时间：2023-06-06 09:00:03
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇材料档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
年初，厅党委对我局领导班子进行了调整。新一届局党委针对以前队伍管理涣散、业务工作严重滑坡的情况，确定了“以抓干部队伍作风根本转变，促业务工作提质增效”的工作思路，认真落实思想政治工作“生命线”地位，紧紧抓住队伍建设这一根本，树正气，压歪风，知荣辱，求发展，带领全局干警齐心协力，励精图治。
伴随着业务工作和干部队伍管理前行的节拍，我局的档案工作也取得了突出的成绩。几年来，我局在市档案局的领导与帮助下，高度重视档案管理工作，主动加强与市档案局的业务联系，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《省档案管理工作条例》，按照《国家安全机关档案管理暂行办法》、《机关档案管理考评办法（试行）》的要求，切实加强档案管理工作，使档案管理工作上了新台阶。
档案管理工作之所以能够取得如此突出的成绩，主要得益于局党组的高度重视和市档案局的大力支持与帮助。年我局成立了由分管领导为组长、综合办公室主任为副组长、专兼职档案员为成员的档案目标管理领导小组，负责档案管理工作。年我局又成立了以分管局长为组长、综合办公室主任为副组长、档案专兼职员为成员的档案鉴定和销毁领导小组。档案目标管理领导小组每年至少两次检查考核档案工作，研究解决实际问题。几年来，我局始终坚持将档案管理工作列入科室目标进行考核，每年年底，局目标考核组都要对档案工作一并进行检查考核。同时，我局还建立健全了以档案室为中心的机关档案管理网络，文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、人事档案全部实行了集中统一管理，其中人事档案和会计资料都实行了分库管理。我局的档案管理从基础管理到档案业务的规范化、科学化管理，始终得到了市档案局的大力支持与帮助，多次派人来我局进行了实地检查与指导。
在档案队伍建设方面，注重对档案人员的学习和培训。我局配备档案专职人员1名，兼职档案人员1名，专职人员具有大学本科学历文凭。我局多次派档案员参加市档案局组织的各类培训，专职人事档案员参加过国家安全厅保密办组织的培训。今年8月份，我局又派办公室副主任和档案员参加了国家安全厅举办的文档一体化和电子政务培训，并学习考察了兄弟局站档案管理的先进经验和做法。我局档案人员队伍稳定，具有较高的素质和良好的职业道德，在业务上经常与市档案局进行请示与联系，努力加强档案业务学习、研究与交流，常年订阅《中国档案报》和《档案与社会》等杂志。
在加强档案队伍建设的同时，我局还制定了一整套档案工作制度，制定下发了《市国家安全局档案管理保管期限规定》和《市国家安全局各类文件材料归档范围》。同时，局机关全面细致地建立了档案归档制度、档案工作制度、档案管理人员职责、档案员岗位责任制、干部人事档案管理人员职责、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度等制度，在省国家安全厅档案管理验收中，制度建设一项得了满分，受到了厅、市档案验收组的一致好评。
按照档案设施、设备管理的要求，我局实行办公、阅览、库房三室分开，配备了“八防”设备和物品，制定了相应措施。库房管理科学、整洁，装具充足适用。照相机、收录机、吸尘器、温湿度记录仪、微机、打印机、复印机、加湿器、空调等硬件设备齐全。在软件使用上，我局按照国家安全部的要求，实行档案的微机化管理。年，根据市委、市政府的要求，又应用了机关办公自动化软件相配套的电子公文传输系统，实现了与公文处理系统文件的及时归档管理3COME文档频道。
根据档案日常管理要求，我局每年组织有关人员定期检查档案保管和库房管理等情况，保护档案设施设备，健全了档案室内各类登记册，按要求规范手续，及时登记，主动提供利用服务，积极开展档案业务的监督、指导与培训工作。平时及时立卷，次年初进行归档管理，归档质量符合《机关档案工作业务建设规范》，档案整理、分类、编号、排架科学、系统、美观，便于查阅。
近两年来，我局的档案工作在局党委的直接领导下，在市档案局的支持下，在全体机关同志共同努力下，取得了一定成绩，但仍有不足。在今后的工作中，我们将继续努力，搞好宣传教育，强化管理，完善制度，狠抓落实，使我们的档案工作做得更好。
化工装置工程在分包建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等、这些文档材料全面反映了工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此、认真做好档案管理工作，充分发挥档案的作用是非常重要的。
1、转变档案观念，超前管理
长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。所以我们要意识到档案要逐步转变观念，意识到档案工作的长期性，对化工装置档案进行超前管理。装置工程由施工单位再分包给几个小的施工单位，这样工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多。经历时间长、稍有疏忽就可能遗漏，加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成。临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，要改变过去等人将档案送上门的做法。档案管理人员首先了解工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数，有的放矢去拓宽资料的收集渠道。
2、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络
加强对档案工作的集中统一管理，是档案齐全、完整、规范的重要保证。我们要遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作，成立档案情报室、设立专职档案员，在各业务部门及二级单位指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成了全单位的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。
3、强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平
工程档案具有“一次性”和不可回复性的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与化工装置工程相关的一些专业类别档案，了解不同类别的档案的分类整理。因此，要对各专职或兼职档案管理人员进行了培训，使他们了解化工装置工程建设工作中形成的文件类型的和归档范围。了解文件的起草、书写要求和制成材料的规范化。为今后建档工作奠定基础，使档案的标准化、规范化切实保障。
4、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。化工工程档案的形成是化工工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给化工工作者利用。所以要将档案资料及时输入电脑，实施信息化管理，随时为业务部门各种图文资料，使业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息，这样他们就会更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
总之，在今后的工作中要转变观念，对档案齐抓共管，密切联合，集中统一，不断强化提高档案管理人员的业务能力，充分开发利用档案信息作用，提高档案管理工作水平，从而更好地发挥档案的决策依据和参考作用，更好地为我们单位的各项工作服务。
（一）地铁工程档案的收集和归档不够及时。
地铁工程档案管理跟企事业单位一般的档案管理不同，地铁工程档案大多数是在建设施工过程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理过程中存在很多不确定的因素。从一条地铁线路立项到竣工通常需要3-5年的时间，参与地铁工程建设的单位上百家，形成的文件材料内容繁杂、涉及专业多、涉及范围广等，稍有不慎就会出现遗漏。当下，大多数地铁工程参建单位是在工程建设后期才会开始收集、整理文件材料，忽视档案的及时收集工作，造成文件遗失、原件少而复印件多，原始资料严重缺失等，导致档案管理工作存在不足。
（二）地铁工程档案的信息化程度偏低。
信息化网络时代里，网络和计算机不断普及，越来越的文件在电脑上直接产生，并通过网络进行传输，在无纸化办公快速发展的背景下，传统档案管理显得低效、滞后，不能满足信息化环境下的档案管理需求。地铁工程众多参建单位在工期的限制下各自为阵，只在内部使用一些工程建设管理软件，对外仍然使用纸质文件，即便一些单位具备信息化意识，也只是通过扫描把收集到的纸质文件材料转化成电子文件的形式进行保存。
（三）地铁工程档案数据存在安全风险。
在地铁工程档案管理的优化过程中，面临的安全风险主要体现在两方面：一是档案管理系统存在安全问题；二是网络上面临安全问题。地铁工程档案数据安全的保障依靠的主要技术需不断升级，仅通过设置复杂的密码、防火墙等手段并不能全面地、长久地确保数据的安全。同时，网络的不安全性当下已经成为制约地铁工程档案管理改革的最大障碍之一。
二、信息化环境下地铁工程档案管理的改革措施
（一）坚持地铁工程建设跟工程档案管理同步。
地铁工程文件材料没能及时收集和归档是造成档案管理落后的主要原因之一，而有效的解决措施之一就是坚持地铁工程建设跟工程档案管理的同步。例如，地铁工程档案管理人员应以地铁工程施工的进度安排以及使用文件材料的实际情况为依据，及时地、有计划地跟踪管理各个参建单位的文件材料收集、整理工作。档案管理人员要积极到各个参建单位、施工现场等了解文件材料的使用、流转等情况，弄清楚文件材料的去向，明确材料的回收时间，及时解决文件材料使用、流转环节出现的问题。又如，使用完毕的文件材料，档案人员应做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按计划收集，就应加强催收，尽量避免丢失原始的文件材料，确保文件材料完整归档。同时，地铁工程各个阶段形成的文件材料较多，收集质量的监控显得异常重要，档案管理人员应认真核查应归档的文件材料，及时检查材料的准确性、完整性，不符合要求的文件材料应立即返工，保障文件材料的收集质量。
（二）加强地铁工程档案管理的信息化建设。
地铁工程档案管理信息化手段是实现档案优化管理的重要标志。例如，档案管理人员应积极利用计算机独有的存储信息量大、运算速度快、自动化、精确度高、逻辑判断力强等特征，在收集和整理地铁工程文件材料的阶段就可运用计算机编制检索目录，实现对档案的收集、整理；当把文件材料整理成档案后，再通过计算机完成接收、查找、借阅、归还档案的工作，对于满足销毁条件的档案应自动进行判断，并给出提示；在地铁工程档案管理方面，可直接管理档案库房，为档案编研工作提供统计服务等。此外，地铁工程档案管理还可通过推行各种媒体形式档案的措施提高档案管理水平，如磁介质档案、缩微档案、电子文件档案等，以提高地铁工程档案管理水平。
（三）全面构建地铁工程档案管理的安全保障体系。
1、不断完善教学档案管理制度
科学的教学档案管理制度是做好教学档案管理工作的基本保障，有了科学的制度，工作才有章可循，有规可依。没有制度的保障，任何工作都不会做好。而任何制度都需要不断完善。随着时代的发展和教育的前进，已有的教学档案管理制度逐渐显出这样那样的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不断完善教学档案的管理制度。学校要根据国家的有关规定和本校的具体情况，制定周密的教学档案管理制度，既包括对教学档案的采集、整理、分类、存放、使用、调阅等等的具体规定，也包括对教学计划、教学进度表、课堂日志、考勤表、教案、讲义、工作总结、学生成绩表等等的具体规定。要建立教学档案管理人员的岗位责任制度，明确各个岗位的职责范围和工作要求。教学档案管理人员在各个工作环节中，都严格按规章和程序办事，一丝不苟，有条不紊，这样，才能保障教学档案的时效性、完整性、规范性和真实性，才能建立起质量高、价值大的教学档案。
2、强化教学档案材料的收集工作
教学档案工作是从档案材料的收集开始的，收集的及时、齐全、完整，是做好教学档案管理的首要要求。学校在强调教学档案重要性的基础上，做好各级各部门的协调工作，加强各级各部门之间的纵横联系，及时向各级各部门布置并收取各种教学档案材料。各种教学档案材料的收集必须严格按制度和标准做，不能应付，不能草率，不能迁就。力求收集及时，归档及时，材料齐全，真实规范。这样，才能使教学档案真实反映出学校教学活动的情况，具有使用价值，为改进教学与管理提供可靠的依据。
3、主动联系教师做好材料归档
教学档案管理人员要主动联系教师做好材料的归档。教师能够提供教学活动的第一手材料，这些材料能够直接反映教学情况，对学校加强管理、改进教学具有十分重要的作用。教师要提供的材料十分丰富，有教学大纲、考试大纲、教学计划、教学进度表、讲稿、教案、课堂日志、学生成绩表、工作量登记表、教学工作总结、科研成果报告、学术论文和学术著作等等。学校要明确通知教师上交各种材料的时间、地点，对各种材料的要求，但是，由于教师重视不够、工作忙等原因，有时有些教师可能不会及时上缴各种教学材料，或所交的教学材料不符合学校的要求。因此，教学档案管理人员要主动配合教师做好各种材料的归档，要主动联系教师，主动收取各种材料，不能坐等，不能别人交多少我就收多少，同时要指出哪些材料不符合学校要求，恳请教师修改或调换。这对教学档案收集的时效性、构成的完整性等等都是十分重要的。
4、促进教学档案管理工作的现代化
随着时代的发展，科技的进步，某些原有的教学档案管理方式已不能很好的适应学校的教学与管理，影响了学校的发展。因此，学校领导和教学档案管理人员必须更新观念，共同促进教学档案管理工的现代化。领导要重视教学档案管理工作，加大人力、财力的投入；尽快引进或增加现代化的档案管理设备；教学档案管理人员要努力学习，尽快掌握现代化的档案管理技术，如计算机的成绩管理系统、学籍管理系统等。现代化的档案管理设备和现代化的档案管理技术，可以大幅度的提高档案工作效率，提高档案的科学性、规范性和整体质量，提高档案的实用价值和利用率，从而充分发挥教学档案的作用。
5、不断提高教学档案管理人员的综合素质
学校要切实加强高素质复合型人才的档案队伍建设，要以各种形式对教学档案管理人员进行培训。在培训中，既要学习档案理论知识，更要讲解实用的知识。通过培训，提升档案管理人员的业务素质和业务能力，使他们具有敬业精神和责任感，有积极努力、严肃认真的工作态度，有关于档案管理工作的专业知识，有规范、娴熟、严谨、利落的专业工作能力，从而为做好教学档案管理工作提供人员保障。随着时代的发展，科技的创新，教学档案的管理方式也不断进步。教学档案管理人员要树立超前意识，主动探索教学档案管理工作的规律，主动学习现代化的档案管理方式和档案管理技术，这样才能不断提高教学档案管理工作的水平。（本文来自于《华章》杂志。《华章》杂志简介详见）
作者：穆丽洁单位：北方机电工业学校
关键词：档案管理；大学生；FoxPro； 档案工作
高校是培养专业化高级人才的主要机构，是提高学生综合素质，适应社会各种需要的培养基地。高校学生档案管理工作是高校基础工作的重要内容，也是国家人事档案的组成部分[1-3]。高校学生档案记录着大学生在校期间的学习、生活和主要社会实践等活动，它是学校考察、教育和培养人才的数据库，而且是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。在新形势下， 高校学生档案工作面临着许多新情况、新问题，需要建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加准确、完整地提供高校学生的信息，以便用人单位从大学毕业生档案中获得大学生在情商、诚信、创新能力等诸多方面的信息，促进大学生的就业。传统的档案管理多由手工进行收集、整理、分类、保存，耗时费力，效率低，而且档案在调入调出过程中容易丢失，在电子化、信息化快速发展的新形势下，要求档案管理做到电子、纸质同步，高校学生档案的规范化、科学化、信息化管理关系到学生的毕业、就业、出国及再深造等许多方面，实现高校档案管理的规范化、科学化、信息化已经成为档案管理人员面临的重要任务。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题，对高校学生档案管理工作提出几点建议，供同行参考。
一、 高校学生档案管理存在的主要问题
1. 高校学生档案内容不完整、领导档案意识淡薄 高校学生档案包括学生在校期间的各种表现情况
记载，主要包括学习成绩方面、政治表现方面、身体健康状况方面的材料，具体有新生基本情况登记表，入学通知书存根、派遣证存根，军训考核表，大学课程成绩表，奖学金鉴定材料，学生在校期间的政治思想表现及入团（党）申请书，党团组织社会调查证明，学生奖惩材料，毕业生登记表等等。大学生档案是人才信息的重要组成部分，大学生毕业时档案的有关内容将成为学生个人的终身档案。它必须做到相对准确、齐全、完整。能充分记载大学生在校期间的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等重要信息，能全面反映出大学生在校期间的各方面情况。
目前，我国还没有专门的档案管理法规，也没有统一的高校学生建档标准及规范，这就使得高校学生档案管理相对混乱，有的学校把大学生档案存放在校综合档案室进行综合管理的；有的学校则把大学生档案存放在各个院系实行分散管理。由于管理不规范，学校相关领导档案意识淡薄，学生本人对自己的档案不够重视，档案管理人员工作较随意等原因，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，如学生档案材料内容不够完整，收集不够准确、及时，漏盖章或缺成绩单等问题，一些能全面反映学生个人的知识结构、创业实践、参与创业活动的证明等各种材料包括各种英语考试的成绩及证书、计算机等级证书、心理测试成绩、助学贷款及还贷等诚信材料都没有归档，影响了学生档案的完整性。
2.档案管理制度不够完善
目前,高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程、学生档案传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度。档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。
3.档案管理技术陈旧落后，信息化相对滞后
我国高校档案建设投入不足，目前还没有一套统一规范的大学生档案管理应用软件，大多数高校学生档案的管理仍采用传统的手工操作管理模式，因此，档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决高校学生档案管理问题的能力。
4.档案管理人员素质不高
大多数高校的档案管理人员大都是半路出家，很少机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习，档案专业人才缺乏，档案管理人员的综合素质亟待提高。
二、做好高校学生档案管理工作的几点建议
1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度
高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则。如学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等，以准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为指导原则，及时全面地收集各种充分反映学生全貌的材料，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。
2.加强档案管理重要性宣传教育,保证档案材料及时、准确、完整地收集归档
高校档案管理部门应采用各种措施,通过各种渠道加强档案管理重要性宣传教育,让学校领导、教师、大学生充分认识到学生档案是人事档案的重要组成部分，充分认识到档案在就业中的重要作用，充分认识到学生档案是将来政审、入党、转正定级、职称评定、出国、考研等很多方面的重要依据。对档案涉及到的资料必须做到及时收集和有效整理。建档工作是从大学生被录取时就要做好，然后再根据学生的专业，按照国家档案法规的要求，收集、整理有关的材料，即时存档。档案管理工作者还要根据时展的要求，随时向各相关的职能部门索取、征集。及时收集学生各个阶段形成的档案材料，建立档案材料收集网络，将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员，协助辅导员做好档案管理工作，以便实现档案材料及时、安全地传递，同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。
3. 扩大高校学生档案归档材料的范围
多渠道及时收集高校学生信息，为学校和用人单位提供全面系统地综合评价学生的档案内容，有必要扩大档案归档范围。原有的归档范围不能反映学生的完整成长过程和素质、能力等方面的全貌，学校管理部门和用人单位对毕业生全面准确的了解比较困难。因此，要扩大高校学生档案归档材料的范围。 尽可能包含学生在校期间的主要信息。包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。力争做到档案材料真实反映学生的个性化发展特征，更好地服务于学校的教育改革，更有利于学生管理工作和将来的就业。根据当前社会的要求，建议增加下列内容。
（1）学生的诚信记录。诚实守信是学生最最基本的道德修养。学生信用记录将做为学生个人职业生涯的信用资本，学生在校期间诚实守信方面材料能准确反映学生的信用行为和品行状况。培养学生将诚信当成自然的行为，成为自己的内在需要。
（2）创新的潜能。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，还要善于发现、记录与评价学生将来可能的发展潜能，要特别关注大学生科技创新活动及学生的实践能力和创新能力。
（3）情商记录。“智商决定是否录用，情商决定是否升迁”基本成了职业发展的重要信条。现代社会已经非常注重个人的情商，情商指的是人在情绪、情感、耐受挫折等方面的综合品质。建立学生的情商记录档案，对于准确分析学生的个性特征、促进学生健康成长有重要的现实意义。
4.建立高校档案管理数字化平台,实现大学生档案管理信息化、网络化
随着计算机、网络技术及其应用的不断发展，使用信息化、网络化手段解决学生档案管理的问题已是形势所需。目前，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，有的自主开发了自动化档案管理系统，有的还仍采用传统的手工操作。如2007年，海南大学应用科技学院采用Microsoft Visual FoxPro编程的管理数据库自主开发的学生档案管理系统，实现了学生档案管理工作的电子化处理。该系统提供的强大的查询功能和数据分析等功能实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势，提高了学生档案信息管理的高效性和准确性。Visual FoxPro是基于局域网环境的中、小型数据库系统，支持“结构化查询语言”(SQL)命令和函数[8-9]。具有强大的数据库管理功能，容易实现高校学生档案管理中的各项功能，但目前仅能在本校局域环境下使用。建议大学要研制开发适合学校学生教育管理需要的统一的学生档案管理系统，采用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理，方便学生档案的管理、网上查阅和其它方面的利用，实现毕业生电子档案的快捷转接。
5.加强档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的综合素质 应采取多种形式加强档案管理人员的在职培训,在岗继续教育,积极参加各种全国性的档案专业会议和各种培训学习, 加强档案管理人员的责任感,提高档案管理人员的专业水平、外语水平、计算机操作能力等，不断提高档案管理人员的综合素质，使大学生档案管理高效、规范、有序、准确、完整。
参考文献：
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[4]张秋萍,曾水平.工程师技术培训网站的建设[J].现代远程教育研究,2005(8):53-55.
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[7]马志红,黄建华.Visual FoxPro 程序设计[M].北京:北京邮电大学出版社，2007.
【关键词】 医院；人事档案管理；探讨
医院人事档案管理工作是医院建设中的关键组成部分，为医院和上级领导提供人才信息和全面、历史考察用人的依据，对合理配置使用人才，发挥人才资源提供重要作用，是医院人事管理的重要工作[1]。因此，切实加强医院人事档案管理，满足社会发展和医院人事改革的要求，提高档案的整体利用率，是探讨医院人事管理工作的重点内容。笔者在本文中结合实践，探讨当前医院人事档案管理中存在的问题和对策，以期进一步充分科学利用和开发人才资源。
1 医院人事档案管理的现状
1.1 医院人事档案存放管理不严格 医院人事档案是医院人事管理活动中的人事文件，具有专业性、政治性和机密性等特点，并要求具有真实性和可靠性，因此，人事档案材料需要有专人负责管理并单独存放。医院人事管理工作量大与管理人员少这一矛盾日趋明显，管理人员不能及时整理档案资料。此外，医院往往存在办公面积有限的现象，随着医院不断建设发展，人事档案材料不断增加，人事档案用房紧张的问题日益突出。
1.2 医院人事档案管理方式落后 随着人事制度的不断发展和改革，人员流动频繁，医院选拔和录用人才的手续不断简化，对人事档案的要求降低，可以不需要人事档案签订聘用合同，进而确立劳动关系；人事档案管理采取终身制，而且转档手续非常繁琐。因此，很多人在流动过程中放弃档案，人档分离的现象普遍发生且日益严重，档案资料不能进行及时的补充和修改，使档案资料失去原有的作用。档案材料的管理现代化水平不高，管理机制不统一，缺乏专门的管理软件。
1.3 人事档案管理理念缺乏 医院人事档案管理人员较少且没有经过专业的档案管理培训，不熟悉档案管理业务，对大量的档案资料常常无从下手，巨大的工作量与有限的工作人员形成反差。个别档案工作者存在责任意识不强的问题，不及时完成档案材料的收集，不按照规范整理档案，忽视现代化管理手段。管理人员采取传统的手工方法进行编辑和检索，方法繁琐，操作困难，不能将人事档案材料及时整理和归档，导致档案资料收集不完整，涂改、抽取档案材料的现象时有发生[2]。
2 对目前医院人事档案管理的探讨
2.1 加强人事档案管理的基础设施建设 医院领导和人事部门应提高档案管理意识，加强人事档案管理的基础设施建设，增加档案库房，增设档案管理人员。建立健全人事档案管理制度，提高人事档案的使用价值，充分发挥人事档案的作用并服务于人事管理，保障医院的人才队伍建设。人事档案管理人员应定期收集医院的表彰奖励、年终考核材料和患者满意度调查表，不定期收集成果奖励、培训和政审和鉴定材料等，全面、完整、规范地收集档案材料。
2.2 实现档案管理信息化 从信息资源的角度管理人事档案，将现代计算机技术和信息技术用于档案资源管理中，开发电子档案，实现档案管理信息化、科学化和规范化。医院应引起现代化的设备和技术，应用计算机管理软件提高档案管理效率。通过人事档案数据库管理系统，增加存储和检索功能，建立人事档案的动态管理机制，便于档案的更新、查阅、归档和统计，保证档案的时效性、真实性和准确性[3]。档案管理信息化可以提高全体员工的档案意识，实现人才资源的发现、培养、配置和使用，以获得最大的经济效益和社会效益。
2.3 丰富人事档案收集内容 医院人事档案收集有价值的材料和信息，为用人单位选拔采用人才提供有价值的参考资料，做到有据可依。目前档案内容涉及大量的静态经历性材料，不能真实客观地反映个人最新素质和工作能力，因此，把人事制度改革中反映个人工作表现和道德修养的考核结果收集入档案，提高档案材料的价值，如医德医风考评、门诊和病房工作量、优秀医务工作者的奖励证明、科研创新能力、患者满意度调查等，提高人事档案材料反映个人综合情况的“立体感”和“折射度”[4]，做到全面、准确、科学和实用，为录用、竞聘、培训等提供依据。
2.4 提高人事档案管理人员的素质专业水平 人事档案管理人员的素质和专业水平直接影响医院人事档案管理工作的好坏。档案管理人员应具有较强的责任心和敬业精神，严谨细致、实事求是，理解档案管理的具体内容和重要性。与时俱进，努力学习和掌握档案管理的新技术，不断完善档案材料的科学管理，提高档案管理和利用效率，为人事管理提供准确有效的人才信息。档案人员的培养应纳入医院的人才培养计划，加大继续教育和培训的力度，提高管理人员的专业知识水平和工作能力，提高人事档案管理的现代化水平，满足医院人事改革的需要。
3 讨论
医院人事档案管理工作为全面考察、选拔录用、人才培养和职称晋升等方面提供依据，是医院人事管理的重要组成部分，保证各项工作的公平、合理、科学。因此，加强人事档案管理工作的基础设施，实现档案管理的信息化，丰富人事档案收集内容，提高人事档案管理人员的素质专业水平，有利于实现人力资源的有效配置，做到人尽其才，才尽其用，保证医院人才战略顺利实施，为医院的建设发展做出贡献。
参考文献
[1] 董凯茹，邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南，2009，7（11）：151-152.
[2] 张凤娟.小议医院人事档案管理的现状[J].中国实用医药，2010，5（22）：258-259.
（一）工程档案管理信息化建设有利于提高工程档案管理水平
中国的工程档案管理方面存在诸多问题，最重要的表现就是管理水平欠缺，而信息化建设可以使工程档案管理更为科学化和规范化。管理员可以使用计算机、互联网、云存储等高新技术对档案进行存储，这样不仅可以保障工程材料的完整性，还能够深度开发工程信息，拓宽工程档案的管理范围，信息化技术的引入使用，可以大大提高工程档案管理的工作效率水平。
（二）工程档案管理信息化建设有利于实现工程档案资源共享
受管理水平制约，我国至今未能形成工程档案资源共建、共享、公用的运行体系，因此，加速信息化建设是目前工程档案管理工作的重要任务。开发全国通用的工程信息化管理软件是实现工程档案资料共享的有效途径之一。信息化管理软件可以使工程档案信息有效开发，并大大提升这些资料信息的利用效率。尤其是全国范围内的工程档案资料整合，成功打破了“纸质化”档案管理的局限性，更方便了档案资料的搜集、整理和分析工作，使工程档案得到更有效的利用。
（三）工程档案管理信息化建设有利于促进建设工程行业发展
工程档案集结了全国建设工程的所有材料，除了纸质性文件，还包含了很多图片、视频和音频类文件，如不能实现信息化发展，工程档案管理工作就会大受限制。只有对全国工程档案文件进行完整存储，才能够为当下建设工程的发展现状、技术进展进行跟踪研究提供条件，促进我国建设工程行业快速发展。
二、新时期工程档案管理信息化建设的问题
（一）工程档案管理人员工作责任感不强
第一，工程建设完工之后，很多施工单位仅保存自认为“有用”的竣工验收证书和竣工图等资料，工程档案存档完全依靠城建单位去完成；第二，工程档案管理人员工作责任感不强还表现在档案管理意识的欠缺上，管理过程中缺乏现代化高新技术的应用，也没有智能化的信息系统；第三，由于工程项目数量和种类较多，很多单位并没有为中小型工程项目设置管理员。大部分档案材料管理工作都是为了应付工程质量检查而开展的面子工程，这也是工程材料丢失的重要原因。
（二）工程档案管理人员专业水平不够
由于高校专业课程的开设问题，目前我国从事工程档案管理工作的专业人才极度匮乏。信息管理方面的人才在接触工程档案工作初期，也往往遭遇诸多难题，无法胜任。而已经在职的工程档案管理人员，在专业水平上大有欠缺。如，文件资料编排不科学，造成查阅困难；不会使用信息化工具，工作效率低；资料编排以文字为主，缺少图片、音频、视频等可信性材料；很多材料整理为了完成任务而随意填充，缺乏记录的真实性。
工程单位在人才的聘请上，通常以技术类人才为主，而档案管理人才明显缺乏，一些中小型工程项目甚至聘用兼职人员，导致工程档案管理工作在后期检查中暴露很多问题。
三、新时期工程档案管理信息化的实践路径
（一）强化信息化管理意识
长久以来，很多单位对档案管理工作意识缺乏，认为档案工作并不能为公司带来收益，只要简单保管，不丢失泄密、可以应付工程质量检查就可以，更没有把档案的信息化建设工作提上日程。在一些基层单位，很多档案管理职位都采用兼任制度，且人员频繁调换，档案管理人员缺乏系统的理论知识学习和信息化管理操作技能。随着社会信息化的高速发展，这些传统观念已经无法适应现代化档案管理工作的要求，必须转变意识，加快档案管理工作信息化进程，搭建设施完备、体制优越、信息化水平高的工程档案事业体系。
（二）构建信息化保障制度
档案管理信息化工作是工程现代化建设的重要任务，必须纳入年度考评指标当中，在工程档案资料搜集、整理、保存工作上采取管理责任制，利用制度有效推动工程档案管理的信息化进程。目前，很多工程企业档案管理制度落后，根本无法达到档案管理完整性、真实性、安全性的要求，档案信息化保障制度亟需建立，同时，还要与时俱进，定期对制度进行梳理补漏，永葆档案制度的生命力。
1.1领导重视不够，思想观念跟不上时展的需要
西部地方院校领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，观念守旧，认为高校人事档案工作不外乎收集、保管、裁剪、装订材料等具体事务性工作，与科研教学没有直接联系，工作中只要材料不泄密不丢失即可，平时对档案管理工作不闻不问；人财物上投入不足，档案基础设施建设不完善，对学校人事档案人员能力素质也没有明确具体要求，教职工家属或其他兼职人员都可以担任，有的甚至成为解决教职工家属工作问题的岗位。
1.2人事档案管理人员素质低、不专业
高校人事档案管理工作是一门专业性比较强的工作，对管理人员的专业素养、思想政治、工作作风等方面都有较高的要求，但由于各方面原因，当前西部地方院校人事档案管理人员大多为兼职或非专职人员担任，有许多为领导或教职工家属。这些人员素质低，没有经受过专门的人事档案管理培训，甚至对国家档案日常管理八项制度都不清楚，仅仅将其作为一个工作岗位“混日子、领工资”，加之年龄偏大职称偏低，接受新事物能力低，其专业能力、从业态度、思想品德、工作作风等方面已经不能适应新时代对高校人事档案管理工作人员的能力素质需要，急需更换或提升专业素质。
1.3经费投入不足，场地不标准不健全
由于受办学经费限制，目前西部地方高校办学经费普遍不足，在人事档案管理方面的投入更是少得可怜，没有专项经费，缺少专门的档案管理场地，大多是普通办公室改装而成，面积不标准不规范，“三室”没分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。必备的档案管理材料都配置不足，档案管理员很少有出去学习进修的机会。
1.4人事档案内容收集利用率低
高校人事档案涉及教职工的年度考核、工资与劳动关系、学历、履历、各类鉴定、培训和评定岗位技术、党团政审、奖励、职务任免等材料。由于各种原因，目前西部地方院校人事档案收集的材料主要是一些个人基本信息，内容很简单，对于更详实材料尤其是新近职务职称岗位变更、获奖等很难及时收集，不能反映个人全面信息和最新动态。另外，西部地方院校领导认为，个人的档案材料要严格保密，教职工个人信息只容许上级领导和组织部门使用，其他人不能调阅，即使本人也不能随便阅览。导致人事档案的利用率低，没有真正发挥出档案的作用和效益。
1.5档案管理手段落后，信息化建设落伍
目前西部地方院校人事档案管理手段模式仍以人工收集整理上架为主，以纸张为主要信息记录载体，分类、编目、检索主要靠手工完成，档案材料归档整理速度缓慢，环节繁杂，效率低下；管理人员计算机应用水平低，档案管理信息化建设处于初步起步阶段，无法实现档案信息化、数字化管理。无法实现档案的网络化接收、传递和共享，导致目前西部地方院校人事档案管理工作处于被动辅助地位。使人事档案管理工作始终在低水平上徘徊。
2解决对策
2.1西部高校领导应转变观念，高度重视学校人事档案管理工作
人事档案具有凭证、参考和服务作用，可为高校快速发展起到保驾护航作用。是高校领导选人用人、举贤荐能、绩效考核和考察干部的重要依据。档案管理与利用能充分反映高校综合管理水平与办学实力。因此，西部地方高校领导首先在思想认识上要意识到人事档案管理工作的重要性；为保证人事档案收集整理工作的顺利进行，学校应出台文件对各单位人事档案收集提交提出明确具体要求，将人事档案工作作为单位年度考核硬性指标。划拨足够的档案管理经费；按照国家要求每千人配备一名专职档案管理人员，定期选送档案管理人员出外学习进修；为档案管理人员职称职务晋升提供便利；提供合适的办公场地和标准档案管理库房；同时定期调查了解档案管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。从而更好地发挥高校人事档案工作应有的职能。
2.2采取各种措施提高西部高校档案管理人员的专业素质
对于已在岗的人员依据其意愿，要么进修培训，要么调离岗位；对于新近人员必须严格要求，必须是档案管理专业的毕业生，通过公开招聘、理论技能考核，上岗面试等环节择优录用，同时对其思想政治、工作态度、待人接物等方面严格要求，以保证进人用人的专业性、高质量。平时工作中还要不断加强管理人员的培训提高和定期考核，使档案管理人员成为政治素质高、业务能力精湛、信息化技能强的复合型专业人员。
2.3加大经费投入力度，建设标准档案用房
加大高校人事档案管理经费投入力度。学校领导应充分意识到人事档案管理的重要性，应每年为人事档案管理划拨专门的使用经费，配足配全管理设备材料；按照国家人事档案管理标准建设专门的“三室”（库房、办公室、阅览室），规范的档案管理场地、库房，多渠道筹措资金尽快落实人事档案管理信息化系统。
2.4提高人事档案收集利用率
通过领导负责、下发文件、建立基层档案管理组织、定期召开档案管理工作会等途径，强化档案管理工作重要性；检查督促基层教职工能够按照高校人事档案十大类（个人自传、专业、考核、履历、错误、证明、奖励、工资、党团和其他类）全面及时上交；同时，人事档案除了个别材料需要保密外，大部分内容尤其是个人业务档案是可以公开的，如教职工基本信息、职务职称、年龄、专业、党政关系等，这些信息公开后，可为有关单位了解当事人基本情况提供便利，更大范围发挥人事档案材料作用；同时也降低了档案管理部门工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事档案信息化建设步伐
山东工商学院
【摘 要】目前部分高校人事档案管理工作存在管理体制不规范、档案管理意识淡薄和归档材料质量不高等问题，造成档案管理信息化的开发与利用不足。笔者认为应从思想上确立高校人事档案管理工作的地位、确保档案内容的真实性、实现信息化管理档案、建设高素质档案管理人才队伍等方面努力，使高校人事档案管理工作走上现代化、规范化的道路。
【关键词】聘用制 档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）13-0033-02
高校聘用制是学校与教师在平等自愿、相互选择的基础上，以聘用合同的形式把任职资格、岗位职责与任职期限等环节同双方的责任、权利和义务组合而成的教师管理与任用制度。高校聘用制的核心内涵是：高校在教师管理中引入竞争激励机制，建立教师能进能出、能上能下、择优聘任、以岗定薪的用人机制。
高校人事档案为教师的聘用、培养、晋升提供可靠的遵循依据，关系到高校人事工作及每位教职工的切身利益。随着高校聘用制改革的深入，对人事档案管理工作也提出了更高、更严峻的挑战。聘用制下的高校人事档案工作如何提高自身发展，更好地为人事部门及每位教职工做好后勤保障服务，是每位高校档案管理工作者都应思考的问题。
一 聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题
人事档案具有真实性、原始性和其他任何材料不可取代的依据与凭证作用，它记载着教职工的综合信息。然而，目前大部分高校人事档案管理工作存在着管理体制不规范、档案管理意识淡薄与归档材料质量不高等问题，这在某种程度上造成了档案管理信息化的开发与利用不足。
1.管理体制不规范，档案管理意识淡薄
第一，领导重视不够。聘用制下对高校人事档案管理的重要性认识不足。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对人事档案的形象描述。一方面，部分高校领导对人事档案的重要性只停留在表面上，对人事档案的具体工作未落实到行动上，片面地认为聘用制只需要做好基本的个人信息统计，收集起来的人事档案没有认真审核，整理材料时也不仔细核对细节信息，依旧坚持传统的管人管档的观念，没把思想调整到用人用档的新思路上来。这种错误观念势必会重创聘用制高校教师的工作积极性、激发各种人事矛盾，并最终影响到高校各项工作的顺利开展。
第二，职工归档意识不强。教职工自身对人事档案也存在不重视和管理意识淡薄的问题。高校人事档案的封闭式管理，给人一种很神秘的感觉，造成教职工对档案的作用意识差。有些教职工对自己的档案不了解，也不关心。例如，有的教师毕业多年后都没有将其在职教育时的成绩表和毕业证复印件交到档案室备案;甚至有人将档案放在家中多年，已不知将档案丢至何处。这不仅违反了档案管理的规定，降低了档案的严肃性，也不能及时更新个人信息，给人事档案管理与统计工作增设了障碍。
2.归档材料质量不高
第一，档案管理人员专业素质不高。档案工作是一门专业性很强的工作，涉及各个学科领域，管理技术复杂。随着高校聘用制改革的深入，现行的高校档案实体分类已经无法包含新内容，故此，其对档案管理人员的要求也越来越高。目前很多高校领导认为人事档案工作是高校行政工作中无关紧要的常规工作，只要有人在岗保管即可，不需要花费太多人力、物力和财力，致使很多档案管理工作人员都是“半路出家”，一部分是过去的机关行政人员，一部分是教学、图书馆或部队转业人员。他们都是在上一代档案管理员那里学习后出师，没经过系统性的专业档案学习，其工作中往往会出现材料收集、留存等专业工作处理不准确等问题，导致了人事档案材料收集质量不高。
第二，档案收集内容单一。高校人事档案根据《干部档案工作条例》的要求收取履历表、自传、鉴定与考核等九大类材料，造成档案内容千人一面，缺乏具有个人亮点的依据材料。诸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研学术成果、综合能力与专业素养等动态档案材料未列入收集范围内，导致组织在考察干部时，不能从人事档案中找到客观的、具有个人特色的档案材料。这与现行的聘用制对人才的引
进、考核、评级，以及师资队伍建设的要求不相符。
第三，归档信息存在“水分”。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂。随着聘任制的执行，高校人才流动也愈发频繁。为了留住人才或争议纠纷，高校常常扣留人事档案。而教职工为了自由流动，往往选择放弃档案，去寻找更适合自己的单位。在新的单位，为了满足相关要求又重新建立个人档案，这些“新鲜出炉”的档案，缺乏原始的职称评审材料和必要的监督，存在的“水分”较多，人事部门在工龄计算、退休时间核实、工资薪级晋升与人才考察等方面存在诸多难题。更有甚者为了符合相关人才条件而弄虚作假，造成了“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“克隆档案”、“人质档案”等现象，给现行的人事档案管理工作带来了严峻的考验。
3.档案管理信息化的开发和利用不足
目前，大部分高校人事档案的管理依旧沿用传统的手工操作模式，信息化技术运用较少。传统的档案管理主要依靠人工来完成档案的收集与归类工作。一方面人工书写和整理既费时费力又容易出错，另一方面人工查找资料具有查阅困难、进程缓慢等弊端，严重影响了档案管理的质量和效率。由于缺乏相应的应用系统和操作人员，计算机的主要作用只是简单的信息录入和文字处理以及信息检索功能，未曾真正利用这些设备建立个人电子档，并未真正实现档案管理的信息化与数字化，降低了档案质量与工作效率。
二 聘用制下高校人事档案管理工作的对策
高校人事档案管理工作目的在于通过对人事信息的良好管理，盘活人才资源，构建合理的人才队伍，为高校选贤任能，从而提升高校的教学与科研水平。人事档案的合理利用能够有效地防止和避免不讲德才条件、只凭主观臆断和个人喜好选拔人才和聘用干部的情况。应从以下四个方面使高校人事档案管理工作现代化、规范化：
1.确立聘用制下高校人事档案管理工作的重要地位
首先，加强校内对档案管理重要性的宣传力度，通过举办相关讲座、交流会等活动进行宣传，还可以充分利用高校特有的媒体如校园报纸、网页及广播等形式扩大宣传，以增强全体教职工的档案意识。其次，建立健全各项规章和奖惩制度。高校应在《档案法》的基础上，制定相关细则，明确人事档案工作的职责范围，成立由学校领导牵头的工作小组，将人事档案工作常态化，进而将相关工作要求落到实处。最后，将人事档案管理工作纳入主管领导和相关工作人员的考核内容，明确奖惩制度，提高其工作积极性，切实做好人事档案管理工作。
2.维护人事档案的权威性，确保其内容的真实性
人事档案全面地、历史地记录着一个人的学习和工作经历，为其人事关系转移提供“凭证”。档案内容所反映的信息与个人升学、工资计算与职务晋升等有密切联系，同时间接反映出教职工的工作态度。因此，防止个人档案材料的不全和造假对维护人事档案的严肃性和权威性极其重要。档案管理的收集工作是整个流程中的重要步骤。首先，必须严格遵守档案管理工作的流程，只有正规组织渠道收集的材料才可归档;其次，要充分发挥人事档案管理的监督作用，认真核查比对准备接收的新材料，若发现缺少材料应请当事人限期及时补交;最后，重视人事档案材料的日常审核工作，严格把关人事档案三龄二历（年龄、工龄、党龄;学历、工作经历），遇到有问题的档案应及时复核、纠正并备案。
3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案
高校是传道授业、知识传递的重要平台，所以在先进知识与科技领域，应该有开拓创新的精神。高校应在人事档案信息化管理方面起示范作用。首先，在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题;其次，在解决档案授权查阅的基础上，充分利用高校优势，开发操作简易、安全高效的网络管理平台，建立人事档案的信息体系，促进高校人事档案管理的数字化，实现人才信息的交流与共享。这样不仅可以提高管理人员的工作效率，也有利于信息的查找与统计，同时避免了转递过程中纸质档案的损坏，加强了对教职工档案材料的信息管理，更有利于人才的流动。
4.建设高素质的档案管理人才队伍
高校人事档案的正规化、简单化与信息化管理需要一支高素质的人才队伍。首先，针对我国高校普遍缺乏档案管理专业人才的情况，在每年人才的引进计划中，应当酌情考虑引进新型档案管理专业人才以充实人事档案管理队伍。其次，在引进专业人才的同时，重视对现有档案管理人员的培训，通过邀请专家授课、组织专业学术讲座与安排视频教学等方式进行再教育学习，以提高人事档案管理人员水平。培训内容应偏重应用，如《EXCEL在高校人力资源管理中的应用》，从实际需要出发、学以致用，最大限度地提高工作效率。最后，稳定档案人员的岗位。人事档案工作具有较强的连续性，档案管理人员长期积累的经验对工作效率及其流程有较大影响。因此，要积极关注人事档案人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的问题，增强其归属感，调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护档案队伍的团结与稳定。
三 结束语
一、当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题
（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。
（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。
（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。
二、存在上述问题的原因分析
（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。
（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。
（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。
三、规范学籍档案管理的对策思考
（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。
（二）建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。
（三）加强学籍档案管理信息化建设，坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。设计、开发和优化学籍档案管理系统，建立学籍档案数据库，利用计算机数据准确、方便快捷的优势，对学生的录取名册、学籍表、成绩表、学籍变更等情况进行及时记录更正，确保学籍档案的齐全、完整和真实有效，并实现学籍档案信息资源共享。同时，鉴于纸质学籍档案和电子学籍档案各有其优、缺点，应坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。纸质学籍档案便于长期永久保存，具有法律凭证作用，但查找、利用较为不便；电子学籍档案便于检索和利用，但法律凭证作用存在争议，永久保存的难题有待解决。因此，在加强电子学籍档案管理的同时，也要重视收集具有法律效力及原始凭证性质的纸质学籍档案，并通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，将纸质档案的内容完整储存在学籍档案管理信息系统中。
【关键词】 医院；人事档案管理；问题与对策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章编号：1004-7484（2013）-06-3399-02
众所周知，医院人才体系建立起来的过程，也是人事档案形成的过程。医院人事档案非常宝贵，它真实客观的记载着医院的人才情况，有助于医生认清自身的实力。是医院可持续发展的重要依据。因此，如何对这些宝贵的材料进行储存和管理非常重要。同时，在当前环境下，档案管理已经发展成为一个新的管理项目，已经出现了关于档案经济时代的说法，为此，医院应积极采用现代技术，实现科学管理，从而为医院的人才建设和科学研究提供切实有效的档案信息保障。
1 医院干部人事档案管理中存在的主要问题
1.1 档案材料问题 由于档案管理人员缺乏与档案形成部门和个人的有效沟联系，容易导致人事档案的丢失和遗漏。主要缺漏以下几种材料：干部履历表、工资变动材料、评聘职称相关材料党团材料等。同时，许多档案材料依旧未能规范，医院干部人事档案材料并非一人一时所形成，而是在不同时期不同渠道汇集到档案管理部门的，因此材料不规范现象多有发生。
1.1.1 使用圆珠笔，或者纯蓝水笔填写表格。
1.1.2 材料中应完善的各级组织审签盖章等手续不完备。
1.1.3 须经本人见面后签名确认的材料不够完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映该干部参加工作时间、入党时间、出生年月等数据前后不一致。
1.2 意识薄弱 医院干部人事档案的形成、完善，涉及到医院许多部门和个人，但由于大家对干部人事档案意识欠缺，致使一些不按照要求处理和完成干部人事档案材料现象常有发生，极易造成材料缺失、混乱、不规范、不完善。
1.3 自动化程度不高 人事档案管理包括对人事档案的生成，保存与利用的全部工作。目前在医院人力资源管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术都十分落后，严重制约了人事管理档案水平的提高。目前，医院人事档案的管理，大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成大量人力、物力和时间的浪费。
1.4 人力档案管理人员素质有待提高 目前各医院从事干部人事档案管理工作人员专业化程度尤显不足，且大多数从医院临床、护理、辅佐科室等工作岗位上改行而来，兼职为主。
2 症结所在
2.1 档案传递不规范 人事档案随着个人的经历逐年形成，一份比较完整的人事档案形成时间跨度是相当长的，材料的完善和形成涉及多个单位，如果哪一单位的传递中任一环节不够规范，材料丢失遗漏现象就有可能发生。
2.2 职工档案意识淡薄 人事档案案卷中的材料大多是职工本人所填写，填写内容是否准确和规范直接关系到本人档案的质量高低。部分员工由于档案意识淡薄，在填写干部履历表时不够认真严肃，对于一些记忆相对模糊的信息不加思考和证实的就随意填写，这样给管理工作带来很大的麻烦。
2.3 档案管理者疏忽大意 档案材料张冠李戴和因裁剪材料而损坏文字的现象与档案工作者疏忽大意有直接的关系。整理同名同姓或者同音的材料必须特别小心，同时裁剪多份材料时，务必仔细查看每页切边的情况，否则容易把填写在表格之外的文字剪掉。
3 加强医院干部人事档案管理的建议
3.1 改进管理方法 保持干部人事档案管理工作的高质量，必须要有科学的管理方法，紧跟干部管理的工作要求，实现管理的规范化和信息化。一是改变档案的常规管理，归档和鉴别的规范化。二是实现档案的动态管理，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。三是培训专业的管理队伍，积极主动提供服务。要在某项工作开始时、进行中和完成后，随时关注服务对象，及时准确的提供服务。
3.2 档案的常规管理 一般在医院人事管理中，人力资源档案的库房都比较简陋，在日常档案保存管理的过程中，要注意库房环境和库内卫生，注意防火、防潮和防虫。在遇到洪水和地震等自然灾害时，应及时将人事档案和相关的计算机设备转移到安全地带。此外应加强人事档案及相关计算机设备，存储介质的保卫工作，严防任何破坏和盗窃事件发生。
3.3 档案的动态管理 人事档案的动态管理是靠网络技术来实现的。通过计算机网络，各级人事档案管理人员可以随时了解人事档案的收集与整理的情况，也可以浏览个案卷的整理和收集情况，既可以了解人事档案的收集整理的整体情况，也可以浏览各案件的具体组成以及档案的内容。同时要认真做好人事档案的审核整理工作。要求集中时间、集中力量、统一标准、统一规格、严格把关。
3.4 积极培训专业队伍 人事档案管理工作是一项复杂而又繁琐的工作。在国外人事档案管理已成为一门专业学科，并对人事档案管理人员进行各种层次的教育。世界卫生组织对人事档案管理工作也十分重视，经常组织培训活动。我国对未经过正规医学教育和人事档案专业系统理论学习的人员应注意素质培养，树立良好的工作作风，积极引进现代的管理手段和设备，以进一步加强人事档案管理的实践。医院要把人事档案管理管理列入医院的总体发展目标中，与医院业务建设同步规划，同步发展。医院领导应当为医院人事档案管理部门配备足够的人力，鼓励档案管理者在这特殊而又平凡的工作岗位上踏实的工作。同时，人事档案管理部门也应该加强与主管领导的沟通，争取得到足够的人力和物力支持。
3.5 加强依法管档的意识 档案法是档案工作的法律依据和行为规范，医院有关部门应当加强对档案法的学习和宣传，是工作步入依法管理，有章可循的轨道中。干部人事档案管理工作需要医院各个部门协同配合，可利用文件、召开会议培训兼职档案员等办法使医院各业务部门、各类干部增强干部人事档案意识，了解相关知识，从源头上避免人们因意识欠缺引发的问题。
4 结 语
干部人事档案是人才的主要信息来源和重要的载体，准确完整的干部人事档案是选好人才、用好人才的重要工具。要以与时俱进，创新发展的精神做好干部人事档案管理的工作，使之适应医院改革发展的需要。总之，当前我过医院干部人事档案管理机构不够完善，没有系统的理论支撑和有效的技术保障。采取上述措施，可形成比较完整的医院干部人事档案管理体系，提高管理水平。
参考文献
1档案管理制度的创新对目前档案管理具有重要的现实意义
1.1档案管理制度创新符合社会经济的发展当今社会经济的飞速发展导致了社会各个行业人才需求量逐渐增加，而相对的人才流动也比以往更加频繁，这就增加了档案管理的难度，需要创新档案管理制度，以弥补传统档案管理出现的问题，主要可以体现在以下个方面：（1）不同性质的单位所面临的档案管理问题各有不同。第一，私有企业、公司人员流动量大，尤其是底层人员，常常出现跳槽现象，使得人力资源部门随时准备更新员工信息；第二，国有企事业单位、政府机关人员流动相对稳定，但是由于国有企事业单位、政府机关存在时间长远，人员档案众多，有很多档案随着时间而流失，造成档案资料的不完整和不全面，同时，无法做到及时更新档案，严重影响档案管理功能。（2）虚假档案。在传统的档案管理领域常常会出现涂改和伪造档案的现象，虚假内容逐渐增多。同时，单位组织评价过于死板，无法从简单的档案中真实的反映人员的实际情况，更加助长了虚假档案的产生。（3）档案管理制度创新补足管理漏洞。传统档案管理在档案材料的收集、整理和利用上存在着管理漏洞，导致档案资料由于缺损、遗失等原因形成信息失真，缺失了档案的意义。以上问题的产生充分体现了传统档案管理制度无法适应当前社会经济的发展模式，制度创新势在必行。
1.2档案管理制度创新为档案管理工作提供体制保证规章制度的设立规范了人们的行为、保证良好的社会秩序，为社会的有序发展提供了保证。人事档案作为直观反映人们整体信息和经历的档案，其档案需要更加全面、准确、清晰的反映出人的整体素质。完好的档案需要做到：（1）符合个人实际情况，充分反映该人的经历和状况；（2）档案资料必须准确，不实材料不得存档；（3）档案内容清晰，字迹模糊不得存档。档案的完备必须需要档案管理人员按照正确的档案管理制度严格执行，避免因个人的失误导致他人和单位的损失。因此，需要根据日常档案管理工作中出现的问题，创新档案管理的相关制度，使档案管理更加健全。
1.3档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发，在各项制度的支持下，专业人员通过努力制定符合经济社会发展的新型档案管理制度。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度不够健全，档案存储分散，规范性较差，利用率普遍较低，需要更为详实、科学的制度，将档案管理的方针政策明确化。而这一过程使档案管理人员的责任更加明确，明确档案管理人员的工作任务和目标，利用奖励和惩罚相接的办法，促进员工工作的积极性。
2档案管理制度创新的具体内容
2.1创建档案培训制度机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训，可邀请上级业务人员授课，每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。
2.2创建档案检查制度各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料，熟悉档案整理规则、技术，规范整理各种门类的档案，按照档案制度向职工提供档案服务，并定期对归档档案的质量、数量进行检查。
2.3创建档案责任追查制度档案管理部门应按照各级档案管理办法，在规定时间内对相关文件材料进行归档，登记造册。人动时，应办理档案材料移交手续，对私自带走、销毁、藏匿档案材料的，严格按照中华人民共和国档案法追究相关责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。
2.4创建档案联系制度落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。
3档案管理制度创新需要关注的重点问题
3.1完善档案资源管理体系建设档案管理制度的完善是需要一个循序渐进的过程。根据日常档案管理工作中出现的一些问题进行改正并不断完善各项规章制度以避免错误的再次发生。在针对档案管理制度创新时，可通过创新档案资源的监督管理机制，将档案管理落到实处，监督档案管理人员的工作，使员工形成自觉的档案管理意识。规定第一责任人员，及时对档案管理过程中出现的问题给予符合实际的有效措施。
3.2拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全确保档案资源的归档主要可以从档案的来源、档案的质量、档案的征集等几个方面来保障档案的完整。以档案的来源为例，在档案归档第一步就无法做到档案的完整就更谈不上保证档案资料的齐全。
3.3强化对档案工作的评价与考核一是要进一步强化档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。
3.4加快档案资源的信息化建设一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
