时间：2022-11-02 20:32:42
随着国家经济政策调整和区域一体化的发展，国家在基础设施方面的投资增长迅速，该契机促使大型企业经营发展模式由传统单一的以项目为主逐步拓展为以投资业务发挥引领作用的新型商业模式——投资项目。投资项目涉及交通、基建、水利、航道、城市建设等众多领域，这类项目权力与义务关系复杂、风险因素多、风险系数大。投资项目档案反映了项目建设的真实历史面貌，是项目建设、验收、运营及移交的重要凭证和参考性资料，对于企业规避风险、防御或处理纠纷具有佐证作用。本文结合工作实践，研究投资项目档案管控的原则与方法，旨在更好地发挥投资项目档案的价值。
一、投资项目档案管理现状及问题分析
投资项目档案验收是项目竣工验收的前提和必要条件，也是项目竣工验收的先行官，做好投资项目档案管理工作的重要性和必要性显而易见。(一)投资项目档案管理现状投资项目档案从形成、收集、归档到发挥作用，需要参建方包括投资主体、设计、施工、监理、竣工验收等单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。尽管各参建单位都了解投资项目档案的重要性，但是限于投资项目档案的特点、传统管理方式以及各参建单位的主观因素，投资项目档案管理现状不容乐观。1.投资项目数额大、周期长、参建方多、资金来源广，导致档案易遗失或散失。在较长的建设周期里，投资项目档案工作一直处于动态和持续补充状态，而且由于承建方众多，使得投资项目档案文件材料难以做到及时归档，齐全完整很难保证。2.投资项目建设管理人员档案意识薄弱，往往只重视红头文件和结论性文件材料的管理，对项目建设过程中产生的一些过程性与随机性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料归档完整率、准确率不高。3.文件材料收集归档难。投资项目建设周期较长，项目人员流动性较大，文件材料管理经手人多，极易造成管理断档或断层现象，增加了文件材料收集难度。4.档案完整性、系统性欠缺。投资项目档案的形成具有分散性和阶段性特征，由于投资项目建设管理人员对档案工作认识上存在偏差，因此很难确保档案文件材料的系统、齐全和完整。(二)存在问题分析1.传统观念中，档案管理部门注重档案整理和保存环节，而忽视档案收集过程的管理。究其根源在于档案人员无法对投资项目建设全过程进行有效跟踪，收集过程被孤立，不能与后续档案管理环节进行无缝衔接。2.投资项目档案一般在项目建设完成后才移交到企业档案部门，但是在项目建设过程中，项目建设与管理部门对文件材料的收集把关不严，而企业档案管理部门未参与项目建设过程，档案管理环节缺失，对档案的完整性、系统性无法掌控。3.传统的企业档案部门仅有对投资项目档案文件材料的业务指导权和监督权，没有过程监控权，致使项目档案质量的审核是在归档之后，存在监管滞后的缺陷。针对上述问题，本文认真研究了针对投资项目管理的有效应对策略，提出建立科学、合理的档案管控模型，跟踪投资项目建设流程，以达到对项目文件材料进行全程管控的目的。
二、理清投资项目档案管理职责
投资项目档案质量是企业实现投资目的的基本保证之一，而且关系到投资项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。因此档案管理过程应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》《建设项目(工程)档案验收办法》《建设工程文件归档规范》执行。
(一)投资项目的特点决定了档案管理具有责任重、数量多、难度大、要求高、涉及广的特点，投资项目文件材料收集归档周期长且较复杂，易造成遗漏，因此理清投资项目参建方的权属关系是做好投资项目档案管理工作的基础。参建单位具体情况见表1。
(二)明确投资项目参建方的立卷归档职责是做好档案管理工作的保障。投资项目档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，投资主体或受其委托的项目公司对投资项目文件材料的完整、准确和系统负责。1.投资主体档案工作职责投资主体对项目档案管理统筹规划，负责制定档案工作方案，对档案工作提出总体要求，明确双方在投资项目文件材料归档工作中的权利和义务，为投资项目文件材料归档工作提供支持和保障。2.项目公司档案工作职责项目公司根据投资单位和档案行政管理部门对投资项目文件材料归档工作的要求，结合项目实际情况，设立与项目建设相适应的档案管理机构、库房，配备满足投资项目档案管理需要的档案人员，负责所辖范围文件材料归档移交工作。3.参建单位档案工作职责参建单位包括设计单位、施工单位、监理单位及总承包单位，应遵照项目公司关于项目文件材料归档工作相关条款的约定，分别负责所承建工程或任务文件材料的收集、整理、归档、监督、检查、审核、汇总工作。
三、明确投资项目档案主要内容
投资项目档案是项目在投资立项、审批(核准、备案)、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收、运营、回购或移交等全过程中形成的具有保存利用价值，经鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。为了确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，降低投资风险，根据《中央企业档案工作规定》，投资项目参建方应按照“谁形成，谁负责”的原则，对项目建设过程中产生的项目档案的形成、积累、整理和归档各负其责；投资主体对项目投资、建设、运营、回购或移交等阶段及各阶段衔接产生的管理文件归档工作负责。1.投资单位收集投资筹划、尽职调查、专项评估、可行性研究、审查、出资、后评价、资产处置及成立项目公司进行建设管理产生的批准文件或会议纪要、特许经营协议等内容。2.项目公司收集项目资金筹措、建设实施、交(竣)工验收、运营管理、养护维修、债务偿还、资产管理以及移交过程中产生的项目文件。3.设计单位收集内容包括项目进行勘察后经综合分析、论证编制的地质勘察资料、初步设计、方案设计、总体规划设计、施工图设计等文件。4.施工单位收集内容包括编制施工组织设计和施工计划，在组织工程施工过程中形成的技术、材料、设备等文件。5.监理单位收集对项目质量、进度和建设资金使用等进行监控形成的文件。6.总承包单位收集内容包括项目总承包范围内管理文件及汇总整理各分包单位编制的全部项目文件。
四、建立投资项目档案管理模型图
投资项目建设实施过程有其计划性和组织性，是人工、材料、机械、施工组织方法及建设环境条件等有机结合的过程。参照系统工程中的霍尔三维结构方法，根据上述参建方管理职责及收集内容构建投资项目档案管理模型如图1。该图的水平面横轴表示投资项目档案管理阶段，包括7个环节，纵轴表示投资项目参建方，空间轴表示项目建设阶段。该图清楚地反映了投资项目档案管理与项目建设的关系，投资项目档案产生于项目建设各个阶段，不同的建设阶段有不同的责任主体，形成不同的投资项目档案。投资项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案管理阶段的工作。按上述思路构建了一个顺畅、有序、可追溯的文件管控模型，生动系统地体现了投资项目档案的全程管理思想，对企业投资项目档案管理具有指导性、针对性和实用性。
五、科学制定投资项目档案管控原则与方法
(一)管控原则
将档案管理思想融入整个投资项目管理的生命周期，在投资项目档案管控中运用全程管理原则，即事前介入、事中控制、事后审核、验收归档，该原则要求把档案管理纳入项目建设计划中，实现全程有效控制。档案管理人员在投资项目伊始即提出档案管理要求；建设过程中进行有效跟踪，检查指导项目文件材料管理工作；竣工档案验收前进行初审，为投资项目档案验收严格把关；实现投资项目档案的科学管理和利用。
(二)管控方法
本文将全程管理原则贯穿于基本方法中，以期实现对投资项目档案的管控，通过制度建设、合同控制、岗位职责、环节控制具体落实执行全程管理原则，有利于提高投资项目档案管理水平。1.通过制度进行前端控制传统管理模式下档案管理人员一般不参与投资项目的调研、立项、评估等前期工作及实施环节。档案部门一般是中途介入或事后介入，由此造成投资项目档案管理难以规范化。全程管理原则要求档案管理人员实施前端控制，即在投资项目启动时从顶层框架上设计出一种符合投资项目建设的档案管理制度，将档案管理工作基本要求与工程管理相关要求有机结合，抓住管控源头。档案制度建设与贯彻落实是管控的核心，是实施投资项目档案全过程控制的保证。2.通过合同进行法律控制合同约束具有法律效力。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及其整理、归档责任。”采取明文规定的方式，将项目档案的收集归档责任纳入合同中实施管理，明确规定参建单位的档案收集义务、归档要求、档案工作进度及奖惩措施等，运用法律手段约束参建单位，最大限度地防止档案的流失，实现档案管控的主动权和法律保障。3.通过职责进行人员控制人员控制主要是明确相关人员岗位职责中有关档案工作的义务。项目伊始，明确档案机构对口的部门与单位，形成档案管理网络，明确项目负责人、档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任，分别负有全局督促、具体档案业务与协调、整理项目文件、清点检查随机文件等职责。通过专、兼职档案人员的分工和协作，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。4.通过考评完善过程控制投资项目建设每个阶段都有严格的节点要求，根据建设节点设定档案完成移交节点，要求投资项目档案管理人员及时、动态地掌握投资项目文件的流转状况，协调各方收集归档；将考评机制引入档案工作中，结合档案节点制定工作计划，考评结果通报档案工作完成情况，确保投资项目档案文件材料的形成归档与项目建设同步，最终实现整个投资项目档案管理的全程控制。
参考文献：
[1]杜二瑞.企业固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2007(1)：14-15
[2]范越，秦晓宇.国有企业投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术，2009(3)：40-43
[3]曹玉娟.化工企业投资项目竣工档案资料管理[J].南方论刊，2012(11)：81-82
资料室安全管理责任书
内业资料员负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作。以下是内业资料员岗位职责，仅供各位参考。
一. 负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理
1.负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。
2. 收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。
二. 参加分部分项工程的验收工作
1. 负责备案资料的编辑、填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。
监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。
按时向集团档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有归档文件材料交接表，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。
4. 负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。
5. 指导工程技术人员对施工技术资料(包括设备进场开箱资料)的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料;一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料;已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。
三. 负责计划、统计(番禺统计)的管理工作
负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。
资料员岗位职责范
一.负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
1.负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。
2.收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。
二.参加分部分项工程的验收工作
1.负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。
2.监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。
3.按时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有归档文件材料交接表，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。
4.负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。
5.指导工程技术人员对施工技术资料(包括设备进场开箱资料)的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料;一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料;已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。
三.负责计划、统计的管理工作
1.负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。
2.负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。
3.负责向销售策划提供工程主要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。
四.负责工程项目的内业管理工作
1.协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。
2.负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。
一、建筑工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案的特点
1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
3.1综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
3.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.3竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
三、建筑工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
四、建筑工程档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
论文关键词：优化设计方案控制工程造价
工程造价控制应贯穿于项目建设的全过程，同时又要突出重点。工程造价的多少直接影响到投资效益，工程造价的控制关键在于施工前的投资决策和设计阶段，而在项目作出投资决策后，控制工程造价的关键就在于设计。据国外的资料分析，设计费一般只相当于建设工程全寿命费用（工程造价是全寿命费用的组成部分）的1%以下，但正是这少于1%的费用对于工程造价的影响却占了75%以上。长期以来项目管理论文，投资者普遍忽视工程建设项目前期工作阶段的造价控制，而往往把控制工程造价的主要精力放在施工阶段，在审核施工图预算、工
一、通过设计招投标和设计方
工程设计招投标是指招标单位就拟建工程的设计任务招标公告，以吸收设计单位参加竞争，经招标单位审查符合投标资格的设计单位按照招标文件要求，向招标单位填报投标文件，招标单位从而择优确定中标设计单位来完成工程设计任务的活动。通过设计招投标
设计方案竞选是指由组织竞选活动的单位通过报刊、信息网络或其他媒介竞选公告，吸收设计单位参加方案竞选，参加竞选的设计单位按照竞选文件，做好方案设计和编制有关文件。通过设计方案竞选，可
二、运用价值工程理论
价值工程又称价值分析，是二十世纪四十年展起来的一门技术和经济结合起来分析的新技术。价值工程发展到六十年代初已被公认为一种成熟而行之有效的节约资源、降低成本的技术经济方法。价值工程在工程方面的应用，主要侧重于设计阶段，以提高产品价值为中心，并把功能分析作为独特的研究方法。通过功能和价值分析项目管理论文，可将技术问题与经济问题紧密地结合起来龙源期刊。一般来说，提高产品的
以桥梁为价值分析对象，说明价值工程在设计中的应用。具体步骤是：1、对桥梁进行功能定义和评价。把桥梁作为一种完整独立的“产品”进行功能定义和评价。从通行能力、牢固耐久、建筑造型、环境影响、便于施工、便于设计等这六种功能在桥梁功能中占有的不同的地位，确定相对重要系数。2、方案创造。根据地质等其他条件，对桥梁设计提供了多种方案
不过在设计阶段运用价值工程控制工程投资，并不是片面地认为工程投资越低越好，而且要把工程的功能和投资两方面综合起来进行分析。价值工程在我国还刚刚起步，但大量事实证明，它在工程设计中对于控制项目投资，提高工程“价值”，是大有可为的，特别是随“勘察设计施工一体化总
三、设计方案的技术
设计方案的技术经济评价的目的，是采用科学方法，按照工程项目经济效果评价原则，用一个或一组主要指标对设计方案的项目功能、造价、工期和设备、材料、人工消耗等方面进行定量与定性分析相结合的综合评价
设计方案优劣不仅要考虑投资时投资额的高低项目管理论文，还应考虑项目投产后的生产成本高低和经营效益，即投资效益的好坏。例如同样是高级路面，水泥混凝土路
目前相当多的业内人士还是认为工程投资的提高是由于施工管理不善、施工费率增加以及建筑材料涨价引起的，而从上论述可见由于设计原因所引起的工程投资的提高，远远大于前者。
作者单位：吉林省四平市公路工程定额站。
所以向来“重施工、轻设计”的传统观念必须克服。设计阶段工程投资管理必须受到足够重视，从而使方案的优化选择落到实处，这样才可以为投资控制起到事半功倍的效果。
面后期养护费用较沥青路面要小，只有既考虑了建设时的投资控制，又考虑了投产后的生产成本和经营效益，以此取得的方案才是最佳的设计方案。
，从而择优确定技术经济效果好的设计方案。常用的技术经济评价方法有：投资回收期、净现值法和计算费用法等。通过工程经济理论计算投资回收期、净现值和计算费用等经济指标，从而确定最佳方案。
经济评价。
承包”尝试和推广，价值工程会越来越宣示出它对控制项目投资所能发挥的巨大作用。根据日本开展价值工程活动的资料，有组织的价值工程活动可降低成本30%以上。根据另一项国外资料，价值工程活动的投入产出比为1：12龙源期刊。可见价值工程在投资控制中的作用是十分明显的。
项目管理论文，选择其一作为评价对象。3、求成本系数。某方案成本系数=某方案成本/各方案成本和。4、求功能评价系数。按照功能重要程度，采用10分制加权平分法。对各个方案的6项功能的满足程度分别评定分数。5、求出价值系数并进行方案评价。按“价值系数=功能系数/成本系数”公式分别求出各方案价值系数。当价值系数=1，方案即为最佳。
价值，主要有以下5个途径：1、功能提高，成本降低。这是最理想的途径。2、功能不变，成本降低。3、成本不变，提高功能。4、成本略提高，带来功能的大提高。5、功能略有下降，带来成本大降低。必须指出，价值分析并不是单纯追求降低成本，也不片面追求提高功能，而是力求正确处理好功能与成本的对立统一关系，提高它们之间的比值，研究产品功能和成本的最佳配置。
优化设计方案。
以起到：有利于多种设计方案的选择和竞争，从中选择最佳方案龙源期刊。有利于控制项目投资项目管理论文，中选的设计方案所做出的投资估算一般控制在竞选文件规定的范围内。能集思广益，吸收多种方案设计的优点。
，可以起到：有利于设计多方案的选择和竞争，从而择优确定最佳设计方案，达到优化设计方案之目的。有利于控制建设工程投资，中标项目一般做出的投资估算能接近招标文件所确定的投资范围内。有利于加快设计进度、提高设计质量、降低设计费用。
Abstract: The project construction cost control should be through the project construction process, effective control of the construction project cost should be focused on the optimized design scheme. Optimized design scheme mainly adopts design bidding, design scheme of value engineering, and technical and economic evaluation.
关键词:优化设计;控制造价
Key words: optimization design;control cost
中图分类号:TU723.3 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)13-0101-01
0引言
工程造价控制应贯穿于项目建设的全过程,同时又要突出重点。工程造价的多少直接影响到投资效益,工程造价的控制关键在于施工前的投资决策和设计阶段,而在项目作出投资决策后,控制工程造价的关键就在于设计。据国外的资料分析,设计费一般只相当于建设工程全寿命费用(工程造价是全寿命费用的组成部分)的1%以下,但正是这少于1%的费用对于工程造价的影响却占了75%以上。长期以来,投资者普遍忽视工程建设项目前期工作阶段的造价控制,而往往把控制工程造价的主要精力放在施工阶段,在审核施工图预算、工程竣工决算上算细账。这样做尽管也有效果,但毕竟是“亡羊补牢”,事倍功半。要有效地控制建设工程造价,就要把控制重点转移到建设前期阶段上来,尤其应抓住设计这个关键阶段,以取得事半功倍的效果。优化设计方案是设计阶段重要步骤,是控制工程投资的有效方法。设计方案优化的目的在于论证拟采用的设计方案技术上是否先进可行、功能上是否满足需要、经济上是否安全可靠。近些年来,优化设计方案主要采用设计招投标及其设计方案竞选、运用价值工程优化设计方案和设计方案的技术经济评价。
1通过设计招投标和设计方案竞选优化设计方案
工程设计招投标是指招标单位就拟建工程的设计任务招标公告,以吸收设计单位参加竞争,经招标单位审查符合投标资格的设计单位按照招标文件要求,向招标单位填报投标文件,招标单位从而择优确定中标设计单位来完成工程设计任务的活动。通过设计招投标,可以起到:有利于设计多方案的选择和竞争,从而择优确定最佳设计方案,达到优化设计方案之目的。有利于控制建设工程投资,中标项目一般做出的投资估算能接近招标文件所确定的投资范围内。有利于加快设计进度、提高设计质量、降低设计费用。
设计方案竞选是指由组织竞选活动的单位通过报刊、信息网络或其他媒介竞选公告,吸收设计单位参加方案竞选,参加竞选的设计单位按照竞选文件,做好方案设计和编制有关文件。通过设计方案竞选,可以起到:有利于多种设计方案的选择和竞争,从中选择最佳方案;有利于控制项目投资,中选的设计方案所做出的投资估算一般控制在竞选文件规定的范围内;能集思广益,吸收多种方案设计的优点。
2运用价值工程理论优化设计方案
价值工程又称价值分析,是二十世纪四十年展起来的一门技术和经济结合起来分析的新技术。价值工程发展到六十年代初已被公认为一种成熟而行之有效的节约资源、降低成本的技术经济方法。价值工程在工程方面的应用,主要侧重于设计阶段,以提高产品价值为中心,并把功能分析作为独特的研究方法。通过功能和价值分析,可将技术问题与经济问题紧密地结合起来。一般来说,提高产品的价值,主要有以下5个途径:①功能提高,成本降低。这是最理想的途径。②功能不变,成本降低。③成本不变,提高功能。④成本略提高,带来功能的大提高。⑤功能略有下降,带来成本大降低。必须指出,价值分析并不是单纯追求降低成本,也不片面追求提高功能,而是力求正确处理好功能与成本的对立统一关系,提高它们之间的比值,研究产品功能和成本的最佳配置。以桥梁为价值分析对象,说明价值工程在设计中的应用。具体步骤是:①对桥梁进行功能定义和评价。把桥梁作为一种完整独立的“产品”进行功能定义和评价。从通行能力、牢固耐久、建筑造型、环境影响、便于施工、便于设计等这六种功能在桥梁功能中占有的不同的地位,确定相对重要系数。②方案创造。根据地质等其他条件,对桥梁设计提供了多种方案,选择其一作为评价对象。③求成本系数。某方案成本系数=某方案成本/各方案成本和。④求功能评价系数。按照功能重要程度,采用10分制加权平分法。对各个方案的6项功能的满足程度分别评定分数。⑤求出价值系数并进行方案评价。按“价值系数=功能系数/成本系数”公式分别求出各方案价值系数。当价值系数=1,方案即为最佳。不过在设计阶段运用价值工程控制工程投资,并不是片面地认为工程投资越低越好,而且要把工程的功能和投资两方面综合起来进行分析。价值工程在我国还刚刚起步,但大量事实证明,它在工程设计中对于控制项目投资,提高工程“价值”,是大有可为的,特别是随“勘察设计施工一体化总承包”尝试和推广,价值工程会越来越宣示出它对控制项目投资所能发挥的巨大作用。根据日本开展价值工程活动的资料,有组织的价值工程活动可降低成本30%以上。根据另一项国外资料,价值工程活动的投入产出比为1:12。可见价值工程在投资控制中的作用是十分明显的。
摘要：本文主要介绍了苏州市建筑设计研究院有限责任公司将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计和优质服务。
关键词：设计输出文件归档资料设计依据有效控制
关键词：设计输出文件归档资料设计依据有效控制
Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.
Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.
Keywords: design output file material designed according to the effective control
Keywords: design output file material designed according to the effective control
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
一、序言
一、序言
ISO9000是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的全部管理。ISO9000标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立ISO9000体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯ISO9000过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。
ISO9000是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的全部管理。ISO9000标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立ISO9000体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯ISO9000过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。
苏州市建筑设计研究院有限责任公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行ISO9000标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000质量体系的标准要求，制订了《文件和资料控制程序》，规定：
苏州市建筑设计研究院有限责任公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行ISO9000标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000质量体系的标准要求，制订了《文件和资料控制程序》，规定：
二、目的
二、目的
为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。
为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。
三、工程设计档案的适用范围
三、工程设计档案的适用范围
工程设计档案资料归档的范围分为二类：
工程设计档案资料归档的范围分为二类：
1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。
1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。
2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。
2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。
四、工程设计档案归档的职责
四、工程设计档案归档的职责
1、项目负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。
1、项目负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。
2、各专业负责人（工种负责人）、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。
2、各专业负责人（工种负责人）、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。
3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。
3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。
4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。
4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。
五、工程设计档案的建档及归档
五、工程设计档案的建档及归档
1、工程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋
1、工程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋
目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。
目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。
2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础
2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础
资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等），按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。
资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等），按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。
3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负责督促检查、确保归档质量。
3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负责督促检查、确保归档质量。
4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料
4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料
可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。
可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。
六、工程设计档案的归档时间
六、工程设计档案的归档时间
各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。
各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。
七、工程设计归档材料的要求
七、工程设计归档材料的要求
1、归档的图纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如
1、归档的图纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如
此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外）。
此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外）。
2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具
2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具
填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。
填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。
3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应
3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应
按规范格式编写。
按规范格式编写。
八、工程设计档案的归档手续
八、工程设计档案的归档手续
总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。
总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。
九、工程设计档案的补充归档
九、工程设计档案的补充归档
设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。
设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。
十、工程设计档案归档的计奖方法
十、工程设计档案归档的计奖方法
市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。
市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。
十一、结语 我公司坚持长期运行质量管理体系的效益已充分显示出来。公司在追求企业发展的进程中，不再片面追求扩大人员规模，而注重人员结构的优化，不再片面追求市场占有率，而重视设计项目的定位和影响，不再只讲产值和速度、不计工本，更着重水平质量和综合效益，同时在以设计为主体的同时，也在关注设计产业的多元化进程，探索以科学发展观去实现企业的持续发展。在经营理念上，公司强调公平竞争，诚信经营，优质服务、保证质量。通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计、优质服务。
关键词：会计电算化 会计电算化档案
当今，随着计算机信息技术的飞速发展，将计算机应用到会计的实务中，实现会计数据处理的电算化，对会计核算工作走向管理的现代化转变起到了积极的促进作用。到目前为止，我国已有数百万家企事业单位使用了计算机和会计软件来处理会计的核算工作，有效完成了会计日常工作的记账、算账、报账等任务，使广大财会人员从烦琐的手工会计工作中解脱出来，极大地提高了工作效率。实行会计电算化后的会计档案管理工作是会计基础工作的一个重要组成部分，因此也应该引起高度的重视。
一、会计电算化后档案的新特点
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级机关、企事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而赋予会计档案许多新的特点。
(一)档案的范围比传统的会计档案更广。会计电算化后档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质上的会计信息。
(二)会计电算化档案需要一定的软硬件环境支持。传统的会计档案不需要软硬件的支持，而且比较直观，可以一目了然地看到会计信息，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用。
(三)扩大了会计档案的保管的范围。由于会计电算化档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料等。
(四)对会计电算化档案的安全性、完整性提出了更高的要求。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的升级的版本越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。
(五)电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。
二、会计电算化后档案管理存在的问题
(一)会计电算化后档案资料收集不完整。会计档案收集的不完整直接影响着会计档案的内在质量，有的单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，使得会计电算化档案不够完整。
(二)缺乏有效的管理制度和制约手段。会计电算化后多数单位在归档工作中，没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的管理措施。单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万事大吉了，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，从而容易造成会计信息的丢失。由于会计电算化软件的升级换代很快，在不同版式本下的会计数据结构有可能不同。许多单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅，不能充分发挥电算化会计档案的作用。
(三)会计人员的电子档案管理意识较弱，计算机操作能力较低。由于会计人员的电算化操作能力较低，对电算化档案的重视不足及操作人员的时间观念不强等原因，以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储中保存，有时又不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，使磁盘上的标签与电子文档不符的现象时有发生，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。
(四)会计电子档案尚未真正纳入会计档案管理范畴。《会计档案管理办法》第十二条：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。然而受企事业单位规模条件等限制，大多数已实施会计电算化的单位并未将存储会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予以保存，而会计电子备份数据一般由系统管理人员自行保存，电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态，未形成有效的管理机制，随着会计岗位的调整，电算化资料大都无档可查。
三、加强会计电算化档案管理的对策
(一)建立健全会计电算化的档案管理制度。电算化会计档案是会计核算的信息及资料，是重要的会计基础工作。各单位的领导必须加强对电算化档案管理工作的重视，建立和健全会计电算化档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁制度，并由专人负责管理。由于实行会计电算化会计档案具有磁性化和不可见的特点，原来的《会计档案管理办法》中有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据会计电算化的特点和《会计档案管理办法》的要求，修订本单位会计档案管理的制度。对采用计算机打印输出的书面会计凭证、账簿、报表应符合国家统一的会计制度的要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
(二)加强对电算化会计档案的存放管理。存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)是在会计电算化情况下的新的会计档案形式，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至会计信息完全过时为止。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，由于具有磁性化和不可见的特点，作为会计档案保存，其保存期限应同《会计档案管理办法》中规定的会计数据(书面形成的会计账簿、报表)一致。对于电算化形成的磁性介质档案保管，要做到远离磁场，注意防火、防潮、防尘，应定期对磁性介质档案进行检查工作，防止数据的丢失。对重要的会计档案应进行双份备份后存放在两个不同的地点。总之，对会计档案的存放管理应做到存放有序、查找方便、妥善保管。
(三)经常进行会计数据的备份工作。由于会计电算化的会计数据都存放在计算机中，为了避免计算机意外故障和人为错误引起会计数据的丢失，要定期把计算机系统中的所有
会计资料拷贝到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案，财务部门应把会计数据的备份文件保存好，并且在每份上要注明档案形成的时间、会计数据的内容和时间、操作员的姓名。对备份的数据资料要定期进行检查，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。以防意外事件导致单位整体会计资料丢失与不可恢复性，给单位会计档案管理工作造成无法挽救的损失。凡业务量较多、财务比较集中的财务部门应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。
(四)加强会计电算化后软件的管理和计算机的维护。会计软件是会计电算化运行的重要程序及资料，对会计软件的全套文档资料及会计软件应视同会计档案保管，保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的五年。但一般情况下，单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用的会计资料一并归档。会计电算化的系统维护人员要经常对设备进行维护保养，保持机房和设备的清洁，使计算机有良好的运行环境。健全必要的防治计算机病毒的措施，预防、检测、清除计算机病毒，防止病毒和意外事故因素导致计算机工作终断，影响财务工作的正常开展。健全计算机硬件和软件故障排除的管理措施，保证会计数据的完整性。在日常工作中还应注意收集计算机硬件、软件及操作系统等方面的资料，关注软件更新换代、升级等方面信息以便为本单位财会电算化管理水平的进一步提高做好充分的准备工作。
(五)做好会计档案的日常管理工作，充分利用好会计档案。会计档案记录着会计核算全过程的重要信息和资料，必须做到内容正确、资料完整、字迹清楚。对年终会计电算化形成的凭证、账簿、报表等要按照会计档案管理要求进行整理、立卷或装订成册，对进行归档的会计资料要检查有关人员的签名、盖章是否齐全。档案管理人员应严格执行会计档案的安全保密制度，不得随意堆放，严防毁坏、散失和泄密。对各种会计档案未经领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意调阅的会计档案，应按规定办理有关手续，调阅人员不得擅自复制会计档案，对调阅的会计档案在归还时，还应认真检查，防止感染其他的病毒。
论文摘要:随着企业改革的深化和发展规模的扩大?档案信息量剧增?传统的手工管理和单纯的实体管理模式?己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网?将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理?使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷?全面提供各种档案信息?提高服务质量和工作效率?满足需求?实现企业档案管理现代化的最终目标。
1前言
多年来?八钢所属单位所用档案管理标准一致?档案的存放分二级保管。档案部门承担着两大职能:一是?从宏观上对全八钢各种门类的档案依照国家、自治区档案管理标准完善和制定公司档案管理标准?并对八钢所属各单位的档案工作进行业务指导;二是?收集、整理并提供公司成立以来党政、行政的全部文件。收集、整理并提供利用公司财务部管辖的各部门形成的会计档案?保存并提供八钢股份公司成立以前的所有会计档案。保存并提供利用企业兼并、破产、机构改制等形成的会计、文书档案。收集、整理并提供利用公司部分声像档案和照片档案。
目前?八钢档案图书中心的主要档案有:党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案、会计类档案、人事管理类档案、照片档案、声像档案、实物档案?档案的总库存量为101427卷?公司所属各二级单位收集、整理形成的各门类的档案资料109399卷。2002年底?所有八钢人事档案集中在档案图书中心保管?oa系统实施以后?全公司的文件全部集中在档案图书中心?科技档案、部分财务档案仍由各二级单位自行管理。随着八钢信息化建设的发展?八钢档案信息化管理正逐步实施。
2档案信息化建设工作面临的一些问题
随着八钢现代化管理水平的提升?八钢档案信息化建设也得到了长足的发展?档案现代化进程随之加快。实施档案信息化管理?遇到了许多现实问题。如领导的重视、经费的来源和投入力度、队伍建设的专业化和年轻化等。尤其是对档案信息是否要进行网络化管理的认识上存在分歧。不少人认为要将原有馆藏档案的案卷目录和卷内目录输入计算机?工作量巨大?人手不够;利用计算机组卷?查阅档案资料不一定比人工操作方便。
2.1关于档案管理软件开发
档案信息管理在实施过程中?档案专业人员参与信息化建设?多数是以配角身份出现?实施信息化的主体是计算机编程人员?由于他们对档案专业知识了解不多?无法对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作进行充分调研?编出的档案管理软件往往价值不高?影响到档案信息资源的充分发挥。
2.2关于数字化档案数据库
就档案目录数据而言?能用计算机管理起来的占总数的70%左右?档案信息数字化实施起来还有许多问题要解决。面对的历史档案数量多?如以前的档案?纸质差、有些字迹褪色?给扫描工作带来许多困难。新的档案数量剧增?如一些撤消机构的工资册、报表、凭证的会计档案?全八钢在职职工、辞职、死亡、不详的人事档案?还有集团公司的行政、党委的发文全部集中在档案图书中心保管等。只有全文(实体)全部数字化?档案信息管理才能起步。
2.3档案信息化建设专业人员的素质问题
档案队伍面临着知识老化?信息开发形式传统的现状?直接影响着档案信息开发的力度和深度。例如档案信息开发工作?内容上只能停留在简单的介绍和汇编上;形式上?也只局限于编制索引?缺乏综合性、专题性的档案调研报告。在企业档案工作者中?与其他专业相比较还存在着运用信息化能力差的情况?档案人员计算机操作及互联网技术运用能力差?英语水平偏低?企业档案队伍中还缺少热爱档案工作又懂计算管理的复合型人才。
3做好八钢档案信息化管理几点建议
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势面临信息技术带来的千载难逢的发展机会?八钢档案管理工作也要抓住这个时机把档案中蕴含的丰富内容开发出来?让利用者以快捷的方式得以利用?充分发挥档案资源的作用?为企业各项工作服务。
3.1争取领导的支持
取得领导的重视与支持?为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。首先?档案部门应以市场为导向?主动进行档案信息资源的开发?挖掘各种适销对路的档案信息?企业为了明确产品定位?就必须知道不同产品品牌的市场份额;为了定价?就必须知道市场状况;为了制定促销策略?就必须了解产品销售的周期性及市场竞争状况;为了有效控制库存就必须随时了解库存销售状况;为了挖掘新产品?就必须全面了解生产厂家。如果档案部门能够在以上方面为企业提供实际、详细、可靠的档案资料?可以以数字、文字、图表给予提供?那么为企业提供的服务就是高级的信息服务;其次?要向多种服务转化。除做好上门服务外?还要主动与科研、教学、行政管理部门建立咨询服务?改进服务方法?更新服务手段提高服务水平?提升服务功能。只有这样?档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持从而给予更多的资金投入?使档案信息管理工作顺利进行。
3.2开发适合档案信息化的软件
八钢是一个钢铁联合企业?形成的档案资料门类多、内容复杂?所以档案信息管理化软件必须与企业的性质、企业形成档案资料相吻合。目前?八钢办公系统财务、人事、销售计划合同及工程管理都实现了信息化管理?这些系统都能产生大量的、各种门类的档案资料?档案管理系统怎样和这些系统形成网络化管理?这是档案管理软件所必须考虑的问题?因此?开发档案管理软件要全面考虑?充分调研?实现档案资源的信息化管理?实现真正意义上的档案资源的共享。
3.3丰富馆藏?积极推进档案字化建设
开辟档案信息资源。要扩大档案收集对象?即要向法定的档案形成部门进行收集?还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行收集?也要向个人收集。同时企业档案的收集、保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有着直接关系的文件。比如:销售部门形成经营档案?科研部门形成的科研档案、产品档案?财务部门形成的各类会计档案?行政主管机构制发的红头文件及企业信息等?都应集中保管在档案图书中心。这是一项长期而艰巨的工作?只有这样才能为档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。
3.4规范档案的基础工作
有了适应企业的档案管理软件?必须要做好基础工作?即规范档案的整理、编目工作。严格执行国家的标准?将要录入的档案信息全部实现规范化?这样为档案数据的录入和检索打下良好的基础。这是项系统工程?公司可以根据单位的具体情况?制定总的和分步的计划并逐步实现。总之?所有的档案管理都必须要满足档案信息化管理的要求。
针对现存档案要按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目?对到期的档案及时进行鉴定、销毁。建立好全宗卷的案卷目录?填写好文书档案、会计档案?除正常的档案整理、接收、编目、排架外?还要加强对重大活动、重点的工程项目进行超前控制?加强监控力度。对一些工程项目?如小型材、电炉炼钢、高速线材、热电联产等?所形成的技术资料进行严格把关?确保技术资料的完整、准确。对柴油车大修厂、冶金建设公司、蝶王针织厂、雅满苏矿等单位按照档案管理要求进行全面指导?做好本部门的档案基础工作?使档案管理工作不断完善?内容上进一步优化?为档案目录数据库建立打下坚实的基础。
3.5档案信息资源建设
充分运用计算机技术?针对现存的党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产经营类档案、会计类档案、照片档案、声像档案的案卷级目录?进行档案目录数据库建设?提高档案检索利用服务质量。在有条件的情况下?可用扫描仪?将重要的档案逐步实现全文数据库的建立。加强对各单位形成的电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导?确保各单位所产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
3.6完善档案信息化标准体系
完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。文档一体化管理是网络技术在档案信息管理中应用的必然结果?尽管文档一体化管理的思路已提了很多年?但在实际工作中还存在各自为主?文件归档不及时?有时有漏归?重要文件丢失的现象。这与管理制度不健全而造成人力、物力、财务的浪费有直接关系。因此?需要实现文档一体化管理?确保档案信息完整与准确。
集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准?作到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、设计、底图、工程档案?人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档?形成有效的档案信息化建设激励约束机制?推动档案信息化建设的有序开展。
3.7提高档案人员的素质及责任感
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。档案工作者的素质主要包括:政治思想、工作作风、业务知识、文化水平、办事能力和身体条件等方面。档案管理工作属于一种专业管理工作?有着特殊规律?不能只凭一般的知识和单纯的传统经验工作?档案工作人员必须逐步做到专业化、技术化。在具有高度的政治觉悟和良好的工作作风的前提下?还要加强现代化知识的学习?掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件管理知识?使之运用于档案管理实践的工作效率和办事能力。档案工作者只有跟上时展的步伐?以全新的档案管理模式和服务理念来做好每一项本职工作?档案管理工作才能真正意义上朝着现代化、科学化方向迈进。
4、八钢档案管理工作的发展方向
4.1档案内容向多元化方向发展?综合性增强
档案信息资源的利用涉及内容越来越广泛?为了更好向利用者提供服务?势必要求档案管理向多元化发展?丰富馆藏?增强档案内容的综合性。
4.2档案管理向科学化、现代化方向发展
随着档案馆藏数量和内容的日益增多?以及利用者对快速准确、便捷查阅档案需求的日益迫切?利用当代先进的科学技术理论和方法管理档案?提高档案管理技术的现代化水平?使档案管理达到最优化的效果?必然成为未来档案开发利用的一个重要‘的趋势。如采用缩微技术存储档案信息?以保护和延长档案的寿命;采用通讯技术和计算机网络技术远距离传送档案信息等。
4.3档案信息服务网络化
网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户?分而治之的状态?将工程档案信息管理与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体?连成一片?形成一个包括各种信息资源在内的“公司信息资源系统”实现所谓“信息资源共享”。以往利用者必须到档案室才能利用?而网络化建成后?利用者可以在自己的办公室?甚至设计现场的终端前对档案数据库进行浏览、访问。以利用者为中心设立多途径的检索系统?并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接?利用者不仅可以查阅所需的信息?还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。
建筑设计单位在经营管理及应用施工技术的过程中涉及到图纸资料、变更资料以及计算书等复杂的档案文件。档案管理工作是否高速有效运行直接影响着企业的建设与发展，为了保证设计的进度以及控制质量目标，必须建立切实可靠的档案管理系统，应用现代科学信息技术手段实现档案资料管理。
1建筑设计单位档案管理的作用
1．1原始记录功能
设计单位档案资料涉及到设计图纸、设计文件变更、技术说明等。这些资料一般以项目为单位，每个项目涉及的资料比较繁杂，它记录了项目建设全过程的各项信息，是档案管理工作的对象和基础。
1．2使用功能
建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。
2设计单位传统档案管理
2．1归档内容繁杂
因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂［1］。
2．2档案材料变更快
工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。
2．3档案应用程度高
设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。
3设计单位传统档案管理存在问题
3．1归档意识薄弱
由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。
3．2管理制度不完善
设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。
3．3管理技术缺乏
目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。
4建筑设计单位档案管理创新方法
随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台［4］共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入［5］。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录［6］。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库［7］资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新［8］，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。
5结论
关键词:公路；概算编制； 造价控制
Abstract: the accurate estimates of highway engineering for highway the use of construction funds have a significant influence, this paper summarizes the budget estimates for many years of experience some of the highway and experience, and with specific cases to illustrate how to better prepare estimates and methods of highway construction cost control, so as to better for highway construction service.
Keywords: highway; Budget establishment; Cost control
中图分类号：X734文献标识码：A 文章编号：
随着近几年来公路建设的高速发展，国家在公路项目基础设施建设中投入了大量的资金。如何利用好公路建设投入的资金，使投入的资金发挥最大的经济效益，提高设计质量，准确地编制公路工程造价文件，合理确定工程造价是十分重要的。
公路工程建设是一项建设周期长，投资大，涉及面广的系统工程。公路工程造价文件按阶段可分为投资估算、设计概算、施工图预算、发包合同价、施工期结算、竣工决算，它们之间的关系是前者控制后者，后者补充前者，形成工程造价控制体系。公路工程在设计阶段的造价控制是指在保证工程设计质量的前提下，把工程造价控制在合理的造价限额内。一般情况下，初步设计概算的造价限额就是经有关主管部门批复的工程可行性研究的估算金额，施工图设计预算的造价限额就是已批复的初步设计概算金额。当然这种造价的控制不是一味地考虑节约投资，而是在尊重科学、实是求是、精心设计基础上，正确处理好技术与经济的对立统一的关系。
一、初步设计阶段概算编制的重要性
公路项目的设计阶段按具体情况，可分为初步设计阶段、技术设计阶段和施工图设计阶段。一般情况下，采用两阶段设计，即是初步设计和施工图设计，对于方案已明确，技术简单的小型项目可采用一阶段施工图设计。
在工程设计过程中，由于各阶段的性质、任务和要求不同，对工程造价的影响也不同，经过我国多年的公路工程建设，尤其是近十多年来的高速公路的建设，大量的工程建设经验及工程造价数据表明，其中，在初步设计阶段对工程造价影响的可能性为70%-85%，在技术设计阶段，影响造价的可能性为35%-70%，在施工图设计阶段，影响工程造价的可能性为10%-35%，而一向被人们作为重点控制工程造价的施工阶段，通过施工组织设计节约工程造价的可能性只有5%-10%。显而易见，控制工程造价的关键在于施工以前的设计阶段，初步设计一旦完成，路基、路面、小桥涵、复杂性技术性大桥等结构物的类型、尺寸、工程数量、材料设备选型等就基本确定了，项目的投资额就基本确定了。因此，可以说在公路工程项目的建设过程中，初步设计是整个公路项目造价控制过程中最为重要的一环，是进行工程造价控制的重中之重。根据我国公路建设程序，施工图设计是在初步设计经过主管部门审批后，在初步设计方案确定后的进一步的优化设计过程。而一般情况下，中标的施工单位是按照施工图纸进行施工的，施工时只能通过科学合理的施工组织，加强成本管理，采用新技术、新工艺、新方法、新材料等手段尽可能降低工程造价，所以施工阶段影响工程造价的可能性是非常有限的，因此控制工程造价的重点应放在设计阶段，尤其是初步设计阶段，政府对建设项目的工程造价控制主要是通过对初步设计阶段概算的审批作为主要的控制手段来实现。
二、如何更好地编制公路工程初步设计阶段的概算文件
1、 概算文件编制前期相关信息资料的收集
相对于其他专业工程项目的建设，公路项目具有其特殊性，公路为线形结构物，路线一般要经过不同的行政区域，建设项目的征地、拆迁等与所路线所经过区域的自然条件及区域内居民息息相关。对于公路工程的造价文件的编制，需要收集与之相关的大量的信息资料，这是准确编制公路概算文件的重要条件及前提。因此，在编制概算之前进行的公路项目的信息调查就成了十分重要的一环，信息调查一般包括外业调查和内业文件资料收集。外业调查主要是在设计前期阶段完成。
外业调查的的主要内容包括路线所经区域的征用土地的类别、土地农作物的年收益、地上附着物的的拆迁量统计（如房屋、青苗、管线及其他构造物等）；沿线筑路材料的调查，主要包括地方供应的砂、石、砌块、石灰、水泥、填筑路基的土方的来源及运输条件及价格的调查；另外，还包括沿线工程用水、用电及主要临时工程的调查；临时工程调查主要是临时性的施工便道、便桥、临时取土场的设置范围及数量的调查。所有的调查均要做好原始记录，是作为工程概算计价的依据，因为这些都是影响工程造价的主要因素。如我院完成的东莞某一级公路改造工程设计，该项目路线全长34km，路线经东莞市五个镇区，道路两旁城镇化严重，外业调查的主要内容包括道路红线范围内征地的类别、房屋拆迁量的统计、管线的拆迁、青苗的补偿，沿线地方材料如砂、石等工程材料的价格以及工程用水、用电的来源及价格，所有的调查均作了详细的记录，并作为初勘初测的外业验收的资料。虽然该项目所经区域的自然条件、经济环境、社会环境较复杂，由于设计人员在前期的工作中做了详细的调查，为该项目的初步设计的路线方案优化及比选作出了非常充分经济比较，使工程概算得到上级主管部门顺利批复，也为施工阶段的实施提供了有力的保证。尤其是征地拆迁费用计算准确，对被拆迁人的赔偿充足，使工程施工前期认为最难处理的拆迁难题得到顺利解决。因此，公路工程项目的前期外业调查的深度是非常重要的环节，是能否准确编制工程概算的关键。
内业资料的收集也是概算工作的前期准备工作的重要内容，现阶段公路工程项目内业资料的收集主要包括部颁公路工程行业的各种计价定额、依据，行业主管部门公布的相关标准及办法，以及与公路项目相关的价格信息，项目所在地政府的各种相关文件，如各市的征地拆迁补偿标准，物价部门公布的计价收费标准。这些都是作为公路工程初步设计阶段造价的计价依据，是工程造价前期工作必须收集的资料。
2、 概算编制过程的注意事项
在完成外业资料调查及内业资料收集整理的基础上，即可开始工程概算的编制工作，这里结合笔者多年的造价工作经验，认为应注意如下事项：（1）对于初步设计图纸文件要进行充分的熟悉和理解，主要是要理解设计的意图，并核对每一分项的工程数量是否合理、准确。设计人员对工程量的计算有时会出现较大失误，造价人员就成了最后把关的环节，因为工程量计算的误差往往是影响工程造价的准确性的主要因素之一，会给初步设计方案造价的优化及比选带来较大的混乱。因此，造价人员对图纸的熟悉及工程量的复核是必不可少的。（2）准确套用定额、充分理解各分项定额的应用解析。一个项目的造价文件是由多个分项的工程造价组成的，因此，准确计算各分项的工程造价就成了整体项目总价准确与否的关键。理解定额的应用就是要理解公路工程领域所涉及到的设计、施工、管理中的最新技术、方法、经验，并与定额内容结合起来，理解定额的编制说明、工程量的计算规则、定额分部分项工程名称、及定额项目所组成人工、机械、材料的释义。正确套用定额才能使每分项工程单价更准确，计价更合理。（3）充分理解公路项目的总体实施方案，主要工程项目及关键工序的施工方法。例如，相同的桥梁上部构造，当采用不同的施工工艺，造价是不同的。对于桩基础的嵌岩桩及摩擦桩结构，当采用的施工方法不同时，其造价也是不同的。而对于路基填筑的方法不同，土方的单价也是不一样的。因此，作为一名工程造价人员，只有熟悉公路工程的分项工程的施工方法，编制的工程造价文件才更符合工程的实际及更接近现行的市场价格。（4）充分利用好外业调查的资料。每项公路工程项目均有其独立性及特殊性，外业调查资料都是与本项目相关的第一手资料，工程造价的计算都必须与之相关联。例如，征用土地、房屋的拆迁补偿必须根据现场调查的房屋结构类别、装饰标准及统计的数量进行补偿计算。临时工程的设置及工程量必须以实际调查的为准。（5）准确取用工程材料单价。材料单价也是影响工程总造价的主要因素之一，地方性的工程材料单价必须以调查资料记录的供应地点、运输距离、出厂价格综合考虑后进行取用，其它材料一般可从地方行业主管部门的材料价格信息上获取，一些新工艺、新技术、新材料的应用可向厂家咨询。并且要多收集厂家的相关的材料信息进行比较及筛选，然后作出更准确的判断。总之，只有做好以上几项的工作，才能更好地、准确地编制符合工程实际的概算文件。
3、 方案的优化及比选的造价控制
公路工程项目在初步设计阶段一般要进行多方案的比选及优化，方案的比选就是技术经济的比较过程，工程造价往往是决定方案优劣的直接判断指标，因此造价人员为方案设计编制出准确的造价可为方案的选择提供依据。而方案造价往往涉及到多个方面内容，如路线的选择，就关系到征地、拆迁、工程土石方量、构造物的设置。路线方案的比较。方案的比较必须在相同条件下进行，如费率、材料单价、征地、拆迁的补偿单价的口径要一致，通过造价比较，选择合理的方案。当然，并不是经济条件就能决定方案的选择，往往要根据技术和经济作综合的评价，然后选择最优的工程方案。因此在初步设计概算中对方案比选中的造价计算是非常关键的，造价计算的合理与否，将影响工程方案的选择，往往对节约工程投起到比较大的作用。例如，我院设计的某高速公路，该公路全长约27公里。在初步设计阶段，业主要求设计院作全线高路堤方案与低路堤方案的比选，在经过技术方案的论证后，专家认为高、低路线方案均能满足技术要求，并且部分专家认为高、低路堤的造价相差不大，更趋向于高路堤方案，设计人员经过对两方案的工程量认真计算复核后，造价人员根据两方案的征地拆迁、路基土方计价、桥涵等构造物等多方面的造价比较后，最后确认的结果为低路堤比高路堤方案节约投资额约1600万元，由于具有充分的调查资料、设计文件、工程造价文件作依据，最后，低路堤方案得到了一致的认可，为业主节约了工程投资，减少了不必要的浪费。
三、结束语
关键词： 建筑设计公司档案文件 管理方式
中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：
一、建筑设计公司档案管理的基本特点
1.1 归档内容繁杂，文档数量多
众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等测试记录等等。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。
1.2 时间跨度较长，材料变更快
建筑设计公司档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。
1.3 用户范围广泛，应用程度高
设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。在实践中，还存在项目建设完工之后的后续设计施工，比如一些民用建筑项目需要接受建设方、业主和城建、规划、环保、绿化等政府部门的层层验收，一些商业地产、住宅项目还需要为个体业主的装修、维修等提供咨询服务。
二、 建筑设计公司档案管理方式的基本趋势
2.1 档案内容由多元化向数字化转变
传统的设计档案主要以工程图纸和技术文件管理为主，内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向计算机操作转变
传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。
2.3 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变
传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。
三、 建筑设计公司档案管理的创新策略
3.1大力推进观念创新
一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立将档案信息化纳入建筑设计公司企业信息化整体规划中的观念。二是要注重顺应趋势。准确把握形势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原始性和真实性。
3.2大力推进管理创新
认真执行国家档案局档案信息化建设规范和“十一五”期间全省信息化建设的有关规定，坚持以企业信息化建设为载体，着力推动管理机制和手段创新。一是加强图档资料等的编研应用，紧密结合建筑设计公司的工作实际，探索图书、情报、档案一体化的管理模式，有效服务于建筑设计公司工作需求。二是创新管理内容，一方面强化原始档案材料保管；另一方面要加强档案信息资源建设，积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类建筑设计公司的设计成果报道、专业研究进展情况等相关信息，特别是与本司业务有直接相关的新颖设计科学技术知识和成果为我司使用。三是加强特色档案信息开发，根据建筑设计公司历年形成的优秀设计成果，重点围绕技术先进、效益显著、适用性强的设计项目，做好编研、推介工作。
3.3大力推进监管创新
高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对建筑设计公司参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用，综合运用三维设计成果、元数据管理等不同类型的档案登记工具，按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。
3.4大力推进技术创新
按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越。一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施。二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出建筑设计公司历年积累的纸质载体优秀设计成果、典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值，这是建筑设计公司在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障。三是充分应用局域网和互联网功能。根据网络信息资源本身的特点和属性，运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集、加工、整理、排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储、传播、检索和利用。
3.5大力推进服务创新
创新服务机制，拓展服务领域，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作全过程。一是建立专业化信息服务模式。按照管理职能和设计专业领域组织档案信息资源服务，保障对用户需求和用户环境的把握，不断提高信息服务对用户需求和用户任务的支持水平。二是树立个性化服务观念。根据档案用户研究课题的特殊需要，以及档案信息用户的个性、使用习惯等，通过现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索途径，整合不同档案资源集成检索系统，通过网络向用户提供个性化的信息服务同时开辟设计档案寄存服务、个体业主档案维权服务、建设项目跟踪服务等项目。
四、结束语
以上是本人在工作中的经验总结，仅供参考。
参考文献：
[1]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑龙江科技信息，2009（20）：197.
与此同时，另一个流行词汇“云计算(Cloud computing)”，也逐渐成为人们讨论的热门话题，从一种理念演化为人们生活的一部分，不仅推出了许多变革性改善用户体验的服务，更使信息技术发生翻天覆地变化，成为助力档案信息化发展的新契机。
云计算特点
“云计算”概念，指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和内部网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源。通俗的理解是，云计算的“云”就是存在于互联网上的服务器集群上的资源，它包括硬件资源(服务器、存储器、CPU等)和软件资源(如应用软件、集成开发环境等)，本地计算机只需要通过网络发送一个需求信息，就会有成千上万的计算机为你提供需要的资源及服务并将结果返回到本地计算机。它的特点有：
1.资源池：计算资源汇聚在一起，通过多租户模式服务多个消费者。
2.按需、自助：用户可以根据自身实际需求，通过网络方便地进行计算能力的申请、配置和调用，服务商可以进行资源的分配和回收。
3.快速弹性：服务商的计算能力能够快速而弹性地实现供应。服务商可以根据访问用户的多少，增减相应的IT资源(包括CPU、存储、带宽和软件应用等)，使得IT资源的规模可以动态伸缩。满足应用和用户规模变化的需求。
4.广泛的网络访问：使用者不需要部署相关的复杂软硬件基础设施和应用软件，直接通过网络访问即可获取云中的计算资源。
5.可度量的服务：云服务系统可以根据服务类型提供相应的计量方式，如根据用户使用云资源的时间长短和资源多少进行服务收费。
云计算技术作为“既能提高资源利用率，节省总拥有成本，又能增强IT灵活性和效率”的新方法，被视为科技领域的下一次革命，它将带来工作方式和商业模式的根本性改变。
云计算在档案信息化领域应用的启示
目前，档案信息化建设已由局部逐渐走向整体，许多省市重大的档案信息化项目得到立项，特别是“国家数字档案建设与服务工程”(简称“金档工程”)的立项实施，迅速扩展了档案信息化方面的投入规模。档案信息化建设快速发展的同时也暴露出一些问题，主要表现在：整体规划布局不精细，盲目投资、低水平重复建设情况较多，信息资源缺乏整合，缺乏统一的建设标准和一套合理的项目评价指标，档案管理服务方式落后等。面对上述问题云计算技术将给档案信息化工作带来十分重要的影响。
(一)基于“云架构”，打造统一、高效的档案资源管理与服务平台
云计算从先天便具有数据统一存储、资源共享利用、应用标准规范、服务灵活多样等特点。充分利用这些特点，各地档案馆可以考虑依托现有的硬件网络设备，构建全国性、区域性云计算平台(包括云存储平台)，及以此为基础架构模型的档案管理系统平台，实现云内所有管辖单位档案信息的统一管理。采用云计算架构的系统平台能够使大量的档案服务器协同工作，方便地进行档案业务部署和开通，快速发现和恢复系统故障，通过自动化、智能化的手段实现大规模系统的可靠运营。
(二)立足标准，实现档案信息资源存储海量化及共享利用
随着档案信息化建设步伐的不断加快，档案数据也由原来的单一形式向电子文件、影像、音频、多媒体等全方位拓展，数据存储量也以几何级方式不断增长。面向众多异构数据类型及海量的数据存储，立足标准并基于元数据集成管理，建立统一的“云存储”平台。“云”可面对TB级乃至PB级的海量数据，能够提供超大容量的网络存储空间。在云存储平台规划建设时，就充分考虑元数据标准及规范体系的建设与完善，以“云存储”为载体，建立一套完整的信息标准体系，有效突破信息壁垒。
同时，针对档案资源永久存储及信息安全利用两个层面，“云”的分布式存储及虚拟存储技术也提供了较好的解决思路。在“云存储”中，逻辑实现资源库及应用库的划分，将所采集的档案资源数据进行双套存储，一套存储于资源库中，实现按原样、原格式永久存储，另一套存储于应用库中，则进行标准化处理，以便于对外集成服务。
(三)依托“云”理念，提升档案服务水平
“云”无处不在，体现于云计算无论在平台层还是应用软件层或用户集成层，始终将服务理念贯穿于整个体系的每一个方面。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新开发档案信息资源，创新服务方式，使用户得到动态的、全方位、多层次、多元化的信息服务。
一是档案信息平台服务。目前许多档案馆都在积极推进档案信息化建设工作，基于“云架构”的档案管理平台能够面向多元化的客户需求，突破传统档案管理系统的建设及应用模式，实现
“大档案”管理理念，能够避免重复开发，规范应用，提供综合有效的档案信息平台服务。
二是统一数据资源及检索服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行档案信息检索利用服务。“云”把档案信息资源集中管理起来，一方面能够参照有关标准规范，另一方面在技术上能够将分布式存储的数据库和一站式的检索界面结合起来。通过调配存储在分布式云存储服务器的资源，将检索结果提供给用户，极大提高资源的查全率和查准率。
三是公众视听传播服务。档案部门运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，利用云终端技术提供多种应用的访问接口，实现对数字档案馆的无缝接人，向公众多渠道的全方位视听传播服务。
四是档案业务整合及托管服务。目前不少地方档案馆拥有缩微、光盘制作与存贮设备或其他档案业务资源，可能存在一些资源利用处于未饱和状态。而另―方面，有许多企事业单位在档案方面却又显得力不从心。针对这一现象，“云”为充分整合档案业务资源提供了可能。依托统一的信息平台与存储，将各种软硬件资源及业务服务能力虚拟化，开拓新的档案业务市场。
五是新型档案服务。新型档案服务体现在将非结构化档案数据、空间数据和其他多维数据有效融合集成，基于人工智能、虚拟服务、云终端等多种技术为用户建立虚拟的“云”档案馆，提供档案核心业务及其以外的服务支持，给用户全新体验。
(四)实现云资源整合，打造“低碳经济”信息化建设模式
低碳经济是以低能耗、低污染、低排放为基础的经济模式。而在档案信息
化领域，我们可以引喻为成本节约、经济效益的信息化建设模式。档案部门可实现由云计算平台提供的共享硬件网络基础设施，以极低的成本投入可获得极高的运算能力，克服服务器访问限制的瓶颈，不再需要为了为满足利用者需求花费大量的资金购买更高级别的服务器等相关的硬件。档案部门按照服务类型和实际使用付费，即用即付，如同家用水电煤气一样，按需支付，大大降低网络系统运维费用，效率及可靠性都得到大幅度的提高。
(五)“云”档案馆促进用户体验
“云”档案馆在用户交互上可以提供多种解决方案，提供即时通讯的在线帮助或者数字档案馆机器与人的交互。另外，利用“云”档案馆开放和用户参与的特性，开放多种Web2.0的服务方式，如博客、威客、个人数字档案馆。等。集成互联网的力量，解决用户的问题。实现“人脑联网”的交互和复杂人工智能的帮助相结合的全方位的用户交互服务，使档案信息向知识应用的延伸得到加强，拉近用户与档案部门的距离。
(六)优化档案信息化人才结构
随着档案信息化的深入，档案部门对信息化人才的需求越来越迫切，但各地档案馆，特别是市县级档案馆和企事业单位档案室，因受编制、人员结构等多方面因素的制约，普遍缺少计算机人才，严重影响档案信息化的推进。而在“云”的另一端有专业的管理人员维护系统软硬件，云计算对用户端的设备要求最低，使用起来也较方便，对档案馆工作人员的计算机水平要求不高，工作强度也大大降低。
云计算技术发展面临的主要问题
尽管云计算模式具有许多优点，但是也存在的一些问题，如标准问题、版权纠纷问题、数据隐私问题、安全问题、软件许可证问题、网络传输、用户使用习惯问题等。
(一)数据隐私问题
云计算在给人们带来巨大便利的同时，该服务中所存在的不足也将危及企业用户和公众用户的隐私安全，在档案应用领域，这便更加显得重要。如何保证存放在云服务提供商的数据隐私，不被非法利用，不仅需要技术的改进，也需要法律的进一步完善。
在技术层面来说，应在云计算平台中融入隐私增强技术，例如，包括隐私管理工具、安全在线访问机制、匿名工具等传统手段，同时，在云计算日益普及的今天，还可以采用数据挖掘、数据扰乱技术、数据恢复技术等，实现云计算与可信计算相结合，打造更加安全可靠的云平台。
从法律角度讲，云计算环境下的隐私权属于网络隐私权，结合档案领域，引用档案安全管理方面的相关法律法规，与国家关于网络隐私权保护的法律相配套，为网络隐私权及档案信息化应用的保护提供依据。然而，为适应当前信息技术与档案业务发展的需求，仍需要进一步加强关于信息隐私权及档案信息安全应用的相关立法工作，建立一套完善的法律法规保护体系，保障信息安全。
(二)数据安全性
云系统中存放着海量的档案信息资源，有些数据还可能涉及有关单位的机密，数据的安全性关系到有关单位的生存和发展。同时为了保证云服务的灵活性和通用性，云系统为用户提供开放的访问接口，也会带来了更大的安全威胁。云计算数据的安全性问题解决不了会影响云计算的广泛应用。
在安全性方面，既需要保证用户数据的高可用性以及云平台服务和用户业务的连续性，为用户数据提供容错备份手段，另外，基于“云架构”的档案信息平台本身还应具备一定抵御恶意攻击及安全风险的能力。
当前与云计算相关的安全技术一般包括传统安全技术及云安全技术两类。传统技术即通过提升档案信息平台整体，涵盖系统安全、网络安全、应用安全、数据安全、应急响应等领域的安全措施与机制。而云安全技术即通过同样采用云计算技术，增强云架构的档案信息平台信息安全服务的安全模式，这样能够从“云”的核心架构里便引入安全机制，基于云计算平台的强大处理能力，加强基础设施层、应用部署层与服务接口层的基础安全体系，能够让用户信任所提供档案信息平台服务能力。
(三)数据标准规范
标准问题是IT界的一个老问题，在档案信息化领域更为突出，尤其是在云计算技术在档案信息化的应用初期探索阶段。标准是档案信息“云”存储及“云”利用的基础支撑。然而，由于市场原因，云计算机技术运营商与提供商们均采用自己独特的一套标准，兼容性差、开源程度低、程序接口的交互性差，未联合制定相应的标准，用户难以对其进行定制或二次开发或拓展服务，极大地限制了档案信息资源的共享和利用。不过，云计算公司已经开始关注标准问题，同样希望实现标准的统一。《云计算权利宣言》也对云计算的标准提出了使用现有标准、使用开放标准、使用透明的数据格式和不得使用专用标准等要求。同时，近些年，通过档案信息化不断深化应用，越来越多用户意识到信息化建设标准先行的重要性，也初步明确了以元数据为核心的标准体系建设思路。
(四)成本问题
档案馆使用云计算以后，关键的硬件设施和服务平台都由云供应商提供，只需要从“云”里调用资源即可，可以节约服务器、终端设备等硬件建设、维护和升级成本，管理系统和应用软件无须我们关注，把一切都交给云，不必无休止地进行软硬件的升级和更新工作，节省了运行过程中的人力资源和能耗，运行成本得以降低。但我们不得不清醒地看到，在云平台建设初期，仍需要投入大量的资金用于云端平台建设，包括应用中间件及服务器部署、软件定制等，而后期，在云平台应用中，也可能会面临云平台供应商垄断运营、服务费用虚高等情况。因此，我们对云计算的运行成本不能抱过于乐观的态度，仍需要在市场机制不断完善及应用实践中探索。
(五)管理问题
每次技术革新，都会对档案馆甚至整个行业的管理模式带来冲击，云计算作为当今备受关注的网络技术，也必将对档案管理工作提出新的要求。由于云计算的特点就是为客户提供数据存储、整合和共享，提供档案服务平台、以用户为中心提供交互式服务，而这些工作原本是档案馆工作的一部分。随着云时代的到来，这一切都交给了“云”，那么档案馆的管理和服务工作将会发生很大的转变。随着业务工作的变化，部门职责和人员构成也将随之变化，管理方式自然也需要顺应这些变化。
云计算所带来的变革是巨大的，它不仅只是工作方式和商业模式的改变，更是思维方式的挑战。对于档案工作者而言，也就是怎样能够把云计算的理念真正结合IT层面，方便用户做出更具针对性，符合自身业务需求的应用选择，实现档案工作信息化领域更多的创新，从根本上改变信息获取和知识传播的方式。
(作者单位：中国电信股份有限公司浙江分公司310040)
参考文献
①杨公之,《档案信息化建设导论》
②赛迪顾问《中国云计算产业发展白皮书》
③浙江大学人文学院信息资源管理研究所,金更达、何嘉荪、何达多,《数字档案馆模式探讨》
