时间：2023-06-07 09:35:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校数字档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：安全；可靠；管理制度；防护体系
随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。
一、数字档案面临的安全问题
（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全
高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。
（二）档案真实性、可靠性与可用性
数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。
（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视
档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。
二、数字档案安全解决方案
（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化
高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的M行。
（二）提高档案工作人员的档案意识
在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。
（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系
采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。
三、结语
实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。
参考文献：
[1]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[J]，现代企业管理，2014年1下期：P46-47.
[2]方满银.档案管理信息化的安全性探讨（J），现代经济信息.
[3]席杰.档案管理信息化探究[J]，档案管理，2014年第4期总第197期：P83.
关键词： 高校数字档案馆建设 现状 存在问题 提升策略
高校数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
一、高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势
数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体等技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。高校数字档案馆的功能主要表现在以下方面：（1）维系“学校记忆”，传承大学精神。高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。（2）服务教学科研。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可借鉴的历史材料。（3）利用档案原件，提供凭证依据。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。在高校档案馆对外服务中，利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。
二、高校数字档案馆建设的现状
早在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，一步一个脚印地向前发展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统（6.0版）”、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。浙江大学近年来努力推进数字档案馆建设，建立和开放档案网上查询系统，在全校范围内全面实施电子文件远程归档。重庆大学数字档案馆从2006年3月开始建设，历时三年半，至2009年9月建成。该数字档案馆将档案管理系统与校园网业务系统紧密结合，有效地实现了馆室一体化、文档一体化、馆库管理智能化的数字档案馆整体建设模式，建立了档案信息资源服务体系，实现了全校范围内档案信息资源的互联互通、数据共享。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了三个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利用方法；二是介绍各个学校的基本状况；三是提供数字查询。
三、高校数字档案馆建设存在的问题
目前，很多高校虽然设有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也应该给予高度重视。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。档案人员的综合素质和专业技能水平不够。目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。
四、高校数字档案馆建设提升的策略
充分认识档案工作在高等学校中的地位和作用。高校数字档案馆建设是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出的教育信息化的重要组成部分，是时展的必然选择，是高校持续发展的基础。各高校要把高校档案馆（室）建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。
完善基础设施建设。基础设施的完备是进行数字档案馆建设的前提条件。根据数字档案馆的功能需要，基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备、摄像机、扫捕仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时展需要的综合管理系统平台和网络构架。高校档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式了新修改的《高等学校档案管理办法》，指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在第三十八条中强调：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”
档案信息资源建设是数字档案馆的生命，也是立馆之本、强馆之基，更是活馆之源。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档。这些文档涉及教学、科研、行政等方面，需要进行整合后才能统一管理。首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息。通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。对于各部门使用的办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。其次，要优化馆藏目录，馆藏档案数字化成功的关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、磁带等数据，要有选择、分步骤地实行数字化。
档案贵在于活，重在于用。高校档案利用工作是指高校档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，以满足高校教学、科研、党政管理和社会各方面需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法传递档案信息，实现档案信息价值的过程。高校档案馆作为高校育人资源的重要组成部份，应该通过开展多种适合高校学生和青少年特点的宣传教育活动，增强高校档案馆的开放度和公益性，充分发挥其文化功能和教育功能。
人员素质的提升。在技术方面，档案人员要熟练掌握计算机的应用，在加强档案馆学、情报学专业知识学习的同时，还必须加强对计算机、网络知识的学习，并不断提高英语水平，完善自己的知识结构。高校既要把好档案人员选拔任用关,面向校内外招聘录用相关信息人才,又要建立完善的培训制度,采取在职培训进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨及参观考察等方式,对现有档案人员进行培养和提高水平,使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展需要。
要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆（室）人员就要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆（室）内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。
参考文献：
［1］朱金风.对高校数字档案馆建设的思考［J］.兰台世界，2006，（3）.
［2］苏梅.论高校数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究［J］.文教资料，2009，（15）.
关键词：高校档案；数字化建设；方向
文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。
高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
1 数字档案的概念与特征
数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。
2 档案信息数字化对高校档案工作的影响
2．1 对高校档案利用方式的影响
数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。
2．2 对高校档案业务工作的影响
使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
2．3 对高校档案馆职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
3 制约高校档案数字化建设的因素及对策
3．1 制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变
高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。
另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。
3．2 对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度
首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
4 高校数字化档案馆建设
4．1 高校档案馆现存档案的数字化处理
将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。
4．2 建立和健全一套完善的数字化档案工作体系
从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：
(1)数字化档案的收集
数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。
数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。
(2)数字化档案的保管
由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。
(3)数字化档案的利用
高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。
5 结束语
高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。
参考文献
[1] 胡耀宗，等．谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003．
[2] 孙淑杨，等．档案计算机管理教程[M]．北京：中国人民大学出版社,1999．
【关键词】档案备份;灾难恢复;电子档案
随着数字化档案馆的不断发展，档案资料的查准率与查全率不断提高，有效改善了人们的生活工作质量。但是，如果发生档案数据库损坏现象，就会带来严重的损失。进行档案备份就是为了防止由于操作失误或系统出现问题而造成档案数据丢失，把全部档案数据复制到其它的存储介质上。所以，档案备份在档案管理工作中具有非常重要的作用。应用科学合理的备份措施，对档案资料进行备份，使之成为一个完整的备份系统，在档案管理工作中将会发挥出举足轻重的作用。
一、数据备份的策略
（一） 异质备份。“异质”就是指档案信息的存储方式出现了改变，也就是说，数据以不同信息形态发生了变换，如纸质转换成电子、缩微转换成电子、纸质转换为缩微。利用异质备份可以建立完善的档案资源体系，做到有效备份。国家档案局对电子档案提出明确要求，必须实行纸质化或缩微胶片形式的备份。
（二） 异地备份。也就是把电子档案备份到较远地区的存储介质方面，保证两地距离在500公里以上，才可以保证存储在异地介质上备份的安全，避免受到灾难性攻击。但却使备份工作面临较大的困难，由于要实现异地备份，也就是需要通过网络或人工将档案数据传送到异地的介质上。
（三） 云备份。云备份就是把数字资源存储在网络中的不同备份节点上，如果某个备份节点出现问题，那么相邻的节点就会自动替换这一节点，可以有效保证档案资源的安全。
云备份利用并行的分布加工措施，将不同的档案资源分别存储于不同的备份节点上，这样存储形式不但可以有效保证档案材料的安全，而且可以大大提高档案数据的备份效率。进行云备份要求必须具备高水平的存储容量、安全性能、可靠性、存储载体。
云存储的主要特点就是可以存储大量的档案材料、可以得到充分利用、具有较高的安全性、存储成本低廉，档案资源可以借此实现自动化管理与备份。
（四） 备份登记制度。只有具备完善的档案备份制度，才能有效保证档案资源的安全，可以自动整合档案资源，可以在新的历史时期建设高效的档案安全保障体系。要想真正实现档案备份登记制度，就要建立完善的档案数据备份中心。档案数据备份中心就是发挥网络存储技术的作用，在不同操作系统、不同存储方法间实现集中存储和备份，利用物理方法将档案资源集中在一起，利用服务器合并并实现整合等做法，进一步完成整理档案资料的任务，数据信息才能做到安全与完整。
二、灾难恢复
（一） 个别文件恢复。这是方法使用最为普遍，如果个别文件受到损坏，只需在数据库或目录中找到这一文件，启动网络备份系统的恢复功能，软件就会自动运行，利用启动相关程序，达到恢复文件的目的。
（二） 全盘恢复。也叫做系统恢复，也就是服务器发生较大损坏，丢失了全部数据，系统不能再进行使用，利用系统升级或重组可以实现这一功能。
（三） 重定向恢复。也就是把需要备份的文件复制到不同的系统当中，这一操作不同于备份。重定向恢复，不但可以恢复整个操作系统，也可以恢复个别文件。使用这一功能时要全面考虑，对可能出现的情况做到充分估计，要保证系统或文件恢复后与以前相同。
为了防止出现丢失数据的现象，有效应对数据灾难问题，要首先制订灾难恢复计划，还可以在空闲时间内开展灾难演练活动，可以使用空白的硬盘或过时的机器演练，有利于熟练掌握灾难恢复步骤，同时对恢复生成的各种数据进行检验，看是否与以前相同。
三、展望
随着信息技术的快速发展，数字档案管理得到了充分利用，在今后相当长的时期内，数字档案与纸质档案会同时并存。档案部门只有做到统筹考虑、认真研究，才有利于完成数据备份工作。如果应用的数据备份策略合理就可收到较好的效果，档案管理部门需认清自己的实际情况，才能选择恰当的备份策略。如果需要备份的数据量不大，那么就可以应用安全备份，如果数据在平时需要增减或改动，那么就需应用差量备份或增量备份。
进行完全备份要求需要较长时间或存储量较大的介质，那么在进行备份时间隔时间最好长些。结合应用完全备份与差量备份的做法，可以做到综合存储容量小、容易备份和容易恢复，那么进行数据备份和恢复就能有效提高效率。再有，数据备份软件也可以得到充分利用，系统也能安全运行，与电子档案备份系统的设计初衷完全相同。
冷备份就是“离线备份”，在备份过程中，电子档案服务器不允许用户使用，这样可以防止用户操作过程中更改电子档案内容而形成数据丢失的现象。暖备份就是“在线备份”，也就是在电子档案备份过程中用户可以继续使用电子档案，电子档案可以实现随时备份，这种操作对备份的技术要求较高，同时系统需拥有较大的内存和网络资源，要求拥有优质的硬件和网络支持。
因为工作的原因，有时只能进行在线备份，特别是那些与银行部门相同的金融机构，需要同时应用冷备份和暖备份。综合应用本地备份与异地备份，可以不受病毒攻击，人为或自然原因也不会损坏到数据，综合应用本地备份与异地备份。本地备份过程中，也就是把电子档案复制出来，存储到磁盘阵列，然后把存储于磁盘阵列中的备份复制到磁盘中。
异地备份，也就是电子档案服务器通过网络路由连接到异地的电子档案备份服务器上，从而将本地电子档案发送到异地去。异地的远程备份监控可以对异地备份进行控制并同时观察备份情况。
为了保证效率和成本均达到平衡，异地的电子档案备份服务器可以先把电子档案复制到磁盘阵列中，然后存储于磁带或光盘当中。
当前高校的数字档案备份工作还刚刚开展，存在着大量不易解决的难题，档案备份工作一定会随着时代的发展不断进步与完善。在确定此文件后，应用网络备份中的恢复功能，软件可以自动启动，使相应用存储媒体运行，达到恢复文件的目的。在经济和信息技术飞速发展的今天，传统的档案馆逐渐向数字档案馆转化，高校也不例外。
数字档案馆将以信息数字化、传输网络化、管理自动化等全新的特点，逐步改写着档案工作的地位和作用。对于高校数字档案馆来说，档案数据的重要性不言而喻，一旦数据资源遭受破坏或丢失，带来的损失是无形的、不可估量的。因此，选择数据存储介质、备份方法，制定备份策略及灾难恢复方案，建立可靠的数据备份管理体系，将成为高校档案工作的重要组成部分。高校数字档案备份工作在数字档案管理逐步取代纸质档案管理的今天，在高校数字档案与纸质档案一定时期内的高校校园，有着显著的必要性。
但高校数字档案备份工作的开展还面临着诸多正待解决的问题，高校数字档案备份工作必将在需求中发展，在发展中相互逐步完善。
【参考文献】
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商业利益的技术杠杆：数字化依赖的不可持续性
资本唯一的目的就是在有限的物质和时间上赚取尽可能多的经济利益。商品经济社会，商业和所谓的前沿、潮流是密不可分的，并不是所有的前沿、潮流对我们的档案工作都是有帮助的，有的甚至反而有害的，我们在追随前沿、潮流、流行时尚的同时，不要忘记了追求档案工作的本质是“保管和利用”，保管是档案事业唯一的基础，没有其他的基础。
高校档案事业的数字化建设对商业技术有着严重的心理依赖性，这种崇拜技术的心理造成了一种依赖性，即对任何商业开发的技术不作过多的考证：我是否能用?是否适合我?而是盲目肯定，从而导致被商家所左右，失去了辨别力。
全国高校档案事业发展严重不平衡，这种不平衡性不仅表现在南北档案馆的差异，还表现在同一地区不同学科背景高校档案事业发展的差别。无法独立开发数字档案系统使得很多高校依赖商业操作。一些商家往往缺乏信誉，在立项、应用实施方案前期，做出种种口头承诺，人勤腿勤嘴勤，但是项目结束钱到手后，马上变得人懒腿懒嘴，系统维护、升级服务跟不上，信誉大打折扣；一些软件公司流刊、作坊式作业，在市场中的稳定性较差，往往做了几年就破产，留下一个烂摊子给档案馆；而且由于各个高校的档案结构、设置等具体情况千差万别，往往很难用统一的数字化建设标准统―。
高校档案事业的数字化建设对商业的严重依赖性还表现在数字化软件本身开发的“二手”特征。我们知道，目前的多数软件都建立在微软操作系统基础上的，很多软件适用于IE浏览器6.0，但是却无法应用于IE浏览器7.O、8.0的环境，这使得某些高价买的数字软件的一些功能变得毫无用处。随着商业软件不断升级而不得不进行更新的数字档案馆软件令高校档案馆叫苦不迭，进退维谷，继续投入资金如同无底洞，而中断某些与微软等公司软件绑定功能升级又使得购买的商业数字化软件逐渐被不断更新换代的商业潮流淘汰，最终随着“蚁穴效应”而丧失其本来应用的目的。
商业利益的资金杠杆：建设投入的不可持续性
高校的档案部门是全额拨款事业单位，其相对独立性只是就它和其他同一级部门而言的，这种关系使得高校档案部门在建设和日常办公的经费上不能超越其他同一级部门的平均投人水平，甚至多数档案部门连平均水平都无法达到。多数高校档案信息化建设因资金缺乏，在必要的技术支撑方面也相对滞后。
我们发现，以专项资金、特殊审批方式开展数字化的高校档案馆占据了多数。而在没有相关专项资金制度化、长期保障的情况下，高校档案馆数字化投入和维持的资金链条随时都有可能遭遇中断的命运。
此外，高校档案事业的数字化建设不得不依赖庞大的数据服务器，计算机的脆弱性使得数据服务器每到一定年份就要进行更新和变化，这种对物质硬件的依赖性将是持续不断的资金投入，在没有确切学校资金投入制度保障的情况下，很难能够做到科学发展、健康、可持续。
商业运作：数字化应用前景的不可持续性，不确定性
数字化应用到何种程度在学术界是有争论的，但是要数字化已经基本成为了共识。我们看到，商业的欲望驱动着高校档案馆充当商业技术“小白鼠”实验品的角色。一些商家将那些并不成熟、缺乏长期检验的技术推销给急于上马数字档案馆建设的高校。这种人为推动的机制在高校内部通过经验交流等方式传播开来以后，又成为所谓的“前沿”而被推崇，这种方式是否科学，值得商榷。商业化带有投机性，因此往往导致高校数字档案馆建设中数字化应用带有不可持续性、不确定性。
在西方国家档案馆和他们的大学档案馆，档案工作者只从事管理的工作，只简单把案卷的标题和基本内容介绍提供给利用者，他们自身并不从事科研活动，也没有科研任务，因而没有这一矛盾。但是在中国，这一情况却是异常的矛盾体。
随着数字化的影响，电子文件管理以及日常计算机办公的需要，导致了高校各个部门包括档案馆对计算机专业人员的需求，甚至一定程度上左右了招聘人员的门槛设置。对于那些需要数字化作为支撑的高校兼职档案员，数字化建设如同新开了一门专业和工作内容，无形中使得人力缺乏的档案馆增加了各种成本，这种成本使得档案馆的精力无法专注于某―工作本身，不得不对多种不同内容的工作疲于应付。目前高校档案馆除了引进技术人才外，继续教育和培训也是两种最重要的方式。这些方式都是需要成本投入的，是高校档案馆没有计算到实际投入中的部分
商业化：高校数字档案馆建设缺乏全感
对安全保管的追求是档案管理部门的基础目标。如果档案部门连档案的安全性都不能保证，那么档案管理部门设立的基础就会动摇。而商业动机推动的数字化使得高校过度专注数字化，忽视了纸质文件的基础性重要地位。因此，单纯就管理而言，档案部门对电子化的慎重程度越高越好。笔者上面已经分析，档案部门有管理和开发两种定位的矛盾。但是对于开发，电子化的慎重又阻碍了信息的快速流通、被人们利用的便利性。因此，电子化在管理和利用中面临的矛盾也说明了高校档案部门的尴尬。
实现档案的电子化，能够大大提高工作效率，然而，数字化的成本很高，硬件严重依靠计算机，系统维护起来很有困难，这种困难使得高校档案馆花费大量的时间与精力在数字化上，导致纸质档案的精力投入相应有所减少。有人认为，档案电子化检索减少了查询时间，但是这部分时间相应地被计算机维护、软件升级、使用指导等多种工作内容抵消了。值得我们警惕的是，一些档案部门存在着严重着以数字化取代纸质化的倾向，交接手续、借阅记录、目录等内容在脆弱的商业软件上得到了体现，但是纸质文献上却没有相应地更新，纸质档案材料不能实现真正的“双轨同步”，还无形中增加了手续的烦琐性。
摘 要：随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文对档案信息化发展的趋势和信息化建设中存在的问题以及加快信息化建设步伐进行分析和阐述。
关键词：档案 信息化 建设
随着现代信息技术的广泛应用，档案的利用范围也越来越广，档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系，实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性。[1]一、档案信息化建设的发展趋势 随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。[2]二、档案信息化建设存在问题据不完全统计，目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题，但可悲的是没有被发现，依然采取以往的管理方式，严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。1.制度与法律不健全经过分析，笔者认为，在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规，但不是很全面，不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着，而且无人管理。2.存在管理观念问题观念是长期滞留下来的，依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在，笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念，也要与信息化时代的需要相适应。[3]3.基础设施不完善导致一般来说，高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话，就不能很好的为之服务，也会导致信息化发展慢的原因，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。三、加快档案管理信息化建设的建议1.加快档案信息标准规范化建设步伐所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。[4]2.提升档案管理人员业务水平档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。3.提高认识，加大设施投入档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。[5]四、全国数字档案馆建设成绩显著为加快推进档案资源数字化进程，全面提高档案信息化管理水平，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，实现档案信息资源共享，从1988年开始，各省市档案部门就致力于档案目录数字数据库建设，2002年《文书档案文件目录级数据库结构和交换格式》地方标准，2009年30个专题数据库结构标准。各省市档案馆开展馆藏档案目录数据库建设，档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步推进档案数字化建设进程。据不完全统计，截止到2010年底，江苏省达到原文数字化约1.1亿页、照片52万张、影片和音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。数字资源总量是全国前列。上海市档案（局）馆根据国家局“数字档案馆建设指南”，积极推进全市数字档案馆建设，上海市档案馆馆藏200万卷，80%的档案已经完成数字化，186万卷档案完成了数字化工作。2012年上半年全部完成数字化工作。总之，数字化档案馆主要强调馆藏的数字化，将数字化的档案信息上网提供利用。它是建设数字档案馆的基础及不可少的前期准备工作，是构成数字档案馆的一部分参考文献：[1]阎会勤.新世纪档案工作展望.档案学通讯，2001；6[2]景红.电子档案凭证价值探析.档案与建设，2000；10[3]李玉安.数字图书馆建设的十大难题.图书馆学刊，2002；3，[4]徐义全.电子文件的特性与长期保存.档案学研究，2000；1[5]吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002；12
关键词： 高校图书馆；纸质档案；数字化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）22-0257-030 引言
随着社会的发展和科技的进步，档案数量的激增，越来越多的大学图书馆档案的收集，整理和利用作为一个基本的工作任务，并取得了显著的成功。但也有很多大学图书馆忽视了建立自身档案特色的建设，这应该引起我们的注意。本文主要讨论高校图书馆纸质档案数字化管理过程中的一些方法和原则。
1 概述
1.1 高校图书馆档案的重要性 高校图书馆档案管理工作是高校图书馆工作的重要组成部分，它是保存高校图书馆活动和工作最直接最原始的记录载体，从馆建之日起它就已经有了记录，随着高校的图书馆的发展而一起发展，最准确而客观真实地反映记录了高校图书馆每个历史阶段的发展轨迹，对图书馆的管理工作有着极高的参考和利用价值。
1.2 高校图书馆档案的特点 一般来说，高校图书馆档案分文件和文书档案，其各自的特点不同。
文件档案是由学校上级政策对图书馆的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校当局和其他有关单位的上级下发的各种文件的。文件有一定相对的统一性，具有一定保密功能。文书档案则来源于高校图书馆本身，是学校教职员工在图书馆开展日常工作和举行各种日常活动产生并积累的，其保留有一定目的性。其包括各种载体的文件材料，如会议纪要，会议决定、从事资源，产权登记、重要的电话记录，发送和接收消息，珍贵照片，录音带，以及具保护价值的各种文稿。
具体的说，高校图书馆档案具有以下两个特点：
内容丰富，文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。
保存时间长，如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。
1.3 纸质档案保护难、查找难、共享难现状 高校图书馆馆藏丰富众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况。纸质档案查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的档案还要放回原来的位置，否则会给下次查找造成更大的困难。由于高校图书馆档案工作的内容包括的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到图书馆来，并由图书馆工作人员协助查找，所以纸质档案的共享也是一个问题，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。
2 纸质档案数字化的作用和实现途径
2.1 纸质档案数字化的作用 档案信息化建设的核心是资源建设，资源开发，包括两个主要方面的任务，首先，现有的档案目录数据库建设和收集重要文件档案，图片，音频，视频文件，数字，其二，目前的电子归档及电子档案管理。
数字文件可以有效地保护原始档案，可以提高文件的使用模式。纸质档案数字化代替原来的使用，保护原始档案。不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人分享。数字图像文件异地转移，使异地存取使用可能通过计算机局域网或广域网得到实现。扩大使用档案空间，让更多人了解档案使用档案。数字档案还有“时间”不再受限制的优势，使用者随时获得他们所需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
数字文件可以有效地保护原始文件：替代原有的使用，保护原始档案；数字拷贝下来，输出盘，磁带则永久保存，它将给这些档案因不可抗拒的自然灾害时不致受到严重的损害；恢复档案材料模糊褪色的字迹和修复损毁的不完整的图片文件。
传统纸质档案数字化是档案馆走向数字档案馆的唯一途径。二十一个世纪数字档案馆无疑是发展的方向，不论是什么样的类型和层次的档案馆，虽然到目前为止其具体组成，组织和管理模式仍处于探索中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统纸质档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
2.2 纸质文档数字化外包服务必要途径 高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。随着外包公司的专业化发展，外包公司所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了高校图书馆纸质档案数字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做纸质档案数字化的成本。因此数字化外包已成为目前高校纸质文档数字化的必要途径。
3 纸质档案数字化创新性原则
关键词：档案信息资源 数字化复合型人才
档案是在人类活动中形成的，是保存各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，是维护社会历史真实面貌的一项重要工作，是人类文明的真实记载，也是人类文明传承和发展的最基本依据。
档案数字化建设的必要性与重要性
档案数字化建设是适应数字化建设整体发展的需要。国家档案局在1996年就强调把电子文件研究项目列入科技计划，1999年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》下发，要求各级档案部门积极开展档案数字化建设的研究与实践。2003年，国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》着重指出，档案部门在重视纸质载体信息归档的同时，要切实重视数字化信息的归档，并通过制定相关的归档制度，将信息的归档工作纳入到档案数字化建设轨道。
信息化建设是必然趋势。随着办公自动化系统的引入和广泛使用，计算机已融入各个工作环节。人们生活工作中形成的文件材料，甚至是一些声像材料，往往是以电子形式存在的，这些电子形式的文件材料中包含了很多有重要价值的信息，是档案工作中所要收集保存的重要材料。时代的发展要求档案工作者在工作中必须加强数字信息化建设，以适应新信息时代的要求。
档案管理本身的需要。通过数字化档案馆的建设，实现信息传播网络化，案卷网上收集归档，网上集中整理，将避免重复劳动和无效劳动，大大提高工作效率。
信息化建设有助于开发和综合利用全社会的档案信息资源。数字档案信息资源建设，可以把“沉睡”的档案信息资源“激活”，借用现代化信息技术不断挖掘其深层次的价值，为用户提供优质的档案信息服务。一方面，数字化的档案信息打破了档案利用上的时空限制，通过网络的传输，使档案信息的异地传输和利用成为可能，使档案利用的时效性、广泛性更加突出，能最大限度地实现社会档案信息资源的共享。另一方面，数字化的档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，有利于档案信息资源的开发利用。
档案信息资源数字化的建设内容
一是电子文件的收集整理。收集和整理各种文件是档案数字信息资源建设的一项重要工作。首先，根据文件生命周期理论，对各单位、各领域的电子文件进行有效的前端控制，以保证接收到丰富而有效的数字档案信息资源。其次，把事先选择范围内的电子文件进行转移工作，即电子文件的物理归档和逻辑归档。
二是原始馆藏档案的数字化。馆藏档案数字化，是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式，形成档案数字信息库，使其能通过计算机网络直接传播和使用，使档案工作的效率大大提高。
三是建立专题档案数据库。分门别类，建立各项专题档案数据库。比如在学校，可以根据学校办学的指导思想、中心任务和办学特色，以及教学、科研的工作内容和发展方向，建立高校档案专题数据库。它不仅可以使科研成果档案信息得到推广，而且可以从应用市场中寻求科研成果的落脚点，还可以以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。建立名人档案数据库，在提供凭证与参考作用的同时，也必然会激励后人的荣誉感、使命感和责任感，弘扬社会的主旋律，发挥档案的社会教育功能。
四是其他网络信息资源的获取。档案馆可利用网络信息资源，扩大信息收集范围，从其他网络中获取相关的信息，创建虚拟数据库，以弥补现有数字档案信息资源的不足。针对网络信息数量大、类型多、范围广、无序化的特点，档案馆应该做好以下两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化，以便引导用户快速查找到所需的信息；二是根据需要直接采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可供利用的二次数字信息资源。但是从网络上获取信息资源要注意以下三个方面的问题：一是从其他网络获取信息资源是否合法，是否取得了许可权。二是对网络信息采取直接捕获方式还是建立超链接。为了合法、安全、有效地获取网络信息，档案馆应与其他相关网站签订信息获取、共享等相关协议，实现资源共享。三是要正确处理档案信息资源与其他网络信息的关系，必须以档案信息资源建设为主，其他信息资源只能是数字档案信息资源的补充。
五是档案信息资源上网。数字档案馆必须依附于网络而存在，为充分利用网络优势开发利用档案信息资源，应建立相应的档案馆网站，把数字化档案信息置于网络服务器中，在网上进行信息，实现对外利用。网上的档案信息应具有一定的广度和深度，具有针对性和时效性。档案馆应借鉴数字图书馆的建设方法，在图书、情报、档案一体化的思路下，把多种信息（包括各种电子出版物信息）融合在一起，形成网络上的信息集合，充分满足人们对现代信息的需求。
档案信息资源数字化建设中应注意的问题及对策
尽管近年来我们在档案信息资源数字化建设中已取得很大成就，但也不能忽视存在的问题。
第一，数据库建设滞后。经过多年的努力，档案馆大都建成了规模不等的档案数据库。但是，由于各个档案馆各自为政，建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模、标准化程度低，类型单一，而且大多是低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率，而且目前所建的数据库大多为条目数据库，无法满足用户的多种需求，许多档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
其二，数字化标准不统一。没有标准化就没有现代化，标准化是档案信息化的生命线。它要求对档案资源的标识、检索等各个方面作出统一规范。而目前我国档案信息数字化的标准化体系还没有建立起来，这就需要各级档案主管部门和广大档案工作者加强合作共同研究，尽早制定出统一的档案信息数字化规范标准。
其三，缺乏统一的网络化协调机构。目前我国各档案馆的建设呈现自成系统、各自为政的局面。虽然有些档案馆认识到资源共享的重要性与必要性，但缺乏合作的举措，国家也没有一个统一的组织机构来使之合作互助，影响了档案信息化建设的进程与水平。
其四，对档案信息化的建设支持不够。无论人才队伍的建设培养，软硬件设备的购置，还是档案信息数字化，都要有较大的资金支持。档案信息化不仅仅是购买计算机、购买档案管理软件，不把档案信息数字化列入其中是不完备、不健全的。档案信息数字化是一种长期的、需要不间断持续投入的项目。
其五，人员整体素质较低。人是档案馆现代化建设最关键的因素，档案馆网络化建设对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前档案管理队伍整体素质仍普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。
其六，档案信息具有一定的机密性，在网上档案资源开发利用必须有必要的限制，需要制定政策，确定档案的上网等级。还要注意预防计算机病毒，做好数据备份，以免造成数据丢失，防患于未然。
针对现实工作中存在的问题，需要找到合适的解决方法。
针对数据化统一标准问题，建议由政府牵头组织相应的机构，就档案网络化进行协调，从行政和技术两个方面统一指导和规划。制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，合理布局，进行统筹规划。同时，努力开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文件数据库、全文数据库以及多媒体数据库。打破那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面，破除那种片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，实现真正意义上的档案信息资源共享。
针对经费投入问题，各档案馆的主管部门要加大投资，把网络化建设纳入到总体建设的规划和预算中，从而加快档案网络化建设的步伐。此外还可以利用已建成的数据库和网络，通过为社会其他部门提供服务，“以网养网”，以解决经费不足的问题。
针对培养人才问题，要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行业务培训，使之尽快适应档案网络化工作。
参考文献：
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关键词：数字档案馆；建设
西华大学档案馆于1998年成立，是全校档案工作的主管部门和集中管理全校档案的业务机构。截止2009年底，档案馆共库存档案51690卷（册）。随着档案信息化建设的发展，2005年档案馆引进了“南大之星”档案管理系统，2010年又使用了其配套的信息系统，建立了档案管理局域网，实现了档案收集、编目、著录、利用、信息的网络化管理。
和第二段之间如何衔接。“随着信息技术的发展，学校档案工作的需求，有必要建立数字档案馆。”
数字档案馆建设工程是一个系统工程，包括：档案资源数字化、档案管理方式信息化、立卷归档和服务利用网络化、档案库房区和档案服务功能区管理智能化、档案馆基础设施设备现代化。上述“五化”是构成 “数字档案馆”项目工程建设成果的基本内涵。
一、数字档案馆建设构想的成因
1、全球进入信息社会，各个领域都在加快信息化建设步伐
我国的档案信息化建设呈现出强劲的上升趋势，各省、自治区及一些大中城市均把信息化建设列入了各自的档案事业规划之中。随着资金、设备、人力等方面的大力投入，档案信息化建设工程在轰轰烈烈的行进中档案信息化建设作为一个庞大的系统工程，当前主要体现在两大要素：档案信息网络一体化；建设档案信息资源建设。档案信息作为一种原生信息，是我国战略信息资源的重要组成部分。
2、2002年11月25日 《全国档案信息化建设实施纲要》正式颁布，教育部及时转发《全国档案信息化建设实施纲要》，是对各部属高校提出的具体要求。
3、我校档案工作的客观需求：办学历史长，档案资源丰富，亟待开发利用。西华大学由四川工业学院、成都师范高等专科学校、西华大学三校合并，存有建校以来党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、财会、人事、产品、实物、声像、人物等十四大类不同载体形式的档案。截止2009年底，档案馆共库存档案51690卷（册）。第二，多校区办学，空间跨度大，需要档案管理信息化。第三，西华大学加快数字化校园规划与建设，为数字档案馆建设提供了良好的运行环境。
二、数字档案馆建设的主要内容
数字档案馆建设主要内容是资源体系建设。信息资源是一种特别重要的战略资源，它与物质资源、能源资源一起构成了现代社会经济发展的三大支柱。在档案信息系统中最有价值、最有待发掘的宝藏就是其积累的档案信息资源。档案信息资源的建设就成为了数字档案馆建设的生命线。主要包含以下几个内容：① 办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接建立横向通道，衔接办公系统。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，建议在纸质文件和电子文件，建立一个通道，即将电子文件以方本方式和映像方式共存工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际的需要的管理规章制度：支持一体化工作制度、归档制度，文件保密制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。既包括硬件的安全管理，也包括软件安全管理，硬件方面严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件长期保存打下基础，软件方面，通过采用多级密码、权限管理，多层结构，加密通讯，防火墙等各种安全控制方法，有效保证系统保密，使系统以及系统内数据不被别的方式访问、修改、破坏。 ②与应用系统的数据交换、集成和整合③收发文登记和网上预立卷归档系统④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证）电子文件的真实性保证包括电子文件归档的真实性保证以及保证已归档电子文件的真实性⑤馆藏档案数字化是数字档案馆的重要信息资源源泉。从历史学研究的视角，以档案利用为中心，档案保护为宗旨，拓展档案利用的潜在用户，全面开创网上档案信息服务新局面。在确保电子文件的基本描述信息、原件信息一起归档的同时，对已归档电子文件采用数字摘要技术（MD5技术）加密，进行防篡改处理，保证其真实性。
加快数字校史博物馆网站的建设尤为重要，数字校史博物馆利用数字网络新技术，以信息丰富、功能强大的档案全文信息数据为依托，突破了实体校史博物馆的时空局限，完整地展现学校历史长河中发生的重大事件、历经的坎坷磨难、取得的辉煌成就、形成的优良传统以及深厚的文化底蕴，实现了历史与现实的完美结合，是一个规模较大、内容丰富、展示新颖、特色鲜明、富有时代气息的数字校史博物馆。它满足不同层次观众的不同需求，多方面、多层面、全视角地进行学习浏览，使之受到启迪与教育。
三、数字档案馆的建成使档案管理方式发生深刻变革：
（一）实现文件材料收集、立卷归档网络化，在档案“收集”环节，实现网上远程立卷归档、业务指导；电子公文的文档一体化管理；数字加工成果的集成化管理。在档案“管理”环节，是实现档案审核、编目、分类、入库、转移、销毁等基本业务管理环节的网络化、信息化；实现人事档案的条码管理、智能化控制；在.档案“利用”环节，实现档案服务利用的流程化管理、网络化、多元化服务；在档案“保管”环节，库房、机房等重要区域实现温度、湿度、消防报警、灭火等的自动化、智能化控制。
（二）实现电子文件的文档一体化管理。实现对办公自动化系统电子文件的前端控制，全程管理；实现了电子文件及元数据的自动生成，网上实时归档；实现电子文件的自动分类、自动形成档号信息；实现现行文件的及时查阅利用，为建立我校现行文件中心提供数据。
（三）实现档案基本业务现代化管理。馆内专职档案人员基于档案管理信息系统，实现档案立卷、审核、编目、移交、转档、销毁、目录打印等业务的计算机网络化管理。实现档案基本业务从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化、自动化方式转变。
（四）档案服务利用多元化、网络化。构建档案信息利用平台，实现日常档案服务利用的流程化管理，实现数字档案资源的网上授权查阅利用。档案查全率、查准率提高，档案服务质量和水平明显提升。
（五）档案安全保管的智能化控制，初步建立全方位的数字档案馆安全体系
四、数字档案馆建设的完善与提升
档案信息化建设是一项长期的、系统的工程；我们要以校园网、公众信息网为依托，以档案信息资源数字化和文档一体化管理为重点，实现档案管理现代化，档案信息服务网络化，档案资源数字化，构建门类齐全的数字档案资源体系，实现档案信息的集成化管理运行和高效服务利用，为学校的教学、科研、管理和可持续发展以及学校各部处、学院及广大师生员工和社会提供方便、快捷的档案信息综合服务，为学校各级领导提供辅助决策信息。 （作者单位：西华大学校长办公室）
参考文献：
[1]袁继军 .善谋而出新——上海交大数字档案馆建设概述 [J]上海大学档案馆[科技报告]，2010，
关键词：云计算；高校；档案管理；研究
随着信息化技术的不断发展，高校的档案管理技术也面临着由传统的管理技术向信息资源现代化和共享化转变的巨大机遇和挑战，尤其是近年来新兴的云计算技术给高校档案管理技术的发展带来了新的机遇、提供了新的思路。云计算作为一项具有时代性的新生产物以其强大的功能在某些领域得到了基本应用。高校档案管理工作涉及到人事信息、图书资料和设备等诸多方面信息安全和保密问题。随着互联网络信息化不断推进，高校档案管理工作中需要处理的档案信息成几何级高速倍增，因此档案管理正面临前所未有的压力。这不仅要求档案管理者熟练掌握业务本领，更要求档案管理平台能够满足对庞大数量且多元异构的访问信息进行存储和管理。现结合高校档案管理工作实际情况及遇到的问题，通过对“云计算”技术的剖析和解读，对高校档案管理平台进行了初步探索和研究，并针对在其应用实际中可能遇到的问题进行了分析。
一、云计算概述
云计算理念是Google首席执行官Eric Schmidt在搜索引擎大会上首次提出的[1]。云计算是基于现有互联网技术发展起来的一种基于互联网的数据信息及相关服务共享模式，是一种新兴的共享架构方法。云计算的基本原理是用户所需录入、引用和处理的数据信息是存储在互联网大规模服务器集群的数据中心中，并非在用户的个人电脑和个人移动终端设备上运行和存储。由数据中心的管理者负责其正常运转和维护管理，保证其有快速的计算能力和充足的存储空间来供用户使用，用户可以在任意的地点和任意的时间没有任何限制的情况下接入互联网的终端设备。就如同家庭用电由电厂统一供电和家庭自己用发电机单独供电一样，统一供电的成本和便捷程度远胜于单独发电，同样云计算相比传统的网络服务优势也是如此。也可以这样讲，云计算技术应用中，任何基于互联网的信息资源、网络服务和数据处理都可以像电厂统一提供用电一样方便快捷。
二、云计算的发展现状
在网络科技高度发达的今天，云计算技术发展极为迅速，基于云计算的各种实践和应用也不断增加。微软、IBM等世界知名公司从2006年就开始纷纷推出了自己的云计算平台。国内的云计算技术的应用与发展也呈现激增态势，各政府职能部门也相继推出并实施基于云计算技术的各类管理平台。
在实践应用方面，云计算在高校档案管理领域还没有成功的应用案例。而在理论研究方面，国内档案领域早在2009年就有研究人员开始关注云计算的相关理念与技术。但是云计算的理念在高校档案管理方面的应用和研究还处于摸索阶段，有关云计算对高校档案管理产生的巨大影响、以及对档案信息存储、使用处理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云计算高校档案管理平台的特点
高校档案管理平台涵盖人员、图书资料、设备等各个方面的信息，信息量大。基于云计算技术的高校档案管理平台是由基于互联网络的服务器集群来实现。数据信息的存储、管理和使用无须在本地计算机或者服务终端上执行，而是存储在网络计算机集群的数据处理中心中，并通过一定的网络协议来保证数据的安全性和便捷。基于以上分析，基于云计算高校档案管理平台有如下特点：
1.云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高档案服务和管理水平
随着高校事业的发展，各类数字档案信息数量快速增加，高校档案管理和服务水平亟待提高。云计算技术以相对独立的应用软件为载体，将各类零散存储的档案信息加以整合，为使用者提供通用统一的登入方式，将各类应用服务最大限度进行集成，提供一站式服务，将传统的数字化档案检索方式拓展至服务云端，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算的高校数字化档案管理平台能够充分发挥自身优势，提升数字化档案服务和管理能力，使高校数字化档案管理最大程度发挥自身功效。
2.云计算能提高高校档案信息服务的可持续性
传统的档案信息往往存储于某台固定的服务器上，一旦服务器遭遇病毒或恶意程序的攻击，档案信息资源就无法实现网上利用。而在云计算模式中有强大的服务器集群做支撑，用户的数据信息和程序分布在不同的物理服务器上，即使某台服务器出现故障。其他服务器也可以快速便捷的将出现故障的服务器中的数据信息快速备份到其他服务器上，继续来提供服务。
四、基于云计算高校档案管理平台面临的问题
云计算作为一项新兴的网络技术，在高校档案管理上的应用还处于探索和研究阶段，还面临诸多问题。
（1）信息安全问题。基于云计算的高校档案管理平台主要依托互联网来对信息的存储和使用进行管理，而互联网上的各种安全问题也与之相伴。传统的档案信息存储在本地存储设备，安全性有很大的保障。而云计算模式下的档案信息将会不可避免的遇到诸如网络病毒、恶意程序的攻击。因此如何确保档案管理平台数据信息的安全是合理应用云计算技术的关键性问题。
（2）执行标准问题。基于云计算的高校档案管理平台目前国内乃至国际上没有通用的执行标准，而通用的标准对于一项新兴技术的发展有着至关重要的作用。怎样的“云”才是统一标准的计算云，目前云计算应用领域尚无定论，在高校档案管理应用领域需要更加积极和努力的探索和研究，制定利于该技术理念顺利普及和推广的执行标准。
在信息网络化和资源全球化的今天，云计算技术的出现打破了传统的数据信息存储、处理和共享的模式，形成了一个全新的信息管理与服务体系。但是，目前云计算技术的应用还处在初级探索阶段，各种与之相关的技术和配套设施还在不断的完善中。而云计算概念的出现及应用给高校档案管理带来了新的发展机遇。高校在档案管理过程中，需要积极应对现有的各种问题，改变传统的数字化档案使用和管理模式，充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高数字档案管理的整体业务能力和服务水平，这对于高校档案管理模式和应用服务方式等方面都具有积极意义。
参考文献：
关键词：档案；管理；信息化；建设；攻关
1 高校档案管理信息化的内容及意义
高校档案管理涉及多个相关学科，诸如计算机、网络、管理以及信息等。高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安保体系等四个方面的建设。
1.1 基础设施建设和应用系统开发
档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面。其中，应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。
硬件建设需要同时考虑以下三个问题。首先，数字化校园与数字档案和数字档案馆的建设同步，其次，将存储和备份电子文件的相关硬件设备作为内部局域网建设的重点，第三，提高本地备份及存储电子文件的硬件配置，建设异地备份设备及网络。
1.2 档案信息资源整合
高校档案信息资源的整合需要注意以下几个方面的问题。第一，高校各单位档案部门收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失；第二，对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，建立数据中心，统一接收和管理高校各单位信息资源，开通检索服务；第三，建设档案网站或者数字档案馆，成立数字化服务中心，为各单位提交信息提供高效服务。
1.3 标准和规范的制定
高校档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》 等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学的指导高校档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。其主要职责为高校电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立；制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范； 建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。
1.4 安保系统的建设
信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。安保体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，双管齐下，确保数字档案系统信息传递的安全。
2 高校档案管理信息化建设的现状及问题
2.1 高校档案管理信息化建设的现状
2.1.1基础设施薄弱，管理手段老化
目前国内许多高校在信息化基础设施建设上投入力度不够，用普通计算机代替专业服务器，在管理方式和方法上也一直沿用传统的管理手段，效率低下，缺漏较多。虽然在一定程度上利用了计算机存储和网络技术，但是并未形成一体化的系统。生成与接收电子文档，是高校档案管理系统的基础功用，但是目前的现状是高校档案管理的软件与配套程序建设速度慢，管理不科学，制约了信息化建设的步伐。
2.1.2档案管理方式落后、档案结构不合理
从目前的档案管理方式来看，从业人员缺少科学化管理的培训，多数从业者并非档案专业，专业知识匮乏，没有系统、科学的档案管理知识，对已有管理系统掌握不够深入。
从档案结构来看，目前多数高校关注的档案类别多为纸质，而对视频、音频以及其他实物档案的关注不够。而且从档案涉及的方面来说，多为教学、会议以及其他文字记录的档案，而对设备、基建档案，以及高校日常工作中的档案记录较为缺乏。此外，档案收集工作滞后，不够全面，导致了档案可复用性差，利用价值较低。
2.1.3高校档案管理开发利用率较低
目前，高校档案管理仍旧受到传统档案管理理念的影响，重保管轻利用，已经收录的档案资料无法惠及教职工与学生，利用效率低下，档案因此失去了应有的参考价值，导致高校档案资源的极大浪费，长此以往将会形成恶性循环，极大的影响档案管理工作的可持续发展。此外，档案利用的垄断局面仍旧存在，高校档案多数被行政人员利用，同时还有一部分科研人员，虽然目前各大高校已经致力于扩大档案利用人群，但是力度仍旧不够，同时宣传乏力，没有对宣传形成有效的纵深，因此收效甚微。如何打破传统的档案管理模式，改变落后的管理理念，推广先进、科学的管理方法，是档案从业人员需要认真考虑的问题。
2.2 高校档案管理信息化建设进程出现的问题
2.2.1 投资规模大与资金来源少的矛盾
档案信息化建设需要大量的资金作为后盾，其建设速度受到资金来源及稳定性的制约。信息化建设中基础设备的投资包括服务器、交换机、扫描仪、微缩设备等，这类设备需要大量的资金来购置。此外，内部局域网的建设，光纤接入以及购买带宽，购置、维护软件以及进行安全防护等，都需要资金支持。电子产品高速的升级换代和较短的生命周期也导致了大量资金的投入。但是由于资金来源较少，筹措困难，两者的矛盾日益激化，影响信息化建设的发展。
2.2.2 建设任务重，进程缓慢
高校档案信息化建设的任务中，第一，需要对现存的档案资源进行处理，利用扫描、微缩等手段，将之数字化；第二，对数字化的文档按照档案管理标准进行分类整理，并录入数据库，便于检索和利用；第三，建设网络应用平台，给用户提供远程服务；第四，采用隔离技术，应用数据备份和加密对档案进行保护，防止来自网络的恶意访问，避免由于工作人员误操作而导致的删除、修改等，确保档案信息的安全以及可用；第五，不断升级管理系统的同时，要对现存电子文档进行升级转换，确保其可用，避免电子档案资源的损毁；第六，由于档案管理信息化建设进程的繁重任务导致其不可能在短时间内完成，因此对于档案管理人员来说，除进行数据化处理与维护外，还要对现存的纸质文档进行妥善的保管和处理，工作量较大，任务繁重。在档案管理信息化建设完全完成，并纳入档案工作运行管理体制之前，如果文档复制、扫描等技术没有较大发展，财政投入没有较大突破的前提下，这个过程将持续数年时间。
2.2.3 队伍建设要求高与人才缺乏的矛盾
档案信息化管理人员需要具备新的思想观念，扎实的专业知识和技能，较高的写作水平以及综合素质。需要的人才类型是有熟练的计算机技能、网络安全技能、获取以及运用情报信息的能力、档案专业知识丰富的复合型人才。档案信息化人才引进的主要阻力首先是体制问题，难以引进有效的竞争手段，其次是冗余人员多，导致工资待遇普遍较低，难以吸引高层次人才。老面孔，老方法，效率低下，进展缓慢，是目前档案部门工作的现状。
2.2.4 应对环境变化能力差，服务方式转变困难
由于长期以来的档案管理模式与管理理念影响，当前高校档案管理普遍表现出思想陈旧、不思进取的现状，抵御外来风险能力较差，缺乏核心竞争力。这种档案管理模式在信息化背景下已经不再适用，信息化背景下的档案管理以用户的需求作为主要目标，需要从业人员真正更新、转变服务理念，拓展档案管理的服务业务，提高服务质量。
3 加快档案管理信息化建设的策略
3.1 加快统一标准建立，统一管理
建立统一标准，有利于不同高校系统之间资源的共享与整合，同时也有利于对整个集成系统进行安全保护。系统可以按照标准进行相应的操作，提高系统可操作性，同时避免由于标准不一致而导致的系统内部漏洞等安全问题。该标准的制定由信息化部门进行安排、实施，保证接口以及底层设备和数据格式等的一致性，避免数据冗余和资金浪费现象。
3.2 应用现有系统，整合信息资源
各高校应当以现有的应用系统作为基础，对校内各二级单位施行统一标准管理，以实现数据一次采集，长久利用的目的，节省人力物力和财力。第一，规划建设校级信息数据中心，整合各单位分散的资源，统一数据采集格式；第二，提高硬件水平，统一底层数据库以及相关接口，实现数据共享，加大应用系统投入。这样可以有效避免硬件的重复建设等问题的发生。
3.3 加强安全保护体系的建设
信息安全问题包括两个方面，从技术层面来讲，各高校应当建立有效的用户认证机制，访问准入机制以及安全加密机制，应用各种硬件保护和软件保护技术对系统实现安全保护；从管理角度来考虑，首先应当健全管理制度，提高管理人员实施、监督等方面的警觉性，定期巡检、实时监控，明确各部门职责和相关负责人，定期进行安全培训，提高工作人员解决问题的能力；另外还应当建立应急反应体系，在发生网络安全事件时，能够及时、有效的进行处理，从问题的发现、处理以及事后补救等多个方面进行全方位考虑。
3.4 变革组织机构，健全人才引进机制
变革现有的比较陈旧和落后的组织机构，对于加快档案管理信息化建设具有重要作用。新的组织机构和人才引进机制应当具有以下几个方面的优势。首先，能够充分调动基层工作人员的工作热情，使其能够将创造性的想法实施，增加部门工作活力；其次，分工明确，责任到人，各部门各司其职，提高系统整体的工作效率；第三，有利于人才的引进以及留用，组织机构的变革能够为部门发展带来新的活力，能够吸引高端人才的留用，有利于壮大人才队伍。
4 结语
高校档案管理信息化程度是高校教学质量、学术水平以及管理水平的体现，也是构建数字校园的关键所在，是信息化社会给高校档案管理工作提出的必然要求。各高校应当积极建设统一标准，整合校内资源，加快建设信息化的档案管理系统，变革陈旧的思想观念与组织机构，提高竞争力，适应新环境下的变化，努力实现其标准化、制度化、科学化、现代化的高校档案管理信息化建设目标。
参考文献
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开放存取运动目前已经越来越被学术界所接受和重视，学术界特别是信息资源领域对开放存取模式的研究日趋深入。档案是一种重要的信息资源，因此，从整个信息资源的角度，对开放存取机制进行深入的研究具有重要的意义。在此，笔者以所从事工作的实际情况出发，探讨一下在高校档案工作中，高校档案资源如何实现“开放存取”的服务机制。
一、“开放存取”机制在高校档案管理中的含义
在讨论“开放存取”机制在高校档案管理中的含义之前，首先我们来分析一下高校档案信息资源的性质和特点。
高校档案信息资源作为学校全部信息资源的重要组成部分，在辅助一线教学科研、支持学校行政后勤等部门顺利办公，以及记录学校历史、宣传树立学校形象等方面，发挥着重要作用，对学校的正常运转、改革发展具有不可替代的作用。档案信息的重要性也越来越被广大的学生、教职员工所了解，并且，由于高校档案内容的特殊性以及惟一性，在社会上也有着重要的影响，越来越得到社会的关注和重视。
高校内部以及社会越来越多样化、个性化、专业化的需求对高校档案管理模式也提出了更高的要求，这也是广大高校档案工作者所不断思考、探索的一个问题。特别是随着互联网的迅猛发展，互联网式的利用模式已经渗透到了社会生活的方方面面，这就对传统的档案利用模式产生了巨大冲击，一向被认为成熟、安全的“部门归档”以及“调阅式”的档案利用模式开始动摇。虽然这种方式仍然占据着高校档案部门的主流，但是与此相关的各种问题和矛盾已经开始显现，如档案收集难以实现前端控制、存储成本不断上升、利用效率偏低、有偿服务屡遭争议等，随之产生了一系列的衍生问题，如利用门槛相对偏高降低了利用者的利用兴趣；保存成本的上升与档案部门可支配资源短缺的矛盾，影响了档案工作者的工作热情，诸如此类的问题已经对档案人员形成不小的困扰。另一个显而易见的问题就是，由于档案自身所遵循的原则以及档案部门的特殊性，完全照搬互联网模式或者数字图书馆模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本费用、质量控制等各方面的原因，高校档案资源的开放存取机制，不同于其他信息文献领域。
基于上述情况，开放存取在高校档案管理实践中包括三层含义：一是指有条件地将档案信息向学校所有学生和教职工以及社会公众开放，降低利用门槛，减少权限障碍，从而提高检索效率和利用效果；二是降低获得档案信息的难度，提高工作效率；三是通过OA资源库的建设，在理论以及实践中，提高高校档案信息价值开发力度，使档案价值全面得以实现。可以看出，上述含义是对“开放存取”定义的一种修正，使之更符合高校档案的实际。这样的修正在高校档案工作实践中具有实际意义。
二、“开放存取”机制在高校档案工作中的应用范围
笔者认为，“开放存取”机制在高校档案馆中的实现和具体应用范围，主要包括以下三个方面。
（一）环境建设
如前所述，“开放存取”机制是基于网络环境产生和运作的，“开放存取”机制在高校档案馆中的应用主要是基于数字化校园和高校数字档案馆的建设。数字化校园是利用计算机技术、网络技术、通讯技术以及科学规范的管理对教学、科研、管理和生活服务有关的所有信息资源进行整合、集成和全面的数字化，最终实现教育信息化、决策科学化和管理规范化的现代大学。高校数字档案馆是数字校园的重要组成部分，它的概念与理论上的虚拟档案馆不同。从硬件上说，它在网络硬件的物理连接上属于校园网的一部分， 档案馆需要建立一个相对安全系数比较高的内部局域网，有自己的专用服务器，局域网通过一个核心交换机连接到校园网主交换机上，实现档案馆网络与校园网的互联。从软件上说，档案馆内部网络一般包括两大项内容，一个是档案馆办公系统，一个是档案管理系统，这是高校数字档案馆的两大支柱，同时，所有档案实现数字化，是高校数字档案馆的前提和基础。档案数字化有自身的特点，具有层次化、级别化的特点，特别是在网络环境中，对于防火墙、密钥、后门等安全机制以及管理方法提出了较高要求。
（二）资源管理
开放存取的资源管理，这里主要是指利用科学方法，将不同类型、来源分散、异构、海量的档案信息资源经过编目、整序，编辑，形成可以通过网络利用的有效数据的过程。简而言之，就是将零散档案信息数据化的过程。
1、编目
在网络环境中的档案编目，不同于传统的档案手工编目，需要编制适合网络信息资源描述和组织的著录格式，目前这一工作大多通过扩充传统的机读目录格式来实现。
2、整序
高校档案资源需要得到永久性的保存和利用。在开放存取模式下要实现这个目标，档案部门必须能够快速、准确获得正确、完整的档案资源。但是由于网络环境带有一定的不稳定性，如果处理不好，会给档案管理带来很大的问题，甚至造成档案的缺失和伪误。为此，有必要在网络上为学校档案资源进行整序、标识。如可以采用数字对象标识符(Digital ObjectIdentifier，DOI)与档案分类号相结合的方式，以保证档案管理者和档案用户可以按照需要获得指定的档案信息资源。
3、编辑
在网络环境和开放存取机制下的档案信息编辑，主要是利用元数据对档案信息资源进行组织管理。元数据是关于数据的数据，是用于帮助识别、描述、限定和定位资源的数据。利用元数据可以提高开放存取档案信息资源的检索效率。为了实现这一目的，高校档案部门要制定相关的OA标准，规定归档者要提供相应标准和规范的元数据，同时通过编辑、转换，实现即时存储和提供多种格式的元数据。目前，关于档案元数据的规范已有很多研究成果，可供高校档案部门进行借鉴和参考。
（三）提供利用
开放利用机制的最终目的，是为了向公众提供所需要的全部信息资源。但是与其他领域的开放存取机制不同，档案信息具有机密性、内部性和分散性的特点，无论档案的提供者还是档案的利用者，都存在着特定条件，如特定的人群、特定的环境等等。因此，在提供方便快捷的准搜索引擎式的服务时，还有一些理论和实践问题，需要得到解决。
1、高校档案数据库与高校电子资源库的关系
目前，大部分高校都建设或购买了相当数量的电子资源库，这些资源库作为整体知识库的一部分，开放程度是不一样的。相对于纯学术性的资源库，高校中非学术性的资源库（包括高校档案数据库）保持着不透明的状态。国外某些大学对高校档案数据库是否可以开放，人为控制到何种程度，已经进行了卓有成效的研究。笔者认为，只要能够在法律上对版权、费用等问题进行了清楚的界定，高校档案数据库中所保存的档案信息中的学术性信息，应该可以纳入学校电子资源库或者知识库中。
2、高校档案数据的开放存取方式
目前，高校档案数据库中的档案信息的开放存取方式主要有这样几种形式：
（1）网页链接
即通过校园网或者高校档案部门自己的主页，提供开放存取档案信息的链接入口，由高校档案部门自行决定需要提供开放存取的档案资源，包括目录、全文以及相关链接，用户可以登陆相关网页，通过点击来浏览相关档案信息。
（2）建立高校专题档案数据库
高校档案馆根据需要，建立相关专题库，通过收集分类系统搜集校内所有开放存取的档案资源，并将它们整合、组织，形成专题档案数据库。如学生成绩库、学历学位认证库、工资工龄库等等。高校档案馆充分利用数字校园中各种信息数据库的建设，将所有校内开放存取的档案资源进行全方位的综合、整理和揭示，用户则直接访问相关的高校档案数据库。当然，这需要安全性、政策支持、科学管理等方面的保证，对高校档案馆的自身建设也是一个巨大挑战。
（3）通过馆藏目录获取高校档案信息
机读档案馆藏目录，是高校档案馆最重要的数字化资源之一，也是最常用的检索工具之一。利用机读档案馆藏目录，可以实现所有馆藏档案资源的检索，这也是高校档案工作者和档案利用者所熟悉和普遍使用的一种方式。此外，可以通过增加相关字段等方法，使高校档案资源转化成为开放存取的网络资源。在这方面，档案工作者可以充分借鉴图书馆的一些成熟经验。
（4）通过集成、挖掘技术开发高校档案信息资源
传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。因此，将高校档案信息资源纳入开放存取机制，利用开放存取机制，全方位，深层次的开发高校档案信息资源；利用先进技术、先进软件，实现高校档案数据库资源行政化和学术化的有机统一，可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现档案信息价值的目的。
三、高校档案部门实现“开放存取”存在的问题与对策
开放存取运动能够优化高校档案管理，提高利用效率和效果，但这不意味着可以一蹴而就，在实际工作中，还会遇到这样和那样的问题，需要解决和思考。
（一）开放环境下档案的信息安全
随着网络与人们生活的日益密切，人们似乎可以从网络上找到任何想要找到的东西，在给人极大方便的同时，也给人带来了不安全感。高校档案是在高校各项工作中自然形成的，档案的公开，会动摇一些人对档案在传统认识上的安全心理。
因此，开放存取运动在高校档案界开展，有赖于逐渐建立一种开放的理念，能够得到学校各个职能部门的认同，解除人们戒备心理。高校档案人员要大力宣传开放存取的理念，通过各种形式和场合，灌输、渗透这种方式的优点和好处，使学校有关领导、教职工和广大学生了解到档案是一种可以利用的信息资源，不仅吸引高校一线的教学、科研工作者成为高校档案开放存取的利用者（取者），还能够主动成为高校档案资源的提供者（存者），从而推动高校档案开放存取的健康良性发展。当然，将这种模式完全纳入现行的高校档案管理体制还有一定的难度，值得认真思考和研究。
（二）成本和费用
开放存取机制，是建立在网络的基础上，任何人都不能低估它的运行成本。理论上讲，高校档案部门可以从高校档案资源的开放存取机制中收取适当的费用，但在实际中是否可行，是否符合国家有关部门的政策法规精神，目前还不能确定。这个问题如何处理，直接影响开放存取机制在高校档案部门的运行。
在目前开放存取运动的实际操作中，通常会采用“作者付费、用者免费”的模式，例如OA期刊，但是这些费用通常会计入科研成本中。高校提供档案信息服务，不完全适合这种成本分担的模式，但是可以从中得到借鉴。高校档案部门可以通过协议、与第三方中介合作等方式，建立或者拓宽成本补偿机制，兼顾国家、学校、相关部门以及个人的合理利益，达到“双赢”甚至“多赢”。
（三）高校档案信息资源优化建设
基于目前高校管理体制，档案部门还不能完全实现档案文件的前端控制，加上高校档案产生的自然属性等问题的存在，对档案数据进行规范化建设存在很大难度。然而，高校档案信息资源的质量直接关系到开放存取的发展前景，高校档案开放存取机制的顺利建立，需要齐全、完整、准确、高质量的档案资源。因此，高校档案部门要大力提高档案收集的齐全完整率，这是开放存取机制的起点和重要基础。同时，高校档案部门需要制定有效的档案开放存取质量控制策略。通过加强档案的鉴定环节，完善档案的审核制度，规范编目著录，不断优化高校档案信息资源。
（四）硬件建设和相关技术的研究
高校档案开放存取机制的建立，需要购买硬件设施，配备相关软件，搭建符合条件的基础网络平台，特别是电子档案的存储介质、存储环境、存储设备，都与高校档案的信息安全问题息息相关。
