的形 式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内设备仪器文件内容与成分的工作。2)内容包括：编页 号、填制文件目录，填写备考表，填制案卷封面、脊背标签。
3.5.1 编号 为案卷制顺序号，以便固定案卷内设备仪器文件的顺序，便 于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。
3.5.2 编制卷内目录。设备仪器成套图样或科技文字材料，一般在编制时 就有 图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。文件形成时没有编制目录，或原有目录 不适用时，则要编制或重新编制目录。卷内目录位于卷内文件材料首页。1)内容包括：序号 、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号(次、数)、备注等七项。2)卷内目录样本 ，见图3。
3.5.3 填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文 件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，鉴定和统计都有一定的作用 。备考表项目：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期等。互见号：反映同一内容但 形式不同并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。
备考表排列在案卷内所有科技文件的尾页之后。备考表样本，见图4。
3.5.4 填写案卷封面 案卷封面项目：案卷题名、立卷单位、起止日期 、保管期限、密级、档号、档案馆号等。
4 贵重医疗设备档案的日常管理与使用等。(保密、借阅、注销)
使用建立严格的贵重设备档案管理制度，并严格执行，借阅人按制度规定办理借阅手续。在 使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责；精密仪器 原版说明书和线路图等重要资料一般不外借，确因工作需要可借复印件；仪器使用科室如需 要可保存复印资料，如说明书、操作手册等；设备转入其他单位后资料转入使用单位，并留 复印件以备查询；仪器设备在报废3年后，档案予以撤销。
4.1 注意事项：
4.1.1 设备仪器文件材料归档时间 归档时间的确定：可根据每种文件材 料的特点，本着便于集中统一管理、便于工作利用的精神，具体规定本单位每种设备仪器文 件材料的归档时间。
4.1.2 先归档后借阅。
4.1.3 随时归档：设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的 设备仪器管理文件
4.1.4 材料整理组卷。
4.1.5 定期归档：购置设备验收完成、进口设备索赔期满、自制设备检验 后。
4.1.6 坚持“三纳入”、“四同步”，做好档案收集整理工作。
4.1.7 实行“三纳入”、“四同步”的归档措施。
4.1.7.1 三纳入：1)将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作 纳入 本单位归档程序。2)将文件归档工作纳入本单位工作计划。3)将文件归档工作纳入相关部门 和有关人员的职责。
4.1.7.2 四同步：1)下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归 档要 求同步。2)检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步。3) 验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步。4)上报登记和评审奖励科技成果、全 优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步〔3〕。
4.1.8 设备仪器正常服役期的内容：包括设备仪器日常运转情况记录，技 术性 能参数和精度定期测试记录，设备仪器各类修理及更换零件的竣工验收记录，设备仪器维修 费用及主要能耗与材耗记录、设备仪器结构或零件更改、改造、增减记录，设备仪器事故报 告记录和设备仪器运行趋向分析，设备仪器利用、停用、封存与启封记录，设备仪器报废记 录等。
4 小结
档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础，对医院管理具有深远意义。设备档 案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成部分。设备档案管 理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分发挥设备档案重要 作用医院各级领导应重视和关心各级部门设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。 定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。档案管理人员要收集有关医疗设备发展现状、 产品动态等信息。当今医疗设备技术飞速发展，高精尖且价格昂贵的新型仪器日益增多，设 备的更新周期日益缩短，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状， 收集有益杂志、技术资料、展销会资料等，进行分类整理，存入固定档案，为计划引进设备 提供依据。应以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用 ，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好 的效益回报，促进医院各项建设的发展
5 参考文献
〔1〕陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理〔J〕.浙江档案，2006，(9)：35.
〔2〕史维新.医院设备档案的管理〔J〕.苏州丝绸工学院学报，2000，(6)：340
关键词：档案检索语言；标准化；应用
档案检索语言也叫标引语言，它是根据档案的检索而特殊编制的专门语言。
档案检索语言的基本特点是单义性和专业性。所谓单义就是档案检索语言和自然语言的最大区别，自然语言根据其应用的环境不同和语境的不同是有多种意义的。但是大难检索语言只能是单义的，这样才能提高档案检索的效率，避免失误。专业性是指的档案检索语言的词汇及编排方法都符合档案的特点，便于档案标引和查找时使用。本文针对档案检索语言的特点，讨论了其在电子档案检索中的应用。
1 档案检索语言在电子档案检索中的作用
随着信息技术和网络技术的发展，出现了各种类型的自动化检索技术。这些自动化检索检索技术依托于网络技术和通讯技术使得远程的信息共享也成为可能。自动化检索技术的发展也催生了一种专门应用于电子档案检索的技术——档案检索语言。档案检索语言是一种标引语言根据档案，它可以根据档案积检索的需要而编制，档案检索语言的实质是表达档案内容的和相互关系的标识系统。档案检索语言设计的好坏直接影响着当那检索的效率，下面我们来分析一下档案检索语言在电子档案检索中的作用。
（1）档案检索语言可以对档案的内容和特征进行标引。
（2）档案检索语言可以对内容相同或者相关的档案进行集中处理。
（3）档案检索语言能对电子档案进行系统化的组织和归类。
（4）档案检索语言能将档案专用的标引用于和普通的检索用户进行对比应用。
2 档案检索语言的发展途径
在纸质档案中进行检索，不可缺少要档案工作者的参与。而电子档案的检索语言主要是由用户自主检索档案的模式，而档案工作者在这其中的作用却应该淡化，但是现在的档案检索语言面临着不可预测的查全率和误差率。由于信息技术和网络技术的发展，对电子档案的检索语言提出了新的挑战，为了在信息技术环境下较好的发展档案检索语言，需要做好如下几个方面的工作。
2.1 要提高档案管理人员的整体素质
档案管理人员的整体素质对于档案检索语言的发展是至关重要的，要使档案管理人员认识到档案检索语言发展的重要性。要加强对档案管理人员的培训工作，并积极与情报业和图书界进行合作，求得检索语言的共同发展。
2.2 要积极开发新的档案检索语言和技术
档案管理部门不能满足于现状，要积极进行技术创新，利用先进的信息技术和网络技术，开发高效的档案检索语言。这样才能使得电子档案的管理工作能够跟得上信息化发展的速度。
2.3 要做好电子档案数据库的建设
要更好的发展档案检索语言，电子档案数据库的建设是非常关键的。电子档案数据库的建设是进行电子档案检索的基础，如果没有一个良好的电子档案数据库的建设，再好的档案检索语言也不能发挥电子档案检索的作用。
3 档案检索语言在电子档案管理中的应用方向
档案检索语言的应用对于电子档案的管理效率有非常大的影响，所以本文主要对档案检索语言的应用方向进行了分析。主要的应用方向是分类主题一体化应用、计算机化应用和标准化应用。
3.1 分类主题一体化
分类主题一体化主要是将两种档案检索的方法进行融合：从而能最大限度的发挥档案检索的效率。这种方法的好处是标引人员可以通过一次性查表，标引分类和主题两项工作，从而节省标引人员的工作量。进行分类主题一体化融合的途径，主要有两种。
（1）第一种途径是“分类叙词表”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的成功经验，是将分类组配原理同时应用于分类法和主题法。
（2）另一种途径是“分类法—叙词表双向对照索引”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的中国分类主题此表的成功经验，是将体系分类法和叙词法都同时应用于分类法和主题法。
这两种模式发展档案检索语言的分类主题一体化虽然能起到一样的效果，但是功能上差别较大。第一种模式是典型的一体化模式，但是建表较为复杂，使用难度较大；第二种模式是以一种部分一体化的模式，它的分类号和叙词之间可能有部分无法对应，但是它的建表难度相对第一种模式要小，是一种折衷的分类主题一体化模式。
3.2 计算机化
档案检索语言必然会发展成计算机化的形式，主要的应用途径有如下两条。
（1）第一种计算机化的模式是通过计算机来对分类表和叙词表进行计算机编制。计算机编制可以克服手工编制的缺点，提高效率和差错控制率。计算机辅助管理在图书排版和出版领域已经取得了一定的成就，所以将其应用与档案检索语言的编制也是一个必然的发展方向。
（2）第二种计算机化的模式是研制分类表和叙词表的电子版。电子版的分类表和叙词表可以提高电子档案的检索效率。关于电子分类表和叙词表的研究在我国大约开始与上个世纪九十年代中期。现在关于电子分类表和叙词表的研究已经在图书出版界进行图书的全文检索、分类检索、统计分析和分页显示等。
档案检索语言的计算机化已经在图书出版界取得了很多的成绩，这些经验可以被电子档案检索来借鉴。
3.3 标准化
档案检索语言虽然已经发展了一段时间，但是其标准化问题始终没有彻底解决，档案检索语言的标准化的发展主要有如下三个方面。
（1）分类表和叙词表的标准化问题。关于分类表和叙词表的标准制定，现在在国际上已经存在了多个标准。例如：《多语种分类表的版面设计》、《分类表编制指南：方法示例》、《单语种叙词表编制与修订准则》等。我国在分类表和叙词表的标准化方面也有很多的标准，例如：《文献多语种叙词表编制规则》、《汉语叙词表编制规则》、《中国档案分类法专业表编制规范》等。这些标准从不同的角度对分类表和叙词表的内容、原则和格式等作出了标准化的规定。
（2）分类表和叙词表的统一和兼容问题。分类表和叙词表需要有一个统一的和兼容的标准体系，我国制定的关于分类表和叙词表的综合性的《中档法》实际上就是一个统一的国家标准，其他的一些关于档案类的标准是和《中档法》完全兼容的。也就是说今后的档案检索语言的标准化的制定都必须和《中档法》兼容。
（3）标引规则的标准化问题。档案检索语言中的最为复杂的问题就是档案标引，标引的设计标准关系着档案检索语言的效率高低。所以，标引规则的标准化是非常重要的研究方向。我国最早的标引规则标准是1983年出版的《文献主题标引规则》。后来《文献主题标引规则》经过数次修订。其后我国又陆续孩子定了一系列的标引规则标准。但是这些标引规则标准病未涉及明清和民国的档案资料。所以，我国在标引规则标准方面在今后还需要继续的建设。
4 小结
本文主要讨论了档案检索语言在电子档案检索中的作用和发展途径，并进一步分析了档案检索语言在今后的应用方向。档案检索语言在分类主体一体化、计算机化和标准化方面同时进行研究才能发展处能更好的提高电子档案检索效率的档案检索语言。
参考文献
[1]中国档案分类法编委会.中国档案分类法[M]，北京：档案出版社，1997：23-25.
[2]中国档案主题词表编委会.中国档案主题词表[M]，北京：档案出版社，1995：34-36.
[3]苏新宁.信息检索理论与技术.北京：科技技术文献出版社，2004：45-46.
关键词 地勘单位 档案管理 利用
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-01
市场经济环境下，地勘单位在运行中所产生的各类专业资料和工作成果越来越多，这就需要对地勘档案管理工作高要求，确保资料完整，在开发矿产资源以及资源合理利用的过程中提供必要的服务。
一、完善地勘单位的档案资料管理制度
地勘单位要做好档案管理工作，就要根据档案管理工作实际对相应的管理制度不断完善，以做到规范化管理，系统化管理。特别是地勘档案资料的收集、分类、保管工作中，需要专门的人员实施管理，主管领导要认真履行监督职能，以提高管理质量，避免档案资料管理分散，不利于资料的集中保存以及合理利用，甚至会导致档案资料丢失或者遭到损坏。完善地勘单位的档案资料管理制度，主要的目的是确保档案管理工作更好地展开，特别是档案资料的借阅工作，要完善审批制度。
二、地勘单位的档案资料的收集与分类
（一）地勘单位档案资料的收集
地勘单位的运行中，随时都会有档案资料产生。特别是地勘单位很多工作都是在野外进行，在地质勘探工作中就会产生大量的资料，且均为现场记录的原始资料，这些资料相对零散，使得档案人员在收集档案资料的时候，容易导致资料丢失或者损坏的。这就要求地勘档案人员在收集资料的过程中，要注重对原始资料了进行检查，保证档案资料齐全。对于所收集的档案资料，要做好整理工作，保证资料的准确、完整[1]。如果档案资料中文字不规范，或者资料存在着损坏的F象，要保证档案信息齐全，就要做好档案资料的修补工作，之后将所有的档案资料按照规定装订起来。为了保证所收集的档案资料的质量，还要做好相关人员的协调工作，以通过合作完成档案工作，不仅可以提高档案质量，还能够提高档案收集的效率。
（二）地勘单位档案资料的分类
对档案资料的分类是非常重要的环节，明确分类的对象是档案资料。在具体的分类过程中，要充分考虑到档案资料的内容，以及档案资料之间所存在的联系等等，采用相关的专业技术实施统一分类。在对档案资料进行编号时，要基于资料的分类展开，档案的编号组成包括分类、项目、案卷以及页号或者张号。要求档案编号要简单合理，且具有唯一性和稳定性。由于档案资料会越来越多，就需要档案资料还要具有可扩容性，不可以存在空号的现象，更不可以有重复的档案编号。通常而言，地勘档案资料可以划分为科技类档案资料、仪器设备类档案资料、文书类档案资料、财会类档案资料以及人事类档案资料。
三、地勘单位对档案管理人员培训工作要高度重视
地勘单位对档案管理人员的职业素质关乎到档案管理工作质量。地勘单位对档案管理人员培训工作给予高度重视，就要提高档案管理工作人员的法律意识，包括档案保密法、档案法以及相关的法律发挥都要通过培训进行传播教育，以提高档案管理人员的职业素质，在工作中提高职业责任感。
地勘单位的档案管理工作实现信息化的过程中，档案管理人员就要对档案信息管理系统产生认知并在工作中合理利用，包括档案资料的电子化处理、档案资料信息的传递、使用专业的档案管理软件处理档案资料等等，以提高档案资料管理质量，同时还可以通过档案信息共享提高档案管理服务效率。
四、地勘单位档案资料的利用
在地勘单位中，档案资料是保证各项工作顺利展开的关键。地质工作人员在野外进行勘察作业获得的资料，经过系统化分析、整合、研究之后，形成有价值的地址资料。将这些资料收集起来整理维护档案资料，就是对地勘单位工作情况的历史记录。在这些资料中，不仅真实地记录了地质科学研究过程，而且还记载了国家的各种矿产资源，是具有较高利用价值的国家财富，对地勘单位地质找矿具有重要的指导作用[2]。中国的社会经济呈现出快速发展的态势，不仅大量地需要矿产资源，还需要各种地质信息，这就意味着地勘档案资料的利用价值更为受到重视。对这些地勘档案进行开发，可以从中筛选出找矿信息，包括圈定矿靶的区域范围，矿靶所在具置以及地址勘察的基地等等。这些工作信息还会记录在档案资料中，可以优化工作内容，避免工作中存在重复作业的现象，对地质勘查和找矿工作具有重要的指导意义。
现行的地勘单位所开发的新的矿床中，很多都是通过对地勘档案资料进行合理利用和开发找到的。可见，地勘档案资料对于地勘单位的各项工作至关重要。做好地勘档案管理工作，随着档案资料的作用得以充分发挥，就可以在找矿中合理利用，以发掘更多新的矿产资源。
五、结语
综上所述，地勘单位的档案资料历史对地质工作的真实记录，体现了地质工作的各项活动以及所产生的科技成果。随着国家对地质资料管理工作给予了高度重视，地勘单位就地勘档案的服务范围不断扩大。要满足更全面的档案服务需求，就需要做好地勘档案管理工作，确保档案资料完整，档案信息准确，提高地勘档案资料的利用价值。
参考文献：
当今社会科技迅速发展，以往收集数据的模式已经无法适应当代社会发展需要。而数据挖掘技术的诞生，提高了数据收集的速度和质量，且在某种程度上还促进了社会的发展。
(一)数据挖掘技术的概念
数据挖掘技术是从许多的、不完全的、相对模糊的、存在噪声的、任意的实际数据当中，找出其中隐藏的、人们原先不了解的、但又是实际存在的、有用的信息和知识的过程［1］。数据挖掘所得信息具有先前未知、有效和实用三个特征。决策者对挖掘所得信息进行分析，从中提取出隐藏的关系和模式，来对未来发生的行为进行预测。
(二)数据挖掘技术的运用
在使用数据挖掘技术的过程中，数学方法经常被用到，但在一些特殊的时候，也会用到非数学的方法。另外，使用数据挖掘技术过程中，除了上面提到的方法外，还可以用演绎的方法和归纳的方法收集数据。在使用数据挖掘技术过程中，利用对相关数据进行挖掘、收集和分析得出相应的结果，并且这个结果在某些情况下，恰好能被用在管理信息、优化查询、过程控制、决策支持及数据维护等方面［2］。然而，由于数据挖掘技术特性，其在使用的过程中，涉及学科比较广，并且还涉及数据库、数理统计、人工智能、并行计算、机器学习、可视化等许多领域。数据挖掘技术中，常用到的有规则归纳、决策数、人工神经网络、遗传算法，以及可视化等技术。
二、数据挖掘技术的形式
数据挖掘分为描述型与预测型两种形式。描述型是对数据中存在的规则进行描述，并且依据数据具有微观性的特点找出其表征的、普遍性强的、概念层次较高的、比较宏观的知识，并对数据进行概括总结和抽象来描述出同一类事物的相同属性。预测型是分析和处理现有的数据，来获得某类事物中某些属性的内容，或者是预测出某类事物将来形成的规律等。在使用这两种挖掘技术时，经常用到的方法有分类方法、关联方法和粗糙集方法。
(一)分类
在运用计算机数据挖掘技术的过程中，分类是挖掘技术里的重点部分。数据收集的好坏，以及收集的数据的属性分析都是由分类决定的。因此，分类在运用挖掘技术的过程中具有非常重要的作用。分类是对数据库属性进行分析，把元组划分成不同种类的过程。并且在其划分过程中，根据数据形成的训练集，来集中对部分数据进行处理划分。然后，再对余下的部分数据做测试，在测试满足要求以后，遵守对应的规则对其分类。在实际分类过程中，比较有代表性的分类过程是:明确分类的范围、找出目标属性、组成训练集、研究属性、算法选取、分类计算、结果显示、选出测试集、分类规则验证、输出分类规则等［2］。
(二)相关规则
相关规则是数据挖掘技术中，比较简单实用的关联分析规则。它可以准确地将相关数据进行描述，并且能够对数据进行严格分析。在相关规则使用过程中，主要是对具体事物进行描写，并按照相同属性进行结合，然后对其进行总结概括，找出其共同属性和模式。一般会将关联规则直接应用到数据库中，统一地记录下每个事物得出的数据，不但可以正确地记录数据，同时消减了数据的搜索空间，使得整个运行系统得到改善和提高。
(三)粗糙集
数据挖掘技术中的粗糙集是被用作对不精确和不确定性知识进行研究的一种数学工具，在系统整个使用中占的优势比较大［3］。首先，在使用粗糙集方法时，相应的信息不需要了解，并且在运算的时候，算法比较简单且容易控制，得到大量的计算机用户的喜爱。其次，在运行粗糙集的过程中，能从数据中发现异常，排除知识发现过程中的噪声干扰，同时还能将这类数据的规律在最短时间内找出，并利用表格对其进行归纳总结，将其变成决策表，为使用者的查询提供方便。最后，在客观世界，应用有些规则的过程中也会出现不确定性。应用数据库的时候会产生许多不确定性的信息，而这些不确定性都得依赖粗糙集对其进行处理，这样就使得数据挖掘的效率得到大大提高。
三、挖掘技术在档案管理中应用的意义
记录历史资料的重要工具就是档案，它直接反映了档案管理人员的智慧和成果［3］。由于计算机网络的迅速发展，在管理档案信息的实际应用中，引入挖掘技术可以使档案的管理水平得到提高，并且改革了档案信息管理的模式。因此，数据挖掘技术应用在档案信息管理中是具有非常重要意义的。
(一)提高档案信息管理的安全性
档案信息是记载一些比较宝贵的资料，由此可知其价值的表现就是档案信息的实体。对档案管理者来讲，保存有历史意义的档案信息的时间应越长越好。保存得越长远，越体现了档案信息的价值。其使用价值相对应地增大了，被使用的频率也相应地增加，使保管工作非常困难，使用次数越频繁，就越容易缩短档案信息的寿命。同时，保密性是档案信息管理的另一项重要工作，万一档案信息外漏，不仅相关人员的隐私权受到侵犯，还有可能对其以后生活造成消极负面的影响，造成了档案保管与使用之间存在矛盾［4］。将数据挖掘技术运用到档案管理中，可以很好地避免这种情况的发生，从而保护档案信息实体和内容的安全。
(二)加快档案管理的效率，降低档案管理的成本
档案管理工作中引用数据挖掘技术，能够有效改变以往传统的档案管理模式。使得档案管理人员的工作效率和档案信息管理水平得到提高。引入数据挖掘技术，工作人员的管理时间被大量节省，处理档案信息的速度得到提高。同时，还可以加快档案鉴定工作的发展。档案管理工作中的一个重要环节就是档案的鉴定，传统的档案鉴定工作是由档案管理人员凭借多年经验来实现的，具有主观性。数据挖掘技术的运用，可以防止在鉴定档案工作中因档案管理人员的主观性而造成有价值的档案丢弃，为档案管理工作提供了比较有效的定量化方法，使档案的鉴定工作有据可依。
四、数据挖掘技术在档案信息管理系统中的运用
随着计算机信息化的迅猛发展，档案管理工作也需要进一步的完善。过去的档案管理方式已经不能适应当代社会的需要，很多数据信息无法有效地使用。要想有效地利用现有的档案数据，使其价值得到充分发挥，使用数据挖掘技术把那些隐含的信息挖掘出来，对其总结和使用是非常有必要的。档案信息管理中使用数据挖掘技术，能让挖掘出的知识信息得到发挥，并且能使档案数据信息价值被充分地利用。档案管理中应用数据挖掘技术的方法有以下几种:
(一)档案分类法
档案分类法是按照不同的种类把许多档案进行整理的方法。把档案中属性相似的放在同一个类别中，把那些档案属性不同的放在不同的类别当中。在档案进行分类的过程中，数据挖掘技术能够详细地划分这些档案的类别，帮助管理员进行档案归类，档案的检索效率和速度得到有效提高。
(二)档案收集法
档案收集法是先分析数据库中的数据，并通过对这些数据做详细的描述建立模型。然后用这些模型和所有的测试样本进行对比，一旦经测试后有一个模型与样本相符合，就可以依据这个模型对管理对象进行分类。
(三)档案保留法
【关键词】文书档案;卷和件管理;方法
近年来,不少企业单位的档案部门盲目按照上级单位主张文书按件整理的方法,对文书立卷全盘否定,采用“一棒子打死”,不从本单位实际情况去考虑。出现新旧立卷方法衔接脱轨。主要表现在:
①原有的档案分类立卷标准与现有的按件整理档案分类标准存在差异,这就需要档案工作人员必须及时吃透文书档案分类标准中各个环节的立卷规定,掌握文书档案分类原则,比如:按年度—机构分类,还是按年度—问题分类,每个一级类目下分有哪些二级类目?每一级类目划分界限是什么,都需要把握准确才行;但是由于时间短,改革步伐快,很多单位档案工作人员对新旧立卷方法吃不透,造成新旧立卷方法衔接脱轨。
②原有的档案装具衔接不起来。有些下级档案部门为了及时按照上级档案部门精神要求,盲目修改立卷方法,资金缺乏,装具又跟不上,给档案工作立卷,以至于以后的立卷造成腹面影响。
③档案装具库存积压,造成资金浪费。文书档案立卷新旧方法不一样,档案装具也就不同,这就需要按照档案装具标准,重新订做档案装具的卷皮、卷盒等。原有库存档案装具也就不能用,装具库存积压,造成资金浪费。
④缺乏对档案专(兼)职人员的培训学习。文书档案立卷工作日益重要。对档案资料的科学化、规范化管理,使其起到信息源、资料库的作用,对发展企业市场经济和推动企业进步作用甚大,这需要档案管理人员具有较高的素质。但是不少单位档案管理人员档案意识不强,特别是一些小单位领导干部档案意识不强,档案管理力量薄弱。其原因有三个方面:一是主要领导对档案重要性的认识不够,资金投入少,档案室设施简陋,许多小单位把档案室与仓库合为一处,档案与杂物一起存放,没有得到很好保管,致使档案容易损坏或丢失;二是大部分档案员是兼任,他们把主要精力放在其他工作上,因而忽略了档案工作;三是档案员业务水平参差不齐,档案管理人员更换频繁,新档案员缺乏必要的档案文书立卷归档管理知识学习培训,造成档案整理不规范。导致文书档案资料收集不够齐全,发文与收文之间数量相差悬殊;文书立卷整理过程中不会分类,乱整乱归,不能及时方便查借阅。其实,文书档案按卷、件管理各有优缺点。应该根据各单位的具体情况,采用灵活多样的形式,可以按件也可以组卷进行立卷。只要遵循各文件之间的有机联系,方便建立检索体系、方便提供利用就可以。不应该片面强调一个而否定另一个。
1.文书档案按件管理档案的优点
(1)实行文件级管理档案,取消了组卷这一环节,全部档案进行年度—机构或年度—问题分类后,按形成时间、保管期限排列,使档案整理工作自然因素增强,放宽了对档案实体形式上的要求,整理方法变得简单、易学,适应了机关档案人员兼职多、流动性大的现状。
(2)实现文件级管理档案后,不再是若干份文件装订在一个案卷内互相牵扯,增强了提供利用的针对性,便于档案的保管、保密和提供利用,有利于档案的保护
(3)实现文件级管理档案后,需归档文件可以在处理完毕后随即归档,使文书归档工作化整为零,减轻了归档工作压力,提高了工作效率。
(4)由于实现了文件级管理档案,取消了案卷,只留文件级一个管理层次,既减少了数据录入的工作量,也适应了计算机直接定位于文件级条目的检索方式,提高了档案的检索速度与准确率,有利于计算机在档案管理上的普及与应用。
(5)实现文件级管理档案后,办理完毕的文件可直接进入档案整理环节,文书处理环节中形成的著录项目可通过计算机直接生成归档文件目录,避免了档案管理环节中数据的重复录入。文书档案按件管理也有其缺点:按件管理档案由于件的薄厚程度不同,整理容易出差错,档案利用起来容易丢失。
2.文书档案按卷管理的优缺点
文书档案按卷整理的优点是不易丢失、不易损坏档案,但是按卷整理档案缺点较多。
(1)主要是立卷难,不仅难在对文件的分类、鉴定、拟写案卷题名,更难在立卷工作大量繁杂重复的劳动。面对众多规定和较高要求,老档案员已觉不易,新档案员更是望而生畏,导致档案业务指导人员疲于奔命,一些单位还是有文件积压;针对同一个案卷,往往是一人一个标准,一人一个看法。
(2)档案检索难。在以往的管理模式下,档案检索的最后着眼点都要落在某一案卷上,其查找文件实体的方式是通过各种检索手段查到某份文件所在卷号,然后到这一卷里找到这份文件。其关系如下:文件信息案卷信息(案卷号或档号)文件实体案卷实体至此就完成了一次文件的检索利用过程。由此可以看出,文件检索与立卷方法没有必然联系,只要通过文件著录信息找到对应案卷,就能最终找到这份文件。这里的案卷只是为你提供了某份文件的具体存放位置。这种结论支持我们对现行的文书立卷方法进行改革,而且从理论上讲,任何改革模式都是可行的,包括立卷不装订、不立卷不装订、不装订按文号排、不装订按时间排、随办随归等。当然在实际工作中,还要考虑档案管理的其它因素,择优而用。
3.卷、件都要用盒保管
