时间：2023-09-25 18:01:56
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案的管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
《档案天地杂志》2015年第五期
1、加强完善人事档案信息化建设
当前是信息化的时代，对于事业单位的人事档案管理来说信息化管理非常必要。信息化的档案管理能够在安全上及便捷性上得到很好的体现，能够节约人力的投入及管理的成本。人事档案的信息化管理要能够在信息平台上进行完善的建立，进而对其信息化管理的水平得以提升，实现档案数据信息的共享，提升档案的利用率。
2、实现空间拓展及服务社会
事业单位的人事档案管理要将灵活适合的档案管理及工作机制应用其中，并将对社会人才需求的满足作为人事档案信息开发及价值实现的重要途径和任务。事业单位的人事档案管理人员要走出单位面向社会，进行相关人才的调查，要能够在人才需求的思路上得以理清。将人事档案的改革进一步的深化，加强改革的力度，提高效能注入人才的活力，建立并完善人才信息库，为人事档案的管理做好基础性工作，从而为领导提供准确的决策服务。
3、充分重视档案管理工作，加强基础设施建设
事业单位人事档案管理的有效性及完善性，在很大程度上都和相关的领导重视程度有关，要想将人事档案管理工作得到完善，就需要加强领导对其的重视度，提升领导对档案的认识程度及重要性。事业单位的领导要在战略的高度将人事档案管理纳入到日常的考核当中，并组建人事档案管理小组，管理人员要采取竞岗管理的制度，并定期对相关的管理人员进行定期或不定期的检查督导。进一步推动事业单位人事档案管理的科学合理化。同时还要在基础设施建设上得到有效的强化，建立防火、防潮、防盗等一体化的档案库房及档案柜设备，加强对原始档案的安全管理。
4、强化事业单位档案管理责任体系建设
事业单位人事档案管理要能够突出重点，需要建立完善的档案材料清收网络，对档案材料缺失多及手续不齐的问题要在收集上加大力度，对重点的内容和环节要重点审核。还要能够定时定向的对阶段性资料的收集情况得以加强，对管理工作加以规范化，要将审核整理的标准得以有效充分落实。实施奖惩制度，将管理的责任得到有效落实，促使人事档案管理人员能够认真合理按照规章要求管理档案。
事业单位的人事档案管理工作涉及方方面面，所以对其所存在的问题要全面性的分析考虑，针对性的解决。要从创新的思想进行着手，只有这样才能和时代的发展相契合，从而进一步促进人事档案管理水平的提升。
作者：杜娟 单位：承德市疾病预防控制中心
1.1档案管理人员的管理意识不强
在现今医院人事档案中，由于管理人员对档案的不重视，导致人事档案中出现伪造、丢失和错漏等情况。另外部分医院出现了“弃档”问题，原因是这些档案没有对人才的整体素质进行反应，医院不能通过档案看到人才的综合能力素质。因医院人事档案没有专业的管理人员，一般是由其他相关人员兼职管理，所以忽视了档案管理的重要性，对于其管理也只是走流程，应付上级检查
1.2管理方式落后
良好的管理方式离不开先进的档案管理设备和完善的系统，然而部分医院对于人事档案管理没有重视，对于建设完善的档案管理没有投入过多的资金，导致缺少必备的基础管理设备，甚至没有相关的管理部门。人事档案管理还停留人工操作上，电子化管理没有得到普及，也不能利用先进的网络技术进行管理，从而降低了医院人事管理工作的工作效率，档案的处理也变得更加的困难。
1.3档案管理制度不够完善
由于一些医院没有根据实际情况来发展人事管理制度，也没有相关的制度考核措施，档案通过不同的渠道、不同的部门、不同的时间被移交人事档案管理部门，导致人事档案材料的不完善和不规范。从事人事档案管理的工作人员对人事档案管理的责任心不强，没有充分认识到档案的重要性，使人事档案的操作不合理、收集不够及时甚至出现丢失的情况。因人员的流动较大，医院使用人才的手续也变得简洁化，在人事档案管理中，终身制没有得以及时纠正，补充，既阻碍医院人员的流通性也对上级人事部门的审批工作造成一定的困难。
1.4档案管理制度单一化
尽管时代在不断的发展，部分医院在对人事管理的工作上没有跟上时代的步伐，仍然使用很多年前的老方法对其进行管理，由于其管理制度的单一性，不能为医院更好的创造价值，延缓了医院的发展。
1.5档案过于陈旧
因为现今医院的人事档案大多放在档案室中，常年没有人进行翻动，需要查询信息时非常困难，而且档案中由于人员的疏漏存在不真实或与真实情况不符合的情况，如果需要对人事档案进行修改，则具备一定的工作难度。
2对医院人事档案管理的方法措施
2.1对人事档案进行现代化管理
医院需要根据人事档案的管理流程和指定的规章制度对人事档案进行信息自动化的现代化管理。医院人事档案的编制不要根据国家相关政策来执行，在管理执行过程中可以根据档案所属人的具体情况进行分级处理，然后由档案管理人员利用电子系统对人事档案进行管理，对医院的每个工作人员进行电子存档。人事档案的电子档可以跟人事管理同步进行，这样既避免了因人事档案材料的滞后性引起的失真，又有利于让医院的人事档案具备真实性和完整性。将计算机运用到医院人事档案的管理工作中，快捷的对人事档案进行检索相关人员、归档相关信息、查询人员、传递旧信息、接收新信息、输出需要的内容，对人事档案进行合理利用。由于人事档案的唯一性，在对人事档案进行查阅长，需保证人事档案的完整性，不能进行随意的修改和删除资料。同事档案具备一定的严密性，没有得到相关允许，严禁私自查阅信息。完善真实的人事档案有利于医院对于医护人员的素质情况、人才结构等进行准确且快速的分析，为人才指定相关数据表格，方便医院对人才的管理和相关人才政策的指定，有利于实现知人善用的效果。另外可以根据人事档案中不同员工的特点指定培训计划，使人事档案更好的为提高经济效益和社会效益做贡献。
2.2对人事档案系统进行及时维护更新
人事档案管理系统不能只在系统出现问题的时候才对其进行维护，日常的生活中也需要专门的人员对医院人事档案管理进行维护。平时不注重对系统的运转维护，出现问题时会加大修改的难度。人事档案管理维护需要对其软件和硬件两方面进行维护，因其软件维护的复杂性，要求相关人员需要对系统做好相关的数据备份工作。其中重要的文件部分需要进行多项数据的备份。
2.3对相关管理人员进行培训
随着信息化的发展，医院传统的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是现代化的人事管理模式，医院人事档案作为个人信息的真实记录，要求对其进行录入的人员必须提高管理意识，要充分认识到人事档案管理的重要性；认识到医院的潜在生产力是新世纪人才，可以为医院创造更大的效益。医院的人事档案管理人员也需要具备主动服务的观念，帮助医院挖掘优秀的人力资源，是服务功能得以延伸。将医院人事档案中的人才信息金属快速准确的传递给相关科室，为医院的相关科研部门提供方便快捷的服务。同时院方需要增加对人事管理软硬件设备的资金投入。利用先进的科学技术手段帮助医院人事档案进行人性化管理，实现医院人事管理的现代高效化发展模式。
2.4完善人事管理制度
无规矩不成方圆，医院为更科学、有效的进行人事档案管理，需要制定一系列例如《医院人事档案管理规范》的人事档案制度，它们有利于为医院人事档案的归档、整体利用收集等方面提供可靠依据。在医院进行人事档案管理相关活动时，需要实际情况，使活动中所有的内容都有相关的制度参照。医院人事档案管理制度的建立需要根据医院的实际情况，结合人事档案管理的规律进行指定。使档案可以做到“档随人走”，避免出现人为篡改档案和编造假档案的现象发生，使人事观看档案具备严谨、合理和科学的原则。
3结论
1 医院人事档案管理的作用
人事档案是人力资源全面履历的真实记载，不仅是医院人力资源管理工作的重要依据，而且在医院职称评定及养老保险等管理工作中具有重要的凭证作用。因此需要重视医院人事?n案管理工作，通过对人事档案进行集中统一管理，为医院人才开发和利用提供重要的参考，有效地保证医院人力资源工作的顺利开展。在当前医院管理工作，人事档案管理作为其中非常重要的组成部分，在医院人力资源管理工作发挥着重要的作用。通过对医院人事档案管理工作进行优化，可以为人力资源管理提供人力资源信息资料库，为人员的选拔和任用提供参考作用，同时在医院人力资源管理和医院发展体系构建方面，医院人事档案也发挥着重要的作用。因此，通过强化医院人事档案管理，有利于更好地促进医院医疗保障和服务的顺利开展。
2 新时期做好医院人事档案管理工作的相关措施
随着我国各项改革的不断深入，我国各个行业都加快了改革的进程，医院人事档案管理工作对于医院的发展具有重要的意义，因此需要跟上时代的发展步伐，加快对管理进行优化，使医院人事档案管理能够更好地适应内外部环境的变化，更好地满足当前新形势下医院发展的需求。
（一）提高对医院人事档案管理的认识水平
近年来，医院发展的速度较快，人事档案管理工作需要与医院的发展需求相适应。因此，需要医院管理者及档案管理人员，要对人事档案管理工作的重要性有一个深入的认识，充分的重视起人事档案管理工作，将人事档案管理工作纳入到医院整体规则中来，努力提高人事档案管理工作水平。同时还要在医院人事档案管理人员配置具严格筛选，确保人事档案管理人员具有较高的专业素养，能够熟悉运用信息化技术，并具有较强的操作能力，从而更好地推动医院人事档案工作的健康发展。
（二）建立健全管理制度
医院人事管理部门要根据管理中的实际工作内容进行管理，根据国家颁发的《医院人事档案管理法》等法规，制定系统、完整以及科学的管理档案制度。将医院所有医务人员的档案进行统一管理，使用统一的标准进行系统规范的分类，建立多样化的分类方式。在管理中建立多种多样的检索方法，方便医院档案实施的科学化、标准化以及规范化的管理，更要有利于档案信息资源的开发以及利用。管理档案的人员要根据管理档案条例以及档案法等法律法规实施档案管理。 充分理解法律法规中所规定的精神， 按照制定的法律法规进行实施， 消除档案管理意识薄弱的现象。同时还应该在管理中落实责任制度，对管理中出现的问题及时找管理人员问责，实施奖惩制度，保证管理人员管理档案的公平性以及透明性。
（三）人事档案管理动态化
人事档案需要对全体员工的个性特点进行反映，包括德、能、绩、勤等考核材料，同时反映出患者满意度、信誉度等诚信材料。在一定程度上，完善的审查考核制度能够决定档案内容的真实性，通过相关信息的提供对当事人的诚信材料进行核实鉴定。实际的管理工作中，真正能够反映员工个性特点的档案材料进行及时的归档，同时对收集的档案材料通过加工使其具体化和系统化，从而为健全档案材料储备等工作提供重要依据。对于惩处材料的鉴定结果应当使其有关证据准确科学化。在重大医疗事故发生时，需要相关机构及部门进行会商，鉴定事故结果、科学分析技术与现实条件，对结论的正确性进行严格检验。
（四）加快信息化管理建设
医院人事档案管理工作与医院人力资源管理具有十分紧密的联系，档案在人力资源管理工作中发挥着重要的作用。因此为了能够实现医院人事档案的有效利用，则需要加快医院人事档案信息化建设工作，建立医院人事档案信息管理系统，提高医院人事档案信息的检索能力，为人事档案资源的开发利用提供更多的便利条件。而且通过人事档案信息化管理工作，还可以有效的扩展档案管理的内容，提高医院人力资源聘用、选拔和职称晋升等方面的公平性和合理性，促进医院的健康、有序发展。
（五）提高医院人事档案管理者的人员素质
第一，医院人事档案管理人员素质的高低直接关系到人事档案管理的水平，因此在人事档案管理人员选聘时，需要严格筛选，确保组建一支高素质及综合能力强的人事档案管理队伍，尽可能的聘用年轻的人员，这些人员具有完善的知识储备和较强的学习能力，具有较强的可塑性，能够更好地与当前人事档案管理工作的要求相适应。
第二，定期进行岗位的职业培训，因为医院的人事档案管理工作所涉及的内容丰富，更新变化也比较大，只有不断注入新的知识与能力，才能顺应新时期对医院人事档案管理工作的变化。
第三，加强工作人员的思想道德修养，毕竟医院人事档案管理工作涉及的都是个人的隐私，这就要求医院人事档案管理人员的素质能够达到要求，让他们能够客观、全面、真实地记录被记录人员的人事档案信息，且必须对其隐私进行充分的保密工作。这样才能够真正促进医院人事档案管理工作的进行。
人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才，提供更加真实可靠的材料，显得尤为重要。
1 医院人事档案管理的现状
长期以来，人事档案一直作为组织人事部门的内部管理体系在运行，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。出于维护人事档案的真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，在人事档案的管理和利用方面，一直存在着过分强调保密的倾向，实行内向、封闭式管理。医院人事档案的管理也一样，只限于记载和保管。人事档案作为一种信息资源没有得到充分地利用。
医院中从事人事档案管理的人员大多是非档案专业毕业和未经过正规档案专业培训的人员，对档案管理专业知识了解较少。所以，在长期的管理中，很少考虑档案工作的软硬件建设，只是将交上来的材料装入个人档案袋，每隔几年上级组织部门要求整理时临时抽调几个人装订一下。由于时间紧，根本无法保证档案整理的规范性，档案质量达不到要求，甚至业务技术档案和文书档案混装在人事档案中。
2 实现医院人事档案管理社会化的必要性
在人才流动日趋频繁的当今社会，人们的知识观念在不断更新，职工本人也需要通过本人的人事档案了解自身情况，医院对人事档案的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。
从信息管理的角度考虑，人事档案是各级组织部门考察、培养、使用和向外提供相关数据的原始依据。目前，人事档案的主要材料包括10类：（1）履历材料；（2）自传材料；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料；（5）政审材料；（6）加入党团材料；（7）奖励材料；（8）干部违纪、政纪、国法等材料；（9）任免呈报表和工资、待遇的审批材料；（10）其他可供组织参考有保存价值的材料。这些材料基本上都是本人自己书写和组织部门在考察干部、入党、入团、增加工资和录用、任免、聘任、转业、离退休、退职办理手续中形成的原始材料。虽然很珍贵，但大多并不需要保密。如果将这些信息全面纳入到社会化管理，利用计算机技术将这些人事档案信息电子化，配备档案管理专业人员对其进行规范化管理，从而代替传统档案管理手段，充分发挥人事档案信息资源的共享性。
3医院人事档案管理的设想
随着现代化技术的发展和医疗卫生管理要求的不断提高，人事档案信息化管理将成为医院人事管理的主要手段。
3.1提高对医院人事档案管理目的和意义的认识
医院人事档案管理应以充分开发和利用人力资源为基础，通过深层次的开发人事档案的使用价值，如人才信息软件的开发，使人事信息资源共享，为医院的经济发展提供必要的服务。
同时，档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将收集到的人才信息以最快的速度传给用人科室，为临床、科研和教学服务。
3.2加强和完善人事档案管理制度
根据《档案法》、《干部档案工作条例》的规定，制定《医院人事档案管理条例》，完善查阅、转出、接收档案的措施，使人事档案的管理制度更加完善，以此来加强人事档案管理，使其逐步走向规范化。
3.3加强医院人事档案管理，有效利用人才资源
人事档案真实地记载和反映了一个人的经历、能力和品德等，因此是组织人事工作中不可缺少的依据，在各类人员的合理分配，人事资源的合理利用等方面都发挥重要作用。所以加强医院人事档案管理，实行人事档案的社会化、开放式管理模式，能更有效的利用医院的人力资源。
3.4提高档案管理人员的素质
长期以来，整个社会档案意识淡薄，个别领导也认为档案部门不是医院产生经济效益的部门，因此，档案工作谁干都可以。在市场经济条件下要提高档案管理水平，必须要提高档案管理人员的专业技术水平。前国家档案局局长王刚说过：“档案教育是档案事业发展的基础，培养高素质的干部队伍，是档案工作重要而迫切的任务。必须优先发展档案教育，大力培养高素质的人才，使档案事业的发展，真正转到依靠提高档案工作者素质的轨道上来。”（1）作为档案工作人员，首先要提高自身的素质，要努力学习新理论、新业务、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容，适应新形式的发展，要有责任心，有敬业精神，甘为幕后英雄，专心搞好档案工作。（2）领导要重视。要倡导以人为本的思想，用发展的眼光加大对档案人员的关注和培养，以便发挥其积极性和创造性，要为档案人员提供一个良好的学术氛围，通过继续教育来不断更新知识，增强创新意识。（3）引入竞争机制。通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理的岗位上来，熟悉档案工作业务流程，尽快融入到工作中。（4）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
3.5增强人事档案管理的现代化手段
【关键词】医院；人事档案；管理
一、医院人事档案管理的重要性
（一）使医院更科学合理配置人力资源。档案里保存的是职员的全方面信息和情况。合理的人事档案管理更有利于医院领导作出科学的决策，真正做到选贤举能，让人才在合适自己的岗位上为医院服务、为人民服务。（二）有利于人才流动。医疗系统的整改使得医院人员频繁流动成为可能。人事档案在就职时是一份必须携带的资料。良好的管理可以将使档案交接更方便有序，提高医院招收更多人才的机率。（三）有利于职称评定的公平公正。人事档案是一个人学历、能力、人品等等各种特质的综合反映，是一份真实的文件。详细的人事档案有利于医院管理层了解员工的各种情况以及专业能力。因此人事档案是职称评定和晋升时可提供的可靠材料，越详细丰富的人事档案就越有可信性。（四）有利于保障工资改革制度。2006年一份关于工资的政策文件指出：已聘任的人员的人事档案可以作为依据并结合实际情况对员工的薪资实行调整。从这份文件中可以看出加强人事档案管理在工资改革制度中占有一席之地。
二、医院人事档案管理存在的问题
（一）负责人事档案管理的职工不够专业。这项工作专业度比较高，专业不对口的职工可能无法良好掌握这项工作中出现的新技术。个别医院甚至有雇佣兼职的人来管理人事档案的情况。这些情况使得从事这项工作的人员总体专业能力一直无法提升，不利于档案管理。（二）人事档案管理效率不高。人事档案管理人员对于各种软件的操作不熟练或者对于业务不上心，都可能导致管理效率不高并导致不良后果。医院对于人事档案管理工作得不够重视也会导致该团队没有动力去优化管理模式并提高技术，结果就会导致处理信息的效率低下。（三）人事档案管理信息数据处理程度不够。很多医院的人事档案管理还在使用很费时费力的方式处理信息。纸质档案数量庞杂，十分难以管理。在这个计算机时代，明明有效率更高的更好的数据处理方法，为何很多医院人事档案管理没有做到信息化，这个问题是值得思考的。（四）人事档案管理制度不健全。人事档案部门在一个医院里的地位往往不如临床科室。医院对该部门的不重视，往往会使得部门里的人员没有什么积极性，领导层也会更加疏于关心。
三、针对医院人事档案管理现有问题的解决对策
（一）健全人事档案管理制度。在一个看起来似乎不那么重要的部门里，制度的建立往往是不健全的。而不健全的制度就会导致处理问题时呈现出各种问题，这是很多医院广泛存在的一个问题。人事档案管理是一个比较专业、有一定政治性并且需要保密的工作，这些特点也体现了人事档案管理这项工作的至高地位，而改进这份工作的制度才能保障这项工作合理有序发展。未能按要求完成任务（如收集档案材料、按照制度进行归档）的人员，应进行相应的处罚。完善人事档案管理制度才能使医院所有人员的历史记录按照一定的标准保存，这对于医院人事档案的合理有效管理是非常重要的。（二）鼓励人事档案管理信息化。很多医院还在使用纸质档案。然而纸质档案并不利于储存和查阅，更新也不够及时，并且有遗失的风险。在这种情况下，电子人事档案的优势就显得非常明显了。但是很多医院的人事档案管理还没有跟上时代进步的脚步。因此，医院应该增加人事档案管理的财力投入，同时也应该加强技术培养并加大设备支持。只有人事档案管理效率提高了，医疗人才信息流通与分享才会变得更加便利。（三）优化人事档案管理团队。医院对于临床一线科室重视度往往较高，这就导致医院人事档案管理人员的要求可能有所降低，或者说重视度往往不够。在这种情况下，人事档案管理人员会出现对工作热情度不高的情况，工作中出现纰漏的情况也就有可能随之增多。因此医院对于这项档案管理工作更应该给予重视。优秀的专业人才从事该工作才能使得这项工作更顺利有序地开展。这方面的有关部门人员也应该正视自己的工作并且严肃对待，应该深刻体会到自己的工作态度对于人事档案管理工作有着不容忽视的影响。要尽量提高该工作相关人员工作时的积极性和热情度。只有对工作抱有积极的态度才能不断改进工作中出现的问题。
四、结束语
完善医院人事档案管理对于医院人事改革是至关重要的，在医院进步成长中也起着十分重要的作用。只有提高医院对人事档案管理的重视度，紧跟信息时代的步伐使用电子化办公，并且同时任用对工作有热情的专业人员来从事这项工作，这项工作才能为医院和整个医疗界提供更多更大的力量。
【参考文献】
[1]何芳兰.试论医院人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2016(1):167.
[2]李海霞.医院人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2016(9):156.
1制定人事档案管理法规
目前我国人才流动日益频繁，档案质量不高，材料失真，造成很多用人单位尤其是非公企业不再完全相信人事档案。这就要求我们在对人事档案管理制度进行系列改革的同时，制定出专门针对人事档案管理方面的相关法律法规。因为到现在为止，还没有这方面的法规。现有的人事档案管理规定，没有处罚办法，没有强制约束力，很难发挥作用。因此，政府部门很有必要制定一项法律法规，以规范人事档案管理，使人事档案管理纳入法规管理的轨道，做到有法可依。
2人事档案材料应具有个性化
人事档案的构成，应根据人员不同，职业职位不同采用不同的归档标准。同时还应根据时代的不同和职业职位的变化，及时补充当事人具有个性化的材料。如：技术专长、管理才能、综合能力、继续教育情况、个人信用、违法违规及犯罪等方面的材料，要实行跟踪记载，保持人事档案的时效性，及时地把各类人员的各项考核结果存入人事档案，增加动态材料的比重，以提高人事档案的价值。
3建立流动人员人事档案管理中心
根据我国的有关法律法规的规定，以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等）都应属于国家所有。因此政府所属的人才流动服务中心向档案相对人收取管理费是不合理的。目前我国流动人员人事档案管理存在分散多头管理的情况。要改变这种状况，建议成立政府所属的统一的流动人员人事档案管理中心。该中心为不以盈利为目的的公益型事业单位，由公共财政全额提供经费，不向档案相对人收取任何费用。
4建立社会化开放式的人事档案管理模式
建立开放式的人事档案管理模式，是经济社会发展的必然。只有创建一个具有社会公信力的集人才信息与信用于一体的、恰当而又合理地处理个人、组织、国家之间的关系，建立国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理模式，才能实现人力资源的最优组合，才能真正实现对人的宏观管理。做法是：设立全国统一的人事档案网。各用人单位把本单位的人事档案录入计算机，再由各级“人事档案管理中心”按统一的标准归档。“人事档案管理中心”向社会所有合法的用人单位开放人事档案。用人单位以单位密码和代码进入“人事档案管理中心”网，如需查阅个人档案的，输入居民身份证号码后即可。这样，既可以减轻用人单位人事档案的管理压力，也有利于政府对人力资源的宏观调控，为人才战略的实施提供基础。此外，还可以和公安、银行、社会保险、医疗保险等相关部门联合，把有关个人的信息资料全部输入到计算机中，建立全国通用的、标准的、适用的、可靠的人事档案信息库，逐步实现信息资源契约化、社会化、电子化、法制化。形成人事档案信息管理、服务、开发三位一体的人事档案管理格局。
5档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质
档案管理人员是档案工作的主体。提高人事档案管理人员的政治素质和业务能力是人事档案管理工作的关键。档案管理人员不仅要具有较高的思想政治素质，还要具有深厚的专业知识和较强的操作能力,要根据形势发展的需要，熟练地掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。同时，还要淡泊名利、忠于职守、踏实工作、增强服务意识。只有这样，档案管理工作才能更好地为经济社会发展提供更优质的服务。
作者：李春芳单位：广东省林业科学研究院
［关键词］医院 人事档案 管理设想
一、人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用的重要依据。但由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以目前医院的人事档案管理工作也存在不少问题。
1． 人事档案管理制度相对落后
由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善（在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案），他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
2． 人事档案管理方式和手段相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
二、医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理（含档案）的整体管理水平。
1． 增强对人事档案管理目的和意义的认识
医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2． 加强和完善人事档案管理制度，实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
3． 加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此人事档案是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
（1）建立卫生技术人员业务档案
建立卫生技术人员档案对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括：①基础材料：个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料：“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
（2）实行人事，促进人事档案的社会化
开放式管理人事是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
（3）建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
4．提高档案管理人员的素质
在改革开放的新形势下，要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
5．加强人事档案管理的现代化手段
增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备档次，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
参考文献：
［1］唐微微，李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探［J］.中国医院管理，2006，21（4）：50.
关键词：企业；档案管理；创新
企业的人事档案管理作为我国人事管理制度的重要组成部分，能够全面、系统的记录员工的身份、资历、工作表现以及业务技能等内容，可以说人事档案代表了一个人的人生轨迹。同时人事档案还与员工的切身利益相关，比如薪资待遇、组织关系、职称评定以及劳动保障等方面，具有一定的法律效用。随着改革开放的不断深入，企业的人事档案管理面临着的问题，需要我们对企业人事档案的管理现状进行分析，加强人事档案管理创新，如此才能够最大限度的发挥出人事档案的资源优势，更好的为企业发展提供人才保障。
一、加强企业人事档案管理创新的意义
（一）加强档案管理创新是提高企业核心竞争力的重要保障
人事档案所包含的关于人才基本信息，是社会各个行业人才在企业从事生产活动的记录，如果企业中的人事档案信息是不完整的，或者是片面，这就无法真实、全面的反映出人才的所做所为，这势必会影响到企业对人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企业的档案管理水平落后，毫无创新意识，必然会使企业人事档案管理陷入混乱，甚至会导致档案丢失，一些另有用心的人删改档案，使企业无法真实的看到员工的能力，也无法做到人尽其才。所以，加强档案管理创新是企业管理有效进行的重要保障，也是企业核心竞争力提升的重要基础。
（二）档案管理创新是企业文化创新的重要内容
人事档案部门是企业诸多部门中的一员，而人事档案所记录的信息也是企业信息的重要组成部分。这些信息承载着一名员工的发展历程，那么将众多档案放在一起，它们所承载的就是企业的发展历史。通过对人事档案的挖掘，我们可以从中发现每一位员工对于企业发展的贡献，当我们将有代表性的人物、事件进行报道、宣传之后，从中凝结出的精神与力量就成为了企业文化的重要组成部分。加强档案管理创新，正是目的正是提高档案的管理水平，能够将员工所做出的贡献全程记录。所以说，档案管理创新也是企业文化创新的重要内容。
（三）实现档案管理创新是我国推行人才强国战略的客观要求
档案管理工作是党和政府了解企业人才发展状况的主要途径。只有做好档案管理工作，党和政府才能从这些档案信息中分析出社会对人才的需求状况，摸索出人才成长的普遍规律，从而制定有利于人才成长的发展规划，提高社会人才的素质与数量。而传统的档案管理手段已经无法适应当前社会发展的需求，需要我们加强企业人事档案管理的进程，这已经成为我国推行人才强国战略的客观要求。同时，随着我国经济体制改革的不断完善，体制外的从业人数将会大于体制内的从业人数，面对规模如此巨大的档案量，就需要企业切实做好档案管理的创新工作，使企业人事档案管理工作水平迈入一个新的阶段。
二、加强企业人事档案管理创新的措施
（一）提高员工对档案管理工作的认识
只有员工对档案管理工作有一个充分的认识，加强人事档案管理工作才能够顺利展开。首先，要加强对档案管理工作的宣传，构建档案咨询服务体系，通过这一体系，使员工能够了解档案管理工作存在的意义，同时通过咨询服务还能够认识到当前档案管理工作的不足之处，从而弥补档案管理工作的不足之处。其次，增强档案管理人员的责任心，使他们能够认识到档案管理工作对于企业发展的重要性，从而做好档案的收集、整理工作，全心全意的为企业发展而服务。创新工作模式与方法，提高业务技能，特别是对虚假信息的甄别能力，将不真实的信息排除在外，从而提高档案管理工作的效率，保证档案的完整性与可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，规范的管理流程是实现档案管理创新的重要保障。企业人事档案管理制度主要包括：采集制度、转递制度、核对制度、归档制度、借阅查询制度等。企业健全这些管理制度之后，要坚持“三不转”、“四不借”、“五不查”原则，从而使档案管理的制度更加完善，为档案管理的创新奠定基础。
（三）增加投入，加强基础设备建设
经费是企业开展人事档案管理的物质基础，缺乏经费，实现企业人事档案管理创新就成为了一句空话。目前，多数企业都存在着档案管理经费不足的问题，这与社会、企业、个人忽视档案管理重要性有着非常密切的关联。企业必须要认识到这一点，保证经费到位，这样才能够做好档案的收集、保护以及抢救工作。企业还需要为档案部门提供单独的档案室，购置档案管理必备的相关设施、设备，以保证档案的安全性与完整性。有条件的企业，还可以为档案室配置扫描仪、打印机、监视器等设备，从而提高企业档案管理的效率。
（四）逐步推进档案管理的信息化、网络化建设
随着计算机网络技术的快速发展，信息化已经成为现代企业发展必然趋势。档案管理信息化的实质是利用计算机技术，将纸质档案转化为数字信息，并且运用档案信息管理系统，实现档案信息在不同部门、不同单位之间的数据传送，提高档案信息使用的效率。由于电子信息的承载能力较强，所以企业可以最大限度的收集员工的个人信息，比如学历、职称、培训、业务技能、社会关系、薪资待遇、管理能力、组织能力等等。同时，档案管理实现信息化建设之后，能够快速有效的对员工的个人信息进行动态更新，比如及时对工作成果、业务技能更新等等，与传统的手工档案管理相比，档案信息管理系统能够更及时、准确、全面的展开员工的个人信息。可以帮助相关人员更为迅速的了解员工的实际情况。
总结：
综上所述，人事档案管理工作对于企业发展的促进作用是不言而喻的，加强企业人事档案管理创新，不但是提高企业核心竞争力的重要保障，也是企业进行文化创新的重要内容，同时还是我国推行人才强国战略的客观要求。我们可以从提高员工对档案管理工作的认识；完善管理制度；增加投入，加强基础设备建设；逐步推进档案管理的信息化、网络化建设等方面入手，加强企业人事档案管理的创新，从而为企业平稳、健康发展，提供人才保障。
参考文献：
（一）信息公开有利于发展人事档案管理工作。人事档案的信息公开指得是接收、加工、输出与运用人事档案信息的过程。信息公开使人事档案信息的价值得到充分的体现，从而成为了人事档案管理工作的一种重要手段。人事信息的公开帮助档案管理人员从反馈信息中及时发现不足，然后对工作中出现的问题进行有的放矢地整改。人事信息的公开还可以促进人事档案中基础工作的建设，使人事档案的利用效率得到显著提高。
（二）信息公开有利于建设人才队伍。档案信息记录了人才在社会实践中的各项典型活动，反映了人才的社会缩影，用人单位可以从人事档案中看出人才的基本概况、社会经历和专长爱好。信息公开为各级部门、组织了解及考察人才提供了非常便捷的方式，提高了人事管理工作的效率，让人才的聪明才智在合适的工作岗位上得到充分发挥，进而体现了其人生价值。
（三）信息公开有利于全社会人才资源共享。当今社会，人才数量众多，人力资源管理工作需要真实、全面和准确的人事档案信息，为国家和地方的有关部门提供有效的人事档案信息开展统计分析工作。信息公开有利于人力资源的共享，方便有关单位快速了解到某个地区乃至全国的人才情况，进而根据人才的具体信息制定长远的发展规划。
二、信息公开给人事档案管理工作带来的挑战
（一）信息公开对传统人事档案观念的挑战。传统人事档案管理的人事档案信息归人力资源管理部门或相关人事部门所有，具有高度保密性，个人不得查阅利用相关的人事档案信息，因此，无法满足公民开放利用人事档案信息的需求。信息公开无疑打破了这种传统的人事档案观念，使公民逐渐意识到人事档案信息资源的所有权在本质上应该属于广大民众，同时，也让公民感受到共享人事信息资源的重要性。
（二）信息公开对传统人事档案体制的挑战。传统人事档案管理工作以集中统一与分层负责的管理体制为主，并以人的职务、身份来进行划分，即党政干部的人事档案是按照职务、身份的级别划分后由不同的组织部门进行分类管理的。这样“人才壁垒”式的管理体制，使人力资本无法得到合理的流动，也降低了开发人力资源的力度。信息公开有利于传统人事档案体制的改革，改变了行政控制的局面，让公民能够平等享受到应有的权益。
（三）信息公开对传统人事档案法规的挑战。为使人事档案信息得以公开化，必须调整传统的一些人事档案法规，这样才能满足人事档案信息公开性的客观需求。例如，个人应该有权查阅或借用本人及其直系亲属的档案信息，并且拥有监督本人档案信息利用过程的权利。
三、信息公开在人事档案管理工作中的可行性对策
（一）增强社会人事档案管理的开放意识。通过加大社会舆论宣传，增强社会人事档案管理的开放意识。在人事档案管理工作中，重视人事档案信息的开放性，为民众提供优质的服务，使公民能够更加自由地利用档案信息，营造有利于提高人事资源利用效率的良好氛围，从而实现全社会人才资源共享。
（二）建立有利于人事档案信息公开的法规制度体系。信息公开给人事档案管理工作带来了挑战，为了确保人事档案信息的真实性与安全性，应该建立有利于人事档案信息公开的法规制度体系；在制定相关法律法规时，要充分考虑到保障公民知情权等方面的问题。
一、人事档案管理与利用之问题症结
交接不畅。由于单位人事体制、部门管理的方式方法以及相关的隶属关系等历史问题难免会发生变动，加上交接程序可能不是太好，档案管理极其混乱不堪：档案材料袋破的不行；档案材料缺失；档案没有统一顺序存放；档案规格不一等等。办公条件有待改善。单位由于办公条件的限制，无法形成“三室分治”的局面，就是说阅览室、存档室和办公室三个地方分开。还有，单位在这些地方没有配上防盗设备、去湿设备。总之，硬件设施明显需要增进。没有实现专人专职。档案管理其实是一项专业性的工作，不是谁都可以做的，而通常情况下单位的档案管理都是人事人员兼着在做，这些人事人员却乏专业档案管理知识和能力，这种人事安排必定影响档案管理的质量。没有遵守统一规范制度。单位从领导到科员，对档案管理这件事都认为是小事，从来没有说认真按照上级部门要求，认真对档案进行规范化的统一整理，没有相应的配套程序或者规定，大大影响了档案资料的更新和利用效率。档案利用率有限。很多人认为档案管理就是单纯的保管，其实这种想法是大错特错的，而是包括一系列的服务内容的，包括档案信息的开发利用。现今，单位人事档案信息都没有被好好的利用起来，一般情况下，只在党员发展、职位晋升等情况下才用的着，没有充分起到人事档案的作用。未实现科技管理。现在是一个科技时代，单位没有把信息技术这个科技产物很好的与档案管理完全结合起来，通常只是简简单单发挥了档案材料的目录的录入作用，人事档案管理信息化的作用始终没有能够被开发。
二、对症下药
领导看重。领导一句话，顶过半边天。单位领导对人事档案管理这个事必须充分重视起来，要加强相关方面的意识，要对人事档案的作用有充分的认识。另外，要对人事档案管理这项工作有充分的部署，要设立机构，安排专门人员从事相关管理，做到有计划，有落实，有检验，对档案管理工作者要加强关心和了解，要让他们也得到同等福利待遇和升迁机会。这些必将提高相关人员的工作绩效，使他们有更好的工作心态，从而促进人事档案管理。拨款到位。对人事档案管理工作，要适当给予项目经费，要把它列入每年的经费预算之中，并且要安排专门的地方，尽量让三室分开，并且配置齐去湿去尘仪器，装好防盗防火设备，做到硬件设施杠杠的。要实现专业化。对相关人员入职时要提高入职门槛和入职标准，必须是招专业人员来进行人事档案管理这项工作，不要由人力资源相关人员兼着做，这样可以提高档案管理的水平，保证档案工作的长效性。其次，要提高档案管理人员的理论素质、业务素质、道德素质。档案管理人员应该不断学习最先进的管理知识，将它应用于实际工作中去，同时要不断结合单位实际情况，创新工作方式方法，提高业务能力。最后，要有良好的道德素质，做好档案管理工作，要有责任心，对每份人事档案都应仔细仔细再仔细，确保资料齐全真实，管理得当。单位应当制定相应的规章制度，定期检查。对档案的报送、收集、整理、资料是否完备、表达是否准确等方面都要经过细致检查，这些过程都要制定相应的标准，不能人为恣意的发挥主观能动性，一切按程序按制度来。实现科技化管理。应当及时更新档案管理技术，将档案管理与信息技术有效结合。把相关的存储技术、防护技术等等都用上，提高工作效率和工作质量，延长人事档案的寿命。
三、结语
只要做好以上几点，我相信我们人事档案管理与利用必将大大改观，上述问题必定能够迎刃而解，充分发挥人事档案管理的作用。
作者：曾爱武单位：荆州市人力资源和社会保障信息中心
关键词:人事档案;问题;管理体制;对策
中图分类号:F292.92 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0098-01
引言:人事档案是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据,在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。随着经济体制和人事制度改革的不断深入,人事档案工作面临着前所未有的挑战。为适应市场经济发展的需要,传统的人事档案管理体制必须进行改革。
一、现状分析
随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案管理和使用。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有:
1、人事档案材料内容质量不高
由现状所述,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。
2、“无头档案”突出
随着人事制度改革的深化,人才流动日趋频繁,人档分离现象也日趋增多,其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案,这种档案主要产生于下述情况:一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。二、转递工作不准确。三、收进转出登记制度不严,有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度,对漏转、错收不易发现,随着时间的推移,这些档案也会成为“无头档案”。
3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势
随着社会主义市场经济的建立和我国人事制度改革的不断深入,传统的人事档案管理体制在以下几方面都表现出明显的不适应。具体表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。
二、问题形成的缘由
1、管理机制滞后
人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应档案工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。
2、整理不规范
对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。
3、人事档案意识淡薄
中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。
三、完善的措施
1、完善企业人事档案内容制度
具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。
2、建立适时的人事档案管理体制
要打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制,实行相对集中统一管理的体制。县级机构的人事档案可由该县档案馆统一管理,不必分散在县直各机关,由专门的档案机构和人员管理,这样可防止部门、单位之间互相推诱扯皮,而且便于社会利用,提高利用效率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。一个规模较大且人数较多的企业、学校、机关的人事档案应集中管理,不应分散在各科室和部门。其次,应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不仅仅是单一的干部档案管理制度。此外,将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统,接受国家档案行政管理机关的宏观指导,而不应将档案工作重要组成部分之一的人事档案管理独立于该系统之外。
3、加快实现人事档案管理的信息化
关键词：人事档案管理；信息化；开发
信息时代的到来推动了信息技术及计算机技术的迅速发展与广泛普及，并推动了整个社会的变革，档案管理也成功步入了现代化管理的行列，并为档案管理信息化建设提供了保证。作为人力资源管理及服务性单位，人事部门掌握着企事业单位所有的人力资源信息，加快人事档案信息化建设，有助于更有效地利用此类资源，加强人力资源建设，推动企事业单位的持续、健康发展。
1 系统需求分析
1.1 系统功能分析
随着信息量的逐步增大及信息技术的飞速发展，人事档案管理必须满足对员工、部门、岗位、工资等信息的高效管理与查询。文章所开发人事档案管理平台必须完成如下任务：（1）输入各员工不同信息；（2）能够对各员工的信息加以修改；（3）能够及时删除辞职、离职、转出、退休等员工的信息；（4）依据固定条件，对满足条件的员工信息加以查询和统计；（5）输出、打印查询与统计结果；（6）使用帮助。
1.2 系统性能需求
1.2.1 系统硬件环境。由于最低配置下系统的性能常常出现不尽人意的情况，当前硬件性能已较成熟，且价格不高，为此，应尽量提高服务器端配置硬件的性能。文章所采用处理器应为InterPentium11226MX或以上；内存要求为64MB及以上；硬盘空间在2GB及以上；显卡配置器应为SVGA及以上。
1.2.2 系统软件环境。要求系统操作系统为WindowsXP及以上。
2 系统开发与设计
2.1 功能模块开发
文章所设计人事档案管理平台，主要包括五大功能模块，分别
为系统、帮助、查询、维护、报表等模块，功能模块图见图1所示。
图1 人事档案管理平台功能模块图
2.2 数据库开发
2.2.1 数据库结构。为了能够将用户所需数据要求科学地予以表达，通常需要对信息模型进行构建。所谓的“信息模型”，即面向问题的一种数据模型，主要是依据用户观点，对信息数据进行模型的构建，对用户所看到数据进行描述，以便对用户现实环境加以反映，同软件实现方法没有关系。常用信息模型构建方法为实体--联系法，该方法采用实体-联系图对现实世界之实体加以描述，不涉及系统中此类实体的实现方法，采用该法所描述的概念性模型，往往又被称为ER模型。通常而言，软件中很多数据需长期进行保存，为了有效减少数据的冗余，对所修改数据加以简化，必须规范数据。
2.2.2 ER模型。ER模型主要包括实体、联系、属性等部分。实体相互间存在如下种联系，有一对一联系，也有一对多、多对多的联系。通常而言，采用实体、属性对现实问题加以理解，因而ER模型同人的具体思维模式较为接近。ER模型采用的是简单的符号及图形对问题进行表示和理解，即使不是专业人士，也可以很容易地进行理解。
2.2.3 数据库的实现。对于系统的数据流而言，其主要负责对系统逻辑模型加以描述，系统数据流并无物理元素，只是对系统中信息的流动及处理情况加以描绘。由于数据流表示的是系统逻辑图形，即便非专业人士也能够理解，因此，属于较好的通讯工具。除此以外，设计数据流时还需要考虑到系统的基本逻辑功能，无需考虑功能的实现，因此，对于软件设计而言出发点较好。
3 系统功能的实现
对于功能菜单而言，其设计思路如下：从系统维护、查询、统计等需求出发，考虑到便于操作等要求，必须尽量全面覆盖人事档案管理需要，使用户既能对人员信息进行更新和修改，又能对最新信息进行查询，还能依据需要及口径，对信息进行统计，以便为决策提供必要的依据。
本系统所设计系统菜单，下设有职工、部门、岗位、工资等信息维护模块，系统模块，窗口切换模块，报表处理模块，帮助模块等。其中，部门信息维护模块，主要负责对部门性质与级别进行明确，对部门动态及时进行更新，对人员性质加以明确，并对其身份、职称等进行界定，以便随时掌握各地区各岗位人员的数量，解决传统人事档案管理系统每年干部年报统计一次的即时性；员工信息维护模块实现了员工信息管理的动态化，一旦出现变动，会立即更新，确保职工身份、年龄、工龄等信息一目了然，为企事业单位工资的套改及退休办理提供必要的依据；岗位信息维护模块负责对岗位的级别、性质、任务进行及时更新，为员工考核提供必要的依据；工资信息维护模块相对较为固定，通常以现行工资政策为依据，2-3年进行工资的调整，部分人员依据职称及级别的变化，需要对工资进行调整，对工资信息进行更改，该模块即时提供最新工资情况，因此，有效降低了传统年末工资年报的工作量，保障了工资的准确性；系统、报表处理、帮助、窗口切换等模块，为便于操作及信息利用而设置的。
4 系统模块的测试
用户可以点击“登录”输入密码成功登录，打开功能模块窗口，操作相应的功能。若需对密码进行修改，可点击“密码修改”，对账号、旧密码及新密码进行输入，确认新密码即可进行修改。对于维护模块的测试而言，在登录后点击职工、部门等信息窗口，点修改、插入等键，输入信息点保存，可将所输记录保存至数据库；对于查询模块的测试而言，登录后点员工、部门等信息窗口，在选择处后空格内输入姓名，点击“查询”，或选择“按职工号”，键入“1”，选择“按姓名”，键入姓，点组合查询，即可进行组合查询。点“窗口切换”下的“工资信息”，对下拉“职工号”一栏进行点击，可重新对数据进行排序；对于报表模块的测试而言，应点“报表处理”下的“工资信息表”，点“打印”，即将工资报表输出。
5 结束语
综上所述，人事档案作为个人社会活动的记录文件，在人事部门档案管理中起到了重要作用，它是个人信息管理的工作基础和主要凭证。人事档案信息化对减轻档案管理繁琐工作具有重要意义，一方面提高档案管理工作效率，为其他工作节约时间，另一方面还可以加强管理人员创新意识和业务水平的提升。
参考文献
[1]刘娟，李颖.高校人事档案管理云平台框架构建研究[J].中国成人教育，2014.
