时间：2023-06-07 09:38:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案数字化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】高校；数字化校园；人事档案管理；模式
（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。
二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用
（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。
三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理
制定基于高校数字化校园的人事档案管理系统的相关维护管理制度，以确保系统安全、高效运行。（一）维护计算机及网络等硬件设备，保证系统正常运行。定期检查维护计算机及网络硬件设备，及时发现、维修处理硬件设备问题。做好设备故障处理预案并有效落实。（二）维护系统数据信息。对基于高校数字化校园的人事档案管理系统的运行状况进行严格的管理监控。按不同的人员管理类别，合理设置不同的应用权限。及时更新数据信息，及时审核教职工上传的新的档案信息材料，严格把关，确保档案材料信息真实可靠、充实全面、实时更新。（三）维护系统安全。加强防火墙保护屏障。定期、不定期升级杀毒软件、查杀计算机病毒、木马等。根据人员类别的变动情况，及时变更系统中的类别管理，确保按人员类别进行使用权限的实时更新。
【参考文献】
[1]沈锡臣,陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报(自然科学版),2003(4):529-531,556.
（一）数据库建设存在问题
很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。
（二）缺乏现代化的档案工作者
一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。
二、数字化管理高校人事档案的对策
（一）更新观念
实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。
（二）修订《干部人事档案管理条例》
《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。
（三）建立数据库
高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。
（四）强化系统的管理与维护
第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。
档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。
三、总结
【关键词】人事档案管理 信息化 数字化
传统的档案信息存储通常是以纸质文档进行分类、存储，再经过人工进行检索和进行维护。且进行档案备份需要大量的人力和物力，人工处理的过程中还需进行必要的纠错。档案信息化通过对传统纸质文档进行扫描再录入到计算机存储系统中，使得人事档案管理更容易进行实时的同步备份，使得人事档案管理的存储空间更小，维护更加快捷、方便和安全[1]。
一、当前我国人事档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国人事制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国人事档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国人事档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，人事档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。由于传统的人事档案管理模式弊端丛生。随着人才流动的特征，“人档分离”现象屡见不鲜。很多人事档案，已经无法真实的反映出当事人的状态，久而久之，人事档案就会随着其分离的状态从根本上达不到其应承担的固有使命，从一定程度而言。这样的人事档案已经丧失了其应有的“档案”的价值。人事档案应能够首先反映出当事人客观真实的历史记录，而当前我国的“人档分离”状态本身也成为了我国当前人事档案中的一种真实状况的描述和反映。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示 “长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。我国至上世纪九十年代开始，随着新的用工制度建立，加剧了我国人员流动性，企业职工档案管理也逐渐开始与企业分离，很多曾经的“单位公职人员”随着档案管理逐渐与原单位的分离。逐渐显现出其向“社会人”角色的一种转变。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
随着我国各地人才服务机构的托管档案的增多，每年和档案主人长期失去联系的“死档”数量不断增加。交费率低且持续不缴费致使成为的“死档”令人才中介机构头痛不已，因为谁都不敢随便销毁或者故意丢弃这些人事档案，就算这些当事人不来办理相关手续，其档案也不能随意丢弃。各地的档案部门将人事档案视为“弃档” 封存起来。而在封存期内，由于无任何当造成很大的影响。在当前我国现行的人事管理制度下，这些原本已经丧失“价值”的人事档案，其余威仍在，由于我国特殊的人事制度背景下，特别是在国企、事业单位以及想进入国企或事业单位的人员而言，人事档案将成为其入职前的必不可少的基础资料之一。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）我国人事档案管理的信息化方向。由于现有人事档案中的很多当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性，一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识的普遍问题。随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数字化进程，然而我国在人事档案利用和服务方面的数字化和网络化方面尽管已经取得一些较为明显的进展。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向。随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案已经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差距，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才其实际上过去的历史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事人的公共行为以及诚信记录。“数字化”管理也已经成为了我国人事档案管理现代化发展的必然要求。
三、总结
人事档案管理数字化的好处使得用户进行档案检索更加快捷和方便，在当今信息化网络时代，如何利用互联网实现高效的人事档案目录公布、开放，同时让用户可以借助互联网进行交互应用已成为档案管理人员所关心的最核心的问题。而传统人事档案运用网络技术进行日常管理以及提升数字化应用水平和质量已成为了大势所趋。
参考文献：
[1]王露露.浅议干部人事档案数字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
一、引言
随着时代的发展和进步，我国人事制度有了很大的变化，人事档案的管理也不断的革新。互联网和信息技术的发展和进步，改变了我国档案管理的模式和方法，纸质版的管理模式已经不能满足时代进步的要求，各种电子版的文件促进了人事档案信息化管理的发展。
二、人事档案信息化管理现状
随着数字化、网络一体化的发展，档案管理也逐渐步入了数字化管理时代。为了促进档案信息化管理的发展，我国档案局制定了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，并制定了电子文件研究项目。上海市的档案多媒体全文数据库管理系统和深圳市的数字档案馆系统工程的研究与开发项目都是我国发展档案数字化建设的里程碑。
由于我国信息资源数字化的技术不高，在人事档案的信息化建设过程中没有统一的标准进行规范，使得我国不能很好的开展档案数字化建设。键盘录入和光学字符识别扫描输入是当下我国信息化建设的两个重要的方式，但是键盘录入存在低速度、低效率、高成本等缺点，而光学字符识别扫描输入则是受干扰性较强、图像质量偏低等缺点。我国的人事档案信息化管理仍然不够成熟，多为理论缺乏实践推广。
为了学习国外先进的经验，更好的建设属于我国的档案数据化，我国积极举办了例如“国际档案数字化研究与发展”的学术报告，推动我国档案信息化、数据化建设。目前我国数据档案馆的研究比较多，而对于档案数字化建设的原则问题等研究较少，无法形成系统性的研究。
我国在上海、深圳、北京等一线城市进行了档案管理数字化的试点工作，鼓励企业和科研机构积极开发数字化档案管理的工具，将文书档案转为文档，并以数字形式进行归档和存储，其中世纪科怡的档案管理系统、索易文档影像管理系统等都是较为成功的数字化档案管理工具。鉴于目前的数字化档案管理技术水平，档案管理数字化系统一般通过图像的方式将档案进行存储和归档，既可以利用现有档案，又可以为今后技?g提高时的档案文本转换提供了基础。目前国内在信息资料的数据化处理和图像利用上都比较丰富，例如中国知网、万方数据、建筑图纸库、史志图片库等。
三、人事档案信息化管理中存在的问题
1.人事档案信息化建设缺乏总体规划
人事档案信息化建设宏观规划一般是指由国家、省、市等完成的有关人事档案信息化建设的规划，人事档案信息化建设微观规划则指的是有企业、机关等进行的人事档案信息化建设规划，两者共同组成了人事档案信息化建设的总体规划。目前国家以及一些地方遇到资金限制和人力不足等问题，人事档案信息化管理只能停留在理论的探讨阶段，不能很好的落实到实践中。例如我国公务员系统的人事信息化管理有着信息量不足等局限，信息化不能很好的开展到档案管理中去，总体规划的不足使得人事档案处于自流状态。
2.标准化、规范化工作有待提高
我国目前执行的人事档案管理条例仍然是国家档案局20多年前颁布的《干部档案工作条例》，随着时代的发展和进步，旧的条例以及无法满足我国档案管理信息化的建设，虽然很多的省市也对人事档案信息化进行了管理，但是由于没有统一的标准和规范，只能着眼于某一个单位或是专业心态，严重制约了我国人事档案信息化管理的发展。
3.信息化程度不高，资源共享程度不够
我国目前人事管理部门大多采用的检索方式仍是人工检索，档案管理人员的计算机技术水平偏低，只能进行一些简单的操作，不能应对复杂的技术操作，更不要说进行人事档案信息化管理的研发和创新了。我国传统的人事档案管理一般以业务进行划分科室的职能，每个科室负责单独的部分，这种方式可以明确责任的分工却造成了人事部门内的信息分散，不能够实现信息的及时共享，限制了信息的流通，造成了时间和资源的浪费。
4.人事档案保密和安全受到挑战
人事档案信息化管理是现代档案管理发展的必然趋势，是档案管理发展和进步的关键。随着信息化的渗入，我国人事档案信息化建设取得了初步的成效，比如办公局域网、业务运行网等各种计算机应用系统的建立，将人事档案的录入、整理等工作都可以借助计算机完成。信息化虽然为人事档案管理带来便利，但是对人事档案的安全性也产生了极大的威胁，网络安全问题一直是网络发展和壮大的阻碍，档案涉及到人的隐私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人员的损失和网络的瘫痪。人事档案信息化的网络安全问题一般包含内部网络物理安全问题、内部网络结构的安全问题、内部网络系统应用安全问题三种。
5.信息化人才队伍建设滞后
随着人事档案信息化管理的发展，档案管理对管理人员提出了新的要求。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要具备极高的信息化技术。由于我国档案管理人员的整体素质偏低，虽然档案部做了人才引进，但是计算机高技术人才仍然十分欠缺。档案信息化人才建设问题主要包含以下三个主要问题：缺乏真正懂行的决策者、档案信息化专业人才严重欠缺、全员信息化素质有待提高。如果档案信息化人才队伍建设的问题不能够很好的解决将严重阻碍我国人事档案信息化的发展和进步。
四、促进人事档案管理信息化的方法和对策
1.建立社会化开放式管理新模式
档案随着人的变动而变动是目前我国人事档案的管理制度，每个人的档案都是唯一的，且会伴随人的一生。虽然这传统的人事档案管理有其优点，但是随着时代的发展和进步，这种档案管理制度已经不能适应我国人事档案的管理需求。当今社会上，人才不再是属于某一个地区或是单位，而是属于全社会的，人才的流动以及是大势所趋。新的人事档案制度将以个人的流动和自由为基础，实现档案关系和劳动关系的分离、人事档案的社会化管理、人力资源的最优组合。开放式人事档案管理的发展，使得人事档案信息化管理更加完善。
2.建立人事档案信息数据库
鉴于人事档案信息化管理的复杂性，人事档案管理系统需要更加的科学、高效和先进。首先，需要加强基础设施建设现代化，基础设施是建立人事档案信息数据库的前提，先进设备的引进可以提高档案系统数据的传输速度、有利于文字图片的录入等。其次，我们还要建立和完善人事档案信息数据库，数据库的建立需要有统一的标准来实现不同区域和专业的人力资源工程，数据库内容包括编号、身份证号、姓名、性别、民族、出生年月、单位代码、入何组织、加入时间、工作时间、从教时间、毕业院校、等信息。数据库的建立不仅提高了数据的利用效率，?可以减少重复性操作，使得结构更加合理和完善。再次，我们需要去建立安全保密法规，安全保密问题是建立人事档案信息数据库的重中之重，建立相应的法律法规可以使安全管理有法可依，保障人事档案信息化管理中的安全性。
3.形成全网络化管理
信息化的渗入使得档案管理实现了网络化，通过网络平台的使用改变了传统档案管理模式，使得档案管理不局限于时间、地点、空间等方面，实现档案的交流和共享，扩大了档案的利用和服务范围，使得档案管理逐步转向开放，使得档案管理能够更好的服务社会。
在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。
2 创新人事档案管理制度的必要性
人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。
然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。
3 创新人事档案管理制度的原则
3.1 服务原则
人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。
3.2 准确原则
人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。
3.3 通用原则
某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。
4 人事档案管理创新制度的方法
4.1 实现数字化管理
档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。
4.2 建立档案管理机构
档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。
4.3 借鉴国外的先进管理经验
各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。
摘 要 人事档案在企业发展的过程中发挥着重要的作用，人事档案中记录了员工的工作表现、政治思想、工作变动以及业务能力等情况，是外界全面了解一位员工重要的参考依据。长期以来，人事档案管理模式传统，新时期，社会发展对人事档案管理工作提出较高的要求。为了帮助企业人事档案管理摆脱传统模式的束缚，在本文中就新形势下如何促进企业人事档案管理工作展开讨论。
关键词 新形势 人事档案管理工作 促进
企业人事档案是档案资源中的重要组成部分，同时也是人力资源管理的重要依据。近年来，随着国家经济的不断发展，对于人力资源保障工作的不断深入。现代社会企业人事档案管理工作在促进社会进步方面发挥着重要的作用，在进行人事制度改革、外界全面了解员工、人员配备以及人才资源发掘上，都有着较为积极的意义。
一、企业人事档案管理工作的现状
（一）企业人事档案管理设备体系不健全
现代社会中，企业人事资源越来越丰富，人事信息形式逐渐实现了多样化。人事档案信息的存储对于档案管理体系设备的要求逐渐提升。在传统的人事档案管理模式影响下，档案中很多重要的信息难以被及时保存，这为档案管理带来了重大的阻碍。要想实现企业人事档案管理工作的与时俱进，一方面需要在档案管理工作人员方面进行改善，另一方面需要在档案管理设备方面进行完善。在企业档案管理工作中，就是缺乏声像档案管理方面的设备。
（二）企业人事档案管理缺乏相应的制度
企业人事档案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及档案管理工作模式对社会的影响重大，目前，在社会人事档案管理中缺乏相应的制度，导致人事档案管理模式涣散，人事信息不安全等问题。由此可见，法律的执行力的欠缺是阻碍我国企业档案管理法制化进程的重要原因。随着时代的进步，以及人们的安全意识逐渐提升，依法存档的工作势在必行。由于现代社会人事档案管理工作范围不确定，档案管理工作得不到重视，使得档案法规检查力度降低。
二、新形势下促进企业人事档案管理的对策
（一）基于数字化的企业人事档案管理
传统模式下的档案管理中很多信息难以被保存，特别是重要的人事档案信息，如，很多企业中的人事声像信息等难以被保存下来。新时期，科学技术逐渐发展，对于信息数据的存储技术也越来越多，目前，最为先进数字化技术就是针对档案管理建立相应信息数据库。基于数据库模式的人事档案管理能够实现数据、音频等的存储，并且在数据备份的支持下，保障企业人事数据信息的安全性。在数字化技术下，通过科技技术将档案信息整理的过程通过电子传输，以及电子软件规律等模式，对不同类型的立卷进行分类。基于数字化技术的档案信息管理，能够一改之前无序的分类模式，一方面便于工作人员对其管理，另一方面是还能够便于需要的人顺利找到档案信息。
（二）企业人事档案管理制度的确定
企业人事档案管理工作质量提升，需要确定相应的工作制度，以实现企业人事档案管理的规范化。在以往的企业人事档案管理中，其工作不被重视，因此导致人事档案管理工作混乱，甚至缺失或丢失现象，为了优化人事档案管理，需要为人事档案管理制定相应的制度。首先，将企业人事档案管理制度与企业管理考核相互结合，明确档案管理考核范围。例如不按照归档范围和要求向档案管理部门移交档案，或者档案不能按照规定时间返还，都作为档案管理考核的违规，并且对当事人予以处罚。其次，与岗位经济考核结合，完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容，细化到具体工作要求中，将档案工作人员工作成果与绩效考核挂钩。
（三）培养专业化的企业人事档案管理人员
人事档案管理效果不佳，与档案管理制度以及硬件设备息息相关，但是也与档案管理人员的能力素质关系密切。在以往的人事档案管理中，很多工作人员难以认识自身工作的重要性，工作积极性不高，在实际工作中难以集中精力，并且不思进取。为了促进人事档案管理水平，需要在档案管理硬件设施完善的基础上，培养专业化的人事档案管理人员。第一，人事档案管理人员的专业化素养培养。为了提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员的学术研究能力，需要工作人员与人事部门积极的进行工作衔接，弥补自身工作所欠缺专业素养。鼓励档案工作人员对专业知识深入研究时，应该给他们增加实践学习机会，在实践活动中提高学习能力，帮助他们实现档案管理专业化；第二，为了提升人事档案管理人员的工作积极性，需要对人事档案管理人员进行奖励，与人事部门的激励机制挂钩，激发员工的学习热情。
三、结语
综上所述，在本文中对企业人事档案管理中存在的问题进行分析，提出促进人事档案管理的对策。企业人事档案管理的优化对于企业人力资源管理提供了理论基础，针对人事档案管理中所存在的设备问题以及制度问题，文中提出了相应的对策，基于数字化的人事档案管理、制度化的内部监制以及专业化人员的培养。
参考文献：
[1] 王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2008.
[2] 韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2012.17.
1 档案信息资源开发利用的含义和重要性
在沃罗尔科的《加拿大的信息资源》中，信息资源一词最早出现，它是人类社会信息活动中积累起来的，以信息为核心的信息技术、设备、设施、信息生产者等各类信息活动要素的集合。信息资源被广泛存在于经济、社会各个领域和部门，是各种事物形态、内在规律、和其他事物联系等各种条件、关系的反映，涉及到企业生产和经营活动过程中的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。档案信息资源是一种可利用的档案信息，指包括档案原件和各种档案信息开发的成果，比如档案目录、档案参考资料、档案复制件和档案文献汇编等。档案信息资源的开发和利用，是通过一定的方式方法，根据特定利用者的需求或社会需求，以档案信息资源为基础，以查找、筛选、加工、编辑等手段，提供给利用者。
档案信息资源开发利用具有多层面的意义，档案信息资源开发利用，是衡量与人事档案管理工作优劣的基本标准；是实现人事档案工作根本目的的主要途径；是科学而合理地开发人才资源的必要条件。档案信息资源管理的宗旨，是合理利用各种资源，并把这些资源最大限度的运用到实际工作中。因此，档案信息资源的开发利用具有很强的现实意义，对社会各个领域的发展都相当重要。
2 开发利用档案信息资源的途径和方法
档案信息资源的基本途径，按开发利用工作的对象去划分，可分为档案原件、档案副本或复制本、档案信息加工品等。按开发利用工作的渠道上划分，可分为档案信息查阅服务、政府信息公开查阅服务、网络利用、档案资料编研出版、档案展览和社会宣传教育等。但是目前档案信息资源开发利用的方式，主要有查阅、外借、提供复制件和加工件服务等。其中查阅主要是以《干部档案工作条例》为依据，并通过提供原件和开辟阅览室等方式所进行。而如今随着时代的进步，一切事物都要法制化，公民也有一定的知情权。所以，档案的查询不应该只对干部开发，必须公开化。外借在《干部档案工作条例》中也有规定，档案在借出时，除了必须说明理由以外，还要经有关部门领导批准，在规定时间内将档案归还。档案信息资源的开发利用，想要发挥档案信息的价值，必须将档案材料数字化，利用数字化档案的网络优势，方便快捷的档案信息，促进人事档案信息资源共享的实现。加工件是将人事档案原件的内容，再次浓缩、揭示、筛选。人事档案工作中，也经常用到这种加工件，复制件也是如此。
3 促进档案信息资源开发利用的措施
3.1改变档案工作者的管理理念，优化档案工作者的知识结构。如今，也进入信息化时代，档案工作者也必须使档案信息化管理。在档案工作中，应加速档案数字化建设，加工和完善馆藏档案，满足档案利用者的需求，提高档案的利用率。同时，档案工作者还应通过与其他相关部门的合作，来推进档案信息化的开发和利用。针对档案资源的数字化，必须优化档案工作者的知识结构，需要档案部门引进部分高科技人员，利用他们所带来的计算机知识与管理技能，实现档案的数字化和网络化。除此以外，对在职档案工作人员要定期进行业务技能培训，提高他们的工作效率，对现代化技术、技能能够熟练掌握。
3.2拓宽人事档案的利用领域，加强信息资源建设。目前，越来越多的人认识到档案信息资源的价值，我国的档案信息资源也越发的丰富起来，但由于对人事档案的开发利用相对匮乏，各地档案利用率很低，未发挥出来其该起的作用。因此，拓宽人事档案的利用领域，加强档案信息资源建设，刻不容缓。人事档案工作要利用数字化手段，通过高速宽带通信网络设施，对各种类型的档案信息资源，进行收集、鉴别和管理，真正意义上实现资源共享，拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案作用。
3.3开发方式上，要不断创新。档案工作在开发方式上，要明确方向，转变传统的开发方式，宗旨就是为经济建设服务，秉着指导与服务为原则，实现人事档案工作由单一保管型向开发利用型转变。另外，还要实现由被动服务向主动服务转变，换句话说，就是增强人事档案工作者的工作责任心，增强其事业心，积极地参与到人事档案材料的收集、鉴别、整理和管理等类似的档案工作中去，主动为用人单位提供人才信息服务，为经济建设的发展创造良好的条件，提供人事档案信息资源的利用率。
3.4推进馆藏档案的网络化发展。馆藏档案的网络化，无疑就是将各类档案信息利用通信和计算机技术，达到所有用户都可以共享软件、硬件和数据资源的目的，使得利用者可以通过网络，轻松快捷的查询到想要的档案信息。如今，网络已经涉及到我们生活的各个方面，传统的档案管理方法，也就受到了一定程度的限制，而网络的方便性、连续性和快捷性，正好解决了这一问题，我们可以利用网络的优势，向人们提供各种档案信息，形成网络信息服务模式[1～4]。
一直以来，人事档案管理是人力资源管理工作当中不可缺少的组成部分。有效的人事档案管理工作可以提升人力资源管理的持续稳定运行。伴随着社会服务的持续提升，人事档案管理已逐渐数字化、科学化、信息化以及规范化。在新形势背景下，怎样挖掘出人事档案在人力资源管理中的更大价值，如何有效加强人事档案的利用已成为当下人事档案管理人员的重点议题。本文将站在人力资源管理的角度，对现代人力资源管理与人事档案管理的关系进行研究和分析，明确人力资源角度下人事档案的价值所在，表明目前人事档案管理工作中存在的问题并提出个人意见，为进一步提升人事档案管理的创新升级提供参考。
一、人力资源管理和人事档案管理之间的关系
现代管理学的思想根本是把人作为核心并进行相关管理，在人力资源管理领域当中，其主要是利用完善的人力资源管理机制及其内容来保证人员配置更具科学性和合理性，以此对企业人才的竞争力进行有效提升。在此过程当中，要对人事档案这一重要资源进行充分利用，从而提高人力资源管理的实效。人力资源管理的主要根本和依据便是人事档案，它可以直接反映出人力资源的基础情况，充分体现出人的过往经历与现下状况。基于此，人事档案可以有效帮助企业准确且全面的对员工进行考察和选拔。再者，人事档案管理工作需要高度贴合人资管理的需求和目标，不可以脱离人资管理。简单来说，就是企业要将人事档案的作用充分发挥出来，要将人资管理当中的相应内容及信息准确地记录在人事档案当中。
二、人事档案的重要作用及价值
1.人事档案管理对有效发挥人力资源实效有着助力作用。人事档案是企业进行选用人才以及提拔员工的重要依据，同时也是企业开发利用人力资源的必要工具。企业可以利用人事档案对员工的过往经历及现状进行全面了解，从而有目标性的对企业人力资源管理架构进行调整，以便将人力资源管理的相关内容进行有效优化。在此基础上，企业管理者可以通过人事档案对人才的年龄、性别、技能及兴趣爱好等基本情况有充足了解，以此进一步提高人员配置的实效，从而实现人尽其才的工作目标。2.人事档案管理对人才培训和整合有着促进作用。在新形势背景下，企业不能一味地利用人力资源，还需要定期对其进行科学化且合理化的整合及配置，从而保证企业各项工作的顺利开展。与此同时，由于企业的部分业务逐渐开始细致化及繁琐化，企业对于人才的要求也开始出现多元化。因此，企业可通过利用人事档案工作并依据人资现状大力开展相关培训工作，可以有效提升企业的人才竞争力。特别是要对人事档案中的内容进行数据统计，以便更加准确且直观地掌握现下企业人才的知识以及技能的薄弱环节，从而提高人才培训的效果。再者，有效的利用人事档案还可以促进人才在组织之间的合理性流动，将人才的主动性以及积极性做到充分调动。综上所述，人事档案管理在促进人才培训及人才整合工作当中有着较大的助力作用，是现下人资管理当中的重点所在。3.人事档案管理有利于科学化且合理化需求预测。人事档案无论在决策上还是管理上都具有重要的咨询作用，可以对人才需求进行科学且合理的预测。通过有效的利用人事档案，可以提升企业岗位配置更具科学化及合理化，继而最大程度上降低人力资源成本。由于社会环境以及企业环境的持续发展及变化，企业针对人力资源的管理需求也会逐渐变化。因此，需要企业制定出符合现状的人力资源管理规划。利用人事档案中的数据信息，开展集中分析，从而了解并掌握企业现下人才储备及缺口情况，以备开展具有目标性的人才引进工作。再者，依据人事档案中的数据信息进行人力资源规划的拟定工作，可以有效避免人资管理浪费成本，为人力资源与企业发展目标实现供需平衡提供有效保障。
三、在人力资源管理的视角下人事档案管理的现状问题
1.没有足够重视人事档案管理工作。当前，大多数企业还没有对人事档案管理有足够的了解和认识，并未将其当作重点工作看待，导致人事档案管理制度始终没有得到完善及建设。同时，人事档案的真正价值也一直未曾有效发挥。再有，现下大部分企业还没有对人事档案管理的工作流程、工作内容以及工作职责进行详细划分，造成人事档案的管理工作缺乏规范性，且企业在人事档案管理当中无论是人力、物力投入还是财务投入均显不足，这对于人事档案管理的工作效率以及工作质量都有着不利影响。基于以上原因，造成了人事档案管理无法有效服务于人力资源管理的局面。2.档案材料管理方法陈旧，降低了人资管理效率。现下，有部分企业在人事档案管理当中选用的工作模式过于陈旧，没有充分利用信息化技术及设备，造成无法准确且全面地通过人事档案了解人员的详细情况。主要体现在两个方面：其一，由于企业人事档案管理系统的功能过于单一化，还停留在仅能对人事信息进行简单的录入工作，无法深层加工人事档案中的信息数据，从而难以发挥出人事档案的决策和管理咨询作用。其二，企业还没有综合利用数字扫描技术以及数字微缩技术对纸质人事档案进行有效的数字化管理，继而造成人事档案的利用效率和管理效率均无法得到有效提升。3.没有全面的人事档案延伸信息，致使利用价值低。大部分企业在人事档案管理工作当中都存有重管理轻利用的现象，对人事档案信息的延伸及扩充没有做到足够重视。大多数企业在进行信息资源收集的过程当中将重心仅放在文化水平程度、年龄、性别以及工作经验这些基础信息上，而对于个人综合素质及心理健康情况等深层次的信息收集较为忽视，从而形成了无法全面了解员工真实情况的现状，使人事档案难以在人力资源管理中发挥应有的作用。
四、在人力资源管理视角下人事档案的实施策略
1.对人事档案管理制度进行有效优化，提升人事档案价值的重视程度。在新形势背景下，企业需要重视人事档案管理工作，重视人事档案制度的建设工作，对人事档案管理的内容进行持续优化。首先，企业需要结合人事档案管理的现状，对于无法适应新形势的相关制度进行修改，从而形成更具科学化且完善的人事档案管理机制。其次，企业要加大支持力度，在人力和物力以及财务上都予以支持，从而将人事档案管理环境进行有效优化。2.创建现代化信息管理系统，以此提升人资管理效率。当前是数字信息化时代，企业要了解创建现代化人事档案管理系统的必要性，从而进一步实现人事档案管理数字化。首先要创建人事档案数据库系统并搭建相关的数据分析模型，以此实现信息资源的分类处理和数据统计，从而突显出人事档案的决策咨询和管理咨询的重大作用。其次，企业要充分利用云计算、大数据以及云存储技术，以此加强人事档案信息化的建设。最后，为了保证人事档案内容的准确性以及真实性，企业应通过数字扫描和数字微缩技术对人事档案进行有效的数字化处理，以此将人力资源管理效率进行有效提升。3.完善人事档案管理内容，提高人事档案利用价值。企业除了需要重视人事档案的管理工作外，还要加大利用力度。首先，人事档案应依据企业不断提升的用人要求对人事档案内容进行相应的完善及优化，要增添具有价值性和传承性的档案内容，从而对人才的过往经历、整体素养、身心健康以及专业能力的正确反馈做出有效保障。其次，人事档案管理的工作人员需要改变工作理念，抛弃以往的服务观念，积极主动地为人力资源管理部门提供保质保量的信息服务工作。
五、结语
有效的选用人才对企业顺利开展各项工作有着直接影响，所以企业要充分发挥人事档案的重要作用，进一步加强资源管理工作，从而有效参考人事档案的各类信息资源。在此过程中，要把握好人力资源与人事档案两者之间的关系，加强完善管理制度和信息化建设等，以此提高人力资源管理的实效，从而促进企业的持续稳定发展。
【关键词】高校；人事档案管理；信息化建设
1引言
21世纪以来，随着信息技术成为社会变革的重要推动力之一，社会的各方面都发生了改变，而且这种改变也在影响着教育教学领域。现阶段，部分高校在推动人事档案管理模式进入新阶段的实践中进行了有益尝试，大数据信息技术成为整合人事档案资源的重要手段，在实践过程中高校管理水平实现相应的提升，体现出信息化技术在高校人事档案管理中的实践价值和应用价值。
2高校人事档案管理信息化建设概述
在查阅《档案学词典》及相关资料的基础上，笔者认为人事档案是指：由人事、组织、劳动等部门在人员的考核管理活动中所形成的特殊档案，是个人经历、经验、能力的最真实记录。高校中的人事档案管理涉及了职工教学经验、社会关系、业务能力及多方面内容，通过查阅职工的个人档案，可得知其自身的综合能力，从而为人才的选拔提供依据。信息化，笔者认为可以简单理解为利用数字化、网络化等先进信息技术手段针对信息数据资源进行充分的开发及利用，以实现强化信息数据现代化水平的目的。高校人事档案管理工作信息化建设则是指通过电子技术、网络技术的合理运用，实现电子文件管理。这里所提到的电子文件具有虚拟特性，即只在数字环境下生成，并以数字化形式保存在数字设备之中，可借助互联网进行传播。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系；推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办等也是符合社会发展需求的人事档案管理工作的发展方向[1-2]。人力资源档案管理的个体本身所具备的复杂性和流动性，要求人事档案信息的记录及调整必须具备准确性和实效性。高校人事档案信息化包括人事档案信息化和档案管理信息化两部分内容；高校人事档案管理工作的内容包括在记录教职工个体的基础性数据的基础上，同时收录其工作、教育、家庭、环境等各方面的信息，将大数据等信息技术渗透到传统人事档案管理工作中的信息收集、处理、调用等流程中，让档案信息处理在用户的计算机终端就能够实现，极大地节约了人力成本；使高校人事管理工作得到档案信息化的多维度服务，高校人事管理结构调整获得可靠依据[3]。
3高校人事档案管理信息化建设的价值
3.1理论价值
信息全球化背景下，各个国家已经或将要进入到知识经济时代，基于知识的产生、管理等逐步演化为创造财富的主要方式。高校在我国社会信息化进程中有着一定的助推作用；在教育教学改革新形势下，高校管理模式发生变化使得高校的人事档案管理工作也会随之相应发生变化：数据标准及规范需要实现有效统一、信息资源需要有效共享、管理数据量大增等，基于此种现实情况，人事管理信息化建设必然会被提上高校的日程。人事档案管理信息化工作得以合理实施离不开相关信息系统的开发、利用；通过以信息化数据为依据建立起完善的人事档案信息化系统的方式，打破信息壁垒，破除数据孤岛，将人事档案、职务、学历、进修深造动态管理、薪酬、绩效、社保和人才招聘等重要环节都放在统一平台，为师资队伍建设、教学科研管理、人力资源配置、组织人事工作研究等提供支撑[4]。
3.2实践价值
3.2.1方便对人事管理信息进行定量分析高校在人事档案管理工作中科学地融入信息化技术手段，落实信息化建设，由浅层次来看，可以帮助相关工作者树立信息管理理念，并提高其工作质量及效率；由深层次来看，能够加快人事档案数据信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事档案管理的复杂性和多样性的特征决定了相应的人事档案信息的记录、更改也需要满足准确性和实效性的要求；高校人事档案管理人员利用信息平台采集人事管理个体的人事档案基础信息以及岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境等信息的同时，对数据信息进行数字化定量分析、科学预测，更大程度更深层次地挖掘人力资源价值，为高校提供人才引进培养、人事决策等方面的信息保障和价值依据[5]。
3.2.2完善人事档案管理流程一段时期以来，伴随着社会变革，高等教育目标与任务的较大变化带来了高校人事管理工作实践形式的改变；很多高校通过引进人才的方式来优化师资队伍，但因专业人才、岗位变动、继续教育、培训情况等的档案信息的立、存、调等步骤较为烦琐，处理过程中难免会出现数据缺失、材料收集、整理、归档不及时和流程不规范现象，致使查阅不便并降低了档案的完整性和利用率。对人事档案管理实行信息化，则可以改善上述情况；在制定规范的人事档案管理信息化制度和标准的前提下，对现有档案材料按照由近及远的顺序进行数字化处理，录入档案管理系统中，可以降低人为因素的影响，在一定程度上解决档案材料收集整理不及时、不规范的问题，完善了人事档案管理流程的同时也使档案管理和利用更加高效。
3.2.3提高流动人才档案的管理效率高校招生规模在学校自身的快速发展过程中不断扩大，高校间以及高校与其他单位间的人员流动更加频繁，再加上每年有大量学生毕业，这些人员流动，带来了大量的人事档案的转移、接收等工作；在此过程中，人事档案管理工作也随之出现了档案材料缺失、失真，数据信息不全，工作量巨大等问题。与以往传统形式上的人事档案管理模式对比，通过建立流动人才档案信息库、流动人才档案信息服务平台等方式，可以加快流动人才信息的接收、处理和传递，实现全方位、多层次的数据检索和处理，在授权范围内实现部门与部门、人员与人员之间的人事档案信息资源共享。信息化技术的融入可有效提升人事档案管理的工作效率和流动人才档案的管理效率，且出错率可大幅度降低[6]。
3.2.4提升高校教育与科研水平人才教育、社会服务和科学研究三项是现阶段我国高校的主要职能，提高师资队伍建设水平是提升高校教育与科研水平的重要手段之一；因此，人事管理综合水平的高低决定着师资队伍建设水平，也间接决定着高校的办学质量。目前一些高校已经在人事档案信息化建设方面进行了积极实践，也获得了一定的成绩，随着信息资源的不断开发，信息化建设的价值也愈加突出。通过有效措施进行相关数据内容与信息体系的整合管理，运用大数据等信息技术，再加入管理、教学、科研等数据，将一个个信息孤岛合并为智慧校园人力资源平台，形成高校人力资源动态全景图以优化师资队伍配置，提高人事档案管理综合水平进而为高校教育人才、科学研究等工作提供决策依据。3.2.5保障人事档案安全可靠保证档案的安全性是人事档案管理工作中的重中之重；以安全性角度讲，从人工监管查档到电脑授权查档是人事档案信息化实施后取得的进步，通过智慧校园人力资源管理平台，能划分针对各职工的职能，以职能的不同赋予不同的权限，精准授权可查阅内容，屏蔽其他内容，更有利于人事档案信息的安全保密性提升；通过设置风险预控体系，构建数据失效风险预警机制，建立全程监管机制，制定应急对策等方式，可以为保障人事档案信息的安全提供支持。
4结语
[关键词]档案数字 管理 信息
中图分类号：TU914 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0339-01
数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养
数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养。
数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，在数字化管理技术开发和应用阶段，显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端，建议把握几个关键的环节
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。
档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。
档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。
虽然说，今后的档案管理费由财政来买单，但是，如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益，服务于民众和企业的需求，继续高成本维持是否有必要？
据报道，中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委等五部门本周联合下发通知，明确将于2015年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费，各地要将相关经费纳入同级财政预算。
此前，新华社曾报道，全国200多个地级市，每个市每年收费少则数百上千万元，大城市动辄上亿元，全国每年收取的档案保管费至少达数十亿元。但这笔钱怎么花，一直缺少明白账。
如今，不合理的档案费终于取消，而且取消日期也比预期提前了一年--根据2012年的《关于降低部分行政事业性收费标准的通知》规定，档案保管费“三年后自动取消”。对于多如牛毛的行政收费清理，就应当有这样的紧迫感和高效率，能早一天做到的事，就没必要再拖。
档案管理费的取消，是顺应民意之举。但档案制度的改革不能止步于此，要看到，管理费问题只是档案制度弊病的一个方面，档案制度，是计划经济时代的产物，在市场经济体制已确立，“单位人”向“社会人”转换的今天，旧有的档案制度越来越不能适应时代的需要。
人事档案最初是作为考核干部的重要依据，由于这样的制度设计初衷，后来这一制度被当成“职业诚信记录”服务于就业，难免产生种种问题。例如，档案的不透明管理，使得公民对自己的档案中装有哪些记录一无所知，现实中，公民因为自己档案中莫名其妙出现污点记录，而四处碰壁的事情屡有发生。
对于公务员和事业单位以外的就业人群而言，人事档案的功能已大大弱化，由此产生大量的“弃档”、“死档”等问题，2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示首批长期失去联系的流动人员档案5700多份，仅有200多人前来认领。但对于这些“沉睡档案”，各地人才服务机构也不敢随意销毁，必须得妥善保管，导致无谓的社会成本。
随着市场化经济的发展，人事档案变得越来越重要。特别是对医院来讲，由于医生工作的特殊性要求，它不仅看重医护人员的学习教育经历，也看重医护人员实际的工作经验和经历，而这些在人事档案上都可以反映出来。因此，医院人事档案的管理就显得尤为重要了。随着医院的经营时间的不断延续，经营业务范围的不断扩大，每年都会有更多的新医护人员加入，所以传统的医院人事档案管理方式早已不在适合现今的医院实际的发展。随着近年来数字信息化时代的来临和网络化的不断普及，医院应该积极的将现代信息技术同医院的人事档案管理工作结合起来，让数字信息化能够真正的为医院的人事档案管理工作服务。
1 将数字信息化运用到医院人事档案管理中的意义
1.1 有利于提高医院的档案管理工作的效率
随着信息化时代的来临，医疗体制的不断发展和改革，医院的人事档案作为记录人才的信息的主要载体早已渐渐的进入了网络化的时代。数字信息化的人事档案管理，不仅对于医院的相关工作的管理、调动以及工作的安排等方面提供了极大的便利，而且也有利于提高医院的人事部门的工作效率。并且信息化的人事档案管理也有利于医院的医护人员的原始档案数据的保存以及查询等，这样利用相应的数字化的人事档案管理的相应措施，就可以不用再像传统的人事档案管理那样存在保存原始档案难、人工管理查询难等问题。其实目前很多医院仍然还是采取传统的以人工为主要方式的档案管理方式、以纸质为主要材质的存储模式，这切实都会存在纸质受潮、发黄、霉变等问题，因此这些档案通常是比较难以保存的，并且通常要耗费很大的人力和时间去做定期的查找和检查，这种种问题在无形中就增加了很多的管理的成本[1]。
1.2 有利于促进医院内部的信息资源的共享
将数字信息化运用到医院的人事档案管理中，有利于促进医院内部的档案的相关信息的共享，并且有利于提高各部门之间的开放性。数字信息化运用到医院的人事档案管理中在档案的管理中能够促进医院的档案管理方式的现代化的推进，通过相应的信息数字化的技术以及网络技术，建立相应的医院人事档案管理的数据库和相关的平台，这样就能与现在的人们的智能化、网络化的生活方式相接近。通过人事档案管理的数据库和相关的平台促进医院内部的信息的共享。另外在接受传递方面，也有利于提高信息的时效性。
2 数字信息化在医院人事档案管理中存在的一些问题
2.1 对于医院的人事档案管理不够重视
由于医院都是以医疗工作为中心，所以在对于医院的人事档案的管理这一方面并没有给与一定的重视。所以，由此带来的对于人事管理这方面的投入也就相应的有些不足。其实这对于医院的人事档案管理的信息化是非常不利的。首先，由于医院对此不够重视，所以直接导致了医院的人事档案的管理的硬件设施和数据信息处理的资金投入不足。其次，由于医院方面对这一问题的不重视直接导致了医院的人事档案管理人员对于人事档案管理这一工作本身的不够重视。大多数的人事档案管理的工作人员都是简单的整理、收集相关的档案资料等日常性的工作，并没有真正的对医院的档案进行数据处理或者数据统计建设等工作，这些都是非常不利于医院的数字信息化的人事档案的管理的。另外，如今大多数的医院的人事档案的管理的工作人员往往都是身兼数职，他们大多数并没有真正的把医院的人事管理这一工作认真的对待。当然这与我国传统的档案管理方式是分不开的，因为他们认为档案管理就是简单的对档案进行摆放、整理等[2]。
2.2 对于医院的人事档案的管理缺乏相应的制度
人事档案作为一个人的基本信息和经历的主要载体，相关部门应该对于人事档案做好相应的保密工作。虽然有《档案法》等相关的法律法规的颁布，但是人事档案的机密性现在还是一个大问题。所以医院的相关管理部门应该对此加以重视，加强数字信息化下医院人事档案管理的保密性措施的建设。
3 将数字信息化更好的运用到人事档案管理中的措施
3.1 加强树立将数字信息化运用到人事档案管理中的意识
随着如今的信息化时代的来临，将数字信息化运用到人事档案管理中是大势所趋。特别是如今的医院的管理模式大多都已经实现了信息化、网络化，大多数医院的管理已经渐渐向着现代化的管理模式不断迈进。这就需要医院的相关管理人员树立起将数字信息化运用到人事档案管理方面的意识。只有在这方面引起足够的重视，才能够渐渐地体现出信息化管理在医院人事档案中的巨大价值。
3.2 注重引进相关专业的档案管理人才
真正能够将信息化运用到医院的人事档案管理中去，这需要引进相应专业的档案管理人才。因为他们不仅需要掌握相关专业的档案管理知识，还需要熟悉现代计算机网络技术。对于现今的大多数医院来说，由于在职人员比较多，所以医院的人事档案管理都是一项比较繁多的、量大的工作。当然在引进相关的专业的档案管理人才的同时，也要注意全面的对工作人员进行综合考核。由于医院人事档案管理工作的特殊性，所以对于相应的工作人员来说，必须要具有较好的职业道德素质和较强的责任感以及保密意识。在医院的人事档案管理方面，也要注意将数字信息化、网络技术、数据库的建立与处理等更好的结合起来，做好医院的人事档案信息管理建设[3]。
3.3 加强医院人事档案管理中的相应的硬件和软件等设施的建设
对于将信息化更好的运用到医院人事档案管理中，这不仅需要相应的硬件设施的建设，也需要医院引进相关的软件技术，建设出相关的医院人事档案管理平台。做好医院的人事档案的管理工作，硬件设施是基础。医院应该对此加大投入，建立标准的现代化的医院人事档案管理场所，对于档案室、医院人事档案管理的工作人员的办公室以及档案的阅览室应该严格分开。将信息化技术真正运用到医院的人事档案管理中，软件设施的引进也是至关重要的。对于如今的飞速发展的信息化和网络化时代来说，利用软件设施建立相应的医院的人事档案平台是非常有必要的。并且这种人事档案管理平台还可以同医院的其他管理系统相结合，来更好地实现医院的信息、资源的共享，这样也可以更好的促进医院各个方面及时获得相应的信息，更好的促进相关的措施或者方案的处理更加合理。
业务流程分析与功能需求调研
（一）业务流程分析
1、信息的数字化：信息的数字化主要包括两个方面，一是现有馆藏档案信息的数字化，包括档案整理、扫描、图文信息编辑和目录信息录入等；二是现有业务执行的信息化，包括办公自动化，如通过扫描仪等形成数字文档，以及按照格式规范通过信息平台直接上传、录入档案信息。2、信息的规范整合：信息的规范整合首先需要有规范的格式规定；根据规范格式，各部门业务人员上传、录入档案信息后，平台自动将档案信息进行归类存档，形成方便查询、统计的信息库；专门的档案管理人员可对档案信息进行查询、浏览，对部分不符合规范的信息进行整理。3、信息的存储：档案处理人员在档案管理人员进行信息的初审和整理后，进一步进行信息的审核和修改，在确认无误后，添加入库信息，如存放地址等。4、信息的管理：档案库信息的管理包括基本信息修改、借阅、转档、销毁等内容，这些管理业务是交叉进行的，没有特定的流程，操作的对象也是统一存储格式的档案数据，但对于不同门类的档案数据而言，其档案数据的元数据格式和属性有所区别，平台需考虑各档案门类数据库之间的信息集成，以及本阶段与档案服务利用阶段档案信息的一致性。5、信息的利用：档案利用的操作对象是部分可以提取出来使用的档案材料，其目的是面向各业务部门和各干部，方便各部门和干部的档案信息借阅、查询，档案管理的相关信息，共享部分档案信息内容，档案信息消除等等。
（二）功能需求调研
对平台功能需求进行调研，调研对象包括以上五个阶段中涉及的用户：1、在信息的数字化阶段：主要是各业务部门管理人员，其主要需求依次为：提供简洁、友好的用户操作界面，清晰的图文格式规范，详细的操作说明，方便快捷的查询功能，用户的系统操作记录功能。2、在信息的规范整理阶段：主要面向专兼职档案管理人员，其需求依次为：提供自动化的档案信息归类（根据需求确定类别）功能，提供自动化的档案信息格式检查功能，档案管理公告功能，用户的系统操作记录功能。3、在信息的存储阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：档案信息批量审核功能，方便快捷的查询、修改和统计功能，用户的系统操作记录功能。4、在信息的管理阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：方便快捷的查询、修改和统计功能，部分类别档案信息的开放共享设置功能，档案信息的借阅记录与时间统计功能（类似图书馆借阅），用户的系统操作记录功能。5、在信息的利用阶段：主要面向各业务部门和各类干部，其需求依次为：档案管理公告与查看功能，可借阅档案查询功能，在线续借功能等。从以上五个环节的功能需求调研不难看出，档案的数字化上传，档案的自动归类与格式检查，档案的查询、修改与统计，档案的开放设置与共享，档案的借阅是最为核心的五类功能。
系统设计与实现
（一）系统设计理念
其一，是要实现信息的数字化。通过原有信息的数字化转换，办公自动化，信息化平台录入等来实现。其二，是要实现信息的规范化。通过平台的格式检查，信息的流程审核与修改，最终实现信息的规范化。其三，是要实现信息的集成化。通过平台的固定类别信息上传，自动归类，最终实现不同类别档案信息的集成。集成有两条主线：一是不同类别信息的集成，如干部信息根据行政类进行集成，供查询和统计；二是根据各个干部进行信息的集成。其四，是要实现信息资源共享与利用的最大化。通过干部人事档案信息化管理系统，实现公开的个人信息跨部门、跨类别的查询或借阅，实现最大范围的数字化共享，提高档案信息的利用率。
（二）系统功能架构设想
干部人事档案信息化管理系统可分为三个部分：前台门户、后台管理系统和数据库。1、前台门户。前台门户针对各个业务部门和干部，其功能模块有信息录入模块和信息利用模块。信息录入模块针对业务流程中的信息数字化，业务部门管理员可以通过前台门户上传和录入干部人事档案信息；同时，业务部门管理员和干部可通过门户查看人事档案管理公告、查询可借阅档案信息、在线借阅和续借等等。2、后台管理。后台管理系统包括3个主要模块：信息的规范整合模块、信息存储模块和信息管理模块，分别对应于业务流程中的信息规范整合、存储和管理。在信息规范整合模块中，平台可根据预设的文件格式规范，对前台门户中业务部门管理员上传的档案信息进行格式检查，若不符合则无法成功上传或录入；其次，档案管理员可对部分信息做灵活处理，审核、修改；信息审核通过后，平台将对档案信息进行自动归类。在信息存储模块中，档案管理员进一步对档案信息进行入库审核和入库信息的录入。在信息管理模块中，档案管理员将根据应用进一步对档案信息进行管理，可对档案信息进行修改、鉴定和统计，设置开放的档案资源、可借阅的档案资源，管理档案借阅记录。3、数据库。数据库信息包括两部分，一部分是档案信息，根据上文八类进行分类存储；其二是用户平台的访问日志信息，通过访问跟踪记录，方便用户查看个人操作记录，尤其是档案管理员对信息进行修改、编辑的跟踪记录，方便日后追索。干部人事档案信息化管理系统为干部人事档案管理提供了一个数字化、规范化、集成化和跨部门共享的信息平台，有利于保证信息的真实性、完整性、安全性和信息更新的及时性。平台只是工具，信息化的应用与实施、管理体制的建立、制定规范化的流程、专业化的干部人事档案管理队伍等同样重要。
本文作者：李妍作者单位：茂名职业技术学院
