时间：2023-04-24 08:54:02
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校科研档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。
1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。
1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。
1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。
2 高校科研档案管理的利用途径
2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。
2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。
2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。
2.4 从配套设施方面促进科技手段的融入。当前高校科研档案管理工作中对于先进科学方法的掌握显得不够到位，现代化档案管理配套设施并没有在高校科研档案管理中发挥重要作用，这就需要高校科研档案管理工作能够从配套设施建设方面突出档案管理工作与现代化科学技术手段的有效融合，切实提高科研档案管理工作的质量与效率。第一，档案信息资源当中检索工具的使用能够最大限度体现高校科研档案管理工作中的科技元素，信息编制过程的完成、档案信息的检索等都是体现科技手段的重要方面。各种检索工具的使用，像全引目录或著录卡片使用等，都是技术手段在档案管理工作中的有效运用。第二，互联网技术及网络通讯技术的快速发展也为档案资料的搜集与整体提供了便捷途径，电子档案的建立或是计算机网络辅助档案管理工作的开展都使得高校科研档案管理工作的开展在彰显自身信息化发展趋势的同时也表现出一定的智能化特征，这是数字化处理方式对于高校科研档案管理工作的积极影响。
一、高校科研档案管理的内容
（一）科研项目材料档案
科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。
二、高校科研档案管理创新的具体措施
（一）强化科研档案的开放性
科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。
（二）强化科研档案的可延续性
高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。
（三）强化科研档案的辐射面
为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。
（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量
首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。
其次，电子档案的出现，对高校档案管理人员提出了更高的要求。在这种情况下，高校档案管理人员就需要不断的增加自身的服务意识，加快高校科研档案管理工作向科学化和现代化的方向转变。通过加强自身的学习，从而更好的实现对电子档案的接收和保管工作。同时充分的利用当前网络和多媒体技术，使档案工作的空间得到进一步拓展，利用校园网在确保档案资源保密范围内实现资源的共享，从而更好的推动高校的快速发展。
关键词：科研档案；功能模块；数据库；设计
中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的科技资料，是高职院校档案中的重要组成部分，是科研活动的真实记录。近年来，随着我国高等教育事业的不断发展，高校对科研工作的重视程度也不断提升，科研档案管理的科学化、规范化将直接影响科研管理的整体水平和工作效率。
1系统需求分析
1.1开发背景与目标
当前高校的科研档案管理机制，多数还只是一个上传下达的行政性管理机构。其主要工作仍然局限于传统的对科研项目、科研经费、科研成果登记鉴定、报奖等的被动管理，很少进行科研信息、科技服务信息的搜集、加工和传递等方面的工作。在人们越来越习惯于利用网络获取所需的服务的新形势下，高校科研管理需要更新观念，变革科研管理人员思维方式，强化“管理就是服务”的服务职能，必须树立信息观念，扩大信息来源，加强信息管理，提供信息服务，加强与社会的全方位联系。同时，高校科研项目与成果的规范化、信息化管理，对于提升高校综合实力也有着极其重要的意义。由此可见，提高管理效率、减轻科研管理的工作量，降低科研管理人员的劳动强度，开发和运用科研档案管理平台，实现科研档案管理的自动化、信息化、网络化，是科研管理部门急需解决的问题。
本文设计与实现的基于java的高校科研档案管理平台（以下简称平台），是针对我院科研档案管理的实际情况而研制的。该平台服务于我院的科研管理工作，可以实时动态科研信息，提供科研信息检索渠道，为我院的各级科研机构、科研人员提供便利，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于我院整体科研工作水平的提高。
通过该平台，可以实现我院科研工作的网络化管理，形成一个新的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为全院科研信息交流提供良好平台，使科研管理人员从事务性的工作中脱离出来，将更多精力投入到课题策划、成果推广中去，全面提高科研服务水平。1.2系统体系结构及运行环境
本系统基于J2EE基本技术体系，采用B/S应用体系结构，表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式，数据库服务器系统、Web服务器系统和应用服务器系统可以运行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多个操作系统平台。普通科研人员、科研秘书、管理员等各级用户通过Internet即可登陆并使用系统，克服了时间、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系统运行硬件支持环境：Web服务器一台、客户端Web浏览器若干台、数据库服务器一台。系统运行软件支持环境：Web服务器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、数据库服务器（Windows XP + Access 2003）。
2系统设计
2.1功能模块
本文设计的科研档案管理平台主要分十大功能模块：科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、科研考核管理、 学术活动管理、技术服务管理、项目申报和评审、网站管理、系统维护等。
1)科研机构管理：本平台所设科研机构包括院系所、研究机构、重点研究基地等三类，可以列表显示这些机构的基本情况、人员构成、在研项目以及已经取得的成果等。对于普通科研人员仅给予浏览的权限，各单位的科研秘书可以编辑各机构的基本情况，而对于机构的人员构成、项目情况及成果情况则由系统根据相应的功能模块中的数据自动生成。
2)人员管理：本平台设定的人员有三类：科研人员（指从事科研工作的人员）、科研秘书（指各科研机构的科研管理人员）以及管理员。该模块可以实现人员新增、人员列表、人员检索等功能。人员列表和人员检索功能中，不仅可以显示人员的基本信息，同时可以显示该人员所有的项目和成果信息，这些数据从项目和成果管理模块中自动获取。管理员可以对人员的信息设定修改权限，科研人员只能修改自己的基本信息，科研秘书可以修改本机构人员的信息，管理员则拥有最高权限。系统初始运行时，由管理员设定初始账号、密码、所属机构等人员的基本信息，然后由科研人员本人通过普通用户的身份登录，输入属于自己的信息。人员库建立后，可以及时掌握学校科研人员的基本情况，并可以相应的生成学校的专家库等。
3)科研项目管理：科研项目指已经立项后的项目，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。主要由新增项目、检索项目、列表项目、经费管理等子模块组成。项目管理的权限设定类似人员管理，但经费管理的权限仅对管理员开放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分为科研论文、著作、鉴定成果、专利、获奖等。平台提供输入界面，由科研人员分门别类输入这些数据。
5)科研考核管理：科研考核主要是通过建立科研工作量化指标和设置岗位考核指标，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研机构的科研工作量。考核管理只对管理员开放。
6)学术活动管理：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新学术活动的通知，二是科研处根据各科研机构上报的学术活动计划定时学术活动通知，三是科研处在每个学期统计各科研机构学术活动的开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
7)技术服务管理：技术服务主要是指学校为地方企事业单位等解决的技术难题。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新技术服务需求，二是各科研机构上报各自在每个学期的技术服务情况，三是科研处每学期统计各科研机构技术服务开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
8)项目申报和评审：通过平台可以完成校级项目的在线申报、项目中期检查、项目结题评估评审等工作。
9)网站管理：此项功能仅由管理员使用。
10)系统维护：对于管理员来说，在系统维护模块中可以进行数据初始化、数据导出、数据清除、用户维护、数据库维护等工作，而对普通用户来说，则只能维护自己的个人信息。2.2数据库设计
数据库设计是本平台的核心部分。大量的数据都存放在数据库中，数据库设计不合理会严重影响系统的正常运行。在开发前应先规划好每个数据表，不但要使其关联合理，而且每个数据表中的字段设计也要合理、规范。
本系统采用Access作为数据库，使用链接字符串与数据库相连，数据库的名称是kygl.mdb，根据实际处理的数据情况和系统的功能在数据库内创建了人员信息表(tzy_ryxx)、科研机构表(tzy_kyjg)、科研项目表(tzy_kyxm)、论文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究报告表(tzy_report)、专利表(tzy_zhuanli)、获奖情况表(tzy_hjqk)、科技服务表(tzy_kjfw)、学术交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用来存放科研档案管理的基本数据。
3系统实现
3.1基本界面
平台的首页如图1所示。
图1系统首页
除了平台的首页外，不同权限的用户在用户区登录后将进入各自可操作的页面。如科研人员登录后将进入科研人员页面，可进行个人基本信息维护、项目申报、项目查看、奖项申报等。
3.2 ActionForm类
ActionForm类是Struts框架的核心组件之一，是Struts的关键视图组件。ActionForm本质上是一种JavaBean，是专门用来传递表单数据的DTD(Data Transfer Object,数据传递对象)。它包括用于表单数据验证的validate()方法和用于数据复位的reset()方法。本系统利用ActionForm Bean在视图组件和控制器组件之间传递HTML表单数据，通常每个HTML表单对应一个ActionForm Bean，HTML表单中的字段和ActionForm Bean中的属性一一对应。利用ActionForm Bean的Validate()方法对用户输入的数据进行合法性验证。
表单验证是ActionForm的主要功能之一。要实现这个功能，需要采取4个步骤：1)重写validate()方法；2)在资源文件Applica? tionResources.properties中设置可能的验证错误的标识；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate属性设置为true（默认已经是true），并添加元素以指明资源文件的存放路径；4)在相应输入页面的相应位置加入错误标记< html:errors>，以输出可能的验证错误。
3.3 Action类
Action类是用来处理业务逻辑的一个类，负责单个事件的流程控制。在收到相应的请求后，ActionServlet会为该请求选择适当的Action，在必要的时候会创建一个Action实例，调用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它会调用默认的Action类(定义在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet将适当的ActionMapping类转发给Action，这个Action使用Ac? tionMapping找到本地转发，然后获得并设置ActionMapping属性。
4结束语
基于Java的高校科研档案管理平台集科研管理和信息服务为一体，适用于高校的科研管理部门，具有科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、学术活动管理、技术服务管理等多项功能，既实现了科研管理的自动化，又利用网络的优势信息，方便了教师的研究，方便了工作人员各种表格的填写，大大提高了工作效率，使学院的科研管理水平上了一个新的台阶。
参考文献：
[1]张兴科.JSP动态网站设计项目教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010.
一、高等科研档案的管理和保护工作现状
然而，笔者发现，虽然目前高校对科研档案的重要性有了一定的认识，但是，从实际的情况来看，高等科研档案的管理和保护工作存在着以下几点问题。
1.1管理制度缺失和管理设施缺乏
目前，高校的科研档案管理制度不尽如人意，一般采用常规性的档案管理方式，而这种方式远远不能适应当前工作需求。相应的管理制度和监管手段的缺失也直接导致了档案管理人员对归档的具体工作的敷衍。
高校的科研档案管理缺乏必要的基本管理设施，很多高校并没有建立专门的档案室和档案柜，这也一定程度上导致了实际的档案管理人员没有对科研档案有足够的认识，没有充足的时间来对科研档案进行系统管理。
1.2科研档案管理意识缺乏
科研档案管理意识的缺乏不仅仅存在于档案管理人员，也存在于具体的科研人员。科研人员的不重视，使科研档案在初始阶段就失去了有效的控制，一般情况下就会形成项目进行到最后才进行补充，造成资源和人力的浪费。
高校管理者的科研管理意识水平也有待提高，目前学校对于科研档案的管理也存在着管理、检查不到位的情况，同时也没有相应的规定来约束和规范科研档案管理和保护工作。
1.3科研档案的知识产权保护不到位
高校的科研档案作为一种信息资源，应当对阅览、下载、复制、转载等手段进行控制和约束，严禁杜绝非法利用。但是在实际的科研档案管理工作中，知识产权保护意识还是相当缺乏，很多高校并没有相应的规定，或者有了大概的相关规定，但是在执行方面也没有完全落实。
1.4科研档案管理工作宣传不足
随着科研档案管理工作的重要性日益突出，科研事业的不断发展也需要科研档案管理工作的支撑，但是当前很多高校对于科研档案管理工作的宣传远远不够，导致了很多科研人员并不了解科研档案管理工作，也同时导致了很多从事相关档案管理工作对自身工作重要性的认识不足，这也严重制约和科研档案管理工作的进一步发展。
二、高等科研档案的管理和保护工作改善与优化
针对上述问题，笔者就高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人的浅见。
2.1规范高校科研档案管理机制，完善配套设施
首先，从宏观上来说，学校领导要高度重视科研档案管理工作，从制度上和资金上给予科研管理工作倾斜。建立明确和详尽的工作管理制度，以及合理的归档程序。并且，在具体的实际管理工作中，也要保证管理人员经费、办公设施的到位，从而提高管理人员的工作积极性，更好地落实工作制度。
其次，从微观上来讲，高校科研档案管理必须依托现代管理理念，以网络技术和计算机技术为基点，实现科研档案管理的网络化和电子化。同时把科研档案管理和现代办公技术结合起来，来达到科研档案管理的规范化目标。具体来说，科研项目的申报环节、研究试验阶段的各种原始数据和报告等、验收阶段的研究报告、论文等、成果申报阶段中成果登记、成果应用等。这些所有的案卷，都要按照科学的管理制度进行归档和保存。并且还要注重档案管理过程中分类检索原则，充分适应当前档案规范化管理的要求。
2.2提升科研档案管理意识，规范科研档案管理
首先，从科研档案管理人员的角度来说，要不断的提升自己的业务素质能力，开阔自身的眼界和思路。不仅仅把自己看做一个服务人员，而要进一步投入到实际的科研活动中，及时掌握科研工作中的原始资料，从初始阶段就保证科研档案的高质量。通过科研档案管理人员的自我提升，为学校提供高效的服务，从而为高校的档案管理工作打开新的局面。
其次，从科研人员的角度来说，要增强科研人员对科研档案重要性的理解和认识，使其充分明白科研档案的具体价值。这也进一步要求科研人员要重视科研档案的归档和管理，把这份工作作为自身日常工作中至关重要的一个部分，这也是科研档案管理发展的必要基础。
再次，从学校管理者角度来说，要注重培养优秀的档案管理人员，提升具体管理人员的业务素质和能力，为其创造良好的学习条件，适应当前时代对优秀科研管理人员的要求。并且，要为科研档案管理人员和科研人员建立一个沟通的平台，使二者互动交流，并能有效的促进档案管理人员有效的为科研人员进行高效服务。
2.3规范高校档案管理管理，保护知识产权
首先，建立统一的管理制度，来保护高校的知识产权。对所有的知识产权的产生、获取、流转等具体过程要真实和完整的记录，合法并且合理的来利用科研活动所产生的知识成果。利用归档保存的方式对知识产权进行保护，统一集中管理，促进知识产权的流转规范化，以及在下一步的科研活动中的推广和利用。
其次，相关规章制度要落实到人，做到有责必查，出现问题能够找到相关的责任人。科研文档的形成、积累、完成由科研负责人负责。科研负责人对文档的管理期限和密集提出建议，并且要对科研档案进行超前控制，确保科研文档的准确性和完整性。并且相关的档案管理工作人员对于科研负责人进行监督和知道，帮助科研负责人保护原始科研文档的完整性和保密性，双重保护促进科研文档的知识产品不受侵犯。
论文摘 要: 科研档案是高校档案的重要组成部分，反映了一所高校具备的学术水平和实力，但是新建本科院校由于自身发展过程中的诸多问题，使得科研档案管理水平滞后。本文在分析新建本科院校科研档案管理存在的问题的基础上，提出了加强新建本科院校科研档案管理的有效对策，以期能提高科研档案的管理水平。
高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，是高校科研活动的真实记录，在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展，科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说，由于本科办学历史不长，科研能力和学术水平较低，对科研档案管理的重要性认识不足，使得科研档案管理水平滞后，无法保证科研档案价值的实现。因此，研究分析科研档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平，发挥科研项目档案的利用效益，更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
一、高校科研档案管理的作用
1.有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下，信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业，能否持续发展，在很大程度上取决于是否拥有足够的知识，只要拥有足够的知识，就能够更快地获取知识，就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所，是教学科研中心，而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体，详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果，是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果，为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说，完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。
2.有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能，它直接反映了高校科研活动的原貌与进步，真实反映了学校的科研水平及办学实力，是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案，可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据，实现科研管理的科学化、规范化、现代化，促进高校科研工作的持续发展。
3.有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档后的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案，既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程，更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因，虽然科研工作得到了快速发展，但是科研档案管理工作却存在着种种弊端，影响了科研档案的质量及开发利用。
1.档案意识薄弱，科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设，提高教学质量和科研水平之上，却忽视了档案工作的发展，档案意识薄弱，没有认识到档案工作在学校发展中的作用，使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下，各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性，没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先，受传统观念的影响，部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理，从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作，往往把它们排斥在档案管理之外。其次，部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体，只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖，认为归档是档案管理人员的事，与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源，是否归档无关紧要，担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次，科研管理部门重视的是项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可，并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求，从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性，对科研档案工作的投入不足，重视不够。
2.归档材料质量不高，科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料，研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料，总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而，在新建本科院科研档案的实际归档中，无论是纵向科研项目，还是横向科研项目，其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多，科研记录少;文字材料多，磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性，使得科研档案的价值大打折扣，最终不能有效地开发和利用科研档案。
3.管理制度缺失，科研档案归档工作的职责不明确。目前，新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规，结合各单位实际，制定了相应的科研档案管理办法，坚持由科研课题(项目)立卷的制度，再由科研管理部门对项目档案进行检查验收，然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是，在实际工作中，各高校制定的管理办法往往不具体，未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责，科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严，科研人员不配合，科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度，但在实际操作上困难重重，科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调，科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上，科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体，又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，对科研档案的监管力度很小甚至无力监管，使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设，科研档案归档管理处于失控状态。
4.工作意识落后，科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来，高校档案部门都处于封闭状态，“藏在深闺人未识”，内无动力，外无压力，工作缺乏竞争和创新，只注重移交后科研档案的管理，忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查，基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训，专业性不强，业务素质偏低，对科研档案归档的内容不明确，对归档范围把握不准，再加上他们还要承担其他大量的工作，投入到档案管理的时间有限，而档案部门业务指导又不到位，难免不影响到项目材料归档的质量和数量。
三、加强新建本科院校科研档案管理的对策
为确保科研档案的完整、准确、系统，提高科研档案质量，针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题，我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理，充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。
1.增强档案意识，提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识，以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念，它是档案工作存在和发展的基础。因此，科研档案管理水平的提高，增强全校师生档案意识尤为重要。首先，档案部门要经常向学校领导汇报档案工作，争取学校领导和科研管理部门领导的支持，将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容，增强科研人员对科研档案的责任意识。其次，学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识，让档案贴近教职工，提高科研人员档案法制观念，使大家认识到科研档案管理工作的重要性，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担科研档案归档的职责。再次，档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念，积极开发科研档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科研人员利用提供方便。“润物细无声”，科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用，就不会产生抵触情绪，反而会主动支持和配合科研档案归档工作。
2.完善管理制度，促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”为此，新建本科院校应坚持集中统一管理的原则，理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系，明确各级各类人员在科研档案工作中的职责，建立行之有效的科研档案归档制度和模式，使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，这样才能使各个业务环节都有章可循，从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外，还应该采取一定措施，把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩，在课题验收时，要由档案部门对归档材料进行审查，凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖，从而保证科研档案的质量。
3.加强跟踪收集，实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中，由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务，投入到档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准，导致归档材料的不完整、不准确。因此，档案部门不能只注重移交后的档案管理，而应根据科研档案形成的特点，坚持前端控制的原则，提前介入，将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程，才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段，档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系，密切配合，及时了解和掌握科研课题的整体进程，指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全，确保科研档案的质量。
重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研竞争力，争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角，其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础，又是新技术、新创新的基础，对学校有重大意义。这些科研项目，往往研究周期长，涉及范围广，研究人员多，档案内容复杂多样，甚至还包括若干科研子课题，如果仍按一般课题一样进行收集归档，极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，配备专门的档案管理员参与全程，从科研材料形成之始就注意收集整理，以免遗漏，确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。
4.提升档案管理者综合素质，强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素，因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面，科研档案的特点，要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础，系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识，还要不断扩展知识领域，优化自身的知识结构和能力结构，掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术，具备科研项目管理知识，熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此，档案人员才能具备较高的综合素质，增强科研档案工作服务能力。另一方面，档案部门要转变观念，克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识，树立服务意识，积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训，使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调，指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档，定期检查或抽查立卷归档工作，逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。
参考文献:
[1]孙天波.加强地方高校科研档案管理工作对策[J].重庆三峡学报学报，2008，(4).
尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。
一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。
（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
本文通过对高校体育档案的重要性的分析，提出了高校学生体育档案管理信息化的发展途径。只有充分认识到高校学生体育档案管理信息化建设的重要意义，才能更好地促进高校学生体育档案管理工作的发展。
【关键词】
高校；体育档案管理；重要性；信息化
随着高校档案管理发展的日益成熟，其专业化程度也越来越高，高校体育档案也就应运而生。高校体育档案主要记载了高校体育的发展历程，教学、教改、科研中形成的文字、图片、影像等资料，通过分析体育档案资料能够清晰地捋顺高校体育发展趋势，并及时调整教学目标、教学计划、教研方向等。同时作为学校宝贵的档案资源，其也成为了学校自身文化积淀的一部分，这对于增强学校的文化底蕴有着重要的作用。随着我国高校扩招规模不断增大，高校的配套发展如果不能与其相适应电话，将会严重制约高校的长远发展，而这将对我国的教育事业造成很大的危害。高校体育档案是高校配套重要的一方面，其是体育教学重要的数据支撑和经验总结，对于体育教学的成败兴衰有着很大的影响，对于学校的体育风气和氛围有着深厚的影响，只有认识到其重要性，并使其管理更加现代化才能使我国的高校更好地发展。
1高校体育档案的重要性
高校体育档案作为高校档案的重要组成部分，随着体育教学的重要性逐渐被人们所认知，体育档案所起的作用也越来越显著，只有认识到其重要性，才能找到最适合其发展的途径，才能促进我国高校体育档案管理工作更加快速的发展。
1.1制定体育教学计划的依据
高校体育教学改革的进行离不开其自身的发展历程，要制定最适合高校体育发展的教学计划，就需要对高校的体育档案进行详细的了解。高校的统御档案是高校体育发展的重要依据，其反映了高校发展的梗概和整体结构，对于高校体育改革有着重要的指导作用。通过分析高校体育档案能够使高校的管理者能够进行更加科学的分析和决策，能够保证政策与事实相符的程度。
1.2高校体育事业发展的珍贵史料和重要数据资料
以史为鉴，可以知得失。通过对高校体育档案的分析，我们能够了解高校在其各个发展过程中重要的教学内容、法规、改革等方面的内容。这些内容本身都凝结着重要的历史信息和经验教训，通过了解和分析这些重要的历史信息，能够避免先进的高校发展产生同样的错误，这样就为高校体育改革提供了必要的历史依据和成败教训。
高校体育档案本身就是重要的资料，通过对这些资料的横向、纵向的分析，能够使高校清楚地认识到自身存在的不足和亟待解决的问题，能够为高校体育事业的发展指明方向，少走弯路。通过对这些数据进行数据模型分析、软件分析，能够得出许多有益的信息，从而使高校体育事业的发展更加科学化。
1.3进行体育科研的必要条件
随着计算机网络技术、通讯技术的长足进步，体育科研的手段也逐渐产生变化，以往的体育科研往往是以座谈、经验分析等形式展示，大部分都是主观的意见或者建议，缺乏科学性，导致高校体育事业发展走了不少弯路。随着新技术的应用，体育档案的逐渐完善，通过对这些档案资料的研究，就能为体育科研人员以更多的依据，使体育科研活动可以更加迅速的开展。其中的身体素质、比赛成绩、教学计划都是高校科研的重要的资料，这些客观的资料，更加具有说服力，也更能够激发科研人员的研究热情，从而促进高校体育事业的发展。
1.4体育教学工作评价的重要依据
体育教学越来越受到人们的重视，而为了能够更好的发现体育教学中存在的问题，及时进行教学改革，就需要对体育教学工作进行评价。只有完善的评价才能够更好促进体育教学的发展，而这就需要借助高校体育档案的重要作用。要对体育教学工作进行公正、客观、有效的评价，就需要细致了解高校体育教学工作的必要的记录，而体育档案正是提供这些记录的原始数据。有很多高校虽然在教学改革方面做了大量的工作，也取得了不错的成绩，但是由于对高校体育档案工作不够重视，所以导致在对其评价的时候往往达不到理想的效果。
2高校体育档案管理现状
2.1 档案管理不规范
高校体育档案管理是高校档案管理的重要组成部分，但是在现在的高校档案管理中，体育档案的管理却很不规范。这主要体现在以下几个方面：首先，对体育档案的管理缺乏必要的认识，很多教师并没有认识到体育档案资料的重要性，对体育档案资料所起的作用并没有很好的认识，所以就导致了其长期将某些资料占为己有，处于自身的目的而导致了体育档案收集工作的困难。同时由于对这些资料所具有的价值了解不深，所以导致了大量资料的丢失，影响到了体育档案资料的完整性。其次，投入不足。高校体育档案管理工作的发展需要充分的人力、物力、财力的保证，如果不能提供这些保证，高校体育档案的管理将会成为一纸空谈，严重阻碍高校体育档案管理工作的进行。但是在目前的高校体育档案管理工作中，缺乏相应的专业管理人员，往往是将高校体育档案管理工作挂靠在其他档案管理部门，由于缺乏必要的权责要求，高校体育档案的管理工作进行受到了很大的阻碍。除此之外，由于高校管理者并未认识到高校体育档案管理工作的重要性，其在体育档案必要的场所、设备、资金等方面的投入相应不足，造成了对这些资料的管理难度加大，实施条件不足，使得高校体育档案管理工作始终不能得到很好的发展。最后，服务意识不强。高校体育档案作为重要的资料数据，对于教学计划的制定、科研活动的进行等方面都起着重要的作用，但是由于其管理体制存在的缺陷，导致了体育档案管理人员的服务意识不强，使得这些资料很难发挥其重要作用。
2.2在教学中体育档案利用率低
在现在的体育课程教学中，一般所采用的都是示范的办法，而高校体育档案作为总要的体育信息资料却并未得到足够的重视。教师由于缺乏利用体育档案资料的意识，对其在教学过程中形成的经验和教训并不能很好的吸收，导致了在教学过重中过于死板，并不能达到理想的教学效果。只有教师真正做到以人为本，认知分析和研究体育档案中所涉及的教学计划、教学改革、教学科研等方面的重要信息，才能使教师的教学能够更好地被学生接受，才能达到最佳的教学效果。
2.3体育档案管理缺乏专业人才与工具
高校体育档案管理本身存在着一定的综合性，以往的档案基本上以对资料的收集、分类、编码、检索等内容为主，相对来说对于信息资料的操作性要求并不是很高。而体育档案管理需要档案管理人员具备一定的体育以及健康方面的知识，只有档案管理人员具备这样的知识，才能在收集资料、更新档案的时候得心应手。但是现在高校的体育档案管理发展还非常不成熟，在设备配给和人才培养上都存在着一定的问题。由于缺乏专业的设备，学校的档案管理很难实现信息化和现代化；此外，很多档案管理人员缺乏必要的体育以及健康知识，对体育档案的收集和处理方面的能力都不是十分纯熟，这在一定程度上也影响了高校体育档案管理信息化的实现。
2.4体育档案管理缺少部门合作，造成档案数据不全面
体育档案管理涉及到的部门比较多，但是现在的体育档案管理还是按照以往的那种档案管理方式。由于并未重视到各个部门之间的配合，所以在收集资料的时候往往会遇到由于很多师生取法对于体育档案管理重要性的认识，在体育档案资料的收集过程中往往受到很大的阻力，而这也就导致了档案数据的不全面。随着素质教育的发展，高校体育档案管理对于学生所起的作用越来越重要，其不但是提高学生身体素质和健康水平的重要手段，而且也是我国教育体制改革的重要内容。只有处理和协调好各个部门之间的关系才能更好地促进高校体育档案管理的现代化和信息化。
3高校体育教学档案管理信息化措施
3.1提高思想认识
高校体育档案管理的信息化依托的是现代化的新技术，学校的管理者或是传统的档案管理可能对这种新型的档案管理办法缺乏深入的了解。思想认识不够，在日常的管理中就无法很好的贯彻执行。为了更好地加深学校的管理者和档案管理人员对档案管理信息化的认识，就需要普及相应的理论知识、进行必要的体验。现在学校的管理者由于年龄比较大，对新事物的接受速度慢，为了更好地解放其思想，就需要对领导者进行理论加案例的知识普及，并且使其进行亲身体验，通过比较传统档案管理以及信息化的档案管理，能使其了解信息化档案管理的运作模式。在这样的比照之下，学校的管理者就能够进行很好的取舍，提高其思想认识。而对于档案管理人员来说，为了能够提高其思想认识，可以采取培训、交流等方式，使档案管理人员能够结合自身的工作经验来吸取信息化档案管理的优点。
3.2加强部门之间的协作
高校体育教学档案管理不仅仅是档案管理人员的事，其还涉及到宣传部门、体育部门、团委党委等，为了能够促进体育教学档案管理信息化水平，不仅仅需要先进的设备、一流的技术，同时还需要各个部门的协调配合。首先体育教学档案在高校还是一个比较新鲜的事情，广大师生对其认识还不够深刻，这就需要学校的宣传部门进行宣传，使师生加深对体育教学档案的认识，能够对体育档案的收集工作积极的配合。其次，体育档案的收集还关系到体育部门，教师需要对学生的相关数据进行了解，并配合档案管理部门的工作，只有在教师的配合下才能更好地对这些资料进行收集、更新。最后，学生的体育档案还涉及到学生的病史、健康状况等方面的内容，这些内容需要团委党委等部门根据每个学校的具体情况来进行收集，档案管理部门对于这些内容的收集能力上存在着明显的不足。只有加强这些部门之间的协作，才能够促进高校体育教学档案管理信息化进程。
3.3依托网络平台，建立体育教学档案管理系统
随着高校的信息网络平台逐步完善，为了能够更好地发挥体育教学档案的信息化功能，就需要建立必要的维护系统。档案管理人员可以依托自己的专业优势，结合计算机技术开发体育教学档案管理系统，其不但能够实现对于档案资源的更新和维护，还能提高档案的利用率，对学校体育档案的信息化有着巨大的推动作用。
3.4培养专业化的人才
体育档案的信息化管理不但需要丰富的档案管理经验，还需要档案管理人员对各种新技术能够得心应手的运用。信息化体育档案的管理主要是依靠计算机来进行，这就要求档案管理人员具备很强的计算机操作水平，不仅要熟悉其中的信息收集储存、档案管理、资源维护等内容，还能够将这些资源能够实现优化以及更广泛的应用。同时由于档案资源涉及到学生的个人信息，属于保密资源，所以还需要要求档案管理人员具备良好的职业操守和职业道德。只有这样的人才才能促进高校体育档案管理信息化的发展。
4总结
高校体育档案具有着重要的作用，为了能够发挥其功能，就需要及时更新管理手段，利用体育档案管理的信息化来促进高校体育档案管理工作的进行，从而使高校体育档案管理工作更好地开展。
参考文献：
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[3]伍娟，林志军.浅析高校体育档案的管理[J].图书馆.2009（03）：67
一、高校科研档案管理的特点
1形成科研档案的原因
某些科研课题的周期特别长，经历选题、开题、评审、实施、验收、鉴修等多个阶段，而每个阶段都必须建立科研档案。但是，由于这些环节、阶段并非来自同一部门，有时涉及多个高校部门、机构，导致前来归档的机构、单位非常多，且复杂，甚至归档仪员自身也难以了解档案的归属问题。此时，就可能使得同一课题的档案分散、缺少完整性。由于源头众多，单人甚至多人的科研档案管理团队都很难对这些档案进行有效的管理，导致经常出现差错、漏项等不良清况。某些高校科研课题周期非常长，甚至能够达到5一10年，同时涉及的单位、部门、机构也众多，人员更为复杂，而高校的档案馆不可能参与全校的科研课题中，因此，管理人员对于各项科研课题的复杂程度、进展程度都难以完全了解。经常出现管理仪员已经刘某课题进行结题归档，结果不久后技术人员又对该课题进行归档，对管理仪员造成大量的反复工作量，且容易出现分割档案、漏档的现象，甚至出现张冠彗三戴等现象。
2档案定级返工没有约束
对于高校的科研档案，一般都会对其进行定级，如省级课题、市级课题、校级课题、院级课题等。但是，有时候这些档案定级并非一成不变。由于科研档案的特殊性，优秀的校级课题可能会申报为市级、省级课题，此时，就需要对档案归档定级工作进行返。同时，由于课题申报定级后，仍然需要一段时间来对课题进行深化研究修改等工作，再次对课题进行归档时，可能距离课题申报高等级课题时间已经过去数月，在统一管理模式下，科研档案存在一定的滞后性。由于我国高校体制管理日不在缺陷、漏洞，科研档案的管理没有一定的约束力。根据我国已经出台的相关政策，凡是申报奖励的课题必项进行归档工作。但是在实际操作过程中，科研档案的归档工作经常被人们忽视，没有任何约束力，造成大量档案遗失、流失等现象。
二、存在的问题
数十年以来，科研档案的管理工作已经有了初步的发展，无论是从技术管理上、仪员配备上、管理理念上都取得了很大的进步。但是，实行统一管理模式的高校科研档案管理仅是近几年才兴起的，在建立统一管理模式实践时，由于缺乏相关的理论知识研究与实践经验，刘科研档案管〕蟹丈程中产生了许多无效管理，整洲莫式下存在一系列问题。例如，在统一管理模式下的管理理念，仍未摆脱传统管理理念束缚，难以完全实现统一管理的优势;在重建的高校科研档案管理的统一机构方面，由于工作职能分割太细，经常出现部门机构间的推诱扯皮等现象;由于统一管理模式是新型管理模式，科研档案管理的技术人员学历普遍较低，或者实践技能仍然不熟练等现象，产生人才与管理互相矛盾的现象;相关的科研档案的管理软件未及时更新、升级、研发，导致技术水平与管理互才目矛盾的现象。
三、管理措施
根据统一管理模式下的科研档案的特点，及目前应用情况存在的问题，有针对性地提出了有效管理的措施，具体如下。思想决定理含，理念决定管理，一切的管理都应从理念的树立与改变开始。虽然高校的科研档案管理在形式上已经由传统模式转变为统一管理模式，但是仅仅停留在形式层面上。高校科研档案管理的领导层并未从思想上完全转变，在实际管理过程中，仅仅是形式上的统一管理，实质仍然是传统管理。这种管理理念并非有效管理，是无效管理，只会浪费高校管理资源。因此，高校科研档案方面的领导必须树立有效管理的概念，这就刊领导层提出了更高的要求。首先领导层必须注意分析科研档案管理的恃点，善于分析总结;其次必须加强刘科研档案管理工作者的重视，提高其业务水平与收人待遇。要求档案管理仪员成为复合型人才，不仅需要管理档案，还应掌握档案信息的开发与维护。从而，真正实现统一管理模式下的有效管理，实现高校科研档案管压卿瓢正的统一一体化管理。在统一管理模式下，科研档案的工作机构已经进行了改变，一般来说是由学校新成立一个单独部门一一档案馆协会，负责所育科研档案的归档、管理、整理工作;其次是设立监督管理部门，负责对档案馆协会进行监督、检查、考核与验收;最后是设定决策部门，负责对于档案馆重大事件的判断与决策时的主持;还需要设置行政管理部门与刊外服务部门，负责日常对外服务工作。但是这样一种模式下，也存在职能区分过细，容易导致在职能部门间产生业务盲点。例如，当课题组人员需要归类某科研档案时，首先去日常对外服务部门，可是档案材料又不符合归档要求。而档案馆协会可能会刘此事不了解，被要求去监督管理部门进行核对，若他们同意归档，我们也同意归档。此类相互推诱的事情时育发生。因此，针对这.现象，应在原工作机构的基础上进行机构优化。例如合玲档案馆协会与决策部门，对外服务部门增加审核权限。这样可以有效避免才目互推诱，尽量消除科研档案工作过程中盲点区域，达到有效管理的效果。科研档案的工作优劣，直接由档案馆工作人员的职业素质与技能有关。要在统一管理模式下实王财斗研档案的有效管理，离不开高素质、高学历、高技能的专业人才队伍，健康有序的、可持续发展的人才队伍结构必须合理，老中青搭配，才能形成阶梯形队伍，避免因人才的流失、转移等人力资源问题，刘科研档案的管理带来混乱。由于科研档案涉及国家最高科研实力，因此其人才队伍首‘先必项保证忠诚、保密、思想政治修养扎实;其次，需要加强职业道德素质教育，让责任心深深扎人每一位档案馆工作人员的心中;第三，需要不断培养和提升档案馆工作人员的业务水平，鼓励工作人员工作之余进修学历、出国考察、学习先进的管理知识，提高队伍的整体素质;最后，仍然需要不断引进新鲜血液，引进高端管理人才，使人才队伍保持积极向上的精神。只有保证了人力资源的健康发展，才能实王财斗研档案的有效管理。现代信息技术的高速发展，为高校科研档案的管理工作带来了新的思路。在目前统一管理模式下，虽然已经很少再有仪纸质管理档案的现象，计算机化已经非常普及。但是，由于资金投人等方面的问题，科研档案管理的应用软件仍然是传统管理模式下的应用软件。因此，为了能够真正实现统一管理模式下的有效管理，而非仅限于形式上的统一，必须对既有软件进行研发、更新、换代、升级，以保记环斗研档案管理的工具是育效的。高校每年都有大量的科研课题的研究，科研课题成果的档案管〕酬人旱种程度曰是说，也标志着高校的科研实力和管理实力。目前，科研档案基本实行了统一管理模式，但由于实践时间较短，仍然难以摆脱传统模式的影响。使得仅仅停留在形式上的统一管理，并未实现有效管理。因此，本文对统一管理模式下的科研档案管理的特点进行了详细分析，找出其衫不在的问题，详细探析了高校科研档案有效管理的方式与方法。
作者：刘金亮单位：北京建筑大学
关键词：网络环境；高等学校；教学档案管理；模式；策略
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0208-02
高校的教学档案主要是指已经开展过的科研活动、教学活动及管理中形成的各种具有储藏价值的图表、文字及声像等多种载体形式的教学文档，是高校档案的有效组成部分。高校教学的管理主要是对教学档案进行整理、收集、保管、加工并进行开发利用的工作总称，并且教学档案和文件会随着高校科研、教学以及管理活动的进行持续产生。在当前的网络环境下，高校在教学档案的管理工作上逐渐呈现出集成性、虚拟性及网络化的特点。
一、网络环境下高校教学档案管理的有效模式
网络化的档案信息管理逐渐增强，传统意义的档案试实体管理无法很好地适应高校在管理及教学科研方面的发展需要。而教学档案管理的网络化，需要档案部门有效结合本校的自身优势也特点，实现管理模式在理论与实践上的双重突破。
（一）集中式的管理模式。
1、集中式管理的内容
集中式的管理模式是高校以内部的教学档案管理和教学管理机构为主题，从而形成对教学档案的信息的集中管理，并提供有效服务的模式。在实际操作中，它是利用高配置的网络服务器，建立教学档案信息的网站，通过互联网为校内外的用户提供服务。
2、集中式管理的利弊
集中式管理有利于硬件的集中购置，避免重复，这有利于学校档案信息的集中管理，有效增加了网络的信息安全性；但同时也存在一定的弊端，会使教学档案信息的更新速度较慢，会导致数字档案信息的流失，给档案管理造成不便。
（二）分布式的管理模式。
1、分布式管理的内容
分布式的管理能够充分利用当前各大高校已有的教学管理机构与网络硬件资源，再通过互联网的帮助，及时将教学档案信息上传，从而较分散地为用户提供利用服务的方式。
2、分布式管理的利弊
分散式服务可以实现教学档案信息的快速更新，并且信息量大，便于利用；这种管理方式的弊端在于软硬件系统的管理难度相对较大，其购置资金投入也比较大，因此对档案信息的安全性存在威胁。
（三）集成式的管理模式。
1、集成式管理的内容
在网络的环境下，集成式管理是当前高档案管理的有效模式。在对档案信息进行集成式管理下，高校的工作需要多措并举，从而综合地运用多种资源，这包括技术层面与管理层面的相关内容，真正实现多种因素的有效整合并集成。
2、集成式管理的实现
集成式管理模式是高校教学档案管理的发展趋势，特别是在网络的大环境下，教学档案信息的数字化要有效结合高校的信息管理系统，对信息进行系统构成，从而实现网络互通与系统资源的共享共建，充分实现高校电子证据的存在价值。
（1）以高校的局域网为基础，有效实现对学校档案信息的集成管理。各大高校普遍建立起了校园局域网，从而形成了高校内部在科研、教学及管理信息的交换平台。而局域网的安全性很高，并且传输速度快、易于维护，能有效满足高校教学档案的集成管理需要。高校内的教学档案普遍分布于高效的科研部门与管理部门手中，通过校内互联网的构建，可以将具有保存价值的教学档案文件进行物理或逻辑归档，实现文档的服务器传输工作进行集中归档，最终实现高校师生对教学档案的有效利用，实现教学档案信息的价值。
（2）CERNET是远程教育的重要平台，所以可以利用CERNET来实现各大高校之间的教学档案集成服务与管理。有效发挥校内局域网的教学档案信息整合与集成，依靠CERNET进入互联网。在当前互联网的环境下，要根据高校管理服务的实际情况，进一步丰富教学档案的信息资源，例如教案示例、论文集、教学经验与方法、电子教室、科研成果及课件等教学的档案信息，借由网络向社会及各大高校公布，积极主动地为用户服务。
二、网络环境下高校教学档案管理的有效策略
高校在网络环境下，对教学档案的管理要勇于创新、转变思路，有效利用高校的人次与智力密集、网络和管理的先进系统等条件，真正推进高校的教学档案管理工作。高校在教学档案管理工作中要采取有效的策略，有效提高教学档案的管理质量与服务水平，这就需要其实做好以下几方面工作：
（一）推进教学档案管理的标准化、规范化建设
高校教学档案的标准化、规范化建设是现代化管理的发展要求，它可以为教学档案管理的数字化提供信息资源服务和管理的需要，是教学档案实现网络化服务和管理的重要前提。因此在网络的环境下，传统的教学档案管理方式难以适应现代化的管理需求，尤其是高校的不同院系在档案的管理上起步较晚，因此缺乏有效的执行标准，也没有相应的配套设施，从而导致教学档案在分类、收集及整理上出现混乱的现象。总而言之，我国高校在教学档案管理的工作上起步较晚，文档信息主要以传统的纸质为主，并在科研教学和管理服务的过程中大量存储，从而有效保证原始记录的真实性前提下，结合数据相关要求和标准，实现教学档案管理的网络化和数字化，从而促进档案管理工作的标准化与规范化。高校的教学管理部门与各大院系间的数字教学文档，因为它们对环境及数字设备有很强的依赖性，所以在形成电子文件之前进行适当的前端管理与控制，这会使部分高校的教学电子文件处于电子文件的管理系统之外，因而阻碍了高校在教学档案管理上的发展。
（二）转变观念，注重管理人才
高校的方案管理主要靠其档案管理的工作人员，所以高校需要切实加强教学档案管理队伍的建设，从而培养出具有现代管理技术、档案专业知识及开拓精神的工作管理人员，保证教学档案信息管理与开发工作的有序进行。部分高校领导对教学档案管理没有充分的思想认识，因此导致在人员编制和配备的不足，影响了教学档案管理工作的质量，从而阻碍了高校科研、教学、服务和管理水平的进一步发展。同时，也有不少从事教学档案管理工作的人员没有符合现代化档案工作的需求，表现为档案管理着的服务理念落后、管理意识低以及网络操作不够熟练等。所以，提高教学档案的管理工作水平，应做好以下工作：
1、提升档案专业人员的专业素质和思想素质。
2、切实掌握网络服务与信息管理的知识与技能，实现档案信息的数字网络化服务，踩我啊还需要掌握知识管理与数据库的基本知识，并在开发档案信息的过程中灵活运用。
3、要了解本校在教学管理部门及各院系在教学档案的形成和储存情况，通过网络为校内用户提供服务，在条件允许的时候要为广大校外用户提供教学档案信息的网络服务，从而有效扩大本高校的影响力及自身的服务范围。
4、高校在教学档案管理上要构建一个合理、科学的人才梯队，真正加强对教学档案管理工作人员的培训和教育。
（三）加强教学档案信息资源的信息化建设
数学教学档案的建设是有效开发和利用档案信息资源的重要条件。传统意义上的高校教学档案主要是以纸质作为主要的载体，因此现代化的档杆管理需要将传统的纸质载体尽心数字化处理。例如，传统档案管理载体主要为图像文字扫描、数字处理、识别技术及自动著录的标引技术等的应用，这些都可以有效提升创痛载体教学档案的建库效率和数字化，促进了有特色、高质量的教学档案库的建立。例如，教师试卷库、教案库、硕士及本科的论文库等等，并以此为基础进一步开展教学档案的网络化及服务打下良好的基础。
三、总结
目前，高校的教学档案工作人员需要树立正确的思想观念，逐渐建立并完善体现本校优势与特色的教学档案信息的数据库，并积极开发和利用。因此，各大高校在进行教学档案信息数据库的建设时，要强化共享和共建的理念，有效利用并发挥网络与高校教育之间的优势，冲破校际间的网络阻隔，从而建立起安全、统一和开放的档案信息网络，进一步促进教学档案信息资源的利用和开发，实现高校在教学及其他档案信息资源的共享与共建。
参考文献：
[1]梁娥，刘春玲.浅析高校教学档案管理[J].黑龙江档案，2008，（04）.
[2]李炽英.浅谈当下高校教学档案管理要注意的几个问题[J].科技信息，2011，（02）.
[3]李章程.高校教学档案信息资源的现代化管理研究[J].档案与建设，2011，（11）.
[4]李娟.高校教学档案信息化建设的理论与实践[J].四川档案，2011，（02）.
【关键词】会计档案 高校 管理信息化
高校会计档案是高校档案的重要组成部分，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据。加强高校的会计档案管理，可为领导制定财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策提供必要的财务信息。因此，如何开拓适合现代高等教育需要的会计档案工作新模式，改进高校会计档案工作，已是新形势下摆在我们面前的—个重要课题。
一、高校会计档案管理信息化的意义
（一）高校的会计档案管理的内容与特点
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务重要史料和证据。高校会计档案其内容是直接对学校全部经济收支内容的反映。在经济数据的归类整理及归档中，都是由专业的会计人员进行，具有较强的专业性，经济数据的严谨性，作为可靠的信息保证，以准确的数据为依据。
（二）高校会计档案管理信息化的优势
随着计算机和校园网络技术在高校的普及应用，信息资源已经成为高校的重要战略性资源，从而使得高校会计档案管理工作具有很多优势，比如会计档案的存储介质形式多样，可以保存在网络、银盘、光盘等，也可直接输出打印成纸质存档；在信息的更改修正、拷贝和重置等问题上十分快捷方便，电子会计档案的数字化和网络化可以实现资源共享，需求者根据提供的用户权限可以通过网络直接访问档案库，可以极大的节省时间，提高了工作效率。
二、高校会计档案管理信息化创新方向的探析
（一）加强宣传，转变思想，使会计档案管理信息化服务方式创新
利用多种方式宣传，积极利用办公自动化、网络技术，加强和引导学校领导、各部门、各系科正确认识。根据自身实际和高校发展的需要，充分发挥自身优势，开展特色服务，积极为教学、科研提供会计档案数据信息实行网上服务，变被动为主动。服务于学校的经济管理和决策，高效率的满足不同利用者的需求，使会计档案服务跻身于高校教学、科研、生产、服务的第一线。
（二）利用高校自身条件，完善基础设施建设，提升会计档案管理信息化效率
可利用学校现有的人力和物力资源优势，调动信息技术人员及教师的积极性，在开发和设计会计档案管理软件时，集思广益，综合考虑各方所需，站在被服务者的角度拿出设计思路，提高网络的软硬件建设，配备相适应的现代化档案管理设备，如互联网设备、扫描仪、计算机等；同时应建立相对应的会计档案查询系统，实现档案管理与财务系统有机结合，根据档案卷号查询调阅相对应的原始凭证档案，会计电子档案的利用将更加高效更加快捷。
（三）完善管理制度，加强技术培训，使会计档案管理标准化、科学化
标准化是实现会计档案工作现代化、信息化的重要手段，是科学管理的重要组成部分，应当将档案管理工作纳入学校工作的总体，并建立健全一套档案管理制度，而管理人员必须突破原有的档案管理理念，及时更新知识，积极学习并适应档案信息化管理的内容与要求，引进和培养高层次的信息资源管理人才。使得高校财务会计档案规范化，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务会计档案信息化管理工作有章可循。有条件的高校也可采用外派委培、脱产学习等方式进行知识更新，通过学习与实践提升个人业务素质，逐渐培养自身利用网络技术熟练进行会计档案管理的业务能力，从而提高档案管理的服务质量。
随着会计工作改革的不断深入，会计档案信息利用的主体越来越多，从校内领导、各部门、各系逐步发展到校外的投资者、债权人、捐赠人等，这就需要高校会计档案信息化管理的创新，从而使会计档案真正发挥在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中的作用，为高校的事业发展提供财务依据。
参考文献：
[1]黄维川.浅析高校档案管理工作[J].云南档案，2009，（1）.
[2]秦美峰.高职院校会计档案信息化管理思路探析[J].行政事业资产与财务，2013，（9）.
[3]汪贞.高校会计档案管理中存在的问题与解决对策[J].内江科技，2012，（5）.
[4]张荣庚，于魁.浅议高校会计档案的创新管理[J].经济研究导刊，2010，（12）.
[文献标识码]A
[文章编号]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02
doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊网址]http：//hbxb.net
系部档案是真实记录高校二级系部单位全部活动的档案材料，详细的记录该二级单位的发展历程，同时也是该二级单位的重要信息资源。系部档案管理是系部日常管理工作的关键环节，收集和保存着所有教学档案、学生档案、行政档案和党员发展档案等，非常详细的记录系部的日常管理工作，有利于为系部领导做出科学决策的智力宝库，是系部增加效益的重要保证。
一、系部档案管理科学化的必要性
（一）档案管理是系部日常管理的根本
档案管理是系部日常管理工作的根本，管理着全系部的重要档案信息，包括教学档案，学生档案，行政档案，甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据，是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失，例如，实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏，重则可能泄漏技术机密；会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密；学生档案不详细或随意篡改，影响学生终身评价。因此，必须加强系部档案管理科学化，避免产生各部不必要的损失，影响系部的生存与发展。
（二）档案管理是系部信用管理的保证
档案管理是系部信用管理的保证，真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分，真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源，一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善，反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注，用人单位希望高校毕业生具有较高的信用，社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此，必然加强系部档案的信用化发展道路，时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。
（三）档案管理是系部文化建设的供给
档案管理是系部文化建设的供给，展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设，肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史，只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平，系部文化的提炼离不开系部档案，档案是历史文化的存在形式。因此，只有加强系部档案管理科学化，才能助推系部校园文化建设。
二、当前高校系部档案管理的主要困境
（一）系部档案管理不受重视
高校系部档案管理普通不受重视，大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料，整理整理内务的事情，差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已，资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者，许多系部档案长期没人管理，灰尘满地；或者用兼职管理人员来管理，压根不懂档案管理知识，只负责开门，这些都大大限制了系部档案管理的发展。
（二）系部档案管理水平不高
高校系部档案管理水平普遍不高，没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训，不懂档案管理的简单操作，不熟悉整个档案管理的流程，连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职，没有文化，也没有时间认真归档，或档案收集不及时，不全面就归档，造成大部分档案不全，或数据处理方法不当，造成档案不真实，严重影响档案的信用管理。
（三）系部档案管理模式相对落后
高校系部档案管理模式相对落后，大部分档案处在分散管理的状态。目前，全国高校的档案管理基本都是以部门为阵，教务处有教学档案，人事处有师资档案，财务处有财务档案，科研处有科研档案，系部有日常教学管理档案，但各种档案是分散管理的，且冗余重重复，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技术要点不统一，零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把档案装进档案袋，不管科学性，也不管是不是利用查阅。
（四）系部档案管理现代化水平不高
高校系部档案管理现代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展，许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化，通常档案管理系统来管理和查阅档案，这有利用保护原始档案不受损坏，尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理，偶尔有几个，那也是简单的电子化，没有充分考虑档案查阅的方面性，或档案管理的实质性。
三、改进高校系部档案管理的措施
（一）加强系部档案管理认识
系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节，应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估，就业评估，党建评估，师资水平评估中都发挥着重要的作用，对于提高教学质量，研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识，不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理，一贯认为档案可有可无，任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己，重新树立“档案管理人”的形象，心中牢记竞争意识，创新思维，多学习专业知识，使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。
（二）争取系部师生员工的大力支持
系部档案管理要想引起重视，就必须争取系部师生员工的大力支持，牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先，积极主动争取系部领导的支持，多为领导献计献策，挖掘系部档案的信息价值，让系部领导感觉得到系部档案管理的存在，引起领导对档案管理工作的重视。然后，大力推广系部档案管理的营销推广，为广大师生员工提供服务窗口，实实在在的通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为全系部的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视档案管理的良好氛围。
（三）强化档案管理员队伍
系部档案管理看似谁都可以干的工作，但实质上不同的人做档案管理，结果却完全不一样。只有认真负责、具有档案管理常识的档案管理员才能收集好，归类好，保管好系部档案。目前，大部分高校系部档案管理员都是由系部办公室主任或办公室工作人员兼职或全职，他们熟悉整个系部工作的流程，承担着办公室的大量工作。应该强化档案管理员队伍，定期开展档案管理知识的培训，并且鼓励档案管理员安于本职工作，待遇等倾向档案管理员，另应该保证档案管理员工作的继续性，尽量保证档案管理队伍的稳定性，提高所有教职员工的档案管理意识。
（四）加强档案管理制度建设
系部档案管理具有档案管理的基本特征，也具有学校档案管理的独特特征。所谓没有规矩不成方圆，要改进高校系部档案管理方法，一定要加强档案管理制度建设，通过规章建制，严格规范档案管理的流程，通过明确档案管理员的职责，规定档案服务的内容，明确档案查阅手续与档案归档等最终时间，建立非常合理的档案管理制度，让系部档案管理进入良性发展轨道。
（五）注重档案信息资源的开发
系部档案价值可能不会像文物古董那样有价值，但系部档案却是反应系部一线教学、科研单位的一手资料。在高校教学、科研管理与评估过程中起着不可替代的作用，教学质量评估，系部师资队伍建设，人才培养计划建设，课程设置等方面都要依赖于系部档案。应该注重档案信息资源的开发，充分发挥系部教职员工的工作积极性，以系部档案为基础，做好系部档案的分析统计工作，探讨教学规律。还可以及时参与教学改革课题，提供大数据样本给相关的就业保障部门或学生管理部门，深入探讨学生成绩管理，诚信管理，毕业生就业管理等方面的价值。打破传统档案价值利用的局限，向社会单位或用人单位或企业单位开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，给系部档案信息资源开发一个新的局面。
(一)档案管理是系部日常管理的根本
档案管理是系部日常管理工作的根本，管理着全系部的重要档案信息，包括教学档案，学生档案，行政档案，甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据，是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失，例如，实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏，重则可能泄漏技术机密;会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密;学生档案不详细或随意篡改，影响学生终身评价。因此，必须加强系部档案管理科学化，避免产生各部不必要的损失，影响系部的生存与发展。
(二)档案管理是系部信用管理的保证
档案管理是系部信用管理的保证，真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分，真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源，一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善，反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注，用人单位希望高校毕业生具有较高的信用，社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此，必然加强系部档案的信用化发展道路，时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。
(三)档案管理是系部文化建设的供给
档案管理是系部文化建设的供给，展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设，肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史，只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平，系部文化的提炼离不开系部档案，档案是历史文化的存在形式。因此，只有加强系部档案管理科学化，才能助推系部校园文化建设。
二、当前高校系部档案管理的主要困境
(一)系部档案管理不受重视
高校系部档案管理普通不受重视，大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料，整理整理内务的事情，差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已，资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者，许多系部档案长期没人管理，灰尘满地;或者用兼职管理人员来管理，压根不懂档案管理知识，只负责开门，这些都大大限制了系部档案管理的发展。
(二)系部档案管理水平不高
高校系部档案管理水平普遍不高，没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训，不懂档案管理的简单操作，不熟悉整个档案管理的流程，连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职，没有文化，也没有时间认真归档，或档案收集不及时，不全面就归档，造成大部分档案不全，或数据处理方法不当，造成档案不真实，严重影响档案的信用管理。
(三)系部档案管理模式相对落后
高校系部档案管理模式相对落后，大部分档案处在分散管理的状态。目前，全国高校的档案管理基本都是以部门为阵，教务处有教学档案，人事处有师资档案，财务处有财务档案，科研处有科研档案，系部有日常教学管理档案，但各种档案是分散管理的，且冗余重重复，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技术要点不统一，零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把档案装进档案袋，不管科学性，也不管是不是利用查阅。
(四)系部档案管理现代化水平不高
高校系部档案管理现代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展，许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化，通常档案管理系统来管理和查阅档案，这有利用保护原始档案不受损坏，尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理，偶尔有几个，那也是简单的电子化，没有充分考虑档案查阅的方面性，或档案管理的实质性。
三、改进高校系部档案管理的措施
(一)加强系部档案管理认识
系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节，应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估，就业评估，党建评估，师资水平评估中都发挥着重要的作用，对于提高教学质量，研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识，不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理，一贯认为档案可有可无，任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己，重新树立“档案管理人”的形象，心中牢记竞争意识，创新思维，多学习专业知识，使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。
(二)争取系部师生员工的大力支持
系部档案管理要想引起重视，就必须争取系部师生员工的大力支持，牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先，积极主动争取系部领导的支持，多为领导献计献策，挖掘系部档案的信息价值，让系部领导感觉得到系部档案管理的存在，引起领导对档案管理工作的重视。然后，大力推广系部档案管理的营销推广，为广大师生员工提供服务窗口，实实在在的通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为全系部的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视档案管理的良好氛围。
(三)强化档案管理员队伍
系部档案管理看似谁都可以干的工作，但实质上不同的人做档案管理，结果却完全不一样。只有认真负责、具有档案管理常识的档案管理员才能收集好，归类好，保管好系部档案。目前，大部分高校系部档案管理员都是由系部办公室主任或办公室工作人员兼职或全职，他们熟悉整个系部工作的流程，承担着办公室的大量工作。应该强化档案管理员队伍，定期开展档案管理知识的培训，并且鼓励档案管理员安于本职工作，待遇等倾向档案管理员，另应该保证档案管理员工作的继续性，尽量保证档案管理队伍的稳定性，提高所有教职员工的档案管理意识。
(四)加强档案管理制度建设
系部档案管理具有档案管理的基本特征，也具有学校档案管理的独特特征。所谓没有规矩不成方圆，要改进高校系部档案管理方法，一定要加强档案管理制度建设，通过规章建制，严格规范档案管理的流程，通过明确档案管理员的职责，规定档案服务的内容，明确档案查阅手续与档案归档等最终时间，建立非常合理的档案管理制度，让系部档案管理进入良性发展轨道。
(五)注重档案信息资源的开发
系部档案价值可能不会像文物古董那样有价值，但系部档案却是反应系部一线教学、科研单位的一手资料。在高校教学、科研管理与评估过程中起着不可替代的作用，教学质量评估，系部师资队伍建设，人才培养计划建设，课程设置等方面都要依赖于系部档案。应该注重档案信息资源的开发，充分发挥系部教职员工的工作积极性，以系部档案为基础，做好系部档案的分析统计工作，探讨教学规律。还可以及时参与教学改革课题，提供大数据样本给相关的就业保障部门或学生管理部门，深入探讨学生成绩管理，诚信管理，毕业生就业管理等方面的价值。打破传统档案价值利用的局限，向社会单位或用人单位或企业单位开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，给系部档案信息资源开发一个新的局面。
四、结语
