时间：2023-06-05 09:55:23
合同管理风险主要集中显现在履行阶段，但也隐含在整个合同管理流程中，尤其以合同准备阶段为甚，且是各种因素综合影响的结果。规避合同管理风险，可以从合同管理流程入手，在合同管理的每一个流程中均存在风险，要加强合同流程管理，我们就应在合同准备、合同签署、合同履行中三个开展工作，规范合同管理流程，以达规避合同管理风险的目的。
一、加强合同准备阶段的管理，规避风险
合同准备阶段的管理主要从合同策划、调查、谈判、合同文本、审核等方面入手。
(一)合同策划管理：在合同策划阶段存在不能满足企业战略和业务目标的风险。我们要从以下两个方面加强管理：一是要审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性；二是在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度。
(二)合同调查管理：在合同调查过程中对被调查对象做出不当评价会给合同管理工作带来风险。这种风险主要体现在对被调查对象的履约能力和商业信誉给予过高评价的风险。要控制这类风险，我们要从是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断及建立合同对象的商业信用档案等方面加强管理。
(三)合同谈判管理：加强合同谈判管理的主要方法是组建素质结构合理的谈判团队，如要求谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有谈判经验丰富的技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作；在谈判过程中，谈判团队及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判的策略等，充分发挥团队的智慧；在整个过程中，强调并做好保密工作。
(四)合同文本管理：要严格执行合同审核制度，规避合同文本内容和条款不当的风险。合同内容和条款存在的不合理、不严密、不完整、不明确或表述不当，可能导致重大误解的现象要杜绝；合同内容不违反国家法律法规或国家产业政策等。
(五)合同审核管理：要提高合同审核人员的专业素质；划分合同起草人员和审核人员的责任；制定合同审核操作指南；建立合同审核工作底稿；实施合同管理责任追究制度等。在合同审核过程中要提高合同审核人员专业素质和端正其工作态度，发现合同文本中的内容和条款不当的风险；发现了的问题要提出恰当的修订意见；合同起草人员要充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议。
二、加强合同签署阶段的管理，规避风险
合同签署阶段的管理主要包括合同正式签署、合同分送相关部门等方面的管理。
(一)合同正式签署管理：我们要严格划分各类合同的签署权限，严禁超越权限签署合同；严格合同印章管理，确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章；要坚持合同必须由双方当事人当面签订；并采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书等。
(二)合同分送相关部门管理：要实施合同签收制度，并指定专人负责合同的日常保管，并为合同保管提供相应的条件；建立合同管理的责任追究制度等。
三、加强合同履行阶段的管理，规避风险
合同履行阶段的管理主要包括合同履行过程管理、合同变更或转让管理、合同纠纷处理管理等。
(一)合同履行过程管理：签约前要认真调查对方的履约能力和商业信誉等情况，尽量只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同；在合同中要明确规定违约责任；要求对方为履行合同提供相应的担保措施；对合同履行过程进行监督，一旦发现对方有违约的可能或违约行为，则要采取相应措施将合同损失降到最低等。
企业合同管理制度是企业合同管理活动及其运行过程的行为规范，合同管理制度是否健全是合同管理的关键所在。施工企业只有拥有一套完善、合理的合同管理制度以供合同管理机构和人员在工作中参照执行，才能将合同管理工作落实到实处。笔者将根据多年合同管理经验，在企业合同管理方面与大家进行一些探讨与研究。
关键词：企业合同管理合同管理制度
中图分类号：TU723.1 文献标识码：A 文章编号：
1 建筑施工企业合同管理中存在问题的主要原因
1.1历史根源
当今的建筑施工企业，特别是老的国有企业，大多数人是从计划经济时期走过来的，不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有浓重的计划经济色彩。在计划经济年代，建筑施工任务是上级下达的，建筑施工企业只管生产，无须讲经营，更不讲什么效益。发包方给任务只需一纸“委托书”，双方根本不讲什么合同不合同，只要有“委托书”就行，甚至委托书也没有。同样总分包之间不讲什么合同。因此，在计划经济年代里，建筑施工企业基本上没有合同这回事，因此也就不存在什么合同管理了。
随着计划经济逐步转向市场经济，出现了市场竞争，施工任务的取得是通过招标投标，中标的施工单位与发包单位签订施工合同。建筑业的广大从业人员开始接触合同，引入合同意识和合同管理，目前，建筑施工企业的合同管理进一步完善，可以说基本到位。但受计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然存在诸多问题。
1.2法律根源
主要指的是合同的法律根源存在两个滞后：合同法律滞后和我们的合同法律意识滞后。从计划经济到市场经济，我国的合同法律是滞后的。我们所处的合同法津环境是不完善的。由于合同法律滞后，再加上上述的历史根源，我们建筑企业的从业人员的合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，造成不少失误和损失。
1.3制度根源
企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。企业合同管理制度滞后，跟不上合同管理的客观要求。随着市场经济的发展和各项法律法规的不断完善，合同管理制度才不断补充完善，由合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节，用制度规定下来。到目前为止，企业的合同管理，可以说基本上有章可循，但由于诸多原因，加上旧的习惯势力的影响，有章不循的现象还不时出现。
在实际的合同管理工作中，制订制度很重要，执行制度更为重要。无章可循不行，有章不循也不行。而且，随着市场的规范运作和市场形势的发展变化，合同管理上也会不断产生新的问题，提出新的要求，这就需要我们不断完善原有的合同管理制度。
2 完善建设工程施工合同管理的主要方法
2.1 建立合同管理机构与制度，做好施工合同交底
由于施工过程的长期、复杂，投资大、风险高，施工合同管理是非常专业化且要求相当高的一种工作，必须要由专门机构和专业人员来完成，而不应兼任，甚至是临时管理。
在建立合同管理机构与制度的基础上，应对项目管理人员和各工程小组负责任进行合同交底，组织大家学习合同文件和合同总体分析结果，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解施工企业的合同责任和工程范围、各种行为的法律后果等。使大家都树立全局经济中，必须把“按图施工”转变到“按合同施工”，特别是在工程中使用非标准合同文本或本项目组不熟悉的合同文本时，合同交底工作就显得格外重要。
2.2 规范处理合同中施工条件、地质条件改变和施工方案的改变
合同中提供的施工条件及地质资料，是施工单位编制投标文件、确定投标方案、编制施工组织设计和确定投标报价的重要依据【2】。由于设计阶段的不同、设计深度不同、外部环境的变化等，工程实施阶段合同中提供的施工条件及地质资料变化是不可避免的。所以，工程实施阶段，正确区别和处理施工条件、地质条件变化及其导致的施工方案改变，按照合同规定公平、公正、科学、合理的方法去处理，是合同管理中不容忽视的一项工作，正确区分变化和改变的性质，是实施阶段成本控制的组成部分。
合同中规定应提供施工企业的施工条件，业主没有按合同规定提供，地质资料由于设计阶段和设计深度不同引起的变化或设计方案的重大变更，属于业主责任，由此引起施工企业施工方案改变和增加的费用，应由业主承担【3】。当然，由于施工企业的原因引起的施工条件的改变、施工方法不当增加的工程投资、完善合同中施工方案不足或改变合同中的施工方案和方法、施工企业原因延误的赶工方案等增加的费用，应由施工企业承担。在正确区分这些变化和改变的同时，各方应严格按照合同规定去履行，属于业主的原因引起的，就应按照变更或索赔给予施工企业补偿；属于施工企业原因引起的或应由施工企业承担的，就应由施工企业承担。不能把施工企业合同中规定的施工方案或工艺流程改变作为合同外项目。如果业主随意改变合同中提供的条件，或要求施工企业必须改变合同中的施工方案时，施工单位应按照合同规定的程序进行申诉或索赔。
2.3 规范工程变更和索赔
工程变更和索赔是建筑工程实施阶段不可避免的，也是合同管理的核心工作，作为一名企业合同管理人员，对此问题不应回避，但是，如何规范工程变更和索赔，不仅是维护合同各方的权益，同时也是保证工程按期、保质、保量建成的关键。所以，我建议，应在工程实施阶段规范工程变更和索赔。
2.4 规范合同中各方关系
业主、监理工程师、施工企业在工程建设中是相互联系、相互约束的三方，如何公平、公正处理三方的关系，不仅关系到工程能否按期建成，工程质量能否保证，并将直接影响工程投资。
2.4.1 规范各方的权力、责任、义务关系
各方的权力、责任、义务关系，在合同的商务条款和技术条款中均有明确规定。在工程建设中规范处理各方的权力、责任、义务的前提是：业主、监理工程师、施工企业三者之间是平等的。只有在这一前提下，才能够正确处理三方的权力、责任、义务之间的关系。如果在工程建设中不能按照合同规定的各方权力、责任、义务去执行，合同将无法执行，必将造成权责不明，工程的工期、质量、投资无法控制。
2.4.2 规范各方的工作程序关系
按程序进行合同管理，是合同中规定的，也是工程建设需要的。按程序进行各方的工作，实质上就是各方在履行各自的权力、责任和义务。所以，在工程建设中规范各方的工作程序是保证合同履行的重要因素。按合同规定应该按程序报批各类文件，需报批的项目应报批后才能实施；工程建设中重大问题的处理和重大变更由施工企业报送监理工程师审查后，应由业主批准后才能实施；施工图纸和设计变更通知单应由监理工程师审查后加盖工程师审查印章，才能发送施工企业进行实施等。
2.5规范争端解决方式
如何规范争端解决方式，首先依据合同规定，正确理解合同条款的内容，查明争端产生的原因；其次由争端的双方确定争端解决方式，按照双方达成的解决方式进行处理。
争端解决首选方式应为协商。因为协商既节省费用和时间，又有利于双方合作关系的发展，保证合同顺利执行。其次是调解，在调解不成的情况下才能采用仲裁和诉讼的方式。不论采用哪种方式，都应根据合同的规定或双方达成的协议去解决争端，维护各方的权益，保证合同的执行。
2.6 加强合同法律意识，减少合同纠纷产生
由于缺乏法律和合同意识，在签订合同时，施工企业或承包商对其中合同条款往往未做详细推敲和认真约定，即草率签订，特别是对违约责任，违约条件未做具体约定， 都直接导致了工程合同纠纷的产生。因此，在签订合同过程中，我们要对合同合法性、严密性进行认真审查， 减少签订合同时产生纠纷的因素，把合同纠纷控制在最低范围内，以保证合同的全面履行。【4】
结语：
总之，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。在企业合同管理中，将合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。这样才使合同管理真正到位，履行责任才能真正落实。通过加强合同管理，一方面能使企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力；另一方面是企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，使企业更牢固地立足市场，实现可持续发展。
参考文献：
【1】黄伦亚 《浅述施工企业合同管理》，科技信息(科学教研)，2007
【2】梁禄文 《施工企业如何建立合同管理体系》，广东科技，2007
一、建立内部控制体系的重要意义
随着全球经济一体化进程的加快，国际上一些科学规范的管理体系，也已经融入到我们的经营管理体制中，为我们所接受和应用。中国石油作为一家在境外上市的特大型国有企业，建立内控体系的意义不仅在于适应上市地的法律要求，从更高层面上来说，建立完善的内控体系，有助于完善现代企业制度，提高公司管理水平，提升公司形象，为实现股份公司的长远发展战略夯实基础。作为油气田开发企业，内部控制是实现现代企业管理的重要组成部分，也是企业生产经营活动赖以顺利进行的基础。我国有关法规也明确规定了企业必须建立，健全内部控制体系。这对我国现代企业制度建设具有十分重要的现实意义。随着市场化程度的日益提高，市场竞争的日趋激烈，特别是开展国际化经营以来，企业所面对的内外部经营风险也发生了变化。为了增强企业在国内和国际市场中的竞争实力，提高企业的经济效益，作为企业经营目标有效保障的内部控制制度，也必须适时完善和强化。
目前内部控制正在由企业的内部事务向企业应履行的一种法律责任转变，企业内部控制的建立已成为一个大型企业必不可缺少的制度。实施内控制度是减少风险、避免损失，规范企业管理的重大措施。
二、完善合同管理内部控制，强化企业内在约束机制
合同管理工作是企业经营管理体系中最重要的部分，是企业经营管理的核心，其内部控制的有效性直接影响着一个企业的稳定与可持续发展，关系着企业的经营安全。完善合同管理内部控制是规范企业交易行为，保护企业营运安全和企业改革发展的重要内容。企业只有建立健全合同管理内部控制才能从根本上培育企业信用、提升竞争实力，防范经营风险。
合同管理的特点决定了其风险类型的多样化和复杂性。完善合同管理内部控制，强化企业内在约束机制，消除合同管理活动中的随意性和盲目性，不仅符合合同审慎管理的要求，也是防范和化解经营风险的屏障。
长期以来，油气田企业合同管理内部控制薄弱、管理松弛，导致一些新型合同纠纷乃至一些经济犯罪的出现。剖析这些合同纠纷和经济犯罪案件，其原因是复杂的，但单位内部管理监督不健全，管理和控制弱化，权力缺乏监督是助长这些合同纠纷和经济犯罪案件的一个重要因素。因此，在市场经济条件下，企业需要内部控制。全面建立和实施合同管理内部控制制度，加强单位内部涉及合同管理的各项经济业务，机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，做到不相容职务相互分离、相互制约和相互监督，从源头和制度上堵塞漏洞、消除隐患，防范风险。
三、油气田企业合同管理中存在的风险问题
股份公司上市以来，合同管理工作在不断地加强，但根据内控原则分析，还是存在一些薄弱环节，主要表现在以下几个方面：
(一)合同签订人未经授权签署合同。内控实施前所有的合同都是由各项目负责人在该项目合同上签字，而有的签字人并未经公司经理授权，这就是合同管理的重要漏洞。
(二)合同没有完整的包括法律规定的必要条款、内容不准确。按照《合同法》规定，合同条款有必备条款和一般条款，而随着经济的发展，经营风险日益复杂，如安全、保密、环境污染等方面的约定显得尤为重要，而这些内容又往往不被人重视，但是在这些方面出现纠纷往往是事关大局的。
(三)支出类项目未纳入计划或预算。在内控实施前并非所有费用的支出都是以合同为载体的，这就造成公司费用开支的随意性，而且使公司领导无法从一个口子整体上掌握公司费用的开支、收入情况，使经营决策出现被动的局面。
(四)合同三项审查没有得到完全地，严格地执行，而且审查职责不明确。有的合同没有经过技术审查，有的合同重复进行经济审查。
(五)合同履行内容与签订的内容不一致。合同经过申报、审查、签订后，在履行过程中由于出现特殊情况(如原约定修15管线，挖开后发现有25米管线腐蚀非常严重且必须修理，或者由于施工设计修改等等)，合同申报部门未及时申报合同变更情况，致使合同履行内容与签订的内容不一致。
(六)项目结算金额超过计划投资或预算，且没有追加投资支持性文件。由于油田的特殊情况，管线设施绝大多数是埋在地下的，它的隐蔽性决定了它的损坏、腐蚀的不可预见性，以及年初申报资金计划的不确定性，那么必然也就出现了实际发生金额超过计划投资或预算的现象，而往往并不是所有的这类项目都能从油田公司要回追加投资。
(七)合同没有履行或没有及时履行，且没有得到及时处理这类现象出现有几方面原因：1，乙方没有按合同约定履行合同义务，或履行的义务不符合合同要求，导致甲方不能履行付款义务；2，乙方没有按合同规定的期限履行合同，或者工程完工后不按期限交结算资料，结果造成结算延期而被油田公司收回投资。
这些问题的出现归根到底是缺乏强有力的内部控制制度。
四、根据COSO框架建立合同管理内控体系
COS0框架是由组织、项目和流程组成的三维立体。简单说来，每个项目都是通过组织的层级，单位和成员按照一定的流程、作业和任务的要求来完成的。内部控制要素包括：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控五个方面。因此，作为内控体系基石的业务流程必须完整，风险分析和控制也必须延伸到相关的业务流程中。内部控制贯穿于经营活动的全过程，企业的生产经营是围绕效益效率、真实完整和法律遵从等三个目标展开的。每个目标的实现都有一定的风险，它们都是企业内部控制的内容，都要加以防范和控制。
合同管理由合同与纠纷，服务采购等流程组成。每项流程，由项目立项，供方资质审查、选商方式确认、合同招标，合同签约授权、合同申报、审查、合同签订、合同履行、合同结算，合同信息管理，合同纠纷处理等项作业。而每项作业必
须由组织成员按一定的程序完成，在流程设计中，必须遵循“流程一作业_任务”三个因素之间的依次关系进行。
根据以上内控建立原则和要求，对企业各项合同的风险点和控制措施进行了梳理，发现了管理中的薄弱环节和控制过程中的缺陷，并提出7个风险点。为进一步完善控制，加强管理，针对合同管理中的薄弱环节和控制过程中的缺陷制作了风险控制文档(RCD)及风险控制措施(准确性和完整性控制)，经过流程描述、风险控制分析为进一步完善合同控制和管理奠定了坚实的基础。
在制作合同控制流程图时，以上风险点的控制措施必须落实到各部门的各岗位，也就是把它分解到各个管理层面，做到分工有序、各负其责。防范重要风险，建立关键控制，是建设内控体系的重点，要从重要风险入手，在关键控制上取得突破，保证合同管理流程和控制与实际工作的一致性。
内控体系形成后，必须进行自查和测试，测试是为解决流程和控制环节与实际工作的一致性、重要风险与关键控制的完整性、规章制度的规范性和控制实施的有效性等问题。然后自查和测试过程中发现的例外事项，逐一梳理，并分解到不同层面和控制环境，制订整改方案并狠抓落实。对管理中的薄弱环节和控制过程的缺陷，在整改的基础上要进一步补充和完善规章制度，形成权责明晰、相互制衡、层层负责的机制，以达到内部控制的目的。
五、实施合同管理内部控制制度应注意的问题
内部控制是企业内部各部门和人员在分工明确的基础上，对每项经济业务的决策、成立、确认和处理，都按相关的制度，经过二人以上办理或审核，以达到相互监督和相互制衡的目的。在信息产业高速发展的今天，完善的内部控制制度可以防止企业内部工作上的错误、失误以及舞弊行为，保护企业营运的安全性，对促进依法治企具有积极意义。那么，如何将内部控制制度贯彻执行和落实到位，加强企业内控制度的建设，促进企业经营的规范运作，将被动的监控转变为对过程的积极干预、渗透和有效的控制呢？笔者认为，应该从以下几个方面入手：
(一)合理授权，建立行之有效的权力制衡机制
内部控制的方法，主要有不相容职务相互分离控制，授权批准控制，合同系统控制等。授权批准控制，要求单位明确规定涉及合同及相关的工作授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务，因此，对于企业负责人，既要保证其经营决策的独立性和权威性，又要保证其经济行为的效益性和廉洁性，权力的度量界定及合理授权是关键的一环，当今社会大凡出现重大舞弊经济案件的企业，基本上是因授权不当引起的，是授权多，权力过大，且控制不力的恶果，由于授权无“度”和授权不当，直接制约内部控制制度效能的发挥。对内部控制执行人员的授权要讲究一定的“度”，对不同的控制环节要有不同权力授予。无论哪个环节，在具体授权时，都应先认真研究，准确掌握，这样既能保证经营决策有效运作，管理制度有效贯彻，又能保证权力制衡得以落实。
(二)明确内容，制订科学规范的内部控制制度
合同管理内部控制制度内容极为广泛，涉及到企业经营管理的方方面面，合同内部控制的内容包括：合同项目立项，供方资质审查、选商方式确认、合同招标、合同签约授权、合同申报、合同审查、合同签订、合同履行，合同结算、合同信息管理、合同纠纷处理等业务的控制。对于这样一个复杂系统工程的控制，不能靠人治，也不能简单地靠合同主管部门控制来实现目的，而是要靠一套科学规范的内部控制制度，用制度来规范管理的行为。这就要结合企业的实际情况建立起涉及合同管理所有方面和所有环节的内部控制制度，使管理者在从事合同管理活动中，知道应该干什么，明确自身职责，并按照规定的程序来完成工作，接受规定的控制管理。
(三)实施考评，加大内控制度的考核力度
企业内控制度执行结果的好坏，除了制度要具有科学性、合规性外，另一个因素就是制度是否被认真贯彻执行，这与企业的考核办法和考核内容有关，所以，企业应当将内控制度执行情况的检查列入考评范围，落实考评内容，考评标准力求科学化、合理化、可操作性强，定性分析和定量分析相结合。在进行考核时，重点要对企业内部工作流程执行情况进行跟踪，如果一个企业内部工作流程十分科学、合理，只要其中某一环节出现问题，就能很快被后一环节发现，要加大监督考核力度，在实施考核时可运用企业内部的监督力量，同时将考核结果与部门、人员的奖惩挂钩。
(四)常抓不懈，建立内控工作的长效机制
关键词：合同管理；防范；风险；和谐
中图分类号：D9
文献标识码：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.23.089
1 加强资格审查，把好授权关
1.1 控制人的数量
就基层站段而言，人的数量要适度，数量过多过滥，经营风险就会成倍增加，数量过少权力过于集中，容易造成工作效率低下。目前，人以掌握在行政副职一级为宜，权力适度集中，既容易“施控”又不易“失控”。
1.2 明确人的权限
授权包括任职性授权、年度职务性授权、专项授权三种。对委托人的权限如经济业务的范围、额度、时间等要予以明确，年初审查确定，经单位第一管理者签署后下达《授权委托书》，年内根据人员变化进行动态调整。被授权人在授权范围内从事活动，不得超越权限。禁止无权人签订合同，禁止车间、班组以自己的名义对外签订合同。
2 从严从细审核，把好合同签订关
2.1 主体资格要真实
对合同签约对方主体资格的审查，是签订合同的第一关，也是确保合同签订后能否正常履行的最重要一环。要审查对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证、授权委托书、资质证书、资信证明、业绩经历等，看是否真实、合法、有效。综合分析对方的实力、能力、信誉等因素，必要时可到对方单位实地查看、调研，对于不具备相应资格的要实行一票否决，避免为日后合同的履行留下隐患。
2.2 签订依据要充足
签订合同前，要进行经济技术论证，经济上要合理，要有文件、电报、命令、纪要、计划等依据，有相应的款源做保证，避免形成无预算、超预算支出；技术上要可行，避免形成资金的浪费，资产的闲置；安全上要可靠，安全系数与既有设施、设备相匹配，既不浪费能力，也足以保证安全。
2.3 会签程序要理顺
合同会签要严格按程序、按顺序进行，做到履行程序不简化，逐级把关不放松。合同文本由具体经办人起草，依次经科室负责人审核，相关科室（部门）把关，法律顾问、合同管理员推敲，主管领导审查，单位第一管理者审批后方可签订。会签顺序不能变，要逐级负责，分层控制，下级对上级负责，上级对下级监控，同级间分口把关。
2.4 合同措辞要准确
合同措辞不准确是引起合同双方意见分歧、造成合同纠纷的直接原因。合同文本的起草要坚持以我为主的原则，力求语言简练、用词严谨、表达准确，避免出现两种以上的理解。对合同文本中的术语、概念要加以注释。涉及的数字要注明是否包含本数，计量单位应采用公制计量单位，货币应注明币种。避免在合同执行上埋下隐患，在细节上留下破绽，给对方以可乘之机。
2.5 合同内容要全面
合同的内容包括当事人的名称（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的方法等八要素，合同文本有统一格式的，应使用格式文本。合同的内容全面完整、具体准确是确保合同正常履行的重要条件。
3 认真跟踪督促，把好合同履行关
3.1 按约履行合同，把握主动权
合同一旦签订，双方应本着诚实守信的原则严格遵守，行使合同规定的权利，履行合同规定的义务。密切关注合同对方的动态，时刻掌握合同的履行情况，当合同相对人不履行或不全面、不适当履行合同时，要采取相应的措施。
3.2 逐项跟踪督促，提高履约率
经济合同是规范经济关系的重要凭证，经济合同的全面正常履行能够促进经济的和谐发展。合同签订后，要列表明示，逐项进行跟踪督促，逐条落实合同条款约定，从不落实的环节抓落实，找准症结，对症下药。双方没有约定或约定不明确的，主动协商补充；合同履行中出现分歧和争议时，应本着有利于合同履行的原则，双方主动让步达成和解；一方因种种原因不能履行合同时，应及时通知对方；当事人一方违约后，对方应采取措施防止事态扩大。通过合同双方的共同努力，促进合同的全面履行，提高履约率。
4 及时收集整理，把好合同归档关
4.1 建立合同台账，抓好日常管理
合同管理员日常要建立《合同管理台账》，按照台账规定的项目逐笔序时登记，编号保管。根据合同的履行情况，将合同分为三类，分别是已经履行完毕的、正在履行中的和尚未履行的。对已经履行完毕的合同重点是收集、整理、保管好相关资料以便查阅和归档，对正在履行中的合同重点是督促、指导、协调有关部门积极履行，对尚未履行的合同重点是提示有关部门为合同的正常履行创造条件、做好准备。
4.2 规范整理装订，按期集中归档
合同是重要的历史资料，要能够经受住历史的检验。在签订、履行合同的过程中形成的记录相关内容的所有文字资料都要集中归档。包括合同文本、会签审批表、上级批复文件、会议纪要、招投标资料、中标通知书、对方营业执照、税务登记证、法人代表或委托人身份证复印件、其他资料等。每项合同形成的文字材料按时间顺序排列，每年履行完毕的合同按时间先后顺序编号，按档案管理要求整理后于次年6月30日前移交档案室。
总之，只要严格按程序、按权限把好授权关、签订关、履行关、归档关，规范化管理，程序化运作，就能积极防范合同风险，不断提高经营管理水平，促进企业的和谐发展。
关键词：农村土地流转；档案管理；信息化管理；制度化
随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识，提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任，严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。
一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量，规范收集整理
传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。
以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。
参考文献：
[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.
[2]房山区经管站.“农村土地承包管理工作座谈会”典型材料之一：房山区认真落实《农村土地承包法》加强承包合同规范化管理[N].中国农业信息网，2012-02-01.
合同是单位从事经济活动中取得经济效益的桥梁和纽带，同时也可能会产生经济纠纷。合同管理已成为目前现代公司法律管理制度非常重要的内容之一，它必须是全过程的、系统性的、动态性的。我们不仅要重视合同的洽谈、草拟、签订、生效开始的管理，更要重视合同生效履约期间出现情况变化及时对合同的修改、变更、补充或中止和终止的管理活动。能否实施有效管理把好合同关，是现化公司经营管理成败的一个重要因素。
【关键词】
合同管理的现状；规范合同法；强化法律意识
一、煤炭行业从合同签订到合同管理存在的主要问题
（一）合同的标的、价款等重要因素不够清晰
一些合同的条款过于简单，合同条款约定的意思不明确、不具体。合同法规定了在合同发生争议时采取协商、调解、仲裁和四种解决争议的方法，在合同条款中应尽量明确是采取那种解决争议的方法，同时更要明确当事人对于违约责任约定的定金罚则、违约金、赔偿损失等。另外，有的合同签订地点不详细很不明确。根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖，同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则是无效约定。
合同文字不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。
（二）对合同的主体资格认知不够
合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一，而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。根据我国的《民法通则》、《合同法》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能内部科室是无权对外签订合同的。现实中一些公司的什么分部、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些公司的销售员工直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。这里要防止两种倾向：一是虽然具有相应的民事权利和民事行为两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样也是合同主体不当。
（三）主从合同和无效合同的问题
主合同是指能够独立存在的合同，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存在的《合同法》规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。目前公司与企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的的，实质也是无效合同。
（四）合同的生效与履行问题
一般情况下当事人应采用书面合同形式订立合同，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章，而有的到底是法定代表人或其授权委托的人来签字加盖单位公章都不是很清楚。另外一些合同无明确合同的履行期限，这就很容易给合同安全埋下了隐患。
在履约过程中发生合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的公司管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的实现。
《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，应当行使的权利没有行使，但大多数公司不会行使。应当重视证据（资料）的法律效力的而却没得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和（或）签名的、有明确内容的、未超过期限的，不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。
（五）对合同管理认识不足重视不够
单位普遍认为合同签订后就万事大吉，没有建立有效的合同管理制度，不注重对合同原件的保管致使合同原件丢失或毁损。以至于合同产生变更、分包，中止、以及因不可抗力产生合同终止时等一系列问题纠纷时，无从维权。
二、对规范煤炭行业合同管理的建议及对策
（一）加强合同管理人员的培训教育，在合作中相互学习
全面提升合同管理人员的素质，坚持每年选送人员参加公司组织的合同业务培训和法律事务培训，加强合同管理部门对公司合同经办人，采取以会代训的形式，组织学习《合同法》和公司有关合同管理办法、规定，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。同时，通过对每份合同的实际草拟、签订、修改，以例施教，提高合同经办人的业务水平，从而保证了合同的签订质量，较好地维护了企业的合法权益。
（二）从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制
建议单位内部设立法务部门或者合同管理岗位，对单位合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。
（三）加强合同管理档案和合同专用章管理，构建合同业务库与专人管理
合同档案应由单位设专人管理，或由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度，凡经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司备案或登记，绝不能再出现找不到合同等其他漏洞的出现。
公司是1999年10月根据中油集团公司重组改制的总体要求成立的，是一个集“炼油、化工、化纤、树脂、洗涤剂”于一体的特大型石油化工联合企业。
公司重组改制以来，在省市和上级公司的正确领导下，认真贯彻执行我国《合同法》等相关法律、法规，大力开展“重合同、守信用”活动，公司合同管理工作不断加强，取得了显著成绩。
一、 领导重视法律工作是认真开展“重合同守信用”活动，做好企业合同管理工作的必要前提
公司的决策层一直把“重合同守信用”活动纳入到主要工作的议事日程，一致认为：“重合同守信用”活动影响到企业的生存和发展，只有“重合同守信用”，才能赢得客户，赢得市场，企业才能生存和发展，否则，企业必然失信于市场，因此，公司积极开展“重合同守信誉”活动。“重合同守信誉”工作对提高企业的知名度和产品品牌信誉，增强企业参与市场的竞争力具有极其重要的作用。公司首先出台了《公司合同管理办法》和《对外纠纷申报处理办法》，从实体上和程序上为公司合同管理工作的开展提供了可靠的制度保证，从领导上和制度上保证了“重合同守信誉”活动的开展。
二、 依法签订合同，实行规范化管理，是开展“重合同守信誉”活动的前提条件
公司为了按照国际惯例运作，与国际规范接轨，强化法律监管职能，公司依据国家《企业法律顾问管理办法》的有关规定，成立了公司法律事务机构。并把筹划、控制、管理、咨询、处理五项职能与公司实际紧密结合，探索出一套适合公司合同管理的有效办法。
1.规范了合同签订人员。资产重组前，公司是多级法人治理机制，合同管理实行分级管理，各负其责，公司系统有签约权的人就达1200人之多，刻制合同专用章达360余枚。重组改制后，全面整顿了合同签订人员，把有权签订合同的人员从1200人减少为14人，即有权签订合同的人员只为公司6位领导和直属8家企业的厂长（经理），这就从制度上约束了公司合同签订人员，减少了合同损失，提高了企业经济效益。
2.规范了合同签订人员的签订权限。按照上级公司的要求，公司直属企业厂长（经理）和公司正副总经理按规定权限签订各类合同，并由公司总经理颁发正式授权委托书，从而规范了合同的签订权限，增强了合同签订的合法化。
3.规范了合同专用章的管理。按照上级公司的要求，公司统一刻制、编号、登记和备案了九枚合同专用章，并实行一厂一印制，明确了每枚合同专用章的使用权限、使用厂别、使用范围，公司对外所签订的一切合同必须加盖合同专用章，否则所订合同无效，责任由所在单位和经办人自行负责，对公司不产生任何法律效力。
4.规范了合同签订的程序。公司所有业务往来一律以书面形式签订合同，以防止拖欠款的发生，而且必须是由具有合法权的14人审批后才能签订。合同经办人只负责审查对方的资信证明是否合格，是否具有权利能力和行为能力，以防止或杜绝违约的发生，从而保证合同的全面履行。公司要求所签订的合同必须100%地进行审批，未经公司审查签字的合同，财务部门不予拨款。
5.规范了合同管理流程。公司重组改制以来，加强了对合同管理的力度，使合同谈判、签订、履约全过程处于受控状态。公司要求物资采购部必须推行采购公开招标、实行采购价格、渠道、质量、采购量和采购人五公开，大宗物资实行最高限价和部分物资实施零库存，真正实现采购比质比价，取缔中间环节，除特殊原材料、抢修材料和大型专用设备必须预付的采购资金外，其他物资采购资金一律实行“先挂后付”，必须严格按照已经批准的采购计划从供货网络成员单位中选择供货厂家，决不允许暗箱操作或几个人的暗中操作。公司要求营销调运部也要实行销售价格、渠道、数量、用户和签合同人五公开，努力提高销售利润率，杜绝拖欠新的货款，加大市场开发力度，提高终端用户的销售比例，重组以来，公司销售回款率100%，采购付款率70%以下。
6.规范了合同价格监审。公司先后对合同经办人进行了多次法制讲座，在提高他们业务素质的同时，公司法律人员侧重于对合同价格进行监审，据统计，公司自重组以来累计签订合同6万余份，标的总额180亿余元，公司法律人员直接参与石油二厂重催等重大合同谈判500余次，为公司节省资金9000余万元，减少合同价款损失750余万元，有效地保障了公司生产经营和工程建设，充分发挥了法律工作在企业管理中的应有作用。
三、严格履行合同，努力提高企业信誉，是保证“重合同守信用”活动健康发展的必要保证
要100%履行所签订的合同，必须树立效益服从于信誉，产量服从于质量的经营思想。通过对合同实行规范化管理，增强了公司市场竞争能力，提高了企业信誉，增加了无形资产的附加值，公司客户纷纷以打进石化市场为荣，因为公司讲信誉，不赖账，据初步统计，公司用户总计为公司垫付资金6亿余元。
四、 采用法律手段处理企业纠纷，有效地减少了企业的经济损失
公司资产重组分立后，公司先后有55起纠纷发生，其中有50起为被告，5起为原告。我们将企业申报的纠纷逐个分析，在掌握证据的前提下，对划入存续公司的资产，我们在法庭上据理力争，依法退出被告席，对确属划入股份公司的应诉案件，我们主动协商勾通，力争减免利息和违约损失，对由于政府干预行为让我们担保的案件，我们主动找政府协商解决，经过我们努力工作， 55起纠纷均已结案，共挽回和减少经济损失5000余万元。如抚顺市南花园养鱼场在诉公司储运公司污染鱼塘损害赔偿一案中，因我方在法庭上据理力争，一审法院采纳了我方的主张，判决驳回原告的诉讼请求，为储运公司避免经济损失791702.25元。
一、引言
合同管理是建设工程项目中的核心部分，工程项目管理的各方面工作都要围绕着这个核心来开展。由于工程项目合同管理本身具有难度大、变量多，周期长等特点，合同内容比较多，同一项目甚至有多个合同，在动态的执行中，合同又很容易受到时间的影响，产生大量的变量信息和一些不可预见的信息内容，合同信息数据的规范化管理在合同控制、传递和变更管理中尤显重要。因此，面对工程合同管理数据大且繁杂的信息量，主要依靠人为力量的传统合同管理模式将会耗费管理人员大量的时间和精力，影响工作的效率。也难以满足合同管理数据准确、严密、精细、快速提取的要求，对合同执行状况难以进行动态跟踪，甚至因为不能随时快速有效提供信息数据给企业管理层做决策，而不能有效满足建筑企业之间的竞争要求。当前，我国正处于信息化快速发展时期，为工程项目合同规范化管理建设创造了良好的实现条件，只有充分利用先进的信息规范化管理技术，才能全面提高工程项目管理人员的合同管理效率，从而提高企业的经营管理水平，增强企业竞争力，促进企业稳健发展。
二、国内工程项目合同管理的基本情况
1.传统工程合同管理的现状。传统的工程项目合同管理主要体现在合同管理意识不强、管理不严格、职责不明确等方面，给工程项目的发展带来一定负面影响。主要现状有：（1）没有完善的合同管理网络，大多数企业都没有形成职能明确的管理网络，部门职责不清，现有管理人员的综合素质不高，尤其是缺乏专职合同管理人员；（2）没有规范的合同管理工作流程，工作要求及职责不明确，且管理方式还以手工管理方式为主，合同管理水平低下，使得施工项目工程的管理和执行得不到有效保障；（3）没有规范的文档管理制度，在签订书面合同时，往往不够规范，周期长，合同履行过程中不够理想且易给企业造成不可预计的损失；（4）合同管理数据不能形成统一规范的管理，丢失现象严重，查找调用费时费力，造成后期合同管理困难。总的说来，合同体系不规范不健全，合同管理水平低，仍是我国建筑行业普遍存在的现象。基于此，传统的合同管理已无法满足现代化建设工程项目发展的需求。2.工程项目合同规范化管理建设存在的问题。存在的问题主要如下：2.1思想认识不足，投入力度不够。大多数企业对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构，对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。2.2工程项目合同管理流程不够明确，职责不清。大多数企业都没有制订统一规范的合同管理工程流程，由于缺乏统一的要求，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。甚至有些企业合同管理部门与其它相关部门缺乏沟通，各自为政，造成合同管理脱节，效率低下。这些都是企业管理之大忌，最终将给企业带来重大的隐患。2.3合同文档不规范不统一。建筑行业是一个高风险行业，需要有规范统一的合同文档来全面体现双方的责任、权利和风险。但有些业主和承包商不能完全按照合同规范文本签订合同，采用一些自制的、不规范的文本进行签约。有些业主甚至通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，转嫁工程风险。2.4合同监督管理不到位。现阶段，在工程项目合同管理过程中，合同的申报审批、谈判签约、合同评审、履行等整个环节因无规范化管理，难以对合同全过程进行严格的监督和管理。2.5工程项目合同管理中信息化程度还比较低。不少企业在进行工程项目合同管理的过程中，常常还是以传统的手工操作为主要的管理方式，比如，在签约前的合同审批和评审环节，涉及人员众多，程序复杂，周期长，造成有些合同长时间不能签定，严重影响工程项目的进展。不仅在一定程度上增加了建筑工程项目合同管理的成本费用，还严重影响了建筑工程项目合同管理效率，制约了建筑工程项目合同管理的现代化进程。2.6合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬，文化水平不高，业务不精通，没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断，无法对合同进行有效的管理。
三、实现工程项目合同规范化管理的措施
规范化的本质是“统一”，目的是“获得最佳秩序和社会效益”，这也是规范化的基本出发点，是建设工程合同管理规范化的根本目的。针对以上工程项目合同管理的现状和存在问题，笔者提出以下几点措施对规范化管理建设进行探讨。1.加强思想引导，加大宣传力度，制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施。不断强化思想的引导，加大宣传的力度，让工程企业的主要领导和相关管理人员树立正确的工程合同管理意识，促进企业对工程项目合同管理的重视。积极组织工作人员学习建筑企业相关的法律法规和合同管理知识，尤其是对于相关的《合同法》、《建筑法》等，从根本上提升从业人员的法律意识和专业知识，进而制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施，有效增强建筑工程项目合同管理水平。2.结合行业特点，引进技术，建设集合度较高的工程项目合同统一管理平台。传统的管理方法效率相对较低，在当前信息化时代，运用计算机技术、网络技术和通信技术来进行合同管理是现代企业合同管理的必然趋势。应鼓励工程企业根据相关工程行业的实际情况，结合企业自身特点，引进相关科学技术，以合同相关法律法规作为基本原则，结合合同操作全过程中的因素，构建具有网上申报、审批、审查、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析汇总等功能，属于企业自己的集合度较高的工程项目合同统一管理平台，有效推进本企业工程合同规范化管理进程。3.建立工程项目合同规范化管理流程。要确保工程项目合同统一管理平台有效运作，实现工程合同的规范化管理，笔者认为前提是需建立统一且规范的合同管理流程。首先，企业需形成一个完善的合同管理网络，明确合同主管部门、承办部门及其它相关部门的工作职责及要求，从而保障统一管理平台各个环节运作的有效性。其次，企业需形成一个标准化的合同操作流程，明确每个操作环节的功能及要求，以及操作的标准流程指向，使操作人员有明晰、规范的工作指南，从而确保统一管理平台快速、有效、规范的运作。最后，企业还应制定一系列与合同相关的统一标准程序文件，如在建工程一览表、合同项目申报表、合同评审表、合同标准模板、合同管理数据台帐等，以保障统一管理平台操作的有效性。建立工程项目合同的规范化管理流程，除了能够保障统一管理平台的有效运作，还能够全面完善合同管理数据，易于对合同各个环节的控制，易于对合同项目全过程的监管，也易于企业管理层查阅调用合同管理数据，快速做出经营管理决策。
四、结语
综上所述，只有充分掌握和了解工程项目合同规范化管理建设过程中的不足之处，才能采取有效措施，有效提高企业的经济效益和社会效益。因此，只有不断学习新知，增强创新意识，掌握新的理念，才能进一步增强工程项目合同规范化管理建设工作，推动现代化建设的发展。
作者:赖方芳单位:广东中金建筑安装工程有限公司
关键词：项目监理部；规范化；管理
项目监理部是监理公司与建设单位签订监理合同之后，为履行监理义务而在施工现场组建的、代表公司监督管理具体工程项目的职能机构。项目监理部由总监理工程师、总监理工程师代表（必要时配备）、专业监理工程师、监理员以及文档管理人员（大中型工程应配备）组成。总监一般由公司任命，其他监理工作人员的数量、专业分工、岗位职责等由总监根据监理规范、合同要求、工程类别、规模、技术复杂程度、监理人员素质等确定。项目监理部成立后，在总监的组织下，以监理合同、施工合同、施工图纸、质量验收规范以及监理规范等为依据，围绕监理目标，监理部成员各司其责，协同开展各项监理工作。
一、目前监理市场存在的问题
我国全面推行监理制度已有十五年时间，目前国家在监理公司资质管理、经营管理、监理人员执业资格考试、注册管理等方面取得了显著成效。各地区监理市场的运行、监理公司的管理以及监理工作的规范化方面已有了长足的进步。然而，由于监理公司和监理注册人员的日益增多，监理市场的恶性竞争和非规范化管理状况也越来越严重。比如，一些监理公司为了节约监理成本，通过减少监理投入（如检测设备配备不足、减少现场监理人员数量和工作时间）、降低监理服务质量（如缩减监理服务内容、派驻缺乏经验的年轻监理人员、减少检查次数）、放松管理（公司对监理人员不认真工作、向施工单位“吃、拿、卡、要”等现象睁一只眼闭一只眼）等方式维持生存。再加上一些建设单位对监理工作的认识不到位（认为监理工作可有可无，随意压低监理费用，把监理单位仅仅作为自己的质检部门等）和有些施工单位不配合（对监理方下达的通知不理不睬，甚至威胁监理工作人员）等因素，造成监理单位生存环境日益恶劣，监理公司以及项目监理部的工作开展十分困难，管理上也越来越不规范。在这种情况下，工程质量、进度、投资和安全无法实施有效监控。这样的监理管理状况，反过来也加强了人们对监理工作重要性的忽视，造成了监理单位信誉下降和监理取费的日益降低，监理单位生存越发困难，与国际接轨更成为梦想。
为了改变上述恶性竞争所带来的不规范管理现象，笔者认为，除了不断完善国家建设方面法律法规体系、加强对建筑市场的行政管理力度、增强监理公司规模和实力外，还应该大力加强项目监理部自身的规范化管理，有效提高监理服务质量。本文就如何实施项目监理部的规范化管理谈谈自己的看法。
二、什么是规范化管理
规范化管理是对每个被管理者的职位、职权和职责进行合理设置，规定明确的工作标准、运行程序和规范制度，使组织和个人的行为、每项工作都遵循一定的标准和机制运行。规范化管理贯穿于管理活动的全过程。
项目监理部的规范化管理就是通过合理设置监理部的人员数量、专业分工、职位、职权和职责，规定明确的监理工作制度、工作程序和工作标准，把项目监理部各项监理活动全部纳入规范化管理，实现对监管活动的全程管理。
三、规范化管理的基本特点
规范化管理具有四个基本特点。一是结构化特点。即管理系统是有内部结构的，其内部结构由若干层次和功能模块组成。规范化管理不仅要细化、深入到各层次和功能模块，并且要使各层次和功能模块形成一个协调统一的有机整体。二是信息化特点。即利用电脑和网络把各项资源信息（包括活动、记录、成果、设备仪器等）数据化、集成化，便于资源共享和利用。信息化是规范化管理的基本手段和实现形式。三是标准化。即用统一规范的工作标准和操作规程进行管理，使管理过程清晰、顺畅，便于专业化分工和数据化，提高工作效率，确立工作责任。四是制度化。即规范化管理的各个层面和环节都必须按照制度运行，运行体系同时是一个完整的规则体系。
四、项目监理部怎样实施规范化管理
根据对上述规范化管理的概念和特点的理解，结合项目监理部的具体监理工作，笔者认为，要实施项目监理部的规范化管理，就必须重点做好以下几方面的工作：
1、组建结构合理、功能全面、务实高效的项目监理部。首先，要重视项目总监的选拔和任命。根据《中华人民共和国建筑法》和《建设工程监理规范》，项目总监受监理单位法人代表的授权，全权代表监理单位全面履行监理委托合同,主持项目监理机构的工作。项目总监是监理单位在监理工程项目上设置的最高岗位职务，是项目监理部的直接领导，承担相应的行政管理责任，是公司的形象代表，是全体监理人员的表率。总监选得好，才能有效带动项目监理部开展规范化管理。因此，监理公司要选派责任心强、领导能力强、有合作精神、专业知识扎实、监理经验丰富、组织协调能力强和有良好工作作风的总监。其次，要合理配备专业监理工程师和监理员。总监应根据工程需要和公司实际情况，按照“持证上岗、结构合理、专业配套、数量合适、职责明确、精简高效”的原则进行配备。如果工程规模太大，还可考虑配备总监代表和专职文档管理人员。
2、制定科学合理的制度体系（包括监理管理制度和监理工作制度）。监理工作的成功很大程度上靠的是一套完善的制度和模式。监理工作制度化是有效开展监理工作的保障。
监理管理制度主要包括职业道德、现场记录、人员交接、信息处理、文件管理、监理档案管理、考勤办法、监理用品管理等方面的制度。这些制度主要是规范项目监理部的人、财、物和管理方式。
监理工作制度是监理人员从事具体监理工作时应遵循的规定和要求。为了制定科学、合理、系统、规范、可操作的工作制度，就需要深入研究项目监理部的监理工作内容。项目监理部的监理工作主要有：图纸会审，编制监理文件，监理交底，施工组织设计审批，开工报告审批，分包单位资格审核，材料﹑设备及构配件检验，施工放线成果复合，工程变更审核和处理，试件见证取样，工序交接检查，隐蔽工程验收，检验批、分项、分部工程质量验收，工程质量事故处理，质量技术签证，签发监理通知，施工进度控制，工程计量，投资控制，工程竣工验收，工程索赔处理，召开监理工作会议，旁站监理，安全检查，编制监理月报，监理日志记录等。为了规范这些工作，每一项监理工作都应制定相应的工作制度。如：文件﹑图纸审核制度，技术交底制度，开工报告审批制度，材料﹑构配件检验及复验制度，设计变更审核制度，隐蔽工程检查制度，工程质量检验制度，工程质量事故处理制度，施工进度监督及报告制度，投资监督制度，工程竣工验收制度，监理日志和会议制度，收发文制度，审批制度，旁站制度，安全管理制度，监理例会制度，月报制度等。
在制定制度时，要注意以下几点：（1）集思广益；（2）与公司内部管理制度相吻合；（3）要与具体工程内容、建设单位要求等匹配，具有应变性和灵活性；（4）不断调整和完善。
3、严格执行各项制度。制度出台后，项目监理部各职能部门、总监、专监以及监理员在执行中遇到问题时要做到一律先按制度执行。若认为制度不合理，可及时向总监反映，由总监考虑是否需要按规定程序进行修订。所有的制度都必须进行有效的督促检查，检查和考核是加强管理的措施和执行保证。因此，还需要建立一套完善的检查制度和考核制度。通过定期与不定期检查和评价，找出项目监理部工作的不足和优秀经验，采用考核检查表进行标准程序检查和查阅有关记录等综合考核。当然，制度的执行也要考虑以人为本，讲究人性化管理，把原则性与灵活性很好地结合起来。
4、强化目标管理。目标管理是规范化管理的核心。监理工作的目标来自于合同。通过对监理合同和施工合同的深入细致研究，可以明确监理工作目标、任务、内容、范围和步骤，同时对合同所约定的各方的权利、义务等有一个客观、全面、准确的理解和认识，为有效开展目标管理做好准备。同时，也为各项制度的制定提供合同依据。
5、制定各项监理工作的工作程序和工作标准，规范各项监理活动。《建设工程监理规范》中对每一项监理工作都有宏观的控制性的原则和要求。项目监理部要根据这些原则和要求，结合监理公司规章制度和工程实际情况对每一项监理工作进行深入研究，明确目标、内容、要求、实施步骤、参与人员等，并在公司的指导下制定工作程序和工作标准，形成监理工作的流程图和标准体系，使整个监理过程程序化和标准化。
6、采用现代信息技术，实现监理工作信息化、网络化。信息化、网络化是规范化管理的重要工具和手段。目前，多数项目监理部都配备有电脑、传真机、打印机、网络等办公自动化设备。监理资料、表格等都可通过电脑填写和汇总整理，项目各方网上联络、文件传输也比较方便，十分便于管理，特别是异地管理。有了信息化的硬件手段，各项监理工作更易实现规范化管理。
7、强化岗位职责，加强对项目监理部工作人员的培训和考核。为了统一监理部工作人员的认识，提高监理人员的素质，提高监理服务的质量和成效，总监可配合监理公司定期对监理人员进行培训，在责任意识、服务意识、监理专业知识、监理程序、监理技能、监理规范、验收规范、新技术应用等方面对监理人员进行专题培训。而且，按照公司的奖惩规定，定期对监理部工作人员进行考核，包括目标考核和绩效考核，考核结果与工资、奖金等挂钩。通过这些措施，使监理部人员更加重视和实施规范化管理。
8、加强沟通，取得建设单位、施工单位的支持和理解。在工程施工中，要使规范化管理能够真正得到有效实施，仅靠监理部自身是不够的，还需要得到监理公司的支持、建设单位和施工单位的理解与配合。监理部要把规范化管理的目标、要求、实施方案、具体措施等与建设单位和施工单位充分沟通，取得他们的支持。
9、加强监理部办公室形象、工作人员用语、着装的规范化。监理部办公室墙上要张贴公司资质等级证书、营业执照、监理部组织机构图、总监工作职责、专监工作职责、监理员工作职责、监理工作总程序、旁站监理部位表、材料和试件取样送检计划表、晴雨表等文件资料，办公室内干净整洁，桌椅、资料摆放整齐，文件归档规范，安全帽挂设整齐等。工作人员用语礼貌、文明、专业，着装统一、干净、整洁。这些方面的规范化可以提升公司的形象，展示公司的实力，增强公司的信誉，为公司以后承揽监理业务打下基础。
摘 要 随着社会主义市场经济的发展，市场经济制度不断完善，合同管理作为企业发展的重要组成部分，是维护企业合法权益的重要内容。石油行业作为我国一个比较特殊的行业，对于我国经济的发展起到了重要的作用，由于其自身的垄断性，因此合同管理对石油行业尤为重要。然而目前我国石油行业合同管理存在一定的问题，本文就这些问题做出探究，并给出相应的解决措施，以保证我国石油行业合同管理的的科学发展。
关键词 石油行业 合同管理 问题 解决措施
一、石油行业合同管理作用
（一）避免石油行业蒙蔽损失。规范的合同管理可以避免石油行业蒙蔽损失。石油行业作为一个垄断性的企业，在其发展过程中存在着风险与利益的矛盾，因此在石油行业发展的过程中，要重视合同管理的规范性。只有重视合同管理，才会看穿日常交易中的合同陷阱，保障企业自身的利益不受影响。
（二）推动石油行业合同管理规范性发展。平时合同管理者及时发现合同管理的相关问题，并不断完善解决问题。在这个发现问题并解决问题的过程中，就是完善石油行业合同管理规范性发展的一个过程。举一个简单的例子，某石油企业在与第三方进行交易的时候，发现合作单位的员工并没有经过单位的授权就和自己的企业签合同，而造成了不必要的麻烦，因此在今后，其就会注重合作单位的授权。这种完善的过程有助于推动石油行业合同管理规范性。
（三）推动石油行业乃至社会主义市场经济发展。合同管理规范化可以规避企业受到损失，使得石油企业在与合作单位合作的时候，能够保证自己的利益最大化，这样有助于保证石油行业的快速稳定健康发展。石油行业作为我国市场经济的重要组成部分，对于我国市场经济的发展也起到了重要的推动作用，有助于社会主义市场经济的繁荣发展。
二、石油行业合同管理存在的问题
（一）合同管理主观意识不强。石油行业的领导者与合同管理者的主观意识不强是我国石油行业企业普遍存在的问题。这种主观意识的轻视就直接造成了在签合同的时候忽视细节，容易造成一些不必要的损失。更有甚者，签合同的时候往往选择在酒桌上，这样的合同没有时间细读，往往存在着一些合同陷阱，不利于石油企业自身利益的维护。
（二）合同管理文本不规范。合同管理文本不规范是石油行业合同管理存在的主要问题。由于石油行业自身的特殊性，尤其是石油行业其衡量单位不同企业有不同的规定，这种不统一的现状就造成了合同管理文本不规范。举一个简单的例子，目前我国石油企业在与合作单位签订合同的时候，往往是“协议书”、“意向书”的，更有甚者采取口头协议的方式进行交易。而实际上，这些看似是合同而实际上不是合同的协议书在法律面前有着不同的法律效力，因此规范合同管理文本对企业发展极为重要。
（三）合同管理法律效力不明确。我国法律规定，当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。而有些合同约定自双方签字盖章之日起生效。这里提到的成立和生效是两种不同层面的意思，成立是指双方达成了协议，而生效是指真正要执行合同的内容。同时这里的盖章是加盖单位的公章。某些石油企业在对此尚不明确的情况下，就签订合同，给合同的管理带来了安全隐患。
三、解决石油行业合同管理问题的相应措施
（一）加强合同管理主观意识。石油行业的企业领导层与合同管理者要注重加强合同管理意识。要对从事合同管理的工作人员进行岗位培训，并要细化合同岗位的工作流程。只有这样在日常的合同管理中，才能从心理层面刻意去关注合同可能存在的问题，这样能防患于未然，及时发现一些合同隐患，避免企业遭受不必要的损失。
（二）规范合同管理文本。规范合同管理的文本内容是解决的重要问题。只有规范文本内容，双方才有统一的规范可循。举一个简单的例子，目前我国石油行业中合同所涉及到的价钱金额必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价。譬如我国中石油即使与国外签合同，也是采用人民币的方式。
（三）明确合同管理法律效力。明确合同管理法律效力的最好办法是能够对合同进行审批权限。这里提到的审批权限包括三个方面：一是经济方面，要考虑资金是否到位、是否超投资签署合同；二是技术层面，主要是技术保密方面，涉及到企业隐私，合同规定双方不得泄漏。第三方面是指法规方面，只有在审核的时候双方都达成了协议，才真正明确了合同管理法律的效力问题。
四、结语
合同管理作为石油行业发展的重要组成部分，对于维护企业的利益不受损失起到了重要的作用。然而在石油行业的发展中，我们可以看出合同管理依然存在一定的问题。在今后要解决这些问题，推动石油行业的发展，继而推动我国社会主义市场经济的发展。
关键词：信息化；管理规范化；功能拓展
管理规范化，作为组织管理制度化建设的有机组成部分，是组织管理的一项经常性工作。任何企业或政府部门要形成正规的管理秩序，长期保持健康稳定发展，势必要经历管理规范化环节。不同时期的管理规范化，有其不同的特点。面对信息化的特殊要求和有利条件，管理规范化需要在功能上有所拓展，以其与信息化的蓬勃发展相适应，同时实现自身的发展。
1基本概念界定
1.1管理工作规范
规范，作为日常用语，一般是指对讨论对象行为的约束和限制。具体到管理领域，则是指对管理主体、客体及管理主体与客体交互作用行为的约束和限制。本文所指的管理规范，主要是对管理主体管理行为的明确而具体的规定。它与管理标准有所区别，后者主要是对管理业务目标、要求、范围等的约束和限定。所谓管理工作规范，主要是指对于重复性管理活动的目标、程序，对每一工序的活动内容、方式、方法、工作标准、承办者及其职责权利、考核办法等做出的明确具体的规定[1]。
1.2管理规范化
管理规范化，主要是指研究制定、推行并不断优化管理工作规范的过程，以及该过程所指向的管理运行达到规范、有序、有效和可持续发展的状态[1-2]。它是现代管理的基本方法，它是管理活动的基本内容，是形成和提升管理有序性的基本手段，是管理效能达成的基本保证，是管理成果固化的基本方式，也是管理质效提升的基本途径。
1.3信息化
信息化一般与具体领域相关，它既指一个过程，也指向一定的状态和目标。一般是指以信息技术发展与运用为基础，以信息资源开发与利用为核心，以信息平台建设与使用为依托，以领域要素的信息改造和融合为手段和支撑，实现领域形态转向信息主导的持续过程和最终目标[3-4]。信息化通过信息技术的运用，促进领域信息活动效率的快速提升；通过对相关领域信息资源的开发和利用，实现信息资源和流程的整合和优化；通过信息平台的建设和使用，为领域业务活动的展开和效能提升提供技术支撑；通过领域要素的信息改造和融合，实现相应领域管理观念、组织结构和运行方式的全面、系统转变，并最终促使领域整体形态的信息主导。从本质上讲，信息化通过信息技术的运用，实现了对领域信息活动的流程改造和优化，并通过信息活动与组织活动的内在联系，通过“信息技术运用—信息活动组织—组织活动设计”三者的持续互动，对组织整体产生了深刻的影响，使组织从思想观念、组织结构、运行机制等各方面呈现出信息特色。
2管理规范化的基本功能
作为对管理者所展开的管理活动的约束和限定，作为对管理运行流程、方式、方法的系统设计，作为管理理论与管理实践有机衔接的重要环节，管理规范化传统上具有以下六个方面的基本功能。
2.1管理秩序的形成和提升
管理秩序是管理工作有效展开的基础。通过管理体制设计和推行，组织建立了基本的管理秩序，各级各层次的管理者被赋予一定的职责、权力，部门间也确定了相互联系和协同作用的基本关系，为管理运行提供了基本的框架。管理规范化在管理体制和组织结构设计的基础上，通过管理工作规范的设定，使管理者的管理行为受到约束和限定，它与管理标准化一起，使组织的管理主体、客体总体上按照既定的标准、规范展开活动，对管理运行秩序的形成、维持提供了基本的保证。同时通过持续的规范化活动，能够持续稳步地提高这种管理运行秩序。
2.2管理知识的汇聚和传承
管理规范化的基本活动包括：“管理工作研究—管理工作规范设计—管理工作规范施行—管理工作研究”的循环过程。其中的管理工作研究既包括对管理工作规范实施情况的评估与反思，也包括对管理工作规律的认识和总结，更包括对先进管理理念、理论、方法与技术的学习和运用，事实上就是一个管理知识的汇聚过程，其结果就是形成规范、有效的管理知识。通过规范的设计、更新和实施，使这些体系化了的、规范而有效的管理知识得以传承。
2.3管理效能的保持和优化
从管理规范化的作用机理[5]可以看出，管理规范化通过管理规范的制定和实施，既尽可能地实现了管理活动的相对稳定性和有序性，同时也确保了管理运行于管理目标的有效性，并稳步朝向以组织结构所限定的管理效能最大化前进。管理规范化实际上是通过对组织目标可行的实现路径进行选择、优化，并以规范的形式加以固化并推行，而实现对管理效能的保持。通过持续的管理规范化活动，促使管理效能稳步地提升，直至达到组织结构所限定或规定的效能最大值。
2.4管理活动的评价与监控管理
规范化之管理规范，不仅仅包括对管理者管理行为的限定和约束，更包括管理的目标及其分解，包括对管理目标达成的效能评价标准和方法。因此，管理工作规范作为管理规范化的核心成果，它还为管理活动的评价与监控提供了基本的标准，在一定意义上具备管理活动的评价与监控功能。
2.5理论与实践的互动平台
从理论与实践互动的角度来看，管理规范化通过管理工作研究，一方面实现了对现实管理活动中规律性知识的挖掘，为管理理论的发展提供了养料，另一方面通过先进管理理论与技术的学习与运用，使理论与实践在经验基础上形成了有机联系，在管理工作规范的实施过程中得到了检验，通过管理规范化的持续推行而得到巩固、发展和提升。为此可以认为管理规范化还是管理理论与管理实践实现持续互动的良好平台。
2.6管理机制的创建与优化
管理机制，与管理体制和管理组织结构一起，构成组织管理的有机体系。作为管理运行具体方式、方法和路径及其组合，管理机制是组织管理体系不可或缺的重要环节，直接对应和决定了组织管理系统的效能。而管理规范化的基本过程，正是这种管理运行机制形成的核心过程。管理规范的设计和推行，是在管理体制和组织结构设计的基础上，进一步实现了管理运行的设计，使管理运行更加具有稳定性和确定性，使具体管理行为有规可依、有方可行、有据可评，减小和降低管理行为的不确定性。管理体制和组织结构确定了管理的职能区分和职能关系，明确了不同职能和部门在组织运行过程的责权范围，在此基础上，管理规范化对管理具体如何展开和实施，如何稳步达成管理目标的内在机理和模式进行了明确、规范，实际上实现了对管理运行机制的设计。为此，管理规范化，又可称之为管理系统运行机制构建过程。它是组织管理制度设计的末端和重要环节。综上所述，管理规范化源于人类活动认识与实践的有限性，建立在对管理实践与管理理论有限性认识的基础上，人们通过管理工作规范的设计和推行，使管理运行相对稳定而有效地实现管理目标，并通过对管理工作规范的持续更新，使管理运行的效能得到稳步提升，直至达到管理组织结构所限定的组织管理的最佳效能的过程。围绕管理秩序的维持、管理效能的提升、管理机制的构建等，管理规范化具有六项基本的管理功能。
3管理规范化与信息化的相互关系
从信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一个持续的过程，它建立在对组织从体制、结构到运行的建模基础上的，通过信息活动的激化和强化，并通过信息活动与组织其他活动的持续、有机和高效的互动，实现组织信息效能的提升和优化，并进而转化为组织整体效能的跃升和强化。信息化使信息活动异常活跃的同时，也因信息活动的广泛性、深入性和信息自身的性质，促使事物之间更加广泛、多样而近似实时的联系，它一方面为组织活动的有效开展提供快速、精确、高效的信息保证，信息获取的便利性、实时性，使面向现实和未来的不确定性得到了最大程度上的消除，为组织系统运行有序性的提升奠定了基础；另一方面，它所带来的事物（事务）间联系的多样性、紧密性、实时性和不确定性，使得管理面临异常复杂和不确定性的环境和条件。当然，信息化对管理及其规范化的支撑作用也会表现在对其活动效率和效能的提升上。概而言之，管理规范化与信息化之间的关系主要有以下四个方面。
3.1信息化以规范化为基础
信息化，特别是信息资源的开发和利用、信息平台的构建和使用，需要建立在管理业务流程的标准化、规范化基础上。没有对管理活动的统一理解，没有对管理信息活动的规范化，就难以构建统一而规范的信息流程，也就难以进行深入、系统的管理信息资源开发，就难以构建有效而完备的管理信息系统，基于不同语义基础和数据表达标准的管理信息平台之间难以实现信息的有效互通和互操作。同时由于信息活动是组织业务活动和管理业务活动一个侧面的反映，它的标准化与规范化，势必要引起管理业务活动本身的规范化、管理对象的标准化，以与之相应。只有适度规范化、标准化的管理运行行为，才能使信息化的效能得到有效发挥，否则，难以使管理信息化的效能发挥出来，甚至反而会导致管理整体效能的下降。所以通常而言，信息化总要以业务活动的标准化与规范化为基础，只有理顺管理运行行为，统一人们对管理运行路径和方法的认知，才能组织信息技术的运用、信息资源的开发、信息系统的运用，进而沿着信息主导方向从组织结构到运行方式的全面调整甚至变革。
3.2信息化对规范化的特殊要求
信息化通过人、物、信息、事之间关系的强化，使得人与人之间、物与物之间、人与物之间的相互关系产生越来越紧密、广泛而深入的关系，这种不断紧密的关系超越了个人和单个物品，超越了组织之间的间隔，甚至超越了一般的国与国之间的距离，这种持续扩展和膨胀的相互关系，使得管理面临日益复杂和不确定性的环境。这种复杂和不确定性变化集中体现在管理环境变化的多样性、快速性，以及变化的不确定性上。它要求管理建设与发展必须有效应对这种环境的变化，具备高度的适应性。这一方面要求管理目标必须能够响应多样化的社会需求，同时组织更需要根据环境变化和自身条件，重新选择和调整自身的发展目标，这种目标的选择往往具有高度的不确定性。目标的多样化、快速变化和不确定性，对管理的组织结构乃至管理运行的具体方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多样性”定律指出，管理系统的复杂性需要与管理对象系统的复杂性相适应。作为管理活动的有机组成部分，管理规范化活动理应为管理活动的环境适应性提升提供技术支撑。
3.3规范化对信息化的支撑作用
管理规范化作为对管理主体行为的系统化约束，作为对管理运行的持续优化，对信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推动作用。一是为信息化的发展提供“规范”支撑。信息化无论是对于单个社会组织或者整个社会而言，都是一个渐进的、持续的过程。管理信息化的阶段性成果需要通过管理运行得以体现，也只有人们广泛运用信息技术、信息系统、信息资源，使之真正成为管理活动的有机组成部分和管理效能提升的推手，才可以说组织或社会正处于信息化的进程之中。这种在运行上的体现过程正需要管理规范化这种管理运行设计手段加以保证。通过基于信息流程优化的管理运行再设计和持续优化，使管理信息化以某种强制的形式加以推行，为信息化的快速展开和取得效果奠定基础。二是为适应信息化所带来的环境变化提供“动态规范”支撑。以管理环境变化的多样性、快速性和不确定性为特征的管理复杂性，倒逼管理自身的复杂性。管理规范体系本身就是有效的确定性的组合体。要适应管理环境的复杂性，管理规范体系自身也必须通过某种方式提高其复杂性。从目前来看，主要通过管理规范的模块化和管理规范组合的多样化来实现这种管理的适应性。针对管理环境的复杂性要求，通过将管理活动区分为基本的管理活动和基本管理活动的组合，将管理规范化的规范设计过程，进一步延展为对基本管理工作规范的模块化设计和对管理规范模块运用的规则设计。针对稳定性更强的基本管理业务工作，仍然按照传统的管理规范化的思路进行规范设计，以形成基本的管理运行规范模块；针对基本管理业务工作的组合，则更加侧重于基本管理规范模块的组合方式和规则的设计与推行。以此种方式构建动态的管理规范体系，就可以实现对管理复杂性要求的动态适应。通过持续的管理规范化进程，可以使这种模块化的、动态组合的管理规范体系更加合理而有效。
3.4信息化对规范化的支撑作用
信息化的深入发展，带来的是信息活动成本的极大降低和信息活动效能的极大提升，而管理活动的主体就是信息，管理规范化的关键———管理工作规范体系的设计，其主要过程也是信息过程。因此，信息技术、信息资源、信息平台等等信息化的要素，势必对管理规范化活动产生较大地促进和支撑作用。具体表现在：一方面它为管理规范体系的更为精确、合理地构建提供信息和方法支撑。在信息方面，它能为管理工作研究提供更为丰富而便利的信息支持。通过互联网能够获取关于先进管理理论、理念、技术方面的信息，通过信息系统的运用，也使管理工作研究建立在丰富的现实数据基础上，使管理工作研究成果更具针对性；通过仿真、模拟技术的运用，可以更为快速、有效地辅助管理工作研究，大大提升管理工作研究的质效。另一方面，它可以使管理规范化的形式更加灵活、多样。以往的管理规范体系，大多以纸质的管理工作流程图的形式或悬挂于墙上，或收录于书本、手册中，不便于学习、掌握和更新。信息化所提供的先进技术和方法可以使管理规范体系电子化，从而依托EDA、PDA等终端设备，可以实现管理规范查阅、学习、反馈和更新的实时化、动态化和多样化，也便于管理规范的遵循，促进了管理规范相关知识与管理实践的互动，促进了管理理论与实践的循环速度和效率。
3.5信息化与规范化的相辅相成关系
通过以上的分析，容易看到，信息化实际上实现的是将信息技术优势转化为信息资源优势，进而将信息资源优势转化为组织信息优势、组织整体优势的过程；管理规范化实现的则是将管理的有序性转化为适应的稳定性，并通过稳步改进，提高管理活动有效性的过程。两者之间的关系事实上是相辅相成的关系。其中管理规范化是信息化的基础，为信息化成果的巩固和持续推进提供支撑、创造氛围；而信息化反过来既要求管理规范化具有动态适应性，又为管理规范化的效能提升、功能拓展提供了重要基础。两者相互作用、相互协同，共同推动管理在新时期面向科学化的持续进步与发展。
4管理规范化的功能拓展
总体来看，信息化要求管理规范化的支撑，又对管理规范化提出了新的要求，同时还给管理规范化提供了必要的技术支撑。这些都使得管理规范化相比较于以往，在具体管理运行的内容和方式上呈现不同的特点，促使管理规范化的功能拓展。具体有以下四个方面。
4.1技术运用的必要环节
先进技术的学习与运用，是管理工作研究的重要方面。在当今信息化深入发展的时期，管理先进技术层出不穷，为管理效能提升提供了大量的机遇，这就为管理规范化在技术运用方面的功能发挥奠定了基础。技术运用必须与管理实际相结合，在管理工作研究对管理实际进行归纳、总结的基础上，运用信息技术提供的方法和技术，综合讨论先进技术在管理领域运用的可能行、可行性，研讨适用的方式、方法和策略，并统一管理思想，融入到管理运行规范的设计中，通过管理运行规范实施环节，在固化技术运用的同时，发掘新技术运用的其他潜力和找出存在的问题，并在新一轮的管理规范化进程中加以解决。
4.2知识管理的基础平台
知识管理是现代组织管理的重要内容。管理规范化作为理论与实践的交互载体，一方面强调先进理论与技术的运用，另一方面也强调管理经验的归纳、总结和提高。通过管理规范及其体系的构建和完善，实际上完成了管理知识的一种挖掘、显化和体系化的过程，它既是理论研究材料的重要来源，也是组织内部管理知识的重要来源。通过管理工作研究和管理工作规范设计，进一步促进了知识的收集、规范和共享，是知识管理的基础平台。
4.3组织学习的重要载体
组织学习是组织适应环境的必要手段。管理规范化通过管理工作研究，搜集、整合不同个体和渠道来源的关于组织管理环境的复杂性信息，进而与组织管理内部状态结合起来，加以分析和研究，为组织战略调整和组织结构调整提供原料，并通过管理工作规范的设计为前者的制定、调整提供支撑。从以上来看，管理规范化，特别是管理工作研究过程，实际上就是组织学习的重要过程。这一过程通过规范的制定与实施的反复循环将学习与实践有机结合起来，是学以致用的有效形式。
4.4长效机制的构建路径
组织学习是组织适应环境变化的有效手段，其关键还在于形成和完善组织适应环境变化的良性、长效机制。以管理规范化为基础，可以有效构建这种长效机制。一是针对环境的动态变化，可以通过管理规范体系内部要素的动态整合，实现管理自身的多样性。二是通过对管理工作研究自身的规范化和技术强化，提高管理规范体系的精确性、可操作性和先进性，提高管理规范指导管理实践的针对性和有效性，进而提高管理的环境适应能力。三是通过管理规范化的持续、动态循环，使管理规范及其体系持续处于动态变化之中，以确保其适应性。通过强化管理工作研究、强调管理规范要素的动态组合、强调管理规范的动态更新，能够形成组织环境变化的长效机制。
5结论
管理规范化是促使管理业务工作规范有序开展、稳步达成管理目标，并使管理效能稳步提升的基本过程。管理规范化一般而言，具有管理秩序的形成和提升、管理知识的汇聚和传承、管理效能的保持和优化、管理活动的评价与监控、理论与实践的互动平台、管理机制的创建与优化等六项基本功能。面对信息化的适应性要求，以及信息化对管理规范化的推动作用、管理环境的变化要求，管理规范化在技术运用、知识管理、组织学习、长效机制的构建等方面具有功能拓展的潜力。为进一步推动管理规范化的深入发展，还应在管理规范化的指导理论上求突破、在业务管理规范体系的适应性建设上求发展、在信息技术手段运用上求创新、在管理适应环境变化的长效机制构建上求深入。
参考文献：
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[4]朱帅军.“信息化”的概念分析[D].北京：北京邮电大学（硕士学位论文），2008:10-19.
㈠公司法律事务管理的总体目标}方案范文.库.整.理^
1、建立和完善科学的法律事务管理制度，进一步提高依法决策、依法经营和依法管理水平。
2、建立、健全符合国家法律法规要求的一整套公司规章制度及保障其有效执行的监督体系。
3、建立、健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究制度。
4、形成事前防范、事中跟踪、事后完善的现代公司法律事务管理方式，最终实现]方案-范文''''库.整理.公司决策、经营、管理工作的合法化、制度化、标准化、规范化、程序化。
5、建立公司法律风险认识、评估、管理制度，并将其融入公司经营管理及公司法律事务管理的各项制度中。公司法律风险的有效管理须就以下事项制定管理制度并严格执行：
（1）防止违规方面的管理，主要包括公司（或上市公司）遵守行业监管规定、遵守证券监管规定和遵守一般监管规定；
（2）合同管理及国内和国际商业活动管理；
（3）知识产权管理；
（4）索赔及诉讼案件管理；
（5）公司治理和公司董事会秘书管理；
（6）环保和安全生产管理；
（7）劳动法律关系管理；
（8）公司投资、资产出售、并购和重组管理等。
㈡公司法律事务管理的步骤
公司一般要根据前几年法律事务管理工作的经验和教训，按照法律事务管理的总体要求，制订具体的、循序渐进的法律事务管理规划和步骤，一般分为：
1、准备阶段：又称“基础建设阶段”和“规章制度完善阶段”，此阶段的工作重点：
⑴侧重于制订法律事务管理规划和普法教育规划，完善公司法律事务管理工作的组织保障，建立相应的工作制度，形成合理完备科学的法务工作网络体系，建立和完善法律事务管理机构自身的各项工作制度，保证公司法务工作有序、高效的实施。
⑵建立健全公司规章制度体系。形成一部公司内部的适时、完备、科学的规章制度汇编。
2、提高阶段：即“合同管理提高阶段”和“规范生产经营管理活动阶段”，此阶段工作重点：
⑴严格按照公司制定的《合同管理规定》，提升在合同审查会签时，“问（合同背景）、看（合同条款）、堵（合同漏洞）、核（合同标的）”的审核效果；加强对合同履行的监督，提高对合同的法律风险防控能力和水平。
⑵应针对生产经营管理活动中的不合理、不规范、不顺畅的顽疾，主动配合方1案8范.文库4欢迎您采,集各级管理层理顺关系、制定制度、完善机制、明确权责，确实把法务工作向纵深辐射；坚持有计划、有重点地组织实施专项法律事务管理工作和系列活动，提高公司法律事务管理的整体水平。
3、总结阶段：即“检查总结提高阶段”,此阶段工作重点是总结前两阶段的工作成果，按照公司确定的目标}方案范文.库.整.理^和任务，逐项进行检查，对不完善、不到位之处，进行“补课”，争取全面实现]方案-范文''''库.整理.各项目标}方案范文.库.整.理^。
二、公司法律事务管理具体措施
㈠健全法务组织建设
1、加快法律事务管理工作机构和队伍建设。
2、建立公司法律事务管理工作制度和完善法律事务管理框架。
㈡健全公司规章制度体系
1、制定规章制度管理办法和实施计划。
2、清理老规章。
3、进行规章制度汇编，完善公司规章制度。
4、严格对公司规章制度的执行和监督：完善责任追究制度，做到有章可依，执章必严，违章必究。
㈢制定并实施普法宣传教育规划
根据国家普法规划要求，结合公司实际情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/和需要，制定出本单位的普法规划和年度普法宣传实施计划。在全公司范围内有计划、分层次、讲实效、有针对性的深入开展普法教育。
1、结合公司实际，抓住普法重点，开展普法教育，达到公司领导、干部、员工：
（1）熟悉国家的基本法律与政治制度；
（2）熟知与自己所主管的业务相关的各项法律法规和规章制度，在经营管理活动中能自觉遵守和运用相关法律法规和规章制度；
（3）对自己不熟悉、不确定的法律法规和法律知识能主动到法律事务部门咨询。
（4）坚持对全体员工特别是刚参加工作的新同志进行普法教育与规章制度学习，使员工能够基本熟悉与自身本职工作相关联的法律知识和公司的全部规章制度，作到学法、知法、守法。
2、采用多种形式实施普法教育。
根据普法规划要求，精心组织、狠抓落实、形式多样、做出实效，通过法制宣传工作有效的提升公司干部和员工的法律意识和法律素质。
㈣强化合同管理
1、进一步健全合同管理制度、提升合同管理水平。
⑴合同由法律事务管理机构归口管理。
⑵建立合同管理的配套管理制度。
⑶建立与完善合同履行的监督制度。
⑷建立合同管理效果的考核评比奖惩制度。
2、规范供应商管理。
公司要严格按照《供应商管理办法》的规定，规范供应商管理，依据供应商管理制度和程序，进一步强化对供应商选择、交易过程的法律监督，以保证供应商管理工作合法、有序的进行，并从源头上遏制腐败和侵害公司利益的行为发生。
3、风险倾向预防管理。
针对公司及各下属公司的各种可能发生法律纠纷的业务经营行为，法律事务管理部门应提前介入、全程参与，抓好合同的审核与监督，做好事前防范工作，尽力避免纠纷或案件的发生，做到即使发生纠纷或案件，也必须在事实和法律方面有利于公司取得或维护其合法权益。
㈤案件管理
1、制定本公司的案件管理规定。
按照公司制定的《公司案件管理制度》做好案件管理，并坚持案件及时上报制度和案件统计制度，实行案件过错责任追究制度，将案件管理纳入年度目标}方案范文.库.整.理^考核，对隐案不报或严重失职，致使公司权益受损的直接责任人严肃处理，绝不姑息，以求将案件管理纳入一个规范化管理轨道。
2、强化案件管理实效。
案件处理能力和相应的管理水平会给公司经济利益带来直接的影响。对公司及下属公司的各类案件，由公司法律事务管理部门归口管理，各相关部门要通力合作，为法律事务管理部门对案件的证据资料收集、分析和应诉提供必要的业务支持，提升对案件的应对、救济能力。
3、完善案件等法律事务处理流程
法律事务管理系统业务管理流程可分为接收程序、调查程序、处理程序、归档程序、总结反馈程序，具体流程分解如下:
（1）受理法律事务：法律事务的处理由公司领导交办或由有关职能部门、公司按规定的程序移交。移交必须及时，如应诉材料必须在收到书后立即报告和移交。
（2）确定经办责任人：法律事务部接受法律事务后，应根据待处理法律事务的具体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/立即指定经办责任人。经办责任人负责对该法律事务的处理。如果是重大复杂的案件，则还需按照规定委托律师事务所专职律师。
（3）进行调查、收集资料：经办责任人对法律事务进行分析后，对法律事务的有关事实进行全面调查、收集资料。如果有委托律师事务所专职律师，则由经办人协助专职律师调查收集相关资料。收集的资料应该包括下列内容：
（a）我方当事单位关于有关事实的报告和公司领导的批示；
（b）当事各方主体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/资料；
（c）有关事实的证据材料；
（d）其他与法律事务处理有关的资料。
（4）集体讨论：经办责任人及委托的专职律师在进行调查、收集资料后，应对有关事实进行详细分析，向法律事务部负责人口头报告初步处理意贝。法律事务部负责人在收到该意见后，应讨论，形成集体讨论意见。
（5）反馈意见和补充调查、收集资料：法律事务管理机构及委托的专职律师经集体讨论并形成集体意见后，经办责任人应将该意见及时反馈给当事单位，并可要求当事单位进一步说明情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/、提供证据，同时应依据法律事务的具体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/进行补充调查。
（6）进行处理：经办责任人及委托的专职律师在全面掌握有关事实和法律规定的同时，着手处理法律事务。处理过程中，可随时要求当事单位配合方1案8范.文库4欢迎您采,集。
（7）形成书面意见：经办责任人及委托的专职律师对法律事务进行处理的同时，应就法律事务的事实和和法律适用形成书面意见，如诉状、答辩状、词、法律意见书、报告等。
（8）签署书面意见和上报或提交：所有书面文件在正式上报或提交有关第三方（包括司法机关、行政机关和其他部门）以前，必须经法律事务部负责人审阅。
（9）案卷整理和归档：法律事务处理完毕后，经办责任人应全面收集与该案有关的资料，进行整理并归档。
（10）总结反馈：每一件法律事务处理完毕，必须在一周内进行总结，提出书面结案报告，分析发生原因及责任追究或分担，并视情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/提出纠正和预防措施，报公司领导批准后实行。
㈥建立健全监督监察机制，加大规章制度执行力度
1、建立法制监督监察机制
依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国刑法》等法律，约束监督内部，维护公司的合法权益。
2、严格执行责任追究制度
根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国劳动法》、《公司职工奖惩条例》精神，制定适合本公司的责任追究办法，规定公司生产经营管理活动必须遵守法律法规和公司规章制度。从而，从制度上保障法律法规、规章制度的有效执行。
㈦积极维护公司合法权益
结合我国逐步完善市场经济的新形势，为提高公司的抗风险能力、增强自身的市场竞争力，必须增强维权意识，进一步加强诉讼案件、纠纷事件上报制度，主动作好、应诉和非诉调解工作。
注重知识产权保护工作，严格遵守《中华人民共和国商标法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国专利法》等知识产权法律法规，清理公司（包括下属公司）所拥有的商标、专利、文字作品、计算机软件、商业秘密等知识产权。公司对所拥有的商标、发明专利、实用新型专利、文字作品等知识产权，该申报的一定要及时申报，发现外单位侵权的一定要主动采取法律手段维护公司的合法权益。
㈧拓展法律服务的领域，进一步提升法律服务水平
在公司内部建立起有自身特色的法律服务机制，保证公司及全体员工能得到及时充分优质的法律服务。
三、公司法律事务管理的指导思想和基本原则
㈠指导思想：依据“依法治国”进行“依法治企”。
㈡基本原则
1、坚持积极发挥公司法律事务管理机构的法律风险预防、控制、补救功能。
2、坚持公司领导干部与广大员工相结合。
3、坚持公司法律事务管理工作与适应我国完善市场经济环境的新形势需要相结合，与时俱进。
㈢法律事务管理机构对法律事务进行管理的具体工作原则：
1、以事实为依据，以法律为准绳，即根据对事实的了解和对法律的理解`方案范#文.库整-理^处理法律事务，尽量不受其他因素的制约；
2、以加强和完善公司内部经营风险控制和管理、预防法律风险为工作重点；
3、法律预防为主，法律救济为辅；
4、按照法律和公司规章制度规定，独立履行职责；
5、在法律和公司规章制度规定的范围内，独立承担工作责任；
6、以公司利益为已任，诚实信用、勤勉尽责、严密审慎，依法维护公司合法权益；
7、严格保守公司商业秘密；
