时间：2023-06-07 09:12:21
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：医院；财务档案；管理
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
当前，我国的医疗卫生行业竞争日益激烈，加之医疗体系的改革与优化，使得医院需要进一步提高自身管理工作、财务工作的有效性，增强自身参与市场竞争的核心竞争力，拓展自身生存与发展空间，这样才能为我国医疗卫生事业的完善与进步起到推动作用。而医院管理与财务工作的主要参考依据又来自医院档案，再进一步来讲，医院财务档案管理又是整个医院档案管理工作中的重中之重，也就是说医院的财务档案对其自身的管理、运营来说至关重要，其财务档案的完整性、准确性、真实性，对医院的未来发展决策起着举重轻重的作用。
随着先进的计算机网络技术的飞速发展，医院的财务档案管理的电子化、信息化和现代化是大势所趋。在这种形势下，医院在财务档案的管理工作中必须充分运用现代化的高科技术成果以及先进的管理手段，最大限度地提升财务档案管理工作的效率。
电子财务档案是一种具备较强的保存价值的、可以由计算机系统来进行处理并存储的材料。在产生电子财务档案之后，必须对其加以整理。传统的档案整理工作仅仅是整理纸质的卷宗，而电子财务档案的整理对象是以各种类型介质存在的文件。因此，要高效率地整理电子财务档案，就必须对于所接收到的电子文件进行科学合理地分类，并且合理有序地设计目录，同时形成适当的备份文件，从而为将来的电子财务档案检索工作打下坚实的基础。在进行电子财务档案的整理的过程中，也必须遵守档案管理工作的相关规定，同时根据电子财务档案自身的特征以及医院的具体状况来建立一套合理的电子财务档案管理体系，确保可以从制度方面来更加科学有效地规范电子财务档案的管理工作。与此同时，电子财务档案管理制度一定要真正地反映到电子财务档案的制作、归档、使用和鉴定等一系列的过程中。在制定相应制度的同时，也必须明确不同的工作环节的责任人，采取责任人制度。对于不同的工作环节的流程，必须结合医院的具体财务流程来制定，确保有较强的针对性。
三、健全档案库房建设
医院必须投入一定的资金，改善其财务档案保管保护的硬性条件。根据医院档案管理的有关规定，可以建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，安装铁质的档案柜，库房面积每千卷为二十到二十五平方米，在库房内必须安装空调、去湿、灭火等一系列的设施，对于库房设施，必须确保实现“十防”，也就是说，防潮、防虫、防鼠、防震、防有害气体、防光、防盗、防尘、防火、防高温。与此同时，必须实现“三室分开”，也就是说，将库房、阅档室、办公室三室分开。另外，档案室必须适当地安装计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等一系列的硬件设施，以便保证档案保管保护设备达到特定的要求，切实确保档案管理工作的科学有序地进行。
四、提升医院财务档案管理人员的业务素质
医院必须高度重视财务档案管理人员的综合素质的提升，从而为医院财务档案管理工作奠定坚实的人力资源基础。可以借助于职业培训，来实现医院财务档案管理工作的水平。另外，应该引进一批具备较强的专业技术水平的财务档案管理专业人才，形成一个具备较强的综合业务素质的财务档案管理工作者队伍。与此同时，也必须采取聘任合同制，以便确保能够选拔出优质的财务档案管理工作人员来参与到相关的工作中来，切实提升医院财务档案管理工作的效率。另外，医院财务档案管理层人员也必须加强对于财务档案管理的宣传教育工作，切实最大限度地提升职工对财务档案管理工作的重视程度。
五、建立健全医院财务档案的管理制度体系
良好的财务档案管理制度体系对于医院财务档案的开发和利用发挥着不可替代的作用。具体来说，制定出的规章制度必须真正具备较强的科学性与合理性，一定要符合医院财务档案管理工作的具体情况，以便符合医院对档案管理工作的要求。与此同时，医院财务档案管理制度一定要做到简明、实用。对于具体的财务档案的管理制度，必须细化，保证其具有较强的可操作性，从而切实保证医院财务档案的管理制度的规范和指导作用能够得到最大限度地体现。此外，医院财务档案管理制度也必须具备双向约束的作用，既能够约束管理层人员的各种各样的行为，又能够约束职工的各种各样的工作行为，避免医院财务档案管理风险的出现。为了确保医院财务档案管理制度的真正落实，也必须做到奖惩分明，一旦发现违反制度的行为，必须予以严惩，从而切实维护好制度的权威。具体来说，必须严格将各项制度落实到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁、档案奖惩处罚等等一系列的过程都必须做到有制度的约束，保证档案资料的收集、整理、归档、档案安全存放、科学利用、严守机密等都具有制度的保障，从而确保档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。
六、提升医院财务档案管理使用的效率
进行医院财务档案的开发和利用的根本目的就是为了提升医院财务档案管理使用的效率，这就要求全面实现医院财务档案管理的信息化，从而确保能够最大限度地利用所必须的档案资源。对于医院之前所产生的纸质档案都实现数字化转换，将其整体录入到数据库之后，就能够最大限度地减轻医院财务档案管理工作人员的工作强度和工作压力，并能够在一定程度上增加财务档案信息的完整性。另外，也能够通过远程公共目录查询、光盘远程检索服务来更加方便、快捷地做好医院财务档案管理工作，并且能够通过电子邮件来实现对于财务档案信息的咨询服务。由此看来，借助于信息化的医院财务档案管理方式，能够将医院财务档案管理从静态管理转变成为动态管理，能够更加科学有效地整合相关的人力和财力资源，从而最大限度地提升医院财务档案管理的质量和效率。
参考文献：
档案与人们的日常工作、生活息息相关，紧密联系，然而长期以来，由于医院的根本任务是医疗服务，对医院档案缺乏严格的考核，造成了在现实生活中，档案管理“无足轻重”、“可有可无”的现状。而且受人员、设施和经费等方面的影响，导致了档案管理工作无暇顾及，造成档案管理冷场的局面。因此，加强全员档案管理的意识，提高全员对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和有必要了。特别是领导干部对档案管理的认知，在一定程度上决定了档案管理工作能否顺利实施开展。应该加强全员档案管理的意识，将档案管理纳入到医院重要议事日程上来，将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、医院管理人员、职工等树立档案管理重要性的认识，进而主动融入到医院档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。
二、优化医院档案管理制度
档案管理是医院日常工作中的一个重点，同时也是一个难点。由于档案管理工作内容繁多复杂，如档案管理工作涉及到档案收集、归档、利用、保管等多方面，而且医院的部门众多且分散，专业性技术强，对机密程度高低差异有着不同的档案管理要求和标准。因此，加强医院电子档案管理首当其冲的是建立健全档案管理制度，落实管理制度与医院的岗位责任制，将其纳入到医院考核中来，并在实际工作中不断完善。档案收集制度是档案管理的核心，医院部门的众多性、复杂性，对档案收集工作带来了巨大的挑战。因此，优化医院档案管理制度，就应当完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件的传递、登记管理制度，为了确保档案材料的完整性，应实行动态管理的运行模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救。
三、电子档案与纸质档案同步管理
随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐被运用到了医院档案管理工作中来，大大提高了档案管理、利用的效率。但由于电子文件、数据在储存技术、网络安全、管理制度、通讯设备等方面，还存在一定的不足和缺陷，如果这些问题没有得到全面有效的解决，就贸然将医院档案全部转化为电子档案管理形式，会存在一定的管理风险，对档案管理的安全性构成一定的威胁。因此，在电子档案普及的今天，应当实行电子档案和纸质档案的同步管理，特别是对于医院的科研成果、医疗成就等。实行纸质和电子文件双套管理，要从医院的实际出发，有针对性地选择和实施双套管理模式。如对于实验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等，只存在纸质文件的，就只采用纸质档案管理；而上题论证报告、成果申请书、统计数据等既有纸质文件，又有电子文件的，就需要采用电子和纸质两种管理套路，提高档案管理的安全性。
四、对电子档案要提供利用
电子档案的信息与纸质档案相比，具有容易修改、容易复制等特点，在利用、使用阶段其安全性是最为薄弱的。为了切实保护好医院科研成果，保护医院的知识产权，提高档案管理的安全性，加强电子档案在利用环节管理的意义就不言而喻了。对于医院电子档案的提供利用，应采取适当的保密、防范措施，根据电子档案的科研成果水平及其保密级别，实施在线管理和离线管理的管理机制。在线管理主要采取防火墙技术与杀毒监控技术；而离线管理则使用必要的防盗技术和加密技术。由档案资料的科研成果、保密级别而决定查阅者对其利用情况，对于保密级别较高的电子文档，不提供拷贝、复制等利用方式；而对于允许拷贝的电子文档，要严格其拷贝申请的审批环节，将审核手续落实到实际工作中来，并在审批通过之后，设置相关保密人员对其拷贝过程、档案利用情况进行监督等。
五、加大对电子档案管理的投入
档案管理工作对医院科研、教学及其档案利用成效有着重大的影响，加强对电子档案管理的投入，优化电子档案管理的设备、设施，使用高性能的电子软件，是提高电子档案管理安全性、有效性的重要保障。对于电子档案管理的投入，第一，要引进现代化的设备、设施，医院应尽可能地配备性能较优越的设备，如计算机、扫描仪、刻录仪，改善档案文件存贮载体的质量，确保档案保存的科学性、安全性。第二，应优化档案保护的技术，使用先进化的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术，构建高效便捷的计算机管理系统等。为了保障电子档案正常有序运行，除了引进新设备、新技术之外，还应当创建安全有效的存储空间，在档案库房中配置除湿、空调等设备，安装灭虫、灭火等设施。
六、结语
关键词：医疗 事业单位 电子档案
信息技术的发展，使我国档案管理技术已经进入了信息化的时代。电子档案以其特有的优势逐渐取代了传统纸张档案，成为了各大单位、企业档案管理工作的首选。医疗事业单位服务的主要目标是病人，在工作中涉及到大量病患资料、档案以及相关信息，使用电子档案可以有效防止这些档案信息在储存、使用过程中发生遗失或损坏，是医疗事业单位档案管理未来发展的主要趋势。
一、医疗事业单位电子档案发展现状
（一）缺乏对医疗事业单位电子档案管理工作的认识
事业单位的首要任务是为人民服务，而医疗事业单位工作中的重点就是为病人服务。医生的天职在于治病救人，而电子档案工作则是一项后续性的完善工作，与治病救人几乎没有任何关系。因此，许多医疗单位管理者、工作者以及病人患者、家属等，对于医疗事业单位的电子档案工作并不重视。由于对于医疗事业单位电子档案管理工作的认知程度不足，使从事该项工作的工作人员，在一定程度上并不受单位领导部门的重视，导致工作热情与积极性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于电子档案的管理制度不完善，许多医疗事业单位在管理病人档案时，都是根据自身的实践经验以及自身对档案管理工作的理解来进行管理的，不仅缺少科学、系统的管理方法；其次，由于单位高层领导对档案部门不够重视，在制定档案管理制度时并没有考虑事业单位自身情况，而是直接将其他现成的制度条例搬过来，导致部门无法完全按照制度条例来工作。
（三）对电子档案管理工作的重视程度不足
在我国医疗事业单位中，由于电子档案管理工作的性质与其他部门存在一定不同。因此，单位的管理者对于电子档案管理工作的工作人员的要求并没有其他部门单位那么严格，尤其是在工作人员的选拔方面，不仅缺乏有效的选拔机制，也缺乏对在岗人员的考核机制，致使从事电子档案管理的工作人员的专业素质水平较低。
对电子档按管理工作重视程度的不足，还表现在设备的更新方面。许多医疗事业单位的电子档案管理设备，已经使用多年，技术功能方面远远落后于高科技设备，在一定程度上影响了电子档案管理工作效率与质量。
（四）其他不利于医疗事业单位电子档案发展的因素
电子档案管理是通过使用计算机技术、信息化技术等高科技手段，代替传统手工档案管理的一种科技手段，能够提高档案管理工作的质量和效率，确保档案信息资料的安全。除了上述介绍的几点问题以外，在医疗事业单位电子档案管理的发展过程中，还存在一些明显的误区：有些人认为，电子档案管理就是使用一台电脑设备对电子档案信息进行全方位的管理；也有的单位为了节省档案管理工作消耗的资金，减少成本投入，使用拼凑的形式，将许多不同型号的设备进行组合，形成所谓的电子档案管理系统，不同规格、型号的设备在使用的过程中难免会相互影响，发生故障，使档案信息的安全难以得到保障，制约了医疗事业单位档案管理工作的发展。
二、改变医疗事业单位电子档案管理工作的策略及建议
（一）明确电子档案管理工作的重要性
在医疗事业单位传统的理念中，电子档案管理工作并不是一项重要性的工作。因此，要使用科学合理的方法，对医疗事业单位传统的管理观念进行适当的更新，明确电子档案管理在医疗事业单位工作中的重要地位，树立现代化、电子化的档案管理意识，对医疗事业单位实施科学化的管理方式。
（二）完善电子档案管理制度与选拔制度
医疗事业单位的电子档案管理工作与其他档案管理类的工作职责一样，在一定的意义上来讲，医疗事业单位的电子档案管理工作需要对病人从入院到出院全过程中所有资料进行存储，为有可能产生的医疗纠纷案件提供依据。因此，加强电子档案管理工作十分重要。在建立电子档案管理制度时，其内容应该包括电子档案的收集与归档以及电子档案的利用与保管，并规定相应档案的保管期限以及归档范围等。对于从事电子档案管理工作的工作人员选拔时，要严格规定录用的标准、条件，对于满足条件的才能给予录用的机会，以免因为专业水平不足导致档案管理工作中出现失误，为单位带来不必要的麻烦。
（三）提高电子档案工作人员的专业素质
首先，不仅要建立严格的员工录用选拔制度，还要加强在岗人员的专业素质培训；其次，从事医疗事业单位档案管理工作的工作人员，不仅要熟练的掌握计算机的相关知识与档案管理方面的相关知识，还要熟悉医院科学研究的相关内容。只有熟练的掌握这些相关知识，才能结合实际情况，充分发挥电子档案管理的优势，促进医疗事业单位的快速发展，使其能够为病人提供更优质的服务。
（四）加大资金投入的力度
技术设备的相对落后，将会导致工作效率不断下降。因此，医疗事业单位应该加大资金投入的力度，强化自身的基础设施建设，使用先进的技术设备，提高医疗事业单位电子档案管理工作的效率及质量。由于技术设备不断更新，对电子档案管理工作从业人员的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技术设备的同时也要对工作人员进行及时的培训，使其可以将新设备的优势最大程度的发挥出来，促进医疗事业单位电子档案工作的不断发展与进步。
三、结语
综上所述，信息技术水平的不断提升，使得电子档案管理工作的作用不断显现且发挥出来，而医疗事业单位开始逐渐意识到了电子档案管理的优势，加大了对电子档案管理的重视程度与资金投入力度，使得电子档案管理工作在技术和设备方面不断得到重视与提高。在未来的发展过程中，电子档案管理工作要本着以自身为本，力求突破创新作为发展方向，以更好的为病人服务为核心，不断促进医疗事业单位向着全面、和谐的方向发展。
参考文献：
[1]⑾丽.加强事业单位档案信息电子化的对策[J].黑龙江科技信息，2014，（27）.
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.
1.1人们对于档案规范化管理的重视程度不高
随着社会经济和科学技术的发展，绝大多数事业单位都已经对档案管理规范化建设工作倾注了足够的重视和努力，但仍然有部分事业单位尚未对档案管理规范化建设的重要意义进行充分的认识。因此，人们对于档案规范化管理的重视程度不高。以下两种现象足以说明对于档案规范化管理，部分事业单位需要引起足够的重视。首先，是部分事业单位不能清醒地认识到档案管理的重要性和特殊性，片面、武断的认为规范化的事业单位档案管理在短期内不会产生经济效益，尤其缺乏长期眼光。因此，单位领导很少对档案管理工作进行审查和监督。其次，即使部分事业单位的领导在思想上对档案管理工作有一定程度的重视，但是他们却吝于进行规范化建设方面的资金和人才投资，阻碍了档案管理工作的进一步深入开展和作用发挥。
1.2健全的档案管理制度的缺失
首先，从目前的事业单位档案管理实践来看，虽然大部分的事业单位已经实现对相关的档案管理制度的制定，但是，在这些制度中，绝大部分的内容主要针对档案管理部门工作人员，进行一定程度上的行为规范，而对于事业单位的其他部门和人员，仍然不受约束。这种情况会导致档案管理工作缺乏整体合力。其次，部分事业单位对自身制定的档案管理制度做不到高效、高质执行，缺乏执行力，再完善的档案管理制度也会沦为虚设。
1.3电子文件管理工作所需软硬件设施不齐全
在信息技术高度发展的今天，办公的形式越来越多的向电子文件靠拢。为了适应这一变化，对电子文件的统一、规范的管理也应该被纳入我国事业单位的档案管理中。但是从目前的事业单位档案管理实践来看，电子档案管理中所需要的相关硬件设施存在配备不齐全、电子档案录取工作麻烦不宜行等问题。
2推进事业单位档案的规范化管理的策略
2.1强化档案规范管理的地位，加强对档案管理人员的技能培训
事业单位要通过各种形式，致力于单位内档案管理工作者对自身工作重要性认识程度的提升。不管是通过宣传还是职工职业道德教育，都是体现事业单位整体人事管理核心的重要举措。
2.2建立健全档案管理规章制度，明确工作人员职责
事业单位应该逐步建立一整套基于自身实际情况的档案管理制度，并且不断提升规章制度的执行力，对档案人员严格要求，实现规章制度的高效、高质执行，杜绝一切违纪违法的行为。同时，事业单位档案管理部门要切实遵循统一领导、分级管理的管理原则，在实施档案规范管理时，注重总体规划的强化，分类指导的进行，相关监督工作的做出，档案工作规范化管理成绩评估工作的分级组织。
2.3提高事业单位档案管理的信息化水平
运用科学的管理手段将档案管理的效力充分发挥，是提升事业单位档案管理工作质量的关键环节。为了实现档案管理工作内容的全面化，要加强对信息资源档案收集的力度，争取全面涵盖文字、图像、影音等信息资源，并且将这些资源科学、合理的进行并归等处理。其次，要保证电子档案的保密性，严防电子档案信息的泄露，而对于不需保密而需向社会披露的信息，要及时通过信息化技术和网络向社会公布，更好地为人民服务，提升档案的利用效率。
3.结束语
关键词：档案管理；电子化；路径
中图分类号：TD327.3 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 20-0000-01
随着人们生活节奏的不断加快、信息科技的不断发展以及办公条件日益自动化，使得档案管理电子化已成为不可阻挡的趋势。顾名思义，电子档案是指将人们所需要记录、保存的信息、内容，以文字、图表、数字、图形等方式记录在计算机上面，并将其制作成可供人们阅读、传输以及处理的电子文件。但是，电子档案并不是无懈可击的，如果没有做好十足的安全措施，它将很容易丢失、被篡改。因此，这也意味着电子档案是不能够完全的取代传统意义上的纸质档案在人们生活中的重要性。但是，电子档案给人们生活和工作所带来的便利性，却是传统纸质档案不能替代的。下面本文从档案管理电子化的现状及相应的解决对策谈谈自己的看法，一方面希望起到抛砖引玉的作用，另一方面是希望更多的人能够重视档案管理的电子化，从而对其进行研究，完善其缺陷，使其能够更好地为人们的工作和生活服务。
一、档案管理电子化的现状及问题
（一）没有统一的档案管理系统
由于目前我国的档案信息管理系统和网络建设形式没有统一的标准，没有建立数据交换的机读目录档案系统，使得其在层次、规范上具有较大的差异性，从而导致其开发性、服务性和共享性较差，不能真正意义上的实现档案信息的资源共享。
（二）缺乏通用性，不能对其进行统一的信息管理
众所周知，我国档案管理电子化兴起的时间还比较短，因此，还存在着较多的问题，其中缺乏通用性就是其存在的问题之一。同时，由于目前各公司和单位所使用的计算机型号、规格不统一，且档案管理的软件存在较大的差异，使得各公司之间的资源不能实现共享。而且，目前也没有一个软件能够使其既能够应用于文件检索，又能够对所有文档进行统一的档案信息管理。由于这一缺陷，给档案的信息管理工作中的快速编辑带来了巨大的困挠，也使得我国档案管理的电子化发展受到了极大的阻碍，给其发展带来了巨大的挑战。
（三）缺乏标准、规范的档案管理工作
档案信息管理要想实现标准、规范的电子化，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。但是由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性较差，因此，每个档案管理系统只能根据自身的需求对其进行归纳，从而使得档案管理工作缺乏统一的标准和规范。
二、相应的解决对策及路径
（一）建立统一、完善的电子档案管理制度
为了未来能够更好地发展电子档案管理制度，建立一个统一、完善的电子档案管理制度将是目前的档案管理工作的首要任务。为了建立统一、完善的电子档案管理制度必须要做好以下几个方面：首先，应该规定一个统一的电子档案制作、收集及归纳的标准，让每一个需要进行档案管理工作的企业和单位都能够有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对所制作的电子档案进行整理、分类、归纳以及总结，使其能够方便人们的使用和查询；最后要安排专人对其进行保管，以防其因工作的调整、计算机的损坏、工作的交移过程等原因而造成的档案的丢失、遗漏、损坏、被篡改等问题，确保档案资料的完整性。
（二）建立电子档案的资源共享平台
建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。
（三）加强对电子档案管理人员的技术培养
对于当前的电子档案管理工作者主要有两个来源，一是拥有专业计算机知识、技能的人才所担任的，另一种是企事业单位现有的电子档案管理人员。对于拥有专业计算机知识、技能的人才，一般需要单位从外部进行招聘，并对其进行相应的短期培训，使其了解本企业单位的实际情况，并很好的适应工作的需要；对于现有的电子档案管理人员，要加大培训的投入力度，让其能够掌握系统、全面的电子档案管理所需的基本知识、计算机知识等技能，从而解决电子档案管理人员短缺的问题。
（四）做好硬件设施的维护、更新工作
由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。
随着电子信息化的不断发展，档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度，使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。
参考文献：
[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2010（08）.
一、现阶段事业单位档案管理存在的主要问题
（一）整体的档案管理制度没有全面地结合时代性
由于现阶段的我国正处于高速发展的社会状态，国家的各项事业日益变化，事业单位需要不断进行工作内容和设备的革新，一旦出现对社会进展信息缺失的状况，很容易造成事业单位各项工作的落后和延误。而要想从本质上提升事业单位的工作效率，必须着重完善现阶段的档案管理制度，但是，当前许多事业单位的档案制度并不能很好地与时代接轨，没有及时进行设备和管理系统的更新，甚至许多单位的档案管理主要采用的还是文籍库存的形式。因此，事业单位的档案管理必须采用新的管理措施与手段，积极进行现代化设备的革新，努力收集并保持档案管理信息的先进性，优化现有的档案管理制度，使事业单位的内部管理系统始终处于时代前沿的地位。
（二）档案管理中的程序衔接不当、检索十分不易
虽然当前我国的多数事业单位都采用了现代化的档案管理存储设备，但是其在各个单位中的具体应用和操作程序都是不同的，而且许多事业单位的管理人员都对现代管理设备的性能缺乏一定的认知，不能较好地加以利用，实现其功能的最大化。在实际的档案管理过程当中，事业单位往往进行了档案管理的部分形式化作业，而实际的操作程序却无法进行具体的衔接，而且建立了许多繁琐的搜索工具，导致检索的过程十分冗杂，效率十分低下，缺乏实效性。
（三）档案的管理措施不当、发挥不出本质的作用
在当前的信息化网络时代下，事业单位能够较好地保存以往的工作记录，便于进行及时地纠正和引用，同时电子设备的存储空间是十分大的，事业单位并不需要担心储存的数量问题。但是，虽然现阶段的档案管理主要由计算机等电子设备操作，仍然需要一些人为的管理措施，比如对档案进行整理归集、分类排序等，从而提高检索查找的效率，可是现状并非如此，当下的事业管理人员已然形成了对电子管理设备一定程度上的依赖，对档案的管理规范几乎全都由这类设备运行，同时对于其中过时的无实际功能的档案未能进行及时地清理革新，导致档案管理信息查询系统存在着许多的漏洞，实际的文件整体繁杂不清，档案的信息无法得到最有效地运用，发挥不出应有的功能。
二、现代化管理方法在事业单位档案管理中的运用策略
面对当前我国事业单位档案管理中存在的各种问题，必须加快全面落实现代化的管理方法和手段的步伐，促使事业单位的档案管理水平不断上升，同时要在运用信息设备管理的基础上，加入现代化的人为管理方法，使事业单位的工作开展变得更加顺利，办公效率获得有效提高。
（一）加强档案管理制度的科学规范化
现有的事业单位档案管理制度，在各个环节和实施中都存在着许多的不足，要想使其更加的具有执行力和操作力，事业单位应当优先进行档案管理制度的规范和深化，利用新型的科技电子管理设备不断对档案进行科学的整理分配，同时在时代的督促下加大对管理制度的革新，使其随着时代的进步不断具有新鲜的活力和动力，能够在日益变化的社会中保持其先进的管理水平。除此之外，在进行档案管理制度的创新和制定时，管理者要充分结合事业单位的实际工作，采取因地制宜的管理方式，促使档案管理制度能够得到最有效的深化。
（二）提高管理人员计算机网络设备的操作水平
新时代下的事业单位档案管理必然离不开计算机网络设备的运用，但是许多的事业单位管理人员对计算机的管理运用手段并没有较好的认知，其计算机的操作水平也亟待提升。因此，事业单位必须对管理人员进行专业素质的强化，提高其基本技能的操作能力，逐步加强计算机管理在档案管理中的实际运用，使得新时代的档案管理更加具有条理性和科学性。
（三）健全现代化的管理措施与手段
当前事业单位的档案现代化管理手段是多种多样的，而且分别具有不同的可操作性，在实际的档案管理过程中，事业单位应当根据具体的工作要求建立相应的档案管理数据库，对档案进行分批分类管理，形成便捷的管理查询系统，简化工作内容，提高办公的效率。
摘要目的：对医院现行的医疗设备档案管理制度进行分析，找出其中存在的问题与不足之处，加以改进。方法：从采购、建档、使用、维修等方面健全医院医疗设备档案管理制度。结果：在改进了医疗设备档案管理制度后，医疗设备的使用、运转以及对院方医疗设备的管理等情况较改进之前都有所提高。结论：积极发现医院医疗设备管理制度的不足并加以改善，对医疗设备的管理和医院医疗工作的顺利进行都有所保障，值得提倡。
关键词医疗设备 档案管理 体会
近年来，随着医疗水平的不断提高，医务工作者的素质也在逐步提高，为了适应高水平的医疗工作，许多高精尖的医疗设备也逐步应用于医疗工作中。许多原始老旧的医疗设备逐步被新的高科技医疗设备所替代，这在疾病的诊疗过程中起到了很大作用，不仅提高了诊断的准确率，而且在工作效率上也有较大幅度改善。完善的医疗设备管理制度可以保障医疗设备在各科室的合理分配和使用，可以有效提高医疗设备的运转，有助于医疗工作的顺利进行，故而，建立科学、完整、系统的医疗设备管理制度就显得极其重要。
一、我院医疗设备的现状
截止2016年6月，我院建档在案的医疗设备共计500余台，总价值约8550万人民币，我们将这些医疗设备分为5万元以下、5-10万元、10-20万元、20-50万元、50万元以上五类。利用现代化电子信息技术将这些设备编号并且建立基本档案。
二、医疗设备档案的基本内容
对于医疗设备档案的管理，要制定科学完善的管理制度。首先，将所有设备按照用途分类，并且每种用途下按照设备名称编号归类，并建立电子档案。再由各个科室负责管理设备的工作人员将各科室所有设备汇总，按照每种设备名称将其编号分类，建立电子档案。电子档案的大致内容包括：①采购前资料：采购申请表、设备考察报告、设备的合格生产证书以及采购批复文件；②采购时资料：采购申请表、采购记录、投标文件、采购合同、免税单、进出口许可证、提货单、发票、验收报告、设备配置清单、使用说明书、保修卡、线路图、合格证书等；③设备运行时资料：使用说明书、操作记录、维修故障记录、清查检验记录；④报废资料：报废申请单、资产报废鉴定书、批复文件。
三、专人管理制度
我院设备众多，在管理方面应多加注意。我院将各个科室设备指定相关专、兼职人员进行专门管理，包括设备引进时对该设备编号建档，保存基本信息、分配科室、找专业人员安装调试、后期维修、到时报废、定期清查设备数量功能等。这样可以保证对各个科室设备的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同时也为诊疗工作正常运行起到了保障作用。
四、维修报废制度
所有的设备都有严格的使用年限，在这期间，若设备出现问题，需找专业人员进行维修，各个科室负责人应将设备故障问题告知医学装备部设备运行维修组，建档保存。若到达该设备使用年限设备还在使用，应当严格遵守报废制度，上报医学装备及物资供应部，根据需要引进新设备并且取消报废设备的电子档案，保证所有设备在安全可操作范围内正常运行，确保诊疗效果的准确性。
五、定期清查制度
对各个科室的设备要进行定期清查。包括清查设备数量、定期请专业人员维护保养、清查使用中出现的问题以及解决方法、清查登记使用过程中的优缺点等，并及时完善设备的档案，方便管理的同时也保证设备正常运转。
六、完善医疗医疗设备档案管理制度
①加强院方与各个科室对医疗设备档案管理重要性的认识，从申购考察直到设备报废，都要建立一套科学、完整、规范的管理体系，明确各部门以及相关责任人的职能，保证各个环节能够顺利进行；②加强在医疗设备档案管理方面工作人员的专业技能培训，建立责任人制度。各个科室责任人掌握其主管科室的所有设备，保证医疗设备正常运行的基础上，同时保障医疗设备的维修、保养、报废等工作，以确保医院诊疗工作的顺利进行；③对各个科室设备进行定期清查，记录各种医疗设备的数量、社会效益、经济效益、使用时间、报废时间等情况，灵活调动各科室医疗设备，避免同一科室因重复引进医疗设备而造成医疗设备的闲置与资源浪费，同时也要避免其他需要该设备的科室因缺少而重复引进；④医务人员在操作使用医疗设备的过程中，要严格按照操作要求与流程进行操作，若操作中设备出现故障，及时按程序上报联系相关责任人，及时维修，尽可能使设备在最短时间内恢复使用；⑤相关责任人应该具有专业素养，在工作中也要具备责任心，对自己的工作认真负责，充分发挥自己的专业知识与职能；⑥要不断完善电子档案系统，建立专业的档案管理制度，不仅可以为相关管理工作带来极大的便利，同时又可以节省工作时间、提高工作效率，达到事半功倍的效果。
七、体会
过去都是手写的医疗设备档案，时间久远便不易保存，并且纸质档案易破损丢失，搬运、查阅都不方便，会对医疗设备的管理带来一些不必要的麻烦，随着医院现代化程度的逐步提高，医疗水平也在同步提升，现如今，全部改用电子档案，方便快捷且资料保存完整，调阅查询也相当方便。医疗设备在医院工作的运行中，有着举足轻重的作用，如何管理运用好这些高精尖的医疗设备、提高利用率在很大程度上都取决于医疗设备档案的管理。其管理水平的好坏，直接影响到医院的诊疗质量和水平。所以在旧设备出现故障或者报废以及引进新设备后，都应及时完整地建立档案，完善相关资料，随时掌握全院医疗设备的运行动态。利用电子档案的方便快捷，可有效协调医疗设备在各个科室的运转及保证正常使用。并且只有真正落实制度、落实责任、落实服务，才能做到医疗设备档案管理的正规化、系统化、科学化、完整化与智能化，才能更好地为现代医疗发展所服务。
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[关键词]学籍 电子档案 管理
2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1 对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2 管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3 忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4 信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。
(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1 明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2 完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3 充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
关键词：医疗保险 医保档案 完善内容
一、建立医保档案管理制度的原因
建立完善的医保档案管理制度，是医保制度在我国不断完善的新形势下对医院的基本要求。
为什么说是新形荩一是因为医疗服务对象变为参保人员，用医保来支付的医疗费占到医院收入的60%到90%，且相对来说，用医保作为支付手段不会出现欠医疗费的情况。
二是因为医保支付制度的改革，对医疗行业的服务行为产生了一定的激励和制约作用，比如，用医保作为支付手段，依靠的是医疗保险的经办机构作为患者和医院之间的第三方来经办，这就让患者和医院在支付医药费的过程中，医院不再是控制费用的一方，而是经过和患者之间的谈判来决定。
所以在这种新的形式下，医院必须建立完善的医疗保险档案管理制度。因为医保档案管理可以作为辅助医院决策层做出科学医保决策的依据，为医院在未来实现科学的医保管理，以及我国医疗事业的发展提供真实有效的信息数据。
从目前的情况来看，尽管随着医疗保险在我国的全面施行，各个医疗单位对医保的服务越来越看重，但是对医疗保险档案的建立却并不重视。很多医疗单位都没有建立专门的医保档案，而是将医保档案和其他资料放在一起，甚至还有些医疗单位根本就不把医疗档案作为重要信息，不给予储存和整理。
出现这种情况的原因是因为医保档案在全国施是一个循序渐进的过程，目前所以参保患者就医的比例很小，没有让医疗单位引起重视，更谈不上去管理。
因此提出对医疗单位医疗保险档案管理制度的建立和完善，对促进我国医保工作的开展，和对医疗单位做好医保档案管理都很有针对性。
二、医疗保险档案管理的内容
各个医疗单位在建立医疗保险档案的时候，应该以医院和医保共同发展为前提，以做好医院和医疗保险的服务作为核心内容。
具体分为一下几个部分，1.建立医疗保险政策和相关法律法规政策的档案，主要内容包括国家和各个地区出台的关于医疗保险的律法政策等，方便医疗人员的查看。2.医疗保险服务档案的建立，主要包括医疗单位和医疗保险相关服务的制度，以及医疗单位医保服务内容和流程、质量、规范等内容。3.参保就医患者的档案。包括年龄构成、就医次数、费用等内容，以及参保人群的病例档案、各个时期住院和门诊患者人数、以及医疗费用等各类费用的占比。
3.建立医疗保险绩效档案，包括医疗人员患者好评度、荣誉、等内容，以及医疗单位在医疗保险管理方面的研究创新成果。
对于医院中所有和医疗保险相关的资料都应该进行存档管理，因为这些信息在将来都会成为医院改进医保运行的重要信息依据。
三、医保档案管理制度要点
1.医疗单位的医疗保险档案必须施行统一收集、整理、管理，保证档案的书写规范和完整，以及归档科学排列有序。对于各个档案和病例的借出要做好登记工作，保证资料的及时归还。
2.建立电子档案
相对于目前很多医疗单位的纸质档案来说，建立医保电子档案能更能方便档案的储存和查阅，而且电子档案储存的信息量大，在联网的情况下医院的相关人员都可以随时查阅。
3.规范的管理制度
首先，要确定医疗保险档案信息收集涉及的范围，以及用什么方式去分类，档案室要有专门的人员对医保档案进行归类和保管。其次，建立医疗保险发展进程的管理，例如，新出台的医疗保险相关政策、活动、以及取得的成效等，都要进行归档管理。再次，建立文件上交制度，确保医院各类和医保相关的资料及时上交，确保不遗漏任何档案。最后，建立责任制度，对医疗保险档案管理工作进行考核。
四、建立和完善医疗保险档案管理的方法
1.规范医保档案管理流程
制定《医疗保险管理业务档案管理工作制度》，把医疗保险文件材料的形成、收集、整理、归档和保管工作纳入相关工作程序，列入相关人员的岗位责任，建立健全责任，要将档案管理工作任务分解落实到各自分管的业务科室及具体人员，把档案管理列入各科室日常工作，确保新产生的业务档案与业务经办的无缝对接；进一步优化业务档案立卷归档流程，使档案整理归档职责清晰、移交顺畅。
2.建立医保业务档案各项工作制度
应建立文件材料的收集、接受、整理、鉴定、归档等方面相关制度以及借阅、利用、移交、销毁制度，从而完善文件材料的收集、整理、归档和档案管理和利用工作。这可以从两方面进行：一是设置专用档案库房。配置防潮、防光、防火、防高温、防盗、防有害生物等设施设备，库房湿度、温度达到标准，确保医保业务档案安全。
二是使用密集架。将标注保管期限的各科室所涉及的专业性文字材料、电子文档、图表等业务档案全宗卷，上密集架归档，这样做就保存了历史记录，保持了档案连续性。三是加强归档文件材料的收集整理工作。按照“年度-险种-业务环节”的分类方法，将真实、合法、有效的材料收集齐全，进行分类、排列，再结合保管期限进行组卷，编页号、目录。
3.加强档案管理人员培训学习医疗保险档案管理工作是医疗保险经办机构的一项重要基础工作，因此特别重视和加强对档案管理人员的业务培训。采取“走出去”的办法向档案管理好的单位学习，学习档案管理法规、档案管理标准和档案具体业务，加强医疗保险业务流程，不断提高本单位档案管理水平。
4.建立医保卡电子健康档案
通过信息化的推动，逐步实现劳动保障资源与卫生资源、信息和服务的共享。可以根据医保参保人员的年龄层次不同，免费提供一般检查、常规检查，心电图、胸片、等在内的实验室检查项目服务，并根据体检结果为每位参保人员建立电子健康档案。同时，对建档人员免费提供健康教育、咨询服务。为医保人员建立电子健康档案，既能让每位参保人员了解自己的身体状况，对疾病进行提前防治，有效降低发病率，达到实现医保跟踪一生、服务一生的目的，同时，也为医疗保险运行情况分析提供了第一手原始资料。
参考文献：
[1]李晓丽.浅谈医院档案管理信息化建设的问题与对策[J].河北企业，2014，（3）：31.
关键词： 学报档案；信息化；电子档案
中图分类号： G127 文献标识码： A 文章编号： 2095-8153（2016）04-0075-03
学报作为高校展现本校教学水平和学术水平的窗口，肩负着学术成果交流、科技成果信息传播及转化的重任，而学报档案则是记录学术成果交流、科技成果信息传播及成果转化等学术论文的审稿、编辑、出版、发行等过程的依据。2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》也明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”①。因此，做好学报审稿单、原稿、样书及出版发行流程中资料的归档和管理是做好高校档案的重要内容。然而，互联网及信息化技术的发展，档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化，以往传统纸质材料的归档和管理已不能满足实际工作需要，推进学报档案的信息化管理既是自身发展的需要，也是时展的机遇。
一、高校学报档案信息化管理的意义
学报作为高校文化软实力的象征，其在编辑、出版、发行的过程中产生大量的具有留存价值的文档资料是档案的重要信息资源，这也是学报档案管理的重要内容。传统纸质档案管理无论是后期保存、资源共享，还是进行数据分析、使用时查询等方面都存在诸多不便。而推进高校学报档案信息化管理，便于高校学报档案在信息采集、存储、管理等方面实现标准化。运用信息技术来处理、保存学报档案，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费，节约了保管费用，节省了占地空间，也有效延长了档案的保存时间，有利于进一步完善学报档案资料，还可使学报档案建立后长期、重复使用，特别是将一些稀缺的资料转化成可共享的数据资料，为师生的查询、参考提供了便利，也为领导和相关部门提供了全面真实、准确可靠的数据资料，提高了档案资源的利用效率和再使用价值。
二、高校学报档案信息化管理存在的突出问题
（一）学报电子档案信息缺失
长期以来，编辑部主要工作精力都放在学报的编辑、出版和发行上，对档案的管理重视程度不够，加上互联网和办公自动化的普及，学报电子文件、文稿以及采编平台的运用逐步取代了传统的纸质文件、文稿的收发和学报文章的审阅方式。然而，电子文档归档属新生事物，加之学报档案管理员原本由学报编辑部编辑兼任，对学报电子文档管理要求不了解，导致很多电子文档仅简单地保存在计算机硬盘上，造成部分电子文档信息的丢失或损坏，并且这些电子文档一但丢失或损坏便无法弥补[1]。《电子文件归档与管理规范》明确规定，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留①。然而，实践中能够按上述要求完整记录、保留文稿及修改过程的学报少之又少。目前，很多学报的纸质文档和电子文档并未统一转化为一套完整的电子档案，而是分散在各个编辑手中；辛苦建立的作者数据库、审稿专家数据库、读者（发行）数据库、稿件数据库等各类专题数据库，启用的也不多。学报电子档案的真实性、完整性十分欠缺。
（二）学报档案信息化程度不高
学报档案要实现信息化管理，落实到行动中就需要做好基础设施建设、档案信息化资源建设、应用系统建设、保障体系建设[2]，档案信息化建设是一项系统工程需要投入大量的人力、物力、财力，而大多高校并不重视档案建设，至今仍有不少高校学报档案管理还是沿用传统的纸质材料收集归档的管理模式；也有部分高校力跟时展的步伐，从学校档案到学报档案都开发或购买了档案管理系统，或因其开发的速度和水平相对滞后，仍不能满足用户对档案查询、利用等的需求，使很多学报档案信息资源无法共享；或因学报档案无专人管理，导致学报档案信息化建设中大量基础性工作没有建立起来，即使辛苦建立起来的信息管理系统也没能好好利用。不重视学报档案信息化建设，必然导致学报档案的信息化管理滞后。
三、影响高校学报档案信息化管理的因素分析
（一）学报档案信息化管理意识薄弱
学报要实现从传统的纸质档案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院级管理层下到档案管理操作层都能够充分认识档案信息化管理的重要性，熟知档案信息化管理流程，熟练应用信息化管理手段。然而，很多高校学报只将工作重点放在了编辑业务工作上，忽视了学报档案的建设，更谈不上将有限的资源投入到学报的档案信息化建设中去，档案管理员只能继续沿用传统的档案管理方式、方法，这在很大程度上也影响了档案管理工作人员的积极性，学报档案信息化建设跟不上，信息化管理只能成为一句空话。
（二）学报档案管理制度不健全
学报档案作为高校档案的组成部分之一，其在收集、整理和归档上同一般的档案管理有共性，但因其内容不同，对于归档范围、程序及管理要求也会有其差异性。目前大多高校学报档案的管理规范、标准主要还是参照一般的档案管理制度进行管理，并没有出台有关学报档案管理的办法或制度，而一般的档案管理制度缺乏针对学报的审稿单、原稿、出版发行过程的特殊电子文件等收集、归档作具体的要求，导致学报档案管理不规范。学报档案管理制度的缺失，致使学报档案资料收集、归档及管理不规范，档案的再使用价值大打折扣，学报档案信息化管理制度不健全，也会使学报档案推进信息化管理缺乏动力。
（三）学报档案信息化管理的配套设施跟不上
目前，很多高校将优质资源集中到了教学一线本无可厚非，但有的高校在档案信息化建设项目中，对软、硬件配套设施的投入能省则省，学报没有专门的档案室，纸质档案直接存放在学报编辑部，档案数据库和管理系统开发也跟不上要求，学报电子档案直接存放在办公用电脑硬盘上等情况并不鲜见。高校尚未着手开发信息化管理系统或虽在软件方面有所投入，但对档案信息化数据库的开发、网络管理系统的开发等不够以及没能对相关数据库或网络管理系统进行定期升级，造成了学报档案很难利用开发的档案管理系统及时上传相关材料，也直接影响到了其再次利用的价值。
（四）管理员专业知识匮乏
高校学报档案的管理一般由编辑兼任，作为兼职档案管理员，自然外出接受业务知识方面的培训机会很少，有关档案归档、管理等业务知识大多是抽空自学或向身边有“经验”的同事请教，势必造成对业务知识的学习、掌握不系统，对档案管理要求及规范一知半解、零散无序，计算机及网络技术运用能力也差参不齐，造成学报档案信息化管理停留在口头上，不能落实到行动中。
四、推进高校学报档案信息化管理的策略
（一）完善学报档案管理制度建设
建立一套完整的学报档案管理制度，从各方面规范学报档案的业务性、技术性的规范，不但能够为学报档案原始数据的收集、整理、归档、管理等的规范性及统一性等提供参考，也能为学报档案在信息化管理过程中出现的新问题提供参考，保障相关工作的顺利开展。目前，伴随办公自动化及网络化的普及，学报电子文档也日渐增多，从电子稿件、作者信息、审稿专家信息以及学报发行及交流信息等都是学报档案要归档的重要信息之一，学报档案管理员需要将上述文档归类并按一定的存档方式和格式备份、存档，而每一类档案的归档要求、范围等也不尽相同。因此，学报档案管理制度的制定除了要对档案归档的内容、形式、时间以及档案的移交、保管等基本工作规范作出明确规定外，还需要对电子档案的保存格式、保存方式等作具体规定，确保学报档案的完整性，为实现档案信息化管理做好基本功。
（二）加快档案数据库和管理系统建设
学报档案数据库和管理系统建设是其实现信息化管理的基础条件，没有数据库和管理系统的开发，档案信息管理缺乏施行的载体。学报档案数据库和管理系统建设可依托学校档案信息化建设完善学报采编平台，建立健全常规的学报稿件、审稿专家、作者、发行等数据库及文件管理、出版活动等管理系统。利用扫描技术、音频、视频等数字摄影技术将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，按照数字化档案规范存储，通过互联网技术实现有序管理，使档案信息查询便利，实现快速资源共享。学报档案数据库和管理系统建设是档案工作顺应信息化时展的新举措、新要求。
（三）及时更新并完善学报档案信息
建立起完整、准确的档案数据库是学报档案实现信息化管理的一项重要性基础工作，将原始资料转化成数字化档案资料并上传至档案管理系统中，便于利用计算机分类、检索，此外，还要对现有信息进行维护、更新，对新增信息及时添加，使档案信息与学报期刊发行同时更新，确保信息的实效性。如，每出一期学报，收发一份文件、收集一份专家、作者等信息材料都要及时制作成数字化信息并上传到学报档案管理系统中，使档案信息定期更新，方便对学报档案的管理，如此，才能时时提供完整、准确的供查询的信息，最大限度地提高学报档案的利用效率。
（四）提高档案管理员信息化素养
过硬的档案管理业务知识和运用信息技术的能力是做好档案信息化管理的前提和保障。学报档案管理要实现信息化，方便档案信息查询，使优秀资源实现共享，充分发挥档案资料的使用价值，要求学报档案管理员能够熟知档案数据库和管理系统的后台操作，定时收集、上传学报档案资料，更新数据，确保资料的时效性。这需要加强对档案管理员的岗前培训或继续教育，从根本上提高档案管理员的业务能力，如培训档案信息资源的收集、整理、处理、分析等综合能力；注重网络化管理知识的培训，如熟练运用档案信息化的管理系统，能够将不同文本的档案信息转化为数字化信息并存档和维护等，从而提高其业务水平。
五、结语
高校学报的档案管理工作已今非昔比，传统纸质档案在查询、资源共享等方面的局限性已不能满足信息化时展的需要，要充分发挥学报的再利用价值，需要高校学报档案管理紧跟时代步伐，朝信息化、规范化等方向发展，这也要求档案管理员除具备档案管理的专业知识外，还要具备运用现代办公设备及网络系统的操作、管理能力，对学报档案管理员的业务素质和信息化水平提出了更高要的要求。
[参考文献]
和传统的档案管理不同，档案现代化管理既要使用先进的管理技术和方法，同时还需要使用先进的管理理念。这就需要在档案管理工作中，充分利用计算机、网络、通信等先进科技和设备，大大提升档案现代化管理工作的效率。科技是档案现代化管理的基础和源泉，而理念的更新和树立是其核心内容。通过对档案现代化管理制度的改革，加强责任管理，科学严谨地开展档案管理工作。档案管理工作的现代化发展是档案事业发展的必然方向，也是经济社会发展的需要。该文通过分析目前档案现代化管理过程中存在的实际问题，有针对性地寻找解决方法，不断提升档案现代化管理工作的质量，促进档案事业发展，为经济社会发展提供有力的保障。
1 档案现代化管理存在的问题
1.1 科技含量不高，档案利用率低下
在科技飞速发展的今天，档案管理工作不再仅是收集、整理、存贮档案资料的过程，其具有专业性和机密性，需要使用科学的管理方式来对档案实现管理和利用，是一个单位蓬勃发展的基础力量。但是目前很多单位并没有真正意识到档案管理的重要性，对于档案的管理多仅限为“藏”的水平，并没有真正达到充分“用”的层次。档案的利用率非常低，信息资源遭受严重浪费，使档案管理工作流于形式，失去了管理的意义和作用。
1.2 档案管理制度存在缺陷
因为单位领导对档案管理认识的不够，不重视档案管理制度的制定和执行，导致了档案管理制度的漏洞比较多。很多的档案管理制度都没有相应的标准来进行约束，档案的编制非常的随意，目录不规范，标准也不统一。致使档案的收集工作很困难，管理也比较难，档案丢失的情况比较严重，单位的档案信息外流。
1.3 信息技术的使用不足
计算机技术的发展非常迅速，不同行业对其利用程度不一。而档案管理事业尤其是基层单位使用计算机来进行信息化管理的程度不够，计算机仅仅是管理的一个工具，使用简单的软件，并没有形成从收集到利用的系统化体系，自动化水平非常低，大部分都是要人工进行检索，因此比较费时费力，也不符合档案现代化管理的基本要求。
2 档案现代化管理的解决措施
在信息化的时代大环境下，档案信息资源是单位发展的基础力量。档案管理是促进单位业务发展的基础工作，所以必须了解和理解档案管理的重要性，对档案管理在单位发展的地位给予重视，提供各类措施来清理阻碍其发展因素，提升档案现代化管理工作的效果和效率。针对档案现代化管理存在的问题，对档案现代化管理公里的顺利开展提出相关建议和措施。
2.1 注重科学管理，正确看待档案管理工作
档案管理作为一项信息资源管理工作，对于单位在信息时代中的快速发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。
2.2 健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。必须根据单位和档案管理实际情况，依据国家相关法律法规，建立起来的规章制度，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。做到既约束领导，又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到功过分明，充分体现制度的权威性。
2.3 强化计算机技术运用，实现档案管理网络化档案利用现代化
网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。
保管档案的目的是在于利用，随着档案管理信息化的发展，以数字化，网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点，未来的档案馆是一种以电子计算机的通讯网络联系起来的档案馆的集合，它将使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。
2.4 现代化人才的培养
